manual de procedimientos - …transparencia.corpcaleradetango.cl/estruc-org/manual de... ·...

MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

CORPORACIÓN MUNICIPAL DE DESARROLLO CORPORACIÓN MUNICIPAL DE DESARROLLO CORPORACIÓN MUNICIPAL DE DESARROLLO CORPORACIÓN MUNICIPAL DE DESARROLLO

SOCIAL SOCIAL SOCIAL SOCIAL

CALERA DE TANGOCALERA DE TANGOCALERA DE TANGOCALERA DE TANGO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSMANUAL DE PROCEDIMIENTOSMANUAL DE PROCEDIMIENTOSMANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTOS CORPORACIÓN MUNICIPAL

DE DESARROLLO SOCIAL CALERA DE TANGO

Fecha: Febrero 2011

Página 2 de 288

Revisión Nº1

MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ÍNDICE

Introducción .......................... 16

Políticas y Normas de La Corporación 16

Funciones del Directorio de la Corporación Municipal de Desarrollo Social de Calera de Tango ........................... 16

Organigrama 17

Resumen ........................... 18

PARTE I: ÁREA RECURSOS HUMANOS .................... ....... 20

Área Recursos Humanos ........................... 21

Objetivos Específicos del Área 21

I.1 Procedimiento Reclutamiento y Selección ...... ..................... 22

1 Objetivo ........................... 22

2 Alcance ........................... 22

3 Documentos Relacionados ........................... 22

4 Diagrama de Flujo ........................... 23

5 Procedimiento ........................... 24

6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 25

I.2 Procedimiento Contrataciones ................. .......... 26

1 Objetivo ........................... 26

2 Alcance ........................... 26



5 Procedimiento ........................... 28


I.3 Procedimiento Asistencia ..................... ...... 33

1 Objetivo ........................... 34



Fecha: Febrero 2011

Página 3 de 288

Revisión Nº1

MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

2 Alcance ........................... 34


4.1 Diagrama de Flujo Incorporación a Sistema ........................... 35

4.2 Diagrama de Flujo Control Asistencia ........................... 36

5.1 Procedimiento Incorporación a Sistema ........................... 37

5.2 Procedimiento Control Asistencia ........................... 38

6.1 Matriz de Roles de Proceso Incorporación a Sistema ........................... 39

6.2 Matriz de Roles de Proceso Control Asistencia ........................... 40

I.4 Procedimiento Mantención de Contratos ........ ................... 41

1 Objetivo ........................... 42

2 Alcance ........................... 42


4.1 Diagrama de Flujo Anexos de Contratos ........................... 43

4.2 Diagrama de Flujo Vencimiento de Contratos ........................... 44

5.1 Procedimiento Anexos de Contratos ........................... 45

5.2 Procedimiento Vencimiento de Contratos ........................... 46

6.1 Matriz de Roles de Proceso Anexos de Contratos ........................... 47

6.2 Matriz de Roles de Proceso Vencimiento de Contratos ........................... 48

I.5 Procedimiento Caja de Compensación (Autorización Cargas Familiares) ........................... 49

1 Objetivo ........................... 49

2 Alcance ........................... 49



5 Procedimiento ........................... 51


I.6 Procedimiento Caja de Compensación (Créditos) ........................... 53

1 Objetivo ........................... 53



Fecha: Febrero 2011

Página 4 de 288

Revisión Nº1

MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

2 Alcance ........................... 53



5 Procedimiento ........................... 55


I.7 Procedimiento Licencias Médicas ........................... 57

1 Objetivo ........................... 57

2 Alcance ........................... 57



5 Procedimiento ........................... 59


I.7 Procedimiento Cálculo Descuentos ........................... 62

1 Objetivo ........................... 63

2 Alcance ........................... 63


4.1 Diagrama de Flujo Descuentos Caja de Compensación ........................... 64

4.2 Diagrama de Flujo Descuentos Varios ........................... 65

5.1 Procedimiento Descuentos Caja de Compensación ........................... 66

5.2 Procedimiento Descuentos Varios ........................... 66

6.1 Matriz de Roles de Proceso Descuentos Caja de Compensación

........................... 67

6.2 Matriz de Roles de Proceso Descuentos Varios ........................... 68

I.8 Procedimiento Remuneraciones ........................... 69

1 Objetivo ........................... 69

2 Alcance ........................... 69





Fecha: Febrero 2011

Página 5 de 288

Revisión Nº1

MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5 Procedimiento ........................... 71


I.9 Procedimiento Revisión Liquidaciones de Sueldo ........................... 74

1 Objetivo ........................... 74

2 Alcance ........................... 74



5 Procedimiento ........................... 76


I.10 Procedimiento Pago Cotizaciones Previsionales ........................... 79

1 Objetivo ........................... 79

2 Alcance ........................... 79



5 Procedimiento ........................... 81


I.11 Procedimiento Vacaciones ........................... 83

1 Objetivo ........................... 83

2 Alcance ........................... 83



5 Procedimiento ........................... 85


I.12 Procedimiento Accidentes del Trabajo ........................... 88

1 Objetivo ........................... 88

2 Alcance ........................... 88




Fecha: Febrero 2011

Página 6 de 288

Revisión Nº1

MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


5 Procedimiento ........................... 90


I.13 Procedimiento Solicitud Desvinculación ........................... 93

1 Objetivo ........................... 93

2 Alcance ........................... 93



5 Procedimiento ........................... 95


I.14 Procedimiento Desvinculaciones ........................... 98

1 Objetivo ........................... 99

2 Alcance ........................... 99


4.1 Diagrama de Flujo Desvinculaciones (Despidos) ........................... 100

4.2 Diagrama de Flujo Desvinculaciones (Renuncia) ........................... 101

5.1 Procedimiento Desvinculaciones (Despidos) ........................... 102

5.2 Procedimiento Desvinculaciones (Renuncia) ........................... 104

6.1 Matriz de Roles de Proceso Desvinculaciones (Despidos) ........................... 105

6.2 Matriz de Roles de Proceso Desvinculaciones (Renuncia) ........................... 106

I.15 Procedimiento Finiquitos ........................... 107

1 Objetivo ........................... 107

2 Alcance ........................... 107



5 Procedimiento ........................... 109




Fecha: Febrero 2011

Página 7 de 288

Revisión Nº1

MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ANEXOS PARTE I: ÁREA RECURSOS HUMANOS ............. .............. 112

PARTE II: ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS .......... ................. 121

Área Administración y Finanzas ........................... 122

Objetivos Específicos del Área ........................... 122

II.1 Procedimiento Subvención Estatal ........................... 123

1 Objetivo ........................... 123

2 Alcance ........................... 123



5 Procedimiento ........................... 125


II.2 Procedimiento Aporte Municipal ........................... 127

1 Objetivo ........................... 127

2 Alcance ........................... 127



5 Procedimiento ........................... 129


II.3 Procedimiento Otros Ingresos ........................... 131

1 Objetivo ........................... 131

2 Alcance ........................... 131



5 Procedimiento ........................... 133


II.4 Procedimiento Rendición de Fondos Estatales ........................... 135



Fecha: Febrero 2011

Página 8 de 288

Revisión Nº1

MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

1 Objetivo ........................... 135

2 Alcance ........................... 135



5 Procedimiento ........................... 137


II.5 Procedimiento Rendición de Gastos a I. Municipalidad

........................... 140

1 Objetivo ........................... 140

2 Alcance ........................... 140



5 Procedimiento ........................... 142


II.6 Procedimiento Rendición y Solicitud de Fondos Caja Chica Corporación

........................... 144

1 Objetivo ........................... 144

2 Alcance ........................... 144



5 Procedimiento ........................... 146


II.7 Procedimiento Rendición y Solicitud de Fondos Caja Chica Colegios

........................... 149

1 Objetivo ........................... 149

2 Alcance ........................... 149



5 Procedimiento ........................... 151



Fecha: Febrero 2011

Página 9 de 288

Revisión Nº1

MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


II.8 Procedimiento Pago Proveedores ........................... 154

1 Objetivo ........................... 154

2 Alcance ........................... 154



5 Procedimiento ........................... 156


II.9 Procedimiento Honorarios ........................... 159

1 Objetivo ........................... 159

2 Alcance ........................... 159



5 Procedimiento ........................... 161


II.10 Procedimiento Conciliación Bancaria ........................... 164

1 Objetivo ........................... 164

2 Alcance ........................... 164



5 Procedimiento ........................... 166


II.11 Procedimiento Ingreso Activo Fijo ........................... 168

1 Objetivo ........................... 168

2 Alcance ........................... 168





Fecha: Febrero 2011

Página 10 de 288

Revisión Nº1

MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5 Procedimiento ........................... 170


ANEXOS PARTE II: ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS ... ........................ 172

PARTE III: ÁREAS ADQUISICIONES, RELACIONES PÚBLICAS Y TRANSPORTE ........................... 178

Área Adquisiciones ........................... 179


III.1 Procedimiento Compras ........................... 180

1 Objetivo ........................... 181

2 Alcance ........................... 181


4.1 Diagrama de Flujo Compras: Colegios y Corporación ........................... 182

4.2 Diagrama de Flujo Requerimientos Buses ........................... 183

5.1 Procedimiento Compras: Colegios y Corporación ........................... 184

5.2 Procedimiento Requerimientos Buses ........................... 186

6.1 Matriz de Roles de Proceso Compras: Colegios y Corporación

........................... 188

6.2 Matriz de Roles de Proceso Requerimientos Buses ........................... 189

III.2 Procedimiento Recepción y Despacho ........................... 190

1 Objetivo ........................... 190

2 Alcance ........................... 190



5 Procedimiento ........................... 192


Área Relaciones Públicas ........................... 194




Fecha: Febrero 2011

Página 11 de 288

Revisión Nº1

MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

III.3 Procedimiento Coordinación Ceremonias ........................... 195

1 Objetivo ........................... 195

2 Alcance ........................... 195



5 Procedimiento ........................... 197


Área Transporte ........................... 199


III.4 Procedimiento Administración de Combustible ........................... 200

1 Objetivo ........................... 200

2 Alcance ........................... 200



5 Procedimiento ........................... 202


III.5 Procedimiento Viajes Especiales ........................... 205

1 Objetivo ........................... 205

2 Alcance ........................... 205



5 Procedimiento ........................... 207


III.6 Procedimiento Bonos Conductores ........................... 209

1 Objetivo ........................... 209

2 Alcance ........................... 209




Fecha: Febrero 2011

Página 12 de 288

Revisión Nº1

MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


5 Procedimiento ........................... 211


ANEXOS PARTE III: ÁREAS ADQUISICIONES Y TRANSPORTE ........................... 213

PARTE IV: ÁREAS PLANES COMPLEMENTARIOS, EDUCACIÓN EXTAESCOLAR E INFRAESTRUCTURA ........................... 217

Área Planes Complementarios ........................... 218


IV.1 Procedimiento JUNAEB: Alimentación ........................... 219

1 Objetivo ........................... 220

2 Alcance ........................... 220


4.1 Diagrama de Flujo JUNAEB: Cambio Empresa Alimentación

........................... 221

4.2 Diagrama de Flujo JUNAEB: Supervisión Programa alimentación

........................... 222

5.1 Procedimiento JUNAEB: Cambio Empresa Alimentación ........................... 223

5.2 Procedimiento JUNAEB: Supervisión Programa alimentación

........................... 224

6.1 Matriz de Roles de Proceso JUNAEB: Cambio Empresa Alimentación

........................... 226

6.2 Matriz de Roles de Proceso JUNAEB: Supervisión Programa alimentación

........................... 227

IV.2 Procedimiento JUNAEB: Programas ........................... 228

1 Objetivo ........................... 228

2 Alcance ........................... 228



5 Procedimiento ........................... 230




Fecha: Febrero 2011

Página 13 de 288

Revisión Nº1

MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

IV.3 Procedimiento Enlaces ........................... 232

1 Objetivo ........................... 232

2 Alcance ........................... 232



5 Procedimiento ........................... 234


IV.4 Procedimiento Perfeccionamiento ........................... 237

1 Objetivo ........................... 237

2 Alcance ........................... 237



5 Procedimiento ........................... 239


IV.5 Procedimiento Exámenes Libres ........................... 241

1 Objetivo ........................... 241

2 Alcance ........................... 241



5 Procedimiento ........................... 243


Área Educación Extraescolar ........................... 245


IV.6 Procedimiento Educación Extraescolar ........................... 246

1 Objetivo ........................... 246

2 Alcance ........................... 246




Fecha: Febrero 2011

Página 14 de 288

Revisión Nº1

MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


5 Procedimiento ........................... 248


Área Infraestructura ........................... 253


IV.7 Procedimiento Infraestructura ........................... 254

1 Objetivo ........................... 254

2 Alcance ........................... 254



5 Procedimiento ........................... 256


ANEXOS PARTE IV: ÁREAS PLANES COMPLEMENTARIOS, EDUCACIÓN EXTAESCOLAR E INFRAESTRUCTURA

........................... 259

PARTE V: ÁREA SALUD ESCOLAR ....................... .... 264

Área Salud Escolar ........................... 265


V.1 Procedimiento JUNAEB: Programa de Salud del Estudiante (Etapa Pesquisa)

........................... 266

1 Objetivo ........................... 266

2 Alcance ........................... 266



5 Procedimiento ........................... 268


V.2 Procedimiento JUNAEB: Programa de Salud del Estudiante (Etapa Screening)

........................... 271



Fecha: Febrero 2011

Página 15 de 288

Revisión Nº1

MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

1 Objetivo ........................... 271

2 Alcance ........................... 271



5 Procedimiento ........................... 273


V.3 Procedimiento JUNAEB: Programa de Salud del Estudiante (Etapa Atención del Especialista y Prestaciones de Apoyo)

...........................

276

1 Objetivo ........................... 277

2 Alcance ........................... 277



5 Procedimiento ........................... 279


ANEXOS PARTE V: ÁREA SALUD ESCOLAR ................ ........... 284



Fecha: Febrero 2011

Página 16 de 288

Revisión Nº1

MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

INTRODUCCIÓN

Este manual tiene como objeto facilitar a todo aquel que esté involucrado en las distintas etapas de los

procesos llevados a cabo por la Corporación Municipal de Desarrollo Social de Calera de Tango, en

adelante Corporación, área Educación, la realización de sus tareas, dando claridad acerca del contenido

y orden de las distintas actividades, sus responsables y los requisitos para su cumplimiento eficaz y

oportuno.

Es importante recalcar el carácter obligatorio que posee este instructivo, y el alto grado de compromiso

que se requiere de los involucrados para que los procedimientos en él descritos sean llevados a

cabalidad como han sido detallados, sin perjuicio de posibles actualizaciones que se realicen

posteriormente, y que deberán ser autorizadas por quien corresponda, según sea el caso.

POLÍTICAS Y NORMAS DE LA CORPORACIÓN

• Es una entidad que sin fines de Lucro.

• Sus Objetivos y Actividades serán difundidas en la opinión pública

FUNCIONES DEL DIRECTORIO DE LA CORPORACIÓN MUNICIPA L DE DESARROLLO SOCIAL DE CALERA DE TANGO

• Dirigir la Corporación Municipal de Desarrollo Social y administrar sus bienes.

• Citar a Asamblea General Ordinaria de Socios, y a las Extraordinarias, cuando sea necesario

o lo soliciten formalmente (por escrito) las dos terceras partes de los socios activos, indicando

claramente su objeto.

• Interpretar los Estatutos y dictar los Reglamentos que estime necesarios mejorar la marcha

de la Corporación.

• Organizar los servicios para el cumplimiento de sus objetivos, lo que incluye contratarlos de

otras entidades públicas o privadas, si así fuera necesario.

• Rendir cuenta por escrito ante el Asamblea General Ordinaria de Socios de la inversión de los

fondos y de la marcha de la Corporación durante el período en que ejerza sus funciones.



Fecha: Febrero 2011

Página 17 de 288

Revisión Nº1

MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ORGANIGRAMA

Alcalde

Directorio

Secretario General

Director de Salud

Adquisiciones Salud

Secretaria

Consultorio Calera

Posta Santa

Consultorio Los Bajos

Jefe de Administración y

Finanzas

Director de Educación

Encargado de Remuneraciones

Secretaria de Remuneraciones

Encargado de Adquisiciones

Asistente de Adquisiciones y

Transporte

Coordinación Transporte

Secretaria

Estafeta

Coordinador de Infraestructura

Coordinador Técnico

Coordinador Educación

Extraescolar

Colegios

Coordinador Planes

Complementarios

Relacionador Público

Coordinador Comunal

Conductores Transporte

Escolar

Biblioteca Municipal

Encargado de Tesorería



Fecha: Febrero 2011

Página 18 de 288

Revisión Nº1

MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

RESUMEN

Los procedimientos se dividieron en 7 áreas. A continuación, se presenta un resumen de los procesos

inherentes a cada una de ellas:

ÁREA PROCESO

RECURSOS HUMANOS

Reclutamiento y Selección

Mantención de Contratos: Anexos de Contrato

Mantención de Contratos: Vencimiento de Contratos

Asistencia: Incorporación a Sistema

Asistencia: Control Asistencia

Caja de Compensación: Autorización de Cargas Familiares

Caja de Compensación: Créditos

Cálculo Descuentos: Caja de Compensación

Cálculo Descuentos: Descuentos Varios

Remuneraciones

Revisión Liquidaciones

Pago Cotizaciones Previsionales

Solicitud Desvinculación

Desvinculaciones: Despidos

Desvinculaciones: Renuncia

Finiquitos

Vacaciones

Licencias Médicas

Accidentes del Trabajo

ADQUISICIONES Compras: Compras Colegios y Corporación

Compras: Requerimientos Buses Recepción y Despacho

RELACIONES PÚBLICAS Coordinación Ceremonias



Fecha: Febrero 2011

Página 19 de 288

Revisión Nº1

MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ÁREA PROCESO

ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Pago de proveedores

Conciliación Bancaria

Subvención Estatal

Aporte Municipal

Otros Ingresos

Rendición y Solicitud Fondos Caja Chica Colegios

Rendición y Solicitud Fondos Caja Chica Corporación

Rendición de Gastos a I. Municipalidad

Rendición de Fondos Estatales

Ingreso Activo Fijo

Honorarios

TRANSPORTE Administración de Combustible

Viajes Especiales

Bonos Conductores de Transporte Escolar

PLANES COMPLEMENTARIOS

JUNAEB: Cambio Empresa Alimentación

JUNAEB: Supervisión Programa Alimentación

JUNAEB: Programas

Perfeccionamiento

Exámenes Libres

Enlaces

EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR Educación Extraescolar

INFRAESTRUCTURA Infraestructura

SALUD ESCOLAR JUNAEB: Programa Salud del Estudiante (Etapa Pesquisa)) JUNAEB: Programa Salud del Estudiante (Etapa Screening)) JUNAEB: Programa Salud del Estudiante (Etapa Atención del Especialista y Prestaciones de Apoyo)



Fecha: Febrero 2011

Página 20 de 288

Revisión Nº1

MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

PARTE I PROCEDIMIENTOS ÁREA RECURSOS

HUMANOS

ÁREA RECURSOS HUMANOS Fecha: Febrero 2011

Página 21 de 288

Revisión Nº1

MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ÁREA RECURSOS HUMANOS

Él área de Recursos Humanos es la encargada de dar cumplimientos a las leyes y normas que rigen el entorno laboral, de la cancelación de remuneraciones, cotizaciones previsionales y otros pagos relacionados con los trabajadores de la organización, tanto de aquellos que se desempeñan en la Corporación, como de los pertenecientes a Colegios dependientes de ésta. Además, tiene la responsabilidad de atender las necesidades del cliente interno respecto de su bienestar, en todos aquellos aspectos relacionados con la Caja de Compensación y Convenios con otras instituciones.

Si bien esta área es una sub área de Administración y Finanzas, para los efectos de este manual se tratará por separado, dada su importancia y relevancia dentro de la Corporación.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL ÁREA

• Cumplir con las normas que regulan el proceso de cálculo y pago de remuneraciones al personal, de manera que permita la oportuna y correcta cancelación de sueldos, bonificaciones, gratificaciones y otros.

• Observar y acatar las leyes y normas laborales vigentes.

• Cumplir con los requerimientos de desvinculaciones y finiquitos de la organización, con el estricto apego a la legalidad vigente y el respeto a las personas.

• Actuar de acuerdo a la normativa legal en todo lo relacionado con el control de asistencia, las horas extraordinarias y la jornada de trabajo.

• Cumplir con los requerimientos y plazos para el pago de Cotizaciones Previsionales.

• Cumplir con los requerimientos para la autorización de cargas familiares del Trabajador en la Caja de Compensación.

• Velar por la observancia de las exigencias para el otorgamiento de créditos de la Caja de Compensación a los Trabajador de la empresa.


Página 22 de 288

Revisión Nº1

PROCEDIMIENTO RECLUTAMIENTO Y

SELECCIÓN

Elaborado por:

Revisado por: Aprobado por:

Encargado de Remuneraciones Secretario General


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

I.1 PROCEDIMIENTO RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN

1. OBJETIVO

• Señalar y describir las actividades que es necesario llevar a cabo para realizar exitosamente

un proceso de reclutamiento y selección.

2. ALCANCE

• Aplicable a todas las necesidades de reclutamiento y selección surgidas en los Colegios

dependientes de la Corporación.

3. DOCUMENTOS RELACIONADOS

• Oficio Solicitud Contratación

• Oficio Nombramiento

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance

3. Documentos Relacionados

4. Diagrama de Flujo

5. Procedimiento (Descripción)

6. Matriz de Roles de Proceso


Página 23 de 288

Revisión Nº1


SELECCIÓN

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

4. DIAGRAMA DE FLUJO


Página 24 de 288

Revisión Nº1


SELECCIÓN

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1. Solicitud Contratación

Director de Colegio

Cuando un Director de Colegio determine que es necesario contratar un nuevo Profesor, deberá hacer una solicitud formal, a través d Oficio, al Director de Educación.

5.2. Selección Candidato


El Director de Educación revisa la solicitud, y si se corresponde con el presupuesto del Colegio en cuestión, comienza a darle curso. Para ello, hace una publicación en el Diario, llamando a los interesados a enviar su curriculum vitae. Al recepcionar los curriculum vitae, deberá cerciorarse de que se ajusten a lo establecido en el Estatuto Docente. También revisará la cercanía al establecimiento educacional. En función de lo anterior, además de la experiencia, citará a entrevistas a los seleccionados.

A través de una entrevista personal, el Director de Educación selecciona los mejores candidatos.

Director de Educación / Director de Colegio

El Director de educación, en conjunto con el Director del Colegio que ha hecho la solicitud de contratación, determinan el candidato que ocupará el puesto. Luego, se presentan los antecedentes al Secretario General, para su aprobación.

Secretario General

El Secretario General revisa los antecedentes del candidato y de estar de acuerdo, aprueba la contratación.

5.3. Nombramiento


Una vez seleccionado el candidato, el Director de Educación genera un Oficio con el Nombramiento. Dicho Oficio debe ser enviado al Director del Colegio que realiza la contratación.

A partir de este punto se está en condiciones de revisar el Proceso Contrataciones.

Nota: Para un mayor detalle de las particularidades concernientes a Reclutamiento y Selección, revisar el Código del Trabajo y el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.


Página 25 de 288

Revisión Nº1


SELECCIÓN

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO

R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Solicitud Contratación RE I -

Publicación Diario - RE -

Recepción y Revisión Curriculun Vitae - RE -

Selección Curriculun Vitae - RE -

Citación a Entrevista - RE -

Entrevista - RE -

Selección Candidato RE RE -

Visto Bueno - - RE

Generación y Envío Oficio Nombramiento I RE -

Dire

ctor

Col

egio

Dire

ctor

Edu

caci

ón

Sec

reta

rio G

ener

al


Página 26 de 288

Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO CONTRATACIONES

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

I.2 PROCEDIMIENTO CONTRATACIONES

1. OBJETIVO

• Señalar y describir las actividades que es necesario llevar a cabo para la incorporación exitosa

de nuevos empleados a la organización.

2. ALCANCE

• Aplicable a todas las contrataciones de nuevos trabajadores que se realicen en la

organización, tanto en la Corporación como en Colegios dependientes de ésta.


• Documento oficial de instrucción de contratación (Oficio, Decreto o Resolución).

• Antecedentes Contratación

• Contrato de Trabajo

CONTENIDO:

1. Objetivos

2. Alcance






Página 27 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


PROCESO CONTRATACIONES

TrabajadorSecretario General

(Representante Legal)Encargado de RemuneracionesJefe de Área

NO

SI¿Antecedentes

Completos?

Inicio

Envío Antecedentes

Contratación

Recepción y

Revisión

Antecedentes

Contratación

Solicitud

Antecedentes

Creación Carpeta

Trabajador

Proceso Reclutamiento y

Selección

NO

SI

Generación e

Impresión

Contrato

Envío a Jefatura

Modificación

Contrato

Recepción

Contrato Firmado

Firma Contrato

¿Conforme?

Firma Contrato

Creación

Trabajador en

Sistema

Ingreso a Carpeta

Trabajador

FIN

VºBº


Página 28 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Antecedentes de Contratación

Jefe de Área

Es responsabilidad del Jefe de Área a la que se incorporará el nuevo trabajador el solicitarle al mismo los siguientes antecedentes, dependiendo del cargo a desempeñar:

• Cédula de identidad vigente que acredite una edad mínima de 18 años.

• Currículum Vitae.

• Certificado en que los trabajadores varones mayores de 18 años acrediten haber cumplido con el servicio militar obligatorio.

• Certificado de estudios cursados y/o de título profesional (cuando corresponda).

• En el caso dotación docente, tener título de profesor o educador según sea el caso, estar legalmente habilitado o tener autorización para ejercer la función docente en los términos señalados en el artículo 2° de la ley N°19.0701.

• Para la dotación de Cargos Directivos Docentes o de Unidades Técnico-pedagógicas, certificado que acredite estudios de Administración, Supervisión, Evaluación u Orientación Vocacional, a excepción de que en la postulación para acceder al cargo respectivo no hayan concursado profesionales de la educación que posean dichos estudios.

• Certificado de afiliación a una Administradora de Fondos de Pensiones.

• Certificado de ISAPRE, el que indique valor del plan o Certificado de Fonasa.

• Certificado de antecedentes reciente y en original.

• Copia del finiquito en que conste la causal de término de su contrato de trabajo en el empleo anterior.

• Antecedentes oficiales en relación a sus cargas familiares reconocidas.

• Licencia de conducir clase A, B o D, si corresponde.

• Hoja de vida del conductor, si corresponde.

Dichos antecedentes deberá hacerlos llegar al Secretario General, a través de un documento oficial (Oficio, Decreto o Resolución).

1 Cuando se trate de profesores que aún no obtienen su Título Profesional, debe contarse con la autorización de la Dirección Provincial de Educación.


Página 29 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

Notas :

• Es de suma importancia que se envíen todos los antecedentes del nuevo trabajador, con la Ficha de Contratación completa, con el objeto de estar en condiciones de realizar la contratación del mismo en los plazos legales.

• Cuando se mencione al Jefe de Área, se estará haciendo referencia a cualquiera de los siguientes cargos: Secretario General, Director de Educación, Director de Colegio.

• Los profesionales de la educación pueden ingresar a una dotación docente en calidad de titulares o en calidad de contratados. Entendiéndose por titulares aquellos que ingresan a la dotación docente previo concurso público de antecedentes, y por contratados, aquellos que desempeñan labores docentes transitorias, experimentales, optativas, especiales o de reemplazo de titulares.

• Cuando se trate de reemplazos por licencia médica (pre natal y post nata), se efectúa un contrato a plazo fijo, estipulando la duración del contrato, pagándose el sueldo mínimo nacional, y las asignaciones que establece la Ley.

5.2 Secretario General

El Secretario General recibe el Oficio y los antecedentes para la contratación. Indica su visto bueno a través de su firma en el documento oficial (Oficio, Decreto o Resolución). Luego, traspasa la documentación al Encargado de Remuneraciones.

5.3 Revisión Antecedentes


Al recepcionar los antecedentes anteriores, el Encargado de Remuneraciones deberá constatar que no falte ningún documento o dato. En caso de que detecte la ausencia de información o antecedentes, deberá solicitarlos al Jefe de Área correspondiente.

5.4 Creación Carpeta Trabajador


Con todos los documentos e información recepcionada anteriormente, el Encargado de Remuneraciones está en condiciones de confeccionar la Carpeta del Trabajador, en la que incluirá todos los documentos que se generen a lo largo de la relación entre éste y la organización.


Página 30 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5.5 Firma Contrato Corporación


El Encargado de Remuneraciones genera el Contrato de Trabajo2. Para ello, se basará en la información que le fuera provista anteriormente. Luego, lo entrega al Secretario General, para su visto bueno.

El Contrato de Trabajo consta de 2 copias cuando se trata de cargos a desempeñar en la Corporación. En este caso, una copia quedará archivada en la Carpeta del Trabajador y la otra quedará en poder de éste.

Si el cargo corresponde a un Colegio, se harán 3 copias del contrato. Una quedará en poder del Trabajador, otra en la Carpeta del Trabajador del área de Recursos Humanos, y la última en la Carpeta del Trabajador existente en el Colegio al que pertenece el mismo.

Nota: En caso de que la Inspección del Trabajo realice una revisión y no se cuente con los contratos de trabajo de todos los empleados, la organización se expone a fuertes multas administrativas (hasta 20 UTM).

Secretario General

El Secretario General revisa el Contrato de Trabajo. Si tuviera objeciones, indica las modificaciones que considere convenientes, y lo devuelve al Encargado de Remuneraciones. Una vez que está de acuerdo con el Contrato de Trabajo, procede a firmarlo.

5.6 Firma Contrato Nuevo Trabajador


El Encargado de Remuneraciones envía el Contrato de Trabajo a la jefatura del nuevo trabajador, para que se encargue de que éste lo firme. Adjunta además el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.

Trabajador

El trabajador firma el Contrato de Trabajo.

Jefatura

La Jefatura del nuevo Trabajador deberá enviar una copia del Contrato de Trabajo a las oficinas de la Corporación.

2 Ver Anexo Nº 1, “Contrato de Trabajo”.


Página 31 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5.7 Creación Trabajador en Sistema


El Encargado de Remuneraciones procede a crear al nuevo trabajador en el sistema de remuneraciones. Luego, ingresa los documentos generados en el proceso a la Carpeta del Trabajador.

Nota: Para un mayor detalle de las particularidades concernientes a Contratos de Trabajo, revisar el Código del Trabajo y el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.


Página 32 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Envío Antecedentes Contratación RE - - I

Visto Bueno - I - RE

Recepción y Revisión Antecedentes Contratación - RE - -

¿Antecedentes Completos? - RE - -

Solicitud Antecedentes I RE - -

Creación Carpeta Trabajador - RE - -

Generación e Impresión Contrato - RE - I

¿Conforme? - I - RE

Modificación Contrato - RE - -

Firma Contrato - - - RE

Envío a Jefatura I RE - -

Firma Contrato - - RE -

Recepción Contrato Firmado - RE - -

Creación Trabajador en Sistema - RE - -

Ingreso a Carpeta Trabajador - RE - -

Jefe

de

Áre

a

Enc

arga

do d

e R

emun

erac

ione

s

Tra

baja

dor

Sec

reta

rio G

ener

al


Página 33 de 288

Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO ASISTENCIA

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

I.3 PROCEDIMIENTO ASISTENCIA

CONTENIDO:

1. Objetivos

2. Alcance




5.1 Procedimiento Incorporación a Sistema

5.2 Procedimiento Control Asistencia


6.1 Matriz de Roles de Proceso Incorporación a Sistema

6.2 Matriz de Roles de Proceso Control Asistencia


Página 34 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

1. OBJETIVO

• Señalar y describir la forma de proceder para llevar un control eficiente de la asistencia de los

trabajadores.

2. ALCANCE

• Aplicable al control de asistencia de todos los establecimientos educacionales dependientes de

la Corporación.


• Informe de Asistencia

• Oficios Permisos Administrativos

• Código del Trabajo

• Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad


Página 35 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

4.1 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO INCORPORACIÓN A SISTE MA


Página 36 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

4.2 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO CONTROL ASISTENCIA

PROCESO ASISTENCIA: Control Asistencia

Director ColegioSecretaria de

RemuneracionesEncargado de Remuneraciones

Descarga

Asistencia

Inicio

Generación

Informes de

Asistencia

Impresión

Rerporte de

Asistencia

Revisión y

Regularización

¿Inconsistencias?Solicitud

AclaraciónSI

NO

Aclaración

Inconsistencias

Carga en

Sistema

Envío Informe

Asistencia

Proceso Remuneraciones


Página 37 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5.1 PROCEDIMIENTO INCORPORACIÓN A SISTEMA

5.1.1 Incorporación a Sistema


Al integrarse un nuevo trabajador a la organización, el Encargado de Remuneraciones da la instrucción a la Secretaria de Remuneraciones paraqué realice el ingreso de éste al sistema de control de asistencia (reloj biométrico).


La Secretaria de Remuneraciones se dirige al establecimiento educacional al que pertenece el nuevo trabajador, y lo incorpora al reloj biométrico, ingresando la huella dactilar del mismo.

Trabajador

El trabajador está en condiciones de comenzar a marcar su asistencia en el reloj biométrico.


Página 38 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5.2 PROCEDIMIENTO CONTROL ASISTENCIA

5.2.1 Revisión Asistencia


Cada mes, la Secretaria de Remuneraciones asiste a cada uno de los establecimientos educacionales dependientes de la Corporación para descargar del reloj biométrico la información de marcación realizada por los trabajadores. Esta información la carga en el programa de asistencia, emitiendo un reporte por cada Colegio. Dicho reporte debe ser entregado impreso al Encargado de Remuneraciones, para su revisión y validación.


El Encargado de Remuneraciones recepciona el Informe de Asistencia y procede a revisar la asistencia, ausencias, impuntualidades y permisos administrativos de cada trabajador. Si no hubiera recibido la documentación que respalda las ausencias o atrasos de algún trabajador, se comunicará con el Director del Colegio, pidiéndole las aclaraciones correspondientes. De no recibir la documentación de respaldo, los periodos de ausencia serán descontados de la remuneración del trabajador en cuestión.

En aquellos casos en los que el Encargado de Remuneraciones detecte inconsistencias (varias marcaciones el mismo día, varias inasistencias, entre otras), independientemente de si éstas son o no aclaradas, deberá entregar al Director de Educación el Informe de Asistencia.

Director Colegio

Es responsabilidad del Director del Colegio hacer llegar al Encargado de Remuneraciones, a través de Oficio dirigido al Director de Educación, la documentación que respalda la ausencia y/o los atrasos de los trabajadores.

Nota : Para ver el detalle de las particularidades concernientes a Permisos, ver el anexo nº 2. Asimismo, puede revisarse el Código del Trabajo y el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.

5.2.2 Carga Asistencia


Una vez que la información relativa a la asistencia de los trabajadores está validada, el Encargado de Remuneraciones la ingresa al sistema. Dicha información será utilizada en el Proceso de Remuneraciones.


Página 39 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

6.1 MATRIZ DE ROLES DE PROCESO INCORPORACIÓN A SISTEMA

R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Instrucción Incorporación Trabajador RE I -

Ingreso Trabajador a Reloj Control - RE -

Marcación - - RE

Enc

arga

do d

e R

emun

erac

ione

s

Sec

reta

ria

Rem

uner

acio

nes

Tra

baja

dor


Página 40 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

6.2 MATRIZ DE ROLES DE PROCESO CONTROL ASISTENCIA

R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Descarga Asistencia RE I - -

Generación Informes de Asistencia RE I - -

Impresión Rerporte de Asistencia RE - - -

Revisión y Regularización - RE - -

¿Inconsistencias? - R - -

Solicitud Aclaración - RE I -

Aclaración Inconsistencias - I RE -

Envío Informe Asistencia - RE - I

Carga en Sistema - RE - -

Sec

reta

ria

Rem

uner

acio

nes

Enc

raga

do d

e R

emun

erac

ione

s

Dire

ctor

Edu

caci

ón

Dire

ctor

Col

egio


Página 41 de 288

Revisión Nº1

PROCEDIMIENTO MANTENCIÓN DE

CONTRATOS

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

I.4 PROCEDIMIENTO MANTENCIÓN DE CONTRATOS

CONTENIDO:

1. Objetivos

2. Alcance


4. Diagramas de Flujo

4.1 Diagrama Proceso Anexos de Contratos

4.2 Diagrama Proceso Vencimiento de Contratos


5.1 Procedimiento Anexos de Contratos

5.2 Procedimiento Vencimiento de Contratos


6.1 Matriz de Roles de Proceso Anexos de Contratos

6.2 Matriz de Roles de Proceso Vencimiento de Contratos


Página 42 de 288

Revisión Nº1


CONTRATOS

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

1. OBJETIVO

• Señalar y describir las actividades que es necesario llevar a cabo tanto cuando se deban

procesar vencimientos de Contratos de Trabajo como Anexos.

2. ALCANCE

• Aplicable a todas las modificaciones y vencimientos de Contratos de Trabajo que se realicen

en la organización.


• Anexo Contrato de trabajo

• Oficio Solicitud Modificación de Contrato

• Oficio Término de Contratos


Página 43 de 288

Revisión Nº1


CONTRATOS

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

4.1 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO ANEXOS DE CONTRATO


Página 44 de 288

Revisión Nº1


CONTRATOS

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

4.2 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO VENCIMIENTO DE CONTRA TOS


Página 45 de 288

Revisión Nº1


CONTRATOS

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5.1 PROCEDIMIENTO ANEXOS DE CONTRATO

5.1.1 Solicitud Modificación Contrato de Trabajo

Cuando el Director de un Colegio requiera que se lleve a cabo una modificación del Contrato de Trabajo de algunos de los trabajadores (reajuste de remuneración, ampliación o reducción de jornada), deberá hacer llegar el requerimiento, a través de un Oficio, al Director de Educación.


El Director de Educación, una vez que ha recepcionado el requerimiento y comprobado que se ajusta a los requisitos para el cargo, da su visto bueno, el que refleja a través de su firma en el Oficio. Luego, entrega la documentación al Encargado de Remuneraciones, para que procese la solicitud de modificación de contrato

5.1.2 Firma Contrato Empresa


El Encargado de Remuneraciones genera el Anexo del Contrato de Trabajo3. Luego, lo entrega al Secretario General, para su firma.

El Contrato de Trabajo consta de 3 copias; 2 quedan en poder de la Corporación, y una es entregada al trabajador.

Si el cargo corresponde a un Colegio, se harán 3 copias del contrato. Una quedará en poder del Trabajador, otra en la Carpeta del Trabajador del área de Recursos Humanos, y la última en la Carpeta del Trabajador existente en el Colegio al que pertenece el mismo.

Nota: En caso de que la Inspección del Trabajo realice una revisión y no se cuente con los contratos de trabajo de todos los empleados, la organización se expone a fuertes multas administrativas (hasta 20 UTM).

Secretario General

El Secretario General deberá revisar el Anexo de Contrato de Trabajo y, de no tener objeciones, firmarlo.

3 Ver Anexo Nº 3, “Anexo Contrato de Trabajo”.


Página 46 de 288

Revisión Nº1


CONTRATOS

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5.1.3 Firma Contrato Trabajador


El Encargado de Remuneraciones entrega el Anexo de Contrato de Trabajo a la jefatura del Trabajador, para que se encargue de que éste lo firme.

Trabajador

El trabajador firma el Anexo de Contrato de Trabajo.

Jefatura

La Jefatura del Trabajador deberá enviar una copia del Anexo del Contrato de Trabajo a las oficinas de la Corporación.

5.1.4 Ingreso a Carpeta


El Encargado de Remuneraciones ingresa el Anexo de Contrato de Trabajo a la Carpeta del Trabajador.

5.2 PROCEDIMIENTO VENCIMIENTO DE CONTRATOS

5.2.1 Vencimiento Contrato de Trabajo


El Encargado de Remuneraciones debe revisar los Contratos de Trabajo a Plazo Fijo que están por vencer. Elabora un listado con esta información, y lo entrega al Director de Educación.

Nota: En general, se trata de Contratos de Trabajo a Plazo Fijo, que abarcan el año laboral docente. Esta revisión se realiza en diciembre de cada año, ya que al 31 de diciembre deberán enviarse las Cartas de Aviso correspondientes.


El Director de Educación genera un Oficio dándole la instrucción al Encargado de Remuneraciones, para que lleve a cabo la desvinculación de los trabajadores cuyo contrato a plazo fijo está por vencer.

A partir de este punto debe revisarse el Proceso Desvinculaciones: Despidos.


Página 47 de 288

Revisión Nº1


CONTRATOS

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

6.1 MATRIZ DE ROLES DE PROCESO ANEXOS DE CONTRATOS

R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Envío Oficio Solicitud Modificación de Contrato RE I - - -

Visto Bueno - RE I - -

Recepción y Revisión Solicitud Modificación de Contrato

- - RE - -

Generación Anexo Contrato - - RE - -

Firma Contrato - - - RE -

Envío a Jefatura - - RE - -

Firma Contrato - - - - RE

Ingreso a Carpeta Trabajador - - RE - -

Dire

ctor

Col

egio

Dire

ctor

Edu

caci

ón

Tra

baja

dor

Sec

reta

rio G

ener

al

Enc

arga

do d

e R

emun

erac

ione

s


Página 48 de 288

Revisión Nº1


CONTRATOS

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

6.2 MATRIZ DE ROLES DE PROCESO VENCIMIENTO DE CONTRATOS

R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Revisión Contratos por Vencer RE -

Envío Información Contratos por Vencer RE I

Envío Oficio Término Contrato I RE

Enc

arga

do d

e R

emun

erac

ione

s

Dire

ctor

Edu

caci

ón


Página 49 de 288

Revisión Nº1

PROCEDIMIENTO CAJA DE COMPENSACIÓN

(AUTORIZACIÓN CARGAS FAMILIARES)

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

I.5 PROCEDIMIENTO CAJA DE COMPENSACIÓN


1. OBJETIVO

• Señalar y describir la forma de proceder para la autorización de cargas familiares de los

trabajadores de la organización en la Caja de Compensación.

2. ALCANCE

• Aplicable todas las autorizaciones de cargas familiares de trabajadores pertenecientes a la

organización.


• Formulario Asignación Familiar

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 50 de 288

Revisión Nº1



Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S



Página 51 de 288

Revisión Nº1



Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Solicitud Incorporación Cargas Familiares

Trabajador

El Trabajador solicita al Encargado de Remuneraciones la incorporación de cargas familiares, entregándole los certificados de nacimiento o matrimonio extendidos por el Registro Civil para uso exclusivo de Asignación Familiar.


El Encargado de Remuneraciones recibe la solicitud del Trabajador y, a su vez, le requiere que firme el Formulario de Asignación Familiar exigido por la Caja de Compensación para la realización del Trámite, además de los certificados que correspondan:

• Certificado de Registro Civil para Asignación Familiar.

• Copia Finiquito Cónyuge (si corresponde).

• Certificado Alumno Regular (hijos entre 18 y 24 años).

• Certificado de Defunción cónyuge o hijos fallecidos (si son cargas legales).

Una vez que el trabajador le ha entregado o enviado todo lo anterior, el Encargado de Remuneraciones debe enviarlo a la Caja de Compensación, para que ésta proceda a incorporar las cargas familiares.

Si la Caja de Compensación no acepta la solicitud del trabajador, lo informa al Encargado de Remuneraciones, quien a su vez lo informa al trabajador en cuestión. Es responsabilidad de éste último hacer las gestiones necesarias para su aceptación.


Página 52 de 288

Revisión Nº1



Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Solicitud Incorporación de Cargas Familiares RE I -

Solicitud Certificados y Firma Formulario Caja de Compensación

I RE -

Entrega de Certificados y Firma Formulario Caja de Compensación

RE I -

Recepción y Envío Formulario y Documentos - RE I

¿Acepta? - - RE

Incorporación Cargas Familiares - I RE

Información Solicitud Denegada - I RE

Información Solicitud Denegada I RE -

Tra

baja

dor

Enc

arga

do d

e R

emun

erac

ione

s

Caj

a de

Com

pens

ació

n


Página 53 de 288

Revisión Nº1


(CRÉDITOS)

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

I.6 PROCEDIMIENTO CAJA DE COMPENSACIÓN (CRÉDITOS)

1. OBJETIVO

• Señalar y describir la forma de proceder para la tramitación de solicitudes de crédito en la

Caja de Compensación.

2. ALCANCE

• Aplicable a todas las solicitudes de créditos en la Caja de Compensación que realicen los

trabajadores de la organización.


• Pagaré

• Formularios Caja de Compensación

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 54 de 288

Revisión Nº1


(CRÉDITOS)

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S



Página 55 de 288

Revisión Nº1


(CRÉDITOS)

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Solicitud Crédito Caja de Compensación

Trabajador

El Trabajador que desea solicitar un crédito, deberá comunicarse con el Encargado de Remuneraciones.

5.2 Aprobación Crédito


El Encargado de Remuneraciones revisa el nivel de endeudamiento del trabajador solicitante en la página web de la Caja de Compensación, informándole si cumple o no con los requerimientos de aprobación, de acuerdo a las políticas de la institución respectiva. Cuando el nivel de endeudamiento permite el otorgamiento del crédito, el Encargado de Remuneraciones imprime las 3 últimas liquidaciones de sueldo del trabajador y los formularios de la Caja de Compensación requeridos para la tramitación del crédito solicitado. Deberá firmar el Formulario Solicitud de Crédito. Luego, éste se entrega al Secretario General, para su aprobación.

Nota: El descuento al Trabajador resultante del crédito que está solicitando no debe ser mayor al 25% de su renta bruta.

Secretario General

El Secretario General aprueba la solicitud de crédito, firmando el Formulario de Solicitud de Crédito.

Trabajador

El trabajador firma el Formulario de Solicitud de Crédito y el Pagaré. En este último documento debe poner además su huella digital.

5.3 Tramitación Crédito


Finalmente, Encargado de Remuneraciones envía la documentación a la Caja de Compensación.

• Liquidaciones de sueldo

• Pagaré

• Formulario Solicitud de Crédito Caja de Compensación

• Comprobante de domicilio del trabajador


Página 56 de 288

Revisión Nº1


(CRÉDITOS)

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Solicitud Crédito RE I -

Cálculo Nivel de Endeudamiento I RE -

Impresión y Firma - RE -

Visto Bueno - - RE

Firma Documentos RE - -

Tramitación Crédito en Caja de Compensación - RE -

Tra

baja

dor

Sec

reta

rio G

ener

al

Enc

arga

do d

e R

emun

erac

ione

s


Página 57 de 288

Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO LICENCIAS MÉDICAS

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

I.7 PROCEDIMIENTO LICENCIAS MÉDICAS

1. OBJETIVO

• Señalar y describir las actividades que es necesario llevar a cabo para el procesamiento de

licencias médicas presentadas por trabajadores de la organización.

2. ALCANCE

• Aplicable a todas las licencias médicas correspondientes a trabajadores de la organización.


• Licencia Médica

• Liquidación de Sueldo

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 58 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S



Página 59 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Tramitación Licencia Médica

Jefe de Área

Las Licencias Médicas de los trabajadores de colegios deberán ser enviadas por el Director del Colegio al Director de Educación, a través de Oficio.

Cuando se trate de Licencias Médicas de trabajadores de la Corporación, se entregarán en Recepción.


El Director de Educación, cuando corresponda (trabajadores de Colegios), recepciona la Licencia Médica del trabajador. Debe firmarla, acreditando de esta forma que la ha recibido. Luego, la entrega a la Secretaria de Remuneraciones.


La Licencia Médica requiere que se ingrese la información del trabajador relativa al número de licencias que ha tenido durante el año. Además, deben incluirse:

• Datos del empleador

• Fecha de Recepción de la licencia

• Cargo del funcionario

• AFP e ISAPRE del funcionario

• Tipo de Contrato

• Aporte AFC

• Declaración de últimas remuneraciones imponibles

Esta actividad puede realizarse directamente en la licencia médica, cuando ésta ha sido emitida físicamente, o a través de la página web de la Isapre correspondiente, cuando la licencia ha sido emitida electrónicamente. La Secretaria de Remuneraciones debe imprimir la licencia médica.

Secretario General

El Secretario General firma la Licencia Médica.


Página 60 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5.2 Envío Licencia Médica


La Secretaria de Remuneraciones debe imprimir las liquidaciones de sueldo, y enviarlas junto a la Licencia médica a la Isapre a la que pertenece el trabajador, o a la CCAF, en el caso de trabajadores afiliados a FONASA.

Plazo de Ejecución : Desde que se recepciona la licencia médica, el plazo para enviarla a la Institución correspondiente es de 3 días hábiles.

Al recepcionar el comprobante que indica que la Licencia Médica fue entregada a la institución correspondiente, se archiva, junto a la copia de la licencia.

Notas :

• En aquellos casos en los que el pago de una Licencia Médica sea rechazado por la institución a la que está afiliado el Trabajador, éste último deberá apelar directamente en dicha institución. Si el rechazo persiste, el valor correspondiente a los días de licencia es descontado de su remuneración.

• Para un mayor detalle de las particularidades concernientes a Licencias Médicas, revisar el Código del Trabajo y el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.


Página 61 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Envío Licencia RE I - -

Visto Bueno - RE I -

Completar Información en Licencia - - RE -

Firma Licencia - - R RE

Envío a Institución - - RE -

Recepción Comprobante - - RE -

Archivo - - RE -

Jefe

de

Áre

a

Dire

ctor

Edu

caci

ón

Sec

reta

ria

Rem

uner

acio

nes

Sec

reta

rio G

ener

al


Página 62 de 288

Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO CÁCULO DESCUENTOS

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

I.7 PROCEDIMIENTO CÁLCULO DESCUENTOS

CONTENIDO:

1. Objetivos

2. Alcance



4.1 Diagrama de Flujo Descuentos Caja de Compensación

4.2 Diagrama de Flujo Descuentos Varios


5.1 Procedimiento Descuentos Caja de Compensación

5.2 Procedimiento Descuentos varios


6.1 Matriz de Roles de Proceso Descuentos Caja de Compensación

6.2 Matriz de Roles de Proceso Descuentos varios


Página 63 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

1. OBJETIVO

• Señalar y describir las actividades que es necesario llevar a cabo para realizar el cálculo de

los descuentos de la remuneración de los trabajadores por concepto de retenciones legales

y créditos de Caja de Compensación.

2. ALCANCE

• Aplicable a todos los descuentos que se realicen a los trabajadores de la organización.


• Planilla de Créditos Caja de Compensación

• Nóminas de Descuentos

• Reporte de Descuentos


Página 64 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

4.1 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO DESCUENTOS CAJA DE CO MPENSACIÓN

PROCESO CÁLCULO DESCUENTOS: Caja de Compensación


NO

Descarga Archivo

Caja de

Compensación

Inicio

Impresión Planilla

Crédito Caja

Compensación

Cuadratura

¿Diferencias?

Corrección

SI

Carga en

Sistema

Fin


Página 65 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

4.2 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO DESCUENTOS VARIOS


Página 66 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5.1 PROCEDIMIENTO DESCUENTOS CAJA DE COMPENSACIÓN

5.1.1 Cálculo Descuentos Caja de Compensación


La Secretaria de Remuneraciones descarga desde el sitio web de la Caja de Compensación, el archivo que contiene la información respecto de los créditos de los trabajadores y sus cuotas vigentes (Planilla de Créditos). Debe imprimir esta planilla, y compararla con los créditos vigentes de cada persona (también en la página web de la Caja).

5.1.2 Carga Descuentos


Una vez que la Secretaria de Remuneraciones ha validado la Planilla de Créditos de la Caja de Compensación, está en condiciones de cargarla en el sistema de remuneraciones.

5.2 PROCEDIMIENTO DESCUENTOS VARIOS 5.2.1 Cálculo Descuentos Varios


Cada mes, la Secretaria de Remuneraciones recepciona las Nóminas de Descuentos con el detalle de descuentos que se deben realizar a los trabajadores. La información de estos descuentos permitirá generar en Excel el Reporte de Descuentos. Dicho reporte se compara con los datos del sistema y, si existieran diferencias, se deben corregir en el Reporte de Descuentos.

Una vez que ha cuadrado el Reporte de Descuentos, la Secretaria de Remuneraciones lo carga en el sistema.


Con la información anterior, el Encargado de Remuneraciones está en condiciones de calcular los descuentos que deben realizarse a la remuneración de cada trabajador, por concepto de retenciones y descuentos varios.

5.2.2 Carga Descuentos


Los descuentos son cargados al sistema de remuneraciones por la Secretaria de Remuneraciones.


Página 67 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

6.1 MATRIZ DE ROLES DE PROCESO DESCUENTOS CAJA DE C OMPENSACIÓN

R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Descarga Archivo Caja de Compensación RE

Impresión Planilla Crédito Caja Compensación RE

Cuadratura RE

¿Diferencias? RE

Corrección RE

Carga en Sistema RE

Sec

reta

ria d

e R

emun

erac

ione

s


Página 68 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

6.2 MATRIZ DE ROLES DE PROCESO DESCUENTOS VARIOS

R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Recepción Nóminas Descuentos RE -

Generación Reporte Descuentos RE -

Cuadratura RE -

¿Diferencias? RE -

Corrección RE -

Carga en Sistema RE I

Cálculo Descuentos - RE

Carga en Sistema RE -

Sec

reta

ria d

e R

emun

erac

ione

s

Enc

arga

do d

e R

emun

erac

ione

s


Página 69 de 288

Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO REMUNERACIONES

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

I.8 PROCEDIMIENTO REMUNERACIONES

1. OBJETIVO

• Definir y establecer las normas que regulan el proceso de cálculo y pago de

remuneraciones al personal, permitiendo la oportuna y correcta cancelación de sueldos,

bonificaciones, gratificaciones y otros.

2. ALCANCE

• Aplicable al pago de remuneraciones de todos trabajadores de la organización.



• Nómina de Transferencias

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 70 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S



Página 71 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Revisión Hojas Personales


Con el objeto de constatar posibles cambios en la remuneración de alguno de los trabajadores, el Encargado de Remuneraciones debe revisar las Hojas Personales de cada trabajador (cumplimiento de bienios, permisos, colación, movilización, entre otros4).


La Secretaria de Remuneraciones lleva a cabo las modificaciones de las remuneraciones en el sistema de remuneraciones, cuando corresponda.

5.2 Cálculo Remuneraciones


El Encargado de Remuneraciones está en condiciones de calcular las remuneraciones de cada trabajador.

Notas :

• En procesos anteriores han sido cargados en el sistema los descuentos, asistencia, vacaciones, licencias médicas (esto implica descuento de colación y movilización por días no trabajados).

• Para ver el detalle de las particularidades concernientes al cálculo de remuneraciones, ver el anexo nº 4 del presente Manual. Asimismo, puede revisarse el Código del Trabajo y el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.

5.3 Generación y Revisión Liquidaciones


El Encargado de Remuneraciones genera las Liquidaciones de Sueldo. Luego, lo informa a la Secretaria de Remuneraciones.


Es responsabilidad de la Secretaria de Remuneraciones la impresión y revisión de las Liquidaciones de Sueldo. Debe cotejarlas con la información de licencias, sala cuna, movilización, colación y horas extras. Si encontrara diferencias, las informa al Encargado de Remuneraciones, para que las corrija en el sistema de remuneraciones.

4 Ver Anexo Nº 4, “Disposiciones Generales Sobre Remuneraciones”.


Página 72 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5.4 Pago Remuneraciones


La Secretaria de Remuneraciones genera la Nómina de Transferencias.


La Nómina de Transferencias debe ser revisada por el Encargado de Remuneraciones, quien comparará dicha nómina con la información contenida en el sistema de remuneraciones. Si encontrara diferencias, las corrige y se vuelve a generar la Nómina de Transferencias.

Una vez cuadrada la Nómina de Transferencias con el sistema, el Encargado de Remuneraciones genera un Comprobante de Remuneraciones por cada Centro de Costo, y el Reporte de Banco, documento en Excel. Éste debe ser entregado al Jefe de Administración y Finanzas.

Jefe de Administración y Finanzas

El Jefe de Administración y Finanzas realiza la centralización contable de las remuneraciones, y emite el Comprobante Contable, procurando que los valores pagados se correspondan con la contabilización.

Secretario General

El Secretario General de la Corporación deberá dar el visto bueno al pago de remuneraciones, lo que manifiesta a través de su firma en el comprobante contable.


Una vez aprobado el pago de remuneraciones por el Secretario General, el Jefe de Administración y Finanzas realiza la transferencia al banco que pagará las remuneraciones.


El Encargado de Remuneraciones debe revisar si la nómina de transferencias está autorizada, con el objeto de garantizar el pago oportuno de las remuneraciones.

A partir del pago de las remuneraciones, las Liquidaciones de Sueldo están disponibles en las oficinas de la Corporación, para el retiro de las mismas por parte de cada Director de Colegio.

Plazo: Penúltimo día hábil del mes.


Página 73 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Revisión Hojas Personales RE - - - -

¿Modificaciones? RE I - - -

Ingreso Modificaciones a Sistema I RE - - -

Cálculo Remuneraciones RE - - - -

Generación Liquidaciones RE I - - -

Impresión y Revisión Liquidaciones - RE - - -

¿Liquidaciones Correctas? I RE - - -

Corrección en Sistema RE - - - -

Generación Nómina de Transferencias - RE - - -

Cuadratura RE R - - -

¿Diferencias? RE R - - -

Corrección RE I - - -

Generación Comprobante de Remuneraciones por Centro de Costo

RE - - - -

Generación Reporte de Banco RE - I - -

Centralización - - RE - -

Emisión Comprobante Contable - - RE - -

Visto Bueno - - I RE -

Transferencia a Banco - - RE - -

Liberación Pago Remuneraciones - - - - RE

Revisión Nómina Autorizada RE - - - -

Ban

co

Enc

arga

do d

e R

emun

erac

ione

s

Sec

reta

ria

Rem

uner

acio

nes

Jefe

de

Adm

ón y

F

inan

zas

Sec

reta

rio G

ener

al


Página 74 de 288

Revisión Nº1

PROCEDIMIENTO REVISIÓN

LIQUIDACIONES DE SUELDO

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

I.9 PROCEDIMIENTO REVISIÓN LIQUIDACIONES DE SUELDO

1. OBJETIVO

• Definir y establecer las normas que regulan el proceso de cálculo y pago de

remuneraciones al personal, permitiendo la oportuna y correcta cancelación de sueldos,

bonificaciones, gratificaciones y otros.

2. ALCANCE

• Aplicable al pago de diferencias en las remuneraciones de todos trabajadores de la

organización.



• Nómina de Diferencias

• Oficio Solicitud Revisión Liquidación de Sueldo

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 75 de 288

Revisión Nº1



Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S



Página 76 de 288

Revisión Nº1



Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Entrega Liquidaciones

Director Colegio

Cada Director de Colegio debe retirar las Liquidaciones de Sueldo del establecimiento educacional a su cargo, y hacer entrega de las mismas a los trabajadores.

Las Liquidaciones de Sueldo de trabajadores de la Corporación son entregadas en las oficinas de Remuneraciones.

5.2 Revisión Liquidaciones

Trabajador

Al recepcionar su Liquidación de Sueldo, cada trabajador es responsable de revisarla y, de detectar diferencias, informarlas al Director de Colegio, o al Encargado de Remuneraciones (trabajadores de la Corporación).

En caso de que la Liquidación de Sueldo esté correcta, el trabajador deberá firmarla y entregarla al Director del Colegio. Cuando se trate de trabajadores de la Corporación, se entregan directamente al Encargado de Remuneraciones.

Plazo: Penúltimo día hábil del mes.

Director Colegio

Cuando un trabajador informe diferencias en su Liquidación de Sueldos, el Director del Colegio lo comunicará al Director de Educación, a través de un documento oficial. Si corresponde, deberá adjuntar además los documentos que respalden el alegato del trabajador.

Nota : Cuando se trate de trabajadores de la Corporación, los reparos serán vistos directamente con el Encargado de Remuneraciones.


Al recepcionar la información de diferencias, el Director de Educación firma el documento oficial recibido, acreditando así que está en conocimiento de la situación. Luego, traspasa los antecedentes al Encargado de Remuneraciones.


Página 77 de 288

Revisión Nº1



Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


El Encargado de Remuneraciones recepciona la información de diferencias y procede a revisarla. Si detectara errores, genera una Nómina de Diferencias y hace las modificaciones necesarias en el sistema de remuneraciones. En caso de que las diferencias informadas por el trabajador no correspondan, se lo informará.

5.3 Emisión Cheque


El Encargado de Remuneraciones genera una solicitud de pago, y la entrega al Jefe de Administración y Finanzas.


El Encargado de Tesorería emite el o los cheques para el pago de diferencias en la remuneración (un cheque por cada trabajador).


El Jefe de Administración y Finanzas genera el Comprobante Contable.

5.4 Pago Diferencias


Se solicita al Secretario General la firma del o los cheques.

Secretario General

El Secretario General firma los cheques.


El Encargado de Remuneraciones hace entrega de los cheques a los trabajadores.

Nota: Cuando se deban pagar diferencias de remuneraciones a un trabajador, se emite nuevamente la Liquidación de Sueldo, y el proceso se realiza una vez más.


Página 78 de 288

Revisión Nº1



Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Retiro Liquidaciones RE RE - - - - -

Revisión Liquidación - RE - - - - -

¿Diferencias? - RE - - - - -

Firma Liquidación - RE - - - - -

Envío Copia Liquidación Firmada RE - - I - - -

Archivo - - - RE - - -

Solicitud Revisión/ Envío Información Faltante RE - - I - - -

Visto Bueno - - RE I - - -

Revisión - - - RE - - -

¿Corresponde? - - - RE - - -

Generación Nómina Diferencias - - - RE - - -

Corrección en Sistema - - - RE - - -

Solicitud Pago - - - RE I - -

Emisión Cheques - - - - RE I -

Emisión Comprobante Contable - - - - I RE -

Solicitud Firma Cheques - - - - RE - I

Firma Cheques - - - - R - RE

Pago - - - RE - - -

Archivo - - - RE - - -

Sec

reta

rio G

ener

al

Dire

ctro

r C

oleg

io

Enc

arga

do d

e T

esor

ería

Enc

arga

do d

e R

emun

erac

ione

s

Dire

ctor

de

Edu

caci

ón

Jefe

de

Adm

inis

traci

ón

y F

inan

zas

Tra

baja

dor


Página 79 de 288

Revisión Nº1

PROCEDIMIENTO PAGO COTIZACIONES

PREVISIONALES

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

I.10 PROCEDIMIENTO PAGO COTIZACIONES PREVISIONALES

1. OBJETIVO

• Señalar y describir la forma de proceder para efectuar el pago oportuno y apropiado del

pago de imposiciones a través de Previred.

2. ALCANCE

• Aplicable a todos los pagos de imposiciones que se realicen a trabajadores en la

organización.


• Nómina de Previred

• Cupón de Pago

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 80 de 288

Revisión Nº1


PREVISIONALES

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S



Página 81 de 288

Revisión Nº1


PREVISIONALES

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Nómina de Previred


El Encargado de Remuneraciones deberá generar cada mes en el sistema Softland, la Nómina de Previred, por centro de costo y concepto. Esta nómina contiene los montos de cotizaciones previsionales correspondientes a AFP, Isapres, IPS, ACHS, Caja CCAF La Araucana. Luego, dicha información es cargada en la página web de Previred, y se genera el Cupón de Pago.

Fecha de Ejecución : 1 día antes del pago de imposiciones.

5.2 Emisión Cheque


La Nómina de Previred, junto al Cupón de Pago generado en la página web de Previred, es entregada al área de Administración y Finanzas, para que proceda a emitir los cheques correspondientes para el pago de cotizaciones.


El Encargado de Tesorería genera los cheques para el pago de cotizaciones, y solicita al Jefe de Administración y Finanzas la generación del Comprobante Contable.


El Jefe de Administración y Finanzas emite el Comprobante Contable.

5.3 Pago Cotizaciones Previsionales


El Encargado de Tesorería solicita al Secretario General la firma de los cheques para el pago de Cotizaciones previsionales. Pare ello, deberá adjuntar toda la documentación de respaldo.

Secretario General


Encargado de Remuneraciones / Secretaria de Remune raciones

El pago de cotizaciones es realizado por el Encargado de Remuneraciones y la Secretaria de Remuneraciones.


Página 82 de 288

Revisión Nº1


PREVISIONALES

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Generación Nómina de Previred en Sistema RE - - -

Carga en Previred RE - - -

Generación Cupones de Pago RE - - -

Solicitud Pago RE - I I

Generación Cheque - - RE RE

Emisión Comprobante Contable - - RE I -

Solicitud Firma Cheques - - - RE I

Firma Cheques - - - I RE

Pago RE RE - - -

Archivo - RE - -

Enc

arga

do d

e R

emun

erac

ione

s

Sec

reta

ria

Rem

uner

acio

nes

Enc

arga

do d

e T

esor

ería

Jefe

de

Adm

inis

traci

ón

y F

inan

zaas

Sec

reta

rio G

ener

al


Página 83 de 288

Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO VACACIONES

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

I.11 PROCEDIMIENTO VACACIONES

1. OBJETIVO

• Señalar y describir las actividades que es necesario llevar a cabo para el procesamiento

oportuno y el adecuado control de las vacaciones correspondientes a los trabajadores de

la organización.

2. ALCANCE

• Aplicable a todo lo relacionado con vacaciones de trabajadores de la organización.


• Oficio Solicitud Feriado Legal

• Comprobante de Vacaciones

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 84 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S



Página 85 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Solicitud Vacaciones

Trabajador

El Trabajador que desee hacer uso de sus vacaciones, debe solicitarlo a su Jefe de Área.

Jefe de Área

El Jefe de Área correspondiente, de estar de acuerdo con la fecha y plazo solicitados, emite un Oficio dirigido al Director de Educación, informando que el trabajador hará uso del feriado legal. Además, deberá adjuntar el Comprobante de Vacaciones, debidamente firmado por el Director del Colegio y el trabajador solicitante. Debe incorporarse también la huella digital de éste último.


El Director de Educación recepciona el oficio, y procede a firmarlo, acreditando así que ha recibido la información. La documentación deberá ser entregada al Encargado de Remuneraciones, para que procese las vacaciones del trabajador.

Notas :

• Cuando se trate de Profesores, las vacaciones están programadas previamente, y no deben hacer solicitud, acogiéndose a lo establecido por la Ley nº19.070, Estatuto de los Profesionales de Educación (meses de enero y febrero, además vacaciones de invierno en el mes de julio de cada año).

• En el caso del personal regido por el Código del Trabajo, las vacaciones están fijadas en el proceso de negociación del Sindicato de los funcionarios Asistentes de la Educación, correspondiendo a 21 días hábiles en los meses de enero o febrero, y 5 días en el mes de julio de cada año. Los trabajadores de la Corporación se acogen a esta modalidad.

• En el caso de vacaciones solicitadas por trabajadores de la Corporación, la solicitud deberá ser hecha directamente al Secretario General.

• Para ver el detalle de las particularidades concernientes a Vacaciones, ver el anexo nº 5 del presente Manual. Asimismo, puede revisarse el Código del Trabajo y el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.



Página 86 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5.2 Ingreso Vacaciones a Sistema


El Encargado de Remuneraciones recibe el Oficio, y procede a revisar en el sistema los días pendientes del trabajador solicitante. Una vez que ha comprobado que al trabajador le corresponden días de vacaciones, ingresa el periodo de vacaciones en el sistema, para descontar la colación y movilización de la remuneración.

Finalmente, debe archivarse la documentación generada durante el proceso.

Nota : Cuando se trate de Profesores, no se requerirá Comprobante de Vacaciones, ya que éstos se acogen a lo establecido por la Ley nº19.070, Estatuto de los Profesionales de Educación (meses de enero y febrero, además vacaciones de invierno en el mes de julio de cada año). el Encargado de Remuneraciones procederá a descontar los ítems de colación y movilización de acuerdo a la programación de vacaciones para Profesores.


Página 87 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Solicitud Vacaciones RE I - -

Solicitud Vacaciones RE I - -

Envío Solicitud Vacaciones - RE I -

Visto Bueno - - RE I

Revisión Vacaciones Correspondienes - - - RE

Ingreso a Sistema - - - RE

Archivo - - - RE

Jefe

de

Áre

a

Dire

ctor

de

Edu

caci

ón

Enc

arga

do d

e R

emun

erac

ione

s

Tra

baja

dor


Página 88 de 288

Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO ACCIDENTES DEL TRABAJO

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

I.12 PROCEDIMIENTO ACCIDENTES DEL TRABAJO

1. OBJETIVO

• Señalar y describir las actividades que es necesario realizar cuando se produzcan

accidentes.

2. ALCANCE

• Aplicable a todos los accidentes relacionados con los trabajadores de la organización.


• Declaración de Accidente

• Certificado de Atención

• Certificado de Alta

• Licencia Médica

• Oficio de envío de documentación

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 89 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


PROCESO ACCIDENTES DEL TRABAJO

Director de ColegioDirector de Educación /


TrabajadorDirector Educación / Secretario General


Inicio

Recepción

Declaración

Accidente

VºBº

Ingreso Página

Web ACHS

Envío Certificado

de Atención y Alta

Emisión y Envío

Certificado Renta

Envío Declaración

Accidente

Envío Certificado

de Atención y Alta VºBº

¿Accidente de

Trabajador

Colegio?

SI

NO

Recepción

Documentos

Recepción

Documentos

Archivo

FIN


Página 90 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Declaración de Accidente

Director de Educación / Encargado de Remuneraciones

Cuando uno de los trabajadores de un colegio sufra un accidente, el Director del Colegio deberá hacer llegar la Declaración de Accidente al Director de Educación, a través de Oficio.

Cuando se trate de accidentes de trabajadores de la Corporación, la Declaración de Accidente deberá ser confeccionada por el Encargado de Remuneraciones, y entregada al Secretario General, para su visto bueno.

Director de Educación / Secretario General

El responsable de validar la Declaración de Accidente, según corresponda, la recepciona, y debe firmarla, acreditando de esta forma que la ha recibido:

• Accidentes laborales de Colegios son visados por el Director de Educación.

• Accidentes de trabajadores de la Corporación son visados por el Secretario General.

Luego, la Declaración de Accidente es entregada al Encargado de Remuneraciones.


La Declaración de Accidente se ingresa a la página web de la Asociación Chilena de Seguridad (ACHS).

Trabajador

En forma paralela a lo anterior, el trabajador accidentado concurre a la ACHS para ser atendido.

Nota : En caso de que el trabajador se encuentra imposibilitado de caminar, se solicitará una ambulancia.

5.2 Certificados

Trabajador

Es responsabilidad del trabajador accidentado entregar al Director de su establecimiento o al Encargado de Remuneraciones, según corresponda (Colegio o Corporación), el Certificado de Atención y Certificado de Alta. De no entregar estos documentos, el trabajador no podrá reincorporarse a sus funciones. Además, si se le indica reposo, el Certificado de Controles, donde se señalan las citas de control médico a las que deberá acudir.


Página 91 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

Director de Colegio

Al recepcionar los Certificados de Atención y Alta, el Director del Colegio los envía al Director de Educación, a través de Oficio.


El Director de Educación deberá visar la documentación recibida, y remitirla al Encargado de Remuneraciones.


Cuando el accidente haya involucrado licencia médica, el Encargado de Remuneraciones deberá emitir un Certificado de Renta de los 3 meses anteriores a la atención médica, el que enviará a la ACHS, para que realice el pago de la licencia.

Finalmente, la documentación generada durante el proceso es archivada.


Página 92 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Envío Declaración Accidente RE I I RE -

Recepción Declaración Accidente - RE RE - -

Visto Bueno - RE RE - -

Recepción Documentos - - - RE -

Ingreso Página Web ACHS - - - RE -

Envío Certificado de Atención y Alta - - - I RE

Recepción Documentos RE - - RE -

Envío Certificado de Atención y Alta RE I - - -

Visto Bueno - RE - I -

Emisión y Envío Certificado Renta - - - RE -

Archivo - - - RE -

Dire

ctor

Col

egio

Dire

ctor

Edu

caci

ón

Enc

arga

do d

e R

emun

erac

ione

s

Tra

baja

dor

Sec

reta

rio G

ener

al


Página 93 de 288

Revisión Nº1

PROCEDIMIENTO SOLICITUD

DESVINCULACIÓN

Elaborado por:




I.13 PROCEDIMIENTO SOLICITUD DESVINCULACIÓN

1. OBJETIVO

• Detallar el modo en el que debe procederse para solicitar la desvinculación de

trabajadores de Colegios dependientes de la Corporación, o de la misma Corporación.

2. ALCANCE

• Aplicable a todas las solicitudes de desvinculación de trabajadores que se generen tanto

en la Corporación, como en los Colegios dependientes de ésta.


• Oficio Solicitud Desvinculación

• Resolución Nombramiento

• Informe Propuesta

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 94 de 288

Revisión Nº1


DESVINCULACIÓN

Elaborado por:






Página 95 de 288

Revisión Nº1


DESVINCULACIÓN

Elaborado por:




5. PROCEDIMIENTO

5.1 Solicitud Desvinculación

Jefe de Área

Toda vez que el Director de un Colegio considere que hay razones que ameritan el despido de un profesional de la educación (regidos por el Estatuto Docente), es decir, que éste ha incurrido en una infracción al Estatuto Docente, debe comunicarlo al Secretario General a través de Oficio, solicitándole que se lleve a cabo una investigación, e incluyendo los antecedentes que sirven de base para tal consideración.

Del mismo modo, cuando se trate de trabajadores acogidos al Código del Trabajo, la solicitud será realizada al Secretario General.

Nota : Para los efectos del presente proceso, cuando se mencione al Jefe de Área, se estará haciendo referencia a cualquiera de los siguientes cargos: Director de Educación, Director de Colegio, Encargado de Adquisiciones, Encargado de Transporte, Encargado de Remuneraciones o Jefe de Administración y Finanzas.

5.2 Investigación

Secretario General

Al recepcionar la solicitud, el Secretario General procede a revisarla, y deberá decidir de qué manera proseguir:

• Cuando se trate de trabajadores regidos por el Estatuto Docente, se realizará Sumario . en cuyo caso designará un Fiscal. Es importante destacar que el Fiscal designado deberá tener un nivel profesional igual o superior al profesional sumariado. El nombramiento del Fiscal debe ser por medio de una Resolución, e informado al Director del Colegio correspondiente y al Fiscal designado.

• En el caso de trabajadores acogidos al Código del Trabajo, se solicitan Mayores Antecedentes , medios de verificación que respalden la acusación.

Jefe de Área

El Jefe de Área correspondiente que ha solicitado la desvinculación, deberá enviar los medios de prueba solicitados por el Secretario General.

Fiscal

El Fiscal designado realiza la investigación, entregando un Informe de propuesta de pasos a seguir al Secretario General.


Página 96 de 288

Revisión Nº1


DESVINCULACIÓN

Elaborado por:




5.3 Decisión

Secretario General

Con base en el Informe Propuesta hecho por el Fiscal designado (cuando se trate de trabajadores acogidos al Estatuto Docente), o bien con la información de medios de prueba que haya recibido, el secretario general deberá tomar una decisión respecto de si desvincular al trabajador o no. En caso de que así sea, se debe revisar el Proceso Desvinculaciones (Despidos). De lo contrario, el proceso se da por terminado.

Nota: Para un mayor detalle de las particularidades concernientes a Desvinculaciones, ver el anexo nº 6 del presente Manual. Asimismo, puede revisarse el Código del Trabajo y el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.


Página 97 de 288

Revisión Nº1


DESVINCULACIÓN

Elaborado por:





R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Solicitud Desvinculación (Denuncia) RE I -

¿Sumario? - RE -

Solicitud Medios de Verificación I RE -

Envío Medios de Verificación RE I -

Designación Fiscal - RE I

Resolución Nombramiento - RE I

Investigación - - RE

Informe Propuesta - I RE

Decisión I RE -

Jefe

de

Áre

a

Sec

reta

rio G

ener

al

Fis

cal


Página 98 de 288

Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO DESVINCULACIONES

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

I.14 PROCEDIMIENTO DESVINCULACIONES

CONTENIDO:

1. Objetivos

2. Alcance



4.1 Diagrama de Flujo Desvinculaciones (Despidos)

4.2 Diagrama de Flujo Desvinculaciones (Renuncia)


5.1 Procedimiento Desvinculaciones (Despidos)

5.2 Procedimiento Desvinculaciones (Renuncia)

6 Matriz de Roles de Proceso

6.1 Matriz de Roles de Proceso Desvinculaciones (Despidos)

6.2 Matriz de Roles de Proceso Desvinculaciones (Renuncia)


Página 99 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

1. OBJETIVO

• Fijar los requerimientos de desvinculaciones de la organización, con el estricto apego a la

legalidad vigente y el respeto a las personas.

2. ALCANCE

• Aplicable a todas desvinculaciones que se produzcan en la organización, ya sea por

despidos o renuncia.


• Carta de Aviso

• Comprobante Correo certificado

• Registro Copia Carta de Aviso de Terminación del Contrato


Página 100 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

4.1 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO DESVINCULACIONES (DE SPIDOS)

PROCESO DESVINCULACIONES: Despidos

Director Educación

Jefe de Área Jefe de ÁreaSecretario General

(Representante Legal)Encargado de

RemuneracionesTrabajador

Recepción

Instrucción

Desvinculación

Generación Carta

AvisoFirma Carta de

Aviso

Envío Carta Aviso

Firmada

Notificación a

Trabajador

Firma Carta de

Aviso

Envío Carta Aviso

Firmada

Recepción Carta de

Aviso Firmada/

Comprobante Correo

Certificado

Proceso Finiquitos

Archivo

Envío Oficio

Desvinculación

Inicio

VºBº

Notificación

Inspección del

Trabajo


Página 101 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

4.2 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO DESVINCULACIONES (REN UNCIA)

PROCESO DESVINCULACIONES: Renuncia

Secretario General

Director EducaciónTrabajador Jefe de ÁreaEncargado de

Remuneraciones

Inicio

Recepción y Reenvío

Carta de Renuncia

Legalizada

Envío Carta de

Renuncia

Legalizada

Recepción Carta

de Renuncia

Proceso Finiquitos

Recepción y Reenvío

Carta de Renuncia

Legalizada

VºBº VºBº


Página 102 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5.1 PROCEDIMIENTO DESVINCULACIONES (DESPIDOS)

5.1.1 Generación Carta de Aviso

Jefe de Área

El Jefe de Área debe enviar un Oficio dirigido al Director de Educación, informando de una desvinculación.


El Director de Educación recepciona el Oficio, y lo firma, en señal de que está al tanto de la desvinculación. Luego, el Oficio debe ser entregado al Encargado de Remuneraciones.


El Encargado de Remuneraciones recepciona el Oficio con la instrucción de desvinculación de un trabajador. Esta instrucción puede provenir tanto del Secretario General, como del Director de Educación.

Confecciona la Carta de Aviso (4 copias), la que tiene por objeto notificar al trabajador que será desvinculado. En ella se incluirá, cuando corresponda, el monto de las indemnizaciones que le serán pagadas al Trabajador desvinculado (indemnizaciones por Feriado Legal, Años de Servicio y Mes de Aviso, información de Seguro de Cesantía a rebajar de la indemnización, con respaldo de Certificado AFC). Dicha carta debe ser entregada al Secretario General, para su firma. Luego, una copia es entregada al Jefe de Área del Trabajador a Desvincular, y otra es enviada por correo certificado al Trabajador.

Secretario General

El Secretario General recepciona la Carta de Aviso, y procede a firmarla, como Representante Legal de la organización.

Notas :

• En diciembre de cada año, el Encargado de Remuneraciones deberá generar Cartas de Aviso para todos aquellos trabajadores de educación (Profesores), con Contrato de Trabajo a Plazo Fijo.

• Para ver el detalle de las particularidades concernientes a Desvinculaciones, ver el anexo nº 6 del presente procedimiento. Asimismo, puede revisarse el Código del Trabajo y el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.



Página 103 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5.1.2 Notificación Desvinculación

Jefe de Área

El Jefe de Área debe notificar al trabajador acerca de su desvinculación, entregándole la Carta de Aviso. Paralelamente, le solicitará la firma de ésta, indicando su conformidad.

El trabajador deberá firmar la Carta de Aviso en 4 ejemplares, indicando la fecha, lo que acredita su recepción. Es importante destacar que, en caso de que se rehúse a recibirla o firmarla, ésta deberá ser enviada el mismo día o, en su defecto, al día siguiente a través de correo certificado a su domicilio, de acuerdo a la Norma Laboral vigente.

La Carta de Aviso firmada por el trabajador es entregada al Encargado de Remuneraciones.

Plazo de Ejecución : De acuerdo a la Ley 19.070 (Estatuto de Educación y Código del Trabajo).


El Encargado de Remuneraciones recibe la Carta de Aviso firmada por el trabajador, o bien el comprobante de que ésta se envió por correo certificado. Luego, informa la desvinculación a la Inspección del Trabajo, a través de la página WEB de dicho organismo.

Una vez que la Carta de Aviso ha sido notificada a la Inspección del Trabajo, el Encargado de Remuneraciones archiva copia de ésta en la Carpeta del Trabajador junto con el “Registro Copia Carta de Aviso de Terminación del Contrato”, el que se genera al ingresar la notificación en la página WEB.

Nota: Cuando se mencione al Jefe de Área, se estará haciendo referencia a cualquiera de los siguientes cargos: Secretario General, Director de Educación, Director de Colegio.


Página 104 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5.2 PROCEDIMIENTO DESVINCULACIONES (RENUNCIA)

5.2.1 Carta de Renuncia

Trabajador

El Trabajador hace llegar a su Jefe de Área la Carta de Renuncia, la cual, para ser válida, debe estar firmada y ratificada ante Notario.

Jefe de Área

El Jefe de Área recepciona la Carta de Renuncia, y la reenvía, cuando corresponda, al Director de Educación.

Nota: Cuando se trate de trabajadores de Colegios, la Carta de Renuncia será entregada al Director del Colegio, quien a su vez la remite al Director de Educación. Si se trata de la renuncia de un trabajador de la Corporación, la Carta de Renuncia se entregará a su Jefe de Área, quien la entregará al Secretario General.


El Director de Educación recepciona la Carta de renuncia, legalizada ante Notario. Procede a firmarla, acreditando así su recepción.

Secretario General

El Secretario General recepciona la Carta de renuncia, legalizada ante Notario. Procede a firmarla, acreditando así su recepción.


El Encargado de Remuneraciones recibe la Carta de Renuncia y la archiva en la Carpeta del Trabajador. A partir de este punto debe revisarse el Proceso Finiquitos.

Nota: Cuando se mencione al Jefe de Área, se estará haciendo referencia a cualquiera de los siguientes cargos: Secretario General, Director de Educación, Director de Colegio.


Página 105 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

6.1 MATRIZ DE ROLES DE PROCESO DESVINCULACIONES (DE SPIDOS)

R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Envío Oficio Desvinculación RE I - I - -

Visto Bueno - RE - - - -

Recepción Instrucción Desvinculación - - RE - - -

Generación Carta Aviso - - RE I - -

Firma Carta de Aviso - - - RE - -

Envío Carta de Aviso - - RE - I -

Notificación a Trabajador - - - - RE -

Firma Carta de Aviso - - - - - RE

Envío Carta de Aviso Firmada - - - - RE -

Recepción Carta de Aviso Firmada/Comprobante Correo Certificado

- - RE - - -

Notificación Inspección del Trabajo - - RE - - -

Archivo - - RE - - -

Tra

baja

dor

Enc

arga

do d

e R

emun

erac

ione

s

Sec

reta

rio G

ener

al

Jefe

Dire

cto

Jefe

de

Áre

a

Dire

ctor

de

Edu

caci

ón


Página 106 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

6.2 MATRIZ DE ROLES DE PROCESO DESVINCULACIONES (RE NUNCIA)

R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Envío Carta de Renuncia Legalizada RE I - - -

Recepción y Reenvío Carta de Renuncia Legalizada

- RE - I -

Recepción y Reenvío Carta de Renuncia Legalizada

- - - RE I

Visto Bueno - - - RE -

Visto Bueno - - - - RE

Recepción Carta de Renuncia - - RE - -

Jefe

de

Áre

a

Enc

arga

do d

e R

emun

erac

ione

s

Tra

baja

dor

Dire

ctor

de

Edu

caci

ón

Sec

reta

rio G

ener

al


Página 107 de 288

Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO FINIQUITOS

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

I.15 PROCEDIMIENTO FINIQUITOS

1. OBJETIVO

• Establecer los requerimientos para el procesamiento de finiquitos, con el estricto apego a

la legalidad vigente y el respeto a las personas.

2. ALCANCE

• Aplicable a todos los finiquitos que deban realizarse en la organización.


• Finiquito

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 108 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S



Página 109 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


Página 110 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

Nota: Este proceso puede comenzar de dos maneras:

• Una vez concluido el proceso de Desvinculaciones (ya sea por Despidos o Renuncia).

• Por la recepción de un Oficio indicando Supresión de Horas.

5.1 Instrucción Finiquito Supresión de Horas

Director de Colegio

La instrucción de supresión de horas, de acuerdo al Contrato de Trabajo de un trabajador, debe ser enviada por el Director del Colegio correspondiente, a través de Oficio, al Director de Educación.


El Director de Educación recepciona el Oficio, y procede a firmarlo, acreditando así que ha sido informado. Luego, entrega el Oficio al Encargado de Remuneraciones, para que procese el Finiquito.

5.2 Emisión y Firma Finiquito 5


El Encargado de Remuneraciones realiza el cálculo de las indemnizaciones que deberán pagarse al empleado (indemnizaciones por Feriado Legal, Años de Servicio y Mes de Aviso, información de Seguro de Cesantía a rebajar de la indemnización, con respaldo de Certificado AFC).

El cálculo del finiquito es ingresado al sistema, y se emite el Finiquito. Luego, el Encargado de Remuneraciones debe solicitar al Representante Legal la firma del finiquito.

El Finiquito debe ser emitido en 4 copias.

Secretario General (Representante Legal)

El Secretario General firma el finiquito, en su rol de Representante Legal de la organización.

5.3 Pago Finiquito


En aquellos casos en los que corresponde el pago de indemnización al trabajador desvinculado, el Encargado de Remuneraciones deberá solicitar el pago al área de Administración y Finanzas, entregando para ello toda la documentación de respaldo.

5 Ver Anexo nº 7; “Finiquito”


Página 111 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

Administración y Finanzas

El área de Administración y Finanzas emite el cheque para el pago del finiquito, y lo entrega al Encargado de Remuneraciones.

5.4 Firma en Notaría


El Encargado de Remuneraciones cita al trabajador a la Notaría, para la firma del Finiquito y, cuando corresponda, el pago de indemnizaciones.

Trabajador

El trabajador concurre a la notaría, donde firma su finiquito y le es entregado el cheque por concepto de indemnizaciones, cuando corresponde.


La copia del finiquito firmada por el trabajador ante Notario debe ser archivada en la Carpeta del Trabajador.

Nota: Para un mayor detalle de las particularidades concernientes a Finiquitos, revisar el Código del Trabajo y el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.


Página 112 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

6. MATRIZ ROLES DE PROCESO

R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Envío Oficio Supresión de Horas RE I - - - -


Cálculo Indemnizaciones - - - RE - -

Cálculo Finiquito - - - RE - -

Ingreso a Sistema - - - RE - -

Emisión Finiquito - - - RE - -

Firma Finiquito - - - I RE -

¿Corresponde indemnización? - - - RE - -

Solicitud Cheque - - - RE - I

Emisión Cheque - - - I - RE

Citación Firma iniquito - - - RE - -

Firma Finiquito Ante Notario RE RE RE I - -

Ingreso Finiquito a Carpeta de Funcionario - - - RE - -

Adm

inis

traci

ón y

F

inan

zas

Dire

ctor

Col

egio

Dire

ctor

Edu

caci

ón

Tra

baja

dor

Enc

arga

do d

e R

emun

erac

ione

s

Sec

reta

rio G

ener

al

ANEXOS PARTE I: ÁREA RECURSOS HUMANOS


Página 114 de 288

Revisión Nº1 ANEXOS

MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ANEXO Nº1: CONTRATO DE TRABAJO


Página 115 de 288


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ANEXO Nº2: DISPOSICIONES GENERALES SOBRE ASISTENCIA

RESPECTO DE LOS PERMISOS:

� Los profesionales de la educación podrán solicitar permiso para ausentarse de sus labores por

motivos particulares hasta seis días hábiles en el año, con goce de remuneración, los cuales

podrán fraccionarse por días o medios días

� .Las solicitudes respectivas se presentarán al Director del establecimiento en el que se

desempeñe el profesional de la educación, o al Director del Departamento de Administración de

Educación Municipal, lo que se tramita mediante un documento de solicitud de permiso

administrativo, el que es remitido a la oficina de remuneraciones para que efectúe los descuentos

respectivos de asignación de locomoción y colación.

� En caso de ausencias sin permisos, éstos son reportados por el Director del establecimiento al

Director de Educación mediante la emisión de un oficio, el que es remitido posteriormente a la

oficina de remuneraciones para proceder con los descuentos respectivos de las horas no

trabajadas.

� En el caso de muerte de un hijo, así como en el de muerte del cónyuge, todo trabajador tendrá

derecho a siete días corridos de permiso pagado, adicional al feriado anual, independientemente

del tiempo de servicio. Igual permiso se aplicará por tres días hábiles en el caso de muerte de un

hijo en período de gestación así como en el de muerte del padre o de la madre del trabajador.

Estos permisos deberán hacerse efectivos a partir del día del respectivo fallecimiento. No

obstante, tratándose de una defunción fetal, el permiso se hará efectivo desde el momento de

acreditarse la muerte, con el respectivo certificado de defunción fetal.

� El trabajador al que se refiere el inciso primero gozará de fuero laboral por un mes, a contar del

respectivo fallecimiento. Sin embargo, tratándose de trabajadores cuyos contratos de trabajo

sean a plazo fijo o por obra o servicio determinado, el fuero los amparará sólo durante la vigencia

del respectivo contrato si éste fuera menor a un mes, sin que se requiera solicitar su desafuero al

término de cada uno de ellos. Los días de permiso consagrados en este artículo no podrán ser

compensados en dinero.

RESPECTO DE LOS PERMISOS SIN GOCE DE SUELDO:

� Se conceden hasta seis meses de permiso cuando las causales corresponden a motivos

particulares, y hasta dos años de permiso cuando las causales corresponden a estudios en el

extranjero.

� Se llama a concurso vía publicación en un diario de Circulación nacional.


Página 116 de 288


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ANEXO Nº3: ANEXO CONTRATO DE TRABAJO


Página 117 de 288


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ANEXO Nº4: DISPOSICIONES GENERALES SOBRE REMUNERACIONES

RESPECTO DE LAS REMUNERACIONES DURANTE FERIADO ANUA L:

� La remuneración durante el feriado, en caso de remuneraciones fijas, estará constituida por el sueldo.

� Si durante el feriado se produce un reajuste legal convencional o voluntario de remuneraciones, este reajuste afectará también a la remuneración íntegra que corresponde pagar durante el feriado, a partir de la fecha de entrada en vigencia del correspondiente reajuste.


Página 118 de 288


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ANEXO Nº5: DISPOSICIONES GENERALES SOBRE VACACIONES

Respecto del Feriado Anual para Trabajadores Regido s por el Código del Trabajo:

� Los trabajadores con más de un año de servicio tendrán derecho a un feriado anual de quince días hábiles, con remuneración íntegra, considerándose el día sábado un día inhábil.

� Todo trabajador con diez años de trabajo continuos para uno o más empleadores tendrá derecho a un día adicional de feriado por cada tres nuevos años trabajados, exceso que será negociable en forma individual o colectiva. Para hacerlo efectivo, el trabajador debe presentar por escrito una solicitud de reconocimiento de vacaciones proporcionales, adjuntando aquellos documentos que respalden dicha solicitud (contrato de trabajo que acredite diez o más años de servicio), la que es autorizada por el Secretario General mediante Resolución con copia a la unidad de remuneraciones.

� Sólo podrán hacerse valer hasta diez años de trabajo prestados a empleadores anteriores.

� Se concederá de preferencia en primavera o verano, de acuerdo a las necesidades del empleador.

� El feriado deberá ser continuo, pero el exceso sobre diez días hábiles podrá fraccionarse de común acuerdo.

� El feriado podrá acumularse por acuerdo de las partes, pero sólo hasta por dos períodos consecutivos.

� El empleador cuyo trabajador tenga acumulados dos períodos consecutivos, deberá otorgar al menos el primero de éstos, antes de completar el año que le da derecho a un nuevo período.

� Si un trabajador teniendo los requisitos necesarios para hacer uso del feriado deja de pertenecer por cualquiera circunstancia a la empresa, el empleador deberá compensarle el tiempo que por concepto de feriado le habría correspondido.

� Aquel trabajador cuyo contrato termine antes de completar el año de servicio que da derecho a feriado, percibirá una indemnización por ese beneficio, equivalente a la remuneración íntegra calculada en forma proporcional al tiempo que medie entre su contratación o la fecha que enteró la última anualidad y el término de sus funciones

� No tendrán derecho a feriado, los trabajadores de las empresas o establecimientos que, por la naturaleza de las actividades que desarrollan dejen de funcionar durante ciertos períodos del año, siempre y cuando el período de interrupción no sea inferior al feriado que les corresponda de acuerdo a las disposiciones de este Código, y que durante dicho período hayan disfrutado normalmente de la remuneración establecida en el contrato.

� Los empleados podrán determinar que en sus empresas o establecimientos, o en parte de ellos se proceda anualmente a su cierre por un mínimo de quince días hábiles, para que el personal


Página 119 de 288


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

respectivo haga uso del feriado en forma colectiva, en el cual deberá concederse el feriado a todos los trabajadores de la respectiva empresa o sección, aún cuando individualmente no cumplan con los requisitos para tener derecho a él, entendiéndose que a éstos se les anticipa.

� En el caso del personal regido por el Código del Trabajo, las vacaciones están fijadas en el proceso de negociación del Sindicato de los funcionarios Asistentes de la Educación, correspondiendo a 21 días hábiles en los meses de enero o febrero, y 5 días en el mes de julio de cada año. Los trabajadores de la Corporación se acogen a esta modalidad.


Página 120 de 288


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ANEXO Nº6: DISPOSICIONES GENERALES SOBRE DESVINCULACIONES

Los profesionales de la educación que forman parte de una dotación docente del sector municipal

dejarán de pertenecer a ella solamente en las siguientes causales:

� Por renuncia voluntaria.

� Por falta de probidad, conducta inmoral o incumplimiento grave de las obligaciones que impone su función, establecidas fehacientemente en un sumario.

� Por término del período por el cual se efectuó el contrato.

� Por obtención de jubilación, pensión o renta vitalicia en un régimen previsional por la relación al respectivo cargo.

� Por calificación en lista de mérito por dos años consecutivos


Página 121 de 288


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ANEXO Nº7: FINIQUITO

PARTE II PROCEDIMIENTOS ÁREA

ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Fecha: Febrero 2011

Página 123 de 288

Revisión Nº1

Elaborado por:


Jefe de Administración y Finanzas Secretario General


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Es la responsabilidad del área de Administración y Finanzas realizar una buena gestión de la Administración de los Recursos, con el fin de poder realizar las actividades planificadas de acuerdo al presupuesto, y, por ende, permitir que la Corporación proyecte una imagen de un Organismo que posee solvencia económica.


• Contar con adecuados registros de información que reflejen el comportamiento financiero de la institución.

• Disponer de registros actualizados que permitan la toma de decisiones.

• Gestar ante las Direcciones Provinciales de Salud y Educación la entrega de recursos financieros por concepto de subvenciones, supervisando que la entrega de recursos se efectúe en forma oportuna.

• Gestar ante el Municipio los recursos aprobados para subvencionar las áreas de salud y educación.

• Depositar en forma oportuna, los recursos que llegan a la Corporación.

• Administrar el estado financiero de cada uno de los Centros de Costos.

ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: Febrero 2011

Página 124 de 288

Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO SUBVENCIÓN ESTATAL

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

II.1 PROCEDIMIENTO SUBVENCIÓN ESTATAL

1. OBJETIVO

• Señalar y describir los pasos necesarios para el logro de la entrega de fondos

provenientes de subvenciones estatales.

2. ALCANCE

• Aplicable a todas las tramitaciones de subvenciones estatales que realice la organización.


• Informe Mensual de Asistencia Promedio

• Oficio al Departamento Provincial de Educación

• Liquidación de Subvención

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 125 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S



Página 126 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Informe Asistencia Promedio

Director Colegio

Todos los meses, el Director de cada establecimiento envía el Informe Mensual de Asistencia Promedio, a través de un Oficio, al Director de Educación de la Corporación Municipal.

Director Educación

El Director de Educación debe firmar el Informe Mensual de Asistencia Promedio, acreditando así su recepción y visto bueno. Posteriormente, el Informe es enviado al Nivel Central vía plataforma web del Mineduc

5.2 Fondos Subvención

Secretaría Ministerial de Educación

La Secretaría Ministerial de Educación recepciona el Informe Mensual de Asistencia Promedio, y procede a generar la transferencia de los fondos a la Corporación. Paralelamente dejan disponible en su página web la Liquidación de Subvención6.

Fecha de Ejecución Transferencia : Día 26 de cada mes.


El Encargado de Tesorería contabiliza el ingreso en el sistema contable, emitiendo el Comprobante Contable correspondiente. Debe solicitar al Secretario General el visto bueno en el Comprobante Contable.

Secretario General

El Secretario General visa el Comprobante Contable, acreditando así que está en conocimiento del ingreso de fondos provenientes del Ministerio de Educación correspondiente a la subvención estatal.


Es responsabilidad del Jefe de Administración y Finanzas el verificar en la cuenta corriente correspondiente que la transferencia de fondos informada por la Secretaría Ministerial de Educación está efectivamente realizada.

5.3 Archivo


La documentación generada en el proceso es archivada.

6 Ver Anexo nº 1; “Liquidación de Subvención”


Página 127 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Envío Informe Mensual Asistencia Promedio RE I - - - -

Visto Bueno - RE I - - -

Transferencia Fondos Colegios - I RE - I I

Liquidación de Subvención Disponible - I RE - I I

Contabilización Ingreso - - - - RE -

Emisión Comprobante Contable - - - - RE -

Visto Bueno - - - RE R -

Archivo - - - - RE -

Revisión Transferencia (Cuenta Corriente) - - - - - RE

Dire

ctor

Col

egio

Jefe

de

Adm

inis

traci

ón

y F

inan

zas

Sec

reta

rio G

ener

al

Enc

arga

do d

e T

esor

ería

Sec

reta

ría

Min

iste

rial

de E

duca

ción

Dirc

etor

Edu

caci

ón


Página 128 de 288

Revisión Nº1 PROCESO APORTE MUNICIPAL

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

II.2 PROCEDIMIENTO APORTE MUNICIPAL

1. OBJETIVO

• Señalar y describir los pasos necesarios para el logro de la entrega de fondos

provenientes de aportes municipales.

2. ALCANCE

• Aplicable a todas las tramitaciones de fondos municipales que realice la organización.


• Oficio a I. Municipalidad

• Comprobante Contable Ingreso

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 129 de 288

Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO APORTE MUNICIPAL

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S



Página 130 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

Nota : Los aportes municipales están definidos en el presupuesto Anual de la Corporación.

5.1 Solicitud Aporte Municipal


Mensualmente, el Encargado de Tesorería debe generar un Oficio, solicitando a la Municipalidad la entrega de los fondos comprometidos en el presupuesto. Dicho Oficio debe contar con el visto bueno del Secretario General.

Secretario General

El Secretario General da su aprobación al Oficio de Solicitud de Aporte Municipal, a través de su firma en el mismo.

Fecha de Ejecución : Dentro de los diez primeros días de cada mes.

5.2 Recepción Aporte Municipal


Una vez recepcionado el cheque por parte de la I. Municipalidad, el Encargado de Tesorería procede a depositar en la cuenta corriente de la Corporación el valor solicitado. Posteriormente, emite el Comprobante Contable de Ingreso. Debe firmar dicho Comprobante, para luego solicitar el visto bueno del Secretario General.

Fecha de Ejecución Transferencia : Días 9 ó 10 de cada mes.

Secretario General

El Secretario General visa el Comprobante Contable, acreditando así que está en conocimiento del ingreso de fondos provenientes del aporte municipal.

5.3 Archivo


La documentación generada en el proceso es archivada.


Página 131 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Generación Oficio Solicitud Aporte Municipal RE I

Visto Bueno R RE

Envío a I. Municipalidad RE -

Recepción Cheque R -

Depósito RE -

Emisión Comprobante Contable RE -

Visto Bueno RE -

Visto Bueno R RE

Archivo RE -

Sec

reta

rio G

ener

al

Enc

arga

do d

e T

esor

ería


Página 132 de 288

Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO OTROS INGRESOS

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

II.3 PROCEDIMIENTO OTROS INGRESOS

1. OBJETIVO

• Señalar y describir la forma de proceder para la correcta contabilización de los ingresos

por concepto de arriendo de kioscos en colegios y viajes especiales, así como también

para cualquier otro tipo de ingreso distinto de aportes estatales y municipales que se

produzcan.

2. ALCANCE

• Aplicable a todas los ingresos por conceptos distintos a aportes estatales y municipales.


• Comprobante de Pago

• Comprobante Contable Ingreso

• Comprobante Depósito

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 133 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S



Página 134 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Contabilización Ingreso

Usuario

El usuario del servicio concurre a las oficinas de la Corporación, a realizar el pago por el servicio prestado. En el caso de arriendo de kioscos, el pago se realiza mensualmente. Para transporte, en el momento que se convenga con el Encargado de Transporte.


El Encargado de Tesorería recepciona el pago por el servicio, y deberá entregar al cliente un Comprobante de Pago, el que emite desde Excel. Luego, envía el pago a depósito.

Una vez recepcionado el Comprobante de depósito, genera el Comprobante Contable de ingreso en el Sistema Contable.

Finalmente, la documentación generada en el proceso es archivada.


Página 135 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Pago Servicio RE I

Entrega Comprobante Pago I RE

Envío a Depósito - RE

Generación Comprobante de Ingreso - RE

Archivo - RE

Usu

ario

Enc

arga

do d

e T

esor

ería


Página 136 de 288

Revisión Nº1

PROCEDIMIENTO RENDICIÓN DE FONDOS

ESTATALES

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

II.4 PROCEDIMIENTO RENDICIÓN DE FONDOS ESTATALES

1. OBJETIVO

• Señalar y describir la forma de proceder para la rendición de gastos de la Corporación

por el uso de fondos estatales.

2. ALCANCE

• Aplicable a todas las rendiciones de gastos correspondientes a fondos entregados por el

Estado (Secretaría Regional Ministerial de Educación / MINEDUC).


• Informe de Gastos

• Oficio Rendición de Gastos

• Oficio Observaciones Informe de Gastos

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 137 de 288

Revisión Nº1


ESTATALES

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S



Página 138 de 288

Revisión Nº1


ESTATALES

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Generación Informe de Gastos

Encargado de Tesorería / Jefe de Administración y F inanzas

Todos los meses, el Encargado de Tesorería debe generar el Informe de Gastos a la Secretaría Regional Ministerial de Educación y/o a Mineduc, dependiendo el origen de los fondos que se están rindiendo. Para ello, ingresa en la página web de Mineduc las facturas correspondientes, con los datos del Proveedor y del cheque con el que se hizo el pago. Debe identificar además el programa al que corresponde el gasto realizado. Una vez ingresada esta información, genera el Informe de Gastos.


El Jefe de Administración y Finanzas revisa el Informe de Gastos. Si detectara inconsistencias, las informa al Encargado de Tesorería, solicitándole que haga las correcciones necesarias, aclare las diferencias y/o le entregue la documentación de respaldo faltante.

Nota : Dependiendo de la carga de trabajo, la generación del Informe de Gastos será realizada por el Jefe de Administración y Finanzas, o bien por el Encargado de Tesorería.

5.2 Aprobación


El Jefe de Administración y Finanzas aprueba el Informe de Gastos, una vez que ha comprobado que está correctamente emitido y cuenta con la documentación de respaldo correspondiente. Para ello, debe firmar el Informe.

5.3 Envío Informe de Gastos


Una vez que se cuenta con la aprobación del Jefe de Administración y Finanzas, se genera un Oficio para el envío del Informe de Gastos a la Secretaría Provincial Ministerial, con copia a la Secretaría Regional Ministerial de Educación.

Nota: Cuando se trate de fondos provenientes de la Secretaría Regional Ministerial de Educación, el Informe de Gastos se envía a ésta, con copia a la Secretaría Provincial Ministerial.


El Director de Educación firma el Oficio.


Página 139 de 288

Revisión Nº1


ESTATALES

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


Se envía el Informe de Gastos a quien corresponda. Deben adjuntarse las fotocopias de facturas, boletas y boletas de honorarios que respalden los gastos rendidos

Nota : Dependiendo de la carga de trabajo, la generación y envío del Oficio será realizada por el Jefe de Administración y Finanzas, o bien por el Encargado de Tesorería

5.4 Aceptación Informe de Gastos

Mineduc / Seremi

Ya sea el Mineduc o la Seremi, dependiendo del origen de lo fondos rendidos, recepciona y revisa el Informe de Gastos. Si tuvieran observaciones, las hacen llegar, a través de Oficio, al Director de Educación.


El Director de Educación recepciona el Oficio, y debe firmarlo, en señal de que está informado de la situación. Entrega la información al Jefe de Administración y Finanzas.


Deben realizarse las correcciones al Informe de Gastos, o bien hacer las aclaraciones correspondientes.

Una vez que el Informe de Gastos está aceptado por Mineduc y/o Seremi, se aarchiva la documentación generada en el proceso, y se está en condiciones de realizar el Proceso Subvención Estatal.


Página 140 de 288

Revisión Nº1


ESTATALES

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Ingreso Facturas a Plataforma Mineduc RE RE -

Generación Informe Gastos RE RE - -

Visto Bueno I RE - -

Generación Oficio RE RE - -

Visto Bueno R R RE -

Envío Oficio y Antecedentes RE RE - I

¿Observaciones? - - - RE

Envío Oficio Observaciones - - I RE

Visto Bueno - - RE -

Corrección/Aclaración RE RE - -

Archivo RE RE -

Enc

arga

do d

e T

esor

ería

Jefe

de

Adm

inis

traci

ón

y F

inan

zas

Dire

ctor

de

Edu

caci

ón

Min

educ

/ S

erem

i



Página 141 de 288

Revisión Nº1

PROCEDIMIENTO RENDICIÓN DE GASTOS A

I. MUNICIPALIDAD

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

II.5 PROCEDIMIENTO RENDICIÓN DE GASTOS A I. MUNICIP ALIDAD

1. OBJETIVO

• Señalar y describir la forma de proceder para la rendición de gastos de la Corporación a

la I. Municipalidad de Calera de Tango.

2. ALCANCE

• Aplicable a todas las rendiciones de gastos correspondientes a fondos entregados por la

I. Municipalidad de Calera de Tango.


• Informe de Gastos

• Comprobantes Gastos

• Oficio Rendición de Gastos

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 142 de 288

Revisión Nº1


I. MUNICIPALIDAD

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


PROCESO RENDICIÓN DE GASTOS A I. MUNICIPALIDAD

Secretario General

Jefe de Administración y FinanzasEncargado de

Tesorería

Inicio

Recopilación

Antecedentes

Generación

Informe Gastos

(Excel)

¿Informe

Correcto?

Revisión

Solicitud

Corrección

NO

SI

Corrección VºBº

Generación Oficio

VºBº

Envío a I.

Municipalidad

Fin


Página 143 de 288

Revisión Nº1


I. MUNICIPALIDAD

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Generación Informe de Gastos


Todos los meses, el Encargado de Tesorería debe generar en Excel el Informe de Gastos a la I. Municipalidad de Calera de Tango. Para ello, reúne toda la documentación de respaldo de gastos hechos con fondos municipales, entre ellos fotocopias de cotizaciones y facturas, entre otros.


El Jefe de Administración y Finanzas revisa el Informe de Gastos. Si detectara inconsistencias, las informa al Encargado de Tesorería, solicitándole que haga las correcciones necesarias, aclare las diferencias y/o le entregue la documentación de respaldo faltante.


El Encargado de Tesorería realiza las correcciones y/o aclaraciones correspondientes, y, de ser necesario, entrega la documentación de respaldo.

5.2 Aprobación


El Jefe de Administración y Finanzas aprueba el Informe de Gastos, una vez que ha comprobado que está correctamente emitido y cuenta con la documentación de respaldo correspondiente. Para ello, debe firmar el Informe.

5.3 Envío Informe de Gastos


Una vez que cuenta con la aprobación del Jefe de Administración y Finanzas, el Encargado de Tesorería genera un Oficio para el envío del Informe a la I. Municipalidad de Calera de Tango (4 copias). Debe solicitar la firma al Secretario General.

Secretario General

El Secretario General firma las 4 copias del Oficio.


Se envía el Informe de Gastos a la I. Municipalidad.


Página 144 de 288

Revisión Nº1


I. MUNICIPALIDAD

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Recopilación Antecedentes RE - -

Generación Informe Gastos (Excel) RE - -

Revisión A RE -

¿Informe Correcto? A RE -

Solicitud Corrección I RE -

Corrección RE I -

Visto Bueno - RE -

Generación Oficio RE - -

Visto Bueno - - RE

Envío a I. Municipalidad RE - -

Jefe

de

Adm

inis

traci

ón

y F

inan

zas

Sec

reta

rio G

ener

al

Enc

arga

do d

e T

esor

ería


Página 145 de 288

Revisión Nº1

PROCEDIMIENTO RENDICIÓN Y SOLICITUD DE

FONDOS CAJA CHICA CORPORACIÓN

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

II.6 PROCEDIMIENTO RENDICIÓN Y SOLICITUD FONDOS CAJ A

CHICA CORPORACIÓN

1. OBJETIVO

• Señalar y describir las actividades que es necesario llevar a cabo para la rendición

correcta de fondos entregados a las distintas áreas de la Corporación por concepto de

Caja Chica, como la entrega de los mismos.

2. ALCANCE

• Aplicable a todas las entregas de fondos por concepto de Caja Chica a las distintas áreas

de la Corporación, así como a la rendición de los mismos.


• Solicitud Fondos Caja Chica

• Rendición de Gastos

• Comprobantes gastos

• Comprobante Contable Traspaso

• Comprobante Contable Egreso

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 146 de 288

Revisión Nº1



Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


PROCESO RENDICIÓN Y SOLICITUD FONDOS CAJA CHICA CORPORACIÓN

I. MunicipalidadEncargado de

TesoreríaSecretario GeneralJefe de Administración y Finanzas

Jefe de Área Corporación

SI

NO

Emisión Cheques

Instrucción

Emisión de

Cheque Caja

Chica

Solicitud

Corrección/

Entrega

Antecedentes

VºBº

Archivo

Firma ChequeSolicitud Firma

MunicipioFirma Cheque

Entrega Cheque

Caja Chica

Inicio

¿Información

Correcta/

Completa?

Fin

Emisión

Comprobante de

Egreso

Corrección/

Aclaración

Emisión

Comprobante

Traspaso

VºBº

Solicitud Fondos

Caja Chica, Envío

Rendición de

Gastos y

Comprobantes


Página 147 de 288

Revisión Nº1



Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Rendición y Solicitud Fondos Caja Chica

Jefe de Área (Corporación)

Todos los meses, cada Jefe de Área debe entregar al Jefe de Administración y Finanzas la Rendición de Fondos de Caja Chica, con los comprobantes correspondientes. De forma paralela, se entrega la Solicitud de Fondos de Caja Chica7.

Nota : Para los efectos del presente procedimiento, se entenderá como Jefe de Área (Corporación) los cargos siguientes: Encargado de Remuneraciones, Encargado de Adquisiciones, Transporte y RRPP, Encargado de Educación Extraescolar y Jefe de Administración y Finanzas.


El Jefe de Administración y Finanzas revisa la rendición de Caja Chica. Si detectara inconsistencias, las informa al Jefe de Área correspondiente, solicitándole que haga las correcciones necesarias, aclare las diferencias y/o entregue la documentación de respaldo faltante.

Jefe de Área (Corporación)

El Jefe de Área (Corporación) realiza las correcciones y/o aclaraciones correspondientes, y, de ser necesario, entrega la documentación de respaldo.

5.2 Contabilización


El Jefe de Administración y Finanzas emite el Comprobante Contable de Traspaso, el que deberá visar.

Secretario General

El Secretario General debe firmar el Comprobante Contable de Traspaso.

5.3 Emisión Cheques


El Jefe de Administración y Finanzas da la instrucción al Encargado de Tesorería, para que emita los cheques.

7 Ver Anexo nº 2: “Solicitud Fondos Caja Chica”


Página 148 de 288

Revisión Nº1



Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


El Jefe de Administración y Finanzas emite el Comprobante Contable de Egreso, el que deberá visar.

Secretario General

El Secretario General firma los cheques. Para ello, el Encargado de Tesorería debe entregarle os cheques y los Comprobantes Contables de Egreso.

5.4 Firma Cheques


El Jefe de Administración y Finanzas da la instrucción al Encargado de Tesorería, para que emita los cheques. Luego, ésta última solicita al Secretario General la firma de los cheques.

Secretario General



El Encargado de Tesorería debe solicitar al Municipio, ya sea al Alcalde o al Encargado de Tesorería de la Municipalidad, la firma de los cheques.

I. Municipalidad

En la Municipalidad se firman los cheques para Caja Chica.

5.5 Entrega Fondos Caja Chica


El Encargado de Tesorería entrega los fondos de Caja Chica a Jefe de Área (Corporación). La documentación generada en el proceso debe ser archivada debidamente.


Página 149 de 288

Revisión Nº1



Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Solicitud Fondos Caja Chica, Envío Rendición de Gastos y Comprobantes

RE I - - -

¿Información Correcta/Completa? - RE - - -

Solicitud Corrección/Entrega Antecedentes I RE - - -

Corrección/Aclaración RE I - - -

Emisión Comprobante Traspaso - RE - - -

Visto Bueno - RE - - -

Visto Bueno - - RE - -

Instrucción Emisión de Cheque Caja Chica - RE - I -

Emisión Cheques - - - RE -

Emisión Comprobante de Egreso - RE - I -

Firma Cheque - - RE R -

Solicitud Firma Municipio - - - RE -

Firma Cheque - - - R RE

Entrega Cheque Caja Chica - - - RE -

Archivo I - - RE -

Jefe

Áre

a (C

orpo

raci

ón)

Sec

reta

rio G

ener

al

Enc

arga

do d

e T

esor

ería

Jefe

de

Adm

inis

traci

ón

y F

inan

zas

I. M

unic

ipal

idad


Página 150 de 288

Revisión Nº1


FONDOS CAJA CHICA COLEGIOS

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

II.7 PROCEDIMIENTO RENDICIÓN Y SOLICITUD FONDOS CAJ A

CHICA COLEGIOS

1. OBJETIVO

• Señalar y describir las actividades que es necesario llevar a cabo para la rendición

correcta de fondos entregados a Colegios por concepto de Caja Chica, como la entrega

de los mismos.

2. ALCANCE

• Aplicable a todas las entregas de fondos por concepto de Caja Chica a Colegios, así

como a la rendición de los mismos.


• Oficio Solicitud Fondos Caja Chica, Envío Rendición de Gastos

• Comprobantes de Gastos



CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 151 de 288

Revisión Nº1



Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


PROCESO RENDICIÓN Y SOLICITUD FONDOS CAJA CHICA COLEGIOS

Director Educación

Secretario General

I. MunicipalidadEncargado de

TesoreríaJefe de Administración y

FinanzasDirector Colegio

Inicio

Envío Oficio

Solicitud Fondos

Caja Chica, Envío

Rendición de

Gastos y

Comprobantes

VºBº

Solicitud Firma

Municipio

Emisión Cheques

Emisión

Comprobante de

Egreso

Instrucción

Emisión de

Cheque Caja

Chica

Firma Cheque Firma Cheque

Archivo

Entrega Cheque

Caja Chica

Fin

SI

¿Información

Correcta/

Completa?

Emisión

Comprobante

TraspasoNO

Solicitud

Corrección/

Entrega

Antecedentes

Corrección/

Aclaración

VºBº VºBº


Página 152 de 288

Revisión Nº1



Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Rendición y Solicitud Fondos Caja Chica

Director Colegio

Todos los meses, el Director de cada Colegio debe enviar un Oficio dirigido al Director de Educación adjuntando la Rendición de Fondos de Caja Chica, con los comprobantes correspondientes. Este Oficio tiene por objeto rendir los fondos entregados por concepto de Caja Chica al Colegio el mes anterior, y solicitar fondos8 para el mes siguiente.

Secretario General / Director Educación

El Secretario General debe firmar el Oficio, acreditando así su recepción y visto bueno. Posteriormente, la información es entregada al Jefe de Administración y Finanzas.


El Jefe de Administración y Finanzas revisa la rendición de Caja Chica. Si detectara inconsistencias, las informa al Director de Educación.

Director Educación

El Director de Educación solicita al Director de Colegio cuya Rendición de Caja Chica presenta inconsistencias que haga las correcciones necesarias, aclare las diferencias y/o envíe la documentación de respaldo faltante.

Director Colegio

El Director de Colegio realiza las correcciones y/o aclaraciones correspondientes, y, de ser necesario, envía la documentación de respaldo.

5.2 Contabilización


El Jefe de Administración y Finanzas emite el Comprobante Contable de Traspaso, el que deberá visar.

Secretario General

El Secretario General debe firmar el Comprobante Contable de Traspaso.

8 Ver Anexo nº 2: “Solicitud Fondos Caja Chica”


Página 153 de 288

Revisión Nº1



Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5.3 Emisión Cheques


El Jefe de Administración y Finanzas da la instrucción al Encargado de Tesorería para que emita los cheques.


El Jefe de Administración y Finanzas emite el Comprobante Contable de Egreso, el que deberá visar.

Secretario General

El Secretario General firma los cheques. Para ello, el Encargado de Tesorería debe entregarle os cheques y los Comprobantes Contables de Egreso.

5.4 Firma Cheques


El Encargado de Tesorería emite los cheques, y solicita al Secretario General la firma de los mismos.

Secretario General




I. Municipalidad

En la Municipalidad se firman los cheques para Caja Chica.

5.5 Entrega Fondos Caja Chica


El Encargado de Tesorería entrega los fondos de Caja Chica a cada Director de Colegio. La documentación generada en el proceso debe ser archivada debidamente.


Página 154 de 288

Revisión Nº1



Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Envío Oficio Solicitud Fondos Caja Chica, Envío Rendición de Gastos y Comprobantes

RE - I - - -

Visto Bueno - - RE - I -

¿Información Correcta/Completa? - - I - RE -

Solicitud Corrección/Entrega Antecedentes I - RE - - -

Corrección/Aclaración RE - I - I -

Emisión Comprobante Traspaso - - - - RE -

Visto Bueno - - - - RE -


Instrucción Emisión de Cheque Caja Chica - - - I RE -

Emisión Cheques - - - RE - -

Emisión Comprobante de Egreso - - - I RE -

Firma Cheque - RE - R - -

Solicitud Firma Municipio - - - RE - -

Firma Cheque - - - R - RE

Entrega Cheque Caja Chica - - - RE - -

Archivo I - - RE - -

I. M

unic

ipal

idad

Enc

arga

do d

e T

esor

ería

Jefe

de

Adm

inis

traci

ón

y F

inan

zas

Dire

ctor

Col

egio

Sec

reta

rio G

ener

al

Dire

ctor

Edu

caci

ón


Página 155 de 288

Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO PAGO PROVEEDORES

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

II.8 PROCEDIMIENTO PAGO PROVEEDORES

1. OBJETIVO

• Señalar y describir los pasos necesarios para realizar el pago a proveedores por compras

realizadas por la organización.

2. ALCANCE

• Aplicable a todos los pagos a proveedores que realice la organización.


• Oficio en el que se solicitó la compra

• Cotización

• Factura Proveedor

• Orden de Compra



CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 156 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


PROCESO PAGO PROVEEDORES

Jefe de Administración y Finanzas/Encargado de

TesoreríaJefe de Administración y Finanzas I. MunicipalidadSecretario General



Envío Solicitud

Pago Proveedor

Inicio

¿Documentación

Completa/Correcta?

Devolución

NO

Corrección/

Completar

SI

VºBº VºBº

Emisión Cheques

Firma ChequesSolicitud Firma

MunicipioFirma Cheque Pago a Proveedor

Archivo

Fin

Selección

Proveedores a

Pagar

Emisión

Comprobante de

Traspaso

Emisión

Comprobante de

Egreso


Página 157 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1. Solicitud de Pago


Las compras de la organización son canalizadas a través del Encargado de Adquisiciones, quien, llegado el momento de cancelar al Proveedor, debe generar un Memo9 dirigido al Secretario General de la Corporación, para que apruebe dicho pago. El Memo es entregado al Jefe de Administración y Finanzas, adjuntando además:

• Oficio en el que se solicitó la compra

• Cotización (Para compras de más de 2 U.T.M. tres cotizaciones; compras menores a 2 U.T.M. una sola cotización)

• Factura Proveedor

• Orden de Compra (visada por Encargado de Adquisiciones y, cuando corresponda, Director de Educación

• Recepción insumo por parte de Adquisiciones


El Jefe de Administración y Finanzas recepciona la Solicitud de Pago y los documentos de respaldo, y procede a revisar que esté correcta y completa. Si detectara inconsistencias, devuelve la Solicitud al Encargado de Adquisiciones, para que las corrija y/o agregue la documentación faltante.

Notas :

• En caso de que no se haya recibido aún la Factura del Proveedor, el Jefe de Administración y Finanzas contabiliza el pago del proveedor como un anticipo, y lo regulariza al momento de recepcionar la factura.

• El Pago de Proveedores se genera mensualmente, exceptuando aquellos proyectos en los que expresamente se haya definido realizar pagos semanales o quincenales.

5.2. Emisión Comprobante Contable


Se ingresa al módulo de contabilidad la factura recibida cargando a cuentas de gastos correspondientes, a través del Comprobante de Traspaso, documento que es visado por el Jefe de Administración y Finanzas y por el Secretario General.

9 Ver Anexo nº3, “Memo Solicitud Pago Proveedor”


Página 158 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

Secretario General

El Secretario General firma el Comprobante de Traspaso.

5.3. Emisión Cheques


Deben seleccionarse los Proveedores que se pagarán. Para ello, se toma en cuenta la fecha de vencimiento, monto de la factura y disponibilidad de recursos. Hecha esta definición, el Jefe de Administración y Finanzas entrega al Encargado de Tesorería los Comprobantes de Traspaso, las Facturas y las Solicitudes de Pago, para que emita los cheques correspondientes.


El Encargado de Tesorería emite los cheques para el pago de proveedores.

5.4. Pago Proveedores


El Jefe de Administración y Finanzas emite el Comprobante de Egreso correspondiente a cada pago de proveedor.

Secretario General

El Encargado de Tesorería solicita al Secretario General la firma de los cheques emitidos.



I. Municipalidad

En la Municipalidad se firman los cheques para el pago de proveedores.

Jefe de Administración y Finanzas / Encargado de Te sorería

Tanto el Jefe de Administración y Finanzas como el Encargado de Tesorería realizan el pago a los proveedores. Quien lo haga dependerá de la disponibilidad en el momento. Cuando se realice el pago, se debe exigir la firma del Proveedor en la copia de la Factura. Finalmente, se archiva toda la documentación generada durante el proceso.


Página 159 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Envío Solicitud Pago Proveedor RE I - - -

¿Documentación Completa/Correcta? I RE - - -

Devolución I RE - - -

Corrección/Completar RE I - - -

Emisión Comprobante de Traspaso - RE - - -

Visto Bueno - RE - - -

Visto Bueno - I RE - -

Selección Proveedores a Pagar - RE - I -

Emisión Cheques - - - RE -

Emisión Comprobante de Egreso - RE - - -

Firma Cheques - - RE R -

Solicitud Firma Municipio - - - RE I

Firma Cheques - - - R RE

Pago a Proveedor - RE - - -

Archivo - RE - RE -

Enc

arga

do d

e A

dqui

sici

ones

Jefe

de

Adm

inis

traci

ón

y F

inan

zas

Sec

reta

rio G

ener

al

Enc

arga

do d

e T

esor

ería

I. M

unic

ipal

idad


Página 160 de 288

Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO HONORARIOS

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

II.9 PROCEDIMIENTO HONORARIOS

1. OBJETIVO

• Definir y establecer las normas que regulan el proceso de contratación y pago de

honorarios a prestadores de servicios, permitiendo el pago eficiente y oportuno de los

mismos.

2. ALCANCE

• Aplicable a todos las contrataciones y pagos por concepto de honorarios que realice la

organización.


• Oficio Solicitud Contrato Honorarios

• Contrato Honorarios

• Liquidación Honorarios


• Boleta de Honorarios


CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 161 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S



Página 162 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Solicitud Contrato Honorarios

Director de Colegio

Cuando un Director de Colegio considere que es necesaria la contratación de servicios a honorarios, deberá solicitarlo al Director de Educación, a través de Oficio.

Director de educación

El Director de educación recepciona la solicitud y, una vez que ha comprobado que la misma se ajusta al presupuesto del colegio en cuestión, da su visto bueno al Oficio, firmándolo. Luego, lo entrega al Encargado de Tesorería, para que procese el Contrato de Honorarios.

5.2 Generación Contrato de Honorarios


El Encargado de Tesorería emite el Contrato de Honorarios10 (formato en Word, 3 copias).

5.3 Firma Contrato de Honorarios

Trabajador

El Trabajador revisa el Contrato de Honorarios y, de no tener reparos, procede a firmarlo.

Secretario General

El Secretario General firma el Contrato de Honorarios.


Se entrega al Trabajador una copia del Contrato de Honorarios. Otra copia se envía al Colegio donde prestará el servicio, y una última se archiva.

5.4 Pago Honorarios


El Encargado de Tesorería emite la Liquidación de Honorarios11 correspondiente a cada Trabajador contratado. Luego, emite cheques para el pago.


El Jefe de Administración y Finanzas procede a emitir el comprobante de egreso y lo devuelve al Encargado de Tesorería para la visación del Secretario General tanto del comprobante contable como del cheque emitido.

10 Ver Anexo nº4: “Contrato Honorarios” 11 Ver Anexo nº5: “Liquidación Honorarios”


Página 163 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

Secretario General

El Secretario General visa el Comprobante Contable y firma de los cheques emitidos.



I. Municipalidad

En la Municipalidad se firman los cheques para el pago de honorarios.


El Encargado de Tesorería realiza el pago a los Trabajadores de sus honorarios. Cuando se realice el pago, se debe exigir la firma del Trabajador en la copia de la Liquidación, así como la Boleta de Honorarios con la firma del profesional que prestó el servicio.. Finalmente, se archiva toda la documentación generada durante el proceso


Página 164 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Envío Oficio Solicitud Contrato Honoraios RE I - - - - -

Visto Bueno - RE I - - - -

Generación Contrato Honorarios - - RE - - - I

Firma Contrato Honorarios - - - - - - RE

Archivo - - RE - - - -

Ejecución Honorarios - - - - - - RE

Generación Liquidaciones Honorarios - - RE - - - -

Emisión Cheques - - RE I - - -

Emisión Comprobante de Egreso - - - RE - - -

Visto Bueno (Comprobante Contable) - - R - RE - -

Firma Cheques - - R - RE - -

Solicitud Firma Municipio - - RE - - - -

Firma Cheques - - R - - RE -

Pago Honorarios - - RE - - - I

Archivo - - RE - - - -

Dire

ctor

Col

egio

Tra

baja

dor

Dire

ctor

Edu

caci

ón

Jefe

de

Adm

inis

traci

ón

y F

inan

zas

Sec

reta

rio G

ener

al

Enc

arga

do d

e T

esor

ería

I. M

unic

ipal

idad


Página 165 de 288

Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO CONCILIACIÓN BANCARIA

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

II.10 PROCEDIMIENTO CONCILIACIÓN BANCARIA

1. OBJETIVO

• Señalar y describir los pasos necesarios para cerciorarse de que la información contenida

en los sistemas de la organización concuerde con la de los registros de los Bancos con

los que trabaja la misma.

2. ALCANCE

• Aplicable a todas las conciliaciones bancarias que se realicen en la organización.


• Informe Conciliación Bancaria

• Cartola Banco

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 166 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S



Página 167 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

Nota : Dado que este procedimiento es un medio de control interno , debe ser realizado por una persona distinta al Encargado de Tesorería. Es por ello que se ha definido que sea llevado a cabo Jefe de Administración y Finanzas.

5.1 Conciliación Bancaria


El Jefe de Administración y Finanzas debe ingresar mensualmente las Cartolas de los bancos al Sistema Contable. Una vez hecho el ingreso, genera el Informe de Conciliación Bancaria, informe que permite visualizar los cheques girados y no cobrados, cheques vencidos, ingresos no contabilizados en el Mayor de la cuenta contable banco. Deberá comparar el Informe con los saldos de cada banco, para comprobar que ambas fuentes de información coincidan. En caso contrario, ha de corregir hasta lograr la cuadratura.

Finalmente, debe archivar el Informe de Conciliación Bancaria.


Página 168 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Ingreso Cartolas Banco a Sistema RE

Generación Informe de Conciliación Bancaria Sistema

RE

¿Información Correcta? RE

Corrección RE

Archivo RE

Jefe

de

Adm

inis

traci

ón

y F

inan

zas


Página 169 de 288

Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO INGRESO ACTIVO FIJO

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

II.11 PROCEDIMIENTO INGRESO ACTIVO FIJO

1. OBJETIVO

• Señalar y describir todas las actividades que es necesario llevar a cabo para el adecuado

registro y control de los Activos Fijos que posee la organización.

2. ALCANCE

• Aplicable a todas los ingresos de nuevos activos fijos.


• Facturas Activo Fijo

• Libro Mayor Activo Fijo

• Comprobante Contable Depreciación

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 170 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S



Página 171 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Ingreso Activo Fijo


Cada vez que se adquiere un activo fijo, el Jefe de Administración y Finanzas debe ingresarlo en la contabilidad, en las cuentas contables que correspondan. Luego, genera en el sistema contable el Libro Mayor de Activo Fijo.


El Encargado de Tesorería recopila las copias de las facturas correspondientes a los nuevos activos fijos adquiridos, y las ingresa módulo contable de Activo Fijo, registrando, entre otros datos exigidos por el sistema:

• Fecha de la adquisición

• Meses en los que se depreciará el activo fijo

• Ubicación física del activo fijo

• Monto

• Proveedor

5.2 Cuadratura


El Encargado de Tesorería debe comparar la información del sistema contable con el módulo de Activo Fijo (Libro Mayor con informe paramétrico). Si encontrara diferencias, las corrige en el módulo de Activo Fijo.


Cuando corresponda, se genera el comprobante contable de depreciación del activo fijo.

Finalmente, la documentación generada en el proceso es archivada.

Nota : Una vez al año, el Encargado de Tesorería debe concurrir a los colegios, con el objeto de controlar el estado y presencia del activo fijo.


Página 172 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Ingreso Nuevo Activo Fijo a Cuentas Contables Correspondientes

- RE

Generación Libro Mayor Activo Fijo I RE

Recopilación Facturas Nuevo Activo Fijo RE -

Ingreso a Sistema RE -

Cuadratura con Libro Mayor RE -

¿Cuadra? RE -

Corrección RE -

Generación Comprobante Contable Depreciación

- RE

Archivo - RE

Enc

arga

do d

e T

esor

ería

Jefe

de

Adm

inis

traci

ón

y F

inan

zas

ANEXOS PARTE II: ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS


Página 174 de 288


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ANEXO Nº1: LIQUIDACIÓN DE SUBVENCIÓN


Página 175 de 288


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ANEXO Nº2: SOLICITUD DE FONDOS CAJA CHICA


Página 176 de 288


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ANEXO Nº3: MEMO SOLICITUD DE PAGO PROVEEDOR


Página 177 de 288


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ANEXO Nº4: CONTRATO HONORARIOS


Página 178 de 288


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ANEXO Nº5: LIQUIDACIÓN HONORARIOS

CORPORACION MUNICIPAL DE DESARROLLO SOCIAL, CALERA DE TANGOAVDA. CALERA DE TANGO S/N PARADERO N° 7RUT. : 70,993,200-4CALERA DE TANGO

LIQUIDACION DE HONORARIOS

Honorarios Mes de NOVIEMBRE de 2010C.C.:- FONOAUDIOLOGA INTEGRACION COLEGIOS

Nombre : SANTIBAÑEZ TORRES PAULINARUT.:15.399.264-9

HABERES DESCUENTOS

Honorarios $ 540.000 Impto. Ret. 10% $ 54.000

Líquido a pagar:$ 486.000 Son:Cuatrocientos ochenta y seis mil pesos.-

Certifico que he recibido de la Corporación Municipal, Calera de Tango, la suma de $486.000.- a mi entera satifac-ción, y no tengo cargo ni cobro alguno posterior que hacer por ninguno de los conceptos comprendidos en esta li-quidación.

CALERA DE TANGO, NOVIEMBRE 30 de 2010.-

______________________________________Recibo Conforme

PARTE III PROCEDIMIENTOS ÁREAS

ADQUISICIONES Y TRANSPORTE

ÁREA ADQUISICIONES Fecha: Febrero 2011

Página 180 de 288

Revisión Nº1

MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ÁREA ADQUISICIONES

Él área de Adquisiciones tiene la responsabilidad de satisfacer las necesidades de insumos de la

organización, tanto en lo que se refiere a la Corporación como a los establecimientos educacionales que

dependen de ésta.

Las compras representan una función primordial, puesto que una buena administración de éstas

contribuye al mejor aprovechamiento de los fondos de la organización.


• Planear, organizar, coordinar y controlar las actividades referentes a Adquisiciones.

• Atender oportunamente las solicitudes de requerimientos de insumos, ya sean provenientes de Área Educación o de Administración Central.

• Efectuar las cotizaciones para lograr las mejores opciones de compra.

• Mantener vigente un registro de proveedores.

• Archivar y resguardar toda la información generada por las compras.

• Distribuir el material adquirido al centro de costo que corresponda.


Página 181 de 288

Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO COMPRAS

Elaborado por:


Relacionador Público Secretario General


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

III.1 PROCEDIMIENTO COMPRAS

CONTENIDO:

1. Objetivos

2. Alcance



4.1 Diagrama de Flujo Compras: Colegios y Corporación

4.2 Diagrama de Flujo Requerimientos Buses


5.1 Procedimiento Compras: Colegios y Corporación

5.2 Procedimiento Requerimientos Buses


6.3 Matriz de Roles de Proceso Compras: Colegios y Corporación

6.4 Matriz de Roles de Proceso Requerimientos Buses


Página 182 de 288


Elaborado por:


Encargado de Adquisiciones Secretario General


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

1. OBJETIVO

• Señalar y describir las actividades que se deben llevar a cabo para lograr la compra

eficiente de útiles de aseo y/o escritorio, así como cualquier otro tipo de materiales, tanto

para Colegios como para las oficinas de la Corporación y el aseo de los buses.

• Detallar le forma de proceder para la compra de insumos destinados a la reparación y/o

mantenimiento de los buses de la Corporación.

2. ALCANCE

• Aplicable a todas las compras que se realicen en la Corporación.


• Oficio Solicitud Compra

• Formulario Solicitud Compra

• Cotización

• Orden de Compra

• Solicitud de Pago

• Detalle de Gatos (Reparación Buses)

• Factura de Compra


Página 183 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

4.1 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO COMPRAS: COMPRAS COLE GIOS Y

CORPORACIÓN

PROCESO COMPRAS: Compras Colegios y Corporación

Jefe de ÁreaSecretario

GeneralDirector

EducaciónDirector Colegio Encargado de Adquisiciones

Oficio Solicitud

Compra de

MaterialesVºBº

Solicitud

Cotización

Generación Orden

de Compra

Emisión Memo

Solicitud de Pago VºBº

Envío Orden de

Compra a

proveedor

Proceso Pago Proveedores

Solicitud Compra

de Materiales

VºBº

Inicio

Proceso Recepción y

Despacho


Página 184 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

4.2 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO COMPRAS: REQUERIMIENT OS BUSES


Página 185 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5.1 PROCEDIMIENTO COMPRAS COLEGIOS Y CORPORACIÓN

Nota: Este proceso puede comenzar como resultado tanto de una solicitud del Director de un Colegio, como de un Jefe de Área.

5.1.1 Solicitudes de Compra

Director Colegio

Cuando el Director de un Colegio requiera la compra de útiles de aseo y/o escritorio, o algún otro tipo de material, deberá solicitarlo al Director de Educación, a través de Oficio.

Jefe de Área

Las solicitudes de compra de las oficinas de la Corporación, deben hacerse directamente al Secretario General, a través del formulario Solicitud de Compra.

Notas :

• Para los efectos del presente procedimiento, se entenderá como Jefe de Área (Corporación) los cargos siguientes: Encargado de Remuneraciones, Encargado de Adquisiciones, Transporte y RRPP, Encargado de Educación Extraescolar y Jefe de Administración y Finanzas.

• Cuando se trate de requerimientos de Conductores de Transporte Escolar, la solicitud no se hace a través de formulario. Es responsabilidad de el Asistente de Adquisiciones y Transporte incorporar la solicitud al Formulario Solicitud de Compra.

Director de Educación / Secretario General

Es responsabilidad del Director de Educación o del Secretario General, dependiendo del origen de la solicitud de compra, la aprobación de la misma. Para ello, deberán revisar:

• Presupuesto del Colegio (solicitudes de Colegios)

• Presupuesto del Área (solicitudes de las oficinas de la Corporación)

Si existieran irregularidades, inconsistencias o dudas, se solicitan aclaraciones a los solicitantes. Para dejar constancia de su aprobación, el Director de Educación o el Secretario General deben:

• Firmar Oficio de Solicitud de Compra (solicitudes de Colegios)

• Firmar Formulario de Solicitud de Compra (solicitudes de las oficinas de la Corporación)

Una vez aprobada la solicitud de compra, la documentación es entregada al Encargado de Adquisiciones, para que procese las compras.


Página 186 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5.1.2 Compra


Al recepcionar una solicitud de compra, el Encargado de Adquisiciones debe cotizar al menos con 3 proveedores, seleccionando la mejor alternativa. Luego genera la Orden de Compra y emite un Memo12 solicitando el pago al proveedor. Debe reunir todos los antecedentes y presentarlos al Secretario general, para que apruebe la compra.

• Solicitud de Compra (Oficio o Formulario)

• Cotización (Para compras de más de 2 U.T.M. tres cotizaciones; compras menores a 2 U.T.M. una sola cotización)

• Orden de Compra

• Solicitud de Pago a Proveedor

Nota: Cuando así lo requiera, el Encargado de Adquisiciones solicitará al Asistente de Adquisiciones y Transporte su apoyo para gestionar el pago a proveedores con el área de Administración y Finanzas.

Secretario General

El Secretario General recepciona la documentación y procede a revisar que los valores de la Orden de Compra y la Cotización coincidan. Si existieran inconsistencias, lo informa al Encargado de Adquisiciones, para que realice las modificaciones necesarias. Deberá dar su aprobación a través de su firma en la Solicitud de Pago a Proveedor.


Ya aprobada la Solicitud de Pago, el Encargado de Adquisiciones escanea la Orden de Compra y la envía al proveedor, a través de correo electrónico.

Se está en condiciones de revisar los procesos Pago de Proveedores, del área de Administración y Finanzas, y Recepción y Despacho Productos, del área de Adquisiciones.

12 Ver Anexo nº1:”Memo Solicitud Pago a Proveedor”.


Página 187 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5.2 PROCEDIMIENTO COMPRAS: REQUERIMIENTOS BUSES

5.2.1 Revisión Buses

Conductor Transporte Escolar

Cada vez que el Conductor de Transporte Escolar de alguno de los buses detecte que la máquina está presentando problemas, debe comunicarse con el Encargado de Adquisiciones. Del mismo modo deberá proceder si corresponde solicitar fondos para realizar la Revisión Técnica o para la compra de insumos destinados a mantenimiento del bus.


Al ser informada de un bus con problemas, el Encargado de Adquisiciones se comunicará con el Mecánico, solicitándole la revisión del bus.

Si se tratara de mantenimiento o Revisión Técnica, habrá de generar una Solicitud de Compra. En este caso, se pasará directamente a cotizar los insumos a adquirir.

Mecánico

Una vez que el Mecánico realiza la revisión del bus, plantea la forma en que llevará a cabo el trabajo. Existen dos posibilidades:

• Trabajo Vendido: Incluye los trabajos de reparación y los repuestos del bus.

• Trabajo Reparación. Sólo incluye la reparación, no así los repuestos. En este caso entrega, además del presupuesto, el listado de repuestos que es necesario adquirir.

5.2.2 Compra Repuestos / Insumos


El Encargado de Adquisiciones debe cotizar los repuestos y/o insumos a comprar13, y emitir una Solicitud de Pago14. Dicha solicitud debe ser aprobada por el Secretario General, para lo cual debe adjuntar la Cotización y, cuando corresponda, la Solicitud de Compra.

Secretario General

El Secretario General recepciona la documentación y procede a revisarla. Una vez conforme, deberá dar su aprobación a través de su firma en la Solicitud de Pago. Luego, devuelve la documentación al Encargado de Adquisiciones.

13 Todos los repuestos de buses se compran a una misma empresa. 14 Ver Anexo nº1:”Memo Solicitud Pago a Proveedor”.


Página 188 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


Ya aprobada la Solicitud de Pago, el Encargado de Adquisiciones la entrega al Jefe de Administración y Finanzas, quien deberá gestionar la emisión del cheque para la compra de repuestos y/o insumos.


Con el cheque, el Conductor de Transporte Escolar va directamente a la empresa proveedora de repuestos o insumos, y realiza la compra de los mismos. Deberá entregar al Encargado de Adquisiciones el o los repuestos, cuando corresponda, y la factura correspondiente.

Si se trata de compra de insumos, el Conductor de Transporte Escolar sólo entrega al Encargado de Adquisiciones la factura de compra.

5.2.3 Reparación Buses


El Encargado de Adquisiciones solicita al Mecánico que efectúe la reparación del bus, para lo cual le entrega los repuestos, cuando corresponda.

Mecánico

Realiza las reparaciones del bus y emite el detalle de gastos, información que utilizará el Encargado de Adquisiciones para solicitar el pago de sus servicios.

Se está en condiciones de revisar los procesos Pago de Proveedores, del área de Administración y Finanzas, y Recepción y Despacho Productos, del área de Adquisiciones.


Página 189 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

6.1 MATRIZ DE ROLES DE PROCESO COMPRAS COLEGIOS Y C ORPORACIÓN

R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Oficio Solicitud Compra de Materiales RE - I - -

Solicitud Compra de Materiales - RE - I -

Visto bueno (Director Educación) - - RE - I

Visto Bueno (Secretario General) - - - RE I

Solicitud Cotización - - - - RE

Generación Orden de Compra - - - - RE

Emisión Memo Solicitud de Pago - - - I RE

Visto Bueno - - - RE I

Envío Orden de Compra a proveedor - - - - RE

Dire

ctor

Col

egio

Jefe

de

Áre

a

Dire

ctor

Edu

caci

ón

Sec

reta

rio G

ener

al

Enc

arga

do d

e A

dqui

sici

ones


Página 190 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

6.2 MATRIZ DE ROLES DE PROCESO COMPRAS: REQUERIMIEN TOS BUSES

R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Aviso Necesidades Bus RE I - - -

¿Mantenimiento?

Solicitud de Compra

Solicitud Revisión Bus - RE - I -

Revisión Bus - I - RE -

¿Trabajo Vendido? - I - RE -

Cotización Lista Repuestos - RE - - -

Emisión Memo Solicitud de Pago - RE I - -

Visto Bueno - I RE - I

Emisión Cheque - I - - RE

Entrega Cheque a Conductor Transporte Escolar

I RE - - -

Compra RE - - - -

Entrega Factura RE I - - -

Solicitud Reparación - RE - I -

Reparación - - - RE -

Emisión Detalle Gastos - I - RE -

Con

duct

or T

rans

porte

E

scol

ar

Enc

arga

do d

e A

dqui

sici

ones

Sec

reta

rio G

ener

al

Mec

ánic

o

Jefe

Adm

inis

traci

ón y

F

inan

zas


Página 191 de 288

Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y DESPACHO

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

III.2 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y DESPACHO

1. OBJETIVO

• Señalar y describir las tareas que deben realizarse para la recepción adecuada de insumos,

materiales y útiles de aseo adquiridos por la Corporación, tanto para uso de sus oficinas

como para el de los Colegios.

2. ALCANCE

• Aplicable a todas las recepciones y despachos de productos que se realicen en la

Corporación.


• Orden de Compra

• Guía de Despacho

CONTENIDO:

1. Objetivos

2. Alcance






Página 192 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


PROCESO RECEPCIÓN Y DESPACHO

Encargado de Adquisiciones/Asistente de Adquisiciones y

TransporteEncargado de Adquisiciones

Recepción

Productos

Inicio

Revisión

Generación Guía

de Despacho

Interna

Despacho a

Colegios

Fin

¿Solicita

Despacho a

Proveedor?

SI

NO

Coordinación

Camioneta

¿Diferencias?SI

NO

Solicitud

Corrección

Diferencias

Archivo

¿Compra

Colegio?SI NO

Entrega a

Solicitante

Entrega a

Documentación a

Finanzas


Página 193 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Recepción Compras


El Encargado de Adquisiciones es la responsable de recepcionar las compras. Esta tarea se realiza tanto en las oficinas de la Corporación como directamente en las instalaciones del proveedor, lo que dependerá del valor cobrado por éste último por concepto de despachos.

En caso de que se haya determinado buscar los insumos o materiales en las instalaciones del proveedor, el Encargado de Adquisiciones deberá coordinar el uso de la camioneta.

Encargado de Adquisiciones / Asistente de Adquisici ones y Transporte

Una vez recepcionada la mercadería, el Encargado de Adquisiciones procede a revisarla en conjunto con el Asistente de Adquisiciones y Transporte, con el objeto de constatar que lo recibido coincida con lo incluido en la Orden de Compra. Si detectaran diferencias, el Encargado de Adquisiciones deberá comunicarse con el proveedor, solicitándole la entrega de los productos faltantes, o bien el reemplazo de los entregados equivocadamente.

5. 2 Despacho


La forma de proceder al momento de despachar dependerá del destinario:

• Despacho a Colegios: Debe generarse una Guía de Despacho15 interna. Debe incluir la información relativa a quien va dirigido el despacho, qué se está enviando, proyecto que generó la compra y el detalle de la Solicitud de Compra.

• Despachos dentro de la Corporación o a Conductores de Transporte Escolar: Se entregan directamente al solicitante, con una Guía de Despacho.

El Encargado de Adquisiciones debe coordinar el envío de los productos al Colegio, adjuntando una copia de la Guía de Despacho.

La segunda copia de la Guía de Despacho se adjunta a la Solicitud de Pedido y Factura correspondientes, documentación que es entregada al área de Finanzas, mientras que la tercera copia de la Guía de Despacho permanecerá en Adquisiciones.

Finalmente, la documentación generada durante el proceso debe ser archivada.

15 Ver Anexo nº2:”Guía de Despacho”.


Página 194 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Coordinación Camioneta RE -

Recepción Productos RE -

Revisión RE RE

¿Diferencias? RE RE

Solicitud Corrección Diferencias RE -

Generación Guía de Despacho Interna RE -

¿Compra Colegio? R -

Despacho a Colegios RE -

Entrega a Solicitante RE -

Entrega Documentación a Finanzas RE -

Archivo RE -

Enc

arga

do d

e A

dqui

sici

ones

Asi

sten

te d

e A

dqui

sici

ones

y

Tra

nspo

rte

ÁREA RELACIONES PÚBLICAS

Fecha: Febrero 2011

Página 195 de 288

Revisión Nº1

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ÁREA RELACIONES PÚBLICAS

Esta es el área encargada de gestionar la comunicación entre la Corporación y la comunidad, con el

objeto de construir, administrar y mantener una imagen positiva. Por otro lado, esta área es la

responsable de coordinar las ceremonias anuales relacionadas con Profesores de Colegios (funcionarios

que cumplen 30 años de servicio).


• Afianzar la imagen de la Corporación.

• Organizar y coordinar de modo eficiente y oportuno las actividades relacionadas con la

Corporación y los Establecimientos Educacionales dependientes de ésta.

• Mantener una fluida comunicación tanto con la I. Municipalidad de Calera d Tango, como con los

Establecimientos Educacionales que dependen de la Corporación.

ÁREA RELACIONES PÚBLICAS Fecha: Febrero 2011

Página 196 de 288

Revisión Nº1

PROCEDIMIENTO COORDINACIÓN

CEREMONIAS

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

III.3 PROCEDIMIENTO COORDINACIÓN CEREMONIAS

1. OBJETIVO

• Definir y establecer claramente la forma de proceder para la coordinación de ceremonias

que involucren a trabajadores de colegios y/o de la Corporación.

2. ALCANCE

• Aplicable a la organización de todas las ceremonias por parte de la Corporación.


• Oficio Fechas Ceremonias

• Cotización

• Oficio Solicitud Salón

• Oficio Confirmación Salón

• Oficio Solicitud Confirmación Asistentes

• Oficio Confirmación Asistentes

CONTENIDO:

1. Objetivos

2. Alcance






Página 197 de 288

Revisión Nº1


CEREMONIAS

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


PROCESO COORDINACIÓN CEREMONIAS

Director ColegioDirector

EducaciónI. Municipalidad

Relacionador Público /Encargado de Remuneraciones


Oficio Ceremonia

Inicio

Revisión

Funcionarios 30

años de Servicio

Solicitud Salón

Solicitud

Confirmación

Asistentes

Confirmación

Asistentes

Cotización

Proceso Compras

Confirmación

Salón

Fin


Página 198 de 288

Revisión Nº1


CEREMONIAS

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Organización Ceremonia


El Director de Educación envía un Oficio a los Directores de Colegios y al Relacionador Público, informando la fecha de realización de la Ceremonia en la que se reconoce al Profesor, al Asistente de Educación y a los funcionarios con más de 30 años.

Relacionador Público / Encargado de Remuneraciones

Al recepcionar el Oficio, el Relacionador Público, en conjunto con el Encargado de Remuneraciones, proceden a revisar el listado de trabajadores que han cumplido 30 años en la Corporación, o en alguno de los Colegios dependientes de ésta. .


El Relacionador Público comienza a cotizar los distintos proveedores necesarios para la ceremonia: galvanos, audio, comida, entre otros16.

Paralelamente, deberá solicitar, mediante Oficio dirigido a Director de DIDECO, un salón para llevar a cabo la ceremonia, y la confirmación de los asistentes al Director de cada Colegio, también a través de Oficio.

I. Municipalidad

Desde la I. Municipalidad le es confirmado el salón, a través de Oficio.

Director Colegio

Cada Director de Colegio envía Oficio, dando la lista de asistentes.

Nota: Toda persona que haya confirmado su asistencia y no asista, deberá cancelar el monto pagado por la Corporación por concepto de Cóctel. Esto debe ser informado al momento de solicitar la confirmación de asistencia.

16 Para un mayor detalle, ver Proceso Compras.


Página 199 de 288

Revisión Nº1


CEREMONIAS

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Oficio Ceremonia RE I - I -

Revisión Funcionarios 30 años de Servicio - RE RE - -

Cotización - RE - - -

Solicitud Salón - RE - - I

Confirmación Salón - I - - RE

Solicitud Confirmación Asistentes - RE - I -

Confirmación Asistentes - I - RE -

Dire

ctor

Edu

caci

ón

Rel

acio

nado

r P

úblic

o

Dire

ctor

Col

egio

Enc

arga

do d

e R

emun

erac

ione

s

I. M

unic

ipal

idad

ÁREA TRANSPORTE Fecha: Febrero 2011

Página 200 de 288

Revisión Nº1

MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ÁREA TRANSPORTE

Es responsabilidad del área de Transporte el satisfacer las necesidades de locomoción de los

establecimientos educacionales y la Corporación, siempre que dichas necesidades se ajusten a las

políticas de la organización.

OBJETIVOS DEL ÁREA

• Satisfacer y garantizar las necesidades de transporte de los establecimientos educacionales.

• El mantenimiento y reparación de los buses.

• Establecer los mecanismos de planificación que permitan un servicio oportuno, eficiente y de

calidad.

• Consolidar un sistema eficiente de control de servicio prestado, así como la aplicación de normas

y lineamientos a seguir para brindar un servicio ágil y expedito.

• Propiciar mayor eficiencia, en el aprovechamiento de los recursos disponibles a nivel central

como regional, bajo el principio de uso racional.


Página 201 de 288

Revisión Nº1

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE

COMBUSTIBLE

Elaborado por:


Encargado de Transporte Secretario General


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

III.4 PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE COMBUSTIBLE

1. OBJETIVO

• Establecer detalladamente las actividades que es necesario desarrollar para el logro de

una administración eficiente del combustible utilizado por los buses de la Corporación.

2. ALCANCE

• Aplicable a todas las compras de combustible que se realicen para los buses de la

Corporación.


• Ruta Semanal

• Solicitud de Compra

• Guía de Despacho (Proveedor)

• Factura (Proveedor)

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 202 de 288

Revisión Nº1


COMBUSTIBLE

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


PROCESO ADMINISTRACIÓN DE COMBUSTIBLE


Transporte


FinanzasSecretario General

Encargado de Transporte


Transporte/Conductor Transporte Escolar

Inicio

Confección Ruta

Semanal Buses

Cálculo Compra

Combustible

Emisión Memo

Solicitud de

CompraVºBº Emisión Cheque

Solicitud Vales de

Combustible

Carga de

Combustible

Recepción Guía

de Despacho

Revisión

Recepción Guías

de Despacho y

Facturas

Fin

Recepción

Factura y Vales de

Combustible

Firma Cheque


Página 203 de 288

Revisión Nº1


COMBUSTIBLE

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Solicitud de Compra Combustible


El Encargado de Transporte genera semanalmente la ruta de cada uno de los buses, información que entrega al Asistente de Adquisiciones y Transporte.

Asistente de Adquisiciones y Transporte

El Asistente de Adquisiciones y Transporte, con la información de la ruta semanal de los buses, procede a presupuestar las necesidades de compra de combustible de dicho periodo, y emite una Solicitud de Compra, la que entrega al Secretario General, para su revisión y visto bueno.

Secretario General

El Secretario General recepciona la Solicitud de Compra y procede a revisarla. Si detectara errores o inconsistencias, lo informa al Asistente de Adquisiciones y Transporte, para que realice las modificaciones necesarias. Deberá visar la Solicitud de Compra.


La Solicitud de Compra es entregada al Jefe de Administración y Finanzas, quien da la instrucción a su área para que se emita el cheque.

Secretario General

El Secretario General firma el cheque para la compra de combustible.

5.2 Compra Combustible


El Asistente de Adquisiciones y Transporte, una vez que cuenta con el cheque para la compra de combustible, se contacta con la empresa proveedora de combustibles, solicitándole la emisión de Vales de Bencina. La empresa le entrega los Vales, junto a la Factura.

5.3 Carga Combustible

Asistente de Adquisiciones y Transporte/ Conductor Transporte Escolar

Cada vez que sea necesario cargar combustible, el Asistente de Adquisiciones y Transporte acude con el Conductor de Transporte Escolar a la estación de servicio, verificando que efectivamente se cargue lo equivalente al valor del Vale de Combustible. Al entregar el Vale, el Asistente de Adquisiciones y Transporte recibe una Guía de Despacho por parte de la empresa proveedora de combustibles.


Página 204 de 288

Revisión Nº1


COMBUSTIBLE

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5.4 Revisión


Deben reunirse todas las Guías de Despacho por combustible y se comparan con las Facturas del proveedor de combustibles. Los datos de ambas fuentes de información deben ser coincidentes. Si existieran errores, el Asistente de Adquisiciones y Transporte deberá comunicarse con el proveedor, solicitándole la corrección de éstos. Una vez que ha comprobado que la documentación está correcta, la entrega al área de Finanzas.


Página 205 de 288

Revisión Nº1


COMBUSTIBLE

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Confección Ruta Semanal Buses RE I - -

Cálculo Compra Combustible - RE - - -

Emisión Memo Solicitud de Compra - RE - - -

Visto Bueno - R - RE I

Emisión Cheque - - - I RE

Firma Cheque - I - RE -

Solicitud Vales de Combustible - RE - - -

Recepción Factura y Vales de Combustible - RE - - -

Carga de Combustible - RE RE - -

Recepción Guía de Despacho - RE - - -

Revisión - RE - - -

Recepción Guías de Despacho y Facturas - - - - RE

Enc

arga

do d

e T

rans

porte

Asi

sten

te d

e A

dqui

sici

ones

y

Tra

nspo

rte

Sec

reta

rio G

ener

al

Jefe

Adm

inis

traci

ón y

F

inan

zas

Con

duct

or T

rans

porte

E

scol

ar


Página 206 de 288

Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO VIAJES ESPECIALES

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

III.5 PROCEDIMIENTO VIAJES ESPECIALES

1. OBJETIVO

• Describir las tareas que deben realizarse para proveer el servicio de Viajes Especiales

tanto respondiendo a solicitudes de Colegios, como a requerimientos de la I.

Municipalidad.

2. ALCANCE

• Aplicable a todas las solicitudes de buses para viajes especiales que se hagan a la

Corporación.


• Oficio Solicitud Viaje especial

• Carta de Solicitud

• Cotización

• Calendario

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 207 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S



Página 208 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Solicitud de Viaje Especial

Alcalde Municipio / Director de Colegio

Existen 3 instancias de solicitud de Viajes Especiales:

• El viaje es solicitado por el Alcalde, para alguna actividad organizada por la I. Municipalidad. La solicitud es realizada a través de Oficio dirigido al Secretario General de la Corporación.

• La solicitud de viaje es realizada por el Director de un Colegio, por medio de Oficio dirigido al Director de Educación.

• Otro tipo de organizaciones, como Junta de Vecinos, Colegios particulares y Organizaciones de Adulto Mayor, entre otros, hace la solicitud, para lo cual envía una Carta de Solicitud a la Corporación.

Secretario General / Director de Educación

Una vez que ha recibido el Oficio con la solicitud de viaje especial, el Secretario General o el Director de Educación, según corresponda, dan su visto bueno, lo que reflejan a través de su firma en el documento. Luego, entregan la documentación al Encargado de Adquisiciones, para que realice los arreglos correspondientes.

5. 2 Ejecución Servicio


Cuando una institución distinta a un Colegio dependiente de la Corporación o la I. Municipalidad solicita buses para viajes especiales, el Encargado de Transporte debe generar una cotización por el servicio de buses. Si el solicitante la acepta, se ingresa la fecha en la que se dará el servicio en el calendario. En caso contrario, el proceso se da por terminado.

Del mismo modo, una vez recepcionada el Oficio de solicitud con la aprobación del Secretario General o el Director de educación, el Encargado de Transporte incorpora la fecha del viaje en el calendario.

Finalmente, se da la instrucción al Conductor de Transporte Escolar para que efectúe el servicio.

Nota: La forma de proceder para el pago de aquellos viajes que implican un pago por parte del solicitante está descrita en el Proceso Otros Ingresos, del área de Administración y Finanzas.


Página 209 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Oficio Viaje Especial RE - - I - -

Oficio Solicitud Viaje Especial - - RE - I -

Carta Solicitud - RE - - - I

Visto Bueno (Secretario General) - - - RE - I

Visto Bueno (Director de Educación) - - - - RE I

Generación y Envío Cotización - I - - - RE

¿Acepta Cotización? - RE - - - I

Registro en Calendario - - - - - RE

Instrucción a Conductor de Transporte Escolar - - - - - RE

Alc

alde

I.

Mun

icip

alid

ad

Otro

s S

olic

itant

es

Dire

ctor

Col

egio

Sec

reta

rio G

ener

al

Enc

arga

do d

e T

rans

porte

Dire

ctor

Edu

caci

ón


Página 210 de 288

Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO BONOS CONDUCTORES

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

III.6 PROCEDIMIENTO BONOS CONDUCTORES

1. OBJETIVO

• Definir en detalle la forma de proceder para el adecuado control del pago de bonos a

Conductores de Transporte Escolar de la Corporación.

2. ALCANCE

• Aplicable a todos los pagos de bonos a Conductores de Transporte Escolar de la

Corporación.


• Bitácora

• Informe Remuneraciones

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 211 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S



Página 212 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Revisión Bitácora


Mensualmente, cada Conductor de Transporte Escolar debe entregar al Encargado de Transporte la Bitácora17 de sus viajes, documento que contiene la información de los recorridos que realizó durante el periodo (salidas, destinos, horarios).


El Encargado de Transporte recepciona la Bitácora, y procede a revisar la información contenida en ella. Debe compararla con la Planilla de Programación Mensual. Si encontrara discrepancias, lo informa al Conductor de Transporte Escolar correspondiente.

Una vez validada la Bitácora, el Encargado de Transporte genera un informe con la información relativa a los bonos por concepto de horas extras que se deberá pagar a cada Conductor de Transporte Escolar en el periodo, cuando corresponda. Deberá firmar el informe y entregarlo al Secretario General, para su revisión.

Secretario General

El Secretario General recepciona y revisa el informe. Deberá visarlo, en señal de aceptación.

5.2 Envío a Remuneraciones


Una vez aprobado el informe por el Secretario General, el Encargado de Transporte lo entrega al Encargado de Remuneraciones.

17 Ver Anexo Nº 3, “Bitácora”.


Página 213 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Entrega Bitácora Choferes RE I -

Revisión - RE -

¿Información Correcta? I RE -

Aviso a Chofer I RE -

Generación Informe - RE -

Visto Bueno (Encargada de Transporte) - RE -

Visto Bueno (Secretario General) - I RE

Entrega Informe a Remuneraciones - RE -

Con

duct

or T

rans

porte

E

scol

ar

Enc

arga

do d

e T

rans

porte

Sec

reta

rio G

ener

al

ANEXOS PARTE III: ÁREAS ADQUISICIONES Y TRANSPORTE

ÁREAS ADQUISICIONES Y TRANSPORTE Fecha: Febrero 2011

Página 215 de 288


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ANEXO Nº1: MEMO SOLICITUD DE PAGO A PROVEEDOR


Página 216 de 288


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ANEXO Nº2: GUÍA DE DESPACHO


Página 217 de 288


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ANEXO Nº3: BITÁCORA

PARTE IV PROCEDIMIENTOS ÁREAS PLANES COMPLEMENTARIOS, EDUCACIÓN

EXTRAESCOLAR E INFRAESTRUCTURA

ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS Fecha: Febrero 2011

Página 219 de 288

Revisión Nº1

MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS

Esta área es la encargada de promover y contribuir al Desarrollo Personal, tanto de los alumnos, como

del personal docente y no docente, gestionando aquellas actividades necesarias para satisfacer

necesidades tanto de formación, como de alimentación.

OBJETIVOS DEL ÁREA

• Coordinar y controlar el correcto funcionamiento del Programa de Alimentación Comunal PAE, en

conjunto con la Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas (JUNAEB).

• Coordinar el perfeccionamiento docente y no docente.

• Procurar el correcto funcionamiento en la entrega de beneficios otorgados por los Programas

implementados por la Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas a alumnos de establecimientos

educacionales.

• Informar, orientar y dirigir a las personas interesadas en realizar exámenes libres.


Página 220 de 288

Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO JUNAEB: ALIMENTACIÓN

Elaborado por:


Coordinador Planes Complementarios Secretario General


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

IV.1 PROCEDIMIENTO JUNAEB: ALIMENTACIÓN

CONTENIDO:

1. Objetivos

2. Alcance



4.1 Diagrama de Flujo JUNAEB: Cambio Empresa Alimentación

4.2 Diagrama de Flujo JUNAEB: Supervisión Programa alimentación


5.1 Procedimiento JUNAEB: Cambio Empresa Alimentación

5.2 Procedimiento JUNAEB: Supervisión Programa alimentación


6.1 Matriz de Roles de Proceso JUNAEB: Cambio Empresa Alimentación

6.2 Matriz de Roles de Proceso JUNAEB: Supervisión Programa alimentación


Página 221 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

1. OBJETIVO

• Describir los pasos que deben llevarse a cabo para lograr el correcto funcionamiento de

la entrega de raciones de alimentación por parte de la Junta Nacional de Auxilio Escolar y

Becas a los Colegios dependientes de la Corporación.

2. ALCANCE

• Aplicable a todos los cambios de empresas proveedoras del servicio de alimentación por

parte de de la Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas, así como a la supervisión por

parte de la Corporación a dichos servicios.


• Oficio Información Nueva Empresa de Alimentación

• Informe Observaciones

• Informe Mensual


Página 222 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

4.1 DIAGRAMA DE FLUJO JUNAEB: CAMBIO EMPRESA ALIMEN TACIÓN


Página 223 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

4.2 DIAGRAMA DE FLUJO JUNAEB: SUPERVISIÓN PROGRAMA ALIMENTACIÓN


Página 224 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5.1 PROCEDIMIENTO JUNAEB: CAMBIO EMPRESA ALIMENTACI ÓN

5.1.1 Información Nueva Empresa Alimentación

JUNAEB

Cuando la Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas determine cambiar la empresa que presta el servicio de alimentación a alguno de los colegios, lo informa al Director de Educación, a través de Oficio.


El Director de Educación recepciona el Oficio. Debe firmarlo, acreditando así estar al tanto del cambio de empresa de alimentación. Luego, lo entrega al Coordinador de Planes Complementarios.

5.1.2 Visita Establecimiento

Supervisor Empresa Alimentación

Es responsabilidad del Supervisor de la nueva Empresa de Alimentación ponerse en contacto con el Coordinador de Planes Complementarios para presentarse y coordinar la entrega de las instalaciones de cocina en el Colegio.

Además, la Empresa de Alimentación debe informar si adquirirá alguno(s) de los artículos que estén en las instalaciones.

Coordinador de Planes Complementarios

El Coordinador de Planes Complementarios coordina con el Colegio y el Supervisor de la nueva Empresa de Alimentación la entrega de las instalaciones en el Colegio.

Coordinador de Planes Complementarios / Supervisor Empresa Alimentación

Se revisan las instalaciones. Si se detectaran daños en la infraestructura, éstos deben ser reparados, de acuerdo al Proceso Infraestructura.

5.1.3 Entrega Establecimiento


Se hace entrega de las instalaciones de bodega y cocina a la nueva Empresa de Alimentación.

Nota: Las instalaciones deben ser entregadas en perfectas condiciones a la Empresa de Alimentación. De ahí en adelante, es responsabilidad de ésta última el mantenimiento de la infraestructura entregada.


Página 225 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5.2 PROCEDIMIENTO JUNAEB: SUPERVISIÓN PROGRAMA ALIM ENTACIÓN

5.2.1 Visita Instalaciones

Coordinador Planes Complementarios

Periódicamente, el Coordinador de Planes Complementarios debe visitar las instalaciones ocupadas por la Empresa de Alimentación, con el objeto de constatar que el servicio se está proveyendo de acuerdo a las exigencias de la Junaeb. Cuando detecte irregularidades, se comunicará inmediatamente con el Supervisor de la Empresa de Alimentación, informándole los reparos. En forma paralela, dará la instrucción al Coordinador del Colegio en cuestión, para que ponga una observación a la Empresa de Alimentación.

Coordinador Colegio

Diariamente, el Coordinador debe supervisar la entrega de raciones alimentarias por parte de la Empresa de Alimentación. Luego, completa una ficha de Junaeb con toda la información recopilada (tipo de alimentos, raciones, observaciones, etc.).

5.2.2 Observaciones


Es responsabilidad del Supervisor de la nueva Empresa de Alimentación dar solución a las observaciones realizadas por el Coordinador de Programas Complementarios, o por el Coordinador del Colegio.


Cuando se detecten irregularidades, el Coordinador de Planes Complementarios debe generar el Informe de Observaciones, y enviarlo a Junaeb.

5.2.3 Revisión Informe Mensual

JUNAEB

La Junaeb genera el Informe Mensual, el que contiene datos de las raciones diarias de alimentos proporcionadas por la Empresa de Alimentación, además de cualquier observación hecha por el Coordinador del Colegio durante el mes. El informe es enviado al Coordinador de Planes Complementarios.


Página 226 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


Luego de revisar el Informe Mensual, si el Coordinador de Planes Complementarios detectara irregularidades, se comunica inmediatamente con el Supervisor de la Empresa de Alimentación, solicitándole que dé solución a los reparos.


Es responsabilidad del Supervisor de la nueva Empresa de Alimentación dar solución a las observaciones realizadas por el Coordinador de Programas Complementarios.


Página 227 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

6.1 MATRIZ DE ROLES DE PROCESO JUNAEB: CAMBIO EMPRE SA ALIMENTACIÓN

R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Información Nueva Empresa Alimentación (Oficio)

RE I I -

Visto Bueno - RE - -

Presentación en Corporación - - I RE

Coordinación Recepción Instalaciones - - RE I

Revisión Instalaciones - - RE RE

¿Conforme? - - RE RE

Entrega Instalaciones a Proveedor - - RE -

Sup

ervi

sor

Em

pres

a A

limen

taci

ón

JUN

AE

B

Dire

ctor

Edu

caci

ón

Coo

rdin

ador

Pla

nes

Com

plem

enta

rios


Página 228 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

6.2 MATRIZ DE ROLES DE PROCESO JUNAEB: SUPERVISIÓN ALIMENTACIÓN

R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Visita Instalaciones RE - -

¿Conforme? RE - -

Comunicación con Supervisor Empresa Alimentación

RE - I

Solución Observaciones I - RE

Instrucción a Coordinador Colegio Observación a Empresa Alimentación

RE - -

Envío Informe Observaciones a Junaeb RE I -

Envío Informe Mensual I RE -

Revisión Informe Mensual Junaeb RE - -

¿Conforme? RE - -

Comunicación con Supervisor Empresa Alimentación

RE - I

Solución Observaciones - - RE

Coo

rdin

ador

Pla

nes

Com

plem

enta

rios

JUN

AE

B

Sup

ervi

sor

Em

pres

a A

limen

taci

ón


Página 229 de 288

Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMAS

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

IV.2 PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMAS

1. OBJETIVO

• Describir detalladamente la forma de proceder para participar en los programas de la

Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas (Junaeb) que otorgan beneficios a los alumnos

de los colegios dependientes de la Corporación.

2. ALCANCE

• Aplicable a todos los programas de la Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas para

entrega de beneficios a alumnos de colegios.


• Ficha Solicitud Información Junaeb

• Listado Alumnos Beneficiarios

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 230 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S



Página 231 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Información Programas

JUNAEB

Junaeb hace llegar al Coordinador de Planes Complementarios y a los Directores de Colegio los antecedentes relativos a los programas de beneficios para los alumnos. Paralelamente, solicitan la entrega de información que permitirá la entrega de los beneficios.


El Coordinador de Planes Complementarios debe ponerse en contacto con los Directores de los Colegios, para que envíen la información solicitada por Junaeb.

Director Colegio

Cada Director de Colegio debe enviar a Junaeb la información solicitada por dicha institución.

5.2 Listado Alumnos Beneficiarios

JUNAEB

Una vez que Junaeb recepciona la información solicitada a los Colegios, define quienes serán los alumnos beneficiarios, y envía el listado al Coordinador de Planes Complementarios, a través de correo electrónico.


El listado de alumnos beneficiarios es enviado a los Colegios.

5.3 Entrega Beneficio

JUNAEB

La Junaeb informa al Coordinador de Planes Complementarios la fecha en la que se hará entrega del beneficio a los beneficiarios de la comuna.


Con la información de las fechas proporcionadas por la Junaeb, el Coordinador de Planes Complementarios comienza a hacer los arreglos necesarios para la ceremonia de entrega del beneficio, es decir, la confirmación del salón en la I. Municipalidad y el transporte de los alumnos.

Finalmente, se hace entrega del beneficio a los beneficiarios del programa.


Página 232 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Envío Información Programas RE I I -

Coordinación con Colegios Entrega de Información

- I RE -

Envío Información I RE I -

Confirmación Recepción Información RE - - -

Envío Listado de Alumnos Beneficiarios RE - I -

Envío Listado de Alumnos Beneficiarios - I RE -

Información Fecha Entrega Beneficio RE - I -

Confirmación Salón - - R RE

Coordinación Transporte - - RE -

Entrega Beneficio RE - RE -

Dire

ctor

Col

egio

Coo

rdin

ador

Pla

nes

Com

plem

enta

rios

I.M

unic

ipal

idad

JUN

AE

B


Página 233 de 288

Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO ENLACES

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

IV.3 PROCEDIMIENTO ENLACES

1. OBJETIVO

• Describir la forma de proceder para definir propuestas que permitan que los Colegios

dependientes de la Corporación formen parte del Proyecto Enlaces, los que están

dirigidos al mejoramiento de la calidad de la educación mediante la informática educativa

y el desarrollo de una cultura digital en la ciudadanía con calidad, equidad y pertinencia.

3. ALCANCE

• Aplicable a todas las participaciones en propuestas del Proyecto Enlaces.


• Proyecto

• Oficio Envío Proyecto

• Oficio Observaciones Proyecto

• Oficio Aprobación Proyecto

• Bases de Postulación

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 234 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S



Página 235 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Detección Proyectos Enlaces


Constantemente, el Coordinador de Planes Complementarios debe revisar la página de Mineduc, con el objeto de detectar los programas existentes, en el marco del Proyecto Enlaces. Cuando hayan programas disponibles, los presenta al Director de Educación.


El Director de Educación revisa el programa, y determina si la Corporación participará con los Colegios dependientes de ésta. En caso de que así sea, da la instrucción al Coordinador de Planes Complementarios, para que elabore el proyecto.

5.2 Elaboración Proyecto


Para comenzar, el Coordinador de Planes Complementarios debe comunicarse con los Colegios, para detectar tanto las necesidades de computadores que cada uno de ellos tuviera y las personas que harán uso de éstos, como las condiciones de las instalaciones. Por otro lado, deberá confeccionar un presupuesto. Con la información anterior, elabora el proyecto, el que presenta al Director de Educación.


El Director de Educación revisa el proyecto. Si tuviera reparos, los comunica al Coordinador de Planes Complementarios, para que los corrija. Una vez que está satisfecha con el proyecto, da la instrucción al Coordinador de Planes Complementarios, para que lo envié al Mineduc.

5.3 Envío Proyecto


El Coordinador de Planes Complementarios genera un Oficio para el envío del proyecto a Mineduc.


El Director de Educación debe firmar el Oficio, y se está en condiciones de enviar el proyecto.

5.4 Aprobación Proyecto

MINEDUC

Mineduc recepciona el proyecto y procede a revisar que se corresponda con las Bases de Postulación. Si hubieran observaciones, éstas son enviadas al Director de Educación, a través de


Página 236 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

Oficio. Del mismo modo, una vez que en Mineduc están conformes con el proyecto presentado, envían un Oficio al Director de Educación.


El Director de Educación recepciona los Oficios del Mineduc, y los firma, en señal de que está en conocimiento de lo informado. Si hubieran observaciones, lo informa al Coordinador de Planes Complementarios.


Las observaciones al proyecto deben ser subsanadas por el Coordinador de Planes Complementarios. Luego, se envía nuevamente el proyecto a Mineduc.

5.5 Puesta en Marcha Proyecto


Una vez que Mineduc ha aprobado el proyecto, el Coordinador de Planes Complementarios recepciona los computadores, y se coordina con los Directores de Colegios, para la adecuación del espacio físico donde permanecerán los computadores. Por otro lado, coordina con los Coordinadores de los Colegios la instalación de los computadores.

Nota : Si bien es responsabilidad de cada Coordinador de Colegio el buen uso de los computadores, de acuerdo a la planificación curricular, es responsabilidad del Coordinador de Planes Complementarios la supervisión de las reuniones de coordinación con los Coordinadores de los Colegios.


Página 237 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Revisión Programa Enlaces RE - -

Presentación a Director de Educación RE I -

¿Participan? I RE -

Levantamiento Necesidades Colegios RE - -

Confección Proyecto RE - -

Confección Oficio RE I -

Visto Bueno - RE -

Envío Proyecto a MINEDUC RE - -

¿Observaciones? - - RE

Envío Observaciones - I RE

Visto Bueno I RE -

Envío Información Proyecto Aprobado - I RE

Visto Bueno I RE -

Recepción Computadores RE - -

Adecuación Espacio Físico RE - -

Coordinación Coordinadores Colegios RE - -

Instalación Computadores, (Administración y Soporte Técnico)

RE - -

Coo

rdin

ador

Pla

nes

Com

plem

enta

rios

Dire

ctor

Edu

caci

ón

Min

educ


Página 238 de 288

Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO PERFECCIONAMIENTO

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

IV.4 PROCEDIMIENTO PERFECCIONAMIENTO

1. OBJETIVO

• Detallar las tareas que deben llevarse a cabo cuando el Director de un Colegio solicita

que uno o más de los trabajadores de su establecimiento realicen un curso de

perfeccionamiento.

2. ALCANCE

• Aplicable a todas las solicitudes de cursos de perfeccionamiento que realicen los

Directores de Colegios.


• Oficio Solicitud

• Ficha Inscripción Curso Perfeccionamiento

• Oficio Rechazo

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 239 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S



Página 240 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Solicitud Curso Perfeccionamiento

Director colegio

Cuando el Director de un Colegio considere que es necesario que uno o más de los trabajadores pertenecientes al establecimiento educacional que dirige realicen un curso de perfeccionamiento, debe hacer llegar un Oficio de solicitud al Director de Educación, indicando las características del curso..


El Director de Educación, al recibir el Oficio, procede a revisar los atributos del curso solicitado, para constatar que éste esté en función de la actividad que desempeña el trabajador y de las necesidades del Colegio en cuestión. Si así fuera, da su visto bueno firmando el Oficio. En caso contrario, rechaza la solicitud, también a través de un Oficio al Director del Colegio.

Cuando haya determinado aprobar la solicitud, hace entrega de los antecedentes al Coordinador de Planes Complementario, dándole la instrucción de realizar la inscripción del curso.

5.2 Inscripción Curso


Con la información de los cursos y alumnos, el Coordinador de Planes Complementarios completa la Ficha de inscripción en la página web de Sofofa. Luego, comunica al Director que el curso ha sido inscrito satisfactoriamente.

Notas :

• No se aceptarán cursos de perfeccionamiento correspondientes a Diplomados o Postgrados.

• Cada trabajador podrá requerir sólo un curso por año. Si solicitara un segundo curso en ese periodo, dicha solicitud será denegada.

Plazo de Ejecución: 24 horas antes del comienzo del curso.


Página 241 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Envío Cursos Perfeccionamiento RE I -

¿Conforme? I RE -

Rechazo I RE -

Visto Bueno - RE I

Confección Ficha Inscripción - - RE

Inscripción en Página Web Sofofa - - RE

Aviso Curso Inscrito I - RE

Dire

ctor

Col

egio

Dire

ctor

Edu

caci

ón

Coo

rdin

ador

Pla

nes

Com

plem

enta

rios


Página 242 de 288

Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO EXÁMENES LIBRES

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

IV.5 PROCEDIMIENTO EXÁMENES LIBRES

1. OBJETIVO

• Dar una pauta clara tanto respecto de las actividades que deben llevarse a cabo cuando

una persona se acerca a la Corporación solicitando rendir exámenes de validación de

estudios de Educación Básica, así como acerca de los requisitos que hacen posible dicho

proceso.

2. ALCANCE

• Aplicable a todas las solicitudes de rendición de exámenes libres de Educación Básica

que se realicen en la Corporación.


• Ficha Asistencia

• Acta

• Certificado

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 243 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S



Página 244 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Postulación Exámenes libres

Postulante

Cuando una persona esté interesada en rendir exámenes libres de validación de estudios, se acerca a la Corporación, donde es remitido a conversar con el Coordinador de Planes Complementarios.


El Coordinador de Planes Complementarios da al postulante la información requerida para rendir exámenes libres, y lo deriva al Departamento Provincial de Educación.

Nota : Para ver el detalle de los requisitos, documentación requerida y otros aspectos de la rendición de exámenes libres, ver el anexo nº 1 del presente procedimiento.

Departamento Provincial de Educación

Cuando el Departamento Provincial de Educación determine aprobar la solicitud del postulante para que rinda exámenes libres, le entrega una Autorización física.

5.2 Exámenes Libres


Una vez que el postulante tiene la Autorización del Departamento Provincial de Educación, el Coordinador de Planes Complementarios le entrega las fechas en las que se le tomarán los exámenes, además del temario.

Es responsabilidad del Coordinador de Planes Complementarios tomar los exámenes al postulante y revisarlos. Debe completar la Ficha de Asistencia.

Si el postulante rinde satisfactoriamente los exámenes, el Coordinador de Planes Complementarios confecciona el Acta y el Certificado que acredita que ha rendido dichos exámenes. Esta documentación es enviada al Director del Liceo autorizado.

Director Liceo

El Director del Liceo firma el Certificado y le hace entrega del mismo a la persona que ha rendido los exámenes libres.


Página 245 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Solicitud Información RE I - -

Entrega Exigencias I RE - -

Deriva a Depto. Provincial de Educación I RE - -

Entrega Autorización Exámenes libres I - RE -

Entrega Temario y Fecha Examen I RE - -

Toma de Exámenes - RE - -

Confección Ficha Asistencia - RE - -

Revisión de Exámenes - RE - -

Confección Acta y Certificados - RE - -

Envío Certificado y Acta a Liceo Autorizado - RE - I

Firma Acta y Certificado - I - RE

Entrega Certificado a Alumno - - - RE

Pos

tula

nte

Coo

rdin

ador

Pla

nes

Com

plem

enta

rios

Dep

arta

men

to

Pro

vinc

ial d

e E

duca

ción

Dire

ctor

Lic

eo

ÁREA EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR Fecha: Febrero 2011

Página 246 de 288

Revisión Nº1

MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ÁREA EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR

El área de Educación Extraescolar tiene como objetivo general el promover y contribuir al desarrollo

personal de los alumnos, complementando la formación académica con actividades co-programáticas de

carácter deportivo y cultural.

OBJETIVOS DEL ÁREA

• Coordinar la organización, ejecución y control de las actividades extraescolares que se ejecutan

en cada una de las unidades educativas municipalizadas de la comuna.

• Elaborar y presentar proyectos relacionados con educación extra-escolar en materia de eventos,

implementación e infraestructura; ante el departamento provincial de educación, instituto nacional

del deporte y otros organismos externos afines a la actividad.

• Mantener informados a los colegios respecto de actividades deportivas y de recreación, provenientes de los organismos pertinentes.

• Organizar eventos deportivos y recreativos de carácter comunal y provincial para los alumnos, padres y apoderados.


Página 247 de 288

Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

IV.6 PROCEDIMIENTO EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR

1. OBJETIVO

• Definir y establecer las actividades que es necesario llevar a cabo para la planificación y

ejecución adecuada y eficiente de actividades distintas a las escolares, para los alumnos

de los colegios dependientes de la Corporación.

2. ALCANCE

• Aplicable a todas las actividades extraescolares que se realicen con los Colegios



• Plan de Trabajo Anual

• Oficio envío Plan de Trabajo Anual

• Presupuesto

• Oficio envío Presupuesto

• Oficio Aceptación / Rechazo Consejo Municipal

• Plan PADEM

• Solicitud Implementación

• Acta de Entrega

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 248 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S



Página 249 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Plan de Trabajo Anual

Coordinador Educación Extraescolar / Asesor Colegio

Es responsabilidad del Coordinador de Educación Extraescolar, en conjunto con el Asesor de cada Colegio, definir el Plan de Trabajo Anual, el que contiene las actividades deportivas, culturales y recreativas que se realizarán durante el año. Esta planificación debe enviarse al Director de cada Colegio, a través de Oficio, al comienzo del año escolar.

Director Colegio

En reunión mensual con los Directores de Colegios, el Coordinador de Educación Extraescolar revisa el Plan de Trabajo Anual. Si es necesario hacer modificaciones en las fechas, éstas son discutidas en dicha reunión.

Coordinador Educación Extraescolar / Asesor Colegio

Se llevan a cabo las modificaciones al Plan de Trabajo Anual que fueran solicitadas por los Directores de Colegios.

5.2 Confección Presupuesto

Coordinador Educación Extraescolar

Una vez que todos los Directores de Colegio están de acuerdo con el Plan de Trabajo Anual, el Coordinador de Educación Extraescolar genera el presupuesto de los gastos que implicará el realizar las actividades extraescolares. Para confeccionarlo, se basa en las experiencias de años anteriores y algunas cotizaciones a través de páginas web. Debe presentarlo al Director de Educación.


El Director de Educación revisa el presupuesto. Si tuviera alguna objeción, la informa al Coordinador de Educación Extraescolar, para que realice las modificaciones necesarias.

De estar conforme con el presupuesto, el Director de educación lo aprueba, para lo cual debe firmarlo. Luego, lo ingresa en el Plan Comunal18, y lo presenta al Consejo Municipal, a través de oficio.

18 Formato de Plan Comunal es provisto por PADEM.


Página 250 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5.3 Aprobación Presupuesto

Consejo Municipal

El Consejo Municipal recepciona y revisa el presupuesto. Si tuviera objeciones u observaciones, los informa al Secretario General, a través de Oficio.

Del mismo modo, si el Consejo Municipal decidiera aprobar o rechazar el presupuesto, lo informa al Secretario General, a través de Oficio.

Plazo de Ejecución : 20 días antes de que venza el plazo que la Ley impone para aprobar Presupuesto de Educación.

Secretario General

El Secretario General firma el Oficio recepcionado, provenientes del Consejo Municipal. Luego, debe traspasarlos al Director de educación.


El Director de Educación recepciona el Oficio, y lo firma, en señal de que está informado de la situación. Luego, los entrega al Coordinador de Educación Extraescolar.


Si el Consejo Municipal hubiera hecho reparos, el Coordinador de Educación Extraescolar realiza las modificaciones necesarias al presupuesto, y lo entrega nuevamente al Director de Educación.

Nota: En aquellos casos en los que el Consejo Municipal rechazara el presupuesto, queda a Discreción del Alcalde la entrega de un presupuesto para Actividades Extraescolares, de acuerdo a la legislación vigente.

5.4 Preparativos Actividades


Alrededor de 1 mes antes del comienzo de las actividades extraescolares, el Coordinador de Educación Extraescolar, en conjunto con el Asesor de cada Colegio, comienza a coordinar con los Directores de Colegios la organización de las actividades. Esta coordinación es verbal y/o telefónica.

15 días antes del comienzo de las actividades, el Coordinador de Educación Extraescolar realiza una Solicitud de Pedido19 al área de Adquisiciones. Dicha solicitud contiene todos los implementos necesarios para las actividades, especificando cantidades y características.

19 Ver Anexo nº 2: “Solicitud de Pedido”.


Página 251 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


El Encargado de Adquisiciones lleva a cabo las compras solicitadas, de acuerdo al Proceso de Compras.


Se recepcionan los implementos, los que son distribuidos a los distintos colegios. Debe generarse un Acta de Entrega.

Nota: La distribución puede ser realizada a través del área de Transporte o por el mismo Coordinador de Educación Extraescolar, lo que dependerá de la disponibilidad de tiempo de éste último.

Director Colegio

Al recepcionar los implementos, cada Director de Colegio deberá firmar el Acta de Entrega.

5.5 Realización Actividades


Al momento de realizarse las actividades, es responsabilidad del Coordinador de Educación Extraescolar supervisarla


Página 252 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Confección Plan de Trabajo Anual (Propuesta) RE RE - - - - -

Envío a Colegios RE - I - - - -

¿Conforme? I - RE - - - -

Modificación RE RE - - - - -

Aceptación I - RE - - - -

Confección Presupuesto RE - - I - - -

¿Conforme? I - - RE - - -

Modificación RE - - - - - -

Visto Bueno - - - RE - - -

Ingreso a Plan PADEM - - - RE - - -

Presentación a Consejo Municipal - - - RE - I -

¿Conforme? - - - - - RE -

Enc

arga

do

Adq

uisi

cion

es

Coo

rdin

ador

Edu

caci

ón

Ext

raes

cola

r

Ase

sor

Col

egio

Dire

ctor

Col

egio

Dire

ctor

Edu

caci

ón

Con

sejo

Mun

icip

al

Sec

reta

rio G

ener

al


Página 253 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Envío Oficio Reparos - - - - I RE -

Visto Bueno Oficio Reparos (Secretario General) - - - I RE - -

Visto Bueno Oficio Reparos (Director Educación) I - - RE - - -

Envío Oficio Aceptación - - - I - RE -

Visto Bueno Oficio Aceptación (Secretario General)

- - - I RE - -

Visto Bueno Oficio Aceptación (Director Educación)

I - - RE - - -

Coordinación RE - - - - - -

Solicitud de Pedido Implementación RE - - - - - I

Compra - - - - - - RE

Recepción Implementos RE - - - - - -

Distribución a Colegios RE - - - - - -

Recepción y Firma Acta de Entrega R - RE - - - -

Archivo RE - - - - - -

Supervisión Evento RE - - - - - -

Sec

reta

rio G

ener

al

Coo

rdin

ador

Edu

caci

ón

Ext

raes

cola

r

Dire

ctor

Col

egio

Dire

ctor

Edu

caci

ón

Con

sejo

Mun

icip

al

Enc

arga

do

Adq

uisi

cion

es

Ase

sor

Col

egio

ÁREA INFRAESTRUCTURA Fecha: Febrero 2011

Página 254 de 288

Revisión Nº1

MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ÁREA INFRAESTRUCTURA

Infraestructura es el área a cargo del correcto funcionamiento y mantenimiento de las instalaciones de

establecimientos educacionales de la Corporación Municipal.

OBJETIVOS DEL ÁREA

• Coordinar y supervisar los trabajos de mantenimiento y reparación en los establecimientos

educacionales.

• Procurar el correcto funcionamiento de la infraestructura.


Página 255 de 288

Revisión Nº1

Elaborado por:


Coordinador de Infraestructura Secretario General


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

IV.7 PROCEDIMIENTO INFRAESTRUCTURA

1. OBJETIVO

• Señalar y describir las actividades que se deben llevar a cabo cuando es necesario

realizar reparaciones o mantenimiento a la infraestructura de alguno de los Colegios


2. ALCANCE

• Aplicable a todas las reparaciones o mantenimiento de infraestructura que se realicen a

Colegios dependientes de la Corporación.


• Cotización

• Orden de Trabajo

• Solicitud de Pago

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 256 de 288

Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO INFRAESTRUCTURA

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


PROCESO INFRAESTRUCTURA


FinanzasContratista (Maestro)Coordinador de InfraestructuraDirector Colegio

Inicio

Cotización

Trabajos

Generación Orden

de Trabajo

Entrega a

Contratista

Aviso a ColegioRealización

Trabajos

Recepción

Trabajos

¿Conforme? NO

SI

Solicitud

Reparación

Entrega

Necesidades

Mantenimiento

Fin

Solicitud Pago

Contratista Pago


Página 257 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Necesidades de Mantenimiento

Director Colegio

En diciembre de cada año, los Directores de Colegio deben hacer llegar al Coordinador de Infraestructura un informe con las necesidades de mantenimiento de su establecimiento. En dicho informe se debe indicar la prioridad que tiene cada trabajo a realizar.

Nota: Durante el año, también se hacen llegar necesidades de reparación. Las mismas deben hacerse llegar al Coordinador de Infraestructura, a través de Oficio.

5.2 Orden de Trabajo


De acuerdo al informe de necesidades de mantenimiento, el Coordinador de Infraestructura debe cotizar el costo de los trabajos a realizar (al menos 3 cotizaciones). Elegirá la más conveniente, de acuerdo al costo, tiempos involucrados y referencias o experiencia con el Contratista.

Luego, debe generar la Orden de Trabajo20, la que entrega al Contratista.

Debe coordinar con el Director del Colegio la realización de los trabajos, informándole los datos del Contratista.

Contratista

El Contratista ejecuta los trabajos solicitados.

Nota: En aquellos casos en los que haya que realizar trabajos de reparación y/o mantenimiento con carácter de urgencia, no se harán cotizaciones, encomendándole el trabajo a algún Contratista disponible.

20 Ver Anexo nº3:”Orden de Trabajo”.


Página 258 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5.3 Recepción Trabajos


Una vez terminados los trabajos de mantenimiento y/o reparación de infraestructura, el Coordinador de Infraestructura debe acudir al Colegio a recepcionarlos. En caso de que detectara un trabajo mal realizado o no terminado, le solicita al Contratista corregirlo o terminarlo.

Cuando está conforme con el trabajo del Contratista, el Coordinador de Infraestructura genera una Solicitud de Pago21, la que entrega al Jefe de Administración y Finanzas. Debe adjuntar la cotización y Orden de Trabajo.


El Jefe de Administración y Finanzas genera el pago al Contratista, de acuerdo al Proceso Honorarios.

21 Ver Anexo nº4:”Solicitud de Pago”.


Página 259 de 288


Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Entrega Necesidades Mantenimiento RE I - -

Cotización Trabajos - RE - -

Generación Orden de Trabajo - RE - -

Entrega a Contratista - RE - -

Aviso a Colegio I RE - -

Realización Trabajos - I RE -

Recepción Trabajos - RE - -

¿Conforme? - RE I -

Solicitud Reparación - RE I -

Solicitud Pago Contratista - RE - I

Pago - - - RE

Dire

ctor

Col

egio

Coo

rdin

ador

In

fraes

trucr

tura

Con

tratis

ta

Jefe

Adm

inis

traci

ón y

F

inan

zas

ANEXOS PARTE IV: ÁREAS PLANES COMPLEMENTARIOS. EDUCACIÓN

EXTRAESCOLAR E INFRAESTRUCTURA

ÁREAS PLANES COMPLEMENTARIOS, EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR E INFRAESTRUCTURA

Fecha: Febrero 2011

Página 261 de 288


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ANEXO Nº1: DISPOSICIONES GENERALES SOBRE EXÁMENES

LIBRES

RESPECTO DE LOS EXÁMENES LIBRES:

� Los exámenes son elaborados y administrados por el establecimiento educacional que designe el Departamento Provincial, de acuerdo a los planes y programas vigentes para el respectivo curso, nivel y/o modalidad a validar. Asimismo, la evaluación y promoción se regirá por los respectivos reglamentos de evaluación del nivel o curso correspondiente.

� Está dirigido a las personas que hayan interrumpido sus estudios y deseen regularizarlo.

� La inscripción se realiza entre marzo y junio (menores de 18) y hasta octubre para los mayores de edad, quedando bajo la responsabilidad de la persona el tiempo que dedique a la preparación de los exámenes (Las fechas pueden variar de una región a otra. Se recomienda consultar en el Departamento Provincial correspondiente a la comuna donde vive).

� Existe la opción de rendir exámenes a la brevedad en el caso que la persona lo solicite. Esta puede realizarse durante todo el año.

� Los exámenes se rinden en la fecha que se defina con el establecimiento asignado por el Departamento Provincial de Educación. Generalmente entre octubre, noviembre y diciembre.

RESPECTO DE QUIENES PUEDEN RENDIR EXÁMENES LIBRES:

� Aquellas personas que no han realizado estudios regulares o los han interrumpido.

� Los que han realizado estudios en establecimientos educacionales no reconocidos por el Estado.

� Aquellos que han realizado estudios en el extranjero en países sin convenio con Chile.

REQUISITOS:

� El requisito básico para optar a este tipo de validación es no estar matriculado ni cursando estudios regulares el año que se desea rendir examen.

DOCUMENTOS REQUERIDOS:

� Certificado de nacimiento en el caso de menores de edad.

� Cédula de Identidad, en el caso de los mayores de edad.

� Certificados de estudio correspondientes a los cursos previos del nivel que se solicita validar, extendidos dentro de los 30 días anteriores a la inscripción por el establecimiento educacional que los otorgó, la Secretaría Regional Ministerial de Educación o el Departamento Provincial de Educación.

� Declaración jurada del interesado o apoderado o representante legal del menor, según corresponda, en que se exprese que los datos contenidos y los antecedentes acompañados a la solicitud son verídicos. La entrega de documentación falsa invalidará el proceso.


Fecha: Febrero 2011

Página 262 de 288


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ANEXO Nº2: SOLICITUD DE PEDIDO


Fecha: Febrero 2011

Página 263 de 288


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ANEXO Nº3: ORDEN DE TRABAJO


Fecha: Febrero 2011

Página 264 de 288


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ANEXO Nº4: SOLICITUD DE PAGO

PARTE V PROCEDIMIENTOS ÁREA SALUD

ESCOLAR

ÁREA SALUD ESCOLAR Fecha: Febrero 2011

Página 266 de 288

Revisión Nº1

MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ÁREA SALUD ESCOLAR

Es responsabilidad del área de Salud Escolar el velar porque se lleven a cabo todas las actividades

necesarias para satisfacer las necesidades de salud de los alumnos de establecimientos educacionales.

OBJETIVOS DEL ÁREA

• Coordinar las actividades inherentes al Programa de Salud Escolar de la Junta Nacional de

Auxilio Escolar y Becas (JUNAEB).


Página 267 de 288

Revisión Nº1

PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMA SALUD

DEL ESTUDIANTE (ETAPA PESQUISA)

Elaborado por:


Coordinador Comunal Secretario General


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

V.1 PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMA DE SALUD DEL

ESTUDIANTE (ETAPA PESQUISA)

1. OBJETIVO

• Describir claramente la forma de proceder para lograr la detección de alumnos de los

colegios que presenten problemas de salud relacionados con las áreas de oftalmología,

otorrinología y columna22.

2. ALCANCE

• Aplicable tanto a los alumnos de colegios dependientes de la Corporación, como a

aquellos pertenecientes a otros colegios donde la gestión del Programa de Salud del

Estudiante esté a cargo de la Corporación.


• Oficio Información Áreas Pesquisa

• Nómina de Pesquisa

• Resumen Comunal de Necesidades de Atención

22 Para un mayor detalle respecto de los compromisos de JUNAEB y de la Comuna en el Programa de Salud del Estudiante, ver Anexo nº 1: Compromisos.

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 268 de 288

Revisión Nº1



Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S



Página 269 de 288

Revisión Nº1



Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Información Programa Anual

JUNAEB

En marzo de cada año, Junaeb hace llegar al Coordinador Comunal y a los Directores de Colegios los antecedentes relativos al Programa Anual de Salud del Estudiante.

Director Colegio

Es imperativo que cada colegio cuente con un Profesor Coordinador del Programa de Salud del Estudiante (PSE), encargado de realizar en conjunto con el Coordinador Comunal, las gestiones necesarias para asegurar la atención de los estudiantes que lo requieran en las tres etapas de implementación del Programa de Salud (Pesquisa, Screening y Atención del Especialista y Prestaciones de Apoyo). La designación del Profesor Coordinador de Salud es responsabilidad del Director de cada Colegio.

5.2 Pesquisa

JUNAEB

La JUNAEB informa al Coordinador Comunal, a través de Oficio, los cursos y las áreas a pesquisar, procedimientos, instrumentos de evaluación (cuando corresponda), criterios de derivación, entre otros datos.

Envía además las Cartas de Compromiso.

Alcalde El Alcalde firma la Carta de Compromiso con el PSE, y aprueba el nombramiento del Coordinador Comunal de PSE.

Luego en el segundo punto en el texto del Secretario General / Director de Educación después de las palabras (estar informados…) se debe agregar (y devuelven carta de compromiso.)

Secretario General / Director de Educación

Tanto el Secretario General como el Director de educación firman el Oficio enviado por la JUNAEB, acreditando así estar informados.

El Secretario General debe firmar la Carta de Compromiso, y devolverla al Coordinador Comunal.

Coordinador Comunal

Es responsabilidad del Coordinador Comunal generar y enviar a los Directores de Colegios involucrados un Oficio, poniéndolos al tanto de la información proporcionada por JUNAEB.


Página 270 de 288

Revisión Nº1



Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


El Director de Educación debe firmar el Oficio.

Profesor Coordinador Programa Salud del Estudiante / Profesor Jefe

Al interior de la escuela, cada Profesor Jefe, con el apoyo del Profesor Coordinador del PSE de cada Colegio, deberá pesquisar y registrar a todo estudiante con los problemas de salud que atiende el Programa.

Finalizada la pesquisa, cada Profesor Coordinador del PSE debe generar la Nómina de Pesquisa23, nómina que contiene la información de los alumnos pesquisados, la que entrega al Coordinador Comunal24.

5.3 Necesidades de Atención

Coordinador Comunal

El Coordinador Comunal debe, con la información de las Nóminas de Pesquisas de los distintos colegios, revisar y evaluar la demanda de atención levantada. Luego, elaborará un consolidado con la documentación recepcionada desde las escuelas en el formulario Resumen Comunal de Necesidades de Atención, entregándolo a la Coordinación Regional en la fecha indicada por JUNAEB.

Si existieran observaciones al Comunal de Necesidades de Atención, el Coordinador Comunal deberá solicitar al Profesor Coordinador del PSE que las aclare o corrija, e informar el resultado al Coordinador Regional.

JUNAEB (Coordinador Regional)

El Coordinador Regional recepciona la información y procede a revisarla. Si tuviera observaciones o dudas, las hace llegar al Coordinador Comunal, para que las aclare y/o corrija.

Finalmente, envía al Coordinador Comunal la Nómina Final de alumnos que pasarán a la siguiente etapa, la de Screening o Pre Diagnóstico.

23 Ver Anexo nº2: Nómina de Pesquisa. 24 En general, esta información le es entregada al Coordinador Comunal por mano, en reunión de coordinación. En caso de que esto no sea posible, le debe ser enviada por Oficio.


Página 271 de 288

Revisión Nº1



Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Información Programa Anual RE I - - - I -

Designación Profesor Coordinador Programa de Salud del Estudiante

- RE - - - I I

Aprobación Nombramiento - - RE - - I -

Firma Carta Compromiso - - RE RE - I -

Envío Oficio Información Áreas de Pesquisa - I - - - RE I

Visto Bueno (Recepción Oficio JUNAEB) - - - RE RE - -

Generación Oficio Información Áreas de Pesquisa - - - - I RE -

Visto Bueno (Envío Oficio Colegios) - - - - RE I -

Pesquisa - - - - - R RE

Generación y Envío Nóminas Pesquisa - - - - - I RE

Emisión y Envío Resumen Comunal de Necesidades de Atención

I - - - - RE -

Revisión RE - - - - I -

¿Observaciones? RE - - - - I -

Solicitud Aclaración/Corrección RE - - - - I -

Solicitud Aclaración/Corrección - - - - - RE I

Aclaración/Corrección I - - - - I RE

Confirmación Nóminas Finales RE - - - - I -

Coordinación Atenciones - - - - - RE RE

Pro

feso

r C

oord

inad

or P

SE

JUN

AE

B

Dire

ctor

Col

egio

Sec

reta

rio

Gen

eral

Dire

ctor

E

duca

ción

Coo

rdin

ador

C

omun

al

Alc

alde


Página 272 de 288

Revisión Nº1


DEL ESTUDIANTE (ETAPA SCREENING)

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


ESTUDIANTE (ETAPA SCREENING)

1. OBJETIVO

• Detallar las actividades que es necesario llevar a cabo para la realización de screening o

pre diagnósticos a los estudiantes pesquisados que presenten problemas de salud

relacionados con las áreas de oftalmología, otorrinología y columna.

2. ALCANCE



Estudiante esté a cargo de la Corporación, y que hayan sido derivados a screening o pre

diagnóstico, como resultado de le Etapa de Pesquisa25.


• Nómina de Atenciones y Resultados

• Formulario Único de Ingreso

• Resumen Comunal de Necesidades de Atención

• Resumen Comunal de Necesidades de Atención 25 Para un mayor detalle respecto de los compromisos de JUNAEB y de la Comuna en el Programa de Salud del Estudiante, ver Anexo nº 1: Compromisos.

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 273 de 288

Revisión Nº1



Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S



Página 274 de 288

Revisión Nº1



Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

Nota : Algunas actividades de este proceso son realizadas por un Prestador designado por la JUNAEB, mientras que otras son responsabilidad del área de Salud de la Corporación. Esta información es determinada y proporcionada por JUNAEB. Se hará mención a estas diferencias cuando corresponda.

5.1 Coordinación Screening

Coordinador Comunal

Cuando se trate de alumnos cuyo proceso de Screening será llevado a cabo por el área de Salud de la Corporación, el Coordinador Comunal deberá generar un Oficio dirigido al Director de Salud, al Director de Educación y al Secretario General de la Corporación, solicitándoles la realización del Screening. Debe adjuntar la Nómina de Pesquisados que deben ser atendidos, indicando el colegio al que pertenecen, así como la especialidad en la que deben ser atendidos (oftalmología, otorrinología y columna).

JUNAEB

En caso de que el proceso de Screening sea realizado por un Prestador definido por JUNAEB, dicha institución deberá informar al Coordinador Comunal los datos del mismo.

Secretario General / Director de Educación / Direct or de Salud

Tanto el Secretario General, como los Directores de Educación y Salud de la Corporación, son los responsables de designar los profesionales de cada especialidad que harán el Screening, así como las fechas y horarios en que se llevará a cabo el proceso. Esta información debe ser traspasada al Coordinador Comunal.

Coordinador Comunal

Es responsabilidad del Coordinador Comunal realizar la coordinación tanto con los equipos de profesionales que realizarán el pre diagnóstico o Screening, como con los colegios.

El Coordinador Comunal debe entregar al Prestador Contratado para el Screening una fotocopia de las Nóminas de Pesquisados de los colegios que les corresponda evaluar, y calendarizar las respectivas atenciones.

5.2 Atención Screening

Prestador / Salud Corporación

El Prestador correspondiente realiza la atención de los estudiantes (Prestador designado por JUNAEB o por el área de Salud de la Corporación). Luego, deberá ingresar en la página web de la JUNAEB la información relativa a la asistencia de los estudiantes atendidos, y de su eventual


Página 275 de 288

Revisión Nº1



Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

derivación al Especialista. La Nómina de Atenciones y Resultados26 debe ser impresa y entregada al Coordinador Comunal.

Profesor Coordinador Programa Salud del Estudiante

Es responsabilidad del Profesor Coordinador del PSE el completar el Formulario Único de Ingreso27, uno por cada especialidad cuando corresponda, con todos los antecedentes correctos requeridos.

Coordinador Comunal

El Coordinador Comunal debe confeccionar el Estado de Avance Comunal, a partir de la fecha y en los plazos establecidos por el Equipo Regional cada año. Este documento debe completarse y hacerse llegar a la Oficina Regional, se hayan iniciado o no las atenciones de los especialistas, completando toda la información requerida a partir de dos fuentes: registros del Pre Diagnóstico (niños examinados, pendientes y derivados en esta etapa) y Formularios Únicos de Atención de Ingreso y de Control completados por el especialista.

Cuando se trate de niños derivados a un especialista, el Coordinador Comunal deberá hacer entrega del Formulario Único de Ingreso al Profesor Coordinador del PSE de cada colegio, para que éste, a su vez, los haga llegar a los estudiantes correspondientes.

5.3 Necesidades de Atención

Coordinador Comunal

El Coordinador Comunal debe, con la información de las Nóminas de Pesquisas de los distintos colegios, revisar y evaluar la demanda de atención levantada. Luego, elaborará un consolidado con la documentación recepcionada desde las escuelas en el formulario Resumen Comunal de Necesidades de Atención, entregándolo a la Coordinación Regional en la fecha indicada por JUNAEB.

Si existieran observaciones al Comunal de Necesidades de Atención, el Coordinador Comunal deberá solicitar al Profesor Coordinador del PSE que las aclare o corrija, e informar el resultado sl Coordinador Regional.

JUNAEB (Coordinador Regional)

El Coordinador Regional recepciona la información y procede a revisarla. Si tuviera observaciones o dudas, las hace llegar al Coordinador Comunal, para que las aclare y/o corrija.

Finalmente, envía al Coordinador Comunal la Nómina Final de alumnos que pasarán a la siguiente etapa, la etapa de Screening o Pre Diagnóstico.

26 Ver Anexo nº 3: Nómina de Atenciones y Resultados. 27 Ver Anexo nº 4: Formulario Único de Ingreso o Control.


Página 276 de 288

Revisión Nº1



Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Oficio Solicitud Atención Primaria de Salud RE I I I - -

Aceptación Atención Primaria de Salud I RE RE RE - -

Coordinación RE - - - I I

Entrega Nómina de Pesquisados RE - - - I -

Atención a Alumnos (Screening) I - - - RE I

Ingreso Nómina Atenciones y Resultados a Sistema Junaeb

- - - - RE I

Completar Formulario Único de Ingreso (Niños con Indicación Derivación)

- - - - - RE

Envío Nómina Atenciones y Resultados I - - - RE -

Confección Informe Estado Avance Comunal RE - - - - -

¿Niños Derivados? R - - - - -

Entrega Formulario Único de Ingreso RE - - - - I

Coo

rdin

ador

Com

unal

Sec

reta

rio G

ener

al

Dire

ctor

Edu

caci

ón

Dire

ctor

de

Sal

ud

Pro

feso

r C

oord

inad

or

PS

E

Pre

stad

or


Página 277 de 288

Revisión Nº1

PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMA SALUD DEL

ESTUDIANTE (ETAPA ATENCIÓN DEL

ESPECIALISTA Y PRESTACIONES DE APOYO)

Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


ESTUDIANTE (ETAPA ATENCIÓN DEL ESPECIALISTA Y

PRESTACIONES DE APOYO)

CONTENIDO:

1. Objetivo

2. Alcance






Página 278 de 288

Revisión Nº1




Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

1. OBJETIVO

• Detallar la forma de proceder para lograr la entrega de un servicio orientado a la solución

temprana a problemas de salud del Escolar que afectan de manera importante su

inserción, permanencia y desempeño en el Sistema Educativo.

2. ALCANCE



Estudiante esté a cargo de la Corporación, y que hayan sido derivados a un Especialista,

como resultado del Proceso de Screening28.


• Formulario Único de Ingreso o Control

• Ficha Médica

• Carné de Salud Escolar

• Nómina de Atenciones y Resultados

• Informe Estado de Avance Comunal

28 Para un mayor detalle respecto de los compromisos de JUNAEB y de la Comuna en el Programa de Salud del Estudiante, ver Anexo nº 1: Compromisos.


Página 279 de 288

Revisión Nº1




Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S



Página 280 de 288

Revisión Nº1




Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Coordinación Atención

JUNAEB

El Coordinador Regional debe informar al Coordinador Comunal acerca de los cupos programados para atención por especialidad.

Coordinador Comunal

El Coordinador Comunal, con la información anterior, procederá a asignar las horas de atención a los estudiantes que así lo requieran (día, fecha, hora y lugar), y a coordinar con los colegios y los Prestadores la atención.

Cada Coordinador Comunal deberá llevar un registro de las horas entregadas para cada especialidad, tanto para el caso de los ingresos como de los controles. Además, será su responsabilidad el verificar la habilitación de un lugar apto para la atención de los niños en la comuna, en los casos en que los especialistas se trasladen a ella, de acuerdo a las necesidades y condiciones del tipo de atención que se realizará. De no ser así, ha de informar a JUNAEB para buscar alternativas de solución conjuntas.

En cada lugar de atención deberán existir afiches visibles, material de difusión del PSE e información/ señalización para los apoderados respecto a la distribución de espacios en el lugar en que se prestan servicios del Programa (box de atención, sala de espera, baños, etc.).

Nota : Cabe señalar que los prestadores del PSE no podrán realizar atenciones con posterioridad a la fecha definida por JUNAEB, ya que el cierre anual de caja impide el pago de servicios entregados fuera de plazo. Es responsabilidad de la comuna resolver problemas suscitados por la programación y ejecución de actividades que no puedan ser incluidas en los pagos de JUNAEB.

5.2 Atención

Prestador

El Prestador lleva a cabo la atención.

El estudiante deberá presentarse a la atención del especialista - ya sea para primera consulta o control – con el original y sus tres copias del Formulario Único de Ingreso o del Formulario Único de Control, con todos los antecedentes que en éste se solicitan, según corresponda y en el lugar, día y hora señalado por el Coordinador Comunal.

Ningún niño podrá ser atendido si no se presenta con este formulario o el mismo está incompleto. El prestador está facultado a rechazar la atención de un niño que no cumpla con este requisito, ateniéndose a que JUNAEB no cancelará atenciones sin informes o incompletos.


Página 281 de 288

Revisión Nº1




Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

Cuando se trate de ingresos, el Prestador generará la Ficha Médica del estudiante atendido. Una vez realizada la atención, debe ingresar la información de la misma en el Formulario Único de Ingreso o Control29, según corresponda.

A todos los estudiantes que requieran controles posteriores, con diagnóstico de alguna de las patologías del programa, el especialista les entregará el Carné de Salud Escolar, registrando en él el diagnóstico, indicaciones de tratamiento y fecha del próximo control. Este formulario es para uso del apoderado, quien lo deberá presentar cada vez que le corresponda control médico.

Es importante considerar en esta etapa, que habrá niños que requieran un control antes del año, estos casos serán aquellos con indicación de tratamientos tales como ejercicios ortópticos; medicamentos y Kinesiterapia. Estos estudiantes, una vez terminado su tratamiento, deberán volver con un Informe emitido por el prestador de apoyo al Coordinador Comunal, quién emitirá un nuevo Formulario Único de Control, adjuntando el informe del tratamiento. El prestador adjuntará este informe a la Ficha Médica.

Paralelamente, durante esta primera etapa se prepara, deriva y atiende a los estudiantes ingresados al PSE en años anteriores, es decir, Controles. Es responsabilidad de la comuna recuperar el máximo de niños en tratamiento para la realización de sus controles anuales (hasta que sean dados de alta por el especialista o cursen niveles educacionales no cubiertos por el programa).

La información relativa a la asistencia de los estudiantes atendidos, y de los resultados de dicha atención deberá ser ingresada en la página web de la JUNAEB. La Nómina de Atenciones y Resultados30 debe ser impresa y entregada al Coordinador Comunal.

Notas :

• En las tres especialidades, eventualmente se ofrecen cirugías de las patologías cubiertas, de acuerdo a la disponibilidad anual de recursos del Programa, por lo que se recomienda llevar un registro permanente de los estudiantes con indicaciones de cirugía que contenga nombre, rut, diagnóstico, previsión, curso y establecimiento.

• Respecto al rendimiento especialista, se reitera el máximo de atención es de 6 niños por hora, con un límite de 8 horas diarias. La responsabilidad de este control corresponde al Coordinador Regional, con el apoyo del Coordinador Comunal.

29 Ver Anexo nº 4: Formulario Único de Ingreso o Control. 30 Ver Anexo nº 3: Nómina de Atenciones y Resultados.


Página 282 de 288

Revisión Nº1




Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

Coordinador Comunal

El Coordinador Comunal debe confeccionar el Estado de Avance Comunal, Confeccionar el Estado de Avance Comunal, a partir de la fecha y en los plazos establecidos por el Equipo Regional cada año. Este documento debe ser completado y enviado a la Oficina Regional, se hayan iniciado o no las atenciones de los especialistas, ingresando toda la información requerida a partir de dos fuentes: registros del Pre Diagnóstico (niños examinados, pendientes y derivados en esta etapa) y Formularios Únicos de Atención de Ingreso y de Control completados por el especialista.

Éste debe realizarse con la información completa, incluyendo todas las acciones realizadas hasta el último día hábil de cada mes que se informa.

El Estado de Avance es acumulativo, es decir, las atenciones de cada mes que se informa deben ser sumadas en cada columna a las atenciones informadas el mes anterior, registrando el total de la suma en cada casilla.


Página 283 de 288

Revisión Nº1




Elaborado por:




MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S


R: Responsable

E: Ejecuta

A: Asesora / Asiste

I: Informado

Envío Cupos Programados RE I -

Asignación de Horas de Atención - RE I

Coordinación con Prestador y Colegios - RE RE

Atención a Alumnos - I RE

Apertura de Ficha Médica - - RE

Ingreso de Diagnóstico a Formulario Único de Ingreso/Control

- - RE

¿Requiere Control Posterior? - - RE

Entrega Carné de Salud Escolar - - RE

Ingreso Nómina Atenciones y Resultados a Sistema Junaeb

- - RE

Envío Nómina Atenciones y Resultados - I RE

Confección Informe Estado Avance Comunal I RE -

JUN

AE

B

Coo

rdin

ador

Com

unal

Pre

stad

or

ANEXOS PARTE V: ÁREA SALUD ESCOLAR

ÁREAS COORDINACIÓN PLANES COMPLEMENTARIOS, EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR E INFRAESTRUCTURA

Fecha: Febrero 2011

Página 285 de 288


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ANEXO Nº1: COMPROMISOS

Compromisos y Obligaciones de JUNAEB - Región Metr opolitana

• Brindar atenciones médicas de especialistas en las áreas de oftalmología, Otorrinología, y columna, incluidos los respectivos tratamientos resolutivos de las patologías cubiertas y la entrega de elementos terapéuticos necesarios (lentes, audífonos, corsé) para todos los niños diagnosticado con daño por los médicos especialistas del programa de acuerdo ala disponibilidad presupuestaria.

• Gestionar en conjunto con la comuna la implementación del programa, creando una red expedita con los prestadores y los diferentes actores del ámbito de educación y salud comunal, asegurando la detección y atención de los niños con patología y evitando incorporar niños sanos al sistema.

• Supervisar y acompañar a todos los actores de la red, tales como: profesor encargado del establecimiento, coordinador comunal, directores de atención Primaria y otros; en el cumplimiento de los procedimientos de implementación y gestión del programa

Compromisos de la Comuna

• Nombrar a un(a) profesional en adelante Coordinador(a) Comunal para el PSE, cuya principal función será la de gestionar el programa, tanto en los establecimientos municipales como particulares subvencionados de la comuna, estableciendo nexos entre los Centros Educativos, Consultorios de atención Primaria y JUNAEB.

• Disponer, a través de la Dirección de Salud Comunal, que los Consultorios de Atención Primaria atiendan a todos los escolares pesquisados por el profesor, sin discriminar si este proviene del sistema municipal o particular subvencionado; o en su defecto implementar alguna otra instancia de Atención Primaria de Salud para los escolares, determinada por la comuna.

• Nombrar a un Coordinador(a) de Atención Primaria en Salud (APS), de la comuna (profesional o paramédico) que asuma la responsabilidad de gestionar y coordinar las acciones de salud escolar de los distintos consultorios participantes en el programa.

• Nominar, a través de la Dirección de Educación Comunal, a un profesor(a) Encargado(a) del Programa de Salud en cada establecimiento educacional adscrito, quien será responsable de coordinar las acciones que aseguren la atención de salud escolar en cada establecimiento.


Fecha: Febrero 2011

Página 286 de 288


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ANEXO Nº2: NÓMINA PESQUISA


Fecha: Febrero 2011

Página 287 de 288


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ANEXO Nº3: NÓMINA DE ATENCIONES Y RESULTADOS


Fecha: Febrero 2011

Página 288 de 288


MA

NU

AL D

E P

RO

CE

DIM

IEN

TO

S

ANEXO Nº4: FORMULARIO ÚNICO DE INGRESO O CONTROL

manual de procedimientos - …transparencia.corpcaleradetango.cl/estruc-org/manual de... ·...

Documents