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La combinación de correspondencia le permite enviar correos personali-zados, es decir, individualizar a cada persona quien reciba su email.

En Gmail es posible realizar esta ac-ción por medio de una aplicación, la cual permite combinar corresponden-cia hasta 100 destinatarios diarios.

Para utilizar la combinación de co-rrespondencia, realice los siguientes pasos:

1. haz clic en el botón Aplicaciones y abra su sesión de Drive.

Manual de Combinación de Correspondencia

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2. Presione el botón Nuevo.

3. Y en la lista desplegable haz clic en la opción Hojas de cálculo de Google.

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4. Para cambiar el nombre de la planti-lla, haz doble clic donde dice: “Hoja de cálculo sin título”.

5. Escriba un nuevo título para la plani-lla de cálculo y presione el botón Acep-tar.

6. Estructure su base de datos con la in-formación de destinatarios para crear la combinación de correspondencia.

NOTA: Si Ud. ya posee una base de datos en Excel, solo debe subirla a Drive y abrirla en una hoja de cálculo de Google.

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7. Una vez que se tenga preparada la base de datos, haz clic en Complementos.

8. En el submenú de Complementos haz clic en la opción “Obtener comple-mentos...”

9. Se abrirá una ventana, y en el recua-dro Buscar complementos escriba “yet another mail merge” y seleccione con la tecla Enter.

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10. Aparecerá una ventana con el com-plemento, y para poder instalar haga clic en el botón +Gratis.

11. Se le solicitará autorización, haz clic en el botón Aceptar y la instalación es-tará terminada.

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12. Para comprobar si quedo instalado de forma correcta, haz clic en Comple-mentos (paso n° 7) y debe aparecer el nombre de “yet another mail merge”.

13. Para poder crear el correo, vuelva a hacer clic en el botón Aplicaciones y seleccione Correo.

14. Ya en el correo, haz clic en el botón Redactar para escribir su mensaje.

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15. Proceda a escribir su corresponden-cia, incorporando dentro de << >> la información de la base de datos creada en Drive (Hoja de cálculo de Google), como lo indica la siguiente imagen. Siga los siguientes pasos:

a. Deje el campo “Para” en blanco.

b. Escriba el “Asunto” (asunto de la co-rrespondencia)

c. Agregue el cuerpo del mensaje

Una vez terminada el correo electró-nico, verificar que en la parte inferior derecha aparezca guardado. Esto se realiza de forma automática en Gmail, dejando un respaldo en la carpeta borra-dores.

a. b.c.

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16. Una vez lista la correspondencia, debe ir a la hoja de cálculo de google (base de datos preparada anteriormen-te), haz clic en el botón Aplicaciones seleccionado la opción Drive.

Dentro de Drive, se selecciona la base de datos haciendo doble clic sobre ella.

17. Una vez abierto el archivo, vaya a:

Complementos -> Yet Another Mail Merge -> Iniciar combinación de e-mails

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18. Se le solicitará una columna de des-tinatario, este campo debe contener los email de cada destinatario en nuestra base de datos, seleccione y haz clic en el botón Guardar.

19. Haz click en el botón Skip.

NOTA: Solo puede enviar correspon-dencia a 100 destinatarios por día con la versión gratuita

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20. Aparecerá la siguiente ventana so-licitando borrador y nombre del emisor.

a. En la sección Borrador seleccione el correo preparado anteriormente.

b. En la sección Nombre del emisor, es-criba el nombre, unidad o dependencia de quien envía la correspondencia.

c. Haz clic en el botón enviar e-mails.

21. Terminado el proceso de envío, verá la siguiente ventana de confirmación. Haz clic en el botón OK.

a.b.

c.

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21. Automáticamente volverá a la base de datos utilizada, la cual tendrá un nuevo campo llamado “Merge status”, en la que aparecerá el estado del envío de cada destinatario, verificando su es-tado de despacho.

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