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PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

FORMATO ESTRUCTURA MANUAL OPERATIVO

F3.P14.DE 08/04/2020

Versión 1 Página 1 de 12

1MANUAL OPERATIVO

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AÑO 202X

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INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

Director GeneralNombres y apellidos

Subdirector GeneralNombres y apellidos

DirectorNombres y apellidos

Subdirector Técnico Nombres y apellidos

Equipo TécnicoNombres y apellidosNombres y apellidosNombres y apellidosNombres y apellidosNombres y apellidosNombres y apellidosNombres y apellidosNombres y apellidosNombres y apellidos

Con aportes de los profesionales de …




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Tabla de Contenido

Introducción (Opcional)...................................................................................................................................41. Contextualización:....................................................................................................................................4Justificación......................................................................................................................................................4Definiciones y Siglas.......................................................................................................................................4Bases Teóricas (Opcional).............................................................................................................................4Marco Conceptual (Opcional)........................................................................................................................4Alineación del Proceso de atención con el SNBF (Opcional)..................................................................42. Descripción de la Modalidad..................................................................................................................5Objetivos de la Modalidad..............................................................................................................................5Objetivo general...............................................................................................................................................5Objetivos específicos......................................................................................................................................5Población Objetivo...........................................................................................................................................5Criterios de Focalización:...............................................................................................................................53. Componentes de la modalidad..............................................................................................................6Atributos de Calidad........................................................................................................................................6Atención............................................................................................................................................................6Ambientes adecuados y Seguros.................................................................................................................6Talento Humano..............................................................................................................................................6Alimentación y Nutrición.................................................................................................................................6Sistema de Gestión.........................................................................................................................................7Sistema de Información..................................................................................................................................9Requisitos para la operación (opcional).......................................................................................................9Estructura de Costos.......................................................................................................................................94. Proceso de Atención................................................................................................................................95. Relación de Anexos (opcional):.............................................................................................................96. Documentos de referencia (opcional):..................................................................................................97. Relación de formatos (opcional):...........................................................................................................99. Control de Cambios:..............................................................................................................................12




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Instrucciones de diligenciamiento:1. Todas las instrucciones se encontrarán en rojo.2. Cuando se diligencie el formato todas las instrucciones que se encuentren en color rojo deberán ser BORRADAS3. La estructura de los ítems numerados deberá mantenerse como se encuentra en el formato sin embargo el contenido interno

podrá reorganizarse de acuerdo con la necesidad del proceso.

Introducción (Opcional)

Corresponde a la presentación del documento de manera general, así como la exposición los diferentes aspectos claves a tratar.

1. Contextualización:

Justificación Es la argumentación puntual del por qué se debe prestar esta modalidad de atención, desde un punto de vista legal y de política pública. Debe responder cómo modalidad contribuye a garantizar los derechos de la población objetivo.

Manual Operativo: Es un documento donde se describe el ¿qué y cómo? del proceso de atención, explicitando las etapas y actividades que de manera articulada deben desarrollarse, así como las condiciones de calidad, requisitos y procedimientos para la operación de dicha modalidad, complementando de manera operativa el lineamiento técnico.

Definiciones y SiglasEn este espacio se deberá incluir la definición de los términos usados con el fin de entender de manera clara el documento.

Nota: de ser necesario podrá dejarse el título al principio y referir la información completa al final de documento, lo anterior teniendo en cuenta.

Bases Teóricas (Opcional)Corresponde a las bases del ámbito académico que detalla los modelos teóricos, conceptos, argumentos e ideas que se han desarrollado de forma investigativa por parte de autores o instituciones en relación con el tema a tratar.

Marco Conceptual (Opcional)Se relacionan todos los términos o aspectos que contextualizan la formulación y operación del modelo de atención a través de la explicación y la interacción de los principales conceptos que se desarrollan en el documento

Alineación del Proceso de atención con el SNBF (Opcional)En este numeral se define y describe la estructura del proceso de atención con el SNBF y los mecanismos de promoción de la participación de niños, niñas adolescentes, familias y ciudadanía, en




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la definición y mejoramiento de los servicios, así como, la intervención de las entidades del SNBF frente a los requerimientos de la Modalidad y la inclusión de componente de control social.

2. Descripción de la Modalidad

Definición muy clara de la modalidad de prestación del servicio asegurando la incorporación del enfoque diferencial de la población objetivo o por las condiciones territoriales.

Debe incluir la descripción de los componentes que integran la modalidad, definiendo el ¿Por qué? y ¿Para Qué? De cada uno. Debe incluir los principios orientadores de la Modalidad.

Objetivos de la ModalidadGeneral y Específicos: Los objetivos deben ser medibles, cuantificables, verificables, claros (lenguaje común y comprensible), concretos, reales, enfocados al logro.

Objetivo generalPrecisa la finalidad, en cuanto a los impactos, qué pretende generar el ICBF con la implementación de la modalidad. Este debe responder a la pregunta ¿Para qué se hace?

El objetivo deberá iniciar con un verbo en infinitivo y, en lo posible, evitar utilizar gerundios y adjetivos calificativos. Deberá ser lo más claro y preciso.

Objetivos específicosIndican los efectos específicos que se quieren conseguir y que sumados alcanzan el objetivo general, los resultados concretos que se pretenden. Deben incluir las variables o indicadores que se desean medir. La justificación de la definición de la modalidad orienta su redacción.

Población ObjetivoPoblación titular de la atención de la Modalidad

Criterios de Focalización:Especificar los criterios de identificación, priorización, e inscripción de la población objetivo a la modalidad

a) Identificación: establecer los criterios para identificar de la población objetivo a la modalidadb) Priorización: establecer los criterios de focalización1

c) Inscripción de la población: requisitos y procedimientos de ingreso de la población objetivo a la modalidad

1 Instrumento de asignación de recursos que busca dirigir el gasto social hacia los sectores de la población en condición de vulnerabilidad, con el fin de maximizar su impacto social, de acuerdo con La Ley 715 de 2001, artículo 76, y la Ley 1176 de 2007, artículo 24. Esta focalización debe contemplar las bases existentes, pero no debe ser restringida exclusivamente a las mismas.




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3. Componentes de la modalidad

Describen las condiciones que se deben cumplir para la adecuada operación de la Modalidad, entendidos como las reglas de medida o requisitos indispensables para la operación, con el fin de asegurar la calidad del servicio prestado.

Los componentes o herramientas de gestión de la modalidad constituyen se entienden como los atributos de calidad y los aspectos mínimos para los cuales se deben formular los criterios de la operación.

Atributos de Calidad

AtenciónEn este apartado se relacionan los factores sociales, ocupacionales, emocionales, de recreación que garantizan la calidad de vida de la población a través del desarrollo armónico e integral, el fortalecimiento a la Familia, las acciones de Protección y Prevención en cada ciclo de vida.

Ambientes adecuados y SegurosEn este numeral se presentan los aspectos relacionados con infraestructura, espacio físico, dotación, medidas de seguridad, control de hacinamiento, planes de prevención de emergencias y ubicación, salubridad, así como, todas las otras condiciones ambientales que puedan afectar a prestación del servicio

Es importante que se realicen las anotaciones correspondientes que se deben tener en cuenta para la prestación del servicio en los casos en los que la modalidad se presta a través de unidades móviles o sin infraestructura.

Talento HumanoEs importante relacionar en este punto las competencias, idoneidad, organización y gestión, para que el talento humano se adecue a la necesidad del servicio, proporción de personal de acuerdo con el tipo de atención por número de usuarios.

Alimentación y NutriciónIncluir en este apartado la información correspondiente al aporte nutricional y alimentario, valoraciones nutricionales periódicas, capacitación en estilos de vida saludable, condiciones higiénicas sanitarias, saneamiento básico y buenas prácticas de manufactura. Procedimientos relacionados con compra, transporte, recibo, almacenamiento, preparación, servido y distribución de alimentos, dirigidos al mejoramiento de las condiciones de vida y específicamente de las condiciones de salud, alimentación y nutrición de los niños, niña y adolescente en las modalidades del ICBF.

Sistema de GestiónCon relación al Sistema Integrado de Gestión se deberá incluir el siguiente texto:




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Un Sistema Integrado de Gestión se entiende como un conjunto de elementos relacionados que permiten direccionar y ejecutar actividades para transformar entradas en resultados, con el propósito de garantizar el cumplimiento de los requisitos de las partes interesadas de una empresa u organización. El Sistema Integrado de Gestión - SIGE del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF es una herramienta gerencial la cual tiene el propósito de promover y facilitar la mejora continua en la gestión del ICBF, orientada a garantizar el desarrollo del modelo que parte de la planeación estratégica de la entidad y se despliega a través de sus procesos de manera que se fortalezca, la calidad, la gestión ambiental, la seguridad y salud en el trabajo y la seguridad de la información, en el marco de la mejora de los resultados de los servicios ofertados a la primera infancia, niñez y adolescentes y sus familias.

Está compuesto por 4 Ejes principales, los cuales cuentan con políticas y estrategias definidas, y el propósito de cada uno, se describe en forma general a continuación:

Eje de Calidad. Eje Ambiental. Eje de Seguridad y Salud en el Trabajo. Eje de Seguridad de la Información.

Eje Calidad:

Tiene como propósito promover la mejora continua en la prestación del Servicio Público de Bienestar Familiar, a través de la operación de los procesos en todos los niveles de la organización, con base en la norma NTC ISO 9001:2015 y el Decreto 1499 de 2017: “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015” armonizando el Sistema de Gestión de Calidad con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), siendo este el marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio.

Eje Ambiental:

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar con presencia a nivel nacional, consciente de la mejora continua y de su compromiso con la protección del medio ambiente, promueve la implementación de buenas prácticas ambientales, cumple los requisitos legales y otros, previene la contaminación y controla los aspectos ambientales asociados a la generación de residuos y consumo de los recursos agua, energía y papel, teniendo en cuenta las partes interesadas; para con ello contribuir al bienestar de los Niños, Niñas, Adolescentes, Familias y Colaboradores del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Se basa en la norma NTC ISO 14001:2015, Sistema de Gestión Ambiental.

Eje de Seguridad y Salud en el Trabajo El propósito principal es prevenir y disminuir los incidentes, accidentes, lesiones y enfermedades laborales, a través de la identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de




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controles, respondiendo a las necesidades y requisitos de los colaboradores y partes interesadas, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1072 de 2015. ‘Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo’ Resolución 0312 de 201: por la cual se establecen los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para empleadores y contratantes” y la norma OHSAS: 18001:2007 Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, para la cual el ICBF está en proceso de transición a la norma NTC ISO 45001:2018.

Eje de Seguridad de la Información Implementar acciones para proteger, preservar y administrar la integridad, confidencialidad, disponibilidad y autenticidad de la información, así como la seguridad digital y la gestión de la continuidad de la operación, conforme al mapa de procesos y en cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios, previniendo incidentes mediante la gestión de riesgos integrales en seguridad y privacidad de la información y seguridad digital. Lo anterior, con base en la norma NTC ISO 27001:2013. Cada uno de los ejes anteriormente mencionados, cuenta con una política definida, la cual puede ser consultada en la página web del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Teniendo en cuenta las necesidades y expectativas de los beneficiarios del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y con el fin de establecer los criterios para la prestación del servicio de los operadores y/o contratistas de las estrategias y programas misionales, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar incluye en los contratos de aporte o convenios, las obligaciones contractuales asociadas al Sistema Integrado de Gestión y en concordancia con los requisitos legales y otros requisitos.

Las obligaciones contractuales asociadas al Sistema Integrado de Gestión, como se mencionó anteriormente, aplican para contratos de aporte o convenios y pueden, para el caso de la Dirección de Primera Infancia, pueden cambiar de acuerdo con el tipo de servicio que se esté contratando. Cada eje del Sistema Integrado de Gestión contiene sus propias obligaciones y para su supervisión el supervisor se podrá apoyar en el Profesional y/o Referente enlace de cada uno de los ejes, con el fin de despejar cualquier duda o inquietud que puedan surgir durante la vigencia del contrato y/o convenio con relación a las evidencias y soportes que garanticen el cumplimento de la respectiva obligación; así como para la retroalimentación que requiera el operador y/o contratista para el entendimiento y cumplimiento de estas.

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ha construido y publicado documentos de apoyo tanto para colaboradores, así como para Entidades Administradoras de Servicio y el público en general, con el objetivo de brindar herramientas para conocer y aplicar las obligaciones contractuales que son de obligatorio cumplimiento en el marco de la celebración de contratos de aporte o convenios, y pueden encontrarse para consulta en la dirección relacionada, en el proceso respectivo:

Guía para la Adquisición de Bienes y Servicios de Calidad. Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios – Contratación del ICBF.

Cartilla para la implementación del Sistema Integrado de Gestión en la Prestación del Servicio de los programas Misionales. Proceso de Direccionamiento Estratégico del ICBF.




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Sistema de Información Incluir las variables del ciudadano (datos mínimos que debe incorporar al sistema de información), control y administración de la Información (recolección, registro, almacenamiento), información actualizada, organizada y disponible, generación de reportes, y datos. Describe claramente el conjunto de datos, personas, procedimientos, software, hardware, instrumentos y normas que interaccionan entre sí para dar respuesta a la dinámica, el seguimiento y monitoreo de la gestión propia de la Modalidad, apoyando la toma de decisiones y el control del servicio prestado.

Requisitos para la operación (opcional)Corresponde a la definición y descripción de los requerimientos jurídicos que se deben contemplar y cumplir para la puesta en marcha y operación de la modalidad en particular. Por ejemplo, naturaleza jurídica del operador, requerimientos de personerías jurídicas, licencias, permisos, conceptos sanitarios, autorizaciones, etc, que sea de obligatorio cumplimiento.

Estructura de CostosDescribir las variables de costos para la Modalidad o canasta, especificaciones y valor de cupo atendido. Principales componentes del costo: talento humano, dotaciones (Aseo, personal), alimentación.

4. Proceso de Atención

En este numeral se define y describe la estructura del proceso de atención, es decir la forma como se organiza de manera secuencial y lógica las etapas o fases del servicio que se ofrece a la población beneficiaria, incluyendo las actividades específicas a desarrollar por etapa.

5. Relación de Anexos (opcional):

Relacionar el título de aquellos documentos que pueden dar mayor entendimiento en el desarrollo del documento. (ej: graficas, tablas, cuadros, etc). No se deben incluir procedimientos / formatos. El cuerpo de los anexos se adjunta al final del documento.

Anexo 1…. Anexo 2….

6. Documentos de referencia (opcional):

Referenciar los documentos internos o externos como instructivos, normas, etc., que contenga información asociada o conectada al manual. Si los documentos asociados corresponden a normativa vigente se debe hacer referencia a la matriz de verificación de requisitos legales.

7. Relación de formatos (opcional):

Relacionar los formatos que son utilizados en la ejecución del desarrollo del manual.




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CODIGO NOMBRE DEL FORMATOFX.MOX.XX Formato realización de las actividades

Tabla X. Ejemplo para la realización de tablas.

Columna Uno Columna Dos

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Table dataFuente: Colocar fuente




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Lista de tablas

Tabla 1. El título debe ser breve y descriptivo...................................................................3

Lista de figuras

Figura 1. Formas y descripción de las formas...................................................................4




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8. Referencias bibliográficas

Andrews, S. Fastqc, (2010). A quality control tool for high throughput sequence data. Augen, J. (2004). Bioinformatics in the post-genomic era: Genome, transcriptome, proteome, and information-based medicine. Addison-Wesley Professional.

Blankenberg, D., Kuster, G. V., Coraor, N., Ananda, G., Lazarus, R., Mangan, M., ... & Taylor, J. (2010). Galaxy: a web‐based genome analysis tool for experimentalists. Current protocols in molecular biology, 19-10.

Bolger, A., & Giorgi, F. Trimmomatic: A Flexible Read Trimming Tool for Illumina NGS Data. URL http://www. usadellab. org/cms/index. php.

Giardine, B., Riemer, C., Hardison, R. C., Burhans, R., Elnitski, L., Shah, P., ... & Nekrutenko, A. (2005). Galaxy: a platform for interactive large-scale genome analysis. Genome research, 15(10), 1451-1455.

9. Control de Cambios:

Registrar brevemente los cambios que se presenten en el cuerpo del documento según la versión que se modifica. Solo se debe relacionar el último cambio realizado al documento.

Fecha(De la Versión del documento que se está actualizando)

Versión(Relacionar la última versión y

código del documento que se está actualizando)

Descripción del Cambio(Relacionar los cambios realizados a la versión

relacionada en la celda de la izquierda)


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