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TEMA 6.-

HOJAS DE CÁLCULO

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Esquema 6.1.Definición 6.2.Utilización 6.3.Funciones

6.3.1. Introducción de datos 6.3.2. Creación de fórmulas y vínculos 6.3.3. Edición de una hoja de cálculo 6.3.4. Dar formato a una hoja de

cálculo 6.3.5. Creación de objetos gráficos

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6.3.6. Creación de un gráfico a partir de datos 6.3.7. Uso de gráficos en el análisis de datos 6.3.8. Leer datos de bases de datos externas 6.3.9. Exportar datos al procesador de textos

6.4.Características 6.5.Historia

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1.- Definición Son programas creados para

convertir información desorganizada en datos organizados y realizar cálculos con ellos.

La hoja de cálculo y el tratamiento de textos son las aplicaciones más utilizadas en la empresa.

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Se define una hoja electrónica como una matriz formada por filas y columnas. La intersección de una fila y una columna es denominada celdilla o celda. Las celdillas están relacionadas, permitiendo realizar cálculos manual o automáticamente, escribir textos y copiar fórmulas.

En cada celdilla se pueden introducir tres clases de datos: textos o entradas alfanuméricas, entradas numéricas y fórmulas o expresiones.

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Las celdillas con entradas alfanuméricas o numéricas forman el conjunto de entradas independientes, ya que su valor no depende de ninguna otra posición de la hoja. Las celdillas cuyo contenido son fórmulas o expresiones constituyen el conjunto de entradas dependientes, el resultado depende del contenido de otras posiciones o de algún otro parámetro.

Son útiles cuando los análisis que se desean hacer son cálculos sistemáticos y repetitivos entre filas y columnas, simulaciones del tipo ¿qué pasaría si ..?, ¿qué sucedería si un valor o dato de los introducidos en la hoja varía?. Al variar un valor, la hoja realiza un recálculo de todas las celdillas que dependen de ese valor.

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2.- Utilización Las áreas de mayor aplicación son:

planificación y análisis financiero, análisis contable, control de balances, estudio de presupuestos, previsiones de ventas, análisis estadístico, etc.

Debido a la facilidad para efectuar proyecciones y análisis de hipótesis, se ha convertido en la herramienta favorita de directivos y técnicos. Desde VisiCalc hasta las actuales, estos programas han ganado en tamaño y complejidad, pero su mayor atractivo es su fantástica capacidad de recálculo interactivo.

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3.- Funciones Las celdas pueden contener textos,

valores numéricos o fórmulas que establecen relaciones entre los valores que figuran en otras celdas de la misma hoja o en celdas de otras hojas almacenadas en disco.

Su aprendizaje es rápido y sin necesidad de conocimientos informáticos previos. En pantalla aparece la información precisa según el contexto en que se encuentre el usuario.

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Las funciones básicas que deben incluir todas las hojas de cálculo son: Introducción de valores numéricos, textos y

fórmulas en las celdas. Protección contra borrado o escritura del

contenido de las celdas. Formateo (cambio del aspecto en pantalla) de

rangos de celdas, columnas y filas. Desplazamientos por la hoja. Copia del contenido de unas celdas en otras. Operaciones de almacenamiento de las hojas

en disco y de carga desde disco. Posibilidad de combinar y enlazar (vincular)

hojas de trabajo diferentes.

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Una característica importante es el número de filas y columnas máximo que puede soportar (tamaño de las hojas). El limite físico real del tamaño de una hoja depende de la cantidad de memoria RAM que tenga el microordenador.

Todas las hojas de cálculo realizan las cuatro operaciones aritméticas básicas: sumar, restar, multiplicar y dividir. Además, cuentan con numerosas funciones predeterminadas para cálculos más especializados y complejos, como:

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Funciones matemáticas: funciones trigonométricas, raíz cuadrada, logaritmos, exponencial, etc.

Funciones financieras (amortizaciones, capitalización, etc.).

Funciones especiales de análisis y clasificación, como la determinación del valor máximo o mínimo de una parte de la hoja de trabajo, la ordenación, además de otras funciones de tipo estadístico, como medias, varianzas o desviaciones.

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Funciones lógicas, que permiten establecer comparaciones y condicionar el valor de una celda al resultado de una operación lógica.

Funciones recursivas, orientadas a los cálculos por iteraciones sucesivas.

Algunos programas, además, permiten incluir nuevas funciones predefinidas por el usuario.

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Casi todas las hojas de cálculo disponen de un propio lenguaje de órdenes y de programación integrado.

Facilidad para dividir la pantalla en ventanas. En cada ventana se podrá visualizar el contenido de una parte de la hoja, y así, en una misma pantalla es posible ver áreas que están situadas en lugares distantes.

Visualizar hojas distintas en la misma pantalla, cada una en una ventana.

Anclar zonas de la hoja para que permanezcan fijas.

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También hay hojas con facilidades gráficas. Estas facilidades gráficas, si el hardware lo permite, suelen consistir en poder representar celdas con valores numéricos en forma de gráficos de barras, líneas o sectores.

Actualmente, varias casas han desarrollado software de hojas de cálculo tridimensionales. Estos nuevos productos requieren capacidades físicas del hardware mucho más grandes que sus predecesores.

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4.- Características Responden a los siguientes

requerimientos: Hoja de cálculo: introducir, analizar y calcular datos. Gráficos: representan los datos de manera gráfica. Base de datos: administran grandes cantidades de

información. Trabajan en la hoja de cálculo haciendo funciones de base de datos (ordenación, clasificación, etc.).

Macros: se automatizan tareas repetitivas y se personaliza la hoja de cálculo.

Formato y gráficos avanzados: se crean informes impresos o por pantalla, Se pueden formatear datos, intercalar gráficos y seleccionar los atributos de impresora

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5.- Historia En el año 1979, dos estudiantes de la célebre

Harvard Business School, Bob Framkston y Daniel Bricklin, resolvían una serie de problemas relacionados con otros a través de una serie de fórmulas. Cuando algunos datos se variaban por mala estimación inicial, la cantidad de trabajo para rehacer la hoja era desorbitante.

Los ejercicios de planificación financiera eran casos típicos de cálculo sobre unos datos básicos. Se necesitaba saber qué pasaría si se variaban tales previsiones o se registraban determinadas tendencias.

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Los dos estudiantes, forofos de los microordenadores, trabajaron en un programa capaz de solucionar problemas similares a los que ellos tenían. El objetivo consistía en que todas las cifras cambiaran al modificar un dato con el que estuvieran relacionadas.

El programa se llamó VisiCalc y pronto se hizo muy popular. Puede decirse que los programas de hoja de cálculo han ayudado a la popularidad de los microordenadores.

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En 1982 surge Lotus 1-2-3, que se convertirá en un estándar. Este programa se ha completado con una serie de programas adicionales, desarrollados por otras casas comerciales. En 1988 nacieron Quattro y Plan Perfect, fueron una nueva generación hasta que Microsoft saco, en 1988, Excel, una hoja de cálculo de extraordinarias cualidades.

El año 1990 fue el año de las hojas de cálculo de 4ª generación. En USA se habla de hojas de triple entrada o tridimensionales, con prestaciones gráficas, matemáticas y estadísticas aún más sofisticadas y el intercambio de ficheros.

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Ante el usuario de las hojas clásicas, surgen los directivos, con muy poca experiencia, pero que utilizan modelos de hojas mucho más complejos, que son, sin embargo, mucho más fáciles de manejar gracias a menús y ventanas de apoyo.

Tras una larga espera, Lotus 1-2-3 sacó la versión 3.0. La característica más importante es su tridimensionalidad, cada hoja puede disponer de hasta 256 tableros diferentes. 1-2-3 ofrece la posibilidad de visualizar tres tableros al mismo tiempo en perspectiva.

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Además, puede recurrirse a la función de zoom para ampliar o reducir el tamaño de las ventanas mostradas. Otra posibilidad es emplear la información contenida en otras hojas (interrelacionar ficheros) diferentes de la actual para elaborar expresiones de cálculo propias. Estos enlaces no exigen que se encuentre en memoria, ya que Lotus se relaciona con documentos en disco.

La enorme base de usuarios de LOTUS ha propiciado la aparición de programas complementarios. Son aplicaciones residentes en memoria y que complementan a 1-2-3.

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Lotus ha sacado versiones de la hoja para ordenadores de las compañías SUN y DIGITAL. Sun añade a las características propias de la hoja, las del sistema operativo UNIX de Sun (Sun OS), como son servicios distribuidos de red, trabajos con varias ventanas, multitarea y gran capacidad de memoria.

Lotus ha desarrollado el Datalens Developer Toolkit, que permitirá a los programadores de aplicaciones crear controladores para que tengan acceso directo, desde Lotus 1-2-3 a datos externos, entre los que se incluyen Sybase, Ingres y Oracle.

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Lotus Development ha presentado Lotus 1-2-3 versión 4.0. Además de la presentación Windows y los smarticons de los productos de Lotus, tiene mejoras en la modificación de datos en una celda; incorporación del Auditor con el que se puede rastrear la interdependencia de celdas e incorporación de un Administrador de versiones que permite realizar cálculos de persecución de objetivos.

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En Excel se integran una base de datos y un paquete de gráficos. Se diferencia de Lotus en que almacena las macros, guardándolas independientemente de cada hoja, mientras que Lotus las graba en celdas individuales de las hojas de cálculo.

Excel tiene una gran capacidad gráfica, dispone de 44 formatos y 7 tipos de gráficos como son el área de barras, columnas, líneas, pastel, difusión y combinación. Es rápida y fácil la presentación gráfica de los datos en pantalla. La hoja puede albergar hasta 65.536 registros, cada uno de ellos dividido entre uno y 256 campos.

Todas las herramientas Office permiten la creación de macros para registrar entradas de teclado y ratón y poder llamarlas mas tarde como funciones. Se pueden modificar su funcionamiento con Visual Basic.

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Funciones Excel 2000

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Menú Archivo

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Menú Archivo -Nuevo

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Menú Archivo -Abrir

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Menú Archivo –Guardar Como

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Menú Archivo –Configurar, página

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Menú Archivo –Configurar, márgenes

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Menú Archivo –Configurar, Encabezados y pies de página

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Menú Archivo –Configurar, Encabezados y pies de página- Opciones

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Menú Archivo –Configurar, Hoja

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Menú Archivo –Imprimir

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Menú Archivo –Propiedades

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Menú Edición

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Menú Edición- Rellenar

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Menú Edición- Borrar

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Menú Ver

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Menú Ver- Vista Previa

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Menú Ver- Vistas

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Menú Ver- Informes

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Menú Ver- Informes

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Menú Insertar

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Menú Insertar- Celda

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Menú Insertar- Función

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Menú Insertar- Nombres

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Menú Insertar- Hipervínculo

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Menú Formato

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Menú Formato- Celdas, Número

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Menú Formato- Celdas, Alineación

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Menú Formato- Celdas, Fuentes

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Menú Formato- Celdas, Bordes

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Menú Formato- Celdas, Tramas

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Menú Formato- Columnas

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Menú Formato- Hoja

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Menú Formato- Autoformato

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Menú Formato- Condicional

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Menú Formato- Estilo

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Menú Herramientas

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Menú Herramientas- Autocorrección

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Menú Herramientas- Compartir

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Menú Herramientas- Compartir

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Menú Herramientas- Control de Cambios

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Menú Herramientas- Buscar Objetivo

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Menú Herramientas- Escenarios

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Menú Herramientas- Auditoria

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Menú Herramientas- Seguridad

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Menú Herramientas- Macro

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Menú Herramientas- Personalizar

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Menú Datos

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Menú Datos- Ordenar

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Menú Datos- Filtro, Autofiltro

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Menú Datos- Formularios

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Menú Datos- Subtotales

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Menú Datos- Agrupar, Esquema

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Menú Datos- Informe Tablas

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Menú Datos- Tablas Dinámicas

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Menú Ventanas

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Menú Ventanas- Nueva ventana-Organizar

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Menú Ventanas- Dividir