1) evaluación de inversiones en tecnología de la información

JUSTIFICACION ECONOMICA DE

INVERSIONES DE TECNOLOGIA

Un enfoque práctico

AGENDA

Contexto

Marco de Trabajo

Recomendaciones

OBJETIVO

Presentar en términos sencillos los escenarios de justificaciones

económicas en tecnología como una herramienta de comunicación y de

alineación con las iniciativas de negocio.

CONTEXTO

Gestión de TI: Entendimiento de los retos actuales en las organizaciones

70% Mantenimiento

30% Innovación

Cumplimiento

Regulatorio

Cambio

Tecnológico

Seguridad

Competencia

Reducción

de Costos

Mantener el negocio

en ejecución

Productividad de

usuario Final

Mantener y crear

clientes

Resultados y

Generación de Valor

Discusión Grupal: Evaluando Proyectos de Tecnología de Información

¿Cómo debe ser evaluado un proyecto de tecnología de información?

¿Es estratégico o económico?

¿Por qué?

Gestión de TI:

Evolución posición Tecnológica Los servicios de TI evolucionan a través de un

proceso de mejora continua.

Bajo ($) Costo de Propiedad Alto ($)

Nivel de

Madurez

Operación y Tecnología Agregar Valor Foco en el

Negocio

Foco en el

Cliente

Gestión de TI:

Evolución posición Tecnológica

Distribución de Inversión:

Infraestructura Transaccionales Estratégicos Información

Center for Information Systems Research, MIT Sloan, School of Management

5%

Operación y Reducción de Costos

13%

40%

42%

16% 10%

Foco en el Cliente

29%

45%

20% 15%

Foco en el Negocio Costos y Agilidad

15%

50%

14% 17%

Generación de Valor

58%

11%

Gestión de TI:

Evolución posición Tecnológica

100

200

300

400

700

0

500

600

Estandarizado Racionalizado Básico PCs managed

per IT FTE

Organization

Avg PC’s per/IT FTE

IT Labor/PC

20%

60% 20%

76

$1,320

172

$580

442

$230

TIPOS DE INVERSIÓN EN TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

Tipos de Inversión en Tecnología de la información

Mejora de Procesos

Innovación

Renovación Transformación

Alcance Tecnológico

Objetivo

Solución

Negocio

Infraestructura

compartida

Inversión corto

tiempo Inversión largo

tiempo

Inversiones y mantenimiento de TI

DSS / Estratégicos

Información

Infraestructura

¿Cuál es la Clave de la Evaluación?

¿Es posible para una misma persona el evaluar la

instalación de una nueva planta, la contratación de

más empleados o la adquisición de nuevos activos?

Las finanzas son el único lenguaje verdaderamente universal

¿Cómo se Evalúan los Proyectos?

Campaña

Publicitaria

Análisis

Costo/ Beneficio

Determinar

Riesgos

$

Entender la

situación actual (Incremento de Ventas)

Contratar

Vendedores

Análisis

Costo/ Beneficio

Determinar

Riesgos

$

Mejorar

Productos

Análisis

Costo/ Beneficio

Determinar

Riesgos

$

Interpretación de objetivos de negocio

Alineación con Iniciativas de IT

Cost/Case ROI Business Case Business Plan TCO

Gestión de Unidad de Negocio

Six Sigma Lean Propietaria ITIL

Gestión Empresarial

Balanced Scorecard EVA Porfolio Management

Interpretación de objetivos de negocio

Balanced ScoreCard

Portfolio Management

Return of Invesment

Tipos de Inversión en Tecnología de la información

Mejora de Procesos

Innovación

Renovación Transformación

Alcance Tecnológico

Objetivo

Solución

Negocio

Infraestructura

compartida

Inversión corto

tiempo Inversión largo

tiempo

ROI

Business

Plan

Business

Case

ROI- TCO

MARCO DE TRABAJO

COMPONENTES

JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA

PROCESO

EQUIPO PROYECTO

FORMULA

PROCESO

Análisis

de Negocios

• Entender la empresa y su industria, sus factores críticos de éxito, estrategias y métricas de desempeño

Solución • Analizar las soluciones

posibles que ayudan a la cía. a alcanzar sus objetivos

Costo/Beneficio

• Manejo de herramientas y modelos que ayudan a cuantificar beneficios y costos

Riesgos

• Identificación y manejo de riesgos, probabilidad de ocurrencia y exposición financiera

Análisis Financiero

• Estimar flujo de caja y métricas financieras que permitan comparar contra otros proyectos

Modelo de Equipo

EQUIPO Directores de Unidades de Negocios

Analista de Negocios

Arquitecto de IT

Gerente de

Proyecto

Sponsor de Negocios

Analista Financiero

PLAN DE PROYECTO

Días Actividades Entregables

1-2

Inicio de proyecto Documento de visión y alcance

Plan de Proyecto

Lista de Entrevistas

Tabla inicial de alineación

3-5

Determinación de negocios Tabla completa de alineación con usuarios, factores críticos de éxito,

estrategias e indicadores clave de desempeño. Lista de próximos pasos.

5-10

Análisis de Actividades

Actividades hipotéticas identificadas, desarrollo de diagramas, etc.

11-15

Soluciones Enunciados de valor mostrando como se mejoran las actividades de

negocio con la solución, y como atacan los factores críticos de éxito

15-20

Análisis costo/beneficio Determinación de costos y beneficios

20-21 Riesgos

Retorno Financiero

Determinación de riesgos, incluida en flujo de caja.

VPN, TIR, ROI, EVA, calculados en base al flujo de caja. Modelado

económico revisado con analistas financieros.

21-30

Preparación de reporte Documento de caso de negocios (15-20 páginas). Presentación ejecutiva

(6-8 diapositivas)

FORMULA

BENEFICIOS INVERSIONES

PROCESO

Análisis de Negocios ¿Qué hace sentido a la alta dirección?

Análisis

de Negocios

Identificar

Factores Críticos

de Éxito y

sus dueños

Identificar las

Estrategias

Corporativas

Determinar los

Indicadores de

desempeño

Definir

Oportunidades

Marco

¿Quién es responsable de las

iniciativas de Negocios?. ¿Qué factores

determinan el éxito de la Compañía?

¿Cómo logra esta compañía alcanzar

esos factores de éxito?

¿Qué métricas son usadas para medir

el éxito/fracaso de esas estrategias?

Una vez entendido el proceso, ¿Dónde

hace sentido la tecnología?

Pregunta Clave

Una Gráfica de Alineación Completa

Responsable CSF Estrategia KPI Actual Deseado

CEO Liderazgo en el mercado

Compra de otras cadenas menores y regionales

Tiempo para tener operando una nueva adquisición bajo los estándares

6 meses 2 meses

CFO Mejorar la rentabilidad de las empresas adquiridas

Downsizing y revisión de costos recurrentes

Gastos Operativos

Margen Operativo

22%

5%

20%

8%

Ventas Incrementar el volumen de ventas

Retail.com.ar Incrementar el volumen de ventas vía Internet

U$S6 M U$S18 M

Operaciones Disminuir costos operativos

Optimización de Inventario

Días de Stock.

% de líneas con Stockouts

Productos Centralizados

19 días

9 %

43 %

14 días

2 %

80 %

Sistemas Alineación con objetivos de negocios

Reducción de costos

Implementar mejores prácticas de GartnerGroup

Generar aplicaciones que soporten el negocio

Reducir TCO

Disminuir el TTM de las aplicaciones generadas

TCO =

U$S 21M

6 meses

TCO =

U$S 19M

1.5 meses

Generar una Solución ¿Cómo puede ayudar Tecnología ?

Generar una

Solución

Generar

Enunciados de

Oportunidad

Características

que resuelven

el problema

Determinar

Solución

Complementar

Enunciados de

Oportunidad

Marco

Basado en las necesidades de

negocios, ¿Dónde puede ayudar

la tecnología a solucionar las

necesidades de la Cía.?

¿Qué características técnicas

resuelven la problemática de negocios?

¿Cuál es la solución propuesta?

¿Cómo produce valor esta

Solución?

Pregunta Clave

Toda oportunidad de mejora tiene tres

dimensiones:

– Recursos Humanos

– Procesos

– Tecnología

Sin embargo, en cada oportunidad, uno de los

roles tendrá más peso que los otros.

¿Cómo Identificar Oportunidades?

Toda actividad que realiza una empresa va

encaminada a generar valor en tres formas:

– Incrementar Ventas

– Mejorar procesos

– Reducir Costos

¿Cómo Identificar Oportunidades?

Enunciados de Solución Ejemplos de Enunciados de Solución

Una solución de cadena de valor ayudará a reducir los costos operativos, disminuyendo los stock-outs, al hacer más eficiente el intercambio de información con proveedores.

Estandarizar la plataforma de tecnología ayudará a reducir los costos de IT al disminuir su TCO por la implantación de mejores prácticas de administración.

Un sistema de admón. del conocimiento permitirá mejorar el proceso de inicio de operación de nuevas sucursales, disminuyendo el tiempo requerido para iniciar operaciones, al poder documentar y compartir las mejores prácticas.

Una plataforma más robusta permitirá incrementar sus ventas al mejorar el rendimiento del .com, ya que mantendrá el sistema disponible más tiempo.

Análisis Costo/Beneficio ¿Cuáles son los impactos de la solución?

Análisis

Costo/Beneficio

Alinear beneficio

con iniciativa

Determinar costo

de la solución

Marco

Cuantifica

Beneficios

¿Dónde se alinea el beneficio

de la solución con las iniciativas

de negocios?

¿Cuánto cuesta (en todos sus

aspectos) la solución propuesta?

En términos monetarios, ¿Cuánto me

va a beneficiar cada aspecto de la

Solución?

Pregunta Clave

Modelos de Costos - TCO

Operaciones Servicios Técnicos

Procesos y planeación

de manejo

Manejo de Bases de

Datos

Help Desk

Administración Administración y

finanzas

Entrenamiento staff IT

Entrenamiento de

Usuario Final

Hardware Servidores

Clientes

Periféricos

Dispositivos de red

Software S.Operativos

Aplicaciones

Utilerías

Sw. de manejo

Actualizaciones

Suministros

Partes

Directos

Usuario Final Soporte a compañeros

Aprendizaje casual y auto

aprendizaje

Entrenamiento Formal

Desarrollo de

Aplicaciones

Manejo de archivos y

datos

Downtime

Indirectos

Activos R. Humanos* R. Humanos

* Válido incluir outsourcing

Por Qué Cuantificar los Beneficios?

La Cuantificación de todos los Beneficios es el concepto central del

estudio REJ.

Permite al cliente evaluar la inversión en IT dentro del contexto de

Valor de Negocio.

Por ejemplo, reducir costos, incrementar rentabilidad, incrementar

productividad, etc. son todos potenciales beneficios.

Dificultades al Medir los Beneficios de Inversiones de IT

Tener en cuenta los potenciales problemas:

–Las nuevas soluciones de IT tienen un

componente inherente de impredicción.

–Es difícil medir los efectos colaterales.

–Algunos beneficios pueden ser inesperados o

no previstos.

Beneficios

IT Negocios

Operaciones Desarrollo de

Aplicaciones

Funciones

(Internas)

Cadena Valor

(Externas)

Reducir Costos

Evitar Costos

Generar Ventas

Proteger Ventas

Reducir Costos

Evitar Costos

Clasificación de Beneficios Que implican los conceptos de la matriz

Matriz de 4x4 La Matriz llena

Más

Ventas

Reducir

Costos

Proteger

Ventas

Evitar

Costos

Creación de Valor en IT Creación de Valor en Negocios

Operaciones de Tecnología

Desarrollo de Aplicaciones

Función

(Interna)

Cadena de Valor

(Externa)

Productividad

Reuso de Componentes

Integrar Proveedores

Manejo de Órdenes

Mejorar Calidad

Manejo de Promociones

Admón de IT

Licencias

Análisis de Riesgos ¿Que puede ir

mal?

Análisis

De Riesgo

Identificar

Factores de

Riesgo

Estimar

Exposición

Agregar

Exposición

Calcular impacto

En Beneficios

Marco

¿Qué factores externos e internos

afectan el resultado final de la

Solución?

En términos económicos,

¿Cuánto me afectan esos riesgos?

¿Cuál es la probabilidad de que

el riesgo ocurra?

Multiplicando probabilidad x

exposición, ¿Cuánto me impacta el riesgo?

Pregunta Claves

Ejemplo

Factor

de Riesgo

Enunciado de

Riesgo

Prob.

%

Impacto

$

Exposición

(P * I)

Recursos de

Implantación Debido a que no tenemos

suficientes implantadores , podrían

requerirse otros 20 FTE por 3

meses mas

75% (480,000)

(360,000)

Resultados Debido a que no todos los costos

operativos son conocidos, puede

haber un mayor número de

recursos requeridos

25% (300,000)

(75,000)

Flujo de

Trabajo Debido a los cambios en el flujo de

trabajo, entrenamiento a la fuerza

de trabajo será requerido

75% (100,000)

(75,000)

Resultados Dado que no se obtuvo toda la

información requerida para

estimar, probablemente el

beneficio sea menor

25% (8’000,000) (2’000,000)

Total (2’510,000)

Análisis Financiero ¿Qué tan factible es el

proyecto?

Análisis

Financiero Valor Presente

Neto

Tasa Interna

de Retorno

ROI – Retorno

sobre la

inversión

Payback

Marco

Trayendo la inversión a valor presente

¿Cuál es el beneficio para la empresa?

Si esta fuera una inversión de otro tipo

(plazo fijo, stock, fondos, etc.)

¿Qué tasa de interés me daría?

Basado en mis flujos de caja

ajustados, ¿Cuál es el retorno que

voy a tener sobre esta inversión?

¿Cuánto tiempo va a llevar que los

beneficios paguen la inversión

Inicial?

Pregunta Clave

ROI Calculator - for IT system projectsProject name:

Results Summary

Total project cost savings/income $'000 845

Total project expenditures $'000 -403

Net project savings / income $'000 442

ROI (return on investment - after 5 years) 109,7%

NPV (net present value) $' 000 241

at a discount rate of: 12,0%

IRR (internal rate of return) 56,3%

Payback year Year 3

-300

-200

-100

0

100

200

300

400

500

1 2 3 4 5 6 7 8

$/£

'000

Years

Project cash flows

Cash flow

Cumulative cash flow

Improved reliability /

reduced Helpdesk support

17%

Reduced / redeployed

clerical staff40%

Time saved manually

creating basic reports12%

Existing software annual

maintenance27%

Reduced consumables

4%

0%

0%0% 0%

Analysis of project

cost savings / income

Improved reliability / reducedHelpdesk support

Reduced / redeployedclerical staff

Time saved manuallycreating basic reports

Existing software annualmaintenance

Reduced consumables

Softw are29%

Database1%

Additional licences

2%Hardw are

22%Netw ork

3%

System configuration

10%

Other labour costs

13%

Training10%

Contingency10%

Software

Database

Additional licences

Hardware

Network


Other labour costs

Training

Contingency

Analysis of project implementation costs

Herramienta ROI Calculator - for IT system projectsProject name:

Results Summary

Total project cost savings/income $'000 845

Total project expenditures $'000 -403

Net project savings / income $'000 442

ROI (return on investment - after 5 years) 109,7%

NPV (net present value) $' 000 241

at a discount rate of: 12,0%

IRR (internal rate of return) 56,3%

Payback year Year 3

ROI Workings Year: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 Total

Ref Description $'000 $'000 $'000 $'000 $'000 $'000 $'000 $'000 $'000 $'000

1 Project cost savings / income

1,1 Improved reliability / reduced Helpdesk support 20 40 40 40 140

1,2 Reduced / redeployed clerical staff 40 60 80 80 80 340

1,3 Time saved manually creating basic reports 15 30 30 30 105

1,4 Existing software annual maintenance 25 50 50 50 50 225

1,5 Reduced consumables 5 10 10 10 35

1,6 0

1,7 0

1,8 0

1,9 0

Sub total cost savings / income 0 65 150 210 210 210 0 0 0 845

2 Project expenditures

2 Selection costs

2.1.1 Software selection staff costs 10 10

2.1.2 Travel and expenses 2 2

2.1.3 Selection tools / programs 1 1

2.1.4 Consultancy costs 7 7

Sub total selection costs 20 0 0 0 0 0 0 0 0 20

2 Implementation costs

2.2.1 Software 55 35 90

2.2.2 Database 5 5

2.2.3 Additional licences 5 5

2.2.4 Hardware 70 70

2.2.5 Network 10 10

-300

-200

-100

0

100

200

300

400

500

1 2 3 4 5 6 7 8$/£

'000

Years

Project cash flows

Cash flow

Cumulative cash flow

Improved reliability /

reduced Helpdesk support

17%

Reduced / redeployed

clerical staff40%

Time saved manually

creating basic reports12%

Existing software annual

maintenance27%

Reduced consumables

4%

0%

0%0%0%

Analysis of project

cost savings / income

Improved reliability / reducedHelpdesk support

Reduced / redeployedclerical staff

Time saved manuallycreating basic reports

Existing software annualmaintenance

Reduced consumables

Softw are29%

Database1%

Additional licences

2%Hardw are

22%Netw ork

3%


10%

Other labour costs

13%

Training10%

Contingency10%

Software

Database

Additional licences

Hardware

Network


Other labour costs

Training

Contingency

Analysis of project implementation costs

Axia_ROI_Calculator.xlsx

RECOMENDACIONES

RECOMEDACIONES

Definir un marco de comunicaciones entre dirección y tecnología

Entender el momento de la empresa

Apalancarse en los proveedores

Evaluar nuevas tecnologías

Equipo multidisciplinario

Encontrar la mediciones

Clave. Identificación de beneficios

Iader Galindo R.

Director de Operaciones

Estrategias Digitales E-mail: [email protected]

Cel: 315-2552210

«En teoría la práctica y la teoría son lo

mismo…en la práctica no»

Albert Einstein

mailto:[email protected]

BIBLIOGRAFIA

The Gartner Business Value Model: A Framework for Measuring

Business Performance Michael Smith, Audrey L. Apfel, Richard

Mitchell.

Leveraging the new infrastructure: how market leaders capitalize,

Peter Weill.

REJ- Rapid Economic Justifcation – Microsoft

1) evaluación de inversiones en tecnología de la información

Documents