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Definición y Rediseño de Puestos (DRP) Guía del Componente Metodológico

Aplica el Meta Modelo de Metodologías CEIAR (Conceptos, Entregables, Insumos, Actividades, Roles)

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¿Cómo enfrentar los problemas de coordinación debido a la falta de precisión en las responsabilidades de los puestos?.

¿Como resolver los problemas de implementación en un rediseño de procesos mediante el rediseño de las funciones o responsabilidades de algunos puestos?.

¿Qué técnicas simples de documentación se pueden aplicar cuando no se cuenta con Manuales de Funciones o los existentes no son útiles (por estar desactualizados, tener excesivo nivel de detalle, etc.)?.

Algunos problemas a enfrentar

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Contenido

2.0 Entregables

1.0 Conceptos

4.0 Actividades

3.0 Insumos

5.0 Roles

Anexos

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Contenido

2.0 Entregables

1.0 Conceptos

4.0 Actividades

3.0 Insumos

5.0 Roles

Anexos

¿Cómo diferenciar lo trascendente de lo trivial en la Definición de un Puesto?

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Las ramas y …ramitas no bastan

Es necesario una visión de bosque

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No existen definiciones oficiales. Los 4 se refieren a grupos de actividades. La diferencia: el énfasis o ángulo que cada

término representa►Proceso: da énfasis a la transformación de entradas

en salidas

►Función: da énfasis a la responsabilidad que se asigna a una persona o equipo

►Unidad: (Área) da énfasis a los puestos y sus agrupaciones

►Rol: da énfasis al comportamiento esperado y a las competencias requeridas para ello

● Los tres conceptos se pueden emplear de manera simultánea e intercambiable.

¿Procesos, Funciones, Unidades, Roles?

Funciones

Proce

sos

Un

ida

des

Roles

Los Roles pueden se más fácilmente aplicados a las Funciones o a las Unidades.

Los Roles pueden se más fácilmente aplicados a las Funciones o a las Unidades.

¿Cómo se definen las Funciones de Áreas o Puestos? Analizando las Cadenas de Valor de la Organización

Función 4

Función 1 Función 2 Función 3 Función 5

Valor para el Cliente

Valor para el Dueño / Valor Social

Necesidades del Mercado

Materias Primas y Componentes de Terceros

¿Por qué las organizaciones más grandes usualmente pagan mayores sueldos?

¿Por qué las organizaciones más grandes usualmente pagan mayores sueldos?

La creación de valor se logra mediante las interacciones entre Roles/Funciones/Procesos. El trabajo en equipo es fuente de “Sinergia” (1+1=3) o “Economía de Alcance”

La creación de valor se logra mediante las interacciones entre Roles/Funciones/Procesos. El trabajo en equipo es fuente de “Sinergia” (1+1=3) o “Economía de Alcance”

Los 5 niveles de Procesos y Documentación Normativa

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Macro Procesos

Procesos

Sub Procesos (1)

Actividades (2)

Tareas (3)

Manual(es) de Políticas

Manual(es) de

Operación y Funciones

Manual(es) de Procedi-

mientos

(1) De 0 a N niveles. (2) Agrupadas en “Procedimientos”. (3) Agrupadas en “Instructivos”.

FPRO

CPOL

FPUE

1

2

3

4

5

9

A nivel mas detallado: Funciones y Roles en un Flujograma

Ante baja carga de trabajo podrían ser dos Funciones o Roles de un solo Puesto

Ante baja carga de trabajo podrían ser dos Funciones o Roles de un solo Puesto

Ante alta carga de trabajo podrían ser dos Unidades que agrupen varios Puestos

Ante alta carga de trabajo podrían ser dos Unidades que agrupen varios Puestos

Mapa de Interacción y Secuencia de Procesos: Base para identificar Responsabilidades (Funciones)

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MPC - E - MAR / MISP.xls

MPC - E - MAR / MISP.xls

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Catálogo de Actividades: Inventario mas detallado de las diferentes Responsabilidades Funciones

MPC - E - MAR / Catálogo de Actividades.xlsMPC - E - MAR / Catálogo de Actividades.xls

El Catálogo de Actividades brinda detalles a nivel de Procesos y Puestos

Mapa de Procesos / Funciones

Catálogo de Actividades

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Organigrama

MPC - E - MAR / Organigrama.xls MPC - E - MAR / Organigrama.xls

Totales / Balance de Actividades

MPC - E - MAR / Balance de Actividades.xls MPC - E - MAR / Balance de Actividades.xls

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Contenido

2.0 Entregables

1.0 Conceptos

4.0 Actividades

3.0 Insumos

5.0 Roles

Anexos

Ficha de Puesto (versión básica)

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DRP - E - Ficha de Puesto Versión

Básica.xls

DRP - E - Ficha de Puesto Versión

Básica.xls

Justificación de la Carga de Trabajo en base a “Inductores” o “Indicadores Operacionales”

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Los “Tipos de Ocurrencia” (Inductores o Indicadores Operacionales) no son precisos. Sin embargo propician una mejor definición de las Responsabilidades pues hacen notar aquellas muy generales o muy detalladas. En principio se determinan a partir de los Resultados o Salidas.

Los “Tipos de Ocurrencia” (Inductores o Indicadores Operacionales) no son precisos. Sin embargo propician una mejor definición de las Responsabilidades pues hacen notar aquellas muy generales o muy detalladas. En principio se determinan a partir de los Resultados o Salidas.

DRP - E - Ficha de Puesto.xls

DRP - E - Ficha de Puesto.xls

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Contenido

2.0 Entregables

1.0 Conceptos

4.0 Actividades

3.0 Insumos

5.0 Roles

Anexos

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Contenido

2.0 Entregables

1.0 Conceptos

4.0 Actividades

3.0 Insumos

5.0 Roles

Anexos

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Cronograma de Sesiones

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Secuencia detallada para seguimiento del Desarrollo de las Fichas de Puesto

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Contenido

2.0 Entregables

1.0 Conceptos

4.0 Actividades

3.0 Insumos

5.0 Roles

Anexos

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Roles: Los genéricos para Proyecto de Cambio

ADC - R - Funciones… xlsADC - R - Funciones… xls

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Roles: Los específicos para este Componente Metodológico

DRP - R - Funciones.xls

DRP - R - Funciones.xls

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Contenido

2.0 Entregables

1.0 Conceptos

4.0 Actividades

3.0 Insumos

5.0 Roles

Anexos

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Bibliografía

● Fundación Chile (2003). “Identificación de competencias laborales a través del Análisis Funcional”. http://www.chilecalifica.cl/prc/n-0-complab1.pdf.

● GALBRAITH, Jay, DOWNEY, Diane y KATES, Amy. “Definiendo y premiando el éxito”. En Designing Dynamic Organizations. USA: AMACOM, 2002. Cap. 5.

● HAYGROUP (2004). Documento de Trabajo. “Principios básicos para el diseño de una organización efectiva”. [Online]. http://www.haygroup.com/downloads/co/WP_Principios_Básicos_para_el_Diseño_de_una_Org._efectiva.pdf.

● KAPLAN, R. S. y NORTON, D. P. (2008). “Alineamiento de las unidades organizativas y los empleados”. En The Execution Premium – Integrando la estrategia. España. Ediciones Deusto 2008.

● RUMMLER, G. (1995). “Nivel del trabajo/trabajador del desempeño”. En Improving Performance: How to manage the white space of the organizational chart. USA: Jossey – Bass Inc., Publishers. 1995.