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Presidencia del consejo de Ministros

Programa de Modernización yDescentralización del Estado

MANUAL PARA ELABORAR ELREGLAMENTO

DE ORGANIZACIÓNY FUNCIONES - ROF

Consultoría : Manual para la elaborar el Reglamentode Organización y Funciones –ROF

Consultor : Mayen Ugarte Vásquez-SolisFecha depublicación

: Marzo de 2006

PMDGP



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PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE MINISTROS

PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓN

DEL ESTADOAv. Vasco Núñez de Balboa 636 MirafloresLima 18PERÚTel. (511) 446-7444Fax (511) 446-0858E-mail: [email protected]: www.pmde.gob.pe

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El Programa de Modernización y Descentralización del Estado de laPresidencia del Consejo de Ministros autoriza la reproducción total oparcial del contenido del presente informe mediante el uso de cualquier medio, siempre que se cite la fuente. Agradeceremos que en dichosupuesto, tenga a bien remitir una comunicación informativa al siguientecorreo: [email protected]

El presente informe no representa necesariamente el punto de vista delPrograma de Modernización y Descentralización del Estado de laPresidencia del Consejo de Ministros, ni de las personas e institucionesque hayan colaborado en su elaboración.

Para ver la relación actual de informes de consultoría, visítehttp://www.pmde.gob.pe/informesfinales.html



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Programa de Modernización y Descentralización del Estado(Contrato de Préstamo N° 1437/OC-PE)

Unidad Co-Ejecutora PCM

MANUAL PARA ELABORAR EL REGLAMENTODE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES - ROF

Elaborado por:

Mayen Ugarte Vásquez-Solis

Marzo 2006

RESUMEN EJECUTIVO



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El Manual para la Elaborar el Reglamento de Organización y Funciones –ROF tiene porfinalidad ayudar a las entidades del sector público en el proceso de elaboración de sus ROF,para lo cual recoge lo señalado en el Decreto Supremo N° XX-PCM - Lineamientos para laElaboración y Aprobación de ROF, y propone una metodología para la aplicación de losmismos.

En ese sentido, el Manual (i) proporciona a las entidades los conceptos básicos que lespermitirán conocer mejor las implicancias de un Reglamento de Organización y Funcionescomo instrumento de gestión de la organización, (ii) las guía paso a paso en el análisis de susfunciones y la estructura de la organización, para definir los contenidos de su nuevo ROF y (iii)las orienta en la elaboración del Informe Técnico Sustentatorio y en el proceso de aprobación desus ROF.

La importancia del presente Manual reside en que, de seguirse cada uno de sus pasos, se aseguraque la entidad habrá analizado todos aquellos aspectos que podrían tener influencia en suaccionar y por ende, en su organización, a fin de tener un acercamiento integral a la etapa dedefinición de la manera más adecuada de organizarse para alcanzar sus objetivos y cumplir con

su misión institucional. En ese sentido, el Manual contiene una metodología de trabajo quepermite revisar las distintas fuentes de información que pueden influir en la estructuraorganizacional de la entidad, de acuerdo a lo siguiente:

En efecto, un ROF debe contemplar no sólo el marco legal que explica la razón misma de ser dela entidad y da origen a sus funciones, sino también las prioridades o la estrategia institucionalque haya sido ideada por la entidad o el sector al que pertenece, para afrontar dichasresponsabilidades. No se puede dejar de lado en este análisis a la realidad, es decir lasposibilidades concretas que tiene una entidad para hacer todo o parte de lo que las normas leasignan como responsabilidades, así como la información que surge de analizar lastransformaciones que en el ejercicio mismo de las funciones ha sufrido la organización formal.

Así, el Manual prevé una metodología de trabajo a través de pasos y ejemplos prácticos queordena y facilita el proceso de análisis de la información, mediante la elaboración de matricesque recogen información de cuatro fuentes de información: marco legal, estrategia institucional,ROF vigente y el estado actual de la organización, así como matrices comparativas que lasconsolidan para obtener un panorama completo de las funciones que debe realizar y poder optarpor la organización más adecuada para la entidad.

Al respecto, es importante tener en cuenta que las matrices así como los pasos que se proponen

en el Manual, generan la documentación necesaria para formular el Informe TécnicoSustentatorio que, de acuerdo con los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación delReglamento de Organización y Funciones, Decreto Supremo N° XX-PCM, toda entidad debe

ROF

NORMASSUSTANTIVAS Y DE

APLICACIÓNGENERAL

NORMASVINCULADAS A

SISTEMASADMINISTRATIVOS

CcccccccccccccccccccccESTRATEGIA

INSTITUCIONALccccccccccccccccccc

REALIDAD: ESTADOACTUAL DE LA

ORGANIZACIÓN



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presentar a la Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros o a supropia Gerencia u ógano de decisión, según el tipo de entidad, a fin de justificar lasmodificaciones a su ROF y obtener el informe previo favorable que le permita proceder a laaprobación de dicho instrumento de gestión.

Metodología para la identificación de funciones y áreas de la organización

Se procederá a elaborar cuatro matrices que contendrán información respecto a las funcionesgenerales y específicas a cargo de la entidad y de sus respectivos órganos y unidades orgánicas,según las cuatro fuentes de información antes mencionadas.

Matriz 1. Funciones y áreas según el marco legal Matriz 2. Funciones y áreas según la estrategia institucional Matriz 3. Funciones y áreas según el ROF vigente Matriz 4. Funciones y áreas según la organización actual

De la consolidación de dichas matrices se obtendrá la Matriz 5A. Matriz Comparativa de

Funciones y Áreas por Fuentes de Información, que constituirá el insumo básico para ladeterminación por parte de la entidad de sus funciones y de la estructura organizacional másadecuada para el cumplimiento de las mismas.

MATRIZ 5 A

MATRIZ 1 MATRIZ 2 MATRIZ 3 MATRIZ 4

Asimismo, del análisis que realice la entidad sobre la información consignada en la Matriz 5A.se desprenderán las funciones generales y específicas, así como los órganos y unidadesorgánicas que formarán parte de la nueva organización, y que deberán ser plasmados en elproyecto de ROF. Con el objeto de recoger dicha información y facilitar la redacción deldocumento de ROF, el Manual propone una matriz final Matriz 6. Funciones y áreas que seránincluidas en el Proyecto de ROF que especificará además para cada función general de laentidad y conjunto de funciones específicas de los órganos que la conforman, el marco legal quelas sustenta.

Las Matrices 5A y 6 formarán parte integrante del Informe Técnico Sustentatorio que deberá serpresentado a las instancias correspondientes a fin de justificar la nueva organización de laentidad, según lo señalado en el Decreto Supremo N° XX-PCM.

Una vez definida la nueva estructura organizacional de la entidad el Manual guiará a la entidaden el proceso administrativo que deberá permitirle lograr la aprobación de su proyecto de ROFen el marco de lo dispuesto en los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF.



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INDICE DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO____________________________________________________________ 3

CAPÍTULO I. ¿QUÉ ES UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES?______________ 9

1. ASPECTOS GENERALES _____________________________________________________ 9

2. MARCO LEGAL __________________________________________________________ 16

3. ACTORES INVOLUCRADOS__________________________________________________ 17

CAPÍTULO II ¿CÓMO ELABORAR UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES? ___ 19

PASO 1. IDENTIFICAR FUNCIONES Y ESTRUCTURA ORGÁNICA SEGÚN EL MARCO LEGAL ____ 19

PASO 2. IDENTIFICAR FUNCIONES Y ESTRUCTURA ORGÁNICA SEGÚN LA ESTRATEGIA

INSTITUCIONAL ______________________________________________________________ 26 PASO 3. IDENTIFICAR EL ESTADO ACTUAL DE LAS FUNCIONES Y LA ESTRUCTURA

ORGÁNICA28

Paso 3.1 Revisar el ROF vigente _____________________________________ 28

Paso 3.2 Aplicar Cuestionario en la entidad _____________________________ 29

PASO 4. DEFINIR LAS FUNCIONES Y LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD _________ 33

Paso 4.1 Elaborar Matrices Comparativas ______________________________ 33

Paso 4.2 Definir las funciones generales y específicas de la organización______ 34

Paso 4.3 Definir el tipo de organización más adecuada ____________________ 38Paso 4.4 Elaborar la Matriz de funciones y áreas del proyecto de ROF________ 43

IDEAS BÁSICAS PASO 4_________________________________________________________ 44

PASO 5. DISEÑAR EL ORGANIGRAMA DE LA ENTIDAD _______________________________ 44

PASO 6. ANÁLISIS FINAL DE VIABILIDAD DEL PROYECTO DE ROF _____________________ 52

PASO 7. ELABORAR EL DOCUMENTO DE PROYECTO DE ROF__________________________ 53

CAPÍTULO III ¿CÓMO SE APRUEBA UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES?__56

PASO 1. ELABORACIÓN DEL INFORME TÉCNICO SUSTENTATORIO _____________________ 56

PASO 2. APROBACIÓN DEL ROF________________________________________________ 58

PASO 3. DIFUSIÓN DEL ROF __________________________________________________ 61

ANEXOS ______________________________________________________________________ 62

ANEXO 1. CUESTIONARIO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ACTUAL ________ 62

ANEXO 2A. CUADRO DE NORMAS SUSTANTIVAS Y DE APLICACIÓN GENERAL PARA LOS

MINISTERIOS ________________________________________________________________ 67

ANEXO 2B. DOCUMENTOS DE PLANEAMIENTO A SER REVISADOS EN EL NIVEL NACIONAL ____ 69

ANEXO 2C. MODELO DE ESTRUCTURA DE ROF PARA ENTIDADES DEL NIVEL NACIONAL _____ 71



7

ANEXO 3A. CUADRO DE NORMAS SUSTANTIVAS Y DE APLICACIÓN GENERAL PARA

GOBIERNOS REGIONALES ______________________________________________________ 75

ANEXO 3B. DOCUMENTOS DE PLANEAMIENTO A SER REVISADOS EN EL NIVEL REGIONAL ____ 77

ANEXO 3C. MODELO DE ESTRUCTURA DE ROF PARA ENTIDADES DEL NIVEL REGIONAL______ 79

ANEXO 4A. CUADRO DE NORMAS SUSTANTIVAS Y DE APLICACIÓN GENERAL PARAGOBIERNOS LOCALES _________________________________________________________ 83

ANEXO 4B. DOCUMENTOS DE PLANEAMIENTO A SER REVISADOS EN EL NIVEL LOCAL _______ 85

ANEXO 4C. MODELO DE ESTRUCTURA DE ROF PARA ENTIDADES DEL NIVEL LOCAL ________ 86

ANEXO 5. EJERCICIO PRÁCTICO DE APLICACIÓN DE LOS PASOS Y MATRICES DEL MANUAL____ 90

ANEXO 6. FUNCIONES VINCULADAS A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS ________________ 103

BIBLIOGRAFÍA________________________________________________________________ 106



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Objeto: El manual tiene por finalidad orientar a las entidades públicas en el proceso deelaboración, modificación y/o actualización de sus Reglamentos de Organización y Funciones,previéndoles de los mecanismos necesarios a fin de que puedan contar con una herramienta ágil,estandarizada, de fácil aplicación en su operación y funcionamiento y que permita:

o Una adecuada orientación de la labor de la entidad.o Facilitar la supervisión y la evaluación del trabajo.o El ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la duplicación de

actividades.o Servir de medio de integración y orientación al personal nuevo, que facilite su

incorporación al trabajo.o Propiciar el mejoramiento de la eficacia y la calidad de la entidad.

Contenido: El Manual ha sido organizado en capítulos y pasos. El primer capítulo defineconceptos generales relacionados al instrumento de gestión ROF, a las organizaciones y señalael marco legal que regula el mencionado documento normativo, así como a los actoresinvolucrados. Los siguientes dos capítulos tienen por objeto guiar paso a paso a la entidad en el

proceso de elaboración del proyecto de ROF y de aprobación del mismo. Cabe señalar, quecomo resultado de la aplicación del Manual la entidad contará con la documentación básicanecesaria para la elaboración del Informe Técnico Sustentatorio que deberá ser presentado a laSecretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros o a la Oficina dePlaneamiento y Presupuesto, según el tipo de entidad, para obtener el informe previo favorableque le permita proceder a la aprobación de su nuevo ROF, de acuerdo a lo señalado en elDecreto Supremo N° XX-PCM.

Público Usuario: El Manual se dirige a todas las entidades públicas1 que cumplen confunciones de carácter permanente, es decir que han sido creadas por norma con rango de Leyque les otorga personería jurídica, siempre que la norma no establezca un plazo determinado devigencia o que la entidad haya sido creada para atender una necesidad temporal cuya

culminación o desaparición conlleve a la de la entidad (como puede ser el caso de algunosProyectos, Programas y Comisiones); y en particular, a sus órganos encargados de laformulación, modificación y/o actualización del Reglamento de Organización y Funciones.

1 Incluye a las señaladas en los incisos 1 al 7 del artículo I del titulo preliminar de la Ley Nº 27444, Leydel Procedimiento Administrativo General.



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CAPÍTULO I. ¿QUÉ ES UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES?

Ruta del Capítulo:En este primer capítulo del Manual se desarrollarán algunos conceptos generales que nospermitirán entender qué es un Reglamento de Organización y Funciones y cuál es su utilidad,así como definir conceptos específicos vinculados con dicho instrumento de organización.

1. Aspectos Generales

a) ¿Qué es un Reglamento de Organización y Funciones?

El Reglamento de Organización y Funciones (ROF) es un documento técnico normativo degestión institucional que contiene la organización formal de una entidad pública, vale decir,contiene su estructura orgánica así como las funciones generales y específicas de cada uno desus órganos y unidades orgánicas.

A diferencia de un reglamento propiamente normativo, es decir, aquél que desarrolla loregulado por una ley sustantiva (por ejemplo, el Reglamento de la Ley General de Pesca), unROF es un reglamento de tipo administrativo o de organización que ordena las funciones yactividades a cargo de cada entidad pública.

Conceptos clave::

√ Competencia: Ámbito de actuación material (salud, educación, defensa, etc.) o territorial (nacional, regional olocal) de la entidad en su conjunto establecido conforme un mandato constitucional o legal.

√ Función: Es el conjunto de acciones o tareas que le corresponde realizar a la entidad y a sus órganos y unidadesorgánicas de manera particular.

√ Objetivos: Describen el propósito que prentende alcanzar la entidad para el cumplimiento de su laborinstitucional en el marco de sus competencias y funciones.

¿Qué quiere decir que el ROF sea un documento técnico normativo de gestión?

El ROF es un documento:

√ Técnico dado que es el resultado del proceso de planeación organizacional en el cual unaentidad define el modelo de organización que mejor le conviene para el cumplimiento desus funciones y objetivos.

√ Normativo pues constituye una norma de carácter público y de obligatorio cumplimientopara la entidad.

√ De gestión ya que es una guía administrativa para la entidad y su personal sobre cómo sehan asignado las funciones y responsabilidades en su interior.

¿Cuál es la utilidad de un ROF?

El Reglamento de Organización y Funciones es un instrumento útil para diferentes actores:

√ Para la entidad



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o Presenta una visión de conjunto de la entidad y de los órganos y unidades que la componen.o Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a la entidad y a los órganos y unidades

orgánicas que la componen, evitando duplicidades e identificando responsables.

√ Para el personal de la entidad

o Permite al personal que trabaja en la entidad identificar qué atribuciones yresponsabilidades le corresponde a cada uno de los órganos y unidades orgánicas en los quelabora de modo tal que oriente su labor al cumplimiento de tales funciones.

o Facilita la integración del personal nuevo al contar con un documento que lo orienta sobre elquehacer de los órganos y unidades de la entidad.

√ Para otras entidades públicas

o Al delimitar los campos de actuación de las entidades públicas, contribuye a una mejorcoordinación entre éstas al facilitar la búsqueda respecto de “con quién coordino y sobre

qué materias”.

√ Para quienes ejercen control sobre la entidad

o Facilita la labor de quienes ejercen algún tipo de control sobre la entidad al identificar a losórganos responsables del cumplimiento de las funciones encomendadas a la entidad.

¿Cómo se enmarca el ROF dentro de los instrumentos de gestión de la administración pública?

El ROF no es un documento aislado del resto de instrumentos de gestión con los que cuenta una

entidad pública sino que por el contrario, se encuentra estrechamente ligado a cada uno de éstos.Para comprender mejor esta interrelación entre el ROF y los otros instrumentos de gestión esbueno que diferenciemos entre:

o Los instrumentos de gestión vinculados con la parte organizacional de una entidad, talescomo el ROF, el Manual de Organización y Funciones (MOF), el Cuadro de Asignación dePersonal (CAP), entre otros; y,

o Los instrumentos vinculados con el planeamiento del logro de metas y objetivos a cargo deuna entidad, tales como los Planes Estratégicos Sectoriales (Ministerios), los PlanesEstratégicos Institucionales y/o Planes de Desarrollo Institucional (entidades públicas,Gobiernos Regionales y Locales), los Planes de Desarrollo Concertados, entre otros.

Conceptos clave

Instrumentos de Gestión: Son documentos con los que cuenta una entidad para gestionarse o administrarse deuna manera ordenada, planificada y eficiente, tanto en su aspecto organizacional como en el relacionado con elcumplimiento de los objetivos y metas a su cargo.

CAP: Es un documento de gestión institucional que contiene los cargos definidos y aprobados de la entidad,sobre la base de su estructura orgánica vigente prevista en su ROF.

MOF: Es un documento que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajodesarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el ROF, así como en basea los requerimientos de cargos considerados en el CAP.



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√ Interrelación con los instrumentos de gestión organizacionales

Respecto del primer grupo de instrumentos de gestión, existe una interrelación con el ROF yaque éste es el insumo que necesitan los otros documentos para que puedan ser formulados.

En efecto, solamente un vez que se tiene definida la organización interna de la entidad, es decir,establecidos los niveles jerárquicos así como asignadas las funciones y responsabilidades entrelos órganos y unidades orgánicas, se puede luego, a través del CAP, establecer los cargosnecesarios para llevar a cabo tales funciones así como, mediante el MOF, establecer lasfunciones particulares de cada cargo.

√ Interrelación con los instrumentos de planeamiento

Respecto del segundo grupo de instrumentos de gestión, existe una interrelación con el ROF yaéste es una herramienta que sirve (o debería servir) para identificar qué órganos de la entidadson los responsables de cumplir con las metas establecidas en los instrumentos de planeamiento.

En ese sentido, el ROF no es un instrumento aislado del proceso de toma de decisiones de unaentidad sino que la organización y distribución de funciones plasmadas en el ROF, como normade organización, debe facilitar también la identificación de responsables sobre el alcance deresultados concretos a cargo de la entidad.

Es decir, si bien en el ROF no se hace referencia a metas ni a prioridades de la entidad como lohacen los instrumentos de planeamiento, sí debe haber una correspondencia entre órganosresponsables de cumplir determinadas funciones y el cumplimiento de metas concretas.

b) ¿Qué debemos entender por una organización?

Se define a una organización como el ente social creado intencionalmente para el logro de

determinado fin, mediante el trabajo humano y la utilización de recursos materiales (tecnología,equipos, maquinaria, instalaciones, etc.). Una organización dispone de una estructura jerárquicaconformada por órganos y unidades orgánicas, orientados al cumplimiento de funciones o finesy caracterizados por una serie de relaciones tales como: poder, control, división del trabajo,comunicación, liderazgo, entre otros.

¿Qué características presenta una organización pública?

Una organización pública presenta ciertas características particulares que la diferencian de otrotipo de organizaciones:

√ Son creadas por un mandato constitucional o legal

Las organizaciones públicas sólo pueden existir si son creadas por mandato de un dispositivolegal o constitucional.

Por ejemplo:

o Los organismos constitucionalmente autónomos (Defensoría del Pueblo, Jurado Nacional de Elecciones, etc.)son creados por mandato de la Constitución Política y mediante una ley orgánica se formaliza su existencia.

o Los Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales son creados en el marco de lo establecido en la ConstituciónPolítica y en la Ley Orgánica de Gobiernos Regionales y Ley Orgánica de Municipalidades, respectivamente.

√ Son entidades formales



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Las organizaciones públicas para funcionar adecuadamente requieren contar con una estructuraorgánica formal conformada por diferentes órganos y unidades orgánicas encargados de cumplirfunciones específicas vinculadas, tanto con la misión de la organización, como con aspectosadministrativos de su funcionamiento.

√ Sus objetivos están orientados a satisfacer el interés público

Si bien los objetivos por los que se crean las organizaciones públicas pueden variar entre una y otra, todastienen en común el que sus objetivos trascienden el propio interés o beneficio de la organización, dadoque están orientadas a satisfacer el interés de la sociedad en su conjunto o de un grupo social enparticular.

Por ejemplo:

o La Defensoría del Pueblo es un organismo autónomo que tiene como finalidad defender los derechosconstitucionales de la persona y la comunidad, así como supervisar el cumplimiento de los deberes de laadministración estatal y prestación de los servicios públicos (satisface el interés de la sociedad en su conjunto).

o El Instituto Nacional de Investigación Agrariaes un organismo público descentralizado del Ministerio deAgricultura que tiene como finalidad el promover la innovación tecnológica agraria y agroindustrial en elsector agrario (satisface el interés de un grupo social en particular).

o Los Gobiernos Locales tienen por finalidad representar a su localidad, promover la adecuada prestación de losservicios públicos locales y el desarrollo integral sostenible de su circunscripción (satisface el interés de ungrupo social en particular).

√ Sus funciones están reguladas por el ordenamiento jurídico

Las funciones a cargo de las organizaciones públicas no pueden ser creadas por ellas mismassino que vienen determinadas por las normas sustantivas que regulan su actuación, tal y comoveremos con mayor detalle en el paso 1 del Capítulo II.

√ Sus recursos son públicos

Los recursos de una entidad provienen de los recursos que todos los ciudadanos aportan ya seade manera directa, por ejemplo a través del pago de tasas por determinados trámites que hacenen la entidad, o indirectamente, a través del pago de tributos con los que se asignan recursos alas entidades públicas para su funcionamiento.

√ Su actuación está sujeta a control

Dado que las organizaciones públicas son creadas para el cumplimiento de determinados fines ya través de recursos públicos, su actuación está sujeta a diferentes clases de control.



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Clases de control

√ Control gubernamental: A cargo de la Contraloría General de la República, busca prevenir yverificar la correcta, eficiente y transparente utilización y gestión de los recursos y bienes del Estado,supervisando la legalidad de los actos de las organizaciones públicas sujetas a su control.

√ Control judicial: Mediante procesos judiciales se fiscaliza que en los procesos administrativos en losque intervienen las organizaciones públicas así como en el ejercicio de sus funciones, no se cometanarbitrariedades ni excesos de poder frente al administrado (acciones de inconstitucionalidad, accionescontencioso administrativa, etc.).

√ Control político: A cargo del Congreso de la República, mediante el cual fiscaliza la actuación deuna determinada entidad pública.

√ Control social: A cargo de la sociedad civil, se ejerce a través de asociaciones de consumidores,colegios profesionales, audiencias públicas, etc.

¿Cuáles son los principios que rigen la forma de organizarse de una entidad?

Es importante conocer algunos de los principios y criterios vinculados con la parteorganizacional de las entidades públicas que, a diferencia de los clásicos principios recogidos enla Ley del Procedimiento Administrativo General relacionados directamente con la actuación deéstas (principio de legalidad, imparcialidad, celeridad, debido procedimiento, etc.), estánreferidos directamente a aspectos sobre cómo debe organizarse una entidad pública.

La Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, Ley 27658, hace mención a algunosde estos principios:

√ Legalidad de las funciones: Las funciones y actividades que realice la Administración

Pública, a través de sus dependencias, entidades y organismos, debe estar plenamente justificada y amparada en sus normas.

o Tal y como se vio, las funciones a cargo de las organizaciones públicas, lascontenidas en sus normas de organización y funciones, deben estar amparadas ennormas sustantivas, por lo que no pueden ser creadas por ellas mismas.

√ Evitar duplicidades: Las dependencias, entidades, organismos e instancias de laAdministración Pública no deben duplicar funciones o proveer servicios brindados porotras entidades ya existentes.

o Se debe evitar duplicar funciones entre entidades por un tema de eficiencia ya queno tiene sentido asignar recursos a dos entidades para que realicen las mismasfunciones o presten los mismos servicios, cuando dichos recursos podrían serutilizados en servicios o funciones no atendidos.

√ Principio de especialidad: En el diseño de la estructura orgánica pública prevalece elprincipio de especialidad, debiendo integrarse las funciones y competencias afines.

o Al respecto, la especialidad puede darse: i) En razón de la tarea a cumplirse. Así,tareas o funciones similares no deben ser ejercidas por más de un órgano alinterior de la entidad; ii) En relación con el ámbito territorial en el cual unafunción va a ejercerse. Así, una misma función puede ser ejercida por más de unórgano pero en ámbitos territoriales diferentes con lo cual no habría superposiciónde funciones sino especialización en razón del territorio.

√ Asignación de competencias: Una entidad debe tener claramente asignadas sus

competencias de modo tal que pueda determinarse la calidad de su desempeño y el



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grado de cumplimiento de sus funciones, en base a una pluralidad de criterios demedición.

o Se debe recordar que los términos competencia y función son conceptosdiferentes. Así, las competencias se refieren al ámbito material y territorial en elcual una entidad va a poder ejercer sus funciones. De allí que sea importante tener

en claro cuál es el ámbito de competencia de cada entidad.

Además de los criterios y principios recogidos en la Ley Marco de Modernización del Estado,existen otros principios organizacionales que deben tomarse en cuenta:

√ Simplificación de funciones: Uno de los objetivos básicos de la organización esestablecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

√ Del objetivo: Toda y cada una de las actividades establecidas en la organización debenrelacionarse con los objetivos y propósitos para los que fue creada la entidad (laexistencia de un puesto sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente los

objetivos).√ Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la

comunicación necesaria para lograr los objetivos de la entidad en el marco de susfunciones, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan desde el más alto nivelhasta el más bajo.

√ Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido,debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

√ Amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de subordinados quedeben reportarse a una misma autoridad o ejecutivo, de tal manera que éste puedarealizar todas sus funciones eficientemente.

√ Coordinación: Las unidades de una organización siempre deben mantenerse enequilibrio coordinando su labor entre ellas de modo tal de evitar “compartimentosestancos”.

√ Continuidad: Una vez que se ha establecido la estructura organizacional, ésta requieremantenerse, mejorarse y ajustarse a las nuevas realidades que vayan surgiendo.

c) ¿Qué entidades deben contar con un ROF?

No todas las entidades conocidas como públicas (según la definición contenida en los incisos 1al 7 del artículo I del titulo preliminar de la Ley Nº 27444, Ley del ProcedimientoAdministrativo General) están sujetas a la elaboración de un ROF en el marco de lo señalado enlos Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF (Decreto Supremo N° XX-PCM).

En ese sentido, dicha norma establece que son entidades que requieren un ROF aquéllas que organizaciones que por las competencias y funciones conferidas por las normas ejercen actividades de manera permanente. Asimismo, aquellas organizaciones que fueron creadas conel objeto de responder a necesidades coyunturales, como puede ser el caso de algunosprogramas, proyectos o comisiones que fueron constituidos para una razón específica y untiempo determinado no requieren de un ROF. Lo importante para determinar si una entidad

requiere o no contar con un ROF no es la denominación formal que tenga, sino que su naturaleza responda a los criterios definidos en los Lineamientos.

En el caso particular de los Gobiernos Regionales y Locales, considerando que su organizaciónviene establecida en las respectivas Leyes Orgánicas, se sujetarán a los Lineamientos enaquellos aspectos que corresponda.



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En ese sentido, son entidades que requieren contar con un ROF, de acuerdo con losLineamientos aprobado por DS XXX-PCM:

√ Ministerios y sus Organismos Públicos Descentralizados, incluyendo los Reguladores√ Organismos Constitucionalmente Autónomos√ Gobiernos Regionales

√ Gobiernos Locales y sus Organismos Públicos Descentralizados√ Así como a toda organización que cumpla con funciones de carácter permanente, es

decir que haya sido creada por norma con rango de Ley que le otorga personería jurídica, siempre que la norma no establezca un plazo determinado de vigencia o que laentidad haya sido creada para atender una necesidad temporal cuya culminación odesaparición conlleve a la de la entidad, de acuerdo a lo dispuesto en el DecretoSupremo N° XX-PCM.

De otro lado, los Lineamientos excluyen expresamente del ámbito de su aplicación a otrasorganizaciones que si bien cumplen con lo antes señalado, es decir ejercen una actividad

permanente y son reconocidas como entidades públicas, por su naturaleza y funciones sonreguladas por organismos especializados, tal es el caso de:

√ Las Empresas del Estado cuya regulación, y por ende su ROF, debe ser regulado yrevisado por el FONAFE, al ser éste último el titular de las acciones de las empresas delEstado;

√ Las Empresas Municipales, cuyas acciones son de titularidad del Gobierno Local, siendoel Directorio de cada empresa municipal el encargado de aprobar su organización deacuerdo con las normas que regulan la forma empresarial que cada empresa hayaadoptado;

√ Las Universidades Públicas, cuyos ROF deben ser regulados y revisados por la AsambleaNacional de Rectores, salvo en lo que compete las áreas administrativas, para las cuales seaplica lo mencionado en los Lineamientos.

Importante:

En el caso de los Gobiernos Regionales, la normatividad no les confiere la facultad de crearOrganismos Públicos Descentralizados por lo que el Manual no hace mención a éstos.

Los Programas y Proyectos que cumplan con las características previstas en los Lineamientos para sercalificados como tales deben aprobar un instrumento distinto denominado Manual de Operaciones.

d) ¿Cuándo una entidad debe reformular su ROF?

La modificación o actualización de un ROF se puede producir en los tres siguientes supuestos:

Por un proceso de reorganización de la entidad aprobado conforme a ley

√ La reorganización de una entidad implica una transformación o cambio en la finalidadpor la cual fue creada, lo que supone una modificación a su Ley de creación.

√ De esta manera, la estructura orgánica preexistente a dicho cambio que respondía aotros objetivos, debe adecuarse a la nueva finalidad.

√ La necesidad de reorganización de una entidad se produce por una decisión del Poder

Ejecutivo o del Poder Legislativo reflejada a través de un cambio en la Ley de creaciónde la entidad (un ejemplo de reorganización es el caso de la fusión de dos o más



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entidades públicas, ya sea cuando se fusionan para crear una nueva entidad o cuandouna entidad es absorbida por otra existente).

Por mandato legal que obliga a una entidad a crear un nuevo órgano o unidad orgánica en su interior o ajustar sus funciones para incluir o dejar de hacer cierta actividad

√ Supone una reestructuración parcial de la entidad por mandato de un dispositivo legalque la obliga a crear un nuevo órgano o unidad orgánica para cumplir las nuevasfunciones encomendadas (es el caso por ejemplo de las normas de Contraloría de laRepública que obligan a las entidades a contar con un órgano de control).

√ O una modificación simple de las funciones para adecuarla al cambio que se haproducido en las normas sustantivas.

Para optimizar o simplificar los procesos de la entidad que permitan cumplir con mayoreficiencia su misión y funciones

√ Este supuesto no implica un cambio en la finalidad o razón de ser de la entidad.

√ Supone la reestructuración de una entidad en el sentido de redefinir su estructuraorgánica de modo tal de cumplir de una mejor manera con sus objetivos, sin implicar uncambio en su finalidad o razón de ser.

√ A través de una reestructuración se busca la optimización o simplificación de losprocesos de la entidad ya sea priorizando determinadas funciones o reasignándolas entresus órganos de una manera más eficiente.

√ La reestructuración de una entidad puede ser total, por ejemplo cuando decide cambiarsu modelo organizacional o, puede ser parcial, cuando reestructura únicamentedeterminadas áreas de la entidad.

√ La reestructuración de una entidad se da por mandato de la máxima autoridad de laentidad.

Conceptos Clave

Reestructuración: Una entidad entra en un proceso de reestructuración cuando se redefine suestructura orgánica sin que ello implique un cambio en su finalidad o razón de ser.

Reorganización: Una entidad entra en un proceso de reorganización cuando se produce unatransformación o cambio en la finalidad por la cual fue creada.

2. Marco Legal

Si bien cada entidad pública es responsable del proceso de elaboración de su ROF, dichoproceso debe sujetarse a los criterios y disposiciones establecidos en:

√ La Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, Ley N° 27658, que contieneel marco general sobre el diseño y estructura de la Administración Pública de losdiferentes niveles de gobierno.

√ Los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF, aprobados medianteDecreto Supremo N° XX-PCM, contiene el marco especial que las entidades de losdiferentes niveles de gobierno deben seguir para la elaboración y aprobación de suROF.

Importante: Las normas emitidas por el Instituto Nacional de Administración Pública (INAP) respecto a la



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elaboración del ROF constituyeron por mucho tiempo el marco normativo referencial de las entidades públicas. Sinembargo, dicho marco normativo quedó implícitamente derogado por el Decreto Supremo N° 74-95-PCM,situación que ha sido ratificada por el Decreto Supremo N° XX-PCM.

3. Actores involucrados

El ámbito de aplicación de las normas que regulan el instrumento del ROF está dado en losLineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF – Decreto Supremo N° XXX. En esecontexto, participan en la elaboración y aprobación del ROF diferentes órganos al interior de laentidad y, dependiendo de la entidad de la que se trate, órganos externos a ésta para suaprobación:

Actores que participan en su elaboración

√ Órgano a cargo de las funciones de racionalización: Es el órgano responsable deformular el proyecto de ROF, y de elaborar el Informe Técnico Sustentatorio que

justifique las modificaciones al documento de ROF propuestas. En algunas entidades,será la Oficina de Planeamiento y Presupuesto quién se hará cargo de esta tarea.

Actores que participan en su aprobación

√ Órgano de Asesoramiento: Es el responsable de dar el visto bueno legal al proyecto deROF además de emitir el Informe Legal con el proyecto de dispositivo legalaprobatorio.

√ Titular de la entidad : Se encarga de aprobar el proyecto de dispositivo legal visado porel órgano de asesoramiento.

√ Órgano responsable de emitir el Informe Previo: Es responsable de verificar que elproyecto de dispositivo legal del ROF se ajuste a lo dispuesto por la Ley Marco deModernización de la Gestión del Estado, Ley 27658 y por los Lineamientos para laElaboración y Aprobación del ROF, D.S. xxx-PCM. Según cada tipo de entidad, estaresponsabilidad estará a cargo de un órgano distinto, de acuerdo al siguiente detalle:



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ÓRGANOS QUE INTERVIENEN EN LA ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE UN ROF

ENTIDAD

Elabora Proyecto deROF

(Informe Técnico

Sustentario)

Visa Proyectode ROF

(Informe legal)

ApruebaProyecto de

ROF

Emite Informe Previo paraaprobación de ROF

MinisterioSecretaría de Gestión Pública de

la PCM

OPD NacionalSecretaría de Gestión Pública de

la PCM

OrganismosConstitucionalmente

Autónomos

Oficina de Planeamiento yPresupuesto

o la que haga sus veces

Gobierno RegionalOficina de Planeamiento y

Presupuestoo la que haga sus veces

Gobierno LocalOficina de Planeamiento y

Presupuestoo la que haga sus veces

OPD LocalOficina de Planeamiento y

Presupuesto del Gobierno Localo la que haga sus veces

Direcciones RegionalesSectoriales

Oficina deRacionalización o

la que haga sus veces

Órgano deAsesoría Jurídica

Titular de laEntidad

Oficina de Planeamiento yPresupuesto del Gobierno

Regionalo la que haga sus veces



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CAPÍTULO II ¿CÓMO ELABORAR UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES?

Ruta del Capítulo:En este segundo capítulo del Manual se desarrollarán los pasos que una entidad debería seguirpara elaborar su proyecto de ROF, siguiendo una secuencia lógica para el análisis de lainformación que servirá de insumo para su elaboración. Del mismo modo, de acuerdo a loestablecido en el Decreto Supremo N° XX-PCM, los resultados de este análisis serán parteintegrante del Informe Técnico Sustentatorio requerido para la aprobación del proyecto de ROF.Así, los pasos permitirán a la entidad responder a preguntas tales como ¿Qué tengo que hacer?¿Qué estoy haciendo? ¿De qué manera me organizo para hacerlo mejor?, entre otras.

Paso 1. Identificar funciones y estructura orgánica según el marco legal

El primer paso para elaborar el proyecto de ROF es que la entidad identifique qué es lo quetiene que hacer como institución, para lo cual deberá referirse al marco legal vigente quedetermina la razón de ser de la entidad. Este paso es también necesario porque permitiráidentificar los cambios en la normativa que tienen implicancias en la organización y funcionesde la entidad y que hasta ese momento no habían sido contemplados en el documento de ROF, ytal vez tampoco en la organización misma.

La revisión de las normas legales que determinan el accionar de la entidad constituye uno de lospasos más importantes que debe darse para la formulación del nuevo ROF. Esto permitirá a laentidad responder a la pregunta: ¿Qué tengo que hacer?, es decir, identificar las razones para las

cuales fue creada, las mismas que permitirán identificar las funciones generales que lecorresponde cumplir así como asignar funciones específicas a los órganos y unidades orgánicasque la componen.

Es importante recordar que las entidades públicas son como administradores de los marcoslegales en los cuales se desempeñan los ciudadanos y las personas jurídicas. Por eso lasfunciones que se incluirán en el ROF deben provenir de normas sustantivas que son las quedeterminas qué es lo que una entidad debe hacer en una determinada actividad social oeconómica.

Se verá también que las funciones generales de la entidad estarán dadas mayormente por lasnormas, y en algunos casos, éstas señalarán ciertas funciones específicas que deberán ser

cumplidas por los órganos y/o unidades orgánicas que la conforman, teniendo además efectossobre la estructura orgánica de la entidad.

Definiciones

Funciones Generales: Conjunto de acciones que debe realizar la entidad conducente a alcanzar losobjetivos y metas de su gestión administrativa. Estas provienen por lo general de las normassustantivas vinculadas a la entidad.

Funciones Específicas: Conjunto de acciones que deben realizar los órganos y unidades orgánicasque conforman la entidad, acorde con sus funciones generales y conducente a alcanzar los objetivos ymetas de la entidad.

Estructura Orgánica: Constituye el reflejo de la capacidad de una entidad de organizarse

internamente, mediante la división del trabajo y la asignación de funciones y responsabilidades entresus órganos y unidades orgánicas así como coordinando su labor.



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Órgano: Son las unidades de organización que conforman la estructura orgánica de la entidad(órganos de línea, de apoyo, de asesoramiento, etc.)

Unidad orgánica: Es la unidad de organización en que se dividen los órganos contenidos en laestructura orgánica de la entidad (oficinas, gerencias, direcciones, etc.).

Área: Se refiere a los órganos y unidades orgánicas de una entidad

¿Qué normas regulan la actuación de una entidad pública?

Con el objeto de identificar el conjunto de normas que regulan la actuación de las entidadespúblicas, se procederá a clasificarlas en tres grandes grupos: sustantivas, sobre sistemasadministrativos y de aplicación general; las que a su vez definen funciones de tres tipos:misionales, administrativas y de aplicación general.

o Normas sustantivas

En este grupo de normas se encuentran aquéllas que definen el ámbito de competencia de una

entidad pública así como las normas que le atribuyen funciones vinculadas con el cumplimientode su finalidad o razón de ser: funciones misionales.

Algunas normas sustantivas:

√ La Constitución Política, define el ámbito de competencia de los organismos y poderes autónomos (porejemplo la Defensoría del Pueblo, el Ministerio Público, el Tribunal Constitucional, entre otros), así comode las regiones y municipalidades. Asimismo, establece atribuciones a cargo de determinados funcionariospúblicos.

√ La Ley del Poder Ejecutivo establece las competencias de cada uno de los Ministerios y regula suorganización.

√

Regulaciones Sectoriales que comprenden a las leyes de creación de los Ministerios, las cuales precisan elámbito de su competencia y de sus Organismos Públicos Descentralizados, así como leyes y reglamentossectoriales que complementan las funciones y atribuciones asignadas al interior de tales entidades (comopor ejemplo la Ley General de Educación en el caso del Ministerio de Educación, la Ley General deAguas, en el caso de los Ministerios de Salud y Agricultura, etc.)

√ Convenios Internacionales que establecen funciones o atribuciones a cargo de entidades públicasvinculadas con la materia del convenio.

√ La Ley Orgánica de los Gobiernos Regionalesestablece el ámbito de competencia de los GobiernosRegionales, las funciones misionales a su cargo y regula su estructura orgánica.

√ La Ley Orgánica de Municipalidadesestablece el ámbito de competencia de los Gobiernos Locales, lasfunciones misionales a su cargo y regula su estructura orgánica.

√ La Ley de Bases de la Descentralización establece las competencias de cada uno de los niveles de

gobierno.

o Normas sobre sistemas administrativos

En este grupo de normas se encuentran aquellas normas emitidas por el órgano rector de unsistema administrativo. Como sabemos, un sistema administrativo esta conformado por la sumade normas, órganos y procesos destinados a proporcionar el soporte administrativo que todaentidad pública requiere para funcionar y sin el cual no podría cumplir con los fines para los quefue creada.

En el ordenamiento jurídico peruano existen varios sistemas administrativos cada uno de los

cuales cuenta con un órgano rector y con varias ramificaciones conformadas por las diferentesoficinas al interior de las entidades públicas responsables de cumplir con las funcionesvinculadas con el sistema administrativo: funciones administrativas o de apoyo.



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Algunos de los principales Sistemas Administrativos

√ Sistema Nacional de Presupuesto

o Órgano rector : Dirección Nacional de Presupuesto Público (DNPP) del Ministerio de

Economía y Finanzas (MEF).o Principales normas: Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público, Ley28112; Ley del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley 28411; Directivas anuales emitidas porla DNPP en relación a la programación, formulación, aprobación, ejecución y evaluación delos presupuestos de las entidades del Gobierno Nacional, Regional y Local.

√ Sistema Nacional de Tesorería

o Órgano rector: Dirección Nacional de Tesoro Público (DNTP) del MEFo Principales normas: Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público, Ley

28112; Directivas para el año fiscal emitidas por la DNTP dirigidas a las entidades delGobierno Nacional, Regional y Local.

√ Sistema Nacional de Endeudamiento

o Órgano rector: Dirección Nacional del Endeudamiento Público del MEFo Principales normas: Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público, Ley

28112, Ley General del Sistema Nacional de Endeudamiento, Ley 28563

√ Sistema Nacional de Contabilidad

o Órgano rector : Dirección Nacional de Contabilidad del MEFo Principales normas: Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público, Ley

28112; Ley del Sistema Nacional de Contabilidad, Ley 24680; Instructivos Contables,Resolución de Contaduría N°067-97-EF/93.01; Normas Internacionales de Contabilidad parael Sector Público, Resolución N°029-200-EF/93.01.

√ Sistema Nacional de Inversión Pública

o Órgano rector : Dirección General de Programación Multianual del Sector Público (DGPM)del MEF

o Principales normas: Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública, Ley N° 27293; y suReglamento, Decreto Supremo N° 157-2002-EF; Directiva General del Sistema Nacional deInversión Pública, Directiva 004-2002-EF/68.01; Directiva del Sistema Nacional de InversiónPública para Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales, Directiva N° 004-2005-EF/68.01,modifica Directiva N° 004-2003-EF/68.01

√ Sistema Nacional de Control

o Órgano rector : Contraloría General de la Repúblicao Principales normas: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría de la

República, Ley 27785; Reglamento de los Órganos de Control Institucional, Resolución deContraloría N 114-2003-CG.

√ Sistema Nacional de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

o Órgano rector : Consejo Nacional de Contrataciones y Adquisiciones del Estado -CONSUCODE

o Principales Normas: Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones delEstado, D.S. Nº 083-2004-PCM y su Reglamento; D.S. Nº 084-2004-PCM.

√ Sistema de Personal del Empleo Público:

o Órgano rector : Actualmente es la Presidencia del Consejo de Ministros (PCM) (*) hasta quese constituya el Consejo Superior del Empleo Público (COSEP)

o Principales normas: Ley Marco del Empleo Público, Ley N°28175 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público,Decreto Legislativo 276 y su Reglamento D.S. Nº 005-90-PCM Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo N° 728, Ley de Productividad y



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Competitividad Laboral, aprobado mediante Decreto Supremo N° 003-97-TR, aplicableen el caso que una ley haya asignado a la entidad un régimen laboral privado.

Ley que regula la publicación de la Declaración Jurada de Ingresos y Bienes y Rentas delos funcionarios y servidores públicos del Estado, Ley Nº 27482 y su Reglamento,Decreto Supremo Nº 080-2001-PCM

Ley que establece prohibiciones e incompatibilidades de funcionarios y servidores

públicos, así como de las personas que presten servicios al Estado bajo cualquiermodalidad contractual, Ley Nº 27588 Ley que establece prohibición de ejercer la facultad de nombramiento y contratación de

personal en el sector público, en casos de parentesco; Ley Nº 26771 Leyes que definen regímenes especiales de Carrera(*) No están bajo la competencia de la PCM materias como las referidas a pensiones,remuneraciones, entre otras salariales.

√ Sistema Nacional de Informática

o Órgano rector: Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática de la Presidencia delConsejo de Ministros

o Principales normas: Patrón Nacional de Unidades Informáticas, Resolución Ministerial N°206-2004-PCM; Norma Técnica Peruana “NTP-ISO/IEC 12207:2004 Tecnología de laInformación, Resolución Ministerial N° 179-2004-PCM; Norma Técnica Peruana “NTP-ISO/IEC 17799:2004 EDI. Tecnología de la Información: Código de Buenas Prácticas para lagestión de la Seguridad de la Información, Resolución Ministerial N° 224-2004-PCM

√ Sistema Nacional de Defensa Judicial

o Órgano rector : Consejo Nacional de Defensa Judicialo Principales normas: Ley que crea el Consejo Nacional de Defensa Judicial, Decreto Ley

17537; Reglamento del Decreto Ley N° 17537, D.S. 002-2000-JUS; Ley Orgánica deMunicipalidades y Ley Orgánica de Gobiernos Regionales, en la parte pertinente.

Sólo se ha hecho referencia de manera general a algunas de las normas por cada sistema administrativo mencionado, debiendo cada entidad revisar las normas reglamentarias,

complementarias y modificatorias correspondientes.

Importante:

Es necesario recordar que la Ley de Bases de la Descentralización establece que los sistemasadministrativos del Estado referidos al presupuesto, tesorería, contaduría, crédito público, inversiónpública, contrataciones y adquisiciones, personal y control, por su naturaleza son de observancia ycumplimiento obligatorio para todos los niveles de gobierno. Esto además, está dispuesto en el artículo33° de la Ley Orgánica de Gobiernos Regionales y por el Artículo VIII de la Ley Orgánica deMunicipalidades.

o Normas de aplicación general

En este tercer grupo de normas ubicamos a aquellas normas que asignan funciones a más de unaentidad pública sin que estén referidas a ningún sistema administrativo en particular, sino másbien vinculadas a diferentes materias que deben ser tomar en consideración: funciones deaplicación general.



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Algunas normas de aplicación general:

√ Normas ambientales: Ley del Sistema Nacional de Gestión Ambiental y su Reglamento; Ley delSistema Nacional de Evaluación de Impacto Ambiental, Ley del Medio Ambiente, entre otras, sonnormas que asignan funciones a las entidades con competencias en materia de medio ambiente yrecursos naturales referidas a la protección del medio ambiente en las actividades que se

encuentran bajo su sector o jurisdicción.√ Normas sobre cooperación internacional: Ley de Cooperación Internacional, Decreto Legislativo

719; Reglamento de la Ley de Cooperación Internacional, Decreto Supremo N° 015-92-PCM

√ Normas sobre defensa nacional y civil: Ley del Sistema de Seguridad y Defensa Nacional, Ley28478; Ley del Sistema de Defensa Civil, Decreto Ley 19338; Reglamento del Sistema de DefensaCivil, D.S. 005-88-SGMD

√ Normas sobre acceso a la información pública: Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27806, Leyde Transparencia y Acceso a la Información Pública; Reglamento de la Ley de Transparencia yAcceso a la Información Pública, D.S. 072-2003-PCM

¿Cómo identifico las normas que me asignan competencias y funciones?

o Primero, cada entidad debe revisar el conjunto de normas sustantivas y de aplicacióngeneral, incluyendo las regulaciones sectoriales.

o Segundo, respecto de las funciones vinculadas con los sistemas administrativos,tal y como se menciona más adelante, se deberá recoger las funciones contenidasen el Anexo 6 que recogen las funciones que deben ser incluidas en los ROF por

Sistema Administrativo.

Normas que deben ser revisadas según tipo de entidad

Cada entidad deberá identificar el marco legal aplicable a su accionar e identificar qué funcionesy criterios organizacionales se desprenden del mismo y que deberán verse reflejados en su ROF.De esa manera, se procederá a recoger en un Cuadro de Normas aquella información relevante,la misma que para efectos prácticos se recomienda sea clasificada según temas principales quecompeten a la entidad. Por ejemplo, se podrá elaborar un cuadro de normas relacionadas con lascompetencias ambientales que la normatividad le confiere a una entidad (ver ejemplo en Anexo5), con las competencias sanitarias, entre otras.

Con el objeto de guiar a las entidades en este paso, el Manual presenta una propuesta de lasprincipales normas sustantivas y de aplicación general en los Anexos 2A, 3A y 4A, así como deaquellas vinculadas a los sistemas administrativos del Estado que atribuyen funciones a losMinisterios, Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales y que deberían ser revisadas para laelaboración del Cuadro de Normas de la entidad, la misma que deberá ser complementada porcada entidad. En el caso de los Sistemas Administrativos, cada ente rector de Sistema hadefinido las funciones que deben ser incluidas en los ROF de las entidades, las cuales garantizanque éstas podrán interpretar y aplicar correctamente las normas contenidas en sus respectivosmarcos normativos.



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Del mismo modo, los Organismos Constitucionalmente Autónomos (OCA)2 y los OrganismosPúblicos Descentralizados (OPD) de los Ministerios y de los Gobiernos Locales deberánproceder a identificar las normas que les asignan funciones y tienen efectos sobre su estructuraorganizacional y proceder a elaborar su Cuadro de Normas.

Importante: Recordemos que en el proceso de revisión de normas se debe asegurar que se cuente contodas las modificaciones y/o derogaciones que éstas hayan podido sufrir.

Cuadro de Normas vinculadas a los Sistemas Administrativos

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

NORMAS QUE ASIGNAN RESPONSABILIDADES Y FUNCIONESSISTEMANACIONAL

NIVEL NACIONAL NIVEL REGIONAL NIVEL LOCAL

M OPD OCA GR GL OPD

Ley 28112 - Ley 28411

PRESUPUESTO Directivas para la programación,formulación y ejecución del presupuesto delos pliegos del Gobierno Nacional paracada año fiscal

Directivas para laprogramación,formulación yejecución delpresupuesto de lospliegos de losGobiernos Regionales

Directivas para laprogramación, formulación yejecución del presupuesto delos pliegos de los GobiernosRegionales

ENDEUDAMIENTO Ley 28112 - Ley 28563

Ley 27293 - D.S. 157-2002-EF

INVERSIÓN

PÚBLICA

- Directivas emitidas por la Dirección

General de Programación Multianual delSector Público para el Gobierno Nacional

- Directivas emitidaspor la DirecciónGeneral de

ProgramaciónMultianual del SectorPúblico para elGobierno Regional

- Directivas emitidas por laDirección General de

Programación Multianual delSector Público para elGobierno Local

INFORMÁTICAResolución Ministerial N° 206-2004-PCM - Resolución Ministerial N° 179-2004-PCM - Resolución

Ministerial N° 224-2004-PCM - otras

CONTABILIDAD Ley 28112 - Ley 24680 - Resolución Contaduría N° 067-97-EF/93.01 - otras

Ley 28112

TESORO PÚBLICO Directivas emitidas por la DirecciónNacional de Tesoro Público para pliegos

del Gobierno Nacional

Directivas emitidaspor la Dirección

Nacional de TesoroPúblico para el

Gobierno Regional

Directivas emitidas por laDirección Nacional de TesoroPúblico para Gobierno Local

PERSONAL Ley 28175 - Decreto Legislativo 276 - D.S. 005-90-PCM - Ley 27482 - Ley 27588 - otras

DEFENSAJUDICIAL (1)

Decreto Ley 17537 D.S. 002-2002-JUSCapitulo II, Titulo VII

Ley 27867Sub capitulo II, Titulo II Ley

27972

CONTROL Ley 27785 - Resolución de Contraloría No. 114-2003-CG

(1) Aquellas entidades que no cuentan con un Procurador Público al interior de su entidad recurren al de su sector, en el caso de lasOPD del Gobierno Nacional o, al de su Gobierno Local o Regional en el caso de algunas municipalidades y OPD del nivel local.

2 Organismos Constitucionalmente Autónomos: Poder Judicial, Ministerio Público, Jurado Nacional de

Elecciones, Oficina Nacional de Procesos Electorales, Registro Nacional de Identificación y Estado Civil,Consejo Nacional de la Magistratura, Defensoría del Pueblo, Contraloría General de la República,Tribunal Constitucional, Superintendencia de Banca y Seguros y Banco Central de Reserva del Perú.



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Importante: Se recomienda revisar las siguientes normas:

o Ley de Prudencia y Transparencia Fiscal, Ley 27245o Ley de Gestión Presupuestaria del Estado, Ley 27209o Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, Ley 27658o Las Leyes anuales del Presupuesto General de la República

Una vez identificada la normatividad y los aspectos que deben ser tomados en cuenta para ladefinición de las funciones y estructura orgánica de la entidad, se procederá a elaborar lasiguiente matriz, que distinguirá entre Funciones Generales, Funciones Específicas y áreas(órganos o unidades orgánicas) de la entidad según lo señalado en las normas:

Matriz 1. Funciones y áreas según el marco legal

FUNCIONES ESPECÍFICASFUNCIONESGENERALES Órgano Función Unidad Orgánica Función

1L

2L

#L: es el código que se le asigna a las funciones generales contenidas en las normas que regulan la actuación de laentidad. Dicha codificación será útil al momento de elaborar la Matriz Comparativa por Funciones y Áreas porFuentes de Información.

En esta matriz se hará mención a órganos y unidades orgánicas sólo si las normas revisadasseñalan su creación, de lo contrario, únicamente se incluirá información respecto a funcionesgenerales y funciones específicas.

Asimismo, y a fin de reflejar lo dispuesto en la normatividad vigente se recomienda,representar gráficamente la estructura organizacional que se haya podido identificar luego delanálisis de las normas, con el objeto de compararla con lo señalado por las fuentes deinformación que se analizarán en los siguientes pasos. Para la representación gráfica serecomienda referirse al Paso 5 que señala los conceptos básicos para la elaboración deorganigramas.

Ideas Básicas Paso 1:

1.¿Qué tengoque hacer?

2.Identificar mi

base legal

3.Elaborar

Matriz 1 segúnel marco

4.

Identificarfunciones yáreas segúnmarco legal

PASO 1.IDENTIFICAR FUNCIONESY ESTRUCTURA

ORGÁNICA SEGÚN ELMARCO LEGAL



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Paso 2. Identificar funciones y estructura orgánica según la estrategia institucional

Si bien el ROF tiene un carácter de permanencia, toda reformulación del mismo debe tomar enconsideración la estrategia institucional (que suele ser de corto o mediano plazo) la entidadhaya definido para el logro de su finalidad y el cumplimiento de sus funciones. El objetivo deeste análisis es asegurarse que las responsabilidades otorgadas a los órganos y unidadesorgánicas, así como la misma estructura organizacional propuesta, contribuya y no interfiera enel desarrollo de los objetivos y las estrategias.

Por ello, es conveniente que se incluya como parte del análisis institucional y antes de definir laestructura de la organización así como las funciones que ésta ejercerá, la revisión de losdocumentos de planeamiento elaborados por la entidad o aquellos que puedan influir en suaccionar (por ejemplo algunos planes o políticas sectoriales).

En efecto, la elaboración de todo documento de planeamiento se ha basado en la identificaciónde las responsabilidades de la entidad (competencias y funciones) así como de sus problemastraduciéndose en la definición de estrategias para cumplirlas y superarlos respectivamente. Esimportante que el ROF tome en consideración estos aspectos, ya que la forma en que la entidaddecida organizarse contribuirá o no a hacer frente a dichas responsabilidades y posiblesproblemas identificados.

En ese sentido, el manual propone en los Anexos 2B, 3B y 4B una lista de documentos deplaneamiento que se recomienda sean revisados por las entidades de los tres niveles degobierno, los mismos que contiene información relacionada a:

√ Lineamientos de políticas (nacionales, sectoriales o institucionales)√ Misión, Visión y Objetivos Estratégicos√ Prioridades Estratégicas de desarrollo institucional√ En el caso de las entidades a las que les están siendo transferidas competencias en el

marco del proceso de descentralización, el proyecto de ROF debería incluir las nuevasfunciones así como de ser necesario, los nuevos órganos y/o unidades orgánicas o lareestructuración de las mismas que conllevará la transferencia de las competencias. Paraello, las entidades que transfieren incluyen en sus planes de transferencia sectorial lasfunciones que corresponde incluir en el ROF de las entidades que reciben la nuevafunción, y corresponde a la entidad receptora establecer el órgano que se hará responsablede ésta.

√ Problemas así como oportunidades, entre otros.

Definir la Misión, Visión y Objetivos de la entidad

Un paso importante para que la entidad defina su estrategia de intervención, es decir la manera en laque tiene previsto cumplir con el objeto para el cual fue creada, es identificar claramente su misión,visión y objetivos institucionales, como puntos de partida para la definición de su organización.

La Misión de la entidad constituye la razón de ser o propósito para el cual fue creada la organizaciónque permite distinguirla de las demás en cuanto por ejemplo, sus objetivos, clientes o usuarios,



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productos o servicios y su responsabilidad frente a la sociedad.

Debe ser entendida por todos los integrantes de la organización por lo que su definición debe ser claray sencilla y responder a las siguientes preguntas: qué, para qué y cómo, en relación con las funcionesprincipales que debe realizar.

La Visión es la imagen objetivo de la organización con respecto a sus responsabilidades establecidas

en las normas.Los Objetivos describen el propósito que pretende alcanzar la entidad para el cumplimiento de sulabor institucional en el marco de sus funciones y competencias.

Una vez definidos estos aspectos, la entidad tendrá mayor claridad para la definición de sus funciones generales y específicas, así como sobre la mejor manera de estructurar su organización.

Como resultado de la revisión de los documentos de planeamiento de la entidad o conincidencia en su accionar, se deberá elaborar una matriz que permita identificar los siguientesaspectos:

√ Las funciones que debe cumplir la organización a fin de ser más eficiente en su gestióny alcanzar los objetivos que se ha trazado y en particular sus órganos y unidadesorgánicas.

√ Señalar la necesidad de crear o eliminar algún área (órgano o unidad orgánica) de laentidad a fin de llevar adelante la estrategia institucional.

√ Verificar que la misión, visión y objetivos institucionales estén acorde con lascompetencias y funciones que la ley señala para la entidad.

Dicha matriz, para fines prácticos, podrá ser subdividida según temas principales deintervención de la entidad o que marcan el accionar de la misma, por ejemplo, temasambientales, administrativos, entre muchos otros.

Matriz 2. Funciones y áreas según la estrategia institucional


1E

2E

#E: es el código que se le asigna a las funciones generales que se deriven de la Estrategia Institucional definida en losDocumentos de Planeamiento. Dicha codificación será útil al momento de elaborar la Matriz Comparativa deFunciones y Áreas por Fuentes de Información.

Asimismo, y a fin de reflejar las consideraciones de la estrategia institucional se podrárepresentar gráficamente la estructura organizacional que se haya podido identificar luego delanálisis de los documentos de planeamiento (bosquejo de organigrama),, con el objeto decompararla con lo señalado por las normas (Paso 1) y las fuentes de información que seanalizarán en los siguientes pasos. Para la representación gráfica se recomienda referirse al Paso

5 que señala los conceptos básicos para la elaboración de organigramas.



28

Ideas básicas Paso 2

Paso 3. Identificar el estado actual de las funciones y la estructura orgánica

Si bien la normatividad señala las funciones que competen a las entidades públicas, es decir,señalan el fin que persiguen y para el cual fueron creadas, suele suceder que con el paso deltiempo las entidades vean la necesidad de incluir, ampliar o variar sus funciones y/o áreas con elobjeto de lograr una mayor eficiencia en su labor que permita el logro de sus objetivos. Enalgunos casos, estas nuevas funciones y áreas se traducen en aspectos positivos ya que permiten

cumplir mejor con la misión de la institución y en otros casos, si bien éstas persiguen lafinalidad de hacer más eficiente el accionar de la entidad, pueden tener el efecto contrario oestar duplicando funciones al interior de la misma entidad o con otras entidades públicas.

Existen dos fuentes de información para identificar las acciones que viene realizando la entidada través de sus diversos órganos y unidades orgánicas: el ROF vigente y el personal de laentidad.

Paso 3.1 Revisar el ROF vigente

El ROF vigente debería reflejar la manera como la entidad tenía previsto hacer frente a los

objetivos que se había trazado para el logro de las funciones que por norma le han sidoconferidas. Por ello, ciertos aspectos de la estructura orgánica vigente así como las funcionesdefinidas, podrían ser retomados en el nuevo proyecto de ROF. Sin embargo, también puedesuceder que la estructura organizacional contenida en el ROF no esté actualizada, que el ROFcomprenda funciones que en realidad no corresponde cumplir a la entidad, que establezcaniveles jerárquicos o interrelaciones entre sus órganos que parecen no haber dado buenosresultados, que no defina o delimite claramente responsabilidades, entre otros, que sonnecesarios identificar para tomarlos en cuenta o corregirlos en el proyecto de nuevo ROF.

La modificación del ROF generalmente resulta de la necesidad que tiene la entidad dereestructurarse o reorganizarse, según sea el caso, a fin de cumplir mejor con sus funciones onuevas funciones que le hayan sido asignadas. Sin embargo, en muchos casos no será necesariomodificar completamente la organización, por lo que es importante analizar el ROF vigente; yen otros casos, este análisis podrá permitir identificar las disfunciones – incentivos negativos,

1.¿Cuál es laestrategia

para cumplircon la misiónInstitucional?

PASO 2.IDENTIFICAR FUNCIONES

Y ESTRUCTURA ORGÁNICASEGÚN LA ESTRATEGIA

INSTITUCIONAL

2.Revisar

documentos deplaneamientoinstitucional

3.Identificarestrategia,

prioridades yobjetivos

4.Identificar

como se traducenen funciones y

áreas de laentidad

5.Elaborar Matriz 2

de funcionesy áreas segúnla estrategiainstitucional



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problemas organizacionales, etc.- de la organización al compararlas con las necesidades que sehan ido creando por la definición de nuevas funciones y órganos como resultado demodificaciones normativas.

Se recomienda, a fin de verificar la consistencia de la información contenida en el ROF vigente,recoger las funciones generales y específicas, así como la estructura orgánica definida en éste,de acuerdo al siguiente formato. El objetivo es establecer si las funciones específicas de losórganos y unidades orgánicas de la organización contribuyen efectivamente al logro de susfunciones generales, las mismas que en teoría fueron definidas conforme a la normatividad quesustenta la existencia de la entidad. Tal y como se ha señalado para la elaboración de lasMatrices 1 y 2, para fines prácticos se recomienda subdividir la matriz según los temasprincipales de intervención de la entidad o que marcan el accionar de la misma, por ejemplo,temas ambientales, administrativos, entre muchos otros.

Matriz 3. Funciones y áreas según el ROF vigente


1R

2R

#R: es el código que se le asigna a las funciones generales que figuran en el ROF vigente. Dicha codificación seráútil al momento de elaborar la Matriz Comparativa de Funciones y Áreas por Fuentes de Información.

Asimismo, se procederá a contrastar los bosquejos de organigramas determinados sobre la basede la información recabada en los pasos 1 y 2, es decir del marco legal y los documentos deplaneamiento, con el organigrama del ROF vigente. La finalidad es identificar algunos de loscambios necesarios en este último para adecuarse a lo que señala la normatividad, en caso noestuviera acorde, y evaluar posibles cambios en la estructura a fin de implementar la estrategiainstitucional que permita tener una organización más eficiente en el cumplimiento de susfunciones.

Paso 3.2 Aplicar Cuestionario en la entidad

Toda organización cuenta con una estructura, la cual puede ser formal o informal. La formal esla estructura explícita y oficialmente reconocida por la entidad. La estructura informal es laresultante de la forma de conducción y el poder relativo de los individuos que componen laorganización, no en función de su ubicación en la estructura formal, sino en función deinfluencia sobre otros miembros.

Por ello, es necesario conocer las funciones que vienen cumpliendo en la práctica los diferentesórganos y unidades orgánicas de la entidad a fin de identificar nuevos mecanismos deinterrelacionarse que pudieran ser tomados en cuenta en la elaboración del proyecto de ROF oque debieran ser corregidos. Es muy común que las entidades no tengan actualizados sus ROF.

Con el objeto de lograr una adecuada reorganización o reestructuración de la entidad, y no sóloque las modificaciones en cuanto a funciones y estructura se incluyan en el documento del ROF,sino que efectivamente en la práctica ésta tenga lugar, es necesario lo siguiente:



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√ Conocer la organización actual de la entidad, que refleja la manera en que vienenoperando en la realidad los órganos y unidades orgánicas de la institución -tanto los queresultan de la estructura formal como de la informal-, así como las funciones que cadaárea viene cumpliendo (aunque éstas no correspondan al ROF vigente).

√ Identificar si existen nuevas funciones que hayan sido asumidas, y determinar, en casoéstas no contravengan a las normas y a las competencias de la entidad, si serán o noincluidas en la redefinición de la organización.

√ Conocer aquellas actividades y tareas que podrían estarse duplicando para elcumplimiento de una misma función, o que no se vienen cumpliendo aunque sean partede las competencias de la organización.

√ Conocer la manera en que se interrelacionan las diferentes dependencias (niveles jerárquicos formales e informales) de la entidad, a fin de verificar si ello apoya odificulta el cumplimiento de las funciones y misión de la entidad.

Para ello, en Anexo 1 se propone un Cuestionario que deberá ser completado por el personal dela organización, básicamente por los responsables de los órganos y unidades orgánicas de laentidad, y de estimarse necesario, por personal identificado como clave en la organización.

Como resultado del procesamiento del cuestionario, los responsables de elaborar el proyecto deROF obtendrán información que les permitirá sustentar las modificaciones que tengan previstorealizar en las funciones de la entidad o en la organización misma, al poder identificar losiguiente:

√ Las funciones que vienen efectivamente cumpliendo los órganos y unidades orgánicas dela entidad y si ello contribuye adecuadamente al logro de la misión de la entidad.

√ Las funciones que por distintas razones (falta de tiempo, estrategia institucional,normatividad incompleta, etc) se están dejando de lado.√ Si existe duplicación de funciones en la entidad misma o con otras entidades públicas.√ Las líneas jerárquicas dentro de la organización y la toma de decisiones.√ Si existe una estructura organizacional informal y en cuanto ésta difiere de la formal.√ Indicios respecto a si la reconversión (reestructuración o reorganización) de la

organización será fácil o compleja de llevar a cabo considerando el estado actual de lamisma.

√ Lo que efectivamente la entidad está en capacidad de hacer comparativamente con lo quese supone debe hacer (marco legal).

Como resultado del Paso 3.2 se elaborarán las siguientes matrices:

o La Matriz 4 que recogerá las funciones generales y específicas, así como la estructuraorgánica que reflejen el estado actual del funcionamiento de la entidad (tanto suestructura formal como informal). Tal y como se ha señalado para la elaboración delas demás Matrices, para fines prácticos se recomienda subdividir la matriz según lostemas principales de intervención de la entidad o que marcan el accionar de la misma,por ejemplo, temas ambientales, administrativos, entre muchos otros. Esta Matriz

junto con las Matrices 1 a 3 forman parte de la Matriz Comparativa de Funciones y Áreas por Fuentes de Información, que es parte del Informe Técnico Sustentatorio previsto en los Lineamientos.

Matriz 4. Funciones y áreas según la organización actual



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1A

2A

#A: es el código que se le asigna a las funciones generales que han sido señaladas por el personal de la entidad en losCuestionarios que recogen su organización actual. Dicha codificación será útil al momento de elaborar la MatrizComparativa de Funciones y Áreas por Fuentes de Información.

Será tarea del personal que responda al cuestionario identificar de acuerdo a las fuentes deinformación que estime pertinente las funciones generales a las cuales se vincula la labor delórgano o unidad orgánica en el que trabaja, definir las funciones específicas a las que el área

contribuye así como las actividades y tareas que aquéllas implican.

Una vez elaborada la matriz, se procederá a representar gráficamente la estructura actual de laentidad, de acuerdo a lo recogido en los cuestionarios, la misma que podrá contrastarse con losbosquejos de organigramas elaborados en los pasos 1, 2 y el organigrama vigente de la entidad.Para la representación gráfica se recomienda referirse al Paso 5 que señala los conceptos básicospara la elaboración de organigramas.

o La Matriz 4A permitirá procesar la información de los cuestionarios, la misma queserá de gran utilidad al momento de definir las funciones de la entidad así como lanueva organización materia del proyecto de ROF.

Matriz 4A. Información sobre la organización actual de la entidad

Función Generalvinculada

Órgano Unidad Orgánica

Cód. Función TipoDenomi-nación

FunciónEspecífica

Denomi-nación

FunciónEspecífica

Actividades otareas

relacionadas

Área quesupervisa el

cumplimiento

Áreasinvolucradas

1A

2A

Cód #A: se refiere a las funciones generales señaladas por el personal en los cuestionarios.

Tipo: Los tipos de órganos pueden ser de Alta Dirección, Consultivos, de Control Institucional, deAsesoramiento, de Apoyo, de Línea y Desconcentrados.

Denominación: Se refiere al nombre que lleva el órgano o la unidad orgánica dentro de la entidad (por ejemplo:Dirección de Planeamiento y Presupuesto, Oficina de Inversiones, etc.).

Actividades o tareas relacionadas: Permitirá definir mejor la función específica del órgano o unidad orgánica almomento de redactar el nuevo documento de ROF.

Área que supervisa el cumplimiento: Se refiere al órgano o unidad orgánica que supervisa el accionar del área,permitiendo identificar los niveles jerárquicos en la organización.

Áreas involucradas: Se refiere a los órganos o unidades orgánicas que contribuye a que se cumpla la función,



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actividad o tarea de la unidad en cuestión y/o a quién beneficia el cumplimiento de las mismas, permitiendoidentificar las dinámicas de trabajo y el modo de interrelacionarse dentro de la organización.

Asimismo, la matriz ayudará a resaltar las relaciones que existen entre las diversas áreas para elcumplimiento y supervisión del cumplimiento de cada una de las funciones y de las actividadeso tareas que éstas conllevan. Con esta información se podrá trazar la estructura orgánica real –esdecir la que funciona en la práctica-, auque ésta no corresponda al ROF vigente, pero quereflejará la manera de interrelacionarse de las diferentes áreas de la entidad.

o La Matriz 4B recogerá información relacionada a aquellas funciones generales oespecíficas que de acuerdo a la opinión del personal no se vienen cumpliendo en laentidad y que son materia de sus competencias, así como las razones de ello. Esteanálisis permitirá a la entidad conocer que es lo que debe hacer y no está haciendo, así como sus limitaciones en materia de tiempo, presupuesto, entre otros, que harán queen algunos casos sea necesario priorizar funciones y tal vez formular estrategias queles permitan en un plazo razonable cumplir con todo lo que las normas les encargan.

Es decir, que tendrán un insumo importante para diseñar su proceso deimplementación de la nueva organización.

Matriz 4B. Funciones que no se vienen cumpliendo

Función General vinculada Órgano Unidad Orgánica

Cód. FunciónNo se cumple por

(Marcar X):Órgano a

cargoFunción

EspecíficaNo se cumple por

(Marcar X):

UnidadOrgánica a

cargo

FunciónEspecífica

No se cumple por(Marcar X):

falta de tiempo falta de tiempo falta de tiempo

falta de recursos falta de recursos falta de recursos

Indefinición deresponsabilidades



Por estrategiainstitucional



Otros: Otros: Otros:

Finalmente, de la aplicación del cuestionario también se podrá obtener información respecto a siexisten funciones y/o actividades que se vienen duplicando dentro de la entidad así como las

duplicidades de funciones con otras entidades públicas. La verificación de este último aspectoserá parte del Informe Técnico Sustentatorio necesario para el proceso de aprobación de lapropuesta de ROF.

Ideas básicas del Paso 3

,

1.¿Qué hagoactualmente

comoorganización?

PASO 3.IDENTIFICAR

EL ESTADO ACTUALDE LAS FUNCIONES Y

ESTRUCTURAORGÁNICA

2.

Revisar el ROFvigente

3.Elaborar la

Matriz 3 defunciones y áreas

4.Aplicar

cuestionario

5.Elaborar

Matrices 4, 4A y 4Bde funciones y áreas

según laorganización

actual



33

Paso 4. Definir las funciones y la estructura orgánica de la entidad

Paso 4.1 Elaborar Matrices Comparativas

Sobre la base del análisis normativo, de la estrategia institucional, del ROF vigente y de losresultados del cuestionario, se procederá a consolidar la información incluida en las matrices enuna única comparativa que proporcionarán a la entidad información respecto a “lo que debehacer y lo que efectivamente hace”, identificando problemas tales como:

√ duplicidad de funciones, entre los órganos y unidades orgánicas de la misma entidad ycon otras entidades públicas;

√ funciones ejercidas por diferentes órganos o unidades orgánicas que por su afinidadpodrían ser ejercidas por una sola;

√ funciones reguladas pero que no son ejercidas por ninguna área;√ funciones que son ejercidas pero que no tienen amparo en la legislación sustantiva.

De ese modo se podrá elaborar una matriz comparativa de las funciones generales identificadasde acuerdo a las cuatro fuentes de información analizadas y verificar su consistencia:

Matriz 5. Matriz Comparativa de Funciones Generales por Fuentes de Información

FUNCIONES GENERALES

Cód. Marco Legal Cód.

Estrategia

Institucional Cód. ROF vigente Cód.

Organización

Actual1L 1E 1R 1A2L 2E 2R 2A3L 3E 3R 3A4L 4E 4R 4A5L 5E 5R 5A

Finalmente, como resultado del análisis del marco legal, la estrategia institucional, el ROFvigente y de la organización actual de la entidad, se procederá a elaborar una matrizcomparativa de todas las funciones y áreas por dichas fuentes de información, que constituirá elinsumo básico sobre el cual la entidad procederá a identificar las funciones y la estructura

organizacional que contendrá su nuevo ROF.



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De acuerdo a lo establecido en el Decreto Supremo N° XX-PCM esta Matriz 5B deberá seradjuntada al Informe Técnico Sustentario que será elaborado por las entidades a fin de

justificar las modificaciones a su ROF ante las instancias correspondientes.

Matriz 5A. Matriz Comparativa de Funciones y Áreas por Fuentes de Información

Cód. FGvinculada

ÓrganoFunción

Específica deÓrgano

UnidadOrgánica

FunciónEspecífica de

UO

Cód. FGvinculada

ÓrganoFunción


UnidadOrgánica


UO

Cód. FGvinculada

ÓrganoFunción


UnidadOrgánica


UO

Cód. FGvinculada

ÓrganoFunción


UnidadOrgánica


UO

Alta Dirección

Consultivos

Control Institucional

De Asesoramiento

De Apoyo

De Línea

Desconcentrados

Organización actualMarco Legal

Tipo de Órgano

Estrategia Institucional ROF vigente

Como resultado de este paso, y del análisis que se realice a la Matriz 5A, la entidad identificaráy/o definirá sus funciones generales y específicas, así cómo los órganos y unidades orgánicasque se harán cargo de las mismas, y las relaciones de coordinación entre éstas y con otrasentidades. Toda esta información deberá ser plasmada en la Matriz 6. Funciones y áreas a ser incluidas en el Proyecto de ROF de acuerdo a lo especificado en el Paso 4.3 del Manual. Estamatriz formará también parte del Informe Técnico Sustentatorio a que hace mención el DecretoSupremo XXX-PCM.

Paso 4.2 Definir las funciones generales y específicas de la organización

La Matriz 5A es una suerte de consolidado de todas las funciones previstas en el ordenamiento jurídico, así como las que en realidad se vienen desempeñando. Esta información constituye elinsumo que se requiere para analizar y determinar los contenidos del ROF propuestoconvirtiéndolos en funciones generales y específicas, así como para analizar la brecha entre lo

que se debería hacer y lo que se está haciendo (capacidad efectiva de la entidad).

Con esta información se redactará el contenido de la Matriz 6, en la que se reflejará cómo seexpresan las funciones, se podrá verificar que no existan vacíos normativos (funciones que no secumplen, pese a estar previstas en las normas sustantivas) y se podrá proceder a definir laestructura óptima para la entidad, lo cual será materia del siguiente paso (Paso 4.3).

A continuación, el Manual propone criterios a tomar en cuenta para una adecuada definición delas funciones de la entidad.

Funciones Generales

Las funciones generales señalan a grandes rasgos el conjunto de acciones –las cuales se verántraducidas en actividades y tareas de sus distintos órganos y unidades orgánicas- que debe



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realizar la entidad a fin de alcanzar sus objetivos institucionales. En ese sentido, y sobre la basede la información contenida en la Matriz 5A. Matriz Comparativa de funciones y áreas por

fuentes de información, los responsables de la elaboración del ROF deberán preguntarse losiguiente:

√ De acuerdo a la misión institucional cuáles serían las grandes líneas de acción que debecumplir la entidad para lograr sus objetivos (definiéndose temas de intervención), demanera consistente con las competencias de la entidad y lo señalado por la normatividadvigente.

√ Cuál sería la mejor manera de afrontar esos temas y cumplir con los objetivos que setracen alrededor de ellos, es decir qué acciones generales deberá realizar la entidad paraalcanzarlos.

Asimismo, es necesario que la entidad tenga claramente identificada la base legal que sustentatodas y cada una de las funciones generales que serán incluidas en el proyecto de ROF, conexcepción de las relativas a sistemas administrativos.

Funciones Específicas

Las funciones específicas señalan el conjunto de acciones (actividades o tareas) cuyo ejercicioestá reservado a un determinado nivel jerárquico – órgano o unidad orgánica- acorde con lasfunciones generales la entidad y conducentes a alcanzar los objetivos institucionales.

Por ello, una vez definidas las funciones generales, se deberán determinar sus implicancias enmateria, por ejemplo, de dirección, control, asesoramiento y apoyo, así como en aspectosoperativos. En ese sentido, las funciones específicas reflejan la forma como se operativizan lasfunciones generales para cada órgano y unidad orgánica. Para redactar las funciones específicas,sobre la base de las funciones generales definidas y de la información contenida en la Matriz5A. Matriz Comparativa de funciones y áreas por fuentes de información, los responsables de la

elaboración del ROF deberán preguntarse lo siguiente:

√ De acuerdo a las funciones generales definidas cuales serían los temas específicos deintervención que permitirían dar cumplimiento a las mismas.

√ De acuerdo a la misión de la entidad, sus funciones generales y las pautas normativas, quéórganos u unidades orgánicas deben ser puestos en marcha para asegurar el cumplimientode labor de la entidad, y cuales serían sus funciones específicas.

√ Qué elementos operativos, administrativos, logísticos, materiales u otros deben existir afin de permitir contar con las condiciones adecuadas para dar cumplimiento a lasfunciones generales de la entidad, y como éstos se traducirían en órganos, unidadesorgánicas y funciones específicas en la organización.

Está claro entonces que las funciones específicas que se definan para los órganos y unidadesorgánicas deben guardar una estricta y clara relación con al menos una de las funcionesgenerales de la entidad y que las funciones específicas de las unidades orgánicas se vinculan almenos a una de las funciones específicas del órgano al cual se encuentran adscritas.

Asimismo, es necesario que la entidad tenga claramente identificada la base legal que sustentatodas las funciones específicas que estarán a cargo de sus órganos.

A continuación, se detallan las consideraciones que se deben tener para la definición de lasfunciones específicas por órganos y unidades orgánicas.

√ Las funciones que se definen para cada uno de los órganos o unidades pueden ser encualquier nivel jerárquico de tipo estratégico, táctico u operativo, con la condición de



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respetar la secuencia jerárquica, es decir que las funciones de una dependencia nosobrepasen o superen a las funciones que debe realizar el nivel superior del que dependen,sino que se desplieguen a partir de éstas.

√ Las funciones deberán expresarse en forma clara y precisa, iniciándose con verbos eninfinitivo que refieran a actuaciones cada vez más operativas, enumerándose sólo aquellas

que puedan cumplirse efectivamente y no las que se estime que podrían eventualmentellevarse a cabo.

√ Cuidar que las funciones de la unidad orgánica sean congruentes con las funciones quepersigue el órgano del que depende, el mismo cuyas funciones deberán guardar estrictarelación con las funciones generales de la entidad, debiendo estar estas últimas orientadasa la consecución de la misión y objetivos de la entidad.

√ Las funciones asignadas a un mismo órgano o unidad orgánica deben ser afines,compatibles y/o complementarias.

√ Cuando una función sea de coordinación entre dos órganos o unidades o más, ésta deberáespecificarse en los dos.

Importante:

Cuando una norma sustantiva o de aplicación general asigna funciones a una entidad o a algúnfuncionario de ésta sin especificar el órgano responsable de la misma, se debe tener en cuenta quese le está dando flexibilidad a la entidad para que ésta se encargue de designar al órgano o unidadresponsable de cumplir dicha función. Lo importante, es que la función regulada en las normassustantivas o de aplicación general sea debidamente asignada de modo tal que haya un responsablede cumplirla al interior de la entidad.

Consideraciones para la descripción y redacción de las funciones√ Se deberá procurar que la descripción de cada función no exceda un párrafo de tres líneas.

√ Se deberá evitar el uso de adjetivos calificativos.

√ Se iniciará la descripción de cada función con un verbo en infinitivo.

√ Se deberá ser muy meticuloso en la selección de los verbos que definan las funciones delos distintos niveles jerárquicos de la entidad. El manual propone a manera de ejemplo unlista de los verbos que podrían ser utilizados en la redacción de funciones generales yespecíficas:

VERBOS COMUNES POR TIPO DE ÓRGANO (*)ALTA DIRECCIÓN CONSULTIVO APOYO ASESORAMIENTO LÍNEA

Apoyar Presidir Absolver Abastecer Formular Absolver Apoyar Evaluar

Aprobar Proponer Asesorar Actualizar Identificar Asesorar Aprobar Formular

Asesorar Refrendar Emitir Administrar Informar Compendiar Asesorar Identificar

Asistir Representar Proponer Apoyar Integrar Emitir Autenticar Imponer

Concertar Supervisar Asistir Organizar Establecer Brindar Participar

Conducir Suscribir Cautelar Participar Formular Concertar Planificar

Conocer Visar Conducir Planificar Lograr Conducir Promover

Coordinar Controlar Producir Opinar Controlar Proponer

Delegar Coordinar Programar Proponer Coordinar SupervisarDesignar Desarrollar Promover Sistematizar Desarrollar Vigilar



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Dirigir Difundir Proponer Visar Dictar

Establecer Dirigir Recopilar Dirigir

Evaluar Efectuar Registrar Diseñar

Expedir Ejecutar Supervisar Disponer

Fomentar Elaborar Suscribir Ejecutar

Formular Emitir Verificar Emitir

Informar Evaluar Visar Establecer

(*) Es importante tener en claro que la selección de verbos propuesta según los tipos de órganos es indicativa, no siendonecesariamente exclusivos de tales órganos sino que, dependiendo la función, podrán utilizarse por más de un órgano o unidadorgánica.

√ Se deberá tener cuidado al definir una función, de no utilizar más de un verbo que tengael mismo significado. Para facilitar la estandarización de los términos se ha elaboradouna lista de los verbos más usados, así como su significado en el contexto de las normasde organización y funciones del sector público.

Son verbos sinónimos: Se utilizan para funciones que implican:

supervisar - controlar - verificar - vigilarEjercer la inspección superior en trabajos

realizados por otros

velar por – garantizarAsegurar que existen condiciones para que se

cumpla algo que realiza un tercero.

evaluarCalificar la calidad o el cumplimiento de lo

realizado por otro

conducir – dirigir - liderar Estar a cargo, como responsable principal.

planear - planificar Hacer planes o proyectos

apoyar - colaborarAyudar a otras personas o áreas en la realizaciónde una tarea que es responsabilidad principal de

ellarecopilar - compilar - compendiar

Juntar y organizar información y hacerse cargode su integridad

promover – impulsar -fomentar

Iniciar o dar empuje a una tarea o procesoprocurando su logro. No supone la ejecucióndirecta de la actividad (supone hacer alguna

actividad previa a la principal que permita queotros la lleven a cabo o dar las condiciones para

que otros la lleven a cabo).

definirTomar decisión sobre algo (política pública,

proceso administrativos, etc.)

formular - elaborarHacer o preparar proyectos, políticas públicas,

informes que serán aprobados por otro

coordinar - armonizar Hacer gestiones para que los involucradoslogren determinado resultado

concertar - acordar – convenir - concordarDeterminar o resolver por común acuerdo con

otros involucrados

informar - comunicar Enterar, dar noticia de algo de manera oficial

√ Se deberá tender a una redacción sencilla para su fácil lectura, evitando en lo posible eluso excesivo de palabras para describir un mismo verbo.

Decir Puede decirse



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Prestar asesoramiento Asesorar

Brindar apoyo Apoyar

Lograr la recopilación Recopilar

Establecer la coordinación Coordinar

√ Cuando se emplee el uso de determinados verbos que suponen una interrelación conalgún otro órgano, unidad orgánica u entidad, deberá especificarse al momento deredactar a cuál de ellos se hace referencia.

Función Verbo Pregunta Respuesta Redacción

Absolver consultas decarácter jurídico

Absolver ¿A quién?A las unidades

orgánicas

Absolver consultas decarácter jurídico que

formulen las unidadesorgánicas del Ministerio

Proponer lasdisposiciones legislativas

o reglamentarias que juzgue convenientes

Proponer ¿A quién? Al Ministro

Proponer al Ministro lasdisposiciones legislativas oreglamentarias que juzgue

convenientes

Coordinar la celebraciónde convenios para la

promoción y protecciónde inversiones y

convenios para evitar ladoble tributación

Coordinar¿Con

quién?

Ministerio deRelacionesExteriores

Coordinar con el Ministeriode Relaciones Exteriores lacelebración de convenios

para la promoción yprotección de inversiones y

convenios para evitar ladoble tributación

Paso 4.3 Definir el tipo de organización más adecuada

Una vez definidas las funciones generales y específicas que debe cumplir la entidad, se deberáproceder a agruparlas de la manera más adecuada para cumplir de forma eficiente con la misióny objetivos institucionales, definiendo su estructura orgánica y asignando funciones por órganosy unidades orgánicas en la entidad.

Para ello, sobre la base del análisis de Matriz 5A. Matriz Comparativa de funciones y áreas por fuentes de información y considerando las disposiciones normativas que señalen la creación dedeterminadas áreas en la entidad, se procederá a definir el tipo de estructura organizacional quese aplicará en la entidad así como los órganos y unidades orgánicas que la conformarán. Estepaso es primordial ya que la estructura que la entidad elija para organizarse marcará la dinámicade trabajo de la misma al definir la interrelación entre las diferentes áreas así como las

relaciones de poder.



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a) Tipos de estructuras organizacionales

El diseño de la estructura de la organización requiere un análisis previo de las ventajas,inconvenientes y aplicación de cada una de las alternativas posibles, por ello, a continuación sepresenta tipos o formas de organización interna más comunes. Nótese que en la práctica lamayoría de entidades de la administración pública ha adoptado una combinación entre laestructura funcional y la lineal a la que se conoce como “piramidal”.

Estructura lineal

La estructura lineal está basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados (porejemplo la estructura militar). Este tipo de organización obedece al hecho de que entre elsuperior y los subordinados existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad, laslíneas de comunicación se establecen con rigidez y tienen sólo dos sentidos: uno orientado haciaarriba que lo une al cargo superior y representa la responsabilidad frente al nivel más elevado yotro orientado hacia abajo que lo une a los cargos directamente subordinados y representa su

autoridad sobre el nivel más bajo.Este tipo de estructura permite una clara delimitación de responsabilidades y un control sencillode la misma ya que el poder y las decisiones están claramente centralizados. Sin embargo, larigidez e inflexibilidad de la organización lineal dificulta la innovación y la adaptación de lamisma a nuevas situaciones o condiciones externas; asimismo impide la especialización de laorganización puesto que ocupa a todos los jefes en todos los asuntos posibles en la organización.

Estructura funcional

La estructura funcional es la más usada en las entidades públicas y aplica el principio funcional

o principio de la especialización de funciones para cada tarea, el cual se caracteriza por separar,distinguir y especializar. La labor de la entidad y la división de responsabilidades se establecemediante una especialización del trabajo por áreas similares. Este tipo de estructura fomenta lacreación de especialistas en las diferentes funciones con un alto grado de especialización yexperiencia en las mismas. De esta manera, se establece una jerarquía funcional en la que lasactividades se coordinan según reglas, normas, políticas y procedimientos estandarizados.

Este tipo de estructura permite que cada cargo se concentre exclusivamente en su trabajo ofunción y no en las demás tareas secundarias, así mismo que cada cargo reporte ante expertos ensu campo de especialización. Sin embargo, puede suceder que la sustitución de la autoridadlineal por la autoridad funcional, relativa y dividida dificulte que los cargos superiores controlenel funcionamiento de los cargos inferiores, teniendo por consecuencia una pérdida de la unidadde mando y dificultades para la delimitación de responsabilidades.

Estructura matricial o por proyectos

La estructura matricial es aquella en la que especialistas de diferentes partes de la organizaciónse unen para trabajar en proyectos específicos, es decir, resulta de la participación de una o másunidades funcionales en el desarrollo de proyectos, en una misma estructura organizacional.

Este tipo de estructura se caracteriza por un sistema de autoridad doble, una que nace de larelación funcional y otra del proyecto institucional específico; por lo general, para evitar doblemando, el director de proyecto suele responder ante el director general.

La organización bajo un esquema matricial suele utilizarse en aquellas entidades que necesitanrespuestas a los cambios rápidos, por ello, se decide la participación de quienes poseen los



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conocimientos, es decir los expertos, y la cabeza del proyecto y no sólo de la autoridadfuncional.

Una de las ventajas de la estructura matricial es que permite que las personas puedan cambiar deuna tarea a otra cuando sea necesario y favorece un intercambio de experiencia entreespecialistas para lograr una mejor calidad técnica. Sin embargo, puede suceder que se produzcacierta confusión acerca de quien depende de quien, lo cual puede originar fuga deresponsabilidades y falta de delimitación de autoridad; asimismo, en algunos casos da lugar auna lucha por el poder, tanto del responsable del área funcional como del responsable delproyecto específico.

Estructura Territorial o Geográfica

La estructura territorial o geográfica suele aplicarse cuando una entidad, de acuerdo con susfunciones, debe atender demandas de servicios en el ámbito nacional y territorial. En esesupuesto la organización se estructura en unidades que, además de su sede central, tengan

jurisdicción en diferentes zonas territoriales (típicamente órganos desconcentrados en la

denominación de utilizada en los Lineamientos).Este tipo de estructura debe basarse en un sistema de dirección que confiera un alta grado deautonomía a sus unidades territoriales, a fin de asegurar su operatividad y flexibilidad paraadaptarse a cada realidad territorial, teniendo como marco los lineamientos y políticas generalesestablecidos por el nivel central.

b) ¿Cómo defino la estructura organizacional más adecuada para mi entidad?

¿Qué es una estructura organizacional?

Es la organización formal en la que se establecen los niveles jerárquicos y se especifica ladivisión de funciones, la interrelación y coordinación que deben existir entre los diferentesórganos y unidades orgánicas de una entidad a efectos de lograr sus objetivos. En ese sentidoconstituye el reflejo de la capacidad de toda entidad de organizarse internamente, mediante ladivisión del trabajo y la asignación de funciones y responsabilidades.

Elementos claves para el diseño de una estructura organizacional

√ Departamentalización: proceso que consiste en agrupar funciones y/o tareas en conjuntosespecializados en el cumplimiento de ciertos tipos de actividades (órganos o unidadesorgánicas). La calidad de una organización depende mucho de la calidad de ladepartamentalización, y en consecuencia, de la adecuada delegación de funciones yautoridad para el desarrollo de las mismas.

√ Cadena de mando: es la línea continua de autoridad que se extiende desde la cima de laorganización hasta el eslabón más bajo y define quién informa a quién; y permite contestarpreguntas de los empleados tales como: ¿A quién acudo si tengo un problema? ¿Ante quiénsoy responsable?

√ Tramo de control: determina el número de niveles y responsables en la organización.

Criterios para el diseño de una estructura organizacional



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√ Contar con una misión y objetivos institucionales claramente definidos así como con unaestrategia para su consecución. Es importante recordar que las entidades se organizan parahacer ALGO (cumplir sus funciones), por ende el tamaño y modelo de organización debenreflejar la mejor forma de organizarse para hacerlo y no ser simplemente una forma de

justificar y mantener los recursos con los que ya cuenta.√ Toda responsabilidad deberá ir acompañada por la autoridad correspondiente claramenteidentificada, y cada empleado debe ser responsable ante una sola persona.

√ Una inadecuada delimitación del ámbito de acción de la autoridad dentro de la organizacióngenera problemas de comunicación, falta de control administrativo y fuga deresponsabilidades.

√ Una división adecuada del trabajo evitará duplicidad de funciones.

c) ¿Qué tipo de áreas puede contener la estructura de la entidad?

¿Qué tipo de órganos y unidades orgánicas componen la organización?

De acuerdo a lo señalado en la normatividad vigente, las entidades deberán o podrán contar conlos siguientes tipos de órganos en su estructura organizacional, los mismos que a su vez podránestar compuestos o no de unidades orgánicas:

Órganos de Alta DirecciónEste órgano configura el primer nivel organizacional de la Entidad, está integrado por el órganoque constituye la máxima autoridad de la Entidad, los Consejos Consultivos, cuandocorresponda, y la Secretaría General o quien haga sus veces. Sus asesores no constituyenunidades orgánicas.

Órganos Consultivos

Son por lo general comisiones u otros espacios de consulta en las que se convoca a especialistaso representantes de grupos con un interés determinado para que emitan opinión orecomendación sobre materias previamente determinadas. Sus opiniones o recomendaciones noson vinculantes para la entidad y sus miembros participan ad-honorem.

Órgano de Control Institucional Es el órgano conformante del Sistema Nacional de Control, cuyo responsable guardadependencia funcional y administrativa con la Contraloría General de la República, sienda éstaúltima quien determina las funciones del órgano. Según las características de la Entidad y lacomplejidad de los procesos, el Órgano de Control Institucional podrá constituir unidadesorgánicas, lo cual debe justificarse en el Informe Técnico Sustentatorio a que se refiere el

Decreto Supremo N° XX-PCM, debiendo considerarse la naturaleza, complejidad y volumen defunciones así como acreditar la opinión previa favorable de la Contraloría General de laRepública.

Órganos de AsesoramientoSon los encargados de brindar asesoría a las entidades en determinados conocimientosespecializados. La normatividad establece que las entidades contarán con los siguientes órganosde asesoramiento: una Oficina de Asesoría Jurídica y una Oficina de Planeamiento yPresupuesto, teniendo éste último a su cargo las materias de Planeamiento, Presupuesto,Racionalización y Cooperación Técnica Internacional. Asimismo, con la justificacióncorrespondiente mediante el Informe Técnico Sustentatorio, atendiendo al volumen de trabajo,la naturaleza y el tamaño de la entidad, las funciones previstas para el segundo órgano podránser desagregadas o asignadas a otro.



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Órganos de ApoyoLos órganos de apoyo son aquellos que brindan soporte al quehacer de la Entidad, concentranlas acciones de coordinación y ejecución de los sistemas de gestión. La normatividad estableceque las entidades contarán con una Oficina General de Administración como órgano de apoyo acargo de las siguientes materias: Contabilidad y Finanzas, Adquisiciones, Administración dePersonal y Sistemas. Asimismo, con la justificación correspondiente mediante el InformeTécnico Sustentatorio, atendiendo al volumen de trabajo, la naturaleza y el tamaño de laentidad, las funciones previstas para este órgano podrán ser desagregadas o asignadas a otro.

Órganos de LíneaSon aquellas unidades técnico normativas que (i) formulan y proponen las normas y acciones depolítica de alcance nacional sobre la materia de su competencia y supervisan su cumplimiento y(ii) ejecutan actividades que permiten dar cumplimiento a las funciones específicas de laentidad. Según el tipo de entidad, podrán estructurarse a través de Direcciones Nacionales,Direcciones Generales o Direcciones, según corresponda. La creación de estos órganos y de susunidades orgánicas se decidirá de acuerdo con la naturaleza, complejidad y volumen defunciones a cargo y su disponibilidad presupuestal y siempre que se encuentren debidamente

justificadas en el Informe Técnico Sustentatorio.

Órganos DesconcentradosSon órganos de la entidad con funciones específicas, asignadas en función de un ámbitoterritorial determinado. Actúan en representación y por delegación de ésta dentro del territoriosobre el cual ejercen jurisdicción

Importante:

Las Mesas y Grupos de Trabajo y los Comités Técnicos son estructuras temporales, compuestas porquienes prestan servicios en distintas áreas de entidades públicas, que se reúnen en forma periódica

preestablecida para cumplir con un objetivo definido. Tienen carácter temporal y realizan encuentrosde trabajo concreto, por lo que no deberán ser considerados en la estructura de la entidad, conindependencia de la denominación formal que las normas le reconozcan.

Las Comisiones son estructuras de carácter no permanente, que tienen objetivos temáticos precisos,por un plazo determinado y son producto de la voluntad político institucional, por lo que no debenfigurar en la estructura de la organización, con independencia de la denominación formal que lasnormas le reconozcan.

¿En qué casos se justifica la creación de órganos o unidades orgánicas?

La entidad debe ser muy cautelosa al determinar la necesidad de crear nuevas áreas en suorganización, que podrían implicar, la contratación de personal adicional y por ende, lanecesidad de ampliar sus mecanismos de control interno, o expandir su administración paradarles el apoyo que requieran, entre otros. A continuación se proponen algunos criteriosgenerales que justificarían la creación de órganos y/o unidades orgánicas en la entidad:

√ La agrupación de funciones o actividades para formar nuevas áreas en la organización(órganos o unidades orgánicas) es necesaria cuando el accionar de la entidad se amplia másallá del tamaño que puede gerenciar con eficacia una sola persona.

√ Sin embargo, definir la decisión de creación de áreas sobre la base del número de personasno es ideal en el caso de entidades en la que su labor no implica la ejecución directa deactividades que requieren cantidades significativas de personal. La división deberá más bien

hacerse en función a las tareas que se tiene previsto realizar y que si bien se interrelacionantienen naturalezas tan distintas y requieren tal especialización, que ameritan que estén acargo de áreas distintas.



43

De manera más específica, el Decreto Supremo N° XX-PCM señala que la creación de unidadesorgánicas sólo se justifica dependiendo del tipo de entidad cuando:

√ Un órgano de línea, de apoyo o de asesoramiento de la entidad cuanta con más de 15personas, en cuyo caso se evaluará la necesidad de crear una o más unidad orgánica adscritaa dicho órgano.

√ La carga administrativa que conlleva la función que generó la creación de uno de losórganos de la entidad justifica la creación de una unidad orgánica.

√ Si se establece por la naturaleza de las funciones a desarrollar, la necesidad de independizarciertos servicios o tareas.

¿En qué casos se justifica la creación de órganos desconcentrados?

Una entidad podría requerir crear un órgano desconcentrado cuando la naturaleza de susactividades requiere una presencia territorial que no puede ser asumida con efectividad por losdemás órganos que conforman la entidad. En ese supuesto se podrán crear órganos subordinados

a la entidad con facultades específicas para resolver sobre la materia y ámbito territorial que sedetermine. La jurisdicción de un órgano desconcentrado no requiere responder a la demarcaciónpolítico administrativa del territorio sino a criterios como economía de escala de lasoperaciones, demanda por servicios y en algunos casos necesidad de presencia territorial de laentidad en razón de la naturaleza esencial de sus funciones para el ejercicio de derechosciudadanos.

Paso 4.4 Elaborar la Matriz de funciones y áreas del proyecto de ROF

Como resultado de los Pasos 1 a 4.3 y en particular, del análisis que se realice a la Matriz 5A, laentidad habrá identificado y/o definido sus funciones generales y específicas, así cómo los

órganos y unidades orgánicas que se harán cargo de las mismas, información que deberá serplasmada en el siguiente formato (Matriz 6), a fin de facilitar luego la redacción del documentode ROF. Esta matriz formará también parte del Informe Técnico Sustentatorio a que hacemención el Decreto Supremo N° XX-PCM, e incluirá para cada función general de la entidad yconjunto de funciones específicas de los órganos que la conforman. la referencia al marco legalque las sustenta, señalándose el número de la norma sustantiva y, de ser necesario, el (los)artículo(s) o disposición(es) en cuestión.

Matriz 6. Funciones y áreas que serán incluidas en el Proyecto de ROF

FUNCIONES GENERALES FUNCIONES ESPECÍFICAS

Sustento Legal Sustento Legal

NormaArtículo/

DisposiciónFunción

Tipo deÓrgano

(*)Órgano

NormaArtículo/

DisposiciónFunción

UnidadOrgánica

Función



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(*) La Matriz se subdividirá según el tipo de órgano que se haga cargo de las funciones específicas que se desprendende las funciones generales de la entidad, éstos pueden ser órganos: de Alta Dirección, Consultivos, de ControlInstitucional, de Asesoramiento, de Apoyo, de Línea y Desconcentrados.

Ideas básicas Paso 4

Paso 5. Diseñar el organigrama de la entidad

Este paso guiará a la entidad en la elaboración de su organigrama organizacional, señalandocriterios de diseño de organigramas así como ejemplos de éstos según la estructuraorganizacional que se adopte.

a) ¿Qué es un organigrama?

Es la representación gráfica de la estructura orgánica de la entidad y refleja en formaesquemática la posición de los órganos que la conforman, niveles jerárquicos, canales formalesde comunicación y líneas de autoridad, así como sus respectivas relaciones.

b) ¿Cuál es la importancia de un organigrama?

√ Constituye una fuente autorizada de información sobre cómo están dispuestos losórganos y/o unidades orgánicas de una entidad así como las relaciones entre aquéllos deacuerdo con el tipo de función o actividad que desempeñan.

Por ejemplo:

De la función general del Ministerio de Transporte y Comunicaciones vinculada con la conservación del medioambiente, se desprenden las siguientes funciones específicas:

√ Establecer y mantener actualizado un Registro Único de las unidades de transporte terrestre demateriales y/o residuos peligrosos.

Sustento Legal: Norma sustantiva - Artículo 5, inciso 1, Ley que regula el Transporte Terrestrede Materiales y Residuos Peligrosos, Ley 28256.

√ Disponer la expedición de licencia de conducir de categoría especial para los conductores de lasunidades de transporte de materiales y/o residuos peligrosos, así como determinar los requisitos para su

obtención Sustento Legal: Norma sustantiva - Artículo 5, inciso 2, Ley que regula el Transporte Terrestre

de Materiales y Residuos Peligrosos, Ley 28256.

1.Elaborar las

Matrices

Comparativas 5 y

5A por fuentesde información

PASO 4.DEFINIR LAS FUNCIONES YLA ESTRUCTURA ORGÁNICA

DE LA ENTIDAD

2.Definir las

funciones generalesy específicas dela organización

3.Definir el tipo

de organizaciónmás adecuadapara la entidad

4.

Elaborar Matriz 6 de funciones yáreas del proyecto

de ROF



45

√ Indica la relación de jerarquía que guardan entre sí las principales áreas de una entidad,permitiendo detectar las fallas de control en la estructura de la organización.

√ Facilita al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de laorganización.

√ A través de análisis periódicos de los organigramas actualizados se puede detectar

cuando el espacio de control de un órgano o unidad excede a su capacidad o nivel y encualquier de estos casos recomendar la modificación de la estructura.√ Permite identificar relaciones de dependencia confusa, ya que suele pasar que se crean

órganos y/o unidades orgánicas sin estudiar primero su ubicación y en el momento derepresentarlos gráficamente se descubren dobles líneas de mando.

c) ¿Cuáles son los requisitos fundamentales de un organigrama?

√ PrecisiónTanto los órganos, unidades orgánicas como sus interrelaciones deben aparecer perfectamentedefinidos, destacando sus niveles jerárquicos. No deben comprender a los trabajadores.

√ VigenciaEs importante que los organigramas reflejen la situación presente y por ello seanconstantemente actualizados, de allí que sea aconsejable indicar en el margen inferior derecho lafecha de actualización, así como el nombre de la unidad responsable de su elaboración.

√ UniformidadPara facilitar la lectura de un organigrama es recomendable uniformizar el empleo de las líneasy figuras utilizadas.

d) ¿Qué pasos debo seguir antes de diseñar un organigrama?

Lo primero que se debe hacer para elaborar un organigrama es recopilar la información básicaque se requiere para darle contenido, es decir, información acerca de:

o Los órganos y unidades orgánicas que integran la entidad (los cuales se graficarán através de figuras) y que se encuentran recogidos en la Matriz 6.

o El nivel jerárquico que éstos ocupan en la estructura orgánica y las relaciones decoordinación existentes (lo que se graficará a través de la posición de las figuras ylas líneas que se utilicen, respectivamente).

Dicha información no sólo ha sido debidamente recopilada en los pasos previos que anteceden

la elaboración del organigrama (Paso 1 a 4) sino también clasificada y concentrada en matricespara su manejo ágil y claro, por lo que su diseño debe ser muy sencillo basándose en la Matriz6. Funciones y áreas que serán incluidas en el Proyecto de ROF.

e) ¿Qué criterios de diseño se deben considerar?

Las figuras utilizadas para representar las áreas (órganos y unidades orgánicas) de una entidadasí como las líneas de conexión empleadas para indicar las relaciones existentes entre ellos,constituyen los elementos esenciales que componen el diseño de un organigrama. Acontinuación, se señalan algunas de las principales reglas o criterios que existen al respecto:

√ Forma de la Figura



46

Si bien pueden utilizarse varios tipos de figuras para elaborar un organigrama(rectángulo, círculo, cuadro, elipse), se recomienda usar un solo tipo para simbolizar losdiferentes tipos de órganos y unidades orgánicas que integran la entidad. Dada lafacilidad de diseño de las figuras de trazo horizontal se recomienda utilizarlas, enespecial la figura del rectángulo.

√ Dimensión de la figura

Aunque suele relacionarse el tamaño de la figura con la importancia del órgano, no debereducirse progresivamente sus dimensiones para establecer diferencias del nivel

jerárquico, ya que estas diferencias se establecen por la posición de las unidades en elgráfico.

DIMENSIÓN DE LAS FIGURAS

Incorrecto Correcto

√ Ubicación de las figuras

En la ubicación de las figuras al interior del organigrama, se debe considerar los tresniveles jerárquicos existentes en una entidad:

NIVELESORGANIZACIONALES NIVELES JERARQUICOS

1º NIVEL ALTA DIRECCIÓN

2º NIVEL ÓRGANOS DE LINEAÓRGANOS DEASESORAMIENTO Y ORGANOSDE APOYO

3º NIVEL

Unidades orgánicas de órganos de

línea

Unidades orgánicas de órganos de

asesoramiento y de apoyo.

A partir de ello se recomienda que en el organigrama se ubique en la parte:

o Superior , a los órganos la Alta Dirección y órganos Consultivos.o Intermedia, a los órganos de Apoyo y Asesoramiento y sus respectivas unidades

orgánicas (asesoría legal, planeamiento, presupuesto, etc.)o Inferior , a los órganos de línea y sus unidades orgánicas.



47

Importante:

√ El Órgano de Control Institucional, de conformidad con lo establecido por las normas emitidas por la ContraloríaGeneral de la República, se ubica en el mayor nivel jerárquico de la entidad por lo que debe graficarse en la partesuperior del organigrama.

√ La Procuraduría Pública, en el caso de las entidades que cuenten con este órgano, también debe graficarse en la

parte superior del organigrama dada su dependencia funcional y normativa con el Consejo de Defensa Judicial.A modo de ejemplo:

√ Líneas de conexión

Las líneas que unen las figuras representadas en el organigrama representan las diversasrelaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura orgánica. A continuación,se proporcionan criterios específicos con el objeto de uniformizar su presentación.

o Relación Principal de Autoridad (relación lineal)Es aquello que implica una relación de subordinación entre los órganos y unidades

orgánicas que los conforman.

Recomendaciones:

√ Las líneas de conexión no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, ya que en este caso se pone derelieve solo uno de los componentes de la relación de autoridad, descuidándose el elemento ascendente o searelacionado con la relación de responsabilidad.

Incorrecto Correcto

√ El diseño debe disponerse de modo que todas las unidades orgánicas que dependen de un superior, queden

ligadas a él por una sola línea.

Incorrecto Correcto

DespachoMinisterial

Órgano ControlInstitucional

ProcuraduríaPública



48

√ Deben rechazarse las ramificaciones que incluyan tramos injustificados.

Incorrecto Correcto

√ No deben adelgazarse las líneas de autoridad a medida que se descienda a los sucesivos niveles ya que no esnecesario proporcionar una visión cuantitativa de la autoridad por medio de dicho procedimiento. Es la posiciónrelativa de los órganos y unidades orgánicas lo que finalmente marca las líneas de autoridad.

Incorrecto Correcto

Otras recomendaciones:

√ Para evitar el cruce de dos líneas, se recomienda ensayar diferentes colocaciones hasta encontrar la que permitasuprimir los cruces, o por lo menos reducirlos al mínimo.

√ La línea ya sea continua o discontinua indica los tipos de nexos entre componentes. Cada uno de los tipos denexos especiales representados deberá aparecer explicado en la leyenda del organigrama.

o Relación de Coordinación:

La relación de coordinación es aquella que tiene por objeto interrelacionar lasactividades que realizan diversas unidades de la organización, que podrá darse entreunidades del mismo o diferente nivel jerárquico.

Este tipo de relaciones suele representarse por medio de líneas largas de trazodiscontinuo.



49

o Relación con los Órganos Desconcentrados:

Es conveniente disponer los órganos desconcentrados en el último nivel delorganigrama. Entre esta última representación y el gráfico de la dependencia, deberátrazarse una línea de eje que permita establecer la distinción entre ambos.

REPRESENTACIÓN DE LA RELACIÓN DE COORDINACIÓN

( - - - ) RELACIÓN DE COORDINACION



50

o Relación con los Organismos Públicos Descentralizados:

La relación de este tipo de órganos, es una relación de autoridad de línea o directa, yaque dependen del órgano de más alta jerarquía de la entidad, su colocación se plasma alfinal de los niveles jerárquicos, después de anotar una línea discontinua. Se caracterizanpor contar con personalidad jurídica y patrimonio propio.

REPRESENTACIÓN DE LA RELACIÓN CON LOS ÓRGANOS DESCONCENTRADOS

SEPARACIÓN CON LOS ÓRGANOS DESCONCENTRADOS

O.D.



51

o Relación con las Comisiones:

Las Comisiones serán representadas en la estructura organizacional sólo y únicamente sicumple funciones de carácter permanente en la entidad. De acuerdo al tipo decomisiones éstas pueden clasificarse en:

√ Comisiones Consultivas: Debería aparecer después del órgano del que depende,utilizando el rectángulo de trazo discontinuo. Si éste fuera el titular de un ministerio,por ejemplo, debería aparecer como se ve en el gráfico siguiente.

√ Comisiones Interinstitucionales: Son aquéllas integradas por los representantes dediversas entidades públicas y que tienen por objeto coordinar acciones determinadas.Cuando se requiera incluirlas en el organigrama de la entidad que las engloba, deberácolocarse en un recuadro general de trazo discontinuo que está ligado por una línea decoordinación, dispuesta perpendicularmente a la autoridad de la misma.

REPRESENTACIÓN DE LA RELACIÓN CON LOS ORGANISMOS PÚBLICOSDESCENTRALIZADOS

SEPARACIÓN CON LOS ORGANISMOS PÚLICOS DESCENTRALIZADOS

O.P.D.



52

COMISIONES

Ventajas del Organigrama

√ Permite apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la entidad.√ Muestra quién depende de quién.√ Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de la organización, sus puntos

fuertes y débiles.√ Sirve como historia de los cambios y medio de información al público acerca de las relaciones de

trabajo en la entidad.√ Indica al personal, y en particular a los de nuevo ingreso, la forma como se integran a la

organización.

Desventaja del Organigrama

√ La desventaja considerada más desfavorable es que con frecuencia indican la organización comoera antes y no como actualmente es, ya que muchas entidades olvidan actualizarlos, descuidandoel dinamismo de la organización, lo cual hace que un organigrama sea obsoleto.

√ Representa únicamente las relaciones formales entre los órganos que integran las entidadespúblicas.

Paso 6. Análisis final de viabilidad del Proyecto de ROF

En este acápite se dará pautas para que la entidad verifique que la propuesta de ROF será viable,es decir posible de implementar. Para ello se deberán responder las siguientes preguntas3:

3 Se considera necesario el análisis dada la falta de congruencia que suele existir entre las funcionesprevistas y la realidad de las capacidades de las entidades, la falta de personal para cubrir lasresponsabilidades y como una forma de realizar una prueba de coherencia entre los instrumentos.

DespachoMinisterial

ComisiónConsultiva

ComisiónInterinstitucional



53

√ ¿Los procedimientos administrativos contemplados en el Texto Único de ProcedimientosAdministrativos están todos recogidos en las funciones previstas? ¿Será posible, bajo lanueva estructura, asignar e identificar a los responsables de resolver dichos procedimientosadministrativos?

√ ¿Es posible tercerizar algunas de las labores de los órganos de asesoramiento o de apoyo dela entidad? De ser posible se hará un análisis comparativo de las ventajas y riesgos dehacerlo, se analizarán las previsiones que puedan ser tomadas para minibar los últimos y secompararán los costos de realizar dichas tareas “con” y “sin” tercerización de la labor. Si seoptara por tercerizar, este análisis deberá ser incluido en el Informe Técnico Sustentatorio.

√ ¿La nueva organización representará un cambio sustantivo en el Cuadro de Asignación dePersonal? Si la respuesta es afirmativa, se deberá elaborar un borrador de CAP que seincluirá en el Informe Técnico Sustentatorio.

√ ¿Cuánto cuesta la nueva organización? Elaborar un cuadro comparativo de los gastos deoperación de la estructura vigente y la propuesta

√ ¿Puede ser financiada y con qué recursos? Por excepción, en caso que la nueva estructuraorgánica represente un mayor gasto corriente para la entidad, deberá incluirse lasustentación del financiamiento de éste, así como la proyección de gasto corriente con unhorizonte de tres años.

Paso 7. Elaborar el documento de proyecto de ROF

Los pasos anteriores han permitido definir las funciones que competen a la entidad, así comoidentificar el modelo de organización que mejor se ajuste a sus funciones. En este paso, sedeberá elaborar el documento del Proyecto de ROF, de acuerdo con lo que establecen los

Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF, Decreto Supremo N° XX-PCM, ysobre la base de la información contenida en la Matriz 6. Funciones y áreas que serán incluidasen el Proyecto de ROF

Contenidos del documento de ROF propuesto

El ROF contendrá títulos, capítulos y artículos teniendo en cuentas los rubros que se señalan acontinuación. En los Anexos 2C, 3C y 4C se presentan ejemplos de estructura y redacción deROF para Ministerios, Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales que tienen por objeto guiaren el proceso a las entidades.

√ Titulo Primero: De las Disposiciones Generales

En este rubro se detallará la naturaleza jurídica, las relaciones de dependencia y funcionesgenerales de la Entidad, de acuerdo con las precisiones siguientes:

Naturaleza Jurídica, entendida como las características de la personería jurídica de laEntidad conforme a las disposiciones legales de organización y funciones.

Entidad de la que depende, de ser el caso y el tipo de dependencia que existe con ella –funcional, técnica y/o administrativa.

Funciones Generales, entendidas como el conjunto de acciones que debe realizar la entidadcon el fin de alcanzar los objetivos y metas de su gestión misional y administrativa. Estas

provienen por lo general de las normas sustantivas que debe administrar la entidad.



54

√ Titulo Segundo: De la Estructura Orgánica

En esta sección se incluirá una descripción ordenada jerárquicamente de los órganos y unidadesorgánicas de la entidad. Es necesario codificar la estructura orgánica de tal forma que seaposible visualizar fácilmente las cadenas de mando, tramos de control (niveles de jerarquía) ylas relaciones de dependencia al interior de la organización. Esta descripción de la estructuraorgánica debe coincidir con su representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente altítulo de los órganos y unidades orgánicas, como a su nivel jerárquico.

Sólo se detallará la estructura de la entidad, incluyendo el tercer nivel organizacional si lohubiere, indicando los siguientes tipos de órganos:

o Órganos de Alta Direccióno Órganos Consultivoso Órgano de Control Institucionalo Órganos de Asesoramientoo Órganos de Apoyo

o Órganos de Líneao Órganos Desconcentrados

Asimismo, en este título se desarrollarán capítulos por cada uno de los tipos de órganosindicados, así como, subcapítulos de ser el caso, a fin de representar a las respectivas unidadesorgánicas. Así se describirá para cada órgano y unidad orgánica sus funciones específicas así como la interrelación y necesidad de coordinación de los mismos con otras áreas o entidadespúblicas, de acuerdo al esquema contenido en los Anexos 2C, 3C y 4C.

¿Función y atribución es lo mismo?

No. En el lenguaje a ser utilizado en el ROF se recomienda referirse únicamente a funciones. Es muycomún que se utilice en la redacción de los ROF indistintamente la terminología “atribución” o “función”para referirse al conjunto de acciones que debe realizar un órgano o unidad orgánica para elcumplimiento de la misión de la entidad. Sin embargo, si nos referimos a la definición de dichostérminos, tenemos que la función está referida a la estructura orgánica mientras que la atribución a laspersonas, es decir a aquellos que ocupan cargos en la estructura orgánica, lo cual no es materia de unROF.

Función: Es el conjunto de acciones o tareas que le corresponde realizar a la entidad y a sus órganos y unidadesorgánicas de manera particular a fin de cumplir con la misión y objetivos de la entidad.

Atribución: Facultad concedida expresamente a quien ejerce un cargo para resolver o tomar decisiónsobre cualquier acto administrativo dentro de su competencia y en el ejercicio de sus funciones.

Las denominaciones de los diferentes órganos y unidades orgánicas creadas o reformuladas,deberán expresar con claridad y en forma sintética lo relevante de su contribución al logro de lamisión de la entidad.

Asimismo, al final del listado de funciones específicas de un órgano o de una unidad orgánicadeberá agregarse la frase siguiente: “Otras que le delegue la Alta Dirección o le sean asignadas

por la legislación sustantiva”.

Importante:

Es incorrecto señalar en el ROF, por ejemplo, que “son funciones del Director General” yaque no se debe hacer mención en éste a los cargos adscritos a cada área, sino únicamente



55

a los órganos y/o unidades orgánicas de la entidad.

Sin embargo, existe una excepción en el caso de los niveles de la Alta Dirección en los que sepodría asimilar un cargo al funcionamiento mismo de determinado órgano, por ejemplo:

En el caso de los Ministerios, la Alta Dirección estará conformada entre otros por un Ministro yun Viceministro, siendo éstos últimos asimilados a órganos de la entidad.

En el caso de los Gobiernos Regionales y los Gobiernos Locales, las normas asignan funcionesespecíficas al Presidente Regional y al Alcalde respectivamente.

√ Titulo Tercero: Del Régimen Laboral y Económico

Se debe consignar el régimen laboral de la Entidad conforme a Ley, así como la fuente de losrecursos de la Entidad.

√ Anexo

Contendrá el Organigrama de la entidad que refleje su estructura orgánica.

Recomendaciones Generales

√ Una vez que se cuente con el proyecto de ROF, se sugiere someterlo a una revisión final, alinterior de la organización –responsables de los órganos y unidades orgánicas- a efecto deverificar que la información contenida en el mismo sea la necesaria, esté completa y correspondaa la realidad, además de proceder a comprobar que no tenga contradicciones y deficiencias.

√ Es conveniente que el ROF sea elaborado con la participación de las áreas que tienenresponsabilidad de realizar las funciones.

√ Para ejercer una mejor función de dirección y control por parte de los órganos de mando, serecomienda que éstas no tengan más de seis unidades orgánicas subordinadas.

√ La utilidad del ROF radica en la veracidad de la información que contiene, por lo que esnecesario mantenerlo actualizado a través de revisiones periódicas.



56

CAPÍTULO III ¿CÓMO SE APRUEBA UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES?

Ruta del capítulo:En este tercer y último capítulo del Manual se desarrollarán los pasos finales que la entidadpública deberá para aprobar el proyecto de ROF, los mismos que consideran los requerimientosestablecidos en el Decreto Supremo N° XX-PCM en materia de la sustentación técnica de lapropuesta de ROF y del proceso de aprobación de la misma por las instancias competentes.

Paso 1. Elaboración del Informe Técnico Sustentatorio

El Proyecto de ROF deberá ser acompañado para su aprobación, de un Informe técnico quesustente la consistencia y viabilidad de la nueva organización propuesta. Para ello, de la

aplicación de los pasos contenidos en el Capítulo II se podrá obtener la información básica parala elaboración de dicho Informe.

El Informe Técnico Sustentatorio consta de tres secciones principales de acuerdo al siguienteesquema:

√ Sección 1. Justificación

El objeto de esta sección es sustentar la necesidad de la existencia de la nueva estructura y de lacreación de los nuevos órganos, cuando corresponda, así como la justificación normativa quesustenta la modificación del ROF vigente. Para ello será necesario elaborar e incluir la siguienteinformación, la misma que resulta de la aplicación de los pasos del presente Manual:

o Mapeo de funciones previstas en la normatividad sustantiva que da origen y sustenta alas funciones recogidas en el ROF propuesto.

Paso 1. Identificar funciones y estructura orgánica según el marco legal Matriz 6. Funciones y áreas que serán incluidas en el Proyecto de ROF

o Análisis de funciones, a saber, las que se vienen realizando, los vacíos identificadosen el ROF vigente con relación a las funciones contempladas por la legislaciónsustantiva, la priorización de funciones que llevará a su inclusión en el ROFpropuesto, y las razones que sustentan la no incorporación de las otras.

Paso 2. Identificar funciones y estructura orgánica según la estrategiainstitucional

Paso 3. Identificar el estado actual de las funciones y la estructura orgánica Matriz 5A. Matriz Comparativa de Funciones y Áreas por Fuentes de

Información

o El organigrama vigente y el propuesto.

Reglamento de Organización y Funciones vigente Paso 5. Diseñar el Organigrama de la entidad

o Un análisis de la no duplicidad de funciones con otra entidad del sector público,debiendo identificar a las entidades que realizan funciones o actividades similares o,que persiguen fines iguales o semejantes. Asimismo, deberá contener la exposición de



57

la interrelación de la entidad con otras entidades públicas respecto de sus funciones yacorde con el ámbito de sus competencias.

Paso 1. Identificar funciones y estructura orgánica según el marco legal Paso 3.2. Aplicar Cuestionario en la entidad

o En caso que la nueva estructura represente cambios sustantivos en el Cuadro deAsignación de Personal, se incluirá el borrador del nuevo CAP.

Paso 6. Análisis de la viabilidad del proyecto de ROF

o Cuando se haya previsto la tercerización de determinadas labores de los órganos deasesoramiento o de apoyo de la entidad, se incluirá un análisis comparativo deventajas y riesgos, las previsiones incluidas respecto de éstos.


o De ser el necesario, se incluirá un acápite explicando la simplificación y optimizaciónde procesos, con detalle y justificación de cada uno y su especialización.

√ Sección 2. Análisis de la consistencia

En esta sección del informe se deberá sustentar la coherencia entre la estructura orgánicapropuesta y las necesidades contempladas en documentos de planeamiento, tales como lasPolíticas Sectoriales, Plan Estratégico Sectorial Multianual (PESEM), el Plan EstratégicoInstitucional (PEI), Planes de Desarrollo Concertado Regional y Local, así como otros planescontenidos en las normas funcionales y otros instrumentos que expresen las políticas sectoriales,

regionales o locales, considerando las acciones de desarrollo que pretende alcanzar la entidad enel corto, mediano y largo plazo.

Paso 2. Identificar funciones y estructura orgánica según la estrategiainstitucional

√ Sección 3. Efectos presupuestales

Esta sección del informe deberá sustentar la coherencia entre la estructura orgánica propuesta yel financiamiento con que cuenta la entidad con un horizonte de tres años. Para ello se incluirála siguiente información:

o Cuadro comparativo de los gastos de operación de la estructura vigente y lapropuesta.

o Cuando se haya previsto la tercerización de determinadas labores de los órganos deasesoramiento o de apoyo de la entidad, se incluirá un análisis entre los costos “con”y “sin” tercerización de la labor.

o Por excepción, en caso que la nueva estructura orgánica represente un mayor gastocorriente para la entidad, deberá incluirse la sustentación del financiamiento de éste,así como la proyección de gasto corriente con un horizonte de tres años.




58

Paso 2. Aprobación del ROF

De acuerdo con lo dispuesto en los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF,Decreto Supremo N° XX-PCM, existe un proceso básico para la aprobación del ROF que tieneparticularidades en función de los grados de autonomía que la legislación reconoce para las

entidades. Para describirlo se ha elaborado el flujo del proceso correspondiente a los tresgrandes grupos de entidades que requieren contar con un ROF. En esencia el proceso deaprobación tiene los siguientes pasos, una vez culminada su elaboración y la del InformeTécnico Sustentatorio:

√ Visación de la propuesta de ROF y del Informe técnico Sustentatorio por el órgano quelos elaboró (o cuya unidad orgánica fue responsable de hacerlo)

√ Visación de la Oficina de Asesoría Jurídica o la que haga sus veces para verificar que secumplen los dispositivos legales correspondientes (Ley Marco de Modernización de laGestión del Estado y por los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF).

√ Remisión del proyecto de ROF al órgano o entidad que revisará que este se ajuste a losLineamientos previstos en el Decreto Supremo N° XX-PCM acompañado del InformeTécnico Sustentatorio, la que podrá solicitar mayor información o emitirá un InformePrevio.

√ Si el Informe Previo es favorable se procederá a su aprobación y promulgaciónmediante el dispositivo legal que corresponda según el tipo de entidad

Particularidades del proceso de aprobación según tipo de entidad

Para la aprobación de los ROF de los Ministerios y Organismos Públicos DescentralizadosNacionales se ha considerados además que:

√ Corresponde a la Secretaría General del Ministerio del Sector revisar que no exista

duplicidad de funciones entre las entidades del sector. Una vez hecho esto, se remitirá elproyecto de ROF, el Informe Técnico Sustentatorio y el proyecto de dispositivo(Decreto Supremo) correspondiente a la Secretaría de Gestión Pública de la Presidenciadel Consejo de Ministros.

√ La Secretaría de Gestión Pública verificará que el proyecto de ROF propuesto así comolos informes técnicos remitidos, se ajustan con lo dispuesto por los Lineamientos para laElaboración y Aprobación del ROF y por la Ley Marco de Modernización de la Gestióndel Estado. Para ello la SGP emitirá un Informe Previo favorable o solicitará lasmodificaciones correspondientes a la entidad.

√ Si el Informe Previo es favorable, se procederá a tramitar la aprobación del

correspondiente Decreto Supremo.

√ El ROF de las Universidades se sujeta al procedimiento previsto para los OrganismosPúblicos Descentralizados Nacionales.



59

Proceso de Aprobación de ROF para Ministerios y Organismos Públicos Descentralizados Nacionales

O P D

N a c i o n a l

M i n i s t e r i o s

Informe TécnicoSustentatorio

Proyecto de ROFVisación del

órgano que loelaboró

Visación deAsesoría Jurídica

Revisión porSecretaríaGeneral

Envía a SGP - PCM

AprobaciónSGP – PCM

Informe Favorable

Solicita másinformación o

proponemodificacionesElaoación de

Proyecto deROF

DecretoSupremo

aprobado elROF

Visación delórgano que lo

elaboró



proponemodificaciones

AprobaciónSGP – PCM

Informe Favorable

Revisión por Sec.Gen. del Ministerio

del Sector

DecretoSupremo

aprobado elROF

Envía a SGP - PCM

Proyecto de ROFVisación de

Asesoría Jurídica

Elaoación deProyecto de

ROF porOPD

Aprobación delTitular de OPD



Para la aprobación de los ROF de los Gobiernos Regionales y Locales, así como de losOrganismos Públicos Descentralizados Locales se ha considerados además que:

√ Corresponde a la Gerencia Regional o Municipal, según corresponda revisar que noexista duplicidad de funciones entre las entidades y órganos a su cargo y que losdocumentos propuestos se ajustan con lo dispuesto por los Lineamientos para laElaboración y Aprobación del ROF y por la Ley Marco de Modernización de la Gestióndel Estado.

√ La Gerencia Regional o Municipal según corresponda emitirá un Informe Previofavorable o solicitará las modificaciones correspondientes al órgano que elaboró lapropuesta o al titular del Organismo Público Descentralizado Local.

√ Si el Informe Previo es favorable, se remitirá el proyecto de ROF, el Informe TécnicoSustentatorio y el proyecto de dispositivo (Ordenanza Regional o Municipal)correspondiente a la Presidencia Regional o al Despacho del Alcalde para suconsideración y remisión al Consejo Regional o Concejo Municipal, a fin de someterloa su aprobación.



60

Proceso de Aprobación de ROF para los Niveles Regional y Local

G R

y G L

O P D

L o c a l



Informe Favorable

Visación deAsesoría Jurídicao la que haga las

veces

Aprobación

OrdenanzaRegional uOrdenanzaMunicipal

Proyecto de ROF

Visación del

órgano que loelaboró

Envía a PresidenciaRegional o

Despacho del

Alcalde



Revisión por

Gerencia Regionalo Local

Elaboración de

Proyecto deROF por la

OPP o el que

haga las veces

Envía al ConsejoRegional o

Concejo Municipal

Visación delórgano del OPDque lo elaboró

Visación deAsesoría Jurídicao la que haga lasveces en el OPD

Elaboraciónde Proyectode ROF por

el OPD

Proyecto de ROF

Informe Favorable

Revisión porGerencia Regional

o LocalAprobación

Aprobación delTitular de OPD

Solicita más

información opropone

modificaciones

Envía a PresidenciaRegional o

Despacho del

Alcalde

OrdenanzaRegional uOrdenanza

Municipal

Envía al ConsejoRegional o

Concejo Municipal

Para la aprobación de los ROF de los Organismos Constitucionalmente Autónomos se haconsiderados además que una vez visados los documentos de acuerdo con el procedimientogeneral corresponderá al Titular de la Entidad su aprobación, mediante la Resolución decorresponde de acuerdo con lo que establezca su respectiva Ley Orgánica.

Proceso de Aprobación de ROF para Organismos Constitucionalmente Autónomos

O r g a n i s m o s C o n s t i t u c i o n a l m e n t e

A u t ó n o m o s Informe Técnico

Sustentatorio

Visación de

Asesoría Jurídicao el que haga lsa

veces

Elaoación de

Proyecto deROF

Resoluciónque aprueba(según ley)

Aprobación delTitular

Proyecto de ROF



Visación delórgano que lo

elaboró



61

Paso 3. Difusión del ROF

Una vez aprobado el ROF, es de suma importancia que éste se difunda entre todo el personal dela entidad para que conozcan la nueva estructura organizacional que se les aplicará.

Asimismo, la versión electrónica del documento deberá ser puesta a disposición del público engeneral a través de la página Internet de la entidad para su libre acceso a la informaciónorganizacional de la entidad.



62

ANEXOS

Anexo 1. Cuestionario para la Identificación de la Organización Actual

El objetivo del presente cuestionario es identificar realmente cuáles son las distintas funciones de la entidad y cómose desarrollan éstas a través de la labor del personal que la conforma. Para ello, es necesario contar con una

descripción de las funciones que realizan los órganos y unidades orgánicas actualmente existentes (no sólo en el ROF sino en la práctica), la manera en que se organizan para cumplir con ellas, así como los procesos queintervienen para el cumplimiento de estas responsabilidades. Por eso, el personal deberá llenar el cuestionarioconsiderando las funciones y actividades que realmente realiza para cumplir con las tareas que le han sidoasignadas, aunque ello no corresponda a lo señalado en el ROF, a la descripción de puestos considerada en el MOF o a los Términos de Referencia de sus contratos. Este cuestionario busca identificar tanto la estructuraorganizacional y las funciones formales como las informales, a fin de evaluar su pertinencia y de ser el caso, recoger toda la información en el nuevo ROF.

El personal (responsable de órganos y/o unidades orgánicas) deberá responder necesariamente a todas laspreguntas del cuestionario.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES, ACTIVIDADES Y PROCESOS

I. Aspectos Generales

A. Identificación en la organización

Título del puesto:

_______________________________________________________________________________

Nombre del Ocupante:

____________________________________________________________________________

Título del Puesto del Jefe Inmediato:

_________________________________________________________________

Órgano y/o unidad orgánica a la que está asignado:

______________________________________________________

B. Ubicación en la estructura orgánica

El cuadro puede ser modificado a fin de reflejar claramente su ubicación en la estructura organizacional de la entidad,aunque ésta no corresponda en la práctica a lo señalado en el ROF vigente. Asimismo, deberá señalarse las unidades

orgánicas o puestos a su cargo de ser el caso.

Puesto – Nombre de su posición (de la misma forma en que está descrito en el Cuadro de Asignación de Personal, en el caso del personal nombradoo designado, o en los Términos de Referencia, en el caso de los consultores).Órgano o unidad orgánica – Se refiere al área dentro de la entidad a la que usted está asignado.

USTED



63

Número de órganos, unidades orgánicas y/o personas (puestos) a su cargo según corresponda.______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

II. Objetivos

A. Objetivo Principal / Propósito del órgano o unidad orgánica a su cargo:__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

.B. Objetivos principales de las unidades orgánicas a su cargo o de ser el caso de los puestos que ocupan

las personas a su cargo:

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

C. Señalar con cual(es) de las funciones generales de la entidad o funciones específicas del órgano delque depende, estima usted que se vinculan las funciones que cumple el órgano o unidad orgánica a sucargo según corresponda.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

III. Funciones Específicas Asignadas

A. Principales Responsabilidades del área a su cargo

Funciones específicas y actividades bajo su responsabilidad

1.1.a.

1.b.1.c

2.

2.a.2.b.

Agrupe las actividades (o tareas) de la o las dependencias a su cargo por temas de responsabilidad, y lístelas por orden de importancia (de mayor amenor). Para cada tema de responsabilidad resalte las tareas específicas que sean requeridas para realizar la actividad. ( Nota: No incluir aquellastareas que requieran menos del 5% de su tiempo, a menos que considere que sean extremadamente importantes para tener un entendimiento integral desu actividad). Esta información puede diferir a lo señalado en el ROF.

Función Específica: Conjunto de acciones (actividades o tareas) afines cuyo ejercicio está reservado a un determinado nivel jerárquico – órgano ounidad orgánica- conducentes a alcanzar los objetivos y metas de la entidad. Actividad : Conjunto de acciones que forman parte de las responsabilidades a cargo de un órgano o unidad orgánica, así como de los puestos que éstosengloban, en el marco de sus funciones específicas.Tarea: Serie coordinada de elementos de trabajo e instrucciones que sirven para obtener un resultado identificable y definible.



64

2.c.3.3.a3.b.

3.c4.

B. Principales responsabilidades de las unidades orgánicas o del personal a su cargo

Funciones específicas y actividades de las unidades orgánicas o del personal bajo su responsabilidad

1.

2.3.4.

5.

1.

2.3.4.5.

C. ¿Cuáles son los procesos que se realizan en su Área? ¿Cuál es su grado de participación en dichosprocesos?

Descripción del Proceso 1:

_________________________________________________________________________Participación:____________________________________________________________________________________ Áreas involucradas:_______________________________________________________________________________ Toma de decisiones:_______________________________________________________________________________ Responsable:_____________________________________________________________________________________Coordinación de las actividades:______________________________________________________________________ Nivel de control:__________________________________________________________________________________

Descripción del Proceso 2:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Si la persona que llena el cuestionario tiene a su cargo uno de los órganos de la entidad, en el siguiente cuadro deberá completar la informaciónrelacionada a las funciones que cumplen las unidades orgánicas a su cargo, en el caso de existir alguna. Si quién llena el cuestionario es el responsablede una de las unidades orgánicas, en ese caso, éste deberá señalar las funciones que cumple el personal a su cargo. Esta información puede diferir alos señalado en el ROF.

Describir los procesos e indicar cómo o en qué punto del proceso las tareas que el órgano o unidad orgánica a su cargo realiza contribuyen para eladecuado desarrollo del mismo ( participación).

Señalar los puntos del proceso dónde se toman las decisiones , quién es el responsable de tomarlas, con quién se coordina y a quién se le rinde cuentas respecto al desarrollo del proceso.

Proceso: Actividad o conjunto de actividades relacionadas entre sí, que se desarrollan en una serie de etapas secuenciales, y que transforman insumosagregando valor, a fin de entregar un resultado específico, bien o servicio a un destinatario, cliente externo o interno, optimizando los recursos de laorganización.



65

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

D. ¿Existen funciones, actividades o tareas que deberían ser realizadas pero que no son llevadas a cabo en elórgano o unidad orgánica a su cargo?

SI NO

Si la respuesta es sí, señalar cuáles son esas funciones, tareas o actividades así como la razón por la cual no se estáncumpliendo:

1. Función o Actividad:_____________________________________________________________________________ a) Por falta de tiempo (explicar):______________________________________________________________________b) Por falta de presupuesto (explicar):__________________________________________________________________c) Por indefinición de responsabilidades (explicar):_______________________________________________________

d) Por estrategia institucional (explicar):________________________________________________________________e) Otros (explicar):_________________________________________________________________________________f) Señalar a qué área le correspondería cumplir con la función:_______________________________________________

2. Función o Actividad:_____________________________________________________________________________ a) Por falta de tiempo (explicar):______________________________________________________________________b) Por falta de presupuesto (explicar):__________________________________________________________________c) Por indefinición de responsabilidades (explicar):

_______________________________________________________d) Por estrategia institucional (explicar):________________________________________________________________e) Otros (explicar):_________________________________________________________________________________f) Señalar a qué área le correspondería cumplir con la función:_______________________________________________

3. Función o Actividad:_____________________________________________________________________________ a) Por falta de tiempo (explicar):______________________________________________________________________b) Por falta de presupuesto (explicar):__________________________________________________________________

c) Por indefinición de responsabilidades (explicar):_______________________________________________________d) Por estrategia institucional (explicar):________________________________________________________________e) Otros (explicar):_________________________________________________________________________________f) Señalar a qué área le correspondería cumplir con la función:_______________________________________________

4. Función o Actividad: _______________________________________________________________

E. ¿Existen funciones que viene realizando la entidad y que se duplican con otras entidades públicas? Si larespuesta es afirmativa señalar de qué función se trata y la entidad que también la viene cumpliendo.

Función:__________________________________________________________________________________________Entidad:__________________________________________________________________________________________



66

Función:__________________________________________________________________________________________Entidad:__________________________________________________________________________________________

Función:

__________________________________________________________________________________________Entidad:__________________________________________________________________________________________

V. Comentarios Adicionales:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

____________________________ __________________

Firma Fecha

Incluya cualquier otro aspecto de su trabajo que no haya sido cubierto en este cuestionario que considere que sea importante para tener unentendimiento completo del mismo.



67

Anexo 2A. Cuadro de Normas Sustantivas y de Aplicación General para losMinisterios

NORMAS SUSTANTIVAS

Norma Funciones Efecto en la Estructura orgánica

Constitución Política Nos dice

- Que por ley se determina las funciones delos Ministerios- Que los Ministros son responsables por suspropios actos y por los actos presidencialesque refrenda

- Cuales son las responsabilidades yfunciones específicas del Ministro y delVice-Ministro.

- Que la Alta Dirección, está conformada por elMinistro, el Vice-Ministro y puede contar con Asesoresespecializados. En los Ministerios que tengan a sucargo más de un sector, puede haber un Vice-Ministropara cada uno de ellos, debiendo el Ministro delegar enuno o varios de ellos la supervisión de los órganos deasesoría y apoyo.

- Que cada Ministerio puede contar con una ComisiónConsultiva, cuya organización y funciones esdeterminada por ley.

Cuáles son las funciones generales delconjunto de Ministerios:- Formular en coordinación con losGobiernos Regionales, las políticassectoriales de su competencia;

- Dictar las normas sectoriales de alcancenacional en los asuntos de su competencia;- Supervisar y evaluar la ejecución de laspolíticas sectoriales;- Supervisar y controlar a las institucionespúblicas descentralizadas de su sector.

- Que en cada Ministerio puede haber Comisiones,Juntas y otros órganos integrados por representantes dediversos sectores o instituciones encargados deasesorar, supervigilar, orientar, coordinar o en general,realizar las políticas o acciones correspondientes aalgún área del Sector.- Que el Órgano de Control Institucional(denominado por la Ley el Poder Ejecutivo Oficina deInspectoría Interna) es el encargado de programar yejecutar las actividades de Control de conformidad conlas normas del Sistema Nacional de Control.

- Que la Oficina de Planificación y Presupuesto, seencarga de formular bajo la dirección del Ministro lapolítica del sector o sectores y coordinar la formulacióndel presupuesto del Ministerio y de los organismospúblicos descentralizados del nivel nacional.- Que las funciones de asesoría y apoyo están a cargode Oficinas. Cada Ministerio determina las que lecorresponde de acuerdo a sus funciones y necesidadesno pudiendo prescindir de una oficina de AsesoríaJurídica, de Administración y de Comunicaciones.

Ley del PoderEjecutivo Nos dice

- Las funciones generales a cargo de cadauno de los Ministerios.

- Que las Direcciones Generales son los órganostécnico - normativos o de línea que formulan yproponen las normas y acciones de política de alcancenacional sobre la materia de su competencia ysupervisan su cumplimiento, entre otras funciones a su

cargo.

Normas sobredescentralización

(LOM, LOGR, LeyBases de la

Descentralización) Nos dicen

En el caso de los Ministeriosdescentralizables:- Cuales son las funciones vinculadas con elproceso de descentralización en cuanto a lacompetencias exclusivas del GobiernoNacional y a la transferencia de funciones alos Gobiernos Regionales y Locales.- Que las Direcciones RegionalesSectoriales son responsables de laimplementación y ejecución de las políticasnacionales sectoriales y regionalessectoriales en el ámbito regional.

- Que las Direcciones Regionales Sectoriales estánbajo la dirección del Sector y de la Gerencia Regionalcorrespondiente ante quienes dan cuenta de su gestión

REGULACIONES

SECTORIALES (*)

- La ley de creación de cada Ministerio querecoge y precisa el ámbito de competencia decada Ministerio

- Leyes y reglamentos sectoriales queatribuyen diversas funciones

- En el caso de la ley de creación de cada Ministerio,

dicha norma determina su estructura.



68

ConveniosInternacionales

- Cada Ministerio debe revisar todos losConvenios Internacionales que le atribuyenfunciones e incorporarlas en su matriz.

- Cada Ministerio debe revisar todos los ConveniosInternacionales que se le aplican e identificar aquéllosque puedan afectar su estructura orgánica.

Normas ambientales

Nos dicen

En el caso de Ministerios con competenciasambientales

- Cuales son las competencias vinculadas con

el Sistema Nacional de Gestión AmbientalSectorial, el Sistema Nacional deInformación Ambiental, Sistema Nacional deEvaluación de Impacto Ambiental, entreotros instrumentos de gestión ambiental.

- Que en el caso de Ministerios con competencias

ambientales deben contar con una unidad ambiental ola que haga sus veces.

NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL


Normas sobrecooperacióninternacional Nos dicen

- Las funciones vinculadas con lacooperación técnica internacional

- Que debe existir una dependencia competente parael manejo de la cooperación técnica internacional

Normas sobreDefensa Nacional yDefensa Civil

Nos dice

- Las funciones vinculadas con el Sistema deSeguridad y Defensa Nacional.

- Que deben contar con Oficinas de Defensa Nacionalque dependen de la más alta autoridad de su institucióno la que haga sus veces.

Normas sobre Accesoa la Información

PúblicaNos dicen

- Las funciones vinculadas con el acceso a lainformación Pública,

- Que debe haber una oficina responsable de garantizarel ejercicio del derecho de acceso a la información

pública de la entidad

(*) REGULACIONES SECTORIALES:

Cada Ministerio así como sus OPD, deberán identificar en su matriz cada una de las normassectoriales que les atribuyen funciones, indicando las funciones identificadas. Por ejemplo, entre las

regulaciones sectoriales que no podría dejar de revisar el Ministerio de Agricultura se encuentran:

o La Ley Orgánica para el Aprovechamiento Sostenible de los Recursos Naturaleso Ley de Áreas Naturales Protegidaso Ley sobre Conservación y Aprovechamiento Sostenible de la Diversidad Biológicao Ley Forestal y de Fauna Silvestreo Ley de Promoción del Manejo Integrado para el Control de Plagaso Ley Marco de Sanidad Agrariao Ley de Promoción de la Inversión en la Amazoníao Ley de Prevención de Riesgos Derivados del Uso de la Biotecnología



69

Anexo 2B. Documentos de planeamiento a ser revisados en el nivel nacional

DOCUMENTOS ELABORADOS POR EL GOBIERNO NACIONAL

Acuerdo Nacional

¿Qué es?

Documento resultado de un proceso de concertación para la gobernabilidaddemocrática, suscrito el 22 de julio del 2002 por los principales partidos políticos, lasorganizaciones religiosas, las organizaciones más representativas de la sociedad civil yel Gobierno, en torno a a políticas de largo plazo tendientes a lograr el desarrollosostenible del país a través de metas e indicadores de cumplimiento

¿Qué contiene?Contiene 31 políticas de Estado dirigidas a alcanzar cuatro objetivos principales: 1)Democracia y Estado de derecho; 2) Equidad y justicia social; 3) Competitividad delpaís; y, 4) Estado eficiente, transparente y descentralizado

¿Quién lo debe revisar? Ministerios - OPD – OCA

Base Legal- D.S. 105-2003-PCM, Precisan que el Presidente de la República preside el AcuerdoNacional e institucionalizan el Foro del Acuerdo Nacional

Políticas Sectoriales/ Planes y Estrategias Nacionales Sectoriales

¿Qué son?

Políticas Sectoriales: Documentos que contienen declaraciones que cada Ministerioefectúa respecto de alguna materia o área de relevancia en su sector, cuyos efectos sonde alcance nacional. Pueden estar contenidas en un dispositivo legal o en algún Plansectorial.

Planes y Estrategias Sectoriales: Documentos que formulan cada Ministerio sobreuna problemática particular materia de su competencia de alcance nacional que por surelevancia requiere ser enfrentada de una manera planificada y mediante laidentificación de objetivos concretos. Por citar algunos ejemplos:- Ministerio de Salud: Las 11 estrategias que integra intervenciones y accionespriorizadas dirigidas a la reducción de la morbi-mortalidad materna e infantil y a lareducción de las deficiencias nutricionales

- Ministerio de Agricultura: Plan Nacional de Desarrollo Forestal

¿Qué contienen? Lineamientos y objetivos generales a alcanzarse

¿Quién lo debe revisar? Ministerios – OPD

Base Legal- Decreto Legislativo 560, Ley del Poder Ejecutivo- Ley de creación de cada Ministerio

Plan Estratégico Sectorial Multianual (PESEM)

¿Qué es?

Documento elaborado por cada uno de los Ministerios y algunos OCA en el marco delos lineamientos de la política general de Gobierno y conforme con lo dispuesto por laDirección General de Programación Multianual del Sector Público, que contieneobjetivos y acciones estratégicas a ser cumplidas en un número determinado de añospor las dependencias integrantes de cada una de dichas entidades.

¿Qué contiene?

a) Rol Estratégico del sector

b) Diagnóstico General, situación y perspectivas del sectorc) Prioridades y orientaciones sectorialesd) Diagnóstico de los programas principalese) Lineamientos de Política por Programasf) Objetivo general por programag) Objetivos específicos por subprogramash) Actividades/Proyectos prioritariose) Recursos proyectados para cada año del planf) Indicadores de seguimiento y evaluaciónh) Responsables (Instituciones)

¿Quién lo debe revisar?Ministerios – OCA – OPD - Universidades

Base Legal

- R. M. 084-2001-EF, (Directiva para la formulación de los PESEM y los PEI para elperíodo 2002-2006)

- R.M. N° 0715-2003-EF, (Directiva para la reformulación de los PESEM para elperíodo 2004-2006)



70

Plan Estratégico Institucional (PEI)

¿Qué es?

Es similar al PESEM, pero difiere de éste por tener un alcance institucional a nivel decada Pliego Presupuestario. La suma de los PEI refleja a mayor detalle los objetivosestratégicos contemplados en el PESEM y responden a la manera como la entidadaporta en alcanzar las metas que se ha fijado el sector al cual pertenece.

¿Qué contiene?

PEI 2002-2006 :1. Diagnóstico1.1 Caracterización general2. Perspectivas a mediano y largo plazo2.1 Visión y Misión2.2 Prioridades2.3 Lineamientos de política3. Programación multianual3.1 Objetivos estratégicos generales3.2 Objetivos estratégicos específicos3.3 Acciones permanentes o temporales3.4 Programación Multianual de inversión púbica

¿Quién lo debe revisar? Ministerios - OPD - OCA - Universidades públicas

Base Legal

- R. M. 084-2001-EF, (Directiva para la formulación de los PESEM y los PEI para el

período 2002-2006)- R. D. 004-2003-EF, (Aprueba Directiva para la reformulación de los PlanesEstratégicos Institucionales 2004-2006)

Plan de Transferencia Sectorial del Quinquenio2005-2009

¿Qué es?

Documento aprobado por el Consejo Nacional de Descentralización (CND) quecontiene laPropuesta de transferencia de funciones de los Ministerios descentralizables a losGobiernosRegionales y Locales observando un período de cinco (5) años

¿Qué contiene?

a) Estructura y esquema de funcionamiento del sector en un esquema descentralizado.b) Competencias y funciones sectoriales por nivel de gobierno (nacional, regionaly local) de acuerdo a las leyes vigentes.c) Clasificación de las funciones a ser transferidas.d) Programación anualizada de transferencia de funciones

¿Quién lo debe revisar? Ministerios – Gobierno Regional – Gobierno Local

Base Legal

- Ley 27783, Ley de Bases de la Descentralización- Ley 27972, Ley Orgánica de Municipalidades- Ley 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales- Ley 28273, Ley del Sistema de Acreditación- Decreto Supremo N° 080-2004-PCM, Reglamento de la Ley del Sistema deAcreditación

Plan Anual de Transferencia de Competencias Sectorialesa los Gobiernos Regionales y Locales

¿Qué es?

Documento aprobado anualmente mediante Decreto Supremo con el voto aprobatoriodel

como resultado de la evaluación, articulación y coordinación de los Planes Anuales deTransferenciaque realiza el CND con los sectores.

¿Qué contiene?Las funciones que se transferirán a los Gobiernos Regionales y Locales, así como lasacciones y cronogramas a desarrollar con tal fin.

¿Quién lo debe revisar? Ministerios - Gobierno Regional – Gobierno Local

Base Legal

- Ley 27783, Ley de Bases de la Descentralización- Ley 27972, Ley Orgánica de Municipalidades- Ley 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales- Ley 28273, Ley del Sistema de Acreditación- Decreto Supremo N° 080-2004-PCM, Reglamento de la Ley del Sistema deAcreditación



71

Anexo 2C. Modelo de estructura de ROF para entidades del nivel nacional

De conformidad con lo establecido en los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación delReglamento de Organización y Funciones aprobado mediante Decreto Supremo N° XX-PCM,el contenido básico del ROF de un Ministerio es el siguiente:

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE UNMINISTERIO

• TÍTULO IDe las Disposiciones Generales

En este Título se indica:- La naturaleza jurídica del Ministerio, es decir, se indica que es unaentidad del Poder Ejecutivo y ente rector del Sector correspondiente.

- Las Funciones Generales, es decir, el conjunto de accionesfundamentales o actividades que debe realizar el Ministerio para lograr sumisión y objetivos establecidos en las normas sustantivas. Las principalesnormas sustantivas deberán ser indicadas antes de detallar cada una de lasfunciones generales.

• TÍTULO IIDe la Estructura Orgánica y funciones específicas de los órganos y unidadesorgánicas

En este Título se describe:

- La estructura orgánica del Ministerio- Las funciones específicas para cada tipo de órgano que conforma la estructuraorgánica así como de las unidades orgánicas que los integran- La interrelación interna y externa de cada uno de los órganos y unidadesorgánicas del Ministerio.

El presente Título se desarrolla a través de capítulos y subcapítulos, de ser el caso.Asimismo, únicamente para el caso de los Órganos de Línea se debe indicar, antesde describir sus funciones específicas, las principales normas sustantivas de las quese derivan.

Capítulo I: Estructura OrgánicaCapítulo II: Alta DirecciónCapítulo III: Órganos ConsultivosCapítulo IV: Órgano de Control InstitucionalCapítulo V: Órganos de Asesoramiento Capítulo VI: Órganos de ApoyoCapítulo VII: Órganos de Línea Capítulo VIII: Órganos Desconcentrados

• TÍTULO III

Del Régimen Laboral y Económico

En este último Título se indica el régimen laboral del Ministerio conforme a Ley,así como las fuentes de las que provienen sus recursos.

Se derivan delas normassustantivas queregulan alMinisterio(Paso 1) y quequedanclaramenteidentificadasen la MatrizNo. 6

Derivan delas normassustantivasque regulanalMinisterio(Paso 1) yque seidentificanen la MatrizNo. 6



72

• ANEXO: Contiene el organigrama del Ministerio que refleja su estructuraorgánica

A continuación, se desarrolla a modo de ejemplo parte del Capítulo IV y VII de la estructura deROF propuesta, correspondiente a los Órganos de Asesoramiento y Órganos de Línea,respectivamente.

TÍTULO IIDe la Estructura Orgánica y funciones específicas de los órganos y

unidades orgánicas

CAPÍTULO IVÓrganos de Asesoramiento

De la Oficina de Asesoría JurídicaArtículo x.- La Oficina de Asesoría Jurídica es el órgano de

asesoramiento encargado de proporcionar asesoría jurídica a la AltaDirección así como a los demás órganos del Ministerio.

Artículo x.- Son funciones específicas de la Oficina de AsesoríaJurídica:

a) Asesorar a la Alta Dirección y a los Órganos del Ministerio enlos aspectos jurídico-administrativos que le sean consultados.

b) Formular y proponer, en coordinación con los Órganos de Líneadel Ministerio, los proyectos relacionados con la normatividadsectorial.

c) Recopilar la legislación relacionada con el Sector.

d) (…)

e) Las otras funciones específicas que le delegue la Alta Direccióno que le sean dadas por las normas sustantivas.

De la Oficina de Planeamiento y Presupuesto

Artículo x.- La Oficina de Planeamiento y Presupuesto es el órgano deasesoramiento encargado de asesorar a la Alta Dirección en laformulación y evaluación de la política sectorial. Realiza los estudios debase para la planificación, formula y evalúa la ejecución de los planes,presupuestos, programas y proyectos; orienta y programa la cooperacióntécnica internacional, realiza acciones de racionalización, y coordina

con los órganos competentes de los Gobiernos Regionales u órganosque lo sustituyan, los aspectos relativos a las Políticas Sectoriales.

Artículo x .- Son funciones específicas de la Oficina de Planeamiento yPresupuesto

a) Proponer a la Alta Dirección la política, planes, programas yproyectos sectoriales, presupuestos y acciones de

Se establece lainterrelacióninterna,especificándose aquién debeasesorar

Se hace referencia sóloal verbo recopilar,evitándose incluirinnecesariamente aotros verbos sinónimos como porejemplo escribir‘recopilar ycom endiar’

Se introduceal órganoindicando dequé seencarga

Se establece la interrelaciónexterna, especificándose conquién se debe coordinar

Se describe cada funciónespecífica a través de verbos en

infinitivo



73

racionalización y modernización administrativa del Ministerio.b) Elaborar y mantener actualizado el diagnóstico del sector, así

como los estudios e informes técnicos y de Gestión.c) Formular y evaluar el Presupuesto del Ministerio y los Planes

Estratégicos.d) Gestionar líneas de financiamiento externo y/o interno.e) Conducir las acciones de Cooperación Técnica Internacional.f) Proponer estudios e instrumentos normativos de racionalización

y modernización administrativag) Elaborar la Memoria Anual del Ministerio y evaluar la de sus

Organismos Desconcentrados.h) Las otras funciones específicas que le delegue la Alta Dirección

o que le sean dadas por las normas sustantivas.

Artículo x.- La Oficina de Planeamiento y Presupuesto para elcumplimiento de sus funciones cuenta con las siguientes unidadesorgánicas:

Oficina de PresupuestoOficina de PlanificaciónOficina de Racionalización

Artículo x.- Son funciones específicas de la Oficina de Presupuesto:

a) Formular, dirigir y controlar el proceso presupuestario, enconcordancia a la política, planes y programas sectoriales.

b) Elaborar y evaluar el presupuesto del Ministerio.c) Dirigir las actividades de control de estadística presupuestal,

implementando progresivamente métodos de sistematización y

mecanización de la información.d) Elaborar documentación e información presupuestal establecida

en las normas que emita la Dirección Nacional de Presupuesto.e) Emitir los informes técnicos y absolver las consultas

relacionadas a su ámbito de competencia.

Artículo x.- Son funciones de la Oficina de Planificación

(…)

CAPÍTULO VIIÓrganos de Línea

De la Dirección General de ……..

Artículo x.- La Dirección General de ………. es un Órgano de línea deámbito nacional encargado de coordinar, proponer y evaluar con la AltaDirección del Ministerio y demás órganos del Ministerio, la políticanacional y las normas de alcance nacional en materia de ……… supervisando su cumplimiento.

Artículo x.- Las principales normativas sustantivas de las que se

Al final de las funcionesespecíficas asignadas a cadaórgano se deja abierta laposibilidad que puedanejercer otras funcionesespecíficas siempre quecuenten con el debidorespaldo normativo y/o dela autoridad su erior

Se indica labase legalsustantiva delórgano delínea.



74

derivan las funciones específicas de la Dirección General de ……….son:

- Ley ‘……..’ y su Reglamento aprobado por DecretoSupremo N° xxx

- Ley ‘……..’ y su Reglamento aprobado por DecretoSupremo N° xxx

- Ley ‘……..’- Ley ‘’……..’’ y su Reglamento aprobado por Decreto

Supremo N° xxx- Ley ‘’………’’

Artículo x.- Son funciones específicas de la Dirección General …….. lassiguientes:

a) Coordinar, proponer y evaluar la política nacional en materiade ……….

a) Realizar estudios y proponer normas a la Alta Dirección en

materia de ………. b) Proponer y evaluar en coordinación con los GobiernosRegionales las políticas nacionales en materia …….

i) Coordinar y promover programas nacionales de ……, encoordinación con entidades públicas y privadas y los GobiernosRegionales.

j) Las otras funciones específicas que le delegue la Alta Direccióno que le sean dadas por las normas sustantivas.

Artículo x.- Son unidades orgánicas de la Dirección Nacional de …. :La Dirección de ….. La Dirección de …..

Artículo x.- Son funciones específicas de la Dirección de (…)

En caso las DireccionesGenerales cuenten conunidades orgánicas éstasse denominan Direcciones. No esnecesario especificar labase legal de lasunidades orgánicas.



75

Anexo 3A. Cuadro de Normas Sustantivas y de Aplicación General para GobiernosRegionales

NORMAS SUSTANTIVAS

Norma Funciones Efecto en la Estructura Orgánica


- Que los Gobiernos Regionales tienenautonomía política, económica yadministrativa en los asuntos de sucompetencia.- Que le corresponde, dentro de su

jurisdicción, la coordinación y ejecución delos planes y programas socio-económicosregionales, que apoyan a los GobiernosLocales, así como que sus funcionesespecíficas se establecen por ley orgánica.

- Que la estructura de las Regiones se establece por leyorgánica.- Que el Presidente y el Consejo de CoordinaciónRegional son las máximas autoridades de la Región

Ley del PoderEjecutivo

Nos dice

- Que la defensa de los asuntos e interesesde los Gobiernos Regionales y surepresentación en juicio está a cargo de

Procuradores Públicos que integran elSistema de Defensa Judicial del Estado.

Ley de Bases de laDescentralización

Nos dice

- Que como parte de sus funciones, está elpromover la participación ciudadana así como promover y mantener relaciones decooperación técnica y financiera conorganismos internacionales.- Cuales son sus competencias exclusivas ycompartidas (las que deberán serincorporadas en la matriz que elabore cadaGobierno Regional)

- Que el Gobierno Regional es ejercido por el órganoejecutivo de la Región

- Cuál es su misión y finalidad- Cuáles son sus competenciasconstitucionales, exclusivas y compartidas(las que deberán ser incorporadas en la

matriz que elabore cada Gobierno Regional).- Cuáles son las funciones y atribucionesdel Consejo Regional, de los ConsejerosRegionales, del Presidente Regional, delVicepresidente Regional.- Que las funciones administrativas sedesarrollan por las Gerencias Regionalesindicando las funciones sectoriales a cargode cada Gerencia Regional.- Que son competentes para crearmecanismos que promuevan la inversión así como para otorgar concesiones y celebrarcualquier otra modalidad contractual quecontribuyan a su desarrollo.- Las normas y disposiciones que puedendictar.

- Cuales son sus funciones generales(normativa, planeamiento, etc.).- Cuales son sus funciones específicas pormaterias (educación, cultura, salud,población, etc.).

- Que el Consejo Regional es el órgano normativo yfiscalizador integrado por el Presidente Regional, elVicepresidente Regional y los Consejeros. Cuenta con

una Secretaría para el ordenamiento de su trabajo.- Que la Presidencia Regional es el órgano ejecutivoque se organiza en Gerencias Regionales (DesarrolloEconómico; Desarrollo Social; Planeamiento,Presupuesto y Acondicionamiento Territorial;Infraestructura; Recursos Naturales y Gestión del MedioAmbiente), coordinadas y dirigidas por una GerenciaGeneral. - Que los Órganos de línea, apoyo, asesoramiento ycontrol, los determina cada Gobierno Regional deacuerdo a los límites presupuestales asignados.- Que el Consejo de Coordinación Regional es elórgano consultivo y de coordinación con lasMunicipalidades.- Que el control gubernamental a nivel regional está acargo del Órgano Regional de Control Interno,

conforme al Sistema Nacional de Control.- Que el Procurador Público Regional es el encargadode la defensa judicial de los intereses del Estado a niveldel Gobierno Regional.

Ley Orgánica de losGobiernosRegionales Nos dice

- Que las Direcciones RegionalesSectoriales son responsables de laimplementación y ejecución de las políticasnacionales sectoriales y regionalessectoriales en el ámbito regional.

- Que las Direcciones Regionales Sectoriales están bajola dirección del Sector y de la Gerencia Regionalcorrespondiente ante quienes dan cuenta de su gestión.

Normas ambientales: Nos dicen

- Cuales son las competencias vinculadascon el Sistema Nacional de GestiónAmbiental Sectorial, el Sistema Nacional deInformación Ambiental y otros instrumentosde gestión ambiental.

- Que deben contar con una unidad ambiental




76




- Que debe existir una dependencia competente para elmanejo de la cooperación técnica internacional.

Normas sobreDefensa Nacional y

Defensa Civil Nos dicen

- Las funciones vinculadas con el Sistemade Seguridad y Defensa Nacional

- Que deben contar con Oficinas de Defensa Nacionalque dependen de la mas alta autoridad de su institución

Normas sobreAcceso a la

Información Pública Nos dicen

- Las funciones vinculadas con el acceso a lainformación pública

- Que debe haber una oficina responsable de garantizar elejercicio del derecho de acceso a la información públicade la entidad



77

Anexo 3B. Documentos de planeamiento a ser revisados en el nivel regional

DOCUMENTOS ELABORADOS POR EL GOBIERNO REGIONAL

Plan Estratégico Institucional (PEI)

¿Qué es?

El PEI, junto con el Presupuesto Institucional del Gobierno Regional,constituyen los instrumentos de planeamiento y presupuestación quematerializan los compromisos del Estado a nivel regional.

Se articulan con el Plan de Desarrollo Concertado y el PresupuestoParticipativo. Es decir, los objetivos institucionales que se definen al interior decada Gobierno Regional deben tender al logro de los objetivos estratégicos delámbito territorial definido en el Plan de Desarrollo Concertado Regional

¿Qué contiene?a) Misiónb) Objetivos específicosc) Actividades y proyectos

¿Quién lo debe revisar? Gobierno Regional

Base Legal

- Ley 27783, Ley de Bases de la Descentralización- Ley 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales- Ley 28056, Ley Marco de Presupuesto Participativo- Resolución Directorial N° 010-2004-EF/76.01, Instructivo para el proceso deplaneamiento del desarrollo concertado y presupuesto participativo

Planes de Desarrollo Concertado Regional(PDCR)

¿Qué es?

Es un documento de planeamiento regional:- Concertado, permite a través de la interacción de múltiples actores sociales,identificar los intereses, problemas y potencialidades de desarrollo de la Regióny, en consecuencia, determinar objetivos y acordar acciones destinadas a

resolver los problemas y aprovechar las potencialidades.- Participativo porque reconociendo la multiplicidad de actores y roles de todoel grupo social, permite la participación de quienes no detentan el mandatopopular en la toma de decisiones y en la ejecución conjunta de las accionesdestinadas a alcanzar los objetivos- Flexible porque el proceso y sus productos deben tener la capacidad deadaptarse a los cambios políticos, sociales y económicos que afecten a laRegión.- Multianual porque su vigencia y el establecimiento de objetivos son demediano y largo plazo

¿Qué contienen?

Contenido mínimo:a) Visión regionalb) Diagnóstico

c) Objetivos estratégicosd) Acciones concertadase) Los recursos e indicadores

¿Quién lo debe revisar? Gobierno Regional - Gobierno Local

Base Legal

- Ley 27783, Ley de Bases de la Descentralización- Ley 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales- Ley 28056, Ley Marco de Presupuesto Participativo- Resolución Directorial N° 010-2004-EF/76.01, Instructivo para el proceso deplaneamiento del desarrollo concertado y presupuesto participativo

Planes de Paz y Desarrollo

¿Qué es?

Instrumento de Gestión que permite articular y compatibilizar las acciones delgobierno central, gobiernos regionales y locales para que conjuntamente con laempresa privada concerten acciones orientadas a promover el desarrollo, la paz

social y las reparaciones colectivas a las víctimas de la violencia política en lascircunscripciones territoriales establecidas. (Plan de Paz y Desarrollo San



78

Martín, Huanuco, Pasco, Junín y la provincia de Padre Abad)

¿Qué contiene?

I) Diagnóstico, Objetivos, Metas y EstrategiasII) Programas (de infraestructura básica, de desarrollo humano, de apoyo aldesarrollo productivo, de fortalecimiento institucional y de competitividadregional)

¿Quién lo debe revisar? Gobierno Regional - Gobierno Local

Base Legal- Marco Programático de acción del Estado en materia de paz, reparación yreconciliación nacional, D.S. 062-2004-PCM



79

Anexo 3C. Modelo de estructura de ROF para entidades del nivel regional

De conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica de Gobiernos Regionales, Ley N°27867y, en los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del Reglamento deOrganización y Funciones aprobado mediante Decreto Supremo N° xxx-PCM en la partepertinente, el contenido básico del ROF de un Gobierno Regional es el siguiente:

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE UNGOBIERNO REGIONAL


En este Título se indica:- La naturaleza jurídica del Gobierno Regional, es decir, se indica que

tiene personería jurídica de derecho público con autonomía política,económica y administrativa en las materias de su competencia.- Las Funciones Generales, es decir, el conjunto de accionesfundamentales o actividades que debe realizar el Gobierno Regional paralograr su misión y objetivos establecidos en la Ley Orgánica de GobiernosRegionales y demás normas sustantivas que se le aplican. Las principalesnormas sustantivas deberán ser indicadas antes de detallar cada una de lasfunciones generales del Gobierno Regional.

• TÍTULO IIDe la Estructura Orgánica y funciones específicas de los órganos y unidadesorgánicas

En este Título se describe:- La estructura orgánica del Gobierno Regional- Las funciones específicas para cada tipo de órgano que conforma la estructuraorgánica así como de las unidades orgánicas que los integran- La interrelación interna y externa de cada uno de los órganos y unidadesorgánicas del Gobierno Regional


Capítulo I: Estructura Orgánica Capítulo II: Alta Dirección Capítulo III: Órganos Consultivos y de Coordinación Capítulo IV: Órgano de Control InstitucionalCapítulo V: Órganos de Apoyo y AsesoramientoCapítulo VI: Órganos de LíneaCapítulo VII: Órganos Desconcentrados

• TÍTULO IIIDel Régimen Laboral y Económico

En este último Título se indica el régimen laboral del Gobierno Regional conformea Ley, así como las fuentes de las que provienen sus recursos.

Derivan delas normassustantivasque regulana losGobiernosRegionales(Paso 1) yque seidentificanen la MatrizNo. 6

No es necesarioque seespecifique cadauna de lascompetenciasexclusivas ocompartidasotorgadas por laLey Orgánica delos GobiernosRegionales pueslas funciones quede ellas se

derivan (generales y específicas) sonincluidas en elROF

Derivan de lasnormassustantivas queregulan a losGobiernosLocales (Paso1) y que seidentifican enla Matriz No.6



80

• ANEXO: Contiene el organigrama del Gobierno Regional que refleja su

estructura orgánica

A continuación, se desarrolla a modo de ejemplo parte del Capítulo V y VII de la estructura deROF propuesta, correspondiente a los Órganos de Asesoramiento y Órganos de Línea,respectivamente.


unidades orgánicas


De la Gerencia de Asesoría Jurídica

Artículo x.- La Gerencia de Asesoría Jurídica es el órgano deasesoramiento encargado de proporcionar asesoría jurídica a la AltaDirección así como a los demás órganos del Gobierno Regional.

Artículo x.- Son funciones específicas de la Gerencia de AsesoríaJurídica:

f) Absolver las consultas de carácter legal que le formule el ConsejoRegional, la Presidencia y demás órganos del Gobierno Regional.

g) Opinar y asesorar sobre la aplicación de las normas legalesemanadas del Gobierno Nacional con implicancias en losGobiernos Regionales.

h) Recopilar la legislación relacionada con las funcionesmunicipales.

i) (…)

j) Cumplir con otras funciones que le delegue la Alcaldía o que lesean dadas por las normas sustantivas.

De la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto

Artículo x.- La Gerencia de Planeamiento y Presupuesto es el órgano deasesoramiento encargado administrar las acciones correspondientes a losprocesos de planeamiento, presupuesto, racionalización, estadística ycooperación técnica.

Artículo x .- Son funciones específicas de la Gerencia de Planeamiento yPresupuesto

k) Formular el Proyecto de Presupuesto Participativo anual delGobierno Regional.l) Supervisar y controlar los avances de la ejecución de los

Seintroduceal órganoSe establece la

interrelación

interna,especificándose aquién debeasesorar

Se evita el usoinnecesario depalabras:‘Opinar’ y no‘ Emitir

opinión’

Se hacereferencia sólo alverbo recopilar ,evitándose incluirinnecesariamentea otros verbos sinónimos comopor ejemploescribir‘recopilar ycompendiar’

Se establece lainterrelación externa, especificándose con quiénse debe coordinar



81

proyectos de inversiónm) Coordinar el desarrollo y aplicación de la estrategia de lucha

contra la pobreza extrema con las Municipalidades de la Región.n) (…)o) (…)p) Las otras funciones que le delegue la Alcaldía o que le sean dadas

por las normas sustantivas.

Artículo x.- La Gerencia de de Planeamiento y Presupuesto para elcumplimiento de sus funciones cuenta con las siguientes unidadesorgánicas:

Sub Gerencia de PresupuestoSub Gerencia de PlanificaciónSub Gerencia de Estadística

Artículo x.- Son funciones específicas de la Sub Gerencia de Presupuesto:

f) Formular, dirigir y evaluar el Proceso PresupuestarioInstitucional y el participativo, en concordancia a la política,planes y programas sectoriales.

g) Monitorear el cumplimiento de las metas de los ingresospropuestos y proponer medidas correctivas en caso necesario.

h) Coordinar y ejecutar con las unidades orgánicas competentes elanálisis de costos operativos de los servicios públicos que prestala municipalidad.

i) (…)

Artículo x.- Son funciones de la Sub Gerencia de Planificación

(…)


De la Gerencia de Desarrollo Económico

Artículo x.- La Gerencia de Desarrollo Económico es un Órgano de líneade ámbito regional que le corresponde ejercer las funciones específicas enlos sectores industria, comercio, turismo, artesanía, pesquería, minería,

energía e hidrocarburos y agricultura.

Artículo x.- Las principales normativas sustantivas de las que se derivanlas funciones específicas de la Dirección General de ………. son:

- Ley Orgánica de Gobiernos Regionales, Ley N° 27867- Ley de Bases de la Descentralización, Ley N° 27783- Ley ‘……..’ y su Reglamento aprobado por Decreto

Supremo N° xxx- Ley ‘……..’

Artículo x.- Son funciones específicas de la Gerencia de Desarrollo

Económico las siguientes:a. Elaborar, dirigir y proponer a la Alta Dirección, las políticas

Al final de las funcionesespecíficas asignadas a cadaórgano se deja abierta laposibilidad que puedanejercer otras funcionesespecíficas siempre quecuenten con el debidorespaldo normativo y/o dela autoridad su erior

Se describe cadafunción específicaa través de verbos

en infinitivo

Se indica labase legalsustantiva delórgano de línea



82

sectoriales regionales en concordancia con las políticasnacionales y de desarrollo regional.

b. Supervisar y evaluar la calidad de los servicios públicossectoriales del ámbito de su competencia, prestados en laRegión.

c. Promover políticas y estrategias de promoción de laproducción regional en el marco del aprovechamientosostenible de los recursos naturales.

d. (…)e. Las otras funciones que le delegue el Presidente Regional o

que le sean dadas por las normas sustantivas

Artículo x.- Son unidades orgánicas de la Gerencia de Promoción delDesarrollo Económico:La Su Gerencia de ….. La Sub Gerencia de …..

Artículo x.- Son funciones específicas de la Sub Gerencia de ……

(…)



83

Anexo 4A. Cuadro de Normas Sustantivas y de Aplicación General para GobiernosLocales

NORMAS SUSTANTIVAS

Norma Funciones Efecto en la Estructura Orgánica


- Que las municipalidades son losórganos de gobierno local con autonomíapolítica, económica y administrativa enlos asuntos de su competencia.- Cuales son sus competenciasconstitucionales.

- Que al Consejo Municipal le corresponden las funcionesnormativas y fiscalizadoras.- Que a la Alcaldí a le corresponden las funcionesejecutivas.

Ley de Bases de laDescentralización

Nos dice

- Que el Gobierno Local promueve laparticipación ciudadana así comopromueve y mantiene relaciones decooperación técnica y financiera conorganismos internacionales.- Cuales son las competencias exclusivas

y compartidas a cargo del Gobierno Local(las cuales deben ser incorporadas en lamatriz de cada Municipalidad)

- Cual es la finalidad de los GobiernosLocales.- Cuales son las atribuciones del ConsejoMunicipal y del Alcalde.- Cuales son las atribuciones yobligaciones de los regidores.- Cual es el rol de las municipalidadesprovinciales.- Cuales son las competencias yfunciones específicas, con carácterexclusivo o compartido de lasmunicipalidades provinciales y distritales.

- Cuales son las funciones del Consejo deCoordinación Local Provincial y delConsejo de Coordinación Local Distrital.- Cuales son las funciones de la Junta deDelegados Vecinales y Comunales

- Que el Consejo Municipal ejerce funciones normativas yfiscalizadoras, estando conformado por el Alcalde y losregidores. - Que la Alcaldía es el órgano ejecutivo del GobiernoLocal, siendo el Alcalde la máxima autoridadadministrativa.- Que los Órganos de Coordinación están conformadospor el Consejo de Coordinación Local Provincial, elConsejo de Coordinación Local Distrital, la Junta deDelegados Vecinales- Que las Municipalidades Provinciales cuentan con un

Consejo de Coordinación Local Provincial como órganode coordinación y concertación; y, en el caso de lasMunicipalidades Distritales, con un Consejo deCoordinación Local Distrital.

Ley Orgánica de lasMunicipalidades

Nos dice

- Que los Gobiernos Locales soncompetentes para promover el desarrollointegral local así como la participaciónvecinal y para otorgar concesiones para laejecución y explotación de obras deinfraestructura o servicios públicoslocales.- Que corresponde a cada Municipalidadorganizar la administración de acuerdocon sus necesidades y presupuesto.

- Que la Junta de Delegados Vecinales, es el órgano decoordinación integrado por representantes de lasagrupaciones urbanas y rurales que integran el distritodentro de la provincia.

- Que la administración municipal adopta una estructuragerencial la cual comprende a: la Gerencia Municipal, alÓrgano de Auditoria Interna (Órgano de ControlInstitucional), la Procuraduría Pública Municipal, laOficina de Asesoría Jurídica y la Oficina dePlaneamiento y Presupuesto. Los demás órganos de línea,

apoyo y asesoría los establecen cada Gobierno Local.

Normas ambientales: Nos dicen

- Cuales son las competencias vinculadascon el Sistema Nacional de GestiónAmbiental Sectorial, el Sistema Nacionalde Información Ambiental y otrosinstrumentos de gestión ambiental

- Que deben contar con una unidad ambiental





84



- Que debe existir una dependencia competente para elmanejo de la cooperación técnica internacional

Normas sobreDefensa Nacional y

Defensa Civil Nos dice

- Las funciones vinculadas con el Sistema

de Seguridad y Defensa Nacional

- Que deben contar con Oficinas de Defensa Nacional que

dependen de la mas alta autoridad de su institución

Normas sobreAcceso a la

Información PúblicaNos dicen

- Las funciones vinculadas con el acceso ala información pública

- Que debe haber una oficina responsable de garantizar elejercicio del derecho de acceso a la información pública dela entidad



85

Anexo 4B. Documentos de planeamiento a ser revisados en el nivel local

DOCUMENTOS ELABORADOS POR EL GOBIERNO LOCALPlan de Desarrollo Local Concertado (PDLC)

¿Qué es?

Es un documento de planeamiento local:- Concertado, permite a través de la interacción de múltiples actores sociales,identificar los intereses, problemas y potencialidades de desarrollo de la Regióny, en consecuencia, determinar objetivos y acordar acciones destinadas aresolver los problemas y aprovechar las potencialidades.- Participativo porque reconociendo la multiplicidad de actores y roles de todoel grupo social, permite la participación de quienes no detentan el mandatopopular en la toma de decisiones y en la ejecución conjunta de las accionesdestinadas a alcanzar los objetivos- Flexible porque el proceso y sus productos deben tener la capacidad deadaptarse a los cambios políticos, sociales y económicos que afecten a laMunicipalidad.- Multianual porque su vigencia y el establecimiento de objetivos son de

mediano y largo plazo

¿Qué contiene?

Contenido mínimo:a) Visión Localb) Diagnósticoc) Objetivos estratégicos concertadosd) Acciones concertadase) Los recursos e indicadores

¿Quién lo debe revisar? Gobierno Local

Base Legal

- Ley 27972, Ley Orgánica de Municipalidades- Ley 27783, Ley Bases de la Descentralización- Ley 28056, Ley Marco de Presupuesto- Resolución Directorial N° 010-2004-EF/76.01, Instructivo para el proceso de

planeamiento del desarrollo concertado yPlan de Desarrollo Institucional (PDI)

¿Qué es?

El PDI, junto con el Presupuesto Institucional del Gobierno Local, constituyenlos instrumentos de planeamiento y presupuestación que materializan loscompromisos del Estado a nivel local.Se articulan con el Plan de Desarrollo Concertado y el PresupuestoParticipativo. Es decir, los objetivos institucionales que se definen al interior dela institución deben tender al logro de los objetivos estratégicos del ámbitoterritorial definido en el Plan de Desarrollo Concertado LocalEL PDI, equivale al Plan Estratégico Institucional del Gobierno Regional.

¿Qué contienen?a) Misiónb) Objetivos específicosc) Actividades y proyectos

¿Quién lo debe revisar? Gobierno Local – Gobierno Regional

Base Legal

- Ley 27972, Ley Orgánica de Municipalidades- Ley 27783, Ley Bases de la Descentralización- Ley 28056, Ley Marco de Presupuesto- Resolución Directorial N° 010-2004-EF/76.01, Instructivo para el proceso deplaneamiento del desarrollo concertado y presupuesto participativo- R. M. 084-2001-EF (Directiva para la formulación de los PESEM y los PEIpara el período 2002-2006)



86

Anexo 4C. Modelo de estructura de ROF para entidades del nivel local

De conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica de Municipalidades, Ley N° 27972 y, enlos Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del Reglamento de Organización yFunciones aprobado mediante Decreto Supremo N° xxx-PCM en la parte pertinente, elcontenido básico del ROF de un Gobierno Local es el siguiente:

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE UNAMUNICIPALIDAD PROVINCIAL


En este Título se indica:- La naturaleza jurídica de la Municipalidad, es decir, se indica a qué

Gobierno Local pertenece mencionándose que tiene personería jurídica dederecho público con autonomía política, económica y administrativa en lasmaterias de su competencia.- Las Funciones Generales, es decir, el conjunto de accionesfundamentales o actividades que debe realizar la Municipalidad para lograrsu misión y objetivos establecidos en la Ley Orgánica de Municipalidades ydemás normas sustantivas que se le aplican. Las principales normassustantivas deberán ser indicadas antes de detallar cada una de las funcionesgenerales de la Municipalidad.

• TÍTULO II

De la Estructura Orgánica y funciones específicas de los órganos y unidadesorgánicas

En este Título se describe:- La estructura orgánica de la Municipalidad- Las funciones específicas para cada tipo de órgano que conforma la estructuraorgánica así como de las unidades orgánicas que los integran- La interrelación interna y externa de cada uno de los órganos y unidadesorgánicas de la Municipalidad


Capítulo I: Estructura Orgánica

Capítulo II: Alta Dirección Capítulo III: Órganos de Coordinación Capítulo IV: Órgano de Control InstitucionalCapítulo V: Órganos de AsesoramientoCapítulo VI: Órganos de Apoyo Capítulo VII: Órganos de Línea

Capítulo VIII: Órganos Desconcentrados

• TÍTULO III

Derivan delas normassustantivasque regulanlosGobiernosLocales(Paso 1) yque seidentificanen la MatrizNo. 6

Se derivan delas normassustantivas queregulan a losGobiernosLocales (Paso1) y que seidentifican enla Matriz 6

No es necesarioque seespecifique cadauna de lascompetenciasexclusivas ocompartidasotorgadas por laLey Orgánica de Municipalidadespues las

funciones que deellas se derivan (generales y específicas) sonincluidas en elROF



87

Del Régimen Laboral y Económico

En este último Título se indica el régimen laboral del Gobierno Local conforme aLey, así como las fuentes de las que provienen sus recursos.

•

ANEXO: Contiene el organigrama del Gobierno Local

A continuación, se desarrolla a modo de ejemplo parte del Capítulo V y VII de la estructura deROF propuesta, correspondiente a los Órganos de Asesoramiento y Órganos de Línea,respectivamente.


unidades orgánicas


De la Gerencia u Oficina de Asesoría Jurídica

Artículo x.- La Gerencia de Asesoría Jurídica es el órgano deasesoramiento encargado de proporcionar asesoría jurídica a la AltaDirección así como a los demás órganos de la Municipalidad.

Artículo x.- Son funciones específicas de la Oficina de Asesoría Jurídica:

k) Absolver las consultas de carácter legal que le formule el ConsejoMunicipal, la Alcaldía y demás órganos de la Municipalidad.

l) Opinar sobre la aplicación de las normas legales emanadas delGobierno Nacional con implicancias en los Gobiernos Locales.

m) Recopilar la legislación relacionada con las funcionesmunicipales.

n) (…)

o) Cumplir con otras funciones que le delegue la Alcaldía o que lesean dadas por las normas sustantivas.

De la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto

Artículo x.- La Gerencia de Planeamiento y Presupuesto es el órgano deasesoramiento encargado administrar las acciones correspondientes a los

procesos de planeamiento, presupuesto, racionalización, estadística ycooperación técnica.

Seintroduceal órgano

Se establece la

interrelacióninterna,especificándose aquién debeasesorar

Se evita el usoinnecesario depalabras:‘Opinar’ y no‘ Emitir

opinión’

Se hacereferencia sólo alverbo recopilar ,evitándose incluirinnecesariamentea otros verbos sinónimos comopor ejemploescribir‘recopilar ycompendiar’



88

Artículo x .- Son funciones específicas de la Gerencia de Planeamiento yPresupuesto

q) Dirigir, programar supervisar y evaluar los procesos deplaneamiento, presupuesto, estadística y de cooperacióninternacional.

r) Elaborar y proponer a la Alta Dirección proyectos de normas enmateria organizacional e instrumentos de gestión.

s) Conducir y supervisar el Proceso Presupuestario Institucional y elParticipativo en coordinación con el Consejo de CoordinaciónLocal Provincial.

t) (…) u) (…) v) Las funciones que le delegue la Alcaldía o que le sean dadas por

las normas sustantivas.

Artículo x.- La Gerencia de de Planeamiento y Presupuesto para el

cumplimiento de sus funciones cuenta con las siguientes unidadesorgánicas:

Sub Gerencia de PresupuestoSub Gerencia de PlanificaciónSub Gerencia de Estadística

Artículo x.- Son funciones específicas de la Sub Gerencia de Presupuesto:

j) Formular, dirigir y evaluar el Proceso PresupuestarioInstitucional y el participativo, en concordancia a la política,planes y programas sectoriales.

k) Monitorear el cumplimiento de las metas de los ingresospropuestos y proponer medidas correctivas en caso necesario.

l) Coordinar y ejecutar con las unidades orgánicas competentes elanálisis de costos operativos de los servicios públicos que prestala municipalidad.

m) (…)n) (…)

Artículo x.- Son funciones de la Sub Gerencia de Planificación

(…)


De la Gerencia de Promoción del Desarrollo Económico

Artículo x.- La Gerencia de Promoción del Desarrollo Económico es unÓrgano de línea de ámbito local encargado de coordinar, proponer yevaluar con la Alta Dirección y demás órganos de la Municipalidad, la

política nacional y las normas de alcance nacional en materia de ……… supervisando su cumplimiento.

Se describe cada

función específicaa través de verbos

en infinitivo

Al final de las funcionesespecíficas asignadas a cadaórgano se deja abierta la

posibilidad que puedanejercer otras funcionesespecíficas siempre quecuenten con el debidorespaldo normativo y/o dela autoridad su erior

Se indica labase legalsustantiva delórgano de

línea.



89

Artículo x.- Las principales normativas sustantivas de las que se derivanlas funciones específicas de la Dirección General de ………. son:

- Ley Orgánica de Municipalidades, Ley N° 27972- Ley de Bases de la Descentralización, Ley N° 27783- Ley ‘……..’ y su Reglamento aprobado por Decreto

Supremo N° xxx- Ley ‘……..’

Artículo x.- Son funciones específicas de la Gerencia de Promoción delDesarrollo Económico las siguientes:

f. Diseñar un Plan Estratégico de Desarrollo EconómicoProvincial.

g. Dirigir y supervisar la simplificación de los procedimientosde otorgamiento de licencias y autorizaciones defuncionamiento.

h. Supervisar la administración de los mercados de propiedad

municipal.i. (…) j. Las otras funciones que le delegue la Alcaldía o que le sean

dadas por las normas legales.

Artículo x.- Son unidades orgánicas de la Gerencia de Promoción delDesarrollo Económico:La Su Gerencia de ….. La Sub Gerencia de …..

Artículo x.- Son funciones específicas de la Sub Gerencia de ……

(…)



Anexo 5. Ejercicio práctico de aplicación de los pasos y matrices del Manual

Para realizar un ejemplo que aclare el cómo se hace cada una de las matrices contenidas en el Manuatomado como muestra algunas de las normas que le asignan competencias y funciones en materia ambienConstrucción y Saneamiento, en adelante Ministerio.

PASO 1

Elaboración de cuadro de normas sustantivas y transversalesEl siguiente cuadro contiene las principales normas sustantivas que le asignan competencias y funcioambiental. Se ha identificado con una flecha únicamente las funciones que se tomarán como ejemplo para

CUADRO DE NORMAS SUSTANTIVAS

MINISTERIO

NormaFunciones

(Materia ambiental) Promover la producción limpia en el desarrollo de los proyectos de inversión a través de acciones normativas (art

77)Coordinar y consultar con las autoridades sectoriales con competencia ambiental y con las autoridades de losgobiernos regionales y locales, con el fin de armonizar sus políticas, evitar conflictos o vacíos de competencia yresponder con coherencia y eficiencia a los objetivos y fines de la Ley General del Ambiente y del SistemaNacional de Gestión Ambiental (art. 58.2)

Ley General delAmbiente, Ley 28611

Obligaciones en materia de acceso a la información (art. 42):- Establecer mecanismos para la generación, organización y sistematización de la información ambiental relativasa las áreas o actividades a su cargo- Facilitar el acceso directo a la información ambiental que se le requiera, que se encuentre en el ámbito de su

competencia, sin perjuicio de adoptar las medidas necesarias para cautelar el normal desarrollo de sus actividades- Establecer criterios o medidas para validar o asegurar la calidad e idoneidad de la información ambiental -Entregar a la autoridad ambiental nacional la información que ésta le solicite por considerarla necesaria para lagestión ambiental



FUNCIONES ESPECIFICASFUNCIONES GENERALES

Órgano FunciónUnidad

Orgánica¿Oficina de Medio

Ambiente?

Realizar las funciones

relacionadas con la gestión y elmanejo de residuos sólidosgenerados en las actividades bajocompetencia del Ministerioseñaladas en la Ley General de

Residuos Sólidos y demás normascomplementarias( 2)4

(*)

Promover la conservación del medioambiente y el cumplimiento de lanormatividad ambiental en lasactividades bajo la competencia del

Ministerio (1)¿Dirección Nacionalde Construcción? (3)

Aprobar los estudios deimpacto ambiental (EIA) y expedir certificaciones ambientales

Importante:(1) De la matriz de normas sustantivas elaborada, se pudo desprender la función general No. 4 relativa a la conservación debajo la competencia del Ministerio. Dicha función general podrá ser complementada y/o mejorada en la medida que se vayantengamos más información con la cual trabajar.

(2) Dado que varias de las normas sustantivas revisadas establecen más de una función a cargo de la entidad y, a fin dinnecesariamente extenso, al momento de su redacción se puede simplificar en una sola función varias de ellas tal y como se himportante, es que las funciones reguladas en las normas sustantivas se hayan asignado a un responsable encargado de

(3) Toda vez que las normas sustantivas no identifican necesariamente al órgano encargado de ejercer la función asignadcorresponde hacerlo, se puede determinar en esta primera matriz a cuál órgano o unidad orgánica se le asignará “provisionalm

las normas sustantivas, tal y como se ha hecho en el ejemplo resaltado. En la medida que se vayan realizando los siguientes pinformación para determinar si es el órgano idóneo para cumplir o no las funciones asignadas.

(*) Se le ha asignado el número (4) a esta función general partiendo que ya se identificó en relación con otras normas sustantivas otras funci



PASO 2

Identificar funciones y estructura orgánica según estrategia institucional

Como siguiente paso se debe proceder a identificar la estrategia institucional que ha sido definida pacumplimiento de las funciones del Ministerio. Para ello, se ha tomado como ejemplo su Plan Estratégico 26).

Matriz 2. Funciones y áreas según estrategia institucional


Órgano Función Unidad Orgánica

- Formular e impulsar laaplicación de los instrumentosreguladores para evaluar,controlar y mitigar los impactosnegativos al ambiente generados

por actividades sectoriales

Unidad de Gestión,Investigación e ImpactoAmbiental

4

Promover e impulsar el desarrolloequilibrado de las actividades

sectoriales para preservar el medioambiente (1)

Oficina del MedioAmbiente (2)

- Establecer mecanismos participativos para laelaboración de normativaambiental.- Fomentar políticas de

equilibrio ambiental en eldesarrollo de las actividades delSector.

Importante:(1) La función general se desprende del objetivo general señalado en el PEI respecto al medio ambiente.(2) A partir de los objetivos específicos y estrategias contenidos en el PEI se han formulado dos funciones asignándoselas porAmbiente y a una de sus unidades orgánicas. En la medida que se vayan realizando los siguientes pasos del Manual, se verificar si tales funciones se asignaron al órgano o unidad más idónea.(3) Es necesario resaltar la vinculación directa que existe entre las funciones específicas asignadas a cada órgano o unidad orgla entidad, siendo éstas últimas el marco o guía de las primeras. Es decir, debe haber una vinculación o nexo entre las fugenerales tal y como se puede apreciar en la Matriz 2.



Parte correspondiente del PEI que se tomó como muestra para elaborar la Matriz 2

Objetivos

Generales - Incrementar la producción habitacional, reducir los costos deadquisición y facilitar la adquisición de viviendas.- Propiciar el ordenamiento territorial de la población y lasactividades en el ámbito priorizado, así como el desarrollo integral ycalidad ambiental de las ciudades que lo conforman.Medio Ambiente:- Promover e impulsar el desarrollo equilibrado de las actividadessectoriales para preservar la calidad del medio ambiente.

Específicos

Medio Ambiente: Formular e impulsar la aplicacpara evaluar, controlar y mitigar los imppor actividades sectoriales.

Elaborar estudios e incentivar eaplicación de tecnologías ambientales enrecuperación ambiental en zonas urbana

Estrategias

Medio Ambiente:

- Establecer mecanismos participativos para la elaboración de normativa ambiental.- Fomentar políticas de equilibrio ambiental en el desarrollo de las actividades del Sector.- Establecer mecanismos de participación ciudadana en la formulación de instrumentos de evaluación ambiental- Establecer convenios que impulsen el desarrollo de iniciativas ambientales a través de los propios Gobiernos L

PASO 3

Identificar el estado actual de las funciones y estructura orgánicaA fin de identificar las acciones que en materia ambiental viene realizando el Ministerio a través de suorgánicas, se debe proceder a revisar el ROF vigente así como aplicar el cuestionario a la entidad.



Paso 3.1: Revisión del ROF vigente

Matriz 3: Funciones y áreas según el ROF vigente (*)


Órgano Función Unidad Orgánica

Dirección Nacional deVivienda(Viceministerio deVivienda y Urbanismo)

Aprobar los estudios de impactoambiental en el ámbito de sucompetencia conforme a lalegislación vigente (2)

Dirección Nacional deUrbanismo(Viceministerio deVivienda y Urbanismo)

- Aprobar los estudios de impactoambiental en el ámbito de sucompetencia conforme a lalegislación vigente- (…)

Dirección Nacional deConstrucción(Viceministerio deConstrucción ySaneamiento)

Aprobar los estudios de impactoambiental en el ámbito de sucompetencia conforme a lalegislación vigente

4 Coordinar con los diversos sectores,gobiernos regionales y locales, la generaciónde programas y proyectos de desarrollo delhábitat y conservación del medio ambienteurbano (1)

Oficina del MedioAmbiente (3)

- Formular, proponer, evaluar yactualizar la normatividadambiental del Sector- Llevar el registro de las entidades

autorizadas para la elaboración deEstudios de Impacto Ambiental(EIA) respecto de las actividades

Unidad de Políticas,Estrategias y Norma



del Sector Unidad de Gestión,Investigación eImpacto Ambiental

(*) Algunas funciones mencionadas en el ROF vigente del Ministerio han sido simplificadas en la Matriz. No se han recogido todas lROF sino sólo algunas a modo de ejemplo.

Importante:(1) Se ha tomado como función general aquélla contenida en el ROF vigente que de manera explícita hace referencia a la consfunción podría complementarse en el nuevo ROF con la función general resultado de las matrices anteriores.(2) La función referida a la aprobación de EIA contemplada en la Ley Sistema Nacional de Evaluación de Impacto Ambientaen la Matriz 1, en el ROF vigente es asignada a cada Dirección del Ministerio, de acuerdo con la actividad que se encuentre ba(3) El ROF vigente nos señala una serie de funciones ambientales a cargo de la Oficina del Medio Ambiente y de sus unidades orgánicas, la

práctica a través de la aplicación del cuestionario.

Paso 3.2 Aplicación del cuestionario en la entidad

Una vez que se tengan los resultados del cuestionario, se deberá proceder a realizar una Matriz en laespecíficas que en la práctica vienen ejerciendo cada una de las áreas de la entidad. (ver página 28)

Respecto de la función general, que en nuestro ejemplo se refiere a la conservación del medio ambiecompetencia del Ministerio, aquélla deberá ser identificada por el jefe de cada área a la que se le apliquesería el jefe de la Oficina de Medio Ambiente. Éste último podrá recoger la función general contenida eque es la que efectivamente se da. Sin embargo, en otros casos, el jefe del área podrá proponer una fun

sea más acorde con las funciones específicas que en la práctica realizan.



Matriz 4: Funciones y áreas según la organización actual

FUNCIONES ESPECIFICAS

FUNCIONESGENERALES Órgano Función Un4

Formular y proponer laaplicación de políticas ynormas ambientales así como supervisar ycontrolar el impactoambiental de lasactividades del Sector (1)

Oficina del Medio Ambiente - Proponen, coordinan y evalúan la política ambiental (1) Unidad de GImpacto Am

Del cuestionario resaltó, a modo de ejemplo, que:(1) El jefe de la Oficina de Medio Ambiente señaló como función general una función que no está contemplada entre las funci(2) En la práctica la Unidad de Gestión, Investigación e Impacto Ambiental viene ejerciendo una función que no está contemtiene amparo en las normas sustantivas. Para tal efecto, se deberá decidir si la misma, dada su importancia para losincorporándola en el nuevo ROF.3) Además de los supuestos señalados en la Matriz, pueden surgir otros tales como: duplicidad de funciones, funciones regulason ejercidas por ningún órgano o unidad orgánica, entre otros. De allí la utilidad de realizar la Matriz 4.



PASO 4

Elaboración de Matrices Comparativas

Matriz 5: Matriz Comparativa de Funciones Generales por Fuentes de Información

A continuación, se elabora la Matriz 5 resumen de las funciones generales identificadas en cada una danalizadas (Matriz 1: Marco legal; Matriz 2: Estrategia Institucional; Matriz 3: ROF vigente; y, Matrizpágina 33en la página 33).

FUNCIONES GENERALES

Cód. Marco Legal Cód.Estrategia

InstitucionalCód. ROF vigente C

1L2L3L

4L

Promover la conservación delmedio ambiente y elcumplimiento de lanormatividad ambiental en lasactividades bajo la competencia del Ministerio

4E

Promover e impulsar eldesarrollo equilibrado delas actividades sectorialespara preservar el medioambiente

4R

Coordinar con los diversossectores, gobiernosregionales y locales, lageneración de programas yproyectos de desarrollo delhábitat y conservación delmedio ambiente urbano

4C

5L

Importante:Se puede apreciar que las funciones generales 4L, 4E y 4C pueden ser resumidas en una sola función que complementaría la fvigente (4R). A modo de ejemplo dicha función general podría ser:

Formular y proponer la aplicación de políticas y normas ambientales que promuevan la conservación del medio ambiente en las actividade



FUNCIONES GENERALES

Cód. Función

4 AFormular y proponer la aplicación de políticas y normas ambientales que promuevan la conservación del medio ambiente en las aMinisterio.

4 B Coordinar con los diversos sectores, gobiernos regionales y locales, la generación de programas y proyectos de desarrollo del háburbano

A continuación, se ha elaborado la matriz comparativa que consolida la información de las matrices dicha matriz se complete debidamente para cada tipo de órgano, de modo tal de puedan resaltarse los pfunciones reguladas pero no ejercidas por ningún órgano, duplicidad de funciones, entre otros (ver página

Matriz 5A. Matriz comparativa de funciones y áreas por fuentes de información

Marco legal EstrTipo deÓrgano Cód.

F.G.Órgano

FunciónEspecífica

UnidadOrgánica

FunciónEspecífica

Cód. F.G. Órgano

DE LÌNEA¿Dirección Nacional

de Construcción? Aprobar los estudios de

impacto ambientalDE LÌNEA

DE LÌNEA¿Oficina de Medio

Ambiente?

Realizar las funcionesrelacionadas con la

gestión y el manejo deresiduos sólidosgenerados en lasactividades bajo

competencia del Ministerio señaladas en la Ley General de ResiduosSólidos y demás normas

complementarias (1)

¿Oficina deMedio

Ambiente?

- Formular eimpulsar la

aplicación de losinstrumentos

reguladores para

evaluar, controlar mitigar los impacto

negativos alambiente



ROF vigente OrganizTipo deÓrgano Cód.

F.G.Órgano

FunciónEspecífica

UnidadOrgánica

FunciónEspecífica

Cód. F.G. ÓrganoFunc

Espec

DE LÌNEA

DirecciónNacional deConstrucción(Viceministeriode Construcción ySaneamiento)

- Aprobar losestudios deimpactoambiental en elámbito de sucompetenciaconforme a lalegislaciónvigente

DE LÌNEA

DirecciónNacional deVivienda(Viceministeriode Vivienda yUrbanismo)

- Aprobar losestudios deimpactoambiental en elámbito de sucompetenciaconforme a lalegislaciónvigente

DE LÌNEA

DirecciónNacional deUrbanismo(Viceministeriode Vivienda yUrbanismo)

- Aprobar losestudios deimpactoambiental en elámbito de sucompetenciaconforme a lalegislación

vigente

DE LÌNEA

Oficina delMedio Ambiente

- Formular, proponer,evaluar yactualizar lanormatividad ambiental delSector

Unidad dePolíticas,Estrategias yNormas

- Elaborar unabase de datos yestadísticasambientales

para la formulación dela normativa

Oficina delMedioAmbiente

- Proponcoordinaevalúan

políticaambienta



- Llevar elregistro de lasentidadesautorizadas parala elaboración deEIA

ambiental encoordinacióncon la OficinaGeneral deEstadística e

Informática (2)

DE LÌNEA

Unidad deGestión,Investigación eImpactoAmbiental

- Promover lainvestigación através de

programas,estudios y

proyectossectoriales para

proteger yconservar elmedio ambienteen el ámbitonacional.- (...)

Importante, la matriz comparativa va a permitir observar entre otros aspectos:(1) Si la función identificada en las normas sustantivas y asignada en la Matriz 1 a la Oficina de Medio Ambiente, es recogida en las otraasignó formalmente (ROF vigente) o de lo contrario si nadie la viene ejerciendo dicha función. (2) Si cuando se hace referencia a algún órgano u unidad orgánica con el cual se debe coordinar, en la parte de la matriz en que se menciosus funciones la función respecto de la cual se debe coordinar con él.Ojo: Se aconseja mantener a cada órgano y unidad orgánica en la misma ubicación en cada matriz (misma fila)

FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL

Órgano/ Unidad Orgánica Función General Función Esp

Dirección Nacional de Construcción 4 A Aprobar los estudios de impacto ambientaconforme a la legislación vigente

Unidad de Políticas, Estrategias y Normas 4 A

Elaborar una base de datos y estadísticas

la normativa ambiental en coordinación co Informática

Oficina General de Estadística e Informática 4 ACoordinar con la Oficina de Medio Ambiedatos y estadísticas ambientales para la fo



103

Anexo 6. Funciones vinculadas a los Sistemas Administrativos

FUNCIONES DEL ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

El Órgano de Control Institucional tiene como misión, promover la correcta y transparente gestión de losrecursos y bienes de la entidad, cautelando la legalidad y eficiencia de sus actos y operaciones, así como ellogro de sus resultados, mediante la ejecución de acciones y actividades de control, para contribuir con elcumplimiento de los fines y metas institucionales.

SON FUNCIONESDEL ÓRGANO DECONTROLINSTITUCIONAL DETODAS LAS

ENTIDADESPÚBLICAS(Art. 28 ResoluciónContraloría N° 114-2003-CG)

a) Ejercer el control interno posterior a los actos y operaciones de la entidad,sobre la base de los lineamientos y cumplimiento del Plan Anual de Control, así como ejercer el control externo, por encargo de la Contraloría General.

b) Efectuar auditorías a los estados financieros y presupuestarios de la entidad,así como a la gestión de la misma, de conformidad con las pautas que señale la

Contraloría General.c) Ejecutar las acciones y actividades de control a los actos y operaciones de laentidad, que disponga la Contraloría General, así como las que sean requeridaspor el Titular de la entidad. Cuando estas últimas tengan carácter de noprogramadas, su realización será comunicada a la Contraloría General por elJefe del OCI.

d) Efectuar control preventivo sin carácter vinculante, al órgano de más altonivel de la entidad con el propósito de optimizar la supervisión y mejora de losprocesos, prácticas e instrumentos de control interno, sin que ello genereprejuzgamiento u opinión que comprometa el ejercicio de su función, vía elcontrol posterior.

e) Remitir los informes resultantes de sus acciones de control a la ContraloríaGeneral, así como, al Titular de la entidad y del Sector cuando corresponda,conforme a las disposiciones sobre la materia.

f) Actuar de oficio, cuando en los actos y operaciones de la entidad, seadviertan indicios razonables de ilegalidad, de omisión o de incumplimiento,informando al Titular de la entidad para que adopte las medidas correctivaspertinentes.

g) Recibir y atender las denuncias que formulen los funcionarios y servidorespúblicos y ciudadanos, sobre actos y operaciones de la entidad, otorgándole eltrámite que corresponda a su mérito y documentación sustentatoria respectiva.

h) Formular, ejecutar y evaluar el Plan Anual de Control aprobado por laContraloría General, de acuerdo a los lineamientos y disposiciones emitidaspara el efecto.

i) Efectuar el seguimiento de las medidas correctivas que adopte la entidad,como resultado de las acciones y actividades de control, comprobando sumaterialización efectiva, conforme a los términos y plazos respectivos. Dichafunción comprende efectuar el seguimiento de los procesos judiciales yadministrativos derivados de las acciones de control.

j) Apoyar a las Comisiones que designe la Contraloría General para laejecución de las acciones de control en el ámbito de la entidad.



104

k) Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa internaaplicables a la entidad, por parte de las unidades orgánicas y personal de ésta.

I) Formular y proponer el presupuesto anual del Órgano de ControlInstitucional para su aprobación correspondiente por la entidad.

m) Cumplir diligentemente con los encargos, citaciones y requerimientos que leformule la Contraloría General.

n) Otras que establezca la Contraloría General.

o) Adicionalmente al cumplimiento de las funciones asignadas, el Órgano deControl Institucional ejerce las atribuciones que le confiere el Artículo 15 de laLey.

ADICIONALMENTE,SON FUNCIONESDE LOSÓRGANOS DECONTROLSECTORIAL (Art. 29 ResoluciónContraloría N° 114-2003-CG))

a) Evaluar e informar al Titular del Sector, dentro del ámbito de sucompetencia, sobre el cumplimiento de los planes, programas y metas delSector, en concordancia con los lineamientos y disposiciones impartidas por laContraloría General.

b) Evaluar e informar al Titular del Sector, dentro del ámbito de sucompetencia, sobre el cumplimiento de la normativa aplicable a las entidades yórganos desconcentrados comprendidos en el Sector.

c) Coordinar, integrar y consolidar la información de los Órganos de ControlInstitucional de las entidades y órganos desconcentrados comprendidos en elSector sobre los informes de control emitidos, el cumplimiento de sus planesanuales de control, así como la información que deban emitir en virtud deencargos legales o por disposición de la Contraloría General. Dicha función se

realizará siempre dentro de un contexto de colaboración racional, evitándose lasuperposición de funciones.

d) Informar a la Contraloría General sobre el funcionamiento y situaciónoperativa de los Órganos de Control instituidos en los órganos desconcentradosde su Sector.

ADICIONALMENTE,SON FUNCIONESDE LOSÓRGANOS DECONTROLREGIONAL(Art. 29 Resolución

Contraloría N° 114-2003-CG)

a) Evaluar e informar al Presidente Regional, dentro del ámbito de sucompetencia, sobre el cumplimiento de los planes, programas y metas delGobierno Regional, en concordancia con los lineamientos y disposicionesimpartidas por la Contraloría General.

b) Evaluar e informar al Presidente Regional, dentro del ámbito de sucompetencia, sobre el cumplimiento de la normativa aplicable a las entidades y

órganos desconcentrados comprendidos en la Región.

c) Coordinar, integrar y consolidar la información de los Órganos de ControlInstitucional de las entidades y órganos desconcentrados comprendidos en laRegión sobre los informes de control emitidos, el cumplimiento de sus planesanuales de control, así como la información que deban emitir en virtud deencargos legales o por disposición de la Contraloría General.

d) Informar a la Contraloría General sobre el funcionamiento y situaciónoperativa de los Órganos de Control instituidos en los órganos desconcentradosde su Región.



105

De acuerdo a lo acordado con la Secretaría de Gestión Pública, la PCM solicitará a los entesrectores de los sistemas administrativos que definan las funciones que serían responsabilidad de lasentidades en los tres niveles de gobierno.



106

BIBLIOGRAFÍA

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