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Presidencia del consejo de Ministros

Programa de Modernización y Descentralización del Estado

MANUAL PARA ELABORAR EL REGLAMENTO

DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES - ROF

Consultoría : Manual para la elaborar el Reglamento de Organización y Funciones –ROF

Consultor : Mayen Ugarte Vásquez-Solis Fecha de publicación

: Marzo de 2006

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PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE MINISTROS

PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓN DEL ESTADO Av. Vasco Núñez de Balboa 636 Miraflores Lima 18 PERÚ Tel. (511) 446-7444 Fax (511) 446-0858 E-mail: [email protected] Internet: www.pmde.gob.pe Copyright © 2006 Programa de Modernización y Descentralización del Estado Todos los derechos reservados.

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Programa de Modernización y Descentralización del Estado (Contrato de Préstamo N° 1437/OC-PE)

Unidad Co-Ejecutora PCM

MANUAL PARA ELABORAR EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES - ROF

Elaborado por:

Mayen Ugarte Vásquez-Solis

Marzo 2006

RESUMEN EJECUTIVO

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El Manual para la Elaborar el Reglamento de Organización y Funciones –ROF tiene por finalidad ayudar a las entidades del sector público en el proceso de elaboración de sus ROF, para lo cual recoge lo señalado en el Decreto Supremo N° XX-PCM - Lineamientos para la Elaboración y Aprobación de ROF, y propone una metodología para la aplicación de los mismos. En ese sentido, el Manual (i) proporciona a las entidades los conceptos básicos que les permitirán conocer mejor las implicancias de un Reglamento de Organización y Funciones como instrumento de gestión de la organización, (ii) las guía paso a paso en el análisis de sus funciones y la estructura de la organización, para definir los contenidos de su nuevo ROF y (iii) las orienta en la elaboración del Informe Técnico Sustentatorio y en el proceso de aprobación de sus ROF. La importancia del presente Manual reside en que, de seguirse cada uno de sus pasos, se asegura que la entidad habrá analizado todos aquellos aspectos que podrían tener influencia en su accionar y por ende, en su organización, a fin de tener un acercamiento integral a la etapa de definición de la manera más adecuada de organizarse para alcanzar sus objetivos y cumplir con su misión institucional. En ese sentido, el Manual contiene una metodología de trabajo que permite revisar las distintas fuentes de información que pueden influir en la estructura organizacional de la entidad, de acuerdo a lo siguiente: En efecto, un ROF debe contemplar no sólo el marco legal que explica la razón misma de ser de la entidad y da origen a sus funciones, sino también las prioridades o la estrategia institucional que haya sido ideada por la entidad o el sector al que pertenece, para afrontar dichas responsabilidades. No se puede dejar de lado en este análisis a la realidad, es decir las posibilidades concretas que tiene una entidad para hacer todo o parte de lo que las normas le asignan como responsabilidades, así como la información que surge de analizar las transformaciones que en el ejercicio mismo de las funciones ha sufrido la organización formal. Así, el Manual prevé una metodología de trabajo a través de pasos y ejemplos prácticos que ordena y facilita el proceso de análisis de la información, mediante la elaboración de matrices que recogen información de cuatro fuentes de información: marco legal, estrategia institucional, ROF vigente y el estado actual de la organización, así como matrices comparativas que las consolidan para obtener un panorama completo de las funciones que debe realizar y poder optar por la organización más adecuada para la entidad. Al respecto, es importante tener en cuenta que las matrices así como los pasos que se proponen en el Manual, generan la documentación necesaria para formular el Informe Técnico Sustentatorio que, de acuerdo con los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del Reglamento de Organización y Funciones, Decreto Supremo N° XX-PCM, toda entidad debe

ROF

NORMAS SUSTANTIVAS Y DE

APLICACIÓN GENERAL

NORMAS VINCULADAS A

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

CcccccccccccccccccccccESTRATEGIA

INSTITUCIONAL ccccccccccccccccccc

REALIDAD: ESTADO ACTUAL DE LA

ORGANIZACIÓN

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presentar a la Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros o a su propia Gerencia u ógano de decisión, según el tipo de entidad, a fin de justificar las modificaciones a su ROF y obtener el informe previo favorable que le permita proceder a la aprobación de dicho instrumento de gestión. Metodología para la identificación de funciones y áreas de la organización Se procederá a elaborar cuatro matrices que contendrán información respecto a las funciones generales y específicas a cargo de la entidad y de sus respectivos órganos y unidades orgánicas, según las cuatro fuentes de información antes mencionadas. Matriz 1. Funciones y áreas según el marco legal Matriz 2. Funciones y áreas según la estrategia institucional Matriz 3. Funciones y áreas según el ROF vigente Matriz 4. Funciones y áreas según la organización actual De la consolidación de dichas matrices se obtendrá la Matriz 5A. Matriz Comparativa de Funciones y Áreas por Fuentes de Información, que constituirá el insumo básico para la determinación por parte de la entidad de sus funciones y de la estructura organizacional más adecuada para el cumplimiento de las mismas.

MATRIZ 5 A

MATRIZ 1 MATRIZ 2 MATRIZ 3 MATRIZ 4

Asimismo, del análisis que realice la entidad sobre la información consignada en la Matriz 5A. se desprenderán las funciones generales y específicas, así como los órganos y unidades orgánicas que formarán parte de la nueva organización, y que deberán ser plasmados en el proyecto de ROF. Con el objeto de recoger dicha información y facilitar la redacción del documento de ROF, el Manual propone una matriz final Matriz 6. Funciones y áreas que serán incluidas en el Proyecto de ROF que especificará además para cada función general de la entidad y conjunto de funciones específicas de los órganos que la conforman, el marco legal que las sustenta. Las Matrices 5A y 6 formarán parte integrante del Informe Técnico Sustentatorio que deberá ser presentado a las instancias correspondientes a fin de justificar la nueva organización de la entidad, según lo señalado en el Decreto Supremo N° XX-PCM. Una vez definida la nueva estructura organizacional de la entidad el Manual guiará a la entidad en el proceso administrativo que deberá permitirle lograr la aprobación de su proyecto de ROF en el marco de lo dispuesto en los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF.

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INDICE DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO____________________________________________________________ 3

CAPÍTULO I. ¿QUÉ ES UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES?______________ 9

1. ASPECTOS GENERALES _____________________________________________________ 9 2. MARCO LEGAL __________________________________________________________ 16 3. ACTORES INVOLUCRADOS__________________________________________________ 17

CAPÍTULO II ¿CÓMO ELABORAR UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES? ___ 19

PASO 1. IDENTIFICAR FUNCIONES Y ESTRUCTURA ORGÁNICA SEGÚN EL MARCO LEGAL ____ 19 PASO 2. IDENTIFICAR FUNCIONES Y ESTRUCTURA ORGÁNICA SEGÚN LA ESTRATEGIA INSTITUCIONAL ______________________________________________________________ 26 PASO 3. IDENTIFICAR EL ESTADO ACTUAL DE LAS FUNCIONES Y LA ESTRUCTURA ORGÁNICA 28

Paso 3.1 Revisar el ROF vigente _____________________________________ 28

Paso 3.2 Aplicar Cuestionario en la entidad _____________________________ 29 PASO 4. DEFINIR LAS FUNCIONES Y LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD _________ 33

Paso 4.1 Elaborar Matrices Comparativas ______________________________ 33

Paso 4.2 Definir las funciones generales y específicas de la organización______ 34

Paso 4.3 Definir el tipo de organización más adecuada ____________________ 38

Paso 4.4 Elaborar la Matriz de funciones y áreas del proyecto de ROF________ 43 IDEAS BÁSICAS PASO 4_________________________________________________________ 44 PASO 5. DISEÑAR EL ORGANIGRAMA DE LA ENTIDAD _______________________________ 44 PASO 6. ANÁLISIS FINAL DE VIABILIDAD DEL PROYECTO DE ROF _____________________ 52 PASO 7. ELABORAR EL DOCUMENTO DE PROYECTO DE ROF__________________________ 53

CAPÍTULO III ¿CÓMO SE APRUEBA UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES? __ 56

PASO 1. ELABORACIÓN DEL INFORME TÉCNICO SUSTENTATORIO _____________________ 56 PASO 2. APROBACIÓN DEL ROF________________________________________________ 58 PASO 3. DIFUSIÓN DEL ROF __________________________________________________ 61

ANEXOS ______________________________________________________________________ 62

ANEXO 1. CUESTIONARIO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ACTUAL ________ 62 ANEXO 2A. CUADRO DE NORMAS SUSTANTIVAS Y DE APLICACIÓN GENERAL PARA LOS MINISTERIOS ________________________________________________________________ 67 ANEXO 2B. DOCUMENTOS DE PLANEAMIENTO A SER REVISADOS EN EL NIVEL NACIONAL ____ 69 ANEXO 2C. MODELO DE ESTRUCTURA DE ROF PARA ENTIDADES DEL NIVEL NACIONAL _____ 71

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ANEXO 3A. CUADRO DE NORMAS SUSTANTIVAS Y DE APLICACIÓN GENERAL PARA GOBIERNOS REGIONALES ______________________________________________________ 75 ANEXO 3B. DOCUMENTOS DE PLANEAMIENTO A SER REVISADOS EN EL NIVEL REGIONAL ____ 77 ANEXO 3C. MODELO DE ESTRUCTURA DE ROF PARA ENTIDADES DEL NIVEL REGIONAL______ 79 ANEXO 4A. CUADRO DE NORMAS SUSTANTIVAS Y DE APLICACIÓN GENERAL PARA GOBIERNOS LOCALES _________________________________________________________ 83 ANEXO 4B. DOCUMENTOS DE PLANEAMIENTO A SER REVISADOS EN EL NIVEL LOCAL _______ 85 ANEXO 4C. MODELO DE ESTRUCTURA DE ROF PARA ENTIDADES DEL NIVEL LOCAL ________ 86 ANEXO 5. EJERCICIO PRÁCTICO DE APLICACIÓN DE LOS PASOS Y MATRICES DEL MANUAL____ 90 ANEXO 6. FUNCIONES VINCULADAS A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS ________________ 103

BIBLIOGRAFÍA________________________________________________________________ 106

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Objeto: El manual tiene por finalidad orientar a las entidades públicas en el proceso de elaboración, modificación y/o actualización de sus Reglamentos de Organización y Funciones, previéndoles de los mecanismos necesarios a fin de que puedan contar con una herramienta ágil, estandarizada, de fácil aplicación en su operación y funcionamiento y que permita:

o Una adecuada orientación de la labor de la entidad. o Facilitar la supervisión y la evaluación del trabajo. o El ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la duplicación de

actividades. o Servir de medio de integración y orientación al personal nuevo, que facilite su

incorporación al trabajo. o Propiciar el mejoramiento de la eficacia y la calidad de la entidad.

Contenido: El Manual ha sido organizado en capítulos y pasos. El primer capítulo define conceptos generales relacionados al instrumento de gestión ROF, a las organizaciones y señala el marco legal que regula el mencionado documento normativo, así como a los actores involucrados. Los siguientes dos capítulos tienen por objeto guiar paso a paso a la entidad en el proceso de elaboración del proyecto de ROF y de aprobación del mismo. Cabe señalar, que como resultado de la aplicación del Manual la entidad contará con la documentación básica necesaria para la elaboración del Informe Técnico Sustentatorio que deberá ser presentado a la Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros o a la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, según el tipo de entidad, para obtener el informe previo favorable que le permita proceder a la aprobación de su nuevo ROF, de acuerdo a lo señalado en el Decreto Supremo N° XX-PCM. Público Usuario: El Manual se dirige a todas las entidades públicas1 que cumplen con funciones de carácter permanente, es decir que han sido creadas por norma con rango de Ley que les otorga personería jurídica, siempre que la norma no establezca un plazo determinado de vigencia o que la entidad haya sido creada para atender una necesidad temporal cuya culminación o desaparición conlleve a la de la entidad (como puede ser el caso de algunos Proyectos, Programas y Comisiones); y en particular, a sus órganos encargados de la formulación, modificación y/o actualización del Reglamento de Organización y Funciones.

1 Incluye a las señaladas en los incisos 1 al 7 del artículo I del titulo preliminar de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

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CAPÍTULO I. ¿QUÉ ES UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES?

Ruta del Capítulo: En este primer capítulo del Manual se desarrollarán algunos conceptos generales que nos permitirán entender qué es un Reglamento de Organización y Funciones y cuál es su utilidad, así como definir conceptos específicos vinculados con dicho instrumento de organización.

1. Aspectos Generales

a) ¿Qué es un Reglamento de Organización y Funciones?

El Reglamento de Organización y Funciones (ROF) es un documento técnico normativo de gestión institucional que contiene la organización formal de una entidad pública, vale decir, contiene su estructura orgánica así como las funciones generales y específicas de cada uno de sus órganos y unidades orgánicas. A diferencia de un reglamento propiamente normativo, es decir, aquél que desarrolla lo regulado por una ley sustantiva (por ejemplo, el Reglamento de la Ley General de Pesca), un ROF es un reglamento de tipo administrativo o de organización que ordena las funciones y actividades a cargo de cada entidad pública. Conceptos clave::

√ Competencia: Ámbito de actuación material (salud, educación, defensa, etc.) o territorial (nacional, regional o local) de la entidad en su conjunto establecido conforme un mandato constitucional o legal.

√ Función: Es el conjunto de acciones o tareas que le corresponde realizar a la entidad y a sus órganos y unidades orgánicas de manera particular.

√ Objetivos: Describen el propósito que prentende alcanzar la entidad para el cumplimiento de su labor institucional en el marco de sus competencias y funciones.

¿Qué quiere decir que el ROF sea un documento técnico normativo de gestión? El ROF es un documento:

√ Técnico dado que es el resultado del proceso de planeación organizacional en el cual una entidad define el modelo de organización que mejor le conviene para el cumplimiento de sus funciones y objetivos.

√ Normativo pues constituye una norma de carácter público y de obligatorio cumplimiento para la entidad.

√ De gestión ya que es una guía administrativa para la entidad y su personal sobre cómo se han asignado las funciones y responsabilidades en su interior.

¿Cuál es la utilidad de un ROF? El Reglamento de Organización y Funciones es un instrumento útil para diferentes actores: √ Para la entidad

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o Presenta una visión de conjunto de la entidad y de los órganos y unidades que la componen. o Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a la entidad y a los órganos y unidades

orgánicas que la componen, evitando duplicidades e identificando responsables. √ Para el personal de la entidad

o Permite al personal que trabaja en la entidad identificar qué atribuciones y

responsabilidades le corresponde a cada uno de los órganos y unidades orgánicas en los que labora de modo tal que oriente su labor al cumplimiento de tales funciones.

o Facilita la integración del personal nuevo al contar con un documento que lo orienta sobre el quehacer de los órganos y unidades de la entidad.

√ Para otras entidades públicas

o Al delimitar los campos de actuación de las entidades públicas, contribuye a una mejor

coordinación entre éstas al facilitar la búsqueda respecto de “con quién coordino y sobre qué materias”.

√ Para quienes ejercen control sobre la entidad

o Facilita la labor de quienes ejercen algún tipo de control sobre la entidad al identificar a los

órganos responsables del cumplimiento de las funciones encomendadas a la entidad. ¿Cómo se enmarca el ROF dentro de los instrumentos de gestión de la administración pública? El ROF no es un documento aislado del resto de instrumentos de gestión con los que cuenta una entidad pública sino que por el contrario, se encuentra estrechamente ligado a cada uno de éstos. Para comprender mejor esta interrelación entre el ROF y los otros instrumentos de gestión es bueno que diferenciemos entre: o Los instrumentos de gestión vinculados con la parte organizacional de una entidad, tales

como el ROF, el Manual de Organización y Funciones (MOF), el Cuadro de Asignación de Personal (CAP), entre otros; y,

o Los instrumentos vinculados con el planeamiento del logro de metas y objetivos a cargo de

una entidad, tales como los Planes Estratégicos Sectoriales (Ministerios), los Planes Estratégicos Institucionales y/o Planes de Desarrollo Institucional (entidades públicas, Gobiernos Regionales y Locales), los Planes de Desarrollo Concertados, entre otros.

Conceptos clave

Instrumentos de Gestión: Son documentos con los que cuenta una entidad para gestionarse o administrarse de una manera ordenada, planificada y eficiente, tanto en su aspecto organizacional como en el relacionado con el cumplimiento de los objetivos y metas a su cargo.

CAP: Es un documento de gestión institucional que contiene los cargos definidos y aprobados de la entidad, sobre la base de su estructura orgánica vigente prevista en su ROF.

MOF: Es un documento que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el ROF, así como en base a los requerimientos de cargos considerados en el CAP.

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√ Interrelación con los instrumentos de gestión organizacionales Respecto del primer grupo de instrumentos de gestión, existe una interrelación con el ROF ya que éste es el insumo que necesitan los otros documentos para que puedan ser formulados. En efecto, solamente un vez que se tiene definida la organización interna de la entidad, es decir, establecidos los niveles jerárquicos así como asignadas las funciones y responsabilidades entre los órganos y unidades orgánicas, se puede luego, a través del CAP, establecer los cargos necesarios para llevar a cabo tales funciones así como, mediante el MOF, establecer las funciones particulares de cada cargo. √ Interrelación con los instrumentos de planeamiento Respecto del segundo grupo de instrumentos de gestión, existe una interrelación con el ROF ya éste es una herramienta que sirve (o debería servir) para identificar qué órganos de la entidad son los responsables de cumplir con las metas establecidas en los instrumentos de planeamiento. En ese sentido, el ROF no es un instrumento aislado del proceso de toma de decisiones de una entidad sino que la organización y distribución de funciones plasmadas en el ROF, como norma de organización, debe facilitar también la identificación de responsables sobre el alcance de resultados concretos a cargo de la entidad. Es decir, si bien en el ROF no se hace referencia a metas ni a prioridades de la entidad como lo hacen los instrumentos de planeamiento, sí debe haber una correspondencia entre órganos responsables de cumplir determinadas funciones y el cumplimiento de metas concretas.

b) ¿Qué debemos entender por una organización? Se define a una organización como el ente social creado intencionalmente para el logro de determinado fin, mediante el trabajo humano y la utilización de recursos materiales (tecnología, equipos, maquinaria, instalaciones, etc.). Una organización dispone de una estructura jerárquica conformada por órganos y unidades orgánicas, orientados al cumplimiento de funciones o fines y caracterizados por una serie de relaciones tales como: poder, control, división del trabajo, comunicación, liderazgo, entre otros. ¿Qué características presenta una organización pública? Una organización pública presenta ciertas características particulares que la diferencian de otro tipo de organizaciones: √ Son creadas por un mandato constitucional o legal

Las organizaciones públicas sólo pueden existir si son creadas por mandato de un dispositivo legal o constitucional. Por ejemplo:

o Los organismos constitucionalmente autónomos (Defensoría del Pueblo, Jurado Nacional de Elecciones, etc.) son creados por mandato de la Constitución Política y mediante una ley orgánica se formaliza su existencia.

o Los Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales son creados en el marco de lo establecido en la Constitución Política y en la Ley Orgánica de Gobiernos Regionales y Ley Orgánica de Municipalidades, respectivamente.

√ Son entidades formales

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Las organizaciones públicas para funcionar adecuadamente requieren contar con una estructura orgánica formal conformada por diferentes órganos y unidades orgánicas encargados de cumplir funciones específicas vinculadas, tanto con la misión de la organización, como con aspectos administrativos de su funcionamiento. √ Sus objetivos están orientados a satisfacer el interés público

Si bien los objetivos por los que se crean las organizaciones públicas pueden variar entre una y otra, todas tienen en común el que sus objetivos trascienden el propio interés o beneficio de la organización, dado que están orientadas a satisfacer el interés de la sociedad en su conjunto o de un grupo social en particular. Por ejemplo:

o La Defensoría del Pueblo es un organismo autónomo que tiene como finalidad defender los derechos constitucionales de la persona y la comunidad, así como supervisar el cumplimiento de los deberes de la administración estatal y prestación de los servicios públicos (satisface el interés de la sociedad en su conjunto).

o El Instituto Nacional de Investigación Agraria es un organismo público descentralizado del Ministerio de Agricultura que tiene como finalidad el promover la innovación tecnológica agraria y agroindustrial en el sector agrario (satisface el interés de un grupo social en particular).

o Los Gobiernos Locales tienen por finalidad representar a su localidad, promover la adecuada prestación de los servicios públicos locales y el desarrollo integral sostenible de su circunscripción (satisface el interés de un grupo social en particular).

√ Sus funciones están reguladas por el ordenamiento jurídico

Las funciones a cargo de las organizaciones públicas no pueden ser creadas por ellas mismas sino que vienen determinadas por las normas sustantivas que regulan su actuación, tal y como veremos con mayor detalle en el paso 1 del Capítulo II. √ Sus recursos son públicos

Los recursos de una entidad provienen de los recursos que todos los ciudadanos aportan ya sea de manera directa, por ejemplo a través del pago de tasas por determinados trámites que hacen en la entidad, o indirectamente, a través del pago de tributos con los que se asignan recursos a las entidades públicas para su funcionamiento. √ Su actuación está sujeta a control

Dado que las organizaciones públicas son creadas para el cumplimiento de determinados fines y a través de recursos públicos, su actuación está sujeta a diferentes clases de control.

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Clases de control

√ Control gubernamental: A cargo de la Contraloría General de la República, busca prevenir y verificar la correcta, eficiente y transparente utilización y gestión de los recursos y bienes del Estado, supervisando la legalidad de los actos de las organizaciones públicas sujetas a su control.

√ Control judicial: Mediante procesos judiciales se fiscaliza que en los procesos administrativos en los que intervienen las organizaciones públicas así como en el ejercicio de sus funciones, no se cometan arbitrariedades ni excesos de poder frente al administrado (acciones de inconstitucionalidad, acciones contencioso administrativa, etc.).

√ Control político: A cargo del Congreso de la República, mediante el cual fiscaliza la actuación de una determinada entidad pública.

√ Control social: A cargo de la sociedad civil, se ejerce a través de asociaciones de consumidores, colegios profesionales, audiencias públicas, etc.

¿Cuáles son los principios que rigen la forma de organizarse de una entidad? Es importante conocer algunos de los principios y criterios vinculados con la parte organizacional de las entidades públicas que, a diferencia de los clásicos principios recogidos en la Ley del Procedimiento Administrativo General relacionados directamente con la actuación de éstas (principio de legalidad, imparcialidad, celeridad, debido procedimiento, etc.), están referidos directamente a aspectos sobre cómo debe organizarse una entidad pública. La Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, Ley 27658, hace mención a algunos de estos principios:

√ Legalidad de las funciones: Las funciones y actividades que realice la Administración Pública, a través de sus dependencias, entidades y organismos, debe estar plenamente justificada y amparada en sus normas.

o Tal y como se vio, las funciones a cargo de las organizaciones públicas, las contenidas en sus normas de organización y funciones, deben estar amparadas en normas sustantivas, por lo que no pueden ser creadas por ellas mismas.

√ Evitar duplicidades: Las dependencias, entidades, organismos e instancias de la Administración Pública no deben duplicar funciones o proveer servicios brindados por otras entidades ya existentes.

o Se debe evitar duplicar funciones entre entidades por un tema de eficiencia ya que no tiene sentido asignar recursos a dos entidades para que realicen las mismas funciones o presten los mismos servicios, cuando dichos recursos podrían ser utilizados en servicios o funciones no atendidos.

√ Principio de especialidad: En el diseño de la estructura orgánica pública prevalece el principio de especialidad, debiendo integrarse las funciones y competencias afines.

o Al respecto, la especialidad puede darse: i) En razón de la tarea a cumplirse. Así, tareas o funciones similares no deben ser ejercidas por más de un órgano al interior de la entidad; ii) En relación con el ámbito territorial en el cual una función va a ejercerse. Así, una misma función puede ser ejercida por más de un órgano pero en ámbitos territoriales diferentes con lo cual no habría superposición de funciones sino especialización en razón del territorio.

√ Asignación de competencias: Una entidad debe tener claramente asignadas sus competencias de modo tal que pueda determinarse la calidad de su desempeño y el

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grado de cumplimiento de sus funciones, en base a una pluralidad de criterios de medición.

o Se debe recordar que los términos competencia y función son conceptos diferentes. Así, las competencias se refieren al ámbito material y territorial en el cual una entidad va a poder ejercer sus funciones. De allí que sea importante tener en claro cuál es el ámbito de competencia de cada entidad.

Además de los criterios y principios recogidos en la Ley Marco de Modernización del Estado, existen otros principios organizacionales que deben tomarse en cuenta:

√ Simplificación de funciones: Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

√ Del objetivo: Toda y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos para los que fue creada la entidad (la existencia de un puesto sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos).

√ Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los objetivos de la entidad en el marco de sus funciones, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan desde el más alto nivel hasta el más bajo.

√ Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

√ Amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportarse a una misma autoridad o ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente.

√ Coordinación: Las unidades de una organización siempre deben mantenerse en equilibrio coordinando su labor entre ellas de modo tal de evitar “compartimentos estancos”.

√ Continuidad: Una vez que se ha establecido la estructura organizacional, ésta requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las nuevas realidades que vayan surgiendo.

c) ¿Qué entidades deben contar con un ROF?

No todas las entidades conocidas como públicas (según la definición contenida en los incisos 1 al 7 del artículo I del titulo preliminar de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General) están sujetas a la elaboración de un ROF en el marco de lo señalado en los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF (Decreto Supremo N° XX-PCM).

En ese sentido, dicha norma establece que son entidades que requieren un ROF aquéllas que organizaciones que por las competencias y funciones conferidas por las normas ejercen actividades de manera permanente. Asimismo, aquellas organizaciones que fueron creadas con el objeto de responder a necesidades coyunturales, como puede ser el caso de algunos programas, proyectos o comisiones que fueron constituidos para una razón específica y un tiempo determinado no requieren de un ROF. Lo importante para determinar si una entidad requiere o no contar con un ROF no es la denominación formal que tenga, sino que su naturaleza responda a los criterios definidos en los Lineamientos. En el caso particular de los Gobiernos Regionales y Locales, considerando que su organización viene establecida en las respectivas Leyes Orgánicas, se sujetarán a los Lineamientos en aquellos aspectos que corresponda.

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En ese sentido, son entidades que requieren contar con un ROF, de acuerdo con los Lineamientos aprobado por DS XXX-PCM:

√ Ministerios y sus Organismos Públicos Descentralizados, incluyendo los Reguladores √ Organismos Constitucionalmente Autónomos √ Gobiernos Regionales √ Gobiernos Locales y sus Organismos Públicos Descentralizados √ Así como a toda organización que cumpla con funciones de carácter permanente, es

decir que haya sido creada por norma con rango de Ley que le otorga personería jurídica, siempre que la norma no establezca un plazo determinado de vigencia o que la entidad haya sido creada para atender una necesidad temporal cuya culminación o desaparición conlleve a la de la entidad, de acuerdo a lo dispuesto en el Decreto Supremo N° XX-PCM.

De otro lado, los Lineamientos excluyen expresamente del ámbito de su aplicación a otras organizaciones que si bien cumplen con lo antes señalado, es decir ejercen una actividad permanente y son reconocidas como entidades públicas, por su naturaleza y funciones son reguladas por organismos especializados, tal es el caso de: √ Las Empresas del Estado cuya regulación, y por ende su ROF, debe ser regulado y

revisado por el FONAFE, al ser éste último el titular de las acciones de las empresas del Estado;

√ Las Empresas Municipales, cuyas acciones son de titularidad del Gobierno Local, siendo el Directorio de cada empresa municipal el encargado de aprobar su organización de acuerdo con las normas que regulan la forma empresarial que cada empresa haya adoptado;

√ Las Universidades Públicas, cuyos ROF deben ser regulados y revisados por la Asamblea Nacional de Rectores, salvo en lo que compete las áreas administrativas, para las cuales se aplica lo mencionado en los Lineamientos.

Importante:

En el caso de los Gobiernos Regionales, la normatividad no les confiere la facultad de crear Organismos Públicos Descentralizados por lo que el Manual no hace mención a éstos.

Los Programas y Proyectos que cumplan con las características previstas en los Lineamientos para ser calificados como tales deben aprobar un instrumento distinto denominado Manual de Operaciones.

d) ¿Cuándo una entidad debe reformular su ROF? La modificación o actualización de un ROF se puede producir en los tres siguientes supuestos: Por un proceso de reorganización de la entidad aprobado conforme a ley

√ La reorganización de una entidad implica una transformación o cambio en la finalidad por la cual fue creada, lo que supone una modificación a su Ley de creación.

√ De esta manera, la estructura orgánica preexistente a dicho cambio que respondía a otros objetivos, debe adecuarse a la nueva finalidad.

√ La necesidad de reorganización de una entidad se produce por una decisión del Poder Ejecutivo o del Poder Legislativo reflejada a través de un cambio en la Ley de creación de la entidad (un ejemplo de reorganización es el caso de la fusión de dos o más

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entidades públicas, ya sea cuando se fusionan para crear una nueva entidad o cuando una entidad es absorbida por otra existente).

Por mandato legal que obliga a una entidad a crear un nuevo órgano o unidad orgánica en su interior o ajustar sus funciones para incluir o dejar de hacer cierta actividad

√ Supone una reestructuración parcial de la entidad por mandato de un dispositivo legal

que la obliga a crear un nuevo órgano o unidad orgánica para cumplir las nuevas funciones encomendadas (es el caso por ejemplo de las normas de Contraloría de la República que obligan a las entidades a contar con un órgano de control).

√ O una modificación simple de las funciones para adecuarla al cambio que se ha producido en las normas sustantivas.

Para optimizar o simplificar los procesos de la entidad que permitan cumplir con mayor eficiencia su misión y funciones

√ Este supuesto no implica un cambio en la finalidad o razón de ser de la entidad. √ Supone la reestructuración de una entidad en el sentido de redefinir su estructura

orgánica de modo tal de cumplir de una mejor manera con sus objetivos, sin implicar un cambio en su finalidad o razón de ser.

√ A través de una reestructuración se busca la optimización o simplificación de los procesos de la entidad ya sea priorizando determinadas funciones o reasignándolas entre sus órganos de una manera más eficiente.

√ La reestructuración de una entidad puede ser total, por ejemplo cuando decide cambiar su modelo organizacional o, puede ser parcial, cuando reestructura únicamente determinadas áreas de la entidad.

√ La reestructuración de una entidad se da por mandato de la máxima autoridad de la entidad.

Conceptos Clave

Reestructuración: Una entidad entra en un proceso de reestructuración cuando se redefine su estructura orgánica sin que ello implique un cambio en su finalidad o razón de ser.

Reorganización: Una entidad entra en un proceso de reorganización cuando se produce una transformación o cambio en la finalidad por la cual fue creada.

2. Marco Legal

Si bien cada entidad pública es responsable del proceso de elaboración de su ROF, dicho proceso debe sujetarse a los criterios y disposiciones establecidos en:

√ La Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, Ley N° 27658, que contiene el marco general sobre el diseño y estructura de la Administración Pública de los diferentes niveles de gobierno.

√ Los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF, aprobados mediante

Decreto Supremo N° XX-PCM, contiene el marco especial que las entidades de los diferentes niveles de gobierno deben seguir para la elaboración y aprobación de su ROF.

Importante: Las normas emitidas por el Instituto Nacional de Administración Pública (INAP) respecto a la

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elaboración del ROF constituyeron por mucho tiempo el marco normativo referencial de las entidades públicas. Sin embargo, dicho marco normativo quedó implícitamente derogado por el Decreto Supremo N° 74-95-PCM, situación que ha sido ratificada por el Decreto Supremo N° XX-PCM.

3. Actores involucrados

El ámbito de aplicación de las normas que regulan el instrumento del ROF está dado en los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF – Decreto Supremo N° XXX. En ese contexto, participan en la elaboración y aprobación del ROF diferentes órganos al interior de la entidad y, dependiendo de la entidad de la que se trate, órganos externos a ésta para su aprobación: Actores que participan en su elaboración

√ Órgano a cargo de las funciones de racionalización: Es el órgano responsable de formular el proyecto de ROF, y de elaborar el Informe Técnico Sustentatorio que justifique las modificaciones al documento de ROF propuestas. En algunas entidades, será la Oficina de Planeamiento y Presupuesto quién se hará cargo de esta tarea.

Actores que participan en su aprobación

√ Órgano de Asesoramiento: Es el responsable de dar el visto bueno legal al proyecto de ROF además de emitir el Informe Legal con el proyecto de dispositivo legal aprobatorio.

√ Titular de la entidad: Se encarga de aprobar el proyecto de dispositivo legal visado por

el órgano de asesoramiento.

√ Órgano responsable de emitir el Informe Previo: Es responsable de verificar que el proyecto de dispositivo legal del ROF se ajuste a lo dispuesto por la Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, Ley 27658 y por los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF, D.S. xxx-PCM. Según cada tipo de entidad, esta responsabilidad estará a cargo de un órgano distinto, de acuerdo al siguiente detalle:

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ÓRGANOS QUE INTERVIENEN EN LA ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE UN ROF

ENTIDAD

Elabora Proyecto de ROF

(Informe Técnico Sustentario)

Visa Proyecto de ROF

(Informe legal)

Aprueba Proyecto de

ROF

Emite Informe Previo para aprobación de ROF

Ministerio Secretaría de Gestión Pública de la PCM

OPD Nacional Secretaría de Gestión Pública de la PCM

Organismos Constitucionalmente

Autónomos

Oficina de Planeamiento y Presupuesto

o la que haga sus veces

Gobierno Regional Oficina de Planeamiento y

Presupuesto o la que haga sus veces

Gobierno Local Oficina de Planeamiento y

Presupuesto o la que haga sus veces

OPD Local Oficina de Planeamiento y

Presupuesto del Gobierno Localo la que haga sus veces

Direcciones Regionales Sectoriales

Oficina de Racionalización o

la que haga sus veces

Órgano de Asesoría Jurídica

Titular de la Entidad

Oficina de Planeamiento y Presupuesto del Gobierno

Regional o la que haga sus veces

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CAPÍTULO II ¿CÓMO ELABORAR UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES?

Ruta del Capítulo: En este segundo capítulo del Manual se desarrollarán los pasos que una entidad debería seguir para elaborar su proyecto de ROF, siguiendo una secuencia lógica para el análisis de la información que servirá de insumo para su elaboración. Del mismo modo, de acuerdo a lo establecido en el Decreto Supremo N° XX-PCM, los resultados de este análisis serán parte integrante del Informe Técnico Sustentatorio requerido para la aprobación del proyecto de ROF. Así, los pasos permitirán a la entidad responder a preguntas tales como ¿Qué tengo que hacer? ¿Qué estoy haciendo? ¿De qué manera me organizo para hacerlo mejor?, entre otras.

Paso 1. Identificar funciones y estructura orgánica según el marco legal

El primer paso para elaborar el proyecto de ROF es que la entidad identifique qué es lo que tiene que hacer como institución, para lo cual deberá referirse al marco legal vigente que determina la razón de ser de la entidad. Este paso es también necesario porque permitirá identificar los cambios en la normativa que tienen implicancias en la organización y funciones de la entidad y que hasta ese momento no habían sido contemplados en el documento de ROF, y tal vez tampoco en la organización misma. La revisión de las normas legales que determinan el accionar de la entidad constituye uno de los pasos más importantes que debe darse para la formulación del nuevo ROF. Esto permitirá a la entidad responder a la pregunta: ¿Qué tengo que hacer?, es decir, identificar las razones para las cuales fue creada, las mismas que permitirán identificar las funciones generales que le corresponde cumplir así como asignar funciones específicas a los órganos y unidades orgánicas que la componen.

Es importante recordar que las entidades públicas son como administradores de los marcos legales en los cuales se desempeñan los ciudadanos y las personas jurídicas. Por eso las funciones que se incluirán en el ROF deben provenir de normas sustantivas que son las que determinas qué es lo que una entidad debe hacer en una determinada actividad social o económica. Se verá también que las funciones generales de la entidad estarán dadas mayormente por las normas, y en algunos casos, éstas señalarán ciertas funciones específicas que deberán ser cumplidas por los órganos y/o unidades orgánicas que la conforman, teniendo además efectos sobre la estructura orgánica de la entidad.

Definiciones

Funciones Generales: Conjunto de acciones que debe realizar la entidad conducente a alcanzar los objetivos y metas de su gestión administrativa. Estas provienen por lo general de las normas sustantivas vinculadas a la entidad.

Funciones Específicas: Conjunto de acciones que deben realizar los órganos y unidades orgánicas que conforman la entidad, acorde con sus funciones generales y conducente a alcanzar los objetivos y metas de la entidad.

Estructura Orgánica: Constituye el reflejo de la capacidad de una entidad de organizarse internamente, mediante la división del trabajo y la asignación de funciones y responsabilidades entre sus órganos y unidades orgánicas así como coordinando su labor.

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Órgano: Son las unidades de organización que conforman la estructura orgánica de la entidad (órganos de línea, de apoyo, de asesoramiento, etc.)

Unidad orgánica: Es la unidad de organización en que se dividen los órganos contenidos en la estructura orgánica de la entidad (oficinas, gerencias, direcciones, etc.).

Área: Se refiere a los órganos y unidades orgánicas de una entidad

¿Qué normas regulan la actuación de una entidad pública? Con el objeto de identificar el conjunto de normas que regulan la actuación de las entidades públicas, se procederá a clasificarlas en tres grandes grupos: sustantivas, sobre sistemas administrativos y de aplicación general; las que a su vez definen funciones de tres tipos: misionales, administrativas y de aplicación general.

o Normas sustantivas

En este grupo de normas se encuentran aquéllas que definen el ámbito de competencia de una entidad pública así como las normas que le atribuyen funciones vinculadas con el cumplimiento de su finalidad o razón de ser: funciones misionales.

Algunas normas sustantivas:

√ La Constitución Política, define el ámbito de competencia de los organismos y poderes autónomos (por ejemplo la Defensoría del Pueblo, el Ministerio Público, el Tribunal Constitucional, entre otros), así como de las regiones y municipalidades. Asimismo, establece atribuciones a cargo de determinados funcionarios públicos.

√ La Ley del Poder Ejecutivo establece las competencias de cada uno de los Ministerios y regula su organización.

√ Regulaciones Sectoriales que comprenden a las leyes de creación de los Ministerios, las cuales precisan el ámbito de su competencia y de sus Organismos Públicos Descentralizados, así como leyes y reglamentos sectoriales que complementan las funciones y atribuciones asignadas al interior de tales entidades (como por ejemplo la Ley General de Educación en el caso del Ministerio de Educación, la Ley General de Aguas, en el caso de los Ministerios de Salud y Agricultura, etc.)

√ Convenios Internacionales que establecen funciones o atribuciones a cargo de entidades públicas vinculadas con la materia del convenio.

√ La Ley Orgánica de los Gobiernos Regionales establece el ámbito de competencia de los Gobiernos Regionales, las funciones misionales a su cargo y regula su estructura orgánica.

√ La Ley Orgánica de Municipalidades establece el ámbito de competencia de los Gobiernos Locales, las funciones misionales a su cargo y regula su estructura orgánica.

√ La Ley de Bases de la Descentralización establece las competencias de cada uno de los niveles de gobierno.

o Normas sobre sistemas administrativos

En este grupo de normas se encuentran aquellas normas emitidas por el órgano rector de un sistema administrativo. Como sabemos, un sistema administrativo esta conformado por la suma de normas, órganos y procesos destinados a proporcionar el soporte administrativo que toda entidad pública requiere para funcionar y sin el cual no podría cumplir con los fines para los que fue creada. En el ordenamiento jurídico peruano existen varios sistemas administrativos cada uno de los cuales cuenta con un órgano rector y con varias ramificaciones conformadas por las diferentes oficinas al interior de las entidades públicas responsables de cumplir con las funciones vinculadas con el sistema administrativo: funciones administrativas o de apoyo.

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Algunos de los principales Sistemas Administrativos

√ Sistema Nacional de Presupuesto

o Órgano rector: Dirección Nacional de Presupuesto Público (DNPP) del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF).

o Principales normas: Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público, Ley 28112; Ley del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley 28411; Directivas anuales emitidas por la DNPP en relación a la programación, formulación, aprobación, ejecución y evaluación de los presupuestos de las entidades del Gobierno Nacional, Regional y Local.

√ Sistema Nacional de Tesorería

o Órgano rector: Dirección Nacional de Tesoro Público (DNTP) del MEF o Principales normas: Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público, Ley

28112; Directivas para el año fiscal emitidas por la DNTP dirigidas a las entidades del Gobierno Nacional, Regional y Local.

√ Sistema Nacional de Endeudamiento

o Órgano rector: Dirección Nacional del Endeudamiento Público del MEF o Principales normas: Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público, Ley

28112, Ley General del Sistema Nacional de Endeudamiento, Ley 28563

√ Sistema Nacional de Contabilidad

o Órgano rector: Dirección Nacional de Contabilidad del MEF o Principales normas: Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público, Ley

28112; Ley del Sistema Nacional de Contabilidad, Ley 24680; Instructivos Contables, Resolución de Contaduría N°067-97-EF/93.01; Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público, Resolución N°029-200-EF/93.01.

√ Sistema Nacional de Inversión Pública

o Órgano rector: Dirección General de Programación Multianual del Sector Público (DGPM) del MEF

o Principales normas: Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública, Ley N° 27293; y su Reglamento, Decreto Supremo N° 157-2002-EF; Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública, Directiva 004-2002-EF/68.01; Directiva del Sistema Nacional de Inversión Pública para Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales, Directiva N° 004-2005-EF/68.01, modifica Directiva N° 004-2003-EF/68.01

√ Sistema Nacional de Control

o Órgano rector: Contraloría General de la República o Principales normas: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría de la

República, Ley 27785; Reglamento de los Órganos de Control Institucional, Resolución de Contraloría N 114-2003-CG.

√ Sistema Nacional de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

o Órgano rector: Consejo Nacional de Contrataciones y Adquisiciones del Estado -CONSUCODE

o Principales Normas: Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, D.S. Nº 083-2004-PCM y su Reglamento; D.S. Nº 084-2004-PCM.

√ Sistema de Personal del Empleo Público:

o Órgano rector: Actualmente es la Presidencia del Consejo de Ministros (PCM) (*) hasta que se constituya el Consejo Superior del Empleo Público (COSEP)

o Principales normas: Ley Marco del Empleo Público, Ley N°28175 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público, Decreto Legislativo 276 y su Reglamento D.S. Nº 005-90-PCM

Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo N° 728, Ley de Productividad y

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Competitividad Laboral, aprobado mediante Decreto Supremo N° 003-97-TR, aplicable en el caso que una ley haya asignado a la entidad un régimen laboral privado.

Ley que regula la publicación de la Declaración Jurada de Ingresos y Bienes y Rentas de los funcionarios y servidores públicos del Estado, Ley Nº 27482 y su Reglamento, Decreto Supremo Nº 080-2001-PCM

Ley que establece prohibiciones e incompatibilidades de funcionarios y servidores públicos, así como de las personas que presten servicios al Estado bajo cualquier modalidad contractual, Ley Nº 27588

Ley que establece prohibición de ejercer la facultad de nombramiento y contratación de personal en el sector público, en casos de parentesco; Ley Nº 26771

Leyes que definen regímenes especiales de Carrera (*) No están bajo la competencia de la PCM materias como las referidas a pensiones, remuneraciones, entre otras salariales.

√ Sistema Nacional de Informática

o Órgano rector: Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática de la Presidencia del Consejo de Ministros

o Principales normas: Patrón Nacional de Unidades Informáticas, Resolución Ministerial N° 206-2004-PCM; Norma Técnica Peruana “NTP-ISO/IEC 12207:2004 Tecnología de la Información, Resolución Ministerial N° 179-2004-PCM; Norma Técnica Peruana “NTP-ISO/IEC 17799:2004 EDI. Tecnología de la Información: Código de Buenas Prácticas para la gestión de la Seguridad de la Información, Resolución Ministerial N° 224-2004-PCM

√ Sistema Nacional de Defensa Judicial

o Órgano rector: Consejo Nacional de Defensa Judicial o Principales normas: Ley que crea el Consejo Nacional de Defensa Judicial, Decreto Ley

17537; Reglamento del Decreto Ley N° 17537, D.S. 002-2000-JUS; Ley Orgánica de Municipalidades y Ley Orgánica de Gobiernos Regionales, en la parte pertinente.

Sólo se ha hecho referencia de manera general a algunas de las normas por cada sistema administrativo mencionado, debiendo cada entidad revisar las normas reglamentarias, complementarias y modificatorias correspondientes. Importante: Es necesario recordar que la Ley de Bases de la Descentralización establece que los sistemas administrativos del Estado referidos al presupuesto, tesorería, contaduría, crédito público, inversión pública, contrataciones y adquisiciones, personal y control, por su naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio para todos los niveles de gobierno. Esto además, está dispuesto en el artículo 33° de la Ley Orgánica de Gobiernos Regionales y por el Artículo VIII de la Ley Orgánica de Municipalidades.

o Normas de aplicación general

En este tercer grupo de normas ubicamos a aquellas normas que asignan funciones a más de una entidad pública sin que estén referidas a ningún sistema administrativo en particular, sino más bien vinculadas a diferentes materias que deben ser tomar en consideración: funciones de aplicación general.

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Algunas normas de aplicación general:

√ Normas ambientales: Ley del Sistema Nacional de Gestión Ambiental y su Reglamento; Ley del Sistema Nacional de Evaluación de Impacto Ambiental, Ley del Medio Ambiente, entre otras, son normas que asignan funciones a las entidades con competencias en materia de medio ambiente y recursos naturales referidas a la protección del medio ambiente en las actividades que se encuentran bajo su sector o jurisdicción.

√ Normas sobre cooperación internacional: Ley de Cooperación Internacional, Decreto Legislativo 719; Reglamento de la Ley de Cooperación Internacional, Decreto Supremo N° 015-92-PCM

√ Normas sobre defensa nacional y civil: Ley del Sistema de Seguridad y Defensa Nacional, Ley 28478; Ley del Sistema de Defensa Civil, Decreto Ley 19338; Reglamento del Sistema de Defensa Civil, D.S. 005-88-SGMD

√ Normas sobre acceso a la información pública: Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública; Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, D.S. 072-2003-PCM

¿Cómo identifico las normas que me asignan competencias y funciones?

o Primero, cada entidad debe revisar el conjunto de normas sustantivas y de aplicación general, incluyendo las regulaciones sectoriales.

o Segundo, respecto de las funciones vinculadas con los sistemas administrativos, tal y como se menciona más adelante, se deberá recoger las funciones contenidas en el Anexo 6 que recogen las funciones que deben ser incluidas en los ROF por Sistema Administrativo.

Normas que deben ser revisadas según tipo de entidad Cada entidad deberá identificar el marco legal aplicable a su accionar e identificar qué funciones y criterios organizacionales se desprenden del mismo y que deberán verse reflejados en su ROF. De esa manera, se procederá a recoger en un Cuadro de Normas aquella información relevante, la misma que para efectos prácticos se recomienda sea clasificada según temas principales que competen a la entidad. Por ejemplo, se podrá elaborar un cuadro de normas relacionadas con las competencias ambientales que la normatividad le confiere a una entidad (ver ejemplo en Anexo 5), con las competencias sanitarias, entre otras. Con el objeto de guiar a las entidades en este paso, el Manual presenta una propuesta de las principales normas sustantivas y de aplicación general en los Anexos 2A, 3A y 4A, así como de aquellas vinculadas a los sistemas administrativos del Estado que atribuyen funciones a los Ministerios, Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales y que deberían ser revisadas para la elaboración del Cuadro de Normas de la entidad, la misma que deberá ser complementada por cada entidad. En el caso de los Sistemas Administrativos, cada ente rector de Sistema ha definido las funciones que deben ser incluidas en los ROF de las entidades, las cuales garantizan que éstas podrán interpretar y aplicar correctamente las normas contenidas en sus respectivos marcos normativos.

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Del mismo modo, los Organismos Constitucionalmente Autónomos (OCA)2 y los Organismos Públicos Descentralizados (OPD) de los Ministerios y de los Gobiernos Locales deberán proceder a identificar las normas que les asignan funciones y tienen efectos sobre su estructura organizacional y proceder a elaborar su Cuadro de Normas.

Importante: Recordemos que en el proceso de revisión de normas se debe asegurar que se cuente con todas las modificaciones y/o derogaciones que éstas hayan podido sufrir.

Cuadro de Normas vinculadas a los Sistemas Administrativos

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

NORMAS QUE ASIGNAN RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES SISTEMA NACIONAL

NIVEL NACIONAL NIVEL REGIONAL NIVEL LOCAL M OPD OCA GR GL OPD

Ley 28112 - Ley 28411

PRESUPUESTO Directivas para la programación, formulación y ejecución del presupuesto de los pliegos del Gobierno Nacional para cada año fiscal

Directivas para la programación, formulación y ejecución del presupuesto de los pliegos de los Gobiernos Regionales

Directivas para la programación, formulación y ejecución del presupuesto de los pliegos de los Gobiernos Regionales

ENDEUDAMIENTO Ley 28112 - Ley 28563 Ley 27293 - D.S. 157-2002-EF

INVERSIÓN PÚBLICA

- Directivas emitidas por la Dirección General de Programación Multianual del Sector Público para el Gobierno Nacional

- Directivas emitidas por la Dirección General de Programación Multianual del Sector Público para el Gobierno Regional

- Directivas emitidas por la Dirección General de Programación Multianual del Sector Público para el Gobierno Local

INFORMÁTICA Resolución Ministerial N° 206-2004-PCM - Resolución Ministerial N° 179-2004-PCM - Resolución Ministerial N° 224-2004-PCM - otras

CONTABILIDAD Ley 28112 - Ley 24680 - Resolución Contaduría N° 067-97-EF/93.01 - otras Ley 28112

TESORO PÚBLICO Directivas emitidas por la Dirección Nacional de Tesoro Público para pliegos

del Gobierno Nacional

Directivas emitidas por la Dirección

Nacional de Tesoro Público para el

Gobierno Regional

Directivas emitidas por la Dirección Nacional de Tesoro Público para Gobierno Local

PERSONAL Ley 28175 - Decreto Legislativo 276 - D.S. 005-90-PCM - Ley 27482 - Ley 27588 - otras

DEFENSA JUDICIAL (1) Decreto Ley 17537 D.S. 002-2002-JUS Capitulo II, Titulo VII

Ley 27867 Sub capitulo II, Titulo II Ley

27972

CONTROL Ley 27785 - Resolución de Contraloría No. 114-2003-CG (1) Aquellas entidades que no cuentan con un Procurador Público al interior de su entidad recurren al de su sector, en el caso de las OPD del Gobierno Nacional o, al de su Gobierno Local o Regional en el caso de algunas municipalidades y OPD del nivel local.

2 Organismos Constitucionalmente Autónomos: Poder Judicial, Ministerio Público, Jurado Nacional de Elecciones, Oficina Nacional de Procesos Electorales, Registro Nacional de Identificación y Estado Civil, Consejo Nacional de la Magistratura, Defensoría del Pueblo, Contraloría General de la República, Tribunal Constitucional, Superintendencia de Banca y Seguros y Banco Central de Reserva del Perú.

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Importante: Se recomienda revisar las siguientes normas:

o Ley de Prudencia y Transparencia Fiscal, Ley 27245 o Ley de Gestión Presupuestaria del Estado, Ley 27209 o Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, Ley 27658 o Las Leyes anuales del Presupuesto General de la República

Una vez identificada la normatividad y los aspectos que deben ser tomados en cuenta para la definición de las funciones y estructura orgánica de la entidad, se procederá a elaborar la siguiente matriz, que distinguirá entre Funciones Generales, Funciones Específicas y áreas (órganos o unidades orgánicas) de la entidad según lo señalado en las normas:

Matriz 1. Funciones y áreas según el marco legal FUNCIONES ESPECÍFICAS FUNCIONES

GENERALES Órgano Función Unidad Orgánica Función

1L

2L

#L: es el código que se le asigna a las funciones generales contenidas en las normas que regulan la actuación de la entidad. Dicha codificación será útil al momento de elaborar la Matriz Comparativa por Funciones y Áreas por Fuentes de Información. En esta matriz se hará mención a órganos y unidades orgánicas sólo si las normas revisadas señalan su creación, de lo contrario, únicamente se incluirá información respecto a funciones generales y funciones específicas. Asimismo, y a fin de reflejar lo dispuesto en la normatividad vigente se recomienda, representar gráficamente la estructura organizacional que se haya podido identificar luego del análisis de las normas, con el objeto de compararla con lo señalado por las fuentes de información que se analizarán en los siguientes pasos. Para la representación gráfica se recomienda referirse al Paso 5 que señala los conceptos básicos para la elaboración de organigramas. Ideas Básicas Paso 1:

1.¿Qué tengo que hacer?

2. Identificar mi

base legal

3. Elaborar

Matriz 1 según el marco

4.Identificar funciones y áreas según marco legal

PASO 1.IDENTIFICAR FUNCIONES

Y ESTRUCTURAORGÁNICA SEGÚN EL

MARCO LEGAL

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Paso 2. Identificar funciones y estructura orgánica según la estrategia institucional

Si bien el ROF tiene un carácter de permanencia, toda reformulación del mismo debe tomar en consideración la estrategia institucional (que suele ser de corto o mediano plazo) la entidad haya definido para el logro de su finalidad y el cumplimiento de sus funciones. El objetivo de este análisis es asegurarse que las responsabilidades otorgadas a los órganos y unidades orgánicas, así como la misma estructura organizacional propuesta, contribuya y no interfiera en el desarrollo de los objetivos y las estrategias. Por ello, es conveniente que se incluya como parte del análisis institucional y antes de definir la estructura de la organización así como las funciones que ésta ejercerá, la revisión de los documentos de planeamiento elaborados por la entidad o aquellos que puedan influir en su accionar (por ejemplo algunos planes o políticas sectoriales). En efecto, la elaboración de todo documento de planeamiento se ha basado en la identificación de las responsabilidades de la entidad (competencias y funciones) así como de sus problemas traduciéndose en la definición de estrategias para cumplirlas y superarlos respectivamente. Es importante que el ROF tome en consideración estos aspectos, ya que la forma en que la entidad decida organizarse contribuirá o no a hacer frente a dichas responsabilidades y posibles problemas identificados. En ese sentido, el manual propone en los Anexos 2B, 3B y 4B una lista de documentos de planeamiento que se recomienda sean revisados por las entidades de los tres niveles de gobierno, los mismos que contiene información relacionada a: √ Lineamientos de políticas (nacionales, sectoriales o institucionales) √ Misión, Visión y Objetivos Estratégicos √ Prioridades Estratégicas de desarrollo institucional √ En el caso de las entidades a las que les están siendo transferidas competencias en el

marco del proceso de descentralización, el proyecto de ROF debería incluir las nuevas funciones así como de ser necesario, los nuevos órganos y/o unidades orgánicas o la reestructuración de las mismas que conllevará la transferencia de las competencias. Para ello, las entidades que transfieren incluyen en sus planes de transferencia sectorial las funciones que corresponde incluir en el ROF de las entidades que reciben la nueva función, y corresponde a la entidad receptora establecer el órgano que se hará responsable de ésta.

√ Problemas así como oportunidades, entre otros.

Definir la Misión, Visión y Objetivos de la entidad

Un paso importante para que la entidad defina su estrategia de intervención, es decir la manera en la que tiene previsto cumplir con el objeto para el cual fue creada, es identificar claramente su misión, visión y objetivos institucionales, como puntos de partida para la definición de su organización.

La Misión de la entidad constituye la razón de ser o propósito para el cual fue creada la organización que permite distinguirla de las demás en cuanto por ejemplo, sus objetivos, clientes o usuarios,

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productos o servicios y su responsabilidad frente a la sociedad.

Debe ser entendida por todos los integrantes de la organización por lo que su definición debe ser clara y sencilla y responder a las siguientes preguntas: qué, para qué y cómo, en relación con las funciones principales que debe realizar.

La Visión es la imagen objetivo de la organización con respecto a sus responsabilidades establecidas en las normas.

Los Objetivos describen el propósito que pretende alcanzar la entidad para el cumplimiento de su labor institucional en el marco de sus funciones y competencias.

Una vez definidos estos aspectos, la entidad tendrá mayor claridad para la definición de sus funciones generales y específicas, así como sobre la mejor manera de estructurar su organización.

Como resultado de la revisión de los documentos de planeamiento de la entidad o con incidencia en su accionar, se deberá elaborar una matriz que permita identificar los siguientes aspectos:

√ Las funciones que debe cumplir la organización a fin de ser más eficiente en su gestión y alcanzar los objetivos que se ha trazado y en particular sus órganos y unidades orgánicas.

√ Señalar la necesidad de crear o eliminar algún área (órgano o unidad orgánica) de la entidad a fin de llevar adelante la estrategia institucional.

√ Verificar que la misión, visión y objetivos institucionales estén acorde con las competencias y funciones que la ley señala para la entidad.

Dicha matriz, para fines prácticos, podrá ser subdividida según temas principales de intervención de la entidad o que marcan el accionar de la misma, por ejemplo, temas ambientales, administrativos, entre muchos otros.

Matriz 2. Funciones y áreas según la estrategia institucional FUNCIONES ESPECÍFICAS FUNCIONES


1E

2E

#E: es el código que se le asigna a las funciones generales que se deriven de la Estrategia Institucional definida en los Documentos de Planeamiento. Dicha codificación será útil al momento de elaborar la Matriz Comparativa de Funciones y Áreas por Fuentes de Información. Asimismo, y a fin de reflejar las consideraciones de la estrategia institucional se podrá representar gráficamente la estructura organizacional que se haya podido identificar luego del análisis de los documentos de planeamiento (bosquejo de organigrama),, con el objeto de compararla con lo señalado por las normas (Paso 1) y las fuentes de información que se analizarán en los siguientes pasos. Para la representación gráfica se recomienda referirse al Paso 5 que señala los conceptos básicos para la elaboración de organigramas.

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Ideas básicas Paso 2

Paso 3. Identificar el estado actual de las funciones y la estructura orgánica

Si bien la normatividad señala las funciones que competen a las entidades públicas, es decir, señalan el fin que persiguen y para el cual fueron creadas, suele suceder que con el paso del tiempo las entidades vean la necesidad de incluir, ampliar o variar sus funciones y/o áreas con el objeto de lograr una mayor eficiencia en su labor que permita el logro de sus objetivos. En algunos casos, estas nuevas funciones y áreas se traducen en aspectos positivos ya que permiten cumplir mejor con la misión de la institución y en otros casos, si bien éstas persiguen la finalidad de hacer más eficiente el accionar de la entidad, pueden tener el efecto contrario o estar duplicando funciones al interior de la misma entidad o con otras entidades públicas. Existen dos fuentes de información para identificar las acciones que viene realizando la entidad a través de sus diversos órganos y unidades orgánicas: el ROF vigente y el personal de la entidad.

Paso 3.1 Revisar el ROF vigente

El ROF vigente debería reflejar la manera como la entidad tenía previsto hacer frente a los objetivos que se había trazado para el logro de las funciones que por norma le han sido conferidas. Por ello, ciertos aspectos de la estructura orgánica vigente así como las funciones definidas, podrían ser retomados en el nuevo proyecto de ROF. Sin embargo, también puede suceder que la estructura organizacional contenida en el ROF no esté actualizada, que el ROF comprenda funciones que en realidad no corresponde cumplir a la entidad, que establezca niveles jerárquicos o interrelaciones entre sus órganos que parecen no haber dado buenos resultados, que no defina o delimite claramente responsabilidades, entre otros, que son necesarios identificar para tomarlos en cuenta o corregirlos en el proyecto de nuevo ROF. La modificación del ROF generalmente resulta de la necesidad que tiene la entidad de reestructurarse o reorganizarse, según sea el caso, a fin de cumplir mejor con sus funciones o nuevas funciones que le hayan sido asignadas. Sin embargo, en muchos casos no será necesario modificar completamente la organización, por lo que es importante analizar el ROF vigente; y en otros casos, este análisis podrá permitir identificar las disfunciones – incentivos negativos,

1.¿Cuál es la estrategia

para cumplir con la misiónInstitucional?

PASO 2.IDENTIFICAR FUNCIONES

Y ESTRUCTURA ORGÁNICASEGÚN LA ESTRATEGIA

INSTITUCIONAL

2.Revisar

documentos de planeamiento institucional

3.Identificar estrategia,

prioridades y objetivos

4.Identificar

como se traducen en funciones y

áreas de laentidad

5.Elaborar Matriz 2

de funcionesy áreas según la estrategiainstitucional

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problemas organizacionales, etc.- de la organización al compararlas con las necesidades que se han ido creando por la definición de nuevas funciones y órganos como resultado de modificaciones normativas. Se recomienda, a fin de verificar la consistencia de la información contenida en el ROF vigente, recoger las funciones generales y específicas, así como la estructura orgánica definida en éste, de acuerdo al siguiente formato. El objetivo es establecer si las funciones específicas de los órganos y unidades orgánicas de la organización contribuyen efectivamente al logro de sus funciones generales, las mismas que en teoría fueron definidas conforme a la normatividad que sustenta la existencia de la entidad. Tal y como se ha señalado para la elaboración de las Matrices 1 y 2, para fines prácticos se recomienda subdividir la matriz según los temas principales de intervención de la entidad o que marcan el accionar de la misma, por ejemplo, temas ambientales, administrativos, entre muchos otros.

Matriz 3. Funciones y áreas según el ROF vigente FUNCIONES ESPECÍFICAS FUNCIONES


1R

2R

#R: es el código que se le asigna a las funciones generales que figuran en el ROF vigente. Dicha codificación será útil al momento de elaborar la Matriz Comparativa de Funciones y Áreas por Fuentes de Información. Asimismo, se procederá a contrastar los bosquejos de organigramas determinados sobre la base de la información recabada en los pasos 1 y 2, es decir del marco legal y los documentos de planeamiento, con el organigrama del ROF vigente. La finalidad es identificar algunos de los cambios necesarios en este último para adecuarse a lo que señala la normatividad, en caso no estuviera acorde, y evaluar posibles cambios en la estructura a fin de implementar la estrategia institucional que permita tener una organización más eficiente en el cumplimiento de sus funciones.

Paso 3.2 Aplicar Cuestionario en la entidad Toda organización cuenta con una estructura, la cual puede ser formal o informal. La formal es la estructura explícita y oficialmente reconocida por la entidad. La estructura informal es la resultante de la forma de conducción y el poder relativo de los individuos que componen la organización, no en función de su ubicación en la estructura formal, sino en función de influencia sobre otros miembros. Por ello, es necesario conocer las funciones que vienen cumpliendo en la práctica los diferentes órganos y unidades orgánicas de la entidad a fin de identificar nuevos mecanismos de interrelacionarse que pudieran ser tomados en cuenta en la elaboración del proyecto de ROF o que debieran ser corregidos. Es muy común que las entidades no tengan actualizados sus ROF. Con el objeto de lograr una adecuada reorganización o reestructuración de la entidad, y no sólo que las modificaciones en cuanto a funciones y estructura se incluyan en el documento del ROF, sino que efectivamente en la práctica ésta tenga lugar, es necesario lo siguiente:

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√ Conocer la organización actual de la entidad, que refleja la manera en que vienen operando en la realidad los órganos y unidades orgánicas de la institución -tanto los que resultan de la estructura formal como de la informal-, así como las funciones que cada área viene cumpliendo (aunque éstas no correspondan al ROF vigente).

√ Identificar si existen nuevas funciones que hayan sido asumidas, y determinar, en caso éstas no contravengan a las normas y a las competencias de la entidad, si serán o no incluidas en la redefinición de la organización.

√ Conocer aquellas actividades y tareas que podrían estarse duplicando para el cumplimiento de una misma función, o que no se vienen cumpliendo aunque sean parte de las competencias de la organización.

√ Conocer la manera en que se interrelacionan las diferentes dependencias (niveles jerárquicos formales e informales) de la entidad, a fin de verificar si ello apoya o dificulta el cumplimiento de las funciones y misión de la entidad.

Para ello, en Anexo 1 se propone un Cuestionario que deberá ser completado por el personal de la organización, básicamente por los responsables de los órganos y unidades orgánicas de la entidad, y de estimarse necesario, por personal identificado como clave en la organización. Como resultado del procesamiento del cuestionario, los responsables de elaborar el proyecto de ROF obtendrán información que les permitirá sustentar las modificaciones que tengan previsto realizar en las funciones de la entidad o en la organización misma, al poder identificar lo siguiente: √ Las funciones que vienen efectivamente cumpliendo los órganos y unidades orgánicas de

la entidad y si ello contribuye adecuadamente al logro de la misión de la entidad. √ Las funciones que por distintas razones (falta de tiempo, estrategia institucional,

normatividad incompleta, etc) se están dejando de lado. √ Si existe duplicación de funciones en la entidad misma o con otras entidades públicas. √ Las líneas jerárquicas dentro de la organización y la toma de decisiones. √ Si existe una estructura organizacional informal y en cuanto ésta difiere de la formal. √ Indicios respecto a si la reconversión (reestructuración o reorganización) de la

organización será fácil o compleja de llevar a cabo considerando el estado actual de la misma.

√ Lo que efectivamente la entidad está en capacidad de hacer comparativamente con lo que se supone debe hacer (marco legal).

Como resultado del Paso 3.2 se elaborarán las siguientes matrices:

o La Matriz 4 que recogerá las funciones generales y específicas, así como la estructura orgánica que reflejen el estado actual del funcionamiento de la entidad (tanto su estructura formal como informal). Tal y como se ha señalado para la elaboración de las demás Matrices, para fines prácticos se recomienda subdividir la matriz según los temas principales de intervención de la entidad o que marcan el accionar de la misma, por ejemplo, temas ambientales, administrativos, entre muchos otros. Esta Matriz junto con las Matrices 1 a 3 forman parte de la Matriz Comparativa de Funciones y Áreas por Fuentes de Información, que es parte del Informe Técnico Sustentatorio previsto en los Lineamientos.

Matriz 4. Funciones y áreas según la organización actual

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FUNCIONES ESPECÍFICAS FUNCIONES GENERALES Órgano Función Unidad Orgánica Función

1A

2A

#A: es el código que se le asigna a las funciones generales que han sido señaladas por el personal de la entidad en los Cuestionarios que recogen su organización actual. Dicha codificación será útil al momento de elaborar la Matriz Comparativa de Funciones y Áreas por Fuentes de Información. Será tarea del personal que responda al cuestionario identificar de acuerdo a las fuentes de información que estime pertinente las funciones generales a las cuales se vincula la labor del órgano o unidad orgánica en el que trabaja, definir las funciones específicas a las que el área contribuye así como las actividades y tareas que aquéllas implican. Una vez elaborada la matriz, se procederá a representar gráficamente la estructura actual de la entidad, de acuerdo a lo recogido en los cuestionarios, la misma que podrá contrastarse con los bosquejos de organigramas elaborados en los pasos 1, 2 y el organigrama vigente de la entidad. Para la representación gráfica se recomienda referirse al Paso 5 que señala los conceptos básicos para la elaboración de organigramas.

o La Matriz 4A permitirá procesar la información de los cuestionarios, la misma que será de gran utilidad al momento de definir las funciones de la entidad así como la nueva organización materia del proyecto de ROF.

Matriz 4A. Información sobre la organización actual de la entidad

Función General vinculada Órgano Unidad Orgánica

Cód. Función Tipo Denomi- nación

Función Específica

Denomi- nación


Actividades o tareas

relacionadas

Área que supervisa el

cumplimiento

Áreas involucradas

1A 2A

Cód #A: se refiere a las funciones generales señaladas por el personal en los cuestionarios.

Tipo: Los tipos de órganos pueden ser de Alta Dirección, Consultivos, de Control Institucional, de Asesoramiento, de Apoyo, de Línea y Desconcentrados.

Denominación: Se refiere al nombre que lleva el órgano o la unidad orgánica dentro de la entidad (por ejemplo: Dirección de Planeamiento y Presupuesto, Oficina de Inversiones, etc.).

Actividades o tareas relacionadas: Permitirá definir mejor la función específica del órgano o unidad orgánica al momento de redactar el nuevo documento de ROF.

Área que supervisa el cumplimiento: Se refiere al órgano o unidad orgánica que supervisa el accionar del área, permitiendo identificar los niveles jerárquicos en la organización.

Áreas involucradas: Se refiere a los órganos o unidades orgánicas que contribuye a que se cumpla la función,

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actividad o tarea de la unidad en cuestión y/o a quién beneficia el cumplimiento de las mismas, permitiendo identificar las dinámicas de trabajo y el modo de interrelacionarse dentro de la organización.

Asimismo, la matriz ayudará a resaltar las relaciones que existen entre las diversas áreas para el cumplimiento y supervisión del cumplimiento de cada una de las funciones y de las actividades o tareas que éstas conllevan. Con esta información se podrá trazar la estructura orgánica real –es decir la que funciona en la práctica-, auque ésta no corresponda al ROF vigente, pero que reflejará la manera de interrelacionarse de las diferentes áreas de la entidad.

o La Matriz 4B recogerá información relacionada a aquellas funciones generales o específicas que de acuerdo a la opinión del personal no se vienen cumpliendo en la entidad y que son materia de sus competencias, así como las razones de ello. Este análisis permitirá a la entidad conocer que es lo que debe hacer y no está haciendo, así como sus limitaciones en materia de tiempo, presupuesto, entre otros, que harán que en algunos casos sea necesario priorizar funciones y tal vez formular estrategias que les permitan en un plazo razonable cumplir con todo lo que las normas les encargan. Es decir, que tendrán un insumo importante para diseñar su proceso de implementación de la nueva organización.

Matriz 4B. Funciones que no se vienen cumpliendo

Función General vinculada Órgano Unidad Orgánica

Cód. Función No se cumple por (Marcar X):

Órgano a cargo


No se cumple por (Marcar X):

Unidad Orgánica a

cargo


No se cumple por (Marcar X):

falta de tiempo falta de tiempo falta de tiempo

falta de recursos falta de recursos falta de recursos

Indefinición de responsabilidades



Por estrategia institucional



Otros:

Otros:

Otros:

Finalmente, de la aplicación del cuestionario también se podrá obtener información respecto a si existen funciones y/o actividades que se vienen duplicando dentro de la entidad así como las duplicidades de funciones con otras entidades públicas. La verificación de este último aspecto será parte del Informe Técnico Sustentatorio necesario para el proceso de aprobación de la propuesta de ROF. Ideas básicas del Paso 3 ,

1.¿Qué hagoactualmente

como organización?

PASO 3.IDENTIFICAR

EL ESTADO ACTUAL DE LAS FUNCIONES Y

ESTRUCTURA ORGÁNICA

2.Revisar el ROF

vigente

3.Elaborar laMatriz 3 de

funciones y áreasú l ROF

4.Aplicar

cuestionario

5.Elaborar

Matrices 4, 4A y 4Bde funciones y áreas

según la organización

actual

33

Paso 4. Definir las funciones y la estructura orgánica de la entidad

Paso 4.1 Elaborar Matrices Comparativas

Sobre la base del análisis normativo, de la estrategia institucional, del ROF vigente y de los resultados del cuestionario, se procederá a consolidar la información incluida en las matrices en una única comparativa que proporcionarán a la entidad información respecto a “lo que debe hacer y lo que efectivamente hace”, identificando problemas tales como:

√ duplicidad de funciones, entre los órganos y unidades orgánicas de la misma entidad y con otras entidades públicas;

√ funciones ejercidas por diferentes órganos o unidades orgánicas que por su afinidad podrían ser ejercidas por una sola;

√ funciones reguladas pero que no son ejercidas por ninguna área; √ funciones que son ejercidas pero que no tienen amparo en la legislación sustantiva.

De ese modo se podrá elaborar una matriz comparativa de las funciones generales identificadas de acuerdo a las cuatro fuentes de información analizadas y verificar su consistencia:

Matriz 5. Matriz Comparativa de Funciones Generales por Fuentes de Información

FUNCIONES GENERALES

Cód. Marco Legal Cód. Estrategia Institucional Cód. ROF vigente Cód. Organización

Actual

1L 1E 1R 1A 2L 2E 2R 2A 3L 3E 3R 3A 4L 4E 4R 4A 5L 5E 5R 5A

Finalmente, como resultado del análisis del marco legal, la estrategia institucional, el ROF vigente y de la organización actual de la entidad, se procederá a elaborar una matriz comparativa de todas las funciones y áreas por dichas fuentes de información, que constituirá el insumo básico sobre el cual la entidad procederá a identificar las funciones y la estructura organizacional que contendrá su nuevo ROF.

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De acuerdo a lo establecido en el Decreto Supremo N° XX-PCM esta Matriz 5B deberá ser adjuntada al Informe Técnico Sustentario que será elaborado por las entidades a fin de justificar las modificaciones a su ROF ante las instancias correspondientes.

Matriz 5A. Matriz Comparativa de Funciones y Áreas por Fuentes de Información

Cód. FG vinculada Órgano

Función Específica de

Órgano

Unidad Orgánica


UO



Órgano

Unidad Orgánica


UO



Órgano

Unidad Orgánica


UO



Órgano

Unidad Orgánica


UO

Alta Dirección

Consultivos

Control Institucional

De Asesoramiento

De Apoyo

De Línea

Desconcentrados

Organización actualMarco Legal

Tipo de Órgano

Estrategia Institucional ROF vigente

Como resultado de este paso, y del análisis que se realice a la Matriz 5A, la entidad identificará y/o definirá sus funciones generales y específicas, así cómo los órganos y unidades orgánicas que se harán cargo de las mismas, y las relaciones de coordinación entre éstas y con otras entidades. Toda esta información deberá ser plasmada en la Matriz 6. Funciones y áreas a ser incluidas en el Proyecto de ROF de acuerdo a lo especificado en el Paso 4.3 del Manual. Esta matriz formará también parte del Informe Técnico Sustentatorio a que hace mención el Decreto Supremo XXX-PCM.

Paso 4.2 Definir las funciones generales y específicas de la organización

La Matriz 5A es una suerte de consolidado de todas las funciones previstas en el ordenamiento jurídico, así como las que en realidad se vienen desempeñando. Esta información constituye el insumo que se requiere para analizar y determinar los contenidos del ROF propuesto convirtiéndolos en funciones generales y específicas, así como para analizar la brecha entre lo que se debería hacer y lo que se está haciendo (capacidad efectiva de la entidad).

Con esta información se redactará el contenido de la Matriz 6, en la que se reflejará cómo se expresan las funciones, se podrá verificar que no existan vacíos normativos (funciones que no se cumplen, pese a estar previstas en las normas sustantivas) y se podrá proceder a definir la estructura óptima para la entidad, lo cual será materia del siguiente paso (Paso 4.3). A continuación, el Manual propone criterios a tomar en cuenta para una adecuada definición de las funciones de la entidad. Funciones Generales Las funciones generales señalan a grandes rasgos el conjunto de acciones –las cuales se verán traducidas en actividades y tareas de sus distintos órganos y unidades orgánicas- que debe

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realizar la entidad a fin de alcanzar sus objetivos institucionales. En ese sentido, y sobre la base de la información contenida en la Matriz 5A. Matriz Comparativa de funciones y áreas por fuentes de información, los responsables de la elaboración del ROF deberán preguntarse lo siguiente: √ De acuerdo a la misión institucional cuáles serían las grandes líneas de acción que debe

cumplir la entidad para lograr sus objetivos (definiéndose temas de intervención), de manera consistente con las competencias de la entidad y lo señalado por la normatividad vigente.

√ Cuál sería la mejor manera de afrontar esos temas y cumplir con los objetivos que se tracen alrededor de ellos, es decir qué acciones generales deberá realizar la entidad para alcanzarlos.

Asimismo, es necesario que la entidad tenga claramente identificada la base legal que sustenta todas y cada una de las funciones generales que serán incluidas en el proyecto de ROF, con excepción de las relativas a sistemas administrativos. Funciones Específicas Las funciones específicas señalan el conjunto de acciones (actividades o tareas) cuyo ejercicio está reservado a un determinado nivel jerárquico – órgano o unidad orgánica- acorde con las funciones generales la entidad y conducentes a alcanzar los objetivos institucionales. Por ello, una vez definidas las funciones generales, se deberán determinar sus implicancias en materia, por ejemplo, de dirección, control, asesoramiento y apoyo, así como en aspectos operativos. En ese sentido, las funciones específicas reflejan la forma como se operativizan las funciones generales para cada órgano y unidad orgánica. Para redactar las funciones específicas, sobre la base de las funciones generales definidas y de la información contenida en la Matriz 5A. Matriz Comparativa de funciones y áreas por fuentes de información, los responsables de la elaboración del ROF deberán preguntarse lo siguiente: √ De acuerdo a las funciones generales definidas cuales serían los temas específicos de

intervención que permitirían dar cumplimiento a las mismas. √ De acuerdo a la misión de la entidad, sus funciones generales y las pautas normativas, qué

órganos u unidades orgánicas deben ser puestos en marcha para asegurar el cumplimiento de labor de la entidad, y cuales serían sus funciones específicas.

√ Qué elementos operativos, administrativos, logísticos, materiales u otros deben existir a fin de permitir contar con las condiciones adecuadas para dar cumplimiento a las funciones generales de la entidad, y como éstos se traducirían en órganos, unidades orgánicas y funciones específicas en la organización.

Está claro entonces que las funciones específicas que se definan para los órganos y unidades orgánicas deben guardar una estricta y clara relación con al menos una de las funciones generales de la entidad y que las funciones específicas de las unidades orgánicas se vinculan al menos a una de las funciones específicas del órgano al cual se encuentran adscritas. Asimismo, es necesario que la entidad tenga claramente identificada la base legal que sustenta todas las funciones específicas que estarán a cargo de sus órganos. A continuación, se detallan las consideraciones que se deben tener para la definición de las funciones específicas por órganos y unidades orgánicas.

√ Las funciones que se definen para cada uno de los órganos o unidades pueden ser en cualquier nivel jerárquico de tipo estratégico, táctico u operativo, con la condición de

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respetar la secuencia jerárquica, es decir que las funciones de una dependencia no sobrepasen o superen a las funciones que debe realizar el nivel superior del que dependen, sino que se desplieguen a partir de éstas.

√ Las funciones deberán expresarse en forma clara y precisa, iniciándose con verbos en infinitivo que refieran a actuaciones cada vez más operativas, enumerándose sólo aquellas que puedan cumplirse efectivamente y no las que se estime que podrían eventualmente llevarse a cabo.

√ Cuidar que las funciones de la unidad orgánica sean congruentes con las funciones que persigue el órgano del que depende, el mismo cuyas funciones deberán guardar estricta relación con las funciones generales de la entidad, debiendo estar estas últimas orientadas a la consecución de la misión y objetivos de la entidad.

√ Las funciones asignadas a un mismo órgano o unidad orgánica deben ser afines, compatibles y/o complementarias.

√ Cuando una función sea de coordinación entre dos órganos o unidades o más, ésta deberá especificarse en los dos.

Importante:

Cuando una norma sustantiva o de aplicación general asigna funciones a una entidad o a algún funcionario de ésta sin especificar el órgano responsable de la misma, se debe tener en cuenta que se le está dando flexibilidad a la entidad para que ésta se encargue de designar al órgano o unidad responsable de cumplir dicha función. Lo importante, es que la función regulada en las normas sustantivas o de aplicación general sea debidamente asignada de modo tal que haya un responsable de cumplirla al interior de la entidad.

Consideraciones para la descripción y redacción de las funciones

√ Se deberá procurar que la descripción de cada función no exceda un párrafo de tres líneas.

√ Se deberá evitar el uso de adjetivos calificativos.

√ Se iniciará la descripción de cada función con un verbo en infinitivo.

√ Se deberá ser muy meticuloso en la selección de los verbos que definan las funciones de los distintos niveles jerárquicos de la entidad. El manual propone a manera de ejemplo un lista de los verbos que podrían ser utilizados en la redacción de funciones generales y específicas:

VERBOS COMUNES POR TIPO DE ÓRGANO (*)

ALTA DIRECCIÓN CONSULTIVO APOYO ASESORAMIENTO LÍNEA

Apoyar Presidir Absolver Abastecer Formular Absolver Apoyar Evaluar

Aprobar Proponer Asesorar Actualizar Identificar Asesorar Aprobar Formular

Asesorar Refrendar Emitir Administrar Informar Compendiar Asesorar Identificar

Asistir Representar Proponer Apoyar Integrar Emitir Autenticar Imponer

Concertar Supervisar Asistir Organizar Establecer Brindar Participar

Conducir Suscribir Cautelar Participar Formular Concertar Planificar

Conocer Visar Conducir Planificar Lograr Conducir Promover

Coordinar Controlar Producir Opinar Controlar Proponer

Delegar Coordinar Programar Proponer Coordinar Supervisar

Designar Desarrollar Promover Sistematizar Desarrollar Vigilar

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Dirigir Difundir Proponer Visar Dictar Establecer Dirigir Recopilar Dirigir

Evaluar Efectuar Registrar Diseñar

Expedir Ejecutar Supervisar Disponer

Fomentar Elaborar Suscribir Ejecutar Formular Emitir Verificar Emitir

Informar Evaluar Visar Establecer (*) Es importante tener en claro que la selección de verbos propuesta según los tipos de órganos es indicativa, no siendo necesariamente exclusivos de tales órganos sino que, dependiendo la función, podrán utilizarse por más de un órgano o unidad orgánica. √ Se deberá tener cuidado al definir una función, de no utilizar más de un verbo que tenga

el mismo significado. Para facilitar la estandarización de los términos se ha elaborado una lista de los verbos más usados, así como su significado en el contexto de las normas de organización y funciones del sector público.

Son verbos sinónimos: Se utilizan para funciones que implican:

supervisar - controlar - verificar - vigilar Ejercer la inspección superior en trabajos realizados por otros

velar por – garantizar Asegurar que existen condiciones para que se cumpla algo que realiza un tercero.

evaluar Calificar la calidad o el cumplimiento de lo realizado por otro

conducir – dirigir - liderar Estar a cargo, como responsable principal.

planear - planificar Hacer planes o proyectos

apoyar - colaborar Ayudar a otras personas o áreas en la realización de una tarea que es responsabilidad principal de

ella

recopilar - compilar - compendiar Juntar y organizar información y hacerse cargo de su integridad

promover – impulsar -fomentar

Iniciar o dar empuje a una tarea o proceso procurando su logro. No supone la ejecución directa de la actividad (supone hacer alguna

actividad previa a la principal que permita que otros la lleven a cabo o dar las condiciones para

que otros la lleven a cabo).

definir Tomar decisión sobre algo (política pública, proceso administrativos, etc.)

formular - elaborar Hacer o preparar proyectos, políticas públicas, informes que serán aprobados por otro

coordinar - armonizar Hacer gestiones para que los involucrados logren determinado resultado

concertar - acordar – convenir - concordar Determinar o resolver por común acuerdo con otros involucrados

informar - comunicar Enterar, dar noticia de algo de manera oficial

√ Se deberá tender a una redacción sencilla para su fácil lectura, evitando en lo posible el

uso excesivo de palabras para describir un mismo verbo.

Decir Puede decirse

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Prestar asesoramiento Asesorar

Brindar apoyo Apoyar

Lograr la recopilación Recopilar

Establecer la coordinación Coordinar

√ Cuando se emplee el uso de determinados verbos que suponen una interrelación con

algún otro órgano, unidad orgánica u entidad, deberá especificarse al momento de redactar a cuál de ellos se hace referencia.

Función Verbo Pregunta Respuesta Redacción

Absolver consultas de carácter jurídico Absolver ¿A quién? A las unidades

orgánicas

Absolver consultas de carácter jurídico que

formulen las unidades orgánicas del Ministerio

Proponer las disposiciones legislativas

o reglamentarias que juzgue convenientes

Proponer ¿A quién? Al Ministro

Proponer al Ministro las disposiciones legislativas o reglamentarias que juzgue

convenientes

Coordinar la celebración de convenios para la

promoción y protección de inversiones y

convenios para evitar la doble tributación

Coordinar ¿Con quién?

Ministerio de Relaciones Exteriores

Coordinar con el Ministerio de Relaciones Exteriores la celebración de convenios

para la promoción y protección de inversiones y

convenios para evitar la doble tributación

Paso 4.3 Definir el tipo de organización más adecuada

Una vez definidas las funciones generales y específicas que debe cumplir la entidad, se deberá proceder a agruparlas de la manera más adecuada para cumplir de forma eficiente con la misión y objetivos institucionales, definiendo su estructura orgánica y asignando funciones por órganos y unidades orgánicas en la entidad. Para ello, sobre la base del análisis de Matriz 5A. Matriz Comparativa de funciones y áreas por fuentes de información y considerando las disposiciones normativas que señalen la creación de determinadas áreas en la entidad, se procederá a definir el tipo de estructura organizacional que se aplicará en la entidad así como los órganos y unidades orgánicas que la conformarán. Este paso es primordial ya que la estructura que la entidad elija para organizarse marcará la dinámica de trabajo de la misma al definir la interrelación entre las diferentes áreas así como las relaciones de poder.

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a) Tipos de estructuras organizacionales

El diseño de la estructura de la organización requiere un análisis previo de las ventajas, inconvenientes y aplicación de cada una de las alternativas posibles, por ello, a continuación se presenta tipos o formas de organización interna más comunes. Nótese que en la práctica la mayoría de entidades de la administración pública ha adoptado una combinación entre la estructura funcional y la lineal a la que se conoce como “piramidal”. Estructura lineal La estructura lineal está basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados (por ejemplo la estructura militar). Este tipo de organización obedece al hecho de que entre el superior y los subordinados existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad, las líneas de comunicación se establecen con rigidez y tienen sólo dos sentidos: uno orientado hacia arriba que lo une al cargo superior y representa la responsabilidad frente al nivel más elevado y otro orientado hacia abajo que lo une a los cargos directamente subordinados y representa su autoridad sobre el nivel más bajo. Este tipo de estructura permite una clara delimitación de responsabilidades y un control sencillo de la misma ya que el poder y las decisiones están claramente centralizados. Sin embargo, la rigidez e inflexibilidad de la organización lineal dificulta la innovación y la adaptación de la misma a nuevas situaciones o condiciones externas; asimismo impide la especialización de la organización puesto que ocupa a todos los jefes en todos los asuntos posibles en la organización. Estructura funcional La estructura funcional es la más usada en las entidades públicas y aplica el principio funcional o principio de la especialización de funciones para cada tarea, el cual se caracteriza por separar, distinguir y especializar. La labor de la entidad y la división de responsabilidades se establece mediante una especialización del trabajo por áreas similares. Este tipo de estructura fomenta la creación de especialistas en las diferentes funciones con un alto grado de especialización y experiencia en las mismas. De esta manera, se establece una jerarquía funcional en la que las actividades se coordinan según reglas, normas, políticas y procedimientos estandarizados. Este tipo de estructura permite que cada cargo se concentre exclusivamente en su trabajo o función y no en las demás tareas secundarias, así mismo que cada cargo reporte ante expertos en su campo de especialización. Sin embargo, puede suceder que la sustitución de la autoridad lineal por la autoridad funcional, relativa y dividida dificulte que los cargos superiores controlen el funcionamiento de los cargos inferiores, teniendo por consecuencia una pérdida de la unidad de mando y dificultades para la delimitación de responsabilidades. Estructura matricial o por proyectos La estructura matricial es aquella en la que especialistas de diferentes partes de la organización se unen para trabajar en proyectos específicos, es decir, resulta de la participación de una o más unidades funcionales en el desarrollo de proyectos, en una misma estructura organizacional. Este tipo de estructura se caracteriza por un sistema de autoridad doble, una que nace de la relación funcional y otra del proyecto institucional específico; por lo general, para evitar doble mando, el director de proyecto suele responder ante el director general. La organización bajo un esquema matricial suele utilizarse en aquellas entidades que necesitan respuestas a los cambios rápidos, por ello, se decide la participación de quienes poseen los

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conocimientos, es decir los expertos, y la cabeza del proyecto y no sólo de la autoridad funcional. Una de las ventajas de la estructura matricial es que permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra cuando sea necesario y favorece un intercambio de experiencia entre especialistas para lograr una mejor calidad técnica. Sin embargo, puede suceder que se produzca cierta confusión acerca de quien depende de quien, lo cual puede originar fuga de responsabilidades y falta de delimitación de autoridad; asimismo, en algunos casos da lugar a una lucha por el poder, tanto del responsable del área funcional como del responsable del proyecto específico. Estructura Territorial o Geográfica

La estructura territorial o geográfica suele aplicarse cuando una entidad, de acuerdo con sus funciones, debe atender demandas de servicios en el ámbito nacional y territorial. En ese supuesto la organización se estructura en unidades que, además de su sede central, tengan jurisdicción en diferentes zonas territoriales (típicamente órganos desconcentrados en la denominación de utilizada en los Lineamientos). Este tipo de estructura debe basarse en un sistema de dirección que confiera un alta grado de autonomía a sus unidades territoriales, a fin de asegurar su operatividad y flexibilidad para adaptarse a cada realidad territorial, teniendo como marco los lineamientos y políticas generales establecidos por el nivel central.

b) ¿Cómo defino la estructura organizacional más adecuada para mi entidad? ¿Qué es una estructura organizacional? Es la organización formal en la que se establecen los niveles jerárquicos y se especifica la división de funciones, la interrelación y coordinación que deben existir entre los diferentes órganos y unidades orgánicas de una entidad a efectos de lograr sus objetivos. En ese sentido constituye el reflejo de la capacidad de toda entidad de organizarse internamente, mediante la división del trabajo y la asignación de funciones y responsabilidades. Elementos claves para el diseño de una estructura organizacional √ Departamentalización: proceso que consiste en agrupar funciones y/o tareas en conjuntos

especializados en el cumplimiento de ciertos tipos de actividades (órganos o unidades orgánicas). La calidad de una organización depende mucho de la calidad de la departamentalización, y en consecuencia, de la adecuada delegación de funciones y autoridad para el desarrollo de las mismas.

√ Cadena de mando: es la línea continua de autoridad que se extiende desde la cima de la organización hasta el eslabón más bajo y define quién informa a quién; y permite contestar preguntas de los empleados tales como: ¿A quién acudo si tengo un problema? ¿Ante quién soy responsable?

√ Tramo de control: determina el número de niveles y responsables en la organización. Criterios para el diseño de una estructura organizacional

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√ Contar con una misión y objetivos institucionales claramente definidos así como con una estrategia para su consecución. Es importante recordar que las entidades se organizan para hacer ALGO (cumplir sus funciones), por ende el tamaño y modelo de organización deben reflejar la mejor forma de organizarse para hacerlo y no ser simplemente una forma de justificar y mantener los recursos con los que ya cuenta.

√ Toda responsabilidad deberá ir acompañada por la autoridad correspondiente claramente identificada, y cada empleado debe ser responsable ante una sola persona.

√ Una inadecuada delimitación del ámbito de acción de la autoridad dentro de la organización genera problemas de comunicación, falta de control administrativo y fuga de responsabilidades.

√ Una división adecuada del trabajo evitará duplicidad de funciones.

c) ¿Qué tipo de áreas puede contener la estructura de la entidad? ¿Qué tipo de órganos y unidades orgánicas componen la organización? De acuerdo a lo señalado en la normatividad vigente, las entidades deberán o podrán contar con los siguientes tipos de órganos en su estructura organizacional, los mismos que a su vez podrán estar compuestos o no de unidades orgánicas: Órganos de Alta Dirección Este órgano configura el primer nivel organizacional de la Entidad, está integrado por el órgano que constituye la máxima autoridad de la Entidad, los Consejos Consultivos, cuando corresponda, y la Secretaría General o quien haga sus veces. Sus asesores no constituyen unidades orgánicas. Órganos Consultivos Son por lo general comisiones u otros espacios de consulta en las que se convoca a especialistas o representantes de grupos con un interés determinado para que emitan opinión o recomendación sobre materias previamente determinadas. Sus opiniones o recomendaciones no son vinculantes para la entidad y sus miembros participan ad-honorem. Órgano de Control Institucional Es el órgano conformante del Sistema Nacional de Control, cuyo responsable guarda dependencia funcional y administrativa con la Contraloría General de la República, sienda ésta última quien determina las funciones del órgano. Según las características de la Entidad y la complejidad de los procesos, el Órgano de Control Institucional podrá constituir unidades orgánicas, lo cual debe justificarse en el Informe Técnico Sustentatorio a que se refiere el Decreto Supremo N° XX-PCM, debiendo considerarse la naturaleza, complejidad y volumen de funciones así como acreditar la opinión previa favorable de la Contraloría General de la República.

Órganos de Asesoramiento Son los encargados de brindar asesoría a las entidades en determinados conocimientos especializados. La normatividad establece que las entidades contarán con los siguientes órganos de asesoramiento: una Oficina de Asesoría Jurídica y una Oficina de Planeamiento y Presupuesto, teniendo éste último a su cargo las materias de Planeamiento, Presupuesto, Racionalización y Cooperación Técnica Internacional. Asimismo, con la justificación correspondiente mediante el Informe Técnico Sustentatorio, atendiendo al volumen de trabajo, la naturaleza y el tamaño de la entidad, las funciones previstas para el segundo órgano podrán ser desagregadas o asignadas a otro.

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Órganos de Apoyo Los órganos de apoyo son aquellos que brindan soporte al quehacer de la Entidad, concentran las acciones de coordinación y ejecución de los sistemas de gestión. La normatividad establece que las entidades contarán con una Oficina General de Administración como órgano de apoyo a cargo de las siguientes materias: Contabilidad y Finanzas, Adquisiciones, Administración de Personal y Sistemas. Asimismo, con la justificación correspondiente mediante el Informe Técnico Sustentatorio, atendiendo al volumen de trabajo, la naturaleza y el tamaño de la entidad, las funciones previstas para este órgano podrán ser desagregadas o asignadas a otro. Órganos de Línea Son aquellas unidades técnico normativas que (i) formulan y proponen las normas y acciones de política de alcance nacional sobre la materia de su competencia y supervisan su cumplimiento y (ii) ejecutan actividades que permiten dar cumplimiento a las funciones específicas de la entidad. Según el tipo de entidad, podrán estructurarse a través de Direcciones Nacionales, Direcciones Generales o Direcciones, según corresponda. La creación de estos órganos y de sus unidades orgánicas se decidirá de acuerdo con la naturaleza, complejidad y volumen de funciones a cargo y su disponibilidad presupuestal y siempre que se encuentren debidamente justificadas en el Informe Técnico Sustentatorio. Órganos Desconcentrados Son órganos de la entidad con funciones específicas, asignadas en función de un ámbito territorial determinado. Actúan en representación y por delegación de ésta dentro del territorio sobre el cual ejercen jurisdicción

Importante:

Las Mesas y Grupos de Trabajo y los Comités Técnicos son estructuras temporales, compuestas por quienes prestan servicios en distintas áreas de entidades públicas, que se reúnen en forma periódica preestablecida para cumplir con un objetivo definido. Tienen carácter temporal y realizan encuentros de trabajo concreto, por lo que no deberán ser considerados en la estructura de la entidad, con independencia de la denominación formal que las normas le reconozcan.

Las Comisiones son estructuras de carácter no permanente, que tienen objetivos temáticos precisos, por un plazo determinado y son producto de la voluntad político institucional, por lo que no deben figurar en la estructura de la organización, con independencia de la denominación formal que las normas le reconozcan.

¿En qué casos se justifica la creación de órganos o unidades orgánicas? La entidad debe ser muy cautelosa al determinar la necesidad de crear nuevas áreas en su organización, que podrían implicar, la contratación de personal adicional y por ende, la necesidad de ampliar sus mecanismos de control interno, o expandir su administración para darles el apoyo que requieran, entre otros. A continuación se proponen algunos criterios generales que justificarían la creación de órganos y/o unidades orgánicas en la entidad:

√ La agrupación de funciones o actividades para formar nuevas áreas en la organización (órganos o unidades orgánicas) es necesaria cuando el accionar de la entidad se amplia más allá del tamaño que puede gerenciar con eficacia una sola persona.

√ Sin embargo, definir la decisión de creación de áreas sobre la base del número de personas no es ideal en el caso de entidades en la que su labor no implica la ejecución directa de actividades que requieren cantidades significativas de personal. La división deberá más bien hacerse en función a las tareas que se tiene previsto realizar y que si bien se interrelacionan tienen naturalezas tan distintas y requieren tal especialización, que ameritan que estén a cargo de áreas distintas.

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De manera más específica, el Decreto Supremo N° XX-PCM señala que la creación de unidades orgánicas sólo se justifica dependiendo del tipo de entidad cuando:

√ Un órgano de línea, de apoyo o de asesoramiento de la entidad cuanta con más de 15 personas, en cuyo caso se evaluará la necesidad de crear una o más unidad orgánica adscrita a dicho órgano.

√ La carga administrativa que conlleva la función que generó la creación de uno de los órganos de la entidad justifica la creación de una unidad orgánica.

√ Si se establece por la naturaleza de las funciones a desarrollar, la necesidad de independizar ciertos servicios o tareas.

¿En qué casos se justifica la creación de órganos desconcentrados? Una entidad podría requerir crear un órgano desconcentrado cuando la naturaleza de sus actividades requiere una presencia territorial que no puede ser asumida con efectividad por los demás órganos que conforman la entidad. En ese supuesto se podrán crear órganos subordinados a la entidad con facultades específicas para resolver sobre la materia y ámbito territorial que se determine. La jurisdicción de un órgano desconcentrado no requiere responder a la demarcación político administrativa del territorio sino a criterios como economía de escala de las operaciones, demanda por servicios y en algunos casos necesidad de presencia territorial de la entidad en razón de la naturaleza esencial de sus funciones para el ejercicio de derechos ciudadanos.

Paso 4.4 Elaborar la Matriz de funciones y áreas del proyecto de ROF

Como resultado de los Pasos 1 a 4.3 y en particular, del análisis que se realice a la Matriz 5A, la entidad habrá identificado y/o definido sus funciones generales y específicas, así cómo los órganos y unidades orgánicas que se harán cargo de las mismas, información que deberá ser plasmada en el siguiente formato (Matriz 6), a fin de facilitar luego la redacción del documento de ROF. Esta matriz formará también parte del Informe Técnico Sustentatorio a que hace mención el Decreto Supremo N° XX-PCM, e incluirá para cada función general de la entidad y conjunto de funciones específicas de los órganos que la conforman. la referencia al marco legal que las sustenta, señalándose el número de la norma sustantiva y, de ser necesario, el (los) artículo(s) o disposición(es) en cuestión.

Matriz 6. Funciones y áreas que serán incluidas en el Proyecto de ROF

FUNCIONES GENERALES FUNCIONES ESPECÍFICAS

Sustento Legal Sustento Legal

Norma Artículo/ Disposición

Función Tipo de Órgano

(*) Órgano

Norma Artículo/ Disposición

Función Unidad Orgánica Función

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(*) La Matriz se subdividirá según el tipo de órgano que se haga cargo de las funciones específicas que se desprenden de las funciones generales de la entidad, éstos pueden ser órganos: de Alta Dirección, Consultivos, de Control Institucional, de Asesoramiento, de Apoyo, de Línea y Desconcentrados.

Ideas básicas Paso 4

Paso 5. Diseñar el organigrama de la entidad

Este paso guiará a la entidad en la elaboración de su organigrama organizacional, señalando criterios de diseño de organigramas así como ejemplos de éstos según la estructura organizacional que se adopte.

a) ¿Qué es un organigrama? Es la representación gráfica de la estructura orgánica de la entidad y refleja en forma esquemática la posición de los órganos que la conforman, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación y líneas de autoridad, así como sus respectivas relaciones.

b) ¿Cuál es la importancia de un organigrama?

√ Constituye una fuente autorizada de información sobre cómo están dispuestos los órganos y/o unidades orgánicas de una entidad así como las relaciones entre aquéllos de acuerdo con el tipo de función o actividad que desempeñan.

Por ejemplo: De la función general del Ministerio de Transporte y Comunicaciones vinculada con la conservación del medio ambiente, se desprenden las siguientes funciones específicas:

√ Establecer y mantener actualizado un Registro Único de las unidades de transporte terrestre de materiales y/o residuos peligrosos.

Sustento Legal: Norma sustantiva - Artículo 5, inciso 1, Ley que regula el Transporte Terrestre de Materiales y Residuos Peligrosos, Ley 28256.

√ Disponer la expedición de licencia de conducir de categoría especial para los conductores de las

unidades de transporte de materiales y/o residuos peligrosos, así como determinar los requisitos para su obtención

Sustento Legal: Norma sustantiva - Artículo 5, inciso 2, Ley que regula el Transporte Terrestre de Materiales y Residuos Peligrosos, Ley 28256.

1.Elaborar las

Matrices Comparativas 5 y5A por fuentes de información

PASO 4.DEFINIR LAS FUNCIONES Y

LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD

2.Definir las

funciones generalesy específicas de la organización

3.Definir el tipo

de organización más adecuada para la entidad

4.Elaborar Matriz 6

de funciones y áreas del proyecto

de ROF

45

√ Indica la relación de jerarquía que guardan entre sí las principales áreas de una entidad, permitiendo detectar las fallas de control en la estructura de la organización.

√ Facilita al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la organización.

√ A través de análisis periódicos de los organigramas actualizados se puede detectar cuando el espacio de control de un órgano o unidad excede a su capacidad o nivel y en cualquier de estos casos recomendar la modificación de la estructura.

√ Permite identificar relaciones de dependencia confusa, ya que suele pasar que se crean órganos y/o unidades orgánicas sin estudiar primero su ubicación y en el momento de representarlos gráficamente se descubren dobles líneas de mando.

c) ¿Cuáles son los requisitos fundamentales de un organigrama?

√ Precisión Tanto los órganos, unidades orgánicas como sus interrelaciones deben aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles jerárquicos. No deben comprender a los trabajadores. √ Vigencia Es importante que los organigramas reflejen la situación presente y por ello sean constantemente actualizados, de allí que sea aconsejable indicar en el margen inferior derecho la fecha de actualización, así como el nombre de la unidad responsable de su elaboración. √ Uniformidad Para facilitar la lectura de un organigrama es recomendable uniformizar el empleo de las líneas y figuras utilizadas.

d) ¿Qué pasos debo seguir antes de diseñar un organigrama?

Lo primero que se debe hacer para elaborar un organigrama es recopilar la información básica que se requiere para darle contenido, es decir, información acerca de:

o Los órganos y unidades orgánicas que integran la entidad (los cuales se graficarán a través de figuras) y que se encuentran recogidos en la Matriz 6.

o El nivel jerárquico que éstos ocupan en la estructura orgánica y las relaciones de coordinación existentes (lo que se graficará a través de la posición de las figuras y las líneas que se utilicen, respectivamente).

Dicha información no sólo ha sido debidamente recopilada en los pasos previos que anteceden la elaboración del organigrama (Paso 1 a 4) sino también clasificada y concentrada en matrices para su manejo ágil y claro, por lo que su diseño debe ser muy sencillo basándose en la Matriz 6. Funciones y áreas que serán incluidas en el Proyecto de ROF.

e) ¿Qué criterios de diseño se deben considerar? Las figuras utilizadas para representar las áreas (órganos y unidades orgánicas) de una entidad así como las líneas de conexión empleadas para indicar las relaciones existentes entre ellos, constituyen los elementos esenciales que componen el diseño de un organigrama. A continuación, se señalan algunas de las principales reglas o criterios que existen al respecto:

√ Forma de la Figura

46

Si bien pueden utilizarse varios tipos de figuras para elaborar un organigrama (rectángulo, círculo, cuadro, elipse), se recomienda usar un solo tipo para simbolizar los diferentes tipos de órganos y unidades orgánicas que integran la entidad. Dada la facilidad de diseño de las figuras de trazo horizontal se recomienda utilizarlas, en especial la figura del rectángulo.

√ Dimensión de la figura

Aunque suele relacionarse el tamaño de la figura con la importancia del órgano, no debe reducirse progresivamente sus dimensiones para establecer diferencias del nivel jerárquico, ya que estas diferencias se establecen por la posición de las unidades en el gráfico.

DIMENSIÓN DE LAS FIGURAS Incorrecto Correcto

√ Ubicación de las figuras

En la ubicación de las figuras al interior del organigrama, se debe considerar los tres niveles jerárquicos existentes en una entidad:

NIVELES

ORGANIZACIONALES NIVELES JERARQUICOS

1º NIVEL ALTA DIRECCIÓN

2º NIVEL

ÓRGANOS DE LINEA

ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO Y ORGANOS DE APOYO

3º NIVEL

Unidades orgánicas de órganos de línea

Unidades orgánicas de órganos de asesoramiento y de apoyo.

A partir de ello se recomienda que en el organigrama se ubique en la parte:

o Superior, a los órganos la Alta Dirección y órganos Consultivos. o Intermedia, a los órganos de Apoyo y Asesoramiento y sus respectivas unidades

orgánicas (asesoría legal, planeamiento, presupuesto, etc.) o Inferior, a los órganos de línea y sus unidades orgánicas.

47

Importante:

√ El Órgano de Control Institucional, de conformidad con lo establecido por las normas emitidas por la Contraloría General de la República, se ubica en el mayor nivel jerárquico de la entidad por lo que debe graficarse en la parte superior del organigrama.

√ La Procuraduría Pública, en el caso de las entidades que cuenten con este órgano, también debe graficarse en la parte superior del organigrama dada su dependencia funcional y normativa con el Consejo de Defensa Judicial.

A modo de ejemplo:

√ Líneas de conexión

Las líneas que unen las figuras representadas en el organigrama representan las diversas relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura orgánica. A continuación, se proporcionan criterios específicos con el objeto de uniformizar su presentación.

o Relación Principal de Autoridad (relación lineal)

Es aquello que implica una relación de subordinación entre los órganos y unidades orgánicas que los conforman.

Recomendaciones:

√ Las líneas de conexión no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, ya que en este caso se pone de relieve solo uno de los componentes de la relación de autoridad, descuidándose el elemento ascendente o sea relacionado con la relación de responsabilidad.

Incorrecto Correcto √ El diseño debe disponerse de modo que todas las unidades orgánicas que dependen de un superior, queden

ligadas a él por una sola línea. Incorrecto Correcto

Despacho Ministerial

Órgano Control Institucional

Procuraduría Pública

48

√ Deben rechazarse las ramificaciones que incluyan tramos injustificados.

Incorrecto Correcto √ No deben adelgazarse las líneas de autoridad a medida que se descienda a los sucesivos niveles ya que no es

necesario proporcionar una visión cuantitativa de la autoridad por medio de dicho procedimiento. Es la posición relativa de los órganos y unidades orgánicas lo que finalmente marca las líneas de autoridad.

Incorrecto Correcto Otras recomendaciones:

√ Para evitar el cruce de dos líneas, se recomienda ensayar diferentes colocaciones hasta encontrar la que permita suprimir los cruces, o por lo menos reducirlos al mínimo.

√ La línea ya sea continua o discontinua indica los tipos de nexos entre componentes. Cada uno de los tipos de nexos especiales representados deberá aparecer explicado en la leyenda del organigrama.

o Relación de Coordinación:

La relación de coordinación es aquella que tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas unidades de la organización, que podrá darse entre unidades del mismo o diferente nivel jerárquico.

Este tipo de relaciones suele representarse por medio de líneas largas de trazo discontinuo.

49

o Relación con los Órganos Desconcentrados:

Es conveniente disponer los órganos desconcentrados en el último nivel del organigrama. Entre esta última representación y el gráfico de la dependencia, deberá trazarse una línea de eje que permita establecer la distinción entre ambos.

REPRESENTACIÓN DE LA RELACIÓN DE COORDINACIÓN

( - - - ) RELACIÓN DE COORDINACION

50

o Relación con los Organismos Públicos Descentralizados:

La relación de este tipo de órganos, es una relación de autoridad de línea o directa, ya que dependen del órgano de más alta jerarquía de la entidad, su colocación se plasma al final de los niveles jerárquicos, después de anotar una línea discontinua. Se caracterizan por contar con personalidad jurídica y patrimonio propio.

REPRESENTACIÓN DE LA RELACIÓN CON LOS ÓRGANOS DESCONCENTRADOS

SEPARACIÓN CON LOS ÓRGANOS DESCONCENTRADOS

O.D.

51

o Relación con las Comisiones:

Las Comisiones serán representadas en la estructura organizacional sólo y únicamente si cumple funciones de carácter permanente en la entidad. De acuerdo al tipo de comisiones éstas pueden clasificarse en:

√ Comisiones Consultivas: Debería aparecer después del órgano del que depende, utilizando el rectángulo de trazo discontinuo. Si éste fuera el titular de un ministerio, por ejemplo, debería aparecer como se ve en el gráfico siguiente.

√ Comisiones Interinstitucionales: Son aquéllas integradas por los representantes de diversas entidades públicas y que tienen por objeto coordinar acciones determinadas. Cuando se requiera incluirlas en el organigrama de la entidad que las engloba, deberá colocarse en un recuadro general de trazo discontinuo que está ligado por una línea de coordinación, dispuesta perpendicularmente a la autoridad de la misma.

REPRESENTACIÓN DE LA RELACIÓN CON LOS ORGANISMOS PÚBLICOS DESCENTRALIZADOS

SEPARACIÓN CON LOS ORGANISMOS PÚLICOS DESCENTRALIZADOS

O.P.D

.

52

COMISIONES

Ventajas del Organigrama √ Permite apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la entidad. √ Muestra quién depende de quién. √ Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de la organización, sus puntos

fuertes y débiles. √ Sirve como historia de los cambios y medio de información al público acerca de las relaciones de

trabajo en la entidad. √ Indica al personal, y en particular a los de nuevo ingreso, la forma como se integran a la

organización.

Desventaja del Organigrama √ La desventaja considerada más desfavorable es que con frecuencia indican la organización como

era antes y no como actualmente es, ya que muchas entidades olvidan actualizarlos, descuidando el dinamismo de la organización, lo cual hace que un organigrama sea obsoleto.

√ Representa únicamente las relaciones formales entre los órganos que integran las entidades públicas.

Paso 6. Análisis final de viabilidad del Proyecto de ROF

En este acápite se dará pautas para que la entidad verifique que la propuesta de ROF será viable, es decir posible de implementar. Para ello se deberán responder las siguientes preguntas3: 3 Se considera necesario el análisis dada la falta de congruencia que suele existir entre las funciones previstas y la realidad de las capacidades de las entidades, la falta de personal para cubrir las responsabilidades y como una forma de realizar una prueba de coherencia entre los instrumentos.

Despacho Ministerial

Comisión Consultiva

Comisión Interinstitucional

53

√ ¿Los procedimientos administrativos contemplados en el Texto Único de Procedimientos Administrativos están todos recogidos en las funciones previstas? ¿Será posible, bajo la nueva estructura, asignar e identificar a los responsables de resolver dichos procedimientos administrativos?

√ ¿Es posible tercerizar algunas de las labores de los órganos de asesoramiento o de apoyo de la entidad? De ser posible se hará un análisis comparativo de las ventajas y riesgos de hacerlo, se analizarán las previsiones que puedan ser tomadas para minibar los últimos y se compararán los costos de realizar dichas tareas “con” y “sin” tercerización de la labor. Si se optara por tercerizar, este análisis deberá ser incluido en el Informe Técnico Sustentatorio.

√ ¿La nueva organización representará un cambio sustantivo en el Cuadro de Asignación de Personal? Si la respuesta es afirmativa, se deberá elaborar un borrador de CAP que se incluirá en el Informe Técnico Sustentatorio.

√ ¿Cuánto cuesta la nueva organización? Elaborar un cuadro comparativo de los gastos de operación de la estructura vigente y la propuesta

√ ¿Puede ser financiada y con qué recursos? Por excepción, en caso que la nueva estructura orgánica represente un mayor gasto corriente para la entidad, deberá incluirse la sustentación del financiamiento de éste, así como la proyección de gasto corriente con un horizonte de tres años.

Paso 7. Elaborar el documento de proyecto de ROF

Los pasos anteriores han permitido definir las funciones que competen a la entidad, así como identificar el modelo de organización que mejor se ajuste a sus funciones. En este paso, se deberá elaborar el documento del Proyecto de ROF, de acuerdo con lo que establecen los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF, Decreto Supremo N° XX-PCM, y sobre la base de la información contenida en la Matriz 6. Funciones y áreas que serán incluidas en el Proyecto de ROF Contenidos del documento de ROF propuesto El ROF contendrá títulos, capítulos y artículos teniendo en cuentas los rubros que se señalan a continuación. En los Anexos 2C, 3C y 4C se presentan ejemplos de estructura y redacción de ROF para Ministerios, Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales que tienen por objeto guiar en el proceso a las entidades.

√ Titulo Primero: De las Disposiciones Generales En este rubro se detallará la naturaleza jurídica, las relaciones de dependencia y funciones generales de la Entidad, de acuerdo con las precisiones siguientes:

Naturaleza Jurídica, entendida como las características de la personería jurídica de la Entidad conforme a las disposiciones legales de organización y funciones.

Entidad de la que depende, de ser el caso y el tipo de dependencia que existe con ella –funcional, técnica y/o administrativa.

Funciones Generales, entendidas como el conjunto de acciones que debe realizar la entidad con el fin de alcanzar los objetivos y metas de su gestión misional y administrativa. Estas provienen por lo general de las normas sustantivas que debe administrar la entidad.

54

√ Titulo Segundo: De la Estructura Orgánica En esta sección se incluirá una descripción ordenada jerárquicamente de los órganos y unidades orgánicas de la entidad. Es necesario codificar la estructura orgánica de tal forma que sea posible visualizar fácilmente las cadenas de mando, tramos de control (niveles de jerarquía) y las relaciones de dependencia al interior de la organización. Esta descripción de la estructura orgánica debe coincidir con su representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título de los órganos y unidades orgánicas, como a su nivel jerárquico. Sólo se detallará la estructura de la entidad, incluyendo el tercer nivel organizacional si lo hubiere, indicando los siguientes tipos de órganos:

o Órganos de Alta Dirección o Órganos Consultivos o Órgano de Control Institucional o Órganos de Asesoramiento o Órganos de Apoyo o Órganos de Línea o Órganos Desconcentrados

Asimismo, en este título se desarrollarán capítulos por cada uno de los tipos de órganos indicados, así como, subcapítulos de ser el caso, a fin de representar a las respectivas unidades orgánicas. Así se describirá para cada órgano y unidad orgánica sus funciones específicas así como la interrelación y necesidad de coordinación de los mismos con otras áreas o entidades públicas, de acuerdo al esquema contenido en los Anexos 2C, 3C y 4C.

¿Función y atribución es lo mismo?

No. En el lenguaje a ser utilizado en el ROF se recomienda referirse únicamente a funciones. Es muy común que se utilice en la redacción de los ROF indistintamente la terminología “atribución” o “función” para referirse al conjunto de acciones que debe realizar un órgano o unidad orgánica para el cumplimiento de la misión de la entidad. Sin embargo, si nos referimos a la definición de dichos términos, tenemos que la función está referida a la estructura orgánica mientras que la atribución a las personas, es decir a aquellos que ocupan cargos en la estructura orgánica, lo cual no es materia de un ROF.

Función: Es el conjunto de acciones o tareas que le corresponde realizar a la entidad y a sus órganos y unidades orgánicas de manera particular a fin de cumplir con la misión y objetivos de la entidad.

Atribución: Facultad concedida expresamente a quien ejerce un cargo para resolver o tomar decisión sobre cualquier acto administrativo dentro de su competencia y en el ejercicio de sus funciones.

Las denominaciones de los diferentes órganos y unidades orgánicas creadas o reformuladas, deberán expresar con claridad y en forma sintética lo relevante de su contribución al logro de la misión de la entidad. Asimismo, al final del listado de funciones específicas de un órgano o de una unidad orgánica deberá agregarse la frase siguiente: “Otras que le delegue la Alta Dirección o le sean asignadas por la legislación sustantiva”.

Importante:

Es incorrecto señalar en el ROF, por ejemplo, que “son funciones del Director General” ya que no se debe hacer mención en éste a los cargos adscritos a cada área, sino únicamente

55

a los órganos y/o unidades orgánicas de la entidad. Sin embargo, existe una excepción en el caso de los niveles de la Alta Dirección en los que se podría asimilar un cargo al funcionamiento mismo de determinado órgano, por ejemplo:

En el caso de los Ministerios, la Alta Dirección estará conformada entre otros por un Ministro y un Viceministro, siendo éstos últimos asimilados a órganos de la entidad.

En el caso de los Gobiernos Regionales y los Gobiernos Locales, las normas asignan funciones específicas al Presidente Regional y al Alcalde respectivamente.

√ Titulo Tercero: Del Régimen Laboral y Económico

Se debe consignar el régimen laboral de la Entidad conforme a Ley, así como la fuente de los recursos de la Entidad.

√ Anexo Contendrá el Organigrama de la entidad que refleje su estructura orgánica.

Recomendaciones Generales

√ Una vez que se cuente con el proyecto de ROF, se sugiere someterlo a una revisión final, al interior de la organización –responsables de los órganos y unidades orgánicas- a efecto de verificar que la información contenida en el mismo sea la necesaria, esté completa y corresponda a la realidad, además de proceder a comprobar que no tenga contradicciones y deficiencias.

√ Es conveniente que el ROF sea elaborado con la participación de las áreas que tienen responsabilidad de realizar las funciones.

√ Para ejercer una mejor función de dirección y control por parte de los órganos de mando, se recomienda que éstas no tengan más de seis unidades orgánicas subordinadas.

√ La utilidad del ROF radica en la veracidad de la información que contiene, por lo que es necesario mantenerlo actualizado a través de revisiones periódicas.

56

CAPÍTULO III ¿CÓMO SE APRUEBA UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES?

Ruta del capítulo: En este tercer y último capítulo del Manual se desarrollarán los pasos finales que la entidad pública deberá para aprobar el proyecto de ROF, los mismos que consideran los requerimientos establecidos en el Decreto Supremo N° XX-PCM en materia de la sustentación técnica de la propuesta de ROF y del proceso de aprobación de la misma por las instancias competentes.

Paso 1. Elaboración del Informe Técnico Sustentatorio

El Proyecto de ROF deberá ser acompañado para su aprobación, de un Informe técnico que sustente la consistencia y viabilidad de la nueva organización propuesta. Para ello, de la aplicación de los pasos contenidos en el Capítulo II se podrá obtener la información básica para la elaboración de dicho Informe. El Informe Técnico Sustentatorio consta de tres secciones principales de acuerdo al siguiente esquema:

√ Sección 1. Justificación

El objeto de esta sección es sustentar la necesidad de la existencia de la nueva estructura y de la creación de los nuevos órganos, cuando corresponda, así como la justificación normativa que sustenta la modificación del ROF vigente. Para ello será necesario elaborar e incluir la siguiente información, la misma que resulta de la aplicación de los pasos del presente Manual:

o Mapeo de funciones previstas en la normatividad sustantiva que da origen y sustenta a las funciones recogidas en el ROF propuesto.

Paso 1. Identificar funciones y estructura orgánica según el marco legal Matriz 6. Funciones y áreas que serán incluidas en el Proyecto de ROF

o Análisis de funciones, a saber, las que se vienen realizando, los vacíos identificados en el ROF vigente con relación a las funciones contempladas por la legislación sustantiva, la priorización de funciones que llevará a su inclusión en el ROF propuesto, y las razones que sustentan la no incorporación de las otras.


Paso 3. Identificar el estado actual de las funciones y la estructura orgánica Matriz 5A. Matriz Comparativa de Funciones y Áreas por Fuentes de

Información

o El organigrama vigente y el propuesto.

Reglamento de Organización y Funciones vigente Paso 5. Diseñar el Organigrama de la entidad

o Un análisis de la no duplicidad de funciones con otra entidad del sector público, debiendo identificar a las entidades que realizan funciones o actividades similares o, que persiguen fines iguales o semejantes. Asimismo, deberá contener la exposición de

57

la interrelación de la entidad con otras entidades públicas respecto de sus funciones y acorde con el ámbito de sus competencias.

Paso 1. Identificar funciones y estructura orgánica según el marco legal Paso 3.2. Aplicar Cuestionario en la entidad

o En caso que la nueva estructura represente cambios sustantivos en el Cuadro de Asignación de Personal, se incluirá el borrador del nuevo CAP.

Paso 6. Análisis de la viabilidad del proyecto de ROF

o Cuando se haya previsto la tercerización de determinadas labores de los órganos de asesoramiento o de apoyo de la entidad, se incluirá un análisis comparativo de ventajas y riesgos, las previsiones incluidas respecto de éstos.


o De ser el necesario, se incluirá un acápite explicando la simplificación y optimización de procesos, con detalle y justificación de cada uno y su especialización.

√ Sección 2. Análisis de la consistencia En esta sección del informe se deberá sustentar la coherencia entre la estructura orgánica propuesta y las necesidades contempladas en documentos de planeamiento, tales como las Políticas Sectoriales, Plan Estratégico Sectorial Multianual (PESEM), el Plan Estratégico Institucional (PEI), Planes de Desarrollo Concertado Regional y Local, así como otros planes contenidos en las normas funcionales y otros instrumentos que expresen las políticas sectoriales, regionales o locales, considerando las acciones de desarrollo que pretende alcanzar la entidad en el corto, mediano y largo plazo.


√ Sección 3. Efectos presupuestales

Esta sección del informe deberá sustentar la coherencia entre la estructura orgánica propuesta y el financiamiento con que cuenta la entidad con un horizonte de tres años. Para ello se incluirá la siguiente información:

o Cuadro comparativo de los gastos de operación de la estructura vigente y la propuesta.

o Cuando se haya previsto la tercerización de determinadas labores de los órganos de asesoramiento o de apoyo de la entidad, se incluirá un análisis entre los costos “con” y “sin” tercerización de la labor.

o Por excepción, en caso que la nueva estructura orgánica represente un mayor gasto corriente para la entidad, deberá incluirse la sustentación del financiamiento de éste, así como la proyección de gasto corriente con un horizonte de tres años.


58

Paso 2. Aprobación del ROF

De acuerdo con lo dispuesto en los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF, Decreto Supremo N° XX-PCM, existe un proceso básico para la aprobación del ROF que tiene particularidades en función de los grados de autonomía que la legislación reconoce para las entidades. Para describirlo se ha elaborado el flujo del proceso correspondiente a los tres grandes grupos de entidades que requieren contar con un ROF. En esencia el proceso de aprobación tiene los siguientes pasos, una vez culminada su elaboración y la del Informe Técnico Sustentatorio:

√ Visación de la propuesta de ROF y del Informe técnico Sustentatorio por el órgano que los elaboró (o cuya unidad orgánica fue responsable de hacerlo)

√ Visación de la Oficina de Asesoría Jurídica o la que haga sus veces para verificar que se cumplen los dispositivos legales correspondientes (Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado y por los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF).

√ Remisión del proyecto de ROF al órgano o entidad que revisará que este se ajuste a los Lineamientos previstos en el Decreto Supremo N° XX-PCM acompañado del Informe Técnico Sustentatorio, la que podrá solicitar mayor información o emitirá un Informe Previo.

√ Si el Informe Previo es favorable se procederá a su aprobación y promulgación mediante el dispositivo legal que corresponda según el tipo de entidad

Particularidades del proceso de aprobación según tipo de entidad Para la aprobación de los ROF de los Ministerios y Organismos Públicos Descentralizados Nacionales se ha considerados además que:

√ Corresponde a la Secretaría General del Ministerio del Sector revisar que no exista duplicidad de funciones entre las entidades del sector. Una vez hecho esto, se remitirá el proyecto de ROF, el Informe Técnico Sustentatorio y el proyecto de dispositivo (Decreto Supremo) correspondiente a la Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros.

√ La Secretaría de Gestión Pública verificará que el proyecto de ROF propuesto así como los informes técnicos remitidos, se ajustan con lo dispuesto por los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF y por la Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado. Para ello la SGP emitirá un Informe Previo favorable o solicitará las modificaciones correspondientes a la entidad.

√ Si el Informe Previo es favorable, se procederá a tramitar la aprobación del correspondiente Decreto Supremo.

√ El ROF de las Universidades se sujeta al procedimiento previsto para los Organismos Públicos Descentralizados Nacionales.

59

Proceso de Aprobación de ROF para Ministerios y Organismos Públicos Descentralizados Nacionales

OP

D N

acio

nal

Min

iste

rios

Informe Técnico Sustentatorio

Proyecto de ROF Visación del órgano que lo

elaboró

Visación de Asesoría Jurídica

Revisión por Secretaría General

Envía a SGP - PCM

Aprobación SGP – PCM

Informe Favorable

Solicita más información o

propone modificacionesElaoación de

Proyecto de ROF

Decreto Supremo

aprobado el ROF

Visación del órgano que lo

elaboróInforme Técnico

Sustentatorio


propone modificaciones

Aprobación SGP – PCM

Informe Favorable

Revisión por Sec. Gen. del Ministerio

del Sector

Decreto Supremo

aprobado el ROF

Envía a SGP - PCMProyecto de ROF Visación de

Asesoría Jurídica

Elaoación de Proyecto de

ROF por OPD

Aprobación del Titular de OPD



Para la aprobación de los ROF de los Gobiernos Regionales y Locales, así como de los Organismos Públicos Descentralizados Locales se ha considerados además que:

√ Corresponde a la Gerencia Regional o Municipal, según corresponda revisar que no exista duplicidad de funciones entre las entidades y órganos a su cargo y que los documentos propuestos se ajustan con lo dispuesto por los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF y por la Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.

√ La Gerencia Regional o Municipal según corresponda emitirá un Informe Previo favorable o solicitará las modificaciones correspondientes al órgano que elaboró la propuesta o al titular del Organismo Público Descentralizado Local.

√ Si el Informe Previo es favorable, se remitirá el proyecto de ROF, el Informe Técnico Sustentatorio y el proyecto de dispositivo (Ordenanza Regional o Municipal) correspondiente a la Presidencia Regional o al Despacho del Alcalde para su consideración y remisión al Consejo Regional o Concejo Municipal, a fin de someterlo a su aprobación.

60

Proceso de Aprobación de ROF para los Niveles Regional y Local

GR

y G

LO

PD

Loc

al



Informe Favorable

Visación de Asesoría Jurídica o la que haga las

veces

Aprobación

Ordenanza Regional u Ordenanza Municipal

Proyecto de ROFVisación del

órgano que lo elaboró

Envía a Presidencia Regional o

Despacho del Alcalde



Revisión por Gerencia Regional

o Local

Elaboración de Proyecto de ROF por la

OPP o el que haga las veces

Envía al Consejo Regional o

Concejo Municipal

Visación del órgano del OPD que lo elaboró

Visación de Asesoría Jurídica o la que haga las veces en el OPD

Elaboración de Proyecto de ROF por

el OPD

Proyecto de ROF

Informe Favorable

Revisión por Gerencia Regional

o LocalAprobación

Aprobación del Titular de OPD



Envía a Presidencia Regional o

Despacho del Alcalde

Ordenanza Regional u Ordenanza Municipal

Envía al Consejo Regional o

Concejo Municipal

Para la aprobación de los ROF de los Organismos Constitucionalmente Autónomos se ha considerados además que una vez visados los documentos de acuerdo con el procedimiento general corresponderá al Titular de la Entidad su aprobación, mediante la Resolución de corresponde de acuerdo con lo que establezca su respectiva Ley Orgánica. Proceso de Aprobación de ROF para Organismos Constitucionalmente Autónomos

Org

anis

mos

Con

stitu

cion

alm

ente

A

utón

omos Informe Técnico

Sustentatorio

Visación de Asesoría Jurídica o el que haga lsa

veces

Elaoación de Proyecto de

ROF

Resolución que aprueba (según ley)

Aprobación del Titular

Proyecto de ROF



Visación del órgano que lo

elaboró

61

Paso 3. Difusión del ROF

Una vez aprobado el ROF, es de suma importancia que éste se difunda entre todo el personal de la entidad para que conozcan la nueva estructura organizacional que se les aplicará. Asimismo, la versión electrónica del documento deberá ser puesta a disposición del público en general a través de la página Internet de la entidad para su libre acceso a la información organizacional de la entidad.

62

ANEXOS

Anexo 1. Cuestionario para la Identificación de la Organización Actual El objetivo del presente cuestionario es identificar realmente cuáles son las distintas funciones de la entidad y cómo se desarrollan éstas a través de la labor del personal que la conforma. Para ello, es necesario contar con una descripción de las funciones que realizan los órganos y unidades orgánicas actualmente existentes (no sólo en el ROF sino en la práctica), la manera en que se organizan para cumplir con ellas, así como los procesos que intervienen para el cumplimiento de estas responsabilidades. Por eso, el personal deberá llenar el cuestionario considerando las funciones y actividades que realmente realiza para cumplir con las tareas que le han sido asignadas, aunque ello no corresponda a lo señalado en el ROF, a la descripción de puestos considerada en el MOF o a los Términos de Referencia de sus contratos. Este cuestionario busca identificar tanto la estructura organizacional y las funciones formales como las informales, a fin de evaluar su pertinencia y de ser el caso, recoger toda la información en el nuevo ROF.

El personal (responsable de órganos y/o unidades orgánicas) deberá responder necesariamente a todas las preguntas del cuestionario.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES, ACTIVIDADES Y PROCESOS

I. Aspectos Generales

A. Identificación en la organización

Título del puesto:

_______________________________________________________________________________

Nombre del Ocupante:

____________________________________________________________________________

Título del Puesto del Jefe Inmediato:

_________________________________________________________________

Órgano y/o unidad orgánica a la que está asignado:

______________________________________________________

B. Ubicación en la estructura orgánica

El cuadro puede ser modificado a fin de reflejar claramente su ubicación en la estructura organizacional de la entidad, aunque ésta no corresponda en la práctica a lo señalado en el ROF vigente. Asimismo, deberá señalarse las unidades orgánicas o puestos a su cargo de ser el caso.

Puesto – Nombre de su posición (de la misma forma en que está descrito en el Cuadro de Asignación de Personal, en el caso del personal nombrado o designado, o en los Términos de Referencia, en el caso de los consultores). Órgano o unidad orgánica – Se refiere al área dentro de la entidad a la que usted está asignado.

USTED

63

Número de órganos, unidades orgánicas y/o personas (puestos) a su cargo según corresponda. ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

II. Objetivos

A. Objetivo Principal / Propósito del órgano o unidad orgánica a su cargo: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ .

B. Objetivos principales de las unidades orgánicas a su cargo o de ser el caso de los puestos que ocupan las personas a su cargo:

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

C. Señalar con cual(es) de las funciones generales de la entidad o funciones específicas del órgano del que depende, estima usted que se vinculan las funciones que cumple el órgano o unidad orgánica a su cargo según corresponda.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

III. Funciones Específicas Asignadas

A. Principales Responsabilidades del área a su cargo

Funciones específicas y actividades bajo su responsabilidad

1. 1.a.

1.b. 1.c

2. 2.a. 2.b.

Agrupe las actividades (o tareas) de la o las dependencias a su cargo por temas de responsabilidad, y lístelas por orden de importancia (de mayor a menor). Para cada tema de responsabilidad resalte las tareas específicas que sean requeridas para realizar la actividad. (Nota: No incluir aquellas tareas que requieran menos del 5% de su tiempo, a menos que considere que sean extremadamente importantes para tener un entendimiento integral de su actividad). Esta información puede diferir a lo señalado en el ROF.

Función Específica: Conjunto de acciones (actividades o tareas) afines cuyo ejercicio está reservado a un determinado nivel jerárquico – órgano o unidad orgánica- conducentes a alcanzar los objetivos y metas de la entidad. Actividad: Conjunto de acciones que forman parte de las responsabilidades a cargo de un órgano o unidad orgánica, así como de los puestos que éstos engloban, en el marco de sus funciones específicas. Tarea: Serie coordinada de elementos de trabajo e instrucciones que sirven para obtener un resultado identificable y definible.

64

2.c. 3. 3.a 3.b. 3.c 4.

B. Principales responsabilidades de las unidades orgánicas o del personal a su cargo

Funciones específicas y actividades de las unidades orgánicas o del personal bajo su responsabilidad

1. 2.

3. 4.

5. 1. 2. 3. 4. 5.

C. ¿Cuáles son los procesos que se realizan en su Área? ¿Cuál es su grado de participación en dichos

procesos?

Descripción del Proceso 1: _________________________________________________________________________ Participación: ____________________________________________________________________________________ Áreas involucradas: _______________________________________________________________________________ Toma de decisiones: _______________________________________________________________________________ Responsable: _____________________________________________________________________________________ Coordinación de las actividades: ______________________________________________________________________ Nivel de control: __________________________________________________________________________________ Descripción del Proceso 2: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Si la persona que llena el cuestionario tiene a su cargo uno de los órganos de la entidad, en el siguiente cuadro deberá completar la información relacionada a las funciones que cumplen las unidades orgánicas a su cargo, en el caso de existir alguna. Si quién llena el cuestionario es el responsable de una de las unidades orgánicas, en ese caso, éste deberá señalar las funciones que cumple el personal a su cargo. Esta información puede diferir a los señalado en el ROF.

Describir los procesos e indicar cómo o en qué punto del proceso las tareas que el órgano o unidad orgánica a su cargo realiza contribuyen para el adecuado desarrollo del mismo (participación).

Señalar los puntos del proceso dónde se toman las decisiones, quién es el responsable de tomarlas, con quién se coordina y a quién se le rinde cuentas respecto al desarrollo del proceso.

Proceso: Actividad o conjunto de actividades relacionadas entre sí, que se desarrollan en una serie de etapas secuenciales, y que transforman insumos agregando valor, a fin de entregar un resultado específico, bien o servicio a un destinatario, cliente externo o interno, optimizando los recursos de la organización.

65

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

D. ¿Existen funciones, actividades o tareas que deberían ser realizadas pero que no son llevadas a cabo en el

órgano o unidad orgánica a su cargo?

SI NO

Si la respuesta es sí, señalar cuáles son esas funciones, tareas o actividades así como la razón por la cual no se están cumpliendo: 1. Función o Actividad: _____________________________________________________________________________ a) Por falta de tiempo (explicar): ______________________________________________________________________ b) Por falta de presupuesto (explicar): __________________________________________________________________ c) Por indefinición de responsabilidades (explicar): _______________________________________________________ d) Por estrategia institucional (explicar): ________________________________________________________________ e) Otros (explicar): _________________________________________________________________________________ f) Señalar a qué área le correspondería cumplir con la función: _______________________________________________ 2. Función o Actividad: _____________________________________________________________________________ a) Por falta de tiempo (explicar): ______________________________________________________________________ b) Por falta de presupuesto (explicar): __________________________________________________________________ c) Por indefinición de responsabilidades (explicar): _______________________________________________________ d) Por estrategia institucional (explicar): ________________________________________________________________ e) Otros (explicar): _________________________________________________________________________________ f) Señalar a qué área le correspondería cumplir con la función: _______________________________________________ 3. Función o Actividad: _____________________________________________________________________________ a) Por falta de tiempo (explicar): ______________________________________________________________________ b) Por falta de presupuesto (explicar): __________________________________________________________________ c) Por indefinición de responsabilidades (explicar): _______________________________________________________ d) Por estrategia institucional (explicar): ________________________________________________________________ e) Otros (explicar): _________________________________________________________________________________ f) Señalar a qué área le correspondería cumplir con la función: _______________________________________________ 4. Función o Actividad: _______________________________________________________________

E. ¿Existen funciones que viene realizando la entidad y que se duplican con otras entidades públicas? Si la respuesta es afirmativa señalar de qué función se trata y la entidad que también la viene cumpliendo.

Función: __________________________________________________________________________________________ Entidad: __________________________________________________________________________________________

66

Función: __________________________________________________________________________________________ Entidad: __________________________________________________________________________________________ Función: __________________________________________________________________________________________ Entidad: __________________________________________________________________________________________ V. Comentarios Adicionales:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________ _________________________ Firma Fecha

Incluya cualquier otro aspecto de su trabajo que no haya sido cubierto en este cuestionario que considere que sea importante para tener un entendimiento completo del mismo.

67

Anexo 2A. Cuadro de Normas Sustantivas y de Aplicación General para los Ministerios

NORMAS SUSTANTIVAS

Norma Funciones Efecto en la Estructura orgánica

Constitución Política Nos dice

- Que por ley se determina las funciones de los Ministerios - Que los Ministros son responsables por sus propios actos y por los actos presidenciales que refrenda

- Cuales son las responsabilidades y funciones específicas del Ministro y del Vice-Ministro.

- Que la Alta Dirección, está conformada por el Ministro, el Vice-Ministro y puede contar con Asesores especializados. En los Ministerios que tengan a su cargo más de un sector, puede haber un Vice-Ministro para cada uno de ellos, debiendo el Ministro delegar en uno o varios de ellos la supervisión de los órganos de asesoría y apoyo. - Que cada Ministerio puede contar con una Comisión Consultiva, cuya organización y funciones es determinada por ley.

Cuáles son las funciones generales del conjunto de Ministerios: - Formular en coordinación con los Gobiernos Regionales, las políticas sectoriales de su competencia; - Dictar las normas sectoriales de alcance nacional en los asuntos de su competencia; - Supervisar y evaluar la ejecución de las políticas sectoriales; - Supervisar y controlar a las instituciones públicas descentralizadas de su sector.

- Que en cada Ministerio puede haber Comisiones, Juntas y otros órganos integrados por representantes de diversos sectores o instituciones encargados de asesorar, supervigilar, orientar, coordinar o en general, realizar las políticas o acciones correspondientes a algún área del Sector. - Que el Órgano de Control Institucional (denominado por la Ley el Poder Ejecutivo Oficina de Inspectoría Interna) es el encargado de programar y ejecutar las actividades de Control de conformidad con las normas del Sistema Nacional de Control. - Que la Oficina de Planificación y Presupuesto, se encarga de formular bajo la dirección del Ministro la política del sector o sectores y coordinar la formulación del presupuesto del Ministerio y de los organismos públicos descentralizados del nivel nacional. - Que las funciones de asesoría y apoyo están a cargo de Oficinas. Cada Ministerio determina las que le corresponde de acuerdo a sus funciones y necesidades no pudiendo prescindir de una oficina de Asesoría Jurídica, de Administración y de Comunicaciones.

Ley del Poder Ejecutivo Nos dice

- Las funciones generales a cargo de cada uno de los Ministerios.

- Que las Direcciones Generales son los órganos técnico - normativos o de línea que formulan y proponen las normas y acciones de política de alcance nacional sobre la materia de su competencia y supervisan su cumplimiento, entre otras funciones a su cargo.

Normas sobre descentralización

(LOM, LOGR, Ley Bases de la

Descentralización) Nos dicen

En el caso de los Ministerios descentralizables: - Cuales son las funciones vinculadas con el proceso de descentralización en cuanto a la competencias exclusivas del Gobierno Nacional y a la transferencia de funciones a los Gobiernos Regionales y Locales. - Que las Direcciones Regionales Sectoriales son responsables de la implementación y ejecución de las políticas nacionales sectoriales y regionales sectoriales en el ámbito regional.

- Que las Direcciones Regionales Sectoriales están bajo la dirección del Sector y de la Gerencia Regional correspondiente ante quienes dan cuenta de su gestión

REGULACIONES SECTORIALES (*)

- La ley de creación de cada Ministerio que recoge y precisa el ámbito de competencia de cada Ministerio - Leyes y reglamentos sectoriales que atribuyen diversas funciones

- En el caso de la ley de creación de cada Ministerio, dicha norma determina su estructura.

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Convenios Internacionales

- Cada Ministerio debe revisar todos los Convenios Internacionales que le atribuyen funciones e incorporarlas en su matriz.

- Cada Ministerio debe revisar todos los Convenios Internacionales que se le aplican e identificar aquéllos que puedan afectar su estructura orgánica.

Normas ambientales Nos dicen

En el caso de Ministerios con competencias ambientales - Cuales son las competencias vinculadas con el Sistema Nacional de Gestión Ambiental Sectorial, el Sistema Nacional de Información Ambiental, Sistema Nacional de Evaluación de Impacto Ambiental, entre otros instrumentos de gestión ambiental.

- Que en el caso de Ministerios con competencias ambientales deben contar con una unidad ambiental o la que haga sus veces.

NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL


Normas sobre cooperación internacional

Nos dicen

- Las funciones vinculadas con la cooperación técnica internacional

- Que debe existir una dependencia competente para el manejo de la cooperación técnica internacional

Normas sobre Defensa Nacional y

Defensa Civil Nos dice

- Las funciones vinculadas con el Sistema de Seguridad y Defensa Nacional.

- Que deben contar con Oficinas de Defensa Nacional que dependen de la más alta autoridad de su institución o la que haga sus veces.

Normas sobre Acceso a la Información

Pública Nos dicen

- Las funciones vinculadas con el acceso a la información Pública,

- Que debe haber una oficina responsable de garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la información

pública de la entidad

(*) REGULACIONES SECTORIALES:

Cada Ministerio así como sus OPD, deberán identificar en su matriz cada una de las normas sectoriales que les atribuyen funciones, indicando las funciones identificadas. Por ejemplo, entre las regulaciones sectoriales que no podría dejar de revisar el Ministerio de Agricultura se encuentran:

o La Ley Orgánica para el Aprovechamiento Sostenible de los Recursos Naturales o Ley de Áreas Naturales Protegidas o Ley sobre Conservación y Aprovechamiento Sostenible de la Diversidad Biológica o Ley Forestal y de Fauna Silvestre o Ley de Promoción del Manejo Integrado para el Control de Plagas o Ley Marco de Sanidad Agraria o Ley de Promoción de la Inversión en la Amazonía o Ley de Prevención de Riesgos Derivados del Uso de la Biotecnología

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Anexo 2B. Documentos de planeamiento a ser revisados en el nivel nacional

DOCUMENTOS ELABORADOS POR EL GOBIERNO NACIONAL

Acuerdo Nacional

¿Qué es?

Documento resultado de un proceso de concertación para la gobernabilidad democrática, suscrito el 22 de julio del 2002 por los principales partidos políticos, las organizaciones religiosas, las organizaciones más representativas de la sociedad civil y el Gobierno, en torno a a políticas de largo plazo tendientes a lograr el desarrollo sostenible del país a través de metas e indicadores de cumplimiento

¿Qué contiene? Contiene 31 políticas de Estado dirigidas a alcanzar cuatro objetivos principales: 1) Democracia y Estado de derecho; 2) Equidad y justicia social; 3) Competitividad del país; y, 4) Estado eficiente, transparente y descentralizado

¿Quién lo debe revisar? Ministerios - OPD – OCA

Base Legal - D.S. 105-2003-PCM, Precisan que el Presidente de la República preside el Acuerdo Nacional e institucionalizan el Foro del Acuerdo Nacional

Políticas Sectoriales/ Planes y Estrategias Nacionales Sectoriales

¿Qué son?

Políticas Sectoriales: Documentos que contienen declaraciones que cada Ministerio efectúa respecto de alguna materia o área de relevancia en su sector, cuyos efectos son de alcance nacional. Pueden estar contenidas en un dispositivo legal o en algún Plan sectorial.

Planes y Estrategias Sectoriales: Documentos que formulan cada Ministerio sobre una problemática particular materia de su competencia de alcance nacional que por su relevancia requiere ser enfrentada de una manera planificada y mediante la identificación de objetivos concretos. Por citar algunos ejemplos: - Ministerio de Salud: Las 11 estrategias que integra intervenciones y acciones priorizadas dirigidas a la reducción de la morbi-mortalidad materna e infantil y a la reducción de las deficiencias nutricionales - Ministerio de Agricultura: Plan Nacional de Desarrollo Forestal

¿Qué contienen? Lineamientos y objetivos generales a alcanzarse

¿Quién lo debe revisar? Ministerios – OPD

Base Legal - Decreto Legislativo 560, Ley del Poder Ejecutivo - Ley de creación de cada Ministerio

Plan Estratégico Sectorial Multianual (PESEM)

¿Qué es?

Documento elaborado por cada uno de los Ministerios y algunos OCA en el marco de los lineamientos de la política general de Gobierno y conforme con lo dispuesto por la Dirección General de Programación Multianual del Sector Público, que contiene objetivos y acciones estratégicas a ser cumplidas en un número determinado de años por las dependencias integrantes de cada una de dichas entidades.

¿Qué contiene?

a) Rol Estratégico del sector b) Diagnóstico General, situación y perspectivas del sector c) Prioridades y orientaciones sectoriales d) Diagnóstico de los programas principales e) Lineamientos de Política por Programas f) Objetivo general por programa g) Objetivos específicos por subprogramas h) Actividades/Proyectos prioritarios e) Recursos proyectados para cada año del plan f) Indicadores de seguimiento y evaluación h) Responsables (Instituciones)

¿Quién lo debe revisar? Ministerios – OCA – OPD - Universidades

Base Legal

- R. M. 084-2001-EF, (Directiva para la formulación de los PESEM y los PEI para el período 2002-2006) - R.M. N° 0715-2003-EF, (Directiva para la reformulación de los PESEM para el período 2004-2006)

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Plan Estratégico Institucional (PEI)

¿Qué es?

Es similar al PESEM, pero difiere de éste por tener un alcance institucional a nivel de cada Pliego Presupuestario. La suma de los PEI refleja a mayor detalle los objetivos estratégicos contemplados en el PESEM y responden a la manera como la entidad aporta en alcanzar las metas que se ha fijado el sector al cual pertenece.

¿Qué contiene?

PEI 2002-2006: 1. Diagnóstico 1.1 Caracterización general 2. Perspectivas a mediano y largo plazo 2.1 Visión y Misión 2.2 Prioridades 2.3 Lineamientos de política 3. Programación multianual 3.1 Objetivos estratégicos generales 3.2 Objetivos estratégicos específicos 3.3 Acciones permanentes o temporales 3.4 Programación Multianual de inversión púbica

¿Quién lo debe revisar? Ministerios - OPD - OCA - Universidades públicas

Base Legal

- R. M. 084-2001-EF, (Directiva para la formulación de los PESEM y los PEI para el período 2002-2006) - R. D. 004-2003-EF, (Aprueba Directiva para la reformulación de los Planes Estratégicos Institucionales 2004-2006)

Plan de Transferencia Sectorial del Quinquenio 2005-2009

¿Qué es?

Documento aprobado por el Consejo Nacional de Descentralización (CND) que contiene la Propuesta de transferencia de funciones de los Ministerios descentralizables a los Gobiernos Regionales y Locales observando un período de cinco (5) años

¿Qué contiene?

a) Estructura y esquema de funcionamiento del sector en un esquema descentralizado.b) Competencias y funciones sectoriales por nivel de gobierno (nacional, regional y local) de acuerdo a las leyes vigentes. c) Clasificación de las funciones a ser transferidas. d) Programación anualizada de transferencia de funciones

¿Quién lo debe revisar? Ministerios – Gobierno Regional – Gobierno Local

Base Legal

- Ley 27783, Ley de Bases de la Descentralización - Ley 27972, Ley Orgánica de Municipalidades - Ley 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales - Ley 28273, Ley del Sistema de Acreditación - Decreto Supremo N° 080-2004-PCM, Reglamento de la Ley del Sistema de Acreditación

Plan Anual de Transferencia de Competencias Sectoriales a los Gobiernos Regionales y Locales

¿Qué es?

Documento aprobado anualmente mediante Decreto Supremo con el voto aprobatorio del como resultado de la evaluación, articulación y coordinación de los Planes Anuales de Transferencia que realiza el CND con los sectores.

¿Qué contiene? Las funciones que se transferirán a los Gobiernos Regionales y Locales, así como las acciones y cronogramas a desarrollar con tal fin.

¿Quién lo debe revisar? Ministerios - Gobierno Regional – Gobierno Local

Base Legal

- Ley 27783, Ley de Bases de la Descentralización - Ley 27972, Ley Orgánica de Municipalidades - Ley 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales - Ley 28273, Ley del Sistema de Acreditación - Decreto Supremo N° 080-2004-PCM, Reglamento de la Ley del Sistema de Acreditación

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Anexo 2C. Modelo de estructura de ROF para entidades del nivel nacional

De conformidad con lo establecido en los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del Reglamento de Organización y Funciones aprobado mediante Decreto Supremo N° XX-PCM, el contenido básico del ROF de un Ministerio es el siguiente:

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE UN

MINISTERIO • TÍTULO I

De las Disposiciones Generales En este Título se indica:

- La naturaleza jurídica del Ministerio, es decir, se indica que es una entidad del Poder Ejecutivo y ente rector del Sector correspondiente. - Las Funciones Generales, es decir, el conjunto de acciones fundamentales o actividades que debe realizar el Ministerio para lograr su misión y objetivos establecidos en las normas sustantivas. Las principales normas sustantivas deberán ser indicadas antes de detallar cada una de las funciones generales.

• TÍTULO II

De la Estructura Orgánica y funciones específicas de los órganos y unidades orgánicas En este Título se describe: - La estructura orgánica del Ministerio - Las funciones específicas para cada tipo de órgano que conforma la estructura orgánica así como de las unidades orgánicas que los integran - La interrelación interna y externa de cada uno de los órganos y unidades orgánicas del Ministerio. El presente Título se desarrolla a través de capítulos y subcapítulos, de ser el caso. Asimismo, únicamente para el caso de los Órganos de Línea se debe indicar, antes de describir sus funciones específicas, las principales normas sustantivas de las que se derivan. Capítulo I: Estructura Orgánica Capítulo II: Alta Dirección Capítulo III: Órganos Consultivos Capítulo IV: Órgano de Control Institucional Capítulo V: Órganos de Asesoramiento Capítulo VI: Órganos de Apoyo Capítulo VII: Órganos de Línea Capítulo VIII: Órganos Desconcentrados

• TÍTULO III Del Régimen Laboral y Económico En este último Título se indica el régimen laboral del Ministerio conforme a Ley, así como las fuentes de las que provienen sus recursos.

Se derivan de las normas sustantivas que regulan al Ministerio (Paso 1) y que quedan claramente identificadas en la Matriz No. 6

Derivan de las normas sustantivas que regulan al Ministerio (Paso 1) y que se identifican en la Matriz No. 6

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• ANEXO: Contiene el organigrama del Ministerio que refleja su estructura orgánica

A continuación, se desarrolla a modo de ejemplo parte del Capítulo IV y VII de la estructura de ROF propuesta, correspondiente a los Órganos de Asesoramiento y Órganos de Línea, respectivamente.

TÍTULO II De la Estructura Orgánica y funciones específicas de los órganos y

unidades orgánicas

CAPÍTULO IV Órganos de Asesoramiento

De la Oficina de Asesoría Jurídica

Artículo x.- La Oficina de Asesoría Jurídica es el órgano de asesoramiento encargado de proporcionar asesoría jurídica a la Alta Dirección así como a los demás órganos del Ministerio.

Artículo x.- Son funciones específicas de la Oficina de Asesoría Jurídica:

a) Asesorar a la Alta Dirección y a los Órganos del Ministerio en los aspectos jurídico-administrativos que le sean consultados.

b) Formular y proponer, en coordinación con los Órganos de Línea del Ministerio, los proyectos relacionados con la normatividad sectorial.

c) Recopilar la legislación relacionada con el Sector.

d) (…)

e) Las otras funciones específicas que le delegue la Alta Dirección o que le sean dadas por las normas sustantivas.

De la Oficina de Planeamiento y Presupuesto Artículo x.- La Oficina de Planeamiento y Presupuesto es el órgano de asesoramiento encargado de asesorar a la Alta Dirección en la formulación y evaluación de la política sectorial. Realiza los estudios de base para la planificación, formula y evalúa la ejecución de los planes, presupuestos, programas y proyectos; orienta y programa la cooperación técnica internacional, realiza acciones de racionalización, y coordina con los órganos competentes de los Gobiernos Regionales u órganos que lo sustituyan, los aspectos relativos a las Políticas Sectoriales. Artículo x .- Son funciones específicas de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto

a) Proponer a la Alta Dirección la política, planes, programas y proyectos sectoriales, presupuestos y acciones de

Se establece la interrelación interna, especificándose a quién debe asesorar

Se hace referencia sólo al verbo recopilar, evitándose incluir innecesariamente a otros verbos sinónimos como por ejemplo escribir ‘recopilar y compendiar’

Se introduce al órgano indicando de qué se encarga

Se establece la interrelación externa, especificándose con quién se debe coordinar

Se describe cada función específica a través de verbos en

infinitivo

73

racionalización y modernización administrativa del Ministerio. b) Elaborar y mantener actualizado el diagnóstico del sector, así

como los estudios e informes técnicos y de Gestión. c) Formular y evaluar el Presupuesto del Ministerio y los Planes

Estratégicos. d) Gestionar líneas de financiamiento externo y/o interno. e) Conducir las acciones de Cooperación Técnica Internacional. f) Proponer estudios e instrumentos normativos de racionalización

y modernización administrativa g) Elaborar la Memoria Anual del Ministerio y evaluar la de sus

Organismos Desconcentrados. h) Las otras funciones específicas que le delegue la Alta Dirección

o que le sean dadas por las normas sustantivas. Artículo x.- La Oficina de Planeamiento y Presupuesto para el cumplimiento de sus funciones cuenta con las siguientes unidades orgánicas: Oficina de Presupuesto Oficina de Planificación Oficina de Racionalización Artículo x.- Son funciones específicas de la Oficina de Presupuesto:

a) Formular, dirigir y controlar el proceso presupuestario, en concordancia a la política, planes y programas sectoriales.

b) Elaborar y evaluar el presupuesto del Ministerio. c) Dirigir las actividades de control de estadística presupuestal,

implementando progresivamente métodos de sistematización y mecanización de la información.

d) Elaborar documentación e información presupuestal establecida en las normas que emita la Dirección Nacional de Presupuesto.

e) Emitir los informes técnicos y absolver las consultas relacionadas a su ámbito de competencia.

Artículo x.- Son funciones de la Oficina de Planificación

(…)

CAPÍTULO VII Órganos de Línea

De la Dirección General de …….. Artículo x.- La Dirección General de ………. es un Órgano de línea de ámbito nacional encargado de coordinar, proponer y evaluar con la Alta Dirección del Ministerio y demás órganos del Ministerio, la política nacional y las normas de alcance nacional en materia de ……… supervisando su cumplimiento. Artículo x.- Las principales normativas sustantivas de las que se

Al final de las funciones específicas asignadas a cada órgano se deja abierta la posibilidad que puedan ejercer otras funciones específicas siempre que cuenten con el debido respaldo normativo y/o de la autoridad superior

Se indica la base legal sustantiva del órgano de línea.

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derivan las funciones específicas de la Dirección General de ………. son:

- Ley ‘……..’ y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° xxx

- Ley ‘……..’ y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° xxx

- Ley ‘……..’ - Ley ‘’……..’’ y su Reglamento aprobado por Decreto

Supremo N° xxx - Ley ‘’………’’

Artículo x.- Son funciones específicas de la Dirección General …….. las siguientes:

a) Coordinar, proponer y evaluar la política nacional en materia de ……….

a) Realizar estudios y proponer normas a la Alta Dirección en materia de ……….

b) Proponer y evaluar en coordinación con los Gobiernos Regionales las políticas nacionales en materia …….

i) Coordinar y promover programas nacionales de ……, en coordinación con entidades públicas y privadas y los Gobiernos Regionales.

j) Las otras funciones específicas que le delegue la Alta Dirección o que le sean dadas por las normas sustantivas.

Artículo x.- Son unidades orgánicas de la Dirección Nacional de …. : La Dirección de ….. La Dirección de …..

Artículo x.- Son funciones específicas de la Dirección de (…)

En caso las Direcciones Generales cuenten con unidades orgánicas éstas se denominan Direcciones. No es necesario especificar la base legal de las unidades orgánicas.

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Anexo 3A. Cuadro de Normas Sustantivas y de Aplicación General para Gobiernos Regionales

NORMAS SUSTANTIVAS

Norma Funciones Efecto en la Estructura Orgánica


- Que los Gobiernos Regionales tienen autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su competencia. - Que le corresponde, dentro de su jurisdicción, la coordinación y ejecución de los planes y programas socio-económicos regionales, que apoyan a los Gobiernos Locales, así como que sus funciones específicas se establecen por ley orgánica.

- Que la estructura de las Regiones se establece por ley orgánica. - Que el Presidente y el Consejo de Coordinación Regional son las máximas autoridades de la Región

Ley del Poder Ejecutivo Nos dice

- Que la defensa de los asuntos e intereses de los Gobiernos Regionales y su representación en juicio está a cargo de Procuradores Públicos que integran el Sistema de Defensa Judicial del Estado.

Ley de Bases de la Descentralización

Nos dice

- Que como parte de sus funciones, está el promover la participación ciudadana así como promover y mantener relaciones de cooperación técnica y financiera con organismos internacionales. - Cuales son sus competencias exclusivas y compartidas (las que deberán ser incorporadas en la matriz que elabore cada Gobierno Regional)

- Que el Gobierno Regional es ejercido por el órgano ejecutivo de la Región

- Cuál es su misión y finalidad - Cuáles son sus competencias constitucionales, exclusivas y compartidas (las que deberán ser incorporadas en la matriz que elabore cada Gobierno Regional). - Cuáles son las funciones y atribuciones del Consejo Regional, de los Consejeros Regionales, del Presidente Regional, del Vicepresidente Regional. - Que las funciones administrativas se desarrollan por las Gerencias Regionales indicando las funciones sectoriales a cargo de cada Gerencia Regional. - Que son competentes para crear mecanismos que promuevan la inversión así como para otorgar concesiones y celebrar cualquier otra modalidad contractual que contribuyan a su desarrollo. - Las normas y disposiciones que pueden dictar. - Cuales son sus funciones generales (normativa, planeamiento, etc.). - Cuales son sus funciones específicas por materias (educación, cultura, salud, población, etc.).

- Que el Consejo Regional es el órgano normativo y fiscalizador integrado por el Presidente Regional, el Vicepresidente Regional y los Consejeros. Cuenta con una Secretaría para el ordenamiento de su trabajo. - Que la Presidencia Regional es el órgano ejecutivo que se organiza en Gerencias Regionales (Desarrollo Económico; Desarrollo Social; Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial; Infraestructura; Recursos Naturales y Gestión del Medio Ambiente), coordinadas y dirigidas por una Gerencia General. - Que los Órganos de línea, apoyo, asesoramiento y control, los determina cada Gobierno Regional de acuerdo a los límites presupuestales asignados. - Que el Consejo de Coordinación Regional es el órgano consultivo y de coordinación con las Municipalidades. - Que el control gubernamental a nivel regional está a cargo del Órgano Regional de Control Interno, conforme al Sistema Nacional de Control. - Que el Procurador Público Regional es el encargado de la defensa judicial de los intereses del Estado a nivel del Gobierno Regional.

Ley Orgánica de los Gobiernos Regionales Nos dice

- Que las Direcciones Regionales Sectoriales son responsables de la implementación y ejecución de las políticas nacionales sectoriales y regionales sectoriales en el ámbito regional.

- Que las Direcciones Regionales Sectoriales están bajo la dirección del Sector y de la Gerencia Regional correspondiente ante quienes dan cuenta de su gestión.

Normas ambientales: Nos dicen

- Cuales son las competencias vinculadas con el Sistema Nacional de Gestión Ambiental Sectorial, el Sistema Nacional de Información Ambiental y otros instrumentos de gestión ambiental.

- Que deben contar con una unidad ambiental


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Nos dicen


- Que debe existir una dependencia competente para el manejo de la cooperación técnica internacional.


Defensa Civil Nos dicen

- Las funciones vinculadas con el Sistema de Seguridad y Defensa Nacional

- Que deben contar con Oficinas de Defensa Nacional que dependen de la mas alta autoridad de su institución

Normas sobre Acceso a la

Información Pública Nos dicen

- Las funciones vinculadas con el acceso a la información pública

- Que debe haber una oficina responsable de garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública de la entidad

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Anexo 3B. Documentos de planeamiento a ser revisados en el nivel regional

DOCUMENTOS ELABORADOS POR EL GOBIERNO REGIONAL

Plan Estratégico Institucional (PEI)

¿Qué es?

El PEI, junto con el Presupuesto Institucional del Gobierno Regional, constituyen los instrumentos de planeamiento y presupuestación que materializan los compromisos del Estado a nivel regional. Se articulan con el Plan de Desarrollo Concertado y el Presupuesto Participativo. Es decir, los objetivos institucionales que se definen al interior de cada Gobierno Regional deben tender al logro de los objetivos estratégicos del ámbito territorial definido en el Plan de Desarrollo Concertado Regional

¿Qué contiene? a) Misión b) Objetivos específicos c) Actividades y proyectos

¿Quién lo debe revisar? Gobierno Regional

Base Legal

- Ley 27783, Ley de Bases de la Descentralización - Ley 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales - Ley 28056, Ley Marco de Presupuesto Participativo - Resolución Directorial N° 010-2004-EF/76.01, Instructivo para el proceso de planeamiento del desarrollo concertado y presupuesto participativo

Planes de Desarrollo Concertado Regional (PDCR)

¿Qué es?

Es un documento de planeamiento regional: - Concertado, permite a través de la interacción de múltiples actores sociales, identificar los intereses, problemas y potencialidades de desarrollo de la Región y, en consecuencia, determinar objetivos y acordar acciones destinadas a resolver los problemas y aprovechar las potencialidades. - Participativo porque reconociendo la multiplicidad de actores y roles de todo el grupo social, permite la participación de quienes no detentan el mandato popular en la toma de decisiones y en la ejecución conjunta de las acciones destinadas a alcanzar los objetivos - Flexible porque el proceso y sus productos deben tener la capacidad de adaptarse a los cambios políticos, sociales y económicos que afecten a la Región. - Multianual porque su vigencia y el establecimiento de objetivos son de mediano y largo plazo

¿Qué contienen?

Contenido mínimo: a) Visión regional b) Diagnóstico c) Objetivos estratégicos d) Acciones concertadas e) Los recursos e indicadores

¿Quién lo debe revisar? Gobierno Regional - Gobierno Local

Base Legal

- Ley 27783, Ley de Bases de la Descentralización - Ley 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales - Ley 28056, Ley Marco de Presupuesto Participativo - Resolución Directorial N° 010-2004-EF/76.01, Instructivo para el proceso de planeamiento del desarrollo concertado y presupuesto participativo

Planes de Paz y Desarrollo

¿Qué es?

Instrumento de Gestión que permite articular y compatibilizar las acciones del gobierno central, gobiernos regionales y locales para que conjuntamente con la empresa privada concerten acciones orientadas a promover el desarrollo, la paz social y las reparaciones colectivas a las víctimas de la violencia política en las circunscripciones territoriales establecidas. (Plan de Paz y Desarrollo San

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Martín, Huanuco, Pasco, Junín y la provincia de Padre Abad)

¿Qué contiene?

I) Diagnóstico, Objetivos, Metas y Estrategias II) Programas (de infraestructura básica, de desarrollo humano, de apoyo al desarrollo productivo, de fortalecimiento institucional y de competitividad regional)

¿Quién lo debe revisar? Gobierno Regional - Gobierno Local

Base Legal - Marco Programático de acción del Estado en materia de paz, reparación y reconciliación nacional, D.S. 062-2004-PCM

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Anexo 3C. Modelo de estructura de ROF para entidades del nivel regional

De conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica de Gobiernos Regionales, Ley N° 27867y, en los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del Reglamento de Organización y Funciones aprobado mediante Decreto Supremo N° xxx-PCM en la parte pertinente, el contenido básico del ROF de un Gobierno Regional es el siguiente:

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE UN

GOBIERNO REGIONAL • TÍTULO I


- La naturaleza jurídica del Gobierno Regional, es decir, se indica que tiene personería jurídica de derecho público con autonomía política, económica y administrativa en las materias de su competencia. - Las Funciones Generales, es decir, el conjunto de acciones fundamentales o actividades que debe realizar el Gobierno Regional para lograr su misión y objetivos establecidos en la Ley Orgánica de Gobiernos Regionales y demás normas sustantivas que se le aplican. Las principales normas sustantivas deberán ser indicadas antes de detallar cada una de las funciones generales del Gobierno Regional.

• TÍTULO II

De la Estructura Orgánica y funciones específicas de los órganos y unidades orgánicas En este Título se describe: - La estructura orgánica del Gobierno Regional - Las funciones específicas para cada tipo de órgano que conforma la estructura orgánica así como de las unidades orgánicas que los integran - La interrelación interna y externa de cada uno de los órganos y unidades orgánicas del Gobierno Regional El presente Título se desarrolla a través de capítulos y subcapítulos, de ser el caso. Asimismo, únicamente para el caso de los Órganos de Línea se debe indicar, antes de describir sus funciones específicas, las principales normas sustantivas de las que se derivan. Capítulo I: Estructura Orgánica Capítulo II: Alta Dirección Capítulo III: Órganos Consultivos y de Coordinación Capítulo IV: Órgano de Control Institucional Capítulo V: Órganos de Apoyo y Asesoramiento Capítulo VI: Órganos de Línea Capítulo VII: Órganos Desconcentrados

• TÍTULO III Del Régimen Laboral y Económico En este último Título se indica el régimen laboral del Gobierno Regional conforme a Ley, así como las fuentes de las que provienen sus recursos.

Derivan de las normas sustantivas que regulan a los Gobiernos Regionales (Paso 1) y que se identifican en la Matriz No. 6

No es necesario que se especifique cada una de las competencias exclusivas o compartidas otorgadas por la Ley Orgánica de los Gobiernos Regionales pues las funciones que de ellas se derivan (generales y específicas) son incluidas en el ROF

Derivan de las normas sustantivas que regulan a los Gobiernos Locales (Paso 1) y que se identifican en la Matriz No. 6

80

• ANEXO: Contiene el organigrama del Gobierno Regional que refleja su

estructura orgánica

A continuación, se desarrolla a modo de ejemplo parte del Capítulo V y VII de la estructura de ROF propuesta, correspondiente a los Órganos de Asesoramiento y Órganos de Línea, respectivamente.


unidades orgánicas


De la Gerencia de Asesoría Jurídica

Artículo x.- La Gerencia de Asesoría Jurídica es el órgano de asesoramiento encargado de proporcionar asesoría jurídica a la Alta Dirección así como a los demás órganos del Gobierno Regional.

Artículo x.- Son funciones específicas de la Gerencia de Asesoría Jurídica:

f) Absolver las consultas de carácter legal que le formule el Consejo

Regional, la Presidencia y demás órganos del Gobierno Regional. g) Opinar y asesorar sobre la aplicación de las normas legales

emanadas del Gobierno Nacional con implicancias en los Gobiernos Regionales.

h) Recopilar la legislación relacionada con las funciones

municipales. i) (…) j) Cumplir con otras funciones que le delegue la Alcaldía o que le

sean dadas por las normas sustantivas. De la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto Artículo x.- La Gerencia de Planeamiento y Presupuesto es el órgano de asesoramiento encargado administrar las acciones correspondientes a los procesos de planeamiento, presupuesto, racionalización, estadística y cooperación técnica. Artículo x .- Son funciones específicas de la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto

k) Formular el Proyecto de Presupuesto Participativo anual del Gobierno Regional.

l) Supervisar y controlar los avances de la ejecución de los

Se introduce al órgano Se establece la

interrelación interna, especificándose a quién debe asesorar

Se evita el uso innecesario de palabras: ‘Opinar’ y no ‘Emitir opinión’


Se establece la interrelación externa, especificándose con quién se debe coordinar

81

proyectos de inversión m) Coordinar el desarrollo y aplicación de la estrategia de lucha

contra la pobreza extrema con las Municipalidades de la Región. n) (…) o) (…) p) Las otras funciones que le delegue la Alcaldía o que le sean dadas

por las normas sustantivas. Artículo x.- La Gerencia de de Planeamiento y Presupuesto para el cumplimiento de sus funciones cuenta con las siguientes unidades orgánicas: Sub Gerencia de Presupuesto Sub Gerencia de Planificación Sub Gerencia de Estadística Artículo x.- Son funciones específicas de la Sub Gerencia de Presupuesto:

f) Formular, dirigir y evaluar el Proceso Presupuestario Institucional y el participativo, en concordancia a la política, planes y programas sectoriales.

g) Monitorear el cumplimiento de las metas de los ingresos propuestos y proponer medidas correctivas en caso necesario.

h) Coordinar y ejecutar con las unidades orgánicas competentes el análisis de costos operativos de los servicios públicos que presta la municipalidad.

i) (…)

Artículo x.- Son funciones de la Sub Gerencia de Planificación (…)


De la Gerencia de Desarrollo Económico Artículo x.- La Gerencia de Desarrollo Económico es un Órgano de línea de ámbito regional que le corresponde ejercer las funciones específicas en los sectores industria, comercio, turismo, artesanía, pesquería, minería, energía e hidrocarburos y agricultura. Artículo x.- Las principales normativas sustantivas de las que se derivan las funciones específicas de la Dirección General de ………. son:

- Ley Orgánica de Gobiernos Regionales, Ley N° 27867 - Ley de Bases de la Descentralización, Ley N° 27783 - Ley ‘……..’ y su Reglamento aprobado por Decreto

Supremo N° xxx - Ley ‘……..’

Artículo x.- Son funciones específicas de la Gerencia de Desarrollo Económico las siguientes:

a. Elaborar, dirigir y proponer a la Alta Dirección, las políticas


Se describe cada

función específica a través de verbos

en infinitivo

Se indica la base legal sustantiva del órgano de línea

82

sectoriales regionales en concordancia con las políticas nacionales y de desarrollo regional.

b. Supervisar y evaluar la calidad de los servicios públicos sectoriales del ámbito de su competencia, prestados en la Región.

c. Promover políticas y estrategias de promoción de la producción regional en el marco del aprovechamiento sostenible de los recursos naturales.

d. (…) e. Las otras funciones que le delegue el Presidente Regional o

que le sean dadas por las normas sustantivas Artículo x.- Son unidades orgánicas de la Gerencia de Promoción del Desarrollo Económico: La Su Gerencia de ….. La Sub Gerencia de ….. Artículo x.- Son funciones específicas de la Sub Gerencia de …… (…)

83

Anexo 4A. Cuadro de Normas Sustantivas y de Aplicación General para Gobiernos Locales

NORMAS SUSTANTIVAS

Norma Funciones Efecto en la Estructura Orgánica


- Que las municipalidades son los órganos de gobierno local con autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su competencia. - Cuales son sus competencias constitucionales.

- Que al Consejo Municipal le corresponden las funciones normativas y fiscalizadoras. - Que a la Alcaldía le corresponden las funciones ejecutivas.

Ley de Bases de la Descentralización

Nos dice

- Que el Gobierno Local promueve la participación ciudadana así como promueve y mantiene relaciones de cooperación técnica y financiera con organismos internacionales. - Cuales son las competencias exclusivas y compartidas a cargo del Gobierno Local (las cuales deben ser incorporadas en la matriz de cada Municipalidad)

- Cual es la finalidad de los Gobiernos Locales. - Cuales son las atribuciones del Consejo Municipal y del Alcalde. - Cuales son las atribuciones y obligaciones de los regidores. - Cual es el rol de las municipalidades provinciales. - Cuales son las competencias y funciones específicas, con carácter exclusivo o compartido de las municipalidades provinciales y distritales. - Cuales son las funciones del Consejo de Coordinación Local Provincial y del Consejo de Coordinación Local Distrital. - Cuales son las funciones de la Junta de Delegados Vecinales y Comunales

- Que el Consejo Municipal ejerce funciones normativas y fiscalizadoras, estando conformado por el Alcalde y los regidores. - Que la Alcaldía es el órgano ejecutivo del Gobierno Local, siendo el Alcalde la máxima autoridad administrativa. - Que los Órganos de Coordinación están conformados por el Consejo de Coordinación Local Provincial, el Consejo de Coordinación Local Distrital, la Junta de Delegados Vecinales - Que las Municipalidades Provinciales cuentan con un Consejo de Coordinación Local Provincial como órgano de coordinación y concertación; y, en el caso de las Municipalidades Distritales, con un Consejo de Coordinación Local Distrital.

Ley Orgánica de las Municipalidades

Nos dice

- Que los Gobiernos Locales son competentes para promover el desarrollo integral local así como la participación vecinal y para otorgar concesiones para la ejecución y explotación de obras de infraestructura o servicios públicos locales. - Que corresponde a cada Municipalidad organizar la administración de acuerdo con sus necesidades y presupuesto.

- Que la Junta de Delegados Vecinales, es el órgano de coordinación integrado por representantes de las agrupaciones urbanas y rurales que integran el distrito dentro de la provincia. - Que la administración municipal adopta una estructura gerencial la cual comprende a: la Gerencia Municipal, al Órgano de Auditoria Interna (Órgano de Control Institucional), la Procuraduría Pública Municipal, la Oficina de Asesoría Jurídica y la Oficina de Planeamiento y Presupuesto. Los demás órganos de línea, apoyo y asesoría los establecen cada Gobierno Local.

Normas ambientales: Nos dicen

- Cuales son las competencias vinculadas con el Sistema Nacional de Gestión Ambiental Sectorial, el Sistema Nacional de Información Ambiental y otros instrumentos de gestión ambiental

- Que deben contar con una unidad ambiental



84


Nos dicen


- Que debe existir una dependencia competente para el manejo de la cooperación técnica internacional


Defensa Civil Nos dice

- Las funciones vinculadas con el Sistema de Seguridad y Defensa Nacional

- Que deben contar con Oficinas de Defensa Nacional que dependen de la mas alta autoridad de su institución

Normas sobre Acceso a la

Información Pública Nos dicen

- Las funciones vinculadas con el acceso a la información pública

- Que debe haber una oficina responsable de garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública de la entidad

85

Anexo 4B. Documentos de planeamiento a ser revisados en el nivel local

DOCUMENTOS ELABORADOS POR EL GOBIERNO LOCAL

Plan de Desarrollo Local Concertado (PDLC)

¿Qué es?

Es un documento de planeamiento local: - Concertado, permite a través de la interacción de múltiples actores sociales, identificar los intereses, problemas y potencialidades de desarrollo de la Región y, en consecuencia, determinar objetivos y acordar acciones destinadas a resolver los problemas y aprovechar las potencialidades. - Participativo porque reconociendo la multiplicidad de actores y roles de todo el grupo social, permite la participación de quienes no detentan el mandato popular en la toma de decisiones y en la ejecución conjunta de las acciones destinadas a alcanzar los objetivos - Flexible porque el proceso y sus productos deben tener la capacidad de adaptarse a los cambios políticos, sociales y económicos que afecten a la Municipalidad. - Multianual porque su vigencia y el establecimiento de objetivos son de mediano y largo plazo

¿Qué contiene?

Contenido mínimo: a) Visión Local b) Diagnóstico c) Objetivos estratégicos concertados d) Acciones concertadas e) Los recursos e indicadores

¿Quién lo debe revisar? Gobierno Local

Base Legal

- Ley 27972, Ley Orgánica de Municipalidades - Ley 27783, Ley Bases de la Descentralización - Ley 28056, Ley Marco de Presupuesto - Resolución Directorial N° 010-2004-EF/76.01, Instructivo para el proceso de planeamiento del desarrollo concertado y

Plan de Desarrollo Institucional (PDI)

¿Qué es?

El PDI, junto con el Presupuesto Institucional del Gobierno Local, constituyen los instrumentos de planeamiento y presupuestación que materializan los compromisos del Estado a nivel local. Se articulan con el Plan de Desarrollo Concertado y el Presupuesto Participativo. Es decir, los objetivos institucionales que se definen al interior de la institución deben tender al logro de los objetivos estratégicos del ámbito territorial definido en el Plan de Desarrollo Concertado Local EL PDI, equivale al Plan Estratégico Institucional del Gobierno Regional.

¿Qué contienen? a) Misión b) Objetivos específicos c) Actividades y proyectos

¿Quién lo debe revisar? Gobierno Local – Gobierno Regional

Base Legal

- Ley 27972, Ley Orgánica de Municipalidades - Ley 27783, Ley Bases de la Descentralización - Ley 28056, Ley Marco de Presupuesto - Resolución Directorial N° 010-2004-EF/76.01, Instructivo para el proceso de planeamiento del desarrollo concertado y presupuesto participativo - R. M. 084-2001-EF (Directiva para la formulación de los PESEM y los PEI para el período 2002-2006)

86

Anexo 4C. Modelo de estructura de ROF para entidades del nivel local

De conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica de Municipalidades, Ley N° 27972 y, en los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del Reglamento de Organización y Funciones aprobado mediante Decreto Supremo N° xxx-PCM en la parte pertinente, el contenido básico del ROF de un Gobierno Local es el siguiente:

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE UNA

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL • TÍTULO I


- La naturaleza jurídica de la Municipalidad, es decir, se indica a qué Gobierno Local pertenece mencionándose que tiene personería jurídica de derecho público con autonomía política, económica y administrativa en las materias de su competencia. - Las Funciones Generales, es decir, el conjunto de acciones fundamentales o actividades que debe realizar la Municipalidad para lograr su misión y objetivos establecidos en la Ley Orgánica de Municipalidades y demás normas sustantivas que se le aplican. Las principales normas sustantivas deberán ser indicadas antes de detallar cada una de las funciones generales de la Municipalidad.

• TÍTULO II

De la Estructura Orgánica y funciones específicas de los órganos y unidades orgánicas En este Título se describe: - La estructura orgánica de la Municipalidad - Las funciones específicas para cada tipo de órgano que conforma la estructura orgánica así como de las unidades orgánicas que los integran - La interrelación interna y externa de cada uno de los órganos y unidades orgánicas de la Municipalidad El presente Título se desarrolla a través de capítulos y subcapítulos, de ser el caso. Asimismo, únicamente para el caso de los Órganos de Línea se debe indicar, antes de describir sus funciones específicas, las principales normas sustantivas de las que se derivan. Capítulo I: Estructura Orgánica Capítulo II: Alta Dirección Capítulo III: Órganos de Coordinación Capítulo IV: Órgano de Control Institucional Capítulo V: Órganos de Asesoramiento Capítulo VI: Órganos de Apoyo Capítulo VII: Órganos de Línea Capítulo VIII: Órganos Desconcentrados

• TÍTULO III

Derivan de las normas sustantivas que regulan los Gobiernos Locales (Paso 1) y que se identifican en la Matriz No. 6

Se derivan de las normas sustantivas que regulan a los Gobiernos Locales (Paso 1) y que se identifican en la Matriz 6

No es necesario que se especifique cada una de las competencias exclusivas o compartidas otorgadas por la Ley Orgánica de Municipalidades pues las funciones que de ellas se derivan (generales y específicas) son incluidas en el ROF

87

Del Régimen Laboral y Económico En este último Título se indica el régimen laboral del Gobierno Local conforme a Ley, así como las fuentes de las que provienen sus recursos.

• ANEXO: Contiene el organigrama del Gobierno Local

A continuación, se desarrolla a modo de ejemplo parte del Capítulo V y VII de la estructura de ROF propuesta, correspondiente a los Órganos de Asesoramiento y Órganos de Línea, respectivamente.


unidades orgánicas


De la Gerencia u Oficina de Asesoría Jurídica

Artículo x.- La Gerencia de Asesoría Jurídica es el órgano de asesoramiento encargado de proporcionar asesoría jurídica a la Alta Dirección así como a los demás órganos de la Municipalidad.

Artículo x.- Son funciones específicas de la Oficina de Asesoría Jurídica:

k) Absolver las consultas de carácter legal que le formule el Consejo

Municipal, la Alcaldía y demás órganos de la Municipalidad. l) Opinar sobre la aplicación de las normas legales emanadas del

Gobierno Nacional con implicancias en los Gobiernos Locales. m) Recopilar la legislación relacionada con las funciones

municipales. n) (…) o) Cumplir con otras funciones que le delegue la Alcaldía o que le

sean dadas por las normas sustantivas. De la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto Artículo x.- La Gerencia de Planeamiento y Presupuesto es el órgano de asesoramiento encargado administrar las acciones correspondientes a los procesos de planeamiento, presupuesto, racionalización, estadística y cooperación técnica.

Se introduce al órgano

Se establece la interrelación interna, especificándose a quién debe asesorar

Se evita el uso innecesario de palabras: ‘Opinar’ y no ‘Emitir opinión’


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Artículo x .- Son funciones específicas de la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto

q) Dirigir, programar supervisar y evaluar los procesos de planeamiento, presupuesto, estadística y de cooperación internacional.

r) Elaborar y proponer a la Alta Dirección proyectos de normas en materia organizacional e instrumentos de gestión.

s) Conducir y supervisar el Proceso Presupuestario Institucional y el Participativo en coordinación con el Consejo de Coordinación Local Provincial.

t) (…) u) (…) v) Las funciones que le delegue la Alcaldía o que le sean dadas por

las normas sustantivas. Artículo x.- La Gerencia de de Planeamiento y Presupuesto para el cumplimiento de sus funciones cuenta con las siguientes unidades orgánicas: Sub Gerencia de Presupuesto Sub Gerencia de Planificación Sub Gerencia de Estadística Artículo x.- Son funciones específicas de la Sub Gerencia de Presupuesto:

j) Formular, dirigir y evaluar el Proceso Presupuestario Institucional y el participativo, en concordancia a la política, planes y programas sectoriales.

k) Monitorear el cumplimiento de las metas de los ingresos propuestos y proponer medidas correctivas en caso necesario.

l) Coordinar y ejecutar con las unidades orgánicas competentes el análisis de costos operativos de los servicios públicos que presta la municipalidad.

m) (…) n) (…)

Artículo x.- Son funciones de la Sub Gerencia de Planificación (…)


De la Gerencia de Promoción del Desarrollo Económico Artículo x.- La Gerencia de Promoción del Desarrollo Económico es un Órgano de línea de ámbito local encargado de coordinar, proponer y evaluar con la Alta Dirección y demás órganos de la Municipalidad, la política nacional y las normas de alcance nacional en materia de ……… supervisando su cumplimiento.

Se describe cada

función específica a través de verbos

en infinitivo


Se indica la base legal sustantiva del órgano de línea.

89

Artículo x.- Las principales normativas sustantivas de las que se derivan las funciones específicas de la Dirección General de ………. son:

- Ley Orgánica de Municipalidades, Ley N° 27972 - Ley de Bases de la Descentralización, Ley N° 27783 - Ley ‘……..’ y su Reglamento aprobado por Decreto

Supremo N° xxx - Ley ‘……..’

Artículo x.- Son funciones específicas de la Gerencia de Promoción del Desarrollo Económico las siguientes:

f. Diseñar un Plan Estratégico de Desarrollo Económico Provincial.

g. Dirigir y supervisar la simplificación de los procedimientos de otorgamiento de licencias y autorizaciones de funcionamiento.

h. Supervisar la administración de los mercados de propiedad municipal.

i. (…) j. Las otras funciones que le delegue la Alcaldía o que le sean

dadas por las normas legales. Artículo x.- Son unidades orgánicas de la Gerencia de Promoción del Desarrollo Económico: La Su Gerencia de ….. La Sub Gerencia de ….. Artículo x.- Son funciones específicas de la Sub Gerencia de ……

(…)

90

Anexo 5. Ejercicio práctico de aplicación de los pasos y matrices del Manual

Para realizar un ejemplo que aclare el cómo se hace cada una de las matrices contenidas en el Manual para elaborar el ROF, se ha tomado como muestra algunas de las normas que le asignan competencias y funciones en materia ambiental al Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento, en adelante Ministerio. PASO 1 Elaboración de cuadro de normas sustantivas y transversales El siguiente cuadro contiene las principales normas sustantivas que le asignan competencias y funciones al Ministerio en materia ambiental. Se ha identificado con una flecha únicamente las funciones que se tomarán como ejemplo para desarrollar la Matriz 1.

CUADRO DE NORMAS SUSTANTIVAS MINISTERIO

Norma Funciones

(Materia ambiental) Efecto en la estructura orgánica Promover la producción limpia en el desarrollo de los proyectos de inversión a través de acciones normativas (art. 77) Coordinar y consultar con las autoridades sectoriales con competencia ambiental y con las autoridades de los gobiernos regionales y locales, con el fin de armonizar sus políticas, evitar conflictos o vacíos de competencia y responder con coherencia y eficiencia a los objetivos y fines de la Ley General del Ambiente y del Sistema Nacional de Gestión Ambiental (art. 58.2)

Ley General del Ambiente, Ley 28611

Obligaciones en materia de acceso a la información (art. 42): - Establecer mecanismos para la generación, organización y sistematización de la información ambiental relativas a las áreas o actividades a su cargo - Facilitar el acceso directo a la información ambiental que se le requiera, que se encuentre en el ámbito de su competencia, sin perjuicio de adoptar las medidas necesarias para cautelar el normal desarrollo de sus actividades - Establecer criterios o medidas para validar o asegurar la calidad e idoneidad de la información ambiental - Entregar a la autoridad ambiental nacional la información que ésta le solicite por considerarla necesaria para la gestión ambiental

Hace referencia a las autoridades sectoriales con competencias ambientales Debo definir a qué órgano le asigno esta función

91

Ley del Sistema Nacional de

Evaluación del Impacto Ambiental,

Ley 27446

Aprobar los estudios de impacto ambiental y expedir certificaciones ambientales - Efectuar la función de seguimiento, supervisión y control de la evaluación de impacto ambiental, aplicando las sanciones administrativas a los infractores

Hace referencia a autoridades nacionales y sectoriales con competencias ambientales Debo definir a qué órgano le asigno esta función

Ley Marco del Sistema Nacional de Gestión Ambiental, Ley 28245

- Informar al CONAM y a la autoridad sectorial correspondiente bajo responsabilidad de cualquier daño o infracción a la legislación ambiental de la cual tengan conocimiento en el cumplimiento de sus funciones. Asimismo (…) (art. 35) - Incorporar el uso de instrumentos económicos orientados a incentivar prácticas ambientalmente adecuadas, de conformidad con el marco normativo presupuestal y normativo correspondiente (art. 20)

Los Ministerios en general Debo definir a qué órgano le asigno esta función

- Dictar las medidas necesarias para minimizar y controlar los impactos ambientales negativos, en el ejercicio de sus funciones vinculadas con el desarrollo de infraestructura de vivienda así como con la regulación del desarrollo urbano (art. 11)

Hace referencia al Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento en general Debo definir a qué órgano le asigno esta función

- Realizar acciones dirigidas a implementar el Sistema de Gestión Ambiental Sectorial, de conformidad con las disposiciones reglamentarias correspondientes, las que tienen en cuenta aspectos relativos a los impactos ambientales, su magnitud, ubicación y otros elementos específicos del sector (art. 52)

Promover y establecer planes de descontaminación y recuperación de ambientes degradados, los que deben contar con la opinión técnica de la autoridad de salud (art. 62)

Reglamento de la Ley Marco del Sistema

Nacional de Gestión Ambiental; D.S. 008-

2005-PCM

Establecer y aprobar programas de adecuación y manejo ambiental para facilitar la adecuación de una actividad económica a obligaciones ambientales nuevas (art. 60)

Hace referencia a las entidades con competencias ambientales. Debo definir a qué órgano le asigno tales funciones

- Promover a través de guías la adopción de los sistemas de manejo de residuos sólidos que mejor respondan a las características técnicas de cada tipo de residuo, a la localidad geográfica en la que sean generados, la salud pública, la seguridad del medio ambiente, la factibilidad técnica económica y que conduzcan al establecimiento de un sistema de manejo integral de residuos sólidos (art. 21)

Ley General de Residuos Sólidos; Ley

27314

- Sistematizar y poner a disposición del público la información obtenida en el ejercicio de sus funciones vinculadas a la gestión de residuos sólidos (art. 35) - Publicar una relación de las sustancias y productos peligrosos, considerando los impactos negativos generados en la salud pública y el ambiente (Cuarta Disposición Complementaria, Transitoria y Final) - Remitir al CONAM un informe anual sobre el manejo de residuos sólidos generados por las actividades comprendidas en el ámbito de su competencia (art. 35)

Hace referencia a las entidades sectoriales Debo definir a qué órgano le asigno tales funciones

Reglamento de la Ley General de Residuos

Regular y fiscalizar la gestión y el manejo de los residuos sólidos generados por la actividad de la construcción (art. 7.1)

Hace referencia al Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento

92

Sólidos; D.S. 057-2004-PCM

Emitir opinión técnica favorable, junto con DIGESA, como un requisito para la aprobación de proyectos de infraestructuras de transferencia, tratamiento y disposición final de residuos de ámbito de gestión municipal y de gestión no municipal que se construyan fuera de las instalaciones productivas, concesiones de extracción o aprovechamiento de recursos naturales (art. 69) - Emitir opinión técnica favorable, junto con DIGESA, sobre la modificación de las características y del período de vida útil de la infraestructura de residuos sólidos contenida en el proyecto aprobado por la Municipalidad Provincial respectiva (art. 74)

Debo definir a qué órgano le asigno tales funciones

Ley que regula el transporte terrestre

de materiales y residuos peligrosos;

Ley 28256

- Regular, fiscalizar y sancionar las actividades, procesos y operaciones en lo referente a la producción, almacenamiento, embalaje, manipulación, utilización y reutilización de materiales y residuos peligrosos en las actividades bajo su competencia (art. 4)

Hace referencia en general a las entidades responsables de las actividades económicas que generen tales residuos Debo definir a qué órgano le asigno esta función

Decreto Legislativo 757

- Proponer al CONAM los requisitos para la elaboración de los PAMA, así como el trámite para su aprobación y supervisión correspondiente (art. 51)

- Emitir normas que regulan la generación de ruidos de las actividades, equipos y maquinarias que generen ruidos en la construcción, planeamiento y edificación ( art. 22 a), Cuarta Disposición Final)

- Fiscaliza el cumplimiento de las normas que regulen la generación de ruido de las actividades que se encuentren bajo su competencia (art. 22)

Reglamento de Estándares

Nacionales de Calidad Ambiental

para Ruido; D.S. 085-2003-PCM - Aprobar otras normas técnicas que considere necesario para cumplir con lo establecido en el reglamento de

estándares de calidad ambiental para ruido (Cuarta Disposición Final)

Hace referencia a los Ministerios en general. En el caso del Ministerio de Vivienda se refiere a los ruidos generados en las actividades de Construcción, planeamiento y edificación Debo definir a qué órgano le asigno tales funciones

Matriz 1. Funciones y áreas según el marco legal Una vez identificada la normatividad sustantiva que respalda y justifica cada una de las funciones que se asignarán en el ROF, se debe proceder a realizar la Matriz 1 diferenciando claramente las funciones generales y especificas por tipo de órgano y unidad orgánica (Ver pág. X del Manual).

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FUNCIONES ESPECIFICAS FUNCIONES GENERALES

Órgano Función Unidad Orgánica Función

¿Oficina de Medio Ambiente?

Realizar las funciones relacionadas con la gestión y el manejo de residuos sólidos generados en las actividades bajo competencia del Ministerio señaladas en la Ley General de Residuos Sólidos y demás normas complementarias(2)

4 (*)

Promover la conservación del medio ambiente y el cumplimiento de la normatividad ambiental en las actividades bajo la competencia del Ministerio (1)

¿Dirección Nacional de Construcción? (3)

Aprobar los estudios de impacto ambiental (EIA) y expedir certificaciones ambientales

Importante: (1) De la matriz de normas sustantivas elaborada, se pudo desprender la función general No. 4 relativa a la conservación del medio ambiente en las actividades bajo la competencia del Ministerio. Dicha función general podrá ser complementada y/o mejorada en la medida que se vayan realizando las siguientes matrices y tengamos más información con la cual trabajar. (2) Dado que varias de las normas sustantivas revisadas establecen más de una función a cargo de la entidad y, a fin de no hacer del ROF un documento innecesariamente extenso, al momento de su redacción se puede simplificar en una sola función varias de ellas tal y como se ha hecho en el ejemplo resaltado. Lo importante, es que las funciones reguladas en las normas sustantivas se hayan asignado a un responsable encargado de cumplirlas. (3) Toda vez que las normas sustantivas no identifican necesariamente al órgano encargado de ejercer la función asignada, pues es a la entidad a la que le corresponde hacerlo, se puede determinar en esta primera matriz a cuál órgano o unidad orgánica se le asignará “provisionalmente” las funciones identificadas en las normas sustantivas, tal y como se ha hecho en el ejemplo resaltado. En la medida que se vayan realizando los siguientes pasos del Manual, se podrá tener más información para determinar si es el órgano idóneo para cumplir o no las funciones asignadas. (*) Se le ha asignado el número (4) a esta función general partiendo que ya se identificó en relación con otras normas sustantivas otras funciones generales.

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PASO 2 Identificar funciones y estructura orgánica según estrategia institucional Como siguiente paso se debe proceder a identificar la estrategia institucional que ha sido definida para el logro de la finalidad y cumplimiento de las funciones del Ministerio. Para ello, se ha tomado como ejemplo su Plan Estratégico Institucional 2005 (ver página 26). Matriz 2. Funciones y áreas según estrategia institucional



- Formular e impulsar la aplicación de los instrumentos reguladores para evaluar, controlar y mitigar los impactos negativos al ambiente generados por actividades sectoriales

Unidad de Gestión, Investigación e Impacto Ambiental

- Elaborar e incentivar estudios e investigaciones así como la aplicación de tecnologías ambientales en actividades sectoriales para la recuperación ambiental en zonas urbanas en estado de degradación (3)

4

Promover e impulsar el desarrollo

equilibrado de las actividades sectoriales para preservar el medio

ambiente (1)

Oficina del Medio Ambiente (2)

- Establecer mecanismos participativos para la elaboración de normativa ambiental. - Fomentar políticas de equilibrio ambiental en el desarrollo de las actividades del Sector.

Importante: (1) La función general se desprende del objetivo general señalado en el PEI respecto al medio ambiente. (2) A partir de los objetivos específicos y estrategias contenidos en el PEI se han formulado dos funciones asignándoselas por su contenido a la Oficina del Medio Ambiente y a una de sus unidades orgánicas. En la medida que se vayan realizando los siguientes pasos del Manual, se podrá tener más información para verificar si tales funciones se asignaron al órgano o unidad más idónea. (3) Es necesario resaltar la vinculación directa que existe entre las funciones específicas asignadas a cada órgano o unidad orgánica con las funciones generales de la entidad, siendo éstas últimas el marco o guía de las primeras. Es decir, debe haber una vinculación o nexo entre las funciones específicas y las funciones generales tal y como se puede apreciar en la Matriz 2.

95

Parte correspondiente del PEI que se tomó como muestra para elaborar la Matriz 2

Objetivos

Generales - Incrementar la producción habitacional, reducir los costos de adquisición y facilitar la adquisición de viviendas. - Propiciar el ordenamiento territorial de la población y las actividades en el ámbito priorizado, así como el desarrollo integral y calidad ambiental de las ciudades que lo conforman. Medio Ambiente: - Promover e impulsar el desarrollo equilibrado de las actividades sectoriales para preservar la calidad del medio ambiente.

Específicos Medio Ambiente: Formular e impulsar la aplicación de los instrumentos reguladores para evaluar, controlar y mitigar los impactos negativos al ambiente generados por actividades sectoriales. Elaborar estudios e incentivar el desarrollo de investigaciones, la aplicación de tecnologías ambientales en actividades sectoriales para la recuperación ambiental en zonas urbanas en estado de degradación.

Estrategias Medio Ambiente: - Establecer mecanismos participativos para la elaboración de normativa ambiental. - Fomentar políticas de equilibrio ambiental en el desarrollo de las actividades del Sector. - Establecer mecanismos de participación ciudadana en la formulación de instrumentos de evaluación ambiental para actividades del Sector. - Establecer convenios que impulsen el desarrollo de iniciativas ambientales a través de los propios Gobiernos Locales.

PASO 3 Identificar el estado actual de las funciones y estructura orgánica A fin de identificar las acciones que en materia ambiental viene realizando el Ministerio a través de sus diversos órganos y unidades orgánicas, se debe proceder a revisar el ROF vigente así como aplicar el cuestionario a la entidad.

96

Paso 3.1: Revisión del ROF vigente Matriz 3: Funciones y áreas según el ROF vigente (*)



Dirección Nacional de Vivienda (Viceministerio de Vivienda y Urbanismo)

Aprobar los estudios de impacto ambiental en el ámbito de su competencia conforme a la legislación vigente (2)

Dirección Nacional de Urbanismo (Viceministerio de Vivienda y Urbanismo)

- Aprobar los estudios de impacto ambiental en el ámbito de su competencia conforme a la legislación vigente - (…)

Dirección Nacional de Construcción (Viceministerio de Construcción y Saneamiento)

Aprobar los estudios de impacto ambiental en el ámbito de su competencia conforme a la legislación vigente

4 Coordinar con los diversos sectores, gobiernos regionales y locales, la generación de programas y proyectos de desarrollo del hábitat y conservación del medio ambiente urbano (1)

Oficina del Medio Ambiente (3)

- Formular, proponer, evaluar y actualizar la normatividad ambiental del Sector - Llevar el registro de las entidades autorizadas para la elaboración de Estudios de Impacto Ambiental (EIA) respecto de las actividades

Unidad de Políticas, Estrategias y Normas

a ) Elaborar una base de datos y estadísticas ambientales para la formulación de la normativa ambiental sectorial en coordinación con la Oficina General de Estadística e Informática. b) (…)

97

del Sector Unidad de Gestión, Investigación e Impacto Ambiental

- Promover la investigación a través de programas, estudios y proyectos sectoriales para proteger y conservar el medio ambiente en el ámbito nacional. b) Llevar el registro de empresas consultoras ambientales autorizadas para la elaboración de los EIA. (...)

(*) Algunas funciones mencionadas en el ROF vigente del Ministerio han sido simplificadas en la Matriz. No se han recogido todas las funciones ambientales del referido ROF sino sólo algunas a modo de ejemplo. Importante: (1) Se ha tomado como función general aquélla contenida en el ROF vigente que de manera explícita hace referencia a la conservación del medio ambiente. Dicha función podría complementarse en el nuevo ROF con la función general resultado de las matrices anteriores. (2) La función referida a la aprobación de EIA contemplada en la Ley Sistema Nacional de Evaluación de Impacto Ambiental y que está debidamente contenida en la Matriz 1, en el ROF vigente es asignada a cada Dirección del Ministerio, de acuerdo con la actividad que se encuentre bajo su competencia con lo cual (3) El ROF vigente nos señala una serie de funciones ambientales a cargo de la Oficina del Medio Ambiente y de sus unidades orgánicas, las mismas que deberán corroborarse en la práctica a través de la aplicación del cuestionario. Paso 3.2 Aplicación del cuestionario en la entidad Una vez que se tengan los resultados del cuestionario, se deberá proceder a realizar una Matriz en la que se indique las funciones específicas que en la práctica vienen ejerciendo cada una de las áreas de la entidad. (ver página 28) Respecto de la función general, que en nuestro ejemplo se refiere a la conservación del medio ambiente en las actividades bajo la competencia del Ministerio, aquélla deberá ser identificada por el jefe de cada área a la que se le aplique la encuesta, que en este caso sería el jefe de la Oficina de Medio Ambiente. Éste último podrá recoger la función general contenida en el ROF vigente por estimar que es la que efectivamente se da. Sin embargo, en otros casos, el jefe del área podrá proponer una función general que a su parecer sea más acorde con las funciones específicas que en la práctica realizan.

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Matriz 4: Funciones y áreas según la organización actual

FUNCIONES ESPECIFICAS FUNCIONES GENERALES Órgano Función Unidad Orgánica Función

4

Formular y proponer la aplicación de políticas y normas ambientales así como supervisar y controlar el impacto ambiental de las actividades del Sector (1)

Oficina del Medio Ambiente - Proponen, coordinan y evalúan la política ambiental (1) Unidad de Gestión, Investigación e Impacto Ambiental

Evalúan y aprueban a las instituciones públicas y privadas que se dedican a la elaboración de estudios ambientales (2)

Del cuestionario resaltó, a modo de ejemplo, que: (1) El jefe de la Oficina de Medio Ambiente señaló como función general una función que no está contemplada entre las funciones generales del ROF vigente. (2) En la práctica la Unidad de Gestión, Investigación e Impacto Ambiental viene ejerciendo una función que no está contemplada en el ROF actual, pero que si tiene amparo en las normas sustantivas. Para tal efecto, se deberá decidir si la misma, dada su importancia para los fines de la entidad, se formaliza incorporándola en el nuevo ROF. 3) Además de los supuestos señalados en la Matriz, pueden surgir otros tales como: duplicidad de funciones, funciones reguladas en las normas sustantivas que no son ejercidas por ningún órgano o unidad orgánica, entre otros. De allí la utilidad de realizar la Matriz 4.

99

PASO 4 Elaboración de Matrices Comparativas Matriz 5: Matriz Comparativa de Funciones Generales por Fuentes de Información A continuación, se elabora la Matriz 5 resumen de las funciones generales identificadas en cada una de las fuentes de información analizadas (Matriz 1: Marco legal; Matriz 2: Estrategia Institucional; Matriz 3: ROF vigente; y, Matriz 4: Organización actual) (ver página 33en la página 33).

FUNCIONES GENERALES

Cód. Marco Legal Cód. Estrategia Institucional Cód. ROF vigente Cód. Cuestionario

1L 2L 3L

4L

Promover la conservación del medio ambiente y el cumplimiento de la normatividad ambiental en las actividades bajo la competencia del Ministerio

4E

Promover e impulsar el desarrollo equilibrado de las actividades sectoriales para preservar el medio ambiente

4R

Coordinar con los diversos sectores, gobiernos regionales y locales, la generación de programas y proyectos de desarrollo del hábitat y conservación del medio ambiente urbano

4C

Formular y proponer la aplicación de políticas y normas ambientales así como supervisar y controlar el impacto ambiental de las actividades del Sector

5L Importante: Se puede apreciar que las funciones generales 4L, 4E y 4C pueden ser resumidas en una sola función que complementaría la función general contenida en el ROF vigente (4R). A modo de ejemplo dicha función general podría ser: Formular y proponer la aplicación de políticas y normas ambientales que promuevan la conservación del medio ambiente en las actividades bajo la competencia del Ministerio.

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FUNCIONES GENERALES Cód. Función

4 A Formular y proponer la aplicación de políticas y normas ambientales que promuevan la conservación del medio ambiente en las actividades bajo la competencia del Ministerio.

4 B Coordinar con los diversos sectores, gobiernos regionales y locales, la generación de programas y proyectos de desarrollo del hábitat y conservación del medio ambiente urbano

A continuación, se ha elaborado la matriz comparativa que consolida la información de las matrices anteriores. El objetivo es que dicha matriz se complete debidamente para cada tipo de órgano, de modo tal de puedan resaltarse los posibles problemas tales como funciones reguladas pero no ejercidas por ningún órgano, duplicidad de funciones, entre otros (ver página 34) Matriz 5A. Matriz comparativa de funciones y áreas por fuentes de información

Marco legal Estrategia institucional Tipo de Órgano Cód.

F.G. Órgano Función Específica

Unidad Orgánica

Función Específica Cód. F.G. Órgano Función

Específica Unidad

Orgánica Función

Específica

DE LÌNEA ¿Dirección Nacional de Construcción?

Aprobar los estudios de impacto ambiental

DE LÌNEA

DE LÌNEA ¿Oficina de Medio Ambiente?

Realizar las funciones relacionadas con la

gestión y el manejo de residuos sólidos generados en las actividades bajo competencia del

Ministerio señaladas en la Ley General de Residuos Sólidos y demás normas

complementarias (1)

¿Oficina de

Medio Ambiente?

- Formular e impulsar la

aplicación de los instrumentos

reguladores para evaluar, controlar y mitigar los impactos

negativos al ambiente

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ROF vigente Organización actual Tipo de Órgano Cód.

F.G. Órgano Función Específica

Unidad Orgánica

Función Específica Cód. F.G. Órgano Función

Específica Unidad

Orgánica Función

Específica

DE LÌNEA

Dirección Nacional de Construcción (Viceministerio de Construcción y Saneamiento)

- Aprobar los estudios de impacto ambiental en el ámbito de su competencia conforme a la legislación vigente

DE LÌNEA

Dirección Nacional de Vivienda (Viceministerio de Vivienda y Urbanismo)


DE LÌNEA

Dirección Nacional de Urbanismo (Viceministerio de Vivienda y Urbanismo)


DE LÌNEA

Oficina del Medio Ambiente

- Formular, proponer, evaluar y actualizar la normatividad ambiental del Sector

Unidad de Políticas, Estrategias y Normas

- Elaborar una base de datos y estadísticas ambientales para la formulación de la normativa

Oficina del Medio Ambiente

- Proponen, coordinan y evalúan la política ambiental

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- Llevar el registro de las entidades autorizadas para la elaboración de EIA

ambiental en coordinación con la Oficina General de Estadística e Informática (2)

DE LÌNEA


- Promover la investigación a través de programas, estudios y proyectos sectoriales para proteger y conservar el medio ambiente en el ámbito nacional. - (...)


Evalúan y aprueban a las instituciones públicas y privadas que se dedican a la elaboración de estudios ambientales

Importante, la matriz comparativa va a permitir observar entre otros aspectos: (1) Si la función identificada en las normas sustantivas y asignada en la Matriz 1 a la Oficina de Medio Ambiente, es recogida en las otras matrices, verificando así a quién se le asignó formalmente (ROF vigente) o de lo contrario si nadie la viene ejerciendo dicha función. (2) Si cuando se hace referencia a algún órgano u unidad orgánica con el cual se debe coordinar, en la parte de la matriz en que se menciona a éste último órgano se incluye entre sus funciones la función respecto de la cual se debe coordinar con él. Ojo: Se aconseja mantener a cada órgano y unidad orgánica en la misma ubicación en cada matriz (misma fila)

FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL Órgano/ Unidad Orgánica Función General Función Específica

Dirección Nacional de Construcción 4 A Aprobar los estudios de impacto ambiental en el ámbito de su competencia conforme a la legislación vigente

Unidad de Políticas, Estrategias y Normas 4 A

Elaborar una base de datos y estadísticas ambientales para la formulación de la normativa ambiental en coordinación con la Oficina General de Estadística e Informática

Oficina General de Estadística e Informática 4 A Coordinar con la Oficina de Medio Ambiente la elaboración de una base de datos y estadísticas ambientales para la formulación de la normativa ambiental

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Anexo 6. Funciones vinculadas a los Sistemas Administrativos FUNCIONES DEL ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL El Órgano de Control Institucional tiene como misión, promover la correcta y transparente gestión de los recursos y bienes de la entidad, cautelando la legalidad y eficiencia de sus actos y operaciones, así como el logro de sus resultados, mediante la ejecución de acciones y actividades de control, para contribuir con el cumplimiento de los fines y metas institucionales. SON FUNCIONES DEL ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL DE TODAS LAS ENTIDADES PÚBLICAS (Art. 28 Resolución Contraloría N° 114-2003-CG)

a) Ejercer el control interno posterior a los actos y operaciones de la entidad, sobre la base de los lineamientos y cumplimiento del Plan Anual de Control, así como ejercer el control externo, por encargo de la Contraloría General. b) Efectuar auditorías a los estados financieros y presupuestarios de la entidad, así como a la gestión de la misma, de conformidad con las pautas que señale la Contraloría General. c) Ejecutar las acciones y actividades de control a los actos y operaciones de la entidad, que disponga la Contraloría General, así como las que sean requeridas por el Titular de la entidad. Cuando estas últimas tengan carácter de no programadas, su realización será comunicada a la Contraloría General por el Jefe del OCI. d) Efectuar control preventivo sin carácter vinculante, al órgano de más alto nivel de la entidad con el propósito de optimizar la supervisión y mejora de los procesos, prácticas e instrumentos de control interno, sin que ello genere prejuzgamiento u opinión que comprometa el ejercicio de su función, vía el control posterior. e) Remitir los informes resultantes de sus acciones de control a la Contraloría General, así como, al Titular de la entidad y del Sector cuando corresponda, conforme a las disposiciones sobre la materia. f) Actuar de oficio, cuando en los actos y operaciones de la entidad, se adviertan indicios razonables de ilegalidad, de omisión o de incumplimiento, informando al Titular de la entidad para que adopte las medidas correctivas pertinentes. g) Recibir y atender las denuncias que formulen los funcionarios y servidores públicos y ciudadanos, sobre actos y operaciones de la entidad, otorgándole el trámite que corresponda a su mérito y documentación sustentatoria respectiva. h) Formular, ejecutar y evaluar el Plan Anual de Control aprobado por la Contraloría General, de acuerdo a los lineamientos y disposiciones emitidas para el efecto. i) Efectuar el seguimiento de las medidas correctivas que adopte la entidad, como resultado de las acciones y actividades de control, comprobando su materialización efectiva, conforme a los términos y plazos respectivos. Dicha función comprende efectuar el seguimiento de los procesos judiciales y administrativos derivados de las acciones de control. j) Apoyar a las Comisiones que designe la Contraloría General para la ejecución de las acciones de control en el ámbito de la entidad.

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k) Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa interna aplicables a la entidad, por parte de las unidades orgánicas y personal de ésta. I) Formular y proponer el presupuesto anual del Órgano de Control Institucional para su aprobación correspondiente por la entidad. m) Cumplir diligentemente con los encargos, citaciones y requerimientos que le formule la Contraloría General. n) Otras que establezca la Contraloría General. o) Adicionalmente al cumplimiento de las funciones asignadas, el Órgano de Control Institucional ejerce las atribuciones que le confiere el Artículo 15 de la Ley.

ADICIONALMENTE, SON FUNCIONES DE LOS ÓRGANOS DE CONTROL SECTORIAL (Art. 29 Resolución Contraloría N° 114-2003-CG) )

a) Evaluar e informar al Titular del Sector, dentro del ámbito de su competencia, sobre el cumplimiento de los planes, programas y metas del Sector, en concordancia con los lineamientos y disposiciones impartidas por la Contraloría General. b) Evaluar e informar al Titular del Sector, dentro del ámbito de su competencia, sobre el cumplimiento de la normativa aplicable a las entidades y órganos desconcentrados comprendidos en el Sector. c) Coordinar, integrar y consolidar la información de los Órganos de Control Institucional de las entidades y órganos desconcentrados comprendidos en el Sector sobre los informes de control emitidos, el cumplimiento de sus planes anuales de control, así como la información que deban emitir en virtud de encargos legales o por disposición de la Contraloría General. Dicha función se realizará siempre dentro de un contexto de colaboración racional, evitándose la superposición de funciones. d) Informar a la Contraloría General sobre el funcionamiento y situación operativa de los Órganos de Control instituidos en los órganos desconcentrados de su Sector.

ADICIONALMENTE, SON FUNCIONES DE LOS ÓRGANOS DE CONTROL REGIONAL (Art. 29 Resolución Contraloría N° 114-2003-CG)

a) Evaluar e informar al Presidente Regional, dentro del ámbito de su competencia, sobre el cumplimiento de los planes, programas y metas del Gobierno Regional, en concordancia con los lineamientos y disposiciones impartidas por la Contraloría General. b) Evaluar e informar al Presidente Regional, dentro del ámbito de su competencia, sobre el cumplimiento de la normativa aplicable a las entidades y órganos desconcentrados comprendidos en la Región. c) Coordinar, integrar y consolidar la información de los Órganos de Control Institucional de las entidades y órganos desconcentrados comprendidos en la Región sobre los informes de control emitidos, el cumplimiento de sus planes anuales de control, así como la información que deban emitir en virtud de encargos legales o por disposición de la Contraloría General. d) Informar a la Contraloría General sobre el funcionamiento y situación operativa de los Órganos de Control instituidos en los órganos desconcentrados de su Región.

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De acuerdo a lo acordado con la Secretaría de Gestión Pública, la PCM solicitará a los entes rectores de los sistemas administrativos que definan las funciones que serían responsabilidad de las entidades en los tres niveles de gobierno.

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BIBLIOGRAFÍA

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2003 • El Estado como proyecto político, social y como organización. Documento N° 5 Criterios

Generales para el Diseño de Estructuras de la Administración Pública Provincial. Subsecretaría de la Gestión Pública. Argentina. 2005

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2004 • Guía para la Elaboración de Manuales de Organización. Secretaría de la Contraloría

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• Rubio, Marcial. El Sistema Jurídico. Introducción al Derecho. Octava Edición. Perú. Fondo

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034 final rof pcm m.ugarte

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