01 primera sesión - gestión de proyectos
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GERENCIA DE PROYECTOS
CLASE 1Ing. JESSICA CALDERN TVARA
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PROYECTOS Y OPERACIONES
Las organizaciones ejecutan trabajos
El trabajo involucra tanto Operaciones como Proyectos
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PROYECTOS Y OPERACIONES (ELEMENTOS COMUNES)
Realizados por personas
Restringidos por recursos limitados
Planificados, ejecutados y controlados
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PROYECTOS Y OPERACIONES (DIFERENCIAS)
Proyecto
Un medio para ejecutar un
Plan estratgico
Temporal y nico
Responden a nuevos
requerimientos del
negocio
Operaciones Son continuas
Son repetitivas
Constituyen el core del negocio
Ejemplos: La operacin de un Banco
Las ventas de una tienda de almacenes
El servicio que brindan las empresas de telecomunicaciones
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PROYECTO
Necesidad
t
PRODUCTO
Trabajo o esfuerzo transitorio y nico que se hace para crear un productoo servicio.Tiene objetivos y plazos definidos.Condicionado por recursos.
PROYECTO
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PRODUCTO
t
Necesidad PROYECTO
PRODUCTO
PRODUCTO
Bien o servicio que satisface determinada necesidad o requerimiento
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OPERACIONES
t
IDEA PROYECTO
PRODUCTO
OPERACIONES
Trabajo que implica
actividades permanentes y
repetitivas
PRODUCTO
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QU ES UN PROYECTO?
Es un esfuerzo temporal realizado para crear un nicoproducto o servicio (PMI)
Temporal Tiene un inicio y un fin definido Termina cuando el objetivo ha sido logrado o cuando se
cancela el proyecto El equipo de proyecto se disuelve una vez se termina el
proyecto. nico
El producto o servicio es siempre diferente Las caractersticas del producto son progresivamente
elaboradas
Cada proyecto, por similar que sean las actividades y los
alcances, se tornan diferentes porque las circunstancias cambian
y las cosas siempre son distintas cuando se lidia con personas.
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CARACTERSTICAS DE UN PROYECTO
Conjunto de actividades y tareas:
Con un objetivo especfico a cumplir dentro de ciertas especificaciones
Con inicio y final claramente definidos
Con fondos limitados
Con uso de recursos
Ejecutadas para crear un resultado duradero
Puede durar semanas o aos
Implica elaboracin progresiva (iteraciones)
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EJEMPLOS DE PROYECTO
Disear un nuevo sistema de informacin
Construir un centro de cmputo
Implementar un nuevo procedimiento o proceso de negocio
Efectuar un cambio en la estructura de una empresa
Adquirir un nuevo sistema de informacin
Ejecutar una campaa para un partido poltico
Disear un nuevo avin comercial
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QU ES LA GESTIN DE UN PROYECTO?
Gestin = Administracin = Gerencia
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GESTIN (GERENCIA) DE PROYECTOS
Profesin emergente
(PMP Project Mangement Profesional)
PMI (Project Management Institute)
PMBOK (Project Management Body of Knowledge)
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PMBOK(PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE)
Describe la totalidad de conocimientos de la profesin de Gerente de Proyectos
Es la bolsa imaginaria que contiene dichos conocimientos
Incluye conocimientos: Buenas prcticas tradicionales ampliamente usadas Prcticas innovadoras y avanzadas de uso limitado Publicados y no publicados
Gua al PMBOK (del PMI) Subconjunto del PMBOK Generalmente aceptado Terminologa comn a la profesin
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PMBOK
(Project Management Body of Knowledge)
Identifica y describe
La parte del cuerpo de conocimientos de la gestin de proyectos sobre la cual existe un amplio consenso respecto a su valor y utilidad
El equipo de Direccin de
Proyectos debe
asumirlo para cada
proyecto en
particular.
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QU ES LA GESTIN DE UN PROYECTO?
La aplicacin de conocimientos, habilidades,herramientas y tcnicas a las actividades de unproyecto para satisfacer los requerimientos delos stakeholders (PMI)
Implica necesariamente:
Identificar a los interesados (Stakeholders)
Determinar sus necesidades y expectativas
Determinar sus requerimientos
Dirigir y encaminar dichas expectativas
Balancear demandas de Alcance, Costo, Tiempo y Calidad
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RELACIN CON OTRAS DISCIPLINAS
Conocimientos y
prcticas
generalmente
aceptados para la
Gestin de
Proyectos
Conocimientos y
prcticas de
Administracin
General
Conocimientos y
prcticas del
rea de
Aplicacin
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CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
Es el conjunto de FASES en las que se divide elproyecto
El proyecto se divide en FASES para mejorar su controly proporcionar vnculos con las operaciones continuasde la organizacin ejecutante
Caractersticas de las Fases:
Entregables: Resultados de trabajos tangible yverificable.
Revisiones: Evaluacin de entregables yperformance del proyecto.
Criterios de xito de salida: Mediciones usadas paraver si el proyecto debe pasar o no a la siguiente fase
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CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
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OTRO EJEMPLO DE CICLO DE VIDA
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FASES DE UN PROYECTO
Fase Inicial Fases Intermedias Fase Final
Concepto y
propuesta
Diseo
Implementacin
Verificacin
Terminacin
Permiten mejorar el planeamiento, ejecucin y control
Fases: las diferentes
partes en que se divide un
proyecto
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Los entregables estn relacionados con el objetivo de la Fase
Fase Inicial Fases Intermedias Fase Final
Concepto y
propuesta
Diseo
Implementacin
Verificacin
Terminacin
Requerimientos
Prototipo
Sw
producido
Resultado
de pruebasSw
empaquetado
Un entregable
es el resultado
tangible y
verificable del
trabajo
Relacionado con
objetivos de la fase
ENTREGABLES DEL PROYECTO
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REVISIONES DE FASE
Fase Inicial Fases Intermedias Fase Final
Concepto y
propuesta
Diseo
Implementacin
Verificacin
Terminacin
Cada fase del proyecto viene determinada por la consecucin de entregables
Salidas de fase
(puntos de muerte)
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CARACTERSTICAS DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
Define el comienzo y el fin del proyecto
Los entregables usualmente deben ser aprobados
antes que se inicie el trabajo de la siguiente fase.
Algunas veces una fase subsiguiente se inicia antes
de la aprobacin de todos los entregables de la
fase previa (fast tracking)
Define el trabajo tcnico y los involucrados en
cada fase.
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CARACTERSTICAS DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
El nivel de costo y personal es bajo al comienzo, creceal avanzar el proyecto y cae rpidamente cuando el
proyecto se acerca a su trmino.
La probabilidad de xito del proyecto es bajo alcomienzo y crece al avanzar el proyecto.
El riesgo e incertidumbre son altos al comienzo ydecrecen al avanzar el proyecto.
Los costos y riesgos de cambios y correccionesgeneralmente crecen cuando el proyecto avanza
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GESTIN DE INTERESADOS (STAKEHOLDERS)
Individuos u organizaciones que estnactivamente involucrados en el proyecto ocuyos intereses pueden ser afectadospositivamente o negativamente como resultadode la ejecucin o conclusin del proyecto.
Principales Stakeholders:
Gerente/Jefe de Proyecto: Dirige el proyecto.
Cliente: Usa el producto o servicio.
Organizacin ejecutante: Empresa que realizael trabajo del proyecto.
Sponsor: Provee recursos financieros
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INTERESADOS (STAKEHOLDERS)
El Gerente de Proyecto
debe:
Identificar a los Stakeholders
Determinar sus necesidades y
expectativas
Dirigir y encaminar dichas
expectativas
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INFLUENCIAS ORGANIZACIONALES
Sistemas de organizacin empresarial
Basadas en Proyectos
Sus mayores ingresos son derivados de la ejecucin de proyectos a terceros
Empresas de desarrollo de software a la medida
Contratistas de construccin
Empresas de arquitectos No basadas en Proyectos
Organizadas por departamentos funcionales independientes
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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Funcional Jerarqua donde cada empleado
tiene un supervisor claramente definido.
Proyectizada La mayora de los recursos de la
organizacin estn involucrados en proyectos y
los Gerentes de Proyecto cuentan con gran
autoridad
Mixta o Matricial Hbrido de las anteriores
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ORGANIZACIN FUNCIONAL
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ORGANIZACIN PROYECTIZADA
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ORGANIZACIN MATRICIAL BALANCEADA
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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Descripcin Quin esta a
cargo?
Ventajas Desventajas
Funcional Organizacin donde los miembros del
equipo trabajan para
un departamento y
pueden ser prestados
a un proyecto de vez
en cuando
Gerente
Funcional
Mayor habilidad funcional
Ms alto grado de especializacin
Lneas de carrera mejor definidas
El Gerente de proyecto no tiene
gran poder
Los proyectos tienen baja
prioridad
(burocracia)
Los recursos frecuentemente
no son otorgados
Proyectizada La organizacin esta estructurada de
acuerdo a proyectos y
no a departamentos
Gerente de
Proyecto
El gerente de proyecto tiene gran
autoridad
La comunicacin en el proyecto es fluida
(un slo equipo)
Lealtad al proyecto es fuerte
No home para los miembros del
equipo
Crecimiento y desarrollo puede
ser ms difcil.
Mixta o
Matricial
Organizacin hbrida
donde los individuos
reportan a un Gerente
de Proyecto y a un
Gerente Funcional
Poder
balanceado
entre ambos
gerentes
Puede tener lo mejor
de ambos
Duplicacin de esfuerzo en
algunas tareas
Mayor conflicto
Menos lealtad
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ESTRUCTURAS MATRICIALES
Matriz
Dbil
Matriz
Balanceada
Matriz
Fuerte
Estructura
organizacional
Generalmente
organizacin
Funcional
Organizacin Mixta Generalmente una
organizacin
Proyectizada
El Gerente de
Proyecto reporta a:
Gerente Funcional Gerente Funcional, pero
comparten autoridad y
poder
Gerente de los Gerentes
de Proyecto (Project Officer)
Poder y autoridad del
Gerente de Proyecto
Limitada Baja a Moderada Moderada a alta
Enfoque del Gerente
de Proyecto
Responsable del
proyecto y de sus
responsabilidades
funcionales
Responsable del
proyecto,
responsabilidad que
comparte con el Gerente
Funcional
Responsable del
proyecto
Tiempo asignado al
proyecto del Gerente
de Proyecto
Tiempo parcial Tiempo completo Tiempo completo
Cargo del Gerente de
Proyecto
Coordinador de Proyecto
Lder de Proyecto
Gerente/Jefe de
Proyecto
Gerente/Jefe de Proyecto
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PREGUNTAS
1. Qu sistema de organizacin empresarial
utiliza la institucin a la que pertenece?
2. Cul es el tipo de estructura
organizacional utilizado?
3. La institucin le solicita a usted su apoyo
para cambiar el sistema organizacional.
Proponga una alternativa de estructura
organizacional, sustentando su respuesta.
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GRACIAS