Que, asimismo, el Organo de Auditora Intsrna ha emitido el Informe N 050-OAI/GCRN-ESSALUD-2000, en cuya Recomendacin N 1.2, se dispone la

adecuacin de la Ficha Unica de Personal:

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Que, desde dicha fecha se han generado una serie de variaciones en el ordenamientolegal y administrativo correspondiente, incluyendo la dacin de la Ley N 27056 - Leyde Creacin del Seguro Social de Salud ...' ESSALUD y su Rpglamento, aprobado porDecreto Supremo N 002-99-TR; .

Que, mediante Resofucin de Gerencia Central N 112-GCDP del 14 de Marzo de1996 se aprob la Directiva N 003-GCDP "Normas para la Organizacin YAdministracin de los Legajos de Personal", modificada por Resolucin de Gerencia

Central N 021-GCDP del 27 de Enero de 1997;

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Lima, 11 D\ e . 2000

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APROBAR el nuevo formato de FICHA UN1CA DE PERSONAL, el mismo queentra en vigencia conjuntamente con la Directiva a~tes aprobada~

DEJAR SIN EFECTO las Resoluciones de Gerencia Central N 112-GCDP del 14de Marzo de 1996 Y 021-GCDP del 27 de Enero de 1997, as como todas lasdisposiciones que se opongan a la presente resolucin.

QUe, en tal sentido, es necesario dictar las normas necesarias para la correctaad_mini'stracin de los legajos personales a nivel nacional, adecundolas a

normatividad vigente;

~ En uso de las facultades conferidas;

t~:{\SE RESUELVE: .

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. I })1. _APROBAR la Directiva N 001 _dCRH-ESSALUD-2000, "Administracin de, t'. / Legajos Personates", la misma que consta de nueve (09) numerales y dos (02)

anexos, y forma parte integrante de la presente resolucin,,,'" ,,," ' G'.Bo '~

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REGSTRESE Y COMUNQUESE.

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~sSalud,,/PARA MAS PERUANOS

DIRECTIVA W 001 -GCRH-ESSALUD-2000

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"ADMINISTRACiN DE LEGAJOS PERSONALES"

1. OBJETIVO:.

Contar con una eficiente administracin de los legajos, en base a una gil organizaciny registro de la documentacin en los legajos personales de trabajadores y extrabajadores del Seguro Social de Salud - ESSALUD, tendiendo a su sistematizacina nivel nacional.

2. FINES:

2,1 Establecer los principios que permitan la implementacin, organizacin ymantenimiento de los legajos personales del personal activo y, cesante deESSALUD,

2.2 Procurar que el contenido de los legajos personales facilite el cumplimiento dediversas acciones de supervisin.

2.3 Establecer las pautas necesarias para que las reas de legajo a nivel nacional"sigan un mismo patrn, conforme a 10 dispuesto por el rgano rector del Ssteme.de Recursos Humanos.

3. BASE LEGAL:

3.1 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del SectorPblico, aprobada por Decreto Legislativo N 276.

3.2 Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneracionesdel Sector Pblico, aprobado por Decreto Supremo N 005-90-PCM,

3.3 Reglamento Interno de Trabajo, aprobado por Resolucin de Presidencia EjecutivaN 139-PE-ESSALUD-99.

4. AMBITO DE APLICACiN Y VIGENCIA:

La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio en todas las dependencias deESSALUD y es aplicable a todos los trabajadores y ex trabajadores de la! Institucin,con prescindencia de su rgimen laboral.

La vigencia de la presente Directiva se iniCia a partir del da hbil siguiente a lasuscripcin de la resolucin que la aprueba.

5. DISPOSICIONES GENERALES:. -5.1 El legajo personal es el expediente en el cual se archivan y registran de manera

individual, los documentos personales y administrativos concernientes al trabajadoro ex trabajador.

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5.2 El legajo personal tiene carcter estrictamente confidencial y en base a l esfactible informar respecto del rgimen laboral, condicin, ubicacin, trayectoria,desarrollo laboral y dems aspectos que puedan desprenderse de los documentos

all conten'idos.

5.3 Las reas donde se ubican los archivos de legajos personales deben ser deacceso restringido nicamente al personal que en ellas labora, no pudiendocompartir instalacrones con otras dependencias.

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5.4 En la Sede Central, la administracin Y custodia de los legajos personales est acargo de la Divisin de Legajo, Registro y Estadstica de la Sub-Gerencia deAdministracin de Personal de la Gerencia de Personal de la Gerencia Central deRecursos Humanos. En los Organos Desconcentrados, dichas funciones seencuentran bajo responsabilidad de las Jefaturas de Personal correspondientes .

6. COMPOSICION DEL LEGAJO PERSONAL:

6.1 El legajo personal se organiza en secciones, en las que se archivan losdocumentos que a continuacin se detallan:

Seccin W 1: DATOS PERSONALESFicha Unica de PersonalCopia d81 documento de identidad (LE / DNI )Copia de la Libreta Militar.Copia de la Partida de NacimientoCopia de la ~artida de Matrimonio (en caso corresponda)Copia de la Partida de Nacimiento de los hijos (en caso corresponda)Licencia de Conducir (en caso corresponda)Declaracin Jurada de no tener impedimento para laborar en F':'SA~UD (incic,y ~manifestacin de no tener antecedentes penales, policiales, jud,-.:iales y gozar de

buena salud)Certificado de Antecedentes Penales y Certificado de Antecedentes judiciales.Declaracin.,Jurada de Bienes y Rentas (en caso ostente nivel Ejecutivo o est acargo de la administracin Y custodia de recursos institucionales)Constancias o certificados de trabajos anterioresConstancias o certificados de capacitacinGrado o ttulo profesional (en caso corresponda)Constancia de colegiatura (en caso correspunda)Certificado de Habilitacin para ejercer la profesin (en caso corresponda)

e -' "Seccin W 2 : DE LA CARRERA (Progresin) ,f}'\i"(Resultado del Concurso de Ingreso ?~\ :Resolucin de Contrato (personal del D. Leg. 276)Resolucin de Nombramiento (personal del D. Leg. 276)Resoluciones de Ascenso (personal del D. Leg. 276)Resoluciones de cambio de grupo ocupacional (R~.rsonal del D. Leg. 276)Resoluciones de asignacin de cargo y/o funcion~~ (personal del D. Leg. 276)Resoluciones de participacil1 en concursos de mritos (personal del D. Leg. 276)Resolucin de Trmino de la carrera o de reingreso a la Administracin Pblica

(personal del D. Leg ..276)Resolucin de cambio de rgimen laboral

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1/,1,5 SALUD PARA MAS PERUANOS

Documentos que acrediten servicios prestados en otras entidades del EstadoContratos de trabajo y prrrogas (personal del D. Leg. 728)Resoluciones de Designacin, desplazamiento temporal o permanente el encargode responsabilidad directiva o cargo de confianza.Resolucin de SERUMS (en caso corresponda)

Seccin N 3: DEL COMPORTAMIENTO LABORALMritosDemritosEvaluaciones en GeneralInformes de Control en mrito a recomendaciones del Organo de Control parafuturas acciones de personal (no constituyen demrito)

Seccin W 4: DE LOS PERMISOS, LICENCIAS Y VACACIONESResoluciones de licencias con o sin goce de haberConvenios de Acumulacin de Vacaciones.

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Seccin N 5: DE LAS REMUNERACIONES, BONIFICACIONES Y BENEFICIOSResoluciones de remuneracin principal y transitoria por homologacin (personaldel D. Leg. 276)Resoluciones de Bonificacin Personal y Bonificacin Familiar (personal del D.Leg.276)Resoluciones de retribucin especial por responsabilidad directiva (personal del D.

Leg. 276)Resoluciones de Asignacin por 25 y 30 aos de servicio, Quinquenios,Reconocimiento de aos de servicio, cambio de rgimen pensionario (personal del

D. Leg. 276)Resolucin de gratificaciones (personal del D. Leg. 276)Retenciones JudicialesDescuentos autorizados por el trabajadorResoluciones de crditos devengados y reconocidosResoluciones de Subsidio por Gastos de Sepelio y Fallecimiento (personal del D. Leg. 276 y cambio de rgimen)Resoluciones de compensacin por tiempo de servicio (personal del D. Leg. 276)Pago de indemnizacin vacacional (personal del D. Leg. 728)Solicitud de pago por asignacin familiar (personal del D. Leg. 728) .-Liquidaciones de beneficios sociales (personal del D. Leg. 728)

Seccin N 6 : DEL TERMINO DE LA RELACION LABORAL (CARRERA ADM.)Resolucin de cese definitivo o por fallecimiento o resolucin de destitucin(personal del D. Leg. 276)Carta de despido arbitrario o por comisin de falta grave (personal del D. Leg. 728)Renuncia (carta o resolucin segn el rgimen laboral) IRResoluCin de reconocimiento de tiempo de servicios y otorgamiento de pensin,resolucin de pensiones insolutasResolucin de contrato laboral (personal del D. Leg. 728)

7. CARACTERISTICAS DE LOS LEGAJOS PERSONALES:

7.1 El legajo personal se inicia con los documentos que el trabajador presenta almomento de su ingreso a la Institucin.

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/ !1EsSaludM,A5 SALUD' PARA MAS PERUANOS

En caso se cuemte an con, legajos personales originales de cesantespertenecientes al rgimen del Decreto Ley N 20530, stos debern estaridentificados y separados de los falsos expedientes.

f 8.2.2 Asimismo, los Organos Desconcentrados debern remitir a la Gerencia Centralde Recursos Humanos, copia del legajo personal del jefe del rgano, a efectosque sta sea archivada en un ambiente separado.

8.2.3 Los Or@anos Desconcentrados debern remitir copia certificada por fedatariode la documentacin que vayan incluyendo en el legajo personal del jefe delrgano, a efectos de mantener actualizada la copia que se mantiene en laSede Central.

8.2.4 Asimismo, en el rea debe llevarse a cabo la recepcin de documentos a serarchivados, adems de contar con un registro de los documentos emitidos,debiendo administrar adecuadamente el acervo documentaro. .

8.2.5 En los casos que el trabajador sea desplazado de rranera temporal opermanente a otro Organo, deber remitirse de oficio el legajo personalcorrespondiente, bajo cargo por secciones, debidamente foliado.

8.3 SEGURIDAD DEL AREA

"f.8.3.1 El ambiente donde se custodian los legajos personales debe contar con loselementos de seguridad necesarios que impidan el acceso de personas ajenasal rea, motivo por el cual, las ventanas o espacios de ventilacin deben teneruna adecuada proteccin, adems de doble llave en las puertas; las llavesdeben ser custodiadas por el encargado del rea' de legajos, bajoresponsabilidad funcional.

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8.3.2 Depende directamente del responsable del rea la administracin Y custodia delos legajos personales bajo su cuidado, asumiendo la responsabilidad de lacOl)servacin, archivo y actualizacin de los documentos Y bases de datosexistentes, compartiendo dicha responsabilidad con los trabajadores quetengan por funcin el manejo de los legajos.

8.3.3 El superior jerrquico del responsable del rea de legajos asumeresponsabilidad por la supervisin que debe realizar sobre ~te.

8.3.5

Slo es factible la salida de los legajos personales, d~1 rea donde seencuentran, cuando sean requeridos por la Presidencia Ejecutiva, GerenciaGeneral, Secretara General, Gerente Central de Recursos Humanos, Jefe deiOrgano Desconcentrado (en el mbito de su jurisdiccin), Gerente de Personal,Sub-Gerente de Administracin de Personal o por mandato judicial o delMinisterio Pblico, bajo cargo detallado por secciones y con expresaautorizacin del responsable del rea.

En los casos que otras dependencias de la Institucin requieran revisar loslegajos' personales, podrn hacerlo en las instalaciones del rea de legajo,'previa solicitud por escrito, con expresa autorizacin del r!3sponsable de la

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VISTAS:

Lima,'eclb,l.;, ,..vr:

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Las Cartas N 640-0CT-PE-ESSALUD-2010, la Carta N" 600-0CI/GCDI-ESSALUD-2010, la CartaN" 1194-0GA-ESSALUD-2010, mediante las cuales en virtud a lo observado por el rgano deControl Institucional ,se requiere la implementacin de la Recomendacin N" 3 de la Actividad deControl N" 02-0251-2010-21 "Cumplimiento de la Normativa Legal que Regula los Casos deNepotismo, Perodo 2009 (Ley N" 26771, Decreto Supremo N" 021-2000-PCM, Decreto Supremo N"017-2002-PCM, Decreto Supremo N" 021-2000-PCM".

CONSIDERANDO:

Que, la Recomendacin de la Actividad de Control N 02-0251-2010-21 establece que: "Que laGerencia Central de Recursos Humanos, en coordinacin con las reas pertinentes, implementeinstrumentos normativos (cartas circulares, entre otros) a fin de complementar la Directiva N 001-GCRH-ESSALUD-2000 "Administracin de Legajo de Personal", consignando el Formato N" 3 deDeclaracin Jurada de Parentesco por Consanguinidad y Afinidad, como uno de los requisitos queconforman el Legajo de Personal Seccin 1: Datos Personales, a fin de evitar posibles casos deNepotismo";

Que, virtud a lo recomendado por el rgano de Control Institucional es necesario modificar laResolucin de Gerencia Central N" 964-GCRH-ESSALUD-2000 del11 de diciembre de 2000, la cualaprueba la Directiva N 001-GCRH-ESSALUD-2000 "Administracin de Legajo de Personal",consignando el Formato N" 3 de Declaracin Jurada de Parentesco por Consanguinidad y Afinidad";

Que, es necesario efectuar en la Directiva N 001-GCRH-ESSALUO-2000 las modificacionesnecesarias a fin de incluir el Formato N" 3 de Declaracin Jurada de Parentesco por Consanguinidady Afinidad, como uno de los requisitos que conforman el Legajo de Personal Seccin 1: DatosPersonales;

Que, la Recomendacin N 1 de la Actividad de Control N" 02-0251-2010-21 estableci que: "laOficina General de Administracin, a travs de la Gerencia Central de Recursos Humanos, adecuelas disposiciones de la Ley N" 26771 Y su Reglamento, el Formato N" 3 denominado "DeclaracionesJuradas de Parentesco por Consanguinidad y Afinidad", a fin de que se pueda determinar si lospostulantes o ingresantes, tienen algn vnculo de parentesco por consanguinidad o afinidad, conalgn servidor, funcionario o directivo de ESSALUD, a fin de mejorar los controles internos, lo cualfue implementado mediante Carta Circular N" 17-GCRH-OGA-ESSALUD-2010 de fecha 13.04.2010";

Que, es necesario dictar las normas internas necesarias con el objeto de efectuar una correctaadministracin de los legajos de personal adecundolos a la normatividad vigente;

Estando a las facultades conferidas, mediante Resolucin de Gerencia General W 764-GG-ESSALUD-2006;

SE RESUELVE:

1. MODiFICAR el numeral 6.1 del Artculo 6 de la Directiva W 001-GCRH-ESSALUD-2000"Administracin de Legajo de Personal" aprobada mediante Resolucin de GerenciaCentral W 964-GCRH-ESSALUD-2000 del 11 de diciembre de 2000", con el tenorsiguiente:

o 5 11AY 2010

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Av. Domingo Cueto \Jo '120Jess Mara - Lima PerT:2656000/2657000

RESOLUCION DE GERENCIA CENTRAL N3:;' .3 -GCRH-OGA-ESSALUDm49JQ,.ssaJud.gob.peDICE:

"6.1 El legajo de personal de organiza en secciones, en las que se archivan losdocumentos que a continuacin se detallan:

Seccin W 1:DATOS PERSONALES

(...)

Certificado de Habilitacin para ejercer la profesin (en caso corresponda)"

DEBE DECIR:

"6.1 El legajo de personal de organiza en secciones, en las que se archivan losdocumentos que a continuacin se detallan:

Seccin W 1DATOS PERSONALES

( ...)

Certificado de Habilitacin para ejercer la profesin (en caso corresponda)Formato N 3 de Declaracin Jurada de Parentesco por Consanguinidad yAfinidad".

2. MODIFICAR el Anexo W 2, Seccin 01 del Ingreso y la Capacitacin, de la Directiva W001-GCRH-ESSALUD-2000 "Administracin de Legajo de Personal" con el tenor siguiente:

DICE:

"SECCION 01DEL INGRESO Y LA CAPACITACiN

( ...)- Certificado de Habilitacin Profesional para ejercer la profesin (en caso corresponda)"

DEBE DECIR:

"SECCION 01DEL INGRESO Y LA CAPACITACiN

(...)Certificado de Habilitacin Profesional para ejercer la profesin (en caso corresponda)Formato N 3 de Declaracin Jurada de Parentesco por Consanguinidad yAfinidad".

3. DEJAR subsistentes los dems extremos de la Resolucin de Gerencia Central W 964-GCRH-ESSALUD-2000 del 11 de diciembre de 2000

REGSTRESE Y COMUNQUESE

=sl~~~JUUAN BERROCAL FLORESGerente Central de Recursos Humanos.OGA

ESSALUD

...