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CAPÍTULO IV
RESULTADOS DE LA INVESTIGACION
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CAPITULO IV
RESULTADOS DE LA INVESTIGACION
El presente capítulo está dedicado a los resultados de la investigación y
en el mismo se expone a detalle los datos obtenidos en el estudio mediante
la aplicación del instrumento de recolección de datos a la empresa ubicada
en la Av. 48 #149-886 km 4 ½ carretera vía la Cañada municipio San
Francisco.
1. ANALISIS Y DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS
Para dar comienzo con los resultados obtenidos en la investigación, se
inicia con la fase I denominada Análisis del Proceso, lo cual comprende el
diagnóstico de la situación actual y los criterios de organización de inventario
utilizado por la empresa STEWART & STEVENSON DE VENEZUELA SA.
En su sistema de gestión de inventario, el conocimiento de esta
información dará como resultado la identificación de fallas y necesidades en
el proceso.
En la Fase II se realizara la selección estratégica de modelos de
inventario, tomando en cuanta la información obtenida del sistema operativa
de la empresa (Centuria) así como datos obtenidos por la investigación de
campo y bibliográfica que se realizo a la empresa. Para la Fase III se dará a
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conocer el diseño del sistema de Gestión de Inventario basados en la
información arrojada el por la Fase II, esto definirá políticas y criterios para
dar seguimiento a los pedidos así como el mejor control del Inventario.
1.1. DESARROLLO DE LA METODOLOGIA
Para el desarrollo de cada fase se implementaron algunos recursos
tales como lista de chequeo, guía de visita y la entrevista no estructurada.
Estos instrumentos sirvieron de apoyo para lograr los objetivos inicialmente
planteados.
FASE I: ANALISIS DEL PROCESO
Para dar cumplimiento a la primera fase de la investigación relacionada
con el análisis de la situación actual de la gestión de inventario en la
empresa Stewart & Stevenson de Venezuela S.A.; se realizó una visita a la
empresa donde se observó el proceso de Inventario así como los diferentes
reportes y documentos de los mismos. En este caso se evidenció la
necesidad de los empleados de un sistema que lograra suministra una
información precisa y confiable.
Asimismo, se percibió la necesidad de la gerencia en aplicar un mejor
Sistema de Gestión de inventario que garantice el menor costo y la mayor
rotación de sus productos.
A partir de ésta información, se utilizaron herramientas de recolección
de datos que permitieron constatar la situación que presenta la empresa para
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así posteriormente plantear soluciones viables y efectivas. Una de estas
herramientas fue la guía de visita, cuyos resultados se ven reflejados en el
anexo A, en la que los investigadores formularon interrogantes que
permitieron establecer un panorama general en cuanto a las funciones que
desempeña la empresa, espacio físico de almacenamiento y características
de los clientes y la demanda.
Tomando como referencia la información recabada mediante la guía de
visita, se llegó a las siguientes conclusiones:
(1) Los clientes internos del departamento de compras, al cual está
adscrito el analista de inventario, son el Departamento de Ventas y el
Departamento de Servicios. Estos dos departamentos son los únicos que
pueden elaborar órdenes de trabajo al analista de inventario.
Esta información permitió la delimitación y posterior desarrollo del
diagrama de flujo de documentos (ver anexo B).
(2) La empresa no posee estadísticas de demanda de productos, lo que
refleja la necesidad de implementación de un sistema de gestión de
inventario que permita conocer cuales son los artículos con mayor o menor
demanda y así tomar decisiones estratégicas en cuanto al momento justo
para ordenar y la cantidad apropiada de artículos en cada orden.
(3) Los equipos y repuestos que adquiere la empresa son de
procedencia extranjera, ya sean importados directamente por la empresa o
por terceros, por lo que se hace importante determinar el momento apropiado
para colocar las ordenes de compra y evitar retrasos en la entrega a los
clientes.
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Conocer esta información es de vital importancia al momento de
estimar los tiempos de entrega de productos por parte del proveedor.
(4) La empresa cuenta con instalaciones (con servicios básicos como
agua, electricidad y teléfono) y personal para el manejo de inventario, los
cuales generan costos asociados a las partes y repuestos que la empresa
utiliza en sus actividades.
(5) En la actualidad la empresa realiza compras de repuestos solo a
nivel nacional, por lo que los costos de nacionalización y traslado de los
mismos ya se encuentran asociados al precio al que la empresa los adquiere.
(6) La empresa no importa directamente partes ni repuestos desde
hace 2 años; sin embargo, la situación causal de la falta de importaciones
pudiese cambiar por lo que la implementación de un sistema de gestión de
inventario debe contemplar la adquisición de partes y repuestos procedentes
de importaciones directas.
Otra herramienta utilizada fue la lista de chequeo (ver anexo A); con la
cual se pretendió conocer más específicamente las metodologías y procesos
utilizados en la empresa para gestionar su inventario. Esta lista de chequeo
se elaboró con el apoyo del Gerente de Compras.
La lista de chequeo muestra que en la empresa existe una codificación
y clasificación de los artículos que allí se manejan, sin embargo, no existe un
control de rotación o de entrada y salida de los mismos, es decir el último
producto que entra al inventario es el primero en salir y esto generaba poca
rotación, o mas específicamente, estimulaba la obsolescencia se artículos en
inventario.
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La demanda de productos no se registra en las estadísticas de la
empresa y las ventas se registran sólo por montos facturados y no por
artículos, lo que influye directamente en que los costos de inventario sean
elevados ya que se tienen productos obsoletos o de baja rotación dentro del
almacén. AsÍ mismo, al no conocer una cantidad estimada de cuantos
artículos requerirán ser colocados en el mercado en determinado momento,
es imposible conocer cuál es el mínimo nivel de inventario que debe existir; y
en el otro extremo, cuál es la cantidad máxima de determinado artículo que
debe existir en inventario con el fin de evitar la baja rotación.
De lo anteriormente expuesto, se observa que la empresa no
implementa ningún criterio para el manejo de inventario o de clasificación de
artículos que considere su costo y demanda con el que pueda determinar la
cantidad de productos a ordenar y el momento preciso de colocar dicha
orden.
A continuación se describe el Proceso de Compra de Artículos de la
empresa STEWART & STEVENSON DE VENEZUELA SA el cual se esta
implementando actualmente y que tiene como objetivo proporcionar una
visión mas detallada del proceso de compra de artículos por la persona que
debe realizarla y dentro de la secuencia establecida.
El Departamento solicitante entrega al asistente administrativo la orden
de compra del cliente junto, el asistente genera una orden de trabajo y este a
su vez genera un pedido, El asistente archiva la original de la orden de
compra, la orden de trabajo y el pedido y envía una copia al departamento de
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compras y el analista del inventario verifica disponibilidad de inventario, si lo
hay genera una nota de entrega con una copia al almacén (Asistente de
almacén) para su despacho, el asistente administrativo firma la nota de
entrega al asistente de almacén como recibida, la original la archiva el
asistente y la copia la archiva el asistente del almacén.
Claro esta, si la pieza no está disponible se envía al analista de
compras y este verifica si se realizara por Compras Nacionales, se genera
una orden de compra en Bs se envía un correo con la orden al proveedor
(esta es archivada por el comprador), el proveedor envía factura (dos copias
una para el proveedor otra para el comprador) despacha la mercancía y
envía junto a factura, si la compra es internacional se genera orden de
compra y se elabora un correo al proveedor con copia de la orden, este
genera factura y la envía junto al despacho de la mercancía (una vez que
llega la factura nacional o internacional, es archivada junto a la orden de
compra por el comprador).
Una vez recibidas la mercancía tanto local como internacional el
analista de inventario recibe las facturas y realiza un formulario donde el
gerente de repuestos verifica la mercancía y le da el visto bueno, firma en
señal de aceptación, entrega la factura al comprador y el formulario al
analista de inventario, el asistente de inventario le da entrada al artículo
genera la nota de entrega con una copia y se las entrega al asistente de
almacén, este entrega el físico del articulo al asistente de administrativo se
queda con la copia y la original es archivada por el asistente administrativos.
(Ver imagen de flujograma en anexo B)
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Se pudo constatar en el Flujograma de Documentos que el Proceso de
Compra cumple con los requerimientos de la compañía pero deben
realizarse algunas modificaciones en el seguimiento de pedidos.
Los cambios que se presentaran corresponden a la verificación de la
disponibilidad y el nivel del inventario, esta actividad será realizada por el
analista de inventario, para ratificar que existan niveles aceptables.
El analista de inventario debe verificar la disponibilidad y niveles de
inventario (en el sistema de información de la compañía), si existen niveles
óptimos de artículos, genera un reporte y lo archiva, de lo contrario genera un
pedido con la cantidad de cada artículo que se necesita para alcanzar la
cantidad económica y lo envía al analista de compra.
FASE II: SELECCIÓN ESTRATEGICA DE MODELO
En esta fase se debe tomar en cuenta que las empresas deben buscar
varias herramientas para la administración de inventario, ya que esto permite
visualizar en detalle los diferentes artículos en existencia. Según los Autores
Díaz (1999) y Chase, y otros (2004) para empresas que poseen una
demanda independiente se debe seleccionar modelos de inventario que
puedan reducir costos, partiendo de los principios básicos del punto de
pedido y tamaño optimo de lotes, para ello, se necesita información interna
de la empresa, tal es el caso, de la demanda artículos así como también sus
costos.
De esta manera, se logra desarrollar una propuesta de sistema que
pueda ayudar a la organización a disminuir los costos de inventario y
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garantizar la disponibilidad de los artículos cuando estos se requieran.
A través del tiempo los mecanismos internos y externos de compra de
la empresa han sufrido cambios, por lo que esta requiere que sus productos
sean analizados en forma particular, tomando en cuenta sus propias
características y la importancia que cada uno de ellos representa en el
proceso de ventas así como sus posibilidades de adquisición.
El sistema de la empresa llamado Centuria, lleva los datos operativos
del inventario, en este se puede visualizar números de partes, artículos en
existencia, precio, antigüedad y se registran salidas y entradas del
inventario; aunque este posee muchas deficiencias en el control del
inventario, la empresa considera que es un alto costo sustituirlo, por tal
motivo requieren un sistema de gestión de inventario adaptado a sus
posibilidades actuales. Para el análisis de los modelos de inventario este
sistema suministro los datos de artículos en existencia así como sus costos y
cantidades, en base a esto se lograra determinar el modelo que más se
ajuste a las exigencias de la empresa.
Para comprensión del proceso actual de manejo de artículos se
implementó la entrevista no estructurada. En ella se realizaron diversas
preguntas a personas involucradas directamente en el manejo del inventario
con el fin de realizar un análisis situacional dentro de la organización así
como obtener información relevante en materia de inventario. Esta
información servirá de base para seleccionar aquellos modelos que mejor se
ajusten al tipo de demanda y naturaleza de los artículos que la empresa
maneja.
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Tabla 1 Resultados de Entrevista no estructurada Alternativas R
Describa según su experiencia ¿Cómo varia la demanda de los productos o artículos en la empresa?
Periodica
¿Qué tipo de demanda poseen los artículos? Independiente
¿Cuántas personas están involucradas en el manejo del inventario? 7 Personas
¿Cuál es el sistema de inventario o criterio que actualmente utiliza la empresa?
No posee
¿Cuál (es) considera usted que es el mayor problema en materia de inventario que presenta la organización?
Costos elevados y la cantidad de artículos Obsoletos
¿Qué criterios se utiliza en la empresa para clasificar los artículos en el inventario? Clasificación 1,2,3,5,8,9
¿Qué sistema (Paquete o software administrativo) emplea la empresa? Centuria y AS 400
¿Qué tipo de registro se le llevan a los artículos?
Precio, Calidad, Cantidad Disponible, Lista de Articulos en existencia
Fuente: Borrego, González, Rivas (2012).
La entrevista no estructurada demuestra la poca información y control
de inventario que posee la empresa, las repuestas a las interrogantes vienen
dadas solo según experiencia de las personas que intervienen en el proceso
de adquisición de repuestos , opinión y criterio de los entrevistados, en este
caso se realizo la entrevista a un total de catorce personas pertenecientes a
varios departamentos involucrados en el manejo de inventario entre ellos,
departamento de servicio (2 personas), departamento de ventas (4
personas), departamento de sistema (1 persona), departamento de compra
(1 persona), departamento de contabilidad (2 personas) y la gerencia general
(1persona).
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Tabla 2
Población Encuestada
Departamento Cargo Cantidad de Personas
Servicio Gerente de Servicio 1 Ventas Vendedores 4 Gerencia Gerente General 1 Sistema Supervisor de sistema 1 Servicio Asistente admon 1 Compra Asistente de almacen 1 Compra Analista de Inventario 1 Compra Analista de compra 1 Compra Gerente de repuestos 1 Contabilidad Analistas Contables 2 Total 14
Fuente: Borrego, González, Rivas (2012)
El total de entrevistados opina que la demanda según el criterio de los
entrevistados es Periódica ya que se manejan generalmente los mismos
clientes, para el análisis de los modelos se realizo manualmente una lista de
artículo con su demanda correspondiente a seis meses ya que estos no
tienen una variación significativa con respecto a los anteriores, a partir de a
mayo del 2011 a octubre 2011.
Con respecto al tipo de demanda, esta sugiere con el total de
encuestados, una demanda independiente ya que no depende de ninguna
variable.
Cinco de las siete personas entrevistada consideran que la cantidad de
personas que principalmente manejan el inventario son siete entre ellas, el
asistente administrativo que maneja las ordenes, el asistente de almacén que
es la persona que recibe y despacha mercancía, el analista de compras que
realiza las compras locales e internacionales, y los cuatro vendedores que
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generan los pedidos.
Las 14 personas entrevistadas afirman que actualmente la empresa no
posee ningún sistema de inventario, por ello la poca rotación de artículo.
Todos los entrevistados consideran que el mayor problema de la
organización son los costos elevados en el inventario y la cantidad de
artículos obsoletos.
El total de los entrevistados opina que la clasificación mostrada a nivel
de sistema en el inventario es 1, 2, 3, 5, 8,9. En el caso de la clasificación
numero 1 se encuentra los artículos de marcas originales comprados en el
exterior, para la 2 corresponde a los artículos originales remanufacturados
comprados en el exterior, para la 3 artículos de reemplazo comprados en el
exterior, la 5 es para compras locales, la 8 y 9 es para artículos que tengan
más de 10 años en existencia.
El total de los encuestados opina que la información acerca de los
sistemas manejados por la empresa para el inventario son Centuria que
maneja la parte operativa y el AS 400 que maneja la parte administrativa.
En cuanto al tipo de registros que maneja la empresa sobre los
artículos son precio, calidad, cantidad disponible y lista de artículos en
existencia.
Para la demanda fue necesario realizar una investigación de campo ya
que la empresa no manejaba esta información. La recolección de datos se
origino de varios departamentos, entre ellos Departamento de Ventas y
servicio al realizar el levantamiento de información se evidencio una falla en
el sistema a nivel de reportes ya que este solo registraba las compras
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internacionales, las compras locales no podían ser cargadas ya que este no
estaba diseñado para su registro.
La organización en este caso carga los costos en el sistema
administrativo AS 400, pero no queda registro de entrada y salida del
inventario. Las compras locales surgieron por la necesidad de cumplir con los
tiempos de entrega de los clientes ya que la tramitación de compras
internacionales no se daba de forma inmediata.
A continuación los resultados de la tabla de demanda realizada con los
soportes de facturas y reportes generados por el sistema en el periodo de
seis meses llevados por la empresa.
Tabla 3
Demanda Mayo-Octubre 2011 MES DEMANDA (Articulos)
Mayo 6.939 Junio 7.206 Julio 5.552 Agosto 7.975 Septiembre 6.307 Octubre 8.321
Total 42.300 Fuente: Borrego, González, Rivas (2012)
Para verificar la criticidad e importancia de los artículos en existencia,
se implemento una herramienta de la ingeniería conocida como el diagrama
de Paretto . Para este estudio se agrupo la diversidad de artículos según su
función (por sistema), entre ellos tenemos el sistema de lubricación, sistema
de enfriamiento, sistema de combustible, sistema de escape, sistema de aire,
la partes principales de los equipos y por ultimo un rubro llamado otros.
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Grafico 1. Demanda Marzo-Octubre 2011 Fuente: Borrego, González, Rivas (2012)
A continuación presentamos algunos de los artículos pertenecientes al
sistema de enfriamiento, entre los que encontramos: juego de reparación de
bomba de agua, sensor de temperatura de agua, enfriador de aceite,
termostato, post-enfriador, filtro refrigerante, entre otros (ver anexo c).
Para el cálculo de este diagrama se utilizaron los datos obtenidos en
el registro de la demanda y el costo de cada artículo. Este diagrama permitió
la clasificación ABC de los artículos generando como resultado que el
sistema con mayor costos es el rubro llamado otros, esto da respuesta a la
preocupación de la empresa en cuanto a la obsolescencia presente en el
inventario, ya que la mayor parte de artículos de este rubro pertenecen a la
clasificación 8 y 9 de productos con más de 10 años de existencia en el
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inventario, originando la venta de estos artículos sin ningún margen de
ganancia.
Esto pone en evidencia que la empresa esta implementado el criterio
de compra ultimo que entra, primero que sale ya que sus costos de inventario
son constantes y sus compras son limitadas.
Los resultados del diagrama son los siguientes: En la clasificación A
tendremos los sistemas de aire, partes principales del equipo y otros con un
82,92%; en la clasificación B observaremos los sistemas de lubricación y
enfriamiento con un 11,68%; y por ultimo en la clasificación C estarán los
sistemas de combustible y escape.
Luego de realizada la agrupación de artículos por sistema, obteniendo
los costos y la demanda de cada uno de ellos en existencia, se logro
determinar el porcentaje acumulado sistema. Una vez calculados los
porcentajes se asigno la clasificación ABC, aunque los resultados no
sugieren un 80%, 15% y 5%, le fue asignado el porcentaje más cercano a
estos.
Tabla 4 Clasificación ABC
Sistema Costo % acumulado % relativo Clasificación Otros 28.356.619,50 54,3% 54,35%
A Sistema de Aire 9.276.981,35 72,1% 17,78% PPE 5.629.971,06 82,9% 10,79% 82,92% Sistema de Lubricación
3.180.185,83 89,0% 6,09% B
Sistema de Enfriamiento
2.912.245,29 94,6% 5,58% 11,68%
Sistema de Combustible
2.660.569,42 99,7% 5,10% C
Sistema de Escape 160.995,59 100,0% 0,31% 5,41% Total 52.177.568,04 100% 100%
Fuente: Borrego, González, Rivas (2012).
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Grafico 2. Paretto de Costo de artículos por Familia Fuente: Borrego, González, Rivas (2012)
Una vez obtenida la Clasificación ABC, se tomara como objeto de
estudio los artículos pertenecientes a la clasificación B (sistema de
lubricación y Enfriamiento) ya que estos representan un menor costo que los
artículos de A y un costo más alto que c, Es por ellos que optamos por el
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estudio de esta clasificación colocándole el nombre de volumen moderado,
además de tomar en cuenta que gran parte de estos sistemas poseen
artículos obsoletos.
Se determinaran los cálculos para dos modelos de inventarios entre
ellos el Modelo de punto de pedido y el de Máximos y Mínimos ya que estos
ayudaran a establecer un punto de pedido, y cada vez que las existencias
lleguen a este punto se colocara un pedido por la cantidad que se estima
como optima, para definir según los resultados, aquel modelo con el menor
costo anual y seleccionar el que mejor aplique a las exigencias de la
empresa, tomando en cuenta su capacidad económica y de espacio físico.
Para ello, fue necesario recopilar algunos datos para lograr efectuar
cálculos necesarios en cada modelo, tal es el caso de los costos de
almacenar así como los costos de ordenar.
Tabla 5
Costo de ordenar Descripcion Costo Unidades Sueldo del Comprador 5.000,76 Bs/mes Telefono 357,89 Bs/mes Luz (compras) 983,09 Bs/mes Alquiler (compras) 111,11 Bs/mes Internet 118,16 Bs/mes Total 6.571,01 Bs/mes
Fuente: Borrego, González, Rivas (2012).
Se tomo un promedio de 20 pedidos al mes, tomando en cuenta esta
información el costos de ordenar es por 328,55 Bs/pedido, por criterio
establecido en la empresa se le otorga un porcentaje a cada artículo, que
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corresponde al 5% del costo de ordenar que equivale a un monto de 16,43
Bs/pedido.
Tabla 6 Costo de Almacenar
Descripcion Costo Unidades
Seguro 5.200,21 Bs/mes
Vigilancia 4.000,00 Bs/mes
Sueldo 8.178,68 Bs/mes
Luz 858,67 Bs/mes
Telefono 80,52 Bs/mes
Alquiler 2.500,00 Bs/mes
Internet 236,33 Bs/mes
Fletes 5.000,00 Bs/mes
Total 26.054,41
Fuente: Borrego, González, Rivas (2012).
En el caso de los costos de almacenar, el total fue de 26.054,41
Bs/mes, la empresa otorgo el 0,5% (criterio establecido por la empresa) de
costo para cada artículo que equivale a un monto de Bs.130, 27 Bs/mes.
Para el tiempo de espera entre ordenes la empresa proporciono el tiempo
estándar manejado por el departamento de compras, para el caso de
compras locales 15 días hábiles y para compras internacionales 10 días
hábiles. La razón por la que las compras locales se tarden mas, es debido a
que estas son de contado y las internacionales crédito, esto hace que
administración debe cumplir requisitos internos para el pago a proveedores
esto hace más lento el proceso de compra y despacho del proveedor.
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Los resultados basados en los datos anteriormente expuestos para el
modelo de punto de pedido son los siguientes:
A continuación se presenta la tabla 7, la cual fue elaborada utilizando
una hoja de cálculo con el fin de obtener el resultado del modelo de cantidad
económica (Q)
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Tabla 7 Cantidad económica de pedido (Q)
NUMERO DE PARTE S (Bs/orden) H (unid/año) 2DS 2DS/H
Q opt (unid) R
1 A-23506366 16,43 130,27 11.170,70 42,88 6,55 0,47 2 A-5149711 16,43 130,27 13.799,10 52,96 7,28 0,58 3 A352001 16,43 130,27 657,10 2,52 1,59 0,03 4 A352003 16,43 130,27 12.484,90 47,92 6,92 0,52 5 CO7479 16,43 130,27 96.593,70 370,74 19,25 4,03 6 CS-230V-GE 16,43 130,27 657,10 2,52 1,59 0,03 7 CS4AF-12V 16,43 130,27 657,10 2,52 1,59 0,03 8 CS4AF-120V 16,43 130,27 657,10 2,52 1,59 0,03 9 DB-1271 16,43 130,27 657,10 2,52 1,59 0,03
10 ELF7483 16,43 130,27 114.335,40 438,84 20,95 4,77 11 ELF7670 16,43 130,27 13.799,10 52,96 7,28 0,58 12 ELF7739 16,43 130,27 13.799,10 52,96 7,28 0,58 13 E0021803401 16,43 130,27 657,10 2,52 1,59 0,03 14 E5177763 16,43 130,27 5.256,80 20,18 4,49 0,22 15 FP23501544 16,43 130,27 5.256,80 20,18 4,49 0,22 16 FP23506368 16,43 130,27 3.285,50 12,61 3,55 0,14 17 FP23506852 16,43 130,27 2.628,40 10,09 3,18 0,11 18 FP23506869 16,43 130,27 5.913,90 22,70 4,76 0,25 19 FP23506870 16,43 130,27 13.799,10 52,96 7,28 0,58 20 FP23532436 16,43 130,27 13.799,10 52,96 7,28 0,58 21 FP8547195 16,43 130,27 657,10 2,52 1,59 0,03 22 I21821 16,43 130,27 657,10 2,52 1,59 0,03 23 I2352346 16,43 130,27 657,10 2,52 1,59 0,03 24 I2352348 16,43 130,27 657,10 2,52 1,59 0,03 25 J-25356 16,43 130,27 17.741,70 68,10 8,25 0,74 26 J-26912-A 16,43 130,27 17.741,70 68,10 8,25 0,74 27 KEDAC-10B 16,43 130,27 17.741,70 68,10 8,25 0,74 28 KEDAC-12B 16,43 130,27 17.741,70 68,10 8,25 0,74 29 KEDAC-13E 16,43 130,27 17.741,70 68,10 8,25 0,74 30 MN2225 16,43 130,27 657,10 2,52 1,59 0,03 31 P-557207 16,43 130,27 15.770,40 60,53 7,78 0,66 32 PEDAC-20B 16,43 130,27 14.456,20 55,49 7,45 0,60 33 P164166 16,43 130,27 197.787,10 759,14 27,55 8,25 34 P165238 16,43 130,27 657,10 2,52 1,59 0,03 35 P550020 16,43 130,27 251.669,30 965,95 31,08 10,49 36 P550045 16,43 130,27 657,10 2,52 1,59 0,03
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242 5143876 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 243 5144703 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 244 5145469 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 245 5145850 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 246 5146711 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 247 5149053 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 248 5149123 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 249 5149946 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 250 5150155 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 251 5150174 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 252 5159451 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 253 5179217 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 254 5193234 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 255 5193602 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 256 5195019 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 257 5196695 16,43 130,27 657,10 2,52 1,59 0,03 258 5197010 16,43 130,27 657,10 2,52 1,59 0,03 259 5197228 16,43 130,27 657,10 2,52 1,59 0,03 260 5197279 16,43 130,27 657,10 2,52 1,59 0,03 261 5197438 16,43 130,27 657,10 2,52 1,59 0,03 262 5198320 16,43 130,27 657,10 2,52 1,59 0,03 263 5199533 16,43 130,27 657,10 2,52 1,59 0,03 264 5199851 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 265 524142234 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 266 5241800110 16,43 130,27 78.852,00 302,65 17,40 3,29 267 5241800310 16,43 130,27 78.852,00 302,65 17,40 3,29 268 5241840101 16,43 130,27 52.568,00 201,77 14,20 2,19 269 5241840301 16,43 130,27 52.568,00 201,77 14,20 2,19 270 524188126 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 271 5242311 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 272 52423111 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 273 52423121 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 274 52423131 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 275 5242391 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 276 52458196 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 277 5514417 16,43 130,27 5.256,80 20,18 4,49 0,22 278 5571505 16,43 130,27 5.256,80 20,18 4,49 0,22 279 5574008 16,43 130,27 5.256,80 20,18 4,49 0,22 280 6438384 16,43 130,27 49.939,60 191,68 13,84 2,08 281 7429122 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 282 7429133 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00
73
283 8455819 16,43 130,27 1.971,30 7,57 2,75 0,08 284 8543803 16,43 130,27 657,10 2,52 1,59 0,03 285 8547195 16,43 130,27 657,10 2,52 1,59 0,03 286 8547237 16,43 130,27 657,10 2,52 1,59 0,03 287 8547547 16,43 130,27 657,10 2,52 1,59 0,03 288 8547555 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 289 8547556 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 290 8591840001 16,43 130,27 45.997,00 176,54 13,29 1,92 291 8921171 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 292 8921692 16,43 130,27 1.314,20 5,04 2,25 0,05 293 8922199 16,43 130,27 1.314,20 5,04 2,25 0,05 294 8923512 16,43 130,27 657,10 2,52 1,59 0,03 295 8924297 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 296 8927567 16,43 130,27 16.427,50 63,05 7,94 0,68 297 8927570 16,43 130,27 16.427,50 63,05 7,94 0,68 298 8928951 16,43 130,27 0,00 0,00 0,00 0,00 299 994161 16,43 130,27 657,10 2,52 1,59 0,03
Totales 4.912,57 38.950,73 3.583.166,30 13.752,85 1.263,22 149,40
Fuente: Borrego, González, Rivas (2012).
Para el caso del modelo de Máximos y mínimo se tomo para la constate
K el valor dado con un nivel de servicio de 99%; estos fueron los resultados
arrojados para este modelo:
74
A continuación se presenta la tabla 8, la cual fue elaborada utilizando
una hoja de cálculo con el fin de obtener el resultado del modelo máximo y
mínimos
Tabla 8
Modelo de Máximos y Mínimos
NUMERO DE PARTE DESVIACION K T (año) T
(semanal) MIN MAX
1 A-23506366 9,31 2,33 135,00 0,39 69,94 246,49 2 A-5149711 6,42 2,33 150,05 0,35 48,14 265,41 3 A352001 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 4 A352003 9,23 2,33 142,73 0,36 69,22 266,14 5 CO7479 49,10 2,33 396,99 0,13 364,14 1.853,39 6 CS-230V-GE 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 7 CS4AF-12V 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 8 CS4AF-120V 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 9 DB-1271 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35
10 ELF7483 65,53 2,33 431,92 0,12 485,71 2.246,66 11 ELF7670 12,30 2,33 150,05 0,35 92,17 309,45 12 ELF7739 12,30 2,33 150,05 0,35 92,17 309,45 13 E0021803401 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 14 E5177763 4,51 2,33 92,61 0,56 34,13 118,62 15 FP23501544 4,51 2,33 92,61 0,56 34,13 118,62 16 FP23506368 2,73 2,33 73,22 0,71 20,78 74,33 17 FP23506852 0,76 2,33 65,49 0,79 5,82 48,99 18 FP23506869 5,10 2,33 98,23 0,53 38,59 133,35 19 FP23506870 12,30 2,33 150,05 0,35 92,17 309,45 20 FP23532436 3,35 2,33 150,05 0,35 25,14 242,42 21 FP8547195 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 22 I21821 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 23 I2352346 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 24 I2352348 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 25 J-25356 15,90 2,33 170,14 0,31 118,94 397,19 26 J-26912-A 15,90 2,33 170,14 0,31 118,94 397,19 27 KEDAC-10B 15,90 2,33 170,14 0,31 118,94 397,19 28 KEDAC-12B 15,90 2,33 170,14 0,31 118,94 397,19 29 KEDAC-13E 15,90 2,33 170,14 0,31 118,94 397,19 30 MN2225 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35
75
31 P-557207 13,27 2,33 160,41 0,32 99,32 347,10 32 PEDAC-20B 12,90 2,33 153,58 0,34 96,63 324,08 33 P164166 109,17 2,33 568,08 0,09 808,01 3.845,57 34 P165238 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 35 P550020 161,00 2,33 640,80 0,08 1.191,04 5.052,12 36 P550045 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 37 P550147 161,00 2,33 640,80 0,08 1.191,04 5.052,12 38 P550162 135,44 2,33 574,65 0,09 1.002,47 4.110,34 39 P550165 14,34 2,33 308,90 0,17 106,56 1.011,54 40 P550184 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 41 P550203 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 42 P550512 14,34 2,33 308,90 0,17 106,56 1.011,54 43 P550636 9,91 2,33 166,96 0,31 74,11 342,21 44 P550947 7,50 2,33 118,06 0,44 56,45 192,18 45 P551014 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 46 P551142 134,43 2,33 550,83 0,09 995,18 3.851,90 47 P551245 75,89 2,33 377,62 0,14 562,98 1.911,30 48 P551402 7,50 2,33 118,06 0,44 56,45 192,18 49 P551551 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 50 P551670 7,50 2,33 118,06 0,44 56,45 192,18 51 P552055 7,50 2,33 118,06 0,44 56,45 192,18 52 P552075 111,85 2,33 454,89 0,11 828,81 2.780,88 53 P552518 7,50 2,33 118,06 0,44 56,45 192,18 54 P552849 99,85 2,33 430,67 0,12 740,17 2.491,05 55 P553771 7,50 2,33 118,06 0,44 56,45 192,18 56 P554072 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 57 P554074 7,50 2,33 118,06 0,44 56,45 192,18 58 P555570 7,50 2,33 118,06 0,44 56,45 192,18 59 P556700 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 60 P557153 66,91 2,33 355,69 0,15 496,61 1.693,86 61 P558615 7,50 2,33 118,06 0,44 56,45 192,18 62 P560971 7,50 2,33 118,06 0,44 56,45 192,18 63 P560972 7,50 2,33 118,06 0,44 56,45 192,18 64 R-5149329 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 65 RE11992 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 66 R23506048 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 67 R23506670 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 68 R23506685 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 69 R23506714 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 70 R23511942 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 71 R23527448 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35
76
72 SS6774794 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 73 T19044 12,59 2,33 163,72 0,32 94,22 352,16 74 VODAC-31A 7,50 2,33 118,06 0,44 56,45 192,18 75 0025358931 8,82 2,33 240,61 0,22 65,69 617,36
76 02250106-791 15,30 2,33 166,96 0,31 114,48 382,58
77 02250117-782 15,30 2,33 166,96 0,31 114,48 382,58
78 02250139-995 15,30 2,33 166,96 0,31 114,48 382,58
79 02250154-741 15,30 2,33 166,96 0,31 114,48 382,58
80 02250156-601 15,30 2,33 166,96 0,31 114,48 382,58
81 1133631 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 82 1158 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 83 1168469 45,34 2,33 285,45 0,18 337,10 1.110,95 84 1174416 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 85 1174417 52,55 2,33 307,16 0,17 390,47 1.285,37 86 1174418 5,00 2,33 182,31 0,29 37,38 356,23 87 1174418 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 88 1174420 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 89 1174420 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 90 1179479 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 91 1179565 6,74 2,33 118,06 0,44 50,74 186,47 92 1179988 1,14 2,33 86,63 0,60 8,63 82,83 93 1179988 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 94 1181549 2,14 2,33 65,49 0,79 16,38 59,55 95 1181553 2,14 2,33 65,49 0,79 16,38 59,55 96 1181749 5,31 2,33 190,93 0,27 39,69 388,95 97 1182236 5,31 2,33 190,93 0,27 39,69 388,95 98 12361168 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 99 12490155 5,31 2,33 190,93 0,27 39,69 388,95
100 179920-016-190 16,67 2,33 251,51 0,21 124,08 726,27
101 23011130 2,14 2,33 65,49 0,79 16,38 59,55 102 23018598 3,32 2,33 80,20 0,65 25,22 89,11 103 23018884 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 104 23046152 0,76 2,33 65,49 0,79 5,82 48,99 105 23049376 0,76 2,33 65,49 0,79 5,82 48,99 106 23503626 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 107 23503626 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35
77
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231 5129421 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 232 5129421U 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 233 5130785 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 234 5139712 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 235 5139805 24,04 2,33 207,09 0,25 179,32 589,36 236 5140094 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 237 5140261 24,04 2,33 207,09 0,25 179,32 589,36 238 5142085 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 239 5142112 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 240 5142337 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 241 5143209 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 242 5143876 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 243 5144703 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 244 5145469 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 245 5145850 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 246 5146711 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 247 5149053 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 248 5149123 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 249 5149946 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 250 5150155 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 251 5150174 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 252 5159451 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 253 5179217 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 254 5193234 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 255 5193602 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 256 5195019 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 257 5196695 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 258 5197010 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 259 5197228 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 260 5197279 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 261 5197438 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 262 5198320 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 263 5199533 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 264 5199851 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 265 524142234 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 266 5241800110 26,83 2,33 358,69 0,14 199,14 1.416,53 267 5241800310 26,83 2,33 358,69 0,14 199,14 1.416,53 268 5241840101 13,33 2,33 292,87 0,18 99,11 913,31 269 5241840301 13,33 2,33 292,87 0,18 99,11 913,31 270 524188126 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 271 5242311 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00
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272 52423111 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 273 52423121 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 274 52423131 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 275 5242391 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 276 52458196 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 277 5514417 4,81 2,33 92,61 0,56 36,40 120,89 278 5571505 4,81 2,33 92,61 0,56 36,40 120,89 279 5574008 4,81 2,33 92,61 0,56 36,40 120,89 280 6438384 43,22 2,33 285,45 0,18 321,36 1.095,20 281 7429122 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 282 7429133 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 283 8455819 1,57 2,33 56,71 0,92 12,05 44,80 284 8543803 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 285 8547195 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 286 8547237 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 287 8547547 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 288 8547555 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 289 8547556 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 290 8591840001 41,41 2,33 273,95 0,19 308,02 1.021,31 291 8921171 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 292 8921692 1,20 2,33 46,31 1,12 9,34 31,59 293 8922199 1,20 2,33 46,31 1,12 9,34 31,59 294 8923512 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35 295 8924297 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 296 8927567 15,02 2,33 163,72 0,32 112,44 370,38 297 8927570 15,02 2,33 163,72 0,32 112,44 370,38 298 8928951 0,00 2,33 0,00 0,00 0,00 0,00 299 994161 0,60 2,33 32,74 1,59 4,77 16,35
Totales 2.437,31 696,67 26.045,09 265,64 18.176,78 73.970,00
Fuente: Borrego, González, Rivas (2012).
El mínimo es el lado derecho de esta expresión. Con este modelo se
comprara con el máximo y se coloca un pedido por la diferencia entre
máximo y el mínimo.
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Analizando los resultados en cada modelo podemos observar que el
modelo con el menor costo es el punto de pedido, además de poseer el
punto de reorden mas bajo .
FASE III: SISTEMA DE INVENTARIO
Para diseñar el sistema de gestión de inventario adecuados a las
exigencias y capacidades de la empresa es necesario dar a conocer que la
empresa requiere el más bajo costo en el inventario para evitar la
obsolescencia que poseen muchos artículos actualmente en existencia.
Luego de observar los resultados de la segunda fase se recomienda el
punto de pedido o cantidad económica ya que este además de arrojar
cálculos con la menor cantidad de artículos a solicitar, posee un punto de
reorden menor al Modelo de máximos y mínimos.
El tiempo para colocar la orden de compra de un producto será
considerado la demanda promedio diaria y el tiempo de espera entre orden.
Para dar cumplimiento y seguimiento al modelo de inventario propuesto
es necesario que la empresa aplique normas y políticas para dar seguimiento
a los pedidos y entre las políticas tenemos:
(1) Los pedidos deberán ser monitoreados por el sistema operativo,
esto dará una información veraz en el tiempo de respuesta entre órdenes.
(2) Las solicitudes de compras solo las realizara el personal asignado
para dichas tareas, este registro tendrá como objetivo conocer la demanda
tanto de compras locales como internacionales.
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(3) El inventario deberá ser revisado y auditado cada tres meses para
asegurar que no posea errores, y realizar una auditoría anual. La revisión
trimestral se puede llamar auditoría interna ya que se llevara a cabo con la
aprobación y supervisión de la persona designada como gerente del
departamento, en este caso el gerente de repuesto; en el caso de la revisión
anual se le dará el nombre de auditoría externa y será supervisada y
aprobada por agentes externos designada por la gerencia general.
(4) Se debe implementar registros automatizados de todo lo referente al
inventario (costos, demanda, artículos en existencia, antigüedad, entre otros).
(5) Al despachar un material, la cantidad enviada se resta de la
existencia en mano, se verifica si la existencia total ha descendido por debajo
del punto de pedido.
(6) Es indispensable que la gerencia pueda contar con un sistema de
indicadores de gestión que le permita evaluar, en cualquier momento, el
estado del sistema.
(7) La organización deberá capacitar al personal por lo menos dos
veces al año para garantizar la aplicación y buen funcionamiento del sistema.
Seguidamente se presenta los lineamientos para dar cumplimientos a
las políticas antes expuestas:
Cuadro 2 Lineamientos para la Gestión de Inventario
LINEAMIENTO RESPONSABLE MECANISMO PERIODO
1.- Monitoreo de pedidos.
Comprador
Se deberá llevar un registro de las órdenes de compra bien sea manual o por sistema. Diariamente
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Cuadro 2 (Continuación) Lineamientos para la Gestión de Inventario
2.- Registro de la Demanda
Gerente de Repuestos
El gerente de repuestos podrá solicitar al sistema un reporte que muestre los artículos solicitados por mes y el cliente asociado.
Una vez al mes será solicitado
3.- Revisión y auditoria de Inventario
Gerente de Repuestos
-El gerente de repuestos organizara una auditoria trimestralmente en el inventario para detectar errores en el sistema. -La gerencia deberá realizar una auditoría con entes externos anualmente para revisar la gestión y buen funcionamiento del sistema.
Sera realizada una auditoría
interna trimestralmente y una externa anualmente
4.- Reportes de Inventario disponible
Analista de Compras
El gerente revisara reportes de inventario que muestren disponibilidad y antigüedad, llevados por el analista de compra, para evitar costos.
Se revisara una vez al mes
5.-Rotacion de Inventario
Analista de Inventario
El analista deberá revisar el nivel de inventario para asegurar que existan cantidades óptimas en el inventario. Cuando el analista observe que existen artículos que poseen más de 10 meses sin movimiento informara al gerente de repuestos para plantear estrategias que permitan la venta de estos artículos
La revisión será mensual
6.- Adiestramiento Gerente de Repuestos
Se realizara un cronograma anual de adiestramiento al personal para garantizar el buen funcionamiento del sistema
Esta deberá ser mínimo dos veces al año
Fuente: Borrego, González, Rivas (2012).
Finalmente, para dar seguimiento al sistema propuesto, se plantea
también la implementación por parte de la empresa de indicadores de gestión
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que proporcionen los datos necesarios que permitan determinar la efectividad
de dicho sistema.
Los indicadores se presentan en el siguiente cuadro:
Cuadro 3 Indicadores de Gestión de Inventario
INDICADOR INFORMACION REQUERIDA RESPONSABLE FRECUENCIA DE
APLICACION
Histórico de órdenes de compra
- Numero de pedidos al mes. - Costo y número de artículos en tránsito. - Costo y número de artículos en recibidos. - Costo y número de artículos no recibidos.
Analista de Compras Cada 3 meses
Capacidad de Respuesta
- Numero de artículos solicitados al mes. - Numero de artículos entregados al cliente por mes.
Analista de Inventario Mensualmente
Rotación de Inventario
- Fecha de recepción de artículos en inventario. - Estatus mensual de cantidad y valor de artículos en inventario. - Promedio de artículos en inventario al mes.
Analista de Inventario Cada 10 meses
Fuente: Borrego, González, Rivas (2012).