xvii curso internacional de crédito educativo cálculo y evaluación de costos en programas de...
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XVII Curso Internacional de Crédito Educativo“Cálculo y Evaluación de Costos en Programas de Crédito Educativo”
Fundamentos Básicos de Contabilidad para el
Cálculo de Indicadores
XVII Curso Internacional de Crédito Educativo“Cálculo y Evaluación de Costos en Programas de Crédito Educativo”
Fundamentos Básicos de Contabilidad para el
Cálculo de Indicadores
Regla Brito de Vargas
Cancún, México 4-8 de Octubre 2004
Regla Brito de Vargas
Cancún, México 4-8 de Octubre 2004
Enfoque del Sistema ContableEnfoque del Sistema Contable
El sistema contable puede visualizarse como un enfoque para registrar transacciones que nos interesan.
La Contabilidad Tradicional se inicia con el registro de transacciones, fecha, nombre de la cuenta y monto, lo cual tiene el nombre de Catálogo de Cuentas, y la acumulación de sus documentos de apoyo los cuales contienen una gran riqueza de datos de mucha utilidad.
El sistema contable puede visualizarse como un enfoque para registrar transacciones que nos interesan.
La Contabilidad Tradicional se inicia con el registro de transacciones, fecha, nombre de la cuenta y monto, lo cual tiene el nombre de Catálogo de Cuentas, y la acumulación de sus documentos de apoyo los cuales contienen una gran riqueza de datos de mucha utilidad.
CUENTA DESCRIPCION TIPO CATEGORIAMONEDA1 ACTIVO M A PESO11 DISPONIBILIDADES M A PESO111 EFECTIVO M A PESO111.01 Billetes en cajas y bovedas M A PESO111.01.1 Billetes en cajas y bovedas en RD$ M A PESO111.01.2 BILLETES EN CAJAS Y BOVEDAS US$ M A DOL111.02 MONEDAS EN CAJAS Y BOVEDAS M A PESO111.02.1 Moneda en caja y bobedas RD$ M A PESO111.02.2 Monedas en cajas y bovedas en US$ M A DOL12 CARTERA DE CREDITOS M A PESO121 CREDITOS VIGENTES M A PESO121.04 CREDITOS PARA LA EDUCACION M A PESO121.04.1 CREDITOS PARA LA EDUCACION EN RD$ M A PESO121.04.2 CREDITOS PARA LA EDUCACION EN US$ M A DOL13 INVERSIONES M A PESO132 INVERSIONES EN INSTITUCIONES FINANCIERAS M A PESO132.01 Depositos de ahorro M A PESO132.01.1 Depositos de ahorro en RD$ M A PESO132.01.2 Depositos de ahorro en US$ M A DOL132.02 Depositos a plazo M A PESO132.02.1 Depositos a plazo en RD$ M A PESO132.02.2 Depositos a plazo en US$ M A DOL142 COMISIONES POR COBRAR M A PESO142.03 Comisiones por cobrar por administracion de Cartera M A PESO142.03.1 Comisiones por cobrar por administracion de Cartera M A PESO147 CUENTAS A RECIBIR DIVERSAS M A PESO
Enfoque del Sistema ContableEnfoque del Sistema Contable
Estas informaciones se agrupan y dan como resultado el Balance General, el cual es uno de los Estados Financieros, preparado para mostrar la posición financiera de la entidad a una fecha determinada.
También es llamado:
• Estado de Situación Fianciera•Estado de Activo, Pasivo y Capital•Estado de Recursos y Obligaciones
Estas informaciones se agrupan y dan como resultado el Balance General, el cual es uno de los Estados Financieros, preparado para mostrar la posición financiera de la entidad a una fecha determinada.
También es llamado:
• Estado de Situación Fianciera•Estado de Activo, Pasivo y Capital•Estado de Recursos y Obligaciones
La Ecuación ContableLa Ecuación Contable
ACTIVOS
PASIVOS
CAPITAL
Costo de los recursos utilizados
en los negocios
Recursos Suministrados por los acreedores e
inversionistas
Recursos Fuente=
La Ecuación Contable…(continuación)La Ecuación Contable…(continuación)
Activos:Son los bienes pertenecientes a la organización. Es toda propiedad sobre la cual se tiene derecho legal, o sobre la cual se posee alguna participación.
Es aquella parte de cualquier costo o gasto incurrido que es realizado o diferido en forma apropiada en el momento del cierre de los libros en una fecha dada.
Pasivos:El Pasivo de la institución muestra todas las obligaciones de la misma para terceros.
Es la cantidad que se adeuda a un acreedor.
Estado de Ganancias y PérdidasEstado de Ganancias y Pérdidas
El Estado de Ganancias y Pérdidas es el que muestra el historial de la organización durante el período que éste comprenda.
Para su definición, es “el estado que resume los ingreso y egresos reales y contables entre dos fechas”.
2004 % 2003 % Absoluta %Ingresos Financieros (Nota 8)Intereses cobrados por inversionesTotal de ingresos Financieros Gastos financieros (Nota 9)Intereses y comisiones por financiamientos obtenidosTotal de gastos financierosResultado FinancieroOtros ingresos y gastos Operacionales (Nota 10)Otros ingresos OperacionalesOtros gastos OperacionalesTotal otros ingresos y (gastos) operacionalesResultado operacional brutoGastos Administrativos y Generales (Nota 11)Gastos de personal y directivo Otros gastos adiministrativos y generales Total otros gastos adiministrativos y generales Resultado operacional netoGastos por provisiones por activos riesgososIngresos no operacionalesIngresos extraordinarios Gastos no operacionales Gastos extraordinariosTotal Resultado neto del periodoIngresos (Gastos) de ejercicios anterioresResultado antes devaluación cambiaria Ingresos y Gastos por devaluación cambiariaIngresos Gastos Resultado del periodo despues efectos cambiarios
ASOCIACION PANAMERICANA DE INSTITUCIONES DE CREDITO EDUCATIVOESTADO DE RESULTADOS
AL 31 DE AGOSTO DEL 2004EN $
Reclasificación de Estados Financieros para el AnálisisReclasificación de Estados Financieros para el Análisis
Antes de realizar cualquier estudio de los estados financieros a través de cualesquiera de los instrumentos de análisis será requerido:
Agrupar las distintas partidas en un orden lógico que facilite la comprensión.
Propósito:Que las consideraciones que se deriven
mantengan coherencia. Será necesario mantener la consistencia a fin
de que cuando efectuemos comparaciones entre los distintos ciclos históricos, éstas se correspondan.
El Balance GeneralEl Balance General
♦ Por lo general se practica en las “fechas de cierre”, aunque puede ser elaborado en cualquier momento de la vida en la organización.
Por la característica de que “refleja una situación para un momento dado”, es necesario que cualquier análisis debe iniciarse observando cuidadosamente la fecha de cierre.
Si la empresa utiliza el período de tiempo de mayor actividad, lógicamente mostrará situaciones distintas a si por el contrario utiliza el período de más baja actividad.
Reclasificación del Balance GeneralReclasificación del Balance General
a)Activo Circulante:
Operaciones de alto grado de convertibilidad en efectivo, que pueden estar disponibles en el transcurso del siguiente ejercicio económico después del cierre de las operaciones.
Para fines de reclasificación se mantendrá este precepto general. Para su inclusión en la hoja de trabajo en el activo circulante:
Se analizará el origen de la operación que produce la partida, a fin de seleccionar aquellas que estén identificadas con la actividad principal y mantengan relación con el ciclo de actividad de la institución.
a)Activo Circulante:
Operaciones de alto grado de convertibilidad en efectivo, que pueden estar disponibles en el transcurso del siguiente ejercicio económico después del cierre de las operaciones.
Para fines de reclasificación se mantendrá este precepto general. Para su inclusión en la hoja de trabajo en el activo circulante:
Se analizará el origen de la operación que produce la partida, a fin de seleccionar aquellas que estén identificadas con la actividad principal y mantengan relación con el ciclo de actividad de la institución.
Reclasificación del Balance General…(continuación)Reclasificación del Balance General…(continuación)
b) Gastos Pagados por Adelantado y Cargos Diferidos:
El criterio contable señala la ubicación de los gastos pagados por adelantado como activo circulante.
Pero para fines de Análisis, será conveniente ubicarlos dentro del grupo de Otros Activos.
Esto es debido a que no están conectados a las entradas y salidas de caja durante el ciclo de operaciones, o como comúnmente se le menciona: no cancelan un pasivo.
Referente a los cargos diferidos, siempre serán un activo no corriente, ya que corresponden a desembolsos efectuados para el disfrute por un período mayor al ejercicio.
b) Gastos Pagados por Adelantado y Cargos Diferidos:
El criterio contable señala la ubicación de los gastos pagados por adelantado como activo circulante.
Pero para fines de Análisis, será conveniente ubicarlos dentro del grupo de Otros Activos.
Esto es debido a que no están conectados a las entradas y salidas de caja durante el ciclo de operaciones, o como comúnmente se le menciona: no cancelan un pasivo.
Referente a los cargos diferidos, siempre serán un activo no corriente, ya que corresponden a desembolsos efectuados para el disfrute por un período mayor al ejercicio.
Reclasificación del Balance General…(continuación)Reclasificación del Balance General…(continuación)
c) Cuentas por Cobrar a Empleados:
Esta partida corresponde a préstamos concedidos a empleados de la empresa.¡Es necesario segregrlas del activo circulante!
‣ Aún cuando se harán efectivo en un período corto, por lo general éstos son rebajados de la cantidad correpondiente a sueldos.
‣ No corresponden a una actividad normal de la Institución: su inclusión en el circulante mostraría indicadores abultados al efectuar las distintas relaciones en
las cuales intervengan partidas del circulante.
c) Cuentas por Cobrar a Empleados:
Esta partida corresponde a préstamos concedidos a empleados de la empresa.¡Es necesario segregrlas del activo circulante!
‣ Aún cuando se harán efectivo en un período corto, por lo general éstos son rebajados de la cantidad correpondiente a sueldos.
‣ No corresponden a una actividad normal de la Institución: su inclusión en el circulante mostraría indicadores abultados al efectuar las distintas relaciones en
las cuales intervengan partidas del circulante.
d) Cuentas a Cobrar a Empresas Afiliadas:
1.- Es necesario practicar un detenido análisis:
Se Precisa establecer inequívocamente que las partidas que integran este rubro, responden a operaciones otorgadas bajo las mismas condiciones en que se negocia a cualesquiera de los clientes preferenciales.
d) Cuentas a Cobrar a Empresas Afiliadas:
1.- Es necesario practicar un detenido análisis:
Se Precisa establecer inequívocamente que las partidas que integran este rubro, responden a operaciones otorgadas bajo las mismas condiciones en que se negocia a cualesquiera de los clientes preferenciales.
Reclasificación del Balance General…(continuación)Reclasificación del Balance General…(continuación)
2.- Si el análisis arroja dudas respecto al origen de las partidas será necesario observar la incidencia dentro de la composición del balance a fin de considerar la concentración de riesgos dentro de las instituciones del grupo.
3.- En las oportunidades que no sea posible indagar sobre la composición de las partidas, el criterio conservador recomienda que sean segregadas del circulante.
2.- Si el análisis arroja dudas respecto al origen de las partidas será necesario observar la incidencia dentro de la composición del balance a fin de considerar la concentración de riesgos dentro de las instituciones del grupo.
3.- En las oportunidades que no sea posible indagar sobre la composición de las partidas, el criterio conservador recomienda que sean segregadas del circulante.
Cuentas por Cobrar a Empresas Afiliadas…(continuación)Cuentas por Cobrar a Empresas Afiliadas…(continuación)
Activo FijoActivo Fijo
Se tratará de reflejar el comportamiento de este rubro en forma integral:
Mostrando el volumen en términos de dinero en efectivo o alternativa de dinero en efectivo que es consumido o aplicado por la inversión en tales activos.
Se tratará de reflejar el comportamiento de este rubro en forma integral:
Mostrando el volumen en términos de dinero en efectivo o alternativa de dinero en efectivo que es consumido o aplicado por la inversión en tales activos.
Activo FijoActivo Fijo
Partidas tales como construcciones en proceso son ubicadas dentro de este grupo aún cuando no estén siendo utilizadas en ese momento.
Se incluye en este rubro porque se desea medir los montos en que año tras año va variando la totalidad de los activos fijos.
Es claro que estas construcciones en proceso deberá corresponder a la característica de que la institución las realiza con la intención de incorporarlas a la actividad productiva y no con la idea de mantenerlas dentro del rubro de inversiones u otros activos; por cuanto en estos casos será necesario considerarlas como tales y no como integrantes del activo fijo.
Partidas tales como construcciones en proceso son ubicadas dentro de este grupo aún cuando no estén siendo utilizadas en ese momento.
Se incluye en este rubro porque se desea medir los montos en que año tras año va variando la totalidad de los activos fijos.
Es claro que estas construcciones en proceso deberá corresponder a la característica de que la institución las realiza con la intención de incorporarlas a la actividad productiva y no con la idea de mantenerlas dentro del rubro de inversiones u otros activos; por cuanto en estos casos será necesario considerarlas como tales y no como integrantes del activo fijo.
Mejoras a Propiedades ArrendadasMejoras a Propiedades Arrendadas
• Se consideran activos fijos siempre y cuando estas mejoras sean utilizadas con la finalidad de adecuar los activos que contribuyan en forma directa a la producción de renta dentro de la institución.
– Ha que tener especial cuidado en que el período de depreciación no sea extendido a un plazo mayor al que le corresponda al contrato de arrendamiento por el bien que haya experimentado la mejora.
• Se consideran activos fijos siempre y cuando estas mejoras sean utilizadas con la finalidad de adecuar los activos que contribuyan en forma directa a la producción de renta dentro de la institución.
– Ha que tener especial cuidado en que el período de depreciación no sea extendido a un plazo mayor al que le corresponda al contrato de arrendamiento por el bien que haya experimentado la mejora.
PasivoPasivo
Al Reclasificar el Pasivo a Largo PlazoAl Reclasificar el Pasivo a Largo Plazo:
• Será necesario indagar si se ha excluido del mismo la parte de los prestamos a largo plazo, porque de lo contrario, podría obtenerse una situación financiera a corto plazo de la empresa más favorable de lo que en realidad pudiera ser.
Al Reclasificar el Pasivo a Largo PlazoAl Reclasificar el Pasivo a Largo Plazo:
• Será necesario indagar si se ha excluido del mismo la parte de los prestamos a largo plazo, porque de lo contrario, podría obtenerse una situación financiera a corto plazo de la empresa más favorable de lo que en realidad pudiera ser.
Capital ContableCapital Contable
Asumiendo que lo observado en los estados financieros responda a las partidas que corresponda al capital neto, este no sufrirá alteración alguna al presentar la reclasificación, y por tanto, su ubicación ha de ser similar a como es presentado en el Balance General.
El uso de los datos contables- financieros y no financieros- tiene una repercusión en las tomas de decisiones internas y externas.
Asumiendo que lo observado en los estados financieros responda a las partidas que corresponda al capital neto, este no sufrirá alteración alguna al presentar la reclasificación, y por tanto, su ubicación ha de ser similar a como es presentado en el Balance General.
El uso de los datos contables- financieros y no financieros- tiene una repercusión en las tomas de decisiones internas y externas.
Uso de Datos Contables
Decisiones Internas y Externas
Es de vital importancia comprender todas las funciones de la organización. Esto permite tener la habilidad de pensar en forma multi-funcional, pudiendo cambiar las perspectivas, ampliando el conocimiento de los problemas y sus soluciones.
La contabilidad es una fuente abundante de información financiera muy importante, que debe servir para tomar decisiones acertadas y actuar con seguridad y confianza.
Es necesario procurar que su calidad mejore, es decir, que los informes sean veraces, oportunos, suficientes y accesibles.
Es de vital importancia comprender todas las funciones de la organización. Esto permite tener la habilidad de pensar en forma multi-funcional, pudiendo cambiar las perspectivas, ampliando el conocimiento de los problemas y sus soluciones.
La contabilidad es una fuente abundante de información financiera muy importante, que debe servir para tomar decisiones acertadas y actuar con seguridad y confianza.
Es necesario procurar que su calidad mejore, es decir, que los informes sean veraces, oportunos, suficientes y accesibles.
Capital Contable…(continuación)Capital Contable…(continuación)
Calidad de la Información FinancieraCalidad de la Información Financiera
El enfoque actual de la contabilidad es un enfoque de contabilidad de relaciones basada en datos:
Preserva la información ya que se ingresan todos los datos al sistema de contabilidad (en la contabilidad tradicional se tienen como documentos soporte) luego pueden ser utilizados en forma de reporte.
El enfoque actual de la contabilidad es un enfoque de contabilidad de relaciones basada en datos:
Preserva la información ya que se ingresan todos los datos al sistema de contabilidad (en la contabilidad tradicional se tienen como documentos soporte) luego pueden ser utilizados en forma de reporte.
Reporte hecho a la
medida
Asientos en el Diario
Asientos en las Cuentas
Reportes
Financieros
Transacciones Transacciones
Reporte hecho a la
medida
Reporte hecho a la
medida
Sistema de Contabilidad Tradicional frente al Sistema de Contabilidad de Relaciones Basado en los Datos
Tabla extraída de la Fuente:
Hansen, Don R.; Mowen, Maryanne. “Administración de Costos: Contabilidad y Control”. International Thomson Editores. Tercera Edición. México, 2003
Flexibilidad
El suministro de datos con mayor detalle es lo que hace posible desarrollar una gestión de manera eficiente. Esto permite que las fuentes de distorsión puedan ser identificadas con mayor claridad y específicamente corregidas.
Al hacer que los datos se encuentren disponibles, puede mejorar los resultados en la medida en que se revisen y detecten los problemas o tendencias que pudieran de otra manera pasar por alto.
Flexibilidad
El suministro de datos con mayor detalle es lo que hace posible desarrollar una gestión de manera eficiente. Esto permite que las fuentes de distorsión puedan ser identificadas con mayor claridad y específicamente corregidas.
Al hacer que los datos se encuentren disponibles, puede mejorar los resultados en la medida en que se revisen y detecten los problemas o tendencias que pudieran de otra manera pasar por alto.
Calidad de la Información Financiera…(continuación)
Calidad de la Información Financiera…(continuación)
…Flexibilidad
La información bien detallada ayuda a identificar y administrar los criterios de costos para las actividades y permitir el establecimiento de comparaciones entre las modalidades alternativas para el suministro de los productos y servicios.
Transparencia
Se refiere al proceso mediante el cual la información relativa a la condiciones existentes, decisiones y acciones se hacen accesible, visible y comprensible.
…Flexibilidad
La información bien detallada ayuda a identificar y administrar los criterios de costos para las actividades y permitir el establecimiento de comparaciones entre las modalidades alternativas para el suministro de los productos y servicios.
Transparencia
Se refiere al proceso mediante el cual la información relativa a la condiciones existentes, decisiones y acciones se hacen accesible, visible y comprensible.
Calidad de la Información Financiera…(continuación)
Calidad de la Información Financiera…(continuación)
Suministro de la Información en Tiempo Real
Esto permite detectar y corregir las posibles amenazas.
Es necesario responder con rapidez y precisión a los cambios que se producen constantemente mediante el suministro de información que permita realizar los cambios en el momento que se requieren.
Suministro de la Información en Tiempo Real
Esto permite detectar y corregir las posibles amenazas.
Es necesario responder con rapidez y precisión a los cambios que se producen constantemente mediante el suministro de información que permita realizar los cambios en el momento que se requieren.
Calidad de la Información Financiera…(continuación)
Calidad de la Información Financiera…(continuación)
Eficiencia
La calidad y el tiempo son de mucha importancia en la información financiera, pero la mejora en estas dimensiones sin la correspondiente optimización en el desempeño financiero puede ser muy perjudicial.
Mejorar la eficiencia debe ser una preocupación vital. Se necesitan medidas financieras y no financieras.
El costo es una medida crucial de la eficiencia. Para que estas medidas de eficiencia sean de valor, deben definirse de manera adecuada y los costos medirse y distribuirse en forma correcta.
Eficiencia
La calidad y el tiempo son de mucha importancia en la información financiera, pero la mejora en estas dimensiones sin la correspondiente optimización en el desempeño financiero puede ser muy perjudicial.
Mejorar la eficiencia debe ser una preocupación vital. Se necesitan medidas financieras y no financieras.
El costo es una medida crucial de la eficiencia. Para que estas medidas de eficiencia sean de valor, deben definirse de manera adecuada y los costos medirse y distribuirse en forma correcta.
Calidad de la Información Financiera…(continuación)
Calidad de la Información Financiera…(continuación)
Apoyo Gerencial
El papel principal de la contabilidad es de ofrecer apoyo:
Auxiliar a los individuos que tienen la responsabilidad de alcanzar los objetivos básicos de la organización.
El aportar e interpretar información contable, tiene un impacto significativo en las políticas y decisiones de la organización.
Apoyo Gerencial
El papel principal de la contabilidad es de ofrecer apoyo:
Auxiliar a los individuos que tienen la responsabilidad de alcanzar los objetivos básicos de la organización.
El aportar e interpretar información contable, tiene un impacto significativo en las políticas y decisiones de la organización.
Calidad de la Información Financiera…(continuación)
Calidad de la Información Financiera…(continuación)