Fundación APEC de Crédito Educativo, Inc. Fundación APEC de Crédito Educativo, Inc.

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Estudio de Tiempos y Movimientos

Gerencias de Crédito y Recuperación de Cartera

Octubre 2004

Estudio de Crédito - Objetivos

•Identificación de procedimientos actuales.

• Determinar oportunidades de mejora.

• Identificar elementos de retraso.

• Contribuir con la simplificación del trabajo realizado.

• Ayudar a mejorar la utilización de los recursos disponibles.

Premisas y ConceptualizaciónPremisas y Conceptualización

• Los días laborables equivalen a 6.8 horas (Tiempo efectivo de trabajo).

• El mes laboral equivale a 21.66 días de trabajo.

• FTE= Full Time Equivalent.

•Tiempo dado que define la utilización de un recurso en base a tiempo efectivo.

Crédito Estudiantil Crédito Estudiantil –– Situación Actual Situación Actual

Intervención de puestos: 9

Transportaciones : 12

Actividades : 14

Tiempo efectivo: 1.6 Hrs

Tiempo Transp/Demoras: 66.7 Hrs

Tiempo total : 10 días

Of. Crédito 1

Recibe Solicitudde Crédito

Inicio

CR01

Prep. Expediente /ConfirmaciónInformaciones

Emisión Historialde Crédito

Revisión deCrédito y Prep.

Form. Prep. Acta

Creación decliente, Fiadores,

períodos ygarantías

Emisión de Acta

Revisión yAprobación

Of. Crédito 2 Of. Crédito 3 Dir. Créd y Co Ger. Cobros

Revisión yAprobación

Ctrol RiesgosOf. Serv. Clte Dir. Finanzas

Revisión dePolíticas

Aprobación yemisión de

número de crédito

Depto. Legal

Generación deContrato e inicio

formalización

Firma de Contrato

Formalización

Notarización

EmisiónCertificación ?

Emisión deCertificación

Si

FINArchivo

No

CR02 CR03 CR04

CR05

CR06

CR07 CR08 CR09

3.18 Hrs

8.07 Hrs 1.32 Hrs 6.33 Hrs

1.49 Hrs

3.56 Hrs

10.05 Hrs 20.76 Hrs 12.88 Hrs

Crédito Estudiantil – Proceso Propuesto

Oficialde CréditoCtrl. Risgo

Prep. Exped /ConfirmaciónInformaciones

Emisión y análisisde Historial de

Crédito

Form. Prep. yemisión de Acta

de Comité

Recibe Solicitud,crea cliente,

fiadores, períodosy garantías

Dir. Créd y Co

Revisión yAprobación

Dir. Finanzas

Aprobación yemisión de

número de crédito

Depto. Legal

Generación deContrato e inicio

formalización

Firma de Contrato

Formalización

Notarización

EmisiónCertificación ?

Emisión deCertificación

Si

FINArchivo

No

Of. Serv Cliente

INICIO

Intervención de puestos: 5 (- 44%)

Transportaciones : 6 (-50%)

Actividades : 9 (- 30%)

Tiempo efectivo : 1. 2 Hrs (- 25%)

Tiempo Transp/ Demora : 19 Hrs (- 71%)

Tiempo en días : 3 (- 70%)

CrCrédito Institucional édito Institucional – Situaci– Situación Actualón Actual

Intervención de puestos: 6

Transportaciones : 8

Actividades : 12

ControlFinanciero

Verificadisponibilidad en sistema

Recibe cartade solicitud

Dir. Créd y Co

Revisión yValidación

Controlde Riesgos

OficialOperaciones

Desembolso

FINArchivo

Enc. Créd. Inst

INICIO

AperturaOper. Línea

de Créd.

GeneraReporte

Operación deLínea

Revisión yValidación

Revisión yValidación

GeneraSolicitud dedesembolso

Validación

Tesorería

Emisión decheque

Firmasautorizadas

Firma pagaré

Depto. Legal

CrCrédito Institucional édito Institucional – Proceso Propuesto– Proceso Propuesto

Intervención de puestos: 4 (- 33%)

Transportaciones : 4 (- 50%)

Actividades : 8 (- 33%)

Verificadisponibilidad

en sistema

Recibe cartade solicitud

Operaciones

FINArchivo

Enc. Créd. Inst

INICIO

Apertura deOperaciones,

Línea de Créd.

GeneraSolicitud dedesembolso

Tesorería

Emisión decheque

Firmasautorizadas

DesembolsoFirma pagaré

por parteInstitución

Depto. Legal

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Recuperación de CarteraRecuperación de Cartera

Estudio Recuperación de Cartera Estudio Recuperación de Cartera –– ObjetivosObjetivos

Determinar puntos de oportunidad. Determinar puntos de oportunidad.

Ayudar con la eficientización de las labores de Ayudar con la eficientización de las labores de recaudación.recaudación.

Contribuir con el aprovechamiento de los recursos. Contribuir con el aprovechamiento de los recursos.

Ayudar a ofrecer un mejor punto de vista en cuanto Ayudar a ofrecer un mejor punto de vista en cuanto a las tareas diarias del departamento y su a las tareas diarias del departamento y su programación. programación.

Enfoque y Premisas de EstudioEnfoque y Premisas de Estudio

La situación actual de la cartera se asumen como La situación actual de la cartera se asumen como información promedio.información promedio.

Los oficiales de cobro tienen una asignación de casos Los oficiales de cobro tienen una asignación de casos equivalente y de forma aleatoria.equivalente y de forma aleatoria.

No se asumen expedientes al día en las carteras No se asumen expedientes al día en las carteras Improductiva y de Terceros.Improductiva y de Terceros.

Los expedientes con más de 1 año de atraso se Los expedientes con más de 1 año de atraso se encuentran en vía de localización.encuentran en vía de localización.

Gestión del 100% de la cartera en 1 mes.Gestión del 100% de la cartera en 1 mes.

Premisas de EstudioPremisas de Estudio

Los elementos probabilísticos tomados de los reportes de cartera están basados en las siguientes informaciones

Rango Premisas Productivo Improd. 3eros

Más de 361 días de atraso Localización 30% 66% 58%

Entre 120 y 360 días de atraso Renegociación 9% 10% 11%

Entre 120 y 360 días de atraso

Procesamiento descuentos

9% 10% 11%

Entre 0 y 3 meses de atraso Gestión de cobro 53% 14% 20%

Tareas IdentificadasTareas Identificadas

Actividades críticasProducción /

Día

% por Actividad

Localización 33.9 33% 12

- Procesamientos y llamadas 30.3 89%

- Hoja entrevista 3.6 11%

Renegociación 35.3 35% 12

- Preparación inicial (Análisis) 2.4 7%

- Llamada de gestión 9.5 27%

- Preparación Expedientes + Cargos + Renegociación 19.8 56%

- Hoja Entrevista 3.6 10%

Procesamiento de descuentos 15.0 15% 27

- Indicación de Informaciones para Prep. Carta 4.9 33%

- Llamada de gestión 6.5 43%

- Hoja Entrevista 3.6 24%

Llamada de gestión 17.6 17% 23

- Llamada y gestión (Recordatorias / Atrasos) 11.55 66%

- Hoja Entrevista 3.6 21%

- Investigación y Análisis 2.4 14%

101.77 74

Tiempo Prom por Contacto

(Mins.)

*

* Productividad en base a 1 recurso

Situación actualSituación actualProducción por cartera 100%Productiva 2,600 Prob/ Neces. Diaria = 120

Prod. Diaria Caso Recs NecesrsLocalización 33.9 12 30% 3.0 36Renegociación 35.3 12 8% 0.8 10Procesamiento descuentos 15.0 27 9% 0.4 11Gestión de cobro 17.6 23 53% 2.7 64

Personal 7 120100%

Improductiva 1,412 Probabilidad / Neces. Diaria = 65Prod. Diaria Caso Recs Necesrs

Localización 33.9 12 66% 3.6 43Renegociación 35.3 12 10% 0.6 7Procesamiento descuentos 15.0 27 10% 0.2 7Gestión de cobro 17.6 23 14% 0.4 9

Personal 5 65100%

Terceros 4,168 Probabilidad / Neces. Diaria = 192Prod. Diaria Caso Recs Necesrs

Localización 33.9 12 58% 9 112Renegociación 35.3 12 11% 2 21Procesamiento descuentos 15.0 27 11% 1 21Gestión de cobro 17.6 23 20% 2 38

Personal 14 192100% 25

Total Expeds. 378Efectivos 187

Expedientes Localizados 187 49.5%Expedientes No localizados 191 50.5%

Situación Actual Situación Actual – Indices de Productividad– Indices de Productividad

Localización 191

Casos/día Recs. Necesarios

Localización 31.3 13 15

Localización + Renegociación 48.9 8 23

Localización + Descuentos 43.3 9 20

Demanda diaria =

Resultados RecursosProductvd esperada Efectividad

Recursos necesarios 25 378 100%

Recursos utilizados actualmente 16 242 64.0%

Contactos efectivos 187 49.5%

Localización Localización - Alternativas- Alternativas

Ocuparnos de sanear la cartera en conjunto con las Ocuparnos de sanear la cartera en conjunto con las labores de recuperación.labores de recuperación.

Hacer esfuerzo o proyecto de saneamiento interno Hacer esfuerzo o proyecto de saneamiento interno utilizando personal exclusivamente a esta tarea.utilizando personal exclusivamente a esta tarea.

Subcontratación de la actividad de localizaciSubcontratación de la actividad de localización.ón.

Premisas:Premisas:

ReducciReducción del tiempo de renegociación eliminando las ón del tiempo de renegociación eliminando las labores manuales de esta actividad.labores manuales de esta actividad.

No hacer gestión de cobro a los expedientes al día.No hacer gestión de cobro a los expedientes al día.

Los expedientes en localización procesados se Los expedientes en localización procesados se reintegran a la cartera.reintegran a la cartera.

Posible EscenarioPosible Escenario

Posible EscenarioPosible EscenarioProducciónProductiva 2,600 Probabilidad /

Prod. Diaria Caso Recs NecesRenegociación 19.7 21 23% 1.3Procesamiento de Descuento 15.0 27 36% 1.6Gestión de cobro 17.6 23 28% 1.4

87% 4

LocalizacionesNota:Expedientes sin atrasos

Improductiva 1,412 Probabilidad /Prod. Diaria Caso Recs Neces

Renegociación 19.7 21 23% 0.7Procesamiento de Descuento 15.0 27 36% 0.9Gestión de cobro 17.6 23 28% 0.8

87% 2

LocalizacionesNota:Expedientes al día

Terceros 4,168 Probabilidad /Prod. Diaria Caso Recs Neces

Renegociación 19.7 21 23% 2.1Procesamiento de Descuento 15.0 27 36% 2.6Gestión de cobro 17.6 23 28% 2.3

CONCLUSIONESCONCLUSIONES

El estudio permitió detectar los cuello de botellas que El estudio permitió detectar los cuello de botellas que presentan los procesos de crédito y recuperaciones.presentan los procesos de crédito y recuperaciones.

Con la puesta en ejecución de las recomendaciones, ya Con la puesta en ejecución de las recomendaciones, ya iniciada, se dará un servicio más rápido y eficiente.iniciada, se dará un servicio más rápido y eficiente.

CONCLUSIONESCONCLUSIONES

El estudio ofrece las herramientas para dar El estudio ofrece las herramientas para dar seguimiento a cada caso y resolver rápidamente las seguimiento a cada caso y resolver rápidamente las dificultades.dificultades.

También permitirá realizar una evaluación individual de También permitirá realizar una evaluación individual de los oficiales de crédito y recuperaciones.los oficiales de crédito y recuperaciones.

Próximamente iniciaremos el estudio en las demas Próximamente iniciaremos el estudio en las demas areas operativas.areas operativas.