Éxito y concienciaPasos eficaces para impulsarte como profesional independiente

Capítulo 10: Automatizar tu negocio

Índice

1. Introducción ............................................................................................................................... 02

2. ¿Porqué automatizar tu negocio? .................................................................................... 03

2.1 Pasos para hacerlo ....................................................................................................... 05

3. Aplicando lo aprendido ......................................................................................................... 07

- Propuesta 1........................................................................................................................ 07

- Propuesta 2........................................................................................................................ 09

- Propuesta 3........................................................................................................................ 11

- Propuesta 4........................................................................................................................ 14

4. Auto-evaluación ....................................................................................................................... 17

5. Tu área personal ....................................................................................................................... 18

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1 Introducción

En este décimo PDF del curso Éxito y Conciencia en tu Negocio hablaremos sobre cómo llevar a cabo la automatización de nuestro negocio.

Hasta ahora nos hemos dedicado a profundizar en los cimientos, en entender cuál era nuestro punto de partida. Las diez lecciones precedentes han sido imprescindibles para ello, y para descubrir cómo podíamos impulsarlo y sacar el máximo beneficio. Por ello, te aconsejamos que, si aún no has escrito el Plan de Acción que presentamos en la lección anterior, no sigas leyendo este PDF. Vuelve atrás, complétalo y regresa a esta lección cuando lo tengas por escrito.

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2 Tu plan de acción

Automatizar tu negocio puede convertirse en una decisión que cambie por completo el rumbo de tu empresa. ¿Por qué? Porque ni tu negocio ni tu misión estarán condicionados por tu presencia.

La mayoría de personas trabajan solas o mediante un sistema que no contempla la ausencia del trabajador. Es decir, cuando enfermas o decides irte de vacaciones, el negocio cierra porque no hay nadie haciéndose cargo de él. Y, en ese caso, el trabajador no tiene un negocio, sino un puesto de trabajo.

Si decidimos obviar esta situación, estaremos poniendo en peligro no solo nuestro presente, pues el negocio depende exclusivamente de nosotros/as, sino también nuestro futuro, porque en el momento de la jubilación dejaremos de obtener unos determinados ingresos ni tampoco seguiremos aportando nuestra misión.

Por ese motivo, debemos replantearnos cuál debe ser nuestro papel y presencia en el negocio. Está claro que el primer paso es dejar de darnos tanta importancia, reconocer que no somos imprescindibles y que nuestra presencia en el negocio no es una condición sine qua non para la viabilidad del negocio. Mientras seamos irremplazables, estaremos poniendo en riesgo la misión.

Al contrario, debemos intentar dejar un legado que incluya una forma de trabajo en la cual nuestros valores hayan impregnado el negocio; en la cual nuestros colaboradores sepan cuál es nuestra seña de identidad y la continúen al margen de nuestra presencia; en la cual no seamos la pieza fundamental. Así, estaremos preservando nuestro proyecto y este, a su vez, continuará enriqueciendo el mundo.

En cualquier negocio existen cuatro perfiles distintos:

(1) Directivo o cargos directivos. Se trata de la persona, o personas, que tiene una visión global de la empresa: conoce cuál es la misión; la visión; cómo se organiza la logística; cómo está estructurado el negocio, etc.

(2) Técnico. Cualquier trabajo técnico debe ser realizado por una persona que tiene una formación específica para llevarlo a cabo. Por ejemplo, en una Editorial, la persona que maqueta realiza un trabajo específico relativo al diseño y debe tener una formación y una capacidad en esa área. En una cafetería, la persona que se dedica a la repostería hace un trabajo relativo a la cocción de dulces, que también requiere de una técnica muy concreta. Por lo tanto, los trabajos técnicos implican un conocimiento y unas habilidades específicos.

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2(3) Comunicación y venta. Ningún negocio funciona si no vende. Por ello, el perfil técnico de comunicación y venta es sumamente importante en el organigrama del negocio, tanto que hemos decidido separarlo. Si nosotros no conseguimos un perfil de venta que esté actuando de forma continua y sistemática, nuestro negocio estará en riesgo. La venta es el corazón del negocio.

(4) Propietario/a y emprendedor/a. Es la persona que ha lanzado el proyecto. El hecho de haber impulsado un negocio no significa que podamos gestionarlo desde su totalidad. Hay personas que emprenden diferentes negocios porque los automatizan. Es decir, quizás tengamos grandes capacidades para gestionar el negocio desde un perfil directivo. Pero puede ser que sea un perfil dónde no nos sintamos cómodos. En ese caso, es aconsejable buscar a alguien que sí disponga de dichas habilidades y pueda liderar ese cargo cuándo automaticemos el negocio.

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2.1 Pasos para hacerlo

Para automatizar tu negocio, solo debes seguir estos cinco pasos:

1. Misión, visión... funcionar como un reloj. En primer lugar, es imprescindible tener claros los cimientos de tu negocio: misión, visión, tu diferencia, tus clientes, etc. Hasta ahora, lo que hemos hecho ha sido ofrecerte estas bases, breves pero sólidas, que permitiesen potenciarte como profesional autónomo. Sabemos que en las Escuelas de Negocios se abordan más temas. Sin embargo, lo que has aprendido a lo largo del curso es lo fundamental, el corazón del negocio. Estamos seguros que si lo aplicas, podrás multiplicar tu éxito. Por lo tanto, no olvides ni desprecies lo anterior, ha sido fundamental para llegar hasta aquí.

Por último, es fundamental poner en práctica, cada semana, como mínimo una acción del Plan de Acción. En la acción está la siembra y si sembramos podremos recolectar. 2. Poner el funcionamiento en un organigrama. Te darás cuenta que, cuando el negocio está en funcionamiento, este sigue un flujo, un organigrama. En el organigrama se plasman las funciones y tareas de cada departamento. Por ello, te animamos a dibujar un organigrama que represente las distintas áreas de tu negocio, o un flujo donde se vea qué piezas de tu negocio se ponen en marcha a partir del momento en que entras en el mercado hasta que finalmente cobramos la venta.

3. Cómo lo hacemos aquí. Una vez tenemos claro cuáles son los diferentes ámbitos o departamentos de nuestro negocio, debemos preguntarnos y plasmar por escrito cómo se hace cada tarea. Cuántas más cosas estén por escrito, mucho mejor. Incluso podemos afirmar que es imprescindible que todo lo que se hace en la empresa quede registrado de una forma sencilla y aplicado en el día a día. Eso permitirá que nuestra forma de trabajar esté estandarizada, sea obvia y fácil de seguir para los demás, independientemente de tu presencia.

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2.14. Quién lo hace aquí y ahora. A continuación, debemos escribir quién realizará cada tarea. Lo normal es que, al principio, cuando estemos empezando como profesionales independientes y no hemos generado beneficios, nuestro nombre aparezca en todas y cada uno de los apartados del organigrama. Nosotros seremos tanto el abogado/a como la persona de limpieza. Seremos el responsable de márqueting como la persona que lleva la contabilidad. Esto no es algo negativo, sino que te permitirá conocer cada una de las tareas y, en el momento de cederlas a alguien, podrás explicarle en un par de páginas cómo se hace la comunicación en tu negocio; cómo se hace la limpieza en tu negocio... De esta manera, empezarás a tener un sistema estable en el que puedas ir retirándote. Podrás ir retirándote inicialmente cuando vengan los primeros beneficios, de todo aquello que no hagas bien o no te guste. Y deberás mantenerte en esos aspectos dónde aportes una diferencia fundamental a cualquier persona que contrate.

Cuando llegue este momento, busca personas que puedan ayudarte y, cuando lo hagas, pide presupuestos. Recuerda: busca la persona para la tarea, no al revés. Muchas personas contratan amigos, pensando que así les hacen un favor. Nosotros te aconsejamos no hacerlo. Si da la casualidad que un profesional es amigo tuyo, contrátalo. Pero no lo hagas porque sea tu amigo/a, sino porque es el mejor para ese puesto de trabajo. 5. Salir del organigrama. Cuando tenemos asignada cada tarea a una persona, es decir, cuando tenemos a un equipo, podemos dar nuestro máximo. En ese momento, podremos empezar a plantearnos salir del organigrama, ampliar horizontes, pues sabremos en qué tareas debemos dar nuestro apoyo y en cuáles apartarnos.

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3 Aplicando lo aprendido

Propuesta 1: ¿Cuál es el organigrama de tu negocio?

A continuación, te mostramos el organigrama de Boira Editorial a modo ilustrativo. Si te fijas, en él solo especificamos las tareas y funciones de cada ámbito/departamento.

Una vez integrado, escribe y diseña el tuyo. Cuánto más completo sea mejor será la visión que tendrás de tu negocio.

DIRECCIÓN GENERAL

Departamento administrativo-

financiero

Servicios generales (teléfono, mailing,

agenda...)

Promoción y márqueting

Finanzas Almacenaje y distribución

Corrección de estilo

Edición

Contabilidad Departamento de ventas

Maquetación

Derechos de autor

Departamento editorial

Departamento comercial

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3Propuesta 2: ¿Quién está al cargo de cada función?

Específica, en cada tarea, quién es el responsable. Recuerda pensar siempre en la tarea antes que en la persona. Si lo crees conveniente, puedes incluso justificar por qué esa persona es idónea para el cargo. Eso te reafirmará en tus decisiones.

A continuación, te adjuntamos un ejemplo del caso anterior para que observes que incluso una misma persona puede tener varias funciones:

DIRECCIÓN GENERAL. Daniel

Departamento administrativo-

financiero

Servicios generales (teléfono, mailing, agenda...) Lurdes

Promoción y márqueting. Jorge

Finanzas. Elisabeth

Almacenaje y distribución. Jonathan

Corrección de estilo. Isabel

(empresa externa)

Edición. Jorge

Contabilidad. Elisabeth

Departamento de ventas. Jorge

Maquetación (Empresa externa)

Derechos de autor Elisabeth

Departamento editorial

Departamento comercial

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Propuesta 3. ¿Cómo se lleva a cabo cada función?

Especifica cómo se lleva a cabo cada tarea. Para ello, pregúntate: ¿Y esto, ¿cómo lo hacemos? Cuánto mejor explicado esté, más oportunidades tendrás para saber dónde puedes seguir dando tu apoyo y dónde no.

En Boira Editorial, por ejemplo, tenemos diferentes protocolos para realizar determinados procesos dentro de la empresa, de una forma predeterminada, preestablecida y comprobada por sus buenos resultados. Como muestra ilustrativa, tenemos uno que tiene por objetivo la automatización del proceso de inscripción y el pago de los alumnos en los cursos presenciales.

¿Cómo lo hacemos?

1. Decidimos qué cursos anuales se realizarán.

2. Preparando los objetivos y los programas de cada curso.

3. Planificamos las fechas en el calendario anual.

4. Reservamoslasfechasenlaagendadelconferenciante

5. Reservamoslassalasdetodosloscursos

6. Colgamos en la página web los cursos (en español y catalán),

incluyendo las fechas, el lugar y el link de reserva.

7. Se publicitan los cursos (se tienen e-mails con mensajes

automatizados)

8. Se envía de forma automática un e-mail de respuesta a las personas

inscritas

9. Serespondenadiariolasdudasvíae-mail

10. Se da la opción a beca y se activan los códigos de descuento

11. Se da la opción de pago por tarjeta bancaria o transferencia

12. Se comprueba periódicamente el volumen de personas inscritas hasta que el curso está completo. Se comunica en la página web y se detiene el proceso de inscripción.

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3Puedes aplicar un guion similar para especificar cómo se hace la contabilidad en tu negocio; la limpieza; la respuesta a los clientes; cómo se gestionan las quejas; etc. ¡Cuántas más tareas tengas definidas, muchísimo mejor!

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3Propuesta 4. Salir del organigrama

Una vez has diseñado el organigrama, es momento de reflexionar y ver en qué ámbitos tu presencia es prescindible. Es más, es importante que vayas diseñando la manera cómo, con los años, vas a desaparecer por completo de tu empresa y, sin embargo, tu negocio continuará funcionando. Al principio, debemos ir delegando en personas que hacen las cosas mejor que nosotros y delegando aspectos que nos desagradan y, muy probablemente no hacemos bien. Para realizar este primer paso te sugerimos escribir:

- Cuáles son esas tareas/ funciones de las que puedes desmarcarte porque tienes una persona que lo puede hacer mejor que tú. - Cuáles son esas tareas/ funciones de las que puedes desmarcarte porque no te gustan.

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3Una vez hecho lo anterior, deberás planificar qué puede ocurrir dentro de unos años: de qué manera tu negocio puede seguir funcionando cuando tú no estés. Por ejemplo, si eres médico, cómo podrías dejar de ejercer, pero haciendo que tu consulta fuera una fuente de ingresos. Sabemos que no es una tarea fácil. No debes hacerla ahora, pero si debes mantenerla en tu mente. Vamos a dejarte un espacio para que escribas algunas ideas y dudas. Ojala te sean útiles.

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4 Auto-evaluación

En este apartado, te animamos a responder a algunas cuestiones que hemos abordado en esta lección.

¡No te preocupes! No son para ponerte a prueba. La auto-evaluación es una oportunidad perfecta para comprobar si has integrado correctamente los contenidos o si, de lo contrario, deberías revisar algún apartado para llegar al final de curso bien preparado/a.

Resuelve el cuestionario en: https://campusdanielgabarro.com/lesson/10-automatizar-tu-negocio/

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5 Tu área personal

Entre lección y lección, seguro que pasarán muchas cosas que te harán recordar algunos aspectos del curso. Así mismo, escribirás reflexiones que querrás recordar o madurar más tarde. A continuación, te ofrecemos un espacio para que plasmes estas ideas. Recuerda que todo aquello que no escribes tiende a olvidarse.

No te pedimos la perfección, solo te animamos a escribir aquellas reflexiones que has podido extraer de esta lección de manera que, cuando tú quieras, puedas volver a ellas y completarlas con nuevos conocimientos o experiencias.

Seguro que si le dedicas unos minutos, podrás extraer un gran beneficio. ¡Adelante!

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Este documento PDF está asociado al video-curso ÉXITO Y CONCIENCIA Puedes encontrarlo, junto a muchos más video-cursos en campusdanielgabarro.com

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¡Nos vemos en el próximo capítulo!

Daniel Gabarró