sanmartintexmelucan.gob.mxsanmartintexmelucan.gob.mx/transparencia/alterno web... · web...

Manual de ProcedimientosDIRECCIÓN DE OBRAS PÚBLICAS

Abril 2017

Manual de Procedimientosde la Dirección de Obras Públicas

AutorizacionesIng. Eduardo Velázquez Díaz

Director de Obras Públicas

M.C. Fiacro Luis Torreblanca Coello

Contralor Municipal

M.F.P. Isabel Cristina Valencia Mora

Subcontraloria de Planeación, Evaluación y Control

Aprobado el diez de marzo de dos mil diecisiete, con fundamento en los artículos 169 fracciones VII y IX de la Ley Orgánica Municipal. Número de Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317

2

Manuel de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas

Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de actualización: Abril 2017Número de Revisión: 01

Índice Dirección de Obras Públicas Página

I Introducción 4II Presentación de los procedimientos 5III Nombre, descripción del procedimiento y diagrama de flujo 61 Planeación y programación del ejercicio de los recursos que el municipio tiene

destinados para la ejecución de obras y/o acciones 7

2 Elaboración de Expedientes Técnicos 93 Instalación de Comité de Obras 114 Licitación Pública 145 Concurso por Invitación 206 Procedimiento de Adjudicación mediante invitación a cuando menos tres personas 227 Adjudicación Directa 248 Revisión de Documentación para pago a contratistas 269 Uso de maquinaria 2810 Obra municipal terminada 3111 Comprobación de expedientes técnicos de obra 3912 Pago de Anticipo y Estimaciones. 4813 Entrega recepción de obra 53IV Glosario de términos 57

3



I. INTRODUCCIÓN

El Manual de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas del H. Ayuntamiento de San Martín Texmelucan, es el documento que contiene la descripción detallada y secuencial de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones encomendadas a los servidores públicos.

Permite conocer el funcionamiento interno respecto de la descripción de las tareas, requerimientos y responsables de su ejecución.

El presente Manual de Procedimientos de la Dirección de Obras Públicas, está dirigido a todo el personal adscrito a la Dirección, con la finalidad de que estén informados de las diversas actividades y áreas que conforman la Dirección, de igual manera para el personal de nuevo ingreso con la finalidad de que conozca los procedimientos para generar una homogeneidad en las actividades laborales al darle continuidad a los procesos que se contemplan en el ámbito de trabajo de esta Dirección, cubriendo las necesidades de cada área de manera eficaz y oportuna, así como a la ciudadanía en general para que conozcan las actividades que deben realizar sus funcionarios públicos y con ello que el H. Ayuntamiento cumpla con el principio de Transparencia.

Asimismo, y con el propósito de fomentar un entorno de respeto e igualdad entre el personal de la Dirección de Obras Públicas que considere los principios básicos de igualdad y equidad, que deben existir entre hombres y mujeres para su óptimo desarrollo personal y profesional, toda referencia, incluyendo los cargos y puestos en este Manual, al género masculino lo es también para el género femenino, cuando de su texto y contexto no se establezca que es para uno y otro género.

El personal adscrito a la Dirección de Obras Públicas deberá dar cabal cumplimiento a lo señalado en el mismo y, deberá estar comprometido a proponer en cualquier momento las mejoras convenientes.

Este documento está integrado por trece procedimientos:

1. Planeación y programación del ejercicio de los recursos que el municipio tiene destinados para la ejecución de obras y/o acciones

2. Elaboración de Expedientes Técnicos3. Instalación de Comité de Obras 4. Licitación Pública5. Concurso por Invitación6. Procedimiento de Adjudicación mediante invitación a cuando menos tres personas7. Adjudicación Directa8. Revisión de Documentación para pago a contratistas9. Uso de maquinaria10. Obra municipal terminada11. Comprobación de expedientes técnicos de Obra Pública12. Pago de Anticipo y Estimaciones.13. Entrega recepción de obra

4



II. PRESENTACIÓN DELOS PROCEDIMIENTOS

1. Planeación y programación del ejercicio de los recursos que el municipio tiene destinados para la ejecución de obras y/o acciones

2. Elaboración de Expedientes Técnicos3. Instalación de Comité de Obras 4. Licitación Pública5. Concurso por Invitación6. Procedimiento de Adjudicación mediante invitación a cuando menos tres personas7. Adjudicación Directa8. Revisión de Documentación para pago a contratistas9. Uso de maquinaria10. Obra municipal terminada11. Comprobación de expedientes técnicos de obra 12. Pago de Anticipo y Estimaciones.13. Entrega recepción de obra

.

5



III. Nombre, descripción del procedimiento y diagrama de flujo

Nombre delProcedimiento:

1.-Planeación y programación del ejercicio de los recursos que el municipio tiene destinados para la ejecución de obras y/o acciones

Objetivo: Establecer los parámetros a seguir, para establecer una priorización de obras adecuada, a la cual se les hará la asignación de los recursos

Fundamento Legal: Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la MismasLey de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal, Ley de Coordinación Fiscal y demás leyes aplicables en la materia.

Políticas de Operación: 1. El comité de obra comunitaria deberá contar un acta de constitución de este para la entrega de solicitudes a presidencia, las cuales a grandes rasgos debe contener: nombre, edad, género, comunidad proveniente, domicilio, identificación oficial.

2. Se deberá emitir convocatoria por parte de presidencia a los integrantes del Comité de Planeación para el Desarrollo Municipal.

3. En la sesión de COPLADEMUN la priorización de obras deberá contar con fundamentación de la misma para que estas sean aprobadas.

4. En la sesión de cabildo se deberá contar con la mayoría de votos para la aprobación de la priorización de obras

Tiempo Promedio deGestión:

45 días

6



1.- Descripción del Procedimiento: Planeación y programación del ejercicio de los recursos que el municipio tiene destinados para la ejecución de obras y/o acciones

Responsable No. Actividad Formato oDocumento Tantos

Presidente Municipal 1

Recibe solicitudes de las necesidades por parte de la comunidad a través del comité de obra comunitaria

Solicitudes de Apoyo de parte de Comité de Obra Comunitario

1 original2 copias

Presidente Municipal 2

Turna solicitudes a Dirección de Obras Públicas para ser consideradas en sesión de cabildo

Director de Obras Públicas 3

Investiga techo financiero e informa al Presidente Municipal

Director de Obras Públicas, Presidente Municipal

4

Se convoca a sesión plenaria para que el Comité de Planeación para el Desarrollo Municipal (COPLADEMUN) de a conocer el techo financiero

Convocatoria 1 original

Director de Obras Públicas, Presidente Municipal, comité de obra comunitaria

5

El comité de obra comunitaria realiza un listado de priorización de obras el cual presenta al Presidente Municipal y COPLADEMUN

Acta de COPLADEMUN 3 original

Presidente Municipal, Dirección de Obras Públicas

6La Dirección de Obras Públicas da el visto bueno, el cual es aprobado mediante cabildo

Acta de cabildo 1 original

7



Diagrama de flujo: Planeación y programación del ejercicio de los recursos que el municipio tiene destinados para la ejecución de obras y/o accionesComité de Obra Comunitaria Presidente Municipal Dirección de Obras Públicas

8

Convocatoria

Solicitudes de Apoyo

Recibe solicitudes de apoyo del Comité de Obra

Comunitaria

Turna solicitudes a Dirección de Obras

Investiga Techo Financiero e Informa a Presidente

Se convoca sesión plenaria

SI

Da a conocer el techo financiero al Comité de Obra

Comunitaria

Realizan listado de necesidades, para

presentarlas al Presidente Municipal

Realiza en listado de Priorización de Obras que se presenta al COPLADEMUN

Visto Bueno

Aprueba Priorización de Obras

NO

Inicio

Fin




2.- Elaboración de Expedientes Técnicos.

Objetivo: Conocer los requisitos para la elaboración de los Expedientes Técnicos, para la integración del proyecto así como la justificación para la realización de obras y/o acciones

Fundamento Legal: Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la MismasReglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal.

Políticas de Operación: 1. El Expediente Técnico debe estar elaborado de acuerdo a la fundamentación legal correspondiente.

2. Las observaciones realizadas deberán estar fundamentadas en las reglas de operación del fondo correspondiente


Dependiendo de la duración de obra

Descripción del Procedimiento: Forma de elaborar los Expedientes Técnicos


Director de Obras Públicas 1 Realiza el Expediente Técnico de la

obra o acción en cuestiónExpediente Técnico 1 original

Director de Obras Públicas 2 Envió de Expediente Técnico al Jefe

de Obras Públicas para su revisiónExpediente Técnico 1 Copia

Jefe de Obras Públicas 3

Envió de Expediente Técnico al Auxiliar Administrativo especializado en el fondo a emplear para su revisión

Expediente Técnico 1 Copia

Auxiliar Administrativo especializado en el fondo a emplear

4

Revisión del Expediente de acuerdo a la normatividad aplicable del fondo a emplear y así enviar el expediente para su validación ante la instancia normativa.

Jefe de Obras Públicas, Auxiliar Administrativo especializado en el fondo a emplear

4Emite oficio de validación del proyecto o Expediente Técnico y/o seobserva de acuerdo a la normativa

Oficio 1 Original

Jefe de Obras Públicas, Auxiliar Administrativo especializado del fondo a emplear

5

Se observaSi: Se solventan las observaciones y se envían correcciones al Director de Obras PúblicasNo: se envía oficio al Director de obras públicas de aprobación

Si: CorreccionesNo: Oficio

Si: 1 CopiasNo: 1 Original

Director de Obras Públicas 6 Realiza correcciones

Director de Obras Públicas 7 Emite oficio de aprobación del

Expediente Técnico Oficio 1 Original

Diagrama de flujo: Elaboración de Expedientes TécnicosDirector de Obras Públicas Jefatura de Obras Públicas Auxiliar Administrativo

9

Expediente Técnico

Realiza el Expediente Técnico de la obra o acción

en cuestión

Inicio



10




3.- Instalación de Comité de Obra Pública y Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

Objetivo: Establecer las reglas para conformar el Comité de Obra Pública y Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios

Fundamento Legal: Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el estado de Puebla y su Reglamento, Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal y su reglamento.

Políticas de Operación: 1. La convocatoria a sesión de cabildo deberá ser general a todos los integrantes de cabildo, así como a la dirección de obras públicas mediante oficio firmado por Presidente Municipal.

2. La realización de cabildo será realizada de cuerdo a la normatividad aplicable

3. Las propuestas del Comité de Obras realizadas por la Dirección de Obras deberá estar respaldada mediante documentación que ampare la identidad de sus integrantes.

4. Los integrantes del Comité propuestos deberán estar presentes en la asamblea.

5. El acta deberá ser firmada tanto por el Cabildo como por el Comité de Obras que se establezca.


1 día

11



Descripción del Procedimiento: Instalación de Comité de Obras


Presidente Municipal, Secretario Municipal

1 Se convoca a sesión de cabildo para integración de comité Convocatoria 1 Original

Presidente Municipal, Secretario Municipal

2 Se realiza sesión de cabildo Sesión de Cabildo 1 Original

Director de Obras 3

Realiza las propuestas para integrar el Comité de Obra en los rubros de Presidente, Secretario, Tesorero, Vocal de Control y Vigilancia.

Secretario Municipal 4

Someten a votación la propuesta.Si: Se define el comité de obra y se levanta el acta respectivaNo: Se hacen nuevas propuestas

Presidente Municipal, Regidores, Secretario Municipal, Director de Obras, Integrantes del Comité de Obras

5 Firman el Acta de Integración del Comité por duplicado.

Acta de Integración del Comité

2 Original

12



Diagrama de flujo: Instalación de Comité de ObrasPresidente Municipal / Secretario Municipal Director de Obras Públicas Cabildo

13

Sesión de Cabildo

Acta de Integración del Comité

NO

Convocatoria

Se realiza sesión de cabildo

Se convoca a sesión de cabildo para integración de

comité en cuestión

Realiza las propuestas para integrar el Comité de Obra en

los rubros de Presidente, Secretario, Tesorero, Vocal de Control y Vigilancia al cabildo

Somete a votación la propuesta

Se define el comité de obra Pública

Firman el Acta de Integración del Comité por

duplicado, Presidente Municipal, Regidores, Secretario Municipal,

Director de Obras, Integrantes del Comité de

Obras

Se hacen nuevas propuestas

SI

Inicio

Fin




4.- Licitación Pública

Objetivo: Conocer el procedimiento para llevar a cabo una licitación Pública

Fundamento Legal: Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el Estado de Puebla, Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal y normatividad aplicable a los diferentes fondos sean ámbito estatal o federal.

Políticas de Operación: 1. La convocatoria será publicada cuando menos en un diario de circulación nacional y en el de mayor circulación estatal; si fuera de licitación internacional en el Diario Oficial de la Federación.

2. Los datos incluidos en la convocatoria serán: El nombre del convocante La indicación de los lugares, fechas y horarios en que los

interesados podrán obtener las bases de licitación, el costo y la forma de pago de las mismas.

La fecha, hora y lugar de celebración de la junta de aclaraciones, del acto de presentación y apertura de propuestas, y de la comunicación del fallo.

La indicación de si la licitación es nacional o internacional y, en caso de ser internacional, si se realizará o no bajo la cobertura del capítulo de compras del sector público de algún tratado, y el idioma o idiomas, además del español, en que podrán presentarse las propuestas.

La indicación de que ninguna de las condiciones contenidas en las bases de la licitación, así como en las propuestas presentadas por los licitantes podrá ser negociada.

La descripción general, cantidad, unidad de medida y demás especificaciones que resulten necesarias, de los bienes o servicios requeridos y que sean objeto de la licitación, así como la correspondiente, por lo menos, a cinco de las partidas o conceptos de mayor monto.

Las condiciones de pago, señalando el momento en que se haga exigible el mismo

Los porcentajes de los anticipos que, en su caso, se otorgarán. Los requisitos para acreditar la solvencia económica y financiera Cuando proceda, el tiempo y lugar de entrega de los productos, de

la celebración del acto jurídico correspondiente o de la realización de los servicios objeto de la licitación.

Las restricciones para En el caso de arrendamiento, la indicación de si éste es con o sin

opción a compra, y los términos de la misma. En el caso de proyectos para prestación de servicios a largo plazo,

la indicación de si éste es con o sin opción a compra de los bienes que se utilicen para su instrumentación.

3. La propuesta deberá contener como mínimo: Propuesta legal. Propuesta técnica Propuesta económica, incluyendo en esta última la garantía de

seriedad de las ofertas4. El acta de la primera etapa de la licitación se deberá hacer constar

las propuestas técnicas y legales aceptadas para su análisis, así 14



como las que hubieren sido desechadas y las causas que lo motivaron.

5. El acta de la segunda etapa de la licitación se deberá hacer constar el resultado legal y técnico, las propuestas económicas aceptadas para su análisis, sus importes, así como las que hubieren sido desechadas y las causas que lo motivaron; asimismo, deberá señalarse lugar, fecha y hora en que se dará a conocer el fallo de la licitación.

6. El dictamen para fundamentar el fallo deberá asentar que la adjudicación del contrato será a favor de la persona que de entre los promoventes reunió las condiciones legales, técnicas y económicas requeridas por el convocante, cumplió las condiciones de calidad necesarias y garantizó satisfactoriamente el cumplimiento de las obligaciones respectivas


Depende de las fechas establecidas por el Comité de Adjudicaciones

15



Descripción del Procedimiento: Realización de Licitación Publica


Comité de Adjudicaciones 1 Publicación de la convocatoria de

Licitación Publica Convocatoria 1 Original

Participantes a Licitación 2 Presentación de propuestas en las

fechas estipuladas Propuesta 3 Original

Comité de Adjudicaciones 3 Registro de participantes a la reunión

de apertura de propuestasComité de Adjudicaciones 4 Apertura de propuestas legales y

técnicas

Comité de Adjudicaciones 5

Revisar si las propuestas las propuestas legales y técnicas cumplen con los requisitos:Si: Propuesta aceptada para su análisisNo: Se desecha propuesta y se regresa al participante

Comité de Adjudicaciones 6 Se levanta acta de primera etapa la

cual firman los asistentes Acta 1 Original# copias

Comité de Adjudicaciones 7 Análisis de las propuestas legales y

técnicas aceptadasComité de Adjudicaciones 8 Elabora dictamen técnico de las

propuestasDictamen Técnico 1 Original


Da a conocer los resultados de las propuestas legales y técnicas:Si: Apertura de Propuesta económicaNo: Se desecha la Propuesta y se regresa al participante


Revisar si las propuestas las propuestas económicas cumplen con los requisitos:Si: Propuesta aceptada para su análisisNo: Se desecha propuesta y se regresa al participante

Comité de Adjudicaciones 11 Se levanta acta de la segunda etapa

la cual firman los asistentes Acta 1 Original# copias

Comité de Adjudicaciones 12 Concluir el acto de apertura y

presentación de propuestasComité de Adjudicaciones 13 Efectuar un análisis y evaluación de

las propuestasComité de Adjudicaciones 14 Emitir un dictamen por escrito para

fundamentación del fallo Dictamen 1 Original

Comité de Adjudicaciones 15 Da a conocer el resultado del fallo en

reunión y diarios de mayor circulaciónComité de Adjudicaciones 16 Se levanta acta del fallo la cual firman

los asistentes Acta 1 Original# copias

16



Diagrama de flujo: Licitación PublicaComité de Adjudicaciones Participante a Licitación

17

PropuestasConvocatoria

Publicación de la convocatoria de Licitación Publica

Registro de participantes a la reunión de apertura de

propuestas

Presentación de propuestas en las fechas estipuladas

Apertura de propuestas legales y técnicas

A

Inicio




18

NO

NO

SI

SI

Dictamen

Acta

A

Se levanta acta de primera etapa la cual firman los

asistentes

Análisis de las propuestas legales y técnicas aceptadas

Elabora dictamen técnico de las propuestas

Resultados de las propuestas legales

y técnicasSe desecha propuesta y se

regresa al participante

Apertura de propuesta económica

Resultados de la propuesta económica

Se desecha propuesta y se regresa al participante

B

SI

Propuestas legales y técnicas cumplen con los requisitos

Se desecha propuesta y se regresa al participante




19

Dictamen

B

Concluir el acto de apertura y presentación de propuestas

Efectuar un análisis y evaluación de las propuestas

Emitir un dictamen por escrito para fundamentación del fallo

Da a conocer el resultado del fallo en reunión y diarios de

mayor circulación

Acta

Se levanta acta de la segunda etapa la cual firman los

asistentes

Acta

Se levanta acta de la segunda etapa la cual firman los

asistentes

Fin




5.- Concurso por Invitación

Objetivo: Conocer el procedimiento para llevar a cabo un concurso por invitación.

Fundamento Legal:Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el Estado de Puebla, Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal y normatividad aplicable a los diferentes fondos sean ámbito estatal o federal.

Políticas de Operación:1. En las invitaciones se indicarán, como mínimo, la cantidad y

descripción de los bienes o servicios requeridos, plazo y lugar de entrega, así como condiciones de pago.

2. La apertura de las proposiciones se podrá hacerse sin la presencia de los correspondientes licitantes.

Tiempo Promedio deGestión: Depende de las fechas establecidas por el Comité de Adjudicaciones

Descripción del Procedimiento: Realización de Concurso por Invitación


Comité de Adjudicaciones 1 Se realiza invitación para participar

(mínimo 3 participantes) Invitación # Original

Participantes 2 Envía sus proposiciones en el plazo establecido Proposiciones 3 Original

Comité de Adjudicaciones 3 Realiza acto de presentación y

apertura de proposiciones


Cita al comisario del comité de adjudicaciones para la apertura de proposiciones


Análisis de las proposiciones enviadas por los licitantes para elección de la más idónea

Comité de Adjudicación 6

Resultado del análisis.Si: Se informa al ganadorNo: Se desecha la proposición

Presidente Municipal,Ganador

7Firma de contrato entre presidente municipal y ganador para formalizar el concurso por invitación

Contrato 3 Original

20



Diagrama de flujo: Concurso por InvitaciónComité de

Adjudicaciones Participantes Ganador Presidente Municipal

21

Contrato

Invitación

Se realiza invitación para participar (mínimo

3) participantes)

Realiza acto de presentación y apertura

de proposiciones

Cita al comisario del comité de

adjudicaciones para la apertura de

proposiciones

SI

Análisis de las proposiciones enviadas por los licitantes para

elección de la más idónea

Resultado del

análisis.

Se desecha la proposición

Se informa al ganador

Proposiciones

Envía sus proposiciones en el plazo establecido

Firma de contrato entre presidente municipal y

ganador para formalizar el concurso por

invitación

NO

Fin

Inicio




6.- Procedimiento de Adjudicación mediante invitación a cuando menos tres personas

Objetivo: Conocer el procedimiento para llevar a cabo un Procedimiento de Adjudicación mediante invitación a cuando menos tres personas.


Políticas de Operación:1. La requisición se hará de acuerdo con el instructivo de compras que

emita la Secretaría o el Comité Municipal.2. En las invitaciones se indicarán, como mínimo, la cantidad y

descripción de los bienes o servicios requeridos, plazo y lugar de entrega, así como condiciones de pago.


Descripción del Procedimiento: Realización de Procedimiento de Adjudicación mediante invitación a cuando menos tres personas


Comité de Adjudicaciones 1 Se hace la requisición respectiva Requisición 3 Original

Comité de Adjudicaciones 2 Se solicita a los proveedores el envió

o entrega de cotizaciones Solicitud 3 Original

Proveedores participantes 3 Realiza él envió de propuesta de

serviciosPropuesta de Servicios 3 Original

Comité de Adjudicaciones 4 Recibe las propuestas de servicio

Comité de Adjudicaciones 5 Realiza apertura económica

Comité de Adjudicaciones 6 Elabora cuadro comparativo de las

propuestas de servicios (mínimo 2)Cuadro comparativo 3 Original


Verifica que la propuesta cumpla con los requerimientos y especificaciones exigidosSi: Se informa al ganador y se adjudica el contrato con el precio más bajoNo: Desecha las propuestas

Si: Fallo de Adjudicación 3 Original


Firma de contrato entre presidente municipal y ganador para formalizar el procedimiento de adjudicación

Contrato 3 Original

22



Diagrama de flujo: Procedimiento de Adjudicación mediante invitación a cuando menos tres personasComité de

Adjudicaciones Proveedores Ganador Presidente Municipal

23

Cuadro Comparativo

Fallo de Adjudicación

Solicitud

Contrato

Requisición

Se hace la requisición respectiva

Se solicita a los proveedores él envió o entrega de cotizaciones

Recibe las propuestas de servicio

SI

Realiza apertura económica

La propuesta cumple con los

requerimientos y especificaciones

exigidos

Se desecha la proposición

Se informa al ganador y se adjudica el contrato con el precio más bajo

Propuesta de Servicios

Realiza él envió de propuesta de servicios

Firma de contrato entre presidente municipal y

ganador para formalizar el procedimiento de

adjudicación

NO

Elabora cuadro comparativo de las

propuestas de servicios (mínimo 2)

Inicio

Fin




7.- Adjudicación Directa

Objetivo: Conocer el procedimiento para llevar la Adjudicación Directa.


Políticas de Operación: 1. La cotización se realiza de manera directa con el proveedor


Descripción del Procedimiento: Realización para laAdjudicación Directa


Comité de Adjudicaciones 1 Envía solicitud de cotización a

proveedor Solicitud 1 Original

Proveedor 2 Envía su cotización al Comité de Adjudicaciones Cotización 1 Original


Analiza cotización y determina su idoneidad:Si: Celebra contrato con proveedor para su formalizaciónNo: Envía solicitud de Cotización a Proveedor

Presidente Municipal, Proveedor

4 Firma de Contrato Contrato 3 Original

24



Diagrama de flujo: Adjudicación DirectaComité de

Adjudicaciones Proveedores Ganador Presidente Municipal

25

CotizaciónSolicitud

Envía solicitud de cotización a Proveedor

Analiza cotización y determina su

idoneidad

SI

Celebra contrato con proveedor para su

formalización

Envía cotización al comité de

adjudicaciones

Firma de contrato entre presidente

municipal y proveedor

NO

Inicio

Fin




8.- Revisión de Documentación para pago a contratistas

Objetivo: El objetivo de este procedimiento es identificar la metodología que usa la dirección de obras y de más direcciones del Ayuntamiento para revisar la documentación para el pago a los contratistas.


Políticas de Operación:

1.- Toda la documentación proporcionada por el contratista deberá ser original y estar debidamente requisitada.

2.- Deberá contar con el acta de inicio del plazo de ejecución de la obra objeto del contrato.

3.- Deberá presentar el contrato previamente aprobado4.- El contratista tendrá que proporcionar toda la información de sus

cuentas bancarias para la expedición del cheque o transferencia.Tiempo Promedio deGestión: 15 días

Descripción del Procedimiento: Revisión de Documentación para pago a contratistas


Director de Obras Públicas 1 Enviar la documentación por parte del

contratista.

pago de estimaciones y anticipo

1 Copia

Auxiliar Administrativo 2

Recibir la documentación de los contratistas para la revisión técnica, administrativa y financiera de las estimaciones y/o anticipos.

Documento pago de estimaciones y anticipo

1 Copia


¿Documentación correcta?No, se regresa al Director de Obras.SI, Rubricar la documentación y elaborar la solicitud de cheque y oficio de envió avalado por la dirección correspondiente.


Recibir, revisar y recabar las firmas del Presidente y Director de Obras para trámite de pago.

26



Diagrama de flujo: Revisión de Documentación para pago a contratistasDirector de Obras Públicas Auxiliar Administrativo

27

Documento pago de estimaciones y anticipo

Pago de estimaciones y

anticipo

Inicio

Enviar la documentación

por parte del contratista

Recibir la documentación de los contratistas para la revisión

técnica, administrativa y financiera de las estimaciones

y/o anticipos

¿Documentación correcta?

No Si

Rubricar la documentación y elaborar la solicitud de cheque y oficio de envió

avalado por la dirección correspondiente.

Recibir, revisar y recabar las firmas delPresidente y Director de Obras Municipal para trámite de pago.

Fin




9.- Uso de maquinaria

Objetivo: El objetivo de este procedimiento es que el personal de la Dirección de obras identifique la metodología que se usa para el uso de maquinaria así como el solicitante de la misma.

Fundamento Legal: N/A

Políticas de Operación:

1.-Las solicitudes de maquinaria deberán estar autorizadas y firmadas por el Presidente Municipal.2.- Deberán ser entregadas en original, así como con firme del solicítate e identificación oficial.3-. El solicitante estará obligado a salvaguardar y cuidar la maquinaria así como responder por las averías que se causen por negligencia o mal uso de la misma.4.- El pago del combustible se determinara en común acuerdo con el presidente municipal.

Tiempo Promedio deGestión: N/A

28



Descripción del Procedimiento: Uso de maquinaria


Presidente Municipal

1 Recepción de solicitud de apoyo Solicitud de apoyo

Un original y dos copias


2 Autorización de solicitudes a atender Autorización de apoyo

Original y dos copias


3 Clasificación para detectar el carácter prioritario o de mayor beneficio social


4 Pactar con el solicitante su disposición de aportar el combustible o no

Auxiliar Administrativo

5 Acudir al lugar físico para evaluar la factibilidad del trabajo con lamaquinaria municipal


6 Agendar la fecha probable de atención


7 Calcula el tiempo aproximado de ejecución de trabajos y consumo de combustible


8 Notifica vía telefónica a los beneficiarios la fecha y hora en que la maquinaria asistirá.

Presidente Municipal, Director de Obras Públicas, Solicitante.

9 Autoriza combustibleSI: Realizar orden de trabajo respaldada por la solicitud, recibo, identificación y foto de la realización de dicho trabajo para justificar el combustible.

Se realiza orden de trabajo.

29



Diagrama de flujo: Uso de maquinaria

Presidente Municipal Director de Obras Públicas Auxiliar Administrativo Solicitante

30

SI¿Autorizacombustible?

Autorización de apoyo

Solicitud de apoyo

Recepción de Solicitudes de apoyo.

Clasificación para detectar el carácter prioritario o de mayor beneficio social

Pactar con el solicitante su disposiciónde aportar el combustible o no

Agendar la fecha probable de atención

Calcula el tiempo aproximado deejecución de

trabajos y consumo de combustible

Notifica vía telefónica a los beneficiarios la fecha y hora en que la maquinaria asistirá

Inicio

Acudir al lugar físico para evaluar la

factibilidad del trabajo con la maquinaria

No

Pone combustible

Realiza orden de trabajo

Realiza orden de trabajo Fin

Autorización de solicitud a atender.




10.- Obra municipal terminada

Objetivo: El objetivo de este procedimiento es que personal de la Dirección de Obras y de más direcciones del Ayuntamiento conozcan el proceso e intervención de cada funcionario para la conclusión de una Obra Pública.

Fundamento Legal: Ley de obras públicas y servicios relacionados con las mismas, reglamento de la Ley de obras públicas y servicios relacionados con las mismas.Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal.Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

Políticas de Operación: La Dirección de Obras será quién supervise, vigile, controle y revise la ejecución de los trabajos, contemplando las siguientes operaciones:1. Tomar las decisiones técnicas correspondientes y necesarias para la

correcta ejecución de los trabajos, debiendo resolver oportunamente las consultas, aclaraciones, dudas o solicitudes de autorización que presente el supervisor o el superintendente, con relación al cumplimiento de los derechos y obligaciones derivadas del contrato.

2.- Vigilar, previo al inicio de los trabajos, que se cumplan con las condiciones previstas en los artículos 19 y 20 de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas.

3. Verificar la disponibilidad de los recursos presupuestales necesarios para la suscripción de cualquier convenio modificatorio que implique la erogación de recursos;

4. Dar apertura a la Bitácora en términos de lo previsto por la fracción III del artículo 123 del Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas., así como por medio de ella, emitir las instrucciones pertinentes y recibir las solicitudes que le formule el superintendente. Cuando la Bitácora se lleve por medios convencionales, ésta quedará bajo su resguardo.

5. Vigilar y controlar el desarrollo de los trabajos, en sus aspectos de calidad, costo, tiempo y apego a los programas de ejecución de los trabajos, de acuerdo con los avances, recursos asignados y rendimientos pactados en el contrato.

6.- Cuando el proyecto requiera de cambios estructurales, arquitectónicos, funcionales, de proceso, entre otros, deberá recabar por escrito las instrucciones o autorizaciones de los responsables de las áreas correspondientes.

7.- Vigilar que, previamente al inicio de la obra, se cuente con los proyectos arquitectónicos y de ingeniería, especificaciones de calidad de los materiales y especificaciones generales y particulares de construcción, catálogo de conceptos con sus análisis de precios unitarios o alcance de las actividades de obra o servicio, programas de ejecución y suministros o utilización, términos de referencia y alcance de servicios.

8.- Revisar, controlar y comprobar que los materiales, la mano de obra, la maquinaria y equipos sean de la calidad y características pactadas en el contrato.

9.- Autorizar las estimaciones, verificando que cuenten con los números generadores que las respalden.

10.- Coordinar con los servidores públicos responsables las

31



terminaciones anticipadas o rescisiones de contratos y, cuando se justifique, las suspensiones de los trabajos, debiéndose auxiliar de la dependencia o entidad para su formalización.

11.- Solicitar y, en su caso, tramitar los convenios modificatorios necesarios.

12.- Rendir informes con la periodicidad establecida por la convocante, así como un informe final sobre el cumplimiento del contratista en los aspectos legales, técnicos, económicos, financieros y administrativos.

13.- Autorizar y firmar el finiquito de los trabajos.14.- Verificar la correcta conclusión de los trabajos, debiendo vigilar que

el Área requirente reciba oportunamente el inmueble en condiciones de operación, así como los planos correspondientes a la construcción final, los manuales e instructivos de operación y mantenimiento y los certificados de garantía de calidad y funcionamiento de los bienes instalados.

15.- Presentar a la dependencia o entidad los casos en los que exista la necesidad de realizar cambios al proyecto, a sus especificaciones o al contrato, a efecto de analizar las alternativas de solución y determinar la factibilidad, costo, tiempo de ejecución y necesidad de prorrogar o modificar el contrato.

16.- Las demás funciones que las disposiciones jurídicas le confieran, así como aquéllas que le encomienden las dependencias y entidades.

17.- El uso de la Bitácora es obligatorio en cada uno de los contratos de obras y servicios.

18.-Las cantidades de trabajos presentadas en las estimaciones deberán corresponder a la secuencia y tiempo previsto en el programa de ejecución convenido, así como a los estándares de desempeño que, en su caso, se establezcan en la convocatoria a la licitación pública y en el contrato.

19.-Cuando ocurra la suspensión de los trabajos, el servidor público designado por la dependencia o entidad lo notificará al contratista señalando las causas que la motivan, la fecha de su inicio y de la probable reanudación de los trabajos, así como las acciones que debe considerar en lo relativo a su personal, maquinaria y equipo de construcción.

20.- Para iniciar el procedimiento de recepción de los trabajos, el contratista deberá notificar la terminación de los trabajos a través de la Bitácora o excepcionalmente por escrito, para lo cual anexará los documentos que lo soporten e incluirá una relación de las estimaciones o de los gastos aprobados, monto ejercido y créditos a favor o en contra.

21.- Para dar por terminados, parcial o totalmente, los derechos y obligaciones asumidos por las partes en un contrato, éstas deberán elaborar el finiquito de los trabajos correspondiente, salvo en los supuestos a que se refiere el tercer párrafo del artículo 64 de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas.


Dependiendo del tiempo de ejecución de obra.

32



Descripción del Procedimiento: Obra municipal terminada


Secretaria de Presidencia

1 Recibe de la Dirección de Planeación la solicitud para la realización de obra.

Solicitud 3

Presiente Municipal 2 Notificación de la autorización a la dirección. Notificación 3Director de Obras Públicas

3 Designa a la coordinación correspondiente dependiendo el tipo de obra para la elaboración de expediente.


4 Comisiona y supervisa el levantamiento de datos de campo.

Jefe de Obras Publicas

5 Integración de presupuesto, generadores y expediente técnico.


6 Envió de expediente técnico a la coordinación de comprobación.

Expediente técnico

1


7 Asignación de expediente técnico al analista de control.


8 Envió de expediente técnico a validación normativa.

Expediente técnico

1


9 Envió de expediente técnico a planeación para trámite de oficio de registro y control.

Expediente técnico

1

SEDESO 10 Emisión de oficio de aprobación estatal.En original

Oficio 1

SEDESO 11 Verificar ¿La modalidad de ejecución de la obra es administrada?SI

Presiente Municipal 12 Designación de proveedores.Director de Obras Públicas

13 Inicio de los trabajos y designación de supervisor.

Supervisor 14 Proceso de supervisión de obra (bitácora de obra y reporte de supervisión).


15 Tramite de pagos.


16 Finiquito de la obra.


17 Proceso de entrega – Recepción

SEDESO 18 Verificar ¿La modalidad de ejecución de la obra es administrada?NO

Presiente Municipal 19 Proceso de adjudicación de obra invitación restringida o adjudicación directa.

Dirección Jurídica 20 Elaboración de contrato.Tesorería 21 Tramite de anticipo y Fianzas.Contratista y Director de Obras Públicas

22 Inicio de trabajos de obra.

Contratista y Supervisor

23 Inicia proceso de supervisión de obra (bitácora de obra y reporte de supervisión).


24 Revisión de estimaciones.

33




25 Envió de estimaciones a la coordinación de comprobación.


26 Corrección de observaciones.


27 Envió de estimaciones corregidas a la coordinación de comprobación.


28 Envió de estimaciones a Tesorería para su autorización.

Tesorera y Director de Obras

29 Proceso de finiquito de obra.


30 Entrega – recepción de obra.


31 Comprobación de expediente técnico.

34



Diagrama de flujo: Obra municipal terminada

Secretaria de

Presidencia


Director de Obras

Públicas

Jefe de Obras

Públicas

SEDESO Supervisor Dirección Jurídica

Tesorería Contratista Auxiliar Administrativ

o

35

Exp. Tecnico

NotificaciónSolicitud

Inicio

Recibe de la Dirección de Planeación la solicitud para la realización de obra.

Notificación de la autorización a la dirección

Designa a la coordinación

correspondientedependiendo el tipo de obra

para la elaboración de

expediente.

Comisiona y supervisa el levantamiento de datos de

campo.

Integración de presupuesto,

generadores y expediente

técnico

Envió de expediente técnico a la

coordinación de

comprobación

A

A




Secretaria de

Presidencia


Director de Obras

Públicas

Jefe de Obras

Públicas



o

36

Exp. Tecnico

Envió de expediente técnico a

validación

A

Asignación de expediente

técnico al aux. admvo. Oficio

de aproba

ción

Designación de

proveedores

Proceso de supervisión de obra (bitácora

de obra y reporte de

supervisión).

Si No A

Inicio de los trabajos y

designación de supervisor.

Tramite de pagos

Finiquito de la obra

Proceso de entrega

recepción

Verifica la modalidad de

la obra

B




Secretaria de

Presidencia


Director de Obras

Públicas

Jefe de Obras

Públicas



o

37

Fin

Comprobación de expediente

técnico

Entrega – Recepción de

Obra

Proceso de finiquito de

obra

Proceso de finiquito de

obra

Envió de estimaciones a tesorería

para su autorización

Envió de estimaciones corregidas a

la coordinación

de comprobación

.

Corrección de

observaciones.

C




11.- Comprobación de expedientes técnicos de obra Ramo 33

Objetivo: El objetivo de este procedimiento es desarrollar y explicar el proceso para la comprobación de expedientes técnicos de obra Pública

Fundamento Legal: Ley de obras públicas y servicios relacionados con las mismas, Reglamento de la Ley de obras públicas y servicios relacionados con las mismas.Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal.Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.Ley de coordinación Fiscal.

Políticas de Operación: La integración de los expedientes técnicos deberán contener la siguiente información:

1.- Fuente de recursos por la que se contrató dicha obra o servicio2.- Proyecto ejecutivo (la aplicabilidad de este punto, dependerá del tipo

de obra o servicio contratado) en caso de no requerirse; se manifestará en la “CEDULA”

3.- Presupuesto base.4.- Oficio de autorización.5.- Convocatoria pública6.- Solicitudes de las empresas para participar7.- Aceptación de participación por el área licitadora8.- Invitación a la o las empresas para presentación de propuestas9.- Escritos de aceptación de invitación por las empresas10.- Recibo de pago de bases de concurso11.- Invitaciones a instancias internas y externas12.- Bases de concurso (términos de referencia, alcances, proyecto ejecutivo,

especificaciones generales y particulares, catálogo de conceptos y cantidades de obras, constancias de visita al sitio de los trabajos y copia de garantías de seriedad de propuestas

13.- Bases de adjudicación directa (términos de referencia, alcances, proyecto ejecutivo, especificaciones generales y particulares, catálogo de conceptos y cantidades de obras)

14.- Acta primera de recepción de propuestas técnica y económica y apertura de propuestas técnicas

15.- Acta segunda para comunicar la evaluación de propuestas técnicas y apertura de propuestas económicas

16.- Evaluación de propuestas y dictamen de adjudicación17.- Acta de fallo18.- Oficio de adjudicación del contrato19.- Propuestas de la ganadora (con todos los documentos solicitados en las

bases de concurso)20.- Contrato, refrendos, revalidaciones y convenios adicionales21.- Garantías de cumplimiento de contrato22.- Garantías de cumplimiento de anticipos23.- Aviso de inicio de obra o servicio por parte de la empresa contratista24.- Aviso de inicio de la obra o servicio a instancias internas y externas25.- Programas de obra o servicio aprobado por la supervisión26.- Números generadores, estimaciones y facturas:27.- Reportes de control de calidad28.- Álbum fotográfico29.- Solicitud de autorización de ajuste de precios unitarios30.- Oficio de resolución de ajuste de precios unitarios31.- Solicitud, análisis y autorización de precios unitarios extraordinarios32.- Oficio de autorización de precios unitarios extraordinarios

38



33.- Solicitud de reprogramación de los trabajos o servicios y autorización34.- Convenio de reprogramación35.- Solicitud de convenio de ampliación al importe original de contrato36.- Convenio para modificar el monto del contrato original37.- Comunicados de modificaciones al contrato38.- Planos actualizados definitivos39.- Actas y minutas de auditorías parciales y totales en su caso40.- Bitácora y minutas de trabajo (originales)41.- Balance de materiales y equipo42.- Estimación de finiquito de la obra o servicio43.- Garantía de vicios ocultos44.-Invitaciones externas e internas para la recepción de los trabajos o

servicios45.- Acta recepción de la obra o servicio46.- Acta de entrega a la instancia encargada de su operación


40 días

39



Descripción del Procedimiento: Comprobación de expedientes técnicos de obra Ramo 33


Auxiliar administrativo

1 Anexar a dicho expediente técnico copia del oficio de autorización y el original debe integrarse en una carpeta independiente con todo el consecutivo de oficios emitidos en dicho fondo, una copia.

Oficio de autorización

1


2 Ordenar adecuadamente con separadores cado uno de los elementos que integran dicho expediente técnico.


3 Designar el proveedor para realizar la facturación correspondiente de los insumos a utilizar en la realización de dicha obra.

Presidente Municipal y Director de Obras Públicas

4 Designación del personal a realizar los trabajos para la ejecución de la obra.


5 Designación de Supervisor de la obra


6 Recabar las copias de las identificaciones del personal antes mencionado para la realización de las listas de raya de dicha obra. En original

Listas de raya

1


7 Solicitar al proveedor designado la factura de los insumos necesarios.

Factura 1


8 Remitir a tesorería la factura original así como la lista de raya correspondiente para realizar el pago de las mismas.

Factura y lista de raya

1

Tesorera Municipal 9 Realización de pago facturas correspondientes.


10 Realización de pago de mano de obra en campo.


11 Realización de bitácoras y reporte fotográfico de avance de obra por cada día de vista a la misma.

Tesorera Municipal 12 Cada inicio de mes enviar a la dirección de obras publicas la documentación original remitida a tesorería municipal (facturas y listas de raya) acompañadas por la póliza cheque y póliza del sistema contable para la realización de las caratulas de comprobación).


13 Integrar correctamente cada una de las listas de raya y facturas con sudocumentación soporte para evitar cualquier observación al respecto:Facturas: póliza del sistema contable, póliza cheque debidamente firmada por el proveedor o representante legal debidamente identificado, copia de cheque girado, copia de identificación oficial o carta

40



poder en caso de no ser el apoderado legal de la empresa y factura original del gasto.Lista de raya: póliza del sistema contable, póliza cheque debidamente firmada por la persona encargada de realizar el pago de mano de obras, copia identificación oficial, copia de cheque girado, lista de raya original, generadores de la lista de raya original, copia de identificaciones de las personas que firman la lista de raya.


14 Realización de números generadores que amparen dicha listas de raya pagadas para la realización de la obra.


15 Recabar cada una de las firmas y sellos que amparan la comprobación de cada uno de los gastos para la realización de una obra (presidente Municipal, Tesorera, Contralor).


16 Una vez comprobado el 100% físico y financiero de la obra programar el acto de entrega recepción de la obra.


17 Emitir invitaciones al delegado municipal y presidente de comité de obra, así como a la coordinación regional, indicando el lugar, fecha y hora para llevar a cabo el acto y se notifique a los demás beneficiarios para que estén presentes en dicho acto.

Invitación Originales tantas

como sea necesario


18 Integrar correctamente las bitácoras del proceso constructivo de dicha obra.


10 Integrar toda la documentación correspondiente a dicha obra (acuses de invitación, etc.)


20 Asistir a realizar el acto de entrega recepción de la obra.


21 Recabar cada una de las firmas de conformidad de los integrantes del comité, coordinación, presidente y director de obras que intervienen en dicha acta.


22 Tomar una copia del expediente técnico ya que este no nos es devuelto con el oficio de autorización.

Expediente técnico

1


23 Integrar toda la documentación anterior en un solo expediente y remitirlo a la dependencia correspondiente (SEDESO) para su validación.


24 Hecho lo anterior esperar a que dicho expediente nos sea nuevamente devuelto para poder realizar las invitación para el acto de entrega recepción a el comité, coordinación regional, y dependencia involucradas (SEDESO y contraloría).

41



42



Diagrama de flujo: Comprobación de expedientes técnicos de obra Ramo 33

Auxiliar Administrativo Presidente Municipal Director de Obras Públicas Tesorera Municipal

43

Lista de raya

Oficio de aut.

Inicio

Ordenar con separadores cado uno de los elementos que integran el expediente

técnico.

Designar el proveedor para la facturación

correspondiente de los insumos a utilizar en la realización de la obra.

Designación del personal a realizar los

trabajos para la ejecución de la obra.

Designación del personal a realizar los

trabajos para la ejecución de la obra.

Designación de Supervisor de la

obra

Recabar las copias de las identificaciones del

personal antes mencionado para la

realización de las listas de raya

A

Anexar a dicho expediente técnico copia del oficio de

autorización





44

Realización de números generadores que amparen dicha listas de raya pagadas para la realización de la obra.

Factura y lista de raya

A

Factura

Solicitar al proveedor designado la factura de los insumos necesarios.

Remitir a tesorería la factura original así

como la lista de raya para realizar el pago

Realización de pago facturas

correspondientes.

Realización de pago de mano de obra en

campo.

Realización de bitácoras y reporte

fotográfico de avance de obra por cada día de

vista

Cada inicio de mes enviar a la dirección de Obras (facturas y listas de raya) acompañadas por la póliza cheque y

póliza del sistema contable para la

realización de las caratulas de

comprobación).Integrar correctamente cada una de las listas de raya y facturas con su documentación soporte.

B





45

B

Recabar las firmas y sellos que amparan la comprobación de cada uno de los gastos de la obra (presidente Municipal, Tesorera, Contralor).

Emitir invitaciones al delegado municipal y presidente de comité de obra, a la coordinación regional, indicando el lugar, fecha y hora para llevar a cabo el acto y se notifique a los demás beneficiarios para que estén presentes en dicho acto.

Integrar correctamente las bitácoras del proceso constructivo de dicha obra.

Integrar toda la documentación correspondiente a dicha obra (acuses de invitación, etc.)

Asistir a realizar el acto de entrega recepción de la obra.

Recabar cada una de las firmas de conformidad de los integrantes del comité, coordinación, presidente y director de obras que intervienen en dicha acta

C





46

Expediente técnico

Tomar una copia del expediente técnico ya que este no nos es devuelto con el oficio de autorización.

C

Integrar toda la documentación anterior en un solo expediente y remitirlo a la dependencia correspondiente (SEDESO) para su validación.

Hecho lo anterior esperar a que dicho expediente nos sea nuevamente devuelto para poder realizar las invitación para el acto de entrega recepción a el comité, coordinación regional, y dependencia involucradas (SEDESO y contraloría).

Fin




12.- Pago de Anticipo y Estimaciones

Objetivo: El objetivo de este procedimiento es determinar el proceso que siguen los funcionarios de este Ayuntamiento para el pago de anticipos y estimaciones de obras o servicios públicos.

Fundamento Legal: Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el Estado de Puebla, Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal y normatividad aplicable a los diferentes fondos sean ámbito estatal o federal.

Políticas de Operación: Las políticas de operación para el pago de anticipo y estimaciones a contratistas son las siguientes:1.- El importe del anticipo concedido será puesto a disposición del

contratista con antelación a la fecha pactada para el inicio de los trabajos.

2.- No procederá el diferimiento cuando el contratista no entregue la fianza de anticipo dentro del plazo señalado en el artículo 48 de la Ley.

3.- La liberación de la garantía se realizará hasta que el contratista haya amortizado totalmente el anticipo y, en su caso, los cargos financieros que se hubieran generado.

4.- El saldo del anticipo será amortizado en la estimación final, es decir, la última presentada por el contratista para pago.

5.- El saldo por amortizar cuando sea rescindido el contrato, se reintegrará al Ayuntamiento.

6.- El saldo por amortizar, cuando la obra sea terminada anticipadamente, se reintegrará al Ayuntamiento

7.- El contratista que no reintegre el saldo por amortizar en el plazo señalado, cubrirá los gastos financieros conforme a la tasa establecida por la Ley de Ingresos de la Federación, para prórrogas en el pago de créditos fiscales, mismos que se calcularán en base a las cantidades no pagadas, computando por días naturales transcurridos desde la detección del adeudo hasta la fecha en que el contratista ponga la suerte principal más los intereses a disposición del Ayuntamiento

9. En el caso de que no se realice el reintegro de los anticipos no amortizados dentro del plazo señalado en tiempo y forma, se notificará en forma inmediata al Área Jurídica el incumplimiento en el reintegro para que inicie las acciones legales para su recuperación.

10.-El Ayuntamiento podrá entregar el anticipo correspondiente a un sólo ejercicio, en más de una exhibición y la forma de amortización de las mismas se establecerá dentro del texto del contrato.

11.- EL Ayuntamiento podrá otorgar por excepción, anticipos para los convenios que se celebren en términos del artículo 59 de la Ley, sin que pueda exceder el porcentaje originalmente autorizado en el contrato respectivo.


De acuerdo a lo establecido en los contratos

Descripción del Procedimiento: Pago de Anticipo y Estimaciones


Director de Obras 1 Elabora oficio dirigido a Tesorería Orden de pago Original

47


Registro: HASMT1418/MP/DO/040/100317Fecha de elaboración: Marzo 2017Número de Revisión: 00

Públicas municipal; y orden de pago por el anticipo.


2 Remite los oficios, ordenes, factura y la documentación en original y copia simple, para la tesorería municipal, para pago del anticipo

Oficios, ordenes, factura

Original y copia

Jefe de Obra Publica

3 Remite a la Tesorería mediante memorándum, copia de la caratula del contrato, del catálogo de conceptos y del programa de ejecución de los trabajos, para que a través de los supervisores de obra designados, se de posesión al contratista del sitio de los trabajos, se de apertura a la bitácora y se inicien los trabajos.

Caratula del contrato,

catálogo de conceptos y programa de ejecución de los trabajos

Copia

Contratista 4 Determina la fecha de término de los trabajos por el diferimiento de laentrega del anticipo y consigna en la bitácora a efectos de tener elcontrol del avance físico financiero

Supervisor de Obra 5 Recibe del contratista dentro de la fechas acordadas en el contrato: estimación, factura y documentación de soporte debidamente requisitada.

Supervisor de Obra 6 El supervisor verifica que el cálculo, cantidades sean correctos, que se integren los importes correspondientes a cada estimación, y que estén integrados: números generadores, notas de bitácora, croquis, controles de calidad y fotografías.


7 Verifica que la documentación entregada por el contratista este correcta, así mismo autoriza la estimación, remitiendo nuevamente a la jefatura de obras públicas.

Jefe de Obra Publica

8 Recibe documentación y recaba autorización del Director de Obras Públicas. Realiza oficios dirigidos a la Tesorería municipal y orden de pago para la estimación, recaudando la firma de autorización del Director de Obras Públicas

Autorización, oficios, orden

de pago.

Original y copia


9 Remite oficios, ordenes, facturas y documentación en original y copia, a la Tesorería municipal para el pago de la estimación.

Oficios, órdenes y facturas

Original y copia

Supervisor de Obra 10 Continua el procedimiento para la terminación de los trabajos, entrega –Recepción, finiquito de los trabajos y trámite de pago del mismo, por

48



direcciones responsables.

49



Diagrama de flujo: Pago de Anticipo y Estimaciones.Director de Obras

PúblicasJefe de Obras

Públicas Contratista Supervisor de Obras

50

Caratula del contrato

Autorización

Oficios

Orden de pago

Inicio

Elabora oficio dirigido a Tesorería municipal; y orden

de pago por el anticipo.

Remite los oficios, ordenes, factura y la documentación en original y copia

simple, para la tesorería municipal,

para pago del anticipo

Remite a la Tesorería mediante

memorándum, copia de la caratula del

contrato, del catálogo de conceptos y del

programa de ejecución de los

trabajos, para que a través de los

supervisores de obra designados, se de

posesión al contratista del sitio de los trabajos, se de

apertura a la bitácora y se inicien los

trabajos.

Determina la fecha de término de los

trabajos por el diferimiento de la

entrega del anticipo y consigna en la

bitácora a efectos de tener el control del avance físico

financiero

Recibe del contratista dentro

de la fechas acordadas en el

contrato: estimación, factura y documentación de

soporte debidamente requisitada

El supervisor verifica que el cálculo,

cantidades sean correctos, que se

integren los importes correspondientes a cada estimación, y

que estén integrados: números

generadores, notas de bitácora, croquis,

controles de calidad y fotografías.

Verifica que la documentación entregada por el contratista este

correcta, así mismo autoriza la estimación,

remitiendo nuevamente a la jefatura de obras

públicas.

Recibe documentación y recaba autorización del

Director de Obras Públicas. Realiza oficios dirigidos a la Tesorería municipal y orden de

pago para la estimación, recaudando la firma de autorización del Director

de Obras Públicas

A

Catálogo de conceptos

Programa de ejecución de los

trabajosÓrdenes

Factura

OficiosOrden de pago.



Diagrama de flujo: Pago de Anticipo y Estimaciones.Director de Obras

PúblicasJefe de Obras

Públicas Contratista Supervisor de Obras

51

Oficios

Orden de pago.

A

Remite oficios, ordenes, facturas y documentación en

original y copia, a la Tesorería municipal para el pago de la

estimación.

Facturas

Continúaelprocedimiento para la terminación de los trabajos, entrega-recepción, finiquito de los trabajos y trámite de pago del mismo, por las direcciones responsables.

Fin




13.- Entrega recepción de obra

Objetivo: El objetivo del procedimiento que se muestra a continuación es presentar a las autoridades, actividades y funciones principales que conforman el Proceso de entrega recepción, a través de las diferentes etapas de correspondientes:

Fundamento Legal: Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla.Ley Orgánica Municipal del Estado de Puebla

Políticas de Operación: La entrega recepción se deberá llevar a cabo cuando la obra esté concluida a su 100% tanto físicamente como financiera. En el protocolo deberá estar presente un representante del Ayuntamiento, del contratista y de los beneficiarios.


15 días

Descripción del Procedimiento: Entrega recepción de obraResponsable No. Actividad Formato o

Documento TantosSupervisor de Obras Publicas

1 Verifica que el contratista notifique el término de la obra en la Bitácora.

Supervisor de Obras Publicas

2 Recibe del contratista la estimación y documentación de soporte debidamente requisitada.


3 El residente verifica que el cálculo, cantidades sean correctos, que se integren los importes correspondientes a cada estimación, que estén integrados: números generadores, notas de bitácora, croquis, controles de calidad y fotografías.


4 Devuelve al contratista a través de nota en la bitácora e informa al director de obras públicas a través de sistema de control de avance de obra.

Jefe de Obras Públicas

5 Recibe y verifica documentación entregada por el contratista y aprueba con su firma.

Jefe de Obras Públicas

6 Elabora oficio, para suscripción del Director de Obras, para solicitar a la contraloría Municipal la verificación conjunta de los trabajos y terminación de los trabajos.


7 Verifica oficio presentado y recaba firma del Presidente Municipal, tramita ante la Contraloría Municipal para su actuación.


8 Recaba copia simple de la minuta de verificación de la terminación de los

52



trabajos emitida el mismo día y procede a elaborar el acta de entrega recepción de los trabajos e informa a la Contraloría del día y horario en el que celebran dentro de los plazos que se hayan pactado el acto de entrega recepción.


9 Recaba además las constancias documentales que se consignen en el acta como son: garantía de vicios ocultos que exhiba el contratista el 10% de los trabajos ejecutados, bitácora y planos.


10 Recibe la estimación y elActa entrega recepción, recaudando la firma del Presidente Municipal.


11 Integra al expediente y elabora oficio para envió a tesorería; autoriza con su rúbrica en el oficio que se remitirá a tesorería.

53



Diagrama de flujo: Entrega recepción de obraSupervisor de Obras Públicas Jefe de Obras Públicas Director de Obras Públicas

54

Inicio

Verifica que el contratista notifique el término de la obra

en la Bitácora.

Recibe del contratista la estimación y documentación

de soporte debidamente requisitada.

El residente verifica que el cálculo, cantidades sean

correctos, que se integren los importes correspondientes a cada estimación, que estén

integrados: números generadores, notas de

bitácora, croquis, controles de calidad y fotografías.

Devuelve al contratista a través de nota en la bitácora e

informa al director de obras públicas a través de sistema

de control de avance de obra.

Recibe y verifica documentación entregada por el contratista y aprueba con su

firma.

Elabora oficio, para suscripción del Director de Obras, para solicitar a la contraloría Municipal la

verificación conjunta de los trabajos y terminación de los

trabajos.

Verifica oficio presentado y recaba firma del Presidente Municipal, tramita ante la

Contraloría Municipal para su actuación.

Recaba copia simple de la minuta de verificación de la terminación de los trabajos emitida el mismo día y procede a elaborar el acta

de entrega recepción de los trabajos e informa a la Contraloría

del día y horario en el que celebran dentro de los plazos que

se hayan pactado el acto de entrega recepción.

A



Diagrama de flujo: Entrega recepción de obraSupervisor de Obras Públicas Jefe de Obras Públicas Director de Obras Públicas

55

A

Recaba además las constancias documentales

que se consignen en el acta como son: garantía de

vicios ocultos que exhiba el contratista el 10% de los

trabajos ejecutados, bitácora y planos.

Recibe la estimación y el acta entrega recepción, recaudando la firma del Presidente Municipal.

Integra al expediente y elabora oficio para envió a tesorería; autoriza con su rúbrica en el oficio que se

remitirá a tesorería.

Fin



IV.-GLOSARIO DE TÉRMINOS

Expediente Técnico – Instrumento elaborado por la entidad licitante para los fines de contratación de una obra pública. Comprende entre otros: bases de la licitación, memoria descriptiva, planos, especificaciones técnicas, metrados, precios unitarios y presupuesto, estudio de suelos, fórmulas polinómicas, y pro forma de contrato.

Avance Físico-Financiero –Reporte que permite conocer los resultados de las metas programadas en relación con los recursos del gasto utilizados en un periodo determinado.

Obra Pública –Todos los trabajos de construcción, ya sean infraestructuras o edificación, promovidos por una administración pública (en oposición a la obra privada) teniendo como objetivo el beneficio de la comunidad.

Bitácora – Representa un cuaderno donde se reportan los avances y resultados de un determinado estudio o trabajo; el mismo incluye hipótesis, observaciones, ideas, datos, obstáculos que puedan surgir en el transcurso de la investigación.

Croquis –Es un diseño o dibujo abocetado que plasma de forma simplificada una imagen de un lugar pequeño o alguna idea, hecha con instrumentos de dibujo.

Contrato – Acuerdo, generalmente escrito, por el que dos o más partes se comprometen recíprocamente a respetar y cumplir una serie de condiciones.

Finiquito – Pago con el que se pone fin a un contrato existente.

Licitación – Sistema por el que se adjudica la realización de una obra o un servicio, generalmente de carácter público, a la persona o la empresa que ofrece las mejores condiciones.

Requisición – Es una autorización del Departamento de Compras con el fin de abastecer bienes o servicios.

56



https://es.wikipedia.org/wiki/Imagen

https://es.wikipedia.org/wiki/Simplificaci%C3%B3n

https://es.wikipedia.org/wiki/Dibujo

https://es.wikipedia.org/wiki/Dise%C3%B1o

https://es.wikipedia.org/wiki/Administraci%C3%B3n_p%C3%BAblica

https://es.wikipedia.org/wiki/Edificio

https://es.wikipedia.org/wiki/Infraestructura_urbana

https://es.wikipedia.org/wiki/Construcci%C3%B3n

sanmartintexmelucan.gob.mxsanmartintexmelucan.gob.mx/transparencia/alterno web... · web...

Documents