I.E.D. MARIA MERCEDES CARRANZA.

PROGRAMA DE ARTICULACION

AUDITORIA HOTELERA

DOCENTE: IROND VASQUEZ CASTRO

Manual de funciones para auditores

El manual de auditores, es una herramienta que permite al auditor enrutar su labor a tareas mas especificas, y de igual manera permite que este proyecte su trabajo de manera ms sistemtica de manera tal que dentro de la auditoria no se dejen de apreciar los aspectos ms relevantes.

Dentro de los aspectos a tener en cuenta en el trabajo del auditor estn entre otros:

F1. Verificar los recibos de depsito de moneda extranjera dejada por los huspedes para no hacer el cambio al precio del Hotel y para reclamar en el momento del check out, los siete das a la semana y en orden consecutivo y de numeracin del talonario, se deben analizar los siguientes detalles:

a) Documento original y dos copias, la primera para el husped la segunda queda con la moneda extranjera de la denominacin, pas y en la cajilla de seguridad del Sub Gerente de turno mediante un registro, en una libreta de contabilidad prenumerada pagina por pagina, cuyos folios deben ser firmados por el jefe de auditoria para mantener el control, donde se registrara: fecha, descripcin de los billetes, denominacin cantidad, No de habitacin, nombre del husped y numero del recibo de deposito, firma de quien entrega y de quien recibe en cada turno. Lo anterior es lo que el auditor nocturno debe verificar en orden consecutivo de numeracin y de fechas, igualmente el auditor externo.

b) La tercera copia, que queda con el talonario, es precisamente la que los auditores diurno y externo conservan en orden consecutivo como control.

c) Cuando el husped reclama el dinero correspondiente al deposito dejado; debe entregar el recibo original firmando al respaldo que ha recibido el total de la moneda depositada en ese documento, el cajero adjunta el original debidamente firmado por el husped, como ya dije antes, a la copia con la que se encontraba el dinero para que los billetes no se revuelvan, con otros, de otros huspedes. Esta copia debe ser firmada por el cajero y Front Desk, una vez que el husped ha realizado su check out, y lo anexara al resto de la documentacin del movimiento diario para la auditoria nocturna. Con el objeto de auditar y archivar en orden consecutivo de fechas, en las oficinas del auditor externo. De tal forma que cuando se suscite determinada reclamacin por parte de los huspedes, das meses despus, usted como auditor pueda suministrar los documentos que demuestran que ha confrontado la firma inicial del husped , que es igual con la que firmo en el momento de recibo de dinero. Naturalmente que cada documento debe ser confrontado con el registro hotelero, factura y fechas de ingreso, de lo contrario podemos correr el riesgo de movimientos fraudulentos al no recibir el dinero por parte del husped en el momento del check out y el dinero quede en los bolsillos de personas ajenas al propietario.

F2. REGISTRO HOTELERO PARA MANTENER LA INFORMACIN DEL HUSPED EN TODO MOMENTO:

(Autorizacin de consulta y reporte a las bases de datos):

a) Analizar documentos como el registro hotelero.

b) Tenga en cuenta que el registro hotelero es la historia del husped en nuestra base de datos, es el control principal del ingreso de los dineros correspondientes a la venta de alojamiento de la unidad habitacional, es el documento fuente con el que auditoria confronta el resto de documentos soportes por las diferentes compras que hagan los huspedes de los servicios complementarios que presta la industria hotelera, y se debe mantener un registro, del orden consecutivo de numeracin de acuerdo a la cantidad de habitaciones vendidas durante el transcurso de las 24hrs, correspondiente a la fecha hotelera.

c) El registro Hotelero es utilizado para diligenciar el libro DE LA DIRECCION GENERAL OPERATIVA SUB DIRECCION DE EXTRANJERIA GRUPO DE INVESTIGACION MIGRATORIAS AREAS DE HOTELES _ DAS_. antes y ahora es extremadamente urgente vigilar que cada campo correspondiente al registro hotelero sea diligenciado por el recepcionista pues en caso de que se halla hospedado con nosotros personas que correspondan, al narcotrfico, terrorismo o cualquier otro grupo similar para los representantes de la autoridad migratoria le seria difcil localizar el sujeto que halla cometido cualquier situacin relacionada con lo anterior con lo que el hotel podra ser multado y hasta el cierre temporal y definitivo.

d) El registro hotelero es el documento principal que el recepcionista debe archivar en u flder que corresponde a la habitacin vendida al husped, en este flder se adjuntan los cheque cuentas, miscelneos, tiquetes de servicio de transporte de servicio de transporte protocolo y seguridad, y otros por los servicios complementarios que presta el hotel, todos deben ser firmados por el husped en el momento de prestar el servicio o entregar el producto que corresponda, la firma debe ser confrontada contra el registro hotelero de lo contrario el husped perfectamente puede abstenerse de reconocer u recibo sin firma o con firmas diferentes. Esto debe ser auditado por usted es uno de los objetivos principales de las auditorias nocturna y diurna, usted debe mantener comunicacin permanente con el auditor nocturno en caso de detectar fallas a los anteriores aspectos en su coedicin de auditor externo debe tomar los correctivos de cualquier omisin que comete el auditor nocturno si este no observo, corrigi, informo al Dto de personal para que este en concordancia con usted auditor requiera al usuario que cometi la omisin o irregularidad, se llame a acta de descargos y se le recuerde que esas anomalas no se deben de cometer , que por tal motivo debe pagar la diferencia de dinero si es que se presento y que no puede se reincidente a ese respecto. De la anterior forma el auditor externo habr hecho gestin de la auditoria integral.

e) El registro hotelero permanece en el flder del husped desde el momento del check in hasta el check out, pero debe ser verificado por los auditores nocturnos y diurnos todos los das de acuerdo al movimiento que halla hecho el husped en cargos de alojamiento y servicios complementarios, una vez cancelo el husped definitivamente la habitacin el registro hotelero con todos sus soportes en numeracin y fechas que ha sido auditado todos los das deber ser recogido por usted los que deben ser entregados por el auditor nocturno mediante un listado, y como soportes del proceso definitivo de auditoria para ser mantenido en archivo, como soporte de la contabilidad general.

F3. Deposito para acreditar la cuenta de los huspedes mientras pernocta en el Hotel bien sea con tarjeta de crdito o con efectivo. Toda persona que se hospede en hoteles, debe hacer un depsito superior al costo de la habitacin para acreditar el pago de su cuenta, ya sea efectivo en moneda nacional o extranjera.

F4. Conceptos a facturar, tenga en cuenta los siguientes conceptos que hacen parte de las tarifas establecidas por el hotel y que apreciarse al momento de facturar al husped su cuenta, por ejemplo:

01.HABITACIN DE LUJO (Favor observar tarifario, para guas tursticos donde se encuentran los paquetes de alojamiento de oferta con cinco clases de tarifas, en diferentes cinco tipos de habitaciones por grupos), cuando el husped va ha pernoctar tres das y dos noches si es el pago con efectivo, el recepcionista debe procurar, que sea como tal, ofrecindole un 20% de dto., en la segunda noche con el objeto de que efectivamente sea en efectivo. Con lo que har el Descuento de la segunda noche el saldo lo sumara a la primera noche sin descuento agregara el IVA totalizara y le mostrara al husped manifestndole que para que auditoria nos mantenga incluido en esa tarifa el desayuno americano y el Descuento, es el motivo por el cual esta pagando por anticipado los tres das y las dos noches. Que para acreditar los consumos de minibar, restaurante, Bar, Room Service, Internet, y cualquiera otro, le pide dejar un voucher abierto de tarjeta de crdito cien mil pesos ($100.000,oo) como deposito, que le sern devuelto en cualquier momento del da en su totalidad si no hubo consumos de lo contrario el saldo despus de los gastos adicionales a alojamiento, lo cual debe ser controlado por los auditores nocturno y diurno mientras el husped pernocte en le hotel sin que se le escape un solo da sin hacerlo, esto es los siete das de la semana y los 365 das del ao.

La tarifa de alojamiento de habitacin de lujo incluye: desayunos las americas, seguro hotelero, cajilla de seguridad, cctel de bienvenida, full amenites en el bao nicamente por la primera noche, luego deber comprarlos y estn a disposicin en el servibar de cada habitacin, y caf siempre y cuando sea servido por el mismo husped del display de la mesa que esta ubicado frente a la recepcin de cada hotel, pues cualquier servicio servido por el personal del hotel bien sea en el restaurante, bar, o a las habitaciones tiene un costo y ser cargado a la cuenta, tenga en cuenta el siguiente ejemplo: Llamadas de larga distancia nacionales e internacionales va cualquier operador de comunicaciones, cuando el llamador lo hace directamente por el servicio automtico desde su telfono sin asistencia de operadora es mas barato y cuando lo hace con asistencia de operadora tiene un recargo es decir es mas costoso, igual situacin ocurre con el servicio de caf.

Cuando los huspedes, son referidos por un gua turstico (taxistas), el costo del transporte por persona es de $35.000,oo lo cual debe ser verificado por usted que el recibo de pago hechos por el CLUB tengan estampada por el reloj la hora en que se pago, esta no debe de tener una diferencia de 5 a 10 minutos mximos con la hora estampada del registro hotelero o sea del momento del check in, debe estar firmado por el cajero del CLUB, el conductor o gua turstico que refiri a los huspedes y que recibi el pago, por el subgerente de turno en seal de haber controlado que realmente los pasajeros descendieron de ese vehiculo, y de ah que el portero cuando canta los transportes positivos debe cantar el No de plan, la placa del vehiculo, la que tambin debe ser registrada en el recibo de pago, finalmente el portero debe firmar el recibo de pago del transporte al respaldo. Una cosa es recibo de transporte de pago a taxistas, que corresponden al pago por persona sealados en los tarifarios de acuerdo a los planes de los cinco grupos, y otra cosa es el pago del servicio de transporte protocolo y seguridad prestado por los vehculos de propiedad de los hoteles, que tiene un costo de $ 14.000 por viaje, sin importar el No de pasajeros que halla transportado, cosa que no sucede con el gua turstico, pues a este se le cancela por persona.

02. HABITACIN CLASE CORPORATIVA (Favor observar tarifario, para guas tursticos donde se encuentran los paquetes de alojamiento de oferta con cinco clases de tarifas, en diferentes cinco tipos de habitaciones por grupos) Esta habitacin ya se encuentra rebajada con relacin a la tarifa de habitacin de lujo, y puede ser cancelado por el husped con efectivo o con tarjeta de crdito, no tiene ningn descuento como en el caso de la habitacin de lujo, el transporte a taxistas por persona es de $30.000,oo e incluye desayuno continental, seguro hotelero cajilla de seguridad estacin de caf y snacks siempre y cuando sean servidos por el mismo husped de lo contrario le ser cargado a la cuenta, tenga en cuenta el anterior ejemplo en este caso. Veamos lo siguiente:

Es importante verificar durante el proceso de las auditorias nocturna y diurna que realmente el recepcionista y el subgerente de turno hallan asignado las habitaciones correspondientes a la clase corporativa, para lo cual usted debe mantener en su despacho el listado correspondiente a los cinco grupos, desde la habitacin de lujo hasta la econmica con el fin de cruzar los registros de habitaciones asignadas dentro de la tarifa establecida, la ubicacin y el tamao de cada unidad habitacional. Favor ver cuadro de habitaciones con No de cama, tipo de habitacin, localizacin, plan, tarifa por persona, tarifa 2 pax, persona adicional y cupo mximo.

03. HABITACIONES ASIGNADAS CON UP GRADES. Una vez que se han terminado las disponibilidad de determinado grupo de habitaciones inferiores a las tarifas de plan 5, 4 o 3 y debemos asignar habitaciones de lujo clase corporativa o turista con tarifas de clase econmico es cuando el recepcionista pide autorizacin al sub gerente de turno para vender una habitacin de tarifa superior a la que esta vendiendo con tarifa inferior, y este a su vez diligencia el formato UP GRADE lo hace firmar por el recepcionista y lo firma el mismo, el cual debe ser estampado la hora del check in, simultneamente imprime un listado de disponibilidad de alojamiento para hacerlo firmar por el asistente de Gerencia General, Auditor Admn. por el mismo gerente general. Los auditores nocturno y diurno debern mantener bajo llave una libreta de contabilidad L No 5 con las paginas prenumeradas donde har registrar las firmas desde el Gerente General hasta los jefes de los departamentos que corresponda como jefe de recepcin y habitaciones, Sub. gerente de turno, cajeros, recepcionistas auditores Jnior y el resto de personal por parte del staff operativo con el fin de confrontar firmas en los documentos que lo requieran como los anteriores y los que siguen.

Los auditores nocturno y diurno deben confrontar los UP GRADES contra el listado de ocupacin de habitaciones disponibles para verificar que realmente en el momento de la asignacin de una habitacin con tarifa inferior a las superiores se hallan agitado las de tarifas inferiores que son las primeras en venderse de lo contrario inmediatamente se suscita un descuadre de caja por diferencia de tarifa:

HABITACION ESTNDAR CLASE TURISTA. Transporte para pago a taxista $ 25.000.oo por persona (Favor observar tarifario, para guas tursticos donde se encuentran los paquetes de alojamiento de oferta con cinco clases de tarifas, en diferentes cinco tipos de habitaciones por grupos), e incluye: seguro hotelero, cajilla de seguridad, estacin de caf y snack, siempre y cuando el husped se sirva personalmente de lo contrario se cobra la tarifa asignada para la fecha y momento. Siempre verifique el cuadro de relacin de habitaciones, camas, tipo, localizacin, plan, tarifa 1 pax, 2 pax, adicional y cupo, para que pueda definir el grupo de tarifas involucrado el plan clase turista, respecto a la asignacin de UP GRADES funcionan igual que los anteriores procedimientos y normas, tngase en cuenta que aqu no incluye ningn tipo de desayuno ni amenites, tenga ejemplo los siguientes procedimientos:

CODIGOS PARA LOS DIFERENTES PLANES DE COMIDA.

AP - PLAN AMERICANO - desayuno americano - almuerzo cena

BB - Habitacin + desayuno

BU - habitacin + desayuno tipo buffet

CP - habitacin + desayuno continental

EP - PLAN EUROPEO - habitacin no incluye comidas

MA - PLAN AMERICANO MODIFICADO - habitacin - desayuno y una comida nada mas

CATEGORIAS Y TARIFAS

RAC - Tarifa mas costosa que vende el Hotel

AIR - Tarifa empleados Lneas Areas

COR - Tarifa corporativa.

TBL - Tarifa para agentes de viaje

GOV - Tarifa de gobierno

HNY - Luna de miel - Suite nupcial

MIL - Tarifa militar

SSR Jubilados

WKD - Tarifa fin de semana

AAA - American Automobile Asociation

Con base a la anterior informacin en tu PORTAFOLIO de evidencias desarrolla el siguiente temario:

1. Por que es importante el manual del auditor.

2. En que casos se exige deposito en efectivo al husped.

3. Que es el REGISTRO HOTELERO, y para que se utiliza.

4. Por que es importante para el DAS, el registro hotelero.

5. Que implicaciones tendra para el hotel, el no llevar el correcto diligenciamiento del registro hotelero de sus huspedes.

6. Enuncie las clases de habitaciones, y enumere 3 caractersticas de cada una.

7. Que es una habitacin asignada con UP GRADES, cual es el procedimiento para asignarla

8. Realiza un cuadro con los principales cdigos de planes de comida, y de categoras y tarifas.