intranetsdis.integracionsocial.gov.cointranetsdis.integracionsocial.gov.co/anexos/documentos/3... ·...

SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL SDIS

MANUAL DE USUARIO FUNCIONAL

REGISTRO Y CONTROL DE ACCIONES DE MEJORA

Bogotá D.C., septiembre de 2018

Subdirección de Investigación e Información

Elaboró: Hans Alexander Cruz

PROCESO DE MANTENIMIENTO Y SOPORTE TIC

MANUAL USUARIOAPLICATIVO REGISTRO Y CONTROL ACCIONES DE

MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 1 de 36

Agustín Rodríguez Suárez



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 2 de 36

Contenido1. Objetivo..............................................................................................................................................3

2. Glosario.............................................................................................................................................3

3. Descripción del Software..............................................................................................................4

4. Iconos de Navegación....................................................................................................................5

5. Desarrollo..........................................................................................................................................5

5.1. Perfil SuperOCI............................................................................................................................6

5.1.1. Hallazgos...................................................................................................................................6

5.1.2. Prorrogas.................................................................................................................................10

5.1.3. Reportes...................................................................................................................................11

5.1.4. Administración.......................................................................................................................14

5.1.5. Cerrar Sesión..........................................................................................................................16

5.2. Perfil OCI......................................................................................................................................16

5.2.1. Hallazgos.................................................................................................................................17

5.2.2. Reportes...................................................................................................................................25

5.2.3. Cerrar Sesión..........................................................................................................................28

5.3. Perfil Responsable....................................................................................................................28

5.3.1. Hallazgos.................................................................................................................................28

5.3.2. Cerrar Sesión..........................................................................................................................35

6. Administración del manual.........................................................................................................35

7. Documentos de Referencia.........................................................................................................35

8. Aprobación del documento.........................................................................................................35



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 3 de 36

MANUAL DE USUARIO FUNCIONAL

1. Objetivo

Informar los pasos que debe seguir un usuario en el aplicativo de registro y control de acciones de mejora con el fin de realizar las diferentes labores correspondientes al registro y seguimiento de las acciones de mejoramiento resultado de los hallazgos generados por la Oficina de Control Interno de la Secretaria Distrital de Integración Social

2. Glosario

Acción de mejora: labor realizada enfocada a solucionar un hallazgo.

Auditor: persona encargada de realizar el seguimiento a la solución de los hallazgos registrados.

Causas: posibles inconvenientes o inconsistencias que conllevaron al hallazgo registrado.

Hallazgo: resultados de la evaluación de la evidencia recopilada frente a los criterios de auditoría.

OCI: Oficina de Control.

Proyecto: unidad encargada de la prestación de servicios sociales.

Responsable: persona encargada de resolver los hallazgos encontrados en un área.



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 4 de 36

3. Descripción del Software

Registro y control de acciones de mejora es una herramienta que permite a los usuarios pertenecientes a la Oficina de Control Interno y a los jefes de proyectos realizar un seguimiento a las soluciones de los hallazgos realizados a las dependencias de la SDIS. El siguiente diagrama ilustra el flujo de trabajo del aplicativo según los roles del proceso.

Convenciones:

Verde: inicia procesoRojo: finaliza procesoAzul: flujo de trabajoNaranja: acciones paramétricas transversalesMorado: productos generados (salidas)

Fuente: equipo de desarrollo Subdirección de Investigación e Información.



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 5 de 36

4. Iconos de Navegación

Aceptar: ingresa los datos digitados. Borrar: permite eliminar datos. Editar: permite cambiar datos en el aplicativo.

Editar Perfil: habilita la opción de modificar datos de un perfil. Guardar: permite almacenar los cambios realizados.

Quitar Perfil: permite eliminar un perfil de usuario.Nuevo elemento: permite crear un elemento en el árbol de hallazgos.

5. Desarrollo

Para acceder al aplicativo se debe ejecutar el navegador de internet y digitar la dirección donde se encuentra el acceso al programa:

http://aplicativos.sdis.gov.co/login_sdis

Se presentará la siguiente pantalla en la cual se deben ingresar los datos de usuario y contraseña asignados por la Oficina de Control Interno.

El sistema mostrará la interfaz del aplicativo según el rol o perfil del usuario con el cual se realizó el ingreso al mismo.



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 6 de 36

http://aplicativos.sdis.gov.co/login_sdis

5.1. Perfil SuperOCI

Es aquel usuario director de la Oficina de Control Interno, cuyos permisos serán los de generar prorrogas, asignar dependencias y usuarios, realizar seguimiento etc. Al ingresar el sistema mostrará la siguiente visualización en el menú de inicio.

En la parte superior de la pantalla se mostrarán los diferentes iconos de trabajo del aplicativo:

5.1.1. Hallazgos

En esta sección el perfil SuperOCI puede administrar los hallazgos (registrar, modificar y evaluar) en la herramienta.

Administración de Hallazgos: el sistema mostrará los hallazgos registrados con anterioridad, los expuestos en color rojo indican que ya terminó la fecha final asignada.



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 7 de 36

Se puede realizar una búsqueda por ubicación a la cual pertenece el hallazgo, el año de creación o filtro por tipo de conformidad (Conformidad, No conformidad, Conformidad condicionada). Bastará con seleccionar el o los criterios a buscar y el sistema mostrará los resultados que coincidan.

Al hacer clic en el símbolo + de algún hallazgo, se desplegará el árbol del mismo, indicando las características actuales (causas, acciones de mejora y avances).

Si se desea observar cualquier elemento se debe hacer clic sobre el mismo, la información se mostrará en la parte derecha de la pantalla.



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 8 de 36

Seguimiento OCI: el sistema mostrará los seguimientos a los hallazgos registrados con anterioridad.

Al hacer clic sobre el elemento, se desplegará la información del mismo mostrando los seguimientos registrados.




MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 9 de 36

Cada seguimiento, se divide en dos secciones:

Seguimientos – comentarios: se pueden escribir comentarios relacionados con el seguimiento, haciendo clic en el botón + Agregar Comentario.

Digitar el comentario respectivo al seguimiento.

Acciones de mejora: se visualizan las acciones de mejora y el seguimiento realizado a las mismas. Así como los indicadores.

5.1.2. Prorrogas



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 10 de 36

En esta sección el perfil SuperOCI puede aprobar las prórrogas solicitadas por los responsables de los proyectos.

Al ingresar al menú, el sistema mostrará los hallazgos que poseen una solicitud de prorrogas.

Al seleccionar algún hallazgo, la herramienta visualizará la información en la parte derecha de la pantalla.

Las prórrogas que no han vencido se podrán editar mediante el botón Editar, se abrirá una nueva ventana mostrando la información de la misma dando la posibilidad de cambiar la fecha y justificación, también de aprobar o no la prórroga.

Si la prorroga es aprobada o no, el sistema no permitirá editarla y solo la mostrará al usuario responsable.



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 11 de 36

5.1.3. Reportes

En esta sección el perfil SuperOCI puede generar los diferentes reportes configurados en la herramienta

Actas: Eel sistema permite generar las actas de los hallazgos. Se deben seguir los pasos que indica la herramienta.

Seleccionar el hallazgo de la lista mostrada al hacer clic en el campo.

Luego de seleccionar el hallazgo, hacer clic en el botón Siguiente.



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 12 de 36

Diligenciar los datos solicitados, lugar y asistentes.

Hacer clic en el botón Siguiente.

Diligenciar los campos de verificación de cumplimiento de las acciones de mejora. Al hacer clic en el campo de fecha el sistema muestra un calendario para seleccionar la adecuada.




MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 13 de 36

Se pueden digitar observaciones de ser necesarias. Si se desea, se puede obtener una vista previa del acta seleccionando “Vista Previa” y haciendo clic en Generar PDF, la herramienta abrirá una ventana externa mostrando el acta.

Para terminar, se puede seleccionar la opción “Guardar y Generar” donde el sistema generará el archivo digital guardándolo en el sistema.

Reporte General: el sistema generará y descargará para el usuario un archivo en formato Excel donde mostrará el consolidado de los hallazgos registrados en la herramienta.

5.1.4. Administración

En esta sección el perfil SuperOCI puede crear y asignar usuarios en el aplicativo mediante los menús mostrados.

Ubicación: el sistema permite asignar un usuario creado a una ubicación especifica (oficina, dirección o subdirección). Al ingresar, la herramienta mostrará las ubicaciones actuales con sus respectivos usuarios.



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 14 de 36

En la parte inferior de la pantalla se muestran las paginas existentes en las cuales se puede navegar.

Para asignar un usuario a una ubicación se debe hacer clic en el botón Editar, el sistema mostrará la siguiente interfaz.

Seleccionar el responsable en la lista desplegable de la derecha y hacer clic en el botón Guardar.

La herramienta asignará ese usuario a la ubicación definida. El usuario con el perfil SuperOCI puede eliminar una ubicación ya creada mediante el botón Borrar.

También se puede crear una nueva ubicación haciendo clic en el botón Crear Ubicación el cual se encuentra en la parte inferior de la pantalla.

El usuario debe diligenciar los campos “Ubicación” y “Responsable”, luego hacer clic en el botón Agregar para que sea ubicado en el listado.

Usuarios: en este menú el usuario SuperOCI puede crear los usuarios de la herramienta con el fin de poder asignarlos a una ubicación especifica. Al ingresar el sistema muestra los usuarios existentes.



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 15 de 36

Se pueden modificar los valores de un usuario mediante el botón Editar Perfil modificándose los datos del mismo. Luego para guardar los datos hacer clic en el botón Guardar Usuario.

El sistema confirmará la creación del usuario.

Para eliminar un usuario hacer clic en el botón Quitar Perfil. El sistema solicitará confirmación de la acción realizada.

En la parte inferior de la pantalla se encuentra el botón Crear Usuario mediante el cual se podrá establecer una nueva persona dentro de la herramienta.

Se deben diligenciar los campos y hacer clic en el botón Crear Usuario.



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 16 de 36

5.1.5. Cerrar Sesión

En esta sección el perfil SuperOCI realizará una salida segura del aplicativo.

5.2. Perfil OCI

Es aquel usuario auditor de la Oficina de Control Interno, cuyos permisos serán los propios del seguimiento a los hallazgos. Al ingresar el sistema mostrará la siguiente visualización en el menú de inicio.

En la parte superior de la pantalla se mostrarán los diferentes iconos de trabajo del aplicativo.

5.2.1. Hallazgos



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 17 de 36

En esta sección el perfil OCI puede administrar los hallazgos registrados en la herramienta.

Administración de Hallazgos: el sistema presentará los hallazgos registrados con anterioridad, los mostrados en color rojo indican que ya terminó la fecha final asignada.

Se puede realizar la búsqueda por ubicación a la cual pertenece el hallazgo, el año de creación o por estado (conformidad, no conformidad, conformidad condicionada etc.). Bastará con seleccionar el o los criterios a buscar y el sistema mostrará los resultados que coincidan.



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 18 de 36


Si se desea observar cualquier elemento, se debe hacer clic sobre el mismo, la información se mostrará en la parte derecha de la pantalla.

El auditor puede aprobar las acciones de mejora establecidas por el usuario auditado para cada hallazgo registrado; una vez el perfil Responsable establece las acciones de mejora y el auditor las revisa se pueden aprobar o no mediante la opción Conformidad OCI.



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 19 de 36

Al seleccionar la opción No Conforme, la acción de mejora debe ser modificada por el usuario auditado; si es seleccionada la opción Conformidad, el usuario Responsable puede agregar los avances de las acciones de mejora establecidas. Hacer clic en el botón Guardar Cambios.

Una vez aprobado las acciones de mejora, el hallazgo no se podrá modificar hasta el cierre del mismo en el aplicativo.

El usuario con perfil OCI puede generar comentarios mediante el icono destinado a tal fin, ubicado en las zonas permitidas para realizar las observaciones.

Al hacer clic sobre el icono, el sistema permitirá digitar los comentarios respectivos.

Al hacer clic sobre la opción Agregar Comentario, el mismo se agregará al cuadro.



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 20 de 36

Se puede realizar una solicitud de prórroga, el usuario con el perfil OCI puede solicitar una prórroga de la fecha de vencimiento o del plan de mejora (PM) del hallazgo, al seleccionar un hallazgo la información del mismo se mostrará en la parte derecha de la pantalla.

Se debe hacer clic en la opción Solicitar Prorroga, la herramienta presentará la ventana donde se debe diligenciar el número del memorando interno.

Diligenciar los datos y hacer clic en la opción Enviar Solicitud la cual será trasladada al usuario con el perfil SuperOCI. La herramienta confirmará el envío de la solicitud.

Las prórrogas se mostrarán en la parte inferior de la pantalla de información del hallazgo.

Seguimiento OCI: el sistema mostrará los seguimientos a los hallazgos registrados con anterioridad.



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 21 de 36

Al hacer clic sobre el elemento, se desplegará la información del mismo mostrando los seguimientos registrados.


Cada seguimiento, se divide en dos secciones:

Seguimientos – comentarios: se pueden escribir comentarios relacionados con el seguimiento, haciendo clic en el botón + Agregar Comentario.

Digitar el comentario respectivo al seguimiento en el campo destinado a tal fin.



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 22 de 36

El sistema informará la creación del comentario, así mismo será mostrado en el cuadro de seguimiento.

Acciones de mejora: se visualizan las acciones de mejora y el seguimiento realizado a la misma. Así como los indicadores.

Al seleccionar cualquier acción de mejora, el sistema mostrará la información de la misma (la causa, porcentaje de avance de la meta, el avance acumulado por causa).



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 23 de 36



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 24 de 36

También permite actualizar el porcentaje de avance del seguimiento a la mejora propuesta. El usuario con el perfil OCI puede ingresar los porcentajes de cada indicador al hacer clic en la opción Editar Acumulados.

Digitar el nuevo valor en el campo llamado Resultado y hacer clic en el botón Actualizar. El sistema informará la actualización del valor.

Con el fin de cerrar el seguimiento actual, se debe hacer clic en la opción Cerrar Seguimiento ubicado en la parte superior derecha.

Cuando se cierra un seguimiento, la herramienta crea automáticamente el siguiente seguimiento en orden hasta un máximo de 4 seguimientos por hallazgo registrado.

5.2.2. Reportes



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 25 de 36

En esta sección el perfil OCI puede generar los diferentes reportes configurados en la herramienta.

Actas: el sistema permite generar las actas de los hallazgos. Se deben seguir los pasos que indica la herramienta.

Seleccionar el hallazgo de la lista mostrada al hacer clic en el campo.

Luego de seleccionar el hallazgo, hacer clic en el botón Siguiente.



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 26 de 36

Diligenciar los datos solicitados, lugar y asistentes.




MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 27 de 36

Diligenciar los campos de verificación de cumplimiento de las acciones de mejora. Al hacer clic en el campo de fecha el sistema muestra un calendario para seleccionar la adecuada.


Se pueden digitar observaciones de ser necesarios. Si se desea, se puede obtener una vista previa del acta seleccionando “Vista Previa” y haciendo clic en Generar PDF, la herramienta abrirá una ventana externa mostrando el acta.

Si se encuentra satisfecho con el acta, se puede seleccionar la opción “Guardar y Generar” donde la herramienta generará el archivo digital guardándolo en el sistema.

Reporte General: El sistema generará y descargará para el usuario un archivo en formato Excel donde mostrará el consolidado de los hallazgos registrados en la herramienta.



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 28 de 36


En esta sección el perfil OCI realizará una salida segura del aplicativo.

5.3. Perfil Responsable

El usuario responsable de cada ubicación es el encargado de resolver los hallazgos encontrados en su dependencia. Al ingresar, el sistema mostrará la siguiente visualización en el menú de inicio.

En la parte superior de la pantalla se mostrarán los diferentes iconos de trabajo del aplicativo.

5.3.1. Hallazgos

En esta sección el perfil Responsable puede administrar los hallazgos registrados en la herramienta.

Administración de Hallazgos: el sistema mostrará los hallazgos registrados por el auditor con anterioridad y asignados al usuario, los presentados en color rojo indican que ya terminó la fecha final asignada.



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 29 de 36

Se puede realizar la búsqueda por ubicación a la cual pertenece el hallazgo, el año de creación o por el estado del mismo (conformidad, no conformidad, conformidad condicionada etc.). Bastará con seleccionar el o los criterios a buscar y el sistema mostrará los resultados que coincidan.





MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 30 de 36

Cuando se selecciona el hallazgo en el listado, se desplegarán los componentes del mismo tales como las causas, acciones de mejora y avances.

Causas: el usuario con el perfil de Responsable, puede agregar Causas y Acciones de mejora a los hallazgos asignados. Se debe hacer clic en la opción Nueva Causa.

El sistema mostrará el formulario para registrar las características de la causa a crear.

Diligenciar la información y hacer clic en la opción Guardar Cambio.

El sistema confirmará la creación de la causa.



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 31 de 36

Todas las causas creadas se anexarán al hallazgo.

Acción de Mejora: de la misma manera, se pueden crear y asignar las acciones de mejora a cada causa creada. Se debe hacer clic en la opción Nueva Acción de Mejora.

El sistema mostrará el formulario de acción de mejora, diligenciar todos los campos y hacer clic en la opción Guardar Cambios.

El sistema confirmará la creación de la acción de mejora.

Una vez creada la acción de mejora, se pueden crear los indicadores de la misma, haciendo clic en el botón + ubicado al lado derecho de la pantalla de visualización de la acción.



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 32 de 36

Diligenciar los campos y hacer clic en el botón Guardar. La herramienta muestra el significado de cada ítem con el fin de ayudar al usuario.

El sistema confirmará la creación del indicador.

Agregándose al listado de indicadores, donde se podrá eliminar o modificar.

Avances: en cada acción de mejora se pueden crear los respectivos avances haciendo clic en la opción Nuevo Avance.

NOTA: los avances solo se pueden comenzar a registrar en el aplicativo en el momento en que el auditor da conformidad a las acciones de mejora.



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 33 de 36

Luego de registrar la descripción del avance y guardar los cambios el sistema confirmará la creación del mismo.

De igual forma los ubicará en el árbol del hallazgo mostrado en la parte izquierda de la pantalla.

Se puede realizar una solicitud de prórroga, el usuario con el perfil Responsable puede solicitar una prórroga de la fecha de vencimiento o del plan de mejora (PM) del hallazgo, al seleccionar un hallazgo la información del mismo se mostrará en la parte derecha de la pantalla.



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 34 de 36

Se debe hacer clic en la opción Solicitar Prorroga, la herramienta presentará la ventana donde se debe diligenciar el número del memorando interno.

Diligenciar los datos y hacer clic en la opción Enviar Solicitud la cual será enviada al usuario con el perfil SuperOCI. La herramienta confirmará el envío de la solicitud.

Las prórrogas se mostrarán en la parte inferior de la pantalla de información del hallazgo.



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 35 de 36


En esta sección el perfil responsable realizará una salida segura del aplicativo.

6. Administración del manual

Dirección de Análisis y Diseño Estratégico - Subdirección de Investigación e Información

7. Documentos de Referencia

No aplica.

8. Aprobación del documento

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre Hans Alexander Cruz LozanoAgustín Rodríguez Suárez

Mileni Rodríguez GómezKatheryn González

Fernando Ospina MarínÁlvaro Rueda Zapata

Liliana Pulido Villamil

Cargo/Rol

Contratista Subdirección de Investigación e InformaciónContratista Subdirección de Investigación e Información

Contratista - Gestor SIG ProcesoAsesora - Subdirección de Investigación e información

Subdirector - Subdirección de Investigación e Información

Directora de Análisis y Diseño Estratégico



MEJORA

Código: MNL-MS-03

Versión: 0

Fecha: Memo INT. 56600 – 17/10/2018

Página: 36 de 36

intranetsdis.integracionsocial.gov.cointranetsdis.integracionsocial.gov.co/anexos/documentos/3... ·...

Documents