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MÓDULO 1: INTRODUCCIÓN, CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA ÚNICA Con la colaboración de: LAS VENTANILLAS ÚNICAS ELECTRÓNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIÓN DEL COMERCIO. EDICIÓN 2.

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LAS VENTANILLAS ÚNICAS ELECTRÓNICAS COMOHERRAMIENTAS DE FACILITACIÓN DEL COMERCIO.EDICIÓN 2.

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MMOacuteOacuteDDUULLOO 11 IINNTTRROODDUUCCCCIIOacuteOacuteNN CCOONNCCEEPPTTOO YY

MMOODDEELLOOSS DDEE VVEENNTTAANNIILLLLAA UacuteUacuteNNIICCAA

Con la colaboracioacuten de

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO

HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL COMERCIO

EDICIOacuteN 2

MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 2

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

IacuteNDICE

IacuteNDICE 2

1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO 4

2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA 5

21 Introduccioacuten 5

22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica 6

23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente 13

24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual 15

25 Resumen del Capiacutetulo 17

3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS 19

31 Port Community Systems 21

33 Resumen del Capiacutetulo 23

4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 25

41 Introduccioacuten 25

42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas 26

Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica 26

Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado 27

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional 29

43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica 31

44 Resumen del Capiacutetulo 32

5 PRINCIPALES BENEFICIOS 33

51 Beneficios para el Gobierno 33

52 Beneficios para el comercio 34

52 Resumen del Capiacutetulo 35

6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS 36

Resumen del Capiacutetulo 38

7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS 39

MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 3

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Resumen del Capiacutetulo 43

8 BIBLIOGRAFIacuteA 45

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO

El presente Moacutedulo tiene como objetivo general presentar al alumno los conceptos

baacutesicos referentes a las Ventanillas Uacutenicas como instrumentos de facilitacioacuten del

comercio internacional Para ello se ha planteado una estructura de contenidos que

permita una vez finalizada la lectura de la parte teoacuterica y realizadas las actividades

previstas completar su formacioacuten de acuerdo con los siguientes objetivos

especiacuteficos

Definir el concepto de Ventanilla Uacutenica sus tipologiacuteas y modelos

Comprender la necesidad de entornos de Ventanillas Uacutenicas

Conocer cuaacuteles son los principales beneficios que se derivan de la

implantacioacuten de Ventanillas Uacutenicas tanto para los gobiernos como para los

agentes privados vinculados al comercio

Identificar cuaacuteles son los pasos baacutesicos para la implantacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas asiacute como cuaacuteles son los factores clave del eacutexito en dicha

implantacioacuten

El Moacutedulo estaacute estructurado en 6 Capiacutetulos maacutes la presente introduccioacuten que

abordan las siguientes cuestiones de acuerdo con los objetivos especiacuteficos antes

mencionados

Concepto de Ventanilla Uacutenica

El entorno de Ventanillas Uacutenicas

Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Principales beneficios de la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

Pasos para la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

Factores clave de eacutexito en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 5

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA

21 Introduccioacuten

El comercio internacional requiere de un gran volumen de informacioacuten y de

documentos para cumplir con los traacutemites regulatorios que exigen las autoridades

gubernamentales en los procesos de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito Ademaacutes

normalmente cada uno de estos documentos debe presentarse a diferentes

agencias cada una con sus propios sistemas (bien sean manuales o

automaacuteticos) y con sus propios modelos y formularios Estos traacutemites junto

con los costes asociados al cumplimiento

representan una seria barrera para el desarrollo del comercio internacional tanto

para las empresas como para el gobierno

Una forma de solucionar estos problemas se encuentra en la creacioacuten de un

entorno de Ventanillas Uacutenica mediante el cual la informacioacuten asociada al

comercio y el transporte soacutelo necesita ser presentada en un uacutenico punto de

entrada para ser posteriormente distribuida a todos los organismos puacuteblicos

pertinentes para ser procesada (aduanas organismos regulatorios de las

operaciones de comercio exterior cuerpos de seguridad autoridades portuarias

etc) Esta posibilidad permite mejorar la disponibilidad y gestioacuten de la informacioacuten

maacutes confiable acelerar y simplificar los traacutemites documentales necesarios

para el comercio y armonizar y compartir la informacioacuten entre diferentes

organismos competentes Al mismo tiempo el uso de Ventanillas Uacutenicas permite

mejorar la eficiencia y control por parte de los organismos oficiales redundando en

un ahorro de costes tanto para el comercio como para el gobierno mediante una

mejor utilizacioacuten de los recursos disponibles (por ejemplo a traveacutes de un mayor

control de las tasas que se deben pagar o de una reduccioacuten del tiempo necesario

en cumplir los traacutemites administrativos etchellip)

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 6

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

En este capiacutetulo se va a intentar responder a algunas preguntas como

iquestQueacute es una Ventanilla Uacutenica iquestDe quieacuten debe partir la idea de la creacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica iquestSoacutelo puede existir una Ventanilla Uacutenica

22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica

La Ventanilla Uacutenica es un teacutermino que ha sido ampliamente utilizado en los uacuteltimos

antildeos y se ha dedicado un gran esfuerzo en definir tanto su definicioacuten y descripcioacuten

como los conceptos asociados La realidad es que la Ventanilla Uacutenica desafiacutea los

modelos tradicionales que se han utilizado para el control del movimiento de

mercanciacuteas y de los medios de transporte

Para una mayor compresioacuten de lo que es una Ventanilla Uacutenica vamos a recuperar

las definiciones de este concepto realizadas tanto por el Centro de Facilitacioacuten de

Comercio y Comercio Electroacutenico de las Naciones Unidas (UNCEFACT) en su

ldquoRecomendacioacuten y guiacutea para el establecimiento de una Ventanilla Uacutenica para la

mejora del intercambio de informacioacuten entre el comercio y el gobiernordquo

(Recomendacioacuten nordm 33 2005) como por la Organizacioacuten Mundial de Aduanas

(OMA) en su Compendio sobre Ventanilla Uacutenica (2011) Ambos organismos

internacionales aportan definiciones y recomendaciones complementarias desde

distintos puntos de vista el primero maacutes teacutecnico y el segundo maacutes organizativo y

metodoloacutegico

MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 7

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

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Recomendacioacuten nordm 33 2005

En su Recomendacioacuten nordm 33 el Centro de las Naciones Unidas para la Facilitacioacuten

del Comercio y los Negocios Electroacutenicos (UNCEFACT) siendo consciente de que

el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas puede contribuir a la armonizacioacuten y

simplificacioacuten de los intercambios de informacioacuten entre los distintos actores del

comercio y los gobiernos y considerando los beneficios reales que esto puede

significar tanto para los propios gobiernos como para el comercio recomienda que

los gobiernos y aquellos agentes involucrados en el comercio internacional y el

movimiento de mercanciacuteas consideren la posibilidad y en su caso procedan con el

establecimiento de soluciones de Ventanilla Uacutenica en sus paiacuteses mediante la

colaboracioacuten y el esfuerzo conjunto de todas las autoridades gubernamentales

involucradas asiacute como de la parte privada Para ello junto con la Recomendacioacuten

UNCEFACT incluye una Guiacutea para el establecimiento de una Ventanilla Uacutenica

para mejorar el intercambio eficiente de informacioacuten entre el comercio y

los gobiernos que estaacute considerada como uno de los documentos baacutesicos de

referencia para la puesta en marcha de proyectos de Ventanilla Uacutenica UNCEFACT

ha definido posteriormente otras Recomendaciones que describen herramientas y

metodologiacuteas que permiten desarrollar este concepto desde otras perspectivas tales

como la recomendacioacuten 35 sobre coacutemo establecer el entorno legal para una

Ventanilla Uacutenica en el comercio internacional

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Seguacuten la definicioacuten aportada por la UNCEFACT una Ventanilla Uacutenica se define

como

Es una herramienta que permite a las partes involucradas en el comercio y

transporte presentar informacioacuten y documentos estandarizados a traveacutes

de un uacutenico punto de entrada con el objeto de cumplir con todos los

traacutemites relacionados con las operaciones de exportacioacuten importacioacuten y

traacutensito y en la cual la informacioacuten se deberiacutea presentar una sola vez

(preferiblemente en formato electroacutenico)

En otras palabras el objetivo de una Ventanilla Uacutenica es agilizar y simplificar los

flujos de informacioacuten entre los agentes vinculados al comercio y los Gobiernos de

manera que se beneficien todos los implicados en los procesos transfronterizos

evitando la presentacioacuten repetitiva de datos

La definicioacuten ofrecida por la UNCEFACT se encuentra maacutes orientada a la

transmisioacuten de informacioacuten estandarizada y la aplicacioacuten de tecnologiacuteas de la

informacioacuten y comunicaciones al ser eacutestas unas de las principales aacutereas de

conocimiento de este organismo internacional En la Recomendacioacuten 33 la

colaboracioacuten entre la Aduana y otros organismos regulatorios y de control se

explica en teacuterminos de flujos de informacioacuten entre las distintas partes involucradas

en el comercio y el transporte donde la informacioacuten y los documentos deben ser

presentados en un uacutenico punto de entrada

Esta recomendacioacuten y guiacutea es considerada como base de la temaacutetica de Ventanilla

Uacutenica y ha dado lugar a numerosos seminarios talleres y discusiones que han

permitido profundizar en las implicaciones y posibilidades de este concepto en el

comercio exterior y en el transporte UNCEFACT ha definido posteriormente otras

Recomendaciones que describen herramientas y metodologiacuteas que permiten

desarrollar este concepto desde otras perspectivas tales como la recomendacioacuten 35

sobre coacutemo establecer el entorno legal para una Ventanilla Uacutenica en el comercio

internacional

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 9

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Sin embargo no se debe confundir una Ventanilla Uacutenica con un sistema de

informacioacuten sino que este concepto va mucho maacutes allaacute En la definicioacuten ofrecida

por la OMA se prefiere utilizar el teacutermino Entorno de Ventanilla Uacutenica en el cual se

plantea la Ventanilla Uacutenica como

Una filosofiacutea de gobernanza en la cual las estructuras tradicionales de gobierno se

transforman para servir mejor a las necesidades de los ciudadanos de los negocios

y de la economiacutea Bajo el concepto de Ventanilla Uacutenica los procedimientos

establecidos por las distintas agencias de gobierno pasan a transformarse en

servicios integrales e integrables ofrecidos por el gobierno derivaacutendose en una

mayor simplificacioacuten de los traacutemites que se desarrollaraacuten de una forma maacutes

eficiente y coordinada con una disminucioacuten sustancial de los costes de

cumplimiento de las regulaciones El proceso de creacioacuten de un entorno de

Ventanilla Uacutenica se basa en una transformacioacuten iterativa que debe involucrar

distintas iniciativas algunas de ellas nuevas pero otras ya consolidadas o en curso

y que deben ser apropiadamente integradas en este entorno a traveacutes de un

riguroso trabajo de reingenieriacutea

En un Entorno de Ventanilla Uacutenica esta transformacioacuten de las estructuras de

gobierno hacia una mayor simplificacioacuten facilitacioacuten control y transparencia es el

resultado de un proceso iterativo que integra distintas iniciativas orientadas hacia

este fin y que dan lugar a distintas versiones y distintos niveles de madurez de

Ventanillas Uacutenicas

El concepto de Ventanilla Uacutenica no es un concepto exclusivo de las operaciones de

comercio exterior Este concepto lo encontramos tambieacuten en otras aacutereas de

gobierno como puede ser el caso de una Ventanilla Uacutenica para la creacioacuten de

nuevas empresas para centralizar los traacutemites de cambio de domicilio la

obtencioacuten de un permiso de conducir etc En este punto podriacuteamos cuestionarnos

si soacutelo puede existir una Ventanilla Uacutenica o pueden existir varias Ventanillas Uacutenicas

para la gestioacuten del comercio y transporte internacional Este aspecto ha sido

tratado en el capiacutetulo introductorio del Compendio de Ventanilla publicado por la

OMA

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iterativo va13(Del lat iteratīvus)131 adj Que se repite132 adj Dicho de una palabra Que indica repeticioacuten o reiteracioacuten p ej gotear goteo
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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 10

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En el comercio exterior existen distintos organismos gubernamentales involucrados

en este tipo de operaciones tales como la aduana los organismos de inspeccioacuten

sanitarios fitosanitarios zoosanitarios de control de medicamentos y de normas

de aplicacioacuten a distintos productos de proteccioacuten en fronteras y de gestioacuten de

infraestructuras puacuteblicas

Tradicionalmente estos distintos organismos no han establecido canales para

compartir informacioacuten entre ellos lo que ha dado lugar a que los operadores de

comercio deban proporcionar la misma informacioacuten a cada uno estos organismos y

que las inspecciones y control de cada uno de ellos se realice de forma

descoordinada y potencialmente con informacioacuten discordante Esta situacioacuten no es

en absoluto deseable ni para los operadores del comercio ni para la administracioacuten

al dar lugar a grandes ineficiencias y a una menor capacidad de identificar riesgos

que puedan existir al estar utilizaacutendose informacioacuten parcial recibida en cada agencia

en lugar de una informacioacuten global que ha sido recibida por el conjunto del

gobierno Como ilustracioacuten a este tipo de circunstancias se podriacutea encontrar la

discordancia de informaciones que podriacutean darse entre las autoridades sanitarias y

las aduaneras relativas al origen de un producto alimenticio para evitar

inspecciones o prohibiciones de introduccioacuten de productos en el paiacutes de destino o la

discordancia entre la cantidad de mercanciacutea que ha sido descargada en un puerto y

la que ha sido declarada en importacioacuten para evitar el pago de tasas o aranceles

Con la aplicacioacuten del concepto de Ventanilla Uacutenica todos los organismos puacuteblicos

dispondriacutean del mismo conjunto de informacioacuten que habriacutea sido presentada por los

operadores en un solo punto de entrada

La propuesta de implementacioacuten de un Sistema de Ventanillas Uacutenica puede

partir de diferentes sectores (mariacutetimo comercio transporte Aduanas) por

ejemplo desde el sector mariacutetimo se puede impulsar la creacioacuten de una Ventanilla

Uacutenica que proveeraacute servicios asociados con los traacutemites asociados a los buques

Por lo que podemos encontrarnos con diferentes Ventanillas Uacutenicas que

deben ser complementarias y estar en cualquier caso interrelacionadas entre siacute

Habitualmente la organizacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es coordinada por

una entidad que lidera el proceso Esta entidad debe ser reconocida por el resto de

las autoridades gubernamentales y agencias regulatorias implicadas El liacuteder debe

de adoptar un papel neutral y conciliador buscando y asegurando que todas las

autoridades y agencias reciban o tengan acceso a la informacioacuten que necesitan para

cumplir con sus mandatos y objetivos

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 11

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Ademaacutes las autoridades participantes y las agencias deben procurar coordinar sus

controles de tal forma que estos no se repitan y se desarrollen en el mismo

momento

En algunos casos los servicios de Ventanilla Uacutenica pueden conectarse a otros

servicios externos para proveer servicios tales como pago de impuestos tasas y

cuotas o servicios logiacutesticos asociados a la operacioacuten

En los procesos transfronterizos ademaacutes de la Aduana existen otras agencias

gubernamentales (como inspecciones fitosanitarias veterinarias control de drogas

etc) con derecho a paralizar la mercanciacutea que cruza las fronteras

Frecuentemente debido a la falta de informacioacuten compartida entre dichas agencias

los importadoresexportadores deben proporcionar la misma informacioacuten a

diferentes agencias gubernamentales En muchas ocasiones aun disponiendo de

servicios de Ventanilla Uacutenica se siguen exigiendo que se presente la informacioacuten en

papel en distintos puntos cuando en muchas ocasiones existe informacioacuten maacutes

fiable y actualizada dentro de los propios sistemas de informacioacuten del gobierno

Tambieacuten es frecuente que la evaluacioacuten del riesgo se realice en cada una de las

agencias con los datos especiacuteficos que eacutesta ha recopilado y no se basa en la

informacioacuten completa que el gobierno recibe de los agentes En consecuencia se

realizan muacuteltiples inspecciones en diferentes momentos temporales La evaluacioacuten

del riesgo lo realiza cada una de las agencias con sus datos especiacuteficos y no se basa

en la informacioacuten completa que el gobierno recibe de los agentes

De la misma manera existen experiencias consolidadas en muchos paiacuteses en los

que se han implantado distintos sistemas de colaboracioacuten logiacutestica y de transporte

denominados Cargo o Port Communty System cuando son utilizados en puertos y

aeropuertos Estos sistemas sirven como punto uacutenico para el intercambio de

informacioacuten entre los distintos intervinientes de las operaciones logiacutestico-portuarias

tales como el operador logiacutestico y la comunidad comercial y del transporte y

organismos puacuteblicos regulatarios y de control en estas instalaciones Estos sistemas

estaacuten actuando en muchas ocasiones como puntos de entrada a las ventanillas

uacutenicas del gobierno actuando como interfaces entre los operadores y las aduanas

autoridades portuarias y mariacutetimas y otras agencias regulatorias y de control

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 12

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En este punto cabe formular las siguientes cuestiones relativas al oxiacutemoron

ldquoMuacuteltiples Ventanillas Uacutenicasrdquo

iquestDeberiacutea existir soacutelo una Ventanilla Uacutenica

iquestPodriacutean existir muacuteltiples soluciones de Ventanilla Uacutenica para distintos

sectores que ofrezcan soporte al comercio internacional (mariacutetimo

portuario transporte comercio aduana bancoshellip)

iquestCoacutemo deberiacutean interactuar esas muacuteltiples Ventanillas Uacutenicas

iquestPodriacutea dividirse la responsabilidad de suministro del concepto de Ventanilla

Uacutenica en distintas partes y suministrar cada una de ellas por diferentes

organizaciones mediante sistemas basados en tecnologiacuteas de la informacioacuten

iquestEl concepto de Ventanilla Uacutenica estaacute asociado exclusivamente a un uacutenico

sistema automatizado operado por una sola entidad o a una coleccioacuten de

sistemas interoperables e interconectados operados por distintas entidades

iquestDeberiacutea existir una uacutenica entidad que orquestase y coordinase el desarrollo

del concepto de Ventanilla Uacutenica o de Muacuteltiples Ventanillas Uacutenicas

iquestDeberiacutean retirarse los sistemas existentes utilizados por las distintas

agencias en beneficio de un nuevo uacutenico sistema que incorpore todas las

funcionalidades o deberiacutean mantenerse y preservarse los sistemas e

inversiones existentes

iquestCoacutemo se deberiacutean establecer y delimitar los alcances de las Ventanillas

Uacutenicas y de los sistemas corporativos de cada una de las instituciones

Es muy probable que existan tantas respuestas a estas preguntas como alumnos

participen en este curso Esto es debido a que el concepto de Ventanilla Uacutenica

puede manifestarse mediante distintas aproximaciones que dependeraacuten en gran

medida del contexto socio-poliacutetico y de la complejidad del entorno Bajo esta

situacioacuten resulta criacutetico partir de un concepto y de una base de definicioacuten de

Ventanilla Uacutenica lo suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las

distintas iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un entorno

concreto Esta base permitiraacute dotar al alumno de una apertura de miras suficiente

como para poder comprender las distintas iniciativas de Ventanillas Uacutenicas que

estaacuten apareciendo tanto en la regioacuten como a nivel mundial

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oxiacutemoron13(Del gr ὀξύμωρον)131 m Ret Combinacioacuten en una misma estructura sintaacutectica de dos palabras o expresiones de significado opuesto que originan un nuevo sentido p ej un silencio atronador13
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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 13

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Dependiendo del contexto en el que se presenta la Ventanilla Uacutenica cabe distinguir

las Ventanillas Uacutenicas Nacionales cuyo objetivo es coordinar la colaboracioacuten entre

los distintos organismos puacuteblicos de un paiacutes mientras que tambieacuten nos podemos

encontrar con Ventanillas Uacutenicas regionales o internacionales cuyo objetivo es

coordinar la colaboracioacuten entre agencias de distintos paiacuteses de tal forma que los

datos que se originan en un paiacutes pueden ser utilizados en otro paiacutes sin que se

requiera la presentacioacuten de los mismos por parte de los operadores econoacutemicos y

de transporte al efectuarse estas comunicaciones de gobierno a gobierno entre

distintos paiacuteses Ejemplos de Ventanillas Uacutenicas regionales los podriacuteamos encontrar

en servicios de reconocimiento mutuo de certificados de origen electroacutenicos cuyos

datos se consultan desde el paiacutes de destino al paiacutes de origen o en el Traacutensito

Internacional de Mercanciacuteas donde los datos de la declaracioacuten de traacutensito se crean

en el paiacutes de inicio y son utilizados y actualizados en los distintos paiacuteses de paso y

en el paiacutes de destino final del traacutensito

23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente

El concepto de Ventanilla Uacutenica no es simplemente el de un portal o servicio

que conecta al usuario con varias agencias gubernamentales El valor

antildeadido de este concepto es que provee al usuario de una solucioacuten integrada

para sus transacciones comerciales

La caracteriacutestica fundamental del concepto de Ventanilla Uacutenica reside en que

incluye la idea de presentar la informacioacuten una sola vez (ldquoone time

submissionrdquo) evitando duplicidades y la presentacioacuten repetida de la misma

informacioacuten

ldquoOne time submissionrdquo quiere decir que no es necesario que se introduzca la

misma informacioacuten por parte del mismo operador en diferentes agencias

gubernamentales Sin embargo no implica que la entrega de todo el volumen de

informacioacuten se realice en una uacutenica transmisioacuten ni exime a otros operadores a

presentar tambieacuten informacioacuten sobre las operaciones Asiacute la informacioacuten puede ser

enviada en muacuteltiples transmisiones y por distintos operadores permitiendo a los

agentes ir completando la informacioacuten a medida que van teniendo lugar los

procesos logiacutesticos completando cada uno de los estados necesarios para el

despacho y control de las operaciones de transporte y las mercanciacuteas

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 14

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Esta caracteriacutestica no podriacutea conseguirse sin una estandarizacioacuten y armonizacioacuten de

los datos y de la documentacioacuten Un aspecto fundamental en la transmisioacuten

electroacutenica de informacioacuten entre el usuario y las agencias gubernamentales y entre

siacute es que se trata de un acto importante orientado al cumplimiento de la

legislacioacuten

Asiacute a la informacioacuten presentada se la denomina declaracioacuten y debe dotarse de

suficientes garantiacuteas al hecho de la presentacioacuten de la documentacioacuten por medios

electroacutenicos que aseguren la integridad autoriacutea y no repudio del traacutemite

electroacutenico Para este fin el uso de teacutecnicas avanzadas de identificacioacuten y firma

electroacutenica de datos electroacutenicos puede ofrecer un nivel equivalente o incluso

superior de aseguramiento de las funciones de identificacioacuten autenticidad

integridad y no repudio del que se dispone hoy en diacutea con los documentos en papel

Los usuarios introducen la informacioacuten requerida por las Agencias

(responsabilizaacutendose de su legalidad) a traveacutes de las Ventanillas Uacutenicas que a su

vez incluye flujos de informacioacuten cuyo origen son las Agencias lo que implica que la

respuesta de las Agencias esteacute armonizada y coordinada Por tanto es necesario

evitar flujos de informacioacuten redundantes en las Agencias y los usuarios y viceversa

de manera que se utilice el verdadero potencial de las Ventanillas Uacutenicas

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 15

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

En resumen la caracteriacutestica de ldquoOne time submissionrdquo se basa en los siguientes

principios

Incremento gradual de la entrada de datos Es la posibilidad de ir

asociando datos introducidos paulatina e individualmente como parte del entorno

inteligente de las Ventanillas Uacutenicas

Declaraciones armonizadas En un entorno de Ventanillas Uacutenicas cada

uno de los actores no estaacute obligado a introducir los mismos datos repetidamente

para diferentes agencias

Se comparte la informacioacuten entre las agencias Es posible compartir la

informacioacuten o dividirla para que cada una de las agencias pueda llevar a cabo sus

correspondientes controles

Respuesta armonizada entre agencias Cada Agencia procesa su

respuesta de manera independiente pero la Ventanilla Uacutenica deberaacute dar una

respuesta uacutenica y armonizada al usuario

24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

Las Ventanillas Uacutenicas se fundamentan en el intercambio de documentacioacuten y en la

creacioacuten de procesos de negocio soportados por las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten

y los avances en el comercio electroacutenico La Ventanilla Uacutenica puede ser vista como

una empresa virtual conformada por distintas agencias que proporcionan un

aspecto uacutenico y homogeacuteneo hacia el cliente Aunque el entorno de las Ventanillas

Uacutenicas es claramente diferente del efiacutemero caraacutecter de las empresas virtuales

donde distintas compantildeiacuteas dan servicios a los clientes a traveacutes de una sola viacutea de

entrada hay algunas similitudes que pueden ayudar a comprender el entorno de

las Ventanillas Uacutenicas

El concepto de ldquoempresa virtualrdquo emerge de las interconexiones electroacutenicas

que resultan para poder ofrecer servicios a traveacutes de una interfaz

electroacutenica de un portal web y una red de organizaciones y entidades

colaboradoras

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 16

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

Compras por internet reserva de billetes aeacutereos o la reserva de hoteles son

algunos ejemplos de comercio electroacutenico En todos estos casos el portal a traveacutes

del cual el cliente realiza las gestiones no tiene siquiera por queacute pertenecer

directamente a alguna de las empresas que proveen los servicios

ldquoOne-stop-shopsrdquo como es el caso de portales web dan soporte comercial a la

transaccioacuten de la empresa virtual manejan los datos de entrada y los de salida y

organiza todos los procesos asociados con el intercambio de informacioacuten

Normalmente una transaccioacuten on-line involucra a muchas compantildeiacuteas y los sistemas

de informacioacuten de cada una Sin embargo estas transacciones comerciales se

llevan a cabo en tan solo segundos dada la coordinacioacuten existente de los procesos

de negocio de cada una de las partes llevaacutendose a cabo de una manera

secuenciada por medio de mensajes electroacutenicos estandarizados

No obstante los portales web son solo una parte de la historia La complejidad y

transacciones reales tienen lugar entre los sistemas TI y los distintos organismos

participantes

En un entorno de Ventanilla Uacutenica los comerciantes en una transaccioacuten

internacional obtienen una visioacuten simplificada transparente a la complejidad

relacionada con las transacciones cuidadosamente orquestadas y sincronizadas

entre las distintas agencias de gobierno instituciones financieras transportistas

operadores logiacutesticos despachantes de aduanas operadores de terminales e

infraestructuras intermodales autoridades portuarias etc

Dentro de la complejidad de una transaccioacuten internacional podemos encontrar

intercambios de informacioacuten entre los operadores privados ldquoB2Brdquo (business-to-

business) entre los operadores privados y el gobiernos ldquoB2Grdquo (business-to-

government) y entre las propias agencias y entidades gubernamentales ldquoG2Grdquo

(government-to-government) Para completar el ciclo surgen tambieacuten los

intercambios de informacioacuten entre el gobierno y los operadores privados

(government-to-business) que pueden reportar beneficios sin precedentes en las

operaciones de comercio exterior al proporcionar de forma proactiva las entidades

gubernamentales la informacioacuten requerida para una mejor planificacioacuten y ejecucioacuten

logiacutestica

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Dentro de las entidades gubernamentales tal y como se muestra en la figura

siguiente se pueden distinguir los organismos reguladores y de control del

comercio exterior la aduana y las entidades de gestioacuten de infraestructuras

puacuteblicas

Todas estas entidades gubernamentales deben colaborar entre siacute con el objeto de

crear un entorno eficiente de Ventanilla Uacutenica tal y como se describe en el capiacutetulo

siguiente

Cross Border Regulatory Agenciesrsquo Systems

Customs Management System

Logistics and Transport Management and Collaboration Systems

Public Infrastructure Management Systems

Single Windows

One-stop-shops

Ilustracioacuten 1 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

25 Resumen del Capiacutetulo

El Capiacutetulo dos puede resumirse en las siguientes ideas principales

En el presente capiacutetulo se han presentado dos definiciones sobre el concepto

de Ventanilla Uacutenica aportadas por dos organismos internacionales el Centro

de Facilitacioacuten de Comercio y Comercio Electroacutenico de las Naciones Unidas

(UNCEFACT) y la Organizacioacuten Mundial de Aduanas (OMA) ambas

definiciones son complementarias y desde diferentes puntos de vista uno

maacutes teacutecnico y otro maacutes organizativo y metodoloacutegico

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Es importante tener presente que el concepto de Ventanillas Uacutenicas no es

exclusivo de Comercio Exterior Y que la propuesta de implementacioacuten de

Ventanillas Uacutenicas puede partir de diferentes sectores (mariacutetimo comercio

transporte Aduana) por lo que podemos encontrarnos con diferentes

Ventanillas Uacutenicas que deben ser complementarias y en cualquier caso estar

interrelacionadas entre siacute

El entorno de Ventanilla Uacutenica puede manifestarse mediante distintas

aproximaciones que dependeraacuten en gran medida del contexto socio-poliacutetico

y de la complejidad del entorno Bajo esta situacioacuten resulta criacutetico partir de

un concepto y de una base de definicioacuten de Ventanilla Uacutenica lo

suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las distintas

iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un

entorno concreto

Un gran valor antildeadido del concepto Ventanilla Uacutenica es que aporta

soluciones integradas a los usuarios y una caracteriacutestica fundamental reside

en la idea ldquoone time submissionrdquo (presentar la informacioacuten una sola)

Por uacuteltimo se ha presentado la Ventanilla Uacutenica como concepto de empresa

virtual que puede ayudar a comprender el entorno y las relaciones de las

Ventanillas Uacutenicas

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3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La OMA considera el concepto de VU como un componente de la Gestioacuten

Coordinada de Fronteras teacutermino que utiliza para describir los esfuerzos globales

para racionalizar y facilitar los procedimientos y sistemas de gestioacuten de fronteras

El desarrollo de sistemas automatizados de gestioacuten dentro de las administraciones

aduaneras y las agencias reguladoras y de proteccioacuten en fronteras es un aspecto

clave para la adopcioacuten de medidas facilitadoras ofreciendo al mismo tiempo

mejoras sustanciales en los objetivos perseguidos sobre funciones recaudatorias

proteccioacuten social y fomento del comercio No obstante estos importantes

desarrollos no son solo efecto de la introduccioacuten de nuevas tecnologiacuteas y en

particular de tecnologiacuteas de la informacioacuten y comunicaciones sino tambieacuten de la

adopcioacuten de nuevas filosofiacuteas y arquitecturas de gestioacuten y gobernanza que han

proporcionado mayores grados de eficiencia y eficacia en las praacutecticas de comercio

internacional

El entorno de Ventanilla Uacutenica debe aplicarse para facilitar los complejos

procesos que regulan el movimiento de mercanciacuteas medios de transporte

y personas a traveacutes de las fronteras de los paiacuteses Tradicionalmente en Ameacuterica

Latina y Caribe (ALC) estas Ventanillas Uacutenicas son conocidas como VUCE o

Ventanillas Uacutenicas de Comercio Exterior y ofrecen la visioacuten de un interfaz

simplificado entre los operadores econoacutemicos y las agencias de gobierno que

regulan las fronteras para dar una respuesta a los problemas inherentes relativos a

las costosas ineficiencias falta de coordinacioacuten entre agencias y procedimientos

administrativos y documentacioacuten poco transparentes y que se derivan en una lenta

y compleja burocracia

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iquestPor queacute se habla de entorno de Ventanillas Uacutenicas

Se denomina entorno porque normalmente las implementaciones de Ventanillas

Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones independientes unidas por un interfaz

mutuo y la adopcioacuten de procesos de negocio colectivos Este entorno se

compone del espacio compartido de cada una de las Agencias individuales y cada

uno de sus mandatos o roles regulaciones procesos de negocio y sistemas

automatizados

En este sentido construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas es un proceso

particularmente complejo y necesita una gran labor de armonizacioacuten de objetivos

de cada uno de los actores que ademaacutes conllevaraacute muchos cambios respecto al

funcionamiento actual Para este cambio la OMA define tres fases en el desarrollo

de un entorno de Ventanilla Uacutenica

Concepto de Ventanilla Uacutenica Se trata de una primera fase exploratoria en

la que se sientan las bases para el desarrollo de las fases posteriores en las

que se busca una convergencia poliacutetica un alineamiento estrateacutegico

contando con una colaboracioacuten de todos los participantes

Iniciativa de Ventanilla Uacutenica Esta fase se inicia cuando exista una

aceptacioacuten formal del concepto de Ventanilla Uacutenica dando lugar a un

mandato poliacutetico a una estructura de gobierno una gestioacuten de programa y

una formulacioacuten de proyectos

Entorno de Ventanilla Uacutenica En esta fase se van ejecutando gradualmente

los proyectos que conformaraacuten los servicios de Ventanilla Uacutenica debieacutendose

incorporar medidas que permitan la gestioacuten del cambio y del desempentildeo

En realidad la fase de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas en algunos casos

puede durar varios antildeos Cada fase y sub-fase se va construyendo a partir de lo

que se va aprendiendo en la anterior para conseguir progresivamente una

simplificacioacuten del comercio en el cual el entorno objetivo no debe ser el resultado

de proyectos individuales

Asiacute la OMA habla de ldquoconstruirrdquo una Ventanilla Uacutenica en lugar de ldquodesarrollarrdquo ya

que al igual que en el caso de un edificio las Ventanillas Uacutenicas necesitan un

disentildeo que refleje sus verdaderas necesidades necesita ser construido usando

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entorno13(De en- y torno)131 m Ambiente lo que rodea132 m Inform Conjunto de condiciones extriacutensecas que necesita un sistema informaacutetico para funcionar como el tipo de programacioacuten de proceso las caracteriacutesticas de las maacutequinas que lo componen etc133 m Mat Conjunto de puntos vecinos a otro134 m Ar Pliegue que se hace a la ropa en el borde
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todas las habilidades de la ingenieriacutea y una vez que se ha probado y se certifica que

la instalacioacuten funciona conforme a los requerimientos se pone en servicio Al igual

que un edificio es la sede para un estilo de vida las Ventanillas Uacutenicas son la sede

de procesos de negocio y proveen una coleccioacuten de servicios interrelacionados Al

igual que los proyectos de construccioacuten las Ventanillas Uacutenicas en algunas

ocasiones necesitaraacuten desmantelar algunos de los edificios existentes o renovar

algunas de las estructuras actuales

No existe un uacutenico modo de construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas se

pueden encontrar diferentes soluciones por todo el mundo y resulta importante

poder entender cuaacuteles son las similitudes y las diferencias de cada una de esas

soluciones No obstante un aspecto comuacuten que debe orientar la construccioacuten de

Ventanillas Uacutenicas es que se deben siempre de disentildear de manera que respondan a

las verdaderas necesidades tanto del comercio como del gobierno de forma

integrada

Hoy en diacutea los avances en la interoperabilidad de los Sistemas de Informacioacuten y la

arquitectura de las Tecnologiacuteas de Informacioacuten han introducido nuevos paradigmas

que ayudan a comprender como las organizaciones pueden colaborar Gracias a

estos avances las agencias pueden colaborar entre ellas y con el sector privado

Desde que las Naciones Unidas publicoacute su recomendacioacuten 33 se ha impulsado el

disentildeo de nuevos modelos de colaboracioacuten

31 Port Community Systems

En muchas ocasiones se identifica que existe una gran confusioacuten entre una

Ventanilla Uacutenica y un sistema colaborativo logiacutestico o de transporte como es el

caso de los sistemas de comunidad portuaria o de carga conocidos tambieacuten como

Port Community System (PCS) o Cargo Community System (CCS)

Un PCS (Port Community System) se puede definir como un sistema informaacutetico

para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo principal objetivo es

servir a los intereses de las distintas empresas y entidades relacionadas con las

actividades logiacutestico-portuarias el transporte y el comercio internacional

En un sistema de comunidad portuaria confluyen todos los actores ligados a las

operaciones de buques y mercanciacuteas en el puerto operadores de terminales

operadores de transporte (mariacutetimooceaacutenico rodado y ferroviario) transitarios o

freight forwarders aduanas organismos de inspeccioacuten almacenes autoridades

portuarias y autoridades mariacutetimas

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La asociacioacuten europea de PCS (EPCSA) define el concepto de PCS como una

plataforma electroacutenica abierta y neutral que facilita el intercambio de informacioacuten

seguro e inteligente entre operadores privados y entidades puacuteblicas con el objeto

de mejorar la posicioacuten competitiva de las comunidades portuarias y aeroportuarias

Un PCS permite optimizar los distintos sistemas utilizados por los distintos

intervinientes en el puerto automatizando procesos logiacutesticos y portuarios

mediante un uacutenico enviacuteo de datos que es utilizado por el conjunto de procesos que

conforman la cadena logiacutestica y de transporte

La existencia de un PCS en un puerto surge esencialmente de la necesidad de

maximizar la eficiencia en el uso de las infraestructuras y operaciones y de

gestionar la complejidad inherente en las actividades portuarias especialmente en

el transporte de mercanciacuteas en contenedor El crecimiento del traacutefico de

contenedores se traduce en un incremento del volumen de trabajo requerido para

la planificacioacuten ordenacioacuten ejecucioacuten y seguimiento de las operaciones de forma

eficiente En este contexto los procedimientos y praacutecticas manuales empiezan a

percibirse inadecuados y necesitan ser reemplazados por otros meacutetodos en los que

las soluciones tecnoloacutegicas juegan un papel clave en la identificacioacuten de aacutereas de

mejora

La existencia de una Ventanilla Uacutenica portuaria no estaacute condicionada a la existencia

de un port community system Podemos encontrar puertos en los que no existe un

sistema de comunidad portuaria pero existe un uacutenico punto de entrada para la

presentacioacuten de declaraciones mediante una Ventanilla Uacutenica De forma opuesta

podemos encontrar puertos en los que existe un sistema de comunidad portuaria

pero no existe una coordinacioacuten de las distintas agencias gubernamentales que dan

lugar a una Ventanilla Uacutenica Asimismo existe una diferencia fundamental entre

una Ventanilla Uacutenica y un PCS una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance

nacional y por lo tanto debe poder ser aplicable en todo el paiacutes y en todos los

puertos mientras que un PCS tiene un alcance maacutes local limitado a un puerto

No obstante la combinacioacuten de ventanillas uacutenicas y PCS puede capacitar el

suministro de servicios de alto valor antildeadido en un puerto asociados con la

planificacioacuten ejecucioacuten y control de las operaciones a toda la comunidad portuaria

y redundando en un mayor aprovechamiento de sus infraestructuras En este

escenario el sistema de comunidad portuaria actuacutea como canal de entrada a la

Ventanilla Uacutenica

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La combinacioacuten de ambos sistemas la Ventanilla Uacutenica con los sistemas PCS

permiten ofrecer soluciones que mejoran significativamente los controles por parte

de los organismos puacuteblicos pero al mismo tiempo simplifican y mejoran los

procedimientos existentes en el comercio exterior consiguiendo substanciales

ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en los puertos Para

llevar a cabo estas mejoras es necesario por un lado la combinacioacuten de las

autorizaciones emitidas por los distintos organismos puacuteblicos para poder ejecutar

las operaciones autorizaciones que deben estar basadas en un anaacutelisis anticipado

de la informacioacuten y de los riesgos y que deben enlazarse con la informacioacuten y

seguimiento de estas operaciones Esta potente combinacioacuten facilita la verdadera

consecucioacuten de un puerto sin papeles creando por ejemplo procedimientos de

liberacioacuten sin papeles de mercanciacuteas y de buques

33 Resumen del Capiacutetulo

Este tercer Capiacutetulo puede resumirse en las siguientes ideas

Se habla de entornos de Ventanillas Uacutenicas porque normalmente las

implementaciones de Ventanillas Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones

independientes unidas por un interfaz mutuo y la adopcioacuten de procesos de

negocio colectivos Este entorno se compone del espacio compartido de cada

una de las Agencias individuales y cada uno de sus mandatos o roles

regulaciones procesos de negocio y sistemas automatizados

Para el desarrollo de entornos de Ventanillas Uacutenicas la OMA define tres

fases Concepto de ventanilla Uacutenica iniciativa de Ventanilla Uacutenica y Entorno

de Ventanilla Uacutenica Aunque hay que tener en cuenta que no existe un uacutenico

modo de construir dicho entorno por lo que sepueden encontrar diferentes

soluciones por todo el mundo

Se ha identificado el concepto de Port Community System y Cargo

Community System dado que en ocasiones se produce confusioacuten entre

estos teacuterminos y el de Ventanilla Uacutenica PCS se ha definido como un sistema

informaacutetico para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo

principal objetivo es servir a los intereses de las distintas empresas y

entidades relacionadas con las actividades logiacutestico-portuarias el transporte

y el comercio internacional Una diferencia fundamental entre PCS y VU es

que una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance nacional y por tanto ser

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aplicable a todos los puertos mientras que un PCS tiene un alcance local maacutes

limitado a un puerto Aunque como se ha mencionado la combinacioacuten de

ambos sistemas permiten ofrecer soluciones maacutes eficientes consiguiendo

substanciales ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en

los puertos

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4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA

41 Introduccioacuten

Antes de considerar los diferentes modelos de Ventanillas Uacutenicas es importante

sentildealar

Aunque existen muchas praacutecticas y relaciones comerciales que son comunes

a todos los paiacuteses cada paiacutes puede tener tambieacuten sus requerimientos y

condiciones particulares que determinaraacuten la eleccioacuten oacuteptima del

modelo de Ventanilla Uacutenica

El aspecto crucial en la implantacioacuten de una Ventanilla Uacutenica reside en una

estrecha cooperacioacuten de todas las entidades puacuteblicas

gubernamentales involucradas

Una Ventanilla Uacutenica no siempre implica el uso de sistemas TIC

avanzados de uacuteltima generacioacuten sino que se puede facilitar en gran medida

el comercio mediante la definicioacuten apropiada de procedimientos

administrativos integrados apoyados por sistemas TIC existentes

Aunque existen diferentes aproximaciones posibles para el establecimiento de

Ventanillas Uacutenicas existen tres modelos baacutesicos que han sido identificados en la

Recomendacioacuten Nordm 33 de la UNCEFACT

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42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica

En el primer modelo una uacutenica Autoridad recibe toda la informacioacuten bien en

formato papel o bien en formato electroacutenico y la distribuye al resto de autoridades

gubernamentales pertinentes facilitando la operacioacuten de comercio

Este ha sido por ejemplo el modelo seguido por las administraciones

espantildeolas para la presentacioacuten de manifiestos de carga y descarga de

forma electroacutenica por parte de los operadores mariacutetimos en las que la

Autoridad Portuaria actuacutea como Ventanilla Uacutenica ante la Aduana

Papel

Ventanilla Uacutenica

Autoridad 2

Operador comercial(incluye al transportista)

Electroacutenico

Autoridad Uacutenica

Autoridad 3

Autoridad 4

Autoridad 5

Ilustracioacuten 2 Modelo de Autoridad Uacutenica

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Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado

Se utiliza un uacutenico sistema de informacioacuten (puacuteblico o privado) creado a tal efecto

para la recepcioacuten diseminacioacuten (y almacenamiento) y gestioacuten de la informacioacuten

relacionada con el comercio y el transporte

Existen diferentes posibilidades dentro de este tipo de modelo

Sistema centralizado (ldquoIntegrated Systemrdquo) en el que los datos son

procesados a traveacutes de un uacutenico sistema utilizado por todos los organismos

involucrados

Este tipo de sistema lo podemos encontrar por ejemplo en varios

paiacuteses de Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos

presentar datos en un solo sistema que es a su vez utilizado por los

distintos organismos regulatorios

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema centralizado

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Ilustracioacuten 3 Modelo Centralizado de Ventanilla Uacutenica

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Sistema distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) mediante el cual la informacioacuten es

distribuida a los organismos puacuteblicos involucrados mediante interfaces

interoperables quienes a su vez integran esta informacioacuten y la procesan

Este tipo de sistema ha sido establecido por ejemplo en Estados Unidos y

permite a los operadores econoacutemicos presentar datos estandarizados una

uacutenica vez y el sistema procesa y distribuye los datos a las otras agencias

interesadas en la transaccioacuten

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema distribuido

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Ilustracioacuten 4 Modelo Distribuido de Ventanilla Uacutenica

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Combinacioacuten de los sistemas centralizados y distribuidos descritos anteriormente

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema mixto

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Aplicacionesdel sistema mixto

Ilustracioacuten 5 Modelo Mixto de Ventanilla Uacutenica

Este tipo de sistema lo encontramos tambieacuten en varios paiacuteses de

Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos presentar datos en

un solo sistema que es a su vez utilizado por varios organismos

regulatorios y al mismo tiempo los datos son tambieacuten transmitido a otro sistema

(principalmente de la aduana) mediante una interfaz interoperable

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

En este tipo de modelo el usuario puede presentar las declaraciones de manera

electroacutenica de varias autoridades para ser procesadas y aprobadas en una sola

aplicacioacuten que coordina todo el flujo de trabajo bajo una uacutenica transaccioacuten

Estos sistemas suelen basarse en procedimientos riacutegidos que deben ser cumplidos

para poder dar cumplimiento a todo el traacutemite existiendo una serie de pre-

identificaciones y pre-validaciones

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Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 32

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 34

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 2

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

IacuteNDICE

IacuteNDICE 2

1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO 4

2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA 5

21 Introduccioacuten 5

22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica 6

23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente 13

24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual 15

25 Resumen del Capiacutetulo 17

3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS 19

31 Port Community Systems 21

33 Resumen del Capiacutetulo 23

4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 25

41 Introduccioacuten 25

42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas 26

Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica 26

Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado 27

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional 29

43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica 31

44 Resumen del Capiacutetulo 32

5 PRINCIPALES BENEFICIOS 33

51 Beneficios para el Gobierno 33

52 Beneficios para el comercio 34

52 Resumen del Capiacutetulo 35

6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS 36

Resumen del Capiacutetulo 38

7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS 39

MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 3

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Resumen del Capiacutetulo 43

8 BIBLIOGRAFIacuteA 45

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO

El presente Moacutedulo tiene como objetivo general presentar al alumno los conceptos

baacutesicos referentes a las Ventanillas Uacutenicas como instrumentos de facilitacioacuten del

comercio internacional Para ello se ha planteado una estructura de contenidos que

permita una vez finalizada la lectura de la parte teoacuterica y realizadas las actividades

previstas completar su formacioacuten de acuerdo con los siguientes objetivos

especiacuteficos

Definir el concepto de Ventanilla Uacutenica sus tipologiacuteas y modelos

Comprender la necesidad de entornos de Ventanillas Uacutenicas

Conocer cuaacuteles son los principales beneficios que se derivan de la

implantacioacuten de Ventanillas Uacutenicas tanto para los gobiernos como para los

agentes privados vinculados al comercio

Identificar cuaacuteles son los pasos baacutesicos para la implantacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas asiacute como cuaacuteles son los factores clave del eacutexito en dicha

implantacioacuten

El Moacutedulo estaacute estructurado en 6 Capiacutetulos maacutes la presente introduccioacuten que

abordan las siguientes cuestiones de acuerdo con los objetivos especiacuteficos antes

mencionados

Concepto de Ventanilla Uacutenica

El entorno de Ventanillas Uacutenicas

Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Principales beneficios de la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

Pasos para la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

Factores clave de eacutexito en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA

21 Introduccioacuten

El comercio internacional requiere de un gran volumen de informacioacuten y de

documentos para cumplir con los traacutemites regulatorios que exigen las autoridades

gubernamentales en los procesos de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito Ademaacutes

normalmente cada uno de estos documentos debe presentarse a diferentes

agencias cada una con sus propios sistemas (bien sean manuales o

automaacuteticos) y con sus propios modelos y formularios Estos traacutemites junto

con los costes asociados al cumplimiento

representan una seria barrera para el desarrollo del comercio internacional tanto

para las empresas como para el gobierno

Una forma de solucionar estos problemas se encuentra en la creacioacuten de un

entorno de Ventanillas Uacutenica mediante el cual la informacioacuten asociada al

comercio y el transporte soacutelo necesita ser presentada en un uacutenico punto de

entrada para ser posteriormente distribuida a todos los organismos puacuteblicos

pertinentes para ser procesada (aduanas organismos regulatorios de las

operaciones de comercio exterior cuerpos de seguridad autoridades portuarias

etc) Esta posibilidad permite mejorar la disponibilidad y gestioacuten de la informacioacuten

maacutes confiable acelerar y simplificar los traacutemites documentales necesarios

para el comercio y armonizar y compartir la informacioacuten entre diferentes

organismos competentes Al mismo tiempo el uso de Ventanillas Uacutenicas permite

mejorar la eficiencia y control por parte de los organismos oficiales redundando en

un ahorro de costes tanto para el comercio como para el gobierno mediante una

mejor utilizacioacuten de los recursos disponibles (por ejemplo a traveacutes de un mayor

control de las tasas que se deben pagar o de una reduccioacuten del tiempo necesario

en cumplir los traacutemites administrativos etchellip)

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

En este capiacutetulo se va a intentar responder a algunas preguntas como

iquestQueacute es una Ventanilla Uacutenica iquestDe quieacuten debe partir la idea de la creacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica iquestSoacutelo puede existir una Ventanilla Uacutenica

22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica

La Ventanilla Uacutenica es un teacutermino que ha sido ampliamente utilizado en los uacuteltimos

antildeos y se ha dedicado un gran esfuerzo en definir tanto su definicioacuten y descripcioacuten

como los conceptos asociados La realidad es que la Ventanilla Uacutenica desafiacutea los

modelos tradicionales que se han utilizado para el control del movimiento de

mercanciacuteas y de los medios de transporte

Para una mayor compresioacuten de lo que es una Ventanilla Uacutenica vamos a recuperar

las definiciones de este concepto realizadas tanto por el Centro de Facilitacioacuten de

Comercio y Comercio Electroacutenico de las Naciones Unidas (UNCEFACT) en su

ldquoRecomendacioacuten y guiacutea para el establecimiento de una Ventanilla Uacutenica para la

mejora del intercambio de informacioacuten entre el comercio y el gobiernordquo

(Recomendacioacuten nordm 33 2005) como por la Organizacioacuten Mundial de Aduanas

(OMA) en su Compendio sobre Ventanilla Uacutenica (2011) Ambos organismos

internacionales aportan definiciones y recomendaciones complementarias desde

distintos puntos de vista el primero maacutes teacutecnico y el segundo maacutes organizativo y

metodoloacutegico

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

Recomendacioacuten nordm 33 2005

En su Recomendacioacuten nordm 33 el Centro de las Naciones Unidas para la Facilitacioacuten

del Comercio y los Negocios Electroacutenicos (UNCEFACT) siendo consciente de que

el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas puede contribuir a la armonizacioacuten y

simplificacioacuten de los intercambios de informacioacuten entre los distintos actores del

comercio y los gobiernos y considerando los beneficios reales que esto puede

significar tanto para los propios gobiernos como para el comercio recomienda que

los gobiernos y aquellos agentes involucrados en el comercio internacional y el

movimiento de mercanciacuteas consideren la posibilidad y en su caso procedan con el

establecimiento de soluciones de Ventanilla Uacutenica en sus paiacuteses mediante la

colaboracioacuten y el esfuerzo conjunto de todas las autoridades gubernamentales

involucradas asiacute como de la parte privada Para ello junto con la Recomendacioacuten

UNCEFACT incluye una Guiacutea para el establecimiento de una Ventanilla Uacutenica

para mejorar el intercambio eficiente de informacioacuten entre el comercio y

los gobiernos que estaacute considerada como uno de los documentos baacutesicos de

referencia para la puesta en marcha de proyectos de Ventanilla Uacutenica UNCEFACT

ha definido posteriormente otras Recomendaciones que describen herramientas y

metodologiacuteas que permiten desarrollar este concepto desde otras perspectivas tales

como la recomendacioacuten 35 sobre coacutemo establecer el entorno legal para una

Ventanilla Uacutenica en el comercio internacional

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Seguacuten la definicioacuten aportada por la UNCEFACT una Ventanilla Uacutenica se define

como

Es una herramienta que permite a las partes involucradas en el comercio y

transporte presentar informacioacuten y documentos estandarizados a traveacutes

de un uacutenico punto de entrada con el objeto de cumplir con todos los

traacutemites relacionados con las operaciones de exportacioacuten importacioacuten y

traacutensito y en la cual la informacioacuten se deberiacutea presentar una sola vez

(preferiblemente en formato electroacutenico)

En otras palabras el objetivo de una Ventanilla Uacutenica es agilizar y simplificar los

flujos de informacioacuten entre los agentes vinculados al comercio y los Gobiernos de

manera que se beneficien todos los implicados en los procesos transfronterizos

evitando la presentacioacuten repetitiva de datos

La definicioacuten ofrecida por la UNCEFACT se encuentra maacutes orientada a la

transmisioacuten de informacioacuten estandarizada y la aplicacioacuten de tecnologiacuteas de la

informacioacuten y comunicaciones al ser eacutestas unas de las principales aacutereas de

conocimiento de este organismo internacional En la Recomendacioacuten 33 la

colaboracioacuten entre la Aduana y otros organismos regulatorios y de control se

explica en teacuterminos de flujos de informacioacuten entre las distintas partes involucradas

en el comercio y el transporte donde la informacioacuten y los documentos deben ser

presentados en un uacutenico punto de entrada

Esta recomendacioacuten y guiacutea es considerada como base de la temaacutetica de Ventanilla

Uacutenica y ha dado lugar a numerosos seminarios talleres y discusiones que han

permitido profundizar en las implicaciones y posibilidades de este concepto en el

comercio exterior y en el transporte UNCEFACT ha definido posteriormente otras

Recomendaciones que describen herramientas y metodologiacuteas que permiten

desarrollar este concepto desde otras perspectivas tales como la recomendacioacuten 35

sobre coacutemo establecer el entorno legal para una Ventanilla Uacutenica en el comercio

internacional

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

Sin embargo no se debe confundir una Ventanilla Uacutenica con un sistema de

informacioacuten sino que este concepto va mucho maacutes allaacute En la definicioacuten ofrecida

por la OMA se prefiere utilizar el teacutermino Entorno de Ventanilla Uacutenica en el cual se

plantea la Ventanilla Uacutenica como

Una filosofiacutea de gobernanza en la cual las estructuras tradicionales de gobierno se

transforman para servir mejor a las necesidades de los ciudadanos de los negocios

y de la economiacutea Bajo el concepto de Ventanilla Uacutenica los procedimientos

establecidos por las distintas agencias de gobierno pasan a transformarse en

servicios integrales e integrables ofrecidos por el gobierno derivaacutendose en una

mayor simplificacioacuten de los traacutemites que se desarrollaraacuten de una forma maacutes

eficiente y coordinada con una disminucioacuten sustancial de los costes de

cumplimiento de las regulaciones El proceso de creacioacuten de un entorno de

Ventanilla Uacutenica se basa en una transformacioacuten iterativa que debe involucrar

distintas iniciativas algunas de ellas nuevas pero otras ya consolidadas o en curso

y que deben ser apropiadamente integradas en este entorno a traveacutes de un

riguroso trabajo de reingenieriacutea

En un Entorno de Ventanilla Uacutenica esta transformacioacuten de las estructuras de

gobierno hacia una mayor simplificacioacuten facilitacioacuten control y transparencia es el

resultado de un proceso iterativo que integra distintas iniciativas orientadas hacia

este fin y que dan lugar a distintas versiones y distintos niveles de madurez de

Ventanillas Uacutenicas

El concepto de Ventanilla Uacutenica no es un concepto exclusivo de las operaciones de

comercio exterior Este concepto lo encontramos tambieacuten en otras aacutereas de

gobierno como puede ser el caso de una Ventanilla Uacutenica para la creacioacuten de

nuevas empresas para centralizar los traacutemites de cambio de domicilio la

obtencioacuten de un permiso de conducir etc En este punto podriacuteamos cuestionarnos

si soacutelo puede existir una Ventanilla Uacutenica o pueden existir varias Ventanillas Uacutenicas

para la gestioacuten del comercio y transporte internacional Este aspecto ha sido

tratado en el capiacutetulo introductorio del Compendio de Ventanilla publicado por la

OMA

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iterativo va13(Del lat iteratīvus)131 adj Que se repite132 adj Dicho de una palabra Que indica repeticioacuten o reiteracioacuten p ej gotear goteo
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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 10

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

En el comercio exterior existen distintos organismos gubernamentales involucrados

en este tipo de operaciones tales como la aduana los organismos de inspeccioacuten

sanitarios fitosanitarios zoosanitarios de control de medicamentos y de normas

de aplicacioacuten a distintos productos de proteccioacuten en fronteras y de gestioacuten de

infraestructuras puacuteblicas

Tradicionalmente estos distintos organismos no han establecido canales para

compartir informacioacuten entre ellos lo que ha dado lugar a que los operadores de

comercio deban proporcionar la misma informacioacuten a cada uno estos organismos y

que las inspecciones y control de cada uno de ellos se realice de forma

descoordinada y potencialmente con informacioacuten discordante Esta situacioacuten no es

en absoluto deseable ni para los operadores del comercio ni para la administracioacuten

al dar lugar a grandes ineficiencias y a una menor capacidad de identificar riesgos

que puedan existir al estar utilizaacutendose informacioacuten parcial recibida en cada agencia

en lugar de una informacioacuten global que ha sido recibida por el conjunto del

gobierno Como ilustracioacuten a este tipo de circunstancias se podriacutea encontrar la

discordancia de informaciones que podriacutean darse entre las autoridades sanitarias y

las aduaneras relativas al origen de un producto alimenticio para evitar

inspecciones o prohibiciones de introduccioacuten de productos en el paiacutes de destino o la

discordancia entre la cantidad de mercanciacutea que ha sido descargada en un puerto y

la que ha sido declarada en importacioacuten para evitar el pago de tasas o aranceles

Con la aplicacioacuten del concepto de Ventanilla Uacutenica todos los organismos puacuteblicos

dispondriacutean del mismo conjunto de informacioacuten que habriacutea sido presentada por los

operadores en un solo punto de entrada

La propuesta de implementacioacuten de un Sistema de Ventanillas Uacutenica puede

partir de diferentes sectores (mariacutetimo comercio transporte Aduanas) por

ejemplo desde el sector mariacutetimo se puede impulsar la creacioacuten de una Ventanilla

Uacutenica que proveeraacute servicios asociados con los traacutemites asociados a los buques

Por lo que podemos encontrarnos con diferentes Ventanillas Uacutenicas que

deben ser complementarias y estar en cualquier caso interrelacionadas entre siacute

Habitualmente la organizacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es coordinada por

una entidad que lidera el proceso Esta entidad debe ser reconocida por el resto de

las autoridades gubernamentales y agencias regulatorias implicadas El liacuteder debe

de adoptar un papel neutral y conciliador buscando y asegurando que todas las

autoridades y agencias reciban o tengan acceso a la informacioacuten que necesitan para

cumplir con sus mandatos y objetivos

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 11

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Ademaacutes las autoridades participantes y las agencias deben procurar coordinar sus

controles de tal forma que estos no se repitan y se desarrollen en el mismo

momento

En algunos casos los servicios de Ventanilla Uacutenica pueden conectarse a otros

servicios externos para proveer servicios tales como pago de impuestos tasas y

cuotas o servicios logiacutesticos asociados a la operacioacuten

En los procesos transfronterizos ademaacutes de la Aduana existen otras agencias

gubernamentales (como inspecciones fitosanitarias veterinarias control de drogas

etc) con derecho a paralizar la mercanciacutea que cruza las fronteras

Frecuentemente debido a la falta de informacioacuten compartida entre dichas agencias

los importadoresexportadores deben proporcionar la misma informacioacuten a

diferentes agencias gubernamentales En muchas ocasiones aun disponiendo de

servicios de Ventanilla Uacutenica se siguen exigiendo que se presente la informacioacuten en

papel en distintos puntos cuando en muchas ocasiones existe informacioacuten maacutes

fiable y actualizada dentro de los propios sistemas de informacioacuten del gobierno

Tambieacuten es frecuente que la evaluacioacuten del riesgo se realice en cada una de las

agencias con los datos especiacuteficos que eacutesta ha recopilado y no se basa en la

informacioacuten completa que el gobierno recibe de los agentes En consecuencia se

realizan muacuteltiples inspecciones en diferentes momentos temporales La evaluacioacuten

del riesgo lo realiza cada una de las agencias con sus datos especiacuteficos y no se basa

en la informacioacuten completa que el gobierno recibe de los agentes

De la misma manera existen experiencias consolidadas en muchos paiacuteses en los

que se han implantado distintos sistemas de colaboracioacuten logiacutestica y de transporte

denominados Cargo o Port Communty System cuando son utilizados en puertos y

aeropuertos Estos sistemas sirven como punto uacutenico para el intercambio de

informacioacuten entre los distintos intervinientes de las operaciones logiacutestico-portuarias

tales como el operador logiacutestico y la comunidad comercial y del transporte y

organismos puacuteblicos regulatarios y de control en estas instalaciones Estos sistemas

estaacuten actuando en muchas ocasiones como puntos de entrada a las ventanillas

uacutenicas del gobierno actuando como interfaces entre los operadores y las aduanas

autoridades portuarias y mariacutetimas y otras agencias regulatorias y de control

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 12

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

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En este punto cabe formular las siguientes cuestiones relativas al oxiacutemoron

ldquoMuacuteltiples Ventanillas Uacutenicasrdquo

iquestDeberiacutea existir soacutelo una Ventanilla Uacutenica

iquestPodriacutean existir muacuteltiples soluciones de Ventanilla Uacutenica para distintos

sectores que ofrezcan soporte al comercio internacional (mariacutetimo

portuario transporte comercio aduana bancoshellip)

iquestCoacutemo deberiacutean interactuar esas muacuteltiples Ventanillas Uacutenicas

iquestPodriacutea dividirse la responsabilidad de suministro del concepto de Ventanilla

Uacutenica en distintas partes y suministrar cada una de ellas por diferentes

organizaciones mediante sistemas basados en tecnologiacuteas de la informacioacuten

iquestEl concepto de Ventanilla Uacutenica estaacute asociado exclusivamente a un uacutenico

sistema automatizado operado por una sola entidad o a una coleccioacuten de

sistemas interoperables e interconectados operados por distintas entidades

iquestDeberiacutea existir una uacutenica entidad que orquestase y coordinase el desarrollo

del concepto de Ventanilla Uacutenica o de Muacuteltiples Ventanillas Uacutenicas

iquestDeberiacutean retirarse los sistemas existentes utilizados por las distintas

agencias en beneficio de un nuevo uacutenico sistema que incorpore todas las

funcionalidades o deberiacutean mantenerse y preservarse los sistemas e

inversiones existentes

iquestCoacutemo se deberiacutean establecer y delimitar los alcances de las Ventanillas

Uacutenicas y de los sistemas corporativos de cada una de las instituciones

Es muy probable que existan tantas respuestas a estas preguntas como alumnos

participen en este curso Esto es debido a que el concepto de Ventanilla Uacutenica

puede manifestarse mediante distintas aproximaciones que dependeraacuten en gran

medida del contexto socio-poliacutetico y de la complejidad del entorno Bajo esta

situacioacuten resulta criacutetico partir de un concepto y de una base de definicioacuten de

Ventanilla Uacutenica lo suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las

distintas iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un entorno

concreto Esta base permitiraacute dotar al alumno de una apertura de miras suficiente

como para poder comprender las distintas iniciativas de Ventanillas Uacutenicas que

estaacuten apareciendo tanto en la regioacuten como a nivel mundial

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oxiacutemoron13(Del gr ὀξύμωρον)131 m Ret Combinacioacuten en una misma estructura sintaacutectica de dos palabras o expresiones de significado opuesto que originan un nuevo sentido p ej un silencio atronador13
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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Dependiendo del contexto en el que se presenta la Ventanilla Uacutenica cabe distinguir

las Ventanillas Uacutenicas Nacionales cuyo objetivo es coordinar la colaboracioacuten entre

los distintos organismos puacuteblicos de un paiacutes mientras que tambieacuten nos podemos

encontrar con Ventanillas Uacutenicas regionales o internacionales cuyo objetivo es

coordinar la colaboracioacuten entre agencias de distintos paiacuteses de tal forma que los

datos que se originan en un paiacutes pueden ser utilizados en otro paiacutes sin que se

requiera la presentacioacuten de los mismos por parte de los operadores econoacutemicos y

de transporte al efectuarse estas comunicaciones de gobierno a gobierno entre

distintos paiacuteses Ejemplos de Ventanillas Uacutenicas regionales los podriacuteamos encontrar

en servicios de reconocimiento mutuo de certificados de origen electroacutenicos cuyos

datos se consultan desde el paiacutes de destino al paiacutes de origen o en el Traacutensito

Internacional de Mercanciacuteas donde los datos de la declaracioacuten de traacutensito se crean

en el paiacutes de inicio y son utilizados y actualizados en los distintos paiacuteses de paso y

en el paiacutes de destino final del traacutensito

23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente

El concepto de Ventanilla Uacutenica no es simplemente el de un portal o servicio

que conecta al usuario con varias agencias gubernamentales El valor

antildeadido de este concepto es que provee al usuario de una solucioacuten integrada

para sus transacciones comerciales

La caracteriacutestica fundamental del concepto de Ventanilla Uacutenica reside en que

incluye la idea de presentar la informacioacuten una sola vez (ldquoone time

submissionrdquo) evitando duplicidades y la presentacioacuten repetida de la misma

informacioacuten

ldquoOne time submissionrdquo quiere decir que no es necesario que se introduzca la

misma informacioacuten por parte del mismo operador en diferentes agencias

gubernamentales Sin embargo no implica que la entrega de todo el volumen de

informacioacuten se realice en una uacutenica transmisioacuten ni exime a otros operadores a

presentar tambieacuten informacioacuten sobre las operaciones Asiacute la informacioacuten puede ser

enviada en muacuteltiples transmisiones y por distintos operadores permitiendo a los

agentes ir completando la informacioacuten a medida que van teniendo lugar los

procesos logiacutesticos completando cada uno de los estados necesarios para el

despacho y control de las operaciones de transporte y las mercanciacuteas

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Esta caracteriacutestica no podriacutea conseguirse sin una estandarizacioacuten y armonizacioacuten de

los datos y de la documentacioacuten Un aspecto fundamental en la transmisioacuten

electroacutenica de informacioacuten entre el usuario y las agencias gubernamentales y entre

siacute es que se trata de un acto importante orientado al cumplimiento de la

legislacioacuten

Asiacute a la informacioacuten presentada se la denomina declaracioacuten y debe dotarse de

suficientes garantiacuteas al hecho de la presentacioacuten de la documentacioacuten por medios

electroacutenicos que aseguren la integridad autoriacutea y no repudio del traacutemite

electroacutenico Para este fin el uso de teacutecnicas avanzadas de identificacioacuten y firma

electroacutenica de datos electroacutenicos puede ofrecer un nivel equivalente o incluso

superior de aseguramiento de las funciones de identificacioacuten autenticidad

integridad y no repudio del que se dispone hoy en diacutea con los documentos en papel

Los usuarios introducen la informacioacuten requerida por las Agencias

(responsabilizaacutendose de su legalidad) a traveacutes de las Ventanillas Uacutenicas que a su

vez incluye flujos de informacioacuten cuyo origen son las Agencias lo que implica que la

respuesta de las Agencias esteacute armonizada y coordinada Por tanto es necesario

evitar flujos de informacioacuten redundantes en las Agencias y los usuarios y viceversa

de manera que se utilice el verdadero potencial de las Ventanillas Uacutenicas

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 15

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

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En resumen la caracteriacutestica de ldquoOne time submissionrdquo se basa en los siguientes

principios

Incremento gradual de la entrada de datos Es la posibilidad de ir

asociando datos introducidos paulatina e individualmente como parte del entorno

inteligente de las Ventanillas Uacutenicas

Declaraciones armonizadas En un entorno de Ventanillas Uacutenicas cada

uno de los actores no estaacute obligado a introducir los mismos datos repetidamente

para diferentes agencias

Se comparte la informacioacuten entre las agencias Es posible compartir la

informacioacuten o dividirla para que cada una de las agencias pueda llevar a cabo sus

correspondientes controles

Respuesta armonizada entre agencias Cada Agencia procesa su

respuesta de manera independiente pero la Ventanilla Uacutenica deberaacute dar una

respuesta uacutenica y armonizada al usuario

24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

Las Ventanillas Uacutenicas se fundamentan en el intercambio de documentacioacuten y en la

creacioacuten de procesos de negocio soportados por las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten

y los avances en el comercio electroacutenico La Ventanilla Uacutenica puede ser vista como

una empresa virtual conformada por distintas agencias que proporcionan un

aspecto uacutenico y homogeacuteneo hacia el cliente Aunque el entorno de las Ventanillas

Uacutenicas es claramente diferente del efiacutemero caraacutecter de las empresas virtuales

donde distintas compantildeiacuteas dan servicios a los clientes a traveacutes de una sola viacutea de

entrada hay algunas similitudes que pueden ayudar a comprender el entorno de

las Ventanillas Uacutenicas

El concepto de ldquoempresa virtualrdquo emerge de las interconexiones electroacutenicas

que resultan para poder ofrecer servicios a traveacutes de una interfaz

electroacutenica de un portal web y una red de organizaciones y entidades

colaboradoras

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 16

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Compras por internet reserva de billetes aeacutereos o la reserva de hoteles son

algunos ejemplos de comercio electroacutenico En todos estos casos el portal a traveacutes

del cual el cliente realiza las gestiones no tiene siquiera por queacute pertenecer

directamente a alguna de las empresas que proveen los servicios

ldquoOne-stop-shopsrdquo como es el caso de portales web dan soporte comercial a la

transaccioacuten de la empresa virtual manejan los datos de entrada y los de salida y

organiza todos los procesos asociados con el intercambio de informacioacuten

Normalmente una transaccioacuten on-line involucra a muchas compantildeiacuteas y los sistemas

de informacioacuten de cada una Sin embargo estas transacciones comerciales se

llevan a cabo en tan solo segundos dada la coordinacioacuten existente de los procesos

de negocio de cada una de las partes llevaacutendose a cabo de una manera

secuenciada por medio de mensajes electroacutenicos estandarizados

No obstante los portales web son solo una parte de la historia La complejidad y

transacciones reales tienen lugar entre los sistemas TI y los distintos organismos

participantes

En un entorno de Ventanilla Uacutenica los comerciantes en una transaccioacuten

internacional obtienen una visioacuten simplificada transparente a la complejidad

relacionada con las transacciones cuidadosamente orquestadas y sincronizadas

entre las distintas agencias de gobierno instituciones financieras transportistas

operadores logiacutesticos despachantes de aduanas operadores de terminales e

infraestructuras intermodales autoridades portuarias etc

Dentro de la complejidad de una transaccioacuten internacional podemos encontrar

intercambios de informacioacuten entre los operadores privados ldquoB2Brdquo (business-to-

business) entre los operadores privados y el gobiernos ldquoB2Grdquo (business-to-

government) y entre las propias agencias y entidades gubernamentales ldquoG2Grdquo

(government-to-government) Para completar el ciclo surgen tambieacuten los

intercambios de informacioacuten entre el gobierno y los operadores privados

(government-to-business) que pueden reportar beneficios sin precedentes en las

operaciones de comercio exterior al proporcionar de forma proactiva las entidades

gubernamentales la informacioacuten requerida para una mejor planificacioacuten y ejecucioacuten

logiacutestica

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

Dentro de las entidades gubernamentales tal y como se muestra en la figura

siguiente se pueden distinguir los organismos reguladores y de control del

comercio exterior la aduana y las entidades de gestioacuten de infraestructuras

puacuteblicas

Todas estas entidades gubernamentales deben colaborar entre siacute con el objeto de

crear un entorno eficiente de Ventanilla Uacutenica tal y como se describe en el capiacutetulo

siguiente

Cross Border Regulatory Agenciesrsquo Systems

Customs Management System

Logistics and Transport Management and Collaboration Systems

Public Infrastructure Management Systems

Single Windows

One-stop-shops

Ilustracioacuten 1 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

25 Resumen del Capiacutetulo

El Capiacutetulo dos puede resumirse en las siguientes ideas principales

En el presente capiacutetulo se han presentado dos definiciones sobre el concepto

de Ventanilla Uacutenica aportadas por dos organismos internacionales el Centro

de Facilitacioacuten de Comercio y Comercio Electroacutenico de las Naciones Unidas

(UNCEFACT) y la Organizacioacuten Mundial de Aduanas (OMA) ambas

definiciones son complementarias y desde diferentes puntos de vista uno

maacutes teacutecnico y otro maacutes organizativo y metodoloacutegico

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Es importante tener presente que el concepto de Ventanillas Uacutenicas no es

exclusivo de Comercio Exterior Y que la propuesta de implementacioacuten de

Ventanillas Uacutenicas puede partir de diferentes sectores (mariacutetimo comercio

transporte Aduana) por lo que podemos encontrarnos con diferentes

Ventanillas Uacutenicas que deben ser complementarias y en cualquier caso estar

interrelacionadas entre siacute

El entorno de Ventanilla Uacutenica puede manifestarse mediante distintas

aproximaciones que dependeraacuten en gran medida del contexto socio-poliacutetico

y de la complejidad del entorno Bajo esta situacioacuten resulta criacutetico partir de

un concepto y de una base de definicioacuten de Ventanilla Uacutenica lo

suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las distintas

iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un

entorno concreto

Un gran valor antildeadido del concepto Ventanilla Uacutenica es que aporta

soluciones integradas a los usuarios y una caracteriacutestica fundamental reside

en la idea ldquoone time submissionrdquo (presentar la informacioacuten una sola)

Por uacuteltimo se ha presentado la Ventanilla Uacutenica como concepto de empresa

virtual que puede ayudar a comprender el entorno y las relaciones de las

Ventanillas Uacutenicas

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3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La OMA considera el concepto de VU como un componente de la Gestioacuten

Coordinada de Fronteras teacutermino que utiliza para describir los esfuerzos globales

para racionalizar y facilitar los procedimientos y sistemas de gestioacuten de fronteras

El desarrollo de sistemas automatizados de gestioacuten dentro de las administraciones

aduaneras y las agencias reguladoras y de proteccioacuten en fronteras es un aspecto

clave para la adopcioacuten de medidas facilitadoras ofreciendo al mismo tiempo

mejoras sustanciales en los objetivos perseguidos sobre funciones recaudatorias

proteccioacuten social y fomento del comercio No obstante estos importantes

desarrollos no son solo efecto de la introduccioacuten de nuevas tecnologiacuteas y en

particular de tecnologiacuteas de la informacioacuten y comunicaciones sino tambieacuten de la

adopcioacuten de nuevas filosofiacuteas y arquitecturas de gestioacuten y gobernanza que han

proporcionado mayores grados de eficiencia y eficacia en las praacutecticas de comercio

internacional

El entorno de Ventanilla Uacutenica debe aplicarse para facilitar los complejos

procesos que regulan el movimiento de mercanciacuteas medios de transporte

y personas a traveacutes de las fronteras de los paiacuteses Tradicionalmente en Ameacuterica

Latina y Caribe (ALC) estas Ventanillas Uacutenicas son conocidas como VUCE o

Ventanillas Uacutenicas de Comercio Exterior y ofrecen la visioacuten de un interfaz

simplificado entre los operadores econoacutemicos y las agencias de gobierno que

regulan las fronteras para dar una respuesta a los problemas inherentes relativos a

las costosas ineficiencias falta de coordinacioacuten entre agencias y procedimientos

administrativos y documentacioacuten poco transparentes y que se derivan en una lenta

y compleja burocracia

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iquestPor queacute se habla de entorno de Ventanillas Uacutenicas

Se denomina entorno porque normalmente las implementaciones de Ventanillas

Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones independientes unidas por un interfaz

mutuo y la adopcioacuten de procesos de negocio colectivos Este entorno se

compone del espacio compartido de cada una de las Agencias individuales y cada

uno de sus mandatos o roles regulaciones procesos de negocio y sistemas

automatizados

En este sentido construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas es un proceso

particularmente complejo y necesita una gran labor de armonizacioacuten de objetivos

de cada uno de los actores que ademaacutes conllevaraacute muchos cambios respecto al

funcionamiento actual Para este cambio la OMA define tres fases en el desarrollo

de un entorno de Ventanilla Uacutenica

Concepto de Ventanilla Uacutenica Se trata de una primera fase exploratoria en

la que se sientan las bases para el desarrollo de las fases posteriores en las

que se busca una convergencia poliacutetica un alineamiento estrateacutegico

contando con una colaboracioacuten de todos los participantes

Iniciativa de Ventanilla Uacutenica Esta fase se inicia cuando exista una

aceptacioacuten formal del concepto de Ventanilla Uacutenica dando lugar a un

mandato poliacutetico a una estructura de gobierno una gestioacuten de programa y

una formulacioacuten de proyectos

Entorno de Ventanilla Uacutenica En esta fase se van ejecutando gradualmente

los proyectos que conformaraacuten los servicios de Ventanilla Uacutenica debieacutendose

incorporar medidas que permitan la gestioacuten del cambio y del desempentildeo

En realidad la fase de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas en algunos casos

puede durar varios antildeos Cada fase y sub-fase se va construyendo a partir de lo

que se va aprendiendo en la anterior para conseguir progresivamente una

simplificacioacuten del comercio en el cual el entorno objetivo no debe ser el resultado

de proyectos individuales

Asiacute la OMA habla de ldquoconstruirrdquo una Ventanilla Uacutenica en lugar de ldquodesarrollarrdquo ya

que al igual que en el caso de un edificio las Ventanillas Uacutenicas necesitan un

disentildeo que refleje sus verdaderas necesidades necesita ser construido usando

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entorno13(De en- y torno)131 m Ambiente lo que rodea132 m Inform Conjunto de condiciones extriacutensecas que necesita un sistema informaacutetico para funcionar como el tipo de programacioacuten de proceso las caracteriacutesticas de las maacutequinas que lo componen etc133 m Mat Conjunto de puntos vecinos a otro134 m Ar Pliegue que se hace a la ropa en el borde
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todas las habilidades de la ingenieriacutea y una vez que se ha probado y se certifica que

la instalacioacuten funciona conforme a los requerimientos se pone en servicio Al igual

que un edificio es la sede para un estilo de vida las Ventanillas Uacutenicas son la sede

de procesos de negocio y proveen una coleccioacuten de servicios interrelacionados Al

igual que los proyectos de construccioacuten las Ventanillas Uacutenicas en algunas

ocasiones necesitaraacuten desmantelar algunos de los edificios existentes o renovar

algunas de las estructuras actuales

No existe un uacutenico modo de construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas se

pueden encontrar diferentes soluciones por todo el mundo y resulta importante

poder entender cuaacuteles son las similitudes y las diferencias de cada una de esas

soluciones No obstante un aspecto comuacuten que debe orientar la construccioacuten de

Ventanillas Uacutenicas es que se deben siempre de disentildear de manera que respondan a

las verdaderas necesidades tanto del comercio como del gobierno de forma

integrada

Hoy en diacutea los avances en la interoperabilidad de los Sistemas de Informacioacuten y la

arquitectura de las Tecnologiacuteas de Informacioacuten han introducido nuevos paradigmas

que ayudan a comprender como las organizaciones pueden colaborar Gracias a

estos avances las agencias pueden colaborar entre ellas y con el sector privado

Desde que las Naciones Unidas publicoacute su recomendacioacuten 33 se ha impulsado el

disentildeo de nuevos modelos de colaboracioacuten

31 Port Community Systems

En muchas ocasiones se identifica que existe una gran confusioacuten entre una

Ventanilla Uacutenica y un sistema colaborativo logiacutestico o de transporte como es el

caso de los sistemas de comunidad portuaria o de carga conocidos tambieacuten como

Port Community System (PCS) o Cargo Community System (CCS)

Un PCS (Port Community System) se puede definir como un sistema informaacutetico

para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo principal objetivo es

servir a los intereses de las distintas empresas y entidades relacionadas con las

actividades logiacutestico-portuarias el transporte y el comercio internacional

En un sistema de comunidad portuaria confluyen todos los actores ligados a las

operaciones de buques y mercanciacuteas en el puerto operadores de terminales

operadores de transporte (mariacutetimooceaacutenico rodado y ferroviario) transitarios o

freight forwarders aduanas organismos de inspeccioacuten almacenes autoridades

portuarias y autoridades mariacutetimas

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La asociacioacuten europea de PCS (EPCSA) define el concepto de PCS como una

plataforma electroacutenica abierta y neutral que facilita el intercambio de informacioacuten

seguro e inteligente entre operadores privados y entidades puacuteblicas con el objeto

de mejorar la posicioacuten competitiva de las comunidades portuarias y aeroportuarias

Un PCS permite optimizar los distintos sistemas utilizados por los distintos

intervinientes en el puerto automatizando procesos logiacutesticos y portuarios

mediante un uacutenico enviacuteo de datos que es utilizado por el conjunto de procesos que

conforman la cadena logiacutestica y de transporte

La existencia de un PCS en un puerto surge esencialmente de la necesidad de

maximizar la eficiencia en el uso de las infraestructuras y operaciones y de

gestionar la complejidad inherente en las actividades portuarias especialmente en

el transporte de mercanciacuteas en contenedor El crecimiento del traacutefico de

contenedores se traduce en un incremento del volumen de trabajo requerido para

la planificacioacuten ordenacioacuten ejecucioacuten y seguimiento de las operaciones de forma

eficiente En este contexto los procedimientos y praacutecticas manuales empiezan a

percibirse inadecuados y necesitan ser reemplazados por otros meacutetodos en los que

las soluciones tecnoloacutegicas juegan un papel clave en la identificacioacuten de aacutereas de

mejora

La existencia de una Ventanilla Uacutenica portuaria no estaacute condicionada a la existencia

de un port community system Podemos encontrar puertos en los que no existe un

sistema de comunidad portuaria pero existe un uacutenico punto de entrada para la

presentacioacuten de declaraciones mediante una Ventanilla Uacutenica De forma opuesta

podemos encontrar puertos en los que existe un sistema de comunidad portuaria

pero no existe una coordinacioacuten de las distintas agencias gubernamentales que dan

lugar a una Ventanilla Uacutenica Asimismo existe una diferencia fundamental entre

una Ventanilla Uacutenica y un PCS una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance

nacional y por lo tanto debe poder ser aplicable en todo el paiacutes y en todos los

puertos mientras que un PCS tiene un alcance maacutes local limitado a un puerto

No obstante la combinacioacuten de ventanillas uacutenicas y PCS puede capacitar el

suministro de servicios de alto valor antildeadido en un puerto asociados con la

planificacioacuten ejecucioacuten y control de las operaciones a toda la comunidad portuaria

y redundando en un mayor aprovechamiento de sus infraestructuras En este

escenario el sistema de comunidad portuaria actuacutea como canal de entrada a la

Ventanilla Uacutenica

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La combinacioacuten de ambos sistemas la Ventanilla Uacutenica con los sistemas PCS

permiten ofrecer soluciones que mejoran significativamente los controles por parte

de los organismos puacuteblicos pero al mismo tiempo simplifican y mejoran los

procedimientos existentes en el comercio exterior consiguiendo substanciales

ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en los puertos Para

llevar a cabo estas mejoras es necesario por un lado la combinacioacuten de las

autorizaciones emitidas por los distintos organismos puacuteblicos para poder ejecutar

las operaciones autorizaciones que deben estar basadas en un anaacutelisis anticipado

de la informacioacuten y de los riesgos y que deben enlazarse con la informacioacuten y

seguimiento de estas operaciones Esta potente combinacioacuten facilita la verdadera

consecucioacuten de un puerto sin papeles creando por ejemplo procedimientos de

liberacioacuten sin papeles de mercanciacuteas y de buques

33 Resumen del Capiacutetulo

Este tercer Capiacutetulo puede resumirse en las siguientes ideas

Se habla de entornos de Ventanillas Uacutenicas porque normalmente las

implementaciones de Ventanillas Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones

independientes unidas por un interfaz mutuo y la adopcioacuten de procesos de

negocio colectivos Este entorno se compone del espacio compartido de cada

una de las Agencias individuales y cada uno de sus mandatos o roles

regulaciones procesos de negocio y sistemas automatizados

Para el desarrollo de entornos de Ventanillas Uacutenicas la OMA define tres

fases Concepto de ventanilla Uacutenica iniciativa de Ventanilla Uacutenica y Entorno

de Ventanilla Uacutenica Aunque hay que tener en cuenta que no existe un uacutenico

modo de construir dicho entorno por lo que sepueden encontrar diferentes

soluciones por todo el mundo

Se ha identificado el concepto de Port Community System y Cargo

Community System dado que en ocasiones se produce confusioacuten entre

estos teacuterminos y el de Ventanilla Uacutenica PCS se ha definido como un sistema

informaacutetico para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo

principal objetivo es servir a los intereses de las distintas empresas y

entidades relacionadas con las actividades logiacutestico-portuarias el transporte

y el comercio internacional Una diferencia fundamental entre PCS y VU es

que una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance nacional y por tanto ser

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aplicable a todos los puertos mientras que un PCS tiene un alcance local maacutes

limitado a un puerto Aunque como se ha mencionado la combinacioacuten de

ambos sistemas permiten ofrecer soluciones maacutes eficientes consiguiendo

substanciales ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en

los puertos

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4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA

41 Introduccioacuten

Antes de considerar los diferentes modelos de Ventanillas Uacutenicas es importante

sentildealar

Aunque existen muchas praacutecticas y relaciones comerciales que son comunes

a todos los paiacuteses cada paiacutes puede tener tambieacuten sus requerimientos y

condiciones particulares que determinaraacuten la eleccioacuten oacuteptima del

modelo de Ventanilla Uacutenica

El aspecto crucial en la implantacioacuten de una Ventanilla Uacutenica reside en una

estrecha cooperacioacuten de todas las entidades puacuteblicas

gubernamentales involucradas

Una Ventanilla Uacutenica no siempre implica el uso de sistemas TIC

avanzados de uacuteltima generacioacuten sino que se puede facilitar en gran medida

el comercio mediante la definicioacuten apropiada de procedimientos

administrativos integrados apoyados por sistemas TIC existentes

Aunque existen diferentes aproximaciones posibles para el establecimiento de

Ventanillas Uacutenicas existen tres modelos baacutesicos que han sido identificados en la

Recomendacioacuten Nordm 33 de la UNCEFACT

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42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica

En el primer modelo una uacutenica Autoridad recibe toda la informacioacuten bien en

formato papel o bien en formato electroacutenico y la distribuye al resto de autoridades

gubernamentales pertinentes facilitando la operacioacuten de comercio

Este ha sido por ejemplo el modelo seguido por las administraciones

espantildeolas para la presentacioacuten de manifiestos de carga y descarga de

forma electroacutenica por parte de los operadores mariacutetimos en las que la

Autoridad Portuaria actuacutea como Ventanilla Uacutenica ante la Aduana

Papel

Ventanilla Uacutenica

Autoridad 2

Operador comercial(incluye al transportista)

Electroacutenico

Autoridad Uacutenica

Autoridad 3

Autoridad 4

Autoridad 5

Ilustracioacuten 2 Modelo de Autoridad Uacutenica

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Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado

Se utiliza un uacutenico sistema de informacioacuten (puacuteblico o privado) creado a tal efecto

para la recepcioacuten diseminacioacuten (y almacenamiento) y gestioacuten de la informacioacuten

relacionada con el comercio y el transporte

Existen diferentes posibilidades dentro de este tipo de modelo

Sistema centralizado (ldquoIntegrated Systemrdquo) en el que los datos son

procesados a traveacutes de un uacutenico sistema utilizado por todos los organismos

involucrados

Este tipo de sistema lo podemos encontrar por ejemplo en varios

paiacuteses de Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos

presentar datos en un solo sistema que es a su vez utilizado por los

distintos organismos regulatorios

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema centralizado

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Ilustracioacuten 3 Modelo Centralizado de Ventanilla Uacutenica

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Sistema distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) mediante el cual la informacioacuten es

distribuida a los organismos puacuteblicos involucrados mediante interfaces

interoperables quienes a su vez integran esta informacioacuten y la procesan

Este tipo de sistema ha sido establecido por ejemplo en Estados Unidos y

permite a los operadores econoacutemicos presentar datos estandarizados una

uacutenica vez y el sistema procesa y distribuye los datos a las otras agencias

interesadas en la transaccioacuten

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema distribuido

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Ilustracioacuten 4 Modelo Distribuido de Ventanilla Uacutenica

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Combinacioacuten de los sistemas centralizados y distribuidos descritos anteriormente

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema mixto

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Aplicacionesdel sistema mixto

Ilustracioacuten 5 Modelo Mixto de Ventanilla Uacutenica

Este tipo de sistema lo encontramos tambieacuten en varios paiacuteses de

Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos presentar datos en

un solo sistema que es a su vez utilizado por varios organismos

regulatorios y al mismo tiempo los datos son tambieacuten transmitido a otro sistema

(principalmente de la aduana) mediante una interfaz interoperable

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

En este tipo de modelo el usuario puede presentar las declaraciones de manera

electroacutenica de varias autoridades para ser procesadas y aprobadas en una sola

aplicacioacuten que coordina todo el flujo de trabajo bajo una uacutenica transaccioacuten

Estos sistemas suelen basarse en procedimientos riacutegidos que deben ser cumplidos

para poder dar cumplimiento a todo el traacutemite existiendo una serie de pre-

identificaciones y pre-validaciones

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Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 45

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

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Resumen del Capiacutetulo 43

8 BIBLIOGRAFIacuteA 45

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1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO

El presente Moacutedulo tiene como objetivo general presentar al alumno los conceptos

baacutesicos referentes a las Ventanillas Uacutenicas como instrumentos de facilitacioacuten del

comercio internacional Para ello se ha planteado una estructura de contenidos que

permita una vez finalizada la lectura de la parte teoacuterica y realizadas las actividades

previstas completar su formacioacuten de acuerdo con los siguientes objetivos

especiacuteficos

Definir el concepto de Ventanilla Uacutenica sus tipologiacuteas y modelos

Comprender la necesidad de entornos de Ventanillas Uacutenicas

Conocer cuaacuteles son los principales beneficios que se derivan de la

implantacioacuten de Ventanillas Uacutenicas tanto para los gobiernos como para los

agentes privados vinculados al comercio

Identificar cuaacuteles son los pasos baacutesicos para la implantacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas asiacute como cuaacuteles son los factores clave del eacutexito en dicha

implantacioacuten

El Moacutedulo estaacute estructurado en 6 Capiacutetulos maacutes la presente introduccioacuten que

abordan las siguientes cuestiones de acuerdo con los objetivos especiacuteficos antes

mencionados

Concepto de Ventanilla Uacutenica

El entorno de Ventanillas Uacutenicas

Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Principales beneficios de la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

Pasos para la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

Factores clave de eacutexito en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

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2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA

21 Introduccioacuten

El comercio internacional requiere de un gran volumen de informacioacuten y de

documentos para cumplir con los traacutemites regulatorios que exigen las autoridades

gubernamentales en los procesos de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito Ademaacutes

normalmente cada uno de estos documentos debe presentarse a diferentes

agencias cada una con sus propios sistemas (bien sean manuales o

automaacuteticos) y con sus propios modelos y formularios Estos traacutemites junto

con los costes asociados al cumplimiento

representan una seria barrera para el desarrollo del comercio internacional tanto

para las empresas como para el gobierno

Una forma de solucionar estos problemas se encuentra en la creacioacuten de un

entorno de Ventanillas Uacutenica mediante el cual la informacioacuten asociada al

comercio y el transporte soacutelo necesita ser presentada en un uacutenico punto de

entrada para ser posteriormente distribuida a todos los organismos puacuteblicos

pertinentes para ser procesada (aduanas organismos regulatorios de las

operaciones de comercio exterior cuerpos de seguridad autoridades portuarias

etc) Esta posibilidad permite mejorar la disponibilidad y gestioacuten de la informacioacuten

maacutes confiable acelerar y simplificar los traacutemites documentales necesarios

para el comercio y armonizar y compartir la informacioacuten entre diferentes

organismos competentes Al mismo tiempo el uso de Ventanillas Uacutenicas permite

mejorar la eficiencia y control por parte de los organismos oficiales redundando en

un ahorro de costes tanto para el comercio como para el gobierno mediante una

mejor utilizacioacuten de los recursos disponibles (por ejemplo a traveacutes de un mayor

control de las tasas que se deben pagar o de una reduccioacuten del tiempo necesario

en cumplir los traacutemites administrativos etchellip)

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En este capiacutetulo se va a intentar responder a algunas preguntas como

iquestQueacute es una Ventanilla Uacutenica iquestDe quieacuten debe partir la idea de la creacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica iquestSoacutelo puede existir una Ventanilla Uacutenica

22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica

La Ventanilla Uacutenica es un teacutermino que ha sido ampliamente utilizado en los uacuteltimos

antildeos y se ha dedicado un gran esfuerzo en definir tanto su definicioacuten y descripcioacuten

como los conceptos asociados La realidad es que la Ventanilla Uacutenica desafiacutea los

modelos tradicionales que se han utilizado para el control del movimiento de

mercanciacuteas y de los medios de transporte

Para una mayor compresioacuten de lo que es una Ventanilla Uacutenica vamos a recuperar

las definiciones de este concepto realizadas tanto por el Centro de Facilitacioacuten de

Comercio y Comercio Electroacutenico de las Naciones Unidas (UNCEFACT) en su

ldquoRecomendacioacuten y guiacutea para el establecimiento de una Ventanilla Uacutenica para la

mejora del intercambio de informacioacuten entre el comercio y el gobiernordquo

(Recomendacioacuten nordm 33 2005) como por la Organizacioacuten Mundial de Aduanas

(OMA) en su Compendio sobre Ventanilla Uacutenica (2011) Ambos organismos

internacionales aportan definiciones y recomendaciones complementarias desde

distintos puntos de vista el primero maacutes teacutecnico y el segundo maacutes organizativo y

metodoloacutegico

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Recomendacioacuten nordm 33 2005

En su Recomendacioacuten nordm 33 el Centro de las Naciones Unidas para la Facilitacioacuten

del Comercio y los Negocios Electroacutenicos (UNCEFACT) siendo consciente de que

el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas puede contribuir a la armonizacioacuten y

simplificacioacuten de los intercambios de informacioacuten entre los distintos actores del

comercio y los gobiernos y considerando los beneficios reales que esto puede

significar tanto para los propios gobiernos como para el comercio recomienda que

los gobiernos y aquellos agentes involucrados en el comercio internacional y el

movimiento de mercanciacuteas consideren la posibilidad y en su caso procedan con el

establecimiento de soluciones de Ventanilla Uacutenica en sus paiacuteses mediante la

colaboracioacuten y el esfuerzo conjunto de todas las autoridades gubernamentales

involucradas asiacute como de la parte privada Para ello junto con la Recomendacioacuten

UNCEFACT incluye una Guiacutea para el establecimiento de una Ventanilla Uacutenica

para mejorar el intercambio eficiente de informacioacuten entre el comercio y

los gobiernos que estaacute considerada como uno de los documentos baacutesicos de

referencia para la puesta en marcha de proyectos de Ventanilla Uacutenica UNCEFACT

ha definido posteriormente otras Recomendaciones que describen herramientas y

metodologiacuteas que permiten desarrollar este concepto desde otras perspectivas tales

como la recomendacioacuten 35 sobre coacutemo establecer el entorno legal para una

Ventanilla Uacutenica en el comercio internacional

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Seguacuten la definicioacuten aportada por la UNCEFACT una Ventanilla Uacutenica se define

como

Es una herramienta que permite a las partes involucradas en el comercio y

transporte presentar informacioacuten y documentos estandarizados a traveacutes

de un uacutenico punto de entrada con el objeto de cumplir con todos los

traacutemites relacionados con las operaciones de exportacioacuten importacioacuten y

traacutensito y en la cual la informacioacuten se deberiacutea presentar una sola vez

(preferiblemente en formato electroacutenico)

En otras palabras el objetivo de una Ventanilla Uacutenica es agilizar y simplificar los

flujos de informacioacuten entre los agentes vinculados al comercio y los Gobiernos de

manera que se beneficien todos los implicados en los procesos transfronterizos

evitando la presentacioacuten repetitiva de datos

La definicioacuten ofrecida por la UNCEFACT se encuentra maacutes orientada a la

transmisioacuten de informacioacuten estandarizada y la aplicacioacuten de tecnologiacuteas de la

informacioacuten y comunicaciones al ser eacutestas unas de las principales aacutereas de

conocimiento de este organismo internacional En la Recomendacioacuten 33 la

colaboracioacuten entre la Aduana y otros organismos regulatorios y de control se

explica en teacuterminos de flujos de informacioacuten entre las distintas partes involucradas

en el comercio y el transporte donde la informacioacuten y los documentos deben ser

presentados en un uacutenico punto de entrada

Esta recomendacioacuten y guiacutea es considerada como base de la temaacutetica de Ventanilla

Uacutenica y ha dado lugar a numerosos seminarios talleres y discusiones que han

permitido profundizar en las implicaciones y posibilidades de este concepto en el

comercio exterior y en el transporte UNCEFACT ha definido posteriormente otras

Recomendaciones que describen herramientas y metodologiacuteas que permiten

desarrollar este concepto desde otras perspectivas tales como la recomendacioacuten 35

sobre coacutemo establecer el entorno legal para una Ventanilla Uacutenica en el comercio

internacional

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Sin embargo no se debe confundir una Ventanilla Uacutenica con un sistema de

informacioacuten sino que este concepto va mucho maacutes allaacute En la definicioacuten ofrecida

por la OMA se prefiere utilizar el teacutermino Entorno de Ventanilla Uacutenica en el cual se

plantea la Ventanilla Uacutenica como

Una filosofiacutea de gobernanza en la cual las estructuras tradicionales de gobierno se

transforman para servir mejor a las necesidades de los ciudadanos de los negocios

y de la economiacutea Bajo el concepto de Ventanilla Uacutenica los procedimientos

establecidos por las distintas agencias de gobierno pasan a transformarse en

servicios integrales e integrables ofrecidos por el gobierno derivaacutendose en una

mayor simplificacioacuten de los traacutemites que se desarrollaraacuten de una forma maacutes

eficiente y coordinada con una disminucioacuten sustancial de los costes de

cumplimiento de las regulaciones El proceso de creacioacuten de un entorno de

Ventanilla Uacutenica se basa en una transformacioacuten iterativa que debe involucrar

distintas iniciativas algunas de ellas nuevas pero otras ya consolidadas o en curso

y que deben ser apropiadamente integradas en este entorno a traveacutes de un

riguroso trabajo de reingenieriacutea

En un Entorno de Ventanilla Uacutenica esta transformacioacuten de las estructuras de

gobierno hacia una mayor simplificacioacuten facilitacioacuten control y transparencia es el

resultado de un proceso iterativo que integra distintas iniciativas orientadas hacia

este fin y que dan lugar a distintas versiones y distintos niveles de madurez de

Ventanillas Uacutenicas

El concepto de Ventanilla Uacutenica no es un concepto exclusivo de las operaciones de

comercio exterior Este concepto lo encontramos tambieacuten en otras aacutereas de

gobierno como puede ser el caso de una Ventanilla Uacutenica para la creacioacuten de

nuevas empresas para centralizar los traacutemites de cambio de domicilio la

obtencioacuten de un permiso de conducir etc En este punto podriacuteamos cuestionarnos

si soacutelo puede existir una Ventanilla Uacutenica o pueden existir varias Ventanillas Uacutenicas

para la gestioacuten del comercio y transporte internacional Este aspecto ha sido

tratado en el capiacutetulo introductorio del Compendio de Ventanilla publicado por la

OMA

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iterativo va13(Del lat iteratīvus)131 adj Que se repite132 adj Dicho de una palabra Que indica repeticioacuten o reiteracioacuten p ej gotear goteo
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En el comercio exterior existen distintos organismos gubernamentales involucrados

en este tipo de operaciones tales como la aduana los organismos de inspeccioacuten

sanitarios fitosanitarios zoosanitarios de control de medicamentos y de normas

de aplicacioacuten a distintos productos de proteccioacuten en fronteras y de gestioacuten de

infraestructuras puacuteblicas

Tradicionalmente estos distintos organismos no han establecido canales para

compartir informacioacuten entre ellos lo que ha dado lugar a que los operadores de

comercio deban proporcionar la misma informacioacuten a cada uno estos organismos y

que las inspecciones y control de cada uno de ellos se realice de forma

descoordinada y potencialmente con informacioacuten discordante Esta situacioacuten no es

en absoluto deseable ni para los operadores del comercio ni para la administracioacuten

al dar lugar a grandes ineficiencias y a una menor capacidad de identificar riesgos

que puedan existir al estar utilizaacutendose informacioacuten parcial recibida en cada agencia

en lugar de una informacioacuten global que ha sido recibida por el conjunto del

gobierno Como ilustracioacuten a este tipo de circunstancias se podriacutea encontrar la

discordancia de informaciones que podriacutean darse entre las autoridades sanitarias y

las aduaneras relativas al origen de un producto alimenticio para evitar

inspecciones o prohibiciones de introduccioacuten de productos en el paiacutes de destino o la

discordancia entre la cantidad de mercanciacutea que ha sido descargada en un puerto y

la que ha sido declarada en importacioacuten para evitar el pago de tasas o aranceles

Con la aplicacioacuten del concepto de Ventanilla Uacutenica todos los organismos puacuteblicos

dispondriacutean del mismo conjunto de informacioacuten que habriacutea sido presentada por los

operadores en un solo punto de entrada

La propuesta de implementacioacuten de un Sistema de Ventanillas Uacutenica puede

partir de diferentes sectores (mariacutetimo comercio transporte Aduanas) por

ejemplo desde el sector mariacutetimo se puede impulsar la creacioacuten de una Ventanilla

Uacutenica que proveeraacute servicios asociados con los traacutemites asociados a los buques

Por lo que podemos encontrarnos con diferentes Ventanillas Uacutenicas que

deben ser complementarias y estar en cualquier caso interrelacionadas entre siacute

Habitualmente la organizacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es coordinada por

una entidad que lidera el proceso Esta entidad debe ser reconocida por el resto de

las autoridades gubernamentales y agencias regulatorias implicadas El liacuteder debe

de adoptar un papel neutral y conciliador buscando y asegurando que todas las

autoridades y agencias reciban o tengan acceso a la informacioacuten que necesitan para

cumplir con sus mandatos y objetivos

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Ademaacutes las autoridades participantes y las agencias deben procurar coordinar sus

controles de tal forma que estos no se repitan y se desarrollen en el mismo

momento

En algunos casos los servicios de Ventanilla Uacutenica pueden conectarse a otros

servicios externos para proveer servicios tales como pago de impuestos tasas y

cuotas o servicios logiacutesticos asociados a la operacioacuten

En los procesos transfronterizos ademaacutes de la Aduana existen otras agencias

gubernamentales (como inspecciones fitosanitarias veterinarias control de drogas

etc) con derecho a paralizar la mercanciacutea que cruza las fronteras

Frecuentemente debido a la falta de informacioacuten compartida entre dichas agencias

los importadoresexportadores deben proporcionar la misma informacioacuten a

diferentes agencias gubernamentales En muchas ocasiones aun disponiendo de

servicios de Ventanilla Uacutenica se siguen exigiendo que se presente la informacioacuten en

papel en distintos puntos cuando en muchas ocasiones existe informacioacuten maacutes

fiable y actualizada dentro de los propios sistemas de informacioacuten del gobierno

Tambieacuten es frecuente que la evaluacioacuten del riesgo se realice en cada una de las

agencias con los datos especiacuteficos que eacutesta ha recopilado y no se basa en la

informacioacuten completa que el gobierno recibe de los agentes En consecuencia se

realizan muacuteltiples inspecciones en diferentes momentos temporales La evaluacioacuten

del riesgo lo realiza cada una de las agencias con sus datos especiacuteficos y no se basa

en la informacioacuten completa que el gobierno recibe de los agentes

De la misma manera existen experiencias consolidadas en muchos paiacuteses en los

que se han implantado distintos sistemas de colaboracioacuten logiacutestica y de transporte

denominados Cargo o Port Communty System cuando son utilizados en puertos y

aeropuertos Estos sistemas sirven como punto uacutenico para el intercambio de

informacioacuten entre los distintos intervinientes de las operaciones logiacutestico-portuarias

tales como el operador logiacutestico y la comunidad comercial y del transporte y

organismos puacuteblicos regulatarios y de control en estas instalaciones Estos sistemas

estaacuten actuando en muchas ocasiones como puntos de entrada a las ventanillas

uacutenicas del gobierno actuando como interfaces entre los operadores y las aduanas

autoridades portuarias y mariacutetimas y otras agencias regulatorias y de control

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En este punto cabe formular las siguientes cuestiones relativas al oxiacutemoron

ldquoMuacuteltiples Ventanillas Uacutenicasrdquo

iquestDeberiacutea existir soacutelo una Ventanilla Uacutenica

iquestPodriacutean existir muacuteltiples soluciones de Ventanilla Uacutenica para distintos

sectores que ofrezcan soporte al comercio internacional (mariacutetimo

portuario transporte comercio aduana bancoshellip)

iquestCoacutemo deberiacutean interactuar esas muacuteltiples Ventanillas Uacutenicas

iquestPodriacutea dividirse la responsabilidad de suministro del concepto de Ventanilla

Uacutenica en distintas partes y suministrar cada una de ellas por diferentes

organizaciones mediante sistemas basados en tecnologiacuteas de la informacioacuten

iquestEl concepto de Ventanilla Uacutenica estaacute asociado exclusivamente a un uacutenico

sistema automatizado operado por una sola entidad o a una coleccioacuten de

sistemas interoperables e interconectados operados por distintas entidades

iquestDeberiacutea existir una uacutenica entidad que orquestase y coordinase el desarrollo

del concepto de Ventanilla Uacutenica o de Muacuteltiples Ventanillas Uacutenicas

iquestDeberiacutean retirarse los sistemas existentes utilizados por las distintas

agencias en beneficio de un nuevo uacutenico sistema que incorpore todas las

funcionalidades o deberiacutean mantenerse y preservarse los sistemas e

inversiones existentes

iquestCoacutemo se deberiacutean establecer y delimitar los alcances de las Ventanillas

Uacutenicas y de los sistemas corporativos de cada una de las instituciones

Es muy probable que existan tantas respuestas a estas preguntas como alumnos

participen en este curso Esto es debido a que el concepto de Ventanilla Uacutenica

puede manifestarse mediante distintas aproximaciones que dependeraacuten en gran

medida del contexto socio-poliacutetico y de la complejidad del entorno Bajo esta

situacioacuten resulta criacutetico partir de un concepto y de una base de definicioacuten de

Ventanilla Uacutenica lo suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las

distintas iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un entorno

concreto Esta base permitiraacute dotar al alumno de una apertura de miras suficiente

como para poder comprender las distintas iniciativas de Ventanillas Uacutenicas que

estaacuten apareciendo tanto en la regioacuten como a nivel mundial

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oxiacutemoron13(Del gr ὀξύμωρον)131 m Ret Combinacioacuten en una misma estructura sintaacutectica de dos palabras o expresiones de significado opuesto que originan un nuevo sentido p ej un silencio atronador13
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Dependiendo del contexto en el que se presenta la Ventanilla Uacutenica cabe distinguir

las Ventanillas Uacutenicas Nacionales cuyo objetivo es coordinar la colaboracioacuten entre

los distintos organismos puacuteblicos de un paiacutes mientras que tambieacuten nos podemos

encontrar con Ventanillas Uacutenicas regionales o internacionales cuyo objetivo es

coordinar la colaboracioacuten entre agencias de distintos paiacuteses de tal forma que los

datos que se originan en un paiacutes pueden ser utilizados en otro paiacutes sin que se

requiera la presentacioacuten de los mismos por parte de los operadores econoacutemicos y

de transporte al efectuarse estas comunicaciones de gobierno a gobierno entre

distintos paiacuteses Ejemplos de Ventanillas Uacutenicas regionales los podriacuteamos encontrar

en servicios de reconocimiento mutuo de certificados de origen electroacutenicos cuyos

datos se consultan desde el paiacutes de destino al paiacutes de origen o en el Traacutensito

Internacional de Mercanciacuteas donde los datos de la declaracioacuten de traacutensito se crean

en el paiacutes de inicio y son utilizados y actualizados en los distintos paiacuteses de paso y

en el paiacutes de destino final del traacutensito

23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente

El concepto de Ventanilla Uacutenica no es simplemente el de un portal o servicio

que conecta al usuario con varias agencias gubernamentales El valor

antildeadido de este concepto es que provee al usuario de una solucioacuten integrada

para sus transacciones comerciales

La caracteriacutestica fundamental del concepto de Ventanilla Uacutenica reside en que

incluye la idea de presentar la informacioacuten una sola vez (ldquoone time

submissionrdquo) evitando duplicidades y la presentacioacuten repetida de la misma

informacioacuten

ldquoOne time submissionrdquo quiere decir que no es necesario que se introduzca la

misma informacioacuten por parte del mismo operador en diferentes agencias

gubernamentales Sin embargo no implica que la entrega de todo el volumen de

informacioacuten se realice en una uacutenica transmisioacuten ni exime a otros operadores a

presentar tambieacuten informacioacuten sobre las operaciones Asiacute la informacioacuten puede ser

enviada en muacuteltiples transmisiones y por distintos operadores permitiendo a los

agentes ir completando la informacioacuten a medida que van teniendo lugar los

procesos logiacutesticos completando cada uno de los estados necesarios para el

despacho y control de las operaciones de transporte y las mercanciacuteas

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Esta caracteriacutestica no podriacutea conseguirse sin una estandarizacioacuten y armonizacioacuten de

los datos y de la documentacioacuten Un aspecto fundamental en la transmisioacuten

electroacutenica de informacioacuten entre el usuario y las agencias gubernamentales y entre

siacute es que se trata de un acto importante orientado al cumplimiento de la

legislacioacuten

Asiacute a la informacioacuten presentada se la denomina declaracioacuten y debe dotarse de

suficientes garantiacuteas al hecho de la presentacioacuten de la documentacioacuten por medios

electroacutenicos que aseguren la integridad autoriacutea y no repudio del traacutemite

electroacutenico Para este fin el uso de teacutecnicas avanzadas de identificacioacuten y firma

electroacutenica de datos electroacutenicos puede ofrecer un nivel equivalente o incluso

superior de aseguramiento de las funciones de identificacioacuten autenticidad

integridad y no repudio del que se dispone hoy en diacutea con los documentos en papel

Los usuarios introducen la informacioacuten requerida por las Agencias

(responsabilizaacutendose de su legalidad) a traveacutes de las Ventanillas Uacutenicas que a su

vez incluye flujos de informacioacuten cuyo origen son las Agencias lo que implica que la

respuesta de las Agencias esteacute armonizada y coordinada Por tanto es necesario

evitar flujos de informacioacuten redundantes en las Agencias y los usuarios y viceversa

de manera que se utilice el verdadero potencial de las Ventanillas Uacutenicas

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En resumen la caracteriacutestica de ldquoOne time submissionrdquo se basa en los siguientes

principios

Incremento gradual de la entrada de datos Es la posibilidad de ir

asociando datos introducidos paulatina e individualmente como parte del entorno

inteligente de las Ventanillas Uacutenicas

Declaraciones armonizadas En un entorno de Ventanillas Uacutenicas cada

uno de los actores no estaacute obligado a introducir los mismos datos repetidamente

para diferentes agencias

Se comparte la informacioacuten entre las agencias Es posible compartir la

informacioacuten o dividirla para que cada una de las agencias pueda llevar a cabo sus

correspondientes controles

Respuesta armonizada entre agencias Cada Agencia procesa su

respuesta de manera independiente pero la Ventanilla Uacutenica deberaacute dar una

respuesta uacutenica y armonizada al usuario

24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

Las Ventanillas Uacutenicas se fundamentan en el intercambio de documentacioacuten y en la

creacioacuten de procesos de negocio soportados por las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten

y los avances en el comercio electroacutenico La Ventanilla Uacutenica puede ser vista como

una empresa virtual conformada por distintas agencias que proporcionan un

aspecto uacutenico y homogeacuteneo hacia el cliente Aunque el entorno de las Ventanillas

Uacutenicas es claramente diferente del efiacutemero caraacutecter de las empresas virtuales

donde distintas compantildeiacuteas dan servicios a los clientes a traveacutes de una sola viacutea de

entrada hay algunas similitudes que pueden ayudar a comprender el entorno de

las Ventanillas Uacutenicas

El concepto de ldquoempresa virtualrdquo emerge de las interconexiones electroacutenicas

que resultan para poder ofrecer servicios a traveacutes de una interfaz

electroacutenica de un portal web y una red de organizaciones y entidades

colaboradoras

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 16

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Compras por internet reserva de billetes aeacutereos o la reserva de hoteles son

algunos ejemplos de comercio electroacutenico En todos estos casos el portal a traveacutes

del cual el cliente realiza las gestiones no tiene siquiera por queacute pertenecer

directamente a alguna de las empresas que proveen los servicios

ldquoOne-stop-shopsrdquo como es el caso de portales web dan soporte comercial a la

transaccioacuten de la empresa virtual manejan los datos de entrada y los de salida y

organiza todos los procesos asociados con el intercambio de informacioacuten

Normalmente una transaccioacuten on-line involucra a muchas compantildeiacuteas y los sistemas

de informacioacuten de cada una Sin embargo estas transacciones comerciales se

llevan a cabo en tan solo segundos dada la coordinacioacuten existente de los procesos

de negocio de cada una de las partes llevaacutendose a cabo de una manera

secuenciada por medio de mensajes electroacutenicos estandarizados

No obstante los portales web son solo una parte de la historia La complejidad y

transacciones reales tienen lugar entre los sistemas TI y los distintos organismos

participantes

En un entorno de Ventanilla Uacutenica los comerciantes en una transaccioacuten

internacional obtienen una visioacuten simplificada transparente a la complejidad

relacionada con las transacciones cuidadosamente orquestadas y sincronizadas

entre las distintas agencias de gobierno instituciones financieras transportistas

operadores logiacutesticos despachantes de aduanas operadores de terminales e

infraestructuras intermodales autoridades portuarias etc

Dentro de la complejidad de una transaccioacuten internacional podemos encontrar

intercambios de informacioacuten entre los operadores privados ldquoB2Brdquo (business-to-

business) entre los operadores privados y el gobiernos ldquoB2Grdquo (business-to-

government) y entre las propias agencias y entidades gubernamentales ldquoG2Grdquo

(government-to-government) Para completar el ciclo surgen tambieacuten los

intercambios de informacioacuten entre el gobierno y los operadores privados

(government-to-business) que pueden reportar beneficios sin precedentes en las

operaciones de comercio exterior al proporcionar de forma proactiva las entidades

gubernamentales la informacioacuten requerida para una mejor planificacioacuten y ejecucioacuten

logiacutestica

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

Dentro de las entidades gubernamentales tal y como se muestra en la figura

siguiente se pueden distinguir los organismos reguladores y de control del

comercio exterior la aduana y las entidades de gestioacuten de infraestructuras

puacuteblicas

Todas estas entidades gubernamentales deben colaborar entre siacute con el objeto de

crear un entorno eficiente de Ventanilla Uacutenica tal y como se describe en el capiacutetulo

siguiente

Cross Border Regulatory Agenciesrsquo Systems

Customs Management System

Logistics and Transport Management and Collaboration Systems

Public Infrastructure Management Systems

Single Windows

One-stop-shops

Ilustracioacuten 1 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

25 Resumen del Capiacutetulo

El Capiacutetulo dos puede resumirse en las siguientes ideas principales

En el presente capiacutetulo se han presentado dos definiciones sobre el concepto

de Ventanilla Uacutenica aportadas por dos organismos internacionales el Centro

de Facilitacioacuten de Comercio y Comercio Electroacutenico de las Naciones Unidas

(UNCEFACT) y la Organizacioacuten Mundial de Aduanas (OMA) ambas

definiciones son complementarias y desde diferentes puntos de vista uno

maacutes teacutecnico y otro maacutes organizativo y metodoloacutegico

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Es importante tener presente que el concepto de Ventanillas Uacutenicas no es

exclusivo de Comercio Exterior Y que la propuesta de implementacioacuten de

Ventanillas Uacutenicas puede partir de diferentes sectores (mariacutetimo comercio

transporte Aduana) por lo que podemos encontrarnos con diferentes

Ventanillas Uacutenicas que deben ser complementarias y en cualquier caso estar

interrelacionadas entre siacute

El entorno de Ventanilla Uacutenica puede manifestarse mediante distintas

aproximaciones que dependeraacuten en gran medida del contexto socio-poliacutetico

y de la complejidad del entorno Bajo esta situacioacuten resulta criacutetico partir de

un concepto y de una base de definicioacuten de Ventanilla Uacutenica lo

suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las distintas

iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un

entorno concreto

Un gran valor antildeadido del concepto Ventanilla Uacutenica es que aporta

soluciones integradas a los usuarios y una caracteriacutestica fundamental reside

en la idea ldquoone time submissionrdquo (presentar la informacioacuten una sola)

Por uacuteltimo se ha presentado la Ventanilla Uacutenica como concepto de empresa

virtual que puede ayudar a comprender el entorno y las relaciones de las

Ventanillas Uacutenicas

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3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La OMA considera el concepto de VU como un componente de la Gestioacuten

Coordinada de Fronteras teacutermino que utiliza para describir los esfuerzos globales

para racionalizar y facilitar los procedimientos y sistemas de gestioacuten de fronteras

El desarrollo de sistemas automatizados de gestioacuten dentro de las administraciones

aduaneras y las agencias reguladoras y de proteccioacuten en fronteras es un aspecto

clave para la adopcioacuten de medidas facilitadoras ofreciendo al mismo tiempo

mejoras sustanciales en los objetivos perseguidos sobre funciones recaudatorias

proteccioacuten social y fomento del comercio No obstante estos importantes

desarrollos no son solo efecto de la introduccioacuten de nuevas tecnologiacuteas y en

particular de tecnologiacuteas de la informacioacuten y comunicaciones sino tambieacuten de la

adopcioacuten de nuevas filosofiacuteas y arquitecturas de gestioacuten y gobernanza que han

proporcionado mayores grados de eficiencia y eficacia en las praacutecticas de comercio

internacional

El entorno de Ventanilla Uacutenica debe aplicarse para facilitar los complejos

procesos que regulan el movimiento de mercanciacuteas medios de transporte

y personas a traveacutes de las fronteras de los paiacuteses Tradicionalmente en Ameacuterica

Latina y Caribe (ALC) estas Ventanillas Uacutenicas son conocidas como VUCE o

Ventanillas Uacutenicas de Comercio Exterior y ofrecen la visioacuten de un interfaz

simplificado entre los operadores econoacutemicos y las agencias de gobierno que

regulan las fronteras para dar una respuesta a los problemas inherentes relativos a

las costosas ineficiencias falta de coordinacioacuten entre agencias y procedimientos

administrativos y documentacioacuten poco transparentes y que se derivan en una lenta

y compleja burocracia

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iquestPor queacute se habla de entorno de Ventanillas Uacutenicas

Se denomina entorno porque normalmente las implementaciones de Ventanillas

Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones independientes unidas por un interfaz

mutuo y la adopcioacuten de procesos de negocio colectivos Este entorno se

compone del espacio compartido de cada una de las Agencias individuales y cada

uno de sus mandatos o roles regulaciones procesos de negocio y sistemas

automatizados

En este sentido construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas es un proceso

particularmente complejo y necesita una gran labor de armonizacioacuten de objetivos

de cada uno de los actores que ademaacutes conllevaraacute muchos cambios respecto al

funcionamiento actual Para este cambio la OMA define tres fases en el desarrollo

de un entorno de Ventanilla Uacutenica

Concepto de Ventanilla Uacutenica Se trata de una primera fase exploratoria en

la que se sientan las bases para el desarrollo de las fases posteriores en las

que se busca una convergencia poliacutetica un alineamiento estrateacutegico

contando con una colaboracioacuten de todos los participantes

Iniciativa de Ventanilla Uacutenica Esta fase se inicia cuando exista una

aceptacioacuten formal del concepto de Ventanilla Uacutenica dando lugar a un

mandato poliacutetico a una estructura de gobierno una gestioacuten de programa y

una formulacioacuten de proyectos

Entorno de Ventanilla Uacutenica En esta fase se van ejecutando gradualmente

los proyectos que conformaraacuten los servicios de Ventanilla Uacutenica debieacutendose

incorporar medidas que permitan la gestioacuten del cambio y del desempentildeo

En realidad la fase de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas en algunos casos

puede durar varios antildeos Cada fase y sub-fase se va construyendo a partir de lo

que se va aprendiendo en la anterior para conseguir progresivamente una

simplificacioacuten del comercio en el cual el entorno objetivo no debe ser el resultado

de proyectos individuales

Asiacute la OMA habla de ldquoconstruirrdquo una Ventanilla Uacutenica en lugar de ldquodesarrollarrdquo ya

que al igual que en el caso de un edificio las Ventanillas Uacutenicas necesitan un

disentildeo que refleje sus verdaderas necesidades necesita ser construido usando

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entorno13(De en- y torno)131 m Ambiente lo que rodea132 m Inform Conjunto de condiciones extriacutensecas que necesita un sistema informaacutetico para funcionar como el tipo de programacioacuten de proceso las caracteriacutesticas de las maacutequinas que lo componen etc133 m Mat Conjunto de puntos vecinos a otro134 m Ar Pliegue que se hace a la ropa en el borde
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todas las habilidades de la ingenieriacutea y una vez que se ha probado y se certifica que

la instalacioacuten funciona conforme a los requerimientos se pone en servicio Al igual

que un edificio es la sede para un estilo de vida las Ventanillas Uacutenicas son la sede

de procesos de negocio y proveen una coleccioacuten de servicios interrelacionados Al

igual que los proyectos de construccioacuten las Ventanillas Uacutenicas en algunas

ocasiones necesitaraacuten desmantelar algunos de los edificios existentes o renovar

algunas de las estructuras actuales

No existe un uacutenico modo de construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas se

pueden encontrar diferentes soluciones por todo el mundo y resulta importante

poder entender cuaacuteles son las similitudes y las diferencias de cada una de esas

soluciones No obstante un aspecto comuacuten que debe orientar la construccioacuten de

Ventanillas Uacutenicas es que se deben siempre de disentildear de manera que respondan a

las verdaderas necesidades tanto del comercio como del gobierno de forma

integrada

Hoy en diacutea los avances en la interoperabilidad de los Sistemas de Informacioacuten y la

arquitectura de las Tecnologiacuteas de Informacioacuten han introducido nuevos paradigmas

que ayudan a comprender como las organizaciones pueden colaborar Gracias a

estos avances las agencias pueden colaborar entre ellas y con el sector privado

Desde que las Naciones Unidas publicoacute su recomendacioacuten 33 se ha impulsado el

disentildeo de nuevos modelos de colaboracioacuten

31 Port Community Systems

En muchas ocasiones se identifica que existe una gran confusioacuten entre una

Ventanilla Uacutenica y un sistema colaborativo logiacutestico o de transporte como es el

caso de los sistemas de comunidad portuaria o de carga conocidos tambieacuten como

Port Community System (PCS) o Cargo Community System (CCS)

Un PCS (Port Community System) se puede definir como un sistema informaacutetico

para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo principal objetivo es

servir a los intereses de las distintas empresas y entidades relacionadas con las

actividades logiacutestico-portuarias el transporte y el comercio internacional

En un sistema de comunidad portuaria confluyen todos los actores ligados a las

operaciones de buques y mercanciacuteas en el puerto operadores de terminales

operadores de transporte (mariacutetimooceaacutenico rodado y ferroviario) transitarios o

freight forwarders aduanas organismos de inspeccioacuten almacenes autoridades

portuarias y autoridades mariacutetimas

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La asociacioacuten europea de PCS (EPCSA) define el concepto de PCS como una

plataforma electroacutenica abierta y neutral que facilita el intercambio de informacioacuten

seguro e inteligente entre operadores privados y entidades puacuteblicas con el objeto

de mejorar la posicioacuten competitiva de las comunidades portuarias y aeroportuarias

Un PCS permite optimizar los distintos sistemas utilizados por los distintos

intervinientes en el puerto automatizando procesos logiacutesticos y portuarios

mediante un uacutenico enviacuteo de datos que es utilizado por el conjunto de procesos que

conforman la cadena logiacutestica y de transporte

La existencia de un PCS en un puerto surge esencialmente de la necesidad de

maximizar la eficiencia en el uso de las infraestructuras y operaciones y de

gestionar la complejidad inherente en las actividades portuarias especialmente en

el transporte de mercanciacuteas en contenedor El crecimiento del traacutefico de

contenedores se traduce en un incremento del volumen de trabajo requerido para

la planificacioacuten ordenacioacuten ejecucioacuten y seguimiento de las operaciones de forma

eficiente En este contexto los procedimientos y praacutecticas manuales empiezan a

percibirse inadecuados y necesitan ser reemplazados por otros meacutetodos en los que

las soluciones tecnoloacutegicas juegan un papel clave en la identificacioacuten de aacutereas de

mejora

La existencia de una Ventanilla Uacutenica portuaria no estaacute condicionada a la existencia

de un port community system Podemos encontrar puertos en los que no existe un

sistema de comunidad portuaria pero existe un uacutenico punto de entrada para la

presentacioacuten de declaraciones mediante una Ventanilla Uacutenica De forma opuesta

podemos encontrar puertos en los que existe un sistema de comunidad portuaria

pero no existe una coordinacioacuten de las distintas agencias gubernamentales que dan

lugar a una Ventanilla Uacutenica Asimismo existe una diferencia fundamental entre

una Ventanilla Uacutenica y un PCS una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance

nacional y por lo tanto debe poder ser aplicable en todo el paiacutes y en todos los

puertos mientras que un PCS tiene un alcance maacutes local limitado a un puerto

No obstante la combinacioacuten de ventanillas uacutenicas y PCS puede capacitar el

suministro de servicios de alto valor antildeadido en un puerto asociados con la

planificacioacuten ejecucioacuten y control de las operaciones a toda la comunidad portuaria

y redundando en un mayor aprovechamiento de sus infraestructuras En este

escenario el sistema de comunidad portuaria actuacutea como canal de entrada a la

Ventanilla Uacutenica

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La combinacioacuten de ambos sistemas la Ventanilla Uacutenica con los sistemas PCS

permiten ofrecer soluciones que mejoran significativamente los controles por parte

de los organismos puacuteblicos pero al mismo tiempo simplifican y mejoran los

procedimientos existentes en el comercio exterior consiguiendo substanciales

ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en los puertos Para

llevar a cabo estas mejoras es necesario por un lado la combinacioacuten de las

autorizaciones emitidas por los distintos organismos puacuteblicos para poder ejecutar

las operaciones autorizaciones que deben estar basadas en un anaacutelisis anticipado

de la informacioacuten y de los riesgos y que deben enlazarse con la informacioacuten y

seguimiento de estas operaciones Esta potente combinacioacuten facilita la verdadera

consecucioacuten de un puerto sin papeles creando por ejemplo procedimientos de

liberacioacuten sin papeles de mercanciacuteas y de buques

33 Resumen del Capiacutetulo

Este tercer Capiacutetulo puede resumirse en las siguientes ideas

Se habla de entornos de Ventanillas Uacutenicas porque normalmente las

implementaciones de Ventanillas Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones

independientes unidas por un interfaz mutuo y la adopcioacuten de procesos de

negocio colectivos Este entorno se compone del espacio compartido de cada

una de las Agencias individuales y cada uno de sus mandatos o roles

regulaciones procesos de negocio y sistemas automatizados

Para el desarrollo de entornos de Ventanillas Uacutenicas la OMA define tres

fases Concepto de ventanilla Uacutenica iniciativa de Ventanilla Uacutenica y Entorno

de Ventanilla Uacutenica Aunque hay que tener en cuenta que no existe un uacutenico

modo de construir dicho entorno por lo que sepueden encontrar diferentes

soluciones por todo el mundo

Se ha identificado el concepto de Port Community System y Cargo

Community System dado que en ocasiones se produce confusioacuten entre

estos teacuterminos y el de Ventanilla Uacutenica PCS se ha definido como un sistema

informaacutetico para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo

principal objetivo es servir a los intereses de las distintas empresas y

entidades relacionadas con las actividades logiacutestico-portuarias el transporte

y el comercio internacional Una diferencia fundamental entre PCS y VU es

que una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance nacional y por tanto ser

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aplicable a todos los puertos mientras que un PCS tiene un alcance local maacutes

limitado a un puerto Aunque como se ha mencionado la combinacioacuten de

ambos sistemas permiten ofrecer soluciones maacutes eficientes consiguiendo

substanciales ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en

los puertos

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4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA

41 Introduccioacuten

Antes de considerar los diferentes modelos de Ventanillas Uacutenicas es importante

sentildealar

Aunque existen muchas praacutecticas y relaciones comerciales que son comunes

a todos los paiacuteses cada paiacutes puede tener tambieacuten sus requerimientos y

condiciones particulares que determinaraacuten la eleccioacuten oacuteptima del

modelo de Ventanilla Uacutenica

El aspecto crucial en la implantacioacuten de una Ventanilla Uacutenica reside en una

estrecha cooperacioacuten de todas las entidades puacuteblicas

gubernamentales involucradas

Una Ventanilla Uacutenica no siempre implica el uso de sistemas TIC

avanzados de uacuteltima generacioacuten sino que se puede facilitar en gran medida

el comercio mediante la definicioacuten apropiada de procedimientos

administrativos integrados apoyados por sistemas TIC existentes

Aunque existen diferentes aproximaciones posibles para el establecimiento de

Ventanillas Uacutenicas existen tres modelos baacutesicos que han sido identificados en la

Recomendacioacuten Nordm 33 de la UNCEFACT

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42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica

En el primer modelo una uacutenica Autoridad recibe toda la informacioacuten bien en

formato papel o bien en formato electroacutenico y la distribuye al resto de autoridades

gubernamentales pertinentes facilitando la operacioacuten de comercio

Este ha sido por ejemplo el modelo seguido por las administraciones

espantildeolas para la presentacioacuten de manifiestos de carga y descarga de

forma electroacutenica por parte de los operadores mariacutetimos en las que la

Autoridad Portuaria actuacutea como Ventanilla Uacutenica ante la Aduana

Papel

Ventanilla Uacutenica

Autoridad 2

Operador comercial(incluye al transportista)

Electroacutenico

Autoridad Uacutenica

Autoridad 3

Autoridad 4

Autoridad 5

Ilustracioacuten 2 Modelo de Autoridad Uacutenica

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Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado

Se utiliza un uacutenico sistema de informacioacuten (puacuteblico o privado) creado a tal efecto

para la recepcioacuten diseminacioacuten (y almacenamiento) y gestioacuten de la informacioacuten

relacionada con el comercio y el transporte

Existen diferentes posibilidades dentro de este tipo de modelo

Sistema centralizado (ldquoIntegrated Systemrdquo) en el que los datos son

procesados a traveacutes de un uacutenico sistema utilizado por todos los organismos

involucrados

Este tipo de sistema lo podemos encontrar por ejemplo en varios

paiacuteses de Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos

presentar datos en un solo sistema que es a su vez utilizado por los

distintos organismos regulatorios

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema centralizado

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Ilustracioacuten 3 Modelo Centralizado de Ventanilla Uacutenica

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Sistema distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) mediante el cual la informacioacuten es

distribuida a los organismos puacuteblicos involucrados mediante interfaces

interoperables quienes a su vez integran esta informacioacuten y la procesan

Este tipo de sistema ha sido establecido por ejemplo en Estados Unidos y

permite a los operadores econoacutemicos presentar datos estandarizados una

uacutenica vez y el sistema procesa y distribuye los datos a las otras agencias

interesadas en la transaccioacuten

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema distribuido

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Ilustracioacuten 4 Modelo Distribuido de Ventanilla Uacutenica

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Combinacioacuten de los sistemas centralizados y distribuidos descritos anteriormente

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema mixto

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Aplicacionesdel sistema mixto

Ilustracioacuten 5 Modelo Mixto de Ventanilla Uacutenica

Este tipo de sistema lo encontramos tambieacuten en varios paiacuteses de

Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos presentar datos en

un solo sistema que es a su vez utilizado por varios organismos

regulatorios y al mismo tiempo los datos son tambieacuten transmitido a otro sistema

(principalmente de la aduana) mediante una interfaz interoperable

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

En este tipo de modelo el usuario puede presentar las declaraciones de manera

electroacutenica de varias autoridades para ser procesadas y aprobadas en una sola

aplicacioacuten que coordina todo el flujo de trabajo bajo una uacutenica transaccioacuten

Estos sistemas suelen basarse en procedimientos riacutegidos que deben ser cumplidos

para poder dar cumplimiento a todo el traacutemite existiendo una serie de pre-

identificaciones y pre-validaciones

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Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

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Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO

El presente Moacutedulo tiene como objetivo general presentar al alumno los conceptos

baacutesicos referentes a las Ventanillas Uacutenicas como instrumentos de facilitacioacuten del

comercio internacional Para ello se ha planteado una estructura de contenidos que

permita una vez finalizada la lectura de la parte teoacuterica y realizadas las actividades

previstas completar su formacioacuten de acuerdo con los siguientes objetivos

especiacuteficos

Definir el concepto de Ventanilla Uacutenica sus tipologiacuteas y modelos

Comprender la necesidad de entornos de Ventanillas Uacutenicas

Conocer cuaacuteles son los principales beneficios que se derivan de la

implantacioacuten de Ventanillas Uacutenicas tanto para los gobiernos como para los

agentes privados vinculados al comercio

Identificar cuaacuteles son los pasos baacutesicos para la implantacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas asiacute como cuaacuteles son los factores clave del eacutexito en dicha

implantacioacuten

El Moacutedulo estaacute estructurado en 6 Capiacutetulos maacutes la presente introduccioacuten que

abordan las siguientes cuestiones de acuerdo con los objetivos especiacuteficos antes

mencionados

Concepto de Ventanilla Uacutenica

El entorno de Ventanillas Uacutenicas

Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Principales beneficios de la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

Pasos para la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

Factores clave de eacutexito en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

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2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA

21 Introduccioacuten

El comercio internacional requiere de un gran volumen de informacioacuten y de

documentos para cumplir con los traacutemites regulatorios que exigen las autoridades

gubernamentales en los procesos de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito Ademaacutes

normalmente cada uno de estos documentos debe presentarse a diferentes

agencias cada una con sus propios sistemas (bien sean manuales o

automaacuteticos) y con sus propios modelos y formularios Estos traacutemites junto

con los costes asociados al cumplimiento

representan una seria barrera para el desarrollo del comercio internacional tanto

para las empresas como para el gobierno

Una forma de solucionar estos problemas se encuentra en la creacioacuten de un

entorno de Ventanillas Uacutenica mediante el cual la informacioacuten asociada al

comercio y el transporte soacutelo necesita ser presentada en un uacutenico punto de

entrada para ser posteriormente distribuida a todos los organismos puacuteblicos

pertinentes para ser procesada (aduanas organismos regulatorios de las

operaciones de comercio exterior cuerpos de seguridad autoridades portuarias

etc) Esta posibilidad permite mejorar la disponibilidad y gestioacuten de la informacioacuten

maacutes confiable acelerar y simplificar los traacutemites documentales necesarios

para el comercio y armonizar y compartir la informacioacuten entre diferentes

organismos competentes Al mismo tiempo el uso de Ventanillas Uacutenicas permite

mejorar la eficiencia y control por parte de los organismos oficiales redundando en

un ahorro de costes tanto para el comercio como para el gobierno mediante una

mejor utilizacioacuten de los recursos disponibles (por ejemplo a traveacutes de un mayor

control de las tasas que se deben pagar o de una reduccioacuten del tiempo necesario

en cumplir los traacutemites administrativos etchellip)

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En este capiacutetulo se va a intentar responder a algunas preguntas como

iquestQueacute es una Ventanilla Uacutenica iquestDe quieacuten debe partir la idea de la creacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica iquestSoacutelo puede existir una Ventanilla Uacutenica

22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica

La Ventanilla Uacutenica es un teacutermino que ha sido ampliamente utilizado en los uacuteltimos

antildeos y se ha dedicado un gran esfuerzo en definir tanto su definicioacuten y descripcioacuten

como los conceptos asociados La realidad es que la Ventanilla Uacutenica desafiacutea los

modelos tradicionales que se han utilizado para el control del movimiento de

mercanciacuteas y de los medios de transporte

Para una mayor compresioacuten de lo que es una Ventanilla Uacutenica vamos a recuperar

las definiciones de este concepto realizadas tanto por el Centro de Facilitacioacuten de

Comercio y Comercio Electroacutenico de las Naciones Unidas (UNCEFACT) en su

ldquoRecomendacioacuten y guiacutea para el establecimiento de una Ventanilla Uacutenica para la

mejora del intercambio de informacioacuten entre el comercio y el gobiernordquo

(Recomendacioacuten nordm 33 2005) como por la Organizacioacuten Mundial de Aduanas

(OMA) en su Compendio sobre Ventanilla Uacutenica (2011) Ambos organismos

internacionales aportan definiciones y recomendaciones complementarias desde

distintos puntos de vista el primero maacutes teacutecnico y el segundo maacutes organizativo y

metodoloacutegico

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

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Recomendacioacuten nordm 33 2005

En su Recomendacioacuten nordm 33 el Centro de las Naciones Unidas para la Facilitacioacuten

del Comercio y los Negocios Electroacutenicos (UNCEFACT) siendo consciente de que

el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas puede contribuir a la armonizacioacuten y

simplificacioacuten de los intercambios de informacioacuten entre los distintos actores del

comercio y los gobiernos y considerando los beneficios reales que esto puede

significar tanto para los propios gobiernos como para el comercio recomienda que

los gobiernos y aquellos agentes involucrados en el comercio internacional y el

movimiento de mercanciacuteas consideren la posibilidad y en su caso procedan con el

establecimiento de soluciones de Ventanilla Uacutenica en sus paiacuteses mediante la

colaboracioacuten y el esfuerzo conjunto de todas las autoridades gubernamentales

involucradas asiacute como de la parte privada Para ello junto con la Recomendacioacuten

UNCEFACT incluye una Guiacutea para el establecimiento de una Ventanilla Uacutenica

para mejorar el intercambio eficiente de informacioacuten entre el comercio y

los gobiernos que estaacute considerada como uno de los documentos baacutesicos de

referencia para la puesta en marcha de proyectos de Ventanilla Uacutenica UNCEFACT

ha definido posteriormente otras Recomendaciones que describen herramientas y

metodologiacuteas que permiten desarrollar este concepto desde otras perspectivas tales

como la recomendacioacuten 35 sobre coacutemo establecer el entorno legal para una

Ventanilla Uacutenica en el comercio internacional

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Seguacuten la definicioacuten aportada por la UNCEFACT una Ventanilla Uacutenica se define

como

Es una herramienta que permite a las partes involucradas en el comercio y

transporte presentar informacioacuten y documentos estandarizados a traveacutes

de un uacutenico punto de entrada con el objeto de cumplir con todos los

traacutemites relacionados con las operaciones de exportacioacuten importacioacuten y

traacutensito y en la cual la informacioacuten se deberiacutea presentar una sola vez

(preferiblemente en formato electroacutenico)

En otras palabras el objetivo de una Ventanilla Uacutenica es agilizar y simplificar los

flujos de informacioacuten entre los agentes vinculados al comercio y los Gobiernos de

manera que se beneficien todos los implicados en los procesos transfronterizos

evitando la presentacioacuten repetitiva de datos

La definicioacuten ofrecida por la UNCEFACT se encuentra maacutes orientada a la

transmisioacuten de informacioacuten estandarizada y la aplicacioacuten de tecnologiacuteas de la

informacioacuten y comunicaciones al ser eacutestas unas de las principales aacutereas de

conocimiento de este organismo internacional En la Recomendacioacuten 33 la

colaboracioacuten entre la Aduana y otros organismos regulatorios y de control se

explica en teacuterminos de flujos de informacioacuten entre las distintas partes involucradas

en el comercio y el transporte donde la informacioacuten y los documentos deben ser

presentados en un uacutenico punto de entrada

Esta recomendacioacuten y guiacutea es considerada como base de la temaacutetica de Ventanilla

Uacutenica y ha dado lugar a numerosos seminarios talleres y discusiones que han

permitido profundizar en las implicaciones y posibilidades de este concepto en el

comercio exterior y en el transporte UNCEFACT ha definido posteriormente otras

Recomendaciones que describen herramientas y metodologiacuteas que permiten

desarrollar este concepto desde otras perspectivas tales como la recomendacioacuten 35

sobre coacutemo establecer el entorno legal para una Ventanilla Uacutenica en el comercio

internacional

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Sin embargo no se debe confundir una Ventanilla Uacutenica con un sistema de

informacioacuten sino que este concepto va mucho maacutes allaacute En la definicioacuten ofrecida

por la OMA se prefiere utilizar el teacutermino Entorno de Ventanilla Uacutenica en el cual se

plantea la Ventanilla Uacutenica como

Una filosofiacutea de gobernanza en la cual las estructuras tradicionales de gobierno se

transforman para servir mejor a las necesidades de los ciudadanos de los negocios

y de la economiacutea Bajo el concepto de Ventanilla Uacutenica los procedimientos

establecidos por las distintas agencias de gobierno pasan a transformarse en

servicios integrales e integrables ofrecidos por el gobierno derivaacutendose en una

mayor simplificacioacuten de los traacutemites que se desarrollaraacuten de una forma maacutes

eficiente y coordinada con una disminucioacuten sustancial de los costes de

cumplimiento de las regulaciones El proceso de creacioacuten de un entorno de

Ventanilla Uacutenica se basa en una transformacioacuten iterativa que debe involucrar

distintas iniciativas algunas de ellas nuevas pero otras ya consolidadas o en curso

y que deben ser apropiadamente integradas en este entorno a traveacutes de un

riguroso trabajo de reingenieriacutea

En un Entorno de Ventanilla Uacutenica esta transformacioacuten de las estructuras de

gobierno hacia una mayor simplificacioacuten facilitacioacuten control y transparencia es el

resultado de un proceso iterativo que integra distintas iniciativas orientadas hacia

este fin y que dan lugar a distintas versiones y distintos niveles de madurez de

Ventanillas Uacutenicas

El concepto de Ventanilla Uacutenica no es un concepto exclusivo de las operaciones de

comercio exterior Este concepto lo encontramos tambieacuten en otras aacutereas de

gobierno como puede ser el caso de una Ventanilla Uacutenica para la creacioacuten de

nuevas empresas para centralizar los traacutemites de cambio de domicilio la

obtencioacuten de un permiso de conducir etc En este punto podriacuteamos cuestionarnos

si soacutelo puede existir una Ventanilla Uacutenica o pueden existir varias Ventanillas Uacutenicas

para la gestioacuten del comercio y transporte internacional Este aspecto ha sido

tratado en el capiacutetulo introductorio del Compendio de Ventanilla publicado por la

OMA

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iterativo va13(Del lat iteratīvus)131 adj Que se repite132 adj Dicho de una palabra Que indica repeticioacuten o reiteracioacuten p ej gotear goteo
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En el comercio exterior existen distintos organismos gubernamentales involucrados

en este tipo de operaciones tales como la aduana los organismos de inspeccioacuten

sanitarios fitosanitarios zoosanitarios de control de medicamentos y de normas

de aplicacioacuten a distintos productos de proteccioacuten en fronteras y de gestioacuten de

infraestructuras puacuteblicas

Tradicionalmente estos distintos organismos no han establecido canales para

compartir informacioacuten entre ellos lo que ha dado lugar a que los operadores de

comercio deban proporcionar la misma informacioacuten a cada uno estos organismos y

que las inspecciones y control de cada uno de ellos se realice de forma

descoordinada y potencialmente con informacioacuten discordante Esta situacioacuten no es

en absoluto deseable ni para los operadores del comercio ni para la administracioacuten

al dar lugar a grandes ineficiencias y a una menor capacidad de identificar riesgos

que puedan existir al estar utilizaacutendose informacioacuten parcial recibida en cada agencia

en lugar de una informacioacuten global que ha sido recibida por el conjunto del

gobierno Como ilustracioacuten a este tipo de circunstancias se podriacutea encontrar la

discordancia de informaciones que podriacutean darse entre las autoridades sanitarias y

las aduaneras relativas al origen de un producto alimenticio para evitar

inspecciones o prohibiciones de introduccioacuten de productos en el paiacutes de destino o la

discordancia entre la cantidad de mercanciacutea que ha sido descargada en un puerto y

la que ha sido declarada en importacioacuten para evitar el pago de tasas o aranceles

Con la aplicacioacuten del concepto de Ventanilla Uacutenica todos los organismos puacuteblicos

dispondriacutean del mismo conjunto de informacioacuten que habriacutea sido presentada por los

operadores en un solo punto de entrada

La propuesta de implementacioacuten de un Sistema de Ventanillas Uacutenica puede

partir de diferentes sectores (mariacutetimo comercio transporte Aduanas) por

ejemplo desde el sector mariacutetimo se puede impulsar la creacioacuten de una Ventanilla

Uacutenica que proveeraacute servicios asociados con los traacutemites asociados a los buques

Por lo que podemos encontrarnos con diferentes Ventanillas Uacutenicas que

deben ser complementarias y estar en cualquier caso interrelacionadas entre siacute

Habitualmente la organizacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es coordinada por

una entidad que lidera el proceso Esta entidad debe ser reconocida por el resto de

las autoridades gubernamentales y agencias regulatorias implicadas El liacuteder debe

de adoptar un papel neutral y conciliador buscando y asegurando que todas las

autoridades y agencias reciban o tengan acceso a la informacioacuten que necesitan para

cumplir con sus mandatos y objetivos

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Ademaacutes las autoridades participantes y las agencias deben procurar coordinar sus

controles de tal forma que estos no se repitan y se desarrollen en el mismo

momento

En algunos casos los servicios de Ventanilla Uacutenica pueden conectarse a otros

servicios externos para proveer servicios tales como pago de impuestos tasas y

cuotas o servicios logiacutesticos asociados a la operacioacuten

En los procesos transfronterizos ademaacutes de la Aduana existen otras agencias

gubernamentales (como inspecciones fitosanitarias veterinarias control de drogas

etc) con derecho a paralizar la mercanciacutea que cruza las fronteras

Frecuentemente debido a la falta de informacioacuten compartida entre dichas agencias

los importadoresexportadores deben proporcionar la misma informacioacuten a

diferentes agencias gubernamentales En muchas ocasiones aun disponiendo de

servicios de Ventanilla Uacutenica se siguen exigiendo que se presente la informacioacuten en

papel en distintos puntos cuando en muchas ocasiones existe informacioacuten maacutes

fiable y actualizada dentro de los propios sistemas de informacioacuten del gobierno

Tambieacuten es frecuente que la evaluacioacuten del riesgo se realice en cada una de las

agencias con los datos especiacuteficos que eacutesta ha recopilado y no se basa en la

informacioacuten completa que el gobierno recibe de los agentes En consecuencia se

realizan muacuteltiples inspecciones en diferentes momentos temporales La evaluacioacuten

del riesgo lo realiza cada una de las agencias con sus datos especiacuteficos y no se basa

en la informacioacuten completa que el gobierno recibe de los agentes

De la misma manera existen experiencias consolidadas en muchos paiacuteses en los

que se han implantado distintos sistemas de colaboracioacuten logiacutestica y de transporte

denominados Cargo o Port Communty System cuando son utilizados en puertos y

aeropuertos Estos sistemas sirven como punto uacutenico para el intercambio de

informacioacuten entre los distintos intervinientes de las operaciones logiacutestico-portuarias

tales como el operador logiacutestico y la comunidad comercial y del transporte y

organismos puacuteblicos regulatarios y de control en estas instalaciones Estos sistemas

estaacuten actuando en muchas ocasiones como puntos de entrada a las ventanillas

uacutenicas del gobierno actuando como interfaces entre los operadores y las aduanas

autoridades portuarias y mariacutetimas y otras agencias regulatorias y de control

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En este punto cabe formular las siguientes cuestiones relativas al oxiacutemoron

ldquoMuacuteltiples Ventanillas Uacutenicasrdquo

iquestDeberiacutea existir soacutelo una Ventanilla Uacutenica

iquestPodriacutean existir muacuteltiples soluciones de Ventanilla Uacutenica para distintos

sectores que ofrezcan soporte al comercio internacional (mariacutetimo

portuario transporte comercio aduana bancoshellip)

iquestCoacutemo deberiacutean interactuar esas muacuteltiples Ventanillas Uacutenicas

iquestPodriacutea dividirse la responsabilidad de suministro del concepto de Ventanilla

Uacutenica en distintas partes y suministrar cada una de ellas por diferentes

organizaciones mediante sistemas basados en tecnologiacuteas de la informacioacuten

iquestEl concepto de Ventanilla Uacutenica estaacute asociado exclusivamente a un uacutenico

sistema automatizado operado por una sola entidad o a una coleccioacuten de

sistemas interoperables e interconectados operados por distintas entidades

iquestDeberiacutea existir una uacutenica entidad que orquestase y coordinase el desarrollo

del concepto de Ventanilla Uacutenica o de Muacuteltiples Ventanillas Uacutenicas

iquestDeberiacutean retirarse los sistemas existentes utilizados por las distintas

agencias en beneficio de un nuevo uacutenico sistema que incorpore todas las

funcionalidades o deberiacutean mantenerse y preservarse los sistemas e

inversiones existentes

iquestCoacutemo se deberiacutean establecer y delimitar los alcances de las Ventanillas

Uacutenicas y de los sistemas corporativos de cada una de las instituciones

Es muy probable que existan tantas respuestas a estas preguntas como alumnos

participen en este curso Esto es debido a que el concepto de Ventanilla Uacutenica

puede manifestarse mediante distintas aproximaciones que dependeraacuten en gran

medida del contexto socio-poliacutetico y de la complejidad del entorno Bajo esta

situacioacuten resulta criacutetico partir de un concepto y de una base de definicioacuten de

Ventanilla Uacutenica lo suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las

distintas iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un entorno

concreto Esta base permitiraacute dotar al alumno de una apertura de miras suficiente

como para poder comprender las distintas iniciativas de Ventanillas Uacutenicas que

estaacuten apareciendo tanto en la regioacuten como a nivel mundial

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oxiacutemoron13(Del gr ὀξύμωρον)131 m Ret Combinacioacuten en una misma estructura sintaacutectica de dos palabras o expresiones de significado opuesto que originan un nuevo sentido p ej un silencio atronador13
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Dependiendo del contexto en el que se presenta la Ventanilla Uacutenica cabe distinguir

las Ventanillas Uacutenicas Nacionales cuyo objetivo es coordinar la colaboracioacuten entre

los distintos organismos puacuteblicos de un paiacutes mientras que tambieacuten nos podemos

encontrar con Ventanillas Uacutenicas regionales o internacionales cuyo objetivo es

coordinar la colaboracioacuten entre agencias de distintos paiacuteses de tal forma que los

datos que se originan en un paiacutes pueden ser utilizados en otro paiacutes sin que se

requiera la presentacioacuten de los mismos por parte de los operadores econoacutemicos y

de transporte al efectuarse estas comunicaciones de gobierno a gobierno entre

distintos paiacuteses Ejemplos de Ventanillas Uacutenicas regionales los podriacuteamos encontrar

en servicios de reconocimiento mutuo de certificados de origen electroacutenicos cuyos

datos se consultan desde el paiacutes de destino al paiacutes de origen o en el Traacutensito

Internacional de Mercanciacuteas donde los datos de la declaracioacuten de traacutensito se crean

en el paiacutes de inicio y son utilizados y actualizados en los distintos paiacuteses de paso y

en el paiacutes de destino final del traacutensito

23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente

El concepto de Ventanilla Uacutenica no es simplemente el de un portal o servicio

que conecta al usuario con varias agencias gubernamentales El valor

antildeadido de este concepto es que provee al usuario de una solucioacuten integrada

para sus transacciones comerciales

La caracteriacutestica fundamental del concepto de Ventanilla Uacutenica reside en que

incluye la idea de presentar la informacioacuten una sola vez (ldquoone time

submissionrdquo) evitando duplicidades y la presentacioacuten repetida de la misma

informacioacuten

ldquoOne time submissionrdquo quiere decir que no es necesario que se introduzca la

misma informacioacuten por parte del mismo operador en diferentes agencias

gubernamentales Sin embargo no implica que la entrega de todo el volumen de

informacioacuten se realice en una uacutenica transmisioacuten ni exime a otros operadores a

presentar tambieacuten informacioacuten sobre las operaciones Asiacute la informacioacuten puede ser

enviada en muacuteltiples transmisiones y por distintos operadores permitiendo a los

agentes ir completando la informacioacuten a medida que van teniendo lugar los

procesos logiacutesticos completando cada uno de los estados necesarios para el

despacho y control de las operaciones de transporte y las mercanciacuteas

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Esta caracteriacutestica no podriacutea conseguirse sin una estandarizacioacuten y armonizacioacuten de

los datos y de la documentacioacuten Un aspecto fundamental en la transmisioacuten

electroacutenica de informacioacuten entre el usuario y las agencias gubernamentales y entre

siacute es que se trata de un acto importante orientado al cumplimiento de la

legislacioacuten

Asiacute a la informacioacuten presentada se la denomina declaracioacuten y debe dotarse de

suficientes garantiacuteas al hecho de la presentacioacuten de la documentacioacuten por medios

electroacutenicos que aseguren la integridad autoriacutea y no repudio del traacutemite

electroacutenico Para este fin el uso de teacutecnicas avanzadas de identificacioacuten y firma

electroacutenica de datos electroacutenicos puede ofrecer un nivel equivalente o incluso

superior de aseguramiento de las funciones de identificacioacuten autenticidad

integridad y no repudio del que se dispone hoy en diacutea con los documentos en papel

Los usuarios introducen la informacioacuten requerida por las Agencias

(responsabilizaacutendose de su legalidad) a traveacutes de las Ventanillas Uacutenicas que a su

vez incluye flujos de informacioacuten cuyo origen son las Agencias lo que implica que la

respuesta de las Agencias esteacute armonizada y coordinada Por tanto es necesario

evitar flujos de informacioacuten redundantes en las Agencias y los usuarios y viceversa

de manera que se utilice el verdadero potencial de las Ventanillas Uacutenicas

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En resumen la caracteriacutestica de ldquoOne time submissionrdquo se basa en los siguientes

principios

Incremento gradual de la entrada de datos Es la posibilidad de ir

asociando datos introducidos paulatina e individualmente como parte del entorno

inteligente de las Ventanillas Uacutenicas

Declaraciones armonizadas En un entorno de Ventanillas Uacutenicas cada

uno de los actores no estaacute obligado a introducir los mismos datos repetidamente

para diferentes agencias

Se comparte la informacioacuten entre las agencias Es posible compartir la

informacioacuten o dividirla para que cada una de las agencias pueda llevar a cabo sus

correspondientes controles

Respuesta armonizada entre agencias Cada Agencia procesa su

respuesta de manera independiente pero la Ventanilla Uacutenica deberaacute dar una

respuesta uacutenica y armonizada al usuario

24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

Las Ventanillas Uacutenicas se fundamentan en el intercambio de documentacioacuten y en la

creacioacuten de procesos de negocio soportados por las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten

y los avances en el comercio electroacutenico La Ventanilla Uacutenica puede ser vista como

una empresa virtual conformada por distintas agencias que proporcionan un

aspecto uacutenico y homogeacuteneo hacia el cliente Aunque el entorno de las Ventanillas

Uacutenicas es claramente diferente del efiacutemero caraacutecter de las empresas virtuales

donde distintas compantildeiacuteas dan servicios a los clientes a traveacutes de una sola viacutea de

entrada hay algunas similitudes que pueden ayudar a comprender el entorno de

las Ventanillas Uacutenicas

El concepto de ldquoempresa virtualrdquo emerge de las interconexiones electroacutenicas

que resultan para poder ofrecer servicios a traveacutes de una interfaz

electroacutenica de un portal web y una red de organizaciones y entidades

colaboradoras

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 16

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

Compras por internet reserva de billetes aeacutereos o la reserva de hoteles son

algunos ejemplos de comercio electroacutenico En todos estos casos el portal a traveacutes

del cual el cliente realiza las gestiones no tiene siquiera por queacute pertenecer

directamente a alguna de las empresas que proveen los servicios

ldquoOne-stop-shopsrdquo como es el caso de portales web dan soporte comercial a la

transaccioacuten de la empresa virtual manejan los datos de entrada y los de salida y

organiza todos los procesos asociados con el intercambio de informacioacuten

Normalmente una transaccioacuten on-line involucra a muchas compantildeiacuteas y los sistemas

de informacioacuten de cada una Sin embargo estas transacciones comerciales se

llevan a cabo en tan solo segundos dada la coordinacioacuten existente de los procesos

de negocio de cada una de las partes llevaacutendose a cabo de una manera

secuenciada por medio de mensajes electroacutenicos estandarizados

No obstante los portales web son solo una parte de la historia La complejidad y

transacciones reales tienen lugar entre los sistemas TI y los distintos organismos

participantes

En un entorno de Ventanilla Uacutenica los comerciantes en una transaccioacuten

internacional obtienen una visioacuten simplificada transparente a la complejidad

relacionada con las transacciones cuidadosamente orquestadas y sincronizadas

entre las distintas agencias de gobierno instituciones financieras transportistas

operadores logiacutesticos despachantes de aduanas operadores de terminales e

infraestructuras intermodales autoridades portuarias etc

Dentro de la complejidad de una transaccioacuten internacional podemos encontrar

intercambios de informacioacuten entre los operadores privados ldquoB2Brdquo (business-to-

business) entre los operadores privados y el gobiernos ldquoB2Grdquo (business-to-

government) y entre las propias agencias y entidades gubernamentales ldquoG2Grdquo

(government-to-government) Para completar el ciclo surgen tambieacuten los

intercambios de informacioacuten entre el gobierno y los operadores privados

(government-to-business) que pueden reportar beneficios sin precedentes en las

operaciones de comercio exterior al proporcionar de forma proactiva las entidades

gubernamentales la informacioacuten requerida para una mejor planificacioacuten y ejecucioacuten

logiacutestica

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Dentro de las entidades gubernamentales tal y como se muestra en la figura

siguiente se pueden distinguir los organismos reguladores y de control del

comercio exterior la aduana y las entidades de gestioacuten de infraestructuras

puacuteblicas

Todas estas entidades gubernamentales deben colaborar entre siacute con el objeto de

crear un entorno eficiente de Ventanilla Uacutenica tal y como se describe en el capiacutetulo

siguiente

Cross Border Regulatory Agenciesrsquo Systems

Customs Management System

Logistics and Transport Management and Collaboration Systems

Public Infrastructure Management Systems

Single Windows

One-stop-shops

Ilustracioacuten 1 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

25 Resumen del Capiacutetulo

El Capiacutetulo dos puede resumirse en las siguientes ideas principales

En el presente capiacutetulo se han presentado dos definiciones sobre el concepto

de Ventanilla Uacutenica aportadas por dos organismos internacionales el Centro

de Facilitacioacuten de Comercio y Comercio Electroacutenico de las Naciones Unidas

(UNCEFACT) y la Organizacioacuten Mundial de Aduanas (OMA) ambas

definiciones son complementarias y desde diferentes puntos de vista uno

maacutes teacutecnico y otro maacutes organizativo y metodoloacutegico

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Es importante tener presente que el concepto de Ventanillas Uacutenicas no es

exclusivo de Comercio Exterior Y que la propuesta de implementacioacuten de

Ventanillas Uacutenicas puede partir de diferentes sectores (mariacutetimo comercio

transporte Aduana) por lo que podemos encontrarnos con diferentes

Ventanillas Uacutenicas que deben ser complementarias y en cualquier caso estar

interrelacionadas entre siacute

El entorno de Ventanilla Uacutenica puede manifestarse mediante distintas

aproximaciones que dependeraacuten en gran medida del contexto socio-poliacutetico

y de la complejidad del entorno Bajo esta situacioacuten resulta criacutetico partir de

un concepto y de una base de definicioacuten de Ventanilla Uacutenica lo

suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las distintas

iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un

entorno concreto

Un gran valor antildeadido del concepto Ventanilla Uacutenica es que aporta

soluciones integradas a los usuarios y una caracteriacutestica fundamental reside

en la idea ldquoone time submissionrdquo (presentar la informacioacuten una sola)

Por uacuteltimo se ha presentado la Ventanilla Uacutenica como concepto de empresa

virtual que puede ayudar a comprender el entorno y las relaciones de las

Ventanillas Uacutenicas

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3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La OMA considera el concepto de VU como un componente de la Gestioacuten

Coordinada de Fronteras teacutermino que utiliza para describir los esfuerzos globales

para racionalizar y facilitar los procedimientos y sistemas de gestioacuten de fronteras

El desarrollo de sistemas automatizados de gestioacuten dentro de las administraciones

aduaneras y las agencias reguladoras y de proteccioacuten en fronteras es un aspecto

clave para la adopcioacuten de medidas facilitadoras ofreciendo al mismo tiempo

mejoras sustanciales en los objetivos perseguidos sobre funciones recaudatorias

proteccioacuten social y fomento del comercio No obstante estos importantes

desarrollos no son solo efecto de la introduccioacuten de nuevas tecnologiacuteas y en

particular de tecnologiacuteas de la informacioacuten y comunicaciones sino tambieacuten de la

adopcioacuten de nuevas filosofiacuteas y arquitecturas de gestioacuten y gobernanza que han

proporcionado mayores grados de eficiencia y eficacia en las praacutecticas de comercio

internacional

El entorno de Ventanilla Uacutenica debe aplicarse para facilitar los complejos

procesos que regulan el movimiento de mercanciacuteas medios de transporte

y personas a traveacutes de las fronteras de los paiacuteses Tradicionalmente en Ameacuterica

Latina y Caribe (ALC) estas Ventanillas Uacutenicas son conocidas como VUCE o

Ventanillas Uacutenicas de Comercio Exterior y ofrecen la visioacuten de un interfaz

simplificado entre los operadores econoacutemicos y las agencias de gobierno que

regulan las fronteras para dar una respuesta a los problemas inherentes relativos a

las costosas ineficiencias falta de coordinacioacuten entre agencias y procedimientos

administrativos y documentacioacuten poco transparentes y que se derivan en una lenta

y compleja burocracia

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iquestPor queacute se habla de entorno de Ventanillas Uacutenicas

Se denomina entorno porque normalmente las implementaciones de Ventanillas

Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones independientes unidas por un interfaz

mutuo y la adopcioacuten de procesos de negocio colectivos Este entorno se

compone del espacio compartido de cada una de las Agencias individuales y cada

uno de sus mandatos o roles regulaciones procesos de negocio y sistemas

automatizados

En este sentido construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas es un proceso

particularmente complejo y necesita una gran labor de armonizacioacuten de objetivos

de cada uno de los actores que ademaacutes conllevaraacute muchos cambios respecto al

funcionamiento actual Para este cambio la OMA define tres fases en el desarrollo

de un entorno de Ventanilla Uacutenica

Concepto de Ventanilla Uacutenica Se trata de una primera fase exploratoria en

la que se sientan las bases para el desarrollo de las fases posteriores en las

que se busca una convergencia poliacutetica un alineamiento estrateacutegico

contando con una colaboracioacuten de todos los participantes

Iniciativa de Ventanilla Uacutenica Esta fase se inicia cuando exista una

aceptacioacuten formal del concepto de Ventanilla Uacutenica dando lugar a un

mandato poliacutetico a una estructura de gobierno una gestioacuten de programa y

una formulacioacuten de proyectos

Entorno de Ventanilla Uacutenica En esta fase se van ejecutando gradualmente

los proyectos que conformaraacuten los servicios de Ventanilla Uacutenica debieacutendose

incorporar medidas que permitan la gestioacuten del cambio y del desempentildeo

En realidad la fase de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas en algunos casos

puede durar varios antildeos Cada fase y sub-fase se va construyendo a partir de lo

que se va aprendiendo en la anterior para conseguir progresivamente una

simplificacioacuten del comercio en el cual el entorno objetivo no debe ser el resultado

de proyectos individuales

Asiacute la OMA habla de ldquoconstruirrdquo una Ventanilla Uacutenica en lugar de ldquodesarrollarrdquo ya

que al igual que en el caso de un edificio las Ventanillas Uacutenicas necesitan un

disentildeo que refleje sus verdaderas necesidades necesita ser construido usando

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entorno13(De en- y torno)131 m Ambiente lo que rodea132 m Inform Conjunto de condiciones extriacutensecas que necesita un sistema informaacutetico para funcionar como el tipo de programacioacuten de proceso las caracteriacutesticas de las maacutequinas que lo componen etc133 m Mat Conjunto de puntos vecinos a otro134 m Ar Pliegue que se hace a la ropa en el borde
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todas las habilidades de la ingenieriacutea y una vez que se ha probado y se certifica que

la instalacioacuten funciona conforme a los requerimientos se pone en servicio Al igual

que un edificio es la sede para un estilo de vida las Ventanillas Uacutenicas son la sede

de procesos de negocio y proveen una coleccioacuten de servicios interrelacionados Al

igual que los proyectos de construccioacuten las Ventanillas Uacutenicas en algunas

ocasiones necesitaraacuten desmantelar algunos de los edificios existentes o renovar

algunas de las estructuras actuales

No existe un uacutenico modo de construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas se

pueden encontrar diferentes soluciones por todo el mundo y resulta importante

poder entender cuaacuteles son las similitudes y las diferencias de cada una de esas

soluciones No obstante un aspecto comuacuten que debe orientar la construccioacuten de

Ventanillas Uacutenicas es que se deben siempre de disentildear de manera que respondan a

las verdaderas necesidades tanto del comercio como del gobierno de forma

integrada

Hoy en diacutea los avances en la interoperabilidad de los Sistemas de Informacioacuten y la

arquitectura de las Tecnologiacuteas de Informacioacuten han introducido nuevos paradigmas

que ayudan a comprender como las organizaciones pueden colaborar Gracias a

estos avances las agencias pueden colaborar entre ellas y con el sector privado

Desde que las Naciones Unidas publicoacute su recomendacioacuten 33 se ha impulsado el

disentildeo de nuevos modelos de colaboracioacuten

31 Port Community Systems

En muchas ocasiones se identifica que existe una gran confusioacuten entre una

Ventanilla Uacutenica y un sistema colaborativo logiacutestico o de transporte como es el

caso de los sistemas de comunidad portuaria o de carga conocidos tambieacuten como

Port Community System (PCS) o Cargo Community System (CCS)

Un PCS (Port Community System) se puede definir como un sistema informaacutetico

para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo principal objetivo es

servir a los intereses de las distintas empresas y entidades relacionadas con las

actividades logiacutestico-portuarias el transporte y el comercio internacional

En un sistema de comunidad portuaria confluyen todos los actores ligados a las

operaciones de buques y mercanciacuteas en el puerto operadores de terminales

operadores de transporte (mariacutetimooceaacutenico rodado y ferroviario) transitarios o

freight forwarders aduanas organismos de inspeccioacuten almacenes autoridades

portuarias y autoridades mariacutetimas

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La asociacioacuten europea de PCS (EPCSA) define el concepto de PCS como una

plataforma electroacutenica abierta y neutral que facilita el intercambio de informacioacuten

seguro e inteligente entre operadores privados y entidades puacuteblicas con el objeto

de mejorar la posicioacuten competitiva de las comunidades portuarias y aeroportuarias

Un PCS permite optimizar los distintos sistemas utilizados por los distintos

intervinientes en el puerto automatizando procesos logiacutesticos y portuarios

mediante un uacutenico enviacuteo de datos que es utilizado por el conjunto de procesos que

conforman la cadena logiacutestica y de transporte

La existencia de un PCS en un puerto surge esencialmente de la necesidad de

maximizar la eficiencia en el uso de las infraestructuras y operaciones y de

gestionar la complejidad inherente en las actividades portuarias especialmente en

el transporte de mercanciacuteas en contenedor El crecimiento del traacutefico de

contenedores se traduce en un incremento del volumen de trabajo requerido para

la planificacioacuten ordenacioacuten ejecucioacuten y seguimiento de las operaciones de forma

eficiente En este contexto los procedimientos y praacutecticas manuales empiezan a

percibirse inadecuados y necesitan ser reemplazados por otros meacutetodos en los que

las soluciones tecnoloacutegicas juegan un papel clave en la identificacioacuten de aacutereas de

mejora

La existencia de una Ventanilla Uacutenica portuaria no estaacute condicionada a la existencia

de un port community system Podemos encontrar puertos en los que no existe un

sistema de comunidad portuaria pero existe un uacutenico punto de entrada para la

presentacioacuten de declaraciones mediante una Ventanilla Uacutenica De forma opuesta

podemos encontrar puertos en los que existe un sistema de comunidad portuaria

pero no existe una coordinacioacuten de las distintas agencias gubernamentales que dan

lugar a una Ventanilla Uacutenica Asimismo existe una diferencia fundamental entre

una Ventanilla Uacutenica y un PCS una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance

nacional y por lo tanto debe poder ser aplicable en todo el paiacutes y en todos los

puertos mientras que un PCS tiene un alcance maacutes local limitado a un puerto

No obstante la combinacioacuten de ventanillas uacutenicas y PCS puede capacitar el

suministro de servicios de alto valor antildeadido en un puerto asociados con la

planificacioacuten ejecucioacuten y control de las operaciones a toda la comunidad portuaria

y redundando en un mayor aprovechamiento de sus infraestructuras En este

escenario el sistema de comunidad portuaria actuacutea como canal de entrada a la

Ventanilla Uacutenica

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La combinacioacuten de ambos sistemas la Ventanilla Uacutenica con los sistemas PCS

permiten ofrecer soluciones que mejoran significativamente los controles por parte

de los organismos puacuteblicos pero al mismo tiempo simplifican y mejoran los

procedimientos existentes en el comercio exterior consiguiendo substanciales

ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en los puertos Para

llevar a cabo estas mejoras es necesario por un lado la combinacioacuten de las

autorizaciones emitidas por los distintos organismos puacuteblicos para poder ejecutar

las operaciones autorizaciones que deben estar basadas en un anaacutelisis anticipado

de la informacioacuten y de los riesgos y que deben enlazarse con la informacioacuten y

seguimiento de estas operaciones Esta potente combinacioacuten facilita la verdadera

consecucioacuten de un puerto sin papeles creando por ejemplo procedimientos de

liberacioacuten sin papeles de mercanciacuteas y de buques

33 Resumen del Capiacutetulo

Este tercer Capiacutetulo puede resumirse en las siguientes ideas

Se habla de entornos de Ventanillas Uacutenicas porque normalmente las

implementaciones de Ventanillas Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones

independientes unidas por un interfaz mutuo y la adopcioacuten de procesos de

negocio colectivos Este entorno se compone del espacio compartido de cada

una de las Agencias individuales y cada uno de sus mandatos o roles

regulaciones procesos de negocio y sistemas automatizados

Para el desarrollo de entornos de Ventanillas Uacutenicas la OMA define tres

fases Concepto de ventanilla Uacutenica iniciativa de Ventanilla Uacutenica y Entorno

de Ventanilla Uacutenica Aunque hay que tener en cuenta que no existe un uacutenico

modo de construir dicho entorno por lo que sepueden encontrar diferentes

soluciones por todo el mundo

Se ha identificado el concepto de Port Community System y Cargo

Community System dado que en ocasiones se produce confusioacuten entre

estos teacuterminos y el de Ventanilla Uacutenica PCS se ha definido como un sistema

informaacutetico para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo

principal objetivo es servir a los intereses de las distintas empresas y

entidades relacionadas con las actividades logiacutestico-portuarias el transporte

y el comercio internacional Una diferencia fundamental entre PCS y VU es

que una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance nacional y por tanto ser

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aplicable a todos los puertos mientras que un PCS tiene un alcance local maacutes

limitado a un puerto Aunque como se ha mencionado la combinacioacuten de

ambos sistemas permiten ofrecer soluciones maacutes eficientes consiguiendo

substanciales ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en

los puertos

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4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA

41 Introduccioacuten

Antes de considerar los diferentes modelos de Ventanillas Uacutenicas es importante

sentildealar

Aunque existen muchas praacutecticas y relaciones comerciales que son comunes

a todos los paiacuteses cada paiacutes puede tener tambieacuten sus requerimientos y

condiciones particulares que determinaraacuten la eleccioacuten oacuteptima del

modelo de Ventanilla Uacutenica

El aspecto crucial en la implantacioacuten de una Ventanilla Uacutenica reside en una

estrecha cooperacioacuten de todas las entidades puacuteblicas

gubernamentales involucradas

Una Ventanilla Uacutenica no siempre implica el uso de sistemas TIC

avanzados de uacuteltima generacioacuten sino que se puede facilitar en gran medida

el comercio mediante la definicioacuten apropiada de procedimientos

administrativos integrados apoyados por sistemas TIC existentes

Aunque existen diferentes aproximaciones posibles para el establecimiento de

Ventanillas Uacutenicas existen tres modelos baacutesicos que han sido identificados en la

Recomendacioacuten Nordm 33 de la UNCEFACT

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42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica

En el primer modelo una uacutenica Autoridad recibe toda la informacioacuten bien en

formato papel o bien en formato electroacutenico y la distribuye al resto de autoridades

gubernamentales pertinentes facilitando la operacioacuten de comercio

Este ha sido por ejemplo el modelo seguido por las administraciones

espantildeolas para la presentacioacuten de manifiestos de carga y descarga de

forma electroacutenica por parte de los operadores mariacutetimos en las que la

Autoridad Portuaria actuacutea como Ventanilla Uacutenica ante la Aduana

Papel

Ventanilla Uacutenica

Autoridad 2

Operador comercial(incluye al transportista)

Electroacutenico

Autoridad Uacutenica

Autoridad 3

Autoridad 4

Autoridad 5

Ilustracioacuten 2 Modelo de Autoridad Uacutenica

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Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado

Se utiliza un uacutenico sistema de informacioacuten (puacuteblico o privado) creado a tal efecto

para la recepcioacuten diseminacioacuten (y almacenamiento) y gestioacuten de la informacioacuten

relacionada con el comercio y el transporte

Existen diferentes posibilidades dentro de este tipo de modelo

Sistema centralizado (ldquoIntegrated Systemrdquo) en el que los datos son

procesados a traveacutes de un uacutenico sistema utilizado por todos los organismos

involucrados

Este tipo de sistema lo podemos encontrar por ejemplo en varios

paiacuteses de Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos

presentar datos en un solo sistema que es a su vez utilizado por los

distintos organismos regulatorios

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema centralizado

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Ilustracioacuten 3 Modelo Centralizado de Ventanilla Uacutenica

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Sistema distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) mediante el cual la informacioacuten es

distribuida a los organismos puacuteblicos involucrados mediante interfaces

interoperables quienes a su vez integran esta informacioacuten y la procesan

Este tipo de sistema ha sido establecido por ejemplo en Estados Unidos y

permite a los operadores econoacutemicos presentar datos estandarizados una

uacutenica vez y el sistema procesa y distribuye los datos a las otras agencias

interesadas en la transaccioacuten

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema distribuido

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Ilustracioacuten 4 Modelo Distribuido de Ventanilla Uacutenica

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Combinacioacuten de los sistemas centralizados y distribuidos descritos anteriormente

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema mixto

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Aplicacionesdel sistema mixto

Ilustracioacuten 5 Modelo Mixto de Ventanilla Uacutenica

Este tipo de sistema lo encontramos tambieacuten en varios paiacuteses de

Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos presentar datos en

un solo sistema que es a su vez utilizado por varios organismos

regulatorios y al mismo tiempo los datos son tambieacuten transmitido a otro sistema

(principalmente de la aduana) mediante una interfaz interoperable

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

En este tipo de modelo el usuario puede presentar las declaraciones de manera

electroacutenica de varias autoridades para ser procesadas y aprobadas en una sola

aplicacioacuten que coordina todo el flujo de trabajo bajo una uacutenica transaccioacuten

Estos sistemas suelen basarse en procedimientos riacutegidos que deben ser cumplidos

para poder dar cumplimiento a todo el traacutemite existiendo una serie de pre-

identificaciones y pre-validaciones

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Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 32

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 34

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 5

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA

21 Introduccioacuten

El comercio internacional requiere de un gran volumen de informacioacuten y de

documentos para cumplir con los traacutemites regulatorios que exigen las autoridades

gubernamentales en los procesos de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito Ademaacutes

normalmente cada uno de estos documentos debe presentarse a diferentes

agencias cada una con sus propios sistemas (bien sean manuales o

automaacuteticos) y con sus propios modelos y formularios Estos traacutemites junto

con los costes asociados al cumplimiento

representan una seria barrera para el desarrollo del comercio internacional tanto

para las empresas como para el gobierno

Una forma de solucionar estos problemas se encuentra en la creacioacuten de un

entorno de Ventanillas Uacutenica mediante el cual la informacioacuten asociada al

comercio y el transporte soacutelo necesita ser presentada en un uacutenico punto de

entrada para ser posteriormente distribuida a todos los organismos puacuteblicos

pertinentes para ser procesada (aduanas organismos regulatorios de las

operaciones de comercio exterior cuerpos de seguridad autoridades portuarias

etc) Esta posibilidad permite mejorar la disponibilidad y gestioacuten de la informacioacuten

maacutes confiable acelerar y simplificar los traacutemites documentales necesarios

para el comercio y armonizar y compartir la informacioacuten entre diferentes

organismos competentes Al mismo tiempo el uso de Ventanillas Uacutenicas permite

mejorar la eficiencia y control por parte de los organismos oficiales redundando en

un ahorro de costes tanto para el comercio como para el gobierno mediante una

mejor utilizacioacuten de los recursos disponibles (por ejemplo a traveacutes de un mayor

control de las tasas que se deben pagar o de una reduccioacuten del tiempo necesario

en cumplir los traacutemites administrativos etchellip)

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

En este capiacutetulo se va a intentar responder a algunas preguntas como

iquestQueacute es una Ventanilla Uacutenica iquestDe quieacuten debe partir la idea de la creacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica iquestSoacutelo puede existir una Ventanilla Uacutenica

22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica

La Ventanilla Uacutenica es un teacutermino que ha sido ampliamente utilizado en los uacuteltimos

antildeos y se ha dedicado un gran esfuerzo en definir tanto su definicioacuten y descripcioacuten

como los conceptos asociados La realidad es que la Ventanilla Uacutenica desafiacutea los

modelos tradicionales que se han utilizado para el control del movimiento de

mercanciacuteas y de los medios de transporte

Para una mayor compresioacuten de lo que es una Ventanilla Uacutenica vamos a recuperar

las definiciones de este concepto realizadas tanto por el Centro de Facilitacioacuten de

Comercio y Comercio Electroacutenico de las Naciones Unidas (UNCEFACT) en su

ldquoRecomendacioacuten y guiacutea para el establecimiento de una Ventanilla Uacutenica para la

mejora del intercambio de informacioacuten entre el comercio y el gobiernordquo

(Recomendacioacuten nordm 33 2005) como por la Organizacioacuten Mundial de Aduanas

(OMA) en su Compendio sobre Ventanilla Uacutenica (2011) Ambos organismos

internacionales aportan definiciones y recomendaciones complementarias desde

distintos puntos de vista el primero maacutes teacutecnico y el segundo maacutes organizativo y

metodoloacutegico

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Recomendacioacuten nordm 33 2005

En su Recomendacioacuten nordm 33 el Centro de las Naciones Unidas para la Facilitacioacuten

del Comercio y los Negocios Electroacutenicos (UNCEFACT) siendo consciente de que

el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas puede contribuir a la armonizacioacuten y

simplificacioacuten de los intercambios de informacioacuten entre los distintos actores del

comercio y los gobiernos y considerando los beneficios reales que esto puede

significar tanto para los propios gobiernos como para el comercio recomienda que

los gobiernos y aquellos agentes involucrados en el comercio internacional y el

movimiento de mercanciacuteas consideren la posibilidad y en su caso procedan con el

establecimiento de soluciones de Ventanilla Uacutenica en sus paiacuteses mediante la

colaboracioacuten y el esfuerzo conjunto de todas las autoridades gubernamentales

involucradas asiacute como de la parte privada Para ello junto con la Recomendacioacuten

UNCEFACT incluye una Guiacutea para el establecimiento de una Ventanilla Uacutenica

para mejorar el intercambio eficiente de informacioacuten entre el comercio y

los gobiernos que estaacute considerada como uno de los documentos baacutesicos de

referencia para la puesta en marcha de proyectos de Ventanilla Uacutenica UNCEFACT

ha definido posteriormente otras Recomendaciones que describen herramientas y

metodologiacuteas que permiten desarrollar este concepto desde otras perspectivas tales

como la recomendacioacuten 35 sobre coacutemo establecer el entorno legal para una

Ventanilla Uacutenica en el comercio internacional

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Seguacuten la definicioacuten aportada por la UNCEFACT una Ventanilla Uacutenica se define

como

Es una herramienta que permite a las partes involucradas en el comercio y

transporte presentar informacioacuten y documentos estandarizados a traveacutes

de un uacutenico punto de entrada con el objeto de cumplir con todos los

traacutemites relacionados con las operaciones de exportacioacuten importacioacuten y

traacutensito y en la cual la informacioacuten se deberiacutea presentar una sola vez

(preferiblemente en formato electroacutenico)

En otras palabras el objetivo de una Ventanilla Uacutenica es agilizar y simplificar los

flujos de informacioacuten entre los agentes vinculados al comercio y los Gobiernos de

manera que se beneficien todos los implicados en los procesos transfronterizos

evitando la presentacioacuten repetitiva de datos

La definicioacuten ofrecida por la UNCEFACT se encuentra maacutes orientada a la

transmisioacuten de informacioacuten estandarizada y la aplicacioacuten de tecnologiacuteas de la

informacioacuten y comunicaciones al ser eacutestas unas de las principales aacutereas de

conocimiento de este organismo internacional En la Recomendacioacuten 33 la

colaboracioacuten entre la Aduana y otros organismos regulatorios y de control se

explica en teacuterminos de flujos de informacioacuten entre las distintas partes involucradas

en el comercio y el transporte donde la informacioacuten y los documentos deben ser

presentados en un uacutenico punto de entrada

Esta recomendacioacuten y guiacutea es considerada como base de la temaacutetica de Ventanilla

Uacutenica y ha dado lugar a numerosos seminarios talleres y discusiones que han

permitido profundizar en las implicaciones y posibilidades de este concepto en el

comercio exterior y en el transporte UNCEFACT ha definido posteriormente otras

Recomendaciones que describen herramientas y metodologiacuteas que permiten

desarrollar este concepto desde otras perspectivas tales como la recomendacioacuten 35

sobre coacutemo establecer el entorno legal para una Ventanilla Uacutenica en el comercio

internacional

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Sin embargo no se debe confundir una Ventanilla Uacutenica con un sistema de

informacioacuten sino que este concepto va mucho maacutes allaacute En la definicioacuten ofrecida

por la OMA se prefiere utilizar el teacutermino Entorno de Ventanilla Uacutenica en el cual se

plantea la Ventanilla Uacutenica como

Una filosofiacutea de gobernanza en la cual las estructuras tradicionales de gobierno se

transforman para servir mejor a las necesidades de los ciudadanos de los negocios

y de la economiacutea Bajo el concepto de Ventanilla Uacutenica los procedimientos

establecidos por las distintas agencias de gobierno pasan a transformarse en

servicios integrales e integrables ofrecidos por el gobierno derivaacutendose en una

mayor simplificacioacuten de los traacutemites que se desarrollaraacuten de una forma maacutes

eficiente y coordinada con una disminucioacuten sustancial de los costes de

cumplimiento de las regulaciones El proceso de creacioacuten de un entorno de

Ventanilla Uacutenica se basa en una transformacioacuten iterativa que debe involucrar

distintas iniciativas algunas de ellas nuevas pero otras ya consolidadas o en curso

y que deben ser apropiadamente integradas en este entorno a traveacutes de un

riguroso trabajo de reingenieriacutea

En un Entorno de Ventanilla Uacutenica esta transformacioacuten de las estructuras de

gobierno hacia una mayor simplificacioacuten facilitacioacuten control y transparencia es el

resultado de un proceso iterativo que integra distintas iniciativas orientadas hacia

este fin y que dan lugar a distintas versiones y distintos niveles de madurez de

Ventanillas Uacutenicas

El concepto de Ventanilla Uacutenica no es un concepto exclusivo de las operaciones de

comercio exterior Este concepto lo encontramos tambieacuten en otras aacutereas de

gobierno como puede ser el caso de una Ventanilla Uacutenica para la creacioacuten de

nuevas empresas para centralizar los traacutemites de cambio de domicilio la

obtencioacuten de un permiso de conducir etc En este punto podriacuteamos cuestionarnos

si soacutelo puede existir una Ventanilla Uacutenica o pueden existir varias Ventanillas Uacutenicas

para la gestioacuten del comercio y transporte internacional Este aspecto ha sido

tratado en el capiacutetulo introductorio del Compendio de Ventanilla publicado por la

OMA

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iterativo va13(Del lat iteratīvus)131 adj Que se repite132 adj Dicho de una palabra Que indica repeticioacuten o reiteracioacuten p ej gotear goteo
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En el comercio exterior existen distintos organismos gubernamentales involucrados

en este tipo de operaciones tales como la aduana los organismos de inspeccioacuten

sanitarios fitosanitarios zoosanitarios de control de medicamentos y de normas

de aplicacioacuten a distintos productos de proteccioacuten en fronteras y de gestioacuten de

infraestructuras puacuteblicas

Tradicionalmente estos distintos organismos no han establecido canales para

compartir informacioacuten entre ellos lo que ha dado lugar a que los operadores de

comercio deban proporcionar la misma informacioacuten a cada uno estos organismos y

que las inspecciones y control de cada uno de ellos se realice de forma

descoordinada y potencialmente con informacioacuten discordante Esta situacioacuten no es

en absoluto deseable ni para los operadores del comercio ni para la administracioacuten

al dar lugar a grandes ineficiencias y a una menor capacidad de identificar riesgos

que puedan existir al estar utilizaacutendose informacioacuten parcial recibida en cada agencia

en lugar de una informacioacuten global que ha sido recibida por el conjunto del

gobierno Como ilustracioacuten a este tipo de circunstancias se podriacutea encontrar la

discordancia de informaciones que podriacutean darse entre las autoridades sanitarias y

las aduaneras relativas al origen de un producto alimenticio para evitar

inspecciones o prohibiciones de introduccioacuten de productos en el paiacutes de destino o la

discordancia entre la cantidad de mercanciacutea que ha sido descargada en un puerto y

la que ha sido declarada en importacioacuten para evitar el pago de tasas o aranceles

Con la aplicacioacuten del concepto de Ventanilla Uacutenica todos los organismos puacuteblicos

dispondriacutean del mismo conjunto de informacioacuten que habriacutea sido presentada por los

operadores en un solo punto de entrada

La propuesta de implementacioacuten de un Sistema de Ventanillas Uacutenica puede

partir de diferentes sectores (mariacutetimo comercio transporte Aduanas) por

ejemplo desde el sector mariacutetimo se puede impulsar la creacioacuten de una Ventanilla

Uacutenica que proveeraacute servicios asociados con los traacutemites asociados a los buques

Por lo que podemos encontrarnos con diferentes Ventanillas Uacutenicas que

deben ser complementarias y estar en cualquier caso interrelacionadas entre siacute

Habitualmente la organizacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es coordinada por

una entidad que lidera el proceso Esta entidad debe ser reconocida por el resto de

las autoridades gubernamentales y agencias regulatorias implicadas El liacuteder debe

de adoptar un papel neutral y conciliador buscando y asegurando que todas las

autoridades y agencias reciban o tengan acceso a la informacioacuten que necesitan para

cumplir con sus mandatos y objetivos

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Ademaacutes las autoridades participantes y las agencias deben procurar coordinar sus

controles de tal forma que estos no se repitan y se desarrollen en el mismo

momento

En algunos casos los servicios de Ventanilla Uacutenica pueden conectarse a otros

servicios externos para proveer servicios tales como pago de impuestos tasas y

cuotas o servicios logiacutesticos asociados a la operacioacuten

En los procesos transfronterizos ademaacutes de la Aduana existen otras agencias

gubernamentales (como inspecciones fitosanitarias veterinarias control de drogas

etc) con derecho a paralizar la mercanciacutea que cruza las fronteras

Frecuentemente debido a la falta de informacioacuten compartida entre dichas agencias

los importadoresexportadores deben proporcionar la misma informacioacuten a

diferentes agencias gubernamentales En muchas ocasiones aun disponiendo de

servicios de Ventanilla Uacutenica se siguen exigiendo que se presente la informacioacuten en

papel en distintos puntos cuando en muchas ocasiones existe informacioacuten maacutes

fiable y actualizada dentro de los propios sistemas de informacioacuten del gobierno

Tambieacuten es frecuente que la evaluacioacuten del riesgo se realice en cada una de las

agencias con los datos especiacuteficos que eacutesta ha recopilado y no se basa en la

informacioacuten completa que el gobierno recibe de los agentes En consecuencia se

realizan muacuteltiples inspecciones en diferentes momentos temporales La evaluacioacuten

del riesgo lo realiza cada una de las agencias con sus datos especiacuteficos y no se basa

en la informacioacuten completa que el gobierno recibe de los agentes

De la misma manera existen experiencias consolidadas en muchos paiacuteses en los

que se han implantado distintos sistemas de colaboracioacuten logiacutestica y de transporte

denominados Cargo o Port Communty System cuando son utilizados en puertos y

aeropuertos Estos sistemas sirven como punto uacutenico para el intercambio de

informacioacuten entre los distintos intervinientes de las operaciones logiacutestico-portuarias

tales como el operador logiacutestico y la comunidad comercial y del transporte y

organismos puacuteblicos regulatarios y de control en estas instalaciones Estos sistemas

estaacuten actuando en muchas ocasiones como puntos de entrada a las ventanillas

uacutenicas del gobierno actuando como interfaces entre los operadores y las aduanas

autoridades portuarias y mariacutetimas y otras agencias regulatorias y de control

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En este punto cabe formular las siguientes cuestiones relativas al oxiacutemoron

ldquoMuacuteltiples Ventanillas Uacutenicasrdquo

iquestDeberiacutea existir soacutelo una Ventanilla Uacutenica

iquestPodriacutean existir muacuteltiples soluciones de Ventanilla Uacutenica para distintos

sectores que ofrezcan soporte al comercio internacional (mariacutetimo

portuario transporte comercio aduana bancoshellip)

iquestCoacutemo deberiacutean interactuar esas muacuteltiples Ventanillas Uacutenicas

iquestPodriacutea dividirse la responsabilidad de suministro del concepto de Ventanilla

Uacutenica en distintas partes y suministrar cada una de ellas por diferentes

organizaciones mediante sistemas basados en tecnologiacuteas de la informacioacuten

iquestEl concepto de Ventanilla Uacutenica estaacute asociado exclusivamente a un uacutenico

sistema automatizado operado por una sola entidad o a una coleccioacuten de

sistemas interoperables e interconectados operados por distintas entidades

iquestDeberiacutea existir una uacutenica entidad que orquestase y coordinase el desarrollo

del concepto de Ventanilla Uacutenica o de Muacuteltiples Ventanillas Uacutenicas

iquestDeberiacutean retirarse los sistemas existentes utilizados por las distintas

agencias en beneficio de un nuevo uacutenico sistema que incorpore todas las

funcionalidades o deberiacutean mantenerse y preservarse los sistemas e

inversiones existentes

iquestCoacutemo se deberiacutean establecer y delimitar los alcances de las Ventanillas

Uacutenicas y de los sistemas corporativos de cada una de las instituciones

Es muy probable que existan tantas respuestas a estas preguntas como alumnos

participen en este curso Esto es debido a que el concepto de Ventanilla Uacutenica

puede manifestarse mediante distintas aproximaciones que dependeraacuten en gran

medida del contexto socio-poliacutetico y de la complejidad del entorno Bajo esta

situacioacuten resulta criacutetico partir de un concepto y de una base de definicioacuten de

Ventanilla Uacutenica lo suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las

distintas iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un entorno

concreto Esta base permitiraacute dotar al alumno de una apertura de miras suficiente

como para poder comprender las distintas iniciativas de Ventanillas Uacutenicas que

estaacuten apareciendo tanto en la regioacuten como a nivel mundial

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oxiacutemoron13(Del gr ὀξύμωρον)131 m Ret Combinacioacuten en una misma estructura sintaacutectica de dos palabras o expresiones de significado opuesto que originan un nuevo sentido p ej un silencio atronador13
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Dependiendo del contexto en el que se presenta la Ventanilla Uacutenica cabe distinguir

las Ventanillas Uacutenicas Nacionales cuyo objetivo es coordinar la colaboracioacuten entre

los distintos organismos puacuteblicos de un paiacutes mientras que tambieacuten nos podemos

encontrar con Ventanillas Uacutenicas regionales o internacionales cuyo objetivo es

coordinar la colaboracioacuten entre agencias de distintos paiacuteses de tal forma que los

datos que se originan en un paiacutes pueden ser utilizados en otro paiacutes sin que se

requiera la presentacioacuten de los mismos por parte de los operadores econoacutemicos y

de transporte al efectuarse estas comunicaciones de gobierno a gobierno entre

distintos paiacuteses Ejemplos de Ventanillas Uacutenicas regionales los podriacuteamos encontrar

en servicios de reconocimiento mutuo de certificados de origen electroacutenicos cuyos

datos se consultan desde el paiacutes de destino al paiacutes de origen o en el Traacutensito

Internacional de Mercanciacuteas donde los datos de la declaracioacuten de traacutensito se crean

en el paiacutes de inicio y son utilizados y actualizados en los distintos paiacuteses de paso y

en el paiacutes de destino final del traacutensito

23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente

El concepto de Ventanilla Uacutenica no es simplemente el de un portal o servicio

que conecta al usuario con varias agencias gubernamentales El valor

antildeadido de este concepto es que provee al usuario de una solucioacuten integrada

para sus transacciones comerciales

La caracteriacutestica fundamental del concepto de Ventanilla Uacutenica reside en que

incluye la idea de presentar la informacioacuten una sola vez (ldquoone time

submissionrdquo) evitando duplicidades y la presentacioacuten repetida de la misma

informacioacuten

ldquoOne time submissionrdquo quiere decir que no es necesario que se introduzca la

misma informacioacuten por parte del mismo operador en diferentes agencias

gubernamentales Sin embargo no implica que la entrega de todo el volumen de

informacioacuten se realice en una uacutenica transmisioacuten ni exime a otros operadores a

presentar tambieacuten informacioacuten sobre las operaciones Asiacute la informacioacuten puede ser

enviada en muacuteltiples transmisiones y por distintos operadores permitiendo a los

agentes ir completando la informacioacuten a medida que van teniendo lugar los

procesos logiacutesticos completando cada uno de los estados necesarios para el

despacho y control de las operaciones de transporte y las mercanciacuteas

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Esta caracteriacutestica no podriacutea conseguirse sin una estandarizacioacuten y armonizacioacuten de

los datos y de la documentacioacuten Un aspecto fundamental en la transmisioacuten

electroacutenica de informacioacuten entre el usuario y las agencias gubernamentales y entre

siacute es que se trata de un acto importante orientado al cumplimiento de la

legislacioacuten

Asiacute a la informacioacuten presentada se la denomina declaracioacuten y debe dotarse de

suficientes garantiacuteas al hecho de la presentacioacuten de la documentacioacuten por medios

electroacutenicos que aseguren la integridad autoriacutea y no repudio del traacutemite

electroacutenico Para este fin el uso de teacutecnicas avanzadas de identificacioacuten y firma

electroacutenica de datos electroacutenicos puede ofrecer un nivel equivalente o incluso

superior de aseguramiento de las funciones de identificacioacuten autenticidad

integridad y no repudio del que se dispone hoy en diacutea con los documentos en papel

Los usuarios introducen la informacioacuten requerida por las Agencias

(responsabilizaacutendose de su legalidad) a traveacutes de las Ventanillas Uacutenicas que a su

vez incluye flujos de informacioacuten cuyo origen son las Agencias lo que implica que la

respuesta de las Agencias esteacute armonizada y coordinada Por tanto es necesario

evitar flujos de informacioacuten redundantes en las Agencias y los usuarios y viceversa

de manera que se utilice el verdadero potencial de las Ventanillas Uacutenicas

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En resumen la caracteriacutestica de ldquoOne time submissionrdquo se basa en los siguientes

principios

Incremento gradual de la entrada de datos Es la posibilidad de ir

asociando datos introducidos paulatina e individualmente como parte del entorno

inteligente de las Ventanillas Uacutenicas

Declaraciones armonizadas En un entorno de Ventanillas Uacutenicas cada

uno de los actores no estaacute obligado a introducir los mismos datos repetidamente

para diferentes agencias

Se comparte la informacioacuten entre las agencias Es posible compartir la

informacioacuten o dividirla para que cada una de las agencias pueda llevar a cabo sus

correspondientes controles

Respuesta armonizada entre agencias Cada Agencia procesa su

respuesta de manera independiente pero la Ventanilla Uacutenica deberaacute dar una

respuesta uacutenica y armonizada al usuario

24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

Las Ventanillas Uacutenicas se fundamentan en el intercambio de documentacioacuten y en la

creacioacuten de procesos de negocio soportados por las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten

y los avances en el comercio electroacutenico La Ventanilla Uacutenica puede ser vista como

una empresa virtual conformada por distintas agencias que proporcionan un

aspecto uacutenico y homogeacuteneo hacia el cliente Aunque el entorno de las Ventanillas

Uacutenicas es claramente diferente del efiacutemero caraacutecter de las empresas virtuales

donde distintas compantildeiacuteas dan servicios a los clientes a traveacutes de una sola viacutea de

entrada hay algunas similitudes que pueden ayudar a comprender el entorno de

las Ventanillas Uacutenicas

El concepto de ldquoempresa virtualrdquo emerge de las interconexiones electroacutenicas

que resultan para poder ofrecer servicios a traveacutes de una interfaz

electroacutenica de un portal web y una red de organizaciones y entidades

colaboradoras

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Compras por internet reserva de billetes aeacutereos o la reserva de hoteles son

algunos ejemplos de comercio electroacutenico En todos estos casos el portal a traveacutes

del cual el cliente realiza las gestiones no tiene siquiera por queacute pertenecer

directamente a alguna de las empresas que proveen los servicios

ldquoOne-stop-shopsrdquo como es el caso de portales web dan soporte comercial a la

transaccioacuten de la empresa virtual manejan los datos de entrada y los de salida y

organiza todos los procesos asociados con el intercambio de informacioacuten

Normalmente una transaccioacuten on-line involucra a muchas compantildeiacuteas y los sistemas

de informacioacuten de cada una Sin embargo estas transacciones comerciales se

llevan a cabo en tan solo segundos dada la coordinacioacuten existente de los procesos

de negocio de cada una de las partes llevaacutendose a cabo de una manera

secuenciada por medio de mensajes electroacutenicos estandarizados

No obstante los portales web son solo una parte de la historia La complejidad y

transacciones reales tienen lugar entre los sistemas TI y los distintos organismos

participantes

En un entorno de Ventanilla Uacutenica los comerciantes en una transaccioacuten

internacional obtienen una visioacuten simplificada transparente a la complejidad

relacionada con las transacciones cuidadosamente orquestadas y sincronizadas

entre las distintas agencias de gobierno instituciones financieras transportistas

operadores logiacutesticos despachantes de aduanas operadores de terminales e

infraestructuras intermodales autoridades portuarias etc

Dentro de la complejidad de una transaccioacuten internacional podemos encontrar

intercambios de informacioacuten entre los operadores privados ldquoB2Brdquo (business-to-

business) entre los operadores privados y el gobiernos ldquoB2Grdquo (business-to-

government) y entre las propias agencias y entidades gubernamentales ldquoG2Grdquo

(government-to-government) Para completar el ciclo surgen tambieacuten los

intercambios de informacioacuten entre el gobierno y los operadores privados

(government-to-business) que pueden reportar beneficios sin precedentes en las

operaciones de comercio exterior al proporcionar de forma proactiva las entidades

gubernamentales la informacioacuten requerida para una mejor planificacioacuten y ejecucioacuten

logiacutestica

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Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Dentro de las entidades gubernamentales tal y como se muestra en la figura

siguiente se pueden distinguir los organismos reguladores y de control del

comercio exterior la aduana y las entidades de gestioacuten de infraestructuras

puacuteblicas

Todas estas entidades gubernamentales deben colaborar entre siacute con el objeto de

crear un entorno eficiente de Ventanilla Uacutenica tal y como se describe en el capiacutetulo

siguiente

Cross Border Regulatory Agenciesrsquo Systems

Customs Management System

Logistics and Transport Management and Collaboration Systems

Public Infrastructure Management Systems

Single Windows

One-stop-shops

Ilustracioacuten 1 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

25 Resumen del Capiacutetulo

El Capiacutetulo dos puede resumirse en las siguientes ideas principales

En el presente capiacutetulo se han presentado dos definiciones sobre el concepto

de Ventanilla Uacutenica aportadas por dos organismos internacionales el Centro

de Facilitacioacuten de Comercio y Comercio Electroacutenico de las Naciones Unidas

(UNCEFACT) y la Organizacioacuten Mundial de Aduanas (OMA) ambas

definiciones son complementarias y desde diferentes puntos de vista uno

maacutes teacutecnico y otro maacutes organizativo y metodoloacutegico

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Es importante tener presente que el concepto de Ventanillas Uacutenicas no es

exclusivo de Comercio Exterior Y que la propuesta de implementacioacuten de

Ventanillas Uacutenicas puede partir de diferentes sectores (mariacutetimo comercio

transporte Aduana) por lo que podemos encontrarnos con diferentes

Ventanillas Uacutenicas que deben ser complementarias y en cualquier caso estar

interrelacionadas entre siacute

El entorno de Ventanilla Uacutenica puede manifestarse mediante distintas

aproximaciones que dependeraacuten en gran medida del contexto socio-poliacutetico

y de la complejidad del entorno Bajo esta situacioacuten resulta criacutetico partir de

un concepto y de una base de definicioacuten de Ventanilla Uacutenica lo

suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las distintas

iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un

entorno concreto

Un gran valor antildeadido del concepto Ventanilla Uacutenica es que aporta

soluciones integradas a los usuarios y una caracteriacutestica fundamental reside

en la idea ldquoone time submissionrdquo (presentar la informacioacuten una sola)

Por uacuteltimo se ha presentado la Ventanilla Uacutenica como concepto de empresa

virtual que puede ayudar a comprender el entorno y las relaciones de las

Ventanillas Uacutenicas

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La OMA considera el concepto de VU como un componente de la Gestioacuten

Coordinada de Fronteras teacutermino que utiliza para describir los esfuerzos globales

para racionalizar y facilitar los procedimientos y sistemas de gestioacuten de fronteras

El desarrollo de sistemas automatizados de gestioacuten dentro de las administraciones

aduaneras y las agencias reguladoras y de proteccioacuten en fronteras es un aspecto

clave para la adopcioacuten de medidas facilitadoras ofreciendo al mismo tiempo

mejoras sustanciales en los objetivos perseguidos sobre funciones recaudatorias

proteccioacuten social y fomento del comercio No obstante estos importantes

desarrollos no son solo efecto de la introduccioacuten de nuevas tecnologiacuteas y en

particular de tecnologiacuteas de la informacioacuten y comunicaciones sino tambieacuten de la

adopcioacuten de nuevas filosofiacuteas y arquitecturas de gestioacuten y gobernanza que han

proporcionado mayores grados de eficiencia y eficacia en las praacutecticas de comercio

internacional

El entorno de Ventanilla Uacutenica debe aplicarse para facilitar los complejos

procesos que regulan el movimiento de mercanciacuteas medios de transporte

y personas a traveacutes de las fronteras de los paiacuteses Tradicionalmente en Ameacuterica

Latina y Caribe (ALC) estas Ventanillas Uacutenicas son conocidas como VUCE o

Ventanillas Uacutenicas de Comercio Exterior y ofrecen la visioacuten de un interfaz

simplificado entre los operadores econoacutemicos y las agencias de gobierno que

regulan las fronteras para dar una respuesta a los problemas inherentes relativos a

las costosas ineficiencias falta de coordinacioacuten entre agencias y procedimientos

administrativos y documentacioacuten poco transparentes y que se derivan en una lenta

y compleja burocracia

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iquestPor queacute se habla de entorno de Ventanillas Uacutenicas

Se denomina entorno porque normalmente las implementaciones de Ventanillas

Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones independientes unidas por un interfaz

mutuo y la adopcioacuten de procesos de negocio colectivos Este entorno se

compone del espacio compartido de cada una de las Agencias individuales y cada

uno de sus mandatos o roles regulaciones procesos de negocio y sistemas

automatizados

En este sentido construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas es un proceso

particularmente complejo y necesita una gran labor de armonizacioacuten de objetivos

de cada uno de los actores que ademaacutes conllevaraacute muchos cambios respecto al

funcionamiento actual Para este cambio la OMA define tres fases en el desarrollo

de un entorno de Ventanilla Uacutenica

Concepto de Ventanilla Uacutenica Se trata de una primera fase exploratoria en

la que se sientan las bases para el desarrollo de las fases posteriores en las

que se busca una convergencia poliacutetica un alineamiento estrateacutegico

contando con una colaboracioacuten de todos los participantes

Iniciativa de Ventanilla Uacutenica Esta fase se inicia cuando exista una

aceptacioacuten formal del concepto de Ventanilla Uacutenica dando lugar a un

mandato poliacutetico a una estructura de gobierno una gestioacuten de programa y

una formulacioacuten de proyectos

Entorno de Ventanilla Uacutenica En esta fase se van ejecutando gradualmente

los proyectos que conformaraacuten los servicios de Ventanilla Uacutenica debieacutendose

incorporar medidas que permitan la gestioacuten del cambio y del desempentildeo

En realidad la fase de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas en algunos casos

puede durar varios antildeos Cada fase y sub-fase se va construyendo a partir de lo

que se va aprendiendo en la anterior para conseguir progresivamente una

simplificacioacuten del comercio en el cual el entorno objetivo no debe ser el resultado

de proyectos individuales

Asiacute la OMA habla de ldquoconstruirrdquo una Ventanilla Uacutenica en lugar de ldquodesarrollarrdquo ya

que al igual que en el caso de un edificio las Ventanillas Uacutenicas necesitan un

disentildeo que refleje sus verdaderas necesidades necesita ser construido usando

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entorno13(De en- y torno)131 m Ambiente lo que rodea132 m Inform Conjunto de condiciones extriacutensecas que necesita un sistema informaacutetico para funcionar como el tipo de programacioacuten de proceso las caracteriacutesticas de las maacutequinas que lo componen etc133 m Mat Conjunto de puntos vecinos a otro134 m Ar Pliegue que se hace a la ropa en el borde
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todas las habilidades de la ingenieriacutea y una vez que se ha probado y se certifica que

la instalacioacuten funciona conforme a los requerimientos se pone en servicio Al igual

que un edificio es la sede para un estilo de vida las Ventanillas Uacutenicas son la sede

de procesos de negocio y proveen una coleccioacuten de servicios interrelacionados Al

igual que los proyectos de construccioacuten las Ventanillas Uacutenicas en algunas

ocasiones necesitaraacuten desmantelar algunos de los edificios existentes o renovar

algunas de las estructuras actuales

No existe un uacutenico modo de construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas se

pueden encontrar diferentes soluciones por todo el mundo y resulta importante

poder entender cuaacuteles son las similitudes y las diferencias de cada una de esas

soluciones No obstante un aspecto comuacuten que debe orientar la construccioacuten de

Ventanillas Uacutenicas es que se deben siempre de disentildear de manera que respondan a

las verdaderas necesidades tanto del comercio como del gobierno de forma

integrada

Hoy en diacutea los avances en la interoperabilidad de los Sistemas de Informacioacuten y la

arquitectura de las Tecnologiacuteas de Informacioacuten han introducido nuevos paradigmas

que ayudan a comprender como las organizaciones pueden colaborar Gracias a

estos avances las agencias pueden colaborar entre ellas y con el sector privado

Desde que las Naciones Unidas publicoacute su recomendacioacuten 33 se ha impulsado el

disentildeo de nuevos modelos de colaboracioacuten

31 Port Community Systems

En muchas ocasiones se identifica que existe una gran confusioacuten entre una

Ventanilla Uacutenica y un sistema colaborativo logiacutestico o de transporte como es el

caso de los sistemas de comunidad portuaria o de carga conocidos tambieacuten como

Port Community System (PCS) o Cargo Community System (CCS)

Un PCS (Port Community System) se puede definir como un sistema informaacutetico

para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo principal objetivo es

servir a los intereses de las distintas empresas y entidades relacionadas con las

actividades logiacutestico-portuarias el transporte y el comercio internacional

En un sistema de comunidad portuaria confluyen todos los actores ligados a las

operaciones de buques y mercanciacuteas en el puerto operadores de terminales

operadores de transporte (mariacutetimooceaacutenico rodado y ferroviario) transitarios o

freight forwarders aduanas organismos de inspeccioacuten almacenes autoridades

portuarias y autoridades mariacutetimas

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La asociacioacuten europea de PCS (EPCSA) define el concepto de PCS como una

plataforma electroacutenica abierta y neutral que facilita el intercambio de informacioacuten

seguro e inteligente entre operadores privados y entidades puacuteblicas con el objeto

de mejorar la posicioacuten competitiva de las comunidades portuarias y aeroportuarias

Un PCS permite optimizar los distintos sistemas utilizados por los distintos

intervinientes en el puerto automatizando procesos logiacutesticos y portuarios

mediante un uacutenico enviacuteo de datos que es utilizado por el conjunto de procesos que

conforman la cadena logiacutestica y de transporte

La existencia de un PCS en un puerto surge esencialmente de la necesidad de

maximizar la eficiencia en el uso de las infraestructuras y operaciones y de

gestionar la complejidad inherente en las actividades portuarias especialmente en

el transporte de mercanciacuteas en contenedor El crecimiento del traacutefico de

contenedores se traduce en un incremento del volumen de trabajo requerido para

la planificacioacuten ordenacioacuten ejecucioacuten y seguimiento de las operaciones de forma

eficiente En este contexto los procedimientos y praacutecticas manuales empiezan a

percibirse inadecuados y necesitan ser reemplazados por otros meacutetodos en los que

las soluciones tecnoloacutegicas juegan un papel clave en la identificacioacuten de aacutereas de

mejora

La existencia de una Ventanilla Uacutenica portuaria no estaacute condicionada a la existencia

de un port community system Podemos encontrar puertos en los que no existe un

sistema de comunidad portuaria pero existe un uacutenico punto de entrada para la

presentacioacuten de declaraciones mediante una Ventanilla Uacutenica De forma opuesta

podemos encontrar puertos en los que existe un sistema de comunidad portuaria

pero no existe una coordinacioacuten de las distintas agencias gubernamentales que dan

lugar a una Ventanilla Uacutenica Asimismo existe una diferencia fundamental entre

una Ventanilla Uacutenica y un PCS una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance

nacional y por lo tanto debe poder ser aplicable en todo el paiacutes y en todos los

puertos mientras que un PCS tiene un alcance maacutes local limitado a un puerto

No obstante la combinacioacuten de ventanillas uacutenicas y PCS puede capacitar el

suministro de servicios de alto valor antildeadido en un puerto asociados con la

planificacioacuten ejecucioacuten y control de las operaciones a toda la comunidad portuaria

y redundando en un mayor aprovechamiento de sus infraestructuras En este

escenario el sistema de comunidad portuaria actuacutea como canal de entrada a la

Ventanilla Uacutenica

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La combinacioacuten de ambos sistemas la Ventanilla Uacutenica con los sistemas PCS

permiten ofrecer soluciones que mejoran significativamente los controles por parte

de los organismos puacuteblicos pero al mismo tiempo simplifican y mejoran los

procedimientos existentes en el comercio exterior consiguiendo substanciales

ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en los puertos Para

llevar a cabo estas mejoras es necesario por un lado la combinacioacuten de las

autorizaciones emitidas por los distintos organismos puacuteblicos para poder ejecutar

las operaciones autorizaciones que deben estar basadas en un anaacutelisis anticipado

de la informacioacuten y de los riesgos y que deben enlazarse con la informacioacuten y

seguimiento de estas operaciones Esta potente combinacioacuten facilita la verdadera

consecucioacuten de un puerto sin papeles creando por ejemplo procedimientos de

liberacioacuten sin papeles de mercanciacuteas y de buques

33 Resumen del Capiacutetulo

Este tercer Capiacutetulo puede resumirse en las siguientes ideas

Se habla de entornos de Ventanillas Uacutenicas porque normalmente las

implementaciones de Ventanillas Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones

independientes unidas por un interfaz mutuo y la adopcioacuten de procesos de

negocio colectivos Este entorno se compone del espacio compartido de cada

una de las Agencias individuales y cada uno de sus mandatos o roles

regulaciones procesos de negocio y sistemas automatizados

Para el desarrollo de entornos de Ventanillas Uacutenicas la OMA define tres

fases Concepto de ventanilla Uacutenica iniciativa de Ventanilla Uacutenica y Entorno

de Ventanilla Uacutenica Aunque hay que tener en cuenta que no existe un uacutenico

modo de construir dicho entorno por lo que sepueden encontrar diferentes

soluciones por todo el mundo

Se ha identificado el concepto de Port Community System y Cargo

Community System dado que en ocasiones se produce confusioacuten entre

estos teacuterminos y el de Ventanilla Uacutenica PCS se ha definido como un sistema

informaacutetico para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo

principal objetivo es servir a los intereses de las distintas empresas y

entidades relacionadas con las actividades logiacutestico-portuarias el transporte

y el comercio internacional Una diferencia fundamental entre PCS y VU es

que una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance nacional y por tanto ser

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aplicable a todos los puertos mientras que un PCS tiene un alcance local maacutes

limitado a un puerto Aunque como se ha mencionado la combinacioacuten de

ambos sistemas permiten ofrecer soluciones maacutes eficientes consiguiendo

substanciales ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en

los puertos

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4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA

41 Introduccioacuten

Antes de considerar los diferentes modelos de Ventanillas Uacutenicas es importante

sentildealar

Aunque existen muchas praacutecticas y relaciones comerciales que son comunes

a todos los paiacuteses cada paiacutes puede tener tambieacuten sus requerimientos y

condiciones particulares que determinaraacuten la eleccioacuten oacuteptima del

modelo de Ventanilla Uacutenica

El aspecto crucial en la implantacioacuten de una Ventanilla Uacutenica reside en una

estrecha cooperacioacuten de todas las entidades puacuteblicas

gubernamentales involucradas

Una Ventanilla Uacutenica no siempre implica el uso de sistemas TIC

avanzados de uacuteltima generacioacuten sino que se puede facilitar en gran medida

el comercio mediante la definicioacuten apropiada de procedimientos

administrativos integrados apoyados por sistemas TIC existentes

Aunque existen diferentes aproximaciones posibles para el establecimiento de

Ventanillas Uacutenicas existen tres modelos baacutesicos que han sido identificados en la

Recomendacioacuten Nordm 33 de la UNCEFACT

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42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica

En el primer modelo una uacutenica Autoridad recibe toda la informacioacuten bien en

formato papel o bien en formato electroacutenico y la distribuye al resto de autoridades

gubernamentales pertinentes facilitando la operacioacuten de comercio

Este ha sido por ejemplo el modelo seguido por las administraciones

espantildeolas para la presentacioacuten de manifiestos de carga y descarga de

forma electroacutenica por parte de los operadores mariacutetimos en las que la

Autoridad Portuaria actuacutea como Ventanilla Uacutenica ante la Aduana

Papel

Ventanilla Uacutenica

Autoridad 2

Operador comercial(incluye al transportista)

Electroacutenico

Autoridad Uacutenica

Autoridad 3

Autoridad 4

Autoridad 5

Ilustracioacuten 2 Modelo de Autoridad Uacutenica

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Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado

Se utiliza un uacutenico sistema de informacioacuten (puacuteblico o privado) creado a tal efecto

para la recepcioacuten diseminacioacuten (y almacenamiento) y gestioacuten de la informacioacuten

relacionada con el comercio y el transporte

Existen diferentes posibilidades dentro de este tipo de modelo

Sistema centralizado (ldquoIntegrated Systemrdquo) en el que los datos son

procesados a traveacutes de un uacutenico sistema utilizado por todos los organismos

involucrados

Este tipo de sistema lo podemos encontrar por ejemplo en varios

paiacuteses de Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos

presentar datos en un solo sistema que es a su vez utilizado por los

distintos organismos regulatorios

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema centralizado

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Ilustracioacuten 3 Modelo Centralizado de Ventanilla Uacutenica

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Sistema distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) mediante el cual la informacioacuten es

distribuida a los organismos puacuteblicos involucrados mediante interfaces

interoperables quienes a su vez integran esta informacioacuten y la procesan

Este tipo de sistema ha sido establecido por ejemplo en Estados Unidos y

permite a los operadores econoacutemicos presentar datos estandarizados una

uacutenica vez y el sistema procesa y distribuye los datos a las otras agencias

interesadas en la transaccioacuten

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema distribuido

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Ilustracioacuten 4 Modelo Distribuido de Ventanilla Uacutenica

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Combinacioacuten de los sistemas centralizados y distribuidos descritos anteriormente

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema mixto

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Aplicacionesdel sistema mixto

Ilustracioacuten 5 Modelo Mixto de Ventanilla Uacutenica

Este tipo de sistema lo encontramos tambieacuten en varios paiacuteses de

Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos presentar datos en

un solo sistema que es a su vez utilizado por varios organismos

regulatorios y al mismo tiempo los datos son tambieacuten transmitido a otro sistema

(principalmente de la aduana) mediante una interfaz interoperable

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

En este tipo de modelo el usuario puede presentar las declaraciones de manera

electroacutenica de varias autoridades para ser procesadas y aprobadas en una sola

aplicacioacuten que coordina todo el flujo de trabajo bajo una uacutenica transaccioacuten

Estos sistemas suelen basarse en procedimientos riacutegidos que deben ser cumplidos

para poder dar cumplimiento a todo el traacutemite existiendo una serie de pre-

identificaciones y pre-validaciones

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Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 34

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

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Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

En este capiacutetulo se va a intentar responder a algunas preguntas como

iquestQueacute es una Ventanilla Uacutenica iquestDe quieacuten debe partir la idea de la creacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica iquestSoacutelo puede existir una Ventanilla Uacutenica

22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica

La Ventanilla Uacutenica es un teacutermino que ha sido ampliamente utilizado en los uacuteltimos

antildeos y se ha dedicado un gran esfuerzo en definir tanto su definicioacuten y descripcioacuten

como los conceptos asociados La realidad es que la Ventanilla Uacutenica desafiacutea los

modelos tradicionales que se han utilizado para el control del movimiento de

mercanciacuteas y de los medios de transporte

Para una mayor compresioacuten de lo que es una Ventanilla Uacutenica vamos a recuperar

las definiciones de este concepto realizadas tanto por el Centro de Facilitacioacuten de

Comercio y Comercio Electroacutenico de las Naciones Unidas (UNCEFACT) en su

ldquoRecomendacioacuten y guiacutea para el establecimiento de una Ventanilla Uacutenica para la

mejora del intercambio de informacioacuten entre el comercio y el gobiernordquo

(Recomendacioacuten nordm 33 2005) como por la Organizacioacuten Mundial de Aduanas

(OMA) en su Compendio sobre Ventanilla Uacutenica (2011) Ambos organismos

internacionales aportan definiciones y recomendaciones complementarias desde

distintos puntos de vista el primero maacutes teacutecnico y el segundo maacutes organizativo y

metodoloacutegico

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Recomendacioacuten nordm 33 2005

En su Recomendacioacuten nordm 33 el Centro de las Naciones Unidas para la Facilitacioacuten

del Comercio y los Negocios Electroacutenicos (UNCEFACT) siendo consciente de que

el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas puede contribuir a la armonizacioacuten y

simplificacioacuten de los intercambios de informacioacuten entre los distintos actores del

comercio y los gobiernos y considerando los beneficios reales que esto puede

significar tanto para los propios gobiernos como para el comercio recomienda que

los gobiernos y aquellos agentes involucrados en el comercio internacional y el

movimiento de mercanciacuteas consideren la posibilidad y en su caso procedan con el

establecimiento de soluciones de Ventanilla Uacutenica en sus paiacuteses mediante la

colaboracioacuten y el esfuerzo conjunto de todas las autoridades gubernamentales

involucradas asiacute como de la parte privada Para ello junto con la Recomendacioacuten

UNCEFACT incluye una Guiacutea para el establecimiento de una Ventanilla Uacutenica

para mejorar el intercambio eficiente de informacioacuten entre el comercio y

los gobiernos que estaacute considerada como uno de los documentos baacutesicos de

referencia para la puesta en marcha de proyectos de Ventanilla Uacutenica UNCEFACT

ha definido posteriormente otras Recomendaciones que describen herramientas y

metodologiacuteas que permiten desarrollar este concepto desde otras perspectivas tales

como la recomendacioacuten 35 sobre coacutemo establecer el entorno legal para una

Ventanilla Uacutenica en el comercio internacional

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Seguacuten la definicioacuten aportada por la UNCEFACT una Ventanilla Uacutenica se define

como

Es una herramienta que permite a las partes involucradas en el comercio y

transporte presentar informacioacuten y documentos estandarizados a traveacutes

de un uacutenico punto de entrada con el objeto de cumplir con todos los

traacutemites relacionados con las operaciones de exportacioacuten importacioacuten y

traacutensito y en la cual la informacioacuten se deberiacutea presentar una sola vez

(preferiblemente en formato electroacutenico)

En otras palabras el objetivo de una Ventanilla Uacutenica es agilizar y simplificar los

flujos de informacioacuten entre los agentes vinculados al comercio y los Gobiernos de

manera que se beneficien todos los implicados en los procesos transfronterizos

evitando la presentacioacuten repetitiva de datos

La definicioacuten ofrecida por la UNCEFACT se encuentra maacutes orientada a la

transmisioacuten de informacioacuten estandarizada y la aplicacioacuten de tecnologiacuteas de la

informacioacuten y comunicaciones al ser eacutestas unas de las principales aacutereas de

conocimiento de este organismo internacional En la Recomendacioacuten 33 la

colaboracioacuten entre la Aduana y otros organismos regulatorios y de control se

explica en teacuterminos de flujos de informacioacuten entre las distintas partes involucradas

en el comercio y el transporte donde la informacioacuten y los documentos deben ser

presentados en un uacutenico punto de entrada

Esta recomendacioacuten y guiacutea es considerada como base de la temaacutetica de Ventanilla

Uacutenica y ha dado lugar a numerosos seminarios talleres y discusiones que han

permitido profundizar en las implicaciones y posibilidades de este concepto en el

comercio exterior y en el transporte UNCEFACT ha definido posteriormente otras

Recomendaciones que describen herramientas y metodologiacuteas que permiten

desarrollar este concepto desde otras perspectivas tales como la recomendacioacuten 35

sobre coacutemo establecer el entorno legal para una Ventanilla Uacutenica en el comercio

internacional

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Sin embargo no se debe confundir una Ventanilla Uacutenica con un sistema de

informacioacuten sino que este concepto va mucho maacutes allaacute En la definicioacuten ofrecida

por la OMA se prefiere utilizar el teacutermino Entorno de Ventanilla Uacutenica en el cual se

plantea la Ventanilla Uacutenica como

Una filosofiacutea de gobernanza en la cual las estructuras tradicionales de gobierno se

transforman para servir mejor a las necesidades de los ciudadanos de los negocios

y de la economiacutea Bajo el concepto de Ventanilla Uacutenica los procedimientos

establecidos por las distintas agencias de gobierno pasan a transformarse en

servicios integrales e integrables ofrecidos por el gobierno derivaacutendose en una

mayor simplificacioacuten de los traacutemites que se desarrollaraacuten de una forma maacutes

eficiente y coordinada con una disminucioacuten sustancial de los costes de

cumplimiento de las regulaciones El proceso de creacioacuten de un entorno de

Ventanilla Uacutenica se basa en una transformacioacuten iterativa que debe involucrar

distintas iniciativas algunas de ellas nuevas pero otras ya consolidadas o en curso

y que deben ser apropiadamente integradas en este entorno a traveacutes de un

riguroso trabajo de reingenieriacutea

En un Entorno de Ventanilla Uacutenica esta transformacioacuten de las estructuras de

gobierno hacia una mayor simplificacioacuten facilitacioacuten control y transparencia es el

resultado de un proceso iterativo que integra distintas iniciativas orientadas hacia

este fin y que dan lugar a distintas versiones y distintos niveles de madurez de

Ventanillas Uacutenicas

El concepto de Ventanilla Uacutenica no es un concepto exclusivo de las operaciones de

comercio exterior Este concepto lo encontramos tambieacuten en otras aacutereas de

gobierno como puede ser el caso de una Ventanilla Uacutenica para la creacioacuten de

nuevas empresas para centralizar los traacutemites de cambio de domicilio la

obtencioacuten de un permiso de conducir etc En este punto podriacuteamos cuestionarnos

si soacutelo puede existir una Ventanilla Uacutenica o pueden existir varias Ventanillas Uacutenicas

para la gestioacuten del comercio y transporte internacional Este aspecto ha sido

tratado en el capiacutetulo introductorio del Compendio de Ventanilla publicado por la

OMA

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iterativo va13(Del lat iteratīvus)131 adj Que se repite132 adj Dicho de una palabra Que indica repeticioacuten o reiteracioacuten p ej gotear goteo
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En el comercio exterior existen distintos organismos gubernamentales involucrados

en este tipo de operaciones tales como la aduana los organismos de inspeccioacuten

sanitarios fitosanitarios zoosanitarios de control de medicamentos y de normas

de aplicacioacuten a distintos productos de proteccioacuten en fronteras y de gestioacuten de

infraestructuras puacuteblicas

Tradicionalmente estos distintos organismos no han establecido canales para

compartir informacioacuten entre ellos lo que ha dado lugar a que los operadores de

comercio deban proporcionar la misma informacioacuten a cada uno estos organismos y

que las inspecciones y control de cada uno de ellos se realice de forma

descoordinada y potencialmente con informacioacuten discordante Esta situacioacuten no es

en absoluto deseable ni para los operadores del comercio ni para la administracioacuten

al dar lugar a grandes ineficiencias y a una menor capacidad de identificar riesgos

que puedan existir al estar utilizaacutendose informacioacuten parcial recibida en cada agencia

en lugar de una informacioacuten global que ha sido recibida por el conjunto del

gobierno Como ilustracioacuten a este tipo de circunstancias se podriacutea encontrar la

discordancia de informaciones que podriacutean darse entre las autoridades sanitarias y

las aduaneras relativas al origen de un producto alimenticio para evitar

inspecciones o prohibiciones de introduccioacuten de productos en el paiacutes de destino o la

discordancia entre la cantidad de mercanciacutea que ha sido descargada en un puerto y

la que ha sido declarada en importacioacuten para evitar el pago de tasas o aranceles

Con la aplicacioacuten del concepto de Ventanilla Uacutenica todos los organismos puacuteblicos

dispondriacutean del mismo conjunto de informacioacuten que habriacutea sido presentada por los

operadores en un solo punto de entrada

La propuesta de implementacioacuten de un Sistema de Ventanillas Uacutenica puede

partir de diferentes sectores (mariacutetimo comercio transporte Aduanas) por

ejemplo desde el sector mariacutetimo se puede impulsar la creacioacuten de una Ventanilla

Uacutenica que proveeraacute servicios asociados con los traacutemites asociados a los buques

Por lo que podemos encontrarnos con diferentes Ventanillas Uacutenicas que

deben ser complementarias y estar en cualquier caso interrelacionadas entre siacute

Habitualmente la organizacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es coordinada por

una entidad que lidera el proceso Esta entidad debe ser reconocida por el resto de

las autoridades gubernamentales y agencias regulatorias implicadas El liacuteder debe

de adoptar un papel neutral y conciliador buscando y asegurando que todas las

autoridades y agencias reciban o tengan acceso a la informacioacuten que necesitan para

cumplir con sus mandatos y objetivos

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Ademaacutes las autoridades participantes y las agencias deben procurar coordinar sus

controles de tal forma que estos no se repitan y se desarrollen en el mismo

momento

En algunos casos los servicios de Ventanilla Uacutenica pueden conectarse a otros

servicios externos para proveer servicios tales como pago de impuestos tasas y

cuotas o servicios logiacutesticos asociados a la operacioacuten

En los procesos transfronterizos ademaacutes de la Aduana existen otras agencias

gubernamentales (como inspecciones fitosanitarias veterinarias control de drogas

etc) con derecho a paralizar la mercanciacutea que cruza las fronteras

Frecuentemente debido a la falta de informacioacuten compartida entre dichas agencias

los importadoresexportadores deben proporcionar la misma informacioacuten a

diferentes agencias gubernamentales En muchas ocasiones aun disponiendo de

servicios de Ventanilla Uacutenica se siguen exigiendo que se presente la informacioacuten en

papel en distintos puntos cuando en muchas ocasiones existe informacioacuten maacutes

fiable y actualizada dentro de los propios sistemas de informacioacuten del gobierno

Tambieacuten es frecuente que la evaluacioacuten del riesgo se realice en cada una de las

agencias con los datos especiacuteficos que eacutesta ha recopilado y no se basa en la

informacioacuten completa que el gobierno recibe de los agentes En consecuencia se

realizan muacuteltiples inspecciones en diferentes momentos temporales La evaluacioacuten

del riesgo lo realiza cada una de las agencias con sus datos especiacuteficos y no se basa

en la informacioacuten completa que el gobierno recibe de los agentes

De la misma manera existen experiencias consolidadas en muchos paiacuteses en los

que se han implantado distintos sistemas de colaboracioacuten logiacutestica y de transporte

denominados Cargo o Port Communty System cuando son utilizados en puertos y

aeropuertos Estos sistemas sirven como punto uacutenico para el intercambio de

informacioacuten entre los distintos intervinientes de las operaciones logiacutestico-portuarias

tales como el operador logiacutestico y la comunidad comercial y del transporte y

organismos puacuteblicos regulatarios y de control en estas instalaciones Estos sistemas

estaacuten actuando en muchas ocasiones como puntos de entrada a las ventanillas

uacutenicas del gobierno actuando como interfaces entre los operadores y las aduanas

autoridades portuarias y mariacutetimas y otras agencias regulatorias y de control

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En este punto cabe formular las siguientes cuestiones relativas al oxiacutemoron

ldquoMuacuteltiples Ventanillas Uacutenicasrdquo

iquestDeberiacutea existir soacutelo una Ventanilla Uacutenica

iquestPodriacutean existir muacuteltiples soluciones de Ventanilla Uacutenica para distintos

sectores que ofrezcan soporte al comercio internacional (mariacutetimo

portuario transporte comercio aduana bancoshellip)

iquestCoacutemo deberiacutean interactuar esas muacuteltiples Ventanillas Uacutenicas

iquestPodriacutea dividirse la responsabilidad de suministro del concepto de Ventanilla

Uacutenica en distintas partes y suministrar cada una de ellas por diferentes

organizaciones mediante sistemas basados en tecnologiacuteas de la informacioacuten

iquestEl concepto de Ventanilla Uacutenica estaacute asociado exclusivamente a un uacutenico

sistema automatizado operado por una sola entidad o a una coleccioacuten de

sistemas interoperables e interconectados operados por distintas entidades

iquestDeberiacutea existir una uacutenica entidad que orquestase y coordinase el desarrollo

del concepto de Ventanilla Uacutenica o de Muacuteltiples Ventanillas Uacutenicas

iquestDeberiacutean retirarse los sistemas existentes utilizados por las distintas

agencias en beneficio de un nuevo uacutenico sistema que incorpore todas las

funcionalidades o deberiacutean mantenerse y preservarse los sistemas e

inversiones existentes

iquestCoacutemo se deberiacutean establecer y delimitar los alcances de las Ventanillas

Uacutenicas y de los sistemas corporativos de cada una de las instituciones

Es muy probable que existan tantas respuestas a estas preguntas como alumnos

participen en este curso Esto es debido a que el concepto de Ventanilla Uacutenica

puede manifestarse mediante distintas aproximaciones que dependeraacuten en gran

medida del contexto socio-poliacutetico y de la complejidad del entorno Bajo esta

situacioacuten resulta criacutetico partir de un concepto y de una base de definicioacuten de

Ventanilla Uacutenica lo suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las

distintas iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un entorno

concreto Esta base permitiraacute dotar al alumno de una apertura de miras suficiente

como para poder comprender las distintas iniciativas de Ventanillas Uacutenicas que

estaacuten apareciendo tanto en la regioacuten como a nivel mundial

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oxiacutemoron13(Del gr ὀξύμωρον)131 m Ret Combinacioacuten en una misma estructura sintaacutectica de dos palabras o expresiones de significado opuesto que originan un nuevo sentido p ej un silencio atronador13
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Dependiendo del contexto en el que se presenta la Ventanilla Uacutenica cabe distinguir

las Ventanillas Uacutenicas Nacionales cuyo objetivo es coordinar la colaboracioacuten entre

los distintos organismos puacuteblicos de un paiacutes mientras que tambieacuten nos podemos

encontrar con Ventanillas Uacutenicas regionales o internacionales cuyo objetivo es

coordinar la colaboracioacuten entre agencias de distintos paiacuteses de tal forma que los

datos que se originan en un paiacutes pueden ser utilizados en otro paiacutes sin que se

requiera la presentacioacuten de los mismos por parte de los operadores econoacutemicos y

de transporte al efectuarse estas comunicaciones de gobierno a gobierno entre

distintos paiacuteses Ejemplos de Ventanillas Uacutenicas regionales los podriacuteamos encontrar

en servicios de reconocimiento mutuo de certificados de origen electroacutenicos cuyos

datos se consultan desde el paiacutes de destino al paiacutes de origen o en el Traacutensito

Internacional de Mercanciacuteas donde los datos de la declaracioacuten de traacutensito se crean

en el paiacutes de inicio y son utilizados y actualizados en los distintos paiacuteses de paso y

en el paiacutes de destino final del traacutensito

23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente

El concepto de Ventanilla Uacutenica no es simplemente el de un portal o servicio

que conecta al usuario con varias agencias gubernamentales El valor

antildeadido de este concepto es que provee al usuario de una solucioacuten integrada

para sus transacciones comerciales

La caracteriacutestica fundamental del concepto de Ventanilla Uacutenica reside en que

incluye la idea de presentar la informacioacuten una sola vez (ldquoone time

submissionrdquo) evitando duplicidades y la presentacioacuten repetida de la misma

informacioacuten

ldquoOne time submissionrdquo quiere decir que no es necesario que se introduzca la

misma informacioacuten por parte del mismo operador en diferentes agencias

gubernamentales Sin embargo no implica que la entrega de todo el volumen de

informacioacuten se realice en una uacutenica transmisioacuten ni exime a otros operadores a

presentar tambieacuten informacioacuten sobre las operaciones Asiacute la informacioacuten puede ser

enviada en muacuteltiples transmisiones y por distintos operadores permitiendo a los

agentes ir completando la informacioacuten a medida que van teniendo lugar los

procesos logiacutesticos completando cada uno de los estados necesarios para el

despacho y control de las operaciones de transporte y las mercanciacuteas

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Esta caracteriacutestica no podriacutea conseguirse sin una estandarizacioacuten y armonizacioacuten de

los datos y de la documentacioacuten Un aspecto fundamental en la transmisioacuten

electroacutenica de informacioacuten entre el usuario y las agencias gubernamentales y entre

siacute es que se trata de un acto importante orientado al cumplimiento de la

legislacioacuten

Asiacute a la informacioacuten presentada se la denomina declaracioacuten y debe dotarse de

suficientes garantiacuteas al hecho de la presentacioacuten de la documentacioacuten por medios

electroacutenicos que aseguren la integridad autoriacutea y no repudio del traacutemite

electroacutenico Para este fin el uso de teacutecnicas avanzadas de identificacioacuten y firma

electroacutenica de datos electroacutenicos puede ofrecer un nivel equivalente o incluso

superior de aseguramiento de las funciones de identificacioacuten autenticidad

integridad y no repudio del que se dispone hoy en diacutea con los documentos en papel

Los usuarios introducen la informacioacuten requerida por las Agencias

(responsabilizaacutendose de su legalidad) a traveacutes de las Ventanillas Uacutenicas que a su

vez incluye flujos de informacioacuten cuyo origen son las Agencias lo que implica que la

respuesta de las Agencias esteacute armonizada y coordinada Por tanto es necesario

evitar flujos de informacioacuten redundantes en las Agencias y los usuarios y viceversa

de manera que se utilice el verdadero potencial de las Ventanillas Uacutenicas

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En resumen la caracteriacutestica de ldquoOne time submissionrdquo se basa en los siguientes

principios

Incremento gradual de la entrada de datos Es la posibilidad de ir

asociando datos introducidos paulatina e individualmente como parte del entorno

inteligente de las Ventanillas Uacutenicas

Declaraciones armonizadas En un entorno de Ventanillas Uacutenicas cada

uno de los actores no estaacute obligado a introducir los mismos datos repetidamente

para diferentes agencias

Se comparte la informacioacuten entre las agencias Es posible compartir la

informacioacuten o dividirla para que cada una de las agencias pueda llevar a cabo sus

correspondientes controles

Respuesta armonizada entre agencias Cada Agencia procesa su

respuesta de manera independiente pero la Ventanilla Uacutenica deberaacute dar una

respuesta uacutenica y armonizada al usuario

24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

Las Ventanillas Uacutenicas se fundamentan en el intercambio de documentacioacuten y en la

creacioacuten de procesos de negocio soportados por las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten

y los avances en el comercio electroacutenico La Ventanilla Uacutenica puede ser vista como

una empresa virtual conformada por distintas agencias que proporcionan un

aspecto uacutenico y homogeacuteneo hacia el cliente Aunque el entorno de las Ventanillas

Uacutenicas es claramente diferente del efiacutemero caraacutecter de las empresas virtuales

donde distintas compantildeiacuteas dan servicios a los clientes a traveacutes de una sola viacutea de

entrada hay algunas similitudes que pueden ayudar a comprender el entorno de

las Ventanillas Uacutenicas

El concepto de ldquoempresa virtualrdquo emerge de las interconexiones electroacutenicas

que resultan para poder ofrecer servicios a traveacutes de una interfaz

electroacutenica de un portal web y una red de organizaciones y entidades

colaboradoras

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Compras por internet reserva de billetes aeacutereos o la reserva de hoteles son

algunos ejemplos de comercio electroacutenico En todos estos casos el portal a traveacutes

del cual el cliente realiza las gestiones no tiene siquiera por queacute pertenecer

directamente a alguna de las empresas que proveen los servicios

ldquoOne-stop-shopsrdquo como es el caso de portales web dan soporte comercial a la

transaccioacuten de la empresa virtual manejan los datos de entrada y los de salida y

organiza todos los procesos asociados con el intercambio de informacioacuten

Normalmente una transaccioacuten on-line involucra a muchas compantildeiacuteas y los sistemas

de informacioacuten de cada una Sin embargo estas transacciones comerciales se

llevan a cabo en tan solo segundos dada la coordinacioacuten existente de los procesos

de negocio de cada una de las partes llevaacutendose a cabo de una manera

secuenciada por medio de mensajes electroacutenicos estandarizados

No obstante los portales web son solo una parte de la historia La complejidad y

transacciones reales tienen lugar entre los sistemas TI y los distintos organismos

participantes

En un entorno de Ventanilla Uacutenica los comerciantes en una transaccioacuten

internacional obtienen una visioacuten simplificada transparente a la complejidad

relacionada con las transacciones cuidadosamente orquestadas y sincronizadas

entre las distintas agencias de gobierno instituciones financieras transportistas

operadores logiacutesticos despachantes de aduanas operadores de terminales e

infraestructuras intermodales autoridades portuarias etc

Dentro de la complejidad de una transaccioacuten internacional podemos encontrar

intercambios de informacioacuten entre los operadores privados ldquoB2Brdquo (business-to-

business) entre los operadores privados y el gobiernos ldquoB2Grdquo (business-to-

government) y entre las propias agencias y entidades gubernamentales ldquoG2Grdquo

(government-to-government) Para completar el ciclo surgen tambieacuten los

intercambios de informacioacuten entre el gobierno y los operadores privados

(government-to-business) que pueden reportar beneficios sin precedentes en las

operaciones de comercio exterior al proporcionar de forma proactiva las entidades

gubernamentales la informacioacuten requerida para una mejor planificacioacuten y ejecucioacuten

logiacutestica

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Dentro de las entidades gubernamentales tal y como se muestra en la figura

siguiente se pueden distinguir los organismos reguladores y de control del

comercio exterior la aduana y las entidades de gestioacuten de infraestructuras

puacuteblicas

Todas estas entidades gubernamentales deben colaborar entre siacute con el objeto de

crear un entorno eficiente de Ventanilla Uacutenica tal y como se describe en el capiacutetulo

siguiente

Cross Border Regulatory Agenciesrsquo Systems

Customs Management System

Logistics and Transport Management and Collaboration Systems

Public Infrastructure Management Systems

Single Windows

One-stop-shops

Ilustracioacuten 1 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

25 Resumen del Capiacutetulo

El Capiacutetulo dos puede resumirse en las siguientes ideas principales

En el presente capiacutetulo se han presentado dos definiciones sobre el concepto

de Ventanilla Uacutenica aportadas por dos organismos internacionales el Centro

de Facilitacioacuten de Comercio y Comercio Electroacutenico de las Naciones Unidas

(UNCEFACT) y la Organizacioacuten Mundial de Aduanas (OMA) ambas

definiciones son complementarias y desde diferentes puntos de vista uno

maacutes teacutecnico y otro maacutes organizativo y metodoloacutegico

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Es importante tener presente que el concepto de Ventanillas Uacutenicas no es

exclusivo de Comercio Exterior Y que la propuesta de implementacioacuten de

Ventanillas Uacutenicas puede partir de diferentes sectores (mariacutetimo comercio

transporte Aduana) por lo que podemos encontrarnos con diferentes

Ventanillas Uacutenicas que deben ser complementarias y en cualquier caso estar

interrelacionadas entre siacute

El entorno de Ventanilla Uacutenica puede manifestarse mediante distintas

aproximaciones que dependeraacuten en gran medida del contexto socio-poliacutetico

y de la complejidad del entorno Bajo esta situacioacuten resulta criacutetico partir de

un concepto y de una base de definicioacuten de Ventanilla Uacutenica lo

suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las distintas

iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un

entorno concreto

Un gran valor antildeadido del concepto Ventanilla Uacutenica es que aporta

soluciones integradas a los usuarios y una caracteriacutestica fundamental reside

en la idea ldquoone time submissionrdquo (presentar la informacioacuten una sola)

Por uacuteltimo se ha presentado la Ventanilla Uacutenica como concepto de empresa

virtual que puede ayudar a comprender el entorno y las relaciones de las

Ventanillas Uacutenicas

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3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La OMA considera el concepto de VU como un componente de la Gestioacuten

Coordinada de Fronteras teacutermino que utiliza para describir los esfuerzos globales

para racionalizar y facilitar los procedimientos y sistemas de gestioacuten de fronteras

El desarrollo de sistemas automatizados de gestioacuten dentro de las administraciones

aduaneras y las agencias reguladoras y de proteccioacuten en fronteras es un aspecto

clave para la adopcioacuten de medidas facilitadoras ofreciendo al mismo tiempo

mejoras sustanciales en los objetivos perseguidos sobre funciones recaudatorias

proteccioacuten social y fomento del comercio No obstante estos importantes

desarrollos no son solo efecto de la introduccioacuten de nuevas tecnologiacuteas y en

particular de tecnologiacuteas de la informacioacuten y comunicaciones sino tambieacuten de la

adopcioacuten de nuevas filosofiacuteas y arquitecturas de gestioacuten y gobernanza que han

proporcionado mayores grados de eficiencia y eficacia en las praacutecticas de comercio

internacional

El entorno de Ventanilla Uacutenica debe aplicarse para facilitar los complejos

procesos que regulan el movimiento de mercanciacuteas medios de transporte

y personas a traveacutes de las fronteras de los paiacuteses Tradicionalmente en Ameacuterica

Latina y Caribe (ALC) estas Ventanillas Uacutenicas son conocidas como VUCE o

Ventanillas Uacutenicas de Comercio Exterior y ofrecen la visioacuten de un interfaz

simplificado entre los operadores econoacutemicos y las agencias de gobierno que

regulan las fronteras para dar una respuesta a los problemas inherentes relativos a

las costosas ineficiencias falta de coordinacioacuten entre agencias y procedimientos

administrativos y documentacioacuten poco transparentes y que se derivan en una lenta

y compleja burocracia

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iquestPor queacute se habla de entorno de Ventanillas Uacutenicas

Se denomina entorno porque normalmente las implementaciones de Ventanillas

Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones independientes unidas por un interfaz

mutuo y la adopcioacuten de procesos de negocio colectivos Este entorno se

compone del espacio compartido de cada una de las Agencias individuales y cada

uno de sus mandatos o roles regulaciones procesos de negocio y sistemas

automatizados

En este sentido construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas es un proceso

particularmente complejo y necesita una gran labor de armonizacioacuten de objetivos

de cada uno de los actores que ademaacutes conllevaraacute muchos cambios respecto al

funcionamiento actual Para este cambio la OMA define tres fases en el desarrollo

de un entorno de Ventanilla Uacutenica

Concepto de Ventanilla Uacutenica Se trata de una primera fase exploratoria en

la que se sientan las bases para el desarrollo de las fases posteriores en las

que se busca una convergencia poliacutetica un alineamiento estrateacutegico

contando con una colaboracioacuten de todos los participantes

Iniciativa de Ventanilla Uacutenica Esta fase se inicia cuando exista una

aceptacioacuten formal del concepto de Ventanilla Uacutenica dando lugar a un

mandato poliacutetico a una estructura de gobierno una gestioacuten de programa y

una formulacioacuten de proyectos

Entorno de Ventanilla Uacutenica En esta fase se van ejecutando gradualmente

los proyectos que conformaraacuten los servicios de Ventanilla Uacutenica debieacutendose

incorporar medidas que permitan la gestioacuten del cambio y del desempentildeo

En realidad la fase de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas en algunos casos

puede durar varios antildeos Cada fase y sub-fase se va construyendo a partir de lo

que se va aprendiendo en la anterior para conseguir progresivamente una

simplificacioacuten del comercio en el cual el entorno objetivo no debe ser el resultado

de proyectos individuales

Asiacute la OMA habla de ldquoconstruirrdquo una Ventanilla Uacutenica en lugar de ldquodesarrollarrdquo ya

que al igual que en el caso de un edificio las Ventanillas Uacutenicas necesitan un

disentildeo que refleje sus verdaderas necesidades necesita ser construido usando

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entorno13(De en- y torno)131 m Ambiente lo que rodea132 m Inform Conjunto de condiciones extriacutensecas que necesita un sistema informaacutetico para funcionar como el tipo de programacioacuten de proceso las caracteriacutesticas de las maacutequinas que lo componen etc133 m Mat Conjunto de puntos vecinos a otro134 m Ar Pliegue que se hace a la ropa en el borde
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todas las habilidades de la ingenieriacutea y una vez que se ha probado y se certifica que

la instalacioacuten funciona conforme a los requerimientos se pone en servicio Al igual

que un edificio es la sede para un estilo de vida las Ventanillas Uacutenicas son la sede

de procesos de negocio y proveen una coleccioacuten de servicios interrelacionados Al

igual que los proyectos de construccioacuten las Ventanillas Uacutenicas en algunas

ocasiones necesitaraacuten desmantelar algunos de los edificios existentes o renovar

algunas de las estructuras actuales

No existe un uacutenico modo de construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas se

pueden encontrar diferentes soluciones por todo el mundo y resulta importante

poder entender cuaacuteles son las similitudes y las diferencias de cada una de esas

soluciones No obstante un aspecto comuacuten que debe orientar la construccioacuten de

Ventanillas Uacutenicas es que se deben siempre de disentildear de manera que respondan a

las verdaderas necesidades tanto del comercio como del gobierno de forma

integrada

Hoy en diacutea los avances en la interoperabilidad de los Sistemas de Informacioacuten y la

arquitectura de las Tecnologiacuteas de Informacioacuten han introducido nuevos paradigmas

que ayudan a comprender como las organizaciones pueden colaborar Gracias a

estos avances las agencias pueden colaborar entre ellas y con el sector privado

Desde que las Naciones Unidas publicoacute su recomendacioacuten 33 se ha impulsado el

disentildeo de nuevos modelos de colaboracioacuten

31 Port Community Systems

En muchas ocasiones se identifica que existe una gran confusioacuten entre una

Ventanilla Uacutenica y un sistema colaborativo logiacutestico o de transporte como es el

caso de los sistemas de comunidad portuaria o de carga conocidos tambieacuten como

Port Community System (PCS) o Cargo Community System (CCS)

Un PCS (Port Community System) se puede definir como un sistema informaacutetico

para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo principal objetivo es

servir a los intereses de las distintas empresas y entidades relacionadas con las

actividades logiacutestico-portuarias el transporte y el comercio internacional

En un sistema de comunidad portuaria confluyen todos los actores ligados a las

operaciones de buques y mercanciacuteas en el puerto operadores de terminales

operadores de transporte (mariacutetimooceaacutenico rodado y ferroviario) transitarios o

freight forwarders aduanas organismos de inspeccioacuten almacenes autoridades

portuarias y autoridades mariacutetimas

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La asociacioacuten europea de PCS (EPCSA) define el concepto de PCS como una

plataforma electroacutenica abierta y neutral que facilita el intercambio de informacioacuten

seguro e inteligente entre operadores privados y entidades puacuteblicas con el objeto

de mejorar la posicioacuten competitiva de las comunidades portuarias y aeroportuarias

Un PCS permite optimizar los distintos sistemas utilizados por los distintos

intervinientes en el puerto automatizando procesos logiacutesticos y portuarios

mediante un uacutenico enviacuteo de datos que es utilizado por el conjunto de procesos que

conforman la cadena logiacutestica y de transporte

La existencia de un PCS en un puerto surge esencialmente de la necesidad de

maximizar la eficiencia en el uso de las infraestructuras y operaciones y de

gestionar la complejidad inherente en las actividades portuarias especialmente en

el transporte de mercanciacuteas en contenedor El crecimiento del traacutefico de

contenedores se traduce en un incremento del volumen de trabajo requerido para

la planificacioacuten ordenacioacuten ejecucioacuten y seguimiento de las operaciones de forma

eficiente En este contexto los procedimientos y praacutecticas manuales empiezan a

percibirse inadecuados y necesitan ser reemplazados por otros meacutetodos en los que

las soluciones tecnoloacutegicas juegan un papel clave en la identificacioacuten de aacutereas de

mejora

La existencia de una Ventanilla Uacutenica portuaria no estaacute condicionada a la existencia

de un port community system Podemos encontrar puertos en los que no existe un

sistema de comunidad portuaria pero existe un uacutenico punto de entrada para la

presentacioacuten de declaraciones mediante una Ventanilla Uacutenica De forma opuesta

podemos encontrar puertos en los que existe un sistema de comunidad portuaria

pero no existe una coordinacioacuten de las distintas agencias gubernamentales que dan

lugar a una Ventanilla Uacutenica Asimismo existe una diferencia fundamental entre

una Ventanilla Uacutenica y un PCS una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance

nacional y por lo tanto debe poder ser aplicable en todo el paiacutes y en todos los

puertos mientras que un PCS tiene un alcance maacutes local limitado a un puerto

No obstante la combinacioacuten de ventanillas uacutenicas y PCS puede capacitar el

suministro de servicios de alto valor antildeadido en un puerto asociados con la

planificacioacuten ejecucioacuten y control de las operaciones a toda la comunidad portuaria

y redundando en un mayor aprovechamiento de sus infraestructuras En este

escenario el sistema de comunidad portuaria actuacutea como canal de entrada a la

Ventanilla Uacutenica

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La combinacioacuten de ambos sistemas la Ventanilla Uacutenica con los sistemas PCS

permiten ofrecer soluciones que mejoran significativamente los controles por parte

de los organismos puacuteblicos pero al mismo tiempo simplifican y mejoran los

procedimientos existentes en el comercio exterior consiguiendo substanciales

ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en los puertos Para

llevar a cabo estas mejoras es necesario por un lado la combinacioacuten de las

autorizaciones emitidas por los distintos organismos puacuteblicos para poder ejecutar

las operaciones autorizaciones que deben estar basadas en un anaacutelisis anticipado

de la informacioacuten y de los riesgos y que deben enlazarse con la informacioacuten y

seguimiento de estas operaciones Esta potente combinacioacuten facilita la verdadera

consecucioacuten de un puerto sin papeles creando por ejemplo procedimientos de

liberacioacuten sin papeles de mercanciacuteas y de buques

33 Resumen del Capiacutetulo

Este tercer Capiacutetulo puede resumirse en las siguientes ideas

Se habla de entornos de Ventanillas Uacutenicas porque normalmente las

implementaciones de Ventanillas Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones

independientes unidas por un interfaz mutuo y la adopcioacuten de procesos de

negocio colectivos Este entorno se compone del espacio compartido de cada

una de las Agencias individuales y cada uno de sus mandatos o roles

regulaciones procesos de negocio y sistemas automatizados

Para el desarrollo de entornos de Ventanillas Uacutenicas la OMA define tres

fases Concepto de ventanilla Uacutenica iniciativa de Ventanilla Uacutenica y Entorno

de Ventanilla Uacutenica Aunque hay que tener en cuenta que no existe un uacutenico

modo de construir dicho entorno por lo que sepueden encontrar diferentes

soluciones por todo el mundo

Se ha identificado el concepto de Port Community System y Cargo

Community System dado que en ocasiones se produce confusioacuten entre

estos teacuterminos y el de Ventanilla Uacutenica PCS se ha definido como un sistema

informaacutetico para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo

principal objetivo es servir a los intereses de las distintas empresas y

entidades relacionadas con las actividades logiacutestico-portuarias el transporte

y el comercio internacional Una diferencia fundamental entre PCS y VU es

que una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance nacional y por tanto ser

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aplicable a todos los puertos mientras que un PCS tiene un alcance local maacutes

limitado a un puerto Aunque como se ha mencionado la combinacioacuten de

ambos sistemas permiten ofrecer soluciones maacutes eficientes consiguiendo

substanciales ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en

los puertos

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4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA

41 Introduccioacuten

Antes de considerar los diferentes modelos de Ventanillas Uacutenicas es importante

sentildealar

Aunque existen muchas praacutecticas y relaciones comerciales que son comunes

a todos los paiacuteses cada paiacutes puede tener tambieacuten sus requerimientos y

condiciones particulares que determinaraacuten la eleccioacuten oacuteptima del

modelo de Ventanilla Uacutenica

El aspecto crucial en la implantacioacuten de una Ventanilla Uacutenica reside en una

estrecha cooperacioacuten de todas las entidades puacuteblicas

gubernamentales involucradas

Una Ventanilla Uacutenica no siempre implica el uso de sistemas TIC

avanzados de uacuteltima generacioacuten sino que se puede facilitar en gran medida

el comercio mediante la definicioacuten apropiada de procedimientos

administrativos integrados apoyados por sistemas TIC existentes

Aunque existen diferentes aproximaciones posibles para el establecimiento de

Ventanillas Uacutenicas existen tres modelos baacutesicos que han sido identificados en la

Recomendacioacuten Nordm 33 de la UNCEFACT

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42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica

En el primer modelo una uacutenica Autoridad recibe toda la informacioacuten bien en

formato papel o bien en formato electroacutenico y la distribuye al resto de autoridades

gubernamentales pertinentes facilitando la operacioacuten de comercio

Este ha sido por ejemplo el modelo seguido por las administraciones

espantildeolas para la presentacioacuten de manifiestos de carga y descarga de

forma electroacutenica por parte de los operadores mariacutetimos en las que la

Autoridad Portuaria actuacutea como Ventanilla Uacutenica ante la Aduana

Papel

Ventanilla Uacutenica

Autoridad 2

Operador comercial(incluye al transportista)

Electroacutenico

Autoridad Uacutenica

Autoridad 3

Autoridad 4

Autoridad 5

Ilustracioacuten 2 Modelo de Autoridad Uacutenica

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Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado

Se utiliza un uacutenico sistema de informacioacuten (puacuteblico o privado) creado a tal efecto

para la recepcioacuten diseminacioacuten (y almacenamiento) y gestioacuten de la informacioacuten

relacionada con el comercio y el transporte

Existen diferentes posibilidades dentro de este tipo de modelo

Sistema centralizado (ldquoIntegrated Systemrdquo) en el que los datos son

procesados a traveacutes de un uacutenico sistema utilizado por todos los organismos

involucrados

Este tipo de sistema lo podemos encontrar por ejemplo en varios

paiacuteses de Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos

presentar datos en un solo sistema que es a su vez utilizado por los

distintos organismos regulatorios

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema centralizado

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Ilustracioacuten 3 Modelo Centralizado de Ventanilla Uacutenica

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Sistema distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) mediante el cual la informacioacuten es

distribuida a los organismos puacuteblicos involucrados mediante interfaces

interoperables quienes a su vez integran esta informacioacuten y la procesan

Este tipo de sistema ha sido establecido por ejemplo en Estados Unidos y

permite a los operadores econoacutemicos presentar datos estandarizados una

uacutenica vez y el sistema procesa y distribuye los datos a las otras agencias

interesadas en la transaccioacuten

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema distribuido

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Ilustracioacuten 4 Modelo Distribuido de Ventanilla Uacutenica

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Combinacioacuten de los sistemas centralizados y distribuidos descritos anteriormente

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema mixto

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Aplicacionesdel sistema mixto

Ilustracioacuten 5 Modelo Mixto de Ventanilla Uacutenica

Este tipo de sistema lo encontramos tambieacuten en varios paiacuteses de

Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos presentar datos en

un solo sistema que es a su vez utilizado por varios organismos

regulatorios y al mismo tiempo los datos son tambieacuten transmitido a otro sistema

(principalmente de la aduana) mediante una interfaz interoperable

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

En este tipo de modelo el usuario puede presentar las declaraciones de manera

electroacutenica de varias autoridades para ser procesadas y aprobadas en una sola

aplicacioacuten que coordina todo el flujo de trabajo bajo una uacutenica transaccioacuten

Estos sistemas suelen basarse en procedimientos riacutegidos que deben ser cumplidos

para poder dar cumplimiento a todo el traacutemite existiendo una serie de pre-

identificaciones y pre-validaciones

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Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 7

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Recomendacioacuten nordm 33 2005

En su Recomendacioacuten nordm 33 el Centro de las Naciones Unidas para la Facilitacioacuten

del Comercio y los Negocios Electroacutenicos (UNCEFACT) siendo consciente de que

el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas puede contribuir a la armonizacioacuten y

simplificacioacuten de los intercambios de informacioacuten entre los distintos actores del

comercio y los gobiernos y considerando los beneficios reales que esto puede

significar tanto para los propios gobiernos como para el comercio recomienda que

los gobiernos y aquellos agentes involucrados en el comercio internacional y el

movimiento de mercanciacuteas consideren la posibilidad y en su caso procedan con el

establecimiento de soluciones de Ventanilla Uacutenica en sus paiacuteses mediante la

colaboracioacuten y el esfuerzo conjunto de todas las autoridades gubernamentales

involucradas asiacute como de la parte privada Para ello junto con la Recomendacioacuten

UNCEFACT incluye una Guiacutea para el establecimiento de una Ventanilla Uacutenica

para mejorar el intercambio eficiente de informacioacuten entre el comercio y

los gobiernos que estaacute considerada como uno de los documentos baacutesicos de

referencia para la puesta en marcha de proyectos de Ventanilla Uacutenica UNCEFACT

ha definido posteriormente otras Recomendaciones que describen herramientas y

metodologiacuteas que permiten desarrollar este concepto desde otras perspectivas tales

como la recomendacioacuten 35 sobre coacutemo establecer el entorno legal para una

Ventanilla Uacutenica en el comercio internacional

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 8

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Seguacuten la definicioacuten aportada por la UNCEFACT una Ventanilla Uacutenica se define

como

Es una herramienta que permite a las partes involucradas en el comercio y

transporte presentar informacioacuten y documentos estandarizados a traveacutes

de un uacutenico punto de entrada con el objeto de cumplir con todos los

traacutemites relacionados con las operaciones de exportacioacuten importacioacuten y

traacutensito y en la cual la informacioacuten se deberiacutea presentar una sola vez

(preferiblemente en formato electroacutenico)

En otras palabras el objetivo de una Ventanilla Uacutenica es agilizar y simplificar los

flujos de informacioacuten entre los agentes vinculados al comercio y los Gobiernos de

manera que se beneficien todos los implicados en los procesos transfronterizos

evitando la presentacioacuten repetitiva de datos

La definicioacuten ofrecida por la UNCEFACT se encuentra maacutes orientada a la

transmisioacuten de informacioacuten estandarizada y la aplicacioacuten de tecnologiacuteas de la

informacioacuten y comunicaciones al ser eacutestas unas de las principales aacutereas de

conocimiento de este organismo internacional En la Recomendacioacuten 33 la

colaboracioacuten entre la Aduana y otros organismos regulatorios y de control se

explica en teacuterminos de flujos de informacioacuten entre las distintas partes involucradas

en el comercio y el transporte donde la informacioacuten y los documentos deben ser

presentados en un uacutenico punto de entrada

Esta recomendacioacuten y guiacutea es considerada como base de la temaacutetica de Ventanilla

Uacutenica y ha dado lugar a numerosos seminarios talleres y discusiones que han

permitido profundizar en las implicaciones y posibilidades de este concepto en el

comercio exterior y en el transporte UNCEFACT ha definido posteriormente otras

Recomendaciones que describen herramientas y metodologiacuteas que permiten

desarrollar este concepto desde otras perspectivas tales como la recomendacioacuten 35

sobre coacutemo establecer el entorno legal para una Ventanilla Uacutenica en el comercio

internacional

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 9

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Sin embargo no se debe confundir una Ventanilla Uacutenica con un sistema de

informacioacuten sino que este concepto va mucho maacutes allaacute En la definicioacuten ofrecida

por la OMA se prefiere utilizar el teacutermino Entorno de Ventanilla Uacutenica en el cual se

plantea la Ventanilla Uacutenica como

Una filosofiacutea de gobernanza en la cual las estructuras tradicionales de gobierno se

transforman para servir mejor a las necesidades de los ciudadanos de los negocios

y de la economiacutea Bajo el concepto de Ventanilla Uacutenica los procedimientos

establecidos por las distintas agencias de gobierno pasan a transformarse en

servicios integrales e integrables ofrecidos por el gobierno derivaacutendose en una

mayor simplificacioacuten de los traacutemites que se desarrollaraacuten de una forma maacutes

eficiente y coordinada con una disminucioacuten sustancial de los costes de

cumplimiento de las regulaciones El proceso de creacioacuten de un entorno de

Ventanilla Uacutenica se basa en una transformacioacuten iterativa que debe involucrar

distintas iniciativas algunas de ellas nuevas pero otras ya consolidadas o en curso

y que deben ser apropiadamente integradas en este entorno a traveacutes de un

riguroso trabajo de reingenieriacutea

En un Entorno de Ventanilla Uacutenica esta transformacioacuten de las estructuras de

gobierno hacia una mayor simplificacioacuten facilitacioacuten control y transparencia es el

resultado de un proceso iterativo que integra distintas iniciativas orientadas hacia

este fin y que dan lugar a distintas versiones y distintos niveles de madurez de

Ventanillas Uacutenicas

El concepto de Ventanilla Uacutenica no es un concepto exclusivo de las operaciones de

comercio exterior Este concepto lo encontramos tambieacuten en otras aacutereas de

gobierno como puede ser el caso de una Ventanilla Uacutenica para la creacioacuten de

nuevas empresas para centralizar los traacutemites de cambio de domicilio la

obtencioacuten de un permiso de conducir etc En este punto podriacuteamos cuestionarnos

si soacutelo puede existir una Ventanilla Uacutenica o pueden existir varias Ventanillas Uacutenicas

para la gestioacuten del comercio y transporte internacional Este aspecto ha sido

tratado en el capiacutetulo introductorio del Compendio de Ventanilla publicado por la

OMA

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iterativo va13(Del lat iteratīvus)131 adj Que se repite132 adj Dicho de una palabra Que indica repeticioacuten o reiteracioacuten p ej gotear goteo
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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 10

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

En el comercio exterior existen distintos organismos gubernamentales involucrados

en este tipo de operaciones tales como la aduana los organismos de inspeccioacuten

sanitarios fitosanitarios zoosanitarios de control de medicamentos y de normas

de aplicacioacuten a distintos productos de proteccioacuten en fronteras y de gestioacuten de

infraestructuras puacuteblicas

Tradicionalmente estos distintos organismos no han establecido canales para

compartir informacioacuten entre ellos lo que ha dado lugar a que los operadores de

comercio deban proporcionar la misma informacioacuten a cada uno estos organismos y

que las inspecciones y control de cada uno de ellos se realice de forma

descoordinada y potencialmente con informacioacuten discordante Esta situacioacuten no es

en absoluto deseable ni para los operadores del comercio ni para la administracioacuten

al dar lugar a grandes ineficiencias y a una menor capacidad de identificar riesgos

que puedan existir al estar utilizaacutendose informacioacuten parcial recibida en cada agencia

en lugar de una informacioacuten global que ha sido recibida por el conjunto del

gobierno Como ilustracioacuten a este tipo de circunstancias se podriacutea encontrar la

discordancia de informaciones que podriacutean darse entre las autoridades sanitarias y

las aduaneras relativas al origen de un producto alimenticio para evitar

inspecciones o prohibiciones de introduccioacuten de productos en el paiacutes de destino o la

discordancia entre la cantidad de mercanciacutea que ha sido descargada en un puerto y

la que ha sido declarada en importacioacuten para evitar el pago de tasas o aranceles

Con la aplicacioacuten del concepto de Ventanilla Uacutenica todos los organismos puacuteblicos

dispondriacutean del mismo conjunto de informacioacuten que habriacutea sido presentada por los

operadores en un solo punto de entrada

La propuesta de implementacioacuten de un Sistema de Ventanillas Uacutenica puede

partir de diferentes sectores (mariacutetimo comercio transporte Aduanas) por

ejemplo desde el sector mariacutetimo se puede impulsar la creacioacuten de una Ventanilla

Uacutenica que proveeraacute servicios asociados con los traacutemites asociados a los buques

Por lo que podemos encontrarnos con diferentes Ventanillas Uacutenicas que

deben ser complementarias y estar en cualquier caso interrelacionadas entre siacute

Habitualmente la organizacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es coordinada por

una entidad que lidera el proceso Esta entidad debe ser reconocida por el resto de

las autoridades gubernamentales y agencias regulatorias implicadas El liacuteder debe

de adoptar un papel neutral y conciliador buscando y asegurando que todas las

autoridades y agencias reciban o tengan acceso a la informacioacuten que necesitan para

cumplir con sus mandatos y objetivos

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Ademaacutes las autoridades participantes y las agencias deben procurar coordinar sus

controles de tal forma que estos no se repitan y se desarrollen en el mismo

momento

En algunos casos los servicios de Ventanilla Uacutenica pueden conectarse a otros

servicios externos para proveer servicios tales como pago de impuestos tasas y

cuotas o servicios logiacutesticos asociados a la operacioacuten

En los procesos transfronterizos ademaacutes de la Aduana existen otras agencias

gubernamentales (como inspecciones fitosanitarias veterinarias control de drogas

etc) con derecho a paralizar la mercanciacutea que cruza las fronteras

Frecuentemente debido a la falta de informacioacuten compartida entre dichas agencias

los importadoresexportadores deben proporcionar la misma informacioacuten a

diferentes agencias gubernamentales En muchas ocasiones aun disponiendo de

servicios de Ventanilla Uacutenica se siguen exigiendo que se presente la informacioacuten en

papel en distintos puntos cuando en muchas ocasiones existe informacioacuten maacutes

fiable y actualizada dentro de los propios sistemas de informacioacuten del gobierno

Tambieacuten es frecuente que la evaluacioacuten del riesgo se realice en cada una de las

agencias con los datos especiacuteficos que eacutesta ha recopilado y no se basa en la

informacioacuten completa que el gobierno recibe de los agentes En consecuencia se

realizan muacuteltiples inspecciones en diferentes momentos temporales La evaluacioacuten

del riesgo lo realiza cada una de las agencias con sus datos especiacuteficos y no se basa

en la informacioacuten completa que el gobierno recibe de los agentes

De la misma manera existen experiencias consolidadas en muchos paiacuteses en los

que se han implantado distintos sistemas de colaboracioacuten logiacutestica y de transporte

denominados Cargo o Port Communty System cuando son utilizados en puertos y

aeropuertos Estos sistemas sirven como punto uacutenico para el intercambio de

informacioacuten entre los distintos intervinientes de las operaciones logiacutestico-portuarias

tales como el operador logiacutestico y la comunidad comercial y del transporte y

organismos puacuteblicos regulatarios y de control en estas instalaciones Estos sistemas

estaacuten actuando en muchas ocasiones como puntos de entrada a las ventanillas

uacutenicas del gobierno actuando como interfaces entre los operadores y las aduanas

autoridades portuarias y mariacutetimas y otras agencias regulatorias y de control

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En este punto cabe formular las siguientes cuestiones relativas al oxiacutemoron

ldquoMuacuteltiples Ventanillas Uacutenicasrdquo

iquestDeberiacutea existir soacutelo una Ventanilla Uacutenica

iquestPodriacutean existir muacuteltiples soluciones de Ventanilla Uacutenica para distintos

sectores que ofrezcan soporte al comercio internacional (mariacutetimo

portuario transporte comercio aduana bancoshellip)

iquestCoacutemo deberiacutean interactuar esas muacuteltiples Ventanillas Uacutenicas

iquestPodriacutea dividirse la responsabilidad de suministro del concepto de Ventanilla

Uacutenica en distintas partes y suministrar cada una de ellas por diferentes

organizaciones mediante sistemas basados en tecnologiacuteas de la informacioacuten

iquestEl concepto de Ventanilla Uacutenica estaacute asociado exclusivamente a un uacutenico

sistema automatizado operado por una sola entidad o a una coleccioacuten de

sistemas interoperables e interconectados operados por distintas entidades

iquestDeberiacutea existir una uacutenica entidad que orquestase y coordinase el desarrollo

del concepto de Ventanilla Uacutenica o de Muacuteltiples Ventanillas Uacutenicas

iquestDeberiacutean retirarse los sistemas existentes utilizados por las distintas

agencias en beneficio de un nuevo uacutenico sistema que incorpore todas las

funcionalidades o deberiacutean mantenerse y preservarse los sistemas e

inversiones existentes

iquestCoacutemo se deberiacutean establecer y delimitar los alcances de las Ventanillas

Uacutenicas y de los sistemas corporativos de cada una de las instituciones

Es muy probable que existan tantas respuestas a estas preguntas como alumnos

participen en este curso Esto es debido a que el concepto de Ventanilla Uacutenica

puede manifestarse mediante distintas aproximaciones que dependeraacuten en gran

medida del contexto socio-poliacutetico y de la complejidad del entorno Bajo esta

situacioacuten resulta criacutetico partir de un concepto y de una base de definicioacuten de

Ventanilla Uacutenica lo suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las

distintas iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un entorno

concreto Esta base permitiraacute dotar al alumno de una apertura de miras suficiente

como para poder comprender las distintas iniciativas de Ventanillas Uacutenicas que

estaacuten apareciendo tanto en la regioacuten como a nivel mundial

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oxiacutemoron13(Del gr ὀξύμωρον)131 m Ret Combinacioacuten en una misma estructura sintaacutectica de dos palabras o expresiones de significado opuesto que originan un nuevo sentido p ej un silencio atronador13
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Dependiendo del contexto en el que se presenta la Ventanilla Uacutenica cabe distinguir

las Ventanillas Uacutenicas Nacionales cuyo objetivo es coordinar la colaboracioacuten entre

los distintos organismos puacuteblicos de un paiacutes mientras que tambieacuten nos podemos

encontrar con Ventanillas Uacutenicas regionales o internacionales cuyo objetivo es

coordinar la colaboracioacuten entre agencias de distintos paiacuteses de tal forma que los

datos que se originan en un paiacutes pueden ser utilizados en otro paiacutes sin que se

requiera la presentacioacuten de los mismos por parte de los operadores econoacutemicos y

de transporte al efectuarse estas comunicaciones de gobierno a gobierno entre

distintos paiacuteses Ejemplos de Ventanillas Uacutenicas regionales los podriacuteamos encontrar

en servicios de reconocimiento mutuo de certificados de origen electroacutenicos cuyos

datos se consultan desde el paiacutes de destino al paiacutes de origen o en el Traacutensito

Internacional de Mercanciacuteas donde los datos de la declaracioacuten de traacutensito se crean

en el paiacutes de inicio y son utilizados y actualizados en los distintos paiacuteses de paso y

en el paiacutes de destino final del traacutensito

23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente

El concepto de Ventanilla Uacutenica no es simplemente el de un portal o servicio

que conecta al usuario con varias agencias gubernamentales El valor

antildeadido de este concepto es que provee al usuario de una solucioacuten integrada

para sus transacciones comerciales

La caracteriacutestica fundamental del concepto de Ventanilla Uacutenica reside en que

incluye la idea de presentar la informacioacuten una sola vez (ldquoone time

submissionrdquo) evitando duplicidades y la presentacioacuten repetida de la misma

informacioacuten

ldquoOne time submissionrdquo quiere decir que no es necesario que se introduzca la

misma informacioacuten por parte del mismo operador en diferentes agencias

gubernamentales Sin embargo no implica que la entrega de todo el volumen de

informacioacuten se realice en una uacutenica transmisioacuten ni exime a otros operadores a

presentar tambieacuten informacioacuten sobre las operaciones Asiacute la informacioacuten puede ser

enviada en muacuteltiples transmisiones y por distintos operadores permitiendo a los

agentes ir completando la informacioacuten a medida que van teniendo lugar los

procesos logiacutesticos completando cada uno de los estados necesarios para el

despacho y control de las operaciones de transporte y las mercanciacuteas

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Esta caracteriacutestica no podriacutea conseguirse sin una estandarizacioacuten y armonizacioacuten de

los datos y de la documentacioacuten Un aspecto fundamental en la transmisioacuten

electroacutenica de informacioacuten entre el usuario y las agencias gubernamentales y entre

siacute es que se trata de un acto importante orientado al cumplimiento de la

legislacioacuten

Asiacute a la informacioacuten presentada se la denomina declaracioacuten y debe dotarse de

suficientes garantiacuteas al hecho de la presentacioacuten de la documentacioacuten por medios

electroacutenicos que aseguren la integridad autoriacutea y no repudio del traacutemite

electroacutenico Para este fin el uso de teacutecnicas avanzadas de identificacioacuten y firma

electroacutenica de datos electroacutenicos puede ofrecer un nivel equivalente o incluso

superior de aseguramiento de las funciones de identificacioacuten autenticidad

integridad y no repudio del que se dispone hoy en diacutea con los documentos en papel

Los usuarios introducen la informacioacuten requerida por las Agencias

(responsabilizaacutendose de su legalidad) a traveacutes de las Ventanillas Uacutenicas que a su

vez incluye flujos de informacioacuten cuyo origen son las Agencias lo que implica que la

respuesta de las Agencias esteacute armonizada y coordinada Por tanto es necesario

evitar flujos de informacioacuten redundantes en las Agencias y los usuarios y viceversa

de manera que se utilice el verdadero potencial de las Ventanillas Uacutenicas

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En resumen la caracteriacutestica de ldquoOne time submissionrdquo se basa en los siguientes

principios

Incremento gradual de la entrada de datos Es la posibilidad de ir

asociando datos introducidos paulatina e individualmente como parte del entorno

inteligente de las Ventanillas Uacutenicas

Declaraciones armonizadas En un entorno de Ventanillas Uacutenicas cada

uno de los actores no estaacute obligado a introducir los mismos datos repetidamente

para diferentes agencias

Se comparte la informacioacuten entre las agencias Es posible compartir la

informacioacuten o dividirla para que cada una de las agencias pueda llevar a cabo sus

correspondientes controles

Respuesta armonizada entre agencias Cada Agencia procesa su

respuesta de manera independiente pero la Ventanilla Uacutenica deberaacute dar una

respuesta uacutenica y armonizada al usuario

24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

Las Ventanillas Uacutenicas se fundamentan en el intercambio de documentacioacuten y en la

creacioacuten de procesos de negocio soportados por las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten

y los avances en el comercio electroacutenico La Ventanilla Uacutenica puede ser vista como

una empresa virtual conformada por distintas agencias que proporcionan un

aspecto uacutenico y homogeacuteneo hacia el cliente Aunque el entorno de las Ventanillas

Uacutenicas es claramente diferente del efiacutemero caraacutecter de las empresas virtuales

donde distintas compantildeiacuteas dan servicios a los clientes a traveacutes de una sola viacutea de

entrada hay algunas similitudes que pueden ayudar a comprender el entorno de

las Ventanillas Uacutenicas

El concepto de ldquoempresa virtualrdquo emerge de las interconexiones electroacutenicas

que resultan para poder ofrecer servicios a traveacutes de una interfaz

electroacutenica de un portal web y una red de organizaciones y entidades

colaboradoras

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Compras por internet reserva de billetes aeacutereos o la reserva de hoteles son

algunos ejemplos de comercio electroacutenico En todos estos casos el portal a traveacutes

del cual el cliente realiza las gestiones no tiene siquiera por queacute pertenecer

directamente a alguna de las empresas que proveen los servicios

ldquoOne-stop-shopsrdquo como es el caso de portales web dan soporte comercial a la

transaccioacuten de la empresa virtual manejan los datos de entrada y los de salida y

organiza todos los procesos asociados con el intercambio de informacioacuten

Normalmente una transaccioacuten on-line involucra a muchas compantildeiacuteas y los sistemas

de informacioacuten de cada una Sin embargo estas transacciones comerciales se

llevan a cabo en tan solo segundos dada la coordinacioacuten existente de los procesos

de negocio de cada una de las partes llevaacutendose a cabo de una manera

secuenciada por medio de mensajes electroacutenicos estandarizados

No obstante los portales web son solo una parte de la historia La complejidad y

transacciones reales tienen lugar entre los sistemas TI y los distintos organismos

participantes

En un entorno de Ventanilla Uacutenica los comerciantes en una transaccioacuten

internacional obtienen una visioacuten simplificada transparente a la complejidad

relacionada con las transacciones cuidadosamente orquestadas y sincronizadas

entre las distintas agencias de gobierno instituciones financieras transportistas

operadores logiacutesticos despachantes de aduanas operadores de terminales e

infraestructuras intermodales autoridades portuarias etc

Dentro de la complejidad de una transaccioacuten internacional podemos encontrar

intercambios de informacioacuten entre los operadores privados ldquoB2Brdquo (business-to-

business) entre los operadores privados y el gobiernos ldquoB2Grdquo (business-to-

government) y entre las propias agencias y entidades gubernamentales ldquoG2Grdquo

(government-to-government) Para completar el ciclo surgen tambieacuten los

intercambios de informacioacuten entre el gobierno y los operadores privados

(government-to-business) que pueden reportar beneficios sin precedentes en las

operaciones de comercio exterior al proporcionar de forma proactiva las entidades

gubernamentales la informacioacuten requerida para una mejor planificacioacuten y ejecucioacuten

logiacutestica

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Dentro de las entidades gubernamentales tal y como se muestra en la figura

siguiente se pueden distinguir los organismos reguladores y de control del

comercio exterior la aduana y las entidades de gestioacuten de infraestructuras

puacuteblicas

Todas estas entidades gubernamentales deben colaborar entre siacute con el objeto de

crear un entorno eficiente de Ventanilla Uacutenica tal y como se describe en el capiacutetulo

siguiente

Cross Border Regulatory Agenciesrsquo Systems

Customs Management System

Logistics and Transport Management and Collaboration Systems

Public Infrastructure Management Systems

Single Windows

One-stop-shops

Ilustracioacuten 1 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

25 Resumen del Capiacutetulo

El Capiacutetulo dos puede resumirse en las siguientes ideas principales

En el presente capiacutetulo se han presentado dos definiciones sobre el concepto

de Ventanilla Uacutenica aportadas por dos organismos internacionales el Centro

de Facilitacioacuten de Comercio y Comercio Electroacutenico de las Naciones Unidas

(UNCEFACT) y la Organizacioacuten Mundial de Aduanas (OMA) ambas

definiciones son complementarias y desde diferentes puntos de vista uno

maacutes teacutecnico y otro maacutes organizativo y metodoloacutegico

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Es importante tener presente que el concepto de Ventanillas Uacutenicas no es

exclusivo de Comercio Exterior Y que la propuesta de implementacioacuten de

Ventanillas Uacutenicas puede partir de diferentes sectores (mariacutetimo comercio

transporte Aduana) por lo que podemos encontrarnos con diferentes

Ventanillas Uacutenicas que deben ser complementarias y en cualquier caso estar

interrelacionadas entre siacute

El entorno de Ventanilla Uacutenica puede manifestarse mediante distintas

aproximaciones que dependeraacuten en gran medida del contexto socio-poliacutetico

y de la complejidad del entorno Bajo esta situacioacuten resulta criacutetico partir de

un concepto y de una base de definicioacuten de Ventanilla Uacutenica lo

suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las distintas

iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un

entorno concreto

Un gran valor antildeadido del concepto Ventanilla Uacutenica es que aporta

soluciones integradas a los usuarios y una caracteriacutestica fundamental reside

en la idea ldquoone time submissionrdquo (presentar la informacioacuten una sola)

Por uacuteltimo se ha presentado la Ventanilla Uacutenica como concepto de empresa

virtual que puede ayudar a comprender el entorno y las relaciones de las

Ventanillas Uacutenicas

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3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La OMA considera el concepto de VU como un componente de la Gestioacuten

Coordinada de Fronteras teacutermino que utiliza para describir los esfuerzos globales

para racionalizar y facilitar los procedimientos y sistemas de gestioacuten de fronteras

El desarrollo de sistemas automatizados de gestioacuten dentro de las administraciones

aduaneras y las agencias reguladoras y de proteccioacuten en fronteras es un aspecto

clave para la adopcioacuten de medidas facilitadoras ofreciendo al mismo tiempo

mejoras sustanciales en los objetivos perseguidos sobre funciones recaudatorias

proteccioacuten social y fomento del comercio No obstante estos importantes

desarrollos no son solo efecto de la introduccioacuten de nuevas tecnologiacuteas y en

particular de tecnologiacuteas de la informacioacuten y comunicaciones sino tambieacuten de la

adopcioacuten de nuevas filosofiacuteas y arquitecturas de gestioacuten y gobernanza que han

proporcionado mayores grados de eficiencia y eficacia en las praacutecticas de comercio

internacional

El entorno de Ventanilla Uacutenica debe aplicarse para facilitar los complejos

procesos que regulan el movimiento de mercanciacuteas medios de transporte

y personas a traveacutes de las fronteras de los paiacuteses Tradicionalmente en Ameacuterica

Latina y Caribe (ALC) estas Ventanillas Uacutenicas son conocidas como VUCE o

Ventanillas Uacutenicas de Comercio Exterior y ofrecen la visioacuten de un interfaz

simplificado entre los operadores econoacutemicos y las agencias de gobierno que

regulan las fronteras para dar una respuesta a los problemas inherentes relativos a

las costosas ineficiencias falta de coordinacioacuten entre agencias y procedimientos

administrativos y documentacioacuten poco transparentes y que se derivan en una lenta

y compleja burocracia

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iquestPor queacute se habla de entorno de Ventanillas Uacutenicas

Se denomina entorno porque normalmente las implementaciones de Ventanillas

Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones independientes unidas por un interfaz

mutuo y la adopcioacuten de procesos de negocio colectivos Este entorno se

compone del espacio compartido de cada una de las Agencias individuales y cada

uno de sus mandatos o roles regulaciones procesos de negocio y sistemas

automatizados

En este sentido construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas es un proceso

particularmente complejo y necesita una gran labor de armonizacioacuten de objetivos

de cada uno de los actores que ademaacutes conllevaraacute muchos cambios respecto al

funcionamiento actual Para este cambio la OMA define tres fases en el desarrollo

de un entorno de Ventanilla Uacutenica

Concepto de Ventanilla Uacutenica Se trata de una primera fase exploratoria en

la que se sientan las bases para el desarrollo de las fases posteriores en las

que se busca una convergencia poliacutetica un alineamiento estrateacutegico

contando con una colaboracioacuten de todos los participantes

Iniciativa de Ventanilla Uacutenica Esta fase se inicia cuando exista una

aceptacioacuten formal del concepto de Ventanilla Uacutenica dando lugar a un

mandato poliacutetico a una estructura de gobierno una gestioacuten de programa y

una formulacioacuten de proyectos

Entorno de Ventanilla Uacutenica En esta fase se van ejecutando gradualmente

los proyectos que conformaraacuten los servicios de Ventanilla Uacutenica debieacutendose

incorporar medidas que permitan la gestioacuten del cambio y del desempentildeo

En realidad la fase de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas en algunos casos

puede durar varios antildeos Cada fase y sub-fase se va construyendo a partir de lo

que se va aprendiendo en la anterior para conseguir progresivamente una

simplificacioacuten del comercio en el cual el entorno objetivo no debe ser el resultado

de proyectos individuales

Asiacute la OMA habla de ldquoconstruirrdquo una Ventanilla Uacutenica en lugar de ldquodesarrollarrdquo ya

que al igual que en el caso de un edificio las Ventanillas Uacutenicas necesitan un

disentildeo que refleje sus verdaderas necesidades necesita ser construido usando

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entorno13(De en- y torno)131 m Ambiente lo que rodea132 m Inform Conjunto de condiciones extriacutensecas que necesita un sistema informaacutetico para funcionar como el tipo de programacioacuten de proceso las caracteriacutesticas de las maacutequinas que lo componen etc133 m Mat Conjunto de puntos vecinos a otro134 m Ar Pliegue que se hace a la ropa en el borde
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todas las habilidades de la ingenieriacutea y una vez que se ha probado y se certifica que

la instalacioacuten funciona conforme a los requerimientos se pone en servicio Al igual

que un edificio es la sede para un estilo de vida las Ventanillas Uacutenicas son la sede

de procesos de negocio y proveen una coleccioacuten de servicios interrelacionados Al

igual que los proyectos de construccioacuten las Ventanillas Uacutenicas en algunas

ocasiones necesitaraacuten desmantelar algunos de los edificios existentes o renovar

algunas de las estructuras actuales

No existe un uacutenico modo de construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas se

pueden encontrar diferentes soluciones por todo el mundo y resulta importante

poder entender cuaacuteles son las similitudes y las diferencias de cada una de esas

soluciones No obstante un aspecto comuacuten que debe orientar la construccioacuten de

Ventanillas Uacutenicas es que se deben siempre de disentildear de manera que respondan a

las verdaderas necesidades tanto del comercio como del gobierno de forma

integrada

Hoy en diacutea los avances en la interoperabilidad de los Sistemas de Informacioacuten y la

arquitectura de las Tecnologiacuteas de Informacioacuten han introducido nuevos paradigmas

que ayudan a comprender como las organizaciones pueden colaborar Gracias a

estos avances las agencias pueden colaborar entre ellas y con el sector privado

Desde que las Naciones Unidas publicoacute su recomendacioacuten 33 se ha impulsado el

disentildeo de nuevos modelos de colaboracioacuten

31 Port Community Systems

En muchas ocasiones se identifica que existe una gran confusioacuten entre una

Ventanilla Uacutenica y un sistema colaborativo logiacutestico o de transporte como es el

caso de los sistemas de comunidad portuaria o de carga conocidos tambieacuten como

Port Community System (PCS) o Cargo Community System (CCS)

Un PCS (Port Community System) se puede definir como un sistema informaacutetico

para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo principal objetivo es

servir a los intereses de las distintas empresas y entidades relacionadas con las

actividades logiacutestico-portuarias el transporte y el comercio internacional

En un sistema de comunidad portuaria confluyen todos los actores ligados a las

operaciones de buques y mercanciacuteas en el puerto operadores de terminales

operadores de transporte (mariacutetimooceaacutenico rodado y ferroviario) transitarios o

freight forwarders aduanas organismos de inspeccioacuten almacenes autoridades

portuarias y autoridades mariacutetimas

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

La asociacioacuten europea de PCS (EPCSA) define el concepto de PCS como una

plataforma electroacutenica abierta y neutral que facilita el intercambio de informacioacuten

seguro e inteligente entre operadores privados y entidades puacuteblicas con el objeto

de mejorar la posicioacuten competitiva de las comunidades portuarias y aeroportuarias

Un PCS permite optimizar los distintos sistemas utilizados por los distintos

intervinientes en el puerto automatizando procesos logiacutesticos y portuarios

mediante un uacutenico enviacuteo de datos que es utilizado por el conjunto de procesos que

conforman la cadena logiacutestica y de transporte

La existencia de un PCS en un puerto surge esencialmente de la necesidad de

maximizar la eficiencia en el uso de las infraestructuras y operaciones y de

gestionar la complejidad inherente en las actividades portuarias especialmente en

el transporte de mercanciacuteas en contenedor El crecimiento del traacutefico de

contenedores se traduce en un incremento del volumen de trabajo requerido para

la planificacioacuten ordenacioacuten ejecucioacuten y seguimiento de las operaciones de forma

eficiente En este contexto los procedimientos y praacutecticas manuales empiezan a

percibirse inadecuados y necesitan ser reemplazados por otros meacutetodos en los que

las soluciones tecnoloacutegicas juegan un papel clave en la identificacioacuten de aacutereas de

mejora

La existencia de una Ventanilla Uacutenica portuaria no estaacute condicionada a la existencia

de un port community system Podemos encontrar puertos en los que no existe un

sistema de comunidad portuaria pero existe un uacutenico punto de entrada para la

presentacioacuten de declaraciones mediante una Ventanilla Uacutenica De forma opuesta

podemos encontrar puertos en los que existe un sistema de comunidad portuaria

pero no existe una coordinacioacuten de las distintas agencias gubernamentales que dan

lugar a una Ventanilla Uacutenica Asimismo existe una diferencia fundamental entre

una Ventanilla Uacutenica y un PCS una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance

nacional y por lo tanto debe poder ser aplicable en todo el paiacutes y en todos los

puertos mientras que un PCS tiene un alcance maacutes local limitado a un puerto

No obstante la combinacioacuten de ventanillas uacutenicas y PCS puede capacitar el

suministro de servicios de alto valor antildeadido en un puerto asociados con la

planificacioacuten ejecucioacuten y control de las operaciones a toda la comunidad portuaria

y redundando en un mayor aprovechamiento de sus infraestructuras En este

escenario el sistema de comunidad portuaria actuacutea como canal de entrada a la

Ventanilla Uacutenica

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La combinacioacuten de ambos sistemas la Ventanilla Uacutenica con los sistemas PCS

permiten ofrecer soluciones que mejoran significativamente los controles por parte

de los organismos puacuteblicos pero al mismo tiempo simplifican y mejoran los

procedimientos existentes en el comercio exterior consiguiendo substanciales

ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en los puertos Para

llevar a cabo estas mejoras es necesario por un lado la combinacioacuten de las

autorizaciones emitidas por los distintos organismos puacuteblicos para poder ejecutar

las operaciones autorizaciones que deben estar basadas en un anaacutelisis anticipado

de la informacioacuten y de los riesgos y que deben enlazarse con la informacioacuten y

seguimiento de estas operaciones Esta potente combinacioacuten facilita la verdadera

consecucioacuten de un puerto sin papeles creando por ejemplo procedimientos de

liberacioacuten sin papeles de mercanciacuteas y de buques

33 Resumen del Capiacutetulo

Este tercer Capiacutetulo puede resumirse en las siguientes ideas

Se habla de entornos de Ventanillas Uacutenicas porque normalmente las

implementaciones de Ventanillas Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones

independientes unidas por un interfaz mutuo y la adopcioacuten de procesos de

negocio colectivos Este entorno se compone del espacio compartido de cada

una de las Agencias individuales y cada uno de sus mandatos o roles

regulaciones procesos de negocio y sistemas automatizados

Para el desarrollo de entornos de Ventanillas Uacutenicas la OMA define tres

fases Concepto de ventanilla Uacutenica iniciativa de Ventanilla Uacutenica y Entorno

de Ventanilla Uacutenica Aunque hay que tener en cuenta que no existe un uacutenico

modo de construir dicho entorno por lo que sepueden encontrar diferentes

soluciones por todo el mundo

Se ha identificado el concepto de Port Community System y Cargo

Community System dado que en ocasiones se produce confusioacuten entre

estos teacuterminos y el de Ventanilla Uacutenica PCS se ha definido como un sistema

informaacutetico para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo

principal objetivo es servir a los intereses de las distintas empresas y

entidades relacionadas con las actividades logiacutestico-portuarias el transporte

y el comercio internacional Una diferencia fundamental entre PCS y VU es

que una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance nacional y por tanto ser

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aplicable a todos los puertos mientras que un PCS tiene un alcance local maacutes

limitado a un puerto Aunque como se ha mencionado la combinacioacuten de

ambos sistemas permiten ofrecer soluciones maacutes eficientes consiguiendo

substanciales ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en

los puertos

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4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA

41 Introduccioacuten

Antes de considerar los diferentes modelos de Ventanillas Uacutenicas es importante

sentildealar

Aunque existen muchas praacutecticas y relaciones comerciales que son comunes

a todos los paiacuteses cada paiacutes puede tener tambieacuten sus requerimientos y

condiciones particulares que determinaraacuten la eleccioacuten oacuteptima del

modelo de Ventanilla Uacutenica

El aspecto crucial en la implantacioacuten de una Ventanilla Uacutenica reside en una

estrecha cooperacioacuten de todas las entidades puacuteblicas

gubernamentales involucradas

Una Ventanilla Uacutenica no siempre implica el uso de sistemas TIC

avanzados de uacuteltima generacioacuten sino que se puede facilitar en gran medida

el comercio mediante la definicioacuten apropiada de procedimientos

administrativos integrados apoyados por sistemas TIC existentes

Aunque existen diferentes aproximaciones posibles para el establecimiento de

Ventanillas Uacutenicas existen tres modelos baacutesicos que han sido identificados en la

Recomendacioacuten Nordm 33 de la UNCEFACT

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42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica

En el primer modelo una uacutenica Autoridad recibe toda la informacioacuten bien en

formato papel o bien en formato electroacutenico y la distribuye al resto de autoridades

gubernamentales pertinentes facilitando la operacioacuten de comercio

Este ha sido por ejemplo el modelo seguido por las administraciones

espantildeolas para la presentacioacuten de manifiestos de carga y descarga de

forma electroacutenica por parte de los operadores mariacutetimos en las que la

Autoridad Portuaria actuacutea como Ventanilla Uacutenica ante la Aduana

Papel

Ventanilla Uacutenica

Autoridad 2

Operador comercial(incluye al transportista)

Electroacutenico

Autoridad Uacutenica

Autoridad 3

Autoridad 4

Autoridad 5

Ilustracioacuten 2 Modelo de Autoridad Uacutenica

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Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado

Se utiliza un uacutenico sistema de informacioacuten (puacuteblico o privado) creado a tal efecto

para la recepcioacuten diseminacioacuten (y almacenamiento) y gestioacuten de la informacioacuten

relacionada con el comercio y el transporte

Existen diferentes posibilidades dentro de este tipo de modelo

Sistema centralizado (ldquoIntegrated Systemrdquo) en el que los datos son

procesados a traveacutes de un uacutenico sistema utilizado por todos los organismos

involucrados

Este tipo de sistema lo podemos encontrar por ejemplo en varios

paiacuteses de Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos

presentar datos en un solo sistema que es a su vez utilizado por los

distintos organismos regulatorios

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema centralizado

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Ilustracioacuten 3 Modelo Centralizado de Ventanilla Uacutenica

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Sistema distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) mediante el cual la informacioacuten es

distribuida a los organismos puacuteblicos involucrados mediante interfaces

interoperables quienes a su vez integran esta informacioacuten y la procesan

Este tipo de sistema ha sido establecido por ejemplo en Estados Unidos y

permite a los operadores econoacutemicos presentar datos estandarizados una

uacutenica vez y el sistema procesa y distribuye los datos a las otras agencias

interesadas en la transaccioacuten

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema distribuido

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Ilustracioacuten 4 Modelo Distribuido de Ventanilla Uacutenica

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Combinacioacuten de los sistemas centralizados y distribuidos descritos anteriormente

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema mixto

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Aplicacionesdel sistema mixto

Ilustracioacuten 5 Modelo Mixto de Ventanilla Uacutenica

Este tipo de sistema lo encontramos tambieacuten en varios paiacuteses de

Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos presentar datos en

un solo sistema que es a su vez utilizado por varios organismos

regulatorios y al mismo tiempo los datos son tambieacuten transmitido a otro sistema

(principalmente de la aduana) mediante una interfaz interoperable

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

En este tipo de modelo el usuario puede presentar las declaraciones de manera

electroacutenica de varias autoridades para ser procesadas y aprobadas en una sola

aplicacioacuten que coordina todo el flujo de trabajo bajo una uacutenica transaccioacuten

Estos sistemas suelen basarse en procedimientos riacutegidos que deben ser cumplidos

para poder dar cumplimiento a todo el traacutemite existiendo una serie de pre-

identificaciones y pre-validaciones

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Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 8

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Seguacuten la definicioacuten aportada por la UNCEFACT una Ventanilla Uacutenica se define

como

Es una herramienta que permite a las partes involucradas en el comercio y

transporte presentar informacioacuten y documentos estandarizados a traveacutes

de un uacutenico punto de entrada con el objeto de cumplir con todos los

traacutemites relacionados con las operaciones de exportacioacuten importacioacuten y

traacutensito y en la cual la informacioacuten se deberiacutea presentar una sola vez

(preferiblemente en formato electroacutenico)

En otras palabras el objetivo de una Ventanilla Uacutenica es agilizar y simplificar los

flujos de informacioacuten entre los agentes vinculados al comercio y los Gobiernos de

manera que se beneficien todos los implicados en los procesos transfronterizos

evitando la presentacioacuten repetitiva de datos

La definicioacuten ofrecida por la UNCEFACT se encuentra maacutes orientada a la

transmisioacuten de informacioacuten estandarizada y la aplicacioacuten de tecnologiacuteas de la

informacioacuten y comunicaciones al ser eacutestas unas de las principales aacutereas de

conocimiento de este organismo internacional En la Recomendacioacuten 33 la

colaboracioacuten entre la Aduana y otros organismos regulatorios y de control se

explica en teacuterminos de flujos de informacioacuten entre las distintas partes involucradas

en el comercio y el transporte donde la informacioacuten y los documentos deben ser

presentados en un uacutenico punto de entrada

Esta recomendacioacuten y guiacutea es considerada como base de la temaacutetica de Ventanilla

Uacutenica y ha dado lugar a numerosos seminarios talleres y discusiones que han

permitido profundizar en las implicaciones y posibilidades de este concepto en el

comercio exterior y en el transporte UNCEFACT ha definido posteriormente otras

Recomendaciones que describen herramientas y metodologiacuteas que permiten

desarrollar este concepto desde otras perspectivas tales como la recomendacioacuten 35

sobre coacutemo establecer el entorno legal para una Ventanilla Uacutenica en el comercio

internacional

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Sin embargo no se debe confundir una Ventanilla Uacutenica con un sistema de

informacioacuten sino que este concepto va mucho maacutes allaacute En la definicioacuten ofrecida

por la OMA se prefiere utilizar el teacutermino Entorno de Ventanilla Uacutenica en el cual se

plantea la Ventanilla Uacutenica como

Una filosofiacutea de gobernanza en la cual las estructuras tradicionales de gobierno se

transforman para servir mejor a las necesidades de los ciudadanos de los negocios

y de la economiacutea Bajo el concepto de Ventanilla Uacutenica los procedimientos

establecidos por las distintas agencias de gobierno pasan a transformarse en

servicios integrales e integrables ofrecidos por el gobierno derivaacutendose en una

mayor simplificacioacuten de los traacutemites que se desarrollaraacuten de una forma maacutes

eficiente y coordinada con una disminucioacuten sustancial de los costes de

cumplimiento de las regulaciones El proceso de creacioacuten de un entorno de

Ventanilla Uacutenica se basa en una transformacioacuten iterativa que debe involucrar

distintas iniciativas algunas de ellas nuevas pero otras ya consolidadas o en curso

y que deben ser apropiadamente integradas en este entorno a traveacutes de un

riguroso trabajo de reingenieriacutea

En un Entorno de Ventanilla Uacutenica esta transformacioacuten de las estructuras de

gobierno hacia una mayor simplificacioacuten facilitacioacuten control y transparencia es el

resultado de un proceso iterativo que integra distintas iniciativas orientadas hacia

este fin y que dan lugar a distintas versiones y distintos niveles de madurez de

Ventanillas Uacutenicas

El concepto de Ventanilla Uacutenica no es un concepto exclusivo de las operaciones de

comercio exterior Este concepto lo encontramos tambieacuten en otras aacutereas de

gobierno como puede ser el caso de una Ventanilla Uacutenica para la creacioacuten de

nuevas empresas para centralizar los traacutemites de cambio de domicilio la

obtencioacuten de un permiso de conducir etc En este punto podriacuteamos cuestionarnos

si soacutelo puede existir una Ventanilla Uacutenica o pueden existir varias Ventanillas Uacutenicas

para la gestioacuten del comercio y transporte internacional Este aspecto ha sido

tratado en el capiacutetulo introductorio del Compendio de Ventanilla publicado por la

OMA

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iterativo va13(Del lat iteratīvus)131 adj Que se repite132 adj Dicho de una palabra Que indica repeticioacuten o reiteracioacuten p ej gotear goteo
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En el comercio exterior existen distintos organismos gubernamentales involucrados

en este tipo de operaciones tales como la aduana los organismos de inspeccioacuten

sanitarios fitosanitarios zoosanitarios de control de medicamentos y de normas

de aplicacioacuten a distintos productos de proteccioacuten en fronteras y de gestioacuten de

infraestructuras puacuteblicas

Tradicionalmente estos distintos organismos no han establecido canales para

compartir informacioacuten entre ellos lo que ha dado lugar a que los operadores de

comercio deban proporcionar la misma informacioacuten a cada uno estos organismos y

que las inspecciones y control de cada uno de ellos se realice de forma

descoordinada y potencialmente con informacioacuten discordante Esta situacioacuten no es

en absoluto deseable ni para los operadores del comercio ni para la administracioacuten

al dar lugar a grandes ineficiencias y a una menor capacidad de identificar riesgos

que puedan existir al estar utilizaacutendose informacioacuten parcial recibida en cada agencia

en lugar de una informacioacuten global que ha sido recibida por el conjunto del

gobierno Como ilustracioacuten a este tipo de circunstancias se podriacutea encontrar la

discordancia de informaciones que podriacutean darse entre las autoridades sanitarias y

las aduaneras relativas al origen de un producto alimenticio para evitar

inspecciones o prohibiciones de introduccioacuten de productos en el paiacutes de destino o la

discordancia entre la cantidad de mercanciacutea que ha sido descargada en un puerto y

la que ha sido declarada en importacioacuten para evitar el pago de tasas o aranceles

Con la aplicacioacuten del concepto de Ventanilla Uacutenica todos los organismos puacuteblicos

dispondriacutean del mismo conjunto de informacioacuten que habriacutea sido presentada por los

operadores en un solo punto de entrada

La propuesta de implementacioacuten de un Sistema de Ventanillas Uacutenica puede

partir de diferentes sectores (mariacutetimo comercio transporte Aduanas) por

ejemplo desde el sector mariacutetimo se puede impulsar la creacioacuten de una Ventanilla

Uacutenica que proveeraacute servicios asociados con los traacutemites asociados a los buques

Por lo que podemos encontrarnos con diferentes Ventanillas Uacutenicas que

deben ser complementarias y estar en cualquier caso interrelacionadas entre siacute

Habitualmente la organizacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es coordinada por

una entidad que lidera el proceso Esta entidad debe ser reconocida por el resto de

las autoridades gubernamentales y agencias regulatorias implicadas El liacuteder debe

de adoptar un papel neutral y conciliador buscando y asegurando que todas las

autoridades y agencias reciban o tengan acceso a la informacioacuten que necesitan para

cumplir con sus mandatos y objetivos

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Ademaacutes las autoridades participantes y las agencias deben procurar coordinar sus

controles de tal forma que estos no se repitan y se desarrollen en el mismo

momento

En algunos casos los servicios de Ventanilla Uacutenica pueden conectarse a otros

servicios externos para proveer servicios tales como pago de impuestos tasas y

cuotas o servicios logiacutesticos asociados a la operacioacuten

En los procesos transfronterizos ademaacutes de la Aduana existen otras agencias

gubernamentales (como inspecciones fitosanitarias veterinarias control de drogas

etc) con derecho a paralizar la mercanciacutea que cruza las fronteras

Frecuentemente debido a la falta de informacioacuten compartida entre dichas agencias

los importadoresexportadores deben proporcionar la misma informacioacuten a

diferentes agencias gubernamentales En muchas ocasiones aun disponiendo de

servicios de Ventanilla Uacutenica se siguen exigiendo que se presente la informacioacuten en

papel en distintos puntos cuando en muchas ocasiones existe informacioacuten maacutes

fiable y actualizada dentro de los propios sistemas de informacioacuten del gobierno

Tambieacuten es frecuente que la evaluacioacuten del riesgo se realice en cada una de las

agencias con los datos especiacuteficos que eacutesta ha recopilado y no se basa en la

informacioacuten completa que el gobierno recibe de los agentes En consecuencia se

realizan muacuteltiples inspecciones en diferentes momentos temporales La evaluacioacuten

del riesgo lo realiza cada una de las agencias con sus datos especiacuteficos y no se basa

en la informacioacuten completa que el gobierno recibe de los agentes

De la misma manera existen experiencias consolidadas en muchos paiacuteses en los

que se han implantado distintos sistemas de colaboracioacuten logiacutestica y de transporte

denominados Cargo o Port Communty System cuando son utilizados en puertos y

aeropuertos Estos sistemas sirven como punto uacutenico para el intercambio de

informacioacuten entre los distintos intervinientes de las operaciones logiacutestico-portuarias

tales como el operador logiacutestico y la comunidad comercial y del transporte y

organismos puacuteblicos regulatarios y de control en estas instalaciones Estos sistemas

estaacuten actuando en muchas ocasiones como puntos de entrada a las ventanillas

uacutenicas del gobierno actuando como interfaces entre los operadores y las aduanas

autoridades portuarias y mariacutetimas y otras agencias regulatorias y de control

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En este punto cabe formular las siguientes cuestiones relativas al oxiacutemoron

ldquoMuacuteltiples Ventanillas Uacutenicasrdquo

iquestDeberiacutea existir soacutelo una Ventanilla Uacutenica

iquestPodriacutean existir muacuteltiples soluciones de Ventanilla Uacutenica para distintos

sectores que ofrezcan soporte al comercio internacional (mariacutetimo

portuario transporte comercio aduana bancoshellip)

iquestCoacutemo deberiacutean interactuar esas muacuteltiples Ventanillas Uacutenicas

iquestPodriacutea dividirse la responsabilidad de suministro del concepto de Ventanilla

Uacutenica en distintas partes y suministrar cada una de ellas por diferentes

organizaciones mediante sistemas basados en tecnologiacuteas de la informacioacuten

iquestEl concepto de Ventanilla Uacutenica estaacute asociado exclusivamente a un uacutenico

sistema automatizado operado por una sola entidad o a una coleccioacuten de

sistemas interoperables e interconectados operados por distintas entidades

iquestDeberiacutea existir una uacutenica entidad que orquestase y coordinase el desarrollo

del concepto de Ventanilla Uacutenica o de Muacuteltiples Ventanillas Uacutenicas

iquestDeberiacutean retirarse los sistemas existentes utilizados por las distintas

agencias en beneficio de un nuevo uacutenico sistema que incorpore todas las

funcionalidades o deberiacutean mantenerse y preservarse los sistemas e

inversiones existentes

iquestCoacutemo se deberiacutean establecer y delimitar los alcances de las Ventanillas

Uacutenicas y de los sistemas corporativos de cada una de las instituciones

Es muy probable que existan tantas respuestas a estas preguntas como alumnos

participen en este curso Esto es debido a que el concepto de Ventanilla Uacutenica

puede manifestarse mediante distintas aproximaciones que dependeraacuten en gran

medida del contexto socio-poliacutetico y de la complejidad del entorno Bajo esta

situacioacuten resulta criacutetico partir de un concepto y de una base de definicioacuten de

Ventanilla Uacutenica lo suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las

distintas iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un entorno

concreto Esta base permitiraacute dotar al alumno de una apertura de miras suficiente

como para poder comprender las distintas iniciativas de Ventanillas Uacutenicas que

estaacuten apareciendo tanto en la regioacuten como a nivel mundial

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oxiacutemoron13(Del gr ὀξύμωρον)131 m Ret Combinacioacuten en una misma estructura sintaacutectica de dos palabras o expresiones de significado opuesto que originan un nuevo sentido p ej un silencio atronador13
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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 13

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Dependiendo del contexto en el que se presenta la Ventanilla Uacutenica cabe distinguir

las Ventanillas Uacutenicas Nacionales cuyo objetivo es coordinar la colaboracioacuten entre

los distintos organismos puacuteblicos de un paiacutes mientras que tambieacuten nos podemos

encontrar con Ventanillas Uacutenicas regionales o internacionales cuyo objetivo es

coordinar la colaboracioacuten entre agencias de distintos paiacuteses de tal forma que los

datos que se originan en un paiacutes pueden ser utilizados en otro paiacutes sin que se

requiera la presentacioacuten de los mismos por parte de los operadores econoacutemicos y

de transporte al efectuarse estas comunicaciones de gobierno a gobierno entre

distintos paiacuteses Ejemplos de Ventanillas Uacutenicas regionales los podriacuteamos encontrar

en servicios de reconocimiento mutuo de certificados de origen electroacutenicos cuyos

datos se consultan desde el paiacutes de destino al paiacutes de origen o en el Traacutensito

Internacional de Mercanciacuteas donde los datos de la declaracioacuten de traacutensito se crean

en el paiacutes de inicio y son utilizados y actualizados en los distintos paiacuteses de paso y

en el paiacutes de destino final del traacutensito

23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente

El concepto de Ventanilla Uacutenica no es simplemente el de un portal o servicio

que conecta al usuario con varias agencias gubernamentales El valor

antildeadido de este concepto es que provee al usuario de una solucioacuten integrada

para sus transacciones comerciales

La caracteriacutestica fundamental del concepto de Ventanilla Uacutenica reside en que

incluye la idea de presentar la informacioacuten una sola vez (ldquoone time

submissionrdquo) evitando duplicidades y la presentacioacuten repetida de la misma

informacioacuten

ldquoOne time submissionrdquo quiere decir que no es necesario que se introduzca la

misma informacioacuten por parte del mismo operador en diferentes agencias

gubernamentales Sin embargo no implica que la entrega de todo el volumen de

informacioacuten se realice en una uacutenica transmisioacuten ni exime a otros operadores a

presentar tambieacuten informacioacuten sobre las operaciones Asiacute la informacioacuten puede ser

enviada en muacuteltiples transmisiones y por distintos operadores permitiendo a los

agentes ir completando la informacioacuten a medida que van teniendo lugar los

procesos logiacutesticos completando cada uno de los estados necesarios para el

despacho y control de las operaciones de transporte y las mercanciacuteas

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Esta caracteriacutestica no podriacutea conseguirse sin una estandarizacioacuten y armonizacioacuten de

los datos y de la documentacioacuten Un aspecto fundamental en la transmisioacuten

electroacutenica de informacioacuten entre el usuario y las agencias gubernamentales y entre

siacute es que se trata de un acto importante orientado al cumplimiento de la

legislacioacuten

Asiacute a la informacioacuten presentada se la denomina declaracioacuten y debe dotarse de

suficientes garantiacuteas al hecho de la presentacioacuten de la documentacioacuten por medios

electroacutenicos que aseguren la integridad autoriacutea y no repudio del traacutemite

electroacutenico Para este fin el uso de teacutecnicas avanzadas de identificacioacuten y firma

electroacutenica de datos electroacutenicos puede ofrecer un nivel equivalente o incluso

superior de aseguramiento de las funciones de identificacioacuten autenticidad

integridad y no repudio del que se dispone hoy en diacutea con los documentos en papel

Los usuarios introducen la informacioacuten requerida por las Agencias

(responsabilizaacutendose de su legalidad) a traveacutes de las Ventanillas Uacutenicas que a su

vez incluye flujos de informacioacuten cuyo origen son las Agencias lo que implica que la

respuesta de las Agencias esteacute armonizada y coordinada Por tanto es necesario

evitar flujos de informacioacuten redundantes en las Agencias y los usuarios y viceversa

de manera que se utilice el verdadero potencial de las Ventanillas Uacutenicas

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En resumen la caracteriacutestica de ldquoOne time submissionrdquo se basa en los siguientes

principios

Incremento gradual de la entrada de datos Es la posibilidad de ir

asociando datos introducidos paulatina e individualmente como parte del entorno

inteligente de las Ventanillas Uacutenicas

Declaraciones armonizadas En un entorno de Ventanillas Uacutenicas cada

uno de los actores no estaacute obligado a introducir los mismos datos repetidamente

para diferentes agencias

Se comparte la informacioacuten entre las agencias Es posible compartir la

informacioacuten o dividirla para que cada una de las agencias pueda llevar a cabo sus

correspondientes controles

Respuesta armonizada entre agencias Cada Agencia procesa su

respuesta de manera independiente pero la Ventanilla Uacutenica deberaacute dar una

respuesta uacutenica y armonizada al usuario

24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

Las Ventanillas Uacutenicas se fundamentan en el intercambio de documentacioacuten y en la

creacioacuten de procesos de negocio soportados por las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten

y los avances en el comercio electroacutenico La Ventanilla Uacutenica puede ser vista como

una empresa virtual conformada por distintas agencias que proporcionan un

aspecto uacutenico y homogeacuteneo hacia el cliente Aunque el entorno de las Ventanillas

Uacutenicas es claramente diferente del efiacutemero caraacutecter de las empresas virtuales

donde distintas compantildeiacuteas dan servicios a los clientes a traveacutes de una sola viacutea de

entrada hay algunas similitudes que pueden ayudar a comprender el entorno de

las Ventanillas Uacutenicas

El concepto de ldquoempresa virtualrdquo emerge de las interconexiones electroacutenicas

que resultan para poder ofrecer servicios a traveacutes de una interfaz

electroacutenica de un portal web y una red de organizaciones y entidades

colaboradoras

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Compras por internet reserva de billetes aeacutereos o la reserva de hoteles son

algunos ejemplos de comercio electroacutenico En todos estos casos el portal a traveacutes

del cual el cliente realiza las gestiones no tiene siquiera por queacute pertenecer

directamente a alguna de las empresas que proveen los servicios

ldquoOne-stop-shopsrdquo como es el caso de portales web dan soporte comercial a la

transaccioacuten de la empresa virtual manejan los datos de entrada y los de salida y

organiza todos los procesos asociados con el intercambio de informacioacuten

Normalmente una transaccioacuten on-line involucra a muchas compantildeiacuteas y los sistemas

de informacioacuten de cada una Sin embargo estas transacciones comerciales se

llevan a cabo en tan solo segundos dada la coordinacioacuten existente de los procesos

de negocio de cada una de las partes llevaacutendose a cabo de una manera

secuenciada por medio de mensajes electroacutenicos estandarizados

No obstante los portales web son solo una parte de la historia La complejidad y

transacciones reales tienen lugar entre los sistemas TI y los distintos organismos

participantes

En un entorno de Ventanilla Uacutenica los comerciantes en una transaccioacuten

internacional obtienen una visioacuten simplificada transparente a la complejidad

relacionada con las transacciones cuidadosamente orquestadas y sincronizadas

entre las distintas agencias de gobierno instituciones financieras transportistas

operadores logiacutesticos despachantes de aduanas operadores de terminales e

infraestructuras intermodales autoridades portuarias etc

Dentro de la complejidad de una transaccioacuten internacional podemos encontrar

intercambios de informacioacuten entre los operadores privados ldquoB2Brdquo (business-to-

business) entre los operadores privados y el gobiernos ldquoB2Grdquo (business-to-

government) y entre las propias agencias y entidades gubernamentales ldquoG2Grdquo

(government-to-government) Para completar el ciclo surgen tambieacuten los

intercambios de informacioacuten entre el gobierno y los operadores privados

(government-to-business) que pueden reportar beneficios sin precedentes en las

operaciones de comercio exterior al proporcionar de forma proactiva las entidades

gubernamentales la informacioacuten requerida para una mejor planificacioacuten y ejecucioacuten

logiacutestica

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Dentro de las entidades gubernamentales tal y como se muestra en la figura

siguiente se pueden distinguir los organismos reguladores y de control del

comercio exterior la aduana y las entidades de gestioacuten de infraestructuras

puacuteblicas

Todas estas entidades gubernamentales deben colaborar entre siacute con el objeto de

crear un entorno eficiente de Ventanilla Uacutenica tal y como se describe en el capiacutetulo

siguiente

Cross Border Regulatory Agenciesrsquo Systems

Customs Management System

Logistics and Transport Management and Collaboration Systems

Public Infrastructure Management Systems

Single Windows

One-stop-shops

Ilustracioacuten 1 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

25 Resumen del Capiacutetulo

El Capiacutetulo dos puede resumirse en las siguientes ideas principales

En el presente capiacutetulo se han presentado dos definiciones sobre el concepto

de Ventanilla Uacutenica aportadas por dos organismos internacionales el Centro

de Facilitacioacuten de Comercio y Comercio Electroacutenico de las Naciones Unidas

(UNCEFACT) y la Organizacioacuten Mundial de Aduanas (OMA) ambas

definiciones son complementarias y desde diferentes puntos de vista uno

maacutes teacutecnico y otro maacutes organizativo y metodoloacutegico

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Es importante tener presente que el concepto de Ventanillas Uacutenicas no es

exclusivo de Comercio Exterior Y que la propuesta de implementacioacuten de

Ventanillas Uacutenicas puede partir de diferentes sectores (mariacutetimo comercio

transporte Aduana) por lo que podemos encontrarnos con diferentes

Ventanillas Uacutenicas que deben ser complementarias y en cualquier caso estar

interrelacionadas entre siacute

El entorno de Ventanilla Uacutenica puede manifestarse mediante distintas

aproximaciones que dependeraacuten en gran medida del contexto socio-poliacutetico

y de la complejidad del entorno Bajo esta situacioacuten resulta criacutetico partir de

un concepto y de una base de definicioacuten de Ventanilla Uacutenica lo

suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las distintas

iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un

entorno concreto

Un gran valor antildeadido del concepto Ventanilla Uacutenica es que aporta

soluciones integradas a los usuarios y una caracteriacutestica fundamental reside

en la idea ldquoone time submissionrdquo (presentar la informacioacuten una sola)

Por uacuteltimo se ha presentado la Ventanilla Uacutenica como concepto de empresa

virtual que puede ayudar a comprender el entorno y las relaciones de las

Ventanillas Uacutenicas

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3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La OMA considera el concepto de VU como un componente de la Gestioacuten

Coordinada de Fronteras teacutermino que utiliza para describir los esfuerzos globales

para racionalizar y facilitar los procedimientos y sistemas de gestioacuten de fronteras

El desarrollo de sistemas automatizados de gestioacuten dentro de las administraciones

aduaneras y las agencias reguladoras y de proteccioacuten en fronteras es un aspecto

clave para la adopcioacuten de medidas facilitadoras ofreciendo al mismo tiempo

mejoras sustanciales en los objetivos perseguidos sobre funciones recaudatorias

proteccioacuten social y fomento del comercio No obstante estos importantes

desarrollos no son solo efecto de la introduccioacuten de nuevas tecnologiacuteas y en

particular de tecnologiacuteas de la informacioacuten y comunicaciones sino tambieacuten de la

adopcioacuten de nuevas filosofiacuteas y arquitecturas de gestioacuten y gobernanza que han

proporcionado mayores grados de eficiencia y eficacia en las praacutecticas de comercio

internacional

El entorno de Ventanilla Uacutenica debe aplicarse para facilitar los complejos

procesos que regulan el movimiento de mercanciacuteas medios de transporte

y personas a traveacutes de las fronteras de los paiacuteses Tradicionalmente en Ameacuterica

Latina y Caribe (ALC) estas Ventanillas Uacutenicas son conocidas como VUCE o

Ventanillas Uacutenicas de Comercio Exterior y ofrecen la visioacuten de un interfaz

simplificado entre los operadores econoacutemicos y las agencias de gobierno que

regulan las fronteras para dar una respuesta a los problemas inherentes relativos a

las costosas ineficiencias falta de coordinacioacuten entre agencias y procedimientos

administrativos y documentacioacuten poco transparentes y que se derivan en una lenta

y compleja burocracia

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iquestPor queacute se habla de entorno de Ventanillas Uacutenicas

Se denomina entorno porque normalmente las implementaciones de Ventanillas

Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones independientes unidas por un interfaz

mutuo y la adopcioacuten de procesos de negocio colectivos Este entorno se

compone del espacio compartido de cada una de las Agencias individuales y cada

uno de sus mandatos o roles regulaciones procesos de negocio y sistemas

automatizados

En este sentido construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas es un proceso

particularmente complejo y necesita una gran labor de armonizacioacuten de objetivos

de cada uno de los actores que ademaacutes conllevaraacute muchos cambios respecto al

funcionamiento actual Para este cambio la OMA define tres fases en el desarrollo

de un entorno de Ventanilla Uacutenica

Concepto de Ventanilla Uacutenica Se trata de una primera fase exploratoria en

la que se sientan las bases para el desarrollo de las fases posteriores en las

que se busca una convergencia poliacutetica un alineamiento estrateacutegico

contando con una colaboracioacuten de todos los participantes

Iniciativa de Ventanilla Uacutenica Esta fase se inicia cuando exista una

aceptacioacuten formal del concepto de Ventanilla Uacutenica dando lugar a un

mandato poliacutetico a una estructura de gobierno una gestioacuten de programa y

una formulacioacuten de proyectos

Entorno de Ventanilla Uacutenica En esta fase se van ejecutando gradualmente

los proyectos que conformaraacuten los servicios de Ventanilla Uacutenica debieacutendose

incorporar medidas que permitan la gestioacuten del cambio y del desempentildeo

En realidad la fase de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas en algunos casos

puede durar varios antildeos Cada fase y sub-fase se va construyendo a partir de lo

que se va aprendiendo en la anterior para conseguir progresivamente una

simplificacioacuten del comercio en el cual el entorno objetivo no debe ser el resultado

de proyectos individuales

Asiacute la OMA habla de ldquoconstruirrdquo una Ventanilla Uacutenica en lugar de ldquodesarrollarrdquo ya

que al igual que en el caso de un edificio las Ventanillas Uacutenicas necesitan un

disentildeo que refleje sus verdaderas necesidades necesita ser construido usando

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entorno13(De en- y torno)131 m Ambiente lo que rodea132 m Inform Conjunto de condiciones extriacutensecas que necesita un sistema informaacutetico para funcionar como el tipo de programacioacuten de proceso las caracteriacutesticas de las maacutequinas que lo componen etc133 m Mat Conjunto de puntos vecinos a otro134 m Ar Pliegue que se hace a la ropa en el borde
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todas las habilidades de la ingenieriacutea y una vez que se ha probado y se certifica que

la instalacioacuten funciona conforme a los requerimientos se pone en servicio Al igual

que un edificio es la sede para un estilo de vida las Ventanillas Uacutenicas son la sede

de procesos de negocio y proveen una coleccioacuten de servicios interrelacionados Al

igual que los proyectos de construccioacuten las Ventanillas Uacutenicas en algunas

ocasiones necesitaraacuten desmantelar algunos de los edificios existentes o renovar

algunas de las estructuras actuales

No existe un uacutenico modo de construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas se

pueden encontrar diferentes soluciones por todo el mundo y resulta importante

poder entender cuaacuteles son las similitudes y las diferencias de cada una de esas

soluciones No obstante un aspecto comuacuten que debe orientar la construccioacuten de

Ventanillas Uacutenicas es que se deben siempre de disentildear de manera que respondan a

las verdaderas necesidades tanto del comercio como del gobierno de forma

integrada

Hoy en diacutea los avances en la interoperabilidad de los Sistemas de Informacioacuten y la

arquitectura de las Tecnologiacuteas de Informacioacuten han introducido nuevos paradigmas

que ayudan a comprender como las organizaciones pueden colaborar Gracias a

estos avances las agencias pueden colaborar entre ellas y con el sector privado

Desde que las Naciones Unidas publicoacute su recomendacioacuten 33 se ha impulsado el

disentildeo de nuevos modelos de colaboracioacuten

31 Port Community Systems

En muchas ocasiones se identifica que existe una gran confusioacuten entre una

Ventanilla Uacutenica y un sistema colaborativo logiacutestico o de transporte como es el

caso de los sistemas de comunidad portuaria o de carga conocidos tambieacuten como

Port Community System (PCS) o Cargo Community System (CCS)

Un PCS (Port Community System) se puede definir como un sistema informaacutetico

para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo principal objetivo es

servir a los intereses de las distintas empresas y entidades relacionadas con las

actividades logiacutestico-portuarias el transporte y el comercio internacional

En un sistema de comunidad portuaria confluyen todos los actores ligados a las

operaciones de buques y mercanciacuteas en el puerto operadores de terminales

operadores de transporte (mariacutetimooceaacutenico rodado y ferroviario) transitarios o

freight forwarders aduanas organismos de inspeccioacuten almacenes autoridades

portuarias y autoridades mariacutetimas

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La asociacioacuten europea de PCS (EPCSA) define el concepto de PCS como una

plataforma electroacutenica abierta y neutral que facilita el intercambio de informacioacuten

seguro e inteligente entre operadores privados y entidades puacuteblicas con el objeto

de mejorar la posicioacuten competitiva de las comunidades portuarias y aeroportuarias

Un PCS permite optimizar los distintos sistemas utilizados por los distintos

intervinientes en el puerto automatizando procesos logiacutesticos y portuarios

mediante un uacutenico enviacuteo de datos que es utilizado por el conjunto de procesos que

conforman la cadena logiacutestica y de transporte

La existencia de un PCS en un puerto surge esencialmente de la necesidad de

maximizar la eficiencia en el uso de las infraestructuras y operaciones y de

gestionar la complejidad inherente en las actividades portuarias especialmente en

el transporte de mercanciacuteas en contenedor El crecimiento del traacutefico de

contenedores se traduce en un incremento del volumen de trabajo requerido para

la planificacioacuten ordenacioacuten ejecucioacuten y seguimiento de las operaciones de forma

eficiente En este contexto los procedimientos y praacutecticas manuales empiezan a

percibirse inadecuados y necesitan ser reemplazados por otros meacutetodos en los que

las soluciones tecnoloacutegicas juegan un papel clave en la identificacioacuten de aacutereas de

mejora

La existencia de una Ventanilla Uacutenica portuaria no estaacute condicionada a la existencia

de un port community system Podemos encontrar puertos en los que no existe un

sistema de comunidad portuaria pero existe un uacutenico punto de entrada para la

presentacioacuten de declaraciones mediante una Ventanilla Uacutenica De forma opuesta

podemos encontrar puertos en los que existe un sistema de comunidad portuaria

pero no existe una coordinacioacuten de las distintas agencias gubernamentales que dan

lugar a una Ventanilla Uacutenica Asimismo existe una diferencia fundamental entre

una Ventanilla Uacutenica y un PCS una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance

nacional y por lo tanto debe poder ser aplicable en todo el paiacutes y en todos los

puertos mientras que un PCS tiene un alcance maacutes local limitado a un puerto

No obstante la combinacioacuten de ventanillas uacutenicas y PCS puede capacitar el

suministro de servicios de alto valor antildeadido en un puerto asociados con la

planificacioacuten ejecucioacuten y control de las operaciones a toda la comunidad portuaria

y redundando en un mayor aprovechamiento de sus infraestructuras En este

escenario el sistema de comunidad portuaria actuacutea como canal de entrada a la

Ventanilla Uacutenica

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La combinacioacuten de ambos sistemas la Ventanilla Uacutenica con los sistemas PCS

permiten ofrecer soluciones que mejoran significativamente los controles por parte

de los organismos puacuteblicos pero al mismo tiempo simplifican y mejoran los

procedimientos existentes en el comercio exterior consiguiendo substanciales

ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en los puertos Para

llevar a cabo estas mejoras es necesario por un lado la combinacioacuten de las

autorizaciones emitidas por los distintos organismos puacuteblicos para poder ejecutar

las operaciones autorizaciones que deben estar basadas en un anaacutelisis anticipado

de la informacioacuten y de los riesgos y que deben enlazarse con la informacioacuten y

seguimiento de estas operaciones Esta potente combinacioacuten facilita la verdadera

consecucioacuten de un puerto sin papeles creando por ejemplo procedimientos de

liberacioacuten sin papeles de mercanciacuteas y de buques

33 Resumen del Capiacutetulo

Este tercer Capiacutetulo puede resumirse en las siguientes ideas

Se habla de entornos de Ventanillas Uacutenicas porque normalmente las

implementaciones de Ventanillas Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones

independientes unidas por un interfaz mutuo y la adopcioacuten de procesos de

negocio colectivos Este entorno se compone del espacio compartido de cada

una de las Agencias individuales y cada uno de sus mandatos o roles

regulaciones procesos de negocio y sistemas automatizados

Para el desarrollo de entornos de Ventanillas Uacutenicas la OMA define tres

fases Concepto de ventanilla Uacutenica iniciativa de Ventanilla Uacutenica y Entorno

de Ventanilla Uacutenica Aunque hay que tener en cuenta que no existe un uacutenico

modo de construir dicho entorno por lo que sepueden encontrar diferentes

soluciones por todo el mundo

Se ha identificado el concepto de Port Community System y Cargo

Community System dado que en ocasiones se produce confusioacuten entre

estos teacuterminos y el de Ventanilla Uacutenica PCS se ha definido como un sistema

informaacutetico para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo

principal objetivo es servir a los intereses de las distintas empresas y

entidades relacionadas con las actividades logiacutestico-portuarias el transporte

y el comercio internacional Una diferencia fundamental entre PCS y VU es

que una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance nacional y por tanto ser

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aplicable a todos los puertos mientras que un PCS tiene un alcance local maacutes

limitado a un puerto Aunque como se ha mencionado la combinacioacuten de

ambos sistemas permiten ofrecer soluciones maacutes eficientes consiguiendo

substanciales ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en

los puertos

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4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA

41 Introduccioacuten

Antes de considerar los diferentes modelos de Ventanillas Uacutenicas es importante

sentildealar

Aunque existen muchas praacutecticas y relaciones comerciales que son comunes

a todos los paiacuteses cada paiacutes puede tener tambieacuten sus requerimientos y

condiciones particulares que determinaraacuten la eleccioacuten oacuteptima del

modelo de Ventanilla Uacutenica

El aspecto crucial en la implantacioacuten de una Ventanilla Uacutenica reside en una

estrecha cooperacioacuten de todas las entidades puacuteblicas

gubernamentales involucradas

Una Ventanilla Uacutenica no siempre implica el uso de sistemas TIC

avanzados de uacuteltima generacioacuten sino que se puede facilitar en gran medida

el comercio mediante la definicioacuten apropiada de procedimientos

administrativos integrados apoyados por sistemas TIC existentes

Aunque existen diferentes aproximaciones posibles para el establecimiento de

Ventanillas Uacutenicas existen tres modelos baacutesicos que han sido identificados en la

Recomendacioacuten Nordm 33 de la UNCEFACT

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42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica

En el primer modelo una uacutenica Autoridad recibe toda la informacioacuten bien en

formato papel o bien en formato electroacutenico y la distribuye al resto de autoridades

gubernamentales pertinentes facilitando la operacioacuten de comercio

Este ha sido por ejemplo el modelo seguido por las administraciones

espantildeolas para la presentacioacuten de manifiestos de carga y descarga de

forma electroacutenica por parte de los operadores mariacutetimos en las que la

Autoridad Portuaria actuacutea como Ventanilla Uacutenica ante la Aduana

Papel

Ventanilla Uacutenica

Autoridad 2

Operador comercial(incluye al transportista)

Electroacutenico

Autoridad Uacutenica

Autoridad 3

Autoridad 4

Autoridad 5

Ilustracioacuten 2 Modelo de Autoridad Uacutenica

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Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado

Se utiliza un uacutenico sistema de informacioacuten (puacuteblico o privado) creado a tal efecto

para la recepcioacuten diseminacioacuten (y almacenamiento) y gestioacuten de la informacioacuten

relacionada con el comercio y el transporte

Existen diferentes posibilidades dentro de este tipo de modelo

Sistema centralizado (ldquoIntegrated Systemrdquo) en el que los datos son

procesados a traveacutes de un uacutenico sistema utilizado por todos los organismos

involucrados

Este tipo de sistema lo podemos encontrar por ejemplo en varios

paiacuteses de Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos

presentar datos en un solo sistema que es a su vez utilizado por los

distintos organismos regulatorios

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema centralizado

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Ilustracioacuten 3 Modelo Centralizado de Ventanilla Uacutenica

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Sistema distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) mediante el cual la informacioacuten es

distribuida a los organismos puacuteblicos involucrados mediante interfaces

interoperables quienes a su vez integran esta informacioacuten y la procesan

Este tipo de sistema ha sido establecido por ejemplo en Estados Unidos y

permite a los operadores econoacutemicos presentar datos estandarizados una

uacutenica vez y el sistema procesa y distribuye los datos a las otras agencias

interesadas en la transaccioacuten

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema distribuido

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Ilustracioacuten 4 Modelo Distribuido de Ventanilla Uacutenica

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Combinacioacuten de los sistemas centralizados y distribuidos descritos anteriormente

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema mixto

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Aplicacionesdel sistema mixto

Ilustracioacuten 5 Modelo Mixto de Ventanilla Uacutenica

Este tipo de sistema lo encontramos tambieacuten en varios paiacuteses de

Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos presentar datos en

un solo sistema que es a su vez utilizado por varios organismos

regulatorios y al mismo tiempo los datos son tambieacuten transmitido a otro sistema

(principalmente de la aduana) mediante una interfaz interoperable

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

En este tipo de modelo el usuario puede presentar las declaraciones de manera

electroacutenica de varias autoridades para ser procesadas y aprobadas en una sola

aplicacioacuten que coordina todo el flujo de trabajo bajo una uacutenica transaccioacuten

Estos sistemas suelen basarse en procedimientos riacutegidos que deben ser cumplidos

para poder dar cumplimiento a todo el traacutemite existiendo una serie de pre-

identificaciones y pre-validaciones

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Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 43

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

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Sin embargo no se debe confundir una Ventanilla Uacutenica con un sistema de

informacioacuten sino que este concepto va mucho maacutes allaacute En la definicioacuten ofrecida

por la OMA se prefiere utilizar el teacutermino Entorno de Ventanilla Uacutenica en el cual se

plantea la Ventanilla Uacutenica como

Una filosofiacutea de gobernanza en la cual las estructuras tradicionales de gobierno se

transforman para servir mejor a las necesidades de los ciudadanos de los negocios

y de la economiacutea Bajo el concepto de Ventanilla Uacutenica los procedimientos

establecidos por las distintas agencias de gobierno pasan a transformarse en

servicios integrales e integrables ofrecidos por el gobierno derivaacutendose en una

mayor simplificacioacuten de los traacutemites que se desarrollaraacuten de una forma maacutes

eficiente y coordinada con una disminucioacuten sustancial de los costes de

cumplimiento de las regulaciones El proceso de creacioacuten de un entorno de

Ventanilla Uacutenica se basa en una transformacioacuten iterativa que debe involucrar

distintas iniciativas algunas de ellas nuevas pero otras ya consolidadas o en curso

y que deben ser apropiadamente integradas en este entorno a traveacutes de un

riguroso trabajo de reingenieriacutea

En un Entorno de Ventanilla Uacutenica esta transformacioacuten de las estructuras de

gobierno hacia una mayor simplificacioacuten facilitacioacuten control y transparencia es el

resultado de un proceso iterativo que integra distintas iniciativas orientadas hacia

este fin y que dan lugar a distintas versiones y distintos niveles de madurez de

Ventanillas Uacutenicas

El concepto de Ventanilla Uacutenica no es un concepto exclusivo de las operaciones de

comercio exterior Este concepto lo encontramos tambieacuten en otras aacutereas de

gobierno como puede ser el caso de una Ventanilla Uacutenica para la creacioacuten de

nuevas empresas para centralizar los traacutemites de cambio de domicilio la

obtencioacuten de un permiso de conducir etc En este punto podriacuteamos cuestionarnos

si soacutelo puede existir una Ventanilla Uacutenica o pueden existir varias Ventanillas Uacutenicas

para la gestioacuten del comercio y transporte internacional Este aspecto ha sido

tratado en el capiacutetulo introductorio del Compendio de Ventanilla publicado por la

OMA

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iterativo va13(Del lat iteratīvus)131 adj Que se repite132 adj Dicho de una palabra Que indica repeticioacuten o reiteracioacuten p ej gotear goteo
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En el comercio exterior existen distintos organismos gubernamentales involucrados

en este tipo de operaciones tales como la aduana los organismos de inspeccioacuten

sanitarios fitosanitarios zoosanitarios de control de medicamentos y de normas

de aplicacioacuten a distintos productos de proteccioacuten en fronteras y de gestioacuten de

infraestructuras puacuteblicas

Tradicionalmente estos distintos organismos no han establecido canales para

compartir informacioacuten entre ellos lo que ha dado lugar a que los operadores de

comercio deban proporcionar la misma informacioacuten a cada uno estos organismos y

que las inspecciones y control de cada uno de ellos se realice de forma

descoordinada y potencialmente con informacioacuten discordante Esta situacioacuten no es

en absoluto deseable ni para los operadores del comercio ni para la administracioacuten

al dar lugar a grandes ineficiencias y a una menor capacidad de identificar riesgos

que puedan existir al estar utilizaacutendose informacioacuten parcial recibida en cada agencia

en lugar de una informacioacuten global que ha sido recibida por el conjunto del

gobierno Como ilustracioacuten a este tipo de circunstancias se podriacutea encontrar la

discordancia de informaciones que podriacutean darse entre las autoridades sanitarias y

las aduaneras relativas al origen de un producto alimenticio para evitar

inspecciones o prohibiciones de introduccioacuten de productos en el paiacutes de destino o la

discordancia entre la cantidad de mercanciacutea que ha sido descargada en un puerto y

la que ha sido declarada en importacioacuten para evitar el pago de tasas o aranceles

Con la aplicacioacuten del concepto de Ventanilla Uacutenica todos los organismos puacuteblicos

dispondriacutean del mismo conjunto de informacioacuten que habriacutea sido presentada por los

operadores en un solo punto de entrada

La propuesta de implementacioacuten de un Sistema de Ventanillas Uacutenica puede

partir de diferentes sectores (mariacutetimo comercio transporte Aduanas) por

ejemplo desde el sector mariacutetimo se puede impulsar la creacioacuten de una Ventanilla

Uacutenica que proveeraacute servicios asociados con los traacutemites asociados a los buques

Por lo que podemos encontrarnos con diferentes Ventanillas Uacutenicas que

deben ser complementarias y estar en cualquier caso interrelacionadas entre siacute

Habitualmente la organizacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es coordinada por

una entidad que lidera el proceso Esta entidad debe ser reconocida por el resto de

las autoridades gubernamentales y agencias regulatorias implicadas El liacuteder debe

de adoptar un papel neutral y conciliador buscando y asegurando que todas las

autoridades y agencias reciban o tengan acceso a la informacioacuten que necesitan para

cumplir con sus mandatos y objetivos

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Ademaacutes las autoridades participantes y las agencias deben procurar coordinar sus

controles de tal forma que estos no se repitan y se desarrollen en el mismo

momento

En algunos casos los servicios de Ventanilla Uacutenica pueden conectarse a otros

servicios externos para proveer servicios tales como pago de impuestos tasas y

cuotas o servicios logiacutesticos asociados a la operacioacuten

En los procesos transfronterizos ademaacutes de la Aduana existen otras agencias

gubernamentales (como inspecciones fitosanitarias veterinarias control de drogas

etc) con derecho a paralizar la mercanciacutea que cruza las fronteras

Frecuentemente debido a la falta de informacioacuten compartida entre dichas agencias

los importadoresexportadores deben proporcionar la misma informacioacuten a

diferentes agencias gubernamentales En muchas ocasiones aun disponiendo de

servicios de Ventanilla Uacutenica se siguen exigiendo que se presente la informacioacuten en

papel en distintos puntos cuando en muchas ocasiones existe informacioacuten maacutes

fiable y actualizada dentro de los propios sistemas de informacioacuten del gobierno

Tambieacuten es frecuente que la evaluacioacuten del riesgo se realice en cada una de las

agencias con los datos especiacuteficos que eacutesta ha recopilado y no se basa en la

informacioacuten completa que el gobierno recibe de los agentes En consecuencia se

realizan muacuteltiples inspecciones en diferentes momentos temporales La evaluacioacuten

del riesgo lo realiza cada una de las agencias con sus datos especiacuteficos y no se basa

en la informacioacuten completa que el gobierno recibe de los agentes

De la misma manera existen experiencias consolidadas en muchos paiacuteses en los

que se han implantado distintos sistemas de colaboracioacuten logiacutestica y de transporte

denominados Cargo o Port Communty System cuando son utilizados en puertos y

aeropuertos Estos sistemas sirven como punto uacutenico para el intercambio de

informacioacuten entre los distintos intervinientes de las operaciones logiacutestico-portuarias

tales como el operador logiacutestico y la comunidad comercial y del transporte y

organismos puacuteblicos regulatarios y de control en estas instalaciones Estos sistemas

estaacuten actuando en muchas ocasiones como puntos de entrada a las ventanillas

uacutenicas del gobierno actuando como interfaces entre los operadores y las aduanas

autoridades portuarias y mariacutetimas y otras agencias regulatorias y de control

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En este punto cabe formular las siguientes cuestiones relativas al oxiacutemoron

ldquoMuacuteltiples Ventanillas Uacutenicasrdquo

iquestDeberiacutea existir soacutelo una Ventanilla Uacutenica

iquestPodriacutean existir muacuteltiples soluciones de Ventanilla Uacutenica para distintos

sectores que ofrezcan soporte al comercio internacional (mariacutetimo

portuario transporte comercio aduana bancoshellip)

iquestCoacutemo deberiacutean interactuar esas muacuteltiples Ventanillas Uacutenicas

iquestPodriacutea dividirse la responsabilidad de suministro del concepto de Ventanilla

Uacutenica en distintas partes y suministrar cada una de ellas por diferentes

organizaciones mediante sistemas basados en tecnologiacuteas de la informacioacuten

iquestEl concepto de Ventanilla Uacutenica estaacute asociado exclusivamente a un uacutenico

sistema automatizado operado por una sola entidad o a una coleccioacuten de

sistemas interoperables e interconectados operados por distintas entidades

iquestDeberiacutea existir una uacutenica entidad que orquestase y coordinase el desarrollo

del concepto de Ventanilla Uacutenica o de Muacuteltiples Ventanillas Uacutenicas

iquestDeberiacutean retirarse los sistemas existentes utilizados por las distintas

agencias en beneficio de un nuevo uacutenico sistema que incorpore todas las

funcionalidades o deberiacutean mantenerse y preservarse los sistemas e

inversiones existentes

iquestCoacutemo se deberiacutean establecer y delimitar los alcances de las Ventanillas

Uacutenicas y de los sistemas corporativos de cada una de las instituciones

Es muy probable que existan tantas respuestas a estas preguntas como alumnos

participen en este curso Esto es debido a que el concepto de Ventanilla Uacutenica

puede manifestarse mediante distintas aproximaciones que dependeraacuten en gran

medida del contexto socio-poliacutetico y de la complejidad del entorno Bajo esta

situacioacuten resulta criacutetico partir de un concepto y de una base de definicioacuten de

Ventanilla Uacutenica lo suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las

distintas iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un entorno

concreto Esta base permitiraacute dotar al alumno de una apertura de miras suficiente

como para poder comprender las distintas iniciativas de Ventanillas Uacutenicas que

estaacuten apareciendo tanto en la regioacuten como a nivel mundial

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oxiacutemoron13(Del gr ὀξύμωρον)131 m Ret Combinacioacuten en una misma estructura sintaacutectica de dos palabras o expresiones de significado opuesto que originan un nuevo sentido p ej un silencio atronador13
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Dependiendo del contexto en el que se presenta la Ventanilla Uacutenica cabe distinguir

las Ventanillas Uacutenicas Nacionales cuyo objetivo es coordinar la colaboracioacuten entre

los distintos organismos puacuteblicos de un paiacutes mientras que tambieacuten nos podemos

encontrar con Ventanillas Uacutenicas regionales o internacionales cuyo objetivo es

coordinar la colaboracioacuten entre agencias de distintos paiacuteses de tal forma que los

datos que se originan en un paiacutes pueden ser utilizados en otro paiacutes sin que se

requiera la presentacioacuten de los mismos por parte de los operadores econoacutemicos y

de transporte al efectuarse estas comunicaciones de gobierno a gobierno entre

distintos paiacuteses Ejemplos de Ventanillas Uacutenicas regionales los podriacuteamos encontrar

en servicios de reconocimiento mutuo de certificados de origen electroacutenicos cuyos

datos se consultan desde el paiacutes de destino al paiacutes de origen o en el Traacutensito

Internacional de Mercanciacuteas donde los datos de la declaracioacuten de traacutensito se crean

en el paiacutes de inicio y son utilizados y actualizados en los distintos paiacuteses de paso y

en el paiacutes de destino final del traacutensito

23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente

El concepto de Ventanilla Uacutenica no es simplemente el de un portal o servicio

que conecta al usuario con varias agencias gubernamentales El valor

antildeadido de este concepto es que provee al usuario de una solucioacuten integrada

para sus transacciones comerciales

La caracteriacutestica fundamental del concepto de Ventanilla Uacutenica reside en que

incluye la idea de presentar la informacioacuten una sola vez (ldquoone time

submissionrdquo) evitando duplicidades y la presentacioacuten repetida de la misma

informacioacuten

ldquoOne time submissionrdquo quiere decir que no es necesario que se introduzca la

misma informacioacuten por parte del mismo operador en diferentes agencias

gubernamentales Sin embargo no implica que la entrega de todo el volumen de

informacioacuten se realice en una uacutenica transmisioacuten ni exime a otros operadores a

presentar tambieacuten informacioacuten sobre las operaciones Asiacute la informacioacuten puede ser

enviada en muacuteltiples transmisiones y por distintos operadores permitiendo a los

agentes ir completando la informacioacuten a medida que van teniendo lugar los

procesos logiacutesticos completando cada uno de los estados necesarios para el

despacho y control de las operaciones de transporte y las mercanciacuteas

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Esta caracteriacutestica no podriacutea conseguirse sin una estandarizacioacuten y armonizacioacuten de

los datos y de la documentacioacuten Un aspecto fundamental en la transmisioacuten

electroacutenica de informacioacuten entre el usuario y las agencias gubernamentales y entre

siacute es que se trata de un acto importante orientado al cumplimiento de la

legislacioacuten

Asiacute a la informacioacuten presentada se la denomina declaracioacuten y debe dotarse de

suficientes garantiacuteas al hecho de la presentacioacuten de la documentacioacuten por medios

electroacutenicos que aseguren la integridad autoriacutea y no repudio del traacutemite

electroacutenico Para este fin el uso de teacutecnicas avanzadas de identificacioacuten y firma

electroacutenica de datos electroacutenicos puede ofrecer un nivel equivalente o incluso

superior de aseguramiento de las funciones de identificacioacuten autenticidad

integridad y no repudio del que se dispone hoy en diacutea con los documentos en papel

Los usuarios introducen la informacioacuten requerida por las Agencias

(responsabilizaacutendose de su legalidad) a traveacutes de las Ventanillas Uacutenicas que a su

vez incluye flujos de informacioacuten cuyo origen son las Agencias lo que implica que la

respuesta de las Agencias esteacute armonizada y coordinada Por tanto es necesario

evitar flujos de informacioacuten redundantes en las Agencias y los usuarios y viceversa

de manera que se utilice el verdadero potencial de las Ventanillas Uacutenicas

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

En resumen la caracteriacutestica de ldquoOne time submissionrdquo se basa en los siguientes

principios

Incremento gradual de la entrada de datos Es la posibilidad de ir

asociando datos introducidos paulatina e individualmente como parte del entorno

inteligente de las Ventanillas Uacutenicas

Declaraciones armonizadas En un entorno de Ventanillas Uacutenicas cada

uno de los actores no estaacute obligado a introducir los mismos datos repetidamente

para diferentes agencias

Se comparte la informacioacuten entre las agencias Es posible compartir la

informacioacuten o dividirla para que cada una de las agencias pueda llevar a cabo sus

correspondientes controles

Respuesta armonizada entre agencias Cada Agencia procesa su

respuesta de manera independiente pero la Ventanilla Uacutenica deberaacute dar una

respuesta uacutenica y armonizada al usuario

24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

Las Ventanillas Uacutenicas se fundamentan en el intercambio de documentacioacuten y en la

creacioacuten de procesos de negocio soportados por las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten

y los avances en el comercio electroacutenico La Ventanilla Uacutenica puede ser vista como

una empresa virtual conformada por distintas agencias que proporcionan un

aspecto uacutenico y homogeacuteneo hacia el cliente Aunque el entorno de las Ventanillas

Uacutenicas es claramente diferente del efiacutemero caraacutecter de las empresas virtuales

donde distintas compantildeiacuteas dan servicios a los clientes a traveacutes de una sola viacutea de

entrada hay algunas similitudes que pueden ayudar a comprender el entorno de

las Ventanillas Uacutenicas

El concepto de ldquoempresa virtualrdquo emerge de las interconexiones electroacutenicas

que resultan para poder ofrecer servicios a traveacutes de una interfaz

electroacutenica de un portal web y una red de organizaciones y entidades

colaboradoras

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

Compras por internet reserva de billetes aeacutereos o la reserva de hoteles son

algunos ejemplos de comercio electroacutenico En todos estos casos el portal a traveacutes

del cual el cliente realiza las gestiones no tiene siquiera por queacute pertenecer

directamente a alguna de las empresas que proveen los servicios

ldquoOne-stop-shopsrdquo como es el caso de portales web dan soporte comercial a la

transaccioacuten de la empresa virtual manejan los datos de entrada y los de salida y

organiza todos los procesos asociados con el intercambio de informacioacuten

Normalmente una transaccioacuten on-line involucra a muchas compantildeiacuteas y los sistemas

de informacioacuten de cada una Sin embargo estas transacciones comerciales se

llevan a cabo en tan solo segundos dada la coordinacioacuten existente de los procesos

de negocio de cada una de las partes llevaacutendose a cabo de una manera

secuenciada por medio de mensajes electroacutenicos estandarizados

No obstante los portales web son solo una parte de la historia La complejidad y

transacciones reales tienen lugar entre los sistemas TI y los distintos organismos

participantes

En un entorno de Ventanilla Uacutenica los comerciantes en una transaccioacuten

internacional obtienen una visioacuten simplificada transparente a la complejidad

relacionada con las transacciones cuidadosamente orquestadas y sincronizadas

entre las distintas agencias de gobierno instituciones financieras transportistas

operadores logiacutesticos despachantes de aduanas operadores de terminales e

infraestructuras intermodales autoridades portuarias etc

Dentro de la complejidad de una transaccioacuten internacional podemos encontrar

intercambios de informacioacuten entre los operadores privados ldquoB2Brdquo (business-to-

business) entre los operadores privados y el gobiernos ldquoB2Grdquo (business-to-

government) y entre las propias agencias y entidades gubernamentales ldquoG2Grdquo

(government-to-government) Para completar el ciclo surgen tambieacuten los

intercambios de informacioacuten entre el gobierno y los operadores privados

(government-to-business) que pueden reportar beneficios sin precedentes en las

operaciones de comercio exterior al proporcionar de forma proactiva las entidades

gubernamentales la informacioacuten requerida para una mejor planificacioacuten y ejecucioacuten

logiacutestica

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Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Dentro de las entidades gubernamentales tal y como se muestra en la figura

siguiente se pueden distinguir los organismos reguladores y de control del

comercio exterior la aduana y las entidades de gestioacuten de infraestructuras

puacuteblicas

Todas estas entidades gubernamentales deben colaborar entre siacute con el objeto de

crear un entorno eficiente de Ventanilla Uacutenica tal y como se describe en el capiacutetulo

siguiente

Cross Border Regulatory Agenciesrsquo Systems

Customs Management System

Logistics and Transport Management and Collaboration Systems

Public Infrastructure Management Systems

Single Windows

One-stop-shops

Ilustracioacuten 1 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

25 Resumen del Capiacutetulo

El Capiacutetulo dos puede resumirse en las siguientes ideas principales

En el presente capiacutetulo se han presentado dos definiciones sobre el concepto

de Ventanilla Uacutenica aportadas por dos organismos internacionales el Centro

de Facilitacioacuten de Comercio y Comercio Electroacutenico de las Naciones Unidas

(UNCEFACT) y la Organizacioacuten Mundial de Aduanas (OMA) ambas

definiciones son complementarias y desde diferentes puntos de vista uno

maacutes teacutecnico y otro maacutes organizativo y metodoloacutegico

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Es importante tener presente que el concepto de Ventanillas Uacutenicas no es

exclusivo de Comercio Exterior Y que la propuesta de implementacioacuten de

Ventanillas Uacutenicas puede partir de diferentes sectores (mariacutetimo comercio

transporte Aduana) por lo que podemos encontrarnos con diferentes

Ventanillas Uacutenicas que deben ser complementarias y en cualquier caso estar

interrelacionadas entre siacute

El entorno de Ventanilla Uacutenica puede manifestarse mediante distintas

aproximaciones que dependeraacuten en gran medida del contexto socio-poliacutetico

y de la complejidad del entorno Bajo esta situacioacuten resulta criacutetico partir de

un concepto y de una base de definicioacuten de Ventanilla Uacutenica lo

suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las distintas

iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un

entorno concreto

Un gran valor antildeadido del concepto Ventanilla Uacutenica es que aporta

soluciones integradas a los usuarios y una caracteriacutestica fundamental reside

en la idea ldquoone time submissionrdquo (presentar la informacioacuten una sola)

Por uacuteltimo se ha presentado la Ventanilla Uacutenica como concepto de empresa

virtual que puede ayudar a comprender el entorno y las relaciones de las

Ventanillas Uacutenicas

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3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La OMA considera el concepto de VU como un componente de la Gestioacuten

Coordinada de Fronteras teacutermino que utiliza para describir los esfuerzos globales

para racionalizar y facilitar los procedimientos y sistemas de gestioacuten de fronteras

El desarrollo de sistemas automatizados de gestioacuten dentro de las administraciones

aduaneras y las agencias reguladoras y de proteccioacuten en fronteras es un aspecto

clave para la adopcioacuten de medidas facilitadoras ofreciendo al mismo tiempo

mejoras sustanciales en los objetivos perseguidos sobre funciones recaudatorias

proteccioacuten social y fomento del comercio No obstante estos importantes

desarrollos no son solo efecto de la introduccioacuten de nuevas tecnologiacuteas y en

particular de tecnologiacuteas de la informacioacuten y comunicaciones sino tambieacuten de la

adopcioacuten de nuevas filosofiacuteas y arquitecturas de gestioacuten y gobernanza que han

proporcionado mayores grados de eficiencia y eficacia en las praacutecticas de comercio

internacional

El entorno de Ventanilla Uacutenica debe aplicarse para facilitar los complejos

procesos que regulan el movimiento de mercanciacuteas medios de transporte

y personas a traveacutes de las fronteras de los paiacuteses Tradicionalmente en Ameacuterica

Latina y Caribe (ALC) estas Ventanillas Uacutenicas son conocidas como VUCE o

Ventanillas Uacutenicas de Comercio Exterior y ofrecen la visioacuten de un interfaz

simplificado entre los operadores econoacutemicos y las agencias de gobierno que

regulan las fronteras para dar una respuesta a los problemas inherentes relativos a

las costosas ineficiencias falta de coordinacioacuten entre agencias y procedimientos

administrativos y documentacioacuten poco transparentes y que se derivan en una lenta

y compleja burocracia

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iquestPor queacute se habla de entorno de Ventanillas Uacutenicas

Se denomina entorno porque normalmente las implementaciones de Ventanillas

Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones independientes unidas por un interfaz

mutuo y la adopcioacuten de procesos de negocio colectivos Este entorno se

compone del espacio compartido de cada una de las Agencias individuales y cada

uno de sus mandatos o roles regulaciones procesos de negocio y sistemas

automatizados

En este sentido construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas es un proceso

particularmente complejo y necesita una gran labor de armonizacioacuten de objetivos

de cada uno de los actores que ademaacutes conllevaraacute muchos cambios respecto al

funcionamiento actual Para este cambio la OMA define tres fases en el desarrollo

de un entorno de Ventanilla Uacutenica

Concepto de Ventanilla Uacutenica Se trata de una primera fase exploratoria en

la que se sientan las bases para el desarrollo de las fases posteriores en las

que se busca una convergencia poliacutetica un alineamiento estrateacutegico

contando con una colaboracioacuten de todos los participantes

Iniciativa de Ventanilla Uacutenica Esta fase se inicia cuando exista una

aceptacioacuten formal del concepto de Ventanilla Uacutenica dando lugar a un

mandato poliacutetico a una estructura de gobierno una gestioacuten de programa y

una formulacioacuten de proyectos

Entorno de Ventanilla Uacutenica En esta fase se van ejecutando gradualmente

los proyectos que conformaraacuten los servicios de Ventanilla Uacutenica debieacutendose

incorporar medidas que permitan la gestioacuten del cambio y del desempentildeo

En realidad la fase de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas en algunos casos

puede durar varios antildeos Cada fase y sub-fase se va construyendo a partir de lo

que se va aprendiendo en la anterior para conseguir progresivamente una

simplificacioacuten del comercio en el cual el entorno objetivo no debe ser el resultado

de proyectos individuales

Asiacute la OMA habla de ldquoconstruirrdquo una Ventanilla Uacutenica en lugar de ldquodesarrollarrdquo ya

que al igual que en el caso de un edificio las Ventanillas Uacutenicas necesitan un

disentildeo que refleje sus verdaderas necesidades necesita ser construido usando

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entorno13(De en- y torno)131 m Ambiente lo que rodea132 m Inform Conjunto de condiciones extriacutensecas que necesita un sistema informaacutetico para funcionar como el tipo de programacioacuten de proceso las caracteriacutesticas de las maacutequinas que lo componen etc133 m Mat Conjunto de puntos vecinos a otro134 m Ar Pliegue que se hace a la ropa en el borde
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todas las habilidades de la ingenieriacutea y una vez que se ha probado y se certifica que

la instalacioacuten funciona conforme a los requerimientos se pone en servicio Al igual

que un edificio es la sede para un estilo de vida las Ventanillas Uacutenicas son la sede

de procesos de negocio y proveen una coleccioacuten de servicios interrelacionados Al

igual que los proyectos de construccioacuten las Ventanillas Uacutenicas en algunas

ocasiones necesitaraacuten desmantelar algunos de los edificios existentes o renovar

algunas de las estructuras actuales

No existe un uacutenico modo de construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas se

pueden encontrar diferentes soluciones por todo el mundo y resulta importante

poder entender cuaacuteles son las similitudes y las diferencias de cada una de esas

soluciones No obstante un aspecto comuacuten que debe orientar la construccioacuten de

Ventanillas Uacutenicas es que se deben siempre de disentildear de manera que respondan a

las verdaderas necesidades tanto del comercio como del gobierno de forma

integrada

Hoy en diacutea los avances en la interoperabilidad de los Sistemas de Informacioacuten y la

arquitectura de las Tecnologiacuteas de Informacioacuten han introducido nuevos paradigmas

que ayudan a comprender como las organizaciones pueden colaborar Gracias a

estos avances las agencias pueden colaborar entre ellas y con el sector privado

Desde que las Naciones Unidas publicoacute su recomendacioacuten 33 se ha impulsado el

disentildeo de nuevos modelos de colaboracioacuten

31 Port Community Systems

En muchas ocasiones se identifica que existe una gran confusioacuten entre una

Ventanilla Uacutenica y un sistema colaborativo logiacutestico o de transporte como es el

caso de los sistemas de comunidad portuaria o de carga conocidos tambieacuten como

Port Community System (PCS) o Cargo Community System (CCS)

Un PCS (Port Community System) se puede definir como un sistema informaacutetico

para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo principal objetivo es

servir a los intereses de las distintas empresas y entidades relacionadas con las

actividades logiacutestico-portuarias el transporte y el comercio internacional

En un sistema de comunidad portuaria confluyen todos los actores ligados a las

operaciones de buques y mercanciacuteas en el puerto operadores de terminales

operadores de transporte (mariacutetimooceaacutenico rodado y ferroviario) transitarios o

freight forwarders aduanas organismos de inspeccioacuten almacenes autoridades

portuarias y autoridades mariacutetimas

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La asociacioacuten europea de PCS (EPCSA) define el concepto de PCS como una

plataforma electroacutenica abierta y neutral que facilita el intercambio de informacioacuten

seguro e inteligente entre operadores privados y entidades puacuteblicas con el objeto

de mejorar la posicioacuten competitiva de las comunidades portuarias y aeroportuarias

Un PCS permite optimizar los distintos sistemas utilizados por los distintos

intervinientes en el puerto automatizando procesos logiacutesticos y portuarios

mediante un uacutenico enviacuteo de datos que es utilizado por el conjunto de procesos que

conforman la cadena logiacutestica y de transporte

La existencia de un PCS en un puerto surge esencialmente de la necesidad de

maximizar la eficiencia en el uso de las infraestructuras y operaciones y de

gestionar la complejidad inherente en las actividades portuarias especialmente en

el transporte de mercanciacuteas en contenedor El crecimiento del traacutefico de

contenedores se traduce en un incremento del volumen de trabajo requerido para

la planificacioacuten ordenacioacuten ejecucioacuten y seguimiento de las operaciones de forma

eficiente En este contexto los procedimientos y praacutecticas manuales empiezan a

percibirse inadecuados y necesitan ser reemplazados por otros meacutetodos en los que

las soluciones tecnoloacutegicas juegan un papel clave en la identificacioacuten de aacutereas de

mejora

La existencia de una Ventanilla Uacutenica portuaria no estaacute condicionada a la existencia

de un port community system Podemos encontrar puertos en los que no existe un

sistema de comunidad portuaria pero existe un uacutenico punto de entrada para la

presentacioacuten de declaraciones mediante una Ventanilla Uacutenica De forma opuesta

podemos encontrar puertos en los que existe un sistema de comunidad portuaria

pero no existe una coordinacioacuten de las distintas agencias gubernamentales que dan

lugar a una Ventanilla Uacutenica Asimismo existe una diferencia fundamental entre

una Ventanilla Uacutenica y un PCS una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance

nacional y por lo tanto debe poder ser aplicable en todo el paiacutes y en todos los

puertos mientras que un PCS tiene un alcance maacutes local limitado a un puerto

No obstante la combinacioacuten de ventanillas uacutenicas y PCS puede capacitar el

suministro de servicios de alto valor antildeadido en un puerto asociados con la

planificacioacuten ejecucioacuten y control de las operaciones a toda la comunidad portuaria

y redundando en un mayor aprovechamiento de sus infraestructuras En este

escenario el sistema de comunidad portuaria actuacutea como canal de entrada a la

Ventanilla Uacutenica

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La combinacioacuten de ambos sistemas la Ventanilla Uacutenica con los sistemas PCS

permiten ofrecer soluciones que mejoran significativamente los controles por parte

de los organismos puacuteblicos pero al mismo tiempo simplifican y mejoran los

procedimientos existentes en el comercio exterior consiguiendo substanciales

ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en los puertos Para

llevar a cabo estas mejoras es necesario por un lado la combinacioacuten de las

autorizaciones emitidas por los distintos organismos puacuteblicos para poder ejecutar

las operaciones autorizaciones que deben estar basadas en un anaacutelisis anticipado

de la informacioacuten y de los riesgos y que deben enlazarse con la informacioacuten y

seguimiento de estas operaciones Esta potente combinacioacuten facilita la verdadera

consecucioacuten de un puerto sin papeles creando por ejemplo procedimientos de

liberacioacuten sin papeles de mercanciacuteas y de buques

33 Resumen del Capiacutetulo

Este tercer Capiacutetulo puede resumirse en las siguientes ideas

Se habla de entornos de Ventanillas Uacutenicas porque normalmente las

implementaciones de Ventanillas Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones

independientes unidas por un interfaz mutuo y la adopcioacuten de procesos de

negocio colectivos Este entorno se compone del espacio compartido de cada

una de las Agencias individuales y cada uno de sus mandatos o roles

regulaciones procesos de negocio y sistemas automatizados

Para el desarrollo de entornos de Ventanillas Uacutenicas la OMA define tres

fases Concepto de ventanilla Uacutenica iniciativa de Ventanilla Uacutenica y Entorno

de Ventanilla Uacutenica Aunque hay que tener en cuenta que no existe un uacutenico

modo de construir dicho entorno por lo que sepueden encontrar diferentes

soluciones por todo el mundo

Se ha identificado el concepto de Port Community System y Cargo

Community System dado que en ocasiones se produce confusioacuten entre

estos teacuterminos y el de Ventanilla Uacutenica PCS se ha definido como un sistema

informaacutetico para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo

principal objetivo es servir a los intereses de las distintas empresas y

entidades relacionadas con las actividades logiacutestico-portuarias el transporte

y el comercio internacional Una diferencia fundamental entre PCS y VU es

que una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance nacional y por tanto ser

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aplicable a todos los puertos mientras que un PCS tiene un alcance local maacutes

limitado a un puerto Aunque como se ha mencionado la combinacioacuten de

ambos sistemas permiten ofrecer soluciones maacutes eficientes consiguiendo

substanciales ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en

los puertos

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4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA

41 Introduccioacuten

Antes de considerar los diferentes modelos de Ventanillas Uacutenicas es importante

sentildealar

Aunque existen muchas praacutecticas y relaciones comerciales que son comunes

a todos los paiacuteses cada paiacutes puede tener tambieacuten sus requerimientos y

condiciones particulares que determinaraacuten la eleccioacuten oacuteptima del

modelo de Ventanilla Uacutenica

El aspecto crucial en la implantacioacuten de una Ventanilla Uacutenica reside en una

estrecha cooperacioacuten de todas las entidades puacuteblicas

gubernamentales involucradas

Una Ventanilla Uacutenica no siempre implica el uso de sistemas TIC

avanzados de uacuteltima generacioacuten sino que se puede facilitar en gran medida

el comercio mediante la definicioacuten apropiada de procedimientos

administrativos integrados apoyados por sistemas TIC existentes

Aunque existen diferentes aproximaciones posibles para el establecimiento de

Ventanillas Uacutenicas existen tres modelos baacutesicos que han sido identificados en la

Recomendacioacuten Nordm 33 de la UNCEFACT

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42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica

En el primer modelo una uacutenica Autoridad recibe toda la informacioacuten bien en

formato papel o bien en formato electroacutenico y la distribuye al resto de autoridades

gubernamentales pertinentes facilitando la operacioacuten de comercio

Este ha sido por ejemplo el modelo seguido por las administraciones

espantildeolas para la presentacioacuten de manifiestos de carga y descarga de

forma electroacutenica por parte de los operadores mariacutetimos en las que la

Autoridad Portuaria actuacutea como Ventanilla Uacutenica ante la Aduana

Papel

Ventanilla Uacutenica

Autoridad 2

Operador comercial(incluye al transportista)

Electroacutenico

Autoridad Uacutenica

Autoridad 3

Autoridad 4

Autoridad 5

Ilustracioacuten 2 Modelo de Autoridad Uacutenica

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Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado

Se utiliza un uacutenico sistema de informacioacuten (puacuteblico o privado) creado a tal efecto

para la recepcioacuten diseminacioacuten (y almacenamiento) y gestioacuten de la informacioacuten

relacionada con el comercio y el transporte

Existen diferentes posibilidades dentro de este tipo de modelo

Sistema centralizado (ldquoIntegrated Systemrdquo) en el que los datos son

procesados a traveacutes de un uacutenico sistema utilizado por todos los organismos

involucrados

Este tipo de sistema lo podemos encontrar por ejemplo en varios

paiacuteses de Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos

presentar datos en un solo sistema que es a su vez utilizado por los

distintos organismos regulatorios

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema centralizado

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Ilustracioacuten 3 Modelo Centralizado de Ventanilla Uacutenica

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Sistema distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) mediante el cual la informacioacuten es

distribuida a los organismos puacuteblicos involucrados mediante interfaces

interoperables quienes a su vez integran esta informacioacuten y la procesan

Este tipo de sistema ha sido establecido por ejemplo en Estados Unidos y

permite a los operadores econoacutemicos presentar datos estandarizados una

uacutenica vez y el sistema procesa y distribuye los datos a las otras agencias

interesadas en la transaccioacuten

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema distribuido

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Ilustracioacuten 4 Modelo Distribuido de Ventanilla Uacutenica

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Combinacioacuten de los sistemas centralizados y distribuidos descritos anteriormente

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema mixto

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Aplicacionesdel sistema mixto

Ilustracioacuten 5 Modelo Mixto de Ventanilla Uacutenica

Este tipo de sistema lo encontramos tambieacuten en varios paiacuteses de

Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos presentar datos en

un solo sistema que es a su vez utilizado por varios organismos

regulatorios y al mismo tiempo los datos son tambieacuten transmitido a otro sistema

(principalmente de la aduana) mediante una interfaz interoperable

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

En este tipo de modelo el usuario puede presentar las declaraciones de manera

electroacutenica de varias autoridades para ser procesadas y aprobadas en una sola

aplicacioacuten que coordina todo el flujo de trabajo bajo una uacutenica transaccioacuten

Estos sistemas suelen basarse en procedimientos riacutegidos que deben ser cumplidos

para poder dar cumplimiento a todo el traacutemite existiendo una serie de pre-

identificaciones y pre-validaciones

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Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 34

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 10

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

En el comercio exterior existen distintos organismos gubernamentales involucrados

en este tipo de operaciones tales como la aduana los organismos de inspeccioacuten

sanitarios fitosanitarios zoosanitarios de control de medicamentos y de normas

de aplicacioacuten a distintos productos de proteccioacuten en fronteras y de gestioacuten de

infraestructuras puacuteblicas

Tradicionalmente estos distintos organismos no han establecido canales para

compartir informacioacuten entre ellos lo que ha dado lugar a que los operadores de

comercio deban proporcionar la misma informacioacuten a cada uno estos organismos y

que las inspecciones y control de cada uno de ellos se realice de forma

descoordinada y potencialmente con informacioacuten discordante Esta situacioacuten no es

en absoluto deseable ni para los operadores del comercio ni para la administracioacuten

al dar lugar a grandes ineficiencias y a una menor capacidad de identificar riesgos

que puedan existir al estar utilizaacutendose informacioacuten parcial recibida en cada agencia

en lugar de una informacioacuten global que ha sido recibida por el conjunto del

gobierno Como ilustracioacuten a este tipo de circunstancias se podriacutea encontrar la

discordancia de informaciones que podriacutean darse entre las autoridades sanitarias y

las aduaneras relativas al origen de un producto alimenticio para evitar

inspecciones o prohibiciones de introduccioacuten de productos en el paiacutes de destino o la

discordancia entre la cantidad de mercanciacutea que ha sido descargada en un puerto y

la que ha sido declarada en importacioacuten para evitar el pago de tasas o aranceles

Con la aplicacioacuten del concepto de Ventanilla Uacutenica todos los organismos puacuteblicos

dispondriacutean del mismo conjunto de informacioacuten que habriacutea sido presentada por los

operadores en un solo punto de entrada

La propuesta de implementacioacuten de un Sistema de Ventanillas Uacutenica puede

partir de diferentes sectores (mariacutetimo comercio transporte Aduanas) por

ejemplo desde el sector mariacutetimo se puede impulsar la creacioacuten de una Ventanilla

Uacutenica que proveeraacute servicios asociados con los traacutemites asociados a los buques

Por lo que podemos encontrarnos con diferentes Ventanillas Uacutenicas que

deben ser complementarias y estar en cualquier caso interrelacionadas entre siacute

Habitualmente la organizacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es coordinada por

una entidad que lidera el proceso Esta entidad debe ser reconocida por el resto de

las autoridades gubernamentales y agencias regulatorias implicadas El liacuteder debe

de adoptar un papel neutral y conciliador buscando y asegurando que todas las

autoridades y agencias reciban o tengan acceso a la informacioacuten que necesitan para

cumplir con sus mandatos y objetivos

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Ademaacutes las autoridades participantes y las agencias deben procurar coordinar sus

controles de tal forma que estos no se repitan y se desarrollen en el mismo

momento

En algunos casos los servicios de Ventanilla Uacutenica pueden conectarse a otros

servicios externos para proveer servicios tales como pago de impuestos tasas y

cuotas o servicios logiacutesticos asociados a la operacioacuten

En los procesos transfronterizos ademaacutes de la Aduana existen otras agencias

gubernamentales (como inspecciones fitosanitarias veterinarias control de drogas

etc) con derecho a paralizar la mercanciacutea que cruza las fronteras

Frecuentemente debido a la falta de informacioacuten compartida entre dichas agencias

los importadoresexportadores deben proporcionar la misma informacioacuten a

diferentes agencias gubernamentales En muchas ocasiones aun disponiendo de

servicios de Ventanilla Uacutenica se siguen exigiendo que se presente la informacioacuten en

papel en distintos puntos cuando en muchas ocasiones existe informacioacuten maacutes

fiable y actualizada dentro de los propios sistemas de informacioacuten del gobierno

Tambieacuten es frecuente que la evaluacioacuten del riesgo se realice en cada una de las

agencias con los datos especiacuteficos que eacutesta ha recopilado y no se basa en la

informacioacuten completa que el gobierno recibe de los agentes En consecuencia se

realizan muacuteltiples inspecciones en diferentes momentos temporales La evaluacioacuten

del riesgo lo realiza cada una de las agencias con sus datos especiacuteficos y no se basa

en la informacioacuten completa que el gobierno recibe de los agentes

De la misma manera existen experiencias consolidadas en muchos paiacuteses en los

que se han implantado distintos sistemas de colaboracioacuten logiacutestica y de transporte

denominados Cargo o Port Communty System cuando son utilizados en puertos y

aeropuertos Estos sistemas sirven como punto uacutenico para el intercambio de

informacioacuten entre los distintos intervinientes de las operaciones logiacutestico-portuarias

tales como el operador logiacutestico y la comunidad comercial y del transporte y

organismos puacuteblicos regulatarios y de control en estas instalaciones Estos sistemas

estaacuten actuando en muchas ocasiones como puntos de entrada a las ventanillas

uacutenicas del gobierno actuando como interfaces entre los operadores y las aduanas

autoridades portuarias y mariacutetimas y otras agencias regulatorias y de control

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En este punto cabe formular las siguientes cuestiones relativas al oxiacutemoron

ldquoMuacuteltiples Ventanillas Uacutenicasrdquo

iquestDeberiacutea existir soacutelo una Ventanilla Uacutenica

iquestPodriacutean existir muacuteltiples soluciones de Ventanilla Uacutenica para distintos

sectores que ofrezcan soporte al comercio internacional (mariacutetimo

portuario transporte comercio aduana bancoshellip)

iquestCoacutemo deberiacutean interactuar esas muacuteltiples Ventanillas Uacutenicas

iquestPodriacutea dividirse la responsabilidad de suministro del concepto de Ventanilla

Uacutenica en distintas partes y suministrar cada una de ellas por diferentes

organizaciones mediante sistemas basados en tecnologiacuteas de la informacioacuten

iquestEl concepto de Ventanilla Uacutenica estaacute asociado exclusivamente a un uacutenico

sistema automatizado operado por una sola entidad o a una coleccioacuten de

sistemas interoperables e interconectados operados por distintas entidades

iquestDeberiacutea existir una uacutenica entidad que orquestase y coordinase el desarrollo

del concepto de Ventanilla Uacutenica o de Muacuteltiples Ventanillas Uacutenicas

iquestDeberiacutean retirarse los sistemas existentes utilizados por las distintas

agencias en beneficio de un nuevo uacutenico sistema que incorpore todas las

funcionalidades o deberiacutean mantenerse y preservarse los sistemas e

inversiones existentes

iquestCoacutemo se deberiacutean establecer y delimitar los alcances de las Ventanillas

Uacutenicas y de los sistemas corporativos de cada una de las instituciones

Es muy probable que existan tantas respuestas a estas preguntas como alumnos

participen en este curso Esto es debido a que el concepto de Ventanilla Uacutenica

puede manifestarse mediante distintas aproximaciones que dependeraacuten en gran

medida del contexto socio-poliacutetico y de la complejidad del entorno Bajo esta

situacioacuten resulta criacutetico partir de un concepto y de una base de definicioacuten de

Ventanilla Uacutenica lo suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las

distintas iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un entorno

concreto Esta base permitiraacute dotar al alumno de una apertura de miras suficiente

como para poder comprender las distintas iniciativas de Ventanillas Uacutenicas que

estaacuten apareciendo tanto en la regioacuten como a nivel mundial

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oxiacutemoron13(Del gr ὀξύμωρον)131 m Ret Combinacioacuten en una misma estructura sintaacutectica de dos palabras o expresiones de significado opuesto que originan un nuevo sentido p ej un silencio atronador13
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Dependiendo del contexto en el que se presenta la Ventanilla Uacutenica cabe distinguir

las Ventanillas Uacutenicas Nacionales cuyo objetivo es coordinar la colaboracioacuten entre

los distintos organismos puacuteblicos de un paiacutes mientras que tambieacuten nos podemos

encontrar con Ventanillas Uacutenicas regionales o internacionales cuyo objetivo es

coordinar la colaboracioacuten entre agencias de distintos paiacuteses de tal forma que los

datos que se originan en un paiacutes pueden ser utilizados en otro paiacutes sin que se

requiera la presentacioacuten de los mismos por parte de los operadores econoacutemicos y

de transporte al efectuarse estas comunicaciones de gobierno a gobierno entre

distintos paiacuteses Ejemplos de Ventanillas Uacutenicas regionales los podriacuteamos encontrar

en servicios de reconocimiento mutuo de certificados de origen electroacutenicos cuyos

datos se consultan desde el paiacutes de destino al paiacutes de origen o en el Traacutensito

Internacional de Mercanciacuteas donde los datos de la declaracioacuten de traacutensito se crean

en el paiacutes de inicio y son utilizados y actualizados en los distintos paiacuteses de paso y

en el paiacutes de destino final del traacutensito

23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente

El concepto de Ventanilla Uacutenica no es simplemente el de un portal o servicio

que conecta al usuario con varias agencias gubernamentales El valor

antildeadido de este concepto es que provee al usuario de una solucioacuten integrada

para sus transacciones comerciales

La caracteriacutestica fundamental del concepto de Ventanilla Uacutenica reside en que

incluye la idea de presentar la informacioacuten una sola vez (ldquoone time

submissionrdquo) evitando duplicidades y la presentacioacuten repetida de la misma

informacioacuten

ldquoOne time submissionrdquo quiere decir que no es necesario que se introduzca la

misma informacioacuten por parte del mismo operador en diferentes agencias

gubernamentales Sin embargo no implica que la entrega de todo el volumen de

informacioacuten se realice en una uacutenica transmisioacuten ni exime a otros operadores a

presentar tambieacuten informacioacuten sobre las operaciones Asiacute la informacioacuten puede ser

enviada en muacuteltiples transmisiones y por distintos operadores permitiendo a los

agentes ir completando la informacioacuten a medida que van teniendo lugar los

procesos logiacutesticos completando cada uno de los estados necesarios para el

despacho y control de las operaciones de transporte y las mercanciacuteas

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Esta caracteriacutestica no podriacutea conseguirse sin una estandarizacioacuten y armonizacioacuten de

los datos y de la documentacioacuten Un aspecto fundamental en la transmisioacuten

electroacutenica de informacioacuten entre el usuario y las agencias gubernamentales y entre

siacute es que se trata de un acto importante orientado al cumplimiento de la

legislacioacuten

Asiacute a la informacioacuten presentada se la denomina declaracioacuten y debe dotarse de

suficientes garantiacuteas al hecho de la presentacioacuten de la documentacioacuten por medios

electroacutenicos que aseguren la integridad autoriacutea y no repudio del traacutemite

electroacutenico Para este fin el uso de teacutecnicas avanzadas de identificacioacuten y firma

electroacutenica de datos electroacutenicos puede ofrecer un nivel equivalente o incluso

superior de aseguramiento de las funciones de identificacioacuten autenticidad

integridad y no repudio del que se dispone hoy en diacutea con los documentos en papel

Los usuarios introducen la informacioacuten requerida por las Agencias

(responsabilizaacutendose de su legalidad) a traveacutes de las Ventanillas Uacutenicas que a su

vez incluye flujos de informacioacuten cuyo origen son las Agencias lo que implica que la

respuesta de las Agencias esteacute armonizada y coordinada Por tanto es necesario

evitar flujos de informacioacuten redundantes en las Agencias y los usuarios y viceversa

de manera que se utilice el verdadero potencial de las Ventanillas Uacutenicas

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En resumen la caracteriacutestica de ldquoOne time submissionrdquo se basa en los siguientes

principios

Incremento gradual de la entrada de datos Es la posibilidad de ir

asociando datos introducidos paulatina e individualmente como parte del entorno

inteligente de las Ventanillas Uacutenicas

Declaraciones armonizadas En un entorno de Ventanillas Uacutenicas cada

uno de los actores no estaacute obligado a introducir los mismos datos repetidamente

para diferentes agencias

Se comparte la informacioacuten entre las agencias Es posible compartir la

informacioacuten o dividirla para que cada una de las agencias pueda llevar a cabo sus

correspondientes controles

Respuesta armonizada entre agencias Cada Agencia procesa su

respuesta de manera independiente pero la Ventanilla Uacutenica deberaacute dar una

respuesta uacutenica y armonizada al usuario

24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

Las Ventanillas Uacutenicas se fundamentan en el intercambio de documentacioacuten y en la

creacioacuten de procesos de negocio soportados por las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten

y los avances en el comercio electroacutenico La Ventanilla Uacutenica puede ser vista como

una empresa virtual conformada por distintas agencias que proporcionan un

aspecto uacutenico y homogeacuteneo hacia el cliente Aunque el entorno de las Ventanillas

Uacutenicas es claramente diferente del efiacutemero caraacutecter de las empresas virtuales

donde distintas compantildeiacuteas dan servicios a los clientes a traveacutes de una sola viacutea de

entrada hay algunas similitudes que pueden ayudar a comprender el entorno de

las Ventanillas Uacutenicas

El concepto de ldquoempresa virtualrdquo emerge de las interconexiones electroacutenicas

que resultan para poder ofrecer servicios a traveacutes de una interfaz

electroacutenica de un portal web y una red de organizaciones y entidades

colaboradoras

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Compras por internet reserva de billetes aeacutereos o la reserva de hoteles son

algunos ejemplos de comercio electroacutenico En todos estos casos el portal a traveacutes

del cual el cliente realiza las gestiones no tiene siquiera por queacute pertenecer

directamente a alguna de las empresas que proveen los servicios

ldquoOne-stop-shopsrdquo como es el caso de portales web dan soporte comercial a la

transaccioacuten de la empresa virtual manejan los datos de entrada y los de salida y

organiza todos los procesos asociados con el intercambio de informacioacuten

Normalmente una transaccioacuten on-line involucra a muchas compantildeiacuteas y los sistemas

de informacioacuten de cada una Sin embargo estas transacciones comerciales se

llevan a cabo en tan solo segundos dada la coordinacioacuten existente de los procesos

de negocio de cada una de las partes llevaacutendose a cabo de una manera

secuenciada por medio de mensajes electroacutenicos estandarizados

No obstante los portales web son solo una parte de la historia La complejidad y

transacciones reales tienen lugar entre los sistemas TI y los distintos organismos

participantes

En un entorno de Ventanilla Uacutenica los comerciantes en una transaccioacuten

internacional obtienen una visioacuten simplificada transparente a la complejidad

relacionada con las transacciones cuidadosamente orquestadas y sincronizadas

entre las distintas agencias de gobierno instituciones financieras transportistas

operadores logiacutesticos despachantes de aduanas operadores de terminales e

infraestructuras intermodales autoridades portuarias etc

Dentro de la complejidad de una transaccioacuten internacional podemos encontrar

intercambios de informacioacuten entre los operadores privados ldquoB2Brdquo (business-to-

business) entre los operadores privados y el gobiernos ldquoB2Grdquo (business-to-

government) y entre las propias agencias y entidades gubernamentales ldquoG2Grdquo

(government-to-government) Para completar el ciclo surgen tambieacuten los

intercambios de informacioacuten entre el gobierno y los operadores privados

(government-to-business) que pueden reportar beneficios sin precedentes en las

operaciones de comercio exterior al proporcionar de forma proactiva las entidades

gubernamentales la informacioacuten requerida para una mejor planificacioacuten y ejecucioacuten

logiacutestica

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Dentro de las entidades gubernamentales tal y como se muestra en la figura

siguiente se pueden distinguir los organismos reguladores y de control del

comercio exterior la aduana y las entidades de gestioacuten de infraestructuras

puacuteblicas

Todas estas entidades gubernamentales deben colaborar entre siacute con el objeto de

crear un entorno eficiente de Ventanilla Uacutenica tal y como se describe en el capiacutetulo

siguiente

Cross Border Regulatory Agenciesrsquo Systems

Customs Management System

Logistics and Transport Management and Collaboration Systems

Public Infrastructure Management Systems

Single Windows

One-stop-shops

Ilustracioacuten 1 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

25 Resumen del Capiacutetulo

El Capiacutetulo dos puede resumirse en las siguientes ideas principales

En el presente capiacutetulo se han presentado dos definiciones sobre el concepto

de Ventanilla Uacutenica aportadas por dos organismos internacionales el Centro

de Facilitacioacuten de Comercio y Comercio Electroacutenico de las Naciones Unidas

(UNCEFACT) y la Organizacioacuten Mundial de Aduanas (OMA) ambas

definiciones son complementarias y desde diferentes puntos de vista uno

maacutes teacutecnico y otro maacutes organizativo y metodoloacutegico

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Es importante tener presente que el concepto de Ventanillas Uacutenicas no es

exclusivo de Comercio Exterior Y que la propuesta de implementacioacuten de

Ventanillas Uacutenicas puede partir de diferentes sectores (mariacutetimo comercio

transporte Aduana) por lo que podemos encontrarnos con diferentes

Ventanillas Uacutenicas que deben ser complementarias y en cualquier caso estar

interrelacionadas entre siacute

El entorno de Ventanilla Uacutenica puede manifestarse mediante distintas

aproximaciones que dependeraacuten en gran medida del contexto socio-poliacutetico

y de la complejidad del entorno Bajo esta situacioacuten resulta criacutetico partir de

un concepto y de una base de definicioacuten de Ventanilla Uacutenica lo

suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las distintas

iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un

entorno concreto

Un gran valor antildeadido del concepto Ventanilla Uacutenica es que aporta

soluciones integradas a los usuarios y una caracteriacutestica fundamental reside

en la idea ldquoone time submissionrdquo (presentar la informacioacuten una sola)

Por uacuteltimo se ha presentado la Ventanilla Uacutenica como concepto de empresa

virtual que puede ayudar a comprender el entorno y las relaciones de las

Ventanillas Uacutenicas

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3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La OMA considera el concepto de VU como un componente de la Gestioacuten

Coordinada de Fronteras teacutermino que utiliza para describir los esfuerzos globales

para racionalizar y facilitar los procedimientos y sistemas de gestioacuten de fronteras

El desarrollo de sistemas automatizados de gestioacuten dentro de las administraciones

aduaneras y las agencias reguladoras y de proteccioacuten en fronteras es un aspecto

clave para la adopcioacuten de medidas facilitadoras ofreciendo al mismo tiempo

mejoras sustanciales en los objetivos perseguidos sobre funciones recaudatorias

proteccioacuten social y fomento del comercio No obstante estos importantes

desarrollos no son solo efecto de la introduccioacuten de nuevas tecnologiacuteas y en

particular de tecnologiacuteas de la informacioacuten y comunicaciones sino tambieacuten de la

adopcioacuten de nuevas filosofiacuteas y arquitecturas de gestioacuten y gobernanza que han

proporcionado mayores grados de eficiencia y eficacia en las praacutecticas de comercio

internacional

El entorno de Ventanilla Uacutenica debe aplicarse para facilitar los complejos

procesos que regulan el movimiento de mercanciacuteas medios de transporte

y personas a traveacutes de las fronteras de los paiacuteses Tradicionalmente en Ameacuterica

Latina y Caribe (ALC) estas Ventanillas Uacutenicas son conocidas como VUCE o

Ventanillas Uacutenicas de Comercio Exterior y ofrecen la visioacuten de un interfaz

simplificado entre los operadores econoacutemicos y las agencias de gobierno que

regulan las fronteras para dar una respuesta a los problemas inherentes relativos a

las costosas ineficiencias falta de coordinacioacuten entre agencias y procedimientos

administrativos y documentacioacuten poco transparentes y que se derivan en una lenta

y compleja burocracia

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iquestPor queacute se habla de entorno de Ventanillas Uacutenicas

Se denomina entorno porque normalmente las implementaciones de Ventanillas

Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones independientes unidas por un interfaz

mutuo y la adopcioacuten de procesos de negocio colectivos Este entorno se

compone del espacio compartido de cada una de las Agencias individuales y cada

uno de sus mandatos o roles regulaciones procesos de negocio y sistemas

automatizados

En este sentido construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas es un proceso

particularmente complejo y necesita una gran labor de armonizacioacuten de objetivos

de cada uno de los actores que ademaacutes conllevaraacute muchos cambios respecto al

funcionamiento actual Para este cambio la OMA define tres fases en el desarrollo

de un entorno de Ventanilla Uacutenica

Concepto de Ventanilla Uacutenica Se trata de una primera fase exploratoria en

la que se sientan las bases para el desarrollo de las fases posteriores en las

que se busca una convergencia poliacutetica un alineamiento estrateacutegico

contando con una colaboracioacuten de todos los participantes

Iniciativa de Ventanilla Uacutenica Esta fase se inicia cuando exista una

aceptacioacuten formal del concepto de Ventanilla Uacutenica dando lugar a un

mandato poliacutetico a una estructura de gobierno una gestioacuten de programa y

una formulacioacuten de proyectos

Entorno de Ventanilla Uacutenica En esta fase se van ejecutando gradualmente

los proyectos que conformaraacuten los servicios de Ventanilla Uacutenica debieacutendose

incorporar medidas que permitan la gestioacuten del cambio y del desempentildeo

En realidad la fase de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas en algunos casos

puede durar varios antildeos Cada fase y sub-fase se va construyendo a partir de lo

que se va aprendiendo en la anterior para conseguir progresivamente una

simplificacioacuten del comercio en el cual el entorno objetivo no debe ser el resultado

de proyectos individuales

Asiacute la OMA habla de ldquoconstruirrdquo una Ventanilla Uacutenica en lugar de ldquodesarrollarrdquo ya

que al igual que en el caso de un edificio las Ventanillas Uacutenicas necesitan un

disentildeo que refleje sus verdaderas necesidades necesita ser construido usando

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entorno13(De en- y torno)131 m Ambiente lo que rodea132 m Inform Conjunto de condiciones extriacutensecas que necesita un sistema informaacutetico para funcionar como el tipo de programacioacuten de proceso las caracteriacutesticas de las maacutequinas que lo componen etc133 m Mat Conjunto de puntos vecinos a otro134 m Ar Pliegue que se hace a la ropa en el borde
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todas las habilidades de la ingenieriacutea y una vez que se ha probado y se certifica que

la instalacioacuten funciona conforme a los requerimientos se pone en servicio Al igual

que un edificio es la sede para un estilo de vida las Ventanillas Uacutenicas son la sede

de procesos de negocio y proveen una coleccioacuten de servicios interrelacionados Al

igual que los proyectos de construccioacuten las Ventanillas Uacutenicas en algunas

ocasiones necesitaraacuten desmantelar algunos de los edificios existentes o renovar

algunas de las estructuras actuales

No existe un uacutenico modo de construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas se

pueden encontrar diferentes soluciones por todo el mundo y resulta importante

poder entender cuaacuteles son las similitudes y las diferencias de cada una de esas

soluciones No obstante un aspecto comuacuten que debe orientar la construccioacuten de

Ventanillas Uacutenicas es que se deben siempre de disentildear de manera que respondan a

las verdaderas necesidades tanto del comercio como del gobierno de forma

integrada

Hoy en diacutea los avances en la interoperabilidad de los Sistemas de Informacioacuten y la

arquitectura de las Tecnologiacuteas de Informacioacuten han introducido nuevos paradigmas

que ayudan a comprender como las organizaciones pueden colaborar Gracias a

estos avances las agencias pueden colaborar entre ellas y con el sector privado

Desde que las Naciones Unidas publicoacute su recomendacioacuten 33 se ha impulsado el

disentildeo de nuevos modelos de colaboracioacuten

31 Port Community Systems

En muchas ocasiones se identifica que existe una gran confusioacuten entre una

Ventanilla Uacutenica y un sistema colaborativo logiacutestico o de transporte como es el

caso de los sistemas de comunidad portuaria o de carga conocidos tambieacuten como

Port Community System (PCS) o Cargo Community System (CCS)

Un PCS (Port Community System) se puede definir como un sistema informaacutetico

para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo principal objetivo es

servir a los intereses de las distintas empresas y entidades relacionadas con las

actividades logiacutestico-portuarias el transporte y el comercio internacional

En un sistema de comunidad portuaria confluyen todos los actores ligados a las

operaciones de buques y mercanciacuteas en el puerto operadores de terminales

operadores de transporte (mariacutetimooceaacutenico rodado y ferroviario) transitarios o

freight forwarders aduanas organismos de inspeccioacuten almacenes autoridades

portuarias y autoridades mariacutetimas

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La asociacioacuten europea de PCS (EPCSA) define el concepto de PCS como una

plataforma electroacutenica abierta y neutral que facilita el intercambio de informacioacuten

seguro e inteligente entre operadores privados y entidades puacuteblicas con el objeto

de mejorar la posicioacuten competitiva de las comunidades portuarias y aeroportuarias

Un PCS permite optimizar los distintos sistemas utilizados por los distintos

intervinientes en el puerto automatizando procesos logiacutesticos y portuarios

mediante un uacutenico enviacuteo de datos que es utilizado por el conjunto de procesos que

conforman la cadena logiacutestica y de transporte

La existencia de un PCS en un puerto surge esencialmente de la necesidad de

maximizar la eficiencia en el uso de las infraestructuras y operaciones y de

gestionar la complejidad inherente en las actividades portuarias especialmente en

el transporte de mercanciacuteas en contenedor El crecimiento del traacutefico de

contenedores se traduce en un incremento del volumen de trabajo requerido para

la planificacioacuten ordenacioacuten ejecucioacuten y seguimiento de las operaciones de forma

eficiente En este contexto los procedimientos y praacutecticas manuales empiezan a

percibirse inadecuados y necesitan ser reemplazados por otros meacutetodos en los que

las soluciones tecnoloacutegicas juegan un papel clave en la identificacioacuten de aacutereas de

mejora

La existencia de una Ventanilla Uacutenica portuaria no estaacute condicionada a la existencia

de un port community system Podemos encontrar puertos en los que no existe un

sistema de comunidad portuaria pero existe un uacutenico punto de entrada para la

presentacioacuten de declaraciones mediante una Ventanilla Uacutenica De forma opuesta

podemos encontrar puertos en los que existe un sistema de comunidad portuaria

pero no existe una coordinacioacuten de las distintas agencias gubernamentales que dan

lugar a una Ventanilla Uacutenica Asimismo existe una diferencia fundamental entre

una Ventanilla Uacutenica y un PCS una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance

nacional y por lo tanto debe poder ser aplicable en todo el paiacutes y en todos los

puertos mientras que un PCS tiene un alcance maacutes local limitado a un puerto

No obstante la combinacioacuten de ventanillas uacutenicas y PCS puede capacitar el

suministro de servicios de alto valor antildeadido en un puerto asociados con la

planificacioacuten ejecucioacuten y control de las operaciones a toda la comunidad portuaria

y redundando en un mayor aprovechamiento de sus infraestructuras En este

escenario el sistema de comunidad portuaria actuacutea como canal de entrada a la

Ventanilla Uacutenica

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

La combinacioacuten de ambos sistemas la Ventanilla Uacutenica con los sistemas PCS

permiten ofrecer soluciones que mejoran significativamente los controles por parte

de los organismos puacuteblicos pero al mismo tiempo simplifican y mejoran los

procedimientos existentes en el comercio exterior consiguiendo substanciales

ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en los puertos Para

llevar a cabo estas mejoras es necesario por un lado la combinacioacuten de las

autorizaciones emitidas por los distintos organismos puacuteblicos para poder ejecutar

las operaciones autorizaciones que deben estar basadas en un anaacutelisis anticipado

de la informacioacuten y de los riesgos y que deben enlazarse con la informacioacuten y

seguimiento de estas operaciones Esta potente combinacioacuten facilita la verdadera

consecucioacuten de un puerto sin papeles creando por ejemplo procedimientos de

liberacioacuten sin papeles de mercanciacuteas y de buques

33 Resumen del Capiacutetulo

Este tercer Capiacutetulo puede resumirse en las siguientes ideas

Se habla de entornos de Ventanillas Uacutenicas porque normalmente las

implementaciones de Ventanillas Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones

independientes unidas por un interfaz mutuo y la adopcioacuten de procesos de

negocio colectivos Este entorno se compone del espacio compartido de cada

una de las Agencias individuales y cada uno de sus mandatos o roles

regulaciones procesos de negocio y sistemas automatizados

Para el desarrollo de entornos de Ventanillas Uacutenicas la OMA define tres

fases Concepto de ventanilla Uacutenica iniciativa de Ventanilla Uacutenica y Entorno

de Ventanilla Uacutenica Aunque hay que tener en cuenta que no existe un uacutenico

modo de construir dicho entorno por lo que sepueden encontrar diferentes

soluciones por todo el mundo

Se ha identificado el concepto de Port Community System y Cargo

Community System dado que en ocasiones se produce confusioacuten entre

estos teacuterminos y el de Ventanilla Uacutenica PCS se ha definido como un sistema

informaacutetico para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo

principal objetivo es servir a los intereses de las distintas empresas y

entidades relacionadas con las actividades logiacutestico-portuarias el transporte

y el comercio internacional Una diferencia fundamental entre PCS y VU es

que una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance nacional y por tanto ser

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aplicable a todos los puertos mientras que un PCS tiene un alcance local maacutes

limitado a un puerto Aunque como se ha mencionado la combinacioacuten de

ambos sistemas permiten ofrecer soluciones maacutes eficientes consiguiendo

substanciales ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en

los puertos

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4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA

41 Introduccioacuten

Antes de considerar los diferentes modelos de Ventanillas Uacutenicas es importante

sentildealar

Aunque existen muchas praacutecticas y relaciones comerciales que son comunes

a todos los paiacuteses cada paiacutes puede tener tambieacuten sus requerimientos y

condiciones particulares que determinaraacuten la eleccioacuten oacuteptima del

modelo de Ventanilla Uacutenica

El aspecto crucial en la implantacioacuten de una Ventanilla Uacutenica reside en una

estrecha cooperacioacuten de todas las entidades puacuteblicas

gubernamentales involucradas

Una Ventanilla Uacutenica no siempre implica el uso de sistemas TIC

avanzados de uacuteltima generacioacuten sino que se puede facilitar en gran medida

el comercio mediante la definicioacuten apropiada de procedimientos

administrativos integrados apoyados por sistemas TIC existentes

Aunque existen diferentes aproximaciones posibles para el establecimiento de

Ventanillas Uacutenicas existen tres modelos baacutesicos que han sido identificados en la

Recomendacioacuten Nordm 33 de la UNCEFACT

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42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica

En el primer modelo una uacutenica Autoridad recibe toda la informacioacuten bien en

formato papel o bien en formato electroacutenico y la distribuye al resto de autoridades

gubernamentales pertinentes facilitando la operacioacuten de comercio

Este ha sido por ejemplo el modelo seguido por las administraciones

espantildeolas para la presentacioacuten de manifiestos de carga y descarga de

forma electroacutenica por parte de los operadores mariacutetimos en las que la

Autoridad Portuaria actuacutea como Ventanilla Uacutenica ante la Aduana

Papel

Ventanilla Uacutenica

Autoridad 2

Operador comercial(incluye al transportista)

Electroacutenico

Autoridad Uacutenica

Autoridad 3

Autoridad 4

Autoridad 5

Ilustracioacuten 2 Modelo de Autoridad Uacutenica

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Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado

Se utiliza un uacutenico sistema de informacioacuten (puacuteblico o privado) creado a tal efecto

para la recepcioacuten diseminacioacuten (y almacenamiento) y gestioacuten de la informacioacuten

relacionada con el comercio y el transporte

Existen diferentes posibilidades dentro de este tipo de modelo

Sistema centralizado (ldquoIntegrated Systemrdquo) en el que los datos son

procesados a traveacutes de un uacutenico sistema utilizado por todos los organismos

involucrados

Este tipo de sistema lo podemos encontrar por ejemplo en varios

paiacuteses de Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos

presentar datos en un solo sistema que es a su vez utilizado por los

distintos organismos regulatorios

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema centralizado

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Ilustracioacuten 3 Modelo Centralizado de Ventanilla Uacutenica

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Sistema distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) mediante el cual la informacioacuten es

distribuida a los organismos puacuteblicos involucrados mediante interfaces

interoperables quienes a su vez integran esta informacioacuten y la procesan

Este tipo de sistema ha sido establecido por ejemplo en Estados Unidos y

permite a los operadores econoacutemicos presentar datos estandarizados una

uacutenica vez y el sistema procesa y distribuye los datos a las otras agencias

interesadas en la transaccioacuten

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema distribuido

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Ilustracioacuten 4 Modelo Distribuido de Ventanilla Uacutenica

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Combinacioacuten de los sistemas centralizados y distribuidos descritos anteriormente

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema mixto

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Aplicacionesdel sistema mixto

Ilustracioacuten 5 Modelo Mixto de Ventanilla Uacutenica

Este tipo de sistema lo encontramos tambieacuten en varios paiacuteses de

Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos presentar datos en

un solo sistema que es a su vez utilizado por varios organismos

regulatorios y al mismo tiempo los datos son tambieacuten transmitido a otro sistema

(principalmente de la aduana) mediante una interfaz interoperable

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

En este tipo de modelo el usuario puede presentar las declaraciones de manera

electroacutenica de varias autoridades para ser procesadas y aprobadas en una sola

aplicacioacuten que coordina todo el flujo de trabajo bajo una uacutenica transaccioacuten

Estos sistemas suelen basarse en procedimientos riacutegidos que deben ser cumplidos

para poder dar cumplimiento a todo el traacutemite existiendo una serie de pre-

identificaciones y pre-validaciones

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Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

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Ademaacutes las autoridades participantes y las agencias deben procurar coordinar sus

controles de tal forma que estos no se repitan y se desarrollen en el mismo

momento

En algunos casos los servicios de Ventanilla Uacutenica pueden conectarse a otros

servicios externos para proveer servicios tales como pago de impuestos tasas y

cuotas o servicios logiacutesticos asociados a la operacioacuten

En los procesos transfronterizos ademaacutes de la Aduana existen otras agencias

gubernamentales (como inspecciones fitosanitarias veterinarias control de drogas

etc) con derecho a paralizar la mercanciacutea que cruza las fronteras

Frecuentemente debido a la falta de informacioacuten compartida entre dichas agencias

los importadoresexportadores deben proporcionar la misma informacioacuten a

diferentes agencias gubernamentales En muchas ocasiones aun disponiendo de

servicios de Ventanilla Uacutenica se siguen exigiendo que se presente la informacioacuten en

papel en distintos puntos cuando en muchas ocasiones existe informacioacuten maacutes

fiable y actualizada dentro de los propios sistemas de informacioacuten del gobierno

Tambieacuten es frecuente que la evaluacioacuten del riesgo se realice en cada una de las

agencias con los datos especiacuteficos que eacutesta ha recopilado y no se basa en la

informacioacuten completa que el gobierno recibe de los agentes En consecuencia se

realizan muacuteltiples inspecciones en diferentes momentos temporales La evaluacioacuten

del riesgo lo realiza cada una de las agencias con sus datos especiacuteficos y no se basa

en la informacioacuten completa que el gobierno recibe de los agentes

De la misma manera existen experiencias consolidadas en muchos paiacuteses en los

que se han implantado distintos sistemas de colaboracioacuten logiacutestica y de transporte

denominados Cargo o Port Communty System cuando son utilizados en puertos y

aeropuertos Estos sistemas sirven como punto uacutenico para el intercambio de

informacioacuten entre los distintos intervinientes de las operaciones logiacutestico-portuarias

tales como el operador logiacutestico y la comunidad comercial y del transporte y

organismos puacuteblicos regulatarios y de control en estas instalaciones Estos sistemas

estaacuten actuando en muchas ocasiones como puntos de entrada a las ventanillas

uacutenicas del gobierno actuando como interfaces entre los operadores y las aduanas

autoridades portuarias y mariacutetimas y otras agencias regulatorias y de control

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En este punto cabe formular las siguientes cuestiones relativas al oxiacutemoron

ldquoMuacuteltiples Ventanillas Uacutenicasrdquo

iquestDeberiacutea existir soacutelo una Ventanilla Uacutenica

iquestPodriacutean existir muacuteltiples soluciones de Ventanilla Uacutenica para distintos

sectores que ofrezcan soporte al comercio internacional (mariacutetimo

portuario transporte comercio aduana bancoshellip)

iquestCoacutemo deberiacutean interactuar esas muacuteltiples Ventanillas Uacutenicas

iquestPodriacutea dividirse la responsabilidad de suministro del concepto de Ventanilla

Uacutenica en distintas partes y suministrar cada una de ellas por diferentes

organizaciones mediante sistemas basados en tecnologiacuteas de la informacioacuten

iquestEl concepto de Ventanilla Uacutenica estaacute asociado exclusivamente a un uacutenico

sistema automatizado operado por una sola entidad o a una coleccioacuten de

sistemas interoperables e interconectados operados por distintas entidades

iquestDeberiacutea existir una uacutenica entidad que orquestase y coordinase el desarrollo

del concepto de Ventanilla Uacutenica o de Muacuteltiples Ventanillas Uacutenicas

iquestDeberiacutean retirarse los sistemas existentes utilizados por las distintas

agencias en beneficio de un nuevo uacutenico sistema que incorpore todas las

funcionalidades o deberiacutean mantenerse y preservarse los sistemas e

inversiones existentes

iquestCoacutemo se deberiacutean establecer y delimitar los alcances de las Ventanillas

Uacutenicas y de los sistemas corporativos de cada una de las instituciones

Es muy probable que existan tantas respuestas a estas preguntas como alumnos

participen en este curso Esto es debido a que el concepto de Ventanilla Uacutenica

puede manifestarse mediante distintas aproximaciones que dependeraacuten en gran

medida del contexto socio-poliacutetico y de la complejidad del entorno Bajo esta

situacioacuten resulta criacutetico partir de un concepto y de una base de definicioacuten de

Ventanilla Uacutenica lo suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las

distintas iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un entorno

concreto Esta base permitiraacute dotar al alumno de una apertura de miras suficiente

como para poder comprender las distintas iniciativas de Ventanillas Uacutenicas que

estaacuten apareciendo tanto en la regioacuten como a nivel mundial

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oxiacutemoron13(Del gr ὀξύμωρον)131 m Ret Combinacioacuten en una misma estructura sintaacutectica de dos palabras o expresiones de significado opuesto que originan un nuevo sentido p ej un silencio atronador13
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Dependiendo del contexto en el que se presenta la Ventanilla Uacutenica cabe distinguir

las Ventanillas Uacutenicas Nacionales cuyo objetivo es coordinar la colaboracioacuten entre

los distintos organismos puacuteblicos de un paiacutes mientras que tambieacuten nos podemos

encontrar con Ventanillas Uacutenicas regionales o internacionales cuyo objetivo es

coordinar la colaboracioacuten entre agencias de distintos paiacuteses de tal forma que los

datos que se originan en un paiacutes pueden ser utilizados en otro paiacutes sin que se

requiera la presentacioacuten de los mismos por parte de los operadores econoacutemicos y

de transporte al efectuarse estas comunicaciones de gobierno a gobierno entre

distintos paiacuteses Ejemplos de Ventanillas Uacutenicas regionales los podriacuteamos encontrar

en servicios de reconocimiento mutuo de certificados de origen electroacutenicos cuyos

datos se consultan desde el paiacutes de destino al paiacutes de origen o en el Traacutensito

Internacional de Mercanciacuteas donde los datos de la declaracioacuten de traacutensito se crean

en el paiacutes de inicio y son utilizados y actualizados en los distintos paiacuteses de paso y

en el paiacutes de destino final del traacutensito

23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente

El concepto de Ventanilla Uacutenica no es simplemente el de un portal o servicio

que conecta al usuario con varias agencias gubernamentales El valor

antildeadido de este concepto es que provee al usuario de una solucioacuten integrada

para sus transacciones comerciales

La caracteriacutestica fundamental del concepto de Ventanilla Uacutenica reside en que

incluye la idea de presentar la informacioacuten una sola vez (ldquoone time

submissionrdquo) evitando duplicidades y la presentacioacuten repetida de la misma

informacioacuten

ldquoOne time submissionrdquo quiere decir que no es necesario que se introduzca la

misma informacioacuten por parte del mismo operador en diferentes agencias

gubernamentales Sin embargo no implica que la entrega de todo el volumen de

informacioacuten se realice en una uacutenica transmisioacuten ni exime a otros operadores a

presentar tambieacuten informacioacuten sobre las operaciones Asiacute la informacioacuten puede ser

enviada en muacuteltiples transmisiones y por distintos operadores permitiendo a los

agentes ir completando la informacioacuten a medida que van teniendo lugar los

procesos logiacutesticos completando cada uno de los estados necesarios para el

despacho y control de las operaciones de transporte y las mercanciacuteas

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Esta caracteriacutestica no podriacutea conseguirse sin una estandarizacioacuten y armonizacioacuten de

los datos y de la documentacioacuten Un aspecto fundamental en la transmisioacuten

electroacutenica de informacioacuten entre el usuario y las agencias gubernamentales y entre

siacute es que se trata de un acto importante orientado al cumplimiento de la

legislacioacuten

Asiacute a la informacioacuten presentada se la denomina declaracioacuten y debe dotarse de

suficientes garantiacuteas al hecho de la presentacioacuten de la documentacioacuten por medios

electroacutenicos que aseguren la integridad autoriacutea y no repudio del traacutemite

electroacutenico Para este fin el uso de teacutecnicas avanzadas de identificacioacuten y firma

electroacutenica de datos electroacutenicos puede ofrecer un nivel equivalente o incluso

superior de aseguramiento de las funciones de identificacioacuten autenticidad

integridad y no repudio del que se dispone hoy en diacutea con los documentos en papel

Los usuarios introducen la informacioacuten requerida por las Agencias

(responsabilizaacutendose de su legalidad) a traveacutes de las Ventanillas Uacutenicas que a su

vez incluye flujos de informacioacuten cuyo origen son las Agencias lo que implica que la

respuesta de las Agencias esteacute armonizada y coordinada Por tanto es necesario

evitar flujos de informacioacuten redundantes en las Agencias y los usuarios y viceversa

de manera que se utilice el verdadero potencial de las Ventanillas Uacutenicas

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En resumen la caracteriacutestica de ldquoOne time submissionrdquo se basa en los siguientes

principios

Incremento gradual de la entrada de datos Es la posibilidad de ir

asociando datos introducidos paulatina e individualmente como parte del entorno

inteligente de las Ventanillas Uacutenicas

Declaraciones armonizadas En un entorno de Ventanillas Uacutenicas cada

uno de los actores no estaacute obligado a introducir los mismos datos repetidamente

para diferentes agencias

Se comparte la informacioacuten entre las agencias Es posible compartir la

informacioacuten o dividirla para que cada una de las agencias pueda llevar a cabo sus

correspondientes controles

Respuesta armonizada entre agencias Cada Agencia procesa su

respuesta de manera independiente pero la Ventanilla Uacutenica deberaacute dar una

respuesta uacutenica y armonizada al usuario

24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

Las Ventanillas Uacutenicas se fundamentan en el intercambio de documentacioacuten y en la

creacioacuten de procesos de negocio soportados por las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten

y los avances en el comercio electroacutenico La Ventanilla Uacutenica puede ser vista como

una empresa virtual conformada por distintas agencias que proporcionan un

aspecto uacutenico y homogeacuteneo hacia el cliente Aunque el entorno de las Ventanillas

Uacutenicas es claramente diferente del efiacutemero caraacutecter de las empresas virtuales

donde distintas compantildeiacuteas dan servicios a los clientes a traveacutes de una sola viacutea de

entrada hay algunas similitudes que pueden ayudar a comprender el entorno de

las Ventanillas Uacutenicas

El concepto de ldquoempresa virtualrdquo emerge de las interconexiones electroacutenicas

que resultan para poder ofrecer servicios a traveacutes de una interfaz

electroacutenica de un portal web y una red de organizaciones y entidades

colaboradoras

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Compras por internet reserva de billetes aeacutereos o la reserva de hoteles son

algunos ejemplos de comercio electroacutenico En todos estos casos el portal a traveacutes

del cual el cliente realiza las gestiones no tiene siquiera por queacute pertenecer

directamente a alguna de las empresas que proveen los servicios

ldquoOne-stop-shopsrdquo como es el caso de portales web dan soporte comercial a la

transaccioacuten de la empresa virtual manejan los datos de entrada y los de salida y

organiza todos los procesos asociados con el intercambio de informacioacuten

Normalmente una transaccioacuten on-line involucra a muchas compantildeiacuteas y los sistemas

de informacioacuten de cada una Sin embargo estas transacciones comerciales se

llevan a cabo en tan solo segundos dada la coordinacioacuten existente de los procesos

de negocio de cada una de las partes llevaacutendose a cabo de una manera

secuenciada por medio de mensajes electroacutenicos estandarizados

No obstante los portales web son solo una parte de la historia La complejidad y

transacciones reales tienen lugar entre los sistemas TI y los distintos organismos

participantes

En un entorno de Ventanilla Uacutenica los comerciantes en una transaccioacuten

internacional obtienen una visioacuten simplificada transparente a la complejidad

relacionada con las transacciones cuidadosamente orquestadas y sincronizadas

entre las distintas agencias de gobierno instituciones financieras transportistas

operadores logiacutesticos despachantes de aduanas operadores de terminales e

infraestructuras intermodales autoridades portuarias etc

Dentro de la complejidad de una transaccioacuten internacional podemos encontrar

intercambios de informacioacuten entre los operadores privados ldquoB2Brdquo (business-to-

business) entre los operadores privados y el gobiernos ldquoB2Grdquo (business-to-

government) y entre las propias agencias y entidades gubernamentales ldquoG2Grdquo

(government-to-government) Para completar el ciclo surgen tambieacuten los

intercambios de informacioacuten entre el gobierno y los operadores privados

(government-to-business) que pueden reportar beneficios sin precedentes en las

operaciones de comercio exterior al proporcionar de forma proactiva las entidades

gubernamentales la informacioacuten requerida para una mejor planificacioacuten y ejecucioacuten

logiacutestica

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 17

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Dentro de las entidades gubernamentales tal y como se muestra en la figura

siguiente se pueden distinguir los organismos reguladores y de control del

comercio exterior la aduana y las entidades de gestioacuten de infraestructuras

puacuteblicas

Todas estas entidades gubernamentales deben colaborar entre siacute con el objeto de

crear un entorno eficiente de Ventanilla Uacutenica tal y como se describe en el capiacutetulo

siguiente

Cross Border Regulatory Agenciesrsquo Systems

Customs Management System

Logistics and Transport Management and Collaboration Systems

Public Infrastructure Management Systems

Single Windows

One-stop-shops

Ilustracioacuten 1 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

25 Resumen del Capiacutetulo

El Capiacutetulo dos puede resumirse en las siguientes ideas principales

En el presente capiacutetulo se han presentado dos definiciones sobre el concepto

de Ventanilla Uacutenica aportadas por dos organismos internacionales el Centro

de Facilitacioacuten de Comercio y Comercio Electroacutenico de las Naciones Unidas

(UNCEFACT) y la Organizacioacuten Mundial de Aduanas (OMA) ambas

definiciones son complementarias y desde diferentes puntos de vista uno

maacutes teacutecnico y otro maacutes organizativo y metodoloacutegico

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 18

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Es importante tener presente que el concepto de Ventanillas Uacutenicas no es

exclusivo de Comercio Exterior Y que la propuesta de implementacioacuten de

Ventanillas Uacutenicas puede partir de diferentes sectores (mariacutetimo comercio

transporte Aduana) por lo que podemos encontrarnos con diferentes

Ventanillas Uacutenicas que deben ser complementarias y en cualquier caso estar

interrelacionadas entre siacute

El entorno de Ventanilla Uacutenica puede manifestarse mediante distintas

aproximaciones que dependeraacuten en gran medida del contexto socio-poliacutetico

y de la complejidad del entorno Bajo esta situacioacuten resulta criacutetico partir de

un concepto y de una base de definicioacuten de Ventanilla Uacutenica lo

suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las distintas

iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un

entorno concreto

Un gran valor antildeadido del concepto Ventanilla Uacutenica es que aporta

soluciones integradas a los usuarios y una caracteriacutestica fundamental reside

en la idea ldquoone time submissionrdquo (presentar la informacioacuten una sola)

Por uacuteltimo se ha presentado la Ventanilla Uacutenica como concepto de empresa

virtual que puede ayudar a comprender el entorno y las relaciones de las

Ventanillas Uacutenicas

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La OMA considera el concepto de VU como un componente de la Gestioacuten

Coordinada de Fronteras teacutermino que utiliza para describir los esfuerzos globales

para racionalizar y facilitar los procedimientos y sistemas de gestioacuten de fronteras

El desarrollo de sistemas automatizados de gestioacuten dentro de las administraciones

aduaneras y las agencias reguladoras y de proteccioacuten en fronteras es un aspecto

clave para la adopcioacuten de medidas facilitadoras ofreciendo al mismo tiempo

mejoras sustanciales en los objetivos perseguidos sobre funciones recaudatorias

proteccioacuten social y fomento del comercio No obstante estos importantes

desarrollos no son solo efecto de la introduccioacuten de nuevas tecnologiacuteas y en

particular de tecnologiacuteas de la informacioacuten y comunicaciones sino tambieacuten de la

adopcioacuten de nuevas filosofiacuteas y arquitecturas de gestioacuten y gobernanza que han

proporcionado mayores grados de eficiencia y eficacia en las praacutecticas de comercio

internacional

El entorno de Ventanilla Uacutenica debe aplicarse para facilitar los complejos

procesos que regulan el movimiento de mercanciacuteas medios de transporte

y personas a traveacutes de las fronteras de los paiacuteses Tradicionalmente en Ameacuterica

Latina y Caribe (ALC) estas Ventanillas Uacutenicas son conocidas como VUCE o

Ventanillas Uacutenicas de Comercio Exterior y ofrecen la visioacuten de un interfaz

simplificado entre los operadores econoacutemicos y las agencias de gobierno que

regulan las fronteras para dar una respuesta a los problemas inherentes relativos a

las costosas ineficiencias falta de coordinacioacuten entre agencias y procedimientos

administrativos y documentacioacuten poco transparentes y que se derivan en una lenta

y compleja burocracia

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

iquestPor queacute se habla de entorno de Ventanillas Uacutenicas

Se denomina entorno porque normalmente las implementaciones de Ventanillas

Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones independientes unidas por un interfaz

mutuo y la adopcioacuten de procesos de negocio colectivos Este entorno se

compone del espacio compartido de cada una de las Agencias individuales y cada

uno de sus mandatos o roles regulaciones procesos de negocio y sistemas

automatizados

En este sentido construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas es un proceso

particularmente complejo y necesita una gran labor de armonizacioacuten de objetivos

de cada uno de los actores que ademaacutes conllevaraacute muchos cambios respecto al

funcionamiento actual Para este cambio la OMA define tres fases en el desarrollo

de un entorno de Ventanilla Uacutenica

Concepto de Ventanilla Uacutenica Se trata de una primera fase exploratoria en

la que se sientan las bases para el desarrollo de las fases posteriores en las

que se busca una convergencia poliacutetica un alineamiento estrateacutegico

contando con una colaboracioacuten de todos los participantes

Iniciativa de Ventanilla Uacutenica Esta fase se inicia cuando exista una

aceptacioacuten formal del concepto de Ventanilla Uacutenica dando lugar a un

mandato poliacutetico a una estructura de gobierno una gestioacuten de programa y

una formulacioacuten de proyectos

Entorno de Ventanilla Uacutenica En esta fase se van ejecutando gradualmente

los proyectos que conformaraacuten los servicios de Ventanilla Uacutenica debieacutendose

incorporar medidas que permitan la gestioacuten del cambio y del desempentildeo

En realidad la fase de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas en algunos casos

puede durar varios antildeos Cada fase y sub-fase se va construyendo a partir de lo

que se va aprendiendo en la anterior para conseguir progresivamente una

simplificacioacuten del comercio en el cual el entorno objetivo no debe ser el resultado

de proyectos individuales

Asiacute la OMA habla de ldquoconstruirrdquo una Ventanilla Uacutenica en lugar de ldquodesarrollarrdquo ya

que al igual que en el caso de un edificio las Ventanillas Uacutenicas necesitan un

disentildeo que refleje sus verdaderas necesidades necesita ser construido usando

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entorno13(De en- y torno)131 m Ambiente lo que rodea132 m Inform Conjunto de condiciones extriacutensecas que necesita un sistema informaacutetico para funcionar como el tipo de programacioacuten de proceso las caracteriacutesticas de las maacutequinas que lo componen etc133 m Mat Conjunto de puntos vecinos a otro134 m Ar Pliegue que se hace a la ropa en el borde
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todas las habilidades de la ingenieriacutea y una vez que se ha probado y se certifica que

la instalacioacuten funciona conforme a los requerimientos se pone en servicio Al igual

que un edificio es la sede para un estilo de vida las Ventanillas Uacutenicas son la sede

de procesos de negocio y proveen una coleccioacuten de servicios interrelacionados Al

igual que los proyectos de construccioacuten las Ventanillas Uacutenicas en algunas

ocasiones necesitaraacuten desmantelar algunos de los edificios existentes o renovar

algunas de las estructuras actuales

No existe un uacutenico modo de construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas se

pueden encontrar diferentes soluciones por todo el mundo y resulta importante

poder entender cuaacuteles son las similitudes y las diferencias de cada una de esas

soluciones No obstante un aspecto comuacuten que debe orientar la construccioacuten de

Ventanillas Uacutenicas es que se deben siempre de disentildear de manera que respondan a

las verdaderas necesidades tanto del comercio como del gobierno de forma

integrada

Hoy en diacutea los avances en la interoperabilidad de los Sistemas de Informacioacuten y la

arquitectura de las Tecnologiacuteas de Informacioacuten han introducido nuevos paradigmas

que ayudan a comprender como las organizaciones pueden colaborar Gracias a

estos avances las agencias pueden colaborar entre ellas y con el sector privado

Desde que las Naciones Unidas publicoacute su recomendacioacuten 33 se ha impulsado el

disentildeo de nuevos modelos de colaboracioacuten

31 Port Community Systems

En muchas ocasiones se identifica que existe una gran confusioacuten entre una

Ventanilla Uacutenica y un sistema colaborativo logiacutestico o de transporte como es el

caso de los sistemas de comunidad portuaria o de carga conocidos tambieacuten como

Port Community System (PCS) o Cargo Community System (CCS)

Un PCS (Port Community System) se puede definir como un sistema informaacutetico

para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo principal objetivo es

servir a los intereses de las distintas empresas y entidades relacionadas con las

actividades logiacutestico-portuarias el transporte y el comercio internacional

En un sistema de comunidad portuaria confluyen todos los actores ligados a las

operaciones de buques y mercanciacuteas en el puerto operadores de terminales

operadores de transporte (mariacutetimooceaacutenico rodado y ferroviario) transitarios o

freight forwarders aduanas organismos de inspeccioacuten almacenes autoridades

portuarias y autoridades mariacutetimas

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La asociacioacuten europea de PCS (EPCSA) define el concepto de PCS como una

plataforma electroacutenica abierta y neutral que facilita el intercambio de informacioacuten

seguro e inteligente entre operadores privados y entidades puacuteblicas con el objeto

de mejorar la posicioacuten competitiva de las comunidades portuarias y aeroportuarias

Un PCS permite optimizar los distintos sistemas utilizados por los distintos

intervinientes en el puerto automatizando procesos logiacutesticos y portuarios

mediante un uacutenico enviacuteo de datos que es utilizado por el conjunto de procesos que

conforman la cadena logiacutestica y de transporte

La existencia de un PCS en un puerto surge esencialmente de la necesidad de

maximizar la eficiencia en el uso de las infraestructuras y operaciones y de

gestionar la complejidad inherente en las actividades portuarias especialmente en

el transporte de mercanciacuteas en contenedor El crecimiento del traacutefico de

contenedores se traduce en un incremento del volumen de trabajo requerido para

la planificacioacuten ordenacioacuten ejecucioacuten y seguimiento de las operaciones de forma

eficiente En este contexto los procedimientos y praacutecticas manuales empiezan a

percibirse inadecuados y necesitan ser reemplazados por otros meacutetodos en los que

las soluciones tecnoloacutegicas juegan un papel clave en la identificacioacuten de aacutereas de

mejora

La existencia de una Ventanilla Uacutenica portuaria no estaacute condicionada a la existencia

de un port community system Podemos encontrar puertos en los que no existe un

sistema de comunidad portuaria pero existe un uacutenico punto de entrada para la

presentacioacuten de declaraciones mediante una Ventanilla Uacutenica De forma opuesta

podemos encontrar puertos en los que existe un sistema de comunidad portuaria

pero no existe una coordinacioacuten de las distintas agencias gubernamentales que dan

lugar a una Ventanilla Uacutenica Asimismo existe una diferencia fundamental entre

una Ventanilla Uacutenica y un PCS una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance

nacional y por lo tanto debe poder ser aplicable en todo el paiacutes y en todos los

puertos mientras que un PCS tiene un alcance maacutes local limitado a un puerto

No obstante la combinacioacuten de ventanillas uacutenicas y PCS puede capacitar el

suministro de servicios de alto valor antildeadido en un puerto asociados con la

planificacioacuten ejecucioacuten y control de las operaciones a toda la comunidad portuaria

y redundando en un mayor aprovechamiento de sus infraestructuras En este

escenario el sistema de comunidad portuaria actuacutea como canal de entrada a la

Ventanilla Uacutenica

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La combinacioacuten de ambos sistemas la Ventanilla Uacutenica con los sistemas PCS

permiten ofrecer soluciones que mejoran significativamente los controles por parte

de los organismos puacuteblicos pero al mismo tiempo simplifican y mejoran los

procedimientos existentes en el comercio exterior consiguiendo substanciales

ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en los puertos Para

llevar a cabo estas mejoras es necesario por un lado la combinacioacuten de las

autorizaciones emitidas por los distintos organismos puacuteblicos para poder ejecutar

las operaciones autorizaciones que deben estar basadas en un anaacutelisis anticipado

de la informacioacuten y de los riesgos y que deben enlazarse con la informacioacuten y

seguimiento de estas operaciones Esta potente combinacioacuten facilita la verdadera

consecucioacuten de un puerto sin papeles creando por ejemplo procedimientos de

liberacioacuten sin papeles de mercanciacuteas y de buques

33 Resumen del Capiacutetulo

Este tercer Capiacutetulo puede resumirse en las siguientes ideas

Se habla de entornos de Ventanillas Uacutenicas porque normalmente las

implementaciones de Ventanillas Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones

independientes unidas por un interfaz mutuo y la adopcioacuten de procesos de

negocio colectivos Este entorno se compone del espacio compartido de cada

una de las Agencias individuales y cada uno de sus mandatos o roles

regulaciones procesos de negocio y sistemas automatizados

Para el desarrollo de entornos de Ventanillas Uacutenicas la OMA define tres

fases Concepto de ventanilla Uacutenica iniciativa de Ventanilla Uacutenica y Entorno

de Ventanilla Uacutenica Aunque hay que tener en cuenta que no existe un uacutenico

modo de construir dicho entorno por lo que sepueden encontrar diferentes

soluciones por todo el mundo

Se ha identificado el concepto de Port Community System y Cargo

Community System dado que en ocasiones se produce confusioacuten entre

estos teacuterminos y el de Ventanilla Uacutenica PCS se ha definido como un sistema

informaacutetico para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo

principal objetivo es servir a los intereses de las distintas empresas y

entidades relacionadas con las actividades logiacutestico-portuarias el transporte

y el comercio internacional Una diferencia fundamental entre PCS y VU es

que una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance nacional y por tanto ser

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aplicable a todos los puertos mientras que un PCS tiene un alcance local maacutes

limitado a un puerto Aunque como se ha mencionado la combinacioacuten de

ambos sistemas permiten ofrecer soluciones maacutes eficientes consiguiendo

substanciales ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en

los puertos

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4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA

41 Introduccioacuten

Antes de considerar los diferentes modelos de Ventanillas Uacutenicas es importante

sentildealar

Aunque existen muchas praacutecticas y relaciones comerciales que son comunes

a todos los paiacuteses cada paiacutes puede tener tambieacuten sus requerimientos y

condiciones particulares que determinaraacuten la eleccioacuten oacuteptima del

modelo de Ventanilla Uacutenica

El aspecto crucial en la implantacioacuten de una Ventanilla Uacutenica reside en una

estrecha cooperacioacuten de todas las entidades puacuteblicas

gubernamentales involucradas

Una Ventanilla Uacutenica no siempre implica el uso de sistemas TIC

avanzados de uacuteltima generacioacuten sino que se puede facilitar en gran medida

el comercio mediante la definicioacuten apropiada de procedimientos

administrativos integrados apoyados por sistemas TIC existentes

Aunque existen diferentes aproximaciones posibles para el establecimiento de

Ventanillas Uacutenicas existen tres modelos baacutesicos que han sido identificados en la

Recomendacioacuten Nordm 33 de la UNCEFACT

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42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica

En el primer modelo una uacutenica Autoridad recibe toda la informacioacuten bien en

formato papel o bien en formato electroacutenico y la distribuye al resto de autoridades

gubernamentales pertinentes facilitando la operacioacuten de comercio

Este ha sido por ejemplo el modelo seguido por las administraciones

espantildeolas para la presentacioacuten de manifiestos de carga y descarga de

forma electroacutenica por parte de los operadores mariacutetimos en las que la

Autoridad Portuaria actuacutea como Ventanilla Uacutenica ante la Aduana

Papel

Ventanilla Uacutenica

Autoridad 2

Operador comercial(incluye al transportista)

Electroacutenico

Autoridad Uacutenica

Autoridad 3

Autoridad 4

Autoridad 5

Ilustracioacuten 2 Modelo de Autoridad Uacutenica

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Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado

Se utiliza un uacutenico sistema de informacioacuten (puacuteblico o privado) creado a tal efecto

para la recepcioacuten diseminacioacuten (y almacenamiento) y gestioacuten de la informacioacuten

relacionada con el comercio y el transporte

Existen diferentes posibilidades dentro de este tipo de modelo

Sistema centralizado (ldquoIntegrated Systemrdquo) en el que los datos son

procesados a traveacutes de un uacutenico sistema utilizado por todos los organismos

involucrados

Este tipo de sistema lo podemos encontrar por ejemplo en varios

paiacuteses de Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos

presentar datos en un solo sistema que es a su vez utilizado por los

distintos organismos regulatorios

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema centralizado

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Ilustracioacuten 3 Modelo Centralizado de Ventanilla Uacutenica

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Sistema distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) mediante el cual la informacioacuten es

distribuida a los organismos puacuteblicos involucrados mediante interfaces

interoperables quienes a su vez integran esta informacioacuten y la procesan

Este tipo de sistema ha sido establecido por ejemplo en Estados Unidos y

permite a los operadores econoacutemicos presentar datos estandarizados una

uacutenica vez y el sistema procesa y distribuye los datos a las otras agencias

interesadas en la transaccioacuten

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema distribuido

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Ilustracioacuten 4 Modelo Distribuido de Ventanilla Uacutenica

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Combinacioacuten de los sistemas centralizados y distribuidos descritos anteriormente

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema mixto

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Aplicacionesdel sistema mixto

Ilustracioacuten 5 Modelo Mixto de Ventanilla Uacutenica

Este tipo de sistema lo encontramos tambieacuten en varios paiacuteses de

Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos presentar datos en

un solo sistema que es a su vez utilizado por varios organismos

regulatorios y al mismo tiempo los datos son tambieacuten transmitido a otro sistema

(principalmente de la aduana) mediante una interfaz interoperable

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

En este tipo de modelo el usuario puede presentar las declaraciones de manera

electroacutenica de varias autoridades para ser procesadas y aprobadas en una sola

aplicacioacuten que coordina todo el flujo de trabajo bajo una uacutenica transaccioacuten

Estos sistemas suelen basarse en procedimientos riacutegidos que deben ser cumplidos

para poder dar cumplimiento a todo el traacutemite existiendo una serie de pre-

identificaciones y pre-validaciones

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Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 33

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 12

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

En este punto cabe formular las siguientes cuestiones relativas al oxiacutemoron

ldquoMuacuteltiples Ventanillas Uacutenicasrdquo

iquestDeberiacutea existir soacutelo una Ventanilla Uacutenica

iquestPodriacutean existir muacuteltiples soluciones de Ventanilla Uacutenica para distintos

sectores que ofrezcan soporte al comercio internacional (mariacutetimo

portuario transporte comercio aduana bancoshellip)

iquestCoacutemo deberiacutean interactuar esas muacuteltiples Ventanillas Uacutenicas

iquestPodriacutea dividirse la responsabilidad de suministro del concepto de Ventanilla

Uacutenica en distintas partes y suministrar cada una de ellas por diferentes

organizaciones mediante sistemas basados en tecnologiacuteas de la informacioacuten

iquestEl concepto de Ventanilla Uacutenica estaacute asociado exclusivamente a un uacutenico

sistema automatizado operado por una sola entidad o a una coleccioacuten de

sistemas interoperables e interconectados operados por distintas entidades

iquestDeberiacutea existir una uacutenica entidad que orquestase y coordinase el desarrollo

del concepto de Ventanilla Uacutenica o de Muacuteltiples Ventanillas Uacutenicas

iquestDeberiacutean retirarse los sistemas existentes utilizados por las distintas

agencias en beneficio de un nuevo uacutenico sistema que incorpore todas las

funcionalidades o deberiacutean mantenerse y preservarse los sistemas e

inversiones existentes

iquestCoacutemo se deberiacutean establecer y delimitar los alcances de las Ventanillas

Uacutenicas y de los sistemas corporativos de cada una de las instituciones

Es muy probable que existan tantas respuestas a estas preguntas como alumnos

participen en este curso Esto es debido a que el concepto de Ventanilla Uacutenica

puede manifestarse mediante distintas aproximaciones que dependeraacuten en gran

medida del contexto socio-poliacutetico y de la complejidad del entorno Bajo esta

situacioacuten resulta criacutetico partir de un concepto y de una base de definicioacuten de

Ventanilla Uacutenica lo suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las

distintas iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un entorno

concreto Esta base permitiraacute dotar al alumno de una apertura de miras suficiente

como para poder comprender las distintas iniciativas de Ventanillas Uacutenicas que

estaacuten apareciendo tanto en la regioacuten como a nivel mundial

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oxiacutemoron13(Del gr ὀξύμωρον)131 m Ret Combinacioacuten en una misma estructura sintaacutectica de dos palabras o expresiones de significado opuesto que originan un nuevo sentido p ej un silencio atronador13
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Dependiendo del contexto en el que se presenta la Ventanilla Uacutenica cabe distinguir

las Ventanillas Uacutenicas Nacionales cuyo objetivo es coordinar la colaboracioacuten entre

los distintos organismos puacuteblicos de un paiacutes mientras que tambieacuten nos podemos

encontrar con Ventanillas Uacutenicas regionales o internacionales cuyo objetivo es

coordinar la colaboracioacuten entre agencias de distintos paiacuteses de tal forma que los

datos que se originan en un paiacutes pueden ser utilizados en otro paiacutes sin que se

requiera la presentacioacuten de los mismos por parte de los operadores econoacutemicos y

de transporte al efectuarse estas comunicaciones de gobierno a gobierno entre

distintos paiacuteses Ejemplos de Ventanillas Uacutenicas regionales los podriacuteamos encontrar

en servicios de reconocimiento mutuo de certificados de origen electroacutenicos cuyos

datos se consultan desde el paiacutes de destino al paiacutes de origen o en el Traacutensito

Internacional de Mercanciacuteas donde los datos de la declaracioacuten de traacutensito se crean

en el paiacutes de inicio y son utilizados y actualizados en los distintos paiacuteses de paso y

en el paiacutes de destino final del traacutensito

23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente

El concepto de Ventanilla Uacutenica no es simplemente el de un portal o servicio

que conecta al usuario con varias agencias gubernamentales El valor

antildeadido de este concepto es que provee al usuario de una solucioacuten integrada

para sus transacciones comerciales

La caracteriacutestica fundamental del concepto de Ventanilla Uacutenica reside en que

incluye la idea de presentar la informacioacuten una sola vez (ldquoone time

submissionrdquo) evitando duplicidades y la presentacioacuten repetida de la misma

informacioacuten

ldquoOne time submissionrdquo quiere decir que no es necesario que se introduzca la

misma informacioacuten por parte del mismo operador en diferentes agencias

gubernamentales Sin embargo no implica que la entrega de todo el volumen de

informacioacuten se realice en una uacutenica transmisioacuten ni exime a otros operadores a

presentar tambieacuten informacioacuten sobre las operaciones Asiacute la informacioacuten puede ser

enviada en muacuteltiples transmisiones y por distintos operadores permitiendo a los

agentes ir completando la informacioacuten a medida que van teniendo lugar los

procesos logiacutesticos completando cada uno de los estados necesarios para el

despacho y control de las operaciones de transporte y las mercanciacuteas

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Esta caracteriacutestica no podriacutea conseguirse sin una estandarizacioacuten y armonizacioacuten de

los datos y de la documentacioacuten Un aspecto fundamental en la transmisioacuten

electroacutenica de informacioacuten entre el usuario y las agencias gubernamentales y entre

siacute es que se trata de un acto importante orientado al cumplimiento de la

legislacioacuten

Asiacute a la informacioacuten presentada se la denomina declaracioacuten y debe dotarse de

suficientes garantiacuteas al hecho de la presentacioacuten de la documentacioacuten por medios

electroacutenicos que aseguren la integridad autoriacutea y no repudio del traacutemite

electroacutenico Para este fin el uso de teacutecnicas avanzadas de identificacioacuten y firma

electroacutenica de datos electroacutenicos puede ofrecer un nivel equivalente o incluso

superior de aseguramiento de las funciones de identificacioacuten autenticidad

integridad y no repudio del que se dispone hoy en diacutea con los documentos en papel

Los usuarios introducen la informacioacuten requerida por las Agencias

(responsabilizaacutendose de su legalidad) a traveacutes de las Ventanillas Uacutenicas que a su

vez incluye flujos de informacioacuten cuyo origen son las Agencias lo que implica que la

respuesta de las Agencias esteacute armonizada y coordinada Por tanto es necesario

evitar flujos de informacioacuten redundantes en las Agencias y los usuarios y viceversa

de manera que se utilice el verdadero potencial de las Ventanillas Uacutenicas

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En resumen la caracteriacutestica de ldquoOne time submissionrdquo se basa en los siguientes

principios

Incremento gradual de la entrada de datos Es la posibilidad de ir

asociando datos introducidos paulatina e individualmente como parte del entorno

inteligente de las Ventanillas Uacutenicas

Declaraciones armonizadas En un entorno de Ventanillas Uacutenicas cada

uno de los actores no estaacute obligado a introducir los mismos datos repetidamente

para diferentes agencias

Se comparte la informacioacuten entre las agencias Es posible compartir la

informacioacuten o dividirla para que cada una de las agencias pueda llevar a cabo sus

correspondientes controles

Respuesta armonizada entre agencias Cada Agencia procesa su

respuesta de manera independiente pero la Ventanilla Uacutenica deberaacute dar una

respuesta uacutenica y armonizada al usuario

24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

Las Ventanillas Uacutenicas se fundamentan en el intercambio de documentacioacuten y en la

creacioacuten de procesos de negocio soportados por las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten

y los avances en el comercio electroacutenico La Ventanilla Uacutenica puede ser vista como

una empresa virtual conformada por distintas agencias que proporcionan un

aspecto uacutenico y homogeacuteneo hacia el cliente Aunque el entorno de las Ventanillas

Uacutenicas es claramente diferente del efiacutemero caraacutecter de las empresas virtuales

donde distintas compantildeiacuteas dan servicios a los clientes a traveacutes de una sola viacutea de

entrada hay algunas similitudes que pueden ayudar a comprender el entorno de

las Ventanillas Uacutenicas

El concepto de ldquoempresa virtualrdquo emerge de las interconexiones electroacutenicas

que resultan para poder ofrecer servicios a traveacutes de una interfaz

electroacutenica de un portal web y una red de organizaciones y entidades

colaboradoras

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Compras por internet reserva de billetes aeacutereos o la reserva de hoteles son

algunos ejemplos de comercio electroacutenico En todos estos casos el portal a traveacutes

del cual el cliente realiza las gestiones no tiene siquiera por queacute pertenecer

directamente a alguna de las empresas que proveen los servicios

ldquoOne-stop-shopsrdquo como es el caso de portales web dan soporte comercial a la

transaccioacuten de la empresa virtual manejan los datos de entrada y los de salida y

organiza todos los procesos asociados con el intercambio de informacioacuten

Normalmente una transaccioacuten on-line involucra a muchas compantildeiacuteas y los sistemas

de informacioacuten de cada una Sin embargo estas transacciones comerciales se

llevan a cabo en tan solo segundos dada la coordinacioacuten existente de los procesos

de negocio de cada una de las partes llevaacutendose a cabo de una manera

secuenciada por medio de mensajes electroacutenicos estandarizados

No obstante los portales web son solo una parte de la historia La complejidad y

transacciones reales tienen lugar entre los sistemas TI y los distintos organismos

participantes

En un entorno de Ventanilla Uacutenica los comerciantes en una transaccioacuten

internacional obtienen una visioacuten simplificada transparente a la complejidad

relacionada con las transacciones cuidadosamente orquestadas y sincronizadas

entre las distintas agencias de gobierno instituciones financieras transportistas

operadores logiacutesticos despachantes de aduanas operadores de terminales e

infraestructuras intermodales autoridades portuarias etc

Dentro de la complejidad de una transaccioacuten internacional podemos encontrar

intercambios de informacioacuten entre los operadores privados ldquoB2Brdquo (business-to-

business) entre los operadores privados y el gobiernos ldquoB2Grdquo (business-to-

government) y entre las propias agencias y entidades gubernamentales ldquoG2Grdquo

(government-to-government) Para completar el ciclo surgen tambieacuten los

intercambios de informacioacuten entre el gobierno y los operadores privados

(government-to-business) que pueden reportar beneficios sin precedentes en las

operaciones de comercio exterior al proporcionar de forma proactiva las entidades

gubernamentales la informacioacuten requerida para una mejor planificacioacuten y ejecucioacuten

logiacutestica

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Dentro de las entidades gubernamentales tal y como se muestra en la figura

siguiente se pueden distinguir los organismos reguladores y de control del

comercio exterior la aduana y las entidades de gestioacuten de infraestructuras

puacuteblicas

Todas estas entidades gubernamentales deben colaborar entre siacute con el objeto de

crear un entorno eficiente de Ventanilla Uacutenica tal y como se describe en el capiacutetulo

siguiente

Cross Border Regulatory Agenciesrsquo Systems

Customs Management System

Logistics and Transport Management and Collaboration Systems

Public Infrastructure Management Systems

Single Windows

One-stop-shops

Ilustracioacuten 1 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

25 Resumen del Capiacutetulo

El Capiacutetulo dos puede resumirse en las siguientes ideas principales

En el presente capiacutetulo se han presentado dos definiciones sobre el concepto

de Ventanilla Uacutenica aportadas por dos organismos internacionales el Centro

de Facilitacioacuten de Comercio y Comercio Electroacutenico de las Naciones Unidas

(UNCEFACT) y la Organizacioacuten Mundial de Aduanas (OMA) ambas

definiciones son complementarias y desde diferentes puntos de vista uno

maacutes teacutecnico y otro maacutes organizativo y metodoloacutegico

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Es importante tener presente que el concepto de Ventanillas Uacutenicas no es

exclusivo de Comercio Exterior Y que la propuesta de implementacioacuten de

Ventanillas Uacutenicas puede partir de diferentes sectores (mariacutetimo comercio

transporte Aduana) por lo que podemos encontrarnos con diferentes

Ventanillas Uacutenicas que deben ser complementarias y en cualquier caso estar

interrelacionadas entre siacute

El entorno de Ventanilla Uacutenica puede manifestarse mediante distintas

aproximaciones que dependeraacuten en gran medida del contexto socio-poliacutetico

y de la complejidad del entorno Bajo esta situacioacuten resulta criacutetico partir de

un concepto y de una base de definicioacuten de Ventanilla Uacutenica lo

suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las distintas

iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un

entorno concreto

Un gran valor antildeadido del concepto Ventanilla Uacutenica es que aporta

soluciones integradas a los usuarios y una caracteriacutestica fundamental reside

en la idea ldquoone time submissionrdquo (presentar la informacioacuten una sola)

Por uacuteltimo se ha presentado la Ventanilla Uacutenica como concepto de empresa

virtual que puede ayudar a comprender el entorno y las relaciones de las

Ventanillas Uacutenicas

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3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La OMA considera el concepto de VU como un componente de la Gestioacuten

Coordinada de Fronteras teacutermino que utiliza para describir los esfuerzos globales

para racionalizar y facilitar los procedimientos y sistemas de gestioacuten de fronteras

El desarrollo de sistemas automatizados de gestioacuten dentro de las administraciones

aduaneras y las agencias reguladoras y de proteccioacuten en fronteras es un aspecto

clave para la adopcioacuten de medidas facilitadoras ofreciendo al mismo tiempo

mejoras sustanciales en los objetivos perseguidos sobre funciones recaudatorias

proteccioacuten social y fomento del comercio No obstante estos importantes

desarrollos no son solo efecto de la introduccioacuten de nuevas tecnologiacuteas y en

particular de tecnologiacuteas de la informacioacuten y comunicaciones sino tambieacuten de la

adopcioacuten de nuevas filosofiacuteas y arquitecturas de gestioacuten y gobernanza que han

proporcionado mayores grados de eficiencia y eficacia en las praacutecticas de comercio

internacional

El entorno de Ventanilla Uacutenica debe aplicarse para facilitar los complejos

procesos que regulan el movimiento de mercanciacuteas medios de transporte

y personas a traveacutes de las fronteras de los paiacuteses Tradicionalmente en Ameacuterica

Latina y Caribe (ALC) estas Ventanillas Uacutenicas son conocidas como VUCE o

Ventanillas Uacutenicas de Comercio Exterior y ofrecen la visioacuten de un interfaz

simplificado entre los operadores econoacutemicos y las agencias de gobierno que

regulan las fronteras para dar una respuesta a los problemas inherentes relativos a

las costosas ineficiencias falta de coordinacioacuten entre agencias y procedimientos

administrativos y documentacioacuten poco transparentes y que se derivan en una lenta

y compleja burocracia

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iquestPor queacute se habla de entorno de Ventanillas Uacutenicas

Se denomina entorno porque normalmente las implementaciones de Ventanillas

Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones independientes unidas por un interfaz

mutuo y la adopcioacuten de procesos de negocio colectivos Este entorno se

compone del espacio compartido de cada una de las Agencias individuales y cada

uno de sus mandatos o roles regulaciones procesos de negocio y sistemas

automatizados

En este sentido construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas es un proceso

particularmente complejo y necesita una gran labor de armonizacioacuten de objetivos

de cada uno de los actores que ademaacutes conllevaraacute muchos cambios respecto al

funcionamiento actual Para este cambio la OMA define tres fases en el desarrollo

de un entorno de Ventanilla Uacutenica

Concepto de Ventanilla Uacutenica Se trata de una primera fase exploratoria en

la que se sientan las bases para el desarrollo de las fases posteriores en las

que se busca una convergencia poliacutetica un alineamiento estrateacutegico

contando con una colaboracioacuten de todos los participantes

Iniciativa de Ventanilla Uacutenica Esta fase se inicia cuando exista una

aceptacioacuten formal del concepto de Ventanilla Uacutenica dando lugar a un

mandato poliacutetico a una estructura de gobierno una gestioacuten de programa y

una formulacioacuten de proyectos

Entorno de Ventanilla Uacutenica En esta fase se van ejecutando gradualmente

los proyectos que conformaraacuten los servicios de Ventanilla Uacutenica debieacutendose

incorporar medidas que permitan la gestioacuten del cambio y del desempentildeo

En realidad la fase de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas en algunos casos

puede durar varios antildeos Cada fase y sub-fase se va construyendo a partir de lo

que se va aprendiendo en la anterior para conseguir progresivamente una

simplificacioacuten del comercio en el cual el entorno objetivo no debe ser el resultado

de proyectos individuales

Asiacute la OMA habla de ldquoconstruirrdquo una Ventanilla Uacutenica en lugar de ldquodesarrollarrdquo ya

que al igual que en el caso de un edificio las Ventanillas Uacutenicas necesitan un

disentildeo que refleje sus verdaderas necesidades necesita ser construido usando

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entorno13(De en- y torno)131 m Ambiente lo que rodea132 m Inform Conjunto de condiciones extriacutensecas que necesita un sistema informaacutetico para funcionar como el tipo de programacioacuten de proceso las caracteriacutesticas de las maacutequinas que lo componen etc133 m Mat Conjunto de puntos vecinos a otro134 m Ar Pliegue que se hace a la ropa en el borde
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todas las habilidades de la ingenieriacutea y una vez que se ha probado y se certifica que

la instalacioacuten funciona conforme a los requerimientos se pone en servicio Al igual

que un edificio es la sede para un estilo de vida las Ventanillas Uacutenicas son la sede

de procesos de negocio y proveen una coleccioacuten de servicios interrelacionados Al

igual que los proyectos de construccioacuten las Ventanillas Uacutenicas en algunas

ocasiones necesitaraacuten desmantelar algunos de los edificios existentes o renovar

algunas de las estructuras actuales

No existe un uacutenico modo de construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas se

pueden encontrar diferentes soluciones por todo el mundo y resulta importante

poder entender cuaacuteles son las similitudes y las diferencias de cada una de esas

soluciones No obstante un aspecto comuacuten que debe orientar la construccioacuten de

Ventanillas Uacutenicas es que se deben siempre de disentildear de manera que respondan a

las verdaderas necesidades tanto del comercio como del gobierno de forma

integrada

Hoy en diacutea los avances en la interoperabilidad de los Sistemas de Informacioacuten y la

arquitectura de las Tecnologiacuteas de Informacioacuten han introducido nuevos paradigmas

que ayudan a comprender como las organizaciones pueden colaborar Gracias a

estos avances las agencias pueden colaborar entre ellas y con el sector privado

Desde que las Naciones Unidas publicoacute su recomendacioacuten 33 se ha impulsado el

disentildeo de nuevos modelos de colaboracioacuten

31 Port Community Systems

En muchas ocasiones se identifica que existe una gran confusioacuten entre una

Ventanilla Uacutenica y un sistema colaborativo logiacutestico o de transporte como es el

caso de los sistemas de comunidad portuaria o de carga conocidos tambieacuten como

Port Community System (PCS) o Cargo Community System (CCS)

Un PCS (Port Community System) se puede definir como un sistema informaacutetico

para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo principal objetivo es

servir a los intereses de las distintas empresas y entidades relacionadas con las

actividades logiacutestico-portuarias el transporte y el comercio internacional

En un sistema de comunidad portuaria confluyen todos los actores ligados a las

operaciones de buques y mercanciacuteas en el puerto operadores de terminales

operadores de transporte (mariacutetimooceaacutenico rodado y ferroviario) transitarios o

freight forwarders aduanas organismos de inspeccioacuten almacenes autoridades

portuarias y autoridades mariacutetimas

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La asociacioacuten europea de PCS (EPCSA) define el concepto de PCS como una

plataforma electroacutenica abierta y neutral que facilita el intercambio de informacioacuten

seguro e inteligente entre operadores privados y entidades puacuteblicas con el objeto

de mejorar la posicioacuten competitiva de las comunidades portuarias y aeroportuarias

Un PCS permite optimizar los distintos sistemas utilizados por los distintos

intervinientes en el puerto automatizando procesos logiacutesticos y portuarios

mediante un uacutenico enviacuteo de datos que es utilizado por el conjunto de procesos que

conforman la cadena logiacutestica y de transporte

La existencia de un PCS en un puerto surge esencialmente de la necesidad de

maximizar la eficiencia en el uso de las infraestructuras y operaciones y de

gestionar la complejidad inherente en las actividades portuarias especialmente en

el transporte de mercanciacuteas en contenedor El crecimiento del traacutefico de

contenedores se traduce en un incremento del volumen de trabajo requerido para

la planificacioacuten ordenacioacuten ejecucioacuten y seguimiento de las operaciones de forma

eficiente En este contexto los procedimientos y praacutecticas manuales empiezan a

percibirse inadecuados y necesitan ser reemplazados por otros meacutetodos en los que

las soluciones tecnoloacutegicas juegan un papel clave en la identificacioacuten de aacutereas de

mejora

La existencia de una Ventanilla Uacutenica portuaria no estaacute condicionada a la existencia

de un port community system Podemos encontrar puertos en los que no existe un

sistema de comunidad portuaria pero existe un uacutenico punto de entrada para la

presentacioacuten de declaraciones mediante una Ventanilla Uacutenica De forma opuesta

podemos encontrar puertos en los que existe un sistema de comunidad portuaria

pero no existe una coordinacioacuten de las distintas agencias gubernamentales que dan

lugar a una Ventanilla Uacutenica Asimismo existe una diferencia fundamental entre

una Ventanilla Uacutenica y un PCS una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance

nacional y por lo tanto debe poder ser aplicable en todo el paiacutes y en todos los

puertos mientras que un PCS tiene un alcance maacutes local limitado a un puerto

No obstante la combinacioacuten de ventanillas uacutenicas y PCS puede capacitar el

suministro de servicios de alto valor antildeadido en un puerto asociados con la

planificacioacuten ejecucioacuten y control de las operaciones a toda la comunidad portuaria

y redundando en un mayor aprovechamiento de sus infraestructuras En este

escenario el sistema de comunidad portuaria actuacutea como canal de entrada a la

Ventanilla Uacutenica

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La combinacioacuten de ambos sistemas la Ventanilla Uacutenica con los sistemas PCS

permiten ofrecer soluciones que mejoran significativamente los controles por parte

de los organismos puacuteblicos pero al mismo tiempo simplifican y mejoran los

procedimientos existentes en el comercio exterior consiguiendo substanciales

ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en los puertos Para

llevar a cabo estas mejoras es necesario por un lado la combinacioacuten de las

autorizaciones emitidas por los distintos organismos puacuteblicos para poder ejecutar

las operaciones autorizaciones que deben estar basadas en un anaacutelisis anticipado

de la informacioacuten y de los riesgos y que deben enlazarse con la informacioacuten y

seguimiento de estas operaciones Esta potente combinacioacuten facilita la verdadera

consecucioacuten de un puerto sin papeles creando por ejemplo procedimientos de

liberacioacuten sin papeles de mercanciacuteas y de buques

33 Resumen del Capiacutetulo

Este tercer Capiacutetulo puede resumirse en las siguientes ideas

Se habla de entornos de Ventanillas Uacutenicas porque normalmente las

implementaciones de Ventanillas Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones

independientes unidas por un interfaz mutuo y la adopcioacuten de procesos de

negocio colectivos Este entorno se compone del espacio compartido de cada

una de las Agencias individuales y cada uno de sus mandatos o roles

regulaciones procesos de negocio y sistemas automatizados

Para el desarrollo de entornos de Ventanillas Uacutenicas la OMA define tres

fases Concepto de ventanilla Uacutenica iniciativa de Ventanilla Uacutenica y Entorno

de Ventanilla Uacutenica Aunque hay que tener en cuenta que no existe un uacutenico

modo de construir dicho entorno por lo que sepueden encontrar diferentes

soluciones por todo el mundo

Se ha identificado el concepto de Port Community System y Cargo

Community System dado que en ocasiones se produce confusioacuten entre

estos teacuterminos y el de Ventanilla Uacutenica PCS se ha definido como un sistema

informaacutetico para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo

principal objetivo es servir a los intereses de las distintas empresas y

entidades relacionadas con las actividades logiacutestico-portuarias el transporte

y el comercio internacional Una diferencia fundamental entre PCS y VU es

que una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance nacional y por tanto ser

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aplicable a todos los puertos mientras que un PCS tiene un alcance local maacutes

limitado a un puerto Aunque como se ha mencionado la combinacioacuten de

ambos sistemas permiten ofrecer soluciones maacutes eficientes consiguiendo

substanciales ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en

los puertos

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4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA

41 Introduccioacuten

Antes de considerar los diferentes modelos de Ventanillas Uacutenicas es importante

sentildealar

Aunque existen muchas praacutecticas y relaciones comerciales que son comunes

a todos los paiacuteses cada paiacutes puede tener tambieacuten sus requerimientos y

condiciones particulares que determinaraacuten la eleccioacuten oacuteptima del

modelo de Ventanilla Uacutenica

El aspecto crucial en la implantacioacuten de una Ventanilla Uacutenica reside en una

estrecha cooperacioacuten de todas las entidades puacuteblicas

gubernamentales involucradas

Una Ventanilla Uacutenica no siempre implica el uso de sistemas TIC

avanzados de uacuteltima generacioacuten sino que se puede facilitar en gran medida

el comercio mediante la definicioacuten apropiada de procedimientos

administrativos integrados apoyados por sistemas TIC existentes

Aunque existen diferentes aproximaciones posibles para el establecimiento de

Ventanillas Uacutenicas existen tres modelos baacutesicos que han sido identificados en la

Recomendacioacuten Nordm 33 de la UNCEFACT

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Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica

En el primer modelo una uacutenica Autoridad recibe toda la informacioacuten bien en

formato papel o bien en formato electroacutenico y la distribuye al resto de autoridades

gubernamentales pertinentes facilitando la operacioacuten de comercio

Este ha sido por ejemplo el modelo seguido por las administraciones

espantildeolas para la presentacioacuten de manifiestos de carga y descarga de

forma electroacutenica por parte de los operadores mariacutetimos en las que la

Autoridad Portuaria actuacutea como Ventanilla Uacutenica ante la Aduana

Papel

Ventanilla Uacutenica

Autoridad 2

Operador comercial(incluye al transportista)

Electroacutenico

Autoridad Uacutenica

Autoridad 3

Autoridad 4

Autoridad 5

Ilustracioacuten 2 Modelo de Autoridad Uacutenica

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Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado

Se utiliza un uacutenico sistema de informacioacuten (puacuteblico o privado) creado a tal efecto

para la recepcioacuten diseminacioacuten (y almacenamiento) y gestioacuten de la informacioacuten

relacionada con el comercio y el transporte

Existen diferentes posibilidades dentro de este tipo de modelo

Sistema centralizado (ldquoIntegrated Systemrdquo) en el que los datos son

procesados a traveacutes de un uacutenico sistema utilizado por todos los organismos

involucrados

Este tipo de sistema lo podemos encontrar por ejemplo en varios

paiacuteses de Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos

presentar datos en un solo sistema que es a su vez utilizado por los

distintos organismos regulatorios

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema centralizado

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Ilustracioacuten 3 Modelo Centralizado de Ventanilla Uacutenica

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Sistema distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) mediante el cual la informacioacuten es

distribuida a los organismos puacuteblicos involucrados mediante interfaces

interoperables quienes a su vez integran esta informacioacuten y la procesan

Este tipo de sistema ha sido establecido por ejemplo en Estados Unidos y

permite a los operadores econoacutemicos presentar datos estandarizados una

uacutenica vez y el sistema procesa y distribuye los datos a las otras agencias

interesadas en la transaccioacuten

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema distribuido

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Ilustracioacuten 4 Modelo Distribuido de Ventanilla Uacutenica

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Combinacioacuten de los sistemas centralizados y distribuidos descritos anteriormente

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema mixto

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Aplicacionesdel sistema mixto

Ilustracioacuten 5 Modelo Mixto de Ventanilla Uacutenica

Este tipo de sistema lo encontramos tambieacuten en varios paiacuteses de

Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos presentar datos en

un solo sistema que es a su vez utilizado por varios organismos

regulatorios y al mismo tiempo los datos son tambieacuten transmitido a otro sistema

(principalmente de la aduana) mediante una interfaz interoperable

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

En este tipo de modelo el usuario puede presentar las declaraciones de manera

electroacutenica de varias autoridades para ser procesadas y aprobadas en una sola

aplicacioacuten que coordina todo el flujo de trabajo bajo una uacutenica transaccioacuten

Estos sistemas suelen basarse en procedimientos riacutegidos que deben ser cumplidos

para poder dar cumplimiento a todo el traacutemite existiendo una serie de pre-

identificaciones y pre-validaciones

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Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

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Dependiendo del contexto en el que se presenta la Ventanilla Uacutenica cabe distinguir

las Ventanillas Uacutenicas Nacionales cuyo objetivo es coordinar la colaboracioacuten entre

los distintos organismos puacuteblicos de un paiacutes mientras que tambieacuten nos podemos

encontrar con Ventanillas Uacutenicas regionales o internacionales cuyo objetivo es

coordinar la colaboracioacuten entre agencias de distintos paiacuteses de tal forma que los

datos que se originan en un paiacutes pueden ser utilizados en otro paiacutes sin que se

requiera la presentacioacuten de los mismos por parte de los operadores econoacutemicos y

de transporte al efectuarse estas comunicaciones de gobierno a gobierno entre

distintos paiacuteses Ejemplos de Ventanillas Uacutenicas regionales los podriacuteamos encontrar

en servicios de reconocimiento mutuo de certificados de origen electroacutenicos cuyos

datos se consultan desde el paiacutes de destino al paiacutes de origen o en el Traacutensito

Internacional de Mercanciacuteas donde los datos de la declaracioacuten de traacutensito se crean

en el paiacutes de inicio y son utilizados y actualizados en los distintos paiacuteses de paso y

en el paiacutes de destino final del traacutensito

23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente

El concepto de Ventanilla Uacutenica no es simplemente el de un portal o servicio

que conecta al usuario con varias agencias gubernamentales El valor

antildeadido de este concepto es que provee al usuario de una solucioacuten integrada

para sus transacciones comerciales

La caracteriacutestica fundamental del concepto de Ventanilla Uacutenica reside en que

incluye la idea de presentar la informacioacuten una sola vez (ldquoone time

submissionrdquo) evitando duplicidades y la presentacioacuten repetida de la misma

informacioacuten

ldquoOne time submissionrdquo quiere decir que no es necesario que se introduzca la

misma informacioacuten por parte del mismo operador en diferentes agencias

gubernamentales Sin embargo no implica que la entrega de todo el volumen de

informacioacuten se realice en una uacutenica transmisioacuten ni exime a otros operadores a

presentar tambieacuten informacioacuten sobre las operaciones Asiacute la informacioacuten puede ser

enviada en muacuteltiples transmisiones y por distintos operadores permitiendo a los

agentes ir completando la informacioacuten a medida que van teniendo lugar los

procesos logiacutesticos completando cada uno de los estados necesarios para el

despacho y control de las operaciones de transporte y las mercanciacuteas

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Esta caracteriacutestica no podriacutea conseguirse sin una estandarizacioacuten y armonizacioacuten de

los datos y de la documentacioacuten Un aspecto fundamental en la transmisioacuten

electroacutenica de informacioacuten entre el usuario y las agencias gubernamentales y entre

siacute es que se trata de un acto importante orientado al cumplimiento de la

legislacioacuten

Asiacute a la informacioacuten presentada se la denomina declaracioacuten y debe dotarse de

suficientes garantiacuteas al hecho de la presentacioacuten de la documentacioacuten por medios

electroacutenicos que aseguren la integridad autoriacutea y no repudio del traacutemite

electroacutenico Para este fin el uso de teacutecnicas avanzadas de identificacioacuten y firma

electroacutenica de datos electroacutenicos puede ofrecer un nivel equivalente o incluso

superior de aseguramiento de las funciones de identificacioacuten autenticidad

integridad y no repudio del que se dispone hoy en diacutea con los documentos en papel

Los usuarios introducen la informacioacuten requerida por las Agencias

(responsabilizaacutendose de su legalidad) a traveacutes de las Ventanillas Uacutenicas que a su

vez incluye flujos de informacioacuten cuyo origen son las Agencias lo que implica que la

respuesta de las Agencias esteacute armonizada y coordinada Por tanto es necesario

evitar flujos de informacioacuten redundantes en las Agencias y los usuarios y viceversa

de manera que se utilice el verdadero potencial de las Ventanillas Uacutenicas

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En resumen la caracteriacutestica de ldquoOne time submissionrdquo se basa en los siguientes

principios

Incremento gradual de la entrada de datos Es la posibilidad de ir

asociando datos introducidos paulatina e individualmente como parte del entorno

inteligente de las Ventanillas Uacutenicas

Declaraciones armonizadas En un entorno de Ventanillas Uacutenicas cada

uno de los actores no estaacute obligado a introducir los mismos datos repetidamente

para diferentes agencias

Se comparte la informacioacuten entre las agencias Es posible compartir la

informacioacuten o dividirla para que cada una de las agencias pueda llevar a cabo sus

correspondientes controles

Respuesta armonizada entre agencias Cada Agencia procesa su

respuesta de manera independiente pero la Ventanilla Uacutenica deberaacute dar una

respuesta uacutenica y armonizada al usuario

24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

Las Ventanillas Uacutenicas se fundamentan en el intercambio de documentacioacuten y en la

creacioacuten de procesos de negocio soportados por las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten

y los avances en el comercio electroacutenico La Ventanilla Uacutenica puede ser vista como

una empresa virtual conformada por distintas agencias que proporcionan un

aspecto uacutenico y homogeacuteneo hacia el cliente Aunque el entorno de las Ventanillas

Uacutenicas es claramente diferente del efiacutemero caraacutecter de las empresas virtuales

donde distintas compantildeiacuteas dan servicios a los clientes a traveacutes de una sola viacutea de

entrada hay algunas similitudes que pueden ayudar a comprender el entorno de

las Ventanillas Uacutenicas

El concepto de ldquoempresa virtualrdquo emerge de las interconexiones electroacutenicas

que resultan para poder ofrecer servicios a traveacutes de una interfaz

electroacutenica de un portal web y una red de organizaciones y entidades

colaboradoras

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Compras por internet reserva de billetes aeacutereos o la reserva de hoteles son

algunos ejemplos de comercio electroacutenico En todos estos casos el portal a traveacutes

del cual el cliente realiza las gestiones no tiene siquiera por queacute pertenecer

directamente a alguna de las empresas que proveen los servicios

ldquoOne-stop-shopsrdquo como es el caso de portales web dan soporte comercial a la

transaccioacuten de la empresa virtual manejan los datos de entrada y los de salida y

organiza todos los procesos asociados con el intercambio de informacioacuten

Normalmente una transaccioacuten on-line involucra a muchas compantildeiacuteas y los sistemas

de informacioacuten de cada una Sin embargo estas transacciones comerciales se

llevan a cabo en tan solo segundos dada la coordinacioacuten existente de los procesos

de negocio de cada una de las partes llevaacutendose a cabo de una manera

secuenciada por medio de mensajes electroacutenicos estandarizados

No obstante los portales web son solo una parte de la historia La complejidad y

transacciones reales tienen lugar entre los sistemas TI y los distintos organismos

participantes

En un entorno de Ventanilla Uacutenica los comerciantes en una transaccioacuten

internacional obtienen una visioacuten simplificada transparente a la complejidad

relacionada con las transacciones cuidadosamente orquestadas y sincronizadas

entre las distintas agencias de gobierno instituciones financieras transportistas

operadores logiacutesticos despachantes de aduanas operadores de terminales e

infraestructuras intermodales autoridades portuarias etc

Dentro de la complejidad de una transaccioacuten internacional podemos encontrar

intercambios de informacioacuten entre los operadores privados ldquoB2Brdquo (business-to-

business) entre los operadores privados y el gobiernos ldquoB2Grdquo (business-to-

government) y entre las propias agencias y entidades gubernamentales ldquoG2Grdquo

(government-to-government) Para completar el ciclo surgen tambieacuten los

intercambios de informacioacuten entre el gobierno y los operadores privados

(government-to-business) que pueden reportar beneficios sin precedentes en las

operaciones de comercio exterior al proporcionar de forma proactiva las entidades

gubernamentales la informacioacuten requerida para una mejor planificacioacuten y ejecucioacuten

logiacutestica

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Dentro de las entidades gubernamentales tal y como se muestra en la figura

siguiente se pueden distinguir los organismos reguladores y de control del

comercio exterior la aduana y las entidades de gestioacuten de infraestructuras

puacuteblicas

Todas estas entidades gubernamentales deben colaborar entre siacute con el objeto de

crear un entorno eficiente de Ventanilla Uacutenica tal y como se describe en el capiacutetulo

siguiente

Cross Border Regulatory Agenciesrsquo Systems

Customs Management System

Logistics and Transport Management and Collaboration Systems

Public Infrastructure Management Systems

Single Windows

One-stop-shops

Ilustracioacuten 1 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

25 Resumen del Capiacutetulo

El Capiacutetulo dos puede resumirse en las siguientes ideas principales

En el presente capiacutetulo se han presentado dos definiciones sobre el concepto

de Ventanilla Uacutenica aportadas por dos organismos internacionales el Centro

de Facilitacioacuten de Comercio y Comercio Electroacutenico de las Naciones Unidas

(UNCEFACT) y la Organizacioacuten Mundial de Aduanas (OMA) ambas

definiciones son complementarias y desde diferentes puntos de vista uno

maacutes teacutecnico y otro maacutes organizativo y metodoloacutegico

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Es importante tener presente que el concepto de Ventanillas Uacutenicas no es

exclusivo de Comercio Exterior Y que la propuesta de implementacioacuten de

Ventanillas Uacutenicas puede partir de diferentes sectores (mariacutetimo comercio

transporte Aduana) por lo que podemos encontrarnos con diferentes

Ventanillas Uacutenicas que deben ser complementarias y en cualquier caso estar

interrelacionadas entre siacute

El entorno de Ventanilla Uacutenica puede manifestarse mediante distintas

aproximaciones que dependeraacuten en gran medida del contexto socio-poliacutetico

y de la complejidad del entorno Bajo esta situacioacuten resulta criacutetico partir de

un concepto y de una base de definicioacuten de Ventanilla Uacutenica lo

suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las distintas

iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un

entorno concreto

Un gran valor antildeadido del concepto Ventanilla Uacutenica es que aporta

soluciones integradas a los usuarios y una caracteriacutestica fundamental reside

en la idea ldquoone time submissionrdquo (presentar la informacioacuten una sola)

Por uacuteltimo se ha presentado la Ventanilla Uacutenica como concepto de empresa

virtual que puede ayudar a comprender el entorno y las relaciones de las

Ventanillas Uacutenicas

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3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La OMA considera el concepto de VU como un componente de la Gestioacuten

Coordinada de Fronteras teacutermino que utiliza para describir los esfuerzos globales

para racionalizar y facilitar los procedimientos y sistemas de gestioacuten de fronteras

El desarrollo de sistemas automatizados de gestioacuten dentro de las administraciones

aduaneras y las agencias reguladoras y de proteccioacuten en fronteras es un aspecto

clave para la adopcioacuten de medidas facilitadoras ofreciendo al mismo tiempo

mejoras sustanciales en los objetivos perseguidos sobre funciones recaudatorias

proteccioacuten social y fomento del comercio No obstante estos importantes

desarrollos no son solo efecto de la introduccioacuten de nuevas tecnologiacuteas y en

particular de tecnologiacuteas de la informacioacuten y comunicaciones sino tambieacuten de la

adopcioacuten de nuevas filosofiacuteas y arquitecturas de gestioacuten y gobernanza que han

proporcionado mayores grados de eficiencia y eficacia en las praacutecticas de comercio

internacional

El entorno de Ventanilla Uacutenica debe aplicarse para facilitar los complejos

procesos que regulan el movimiento de mercanciacuteas medios de transporte

y personas a traveacutes de las fronteras de los paiacuteses Tradicionalmente en Ameacuterica

Latina y Caribe (ALC) estas Ventanillas Uacutenicas son conocidas como VUCE o

Ventanillas Uacutenicas de Comercio Exterior y ofrecen la visioacuten de un interfaz

simplificado entre los operadores econoacutemicos y las agencias de gobierno que

regulan las fronteras para dar una respuesta a los problemas inherentes relativos a

las costosas ineficiencias falta de coordinacioacuten entre agencias y procedimientos

administrativos y documentacioacuten poco transparentes y que se derivan en una lenta

y compleja burocracia

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iquestPor queacute se habla de entorno de Ventanillas Uacutenicas

Se denomina entorno porque normalmente las implementaciones de Ventanillas

Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones independientes unidas por un interfaz

mutuo y la adopcioacuten de procesos de negocio colectivos Este entorno se

compone del espacio compartido de cada una de las Agencias individuales y cada

uno de sus mandatos o roles regulaciones procesos de negocio y sistemas

automatizados

En este sentido construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas es un proceso

particularmente complejo y necesita una gran labor de armonizacioacuten de objetivos

de cada uno de los actores que ademaacutes conllevaraacute muchos cambios respecto al

funcionamiento actual Para este cambio la OMA define tres fases en el desarrollo

de un entorno de Ventanilla Uacutenica

Concepto de Ventanilla Uacutenica Se trata de una primera fase exploratoria en

la que se sientan las bases para el desarrollo de las fases posteriores en las

que se busca una convergencia poliacutetica un alineamiento estrateacutegico

contando con una colaboracioacuten de todos los participantes

Iniciativa de Ventanilla Uacutenica Esta fase se inicia cuando exista una

aceptacioacuten formal del concepto de Ventanilla Uacutenica dando lugar a un

mandato poliacutetico a una estructura de gobierno una gestioacuten de programa y

una formulacioacuten de proyectos

Entorno de Ventanilla Uacutenica En esta fase se van ejecutando gradualmente

los proyectos que conformaraacuten los servicios de Ventanilla Uacutenica debieacutendose

incorporar medidas que permitan la gestioacuten del cambio y del desempentildeo

En realidad la fase de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas en algunos casos

puede durar varios antildeos Cada fase y sub-fase se va construyendo a partir de lo

que se va aprendiendo en la anterior para conseguir progresivamente una

simplificacioacuten del comercio en el cual el entorno objetivo no debe ser el resultado

de proyectos individuales

Asiacute la OMA habla de ldquoconstruirrdquo una Ventanilla Uacutenica en lugar de ldquodesarrollarrdquo ya

que al igual que en el caso de un edificio las Ventanillas Uacutenicas necesitan un

disentildeo que refleje sus verdaderas necesidades necesita ser construido usando

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entorno13(De en- y torno)131 m Ambiente lo que rodea132 m Inform Conjunto de condiciones extriacutensecas que necesita un sistema informaacutetico para funcionar como el tipo de programacioacuten de proceso las caracteriacutesticas de las maacutequinas que lo componen etc133 m Mat Conjunto de puntos vecinos a otro134 m Ar Pliegue que se hace a la ropa en el borde
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todas las habilidades de la ingenieriacutea y una vez que se ha probado y se certifica que

la instalacioacuten funciona conforme a los requerimientos se pone en servicio Al igual

que un edificio es la sede para un estilo de vida las Ventanillas Uacutenicas son la sede

de procesos de negocio y proveen una coleccioacuten de servicios interrelacionados Al

igual que los proyectos de construccioacuten las Ventanillas Uacutenicas en algunas

ocasiones necesitaraacuten desmantelar algunos de los edificios existentes o renovar

algunas de las estructuras actuales

No existe un uacutenico modo de construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas se

pueden encontrar diferentes soluciones por todo el mundo y resulta importante

poder entender cuaacuteles son las similitudes y las diferencias de cada una de esas

soluciones No obstante un aspecto comuacuten que debe orientar la construccioacuten de

Ventanillas Uacutenicas es que se deben siempre de disentildear de manera que respondan a

las verdaderas necesidades tanto del comercio como del gobierno de forma

integrada

Hoy en diacutea los avances en la interoperabilidad de los Sistemas de Informacioacuten y la

arquitectura de las Tecnologiacuteas de Informacioacuten han introducido nuevos paradigmas

que ayudan a comprender como las organizaciones pueden colaborar Gracias a

estos avances las agencias pueden colaborar entre ellas y con el sector privado

Desde que las Naciones Unidas publicoacute su recomendacioacuten 33 se ha impulsado el

disentildeo de nuevos modelos de colaboracioacuten

31 Port Community Systems

En muchas ocasiones se identifica que existe una gran confusioacuten entre una

Ventanilla Uacutenica y un sistema colaborativo logiacutestico o de transporte como es el

caso de los sistemas de comunidad portuaria o de carga conocidos tambieacuten como

Port Community System (PCS) o Cargo Community System (CCS)

Un PCS (Port Community System) se puede definir como un sistema informaacutetico

para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo principal objetivo es

servir a los intereses de las distintas empresas y entidades relacionadas con las

actividades logiacutestico-portuarias el transporte y el comercio internacional

En un sistema de comunidad portuaria confluyen todos los actores ligados a las

operaciones de buques y mercanciacuteas en el puerto operadores de terminales

operadores de transporte (mariacutetimooceaacutenico rodado y ferroviario) transitarios o

freight forwarders aduanas organismos de inspeccioacuten almacenes autoridades

portuarias y autoridades mariacutetimas

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 22

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

La asociacioacuten europea de PCS (EPCSA) define el concepto de PCS como una

plataforma electroacutenica abierta y neutral que facilita el intercambio de informacioacuten

seguro e inteligente entre operadores privados y entidades puacuteblicas con el objeto

de mejorar la posicioacuten competitiva de las comunidades portuarias y aeroportuarias

Un PCS permite optimizar los distintos sistemas utilizados por los distintos

intervinientes en el puerto automatizando procesos logiacutesticos y portuarios

mediante un uacutenico enviacuteo de datos que es utilizado por el conjunto de procesos que

conforman la cadena logiacutestica y de transporte

La existencia de un PCS en un puerto surge esencialmente de la necesidad de

maximizar la eficiencia en el uso de las infraestructuras y operaciones y de

gestionar la complejidad inherente en las actividades portuarias especialmente en

el transporte de mercanciacuteas en contenedor El crecimiento del traacutefico de

contenedores se traduce en un incremento del volumen de trabajo requerido para

la planificacioacuten ordenacioacuten ejecucioacuten y seguimiento de las operaciones de forma

eficiente En este contexto los procedimientos y praacutecticas manuales empiezan a

percibirse inadecuados y necesitan ser reemplazados por otros meacutetodos en los que

las soluciones tecnoloacutegicas juegan un papel clave en la identificacioacuten de aacutereas de

mejora

La existencia de una Ventanilla Uacutenica portuaria no estaacute condicionada a la existencia

de un port community system Podemos encontrar puertos en los que no existe un

sistema de comunidad portuaria pero existe un uacutenico punto de entrada para la

presentacioacuten de declaraciones mediante una Ventanilla Uacutenica De forma opuesta

podemos encontrar puertos en los que existe un sistema de comunidad portuaria

pero no existe una coordinacioacuten de las distintas agencias gubernamentales que dan

lugar a una Ventanilla Uacutenica Asimismo existe una diferencia fundamental entre

una Ventanilla Uacutenica y un PCS una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance

nacional y por lo tanto debe poder ser aplicable en todo el paiacutes y en todos los

puertos mientras que un PCS tiene un alcance maacutes local limitado a un puerto

No obstante la combinacioacuten de ventanillas uacutenicas y PCS puede capacitar el

suministro de servicios de alto valor antildeadido en un puerto asociados con la

planificacioacuten ejecucioacuten y control de las operaciones a toda la comunidad portuaria

y redundando en un mayor aprovechamiento de sus infraestructuras En este

escenario el sistema de comunidad portuaria actuacutea como canal de entrada a la

Ventanilla Uacutenica

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La combinacioacuten de ambos sistemas la Ventanilla Uacutenica con los sistemas PCS

permiten ofrecer soluciones que mejoran significativamente los controles por parte

de los organismos puacuteblicos pero al mismo tiempo simplifican y mejoran los

procedimientos existentes en el comercio exterior consiguiendo substanciales

ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en los puertos Para

llevar a cabo estas mejoras es necesario por un lado la combinacioacuten de las

autorizaciones emitidas por los distintos organismos puacuteblicos para poder ejecutar

las operaciones autorizaciones que deben estar basadas en un anaacutelisis anticipado

de la informacioacuten y de los riesgos y que deben enlazarse con la informacioacuten y

seguimiento de estas operaciones Esta potente combinacioacuten facilita la verdadera

consecucioacuten de un puerto sin papeles creando por ejemplo procedimientos de

liberacioacuten sin papeles de mercanciacuteas y de buques

33 Resumen del Capiacutetulo

Este tercer Capiacutetulo puede resumirse en las siguientes ideas

Se habla de entornos de Ventanillas Uacutenicas porque normalmente las

implementaciones de Ventanillas Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones

independientes unidas por un interfaz mutuo y la adopcioacuten de procesos de

negocio colectivos Este entorno se compone del espacio compartido de cada

una de las Agencias individuales y cada uno de sus mandatos o roles

regulaciones procesos de negocio y sistemas automatizados

Para el desarrollo de entornos de Ventanillas Uacutenicas la OMA define tres

fases Concepto de ventanilla Uacutenica iniciativa de Ventanilla Uacutenica y Entorno

de Ventanilla Uacutenica Aunque hay que tener en cuenta que no existe un uacutenico

modo de construir dicho entorno por lo que sepueden encontrar diferentes

soluciones por todo el mundo

Se ha identificado el concepto de Port Community System y Cargo

Community System dado que en ocasiones se produce confusioacuten entre

estos teacuterminos y el de Ventanilla Uacutenica PCS se ha definido como un sistema

informaacutetico para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo

principal objetivo es servir a los intereses de las distintas empresas y

entidades relacionadas con las actividades logiacutestico-portuarias el transporte

y el comercio internacional Una diferencia fundamental entre PCS y VU es

que una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance nacional y por tanto ser

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

aplicable a todos los puertos mientras que un PCS tiene un alcance local maacutes

limitado a un puerto Aunque como se ha mencionado la combinacioacuten de

ambos sistemas permiten ofrecer soluciones maacutes eficientes consiguiendo

substanciales ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en

los puertos

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4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA

41 Introduccioacuten

Antes de considerar los diferentes modelos de Ventanillas Uacutenicas es importante

sentildealar

Aunque existen muchas praacutecticas y relaciones comerciales que son comunes

a todos los paiacuteses cada paiacutes puede tener tambieacuten sus requerimientos y

condiciones particulares que determinaraacuten la eleccioacuten oacuteptima del

modelo de Ventanilla Uacutenica

El aspecto crucial en la implantacioacuten de una Ventanilla Uacutenica reside en una

estrecha cooperacioacuten de todas las entidades puacuteblicas

gubernamentales involucradas

Una Ventanilla Uacutenica no siempre implica el uso de sistemas TIC

avanzados de uacuteltima generacioacuten sino que se puede facilitar en gran medida

el comercio mediante la definicioacuten apropiada de procedimientos

administrativos integrados apoyados por sistemas TIC existentes

Aunque existen diferentes aproximaciones posibles para el establecimiento de

Ventanillas Uacutenicas existen tres modelos baacutesicos que han sido identificados en la

Recomendacioacuten Nordm 33 de la UNCEFACT

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42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica

En el primer modelo una uacutenica Autoridad recibe toda la informacioacuten bien en

formato papel o bien en formato electroacutenico y la distribuye al resto de autoridades

gubernamentales pertinentes facilitando la operacioacuten de comercio

Este ha sido por ejemplo el modelo seguido por las administraciones

espantildeolas para la presentacioacuten de manifiestos de carga y descarga de

forma electroacutenica por parte de los operadores mariacutetimos en las que la

Autoridad Portuaria actuacutea como Ventanilla Uacutenica ante la Aduana

Papel

Ventanilla Uacutenica

Autoridad 2

Operador comercial(incluye al transportista)

Electroacutenico

Autoridad Uacutenica

Autoridad 3

Autoridad 4

Autoridad 5

Ilustracioacuten 2 Modelo de Autoridad Uacutenica

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Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado

Se utiliza un uacutenico sistema de informacioacuten (puacuteblico o privado) creado a tal efecto

para la recepcioacuten diseminacioacuten (y almacenamiento) y gestioacuten de la informacioacuten

relacionada con el comercio y el transporte

Existen diferentes posibilidades dentro de este tipo de modelo

Sistema centralizado (ldquoIntegrated Systemrdquo) en el que los datos son

procesados a traveacutes de un uacutenico sistema utilizado por todos los organismos

involucrados

Este tipo de sistema lo podemos encontrar por ejemplo en varios

paiacuteses de Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos

presentar datos en un solo sistema que es a su vez utilizado por los

distintos organismos regulatorios

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema centralizado

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Ilustracioacuten 3 Modelo Centralizado de Ventanilla Uacutenica

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Sistema distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) mediante el cual la informacioacuten es

distribuida a los organismos puacuteblicos involucrados mediante interfaces

interoperables quienes a su vez integran esta informacioacuten y la procesan

Este tipo de sistema ha sido establecido por ejemplo en Estados Unidos y

permite a los operadores econoacutemicos presentar datos estandarizados una

uacutenica vez y el sistema procesa y distribuye los datos a las otras agencias

interesadas en la transaccioacuten

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema distribuido

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Ilustracioacuten 4 Modelo Distribuido de Ventanilla Uacutenica

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Combinacioacuten de los sistemas centralizados y distribuidos descritos anteriormente

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema mixto

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Aplicacionesdel sistema mixto

Ilustracioacuten 5 Modelo Mixto de Ventanilla Uacutenica

Este tipo de sistema lo encontramos tambieacuten en varios paiacuteses de

Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos presentar datos en

un solo sistema que es a su vez utilizado por varios organismos

regulatorios y al mismo tiempo los datos son tambieacuten transmitido a otro sistema

(principalmente de la aduana) mediante una interfaz interoperable

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

En este tipo de modelo el usuario puede presentar las declaraciones de manera

electroacutenica de varias autoridades para ser procesadas y aprobadas en una sola

aplicacioacuten que coordina todo el flujo de trabajo bajo una uacutenica transaccioacuten

Estos sistemas suelen basarse en procedimientos riacutegidos que deben ser cumplidos

para poder dar cumplimiento a todo el traacutemite existiendo una serie de pre-

identificaciones y pre-validaciones

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Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 40

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

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Esta caracteriacutestica no podriacutea conseguirse sin una estandarizacioacuten y armonizacioacuten de

los datos y de la documentacioacuten Un aspecto fundamental en la transmisioacuten

electroacutenica de informacioacuten entre el usuario y las agencias gubernamentales y entre

siacute es que se trata de un acto importante orientado al cumplimiento de la

legislacioacuten

Asiacute a la informacioacuten presentada se la denomina declaracioacuten y debe dotarse de

suficientes garantiacuteas al hecho de la presentacioacuten de la documentacioacuten por medios

electroacutenicos que aseguren la integridad autoriacutea y no repudio del traacutemite

electroacutenico Para este fin el uso de teacutecnicas avanzadas de identificacioacuten y firma

electroacutenica de datos electroacutenicos puede ofrecer un nivel equivalente o incluso

superior de aseguramiento de las funciones de identificacioacuten autenticidad

integridad y no repudio del que se dispone hoy en diacutea con los documentos en papel

Los usuarios introducen la informacioacuten requerida por las Agencias

(responsabilizaacutendose de su legalidad) a traveacutes de las Ventanillas Uacutenicas que a su

vez incluye flujos de informacioacuten cuyo origen son las Agencias lo que implica que la

respuesta de las Agencias esteacute armonizada y coordinada Por tanto es necesario

evitar flujos de informacioacuten redundantes en las Agencias y los usuarios y viceversa

de manera que se utilice el verdadero potencial de las Ventanillas Uacutenicas

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En resumen la caracteriacutestica de ldquoOne time submissionrdquo se basa en los siguientes

principios

Incremento gradual de la entrada de datos Es la posibilidad de ir

asociando datos introducidos paulatina e individualmente como parte del entorno

inteligente de las Ventanillas Uacutenicas

Declaraciones armonizadas En un entorno de Ventanillas Uacutenicas cada

uno de los actores no estaacute obligado a introducir los mismos datos repetidamente

para diferentes agencias

Se comparte la informacioacuten entre las agencias Es posible compartir la

informacioacuten o dividirla para que cada una de las agencias pueda llevar a cabo sus

correspondientes controles

Respuesta armonizada entre agencias Cada Agencia procesa su

respuesta de manera independiente pero la Ventanilla Uacutenica deberaacute dar una

respuesta uacutenica y armonizada al usuario

24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

Las Ventanillas Uacutenicas se fundamentan en el intercambio de documentacioacuten y en la

creacioacuten de procesos de negocio soportados por las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten

y los avances en el comercio electroacutenico La Ventanilla Uacutenica puede ser vista como

una empresa virtual conformada por distintas agencias que proporcionan un

aspecto uacutenico y homogeacuteneo hacia el cliente Aunque el entorno de las Ventanillas

Uacutenicas es claramente diferente del efiacutemero caraacutecter de las empresas virtuales

donde distintas compantildeiacuteas dan servicios a los clientes a traveacutes de una sola viacutea de

entrada hay algunas similitudes que pueden ayudar a comprender el entorno de

las Ventanillas Uacutenicas

El concepto de ldquoempresa virtualrdquo emerge de las interconexiones electroacutenicas

que resultan para poder ofrecer servicios a traveacutes de una interfaz

electroacutenica de un portal web y una red de organizaciones y entidades

colaboradoras

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Compras por internet reserva de billetes aeacutereos o la reserva de hoteles son

algunos ejemplos de comercio electroacutenico En todos estos casos el portal a traveacutes

del cual el cliente realiza las gestiones no tiene siquiera por queacute pertenecer

directamente a alguna de las empresas que proveen los servicios

ldquoOne-stop-shopsrdquo como es el caso de portales web dan soporte comercial a la

transaccioacuten de la empresa virtual manejan los datos de entrada y los de salida y

organiza todos los procesos asociados con el intercambio de informacioacuten

Normalmente una transaccioacuten on-line involucra a muchas compantildeiacuteas y los sistemas

de informacioacuten de cada una Sin embargo estas transacciones comerciales se

llevan a cabo en tan solo segundos dada la coordinacioacuten existente de los procesos

de negocio de cada una de las partes llevaacutendose a cabo de una manera

secuenciada por medio de mensajes electroacutenicos estandarizados

No obstante los portales web son solo una parte de la historia La complejidad y

transacciones reales tienen lugar entre los sistemas TI y los distintos organismos

participantes

En un entorno de Ventanilla Uacutenica los comerciantes en una transaccioacuten

internacional obtienen una visioacuten simplificada transparente a la complejidad

relacionada con las transacciones cuidadosamente orquestadas y sincronizadas

entre las distintas agencias de gobierno instituciones financieras transportistas

operadores logiacutesticos despachantes de aduanas operadores de terminales e

infraestructuras intermodales autoridades portuarias etc

Dentro de la complejidad de una transaccioacuten internacional podemos encontrar

intercambios de informacioacuten entre los operadores privados ldquoB2Brdquo (business-to-

business) entre los operadores privados y el gobiernos ldquoB2Grdquo (business-to-

government) y entre las propias agencias y entidades gubernamentales ldquoG2Grdquo

(government-to-government) Para completar el ciclo surgen tambieacuten los

intercambios de informacioacuten entre el gobierno y los operadores privados

(government-to-business) que pueden reportar beneficios sin precedentes en las

operaciones de comercio exterior al proporcionar de forma proactiva las entidades

gubernamentales la informacioacuten requerida para una mejor planificacioacuten y ejecucioacuten

logiacutestica

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

Dentro de las entidades gubernamentales tal y como se muestra en la figura

siguiente se pueden distinguir los organismos reguladores y de control del

comercio exterior la aduana y las entidades de gestioacuten de infraestructuras

puacuteblicas

Todas estas entidades gubernamentales deben colaborar entre siacute con el objeto de

crear un entorno eficiente de Ventanilla Uacutenica tal y como se describe en el capiacutetulo

siguiente

Cross Border Regulatory Agenciesrsquo Systems

Customs Management System

Logistics and Transport Management and Collaboration Systems

Public Infrastructure Management Systems

Single Windows

One-stop-shops

Ilustracioacuten 1 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

25 Resumen del Capiacutetulo

El Capiacutetulo dos puede resumirse en las siguientes ideas principales

En el presente capiacutetulo se han presentado dos definiciones sobre el concepto

de Ventanilla Uacutenica aportadas por dos organismos internacionales el Centro

de Facilitacioacuten de Comercio y Comercio Electroacutenico de las Naciones Unidas

(UNCEFACT) y la Organizacioacuten Mundial de Aduanas (OMA) ambas

definiciones son complementarias y desde diferentes puntos de vista uno

maacutes teacutecnico y otro maacutes organizativo y metodoloacutegico

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 18

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Es importante tener presente que el concepto de Ventanillas Uacutenicas no es

exclusivo de Comercio Exterior Y que la propuesta de implementacioacuten de

Ventanillas Uacutenicas puede partir de diferentes sectores (mariacutetimo comercio

transporte Aduana) por lo que podemos encontrarnos con diferentes

Ventanillas Uacutenicas que deben ser complementarias y en cualquier caso estar

interrelacionadas entre siacute

El entorno de Ventanilla Uacutenica puede manifestarse mediante distintas

aproximaciones que dependeraacuten en gran medida del contexto socio-poliacutetico

y de la complejidad del entorno Bajo esta situacioacuten resulta criacutetico partir de

un concepto y de una base de definicioacuten de Ventanilla Uacutenica lo

suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las distintas

iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un

entorno concreto

Un gran valor antildeadido del concepto Ventanilla Uacutenica es que aporta

soluciones integradas a los usuarios y una caracteriacutestica fundamental reside

en la idea ldquoone time submissionrdquo (presentar la informacioacuten una sola)

Por uacuteltimo se ha presentado la Ventanilla Uacutenica como concepto de empresa

virtual que puede ayudar a comprender el entorno y las relaciones de las

Ventanillas Uacutenicas

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 19

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La OMA considera el concepto de VU como un componente de la Gestioacuten

Coordinada de Fronteras teacutermino que utiliza para describir los esfuerzos globales

para racionalizar y facilitar los procedimientos y sistemas de gestioacuten de fronteras

El desarrollo de sistemas automatizados de gestioacuten dentro de las administraciones

aduaneras y las agencias reguladoras y de proteccioacuten en fronteras es un aspecto

clave para la adopcioacuten de medidas facilitadoras ofreciendo al mismo tiempo

mejoras sustanciales en los objetivos perseguidos sobre funciones recaudatorias

proteccioacuten social y fomento del comercio No obstante estos importantes

desarrollos no son solo efecto de la introduccioacuten de nuevas tecnologiacuteas y en

particular de tecnologiacuteas de la informacioacuten y comunicaciones sino tambieacuten de la

adopcioacuten de nuevas filosofiacuteas y arquitecturas de gestioacuten y gobernanza que han

proporcionado mayores grados de eficiencia y eficacia en las praacutecticas de comercio

internacional

El entorno de Ventanilla Uacutenica debe aplicarse para facilitar los complejos

procesos que regulan el movimiento de mercanciacuteas medios de transporte

y personas a traveacutes de las fronteras de los paiacuteses Tradicionalmente en Ameacuterica

Latina y Caribe (ALC) estas Ventanillas Uacutenicas son conocidas como VUCE o

Ventanillas Uacutenicas de Comercio Exterior y ofrecen la visioacuten de un interfaz

simplificado entre los operadores econoacutemicos y las agencias de gobierno que

regulan las fronteras para dar una respuesta a los problemas inherentes relativos a

las costosas ineficiencias falta de coordinacioacuten entre agencias y procedimientos

administrativos y documentacioacuten poco transparentes y que se derivan en una lenta

y compleja burocracia

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 20

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

iquestPor queacute se habla de entorno de Ventanillas Uacutenicas

Se denomina entorno porque normalmente las implementaciones de Ventanillas

Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones independientes unidas por un interfaz

mutuo y la adopcioacuten de procesos de negocio colectivos Este entorno se

compone del espacio compartido de cada una de las Agencias individuales y cada

uno de sus mandatos o roles regulaciones procesos de negocio y sistemas

automatizados

En este sentido construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas es un proceso

particularmente complejo y necesita una gran labor de armonizacioacuten de objetivos

de cada uno de los actores que ademaacutes conllevaraacute muchos cambios respecto al

funcionamiento actual Para este cambio la OMA define tres fases en el desarrollo

de un entorno de Ventanilla Uacutenica

Concepto de Ventanilla Uacutenica Se trata de una primera fase exploratoria en

la que se sientan las bases para el desarrollo de las fases posteriores en las

que se busca una convergencia poliacutetica un alineamiento estrateacutegico

contando con una colaboracioacuten de todos los participantes

Iniciativa de Ventanilla Uacutenica Esta fase se inicia cuando exista una

aceptacioacuten formal del concepto de Ventanilla Uacutenica dando lugar a un

mandato poliacutetico a una estructura de gobierno una gestioacuten de programa y

una formulacioacuten de proyectos

Entorno de Ventanilla Uacutenica En esta fase se van ejecutando gradualmente

los proyectos que conformaraacuten los servicios de Ventanilla Uacutenica debieacutendose

incorporar medidas que permitan la gestioacuten del cambio y del desempentildeo

En realidad la fase de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas en algunos casos

puede durar varios antildeos Cada fase y sub-fase se va construyendo a partir de lo

que se va aprendiendo en la anterior para conseguir progresivamente una

simplificacioacuten del comercio en el cual el entorno objetivo no debe ser el resultado

de proyectos individuales

Asiacute la OMA habla de ldquoconstruirrdquo una Ventanilla Uacutenica en lugar de ldquodesarrollarrdquo ya

que al igual que en el caso de un edificio las Ventanillas Uacutenicas necesitan un

disentildeo que refleje sus verdaderas necesidades necesita ser construido usando

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entorno13(De en- y torno)131 m Ambiente lo que rodea132 m Inform Conjunto de condiciones extriacutensecas que necesita un sistema informaacutetico para funcionar como el tipo de programacioacuten de proceso las caracteriacutesticas de las maacutequinas que lo componen etc133 m Mat Conjunto de puntos vecinos a otro134 m Ar Pliegue que se hace a la ropa en el borde
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todas las habilidades de la ingenieriacutea y una vez que se ha probado y se certifica que

la instalacioacuten funciona conforme a los requerimientos se pone en servicio Al igual

que un edificio es la sede para un estilo de vida las Ventanillas Uacutenicas son la sede

de procesos de negocio y proveen una coleccioacuten de servicios interrelacionados Al

igual que los proyectos de construccioacuten las Ventanillas Uacutenicas en algunas

ocasiones necesitaraacuten desmantelar algunos de los edificios existentes o renovar

algunas de las estructuras actuales

No existe un uacutenico modo de construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas se

pueden encontrar diferentes soluciones por todo el mundo y resulta importante

poder entender cuaacuteles son las similitudes y las diferencias de cada una de esas

soluciones No obstante un aspecto comuacuten que debe orientar la construccioacuten de

Ventanillas Uacutenicas es que se deben siempre de disentildear de manera que respondan a

las verdaderas necesidades tanto del comercio como del gobierno de forma

integrada

Hoy en diacutea los avances en la interoperabilidad de los Sistemas de Informacioacuten y la

arquitectura de las Tecnologiacuteas de Informacioacuten han introducido nuevos paradigmas

que ayudan a comprender como las organizaciones pueden colaborar Gracias a

estos avances las agencias pueden colaborar entre ellas y con el sector privado

Desde que las Naciones Unidas publicoacute su recomendacioacuten 33 se ha impulsado el

disentildeo de nuevos modelos de colaboracioacuten

31 Port Community Systems

En muchas ocasiones se identifica que existe una gran confusioacuten entre una

Ventanilla Uacutenica y un sistema colaborativo logiacutestico o de transporte como es el

caso de los sistemas de comunidad portuaria o de carga conocidos tambieacuten como

Port Community System (PCS) o Cargo Community System (CCS)

Un PCS (Port Community System) se puede definir como un sistema informaacutetico

para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo principal objetivo es

servir a los intereses de las distintas empresas y entidades relacionadas con las

actividades logiacutestico-portuarias el transporte y el comercio internacional

En un sistema de comunidad portuaria confluyen todos los actores ligados a las

operaciones de buques y mercanciacuteas en el puerto operadores de terminales

operadores de transporte (mariacutetimooceaacutenico rodado y ferroviario) transitarios o

freight forwarders aduanas organismos de inspeccioacuten almacenes autoridades

portuarias y autoridades mariacutetimas

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La asociacioacuten europea de PCS (EPCSA) define el concepto de PCS como una

plataforma electroacutenica abierta y neutral que facilita el intercambio de informacioacuten

seguro e inteligente entre operadores privados y entidades puacuteblicas con el objeto

de mejorar la posicioacuten competitiva de las comunidades portuarias y aeroportuarias

Un PCS permite optimizar los distintos sistemas utilizados por los distintos

intervinientes en el puerto automatizando procesos logiacutesticos y portuarios

mediante un uacutenico enviacuteo de datos que es utilizado por el conjunto de procesos que

conforman la cadena logiacutestica y de transporte

La existencia de un PCS en un puerto surge esencialmente de la necesidad de

maximizar la eficiencia en el uso de las infraestructuras y operaciones y de

gestionar la complejidad inherente en las actividades portuarias especialmente en

el transporte de mercanciacuteas en contenedor El crecimiento del traacutefico de

contenedores se traduce en un incremento del volumen de trabajo requerido para

la planificacioacuten ordenacioacuten ejecucioacuten y seguimiento de las operaciones de forma

eficiente En este contexto los procedimientos y praacutecticas manuales empiezan a

percibirse inadecuados y necesitan ser reemplazados por otros meacutetodos en los que

las soluciones tecnoloacutegicas juegan un papel clave en la identificacioacuten de aacutereas de

mejora

La existencia de una Ventanilla Uacutenica portuaria no estaacute condicionada a la existencia

de un port community system Podemos encontrar puertos en los que no existe un

sistema de comunidad portuaria pero existe un uacutenico punto de entrada para la

presentacioacuten de declaraciones mediante una Ventanilla Uacutenica De forma opuesta

podemos encontrar puertos en los que existe un sistema de comunidad portuaria

pero no existe una coordinacioacuten de las distintas agencias gubernamentales que dan

lugar a una Ventanilla Uacutenica Asimismo existe una diferencia fundamental entre

una Ventanilla Uacutenica y un PCS una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance

nacional y por lo tanto debe poder ser aplicable en todo el paiacutes y en todos los

puertos mientras que un PCS tiene un alcance maacutes local limitado a un puerto

No obstante la combinacioacuten de ventanillas uacutenicas y PCS puede capacitar el

suministro de servicios de alto valor antildeadido en un puerto asociados con la

planificacioacuten ejecucioacuten y control de las operaciones a toda la comunidad portuaria

y redundando en un mayor aprovechamiento de sus infraestructuras En este

escenario el sistema de comunidad portuaria actuacutea como canal de entrada a la

Ventanilla Uacutenica

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La combinacioacuten de ambos sistemas la Ventanilla Uacutenica con los sistemas PCS

permiten ofrecer soluciones que mejoran significativamente los controles por parte

de los organismos puacuteblicos pero al mismo tiempo simplifican y mejoran los

procedimientos existentes en el comercio exterior consiguiendo substanciales

ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en los puertos Para

llevar a cabo estas mejoras es necesario por un lado la combinacioacuten de las

autorizaciones emitidas por los distintos organismos puacuteblicos para poder ejecutar

las operaciones autorizaciones que deben estar basadas en un anaacutelisis anticipado

de la informacioacuten y de los riesgos y que deben enlazarse con la informacioacuten y

seguimiento de estas operaciones Esta potente combinacioacuten facilita la verdadera

consecucioacuten de un puerto sin papeles creando por ejemplo procedimientos de

liberacioacuten sin papeles de mercanciacuteas y de buques

33 Resumen del Capiacutetulo

Este tercer Capiacutetulo puede resumirse en las siguientes ideas

Se habla de entornos de Ventanillas Uacutenicas porque normalmente las

implementaciones de Ventanillas Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones

independientes unidas por un interfaz mutuo y la adopcioacuten de procesos de

negocio colectivos Este entorno se compone del espacio compartido de cada

una de las Agencias individuales y cada uno de sus mandatos o roles

regulaciones procesos de negocio y sistemas automatizados

Para el desarrollo de entornos de Ventanillas Uacutenicas la OMA define tres

fases Concepto de ventanilla Uacutenica iniciativa de Ventanilla Uacutenica y Entorno

de Ventanilla Uacutenica Aunque hay que tener en cuenta que no existe un uacutenico

modo de construir dicho entorno por lo que sepueden encontrar diferentes

soluciones por todo el mundo

Se ha identificado el concepto de Port Community System y Cargo

Community System dado que en ocasiones se produce confusioacuten entre

estos teacuterminos y el de Ventanilla Uacutenica PCS se ha definido como un sistema

informaacutetico para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo

principal objetivo es servir a los intereses de las distintas empresas y

entidades relacionadas con las actividades logiacutestico-portuarias el transporte

y el comercio internacional Una diferencia fundamental entre PCS y VU es

que una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance nacional y por tanto ser

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aplicable a todos los puertos mientras que un PCS tiene un alcance local maacutes

limitado a un puerto Aunque como se ha mencionado la combinacioacuten de

ambos sistemas permiten ofrecer soluciones maacutes eficientes consiguiendo

substanciales ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en

los puertos

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4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA

41 Introduccioacuten

Antes de considerar los diferentes modelos de Ventanillas Uacutenicas es importante

sentildealar

Aunque existen muchas praacutecticas y relaciones comerciales que son comunes

a todos los paiacuteses cada paiacutes puede tener tambieacuten sus requerimientos y

condiciones particulares que determinaraacuten la eleccioacuten oacuteptima del

modelo de Ventanilla Uacutenica

El aspecto crucial en la implantacioacuten de una Ventanilla Uacutenica reside en una

estrecha cooperacioacuten de todas las entidades puacuteblicas

gubernamentales involucradas

Una Ventanilla Uacutenica no siempre implica el uso de sistemas TIC

avanzados de uacuteltima generacioacuten sino que se puede facilitar en gran medida

el comercio mediante la definicioacuten apropiada de procedimientos

administrativos integrados apoyados por sistemas TIC existentes

Aunque existen diferentes aproximaciones posibles para el establecimiento de

Ventanillas Uacutenicas existen tres modelos baacutesicos que han sido identificados en la

Recomendacioacuten Nordm 33 de la UNCEFACT

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42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica

En el primer modelo una uacutenica Autoridad recibe toda la informacioacuten bien en

formato papel o bien en formato electroacutenico y la distribuye al resto de autoridades

gubernamentales pertinentes facilitando la operacioacuten de comercio

Este ha sido por ejemplo el modelo seguido por las administraciones

espantildeolas para la presentacioacuten de manifiestos de carga y descarga de

forma electroacutenica por parte de los operadores mariacutetimos en las que la

Autoridad Portuaria actuacutea como Ventanilla Uacutenica ante la Aduana

Papel

Ventanilla Uacutenica

Autoridad 2

Operador comercial(incluye al transportista)

Electroacutenico

Autoridad Uacutenica

Autoridad 3

Autoridad 4

Autoridad 5

Ilustracioacuten 2 Modelo de Autoridad Uacutenica

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Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado

Se utiliza un uacutenico sistema de informacioacuten (puacuteblico o privado) creado a tal efecto

para la recepcioacuten diseminacioacuten (y almacenamiento) y gestioacuten de la informacioacuten

relacionada con el comercio y el transporte

Existen diferentes posibilidades dentro de este tipo de modelo

Sistema centralizado (ldquoIntegrated Systemrdquo) en el que los datos son

procesados a traveacutes de un uacutenico sistema utilizado por todos los organismos

involucrados

Este tipo de sistema lo podemos encontrar por ejemplo en varios

paiacuteses de Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos

presentar datos en un solo sistema que es a su vez utilizado por los

distintos organismos regulatorios

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema centralizado

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Ilustracioacuten 3 Modelo Centralizado de Ventanilla Uacutenica

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Sistema distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) mediante el cual la informacioacuten es

distribuida a los organismos puacuteblicos involucrados mediante interfaces

interoperables quienes a su vez integran esta informacioacuten y la procesan

Este tipo de sistema ha sido establecido por ejemplo en Estados Unidos y

permite a los operadores econoacutemicos presentar datos estandarizados una

uacutenica vez y el sistema procesa y distribuye los datos a las otras agencias

interesadas en la transaccioacuten

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema distribuido

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Ilustracioacuten 4 Modelo Distribuido de Ventanilla Uacutenica

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Combinacioacuten de los sistemas centralizados y distribuidos descritos anteriormente

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema mixto

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Aplicacionesdel sistema mixto

Ilustracioacuten 5 Modelo Mixto de Ventanilla Uacutenica

Este tipo de sistema lo encontramos tambieacuten en varios paiacuteses de

Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos presentar datos en

un solo sistema que es a su vez utilizado por varios organismos

regulatorios y al mismo tiempo los datos son tambieacuten transmitido a otro sistema

(principalmente de la aduana) mediante una interfaz interoperable

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

En este tipo de modelo el usuario puede presentar las declaraciones de manera

electroacutenica de varias autoridades para ser procesadas y aprobadas en una sola

aplicacioacuten que coordina todo el flujo de trabajo bajo una uacutenica transaccioacuten

Estos sistemas suelen basarse en procedimientos riacutegidos que deben ser cumplidos

para poder dar cumplimiento a todo el traacutemite existiendo una serie de pre-

identificaciones y pre-validaciones

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Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

En resumen la caracteriacutestica de ldquoOne time submissionrdquo se basa en los siguientes

principios

Incremento gradual de la entrada de datos Es la posibilidad de ir

asociando datos introducidos paulatina e individualmente como parte del entorno

inteligente de las Ventanillas Uacutenicas

Declaraciones armonizadas En un entorno de Ventanillas Uacutenicas cada

uno de los actores no estaacute obligado a introducir los mismos datos repetidamente

para diferentes agencias

Se comparte la informacioacuten entre las agencias Es posible compartir la

informacioacuten o dividirla para que cada una de las agencias pueda llevar a cabo sus

correspondientes controles

Respuesta armonizada entre agencias Cada Agencia procesa su

respuesta de manera independiente pero la Ventanilla Uacutenica deberaacute dar una

respuesta uacutenica y armonizada al usuario

24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

Las Ventanillas Uacutenicas se fundamentan en el intercambio de documentacioacuten y en la

creacioacuten de procesos de negocio soportados por las Tecnologiacuteas de la Informacioacuten

y los avances en el comercio electroacutenico La Ventanilla Uacutenica puede ser vista como

una empresa virtual conformada por distintas agencias que proporcionan un

aspecto uacutenico y homogeacuteneo hacia el cliente Aunque el entorno de las Ventanillas

Uacutenicas es claramente diferente del efiacutemero caraacutecter de las empresas virtuales

donde distintas compantildeiacuteas dan servicios a los clientes a traveacutes de una sola viacutea de

entrada hay algunas similitudes que pueden ayudar a comprender el entorno de

las Ventanillas Uacutenicas

El concepto de ldquoempresa virtualrdquo emerge de las interconexiones electroacutenicas

que resultan para poder ofrecer servicios a traveacutes de una interfaz

electroacutenica de un portal web y una red de organizaciones y entidades

colaboradoras

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 16

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Compras por internet reserva de billetes aeacutereos o la reserva de hoteles son

algunos ejemplos de comercio electroacutenico En todos estos casos el portal a traveacutes

del cual el cliente realiza las gestiones no tiene siquiera por queacute pertenecer

directamente a alguna de las empresas que proveen los servicios

ldquoOne-stop-shopsrdquo como es el caso de portales web dan soporte comercial a la

transaccioacuten de la empresa virtual manejan los datos de entrada y los de salida y

organiza todos los procesos asociados con el intercambio de informacioacuten

Normalmente una transaccioacuten on-line involucra a muchas compantildeiacuteas y los sistemas

de informacioacuten de cada una Sin embargo estas transacciones comerciales se

llevan a cabo en tan solo segundos dada la coordinacioacuten existente de los procesos

de negocio de cada una de las partes llevaacutendose a cabo de una manera

secuenciada por medio de mensajes electroacutenicos estandarizados

No obstante los portales web son solo una parte de la historia La complejidad y

transacciones reales tienen lugar entre los sistemas TI y los distintos organismos

participantes

En un entorno de Ventanilla Uacutenica los comerciantes en una transaccioacuten

internacional obtienen una visioacuten simplificada transparente a la complejidad

relacionada con las transacciones cuidadosamente orquestadas y sincronizadas

entre las distintas agencias de gobierno instituciones financieras transportistas

operadores logiacutesticos despachantes de aduanas operadores de terminales e

infraestructuras intermodales autoridades portuarias etc

Dentro de la complejidad de una transaccioacuten internacional podemos encontrar

intercambios de informacioacuten entre los operadores privados ldquoB2Brdquo (business-to-

business) entre los operadores privados y el gobiernos ldquoB2Grdquo (business-to-

government) y entre las propias agencias y entidades gubernamentales ldquoG2Grdquo

(government-to-government) Para completar el ciclo surgen tambieacuten los

intercambios de informacioacuten entre el gobierno y los operadores privados

(government-to-business) que pueden reportar beneficios sin precedentes en las

operaciones de comercio exterior al proporcionar de forma proactiva las entidades

gubernamentales la informacioacuten requerida para una mejor planificacioacuten y ejecucioacuten

logiacutestica

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 17

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Dentro de las entidades gubernamentales tal y como se muestra en la figura

siguiente se pueden distinguir los organismos reguladores y de control del

comercio exterior la aduana y las entidades de gestioacuten de infraestructuras

puacuteblicas

Todas estas entidades gubernamentales deben colaborar entre siacute con el objeto de

crear un entorno eficiente de Ventanilla Uacutenica tal y como se describe en el capiacutetulo

siguiente

Cross Border Regulatory Agenciesrsquo Systems

Customs Management System

Logistics and Transport Management and Collaboration Systems

Public Infrastructure Management Systems

Single Windows

One-stop-shops

Ilustracioacuten 1 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

25 Resumen del Capiacutetulo

El Capiacutetulo dos puede resumirse en las siguientes ideas principales

En el presente capiacutetulo se han presentado dos definiciones sobre el concepto

de Ventanilla Uacutenica aportadas por dos organismos internacionales el Centro

de Facilitacioacuten de Comercio y Comercio Electroacutenico de las Naciones Unidas

(UNCEFACT) y la Organizacioacuten Mundial de Aduanas (OMA) ambas

definiciones son complementarias y desde diferentes puntos de vista uno

maacutes teacutecnico y otro maacutes organizativo y metodoloacutegico

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 18

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Es importante tener presente que el concepto de Ventanillas Uacutenicas no es

exclusivo de Comercio Exterior Y que la propuesta de implementacioacuten de

Ventanillas Uacutenicas puede partir de diferentes sectores (mariacutetimo comercio

transporte Aduana) por lo que podemos encontrarnos con diferentes

Ventanillas Uacutenicas que deben ser complementarias y en cualquier caso estar

interrelacionadas entre siacute

El entorno de Ventanilla Uacutenica puede manifestarse mediante distintas

aproximaciones que dependeraacuten en gran medida del contexto socio-poliacutetico

y de la complejidad del entorno Bajo esta situacioacuten resulta criacutetico partir de

un concepto y de una base de definicioacuten de Ventanilla Uacutenica lo

suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las distintas

iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un

entorno concreto

Un gran valor antildeadido del concepto Ventanilla Uacutenica es que aporta

soluciones integradas a los usuarios y una caracteriacutestica fundamental reside

en la idea ldquoone time submissionrdquo (presentar la informacioacuten una sola)

Por uacuteltimo se ha presentado la Ventanilla Uacutenica como concepto de empresa

virtual que puede ayudar a comprender el entorno y las relaciones de las

Ventanillas Uacutenicas

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La OMA considera el concepto de VU como un componente de la Gestioacuten

Coordinada de Fronteras teacutermino que utiliza para describir los esfuerzos globales

para racionalizar y facilitar los procedimientos y sistemas de gestioacuten de fronteras

El desarrollo de sistemas automatizados de gestioacuten dentro de las administraciones

aduaneras y las agencias reguladoras y de proteccioacuten en fronteras es un aspecto

clave para la adopcioacuten de medidas facilitadoras ofreciendo al mismo tiempo

mejoras sustanciales en los objetivos perseguidos sobre funciones recaudatorias

proteccioacuten social y fomento del comercio No obstante estos importantes

desarrollos no son solo efecto de la introduccioacuten de nuevas tecnologiacuteas y en

particular de tecnologiacuteas de la informacioacuten y comunicaciones sino tambieacuten de la

adopcioacuten de nuevas filosofiacuteas y arquitecturas de gestioacuten y gobernanza que han

proporcionado mayores grados de eficiencia y eficacia en las praacutecticas de comercio

internacional

El entorno de Ventanilla Uacutenica debe aplicarse para facilitar los complejos

procesos que regulan el movimiento de mercanciacuteas medios de transporte

y personas a traveacutes de las fronteras de los paiacuteses Tradicionalmente en Ameacuterica

Latina y Caribe (ALC) estas Ventanillas Uacutenicas son conocidas como VUCE o

Ventanillas Uacutenicas de Comercio Exterior y ofrecen la visioacuten de un interfaz

simplificado entre los operadores econoacutemicos y las agencias de gobierno que

regulan las fronteras para dar una respuesta a los problemas inherentes relativos a

las costosas ineficiencias falta de coordinacioacuten entre agencias y procedimientos

administrativos y documentacioacuten poco transparentes y que se derivan en una lenta

y compleja burocracia

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iquestPor queacute se habla de entorno de Ventanillas Uacutenicas

Se denomina entorno porque normalmente las implementaciones de Ventanillas

Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones independientes unidas por un interfaz

mutuo y la adopcioacuten de procesos de negocio colectivos Este entorno se

compone del espacio compartido de cada una de las Agencias individuales y cada

uno de sus mandatos o roles regulaciones procesos de negocio y sistemas

automatizados

En este sentido construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas es un proceso

particularmente complejo y necesita una gran labor de armonizacioacuten de objetivos

de cada uno de los actores que ademaacutes conllevaraacute muchos cambios respecto al

funcionamiento actual Para este cambio la OMA define tres fases en el desarrollo

de un entorno de Ventanilla Uacutenica

Concepto de Ventanilla Uacutenica Se trata de una primera fase exploratoria en

la que se sientan las bases para el desarrollo de las fases posteriores en las

que se busca una convergencia poliacutetica un alineamiento estrateacutegico

contando con una colaboracioacuten de todos los participantes

Iniciativa de Ventanilla Uacutenica Esta fase se inicia cuando exista una

aceptacioacuten formal del concepto de Ventanilla Uacutenica dando lugar a un

mandato poliacutetico a una estructura de gobierno una gestioacuten de programa y

una formulacioacuten de proyectos

Entorno de Ventanilla Uacutenica En esta fase se van ejecutando gradualmente

los proyectos que conformaraacuten los servicios de Ventanilla Uacutenica debieacutendose

incorporar medidas que permitan la gestioacuten del cambio y del desempentildeo

En realidad la fase de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas en algunos casos

puede durar varios antildeos Cada fase y sub-fase se va construyendo a partir de lo

que se va aprendiendo en la anterior para conseguir progresivamente una

simplificacioacuten del comercio en el cual el entorno objetivo no debe ser el resultado

de proyectos individuales

Asiacute la OMA habla de ldquoconstruirrdquo una Ventanilla Uacutenica en lugar de ldquodesarrollarrdquo ya

que al igual que en el caso de un edificio las Ventanillas Uacutenicas necesitan un

disentildeo que refleje sus verdaderas necesidades necesita ser construido usando

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entorno13(De en- y torno)131 m Ambiente lo que rodea132 m Inform Conjunto de condiciones extriacutensecas que necesita un sistema informaacutetico para funcionar como el tipo de programacioacuten de proceso las caracteriacutesticas de las maacutequinas que lo componen etc133 m Mat Conjunto de puntos vecinos a otro134 m Ar Pliegue que se hace a la ropa en el borde
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todas las habilidades de la ingenieriacutea y una vez que se ha probado y se certifica que

la instalacioacuten funciona conforme a los requerimientos se pone en servicio Al igual

que un edificio es la sede para un estilo de vida las Ventanillas Uacutenicas son la sede

de procesos de negocio y proveen una coleccioacuten de servicios interrelacionados Al

igual que los proyectos de construccioacuten las Ventanillas Uacutenicas en algunas

ocasiones necesitaraacuten desmantelar algunos de los edificios existentes o renovar

algunas de las estructuras actuales

No existe un uacutenico modo de construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas se

pueden encontrar diferentes soluciones por todo el mundo y resulta importante

poder entender cuaacuteles son las similitudes y las diferencias de cada una de esas

soluciones No obstante un aspecto comuacuten que debe orientar la construccioacuten de

Ventanillas Uacutenicas es que se deben siempre de disentildear de manera que respondan a

las verdaderas necesidades tanto del comercio como del gobierno de forma

integrada

Hoy en diacutea los avances en la interoperabilidad de los Sistemas de Informacioacuten y la

arquitectura de las Tecnologiacuteas de Informacioacuten han introducido nuevos paradigmas

que ayudan a comprender como las organizaciones pueden colaborar Gracias a

estos avances las agencias pueden colaborar entre ellas y con el sector privado

Desde que las Naciones Unidas publicoacute su recomendacioacuten 33 se ha impulsado el

disentildeo de nuevos modelos de colaboracioacuten

31 Port Community Systems

En muchas ocasiones se identifica que existe una gran confusioacuten entre una

Ventanilla Uacutenica y un sistema colaborativo logiacutestico o de transporte como es el

caso de los sistemas de comunidad portuaria o de carga conocidos tambieacuten como

Port Community System (PCS) o Cargo Community System (CCS)

Un PCS (Port Community System) se puede definir como un sistema informaacutetico

para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo principal objetivo es

servir a los intereses de las distintas empresas y entidades relacionadas con las

actividades logiacutestico-portuarias el transporte y el comercio internacional

En un sistema de comunidad portuaria confluyen todos los actores ligados a las

operaciones de buques y mercanciacuteas en el puerto operadores de terminales

operadores de transporte (mariacutetimooceaacutenico rodado y ferroviario) transitarios o

freight forwarders aduanas organismos de inspeccioacuten almacenes autoridades

portuarias y autoridades mariacutetimas

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La asociacioacuten europea de PCS (EPCSA) define el concepto de PCS como una

plataforma electroacutenica abierta y neutral que facilita el intercambio de informacioacuten

seguro e inteligente entre operadores privados y entidades puacuteblicas con el objeto

de mejorar la posicioacuten competitiva de las comunidades portuarias y aeroportuarias

Un PCS permite optimizar los distintos sistemas utilizados por los distintos

intervinientes en el puerto automatizando procesos logiacutesticos y portuarios

mediante un uacutenico enviacuteo de datos que es utilizado por el conjunto de procesos que

conforman la cadena logiacutestica y de transporte

La existencia de un PCS en un puerto surge esencialmente de la necesidad de

maximizar la eficiencia en el uso de las infraestructuras y operaciones y de

gestionar la complejidad inherente en las actividades portuarias especialmente en

el transporte de mercanciacuteas en contenedor El crecimiento del traacutefico de

contenedores se traduce en un incremento del volumen de trabajo requerido para

la planificacioacuten ordenacioacuten ejecucioacuten y seguimiento de las operaciones de forma

eficiente En este contexto los procedimientos y praacutecticas manuales empiezan a

percibirse inadecuados y necesitan ser reemplazados por otros meacutetodos en los que

las soluciones tecnoloacutegicas juegan un papel clave en la identificacioacuten de aacutereas de

mejora

La existencia de una Ventanilla Uacutenica portuaria no estaacute condicionada a la existencia

de un port community system Podemos encontrar puertos en los que no existe un

sistema de comunidad portuaria pero existe un uacutenico punto de entrada para la

presentacioacuten de declaraciones mediante una Ventanilla Uacutenica De forma opuesta

podemos encontrar puertos en los que existe un sistema de comunidad portuaria

pero no existe una coordinacioacuten de las distintas agencias gubernamentales que dan

lugar a una Ventanilla Uacutenica Asimismo existe una diferencia fundamental entre

una Ventanilla Uacutenica y un PCS una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance

nacional y por lo tanto debe poder ser aplicable en todo el paiacutes y en todos los

puertos mientras que un PCS tiene un alcance maacutes local limitado a un puerto

No obstante la combinacioacuten de ventanillas uacutenicas y PCS puede capacitar el

suministro de servicios de alto valor antildeadido en un puerto asociados con la

planificacioacuten ejecucioacuten y control de las operaciones a toda la comunidad portuaria

y redundando en un mayor aprovechamiento de sus infraestructuras En este

escenario el sistema de comunidad portuaria actuacutea como canal de entrada a la

Ventanilla Uacutenica

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La combinacioacuten de ambos sistemas la Ventanilla Uacutenica con los sistemas PCS

permiten ofrecer soluciones que mejoran significativamente los controles por parte

de los organismos puacuteblicos pero al mismo tiempo simplifican y mejoran los

procedimientos existentes en el comercio exterior consiguiendo substanciales

ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en los puertos Para

llevar a cabo estas mejoras es necesario por un lado la combinacioacuten de las

autorizaciones emitidas por los distintos organismos puacuteblicos para poder ejecutar

las operaciones autorizaciones que deben estar basadas en un anaacutelisis anticipado

de la informacioacuten y de los riesgos y que deben enlazarse con la informacioacuten y

seguimiento de estas operaciones Esta potente combinacioacuten facilita la verdadera

consecucioacuten de un puerto sin papeles creando por ejemplo procedimientos de

liberacioacuten sin papeles de mercanciacuteas y de buques

33 Resumen del Capiacutetulo

Este tercer Capiacutetulo puede resumirse en las siguientes ideas

Se habla de entornos de Ventanillas Uacutenicas porque normalmente las

implementaciones de Ventanillas Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones

independientes unidas por un interfaz mutuo y la adopcioacuten de procesos de

negocio colectivos Este entorno se compone del espacio compartido de cada

una de las Agencias individuales y cada uno de sus mandatos o roles

regulaciones procesos de negocio y sistemas automatizados

Para el desarrollo de entornos de Ventanillas Uacutenicas la OMA define tres

fases Concepto de ventanilla Uacutenica iniciativa de Ventanilla Uacutenica y Entorno

de Ventanilla Uacutenica Aunque hay que tener en cuenta que no existe un uacutenico

modo de construir dicho entorno por lo que sepueden encontrar diferentes

soluciones por todo el mundo

Se ha identificado el concepto de Port Community System y Cargo

Community System dado que en ocasiones se produce confusioacuten entre

estos teacuterminos y el de Ventanilla Uacutenica PCS se ha definido como un sistema

informaacutetico para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo

principal objetivo es servir a los intereses de las distintas empresas y

entidades relacionadas con las actividades logiacutestico-portuarias el transporte

y el comercio internacional Una diferencia fundamental entre PCS y VU es

que una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance nacional y por tanto ser

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aplicable a todos los puertos mientras que un PCS tiene un alcance local maacutes

limitado a un puerto Aunque como se ha mencionado la combinacioacuten de

ambos sistemas permiten ofrecer soluciones maacutes eficientes consiguiendo

substanciales ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en

los puertos

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4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA

41 Introduccioacuten

Antes de considerar los diferentes modelos de Ventanillas Uacutenicas es importante

sentildealar

Aunque existen muchas praacutecticas y relaciones comerciales que son comunes

a todos los paiacuteses cada paiacutes puede tener tambieacuten sus requerimientos y

condiciones particulares que determinaraacuten la eleccioacuten oacuteptima del

modelo de Ventanilla Uacutenica

El aspecto crucial en la implantacioacuten de una Ventanilla Uacutenica reside en una

estrecha cooperacioacuten de todas las entidades puacuteblicas

gubernamentales involucradas

Una Ventanilla Uacutenica no siempre implica el uso de sistemas TIC

avanzados de uacuteltima generacioacuten sino que se puede facilitar en gran medida

el comercio mediante la definicioacuten apropiada de procedimientos

administrativos integrados apoyados por sistemas TIC existentes

Aunque existen diferentes aproximaciones posibles para el establecimiento de

Ventanillas Uacutenicas existen tres modelos baacutesicos que han sido identificados en la

Recomendacioacuten Nordm 33 de la UNCEFACT

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42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica

En el primer modelo una uacutenica Autoridad recibe toda la informacioacuten bien en

formato papel o bien en formato electroacutenico y la distribuye al resto de autoridades

gubernamentales pertinentes facilitando la operacioacuten de comercio

Este ha sido por ejemplo el modelo seguido por las administraciones

espantildeolas para la presentacioacuten de manifiestos de carga y descarga de

forma electroacutenica por parte de los operadores mariacutetimos en las que la

Autoridad Portuaria actuacutea como Ventanilla Uacutenica ante la Aduana

Papel

Ventanilla Uacutenica

Autoridad 2

Operador comercial(incluye al transportista)

Electroacutenico

Autoridad Uacutenica

Autoridad 3

Autoridad 4

Autoridad 5

Ilustracioacuten 2 Modelo de Autoridad Uacutenica

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Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado

Se utiliza un uacutenico sistema de informacioacuten (puacuteblico o privado) creado a tal efecto

para la recepcioacuten diseminacioacuten (y almacenamiento) y gestioacuten de la informacioacuten

relacionada con el comercio y el transporte

Existen diferentes posibilidades dentro de este tipo de modelo

Sistema centralizado (ldquoIntegrated Systemrdquo) en el que los datos son

procesados a traveacutes de un uacutenico sistema utilizado por todos los organismos

involucrados

Este tipo de sistema lo podemos encontrar por ejemplo en varios

paiacuteses de Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos

presentar datos en un solo sistema que es a su vez utilizado por los

distintos organismos regulatorios

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema centralizado

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Ilustracioacuten 3 Modelo Centralizado de Ventanilla Uacutenica

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Sistema distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) mediante el cual la informacioacuten es

distribuida a los organismos puacuteblicos involucrados mediante interfaces

interoperables quienes a su vez integran esta informacioacuten y la procesan

Este tipo de sistema ha sido establecido por ejemplo en Estados Unidos y

permite a los operadores econoacutemicos presentar datos estandarizados una

uacutenica vez y el sistema procesa y distribuye los datos a las otras agencias

interesadas en la transaccioacuten

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema distribuido

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Ilustracioacuten 4 Modelo Distribuido de Ventanilla Uacutenica

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Combinacioacuten de los sistemas centralizados y distribuidos descritos anteriormente

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema mixto

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Aplicacionesdel sistema mixto

Ilustracioacuten 5 Modelo Mixto de Ventanilla Uacutenica

Este tipo de sistema lo encontramos tambieacuten en varios paiacuteses de

Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos presentar datos en

un solo sistema que es a su vez utilizado por varios organismos

regulatorios y al mismo tiempo los datos son tambieacuten transmitido a otro sistema

(principalmente de la aduana) mediante una interfaz interoperable

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

En este tipo de modelo el usuario puede presentar las declaraciones de manera

electroacutenica de varias autoridades para ser procesadas y aprobadas en una sola

aplicacioacuten que coordina todo el flujo de trabajo bajo una uacutenica transaccioacuten

Estos sistemas suelen basarse en procedimientos riacutegidos que deben ser cumplidos

para poder dar cumplimiento a todo el traacutemite existiendo una serie de pre-

identificaciones y pre-validaciones

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 30

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Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 33

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 34

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 35

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 37

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Compras por internet reserva de billetes aeacutereos o la reserva de hoteles son

algunos ejemplos de comercio electroacutenico En todos estos casos el portal a traveacutes

del cual el cliente realiza las gestiones no tiene siquiera por queacute pertenecer

directamente a alguna de las empresas que proveen los servicios

ldquoOne-stop-shopsrdquo como es el caso de portales web dan soporte comercial a la

transaccioacuten de la empresa virtual manejan los datos de entrada y los de salida y

organiza todos los procesos asociados con el intercambio de informacioacuten

Normalmente una transaccioacuten on-line involucra a muchas compantildeiacuteas y los sistemas

de informacioacuten de cada una Sin embargo estas transacciones comerciales se

llevan a cabo en tan solo segundos dada la coordinacioacuten existente de los procesos

de negocio de cada una de las partes llevaacutendose a cabo de una manera

secuenciada por medio de mensajes electroacutenicos estandarizados

No obstante los portales web son solo una parte de la historia La complejidad y

transacciones reales tienen lugar entre los sistemas TI y los distintos organismos

participantes

En un entorno de Ventanilla Uacutenica los comerciantes en una transaccioacuten

internacional obtienen una visioacuten simplificada transparente a la complejidad

relacionada con las transacciones cuidadosamente orquestadas y sincronizadas

entre las distintas agencias de gobierno instituciones financieras transportistas

operadores logiacutesticos despachantes de aduanas operadores de terminales e

infraestructuras intermodales autoridades portuarias etc

Dentro de la complejidad de una transaccioacuten internacional podemos encontrar

intercambios de informacioacuten entre los operadores privados ldquoB2Brdquo (business-to-

business) entre los operadores privados y el gobiernos ldquoB2Grdquo (business-to-

government) y entre las propias agencias y entidades gubernamentales ldquoG2Grdquo

(government-to-government) Para completar el ciclo surgen tambieacuten los

intercambios de informacioacuten entre el gobierno y los operadores privados

(government-to-business) que pueden reportar beneficios sin precedentes en las

operaciones de comercio exterior al proporcionar de forma proactiva las entidades

gubernamentales la informacioacuten requerida para una mejor planificacioacuten y ejecucioacuten

logiacutestica

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

Dentro de las entidades gubernamentales tal y como se muestra en la figura

siguiente se pueden distinguir los organismos reguladores y de control del

comercio exterior la aduana y las entidades de gestioacuten de infraestructuras

puacuteblicas

Todas estas entidades gubernamentales deben colaborar entre siacute con el objeto de

crear un entorno eficiente de Ventanilla Uacutenica tal y como se describe en el capiacutetulo

siguiente

Cross Border Regulatory Agenciesrsquo Systems

Customs Management System

Logistics and Transport Management and Collaboration Systems

Public Infrastructure Management Systems

Single Windows

One-stop-shops

Ilustracioacuten 1 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

25 Resumen del Capiacutetulo

El Capiacutetulo dos puede resumirse en las siguientes ideas principales

En el presente capiacutetulo se han presentado dos definiciones sobre el concepto

de Ventanilla Uacutenica aportadas por dos organismos internacionales el Centro

de Facilitacioacuten de Comercio y Comercio Electroacutenico de las Naciones Unidas

(UNCEFACT) y la Organizacioacuten Mundial de Aduanas (OMA) ambas

definiciones son complementarias y desde diferentes puntos de vista uno

maacutes teacutecnico y otro maacutes organizativo y metodoloacutegico

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Es importante tener presente que el concepto de Ventanillas Uacutenicas no es

exclusivo de Comercio Exterior Y que la propuesta de implementacioacuten de

Ventanillas Uacutenicas puede partir de diferentes sectores (mariacutetimo comercio

transporte Aduana) por lo que podemos encontrarnos con diferentes

Ventanillas Uacutenicas que deben ser complementarias y en cualquier caso estar

interrelacionadas entre siacute

El entorno de Ventanilla Uacutenica puede manifestarse mediante distintas

aproximaciones que dependeraacuten en gran medida del contexto socio-poliacutetico

y de la complejidad del entorno Bajo esta situacioacuten resulta criacutetico partir de

un concepto y de una base de definicioacuten de Ventanilla Uacutenica lo

suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las distintas

iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un

entorno concreto

Un gran valor antildeadido del concepto Ventanilla Uacutenica es que aporta

soluciones integradas a los usuarios y una caracteriacutestica fundamental reside

en la idea ldquoone time submissionrdquo (presentar la informacioacuten una sola)

Por uacuteltimo se ha presentado la Ventanilla Uacutenica como concepto de empresa

virtual que puede ayudar a comprender el entorno y las relaciones de las

Ventanillas Uacutenicas

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3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La OMA considera el concepto de VU como un componente de la Gestioacuten

Coordinada de Fronteras teacutermino que utiliza para describir los esfuerzos globales

para racionalizar y facilitar los procedimientos y sistemas de gestioacuten de fronteras

El desarrollo de sistemas automatizados de gestioacuten dentro de las administraciones

aduaneras y las agencias reguladoras y de proteccioacuten en fronteras es un aspecto

clave para la adopcioacuten de medidas facilitadoras ofreciendo al mismo tiempo

mejoras sustanciales en los objetivos perseguidos sobre funciones recaudatorias

proteccioacuten social y fomento del comercio No obstante estos importantes

desarrollos no son solo efecto de la introduccioacuten de nuevas tecnologiacuteas y en

particular de tecnologiacuteas de la informacioacuten y comunicaciones sino tambieacuten de la

adopcioacuten de nuevas filosofiacuteas y arquitecturas de gestioacuten y gobernanza que han

proporcionado mayores grados de eficiencia y eficacia en las praacutecticas de comercio

internacional

El entorno de Ventanilla Uacutenica debe aplicarse para facilitar los complejos

procesos que regulan el movimiento de mercanciacuteas medios de transporte

y personas a traveacutes de las fronteras de los paiacuteses Tradicionalmente en Ameacuterica

Latina y Caribe (ALC) estas Ventanillas Uacutenicas son conocidas como VUCE o

Ventanillas Uacutenicas de Comercio Exterior y ofrecen la visioacuten de un interfaz

simplificado entre los operadores econoacutemicos y las agencias de gobierno que

regulan las fronteras para dar una respuesta a los problemas inherentes relativos a

las costosas ineficiencias falta de coordinacioacuten entre agencias y procedimientos

administrativos y documentacioacuten poco transparentes y que se derivan en una lenta

y compleja burocracia

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iquestPor queacute se habla de entorno de Ventanillas Uacutenicas

Se denomina entorno porque normalmente las implementaciones de Ventanillas

Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones independientes unidas por un interfaz

mutuo y la adopcioacuten de procesos de negocio colectivos Este entorno se

compone del espacio compartido de cada una de las Agencias individuales y cada

uno de sus mandatos o roles regulaciones procesos de negocio y sistemas

automatizados

En este sentido construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas es un proceso

particularmente complejo y necesita una gran labor de armonizacioacuten de objetivos

de cada uno de los actores que ademaacutes conllevaraacute muchos cambios respecto al

funcionamiento actual Para este cambio la OMA define tres fases en el desarrollo

de un entorno de Ventanilla Uacutenica

Concepto de Ventanilla Uacutenica Se trata de una primera fase exploratoria en

la que se sientan las bases para el desarrollo de las fases posteriores en las

que se busca una convergencia poliacutetica un alineamiento estrateacutegico

contando con una colaboracioacuten de todos los participantes

Iniciativa de Ventanilla Uacutenica Esta fase se inicia cuando exista una

aceptacioacuten formal del concepto de Ventanilla Uacutenica dando lugar a un

mandato poliacutetico a una estructura de gobierno una gestioacuten de programa y

una formulacioacuten de proyectos

Entorno de Ventanilla Uacutenica En esta fase se van ejecutando gradualmente

los proyectos que conformaraacuten los servicios de Ventanilla Uacutenica debieacutendose

incorporar medidas que permitan la gestioacuten del cambio y del desempentildeo

En realidad la fase de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas en algunos casos

puede durar varios antildeos Cada fase y sub-fase se va construyendo a partir de lo

que se va aprendiendo en la anterior para conseguir progresivamente una

simplificacioacuten del comercio en el cual el entorno objetivo no debe ser el resultado

de proyectos individuales

Asiacute la OMA habla de ldquoconstruirrdquo una Ventanilla Uacutenica en lugar de ldquodesarrollarrdquo ya

que al igual que en el caso de un edificio las Ventanillas Uacutenicas necesitan un

disentildeo que refleje sus verdaderas necesidades necesita ser construido usando

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entorno13(De en- y torno)131 m Ambiente lo que rodea132 m Inform Conjunto de condiciones extriacutensecas que necesita un sistema informaacutetico para funcionar como el tipo de programacioacuten de proceso las caracteriacutesticas de las maacutequinas que lo componen etc133 m Mat Conjunto de puntos vecinos a otro134 m Ar Pliegue que se hace a la ropa en el borde
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todas las habilidades de la ingenieriacutea y una vez que se ha probado y se certifica que

la instalacioacuten funciona conforme a los requerimientos se pone en servicio Al igual

que un edificio es la sede para un estilo de vida las Ventanillas Uacutenicas son la sede

de procesos de negocio y proveen una coleccioacuten de servicios interrelacionados Al

igual que los proyectos de construccioacuten las Ventanillas Uacutenicas en algunas

ocasiones necesitaraacuten desmantelar algunos de los edificios existentes o renovar

algunas de las estructuras actuales

No existe un uacutenico modo de construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas se

pueden encontrar diferentes soluciones por todo el mundo y resulta importante

poder entender cuaacuteles son las similitudes y las diferencias de cada una de esas

soluciones No obstante un aspecto comuacuten que debe orientar la construccioacuten de

Ventanillas Uacutenicas es que se deben siempre de disentildear de manera que respondan a

las verdaderas necesidades tanto del comercio como del gobierno de forma

integrada

Hoy en diacutea los avances en la interoperabilidad de los Sistemas de Informacioacuten y la

arquitectura de las Tecnologiacuteas de Informacioacuten han introducido nuevos paradigmas

que ayudan a comprender como las organizaciones pueden colaborar Gracias a

estos avances las agencias pueden colaborar entre ellas y con el sector privado

Desde que las Naciones Unidas publicoacute su recomendacioacuten 33 se ha impulsado el

disentildeo de nuevos modelos de colaboracioacuten

31 Port Community Systems

En muchas ocasiones se identifica que existe una gran confusioacuten entre una

Ventanilla Uacutenica y un sistema colaborativo logiacutestico o de transporte como es el

caso de los sistemas de comunidad portuaria o de carga conocidos tambieacuten como

Port Community System (PCS) o Cargo Community System (CCS)

Un PCS (Port Community System) se puede definir como un sistema informaacutetico

para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo principal objetivo es

servir a los intereses de las distintas empresas y entidades relacionadas con las

actividades logiacutestico-portuarias el transporte y el comercio internacional

En un sistema de comunidad portuaria confluyen todos los actores ligados a las

operaciones de buques y mercanciacuteas en el puerto operadores de terminales

operadores de transporte (mariacutetimooceaacutenico rodado y ferroviario) transitarios o

freight forwarders aduanas organismos de inspeccioacuten almacenes autoridades

portuarias y autoridades mariacutetimas

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La asociacioacuten europea de PCS (EPCSA) define el concepto de PCS como una

plataforma electroacutenica abierta y neutral que facilita el intercambio de informacioacuten

seguro e inteligente entre operadores privados y entidades puacuteblicas con el objeto

de mejorar la posicioacuten competitiva de las comunidades portuarias y aeroportuarias

Un PCS permite optimizar los distintos sistemas utilizados por los distintos

intervinientes en el puerto automatizando procesos logiacutesticos y portuarios

mediante un uacutenico enviacuteo de datos que es utilizado por el conjunto de procesos que

conforman la cadena logiacutestica y de transporte

La existencia de un PCS en un puerto surge esencialmente de la necesidad de

maximizar la eficiencia en el uso de las infraestructuras y operaciones y de

gestionar la complejidad inherente en las actividades portuarias especialmente en

el transporte de mercanciacuteas en contenedor El crecimiento del traacutefico de

contenedores se traduce en un incremento del volumen de trabajo requerido para

la planificacioacuten ordenacioacuten ejecucioacuten y seguimiento de las operaciones de forma

eficiente En este contexto los procedimientos y praacutecticas manuales empiezan a

percibirse inadecuados y necesitan ser reemplazados por otros meacutetodos en los que

las soluciones tecnoloacutegicas juegan un papel clave en la identificacioacuten de aacutereas de

mejora

La existencia de una Ventanilla Uacutenica portuaria no estaacute condicionada a la existencia

de un port community system Podemos encontrar puertos en los que no existe un

sistema de comunidad portuaria pero existe un uacutenico punto de entrada para la

presentacioacuten de declaraciones mediante una Ventanilla Uacutenica De forma opuesta

podemos encontrar puertos en los que existe un sistema de comunidad portuaria

pero no existe una coordinacioacuten de las distintas agencias gubernamentales que dan

lugar a una Ventanilla Uacutenica Asimismo existe una diferencia fundamental entre

una Ventanilla Uacutenica y un PCS una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance

nacional y por lo tanto debe poder ser aplicable en todo el paiacutes y en todos los

puertos mientras que un PCS tiene un alcance maacutes local limitado a un puerto

No obstante la combinacioacuten de ventanillas uacutenicas y PCS puede capacitar el

suministro de servicios de alto valor antildeadido en un puerto asociados con la

planificacioacuten ejecucioacuten y control de las operaciones a toda la comunidad portuaria

y redundando en un mayor aprovechamiento de sus infraestructuras En este

escenario el sistema de comunidad portuaria actuacutea como canal de entrada a la

Ventanilla Uacutenica

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La combinacioacuten de ambos sistemas la Ventanilla Uacutenica con los sistemas PCS

permiten ofrecer soluciones que mejoran significativamente los controles por parte

de los organismos puacuteblicos pero al mismo tiempo simplifican y mejoran los

procedimientos existentes en el comercio exterior consiguiendo substanciales

ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en los puertos Para

llevar a cabo estas mejoras es necesario por un lado la combinacioacuten de las

autorizaciones emitidas por los distintos organismos puacuteblicos para poder ejecutar

las operaciones autorizaciones que deben estar basadas en un anaacutelisis anticipado

de la informacioacuten y de los riesgos y que deben enlazarse con la informacioacuten y

seguimiento de estas operaciones Esta potente combinacioacuten facilita la verdadera

consecucioacuten de un puerto sin papeles creando por ejemplo procedimientos de

liberacioacuten sin papeles de mercanciacuteas y de buques

33 Resumen del Capiacutetulo

Este tercer Capiacutetulo puede resumirse en las siguientes ideas

Se habla de entornos de Ventanillas Uacutenicas porque normalmente las

implementaciones de Ventanillas Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones

independientes unidas por un interfaz mutuo y la adopcioacuten de procesos de

negocio colectivos Este entorno se compone del espacio compartido de cada

una de las Agencias individuales y cada uno de sus mandatos o roles

regulaciones procesos de negocio y sistemas automatizados

Para el desarrollo de entornos de Ventanillas Uacutenicas la OMA define tres

fases Concepto de ventanilla Uacutenica iniciativa de Ventanilla Uacutenica y Entorno

de Ventanilla Uacutenica Aunque hay que tener en cuenta que no existe un uacutenico

modo de construir dicho entorno por lo que sepueden encontrar diferentes

soluciones por todo el mundo

Se ha identificado el concepto de Port Community System y Cargo

Community System dado que en ocasiones se produce confusioacuten entre

estos teacuterminos y el de Ventanilla Uacutenica PCS se ha definido como un sistema

informaacutetico para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo

principal objetivo es servir a los intereses de las distintas empresas y

entidades relacionadas con las actividades logiacutestico-portuarias el transporte

y el comercio internacional Una diferencia fundamental entre PCS y VU es

que una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance nacional y por tanto ser

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aplicable a todos los puertos mientras que un PCS tiene un alcance local maacutes

limitado a un puerto Aunque como se ha mencionado la combinacioacuten de

ambos sistemas permiten ofrecer soluciones maacutes eficientes consiguiendo

substanciales ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en

los puertos

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4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA

41 Introduccioacuten

Antes de considerar los diferentes modelos de Ventanillas Uacutenicas es importante

sentildealar

Aunque existen muchas praacutecticas y relaciones comerciales que son comunes

a todos los paiacuteses cada paiacutes puede tener tambieacuten sus requerimientos y

condiciones particulares que determinaraacuten la eleccioacuten oacuteptima del

modelo de Ventanilla Uacutenica

El aspecto crucial en la implantacioacuten de una Ventanilla Uacutenica reside en una

estrecha cooperacioacuten de todas las entidades puacuteblicas

gubernamentales involucradas

Una Ventanilla Uacutenica no siempre implica el uso de sistemas TIC

avanzados de uacuteltima generacioacuten sino que se puede facilitar en gran medida

el comercio mediante la definicioacuten apropiada de procedimientos

administrativos integrados apoyados por sistemas TIC existentes

Aunque existen diferentes aproximaciones posibles para el establecimiento de

Ventanillas Uacutenicas existen tres modelos baacutesicos que han sido identificados en la

Recomendacioacuten Nordm 33 de la UNCEFACT

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42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica

En el primer modelo una uacutenica Autoridad recibe toda la informacioacuten bien en

formato papel o bien en formato electroacutenico y la distribuye al resto de autoridades

gubernamentales pertinentes facilitando la operacioacuten de comercio

Este ha sido por ejemplo el modelo seguido por las administraciones

espantildeolas para la presentacioacuten de manifiestos de carga y descarga de

forma electroacutenica por parte de los operadores mariacutetimos en las que la

Autoridad Portuaria actuacutea como Ventanilla Uacutenica ante la Aduana

Papel

Ventanilla Uacutenica

Autoridad 2

Operador comercial(incluye al transportista)

Electroacutenico

Autoridad Uacutenica

Autoridad 3

Autoridad 4

Autoridad 5

Ilustracioacuten 2 Modelo de Autoridad Uacutenica

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Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado

Se utiliza un uacutenico sistema de informacioacuten (puacuteblico o privado) creado a tal efecto

para la recepcioacuten diseminacioacuten (y almacenamiento) y gestioacuten de la informacioacuten

relacionada con el comercio y el transporte

Existen diferentes posibilidades dentro de este tipo de modelo

Sistema centralizado (ldquoIntegrated Systemrdquo) en el que los datos son

procesados a traveacutes de un uacutenico sistema utilizado por todos los organismos

involucrados

Este tipo de sistema lo podemos encontrar por ejemplo en varios

paiacuteses de Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos

presentar datos en un solo sistema que es a su vez utilizado por los

distintos organismos regulatorios

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema centralizado

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Ilustracioacuten 3 Modelo Centralizado de Ventanilla Uacutenica

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Sistema distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) mediante el cual la informacioacuten es

distribuida a los organismos puacuteblicos involucrados mediante interfaces

interoperables quienes a su vez integran esta informacioacuten y la procesan

Este tipo de sistema ha sido establecido por ejemplo en Estados Unidos y

permite a los operadores econoacutemicos presentar datos estandarizados una

uacutenica vez y el sistema procesa y distribuye los datos a las otras agencias

interesadas en la transaccioacuten

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema distribuido

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Ilustracioacuten 4 Modelo Distribuido de Ventanilla Uacutenica

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Combinacioacuten de los sistemas centralizados y distribuidos descritos anteriormente

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema mixto

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Aplicacionesdel sistema mixto

Ilustracioacuten 5 Modelo Mixto de Ventanilla Uacutenica

Este tipo de sistema lo encontramos tambieacuten en varios paiacuteses de

Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos presentar datos en

un solo sistema que es a su vez utilizado por varios organismos

regulatorios y al mismo tiempo los datos son tambieacuten transmitido a otro sistema

(principalmente de la aduana) mediante una interfaz interoperable

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

En este tipo de modelo el usuario puede presentar las declaraciones de manera

electroacutenica de varias autoridades para ser procesadas y aprobadas en una sola

aplicacioacuten que coordina todo el flujo de trabajo bajo una uacutenica transaccioacuten

Estos sistemas suelen basarse en procedimientos riacutegidos que deben ser cumplidos

para poder dar cumplimiento a todo el traacutemite existiendo una serie de pre-

identificaciones y pre-validaciones

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Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 45

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

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Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Dentro de las entidades gubernamentales tal y como se muestra en la figura

siguiente se pueden distinguir los organismos reguladores y de control del

comercio exterior la aduana y las entidades de gestioacuten de infraestructuras

puacuteblicas

Todas estas entidades gubernamentales deben colaborar entre siacute con el objeto de

crear un entorno eficiente de Ventanilla Uacutenica tal y como se describe en el capiacutetulo

siguiente

Cross Border Regulatory Agenciesrsquo Systems

Customs Management System

Logistics and Transport Management and Collaboration Systems

Public Infrastructure Management Systems

Single Windows

One-stop-shops

Ilustracioacuten 1 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual

25 Resumen del Capiacutetulo

El Capiacutetulo dos puede resumirse en las siguientes ideas principales

En el presente capiacutetulo se han presentado dos definiciones sobre el concepto

de Ventanilla Uacutenica aportadas por dos organismos internacionales el Centro

de Facilitacioacuten de Comercio y Comercio Electroacutenico de las Naciones Unidas

(UNCEFACT) y la Organizacioacuten Mundial de Aduanas (OMA) ambas

definiciones son complementarias y desde diferentes puntos de vista uno

maacutes teacutecnico y otro maacutes organizativo y metodoloacutegico

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Es importante tener presente que el concepto de Ventanillas Uacutenicas no es

exclusivo de Comercio Exterior Y que la propuesta de implementacioacuten de

Ventanillas Uacutenicas puede partir de diferentes sectores (mariacutetimo comercio

transporte Aduana) por lo que podemos encontrarnos con diferentes

Ventanillas Uacutenicas que deben ser complementarias y en cualquier caso estar

interrelacionadas entre siacute

El entorno de Ventanilla Uacutenica puede manifestarse mediante distintas

aproximaciones que dependeraacuten en gran medida del contexto socio-poliacutetico

y de la complejidad del entorno Bajo esta situacioacuten resulta criacutetico partir de

un concepto y de una base de definicioacuten de Ventanilla Uacutenica lo

suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las distintas

iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un

entorno concreto

Un gran valor antildeadido del concepto Ventanilla Uacutenica es que aporta

soluciones integradas a los usuarios y una caracteriacutestica fundamental reside

en la idea ldquoone time submissionrdquo (presentar la informacioacuten una sola)

Por uacuteltimo se ha presentado la Ventanilla Uacutenica como concepto de empresa

virtual que puede ayudar a comprender el entorno y las relaciones de las

Ventanillas Uacutenicas

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3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La OMA considera el concepto de VU como un componente de la Gestioacuten

Coordinada de Fronteras teacutermino que utiliza para describir los esfuerzos globales

para racionalizar y facilitar los procedimientos y sistemas de gestioacuten de fronteras

El desarrollo de sistemas automatizados de gestioacuten dentro de las administraciones

aduaneras y las agencias reguladoras y de proteccioacuten en fronteras es un aspecto

clave para la adopcioacuten de medidas facilitadoras ofreciendo al mismo tiempo

mejoras sustanciales en los objetivos perseguidos sobre funciones recaudatorias

proteccioacuten social y fomento del comercio No obstante estos importantes

desarrollos no son solo efecto de la introduccioacuten de nuevas tecnologiacuteas y en

particular de tecnologiacuteas de la informacioacuten y comunicaciones sino tambieacuten de la

adopcioacuten de nuevas filosofiacuteas y arquitecturas de gestioacuten y gobernanza que han

proporcionado mayores grados de eficiencia y eficacia en las praacutecticas de comercio

internacional

El entorno de Ventanilla Uacutenica debe aplicarse para facilitar los complejos

procesos que regulan el movimiento de mercanciacuteas medios de transporte

y personas a traveacutes de las fronteras de los paiacuteses Tradicionalmente en Ameacuterica

Latina y Caribe (ALC) estas Ventanillas Uacutenicas son conocidas como VUCE o

Ventanillas Uacutenicas de Comercio Exterior y ofrecen la visioacuten de un interfaz

simplificado entre los operadores econoacutemicos y las agencias de gobierno que

regulan las fronteras para dar una respuesta a los problemas inherentes relativos a

las costosas ineficiencias falta de coordinacioacuten entre agencias y procedimientos

administrativos y documentacioacuten poco transparentes y que se derivan en una lenta

y compleja burocracia

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iquestPor queacute se habla de entorno de Ventanillas Uacutenicas

Se denomina entorno porque normalmente las implementaciones de Ventanillas

Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones independientes unidas por un interfaz

mutuo y la adopcioacuten de procesos de negocio colectivos Este entorno se

compone del espacio compartido de cada una de las Agencias individuales y cada

uno de sus mandatos o roles regulaciones procesos de negocio y sistemas

automatizados

En este sentido construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas es un proceso

particularmente complejo y necesita una gran labor de armonizacioacuten de objetivos

de cada uno de los actores que ademaacutes conllevaraacute muchos cambios respecto al

funcionamiento actual Para este cambio la OMA define tres fases en el desarrollo

de un entorno de Ventanilla Uacutenica

Concepto de Ventanilla Uacutenica Se trata de una primera fase exploratoria en

la que se sientan las bases para el desarrollo de las fases posteriores en las

que se busca una convergencia poliacutetica un alineamiento estrateacutegico

contando con una colaboracioacuten de todos los participantes

Iniciativa de Ventanilla Uacutenica Esta fase se inicia cuando exista una

aceptacioacuten formal del concepto de Ventanilla Uacutenica dando lugar a un

mandato poliacutetico a una estructura de gobierno una gestioacuten de programa y

una formulacioacuten de proyectos

Entorno de Ventanilla Uacutenica En esta fase se van ejecutando gradualmente

los proyectos que conformaraacuten los servicios de Ventanilla Uacutenica debieacutendose

incorporar medidas que permitan la gestioacuten del cambio y del desempentildeo

En realidad la fase de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas en algunos casos

puede durar varios antildeos Cada fase y sub-fase se va construyendo a partir de lo

que se va aprendiendo en la anterior para conseguir progresivamente una

simplificacioacuten del comercio en el cual el entorno objetivo no debe ser el resultado

de proyectos individuales

Asiacute la OMA habla de ldquoconstruirrdquo una Ventanilla Uacutenica en lugar de ldquodesarrollarrdquo ya

que al igual que en el caso de un edificio las Ventanillas Uacutenicas necesitan un

disentildeo que refleje sus verdaderas necesidades necesita ser construido usando

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entorno13(De en- y torno)131 m Ambiente lo que rodea132 m Inform Conjunto de condiciones extriacutensecas que necesita un sistema informaacutetico para funcionar como el tipo de programacioacuten de proceso las caracteriacutesticas de las maacutequinas que lo componen etc133 m Mat Conjunto de puntos vecinos a otro134 m Ar Pliegue que se hace a la ropa en el borde
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todas las habilidades de la ingenieriacutea y una vez que se ha probado y se certifica que

la instalacioacuten funciona conforme a los requerimientos se pone en servicio Al igual

que un edificio es la sede para un estilo de vida las Ventanillas Uacutenicas son la sede

de procesos de negocio y proveen una coleccioacuten de servicios interrelacionados Al

igual que los proyectos de construccioacuten las Ventanillas Uacutenicas en algunas

ocasiones necesitaraacuten desmantelar algunos de los edificios existentes o renovar

algunas de las estructuras actuales

No existe un uacutenico modo de construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas se

pueden encontrar diferentes soluciones por todo el mundo y resulta importante

poder entender cuaacuteles son las similitudes y las diferencias de cada una de esas

soluciones No obstante un aspecto comuacuten que debe orientar la construccioacuten de

Ventanillas Uacutenicas es que se deben siempre de disentildear de manera que respondan a

las verdaderas necesidades tanto del comercio como del gobierno de forma

integrada

Hoy en diacutea los avances en la interoperabilidad de los Sistemas de Informacioacuten y la

arquitectura de las Tecnologiacuteas de Informacioacuten han introducido nuevos paradigmas

que ayudan a comprender como las organizaciones pueden colaborar Gracias a

estos avances las agencias pueden colaborar entre ellas y con el sector privado

Desde que las Naciones Unidas publicoacute su recomendacioacuten 33 se ha impulsado el

disentildeo de nuevos modelos de colaboracioacuten

31 Port Community Systems

En muchas ocasiones se identifica que existe una gran confusioacuten entre una

Ventanilla Uacutenica y un sistema colaborativo logiacutestico o de transporte como es el

caso de los sistemas de comunidad portuaria o de carga conocidos tambieacuten como

Port Community System (PCS) o Cargo Community System (CCS)

Un PCS (Port Community System) se puede definir como un sistema informaacutetico

para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo principal objetivo es

servir a los intereses de las distintas empresas y entidades relacionadas con las

actividades logiacutestico-portuarias el transporte y el comercio internacional

En un sistema de comunidad portuaria confluyen todos los actores ligados a las

operaciones de buques y mercanciacuteas en el puerto operadores de terminales

operadores de transporte (mariacutetimooceaacutenico rodado y ferroviario) transitarios o

freight forwarders aduanas organismos de inspeccioacuten almacenes autoridades

portuarias y autoridades mariacutetimas

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La asociacioacuten europea de PCS (EPCSA) define el concepto de PCS como una

plataforma electroacutenica abierta y neutral que facilita el intercambio de informacioacuten

seguro e inteligente entre operadores privados y entidades puacuteblicas con el objeto

de mejorar la posicioacuten competitiva de las comunidades portuarias y aeroportuarias

Un PCS permite optimizar los distintos sistemas utilizados por los distintos

intervinientes en el puerto automatizando procesos logiacutesticos y portuarios

mediante un uacutenico enviacuteo de datos que es utilizado por el conjunto de procesos que

conforman la cadena logiacutestica y de transporte

La existencia de un PCS en un puerto surge esencialmente de la necesidad de

maximizar la eficiencia en el uso de las infraestructuras y operaciones y de

gestionar la complejidad inherente en las actividades portuarias especialmente en

el transporte de mercanciacuteas en contenedor El crecimiento del traacutefico de

contenedores se traduce en un incremento del volumen de trabajo requerido para

la planificacioacuten ordenacioacuten ejecucioacuten y seguimiento de las operaciones de forma

eficiente En este contexto los procedimientos y praacutecticas manuales empiezan a

percibirse inadecuados y necesitan ser reemplazados por otros meacutetodos en los que

las soluciones tecnoloacutegicas juegan un papel clave en la identificacioacuten de aacutereas de

mejora

La existencia de una Ventanilla Uacutenica portuaria no estaacute condicionada a la existencia

de un port community system Podemos encontrar puertos en los que no existe un

sistema de comunidad portuaria pero existe un uacutenico punto de entrada para la

presentacioacuten de declaraciones mediante una Ventanilla Uacutenica De forma opuesta

podemos encontrar puertos en los que existe un sistema de comunidad portuaria

pero no existe una coordinacioacuten de las distintas agencias gubernamentales que dan

lugar a una Ventanilla Uacutenica Asimismo existe una diferencia fundamental entre

una Ventanilla Uacutenica y un PCS una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance

nacional y por lo tanto debe poder ser aplicable en todo el paiacutes y en todos los

puertos mientras que un PCS tiene un alcance maacutes local limitado a un puerto

No obstante la combinacioacuten de ventanillas uacutenicas y PCS puede capacitar el

suministro de servicios de alto valor antildeadido en un puerto asociados con la

planificacioacuten ejecucioacuten y control de las operaciones a toda la comunidad portuaria

y redundando en un mayor aprovechamiento de sus infraestructuras En este

escenario el sistema de comunidad portuaria actuacutea como canal de entrada a la

Ventanilla Uacutenica

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La combinacioacuten de ambos sistemas la Ventanilla Uacutenica con los sistemas PCS

permiten ofrecer soluciones que mejoran significativamente los controles por parte

de los organismos puacuteblicos pero al mismo tiempo simplifican y mejoran los

procedimientos existentes en el comercio exterior consiguiendo substanciales

ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en los puertos Para

llevar a cabo estas mejoras es necesario por un lado la combinacioacuten de las

autorizaciones emitidas por los distintos organismos puacuteblicos para poder ejecutar

las operaciones autorizaciones que deben estar basadas en un anaacutelisis anticipado

de la informacioacuten y de los riesgos y que deben enlazarse con la informacioacuten y

seguimiento de estas operaciones Esta potente combinacioacuten facilita la verdadera

consecucioacuten de un puerto sin papeles creando por ejemplo procedimientos de

liberacioacuten sin papeles de mercanciacuteas y de buques

33 Resumen del Capiacutetulo

Este tercer Capiacutetulo puede resumirse en las siguientes ideas

Se habla de entornos de Ventanillas Uacutenicas porque normalmente las

implementaciones de Ventanillas Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones

independientes unidas por un interfaz mutuo y la adopcioacuten de procesos de

negocio colectivos Este entorno se compone del espacio compartido de cada

una de las Agencias individuales y cada uno de sus mandatos o roles

regulaciones procesos de negocio y sistemas automatizados

Para el desarrollo de entornos de Ventanillas Uacutenicas la OMA define tres

fases Concepto de ventanilla Uacutenica iniciativa de Ventanilla Uacutenica y Entorno

de Ventanilla Uacutenica Aunque hay que tener en cuenta que no existe un uacutenico

modo de construir dicho entorno por lo que sepueden encontrar diferentes

soluciones por todo el mundo

Se ha identificado el concepto de Port Community System y Cargo

Community System dado que en ocasiones se produce confusioacuten entre

estos teacuterminos y el de Ventanilla Uacutenica PCS se ha definido como un sistema

informaacutetico para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo

principal objetivo es servir a los intereses de las distintas empresas y

entidades relacionadas con las actividades logiacutestico-portuarias el transporte

y el comercio internacional Una diferencia fundamental entre PCS y VU es

que una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance nacional y por tanto ser

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aplicable a todos los puertos mientras que un PCS tiene un alcance local maacutes

limitado a un puerto Aunque como se ha mencionado la combinacioacuten de

ambos sistemas permiten ofrecer soluciones maacutes eficientes consiguiendo

substanciales ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en

los puertos

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4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA

41 Introduccioacuten

Antes de considerar los diferentes modelos de Ventanillas Uacutenicas es importante

sentildealar

Aunque existen muchas praacutecticas y relaciones comerciales que son comunes

a todos los paiacuteses cada paiacutes puede tener tambieacuten sus requerimientos y

condiciones particulares que determinaraacuten la eleccioacuten oacuteptima del

modelo de Ventanilla Uacutenica

El aspecto crucial en la implantacioacuten de una Ventanilla Uacutenica reside en una

estrecha cooperacioacuten de todas las entidades puacuteblicas

gubernamentales involucradas

Una Ventanilla Uacutenica no siempre implica el uso de sistemas TIC

avanzados de uacuteltima generacioacuten sino que se puede facilitar en gran medida

el comercio mediante la definicioacuten apropiada de procedimientos

administrativos integrados apoyados por sistemas TIC existentes

Aunque existen diferentes aproximaciones posibles para el establecimiento de

Ventanillas Uacutenicas existen tres modelos baacutesicos que han sido identificados en la

Recomendacioacuten Nordm 33 de la UNCEFACT

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42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica

En el primer modelo una uacutenica Autoridad recibe toda la informacioacuten bien en

formato papel o bien en formato electroacutenico y la distribuye al resto de autoridades

gubernamentales pertinentes facilitando la operacioacuten de comercio

Este ha sido por ejemplo el modelo seguido por las administraciones

espantildeolas para la presentacioacuten de manifiestos de carga y descarga de

forma electroacutenica por parte de los operadores mariacutetimos en las que la

Autoridad Portuaria actuacutea como Ventanilla Uacutenica ante la Aduana

Papel

Ventanilla Uacutenica

Autoridad 2

Operador comercial(incluye al transportista)

Electroacutenico

Autoridad Uacutenica

Autoridad 3

Autoridad 4

Autoridad 5

Ilustracioacuten 2 Modelo de Autoridad Uacutenica

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Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado

Se utiliza un uacutenico sistema de informacioacuten (puacuteblico o privado) creado a tal efecto

para la recepcioacuten diseminacioacuten (y almacenamiento) y gestioacuten de la informacioacuten

relacionada con el comercio y el transporte

Existen diferentes posibilidades dentro de este tipo de modelo

Sistema centralizado (ldquoIntegrated Systemrdquo) en el que los datos son

procesados a traveacutes de un uacutenico sistema utilizado por todos los organismos

involucrados

Este tipo de sistema lo podemos encontrar por ejemplo en varios

paiacuteses de Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos

presentar datos en un solo sistema que es a su vez utilizado por los

distintos organismos regulatorios

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema centralizado

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Ilustracioacuten 3 Modelo Centralizado de Ventanilla Uacutenica

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Sistema distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) mediante el cual la informacioacuten es

distribuida a los organismos puacuteblicos involucrados mediante interfaces

interoperables quienes a su vez integran esta informacioacuten y la procesan

Este tipo de sistema ha sido establecido por ejemplo en Estados Unidos y

permite a los operadores econoacutemicos presentar datos estandarizados una

uacutenica vez y el sistema procesa y distribuye los datos a las otras agencias

interesadas en la transaccioacuten

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema distribuido

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Ilustracioacuten 4 Modelo Distribuido de Ventanilla Uacutenica

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Combinacioacuten de los sistemas centralizados y distribuidos descritos anteriormente

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema mixto

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Aplicacionesdel sistema mixto

Ilustracioacuten 5 Modelo Mixto de Ventanilla Uacutenica

Este tipo de sistema lo encontramos tambieacuten en varios paiacuteses de

Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos presentar datos en

un solo sistema que es a su vez utilizado por varios organismos

regulatorios y al mismo tiempo los datos son tambieacuten transmitido a otro sistema

(principalmente de la aduana) mediante una interfaz interoperable

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

En este tipo de modelo el usuario puede presentar las declaraciones de manera

electroacutenica de varias autoridades para ser procesadas y aprobadas en una sola

aplicacioacuten que coordina todo el flujo de trabajo bajo una uacutenica transaccioacuten

Estos sistemas suelen basarse en procedimientos riacutegidos que deben ser cumplidos

para poder dar cumplimiento a todo el traacutemite existiendo una serie de pre-

identificaciones y pre-validaciones

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Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

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Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

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Es importante tener presente que el concepto de Ventanillas Uacutenicas no es

exclusivo de Comercio Exterior Y que la propuesta de implementacioacuten de

Ventanillas Uacutenicas puede partir de diferentes sectores (mariacutetimo comercio

transporte Aduana) por lo que podemos encontrarnos con diferentes

Ventanillas Uacutenicas que deben ser complementarias y en cualquier caso estar

interrelacionadas entre siacute

El entorno de Ventanilla Uacutenica puede manifestarse mediante distintas

aproximaciones que dependeraacuten en gran medida del contexto socio-poliacutetico

y de la complejidad del entorno Bajo esta situacioacuten resulta criacutetico partir de

un concepto y de una base de definicioacuten de Ventanilla Uacutenica lo

suficientemente amplia y flexible que permita dar cabida a las distintas

iniciativas y entornos que se crean en torno a esta filosofiacutea de gobernanza

para posteriormente poder caracterizar y particularizar cada realidad en un

entorno concreto

Un gran valor antildeadido del concepto Ventanilla Uacutenica es que aporta

soluciones integradas a los usuarios y una caracteriacutestica fundamental reside

en la idea ldquoone time submissionrdquo (presentar la informacioacuten una sola)

Por uacuteltimo se ha presentado la Ventanilla Uacutenica como concepto de empresa

virtual que puede ayudar a comprender el entorno y las relaciones de las

Ventanillas Uacutenicas

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3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La OMA considera el concepto de VU como un componente de la Gestioacuten

Coordinada de Fronteras teacutermino que utiliza para describir los esfuerzos globales

para racionalizar y facilitar los procedimientos y sistemas de gestioacuten de fronteras

El desarrollo de sistemas automatizados de gestioacuten dentro de las administraciones

aduaneras y las agencias reguladoras y de proteccioacuten en fronteras es un aspecto

clave para la adopcioacuten de medidas facilitadoras ofreciendo al mismo tiempo

mejoras sustanciales en los objetivos perseguidos sobre funciones recaudatorias

proteccioacuten social y fomento del comercio No obstante estos importantes

desarrollos no son solo efecto de la introduccioacuten de nuevas tecnologiacuteas y en

particular de tecnologiacuteas de la informacioacuten y comunicaciones sino tambieacuten de la

adopcioacuten de nuevas filosofiacuteas y arquitecturas de gestioacuten y gobernanza que han

proporcionado mayores grados de eficiencia y eficacia en las praacutecticas de comercio

internacional

El entorno de Ventanilla Uacutenica debe aplicarse para facilitar los complejos

procesos que regulan el movimiento de mercanciacuteas medios de transporte

y personas a traveacutes de las fronteras de los paiacuteses Tradicionalmente en Ameacuterica

Latina y Caribe (ALC) estas Ventanillas Uacutenicas son conocidas como VUCE o

Ventanillas Uacutenicas de Comercio Exterior y ofrecen la visioacuten de un interfaz

simplificado entre los operadores econoacutemicos y las agencias de gobierno que

regulan las fronteras para dar una respuesta a los problemas inherentes relativos a

las costosas ineficiencias falta de coordinacioacuten entre agencias y procedimientos

administrativos y documentacioacuten poco transparentes y que se derivan en una lenta

y compleja burocracia

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

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iquestPor queacute se habla de entorno de Ventanillas Uacutenicas

Se denomina entorno porque normalmente las implementaciones de Ventanillas

Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones independientes unidas por un interfaz

mutuo y la adopcioacuten de procesos de negocio colectivos Este entorno se

compone del espacio compartido de cada una de las Agencias individuales y cada

uno de sus mandatos o roles regulaciones procesos de negocio y sistemas

automatizados

En este sentido construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas es un proceso

particularmente complejo y necesita una gran labor de armonizacioacuten de objetivos

de cada uno de los actores que ademaacutes conllevaraacute muchos cambios respecto al

funcionamiento actual Para este cambio la OMA define tres fases en el desarrollo

de un entorno de Ventanilla Uacutenica

Concepto de Ventanilla Uacutenica Se trata de una primera fase exploratoria en

la que se sientan las bases para el desarrollo de las fases posteriores en las

que se busca una convergencia poliacutetica un alineamiento estrateacutegico

contando con una colaboracioacuten de todos los participantes

Iniciativa de Ventanilla Uacutenica Esta fase se inicia cuando exista una

aceptacioacuten formal del concepto de Ventanilla Uacutenica dando lugar a un

mandato poliacutetico a una estructura de gobierno una gestioacuten de programa y

una formulacioacuten de proyectos

Entorno de Ventanilla Uacutenica En esta fase se van ejecutando gradualmente

los proyectos que conformaraacuten los servicios de Ventanilla Uacutenica debieacutendose

incorporar medidas que permitan la gestioacuten del cambio y del desempentildeo

En realidad la fase de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas en algunos casos

puede durar varios antildeos Cada fase y sub-fase se va construyendo a partir de lo

que se va aprendiendo en la anterior para conseguir progresivamente una

simplificacioacuten del comercio en el cual el entorno objetivo no debe ser el resultado

de proyectos individuales

Asiacute la OMA habla de ldquoconstruirrdquo una Ventanilla Uacutenica en lugar de ldquodesarrollarrdquo ya

que al igual que en el caso de un edificio las Ventanillas Uacutenicas necesitan un

disentildeo que refleje sus verdaderas necesidades necesita ser construido usando

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entorno13(De en- y torno)131 m Ambiente lo que rodea132 m Inform Conjunto de condiciones extriacutensecas que necesita un sistema informaacutetico para funcionar como el tipo de programacioacuten de proceso las caracteriacutesticas de las maacutequinas que lo componen etc133 m Mat Conjunto de puntos vecinos a otro134 m Ar Pliegue que se hace a la ropa en el borde
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todas las habilidades de la ingenieriacutea y una vez que se ha probado y se certifica que

la instalacioacuten funciona conforme a los requerimientos se pone en servicio Al igual

que un edificio es la sede para un estilo de vida las Ventanillas Uacutenicas son la sede

de procesos de negocio y proveen una coleccioacuten de servicios interrelacionados Al

igual que los proyectos de construccioacuten las Ventanillas Uacutenicas en algunas

ocasiones necesitaraacuten desmantelar algunos de los edificios existentes o renovar

algunas de las estructuras actuales

No existe un uacutenico modo de construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas se

pueden encontrar diferentes soluciones por todo el mundo y resulta importante

poder entender cuaacuteles son las similitudes y las diferencias de cada una de esas

soluciones No obstante un aspecto comuacuten que debe orientar la construccioacuten de

Ventanillas Uacutenicas es que se deben siempre de disentildear de manera que respondan a

las verdaderas necesidades tanto del comercio como del gobierno de forma

integrada

Hoy en diacutea los avances en la interoperabilidad de los Sistemas de Informacioacuten y la

arquitectura de las Tecnologiacuteas de Informacioacuten han introducido nuevos paradigmas

que ayudan a comprender como las organizaciones pueden colaborar Gracias a

estos avances las agencias pueden colaborar entre ellas y con el sector privado

Desde que las Naciones Unidas publicoacute su recomendacioacuten 33 se ha impulsado el

disentildeo de nuevos modelos de colaboracioacuten

31 Port Community Systems

En muchas ocasiones se identifica que existe una gran confusioacuten entre una

Ventanilla Uacutenica y un sistema colaborativo logiacutestico o de transporte como es el

caso de los sistemas de comunidad portuaria o de carga conocidos tambieacuten como

Port Community System (PCS) o Cargo Community System (CCS)

Un PCS (Port Community System) se puede definir como un sistema informaacutetico

para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo principal objetivo es

servir a los intereses de las distintas empresas y entidades relacionadas con las

actividades logiacutestico-portuarias el transporte y el comercio internacional

En un sistema de comunidad portuaria confluyen todos los actores ligados a las

operaciones de buques y mercanciacuteas en el puerto operadores de terminales

operadores de transporte (mariacutetimooceaacutenico rodado y ferroviario) transitarios o

freight forwarders aduanas organismos de inspeccioacuten almacenes autoridades

portuarias y autoridades mariacutetimas

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La asociacioacuten europea de PCS (EPCSA) define el concepto de PCS como una

plataforma electroacutenica abierta y neutral que facilita el intercambio de informacioacuten

seguro e inteligente entre operadores privados y entidades puacuteblicas con el objeto

de mejorar la posicioacuten competitiva de las comunidades portuarias y aeroportuarias

Un PCS permite optimizar los distintos sistemas utilizados por los distintos

intervinientes en el puerto automatizando procesos logiacutesticos y portuarios

mediante un uacutenico enviacuteo de datos que es utilizado por el conjunto de procesos que

conforman la cadena logiacutestica y de transporte

La existencia de un PCS en un puerto surge esencialmente de la necesidad de

maximizar la eficiencia en el uso de las infraestructuras y operaciones y de

gestionar la complejidad inherente en las actividades portuarias especialmente en

el transporte de mercanciacuteas en contenedor El crecimiento del traacutefico de

contenedores se traduce en un incremento del volumen de trabajo requerido para

la planificacioacuten ordenacioacuten ejecucioacuten y seguimiento de las operaciones de forma

eficiente En este contexto los procedimientos y praacutecticas manuales empiezan a

percibirse inadecuados y necesitan ser reemplazados por otros meacutetodos en los que

las soluciones tecnoloacutegicas juegan un papel clave en la identificacioacuten de aacutereas de

mejora

La existencia de una Ventanilla Uacutenica portuaria no estaacute condicionada a la existencia

de un port community system Podemos encontrar puertos en los que no existe un

sistema de comunidad portuaria pero existe un uacutenico punto de entrada para la

presentacioacuten de declaraciones mediante una Ventanilla Uacutenica De forma opuesta

podemos encontrar puertos en los que existe un sistema de comunidad portuaria

pero no existe una coordinacioacuten de las distintas agencias gubernamentales que dan

lugar a una Ventanilla Uacutenica Asimismo existe una diferencia fundamental entre

una Ventanilla Uacutenica y un PCS una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance

nacional y por lo tanto debe poder ser aplicable en todo el paiacutes y en todos los

puertos mientras que un PCS tiene un alcance maacutes local limitado a un puerto

No obstante la combinacioacuten de ventanillas uacutenicas y PCS puede capacitar el

suministro de servicios de alto valor antildeadido en un puerto asociados con la

planificacioacuten ejecucioacuten y control de las operaciones a toda la comunidad portuaria

y redundando en un mayor aprovechamiento de sus infraestructuras En este

escenario el sistema de comunidad portuaria actuacutea como canal de entrada a la

Ventanilla Uacutenica

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La combinacioacuten de ambos sistemas la Ventanilla Uacutenica con los sistemas PCS

permiten ofrecer soluciones que mejoran significativamente los controles por parte

de los organismos puacuteblicos pero al mismo tiempo simplifican y mejoran los

procedimientos existentes en el comercio exterior consiguiendo substanciales

ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en los puertos Para

llevar a cabo estas mejoras es necesario por un lado la combinacioacuten de las

autorizaciones emitidas por los distintos organismos puacuteblicos para poder ejecutar

las operaciones autorizaciones que deben estar basadas en un anaacutelisis anticipado

de la informacioacuten y de los riesgos y que deben enlazarse con la informacioacuten y

seguimiento de estas operaciones Esta potente combinacioacuten facilita la verdadera

consecucioacuten de un puerto sin papeles creando por ejemplo procedimientos de

liberacioacuten sin papeles de mercanciacuteas y de buques

33 Resumen del Capiacutetulo

Este tercer Capiacutetulo puede resumirse en las siguientes ideas

Se habla de entornos de Ventanillas Uacutenicas porque normalmente las

implementaciones de Ventanillas Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones

independientes unidas por un interfaz mutuo y la adopcioacuten de procesos de

negocio colectivos Este entorno se compone del espacio compartido de cada

una de las Agencias individuales y cada uno de sus mandatos o roles

regulaciones procesos de negocio y sistemas automatizados

Para el desarrollo de entornos de Ventanillas Uacutenicas la OMA define tres

fases Concepto de ventanilla Uacutenica iniciativa de Ventanilla Uacutenica y Entorno

de Ventanilla Uacutenica Aunque hay que tener en cuenta que no existe un uacutenico

modo de construir dicho entorno por lo que sepueden encontrar diferentes

soluciones por todo el mundo

Se ha identificado el concepto de Port Community System y Cargo

Community System dado que en ocasiones se produce confusioacuten entre

estos teacuterminos y el de Ventanilla Uacutenica PCS se ha definido como un sistema

informaacutetico para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo

principal objetivo es servir a los intereses de las distintas empresas y

entidades relacionadas con las actividades logiacutestico-portuarias el transporte

y el comercio internacional Una diferencia fundamental entre PCS y VU es

que una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance nacional y por tanto ser

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aplicable a todos los puertos mientras que un PCS tiene un alcance local maacutes

limitado a un puerto Aunque como se ha mencionado la combinacioacuten de

ambos sistemas permiten ofrecer soluciones maacutes eficientes consiguiendo

substanciales ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en

los puertos

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4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA

41 Introduccioacuten

Antes de considerar los diferentes modelos de Ventanillas Uacutenicas es importante

sentildealar

Aunque existen muchas praacutecticas y relaciones comerciales que son comunes

a todos los paiacuteses cada paiacutes puede tener tambieacuten sus requerimientos y

condiciones particulares que determinaraacuten la eleccioacuten oacuteptima del

modelo de Ventanilla Uacutenica

El aspecto crucial en la implantacioacuten de una Ventanilla Uacutenica reside en una

estrecha cooperacioacuten de todas las entidades puacuteblicas

gubernamentales involucradas

Una Ventanilla Uacutenica no siempre implica el uso de sistemas TIC

avanzados de uacuteltima generacioacuten sino que se puede facilitar en gran medida

el comercio mediante la definicioacuten apropiada de procedimientos

administrativos integrados apoyados por sistemas TIC existentes

Aunque existen diferentes aproximaciones posibles para el establecimiento de

Ventanillas Uacutenicas existen tres modelos baacutesicos que han sido identificados en la

Recomendacioacuten Nordm 33 de la UNCEFACT

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42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica

En el primer modelo una uacutenica Autoridad recibe toda la informacioacuten bien en

formato papel o bien en formato electroacutenico y la distribuye al resto de autoridades

gubernamentales pertinentes facilitando la operacioacuten de comercio

Este ha sido por ejemplo el modelo seguido por las administraciones

espantildeolas para la presentacioacuten de manifiestos de carga y descarga de

forma electroacutenica por parte de los operadores mariacutetimos en las que la

Autoridad Portuaria actuacutea como Ventanilla Uacutenica ante la Aduana

Papel

Ventanilla Uacutenica

Autoridad 2

Operador comercial(incluye al transportista)

Electroacutenico

Autoridad Uacutenica

Autoridad 3

Autoridad 4

Autoridad 5

Ilustracioacuten 2 Modelo de Autoridad Uacutenica

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Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado

Se utiliza un uacutenico sistema de informacioacuten (puacuteblico o privado) creado a tal efecto

para la recepcioacuten diseminacioacuten (y almacenamiento) y gestioacuten de la informacioacuten

relacionada con el comercio y el transporte

Existen diferentes posibilidades dentro de este tipo de modelo

Sistema centralizado (ldquoIntegrated Systemrdquo) en el que los datos son

procesados a traveacutes de un uacutenico sistema utilizado por todos los organismos

involucrados

Este tipo de sistema lo podemos encontrar por ejemplo en varios

paiacuteses de Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos

presentar datos en un solo sistema que es a su vez utilizado por los

distintos organismos regulatorios

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema centralizado

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Ilustracioacuten 3 Modelo Centralizado de Ventanilla Uacutenica

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Sistema distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) mediante el cual la informacioacuten es

distribuida a los organismos puacuteblicos involucrados mediante interfaces

interoperables quienes a su vez integran esta informacioacuten y la procesan

Este tipo de sistema ha sido establecido por ejemplo en Estados Unidos y

permite a los operadores econoacutemicos presentar datos estandarizados una

uacutenica vez y el sistema procesa y distribuye los datos a las otras agencias

interesadas en la transaccioacuten

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema distribuido

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Ilustracioacuten 4 Modelo Distribuido de Ventanilla Uacutenica

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Combinacioacuten de los sistemas centralizados y distribuidos descritos anteriormente

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema mixto

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Aplicacionesdel sistema mixto

Ilustracioacuten 5 Modelo Mixto de Ventanilla Uacutenica

Este tipo de sistema lo encontramos tambieacuten en varios paiacuteses de

Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos presentar datos en

un solo sistema que es a su vez utilizado por varios organismos

regulatorios y al mismo tiempo los datos son tambieacuten transmitido a otro sistema

(principalmente de la aduana) mediante una interfaz interoperable

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

En este tipo de modelo el usuario puede presentar las declaraciones de manera

electroacutenica de varias autoridades para ser procesadas y aprobadas en una sola

aplicacioacuten que coordina todo el flujo de trabajo bajo una uacutenica transaccioacuten

Estos sistemas suelen basarse en procedimientos riacutegidos que deben ser cumplidos

para poder dar cumplimiento a todo el traacutemite existiendo una serie de pre-

identificaciones y pre-validaciones

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 30

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Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

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pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 33

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 34

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 35

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 37

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 19

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La OMA considera el concepto de VU como un componente de la Gestioacuten

Coordinada de Fronteras teacutermino que utiliza para describir los esfuerzos globales

para racionalizar y facilitar los procedimientos y sistemas de gestioacuten de fronteras

El desarrollo de sistemas automatizados de gestioacuten dentro de las administraciones

aduaneras y las agencias reguladoras y de proteccioacuten en fronteras es un aspecto

clave para la adopcioacuten de medidas facilitadoras ofreciendo al mismo tiempo

mejoras sustanciales en los objetivos perseguidos sobre funciones recaudatorias

proteccioacuten social y fomento del comercio No obstante estos importantes

desarrollos no son solo efecto de la introduccioacuten de nuevas tecnologiacuteas y en

particular de tecnologiacuteas de la informacioacuten y comunicaciones sino tambieacuten de la

adopcioacuten de nuevas filosofiacuteas y arquitecturas de gestioacuten y gobernanza que han

proporcionado mayores grados de eficiencia y eficacia en las praacutecticas de comercio

internacional

El entorno de Ventanilla Uacutenica debe aplicarse para facilitar los complejos

procesos que regulan el movimiento de mercanciacuteas medios de transporte

y personas a traveacutes de las fronteras de los paiacuteses Tradicionalmente en Ameacuterica

Latina y Caribe (ALC) estas Ventanillas Uacutenicas son conocidas como VUCE o

Ventanillas Uacutenicas de Comercio Exterior y ofrecen la visioacuten de un interfaz

simplificado entre los operadores econoacutemicos y las agencias de gobierno que

regulan las fronteras para dar una respuesta a los problemas inherentes relativos a

las costosas ineficiencias falta de coordinacioacuten entre agencias y procedimientos

administrativos y documentacioacuten poco transparentes y que se derivan en una lenta

y compleja burocracia

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iquestPor queacute se habla de entorno de Ventanillas Uacutenicas

Se denomina entorno porque normalmente las implementaciones de Ventanillas

Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones independientes unidas por un interfaz

mutuo y la adopcioacuten de procesos de negocio colectivos Este entorno se

compone del espacio compartido de cada una de las Agencias individuales y cada

uno de sus mandatos o roles regulaciones procesos de negocio y sistemas

automatizados

En este sentido construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas es un proceso

particularmente complejo y necesita una gran labor de armonizacioacuten de objetivos

de cada uno de los actores que ademaacutes conllevaraacute muchos cambios respecto al

funcionamiento actual Para este cambio la OMA define tres fases en el desarrollo

de un entorno de Ventanilla Uacutenica

Concepto de Ventanilla Uacutenica Se trata de una primera fase exploratoria en

la que se sientan las bases para el desarrollo de las fases posteriores en las

que se busca una convergencia poliacutetica un alineamiento estrateacutegico

contando con una colaboracioacuten de todos los participantes

Iniciativa de Ventanilla Uacutenica Esta fase se inicia cuando exista una

aceptacioacuten formal del concepto de Ventanilla Uacutenica dando lugar a un

mandato poliacutetico a una estructura de gobierno una gestioacuten de programa y

una formulacioacuten de proyectos

Entorno de Ventanilla Uacutenica En esta fase se van ejecutando gradualmente

los proyectos que conformaraacuten los servicios de Ventanilla Uacutenica debieacutendose

incorporar medidas que permitan la gestioacuten del cambio y del desempentildeo

En realidad la fase de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas en algunos casos

puede durar varios antildeos Cada fase y sub-fase se va construyendo a partir de lo

que se va aprendiendo en la anterior para conseguir progresivamente una

simplificacioacuten del comercio en el cual el entorno objetivo no debe ser el resultado

de proyectos individuales

Asiacute la OMA habla de ldquoconstruirrdquo una Ventanilla Uacutenica en lugar de ldquodesarrollarrdquo ya

que al igual que en el caso de un edificio las Ventanillas Uacutenicas necesitan un

disentildeo que refleje sus verdaderas necesidades necesita ser construido usando

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entorno13(De en- y torno)131 m Ambiente lo que rodea132 m Inform Conjunto de condiciones extriacutensecas que necesita un sistema informaacutetico para funcionar como el tipo de programacioacuten de proceso las caracteriacutesticas de las maacutequinas que lo componen etc133 m Mat Conjunto de puntos vecinos a otro134 m Ar Pliegue que se hace a la ropa en el borde
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todas las habilidades de la ingenieriacutea y una vez que se ha probado y se certifica que

la instalacioacuten funciona conforme a los requerimientos se pone en servicio Al igual

que un edificio es la sede para un estilo de vida las Ventanillas Uacutenicas son la sede

de procesos de negocio y proveen una coleccioacuten de servicios interrelacionados Al

igual que los proyectos de construccioacuten las Ventanillas Uacutenicas en algunas

ocasiones necesitaraacuten desmantelar algunos de los edificios existentes o renovar

algunas de las estructuras actuales

No existe un uacutenico modo de construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas se

pueden encontrar diferentes soluciones por todo el mundo y resulta importante

poder entender cuaacuteles son las similitudes y las diferencias de cada una de esas

soluciones No obstante un aspecto comuacuten que debe orientar la construccioacuten de

Ventanillas Uacutenicas es que se deben siempre de disentildear de manera que respondan a

las verdaderas necesidades tanto del comercio como del gobierno de forma

integrada

Hoy en diacutea los avances en la interoperabilidad de los Sistemas de Informacioacuten y la

arquitectura de las Tecnologiacuteas de Informacioacuten han introducido nuevos paradigmas

que ayudan a comprender como las organizaciones pueden colaborar Gracias a

estos avances las agencias pueden colaborar entre ellas y con el sector privado

Desde que las Naciones Unidas publicoacute su recomendacioacuten 33 se ha impulsado el

disentildeo de nuevos modelos de colaboracioacuten

31 Port Community Systems

En muchas ocasiones se identifica que existe una gran confusioacuten entre una

Ventanilla Uacutenica y un sistema colaborativo logiacutestico o de transporte como es el

caso de los sistemas de comunidad portuaria o de carga conocidos tambieacuten como

Port Community System (PCS) o Cargo Community System (CCS)

Un PCS (Port Community System) se puede definir como un sistema informaacutetico

para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo principal objetivo es

servir a los intereses de las distintas empresas y entidades relacionadas con las

actividades logiacutestico-portuarias el transporte y el comercio internacional

En un sistema de comunidad portuaria confluyen todos los actores ligados a las

operaciones de buques y mercanciacuteas en el puerto operadores de terminales

operadores de transporte (mariacutetimooceaacutenico rodado y ferroviario) transitarios o

freight forwarders aduanas organismos de inspeccioacuten almacenes autoridades

portuarias y autoridades mariacutetimas

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La asociacioacuten europea de PCS (EPCSA) define el concepto de PCS como una

plataforma electroacutenica abierta y neutral que facilita el intercambio de informacioacuten

seguro e inteligente entre operadores privados y entidades puacuteblicas con el objeto

de mejorar la posicioacuten competitiva de las comunidades portuarias y aeroportuarias

Un PCS permite optimizar los distintos sistemas utilizados por los distintos

intervinientes en el puerto automatizando procesos logiacutesticos y portuarios

mediante un uacutenico enviacuteo de datos que es utilizado por el conjunto de procesos que

conforman la cadena logiacutestica y de transporte

La existencia de un PCS en un puerto surge esencialmente de la necesidad de

maximizar la eficiencia en el uso de las infraestructuras y operaciones y de

gestionar la complejidad inherente en las actividades portuarias especialmente en

el transporte de mercanciacuteas en contenedor El crecimiento del traacutefico de

contenedores se traduce en un incremento del volumen de trabajo requerido para

la planificacioacuten ordenacioacuten ejecucioacuten y seguimiento de las operaciones de forma

eficiente En este contexto los procedimientos y praacutecticas manuales empiezan a

percibirse inadecuados y necesitan ser reemplazados por otros meacutetodos en los que

las soluciones tecnoloacutegicas juegan un papel clave en la identificacioacuten de aacutereas de

mejora

La existencia de una Ventanilla Uacutenica portuaria no estaacute condicionada a la existencia

de un port community system Podemos encontrar puertos en los que no existe un

sistema de comunidad portuaria pero existe un uacutenico punto de entrada para la

presentacioacuten de declaraciones mediante una Ventanilla Uacutenica De forma opuesta

podemos encontrar puertos en los que existe un sistema de comunidad portuaria

pero no existe una coordinacioacuten de las distintas agencias gubernamentales que dan

lugar a una Ventanilla Uacutenica Asimismo existe una diferencia fundamental entre

una Ventanilla Uacutenica y un PCS una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance

nacional y por lo tanto debe poder ser aplicable en todo el paiacutes y en todos los

puertos mientras que un PCS tiene un alcance maacutes local limitado a un puerto

No obstante la combinacioacuten de ventanillas uacutenicas y PCS puede capacitar el

suministro de servicios de alto valor antildeadido en un puerto asociados con la

planificacioacuten ejecucioacuten y control de las operaciones a toda la comunidad portuaria

y redundando en un mayor aprovechamiento de sus infraestructuras En este

escenario el sistema de comunidad portuaria actuacutea como canal de entrada a la

Ventanilla Uacutenica

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La combinacioacuten de ambos sistemas la Ventanilla Uacutenica con los sistemas PCS

permiten ofrecer soluciones que mejoran significativamente los controles por parte

de los organismos puacuteblicos pero al mismo tiempo simplifican y mejoran los

procedimientos existentes en el comercio exterior consiguiendo substanciales

ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en los puertos Para

llevar a cabo estas mejoras es necesario por un lado la combinacioacuten de las

autorizaciones emitidas por los distintos organismos puacuteblicos para poder ejecutar

las operaciones autorizaciones que deben estar basadas en un anaacutelisis anticipado

de la informacioacuten y de los riesgos y que deben enlazarse con la informacioacuten y

seguimiento de estas operaciones Esta potente combinacioacuten facilita la verdadera

consecucioacuten de un puerto sin papeles creando por ejemplo procedimientos de

liberacioacuten sin papeles de mercanciacuteas y de buques

33 Resumen del Capiacutetulo

Este tercer Capiacutetulo puede resumirse en las siguientes ideas

Se habla de entornos de Ventanillas Uacutenicas porque normalmente las

implementaciones de Ventanillas Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones

independientes unidas por un interfaz mutuo y la adopcioacuten de procesos de

negocio colectivos Este entorno se compone del espacio compartido de cada

una de las Agencias individuales y cada uno de sus mandatos o roles

regulaciones procesos de negocio y sistemas automatizados

Para el desarrollo de entornos de Ventanillas Uacutenicas la OMA define tres

fases Concepto de ventanilla Uacutenica iniciativa de Ventanilla Uacutenica y Entorno

de Ventanilla Uacutenica Aunque hay que tener en cuenta que no existe un uacutenico

modo de construir dicho entorno por lo que sepueden encontrar diferentes

soluciones por todo el mundo

Se ha identificado el concepto de Port Community System y Cargo

Community System dado que en ocasiones se produce confusioacuten entre

estos teacuterminos y el de Ventanilla Uacutenica PCS se ha definido como un sistema

informaacutetico para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo

principal objetivo es servir a los intereses de las distintas empresas y

entidades relacionadas con las actividades logiacutestico-portuarias el transporte

y el comercio internacional Una diferencia fundamental entre PCS y VU es

que una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance nacional y por tanto ser

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

aplicable a todos los puertos mientras que un PCS tiene un alcance local maacutes

limitado a un puerto Aunque como se ha mencionado la combinacioacuten de

ambos sistemas permiten ofrecer soluciones maacutes eficientes consiguiendo

substanciales ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en

los puertos

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4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA

41 Introduccioacuten

Antes de considerar los diferentes modelos de Ventanillas Uacutenicas es importante

sentildealar

Aunque existen muchas praacutecticas y relaciones comerciales que son comunes

a todos los paiacuteses cada paiacutes puede tener tambieacuten sus requerimientos y

condiciones particulares que determinaraacuten la eleccioacuten oacuteptima del

modelo de Ventanilla Uacutenica

El aspecto crucial en la implantacioacuten de una Ventanilla Uacutenica reside en una

estrecha cooperacioacuten de todas las entidades puacuteblicas

gubernamentales involucradas

Una Ventanilla Uacutenica no siempre implica el uso de sistemas TIC

avanzados de uacuteltima generacioacuten sino que se puede facilitar en gran medida

el comercio mediante la definicioacuten apropiada de procedimientos

administrativos integrados apoyados por sistemas TIC existentes

Aunque existen diferentes aproximaciones posibles para el establecimiento de

Ventanillas Uacutenicas existen tres modelos baacutesicos que han sido identificados en la

Recomendacioacuten Nordm 33 de la UNCEFACT

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42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica

En el primer modelo una uacutenica Autoridad recibe toda la informacioacuten bien en

formato papel o bien en formato electroacutenico y la distribuye al resto de autoridades

gubernamentales pertinentes facilitando la operacioacuten de comercio

Este ha sido por ejemplo el modelo seguido por las administraciones

espantildeolas para la presentacioacuten de manifiestos de carga y descarga de

forma electroacutenica por parte de los operadores mariacutetimos en las que la

Autoridad Portuaria actuacutea como Ventanilla Uacutenica ante la Aduana

Papel

Ventanilla Uacutenica

Autoridad 2

Operador comercial(incluye al transportista)

Electroacutenico

Autoridad Uacutenica

Autoridad 3

Autoridad 4

Autoridad 5

Ilustracioacuten 2 Modelo de Autoridad Uacutenica

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Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado

Se utiliza un uacutenico sistema de informacioacuten (puacuteblico o privado) creado a tal efecto

para la recepcioacuten diseminacioacuten (y almacenamiento) y gestioacuten de la informacioacuten

relacionada con el comercio y el transporte

Existen diferentes posibilidades dentro de este tipo de modelo

Sistema centralizado (ldquoIntegrated Systemrdquo) en el que los datos son

procesados a traveacutes de un uacutenico sistema utilizado por todos los organismos

involucrados

Este tipo de sistema lo podemos encontrar por ejemplo en varios

paiacuteses de Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos

presentar datos en un solo sistema que es a su vez utilizado por los

distintos organismos regulatorios

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema centralizado

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Ilustracioacuten 3 Modelo Centralizado de Ventanilla Uacutenica

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Sistema distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) mediante el cual la informacioacuten es

distribuida a los organismos puacuteblicos involucrados mediante interfaces

interoperables quienes a su vez integran esta informacioacuten y la procesan

Este tipo de sistema ha sido establecido por ejemplo en Estados Unidos y

permite a los operadores econoacutemicos presentar datos estandarizados una

uacutenica vez y el sistema procesa y distribuye los datos a las otras agencias

interesadas en la transaccioacuten

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema distribuido

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Ilustracioacuten 4 Modelo Distribuido de Ventanilla Uacutenica

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Combinacioacuten de los sistemas centralizados y distribuidos descritos anteriormente

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema mixto

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Aplicacionesdel sistema mixto

Ilustracioacuten 5 Modelo Mixto de Ventanilla Uacutenica

Este tipo de sistema lo encontramos tambieacuten en varios paiacuteses de

Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos presentar datos en

un solo sistema que es a su vez utilizado por varios organismos

regulatorios y al mismo tiempo los datos son tambieacuten transmitido a otro sistema

(principalmente de la aduana) mediante una interfaz interoperable

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

En este tipo de modelo el usuario puede presentar las declaraciones de manera

electroacutenica de varias autoridades para ser procesadas y aprobadas en una sola

aplicacioacuten que coordina todo el flujo de trabajo bajo una uacutenica transaccioacuten

Estos sistemas suelen basarse en procedimientos riacutegidos que deben ser cumplidos

para poder dar cumplimiento a todo el traacutemite existiendo una serie de pre-

identificaciones y pre-validaciones

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Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 34

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 20

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

iquestPor queacute se habla de entorno de Ventanillas Uacutenicas

Se denomina entorno porque normalmente las implementaciones de Ventanillas

Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones independientes unidas por un interfaz

mutuo y la adopcioacuten de procesos de negocio colectivos Este entorno se

compone del espacio compartido de cada una de las Agencias individuales y cada

uno de sus mandatos o roles regulaciones procesos de negocio y sistemas

automatizados

En este sentido construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas es un proceso

particularmente complejo y necesita una gran labor de armonizacioacuten de objetivos

de cada uno de los actores que ademaacutes conllevaraacute muchos cambios respecto al

funcionamiento actual Para este cambio la OMA define tres fases en el desarrollo

de un entorno de Ventanilla Uacutenica

Concepto de Ventanilla Uacutenica Se trata de una primera fase exploratoria en

la que se sientan las bases para el desarrollo de las fases posteriores en las

que se busca una convergencia poliacutetica un alineamiento estrateacutegico

contando con una colaboracioacuten de todos los participantes

Iniciativa de Ventanilla Uacutenica Esta fase se inicia cuando exista una

aceptacioacuten formal del concepto de Ventanilla Uacutenica dando lugar a un

mandato poliacutetico a una estructura de gobierno una gestioacuten de programa y

una formulacioacuten de proyectos

Entorno de Ventanilla Uacutenica En esta fase se van ejecutando gradualmente

los proyectos que conformaraacuten los servicios de Ventanilla Uacutenica debieacutendose

incorporar medidas que permitan la gestioacuten del cambio y del desempentildeo

En realidad la fase de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas en algunos casos

puede durar varios antildeos Cada fase y sub-fase se va construyendo a partir de lo

que se va aprendiendo en la anterior para conseguir progresivamente una

simplificacioacuten del comercio en el cual el entorno objetivo no debe ser el resultado

de proyectos individuales

Asiacute la OMA habla de ldquoconstruirrdquo una Ventanilla Uacutenica en lugar de ldquodesarrollarrdquo ya

que al igual que en el caso de un edificio las Ventanillas Uacutenicas necesitan un

disentildeo que refleje sus verdaderas necesidades necesita ser construido usando

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entorno13(De en- y torno)131 m Ambiente lo que rodea132 m Inform Conjunto de condiciones extriacutensecas que necesita un sistema informaacutetico para funcionar como el tipo de programacioacuten de proceso las caracteriacutesticas de las maacutequinas que lo componen etc133 m Mat Conjunto de puntos vecinos a otro134 m Ar Pliegue que se hace a la ropa en el borde
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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

todas las habilidades de la ingenieriacutea y una vez que se ha probado y se certifica que

la instalacioacuten funciona conforme a los requerimientos se pone en servicio Al igual

que un edificio es la sede para un estilo de vida las Ventanillas Uacutenicas son la sede

de procesos de negocio y proveen una coleccioacuten de servicios interrelacionados Al

igual que los proyectos de construccioacuten las Ventanillas Uacutenicas en algunas

ocasiones necesitaraacuten desmantelar algunos de los edificios existentes o renovar

algunas de las estructuras actuales

No existe un uacutenico modo de construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas se

pueden encontrar diferentes soluciones por todo el mundo y resulta importante

poder entender cuaacuteles son las similitudes y las diferencias de cada una de esas

soluciones No obstante un aspecto comuacuten que debe orientar la construccioacuten de

Ventanillas Uacutenicas es que se deben siempre de disentildear de manera que respondan a

las verdaderas necesidades tanto del comercio como del gobierno de forma

integrada

Hoy en diacutea los avances en la interoperabilidad de los Sistemas de Informacioacuten y la

arquitectura de las Tecnologiacuteas de Informacioacuten han introducido nuevos paradigmas

que ayudan a comprender como las organizaciones pueden colaborar Gracias a

estos avances las agencias pueden colaborar entre ellas y con el sector privado

Desde que las Naciones Unidas publicoacute su recomendacioacuten 33 se ha impulsado el

disentildeo de nuevos modelos de colaboracioacuten

31 Port Community Systems

En muchas ocasiones se identifica que existe una gran confusioacuten entre una

Ventanilla Uacutenica y un sistema colaborativo logiacutestico o de transporte como es el

caso de los sistemas de comunidad portuaria o de carga conocidos tambieacuten como

Port Community System (PCS) o Cargo Community System (CCS)

Un PCS (Port Community System) se puede definir como un sistema informaacutetico

para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo principal objetivo es

servir a los intereses de las distintas empresas y entidades relacionadas con las

actividades logiacutestico-portuarias el transporte y el comercio internacional

En un sistema de comunidad portuaria confluyen todos los actores ligados a las

operaciones de buques y mercanciacuteas en el puerto operadores de terminales

operadores de transporte (mariacutetimooceaacutenico rodado y ferroviario) transitarios o

freight forwarders aduanas organismos de inspeccioacuten almacenes autoridades

portuarias y autoridades mariacutetimas

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La asociacioacuten europea de PCS (EPCSA) define el concepto de PCS como una

plataforma electroacutenica abierta y neutral que facilita el intercambio de informacioacuten

seguro e inteligente entre operadores privados y entidades puacuteblicas con el objeto

de mejorar la posicioacuten competitiva de las comunidades portuarias y aeroportuarias

Un PCS permite optimizar los distintos sistemas utilizados por los distintos

intervinientes en el puerto automatizando procesos logiacutesticos y portuarios

mediante un uacutenico enviacuteo de datos que es utilizado por el conjunto de procesos que

conforman la cadena logiacutestica y de transporte

La existencia de un PCS en un puerto surge esencialmente de la necesidad de

maximizar la eficiencia en el uso de las infraestructuras y operaciones y de

gestionar la complejidad inherente en las actividades portuarias especialmente en

el transporte de mercanciacuteas en contenedor El crecimiento del traacutefico de

contenedores se traduce en un incremento del volumen de trabajo requerido para

la planificacioacuten ordenacioacuten ejecucioacuten y seguimiento de las operaciones de forma

eficiente En este contexto los procedimientos y praacutecticas manuales empiezan a

percibirse inadecuados y necesitan ser reemplazados por otros meacutetodos en los que

las soluciones tecnoloacutegicas juegan un papel clave en la identificacioacuten de aacutereas de

mejora

La existencia de una Ventanilla Uacutenica portuaria no estaacute condicionada a la existencia

de un port community system Podemos encontrar puertos en los que no existe un

sistema de comunidad portuaria pero existe un uacutenico punto de entrada para la

presentacioacuten de declaraciones mediante una Ventanilla Uacutenica De forma opuesta

podemos encontrar puertos en los que existe un sistema de comunidad portuaria

pero no existe una coordinacioacuten de las distintas agencias gubernamentales que dan

lugar a una Ventanilla Uacutenica Asimismo existe una diferencia fundamental entre

una Ventanilla Uacutenica y un PCS una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance

nacional y por lo tanto debe poder ser aplicable en todo el paiacutes y en todos los

puertos mientras que un PCS tiene un alcance maacutes local limitado a un puerto

No obstante la combinacioacuten de ventanillas uacutenicas y PCS puede capacitar el

suministro de servicios de alto valor antildeadido en un puerto asociados con la

planificacioacuten ejecucioacuten y control de las operaciones a toda la comunidad portuaria

y redundando en un mayor aprovechamiento de sus infraestructuras En este

escenario el sistema de comunidad portuaria actuacutea como canal de entrada a la

Ventanilla Uacutenica

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La combinacioacuten de ambos sistemas la Ventanilla Uacutenica con los sistemas PCS

permiten ofrecer soluciones que mejoran significativamente los controles por parte

de los organismos puacuteblicos pero al mismo tiempo simplifican y mejoran los

procedimientos existentes en el comercio exterior consiguiendo substanciales

ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en los puertos Para

llevar a cabo estas mejoras es necesario por un lado la combinacioacuten de las

autorizaciones emitidas por los distintos organismos puacuteblicos para poder ejecutar

las operaciones autorizaciones que deben estar basadas en un anaacutelisis anticipado

de la informacioacuten y de los riesgos y que deben enlazarse con la informacioacuten y

seguimiento de estas operaciones Esta potente combinacioacuten facilita la verdadera

consecucioacuten de un puerto sin papeles creando por ejemplo procedimientos de

liberacioacuten sin papeles de mercanciacuteas y de buques

33 Resumen del Capiacutetulo

Este tercer Capiacutetulo puede resumirse en las siguientes ideas

Se habla de entornos de Ventanillas Uacutenicas porque normalmente las

implementaciones de Ventanillas Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones

independientes unidas por un interfaz mutuo y la adopcioacuten de procesos de

negocio colectivos Este entorno se compone del espacio compartido de cada

una de las Agencias individuales y cada uno de sus mandatos o roles

regulaciones procesos de negocio y sistemas automatizados

Para el desarrollo de entornos de Ventanillas Uacutenicas la OMA define tres

fases Concepto de ventanilla Uacutenica iniciativa de Ventanilla Uacutenica y Entorno

de Ventanilla Uacutenica Aunque hay que tener en cuenta que no existe un uacutenico

modo de construir dicho entorno por lo que sepueden encontrar diferentes

soluciones por todo el mundo

Se ha identificado el concepto de Port Community System y Cargo

Community System dado que en ocasiones se produce confusioacuten entre

estos teacuterminos y el de Ventanilla Uacutenica PCS se ha definido como un sistema

informaacutetico para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo

principal objetivo es servir a los intereses de las distintas empresas y

entidades relacionadas con las actividades logiacutestico-portuarias el transporte

y el comercio internacional Una diferencia fundamental entre PCS y VU es

que una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance nacional y por tanto ser

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aplicable a todos los puertos mientras que un PCS tiene un alcance local maacutes

limitado a un puerto Aunque como se ha mencionado la combinacioacuten de

ambos sistemas permiten ofrecer soluciones maacutes eficientes consiguiendo

substanciales ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en

los puertos

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4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA

41 Introduccioacuten

Antes de considerar los diferentes modelos de Ventanillas Uacutenicas es importante

sentildealar

Aunque existen muchas praacutecticas y relaciones comerciales que son comunes

a todos los paiacuteses cada paiacutes puede tener tambieacuten sus requerimientos y

condiciones particulares que determinaraacuten la eleccioacuten oacuteptima del

modelo de Ventanilla Uacutenica

El aspecto crucial en la implantacioacuten de una Ventanilla Uacutenica reside en una

estrecha cooperacioacuten de todas las entidades puacuteblicas

gubernamentales involucradas

Una Ventanilla Uacutenica no siempre implica el uso de sistemas TIC

avanzados de uacuteltima generacioacuten sino que se puede facilitar en gran medida

el comercio mediante la definicioacuten apropiada de procedimientos

administrativos integrados apoyados por sistemas TIC existentes

Aunque existen diferentes aproximaciones posibles para el establecimiento de

Ventanillas Uacutenicas existen tres modelos baacutesicos que han sido identificados en la

Recomendacioacuten Nordm 33 de la UNCEFACT

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42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica

En el primer modelo una uacutenica Autoridad recibe toda la informacioacuten bien en

formato papel o bien en formato electroacutenico y la distribuye al resto de autoridades

gubernamentales pertinentes facilitando la operacioacuten de comercio

Este ha sido por ejemplo el modelo seguido por las administraciones

espantildeolas para la presentacioacuten de manifiestos de carga y descarga de

forma electroacutenica por parte de los operadores mariacutetimos en las que la

Autoridad Portuaria actuacutea como Ventanilla Uacutenica ante la Aduana

Papel

Ventanilla Uacutenica

Autoridad 2

Operador comercial(incluye al transportista)

Electroacutenico

Autoridad Uacutenica

Autoridad 3

Autoridad 4

Autoridad 5

Ilustracioacuten 2 Modelo de Autoridad Uacutenica

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Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado

Se utiliza un uacutenico sistema de informacioacuten (puacuteblico o privado) creado a tal efecto

para la recepcioacuten diseminacioacuten (y almacenamiento) y gestioacuten de la informacioacuten

relacionada con el comercio y el transporte

Existen diferentes posibilidades dentro de este tipo de modelo

Sistema centralizado (ldquoIntegrated Systemrdquo) en el que los datos son

procesados a traveacutes de un uacutenico sistema utilizado por todos los organismos

involucrados

Este tipo de sistema lo podemos encontrar por ejemplo en varios

paiacuteses de Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos

presentar datos en un solo sistema que es a su vez utilizado por los

distintos organismos regulatorios

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema centralizado

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Ilustracioacuten 3 Modelo Centralizado de Ventanilla Uacutenica

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Sistema distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) mediante el cual la informacioacuten es

distribuida a los organismos puacuteblicos involucrados mediante interfaces

interoperables quienes a su vez integran esta informacioacuten y la procesan

Este tipo de sistema ha sido establecido por ejemplo en Estados Unidos y

permite a los operadores econoacutemicos presentar datos estandarizados una

uacutenica vez y el sistema procesa y distribuye los datos a las otras agencias

interesadas en la transaccioacuten

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema distribuido

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Ilustracioacuten 4 Modelo Distribuido de Ventanilla Uacutenica

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Combinacioacuten de los sistemas centralizados y distribuidos descritos anteriormente

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema mixto

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Aplicacionesdel sistema mixto

Ilustracioacuten 5 Modelo Mixto de Ventanilla Uacutenica

Este tipo de sistema lo encontramos tambieacuten en varios paiacuteses de

Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos presentar datos en

un solo sistema que es a su vez utilizado por varios organismos

regulatorios y al mismo tiempo los datos son tambieacuten transmitido a otro sistema

(principalmente de la aduana) mediante una interfaz interoperable

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

En este tipo de modelo el usuario puede presentar las declaraciones de manera

electroacutenica de varias autoridades para ser procesadas y aprobadas en una sola

aplicacioacuten que coordina todo el flujo de trabajo bajo una uacutenica transaccioacuten

Estos sistemas suelen basarse en procedimientos riacutegidos que deben ser cumplidos

para poder dar cumplimiento a todo el traacutemite existiendo una serie de pre-

identificaciones y pre-validaciones

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Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 37

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concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 21

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todas las habilidades de la ingenieriacutea y una vez que se ha probado y se certifica que

la instalacioacuten funciona conforme a los requerimientos se pone en servicio Al igual

que un edificio es la sede para un estilo de vida las Ventanillas Uacutenicas son la sede

de procesos de negocio y proveen una coleccioacuten de servicios interrelacionados Al

igual que los proyectos de construccioacuten las Ventanillas Uacutenicas en algunas

ocasiones necesitaraacuten desmantelar algunos de los edificios existentes o renovar

algunas de las estructuras actuales

No existe un uacutenico modo de construir un entorno de Ventanillas Uacutenicas se

pueden encontrar diferentes soluciones por todo el mundo y resulta importante

poder entender cuaacuteles son las similitudes y las diferencias de cada una de esas

soluciones No obstante un aspecto comuacuten que debe orientar la construccioacuten de

Ventanillas Uacutenicas es que se deben siempre de disentildear de manera que respondan a

las verdaderas necesidades tanto del comercio como del gobierno de forma

integrada

Hoy en diacutea los avances en la interoperabilidad de los Sistemas de Informacioacuten y la

arquitectura de las Tecnologiacuteas de Informacioacuten han introducido nuevos paradigmas

que ayudan a comprender como las organizaciones pueden colaborar Gracias a

estos avances las agencias pueden colaborar entre ellas y con el sector privado

Desde que las Naciones Unidas publicoacute su recomendacioacuten 33 se ha impulsado el

disentildeo de nuevos modelos de colaboracioacuten

31 Port Community Systems

En muchas ocasiones se identifica que existe una gran confusioacuten entre una

Ventanilla Uacutenica y un sistema colaborativo logiacutestico o de transporte como es el

caso de los sistemas de comunidad portuaria o de carga conocidos tambieacuten como

Port Community System (PCS) o Cargo Community System (CCS)

Un PCS (Port Community System) se puede definir como un sistema informaacutetico

para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo principal objetivo es

servir a los intereses de las distintas empresas y entidades relacionadas con las

actividades logiacutestico-portuarias el transporte y el comercio internacional

En un sistema de comunidad portuaria confluyen todos los actores ligados a las

operaciones de buques y mercanciacuteas en el puerto operadores de terminales

operadores de transporte (mariacutetimooceaacutenico rodado y ferroviario) transitarios o

freight forwarders aduanas organismos de inspeccioacuten almacenes autoridades

portuarias y autoridades mariacutetimas

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La asociacioacuten europea de PCS (EPCSA) define el concepto de PCS como una

plataforma electroacutenica abierta y neutral que facilita el intercambio de informacioacuten

seguro e inteligente entre operadores privados y entidades puacuteblicas con el objeto

de mejorar la posicioacuten competitiva de las comunidades portuarias y aeroportuarias

Un PCS permite optimizar los distintos sistemas utilizados por los distintos

intervinientes en el puerto automatizando procesos logiacutesticos y portuarios

mediante un uacutenico enviacuteo de datos que es utilizado por el conjunto de procesos que

conforman la cadena logiacutestica y de transporte

La existencia de un PCS en un puerto surge esencialmente de la necesidad de

maximizar la eficiencia en el uso de las infraestructuras y operaciones y de

gestionar la complejidad inherente en las actividades portuarias especialmente en

el transporte de mercanciacuteas en contenedor El crecimiento del traacutefico de

contenedores se traduce en un incremento del volumen de trabajo requerido para

la planificacioacuten ordenacioacuten ejecucioacuten y seguimiento de las operaciones de forma

eficiente En este contexto los procedimientos y praacutecticas manuales empiezan a

percibirse inadecuados y necesitan ser reemplazados por otros meacutetodos en los que

las soluciones tecnoloacutegicas juegan un papel clave en la identificacioacuten de aacutereas de

mejora

La existencia de una Ventanilla Uacutenica portuaria no estaacute condicionada a la existencia

de un port community system Podemos encontrar puertos en los que no existe un

sistema de comunidad portuaria pero existe un uacutenico punto de entrada para la

presentacioacuten de declaraciones mediante una Ventanilla Uacutenica De forma opuesta

podemos encontrar puertos en los que existe un sistema de comunidad portuaria

pero no existe una coordinacioacuten de las distintas agencias gubernamentales que dan

lugar a una Ventanilla Uacutenica Asimismo existe una diferencia fundamental entre

una Ventanilla Uacutenica y un PCS una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance

nacional y por lo tanto debe poder ser aplicable en todo el paiacutes y en todos los

puertos mientras que un PCS tiene un alcance maacutes local limitado a un puerto

No obstante la combinacioacuten de ventanillas uacutenicas y PCS puede capacitar el

suministro de servicios de alto valor antildeadido en un puerto asociados con la

planificacioacuten ejecucioacuten y control de las operaciones a toda la comunidad portuaria

y redundando en un mayor aprovechamiento de sus infraestructuras En este

escenario el sistema de comunidad portuaria actuacutea como canal de entrada a la

Ventanilla Uacutenica

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La combinacioacuten de ambos sistemas la Ventanilla Uacutenica con los sistemas PCS

permiten ofrecer soluciones que mejoran significativamente los controles por parte

de los organismos puacuteblicos pero al mismo tiempo simplifican y mejoran los

procedimientos existentes en el comercio exterior consiguiendo substanciales

ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en los puertos Para

llevar a cabo estas mejoras es necesario por un lado la combinacioacuten de las

autorizaciones emitidas por los distintos organismos puacuteblicos para poder ejecutar

las operaciones autorizaciones que deben estar basadas en un anaacutelisis anticipado

de la informacioacuten y de los riesgos y que deben enlazarse con la informacioacuten y

seguimiento de estas operaciones Esta potente combinacioacuten facilita la verdadera

consecucioacuten de un puerto sin papeles creando por ejemplo procedimientos de

liberacioacuten sin papeles de mercanciacuteas y de buques

33 Resumen del Capiacutetulo

Este tercer Capiacutetulo puede resumirse en las siguientes ideas

Se habla de entornos de Ventanillas Uacutenicas porque normalmente las

implementaciones de Ventanillas Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones

independientes unidas por un interfaz mutuo y la adopcioacuten de procesos de

negocio colectivos Este entorno se compone del espacio compartido de cada

una de las Agencias individuales y cada uno de sus mandatos o roles

regulaciones procesos de negocio y sistemas automatizados

Para el desarrollo de entornos de Ventanillas Uacutenicas la OMA define tres

fases Concepto de ventanilla Uacutenica iniciativa de Ventanilla Uacutenica y Entorno

de Ventanilla Uacutenica Aunque hay que tener en cuenta que no existe un uacutenico

modo de construir dicho entorno por lo que sepueden encontrar diferentes

soluciones por todo el mundo

Se ha identificado el concepto de Port Community System y Cargo

Community System dado que en ocasiones se produce confusioacuten entre

estos teacuterminos y el de Ventanilla Uacutenica PCS se ha definido como un sistema

informaacutetico para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo

principal objetivo es servir a los intereses de las distintas empresas y

entidades relacionadas con las actividades logiacutestico-portuarias el transporte

y el comercio internacional Una diferencia fundamental entre PCS y VU es

que una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance nacional y por tanto ser

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aplicable a todos los puertos mientras que un PCS tiene un alcance local maacutes

limitado a un puerto Aunque como se ha mencionado la combinacioacuten de

ambos sistemas permiten ofrecer soluciones maacutes eficientes consiguiendo

substanciales ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en

los puertos

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4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA

41 Introduccioacuten

Antes de considerar los diferentes modelos de Ventanillas Uacutenicas es importante

sentildealar

Aunque existen muchas praacutecticas y relaciones comerciales que son comunes

a todos los paiacuteses cada paiacutes puede tener tambieacuten sus requerimientos y

condiciones particulares que determinaraacuten la eleccioacuten oacuteptima del

modelo de Ventanilla Uacutenica

El aspecto crucial en la implantacioacuten de una Ventanilla Uacutenica reside en una

estrecha cooperacioacuten de todas las entidades puacuteblicas

gubernamentales involucradas

Una Ventanilla Uacutenica no siempre implica el uso de sistemas TIC

avanzados de uacuteltima generacioacuten sino que se puede facilitar en gran medida

el comercio mediante la definicioacuten apropiada de procedimientos

administrativos integrados apoyados por sistemas TIC existentes

Aunque existen diferentes aproximaciones posibles para el establecimiento de

Ventanillas Uacutenicas existen tres modelos baacutesicos que han sido identificados en la

Recomendacioacuten Nordm 33 de la UNCEFACT

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42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica

En el primer modelo una uacutenica Autoridad recibe toda la informacioacuten bien en

formato papel o bien en formato electroacutenico y la distribuye al resto de autoridades

gubernamentales pertinentes facilitando la operacioacuten de comercio

Este ha sido por ejemplo el modelo seguido por las administraciones

espantildeolas para la presentacioacuten de manifiestos de carga y descarga de

forma electroacutenica por parte de los operadores mariacutetimos en las que la

Autoridad Portuaria actuacutea como Ventanilla Uacutenica ante la Aduana

Papel

Ventanilla Uacutenica

Autoridad 2

Operador comercial(incluye al transportista)

Electroacutenico

Autoridad Uacutenica

Autoridad 3

Autoridad 4

Autoridad 5

Ilustracioacuten 2 Modelo de Autoridad Uacutenica

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Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado

Se utiliza un uacutenico sistema de informacioacuten (puacuteblico o privado) creado a tal efecto

para la recepcioacuten diseminacioacuten (y almacenamiento) y gestioacuten de la informacioacuten

relacionada con el comercio y el transporte

Existen diferentes posibilidades dentro de este tipo de modelo

Sistema centralizado (ldquoIntegrated Systemrdquo) en el que los datos son

procesados a traveacutes de un uacutenico sistema utilizado por todos los organismos

involucrados

Este tipo de sistema lo podemos encontrar por ejemplo en varios

paiacuteses de Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos

presentar datos en un solo sistema que es a su vez utilizado por los

distintos organismos regulatorios

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema centralizado

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Ilustracioacuten 3 Modelo Centralizado de Ventanilla Uacutenica

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Sistema distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) mediante el cual la informacioacuten es

distribuida a los organismos puacuteblicos involucrados mediante interfaces

interoperables quienes a su vez integran esta informacioacuten y la procesan

Este tipo de sistema ha sido establecido por ejemplo en Estados Unidos y

permite a los operadores econoacutemicos presentar datos estandarizados una

uacutenica vez y el sistema procesa y distribuye los datos a las otras agencias

interesadas en la transaccioacuten

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema distribuido

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Ilustracioacuten 4 Modelo Distribuido de Ventanilla Uacutenica

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Combinacioacuten de los sistemas centralizados y distribuidos descritos anteriormente

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema mixto

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Aplicacionesdel sistema mixto

Ilustracioacuten 5 Modelo Mixto de Ventanilla Uacutenica

Este tipo de sistema lo encontramos tambieacuten en varios paiacuteses de

Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos presentar datos en

un solo sistema que es a su vez utilizado por varios organismos

regulatorios y al mismo tiempo los datos son tambieacuten transmitido a otro sistema

(principalmente de la aduana) mediante una interfaz interoperable

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

En este tipo de modelo el usuario puede presentar las declaraciones de manera

electroacutenica de varias autoridades para ser procesadas y aprobadas en una sola

aplicacioacuten que coordina todo el flujo de trabajo bajo una uacutenica transaccioacuten

Estos sistemas suelen basarse en procedimientos riacutegidos que deben ser cumplidos

para poder dar cumplimiento a todo el traacutemite existiendo una serie de pre-

identificaciones y pre-validaciones

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Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 41

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

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La asociacioacuten europea de PCS (EPCSA) define el concepto de PCS como una

plataforma electroacutenica abierta y neutral que facilita el intercambio de informacioacuten

seguro e inteligente entre operadores privados y entidades puacuteblicas con el objeto

de mejorar la posicioacuten competitiva de las comunidades portuarias y aeroportuarias

Un PCS permite optimizar los distintos sistemas utilizados por los distintos

intervinientes en el puerto automatizando procesos logiacutesticos y portuarios

mediante un uacutenico enviacuteo de datos que es utilizado por el conjunto de procesos que

conforman la cadena logiacutestica y de transporte

La existencia de un PCS en un puerto surge esencialmente de la necesidad de

maximizar la eficiencia en el uso de las infraestructuras y operaciones y de

gestionar la complejidad inherente en las actividades portuarias especialmente en

el transporte de mercanciacuteas en contenedor El crecimiento del traacutefico de

contenedores se traduce en un incremento del volumen de trabajo requerido para

la planificacioacuten ordenacioacuten ejecucioacuten y seguimiento de las operaciones de forma

eficiente En este contexto los procedimientos y praacutecticas manuales empiezan a

percibirse inadecuados y necesitan ser reemplazados por otros meacutetodos en los que

las soluciones tecnoloacutegicas juegan un papel clave en la identificacioacuten de aacutereas de

mejora

La existencia de una Ventanilla Uacutenica portuaria no estaacute condicionada a la existencia

de un port community system Podemos encontrar puertos en los que no existe un

sistema de comunidad portuaria pero existe un uacutenico punto de entrada para la

presentacioacuten de declaraciones mediante una Ventanilla Uacutenica De forma opuesta

podemos encontrar puertos en los que existe un sistema de comunidad portuaria

pero no existe una coordinacioacuten de las distintas agencias gubernamentales que dan

lugar a una Ventanilla Uacutenica Asimismo existe una diferencia fundamental entre

una Ventanilla Uacutenica y un PCS una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance

nacional y por lo tanto debe poder ser aplicable en todo el paiacutes y en todos los

puertos mientras que un PCS tiene un alcance maacutes local limitado a un puerto

No obstante la combinacioacuten de ventanillas uacutenicas y PCS puede capacitar el

suministro de servicios de alto valor antildeadido en un puerto asociados con la

planificacioacuten ejecucioacuten y control de las operaciones a toda la comunidad portuaria

y redundando en un mayor aprovechamiento de sus infraestructuras En este

escenario el sistema de comunidad portuaria actuacutea como canal de entrada a la

Ventanilla Uacutenica

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La combinacioacuten de ambos sistemas la Ventanilla Uacutenica con los sistemas PCS

permiten ofrecer soluciones que mejoran significativamente los controles por parte

de los organismos puacuteblicos pero al mismo tiempo simplifican y mejoran los

procedimientos existentes en el comercio exterior consiguiendo substanciales

ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en los puertos Para

llevar a cabo estas mejoras es necesario por un lado la combinacioacuten de las

autorizaciones emitidas por los distintos organismos puacuteblicos para poder ejecutar

las operaciones autorizaciones que deben estar basadas en un anaacutelisis anticipado

de la informacioacuten y de los riesgos y que deben enlazarse con la informacioacuten y

seguimiento de estas operaciones Esta potente combinacioacuten facilita la verdadera

consecucioacuten de un puerto sin papeles creando por ejemplo procedimientos de

liberacioacuten sin papeles de mercanciacuteas y de buques

33 Resumen del Capiacutetulo

Este tercer Capiacutetulo puede resumirse en las siguientes ideas

Se habla de entornos de Ventanillas Uacutenicas porque normalmente las

implementaciones de Ventanillas Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones

independientes unidas por un interfaz mutuo y la adopcioacuten de procesos de

negocio colectivos Este entorno se compone del espacio compartido de cada

una de las Agencias individuales y cada uno de sus mandatos o roles

regulaciones procesos de negocio y sistemas automatizados

Para el desarrollo de entornos de Ventanillas Uacutenicas la OMA define tres

fases Concepto de ventanilla Uacutenica iniciativa de Ventanilla Uacutenica y Entorno

de Ventanilla Uacutenica Aunque hay que tener en cuenta que no existe un uacutenico

modo de construir dicho entorno por lo que sepueden encontrar diferentes

soluciones por todo el mundo

Se ha identificado el concepto de Port Community System y Cargo

Community System dado que en ocasiones se produce confusioacuten entre

estos teacuterminos y el de Ventanilla Uacutenica PCS se ha definido como un sistema

informaacutetico para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo

principal objetivo es servir a los intereses de las distintas empresas y

entidades relacionadas con las actividades logiacutestico-portuarias el transporte

y el comercio internacional Una diferencia fundamental entre PCS y VU es

que una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance nacional y por tanto ser

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aplicable a todos los puertos mientras que un PCS tiene un alcance local maacutes

limitado a un puerto Aunque como se ha mencionado la combinacioacuten de

ambos sistemas permiten ofrecer soluciones maacutes eficientes consiguiendo

substanciales ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en

los puertos

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4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA

41 Introduccioacuten

Antes de considerar los diferentes modelos de Ventanillas Uacutenicas es importante

sentildealar

Aunque existen muchas praacutecticas y relaciones comerciales que son comunes

a todos los paiacuteses cada paiacutes puede tener tambieacuten sus requerimientos y

condiciones particulares que determinaraacuten la eleccioacuten oacuteptima del

modelo de Ventanilla Uacutenica

El aspecto crucial en la implantacioacuten de una Ventanilla Uacutenica reside en una

estrecha cooperacioacuten de todas las entidades puacuteblicas

gubernamentales involucradas

Una Ventanilla Uacutenica no siempre implica el uso de sistemas TIC

avanzados de uacuteltima generacioacuten sino que se puede facilitar en gran medida

el comercio mediante la definicioacuten apropiada de procedimientos

administrativos integrados apoyados por sistemas TIC existentes

Aunque existen diferentes aproximaciones posibles para el establecimiento de

Ventanillas Uacutenicas existen tres modelos baacutesicos que han sido identificados en la

Recomendacioacuten Nordm 33 de la UNCEFACT

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42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica

En el primer modelo una uacutenica Autoridad recibe toda la informacioacuten bien en

formato papel o bien en formato electroacutenico y la distribuye al resto de autoridades

gubernamentales pertinentes facilitando la operacioacuten de comercio

Este ha sido por ejemplo el modelo seguido por las administraciones

espantildeolas para la presentacioacuten de manifiestos de carga y descarga de

forma electroacutenica por parte de los operadores mariacutetimos en las que la

Autoridad Portuaria actuacutea como Ventanilla Uacutenica ante la Aduana

Papel

Ventanilla Uacutenica

Autoridad 2

Operador comercial(incluye al transportista)

Electroacutenico

Autoridad Uacutenica

Autoridad 3

Autoridad 4

Autoridad 5

Ilustracioacuten 2 Modelo de Autoridad Uacutenica

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Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado

Se utiliza un uacutenico sistema de informacioacuten (puacuteblico o privado) creado a tal efecto

para la recepcioacuten diseminacioacuten (y almacenamiento) y gestioacuten de la informacioacuten

relacionada con el comercio y el transporte

Existen diferentes posibilidades dentro de este tipo de modelo

Sistema centralizado (ldquoIntegrated Systemrdquo) en el que los datos son

procesados a traveacutes de un uacutenico sistema utilizado por todos los organismos

involucrados

Este tipo de sistema lo podemos encontrar por ejemplo en varios

paiacuteses de Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos

presentar datos en un solo sistema que es a su vez utilizado por los

distintos organismos regulatorios

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema centralizado

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Ilustracioacuten 3 Modelo Centralizado de Ventanilla Uacutenica

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

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Sistema distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) mediante el cual la informacioacuten es

distribuida a los organismos puacuteblicos involucrados mediante interfaces

interoperables quienes a su vez integran esta informacioacuten y la procesan

Este tipo de sistema ha sido establecido por ejemplo en Estados Unidos y

permite a los operadores econoacutemicos presentar datos estandarizados una

uacutenica vez y el sistema procesa y distribuye los datos a las otras agencias

interesadas en la transaccioacuten

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema distribuido

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Ilustracioacuten 4 Modelo Distribuido de Ventanilla Uacutenica

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Combinacioacuten de los sistemas centralizados y distribuidos descritos anteriormente

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema mixto

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Aplicacionesdel sistema mixto

Ilustracioacuten 5 Modelo Mixto de Ventanilla Uacutenica

Este tipo de sistema lo encontramos tambieacuten en varios paiacuteses de

Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos presentar datos en

un solo sistema que es a su vez utilizado por varios organismos

regulatorios y al mismo tiempo los datos son tambieacuten transmitido a otro sistema

(principalmente de la aduana) mediante una interfaz interoperable

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

En este tipo de modelo el usuario puede presentar las declaraciones de manera

electroacutenica de varias autoridades para ser procesadas y aprobadas en una sola

aplicacioacuten que coordina todo el flujo de trabajo bajo una uacutenica transaccioacuten

Estos sistemas suelen basarse en procedimientos riacutegidos que deben ser cumplidos

para poder dar cumplimiento a todo el traacutemite existiendo una serie de pre-

identificaciones y pre-validaciones

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Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

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Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

La combinacioacuten de ambos sistemas la Ventanilla Uacutenica con los sistemas PCS

permiten ofrecer soluciones que mejoran significativamente los controles por parte

de los organismos puacuteblicos pero al mismo tiempo simplifican y mejoran los

procedimientos existentes en el comercio exterior consiguiendo substanciales

ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en los puertos Para

llevar a cabo estas mejoras es necesario por un lado la combinacioacuten de las

autorizaciones emitidas por los distintos organismos puacuteblicos para poder ejecutar

las operaciones autorizaciones que deben estar basadas en un anaacutelisis anticipado

de la informacioacuten y de los riesgos y que deben enlazarse con la informacioacuten y

seguimiento de estas operaciones Esta potente combinacioacuten facilita la verdadera

consecucioacuten de un puerto sin papeles creando por ejemplo procedimientos de

liberacioacuten sin papeles de mercanciacuteas y de buques

33 Resumen del Capiacutetulo

Este tercer Capiacutetulo puede resumirse en las siguientes ideas

Se habla de entornos de Ventanillas Uacutenicas porque normalmente las

implementaciones de Ventanillas Uacutenicas son la unioacuten de instalaciones

independientes unidas por un interfaz mutuo y la adopcioacuten de procesos de

negocio colectivos Este entorno se compone del espacio compartido de cada

una de las Agencias individuales y cada uno de sus mandatos o roles

regulaciones procesos de negocio y sistemas automatizados

Para el desarrollo de entornos de Ventanillas Uacutenicas la OMA define tres

fases Concepto de ventanilla Uacutenica iniciativa de Ventanilla Uacutenica y Entorno

de Ventanilla Uacutenica Aunque hay que tener en cuenta que no existe un uacutenico

modo de construir dicho entorno por lo que sepueden encontrar diferentes

soluciones por todo el mundo

Se ha identificado el concepto de Port Community System y Cargo

Community System dado que en ocasiones se produce confusioacuten entre

estos teacuterminos y el de Ventanilla Uacutenica PCS se ha definido como un sistema

informaacutetico para el intercambio de informacioacuten ligada a un puerto cuyo

principal objetivo es servir a los intereses de las distintas empresas y

entidades relacionadas con las actividades logiacutestico-portuarias el transporte

y el comercio internacional Una diferencia fundamental entre PCS y VU es

que una Ventanilla Uacutenica deberiacutea tener un alcance nacional y por tanto ser

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

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aplicable a todos los puertos mientras que un PCS tiene un alcance local maacutes

limitado a un puerto Aunque como se ha mencionado la combinacioacuten de

ambos sistemas permiten ofrecer soluciones maacutes eficientes consiguiendo

substanciales ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en

los puertos

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

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4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA

41 Introduccioacuten

Antes de considerar los diferentes modelos de Ventanillas Uacutenicas es importante

sentildealar

Aunque existen muchas praacutecticas y relaciones comerciales que son comunes

a todos los paiacuteses cada paiacutes puede tener tambieacuten sus requerimientos y

condiciones particulares que determinaraacuten la eleccioacuten oacuteptima del

modelo de Ventanilla Uacutenica

El aspecto crucial en la implantacioacuten de una Ventanilla Uacutenica reside en una

estrecha cooperacioacuten de todas las entidades puacuteblicas

gubernamentales involucradas

Una Ventanilla Uacutenica no siempre implica el uso de sistemas TIC

avanzados de uacuteltima generacioacuten sino que se puede facilitar en gran medida

el comercio mediante la definicioacuten apropiada de procedimientos

administrativos integrados apoyados por sistemas TIC existentes

Aunque existen diferentes aproximaciones posibles para el establecimiento de

Ventanillas Uacutenicas existen tres modelos baacutesicos que han sido identificados en la

Recomendacioacuten Nordm 33 de la UNCEFACT

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42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica

En el primer modelo una uacutenica Autoridad recibe toda la informacioacuten bien en

formato papel o bien en formato electroacutenico y la distribuye al resto de autoridades

gubernamentales pertinentes facilitando la operacioacuten de comercio

Este ha sido por ejemplo el modelo seguido por las administraciones

espantildeolas para la presentacioacuten de manifiestos de carga y descarga de

forma electroacutenica por parte de los operadores mariacutetimos en las que la

Autoridad Portuaria actuacutea como Ventanilla Uacutenica ante la Aduana

Papel

Ventanilla Uacutenica

Autoridad 2

Operador comercial(incluye al transportista)

Electroacutenico

Autoridad Uacutenica

Autoridad 3

Autoridad 4

Autoridad 5

Ilustracioacuten 2 Modelo de Autoridad Uacutenica

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Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado

Se utiliza un uacutenico sistema de informacioacuten (puacuteblico o privado) creado a tal efecto

para la recepcioacuten diseminacioacuten (y almacenamiento) y gestioacuten de la informacioacuten

relacionada con el comercio y el transporte

Existen diferentes posibilidades dentro de este tipo de modelo

Sistema centralizado (ldquoIntegrated Systemrdquo) en el que los datos son

procesados a traveacutes de un uacutenico sistema utilizado por todos los organismos

involucrados

Este tipo de sistema lo podemos encontrar por ejemplo en varios

paiacuteses de Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos

presentar datos en un solo sistema que es a su vez utilizado por los

distintos organismos regulatorios

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema centralizado

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Ilustracioacuten 3 Modelo Centralizado de Ventanilla Uacutenica

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Sistema distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) mediante el cual la informacioacuten es

distribuida a los organismos puacuteblicos involucrados mediante interfaces

interoperables quienes a su vez integran esta informacioacuten y la procesan

Este tipo de sistema ha sido establecido por ejemplo en Estados Unidos y

permite a los operadores econoacutemicos presentar datos estandarizados una

uacutenica vez y el sistema procesa y distribuye los datos a las otras agencias

interesadas en la transaccioacuten

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema distribuido

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Ilustracioacuten 4 Modelo Distribuido de Ventanilla Uacutenica

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Combinacioacuten de los sistemas centralizados y distribuidos descritos anteriormente

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema mixto

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Aplicacionesdel sistema mixto

Ilustracioacuten 5 Modelo Mixto de Ventanilla Uacutenica

Este tipo de sistema lo encontramos tambieacuten en varios paiacuteses de

Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos presentar datos en

un solo sistema que es a su vez utilizado por varios organismos

regulatorios y al mismo tiempo los datos son tambieacuten transmitido a otro sistema

(principalmente de la aduana) mediante una interfaz interoperable

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

En este tipo de modelo el usuario puede presentar las declaraciones de manera

electroacutenica de varias autoridades para ser procesadas y aprobadas en una sola

aplicacioacuten que coordina todo el flujo de trabajo bajo una uacutenica transaccioacuten

Estos sistemas suelen basarse en procedimientos riacutegidos que deben ser cumplidos

para poder dar cumplimiento a todo el traacutemite existiendo una serie de pre-

identificaciones y pre-validaciones

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Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 37

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

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concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 40

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

aplicable a todos los puertos mientras que un PCS tiene un alcance local maacutes

limitado a un puerto Aunque como se ha mencionado la combinacioacuten de

ambos sistemas permiten ofrecer soluciones maacutes eficientes consiguiendo

substanciales ahorros de costes y tiempo de estancia de las mercanciacuteas en

los puertos

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4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA

41 Introduccioacuten

Antes de considerar los diferentes modelos de Ventanillas Uacutenicas es importante

sentildealar

Aunque existen muchas praacutecticas y relaciones comerciales que son comunes

a todos los paiacuteses cada paiacutes puede tener tambieacuten sus requerimientos y

condiciones particulares que determinaraacuten la eleccioacuten oacuteptima del

modelo de Ventanilla Uacutenica

El aspecto crucial en la implantacioacuten de una Ventanilla Uacutenica reside en una

estrecha cooperacioacuten de todas las entidades puacuteblicas

gubernamentales involucradas

Una Ventanilla Uacutenica no siempre implica el uso de sistemas TIC

avanzados de uacuteltima generacioacuten sino que se puede facilitar en gran medida

el comercio mediante la definicioacuten apropiada de procedimientos

administrativos integrados apoyados por sistemas TIC existentes

Aunque existen diferentes aproximaciones posibles para el establecimiento de

Ventanillas Uacutenicas existen tres modelos baacutesicos que han sido identificados en la

Recomendacioacuten Nordm 33 de la UNCEFACT

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42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica

En el primer modelo una uacutenica Autoridad recibe toda la informacioacuten bien en

formato papel o bien en formato electroacutenico y la distribuye al resto de autoridades

gubernamentales pertinentes facilitando la operacioacuten de comercio

Este ha sido por ejemplo el modelo seguido por las administraciones

espantildeolas para la presentacioacuten de manifiestos de carga y descarga de

forma electroacutenica por parte de los operadores mariacutetimos en las que la

Autoridad Portuaria actuacutea como Ventanilla Uacutenica ante la Aduana

Papel

Ventanilla Uacutenica

Autoridad 2

Operador comercial(incluye al transportista)

Electroacutenico

Autoridad Uacutenica

Autoridad 3

Autoridad 4

Autoridad 5

Ilustracioacuten 2 Modelo de Autoridad Uacutenica

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Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado

Se utiliza un uacutenico sistema de informacioacuten (puacuteblico o privado) creado a tal efecto

para la recepcioacuten diseminacioacuten (y almacenamiento) y gestioacuten de la informacioacuten

relacionada con el comercio y el transporte

Existen diferentes posibilidades dentro de este tipo de modelo

Sistema centralizado (ldquoIntegrated Systemrdquo) en el que los datos son

procesados a traveacutes de un uacutenico sistema utilizado por todos los organismos

involucrados

Este tipo de sistema lo podemos encontrar por ejemplo en varios

paiacuteses de Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos

presentar datos en un solo sistema que es a su vez utilizado por los

distintos organismos regulatorios

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema centralizado

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Ilustracioacuten 3 Modelo Centralizado de Ventanilla Uacutenica

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Sistema distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) mediante el cual la informacioacuten es

distribuida a los organismos puacuteblicos involucrados mediante interfaces

interoperables quienes a su vez integran esta informacioacuten y la procesan

Este tipo de sistema ha sido establecido por ejemplo en Estados Unidos y

permite a los operadores econoacutemicos presentar datos estandarizados una

uacutenica vez y el sistema procesa y distribuye los datos a las otras agencias

interesadas en la transaccioacuten

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema distribuido

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Ilustracioacuten 4 Modelo Distribuido de Ventanilla Uacutenica

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Combinacioacuten de los sistemas centralizados y distribuidos descritos anteriormente

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema mixto

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Aplicacionesdel sistema mixto

Ilustracioacuten 5 Modelo Mixto de Ventanilla Uacutenica

Este tipo de sistema lo encontramos tambieacuten en varios paiacuteses de

Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos presentar datos en

un solo sistema que es a su vez utilizado por varios organismos

regulatorios y al mismo tiempo los datos son tambieacuten transmitido a otro sistema

(principalmente de la aduana) mediante una interfaz interoperable

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

En este tipo de modelo el usuario puede presentar las declaraciones de manera

electroacutenica de varias autoridades para ser procesadas y aprobadas en una sola

aplicacioacuten que coordina todo el flujo de trabajo bajo una uacutenica transaccioacuten

Estos sistemas suelen basarse en procedimientos riacutegidos que deben ser cumplidos

para poder dar cumplimiento a todo el traacutemite existiendo una serie de pre-

identificaciones y pre-validaciones

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Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 32

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 34

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 25

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA

41 Introduccioacuten

Antes de considerar los diferentes modelos de Ventanillas Uacutenicas es importante

sentildealar

Aunque existen muchas praacutecticas y relaciones comerciales que son comunes

a todos los paiacuteses cada paiacutes puede tener tambieacuten sus requerimientos y

condiciones particulares que determinaraacuten la eleccioacuten oacuteptima del

modelo de Ventanilla Uacutenica

El aspecto crucial en la implantacioacuten de una Ventanilla Uacutenica reside en una

estrecha cooperacioacuten de todas las entidades puacuteblicas

gubernamentales involucradas

Una Ventanilla Uacutenica no siempre implica el uso de sistemas TIC

avanzados de uacuteltima generacioacuten sino que se puede facilitar en gran medida

el comercio mediante la definicioacuten apropiada de procedimientos

administrativos integrados apoyados por sistemas TIC existentes

Aunque existen diferentes aproximaciones posibles para el establecimiento de

Ventanillas Uacutenicas existen tres modelos baacutesicos que han sido identificados en la

Recomendacioacuten Nordm 33 de la UNCEFACT

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 26

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica

En el primer modelo una uacutenica Autoridad recibe toda la informacioacuten bien en

formato papel o bien en formato electroacutenico y la distribuye al resto de autoridades

gubernamentales pertinentes facilitando la operacioacuten de comercio

Este ha sido por ejemplo el modelo seguido por las administraciones

espantildeolas para la presentacioacuten de manifiestos de carga y descarga de

forma electroacutenica por parte de los operadores mariacutetimos en las que la

Autoridad Portuaria actuacutea como Ventanilla Uacutenica ante la Aduana

Papel

Ventanilla Uacutenica

Autoridad 2

Operador comercial(incluye al transportista)

Electroacutenico

Autoridad Uacutenica

Autoridad 3

Autoridad 4

Autoridad 5

Ilustracioacuten 2 Modelo de Autoridad Uacutenica

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado

Se utiliza un uacutenico sistema de informacioacuten (puacuteblico o privado) creado a tal efecto

para la recepcioacuten diseminacioacuten (y almacenamiento) y gestioacuten de la informacioacuten

relacionada con el comercio y el transporte

Existen diferentes posibilidades dentro de este tipo de modelo

Sistema centralizado (ldquoIntegrated Systemrdquo) en el que los datos son

procesados a traveacutes de un uacutenico sistema utilizado por todos los organismos

involucrados

Este tipo de sistema lo podemos encontrar por ejemplo en varios

paiacuteses de Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos

presentar datos en un solo sistema que es a su vez utilizado por los

distintos organismos regulatorios

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema centralizado

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Ilustracioacuten 3 Modelo Centralizado de Ventanilla Uacutenica

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

Sistema distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) mediante el cual la informacioacuten es

distribuida a los organismos puacuteblicos involucrados mediante interfaces

interoperables quienes a su vez integran esta informacioacuten y la procesan

Este tipo de sistema ha sido establecido por ejemplo en Estados Unidos y

permite a los operadores econoacutemicos presentar datos estandarizados una

uacutenica vez y el sistema procesa y distribuye los datos a las otras agencias

interesadas en la transaccioacuten

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema distribuido

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Ilustracioacuten 4 Modelo Distribuido de Ventanilla Uacutenica

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Combinacioacuten de los sistemas centralizados y distribuidos descritos anteriormente

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema mixto

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Aplicacionesdel sistema mixto

Ilustracioacuten 5 Modelo Mixto de Ventanilla Uacutenica

Este tipo de sistema lo encontramos tambieacuten en varios paiacuteses de

Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos presentar datos en

un solo sistema que es a su vez utilizado por varios organismos

regulatorios y al mismo tiempo los datos son tambieacuten transmitido a otro sistema

(principalmente de la aduana) mediante una interfaz interoperable

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

En este tipo de modelo el usuario puede presentar las declaraciones de manera

electroacutenica de varias autoridades para ser procesadas y aprobadas en una sola

aplicacioacuten que coordina todo el flujo de trabajo bajo una uacutenica transaccioacuten

Estos sistemas suelen basarse en procedimientos riacutegidos que deben ser cumplidos

para poder dar cumplimiento a todo el traacutemite existiendo una serie de pre-

identificaciones y pre-validaciones

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Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 40

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

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42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas

Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica

En el primer modelo una uacutenica Autoridad recibe toda la informacioacuten bien en

formato papel o bien en formato electroacutenico y la distribuye al resto de autoridades

gubernamentales pertinentes facilitando la operacioacuten de comercio

Este ha sido por ejemplo el modelo seguido por las administraciones

espantildeolas para la presentacioacuten de manifiestos de carga y descarga de

forma electroacutenica por parte de los operadores mariacutetimos en las que la

Autoridad Portuaria actuacutea como Ventanilla Uacutenica ante la Aduana

Papel

Ventanilla Uacutenica

Autoridad 2

Operador comercial(incluye al transportista)

Electroacutenico

Autoridad Uacutenica

Autoridad 3

Autoridad 4

Autoridad 5

Ilustracioacuten 2 Modelo de Autoridad Uacutenica

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Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado

Se utiliza un uacutenico sistema de informacioacuten (puacuteblico o privado) creado a tal efecto

para la recepcioacuten diseminacioacuten (y almacenamiento) y gestioacuten de la informacioacuten

relacionada con el comercio y el transporte

Existen diferentes posibilidades dentro de este tipo de modelo

Sistema centralizado (ldquoIntegrated Systemrdquo) en el que los datos son

procesados a traveacutes de un uacutenico sistema utilizado por todos los organismos

involucrados

Este tipo de sistema lo podemos encontrar por ejemplo en varios

paiacuteses de Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos

presentar datos en un solo sistema que es a su vez utilizado por los

distintos organismos regulatorios

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema centralizado

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Ilustracioacuten 3 Modelo Centralizado de Ventanilla Uacutenica

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Sistema distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) mediante el cual la informacioacuten es

distribuida a los organismos puacuteblicos involucrados mediante interfaces

interoperables quienes a su vez integran esta informacioacuten y la procesan

Este tipo de sistema ha sido establecido por ejemplo en Estados Unidos y

permite a los operadores econoacutemicos presentar datos estandarizados una

uacutenica vez y el sistema procesa y distribuye los datos a las otras agencias

interesadas en la transaccioacuten

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema distribuido

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Ilustracioacuten 4 Modelo Distribuido de Ventanilla Uacutenica

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Combinacioacuten de los sistemas centralizados y distribuidos descritos anteriormente

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema mixto

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Aplicacionesdel sistema mixto

Ilustracioacuten 5 Modelo Mixto de Ventanilla Uacutenica

Este tipo de sistema lo encontramos tambieacuten en varios paiacuteses de

Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos presentar datos en

un solo sistema que es a su vez utilizado por varios organismos

regulatorios y al mismo tiempo los datos son tambieacuten transmitido a otro sistema

(principalmente de la aduana) mediante una interfaz interoperable

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

En este tipo de modelo el usuario puede presentar las declaraciones de manera

electroacutenica de varias autoridades para ser procesadas y aprobadas en una sola

aplicacioacuten que coordina todo el flujo de trabajo bajo una uacutenica transaccioacuten

Estos sistemas suelen basarse en procedimientos riacutegidos que deben ser cumplidos

para poder dar cumplimiento a todo el traacutemite existiendo una serie de pre-

identificaciones y pre-validaciones

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Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 27

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Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado

Se utiliza un uacutenico sistema de informacioacuten (puacuteblico o privado) creado a tal efecto

para la recepcioacuten diseminacioacuten (y almacenamiento) y gestioacuten de la informacioacuten

relacionada con el comercio y el transporte

Existen diferentes posibilidades dentro de este tipo de modelo

Sistema centralizado (ldquoIntegrated Systemrdquo) en el que los datos son

procesados a traveacutes de un uacutenico sistema utilizado por todos los organismos

involucrados

Este tipo de sistema lo podemos encontrar por ejemplo en varios

paiacuteses de Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos

presentar datos en un solo sistema que es a su vez utilizado por los

distintos organismos regulatorios

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema centralizado

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Ilustracioacuten 3 Modelo Centralizado de Ventanilla Uacutenica

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

Sistema distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) mediante el cual la informacioacuten es

distribuida a los organismos puacuteblicos involucrados mediante interfaces

interoperables quienes a su vez integran esta informacioacuten y la procesan

Este tipo de sistema ha sido establecido por ejemplo en Estados Unidos y

permite a los operadores econoacutemicos presentar datos estandarizados una

uacutenica vez y el sistema procesa y distribuye los datos a las otras agencias

interesadas en la transaccioacuten

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema distribuido

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Ilustracioacuten 4 Modelo Distribuido de Ventanilla Uacutenica

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Combinacioacuten de los sistemas centralizados y distribuidos descritos anteriormente

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema mixto

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Aplicacionesdel sistema mixto

Ilustracioacuten 5 Modelo Mixto de Ventanilla Uacutenica

Este tipo de sistema lo encontramos tambieacuten en varios paiacuteses de

Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos presentar datos en

un solo sistema que es a su vez utilizado por varios organismos

regulatorios y al mismo tiempo los datos son tambieacuten transmitido a otro sistema

(principalmente de la aduana) mediante una interfaz interoperable

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

En este tipo de modelo el usuario puede presentar las declaraciones de manera

electroacutenica de varias autoridades para ser procesadas y aprobadas en una sola

aplicacioacuten que coordina todo el flujo de trabajo bajo una uacutenica transaccioacuten

Estos sistemas suelen basarse en procedimientos riacutegidos que deben ser cumplidos

para poder dar cumplimiento a todo el traacutemite existiendo una serie de pre-

identificaciones y pre-validaciones

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 44

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Sistema distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) mediante el cual la informacioacuten es

distribuida a los organismos puacuteblicos involucrados mediante interfaces

interoperables quienes a su vez integran esta informacioacuten y la procesan

Este tipo de sistema ha sido establecido por ejemplo en Estados Unidos y

permite a los operadores econoacutemicos presentar datos estandarizados una

uacutenica vez y el sistema procesa y distribuye los datos a las otras agencias

interesadas en la transaccioacuten

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema distribuido

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Ilustracioacuten 4 Modelo Distribuido de Ventanilla Uacutenica

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 29

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Combinacioacuten de los sistemas centralizados y distribuidos descritos anteriormente

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema mixto

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Aplicacionesdel sistema mixto

Ilustracioacuten 5 Modelo Mixto de Ventanilla Uacutenica

Este tipo de sistema lo encontramos tambieacuten en varios paiacuteses de

Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos presentar datos en

un solo sistema que es a su vez utilizado por varios organismos

regulatorios y al mismo tiempo los datos son tambieacuten transmitido a otro sistema

(principalmente de la aduana) mediante una interfaz interoperable

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

En este tipo de modelo el usuario puede presentar las declaraciones de manera

electroacutenica de varias autoridades para ser procesadas y aprobadas en una sola

aplicacioacuten que coordina todo el flujo de trabajo bajo una uacutenica transaccioacuten

Estos sistemas suelen basarse en procedimientos riacutegidos que deben ser cumplidos

para poder dar cumplimiento a todo el traacutemite existiendo una serie de pre-

identificaciones y pre-validaciones

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 30

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 37

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 40

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

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Combinacioacuten de los sistemas centralizados y distribuidos descritos anteriormente

Operador econoacutemico ydel transporte

Electroacutenico

Sistema mixto

Punto de entradade la ventanilla uacutenica

Autoridad 1

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Interfaces entreSistemas de la Administracioacuten

Aplicacionesdel sistema mixto

Ilustracioacuten 5 Modelo Mixto de Ventanilla Uacutenica

Este tipo de sistema lo encontramos tambieacuten en varios paiacuteses de

Latinoameacuterica y permite a los operadores econoacutemicos presentar datos en

un solo sistema que es a su vez utilizado por varios organismos

regulatorios y al mismo tiempo los datos son tambieacuten transmitido a otro sistema

(principalmente de la aduana) mediante una interfaz interoperable

Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

En este tipo de modelo el usuario puede presentar las declaraciones de manera

electroacutenica de varias autoridades para ser procesadas y aprobadas en una sola

aplicacioacuten que coordina todo el flujo de trabajo bajo una uacutenica transaccioacuten

Estos sistemas suelen basarse en procedimientos riacutegidos que deben ser cumplidos

para poder dar cumplimiento a todo el traacutemite existiendo una serie de pre-

identificaciones y pre-validaciones

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Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 36

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

Para establecer este tipo de sistema se tienen que hacer ciertas consideraciones

sobre el uso de las bases de datos ya que para llevar a cabo estas transacciones se

deberaacuten realizar una serie de pre-identificaciones y pre-validaciones por

adelantado

Este tipo de sistema se utiliza sobre todo en paiacuteses asiaacuteticos tales como

Singapur Corea y Mauricio

Este sistema puede ofrecer otros servicios de valor antildeadido como coacutemputo

automaacutetico de las tasas que se deben pagar gestioacuten de riesgos o conexioacuten con

bancos para pagos electroacutenicos

Autoridad 1

Operador econoacutemico y del transporte

Electroacutenico

Sistema transaccional

Autoridad 2

Autoridad 3

Autoridad 4

Confirmacioacutendel pago

DatosDocumentos

Ilustracioacuten 6 Modelo transaccional de Ventanilla Uacutenica

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 34

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

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43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla

Uacutenica

La eleccioacuten del modelo adecuado de Ventanilla Uacutenica dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de cada paiacutes por lo que es

extremadamente importante partir de un estudio y diagnoacutestico de la situacioacuten

actual sobre el comercio y los servicios y conexos brindados a la carga Asimismo la

eleccioacuten de la agencia apropiada para dirigir el establecimiento y operacioacuten de una

Ventanilla Uacutenica se debe analizar durante las primeras fases del proyecto Esta

entidad deberaacute poseer una organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal

soporte poliacutetico financiero y humano necesario para la puesta en marcha de las

Ventanillas Uacutenicas y tener las interfaces adecuadas con las otras administraciones y

agencias involucradas En muchos casos dado su papel en el control de los

traacutemites administrativos en las fronteras asiacute como en la gestioacuten de la informacioacuten

derivada de las operaciones de importacioacuten exportacioacuten y traacutensito las agencias de

comercio exterior las autoridades aduaneras autoridades portuarias o autoridades

mariacutetimas pueden resultar ser las autoridades maacutes adecuadas para liderar los

proyectos de creacioacuten de Ventanillas Uacutenicas Sin embargo en algunos paiacuteses la

agencia encargada de liderar el proyecto de Ventanilla Uacutenica puede ser una entidad

privada (como por ejemplo las Caacutemaras de Comercio o empresas proveedoras de

servicios tecnoloacutegicos) siempre y cuando disponga formalmente del soporte

institucional suficiente para ejercer esta funcioacuten

No obstante no debe confundirse ni asociarse a la entidad liacuteder dentro del proceso

de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica con la entidad dominante de la

Ventanilla Uacutenica El proceso de creacioacuten de un entorno de Ventanilla Uacutenica es un

proceso de colaboracioacuten entre agencias de gobierno y el liacuteder de este proceso debe

distinguirse por su neutralidad y buacutesqueda de la mejor solucioacuten para todos los

intervinientes en el proceso buscando en todo momento el beneficio paiacutes y no el

beneficio particular

Las Ventanillas Uacutenicas pueden simplificar y facilitar en gran medida los procesos

requeridos para proporcionar y compartir la informacioacuten necesaria para cumplir con

los requerimientos normativos en el comercio y en el transporte de un paiacutes tanto

desde el punto de vista de los operadores privados como de las autoridades En

este sentido las teacutecnicas utilizadas para la gestioacuten de riesgos para el control y el

cumplimiento de normativas (como puede ser el caso de los riesgos aduaneros)

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 45

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 32

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

pueden verse mejorados a traveacutes de la Ventanilla Uacutenica ya que eacutesta permite

recopilar informacioacuten desde diversas fuentes y de diferentes operadores

econoacutemicos de una manera sistemaacutetica y ademaacutes combina esta informacioacuten con el

objeto de detectar inconsistencias debidas a una falta de cumplimiento de la

normativa o errores no intencionados dando lugar a unos procedimientos mucho

maacutes seguros y eficientes Adicionalmente la creacioacuten de un sistema de pago de

tasas en la propia Ventanilla Uacutenica ofrece un medio raacutepido y efectivo para la

recepcioacuten de los impuestos y otras tasas a las autoridades puacuteblicas y agencias

44 Resumen del Capiacutetulo

En este cuarto capiacutetulo se ha presentado la clasificacioacuten de los tres modelos baacutesicos

de Ventanillas Uacutenicas que se plantean en la Recomendacioacuten Nordm 33 de la

UNCEFACT que son los que siguen

Modelo de Autoridad Uacutenica

Modelo Uacutenico Automatizado que a su vez puede ser centralizado

(ldquoIntegrated Systemrdquo) distribuido (ldquoInterfaced Systemrdquo) o mixto

Modelo de sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional

Como se ha indicado en el capiacutetulo la eleccioacuten del modelo adecuado dependeraacute de

aspectos legales poliacuteticos y organizativos de casa paiacutes Ademaacutes para el proceso de

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas es vital contar una agencia para

dirigir el establecimiento y la operacioacuten dicha entidad deberaacute poseer una

organizacioacuten robusta con la visioacuten autoridad legal soporte poliacutetico financiero y

humano necesario para la puesta en marcha de las Ventanillas Uacutenicas

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 33

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 40

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 44

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

5 PRINCIPALES BENEFICIOS

Una Ventanilla Uacutenica puede simplificar y facilitar un considerable nuacutemero de

procesos abasteciendo y proveyendo la informacioacuten necesaria para cumplir con los

requisitos legales del comercio tanto para los agentes privados vinculados al

comercio como a las propias autoridades El uso de este tipo de sistemas puede

mejorar la eficiencia y la efectividad de los controles oficiales y puede reducir los

costes tanto para las autoridades como para dichos agentes debido a la mejora en

el uso de recursos

A continuacioacuten se van a analizar cuaacuteles son los principales beneficios para los

gobiernos asiacute como para los agentes que intervienen en el comercio

51 Beneficios para el Gobierno

Una Ventanilla Uacutenica puede conducir a una mejor coordinacioacuten de los sistemas

gubernamentales existentes y de sus procesos a la vez que promueve que los

organismos de gobiernos se comuniquen y operen de una forma maacutes abierta y

facilitadora Por ejemplo el usuario no solo puede introducir toda la informacioacuten y

documentos necesarios a traveacutes de una sola entidad sino que tambieacuten se pueden

establecer mecanismos maacutes efectivos para que la informacioacuten sea analizada

raacutepidamente dando lugar a una mayor fiabilidad de los datos recibidos y pueda ser

distribuida a aquellas agencias gubernamentales que se encuentren involucradas

directa o indirectamente en el proceso cada una recibiendo la informacioacuten de la

que precisan para desarrollar sus funciones pero preservando aquellas

informaciones confidenciales que no son de su competencia Con ello se consigue

una mejor coordinacioacuten y cooperacioacuten de las autoridades gubernamentales

involucradas en el comercio

Gracias a las Ventanillas Uacutenicas se pueden mejorar los procesos de gestioacuten del

riesgo dado que se recogen datos de una manera sistemaacutetica lo que conlleva una

mejora en la seguridad y en la eficiencia de los procedimientos La inclusioacuten de un

sistema de pagos electroacutenicos unida a la solucioacuten de Ventanilla Uacutenica daraacute lugar a

un pago maacutes seguro fiable e inmediato de impuestos aranceles y cualquier otro

cargo que sea requerido por las autoridades gubernamentales y las agencias

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Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 44

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

Una Ventanilla Uacutenica provee informacioacuten actualizada sobre tarifas y otros

procedimientos legales lo que reduce la posibilidad de cualquier error involuntario

e incrementaraacute la transparencia y la satisfaccioacuten del usuario Por otro lado la

recoleccioacuten y coordinacioacuten de la informacioacuten y la documentacioacuten a traveacutes de la

Ventanilla Uacutenica reduciraacute el uso de recursos humanos y financieros permitiendo a

los Gobiernos reasignar recursos que anteriormente se ocupaban con tareas

administrativas a aacutereas de mayor importancia

Por tanto se pueden resumir los beneficios para los gobiernos como

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles

y otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

52 Beneficios para el comercio

El principal beneficio para los agentes vinculados al comercio es que las Ventanillas

Uacutenicas pueden proveerle de un uacutenico punto o canal donde presentar la

informacioacuten y documentacioacuten que tan solo seraacute necesaria introducir una

sola vez (ldquoone time submissionrdquo) y que llegaraacute a manos de todas las agencias

gubernamentales involucradas en los procedimientos de importacioacuten exportacioacuten o

traacutensito Ademaacutes mejoraraacute la transparencia y disminuiraacute cualquier comportamiento

corrupto tanto del sector puacuteblico como privado

En el caso de que la Ventanilla Uacutenica actuacutee como punto central en el que se

disponga de toda la informacioacuten actualizada referente a reglas regulaciones y

requerimientos vinculados al comercio se conseguiraacute reducir los costes

administrativos asociados a las transacciones y mejoraraacute la satisfaccioacuten del usuario

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Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 45

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 35

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio se pueden resumir

en

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

52 Resumen del Capiacutetulo

El quinto capiacutetulo ha detallado los principales beneficios que supone la

implementacioacuten de entornos de Ventanillas Uacutenicas diferneciando por un lado en los

beneficios para los gobiernos y por otro los benieficiones para el comercio Como

resumen se destacan

Beneficios para los gobiernos

Uso maacutes eficiente y efectivo de los recursos

Mejora en la aplicacioacuten de las leyes fiscales

Mayor rapidez y fiabilidad en la recaudacioacuten de impuestos aranceles y

otras tasas

Mejora de la satisfaccioacuten del usuario

Mejora del control y la seguridad habilitando un anaacutelisis de riesgos

asistido por computador

Incremento de la integridad y la transparencia

Los beneficios para los agentes vinculados al comercio

Disminucioacuten de costes debido a la reduccioacuten de retrasos

Agilizacioacuten en el despacho aduanero

Mejora en la aplicacioacuten de la normativa

Mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos

Incremento de la transparencia

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 37

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 40

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

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Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

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8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

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Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

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6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas supone un gran compromiso ya que

involucra a un gran nuacutemero de participantes (tanto puacuteblicos como privados) y

requiere el compromiso de muchos actores tanto del lado gubernamental como del

aacuterea empresarial Por tanto es esencial seguir una metodologiacutea sistemaacutetica Los

pasos a seguir se muestran a continuacioacuten y seraacuten presentados en detalle en el

Moacutedulo 6

Ilustracioacuten 7 Pasos en la implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

1 Desarrollar el concepto inicial de Ventanilla Uacutenica En muchas

ocasiones el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas parte de una breve

descripcioacuten del concepto basada en una investigacioacuten preliminar muy

habitualmente encargada por el gobierno o por alguna agencia

gubernamental o tambieacuten puede darse el caso de que seraacute una organizacioacuten

privada fuertemente vinculada al comercio quien inicie el estudio para la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas

2 Decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica para ello es

recomendable organizar una reunioacuten a alto nivel en la que esteacuten

representados todos los agentes involucrados en el comercio (como pueden

ser las caacutemaras de comercio asociaciones de importadores y exportadores

confederaciones de industrias asociaciones empresariales etc) junto con

las autoridades gubernamentales y las agencias para debatir sobre el

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 37

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 38

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 39

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 40

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 41

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 42

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8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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COMERCIO EDICIOacuteN 2

Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 37

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

concepto de Ventanilla Uacutenica El objeto de esta reunioacuten es llegar a un

acuerdo sobre el concepto del proyecto y sobre el lanzamiento del estudio

de viabilidad que incluiraacute un anaacutelisis detallado de las necesidades

tecnoloacutegicas

Suponiendo que se llega a una decisioacuten positiva sobre el desarrollo de un

estudio de viabilidad se deberaacute establecer un Grupo responsable de la

Gestioacuten del Proyecto (Comiteacute de Proyecto) compuesto por los liacutederes de los

agentes claves que estaraacuten directamente involucrados en la implementacioacuten

y utilizacioacuten de las Ventanillas Uacutenicas Ademaacutes en dicha reunioacuten se

estableceraacute el equipo de proyecto con los representantes teacutecnicos y

ejecutivos necesarios para llevar a cabo la organizacioacuten e implementacioacuten

del trabajo necesario para el proyecto

3 Desarrollo del estudio de viabilidad el estudio de viabilidad es un

elemento clave en el global del desarrollo del proyecto de Ventanillas Uacutenicas

El estudio deberaacute determinar el objetivo potencial de la Ventanilla Uacutenica el

nivel y la naturaleza de la demanda los posibles escenarios para la

implementacioacuten (incluyendo las fases de implementacioacuten) la naturaleza de

las pruebas piloto el coste de implementacioacuten para cada uno de los

diferentes escenario otros recursos necesarios (humanos teacutecnicos etc)

los beneficios potenciales los riesgos plazo de implementacioacuten y la

estrategia para la gestioacuten

4 Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de

implementacioacuten una vez finalizado el estudio de viabilidad se presentaraacuten

los resultados que deberaacuten ser aprobados por el equipo del proyecto y que

finalmente seraacuten presentados para su validacioacuten final al Comiteacute de Proyecto

Esta fase conllevaraacute un considerable tiempo y es fundamental que durante

el desarrollo del estudio de viabilidad se recoja el mayor nuacutemero de

informacioacuten asiacute como ir llegado a acuerdos antes de que el informe esteacute

finalizado A continuacioacuten se presentaraacute a todas las autoridades

gubernamentales y el resto de organismos y agentes vinculados al comercio

el modelo de Ventanilla Uacutenica elegido asiacute como el escenario de

implementacioacuten

5 Implementacioacuten Sea cual sea la forma elegida para la implementacioacuten

mediante un piloto por fases o implantacioacuten total es necesario iniciar el

proyecto con una clara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos El plan de

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Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

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7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 41

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 42

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 43

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 44

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 45

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 38

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

gestioacuten del proyecto que debe ser formalmente acordado tanto por el

Comiteacute de Proyectos y el Equipo de Proyecto debe contener una serie de

actividades claramente definidas e interrelacionadas asiacute como los hitos maacutes

importantes que ayudaraacute al Equipo y al Comiteacute en su labor para planificar

ejecutar monitorizar evaluar y ajustar la implementacioacuten de proyecto

Resumen del Capiacutetulo

En este sexto capiacutetulo se ha presentado una metodologiacutea para seguir en el proceso

de implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que consta de los siguientes cinco pasos

Desarrollo del concepto inicial

Toma de decisioacuten de estudiar la viabilidad de una Ventanilla Uacutenica

Desarrollo del estudio de viabilidad

Anaacutelisis de los resultados y eleccioacuten del escenario de implementacioacuten

Implementacioacuten ( por piloto por fases o implantacioacuten total) que se

plasmara metodologiacutea de gestioacuten de proyectos

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 39

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LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 40

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 41

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 42

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 43

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 45

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 39

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS

UacuteNICAS

El eacutexito en la introduccioacuten e implementacioacuten del concepto de una Ventanilla Uacutenica

depende de un extenso nuacutemero de precondiciones y factores clave que variacutean de un

paiacutes a otro y de un proyecto a otro En este apartado se presentan una serie de

pautas para el eacutexito del proyecto resultantes de la experiencia de varios paiacuteses

Voluntad poliacutetica

Fuerte liderazgo de la Agencia responsable

Cooperacioacuten entre Gobierno y

representantes del comercio

Claro establecimiento

de metas y objetivos

Facilidad y accesibilidad para

el usuario

Establecimiento legal

Recomendaciones y Estaacutendares

Internacionales

Identificacioacuten obstaacuteculos

Modelo financiero

Posibilidad pago

Ilustracioacuten 8 Factores clave para el establecimiento de Ventanillas Uacutenicas

1 Voluntad Poliacutetica

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial es uno de los factores maacutes criacuteticos para el eacutexito

en la introduccioacuten de Ventanillas Uacutenicas Conseguir esta voluntad poliacutetica

requiere una apropiada diseminacioacuten de una manera clara e imparcial de los

objetivos implicaciones beneficios y posible obstaacuteculos en el

establecimiento de Ventanillas Uacutenicas La disponibilidad de recursos para la

implantacioacuten de Ventanillas en muchas ocasiones estaacute directamente

relacionada con el nivel de compromiso poliacutetico y con el compromiso con el

proyecto

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 40

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 41

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 42

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 43

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 44

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 45

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 40

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

2 Fuerte Liderazgo de la Agencia responsable

Relacionado con la necesidad de una voluntad poliacutetica se puede destacar la

existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo Esta organizacioacuten debe contar con todo el apoyo poliacutetico tener

autoridad legal propia y disponer de recursos financieros y humanos

Ademaacutes es recomendable que alguna persona dentro de esta organizacioacuten

que representaraacute el rol de ldquocampeoacutenrdquo en el desarrollo del proyecto No

obstante esta funcioacuten de liderazgo debe estar unida a un espiacuteritu de

colaboracioacuten y neutralidad buscando en todo momento el beneficio paiacutes y

no el beneficio particular

3 Cooperacioacuten entre Gobierno y representantes del Comercio

Una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las agencias y el

gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el comercio Es

una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten puacuteblico-privada

para el establecimiento y operativa del Sistema Consecuentemente

representantes de todos los sectores tanto puacuteblicos como privados deberaacuten

ser invitados a participar desde el principio en el desarrollo del proyecto Se

debe incluir su participacioacuten en todas las etapas del proyecto desde el

establecimiento de los objetivos el anaacutelisis de la situacioacuten disentildeo del

proyecto hasta la implementacioacuten El eacutexito final de la Ventanilla Uacutenica

dependeraacute de la involucracioacuten compromiso y predisposicioacuten de todas las

partes para asegurar que se contemplan todas sus necesidades

4 Establecimiento de objetivos y metas

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto Estas metas y objetivos

deben basarse en un minucioso anaacutelisis de las necesidades aspiracioacuten y

recursos de los participantes claves y tambieacuten en la infraestructura existente

y los sistemas actuales de intercambio de informacioacuten Las Ventanillas

Uacutenicas se perciben generalmente como parte de la estrategia global de un

paiacutes para la facilitacioacuten del comercio

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 41

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 42

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 43

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 44

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 45

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 41

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

5 Facilidad y accesibilidad para el usuario

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios Ademaacutes resulta muy uacutetil

establecer un Servicio de Soporte Teacutecnico que incluya formacioacuten sobre

todo para las primeras fases de implementacioacuten del proyecto En algunos

paiacuteses se deberaacute tener en cuenta la necesidad de dar servicio en diferentes

lenguas

6 Establecimiento legal del entorno

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales En muchas

ocasiones es necesario realizar algunos cambios en la legislacioacuten para

facilitar intercambiosintroduccioacuten de informacioacuten electroacutenica e incluso para

la firma digital Ademaacutes pueden existir algunas restricciones legales

relacionadas con el uso compartido de informacioacuten al igual que pueden ser

necesarios acuerdos entre organizaciones para la operativa de las

Ventanillas Uacutenicas Tambieacuten se deberaacute analizar otras cuestiones legales

relacionadas con la delegacioacuten de poderes y autoridad a la agencia liacuteder

7 Recomendaciones y Estaacutendares Internacionales

La implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas generalmente implica la

armonizacioacuten y estandarizacioacuten de los documentos comercio asiacute como de

datos Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones estos documentos y datos deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 42

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 43

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 44

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 45

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 42

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

8 Identificacioacuten de posibles obstaacuteculos

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible Cada uno de los obstaacuteculos identificados se

debe considerar de manera individual teniendo en cuenta la situacioacuten

particular y sus necesidades Claramente el coste puede ser uno de los

mayores obstaacuteculos pero debe ser balanceado teniendo en cuenta los

beneficios que conllevaraacute en el futuro Sin embargo es importante clarificar

las implicaciones financieras que acarrea el proyecto para decidir si el

proyecto se lleva a cabo de una manera global o bien por fases

9 Modelo financiero

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica Este modelo puede variar desde un

sistema totalmente financiado por el estado hasta un sistema totalmente

autosuficiente Tambieacuten se pueden plantear modelos puacuteblico-privados Uno

de los factores que influiraacute en los responsables para apoyar o no la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenica seraacute que el modelo financiero este

claramente definido

10 Posibilidad de pagos

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas

tasas e impuesto asiacute como otros cargos Esto puede suponer un atractivo

tanto para el Gobierno como para los usuarios y es especialmente

interesante en el caso de que el sistema tenga que generar rentas Sin

embargo antildeadir estos sistemas de pago conlleva un esfuerzo adicional de

armonizacioacuten y sobre todo de seguridad

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 43

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

desarrollo

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 44

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 45

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 43

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

11 Promocioacuten y marketing

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados La campantildea

de promocioacuten debe involucrar a representantes clave de los gobiernos y del

resto de agentes vinculados al comercio todos los componentes pueden

suministrar valiosa informacioacuten sobre las expectativas de la comunidad de

usuarios y colaborar directamente en la eleccioacuten de los mensajes de

promocioacuten Es necesario establecer una clara planificacioacuten de la

implementacioacuten que ayudaraacute a disentildear una campantildea de promocioacuten y

marketing y permitir a los potenciales usuarios a planificar sus operaciones e

inversiones teniendo en cuenta dicha programacioacuten En el aacuterea de marketing

se debe identificar claramente cuaacuteles son los beneficios y el ahorro que

supone este tipo de proyectos y la eficiencia que se deriva del uso de un

entorno de Ventanillas Uacutenicas

12 Estrategia de comunicacioacuten

Si se establece un adecuado mecanismo para mantener a todos los

participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos (y

dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos que podriacutean arruinar la implementacioacuten del proyecto En

este contexto es extremadamente importante manejar las expectativas de

todos los implicados adecuadamente y nunca prometer maacutes de lo que se

pueda llegar a conseguir Es tambieacuten importante recordar que los

participantes no esperan milagros resolver problemas praacutecticos puede

significar conseguir que se le deacute una gran credibilidad

Resumen del Capiacutetulo

En este apartado se ha destacado los factores clave necesarios para el eacutexito en la

implementacioacuten de Ventanillas Uacutenicas que se resumen en

La existencia de una fuerte voluntad poliacutetica tanto por parte del Gobierno

como del lado empresarial

Existencia de una organizacioacuten liacuteder con un fuerte caraacutecter emprendedor y

poderoso para el lanzamiento y seguimiento en cada una de las fases de

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 44

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 45

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 44

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

Dado que una Ventanilla Uacutenica es un modelo de cooperacioacuten entre las

agencias y el gobierno y entre el gobierno y los agentes involucrados en el

comercio Es una buena oportunidad para establecer una cooperacioacuten

puacuteblico-privada para el establecimiento y operativa del Sistema

Como en cualquier tipo de proyecto las metas y objetivos del proyecto

deben guiar cada una de las etapas del proyecto

Otro de los factores clave para el eacutexito del proyecto de Ventanilla Uacutenica es la

facilidad y accesibilidad para ello seraacute necesario crear guiacuteas e instrucciones

faacutecilmente comprensibles para los usuarios

Hay que tener en cuenta que uno de los pre-requisitos para establecer un

entorno de Ventanillas Uacutenicas es tener en cuenta la legislacioacuten vigente Se

deberaacuten identificar todas las leyes y las restricciones legales

Para asegurar la compatibilidad con otros sistemas internacionales y

aplicaciones la Ventanillas Uacutenicas deben basarse en estaacutendares y

recomendaciones internacionales

Es posible que algunos de los implicados tanto gubernamentales como

agentes del comercio no acojan con agrado la implementacioacuten de Ventanillas

Uacutenicas En este caso se deberiacutea identificar las causas de su oposicioacuten para

poder tratarlas lo antes posible

Se debe tomar lo antes posible una decisioacuten sobre el modelo financiero que

tendraacute el Sistema de Ventanilla Uacutenica

Algunas Ventanillas Uacutenicas incluyen un sistema para el pago de cuotas tasas

e impuesto asiacute como otros cargos habraacute que tomar la decisioacuten de si incluirlo

no

La promocioacuten y el marketing del proyecto de Ventanilla Uacutenica son

fundamentales y deben haber sido cuidadosamente planeados

Si se establece una adecuada estrategia de comunicacioacuten para mantener a

todos los participantes informados sobre las metas objetivos y los progresos

(y dificultades) aumentaraacute la confianza de todos los implicados y evitaraacute

malentendidos

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MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 45

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA

MOacuteDULO 1 INTRODUCCIOacuteN CONCEPTO Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA 45

Los derechos de Propiedad Intelectual son titularidad del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

LAS VENTANILLAS UacuteNICAS ELECTROacuteNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIOacuteN DEL

COMERCIO EDICIOacuteN 2

8 BIBLIOGRAFIacuteA

La bibliografiacutea y documentacioacuten de apoyo consultada para la elaboracioacuten de este

Moacutedulo es la siguiente

World Customs Organization (2011) WCO Compendium How to Build a

Single Window Environment Capiacutetulo 1

Comisioacuten Econoacutemica de las Naciones Unidas para Europa (2005) UN

Recommendation nordm 33 Guidelines on Establishing a Single Window Anexo D

  • IacuteNDICE
  • 1 INTRODUCCIOacuteN Y OBJETIVOS DEL MOacuteDULO
  • 2 CONCEPTO DE VENTANILLA UacuteNICA
    • 21 Introduccioacuten
    • 22 Definicioacuten de Ventanilla Uacutenica
    • 23 Ventanilla Uacutenica como instalacioacuten inteligente
    • 24 Ventanilla Uacutenica como empresa virtual
    • 25 Resumen del Capiacutetulo
      • 3 ENTORNO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
        • 31 Port Community Systems
        • 33 Resumen del Capiacutetulo
          • 4 TIPOLOGIacuteAS Y MODELOS DE VENTANILLA UacuteNICA
            • 41 Introduccioacuten
            • 42 Modelos de Ventanillas Uacutenicas
              • Modelo 1 VU Modelo de Autoridad Uacutenica
              • Modelo 2 VU Sistema Uacutenico Automatizado
              • Modelo 3 VU Sistema de Informacioacuten Automatizado Transaccional
                • 43 Agencia Liacuteder para el establecimiento de un entorno de Ventanilla Uacutenica
                • 44 Resumen del Capiacutetulo
                  • 5 PRINCIPALES BENEFICIOS
                    • 51 Beneficios para el Gobierno
                    • 52 Beneficios para el comercio
                    • 52 Resumen del Capiacutetulo
                      • 6 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                        • Resumen del Capiacutetulo
                          • 7 FACTORES CLAVE PARA EL ESTABLECIMIENTO DE VENTANILLAS UacuteNICAS
                            • Resumen del Capiacutetulo
                            • gobiernos
                              • 8 BIBLIOGRAFIacuteA