voluntariat incavol

s e s s i ó m o n o g r à f i c a

Captació, seguiment,motivació i avaluació del treball voluntari

El voluntariat

voluntariat.qxd 3/4/01 18:23 Página 1

Novembre 2000

AutoraMaria Iglesias Pié

Concepció gràficaSuport Associatiu

Centre d'Estudis de l'Esplai Suport Associatiu Fundació Catalana de l'Esplai

de l’autora

C�

C�


3

MOTIVACIÓ, INTEGRACIÓ, FIDELITZACIÓ I DESENVOLUPA-MENT DEL VOLUNTARIATEl voluntariat és el principal actiu de la majoriad'associacions i fundacions de Catalunya. La con-cepció que tenim del voluntariat, plasmada a laCarta del Voluntariat de Catalunya, fonamentaaquesta afirmació. El voluntariat articula des de labase un teixit social autònom, madur i responsableque supera i depassa les limitacions i atribucionsde les estructures institucionals. Dóna capacitat ales associacions per trobar respostes i solucionsals problemes que se'ls plantegen d'una maneraimaginativa i diversa.Però com gestionem aquest actiu? Què fem pergarantir que el voluntariat s'integri a l'organitza-ció, se'n senti part i en participi?

E l v o l u nt a r i a t : c o m p o d e mm i l l o ra r- n e l a g e st i ó ?


4

PRIMER PAS: REFLEXIONAR SOBRE EL PAPER DEL VOLUNTARIAT A LA NOSTRA ORGANITZACIÓ Què volem dir quan ens definim com a entitat devoluntariat? Per què creiem que hem de ser unaentitat amb voluntaris? Què aporten els volunta-ris a la nostra organització? Té sentit el nostreprojecte sense la participació del voluntariat?

La resposta a aquestes preguntes ens haurà declarificar quina opció fem pel voluntariat: si volemser una entitat totalment de voluntariat, si incor-porem personal laboral per donar suport a l'equipde voluntaris o bé si la nostra missió requereixtreballar amb un equip de professionals amb elsuport d'algun voluntari. El voluntariat aportaalguna cosa específica a l'organització i això és elque cadascuna ha de saber definir.

Tenir clar per què l'organització vol voluntaris,què n'espera, ens ha d'ajudar a definir el nostreProjecte de Voluntariat. Per tant, saber quin és elrol del voluntariat a la nostra organització, coms'organitza, ens ha d'apuntar quin tipus de volun-tariat volem.

SEGON PAS: ANALITZAR QUÈ OFERIM ALS VOLUNTARIS

Però no n'hi ha prou amb conèixer l'aportació delsvoluntaris a l'entitat. Cal anar més enllà i pregun-tar-se què ofereix l'entitat als seus voluntaris.

Probablement, el primer que pensarem és quel'organització ofereix la possibilitat de participar iconstruir un projecte apassionant. Anant mésenllà, potser direm que ofereix tasques interes-sants i útils, la integració en un equip de personesque creu en el que fa, formació, etc.

Quan analitzem com tractem el voluntari i què lioferim, estem analitzant les nostres polítiques derecursos humans. Segurament, encara que siguide forma implícita la nostra organització segueixcertes pautes a l'hora de gestionar els seus volun-taris. Però són coherents? Responen a una lògicai a una estratègia? Tenen totes un fil conductor?Ens porten a assolir els objectius de l'organitzaciói a satisfer els dels voluntaris ?

Per respondre aquestes preguntes, i abans d'en-trar en la definició d'un model de gestió de recur-sos humans coherent, caldrà que entenguem quèpot portar a les persones a fer-se voluntàries, quèpot motivar-les a integrar-se en una organització icol·laborar-hi.


5

TERCER PAS: COMPRENDRE QUÈ POT MOTIVAR ELS VOLUNTARIS

Generalitzant, podríem dir que l'altruisme, l'anhelde sentir-se útil, el desig d'aprendre i formar-se, lavoluntat de trobar un espai on estar ocupat, lanecessitat de tenir un grup d'amics i la infuènciade l'entorn són les principals causes que impulsenalgú a formar part d'una organització de voluntariat.

Si mirem cap endintre i fem l'esforç de "traduir"aquestes motivacions a un llenguatge organitzatiu,podrem esmentar tres aspectes que són clau al'hora de motivar els nostres voluntaris: la missió,l'organització i la tasca en si. El grau en què cadaun d'aquests aspectes mogui cada voluntari seràdiferent. De tota manera, si volem assegurar unamotivació a llarg termini, caldrà que sigui la satis-facció al voltant dels tres eixos, encara que ambintensitats diferents, la que impulsi la col·labora-ció dels nostres voluntaris.

Però com ho podem aconseguir?

➁➁ Enfortir la motivació en la missió

La missió és un element de motivació clau per a lamajoria de voluntaris. En general, les persones queno s'hi senten atretes ja no s'ofereixen com avoluntàries a l'organització.

Un missatge de captació que respongui a la missióreal, una formació inicial sobre la missió i unainformació periòdica sobre la problemàtica a quèrespon permeten enfortir la motivació al voltantd'aquest eix. Per altra banda, cal assegurar-se quetot canvi en la missió sigui participatiu si no es volque sorgeixin problemes importants.

➁➁ Enfortir la motivació al voltant de l'organització

La valoració que en faci el voluntari de la manerade treballar de l'organització i d'estructurar-se endeterminarà també la motivació.

Una política que procuri mesures de representati-vitat per vehicular la seva opinió respecte aaquests aspectes i que habiliti mecanismes pergarantir al voluntari la seva participació en deci-sions organitzatives.

➁➁ Enfortir la motivació al voltant de la tasca

El contingut de la tasca i el valor que aquesta tin-gui per a l'organització són també una font demotivació important. Cal que el voluntari se sentisatisfet amb la seva tasca. Cal que li agradi, que hitrobi sentit, que se senti reconegut i capaç dedurla a terme correctament i que tingui l’oportuni-tat de treballar en equip. Una descripció de llocs de tasques atraient acom-panyada d'una bona selecció és un punt de partidaclau a l'hora de disposar de voluntaris motivats perla seva tasca. Una política de formació adequada,un seguiment acurat i una avaluació que faci que elvoluntari conegui la utilitat de la seva tasca perme-ten enfortir la motivació del voluntari al voltantd'aquest eix.

Aspectes com l'ambient de treball, les condicionsdel lloc on es desenvolupa, la relació entre elsequips de companys, també s'han de tenir encompte a l'hora de motivar el voluntariat.


6

LA GESTIÓ DEL VOLUNTARIAT:ALGUNS ELEMENTS

La definició d'unes polítiques de voluntariat, d'unes línies de treball per gestionar els volunta-ris, ens han d'ajudar a assolir els nostres objectiusorganitzatius. La gestió del voluntariat ens ha depermetre captar, formar, fidelitzar però, sobretot,motivar els voluntaris per al millor acomplimentde la missió.

1 INCORPORACIÓ

Quan parlem d'incorporació de voluntaris ensreferim al procés mitjançant el qual atraiem, selec-cionem i acollim nous voluntaris a l'organització.

PROCÉS DE CAPTACIÓAbans d'iniciar un procés de captació hem detenir clara quina és la tasca concreta a realitzarque oferim al voluntari: per què volem incorporarnous voluntaris, quina feina hauran de fer, quinsconeixements hauran de tenir, quantes hores cal-drà que hi dediquin. Aquesta informació ajuda asimplificar el procés de captació. Si sé que vull, ésmolt més fàcil saber on ho puc trobar.

Arribat a aquest punt hem de fer un esforç permirar enfora. Hi ha gent com la que busco? Quinscanvis puc introduir en el perfil perquè s'ajustimés a la realitat que m'envolta? Si realment crecque és viable aconseguir els voluntaris que neces-sito, on són, on els puc trobar? Com comunico lameva necessitat?

Moltes vegades esperem que sigui el voluntari quiatret de forma espontània pel valor del projectese'ns apropi. Aquest mecanisme de captació nosempre dóna bons resultats. És habitual sentirqueixes de les organitzacions perquè no s'oferei-xen prou voluntaris o els que s'ofereixen tenenuna idea errònia del que l'organització fa.

Si volem que aquest no sigui el nostre problema,hem de ser nosaltres qui hem d'anar a buscar elsvoluntaris que necessitem. Cal primer que cone-guem què els pot interessar, de tal manera quepuguem comunicar-los qui som, què fem, quèesperem dels voluntaris i què els oferim, sensetrair evidentment els valors i la missió organitzati-va, des d'una perspectiva que els pugui seratraient.

Un cop tinguem clar què volem comunicar i comho volem fer, decidirem quin canal de captaciófarem servir. Cal articular la campanya de captacióque ha de preveure, a més de la utilització delsrecursos i espais que ofereixen les institucions,altres mesures com: Crides de voluntariat publica-des a les revistes del sector, a la xarxa, tramesa defullets, aparicions al diari del barri, cartells pen-jats pels carrers, cartes als socis, universitats,casals d'avis, boca-orella, conferències i exposi-cions a escoles, anuncis a la televisió... els meca-nismes de captació són molts i molt diversos. Laconveniència d'uns o altres dependrà del nombrede voluntaris que vulguem captar, del pressupostde què disposem, però sobretot, i una vegadamés, del perfil de voluntari que busquem.

SELECCIÓSi el procés de captació funciona, sorgirà un grupde persones interessades a col·laborar amb l'or-ganització. Com, quan i amb qui s'han de posar encontacte? És important que durant la captació esproporcioni aquesta informació de forma acurada.

Qui s'encarregarà d'atendre-les i donar-los res-posta quan es posin en contacte amb l'organitza-ció? Qui s'encarregarà d'informar-los sobre elprojecte i conèixer-los per decidir si realmentpoden encaixar a l'organització i al lloc?

Hem d'aprendre a dir que no: no tots els volunta-ris que s'apropin seran adequats per a la nostraorganització, però també hem de ser prou hàbils iaprendre a donar alternatives, en cas que vegem


7

que la persona que se'ns acosta encaixa ambl'organització però no amb aquelles tasques queteníem pensades.

Totes les organitzacions haurien de tenir clar elprocés d'atenció i selecció de voluntaris poten-cials de tal manera que s'evitin demores i malen-tesos. Les persones que han mostrat interès enl'organització es mereixen una resposta ràpida iun tracte personal i agradable.

Establir la figura del responsable de voluntariat,crear una base de dades de voluntaris on constintotes les ofertes que es reben, definir un procedi-ment que permeti assegurar que tothom que s'o-fereix rep una trucada d'un membre del'organització en una setmana, organitzar reu-nions informatives periòdiques, enviar informaciósobre l'organització a les persones que s'han ofertper col·laborar, convidar-les a visitar la seu, ferentrevistes amb cada una d'elles..., són nomésalguns dels elements que poden formar part d'a-quest procediment d'atenció i selecció de volun-taris.

2 PROCÉS D'IDENTIFICACIÓ I FIDELITZACIÓ

La feina de l'organització no s'acaba quan s'arribaa un acord amb el voluntari perquè s'hi incorpori.S'inicia aleshores la difícil tasca d'integrar-lo allloc i a l'organització i d'enfortir la seva motivacióperquè aporti el màxim de si mateix i romangui totel temps que sigui possible a l'organització.

ACOLLIDAEls primers dies són bàsics per reafirmar el volun-tari en la seva decisió. Cal, doncs, preparar-losespecialment. És important que el voluntari sesenti acollit i entengui que forma part d'uncol·lectiu i d'un projecte.

Per això pot ser interessant designar algú que esresponsabilitzi de rebre el voluntari i acompanyar-lo durant els seus primers dies, ensenyar-li el fun-

cionament de l'organització i presentar-li les per-sones que col·laboren en el projecte.

Més enllà d'aquesta integració informal, cal que elvoluntari conegui des de l'inici què espera l'orga-nització d'ell i quines són exactament les sevestasques. El voluntari ha de conèixer els seus dretsi deures (Carta del Voluntariat) i veure'ls concre-tats en el compromís de col·laboració voluntària.És recomanable que aquest compromís siguisignat.

La formació sobre l'organització -la seva història,la seva missió, el seu projecte- i sobre el tipus detasca que ha de dur a terme també haurien deformar part d'aquest primer període d'acollida.

SEGUIMENTCal que el responsable de l'equip en què s'integrael voluntari en faci un seguiment continuat.Parlem de seguiment entès com a coneixement,suport i orientació del voluntari. El seguimentsuposa, doncs, més una actitud que una activitatespecífica.

Un dels objectius del seguiment és conèixer comse sent el voluntari respecte a la tasca en si, a l'e-quip amb qui la comparteix, als usuaris que atén ial seu paper dintre de l'organització, així comtenir informació més objectiva sobre la seva inte-gració i el seu nivell de desenvolupament en latasca. El seguiment ha de ser també un instru-ment que ens permeti valorar el funcionament dela nostra política de voluntariat. Ens ha de perme-tre conèixer si estem assolint els objectius i reco-llir informació sobre les raons d'insatisfacció i avegades de sortida dels voluntaris de l’entitat.

El seguiment és fonamental per millorar el rendi-ment del voluntari i la seva integració en l'equip il'organització. Permet detectar problemes i bus-car conjuntament les solucions. La informació ques'obté a través del seguiment ha de permetre, perexemple, decidir canvis en els equips, adaptar la


8

feina del voluntari perquè sigui més interessant,donar-li suport quan no sap com atendre undeterminat usuari, oferir-li formació en aquellsaspectes en què se sent més feble, obrir-li nousespais de participació, etc. Un bon seguiment had'ajudar a mantenir la motivació dels voluntaris.

El seguiment s'ha de plantejar com un mecanismed'intercanvi d'informació i valoracions entre elvoluntari i el seu responsable. En aquest sentit, had'esdevenir un espai de participació on el volun-tari pugui donar la seva opinió sobre l'entitat i latasca.

Tot i que no hem d'oblidar que el seguiment formapart de la feina diària, pot ser bo fixar reunionsperiòdiques amb l'equip i amb cada un dels seusmembres a fi de disposar d'un espai estandardit-zat per al diàleg.

AVALUACIÓL'avaluació forma part inseparable del seguimentdel voluntari. El voluntari té dret a conèixer comvalora l'organització la seva tasca i en quin grauha assolit els objectius fixats. Perquè l'avaluaciósigui efectiva, cal que el voluntari tingui clar desdel moment d'acollida què n'espera l'organització:quina és la seva tasca, quins criteris ha de priorit-zar a l'hora de dur-la a terme i quins resultats had'obtenir.

És positiu fer de forma periòdica, una o duesvegades l'any, una avaluació formal del volunta-riat. Aquesta avaluació ha de respondre a aquellscriteris que s'han valorat com a importants a l'ho-ra de definir la tasca del voluntari i el seu paperdintre de l'organització. El que s'avaluï, doncs,dependrà de cada lloc i de cada organització. Elsqüestionaris, les entrevistes a companys i usuarisi al mateix voluntari poden ser una bona font d'in-formació.

L'avaluació hauria de permetre també reconèixeral voluntari la seva tasca i apropar-la a la missió

de l'organització. S'ha de fer un esforç per especi-ficar quin és l'impacte de la tasca de cada volun-tari sobre la problemàtica que es treballa. Commillora la vida dels deficients psíquics el fet que joestigui responent el telèfon? Què fa l'organitzaciógràcies al meu ajut? Quantes persones es benefi-cien del meu voluntariat?

FORMACIÓLa formació és una eina molt valuosa en la gestiódel voluntariat. Ajuda a garantir que les personesestiguin capacitades per a l'acció i a enfortir elconeixement i la motivació dels voluntaris al vol-tant de la missió. La formació és també una de lesprincipals inversions i mecanismes de contrapres-tació de l'organització cap als seus voluntaris.

La formació que una organització ofereix ha derespondre a les necessitats reals. La informacióobtinguda amb el seguiment i avaluació delsvoluntaris és fonamental per definir les línies deformació de l'entitat. En l'àmbit individual, aques-ta informació ha de servir per decidir, conjunta-ment amb el voluntari, quina formació és la mésadient per a ell.

Cal que tota organització elabori el seu Pla deFormació de Voluntariat al voltant de dos eixos: laformació institucional –sobre la missió i l'orga-nització– i la formació en la tasca. Aquest Pla hade recollir multiplicitat de formes i models (cur-sos, seminaris, tallers, xerrades, les pròpies reu-nions...) com també diferents agents d'intervenció(professionals interns, la formació entre iguals,escoles de formació, experts externs...).


9

PARTICIPACIÓ I COMUNICACIÓLes polítiques de comunicació i participació sónbàsiques per desenvolupar i mantenir el senti-ment de pertinença del voluntari, reafirmar-lo enel valor de l'organització i en el de la seva tasca.Són instruments bàsics de reconeixement delvoluntariat.

Cada organització ha de tenir clar com ha degarantir la transparència i quina és la informaciónecessària a cada col·lectiu. L'existència de crite-ris en aquest sentit facilitarà la gestió diària d'a-quests aspectes. El dia a dia és ple de situacionsen què hem de comunicar i fer participar els nos-tres voluntaris.

La participació i comunicació amb els voluntaris esdóna en dos àmbits: en l'àmbit institucional i enl’àmbit de desenvolupament de la tasca. És neces-sari, doncs, definir estratègies i dissenyar mecanis-mes de participació i comunicació que tractinaquests dos àmbits. La realització de l'assemblea anual, de reunionsinformatives de l'equip directiu amb els diferentscol·lectius, la distribució d'un butlletí informatiu,la creació de comissions per reflexionar sobretemes concrets, etc., permet canalitzar la comuni-cació i participació dels voluntaris en l'àmbitinstitucional.

De totes maneres, si volem que aquests mecanis-mes tinguin un efecte real cal que responguin auna manera de fer, a un tarannà organitzatiu querealment impulsi el flux d'informació i la partici-pació dels voluntaris. Han de respondre a undeterminat estil de lideratge. Un estil que depen-drà de la cultura organitzativa, però que marcaràcada responsable d'equip. Cal, doncs, que aqueststinguin molt clares les línies de comunicació i par-ticipació de la institució i que estiguin formats perestablir una relació oberta amb els voluntaris. Unbon seguiment és fonamental per assegurar que elvoluntari participi i pugui comunicar-se amb l'or-ganització.


11

En analitzar els diferents aspectes que tenen aveure amb la gestió del voluntariat, ens adonemque no hi ha mecanismes estandarditzats, que nopodem trobar fórmules màgiques que ens perme-tin assegurar que captarem i retindrem bonsvoluntaris. L'adopció d'aquestes polítiques seràconseqüència del model de voluntariat que hemtriat –que es concreta en el propi Projecte deVoluntariat– i de les característiques i especifici-tat de l'organització i de l'entorn.

De totes maneres, sí que hi ha alguns elements dereflexió que ens han de permetre apuntar línies detreball. Les organitzacions han de pensar sobre elque els aporta el voluntariat, però també el queestan disposats a oferir-li. Des de les juntes i elsequips directius s'ha de fer un esforç per clarificari donar coherència a les diferents àrees que afec-ten la gestió dels voluntaris. Tenir clars els objec-tius i marcar pautes de treball és fonamental permillorar l'eficàcia.

És important treballar en aquesta línia. Els matei-xos resultats de la política, la capacitat quedemostrem per captar, motivar i fidelitzar els nos-tres voluntaris ens indicaran si estem anant pelbon camí.

Textos d e re ferènc ia➁➁ Carta del Voluntariat de Catalunya.

Aprobada al I Congrés Català del Voluntariat, reunita Barcelona el 29 d'octubre de 1995 i reconeguda iadoptada pel Parlament de Catalunya en la sevaResolució 98/V. 29 de maig de 1996.

➁➁ Llei catalana d'associacions (Llei 7/1997 de 18 dejuny de 1997). Pel que fa referència als aspectes departicipació democràtica al si de les Associacions.

➁➁ Orientacions per a l'elaboració d'un pla de formaciódel voluntariat a les entitats. Editat per l'INCAVOL.

C o n c l u s i o n s


Carrer d’en Llàstics, 2 (Ciutat Vella)08003 Barcelona

Tel. 93 268 25 60 Fax 93 268 71 23

Parc de Torreblanca. Apartat de correus núm. 9908980 Sant Feliu de Llobregat

Tel. 93 666 21 31 Fax 93 666 07 46

[email protected] www.esplai.org

F U N D A C I Ó C A T A L A N A D E L ’ E S P L A I

www.voluntariat.org

Generalitat de CatalunyaDepartament de Benestar SocialInstitut Català del Voluntariat


voluntariat incavol

Documents