vii congreso internacional de protocolo. la restauración en los actos protocolarios

VII Congreso Internacional de Protocolo Zaragoza 2006

Mª del Pilar Muiños Morales 1

Foro de restauración , agasajo y servicios de catering en los

actos protocolarios

Tal como se decía en el documento base para el Foro de Restauración, agasajo y

servicios de catering en los actos protocolarios, este es un punto de encuentro para la reflexión y el diálogo sobre la influencia de las nuevas tendencias gastronómicas en la organización de eventos tanto de instituciones oficiales como de entidades privadas, su importancia en el resultado final de esos actos y su reflejo en la imagen corporativa.

Se pretendía en un primer momento contactar con profesionales relacionados con el mundo de la gastronomía: cocineros, sumilleres y responsables de empresas de catering; así como también otro tipo de organismos y empresas relacionadas, como por ejemplo, los consejos reguladores de las Denominaciones de Origen y algunas bodegas. Se elaboran para ello varios cuestionarios base para cada sector, con el ánimo de conseguir el mayor número de respuestas posibles. Pero para ser sinceros, el resultado fue desigual. Para la mayoría de los responsables de ese sector con los que se ha contactado no tenían una idea correcta de lo que es el protocolo actual (en general hablan de saber tratar, de saber estar, de saber recibir, y finalmente de saber organizar, aunque alguno responde que es un conjunto de normas y de formas para hacer más ordenado y jerárquico cualquier tipo de acto) y no entendían muy bien la relación que había entre esas dos disciplinas. Los profesionales del protocolo son unas personas que poco o nada influyen en su negocio o sobre los que ellos mismos nada pueden influir.

Pero no todas las respuestas fueron negativas. Por eso quiero agradecer desde aquí, primero a las personas que después van a participar en la mesa de debate: Francis Paniego, Lucio del Campo, Eva Celada y Manuel Martín, y a otros cuyas opiniones van a aparecer en esta ponencia, qué sí supieron ver la interrelación protocolo-hostelería, especialmente a Carme Ruscalleda, Pedro Subijana, Martín Berasategui y Mario Sandoval que se interesaron por este congreso, por el mundo del protocolo y que respondieron amablemente a mis preguntas.

El segundo paso era recabar opiniones del otro sector: los profesionales del protocolo, y para eso se pusieron en marcha los foros dentro de la página web del congreso, para que partiendo de una propuesta base, cada uno pudiera aportar sus propias ideas o plantear nuevas cuestiones para el estudio. Por lo tanto agradezco también su participación a todos aquellos que han visitado el foro y sobre todo a los que han plasmado sus ideas en él.



Se trataba pues de elaborar un estudio con las conclusiones aportadas por ambos sectores en un intento de unificar criterios, y como profesionales del protocolo valorar aspectos “no protocolarios” que afectan a la organización de cualquier tipo de banquete o comida.

La sociedad evoluciona. La forma de gestionar los actos también. Era necesario revisar planteamientos existentes hasta ahora y comprobar cuales son los correctos y cuales están ya desfasados.

En muchas de mis clases, para concienciar a mis alumnos de la importancia de organizar bien un banquete y que no lo convirtamos simplemente en contratar una comida en un restaurante o a una empresa de catering, les suelo preguntar qué es lo que diferencia por ejemplo un acto tan conocido como éste

de éste otro

ya que anfitrión e invitados son los mismos. Tras un breve período de tiempo para la

reflexión, llegamos a la conclusión de que es porque aparecen nuevos agentes, como Paco Torreblanca, encargado de elaborar el pastel nupcial



Pero si decimos sólo eso nos equivocamos, ya que puede ser que esa respuesta sea

correcta, pero es una respuesta incompleta, porque no son sólo ellos los que diferencian un acto institucional de un banquete, sino también todos estos: los alimentos

la bebida,

el servicio

la distribución del salón



su diseño

la cristalería

la vajilla

la cubertería



y otros elementos de la mesa, como pueden ser los bajoplatos, las minutas y otros

elementos decorativos.

En casi todos los almuerzos o cenas existe una precedencia entre los invitados, un motivo

de la reunión, un anfitrión y un invitado de honor o varios. Estamos barajando los mismos elementos de cualquier acto institucional, y para ello aplicaremos las mismas normas y técnicas que para cualquier otro acto, considerándolos eventos en sí mismos, o al menos una parte igual de importante que el acto al que complementan. ¿Cuál es la diferencia pues entre ambos?

Desde el foro se planteaba una encuesta con la siguiente pregunta ¿Es el protocolo para la organización de banquetes diferente al de un acto institucional?

¿Es el protocolo para la organización de banquetes

diferente al de un acto institucional?

Curiosamente un 50% contestaron que sí, y un 50% que no. Es decir, que si hay un

protocolo diferente, habrá que tratar esos actos de forma distinta, con todos los aspectos que inciden en la organización de un acto de comer, sumando a las técnicas propias de organización de actos aquellos elementos que le convierten en diferente, probablemente todos esos que hemos visto antes y algún otro más, y si no lo es quiere decir que debemos utilizar las mismas técnicas que utilizamos para el resto de actos, pero adaptándolas a sus características propias, ya que aspectos tan insignificantes como los polos de conversación que se generan en una mesa pueden condicionar el éxito o fracaso de una comida.

En ambos casos, hay un elemento clave a tener en cuenta, éste es el momento en el que el anfitrión y su invitado de honor se pueden reunir con sus invitados, es un momento de relación, de sociabilidad y eso no se puede olvidar nunca. Hay muchos puntos que se deben planificar cuidadosamente para que todo salga según el objetivo que se persigue pero además la gente en los banquetes pretende pasar un momento relajado y agradable.. Una participante del foro, Sonia Elisabeth Glitttein, al contestar a es pregunta citaba a Anthony Burguess diciendo “Una



comida bien equilibrada es como una especie de poema al desarrollo de la vida.", para después decir, “Una planificación bien equilibrada es como una especie de sinfonía en el desarrollo de un evento”

Se trata puesde cuidar y planificar estos actos con el mismo esmero y dedicación que cualquier otro.

Pero para eso debemos ir por partes. Aunque el tema genérico era “Las nuevas tendencias gastronómicas y su influencia en la organización de actos”, nos centrábamos en unos puntos más concretos.

El primero era la interacción protocolo-empresas de restauración.

Interacción protocolo- restauración

Cualquier profesional del protocolo necesita acudir a cualquiera de las miles de empresas

de restauración que tiene a su disposición para que le proporcione sus servicios en el acto que está organizando. Esa interacción no es recíproca en muchos casos, es decir, dejamos en manos de los profesionales de esas empresas, casi el 90 % de las cuestiones organizativas de esa comida dejándonos arrastrar en muchos casos por sus criterios. Nadie duda, que el cocinero es el que más sabe sobre los alimentos, cómo prepararlos, como presentarlos y cuál es la mejor manera de que le lleguen al comensal. Pero no olvidemos que es el encargado de organizar el acto, el que conoce el objetivo del mismo y al tipo o tipos de invitados que asisten. Aunque uno de los cocineros cuestionados, en este caso, cocinera, Carme Ruscalleda, responde que para organizar bien una comida es necesario apostar por la calidad como objetivo prioritario, pero además valorar también si es un almuerzo o cena, si se trata de una celebración, un homenaje, una fiesta o una presentación y conocer el origen cultural de los invitados, no es un caso generalizado.

Por eso quizás el primer aspecto que debe tener en cuenta el responsable de protocolo, es acotar ese abanico de opciones que tiene, y elegir las que mejor se adapten a su acto, e incluso que en algunos casos le permita cumplir mejor con sus objetivos, porque como reconoce Pedro Subijana, cuando se organiza una comida en su restaurante Aquelarre que ya posee 3 estrellas Michelín, para más de 10 o 12 comensales, procuran orientarles en torno a su tipo de cocina. No sería lógico que alguien fuera a Aquelarre y se le diera algo que saliera de ese estilo, porque cuando se marchara del restaurante no iba a saber cómo son, por eso “obligan” a la gente a comer su estilo de cocina. No permiten que la gente organice las recetas ni se las cambie, porque ese forma de cocinar es su marca, su seña de identidad. Como empresa, ellos tiene una identidad corporativa que plasman en cada uno de sus actos. Para ello, los responsables de protocolo deben conocer las nuevas tendencias gastronómicas, sus propuestas y tomar la decisión en base a lo que quieren conseguir en ese acto. ¿Es necesario acudir a un cocinero de renombre, y dejar que él sea el único que imponga los criterios para elaborar ese menú? ¿Podemos correr el riesgo de que los invitados sólo se acuerden de lo exquisita que era la comida? En un banquete que se planifica como complemento a un acto previo, es un lujo que no deberíamos poder permitirnos. Ese no es el acto principal. Pero si organizamos un banquete como acto único, y nuestro presupuesto nos lo permite, démosles lo mejor.



Porque la cocina está en pleno auge. Los grandes cocineros se han convertido en estrellas mediáticas y se ha revolucionado la cocina tradicional, con nuevos métodos de elaboración que influyen en la presentación de los alimentos y en su forma de comerlos. Casualmente, en este mismo momento paralelamente a este congreso, se está celebrando en San Sebastián el VIII Congreso de Lo mejor de la gastronomía con la presencia de los mejores cocineros del mundo mostrando esas nuevas técnicas.

Nuevas técnicas culinarias

Ya no se puede hablar simplemente de elegir un menú exquisito, sino que primero habrá

que plantearse qué tipo de acto es, qué tipo de cocina requiere, tradicional o vanguardista, típica o de autor, pero sin descuidar que cada momento del día requiere un tipo de comida, que la formalidad de la misma nos hará decantarnos por un menú u otro, si es una comida festiva o de trabajo, en qué lugar se celebra, en qué momento del año, etc.

Este nuevo tipo de gastronomía también influye en la forma de presentar los alimentos. La cocina es un proceso creativo, en el que además del gusto utilizamos otros sentidos como el de la vista. Mario Sandoval, dice que el plato es un lienzo en blanco sobre el que se puede pintar con alimentos. Por lo tanto la mayoría de las veces se utiliza un servicio en el que los alimentos ya vienen emplatados desde la cocina. El cuadro ya viene pintado .¿Estamos condenando a la desaparición a los otros tipos de servicio?, Parece que sí, porque la mayoría de los cocinero preguntados, respondieron que ése era el tipo de servicio que preferían, aunque siempre que se realice de una forma precisa, ágil, atenta, profesional y amable.

Nuevas formas

Pero este no es el único elemento que está cambiando, la mayoría de los cocineros

también prefieren una sala que integre a los invitados, que genere un ambiente relajado, pero eso sí, que permita un buen servicio y se quejan de que a veces los que planifican las salas, los que diseñan el espacio, no tiene en cuenta eso y se entorpece la labor del personal de sala.

Cada vez es mas difícil encontrar un comedor clásico, que destaque claramente las diferencias entre la presidencia y los invitados, porque coincidiendo con los cocineros, organizadores e invitados, también prefieren un ambiente integrador. Cuando se organiza un banquete para complementar un acto institucional se busca un momento de encuentro entre el anfitrión y sus invitados de honor, con el resto de invitados. Como nos comentaba José Criado, jefe de banquetes del Hotel Ritz de Madrid, incluso en un hotel de corte tradicional como ese, el



tipo de comedor que más eligen los clientes es el margarita, con la presidencia arropada por el resto de mesas. Es más, quizás motivado por el ritmo de vida actual, y por esa necesidad de moverse entre sus invitados, pero también porque son más baratos, permiten un mayor número de invitados y se fomenta una mayor sociabilidad, cada vez hay más comidas de pie. Eso no implica que sólo demos unas patatas, cacahuetes, jamón y queso. Las comidas de pie debemos organizarlas con el mismo esmero y calidad que una comida sentada, o acaso, ¿no pueden ser menús degustación en miniatura? En este tipo de comidas deberíamos vigilar especialmente que los alimentos lleguen por igual a todo el mundo, distribuir los espacios correctamente con las mesas de apoyo suficientes para los alimentos fríos pero también para que la gente pueda apoyar sus bebidas, y si es un local en el que se pueda fumar, poder colocar los ceniceros. Porque además de todas las cosas en las que pensábamos hasta ahora para organizar una comida, desde enero está vigente en España la ley 28/2005 conocida como Ley Antitabaco que regula los espacios públicos en los que se puede o no fumar y por lo tanto, tendremos que tener en cuenta si el lugar que estamos contratando permite o no que lo hagan nuestros invitados, si tiene un lugar específico para hacerlo y cómo va a influir eso en el ánimo de los comensales.

¿Nuevos criterios de ordenación de invitados?

Las comidas de pie además carecen de protocolización de los invitados, con lo que no se

tiene en cuenta el sexo o estado civil de los invitados, que antiguamente eran criterios para organizar a los invitados a una mesa, aunque parece obvio que a estas alturas con la situación social que vivimos, no podemos darle mayor precedencia a alguien porque esté o no casado, y probablemente tampoco por si es hombre o mujer. Tampoco se tiene que dejar un espacio de respeto, que en la práctica, a la hora de organizar un banquete ningún restaurante lo hace. Probablemente en estos momentos sea más importante ver si ese invitado viene de fuera o por primera vez, o es el acompañante del invitado titular. Ya que en la organización de comidas hay algo que no podemos perder de vista, la cortesía.

Sea de pie o sentado, cuando se organiza un banquete, hay que “vestir” un salón. Empezando por la mesa. Para comer necesitamos unas serie de materiales: vajilla, cubertería, mantelería, elementos decorativos… Sobre todos ellos repercuten las tendencias de moda, los diseños varían según la temporada, se arriesga más con el color y las formas, pero todos los cocineros y empresas de catering encuestadas están de acuerdo en que los materiales deben ser nobles. Por supuesto, todos los especialistas del vino abogan por una cristalería transparente, sin tallas ni color, que permita apreciar todas las características del vino, incluidos color, nitidez, pero hemos observado que el tamaño de las copas se ha duplicado…En general todos los cocineros prefieren una vajilla blanca o al menos de un solo color base, sin dibujos sobre el que los alimentos destaquen, sobre la que ellos puedan dibujar, aunque la forma geométrica les importa menos. En cuanto a los manteles, están dispuestos a no poner mantel antes que poner uno de papel o de un material de mala calidad.



Nuevos elementos

Pero están abiertos a nuevos utensilios que faciliten al comensal la ingestión de un

alimento al mismo tiempo que les permite mejorar la presentación: cucharitas para el aperitivo, vasitos para sorbetes y sopas frías, palitos para pinchos que también sean comestibles, etc. Porque ellos no dudan si ciertos alimentos se comen o no con las manos, todo lo que está en el plato debe estar pelado, desespinado y deshuesado, pero sí consideran necesario una explicación del plato en el momento de servir.

Esto está relacionado con una preocupación expresada por alguno de los participantes en el foro que se preguntaban sobre el uso de las minutas, considerando que quizás las nombres de los platos deberían ser menos rimbombantes pero más aclaratorios, puesto que esa es la función principal de la minuta, informar al comensal sobre lo que va a comer, y con las nuevas tendencias gastronómicas eso es vital, puesto que los alimentos están tan elaborados que es difícil reconocerlos a simple vista, e incluso, debido a la novedosa técnica utilizada en su elaboración, puede ser que sea más difícil reconocer su sabor original. Por eso, si no hay un camarero que nos explique qué es lo que vamos a comer, la minuta es esencial. Pero sí debe estar en consonancia con la formalidad del acto y respetar la imagen corporativa y por supuesto si hay invitados de otras nacionalidades, traducida a sus idiomas respectivos.

Esto nos lleva al menú. Estamos en un mundo global, cada vez hay más actos con presencia de extranjeros, y eso influye tanto en la distribución de los invitados, puesto que debemos integrar a los invitados que vienen de otros países, pero también en la composición del menú. Hay que respetar las otras culturas gastronómicas, en su mayoría asociada a creencias religiosas, sobre todo cuando en ellas hay alimentos prohibidos por diferentes razones. Como puntualiza Fernando Ramos existen alimentos que puedan crear rechazo para algunas culturas como la musulmana, la judía e incluso la católica (no nos olvidemos del período de vigilia entre el carnaval y el viernes santo), por ejemplo, el cerdo, los caracoles, el pescado o marisco crudo, el alcohol, o la mezcla de unos con otros, etc. Quizás no deberíamos hacer un menú alternativo, sino buscar uno que pudiera integrar tanto la cultura gastronómica del visitante como la del organizador. Porque estamos en un momento en el que no se pretende destacar las diferencias sino de potenciar los puntos de encuentro, de integrar, y si en una mesa se sirve un menú diferente para alguno de los invitados, estamos haciendo palpable esa diferencia.

Integración



Otro de los aspectos que ha preocupado a los visitantes del foro son los sistemas de protocolización y de indicación del protocolo. En general, hay una coincidencia en buscar un sistema que integre, que no discrimine y que disimule las diferencias jerárquicas entre los invitados, por lo que la opción de numerar las mesas es la menos aconsejable. Se debe buscar un sistema que sirva como código de señalización pero no de jerarquización, por lo que es más que aconsejable utilizar un sistema nominal, aprovechando eso sí, algún elemento relacionado con el motivo del acto o con el lugar en el que se celebra y sin descuidar el material que nos sirve para indicar a cada uno su puesto.

De todas las opiniones vertidas en el foro, se extrae una preocupación por adaptarse a los nuevos tiempos. Seguimos basándonos en teorías del siglo pasado pero las técnicas son actuales, y eso nos plantea dudas sobre lo qué estamos haciendo. Si no dudamos en utilizar un ordenador, si aceptamos en utilizar un soplete en la cocina, ¿por qué seguimos observando criterios de ordenación de invitados anticuados? Alguien preguntaba si se debían servir bebidas alcohólicas en los palcos de los estadios, ¿no hay una ley que establece qué tipo de bebidas pueden consumir los aficionados dentro de un estadio? Pues respetémosla. Todos los invitados deben ser iguales.

Cuando al principio de esta ponencia, decía que me equivocaba cuando extraíamos como

única conclusión que la diferencia entre un acto institucional y el banquete consiguiente eran los cocineros, porque había que incluir otros elementos como los alimentos, los elementos de la mesa, el servicio, la decoración, los actos complementarios, etc. La respuesta sigue sin estar completa, porque además, habría que decir que los que diferencia entre la organización de un banquete de la simple visita a un restaurante, son los intermediarios que hay entre los invitados y los responsables del mundo de la gastronomía, los profesionales del protocolo.

Si hay una palabra recurrente a lo largo de este estudio, es “equilibrio”.

Equilibrio

Los cocineros lo buscan en los menús que preparan, en el ambiente de sus salas, en el servicio que emplean, y los profesionales del protocolo, en la organización de sus actos. Equilibrio es lo que debe haber en la relación entre ambos mundos, es decir, la interrelación debe ser equilibrada. Debemos saber los que nos ofrecen los profesionales de la hostelería y ellos deben saber lo que pretendemos con nuestros actos. Equilibrio entre las técnicas que empleamos y la sociedad en la que vivimos. Equilibrio entre los invitados. Equilibrio con el espacio. Equilibrio entre la organización del acto institucional y la del banquete que le sigue.

Organicemos estos actos con todos nuestros conocimientos y poniendo todo nuestro empeño, para que los invitados lo disfruten con los cinco sentidos, porque lo único que queda después de una comida es el recuerdo. Procuremos que sea agradable, mediante el equilibrio entre una buena materia prima, buena condimentación, buena elaboración, buen servicio, buen ambiente y buena compañía.

vii congreso internacional de protocolo. la restauración en los actos protocolarios

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