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USO DE LA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA PARA CREAR UNA PRUEBA
DE SELECCIÓN MÚLTIPLE Con MS Word 2003
I.- ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO PRINCIPAL .......................................... 02
II.- DIGITACIÓN Y SELECCIÓN DE LAS PREGUNTAS A INCLUIR EN PRUEBA 11 III.- COMBINACIÓN DE DOCUMENTOS ....................................................... 12 IV.- CREACIÓN DE OTRA FORMA DE LA PRUEBA ......................................... 16
Creación automática de pruebas de selección múltiple con MS Word
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I.- ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO PRINCIPAL El documento principal es aquel que despliega las preguntas seleccionadas una vez que se realiza la combinación. Como paso previo ir al ambiente virtual a la etapa Práctica Guiada y descargar el archivo “preguntas”. 1. Crear un documento en blanco desde el menú Archivo – Nuevo… 2. Desde el menú Archivo – Configurar página… establecer los siguientes valores: tamaño
del papel: Oficio (21,6 por 33 cms.); márgenes: 2 cm. en todos los márgenes; orientación: vertical.
1. Menú Archivo
2. Opción Nuevo
1. Pestaña Papel
3. Sólo si es necesario, digitar los valores
adecuados o utilizar las flechas para aumentar o
disminuir el tamaño
2. Tamaño Oficio
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3. Digitar la información común a todas las pruebas: título, nombre alumno, curso,
instrucciones, etc. Tener presente que este documento será una especie de plantilla o prueba modelo, que utilizará para la elaboración de todas las pruebas. Por Ejemplo
Ahora hay que vincular este documento con su archivo de base de datos (el archivo “preguntas”). Para ello seguir las siguientes instrucciones:
1. Pestaña Márgenes
2. Establecer en 2 cm
3. Seleccionar Vertical
4. Clic en Aceptar
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4. Si la barra de herramientas Combinar correspondencia no está a la vista, entonces
mostrarla desde el menú Ver, así: 5. Con esto se muestra la barra de Combinación de correspondencia. 6. Abrir el archivo de origen de datos presionando en la barra de combinación de correspondencia este botón…
1. Clic en el Menú Ver
2. Seleccionar
3. Seleccionar
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7. Se despliega una ventana como la siguiente, en la que se debe seleccionar el archivo
(preguntas) y presionar Abrir. Se debe insertar en el documento principal los campos que invocarán las preguntas de la base de datos y otros adicionales para que aparezcan los números automáticos de pregunta: 8. Ubicar el cursor donde se desea que aparezca la primera pregunta. 9. En la barra de herramientas, presionar el botón que dice Insertar campo de Word 10. Se despliega un menú de persiana, y
en él elegir la opción que dice Combinar registro nº
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11. En el documento aparece esto: «Combinar registro nº»
Esas comillas especiales indican que lo que está entre ellas es un campo, éste en particular hace aparecer el número de la pregunta.
12. Ubicar el cursor al lado derecho de este campo. En la barra de herramientas de Combinar
correspondencia presionar el botón Insertar campos combinados. Se despliega un menú que muestra los campos creados en su base de datos (“preguntas”), que corresponden a los títulos de la primera fila de su tabla. Seleccionar el campo enunciado y luego presionar el botón Insertar.
13. El documento debe mostrar ahora esto: «Combinar registro nº»«enunciado» 14. Bajar el cursor a la línea siguiente para insertar el campo correspondiente a las alternativas
de la pregunta. Para ello repetir el paso 13 eligiendo el campo alternativas. Debe aparecer esto en la segunda línea:
«alternativas»
1. Clic en el botón Insertar campos
combinados
2. Clic en enunciado
3. Clic en Insertar 4. Clic en Cerrar
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15. Insertar un nuevo campo de Word para que invoque el siguiente registro. Para ello repetir los
pasos 10 y 11 seleccionando ahora la opción que dice Próximo registro. Con esto se tiene en el documento principal los campos necesarios para invocar una pregunta:
A continuación se dará formato al campo donde aparecerán las alternativas para que automáticamente muestre la letra inicial (a, b, c, d, e).
16. Seleccionar el campo «alternativas». Luego usar el menú Formato y seleccionar la opción Numeración y viñetas… Allí elegir la lista numerada de su agrado.
1. Seleccionar menú Formato
2. Clic en Numeración y
viñetas …
4. Seleccionar un tipo de
numeración
3. Elegir la pestaña Números
«Combinar registro nº»«ENUNCIADO» «ALTERNATIVAS» «próximo registro»
5. Clic en Aceptar
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17. Hecho esto, debe aparecer la letra A) frente al campo «alternativas». Se debe ver algo así: 18. A continuación, usando los comandos copiar y pegar se debe duplicar los que se ha
hecho, para obtener el número de preguntas necesarias. No importa si se inserta más campos de los necesarios, pues los sobrantes no aparecen al realizar la combinación de los dos archivos.
19. Para ello, primero seleccionamos los campos de la pregunta:
20. Copiar la selección desde el menú Edición – Copiar (o presionar la tecla Ctrl + C) 21. Ubicar el cursor en la línea siguiente de lo que se acaba de seleccionar y pegar la selección
desde el menú Edición – Pegar (o Ctrl + V)
«Combinar registro nº»«enunciado» A) «alternativas» «Próximo registro»
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22. Repetir el paso 21 hasta obtener un total de 26 peguntas. En el documento se visualiza lo
siguiente:
23. Como se puede apreciar en la imagen anterior, el campo <<alternativas>> de cada pregunta
tiene distintas letras sucesivas. Se debe corregir esto para que todos se inicien en A). Para ello, ubicar el cursor haciendo clic sobre la letra que se quiere cambiar, por ejemplo B), y presionar una vez el botón derecho del mouse. En el menú contextual que se despliega seleccionar la opción Reiniciar numeración.
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24. La acción anterior se debe repetir en todos los campos <<alternativa>> para obtener
finalmente lo siguiente: 25. No olvidar guardar el documento: menú Archivo – Guardar (o Ctrl+G). Nombre de archivo:
“prueba”.
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II.- DIGITACIÓN Y SELECCIÓN DE LAS PREGUNTAS A INCLUIR EN PRUEBA Se trabaja con el documento “preguntas”, la base de datos 1. Si no está abierto el documento “preguntas”, se abre desde el menú Archivo – Abrir (o
presionar las teclas Ctrl+A). 2. Digitar al menos una pregunta al final de la tabla. 3. En el campo “prueba”, de la tabla seleccionar con un mismo número o letra las preguntas que
desea incluir en la prueba (observar el ejemplo de la imagen), incluyendo la o las que se acaba de digitar. En total marcar 14 preguntas.
1. Menú Archivo
2. Opción Abrir…
3. Indicar la carpeta
4. Seleccionar el documento 5. Clic en Abrir
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III.- COMBINACIÓN DE DOCUMENTOS 1. En el documento principal (“prueba”) presionar el botón “Destinatarios de combinar
correspondencia”. 2. En el cuadro “Destinatarios de combinar correspondencia”, que se despliega, presionar la
flecha del campo que dice “prueba” para indicarle al programa las preguntas a considerar. Se despliega un menú, elegir la opción “(Avanzado…)”
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3. Se despliega la ventana ”Opciones de consulta”, donde se debe indicar qué preguntas se
incluirán en la prueba:
1. Clic en “prueba”
2. Clic en “(Avanzado)”
1. Pestaña “Filtrar
registros”
2. Clic en la flecha
3. Clic en el campo “prueba”
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4. Se despliega la siguiente ventana con las preguntas seleccionadas, presionar el botón “Aceptar”.
4. Seleccionar “Igual a”
5. Digitar “P1”
6. Clic en botón Aceptar
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5. Si al cerrar la ventana anterior no se visualizan las preguntas, entonces en la
barra de herramientas Combinar correspondencia, presionar el botón para “Ver datos combinados”.
6. En lugar de los campos que se insertaron, ahora se verá la prueba con las preguntas que se
seleccionaron. Por ejemplo: 7. Para grabar lo que ha hecho usar el menú Archivo – Guardar (o presionar las teclas
Ctrl+G).
<< >> ABC
1. Clic en menú Archivo
2. Opción Guardar
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IV.- CREACIÓN DE OTRA FORMA DE LA PRUEBA 1. En la barra de herramientas Combinación
de correspondencia, presionar el botón Destinatarios de combinar correspondencia.
2. En la ventana que se abre, para cambiar el orden de las preguntas hacer clic en el
encabezado del campo apropiado, por ejemplo si se hace clic en el campo enunciado, las preguntas se ordenarán alfabéticamente según el contenido de ese campo.
3. Como resultado se tiene, automáticamente, otra forma de la prueba, con las mismas
preguntas de la forma anterior, pero en otro orden.
2. Clic en Aceptar
1. Clic en el encabezado de
un campo
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4. Tener presente que si se graba de nuevo con el menú Archivo – Guardar, se sobrescribirá
(borrará) la forma anterior, por lo que si le interesa conservar ambas filas debe usar el menú Archivo – Guardar como…