USO DE HERRAMIENTAS MICROSOFT Y DB2 03/2008 UsoyDiseoorientadoasatisfacerlas necesidades de la empresa El presente laboratorio ha sido diseado con el objeto de mejorar el nivel de utilizacin de las aplicaciones con que cuenta actualmente la empresa CYTEC en Chile y motivar a sus empleados para tal efecto. Uso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 1 UsodeherramientasMicrosofty DB2 U S OE I MP L E ME NT A C I N D E N U E V A S S OL U C I ON E STabla de contenido INTRODUCCIN ............................................................................................................................................................ 3 Necesidades de la empresa ........................................................................................................................................................................ 3 Descripcin de la situacin actual ............................................................................................................................................................... 3 Evaluacin general de los asistentes .......................................................................................................................................................... 4 ESTRUCTURA DEL CURSO ............................................................................................................................................. 5 Aclaracin de Conceptos .............................................................................................................................................................................. 5 Conocimientos de Excel ................................................................................................................................................................................. 5 Conocimientos de Access ............................................................................................................................................................................... 5 Acceso a Bases de Datos DB2 en el AS/400 ........................................................................................................................................... 5 Generar consultas en el DB2 en el AS/400 que carguen datos en otro repositorio ...................................................................... 5 Laboratorios Prcticos combinando Excel y Access (Documento Aparte) .......................................................................................... 5 ACLARACIN DE CONCEPTOS: .................................................................................................................................... 6 Planilla u hoja de Clculo. ............................................................................................................................................................................ 6 Base de Datos ................................................................................................................................................................................................. 6 Vnculos ............................................................................................................................................................................................................. 6 CONOCIMIENTO DE EXCEL ........................................................................................................................................... 7 Introduccin ...................................................................................................................................................................................................... 7 La pantalla inicial ........................................................................................................................................................................................ 7 Barras ............................................................................................................................................................................................................. 7 Manipulacin de Datos .................................................................................................................................................................................. 9 Introducir datos ............................................................................................................................................................................................ 9 Modificar datos ........................................................................................................................................................................................... 9 Tipo de datos ............................................................................................................................................................................................ 10 Operaciones Con Archivos ......................................................................................................................................................................... 10 Guardar un libro de trabajo ................................................................................................................................................................. 10 Cerrar un libro de trabajo ..................................................................................................................................................................... 10 Abrir un libro de trabajo ya existente ................................................................................................................................................ 11 Empezar un nuevo libro de trabajo ..................................................................................................................................................... 12 Generacin de Grficos ............................................................................................................................................................................ 13 Generacin de Tablas Dinmicas ............................................................................................................................................................ 14 Tabla dinmica generada en base a datos locales en la misma planilla Excel ........................................................................ 15 Grfico dinmico generado en base a datos locales en la misma planilla Excel .................................................................... 17 Tabla dinmica generada en base a datos Externos ...................................................................................................................... 19 CONOCIMIENTO DE ACCESS ....................................................................................................................................... 20 Definicin y funcionamiento de una base de datos ............................................................................................................................. 20 Uso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 2 Archivos de base de datos de Access ..................................................................................................................................................... 20 Tablas ............................................................................................................................................................................................................. 20 Almacenar y administrar los datos ....................................................................................................................................................... 20 Creando una tabla .................................................................................................................................................................................. 21 Vista Diseo de la tabla ......................................................................................................................................................................... 21 Cmo relacionar dos tablas ................................................................................................................................................................... 22 Consultas ........................................................................................................................................................................................................ 22 Obtener respuestas a preguntas .......................................................................................................................................................... 23 Consultas SQL ............................................................................................................................................................................................ 23 Formularios .................................................................................................................................................................................................... 23 Uso de formularios ................................................................................................................................................................................... 23 Informes .......................................................................................................................................................................................................... 24 Informes: Utilidad de los informes ........................................................................................................................................................ 24 En la vista Tabla dinmica o Grfico dinmico ................................................................................................................................ 24 Informes: Presentar datos ....................................................................................................................................................................... 24 Calcular totales. ........................................................................................................................................................................................ 24 Crear un informe ...................................................................................................................................................................................... 25 Personalizar un informe .......................................................................................................................................................................... 25 Mdulos .......................................................................................................................................................................................................... 25 Automatizar las tareas rutinarias y crear soluciones empresariales ............................................................................................ 25 Relaciones ...................................................................................................................................................................................................... 25 Relaciones en una base de datos ......................................................................................................................................................... 25 Diseo ............................................................................................................................................................................................................. 26 Disear una base de datos .................................................................................................................................................................... 26 Grficos ......................................................................................................................................................................................................... 26 Grficos en un formulario o informe .................................................................................................................................................... 26 Vista Grfico dinmico de una hoja de datos o de un formulario ............................................................................................... 26 Analizar datos .............................................................................................................................................................................................. 27 Crear una consulta de referencias cruzadas ..................................................................................................................................... 27 Exportando.................................................................................................................................................................................................... 27 Exportar datos y objetos de la base de datos ................................................................................................................................. 27 Compartir la base de datos. ................................................................................................................................................................. 27 Exportar o intercambiar datos con Microsoft Word u otro programa de procesamiento de texto. .................................... 27 Exportar a Microsoft Excel u otro programa de hojas de clculo. ............................................................................................... 28 Exportar o copiar una vista de Tabla dinmica o de Grfico dinmico. ................................................................................... 28 Copiar datos a otro programa para un uso no interactivo. ........................................................................................................... 28 ODBC ............................................................................................................................................................................................................. 29 Orgenes de datos ODBC: Qu es un origen de datos? ............................................................................................................... 29 Acceso a Bases de Datos DB2 en el AS/400 ........................................................................................................................................ 30 Iniciando SQL Interactivo ........................................................................................................................................................................ 30 Creando una coleccin SQL ................................................................................................................................................................... 30 Uso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 3 INTRODUCCIN Necesidades de la empresa Es necesario extraer informacin almacenada en una base de datos DB2/400 y manipularla desde Excel y/o Access para generar reportes mensuales de diversos tipos: contables, administrativos, adquisiciones, etc. Descripcin de la situacin actualActualmente la informacin es manipulada en 3 pasos diferentes: 1.AniveldelAS/400segenera/actualizaunabasededatosquellamaremosDESTINYatravsdeconsultas ejecutadasenelmismoAS/400yquepueblalabasededatosconlainformacinasociadaalmescontableen proceso. Gran sistemaDatosDatosDatosProceso SQL de Actualizacin de DESTINYDESTINY 2.DesdeunabasededatosAccesssevinculantablasalmacenadasfsicamenteenDESTINYysuinformacines combinada con tablas locales en la base de datos Access que llamaremos TRINITY. En esta base de datos se crean consultas que mezclan la informacin almacenada en DESTINY y TRINITY y cuyos datos son exportados a una (o ms) planilla(s) Excel, a la que llamaremos THECORE DESTINYEstacin de trabajoBase de Datos ACCESSTRINITYVnculo de TablasProceso de Generacion de consultasGeneracin de Documento Excel 3.UnavezquelosdatosseencuentranenlaplanillaExcelquellamamosTHECORE,semanipulalocalmenteyse generan y/o actualizan tablas dinmicas con la informacin necesaria para los reportes. Uso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 4 Generacin de Documento ExcelProceso de Actualizacin de Tabla DinmicaGeneracin de reporte definitivo Se ha generado un grfico general que representa las actividades realizadas: AS/400DatosDatosDatosProceso SQL de Actualizacin de DESTINYDESTINYEstacin de trabajoBase de Datos ACCESSTRINITYVnculo de TablasProceso de Generacion de consultasGeneracin de Documento ExcelProceso de Actualizacin de Tabla DinmicaGeneracin de reporte definitivo Evaluacin general de los asistentes En esta etapa se evaluar el conocimiento general y/o especfico que los asistentes tienen de las diversas herramientas con el objeto de orientar los ejemplos a cosas ms conocidas por ellos. Uso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 5 ESTRUCTURA DEL CURSO Aclaracin de Conceptos Durante esta etapa nos dedicaremos a homogeneizar el lenguaje utilizado por los asistentes ya que es altamente probable que exista diferencias dado que generalmente los asistentes trabajan en distintas reas Conocimientos de ExcelEnestaetapanosdedicaremosaestandarizarelusodelaherramientayaquelosasistentestiendenautilizaralgunas funciones, desconociendo la existencia de otras. La idea no es realizar un curso intensivo de Excel, sino orientarlo a lo ms utilizado por la mayora de los asistentes utilizando un lenguaje comn. Conocimientos de Access Enestaetapanosdedicaremosaestandarizarelusodelaherramientayaquelosasistentestiendenautilizaralgunas funciones, desconociendo la existencia de otras. La idea no es realizar un curso intensivo de Access, sino orientarlo a lo ms utilizado por la mayora de los asistentes utilizando un lenguaje comn. Acceso a Bases de Datos DB2 en el AS/400 GenerarconsultasenelDB2enelAS/400quecarguendatosenotro repositorio Laboratorios Prcticos combinando Excel y Access (Documento Aparte) Implementacin de Ejemplos de Access y Excel Creacin de Vnculos desde Excel hacia tablas o consultas en Access Creacin de Vnculos desde Access hacia planillas Excel Creacin de Tablas dinmicas en Access en base a datos almacenados en la misma base de datos Creacin de Tablas dinmicas en ExceloEn base a datos almacenados en otra hoja de clculo oEn base a datos almacenados en una tabla/vista de Access Uso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 6 ACLARACIN DE CONCEPTOS: Planilla u hoja de Clculo. Pordefinicin,Unahojadeclculoesunprogramaquepermitemanipulardatosnumricosyalfanumricosdispuestosen forma de tablas (la cual es la unin de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar clculos complejos con frmulas y funciones y dibujar distintos tipos de grficos. Se muestra un ejemplo en la siguiente figura, utilizando Excel para presentar la Hoja de Clculo de nombre datos_all: Base de Datos Enpalabrassimples,sepuededecir queunabasededatosobancodedatos esunconjuntodedatosquepertenecenal mismo contexto almacenados sistemticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una basededatoscompuestaensumayorapordocumentosytextosimpresosenpapeleindexadosparasuconsulta.Enla actualidad, y debido al desarrollo tecnolgico de campos como la informtica y la electrnica, la mayora de las bases de datos tienen formato electrnico, que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos. Existen varios tipos de bases de datos: a.Segn la variabilidad de los datos almacenadosi.Bases de datos estticasii.Bases de datos dinmicasb.Segn el contenidoi.Bases de datos bibliogrficasii.Bases de datos de texto completoiii.Directoriosiv.Banco de imgenes, audio, video, multimedia, etc.v.Bases de datos o "bibliotecas" de informacin Biolgica Vnculos Unadelasformasms simplesdedefinirunvnculoesla siguiente:esunelementodeundocumentoelectrnicoque hace referencia a otro recurso, por ejemplo, otro documento o un punto especfico del mismo o de otro documento. Combinado con unareddedatosyunprotocolodeacceso,unhiperenlacepermiteaccederalrecurso referenciado endiferentesformas, comovisitarloconunagentedenavegacin,mostrarlocomopartedeldocumentoreferenciadoroguardarlolocalmente. Tambinselesllamaenlace,vnculo,hipervnculooligaUso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 7 CONOCIMIENTO DE EXCEL Introduccin ExcelesunprogramadeltipoHojadeClculoquepermiterealizaroperacionesconnmerosorganizadosenuna cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios. Si no has trabajado nunca con Excel aqu puedes ver con ms detalle qu es y para qu sirve una hoja de clculoLa pantalla inicial Al arrancar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.Barras La barra de ttulo contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos.En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar. LabarrademenscontienelasoperacionesdeExcel,agrupadasenmensdesplegables.AlhacerclicenInsertar,por ejemplo,veremoslasoperacionesrelacionadasconlosdiferenteselementosquesepuedeninsertarenExcel.Todaslas operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las cosas ms habituales se realizan ms rpidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuacin. El icono con la cruz, del extremo derecho, nos permite cerrar el libro actual.En Excel2000 la barra de mens tiene un nuevo comportamiento "inteligente", que consiste, bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando. Si deseas informacin sobre los mens desplegables.Losmensdesplegablesdelabarrademenscontienentrestiposbsicosdeelementos:a)Comandosinmediatos.Se ejecutandeformainmediataalhacerclicsobreellos.Sereconocenporquealaderechadelnombredecomando,ono aparece nada o bien aparece la combinacin de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el men Insertar, el comando Columnas. Uso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 8 b) Otro men desplegable. Al situarse sobre ste, se abre un nuevo men a su lado con ms opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Por ejemplo, en el men Insertar, Imagen. c) Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana que nos pedir que rellenemos algunos campos y que tendr botones para aceptar o cancelar la accin. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el men Insertar, Grfico... Los diferentes mens de la barra de mens se pueden activar desde el teclado pulsando Alt + letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + i para desplegar el men Insertar.Labarradeherramientasestndarcontieneiconosparaejecutardeformainmediataalgunasdelasoperacionesms habituales,comoGuardar,Copiar,Pegar,etc. La barra de formato contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc. Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color ms claro. Labarradefrmulasnosmuestraelcontenidodelaceldaactiva,esdecir,lacasilladondeestamossituados.Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante. La barra de etiquetas nos permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Lasbarras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.La barra de tareas de Windows contiene el botn Inicio, iconos para arrancar algunos programas, como Internet Explorer, etc.ytambinunbotnporcadadocumentodeExcel2000quetengamosabierto,deformaquepodemospasardeun documentoaotrohaciendoclicenestosiconos.EstabarranoperteneceaExcel2000,sinoaWindowscomosupropio nombre indica.Uso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 9 Manipulacin de Datos Introducir datos Encadaunadelasceldasdelahoja,esposibleintroducirtextos,nmerosofrmulas.Entodosloscasos,lospasosa seguir sern los siguientes: 1 Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos.2 Teclear los datos.Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente: 3. Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos a continuacin:INTRO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.TECLASDEMOVIMIENTO:Sevalidaelvalorparaintroducirloenlaceldayademslaceldaactivacambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha.CUADRODEACEPTACIN:Eselbotndelabarradefrmulas,alhacerclicsobrelsevalidaelvalorpara introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma.Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre la Caja de Cancelacinde la barra de frmulas. Asno se introducen los datos y la celda seguir vaca.Modificar datosSepuedemodificarelcontenidodeunaceldaalmismotiempoqueseestescribiendoomstarde,despusdela introduccin.Siannosehavalidadolaintroduccindedatosysecometealgnerror,sepuedemodificarutilizandolatecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seguiremos los siguientes pasos:1 Seleccionar la celda adecuada.2 Activar la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o ir directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar.En la Barra de Frmulas aparece el punto de insercin o cursor al final de la misma.3 Modificar la informacin.4 Pulsar INTRO o hacer clic sobre el Cuadro de Aceptacin.Sidespusdehabermodificadolainformacinsecambiadeopininysedesearestaurarelcontenidodelaceldaasu valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre la Caja de Cancelacin de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena.Uso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 10 Sisedeseareemplazarelcontenidodeunaceldaporotrodistinto,seseleccionalaceldayseescribeelnuevovalor directamente sobre esta.Tipo de datos En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto.FRMULAS,esdecir,unasecuenciaformadapor:valoresconstantes,referenciasaotrasceldas,nombres,funciones,u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojasdeclculocomo*,+,-,Sen,Cos,etc...Enunafrmulasepuedenmezclarconstantes,nombres,referenciasaotras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.Operaciones Con Archivos Vamosaverlasoperacionesreferentesaarchivoscomoabrir,nuevo,guardar,guardarcomoycerrarparapoder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel2000.Guardar un libro de trabajo Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasin para modificarlo, imprimirlo, enfin,realizarcualquieroperacinposteriorsobreste,tendremosquealmacenarloenalgunaunidaddedisco,esta operacin se denomina Guardar.Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios mtodos.Un mtodo consiste en almacenar el archivo asignndole un nombre :1 Selecciona el men Archivo2EligelaopcinGuardarcomo...conloqueapareceruncuadrodedilogoqueusteddebercompletarconla informacin necesaria. Si el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, en caso de estar conforme con l pasar directamente al punto 6. Si lo que quieres es crear un nuevo fichero con la modificacin, seguir todos los pasos.3EnelrecuadroGuardarenhazclicsobrelaflechadeladerechaparaseleccionarlaunidaddondevasagrabartu trabajo.Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada.4 Haz doble clic sobre la carpeta donde guards el archivo.5 En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo.6 Haz clic sobre el botn Guardar.Otro mtodo consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tena antes de la modificacin. Para ello :1 Selecciona la opcin Guardar del men Archivo.O bien, haz clic sobre el botn Guardar de la Barra de Herramientas.Se guardar con el mismo nombre que tena.Si el archivo era nuevo, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como... que nos permitir darle nombre.Si deseas ms informacin sobre cmo guardar documentos: Cerrar un libro de trabajo Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para no estar utilizando memoria intilmente. LaoperacindesalirdeundocumentorecibeelnombredeCierredeldocumento.Sepuedecerrarundocumentode varias formas.Una de ellas consiste en utilizar el men Archivo1 Selecciona el men Archivo.Uso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 11 2 Elige la opcin Cerrar. Si esta opcin no se encuentra, recuerda el botn para ampliar el men.Encasodedetectarunarchivoalcualseleharealizadounamodificacinnoalmacenada,Excelnosavisardeello mostrndonos el siguiente cuadro de dilogo:3 Haz clic sobre el botn:Cancelar para no cerrar el documento.No para salir del documento sin almacenar la ltima modificacin.S para almacenar el documento antes de salir de l.Enesteltimocaso,sielarchivonotuvieseanningnnombre,aparecerelrecuadrodedilogoGuardarcomopara poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenar con el nombre que tena. Otra forma consiste en utilizar el botn Cerrarde la barra de men, cuidado no el de la barra de ttulo que cerrara el programa Excel. Abrir un libro de trabajo ya existente Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se denomina Abrir.Existen varias formas para abrir un archivo ya existente.Una de ellas consiste en utilizar el men:1 Selecciona la opcin Abrir del men Archivo.Obien,hazclicsobreelbotnAbrirdelaBarradeHerramientas,conloqueapareceruncuadrode dilogo en el cual usted podr buscar la ubicacin del archivo que desea abrir y seleccionarlo. 2 Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.Se desplegar una lista con las unidades disponibles del ordenador.3 Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre sta.En el recuadro inferior, aparecern las distintas carpetas de la unidad elegida.4 Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar.Alabrirunacarpeta,stasesituaenelrecuadrosuperiorBuscaren,yahoraenelrecuadroinferioraparecer toda la informacin de dicha carpeta.5 Haz clic sobre el archivo deseado.6 Haz clic sobre el botn Abrir. Otraformadisponibletambinparaabrirundocumento,consisteenutilizarunalistadedocumentoabiertos anteriormente.1 Selecciona el men Archivo.Al final de la ventana del men, Excel presenta una lista con los cuatro ltimos documentos abiertos.Uso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 12 2 Haz clic sobre el documento deseado.El primer documento de la lista es el ltimo que se abri.Empezar un nuevo libro de trabajo Cuando entramos en Excel2000 automticamente se inicia un libro de trabajo vaco, pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operacin se denomina Nuevo.Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:1 Selecciona el men Archivo.2 Elige la opcin Nuevo...O bien hacer clic sobre el botn Nuevode la barra de herramientas.En caso de haber utilizado el men, aparecer el siguiente cuadro de dilogo: 4 Haz clic sobre el botn Aceptar.Automticamente se abrir un nuevo libro de trabajo.Uso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 13 Generacin de Grficos Los grficos son otras de las cosas ms importantes de Excel, ellas nos pueden representar los resultados de miles de cosas como boletas, recibos, prstamos, etc., en un simple dibujo. Los grficos pueden ser estticos o dinmicos. Por ahora veremos slo la generacin de grficos basados en datos locales ya que la generacin de grficos dinmicos se ver en relacin con la generacin de tablas dinmicas, que es un tema que se ver mas adelante. Vamos a ver como insertar un grafico y que nos muestren los datos de celdas actuales. 1.Selecciona los datos que quieres representar2.Has clic en el botnpara insertar el grfico3.Has clic en el grfico que quieras insertar en tu hoja (tipos de graficas mas adelante)4.Has clic en siguiente5.En el siguiente paso, omtelo (2/4)6.En el paso 3 de 4 puedes incluir un titulo y ponerle etiquetas a los ejes X e Y7.En el ultimo paso solamente tienes que especificar si quieres poner el grfico en la misma hoja o en una nueva Los tipos de grficos son: Columnas y barras: Para comparar valores Lneas: Mostrar fcilmente muchos nmeros Circular: El por ciento de un todo rea: Presenta la tendencia a travs de el tiempo Uso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 14 Generacin de Tablas Dinmicas Las tablas dinmicas pueden ser generadas utilizando diversos tipos de datos, los que se muestran al seleccionar la opcin Tabla dinmica / Grfico Dinmico (Opcin en Espaol) o bien Pivot Table / Pivot Chart Repot (Opcin en Ingls): Cuando se selecciona esta opcin se debe especificar dos cosas: Donde se encuentra el origen de datos oDatos Locales en la planilla Excel (Microsoft Excel list or Database) oDatos origen en algn repositorio externo (External Data Source) oRangos Mltiples de consolidacin (Multiple consolidation ranges) oOtra tabla dinmica o Grfico dinmico (Another PivotTable report or PivotChart report) Qu tipo de Reporte se desea generar oTabla dinmica (PivotTable) oReporte de Grfico Dinmico (PivotChart report with a Pivot table Report) Enestapartetrabajaremoscondatosejemploqueyasehanutilizadoantes,perodetodasmaneraslamostraremosa continuacin: En grfico siguiente muestra las opciones comentadas anteriormente: Uso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 15 Tabla dinmica generada en base a datos locales en la misma planilla Excel Se debe elegir la opcin Microsoft Excel list or Database Al presiona NEXT Ahora,usteddeberseleccionarelrangodedatosaserutilizadosparalageneracindelatabladinmica.Estopodr hacerlofcilmenteyendoalahojadelaplanillaquecontienelosdatosconlosquedeseantrabajarcomomuestrala siguiente figura: A continuacin debern presionar el botn siguiente (o Next) y aparecer la siguiente pantalla, en la cual se nos pregunta si queremosquelatabladinmicaseacolocadaenlamismahojaactualdelosdatosobienenunanueva.Enestecasose elegir que la tabla dinmica sea colocada en una hoja nueva. Uso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 16 AlseleccionarlaopcinTerminaroFinishsegncorresponda,secrearunanuevahojacomosepresentalasiguiente figura Ahora podemos elegir que campos queremos colocar como encabezado, como datos a acumular, etc. En el siguiente ejemplo seleccionamos una segmentacin por departamentos, indicando los empleados de cada uno de ellos y sacamos un resumen del salario de cada departamento. Uso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 17 Grfico dinmico generado en base a datos locales en la misma planilla Excel Se debe elegir la opcin Microsoft Excel list or Database Al presiona NEXT Ahora,usteddeberseleccionarelrangodedatosaserutilizadosparalageneracindelatabladinmica.Estopodr hacerlofcilmenteyendoalahojadelaplanillaquecontienelosdatosconlosquedeseantrabajarcomomuestrala siguiente figura: Uso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 18 A continuacin debern presionar el botn siguiente (o Next) y aparecer la siguiente pantalla, en la cual se nos pregunta si queremosquelatabladinmicaseacolocadaenlamismahojaactualdelosdatosobienenunanueva.Enestecasose elegir que la tabla dinmica sea colocada en una hoja nueva. AlseleccionarlaopcinTerminaroFinishsegncorresponda,secrearunanuevahojacomosepresentalasiguiente figura Como podr ver, el grfico ser dibujado en funcin de los mismos datos que debiera seleccionar para generar una tabla dinmica, ya que internamente generar una y la almacenar en la hoja nueva que ha creado y llamado Sheet2. El grfico dinmico lo almacenar en la hoja llamada Chart1. Ahora podemos elegir que campos queremos colocar como encabezado, como datos a acumular, etc. En el siguiente ejemplo hemos gen erado un grfico de torta en el cual estamos reflejando los salarios de los departamentos, pudindose observar fcilmente los porcentajes asociados a cada departamento. Uso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 19 Tabla dinmica generada en base a datos Externos Dado que los datos externos ms comunes a ser utilizados estarn en Access, primero veremos las capacidades de Access como herramienta y trabajaremos luego en la generacin de tablas dinmicas en base a datos almacenados en tablas y/o consultas de una base de datos Access Uso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 20 CONOCIMIENTO DE ACCESS Definicin y funcionamiento de una base de datos Una base de datos es una recopilacin de informacin relativa a un asunto o propsito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una coleccin de msica. Si la base de datos no est almacenada en un equipo, o sloestninstaladaspartesdelamisma,puedequedebahacerunseguimientodeinformacinprocedentedevarias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos. Supongamos,porejemplo,quelosnmerosdetelfonodelosproveedoresestnalmacenadosenvarioslugares:enun archivo de tarjetas que contiene los nmeros de telfono de los proveedores, en archivos de informacin de productos en un armario y en una hoja de clculo que contiene informacin de pedidos. Si cambia el nmero de telfono de un proveedor, tendraqueactualizarlainformacinenlostreslugares.Sinembargo,enunabasededatosesnecesariomodificarla informacin en un solo lugar: el nmero de telfono del proveedor se actualiza automticamente en todos los lugares de la base de datos donde se utilice. Archivos de base de datos de Access Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la informacin desde un nico archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar: Tablas para almacenar los datos.Consultas para buscar y recuperar nicamente los datos que necesita.Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas. Informes para analizar o imprimir los datos con un diseo especfico.Pginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde aparecen.Mostrar los datos en una consultaMostrar los datos en un formularioMostrar los datos en un informeMostrar los datos en una pgina de acceso a datos Tablas Almacenar y administrar los datos Unatablaesunacoleccindedatossobreuntemaespecfico,comoproductosoproveedores.Alusarunatabla independienteparacadatema,losdatossealmacenanslounavez.Estotienecomoresultadounabasededatosms eficaz y menos errores de entrada de datos.Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas registros). Por ejemplo, cada campo de una tabla Productos contiene el mismo tipo de informacin para cada producto, por ejemplo, sunombre.Cadaunodelosregistrosdeesatablacontienetodalainformacinacercadeunproducto,porejemplo,el nombre del producto, el Id. de proveedor, las unidades en existencia, etc. Uso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 21 Creando una tabla Paraalmacenarlosdatos,creeunatablaparacadatipodeinformacindelaquehaceelseguimiento.Parareunirlos datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o pgina de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas. La informacin de clientes que antes se guardaba en una lista de correo ahora reside en la tabla Clientes. La informacin de pedidos que antes se guardaba en una hoja de clculo ahora reside en la tabla Pedidos. Un Id. exclusivo, como un Id. de cliente, permite distinguir los registros de una tabla. Si se agrega el campo de Id. exclusivo deunatablaaotratablaydespussedefineunarelacin,MicrosoftAccesspuedecotejarlosregistrosrelacionadosde ambas tablas de manera que se puedan combinar en un formulario, un informe o una consulta. Vista Diseo de la tabla EnlavistaDiseodelatabla,puedecrearunatablaenteradesdeelprincipio,oagregar,eliminaropersonalizarlos campos en una tabla existente. Si desea hacer un seguimiento de otros datos de una tabla, agregue ms campos. Si el nombre de un campo existente no es suficientemente descriptivo, puede cambiarlo. La configuracin del tipo de datos (tipo de datos de campo: caracterstica de un campo que determina el tipo de datosquepuedealmacenar.Porejemplo,uncampocuyotipodedatosesTextopuedealmacenardatosque consten de letras o nmeros, pero un campo de tipo Numrico slo puede almacenar datos numricos.) de un campo defineeltipodevaloresquepuedeescribirenelmismo.Porejemplo,sideseaqueuncampoalmacenevalores numricos que puede utilizar en clculos, establezca su tipo de datos en Numrico o Moneda.Seutilizaunaetiquetanica,denominadaclaveprincipal(claveprincipal:unoomscampos(columnas)cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nuloydebetenersiempreunndiceexclusivo.Unaclaveprincipalseutilizapararelacionarunatablacon Uso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 22 claves externas de otras tablas.) para identificar los registros de la tabla. La clave principal de una tabla se utiliza para referirse a registros relacionados de otras tablas.Las propiedades de los campos son un conjunto de caractersticas que proporcionan control adicional sobre cmo se almacenan, escriben o muestran los datos de un campo. Las propiedades disponibles dependen del tipo de datos de un campo. Cmo relacionar dos tablas UncampocomnrelacionadostablasdemaneraqueMicrosoftAccesspuedecombinarlosdatosdelasdostablaspara ver, modificar o imprimir. En una tabla, el campo es una clave principal (clave principal: uno o ms campos (columnas) cuyos valores identifican demanera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principalno puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un ndice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) que se establece en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de base dedatosnuevosymodificareldiseodeotrosexistentes.)delatabla.Esemismocampotambinexisteenlatabla relacionada como una clave externa (clave externa: uno o ms campos de tabla (columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica cmo estn relacionadas las tablas.). Enunatablaounaconsulta,lavistaHojadedatos(vistaHojadedatos:ventanaquemuestradatosdeunatabla, formulario,consulta,vistaoprocedimientoalmacenadoconformatodefilasycolumnas.EnlavistaHojadedatos,puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.) proporciona las herramientas necesarias para trabajar con los datos. Las barras de herramientas se refiere a barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, haga clic en Personalizar en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en la ficha Barras deherramientas.)HojadedatosdelatablayHojadedatosdelaconsultaproporcionanmuchasdelasherramientas necesarias para buscar, modificar e imprimir registros. Imprimir u obtener una vista previa de los datos.Revisar la ortografa.Cortar, copiar o pegar el texto seleccionado, campos, registros completos o toda la hoja de datos.Ordenar registros.Filtrar registros, y buscar o reemplazar valores.Consultas Creando una consulta Parabuscaryrecuperartanslolosdatosquecumplenlascondicionesespecificadas,incluyendodatosdevariastablas, creeunaconsulta.Unaconsultapuedetambinactualizaroeliminarvariosregistrosalmismotiempo,yrealizarclculos predefinidos o personalizados en los datos. Esta consulta tiene acceso a tablas distintas para recuperar la informacin de Id. de pedido, fecha de entrega, nombre de la organizacin y ciudad para los clientes de Londres cuyos pedidos se entregaron en el mes de abril. Uso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 23 Obtener respuestas a preguntas Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. Tambin pueden utilizarse como el origen de registrosparaformularios,informesypginasdeaccesoadatos(pginadeaccesoadatos:pginaWeb,publicada desde Access, que tiene una conexin a una base de datos. En una pgina de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una pgina puede incluir tambin datos de otros orgenes de datos, como Excel.). Existen varios tipos de consultas en Microsoft Access. Consultas SQL UnaconsultaSQLesunaconsultacreadaconunainstruccinSQL(cadenaoinstruccindeSQL:expresinquedefineun comando de SQL, como SELECT, UPDATE o DELETE, e incluye clusulas como WHERE y ORDER BY. Las instrucciones o cadenas deSQLseutilizanenconsultasyenfuncionesdeagregado.).PuedeutilizarelLenguajedeconsultaestructurado(SQLo Structured Query Language) para consultar, actualizar y administrar bases de datos relacionales, como Access. CuandosecreaunaconsultaenlavistaDiseo(vistaDiseo:ventanaquemuestraeldiseodeestosobjetosdebasede datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseo de otros existentes.) de la consulta, Access construye en segundo plano las instrucciones SQL equivalentes.De hecho, lamayora de laspropiedades de consulta de la hoja de propiedades de la vista Diseo de la consulta tienen clusulas y opciones equivalentes a las que estn disponibles en la vista SQL (vista SQL: ventana que muestra la instruccin SQL para la consulta activa o que se utiliza para crear una consulta especfica de SQL (unin, paso a travs o definicin de datos). Cuando se crea una consulta en lavista Diseo,Access construye el SQL equivalente en la vista SQL.). Si lo desea, puede ver o editar la instruccin SQL en la vista SQL. Sin embargo, despus de hacer cambios en una consulta en la vista SQL, puede que su aspecto no sea el que tena en la vista Diseo. AlgunasconsultasSQL,denominadasconsultasespecficasdeSQL(consultaespecficadeSQL:consultaqueconstade una instruccin SQL. Las subconsultas y consultas de paso a travs, unin y definicin de datos son consultas especficas de SQL.), nosepuedencrearenlacuadrculadediseo(cuadrculadediseo:cuadrculautilizadaparadisearunaconsultaoun filtro en la vista Diseo de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrcula se conoca antescomolacuadrculaQBE.).Enelcasodelasconsultasdepasoatravs(consultadepasoatravs:unaconsulta especfica de SQL que se utiliza para enviar comandos directamente a un servidor de base de datos ODBC.Las consultas de paso a travs permiten trabajar directamente con las tablas del servidor en lugar de hacer que el motor de base de datos Microsoft Jet procese los datos.), consultas de definicin de datos (consulta de definicin de datos: consulta especficadeSQLquecontieneinstruccionesDDL(lenguajededefinicindedatos).Estasinstruccionespermitencrearo alterar objetos de la base de datos.) y consultas de unin (consulta de unin: consulta que utiliza el operador UNION para combinar los resultados de dos o ms consultas de seleccin.), debe crear las instrucciones SQL directamente en la vista SQL. Enelcasodelassubconsultas(subconsulta:instruccinSQLSELECTqueestdentrodeotraconsultadeseleccinode accin.), la instruccin SQL se escribe en la fila Campo o en la fila Criterios de la cuadrcula de diseo de la consulta. Formularios Uso de formularios Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree un formulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o ms tablas, y los muestra en la pantalla con el diseo elegido en el Asistente para formularios, o con un diseo que haya creado en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseo de otros existentes.). Una tabla muestra muchos registros al mismo tiempo, pero puede que sea necesario desplazarse para ver todos los datos de un solo registro. Por otra parte, cuando se visualiza una tabla, no se pueden actualizar los datos de ms de una tabla al mismo tiempo. Unformulariositaelenfoqueenunregistrocadavez,peropuedemostrarloscamposdemsdeunatabla.Tambin puede mostrar imgenes y otros objetos. Un formulario puede incluir un botn que imprima o abra otros objetos, o puede realizar otras tareas automticamente. Uso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 24 Informes Informes: Utilidad de los informes Paraanalizarlosdatosopresentarlosdeciertamaneraalimprimirlos,creeuninforme.Porejemplo,puedeimprimirun informe que agrupe datos y calcule totales, y otro informe de datos diferentes con formato para imprimir etiquetas postales. Utilice un informe para crear etiquetas postales.Utilice un informe para mostrar totales en un grfico.Utilice un informe para calcular totales. En la vista Tabla dinmica o Grfico dinmico En la vista Tabla dinmica o Grfico dinmico, puede personalizar un informe de las siguientes maneras: Agregar, mover o quitar campos: Puede agregar campos a las reas de filtros, filas, columnas y detalles en la vista Tabla dinmica, y a las reas de filtros, categoras, series y datos en la vista Grfico dinmico. Tambin puede mover campos de un rea a otra y quitar campos de la vista. Filtrar registros: Puede filtrar los datos mostrados en la vista agregando o moviendo un campo al rea de filtros. Tambin puede filtrar un campo en el rea de filas y columnas. Ordenarregistros:Puedeordenarloselementosdeloscamposdefilaycolumnaenordenascendenteodescendente. Tambin puede ordenar los elementos en un orden personalizado en la vista Tabla dinmica. Agruparregistros:Puedeagruparporintervalosloselementosenloscamposdefilaocolumna,ocreargrupos personalizados. Darformatoaloselementosycambiarttulos:EnlavistaTabladinmica,puedecambiarlaconfiguracindelafuente, alineacin,colordefondoyformatodenmerodeuncampo.Tambinpuedecambiarlosttulosdeloscamposygrupos personalizados. En la vista Grfico dinmico, puede cambiar el tipo de grfico, aplicar formato a los marcadores de datos, etc. Informes: Presentar datos Un informe es un mtodo eficaz de presentar los datos en formato impreso. Dado que tiene el control sobre el tamao y el aspecto de todo el informe, puede mostrar la informacin en la manera que desee verla.Crear etiquetas postales.Mostrar totales en un grfico.Agrupar registros en categoras. Calcular totales. La mayora de los informes estn enlazados a una o ms tablas y consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud parallevar a cabouna accin en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servircomoorigendedatosdeunformulario,informeopginadeaccesoadatos.)delabasededatos.Elorigende registrosdeuninformehacereferenciaaloscamposdelastablasyconsultasbase.Noesnecesarioqueuninforme contenga todos los campos de cada una de las tablas o consultas en las que est basado. Uninformedependienteobtienelosdatosdelorigenderegistrosbase.Otrainformacinacercadelformulario,comoel ttulo, la fecha y el nmero de pgina, se almacena en el diseo del informe. El ttulo y los encabezados de columna del informe se almacenan en el diseo del informe.La fecha procede de una expresin almacenada en el diseo del informe.Los datos proceden de campos de la tabla, consulta o instruccin SQL base.Los totales proceden de expresiones almacenadas en el diseo del informe. Elvnculoentreunformularioysuorigenderegistrossecreamedianteobjetosgrficosdenominadoscontroles(control: objetodeinterfazgrficaparaelusuario,comouncuadrodetexto,unacasilladeverificacin,unabarrade desplazamiento o un botn de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opcin o facilitar la lectura de la interfaz.). Los controles pueden ser cuadros de edicin que Uso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 25 muestrennombresynmeros,etiquetasquemuestrenttulos,olneasdecorativasqueorganicenlosdatosgrficamentey mejoren la presentacin del informe. Las lneas son decorativas.Las etiquetas muestran texto descriptivo.Los cuadros de texto muestran los datos de la consulta Ventas por fecha.Un cuadro de texto utiliza una expresin para calcular un total. Crear un informe Losasistentespermitencreardistintostiposdeinformeconrapidez.UtiliceelAsistenteparaetiquetassideseacrear etiquetas postales, el Asistente para grficos si desea crear grficos o el Asistente para informes si desea crear un informe estndar.Elasistentehacepreguntasycreauninformebasndoseenlasrespuestasqueobtiene.Despus,elinformese puede personalizar como se desee en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo de estos objetos de base dedatos:tablas,consultas,formularios,informes,macrosypginasdeaccesoadatos.EnlavistaDiseo,puedecrear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseo de otros existentes.). Personalizar un informe Se puede personalizar un informe de las siguientes formas: Origen del registroPuede cambiar las tablas y consultas en que est basado un informe.Ordenar y agrupar datosSe pueden ordenar los datos en orden ascendente o descendente. Tambin puede agrupar los registros de uno o ms campos, y mostrar subtotales y totales en un informe. Ventana InformeSe puede agregar o quitar los botones Maximizar y Minimizar, cambiar el texto de la barra de ttulo y otros elementos de la ventana Informe. SeccionesSe puede agregar, quitar, ocultar o cambiar de tamao los encabezados, pies y las secciones de detalles de un informe. Tambin puede establecer propiedades de seccin para controlar la presentacin de un informe y el resultado que se obtiene al imprimirlo. ControlesPuede mover, cambiar el tamao o establecer las propiedades de fuente de un control. Tambin puede agregar controlesparamostrarvalorescalculados,totales,lafechayhoraactuales,yotrainformacinqueseadeutilidadenun informe. Mdulos Automatizar las tareas rutinarias y crear soluciones empresariales Un mdulo es bsicamente un conjunto de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan en una unidad con nombreparaorganizarelcdigodeMicrosoftVisualBasic(MicrosoftVisualBasic:versinvisualdellenguajede programacinBasicdealtonivel.MicrosofthadesarrolladoVisualBasicparacrearaplicacionesbasadasenWindows.). MicrosoftAccesstienedostiposdemdulos:mdulosestndar(mduloestndar:mduloenelquepuedecolocarlos procedimientos Sub y Function que desee que estn disponibles para otros procedimientos de la base de datos.) y mdulos de clase (mdulo de clase: mdulo que puede contener la definicin de un nuevo proyecto. Cada instancia de una clase crea un objeto nuevo. Los procedimientos definidos en el mdulo se convierten en propiedades y mtodos del objeto. Los mdulos de clase pueden existir solos o con formularios e informes.). Relaciones Relaciones en una base de datos Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access:coleccindedatosyobjetos(comotablas,consultasoformularios),queestrelacionadaconuntemaopropsito concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet administra los datos.), necesita una forma de indicarte a Microsoft Access cmo debe volver a combinar esa informacin. El primer paso de este proceso es definir relaciones (relacin: asociacin que seestableceentrecamposcomunes(columnas)endostablas.Unarelacinpuedeserunoauno,unoavariosovariosa varios.) entre las tablas. Uso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 26 Diseo Disear una base de datos Un buen diseo de base de datos garantiza su fcil mantenimiento. Los datos se almacenan en tablas y cada tabla contiene datos acerca de un tema, por ejemplo, clientes. Por tanto, cuando se actualizauna parte de los datos concreta, como una direccin, se hace en un solo lugar, pero ese cambio aparece automticamente en toda la base de datos. Unabasededatosbiendiseadasuelecontenerdistintostiposdeconsultasquemuestranlainformacinnecesaria.Una consultapuedemostrarunsubconjuntodedatos,comotodoslosclientesdeLondres,ocombinacionesdedatosdetablas diferentes, como la informacin de pedidos combinada con la informacin de clientes. En una pgina de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una pginapuedeincluirtambindatosdeotrosorgenesdedatos,comoExcel.)quesedeseautilizar,ylosinformesquese deseaimprimir,nosiempreofrecenunapistaacercadelaestructuradelastablasdelabasededatos,yaque normalmentelosformularios,losinformesylaspginasdeaccesoadatossebasanenconsultasenlugardebasarseen tablas. Antes de utilizar Microsoft Access para crear tablas, consultas, formularios y otros objetos definitivos, se recomienda realizar unesquemaenpapelytrabajareldiseoprimero.Tambinpuedeexaminarbasesdedatosbiendiseadasquesean similaresalasuya,opuedeabrirlaventanaRelaciones(ventanaRelaciones:ventanaenlaquesepuedenver,creary modificar las relaciones entre tablas y consultas.) de la base de datos de ejemplo Neptuno para examinar su diseo. Grficos Grficos en un formulario o informe Losgrficossonvisualmenteatractivosyfacilitanalosusuarioslavisindecomparaciones,modelosytendenciasenlos datos.EnMicrosoftAccess,puedecreargrficosenunformulario,enuninformeyenunapginadeaccesoadatos. Tambin se puede mostrar una hoja de datos o un formulario en la vista Grfico dinmico (vista Grfico dinmico: vista que muestraunanlisisgrficodelosdatosdeunahojadedatosoformulario.Puedeverdiferentesnivelesdedetalleo especificar el diseo arrastrando campos y elementos o mostrando y ocultando elementos de las listas desplegables de los campos.). Enun formulario o informe se puede utilizar Microsoft Graph para crear un grfico vinculado a datos de tablas, consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una accin en los datos.Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o pgina de acceso a datos.) u otros orgenes de registro (origen de registros: origen de datos subyacente de un formulario, informe o pgina de acceso a datos. En una base de datos de Access, puede ser una tabla, una consulta o una instruccin SQL. En un proyecto deAccess,puedeserunatabla,unavista,unainstruccinSQLounprocedimientoalmacenado.)disponibles.Losgrficos puedenserglobales(incluyentodoslosdatos)opuedenestarasociadosaregistros(sloreflejanlosdatosdelregistro actual y, por tanto, se actualizan a medida que se pasa de un registro a otro). Disponedevariostiposdegrficosquepodrseleccionar,incluidoslosbidimensionales(2D)ytridimensionales(3D).Las opciones de formato incluyen agregar texto y objetos grficos a los grficos, cambiar colores y agregar lneas de tendencia y barras de error. Vista Grfico dinmico de una hoja de datos o de un formulario En una base de datos de Access (base de datos de Microsoft Access: coleccin de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que est relacionada con un tema o propsito concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet administra los datos.) o en un proyecto de Access (proyecto de Microsoft Access: archivo de Access que se conecta con una base de datos deMicrosoftSQL Serveryseutilizaparacrearaplicacionescliente-servidor.Unarchivodeproyectonocontienedatosni objetosbasadosendefinicionesdedatos,como,porejemplo,tablasovistas.),unahojadedatosounformularioque contengacifrasdeventassepuedemostrarcomoungrficointeractivodinmicoenlavistaGrficodinmico.Lavista GrficodinmicoutilizaMicrosoftOfficeChart,uncomponenteWebdeMicrosoftOffice,paramostrarelgrfico.Enla vista Grfico dinmico, existen varios tipos de grficos donde elegir en los que se puede agregar texto, cambiar colores y aprovechar otras opciones de formato, como agregar lneas de tendencia y barras de error Uso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 27 Analizar datos Crear una consulta de referencias cruzadas MicrosoftAccessofrecevariastcnicasqueayudanaanalizarlosdatos.Puedeutilizarunaconsulta(consulta:pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una accin en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o pgina de acceso a datos.) de tabla de referencias cruzadas para calcular y reestructurar los datos con el fin de facilitar el anlisis. Las consultas de referencias cruzadascalculanunasuma,unpromedio,unrecuentouotrotipodetotalesdedatosagrupadosendostiposde informacin:unohaciaabajo,enelladoizquierdodelahojadeclculos(hojadedatos:datosdeunatabla,formulario, consulta,vistaoprocedimientoalmacenadoqueaparecenenformatodefilasycolumnas.),yotroalolargodelaparte superior. Consulta de seleccinConsulta de tabla de referencias cruzadas basada en la consulta de seleccinAgregar una lista de tablas dinmicas a una pgina de acceso a datos Exportando Exportar datos y objetos de la base de datos La exportacin es una forma de enviar datos y objetos de base de datos a otra base de datos, hoja de clculo o formato de archivo para que otra base de datos, aplicacin o programa puedan utilizar dichos datos y objetos. La exportacin es un proceso similar al de copiar y pegar en lo relativo a funciones. Se pueden exportar (exportar: trasladar datos y objetos de base de datos a otra base de datos, otra hoja de clculo u otro formato de archivo, de manera que otra base de datos u otro programa puede utilizarlos. Puede exportar datos a una gran variedad de bases de datos, programas o formatos de archivo compatibles.) datos a una diversidad de bases de datos, programas y formatos de archivo compatibles. La mayora delosobjetosdebasededatos(objetosdebasededatos:unabasededatosdeAccesscontieneobjetoscomotablas, consultas, formularios, informes, pginas, macros y mdulos. Un proyecto de Access contiene objetos como formularios, informes, pginas, macros y mdulos.) de una base de datos de Microsoft Access (base de datos: coleccin de datos relacionados con un fin o tema concreto. Dentro de una base de datos, lainformacinsobreunaentidadenparticular,comounempleadoounpedido,secategorizaentablas,registrosy campos.)odeunproyectodeMicrosoftAccess(proyectodeMicrosoftAccess:archivodeAccessqueseconectaconuna basededatosdeMicrosoftSQLServeryseutilizaparacrearaplicacionescliente-servidor.Unarchivodeproyectono contiene datos ni objetos basados en definiciones de datos, como, por ejemplo, tablas o vistas.) se pueden exportar a otra base de datos u otro proyecto de Access. Compartir la base de datos. Una pgina de acceso a datos est conectada a uno de los dos tipos de orgenes de datos, ya sea una base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: coleccin de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que estrelacionadaconuntemaopropsitoconcreto.ElmotordebasededatosMicrosoftJetadministralosdatos.)ouna basededatosdeMicrosoftSQLServer(basededatosdeMicrosoftSQLServer:unabasededatosdeMicrosoftSQL Serverconstadetablas,vistas,ndices,procedimientosalmacenados,funcionesydesencadenadores.). Paraquelapgina funcionecorrectamentecuandoseenvaporcorreoelectrnico,labasededatosdeorigendeberesidirenunservidoro equipo compartido para que los usuarios puedan verla e interactuar con la misma. Exportar o intercambiar datos con Microsoft Word u otro programa de procesamiento de texto. Existen tres formas de utilizar los datos de Microsoft Access en programas de procesamiento de texto: EnunabasededatosdeAccess,puedeutilizarelAsistenteparacombinarcorrespondenciadeMicrosoftWord paracrearundocumentodecombinacindecorrespondenciaenWordvinculadocondatosdeAccess.Unavez establecido el vnculo, puede abrir el documento activo en Word cuando lo desee, para imprimir un nuevo lote de etiquetas o cartas modelo utilizando los datos actuales de Access.ParacualquierversindeMicrosoftWord,puedeexportardatosdeMicrosoftAccessa unarchivodeorigende datos de combinacin de correspondencia que se pueda utilizar con la funcin de combinacin de correspondencia de Word.Uso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 28 Puedeguardarlosresultadosdeunahojadedatos,formulariooinformecomounarchivoconformatodetexto enriquecido (.rtf) o un archivo de texto (.txt). Un archivo con formato de texto enriquecido (RTF) conserva el formato, como por ejemplo las fuentes y los estilos, y se puede abrir con Microsoft Word y otros programas de autoedicin o procesamiento de texto de Microsoft Windows.Exportar a Microsoft Excel u otro programa de hojas de clculo. Hay tres modos de utilizar datos de Microsoft Access con Microsoft Excel u otro programa de hojas de clculo: Puede exportar una hoja de datos como datos sin formato a Microsoft Excel u otro programa de hojas de clculo.Puede guardar los resultados de una hoja de datos, formulario o informe directamente como una hoja de clculo o un archivo de Excel (.XLS). De este modo, podr conservar la mayor parte del formato, como fuentes y colores. Los qniveles de grupo (nivel de grupo: profundidad a la que se anida un grupo de un informe o una pgina de acceso adatosdentrodeotrosgrupos.Losgruposseanidancuandounconjuntoderegistrosseagrupapormsdeun campo, expresin u origen de registros del grupo.) de los informes se guardan como niveles de esquema de Excel y los formularios se guardan como tablas de datos.Tambinsepuedenexportarlosdatosdeunatabla,consulta/vista,hojadedatos,formulariooinformeaun archivo XML que puede importarse a Excel.Exportar o copiar una vista de Tabla dinmica o de Grfico dinmico. Si conoce los informes de Tabla dinmica de Microsoft Excel y desea trabajar con los datos en Excel, existen dos maneras de hacerlo. Para ver y modificar el contenido de una vista Tabla dinmica (vista Tabla dinmica: vista que resume y analiza los datos de una hoja de datos o formulario. Puede utilizar diferentes niveles de detalle u organizar los datos arrastrando los campos y elementos o mostrando y ocultando elementos de las listas desplegables de los campos.) utilizando Excel, puede exportar la vista Tabla dinmica a Excel. PrepararexportacinaExcel:LosinformesdeTabladinmicadeExcelnopuedenmostrarcamposdedetalle(campo Detalle:campoquemuestratodaslasfilas,oregistros,delorigenderegistrossubyacente.).CuandoexportaaExcel,los camposdedetalleestarndisponiblesenlabarradeherramientasdeTabladinmicadeExcel,peroloscamposnose mostrarnenelinforme.SideseaqueelinformedelatabladinmicadeExcelreflejeelaspectodelavistaTabla dinmica, desplace todos los campos fuera del rea de detalle antes de exportar a un informe de tabla dinmica de Excel o bien oculte los datos de detalle para elementos y celdas de manera que no aparezca el rea de detalle. Despusdeexportar:PuedequeobservealgunasdiferenciasenlavistaTabladinmicadespusdeexportarlaaExcel. Estas diferencias se dan porque las vistas de tabla dinmica utilizan el componente de Tabla dinmica de Microsoft Office y los informes de tabla dinmica de Excel no son compatibles con determinadas caractersticas de la lista de tabla dinmica o bienporquealgunascaractersticasseimplementandeotramanera.Paraobtenerinformacinsobrelasdiferenciasentre las listas de tabla dinmica e informes de tabla dinmica de Excel, consulte la ayuda de Excel. Copiar datos a otro programa para un uso no interactivo. CopiaraMicrosoftWordoExcel:Sidesea trabajarconunainstantneadelosdatosqueseestnmostrandoenla vista Tabla dinmica (vista Tabla dinmica: vista que resume y analiza los datos de una hoja de datos o formulario. Puede utilizar diferentes niveles de detalle u organizar los datos arrastrando los campos y elementos o mostrando y ocultando elementos delaslistasdesplegablesdeloscampos.),puedecopiar ypegarlosdatosaExcelo Word.Sicopiatodalavista Tabla dinmica a otro programa o copia determinadas secciones de datos, el texto y los valores de la vista Tabla dinmica pasan a formar parte del documento de Word o un libro de Excel. No se establece ninguna conexin entre los datos originales y la copia al documento o libro. De esta manera no se pueden actualizar los datos copiados. Copiar a otros programas: Tambin puede copiar datos mostrados en la vista Tabla dinmica a otros programas como, por ejemplo, Microsoft FrontPage. Cuando copia datos en un programa que no es ni Excel ni Word y que no es compatible con el formato HTML (HTML: lenguaje de marcado estndar utilizado para los documentos del World Wide Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cmo deben mostrar los exploradores Web los elementos de pgina, como texto y grficos, y cmo debenresponderalasaccionesdelusuario.)utilizadoenlasvistasTabladinmica,losdatossecopiancomotextosin formato. Exportar a SharePoint Services de Microsoft Windows. Puede exportar el contenido de una tabla a o una consulta a una lista de Windows SharePoint Services. Despus de realizar dicha exportacin, puede modificar la lista de Windows SharePoint Services sin que esto afecte a la tabla o a la consulta de Access. Uso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 29 ODBC Orgenes de datos ODBC: Qu es un origen de datos? A un origen de datos ODBC (origen de datos ODBC: datos e informacin necesaria para tener acceso a esos datos desde programas y bases de datos que admitan el protocolo ODBC (conectividad abierta de bases de datos).), por ejemplo, una base de datos y el servidor donde reside, se tiene acceso a travs de un controlador de Conectividad abierta de base de datos(ODBC(Conectividadabiertadebasesdedatos):mtodoestndarparacompartirdatosentrebasesdedatosy programas.LoscontroladoresODBCutilizanSQL(Lenguajedeconsultaestructurado)paraobteneraccesoadatos externos.) (ODBC). Un origen de datos est formado por la procedencia de los datos y la informacin de conexin necesaria para tener acceso a los mismos. Ejemplos de orgenes de datos son Microsoft Access, Microsoft SQL Server, Oracle RDBMS, una hoja de clculo y un archivo de texto. Ejemplos de informacin de conexin son la ubicacin del servidor, el nombre de la base de datos, el Id. de inicio de sesin, la contrasea y diversas opciones de controlador ODBC que describen cmo conectarse al origen de datos. En la arquitectura ODBC, una aplicacin (como Access o un programa de Microsoft Visual Basic) se conecta al Administrador decontroladoresODBCque,asuvez,utilizauncontroladorODBCespecfico(porejemplo,elcontroladorODBCde Microsoft SQL) para conectarse a un origen de datos (en este caso, una base de datos de Microsoft SQL Server (base de datos SQL: base de datos basada en el lenguaje SQL, lenguaje de consulta estructurado.)). En Access, los orgenes de datos ODBC se utilizan para conectarse a orgenes de datos externos a Access que no tienen controladores integrados. Uso de herramientas Microsoft y DB2 Pgina 30 Acceso a Bases de Datos DB2 en el AS/400 Iniciando SQL Interactivo Para empezar a utilizar el SQL interactivo, se debe utilizar el comando STRSQL NAMING(*SQL)Con esto, se despliega la interfaz de generacin de consultas, y debe asegurarse de configurar el modo SQL naming (que se puedehacercambiandolosatributosdelasesin,atravsdelasteclasF13(servicios)yelegirlaopcin1(Cambiode Atributos). Creando una coleccin SQL UnacoleccinSQLeselobjetobsicoenelquesernalmacenadoslosobjetosdelabasededatos,talescomo:tablas, vistas, ndices y paquetes.Una forma de crear una coleccin (tambin llamada librera) es usando el Navegador de Operaciones, o bien se puede usar la sentencia SQL CREATE COLLECTI ON.