PowerPoint Template

1

Diplomado en Direccin de Proyectos

Fundamentos en Direccin de Proyectos

Sesin 8 Gestin de las Comunicaciones

1Objetivos de la SesinTeora de la Comunicacin EfectivaGestin de las Comunicaciones8.1 Planificar las Comunicaciones8.2 Gestionar las Comunicaciones8.3 Controlar las Comunicaciones2AgendaObjetivos de la SesinLos objetivos de la presente sesin son:Describir los conceptos bsicos de la gestin de las comunicaciones.Entender los procesos de la Direccin de Proyectos relacionados a la gestin de las comunicaciones.3

3Objetivos de la SesinTeora de la Comunicacin EfectivaGestin de las Comunicaciones8.1 Planificar las Comunicaciones8.2 Gestionar las Comunicaciones8.3 Controlar las Comunicaciones4AgendaTeora de la Comunicacin EfectivaComunicaciones del Director(a) de ProyectoEl/la directora(a) de proyecto emplea aproximadamente 90% de su tiempo comunicndose. Esto incluye:Dirigir el proyecto: dirigir actividades, negociar, hacer presentaciones, etc.Participar en reuniones: Comits internos, con el cliente, reuniones de trabajoMarketing y venta del proyectoRelaciones pblicasAdministracin de registros: memos, contratos, reportes, etc.

56

Director de Proyecto

Comunicacin lateral: colegas, otros grupos funcionales y clientes

Comunicacin hacia arriba Gerencia de lnea, reaGerencia General

Comunicacin hacia abajo: subordinadosComunicacin lateral: amigos, grupos sociales org. Formales e informalesCanales de comunicacin del Director(a) de ProyectoTeora de la Comunicacin EfectivaTipos de comunicacin en el proyectoComunicacin interpersonalEn una comunicacin interpersonal, los factores no verbales tienen ms influencia que los verbalesComunicacin con el pblico y la comunidadComunicacin formal Llevado a cabo mediante los canales formales. Incluyen: plan, propuestas, cartas. Ms efectiva: escritaComunicacin informalEntre grupos informales por razones de intereses, amistad, hobby, etc.7Teora de la Comunicacin EfectivaHabilidades de Comunicacin8RECEPTOREMISORmensajeretroalimentacinEl emisor es el responsable que la informacin sea clara, inequvoca y completa.El receptor es responsable de comprobar que la informacin sea recibida en forma completa y entendida correctamente.La comunicacin tiene varias dimensiones: Escrita y oral, escuchar y hablar.Interna (dentro del proyecto) y externa (al cliente, los medios de comunicacin, el pblico, etc.).Formal (informe, resmenes, etc.) e informal (memorandos, conversaciones, etc.)Vertical (hacia arriba y abajo) y horizontal (con los compaeros).Teora de la Comunicacin EfectivaHabilidades de ComunicacinComunicacin VerbalTransmiten informacin, explicaciones e instrucciones.Es importante la seleccin de las palabras y claridad de la expresin.Permite:Intercambio oportuno de informacinRpido feedbackInmediata sntesis del mensajeCierre oportunoTres estados:Introduccin (decir lo que dirs)Explicacin (decirlo)Resumen (decir lo que usted dijo)9

Teora de la Comunicacin EfectivaHabilidades de ComunicacinEscucha Efectiva10

Teora de la Comunicacin EfectivaHabilidades de ComunicacinComunicacin No VerbalIncluye gestos, tono vocal, expresin facial y lenguaje corporal.Los factores no verbales generalmente tienen mayor influencia en el impacto total del mensaje que los factores verbales:Impacto total del mensaje = Palabras (7%) + Tono Vocal (38%) + Expresin Facial (55%)Se debe usar con cuidado para no enviar mensajes contradictorios.11

Teora de la Comunicacin EfectivaHabilidades de ComunicacinLenguaje corporal12

Objetivos de la SesinTeora de la Comunicacin EfectivaGestin de las Comunicaciones8.1 Planificar las Comunicaciones8.2 Gestionar las Comunicaciones8.3 Controlar las Comunicaciones13Agenda14reas de ConocimientoGrupo de Procesos de la Direccin de ProyectosIniciacinPlanificacinEjecucinSeguimiento y ControlCierreGestin de la CalidadPlanificar la CalidadRealizar el Aseguramiento de la CalidadControlar la CalidadGestin de Recursos HumanosPlanificar los Recursos HumanosAdquirir el EquipoDesarrollar el EquipoGestionar el EquipoGestin de las ComunicacionesPlanificar las ComunicacionesGestionar las ComunicacionesControlar las ComunicacionesGestin de los RiesgosPlanificar los riesgosIdentificar riesgosAnlisis cualitativoAnlisis cuantitativoPlan de respuestaControlar los RiesgosGestin de las AdquisicionesPlanificar las AdquisicionesEfectuar AdquisicionesControlar las AdquisicionesCerrar las AdquisicionesGestin de los InteresadosIdentificar a los InteresadosPlanificar la gestin de los InteresadosGestionar la participacin de los InteresadosControlar la participacin de los InteresadosGestin de las ComunicacionesQu es la comunicacin?La comunicacin consiste en transferir informacin entre diversos individuos.Consiste en entablar una relacin entre dos individuos o grupos para transmitir de punto a punto un mensaje el cual viajar por algn medio fsico o virtual.

15

Gestin de las ComunicacionesImportanciaLos comportamientos de las personas pueden ser voluntarios o motivados por algn ente externo.En un proyecto, ocurre lo mismo, pero es necesario que estos comportamientos, que finalmente derivarn en el trabajo del proyecto, sean orquestados adecuadamente mediante el envo sucesivo de informacin.

16

Gestin de las Comunicaciones17La principal habilidad de un(a) Director(a) de Proyectos es saber comunicar. No importa qu ttulo tengas y en qu profesin te hayas especializado, si no aprendes a comunicar de manera efectiva no conseguirs proyectos exitosos.

Gestionar la comunicacin: implica definir un conjunto de acciones y procedimientos mediante los cuales se despliegan una variedad de recursos de comunicacin para apoyar la labor de las organizaciones.

Gestin de las ComunicacionesImportanciaA travs de la Gestin en la Comunicacin Interna se facilita el despliegue de todo el aparato comunicacional destinado al personal con el objeto de:

Promover la comunicacin entre los miembrosFacilitar la integracin entre las realizaciones personales y las institucionalesReducir los focos de conflicto interno a partir del fortalecimiento de la cohesin de los miembrosContribuir a la creacin de espacios de informacin, participacin y opinin

18Los DP emplean una gran cantidad de tiempo comunicndose con los otros interesados.Debemos optimizar nuestro tiempo y atencin

SponsorConstruccinPruebasLogsticaCapacitacinLegalEj: temas contractualesEj: Productividady facilidad de usoen el producto finalEj: Liberacin de un producto de calidadEj: Cumplir conEspecificaciones basadas enRequerimientos del usuarioEj: Implantacin yAdministracin eficazEj: Alcance, tiempos y presupuestoComunicacionesComunicacin con los Interesados del Proyecto - Ejemplo19Son personas u organizaciones que estn activamente implicadas en el proyecto, o aquellos cuyos intereses pueden verse positiva o negativamente afectados como resultado de la ejecucin del proyecto o de la conclusin satisfactoria del mismo.El Gestor del proyecto debe identificar quines son las entidades involucradas en el proyecto, determinar cules son sus necesidades y expectativas y de acuerdo a ello dirigir y encaminar dichas expectativas a asegurar el xito del proyecto.

20

Matriz Poder/Inters.

Clasifica a los stakeholders en referencia al poder que poseen y al grado en que, potencialmente, demuestran inters por las estrategias de la organizacin.

El mapa de Poder/Inters se puede utilizar para indicar qu tipo de relacin debe tener la organizacin con cada uno de los grupos.Comunicacin con los Interesados del Proyecto - Ejemplohttp://www.12manage.com/methods_stakeholder_mapping_es.html2021Anlisis de las ComunicacionesEn un proyecto el nmero de canales de comunicacin es n(n-1)/2, donde n es la cantidad de interesados. Ejemplo:Si en el proyecto hay 10 Interesados, el/la director(a) de proyecto tendr que manejar 45 posibles canales de comunicacin.

Por lo tanto un componente clave es determinar y limitar quin se comunicar con quin, y quin recibir determinada informacin.Esto es parte del planeamiento de las comunicaciones.

22

EmisorReceptorMe comunico por escrito o verbalmente?Le dejo una nota o le entrego un informe formal?Se lo comunico personalmente o por mail?Qu me habr querido decir?Qu significar el gesto que hizo?MensajeComunicacin con los Interesados del Proyecto - Ejemplo23Fundamentos de la ComunicacinModelo Bsico de Comunicaciones

La reunin implicar una nueva comunicacinEl equipo de direccin del proyecto gasta gran parte de su tiempo comunicndoseUna ruptura de las comunicaciones puede afectar negativamente al proyecto24Fundamentos de la ComunicacinBarreras para las Comunicaciones

Resultados deseadosObjetivos del ProyectoDemasiada informacinFalta de informacinTiempoFalta de apertura y confianza en las relacionesSemnticaVocabularioRedaccinFiltrosPercepciones y personalidadesDiferencias culturalesConocimiento de lo que se quiere decirGestin del Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, RR HH y Contratos25Fundamentos de la ComunicacinEleccin de medio: Escrito vs oral, Cara a cara vs. E-mailMemo vs. Informe

Estilo de redaccin: Voz activa vs. Voz pasiva, estructura de la oracin, eleccin de las palabras.

Tcnicas de presentacinLenguaje corporal,Ayudas visuales

Tcnicas de gestin de reunionesAgenda adecuada,Gestin de conflictos

Gestin de las Comunicaciones26

Objetivos de la SesinTeora de la Comunicacin EfectivaGestin de las Comunicaciones8.1 Planificar las Comunicaciones8.2 Gestionar las Comunicaciones8.3 Controlar las Comunicaciones27Agenda8.1 Planificar las ComunicacionesEs el proceso utilizado para determinar las necesidades de informacin de los interesados en el proyecto y para definir cmo abordar las comunicaciones; por ejemplo, quin necesita qu informacin, cundo la necesitar, cmo le ser proporcionada y por quin.Los directores del proyecto pasan la mayor parte del tiempo comunicndose con los miembros del equipo y otros interesados, tanto si son internos (en todos los niveles de la organizacin) como externos al proyecto.28

Identificar las necesidades de informacin de los interesados y determinar una forma adecuada de satisfacer dichas necesidades constituyen factores importantes para el xito del proyecto

Recordar!298.1 Mapa del Proceso

Factores Ambientales de la Empresa

Activos de los Procesos de la OrganizacinPlan de Direccin del Proyecto

Plan de Gestin de las Comunicaciones

ReunionesRegistro de InteresadosMtodos de ComunicacinTecnologa de la ComunicacinModelos de Comunicacin

ACTUALIZACIONES

Documentos del Proyecto

8.1 EntradasRegistro de Interesados

Este documento contiene todos los detalles relacionados con los interesados identificados, entre ellos:

La informacin de identificacin.La informacin de evaluacin.La clasificacin de los interesados.

30

308.1 Entradas31

318.1 Entradas

Factores Ambientales de la EmpresaLa estructura de la organizacin tendr un efecto considerable sobre los requisitos de las comunicaciones, por ello es preciso adaptar las comunicaciones al entorno del proyecto.

Activos de los Procesos de la OrganizacinInformacin histrica y lecciones aprendidas proporcionan conocimiento respecto a decisiones tomadas en las comunicaciones y resultados de dichas decisiones.32

32338.1 Herramientas y Tcnicas

348.1 Herramientas y Tcnicas

35

Y yo que pensaba ir a la playa a tomar sol

He escuchado que el sol se va a devaluar.

Modelo Emisor- Receptor: Ejemplo368.1 Herramientas y Tcnicas

378.1 Herramientas y Tcnicas

ReunionesMensajera instantneaSoftware para trabajo colaborativo

Tecnologa para teleconferencia

388.1 SalidasPlan de Gestin de las ComunicacionesForma parte del Plan de Direccin de Proyecto (PDP).

Matriz de comunicacinPara qu sirve?Para asegurar el mantener informados a los Interesados (para asegurar una comunicacin efectiva).Qu incluye?Lista de reportes de avance y contenidos.Documentos de planeacin relevantes y contenidos.Periodicidad de la distribucin.Medio de la Distribuir la informacin.Responsable de emitir el reporte.Cundo utilizarla?Se disea durante la planeacin y se actualiza a lo largo del proyecto.3940

Leyenda@ e-mail impreso * genera la informacinSem: semanalMen: mensualMatriz de comunicacin: Ejemplo41

Informacin requerido por tipo de interesado42Ests trabajando como director del proyecto "Frambuesas disecadas" y tienes cinco personas a tu cargo. Por pedido expreso del patrocinador te agregan tres nuevas personas a tu equipo de trabajo. Cuntos canales de comunicacin se han incorporado?

3361821

Pregunta tipo examen PMPRpta. D) 2142Objetivos de la SesinTeora de la Comunicacin EfectivaGestin de las Comunicaciones8.1 Planificar las Comunicaciones8.2 Gestionar las Comunicaciones8.3 Controlar las Comunicaciones43Agenda44Permite crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y realizar la disposicin final de la informacin del proyecto de acuerdo al plan de gestin de las comunicaciones.

El beneficio clave es que permite un flujo de comunicacin eficaz y eficiente entre los interesados del proyecto.

8.2 Gestionar las Comunicaciones

458.2 Mapa del Proceso

Factores Ambientales de la Empresa

Activos de los Procesos de la OrganizacinComunicaciones del proyectoSistema de Gestin de la Informacin

Plan de Gestin de las ComunicacionesInformes de desempeo del trabajo

Tecnologa de la Comunicacin

Mtodos de ComunicacinModelos de Comunicacin

Informes de desempeo

ACTUALIZACIONES

Documentos del ProyectoPlan de Direccin del Proyecto

Activos de los Procesos de la Organizacin

468.2 EntradasInformes de Desempeo del Trabajo

Son una recopilacin de informacin sobre el desempeo y el estado del proyecto, que puede utilizarse para facilitar la discusin y para crear comunicaciones.

Para optimizar este proceso, es importante que los informes sean integrales, precisos y disponibles en el momento oportuno.

478.2 Herramientas y TcnicasSistema de Gestin de la Informacin

La informacin del proyecto se gestiona y distribuye utilizando una variedad de herramientas, incluyendo:

Copia impresa de gestin de documentos: cartas, memorandos, informes y comunicados de prensa.Gestin de comunicaciones electrnicas: e-mail, fax, correo de voz, telfono, vdeo y conferencia web, sitios web y publicacin web.Las herramientas de gestin de proyectos electrnicos: interfaces web para la programacin y el software de gestin de proyectos, reunin y el software de oficina virtual de apoyo, portales y herramientas colaborativas de gestin del trabajo.

488.2 Herramientas y TcnicasInformes de desempeo

Recoleccin y distribucin de informacin sobre el desempeo, incluyendo los informes de estado, mediciones de progreso, y las previsiones.

La presentacin de informes de rendimiento consiste en la gestin y anlisis peridico de lnea de base frente a datos reales para entender y comunicar los avances y resultados de los proyectos, as como para predecir los resultados del proyecto.

498.2 Herramientas y TcnicasInformes de desempeo

Generalmente provee informacin sobre el desempeo en el alcance, cronograma, costos y calidad.Algunos proyectos requieren tambin informacin sobre riesgos y adquisiciones.508.2 Herramientas y TcnicasInformes de desempeo

518.2 Herramientas y TcnicasInformes de desempeo

528.2 Herramientas y TcnicasInformes de desempeo

PROYECTOSAplica Control de PlazoSi/No ?Fecha de EntregaAmpliacion de PlazoSi/No ?Nueva Fecha de EntregaAlerta RojaRiesgo Gerencia de DivisinComentariosSISTEMA SAB PARA MGSSi15/10/2008Si22/01/2009AltoSe ha informado al Cliente del Atraso a la fecha y el Proyectado. Se ha solicitado la asignacion del Lider Usuario a dedicacion exclusiva del Proyecto para poder cerrar ASAP la fase de Incepcion. Se han cumplido con entregar los 3 tomos del Analisis con toda la informacion disponibleMTCSi01/12/2008Si31/05/2009AltoEl 08/02/2009 se retir al personal del MTC, en el momento se tiene identificado el Gap Funcional (brecha entre las bases y lo que hoy requiere el MTC), se mantiene la comunicacin buscando un eventual acuerdo que permita cerrar el proyecto, en paralelo se est evaluando alternativas de negociacin con soporte legal.CPSAA-DESPACHOSSi09/03/2009Si18/05/2009MedioEl 09/02/2009 se pas a Produccin. An esta en proceso de firma el Acta de aceptacin por las pruebas. En abril se addend soporte mensual hasta el 18 de Mayo con un recurso por $ 4800.ORGANIZACIN Y MEJORAS A LA GESTION DE VENTASSi31/12/2008SiCerradoBajoProyecto Cerrado - Periodo Abril.CONTROL DEL PLAZO : MAYO (13/02/2009)538.2 Herramientas y TcnicasInformes de desempeo

Las proyecciones se actualizan y se vuelven a emitir basados en la informacin de desempeo que se obtiene conforme se ejecuta el proyecto.Esta informacin trata del desempeo pasado y podra impactar al proyecto en el futuro.Bsicamente son el EAC y ETC.

548.2 SalidasComunicaciones del proyecto

Las comunicaciones del proyecto pueden incluir:

Informes de rendimiento, estado de los entregables, progreso horario y el costo incurrido. Comunicaciones del proyecto pueden variar significativamente y estn influenciados por factores tales como, Urgencia y el impacto del mensaje, mtodo de la entrega, y el nivel de confidencialidad.

558.2 SalidasActualizaciones al Plan de Direccin del Proyecto

El plan de gestin del proyecto proporciona informacin sobre las lneas de base del proyecto, la gestin de las comunicaciones y gestin de los interesados. Cada una de estas reas pueden requerir actualizaciones basadas en el desempeo actual de la proyecto en relacin con la lnea base de medicin del desempeo (PMB).

La lnea base de medicin del desempeo general integra alcance, cronograma y costo parmetros de un proyecto, pero tambin pueden incluir parmetros tcnicos y de calidad

568.2 SalidasActualizaciones a los Documentos del Proyecto

Los documentos del proyecto que pueden actualizarse, se incluyen, pero no se limitan a:Registro de Emisin,Cronograma del proyecto y las necesidades de financiacin del proyecto.

578.2 SalidasActualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin

Documentacin sobre lecciones aprendidas. La documentacin incluye las causas de los problemas, el razonamiento detrs de la accin correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas sobre la gestin de las comunicaciones.

Las lecciones aprendidas deben ser documentados y distribuidos de manera que se convierte en parte de la base de datos histricos tanto para el proyecto y la organizacin ejecutante.

58Cul de las siguientes alternativas no se incluye en las habilidades de comunicacin:

a)Escuchar de manera activa y eficaz.b)Resolver conflictos para prevenir impactos positivos.c)Identificar y gestionar expectativas.d)Investigar para identificar o confirmar informacin.

Pregunta tipo examen PMPRpta. B)58Objetivos de la SesinTeora de la Comunicacin EfectivaGestin de las Comunicaciones8.1 Planificar las Comunicaciones8.2 Gestionar las Comunicaciones8.3 Controlar las Comunicaciones59Agenda60Es el proceso de seguimiento y control de las comunicaciones a lo largo de toda la ciclo de vida del proyecto para asegurar que las necesidades de informacin de los interesados en el proyecto se cumplan.

La principal ventaja de este proceso es que asegura un flujo de informacin ptimo entre todos los participantes en la comunicacin, en cualquier momento en el tiempo.

El impacto y las repercusiones de las comunicaciones del proyecto deben ser cuidadosamente evaluados y controlados para asegurar que los mensaje sean entregados al pblico adecuado en el momento adecuado.

8.3 Controlar las ComunicacionesElementos de comunicacin especficos, como temas o indicadores clave de rendimiento (por ejemplo, programacin real vs planificada, costo y calidad), pueden desencadenar una revisin inmediata.60618.3 Mapa del Proceso

Activos de los Procesos de la OrganizacinSistema de Gestin de la Informacin

Plan de Direccin del Proyecto

ACTUALIZACIONES

Documentos del ProyectoPlan de Direccin del Proyecto

Activos de los Procesos de la Organizacin

Comunicaciones del proyecto

Registro de IncidentesDatos del desempeo de trabajo

Juicio de expertos

Reuniones

Informacin sobre el desempeo del trabajoSolicitudes de Cambio

628.3 EntradasRegistro de IncidentesSe utiliza para documentar y monitorear la resolucin de problemas / conflictos. Puede ser utilizado para facilitar la comunicacin y garantizar un entendimiento comn de las discrepancias.

Brinda ayuda en asignar la responsabilidad para resolver los problemas especficos en una fecha lmite.

Esta informacin es importante para el proceso de control de las comunicaciones, ya que proporciona un registro de lo que ya ha sucedido en el proyecto y una plataforma para comunicaciones a futuro que deber ser entregadas.

638.3 EntradasDatos del Desempeo del Trabajo

Organiza y resume la informacin recopilada, y presenta los resultados de un anlisis comparativo con la lnea base de medicin del desempeo.

Son las observaciones y mediciones recabadas durante el curso de la ejecucin del proyecto.

648.3 Herramientas y TcnicasSistema de Gestin de la Informacin

Proporciona un conjunto de herramientas estndar que permite al director(a) del proyecto capturar, almacenar, y distribuir informacin a los interesados de los costos del proyecto, el progreso y el rendimiento.

Ejemplos: Los formatos de distribucin pueden incluir informes tablas, hoja de clculo anlisis y presentaciones; los grficos pueden ser utilizados para crear representaciones visuales de los resultados del proyecto.

658.3 SalidasInformacin sobre el desempeo del trabajo

Es la informacin del desempeo que es elaborada por los diferentes procesos de monitoreo y control, analizados en su contexto e integrados con los datos entre reas de conocimiento.

Estos datos de rendimiento normalmente proporciona el estado y el progreso de informacin sobre el proyecto; con el nivel de detalle requerido por los distintos grupos de inters.

Esta informacin se comunicar a las partes interesadas de proyecto.

668.3 SalidasInformacin sobre el desempeo del trabajo

678.3 SalidasSolicitudes de Cambio

Permite actualizar las estimaciones de costos nuevos o revisados, secuencias de actividades, fechas programadas, necesidades de recursos, y el anlisis de alternativas de respuesta a los riesgos:

Las adaptaciones del plan de gestin de proyectos y documentosLas recomendaciones de acciones correctivas que pueden traer los resultados esperados del proyecto a futuroLas recomendaciones de acciones preventivas que pueden reducir la probabilidad de un desempeo negativo del proyecto

68El director del Proyecto XYZ est informando a los interesados, internos y externos, sobre el desempeo del proyecto. En el informe se presenta el estado actual en relacin a las siguientes variables de la restriccin triple: alcance, tiempo y costo. Este es un informe de:

EstadoSeries de tiempoValor ganadoProgreso del proyecto

Pregunta tipo examen PMPRpta. D) Progreso del proyecto6869Estamos realizando un estudio de mercado para un proyecto de lanzamiento de un nuevo alimento para ancianos. Cules de las herramientas de comunicacin permite mantener el anonimato de los participantes?

Tcnica DelphiTormenta de ideasDistanciasEscucha activa

Pregunta tipo examen PMPRpta. A) Tcnica Delphi69Gestin de las ComunicacionesLecciones aprendidasNo deberamos comenzar a comunicar sobre la marcha, planificar las comunicaciones en forma eficiente es ser proactivo.

Nmero de canales = (n x (n-1)) / 2 [Donde n es el nmero de interesados ]

Un buen plan de comunicaciones incluye quin se comunicar con quin y quin recibir qu tipo de informacin.

La EDT es una buena herramienta de comunicacin.

El/la DP debe asegurar que las personas correctas reciban la informacin apropiada en tiempo y forma.

El/la DP debe asegurar que el mensaje correcto llegue a tiempo a la audiencia correcta.

70Gestin de las ComunicacionesLecciones aprendidasRecomendaciones para reuniones efectivas:

Tener claro el objetivo de cada reunin Programar las reuniones peridicas con anticipacin Distribuir los puntos a revisar por anticipado Establecer horario de inicio y fin, y RESPETARLO Asignar plazos a cada entregable derivado de la reunin Documentar y publicar el acta (minuta) de la reunin

71

72GraciasPreguntas?

Hoja1AAttention (reducir las distracciones)CConcern (preocupacin por la persona, el proceso y los objetivos del proyecto)TTiming (escoger el momento y tiempo apropiados, cuando ninguna de las partes est presionada)IInvolvement (involucrarse mental y emocionalmente)VVocal tones (el tono vocal representa el 38% del mensaje)EEye contact (demuestra que se est prestando atencin)LLook (observar el lenguaje corporal)IInterest (mostrar inters en lo que dice la otra persona)SSummarize (repetir para confirmar y verificar el real significado del mensaje)TTerritory (manejar el espacio apropiadamente, reducir la distancia apropiadamente)EEmpathy (escuchar entre lneas para comprender los sentimientos)NNod (asentir para mostrar que est entendiendo el mensaje)

Hoja2

Hoja3

Hoja1Lenguaje corporalProbable significadoSealamiento (apuntar)AgresividadSusurrar, suspirarImpaciencia, aburrimientoTomarse la cabeza con las manosIncertidumbre, riesgoOcultar, disimular con las manosIncertidumbre con las palabras o deshonestidadInclinarse hacia delanteIntersInclinarse hacia atrs con las manos detrs de la cabezaSuperioridad o confianzaApretar los puos o cruzar los brazosActitud defensivaFrotarse las manosExpectativaSudor en las manosNerviosismo

Hoja2

Hoja3

Hoja1Matriz de ComunicacionesReporte SemanalReporte MensualActas de reuniones internasActas de reuniones con proveedoresSolicitudes de cambioControl presupuestalEstado de comprasEvaluacin de proveedoresPlan del proyectoInteresadoRol en el ProyectoSemMenSemSemOtroMenMenOtroMenConsejo DirectivoCliente@@Felipe HerreraPatrocinador@@@@Juan GanozaGte. del Proyecto* @*@@@* @*Por definirStaff interno@* @* @*** @@David ReateguiResponsable del cambio@@Isabel ValeraResponsable de Sistemas@@@Jimena JaraResponsable de eventos e imagen@@ArquitectoDiseo@Contratistas y proveedoresDiseo e implementacin@

Hoja2

Hoja3

Hoja1Tipo de InteresadoReportes a recibir (contenido principal)Formato requeridoFrecuencia de reporteMecanismo de DistribucinEjecutivo o estrategaReporte de resultados principalesUsar coloresMensualCopia impresa va courierEventos ms significativosUsar diagramas y grficosProblemas ms significativos (incluyendo su solucin)Formato resumidoTrimestralReuniones "cara a cara"Usar poco textoMiembros del Equipo de ProyectoEstado de sus actividadesEstilo check listSemanale-mailItems pendientesDocumentacin detallada y de soporte (de requerirse)QuincenalFaxRecursos empleados y requeridosDurante las reuniones de revisin de estadoOtros InteresadosEstado del proyectoArtculosMensualColocar en documentos de comunicacin organizacionales tales como Journals o NoticiasEventos claveResmenesReporte de resultados

Hoja2

Hoja3