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PROCEDIMIENTO DE CONTROL PATRIMONIAL

IP-AP-01-12

1. OBJETIVO

. .Esta.~lecer I~s mecanismos y criterios uniformes y homogéneos para el control, la fiscalización yla identificación de bienes de la UAT

2. ALCANCE

El proceso de administración comprende los procedimientos de alta, registro en el inventario,veriñcación, cambio de destino, disposición final, baja y control de im..antario de bienes, entre otros.

SIF:

CONAC:

UAT:

DEPENDENCIA:

RESGUARDANTE:

Sistema De Información Financiera.

3. DEFINICIONES YIO ABREVIATURAS

Consejo Nacional de Armonización Contable

Uni\ersidad Autónoma de Tamaulipas

Centro de Educación Superior, Dirección de Área, Coordinación de Área.

Es el titular de la dependencia que firma como responsable ante la Dirección de

Control Patrimonial y la Contraloría General de la Universidad por los activos.

SUBRESGUARDANTE: Es el usuario real del activo, ~

RESGUARDO: Documento mediante el cual se le asigna el bien al empleado, con la finalidad de

tener un control de los mismos responsabilizándolo de su uso y cuidado.

3.1. CONCEPTOS BÁSICOS GENERALES

PATRIMONIO O RIQUEZA: Es el conjunto de bienes y derechos de una persona, empresa o país en unmomento determinado y tiene un valor económico. El patrimonio puede sergravado por deudas y otras relaciones jurídicas susceptibles de repercusióneconómica. El patrimonio está constituido por bienes inmuebles, muebles,títulos, valores, derechos intangibles, acciones, obligaciones y deudas, entreotros.

BIEN: Objeto de aprobación empleado para satisfacer alguna necesidad, cosas oderechos susceptibles de beneficio de carácter patrimonial. Elemento de fortunao riqueza susceptible de aprobación en provecho de un indívduo o de una

colectivdad.

BIENES MUEBLES: Son mercancías cuya "';da útil es mayor a un año y son susceptibles de sertrasladados de un lugar a otro sin alterar su forma, ni su esencia como;mobiliario y equipo de oficina, maquinaria y autornóvles , entre otros.

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;Secretaría deAdministración

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"'~~~SIGC~ ISO 9001:2015

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL PATRIMONIALP-AP-01-12

BIENES INMUEBLES: Son aquellos que no se pueden trasladar sin alterar en algún modo, su forma osustancia, siendo unos por naturaleza y otros por disposición legal (el conceptode bienes inmuebles ha sufrido transformaciones en nuestro tiempo, debido alos adelantos tecnológicos que permiten trasladar bienes inmuebles de un lugara otro sin alguna alteración como ejemplo: monumentos históricos oarquitectónicos ).

BIENES DEL DOMINIO PÚBLICO: Recursos físicos u objetos sometidos exclusivamente a la jurisdicción ycompetencia de los gobiemos estatales, municipales o de organismosautónomos en su caso, son bienes inalienables, imprescriptibles, inembargablesy no están sujetos a gravamen o afectación de dominio alguno, acciónreivindicatoria o de posesión definitiva o posesional, mientras no se pierda estecarácter. Los órganos de gobiemo y los particulares solo podrán adquirir sobreel uso, aprovechamiento y explotación de estos bienes los derechos que la leyestablezca. Además se clasifican en bienes de uso común y bienes destinadosa un servicio público.

CONTROL INTERNO: Se define como el plan que nos permite conocer y estudiar el manejo de lahacienda pública y su patrimonio, analizando su estructura organizacional,permitiéndonos estudiar y evaluar las operaciones sustantivas, la puesta enmarcha de las acciones de modemización y desarrollo administrativoimplantadas que permiten determinar el grado de cumplimiento de los objetivos,metas y prioridades.

INVENTARIO: Recuento y control de los bienes muebles e inmuebles. Su finalidad es llevar acabo un registro de la existencia, cantidad, características, condiciones de uso yvalor, así como de las personas encargadas de su manejo y custodia.

INVENTARIO FíSICO: Es la verificación periódica de las existencias con que cuenta la Universidad.

BAJA DE BIENES: Proceso administratho que se sigue para eliminar un bien del dominio público (\ 1de los inventarios de una unidad administrativa bajo su responsabilidad y' r \resguardo.

4. RECURSOS

4.1 HUMANOS

Todo aquel puesto de la organización que tenga a su cargo patrimonio de la UAT.

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DIRECTOR DE CONTROL PATRIMONIAL

COORDINADOR DE CONTROL DE INMUEBLES

COORDINADOR DE CONTROL VEHICULAR

COORDINADOR DE MOBILIARIO, EQUIPO DEOFICINA, COMPUTO y ESPECIALIZADO

COORDINADOR OPERACIONESPATRIMONIALES

COORDINADOR CONSOLIDACiÓN yREAPROVECHAMIENTO DE BIENES

Coordinar y controlar las actiwdades que le corresponden acada empleado, dar seguimiento a las actividades para apoyaren dudas y aclaraciones. Delegar obligaciones a losempleados, etc.

Registro, control y supervisión de bienes inmuebles de laUniversidad, desincorporación de bienes muebles deestimaciones de obras, etc.

Altas y bajas de seguros de vehículos oficiales y particulares,pago de impuestos y derechos de vehículos oficiales.

Actualización de inventarios, 'lñsita física, control deexpedientes, etc.

Es el encargado de realizar los trámites legales, bajas deplacas, encargada de Seguros Paquete Empresarial yAeronave.

Recepción de Bienes Muebles nuevos, recepción de BienesMuebles usados, Clasificación de Bienes Muebles usados,entrega de Bienes Muebles al usuario final, Elaboración deActa Circunstancial de Hechos para la baja de Bienes Mueblesinservibles.

La Contraloría General, el Abogado General y el Comité de Operaciones Patrimoniales coadyuvan conla Dirección de Control Patrimonial en algunas etapas del procedimiento.

4.2 INFRAESTRUCTURA

Computadoras PC, computadora laptop, impresoras de código de barras Zebra Z4M, imprconvencional, terminal portátil con lector integrado para toma de fotografías y firmas electrónicas, cámdigitales, copiadora, escáner, engargoladora, etc.

4.3 AMBIENTE DE TRABAJO

Condiciones adecuadas para el desarrollo de las actiwdades realizadas.

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5. DESARROLLO

5.1 PLANEACIÓN

El Director de Control Patrimonial revisará anualmente el método de detección de adquisiciones deactivos fijos, su control, reasignación y baja, incluido el sistema de identificación, los registros que genera laactividad, y el recurso humano necesario para llevar a cabo el programa.

5.2 DESARROLLO

El registro de bienes en el inventario se realiza conforme las Normas, Acuerdos, Lineamientos yDisposiciones emitidas por el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC), además de lo dispuestoen el Reglamento de Control Patrimonial de la Universidad Autónoma de Tamaulipas (UAT).

5.2.1. PROGRAMA DE ACTUALIZACiÓN DEL INVENTARIO DE BIENES

El Director de Control Patrimonial elabora el Plan de levantamiento de Inventarios de Bienes Muebles eInmuebles, con la intervención y conformidad de la Contraloría General. Dicho plan contempla la visita a lasdiferentes dependencias para realizar el inventario de bienes; las visitas se realizan anualmente con base a ladisponibilidad presupuestal y al calendario académico o administrativo de las dependencias.

5.2.2. CRITERIOS GENERALES

• El resultado de los inventarios representa el valor de los bienes propiedad de la universidad, destinadosa la venta, a la producción o para su utilización.

• En el reconocimiento inicial y posterior de activos, se aplicarán los criterios establecidos en lasPrincipales Reglas Generales y Específicas del Registro y Valoración del Patrimonio emitidos por laCONAC, así como en las reglas establecidas para la ejecución de los diversos programas y proyectos.

• Tratándose de adquisiciones de bienes muebles, con un costo igual o mayor a 15 veces el salariomínimo general vigente de la zona económica "A" del país, deberán registrarse contablemente como unaumento en el activo y aquellas con un importe inferior se registrará contablemente como un gasto, enambos casos se afectará el presupuesto de egresos en la partida y programas correspondientes. ~

• En complemento al párrafo anterior, tratándose de adquisiciones de bienes muebles con un cosmenor a 15 veces el salario mínimo general vigente de la zona económica "A" del país, deberánregistrarse contablemente como actito los conceptos siguientes:

Muebles de oficina y estantería tales como: estantes, percheros, escritorios, sillas y mesas (a excepciónde aquellas fabricadas mediante inyección de plástico), sillones, anaqueles, archiveros, libreros,pupitres, caballetes, restiradores.

Mobiliario y equipo educacional y recreativo tales como: muebles especializados para uso escolar,aparatos para parques infantiles, mesas especiales de juegos.

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PROCSJIMIENTO DE CONTROL PATRIMONIALP-AP-01-12

Equipo de comunicación y telecomunicaciones tales como: aparatos de comunicación satelital,microondas, trasmisores receptores; radar, sonar, radionavsqación y video; amplificadores, equipostelefónicos, telegráficos, fax.

Equipo de cómputo y de tecnología de la información tales como: servidores, computadoras, lectoras,terminales, tableros de control, equipos de conectividad, unidades de almacenamiento, impresoras,lectores ópticos y magnéticos.

Equipos de aparatos audiovisuales tales como: proyectores, micrófonos, grabadores, televisores, ~pedestal para micrófono, diademas o audífonos.

• El valor de adquisición de bienes comprenderá el precio de compra, incluyendo el Impuesto al ValoreAgregado (en aquellos casos que no sea acreditable), aranceles de importación y otros impuestos queno sean recuperables, así como otros gastos asociados directa e indirectamente a la adquisición, loscuales se considerarán como costos acumulados. Se exceptúa de incluir el IVA a las actividades yservicios brindados por CEPROTAM, CIDIPORT y por el Instituto de Ingeniería y Ciencias, así como portodo centro profesional de la Universidad que se encuentre en un futuro bajo el mismo tratamiento.

• Los terre.nos y .Ios edifi~i.os son .acti\Os independientes y .se tratarán. co~~a~lemente por separado, ~incluso SI han sido adquiridos conjuntamente. Los terrenos tienen una VIda Ilimitada y por tanto ~

Acr. 08/02120

• Los activos intangibles refieren el monto de derechos por el uso de activos de propiedad industrial,comercial, intelectual y otros. Los desembolsos posteriores a la adquisición de un activo intangibledeben incorporarse en el actho sólo cuando sea posible que este desembolso vaya a permitir a dichoactivo generar rendimientos económicos futuros o un potencial de servicio y el desembolso puedaestimarse y atribuirse directamente al mismo. Cualquier otro desem bolso posterior debe reconocersecomo un gasto en el resultado del ejercicio.

• Se consideran como activo fijo los bienes intangibles, tales como licencias de permiso de software,redes de cómputo y disco duro entre otros, siempre y cuando contemplen en su periodo mayor un (1)año de vigencia y garantía como mínimo, sin embargo se deberá establecer controles intemos por partede la Dirección de Tecnologías de la Información hacia los servidores públicos correspondientes para susalvaguarda.

• Los programas informáticos integrados en un equipo que no puedan funcionar sin él, serán tratadoscomo elementos del activo. Lo mismo se aplica al sistema operativo de un equipo de cómputo.

• En ningún caso podrán figurar en el activo los gastos de mantenimiento de la aplicación informática.

• Tratándose específicamente del registro y control de vshlculos automotores estos deberán contenercomo mínimo, un número de serie, sea por el chasis o por el número de motor según corresponda.

• Las reconstrucciones, adaptaciones o mejoras, será capitalizable el costo incurrido cuando prolongue lavida útil del bien, por lo tanto incrementan su valor y la vida útil estimada en un principio para el bienoriginal.

• Los muebles y equipos que son adquiridos para adicionarse e incorporarse a un bien inmueble,mediante la ejecución de obra pública nueva o por remodelaciones, se consideran activos sujetos ainltentariarse. Las dependencias encargadas de la ejecución, recepción, supervisión y control de obracoadyuvarán con la Dirección de Control Patrimonial en el procedimiento correspondiente.

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deprecian. Los edificios tienen una vida limitada y, por tanto, son activos depreciables. Un incrementoen el valor de los terrenos en los que se asienta un edificio no afectará a la determinación del importedepreciable del edificio. ~

• En el caso de los bienes inmuebles, no podrá establecerse un valor inferior al catastral que I .corresponda. .

• Todo elemento componente de los bienes muebles e inmuebles que haya sido objeto de -.enta odisposición por otra vía, debe ser dado de baja del balance, al igual que cualquier elemento del activoque se haya retirado de forma permanente de uso, siempre que no se espere obtener rendimientoseconómicos o potencial de servicio adicionales por su disposición final.

• En caso de no conocerse el valor de adquisición de algún bien, el mismo podrá ser asignado, para finesde registro patrimonial, considerando el valor de otros bienes con características similares o, en sudefecto, el que se obtenga a través de otros mecanismos que se juzgue pertinente.

• La Uni-.ersidad publicará el inventario de sus bienes a través de intemet, el cual será actualizado ovalidado, por lo menos, cada seis meses.

• Cuando se realice la transición de una administración a otra, los bienes que no se encuentreninventartados o estén en proceso de registro y hubieren sido recibidos o adquiridos durante el encargode su administración, deberán ser entregados oficialmente a la administración entrante a través de unacta de entrega y recepción. La administración entrante realizará el registro e in-.entario y se formalizaráal cumplir con el procedimiento de alta correspondiente descrito en el presente proceso deAdministración de lnvantarios de Bienes Muebles e Inmuebles.

5.2.3. ACTUALlZACIÓN PERMANENTE DEL INVENTARIO.

"Alta, Registro y Control de Bienes".El alta de bienes en el lnventarío es simultánea con la recepción definitiva del bien. Los motivos de las altaspueden ser:

1) Compra;

2) Donación,

3) Transferencia y comodato; o

4) Verificación de inventarios

Todos los e-.entos que afecten económicamente a la Uni-.ersidad, serán cuantificados en términos monetarios yse registrarán al costo histórico o al valor económico más objetlvo, registrándose en moneda nacional.

El costo histórico de las operaciones corresponde al monto erogado para su adquisición conformea la documentación contable original justificativa y comprobatoria, o bien a su valor estimado o deavalúo en caso de ser producto de una donación, expropiación, adjudicación o dación en pago.

El valor de los bienes muebles al momento de efectuar su alta en los inventanos será el utilizadopara el registro de su recepción. Es decir, el valor de adquisición, el estimado haya sido

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Docum eutc co nu-o lndu por t-I SI<;(' pOI'mcdio-, l'I{,(:trúml'Os.

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El levantamiento de inventario o la actualización del mismo, es la venñcación periódica de lasexistencias con que cuenta la Universidad, debiendo llevar a cabo una práctica por lo menos una vez al año ybásicamente al cierre del ejercicio. Lo anterior para contar con información actualizada que permita conocer almomento, cuántos y cuáles son los bienes muebles que se tienen, así como las áreas a las que estánasignados para poder tomar decisiones en el manejo y administración de los mismos. Dicha actividad serácoordinada por la Dirección de Control Patrimonial y la participación directa de cada dependencia de laUnivsrsidad, posteriormente los resultados deberán conciliarse con la información disponible en el sistema.

Para proceder con la actualización del inventario, se deben tener las etiquetas impresas, así como loslistados de bienes adquiridos por cada dependencia en el periodo a inventariar, los cuales se obtienen medianteel SIF como un Reporte por Ejecutora R-AP-01-12-01.

Ya que se cuenta con la documentación, se contacta a la dependencia para programar la visita fíSiC~en la cual se localizan los bienes, se coloca la etiqueta correspondiente, se toman fotografías de los bienes, se\erifica el estado en el que se encuentran y se obtiene la información del usuario final (nombre y número deempleado) de cada bien, para el Reporte por SubResguardante R-AP-01-12-02 o Resguardo Vehicular RAP-01-12-03 según sea el caso.

Los bienes no localizados en las dependencias de la universidad, se detallan en el formato de Reportede Activo No Localizado R-AP-01-12-05, el cual es turnado al titular del área a efecto de que proporcione loselementos necesarios u observaciones que permitan su \erificación física o su depuración del inventario.Si el activo fijo es intangible, delicado y/ o especializado, se registra en el Reporte de Activos No EtiquetablesR-AP-01-12-04. En ambos casos, la etiqueta se coloca en el reporte.

Las dependencias cuentan con recursos propios para la adquisición de bienes, los cuales también se

identifican y registran en la visita física. ~

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donado o el valor asignado de acuerdo al costo de producción cuando fuera de fabricación otransformación propia.

El alta de los bienes se genera a partir de la adquisición de los activos mediante el soporte documental(póliza, factura, entrada a almacén y requisición). Dicha información es registrada en el Sistema de InformaciónFinanciera (SIF), sistema digital que permite obtener un adecuado control del patrimonio. En dicha actividad seasienta el valor, uso o destino de los bienes, se determina la cantidad y el estado físico de los mismos, seasienta la información contable, presupuestal y técnica correspondiente.

Para el registro de los bienes, el SIF genera automáticamente un número de ínventario único, el cualpermite la identificación del bien, así como también, conocer la ubicación del mismo.

Posteriormente, se imprime la etiqueta correspondiente, la cual está conformada por un código debarras, el número de inventario y la clasificación a la que pertenece, esto para tener un mejor control sobre los

bienes.

Cuando la cantidad y diversldad de materiales y productos dificulte el registro de los bienes, éste puedeefectuarse por resúmenes o grupos de artículos, siempre y cuando aparezcan discriminados como registrosauxiliares identificándolo por unidades, grupos homogéneos y/o lote no etiquetables.

5.2.4. LEVANTAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

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En el caso de las transferencias de activos, activos no localizados, o irregularidades identificadas almomento de la visita, se notifican a la Contraloría General, la cual decidirá cómo proceder. Las inconsistenciasdeberán ser revisadas, identificando movmíentos (altas, transferencias y bajas) no registrados y proceder a suregularización tanto en el inventarlo como en la contabilidad.

Para concluir la visita física, se levanta un acta de cierre en la cual se menciona cualquier irregularidadidentificada, anexando oficios y/o solicitudes por parte de la dependencia, dicha acta se anexa en el expedientede la ejecutora correspondiente.

Posteriormente el personal de Control Patrimonial, realizará los Reporte por SubResguardante R-AP-01-12-02 o Resguardo Vehicular R-AP-01-12-03 según sea el caso, y realizará una segunda visita para lafirma de los mismos. Dichos resguardos serán anexados al expediente de la ejecutora correspondiente.

Para finalizar se crea un Reporte Final de cada ejecutora lnventaríada, el cual está compuesto poroficios, reportes, solicitudes, fotografías, y toda la información que se recabó durante la visita.

Se procederá a la baja de los bienes realizándose el procedimiento adrninistratbo correspondiente,notificándose a la Contraloría General de la Universidad cuando:

a) Como resultado de la realización de inventarlos los bienes no sean localizados, se efectuarán lasin-.estigaciones necesarias para su localización. Si una vez agotadas las in-.estigacionescorrespondientes los bienes no son encontrados, se levantará el acta administrativa y se tumará a laContraloría General para el dictamen procedente y los efectos correspondientes.

b) El bien se hubiere extraviado, robado o siniestrado, se deberá levantar acta administrativa haciendoconstar los hechos, así como cumplir los demás actos y formalidades establecidas en la legislaciónaplicable en cada caso. En los que se requiera la transmisión de dominio a favor de lasaseguradoras, se procederá previamente a su desincorporación del régimen de dominio público.

Periódicamente debe realizarse la depreciación de los bienes de acuerdo a la normatividad emitida poCONAC. Asimismo las mejoras que sufran los bienes en su proceso de conservación deben reflejarse envaluación.

Nota 1. Los vehículos de uso operativo deberán exhibir en sus portezuelas delanteras o en algún lugarvisible la identificación oficial de la Uni-.ersidad mediante calcomanía o rotulado permanente. Aquellosque por naturaleza de las funciones de las unidades administrativas, no deberán contar con estaidentificación, tendrá que tener la autorización de la Contraloría General de la Universidad.

Nota 2. Para el registro en el inventarlo correspondiente del equipo de cómputo deberá asignarse comoun todo, incluyendo en el resguardo cada uno de los componentes que lo integran.

En el caso del alta de -.ehículos, también considerados bienes muebles, posterior al procedimientoantes mencionado, se procede al aseguramiento del mismo, el cual se realiza mediante lo establecido en lalnstrucclén de Trabajo pa ra Asegu ramie nto de Vehicu los IT-AP-<l1-12-<121

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5.3 DISPOSICiÓN FINAL y BAJA DE BIENES MUEBLES

El Comité de Operaciones Patrimoniales de la Unlversidad de acuerdo a las disposiciones aplicablesautorizará en su caso, la disposición final de bienes previo dictamen de no utilidad observando el procedimientoestablecido por el Reglamento de Operaciones Patrimoniales.

La Universidad sólo operará la baja de sus bienes en los siguientes supuestos:

1. Cuando se trate de bienes no útiles, y

2. Cuando el bien se hubiere extraviado, robado o siniestrado, debiendo levantar acta como constancia

de los hechos y cumplir con las formalidades establecidas en las disposiciones legales aplicables.

Las dependencias de la UAT que lo requieran, podrán solicitar por oficio dirigido al Director de ControlPatrimonial la baja, transferencia o cambio de subresguardante de un bien, siguiendo el procedimientoespecificado en la Instrucción de Trabajo para la Baja, Transferencia o Cambio de Subresguardante deBienes Muebles IT-AP-01-12-01.

5.3.1. BAJA DE BIENES MUEBLES POR OBSOLESCENCIA

Los bienes muebles no útiles y sujetos de baja, deberán contar con un dictamen de afectación,justificando que por sus características y condiciones de uso, los bienes son susceptibles de ser consideradoscomo inservibles o que se haya determinado que su reparación es incosteable para la universidad. El Comitéuna vez concluido el procedimiento, emitirá el acuerdo correspondiente mediante el cual se formalizará eldestino final o la baja de los bienes.

Para el caso de equipo de cómputo podrá considerarse como no utilidad la obsolescencia del mismo,siempre y cuando no exista dentro de la Universidad un uso alternatbo que justifique su permanencia.

5.3.2. BAJA DE BIENES MUEBLES POR ROBO O SINIESTRO

En el caso de extravío o siniestro de bienes se dará inicio al procedimiento de baja con la presentacióndel acta circunstanciada de hechos; la Dirección de Control Patrimonial emitirá el dictamen de afectacióncorrespondiente; en el caso de bienes robados se dará aviso al Abogado General para su participación directaen la presentación de la denuncia correspondiente.

Para llevar a cabo este procedimiento de baja, es necesario contar con un expediente que contenga lasiguiente documentación:

• Acta de Contraloría General o documento donde se informe del robo o accidente del bien,

señalando en la misma, si se finca o no responsabilidad.~

ISecretaría deAdministración

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PROCEDIMIENTODE CONTROLPATRIMONIALP-AP-01-12

• Dictamen de afectación emitido por la Dirección de Control Patrimonial, mediante el cual se

proponga el destino final del bien.

• Copia certificada u original del acta del ministerio publico

• Copia de la póliza del seguro y/o copia del dictamen del seguro, en su caso

• Constancia de ingreso a la Secretaría de Finanzas

• Registro de la baja en la actualización del inventario

• Registro contable por la baja.

5.3.3. BAJA DE BIENES MUEBLES POR ENAJENACiÓN;

La Universidad a través del Comité y previo dictamen de afectación podrá enajenar bienes mueblesmediante licitación pública, invitación a cuando menos tres personas y por invitación interna a trabajadoresunlversitartos.

La Dirección de Control Patrimonial, deberá contar con un estudio técnico, en el que justifique que losmismos, por sus características o condiciones de uso son susceptibles de enajenación.

El estudio contará con la siguiente documentación:

• Fotografías que muestren el estado actual de los bienes muebles• En caso de ..ehículos, avalúo por perito calificado en la materia, el cual debe ser en hoja membretada

con firma y sello de quien lo emita.• Acta del comité donde se autorice la baja del bien, especificando los motivos de la baja y destino de los

recursos.

El Comité una vez concluido el procedimiento, emitirá el acuerdo correspondiente mediante el cualformalizará el destino final o la baja de los bienes.

• Si el destino final es la destrucción de los bienes muebles, ésta deberá realizarse en presencia delDirector de Control Patrimonial, del Contralor General y del Abogado General de la Uni..ersidad, selevantará constancia documental y evidencia fotográfica de los hechos; a dicho evento se podrá invitarcomo testigo a la Auditoría Superior del Estado.

• Registrar la baja de los bienes muebles, en la actualización de inventartos del mes correspondiente y enel in..entario de bienes muebles.

Nota 3. Para la baja de activos fijos, adicionalmente el procedimiento deberá ajustarse a lo previsto enel Reglamento de Operaciones Patrimoniales.

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5.3.4. BAJA DE BIENES MUEBLES POR INSERVIBLES U OBSOLETOS MEDIANTE ACTAADMINISTRATIVA.

En los casos en que una ejecutora solicite por oficio; la baja de bienes muebles por inservible uobsoletos deberá sujetarse al siguiente procedimiento:

• La ejecutora solicitante de la baja deberá elaborar oficio dirigido a la Dirección deControl Patrimonial, solicitando la baja de los activos considerados inservibles uobsoletos, en el que deberá especificar la descripción de cada bien, así como élnúmero de inventario y a falta de este número de serie del mismo.

• La Dirección de Control Patrimonial, al recibir el oficio de solicitud de baja de bienesmuebles usados por inservibles u obsoletos por parte de una ejecutora, se coordinarácon la Contraloría General, para entender lo solicitado y proceder a su destrucción oventa directamente a un tercero, siempre y cuando el importe total de los bienesmuebles a enajenar no exceda a 72 días de salario m ínimo vigente de la zonaeconómica "A" y como resultado se emitirá una acta administrativa que valide el acta ypermita a su vez formar parte del dictamen, que deberá someterse a la consideracióndel Comité de Operaciones Patrimoniales para su acuerdo final.

• El personal comisionado, deberá obtener evidencia fotográfica de los bienes en el oficiode solicitud de baja y en su caso, anexar la ficha del depósito bancario correspondiente.

• Una vez terminado el procedimiento, la Dirección de Control Patrimonial, a través delSecretario Ejecutivo del Comité de Operaciones Patrimoniales, presentará al Comité eldictamen de afectación, con el fin de que se autoricen las bajas de dichos bienes delpatrimonio de la Universidad.

5.4 PROCESO DE ADMINISTRACiÓN DE BIENES INMUEBLES.

El proceso de administración comprende los procedimientos de alta, avalúo, asignación o cambio dedestino, desincorporación y disposición, entre otros. Se incluye terrenos, viviendas, edificios no habitacionales,infraestructura y otros bienes inmuebles.

Conforme el Estatuto Orgánico de la Universidad, los bienes inmuebles que forman parte del patrimoniouniversitario y que estén destinados a sus servicios, serán inalienables y sobre ellos la Institución no podráconstituir ningún gravamen. Cuando un inmueble deje de ser útil a la Universidad, podrá ser enajenable poracuerdo de la Asamblea Universitaria y previo informe del Patronato.

El valor de los bienes inmuebles al momento de efectuar su alta en los inventarios de activo fijo, será elde su adquisición. Respecto de los bienes inmuebles construidos por la misma Universidad, el valor se asignaráde acuerdo al costo de inversión realizada en el mismo. En ningún caso se deberá establecer un valor inferior alcatastral que le corresponda.

Lo anterior, considerando la normativa aplicable en cada caso.

'. UNIVERSIDAD .~f > AUTÓNOMA de Secretaría del i. TAMAULIPAS ~~SIGC Administración'fI/7'tNftIo....'"!::aPAO,II'..l.UU..I'IIOIIIIJAb ~ 150 9001:2015

Fecha creación: Fecha actualización: Cláusula: Versión: t"aglna:27/03/2017 27/03/2017 7.1.3 1 12 de 18

PROCEDIMIENTO DE COI'ITROL PATRIMONLA.L

I~P-AP-01-12

5.4.1. ALTA DE UN INMUEBLE

Las altas, pueden ser por:1) Adquisición,

2) Nacionalización,

3) Expropiación,

4) Donación,

5) Regularización,

6) Otro(s). Cualquier otro acto jurídico que trasmita el dominio.

5.4.2. AVALÚO DE INMUEBLES

Los avalúos serán realizados de acuerdo a las normas, procedimientos, criterios y metodologías decarácter técnico que dicten las autoridades en las materias a nivel federal, estatal y municipal.

5.4.3. ASIGNACiÓN O CAMBIO DE DESTINO

El cambio de destino de un inmueble puede ser dispuesto por la Asamblea General para atender lasnecesidades de la misma institución.

5.4.4. DESINCORPORACIÓN

La desincorporación de los inmuebles se materializará cuando se dicte el correspondiente actoadministrativo por la Asamblea Universitaria, a solicitud del responsable inmobiliario prevo dictamen deafectación que emita el Comité de Operaciones Patrimoniales, cuando los bienes no sean útiles paraUniversidad.

Los actos de administración que requieren la desafectación preva del bien son realizados a través de laAsamblea Universitaria. El acto por el cual se aprueba la disposición genera automáticamente el registrocontable dando de baja en el patrimonio el respectivo bien.

5.5 ALMACÉN

La Universidad cuenta con un almacén de concentración de bienes muebles nuevos o aquellos usadosdeclarados como no útiles por las diversas ejecutoras.

ACf 08/0212017

0 UNIVERSIDAD .,~ iSecretaría deAUTÓNOMA de.!, TAMAULIPAS ~~SIGC AdministraciónVMkl","O,IIlLLlU .... O.l."O ~ ISO 9001:2015

Fechacreación:Fha actualización: Cláusula: Versión: Pagina:27/03/2017 27/03/2017 7.1.3 1 13 de 18

PROCEDIMIENTO DE CONTROL PATRltv'ONIALP-AP-01-12

5.5.1 PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER EL DESTINO FINAL DE LOS BIENES USADOSDECLARADOS COMO NO ÚTILES:

a) Las ejecutoras solicitarán la baja de los bienes muebles considerados como no útiles, mediante oficiodirigido a la Dirección de Control Patrimonial, el cual deberá contener la descripción del bien, número deinventario y número de serie;

b) El personal de la Dirección de Control Patrimonial clasificará los activos recibidos con el fin dedeterminar su reparación o resguardo para futuras transferencias o en su caso;

e) Se emitirá dictamen de afectación a dichos bienes, cuyo destino final sea la enajenación, destrucción odonación;

d) Se dará cuenta al Comité de Operaciones Patrimoniales, para efecto que autorice el dictamen deafectación correspondiente.

5.5.2 PROCEDIMIENTOS PARA ENTREGA DE BIENES MUEBLES NUEVOS:

El personal de la Dirección de Control Patrimonial, llevara a cabo lo siguiente:a) Recibirán del proveedor los bienes muebles que se adquieran por medio del departamento de

adquisiciones y otras ejecutoras;

b) Cotejaran los bienes muebles recibidos contra la factura correspondiente y en su caso contra elproyecto del cual provengan los recursos para su adquisición;

e) Registrarán los bienes en el Sistema Integral de Información Académica Administrativa, denominadoSIF;

d) Se elaborarán los resguardos y etiquetas de control de inventario correspondientes a cada bien;

e) Se colocarán etiquetas, se firmarán los resguardos y se entregarán a las ejecutoras correspondientes.

6. EVALUACiÓN DEL DESEMPEÑO

6.1 SEGUIMIENTO

Dando seguimiento a la Actualización de Inventario planteado para el presente año.

6.2 MEDICiÓN

Cumplimento al 90% de las actividades programadas

Actividades realizadas/actividades programadas

.~~rlSIGC

~ ISO 9001:2015

Secretaría detAdministración

aqma:

14 de 18Versión:

1Cláusula:

7.1.3Fecha creac

27/03/2017Fecha actualización:

27/03/2017


6.2.1 INDICADORES

Actividades realizadas/actilAdades programadas * 100

NOTA: El porcentaje de avance de un año corresponde al indicador del levantamiento de inventario deactisos adquiridos el año anterior.

6.2.2 SATISFACCiÓN DE CLIENTESNo aplica para el presente procedimiento.

6.3 ANALlSIS y EVALUACiÓN

Periódicamente, por medio de reuniones con todo el personal de este departamento, o individualmente,se I.¬ rificael cumplimiento de las actlwdades planeadas según las fechas establecidas por el Director para elcumplimiento de cada activdad, así como también, el personal de esta dependencia reporta los avances alDirector para dudas y aclaraciones de la activdad que se está realizando.

No se realizan análisis estadísticos de cumplimiento de actividades diarias ya que éstas no cuentan confecha límite para su cumplimiento. Las activdades diarias son: autorización de cuentas, captura de cuentas, altade seguros de I.¬ hículos nuevos, baja de seguros, baja de I.¬ hículos por pérdida total por robo o dañosmateriales, etc. Estas actividades se realizan conforme se van presentando.

En el caso de la actualización de inventarios, el Director del departamento realiza el plan de trabajo, confechas establecidas para el cumplimiento de dicha actividad. El personal realiza la actualización y I.¬ rificacióndel inventario del año en curso, para finalizar en las fechas establecidas por la Ley de ContabilidadGubemamental y los lineamientos de la Universidad.

6.4 ANÁLISIS DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES

Ver matriz de riesgos y oportunidades R-ED-01-02-03

6.5 SALIDAS NO CONFORME

Aquellos activos de ejecutoras que se encuentran sujetos de levantamiento físico de inl.¬ ntarioy quesus características concuerden con las especificadas en la factura y papelería anexa, o bien no seencuentran físicamente en la ejecutora, se consideran bienes muebles no localizados.Así mismo aquellos actkos que dado a sus condiciones uso, tamaño o intangibilidad no es posibleadherirle la etiqueta de identificación de inventario, se consideran bienes muebles no etiquetables.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA y DERIVADOS

7.1 DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

Reglamento de Operaciones Patrimoniales

.~,?lSIGC

~ ISO 9001:2015

ISecretaría de:Administración

Fecha creación:27/03/2017

Fecha actualización:27/03/2017

aglna:Cláusula:7.1.3

Versión:1 15 de 18


Dirección Dirección Hasta su Dependiendo Archivode Control Copias de control actualización de la MuertoPatrirronial Patrirronial CONAC

Dirección Dirección Hasta su Dependiendo Archivode Control Copias de control actualización de la MuertoPatrirronial Patrirronial CONAC

7.1.1 DOCUMENTOS EXTERNOS

Ley GeneraldeContabilidad

Gubernamentalde losEstadosUnidos

Mexicanos

DOF12-nov-2012

IReglasy

Valoración delPatrirronio

CONAC

por objeto delgasto (catálogode cuentas

CONAC

7.2 DOCUMENTOS DERIVADOS

7.2.1 INSTRUCCIONES DE TRABAJO

IT-AP-01-12-01

Direcciónde ControlPatrirronial

Hasta su Dependiendoactualización del CongresoUAT Copias

Instrucción De Trabajo Para La Baja, Transferencia o Cambio DeSubresguardante De Bienes Muebles.

IT-AP-01-12-02 Instrucción de Trabajo para el Aseguramiento de Vehículos

IT-AP-01-12-03 Instrucción de Trabajo para Indemnización de Vehículos Siniestrados Por Pérdida

TolaL ~

ACT 08/02/2017101111110 th ]ll «ccdi mic 1110 R \1' 01-01-01 \ú·.!~ Docum cutu controlado P(U l'l SIC.( pOI nn-diov dt'tl.tllllCOS_t!!. \l"\'(I!l l'l \I~tnlí. ...., 'l' tun\ult.¡ (lid "I,\lt 111.1de .I(IIIl I 111",1I.IUOII \ UHItIOI tll' dncumcuto , l \ I Docs.

ArchivoMuerto

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~ ISO 9001:2015

Secretaría deIAdministración

t"agma:

16 de 18Fecha creación:


27/03/2017Cláusula:

7.1.3Versión:

1


7.2.2 DIAGRAMA DE FLUJO

Secretaría deAdministración

Fecha creación: Versión:2710312017

Contactara lasdependencias para la

visita

Determinar el responsablede 10.50bienes

1: ElSIFgenera el número de inventario automaticamente al momento de la captura2: Se menciona y se adjuntan en el Acta de cierre los documentos por parte de las dependencias en donde solicitan bajas o transferencias de bienes. asítambién 105ofidos en los que se notifica que no se localizaron los bienes, añadiendo el número de inventarlo del bien no localizado.3: Documentos que integran el expediente de cada ejecutora:

- Oficio de Comisión- Reporte por Ejecutora- Oficios y solicitudes por parte de la Ejecutora- Acta de cierre- Resguardos

Josdocumentos firmados y sellados por laspersonas Involucradas)LasCoordinaciones se entenderan como Coordinación de Control de Inmuebles, Coordinacion de Control Vehicular, Coordinación de Mobiliario,de Oficina, Cómputo y Especializado,Coordinación de Operaciones Patrimoniales y Coordinación de Consohdactón y reaprovechamiento de Bienes.

\.

~ UNIVERSIDAD .~ Secretaría de¡:¡ " ~ .,\UTÓNOMA d e~",,_.~J; TAMAULIPAS ~~SIGC ,Administraciónv"aDAD,IIl..LJ:U•.. OIIDAD ii:iII ISO 9001:2015


ICláusula:

1IVersión:

I

Página:

127/03/2017 27/03/2017 7.1.3 1 17 de 18PROCEDIMIENTO DE CONTROL PATRIMONIAL

P-AP-01-12

7.2.3 DOCUMENTOS Y REGISTROS

Papel o Auxiliar de Dirección deR-AP-01-12-01 Reporte por Ejecutora Control de Control 10 años Archivo Muertoelectrónico Activos Fijos Patrimonial

Reporte por Papel y Auxiliar de Dirección deR-AP-01-12-02 Control de Control 10 años Archivo MuertoSubResguardante electrónico Activos Fijos Patrimonial

R-AP-01-12-03 Resguardo Vehicular Papel y 10 años Archivo Muertoelectrónico Activos Fijos Patrimonial

Reporte deActivos Papel y Auxiliar de Dirección deR-AP-01-12-04 Control de Control 10 años Archivo MuertoNo Etiquetables electrónico Activos Fijos Patrimonial

Reporte deActivos Papel y Auxiliar de Dirección deR-AP-01-12-05 Control de Control 10 años Archivo MuertoNo Localizados electrónico Activos Fijos Patrimonial

Registro de Entradas Papel y Auxiliar de Dirección deR-AP-01-12-06 Control de Control 5 años Archivo Muertoal Almacén electrónico Activos Fijos Patrimonial

Registro de Salidas Papel y Consolidación y Auxiliar de Dirección deR-AP-01-12-07 del Almacén electrónico Reaprovechamien Control de Control 5 años

lo de Bienes Activos Fijos PatrimonialMuebles

y Auxiliar de Dirección deR-AP-01-12-08 Baja o Cambio De Papel y Coordinación de Control de Control 2 añosSeguros De Autos Y electrónico Control Vehicular Activos Fijos PatrimonialPick Ups Residentes

Consolidación yLa Solicitud de Baja, ReaprovechamienTransferencia o Papel y to de Bienes. Auxiliar de Dirección de

R-AP-01-12-09 Cambio de Coordinación de Control de Control 10 años Archivo MuertoSubresguardanle de electrónico Mobiliario, Equipo Activos Fijos Patrimonial

Bienes Muebles de Oficina,Computo y

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FOI"JII:llo{k pr'o~Tdillli{'1I10 R-\P-UI-OI-OI ,'n. Documento co ntro lu do pUf (·1SH;C pOI'medios dl'rlrúnu:os.'1vcrstón es \'igl'n{(' si H' con sulta ('TIel sis tcma de admi nistruciún y control (k dncumcnto s lYIDo('s.

.~~SIGC

~ ISO 9001:2015

ISecretaría deIAdministración

aglna:

18de 18Versión:

1Cláusula:

7.1.3Fecha creación:


27/03/2017

PROCEDIMIENTO DE CONTROL PATRlMONIALP-AP-01-12

7.2.4 PROTECCiÓN DE LA INFORMACiÓN DOCUMENTADA

La confidencialidad de la información documentada del presente procedimiento es a través de los permisosasignados en el sistema de administración y control de documentos UATDocs, así como el almacenamientodigital en el servidor asignado en el Site de la Dirección de Sistemas Adrninistratbos. En el caso de losdocumentos impresos el almacenamiento se mantendrá en archivo físico en la Dirección de Control Patrimonial.

ACT 08/0212017101111.11011\ PIOUthllllllllo R-\P-UI Ol-nl \n.1 ~ . Docum euto co ntrolu do ptH II SI(.( pOI nn-dio s lll'(tIOIll('OS

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