universidad tecnolÓgica...

I

PORTADA

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

CAMPUS SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS

SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE:

LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA C.P.A

TEMA:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA MEJORAR EL CONTROL

INTERNO INTEGRAL DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y

CRÉDITO ANTORCHA LIMITADA.

AUTORA: Amparo Jaramillo Jumbo

Director: Ing. Fernando Borja

Quinindé – Ecuador

2013

II

DERECHO DE AUTORIA

Las opiniones vertidas en la presente tesis de grado, son de exclusiva

responsabilidad de la autora, y el patrimonio intelectual pertenece a los

autores mencionados en las bibliografías y en base a las investigaciones

realizadas en la propia cooperativa.

Amparo Jaramillo

CI. 080225435-9

III

CERTIFICACIÓN

Yo, Fernando Marcelo Borja Borja, en mi calidad de Tutor del Proyecto de

Investigación, nombrado por el Director de Educación a Distancia de la

Universidad Tecnológica Equinoccial, Matemático Mauricio García:

CERTIFICO:

Haber dirigido, revisado y analizado el Proyecto de Investigación con el

tema:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA MEJORAR EL CONTROL

INTERNO INTEGRAL DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO

ANTORCHA LIMITADA, presentado por Amparo de Jesús Jaramillo Jumbo,

como requisito previo para optar por título Licenciado En Contabilidad y

Auditoría.

El mismo que considero debe ser aprobado por reunir los requisitos legales,

viabilidad e importancia del tema:

Ing. Fernando Marcelo Borja Borja

DIRECTOR

IV

AGRADECIMIENTO

A Dios todo poderoso por haberme iluminado y acompañado dándome la

fortaleza necesaria para cada uno de mis pasos a lo largo de esta carrera

para poder culminarla con éxito.

A la Universidad Tecnológica Equinoccial y a la Cooperativa de Ahorro Y

Crédito y Antorcha Limitada., por haber ejecutado y facilitado la realización

de las investigaciones y aplicaciones de encuestas sin la cual no hubiera

sido posible la elaboración del presente trabajo.

A mi director de tesis, Ing. Fernando Borja quien aún sin conocerme me

brindó su paciencia y apoyo desprendido, impartiéndome sus conocimientos

profesionales y científicos en la culminación de este trabajo.

Amparo Jaramillo

V

DEDICATORIA

La presente tesis, la dedico a mi hija Milady, por ser el pilar fundamental de

mi esfuerzo y lucha constante para que ésta sea una herencia y ejemplo de

vida en su futuro profesional.

A mi padre Eladio, por su paciencia y apoyo en todas las situaciones que

atravesé durante mis estudios.

A mi madre Graciela y a mis hermanas, por su cariño y comprensión

incondicional en todos los momentos cuando los necesité.

Amparo Jaramillo

VI

INDICE

PORTADA ........................................................................................................... I

DERECHO DE AUTORIA ................................................................................... II

CERTIFICACIÓN ............................................................................................... III

AGRADECIMIENTO ......................................................................................... IV

DEDICATORIA .................................................................................................. V

INDICE .............................................................................................................. VI

ÍNDICE DE GRÁFICOS .................................................................................... XI

ÍNDICE DE TABLAS ........................................................................................ XII

CAPITULO I ........................................................................................................ 1

EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN ......................................................... 1

1.1 INTRODUCCIÓN ..................................................................................... 1

1.2 PROBLEMATIZACIÓN ............................................................................. 3

1.2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................... 3

1.2.1.1 DIAGNOSTICO: ............................................................................ 3

1.2.2 PRONÓSTICO: ................................................................................. 4

1.2.3 CONTROL DEL PRONÓSTICO: ...................................................... 4

1.2.4 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ................................................... 4

1.2.5 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA: ............................................ 4

1.3 OBJETIVOS ............................................................................................. 5

1.3.1 OBJETIVO GENERAL: ..................................................................... 5

1.3.2 OBJETIVO ESPECÍFICOS: .............................................................. 5

1.4 JUSTIFICACIÓN ...................................................................................... 6

1.4.1 JUSTIFICACIÓN TEÓRICA: ............................................................. 7

1.4.2 JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA: ................................................ 7

1.4.3 JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA: ........................................................... 8

1.5 HIPÓTESIS / IDEA A DEFENDER ............................................................ 8

1.6 VARIABLES ............................................................................................. 8

1.6.1 INDEPENDIENTES: .......................................................................... 8

1.6.2 DEPENDIENTES: ............................................................................. 9

1.7 INDICADORES ........................................................................................ 9

VII

CAPITULO II ..................................................................................................... 10

MARCO TEORICO ........................................................................................... 10

2.1 CONTROL INTERNO ............................................................................. 10

2.2 MANUAL DE CONTROL INTERNO ....................................................... 10

2.2.1 DEFINICIÓN. .................................................................................. 10

2.2.2 OBJETIVO GENERAL DE CONTROL INTERNO. .......................... 11

2.2.3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL MANUAL DE CONTROL

INTERNO. .................................................................................................. 13

2.2.4 CAMPO DE APLICACIÓN .............................................................. 14

2.3 PROCEDIMIENTOS POLITÍCOS ........................................................... 14

2.3.1 OBJETIVO: ..................................................................................... 14

2.3.2 BENEFICIOS: ................................................................................. 15

2.3.3 DEFINICIÓN DE COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO ....... 16

2.3.4 CLASES DE CONTROLES ............................................................. 16

2.3.5 FASES DEL CONTROL .................................................................. 17

2.3.6 PRINCIPIOS DEL CONTROL ......................................................... 18

2.3.7 REGLAMENTO INTERNO (Selección De Personal) ...................... 19

2.3.8 ADMINISTRATIVO .......................................................................... 25

2.3.9 OPERACIONES .............................................................................. 26

2.3.10 POLÍTICAS CONTABLES ......................................................... 30

2.3.11 LOS REGISTROS CONTABLES: ................................................ 32

2.3.12 ESTADOS FINANCIEROS: ........................................................ 33

2.3.13 ESTRUCTURA ORGÁNICA ........................................................ 36

2.3.14 NIVELES DE RESPONSABILIDAD ........................................... 37

CAPITULO III .................................................................................................... 40

MARCO METODOLÓGICO.............................................................................. 40

3.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN .......................................................... 40

3.1.1 TIPOS DE INVESTIGACIÓN .......................................................... 40

3.1.2 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN ................................................... 41

3.2 POBLACIÓN Y MUESTRA ..................................................................... 42

3.2.1 MUESTRA TIPO Y CÁLCULO…………………….……......………42

3.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN ..................... 44

VIII

3.4 ORGANIZACIÓN TRATAMIENTO Y TIPO DE ANÁLISIS DE LA

INFORMACIÓN. ..................................................................................... 45

3.5 DISEÑO DE INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN ............................ 46

3.5.1 ENCUESTA .................................................................................... 46

3.5.2 CUESTIONARIOS .......................................................................... 46

CAPÍTULO IV ................................................................................................... 50

SITUACIÓN DIAGNÓSTICA ............................................................................ 50

4.1 ANÁLISIS DE RESULTADOS DE LOS INSTRUMENTOS DE

INVESTIGACIÓN DE LOS CUESTIONARIOS APLICADOS A LOS

SOCIOS INTERNOS (EMPLEADOS DE LA COOPERATIVA) .............. 50

4.2 ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO APLICADO A LOS CLIENTES (SOCIOS), EXTERNOS DE LA COOPERATIVA……………………………......58 4.3 ANÁLISIS FODA………………………….………………………………..…64

4.3.1 FORTALEZAS Y DEBILIDADES DE LA MATRIZ FODA ................ 65

4.4 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN CONTROL INTERNO ............................. 66

4.4.1 ANALISIS DE FORTALEZAS ......................................................... 66

4.4.2 ANALISIS DE DEBILIDADES ......................................................... 67

CAPITULO V: ................................................................................................... 68

PROPUESTA .................................................................................................... 68

5.1 MANUAL DE CONTROL INTERNO ....................................................... 68

5.1.1 INTRODUCCIÓN ............................................................................ 68

5.1.2 OBJETIVOS: ................................................................................... 69

5.2 POLITICAS CONTABLES ...................................................................... 70

5.2.1 ÁREA ADMINISTRATIVA ............................................................... 70

5.2.2 ORGANIGRAMA ............................................................................. 72

5.2.3 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA ASAMBLEA

GENERAL. ................................................................................................. 73

5.2.4 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES CONSEJO DE

VIGILANCIA. .............................................................................................. 74

5.2.5 RESPONSABILIDADES Y ATRIBUCIONES DEL CONSEJO DE

ADMINISTRACION .................................................................................... 75

5.2.6 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ DE

ASUNTOS SOCIALES............................................................................... 76


EDUCACIÓN. ............................................................................................ 77

IX

5.2.8 DESCRIPCIÓN DEL CARGO DEL GERENTE ............................... 77

5.2.9 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL GERENTE. ....... 77

5.2.10 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR ...... 78

5.2.11 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CONTADOR . 79

5.2.12 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA

TESORERA. .............................................................................................. 79

5.2.13 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DE CAJA. ............. 80

5.2.14 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA

SECRETARIA (SERVICIO AL CLIENTE) .................................................. 80

5.2.15 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL

DEPARTAMENTO DE CRÉDITO. ............................................................. 81

5.2.16 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL

DEPARTAMENTO LEGAL. ....................................................................... 82

5.3 INSTRUCTIVOS DE PROCEDIMIENTOS .............................................. 83

5.3.1 CARTERA DE CRÉDITO ................................................................ 83

5.3.2 ADMINISTRACIÓN DEL CRÉDITO. ............................................... 84

5.3.3 ACTUALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN. .............................. 84

5.3.4 PERFIL DE CLIENTE ..................................................................... 84

5.3.5 SEGUIMIENTO ............................................................................... 88

5.3.6 DEMANDA DE PAGOS .................................................................. 89

5.3.7 MOROSIDAD .................................................................................. 89

5.3.8 ACTIVIDADES ................................................................................ 90

5.3.9 ACTIVIDADES QUE LA COOPERATIVA NO FINANCIA: .............. 90

5.3.10 SUJETOS DE CRÉDITOS: ......................................................... 90

5.3.11 NO SERÁN CONSIDERADOS SUJETOS DE CRÉDITO: .......... 92

5.3.12 FLUJOGRAMAS DE LOS PROCESOS ...................................... 93

5.3.13 FLUJOGRAMA PARA EL PROCESO DEL CRÉDITO ............... 94

5.3.14 FLUJOGRAMA PARA EL PROCESO DE COBRANZA ................. 99

5.3.15 SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA ............................ 100

5.3.16 CAJA ......................................................................................... 101

5.3.17 ASPECTOS CONTABLES: ....................................................... 101

5.3.18 INGRESOS DE CAJA: .............................................................. 102

5.3.19 EGRESOS DE CAJA: ................................................................ 103

5.3.20 CIERRE DE CAJA: .................................................................... 103

X

5.3.21 NORMAS GENERALES DE CAJA: ........................................... 104

5.3.22 CONCILIACIÓN DE FONDOS: ................................................. 104

5.3.23 INVERSIONES O DEPÓSITOS A PLAZO FIJO........................ 105

5.3.24 PAGO DE OBLIGACIONES ...................................................... 106

5.3.25 CONTROL DE EFECTIVOS ...................................................... 106

5.3.26 DISPOSICIONES GENERALES ............................................... 108

5.3.27 INTERESES Y CAPITALIZACIÓN ............................................ 110

5.3.28 CANCELACIÓN DE CUENTAS................................................. 110

5.3.29 FLUJOGRAMA PARA EL PROCESO DE CONTABILIZACIÓN

DE OPERACIONES ................................................................................ 111

5.4 INDICADORES- C.M.I. ......................................................................... 113

5.4.1 INIR KPI 3M s ........................................................................ 113

5.5 ANÁLISIS DE SENSIBILIDAD .............................................................. 115

5.5.1 SOCIO-CULTURAL ...................................................................... 115

5.5.2 ORGANIZACIONAL ...................................................................... 115

5.5.3 ECONÓMICO ............................................................................... 116

5.5.4 LEGAL .......................................................................................... 116

5.6 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACIÓN

DEL SISTEMA PROCEDIMIENTO DE CONTROL ............................... 117

CAPITULO 6: ................................................................................................. 118

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................. 118

6.1 CONCLUSIONES ................................................................................. 118

6.2 RECOMENDACIONES ........................................................................ 119

BIBLIOGRAFIA .............................................................................................. 121

LEYES Y NORMAS ........................................................................................ 122

WEBGRAFÍA .................................................................................................. 122

ANEXOS ......................................................................................................... 123

XI

ÍNDICE DE GRÁFICOS

GRÁFICO 1. ¿CONOCE USTED SI EXISTE UN MANUAL DE CONTROL

INTERNO EN LA COOPERATIVA? .......................................................... 50

GRÁFICO 2. CONOCE USTED QUE SIGNIFICA EL CONTROL INTERNO

INTEGRAL DE UNA EMPRESA ................................................................ 51

GRÁFICO 3 ¿CREE USTED QUE EL CONTROL INTERNO INTEGRAL DE

LA COOPERATIVA SE DESARROLLA A TRAVÉS DE ACTITUDES

FAVORABLES QUE PERMITEN LA AGILIDAD Y OPTIMIZACIÓN DE

LOS SERVICIOS EN BENEFICIO DE LOS CLIENTES? ............................ 52

GRÁFICO 4 ¿EL PERSONAL DE LA COOPERATIVA TIENE LOS MÁS

ALTOS ESTÁNDARES EN CUANTO A LOS PRINCIPIOS ÉTICOS, QUE

PERMITEN MANTENER UN AMBIENTE LABORAL ADECUADO? .......... 53

GRÁFICO 5 ¿EN QUÉ PORCENTAJE CREE QUE LA ADECUADA

INFRAESTRUCTURA QUE POSEE LA COOPERATIVA PERMITE UN

BUEN DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES Y CONTROL INTERNO? . 54

GRÁFICO 6 ¿EL AMBIENTE DE TRABAJO EN EL CUAL REALIZA SUS

ACTIVIDADES CONTRIBUYE A TENER UN CONTROL INTERNO

ADECUADO? ............................................................................................ 55

GRÁFICO 7 DESCRIBA BREVEMENTE LAS CONDICIONES DE TRABAJO

EN EL CUAL REALIZA SUS ACTIVIDADES .............................................. 56

GRÁFICO 8 ¿EXISTEN CAPACITACIONES QUE LE AYUDEN A ESTAR AL

DÍA CON LOS AVANCES DEL CONTROL INTERNO? ............................. 57

GRÁFICO 9. ¿LA INFRAESTRUCTURA DE LA QUE SE DISPONE ES

SUFICIENTE Y ADECUADA PARA EL CUMPLIMIENTO DE SUS

FUNCIONES? ............................................................................................ 58

GRÁFICO 10. ¿SON SUFICIENTES LOS ESPACIOS FÍSICOS DE LOS QUE

DISPONE LA COOPERATIVA? ................................................................. 59

GRÁFICO 11. ¿CADA UNA DE LAS OFICINAS SON ADECUADAS Y

AMPLIAS PARA LOS EMPLEADOS? ........................................................ 60

GRÁFICO 12. ¿EL ÁREA DE ATENCIÓN AL PÚBLICO ESTÁ BIEN

DISTRIBUIDA Y PERMITE VISUALIZAR TODAS LAS ÁREAS? ............... 61

GRÁFICO 13. ¿CUENTAN CON SEGURIDAD PRIVADA? .............................. 62

XII

GRÁFICO 14 ¿SE TIENE UN SISTEMA DE QUEJAS Y SUGERENCIAS? ....... 63

GRÁFICO 15 . ORGANIGRAMA ELABORADO CON EL PRESIDENTE DE LA

COOPERATIVA. ........................................................................................ 72

GRÁFICO 16 . FLUJOGRAMA DE APERTURA DE UNA CUENTA DE

AHORROS ................................................................................................. 93

GRÁFICO 17. FLUJOGRAMA PARA EL PROCESO DEL CRÉDITO ............... 96

GRÁFICO 18. FLUJOGRAMA PARA EL PROCESO DE COBRANZA ............ 99

GRÁFICO 19. FLUJOGRAMA PARA EL PROCESO DE CONTABILIZACIÓN

DE OPERACIONES ................................................................................. 111

ÍNDICE DE TABLAS

TABLA 1 TABLA DE INDICADORES ................................................................. 9

TABLA 2¿CONOCE USTED SI EXISTE UN MANUAL DE CONTROL

INTERNO EN LA COOPERATIVA? .......................................................... 50

TABLA 3. CONOCE USTED QUE SIGNIFICA EL CONTROL INTERNO

INTEGRAL DE UNA EMPRESA ................................................................ 51

TABLA 4 ¿CREE USTED QUE EL CONTROL INTERNO INTEGRAL DE LA

COOPERATIVA SE DESARROLLA A TRAVÉS DE ACTITUDES

FAVORABLES QUE PERMITEN LA AGILIDAD Y OPTIMIZACIÓN DE

LOS SERVICIOS EN BENEFICIO DE LOS CLIENTES? ............................ 52

TABLA 5 ¿EL PERSONAL DE LA COOPERATIVA TIENE LOS MÁS ALTOS

ESTÁNDARES EN CUANTO A LOS PRINCIPIOS ÉTICOS, QUE

PERMITEN MANTENER UN AMBIENTE LABORAL ADECUADO? .......... 53

TABLA 6 ¿EN QUÉ PORCENTAJE CREE QUE LA ADECUADA

INFRAESTRUCTURA QUE POSEE LA COOPERATIVA PERMITE UN

BUEN DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES Y CONTROL INTERNO? . 54

TABLA 7 ¿EL AMBIENTE DE TRABAJO EN EL CUAL REALIZA SUS

ACTIVIDADES CONTRIBUYE A TENER UN CONTROL INTERNO

ADECUADO? ............................................................................................ 55

TABLA 8 DESCRIBA BREVEMENTE LAS CONDICIONES DE TRABAJO EN

EL CUAL REALIZA SUS ACTIVIDADES .................................................... 56

TABLA 9. ¿EXISTEN CAPACITACIONES QUE LE AYUDEN A ESTAR AL

DÍA CON LOS AVANCES DEL CONTROL INTERNO? ............................. 57

XIII

TABLA 10. ¿LA INFRAESTRUCTURA DE LA QUE SE DISPONE ES

SUFICIENTE Y ADECUADA PARA EL CUMPLIMIENTO DE SUS

FUNCIONES? ............................................................................................ 58

TABLA 11. ¿SON SUFICIENTES LOS ESPACIOS FÍSICOS DE LOS QUE

DISPONE LA COOPERATIVA? ................................................................. 59

TABLA 12. ¿CADA UNA DE LAS OFICINAS SON ADECUADAS Y AMPLIAS

PARA LOS EMPLEADOS? ........................................................................ 60

TABLA 13. ¿EL ÁREA DE ATENCIÓN AL PÚBLICO ESTÁ BIEN

DISTRIBUIDA Y PERMITE VISUALIZAR TODAS LAS ÁREAS? ............... 61

TABLA 14. ¿CUENTAN CON SEGURIDAD PRIVADA? ................................... 62

TABLA 15. ¿SE TIENE UN SISTEMA DE QUEJAS Y SUGERENCIAS? .......... 63

TABLA 16. MATRIZ FODA ............................................................................... 64

TABLA 17. FORTALEZAS Y DEBILIDADES DE LA MATRIZ FODA ................ 65

TABLA 18. ANÁLISIS DE LAS FORTALEZAS .................................................. 66

TABLA 19. ANÁLISIS DE LAS DEBILIDADES ................................................. 67

TABLA 20. CARACTERÍSTICAS DE LOS SUJETOS DE CRÉDITO DE LA

COOPERATIVA ......................................................................................... 90

TABLA 21. SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL ....................... 117

1

CAPITULO I

EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN

1.1 INTRODUCCIÓN

Las entidades dentro del proceso de diseñar el Sistema de Control Interno,

tienen que elaborar sus procedimientos integrales (Manuales de Control

Interno), los cuales son la base primordial para poder desarrollar

adecuadamente sus operaciones o actividades, establecer

responsabilidades de los funcionarios, información, medidas de seguridad y

objetivos que participen en el cumplimiento con la misión institucional

propuesta

El Sistema de Control Interno aparte de ser una política de gerencia y siendo

una exigencia constitucional y legal, se constituye en las directrices

principales de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los

mejores resultados, con calidad y eficiencia.

En razón de esta importancia que adquiere el Sistema de Control Interno

para cualquier entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de

procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal

soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren

para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en

todos los procesos.

2

Por lo antes manifestado, el presente Manual de Procedimientos para el

Control Interno Integral será el documento principal de control de la

Cooperativa de Ahorro y Crédito “Antorcha Limitada” del Cantón Quinindé y

servirá para establecer los métodos y procedimientos a ser aplicados para

brindar la protección adecuada de todos los activos propiedad de la

organización, al mismo tiempo que se convertirá en una herramienta

fundamental para obtener y brindar la información correcta y confiable, y

como fundamental función del presente manual será dar fiel cumplimiento a

las normas para llevar a cabo, todas y cada una de las operaciones,

impidiendo realizar la toma de decisiones del personal basadas en la

improvisación.

También, se considera como uno de los principales objetivos del presente

Manual el resguardo de todos los activos propiedad de la organización. La

misión: establecer un adecuado sistema de control interno, que redunde en

beneficio de la organización y de su personal.

Para la implementación y exitosa difusión del presente manual se requiere

del apoyo de todo el personal, especialmente del Consejo Directivo de la

Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Limitada del Cantón Quinindé,

quienes funcionarán como vigilantes y evaluadores de los informes que sean

emanados por la Dirección Ejecutiva y demás unidades organizativas de la

cooperativa, quienes deben brindar sin reserva alguna, todo el apoyo

necesario a la Dirección Ejecutiva y a la institución para su implementación

exitosa.

3

Por tanto, la organización debe establecer valores institucionales, principios

y reglas de conducta, los perfiles del talento humano y de los puestos y las

políticas de capacitación y formación y la permanente actualización frente a

las estrategias y a la forma de desarrollar adecuadamente esos procesos,

todo con el fin de que se desarrolle y solidifique una cultura de autocontrol,

autocorrección y autorregulación.

Como dichos códigos pueden vulnerarse, deben consagrarse las medidas

administrativas, las medidas correctivas y las sanciones correspondientes en

caso de incumplimiento, sin perjuicio de las responsabilidades legales que

en cada caso puedan resultar, e incentivos en los casos en que presenten

propuestas relevantes y de posible implantación en la organización.

1.2 PROBLEMATIZACIÓN

1.2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.2.1.1 DIAGNOSTICO:

La Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Limitada del Cantón Quinindé

al no contar con un manual de procedimientos para el Control Interno

Integral, se ve afectada en su desarrollo y crecimiento, lo que no le permite

brindar un mejor servicio a los habitantes del Cantón Quinindé, mediante la

dotación servicios como la atención al cliente, en la actualidad la amplia

gama de servicios como , retiros, depósitos créditos, para construcciones,

préstamos para implementar negocios, por esta razón considero que es

4

importante la elaboración de un Manual de Control Interno, que establezca

una estructura y funcionalidad más adecuada y eficiente.

1.2.2 PRONÓSTICO:

La falta de un Manual de Procedimientos de Control Interno Integral

oportuno puede llevar a la Cooperativa a presentar serios inconvenientes e

inconsistencias en sus procedimientos, en el mediano y largo plazo, no

prestará los servicios adecuadamente, disminuirá sus ingresos y rentabilidad

lo que puede ocasionar la pérdida de clientes y hasta el cierre de la misma.

1.2.3 CONTROL DEL PRONÓSTICO:

Si se elabora y se aplica adecuadamente el Manual de Procedimientos para

Mejorar el Control Interno Integral, La Cooperativa de Ahorro y Crédito

Antorcha Limitada brindará un mejor servicio y podrá ampliar su cobertura de

clientes produciendo mayor rentabilidad.

1.2.4 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿La falta de un Manual de Procedimientos en la Cooperativa de Ahorro y

Crédito Antorcha Ltda., afectará su buena marcha y funcionamiento?

1.2.5 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA:

¿Cuenta la Cooperativa con un diagnóstico de la situación

administrativa actual?

5

¿Se ha evaluado las consecuencias, de no tener un manejo adecuado

en el área de crédito y cobranzas?

¿Será necesario realizar una restructuración en el personal

encargado del manejo de atención al cliente, créditos y caja?

¿Qué procedimientos se debe seguir para controlar los ingresos y

egresos?

¿Tener un manual de procedimientos contribuirá a mejorar el área de

crédito y cobranza produciendo una mayor rentabilidad de la

Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda?

1.3 OBJETIVOS

1.3.1 OBJETIVO GENERAL:

Elaborar un Manual de Procedimientos de Control Interno Integral con el fin

de controlar los movimientos de cada uno de los departamentos, que permita

mejorar la eficiencia y rentabilidad de la Cooperativa de ahorro y Crédito

Antorcha Ltda.

1.3.2 OBJETIVO ESPECÍFICOS:

Realizar un diagnóstico del manejo de créditos y cobranzas aplicado,

para determinar el grado de confiabilidad y veracidad.

Identificar las consecuencias de no presentar un adecuado manejo de

créditos y cobranzas, para conocer el grado de competitividad y

rentabilidad de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda.

6

Realizar una restructuración del personal delegando cargos y

funciones específicas a cada empleado para un correcto desempeño

y organización de la Cooperativa.

Proponer el modelo de registro de los ingresos, egresos, para el

control de la caja.

Diseñar el Manual de Procedimientos de Control Interno Integral que

permita mejorar los procesos tendientes a aumentar la rentabilidad de

la Cooperativa

1.4 JUSTIFICACIÓN

El desarrollo actual de las Cooperativas de Ahorro y Crédito en el país hace

que cada día se necesite de herramientas eficientes, eficaces y efectivas,

para controlar su situación financiera, administrativa y de servicios con el fin

de alcanzar niveles altos de competitividad y productividad, por esto se

necesita de un adecuado control interno que reflejará las expectativas

internas y externas en el mejoramiento continuo y de atención a los clientes,

el realizar un diseño de un Manual de Control Interno Integral para la

Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha limitada del cantón Quinindé,

permitirá mejorar sus debilidades e incrementar sus fortalezas

institucionales, se sistematizarán los procedimientos administrativos,

financieros y operativos, con el fin de alcanzar un desarrollo sustentable,

optimizar recursos y ser competitivos ante la presencia de las otras

instituciones financieras.

7

Al aplicar este diseño se destacará las áreas administrativas, operativas,

financieras y de atención al cliente enfocándose al desarrollo proactivo de la

entidad, así también será parte de una guía con la cual la cooperativa

fortalecerá sus debilidades y eliminará sus amenazas.

Los beneficiarios de este diseño de control interno serán los socios que

depositan sus dineros en la Cooperativa como eje principal ya que

mantendrán la confianza en la institución, en segundo eje estarán los

empleados de la Cooperativa ya que con esto manejarán los recursos

administrativos, financieros y operativos eficientemente y en tercer eje está

el Estado ya que contará con una institución financiera sólida internamente.

1.4.1 JUSTIFICACIÓN TEÓRICA:

La presente investigación dará la solución más adecuada al problema, esto

permitirá eliminar la problemática que actualmente enfrenta la institución.

Al realizar un Manual de Procedimientos para el Control general de la

institución, se mejora el manejo de créditos y cobranzas y atención al cliente,

caja, de una manera eficiente en la entrega de nuestra gama de servicios a

nuestros clientes de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda.

1.4.2 JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA:

La presente propuesta estará basada principalmente en una investigación de

campo ya que emplea básicamente la información obtenida a través de las

técnicas de observación y encuestas, esta información se obtiene de fuentes

8

primarias, es decir de donde se originan la información , es de

acontecimientos, el ambiente natural , éstas técnicas de investigación de

campo emplean sus propios procedimientos e instrumentos para la

recolección de datos, junto a los mecanismos específicos de control y

validez de la información.

1.4.3 JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA:

La finalidad es afianzar el posicionamiento de Servicios en la Cooperativa de

Ahorro y Crédito Antorcha Ltda., del Cantón Quinindé en el mercado, por ello

la necesidad de llevar un verdadero Control Interno Integral, que permita al

empresario realizar las transacciones correctamente, además de conocer las

existencias de los servicios con exactitud, para garantizar mejores resultados

de rentabilidad y competitividad, incrementando las ventas de los servicios,

contribuyendo al progreso y desarrollo del Cantón Quinindé.

1.5 HIPÓTESIS / IDEA A DEFENDER

La elaboración de un Manual de Procedimientos para el Control Interno

Integral de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda., permitirá

mejorar la atención a los socios, incrementar la rentabilidad económica y

optimizar el tiempo.

1.6 VARIABLES

1.6.1 INDEPENDIENTES:

Manual De Procedimientos

9

1.6.2 DEPENDIENTES:

Mejor Organización

Control Eficiente

1.7 INDICADORES

Objetivo especifico

Variable

Unidad

de medida

Instrumento técnico o método

de medida

Tiempo

de medición

Realizar un diagnóstico del manejo de los créditos que se ha estado aplicando, para determinar el grado de confiabilidad y veracidad.

Créditos Dólares Análisis Financiero

Al inicio del

periodo

Identificar las consecuencias de no presentar un adecuado manejo de los créditos para conocer el grado de competitividad y rentabilidad de la empresa.

Rentabilidad dólares Análisis Financiero

Durante el

periodo

Realizar una restructuración del personal delegando cargos y funciones específicas a cada empleado para un correcto desempeño y organización de la cooperativa.

Organización de la empresa

% Curriculum Al final

del periodo

Desarrollar el Manual de Procedimientos de Control Interno Integral

Rentabilidad % Análisis de los diferentes departamentos

Al inicio del

periodo

Proponer un modelo de cómo registrar los ingresos egresos de caja.

Rentabilidad % Análisis financiero

Durante el

periodo

Tabla 1 Tabla de Indicadores

10

CAPITULO II

MARCO TEORICO

2.1 CONTROL INTERNO

“El control interno se define como un proceso efectuado por el

personal de una entidad, diseñado para conseguir unos objetivos

específicos. La definición es amplia y cubre todos los aspectos de

control de un negocio pero al mismo tiempo permite centrarse en

objetivos específicos.”1

El control en su concepción más general examina y censura con anterioridad

suficiente, determinada realidad que aprueba o corrige. Este puede ser

externo, de gestión e interno. Es conveniente destacar que en la práctica los

dos últimos convergen en un solo.

2.2 MANUAL DE CONTROL INTERNO

2.2.1 DEFINICIÓN.

Es un documento que contiene en forma ordenada y sistematizada las

instrucciones e información sobre políticas, funciones, sistemas,

procedimientos y actividades de la Empresa.

Además se define el control interno como "un proceso" efectuado por

1 http://www.gestiopolis.com/dirgp/auditoria.htm

11

la junta directiva de la entidad, la gerencia y demás personal,

diseñado para proporcionar seguridad razonable relacionada con el

logro de objetivos en las siguientes categorías:2

Eficacia y eficiencia en las operaciones.

Fiabilidad de la información financiera y operativa.

Salvaguardad recursos de la entidad.

Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

Prevenir errores e irregularidades.

2.2.2 OBJETIVO GENERAL DE CONTROL INTERNO.

Dotar a la administración de un instrumento que describa y unifique los

procedimientos y criterios mínimos que faciliten la evaluación del sistema de

control interno por parte de las Unidades de Control Interno, con el fin de:

Conceptuar sobre su calidad y eficiencia.

Fomentar su fortalecimiento, proporcionando información retro

alimentadora para la toma de decisiones en el proceso de gestión de

la empresa, contribuyendo así, a mejorar la eficiencia y efectividad, lo

que redundara en:

Aportar buenas prácticas administrativas y financieras, e incentivar la

conformación de sistemas de información gerencia.

Proteger los activos que son utilizados para las actividades de la

empresa.

Obtener la información exacta.

2http:/ /www.suagm.edu/umet/biblioteca/pdf/guiaRevMarzo20126taEd.pdf

12

Creación de normas y procedimientos internos.

Hacer que los empleados respeten las leyes y los reglamentos

internos y externos.

Elementos del control interno.

Para que la administración pueda lograr los objetivos de control

interno de la entidad, es necesario aplicar los siguientes elementos:3

Ambiente de control. Está dado por los valores, la filosofía, la

conducta ética y la integridad dentro y fuera de la organización.

Es necesario que el personal de la Empresa, los clientes y las

terceras personas relacionadas con la compañía, los conozcan

y se identifiquen con ellos.

Evaluación de riesgos. Consiste en la identificación de los

factores que podrían hacer que la entidad cumpla sus objetivos

propuestos. Cuando se identifiquen los riesgos, éstos deben

gestionarse, analizarse y controlarse.

Procedimientos de control. Son emitidos por la dirección y

consisten en políticas y procedimientos que aseguran el

cumplimiento de los objetivos de la entidad y que son

ejecutados por toda la organización. Además de brindar la

medidas necesarias para afrontar los riesgos.

Supervisión. Mediante en monitoreo continuo efectuado por la

administración se evalúa si los funcionarios realizan sus tareas

3MOLINOS EL FENIX. Manual de Funciones de la Empresa Molinos el Fénix. Riobamba,

Editorial Freire, 2007

http://www.auditoresycontadores.com/contabilidad/como-se-clasifican-las-empresas

13

de manera adecuada o si es necesario realizar cambios. La

supervisión comprende supervisión interna (Auditoria Interna)

por parte de la personas de la empresa y evaluación externa

(Auditora Externa) que la realizan entes externos de la

Empresa.

Sistemas de información y comunicación. Se utilizan para

identificar, procesar y comunicar la información al personal, de

tal manera que le permita a cada empleado conocer y asumir

sus responsabilidades.

La alta administración debe transmitir mensajes claros acerca

de las actividades de la entidad y de la gestión y control que se

realizan en cada una de ellas. Igualmente, se puede obtener

información de fuentes externas para mejorar los controles y

comunicar cualquier anomalía a la administración.

2.2.3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL MANUAL DE CONTROL

INTERNO.

Que los compromisos de gastos y los costos se ajusten a la Ley.

Que todos los activos estén salvaguardados contra el desperdicio, la

perdida, el uso no autorizado y el fraude.

Que los ingresos y gastos aplicables a las operaciones de la empresa,

sean registradas e informadas adecuadamente, con el propósito de

3MOLINOS EL FENIX. Manual de Funciones de la Empresa Molinos el Fénix. Riobamba,

Editorial Freire, 2007

http://www.auditoresycontadores.com/auditoria/concepto-de-auditoria

14

preparar estados e informes financieros, estadísticas confiables y

mantener un control contable sobre los activos4.

Establecer prácticas adecuadas y efectivas para obtener bienes y

servicios a costos económicos de acuerdo con una buena calidad y

eficiencia, mediante un

procedimiento organizado y adecuadamente planeado.

2.2.4 CAMPO DE APLICACIÓN

Los programas, técnicas y procedimientos aquí descritos, serán aplicables a

las diferentes áreas, funciones, actividades y operaciones que se generen en

el proceso administrativo, financiero y de procedimiento electrónico de datos

de la administración

Empresarial, así como los planes, programas y proyectos, bajo la

responsabilidad de las personas o áreas involucradas5.

2.3 PROCEDIMIENTOS POLITÍCOS

2.3.1 OBJETIVO:

Dar a conocer, a todo el personal, las políticas de la empresa, así como las

instrucciones a detalle, de los pasos a seguir en la ejecución de un trabajo,

para canalizar la estrategia administrativa hacia las metas de la empresa,

4 MOLINOS EL FENIX. Manual de Funciones de la Empresa Molinos el Fénix. Riobamba,

Editorial Freire, 2007 5 Normas Internacionales de Auditoría. Pronunciamientos técnicos. Emitidas por el Comité

Internacional de Prácticas de Auditoría. Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. Sexta edición México 2001.

15

utilizando como apoyo los diagramas de flujo y formatos para la aclaración

de información.

2.3.2 BENEFICIOS:

Es una herramienta necesaria para la certificación de las empresas

ante las normas de calidad aplicable a la rama.

Integra políticas de normas internacionales como la NIIF, SAE, ISO,

etc.

Uniforma y controla el cumplimiento del trabajo asignado y evita su

alteración arbitraria.

Identifica responsabilidades en caso de fallas o errores

Facilita la evaluación del control interno y control de calidad

Facilita la toma de decisiones al contar con lineamientos claros a

seguir

Facilita la Capacitación para el personal de nuevo ingreso y por

consiguiente ahorra horas hombre.

Facilita la supervisión del trabajo.

Facilita la evaluación del personal en base al desempeño de las

funciones.

Evita la duplicidad de funciones en puestos diferentes y las lagunas

en el trabajo.

Ayuda a reducir costos al aumentar la eficiencia general.

16

Propicia el trabajo en equipo6.

2.3.3 DEFINICIÓN DE COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO

“A una cooperativa se le considera como una asociación autónoma de

personas que se han unido de forma voluntaria para satisfacer sus

necesidades y aspiraciones económicas, sociales y culturales en común,

mediante una empresa de propiedad conjunta y de gestión democrática”.7

“ s una asociación libre y democrática de personas unidas por un vínculo

común; Que ahorran sistemáticamente; Se prestan dinero mutuamente a un

bajo interés; Se reconocen dividendos sobre su capital; Se distribuyen

excedentes en proporción al pago de servicios utilizados; y que manejan su

propia empresa bajo las normas de la auto ayuda, auto responsabilidad y

auto administración”8

2.3.4 CLASES DE CONTROLES

Controles Contables: comprenden el plan de organización y

todos los métodos y procedimientos cuya misión es la

salvaguardia de los bienes y la fiabilidad de los registros

financieros.

Controles Administrativos: se relacionan con las normas y los

6 Normas Internacionales de Auditoría. Pronunciamientos técnicos. Emitidas por el Comité

Internacional de Prácticas de Auditoría. Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. Sexta edición México 2001. 7 Corporación de Estudios y Publicaciones, Ley de Cooperativas, Quito,2005.

8PAREJA González Pedro, Manual de Cooperativas de Ahorro y Crédito, Quito, FECOAC,

2001.

17

procedimientos existentes en un ente vinculados a la eficiencia

operativa y al acatamiento de las políticas de la administración9.

2.3.5 FASES DEL CONTROL

Todo control se desarrolla por medio de fases perfectamente definidas. De

acuerdo a los requerimientos que actualmente tiene la COAC Antorcha

Ltda., hemos visto conveniente determinar las siguientes fases de control:

1. Fijación de la norma; Para poder ejercerse eficientemente un

control, se requiere de una base o norma con la cual se hará la

comparación de lo que se realiza a fin de llevar a cabo la

evaluación, misma que es responsabilidad de la administración el

crear. La norma nos señala los resultados que razonablemente se

esperan obtener10.

2. Medición de lo realizado. El Consejo de Vigilancia debe revisar

que los medios utilizados en la medición sean los adecuados. Lo

importante es que el medio utilizado informa oportunamente al

responsable del área que cubre el control sujeto a revisión de

manera que le permita tomar las medidas preventivas necesarias y

no incurrir en nuevas discrepancias en las normas establecidas.

3. Evaluación de resultados: El Consejo de Vigilancia debe hacer

un examen de los resultados a fin de comprobar si las normas

9 Corporación de Estudios y Publicaciones, Ley de Cooperativas, Quito,2005.

10 PAREJA González Pedro, Manual de Cooperativas de Ahorro y Crédito, Quito, FECOAC, 2001.

18

están correctamente establecidas o si deben rectificarse.

4. Corrección de las desviaciones: El Consejo de Administración

debe comprobar que realmente se hayan realizado las

correcciones necesarias que servirán para prevenir que no se

incurrirá nuevamente en esas desviaciones. Por otra parte el

Consejo de Vigilancia estará también en posibilidad de comprobar

que el control se lleve por excepción, es decir, que se informe a

sus responsables sólo de las desviaciones que se presenten.

2.3.6 PRINCIPIOS DEL CONTROL

El presente manual de control interno pretende que la gerencia se

asegure de que todas las actividades o funciones que puedan

considerarse críticas sean sujetas de control el cual debe llevarse a

cabo en forma efectiva.

A corto plazo

La tarea que la Gerencia de la Cooperativa de ahorro y

crédito antorcha LTDA.., básicamente se fijará en el corto

plazo, es el asegurar la confiabilidad de los Estados

Financieros, a más de rendir una opinión acerca de la

razonabilidad en la presentación de dichos estados11.

11

PAREJA González Pedro, Manual de Cooperativas de Ahorro y Crédito, Quito, FECOAC, 2001.

19

A largo plazo

En lo que se refiere al largo plazo el presente manual

servirá como guía en la toma de decisiones futuras de la

administración respecto a asuntos financieros, tales como

pronósticos, control, análisis e información según sea el

caso.

2.3.7 REGLAMENTO INTERNO (Selección De Personal)

Capacitación y Adiestramiento, Reclutamiento y Selección

La administración de recursos humanos tiene como una de sus tareas

proporcionar las capacidades humanas requeridas por una organización y

desarrollar habilidades y aptitudes del individuo. No se debe olvidar que las

organizaciones dependen, para su funcionamiento y su evolución,

primordialmente del elemento humano con que cuenta. Puede decirse, sin

exageración, que una organización es el retrato de sus miembros.

Además se puede decir que es una actividad cuyo objetivo inmediato

consiste en atraer candidatos de entre los cuales se seleccionarán los

futuros integrantes de la organización.

Qué es la Selección.

Tradicionalmente a, la selección de personal se define como un

procedimiento para encontrar al hombre que cubre el puesto adecuado.

Como paso previo a la selección técnica de personal, resulta obligado

20

conocer la filosofía y propósitos de la institución, así como los objetivos

generales departamentales, seccionales, etc., de la misma. Esto implica,

entre otras cosas, la valoración de los recursos existentes y la implantación

de los que van a ser necesarios para alcanzar esos objetivos, y que

comprende la determinación de las necesidades presentes y futuras en

cuanto a cantidad y calidad12.

Es así como se debe dar inicio al proceso de selección tornando en cuenta

los siguientes aspectos:

¿A qué nivel se va a seleccionar? (Ejecutivos, empleados )

¿Qué requisitos se exige para cada puesto?

¿Qué posibilidades de desarrollo y promoción puede ofrecerse a los

candidatos?

¿Cuáles son las políticas y limitaciones contractuales?

¿Cuáles son las posibilidades de sueldo y prestaciones de la

cooperativa en relación al mercado de trabajo?

¿Hay suficientes candidatos o va a limitarse a colocarlos en la mejor

forma posible?

¿Se están seleccionando a los más aptos o descartando a los menos

útiles?

¿Se busca al mejor individuo o la homogenización del grupo de

trabajo?, etc.

12


21

Elementos de la selección técnica

Para cumplir con esa pesada responsabilidad es necesario, entonces, que

las decisiones estén fundamentadas sobre técnicas lógicamente

estructuradas, siguiendo un procedimiento científico. Las corazonadas, las

intuiciones y la buena voluntad no pueden suplir a los instrumentos

científicos para que el seleccionador cumpla con su responsabilidad

profesional y humana13.

Vacante

El proceso se inicia cuando se presenta una vacante, cuya definición literal

es: puesto que no tiene titular. Se entiende como tal la disponibilidad de una

tarea a realizar o puesto a desempeñar, que puede ser de nueva creación

debido a la imposibilidad temporal o permanente de la persona que lo venía

desempeñando. Antes de proceder a cubrir dicha vacante, deberá estudiarse

la posibilidad de redistribución del trabajo, con el objeto de que dichas tareas

sean realizadas entre el personal existente y, solo en caso de no ser posible,

se solicitara que se cubra.

Análisis y Valuación de Puestos

Recibida la requisición de personal, se recurrirá al análisis y evaluación de

puestos, con el objeto de determinar los requerimientos que debe satisfacer

la persona para ocupar el puesto eficientemente, así como el salario a

pagársele. En caso de no existir dicho análisis y evaluación, deberá

13


22

procederse a su elaboración para poder precisar que se necesita y cuanto se

pagará14.

Inventario de Recursos Humanos

El siguiente paso consiste en la localización, en el inventario de recursos

humanos, de las personas que, prestando actualmente sus servicios en la

cooperativa, reúnen los requisitos establecidos, y de los cuales se conocen

la actuación que han tenido en el tiempo que prestan sus servicios.

Esto disminuirá el periodo de entrenamiento y, lo más importante, contribuirá

mantener alta la moral del personal que ya trabaje en la cooperativa, al

permitir que cada vacante signifique la oportunidad de uno o varios

ascensos.

Fuentes de Reclutamiento

De no existir dentro del inventario, el candidato deseado, se acudirá a la

cartera de candidatos que se encuentran en espera de una oportunidad y, al

no localizarlo tampoco, se recurrirá a las fuentes de reclutamiento,

entendiendo por tales los medios de que se vale una organización para

atraer candidatos adecuados a sus necesidades.

Existen también las llamadas fuentes externas de reclutamiento, como es el

caso de las agencias de empleo, medios publicitarios, universidades, etc.

14


23

Será determinante en la efectividad del reclutamiento la anticipación con que

hayan sido planeadas las necesidades. Esto permite escoger el mejor

personal disponible en el mercado de trabajo, planear e iniciar los programas

de entrenamiento en tiempo oportuno y cubrir las vacantes con la

anticipación solicitada. No sé debe desconocer que el reclutamiento implica

un costo que no siempre se justifica por la magnitud de la organización y la

rotación del personal que ésta tiene.

Solicitud de Empleo

Se localiza a los candidatos, el ambiente en que serán recibidos, así como la

manera en que sean tratados, contribuirá en alto grado a mejorar la

impresión que se fomente de la institución. Una vez identificados los

candidatos, se procede a llenar la solicitud de empleo que abarcara

básicamente datos personales como: nombre, edad, sexo, estado civil,

títulos profesionales que posean, experiencia laboral; puesto y sueldo

deseado; disponibilidad para

Iniciar labores; planes a corto y largo plazo, etc. Las solicitudes de empleo

deberán estar diseñadas de acuerdo con el nivel al cual se están aplicando.

Es deseable tener formas diferentes: para nivel de ejecutivos, nivel de

empleados. De no ser posible esto resulta aconsejable la elaboración de una

forma de solicitud sencilla, accesible a obreros y empleados, misma que

24

pueden complementarse con un Currículo Vitae15.

Entrevista Inicial o Preliminar

Se determina si el candidato reúne los requisitos mínimos de escolaridad,

edad, etc., en un caso afirmativo se procede a una entrevista.

La entrevista pretende detectar en el mínimo de tiempo posible, los aspectos

más ostensibles del candidato y su relación con los requerimientos del

puesto; por ejemplo:

Apariencia física,

Facilidad de expresión verbal,

Habilidad para relacionarse, etc.,

Con el objeto de descartar aquellos candidatos que de alguna manera no

reúnen los requerimientos del puesto que se pretende cubrir; debe

informarse también la naturaleza del trabajo, el horario, la remuneración

ofrecida, las prestaciones, a fin de que él decida si le interesa seguir

adelante con el proceso. Si existe interés por ambas partes, se pasa a la

siguiente etapa.

A continuación se presenta una lista de verificación entrevista, posterior a las

que se utiliza para la evaluación que efectúa el entrevistador. La aplicación

de esta tabla mejora en forma considerable el uso de la entrevista como

15


25

técnica de selección de personal. Como lo muestra la forma, incluso de una

entrevista muy breve puede obtenerse considerable información. La misma

que permite resumir el historial del candidato en todos los aspectos que le

interesan a la empresa y luego dar un puntaje estimado como mínimo y

máximo, esta misma se la puede aplicar en forma individual para cada área

o en forma general según sea el caso de la empresa16.

2.3.8 ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo consiste en el conjunto de funciones por medio de

las cuales se desarrolla la administración. Bajo el enfoque de cuatro

funciones (Robbins y Coulter, 2010: 8), se describe cada una de ellas:

Planeación: consiste en definir los objetivos a alcanzarse, establecer

estrategias y desarrollar actividades para coordinar actividades.

Organización: comprende acordar y estructurar las labores para cumplir

con las metas de la empresa. Incluye determinar lo que es necesario

realizar, como llevarlo a cabo y con quien se cuenta para hacerlo.

Dirección: incluye motivar al personal, establecer comunicación

adecuada, dirigir y cualquier otra acción involucrada con trabajar con el

personal para lograr lo planificado.

Control: es comparar los resultados obtenidos con los objetivos

establecidos, con el propósito de corregir desviaciones.

Robbins y Coulter señalan que “la administración involucra la coordinación y

16

http://www.google.com.ec/contabilidaddecooperativasecuador

26

supervisión de las actividades de otros, de tal forma que éstas se lleven a

cabo de forma eficiente y eficaz.” (Robbins y Coulter, 2010: 6)

Los términos eficiencia y eficacia son muy importantes en la administración,

“La eficiencia se refiere a obtener los mejores resultados a partir de la menor

cantidad de recursos. Con frecuencia a esto se le conoce como `hacer bien

las cosas`, es decir, no desperdiciar recursos.” (Robbins y Coulter, 2010:

7).

“La administración también se ocupa de ser eficaz, realizar actividades tales

que se logren los objetivos organizacionales. La eficacia se suele describir

cómo `hacer las cosas correctas`.” (Robbins y Coulter, 2010: 7)17.

El Control Interno Administrativo es el conjunto de principios, fundamentos,

reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que

ordenados entre sí y unidos a las personas que conforman una organización

pública, se constituyen en un medio para lograr el cumplimiento de su

función administrativa, sus objetivos y la finalidad que persigue, generándole

capacidad de respuesta ante los diferentes públicos o grupos de interés que

debe atender.18

2.3.9 OPERACIONES

Los sistemas de control interno varían de una organización a otra, dependen

17

http://es.scribd.com/doc/80634874/Administracion-10-Ed-robbins-www-FREELIBROS 18

Normas Internacionales de Auditoría. Pronunciamientos técnicos. Emitidas por el Comité

Internacional de Prácticas de Auditoría. Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. Sexta edición México 2001.

27

de factores tales como el tamaño, la estructura de la organización, la

naturaleza de las operaciones y los objetivos de la organización para los

cuales fue diseñado el sistema. Sin embargo existen factores comunes para

cualquier sistema. Estos factores son: un plan lógico de organización, una

estructura contable bien diseñada, una función de Auditoría interna, y la

calidad y entrenamiento del personal.

Plan de organización.

Se refiere a la división de autoridad, responsabilidades y obligaciones entre

los miembros de una organización. El plan de organización deberá dar

seguridad de que las transacciones se llevan a cabo de conformidad con la

empresa, de que se acrecienta la eficiencia de las operaciones, se

resguardan los activos y se promueve la confianza de los datos contables.

Estos objetivos pueden lograrse por medio de la separación de

responsabilidades para:

La iniciación o aprobación de las transacciones,

La custodia de los activos, y

Los registros contables que se llevan.

Control interno sobre transacciones.

Un concepto fundamental del control contable es que ninguna persona o

departamento deberá manejar todos los aspectos de una transacción de

principio a fin. Cada transacción deberá implicar cuatro pasos: aprobada,

autorizada, ejecutada y registrada. El control interno se acrecentará si cada

28

uno de estos pasos se lleva a cabo por empleados o departamentos

independientes.

Responsabilidad por los activos.

Un paso tradicional para lograr el control interno contables es la separación

de la función contabilidad de la custodia de los activos relativos. Cuando los

del departamento de Contabilidad y los de custodia son independientes, el

trabajo de cada departamento sirve para comprobar la precisión del trabajo

del otro.

Empresas y Unidades Presupuestadas. Comprobación Nacional del Control

Interno. Asociación Nacional de Economistas de Cuba y Ministerio de

Finanzas y Precios19.

Eficiencia de las operaciones.

Un plan eficaz de operaciones deberá mejorar la eficiencia de las

operaciones, así como contribuir al control interno contable. Cuando dos o

más departamentos participan en cada transacción, el trabajo de un

departamento es revisado por el otro. Normalmente los errores que comete

el departamento de recibo en las cuentas de mercancías recibidas, lo

descubrirá el departamento de Contabilidad cuando compare el informe

19

Empresas y Unidades Presupuestadas. Comprobación Nacional del Control Interno. Asociación Nacional de Economistas de Cuba y Ministerio de Finanzas y Precios.

29

recibido con la factura del vendedor y la orden de compra20.

Organización independiente de los departamentos.

El control interno se logra principalmente por medio de la independencia en

la organización de los departamentos de contabilidad, de operación y de

custodia. Este grado de separación se logra mediante la designación de

jefes de departamentos que se valoricen sobre la base de la actuación de

sus departamentos respectivos.

Responsabilidad de los departamentos de finanzas y contabilidad.

La división de responsabilidades entre estos departamentos muestra la

separación de las funciones de contabilidad, operativas y también de

custodia de activos. El departamento de contabilidad registra las

transacciones financieras, pero no maneja Empresas y Unidades

Presupuestadas. Comprobación Nacional del Control Interno. Asociación

Nacional de Economistas de Cuba y Ministerio de Finanzas y Precios21.

Los activos financieros. Los registros de contabilidad establecen la

responsabilidad por los activos y proporcionan la información necesaria de

los movimientos financieros.

20

Normas Internacionales de Auditoría. Pronunciamientos técnicos. Emitidas por el Comité Internacional de Prácticas de Auditoría. Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. Sexta edición México 2001. 21

Normas Internacionales de Auditoría. Pronunciamientos técnicos. Emitidas por el Comité Internacional de Prácticas de Auditoría. Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. Sexta edición México 2001.

30

La estructura contable.

Para lograr el control interno por medio de la separación de deberes, el

sistema contable debe ser capaz de medir la actuación y la eficiencia de las

unidades individuales de la organización. Un sistema contable con esa

capacidad debe incluir:

Un cuadro de cuentas, clasificado de acuerdo con las

responsabilidades de los supervisores individuales y de los

empleados claves.

Documentación interna adecuada para enfocar la responsabilidad.

Un manual de política y procedimientos contables y unos cuadros de

flujos que describan los métodos establecidos para procesar las

transacciones.

Un pronóstico financiero que consiste en un plan detallado de las

operaciones, con estipulaciones para informes y análisis oportunos de

las variaciones entre la situación real y los estándares

presupuestales.

Un sistema de costos de fabricación, si es adecuado para la

empresa22.

2.3.10 POLÍTICAS CONTABLES

Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los

métodos y procedimientos cuya misión es la salvaguardia de los bienes y la

22

http://es.scribd.com/doc/80634874/Administracion-10-Ed-robbins-www-FREELIBROS

31

fiabilidad de los registros financieros.

La base principal para toda buena organización es el establecimiento de

procedimientos y métodos sencillos de realizar; la información oportuna y los

controles internos han sido siempre los objetivos fundamentales de la

contabilidad.

Las informaciones requeridas por el Gerente y por el personal responsable

de la cooperativa para la toma de las decisiones en las distintas actividades,

gira principalmente alrededor de la contabilidad, ya que necesitan todo tipo

de información (contable, extra contable, histórica, prospectiva, continua,

periódica y accidental), y los procedimientos adoptados para establecer el

flujo de datos los mismos que deben ser a través de los canales de

información apropiada los cuales son: documentos, informe especiales y los

estados financieros (balances generales, estados de resultados, etc.), para

que la información sea oportuna y veraz se deben observar las siguientes

reglas:

1. Distribuir los elementos ejecutivos y los medios auxiliares en

forma coordinada y eficaz para que las actividades de la

cooperativa, se desenvuelvan con el mayor provecho posible.

2. Evitar que haya duplicidad en las funciones y labores asignadas

para que las revisiones y registros no se hagan repetitivamente.

3. Poner a disposición de las personas encargadas de las

Auditorias, los documentos y libros de manera que puedan

verificarse rápidamente y sin ninguna dificultad.

32

4. El sistema de contabilidad controlará la adecuada imputación

contable de todas las operaciones realizadas en la Cooperativa y

que éstas sean incluidas en el periodo contable al que

corresponda23.

5. Llevar la contabilidad en forma estadística para que puedan ser

conocidos los resultados y establecer las comparaciones

correspondientes en cada periodo.24

2.3.11 LOS REGISTROS CONTABLES:

Las funciones de la Contabilidad son:

a) Analizar y clasificar

b) Registrar

c) Resumir las actividades y como consecuencia de estas actividades

medir los efectos producidos en la Cooperativa.

Contabilidad Cooperativa: Su objetivo es registrar las

operaciones económicas-financieras, para así obtener de una

forma sistemática el estado del patrimonio de la cooperativa,

obteniendo un mayor control de las operaciones realizadas, la

misma comienza con los ingresos y egresos que la cooperativa

tenga.

23

Empresas y Unidades Presupuestadas. Comprobación Nacional del Control Interno. Asociación Nacional de Economistas de Cuba y Ministerio de Finanzas y Precios. 24

PAREJA González Pedro, Manual de Cooperativas de Ahorro y Crédito, Quito, FECOAC, 2001

33

Ingresos: son las entradas que dinero que tiene la cooperativa por

sus servicios.

Egresos: son las salidas que dinero que se hacen para el

funcionamiento de la cooperativa (cancelación de deuda)

El ejercicio económico conocido como el desarrollo de las

actividades de la cooperativa se realiza en un lapso de un año, del

1 de enero al 31 de diciembre.

Activos: conforman el patrimonio de la cooperativa, ya sean

bienes de su propiedad o derechos que tiene a su favor.

Pasivos: son las obligaciones o deudas que tiene la cooperativa,

ejemplos: certificados, fondos y reservas, etc.

Libros de Contabilidad: deben estar debidamente autorizados

para que los registros sean válidos.

Libro de Inventario: Bienes muebles o inmuebles, incluso la

depreciación o revalorización, de la cooperativa y bienes

producidos. Y cualquier otro Libro auxiliar que considere

necesario: Banco, Caja, Cuentas por Pagar, etc25.

2.3.12 ESTADOS FINANCIEROS:

Relaciones en forma de resumen que reflejan la situación económico-

financiera de la cooperativa para un momento determinado.

Balance de Comprobación: resumen de los movimientos de

ingresos, egresos, activos, pasivos y patrimonio. Se obtiene del

25

http: //www.google.com.ec/contabilidaddecooperativasecuador

34

Libro Mayor.

Balance General: se presentan todas las cuentas de activos,

pasivos y patrimonio al finalizar el ejercicio económico. Debe

ser estudiado por la Asamblea Anual Ordinaria para su

aprobación o rechazo.

Estado de Excedente o Déficit: se le conoce como Estado de

Ganancias y Pérdidas. Refleja los ingresos y egresos de la

cooperativa en un determinado periodo de tiempo. Debe ser

estudiado por la Asamblea Anual Ordinaria para su aprobación

o rechazo26.

Cierre del Ejercicio Económico: Proceso de elaboración del

Balance General y del Estado de Excedente o Déficit al finalizar el

ejercicio económico.

Responsables: principalmente el Tesorero, un contador

registrado y todo el equipo de la Instancia Administrativa. La

Instancia de Control y

Evaluación fiscaliza el uso de los recursos económicos y su

registro en los libros.

Auditoria: revisión sistemática de los procedimientos y métodos

que se utilizaron en los esquemas organizativos, contables y

administrativos de la cooperativa. Sirve para detectar fallas,

malversación de recursos económicos, establecer los controles

necesarios y mejorar las deficiencias27.

26

http://www.google.com.ec/contabilidaddecooperativasecuador 27


35

Excedente: beneficios resultantes del ejercicio económico, va a

manos de los asociados (en caso que la asamblea decida

repartirlos) distribuyéndose de acuerdo con el trabajo realizado o

en función de los servicios recibidos, o ambos prorroga de los

servicios recibidos o del trabajo personal que hubiere suministrado

en su generación; no a la cooperativa: ya que no tiene fines de

lucro. Por lo tanto esta distribución, reparto o retorno de

excedentes se hace para que los asociados decidan qué hacer

con ellos, lo cual puede ser:

incorporarlo al patrimonio como certificados rotativos.

cubrir el déficit o pérdida de ejercicios anteriores.

incrementar los Fondos y Reservas Irrepartibles.

crear nuevos servicios para los asociados.

utilizarlo en obras de servicios para la comunidad.

devolverlo a los asociados.

Excedentes obtenidos por operaciones con personas que no

son asociados: (persona natural o jurídica, inversiones en

empresas, en bienes muebles o inmuebles, en cédulas

hipotecarias, fondos de activos líquidos, cuentas de ahorro, etc.) la

Ley establece que pasan al Fondo de Promoción y Educación,

excepto las cooperativas o secciones que tengan actividades de

producción de bienes y servicios deben ser utilizados de acuerdo a

un plan determinado por el organismo de integración regional

36

respectivo, pasan a formar parte de los Fondos de Reservas

Irrepartibles28.

2.3.13 ESTRUCTURA ORGÁNICA

La Estructura Orgánica, principalmente radica en coordinar actividades

respetando jerarquías, desde el punto de vista de colaboración y

responsabilidad.

Para que una organización alcance resultados satisfactorios mucho

dependerá de la independencia que cada uno de sus departamentos o áreas

tengan para actuar.

En el marco del proceso de control y con el fin de preservar la mencionada

independencia, las actuaciones de Auditoria Interna o del Consejo de

Vigilancia se centrarán en la revisión del mencionado proceso. Con ello se

pretende que las decisiones en materia de diseño y ejecución del control

interno sean responsabilidad de toda la institución en cada ámbito de

actuación, la realización de las actividades diarias permite observar si

efectivamente los objetivos de control se están cumpliendo y si los riesgos

se están considerando adecuadamente29.

Como consecuencia de la especialización de labores, o

departamentalización para el manejo de las operaciones, es necesario

establecer reglas de procedimientos, tanto para que los diferentes

28

Pareja González Pedro, Manual de Cooperativas de Ahorro y Crédito, Quito, FECOAC, 2001 29


37

departamentos, funcionarios o empleados, tengan una base o guía para sus

trabajos, como para poder coordinar estos trabajos en forma lógica, útil y

eficaz para los fines que pretende alcanzar la Cooperativa. Con ello se logra

además, de impedir indebidas desviaciones de los métodos establecidos, el

fácil entrenamiento de nuevos empleados, y la coordinación de labores entre

los diferentes trabajos y responsabilidades de los departamentos, de los

funcionarios o de los empleados.

Otra de las razones que sustenta la presencia de una estructura

organizacional es el mencionar la multiplicidad de funciones que algunos

empleados desempeñan si bien se puede analizar y compartir el hecho de

que los mismos no desenvuelvan su trabajo en forma mecánica y adquieran

conocimientos de otras áreas, las funciones específicas que determinan

cada puesto de trabajo, también ayudan a controlar la actuación laboral y la

responsabilidad que sobre el funcionario o empleado recae, puesto que en

determinado momento se requerirá de un control total de sucesos y hechos

sobresalientes.

El caer en la ejecución de múltiples funciones distorsiona el principio de

respeto y orden jerárquico de la institución30.

2.3.14 NIVELES DE RESPONSABILIDAD

En lo referente al cumplimiento de responsabilidad consideramos pertinente

realizar las siguientes aclaraciones en las que deberá respetar el orden

30


38

jerárquico:

Por niveles jerárquicos: estos niveles intervienen cuando las

políticas sirven de guía para determinado nivel, en cuyo caso para

que alcance la importancia dependerán precisamente del nivel que

abarquen.

Unidad de mando.- básicamente será aplicada a cada jefe

departamental, puesto que cada grupo de trabajo requiere de la

supervisión de un Jefe.

Rama de control.- señala que un jefe sólo debe tener el número de

subordinados que pueda controlar eficientemente. Las causas que

debe tener presente los miembros del Consejo de Vigilancia con el fin

de mejorar el tramo de control y determinar el número óptimo de

subordinados son los siguientes:

Delegación de la autoridad.- La autoridad es el elemento clave de la

administración ya que por medio de ella se está dando la facultad

para exigir a otros que actúen en el cumplimiento de los objetivos que

se han fijado. La delegación de autoridad es en cierta forma, una

derivación del tramo de

Control. Cuando éste ya está limitado en el número de subordinados,

se tendrá

que recurrir a delegar autoridad con el consiguiente aumento de

niveles jerárquicos.

División del trabajo.- parte de que las obligaciones deben

descomponerse para poder ser desempeñadas por varias personas y

así aprovechar las ventajas de la especialización Deberá ser diseñada

39

para cada institución, departamento, unidad o área, de acuerdo a las

características particulares y los recursos con que cuenta.

Revisión de funciones.- La institución sólo deberá llevar a cabo

aquellas funciones y actividades que positivamente sean necesarias

para el cumplimiento de los objetivos31.

31

http:/ /www.suagm.edu/umet/biblioteca/pdf/guiaRevMarzo20126taEd.pdf

40

CAPITULO III

MARCO METODOLÓGICO

3.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

3.1.1 TIPOS DE INVESTIGACIÓN

Los principales tipos de investigación se diferencian entre sí de acuerdo con

los propósitos que persigue la investigación, el método que se utilizará para

interpretar la realidad, las técnicas que se emplean en la recolección de

información y el nivel de conocimiento investigativo que se pretende alcanzar

en esta.

De acuerdo a la profundidad del estudio: Esta investigación será

explicativa porque se fundamenta en encontrar las causas que

provocan ciertos fenómenos para el rendimiento productivo de la

Cooperativa De Ahorro y Crédito Antorcha Ltda. y cuáles son las

consecuencias de estos fenómenos.

De acuerdo con la actividad del investigador. La investigación será

observacional porque se basará únicamente en las variables

encontradas para ver directamente sus resultados en la

investigación32.

De acuerdo a las fuentes de consulta: La investigación será de

campo porque la información será recaudada de fuentes primarias, es

32 http:/ /www.suagm.edu/umet/biblioteca/pdf/guiaRevMarzo20126taEd.pdf

41

decir del lugar de los hechos directamente de la Cooperativa33.

3.1.2 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN

Los métodos que utilizaré en ésta investigación son: Método de observación

científica, método inductivo, método estadístico.

Método de observación científica: Esta observación se realizará

ingresando a la Cooperativa, de esta forma ir tomando información y

registrarla para su posterior utilización. Se analizará de forma total las

causas y efectos del problema, identificando cualquier factor o

variable que se encuentre relacionado y así poder ir documentando

información que permitirá desarrollar de manera óptima de aplicar el

Manual de Control Interno Integral.

Método Inductivo: se aplicará este método para observar cómo se

relaciona la información y como se adapta al medio los resultados de

la propuesta de un Manual de Control Interno Integral, en el área

administrativa de la muestra utilizada, en la población de la

investigación.

Método Deductivo: esto nos permitirá observar las actividades de

cada una de las aéreas e iniciar con un análisis general de la

propuesta de un Manual de Control Interno Integral, para llegar a las

causas y determinar los cambios que se necesiten realizar.

33 http:/ /www.suagm.edu/umet/biblioteca/pdf/guiaRevMarzo20126taEd.pdf

42

Métodos estadísticos: Se usan este método con la finalidad de

demostrar los resultados de manera gráfica a través de cuadros

estadísticos de barra o pastel34.

3.2 POBLACIÓN Y MUESTRA

La investigación está dirigida a los socios, directiva tesorería, crédito,

cobranzas y Contabilidad.

3.2.1 MUESTRA TIPO Y CÁLCULO

Encuestas realizadas a los socios aplicando la fórmula de la población finita.

Así el total de la población de los socios está constituida por 3000 clientes

donde:

( ) )

( ) ( )

( ) ( ) ( )

Socios

34


43

N=representa el tamaño del Universo = 3000

n= representa el tamaño de la muestra

z= representa el nivel de confianza deseado que será el 95% = 1,96

= representa el error de estimación, lo consideramos de un 5% =

0.05

= varianza valor constante

Encuestas realizadas a los socios empleados aplicando la fórmula de la

población finita. Así el total de la población de los socios está constituida por

23 empleados donde:

( ) )

( ) ( )

( ) ( ) ( )

Socios-Empleados

N=representa el tamaño del Universo = 3000

n= representa el tamaño de la muestra

z= representa el nivel de confianza deseado que será el 95% = 1,96

44

= representa el error de estimación, lo consideramos de un 5% =

0.05

= varianza valor constante

El Nº de encuestas realizadas es de n = 112 socios

El Nº de encuestas realizadas es de n = 20 socios- empleados

3.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

El procedimiento para la identificación de las técnicas que va a servir en el

tratamiento de cada una de las variables, consiste en elaborar un cuadro de

doble entrada, colocando en la columna lateral el listado completo de las

variables, mientras que en la otra columna se encasillan las diferentes

técnicas de investigación35.

Fuentes:

Revisión de archivo

Revisión de documentos

Técnicas:

Trabajo de campo

Internet

Libros

Observación

Ordenamiento y clasificación.- Esta técnica se aplicará para tratar la

información cualitativa y cuantitativa en forma ordenada, de modo de

interpretarla y sacarle el máximo provecho.

35


45

Registro manual.- Se aplicará esta técnica para digitar la información

de las diferentes fuentes.

Proceso computarizado con Excel.- Para determinar diversos

cálculos matemáticos y estadísticos de utilidad para la investigación36.

3.4 ORGANIZACIÓN TRATAMIENTO Y TIPO DE ANÁLISIS DE LA

INFORMACIÓN.

Es el tratamiento estadístico de los datos, que se elaboran y reposan en los

cuadros preparados y elaborados para recibir la información bibliográfica

conjuntamente con la información de campo.

Estos datos reflejan las características y las tendencias del problema a

investigar, ésta información sirve de material para el análisis cualitativo para

esto se aplica los siguientes procedimientos:

Tabulación

Grafico

Análisis e interpretación.

En la presente investigación se utilizará las técnicas más usadas como son

la propia empresa, bibliográficas, la observación, el cuestionario y la

entrevista37.

36

http:/ /www.suagm.edu/umet/biblioteca/pdf/guiaRevMarzo20126taEd.pdf 37


http://www.monografias.com/trabajos55/historias-de-matematicos/historias-de-matematicos.shtml

46

3.5 DISEÑO DE INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN

3.5.1 ENCUESTA

Se realizarán dos tipos de encuestas dirigidas a los socios internos

(empleados y trabajadores de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha

Ltda., de la Ciudad de Quinindé); y a los socios externos de la Cooperativa.

3.5.2 CUESTIONARIOS

Se aplicaron cuestionarios a miembros del personal, con preguntas escritas,

definidas y en forma secuencial.

Los cuestionarios se aplicaron en las siguientes unidades: departamento de

créditos, jefe de caja, departamento de cobros, Gerente, servicio al cliente

auxiliar de bodega, y área de contabilidad general38

38


47

CUESTIONARIO Nº 1

PARA LOS EMPLEADOS DE LA COOPERATIVA

Para el desarrollo del tema: “MANUAL PROCEDIMIENTOS PARA

MEJORAR EL CONTROL INTERNO INTEGRAL DE LA COOPERATIVA DE

AHORRO Y CRÉDITO ANTORCHA LIMITADA”; sírvase de manera

anónima y voluntaria contestar a las siguientes preguntas.

1. ¿Conoce usted si existe un manual de control interno de la

cooperativa?

SI____ NO____

2. ¿Conoce usted que significa el Control Interno Integral de una

empresa?

SI____ NO____

3. ¿Cree usted que el Control Interno Integral de la Cooperativa se

desarrolla a través de actitudes favorables que permiten la agilidad y

optimización de los servicios en beneficio de los clientes?

SI ____ NO ____

4. ¿El personal de la Cooperativa tiene los más altos estándares en

cuanto a los principios éticos, que permiten mantener un ambiente

laboral adecuado?

SI ____ NO ____

5. ¿En qué porcentaje cree que la adecuada infraestructura que posee

la Cooperativa permite un buen desarrollo de las actividades, y

permite un control interno adecuado?

100%___ 80%___ 60%___ 40%___ 20%___

48

6. ¿El ambiente de trabajo en el cuál realiza sus actividades contribuye a

tener un control interno adecuado?

SI____ NO____

7. Describa brevemente las condiciones de trabajo en el cual realiza sus

actividades:

a) Ambiente agradable entre compañeros

b) Disponibilidad de materiales y equipos

c) Compañerismo entre algunos compañeros.

8. ¿Existen capacitaciones que le ayuden a estar al día con los avances

en el área de control interno?

SI NO

¡GRACIAS POR SU COLABORACIÓN!

49

CUESTIONARIO Nº 2

APLICAR A LOS CLIENTES EXTERNOS (SOCIOS) DE LA COOPERATIVA.

Para el desarrollo del tema: “MANUAL PROC IMI NTOS PARA

MEJORAR EL CONTROL INTERNO INTEGRAL DE LA COOPERATIVA DE

AHORRO Y CRÉDITO ANTORCHA LIMITADA”; sírvase de manera

anónima y voluntaria contestar a las siguientes preguntas.

1. ¿La infraestructura de la que se dispone es suficiente y adecuada

para el cumplimiento de las actividades diarias?

SI__ NO__

2. ¿Son suficientes los espacios físicos de los que dispone la

Cooperativa?

SI__ NO__

3. ¿Cada una de las oficinas son adecuadas y amplias para los

empleados?

SI__ NO__

4. ¿El área de atención al público está bien distribuida y permite

visualizar el entorno?

Sí__ No__

5. ¿Cuentan con seguridad privada?

Sí__ No__

6. ¿Se tiene un sistema de quejas y sugerencias?

SI__ NO__

¡GRACIAS POR SU TIEMPO Y COLABORACIÓN!

50

048

121620

SI NO

¿Conoce usted si existe un Manual de Control Interno en la Cooperativa?

SI

NO

CAPITULO IV

SITUACIÓN DIAGNÓSTICA

4.1 ANÁLISIS DE RESULTADOS DE LOS INSTRUMENTOS DE

INVESTIGACIÓN DE LOS CUESTIONARIOS APLICADOS A LOS

SOCIOS INTERNOS (EMPLEADOS DE LA COOPERATIVA)

Pregunta Nº 1:

¿Conoce usted si existe un Manual de Control Interno en la Cooperativa?

Tabla 2¿Conoce usted si existe un Manual de Control Interno en la Cooperativa?

Gráfico 1. ¿Conoce usted si existe un Manual de Control Interno en la Cooperativa?

ANÁLISIS: 20 personas de las encuestadas manifestaron que no existe un

manual de control interno. Esto significa que el 100% de los empleados de la

cooperativa no cuentan con manual de CII.

CATEGORIAS FRECUENCIAS PORCENTAJES

SI 0 0%

NO 20 100%

TOTAL 20 100%

51

0

4

8

12

16

20

SI NO

¿Conoce lo que es el Control Interno Integral?

SI

NO

Pregunta Nº 2:

¿Conoce usted que significa el Control Interno Integral de una empresa?

Tabla 3. Conoce usted que significa el Control Interno Integral de una empresa

Gráfico 2. Conoce usted que significa el Control Interno Integral de una empresa

ANÁLISIS:

4 personas de las encuestadas manifestaron que si saben el significado de

lo que es el Control Interno Integral de una Empresa, 16 manifestaron que

no. Esto significa que el 80% de los empleados de la empresa desconocen

el significado de CII de una empresa.


SI 4 20%

NO 16 80%

TOTAL 20 100%

52

0

4

8

12

16

20

SI NO

11 9

¿El CII se desarrolla a través de actitudes favorables en beneficio de los clientes?

SI

NO

Pregunta Nº 3:

¿Cree usted que el Control Interno Integral de la Cooperativa se desarrolla a

través de actitudes favorables que permiten la agilidad y optimización de los

servicios en beneficio de los clientes?

Tabla 4 ¿Cree usted que el Control Interno Integral de la Cooperativa se desarrolla a través de actitudes favorables que permiten la agilidad y optimización de los servicios en beneficio de los

clientes?

Gráfico 3 ¿Cree usted que el Control Interno Integral de la Cooperativa se desarrolla a través de actitudes favorables que permiten la agilidad y optimización de los servicios en beneficio de los

clientes?

ANÁLISIS:

11 personas manifiestan que el Control Interno Integral de la Cooperativa se

desarrolla a través de actitudes favorables que permiten la agilidad y

optimización de los clientes, el 45% manifestó que NO. Esto significa que si

el Control Interno Integral de la cooperativa se desarrolla de manera

favorable redundará en la optimización de los servicios que se brindan a los

clientes.


SI 11 55%

NO 9 45%

TOTAL 20 100%

53

0

4

8

12

16

20

SI NO

20

0

¿El personal de la cooperativa tiene altos estándares éticos laborales?

SI

NO

Pregunta Nº 4:

¿El personal de la Cooperativa tiene los más altos estándares en cuanto a

los principios éticos, que permiten mantener un ambiente laboral adecuado?

Tabla 5 ¿El personal de la Cooperativa tiene los más altos estándares en cuanto a los principios éticos, que permiten mantener un ambiente laboral adecuado?

Gráfico 4 ¿El personal de la Cooperativa tiene los más altos estándares en cuanto a los principios éticos, que permiten mantener un ambiente laboral adecuado?

ANÁLISIS:

Los 20 encuestados manifestaron que SI. Esto significa que el personal que

labora en la Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda., posee los más

altos valores éticos y morales, que les permiten desarrollar sus labores en un

ambiente de camaradería.


SI 20 100%

NO 00 00%

TOTAL 20 100%

54

0

4

8

12

16

20

100% 80% 60% 40% 20%

10 8

2

¿En que porcentaje cree que es adecuada la infraestructura que posee la cooperativa para el buen desarrollo de las

actividades Yy contrl interno? 100%

80%

60%

40%

20%

Pregunta Nº 5:

¿En qué porcentaje cree que la adecuada infraestructura que posee la

Cooperativa permite un buen desarrollo de las actividades, y permite un

control interno adecuado?

Tabla 6 ¿En qué porcentaje cree que la adecuada infraestructura que posee la Cooperativa permite un buen desarrollo de las actividades y control interno?

Gráfico 5 ¿En qué porcentaje cree que la adecuada infraestructura que posee la Cooperativa permite un buen desarrollo de las actividades y control interno?

ANÁLISIS:

10 encuestados manifestaron que un 100%; 8 creen que en un 80% y 2

manifestaron que no en un 60%. Por consiguiente, una adecuada

infraestructura permite el desarrollo de las actividades de la cooperativa y

mejora el control interno, así lo decidieron 18 personas.


100% 10 50%

80% 8 40%

60% 2 10%

40% 0 0%

20% 0 0%

TOTAL 20 100%

55

0

4

8

12

16

20

SI NO

1 19

¿El ambiente de trabajo en el cual se desarrollan las actividades contribuye al control interno adecuado?

SI

NO

Pregunta Nº 6

¿El ambiente de trabajo en el cuál realiza sus actividades contribuye a tener

un control interno adecuado?

Tabla 7 ¿El ambiente de trabajo en el cual realiza sus actividades contribuye a tener un control interno adecuado?

Gráfico 6 ¿El ambiente de trabajo en el cual realiza sus actividades contribuye a tener un control interno adecuado?

ANÁLISIS:

1 persona manifiesto que el ambiente en el cual desarrollan sus actividades

es el ideal; y 19 personas manifestaron que No. Esto significa que las

actividades desarrolladas por los empleados de la cooperativa no se realizan

en un ambiente adecuado.


SI 1 5%

NO 19 95%

TOTAL 20 100%

56

0

4

8

12

16

20

4 6 10

¿Categoría de condiciones de trabajo para el desarrollo de las actividades?

Ambiente agradable

Disponen materiales

Compañerismo

Pregunta Nº 7

Describa brevemente las condiciones de trabajo en el cual realiza sus

actividades:

Tabla 8 Describa brevemente las condiciones de trabajo en el cual realiza sus actividades

Gráfico 7 Describa brevemente las condiciones de trabajo en el cual realiza sus actividades

ANÁLISIS:

4 personas se inclinaron por un ambiente agradable, 6 porque hay

disponibilidad de materiales y 10 dijeron que existe un buen compañerismo.

En conclusión las actividades de trabajo se desarrollan dentro de un

ambiente no muy agradable, los materiales no siempre están a

disponibilidad.


Ambiente agradable 4 20%

Disponibilidad de materiales 6 30%

Compañerismo entre compañeros 10 50%

TOTAL 20 100%

57

0

4

8

12

16

SI NO

6

14

¿Existen capacitaciones para estar acorde con los avances tecnológicos?

SI

NO

Pregunta Nº 8

¿Existen capacitaciones que le ayuden a estar al día con los avances en

control interno?

Tabla 9. ¿Existen capacitaciones que le ayuden a estar al día con los avances del control interno?

Gráfico 8 ¿Existen capacitaciones que le ayuden a estar al día con los avances del control interno?

ANÁLISIS:

14 personas manifiestan que NO existen capacitaciones; 6 dijeron que SI.

Esto significa que en la cooperativa hace falta un programa de

capacitaciones que permita a los trabajadores estar acordes con los avances

de la tecnología y la ciencia.


SI 06 30%

NO 14 70%

TOTAL 20 100%

58

0

20

40

60

80

100

120

SI NO

98

14

¿Es adecuada y suficiente la infraestructura para el desarrolo de sus funciones?

SI

NO

4.2 ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO APLICADO A LOS CLIENTES

(SOCIOS), EXTERNOS DE LA COOPERATIVA.

RESULTADOS:

Pregunta N° 1:

¿La infraestructura de la que se dispone es suficiente y adecuada para el

cumplimiento de las actividades diarias?

Tabla 10. ¿La infraestructura de la que se dispone es suficiente y adecuada para el cumplimiento de

sus funciones?

Gráfico 9. ¿La infraestructura de la que se dispone es suficiente y adecuada para el cumplimiento de sus funciones?

ANÁLISIS:

98 personas manifestaron que SI son adecuadas las infraestructuras de la

cooperativa; 14 dijeron que no. Por consiguiente la cooperativa posee una

infraestructura que es suficiente y adecuada para el desarrollo de las

actividades de la misma.


SI 98 87.50%

NO 14 12,5%

TOTAL 112 100%

59

0

20

40

60

80

100

120

SI NO

101

11

¿Son suficientes los espacios fisiscos que dispone la cooperativa?

SI

NO

Pregunta N° 2

¿Son suficientes los espacios físicos de los que dispone la Cooperativa?

Tabla 11. ¿Son suficientes los espacios físicos de los que dispone la Cooperativa?

Gráfico 10. ¿Son suficientes los espacios físicos de los que dispone la Cooperativa?

ANÁLISIS:

101 personas manifestaron que SI son suficientes los espacios físicos de la

cooperativa; 11 dijeron que no. Por consiguiente la cooperativa dispone de

suficientes espacios físicos para la atención de sus clientes.


SI 101 90%

NO 11 10%

TOTAL 112 100%

60

0

20

40

60

80

100

120

SI NO

7

105

¿Cada una de las oficinas son adecuadas y amplias para los empleadosl?

SI

NO

Pregunta N° 3

¿Cada una de las oficinas son adecuadas y amplias para los empleados?

Tabla 12. ¿Cada una de las oficinas son adecuadas y amplias para los empleados?

Gráfico 11. ¿Cada una de las oficinas son adecuadas y amplias para los empleados?

ANÁLISIS:

7 personas manifestaron que SI existe una adecuada seguridad para los

bienes y personal de la cooperativa; 105 dijeron que no. Por consiguiente la

cooperativa no dispone de suficiente y adecuada seguridad para sus bienes

y empleados.


SI 7 6%

NO 105 94%

TOTAL 112 100%

61

0

20

40

60

80

100

120

SI NO

18

94

¿Distribución del área de atención al público esta bien distribuida y

permite visualizar todas las áreas

SI

NO

Pregunta N° 4

¿El área de atención al público está bien distribuida y permite visualizar

todas las áreas?

Tabla 13. ¿El área de atención al público está bien distribuida y permite visualizar todas las áreas?

Gráfico 12. ¿El área de atención al público está bien distribuida y permite visualizar todas las áreas?

ANÁLISIS:

El área de atención al público si está bien distribuida; así lo manifestaron 18

encuestados mientras que 94 dijeron que no.


SI 18 16%

NO 94 84%

TOTAL 112 100%

62

0

20

40

60

80

100

120

SI NO

112

0

¿La coopertaiva cuenta con seguridad privada?

SI

NO

Pregunta N° 5

¿Cuentan con seguridad privada?

Tabla 14. ¿Cuentan con seguridad privada?

Gráfico 13. ¿Cuentan con seguridad privada?

ANÁLISIS:

El total de los 112 encuestados manifestaron que si se cuenta con seguridad

privada. Por lo tanto la cooperativa SI cuenta con seguridad privada que

garantiza la realización de los servicios de los clientes.


SI 112 100%

NO 0 0%

TOTAL 112 100%

63

0

20

40

60

80

100

120

NO SI

84

28

Se tiene un sistema de quejas y sugerencias

NO

SI

Pregunta N° 6

¿Se tiene un sistema de quejas y sugerencias?

Tabla 15. ¿Se tiene un sistema de quejas y sugerencias?

Gráfico 14 ¿Se tiene un sistema de quejas y sugerencias?

ANÁLISIS:

Del total de los 112 encuestados 84 manifestaron que no se cuenta con un

sistema de quejas y sugerencias; 28 dijeron que sí. Por lo tanto la

cooperativa NO cuenta con un sistema de quejas y sugerencias cuando un

cliente se siente perjudicado en la realización de alguna actividad.


SI 28 25%

NO 84 75%

TOTAL 112 100%

64

4.3 ANÁLISIS FODA

Esta entrevista se realizó a la Gerente de la cooperativa (Srta. CARMEN

MALDONADO)

“La comparación de debilidades, oportunidades fortalezas y amenazas,

normalmente se conoce como análisis FODA (SWOT). El propósito de las

alternativas estratégicas, generadas por un análisis FODA, basado

fundamentalmente en las fortalezas de la cooperativa con el fin de explotar

oportunidades, contrarrestar amenazas, y corregir debilidades. Con el fin de

escoger entre las alternativas generadas por un análisis FODA, la

organización debe evaluarlas confrontándolas entre sí con respecto a su

capacidad para lograr metas importantes” (Hill, 1996)

MATRIZ FODA

ASPECTOS INTERNOS ASPECTOS EXTERNOS

Aspectos Positivos Fortalezas (Para

impulsarlas)

Oportunidades (Para

aprovecharlas)

Aspectos

Negativos

Debilidades (Para

eliminarlas)

Amenazas (para evitarlas)

Tabla 16. Matriz FODA

FUENTE: Víctor Hugo Vásquez. Libro de Organización y Sistemas. ELABORADO POR: Amparo Jaramillo

65

4.3.1 FORTALEZAS Y DEBILIDADES DE LA MATRIZ FODA

FORTALEZAS DEBILIDADES

1. Personal calificado en microfinanzas y cooperativismo.

2. Cartera de crédito diversificada. 3. Ubicación física de las instalaciones

de la cooperativa le permite estar cerca y a la disposición de sus socios.

4. Direccionamiento y comunicación en todas las áreas de la cooperativa, se facilita por su tamaño reducido.

5. Facilidad de la cooperativa para la realización de créditos emergentes y rápidos.

6. Buenas instalaciones físicas. 7. Seguridad privada que garantiza las

operaciones y seguridad del empleado.

1. Falta una unidad de marketing con un personal especializado.

2. Falta de una base de datos efectiva para comparar su participación en el mercado.

3. Altos costos operativos dado a su reducido tamaño.

4. No existe un plan estratégico donde se determine acciones y demás proyectos.

5. Falta de un manual de procedimientos de control interno.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

1. Existencia de servicios innovadores en el mercado generan captación de clientes.

2. Diversidad de proveedores competitivos en el mercado.

3. Incremento de socios (clientes). 4. Capacidad de los clientes para

realizar transacciones dentro de la cooperativa.

5. Crecimiento del sector micro empresarial a nivel de la ciudad de Quinindé.

6. Fomento por parte del Gobierno al sector de la Economía Popular y Solidaria.

1. Creciente control del gobierno sobre costos y tasas de interés.

2. Socios inactivos prefieren la competencia.

3. Baja captación de remesas disminuye la liquidez de la economía.

4. Desconocimiento por parte de los socios de todos los productos y servicios de la Cooperativa.

5. El poder de la competencia en el sector financiero es muy fuerte, especialmente por parte de los bancos y Cooperativas supeditadas a la SBS

Tabla 17. Fortalezas y debilidades de la Matriz FODA

66

4.4 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN CONTROL INTERNO

4.4.1 ANALISIS DE FORTALEZAS

FORTALEZAS Fortalezas Debilidades Impacto

A M B A M B A M B

1. Personal calificado en microfinanzas y cooperativismo.

X 3F

2. Cartera de crédito diversificada.

X 5F

3. Ubicación física de las instalaciones de la cooperativa le permite estar cerca y a la disposición de sus socios.

X 3F

4. Direccionamiento y comunicación en todas las áreas de la cooperativa, se facilita por su tamaño reducido.

X 2F

5. Facilidad de la cooperativa para la realización de créditos emergentes y rápidos.

X 3F

6. Buenas instalaciones físicas. X 5F

7. Seguridad privada que

garantiza las operaciones y

seguridad del empleado.

X 3F

Tabla 18. Análisis de las Fortalezas

A = Alto M = medio B = Bajo FUENTE: Aplicación encuestas y observación directa ELABORADO POR: Amparo Jaramillo

67

4.4.2 ANALISIS DE DEBILIDADES

DEBILIDADES

Fortalezas Debilidades Impacto

A M B A M B A M B

Falta una unidad de marketing

con un personal especializado.

X 3D

Falta de una base de datos

efectiva para comparar su

participación en el mercado.

X 5D

Altos costos operativos dado a su

reducido tamaño.

X 3D

No existe un plan estratégico

donde se determine acciones y

demás proyectos

X 5D

Falta de un manual de

procedimientos

X 5D

Tabla 19. Análisis de las Debilidades

A = Alto M = medio B = Bajo

FUENTE: Aplicación encuestas y observación directa ELABORADO POR: Amparo Jaramillo

68

CAPITULO V:

PROPUESTA

5.1 MANUAL DE CONTROL INTERNO

5.1.1 INTRODUCCIÓN

Consideraciones Generales

El presente Manual de Control Interno, comprende el plan de organización,

el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para

salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su

información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las

operaciones, estimular la observación de las políticas prescritas y lograr el

cumplimiento de las metas y objetivos programados.

Todos los integrantes de la organización sea esta pública o privada, son

responsables directos del sistema de control interno, esto es lo que garantiza

la EFICIENCIA.

Por esta razón este Manual ha sido diseñado en base a las necesidades que

tiene al momento la Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda.., con el

objeto de que sirva de guía al personal que labora en la institución.

69

Justificación

La investigación tiene como propósito diseñar un sistema de control interno,

que desde el punto de vista práctico beneficie a la empresa, ya que le

permitirá disponer de una herramienta dirigida a desarrollar su planeación,

tomando en cuenta factores que constituyen la misma y según sea las

funciones que ejerce cada empleado y con ello aumentar su eficiencia, la

efectividad de las operaciones, confiabilidad en la información financiera y el

cumplimiento de regulaciones y leyes.

Por otra parte, desde una visión gerencial incide en la optimización de un

control interno administrativo y operativo que repercutirá en la calidad del

servicio, mediante l seguimiento y ejecución de los procedimientos aplicados

para el logro de los objetivos, a fin de mantener un nivel de satisfacción y

equilibrio interno. Se busca un control efectivo en el desarrollo de sus

actividades, obteniendo una mejor coordinación del personal, el uso

adecuado de los recursos y el cumplimiento de los objetivos.

5.1.2 OBJETIVOS:

General:

Diseñar un sistema de control interno efectivo para la Cooperativa de Ahorro

y crédito Antorcha Limitada, que permita identificar las áreas críticas para

incorporar políticas de mejoramiento continuo y propender a la utilización

óptima de la capacidad instalada y con ello obtener costos competitivos.

70

Específicos:

Señalar las herramientas administrativas útiles para el manejo de

control interno de la cooperativa.

Promover una adecuada cultura de control que le permita generar

una gestión estratégica de cambio.

Fortalecer las operaciones que le permita una óptima utilización de

los recursos.

5.2 POLITICAS CONTABLES

Este Manual está estructurado de la siguiente manera:

5.2.1 ÁREA ADMINISTRATIVA

Normas y Procedimientos Administrativos

Nivel Operativo

Procedimientos para la Selección de Personal

Contador

Jefe de crédito

Oficial de crédito

Tesorera

Servicio al cliente

Cajera

71

Nivel Auxiliar

Conserjes.

Fondo exequible

Seguro de vida y, seguro de desgravamen.

Área de Crédito

Normas y procedimientos para otorgar créditos

Préstamos emergentes

Préstamo hipotecario

72

5.2.2 ORGANIGRAMA

…………....

.

…………..

Gráfico 15 . Organigrama elaborado con el presidente de la cooperativa.

ASAMBLEA GENERAL

GUARDIA

CONSEJO DE

VIGILANCIA

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DEL

SERVICIO AL CLIENTE

AUDITORIA EXTERNA

TESORERÍA

COMITÉ DE EDUCACIÓN

CONSEJO DE

ADMINISTRACIÓN

COMITÉ DE CREDITO

DEPARTAMENTO DE CRÉDITO

Y COBRANZA

CAJA

DEPARTAMENTO LEGAL

GERENTE

COMITÉ DE ASUNTOS

SOCIALES

73

5.2.3 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA ASAMBLEA

GENERAL.

La Asamblea General de Representantes.- Es la máxima Autoridad de la

Cooperativa y sus resoluciones son obligatorias para todos sus organismos

internos y socios, en tanto sea concordante con la Ley, el Decreto Ejecutivo No

194, las normas que expida la Junta Bancaria y, la Superintendencia aplicables

al sistema cooperativo de ahorro y crédito, el presente Estatuto Social y la

normativa interna. La Asamblea General estará integrada por treinta

representantes.

Superintendencia aplicables al sistema cooperativo de ahorro y crédito, el

presente Estatuto Social y la normativa interna. La Asamblea General estará

integrada por treinta representante

Decreto Ejecutivo No 194, las normas que expida la Junta Bancaria y, la

superintendencia aplicables al sistema cooperativo de ahorro y crédito, el

presente Estatuto Social y la normativa interna. La Asamblea General estará

integrada por treinta representantes.

Los representantes serán elegidos de la siguiente manera:

a) Por votación personal, directa y secreta de cada uno de los socios;

74

b) Los representantes serán elegidos para períodos de dos años, y podrán ser

reelegidos por una sola vez para el periodo siguiente.

Luego de trascurrido un período, podrán ser reelegidos nuevamente, de

conformidad con estas disposiciones;

c) Los representantes serán elegidos por un sistema que obedecerá al

resultado de votación que cada uno obtuviere. Los candidatos de mayor

votación serán elegidos como principales y los que le siguen en forma

inmediata quedarán elegidos como suplentes, hasta completar el número

establecido en el presente Estatuto Social; y,

d) El procedimiento que se adopte para la elección de representantes será

normado por la Asamblea General en el Reglamento de Elecciones,

sujetándose a las instrucciones contenidas en las letras precedentes y

vigilando que tanto la Matriz como las sucursales y agencias se encuentren

representadas en función del número de socios con el que cuenten.

5.2.4 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES CONSEJO DE

VIGILANCIA.

El Consejo de Vigilancia es el encargado de vigilar la parte legal

financiera, y demás departamentos como caja, departamento del

servicio al cliente y departamento de crédito y cobranza.

75

El presidente del Consejo de Vigilancia solicita información al

contador para revisión de los estados financieros de pérdida y

ganancia, balances, conciliaciones bancarias, realiza arqueos

sorpresivos a la cajera, para asegurarse que los fondos recaudados

cuadran con lo que indica el sistema;

Solicita información al Departamento de Crédito y cobranzas para

verificar como avanza la cartera vencida;

El presidente indica a los señores integrantes que conforman el

Consejo de Vigilancia que deben asistir obligatoriamente;

Las demás que señale la ley, el presente reglamento y estatuto social

de la cooperativa.

5.2.5 RESPONSABILIDADES Y ATRIBUCIONES DEL CONSEJO DE

ADMINISTRACION

Dentro de las funciones del Consejo de Administración está en

contratar al personal, aceptar renuncias y dar por terminados los

contratos de los empleados.

Diseñar y administrar la política salarial de la cooperativa en base a

la disponibilidad financiera;

Mantener actualizado el registro de certificados de aportación.

Informar de su gestión a la Asamblea General y al Consejo de

Vigilancia.

76

Suscribir los cheques conjuntamente con el presidente del consejo de

vigilancia, conforme lo determine el estatuto social.

Contratar obligaciones a nombre de la Cooperativa, hasta el monto

que el estatuto, o reglamento o la Asamblea en General le autorice;

Definir y mantener un sistema de control interno que asegure la

gestación eficiente y económica de la cooperativa;

Informar a los socios sobre el funcionamiento de la cooperativa;

Realizar los manuales y reglamentos internos de la cooperativa.

Las demás que señale la ley, el presente reglamento y estatuto social

de la cooperativa.


ASUNTOS SOCIALES.

Está conformado por una persona y es la encargada de prestar la

ayuda que le soliciten y a la vez presentar la solicitud a la gerencia

para que le aprueben lo requerido.

Presentar un plan de responsabilidad social

Ejecutar acciones de responsabilidad social de la cooperativa

Tramitar las peticiones de donaciones

77


EDUCACIÓN.

Presentar un plan de actividades para la aprobación

Está conformada por una persona y esta es la que se encarga de

invitar a los hijos de los socios para que participen, todos fines de

año en el arte y cultura, para inculcar el arte en nuestros niños.

Proponer becas para los hijos de socios destacados

Realizar convenios con instituciones de educación para conseguir

becas y descuentos para los socios de la cooperativa.

5.2.8 DESCRIPCIÓN DEL CARGO DEL GERENTE

El gerente es la persona encargada de velar por el buen funcionamiento de la

cooperativa en general.

5.2.9 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL GERENTE.

De acuerdo al art. 44 las atribuciones y responsabilidades del gerente son las

siguientes:

Ejercer la representación legal judicial y extrajudicial de la

cooperativa de conformidad con la ley este reglamento y el estatuto

social de la misma.

78

Proponer al Consejo de Administración las Políticas, reglamento y

procedimientos necesarios para el buen funcionamiento de la

cooperativa.

Presentar al Consejo de Administración el plan estratégico, hasta el

treinta de noviembre del año en curso para el ejercicio económico

siguiente;

Responder por la marcha administrativa, operativa y financiera de la

cooperativa e informar mensualmente al Consejo Administrativo.

5.2.10 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR

Solicitar informes al contador;

Estados financieros de pérdidas y ganancias;

Conciliaciones bancarias, cheques etc.

Solicita información al jefe de crédito

Solicita la cartera de crédito

Solicita información al departamento del servicio al cliente

En caso de ser necesario pide los libros de actas de los clientes

Solicita información al departamento del consejo de vigilancia y

administración.

Solicita informes de los de actas de todas las reuniones, el

auditor tiene la facultad de solicitar informe a cualquier

departamento en caso de encontrar errores para de esta forma

presentar las recomendaciones y conclusiones de su auditoria.

79

5.2.11 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CONTADOR

Normas y procedimientos contables

Procedimientos para el registro contable de Inversiones

Procedimientos para el registro contable de pago de obligaciones

Procedimientos para el registro correcto de comprobantes de

egreso para registro contable y presupuestario.

Pagar los impuestos del SRI al día.

Presentar informes a los consejos de administración, vigilancia y

gerencia cuando lo requieran.

5.2.12 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA TESORERA.

La tesorera está encargada de cuadrar caja con la cajera;

Luego de recibir el dinero en orden debe guardarlo en la bóveda;

debe presentar el informe de cuadre de caja al contador y hacer

firmar el recibido de la cajera, tesorera y contador;

además realiza las actualizaciones de las libretas que han dejado

de funcionar por el lapso de tres meses;

entrega los estados de cuenta cuando el cliente los requiere;

realiza las transferencias cuando el cliente lo requiere por medio

del servicio al cliente;

80

presentar informes a gerencia y demás autoridades que la

requieran.

Realizar arqueos sorpresivos a la cajera para verificar que todo

este marchando con la honestidad requerida.

5.2.13 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DE CAJA.

Normas y procedimientos para el control del efectivo

Fondo de ahorros

Caja chica

Recibir el dinero con el que va trabajar en el día;

Ingresar a caja para atender a los clientes con el esmero y agilidad;

No puede tener en caja más de dos mil dólares en efectivo;

Cada cinco cheques debe entregar a la tesorera

Normas y procedimientos para el control del efectivo

Fondo de ahorros

Caja chica

5.2.14 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA SECRETARIA

(SERVICIO AL CLIENTE)

Área de Servicios

Normas y procedimientos para la entrega de servicios:

Fondo exequible

81

Seguro de vida y, seguro de desgravamen

Dar atención a los clientes;

Entregar los requisitos a personas que requieran abrir una libreta de

ahorro en la cooperativa;

Apertura de la libreta, ingresando los datos del cliente al sistema;

Escanear la foto del nuevo socio en el sistema;

Llenar el libro de actas con los datos correspondientes del socio y

hacer firmar;

Llenar la papeleta del nuevo socio y enviarlo a caja para que le

entreguen su libreta;

Además es la encargada poner los avisos de los cursos de

cooperativismo que se darán en el transcurso del mes.

5.2.15 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL DEPARTAMENTO

DE CRÉDITO.

El departamento de crédito es el encargado de dirigir el cumplimiento

interno de las políticas y normativas de crédito;

Planificará la colocación de crédito de acuerdo a las disponibilidades

de liquidez y los objetivos estratégicos de la cooperativa;

Evaluará, aprobará o denegará las solicitudes de crédito dentro de su

rango de aprobación;

82

Evaluará y recomendará la aprobación denegación de solicitudes de

crédito superiores a su rango de aprobación, a gerencia general

comité de crédito y/o comité de crédito mayor;

Controlará índices de morosidad de la cooperativa, según leyes y

procedimientos vigentes;

Presentará informes sobre créditos vinculados para su envió a las

unidades de control externas e internas;

El jefe de crédito tiene que analizar los documentos por el oficial de

crédito y el resultado se reflejara a través de su firma.

5.2.16 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL DEPARTAMENTO

LEGAL.

Se encarga de la cartera vencida. (según disponga departamento de

crédito).

Realiza los tramites en las notaria y juzgados de ser conveniente;

Se encarga de enviar notificaciones a los morosos;

83

5.3 INSTRUCTIVOS DE PROCEDIMIENTOS

5.3.1 CARTERA DE CRÉDITO

Concesión Crédito

Para la concesión de un crédito, el socio deberá llenar la solicitud de crédito

correspondiente con toda la información requerida y los documentos de

respaldo de la misma.

Es importante que se cuente con una información actualizada de todos los

socios debido a que ellos en algún momento serán garantes, por cuanto las

garantías son cruzadas, esto permitirá realizar una evaluación general de la

situación patrimonial, generación de recursos, capacidad de pago, se solicitará

el estado de situación económica personal.

El Comité de Crédito con la información financiera debe realizar la verificación

de los datos y del endeudamiento que el sujeto mantiene en el Sistema

Financiero a través del buró de crédito y deberán actualizarse constantemente,

además realizará el respectivo análisis de las cifras y sus comentarios deberán

presentar su informe por escrito, en el que expondrán los motivos por los

cuales el socio es elegible o no para el crédito. Esta información se incluirá en

la carpeta personal del socio.

84

5.3.2 ADMINISTRACIÓN DEL CRÉDITO.

El objetivo de administrar créditos es mantener en forma cuantitativa y

cualitativa un margen de seguridad en cuanto a la recuperación de un crédito

y/o al cumplimiento del socio de los términos y las condiciones establecidas en

un contrato. De esta manera el riesgo asumido debe reunir las tres

características fundamentales, debe ser conocido, aceptable y controlable.

5.3.3 ACTUALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN.

El análisis periódico de la información financiera juega un papel fundamental, el

Comité de Crédito deberá solicitarla en forma oportuna para poder desarrollar

las técnicas de análisis.

Desde el inicio de la relación el empleado a cargo del manejo del socio debe

hacer énfasis en la importancia que la cooperativa da a la concesión de

créditos fundamentados en la información financiera.

5.3.4 PERFIL DE CLIENTE

Toda propuesta de crédito deberá incluir por parte del Comité de Crédito un

análisis cuantitativo y cualitativo del socio por medio de un formulario de

evaluación de riesgos, el cual deberá actualizarse mínimo una vez al año

siempre y cuando la calificación de dicho socio sea A, semestralmente si es B y

trimestralmente si es C, D o E, de acuerdo a la forma de calificar a un socio que

85

a continuación se va a determinar. El análisis evalúa cinco aspectos básicos

que inciden sobre la naturaleza del riesgo crediticio: Carácter, Capacidad,

Capital, Colateral y Condiciones.

A continuación se presenta un ejemplo claro de todos los datos que se piden y

analizan en una solicitud de crédito de una cooperativa, esta es entregada al

socio para que la llene con absoluta sinceridad, y luego de esto es analizada

detenidamente por el asesor u oficial de crédito, por el gerente, por una

comisión de crédito, y finalmente se emite una respuesta positiva o negativa

para proporcionar el préstamo que solicita el socio de la cooperativa.

Requisitos Legales

Para ser solicitantes de un crédito se necesitan los siguientes requisitos:

No estar en el buró de crédito.

Tener un empleo fijo de seis meses.

Tener casa propia una de las dos personas (deudor y/o garante)

No ser mayor de 75 años.

Demostrar capacidad de solvencia económica

Además:

Copias a colores de:

Cédula de identidad actualizada (solicitantes, garante y cónyuges).

86

Certificado de votación (solicitantes, garante y cónyuges).

Una fotografía a color.

Completar el encaje y certificado de aportación.

Copia de una planilla de servicios básicos.

Croquis de la ubicación del domicilio.

Certificado de ingreso (rol de pago, RUC/RISE)

Garantes

Requisitos: Para ser garantes se necesitan los siguientes requisitos:

No estar en el buró de crédito.

Tener un empleo fijo de seis meses.

Tener casa propia una de las dos personas (deudor y/o garante)

No ser mayor de 75 años.

Demostrar capacidad de solvencia económica

Además:

Copias a colores de:

Cédula de identidad actualizada (solicitantes, garante y cónyuges).

Certificado de votación (solicitantes, garante y cónyuges).

Una fotografía a color.

Completar el encaje y certificado de aportación.

Copia de una planilla de servicios básicos.

87

Croquis de la ubicación del domicilio.

Certificado de ingreso (rol de pago, RUC/RISE)

Perfil (cliente –garante)

Debe ser persona natural de nacionalidad ecuatoriana, cuya fuente principal de

ingresos provenga de una relación de dependencia en el sector público y

aquellas personas cuyas fuentes provengan de fuentes promedios.

La utilización del crédito debe estar orientada a:

Nivelar su presupuesto familiar.

Compra de inmuebles.

Compra de vehículos.

Compra de terreno.

Adquisición de artefactos para el hogar.

Calificación (cliente –garante)

Parámetros

Para ser beneficiario de un crédito el cliente debe de tener una

calificación de: A, B o C como máximo.

88

Montos

Serán considerados como montos de créditos pequeños todas aquellas

solicitudes que no sobrepasen de un monto de USD 1.000 y cuyo

solicitante mantenga al menos tres meses como socio activo de la

institución, además deberá tener depositado el encaje requerido, el

plazo de este crédito será para un año máximo y aprobado por el “Oficial

de Crédito”.

Cuando la cuantía es de USD $1001 hasta USD $ 6000, los créditos

serán analizados y aprobados por “el Oficial y el Jefe de Crédito”; y,

Si la cuantía del crédito está entre USD $ 6001 hasta USD $ 15.000,

estos serán aprobados por: “el Oficial, el Jefe de Crédito, Secretaria y

Gerencia”.

5.3.5 SEGUIMIENTO

Esta será una función principal de la comisión de crédito, el rastreo, monitoreo

del capital colocado, su uso para evitar desvíos de la inversión que en un

momento se solicitó por ejemplo, capital que se solicitó para cubrir gastos por

enfermedad, que luego fue utilizado para pago de deudas, comprometiendo la

fuente de pago por tanto transformando un crédito sano en un crédito

problemático.

La Gerencia en forma conjunta con el comité de crédito deberá realizar un Plan

estratégico a fin de que los objetivos planteados lleguen a su consecución, que

89

es el seguimiento ordenado para mantener una cartera saneada.

5.3.6 DEMANDA DE PAGOS

Todas las obligaciones contraídas por la entidad serán pagadas o cumplidas

puntualmente, considerando sus fechas de vencimiento o en la convenida al

momento de definir los términos de la transacción aspecto que será controlado

por el responsable del área financiera con el fin de evitar intereses y multas por

falta de cumplimiento.

El pago de remuneraciones se lo realizará con cheques individuales o con

depósito directo en cuenta bancaria en el caso de existir el mecanismo.

5.3.7 MOROSIDAD

Se realizará las provisiones para créditos incobrables que presenta la

cooperativa, esto es el 10% de la cartera total este valor constará en el

presupuesto de cada año.

La cartera vencida de la cooperativa deberá ser lo menor posible, se sugiere

como parámetro de referencia un máximo del 10% del total de la cartera.

Además se considerará como moroso al cliente que haya incumplido de tres

letras consecutivas.

90

5.3.8 ACTIVIDADES

Como actividades para tratar de recuperar la cartera vencida, se procederá a

citarlo a través del Departamento Legal de Cobranzas quien solicitará el pago

inmediato de la deuda, reservándose la acción legal en caso de resistencia al

pago a través de los jueces competentes.

5.3.9 ACTIVIDADES QUE LA COOPERATIVA NO FINANCIA:

Las prohibidas por la ley

Las destinadas a la fabricación o comercialización de material bélico

Las que estén destinadas a financiar todo tipo de acto ilícito

5.3.10 SUJETOS DE CRÉDITOS:

Los sujetos de crédito de la Cooperativa deberán cumplir con las siguientes

características generales:

DEFINICIÓN CARACTERÍSTICAS

Personas Naturales Socios activos hombre o mujer

Personas jurídicas Agrupaciones reconocidas jurídicamente

Edad Mínimo 21 años y máximo 65 años

Nacionalidad Ecuatoriano o Extranjero con residencia en el país de mínimo 1 año

Actividades Personas Naturales o Jurídicas dedicadas a actividades de Comercio, Producción o Servicio, Asalariado, ingresos por honorarios, rentas, jubilación

Ubicación Geográfica Provincia de Esmeraldas.

91

Estabilidad laboral Mínimo de un año

Estabilidad domiciliaria Mínimo 1 año. Para el caso de policías y militares se tomará en cuenta el plazo de permanencia residual en la provincia.

Calificación crediticia

A y B de acuerdo a calificación del buró de crédito, no es necesario experiencia crediticia. No tener créditos vencidos como titular o garante en la Cooperativa.

Respaldo patrimonial Bienes inmuebles, muebles (vehículos, maquinaria, etc.)

Tabla 20. Características de los Sujetos de Crédito de la Cooperativa

92

5.3.11 NO SERÁN CONSIDERADOS SUJETOS DE CRÉDITO:

Quienes hayan sido demandados judicialmente por instituciones del

sistema financiero.

Los que tengan créditos castigados

Los que se encuentren registrados en la base de datos del CONSEP

Quienes consten en la Central de Riesgos reportados con calificaciones

“C”, “ ” o “ ”, salvo que presenten documentos justificativos de haber

cancelado las acreencias que originaron dichas calificaciones

Aquellos que registren cuentas cerradas, reportadas a la

Superintendencia de Bancos y Seguros, sin rehabilitar

Los que registren malas referencias bancarias, deudas en mora de 180

días o más

Cuyo cónyuge y/o garantes registren:

Cuentas cerradas por mal manejo sin solucionar el problema en el año

inmediato anterior

Malas referencias bancarias

Consten en la Central de Riesgos reportados con calificaciones “C”, “ ”

o “ ”, salvo que presenten documentos justificativos de haber cancelado

las acreencias que originaron dichas calificaciones.

93

5.3.12 FLUJOGRAMAS DE LOS PROCESOS

Flujograma de apertura de una cuenta de ahorros

Gráfico 16 . Flujograma de apertura de una cuenta de ahorros

Elaborado por: Amparo Jaramillo y el Presidente

Recepción de

documentos

INICIO

Información de, servicios y

beneficios

Documentos

Idóneos

Ingreso de datos al

sistema

Emisión de papeleta depósito

y Libreta

Depósito de dinero

Archivo documentos

94

5.3.13 FLUJOGRAMA PARA EL PROCESO DEL CRÉDITO

Continua


Necesidad del Socio

Oficial asesora y entrega solicitud de crédito

Cliente se entrevista con el oficial de crédito

Cliente llena solicitud y adjunta requisitos

Entrega de documentos

Oficial revisa los datos en el portal del cliente

bancario

95

SI

CONTINUA

Registra

Riesgos

OFICIAL ARCHIVA

DOCUMENTOS

Oficial recepta y verifica documentación

Observaciones negativas

A

B

Oficial elabora el informe y envía al

Comité de Crédito

Oficial informa los motivos de la

negación

Si es sobre firma se revisa que toda la

documentación este en regla.

Auxiliar imprime el pagaré o contrato del préstamo dependiente

de la operación

Comité analiza la solicitud para su aprobación para

Si es hipotecario o prendario se envía al departamento legal

NO

96

Gráfico 17. Flujograma para el proceso del crédito


Se realiza el desembolso del

crédito

FIN

Dpto. Legal remite al Dpto. de crédito para que continúe con el respectivo trámite

Cliente lleva al registro mercantil o

de la propiedad

Cliente lleva documento anotaría

o juzgado

El departamento legal elabora el

contrato de hipoteca o prenda

Se hace firmar el pagare en presencia

del oficial

97

Descripción del flujograma para el proceso del crédito

Está demostrado que el éxito o el fracaso está en el logro de las metas y los

objetivos depende en gran medida de los procesos de la empresa como se

puede observar en el flujo grama para cubrir las necesidades de los socios se

debe realizar los siguientes pasos, el cliente se entrevista con el oficial de

crédito y este le asesora, entregando un formato de solicitud de crédito, para

luego ser cumplimentada y adjuntar los requisitos indicados.

Esta documentación es entregada al oficial de crédito para que este a la vez

proceda a la revisión de la misma y verificación en el buró de crédito donde se

revisa que no tenga deudas vencidas en ninguna institución y su capacidad de

pago.

Luego registra los datos del cliente en el sistema y el oficial de crédito elabora

el informe, que se presenta al comité de crédito, en donde se analiza la

solicitud para su aceptar o no la solicitud.

Una vez aprobado el crédito de acuerdo con el tipo de crédito se procede de la

siguiente manera:

a) Crédito sobre firmas.- El cliente firma un pagaré conjuntamente con el

garante como garantía para el desembolso del crédito.

b) Crédito con garantía real.- Una vez aprobada la operación de crédito

hasta el punto anterior, se envía la documentación al departamento

98

legal, para constituir la hipoteca o prenda. El cliente se encarga de llevar

el documento a la notaria o juzgado, ya sea el registro mercantil o de la

propiedad.

Una vez que el cliente registra la hipoteca o prenda regresa con estas

escrituras a favor de la cooperativa, para que se realice el desembolso

del crédito

99

5.3.14 FLUJOGRAMA PARA EL PROCESO DE COBRANZA

Gráfico 18. Flujograma para el proceso de cobranza

ELBORADO POR: Amparo Jaramillo y el Presidente

PROCEDIMIENTO LEGAL

Negociación

del pago

Visita domiciliaria

CARTERA VENCIDA

Llamada telefónica

Cancelación de la DEUDA

Notificación por escrito

Registro de la Llamada telefónica

Confirmación del pago

Comprobante de Pago

FIN

100

PROCEDIMIENTO DE RECUPERACIÓN DE CARTERA

Este procedimiento se detalla a continuación:

1. Revisar mensualmente los archivos donde se detalla la información de las

cuentas por cobrar, las fechas de vencimiento de dichas cuentas y su

evolución.

2. Realizar las gestiones necesarias para su recuperación, llamar al cliente

por teléfono, visitarlo personalmente y hacerle conocer que está atrasado

en sus pagos.

3. Si hace caso omiso a las llamadas y visitas se le envía hasta tres

notificaciones por escrito por medio del departamento legal. Y en este

lapso se encarga este departamento de renegociar la deuda directamente

con el cliente.

4. Pasar el respectivo anexo para conocimiento, análisis y sugerencias por

parte del Comité de Calificación de Activos en Riesgo, quienes opinan

sobre si las provisiones constituidas de las Cuentas por Cobrar son

suficientes o si es necesario incrementarlos.

A todo el procedimiento se lo cumple con la finalidad que al momento que la

Cooperativa detecte posibles clientes con cuentas por cobrar atrasadas, pueda

recuperar a tiempo los valores pendientes , y evitar que transcurra el tiempo y

se vuelvan incobrables y causen pérdidas.

5.3.15 SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA

Los reportes deben elaborarse en forma simple y estar relacionados con la

naturaleza del asunto; no debe incluirse información irrelevante para

101

conocimiento de los funcionarios que lo solicite, como soporte para la toma de

decisiones:

La información financiera debe elaborarse de acuerdo con las

atribuciones y responsabilidades de los funcionarios;

Los funcionarios y empleados deben solamente reportar sobre asuntos

de su exclusiva competencia funcional;

Debe compararse el costo/ beneficio resultante de la recopilación de

datos y la elaboración de reportes con valor significativo;

Cuando sea posible, los reportes sobre de avance o desempeño, deben

mostrar comparaciones con:

5.3.16 CAJA

Los reglamentos más utilizados para aplicar el control interno tienen que ver

con los movimientos de Caja, Bancos y de los fondos de Caja Chica.

5.3.17 ASPECTOS CONTABLES:

Según la política administrativa y contable los siguientes mecanismos de

control interno, deben ser aplicados obligatoriamente en la cooperativa para

asegurar un control contable y financiero eficiente:

Todas las operaciones que se efectúen por Caja, se realizarán teniendo

en consideración el Plan de Cuentas institucional.

102

El Departamento de Contabilidad cuando realice modificaciones,

aperturas o eliminación de cuentas del Plan General de Cuentas, debe

comunicar inmediatamente a la persona responsable de Caja.

El Cajero contabilizará diariamente todos los documentos qué impliquen

un ingreso o salida de dinero, los cuales deben estar debidamente

sustentados con documentos.

5.3.18 INGRESOS DE CAJA:

Todos los comprobantes de ingresos y egresos deben ser pre numerado

en original y la constancia deberá ser detallada en la libreta cartón del

socio (depósitos, retiros, abonos a cuentas por prestaciones, etc.)

Todos los cheques que se reciban deben ser girados a nombre

institucional.

No se aceptarán cheques posfechados.

Todo cheque ingresado por caja debe ser inmediatamente cruzado y

endosado mediante una leyenda que explique a qué cuenta será

depositado, de qué Banco y el nombre del titular de la cuenta.

No se permitirá al Cajero/a recibir dinero o valores en custodia, que no

hayan sido previamente registrados.

103

5.3.19 EGRESOS DE CAJA:

Todos los fondos ingresados a Caja por cualquier concepto deben ser

depositados en las cuentas bancarias el mismo día que ocurre la

operación.

La persona encargada de realizar los depósitos bancarios debe verificar

los datos de la papeleta de depósito y firmar en ella en señal de haber

recibido a satisfacción los valores que se mencionan en ella.

Las papeletas de depósito con el sello del recibidor de la cooperativa,

deben ser entregadas el mismo día del depósito al Contador, para

sustentar los asientos contables.

Las reposiciones del fondo de Caja Chica; el Cajero adjuntará la planilla

de liquidación y reposición del fondo de Caja Chica sustentada con los

documentos de gastos.

5.3.20 CIERRE DE CAJA:

El Cajero debe registrar todos los movimientos de Caja efectuados durante el

día en el parte diario de ingresos y en el parte diario de pagos, en este último

formato se establecerá el saldo de Caja.

Para efectos de concordancia y verificación física real, el cajero deberá realizar

diariamente un arqueo de los valores recibidos como entregados en presencia

de él o los responsables de esta verificación.

104

El cierre de Caja tendrá definida una hora específica, toda operación de ingreso

y/o egreso de Caja, posterior al horario establecido de cierre, serán

considerados como operaciones fuera de hora y con fecha de registro del día

siguiente.

5.3.21 NORMAS GENERALES DE CAJA:

Todo documento y comprobante que haya sido cancelado por el Cajero/a, debe

ser sellado inmediatamente con la palabra PAGADO o CANCELADO.

El Departamento de Contabilidad podrá realizar arqueos de caja en forma

sorpresiva y periódica, cuando lo considere conveniente.

Cualquier diferencia en el arqueo de caja que sea detectado, será notificada

inmediatamente al Gerente para la toma de medidas convenientes en

coordinación con el Departamento de Contabilidad para que se efectúen los

asientos de ajuste respectivos.

5.3.22 CONCILIACIÓN DE FONDOS:

Cada fin de mes se debe efectuar la conciliación de fondos en moneda

nacional, esta conciliación comprenderá todas las disponibilidades que tiene la

Institución, los cuales se compararán con los saldos que figuran en los Libros y

Registros contables oficiales. La conciliación de saldos es necesaria para evitar

diferencias al fin de cada período. Los ajustes que sean realizados serán

105

firmados por el Contador, al mismo que se adjuntarán todos los papeles de

trabajo que motivaron las diferencias en la conciliación, para que a su vez los

vocales del Consejo de Vigilancia tengan el material que de consistencia a los

ajustes efectuados.

5.3.23 INVERSIONES O DEPÓSITOS A PLAZO FIJO

Los socios de la cooperativa podrán depositar dinero en las cuentas que se

denominan depósitos a plazo fijo, este capital gana un interés convenido de

acuerdo a la reglamentación que a continuación detallamos y que la fija el

Consejo de Administración:

Las inversiones que los socios mantendrán en la cooperativa van desde un

monto de $200,00 como mínimo en adelante.

Las tasas de interés serán de beneficio social para el socio, debido a que la

institución está regida por la Superintendencia de bancos, es el Banco Central

del Ecuador quién establece la tasa de interés; es así que si el dinero se deja

para 60 días la tasa de interés a ganar será del 5%; si es a 90 días el interés

será del 5.75% , si es mayor de 180 días el plazo el interés a ganar será del

6%, y si es mayor a los 361 días es el 6.75%. El dinero de estas inversiones no

le servirá al socio como encaje de ahorros para obtener préstamos.

Se emitirá un documento pre numerado y con distintivos difíciles de violentar,

en el que se especificará el nombre del beneficiario, número de cédula, numero

106

de socio, el monto, el plazo y la fecha de vencimiento, cabe indicar que la

cooperativa puede asumir el costo de los rendimientos financieros.

Una vez que el Certificado a Plazo fijo venció, dejará de ganar interés,

pudiendo ser este renovable o cancelado en cualquier fecha por parte del

socio.

5.3.24 PAGO DE OBLIGACIONES

Todas las obligaciones contraídas por la entidad serán pagadas o cumplidas

puntualmente, considerando sus fechas de vencimiento o en el convenido

momento de definir los términos de la transacción aspecto que será controlado

por el responsable del área financiera con el fin de evitar intereses y multas por

falta de cumplimiento.

El pago de remuneraciones se lo realizará con cheques individuales o con

depósito directo en cuenta bancaria en el caso de existir el mecanismo.

5.3.25 CONTROL DE EFECTIVOS

Autorización y Funcionamiento

1. Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda., podrá autorizar el

funcionamiento de Fondos Permanentes para los Organismos de la

Cooperativa, cuya administración se ajustará a las normas que se

107

determinen en el presente reglamento y las que establezca en particular

el Acuerdo de creación.

2. Por medio del acuerdo se designará al empleado responsable del

Fondo, con facultades de disponer las aperturas, los depósitos, retiros

de ahorros, y cierres de cuenta, el cual está obligado a rendir cuentas

documentadas de su gestión en los términos de Ley. En el referido

acuerdo, la Cooperativa podrá determinar cuál será la finalidad del fondo

asignado, quedando obligado el responsable a destinarlo

exclusivamente a los fines para el cuál fue constituido.

Tramite de Pedido o Ampliación

1. Se iniciará con la solicitud del representante de la unidad o departamento

solicitante, exponiendo los motivos de la necesidad de tener la

disponibilidad inmediata de fondos, precisando los conceptos que propone

atender con el mismo y la frecuencia de repetición del gasto. En los casos

de que resulte necesaria la ampliación, deberá fundamentar el pedido en

las necesidades operativas.

2. La solicitud de nuevo fondo y los pedidos de ampliación de los mismos,

deberán ser presentados directamente a la Gerencia, que evaluará la

justificación de su otorgamiento o ampliación y previo a su consideración,

se podrá requerir de la Asamblea de Socios y sus Consejos, la opinión

sobre recursos y créditos presupuestarios disponibles que se afectaran por

los gastos que se piden realizar, su comparación, con Fondos similares y

108

demás conceptos que hagan a su rotación, debiendo evacuar el

mencionado informe y remitirlo a la Administración General en un plazo no

mayor de 5 días hábiles.

Tramite de Rendición.

1. Los Fondos Permanentes serán de rendición mensual, modalidad que

será determinada al momento de su creación. La presentación de la

documentación para su reposición se realizará directamente ante la

Gerencia y podrá solicitarse, cuando el porcentaje consumido alcance el

50%. Este Organismo, deberá efectuar la reposición del mismo en el día

que se realiza la orden de pago.

2. La documentación de respaldo, en cada rendición de cuentas que se

presente a la Gerencia para reposición estará integrada por:

Solicitud de egreso

Comprobantes originales de los retiros realizados, con firma de

conformidad por el responsable.

Listado de comprobantes debidamente ordenados por sus fechas y

estado de situación del fondo permanente con: A cancelar

5.3.26 DISPOSICIONES GENERALES

La Gerencia deberá instruir a los responsables administradores de los

Fondos Permanentes sobre su operatoria y requisitos que deberán

considerar.

109

Los comprobantes en original que respalden las erogaciones a

efectuarse con el Fondo Permanente deberán cumplir con los requisitos

formales de legalidad e impositivos vigentes en oportunidad de su

ocurrencia, para lo cual la Gerencia indicará a los responsables de los

Fondos cuando estos requisitos varíen, e indicará las formalidades

vigentes.

El Departamento de Contabilidad no aceptará ni tramitará comprobantes

de egreso, para registro contable y presupuestario que no se ajusten a lo

establecido precedentemente, o que presente enmiendas o errores de

cualquier naturaleza que ofrezcan dudas sobre su autenticidad. En caso

de existir en la rendición, comprobantes con tales características, serán

desglosados y devueltos al responsable del fondo, sin perjuicio de

proseguir el trámite de reposición con los comprobantes válidos

La Gerencia deberá adoptar las medidas preventivas y de control

necesarias sobre los créditos presupuestarios que se autorizan, con

registro individual que permita evaluar el comportamiento en el tiempo y

a medida que se rinden los gastos y se repone cada Fondo.

La renovación de los Fondos se operará en forma automática en el mes

de diciembre de cada año.

Antes de la finalización del ejercicio financiero anual, deberá cada

responsable de Fondo reintegrar las sumas remanentes mediante

depósito correspondiente, a fin de realizar la cancelación final del fondo.

La Gerencia deberá arbitrar los medios para reponer los fondos

110

asignados a los organismos dentro de los primeros dos días hábiles del

año siguiente.

5.3.27 INTERESES Y CAPITALIZACIÓN

Devengarán intereses sobre saldos diarios, los cuales variarán de

acuerdo a las condiciones del mercado financiero, desde la fecha de su

entrega, considerándose dichos saldos los correspondientes al cierre de

operaciones contables de ese día.

El tipo de interés será fijado y publicado por la cooperativa en forma

mensual en carteleras instaladas en la misma y cualquier modificación

será dada a conocer al ahorrante con 8 días de anticipación.

Los intereses se acreditarán a las cuentas cada fin de mes.

Las cuentas con saldos menores a 10 dólares o su equivalente en

dólares, no devengará intereses.

La cooperativa enviará por lo menos 1 vez al año, un aviso de

confirmación de saldos.

5.3.28 CANCELACIÓN DE CUENTAS

Los ahorrantes podrán cerrar sus cuentas de ahorros, siempre y cuando no

existan restricciones a la cuenta, debiendo devolver a la cooperativa la libreta

respectiva. La cooperativa se reservará el derecho de cancelar cuentas de

ahorro, a través de la aplicación de cargos por no presentar movimientos

durante un período mínimo de 6 meses, notificando previamente al asociado.

111

5.3.29 FLUJOGRAMA PARA EL PROCESO DE CONTABILIZACIÓN DE

OPERACIONES

Gráfico 19. Flujograma para el proceso de contabilización de operaciones

Elaborado por: Amparo Jaramillo y el Contador.

ÁREA DE

CREDITO

ÁREA DE

DEPÓSITOS

ÁREA DE

COBRANZAS

REGISTRO

CONTABLE

REGISTRO

CONTABLE

REGISTRO

CONTABLE

SISTEMA DE

CONTABILIDAD

LIBROS

LEGALES

ESTADOS

FINANCIEROS

LIBROS DEL

IVA

112

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE CONTABILIZACIÓN

El proceso de contabilidad inicia con la generación de registros contables

en cada una de las diferentes áreas o departamentos de la Cooperativa.

Estos registros contables se agrupan en el Sistema Contable.

Del Sistema Contable se generan los diferentes documentos de la

institución que sirven y permiten a la cooperativa conocer la situación

financiera y dar cumplimiento a la normativa legal como son:

Libros contables:

Libro Diario.

Libro Mayor

Libro auxiliar.

Estados Financieros.

Balance General.

Balance de Resultados.

Balance del flujo de efectivo.

Estados de cambios en el patrimonio.

Libros del IVA:

Libro de compras.

Libro de Ventas.

113

5.4 INDICADORES- C.M.I.

Es una herramienta que nos permitirá implementar la estrategia y la misión de

la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Antorcha” Ltda., a partir de un conjunto de

medidas de actuación, poniendo énfasis en la consecución de objetivos

financieros, incluyendo así los inductores de actuación futura para el logro de

objetivos planteados.

Cabe mencionar que al realizar el BSC la cooperativa de ahorro y crédito

contara con una estructura lógica de objetivos prioritarios e interrelacionados

que facilitarán la ejecución, control y tomo de decisiones oportuna.

5.4.1 E s

En este punto nos encargaremos de construir los indicadores claves que nos

indicaran si está de acuerdo a lo establecido, es primordial que estos

indicadores sean medibles para comparar y medir los avances, los cuales se

estructuraran en término de forma de cálculo en límites entre otros aspectos

primordiales.

Los indicadores serán definidos de acuerdo a las diferentes perspectivas que

se han definido en la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Antorcha” Ltda.

114

PERS EJES ’S UNIDAD

C

L

I

E

N

T

E

S

Servicio de calidad

Renovación

Porcentaje Nº de operaciones de

crédito

Tiempo de

respuesta al crédito

Tiempo de respuesta al

crédito Porcentaje

Diferenciación del

servicio

Venta de nuevos

productos y servicios

financieros

Porcentaje


I

N

T

E

R

N

O

S

Gestión estratégica Indicadores Porcentaje

Alianzas

estratégicas Nuevos convenios Porcentaje

Procesos Procesos

estandarizados Porcentaje

Redes de

cooperación Nuevos proveedores porcentajes


AP

RE

ND

IZA

JE

Y

CR

EC

IMIE

NT

O Talento humano Desempeño laboral Porcentaje

Capital

Organizacional Clima laboral Porcentaje

Capital Informático Base de datos Porcentaje

Capacidades Del

Sistema

Eficiencia de la

información

FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda

115

5.5 ANÁLISIS DE SENSIBILIDAD

5.5.1 SOCIO-CULTURAL

La Cooperativa cuenta con personal y funcionarios con mucha predisposición

para ejecutar cambios que sean necesarios y ayuden a un mejor desempeño

de la misma, debido a que los socios obtendrán beneficios como: mejor

atención, seguridad, contabilidad de su dinero, mejores dividendos, seguro

sobre sus aportaciones y gozar de los beneficios que se logren por medio de

las alianzas estratégicas.

5.5.2 ORGANIZACIONAL

Como resultado de la implementación de un modelo de control interno se

optimizará la gestión administrativa de las cooperativas de ahorro y crédito lo

cual logrará que sean más competitivas en el mercado financiero, generando

más empleo y contribuyendo al crecimiento económico de los socios con tasas

de intereses atractivas.

Se cuenta con una muy buena predisposición tanto de los empleados de la

cooperativa como de los directivos de la institución que saben que un control

interno efectivo favorece al buen desenvolvimiento, mejor optimización de los

recursos y por ende una mayor satisfacción a los clientes.

116

5.5.3 ECONÓMICO

La factibilidad en cuanto a este ámbito es aceptable a pesar de que se incurrirá

en gastos. Los funcionarios saben que es una inversión la implementación y

aceptación de un modelo de control interno por que ayudará a que sea más

competitiva acorde a las exigencias de la demanda, mejorando el proceso

administrativo, garantizando a la alta dirección disponer de información

contable y oportuna que promueva una mejor toma de decisiones.

5.5.4 LEGAL

De acuerdo a la NIA 6 y el Art. 50 de la Ley de Cooperativas, Título VI de la

Contabilidad, de la información financiera y de la auditoría. Políticas Internas de

Control exige que las cooperativas adopten políticas internas de control para

administrar prudencialmente sus riegos en función de las normas que la junta

bancaria emita para el efecto, propuesta permitirá cumplir las leyes y normas

relacionadas con el control interno.

117

5.6 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACIÓN

DEL SISTEMA PROCEDIMIENTO DE CONTROL

SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

ACTIVIDADES

SEMANAS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Presentación del sistema

Aprobación del sistema

Divulgación del sistema

Implementación del sistema

Seguimiento y control del sistema

Tabla 21. Sistema de procedimientos de control

ELABORADO POR: Amparo Jaramillo

118

CAPITULO 6:

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

6.1 CONCLUSIONES

Con éste proyecto de Implementación de un Manual de Control Interno la

Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda., podrá desarrollar de mejor

manera sus actividades administrativas y financieras ya sea de forma interna

entre su personal y los consejos directivos, como también se verá reflejado de

manera externa con sus socios.

Con la puesta en marcha del presente Manual en la COAC. Antorcha Ltda., se

realizará un control debido de los activos fijos y en general de todos los bienes

que posee la institución, ya que en la actualidad no existe una persona que

cumpla con las actividades como custodio de los bienes.

Debería capacitarse a todo el personal que integra la cooperativa sobre las

responsabilidades, obligaciones y atribuciones que tienen c/u de ellos en el rol

que desempeñan para detectar sus debilidades y mejorar sus servicios.

De acuerdo al análisis realizado, se determinó que todas las áreas de la

cooperativa comparten las mismas falencias, debido a que no existe un control

interno adecuado.

119

6.2 RECOMENDACIONES

Se recomienda que los directivos, empleados y los integrantes de los

consejos antes mencionados tomen la iniciativa de poner en práctica la

implementación de éste proyecto, el mismo que les permitirá obtener

beneficios importantes que se verán reflejados en el futuro éxito de ésta

financiera.

Se sugiere que se seleccione a una persona como custodio de los

bienes de la Cooperativa para que éste proporcione mayor control,

mantenimiento y orden, para dar la seguridad que requieren a los activos

fijos de la empresa.

Se recomienda que los ejecutivos y representantes de los consejos

cuenten con una serie de cualidades y virtudes como por ejemplo que

sean personas capaces, honestas, responsables, capacitadas

profesionalmente y con experiencia, ya que de esto dependerá la

realización de los objetivos planteados y el éxito de los mismos.

Se recomienda examinar y discutir con la Gerencia, los planes y

objetivos que persigue el presente Manual para que estos sean de

conocimiento de todo el personal de la cooperativa, para evitar algún

retraso en las actividades de la misma.

120

Se deben fijar normas que permitan revisar los instrumentos legales

utilizados en las operaciones que se realizan diariamente.

Se recomienda que todo el personal administrativo reciba un curso de

talento humano para brindar servicio de calidad.

121

BIBLIOGRAFIA

Andrade Fabricio. Departamento de Contabilidad, Cooperativa de Ahorro

y Crédito Antorcha Ltda.

BITTELL / RAMSEY J. Enciclopedia de Management, Editorial Océano,

Colombia, 2001.

CHIAVENATO Adalberto. Administración de los Recursos Humanos.

McGraw-Hill.-Colombia 5ta.Edición

GOMEZ Guillermo, Planeación y Organización, McGraw Hill, México,

2000.

Información remitida por las instituciones del sistema financiero.

Elaboración: Dirección Nacional de Estudios / Subdirección de

Estadísticas

PAREJA González Pedro, Manual de Cooperativas de Ahorro y Crédito.

Quito, FECOAC, 2001.

WETHER William B. Jr. Resumen de Administración de Personal y

Recursos Humanos.

122

LEYES Y NORMAS

CORPORACIÓN DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES, Ley de

Cooperativas, Quito, 2005.

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO RIOBAMBA LTDA.

Departamento de Crédito

ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO. Biblioteca

Central, Tesis y Tesinas sobre Manuales de Control Interno, 2006 y

2007.

Información remitida por las instituciones del sistema financiero.

Elaboración: Dirección Nacional de Estudios / Subdirección de

Estadísticas

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE COOPERATIVAS, Provincia de

Chimborazo, Riobamba.

WEBGRAFÍA

htt:/[email protected].

htt:/[email protected].

htt:/www.suagm.edu/umet/biblioteca/pdf/guiaRevMarzo20126taEd.pdf.

123

ANEXOS

FORMATO DE SOLICITUD DE CRÉDITO

124

FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda.

Elaborado por: Amparo Jaramillo



125



126



127

. Aplicando encuestas a clientes externos

Vista panorámica de la Cooperativa Antorcha Ltda.

128

Vista frontal de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Antorcha Ltda.

universidad tecnolÓgica...

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