universidad tecnológica de saltillo

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

F-001 Rev 00 Página 1 de 290

Omar Alejandro Rosales Rodríguez Coordinador de SGC

Elaboró Revisó Aprobó

Marlenne Medina Trejo Rectora


Código MP-UTS

Versión 01

Fecha Edición 20/Marzo/2019

Vigencia 20/Marzo/2021

Universidad Tecnológica de Saltillo

Manual de Procedimientos



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CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 3

2. OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ............................................................. 6

3. MARCO JURÍDICO – ADMINISTRATIVO ............................................................................. 7 4. DIAGRAMA DE INTERACCIÓN DE PROCESOS .............................................................. 11

5. RELACION DE PROCEDIMIENTOS ................................................................................... 14 6. PROCEDIMIENTOS ............................................................................................................ 15



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1 INTRODUCCIÓN 1.1 Presentación de la Universidad La Universidad inicia actividades el 9 de septiembre de 2013 en las Instalaciones del CECYTEC Derramadero,

como la primer Universidad Bilingüe en el Estado, con una matrícula inicial de 243 estudiantes, para el ciclo

escolar 2016 – 2017 nuestra matricula es de 620, la cual nos muestra un crecimiento del 60% en tan solo 3 años.

La Universidad Tecnológica de Saltillo BIS se encuentra ubicada en el área sur del municipio de Saltillo, en la

localidad de La Providencia, en medio del Parque Industrial Alianza, se considera como área de influencia a la

región sureste del estado que está conformada por los municipios de Saltillo, General Cepeda, Parras, Ramos

Arizpe y Arteaga.

El Modelo de Universidad Bilingüe, Internacional y Sustentable ha sido desarrollado para atender la fuerte

demanda del sector empresarial, que requiere dar respuesta de forma más competitiva a los requerimientos de la

industria exportadora que cada día amplía más sus fronteras, y requiere de personal bilingüe con alta capacidad

tecnológica, opera bajo un esquema pedagógico bilingüe, inglés – español, los cursos son ofrecidos

mayoritariamente en idioma inglés. Los egresados tienen un dominio del idioma inglés con nivel B2 de acuerdo al

Marco Común de Referencia Europeo.

El concepto de internacionalización implica además del dominio de otra lengua, la adquisición de competencias

equiparables a las obtenidas por egresados de otros sistemas educativos del extranjero, gracias al programa de

Movilidad organizado por la Coordinación General de Universidades Tecnológicas y Politécnicas, Banco

Santander y Fundación Televisa, en estos tres años un total de 157 estudiantes y 13 docentes, han tenido la

oportunidad de estudiar en el extranjero durante un cuatrimestre en un Comunity College de Estados Unidos, y en

Canadá 11 estudiantes y 3 docentes en Canadá. Con el fin de enriquecer el aprendizaje del estudiante, tanto en

idioma ingles como en conocimientos técnicos. Contamos con un Centro Certificador ITEP.

Adopta la sustentabilidad como uno de sus ejes rectores, promoviendo la interacción armónica de los estudiantes

con su medio ambiente y la sociedad, se implementó el Comité de Sustentabilidad necesario para llevar a cabo el

plan de acción y continuar con la Certificación de Oficina Verde. Aunado a ello, se participa como comunidad UT

Saltillo en el Programa de Ahorro de Energía y reciclaje de basura. los edificios están habilitados para utilizar

energía solar.



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Con la finalidad de tener una relación estrecha con las empresas la Universidad pertenece al Consejo de

Vinculación Universidad – Empresa de la COPARMEX donde se diseñan estrategias de colaboración entre el

sector empresarial y sector académico, Pertenecemos al CLAM y hemos firmado convenios de colaboración con

CANACINTRA.

Los alumnos de la Universidad realicen su proceso de estadía, previa a egresar de TSU e Ingeniería, estancia de

cuatro meses en una empresa, donde se genera un proyecto relacionado con su especialidad y que da un valor

agregado a la empresa, la cual permite poner en práctica todos los conocimientos adquiridos durante su

formación académica.

Los programas educativos ofertados son:

Técnico Superior Universitario Continuidad de estudios Ingeniería Mantenimiento área Industrial Mantenimiento Industrial Energías Renovables área Energía Solar Energías Renovables Operaciones Comerciales Internacionales área: Clasificación Arancelaria y Despacho Aduanero. Logística Internacional

Actualmente se cuenta con tres generaciones egresadas de TSU con un total de 225 alumnos. De los cuales el

40% se desarrollan en su campo laboral, mientras un 45% da continuidad de estudios.

El 19 de octubre de 2015 se iniciaron actividades en las Instalaciones de la Universidad, actualmente está

habilitado un Edificio de Docencia dos niveles con 17 aulas, un auditorio, dos laboratorios de cómputo, así como

un centro de idiomas. A demás de un Edificio de Laboratorios que cuenta con laboratorio de química, Energías

Renovables, Máquinas Eléctricas, Hidráulica y neumática, pedimentos y arancelaria, logística, dos laboratorios de

cómputo y un aula de capacitación. Actualmente se encuentra en proceso de construcción el edificio de Centro

de Información y se iniciará la primera etapa de edificio de docencia dos niveles.

Para fortalecer el modelo Bilingüe Internacional y Sustentable, se implementó el Comité de Sustentabilidad

necesario para llevar a cabo el plan de acción y sentar las bases para la Certificación de Oficina Verde. Aunado a

ello, se participa como comunidad UT Saltillo en el Programa de Ahorro de Energía.

Con la finalidad de tener una relación estrecha con las empresas la Universidad pertenece al Consejo de

Vinculación Universidad – Empresa de la COPARMEX donde se diseñan estrategias de colaboración entre el



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sector empresarial y sector académico con partición en el comité de inmersión a la empresa, innovación y

pertinencia académica.

¿Qué es el Técnico Superior Universitario?

El Técnico Superior Universitario (TSU), resultado del modelo de Educación Técnica

Superior, es un profesionista en el nivel 5, de acuerdo con la Clasificación Internacional Normalizada de la

Educación (CINE), capacitado técnica y humanamente para ejercer con solvencia las funciones de supervisión y

de coordinación, funciones propias de los mandos medios en las organizaciones de los sectores productivos.

Con una formación preponderantemente práctica, el TSU incorpora desde las primeras semanas de su formación

los elementos técnicos y prácticos que le permiten adaptarse a la realidad laboral en la que habrá de insertarse.

Con esto se busca promover una aplicación precisa, inmediata y pragmática del conocimiento, con el objeto de

mantener y mejorar la operación cotidiana en el centro de trabajo, lo que permite al TSU la integración inmediata

al mercado laboral.

¿Qué es el Egresado de Ingeniería?

Con la finalidad de fortalecer y consolidar el Subsistema de Universidades Tecnológicas, a partir de mayo de

2016 la Universidad extendió su oferta de la continuidad de estudios hacia la Licenciatura, nivel 6 de acuerdo con

la Clasificación Internacional Normalizada de la Educación (CINE).

El Egresado de Ingeniería de la UTSaltillo cuenta con las competencias profesionales necesarias para su

desempeño en el campo laboral, en el ámbito local, regional y nacional. Las competencias profesionales son las

destrezas y actitudes que permiten al egresado de licenciatura, desarrollar actividades en su área profesional,

adaptarse a nuevas situaciones, así como transferir habilidades y actitudes a áreas profesionales próximas.

1.2 Filosofía Institucional MISIÓN

Formar ciudadanos del mundo con educación tecnológica de calidad, para atender las demandas del sector

productivo y contribuir al desarrollo sustentable del país.



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VISIÓN

En el año 2020 seremos reconocidos como una institución innovadora, sustentable y por la calidad

internacional de sus docentes y egresados.

VALORES

Compromiso, con la sociedad y su entorno.

Responsabilidad, profesionistas de calidad.

Lealtad a los principios, Institución, Estado y país.

Competitividad, fomentar la innovación.

2 OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Tiene como objetivo facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la

duplicidad de funciones y pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditoria

administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia.

La elaboración del Manual de Procedimientos dentro de una Dependencia pretende uniformar y controlar el

cumplimiento de las tareas diarias del Personal Docente, Directivo y Administrativo con el fin de mejorar el

funcionamiento y regularización de la Institución.

Objetivo Particular:

Establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Gestión de la Calidad para mejorar

continuamente su eficacia.

Alcance:

Aplica a todo el Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Tecnológica de Saltillo, en los Procesos

Educativo para los niveles de Técnico Superior Universitario e Ingeniería, de Vinculación y Administrativo.

3 MARCO JURÍDICO – ADMINISTRATIVO

3.1 MARCO NORMATIVO



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La normatividad contribuye al buen funcionamiento de la Universidad ya que es uno de los principales soportes

de todas las tareas universitarias, para que la articulación de la estructura orgánica, proyectos institucionales,

académicos, de recursos humanos, aspectos financieros y servicios de apoyo sean coherentes y propicien un

desarrollo armónico que sustenten las decisiones universitarias y fortalezca su vida académica visualizando el

futuro y trabajando constantemente en la construcción del presente.

Los decretos de creación y Modificación de la Universidad son los documentos esenciales de la institución. A la

par de los órganos colegiados y los reglamentos que establecen la operatividad y sus actividades académicas,

laborales y administrativas. Así como las leyes y reglamentos Federales y Estatales aplicables, y los instrumentos

jurídicos que se suscriben al amparo de dichos ordenamientos como son convenios, circulares, informes y

contratos, son los que dan vida y sustento a la Universidad.

Es por lo anterior, que el marco normativo universitario colma todas las actividades, tanto al interior como al

exterior, en sus relaciones con otras dependencias y organismos Federales, Estatales, Municipales y en sus

relaciones con instancias privadas y particulares. Apoyados en el ámbito Federal por las autoridades educativas

de la Coordinación General de Universidades Tecnológicas y Politécnicas, en el ámbito Estatal a través de la

Secretaría de Educación de Coahuila a la cual está sectorizada la Universidad, por conducto de la Subsecretaría

de Educación Superior.

3.2 LA NORMATIVIDAD DE LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE SALTILLO SE SUSTENTA EN LOS SIGUIENTES LINEAMIENTOS.

ÓRGANOS COLEGIADOS:

• Documentos que fundamentan la normatividad.

• Consejo Directivo.

• Convenio de Coordinación de Creación.

• Decreto de Creación de la UTS.

• Reglamento Académico de Universidad Tecnológica de Saltillo

• Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

3.3 LOS INSTRUMENTOS JURÍDICOS DE APLICACIÓN FEDERAL COMO ESTATAL DE OBSERVANCIA PARA LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE SALTILLO SON LOS SIGUIENTES:



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FEDERALES: • UTS Ley 91 Ley Orgánica de la Administración Pública Federal

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

• Ley General de Educación

• Ley Federal al Servicio de los Trabajadores al Servicio del Estado, Reglamentaria Apartado B) del artículo

123 Constitucional

• Ley Federal de Responsabilidad Administrativa de los Servidores Públicos.

• Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental

• Ley Federal del Trabajo

• Ley para la Coordinación de la Educación Superior

• Políticas Generales de la coordinación General de Universidades Tecnológicas

ESTATALES: • Constitución Política del Estado de Coahuila de Zaragoza

• Ley de Entidades Paraestatales del Estado de Coahuila

• Ley de Entrega—Recepción del Estado y Municipios de Coahuila de Zaragoza.

• Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Coahuila de Zaragoza

• Ley de Administración Fiscal General del Estado de Coahuila de Zaragoza

• Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas para el Estado de Coahuila de Zaragoza

• Ley de Planeación para el Desarrollo del Estado de Coahuila de Zaragoza

• Ley de Profesiones para el Estado de Coahuila de Zaragoza

• Ley de Responsabilidad de los Servidores Públicos Estatales y Municipales del Estado de Coahuila.

• Ley del Instituto Coahuilense de Acceso a la Información Pública

• Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Coahuila de Zaragoza

• Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios para el Estado de Coahuila de

• Zaragoza

• Convenio de coordinación para la Creación, Operación y Apoyo Financiero de la Universidad entre la

Secretaría de Educación Pública y el Gobierno del Estado

• Legislación laboral Estatal

• Decreto de Creación de la Universidad Tecnológica de Saltillo.

• Decreto Modificatorio al Decreto de Creación No. 91 de la Universidad



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Programa Institucional de Desarrollo de la Universidad Tecnológica de Saltillo

3.4 ATRIBUCIONES Decreto que creación la Universidad Tecnológica de Saltillo, Capítulo I Naturaleza y Objeto, Articulo 5.-

La Universidad para el cumplimiento de lo anterior tendrá las siguientes atribuciones:

I. Constituir la organización administrativa y académica que estime conveniente, de acuerdo a los

lineamientos generales previstos por este decreto.

II. Regular el desarrollo de funciones sustantivas, adjetivas y de apoyo, así con la estructura, funciones y

atribuciones de sus órganos de gobierno.

III. Planear y programar la educación que se imparte en ella

IV. Impartir educación para la formación de técnicos superiores universitarios, ingenierías técnicas, licencias

Profesionales y Licenciaturas, y demás previstos en la Ley General de Educación, vinculados

estrictamente con necesidades de la comunidad.

V. Determinar e impartir programas de superación académica y actualización, dirigidos tanto a los miembros

de la comunidad universitaria, como a la población en general.

VI. Organizar actividades que permitan a la comunidad, el acceso a la cultura en todas sus manifestaciones.

VII. Planear e impulsar estrategias de participación y concertación con los sectores público, privado y social,

para la proyección de las actividades productivas, con los más altos niveles de eficiencia y sentido social.

VIII. Impulsar la investigación tecnológica con base en la vinculación con el sector productivo de bienes y

servicios de la localidad.

IX. Determinar sus programas de investigación y vinculación.

X. Expandir certificados de estudios, parciales y totales, así como títulos y distinciones especiales.

XI. Establecer equivalencias de estudios realizados en otras instituciones educativas nacionales y gestionar

ante las dependencias correspondientes las revalidaciones de estudios en instituciones de educación

extranjeras.

XII. Regular los procedimientos de selección de ingreso de los alumnos y establecer las normas para su

permanencia en la Universidad.

XIII. Establecer los procedimientos de ingreso, permanencia y promoción de su personal académico.

XIV. Administrar su patrimonio conforma a lo establecido en este decreto, expidiendo las disposiciones

internas que lo regulen, así como los sistemas de control, vigilancia, auditoria que sean necesarios, de

conformidad con la normatividad aplicable en la materia.

XV. Establecer y modificar su Comité Interno de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, así como

también su reglamento.



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XVI. Planear, desarrollar e impartir programas de superación y actualización académica y dirigirlos tanto a la

comunidad universitaria como a la población en general.

XVII. Administrar los bienes incorporados a su patrimonio, así como los ingresos que obtenga por los servicios

que preste, con sujeción al marco legal aplicable.

XVIII. Suscribir contratos y convenios por personas físicas o morales; con instituciones públicas y privadas,

nacionales y extranjeras para el cumplimiento de su objetivo.

XIX. Expedir las disposiciones necesarias, a fin de hacer efectivas las facultades que se le confieran para el

cumplimiento de su objeto.

XX. Las demás que establezcan las disposiciones aplicables.



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4 DIAGRAMA DE INTERACCIÓN DE PROCESOS

4.1 PROCESO ACADÉMICO



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4.2 PROCESO DE VINCULACIÓN



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4.3 PROCESO ADMINISTRATIVO



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Fecha Edición 18/09/17

Vigencia 18/09/19

5 RELACION DE PROCEDIMIENTOS A continuación, se muestra la lista de los procedimientos de la Universidad:

Código del Procedimiento Nombre del Documento Área responsable

IT-CSI-02 Seguimiento de Egresados Coordinación BT, SdeE, Incubadora

IT-CSI-01 Incubadora de Negocios Coordinación BT, SdeE, Incubadora

IT-CAL-01 Mantenimiento Preventivo Y Correctivo Coordinación de Almacen y Laboratorio

IT-CC-01 Contabilidad Coordinación de Contabilidad

PI-CC-01 Control Interno Coordinación de Contabilidad

IT-CCD-01 Actividades Culturales y Deportivas Coordinación de Cultura y Deporte

IT-CI-01 Aplicación de Examen ITEP Coordinación de Idiomas

IT-CI-02 Aplicación de Examen Elash Coordinación de Idiomas

IT-CB-001 Biblioteca Digital Coordinador de Biblioteca

IT-CB-003 Préstamo de espacios Coordinador de Biblioteca

IT-CB-002 Préstamo de Libros de Biblioteca Coordinador de Biblioteca

PI-CSG-01 Control de Activo Fijo Coordinador de Servicios Generales

PI-CSG-03 Servicios Generales Coordinador de Servicios Generales

IT-DAC-02 Encuesta de Evaluación Docente Dirección Académica

IT-DAC-03 Laboratorios Dirección Académica

PI-DAC-04 Planeación Cuatrimestral Dirección Académica

PE-DAC-01 Proceso Académico Dirección Académica

PI-DAC-02 Selección y Contratación del Personal Docente Dirección Académica

PE-DAF-01 Macroporceso Administración y Finanzas Dirección de Admón. Y Finanzas

PI-DAF-01 Presupuesto Dirección de Admón. Y Finanzas

IT-DV-02 Bolsa de Trabajo Dirección de Vinculación

IT-DV-01 Estadías Dirección de Vinculación

PE-DV-01 Macroproceso Vinculación Dirección de Vinculación

PI-JDP-01 Coordinación de Promoción y Difusión Jefe del Dep. de Prom., Dif. Y Prensa



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PI-JDP-02 Coordinación Imagen Institucional Jefe del Dep. de Prom., Dif. Y Prensa

IT-JDP-03 Open House English Day Jefe del Dep. de Prom., Dif. Y Prensa

IT-JDP-01 Visitas Promoción Jefe del Dep. de Prom., Dif. Y Prensa

IT-JP-02 Becas Jefe del Dep. de Psico.

IT-JP-05 Comité de Honor y de Justicia Jefe del Dep. de Psico.

IT-JP-04 Movilidad Internacional Jefe del Dep. de Psico.

IT-JP-03 Tutorías Jefe del Dep. de Psico.

IT-JSA-04 Capacitación Jefe del Dep. de Serv. Admón.

PI-JSA-03 Clima Laboral Jefe del Dep. de Serv. Admón.

PI-JSA-04 Contratación de personal Jefe del Dep. de Serv. Admón.

IT-JSA-01 Nómina Jefe del Dep. de Serv. Admón.

IT-JSA-02 Recaudación Jefe del Dep. de Serv. Admón.

IT-JSA-03 Viáticos Jefe del Dep. de Serv. Admón.

PI-JSE-01 Admisión Jefe del Dep. de Serv. Esc.

PI-JSE-04 Baja Académica Jefe del Dep. de Serv. Esc.

PI-JSE-02 Reinscripción Jefe del Dep. de Serv. Esc.

PI-JSE-05 Seguro Estudiantil Jefe del Dep. de Serv. Esc.

PI-JSE-03 Tramite de Titulación Jefe del Dep. de Serv. Esc.

IT-REC-01 Acciones Correctivas y Preventivas Rectoría

IT-REC-02 Atención de Quejas y Sugerencias Rectoría

PI-REC-02 Control de Documentos Rectoría

PI-REC-03 Elaboración de Procedimiento Rectoría

PI-REC-01 Revisión por la Dirección Rectoría



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Nomenclatura Área responsable REC Rectoría DAC Dirección Académica DV Dirección de Vinculación

DAF Dirección de Admón. Y Finanzas JSE Jefe del Dep. de Serv. Esc. JP Jefe del Dep. de Psico.

JDP Jefe del Dep. de Prom., Dif. Y Prensa JSA Jefe del Dep. de Serv. Admon. CSG Coordinador de Servicios Generales

CI Coordinación de Idiomas CCD Coordinación de Cultura y Deporte CAL Coordinación de Almacén y Laboratorio CC Coordinación de Contabilidad CSI Coordinación de Seguimiento e Incubadora CB Coordinación de Biblioteca CII Coordinación de Imagen Institucional

CPDP Coordinación de Promoción, Difusión y Prensa

MANUAL DE PROCIDIMIENTOS


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Vigencia 11/04/2021


REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

ELABORÓ

Mtra. Marlenne Medina Trejo Rectora

AUTORIZÓ REVISÓ

Omar Alejandro Rosales Rodríguez Soporte Técnico

Li. Mtra. Marlenne Medina Trejo

Rectora



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ÍNDICE 1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. POLÍTICAS

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA

6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES

7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

8. DIAGRAMA DEL PROCESO

9. RIESGOS INHERENTES

10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO

11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO

12. ENTRADAS Y SALIDAS

13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC

14. COMUNICACIÓN

15. ANEXOS ( REGISTROS)



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1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para llevar a cabo las Revisiones al Sistema de Gestión de la Calidad de la UTSaltillo por parte de la Dirección y asegurar así la conveniencia, adecuación y eficacia continuas del Sistema. 2. ALCANCE El procedimiento es aplicable a todo el personal que integra los procesos que son alcance del Sistema de Gestión de Calidad en la UTSaltillo. 3. POLÍTICAS

3.1. La rectora debe presidir las reuniones de revisión y en su ausencia se suspende la reunión.

3.2. La asistencia mínima para que se ejecute la reunión es del 85% de integrantes del comité de calidad

3.3. Puntos a considerar para la elaboración del orden del día:

3.3.1. Cambios en las cuestiones internas o externas que sean pertinentes al SGC.

3.3.2. Información sobre el desempeño y la eficacia del SGC, incluidas:

3.3.2.1. La satisfacción del cliente y de las partes interesadas.

3.3.2.2. El grado en el que se han logrado los objetivos de la calidad.

3.3.2.3. El desempeño de los procesos y conformidad de los servicios.

3.3.2.4. Las no conformidades y las acciones correctivas.

3.3.2.5. Los resultados de seguimiento y medición.

3.3.2.6. Los resultados de las auditorias.

3.3.2.7. El desempeño de los proveedores externos.

3.3.3. Adecuación de los recursos.

3.3.4. Eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades.

3.3.5. Las oportunidades de mejora.

3.4 La programación mínima de reuniones de revisión de la dirección serán 3.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES UTSaltillo. Universidad Tecnológica de Saltillo

SGC. Sistema de Gestión de Calidad 5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Personal Administrativo, equipo de cómputo y material de oficina


6.1 Rectora

6.1.1 Responsabilidades

6.1.1.1 Establecer y acordar fechas para las revisiones de la dirección al SGC.



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Vigencia

6.1.1.2 Revisar la conveniencia, adecuación, eficacia y alineación del SGC con la dirección

estratégica de la universidad.

6.1.1.3 Verificar la implementación de las acciones y acuerdos establecidos en las reuniones.

6.1.2 Autoridades

6.1.2.1 Solicitar retroalimentación puntual acerca de los temas a tratar en la revisión, y aquellos

necesarios para el buen funcionamiento del SGC.

6.1.2.2 Solicitar la implementación de acciones para el buen funcionamiento del SGC

6.2 Responsable del SGC


6.2.1.1 Reunir la información necesaria para que se lleve a cabo la revisión del SGC.

6.2.1.2 Establecer y acordar fechas para la revisión de la dirección al SGC con el Rector de la

UTSaltillo.

6.2.1.3 Dar seguimiento al cumplimiento de los acuerdos y acciones establecidas en la revisión del

SGC.

6.2.1.4 Cumplir e implementar con las acciones y acuerdos establecidos en las reuniones del

SGC.

6.2.1.5 Intervenir en las reuniones para dar a conocer estatus de acuerdos y acciones referentes

al área que representan

6.1.2 Autoridades

6.2.2.1 Solicitar información acerca del estatus que guardan los acuerdos y acciones establecidos

en las reuniones de alta dirección.

6.2.2.2 Proponer mejoras para el SGC

6.3 Alta Dirección


6.3.1.1 Proporcionar información necesaria para el buen desarrollo de la revisión del SGC.

6.3.1.2 Cumplir e implementar los acuerdos y acciones establecidas en las reuniones del SGC.

6.3.1.3 Intervenir en las reuniones para dar a conocer estatus de acuerdos y acciones referentes

al área que representan.

6.3.2 Autoridades

6.3.2.1 Proponer mejoras para el SGC.

6.3.2.2 Solicitar información y/o retroalimentación acerca de los puntos que se aborden en la

revisión de la dirección.

6.4 Responsable del Proceso


6.4.1.1 Proporcionar información necesaria para el buen desarrollo de la revisión del SGC.

6.4.1.2 Cumplir e implementar los acuerdos y acciones establecidos en las reuniones del SGC.



Código PI-REC-01

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Fecha Edición

Vigencia

6.4.2 Autoridades

6.4.2.1 Proponer mejoras para le SGC.

7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC

RESPONSABLE (S)

ACTIVIDAD (QUÉ) / (CÓMO)

(CUÁNDO) (DÓNDE)

DOC. / REGISTRO (CÓDIGO)

1 Rectoría/Encargado SGC

Acuerdan fecha de reunión de revisión de la dirección

Cuando sea pertinente y necesaria

N.A.

2 Encargado de SGC

Elabora Orden del día tomando en cuenta la Política 10.3

Cuando se tenga fecha establecida para la reunión de revisión

Orden del día

3 Rectoría/Encargado de SGC

Revisar orden del día antes de que se realice la reunión de revisión Y el encargado del SGC convoca a integrantes del comité de alta dirección dándoles a conocer fecha, lugar y hora de la reunión de revisión de la dirección

Previo a la reunión de revisión Mínimo 2 días hábiles antes de la reunión de revisión.

Orden del día Comunicado

4 Encargado de SGC

Reúne información necesaria para llevar acabo la reunión de dirección.

El día establecido con anterioridad

F-REC-03

5 Encargado de SGC

Elabora minuta Día de la reunión de revisión de la dirección

Minuta

6 Rectoría, Alta Dirección y encargado de SGC

Revisan minuta anterior para checar el seguimiento y mejora realizada, en caso de no tener mejoras se realizan nuevos acuerdos

Día de la reunión de revisión de la dirección

Minuta

7 Encargado de SGC

Da seguimiento al cumplimiento de acuerdos


F-REC-03 F-C-01

8 Encargado de SGC, Alta Dirección

Documentan cumplimiento de acuerdos y acciones y se verifica implementación


F-REC-03 F-C-01

8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-REC-03 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-REC-02 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE MINUTA 100% (ACUERDOS CADA REUNION CADA



Código PI-REC-01

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Fecha Edición

Vigencia

CUMPLIMIENTO REALIZADOS/ ACUERDOS ESTABLECIDOS)*100

DE DIRECCION RESPONSABLE DE PROCESO

11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO Ley Federal de Responsabilidad Administrativa de los Servidores Públicos

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental

Ley para la Coordinación de la Educación Superior

Políticas Generales de la coordinación General de Universidades Tecnológicas

Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Coahuila de Zaragoza

Ley de Profesiones para el Estado de Coahuila de Zaragoza

Ley de Responsabilidad de los Servidores Públicos Estatales y Municipales del Estado de Coahuila

Ley Estatal de Educación


ENTRADAS SALIDAS QUIÉN QUÉ QUIÉN QUÉ

Alta dirección

Responsable del Proceso

Alumnos

1. Estado de las acciones de las revisiones por la dirección.

2. Cambios en las cuestiones internas o externas que sean pertinentes al SGC.

3. Información sobre el desempeño y la eficacia del SGC, incluidas: a. La satisfacción del

cliente y de las partes interesadas.

b. El grado en el que se han logrado los objetivos de la calidad.

c. El desempeño de los procesos y conformidad de los servicios.

d. Las no conformidades y las acciones correctivas.

e. Los resultados de seguimiento y medición.

f. Los resultados de las auditorias.

g. El desempeño de los proveedores externos.

Alta Dirección

Responsable del Proceso

Acuerdos, decisiones y acciones derivadas de la revisión de la información

relacionada con la mejora de la efectividad del sistema de

gestión de calidad, la mejora del servicio relacionada con los

requisitos del cliente y necesidades de recursos



Código PI-REC-01

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Fecha Edición

Vigencia

h. Adecuación de los recursos

4. Eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades.

5. Las oportunidades de mejora


DOCUMENTO CÓDIGO ADMINISTRACION Y FINANZAS PE-DAF-01 ACADEMICO PE-DAC-01 VINCULACION PE-DV-01 ATENCION A QUEJAS Y SUGERENCIAS IT-REC-02 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS IT-REC-01 PLAN ESTRATEGICO PE-REC-01 CONTROL DE DOCUMENTOS PI-REC-02 ELABORACION DE PROCEDIMIENTOS PI-REC-03 14. COMUNICACIÓN

QUÉ SE COMUNICA

CUÁNDO SE COMUNICA

A QUIÉN SE COMUNICA

CÓMO SE COMUNICA QUIÉN COMUNICA

Áreas de oportunidad detectadas durante la revisión de la alta dirección.

Al finalizar la reunión

A las áreas con oportunidad de mejoras detectadas

Mediante oficio y retroalimentación por medio del “Seguimiento de Actividades”

El encargado del SGC

Sanciones derivadas de la revisión por parte de la alta dirección, debido a detección de poco o nulo seguimiento detectado con anterioridad en áreas específicas.

Al finalizar la reunión

A él o las áreas que no están realizando las adecuaciones necesarias a sus procedimientos ya detectadas y registradas en “seguimiento de actividades”

Mediante Acta Administrativa Jefe Superior Inmediato.

15. ANEXOS (REGISTROS) CÓDIGO

NOMBRE TIEMPO RETENCIÓ

N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD

O

LUGAR DE ALMACENAJE

ELECT PAPEL

F-C-01 SEGUIMIENTO DE ACTIVIDADES 2 AÑOS ENCARGADO DE

SGC X ARCHIVO



Código PI-REC-01

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Fecha Edición

Vigencia

F-REC-03

REVISION POR LA DIRECCION 2 AÑOS ENCARGADO DE

SGC X X ARCHIVO

Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.



Código PI-REC-02

Versión 00


Vigencia 11/04/2021


CONTROL DE DOCUMENTOS

ELABORÓ


AUTORIZÓ REVISÓ

Omar Alejando Rosales Rodríguez Soporte Técnico


Rectora



Código PI-REC-02

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

ÍNDICE 1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. POLÍTICAS











14. COMUNICACIÓN




Código PI-REC-02

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

1. OBJETIVO Consolidar la infraestructura y los procesos de la Universidad, establecer y mantener la calidad de la gestión a

través de la certificación del sistema de gestión de calidad bajo la norma ISO 9001 y sus actualizaciones y

asegurar que se tienen identificados, ubicados, revisados y actualizados, los documentos que integran el sistema

de calidad.

2. ALCANCE Aplica a todos los documentos de origen interno y externo que integran el sistema de gestión de calidad 3. POLÍTICAS

3.1 Se consideran documentos vigentes y controlados, los documentos del SGC que se encuentran en el portal (192.168.200.148/phpLogin/index.html).

3.2 Toda copia en papel se considera como un documento no controlado a excepción del original, con firmas autógrafas, que se encuentra resguardado con el encargado del SGC.

3.3 Es responsabilidad de los dueños de cada proceso, el revisar y actualizar periódicamente el contenido de sus procedimientos cada dos años, o antes en caso de así requerirse.

3.4 Las propuestas de cambios a un documento del SGC, se realiza a través de una solicitud de modificación por medio de correo electrónico.

3.5 Los responsables de cada proceso deben comunicar al encargado de SGC sobre los documentos externos (legales y reglamentos) que aplican a las actividades propias de su proceso.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES SGC: Sistema de Gestión de Calidad.

Documento Interno: Documento que se general al interior de la Universidad

Documento Externo: Documento que no ha creado la Universidad pero que se necesita para el buen

funcionamiento del SGC.

5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Controlador de documentos, material de oficina, sistema electrónico de control de documentos


6.1 Generador de Documentos


6.1.1.1. Entregar las actualizaciones o nuevos documentos a integrarse al SGC.

6.1.1.2. Difundir los nuevos documentos o los cambios realizados a los documentos entre las

personas que utilicen dicha información.

6.1.2 Autoridades



Código PI-REC-02

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

6.1.2.1. Solicitar ajustes en SGC

6.2 Encargado de SGC


6.2.1.1. Revisar nuevos documentos o modificaciones realizadas a los documentos.

6.2.1.2. Retroalimentar al solicitante sobre observaciones detectadas durante las revisiones.

6.2.1.3. Llevar a autorizar documentos a Rectoría.

6.2.1.4. Subir archivos nuevos o actualizados al portal del SGC.

6.2.2 Autoridades

6.2.2.1. Autorizar o rechazar documentos.

7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE

(S) ACTIVIDAD

(QUÉ) / (CÓMO) (CUÁNDO) (DÓNDE)


1 Departamento o Área de la

Universidad

Obsolescencia Cuando el responsable de la actividad determine que, por necesidades del proceso, algún documento ya no cumple con sus requerimientos. Cambio del proceso Cuando por necesidades de la organización se presentan cambios que afecten el sistema de calidad, tales como: Cambio de producto, cambio de actividades, cambio en organigrama, etc. Mejora del proceso Cuando una mejora en los procesos representa cambio en la documentación del sistema de calidad.

Cuando surja la necesidad de una

modificación o creación en el procedimiento

F-C-02 F-C-04 F-C-05 F-C-06 F-C-07

2 Encargado de SGC

De manera alterna al proceso vigente, el responsable de la actividad elabora los documentos preliminares, los cuales no tendrán los requisitos mínimos para el control de documentos (encabezados, pie de pág.) y se ponen a prueba durante un ciclo (semana o mes) mínimo y máximo 3, con el fin de para valorar su efectividad.

Cuando surja la necesidad de una

modificación o creación en el procedimiento

F-C-02

F-C-04

F-C-03

F-C-05

F-C-06

F-C-07

3 Encargado de SGC

Habiendo pasado un máximo tres ciclos de prueba, el responsable de la actividad, autoriza, modifica o rechaza el documento de acuerdo a su desempeño y envía un correo “Solicitud de Modificación de documento” donde se especifican los motivos del cambio anexando el nuevo

Aprobando o desaprobando los

cambios

F-C-02

F-C-04

F-C-05

F-C-06

F-C-07



Código PI-REC-02

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

archivo a liberar.

4 Encargado del SGC

Encargado de SGC evalúa que el documento tenga los requisitos mínimos para ser controlado

Al momento de la solicitud de registro

F-C-02

F-C-04

F-C-06

F-C-07

5 Encargado del SGC

De acuerdo a la decisión de capacitar o notificar expresada en el correo, se pasa a los puntos: Capacitar Cuando el cambio sea tan elaborado o significativo que se requiera de capacitar al personal para llevar acabo sus actividades de acuerdo al sistema. Notificar Cuando el cambio no sea tan complicado y se pueda entender solamente con una notificación (ej. Cambio de ortografía, cambios mínimos a documentos, o registros, etc … )

Cuando se realiza un cambio menor o mayor o creación

F-C-02

F-C-04

F-C-06

F-C-07

6 Encargado del SGC

En caso de ser un documento o formulario de nueva Emisión se actualiza el control de documentos

Aprobado o modificado

F-C-03

7 Encargado del SGC

Registrar en el historial los cambios actualizaciones o modificaciones


F-C-03

8 Encargado del SGC

Listado maestro actualizar la revisión que corresponda


F-C-03

9 Encargado del SGC

Se actualiza documento que se muestra liga de portal (192.168.200.118/phpLogin/login.html


F-C-02

F-C-04

F-C-06

F-C-07

8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-REC-01 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-REC-01 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Atención de solicitudes de modificación a

Atención al 100% de las solicitudes

(solicitudes atendidas/ solicitudes

Cuatrimestralmente Encargado del SGC



Código PI-REC-02

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

documentos recibidas)*100 11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO ISO 9001:2015. NMX-CC-9001-IMNC-2015 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.

ISO 9001:2015. NMX-CC-9000-IMNC-2015 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.

Norma General de Control Interno del Estado de Coahuila de Zaragoza.



Departamentos que necesitan generar algún

documento que se necesite controlar mediante el SGC

Documento a controlar Encargado del SGC Documento ya dado de alta en el SGC


DOCUMENTO CÓDIGO Seguimiento de Egresados IT-CSI-02 Mantenimiento Preventivo y Correctivo IT-CAL-01 Control Interno PI-CC-01 Servicios Generales PI-CSG-03 Incubadora de Negocios IT-CSI-01 Guía Instruccional Encuesta de Evaluación Docente IT-DAC-02 Planeación Cuatrimestral PI-DAC-04 Coordinación Imagen Institucional PI-JDP-02 Control de Activo Fijo PI-CSG-01 Macroproceso Administración y Finanzas PE-DAF-01 Laboratorios IT-DAC-03 Presupuesto PI-DAF-01 Actividades Culturales y Deportivas IT-CCD-01 Macroproceso Vinculación PE-DV-01 Macroproceso Académico PE-DAC-01 Estadías IT-DV-01 Préstamo de espacios IT-CB-003 Selección y Contratación del Personal Docente PI-DAC-02 Movilidad Internacional IT-JP-04 Comité de Honor y de Justicia IT-JP-05 Capacitación IT-JSA-04 Nómina IT-JSA-01 Recaudación IT-JSA-02



Código PI-REC-02

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

Viáticos IT-JSA-03 Open House English Day IT-JDP-03 Visitas Promoción IT-JDP-01 Organización de Eventos IT-JDP-02 Préstamo de Libros de Biblioteca IT-CB-002 Coordinación de Promoción y Difusión PI-JDP-01 Tutorías IT-JP-03 Becas IT-JP-02 Aplicación de Examen Itep IT-CI-01 Control de Documentos PI-REC-02 Acciones Correctivas y Preventivas IT-REC-01 Revisión por la Dirección PI-REC-01 Planeación Estratégica PEV-REC-01 Biblioteca Digital IT-CB-001 Contratación de Personal PI-JSA-04 Bolsa de Trabajo IT-DV-02 Clima Laboral PI-JSA-03 Seguro Estudiantil PI-JSE-05 Titulación PI-JSE-03 Baja Académica PI-JSE-04 Admisión PI-JSE-01 Reinscripción PI-JSE-02

14. COMUNICACIÓN

QUÉ SE COMUNICA CUÁNDO SE COMUNICA



Creación o modificación de documentos que integran el SGC

Cuando exista necesidad

Encargado del SGC

A través de solicitud de modificación por correo electrónico

Área solicitante

Retroalimentación de revisiones a los documentos

En no más de 3 días después de que se solicita una modificación

Responsable del proceso

A través de correo electrónico

Encargado del SGC



N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD

O

LUGAR DE ALMACENAJE

ELECT

PAPEL



Código PI-REC-02

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

F-C-02 Elaboración de Procedimiento

2 años Encargado de SGC

X X Carpeta Master. Servidor

F-C-04 Instructivo de Trabajo



F-C-03 Control de Documentos


X X Servidor

F-C-05 Solicitud de Modificación


X Archivo

F-C-06 Formato Diagrama 2 años Encargado de SGC


F-C-07 Riesgos Inherentes 2 años Encargado de SGC





Código PI-REC-03

Versión 00


Vigencia 11/04/2021


ELABORACION DE PROCEDIMIENTO

ELABORÓ


AUTORIZÓ REVISÓ



Rectora



Código PI-REC-03

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

ÍNDICE 1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. POLÍTICAS











14. COMUNICACIÓN




Código PI-REC-03

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para llevar a cabo Implementar un estándar en los formatos de los procedimientos ya existentes y de nueva creación. 2. ALCANCE Este procediendo es para todas las áreas involucradas en el sistema de gestión de calidad de la Universidad Tecnológica de Saltillo. 3. POLÍTICAS 3.1 Determinar la necesidad de elaboración o actualización de procedimiento y presentar propuesta. 3.2 Enviar la solicitud a la coordinación del SGC 3.3 El SGC hará la revisión de la pertinencia y validez del procedimiento o sus cambios del mismo. 3.4 La coordinación del SGC realiza la liberación del documento e informa al solicitante. 3.5 El dueño del procedimiento deberá realizar la difusión 3.6 El coordinador del SGC hace la publicación de los documentos liberados en la página del SGC 4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES SGC: Sistema de Gestión de Calidad. 5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Personal Encargado de un Procedimiento especifico, Computadora, Material de Oficina. 6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES

6.1 Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad 6.1.1 Responsabilidades 6.1.1.1. Control de documentos 6.1.1.2 Revisión y validación de procedimientos, formatos, anexos y documentos externos. 6.1.1.3 Auditorías internas 6.1.1.4 Alta de documentación procedimientos, formatos, anexos y documentos externos 6.1.1.5 Acciones correctivas 6.1.1.6. Programas de mejora

6.2.1 Autoridades 6.2.1.1 Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad 6.2.1.2 Área responsable de implementar el procedimiento


(S) ACTIVIDAD



01 Área O

Departamento Solicitante

Envía información ya se impresa o vía electrónica de algún procedimiento o instructivo para su revisión y autorización

Cuando surge la necesidad o cambio

en algún

F-C-02 F-C-04



Código PI-REC-03

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

procedimiento

02 Encargado de SGC

Recibe información solicitando la revisión de algún procedimiento o instructivo

Cuando solicite algún área o departamento

F-C-02 F-C-04

03 Encargado de SGC

Esta correcto el documento pasa a punto 04, si no es así regresa a paso 01

Al momento de recibir la información

04 Encargado de SGC

Se lleva a autorización con rectoría y se le informa a el área que está en firmas

Ya revisado y verificado que tenga los puntos y orden

adecuado

05 Rectoría

Firma de autorizado los procedimientos o instructivos después de verificar la información

Cuando le pasen información según

requieran autorización por

parte de algún área

06 Encargado de SGC

Recibe documento ya autorizado y con firmas por parte de Rectoría

Después de la revisión y firma del

documento

F-C-02 F-C-04

07 Encargado de SGC

Actualiza información en archivo de control de documentos

Cuando recibe el documento ya

autorizado y firmado

F-C-02 F-C-04

08 Encargado de SGC

Realiza la conversión del archivo digital al formato adecuado para subir a la plataforma(192.168.200.56/phpLogin/Login.html)

Cuando recibe el documento ya autorizado y firmado

F-C-02 F-C-04

09 Encargado de SGC

Notifica a el área que el documento ya está registrado en SGC.

10 Área O


Revisa que documento ya autorizado se encuentre en la plataforma (192.168.200.56/phpLogin/Login.html) para su consulta

11 Área O


Si la información esta correcta en la plataforma se pasa a punto 12, en caso de no ser así se pasa a punto 08

12 Área O


ya confirmado su correcta presentación en plataforma (192.168.200.56/phpLogin/Login.html) se difunde a las personas relacionadas o interesadas en dicho procedimiento o instructivo

F-C-02 F-C-04

13 Encargado de SGC

Al momento de difundir el área los cambios ya autorizados y ya mostrados en el link el encargado de manera física en la carpeta maestra de documentos retira el documento anterior para ser cancelado y sustituido por el nuevo ya autorizado y firmado

8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-REC-02



Código PI-REC-03

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-REC-03 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Procedimiento vigentes en el SGC

100% (Total de procedimiento solicitados / Total de procedimientos publicados)*100

Cuatrimestral Coordinación del SGC



• Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental

• Políticas Generales de la coordinación General de Universidades Tecnológicas

• Ley de Entidades Paraestatales del Estado de Coahuila




Cualquier área que requiera

implementar/documentar un procedimiento

El procedimiento que se implementará

Cualquier área que requiera implementar un procedimiento

Registro de Documentación del procedimiento a

implementar


DOCUMENTO CÓDIGO VINCULACIÓN PE-DV-01 ACADEMICO PE-DAC-01 ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PE-DAF-01 14. COMUNICACIÓN




Alta de procedimientos

Una vez que este liberado por la Coordinación del SGC

A todos los involucrados que interactuaren antes, durante y después de ese procedimiento

Reuniones informativas Correos electrónicos Página del SGC

El responsable del procedimiento y la Coordinación del SGC



Código PI-REC-03

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia



N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD

O

LUGAR DE ALMACENAJE

ELECT

PAPEL

n/a




Código IT-REC-01

Versión 00


Vigencia 11/04/2021


ACCIONES CORRECTIVAS Y

PREVENTIVAS



ELABORÓ AUTORIZÓ REVISÓ




Código IT-REC-01

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

1. OBJETIVO

Establecer y mantener la calidad de la gestión a través de la certificación del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001 y sus actualizaciones.

2. ALCANCE A todas las áreas que tengan relación con el SGC. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES SGC: Sistema de Gestión de Calidad 4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-REC-XX 5. POLÍTICAS 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

SEC RESPONSABLE (S)


(CUÁNDO) (DÓNDE)


1 Auditor

Causas de la Acción: La generación de acciones correctivas

responde a un comportamiento de los procesos fuera de los lineamientos establecidos para el cumplimiento de los objetivos de calidad

Al momento de una

revisión del procedimiento

F-C-01

2

Auditor

Encargado de Procedimiento

Administración y Seguimiento: Para llevar a cabo una acción correctiva

y/o preventiva es necesario que el Responsable de la Acción correctiva y/o preventiva envíe el llenado de las acciones, vía correo electrónico, dado que el documento es un documento controlado, solo el encargado de SGC puede vaciar las acciones en el mismo: F-C-01 SEGUIMIENTO DE ACCIONES donde quedarán evidenciadas para la eliminación o prevención de las no conformidades. Este registro es un documento controlado

Existen dos opciones ya sea por medio de auditorías internas o

por necesidades detectadas por el

dueño del procedimiento

F-C-01

3

Descripción del Problema: El responsable de la acción correctiva o

preventiva describe de manera explícita, con detalle el área de oportunidad presentada, esto puede incluir referencias con el Cliente, Síntomas del Proceso, Fecha de Detección, Responsables, etc…

Es muy importante que en la descripción



Código IT-REC-01

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

se redacte un valor que permita cuantificar el estado actual de la situación para que, de esta forma, se pueda realizar un comparativo posterior a las acciones tomadas y demostrar la efectividad de las mismas.

4

Impacto Potencial de la Acción: El responsable de la acción describe los

efectos potenciales, determinando específicamente los problemas que pueda traer consigo la situación o área de oportunidad en caso de no atenderla, y se registra en el formato F-C-01 SEGUIMIENTO DE ACCIONES.

5

Definición de la Causa Raíz: El responsable de la acción correctiva

y/o preventiva realiza un análisis preliminar mediante las instrucciones de “Análisis de datos” donde se plantea las causas por la cual se originó el problema, y se determina cuál de estas es la prioritaria, y lo documenta en formulario y formato abierto y se anexa come evidencia a la acción.

6

Acción Preventiva o Correctiva: Una vez definida la causa raíz del

problema, se documentan las acciones que se ejecutaran para la eliminación de la causa raíz.

El equipo que participe en la ejecución de la acción correctiva y/o preventiva documenta todas las acciones incluyendo el responsable de cada actividad, cuando deberá ser llevada a cabo la actividad y registrar como se evidencia que la acción es llevada a cabo (ordenes de trabajo, fotografías antes y después, modificaciones en el procedimiento, listas de capacitación, etc.)

7

Resultados: El responsable de la acción correctiva y/o

preventiva describe a que Indicador y/o parámetro de medición evidencia si la acción es efectiva o si se mejoró con la implementación de la acción.

8

Seguimiento: Durante la ejecución de la acción

correctiva y/o preventiva, el encargado de administración interna da seguimiento a



Código IT-REC-01

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

las acciones declaradas para entregar informe en las juntas de revisión por la dirección.

El seguimiento para cada acción correctiva o preventiva se documenta en el formato F-C-01 SEGUIMIENTO DE ACCIONES.

9

Validación: Posterior a la ejecución de las acciones el

responsable Admón. Interna valida que éstas se hayan realizado como se describieron, cerrando de esta manera la acción y guardando los registros en el lugar físico asignado.

En caso que la acción correctiva no sea efectiva, se abre una nueva acción y se valora nuevamente el impacto potencial y la causa raíz para cancelarla o generar las actividades pertinentes.

7. REGISTROS

CÓDIGO

NOMBRE DEL FORMATO

TIEMPO RETENCIÓ

N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD

O LUGAR DE ALMACENAJE DISPOSICIÓN

ELECT

PAPEL

F-C-01 SEGUIMIENTO DE ACCIONES 2 AÑOS ENCARGADO

DEL SGC X X ARCHIVO DE SGC ARCHIVO MUERTO




Código IT-REC-02

Versión 00


Vigencia 11/04/2021


Atención de Quejas y Sugerencias

Mtra. Marlenne Medina Trejo

Rectora Omar Alejandro Rosales Rodríguez

Soporte Técnico





Código IT-REC-02

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para llevar a cabo las Revisiones al Sistema de Gestión de la Calidad de la UTSaltillo

por parte de la Dirección y asegurar así la conveniencia, adecuación y eficacia continuas del Sistema.

2. ALCANCE Aplica a la Universidad Tecnológica de Saltillo

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

Mejora de la Calidad: Parte de la Gestión de la Calidad orientada a aumentar la capacidad de cumplir con

los requisitos de la calidad.

Queja: Disgusto o inconformidad ante una situación anómala acerca del Servicio Educativo.

Solución: Resolver el problema

Sugerencia: propuesta de mejora realizada por el Estudiante.

SGC: Sistema de Gestión de Calidad

FAQS: Pestaña Ubicada en la página institucional (www.utsaltillo.edu.mx)

4. DIAGRAMA DE FLUJO ANEXO DF-REC-04 5. POLÍTICAS

5.1 La Queja o Sugerencia deberá ser por escrito y colocada en el buzón físico o el buzón virtual establecido en el portal institucional o en el caso que fuera necesario el medio por escrito que convenga a cada estudiante. 5.2 El Buzón físico de Quejas o Sugerencias será abierto por el encargado del sistema de gestión de calidad, la cual describirá el número de quejas correspondientes a cada uno de ellos para turnarlos a Rectoría, estos se abrirán los días lunes. 5.3 El encargado del sistema de gestión de calidad es el responsable de turnar las quejas y sugerencias a las direcciones correspondientes, y notificándoles que cuentan con 5 días hábiles para expedir una respuesta factible, cuya respuesta será proporcionada al interesado al momento que lo solicite, después de que se cumpla el plazo. 5.4 Las Quejas o Sugerencias del buzón virtual serán enviados a un correo del encargado del sistema de gestión de calidad usado exclusivamente para tal fin. 5.5 El encargado del sistema de gestión de calidad es el responsable de comunicar la Queja o Sugerencia a la dirección correspondiente para su atención, manteniendo el anonimato de la persona que interpone la Queja. 5.6 La respuesta al Quejoso no debe exceder a los 5 días hábiles una vez que se recibe la Queja o Sugerencia por el área responsable. 5.7 Las Sugerencias implementadas deben difundirse ante la Comunidad y el encargado del sistema de gestión de calidad deberá de alimentar el Formato Electrónico de Quejas o Sugerencias previo a la Reunión de Revisión por la Dirección, ya que esta información sirve de entrada.



Código IT-REC-02

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia


SEC RESPONSABLE (S)


(CUÁNDO) (DÓNDE)


01 Estudiante

Emite su queja o sugerencia de manera electrónica en el portal de Utsaltillo.edu.mx o el medio por escrito que sea conveniente.

Cuando consideren que sus requisitos no se están cumpliendo

Buzón de Pagina FAQS,

Buzón Físico

02 Encargado de SGC

Abre el Buzón de Quejas o Sugerencias. Levanta un acta anotando la fecha y el número de registros encontrados en el buzón.

Todos los lunes Oficio

03 Encargado de SGC

Analiza la Queja o Sugerencia y determina si procede Todos los lunes

Buzón de Pagina FAQS,

Buzón Físico

04 Encargado de SGC

La Queja o Sugerencia procede: SI, envía al Director o Jefe de área Correspondiente. NO, Informa al quejoso la causa por la que no procede dado el caso de que se haya proporcionado los datos necesarios.

Todos los lunes

Correo Electrónico

05 Estudiante

Recibe respuesta por escrito acerca de las causas por las que no procedió su Queja o sugerencia a través de su correo electrónico y termina.

En los 5 días que se tiene para dar

solución a su queja o las acciones a tomar

sobre sus sugerencias

Correo Electrónico

06 Dirección Correspondiente

Recibe las Quejas o Sugerencias que son de su competencia y dependiendo de la naturaleza de estas determina las Acciones a implementar. Informa al encargado del SGC sobre las acciones establecidas para solucionar o atender la Queja o Sugerencia.




Correo Electrónico

07 Encargado de SGC

Recibe Informe de resultados de la atención a la Queja o Sugerencia e informa por escrito al quejoso por correo electrónico o a través del portal del Utsaltillo.edu.mx. NOTA: El único que conoce la identidad del quejoso es el encargado de SGC por lo cual es el responsable de dar respuesta.




Correo Electrónico

08 Estudiante

Recibe Resultados por escrito o por medio electrónico acerca de la solución a su Queja o atención a su Sugerencia y término.




Correo Electrónico



Código IT-REC-02

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

7. REGISTROS

CÓDIGO

NOMBRE DEL FORMATO

TIEMPO RETENCIÓ

N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD


ELECT

PAPEL

N/A Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.



Código PE-DAC-01

Versión 00


Vigencia 11/04/2021


MACROPROCESO ACADEMICO

ELABORÓ

MTRA. MARLENNE MEDINA TREJO RECTORA

AUTORIZÓ REVISÓ

OMAR URIEL SOTO CHACON DIRECTOR ACADEMICO

Li. OMAR URIEL SOTO CHACON

DIRECTOR ACADEMICO



Código PE-DAC-01

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

ÍNDICE 1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. POLÍTICAS











14. COMUNICACIÓN




Código PE-DAC-01

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

1. OBJETIVO

Fortalecer el modelo educativo Bilingüe Internacional y Sustentable basado en competencias profesionales otorgando servicios integrales al estudiante que coadyuven en su formación universitaria. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los docentes, personal adscrito al departamento y alumnado de UTS, desde la planeación académica cuatrimestral, conclusión de estadía y proceso de titulación. 3. POLÍTICAS

3.1 Los Procesos académicos se realizan exclusivamente en la Universidad y por las áreas involucradas.

3.2 Los procesos académicos debe cumplir las normatividad aplicable y reglamentos que rigen la

CGUTyP.

3.3 Los procesos académicos deberán implementarse bajo los lineamientos para la implementación del

modelo BIS en las Universidades.

3.3 Los responsables de cada departamento deberán cumplir en tiempo y forma con la entrega de la

información solicitada por el área académica.

3.4 El proceso de admisión (PI-JSE-01) es responsabilidad de la jefatura del departamento de servicios

escolares.

3.5 El procedimiento de planeación cuatrimestral (PI-DAC-04) estará a cargo de Dirección Académica.

3.6 El procedimiento de planeación cuatrimestral (PI-DAC-04) comprende:

• La carga académica docente.

• Generación de horarios.

• Contratación y evaluación docente.

• entrega de actas de calificación.

• Uso de laboratorios.

3.7 La capacitación docente estará a cargo de la dirección académica

3.8 La aplicación de la certificación Itep (IT-CI-01) está a cargo de la coordinación de idiomas de la

Universidad.

3.9 La certificación Itep será reconocida por la Universidad siempre y cuando se aplique dentro de los

laboratorios de idiomas de nuestra Universidad.

3.10 La coordinación del programa institucional de tutorías se llevará de acuerdo a lo establecido en la

instrucción de trabajo (IT-JP-03)

3.11 El programa de becas tanto internas como externas de la Universidad (IT-JP-02) estará a cargo de la

jefatura del departamento de apoyo psicopedagógico

3.12 El programa de movilidad estudiantil de la Universidad (IT-JP-04) se rige de acuerdo a cada

convocatoria recibida en la Universidad



Código PE-DAC-01

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

3.13 La aplicación del comité de honor y justicia (IT-JP-05) estará a cargo de la jefatura del departamento

de apoyo psicopedagógico

3.14 Los servicios bibliotecarios como el prestamos del acervo bibliográfico, así como el préstamo de las

instalaciones se regirán bajo el reglamento académico, así como los instructivos de trabajo que estarán a

cargo del coordinador de biblioteca de la Universidad.

3.15 El proceso de reinscripción (PI-JSE-02) es responsabilidad de la jefatura del departamento de

servicios escolares.

3.16 El proceso de Estadías(IT-DV-01) se trabajará en conjunto con la Dirección de Vinculación

3.17 El proceso de Titulación (PI-JSE-03) será en base a los lineamientos establecidos por la Dirección

General de Profesiones y la Dirección Estatal de Profesiones.

3.18 En caso de incumplimiento a las responsabilidades asignadas al personal del área académica se aplicarán las sanciones establecidas en el reglamento académico.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES UTS. Universidad Tecnológica de Saltillo

COORDINADOR ACADEMICO: Persona encargada de asegurar que las relaciones, Alumno - Docente;

Alumno – Personal Directivo/Administrativo funcionen en forma adecuada, ordenada y a tiempo, dentro de las

reglas, normas y procedimientos establecidos en los estatutos de la Universidad.

ALUMNO: Persona que recibe instrucción académica por parte de un docente como alumno activo en la

Universidad Tecnológica de Saltillo.

PERSONAL ADMINISTRATIVO: Persona que se encarga de desempeñar servicios administrativos en la


BIS: Bilingüe, Internacional y Sustentable.

CGUTyP: Coordinación General de Universidades Tecnológicas y Politécnicas


Recursos Humanos

-Rectoría.

-Director académico.

-Jefatura de departamento de control escolar.

-Jefatura de departamento de psicopedagogía.

-Jefatura de departamento de difusión

-Coordinadores académicos.

-Personal docente.

-Personal adscrito a la dirección académica.



Código PE-DAC-01

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Fecha Edición

Vigencia

Materiales

-Mobiliario específico necesario para desarrollar clases de manera óptima.

-Insumos de oficina.

-Material para laboratorios y talleres.

Financieros e infraestructura

-Recursos financieros suficientes para cubrir la nómina del personal docente, y personal adscrito al área

académica, así como también para la adquisición de mobiliario, material y equipo para el óptimo

funcionamiento de todas las áreas adscritas a la dirección académica.

-Aulas de clase y laboratorios equipados para la atención del total del alumnado.

-Oficinas o lugares específicos para que el personal adscrito a la dirección académico desarrolle sus

labores de manera adecuada.

- Pago de derechos a CENEVAL, por exámenes de admisión. 6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES 6.1. Rectoría.

6.1.1 Responsabilidad 6.1.1.1 Vigilar que la dirección académica se desarrolle apegado a los lineamientos de CGUTyP y al modelo de Universidades bis. 6.1.1.2 Programas de mejora 6.1.2 Autoridades. 6.1.2.1 Autorizar y dar seguimiento a los procedimientos involucrados en el macro proceso académico. 6.1.2.2 Solicitar y evaluar los resultados de los informes académicos. 6.1.2.3 Dar los nombramientos al personal de confianza. 6.1.2.4 Autorizar los recursos necesarios para garantizar los procesos académicos.

6.2. Director académico. 6.2.1 Responsabilidad 6.2.1.1 Vigilar el apropiado desarrollo docente 6.2.1.2. Asegurar el correcto aprovechamiento académico por parte del alumnado 6.2.1.3. Contratar personal para el área académica con perfil deseable. 6.2.1.4 Revisar cada uno de los procesos de los Jefaturas de departamentos, coordinadores de carrera que colaboran con el proceso académico 6.2.1.5 Elaborar la Carga Académica cuatrimestral. 6.2.2. Autoridades. 6.2.2.1 contratar personal para el área académica con perfil deseable 6.2.2.2 Gestionar los recursos necesarios con las demás direcciones de la Universidad.

6.3. Jefatura de departamento de Servicios escolares. 6.3.1 Responsabilidad 6.3.1.1. Procedimiento de admisión. 6.3.1.2. Procedimiento de seguro estudiantil. 6.3.1.3. Procedimiento de acta de calificaciones. 6.3.1.4. Procedimiento de reinscripción.



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Vigencia

6.3.1.5 Procedimiento de baja académica. 6.3.1.6 Procedimiento de titulación. 6.3.2 Autoridades 6.3.2.1 Publica la convocatoria para aspirantes y contacta al proveedor para solicitud de exámenes y fijar fecha de aplicación. 6.3.2.2 Da de alta a los aspirantes en la página oficial de proveedor para que puedan realizar el registro. 6.3.2.3 Genera las listas de alumnos por carrera para la aplicación del examen.

6.3.2.4 Publica resultados, fechas de inscripción y requisitos de admisión. 6.3.2.5 Integrar expediente de los alumnos a ingresar. 6.3.2.6 Asignar matricula a los alumnos. 6.3.2.7 Asignar grupo y generar listas. 6.3.2.8 Solicitar el Número de Seguro Social a los Estudiantes. 6.3.2.9 Solicitar la alta o baja de alumnos de su afiliación ante el IMSS.

6.3.2.10 Generar y proporcionar al docente formatos de acta de calificaciones. 6.3.2.11 Control de documentos. 6.3.2.12 Generar respaldo y concentrado digital de calificaciones. 6.3.2.13 Modificar el formato de reinscripción. 6.3.2.14 facultado para modificar el estatus de los alumnos en las diferentes bases de la Universidad. 6.3.2.15 facultado para realizar la distribución de aulas y asignar grupos y listas de alumnos.

6.3.2.16 Proporcionar formato de solicitud de baja al estudiante. 6.3.2.17 Tramitar la baja definitiva o temporal del alumno

6.3.2.18 liberar convocatoria de trámite de titulación 6.3.2.19 Verificar la integración del expediente escolar del alumno 6.3.2.20 Realizar pagos de derechos estatales y federales del trámite de titulación del alumno. 6.3.2.21 realizar el trámite de titulación del alumno ante la Dirección Estatal de profesiones. 6.3.2.22 Registrar los títulos emitidos por la Universidad ante la Dirección General de profesiones. 6.3.2.23 Darle seguimiento al trámite de titulación y expedición de cedula profesional de los alumnos

6.4. Jefatura de departamento de psicopedagogía 6.4.1 Responsabilidad

6.4.1.2 Instrucción de trabajo de tutorías 6.4.1.3 Instrucción de trabajo de becas 6.4.1.4 Instrucción de trabajo de movilidad estudiantil 6.4.1.5 Instrucción de trabajo de comité de honor y justicia

6.4.2 Autoridad 6.4.2.1 Participar en la implementación de estrategias del área académica tendientes a la retención de alumnos, establecer medidas que permitan realizar una detección temprana de alumnos en situaciones de riesgo o de posible deserción para facilitar su adaptación al modelo educativo 6.4.2.2 Coordinar el programa institucional de tutorías y la operación de los servicios de orientación psicológica y tutorías. 6.4.2.3 Coordinar y supervisar el trabajo de las coordinaciones de tutores y atención psicopedagógica. Integrar y dar seguimiento a la evaluación de los indicadores del departamento. 6.4.2.4. Sensibilización y capacitación docente en el proceso de tutoreo. 6.4.2.5. Dar seguimiento a las derivaciones internas y deriva a instituciones externas a alumnos que lo requieren. 6.4.2.6. Derivación de alumnos a servicios de apoyo externo 6.4.2.7. Elaboración de encuesta de estudio socioeconómico y el análisis del mismo para asignación de apoyos. 6.4.2.8. Difusión de convocatorias a becas estudiantiles estatales y federales.



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Vigencia

6.4.2.9. Gestión de becas internas de alumnos. 6.4.2.10. Gestión de becas de Manutención. 6.4.2.11. Colaborar con inducción y capacitación en el proceso tutores. • Integrar y dar seguimiento a la evaluación de los indicadores del departamento. 6.4.2.12 Dar seguimiento durante el ciclo escolar a los casos de bajas, elaborando reporte mensual para el departamento estatal de becas. 6.4.2.13 Dar seguimiento a las dispersiones realizadas por el departamento estatal de becas y brindar a los alumnos la información solicitada. 6.4.2.14 Realizar la base de datos en el formato establecido por bécalos y subirla a la plataforma. 6.4.2.15 Instrucción y seguimiento a instrucción de pago de la beca cuatrimestralmente. 6.4.2.16 Seguimiento a encuestas en proceso de transparencia en plataforma de bécalos. 6.4.2.17 Realización de actividades relacionadas con la operatividad del programa de movilidad estudiantil, desde el registro de precandidatos al inicio del programa, hasta el monitoreo de los estudiantes en el extranjero y regreso. 6.4.2.18 Elabora propuesta para asignación de becas internas derivado de estudio socioeconómico 6.4.2.19 Seguimiento a becarios cuatrimestralmente para su continuidad. Dar de baja a alumnos del programa de becas derivado de baja, promedio o egreso 6.4.2.20 Convocar a los integrantes del comité de honor y justicia cuando sea requerido. Aplicación de reglamento académico para su aplicación de acuerdo al reglamento académico institucional

6.5. Coordinación de Promoción y difusión 6.5.1 Responsabilidad

6.5.1. Difundir las actividades relevantes realizadas por parte de la institución. 6.5.2. Difundir las fechas relativas al proceso de inscripción e inicio de cuatrimestres.

6.5.2 Autoridades. 6.5.2.1. Programar y desarrollar el uso de medios de comunicación aplicables a la difusión de actividades en el ámbito universitario 6.5.2.2. Coordina la ejecución de acciones que incrementen el posicionamiento de la Universidad y que logren el reconocimiento de nuestros egresados.

6.6. Coordinadores académicos. 6.6.1 Responsabilidades

6.6.1.1. Apoyo a rectoría 6.6.1.2. Apoyo a dirección académica 6.6.1.3. Apoyo al personal docente 6.6.1.4. Participar en proceso de tutorías

6.6.2 Autoridades 6.6.2.1 Revisar y supervisar el avance del control grupal por cada docente 6.6.2.2 Revisar y supervisar el avance del cronograma y carpeta de evidencias por cada docente

6.7 Personal docente. 6.7.1 Responsabilidades

6.7.1.1. Impartir clases apegándose al modelo BIS 6.7.1.2. Reportar avance programático 6.7.1.3. Reportar evaluación del alumnado 6.7.1.4. Derivar casos especiales de alumnos al departamento de psicopedagogía 6.7.1.5. Integrar, dar seguimiento y entregar carpeta de evidencias. 6.7.1.3. Entrega semanal de reporte de asistencia en tutoría grupal

6.7.2 Autoridades. 6.7.2.1. Vigilar el cumplimiento de los reglamentos internos por parte de los alumnos en las instalaciones de la Universidad 6.7.2.2. Modificar y adaptar el avance programático de cada materia impartida, así como en el control grupal.



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Vigencia

7 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE

(S) ACTIVIDAD



1 Jefatura de Dpto. de Servicios Escolares

Se realizan los trámites necesarios para la admisión de alumnos de nuevo ingreso a la Universidad.

Febrero - Agosto Procedimiento de admisión PI-JSE-01


Dar de alta a todos y cada uno de los alumnos de la Universidad ante el Instituto Mexicano del Seguro Social.

Septiembre de cada año

Procedimiento de seguro estudiantil

PI-JSE-05

3 Dirección académica Asignar la carga académica a los docentes en base al perfil académico docente y materias a impartir

Diciembre, Abril y Agosto

Planeación cuatrimestralPI-

DAC-04

4 Dirección académica Genera horarios grupales en base al cuatrimestre a impartir.

Diciembre, Abril y Agosto

Planeación cuatrimestral PI-

DAC-04 5 Dirección académica Genera horario por docente de

acuerdo a la carga académica. Diciembre, Abril y

Agosto Planeación

cuatrimestral PI-DAC-04

6 Coordinadores académicos

Realizar seguimiento de clase a los docentes.

Mensualmente Planeación cuatrimestral PI-

DAC-04 7 Jefatura de Dpto. de

Servicios Escolares Procedimiento de acta de calificaciones: Recepción y resguardo de calificaciones por materia de cada cuatrimestre.

Final de cada cuatrimestre

Planeación cuatrimestral PI-

DAC-04


Asegurarse que los estudiantes que finalizaron el ciclo escolar sean reinscritos para que puedan continuar sus estudios al siguiente cuatrimestre.

Septiembre de cada año

Formato de Reinscripción

PI-JSE-02

9 Dirección académica Coordinación de

Idiomas

Calendarizar la aplicación del examen iTep

Cuatrimestre de Inmersión, Sexto y

Décimo primero

Evaluaciones de examen ITEP

IT-CI-01 10 Coordinadores

académicos Calendarizar el uso de los laboratorios con los que cuenta la Universidad

Cada que se solicite Instructivo de laboratorio IT-DAC-03

11 Dirección académica Coordinadores

académicos

Calendarizar las encuestas de desempeño docente por parte de los estudiantes.

Cuatrimestral Instructivo de encuesta de

evaluación docente IT-DAC-02


Atender las solicitudes de baja académica por parte de los alumnos dentro de la Universidad Tecnológica de Saltillo

Cada que se solicite Procedimiento de baja académica

PI-JSE-04



Código PE-DAC-01

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

13 Jefatura departamento de psicopedagogía

Brindar tutoría y acompañamiento del estudiante durante su trayecto en el programa educativo, identificando necesidades y problemas académicos, socioeconómicos y personales.

Durante el cuatrimestre

Procedimiento de tutoría

IT-JP-03


Dar a conocer a la población estudiantil las convocatorias de becas internas y externas, así como seguimiento a la conclusión del proceso de la misma.

De acuerdo a convocatoria.

Procedimiento de becas

IT-JP-02


Dar a conocer a la población estudiantil las convocatorias de movilidad estudiantil, así como seguimiento a la conclusión del proceso de la misma.

De acuerdo a convocatoria.

Procedimiento de Movilidad IT-JP-04


Convocar al comité de honor y justicia en caso de una falta grave al reglamento académico

Siempre que se necesite

Procedimiento de Honor y Justicia

IT-JP-05 17 Coordinación de

Biblioteca Administrar el préstamo de libros, dar de alta a los alumnos a la plataforma BiDig-ECEST, así como administrar el préstamo de espacios comunes de la Universidad


Instructivo Bidi-Gest IT-CB-001

Instructivo Préstamo de Libros IT-CB-002 Instructivo Préstamo de Espacios IT-CB-

003 18 Jefatura de Dpto. de

Servicios Escolares Procedimiento de titulación: Se Libera la convocatoria y se realiza el procedimiento para realizar la titulación de los alumnos que acreditan los requisitos necesarios.

Febrero a Noviembre de cada

año.

Procedimiento o de Titulación. PI-JSE-

03

8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-DAC-01 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-DAC-01 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Aplicar el programa institucional de

Programa de tutoría aplicado al 100% de

No. De estudiantes que reciben tutoría/

Cuatrimestral Director académico, Jefatura



Código PE-DAC-01

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Fecha Edición

Vigencia

tutoría los estudiantes total de matrícula.

departamento de psicopedagogía

Establecer un programa de becas

Dar apoyo al 30% de la población estudiantil mediante el programa de becas.

No. De becas otorgadas/total de matrícula.

Anual Director académico Jefatura departamento de psicopedagogía

Observancia obligatoria del reglamento académico

Atender el 100% de las incidencias presentadas.

Casos atendidos x 100 entre casos reportados

Cada que sea requerido

Director académico Jefatura departamento de psicopedagogía, coordinadores académicos

Operar programas de movilidad de acuerdo a convocatorias

100% Número de becas de movilidad otorgadas entre alumnos con perfil deseable

Cada que haya convocatoria

Director académico Jefatura departamento de psicopedagogía, coordinación de idiomas.

Lograr Un 80% de retención en matricula por PE por cuatrimestre.

80% Alumnos Reinscritos / Alumnos que Concluyeron el Ciclo escolar anterior.

Cuatrimestral Dirección académica Jefatura departamento de psicopedagogía, Coordinadores académicos

Alcanzar los niveles de inglés necesarios de acuerdo a los lineamientos de CGUTyP.

Que el 80% de alumnos egresados de TSU alcancen el nivel B1 de inglés, y el total de alumnos egresados de Ingeniería alcancen nivel B2” de inglés.

Alumnos que alcanzaron nivel B1/ Egresados de TSU. Alumnos que alcanzaron nivel B2/ Egresados de Ingeniería.

Al término de TSU y al término de Ingeniería.

Dirección académica y Coordinación de idiomas.

Contar con material y acervo bibliográfico vigente y acorde a los PE.

Contar con 7 libros por estudiante de acuerdo a la matrícula beneficiaria del servicio

Total de acervo bibliográfico/ Total de matrícula.

Al término de TSU y al término de Ingeniería.

Dirección académica y Coordinación de idiomas.

Contar con espacios suficientes para atender las actividades de la Universidad

Proporcionar el 100% de los espacios para actividades universitaria.

Número de espacios prestados *100/Número de espacios solicitados

Cada que se solicite Coordinación de biblioteca.

Laboratorios Cada que se solicite Coordinación de



Código PE-DAC-01

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Fecha Edición

Vigencia

biblioteca. Medir la satisfacción de los estudiantes en cuanto a los servicios otorgados por la universidad

Encuestar al 100% de los grupos

Grupos encuestados/ total de grupos *100

Cada cuatrimestre Dirección Académica

Practicas programadas

Atender el 100% de prácticas programadas

Practica realizada/ total de prácticas programadas *100

Cuatrimestral Dirección Académica, Coordinaciones Académicas.

Entrega de control grupal por carrera, cuatrimestre y sección

Entrega del 100% del control grupal

(Control grupal ) (100) / total de grupos formados en el cuatrimestre.

Al inicio de cada Cuatrimestre

Servicios escolares

Cubrir el total de horas a impartir durante el cuatrimestre.

Contar con el 100% de los docentes necesarios para impartir clases durante el

cuatrimestre

Horas impartidas (100) / horas a impartir durante el cuatrimestre

Cuatrimestral Director académico

Cubrir con el total de materias cuatrimestrales.

Impartir 100% de materias por carrera, cuatrimestre y grupos

Total de materias a impartir (100) / total de materias por carrera, cuatrimestre y grupo

Cuatrimestral

Docentes, coordinadores y director académico.

Contar con el total de Cronograma de avance programáticos del cuatrimestre

Entrega de Cronograma de avance programáticos en tiempo y forma (con fecha establecida una vez que empieza el cuatrimestre) de cada materia en cada programa educativo

Cronograma de avance programáticos del cuatrimestre) (100) / total materias a impartir en el cuatrimestre


Director Académico, Docente, Coordinadores

Contar con el total de guías de instruccional de planeación didáctica del cuatrimestre

Entrega del 100% de las guías de planeación didáctica en tiempo y forma (con fecha establecida una vez que empieza el cuatrimestre) de cada materia en cada programa educativo

Guias de control instruccional de planeación didáctica *100/ total de materias a impartir del cuatrimestre



Realizar el 100% de la evaluación

Evaluar el desempeño del

Evaluación a docentes (100) /

Cuatrimestral Director académico, coordinadores



Código PE-DAC-01

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

docente. total de la plantilla docente

total de docentes que imparten clases en la UTS

académicos

Seguimiento académico durante su estancia en la universidad.

Entregar el %100 de las Actas de calificaciones.

(actas entregadas) (100) / total grupos en el cuatrimestre

Cuatrimestral Departamento de Servicios Escolares

Alumnos Inscritos Cubrir con la matrícula el 100% de los lugares ofertados.

ALUMNOS QUE SE INSCRIBEN * 100 / LUGARES OFERTADOS DE ACUERDO A LA CAPACIDAD INSTALADA

Anual Servicios Escolares

Seguro estudiantil. Atender el 100% de los alumnos al Seguro Estudiantil.

(Altas en el Seguro Social) (100) /Alumnos Activos

Cuatrimestral. Dirección administrativa.

Realizar seguimiento académico durante su estancia en la Universidad

Incrementar la eficiencia terminal por cohorte generacional en un 80% anual

Solicitudes de titulación *100/ titulados

Anual. Servicios escolares, Dirección Académica


Los instrumentos jurídicos de aplicación Federal como Estatal de observancia para la Universidad Tecnológica

de Saltillo son los siguientes:

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

• Ley de Procedimiento Administrativo para el Estado de Coahuila de Zaragoza

• Ley de Profesiones para el Estado de Coahuila de Zaragoza

• Ley de Responsabilidad de los Servidores Públicos Estatales y Municipales del Estado de

Coahuila

• Ley del Instituto Coahuilense de Acceso a la Información Pública

• Ley Estatal de Educación

• Ley General de Bienes del Estado de Coahuila

• Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Coahuila de Zaragoza

• Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios para el Estado de Coahuila de

Zaragoza

• Convenio de Coordinación para la Creación, Operación y Apoyo Financiero de la Universidad entre

la Secretaria de Educación Pública y el Gobierno del Estado

• Legislación laboral Estatal

• Decreto de Creación de la Universidad Tecnológica de Saltillo.

• Programa Institucional de Desarrollo de la Universidad Tecnológica de Saltillo.



Código PE-DAC-01

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

• Lineamientos de la Coordinación General de Universidad Tecnológicas y Politécnicas

• Lineamientos para la implementación del modelo BIS en las Universidades.

12. ENTRADAS Y SALIDAS ENTRADAS SALIDAS

QUIÉN QUÉ QUIÉN QUÉ PROMOCION Y

DIFUSION Difunde en diversos medios

información sobre la Universidad con la finalidad de atraer alumnos para la

institución.

-Dirección académica

Asesora al alumno por egresar con el trámite de titulación y lleva a cabo dicho trámite hasta que el alumno egresado obtenga su respectivo título.


DOCUMENTO CÓDIGO PROMOCION Y DIFUSIÓN PI-JDP-01 IMAGEN INSTITUCIONAL PI-JDP-02 OPEN HOUSE IT-JDP-03 ORGANIZACIÓN DE EVENTOS IT-JDP-02 TUTORIA IT-JP-03 BECAS IT-JP-02 MOVILIDAD IT-JP-04 COMITÉ DE HONOR Y JUSTICIA IT-JP-05 BIDI-GEST IT-CB-01 PRESTAMO DE LIBRO IT-CB-02 PRESTAMO DE ESPACIOS IT-CB-03 TITULACION PI-JSE-03 ESTADIAS IT-DV-01 SEGURO ESTUDIANTIL PI-JSE-05 PLANEACION CUATRIMESTRAL PI-DAC-04 EXAMEN ITEP IT-CI-01 BAJAS ACADEMICAS PJ-JSE-04 REINSCRIPCION PJ-JSE-02 ACTIVIDADES CULTURALES Y DEPORTIVAS

IT-CCD-01 SELECCIÓN DE PERSONAL DOCENTE PI-DAC-02 SERVICIOS GENERALES PI-CSG-03 CONTROL DE ACTIVO FIJO PI-CC-01 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO IT-CAL-01 VIATICOS IT-JSA-01 RECAUDACION IT-JSA-02 PRESUPUESTO PI-DAF-01 CAPACITACION IT-JSA-04 NOMINA IT-JSA-01



Código PE-DAC-01

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

CONTROL INTERNO PI-CC-01 14. COMUNICACIÓN




Admisión. Febrero de cada año.

A todos los interesados en ingresar a la Universidad.

Mediante convocatoria de proceso de admisión.

-Dirección académica. -Jefatura de servicios escolares

Planeación cuatrimestral.

Cada cuatrimestre

. Jefes de departamento, Coordinadores académicos, Docentes y Alumnos.

Mediante la planeación cuatrimestral que comprende los horarios por grupo, docente, carga cuatrimestral.

Dirección académica

Reinscripción. Cada Cuatrimestre.

A todos los alumnos que finalizaron satisfactoriamente el cuatrimestre anterior.

Mediante la apertura del periodo de reinscripción.

Jefatura de Dpto. de Servicios Escolares.

Aplicación de examen ITEP.

Al finalizar cuatrimestre de inducción, al finalizar Sexto cuatrimestre y al finalizar el decimoprimer cuatrimestre.

A todos los alumnos de la Universidad.

Convocatoria de la Calendarizar la aplicación del examen iTep

. - Dirección académica. - Coordinación de Idiomas.

Uso de laboratorios. Cada que se solicite.


Mediante el cronograma y avance programático.

Coordinadores académicos.

Evaluación docente. Cada cuatrimestre.

A los docentes. Mediante las encuestas de desempeño.


Baja académica. Cada que se solicite.

A todos los alumnos de la Universidad

Mediante el procedimiento de baja.

Jefatura de servicios escolares

Tutoría Cada que se solicite


Mediante orientaciones y tutorías grupales e individuales.

Jefatura departamento de psicopedagogía

Movilidad Cada que salga convocatoria.

A todos los alumnos de la Universidad

. Mediante convocatoria de movilidad.

Jefatura departamento de psicopedagogía.

Comité de Honor y Justicia.

Siempre que se necesite.


Realizando una reunión del comité, para revisión de la acción y aplicación del reglamento

Jefatura departamento de psicopedagogía.

Préstamo de libros Siempre que se necesite.

A toda la comunidad

Mediante la solicitud de préstamo de ejemplares.

Coordinación de Biblioteca.



Código PE-DAC-01

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

Universitaria. Bidi-Gest Siempre que se

necesite. A toda la comunidad Universitaria

. Mediante el registro de usuarios en el sitio web www.bibliotecaecest.mx


Uso de espacios en biblioteca.

Siempre que se necesite.

A toda la comunidad Universitaria.

Mediante la solicitud de préstamo de espacios


Titulación. Al finalizar TSU y/o Ingeniería.

A todos los alumnos egresados de la Universidad que cuenten con la certificación requerida de inglés.

Mediante convocatoria de trámite de titulación.

-Dirección académica. -Jefatura de servicios escolares.



N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD

O

LUGAR DE ALMACENAJE

ELECT

PAPEL

N/A




Código PI-DAC-02

Versión 00


Vigencia 11/04/2021


SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DEL PERSONAL DOCENTE

ELABORÓ

MARLENNE MEDINA TREJO RECTORA

AUTORIZÓ REVISÓ



DIRECTOR ACADEMICO



Código PI-DAC-02

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

ÍNDICE 1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. POLÍTICAS











14. COMUNICACIÓN




Código PI-DAC-02

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

1. OBJETIVO Fortalecer el modelo educativo Bilingüe Internacional y Sustentable basado en competencias profesionales otorgando servicios integrales al estudiante que coadyuven en su formación universitaria. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica en todos los programas educativos ofertados y es solo para la contratación de personal docente. 3. POLÍTICAS

3.1 De acuerdo a la matricula vigente determinar la necesidad de contratación de personal docente. 3.2 Organizar la información recabada por parte de los aspirantes 3.3 Asegurarse que no existan deficiencias en cuanto a la entrega de papelería por parte de los aspirantes 3.4 Asignar horas clase al personal docente dependiendo del perfil académico y competencias del mismo. 3.5 Velar por el cumplimiento del modelo BIS en todo momento por parte del personal docente y académico. 3.6 Revisar el desempeño docente cuatrimestral a través de observación docente, evaluación docente, entrega de guía instruccional, cronograma de trabajo y carpeta de evidencias.

3.7 Los trámites de selección y contratación se realizan exclusivamente en la Universidad y por el interesado. 3.8 Los trámites se realizan exclusivamente en las fechas indicadas. 3.9 El aspirante a cubrir un cargo de docente debe cumplir con el perfil, así como presentar certificación vigente con nivel b2 de acuerdo al marco común europeo. 3.10 El aspirante debe presentar la documentación que respalde y avale sus estudios y competencias 3.11 Para la contratación en el área de inglés es necesario presentar certificaciones académicas que lo avalen como docente de lengua inglesa.

3.12 Para la contratación y recontratación de personal docente será necesario que el aspirante cuente con certificación vigente con un nivel de B2 o superior de acuerdo al marco común europeo conforme a los lineamientos para la implementación del modelo BIS en las universidades. 3.13 El aspirante deberá presentar para su contratación la documentación que avale su experiencia laboral y perfil académico, así como Carta de no antecedentes penales, Carta de no inhabilitación


UTS. Universidad Tecnológica de Saltillo

COORDINADOR ACADEMICO: Persona encargada de asegurar que las relaciones, Alumno - Docente;

Alumno – Personal Directivo/Administrativo funcionen en forma adecuada, ordenada y a tiempo, dentro de las

reglas, normas y procedimientos establecidos en los estatutos de la Universidad.

ALUMNO: Persona que recibe instrucción académica por parte de un docente como alumno activo en la


PERSONAL ADMINISTRATIVO: Persona que se encarga de desempeñar servicios administrativos en la


BIS: Bilingüe, Internacional y Sustentable.



Código PI-DAC-02

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

CGUTyP: Coordinación General de Universidades Tecnológicas y Politécnicas


Recursos Humanos

-Rectoría.

-Director académico.

-Jefe de departamento de control escolar.

-Jefe de departamento de psicopedagogía.

-Promoción y difusión

-Coordinadores académicos.

-Personal docente.

-Personal adscrito a la dirección académica.

Materiales

-Mobiliario específico necesario para desarrollar clases de manera óptima.

-Insumos de oficina.

-Material para laboratorios y talleres.

Financieros e infraestructura

-Recursos financieros para cubrir la nómina del personal docente, y personal adscrito al área académica,

así como también para la adquisición de mobiliario, material y equipo para el óptimo funcionamiento de

todas las áreas adscritas a la dirección académica.

-Aulas de clase y laboratorios equipados para la atención del total del alumnado.

-Oficinas o lugares específicos para que el personal adscrito a la dirección académico desarrolle sus

labores de manera adecuada.


6.1 Rectoría. 6.1.1 Responsabilidades 6.1.1.1. Supervisar que el personal contratado cumpla con el perfil deseable de acuerdo a las necesidades del modelo BIS 6.1.2 Autoridades. 6.1.2.1 Realizar cambios en la plantilla de personal 6.2 Director académico. 6.2.1 Responsabilidad 6.2.1.1. Solicita personal docente que cubra el perfil deseable de acuerdo a necesidades. 6.2.1.2. Brindar capacitación a personal docente de nuevo ingreso



Código PI-DAC-02

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

6.2.1.3. Vigilar y evalúa que el personal docente se desempeñe conforme al modelo BIS y basado en competencias. 6.2.2 Autoridades. 6.1.2.1 Solicita a servicios académicos la matricula activa para estimar contrataciones. 6.1.2.2 Contratar personal 6.1.2.3 Supervisa personal que cumpla con modelo BIS 6.3 Jefa de Dpto. de Servicios Administrativos 6.3.1 Responsabilidades 6.3.1.1 Forma el expediente del personal. 6.3.1.2 Añade a nomina al personal de nuevo ingreso. 6.3.1.3 Supervisa el cumplimiento del horario laboral de acuerdo a la carga académica. 6.3.1.4 Realiza pagos de nómina 6.3.1.5 Realiza contrato 6.3.2 Autoridades. 6.3.2.1 Realiza descuentos por incumplimiento de jornada laboral. 6.4 Coordinadores Académicos 6.4.1 Responsabilidades 6.4.1.1 Asegurar la calidad educativa por parte de los docentes 6.4.1.2 Vigilar el cumplimiento de las normas y procedimientos de la metodología del sistema basado en competencias 6.4.1.3 Vigilar el cumplimiento de los lineamientos del modelo educativo BIS 6.4.1.4 Apoyar en la selección de personal docente 6.4.1.5 Vigilar la conducta de los alumnos de la universidad 6.4.2.1 Autoridades 6.4.2.2 Llamar la atención a los alumnos que incurran en faltas al reglamento 6.4.2.3 Llamar la atención a los docentes que incumplan las normas y procedimientos de la metodología del sistema basado en competencias 6.4.2.4 Llamar la atención a los docentes que incumplan los lineamientos del modelo educativo BIS


(S) ACTIVIDAD



1 DIRECCIÓN ACADÉMICA

Revisa la carga académica y matricula activa de la Universidad para determinar la necesidad de docentes.

Noviembre, Marzo, Julio

Control grupal F-JSE-003ABCD

2 JEFATURA DE DEPARTAMENTO

DE SERVICIOS ADMINISTRATIVO

S

Recibe el requerimiento de personal a contratar y Solicita al área de promoción y difusión las vacantes disponibles de acuerdo a los perfiles deseables para contratación.


Requerimiento de personal

F-JSA-008

3 PROMOCION Y DIFUSION

Busca los mejores medios para publicar la vacante


F-JDP-06

5 DOCENTE Hace llegar su cv y su disponibilidad de horario


-Correo electrónico.

-Currículo



Código PI-DAC-02

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia


Agenda entrevistas con los prospectos a docente


Correo electrónico

7 DOCENTE Se presenta a la entrevista Siempre que se necesite

Documentación que avale su

experiencia laboral y perfil académico

8 DIRECCIÓN ACADÉMICA/

COORDINACIONES ACADÉMICAS

Selecciona al docente de Asignatura con perfil deseable para contratar y se notifica al docente seleccionado para trabajar en la universidad,


F-JSA-009 Correo electrónico



S

Recibe el cuadro de evaluación de postulantes a contratar.

Cada que se contrate personal docente

F-JSA-009

11 DOCENTE Reúne documentos necesarios para contratación

Antes de empezar a laborar

Documentación que avale su

experiencia laboral y perfil académico

Carta de no antecedentes

penales, Carta de no inhabilitación



S

Recibe datos y documentación de los docentes a contratar y genera el contrato para la firma del docente y los involucrados.

Cada que se contrate personal docente

F-JSA-013


Imparte inducción a los docentes de nuevo ingreso

Antes del inicio de cuatrimestre

Plan de Inducción al modelo BIS

14 DOCENTE Asisten al curso de inducción al modelo BIS.

Antes del inicio de cada cuatrimestre

Plan de Inducción al modelo BIS

F-JDP-07 8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-DAC-03 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-DAC-03 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Contratos firmados 100% Total, de Docentes

de Asignatura vs total de contratos firmados en la primera semana del

Cuatrimestral DIRECCION ACADEMICA



Código PI-DAC-02

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

cuatrimestre. 11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO

• Ley Federal del Trabajo • Ley de Procedimiento Administrativo para el Estado de Coahuila de Zaragoza • Ley de Profesiones para el Estado de Coahuila de Zaragoza • Ley de Responsabilidad de los Servidores Públicos Estatales y Municipales del Estado de Coahuila • Ley del Instituto Coahuilense de Acceso a la Información Pública • Ley Estatal de Educación • Ley General de Bienes del Estado de Coahuila • Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Coahuila de Zaragoza • Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios para el Estado de Coahuila de

Zaragoza • Convenio de Coordinación para la Creación, Operación y Apoyo Financiero de la Universidad entre la

Secretaria de Educación Pública y el Gobierno del Estado • Legislación laboral Estatal • Decreto de Creación de la Universidad Tecnológica de Saltillo. • Programa Institucional de Desarrollo de la Universidad Tecnológica de Saltillo. • Lineamientos de la coordinación general de universidad tecnológicas y politécnicas

• Lineamientos para la implementación del modelo BIS en las universidades. • Reglamento interno de la Universidad Tecnológica de Saltillo



Dirección académica Requerimiento de personal docente.

Jefa de Dpto. de Servicios Administrativos

Contratación de personal


DOCUMENTO CÓDIGO Macro proceso académico. PE-DAC-01 Nómina. IT-JSA- 01 Difusión e imagen institucional. PI-JDP-01 Contratación de personal docente. PI-JSA-05 14. COMUNICACIÓN




-Requerimiento de personal a contratar


Jefa de servicios administrativos

Por medio de formato F-JSA-008 de requerimiento de contratación de personal.

-Dirección académica, -Jefa de servicios administrativos



Código PI-DAC-02

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

Lanzar convocatoria


-Promoción y difusión

Por medio de formato F-JDP-06 solicitud de cobertura y difusión de eventos


Entrevistas

Cuando exista Vacante

A los interesados en trabajar como docentes en la universidad

Por medio de formato F-JSA-009 cuadro de evaluación de postulantes y con la recepción de documentación que avale su experiencia laboral y perfil académico.


Notificación de personal a contratar

Después de entrevista satisfactoria


Por medio de formato F-JSA-009 cuadro de evaluación de postulantes


Notificación de personal a contratar

Antes de la inducción al modelo BIS

A los postulantes que cumplieron con el cuadro de evaluación de postulantes

-Correos electrónicos


Elaboración de contrato


A los seleccionados para trabajar como docentes en la universidad

-Por medio de contrato individual de trabajo bajo el código F-JSA-013 Documentación que avale su experiencia laboral y perfil académico Carta de no antecedentes penales, Carta de no inhabilitación


15. ANEXOS (REGISTROS)

CÓDIGO NOMBRE TIEMPO RETENCIÓN

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD

O

LUGAR DE ALMACENAJE

ELECT

PAPEL

F-JDP-06

FORMATO DE SOLICITUD DE COBERTURA Y DIFUSION DE EVENTOS

1 Año Promoción y difusión X X ARCHIVO

F-JSA-013 CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO

5 Años Jefe de Servicios Administrativos

X X ARCHIVO

F-JSA-008 REQUERIMIENTO DE 5 Años Jefe de

Servicios X X ARCHIVO



Código PI-DAC-02

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

PERSONAL A CONTRATAR

Administrativos

F-JSA-009 CUADRO DE EVALUACIÓN DE POSTULANTES

5 Años

-Jefe de Servicios Administrativos -Dirección académica

X X ARCHIVO

F-JDP-07 REGISTRO DE ASISTENCIA 5 Años -Dirección

académica X ARCHIVO




Código PI-DAC-04

Versión 00


Vigencia 11/04/2021


PLANEACIÓN CUATRIMESTRAL

ELABORÓ

MTRA. MARLENNE MEDINA TREJO RECTORA

AUTORIZÓ REVISÓ

GABRIEL DAVID DE LEÓN MONTELONGO PUESTO


DIRECTOR ACADEMICO



Código PI-DAC-04

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

ÍNDICE

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. POLÍTICAS











14. COMUNICACIÓN




Código PI-DAC-04

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

1. OBJETIVO

Fortalecer el modelo educativo Bilingüe Internacional y Sustentable basado en competencias profesionales. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los profesores de tiempo completo y asignatura de la Universidad para de esta manera monitorear la implementación del proceso de enseñanza aprendizaje de cada cuatrimestre. 3. POLÍTICAS 3.1 La dirección académica genera los horarios grupales con la carga académica a impartir durante el próximo cuatrimestre. 3.1.1 La carga académica grupal no debe exceder 40 horas semanales. 3.1.2 Durante el cuatrimestre se deberán impartir el total de materias marcadas en el plan cuatrimestral. 3.2 Para la contratación de un docente se deben de cumplir con las políticas de Selección y contratación de personal 3.3 Para la recontratación de un docente deberá ser evaluado su desempeño, mediante los siguientes lineamentos

3.3.1. Observación docente. Que el docente imparta clases apegado al modelo BIS

3.3.2. Que el docente entregue en tiempo y forma los formatos de planeación cuatrimestral -Guía instruccional de actividades. -Cronograma de avance programático. -Control grupal. -Carpeta de evidencias. -Encuesta de valuación docente.

3.3.2 El resultado de la encuesta de evaluación docente deberá ser mayor a 4.0 El monitoreo y supervisión docente de parte de los coordinadores deberá consistir en: -Guía instruccional de actividades. Que las actividades sean desarrolladas conforme a planeación -Cronograma de avance programático. Que las actividades sean desarrolladas conforme a planeación -Control grupal. Que el registro de actividades sea coherente a lo planeado -Carpeta de evidencias. Que las evidencias sean congruentes a lo planeado y plasmado en control grupal

3.4 El concentrado académico deberá ser entregado para su validación en la semana 14 del cuatrimestre previo a su aplicación. 3.5 Los coordinadores distribuirán los horarios por docente, hojas de asignatura, y documentos de planeación cuatrimestral una vez que el concentrado académico haya sido aprobado por rectoría. 3.6 Los docentes deberán entregar los formatos de planeación cuatrimestral en las fechas establecidas al inicio de cada cuatrimestre. 3.7 Los coordinadores reciben y resguardan los formatos de planeación cuatrimestral una vez que han sido llenados por los docentes. 3.8 Los docentes imparten las clases durante el cuatrimestre, siguiendo los lineamientos del modelo BIS y competencias. 3.9 Los coordinadores académicos realizan evaluaciones mensuales a los docentes adscritos a su coordinación en los periodos agendados durante el cuatrimestre.



Código PI-DAC-04

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

3.11 Los docentes generan las actas de calificación de cada una de las materias que impartieron y son entregadas a servicios escolares en los tiempos establecidos. 4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES UTS. - Universidad Tecnológica de Saltillo PA. Profesor de Asignatura PTC. Profesor de Tiempo Completo FORMATOS DE PLANEACION CUATRIMESTRAL. Se refiere a los formatos: guía instruccional de actividades, cronograma de avance programático, control grupal y acta de calificaciones. BIS. Bilingüe Internacional y Sustentable 5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Humanos

• Alumnos • Docentes • Directivos de la Universidad. • Coordinadores académicos

Materiales • Material didáctico • Equipo y reactivos de laboratorio • Insumos de oficina

Financieros • Recursos financieros para cubrir la nómina del personal docente y adscrito a la dirección académica de la

UTS. Infraestructura

• Instalaciones de la Universidad 6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES 6.1 Rectoría 6.1.1 Responsabilidades 6.1.1.1 Valida la carga académica. 6.1.1.2 Valida horarios de docentes. 6.1.2 Autoridades. 6.1.2.1 Autoriza o rechaza la carga académica y/o los horarios docentes 6.2 Director académico 6.2.1 Responsabilidades

6.2.1.1 Genera los horarios grupales. 6.2.1.2 Realiza la selección del personal 6.2.1.3 Genera la carga académica 6.2.1.4 Genera los horarios por docente

6.2.2 Autoridades 6.2.2.1 Modifica los horarios grupales. 6.2.2.2 Contrata el personal de acuerdo a necesidades del cuatrimestre. 6.2.2.3 Adecua la carga académica en cada cuatrimestre



Código PI-DAC-04

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Fecha Edición

Vigencia

6.2.2.4 Adecua los horarios de docente. 6.3 Jefa de Dpto. de Servicios Administrativos 6.3.1 Responsabilidades 6.3.1.1 Forma el expediente del personal. 6.3.1.2 Añade a nomina al personal de nuevo ingreso. 6.3.1.3 Supervisa el cumplimiento del horario laboral de acuerdo a la carga académica. 6.3.1.4 Realiza pagos de nomina 6.3.2 Autoridades. 6.3.2.1 Realiza descuentos por incumplimiento de jornada laboral. 6.4 Jefatura del departamento de Servicios Escolares 6.4.1 Responsabilidades.

6.4.1.1 Genera y proporciona formatos de control grupal a dirección académica y coordinadores. 6.4.1.2 Genera y proporciona al docente formatos de acta de calificaciones. 6.4.1.3 Genera respaldo y concentrado digital de calificaciones.

6.4.2 Autoridades 6.4.2.1 Modifica el formato de control grupal. 6.4.2.2 Resguarda y Custodia las actas de calificaciones y control grupal. 6.4.2.3 Está facultado para generar el historial académico de los alumnos. 6.4.2.4 Está autorizado para cambiar una nota de calificación final. 6.5 Coordinador académico 6.5.1 Responsabilidades 6.5.1.1 Distribuye horarios y formatos de planeación cuatrimestral los cuales consisten en: Control grupal Cronograma de avance programático y guía instruccional. 6.5.1.2 Resguarda documentos de planeación cuatrimestral. 6.5.1.3 Evalúa y observa el desempeño docente. 6.5.1.4 Proporcionar material didáctico como fotocopias. 6.5.2 Autoridades 6.5.2.1 Auxilia y asesora al docente en impartición de clases. 6.5.2.2 Supervisa y ajusta el avance de cronogramas por grupo y materia. 6.6 Docentes PTC y PA 6.6.1 Responsabilidades 6.6.1.1 Llena los formatos de cronograma de avance programático y guía instruccional. 6.6.1.2 Desarrolla el formato de control grupal conforme avanza en cada sesión de clase. 6.6.1.3 Imparte clases mediante la implementación del modelo BIS 6.6.1.4 Genera actas de calificaciones al final de cada cuatrimestre. 6.6.2 Autoridades 6.6.2.1 Adecua semanalmente el formato de Cronograma de avance programático de acuerdo al tiempo destinado en la planeación inicial. 6.6.2.2 Registra y resguarda las evaluaciones por unidad en el documento de control grupal. 6.6.2.3 Cumple con el modelo BIS 6.6.2.4 Rubrica las calificaciones finales obtenidas por los alumnos en actas. 7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE

(S) ACTIVIDAD


DOC. / REGISTRO



Código PI-DAC-04

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

(CÓDIGO)

1 Servicios escolares

Genera las listas grupales por carrera y nivel de inglés, en el formato de control grupal y son enviadas a dirección académica.

Al finalizar el cuatrimestre

Control grupal F-JSE-003

A,B,C Y D

2 Director Académico

Genera los horarios para los grupos a los que se les impartirá clase

Previo al cuatrimestre impartir.

Horarios por grupo F-DA-01


Evalúa si la plantilla docente es suficiente para impartir clases durante el cuatrimestre siguiente y en caso de ser necesario realiza la contratación de nuevo persona.

Previo al cuatrimestre impartir

Selección y contratación del

personal docente PI-DAC-02


Realiza la carga académica y horarios de docentes en base a las materias que serán impartidas durante el cuatrimestre siguiente. Y la envía a Rectoría para su validación.


Concentrado de cuatrimestre F-

DAC-005

5 Rectoría Valida la carga académica y horarios y la regresa a dirección académica para su aplicación.



DAC-005


Envía la carga académica validada a servicios administrativos para la generación de nómina.



DAC-005

7 Coordinador académico

Distribuye hojas de asignatura, horarios y formatos de planeación cuatrimestral


Correo electrónico Institucional

8 Docente Realiza el llenado de los formatos de planeación cuatrimestral de cada materia que impartirá



9 Coordinador de carrera

Recibe y resguardan los formatos de planeación cuatrimestral.

Al inicio del cuatrimestre


10 Docente Imparte las asignaturas durante el cuatrimestre Durante el

cuatrimestre

Control grupal F-JSE-003

A,B,C Y D

11 Coordinadores académicos

Supervisan y monitorean el avance y desempeño docente


Evaluación docente FJ-DP-07

12 Servicios escolares

Recibe las actas de calificación para su resguardo Al finalizar el

cuatrimestre

Acta de calificaciones PI-

JSE-06

8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-DAC-02 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-DAC-02



Código PI-DAC-04

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Entrega de control grupal por carrera, cuatrimestre y sección

Entrega del 100% del control grupal

(Control grupal ) (100) / total de grupos formados en el cuatrimestre


Servicios escolares

Cubrir el total de horas a impartir durante el cuatrimestre

Contar con el 100% de los docentes necesarios para impartir clases durante el cuatrimestre

Horas impartidas (100) / horas a impartir durante el cuatrimestre

Cuatrimestral Director académico

Cubrir con el total de materias cuatrimestrales

Impartir 100% de materias por carrera, cuatrimestre y grupos

Total de materias a impartir (100) / total de materias por carrera, cuatrimestre y grupo

Cuatrimestral Docentes, coordinadores y director académico.

Contar con el total de Cronograma de avance programáticos del cuatrimestre

Entrega de Cronograma de avance programáticos en tiempo y forma (con fecha establecida una vez que empieza el cuatrimestre) de cada materia en cada programa educativo

(Cronograma de avance programáticos del cuatrimestre) (100) / total materias a impartir en el cuatrimestre



Contar con el total de guías de instruccional de planeación didáctica del cuatrimestre

Entrega del 100% de las guías de planeación didáctica en tiempo y forma (con fecha establecida una vez que empieza el cuatrimestre) de cada materia en cada programa educativo

(guías de instruccional de planeación didáctica) (100) / total materias a impartir en el cuatrimestre



Realizar el 100% de la evaluación docente.

Evaluar el desempeño del total de la plantilla docente

Evaluación a docentes (100) / total de docentes que imparten clases en la UTS

Cuatrimestral

Director académico, coordinadores académicos

Seguimiento académico durante

Entregar el %100 de las Actas de

(actas entregadas) (100) / total grupos

Cuatrimestral Departamento de Servicios Escolares



Código PI-DAC-04

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

su estancia en la universidad.

calificaciones. en el cuatrimestre


• Reglamento Académico de la Universidad Tecnológica de Saltillo • Lineamientos de la Coordinación General de Universidades Tecnológicas y Politécnicas • Lineamentos para la implementación del modelo BIS • Reglamento interno de la UTS



Grupos a impartir clases. Control grupal. Docentes Actas de calificación. 13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC

DOCUMENTO CÓDIGO ADMISION F-JSE-01

REINSCRIPCION F-JSE-02 MACRO PROCESO ACADEMICO PI-DAC-02

TUTORIA IT-JP-03 14. COMUNICACIÓN




Entrega de control grupal

Al final de cada cuatrimestre previo al cuatrimestre a impartir


Envió de control grupal por grupo y nivel de inglés

Servicios escolares

Genera horarios grupales, carga académica y horarios para docentes en base al mapa cuatrimestral para la validación de rectoría e impartición de clases

Al final de cada cuatrimestre.

Rectoría Entrega para validación y firma


Envía horarios a coordinadores para su distribución

Al final de cada cuatrimestre.

Coordinadores académicos

Envió de archivos electrónicos y físicos

Director académico

Distribuye horarios y formatos de planeación cuatrimestral

Al final del cuatrimestre.

Docentes PTC y PA

Vía correo electrónico se envía al docente su horario, formatos de planeación cuatrimestral y hojas de asignatura

Coordinadores académicos



Código PI-DAC-04

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

Genera actas de calificación

Final del cuatrimestre Docentes Realiza el llenado del acta de calificaciones

Servicios escolares

15. ANEXOS (REGISTROS)

CÓDIGO NOMBRE TIEMPO RETENCIÓN

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUAR

DO

LUGAR DE ALMACENAJE

ELECT

PAPEL

F-DAC-005 Planeación cuatrimestral 5 año Dirección

académica X X Archivo de dirección

académica

F-JSE-003 Control grupal

1 año Docentes X Archivo de dirección

académica

F-DA-01

Horario grupal 1 año Dirección


académica

F-DAC-005 Concentrado de cuatrimestre 5 años Dirección


académica

F-DAC-06 Horario de docentes 1 año Dirección


académica

F-DAC-02 Guía Instruccional de Planeación Didáctica

1 año Docentes y coordinadores X

Archivo de dirección

académica

F-DAC-001 Cronograma de avance programático

1 año Docentes y coordinadores X


académica

F-CI-03 Rubrica de observación docente

1 año Docentes y coordinadores X X


académica

F-JSE-06 Acta de calificación Permanente Servicios escolares x x Archivo de servicios

escolares




Código IT-DAC-02

Versión 00


Vigencia 11/04/2021


Encuesta de Evaluación Docente


Omar Uriel Soto Chacón Director Académico





Código IT-DAC-02

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

1. OBJETIVO Fortalecer el modelo educativo Bilingüe Internacional y Sustentable basado en competencias profesionales asegurándose de cumplir con el modelo BIS mediante la encuesta a alumnos que evalúa el desempeño docente.

2. ALCANCE -Rectoría -Director académico -Coordinadores de carrera -Docentes -Alumnos

3. TERMINOS Y DEFINICIONES UTS. Universidad Tecnológica de Saltillo BIS. Bilingüe Internacional Sustentable

4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-DAC-04

5. POLÍTICAS 5.1 Dirección académica genera la encuesta a aplicar, durante la semana indicada en el calendario de la

Universidad de cada cuatrimestre. 5.2 Los coordinadores académicos aplican la encuesta a todos los grupos de su coordinación. 5.3 Dirección académica evalúa los resultados de las encuestas por docente y entrega retroalimentación a los

docentes una semana después de su aplicación


SEC RESPONSABLE (S)


(CUÁNDO) (DÓNDE)



En base al concentrado del cuatrimestre, adecua la encuesta de evaluación docente. Es subida a la plataforma Google Forms y se origina un link por grupo. Los links son enviados a los coordinadores de carrera para su aplicación.

Una semana previa a la fecha indicada por el calendario escolar

Criterios a evaluar F-DAC-004

2 Coordinador de carrera

Aplica la encuesta a todos los alumnos de la universidad,

divididos por grupo y sección

Semana indicada en calendario escolar

Correo electrónico Institucional GOOGLE Usuario: UTSaltilloBIS2018 Contraseña:



Código IT-DAC-02

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

uts#BIS2019

3 Alumnos

Responden la encuesta, aplicada mediante google

forms. Divididos por grupo y sección

Semana indicada en calendario escolar

Formularios Google Forms.

4 Director Académico Evalúa la información obtenida

de las encuestas por docente. Y retroalimenta al docente.

Semana siguiente a la aplicación de la encuesta

Concentrado de Formularios

xxx

5 Docente Recibe información de su

desempeño en una reunión privada con el director.

Semana siguiente a la evaluación

Resultado cuatrimestral y rubrica de evaluación docente F-CI-05

7. REGISTROS

CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO

TIEMPO RETENCIÓ

N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD


ELECT

PAPEL

F-DAC-004

CRITERIOS A EVALUAR 3 AÑOS DIRECCION

ACADEMICA X X ARCHIVO DE DIRECCION ACADEMICA

PERMAMENTE

F-DAC-005

CONCENTRADO DE CUATRIMESTRE

5 AÑOS DIRECCION ACADEMICA X X

ARCHIVO DE DIRECCION ACADEMICA

PERMAMENTE

XXX

CONCENTRADO DE EVALUACION DOCENTE

3 AÑOS DIRECCION ACADEMICA X X

ARCHIVO DE DIRECCION ACADEMICA

PERMAMENTE




Código IT-DAC-03

Versión 00


Vigencia 11/04/2021


LABORATORIOS







Código IT-DAC-03

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

1. OBJETIVO

Integrar la practica al proceso educativo ofreciendo espacios idóneos para la aplicación de los conocimientos teóricos a la comunidad universitaria.

2. ALCANCE

Este instructivo de trabajo es aplicable a todos los docentes, así como los estudiantes de la Universidad Tecnológica de Saltillo (UTS) para regular el uso de los laboratorios.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES UTS. Universidad Tecnológica de Saltillo

Laboratorio. Espacio provisto de aparatos y utensilios adecuados para realizar demostraciones de clase

Coordinador de almacén y laboratorios. Es la persona encargada de vigilar y controlar el buen funcionamiento

de equipos y proporciona el acceso a dicho laboratorio.

Requisición. Es el conducto mediante el cual se solicita la compra de un material

Sala de Computación. Espacio físico para la realización de consulta electrónica.

Laboratorio Pesado. Espacio físico provisto con el equipo y herramental necesario para realizar trabajo practico

referente a las áreas de mantenimiento y energías renovables.

4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-DAC-05 5. POLÍTICAS 5.1-. Todos los docentes deberán notificar el uso del laboratorio en sus cronogramas y avances programáticos 5.2. El coordinador académico realiza la programación de las prácticas en el calendario, revisando que se cuente con el material necesario para desarrollar la práctica. 5.3-. En caso de que no se cuente con material la dirección académica se encarga de generar una requisición a la coordinación de servicios generales y de vigilar la autorización de esta 5.4.- La notificación por parte de los coordinadores académicos del uso de laboratorios al coordinador de mantenimiento y laboratorios deberá ser entregada de manera semanal. 5.5-. Todos los usuarios deberán de trabajar en los laboratorios de acuerdo con lo establecido en los reglamentos de la Universidad Tecnológica de Saltillo 5.6-. Cualquier incumplimiento a los reglamentos de la UTS, será acreedor a la sanción establecida en el reglamento académico de la Universidad. 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

SEC RESPONSABLE (S)


(CUÁNDO) (DÓNDE)


1 Docente En el cronograma y avance programático calendariza el uso de laboratorios e indica el material a utilizar


F-DAC-001



Código IT-DAC-03

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

2 Coordinador Académico

Revisa si se cuenta con lo necesario para el uso de los laboratorios

Cuando recibe el cronograma y avance

programático

F-DAC-001


Realiza una requisición para la compra de material en caso de ser necesario

Cuando se le notifica la entrega de la falta de

algún material

F-CSG-003

4 Coordinador de

Servicios Generales

Recibe requisición y realiza compra de material

Cuando dirección académica entregue

requisición

F-CSG-003

5 Coordinador de

Almacén y Laboratorios

Recibe material y calendario, prepara material y laboratorio para la fecha solicitada y da acceso al docente

Según la fecha que le indique el coordinador

académico

F-DAC-008

6 Docente Desarrolla la práctica y devuelve el espacio y/o material utilizado

Al finalizar la practica F-CAL-01 REV 00

7 Coordinador de

Almacén y Laboratorios

Recibe de parte del docente el espacio limpio y el material utilizado Al finalizar la practica

F-CAL-01 REV 00

7. REGISTROS


TIEMPO RETENCIÓ

N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD


ELECT

PAPEL

F-DAC-001

Seguimiento y Control de

Avance Programático

5 años Dirección Académica X

Computadora de dirección

académica

Dirección Académica

F-CSG-003 Requisición 5 años Dirección

Académica X Computadora de

dirección académica

Dirección Académica

F-DAC-008

Calendario de uso de laboratorio 5 años Coordinación de

Mantenimiento X Archivo Dirección Académica




Código PI-JSE-01

Versión 00


Vigencia 25/03/2021


ADMISIÓN

ELABORÓ


AUTORIZÓ REVISÓ

Jorge Seiorse Gutiérrez Hernández Jefe del Departamento de Servicios

Escolares

Li. Omar Uriel Soto Chacón

Director Académico



Código PI-JSE-01

Versión 00


Vigencia 25/03/2021

ÍNDICE 1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. POLÍTICAS











14. COMUNICACIÓN




Código PI-JSE-01

Versión 00


Vigencia 25/03/2021

1. OBJETIVO Otorgar servicios integrales al estudiante que coadyuven en su formación universitaria a través el proceso de admisión para que los aspirantes ingresen a la Universidad. 2. ALCANCE Todos los egresados de bachillerato con interés en ingresar a la Universidad 3. POLÍTICAS

3.1 Los trámites de admisión se realizan exclusivamente en la Universidad y por el interesado o en su caso el padre o tutor del alumno. 3.2 La solicitud para el examen de admisión se realizará en base a las políticas de CENEVAL y a las consideraciones Generales para llevar a cabo la aplicación del examen. 3.3 Los trámites se realizan exclusivamente en las fechas indicadas. 3.4 Los costos por concepto por ficha de examen de admisión e inscripción se fijan en base a las Cuotas Académicas autorizadas por el H. Concejo Directivo. 3.5 El aspirante debe cumplir con todos los requisitos los cuales son:

a) Presentar examen de admisión. b) Aprobar el examen de admisión. c) Cubrir con la cuota de inscripción. d) Presentar Acta de nacimiento original, Copia de la CURP, Certificado de Bachillerato

original, par de fotografías tamaño infantil y Constancia de buena salud o examen médico y Número de Seguridad Social, documentos que son necesarios para integrar el expediente del alumno.

3.6 Para la identificación del estudiante bastara el acta de nacimiento o documento equivalente, a falta de acta de nacimiento, el estudiante podrá presentar escrito libre en el que manifieste bajo protesta de decir verdad su identidad. El alumno tendrá hasta 6 meses posteriores de su ingreso para proporcionar el acta de nacimiento o documento equivalente. 3.7 Para la comprobación de estudios deberá presentarse el Documento Académico que lo acredite, Certificado de bachillerato o equivalente, ante la falta de Documento Académico, la Universidad deberá implementar mecanismos internos de evaluación que permitan determinar los conocimientos del estudiante, atendiendo a los planes y programas que pretenda cursar el estudiante. Asimismo, el estudiante deberá proporcionar los datos de Identificación y localización de la institución en la que concluyo sus estadios, a fin de efectuar la validación correspondiente. El estudiante tendrá hasta un año posterior a su ingreso para proporcionar el Documento Académico. 3.8 En base a las Normas para el Ingreso de los Estudiantes al Sistema Educativo Nacional, por ningún motivo la falta de documentación de identidad y/o académica será obstáculo para el ingreso del alumnado a los servicios de educación superior. 3.6 Los grupos de nuevo ingreso se formarán en base a los resultados del examen de ubicación de inglés. 4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES UTS. Universidad Tecnológica de Saltillo. Aspirante: es aquel alumno egresado de Bachillerato que desea estudiar una carrera de nivel superior en la Universidad. CENEVAL: Centro Nacional de Evaluación para la Educación Superior. CURP: Clave Única de Registro de Población. DAC: Dirección Académica.



Código PI-JSE-01

Versión 00


Vigencia 25/03/2021

DAF: Dirección de administración y finanzas. INE: Credencial para votar expedida por el Instituto Nacional Electoral. BIS: Bilingüe Internacional y Sustentable. SE: Servicios Escolares. 5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Recursos Humanos:

• Aspirantes a ingresar a la Universidad. • Jefe del departamento de Servicios Escolares. • Director académico. • Coordinadores de carrera. • Coordinadora de Inglés. • Personal docente. • Jefe de Dpto. Prensa & Difusión. • Departamento de vinculación. • Jefe del departamento de Administración. • Cajera.

Recursos Materiales: • Lápices. • Sacapuntas. • Hojas. • Impresora. • Tinta.

Recursos Financieros e Infraestructura: • Aulas de clases. • Pupitres. • Pago de Derechos a CENEVAL por Exámenes de Admisión.


6.1 Dirección Académica. 6.1.1 Responsabilidades.

6.1.1.1. Determinar los lugares disponibles por cada carrera. 6.1.1.2 Entrega al estudiante fechas y horario del curso de inducción.

6.1.2 Autoridad. 6.1.2.1 Determinar la cantidad de alumnos mínima y máxima de alumnos que podrán ingresar por cuatrimestre.

6.1.2.2 Crear, modificar y distribuir los horarios de clases.



Código PI-JSE-01

Versión 00


Vigencia 25/03/2021

6.2 Jefatura del departamento de Servicios Escolares. 6.2.1 Responsabilidades.

6.2.1.1 Publica la convocatoria para aspirantes y contacta a CENEVAL para solicitud de exámenes y fijar fecha de Aplicación. 6.2.1.2 Da de alta a los aspirantes en la página oficial de CENEVAL para que puedan realizar el registro. 6.2.1.3 Genera las listas de alumnos por carrera para la aplicación del examen. 6.2.1.4 Publica resultados, fechas de inscripción y requisitos de admisión. 6.2.1.5 Integrar expediente de los alumnos a ingresar. 6.2.1.6 Asignar matricula a los alumnos. 6.2.1.7 Asignar grupo y generar listas.

6.2.2 Autoridad.

6.2.2.1 Enlace autorizado con CENEVAL para programar la fecha del examen de admisión, dar de alta a los aspirantes y consultar resultados del examen e admisión. 6.2.2.3 Crear, generar y modificar las listas de alumnos por grupos. 6.2.2.4 Genera, asigna y modifica las matrículas de los alumnos. 6.2.2.5 Modifica el estatus de los alumnos en las bases de datos de la Universidad.

6.3 Jefe del Departamento de Prensa y Difusión.

6.3.1 Responsabilidades. 6.3.1.1 Difundir la convocatoria de admisión. 6.3.1.2 Tomar fotografía de alumnos de nuevo ingreso y generar credenciales.

6.3.2 Autoridad. 6.3.2.1 Diseñar, publicar y difundir las convocatorias para el proceso de admisión en redes sociales y demás medios de comunicación.

6.4 Aspirante.

6.4.1 Responsabilidades. 6.4.1.1 Solicita y adquiere ficha para examen de admisión. 6.4.1.2 Presentar examen de admisión. 6.4.1.3 Verifica que se encuentre en la lista de alumnos admitidos y genera pago de inscripción. 6.4.1.4 Entrega documentos para generar expediente.

6.4.2 Autoridad

6.4.2.1 exigir la aplicación del examen de admisión en las fechas programadas.

6.5 Jefe del departamento de Administración. 6.5.1 Responsabilidades.

6.5.1.1 Lleva el control de las fichas compradas. 6.5.1.2 Genera Fichas de pago para inscripción de cada aceptado.

6.5.2 Autoridad. 6.5.2.1 Valida o rechaza pagos a través del sistema de validación de pagos.

6.6 Coordinadora de Inglés.

6.6.1 Responsabilidades. 6.6.1.1 Diseñar y aplicar el examen de ubicación de inglés para los aspirantes a ingresar a la

Universidad.



Código PI-JSE-01

Versión 00


Vigencia 25/03/2021

6.6.2 Autoridad

6.6.2.1 Crear y modificar el contenido del examen de ubicación de inglés. 6.6.2.1 Concentrar los resultados del idioma inglés.

6.7 Caja. 6.7.1 Responsabilidades.

6.6.1.1 Recibir el pago de fichas y de cuotas de inscripción. 6.7.2 Autoridad

6.7.2.1 Guarda y custodia el ingreso percibido por el proceso de admisión. 7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE

(S) ACTIVIDAD




Revisa de acuerdo a la capacidad instalada los lugares disponibles en cada

carrera y los reporta a SE.

Enero de cada año Reporte de Servicios Generales

2 Jefe de Dpto. de Servicios Escolares

Libera la convocatoria de admisión para su publicación y contacta a CENEVAL para hacer la solicitud de exámenes y agenda la

aplicación.

Febrero de cada año SOLICITUD DE EXANI

(documento externo)

3 Jefe de Dpto. Prensa y Difusión

Difunde la convocatoria a través de la página oficial de la UTS, FB y Twitter.

Febrero de cada año F-JDP06

4 Aspirante Solicita y adquiere ficha en el carea de caja o por pago referenciado para el

examen de admisión y registra pago e identificación con fotografía en el sistema

de validación de pagos.

De acuerdo a las fechas establecidas en la convocatoria de admisión

Ficha de pago

5 Caja Recibe pago de ficha para examen de admisión.

De acuerdo a las fechas establecidas

en la convocatoria de admisión

Ficha de pago.

6 Jefe del departamento de Administración

Valida los pagos efectuados en sucursal bancaria y notifica a SE.



Sistema de Validación de pago.


Da de alta a los aspirantes con ficha comprada en la página oficial de

CENEVAL para que puedan realizar el registro correspondiente.



Guía para el pre registro de

sustentantes (documento

Externo) 8 Aspirante Realiza registro en CENEVAL e imprime

pase de ingreso al examen. De acuerdo a las

fechas establecidas en la convocatoria de

admisión

Registro en Línea CENEVALl (documento

Externo) 9 Jefe de Dpto. de

Servicios Escolares

Genera las listas de alumnos por carrera para la aplicación del examen en base a

los aspirantes que concluyeron su registro en la página de CENEVAL.



Listas de Sustentantes.

F-JSE-010

10 Aspirante Presenta el examen de admisión De acuerdo a las Examen de



Código PI-JSE-01

Versión 00


Vigencia 25/03/2021

presentando credencial oficial y pase de ingreso

Asimismo, presentará examen de Ubicación de inglés.

fechas establecidas en la convocatoria de

admisión

Admisión CENEVAL

y examen de Inglés F-CI-01, F-CI-02

11 Coordinadora de Inglés

Revisa examen de ubicación de inglés y envía resultados a servicios escolares.



Bas de datos


Revisa los resultados de examen en la plataforma de CENEVAL y genera listas

de aceptados, libera publicación de resultados, fechas de inscripción y

requisitos.


en la convocatoria de Inscripción

Reporte de Resultados

Sustentantes F-JSE-008

13 Jefe del Dpto. de Prensa y Difusión

Publica resultados y difunde convocatoria de inscripción.



F-JDP06

14 Aspirante Verifica que su resultado del examen de admisión sea favorable, realiza en el banco

pago de inscripción con la referencia proporcionada y asiste a la UT para

concluir el proceso.



Página de la Universidad

15 Caja Recibe pago por concepto de inscripción. De acuerdo a las fechas establecidas


Ficha de Pago.


Recibe Documentos para generar el expediente del alumno, asigna matrícula y entrega al aspirante formato F-JSE-001

para su llenado. SI el estudiante entrega el expediente

completo se llena el formato F-JSE-001 Si no, debe primero llenar el formato F-

JSE-002.



Comprobante de

inscripción. F-JSE-001

Carta compromiso

de adeudo de documentos. F-JSE-002

17 Estudiante Firma formato F-JSE-001 como comprobante de inscripción y acuse de recibo de los documentos que deja en resguardo.



Comprobante de inscripción F-JSE-001

18 Jefe del Departamento de Prensa y Difusión.

Toma foto del nuevo alumno, hace credencial y la entrega.



Credencial F-JDP-08

19 Jefe del Departamento de

Servicios Escolares.

Asigna a cada nuevo alumno en su grupo académico y entrega a Dirección Académica los listados F-JSE-003.



Control Grupal F-JSE-003


Entrega de horario y fecha de curso de inducción.

Agosto Horario F-DAC-003

8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-JSE-01



Código PI-JSE-01

Versión 00


Vigencia 25/03/2021

9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-JSE-01 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Alumnos Inscritos Cubrir con la

matrícula el 100% de los lugares ofertados.

ALUMNOS QUE SE INSCRIBEN * 100 / LUGARES OFERTADOS DE ACUERDO A LA CAPACIDAD INSTALADA

Anual

Jefe de Servicios Escolares


• Reglamento Académico de la Universidad Tecnológica de Saltillo. • Normas para el ingreso de los estudiantes al Sistema Educativo Nacional. • Lineamientos de la Dirección General de Universidades Tecnológicas y Politécnicas. • Lineamientos para la implementación del modelo BIS en las Universidades. • Las demás leyes aplicables.



Departamento de Servicios Escolares.

Dar admisión a los estudiantes en ingresar a la

Universidad.

Estudiantes aspirantes a ingresar a la Universidad. Admisión a la Universidad.


DOCUMENTO CÓDIGO DIFUSIÓN E IMAGEN INSTITUCIONAL PE-JPD-01 RECAUDACIÓN PI-DAF-02 MACROPROCESO ACADEMICO PE-DAC-01 14. COMUNICACIÓN




Proceso de Admisión Anualmente Jefe del Departamento de Servicios Escolares.

Aprobando examen de admisión, realizando el pago de inscripción y entregando los documentos requeridos para formar su expediente.

El Alumno



Código PI-JSE-01

Versión 00


Vigencia 25/03/2021

15. ANEXOS (REGISTROS) CÓDIGO NOMBRE TIEMPO

RETENCIÓN

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD

O

LUGAR DE ALMACENAJE

ELECT

PAPEL

F-JSE-001 Comprobante de inscripción. Permane

nte

Jefe del Departamento de Servicios Escolares.

X Archivo del departamento de Servicios Escolares

F-JSE-002 Carta compromiso de

adeudo de documentos.

Permanente



F-JSE-003 Control Grupal.

Cuatrimestral

Jefe del Departamento de Servicios Escolares, Director Académico y Docentes

X X

Archivo del departamento de Servicios Escolares Correos Electrónicos Institucionales.

Documento Externo

Solicitud EXANI II.

Anual

Jefe del Departamento de Servicios Escolares

X X Archivo del departamento de Servicios Escolares

Documento Externo

Guía para el pre registro de

sustentantes Anual



Documento Externo

Registro en Línea CENEVALl Anual



F-JSE-010 Listas de Sustentantes. Anual



F-CI-01 Examen de Inglés

Anual


X Coordinación de Ingles

F-CI-02 Cuadernillo de respuestas Inglés Anual


X Coordinación de Ingles

F-JSE-008 Lista de Alumnos Anual Jefe del X X Archivo del



Código PI-JSE-01

Versión 00


Vigencia 25/03/2021

Aceptados. Departamento de Servicios Escolares

departamento de Servicios Escolares

F-DAC-003 Horario Cuatrimestral

Dirección Académica X X Digital y Archivo de

Académico




Código PI-JSE-02

Versión 00


Vigencia 11/04/2021


REINSCRIPCIÓN

ELABORÓ

Marlenne Medina Trejo

Rectora

AUTORIZÓ REVISÓ

Jorge Seiorse Gutiérrez Hernández Jefe Del Departamento De Servicios

Escolares


Director Académico



Código PI-JSE-02

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

ÍNDICE 1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. POLÍTICAS











14. COMUNICACIÓN




Código PI-JSE-02

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

1. OBJETIVO

Otorgar servicios integrales al estudiante que coadyuven en su formación universitaria al asegurarse que los estudiantes que finalizaron el ciclo escolar sean reinscritos para que puedan continuar sus estudios al siguiente cuatrimestre 2. ALCANCE Todos los alumnos 3. POLÍTICAS

3.1 Los trámites se realizan exclusivamente en la Universidad y por el estudiante que concluye satisfactoriamente el periodo escolar anterior.

3.2 El trámite de reinscripción se realizará dentro de la última semana del ciclo escolar que concluye 3.3 EL Alumno debe cumplir con todos los siguientes requisitos:

• Cubrir con el pago de la cuota por concepto de reinscripción. • No tener adeudo de materias. • No tener adeudos de entrega de documentación en Servicios Escolares.

3.4 No podrán Reinscribirse los alumnos que no cuenten con certificación A2 de manejo del idioma ingles al concluir el cuatrimestre de Inmersión a la lengua inglesa.

3.5 No podrán Reinscribirse al cuatrimestre de Estadía los alumnos que no cuenten con la certificación B1 de manejo del idioma inglés.

3.6 No podrán inscribirse a Ingeniería los alumnos que no cuenten con la certificación B2 de manejo del idioma inglés.

3.6 No podrán inscribirse a Ingeniería los alumnos que no cuenten con el inicio del trámite de titulación de TSU.


• Ciclo Escolar: Periodo Cuatrimestral que comprenden Enero-Abril, Mayo-Agosto y Septiembre-Diciembre. • Ciclo Escolar anterior: cuatrimestre que se ha concluido satisfactoriamente • Reinscripción: cuando un alumno se inscribe a un cuatrimestre o ciclo escolar distinto al de nuevo ingreso. • SE: Servicios Escolares • BIS: Bilingüe Internacional y Sustentable.

5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Recursos Humanos:

• Alumno de la Universidad • Jefe del departamento de servicios escolares • Director académico • Jefe del departamento de psicopedagogía y Becas • Caja

Recursos Materiales: • Papeletas de Reinscripción. • Sellos Institucionales • Tinta • Materiales de oficina



Código PI-JSE-02

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia

Recursos Financieros e Infraestructura: • Oficinas de la Administración de la Universidad.


6.1 Jefatura del departamento de Servicios Escolares 6.1.1 Responsabilidades.

6.1.1.1. Proporcionar formato de reinscripción. 6.1.1.2 Asignar grupos y generar listas. 6.1.1.3 Asignar el estatus alumno reinscrito en las bases de datos de la Universidad.

6.1.2 Autoridades. 6.1.2.1 Modificar el formato de reinscripción. 6.1.2.2 facultado para modificar el estatus de los alumnos en las diferentes bases de la universidad 6.1.2.2 facultado para realizar la distribución de aulas y asignar grupos y listas de alumnos.

6.2 Jefe del Departamento de Psicopedagogía y Becas. 6.2.1 Responsabilidades.

6.2.1.1 Firmar el formato de reinscripción. 6.2.1.2 Actualizar la lista de alumnos becados

6.2.2 Autoridades.

6.2.2.1 Asignar becas a los alumnos 6.2.2.2 Alimentar, actualizar y depurar el registro de becas de la Universidad. 6.2.2.3 Realizar los estudios Socioeconómicos.

6.3 Caja. 6.3.1 Responsabilidades.

6.3.1.1 Exigir y recibir el pago de reinscripción de los estudiantes. 6.3.1.2 Firmar el formato de reinscripción.

6.3.2 Autoridades. 6.3.2.1 Autorizado para recibir pagos de alumnos. 6.3.2.2 Guarda y custodia de los recursos generados por las cuotas de reinscripción

6.4 Director Académico. 6.4.1 Responsabilidades.

6.4.1.1 Verificar que ningún alumno tenga adeudo académico. 6.4.1.2 Firmar el formato de reinscripción

6.4.2 Autoridades. 6.4.2.1 Evaluar el desempeño académico del alumno. 6.4.2.2 Genera, valida y proporciona horarios académicos a los estudiantes.

6.5 Alumno 6.5.1 Responsabilidades.

6.5.1.1 Tramitar su reinscripción en tiempo y forma. 6.5.2 Autoridades.

6.5.2.1 Solicitar su reinscripción en el periodo establecido. 6.5.2.2 Solicitar Beca 6.5.2.3 Exigir su horario de clases y grupo.



Código PI-JSE-02

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia


(S) ACTIVIDAD



1 Servicios Escolares

Entrega al alumno formato F-JSE-004, comprobante de reinscripción para su llenado.

Al iniciar cada cuatrimestre (Enero, Mayo, Septiembre)

F-JSE-004

2 Alumno

Pasa a caja a confirmar que no tenga adeudos cuatrimestrales.


F-JSE-004

3 Caja

Recibe el pago de cuota de reinscripción y firma comprobante de reinscripción.


F-JSE-004

4 Dpto. Psicopedagógico

Valida a los alumnos que cuentan con beca y firma comprobante de reinscripción


F-JSE-004

5 Dirección

académica

Valida que el alumno tenga acreditadas todas las materias y firma comprobante de reinscripción.


F-JSE-004


Valida que la documentación del alumno este completa, Se firma el comprobante de reinscripción y se le asigna grupo y carga académica al alumno.


F-JSE-004

8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-JSE-02 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-JSE-02 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Reingresos Reinscribir al 100%

de los alumnos que concluyen satisfactoriamente el periodo escolar anterior.

(Alumnos reinscritos) (100) / Alumnos que concluyeron el ciclo anterior.

Cuatrimestral Jefatura del departamento de Servicios Escolares

11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO 12. ENTRADAS Y SALIDAS



Código PI-JSE-02

Versión 00

Fecha Edición

Vigencia



Reinscripción de los alumnos que concluyeron satisfactoriamente el ciclo

escolar anterior.

Estudiantes de la Universidad.

Reinscribirse a un nuevo ciclo escolar.


DOCUMENTO CÓDIGO MACROPROCESO ACADÉMICO PE-DAC-01 14. COMUNICACIÓN




Tramite de reinscripción

Al concluir cada cuatrimestre.


Mediante la apertura del periodo de reinscripción a través del Llenando el formato de comprobante de reinscripción.

El Alumno



N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD

O

LUGAR DE ALMACENAJE

ELECT

PAPEL

F-JSE-004

Comprobante de Reinscripción Permanent

e






Código PI-JSE-03

Versión 01


Vigencia 26/03/2021

5.1.1.1.1.1


TRAMITE DE TITULACIÓN

5.1.1.1.1.2 5.1.1.1.1.3

5.1.1.1.1.4 5.1.1.1.1.5

ELABORÓ


AUTORIZÓ REVISÓ

Jorge Seiorse Gutiérrez Hernández Jefe Del Departamento De Servicios

Escolares


Director Académico



Código PI-JSE-03

Versión 00


Vigencia 26/03/2021

5.1.1.1.1.6

ÍNDICE 1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. POLÍTICAS











14. COMUNICACIÓN




Código PI-JSE-03

Versión 00


Vigencia 26/03/2021

1. OBJETIVO Otorgar servicios integrales al estudiante que coadyuven en su formación universitaria al asegurar que los estudiantes que finalizaron su carga académica como TSU y/o Ingeniería se titulen. 2. ALCANCE Todos los alumnos con su carga académica cubierta al 100% 3. POLÍTICAS 3.1.- Los trámites se realizan exclusivamente en la Universidad y por el Estudiante Egresado. 3.2.- Los trámites se realizan exclusivamente en las fechas indicadas por la convocatoria. 3.3.- El aspirante debe cumplir con todos los siguientes requisitos:

• No presentar algún tipo de adeudo con las diferentes áreas de administración de la Universidad. • Contar con Certificación B1 de ITEP vigente al momento de la solicitud. • Presentar Acta de nacimiento reciente en original y copia tamaño carta. • Presentar dos copias tamaño carta de la CURP. • Presentar 10 fotografías tamaño infantil, de frente, blanco y negro, con fondo blanco y retoque en papel

mate. • Presentar 3 fotografías para Titulo ovaladas de frente, blanco y negro, con fondo blanco y retoque en

papel mate. • Presentar 4 fotografías tamaño infantil de frente, a color, con fondo blanco retoque en papel mate. • Presentar Certificado de bachillerato o equivalente (original y copia tamaño carta). • Presentar Carta de Autenticidad del Certificado de bachillerato. • Cubrir con los Derechos Federales, Estatales y de Trámite vigentes al momento de realizar la solicitud. • Solicitud de trámite de registro y expedición de cedula profesional.

Para Ingeniería Todos los requisitos anteriores más los siguientes:

• Contar con Certificación B2 de ITEP vigente al momento de la solicitud. • Copia del Certificado de TSU. • Carta de autenticidad del Certificado de TSU. • Copia del Título de TSU. • Copia de la Cedula Profesional de TSU.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES • Cédula: La Cedula o Cedula profesional, es el documento que indica el número de cédula personal con

efectos de patente por parte del Gobierno Federal, que autoriza, o en su caso reconoce, el ejercicio de actividades profesionales en los diferentes niveles educativos.

• DEP: Dirección General de Profesiones. • Egresado: El alumno que haya concluido la totalidad de materias que integran el plan de estudios de TSU

y que haya aprobado su proyecto de Estadía. • Proceso de Estadía: último cuatrimestre que comprende el plan de estudios de TSU/ING, en donde el

alumno tendrá que desarrollar, en un periodo de 525 horas, un Proyecto afín a su área de estudio, proyecto que desarrollara en una empresa o ente del sector público.

• TSU: Técnico superior universitario. • ING: Ingeniería. • SE: Servicios Escolares.



Código PI-JSE-03

Versión 00


Vigencia 26/03/2021

5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Recursos Humanos:

• Jefe del departamento de servicios escolares • Jefe del departamento de prensa y difusión. • Cajera • Alumno de la Universidad

Recursos Materiales: • Materiales de oficina

Recursos Financieros e Infraestructura: • Oficinas de la Administración de la Universidad. • Pago de derechos estatales y federales por concepto de trámite de titulación.

6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES 6.1Jefatura del departamento de Servicios Escolares 6.1.1 Responsabilidades.

6.1.1.1 liberar convocatoria de trámite de titulación 6.1.1.2 Verificar la integración del expediente escolar del alumno 6.1.1.3 Realizar pagos de derechos estatales y federales del trámite de titulación del alumno. 6.1.1.4 realizar el trámite de titulación del alumno ante la Dirección Estatal de profesiones. 6.1.1.5 Registrar los títulos emitidos por la Universidad ante la Dirección General de profesiones. 6.1.1.6 Darle seguimiento al trámite de titulación y expedición de cedula profesional de los alumnos.

6.1.2 Autoridades. 6.1.2.1 Integrar el expediente escolar de los alumnos 6.1.2.2 Elaborar títulos. Certificados, Carta de Exención de Examen Profesional y Carta de Servicio Social. 6.1.2.3 Facultado para realizar pago de derechos estatales y federales a nombre del estudiante.

6.1.2.4 Autorizado para realizar el trámite de registro de título y expedición de cedula profesional ante la Dirección Estatal de Profesiones.

6.1.2.5 Autorizado para firmar los títulos y registrarlos ante la Dirección General de Profesiones.

6.2 Jefe de Departamento de Promoción y Difusión. 6.2.1 Responsabilidades

6.2.1.1 Publicar y difundir la convocatoria del trámite de titulación. 6.2.2 Autoridades

6.2.2.1 Diseñar y darles formato institucional a las convocatorias. 6.2.2.2 Administrar la página oficial de la universidad, así como las redes sociales oficiales.

6.3 Caja 6.3.1 Responsabilidades

6.3.1.1 Recibir y validar el pago por concepto de trámite de titulación. 6.3.2 Autoridades

6.3.2.1 Guarda y custodia de los recursos percibidos por los pagos realizados.

6.4 Alumno



Código PI-JSE-03

Versión 00


Vigencia 26/03/2021

6.4.1 Responsabilidades 6.4.1.1 Entregar en tiempo y forma el expediente completo para realizar el trámite de titulación 6.4.1.2 Realizar pago por concepto de trámite de titulación vigente a la fecha de la solicitud.

6.4.2 Autoridades 6.4.2.1 Exigir registro de título y expedición de cedula profesional. 7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE

(S) ACTIVIDAD



1

Jefe de Departamento de

Servicios Escolares

Libera convocatoria de titulación y solicita su publicación en redes sociales y página de la Universidad

Del mes de Febrero a Noviembre de cada

año.

Convocatoria Tramite de

titulación TSU F-JSE-011


titulación ING F-JSE-012

2


Promoción y Difusión.

Publica convocatoria en la página de la Universidad y en redes sociales


año. Publicación

3 Alumno

Revisa Convocatoria y requisitos, junta la papelería para entregar expediente y realiza pago de gastos de titulación. Del mes de Febrero

a Noviembre de cada año.


titulación TSU F-JSE-011


titulación ING F-JSE-012

4 Caja Recibe pago por concepto de Gastos de titulación y entrega comprobante de pago


año.

F-DAF-003 Comprobante de

pago

5 Alumno

Entregar comprobante de pago y documentos necesarios para realizar el trámite de titulación y firma Solicitud de registro de título y expedición de Cedula profesional.


año. Formato Solicitud

F-JSE-014

6


Servicios Escolares

Realiza los pagos de derechos Estatales y Federales, Envía expediente del alumno a la DEP, espera a recibir el título y cédula profesional.


año.

Manual Trámite de titulación de la Secretaria de Educación Pública del Estado de Coahuila.

7 Alumno

Recoge tu Título, Cedula Profesional, firma formato de Entrega-Recepción de Expediente Escolar, los libros de registro y recoge su expediente en las oficinas de la Universidad.

Cuando la DEP libere la Cedula Profesional

Entrega-Recepción de Expediente

Escolar F-JSE-013



Código PI-JSE-03

Versión 00


Vigencia 26/03/2021

8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-JSE-05 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-JSE-05 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Realizar seguimiento académico durante su estancia en la universidad. Meta

Incrementar la eficiencia terminal por cohorte generacional en un 80% anual

(alumnos titulación ) (100) / alumnos egresados por cohorte generacional

Anual Departamento de Servicios Escolares


• Reglamento Académico de la Universidad Tecnológica de Saltillo • Lineamientos de la Dirección General de Universidades Tecnológicas y Politécnicas • Lineamientos y Requisitos de la Dirección General de Profesiones. • Lineamientos y Requisitos de la Dirección Estatal de Profesiones del Estado de Coahuila de Zaragoza. • Lineamientos para la implementación del modelo BIS en las Universidades. • Las demás leyes aplicables.




Recepción de expediente de los alumnos egresados interesados en tramitar su

título profesional.

Alumnos egresados. Título profesional y

expedición de cedula profesional.

5.1.1.1.1.7 13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC

DOCUMENTO CÓDIGO Macro Proceso Académico. PE-DAC-01 14. COMUNICACIÓN




Tramite de titulación Del mes de Febrero a Al jefe del Mediante la publicación de la El alumno



Código PI-JSE-03

Versión 00


Vigencia 26/03/2021

y expedición de cedula profesional.

Noviembre de cada año.

departamento de Servicios Escolares.

convocatoria de trámite de titulación



N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD

O

LUGAR DE ALMACENAJE

ELECT

PAPEL

F-JSE-011

Convocatoria Tramite de titulación TSU Anual


X Página Web de la Universidad

F-JSE-012

Convocatoria Tramite de titulación ING Anual


X Página Web de la Universidad

Documento Externo.

Formato Solicitud Permanente



F-JSE-013

Entrega-Recepción de Expediente Escolar

Permanente






Código PI-JSE-03

Versión 00


Vigencia 26/03/2021



Código PI-JSE-04

Versión 01


Vigencia 26/03/2021


BAJA ACADÉMICA

5.1.1.1.1.8 5.1.1.1.1.9

5.1.1.1.1.10 5.1.1.1.1.11

ELABORÓ


AUTORIZÓ REVISÓ

Jorge Seiorse Gutiérrez Hernández Jefe Del Departamento de Servicios

Escolares


Director Académico



Código PI-JSE-04

Versión 00


Vigencia 26/03/2021

ÍNDICE 1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. POLÍTICAS











14. COMUNICACIÓN




Código PI-JSE-04

Versión 00


Vigencia 26/03/2021

1. OBJETIVO

Fortalecer el modelo educativo Bilingüe Internacional y Sustentable basado en competencias profesionales asegurándose que los estudiantes que por alguna razón causen baja Académica cumplan el proceso completo. 2. ALCANCE Todos los alumnos que causen baja definitiva o temporal. 3. POLÍTICAS

3.1 Los trámites se realizan exclusivamente en la Universidad. 3.2 Los trámites de baja que solicita Dirección Académica son en base al seguimiento de derivación de tutoría individual cuando el alumno abandone sus estudios. 3.3 Cuando el alumno solicite la baja debe cumplir con los siguientes requisitos:

a) Llenar formato baja. b) Seleccionar el tipo de baja, Definitiva o Temporal. c) Establecer el motivo de la baja. d) En caso de ser baja definitiva, no contar con algún adeudo ante las distintas áreas de la

administración. 3.4 En caso de ser baja definitiva y que el alumno no cuente con algún adeudo en las diferentes áreas de la administración podrá solicitar la devolución de su papelería. 3.5 La documentación de los alumnos que abandonan sus estudios permanecerán en archivo escolar durante 5 años y posteriormente se dispondrán como archivo muerto. 3.6 A falta de alguna de las autoridades firmantes, podrá firmar en su lugar cualquier autoridad del mismo orden jerárquico, en caso de que falte el área de rectoría, firmara alguno de los directores que se encuentren en la Universidad al momento de la solicitud de la baja.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Baja Académica: es aquella suspensión temporal o permanente de cualquier actividad académica por parte de los alumnos dentro de la Universidad Tecnológica. Baja Definitiva: es la suspensión permanente de actividades académicas y por parte de un alumno dentro de la Universidad Tecnológica. Baja Temporal: es la suspensión momentánea, por un periodo determinado, de cualquier actividad académica dentro de la Universidad Tecnológico, que al cumplirse ese lapso de tiempo pueden reactivarse las actividades académicas del alumno. SE: Servicios Escolares. 5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Recursos Humanos:

• Alumno de la Universidad. • Jefe del departamento de servicios escolares. • Director académico. • Jefe del departamento de psicopedagogía y Becas. • Caja. • Rectoría.

Recursos Materiales: • Material de Oficina.



Código PI-JSE-04

Versión 00


Vigencia 26/03/2021

Recursos Financieros e Infraestructura • Oficinas de la Administración de la Universidad.

6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES 6.1 Jefatura del departamento de Servicios Escolares 6.1.1 Responsabilidades.

6.1.1.1. Proporcionar formato de solicitud de baja al estudiante. 6.1.1.2 Tramitar la baja definitiva o temporal del alumno 6.1.1.3 Modificar el estatus del alumno en las bases de datos de la Universidad

6.1.2 Autoridades.

6.1.2.1 Encargado de modificar el estatus de alumno activo y/o baja del alumno en las bases de datos de la Universidad

6.1.2.2 Facultado para realizar la entrega de documentación personal de los estudiantes. 6.1.2.3 Facultado para retener y custodiar la documentación personal de los estudiantes.

6.2 Jefe del Departamento de Psicopedagogía y Becas. 6.2.1 Responsabilidades

6.2.1.1 Atender los motivos que originan la baja del alumno y en su caso se firman el formato de baja

6.2.2 Autoridades. 6.2.2.1 Encargado de asignar becas a los alumnos como estrategia de retención. 6.2.2.1 Encargado de cancelar beca de un alumno becado que causo baja.

6.3 Caja 6.3.1 Responsabilidades.

6.3.1.1 Corroborar que el alumno no tenga ningún adeudo económico. 6.3.2 Autoridades.

6.3.2.1 Autorizado para recibir pagos de alumnos. 6.3.2.2 Encargado de modificar el estado de cuenta de los alumnos.

6.4 Alumno 6.4.1 Responsabilidades.

6.4.1.1 Tramitar su baja definitiva o temporal según sea el caso. 6.4.2 Autoridades.

6.4.2.1 Solicitar su baja definitiva o temporal en cualquier momento. 6.5 Director Académico. 6.5.1 Responsabilidades.

6.5.1.1 firmar el formato de baja 6.5.2 Autoridades.

6.5.2.1 Evaluar el desempeño académico del alumno y determinar la baja definitiva o temporal de un en cualquier momento.

6.6 Rectoría 6.6.1 Responsabilidades.

6.6.1.1 firmar el formato de baja 6.6.2 Autoridades.

6.6.2.1 Solicitar baja definitiva o temporal de un estudiante en cualquier momento.



Código PI-JSE-04

Versión 00


Vigencia 26/03/2021


(S) ACTIVIDAD



1

Alumno y/o Dirección

académica.

El Solicitar la baja Temporal o Definitiva del Alumno a SE. Dirección académica solicita baja temporal o definitiva en base al seguimiento de derivación de tutoría individual.

En el momento en el que se solicite

F-JSE-006

Seguimiento de derivación de

tutoría individual. F-JP-014

2


Entregar formato de baja F-JSE-006 al alumno que lo solicita para recabar firmas, si es dirección académica quien solicito a la baja del alumno, se llena el formato de baja F-JSE-006 y se cambia el status del alumno de activo a baja.


F-JSE-006

3

Alumno.

Pasa a exponer sus motivos y a recolectar firmas de las distintas áreas administrativas que deben tener conocimiento de la baja.


F-JSE-006

4 Dirección Académica,

Depto. Psicopedagógico Caja y Rectoría.

Se atienden los motivos que originan la baja del alumno y en su caso se firman el formato de baja F-JSE-006 y hacen las observaciones pertinentes de la condición del alumno al momento de la baja.


F-JSE-006

5 Alumno Ya con las firmas de las distintas áreas administrativas involucradas el alumno firma el formato baja y lo lleva a SE


F-JSE-006


Se Firma el formato baja y se modifica el estatus del alumno de activo a baja temporal o definitiva en las distintas bases de la universidad y en caso que el alumno solicite la devolución de su papelería se firma formato de entrega de documentos.

Al momento de firmar la baja temporal o definitiva.

F-JSE-006

F-JSE-015

8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-JSE-04 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-JSE-04 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Realizar seguimiento académico durante su estancia en la

Atender la totalidad de solicitudes de baja

Bajas Atendidas) (100) / Solicitudes de Baja

Cuando El Alumno lo Solicite




Código PI-JSE-04

Versión 00


Vigencia 26/03/2021

universidad 11. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL PROCESO

• Reglamento Académico de la Universidad Tecnológica de Saltillo • Lineamientos de la Dirección General de Universidades Tecnológicas y Politécnicas • Lineamientos para la implementación del modelo BIS en las Universidades. • Las demás leyes y reglamentos aplicables.



Departamento de Servicios Escolares

Alumnos que por reprobación o por iniciativa

propia soliciten baja académica

Estudiante de la Universidad Baja definitiva o Temporal.


DOCUMENTO CÓDIGO Megaproceso Académico PE-DAC-01 14. COMUNICACIÓN




Tramite de baja académica

Cuando el alumno lo solicite


Llenando el formato de baja y recolectando firma y sellos de liberación de las distintas áreas administrativas.

El Alumno



N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD

O

LUGAR DE ALMACENAJE

ELECT

PAPEL

F-JSE-006

Formato de baja. Permanente.


X

Archivo del departamento de Servicios Escolares.

F-JSE-015

Formato entrega de documentos. Permanent

e.


X

Archivo del departamento de Servicios Escolares.



Código PI-JSE-04

Versión 00


Vigencia 26/03/2021




Código PI-JSE-05

Versión 01


Vigencia 25/03/2021


SEGURO ESTUDIANTIL

5.1.1.1.1.12 5.1.1.1.1.13

5.1.1.1.1.14 5.1.1.1.1.15

ELABORÓ

Marlenne Medina Trejo

Rectora

AUTORIZÓ REVISÓ

Jorge Seiorse Gutiérrez Hernández Jefe del Departamento de Servicios

Escolares


Director Académico



Código PI-JSE-05

Versión 00


Vigencia 26/03/2021

ÍNDICE 1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. POLÍTICAS











14. COMUNICACIÓN




Código PI-JSE-05

Versión 00


Vigencia 26/03/2021

1. OBJETIVO Otorgar servicios integrales al estudiante que coadyuven en su formación universitaria al asegurarse que todos los estudiantes de la Universidad cuenten con la afiliación ante el Instituto Mexicano del Seguro Social para poder recibir atención médica gratuita 2. ALCANCE Todos los alumnos activos de la Universidad. 3. POLÍTICAS

3.1. Los trámites se realizan exclusivamente en la Universidad y por el alumno, en caso de no poder hacerlo podrá realizarlo el padre o tutor. 3.2. Servicios Escolares dará de alta los números de seguro social proporcionados por los alumnos al momento de su inscripción. 3.3. El estudiante que no haya proporcionado número de Seguro Social deberá entregar su Número de Seguridad Social Ordinario en el formato expedido por el IMSS. 3.4. Los estudiantes que causen baja académica ya sea temporal o definitiva causaran baja del seguro estudiantil ante el IMSS 3.5. Los estudiantes egresados causaran baja del seguro estudiantil. 3.6. Los estudiantes egresados podrán solicitar prorroga del seguro estudiantil hasta dos meses posteriores a la fecha de su egreso.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES 1.-DAF: Dirección de Administración y Finanzas 2.-IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social 3.-NSS: Número de Seguridad Social 4.-SE: Servicios Escolares 5.-UMF: Clínica de Unidad Medico Familiar 6.-Vigencia de Derechos: Documento Expedido por el Instituto Mexicano del Seguro Social donde acredita que el estudiante cuenta con derecho a atención médica. 5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA

Recursos Humanos: • Jefe de departamento de servicios escolares y promoción. • Director de Administración y Finanzas. • Alumno.

Recursos Materiales: • Material de oficina • Llaves de acceso a la plataforma del IMSS.

Recursos Financieros e Infraestructura • Oficinas de la administración de la Universidad •


6.1 Jefe de Departamento de servicios escolares. 6.1.1 Responsabilidades



Código PI-JSE-05

Versión 00


Vigencia 26/03/2021

6.1.1.1 Dar a conocer a la población estudiantil el proceso a seguir para contar con las afiliaciones ante el Instituto Mexicano del Seguro Social. 6.1.1.2 Recaba los Números de Seguro Social de los Alumnos. 6.1.1.3 Dar de alta a los alumnos de en la plataforma del IMSS. 6.1.1.3 Da a conocer las altas del Seguro Estudiantil de los alumnos que lo Solicitaron.

6.1.2 Autoridades 6.1.2.1 Exigir el Número de Seguro Social a los Estudiantes. 6.1.2.2 manipular la plataforma del IMSS con las llaves de acceso para el seguro estudiantil. 6.2 Director administrativo. 6.2.1 Responsabilidades

6.2.2.1 Solicitar las llaves de acceso ante el IMSS para la afiliación de los alumnos al seguro facultativo. 6.2.2.2 Proporcionar las llaves de acceso a servicios escolares para las afiliaciones de los alumnos ante el IMSS.

6.2.2 Autoridades 6.2.2.1 Autorizado ante el IMSS para generar las llaves de acceso y dispositivos magnéticos para ingresar a la plataforma del IMSS.


(S) ACTIVIDAD



1 Director Administrativo.

Mediante USB se entrega llaves y dispositivo magnético necesario para ingresar a la plataforma del IMSS.

Enero Llaves y dispositivo magnético del

IMSS

2 Jefe de Depto.


Da a conocer a la población estudiantil el proceso a seguir para contar con el seguro estudiantil y solicita el Número de Seguro Social de los estudiantes.

Septiembre. F-JSE-007

3 Alumno Entrega Número de Seguro Social ordinario en físico. Septiembre Formato Expedido

por el IMSS

4 Jefe de Depto.

Servicios Escolares..

Recaba los NSS de los estudiantes y da de alta al alumno en la plataforma del IMSS Septiembre Sistema Digital

IDSE.

5 Alumno. Ingresa al portal digital del IMSS a tramitar la vigencia de derechos y asignación de clínica.

Cuando lo solicite. Sistema Digital del IMSS.

8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-JSE-03 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-JSE-03 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO



Código PI-JSE-05

Versión 00


Vigencia 26/03/2021

INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Seguro estudiantil Atender el 100%

de los alumnos al Seguro Estudiantil

(Altas en el Seguro Social)

(100) / Alumnos Activos

Cuatrimestral. Dirección administrativa.


• Ley del Seguro Social

• Reglamento Académico de la Universidad Tecnológica de Saltillo.

• Lineamientos para la implementación del modelo BIS en las Universidades.

• Las demás leyes y reglamentos aplicables. 12. ENTRADAS Y SALIDAS


Servicios Escolares Da de alta a los alumnos ante el Instituto Mexicano

del Seguro Social

Estudiantes de la Universidad

Afiliación al seguro facultativo


DOCUMENTO CÓDIGO Macro Procedimiento Académico. PE-DAC-01 14. COMUNICACIÓN




Tramite de alta de seguro estudiantil.

Al inicio de cada cuatrimestre.

Estudiantes de la universidad.

Dar de alta a los alumnos ante el Instituto Mexicano del Seguro Social y enviar el reporte del alta a SE.

Director administrativo.



Código PI-JSE-05

Versión 00


Vigencia 26/03/2021



N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD

O

LUGAR DE ALMACENAJE

ELECT

PAPEL

F-JSE-007

Formato Convocatoria Seguro Estudiantil.

Permanente.

Jefe del departamento de Servicios Escolares.

X X

Archivo digital del Departamento de Servicios Escolares.




Código IT-JP-02

Versión 01


Vigencia 26/03/2021


BECAS

5.1.1.1.1.1 5.1.1.1.1.2


VIRGINIA MARTINEZ GARZA JEFE DEPTO. PSICOPEDAGOGIA


OMAR SOTO CHACON DIRECTOR ACADEMICO



Código IT-JP-02

Versión 00


Vigencia 26/03/2021

1. OBJETIVO. - Establecer un programa de becas que favorezca a los alumnos en situación de desventaja económica para que reciban un estímulo que apoye sus gastos escolares.

5.1.1.1.1.3 2. ALCANCE. – Los alumnos de la Universidad Tecnológica de Saltillo que cubran los requisitos y que resulten favorecidos de acuerdo al alcance de los recursos otorgados. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES. - SEDU: Secretaría de educación. SUBES: Sistema único de beneficiarios de educación superior. UTS: Universidad Tecnológica de Saltillo 4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-JP-01 5. POLÍTICAS Revisar que se cumplan las políticas que establece la beca en la convocatoria. 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES



Código IT-JP-02

Versión 00


Vigencia 26/03/2021

7.- REGISTROS

CÓDIGO NOMBRE

DEL FORMATO

TIEMPO RETENCIÓ

N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD

O LUGAR DE ALMACENAJE

ELECT

PAPEL

Registro externo

Convocatoria 1 ciclo escolar

Depto. de becas X

Archivo

Registro externo

Lista de beneficiados

Mientras el alumno

este becado

Depto. de becas X X

Archivo

Sec. Responsable (s) Actividades Qué/Cómo

Cuándo/Dónde Documento/Registro

(código) 1 El departamento de

becas y departamento

difusión

Da a conocer la convocatoria de Becas de parte de SEDU y notifica al departamento de becas.

Cuando se abren las convocatorias .

N/A

2 El departamento de becas y

departamento difusión

Da a conocer a la comunidad estudiantil la convocatoria y los requisitos para obtenerla; Se

difunde en solic. difusión F-JDP-06-B y F-JDP-07-B

Durante el mes de septiembre. En la UTS.

FORMATO DIFUSION

F-JP-06 F-JP-07

3 Los alumnos Realizan su registro en línea ante las instancias requeridas según la beca a solicitar

Durante el período que la convocatoria señala. Se realiza en línea en la plataforma SUBES y SEDU

DOCTO.

EXTERNO

4 Departamento de becas

Recibe la papelería del alumno y la envía al depto. de becas de SEDU

Período entre los meses de sept. y oct. de acuerdo a convocatoria. En la oficina de Becas UTS

CHECKLIST

DOCTO. SEDU

5 SEDU Envía a departamento académico la lista de beneficiarios del programa de becas

En el mes de noviembre; En reunión convocada en sede asignada por SEDU.

LISTADO EXCEL

6 El departamento de becas

Publica la lista de beneficiarios del programa

En el mes de noviembre; en UTS

LISTADO EXCEL

7 El alumno Recibe la noticia de que es beneficiario de la beca que solicitó

En el mes de noviembre; en UTS

LISTADO EXCEL



Código IT-JP-02

Versión 00


Vigencia 26/03/2021

F-JP-06 Solicitud de Difusión

Mientras el alumno

este becado

Depto. de becas x

Archivo

F-JP-07-B Registro Interno y Externo

Mientras el alumno

este becado

Depto. de becas x

Archivo




Código IT-JP-03

Versión 01


Vigencia 26/03/2021


TUTORIAS

5.1.1.1.1.4 5.1.1.1.1.5


VIRGINIA MARTINEZ GARZA JEFE DE DEPARTAMENTO DE

PSICOPEDAGOGIA.





Código IT-JP-03

Versión 00


Vigencia 26/03/2021

1. OBJETIVO: Otorgar servicios integrales al estudiante que coadyuven en su formación universitaria realizando seguimiento durante su estancia en la universidad a través de un programa de tutorías que permita fortalecer la formación humana y técnica de los estudiantes, mediante la atención grupal y personalizada de acuerdo a la problemática que cada uno de los estudiantes enfrenta, facilitando su adaptación a la comunidad universitaria y el logro de objetivos académicos, alentando su permanencia y aprovechamiento escolar.

5.1.1.1.1.6 2. ALCANCE: Todos los estudiantes de la UTS 3. TERMINOS Y DEFINICIONES N/A Derivación: Consecuencia o resultado, “después de la revisión se realiza la derivación a otra área”. 4. DIAGRAMA DE FLUJO: Anexo DF-JP-04 5. POLÍTICAS Políticas de Operación: Las siguientes políticas de operación se establecen de acuerdo al Modelo Nacional de Tutorías.

5.1.- FUNCIONES POR FIGURA

El Coordinador del programa de tutoría realizará las siguientes funciones:

• Gestión de capacitación de tutores • Evaluación y retroalimentación al desempeño de tutores. • Atención a los alumnos que acuden voluntariamente al área psicopedagógica. • Brindar apoyos al estudiante a través de las áreas psicopedagógico, becas y derivaciones

externas. • Evaluar y actualizar el PIT anualmente • Registrar el PIT en el sistema de gestión de calidad • Seguimiento semanal a reporte diario de atención. • Seguimiento a reportes semanales de derivaciones • Vigila el cumplimiento de las políticas del programa, así como reportar a las Designar un

responsable institucional que coordine el PIT

El tutor grupal realizará las siguientes funciones

• Asistir a curso de inducción /capacitación. • Impartir tutoría grupal. • Detectar y canalizar estudiantes en riesgo de deserción a tutoría individual y a asesoría

académica. • Realizar la derivación de alumnos detectados y dar seguimiento a los mismos.



Código IT-JP-03

Versión 00


Vigencia 26/03/2021

• Dar seguimiento con el coordinador académico a las derivaciones realizadas.

El tutor individual realizará las siguientes funciones

• Recibe y da seguimiento a derivaciones emergentes y realiza la lista de atención. • Atiende los reportes semanales de derivaciones por inasistencias. • Realiza las orientaciones propias de la tutoría individual, tanto voluntaria como derivada. • Entrega de reportes semanales a coordinación de tutorías. • Apoyo en seguimiento a proyectos de impacto social con alumnos. • Realiza entrevistas individuales a los alumnos derivados.

5.2 . - Asignar a una persona responsable de tutoría por PE que trabaje en colaboración con la persona responsable institucional del PIT.

5.3 . - Garantizar que la acción tutorial se realice en todos los niveles y modalidades educativas que oferta la institución

5.4 . - Gestionar espacios físicos para asegurar que la tutoría individual y grupal se realicen en las mejores condiciones.

5.5.- Asignar a cada tutor un grupo de tutoría y en caso de que la institución lo requiera, asignar máximo dos grupos.

5.6.- Considerar los siguientes aspectos para la asignación de un tutor.

- Que el tutor imparta una asignatura al grupo tutorado en el cuatrimestre (en los grupos de primer

cuatrimestre es indispensable que así sea). - En caso de asignar dos grupos, es necesario que ambos no sean de primer cuatrimestre.

5.7.- La acción tutorial la realizará preferentemente un profesor de tiempo completo (PTC) y de ser necesario, un profesor de asignatura (PA).

5.8.- En caso de requerir cambio de tutor, tomar en consideración la propuesta del coordinador del PIT por parte de la Dirección Académica

5.9.- Garantizar que cada grupo cuente como mínimo con una hora semanal de tutoría grupal: SE SUGIERE QUE NO SEA EN LA PRIMERA O ULTIMA DEL HORARIO DE CLASES.

5.10.- Asignar en la carga horaria del tutor, un mínimo de tres horas semanales de tutoría individual por grupo.

5.11.- Registrar las horas de tutoría grupal e individual en la carga horaria del tutor.

5.12.- Establecer un mecanismo que garantice la asistencia de estudiantes a las sesiones de tutoría grupal acorde a las políticas determinadas para este mismo fin.

5.13.- Perfil deseable del Tutor:



Código IT-JP-03

Versión 00


Vigencia 26/03/2021

• Conocimientos: dominio del Modelo Educativo del Subsistema de las UT, del programa educativo al que pertenecen sus estudiantes tutorados y de la estructura orgánica de la UT; asimismo, debe comprender las etapas de la adolescencia y del adulto joven, sus estilos de aprendizaje, habilidades cognitivas y meta cognitivas.

• Habilidades: manejo eficiente de la observación, escucha activa, comunicación asertiva, empatía, congruencia, aceptación incondicional, liderazgo, manejo de emociones, resiliencia, técnicas de entrevista y trabajo colaborativo.

• Actitudes: ser una persona que se conduzca con responsabilidad, ética, honestidad y respeto.

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Sec. Responsable (s) Actividades

Qué/Cómo Cuándo/Dónde Documento/Registro

(código) 1 Dirección Académica Revisa y aprueba el programa y

formatos establecidos por el área de tutorías y designa los tutores para cada grupo

Al inicio de cada cuatrimestre

MANUAL PIT MP-JP-01

2

Coordinador de tutorías

Realiza el curso de inducción y sensibilización a tutores y coordinadores y da a conocer el PIT y procedimiento de tutorías y sus formatos correspondientes para operarlo. Reporta a dirección académica los casos de los alumnos derivados.


Lista de asistencia Formato de difusión F-JDP-07

3 Tutor/Docente Realiza la acción tutorial grupal una vez por semana y reporta al departamento de tutorías semanalmente la asistencia de los alumnos a la sesión, también reporta las inasistencias acumuladas en las diferentes asignaturas, y cuando sea el caso realiza la derivación a coordinación académica. Realiza entrevistas a alumnos en caso de ser necesario.

Al inicio del cuatrimestre Permanente

Formato de registro de tutoría grupal F-JP 008 Formato derivación de alumnos a tutoría individual o a las áreas de apoyo F-JP 001

4 Coordinador de Programa Educativo

El coordinador académico entrega las derivaciones a coord. de tutorías semanalmente seguimiento en el formato de derivación

Permanente F JP 001

5

Coordinador de tutorías

Recibe derivaciones y realiza seguimiento de las mismas, con los diferentes apoyos, tutor individual, psicólogo, departamento de becas, instituciones externas, dando

Permanente

Formato de derivaciones F JP 001 DERIV F JP 007 F JP 009 F JP-005



Código IT-JP-03

Versión 00


Vigencia 26/03/2021

respuesta a través del reporte semanal, realizando seguimiento individual y reportando al área académica cada caso.

6

Servicios de apoyo y docentes

Realiza acciones de asesoría a los alumnos que presenten bajo rendimiento académico que le sean derivados., atención psicológica, o individual y asesoría en becas, según sea el caso, elaborando reporte de atención.

Permanente

Formato registro de asesorías académicas F-DAC-011

7 Alumno Asistirá a sesiones de tutoreo/asesorías individuales, apoyo psicopedagógico, becas, según sea el motivo de derivación o a instituciones externas si es necesario.

Permanente

Formato de registro de orientación individual F JP 007 Formato de entrevista F JP 009 Formato derivación a instituciones externas F JP 005

8 Depto. de tutorías y psicopedagógico

Elabora reporte de alumnos atendidos y su seguimiento s atendidos y su seguimiento.

Permanente

Formato de seguimiento de derivación F JP 007

7. REGISTROS


TIEMPO RETENCIÓ

N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARDO LUGAR DE

ALMACENAJE ELECT PAPEL

MP-JP-01 Programa de tutorías/Documento operativo

Permanente

Coord. Tutorías x X Archivo electrónico.

F-JP-001 Formato de derivación del alumno al área

de apoyo

Anual Coord. Tutorías y tutor

x X Expediente

F-JP-008 Formato de Reporte de asistencia a

tutorías grupal


X x Archivo

F-JP-007 Formato de orientación

tutoría individual/

Apoyo

Anual Coord. tutorías y tutor

X Expediente



Código IT-JP-03

Versión 00


Vigencia 26/03/2021

psicopedagógico/

F-JP-009 Entrevista al tutorado

Anual Tutor/Coord. Tutorías

X Archivo

F-JP-005 Derivación a institución externas


x Archivo

F-DAC-011 Asesoría Académica


x Archivo




Código IT-JP-04

Versión 01


Vigencia 26/03/2021


MOVILIDAD INTERNACIONAL

5.1.1.1.1.7 5.1.1.1.1.8


VIRGINIA MARTINEZ GARZA JEFE DEPTO. DE PSICOPEDAGOGIA





Código IT-JP-04

Versión 01


Vigencia 26/03/2021

1. OBJETIVO.

Establecer un programa de becas que favorezca la preparación académica en el extranjero como parte del

programa BIS de la UTS.

5.1.1.1.1.9

2. ALCANCE.

Los alumnos de la Universidad Tecnológica de Saltillo que cubran con los requisitos que marca la convocatoria y

que sean seleccionados para el programa de movilidad.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES. - BIS: Bilingüe, Internacional y Sustentable.

CNBES: Comisión Nacional de Becas.

SEVIS: por sus siglas en inglés; (Student and Exchange Visitor Information System) Sistema de información de

estudiantes y visitantes de intercambio.

SUBES: Sistema único de beneficiarios de educación superior.

VISA: Documento que permite el ingreso a un país extranjero.

CGUTyP: Coordinación General de Universidades Tecnológicas y Politécnicas.

4.- DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-JP-03 5. POLÍTICAS Para participar en el programa de movilidad internacional la Universidad Tecnológica de Saltillo se rige bajo la

siguiente normatividad.

Ser un alumno de UTS regular académicamente, no contar con actas académicas, no tener adeudos en ningún

departamento; además el alumno deberá cumplir con los requisitos establecidos por CNBES de acuerdo a

lineamientos marcados en la convocatoria de movilidad.

Ser un alumno de UTS regular académicamente, no contar con actas académicas, no tener adeudos en ningún

departamento; además el alumno deberá cumplir con los requisitos establecidos por CNBES de acuerdo a

lineamientos marcados en la convocatoria de movilidad.



Código IT-JP-04

Versión 01


Vigencia 26/03/2021

Ser mayor de edad y contar con I.D. oficial del país, INE, pasaporte, cartilla militar.

Contar con un promedio académico 8.5 mínimo

No contar con adeudos en la administración de la universidad.

No contar con actas académicas *

Tener nivel de inglés B1 como mínimo

Contar con pasaporte mexicano vigente hasta 6 meses de la fecha de regreso.

Mantener un promedio académico general de 8.5 como mínimo.

Lograr el nivel B2 en el MCERL por medio del examen Itep Academic PLUS ó el que se indique en la convocatoria

del programa.

Entregar la documentación a tiempo y completa para la formación de mi expediente.

Realizar las entrevistas solicitadas por la institución en los horarios asignados por la coordinación de movilidad

internacional.

Asistir a las asesorías en los horarios y días asignados por la institución.

Cumplir con los requisitos de asistencia, desarrollo y evaluación de los cursos de orientación.

De ser elegido como beneficiario del programa, cumplir con las actividades de labor social y comunitario que me

sean encomendadas previas y posteriores a mi participación.

Antes de partir al extranjero, el alumno deberá inscribirse en UTS en el cuatrimestre a cursar.

Al regreso de la experiencia internacional, el alumno deberá cumplir con lo siguiente:

• Entregar un reporte con la experiencia mínimo 3 cuartillas

• Cursar las materias pendientes cuatrimestre pendiente en curso despresurizado

• Presentar examen de certificación que evalúe el nivel de inglés con que regresó



Cuándo/Dónde Documento/Registro (código)

1

El responsable del depto. de movilidad

Recibe convocatorias y verifica con dirección

Aproximadamente en el mes de

febrero

Documento externo,

CGUTyP



Código IT-JP-04

Versión 01


Vigencia 26/03/2021

académica si aplica para los estudiantes de UTS.

2 Coordinación de idiomas y dirección

académica

Elabora una lista de precandidatos al programa y la da a conocer al encargado del programa de movilidad y aplica examen de inglés a quien no lo tenga para ver nivel.

ABRIL LISTADO EXCEL

3 Responsable de movilidad

Solicita la documentación necesaria a los alumnos para el trámite

MARZO LISTA EXTERNA CGUTyP

4 Los alumnos Entregan la papelería solicitada

al depto. de movilidad

MARZO

CARPETA

5 El encargado de movilidad

Envía la papelería de los alumnos de manera electrónica a CGUPyT

MARZO ARCHIVO ELECTRONICO

6 CGUPyT Determina el examen que certificará el nivel de inglés de los candidatos.

MARZO ITEP o el que proceda

7 El encargado del programa de

movilidad

Informa a los alumnos sobre el trámite del pasaporte mexicano y examen de certificación en caso necesario

ABRIL LISTADO CGUTyP

8 Los alumnos Realizan el trámite del pasaporte mexicano

ABRIL N/A

9 CGUPyT Notifica a encargado de movilidad la lista final de los beneficiarios, así

JUNIO - JULIO ARCHIVO EXCEL



Código IT-JP-04

Versión 01


Vigencia 26/03/2021

como la ciudad y escuela que se les asignó.

10 El responsable de

movilidad y dirección

académica

Da a conocer a los alumnos

seleccionados del programa de

movilidad

JUNIO-JULIO Listado final

11 CGUPyT Envía los documentos necesarios para realizar los trámites migratorios del estudiante cuando esto es requerido.

JULIO N/A

12 Los alumnos Realizan los trámites migratorios correspondientes al país que viajan, tramite de SEVIS y VISA

JULIO SEVIS ( EXTERNO)

13 Los alumnos Se inscriben a UTS en el cuatrimestre que cursarán en el extranjero y parten a su destino en el extranjero

AGOSTO FORMATO DE INSCRIPCION

14 El responsable de movilidad

Da seguimiento durante el cuatrimestre de estancia de los alumnos en el extranjero

Meses de Agosto a Diciembre

LISTADO DE ALUMNOS

15 Los alumnos Al regresar los alumnos Responderán una encuesta de evaluación; entregarán un reporte como parte de la conclusión de su experiencia internacional, cursarán las materias pendientes en curso despresurizado y presentarán un examen para checar su nivel de

Diciembre o Enero del sig. Año.

Formato de encuesta de evaluación.

ITEP o el que

proceda



Código IT-JP-04

Versión 01


Vigencia 26/03/2021

inglés. 7.- REGISTROS


TIEMPO RETENCIÓ

N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD


ELECT

PAPEL

Lista de precandidatos

registrados

1 año Encargado de movilidad

x x PC/Archivo Archivo muerto

Documentos externos

Listado de alumnos

beneficiados con la beca de

movilidad

1 año Encargado de movilidad

X x PC/Archivo Archivo muerto




Código IT-JP-05

Versión 01


Vigencia 26/03/2021


COMITÉ DE HONOR Y JUSTICIA.

5.1.1.1.1.10 5.1.1.1.1.11

5.1.1.1.1.12 5.1.1.1.1.13

ELABORÓ

AUTORIZÓ REVISÓ

VIRGINIA MARTINEZ GARZA JEFE DE DEPTO.

PSICOPEDAGOGIA

Li.





Código IT-JP-05

Versión 01


Vigencia 26/03/2021

1. OBJETIVO. Fortalecer el modelo educativo Bilingüe Internacional y Sustentable basado en competencias

profesionales, promoviendo el compromiso y seguimiento al reglamento establecido y aprobado por el

consejo directivo, con el propósito de favorecer las acciones con responsabilidad entre la comunidad

estudiantil.

2. ALCANCE. Este procedimiento es aplicable a todos los alumnos de la Universidad Tecnológica de Saltillo.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Consenso: Es el acuerdo al que se llega con el consentimiento de los miembros de un grupo.

Resolución: Es la decisión tomada por la autoridad competente.

UTS: Universidad Tecnológica de Saltillo

Sanción: Es la aplicación de una acción correctiva por el desacato o incumplimiento del presente

reglamento.

4.- DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-JP-02 5. POLÍTICAS

5.1. De acuerdo a la política del comité honor y justicia de UTS se aplica la sanción, con la finalidad de fortalecer la formación integral de los estudiantes y nunca para denigrar vulnerar los derechos de los mismos. 5.2 El comité de honor y justicia está formado por: Rectora, director académico, Jefe de departamento de psicopedagogía y coordinadores académicos. 5.3 De acuerdo art. 75 del reglamento académico se sancionará al alumno que incurra en:

• I. Conductas consideradas como delito por el código penal federal o el del Estado de Coahuila. • II. Introducir, portar y/o usar armas de cualquier tipo (fuego, blancas, punzo cortantes,

contundente, etc.) dentro de las instalaciones de Universidad; • III. Introducir, consumir y/o comerciar en la Universidad cualquier tipo de droga, sustancia

psicotrópica, enervante o de naturaleza semejante, así como bebidas alcohólicas. • IV. Acudir a clases, actividades académicas o estadía empresarial bajo el influjo de cualquiera de

las sustancias o bebidas a que se refiere la fracción anterior o el consumo de las mismas en los lugares a que se hace referencia de esta fracción;

• V. Incurrir en actos de violencia, física, moral o conductas de deshonestidad en perjuicio de cualquier integrante de la Comunidad Universitaria.



Código IT-JP-05

Versión 01


Vigencia 26/03/2021

Las sanciones aplicadas serán de acuerdo al artículo artículo 77 del reglamento académico de la universidad de la siguiente manera:

I. Amonestación verbal; II. Amonestación escrita; III. Suspensión o baja temporal; IV. Suspensión temporal de sus derechos como estudiante; V. Suspensión de la estadía; VI. Baja definitiva; VII. Ejecución de labor social a favor de la Comunidad Universitaria; y VIII. Reparación del daño causado.

De acuerdo al artículo 78 del reglamento académico, la Universidad brindará a los estudiantes que así lo consideren viable, el apoyo y atención psicológica que permita atender las problemáticas que dieron origen al incumplimiento y/o desacato del presente reglamento El documento generado de este instructivo será anexado al expediente del alumno en el departamento de servicios escolares. 5.4.- En caso de requerirse la activación del comité de honor y justicia y no encontrarse en la universidad o el lugar de los hechos todos los integrantes del comité, se activará con los integrantes que estén presentes.

5.1.1.1.1.14


SEC RESPONSABLE (S)


(CUÁNDO) (DÓNDE)


1 Docente de asignatura / Tutor

Reporta al depto. de psicopedagogía servicios estudiantiles la situación ocurrida con uno o varios alumnos de faltas graves al reglamento y que requiere ser revisada.

Cuando ocurre alguna situación problemática

que involucre a alumnos de UTS, en las instalaciones de

UTS o en algún evento representativo

Reporte y acta

2 Jefe de Dpto. de psicopedagogía.

Convoca mediante oficio abierto a los integrantes de la comisión de honor y justicia

Cuando se notifica al departamento, en

UTS. Reporte y acta

3 Comité de honor y justicia

Toma una decisión de acuerdo al consenso que se realizó y se les notifica a los alumnos involucrados. (minuta o resolución y el acta)

En el momento requerido, en UTS Reporte y acta

4 Comité de honor y justicia

Realiza un acta de notificación sobre la consecuencia o sanción.

Cuando se tiene la resolución, en UTS.

Reporte y acta

Formato

5 Alumno

Recibe la notificación de la decisión del consejo. Recibe la notificación de la decisión del consejo en caso de requerirse.

Al termino del proceso, en UTS. Cuando se tiene una resolución, en la UTS

Reporte y acta Formato F-JP-011



Código IT-JP-05

Versión 01


Vigencia 26/03/2021

6 Consejo de honor y justicia

Firma el acta de notificación para que esta sea entregada al alumno.

En el momento de comunicarles la resolución, en UTS.

Reporte y acta

7 Alumno Recibe la notificación a través del acta que generó la comisión.

Al finalizar el proceso, en UTS.

Reporte y acta

7.- REGISTROS

CÓDIGO

NOMBRE DEL FORMATO

TIEMPO RETENCIÓN

RESPONSABLE DEL RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARDO LUGAR DE

ALMACENAJE ELECT

PAPEL

F-JP-011

Formato de Act. de Notificación. Permanente

Expediente del alumno en departamento de servicios escolares.

x Archivo del departamento de servicios escolares




Código IT-CI-01

Versión 01


Vigencia 26/03/2021


APLICACIÓN DE EXAMEN iTEP


BEATRIZ ALVIDRES LOZANO COORDINADORA DE IDIOMAS





Código IT-CI-01

Versión 01


Vigencia 26/03/2021

1. OBJETIVO

Contribuir a la consolidación del modelo bilingüe, internacional y sustentable.

2. ALCANCE Estudiantes y docentes de la Universidad Tecnológica de Saltillo


UTS = Universidad Tecnológica de Saltillo iTEP = International Test of English Proficiency BES = Boston Educational System CPyD = Jefe de Promoción y Difusión CI= Coordinación de Idiomas

4. DIAGRAMA DE FLUJO

Anexo DF-CI-01

5. POLÍTICAS 5.1. La Coordinación de idiomas aplicará examen solamente a los solicitantes que hayan cubierto el costo

del examen hasta la fecha marcada por la UTS y que hayan realizado su debido registro ante la

universidad.

5.2. Los solicitantes deberán acudir en la fecha y hora programada por la universidad, de lo contrario serán

recalendarizados hasta el final de la semana agendada.

5.3. Al momento de presentar, el solicitante de examen deberá mostrar al aplicador el recibo que acredita

el pago del mismo.

5.4. El solicitante deberá dejar sus pertenencias y artículos electrónicos sobre el escritorio del

administrador del examen y solamente podrá tener un lápiz o bolígrafo y una hoja de papel para notas.

5.5. Los aparatos electrónicos propiedad de los solicitantes deberán estar debidamente apagados.

5.6. Los resultados podrán ser consultados por el aplicante en internet a través de “itep results” en Google

o podrán ser solicitados verbalmente o por correo electrónico a la coordinación de idiomas de la

universidad y estos serán enviados por ese medio electrónico a la cuenta de correo provista por el

solicitante.

5.7. El examen que sea solicitado y no presentado, deberá recalendarizarse y tomarse en un plazo no

mayor a un mes para evitar su cancelación definitiva.

5.8. El precio del examen, el cual es fijado por BES, este sujeto a cambio. El costo actual a fecha del 5 de

noviembre de 2018 de US $55 dólares, monto que debe ser cubierto en moneda nacional al tipo de

cambio del día en caja de la universidad o en el banco de la elección de la universidad por medio de

depósito a cuenta.



Código IT-CI-01

Versión 01


Vigencia 26/03/2021


SEC RESPONSABLE (S)


(CUÁNDO) (DÓNDE)


1 CI

Solicita a CPyD la publicación de fechas de aplicación del examen iTEP mediante el llenado de formato de publicación en medios electrónicos

Un mes antes de la fecha límite de pago.

Pantalla digital en edificio de docencia

UTS y redes sociales

Formato de solicitud de publicación (F-

JDP-06) en medios electrónicos de la

jefatura de promoción difusión y

medios

2 CPyD

Publica las fechas de aplicación de iTEP Difundiendo en medios electrónicos y pantalla del edificio de docencia de UTS

Un día después de la solicitud

Medios electrónicos y pantalla digital

Publicación Digital con diseño y

logotipo de UTS(F-JDP-06)

3 Solicitantes de examen

Pagan en ventanilla de caja de UTS o en banco mediante depósito a cuenta de UTS el monto del examen

Antes de la fecha límite de pago en

ventanilla en UTS o Banco

Comprobante de pago UTS o

Voucher de depósito bancario

4 Caja de UTS

Elabora comprobante de pago o recibe voucher bancario y envía vía correo electrónico la base de datos de pagos recibidos. Registrando en base de datos los pagos efectuados

El día hábil siguiente a la fecha límite de

pago.

Cubículo de CI

Base de datos en formato libre

5 CI Solicita a BES vía correo electrónico el número de exámenes pagados Cubículo de CI Correo electrónico

con formato libre

6 BES Envía factura vía correo electrónico a CI Día hábil siguiente vía

correo electrónico Factura electrónica en formato externo

7 CI

Imprime factura y entrega a servicios administrativos en archivo físico y digital

Mismo día de llegada de la factura

Cubículo de CI

Factura electrónica en formato externo

digital e impresa

8 Servicios Administrativos

Paga la factura con el monto de los exámenes vía electrónica mediante transferencia electrónica y envía por correo electrónico a CI el comprobante de pago

Día inmediato antes de las 12:00 pm

Cubículo de Servicios Administrativos

Portal electrónico del banco

9 CI

Envía vía correo electrónico el comprobante de pago emitido por el banco receptor

Dia que se genera el comprobante de pago

Cubículo de CI

Comprobante de pago con formato

externo

10 BES

Envía los códigos de los exámenes vía correo electrónico a CI

Dia hábil siguiente a la recepción del

comprobante de pago

Cubículo de CI

Base de datos con códigos de examen iTEP en formato externo

11 CI Hace un empate de solicitantes de exámenes Mismo día en que se Base de datos con



Código IT-CI-01

Versión 01


Vigencia 26/03/2021

contra los códigos recibidos mediante empate de base de datos

recibe la información códigos de examen iTEP en formato externo y Base de datos en formato libre

12 CI

Agenda a los solicitantes de examen mediante la publicación de listado de solicitantes

15 días previos a la aplicación del examen en ventanilla de caja

del edificio de docencia UTS


13 Ci

Aplica los exámenes en día y hora agendada solicitando el comprobante de pago emitido y validado por caja UTS

Día de aplicación del examen

Laboratorio de Idiomas

Comprobante de pago emitido por

caja de UTS


Contestan el examen mediante uso de plataforma digital de BES

Día agendado de examen

Laboratorio de idiomas

Plataforma digital de BES

15 BES

Envía base de datos con los resultados de los exámenes vía correo electrónico

Días posteriores a la aplicación de los

exámenes

Cubículo de CI

Base de datos en formato externo

16 CI

Genera base de datos con los resultados de los exámenes aplicados

Una semana posterior a la aplicación.

En el cubículo de CI


17 Coordinación de idiomas

Publicar los resultados de los exámenes Itep mediante la concentración de todos los datos enviados por BES

Una semana posterior a la aplicación.



7. REGISTROS

CÓDIGO

NOMBRE DEL FORMATO

TIEMPO RETENCIÓ

N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD


ELECT

PAPEL

F-JDP-06

Solicitud de Cobertura y Difusión de Eventos

1 AÑO Coordinador de Idiomas x x Archivo




Código IT-CI-02

Versión 00


Vigencia 05/06//2021


APLICACIÓN DE EXAMEN ELASH


BEATRIZ ALVIDRES LOZANO COORDINADORA DE IDIOMAS





Código IT-CI-02

Versión 00


Vigencia 05/06/2021

5.1.1.1.1.15 1. OBJETIVO

Contribuir a la consolidación del modelo bilingüe, internacional y sustentable.

2. ALCANCE Estudiantes y docentes de la Universidad Tecnológica de Saltillo


UTS = Universidad Tecnológica de Saltillo ELASH = English Language Assessment System for Hispanics BES = Boston Educational System CPyD = Jefe de Promoción y Difusión CI= Coordinación de Idiomas

4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-CI-02

5. POLÍTICAS

5.1 La Coordinación de idiomas aplicará examen solamente a los solicitantes que hayan cubierto el costo del examen hasta la fecha marcada por la UTS y que hayan realizado su debido registro ante la universidad.

5.2 Los solicitantes deberán acudir en la fecha y hora programada por la universidad, de lo contrario dichos exámenes serán devueltos a la empresa CB.

5.3 Al momento de presentar, el solicitante de examen deberá mostrar al aplicador el recibo que acredita el pago del mismo.

5.4 El solicitante deberá dejar sus pertenencias y artículos electrónicos, debidamente apagados, sobre el escritorio del administrador del examen y solamente podrá tener un lápiz número 2, una goma para borrar y sacapuntas.

5.5 Los resultados son enviados a la coordinación de idiomas de la universidad vía correo electrónico en un plazo de 15 días y estos serán publicados en la ventanilla de caja y/o podrán ser solicitados por los interesados vía correo electrónico a la Coordinación de Idiomas para ser enviados por ese medio a la cuenta de correo provista por el solicitante.

5.6 El examen que sea solicitado y no presentado, deberá ser devuelto a CB. 5.7 El precio del examen, al mes de abril de 2019 es de $350.00 pesos. Dicho monto es para pago dentro de

la fecha límite de pago. 5.8 El costo del examen por pago extemporáneo es de $550.00. 5.9 En ambos casos anteriores las cantidades deben ser cubiertas en caja de la universidad o en el banco de

la elección de la universidad por medio de depósito a cuenta. 5.10 Los certificados no recogidos quedaran bajo resguardo bajo llave en la Coordinación de Idiomas.


SEC RESPONSABLE (S)


(CUÁNDO) (DÓNDE)



Solicita a CPyD la publicación de fechas de aplicación del examen ELASH mediante el

Un mes antes de la fecha límite de pago.

Pantalla digital en

F-JDP-06 Formato de solicitud de publicación en



Código IT-CI-02

Versión 00


Vigencia 05/06/2021

llenado de formato de publicación en medios electrónicos

edificio de docencia UTS y redes sociales

medios electrónicos de la jefatura de

promoción difusión y medios

2 CPyD

Publica las fechas de aplicación de ELASH Difundiendo en medios electrónicos y pantalla del edificio de docencia de UTS

Un día después de la solicitud

Medios electrónicos y pantalla digital

F-JDP-06 Publicación Digital

con diseño y logotipo de UTS


Pagan en ventanilla de caja de UTS o en banco mediante depósito a cuenta de UTS el monto del examen

Antes de la fecha límite de pago en

ventanilla en UTS o Banco

Comprobante de pago UTS o recibo

de depósito bancario

4 Caja de UTS

Elabora comprobante de pago o recibo bancario bancario y envía vía correo electrónico la base de datos de pagos recibidos. Registrando en base de datos los pagos efectuados

El día hábil siguiente a la fecha límite de

pago.

Cubículo de CI


5 Coordinación de Idiomas

Solicita a College Board vía correo electrónico el número de exámenes pagados Cubículo de CI Formato Digital

Externo

6 College Board

Envía los exámenes por paquetería FedEx a CI

Un mes antes de la aplicación

Empaque que contiene folletos

impresos de examen, hojas de respuesta, discos

compactos de audio e instructivos de

aplicación

7 CI

Abre el empaque para cotejar la cantidad solicitada de exámenes con la cantidad recibida y resguarda bajo llave los exámenes hasta la fecha de aplicación

En la oficina de CI en el instante posterior a

su arribo

Formato externo proporcionado por

College Board

8 CI Agenda los exámenes en las fechas calendarizadas en grupos de veinte aplicantes por turno.

Cubículo de CI 15 días antes de la

aplicación

Listado publicado en página oficial de

UTS

9 CI Administra los exámenes como está programado previamente.

Sala de Hemeroteca de la biblioteca de

UTS

Hojas de respuestas de examen ELASH

contestadas

10 CI

Empaca los exámenes, hojas de respuestas, CDs y adjunta los informes según los lineamientos de CB Cubículo de CI

Informes y reportes de eventualidades en formato externo de CB

11 CI

Acude a la oficina de FedEx para enviar el paquete que contiene los exámenes

Un día posterior al termino de aplicación

de exámenes en Oficina de FedEx

Guía de Paquetería

12 College Board Envía reporte de resultados de examen via correo electrónico

En un plazo mayor a 15 días posteriores a

Base de datos con resultados de



Código IT-CI-02

Versión 00


Vigencia 05/06/2021

la recepción de los exámenes

examen ELASH en formato externo y Base de datos en formato libre


Publicar los resultados de los exámenes ELASH mediante la concentración de la información contenida en la base de datos recibida.

Un día posterior a la recepción de los

resultados.



14 College Board Envía los certificados impresos de los exámenes por paquetería FedEx

Un mes posterior a la aplicación

Certificados ELASH impresos

15 CI Digitaliza los certificados ELASH para respaldo

Un día posterior al arribo del paquete Archivo digital PDF

16 CI Genera el acuse de recibo con el listado de los certificados

Un día posterior al arribo del paquete

Listado impreso en formato libre

17 CI

Solicita a los solicitantes recoger sus certificados y firmar el acuse de recibo

Día posterior a la elaboración del acuse de recibo en cubículo

de CI

Listado impreso en formato libre

7. REGISTROS

CÓDIGO

NOMBRE DEL FORMATO

TIEMPO RETENCIÓ

N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD


ELECT

PAPEL

Certificados ELASH digitalizados 3 años Coordinador de

Idiomas x x

Carpeta de Archivos de Resultados ELASH en Disco Duro de equipo de cómputo de CI

F-JDP-06

SOLICITUD DE COBERTURA Y PUBLCACION DE EVENTOS

2 AÑOS Coordinador de Idiomas X Archivo PC Coord.

De Idiomas




Código IT-CB-001

Versión 00




BIBLIOTECA DIGITAL (BiDigECEST)

5.1.1.1.1.16 5.1.1.1.1.17

5.1.1.1.1.18 5.1.1.1.1.19

ELABORÓ

AUTORIZÓ REVISÓ

ARMANDO HERNANDEZ MORALES COORDINADOR DE BIBLIOTECA

Li.





Código IT-CB-001

Versión 00


Vigencia 05/06/2021

1. OBJETIVO.

Fortalecer el modelo educativo Bilingüe Internacional y Sustentable, fomentar la investigación, el aprendizaje y

la formación de los estudiantes reduciendo las barreras del tiempo y la distancia.

2. ALCANCE.

Este procedimiento es aplicable a toda la comunidad universitaria.


BiDig-ECEST: Biblioteca Digital del Espacio Común de Educación Superior Tecnológica.

Usuario: cualquier integrante de la comunidad universitaria (alumnos, docentes).

UTS: Universidad Tecnológica de Saltillo.

BD. Base de Datos.

4.- DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-CB-02 5. POLÍTICAS

5.1. Estar debidamente inscrito en la universidad. 5.2. Proporcionar los datos de manera correcta y precisa para el trámite de alta en Biblioteca, una vez

realizado el correspondiente trámite administrativo.

5.3. El uso de la plataforma aplica para alumnos activos en sistema escolarizado y no escolarizado durante el cuatrimestre.

5.4. El uso de la plataforma aplica para docentes activos durante el cuatrimestre.

5.1.1.1.1.20 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

SEC RESPONSABLE (S)


(CUÁNDO) (DÓNDE)


1 Coordinador de

Biblioteca

Genera base de datos (BD) para alta de usuarios y envía a BiDig-ECEST

ENERO

Documento externo

2 Universidad

Tecnológica de León

Alta a usuarios para acceso a Biblioteca Digital

ENERO Correo electrónico

3 Coordinador de Biblioteca

Notificación de alta de usuarios a BiDig-ECEST

ENERO

FEBRERO Listado Excel


Capacita al alumno/maestro en el acceso y búsqueda de información en base de datos ENERO Lista de asistencia

F-JDP-07



Código IT-CB-001

Versión 00


Vigencia 05/06/2021

que tiene BiDig-ECEST

MAYO

SEPTIEMBRE

5 Alumnos Docentes

Accede a sitio Web www.bibliotecaecest.mx EN TODO MOMENTO Sitio Web

7.- REGISTROS

CÓDIGO

NOMBRE DEL FORMATO

TIEMPO RETENCIÓ

N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD


ELECT

PAPEL

Documento Externo

Base de Datos de alta de usuario para BiDig-ECEST

Permanente Archivo de la

Coordinación de Biblioteca

x

Archivo del departamento de la


Histórico

F-JDP-07 Lista de asistencia Permanente

Archivo de la Coordinación de

Biblioteca x



Histórico




Código IT-CB-002

Versión 00




PRESTAMO DE LIBROS DE BIBLIOTECA

5.1.1.1.1.21 5.1.1.1.1.22

5.1.1.1.1.23 5.1.1.1.1.24

ELABORÓ

AUTORIZÓ REVISÓ


Li.





Código IT-CB-002

Versión 00


Vigencia 05/06/2021

1. OBJETIVO. Fortalecer el modelo educativo Bilingüe Internacional y Sustentable y satisfacer las necesidades de información

académica, practica o de entretenimiento de la comunidad universitaria.

2. ALCANCE.



SIBISUT: Sistema de Bibliotecas del Subsistema de Universidades Tecnológicas.

Biblioteca: Centro de información, centro de documentación. Espacio real o virtual donde se lleva a cabo la

organización, recuperación, preservación y diseminación de la información y donde se ofrecen servicios para

satisfacer las necesidades informativas de una comunidad determinada.

Documento: Toda fuente de información registrada sobre cualquier soporte.

Colección: Documentos recopilados y organizados metódicamente que la biblioteca pone a disposición de los

usuarios.

Usuarios: Alumnos, Docentes y Personal Administrativo.


BD: Base de Datos.

4.- DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-CB-03 5. POLÍTICAS

5.1 El préstamo de libros para cualquier usuario es por tres días hábiles. 5.2 La no devolución de alguna ejemplar deriva en una amonestación verbal que puede concluir con la

negación al acceso de los servicios de biblioteca hasta que regrese el material. 5.3 En el caso de daño o mutilación a algún material este será turnado al comité de honor y justicia para

su debida reposición o pago según aplique. 5.4 El préstamo aplica para alumnos activos en sistema escolarizado y no escolarizado durante el

cuatrimestre. 5.5 El préstamo aplica para docentes activos durante el cuatrimestre.


SEC RESPONSABLE (S)


(CUÁNDO) (DÓNDE)



Genera base de datos (BD) para alta de usuarios de SIBISUT

ENERO MAYO

Documento externo



Código IT-CB-002

Versión 00


Vigencia 05/06/2021

2

Coordinador Biblioteca

Y Universidad Tecnológica de

León

Alta de usuario en Sistema SIBISUT.

ENERO

MAYO

SEPTIEMBRE

Sistema SIBISUT

3 Alumnos Docentes

Solicita préstamos de ejemplares. Durante el

cuatrimestre

Papeleta de préstamo

F-CB-01


Se registra en Sistema el préstamo del ejemplar.

Durante el cuatrimestre Sistema SIBISUT

5

Estudiantes, Docentes

Coordinador de

Biblioteca

El usuario entrega en tiempo y forma el ejemplar.

En el caso de no entregar ejemplar, se notifica al usuario de manera verbal para el regreso

del libro.


Papeleta de préstamo Sellada

F-CB-01

6 Coordinador de

Biblioteca

Se registra la devolución del ejemplar en sistema Durante el

cuatrimestre Sistema SIBISUT

7.- REGISTROS


TIEMPO RETENCIÓ

N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD


ELECT

PAPEL

F-CB-01

Papeleta de préstamo Permanente Coordinador de

Biblioteca x



Histórico

Documento Externo

Carga en SIBISUT Permanente

Archivo de la Coordinación de

Biblioteca

x



Histórico




Código IT-CB-003

Versión 00




PRESTAMO DE ESPACIOS

5.1.1.1.1.26 5.1.1.1.1.27

5.1.1.1.1.28 5.1.1.1.1.29

ELABORÓ

AUTORIZÓ REVISÓ


Li.





Código IT-CB-003

Versión 00


Vigencia 05/06/2021

5.1.1.1.1.30

1. OBJETIVO. Fortalecer el modelo educativo Bilingüe Internacional y Sustentable con el préstamo de espacios

adecuados que faciliten la operaciones diarias de la universidad y el logro de los objetivos institucionales.

2. ALCANCE.


3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Usuario: cualquier integrante de la comunidad universitaria (alumnos, docentes, administrativos e

instituciones externas).


Biblioteca: Centro de información, centro de documentación. Espacio real o virtual donde se lleva a cabo

la organización, recuperación, preservación y diseminación de la información y donde se ofrecen servicios

para satisfacer las necesidades informativas de una comunidad determinada.


Anexo DF-CB-01

5. POLÍTICAS 5.1 De acuerdo al reglamento de biblioteca los espacios para uso común deben separarse previo aviso,

así como los requerimientos para las actividades a realizar. 5.2 Se dará prioridad a las actividades académicas en cuanto al uso de espacios de biblioteca. 5.3 En el caso de visitas grupales por docentes, estos últimos son los responsables de los espacios Utilizados, siendo estos los responsables por daños al acervo, al equipo o al mobiliario. 5.4 Los espacios para el uso de las mesas de ping pong se habilitan solo los viernes o en cuestiones extraordinarias y bajo solicitud de la Rectoría o la Dirección académica. 5.5 La limpieza y organización del mobiliario y equipo es responsabilidad de quien hace uso de los

espacios. 5.6 Ante el daño de algún mobiliario o equipo el solicitante se hará responsable por la reposición o pago de

los daños generados.


SEC RESPONSABLE (S)


(CUÁNDO) (DÓNDE)


1

Usuarios de la Universidad

Tecnológica de Saltillo

Se solicita el préstamo de espacios


Formato de préstamo de

espacios F-CB-02

Correo electrónico

2 Personal del área de

Se registra la solicitud en la Base de Datos (BD) del Registro de préstamo de espacios Durante el



Código IT-CB-003

Versión 00


Vigencia 05/06/2021

Circulación

cuatrimestre Registro de préstamo de

espacios

3 Personal de

apoyo/limpieza

Se habilitan los espacios Un día previo al evento


espacios F-CB-02

4

Usuarios de la Universidad

Tecnológica de Saltillo

Se realiza el evento

Durante el cuatrimestre. Material Fotográfico

5


Personal de

apoyo/limpieza

Revisa el espacio y se inicia el reacomodo

Al término del evento Formato de préstamo de

espacios F-CB-02

6 Coordinación de

Biblioteca

Se registra el cierre en bitácora de prestamos Al término del evento


espacios F-CB-02

7. REGISTROS

CÓDIGO

NOMBRE DEL FORMATO

TIEMPO RETENCIÓ

N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD


ELECT

PAPEL

F-CB-02

Préstamo de espacios Permanente Coordinador de

Biblioteca X


Coordinación de Bibliotecas

Histórico




Código PE-DAF-01

Versión 01




Administración y Finanzas

5.6.1.1.1.2 5.6.1.1.1.3

5.6.1.1.1.4 5.6.1.1.1.5

ELABORÓ


AUTORIZÓ REVISÓ

C.P. Mario Omar Cepeda Perales Director de Administración y Finanzas

Li. C.P. Mario Omar Cepeda Perales

Director de Administración y Finanzas



Código PE-DAF-01

Versión 01


Vigencia 23/04/2019

5.6.1.1.1.6

ÍNDICE 1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. POLÍTICAS











14. COMUNICACIÓN




Código PE-DAF-01

Versión 01


Vigencia 23/04/2019

1. OBJETIVO Fortalecer la calidad de la gestión brindando servicios basados en procesos estandarizados, con personal

administrativo calificado que garantice la administración eficientemente de los recursos, así como la elaboración,

ejecución y control del presupuesto de la Universidad, así como Consolidar la infraestructura y los procesos de la

misma.

2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todas las áreas de administración y finanzas de la Universidad tecnológica de

Saltillo.

3. POLÍTICAS

3.1 Los Procesos administrativos se realizan exclusivamente en la Universidad y por las áreas involucradas.

3.2 Los procesos debe cumplir las normatividad aplicable y reglamentos que rijan la entidad.

3.3 Los responsables de cada departamento deberán cumplir en tiempo y forma con la entrega de la información

solicitada por el área Administrativa y Financiera.

3.4 Encuesta de clima laboral (PI-JSA-03) es responsabilidad del jefe de servicios administrativos el cual

realizara la programación de la presentación de la encuesta.

3.5 La contratación de personal se efectúa según procedimientos establecidos para Administrativos (PI-JSA-04)

Y Docentes(PI-JSA-04).

3.6 El control de activos fijos se lleva de acuerdo a procedimiento (PI-CSG-01).

3.7 El mantenimiento Preventivo y Correctivo se lleva de acuerdo a instrucción de trabajo (IT-CAL-01).

3.8 La nómina se realiza mediante instructivo de trabajo (IT-JSA-01).

3.9 La realización del Presupuesto se lleva a cabo mediante el procedimiento (PI-DAF-01).

3.10 La recaudación de los pagos de alumnos se realiza mediante el instructivo de trabajo (IT-JSA-02).

3.11 Los Servicios Generales se realizan conforme al procedimiento (PI-CSG-03).

3.12 Los Viáticos se solicitan mediante los requisitos o parámetros del instructivo de trabajo (IT-JSA-03)

3.13 La contabilidad se lleva de acuerdo a instructivo de trabajo(IT-CC-01)

3.14 El control interno se lleva de acuerdo a procedimiento(PI-CC-01)

3.15 La capacitación se lleva de acuerdo a instructivo de trabajo(IT-JSA-04)

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES POA: Programa Operativo Anua


• RECURSO HUMANO



Código PE-DAF-01

Versión 01


Vigencia 23/04/2019

Jefes de Área, Coordinadores, Personal Involucrado directa o indirectamente con Administración y

Finanzas

• MATERIALES

Material de Oficina

• FINANCIERO E INFRESTRUCTURA

Equipo de Cómputo y de oficina, oficina para el personal si así se requiera o se asigne 6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES

6.1 Dirección de Administración y Finanzas


6.1.1.1 Difundir lineamientos emitidos por la CGUTyP a todas las áreas de la universidad para

elaborar PIDE cada 5 años.


elaborar POA anualmente.

6.1.1.3 Revisar que PIDE-POA cumpla con lineamientos.

6.1.1.4 Dar seguimiento cuatrimestral al POA

6.1.2 Autoridades

6.1.2.1 Autorizar o rechazar el PIDE y los POA en base a los lineamientos.

6.2 Coordinación de Servicios Generales


6.2.1.1 Recibir requisiciones, registrarlas y mandarlas a autorización.

6.2.1.2 Cotizar requisiciones

6.2.1.3 llevar a cabo compras de bienes y servicios que satisfagan las necesidades de nuestros

clientes.

6.2.1.4 Notificar al área de rechazo de la requisición, si se da el caso.

6.2.1.5 Evaluación de proveedor y archivar

6.2.1.6 elaboración de calendarización de inventario físico de bienes muebles e inmuebles

6.2.1.7 enterar a las áreas de la fecha a realizar el inventario

6.2.1.8 realizar el inventario de bienes muebles e inmuebles.

6.2.1.9 Al término de la revisión se entrega al resguardante el vale de resguardo actualizado para

firma.

6.2.1.10 Reporte de Activos no encontrados al departamento de Administración y Finanzas.

6.2.2 Autoridades

6.2.2.1 Aceptar o rechazar requisición.

6.2.2.2 Aceptar o rechazar un bien o servicio.

6.2.2.3 Autorizar la entrada o salida de activos fijos.



Código PE-DAF-01

Versión 01


Vigencia 23/04/2019

6.2.2.4 Autorizar proceso de baja de activo fijo.

6.3. Coordinador de Contabilidad

6.3.1 Responsabilidad

6.3.1.1. Realizar Programación de Auditorias

6.3.1.2. Selección de Auditores.

6.3.1.3. Control de Movimientos Bancarios

6.3.2 Autoridad

6.3.2.1 Modificar Programación de Auditorias

6.4 Jefe del Departamento de Servicios Administrativos


6.4.1.1 Proporcionar la Inducción necesaria al personal contratado antes de inicio de labores y

hasta cinco días hábiles después del inicio de labores.

6.4.1.2 Contar con bolsa de trabajo actualizada.

6.4.1.3 Solicitar al área jurídica la elaboración del contrato del candidato en tiempo y forma

6.4.1.4 Avisar a el(los) candidatos (s) del resultado de la selección, siendo éste positivo o

negativo.

6.4.1.5 Elaboración de nómina en tiempo y forma.

6.4.2 Autoridades

6.4.2.1 Contratar al personal que cumpla con los requisitos establecidos.

6.4.2.2 Descuentos por retardo o faltas injustificadas.

6.5 Coordinador de Almacén y L.


6.5.1.1 Elaborar programa anual de mantenimientos.

6.5.1.2 Reportar algún mantenimiento correctivo inmediatamente después de su detección.

6.5.2 Autoridades

6.5.2.1 Autoridad de suspender alguna actividad en algún área determinada que pueda afectar a

las instalaciones de la universidad.


(S) ACTIVIDAD



1


PRESUPUESTO: Elaboración de Presupuesto (POA), asignación de presupuesto por área.

Durante el periodo que marque el calendario de la Universidad.

PI-DAF-01

CONTROL INTERNO: Anual PI-CC-01



Código PE-DAF-01

Versión 01


Vigencia 23/04/2019

2 Coordinador de

Contabilidad Auditorias programadas para la correcta gestión del SGC

3 Coordinador de Contabilidad

CONTABILIDAD: Operación Contable diaria, captura de operaciones en SAACG, etc..

Anual IT-CC-01

4

Coordinador de Servicios Generales

ACTIVOS FIJOS: Inventario programado, dar de alta nuevos activos, dar de baja, etiquetar, asignar, etc. Activos fijos

Cuatrimestral, anual PI-CSG-01

5

Coordinador de Servicios Generales

SERVICIOS GENERALES: Realiza solicitudes de las diversas áreas de la universidad requisiciones, órdenes de compra.

cuatrimestralmente PI-CSG-03

6

Jefa de Servicios Administrativos

CLIMA LABORAL Realiza encuestas tanto a docentes como administrativos.

cuatrimestralmente PI-JSA-03

7


CONTRATACION DOCENTE Y ADMINISTRATIVA: Realiza todos los tramites de contratación, así como integración del expediente de los docentes y administrativos

cuatrimestralmente PI-JSA-04

8


RECAUDACION: Lleva el control de pagos y adeudos de los alumnos

cuatrimestralmente IT-JSA-02

9


NOMINA: Realiza el cálculo, descuentos por ley, retardos, pases de salida.

Quincenalmente IT-JSA-01

10

Coordinador de Almacén y L.

MANTENIMIENTO PREV. Y CORRE: Programa los mantenimientos necesarios durante el año para el correcto funcionamiento de la Universidad.

Anual IT-CAL-01

11


VIATICOS: Controla el correcto uso del recurso otorgado a las personas que solicitan viáticos relacionados a una actividad que se presente fuera de la universidad.

cuatrimestre IT-JSA-03

12 Jefa de Servicios Administrativos

CAPACITACIÓN: Controla la correcta programación de capacitación a toda la plantilla que conforma la Universidad

Anual IT-JSA-04

8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-DAC-01 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-DAF-01



Código PE-DAF-01

Versión 01


Vigencia 23/04/2019

10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Clima Laboral (PI-JSA-03)

100 % Evaluación 100% Plantilla laboral / Total de Encuestas

Anual Jefe de Servicios Administrativos

Contratación del personal docente (PI-JSA-04)

100 % (solicitud de personal cubiertas en el cuatrimestre / total de solicitudes de personal recibidas) X 100

Cuatrimestral Jefe de Servicios Administrativos

Contratación de Personal Administrativo (PI-JSA-04)

100 % Plantilla Ofertada/Plantilla Contratada

Anualmente Jefe de Servicios Administrativos

CONTROL DE ACTIVOS INVENTARIO (PI-CSG-01)

100 % (NUMERO DE BIENES REGISTRADOS EN EL SISTEMA / TOTAL DE BIENES EN PROPIEDAD DE LA UNIVERSIDAD) X 100

Anualmente COORDINADOR DE SERVICIOS GENERALES

MANTENIMIENTO GENERAL (IT-CAL-01)

100 % No. DE EDIFICIOS CON MANTENIMIENTO GRAL./ No. DE EDIFICIOS CONSTRUIDOS

Anualmente COORDINADOR DE ALMACEN Y LABORATORIOS.

NOMINA (IT-JSA-01)

100 % (NOMINAS A REALIZAR/NOMINAS REALIZADAS) *100

MENSUAL Jefe de departamento de Servicios Administrativos

Seguimiento de POA-PIDE(Control Presupuestal) (PI-DAF-01)

100 % (POA´s-PIDE contestados / POA´s-PIDE Programados) X 100

POA Anual y PIDE cada 5 años

Dirección de Administración y Finanzas

Recaudación de cuotas Escolares. (IT-JSA-02)

85 % Cuotas de alumnos matricula alcanzada *(Cuotas) / Recaudación de cuotas de cuatrimestre.

Cuatrimestral Jefe de departamento de Servicios Administrativos

Atención de requisiciones (PI-CSG-03)

100 % No. De requisiciones atendidas/Total de requisiciones recibidas

Cuatrimestral Coordinador de Servicios Generales

Entrega de Viáticos (IT-JSA-03)

100 % (Viáticos Solicitados)(100)/Viáticos Entregados

Cuatrimestral Jefe de servicios administrativos

Capacitación 40 Hrs. No. De horas de Anual Jefe de Servicios



Código PE-DAF-01

Versión 01


Vigencia 23/04/2019

(IT-JSA-04) capacitación por

persona/Total de horas programadas

Administrativos y Alta dirección

Pólizas (IT-CC-01) 100% de las pólizas con documentación correcta contra movimientos bancarios

(Pólizas Realizadas /Movimientos Bancarios)*100 Mensual

Coordinador de Contabilidad

Procedimientos vigentes en el SGC(PI-CC-01)

Auditar el 100% de los procedimientos vigentes en el SGC

(total de procedimientos vigentes/procedimientos programados para auditoria)*100

Anual

Coordinador de Contabilidad


• Consejo Nacional de Armonización Contable.

• Secretaria de Finanzas del Estado de Coahuila

• Secretaria de Fiscalización y Rendición de Cuentas.

• Auditoria Superior del Estado.

• Ley de Adquisiciones del Estado de Coahuila.

• Ley de Presupuesto de Egreso del Estado de Coahuila.



Dirección de Vinculación, Dirección Académica, Dirección de Admón. Y Finanzas

POA, PIDE Rectoría, Dirección de Vinculación, Dirección

Académica, Dirección de Admón. Y Finanzas

Ejercicio Presupuestal POA, Transferencia

Documental Correcta


DOCUMENTO CÓDIGO CONTRATACIÓN DE PERSONAL DOCENTE. PI-JSA-05 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA PEV-REC-01 CONTRATACIÓN DE PERSONAL PI-JSA-04 CLIMA LABORAL Y DNC PI-JSA-03 VIATICOS IT-JSA-03 NOMINA IT-JSA-01 CAPACITACIÓN IT-JSA-04 SERVICIOS GENERALES PI-CSG-03 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO IT-CAL-01 CONTROL DE ACTIVO FIJO PI-CSG-01 RECAUDACION IT-JSA-02



Código PE-DAF-01

Versión 01


Vigencia 23/04/2019

PRESUPUESTO PI-DAF-01 CONTROL INTERNO PI-CC-01 CONTABILIDAD IT-CC-01 14. COMUNICACIÓN

QUÉ SE COMUNICA

CUÁNDO SE COMUNICA



PRESUPUESTO

CUANDO ES AUTORIZADO POR RECTORIA

A TODAS LAS AREAS INVOLUCRADAS DE LA UNIVERSIDAD

MEDIANTE OFICIO O CORREO ELECTRONICO

DIRECTOR DE ADMON. Y FINANZAS

AUDITORIAS CUANDO ES AUTORIZADO POR RECTORIA



COORDINADOR DE CONTABILIDAD

INVENTARIO DE ACTIVOS

CUANDO ES AUTORIZADO POR DIRECCION DE ADMON. Y FIANZAS



COORDINADOR DE SERVICIOS GENERALES

NEGATIVA DE COMPRA

CUANDO NO CUMPLE LA REQUISICION CON LO MINIMO DE AUTORIZACION

AL AREA SOLICITANTE

MEDIANTE CORREO O VIA TELEFONICA

COORDINADOR DE SERVICIOS GENERALES

CLIMA LABORAL NEGATIVOS

CUANDO SE TIENE LOS RESULTADOS DE LA ENCUESTA

A RECTORIA Y DIRECCIONES DE LA UNIVERSIDAD

MEDIANTE ARCHIVO QUE MUESTRA LOS PUNTOS CRITICOS

JEFA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

NOTIFICACIÓN AL ASPIRANTE

AL MOMENTO DE DAR RESPUESTAS DE LA APROBACIÓN.

AL ASPIRANTE SELECCIONADO

VIA TELEFÓNICA JEFA DEL DEP. DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.

CAPACITACIÓN AL MOMENTO DE PROGRAMACIÓN ANUAL


MEDIANTE CORREO INSTITUCIONAL ASÍ COMO OFICIO A LAS ÁREAS CORRESPONDIENTES.

JEFA DEL DEP. DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.

NÓMINA CUANDO SE REALIZA EL PAGO

A TODO EL PERSONAL DE LA UNIVERSIDAD

VIA CORREO INSTIRUCIONAL O GRUPO DE DOCENTES Y ADIMINISTRATIVOS (WHATSAPP)


RECAUDACIÓN AL TENER A DIRECCIÓN MEDIANTE CORREO ENCARGADA DE



Código PE-DAF-01

Versión 01


Vigencia 23/04/2019

PENDIENTE A ALUMNOS

ALUMNOS CON ADEUDO PENDIENTE

DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.

INSTITUCIONAL ÁREA DE CAJA.

VIÁTICOS NO DEPOSITADOS

AL MOMENTO DE NO SER APROBADOS

A LA PERSONA QUE SOLICITA

MEDIANTE CORREO O EN PERSONA


MANTENIMIENTOS PREV. Y CORRE. SIN CUMPLIR

CUANDO NO SE CUMPLE CON LAS FECHAS ESTIPULADAS EN LA PROGRAMACIÓN ANUAL

JEFE INMEDIATO

MEDIANTE CORREO INSTITUCIONAL

COORDINADOR DE ALMACEN Y LABORATORIO

CONTABILIDAD DIARIAMENTE DEBIDO AL FLUJO DE INFORMACIÓN CONTABLE QUE SE GENERA

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

MEDIANTE ACUMULADO MENSUAL DE MOVIMIENTOS CONTABLES

COORDINADOR DE CONTABILIDAD

ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

CADA QUE LOS USUAROS LO REQUIERAN

A TODAS LAS AREAS INTERESADAS

MEDIANTE CONSULTA A DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

DIRECTOR DE ADMINISTRACION Y FINANZAS



N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD

O

LUGAR DE ALMACENAJE

ELECT

PAPEL

N/A




Código PI-DAF-01

Versión 01




PRESUPUESTO

5.6.1.1.1.7 5.6.1.1.1.8

5.6.1.1.1.9 5.6.1.1.1.10

ELABORÓ


AUTORIZÓ REVISÓ






Código PI-DAF-01

Versión 01


Vigencia 23/04/2019

ÍNDICE 1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. POLÍTICAS











14. COMUNICACIÓN




Código PI-DAF-01

Versión 01


Vigencia 23/04/2019

1. OBJETIVO Plan de fortalecimiento de infraestructura

2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todas las áreas de la UTS que ejerzan un presupuesto. 3. POLÍTICAS

3.1. El proceso de presupuesto institucional de largo plazo (PIDE) atenderá lineamientos para su

elaboración y será un proceso participativo y estarán involucrados todas las áreas que integran la

universidad tecnológica de saltillo.

3.2 para elaborar la planeación institucional de corto plazo (POA) se atenderá lineamientos para su

elaboración y se dará seguimiento cuatrimestral y se enviará a la CGUTyP.

3.3 El PIDE se elabora a final del año y su aplicación será el siguiente año, este documento tiene una

vigencia de 5 años.

3.4 el POA se elabora a final del año y su aplicación será el siguiente año, este documento tiene vigencia

de 1 año.

3.5. Las áreas operan sus POA´s

3.6. Cualquier situación no descrita en el presente Procedimiento será resuelta por el Director de

Administración y Finanzas.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES POA: Programa Operativo Anual

PIDE: Programa Institucional de Desarrollo

UTSaltillo: Universidad Tecnológica de saltillo

CGUTyP: Coordinación general de universidades tecnológicas y politécnicas


• Recurso Humano

Director Administrativo y Finanzas

• Materiales

Material de Oficina

• Financieros e Infraestructura

Oficina, equipo de cómputo, mobiliario




Código PI-DAF-01

Versión 01


Vigencia 23/04/2019

6.1 CGUTyP


6.1.1.1 Emitir anualmente los lineamientos para la elaboración del POA

6.1.1.2 Emitir cada 5 años los lineamientos para la elaboración del PIDE

6.1.2 Autoridades

6.1.2.1 Solicitar el proyecto del PIDE –POA y Seguimientos del POA

6.2 Rectoría


6.2.1.1 dictar las directrices de la Planeación Institucional con base al plan nacional y estatal de

desarrollo.

6.2.1.2 Recibir y revisar los documentos de la planeación institucional

6.2.2 Autoridades

6.2.2.1 Autorizar o rechazar los documentos de Planeación Institucional

6.3 Dirección de Administración y Finanzas



elaborar PIDE cada 5 años.


elaborar POA anualmente.

6.3.1.3 Revisar que PIDE-POA cumpla con lineamientos.


6.3.2 Autoridades

6.3.2.1 Autorizar o rechazar el PIDE y los POA en base a los lineamientos.

6.4 Todas las áreas de la UTSaltillo


6.4.1.1 Elaborar y enviar proyectos PIDE-POA a la dirección de Administración y Finanzas.


6.4.1.2 Operar proyectos autorizados

6.4.2 Autoridades

6.4.2.1 Ejercer Presupuesto asignado.


(S) ACTIVIDAD



CGUTyP Emite anualmente los lineamientos para Noviembre-diciembre Comunicado de



Código PI-DAF-01

Versión 01


Vigencia 23/04/2019

1 elaborar el POA y cada 5 años el PIDE

institucionales, así como los formatos oficiales para elaborar los proyectos

CGUTyP

2


La dirección de Administración y Finanzas difunde lineamientos emitidos por la CGUTyP a todas las áreas de UTSaltillo para elaborar PIDE, cada 5 años y anualmente el POA.

Noviembre-diciembre Comunicado de CGUTyP

3

Todas las áreas de la UTSaltillo

Elaboran sus proyectos a mediano y corto plazo (PIDE,POA). En los formatos oficiales según corresponda y los envían a la dirección de Administración y Finanzas.

Noviembre – Diciembre

Proyecto por Áreas

4


Recibe proyectos y revisa que cumplan con lineamientos establecidos por la CGUTyP, así como con las políticas institucionales, Nacionales y Estatales

Noviembre – diciembre

Proyecto por Áreas

5


Si cumple con los requisitos y lineamientos, pasa a secuencia 6, en caso contrario pasa a secuencia 3


Proyecto por Áreas

6


Integra los proyectos y elabora los documentos de Planeación Institucional PIDE y POA, según corresponda cada 5 años o anualmente


PIDE – POA

7

Rectoría

Recibe y revisa documentos de Planeación Institucional para que en caso de no haber cambios procede a su autorización


Proyecto por Áreas

8 Rectoría Si existen cambios en los documentos de planeación, pasa a secuencia 9 , en caso contrario pasa a secuencia 10.


Proyecto por Áreas

9 Dirección de Administración y Finanzas

La dirección de Admón. Y Finanzas realiza documento final de Planeación Institucional y la envía a la rectoría


Proyecto PIDE-POA

10 Rectoría Autoriza los documentos de planeación institucional (PIDE-POA)


Proyecto PIDE-POA

11 Dirección de administración y finanzas

Envía la versión definitiva a las áreas de la UTSaltillo y CGUTyP

Todo el año Proyecto PIDE-POA

12 CGUTyP Recibe documento con Planeación Institucional


Proyecto PIDE-POA

13 Todas las áreas de la UTSaltillo

Operan sus proyectos declarados en PIDE, POA institucionales y realizan sus acciones.


Proyecto PIDE-POA


Solicita cuatrimestralmente el avance en el cumplimiento de los proyectos del POA

Cuatrimestral Oficio

15 Todas las áreas de la UTSaltillo

Envían seguimiento cuatrimestral a la dirección de admón. Y finanzas

Cuatrimestralmente Proyecto por Áreas


Recibe seguimiento de POA y envía a la CGUTyP

Cuatrimestralmente POA con seguimiento

17 CGUTyP Recibe POA Cuatrimestralmente POA con seguimiento



Código PI-DAF-01

Versión 01


Vigencia 23/04/2019

8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-DAF-02 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-DAF-02 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Seguimiento de POA-PIDE(Control Presupuestal)

Obtener el 100% de los POAs-PIDE

(POA´s-PIDE contestados / POA´s-PIDE Programados) X 100

POA Anual y PIDE cada 5 años



• Lineamientos generales para la elaboración del programa institucional de desarrollo de las universidades

tecnológicas.

• Lineamiento general para la elaboración y seguimiento del programa operativo anual de las universidades

tecnológicas.

• Programa sectorial de educación 2013-2018

• Plan nacional de desarrollo 2013-2018

• Plan estatal de desarrollo 2011-2017



Coordinación general de universidades tecnológicas

y politécnicas y dependencias públicas

Emite lineamientos para elaborar PIDE y POA

institucionales plan nacional de desarrollo vigente

programa sectoriales de educación


Programa Institucional de desarrollo y programa

operativo anual


DOCUMENTO CÓDIGO MACROPROCESO ADMON. Y FINANZAS PE-DAF-01



Código PI-DAF-01

Versión 01


Vigencia 23/04/2019

14. COMUNICACIÓN




Lineamientos para elaborar POA

Cuatrimestral Áreas de la universidad

Oficio Dirección de Administración y Finanzas

Lineamiento para elaborar PIDE

Cada 5 años Áreas de la universidad


Solicitud de seguimiento del POA

Cuatrimestral Áreas de la universidad




N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD

O

LUGAR DE ALMACENAJE

ELECT

PAPEL

No Aplica

Formato para el llenado del POA

1 año Dirección de Administración y Finanzas

X X Archivo Especificado por área de Finanzas y Servidor (ServerUTS)

No Aplica

Formato para el llenado del PIDE

1 año Dirección de Administración y Finanzas

x x Archivo Especificado por área de Finanzas y Servidor (ServerUTS)




Código PI-JSA-04

Versión 02




CONTRATACIÓN DE PERSONAL

5.6.1.1.1.11 5.6.1.1.1.12

5.6.1.1.1.13 5.6.1.1.1.14

ELABORÓ


AUTORIZÓ REVISÓ

Lic. Claudia Beatriz Zamora Medina Jefa de Servicios Administrativos

Li. C.P. Mario Omar Cepeda




Código PI-JSA-04

Versión 02

Fecha Edición 20/022019

Vigencia 20/02/2021

5.6.1.1.1.15

ÍNDICE 1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. POLÍTICAS











14. COMUNICACIÓN




Código PI-JSA-04

Versión 02


Vigencia 20/02/2021

1. OBJETIVO Fortalecer la calidad de la gestión brindando servicios basados en procesos estandarizados, con personal administrativo calificado que garantice la administrar eficientemente los recursos por la Universidad

2. ALCANCE Aplica a todo el aspirante a ocupar un área administrativa o de docencia en la de la UTS 3. POLÍTICAS

3.1. La solicitud de personal deberá ser recibida en un plazo de por lo menos un mes antes de inicio de

labores.

3.2. Al personal contratado se le proporcionara inducción necesaria por lo menos cinco días hábiles antes

de inicio de labores; bajo la responsabilidad del área responsable de la solicitud.

3.3. Las distintas circunstancias de contratación de personal administrativo o docente serán: la necesidad

de contratar personal por inicio de cuatrimestre, la necesidad de contratar para cubrir una incapacidad

médica prolongada y por último en sustitución por causa de renuncia. En los dos últimos casos se

podrá recibir solicitud de personal en fecha extemporánea debido a la urgencia que apremia dicha

necesidad.

3.4. El Jefe de Servicio Administrativos revisará el requerimiento

3.5. Se recibirá solicitud de postulantes internos(Docentes) a un puesto de confianza siempre y cuando se

cumpla con el perfil que se solicita.

3.6. Los sueldos ya se encuentran establecidos por medio de CGUTyP debido a tabuladores

correspondientes a las instituciones.

3.7. Cuando se requiera profesores de inglés, estos deberán contar con un certificado o documento que

avale su experiencia o conocimiento en el idioma extranjero. diplomas, constancias, TOEFL y

documentación expedida por instituciones dedicadas a la enseñanza del idioma inglés.

3.8. El personal docente se contratará bajo los lineamientos establecidos en la convocatoria para personal

docente.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Área solicitante: Rectoría, Direcciones de la Universidad.

Aspirante / Candidato: Personal con cierto perfil que desea aplicar para una convocatoria.

UTS: Universidad Tecnológica de Saltillo


Personal operativo administrativo, consumibles de oficina, equipo de cómputo e impresión, presupuesto

autorizado.



Código PI-JSA-04

Versión 02


Vigencia 20/02/2021


6.1 Directores


6.1.1.1 Entregar la solicitud de personal en tiempo y forma.

6.1.2 Autoridades

6.1.2.1 Solicitar el alta en la nómina del nuevo personal

6.2 Jefe del Departamento de Servicios Administrativos


6.2.1.1 Proporcionar la Inducción necesaria al personal contratado antes de inicio de labores y

hasta cinco días hábiles después del inicio de labores.

6.2.1.2 Contar con bolsa de trabajo actualizada.

6.2.1.3 Solicitar al área jurídica la elaboración del contrato del candidato en tiempo y forma

6.2.1.4 Avisar a el(los) candidatos (s) del resultado de la selección, siendo éste positivo o

negativo.

6.2.2 Autoridades

6.2.2.1 Contratar al personal que cumpla con los requisitos establecidos.

6.3 Rectora


6.3.1.1 Entrevistar a nuevos prospectos a las áreas solicitantes.

6.3.2 Autoridades

6.3.2.1 Autorizar la contratación del personal que cumpla con los requisitos establecidos.

6.4 Candidato/Aspirante


6.4.1.1 Entregar la documentación requerida por el Departamento de Recursos Humanos en

tiempo y forma.

6.4.2 Autoridades

6.4.2.1 No Aplica


(S) ACTIVIDAD



1 Directores Las diferentes Direcciones hacen su requerimiento de personal

En cuanto sea una necesidad para el área

F-JSA-008

2 Rectora La Rectora valida y solicita autorización por medio del formato de solicitud de personal.

En cuanto se haga el requerimiento y

F-JSA-008



Código PI-JSA-04

Versión 02


Vigencia 20/02/2021

exista techo presupuestal

3 Jefa de Dpto. de Servicios Administrativos

Solicita la publicación de vacante a jefe de difusión por medio de solicitud ya establecida por el mismo.

Tres o cuatro días antes de iniciar la comisión

F-JDP-06


Recibe currículum de aspirantes mediante correo electrónico o directamente en las Universidad

Todo el año o en cuanto se publiquen las vacantes

Currículum


Es contratación docente, en caso de si pasar a punto 14 si es no pasar a punto 6

Todo el año o en cuanto se publiquen las vacantes

Currículum


Genera cuadros de evaluación según los aspirantes

Inmediatamente después de tener los currículos

F-JSA-009

7 Directores de área

Los Directores de área entrevistan y evalúan a los candidatos

En cuanto tengan los candidatos para vacante

Currículum


Informa a la persona seleccionada mediante llamada telefónica de su ingreso a la Universidad

Inmediatamente se autorice la contratación y sea seleccionada

LLAMADA TELEFONICA


Integra expediente y se da seguimiento en caso de faltar papelería requerida por la Universidad

Inmediatamente y envía a Jurídico

N/A

10 Jurídicos Realiza la elaboración del contrato según requerimientos específicos del área solicitada

En cuanto esté la autorización y se encuentre quien cubra la vacante

F-JSA-010


Llama a personal seleccionado para la firma de contrato

En cuanto jurídico valide

F-JSA-010


Realiza alta en nómina y el IMSS Al firmar el contrato F-JSA-010


Envía al curso de Inducción al personal contratado.

Al firmar el contrato F-JSA-010


El director académico entrevista al candidato y da visto bueno según aptitudes del docente

En el momento de realizar la 1.a entrevista

N/A

15 Rectoría Entrevista al candidato y da visto bueno Al momento de realizar la 2da. Entrevista

Curriculum

16 Jefe de Servicios Administrativos

Si no cumple con el perfil se integra a bolsa de trabajo

n/a Curriculum/Bolsa de trabajo


Programa la calendarización del aspirante para inducción

Cuando cumple con el perfil

N/A



Código PI-JSA-04

Versión 02


Vigencia 20/02/2021

18 Jefe de

Departamento de Servicios Administrativos

Recibe resultado de la entrevista y a su vez se informa a todos los aspirantes sobre dicho resultado, así mismo se le informará al candidato que haya aprobado las entrevistas para iniciar con su contratación.

N/A Resultado de entrevista

19 Docente Recibe aviso de aceptación por parte del departamento de Servicios Administrativos y prepara documentación

Al momento de ser aceptado para trabajar en la Universidad

Papelería solicitada

20 Jefe de Departamento de Servicios Administrativos

Recibe documentos del candidato y elabora expediente

Al momento de presentarse para firma de contrato

F-JSA-010


Solicita elaboración de contrato al área jurídica

N/A F-JSA-010

22 Jurídico Elabora contrato y envía al departamento de servicios administrativos para recabar firmas correspondientes

5 días posteriores a la solicitud de elaboración del contrato

F-JSA-010


Realiza contratación y archiva expediente N/A Expediente

8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-JSA-02 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-JSA-02 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Plantilla de Personal Administrativo

100% (Plantilla ofertada / Plantilla Contratada)*100


Contratación del personal docente

100% (solicitud de personal cubiertas en el cuatrimestre / total de solicitudes de personal recibidas) X 100




Código PI-JSA-04

Versión 02


Vigencia 20/02/2021



• Constitución Política del Estado de Coahuila de Zaragoza

• Ley de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Coahuila.

• Ley de Archivos Públicos para el Estado de Coahuila de Zaragoza




Área Solicitante Requerimiento de Personal (F-JSA-008)

Jefe de Servicios Administrativos Personal contratado

Dirección Académica Requerimiento de Personal (F-JSA-008)

Dirección Académica Contratación del personal seleccionado


DOCUMENTO CÓDIGO PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION Y FINANZAS PE-DAF-01 14. COMUNICACIÓN




Solicitud de personal administrativo

En el momento que surja la necesidad de contratar

Jefe de Servicios Administrativos

Verificar que cumpla con el perfil

Director

Notificación al aspirante

Al momento de dar respuestas de la aprobación.

al aspirante seleccionado

Via telefónica Jefa del Dep. De servicios administrativos.

Solicitud de personal docente

En el momento que surja la necesidad de contratar

Personal docente

Verificar que cumpla con el perfil




N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD

O

LUGAR DE ALMACENAJE

ELECT

PAPEL



Código PI-JSA-04

Versión 02


Vigencia 20/02/2021

F-JSA-008

Requerimiento de Personal 5 años Jefe de Servicios

Administrativos X Oficina

F-JSA-009

Cuadro de evaluación de postulantes

5 años Jefe de Servicios Administrativos X Oficina

F-JSA-010

Contrato Individual de Trabajo 5 años Jefe de Servicios

Administrativos X Oficina

F-JDP-06

Solicitud de Difusión 5 años Jefe de Servicios Administrativos

X Oficina




Código PI-JSA-03

Versión 02


Vigencia 23/04/2021


CLIMA LABORAL

5.6.1.1.1.17 5.6.1.1.1.18

5.6.1.1.1.19 5.6.1.1.1.20

ELABORÓ


AUTORIZÓ REVISÓ






Código PI-JSA-03

Versión 02


Vigencia 23/04/2021

ÍNDICE 1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. POLÍTICAS











14. COMUNICACIÓN




Código PI-JSA-03

Versión 02


Vigencia 23/04/2021

1. OBJETIVO Fortalecer el modelo educativo Bilingüe Internacional y Sustentable basado en competencias profesionales, con

personal administrativo calificado que garantice la administrar eficientemente los recursos por la Universidad Y

Eficientar las funciones que realiza el Personal Administrativo y docente de la Universidad Tecnológica de Saltillo

aplicando acciones de capacitación y mejora continua para la realización de los procesos.

2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a la detección de clima laboral de todo el Personal de la Universidad Tecnológica

de Saltillo

3. POLÍTICAS 3.1. El Jefe de Servicios Administrativos entrega anualmente y/o cuatrimestralmente formato de Clima

Laboral, Ambiente Laboral a una muestra del personal del organismo. 3.2. El empleado recibe el formato, contesta, requisita y regresa al Jefe de Servicios Administrativos.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES DNC: Diagnostico de Necesidades de Capacitación

Utsaltillo: Universidad Tecnológica de Coahuila.

5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Equipo de cómputo, Laboratorio de Computo, Impresora.


6.1 Jefe de Departamento de Servicios Administrativos

6.1.1 Responsabilidades.

6.1.1.1 Realizar Estudio de Clima Laboral

6.1.1.2 Integrar Información de Estudio de Clima Laboral

6.1.1.3 Programa Fecha y Horario para capacitación.

6.1.1.4 Realiza evaluación de resultados.

6.1.2 Autoridades.

6.1.2.1 Posponer o asignar nueva fecha de encuesta de Clima Laboral

6.2 Equipo Directivo


6.2.1.1 Revisar y Analizar Resultados de Clima Laboral

6.2.2 Autoridades.

6.2.2.1 Posponer o asignar nueva fecha de encuesta de Clima Laboral

6.3 Encuestados


6.3.1.1 Contestar encuesta de Clima Laboral



Código PI-JSA-03

Versión 02


Vigencia 23/04/2021

6.3.2 Autoridades.

6.3.2.1 Exigir Capacitación Durante el Transcurso del Cuatrimestre 7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE

(S) ACTIVIDAD



1 Jefa de Dpto. Servicios Administrativos

Realiza la Encuesta de clima laboral Anualmente y/o cuatrimestralmente

Google Forms (https://goo.gl/forms/stmfBThM0XLoeTaX2)

2 Administrativo, docente

Contesta la encuesta de clima laboral electrónicamente en la plataforma de Google Forms

Anualmente y/o cuatrimestralmente


3 Jefa de Dpto. Servicios Administrativos

Integra y analiza la información mediante el cruce de todos los encuestados

Anualmente y/o cuatrimestralmente


4 Equipo Directivo El equipo directivo revisa, analiza y valida Anualmente y/o cuatrimestralmente


8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-JSA-01 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-JSA-01 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Clima Laboral 100% Evaluación 100%

Plantilla laboral / Total de Encuestas

Anual Jefe de Servicios Administrativos



• Constitución Política del Estado de Coahuila de Zaragoza

• Ley de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Coahuila.

• Ley de Archivos Públicos para el Estado de Coahuila de Zaragoza




Código PI-JSA-03

Versión 02


Vigencia 23/04/2021




Evaluación de Clima Laboral a todo el personal que labora en la UTsaltillo


Resultados de Clima Laboral


DOCUMENTO CÓDIGO Servicios Generales PI-CSG-03 Administración y Finanzas PE-DAF-01 14. COMUNICACIÓN




Resultado de Encuesta

Una vez que se encueste a todo el personal involucrado

A Rectoría, Dirección Académica, de Vinculación y Admón. Y Finanzas

Por medio de correo electrónico.

Jefe de servicios administrativos



N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD

O

LUGAR DE ALMACENAJE

ELECT

PAPEL




Código IT-JSA-01

Versión 01


Vigencia 23/04/2021


NÓMINA

5.6.1.1.1.21 5.6.1.1.1.22







Código IT-JSA-01

Versión 02


Vigencia 23/04/2021


administrativo calificado que garantice la administrar eficientemente los recursos por la Universidad, elaborando

con oportunidad las nóminas quincenales y extraordinarias, de los trabajadores al servicio de la Universidad

Tecnológica de Saltillo, efectuando las percepciones y las deducciones, entre otros, vigilando siempre la correcta

aplicación de estos en la nómina de sueldos.

2. ALCANCE Todos los docentes y administrativos pertenecientes a la UTS

3. TERMINOS Y DEFINICIONES UTS. Universidad Tecnológica de Saltillo

IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social

4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-JSA-04 5. POLÍTICAS

8.1. La nómina de personal local deberá ser elaborada en forma quincenal, aplicando a la misma todos

los registros autorizados que afecten al personal operativo, de honorarios, de mandos medios y

superiores.

8.2. Solo se aplicarán en la nómina los movimientos de acuerdo a las fechas del calendario autorizado

por la Dirección de Administración y Finanzas.

8.3. El Departamento de Nóminas deberá mantener permanentemente actualizado en el sistema de

nómina, tanto las percepciones a pagar como las deducciones a efectuar por concepto de impuestos

en estricto apego a los tabuladores de sueldos y disposiciones impositivas que determine la

Secretaría de Hacienda Crédito Público y descuentos de Ley.

8.4. Las deducciones por concepto de pensión alimenticia se aplicarán en estricto apego al ordenamiento

del Tribunal Superior de Justicia solicitado mediante orden judicial.

8.5. Los descuentos que se le apliquen a un trabajador, no deberán exceder del 30% del importe total de

su salario de acuerdo a lo dispuesto en el Artículo 38 de la Ley Federal de los Trabajadores al

Servicio del Estado, excepto en los casos a que se refieren las Fracciones III, IV, V y VI de dicho

Artículo.

8.6. Para efectos del presente procedimiento los conceptos que se procesarán en la nómina local, se

denominarán como "registros" y serán los siguientes:



Código IT-JSA-01

Versión 02


Vigencia 23/04/2021

a. Movimientos de Personal:

Altas, Bajas, Promociones, Cambios de adscripción, Licencias Reanudación de labores

Reinstalaciones.

Aplicación de percepciones:

Sueldos Quinquenios, Aguinaldo, Prima vacacional, Retroactivos, Reintegros Puntualidad y

asistencia.

b. Aplicación de deducciones:

Incidencias del personal, Fiscales, Exceso de Incapacidades.

Descuentos a favor de terceros:

IMSS, Pensión alimenticia.

8.7. El Departamento de Nóminas imprimirá quincenalmente un reporte de cifras totales de percepciones

y deducciones aplicadas en el proceso del pago, que se denomina "Resumen de la Nómina", el cual

deberá ser remitido a la Dirección de Administración y Finanzas, una vez autorizada por techo

presupuestal se enviará para Rectoría para la autorización de su pago.

8.8. Los registros que hayan sido aplicados deberán quedar respaldados en el sistema de nómina para

efectos de antecedentes y de consulta.

8.9. Todas las Unidades Administrativas participantes en el presente procedimiento deberán de integrar

un expediente de toda la documentación que generen. Los expedientes integrados deberán estar a

disposición de cualquier instancia fiscalizadora.


SEC RESPONSABLE (S)


(CUÁNDO) (DÓNDE)


1 Jefa del departamento de servicios administrativos

Realiza el corte de nómina, apegado al calendario autorizado por la Dirección de Finanzas.


N/A


Analiza los movimientos efectuados, incidencias, ausentismos, retardos para su descuento autorizado.


RELOJ CHECADOR, OFICIOS, PASES DE SALIDA F-JSA-014


Genera reporte de nómina, el cual pasa a revisión a la Dirección de Finanzas.


SISTEMA MICROSIP

4 Director de administración y finanzas

Revisa la nómina para su validación, una vez validada, se verifica el techo presupuestal para su pago.

Durante el periodo que marque el calendario de la

SISTEMA MICROSIP



Código IT-JSA-01

Versión 02


Vigencia 23/04/2021

Universidad.

5 Director de administración y finanzas

Verifica y da visto bueno para su pago. Una vez vencido el plazo de la prorroga en la Universidad.

SISTEMA MICROSIP

6 Jefe del departamento de servicios administrativos

Una vez autorizado se encarga del resguardo y pago de nómina.

La información estará resguardada en el archivero autorizado.

SISTEMA MICROSIP

7. REGISTROS

CÓDIGO

NOMBRE DEL FORMATO

TIEMPO RETENCIÓ

N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD


ELECT

PAPEL

F-JSA-014

PASE ENTRADA Y SALIDA 1 AÑO Jefe de servicios

Administrativos X Archivo de Jefe de Servicios Administrativos




Código IT-JSA-02

Versión 02


Vigencia 20/02/2021


RECAUDACIÓN

5.6.1.1.1.23 5.6.1.1.1.24







Código IT-JSA-02

Versión 02


Vigencia 20/02/2021


administrativo calificado que garantice la administrar eficientemente los recursos por la Universidad.

2. ALCANCE Recaudación de incorporación, reincorporación o adeudos pendientes de los alumnos que cursen estudios en la

UTS.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES UTS: Universidad Tecnológica de Saltillo


Anexo DF-JSA-05

5. POLÍTICAS

5.1. Los trámites se realizan exclusivamente en la Universidad y por las áreas involucradas.

5.2. Los convenios de pago deberán cumplir con las firmas de los departamentos que intervienen en el

proceso.

5.3. El aspirante de nuevo ingreso debe cumplir con todos los requisitos para el trámite de convenio de

pago.

a. Oficio libre de solicitud.

b. Comprobante de Domicilio.

c. Cubrir el 50% del monto de incorporación.

5.4. El alumno, para el trámite de convenio de pago no deberá contar con adeudo alguno.




Código IT-JSA-02

Versión 02


Vigencia 20/02/2021

7. REGISTROS


TIEMPO RETENCIÓ

N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD


ELECT

PAPEL

Documento externo

Referencia de pago

5 Años Caja X Carpetas Contables

F-DAF-002 Solicitud de Prórroga de

Pago

5 Años Dirección de Finanzas. X Carpetas Contables

N/A Resultado de estudio

socioeconómico.

5 Años Dirección de Finanzas. X Carpetas Contables

SEC RESPONSABLE (S)


(CUÁNDO) (DÓNDE)


1 Jefa de Servicios Administrativos

Envía a Servicios escolares la cuenta donde se tiene que depositar los pagos de incorporación y reincorporación


F-JSE-003

2 Alumno Realiza pago de incorporación o reincorporación si realiza pago pasa a punto 7, si no realiza pago pasa a punto 3.


F-JSE-003

3 Jefa de psicopedagogía (Becas)

Realiza estudio socioeconómico para detectar que es candidato a prorroga o beca institucional o externa.

En las instalaciones de la Universidad.

F-DAF-003

4


Recibe prorroga ya autorizada para firma de conformidad


F-DAF-003

5

Alumno Presenta prorroga a caja para su incorporación o reincorporación.


F-DAF-002

6 Caja Da seguimiento a pagos pendientes de las prórrogas.


F-JSE-003

7 Alumno Presenta ficha de depósito y dos copias si fue por medio del banco, si es en efectivo da sus datos.


F-DAF-003

8 Caja Sella ficha de pago y copias de la cuales regresa una copia al alumno, si es efectivo recibe el dinero y genera recibo para el alumno.


F-DAF-003



Código IT-JSA-02

Versión 02


Vigencia 20/02/2021

F-DAF-003 Recibo de

Ingreso 5 Años Caja X Expediente




Código IT-JSA-03

Versión 02


Vigencia 18/10/2021


VIÁTICOS

5.6.1.1.1.25 5.6.1.1.1.26

5.6.1.1.1.27 5.6.1.1.1.28

ELABORÓ


AUTORIZÓ REVISÓ






Código IT-JSA-03

Versión 02


Vigencia 18/10/2021

1. OBJETIVO

Ejercer de manera responsable el POA, así como fortalecer la calidad de la gestión brindando servicios

basados en procesos estandarizados, con personal administrativo calificado que garantice la administrar

eficientemente los recursos por la Universidad y definir sistemática y ordenadamente las actividades a seguir

para la solicitud de viáticos incluyendo pasajes aéreos, cuando aplique, con el fin de garantizar a los usuarios

los recursos económicos y logísticos para el cumplimiento de comisiones Institucionales

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todas las unidades administrativas y académicas que requieran la salida de su

personal en comisión o que necesiten recibir visitas académicas, tendientes al cumplimiento de la misión

Institucional


PEAJE: Pago correspondiente a los derechos de tránsito o circulación por determinados lugares, como

autopistas, puentes, túneles, etc.

RFC: Registro Federal de Contribuyentes

VIÁTICOS: Son los gastos necesarios para el cumplimiento de una comisión, como serían transporte local,

alimentación, hospedaje, entre otros.


Anexo DF-JSA-06 5. POLÍTICAS

5.1. Para el otorgamiento de viáticos, se requerirá el llenado del formato denominado “Oficio comisión”.

5.1.1 Se tiene que presentar oficio de la persona solicitante donde especifique las necesidades, si es

que aplicara, la solicitud de transporte (Gasolina, Autobús, Avión), comidas que se necesitaran

durante la comisión, así como hospedaje si es que aplica y servicio de taxis, este oficio requiere la

firma de la persona que solicita dichos viáticos.

5.2. La autorización de cada comisión deberá otorgarse de la siguiente manera:

COMISIONADO AUTORIZA



Código IT-JSA-03

Versión 02


Vigencia 18/10/2021

Director Rectora

Jefes de Departamento Jefes de Oficina

Personal operativo

Director de Área

correspondiente

5.3. Cuando salgan dos o más personas de la Universidad en una misma comisión, se deberá adjuntar a

la Carta Comisión, la justificación correspondiente debidamente autorizada por el responsable de

comisionar a los servidores públicos.

5.4. TARIFA DE VIÁTICOS. - Montos máximos que se otorgarán por concepto de viáticos.

a. Las tarifas de viáticos en el estado y nacionales aparecen en el anexo 2.

b. El trámite de viáticos y pasajes, deberán realizarse con un mínimo de 5 días y para los

casos en que se requiera boleto de avión deberá de ser con el mismo tiempo de

anticipación; en aquellos casos excepcionales derivados por la naturaleza del asunto o por

la importancia del trabajo deberán de anexar justificación (documento de vencimiento y/o

requerimiento) que demuestre la urgencia de la comisión

c. Para efectos de otorgamiento de tarifas de viáticos, se considerará como Servidor Público

Superior al Rector; como Mandos Medios a los Directores de Área, Subdirectores, Jefes de

Departamento; y como el Resto de Personal a los trabajadores cuyos puestos estén

comprendidos entre el Jefe de Oficina y el personal operativo.

d. Los viáticos se dividirán en menor de 24 horas (sin pernocta) y mayor de 24 horas (con

pernocta), dependiendo de la duración de la comisión.

e. Las cuotas de viáticos de tiempo menor a 24 horas cubren el costo de la alimentación y el

consumo de bebidas (solamente agua, café y refrescos).

f. Las cuotas de viáticos de mayor de 24 horas cubren el costo de hospedaje, alimentación y

el consumo de bebidas (solamente agua, café y refrescos). No se podrá exceder la cuota

de viáticos autorizados.

g. En caso de que el comisionado utilice vehículo oficial o propio dentro del territorio nacional

para trasladarse al lugar de la comisión, se deberá cubrir el costo de peaje y el combustible

correspondiente, para lo cual será necesario elaborar un oficio que contenga por lo menos:

número de placas del vehículo, marca, modelo, kilometraje inicial y final, fecha de la

comisión y servidor público responsable de la misma, calculando el importe máximo a

pagar de combustible de la forma siguiente:

No. de Km. recorridos X costo vigente del combustible = Importe a Pagar



Código IT-JSA-03

Versión 02


Vigencia 18/10/2021

5

Para la determinación del monto que se necesitan por dichos gastos, ingresar a la página

http://aplicaciones4.sct.gob.mx/sibuac_internet/ControllerUI?action=cmdEscogeRuta de la

Secretaría de Comunicaciones y Transportes en donde podrán obtener los Kilómetros exactos a la

ciudad de destino, así como el número de casetas de peaje y costo

h. Solo se otorgarán Boletos de Avión, si la distancia entre el lugar de residencia y el destino

sea igual o mayor a 510 Km, y, deberán ser autorizados por el Rector o el Director

Administrativo.

5.5. COMPROBACIÓN DE VIATICOS NACIONALES

a. La comprobación de los viáticos otorgados se hará directamente en el Departamento de

Servicios Administrativos; con los siguientes requisitos:

• La documentación comprobatoria deberá de contener los requisitos fiscales que estable el

Código Fiscal de la Federación en su Artículo 29-A:

• Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del registro

federal de contribuyentes de quien los expida. Tratándose de contribuyentes que tengan más

de un local, establecimiento o sucursal, deberán señalar en los mismos el domicilio del local o

establecimiento en el que se expida los comprobantes (del lugar que se haya comisionado).

• Contener impreso el número de folio.

• Lugar y fecha de expedición (del lugar que se haya comisionado).

• Se factura a nombre de:

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE SALTILLO

UTS140114EI9

NOGAL SIN NUM

EJIDO LA PROVIDENCIA

SALTILLO COAHUILA

CP 25300

• Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que se adquiera.

• Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número y letra, así como

el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban

trasladarse en su caso (debidamente explícitos y con la sumatoria correcta).



Código IT-JSA-03

Versión 02


Vigencia 18/10/2021

• En lo correspondiente a la comprobación de las facturas del hotel deberán de indicar los

números de días de hospedaje con los requisitos fiscales antes citados.

• Los comisionados deberán ajustarse a las tarifas diarias de viáticos autorizadas por lo que no

se reembolsarán diferencias a su favor por exceso en gastos.

• De manera excepcional y únicamente por Ampliación de Comisión plenamente justificada, se

podrá autorizar al servidor público comisionado, el pago de gastos adicionales a los

ministrados por concepto de viáticos, previa autorización por el titular de área que los

comisionó con la acreditación correspondiente mediante un oficio de ampliación de comisión,

y turnarla a la Subdirección Administrativa para su revisión y, en su caso, pago respectivo.

• En los casos en que dos o más trabajadores sean comisionados al mismo lugar, deberán

presentar cada uno la factura independiente y correspondiente a excepción del hospedaje en

caso de compartir habitación.

• En caso de que se tengan que reintegrar viáticos, se les proporcionara en cada comisión el

número de cuenta a la que hay que reintegrar y anexarlo a la comprobación.

• Todos aquellos documentos remitidos para la comprobación de gastos deberán de ser en

original y contener la firma de la persona comisionada (facturas, ticket o similares) no

deberán tener alteraciones, tachaduras, roturas, corrector u otra situación que desvirtúe el

documento comprobatorio. No se aceptan notas como comprobantes. En caso de que la

factura no coincida con la fecha de comisión deberá anexarse el ticket o nota.

• Las comprobaciones de viáticos que se otorgaron para llevar a cabo una comisión, deberán

de ser comprobadas en un plazo no mayor de 5 días hábiles al término de ésta.

• La comprobación deberá ser entregada en original y dos copias

• Todas las facturas y sus xml deberán ser entregados al departamento de Servicios

Administrativos.

• En las situaciones en que el personal no realice su comprobación de gastos en el tiempo

establecido, no se le otorgará una nueva ministración para gastos hasta en tanto no realice

dicha comprobación, salvo que esta se realice durante el periodo otorgado para la

comprobación.

• En caso de que la comprobación no se realice en un plazo de 5 días hábiles, el importe no

comprobado será descontado directamente de nómina, a más tardar en la segunda quincena

siguiente a aquella en que se venza el plazo.

5.6. COMPROBACIÓN DE PASAJES

• La comprobación de la comisión se efectuará presentando los boletos sean aéreos o de

autobús que indiquen que han sido utilizados.



Código IT-JSA-03

Versión 02


Vigencia 18/10/2021

• En las situaciones en que se extravíe el comprobante del boleto de avión o de autobús,

deberá de presentar el boleto electrónico con el oficio aclaratorio de dicha situación.

5.7. PRESENTACIÓN DE INFORMES

b. Todo servidor público deberá presentar ante el funcionario que lo comisionó, un

informe abierto que deberá contener cuando menos los siguientes aspectos:

• Nombre, cargo y adscripción del comisionado.

• Lugar y periodo de la comisión.

• Objeto de la comisión y acciones realizadas.

• Precisar los compromisos y resultados

• Observaciones generales en el desarrollo de la comisión

• La firma autógrafa del comisionado.

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Sec. Responsable (s) Actividades

Qué/Cómo Cuándo/Dónde Documento/Registro

(código) 1 Personal

comisionado El personal comisionado genera el of. Comisión según políticas.

cinco días antes de iniciar la comisión

F-JSA-003

2 Directores de área El Director de área autoriza la comisión


F-JSA-003

3 Director de área El Director de área firma el of. comisión


F-JSA-003

4 Personal comisionado

El personal comisionado entrega el of. comisión

En cuanto se tenga firmado y autorizado

F-JSA-003

5 Jefa de Dpto. de Servicios administrativos

El Jefe de Servicios Administrativos revisa las Tarifas de viáticos

En cuanto reciba oficio comisión siempre y cuando este dentro de los tiempos que marcan las políticas.

F-JSA-003

6 Director de Administración y Finanzas

El Director de Finanzas revisa si existe suficiencia presupuestal

En cuanto servicios generales entrega tarifas

N/A


El Jefe de Servicios administrativos reserva avión

En cuanto director de finanzas autorice

N/A


El Director de Finanzas cancela o autoriza comisión

Inmediatamente que revise suficiencia presupuestal

N/A



Código IT-JSA-03

Versión 02


Vigencia 18/10/2021

9 Jefa de Dpto. de

Servicios administrativos

El jefe de Servicios Administrativos entrega boleto electrónico de avión

Dos días antes de su comisión si no existen cambios

N/A


El Jefe de Servicios Administrativos paga comisión

Dos días antes de su comisión

N/A


El personal comisionado recibe pago de viáticos y of. comisión

Dos días antes de su comisión

N/A


El personal comisionado comprueba los viáticos

Cinco días hábiles después de que termina comisión

F-JSA-004


El Jefe de Servicios Administrativos recibe y revisar la comprobación

Cinco días hábiles después de que termina comisión

F-JSA-004


El Director de Finanzas cierra deudores o hace descuento por nomina

Quincena inmediata después de que no se hizo comprobación

F-JSA-004

7. REGISTROS


TIEMPO RETENCIÓ

N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD


ELECT

PAPEL

F-JSA-003 Oficio Comisión 5 años Servicios Administrativos X OFICINA

N/A Comprobante de transferencia

5 años Servicios Administrativos X OFICINA

F-JSA-004 Comprobación de viáticos

5 años Servicios Administrativos X X OFICINA

F-JSA-005 Informe comisión 5 años Servicios Administrativos X X OFICINA

N/A Reembolso de viáticos

5 años Servicios Administrativos X X OFICINA



Código IT-JSA-03

Versión 02


Vigencia 18/10/2021

N/A Oficio 5 años Servicios

Administrativos X OFICINA




Código IT-JSA-04

Versión 02


Vigencia 20/02/2021


CAPACITACIÓN

5.6.1.1.1.29 5.6.1.1.1.30




C.P. Mario Omar Cepeda Director de Administración y Finanzas



Código IT-JSA-04

Versión 02


Vigencia 20/02/2021

1. OBJETIVO Fortalecer el capital humano, proporcionando al personal los conocimientos y desarrollar habilidades que, junto con la experiencia profesional, mejoren su competencia. 2. ALCANCE Todas las áreas de la UTS que soliciten o requieran capacitación. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES UTS: Universidad Tecnológica de Saltillo 4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-JSA-03 5. POLÍTICAS

5.1 El Jefe de Servicios Administrativo integra y analiza la información y elabora programa anual.

5.2 El equipo directivo, revisa y analiza los resultados y valida el programa anual.

5.3 El Jefe de Servicios administrativos, realiza la requisición al Coordinador de Servicios Generales

solicitando servicio de capacitación según programa anual.

5.4 El Coordinador de Servicios Generales cotiza y contrata el servicio del mejor proveedor o la mejor

propuesta.

5.5 El Jefe de Servicios Administrativos realiza el programa de fechas y horarios para la capacitación.

5.6 El Jefe de Servicios Administrativos realiza la invitación a través de las diferentes direcciones,

genera lista de asistencias y asigna el espacio para capacitar.

5.7 El Jefe de Servicios Administrativos genera las constancias en coordinación con el Jefe de prensa

y difusión.

5.8 El equipo directivo realiza evaluación de impacto de capacitación de curso en el personal

5.9 El Jefe de Servicios Administrativos genera resultados de ambas evaluaciones.


SEC RESPONSABLE (S)


(CUÁNDO) (DÓNDE)


1 Área Solicitante Solicitud de Capacitación: Desempeño



Código IT-JSA-04

Versión 02


Vigencia 20/02/2021

Cuando el responsable de

área determine que necesita alguna capacitación curricular, por dificultades o cambios en su proceso.

Lista Anual Es generada cada fin de año

por cada uno de los Jefes de Depto. según las necesidades observadas en el año.

Cursos Extraordinarios Son aquellos que se van

generando conforme a las necesidades de la universidad para cubrir con capacitación áreas de oportunidades.

Llenado de la Requisición de Capacitación

Se deberá presentar la solicitud de capacitación al encargado de recursos humanos donde se deberá describir claramente la situación actual y deseada, para que de esta manera se pueda determinar en tiempo y forma la evaluación de la efectividad de la misma.

Fecha programada según ciclo escolar.

UTS

F-JSA-011


Detección de Necesidades: La programación de capacitación es

realizada por el encargado de servicios administrativos con base a la detección de necesidades de capacitación y solicitudes aprobadas.

Las solicitudes presentadas posteriores a la programación anual son consideradas y programadas como Cursos extraordinarios.

Enero F-JSA-011


Análisis: El Jefe de servicios administrativos

está encargado de analizar, para determinar los cursos de capacitación que se van a otorgar en base a la importancia de las necesidades generadas.

Se determina también si el curso es Rechazado o Aceptado.

Si el curso es Rechazado se vuelve a programar, y se cambia nuevamente la fecha de programación.

Si es Aceptado el curso será impartido.

Enero F-JSA-011



Código IT-JSA-04

Versión 02


Vigencia 20/02/2021

4


Coordinador de

Servicios Generales

Selección de Asesores: Se Elige si la capacitación va hacer

Interna o Externa. Si la capacitación a impartir es Externa

se pide la Firma de la Rectora para su autorización, y se empieza a seleccionar asesores para ver cuál es el que se adecuado para impartir el curso y se programa el curso.

En cualquier caso, se selecciona en base a los conocimientos y experiencias del instructor.

Según Ciclo Escolar, dependiendo del tipo

de capacitación interna UTS o externa

lugar contratado.

F-JSA-011

F-CSG-003

5 Áreas Solicitantes

Registro de Curso: Cada vez que se vaya a realizar un

curso, se deberá dar aviso a los participantes en el formato correspondiente.

El día de la capacitación se debe validar la asistencia en el formulario.

En caso de ser necesario, evaluar la ejecución del curso, se aplica el formulario Evaluación del Curso a los participantes para conocer las áreas de oportunidad en dicha ejecución.

Fecha programada por Servicios

Administrativos en lugar indicado según tipo de capacitación.

Oficio

F-JSA-011

6


Jefe de Difusión y

Prensa

Reporte y Constancias: Cada vez que se realice un curso se

archivaran las constancias en el expediente o bien una referencia en el control de capacitación de donde se encuentra físicamente la evidencia.

Al finalizar capacitación.

F-JSA-011

F-JDP-03

7


Área Solicitante

Evaluación: El sistema de evaluación de la

efectividad está basado en el grado que la capacitación alcanza la situación deseada.

El solicitante debe realizar una evaluación de acuerdo al objetivo y situación deseada, de manera que evidencie la efectividad de la capacitación, en caso contrario se convocará al grupo de participantes y el solicitante a reunión de evaluación y/o establecimiento de acciones de mejora.

Al finalizar la capacitación y tener evaluación del curso según capacitados.

F-JSA-011



Código IT-JSA-04

Versión 02


Vigencia 20/02/2021

7. REGISTROS

CÓDIGO

NOMBRE DEL FORMATO

TIEMPO RETENCIÓ

N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD


ELECT

PAPEL

F-JSA-011

SOLICITUD DE CAPACITACION 1 AÑO

JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

X X ARCHIVO ARCHIVO MUERTO

F-JDP-03

SOLICITUD DE DISEÑO 1 AÑO



F-CSG-003

REQUISICION 1 AÑO






Código PI-CSG-01

Versión 01


Vigencia 20/02/2021


CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

5.6.1.1.1.31 5.6.1.1.1.32

5.6.1.1.1.33 5.6.1.1.1.34

ELABORÓ


AUTORIZÓ REVISÓ

David Hernandez Coordinador de Servicios Generales





Código PI-CSG-01

Versión 01


Vigencia 20/02/2021

5.6.1.1.1.35

ÍNDICE 1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. POLÍTICAS











14. COMUNICACIÓN




Código PI-CSG-01

Versión 01


Vigencia 20/02/2021

1. OBJETIVO Consolidar la infraestructura y los procesos de la Universidad

2. ALCANCE Este documento es aplicable a todas las áreas de la Universidad Tecnológica de Saltillo 3. POLÍTICAS

3.1. Los activos no encontrados o no resguardados se reportan en el formato de verificación de activo fijo y

se dan 5 días hábiles para su localización, de lo contrario se turnará un oficio a las áreas de control de

la universidad, quienes tomaran las acciones necesarias para la reposición del activo.

3.2. Para realizar el ingreso de un nuevo activo fijo por donación u otra circunstancia ajena a la

adquisición, el área debe enterar al Depto. de servicios generales para que se realice el levantamiento

de los datos e incluirlos en el vale de resguardo.

3.3. Para realizar la baja de un activo por la terminación de su vida útil o por ser innecesario en su área, se

deberá revisar el documento para bajas de activo fijo.

3.4. La diferencia entre el activo fijo y lo considerado como herramental radica en que estos, no serán

registrados en el patrimonio de la Universidad, pero se le dará el mismo trato, cuidados y

procedimientos que al de los activos fijos.

3.5. Los herramentales podrán ser o no etiquetados de acuerdo a su uso y/o características fijas.

3.6. Para el resguardo de los herramentales se utilizará el formato correspondiente.

3.7. Para las salida de activos fuera de las instalaciones de la universidad y que son propiedad de la

misma, se tendrá que reportar al departamento de servicios generales con el formato Pase Único de

Entrada y Salida de Activo Fijo del activo de la universidad será la única persona con la facultad de

solicitar la salida del activo fuera de las instalaciones de la universidad.

3.8. Para el ingreso de activos al interior de la universidad y que son propiedad de usuarios externos y/o de

alumnos el usuario tendrá que registrar el activo en el departamento de servicios generales en el

formato “Pase Único de Entrada y Salida de Activo Fijo PROPIEDAD DE USUARIOS EXTERNOS Y/O

ALUMNOS”.

3.9. La Universidad Tecnológica de Saltillo no se hará responsable por el extravió, daño o robo de Activos

propiedad de usuarios externos y/o alumnos los cuales fueron previamente registrados con el formato

“Pase Único de Entrada y Salida de Activo Fijo PROPIEDAD DE USUARIOS EXTERNOS Y/O

ALUMNOS”.

3.10. Los formatos mencionados: Préstamo Interno, Solicitud de Baja, “Pase Único de Entrada y Salida

de Activo Fijo PROPIEDAD DE LA UNIVERSIDAD”, “Pase Único de Entrada y Salida de Activo Fijo

PROPIEDAD DE USUARIOS EXTERNOS Y/O ALUMNOS”, tendrán que ser debidamente firmados

por el resguardante, usuario, director de área, coordinador de servicios generales y director de



Código PI-CSG-01

Versión 01


Vigencia 20/02/2021

administración y finanzas, según sea el caso, en original y dos copias. El formato no será válido sin las

firmas correspondientes.

3.11. La omisión de la firma en el vale de resguardo no exime de la responsabilidad del cuidado y/o

custodia del activo a su cargo.

3.12. Cuando un activo y/o herramental propiedad de la universidad sufra algún desperfecto o llegue al

término de si vida útil, se deberá informar de forma inmediata al coordinador de servicios generales

por escrito, para realizar el desalojo del bien del área correspondiente.

3.13. La dirección de administración y finanzas a través de la coordinación de servicios generales se

reserva el derecho a revisión de vehículos, áreas de trabajo y de manera personal sin previo aviso

para salvaguardar bienes materiales y activo fijo de la Universidad.

3.14. La fecha de entrada y salida o viceversa de los activos, deberá ser plasmada desde un origen en

el formato correspondiente.

3.15. El coordinador de servicios generales, deberá de dar seguimiento oportuno al estatus de los

formatos.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Activo Fijo: todos los bienes muebles e inmuebles que en una entidad son necesarios para cumplir los programas

y operaciones.

Vales de resguardo: formato en el cual se enumeran los activos que se encuentran bajo cargo del resguardante.

Resguardante: persona responsable del buen uso y cuidado de los bienes asignados a su cargo.

Herramental: todo instrumento, utensilio y/o artefacto diseñado para facilitar el desarrollo de tareas

especializadas.

5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Un coordinador de servicios generales, oficina, equipo de oficina, computadora, impresora etiquetadora (Zebra), archivero de resguardo de material, sistema de control de activos. 6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES

6.1 Coordinador de Servicios Generales


6.1.1.1 Elaboración de calendarización de inventario físico de bienes muebles e inmuebles

6.1.1.2 Enterar a las áreas de la fecha a realizar el inventario

6.1.1.3 Realizar el inventario de bienes muebles e inmuebles.

6.1.1.4 Al término de la revisión se entrega al resguardante el vale de resguardo actualizado para

firma.

6.1.1.5 Reporte de Activos no encontrados al departamento de Administración y Finanzas.



Código PI-CSG-01

Versión 01


Vigencia 20/02/2021

6.1.2 Autoridades

6.1.2.1 Autorizar la entrada o salida de activos fijos.

6.1.2.2 Autorizar proceso de baja de activo fijo.

6.2 Resguardante


6.2.1.1 Se da por enterado sobre la fecha del inventario.

6.2.1.2 Firmar el vale de resguardo actualizado.

6.2.1.3 Avisar al coordinador de servicios generales de movimientos, préstamos o cambios de

mobiliario.

68.2.1.4 Registrar entradas y salidas de bienes muebles propiedad de usuarios externos y/o

alumnos.

6.2.1.5 Registrar salidas y entradas de bienes muebles propiedad de la universidad.

6.2.2 Autoridades

6.2.2.1 Exigir inventario según calendario establecido.


(S) ACTIVIDAD



1 Coordinador de Servicios Generales.

Entrega vale de resguardo actualizado a cada resguardante

Inicio de año Vale de resguardo

2 Coordinador de Servicios

Generales.

Elabora calendarización de inventario físico

Inicio de año Calendarización de inventario físico


Generales

Se avisa a las áreas una semana antes de la fecha de inventario

Se da por enterado de la fecha de inventario

Direcciones de las áreas

Oficio de revisión de inventario


Generales

Se inicia el inventario En las áreas de la universidad según calendarización ya

programada

Vale de resguardo


Generales

Existen diferencias entre el vale de resguardo y la toma física

Al momento de la toma de inventario

en el área programada

Vale de resguardo

6 Resguardante Checa en su archivo de resguardo o pases de salida o bajas

Al momento de la toma de inventario

Vale de resguardo Pase de salida F-CSG-009, F-CSG-010 Bajas de activos F-CSG-011


Si existen modificaciones, se realizan al vale de resguardo

Al terminar el inventario

Vale de resguardo



Código PI-CSG-01

Versión 01


Vigencia 20/02/2021

Generales

8 Resguardante Firma de responsable en el resguardo con fecha actualizada

Al terminar el inventario

Vale de resguardo

9 Resguardante Recibe copia de resguardo actualizado y firmado

Al termino del inventario

Vale de resguardo


Generales

Al pasar 5 días del conocimiento de algún faltante de inventario sin respuesta del

área, se turna el seguimiento a Dirección Administrativa y Finanzas

Pasado el tiempo de aclaración

Oficio

11 Dirección Administrativa y

de Finanzas

Realiza la acción correctiva pertinente. Pasado el tiempo de aclaración

Oficio

8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-CSG-01 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-CSG-01 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE CONTROL DE ACTIVOS (INVENTARIO)

100% (NUMERO DE BIENES REGISTRADOS EN EL SISTEMA / TOTAL DE BIENES LEVANTADOS EN INVENTARIO PROPIEDAD DE LA UNIVERSIDAD) X 100

ANUAL COORDINADOR DE SERVICIOS GENERALES




• Políticas Generales de la coordinación General de Universidades Tecnológicas.

• Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Coahuila de Zaragoza


• Ley de Responsabilidad de los Servidores Públicos Estatales y Municipales del Estado de Coahuila de

Zaragoza

• Ley de Instituto Coahuilense de Acceso a la Información Pública.

• Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Contratación de Servicios para el Estado de Coahuila de Zaragoza.



Código PI-CSG-01

Versión 01


Vigencia 20/02/2021



Coordinador de Servicios generales

Calendarización de inventario

Coordinador de servicios generales

vales de resguardo actualizados y firmados

Áreas Solicitantes Adquisición de bienes muebles

Coordinador de Servicios generales

Registro en vales de resguardo de los bienes

muebles. Personal de la universidad

y alumnos Ingreso de activos fijos Coordinador de Servicios

generales Registro en formato pase único de entrada y salida propiedad de externos y/o

alumnos Personal de la universidad Salida de activo fijo

propiedad de la universidad Coordinador de Servicios

generales Registro en formato pase único de entrada y salida

propiedad de la universidad 13. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS DEL SGC

DOCUMENTO CÓDIGO MACROPROCESO ADMINISTRACION Y FINANZAS PE-DAF-01 14. COMUNICACIÓN




Revisión de inventario

De acuerdo a la calendarización

Direcciones de la universidad

Mediante Oficio Dirección de admón. y Finanzas

Activo fijo no encontrado durante la revisión

Al término de la revisión de inventario

Al resguardante

Mediante el formato reporte de verificación de activo fijo.

Coordinación de servicios generales

Activo fijo no encontrado

Después de 5 días que marca el reporte de verificación de activo fijo

Dirección de Administración y Finanzas.

Mediante el formato reporte de verificación de activo fijo

Coordinación de servicios generales

Cambios de mobiliario

Cuando el resguardante lo solicite


Puede ser por correo electrónico u oficio

Resguardante

Salida y entrada de activo fijo propiedad de la universidad

Cuando el resguardante lo solicite


Mediante el formato pase único de entrada y salida de activos fijos propiedad de la universidad

Resguardante

Bienes inmuebles que quieren dar de baja

En el momento que detecten los bienes muebles dañados,


Mediante la solicitud de baja de activo fijo

Resguardante



Código PI-CSG-01

Versión 01


Vigencia 20/02/2021

obsoletos o inservibles



N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD

O

LUGAR DE ALMACENAJE

ELECT

PAPEL

F-CSG-009

PASE ENTADA Y SALIDA DE AF PROPIEDAD DE USUARIOS EXTERNOS Y/O DE ALUMNOS

COORDINADOR DE SERVICIOS GENERALES Y LOS USUARIOS DEL ACTIVO

F-CSG-010

PASE ENTRADA Y SALIDA DE AF PROPIEDAD DE LA UNIVERSIDAD

COORDINADOR DE SERVICIOS GENERALES Y LOS USUARIOS DEL ACTIVO




Código PI-CSG-03

Versión 01


Vigencia 21/03/2021


SERVICIOS GENERALES

5.6.1.1.1.36 5.6.1.1.1.37

5.6.1.1.1.38 5.6.1.1.1.39

ELABORÓ


AUTORIZÓ REVISÓ

David Hernandez Coordinador de Servicios Generales





Código PI-CSG-03

Versión 01


Vigencia 21/03/2021

5.6.1.1.1.40

ÍNDICE 1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. POLÍTICAS











14. COMUNICACIÓN




Código PI-CSG-03

Versión 01


Vigencia 21/03/2021

1. OBJETIVO Consolidar la infraestructura y los procesos de la Universidad 2. ALCANCE Este documento es aplicable al área responsable directa y a todas las áreas de la Universidad Tecnológica de Saltillo. 3. POLÍTICAS

3.1. El Jefe, Director de Área que requiera de recursos materiales, los tramita mediante requisición y se asegura de describir las especificaciones necesarias para el material solicitado.

3.2. Para poder llevar a cabo el proceso de contratación y/o adquisición es necesario que la requisición contenga las firmas del solicitante y se presente con 5 días de anticipación a esta Coordinación, así como la firma de autorización del Administrador o del Rector

3.3. Cuando la requisición no es aprobada por el Director Administrativo, el Coordinador de Servicios Generales comunica al interesado, las razones por las que fue rechazada la requisición.

3.4. El Coordinador de Servicios Generales, verifica si se cuenta con el material requerido en stock, lo entrega al solicitante llenando la Entrega de Material. En caso de que no se tenga el material solicitado en stock, el Jefe de Recursos Materiales realiza la compra.

3.5. Contacta mediante correo electrónico o llamada telefónica al proveedor para solicitar la o las cotizaciones.

a. De conformidad con los montos a adquirir o contratar, se realizarán diferentes procedimientos en apego a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público o a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios para el Estado de Coahuila como son:

b. Compra Directa, con 1 cotización, pedido.

c. Desde $ 0.01 hasta $ 21,911.00 (300 SMVDF) antes de IVA, según el Art. 42 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público para el ejercicio fiscal 2016 y,

d. Desde $ 0.01 hasta $ 21,447.60 antes de IVA, según el Art. 65 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios para el Estado de Coahuila para el ejercicio fiscal 2016.,

e. Adjudicación Directa: 3 cotizaciones, cuadro comparativo y contrato

f. Desde $ 21,912.00 hasta $ 174,000.00 antes de IVA según el Art. 42 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público para el ejercicio fiscal 2016 y,

g. Desde $ 21,447.61 hasta $ 313,627.20 antes de IVA Según el Art. Art. 65 de la Ley de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios para el Estado de Coahuila para el ejercicio fiscal 2016.,

3.6. El Coordinador de Servicios Generales, bajo la supervisión del Director Administrativo selecciona a los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos y /o servicios de acuerdo con los requisitos especificados.

a. Los criterios para la selección y evaluación de los proveedores son: b. Cumplimiento con las especificaciones. c. Tiempo de entrega d. Calidad de sus productos/ servicio. e. Precio Competitivo f. Registro en el Padrón de Proveedores del estado de Coahuila



Código PI-CSG-03

Versión 01


Vigencia 21/03/2021

3.7. El Coordinador de Servicios Generales realiza la compra, recibe el material y verifica que el artículo

cumpla con los requerimientos establecidos (cantidad y especificaciones), en caso contrario se rechaza la mercancía.

3.8. El Coordinador de Servicios Generales y el área usuaria Firman factura de recibido el material y/o los servicios.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Requisición: es la solicitud de adquisiciones de bienes y servicios que hacen las distintas áreas de la Universidad

al Director de Administración y Finanzas.

Orden de Compra: es la solicitud formal que se le hace a un proveedor para asignarle bienes y/o servicios, donde

se describen aspectos como cantidad, calidad y tiempos de entrega.


• RECURSOS HUMANOS Coordinador de Servicios Generales

• MATERIALES Equipo de Oficina, papelería de oficina

• FINANCIERO E INFRESTRUCTURA Presupuesto económico de las áreas, equipo de cómputo, mobiliario y almacén


6.1 Área Solicitante 6.1.1 Responsabilidades

6.1.1.1 Elaborar requisiciones de acuerdo al formato F-CSG-003 6.1.1.2 Describir a detalle las necesidades o servicios requeridos 6.1.1.3 Entregar requisición con firma de solicitante

6.1.2 Autoridades 6.1.2.1 Dar seguimiento a su requisición. 6.1.2.2 Rechazar un bien o servicio, cuando no cumpla con especificaciones.

6.2 Coordinación de Servicios Generales 6.2.1 Responsabilidades

6.2.1.1 Recibir requisiciones, registrarlas y mandarlas a autorización. 6.2.1.2 Cotizar requisiciones 6.2.1.3 llevar a cabo compras de bienes y servicios que satisfagan las necesidades de nuestros clientes. 6.2.1.4 Notificar al área de rechazo de la requisición, si se da el caso. 6.2.1.5 Evaluación de proveedor y archivar

6.2.2 Autoridades 6.2.2.1 Aceptar o rechazar requisición. 6.2.2.2 Aceptar o rechazar un bien o servicio.

6.3 Director de Administración y Finanzas 6.3.1 Responsabilidades

6.3.1.1 Analizar y firmar requisiciones 6.3.1.2 Revisar y firmar orden de compra



Código PI-CSG-03

Versión 01


Vigencia 21/03/2021

6.3.2 Autoridades

6.3.2.1 Aceptar o rechazar requisición. 6.3.2.2 Revisar y firmar orden de compra. 6.3.2.3 Aceptar o rechazar un bien o servicio.

6.4 Rectoría 6.4.1 Responsabilidades

6.4.1.1 firmar requisiciones de autorización. 6.4.2 Autoridades

6.4.2.1 Autorizar o rechazar una requisición. 7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE (S) ACTIVIDAD

(QUÉ)/(CÓMO) (CUÁNDO) (DÓNDE)

DOC./ REGISTRO (CÓDIGO)

1 Todos los directores, Jefes de Departamento y Coordinadores

Solicita el material de acuerdo a lo establecido en la requisición debidamente firmada. Y con fecha de 5 días anteriores para la adquisición

Durante el periodo que marque el

calendario de la Universidad.

F-CSG-003

2 Coordinación de Servicios Generales

Recibe Requisición previamente autorizada



F-CSG-003


Realiza cotizaciones con proveedores



F-CSG-003


Solicita a la Dirección de Administración y Finanzas techo presupuestal, la autorización de la compra



F-CSG-003

5

Dirección de Administración y Finanzas y/o Rectoría

Recibe, revisa y Autoriza en su caso, la requisición. Y se envía al departamento de servicios generales para su tramite



F-CSG-003


Informa al área solicitante porque no se realiza la compra vía mail



Correo electrónico


Elabora la orden de compra, pedido o contrato.



F-CSG-004


Solicita el material al proveedor



F-CSG-004


Recibe producto, materiales o servicio solicitado y los entrega al área usuaria



F-CSG-004 FACTURA



Código PI-CSG-03

Versión 01


Vigencia 21/03/2021

10 Coordinación de Servicios

Generales Según tipo de adquisición se da de alta en la base de datos del activo fijo


calendario de la Universidad

N/A

11 Dirección de Administración y Finanzas

Recibe factura para su previo pago


FACTURA


Entrega al área solicitante Durante el periodo que marque el


F-CSG-003

13 Todos los Directores, Jefes de Departamento y Coordinadores

El área solicitante evalúa el servicio



F-CSG-006

8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-CSG-02 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-CSG-02 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Atención de requisiciones

100% (No. De requisiciones atendidas/Total de requisiciones recibidas)*100

Cuatrimestral Coordinador de Servicios Generales


• Ley de adquisiciones, arrendamiento y contrataciones de servicios del sector público.

• Ley de adquisiciones, arrendamiento y contrataciones de servicios para el estado de Coahuila de

Zaragoza.

• Padrón de proveedores del gobierno del estado de Coahuila de Zaragoza.



Todas las áreas Requisiciones Coordinador de Servicios Generales

Bienes y servicios



Código PI-CSG-03

Versión 01


Vigencia 21/03/2021


DOCUMENTO CÓDIGO MACROPROCESO ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PE-DAF-01 14. COMUNICACIÓN




No fue autorizada requisición

Cuando no sea autorizado por dirección de admón. Y finanzas

Al departamento solicitante

Mediante correo electrónico Coordinador de servicios generales



N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD

O

LUGAR DE ALMACENAJE

ELECT

PAPEL

F-JSG-003

Requisición Permanente

Dpto. de Recursos Materiales y Servicios Generales

X Expediente

F-JSG-004

Orden de compra Permanente


X Expediente

F-JSG-006

Calidad de Servicios Prestado

Permanente


X Expediente




Código PI-CC-01

Versión 01


Vigencia 22/02/2021


CONTROL INTERNO

5.6.1.1.1.41 5.6.1.1.1.42

5.6.1.1.1.43 5.6.1.1.1.44

ELABORÓ


AUTORIZÓ REVISÓ

C.P. Erick Miranda Coordinador de Contabilidad





Código PI-CC-01

Versión 01


Vigencia 22/02/2021

5.6.1.1.1.45

ÍNDICE 1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. POLÍTICAS











14. COMUNICACIÓN




Código PI-CC-01

Versión 01


Vigencia 22/02/2021

1. OBJETIVO Fortalecer la calidad de la gestión brindando servicios basados en procesos estandarizados, con personal administrativo calificado que garantice la administrar eficientemente los recursos por la Universidad y establecer los principios básicos, criterios y prácticas a seguir para la planeación, realización y documentación de las auditorías internas al SGC. 2. ALCANCE Esta auditoría interna aplicará a todos los procesos involucrados, de los cuales, los más importantes son:

ESTADO IMPORTANCIA

Resultado de auditorías Satisfacción del Cliente

Indicadores del Balance Score Card Realización del Producto

Revisión por la Dirección

3. POLÍTICAS

3.1 Se podrán realizar auditorías fuera del programa establecido siempre y cuando sea una solicitud

por parte de la alta dirección.

3.2 Solo el Coordinador de Contabilidad podrá asignar a los auditores las áreas a auditar.

3.3 Coordinador de Contabilidad podrá solicitar apoyo externo en las auditorías internas.

3.4 Al momento de una auditoria interna y tener alguna diferencia el auditor y el auditado, el

coordinador será el que corrija o rectifique el punto a discusión.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES SGC: Sistema de Gestión de Calidad

5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Coordinador, Equipo Auditor, material de oficina, equipo de cómputo, lugar de trabajo (oficina). 6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES 6.1. Coordinador de Contabilidad


6.1.1.1. Realizar Programación de Auditorias

6.1.1.2. Selección de Auditores.

6.1.1.3. Notificar a las áreas auditables las fechas que les correspondan

6.1.2 Autoridad

6.1.2.1 Modificar Programación de Auditorias



Código PI-CC-01

Versión 01


Vigencia 22/02/2021

6.2. Área Auditable


6.2.1.1. Contar con Procedimiento actualizado y en ejecución.

6.2.1.2. Contar con archivo de evidencia del procedimiento.

6.2.2 Autoridad

6.2.2.1. Rechazar la auditoria en caso de no habérseles notificado.

5.6.1.1.1.46 7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE

(S) ACTIVIDAD




Programa de Auditorías Se elabora un programa para llevar a cabo auditorías internas al sistema de calidad. Las auditorías Internas, se llevarán a cabo en un lapso no mayor a 6 meses entre cada auditoría, con el objetivo de asegurar que se cumple con los requerimientos de la Norma, así como la implantación y mantenimiento eficaz del Sistema de Gestión de Calidad, tomando en cuenta el estado e importancia de las actividades a auditar, utilizando para ello el formato F-CC-01 "Programa de auditorías".

Octubre F-CC-01 "Programa de auditorías".


Antes de cada auditoría se seleccionaran los auditores a intervenir de acuerdo a su disponibilidad y competencia.

Al elaborar el plan de auditorias

F-CC-07


Se da aviso a los responsables de los procesos y a los auditores internos, en la junta de Revisión de la Dirección “PI-REC-01” de la realización de las auditorías internas.

Cuando se realice la junta de alta dirección

OFICIO, O MINUTA DE REVISIÓN DE LA DIRECCIÓN


Antes de llevar a cabo la auditoría, el equipo auditor deberá prepararse para la auditoría revisando: los reportes de las auditorías anteriores y cualquier otra documentación que sea relevante de acuerdo al sistema que se va auditar. En caso de ser necesario se elaborará la guía de auditorías

Junta de auditores con el coordinador de contabilidad

F-CC-03

5 Área o departamento de la universidad

El responsable del área auditada, debe de atender él mismo la auditoría o designar a una persona de la misma área para que acompañe a los auditores durante toda su visita.

Durante la fecha y hora programada para la auditoria.

F-CC-07

6 Coordinador de Durante la auditoría, el Grupo Auditor debe Durante la fecha y F-CC-07



Código PI-CC-01

Versión 01


Vigencia 22/02/2021

Contabilidad estar acompañado en todo momento por el

responsable o la persona que este designe como representante del área auditada y/o por un testigo en caso contingente.

hora programada para la auditoria.


Cuando el Grupo Auditor detecte una no conformidad debe comentarla con el responsable o el representante del área auditada llegando a un acuerdo sobre la evidencia de los hechos encontrados. Todas las No Conformidades deben registrarse en el seguimiento de acciones

Al momento de detectar una no conformidad

F-C-01


Todas las no conformidades encontradas son registradas en el seguimiento de acciones y son comentadas de acuerdo a la auditoría en:

– Junta de revisión por la dirección y a los Responsables de las áreas auditadas y aclarar en ese momento las dudas o inconvenientes

– Levantando acciones y tareas inmediatas en el seguimiento de actividades

– Durante el proceso de la auditoría

Junta de dirección

F-C-01

9 Auditor Interno Una vez terminada la auditoría el auditor solicita la evaluación del servicio prestado. El auditor envía el informe de la auditoría en el formato Word al coordinador de contabilidad.

Inmediatamente después de concluir la auditoria. Así como la generación de archivo de informe de la auditoría realizada

F-CC-02


El coordinador de contabilidad analiza los datos recabado en el formulario Concentrado de auditorías, de donde obtiene: – Informe de auditoría – Resultado de auditoría – Evaluación de auditores

Dicha información se presenta en la revisión por la dirección para la toma de acciones y decisiones para lograr la efectividad del sistema de gestión.

Al momento de tener su plan de auditoria realizado al 100% para presentar los resultados a la junta directiva

F-CC-05 F-CC-06

8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-CC-01 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-CC-01



Código PI-CC-01

Versión 01


Vigencia 22/02/2021

10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Procedimientos vigentes en el SGC

Auditar el 100% de los procedimientos vigentes en el SGC

(total de procedimientos vigentes/procedimientos programados para auditoria)*100

Anual Coordinador de Contabilidad


• Documentos que fundamentan la normatividad.


• Ley Federal de Responsabilidad administrativa de los Servidores Públicos.

• Políticas Generales de la Coordinación General de Universidades Tecnológicas.

• Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Coahuila de Zaragoza 12. ENTRADAS Y SALIDAS


Coordinador de Contabilidad Plan de Auditorias Equipo Auditor Resultado de Auditorias


DOCUMENTO CÓDIGO CONTROL DE DOCUMENTOS PI-REC-02 14. COMUNICACIÓN




Fechas programadas para auditoria en el año

Primeros meses del año(ENERO-MARZO)

A toda área involucrada en el SGC

Mediante correo electrónico y Oficio

Coordinador de Calidad



N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD

O

LUGAR DE ALMACENAJE

ELECT

PAPEL

F-CC-01

Programa de Auditorias 2 Año Coordinador de

Contabilidad X X Archivo

F-CC-02

Evaluación de Auditorias 2 Año Coordinador de




Código PI-CC-01

Versión 01


Vigencia 22/02/2021

F-CC-03 Guía de Auditoria 2 Año Coordinador de


F-CC-05 Lista de Chequeo 2 Año Coordinador de


F-CC-06

Resultado 2 Año Coordinador de


F-CC-07

Competencia de Equipo Auditor 1 Año Coordinador de


F-C-1 Seguimiento de Acciones 2 Año Coordinador de





Código IT-CC-01

Versión 01


Vigencia 15/02/2021


CONTABILIDAD

5.6.1.1.1.47


ERIK ALBERTO MIRANDA GALVÁN Coordinador de Contabilidad





Código IT-CC-01

Versión 01


Vigencia 15/02/2021

1. OBJETIVO Fortalecer la calidad de la gestión brindando servicios basados en procesos estandarizados, con personal administrativo calificado que garantice administrar eficientemente los recursos por la Universidad, proporcionando las herramientas para implementar los registros contables que sirvan de base para una contabilidad llevada de acuerdo a las normas vigentes en lo legal, fiscal y financiero que establezca el Consejo Nacional de Armonización Contable. 2. ALCANCE Aplicable para los funcionarios que efectúan de forma cotidiana la operación contable, y constituye documento de referencia para las áreas de control y entes de vigilancia en sus actuaciones de auditoria, verificación y seguimiento 3. TERMINOS Y DEFINICIONES SAACG: Sistema Automatizado de Administración y Contabilidad Gubernamental. 4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-CC-02 5. POLÍTICAS

1. La documentación que respalda cada operación deberá estar integrada correctamente de la siguiente manera;

o Comprobante de Pago (Cheque/Transferencia). o Factura de la compra o servicio. o Evidencia de cotizaciones con al menos 3 proveedores (En caso de que la operación rebase un

monto mayor de $21,000.00 M.N.). o Contrato por la compra o servicio (en caso de que la operación rebase un monto mayor a

$58.000.00 M.N.). o Evidencia Fotográfica de la compra o servicio o Orden de Compra debidamente firmada por el personal que participa en el proceso de compra de

la Dirección de Finanzas. o Requisición de Compra debidamente firmada por el personal que solicita dicha compra.

2. Para la generación de la Carpeta Contable debidamente integrada se tendrá que agregar las pólizas

resultantes que muestren los momentos contables del Ingreso/Egreso a lo ya mencionado en el punto número 1.

3. El proceso de captura no debe ser mayor a 10 días después de que termine el mes a capturar. 4. Las carpetas se conservarán en poder del Coordinador de Contabilidad y será su responsabilidad

salvaguardarlas. 5. La Información Financiera se generará de acuerdo a las necesidades de la Dirección de Administración y

Finanzas y para los fines que a ella convengan.



Código IT-CC-01

Versión 01


Vigencia 15/02/2021


SEC RESPONSABLE (S)


(CUÁNDO) (DÓNDE)


01 Jefa de Servicios Administrativos Recepción de Carpeta

Período de 10 días naturales de captura después de que termina el mes inmediato

anterior

N/A

02 Coordinador de

Contabilidad

Captura de operaciones en

SAACG


anterior

Pólizas de Sistema Contable

03 Coordinador de

Contabilidad

Conciliación con Estado de Cuenta

Bancario


anterior

Reportes de Sistema contable y Estados de Cuenta

Bancario

04 Coordinador de

Contabilidad

Carpeta Contable debidamente integrada


anterior

N/A

05 Coordinador de

Contabilidad

Generación de información Financiera


anterior

Reportes de Sistema Contable

7. REGISTROS

CÓDIGO

NOMBRE DEL FORMATO

TIEMPO RETENCIÓ

N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD


ELECT

PAPEL

Sistema Contable

Pólizas/Reportes del sistema Contable

2 AÑOS Coordinador de Contabilidad X Oficina de

Contabilidad Archivo Muerto




Código IT-CAL-01

Versión 01


Vigencia 09/11/2020

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO

5.6.1.1.1.48 5.6.1.1.1.49

5.6.1.1.1.50 5.6.1.1.1.51

ELABORÓ


AUTORIZÓ REVISÓ

Miguel Ángel Briones Coordinador de Almacén y

Laboratorista





Código IT-CAL-01

Versión 01


Vigencia 09/11/2020

1. OBJETIVO Desarrollar un programa anual de mantenimiento preventivo para los laboratorios y talleres, así como las áreas de docencia y administración

2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable para cubrir el servicio de mantenimiento de la Infraestructura y equipo de la Universidad Tecnológica de Saltillo 3. TERMINOS Y DEFINICIONES CAL- Coordinación de Almacén y Laboratorio 4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-CAL-01 5. POLÍTICAS

5.1. Evaluará equipos que requieran mantenimiento Preventivo o Correctivo.

5.2. Elaborará formato de servicio y apoyo para eventos

5.3. Elaborará programa anual de mantenimiento preventivo y correctivo.

5.4. Elaborará requisiciones a la Administración para autorización de mantenimientos correctivos o

preventivos.

5.5. Se elabora solicitud de servicio por el solicitante.

5.6. Se recibe encuesta de satisfacción de servicio por solicitante este documento es aplicado a servicio de

apoyo para eventos, diagnostico de mantenimiento como a solicitud de servicio.


SEC RESPONSABLE (S)


(CUÁNDO) (DÓNDE)


1 Coordinador de Almacén y L.

Se realiza el diagnóstico de servicio de mantenimiento

Inicio del año fiscal F-CAL-01


Se realiza el llenado del formato para el servicio de apoyo para eventos



Se elabora el programa anual de mantenimiento



Ejecuta programa de mantenimiento Todo el año N/A

5 Director de Administración y Finanzas. Coordinador de Servicios Generales.

Evalúa los costos de mantenimiento preventivo y correctivo, así como los procedimientos de contratación

Todo el año

N/A


Se revisa que existan los insumos para atender el mantenimiento preventivo

Según calendario de mantenimiento

N/A

7 Coordinador de Si existen insumos para atender el Según calendario de N/A



Código IT-CAL-01

Versión 01


Vigencia 09/11/2020

Almacén y L. mantenimiento preventivo se ejecuta,

supervisas y recibe servicio mantenimiento


Si no existen insumos para atender el mantenimiento preventivo se gestiona

suficiencia presupuestal


N/A

9 Coordinador de servicios generales

Se realiza la requisición del bien, servicio o consumible


F-CSG-003


Se ejecuta, supervisas y recibe servicio Según calendario de mantenimiento

F-CAL-03


Se recibe encuesta de satisfacción de servicio Todo el año F-CAL-04

7. REGISTROS

CÓDIGO

NOMBRE DEL FORMATO

TIEMPO RETENCIÓ

N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD


ELECT

PAPEL

F-CAL-02

Programa de mantenimiento

Anual Coordinador de Almacén y Laboratorio

X Expediente Archivo Muerto

F-CAL-01

Formato de diagnóstico de mantenimiento preventivo o correctivo



F-CAL-04

Encuesta de satisfacción del servicio



F-CAL-05

Formato de apoyo para eventos


x Expediente Archivo Muerto

F-CAL-03

Formato Solicitud de servicio



F-CSG-003

Requisición 2 Años Coordinador de Servicios Generales





Código PE-DV-01

Versión 01


Vigencia 10/12/2021


MACROPROCESO VINCULACIÓN

5.6.1.1.1.52 5.6.1.1.1.53

5.6.1.1.1.54 5.6.1.1.1.55

ELABORÓ


AUTORIZÓ REVISÓ

YOLANDA SOBERÓN RODRÍGUEZ DIRECTORA DE VINCULACIÓN

Li. YOLANDA SOBERÓN RODRÍGUEZ

DIRECTORA DE VINCULACIÓN



Código PE-DV-01

Versión 01


Vigencia 10/12/2021

ÍNDICE 1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. POLÍTICAS











14. COMUNICACIÓN




Código PE-DV-01

Versión 01


Vigencia 10/12/2021

1. OBJETIVO Impulsar la colaboración académica, sectores productivos y sociales, así como fortalecer la presencia institucional y las alianzas estratégicas con diversos organismos. 2. ALCANCE Población académica activa, y egresados hasta 3 años, nuevos emprendedores. 3. POLÍTICAS

3.1. Por tratarse de una característica distintiva de este modelo educativo, todo el personal de la Universidad

debe conocer el concepto de Vinculación y sus implicaciones.

3.2. Para la aplicación de los Lineamientos, se espera la participación de las áreas académicas, administrativa

y de planeación de la institución, con el área de Vinculación.

3.3. Los Docentes participarán en las actividades de Vinculación con base en los niveles establecidos en el

Anteproyecto de Reglamento de Ingreso, Promoción y Permanencia del Personal Académico, y serán

evaluados de acuerdo con la revisión y verificación de las actividades desarrolladas.

3.4. Los Docentes integrados en cuerpos académicos, deben desarrollar las líneas generales de aplicación

pertinente del conocimiento (LGAPC) mediante la realización de estudios, servicios y/o desarrollos tecnológicos

en temas disciplinarios o multidisciplinarios, dirigidos a fortalecer la Vinculación con el entorno.

3.5. Con este enfoque, la participación del área de Vinculación, en la formación Integral del Técnico Superior

Universitario, comprende las etapas de planeación, operación, evaluación y mejora continua.

3.6. Se sugiere incorporar al Sistema de Calidad de la Universidad Tecnológica todos los procesos sustantivos

del área de Vinculación en coordinación con las áreas académicas, estableciendo un enfoque de mejora

continua que incluya los procesos, productos y servicios generados en el Subsistema.

3.7. Se propone que los Lineamientos de Vinculación queden plasmados en el manual de organización de la

Universidad.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES INCUBA- INCUBADORA DE NEGOCIOS SE- SEGUIMIENTO EGRESADOS ACYD-ACTIVIDADES CULTURALES Y DEPORTIVAS. BT- BOLSA DE TRABAJO UTSaltillo COHORTE-Corte generacional 5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA

Recurso humano 3 coordinadores de área.

Materiales Equipo de oficina: 1 proyector Material de oficina

Financieros Acceso al proceso de licitaciones



Código PE-DV-01

Versión 01


Vigencia 10/12/2021

Acceso al proceso de compras

Infraestructura Espacios de oficina Sala de juntas 1 baño

6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES 6.1 Dirección de Vinculación 6.1.1 Responsabilidad

6.1.1.1 dar seguimiento al cronograma de difusión 6.1.1.2 dar seguimiento al cronograma de la coordinación de Incubadoras y seguimiento de egresados. 6.1.1.3 dar seguimiento al cronograma de la coordinación de actividades culturales y deportivas.

6.1.2 Autoridad 6.1.2.1 Autorizar o modificar el cronograma de difusión.

6.1.2.2. Autorizar o modificar el cronograma de la coordinación de Incubadoras y seguimiento de egresado.

6.1.2.3 Autorizar o modificar el cronograma de la coordinación de actividades culturales y deportivas.

6.2 Coordinación de Difusión y Prensa 6.2.1 Responsabilidad 6.2.1.1 Generar documento de planeación. 6.2.1.2 Visitas a escuelas. 6.2.1.3 Promoción en medios masivos. 6.2.1.4 Promoción en Redes 6.2.1.5 Promoción en empresas. 6.2.2 Autoridad 6.2.2.1 Dar seguimiento puntual de las actividades antes descritas. 6.3 Coordinación de Incubadoras de negocios y seguimiento de egresados. 6.3.1 Responsabilidad 6.3.2 Generar documento de planeación. 6.3.3 Promoción interna de la incubadora. 6.3.4 Promoción externa de la incubadora. 6.3.5 Promoción del catálogo de servicios. 6.3.6 Atención a los incubandos internos y externos. 6.3.7 Evaluación de Proyectos en pre-incubación. 6.3.8 Atención a los proyectos en incubación 6.3.9 Seguimiento a los proyectos en post- incubación 6.4 Autoridad 6.4.1 Dar seguimiento puntual a las actividades antes descritas. 6.4 Coordinación de Cultura y Deporte 6.4.1 Responsabilidad 6.4.1.1 Generar documento de planeación 6.4.1.2 Elaborar convocatoria



Código PE-DV-01

Versión 01


Vigencia 10/12/2021

6.4.1.3 Período de inscripciones. 6.4.1.4 Aplicar pruebas físicas. 6.4.1.5 Revisar continuamente entrenamientos. 6.4.1.6 Registro a ligas universitarias 6.4.1.7 Registro a los juegos regionales 6.4.1.8 Registro a ENCUT nacional. 7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE

(S) ACTIVIDAD



1 DIRECCIÓN DE FINANZAS

PLANEACIÓN BASADA EN RESULTADOS

AÑO POA/PBR

2 DIRECCIÓN DE VINCULACIÓN

Estadías Ayudar a colocar a alumnos de 6º cuatrimestre en las empresas para su proyecto de estadías. Se envían CV de los postulantes a las vacantes propuestas por la empresa para su proceso de selección.

Sept-dic/Ene-abril IT-DV-01


Bolsa de trabajo Compartir en redes sociales la bolsa de trabajo de CANACINTRA, y los flyers informativos de los empresarios. Y llenar el formato de la base de datos de egresados, si se colocan en alguna vacante.

AÑO IT-DV-02

4 COORDINACIÓN DE PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN.

Programa de promoción y difusión AÑO

5.6.1.2 PI-JDP-01

5 VISITAS PROMOCIÓN

Visitar instituciones de educación media y superior.

Ene-mayo IT-JDP-01 5.6.1.3

6 OPEN HOUSE Visita de Instituciones de media superior a la universidad

abril 5.6.1.4 IT-JDP-03

7 COORDINADORA DE INCUBADORAS Y SEGUIMIENTO DE EGRESADOS

Difundir INCUBA interna y externamente Captación, creación y seguimiento de empresas, mediante el plan de negocios y CANVAS.

AÑO IT-CSI-01

8 COORDINADORA DE INCUBADORAS Y SEGUIMIENTO DE EGRESADOS

Encuestar al 100% de los egresados por cohorte Encuestar on line y recabar la información del egresado

6meses, 1 y 2 años IT-CSI-02

9 COORDINADOR DE CULTURA Y DEPORTE

Formar equipos representativos, y dar seguimiento a actividades deportivas Seguimiento a actividades culturales. Mediante entrenamientos y prácticas.

AÑO IT-CCD-01


Calendario de Vinculación Dar seguimiento y cumplimiento de las

AÑO AGENDA VINCULACIÓN



Código PE-DV-01

Versión 01


Vigencia 10/12/2021

fechas propuestas en el calendario . F-DV-023


Gestión de recursos En base a los resultados obtenidos en las actividades de los distintos departamentos , gestionar el recurso adecuado para la realización con éxito las actividades propias de cada departamento del área

AÑO METAS ALCANZADAS EN

CADA DEPARTAMENTO

(PIDE)


Seguimiento de Vinculación Llevar un puntual seguimiento de cada área del departamento en las fechas propuestas .

MENSUAL

VERIFICIAR LOS RESULTADOS

DE LAS ACTIVIDADES.

F-DV-024 13 DIRECCIÓN DE

VINCULACIÓN Si no cumple , verificar cual es la causa y determinar su área de oportunidad con el seguimiento de actividad

MENSUAL REVISAR ÁREAS DE

OPORTUNIDAD. F-DV-024

8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-DV-01 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-DV-01 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE BOLSA DE TRABAJO

% de alumnos colocados por bolsa de trabajo

Alumnos colocados por bolsa de trabajo / Vacantes Publicadas

Cada semana se publica la bolsa de trabajo con las vacantes disponibles

DIRECCIÓN DE VINCULACIÓN

ESTADÍAS 100 % Alumnos colocados en estadía

No. Estudiantes colocados en estadía/Total de estudiantes a cursar el último cuatrimestre.

Septiembre-diciembre Enero-abril

DIRECCIÓN DE VINCULACIÓN

PROMOCIÓN 350 FICHAS No. Fichas vendidas/ alumnos registrados en plataforma de la universidad

Enero-Julio Coordinación de Promoción

VISITAS PROMOCIÓN

15 ESCUELAS VISITADAS

No. escuelas visitadas/ alumnos registrados en exámen.

Enero-junio Coordinación de Promoción

OPEN HOUSE 10 ESCUELAS INVITADAS

No. Escuelas invitadas/ no. Escuelas asistentes

Abril Área Académica Área Vinculación

INCUBADORA DE 5 EMPRESAS POR Proyectos AÑO Coordinación de



Código PE-DV-01

Versión 01


Vigencia 10/12/2021

EMPRESAS AÑO Registrados /

Empresas Creadas Incubadoras y seguimiento de egresados

SEGUIMIENTO DE EGRESADOS

100% alumnos encuestados

Alumnos egresados/ alumnos encuestados

6 meses, 1 y 2 años de egresados

Coordinación de Incubadoras y seguimiento de egresados

ACTIVIDADES DEPORTIVAS Y CULTURALES

80% de alumnos participantes .

No. Alumnos participantes/total matricula

AÑO Coordinación de Actividades Culturales y Deportivas.


• LINEAMENTOS DE VINCULACIÓN DE LA CGUYTP • REGLAMENTO DE ESTADÍAS • REGLAMENTO DE ACTIVIDADES CULTURALES Y DEPORTIVAS. • REGLAMENTO DE INCUBADORA • REGLAMENTO DE BECAS



Dirección Académica Egresados Coordinadora de

Incubadora y Seguimiento de Egresado

Seguimiento de egresados.

Dirección Académica Alumnos Coordinadora de

Incubadora y Seguimiento de Egresado

Incuba UTSALTILLO

Dirección Académica Alumnos Coordinador de actividades deportivas y culturales

Actividades culturales y deportivas

Media Superior Escuelas visitadas Open house

Coordinación del departamento de

promoción y difusión. Fichas vendidas

Dirección Académica Alumnos de 6º cuatrimestre Directora de Vinculación Estadíos colocados Empresarios Vacantes Directora de Vinculación Bolsa de trabajo UTSaltillo


DOCUMENTO CÓDIGO Estadías IT-DV-01 Promoción PI-JDP-01 Incubadora de negocios IT-CSI-01 Actividades culturales y deportivas IT-CCD-01 Planeación Cuatrimestral PI-DAC-04 Coordinación de inglés IT-CI-01 Seguimiento Egresado IT-CSI-02



Código PE-DV-01

Versión 01


Vigencia 10/12/2021

Nómina IT-JSA-01 Viáticos IT-JSA-03 Contratación de personal PI-JSA-04 Selección y contratación de personal docente PI-DAC-02 Servicios Generales PI-CSG-03 Presupuesto PI-DAF-01 Becas IT-JP-02 Movilidad Internacional IT-JP-04 Comité de Honor y Justicia IT-JP-05 Reinscripción PI-JSE-02 Admisión PI-JSE-01 Titulación PI-JSE-03 Baja Académica PI-JSE-04 Seguro Estudiantil PI-JSE-05 Bolsa de trabajo IT-DV-02 Imagen Institucional PI-JDP-02 Open House IT-JDP-03 Visitas promoción IT-JDP-01 14. COMUNICACIÓN




Egresados Colocados En el Mercado Laboral

6 meses, 1 y 2 años. Rectoría, Dirección Académica

Mediante Formato F-DV-011 Coordinación de Incubadora y Seg. De Egresados

Difusión incubadoras Cada cuatrimestre Alumnos y público en general.

Visita a los salones Coordinación de Incubadora y Seg. De Egresados

Bolsa de trabajo Año Egresados Flyers informativos de empresas

Dirección de Vinculación .

Convocatoria de nuevo ingreso

Ene-Julio Media superior Visitas, open house , redes sociales, medios masivos

Coordinación de promoción.

Disciplinas Culturales y Deportivas

Cada cuatrimestre Alumnos Visita Coordinador de Act. Culturales y Deportivas

Visitas promoción Ene-mayo Media superior visita Coordinación de promoción

Open house abril Media superior Visita Coordinación de promoción



N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD

O

LUGAR DE ALMACENAJE

ELE PAP



Código PE-DV-01

Versión 01


Vigencia 10/12/2021

CT EL

F-DV-023

Agenda Vinculación 5 años Dirección de Vinculación X

Respaldo Digital en PC de Dirección de Vinculación

F-DV-024

Seguimiento de Actividades Vinculación

5 años Dirección de Vinculación X

Respaldo Digital en PC de Dirección de Vinculación




Código IT-DV-01

Versión 01


Vigencia 27/03/2021


ESTADÍAS

5.6.1.4.1.1 5.6.1.4.1.2







Código IT-DV-01

Versión 01


Vigencia 27/03/2021

1. OBJETIVO Impulsar la colaboración académica, sectores productivos y sociales, así como fortalecer la presencia institucional

y las alianzas estratégicas con diversos organismos.

2. ALCANCE Desde el término del proceso de estadía, la requisición de personal hasta el seguimiento de la vacante y

Evaluación del Empleador.

3. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Equipo de Cómputo, Línea Telefónica, Equipo de Oficina, Escritorio, Archivero

4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-DV-02 5. POLÍTICAS

5.1 La Dirección de Vinculación es responsable del Proyecto de Estadías del programa educativo, debe

promover permanentemente y con mayor énfasis en los períodos correspondientes, las estadías

estableciendo los vínculos y convenios necesarios con el sector productivo.

5.2 El departamento de Servicios Escolares debe asegurarse que los estudiantes que estarán en estadía

tengan activo un servicio de salud asegurando contar con el número de afiliación vigente del seguro social

de los estudiantes para la elaboración de la carta de seguro facultativo.

5.3 La Dirección de Vinculación diseñará e impartirá la plática de inducción de Estadía, el cual debe hacerse

3 meses antes al desarrollo de las mismas.

5.4 La evaluación final de la Estadía se determina mediante una evaluación del asesor de la empresa y el

asesor académico.

5.5 La Dirección de Vinculación coordinará y realizará la aplicación, captura y procesamiento de la encuesta

de satisfacción para el estudiante, y da a conocer los resultados a la Dirección Académica. La Dirección

de Vinculación coordinará la aplicación, captura, procesamiento e informe final de la encuesta de

satisfacción del jefe, mediante muestreo, que genera estratificado por cada carrera y lo entrega a la

Dirección Académica.


SEC RESPONSABLE (S)


(CUÁNDO) (DÓNDE)


1 Subdirectora de Vinculación

Recibe formato F-SDV-001 F-SDV-002 de los alumnos

Mayo F-DV-001 F-DV-002


Concentra la base de datos Junio N/A


Convoca a la segunda reunión para preparación de entrevistas

Junio



Código IT-DV-01

Versión 01


Vigencia 27/03/2021

Invitado RH

4 Alumno Asiste a la reunión Junio Lista de asistencia


Envía CV a la empresa Julio F-DV-002

6 Alumno Asiste a la entrevista Agosto F-DV-003

7 Empresa Informa sobre avances de asignación de lugares a los alumnos

Agosto N/A


Se convoca a una última reunión con los estudiantes y los asesores académicos, para entregarles documentación, formato de proyecto, convenio tripartita y fechas de entrega.

Agosto F-DV-005 F-DV-006 F-DV-007

9 Alumno Entrega documentación a Subdirección de Vinculación

Agosto N/A


Solicita a dirección académica el listado de alumnos inscritos al 7mo. cuatrimestre

Agosto N/A

11 Directora Académica

Entrega listado con los alumnos inscritos Septiembre Listado


Entrega listado de alumnos asignados a empresas

Septiembre electrónico

13 Directora Académica

Entrega lista de asesores académicas Septiembre electrónico


Entrega a alumnos y asesores académicos y empresariales fechas de entrega y revisión de proyecto

Septiembre Electrónico

15 Alumno Presenta tres avances del proyecto y una entrega final

Septiembre-Diciembre electrónico

16 Asesor académico

Evalúa el desempeño del estudiante en tres períodos durante la estadía, Semana 5,9 y 14

Septiembre-Diciembre F-DV-007


Recibe retroalimentación por parte del asesor académico

Septiembre-Diciembre Electrónico

18 Alumno En caso de no entregar en tiempo y forma se contacta al alumno para una retroalimentación

Septiembre-Diciembre N/A


Se notifica al estudiante fechas de entrega de proyecto y evaluación empresarial

Noviembre Electrónico

20 Alumno Entrega reporte final de estadía y del asesor académico y empresarial

Diciembre electrónico F-DV-008

21

Subdirectora de Vinculación

Procesa la información respecto a la satisfacción del empresario y del estudiante respecto a su experiencia en la empresa y retroalimenta a las direcciones correspondientes

Diciembre electrónico

22 Empresa Evalúa el desempeño del alumno en su Estadía

Diciembre F-DV-008


Concentrado de información, se genera reporte final del cierre de estadías

Diciembre electrónico

24 Director de Administración y Finanzas, Directora Académica,

Firma final para la carta de liberación de Estadías

Diciembre F-DV-009



Código IT-DV-01

Versión 01


Vigencia 27/03/2021

Subdirectora de Vinculación y Jefe de Dpto. de Servicios Escolares


Realiza Evaluación y Entrevistas del período de Estadías

Diciembre F-DV-010

7. REGISTROS


TIEMPO RETENCIÓ

N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD


ELECT

PAPEL

F-DV-001 REGISTRO DE ASPIRANTE 5 AÑOS DIRECCIÓN

VINCULACIÓN X Archivo de Dirección

F-DV-002 CV DE ASPIRANTE

5 AÑOS DIRECCIÓN VINCULACIÓN X Archivo de

Dirección

F-DV-003 ENTREVISTA 5 AÑOS DIRECCIÓN VINCULACIÓN X Archivo de

Dirección

F-DV-004 INSCRPCIÓN 5 AÑOS DIRECCIÓN VINCULACIÓN X Archivo de

Dirección

F-DV-005 CONVENIO 5 AÑOS DIRECCIÓN VINCULACIÓN X Archivo de

Dirección

F-DV-006 PROYECTO DE ESTADÍA


Dirección

F-DV-007 EVALUACIÓN ASESOR ACADÉMICO


Dirección

F-DV-008 EVALUACIÓN EMPRESARAIAL


Dirección

F-DV-009 CARTA DE LIBERACIÓN


Dirección

F-DV-010 AUTOEVALUACIÓN


Dirección Nota 1: Los documentos en trámite que hayan cumplido con el tiempo de retención se concentrarán dentro de la Universidad o en la bodega de archivo de concentración definida por la institución.



Código IT-DV-02

Versión 01


Vigencia 27/03/2021


BOLSA DE TRABAJO

5.6.1.4.1.3 5.6.1.4.1.4







Código IT-DV-02

Versión 01


Vigencia 27/03/2021

1. OBJETIVO Impulsar la colaboración académica, sectores productivos y sociales, así como fortalecer la presencia institucional

y las alianzas estratégicas con diversos organismos.

2. ALCANCE Desde el término del proceso de estadía, la requisición de personal hasta el seguimiento de la vacante y

Evaluación del Empleador.

3. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Equipo de Cómputo, Línea Telefónica, Equipo de Oficina, Escritorio, Archivero

4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-DV-03 5. POLÍTICAS

5.1 Dirección de Vinculación genera una base de datos de egresados.

5.2 El alumno deberá tener su CV actualizado.

5.3 Dirección de Vinculación deberá publicar las vacantes que las empresas asignan

5.4 Si el alumno se encuentra inscrito a la institución no podrá asistir a entrevistas en horario de clases.

5.4 Dirección de Vinculación deberá actualizar su base de datos cada cuatrimestre.



Cuándo/Dónde Documento/Registro

(código) 1 Directora de

Vinculación Genera base de datos egresados Enero/Abril F-DV-011

2 Empresario Envía Vacantes Dirección de Vinculación

Según se requiera el puesto

N/A

3 Directora de Vinculación

Publica Vacantes Facebook N/A


Informa a la empresa si existen alumnos interesados o no

Correo electrónico N/A

5 Alumno Envía CV a Dirección de Vinculación

Archivo electrónico F-DV-002


Comparte CV a la empresa Según se requiera F-DV-002

7 Empresario Realiza proceso de selección Según se requiera N/A 8 Directora de

Vinculación Solicita información a la empresa sobre la contratación Correo Electrónico N/A


Si el alumno obtiene o no el trabajo se actualiza la base de datos.

Base de datos F-DV-011



Código IT-DV-02

Versión 01


Vigencia 27/03/2021

7.REGISTROS

CÓDIGO

NOMBRE DEL FORMATO

TIEMPO RETENCIÓ

N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD


ELECT

PAPEL

F-DV-002 CV DE ASPIRANTE 5 AÑOS DIRECCIÓN

VINCULACIÓN X VINCULACIÓN

F-DV-011 BASE DE DATOS 5 AÑOS DIRECCIÓN

VINCULACIÓN X VINCULACIÓN




Código IT-CSI-01

Versión 01


Vigencia 27/03/2021


INCUBADORA DE NEGOCIOS

5.6.1.4.1.5 5.6.1.4.1.6

MARLENNE MEDINA TREJO RECTORÍA

MAYRA DE LOS ANGELES PADILLA ORZUA

COORDINACIÓN INCUBADORA DE NEGOCIOS


YOLANDA SOBERON RODRIGUEZ DIRECCIÒN VINCULACIÓN



Código IT-CSI-01

Versión 01


Vigencia 27/03/2021

1. OBJETIVO Impulsar la cultura emprendedora en la UTSaltillo a través de Incuba Saltillo. Generar empresas innovadoras con alto potencial de rendimiento, para fomentar y consolidar la cultura empresarial de alumnos de la Universidad Tecnológica de Saltillo, ex alumnos y sociedad en general con la finalidad de contribuir al desarrollo del estado y mejorar el nivel de vida de la sociedad.

2. ALCANCE

Estudiantes, Egresados y Sociedad en General


CGUTyP – Coordinación General de Universidades Tecnológicas y Politécnicas UTSaltillo – Universidad Tecnológica de Saltillo 4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-CSI-01 5. POLÍTICAS

5.1 Preferentemente la incubadora deberá ser de base tecnológica, es decir, apoyarán empresas cuyos productos o servicios consideren el conocimiento como el factor competitivo de relevancia y sea elemento generador de valor agregado, lo anterior establece que los proyectos deberán ser innovadores en su proceso o en su producto. 5.2 El personal mínimo con que debe contar la incubadora es un líder, dos consultores y un apoyo administrativo. 5.3 Inicialmente los consultores que apoyaran el trabajo de la incubadora- de mercadotecnia, procesos de producción, finanzas, diseño, administración y legal-, serán seleccionados dentro de la plantilla del personal docente y administrativo; para lo cual se contemplara esta actividad como parte de su carga horaria. 5.4 La designación de consultores de la incubadora se hará de común acuerdo entre las áreas académicas, de vinculación y de la incubadora con la autorización del rector 5.5 Los consultores de la incubadora, a partir de un diagnóstico de la situación actual de la empresa, deberán acompañar al incubando y facultarlo para que sea el quien desarrolle las actividades asociadas a su propia empresa. 5.6 El proceso de incubación de los proyectos se hará con apoyo del equipo de los laboratorios y talleres de la institución en horarios acordados entre los responsables de dichos equipos y el consultor responsable de procesos de producción o área afín al proyecto. 5.7 Se propiciará el acercamiento de los fondos provenientes de dependencias de gobierno y de programas sociales para fomentar la creación de empresas. 5.8 Las incubadoras de las Universidades Tecnológicas y Politécnicas constituirán una red y como tal se apoyarán en el préstamo de instalaciones y en el proceso de consultoría. 5.9 De referirse a un proyecto externo, es responsabilidad del encargado de la Incubadora tener la documentación en tiempo y forma conforme al proceso de incubación.



Código IT-CSI-01

Versión 01


Vigencia 27/03/2021


SEC RESPONSABLE (S)


(CUÁNDO) (DÓNDE)


1 Coordinación Incubadora

de Negocios y seguimiento de egresados

Se redacta plan estratégico de actividades para la incubadora. Anual

F-CSI-010 Plan Anual Incuba

F-CSI-027 Plan estratégico Incuba

2 Dirección Vinculación

Se entrega el reporte a la dirección de vinculación para su revisión y análisis.

Anual F-CSI-010 Plan Anual Incuba

F-CSI-027 Plan estratégico Incuba

3 Rectoría Una vez revisado el plan estratégico, se cita a reunión al área de Dirección de Vinculación, Incubadora y Rectoría para dar a conocer el plan estratégico y así esperar su validación.

Anual

F-CSI-024 Minuta presentación Plan

estratégico

4 Coordinación Incubadora de Negocios y seguimiento

de egresados

Se redacta requisición con los materiales que se necesitan para el funcionamiento de la incubadora, como la campaña de difusión

Anual para plan estratégico y Cuatrimestral

para campaña de difusión

F-CSI-030 Proyecto Gestión de recursos de Incuba

5 Difusión y prensa Se diseña campaña de difusión para convocatoria de incubadora de negocios

Cuatrimestral F-CSI-019 Diseño Campaña de

Difusión 6 Coordinación Incubadora

de Negocios y seguimiento de egresados

Se hace del conocimiento público el lanzamiento de campaña, internamente (visita a los salones para hacer invitación) y externamente (en redes sociales, página oficial)

Cuatrimestral Diseño perteneciente a Coordinación de Diseño e

Imagen


de egresados

Inicia la recepción de proyectos en la incubadora

Cuatrimestral F-CSI-023 Matriz proyectos de

incubación 8 Consultores El comité evaluar de proyectos se

encarga de revisar la factibilidad de los proyectos presentados

Cuatrimestral F-CSI-01 Evaluación de Proyecto


de egresados

Basándose en los resultados de las evaluaciones se redacta carta en la que se notifica al emprendedor si su proyecto es apto para continuar con el proceso de incubación o no cuenta con los requisitos necesarios

Cuatrimestral F-CSI-031 Carta de aceptación o

rechazo


de egresados

Se realiza planeación y estructura de trabajo por proyecto para tener control y lograr el buen desarrollo de cada uno.

Cuatrimestral F-CSI-028 Propuesta de capacitación

empresarial



Código IT-CSI-01

Versión 01


Vigencia 27/03/2021

11 Emprendedor/Empresario El emprendedor y la incubadora

firman convenio de común acuerdo, aceptando los términos, condiciones y responsabilidades que ambos tienen, como también los registros que la incubadora requiere tener bajo su control.

Cuatrimestral F-CSI-018 Contrato de colaboración

12 Emprendedor/Empresario Se da inicio al proceso de incubación en el que se trabaja el plan de negocios, prototipado a la par de diagnóstico y fortalecimiento de capacidades empresariales.

Cuatrimestral F-CSI-026 Plan de Negocios

F-CSI-029 Proyecto ejecutivo

13 Emprendedor/Empresario Se desarrolla el plan de negocios del producto o servicio innovador, realizando diagnóstico del producto o servicio (ciclo de vida del producto), consultoría con enfoque, y de ser una empresa nueva la conceptualización del modelo de negocios.

Tiempo determinado por el tipo y proceso de crecimiento de la empresa

F-CSI-026 Plan de Negocios

F-CSI-09 Ficha técnica del Proyecto

14 Consultores El consultor(es) deberá entregar un reporte mensual de los avances que se han realizado con el emprendedor y su plan de negocios

Mensual F-CSI-07 Bitácora de seguimiento


de egresados

Teniendo los reportes del emprendedor, se realiza un diagnostico general del progreso del emprendedor y el desarrollo de su empresa, este reporte, se entrega al empresario al finalizar su proceso de incubación

Mensual F-CSI-05 Evaluación Consultores

F-CSI-01 Evaluación de Proyecto

16 Bolsa de Financiamiento Una vez realizado y bien fundamentado el Plan de negocios, la incubadora tiene la responsabilidad de buscar un préstamo a fondo perdido, bolsa de financiamiento o crédito que ayude a iniciar o crecer la empresa.


F-CSI-04 Evaluación del curso

17 Coordinación Incubadora de Negocios y seguimiento de egresados

La incubadora da finalizada sus labores con el ahora ya empresario, dando reconocimiento de empresa incubada, formatos, y documentos que avalen su desarrollo y desempeño en la misma (diplomas de talleres, reconocimientos, cuadernillos de trabajo etc.) Además de darle un acompañamiento en su crecimiento y expansión, a través de medición de indicadores, plan estratégico, planes para mejora


F-CSI-016 Carta de terminación de

servicios. F-CSI-09

Ficha técnica del Proyecto



Código IT-CSI-01

Versión 01


Vigencia 27/03/2021

continua, seguimiento.

7. REGISTROS


TIEMPO RETENCIÓ

N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD


DISPOSICIÓN

ELECT

PAPEL

F-CSI-01 Evaluación de Proyecto 3 años Coordinación

Incubadora x x Carpeta culminación de Proyectos

Archivo muerto

F-CSI-04 Evaluación del curso 3 años Coordinación Incubadora x x

Carpeta culminación de Proyectos

Archivo muerto

F-CSI-05 Evaluación Consultores 3 años Coordinación


Archivo muerto

F-CSI-07 Bitácora de seguimiento 3 años Coordinación


Archivo muerto

F-CSI-09 Ficha técnica del Proyecto 3 años Coordinación


Archivo muerto

F-CSI-010

Plan Anual Incuba y Seguimiento de Egresados

3 años Coordinación Incubadora x


Archivo muerto

F-CSI-015 03.1

Diagnostico emprendedor 3 años Coordinación


Archivo muerto

F-CSI-016

Carta de terminación de servicios. 3 años Coordinación


Archivo muerto

F-CSI-018

Contrato de colaboración 3 años Coordinación


Archivo muerto

F-CSI-019

Diseño Campaña de Difusión 3 años Coordinación


Archivo muerto

F-CSI-020

Documento de formalización de proyecto elaborado

3 años Coordinación Incubadora x x


Archivo muerto

F-CSI-021

Documentos de Vinculación con Sector Empresarial

3 años Coordinación Incubadora x


Archivo muerto

F-CSI- Matriz de organismos 3 años Coordinación x Carpeta Archivo



Código IT-CSI-01

Versión 01


Vigencia 27/03/2021

022 y fondos de

financiamiento Incubadora culminación de

Proyectos muerto

F-CSI-023

Matriz proyectos de incubación 3 años Coordinación

Incubadora x Carpeta culminación de Proyectos

Archivo muerto

F-CSI-024

Minuta presentación Plan estratégico 3 años Coordinación


Archivo muerto

F-CSI-025 Perfil de consultores 3 años Coordinación


Archivo muerto

F-CSI-026 Plan de Negocios 3 años Coordinación


Archivo muerto

F-CSI-027

Plan estratégico Incuba 3 años Coordinación


Archivo muerto

F-CSI-028

Propuesta de capacitación empresarial

3 años Coordinación Incubadora x x


Archivo muerto

F-CSI-029 Proyecto ejecutivo 3 años Coordinación


Archivo muerto

F-CSI-030

Proyecto Gestión de recursos de Incuba 3 años Coordinación


Archivo muerto

F-CSI-031 Carta de aceptación 3 años Coordinación


Archivo muerto




Código IT-CSI-02

Versión 01


Vigencia 27/03/2021


SEGUIMIENTO DE EGRESADOS

5.6.1.4.1.1 5.6.1.4.1.2

MARLENNE MEDINA TREJO RECTORÍA

MAYRA DE LOS ANGELES PADILLA ORZUA

COORDINACIÓN SEGUIMIENTO DE EGRESADOS


YOLANDA SOBERON RODRIGUEZ DIRECCIÓN DE VINCULACIÓN



Código IT-CSI-02

Versión 01


Vigencia 27/03/2021

1. OBJETIVO

Obtener información del egresado y/o empleador en relación al desempeño laboral. 2. ALCANCE Egresados inmediatos, egresados a 3 años de salida y empleadores 3. TERMINOS Y DEFINICIONES CGUTyP - Coordinación General de Universidades Tecnológicas y Politécnicas SIESE - Sistema De Información De Estudio y Seguimiento De Egresados 4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-CSI-02 5. POLÍTICAS

5.1 La coordinación de seguimiento de egresados, adscrito al área de vinculación, elaborara e instrumentara un programa final para el seguimiento de egresados, en el cual, se recopilen indicadores básicos que permitan medir la eficacia de la educación impartida en la institución. 5.2 La coordinación de Seguimiento de Egresados realizara esta actividad partiendo inicialmente de los datos que le proporcione el área de Servicios Escolares para mantener la consistencia de la información al interior y hacia el exterior de la universidad. 5.3 El seguimiento de egresados se reportará a la CGUTyP a través del área de vinculación y mediante el sistema de información de estudio y seguimiento de egresados (SIESE) 5.4 La CGUTyP será responsable del diseño y la actualización del SIESE con base en los comentarios y sugerencias de los usuarios de las Universidades Tecnológicas y Politécnicas, así como de la difusión de los datos recabados. 5.5 Cada Universidad establecerá su propio mecanismo de seguimiento de egresados (llamada, correo electrónico, entrevista personal, etcétera), en función de las facilidades y recursos con que cuente para ello. 5.6 La información de los egresados deberá corresponder al total de los jóvenes que hayan cursado y concluido sus estadios. 5.7 Será responsabilidad del área de vinculación difundir y retroalimentar los resultados del seguimiento de egresados entre las áreas de la universidad. 5.8 Para medir la satisfacción de los egresados respecto de la formación recibida, y la opinión de que TSU e ING tienen sus empleadores, la universidad aplicaría anualmente un instrumento de satisfacción de egresados y de satisfacción a empleadores. 5.9 Para el estudio de egresados se aplicará la formula con un 95% de confianza y para el caso del estudio de satisfacción de empleadores, se aplicará con un 90% de confianza, es decir, la muestra de egresados será más grande que la de empleadores. 5.11 La aplicación de esta fórmula permitirá que las Universidades tecnológicas con una cantidad de egresados superior a los 3,000 encuesten a una menor población que las que tengan cifras de egresados inferiores a las 1,000 personas, siendo en ambos casos confiable el resultado que se obtenga. 5.12 Preferentemente, este estudio se debe complementar con datos de la inserción de egresados de otras instituciones de educación superior en el mercado laboral; o bien con datos obtenidos a través de las cámaras o asociaciones empresariales, a cerca de la necesidad de TSU e ING en la localidad. 5.13 La información relativa al seguimiento de egresados para informar a la CGUTyP es:

ENCUESTA APLICACIÒN PERODICIDAD FORMATO F-SE-011 Encuesta de Salida

F-SE-013 Cuestionario de satisfacción del empleador

Septiembre – Diciembre

Termino de prácticas

profesionales

Físico y digital



Código IT-CSI-02

Versión 01


Vigencia 27/03/2021

F-SE-011 Encuesta de Salida

F-SE-013 Cuestionario de satisfacción del empleador

Enero – Abril Termino de prácticas

profesionales

Físico y digital

F-SE-012 Estudio de Seguimiento de egresados

Mayo – Junio 1 y 2 años Digital

MECASUT Julio – Agosto Anual Digital 5.14 Para garantizar la respuesta total de los egresados, es importante que se aplique de manera física y digital para conseguir y concentrar la información recabada, de esta manera lograr resultados más objetivos. 5.15 Hacer uso de las redes sociales (Facebook) para contactar al egresado en caso de no tener su respuesta inmediata en las encuestas.


SEC RESPONSABLE (S)


(CUÁNDO) (DÓNDE)


1 Coordinación Seguimiento de Egresados

Se redacta solicitud en oficio dirigido a Servicios Escolares con el fin de obtener de base de datos por cohorte generacional

Por cohorte generacional Formato oficio

2 Servicios Escolares Entrega de formato por cohorte generacional que se pretenda encuestar en el tiempo correspondiente

Por cohorte generacional F-JSE-16

3 Egresado El egresado realiza el llenado del formulario para conocer su ubicación una vez terminando relación con la universidad. (fecha de aplicación Sept-Dic)

Por cohorte generacional

F-SE-011 Encuesta de Salida

Coordinación Seguimiento de Egresados

A partir de los resultados obtenidos en el formulario de salida, la coordinación tiene la obligación de redactar un reporte completo de los hallazgos obtenidos.


Reporte generado por plataforma Survio

4 Dirección de Vinculación Siendo que la coordinación pertenece directamente al

área de vinculación, la dirección da revisión al reporte para después entregar a rectoría.



5 Rectoría Una vez en rectoría, se espera validación del reporte para que los hallazgos se hagan conocer en las áreas pertinentes.



6 CGUTyP Cargando la información pertinente se informa a la CGUTYP a través del sistema SIESE


Formato perteneciente a CGUTyP

7 Egresado El egresado responde encuesta en el que se le da un seguimiento a seis meses de a ver egresado (fecha de aplicación Ene-Abr)

A seis meses de egreso

F-SE-012 Estudio seguimiento de egresados

8 Empleadores Con la finalidad de conocer la satisfacción de los empleadores que trabajan con egresados TSU e ING se aplica un cuestionario (fecha de aplicación Ene-Abr y Sept-Dic)


F-SE-013 Cuestionario de satisfacción el empleador

9 Egresado Al año de ser egresado TSU e ING se aplica el Anual F-SE-012



Código IT-CSI-02

Versión 01


Vigencia 27/03/2021

formulario de salida para conocer su desempeño y colocación en el mercado laboral, además de reconocer el egresado que dese seguir estudiando (fecha de aplicación Julio)

Estudio seguimiento de egresados


Entrega de información pertinente a MECASUT Anual Formato

perteneciente MECASUT


Integración y captura de información de los resultados obtenidos en el año

Anual Reporte generado por plataforma Survio

12 Dirección de Vinculación Revisión reporte de integración y captura de

información de los hallazgos obtenidos en el año


13 Rectoría Validación reporte de integración y captura de información de los hallazgos obtenidos en el año


7. REGISTROS


TIEMPO RETENCI

ÓN

RESPONSABLE DEL RESGUARDO

(PUESTO)

TIPO DE RESGUARD

O LUGAR DE

ALMACENAJE

DISPOSICIÓN

ELECT

PAPEL

F-CSI-011 Encuesta de Salida

Tres años

Coordinación Seguimiento de

egresados

x

Carpeta de reportes por

cohorte generacional

Archivo muerto

F-CSI-012 Estudio seguimiento de

egresados

Tres años


egresados

x



Archivo muerto

F-CSI-013 Cuestionario de satisfacción el

empleador

Tres años


egresados

x



Archivo muerto

Formato generado

por plataforma

Survio

Reporte de ubicación de

recién egresados

Tres años


egresados

x



Archivo muerto

Formato generado

por plataforma

Survio

Reporte de seguimiento a un

año de egreso

Tres años


egresados

x



Archivo muerto

Formato generado

Reporte de satisfacción del

Tres años


x Carpeta de reportes por

Archivo muerto



Código IT-CSI-02

Versión 01


Vigencia 27/03/2021

por

plataforma Survio

empleador egresados cohorte generacional




Código IT-CCD-01

Versión 01


Vigencia 09/11/2021

Universidad Tecnológica de Saltillo ACTIVIDADES CULTURALES Y

DEPORTIVAS

5.6.1.4.1.3 5.6.1.4.1.4

5.6.1.4.1.5 5.6.1.4.1.6

ELABORÓ

Mtra. Marlenne Medina Trejo Rectora UT Saltillo

AUTORIZÓ REVISÓ

Lic. Manuel Orlando García García Coordinador Cultural y Deportivo

Li. Mtra. Yolanda Soberón Rodríguez Directora de Vinculación UT Saltillo



Código IT-CCD-01

Versión 01


Vigencia 09/11/2021

1. OBJETIVO Incentivar la participación de los estudiantes en programas de actividades culturales y deportivas, así como efectuar las actividades encaminadas al autocuidado y conservación de la salud involucrando a la comunidad universitaria.

2. ALCANCE Desde la convocatoria de cada uno de los clubes, encuentro deportivo y cultural de universidades tecnológicas en su etapa regional y nacional, así como la Universiada y ligas universitarias.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES ENDCUT: Encuentro Nacional Deportivo y Cultural de Universidades Tecnológicas. ACyD: Actividades Culturales y Deportivas.

4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-CCD-01 5. POLÍTICAS

5.1 El alumno aspirante a un club tendrá que llenar una breve solicitud de ingreso a club cultural o deportivo que se le proporcionará. 5.2 Para ser parte de algún equipo representativo de la universidad es necesario pertenecer a la universidad y tener promedio mínimo de 8.5. 5.3 Una vez inscrito el alumno en algún club deportivo, tendrá que someterse a unas pruebas físicas con un formato específico que el instructor del club deberá llenar con los resultados y los debe entregar al coordinador de actividades culturales y deportivas. 5.4 Una vez inscrito el alumno en algún club cultural, tendrá que someterse a una audición con un formato específico que el instructor del club deberá realizar y los deberá entregar al coordinador de actividades culturales y deportivas. 5.5 El instructor llevará una lista de asistencia semanal que tendrá que entregar junto con evidencia de las actividades realizadas. 5.6 Un alumno podrá ser aspirante a instructor de algún club cultural o deportivo siempre y cuando cumpla con los siguientes requisitos: ->Tener promedio mínimo de 8.5. -> Tener amplia experiencia en la disciplina. -> Llenar solicitud de aspirante a instructor. -> Entregar su currículo deportivo o cultural. -> Entregar 1 carta de recomendación. 5.7 El instructor tendrá que entregar un reporte mensual de las partes que se trabajaron adjunto a su última lista de asistencia del mes.



Código IT-CCD-01

Versión 01


Vigencia 09/11/2021

5.8 El instructor con apoyo del coordinador de actividades culturales y deportivas buscarán torneos, ligas locales, juegos amistosos, etc. Con objetivo de preparar mejor a los equipos representativos. 5.9 Todo aquel alumno que sea parte del equipo representativo de alguna disciplina de la universidad, tendrá que firmar una carta donde se compromete con el equipo. 5.10 Aquel alumno que requiera equipamiento deportivo en horario escolar, deberá llenar una breve solicitud con el coordinador de actividades culturales y deportivas, la cual tendrá que llevar con la dirección o coordinación académica para su autorización y así hacer el préstamo del equipo.


SEC RESPONSABLE (S)


(CUÁNDO) (DÓNDE)


1 Coordinador cultural y deportivo.

1. Se elabora la solicitud de apertura de club cultural o deportivo.

-Principio de cuatrimestre. -Universidad.

Solicitud. (Oficio)

2

Dirección de vinculación.

2. Autorización de la solicitud de apertura de club cultural o deportivo.

-Principio de cuatrimestre. -Universidad.

Solicitud. (Oficio)Planeación.

MP-CCD-01

3

Coordinador cultural y deportivo.

3. Se hace un análisis de requerimiento de personal para el puesto de instructor del club cultural o deportivo, ya sea alumno o docente de la universidad.

-Primera semana del cuatrimestre. -Universidad.

Oficio.

3.1

Coordinador cultural y deportivo, y Recursos Humanos

3.1 Si se decide que el instructor del club cultural o deportivo, es un docente de la universidad, se canaliza su contrato por las horas correspondientes.


-Contrato.

-Carga académica de actividades

culturales y deportivas.

3.2

Coordinador cultural y deportivo, y departamento de Becas estudiantiles.

3.2 Si se decide que el instructor del club cultural o deportivo, es un alumno de la universidad, se extiende una solicitud de beca por Actividades culturales y deportivas.


-Carga académica de actividades

culturales y deportivas.

4


4. Se adquieren y gestionan espacios fuera de la universidad para realizar actividades culturales o deportivas.

-Primera semana del cuatrimestre.

-Espacios culturales o deportivos.

-Oficio solicitud de préstamo de

espacios para ACyD.


5. Se hace un análisis de los requerimientos de equipo necesario para el club cultural o deportivo


-Oficio solicitud de requerimientos.

6 Dirección de vinculación.

6. Autorización de requerimientos necesarios de club cultural o deportivo.


-Oficio autorizado de solicitud de

requerimientos.



Código IT-CCD-01

Versión 01


Vigencia 09/11/2021

7


7. Se elabora un temario acerca de las competencias que deberá cumplir el alumno en su club deportivo o cultural.


-Temario de competencias.

8

Dirección de Vinculación

8. Se hace la revisión previa a la autorización del temario de competencias a cumplir en el club cultural o deportivo.



9 Rectoría 9. Se autoriza el temario de

competencias a cumplir, previa a la planeación estratégica.



10

Docente instructor del club cultural o deportivo.

10. Se realiza la planeación estratégica basada en competencias con el temario previamente elaborado, revisado y autorizado.


-Planeación estratégica.


11. Se elabora la convocatoria para inscripciones del club cultural o deportivo.


Convocatoria.


12. Se inscribe a los alumnos interesados en pertenecer a un club cultural o deportivo.


Solicitud de ingreso F-CCD-06.

13


13. Se le entrega al docente los formatos de las pruebas físicas o culturales a realizar con el alumno, así como las listas de asistencia.


-Formato de pruebas físicas F-

CCD-05.

-Listas de asistencia

F-CCD-01

14


14. Aplicación de las pruebas físicas o culturales a los alumnos integrantes del club cultural o deportivo. -Primera semana del

cuatrimestre. -Espacios deportivos

o culturales.

-Formato de pruebas físicas F-

CCD-05.

-Listas de asistencia.

F-CCD-01

15


15. Inicio de entrenamientos o ensayos de los clubes culturales o deportivos.

-Segunda semana del cuatrimestre. -Universidad.

-Planeación estratégica.


F-CCD-01

16


16. Se piden las listas de asistencia semanalmente a los docentes instructores encargados del club cultural o deportivo.

-Semana 2 a semana 15 del cuatrimestre.

-Universidad.


F-CCD-01

17 Docente instructor del club cultural o

17. Se adquieren juegos amistosos o presentaciones artísticas para adquirir

-Semana 3, 6, 9 y 11 del cuatrimestre.

-Oficio de solicitud de presentación



Código IT-CCD-01

Versión 01


Vigencia 09/11/2021

deportivo. experiencia en los alumnos. -Espacios culturales y

deportivos. artística o encuentro

amistoso.

18


18. Solicitud de inscripción a las ligas universitarias locales así como concursos artísticos universitarios.

-Cuatrimestre septiembre- diciembre.

-Universidad.

-Oficio de solicitud de inscripción a

ligas universitarias.

19


19. Autorización de inscripción a ligas universitarias.

-Cuatrimestre septiembre- diciembre.

-Universidad.


ligas universitarias.


20. Solicitud de inscripción a ENDCUT en sus etapas regional y nacional.

-Cuatrimestre enero abril.

-Universidad.


ENDCUT.

21 Dirección de vinculación.

21. Autorización de inscripción a ENDCUT en sus etapas regional y nacional.


-Universidad.


ENDCUT.

22


22. Análisis de requerimientos para el ENDCUT en sus etapas regional y nacional. -Cuatrimestre enero

abril. -Universidad.

-Oficio de requerimientos para

equipos representativos en

ENDCUT.

23


23. Revisión del Análisis de requerimientos para el ENDCUT en sus etapas regional y nacional.


-Universidad.



ENDCUT.

24

Rectoría 24. Autorización de requerimientos para el ENDCUT en sus etapas regional y nacional.


-Universidad.



ENDCUT.

25


25. Seguimiento de los entrenamientos y ensayos de equipos representativos y clubes.

-Periódicamente. -Espacios culturales y

deportivos.


F-CCD-01

7. REGISTROS


TIEMPO RETENCIÓ

N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD


ELECT

PAPEL

MP-CCD-01

Plan de entrenamiento 5 años

Coordinación de Actividades culturales y deportivas

x archivo

Coordinación de Actividades culturales y deportivas.



Código IT-CCD-01

Versión 01


Vigencia 09/11/2021

F-CCD-01 Lista de asistencia 5 años


x archivo


F-CCD-05

Formato de pruebas culturales o físicas

5 años


x archivo


F-CCD-06 Solicitud de Ingreso a Club 5 años


x archivo


-

Programa de actividades culturales y deportivas

5 años

Coordinación de actividades culturales y deportivas

x Archivo


-

Planeación de actividades culturales y deportivas

5 años

Coordinación de actividades culturales y deportivas

x archivo





Código PI-JDP-02

Versión 01


Vigencia 27/03/2021


COORDINACIÓN IMAGEN INSTITUCIONAL

5.6.1.4.1.7 5.6.1.4.1.8

5.6.1.4.1.9 5.6.1.4.1.10

ELABORÓ


AUTORIZÓ REVISÓ

EDUARDO CORDERO ROBLES JEFATURA DE PROMOCIÓN,

DIFUSIÓN Y PRENSA





Código PI-JDP-02

Versión 01


Vigencia 27/03/2021

5.6.1.4.1.11

ÍNDICE 1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. POLÍTICAS











14. COMUNICACIÓN




Código PI-JDP-02

Versión 01


Vigencia 27/03/2021

1. OBJETIVO Fortalecer la presencia institucional y las alianzas estratégicas con diversos organismos 2. ALCANCE Desde la planeación y conceptualización de diseño, imagen y campañas de posicionamiento institucional, externo e interno 3. POLÍTICAS

3.1 Para la presencia de la imagen institucional en medios será necesario generar gráficos para los diferentes medios.

3.2 Como parte de la difusión de actividades, será necesario realizar un informe cuatrimestral de las actividades de comunicación: boletines internos, manejo de medios, noticias institucionales y boletines de prensa.

3.3 Se planearán 2 eventos masivos como parte de posicionamiento de imagen y sentido de pertenencia. Como evidencia se deberá contar con el informe de los eventos institucionales con fotografías y listas de asistentes.

3.4 Únicamente se atenderán solicitudes de diseño e imagen de aquellos colaboradores que proporcionen la información completa y que incluya el llenado del F-JDP-03.

3.5 De todas las solicitudes de diseño recibidas será responsabilidad del solicitante la gestión de adquisición de los materiales cumpliendo con los procesos y formatos de la dirección administrativa y financiera.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES CII – Coordinación de Imagen Institucional 5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Recurso Humano: 1 coordinador. Material: Acceso a licitaciones, compras y adquisiciones, papelería e oficina. Financiero: Acceso a presupuesto basado en resultados. Infraestructura: Equipo de oficina y equipo para registro de eventos, internet 6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES 6.1 Rectoría 6.1.1. Responsabilidad 6.1.1.1 Revisa los diseños basado en la justificación de la propuesta del encargado de la coordinación. 6.1.1.2 Revisa las solicitudes recibidas por los diversos departamentos. 6.1.2 Autoridades 6.1.2.1 Autorizar diseños. 6.1.1.2 Autorizar la solicitud de requisito de diseño de las diversas áreas. 6.2 Coordinación de Imagen Institucional 6.2.1 Responsabilidad



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6.2.1.1 Elabora los diseños de la institución (presentación, banners, volantes, logotipos, campañas). 6.2.1.2 Atiende las solicitudes de los diversos departamentos. 6.2.2 Autoridad 6.2.2.1 Asignará un día de entrega acorde a la agenda de proyectos. 6.2.2.2 Regresara las solicitudes a los departamentos que no cuenten con la información completa requerida para cada proyecto. 7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE

(S) ACTIVIDAD



1 Coordinación de Imagen Institucional

Plan. Elabora el calendario de difusión que incluye las actividades programadas del departamento durante el año, y se planea la realización de cada una de ellas de acuerdo al instructivo de trabajo correspondiente con el fin de lograr la calidad en cada una de ellas.

Octubre Plan de difusión F-JPDP-01 Instructivos de trabajo IT-JPDP-01 IT-JPDP-02 IT-JPDP-03


Filosofía institucional. Implementar estrategias de sensibilización a Estudiantes, docentes y administrativos de manera cuatrimestral que ayuden a la comprensión de la filosofía institucional mediante capacitaciones, campañas, uso de material digital e impreso que se difunda en los diversos medios que el plan de difusión y seguimiento considere de impacto.

Octubre Plan de difusión F-JPDP-01 Manual de imagen institucional M-JPDP-01


Diseño. Dar imagen a las actividades conmemorativas y/o representativas del modelo Bilingüe, Internacional para medios electrónicos, digitales y medios impresos con el fin de lograr el posicionamiento e identidad en la sociedad en general y comunidad estudiantil, por medio de publicaciones libres y contratación de servicios de comunicación, videos, testimoniales, boletines, etc.

Cuatrimestral Plan de difusión F-JPDP-01 Instructivos de trabajo IT-JPDP-02


Tarjetas. Atender la solicitud de tarjetas de presentación del personal administrativo que así lo requiera, por medio del formato correspondiente para la elaboración de tarjetas de presentación.

Cuatrimestre Formato F-JPDP-05 Instructivos de trabajo IT-JPDP-01


Atención Extemporánea. Identificar las actividades extemporáneas que requieran atención de diseño,

Cuatrimestre Plan de difusión F-JPDP-01 Instructivos de



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cobertura y/o difusión, mediante la solicitud oportuna.

trabajo IT-JPDP-01 IT-JPDP-02 IT-JPDP-03


Registro. Archivar el registro de atenciones y avance del plan de promoción, difusión y prensa, mediante los formatos de registro generados.

Cuatrimestre Plan de difusión F-JPDP-02 F-JPDP-04 F-JPDP-07 F-JPDP-08

7 Coordinación de Promoción y Difusión y Coordinación de Imagen Institucional

Web. Mantener actualizada la información del sitio web mediante la recepción e información vigente proveniente de las diversas direcciones mediante oficio solicite.

Cuatrimestre Solicitud de diseño F-JPDP-03 Solicitud de difusión F-JPDP-06

8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-JDP-02 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-JDP-02 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Diseño digital e impresión de material promocional de la universidad

Campañas de posicionamiento institucional.

Recepción de solicitudes / material entregado

Anual Coordinación de imagen institucional.


• PIDE • Ley Federal de Trasparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. • Ley Federal de Responsabilidad Administrativa de los Servidores Públicos • Lineamientos Generales de la Coordinación General de Universidades Tecnológicas



Rectoría Planeación Estratégica Administración Planeación basada en resultados



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DOCUMENTO CÓDIGO Servicios Generales PI-CSG-03 Admisión PI-JSE-01 Viáticos IT-JSA-03 Servicios escolares Lista 14. COMUNICACIÓN




Alta de procedimientos

Una vez que este liberado por la Coordinación del SGC

A todos los involucrados que interactuaren antes, durante y después de ese procedimiento

Reuniones informativas Correos electrónicos Página del SGC

El responsable del procedimiento y la Coordinación del SGC



N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD

O

LUGAR DE ALMACENAJE

ELECT

PAPEL

F-JDP-01

Plan Anual de Difusión Institucional y Adquisición

2 años Jefatura de Promoción, Difusión y Prensa

X Respaldo digital en PC en la JPDP

F-JDP-05

Bitácora de entrega de promocionales 2 años

Jefatura de Promoción, Difusión y Prensa

X Carpeta física

F-JDP-07

Registro interno 2 años

Dirección, Jefatura o Coordinación que organice el evento

X Carpeta física

F-JDP-08

Registro externo 2 años

Dirección, Jefatura o Coordinación que organice el evento

X Carpeta física




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COORDINACIÓN DE PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN

5.6.1.4.1.12 5.6.1.4.1.13

5.6.1.4.1.14 5.6.1.4.1.15

5.6.1.4.1.16

ELABORÓ


AUTORIZÓ REVISÓ

EDUARDO CORDERO ROBLES COORDINACIÓN DE PROMOCIÓN,

DIFUSIÓN Y PRENSA





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ÍNDICE

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. POLÍTICAS











14. COMUNICACIÓN




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1. OBJETIVO Fortalecer la presencia institucional y las alianzas estratégicas con diversos organismos 2. ALCANCE Desde la planeación y conceptualización de la campaña hasta la difusión en medio digitales e impresos que informe a la sociedad en general de los municipios de Saltillo, General Cepeda y su zona de influencia. 3. POLÍTICAS

3.4 Para lograr las metas de captación de estudiantes de nuevo ingreso se deberá presentar el plan de difusión en el mes de octubre para integrarlo en el POA anual del año próximo.

3.5 Para la difusión o cubrir alguna actividad institucional en medios será necesario recibir el formato solicitud correspondiente.

3.6 Se realizará la promoción de la oferta educativa en instituciones de educación media superior, asimismo se deberá aplicar una encuesta para verificar la efectividad de los medios de difusión.

3.7 Como parte de la difusión de actividades, será necesario realizar un informe cuatrimestral de las actividades de comunicación: boletines internos, manejo de medios, noticias institucionales y boletines de prensa.

3.8 Para la organización del Open House se deberá contar con la información de área académica correspondiente a fecha, tema y apoyo en logística del evento.

3.9 La coordinación de promoción y difusión persuade, promueve y difunde ante la comunidad la convocatoria de nuevo ingreso que provee servicios escolares en la búsqueda de venta de fichas, es responsabilidad servicios administrativos validar el pago y de servicios escolares dar seguimiento al registro a CENEVAL.

3.10 Únicamente se atenderán solicitudes de difusión de aquellos colaboradores que proporcionen la información completa y que incluya el llenado del F-JDP-06.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES CDP- Coordinación de Promoción y Difusión 5. RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS E INFRAESTRUCTURA Recurso Humano: 1 coordinador. Material: Acceso a licitaciones, compras y adquisiciones, papelería e oficina. Financiero: Acceso a presupuesto basado en resultados. Infraestructura: Equipo de oficina y equipo de promoción e internet. 6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES 6.1 Vinculación 6.1.1. Responsabilidad 6.1.1.1 Considerar la planeación anual para la solicitud de material de promoción. 6.1.1.2 Gestionar con la dirección académica el prestamos de estudiantes durante el periodo de promoción. 6.1.2 Autoridades 6.1.2.1 Validar documento de planeación anual. 6.1.1.2 Validar y generar oficios comisión para la visita a escuelas. 6.2 Coordinación de Promoción y Difusión



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6.2.1 Responsabilidad 6.2.1.1 Generar documento de planeación anual 6.2.1.2 Presentar programa de visitas a escuelas y difusión de actividades institucionales. cobertura de eventos. 6.2.2 Autoridad 6.2.2.1 Asignará un día de entrega acorde a la agenda de proyectos. 6.2.2.2 Regresara las solicitudes a los departamentos que no cuenten con la información completa requerida para cada proyecto. 7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SEC RESPONSABLE

(S) ACTIVIDAD



1 Coordinador de Promoción y Difusión

Promoción y visitas. Elabora el calendario de difusión que incluye las actividades programadas del departamento durante el año, y se planea la realización de cada una de ellas de acuerdo al instructivo de trabajo correspondiente con el fin de lograr la calidad en cada una de ellas.

Octubre Plan de difusión F-JDP-01 Instructivos de trabajo IT-JDP-01 IT-JDP-03


Difusión. Difundir las actividades conmemorativas así como la filosofía institucional en medios electrónicos y medios impresos con el fin de lograr el posicionamiento e identidad en la sociedad en general y comunidad estudiantil, por medio de publicaciones libres y contratación de servicios de comunicación publicitarios digitales e impresos.

Cuatrimestral Plan de difusión F-JDP-01


Prensa. Fortalecer los vínculos que permitan compartir contenido institucional a los diversos medios de comunicación de la localidad para contratar y/o cubrir publicaciones, entrevistas y ruedas de prensa que posicionen las actividades institucionales. Generando un directorio actualizado de contactos.

Cuatrimestre Plan de difusión F-JDP-01 Instructivos de trabajo IT-JDP-01


Atención Extemporánea. Identificar las actividades extemporáneas que requieran atención de diseño, cobertura y/o difusión, mediante la solicitud oportuna.

Cuatrimestre Plan de difusión F-JDP-01 Instructivos de trabajo IT-JDP-01 IT-JDP-03


Digital. Dar seguimiento a inquietudes, preguntas y atención a personas que establezcan contacto por medios digitales mediante el uso de redes sociales, buzón de atención

Cuatrimestre Plan de difusión F-JDP-01



Código PI-JDP-01

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de la página web o correo electrónico.


Registro. Archivar el registro de atenciones y avance del plan de promoción, difusión y prensa, mediante los formatos de registro generados.

Cuatrimestre Plan de difusión F-JDP-02 F-JDP-04 F-JDP-07 F-JDP-08


Eventos. Difundir los eventos institucionales de los que se reciba solicitud de cobertura o información completa (fotografías y reseña), para publicar en redes sociales y/o medios de comunicación.

Cuatrimestre

Plan de difusión F-JDP-01 Instructivos de trabajo IT-JDP-01

8 Coordinación de Promoción y Difusión y Coordinación de Imagen Institucional

Web. Mantener actualizada la información del sitio web mediante la recepción e información vigente proveniente de las diversas direcciones mediante oficio solicite.

Cuatrimestre Solicitud de diseño F-JDP-03 Solicitud de difusión F-JDP-06

8. DIAGRAMA DEL PROCESO Anexo DF-JDP-01 9. RIESGOS INHERENTES Anexo RI-JDP-01 10. INDICADOR DE PROCESO Y/O PRODUCTO INDICADOR META FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Captar estudiantes de nuevo ingreso mediante estrategias de promoción

350 FICHAS No. Fichas vendidas/ alumnos registrados en plataforma de la universidad

Enero-Julio Jefatura de Promoción


• PIDE • Ley Federal de Trasparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. • Ley Federal de Responsabilidad Administrativa de los Servidores Públicos • Lineamientos Generales de la Coordinación General de Universidades Tecnológicas



Rectoría Planeación Estratégica Administración Planeación basada en resultados



Código PI-JDP-01

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DOCUMENTO CÓDIGO Servicios Generales PI-CSG-03 Reinscripción PI-JSE-02 Admisión PI-JSE-01 Viáticos IT-JSA-03 Servicios escolares Lista Becas IT-JP-02 Filosofía institucional F-REC-02 14. COMUNICACIÓN




Convocatoria de nuevo ingreso

Enero-julio Estudiantes de media superior

Visita promoción Coordinador de difusión / maestro

Comunicados internos

año Maestros , alumnos ,personal administrativo

Redes sociales, grupos what´s app

Coordinador de difusión



N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD

O

LUGAR DE ALMACENAJE

ELECT

PAPEL

F-JDP-01

Plan Anual de Difusión Institucional y Adquisición

2 años Coordinación de Promoción y Difusión

X Respaldo digital en PC en la CPD

F-JDP-02

Bitácora de visitas 5 años Coordinación de Promoción y Difusión

X Carpeta física

F-JDP-04

Bitácora de entrega de promocionales 2 años

Coordinación de Promoción y Difusión

X Carpeta física

F-JDP-07

Registro interno 2 años Coordinación de Promoción y Difusión

X Carpeta física

F-JDP-08

Registro externo 2 años Coordinación de Promoción y Difusión

X Carpeta física




Código IT-JDP-01

Versión 01


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VISITAS DE PROMOCIÓN

5.6.1.4.1.1 5.6.1.4.1.2


CLAUDIA RODRÍGUEZ CASTILLO COORDINACIÓN DE PROMOCIÓN,

DIFUSIÓN Y PRENSA





Código IT-JDP-01

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1. OBJETIVO Fortalecer la presencia institucional y las alianzas estratégicas a través de visitar 10 instituciones de educación media superior para impulsar la venta de fichas y ampliar el conocimiento de la oferta académica y modelo BIS de la Universidad. 2. ALCANCE Comunicación con personal de bachilleratos generales y técnicos para la gestión de visitas de promoción y asistencia en las propias ferias vocacionales. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES CENEVAL. Centro Nacional para la Evaluación de la Educación Superior 4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-JDP-03 5. POLÍTICAS Las visitas a escuelas se programarán una vez que se cuente con las cuotas definitivas del año de ingreso, así como las fechas de arranque de venta de fichas, costo de ficha y programa de exámenes de CENEVAL. Los viáticos aplicados a visitas escolares se deben autorizar en la dirección de vinculación con los lineamientos previamente consultados en la dirección administrativa. 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

SEC RESPONSABLE (S)


(CUÁNDO) (DÓNDE)


1 Dirección Académica

Definir las dos fechas de exámenes de admisión

Mayo y Julio Calendario Académico Anual

2 Sistemas Activación de plataforma para registro de venta de fichas en sitio web institucional

Enero Oficio

3 Promoción, Difusión y Prensa

solicitar el material de promoción (folletos, volantes, presentación, artículo promocional económico, banners publicitarios)

Diciembre Archivos


Agendar citas para visitas Febrero Oficio de visita


Solicitud de viáticos para gasolina y/o alimentación

Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo. Oficio comisión


Reporte de visitas / Oficio comisión Cada visita F-JDP-02



Código IT-JDP-01

Versión 01


Vigencia 27/03/2021

7. REGISTROS

CÓDIGO

NOMBRE DEL FORMATO

TIEMPO RETENCIÓ

N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD


ELECT

PAPEL

F-JDP-02

Bitácora de visitas 2 años JDP X Carpeta física

F-JDP-07

Registro interno y externo 2 años JDP X Carpeta físico




Código IT-JDP-01

Versión 01


Vigencia 27/03/2021



Código IT-JDP-03

Versión 01


Vigencia 27/03/2021


OPEN HOUSE

5.6.1.4.1.1 5.6.1.4.1.2


CLAUDIA RODRÍGUEZ CASTILLO COORDINACION DE PROMOCIÓN,

DIFUSIÓN Y PRENSA





Código IT-JDP-03

Versión 01


Vigencia 27/03/2021

1. OBJETIVO Exposición y exhibición de fin de cuatrimestre que busca que estudiantes de otras instituciones sean partícipes del conocimiento adquirido por los diversos grupos, así como conocer la experiencia de estudiantes que han participado en el programa de movilidad. Fortalecer la presencia institucional y las alianzas estratégicas con instituciones educativas a través de captar estudiantes de nuevo ingreso para cubrir el 80% de la capacidad instalada. 2. ALCANCE Participación de al menos 10 instituciones externas. Obtención de venta de fichas en la Universidad. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES Staff – PERSONAL DE APOYO 4. DIAGRAMA DE FLUJO Anexo DF-JDP-05 5. POLÍTICAS 5.1 La temática del Open House se define por la Coordinación de Idiomas 5.2 Todos los estudiantes de TSU e Ingeniería, así como sus docentes deben participar. 5.3 En caso de no empatar la fecha del English Day con las pruebas académicas obligatorias estatales y federales que se aplica a los bachilleratos, la fecha del evento podrá cambiar. 5.4 Todo el personal administrativo debe participar. 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

SEC RESPONSABLE (S)


(CUÁNDO) (DÓNDE)


1 Dirección Académica

Calendarizar fecha del evento Agosto Oficio

2 Dirección Académica.

Junta con estudiantes que han participado en programa de movilidad para planear la exposición y junta con estudiantes que expondrán de cada carrera y con estudiantes STAFF

Marzo Registro F-JDP-07 Fotografías

3 Promoción y Difusión

Llamar, invitar y proveer información del evento a las instituciones

Marzo Oficio

4 Vinculación Invitación de autoridades Marzo Oficio


Generar cronograma de visitas por horario a cada institución Marzo Archivo Excel


Confirmar la asistencia de las instituciones Abril Correo /registro de

visitantes



Código IT-JDP-03

Versión 01


Vigencia 27/03/2021

7 Servicios generales

Solicitud y logística de camiones Abril Oficio

8 Servicios Escolares / Caja

Venta de fichas durante el evento Abril Ficha, fotografía


Elaboración y aplicación de encuesta de satisfacción del cliente Abril

Oficio con resultados de

encuestas

7. REGISTROS

CÓDIGO

NOMBRE DEL FORMATO

TIEMPO RETENCIÓ

N

RESPONSABLE DEL

RESGUARDO (PUESTO)

TIPO DE RESGUARD


ELECT

PAPEL

F-JDP-07

Registro interno y externo 2 años JDP X Carpeta


universidad tecnológica de saltillo

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