universidad tÉcnica particular de...

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA

UNIVERSIDAD TÉCNICA

PARTICULAR DE LOJA

La Universidad Católica de Loja

“DISEÑO Y ELABORACIÓN DE UN MANUAL

DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA

LA EMPRESA “DISTRIBUIDORA GRANDA

S.A.”, EN LA CIUDAD DE LOJA.”

AUTORA:

Gloria Janeth Granda Robles

DIRECTOR:

Dr. Lenin Paladines Salvador

CENTRO UNIVERSITARIO

LOJA - 2009

Tesis de grado previa la obtención

del Título de Ingeniera en

Administración de Empresas.

II

CERTIFICACIÓN

Ing. Ana Gabriela Ojeda Vivanco

DIRECTOR DE TESIS

CERTIFICA:

Que el presente trabajo de investigación, realizado por la estudiante Gloria Janeth

Granda Robles, ha sido orientado y revisado durante su ejecución, cumpliendo con

todos los requisitos de fondo y forma establecidos por la Universidad Técnica Particular

de Loja, por lo tanto autorizo su presentación.

Loja, 30 de Noviembre del 2009.

--------------------------------------------------------

Ing. Ana Gabriela Ojeda Vivanco

DIRECTOR DE TESIS

III

CESIÓN DE DERECHOS

Gloria Janeth Granda Robles, declaro conocer y aceptar la disposición del Art. 67 del

estatuto orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que en su parte

pertinente textualmente dice: “Forman parte del patrimonio de la Universidad la

propiedad intelectual de investigaciones, trabajos científicos o técnicos y tesis de grado

que se realicen a través, o con el apoyo financiero, académico o institucional (operativo)

de la Universidad”.

--------------------------------------------------------


IV

AUTORÍA

Las ideas, conceptos, procedimientos y resultados vertidos en el presente trabajo, son

de exclusividad y responsabilidad de la autora.

--------------------------------------------------------


V

DEDICATORIA

A Dios, que ha guiado día tras día mi camino y ha derramado en mí muchas

bendiciones, me ha dado valor para seguir adelante y luchar por lo que

quiero, inteligencia para aprehender y ser cada día mejor, amor para

compartir con los demás la dicha de vivir, en un entorno de afecto, ayuda,

comprensión y respeto.

A mis padres que han sido modelos de conducta, respeto y comprensión, y a

mi madre que me enseñó el amor y la amabilidad, a mis abuelitos por sus

consejos y su apoyo incondicional.

A mi esposo quien es el complemento de mi vida. A mi hijo Emilio José que es

el motor de mi vida, el que cada día con su sonrisa esplendorosa me da la

fuerza y las ganas de seguir luchando y querer ser cada día mejor; porque él

es la razón de ser, es mi vida, mi amor.

La Autora

VI

AGRADECIMIENTO

Expreso de manera formal mi agradecimiento a la Universidad Técnica Particular de

Loja por darme la oportunidad de llevar a cabo mis estudios profesionales.

Agradezco a Distribuidora Granda por su gentil colaboración al proporcionarme toda la

información necesaria para desarrollar el presente trabajo de investigación.

De manera especial, mi agradecimiento al Dr. Lenin Paladines Salvador por haberme

guiado y orientado acertadamente en la culminación del presente trabajo investigativo.

Finalmente agradezco a todas las personas que de una u otra manera contribuyeron

para que este trabajo llegue a su feliz término.

La Autora

VII

RESUMEN EJECUTIVO

El presente trabajo de investigación tiene la finalidad de contribuir al desarrollo

organizacional de la empresa Distribuidora Granda S.A., tomando en cuenta que una de

las herramientas que guían el adecuado funcionamiento de la organización es el Manual

de Funciones y Procedimientos, pues por medio de ello se reflejan los principios

fundamentales bajo los cuales debe operar la empresa, de tal manera que todas las

acciones y decisiones realizadas sean congruentes con los valores de la misma; puesto

que estos van creando una conciencia de que todos los integrantes de la organización

sean responsables, creativos e innovadores lo que asegurará el éxito de la empresa.

Por tal motivo la investigación que he desarrollado se encuentra distribuida en cuatro

capítulos que detallo a continuación:

En el capítulo I se realiza una breve reseña histórica de la empresa Distribuidora Granda

S.A., explicando desde cuando empezó a funcionar y con sus años de experiencia

como ha venido influyendo en el desarrollo comercial y socio económico de los

pequeños y medianos comerciantes de la región sur del país. También se habla de la

estructura orgánica funcional, del plan estratégico y finalmente concluye con las políticas

que guían la empresa.

El capítulo II contiene varios ítems; iniciando con el diagnóstico situacional de la

empresa y los factores mas importantes de la misma, lo sobresaliente de este capítulo

es el análisis FODA de la empresa lo que le permite ver como se ha venido

desenvolviendo y de esta manera desarrollar estrategias para superar a la competencia,

y por ultimo se detalla la cadena de valor de Distribuidora Granda.

En el capitulo III se refiere a la parte teórica de la investigación donde se describen las

siguientes definiciones: Plan Estratégico, Diagnóstico Empresarial, Análisis FODA,

Cadena de Valor, Manual de Funciones y Procedimientos.

En el capítulo IV se realiza la elaboración del manual de funciones y procedimientos el

cual se lo ha desarrollado por departamentos, de manera que todos los empleados de la

VIII

empresa tengan conocimientos del manejo de procedimientos y de los alcances de las

diferentes funciones.

Y para finalizar se realiza las conclusiones y recomendaciones de la investigación que

espero sean tomadas en cuenta.

IX

ÍNDICE DE CONTENIDOS

PÁG.

CERTIFICACIÓN II

CESIÓN DE DERECHOS III

AUTORIA IV

DEDICATORIA V

AGRADECIMIENTO VI

RESUMEN EJECUTIVO VII

INDICE DE CONTENIDOS IX

CAPÍTULO I

CAPÍTULO 1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA 1

1.1. Descripción de Distribuidora Granda 1

1.2. Organigrama de la empresa 2

1.3. Plan Estratégico 2

1.3.1. Misión 2

1.3.2 Visión 3

1.3.3 Valores 3

1.3.3.1. Espíritu emprendedor 3

1.3.3.2. Honestidad 3

1.3.3.3. Trabajo en equipo 3

1.3.3.4. Dirección con el ejemplo 4

1.3.3.5. Respeto y apoyo a nuestra gente, clientes y proveedores 4

1.3.3.6. Servicio 4

1.3.4. Objetivos 4

1.3.4.1 Objetivo general 4

1.3.4.2 Objetivos específicos 4

1.4. Políticas de la Empresa 5

1.4.1. Políticas o reglas de los empleados 5

1.4.2. Prohibiciones 5

X

CAPITULO II

2. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL 7

2.1. Análisis situacional de la empresa 7

2.1.1. Principales proveedores 8

2.1.2. Competidores potenciales 9

2.1.3. Ciclo de vida de Distribuidora Granda 10

2.2. FODA 10

2.2.1. Análisis interno 10

2.2.1.1 Fortalezas 10

2.2.1.2 Debilidades 11

2.2.2. Análisis externo 11

2.2.2.1 Oportunidades 11

2.2.2.2 Amenazas 11

2.3. Cadena de valor de Distribuidora Granda 12

CAPITULO III

3. MARCO TEÓRICO DE LA INVESTIGACIÓN 13

3.1. Plan estratégico 13

3.2. Diagnóstico empresarial 13

3.3. Análisis FODA 13

3.4. Cadena de valor 13

3.5. Manual de funciones 14

3.5.1. Concepto 14

3.5.2. Objetivos 14

3.5.3. Importancia 15

3.5.4. Ventajas 15

3.5.5. Desventajas 16

3.5.6. Partes que consta el manual de funciones 17

3.6. Manual de procedimientos 17

3.6.1. Concepto 17

3.6.2. Importancia 18

3.6.3. El Manual como medio de comunicación 18

3.6.4. Ventajas 18

XI

3.6.5. Herramientas para describir y documentar los procesos 19

3.6.6. Clasificación de los manuales administrativos 20

3.6.6.1. Por su contenido 20

3.6.6.2. Por su función específica 22

3.6.6.3. General 24

3.6.6.4. Específico 24

3.6.7. Descripción de las operaciones 25

CAPITULO IV

4. MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA

DISTRIBUIDORA “GRANDA S.A.” 26

4.1. Manual de funciones 26 - 53

4.2. Manual de procedimientos 54 - 72

CONCLUCIONES 73

RECOMENDACIONES 74

BIBILOGRAFÍA 75

ANEXOS 76

7

2. DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL

2.1. ANÁLISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA

Distribuidora Granda es una empresa comercial, que se dedica a comercializar y a

distribuir las mejores líneas de productos de consumo masivo. Empieza sus actividades

el 12 de junio de 1986 con la distribución y comercialización de los productos de la línea

de SUPAN e INACAKE, para lo cual solicita un crédito de 800.000 mil sucres al Banco

de Loja como capital inicial de trabajo y adquiere un vehículo para la repartición de los

productos.

En 1992 incorpora la distribución de productos lácteos de la fábrica INLECHE bajo la

marca PURA CREMA, para lo cual se realiza un crédito de 1’000.000 millón de sucres al

Banco la Previsora para adquirir otros vehículos, así mismo, contrata más personal de

ventas para mejorar la logística y distribución.

En 1994 deja de distribuir la línea SUPAN e INACAKE, puesto que la fábrica le exige a

la empresa que sea distribuidor exclusivo de esa línea, por lo que se la sustituye por la

línea de galletería y pastelería transnacional NAVISCO-ROYAL.

FUENTE: Distribuidora Granda S.A.

ELABORADO: La Autora

8

En 1998 se incorpora la distribución de licores importados fundamentalmente de la

familia GRANT’S de Escocia.

En 1999 la empresa se amplía más con la distribución de productos SNACKE de la

compañía ECUAMAIZ, así como de productos como: pilas, baterías de la marca

EVEREADY y ENERGIZER.

En el año 2000 se deja la línea de NAVISCO-ROYAL y es reemplazada por la línea de

confitería ARCOR importada desde Argentina, en base a este crecimiento sostenido la

empresa adquiere un edificio para la instalación de oficinas y bodegas, ubicado en la

avenida Universitaria y Azuay.

En el año 2003 diversifica su actividad y abre las puertas del Supermercado Granda en

la planta baja del edifico para ofrecer una completa variedad de productos al pormenor.

En el 2004 se incrementa la línea de productos luminaria OSRRAN y

MILTIPRODUCTOS DEL ECUADOR.

En el 2005 cierra las operaciones del Supermercado Granda debido a que el Estado a

través del Ministerio de Gobierno declara al edificio de su propiedad para su compra.

En el 2006 Distribuidora Granda empieza la construcción de sus nuevas oficinas y

bodegas en la avenida Orillas del Zamora y Clodoveo Carrión terminando e inaugurando

las mismas en el 2008. A partir de ese año se ha incrementado el parque automotriz de

la empresa y el número de colaboradores con la finalidad de cubrir con la distribución de

sus productos en la provincia de Loja, Zamora y la parte alta de la provincia de El Oro.

2.1.1. Principales proveedores

Distribuidora Granda, cuenta con el respaldo de exclusividad, de los siguientes

proveedores:

9

PROVEEDORES

ARCOR

INLECHE

ECUAMAIZ

OSRAM

EVEREADY

MULTIPRODUCTOS DEL ECUADOR

PURA CREMA

Esta es la única empresa a nivel local que puede distribuir dichos productos, es

importante recalcar que esto le da una gran ventaja frente a sus competidores, puesto

que por sus reconocidos y probados productos finales, en capacitación, estrategias y

dotación (ventas), permite a la empresa ser líder en el mercado.

Además cuenta con otras líneas de productos como son: KIMBERLY CLARK, NIRSA,

IMPALCASAR, entre otros, que le proveen; siendo estos ítems compartidos con otros

empresarios de la competencia.

2.1.2. Competidores potenciales

Los competidores potenciales de Distribuidora Granda son:

COMPETIDORES

AMAVI ROMAR DARPA CAMEL

Es importante mencionar que dentro de los competidores principales existe competencia

desleal ya que estos lo hacen quebrando precios de los ya establecidos en el mercado.

Por esta razón Distribuidora Granda S.A. puede identificar fácilmente a sus

competidores; frente a ello la única manera de competir es: teniendo una mayor

frecuencia de visita al cliente, ofreciendo promociones, brindando diversidad de

productos, dando facilidades de pago y tratando siempre de mejorar el servicio. Todo

esto le ha permitido crecer a través del desarrollo selectivo de nuevos canales de

comercialización, logrando lealtad en sus clientes y un posicionamiento potencial en el

mercado.

10

2.1.3. Ciclo de vida de Distribuidora Granda

Distribuidora Granda se encuentra en la etapa de madurez, puesto que ya tiene un

posicionamiento en el mercado por sus años de experiencia, conocimiento del marco

empresarial y solvencia económica lo que le permite a la empresa el reparto de buenos

dividendos, y además, poder invertir en otros productos que se hallen en las primeras

fases de vida.

2.2. ANÁLISIS FODA

2.2.1. Análisis interno

2.2.1.1. Fortalezas

Cuenta con infraestructura propia que le permite soportar un incremento en

productos.

Visión empresarial

Solvencia económica, le da una mayor estabilidad a la empresa.

Prestigio de la empresa por su calidad y experiencia.

Posicionamiento en el mercado





CICLO DE VIDA DE DISTRIBUIDORA GRANDA S.A.

TIEMPO

VENTAS

Introducción Crecimiento Madurez Declive

11

Tecnología competitiva y computarizada

Capacidad de liderazgo

Variedad de productos

Eficacia de la distribución

Uso de planes estratégicos

Buena comunicación, facilita la transferencia de información de datos a nivel de

todos los departamentos.

Conocimiento de la competencia

Rentabilidad e ingreso

2.2.1.2. Debilidades

Falta de un manual de funciones y procedimientos

Falta de conocimiento de la filosofía de la empresa por parte de los empleados.

Falta de capacitación para el manejo de nueva tecnología.

Constante rotación del personal, especialmente en el área de ventas, como

vendedores y cargadores.

Los mecanismos de supervisión y control no están funcionando adecuadamente.

La no realización de evaluación de desempeño de los empleados

2.2.2. Análisis externo

2.2.2.1. Oportunidades

Expansión del mercado

Incremento de nuevas líneas de productos

Accesible al mercado de la provincia de Loja

Buenos argumentos de venta

Productos fáciles de vender

2.1.1. Amenazas

Competencia desleal

Regulaciones del gobierno, por sus fuertes restricciones para la importación.

12



INICIO

FIN

Captación de nuevos clientes y satisfacción

de los consumidores con productos de calidad y

excelente servicio.

Visita frecuente a los clientes para la

recaudación de facturas y toma de nuevos

pedidos

Se instala exhibidores para los productos y se pega afiches sin costo adicional para el cliente

Ejecuta la entrega de pedidos con

productos de calidad garantizados

Personal de excelencia, capacitados para

ventas

Realiza la demostración del catalogo de

productos, ofrece descuentos y promociones

Procura que la entrega del producto

se realice en el menor tiempo posible

Productos sustitutos

2.3. CADENA DE VALOR DE DISTRIBUIDORA GRANDA

Distribuidora Granda tiene como ventaja competitiva potencial una diversidad de

productos de calidad ya que cuenta con el respaldo de exclusividad de dichos

proveedores para ser distribuidor exclusivo a nivel local, además esto le permite

mejorar el precio como producto de compra de volúmenes; siendo este accesible a las

necesidades del consumidor, también es importante recalcar la atención y el servicio

excelente que se le brinda al cliente lo cual nos ha permitido lograr su lealtad y a la vez

expandirnos a nuevos consumidores y además alcanzar un posicionamiento potencial

en el mercado.

CADENA DE VALOR DE DISTRIBUDORA GRANDA S.A.

13

3. MARCO TEÓRICO DE LA INVESTIGACIÓN

3.1. Plan estratégico

La planificación estratégica es un proceso en el que se toman un conjunto de decisiones

interactivas y superpuestas que conducen al desarrollo de una estrategia eficaz para

una empresa.

3.2. Diagnóstico empresarial

El diagnóstico o evaluación empresarial consiste en un análisis crítico (valoración de

puntos positivos y negativos), que considere tanto el pasado como el presente y el futuro

del ente, relacionándolo con su entorno. Este diagnóstico debe hacerse aplicado un

juicio cualitativo, que permita evaluar las causas y consecuencias del desarrollo

empresarial, intentando tener en todo momento un plan de mejora.

3.3. Análisis FODA

Este método se centra en un permanente conocimiento, por parte de la empresa, de su

capacidad competitiva, brindándole a través del análisis FODA (fortalezas,

oportunidades, debilidades, amenazas), la posibilidad de conocer en un momento

determinado cuales son sus puntos fuertes y sus puntos débiles, así como las

amenazas y oportunidades que se prevén para el futuro, para el logro de los objetivos

establecidos.

Se trata, por tanto, de una constante autoevaluación que efectúa la empresa, que

servirá como referencia para medir su capacidad de respuesta frente a las

circunstancias cambiantes del entorno.

3.4. Cadena de valor

“La cadena de valor categoriza las actividades que producen valor añadido en una

organización. Las actividades primarias se dividen en: logística interna, operaciones

(producción), logística externa, ventas y marketing, servicios post-venta

14

(mantenimiento). Estas actividades son apoyadas por: dirección de administración,

dirección de recursos humanos, desarrollo de tecnología (investigación y desarrollo) y

abastecimiento (compras). Para cada actividad de valor añadido han de ser identificados

los generadores de costes y valor.”1

3.5. Manual de funciones2

3.5.1. Concepto

Un manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa con el fin de

delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de una compañía.

3.5.2. Objetivos

De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales de funciones permiten

cumplir con los siguientes objetivos:

a) Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones,

políticas, procedimientos, normas, etc.

b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad para deslindar

responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

c) Contribuir a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la

uniformidad en el trabajo.

d) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso,

facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

e) Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas

administrativas.

f) Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya

que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

1 www.wikipedia.org/wiki/Cadena-de-valor

2 www.monografías.co/manual-de-procedimientos-y-funciones.htm/

http://www.monografías.co/manual-de-procedimientos-y-funciones.htm/

15

g) Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

h) Interviene en la consulta de todo el personal.

i) Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

j) Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.

k) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como

deben hacerlo.

l) Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

m) Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los

sistemas, procedimientos y métodos.

3.5.3. Importancia

El Manual de Funciones es importante por que representa la descripción de las

responsabilidades y tareas asignadas a cada uno de los cargos establecidos dentro de

la estructura organizativa y señala además la dependencia y coordinación entre éstos.

El contar con esta herramienta busca:

a) Representar la conformación de la empresa a través de una estructura organizativa,

definiendo niveles y áreas de intervención: Toma de decisiones, dirección, ejecución,

control y evaluación.

b) Establecer claramente los niveles de coordinación interna.

c) Establecer los sistemas de administración y el control de los recursos.

d) Lograr que los miembros y funcionarios asuman responsabilidad por sus decisiones

y acciones.

e) Generar información útil, oportuna y confiable para la elaboración de informes

económicos y financieros para la toma de decisiones y planificación de nuevas

actividades.

3.5.4. Ventajas

Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas:

1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.

16

2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan

general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

3. Facilita el estudio de los problemas de organización.

4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias

en la organización.

5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del

personal clave.

6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la

organización.

7. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos

niveles.

8. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación

de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.

9. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.

10. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

11. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los

procedimientos, las funciones, las normas, etc.

12. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.

13. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del

tiempo.

14. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.

15. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

3.5.5. Desventajas

Entre los inconvenientes que presentan los manuales se encuentran los siguientes:

1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un

manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un

manual y conservarlo al día.

3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

4. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las

operaciones.

17

5. El costo de producción y actualización puede ser alto.

6. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.

7. Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales,

cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.

3.5.6 Partes para la elaboración de un manual de funciones

Para la elaboración de un manual de funciones éste debe constar de las siguientes

partes:

Cargo.- En el se describen las obligaciones de cada unidad de los departamentos de la

empresa.

Objetivo.- En el se define los propósitos de cada unidad desde Gerencia hasta los

subordinados de la organización.

Relación organizacional.- Define la relación de dependencia que tiene cada unidad

con los cargos superiores y de cooperación.

Funciones generales.- Define en el manual de funciones y responsabilidades para

cada dependencia conforme a la naturaleza de cada unidad.

3.6. Manual de procedimientos3

3.6.1 Concepto

Se considera al manual de procedimientos como el instrumento que establece los

mecanismos esenciales para el desempeño organizacional de las unidades

administrativas. En él se definen las actividades necesarias que deben desarrollar los

órganos de línea, su intervención en las diferentes etapas del proceso, sus

responsabilidades y formas de participación; finalmente, proporciona información básica

para orientar al personal respecto a la dinámica funcional de la organización.

3 www.monografías.com/manual-de-procedimientos.htm/

18

3.6.2. Importancia

El manual de procedimientos es muy importante por que es un instrumento

imprescindible para guiar y conducir en forma ordenada el desarrollo de las actividades,

evitando la duplicidad de esfuerzos, todo ello con la finalidad optimizar el

aprovechamiento de los recursos y agilizar los trámites que realiza el usuario, con

relación a los servicios que se le proporcionan. En este sentido, se pretende que la

estructuración adecuada del manual, refleje fielmente las actividades específicas que se

llevan a cabo, así como los medios utilizados para la consecución de los fines,

facilitando al mismo tiempo, la ejecución, seguimiento y evaluación del desempeño

organizacional. Éste debe constituirse en un instrumento ágil que apoye el proceso de

actualización y mejora, mediante la simplificación de los procedimientos que permitan el

desempeño adecuado y eficiente de las funciones asignadas.

3.6.3. El manual como medio de comunicación

La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de

mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la

dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y

procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado

puede ser un valioso instrumento administrativo.

En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las

decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propósito señalar en forma

sistemática la información administrativa.

3.6.4 Ventajas

Las ventajas que se alcanzan en un manual de procedimientos son:

Organización eficiente al asignar a cada funcionario las tareas mínimas a ser

cumplidas y la forma de interrelacionarse con las demás áreas de trabajo; evita

duplicación y ausencia de espacios de trabajo.

19

Información exacta y oportuna para que el directorio y la administración tomen las

decisiones más convenientes en cuanto a operación o presentación de propuestas

para la adecuación de estrategias o políticas a nivel de la asamblea.

Operación orientada a resultados efectivos, minimizando riesgos y costos y

maximizando resultados y ganancias. La implementación de niveles de control ayuda

a promover la eficiencia en las operaciones de la empresa.

Confiabilidad de que todas las decisiones tomadas por la asamblea y el directorio

sean correctamente ejecutadas por el personal.

Prevenir pérdidas por mal manejo o apropiación indebida de bienes, recursos y

derechos que se generan en medios desorganizados y sin control.

3.6.5. Herramientas para describir y documentar los procesos

Generalmente se utilizan dos herramientas para describir y documentar los procesos en

el manual y son:

Ficha de descripción narrativa del proceso: se realiza una ficha descriptiva por cada

proceso que incluya, al menos:

- El responsable del proceso.

- El objetivo de ese procedimiento

- Los departamentos implicados.

- La descripción narrativa con las actividades que se deban llevar a cabo.

Los diagramas de flujo: permiten ver de manera gráfica los pasos que sigue el

proceso desde que empieza hasta que acaba teniendo en cuenta los diferentes

caminos que puede haber.

20

3.6.6. Clasificación de los manuales administrativos4

Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración,

destacan el relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la

organización, por una parte, y por la otra, proporcionan la orientación precisa que

requiere la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente a nivel

operativo o de ejecución, pues son una fuente de información en las cuales se trata de

mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de las tareas

que se le han encomendado.

Depende de la información de las necesidades de cada institución o empresa privada,

para saber con qué tipo de manuales se debe contar.

Se hace la aclaración de que pueden abarcar dichos manuales a toda la empresa: una

dirección, un departamento, una oficina, sección, una mesa, un puesto, etcétera.

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres

diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:

Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales

diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se han de

lograr. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos.

3.6.6.1. Por su contenido

Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este

tipo tenemos los siguientes:

- Manual de historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el

organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual.

Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del

organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva

al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización.

4 www.monografías.com/manual-de-organizaciones-y-regulaciones-internas.htm/

http://www.monografías.com/manual-de-organizaciones-y-regulaciones-internas.htm/

21

- Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura

organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad

y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

- Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a

ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de

una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las

acciones.

Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:

a. Agilizar el proceso de toma de decisiones

b. Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.

c. Servir de base para una constante y efectiva revisión.

Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como:

producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.

Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos

administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.

Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy

valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual

sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos

administrativos prescritos al realizar su trabajo.

- Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o

simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización

de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de

manuales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de

"historia y organización", en si consiste en combinar dos o mas categorías que se

interrelacionan en la practica administrativa. En organismos pequeños, un manual de

este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones.

22

3.6.6.2. Por su función específica

Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de este

apartado puede haber los siguientes manuales:

- Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las

instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y

pronta solución.

La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección, ingeniería

industrial, control de producción), es tan reconocida, que en las operaciones de

fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.

- Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en

definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar

que afectan sus actividades.

- Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las

rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas,

procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco

de referencia para tomar decisiones cotidianas.

- Manual de finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades

financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas

instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados con el

manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.

- Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad.

Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta

actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del

departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal,

manejo de registros, control de la elaboración de información financiera.

23

- Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de

procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos más importantes que

puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y

cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.

- Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar

las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los

manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección,

administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales,

políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.

- Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función

operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la

unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el

personal interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de

auditoria administrativa", y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". Estos

sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del

personal de asesoría.

- Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los

procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente mas detallados

que un manual de procedimientos.

El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco

conocimiento previo de los temas cubiertos por ejemplo: un manual de adiestramiento

"explica como debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitir su

señal", mientras que un manual de procedimientos omitir esta instrucción y comenzaría

con el primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento también utiliza

técnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluación para

comprobar el nivel de comprensión del contenido por el usuario.

Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos se refiere a las necesidades

que tienen las oficinas y de acuerdo a su ámbito de aplicación; pueden elaborarse

manuales con una cobertura mayor o menor.

24

3.6.6.3. General

Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes

manuales:

- Manuales generales de organización: Este es producto de la planeación

organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y

definiendo su estructura funcional.

- Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la planeación,

contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un

organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.

- Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud

de la dirección superior; para toda la empresa, estas políticas generales establecen

líneas de guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a

condiciones generales.

3.6.6.4. Específico

- Manual específico de reclutamiento y selección: Se refiere a una parte de una

área específica (personal). Y contiene la definición uniforme respecto al

reclutamiento y selección personal en una organización.

- Manual específico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos,

instrucciones de aplicación especifica a determinados tipos de actividad, aquí se

refiere a la auditoria interna en forma particular.

- Manual específico de políticas de personal: Este se enfoca a definir "políticas",

pero de una área especifica de la organización, señalando las guías u orientación

respecto a cuestiones de personal, tales como: contratación, permisos, promociones,

prestaciones, etc.

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- Manual específico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar los

procedimientos en el orden de importancia de un área específica, a fin de capitalizar

las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo:

ingresos a caja, pago a proveedores, etc.

3.6.7. Descripción de las operaciones

Presentación secuencial de los pasos que se deben realizar dentro de un

procedimiento, al precisar los puestos o unidades responsables de su ejecución.

Diagrama de flujo. Representación del flujo de operaciones para mostrar las

unidades que participan, las operaciones que realizan y la secuencia de las mismas,

mediante el uso de la simbología definida en la sección "metodología para la

integración y aplicación del diagnóstico en los procedimientos".

26

4. MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA “DISTRIBUIDORA

GRANDA S.A.”

4.1. Manual de funciones

INTRODUCCIÓN:

El presente manual ha sido elaborado con la finalidad de explicar detalladamente las

funciones que deben seguir los empleados de la empresa para el correcto

funcionamiento de la misma.

El manual de funciones se lo ha desarrollado por departamentos, con el propósito de

que quienes forman parte de “Distribuidora Granda S.A.” se direccionen hacia un mismo

objetivo y se basen en un mismo medio que los guié de la mejor manera para la

consecución de las metas empresariales.

OBJETIVO:

El objetivo de este manual es servir de respaldo y consulta para el personal de la

empresa, apoyar la realización de las actividades laborales de la organización, con el fin

de cumplir con los objetivos planteados por el Gerente.

ALCANCE:

Al contar con un manual de funciones y al alcance de todas las personas que conforman

la empresa, el tener personal calificado y el establecer funciones específicas,

entregadas por escrito, deseamos lograr los objetivos planteados y alcanzar resultados

óptimos para la empresa.

Se pretende dar un lineamiento del funcionamiento de la empresa y otorgar a cada

empleado la libertad de aportar con sus ideas y colaborar con el fin de contribuir siempre

al cumplimiento y mejora continúa de los objetivos empresariales.

27

MANUAL DE FUNCIONES

DEPARTAMENTO DE GERENCIA

CARGO: GERENCIA

1. DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Persona encargada de llevar la gestión administrativa, dirección y control general de

la empresa.

2. RELACIÓN ORGANIZACIONAL

El Gerente está directamente relacionado con el subgerente, el jefe de contabilidad,

jefe de cobranzas, jefe de ventas y jefe de bodega.

3. FUNCIONES GENERALES

Planificar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de los diferentes

departamentos.

Ejercer la representación legal de la empresa.

Contratar el personal que estime necesario para el cumplimiento de los fines de

la empresa.

Distribuir los cargos entre las diferentes dependencias, conforme a las

necesidades de las mismas.

Realizar los pedidos de mercadería a los diferentes proveedores.

Autorizar al jefe de contabilidad el pago a los proveedores.

Fijar políticas de venta y realizar el análisis y revisión de inventarios.

Página:

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Elaborado por:

Janeth Granda Robles

Revisado por:

Dr. Lenin Paladines S.

Aprobado por:

Gerente de Distribuidora Granda

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MANUAL DE FUNCIONES


CARGO: GERENCIA

FUNCIONES GENERALES

Supervisar cada uno de los departamentos

Desarrollar las labores de promoción y publicidad de la empresa.

Autorizar los pedidos y descuentos de venta a los clientes, previa revisión de

cartera.

Dirigir las reuniones semanales con el departamento de venta.

Autorizar la cancelación mensual del rol de pagos de los empleados.

Autorizar la cancelación de comisiones en el rol de pagos a los vendedores y

recaudadores.

Supervisar el manejo eficiente de cada uno de los departamentos.

Evaluar y establecer mecanismos, estrategias y procedimientos en cuanto a la

provisión y aplicación de recursos.

Efectuar evaluaciones periódicas sobre la evolución económica y financiera de la

empresa.

4. AUTORIDAD

Autorizar el pago de comisiones a vendedores y recaudadores.

Autorizar el rol de pagos a los empleados de la empresa.

Autorizar las notas de crédito.

Página:

2/3

Elaborado por:


Revisado por:


Aprobado por:


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MANUAL DE FUNCIONES


CARGO: GERENCIA

AUTORIDAD

Autorizar los comprobantes de pago.

Autorizar los descuentos especiales de venta.

5. HORARIOS

No aplica

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3/3

Elaborado por:


Revisado por:


Aprobado por:


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MANUAL DE FUNCIONES


CARGO: SECRETARIA


Encargada de apoyar al Gerente, a través de la supervisión y control de los distintos

departamentos.


La secretaria está directamente subordinada por el gerente y mantiene una relación

de cooperación con los jefes de contabilidad, cobranzas, ventas y bodega.


Apoyar la agenda de trabajo del Gerente.

Redactar informes, notas, memorandos y otros documentos para la gerencia.

Recibir, clasificar, registrar y distribuir notas, memorandos y otros documentos a

los distintos departamentos de la empresa.

Atender personal y telefónicamente a clientes internos, externos y proveedores,

pasar la información e inquietudes requeridas al Gerente.

Llevar la agenda correspondiente y recordar al Gerente y a los demás

funcionarios los compromisos adquiridos.

Efectuar las llamadas telefónicas y realizar los contactos que le sean solicitados

por el Gerente.

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Elaborado por:


Revisado por:


Aprobado por:


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MANUAL DE FUNCIONES


CARGO: SECRETARIA

FUNCIONES GENERALES

Recibir y coordinar el envío de la correspondencia del Gerente.

Mantener actualizado los archivos, documentos y otros materiales de

información de la gerencia.

Llevar el archivo de la gerencia y suministrar la información del mismo cuando

se la requiera.

Velar por la adecuada presentación de la oficina, el buen uso y cuidado de los

elementos de trabajo a su cargo.

Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la

oportunidad y periodicidad requeridas.

Realizar otras tareas solicitadas por el Gerente.

4. AUTORIDAD

No aplica

5. HORARIOS

El horario de trabajo el cual deben cumplir los empleados de la empresa es de

lunes a viernes desde las 8h00 – 13h00 tomando 2 horas por concepto de

lunch, ingresando a laborar a las 15h00 hasta las 18h00. Los días sábados se

trabaja de 8h00 hasta las 13h00.

Página:

2/2

Elaborado por:


Revisado por:


Aprobado por:


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MANUAL DE FUNCIONES

DEPARTAMENTO DE SUBGERENCIA

CARGO: SUBGERENCIA


Encargada de apoyar al Gerente, a través de la supervisión y control de los distintos

departamentos.


La subgerencia está directamente subordinada por el gerente y mantiene una

relación de cooperación con los jefes de contabilidad, cobranzas, ventas y bodega.


Reemplazar las funciones de gerencia en caso de ausencia o por encargo.

Ejercer la representación legal de la empresa en casos de ausencia absoluta o

temporal del Gerente.

Ejecutar y hacer cumplir las decisiones emitidas por el Gerente.

Establecer los permisos para utilización del sistema de acuerdo al manual de

funciones de cada puesto.

Ingresar al sistema las notas de crédito por devoluciones.

Realizar el control de cartera y manejo de indicadores financieros.

Mantener actualizado el manual de funciones de la empresa.

Las demás funciones relacionadas con su cargo, que le asigne la gerencia.

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Elaborado por:


Revisado por:


Aprobado por:


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MANUAL DE FUNCIONES

DEPARTAMENTO DE SUBGERENCIA

CARGO: SUBGERENCIA

4. AUTORIDAD

Autorizar y dirigir los permisos a cada departamento para la correcta utilización

del sistema.

Autorizar anulación y modificación de los diferentes documentos contables.

Autorizar al jefe de recursos humanos los gastos de suministros de oficina.

5. HORARIOS





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Elaborado por:


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Aprobado por:


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MANUAL DE FUNCIONES

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

CARGO: JEFE DE RECURSOS HUMANOS


Es la persona de hacer cumplir el reglamento interno de la organización, en base al

manual de funciones realizado para cada departamento de la empresa.


El jefe de recursos humanos está directamente subordinado por el gerente y este

debe cooperar con los jefes de ventas y auxiliar contable.


Dirigir los procesos de selección, inducción, formación y calidad laboral de los

empleados de la entidad.

Capacitar al personal de la empresa, a través de planes, procesos y prácticas

alineadas con la estrategia organizacional.

Motivar al personal para que se sientan más integrados y comprometidos con

los objetivos de la empresa.

Solicitar cada 15 días la reposición del fondo de caja chica de viajes y de oficina,

adjuntando las facturas y retenciones efectuadas.

Establecer los montos de comisariato para cada empleado.

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Elaborado por:


Revisado por:


Aprobado por:


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MANUAL DE FUNCIONES



FUNCIONES GENERALES

Determinar el lugar que va a ser ocupado como comisariato.

Realizar mediante oficio las solicitudes de pago de vacaciones de los

empleados, previo visto bueno del Gerente.

Realizar el reporte de la asistencia diaria del personal, y entregar a la contadora

este informe cada fin de mes para el cálculo de los roles de pago.

Realizar los ingresos y salidas del personal de la empresa, para declararlos al

IESS.

Presentar por escrito a la contadora las modificaciones de aportes al IESS que

establezca el gobierno.

Llevar un registro de los empleados de la empresa:

o Solicitar a cada empleado el currículo vitae.

o Archivar en cada carpeta de los empleados las entradas y salidas

presentadas en el IESS.

Establecer el registro de cargas familiares por cada empleado.


4. AUTORIDAD

No aplica este punto

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Revisado por:


Aprobado por:


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MANUAL DE FUNCIONES



5. HORARIOS





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Elaborado por:


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Aprobado por:


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MANUAL DE FUNCIONES

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

CARGO: JEFE DE CONTABILIDAD


El jefe de contabilidad debe elaborar y presentar la información financiera, para

procurar una contabilidad administrativa que le permita a la gerencia una acertada

toma de decisiones económicas – financiera, en base a información real que conste

en los balances y reportes por gerencia.


El jefe de contabilidad está directamente subordinado por el gerente, subgerente,

mientras que tiene que colaborar con los jefes de ventas, cobranzas, y bodega.


Ingresar en el sistema las compras realizadas a los proveedores, previa

autorización del Gerente.

Registrar las notas de crédito recibidas de los proveedores.

Realizar el pago a los proveedores con autorización del Gerente, identificando a

quienes les pagamos en 5 días por descuento por pronto pago.

Solicitar a los proveedores en forma semanal o quincenal las nuevas listas de

precios, para actualizarlos en el sistema previa revisión del Gerente.

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Elaborado por:


Revisado por:


Aprobado por:


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MANUAL DE FUNCIONES



FUNCIONES GENERALES

Elaborar, preparar y presentar en forma mensual y hasta el 9 de cada mes las

declaraciones de impuesto al IVA, retenciones en la fuente, anexos

transaccionales al SRI.

Solicitar al jefe de bodega el primer día de cada mes el reporte de los productos

expirados y en mal estado, para poder realizar y registrar las regulaciones a esta

cuenta y poder determinar su valor real.

Llevar el archivo contable y retenciones de la empresa.

Realizar la actualización del inventario y presentar trimestralmente.

Elaborar, preparar y presentar en los meses de julio y septiembre hasta el 9 de

cada mes el cálculo del impuesto a la renta para su aprobación.

Realizar el envió de las declaraciones el 15 de cada mes.

Elaborar las planillas de pago del IESS, para enviarlas el 15 de cada mes.

Elaborar, preparar y presentar en forma anual y hasta el 31 de enero del

siguiente año el anexo de trabajadores en relación de dependencia y el impuesto

a la renta.

Revisión de los comprobantes que sustentan la liquidación de viaje.

Elaborar el reporte de comisiones para la cancelación en el rol de pagos, de los

vendedores y recaudadores.

Elaborar los roles de pago de los empleados de la empresa.

Realizar la cancelación mensual del rol de pagos a los empleados.

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Revisado por:


Aprobado por:


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MANUAL DE FUNCIONES



FUNCIONES GENERALES

Depositar el dinero, cheques y papeletas de pago de los clientes en el Banco de

Loja.

Realizar el control de cuentas corrientes bancarias.

Presentar el informe de los estados financieros al final de cada año.

Analizar los informes y estados financieros, para la toma de decisiones.

Elaborar y presentar los informes solicitados por la gerencia.


4. AUTORIDAD


5. HORARIOS





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Elaborado por:


Revisado por:


Aprobado por:


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MANUAL DE FUNCIONES


CARGO: AUXILIAR CONTABLE


El auxiliar tiene a su cargo la alimentación al sistema contable de las operaciones a

ella designadas, para procurar una contabilidad administrativa que le permita a la

gerencia una acertada toma de decisiones económicas – financieras, en base a

información diaria, es decir real.


El auxiliar contable está directamente subordinado por el Gerente, subgerente y el

jefe de contabilidad mientras que tiene que colaborar con los jefes de cobranzas,

ventas y bodega.


Ordenar y clasificar los comprobantes contables.

Realizar la introducción al sistema de las liquidaciones de viaje que le entregan

los vendedores y chóferes, previa autorización de la contadora.

Realizar las retenciones correspondientes a cada factura que consta en la

liquidación de viaje.

Archivar las facturas de compra, de venta, notas de crédito recibidas,

retenciones recibidas y emitidas.

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Revisado por:


Aprobado por:


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MANUAL DE FUNCIONES


CARGO: AUXILIAR CONTABLE

FUNCIONES GENERALES

Realizar y entregar a los vendedores y recaudadores el reporte semanal de los

cobros a efectuarse.

Archivar las actas de las facturas entregadas a los recaudadores y vendedores.

Entregar un reporte mensual al Gerente, de las inexistencias de las facturas que

se les ha entregado a los recaudadores y vendedores.


4. AUTORIDAD


5. HORARIOS





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Elaborado por:


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Aprobado por:


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MANUAL DE FUNCIONES


CARGO: FACTURADORA


Realizar la introducción al sistema contable las operaciones a ella designadas, con

el fin de tramitar una contabilidad administrativa que le permita al Gerente una

acertada toma de decisiones económicas – financieras, en base a información

diaria, es decir, real.


La facturadora está directamente subordinada por el gerente, subgerente y el jefe

de contabilidad, tiene que cooperar con los jefes de ventas y de bodega.


Recibir las notas de pedido de los vendedores y verifica sus datos.

Entregar las notas de pedido al Gerente para su autorización.

Ingresar al sistema las facturas de venta previa autorización del Gerente o su

delegado.

Realizar la impresión de los pedidos y entregar la factura original al jefe de

bodega y una copia al auxiliar contable para el archivo respectivo.

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Elaborado por:


Revisado por:


Aprobado por:


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MANUAL DE FUNCIONES


CARGO: FACTURADORA

FUNCIONES GENERALES

Entregar una copia de la factura al auxiliar contable para el archivo

correspondiente.


4. AUTORIDAD


5. HORARIOS





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Aprobado por:


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MANUAL DE FUNCIONES

DEPARTAMENTO DE VENTAS

CARGO: JEFE DE VENTAS


Planificar, organizar y ejecutar las políticas de venta de la empresa, con efectividad

y eficiencia.


El jefe de ventas está directamente subordinado por el gerente y el subgerente,

tienen que cooperar con los jefes de contabilidad, cobranzas y bodega.


Establecer y afianzar los contactos en primer término con los clientes.

Organizar las rutas de zonas y subzonas que deben visitar la fuerza de ventas a

su cargo.

Organizar mapas estratégicos para las diferentes rutas.

Entregar las hojas de rutas a los vendedores y recaudadores.

Vigilar el funcionamiento adecuado de la red de distribución de manera que los

productos no se deterioren antes de ser adquiridos por el cliente.

Supervisar el cumplimiento de las funciones de los vendedores.

Elaborar los presupuestos de venta, global, por línea, por vendedores y por

ítems.

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Elaborado por:


Revisado por:


Aprobado por:


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MANUAL DE FUNCIONES


CARGO: JEFE DE VENTAS

FUNCIONES GENERALES

Ejecutar las políticas de venta.

Realizar el control de inventarios.

Efectuar un control y seguimiento de cartera de los clientes.


4. AUTORIDAD

Convocar a reuniones permanentes con los vendedores.

5. HORARIOS





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Revisado por:


Aprobado por:


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MANUAL DE FUNCIONES


CARGO: VENDEDOR


Visita a los clientes de la ruta asignada de manera eficiente y eficaz, ofreciendo la

totalidad de ítems.


El vendedor está directamente subordinado por el gerente, subgerente y el jefe de

ventas, tiene que colaborar con el subgerente, y los jefes de contabilidad, de

cobranzas y de bodega.


Visitar a los clientes de acuerdo a las hojas de ruta establecidas.

Tomar nota de pedido de los clientes

Aplicación y cumplimiento de las políticas de venta de la empresa.

Cumplimiento de metas y objetivos tanto en presupuestos como en cantidad de

ítems asignados.

Control y mantenimiento de exhibidores ubicados en su zona.

Revisar periódicamente que el producto se encuentre disponible en las

estanterías de los puntos de venta.

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Aprobado por:


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MANUAL DE FUNCIONES


CARGO: VENDEDOR

FUNCIONES GENERALES

Entregar y distribuir de acuerdo a la zona los pedidos a clientes

Realizar el cobro de las facturas pendientes de pago.

Elaborar y entregar a la contadora los comprobantes de cobro de los clientes,

como constancia del dinero, retenciones y cheques recibidos, detallando si es

abono o cancelación total de la factura.

Realizar el reporte de cobros con el detalle de las facturas canceladas o

abonadas. A este reporte adjuntar las facturas y copia de los comprobantes de

cobro de los clientes.

Entregar el reporte de cobro de las facturas al jefe de cobranzas.


4. AUTORIDAD

No aplica

5. HORARIOS





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Revisado por:


Aprobado por:


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MANUAL DE FUNCIONES


CARGO: RECAUDADOR


Control, verificación y recaudación de la cartera de la empresa.


El recaudador está directamente subordinado por el gerente, subgerente y el jefe de

ventas, este tiene que cooperar con los jefes de contabilidad, cobranzas, y bodega.


Clasificar las facturas que va a cobrar y las que entregará a los vendedores.

Efectuar los cobros indicados en base al reporte semanal que lo entrega el

auxiliar de contabilidad.

Realiza el cobro total o parcial de las facturas.

Elaborar y entregar al jefe de cobranzas los comprobantes de cobro de los

clientes, como constancia del dinero, retenciones y cheques recibidos,

detallando si es abono o cancelación total de la factura.

Realizar el reporte de cobros con el detalle de las facturas canceladas o

abonadas. A este reporte le adjuntarán la factura y la copia de los comprobantes

de cobro de los clientes.

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Aprobado por:


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MANUAL DE FUNCIONES


CARGO: RECAUDADOR

FUNCIONES GENERALES

Realizar la entrega del reporte de cobros junto con el dinero al jefe de

cobranzas.


4. AUTORIDAD

No aplica

5. HORARIOS





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Aprobado por:


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MANUAL DE FUNCIONES

DEPARTAMENTO DE COBRANZAS

CARGO: JEFE DE COBRANZAS


Elaboración, preparación y presentación de los reportes de clientes, cuadres diarios

de caja y depósitos en la cuenta crece diario del Banco de Loja.


El jefe de cobranzas está directamente subordinado por el gerente, subgerente y

contador, este tiene que cooperar con el jefe de ventas, auxiliar contable y la

facturadora.


Receptar el dinero y los reportes del cobro diario, de los recaudadores y de los

vendedores.

Realizar la entrega de libretines de los comprobantes de pago de los clientes a

los recaudares y vendedores.

Archivar la copia rosada de los comprobantes de pago de los clientes, en forma

secuencial para proceder luego al descargo del libretín a los recaudadores y a

los vendedores.

Ingresar al sistema contable los reportes recibidos, para dar de baja al saldo de

los clientes.

Llevar el control de cartera de los clientes.

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Elaborado por:


Revisado por:


Aprobado por:


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MANUAL DE FUNCIONES


CARGO: JEFE DE COBRANZAS

FUNCIONES GENERALES

Recepción de la papeleta de depósito de los recaudadores de las diferentes

rutas conjuntamente con el reporte de cobro de los clientes.

Ingresar al sistema los pagos totales o parciales y las retenciones recibidas de

acuerdo a los reportes de ingreso de dinero.

Realizar el cuadre diario de las facturas y comprobantes de cobro.

Elaborar el cuadre semanal de los comprobantes de cobro de los clientes,

realizar un acta con los resultados encontrados para la toma de decisiones de la

gerencia.

Realizar la entrega de este informe al jefe de contabilidad con copia a gerencia.

Archivar las facturas y copias de los comprobantes de pago de los clientes.


4. AUTORIDAD

No aplica

5. HORARIOS





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Aprobado por:


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MANUAL DE FUNCIONES


CARGO: JEFE DE BODEGA


Custodia de mercadería y bienes existentes en la bodega de la empresa


El jefe de bodega está directamente subordinado por el gerente, subgerente y jefe

de ventas, este tiene que cooperar con el jefe de contabilidad y el jefe de cobranzas.


Recepción de mercadería de los proveedores.

Elaboración de notas de ingreso de mercadería.

Informar al Gerente el estado en que llega la mercadería.

Elaboración de notas de egreso de mercadería.

Elaboración de hojas de ruta de despacho de de mercadería de cada chofer.

Despacho de mercadería a chóferes y vendedores.

Elaborar un formulario con el detalle de las facturas entregadas a los chóferes y

vendedores.

Realizar la entrega al auxiliar contable el detalle de las facturas entregadas a los

vendedores y chóferes.

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Aprobado por:


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MANUAL DE FUNCIONES


CARGO: JEFE DE BODEGA

FUNCIONES GENERALES

Realizar control mensual de la constatación física de mercadería según

inventario.


4. AUTORIDAD

No aplica

5. HORARIOS



Lunch, ingresando a laborar a las 15h00 hasta las 18h00. Los días sábados se


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4.2. Manual de procedimientos

INTRODUCCIÓN:

El presente manual ha sido elaborado con la finalidad de detallar los procesos a seguir

para la compra, venta, facturación, descuento en ventas, cobro o recaudación,

devolución en ventas, selección del personal y pago de sueldo de los empleados, así

como los documentos que se requieren para la efectivización de estas transacciones.

El manual de procedimientos se encuentra a disposición de todos los trabajadores de la

empresa interesados en conocer el procedimiento que se debe realizar para efectuar las

diferentes transacciones, el mismo que servirá de guía para el desempeño y adecuado

control de estas actividades.

OBJETIVO:

Brindar a todos los empleados de la empresa pautas que les servirán en el adecuado

proceder en las actividades que a bien tengan realizar.

ALCANCE:

El manual de procedimientos está al alcance de todos los empleados de la empresa con

el fin de obtener un clima laboral de equipo direccionado al cumplimiento eficaz y

eficiente de las metas empresariales obteniendo resultados económicos positivos

importantes para la empresa y posicionándola en un lugar trascendente dentro del

mercado por su excelencia en la atención y servicio al cliente.

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SIMBOLOGÍA:

El flujograma utiliza un conjunto de símbolos para representar las etapas del proceso,

las personas o los sectores involucrados, la secuencia de las operaciones y la

circulación de los datos y los documentos.

Los símbolos utilizados son:

DEFINICIÓN SÍMBOLOS

Límites: Este símbolo se usa para

identificar el inicio y el fin de un proceso.

Operación: Representa una etapa del

proceso.

Documento: Simboliza al documento

resultante de la operación respectiva.

Sentido del flujo: Significa el sentido y la

secuencia de las etapas del proceso.

Decisión: Representa al punto del proceso

donde se debe tomar una decisión.

NO

SI

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Nº

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1 Gerente Realizar los pedidos a los distintos proveedores.

2 Jefe de Contabilidad Realizar la compra de mercadería previa autorización

del Gerente.

3 Jefe de Contabilidad Efectuar el pago a los proveedores con autorización

del Gerente.

4 Jefe de Contabilidad

Realizar la introducción de las facturas al sistema,

elabora las retenciones correspondientes y archivo de

las mismas.

5 Jefe de Contabilidad Realizar la actualización del inventario.

6 Jefe de Bodega Receptar la mercadería de acuerdo al pedido.

7 Jefe de Bodega Verificar que la mercadería llegue completa y en buen

estado.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO DE COMPRAS

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FLUJOGRAMA

PROCESO DE COMPRAS

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Factura

FIN

JEFE DE CONTABILIDAD Actualiza el inventario.

JEFE DE CONTABILIDAD

Realiza la compra de mercadería.


Efectúa el pago a los proveedores. Cheque

INICIO

Orden de compra

Nota de Pedido

JEFE DE CONTABILIDAD Ingresa facturas al sistema, realiza la retención y archiva.

JEFE DE BODEGA Recepta la mercadería.

JEFE DE BODEGA Verifica que la mercadería llegue completa y en buen estado.

Comprobante de ingreso

Comprobante de ingreso

GERENTE Realiza pedido a los distintos proveedores.

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PROCESO DE VENTAS

Nº

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1 Vendedor Realizar diariamente visita a los clientes de acuerdo a

las hojas de ruta establecidas.

2 Vendedor Tomar nota de pedido a los clientes.

3 Gerente Autorizar los pedidos y descuentos en venta.

4 Facturadora

Elaborar las facturas de venta y enviar un reporte de

productos facturados, conjuntamente con la original y

copia de las facturas al jefe de bodega.

5 Jefe de Bodega Despachar la mercadería a los vendedores.

6 Jefe de Bodega

Elaborar un formulario con el detalle de las facturas

entregadas a cada vendedor, el mismo que es

entregado al auxiliar contable.

7 Auxiliar Contable Recibir la copia de las facturas, registrar la venta en

el sistema y archivar los documentos.

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FLUJOGRAMA

PROCESO DE VENTAS

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INICIO

VENDEDORES

Realiza visitas a los clientes de

acuerdo a la ruta establecida.

FACTURADORA

Realiza facturas de venta y envía original y copia al jefe de bodega.

FIN

Nota de pedido

Factura

Factura

BODEGUERO

Despacha mercadería a los vendedores.

GERENTE

Autoriza los pedidos y descuentos en ventas.

VENDEDORES

Toma nota de pedido a los clientes.

AUXILIAR CONTABLE

Recibe copia de las facturas, registra la venta en el sistema y archiva los documentos.

BODEGUERO

Elabora un formulario con el detalle de las facturas entregadas a cada vendedor.

Factura

60



PROCESO DE FACTURACIÓN

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Aprobado por:


Nº

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1 Vendedores Entregar las notas de pedido de los clientes a

facturación.

2 Facturadora Verificar existencia del producto para facturar.

3 Facturadora Entregar las notas de pedido al Gerente para su

autorización.

4 Gerente Autorizar las notas de pedido para facturar.

5 Facturadora Ingresar al sistema las facturas de venta.

6 Facturadora Realizar la impresión de las facturas y entrega al jefe

de bodega.

7 Facturadora Emitir reportes de productos facturados.

8 Facturadora Actualizar las listas de precios y entregar a la fuerza

de ventas cada vez que se lo requiera.

9 Facturadora Archivar los pedidos de cada vendedor una vez que

hayan sido facturados.

61


FLUJOGRAMA

PROCESO DE FACTURACIÓN

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Aprobado por:


FIN

GERENTE

Autoriza las notas de pedido para facturar.

FACTURADORA

Ingresa al sistema las facturas de venta.

FACTURADORA

Realiza la impresión de las facturas y entrega al jefe de bodega.

FACTURADORA

Emite reportes de productos facturados.

FACTURADORA

Actualiza las listas de precios y entrega a la fuerza de ventas cada vez que se lo requiera.

FACTURADORA

Archiva los pedidos de cada vendedor una vez que hayan sido facturados.

VENDEDOR

Entrega las notas de pedido de los clientes a facturación.

INICIO

FACTURADORA

Verifica la existencia del producto para facturar.

FACTURADORA

Entrega las notas de pedido al Gerente para su autorización.

62



PROCESO DE DESCUENTO EN VENTAS

Nº

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1

Gerente

Autorizar las políticas de descuento en ventas tanto a

clientes como a personal de la empresa.

2

Jefe de cobranzas

Verificar los datos para elaborar la nota de crédito.

Si el cobro de la factura está dentro del plazo

determinado para poder otorgar el descuento;

los vendedores notificarán al jefe de cobranzas,

para que se realice la nota de crédito por

descuento en ventas.

Si la factura no cumple con el plazo de cobro

establecido, únicamente el Gerente autorizará

que la nota de crédito de descuento en ventas

se realice.

3 Gerente Autorizar las notas de crédito de descuento en ventas.

4 Jefe de cobranzas Elaborar la nota de crédito de descuento en ventas.

5 Subgerente Entregar la nota de crédito a los vendedores para su

posterior entrega al cliente.

6 Subgerente Archivar la copia de las notas de crédito por

descuento en ventas.

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FLUJOGRAMA

PROCESO DE DESCUENTO EN VENTAS

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INICIO

JEFE DE COBRANZAS

Los vendedores notificarán al

jefe de cobranzas, para que se

realice la nota de crédito.

GERENTE

Autoriza política de descuento en ventas

a clientes y personal de la empresa.

JEFE DE COBRANZAS

Verifica los datos para la elaboración de

la nota de crédito.

FIN

GERENTE

Autoriza que se realice la nota de

crédito por descuento en ventas.

SUBGERENTE

Entrega la nota de crédito a los

vendedores para su posterior entrega al

cliente.

SUBGERENTE

Archiva la copia de la nota de crédito por descuento en ventas.

Si la factura cumple plazo de cobro establecido para poder

otorgar el descuento

SI

NO

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PROCESO DE COBRO O RECAUDACIÓN

Nº

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1 Recaudador

En base al reporte semanal que entrega el auxiliar de

contabilidad, clasifica las facturas que va a cobrar y

las que entregará al vendedor.

2 Recaudador Realizar el cobro total o parcial de las facturas.

3 Vendedor Realizar el cobro de las facturas pendientes de pago.

4 Vendedor-

Recaudador

Elaborar y entrega el comprobante de cobro a los

clientes, como constancia del dinero, y cheques

recibidos, detallando si es abono o cancelación total.

5 Vendedor-

Recaudador

Elaborar el reporte de cobros detallando las facturas

canceladas o abonadas y retenciones recibidas.

6 Jefe de Cobranzas Ingresar al sistema los pagos totales o parciales y las

retenciones recibidas.

7 Jefe de Cobranzas Realizar el cuadre diario y presentar al jefe de

contabilidad con copia al Gerente.

8 Jefe de Cobranzas Depositar el dinero recaudado en el Banco de Loja.

65


FLUJOGRAMA

PROCESO DE COBRO O RECAUDACIÓN

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FIN

RECAUDADOR

Realiza el cobro total o parcial de las facturas.

INICIO RECAUDADOR

Clasifica las facturas que va a cobrar y las que entregará al vendedor.

RECAUDADOR-VENDEDOR

Elabora el reporte de cobros detallando facturas canceladas, abonos y retenciones.

VENDEDOR

Realiza el cobro de las facturas pendientes de pago. Efectivo

Factura

RECAUDADOR-VENDEDOR

Elabora y entrega el comprobante de cobro a los clientes, como constancia del pago.

Comprobante o recibo

JEFE DE COBRANZAS

Ingresa al sistema las facturas cobradas y retenciones.

JEFE DE COBRANZAS

Realiza el cuadre diario y lo presenta a contabilidad y gerencia.

Hoja de Reporte

Facturas


Realiza el depósito diario del dinero recaudado en el Banco de Loja.

Cheque Efectivo

66



PROCESO DE DEVOLUCIÓN EN VENTAS

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Nº

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1

Chofer – Vendedor –

Recaudador

Entregar la mercadería devuelta por los clientes,

directamente al Jefe de Bodega, conjuntamente con la

copia verde de la factura a la cual se afectará al

momento de realizar la nota de crédito.

2

Jefe de Bodega

Realizar manualmente la nota de ingreso de

mercadería con 2 copias, una para él y la otra para el

subgerente.

3

Subgerente

Realizar la introducción al sistema de las notas de

ingreso la misma que será archivada como respaldo

de la operación y la copia sobrante es adjuntada a la

copia de la factura.

4

Subgerente

Elaborar e imprimir la nota de crédito y le confiere al

vendedor para su posterior entrega al cliente.

En caso de que la factura afectada por la nota

de crédito, se cancela totalmente se la

entregará al jefe de cobranzas para su archivo

final en facturas canceladas.

Si la factura afectada por la nota de crédito,

mantiene saldo por cobrar, se la entregará al

auxiliar contable para su posterior entrega al

recaudador o vendedor para que procedan al

cobro de la misma.

67


FLUJOGRAMA

PROCESO DE DEVOLUCIÓN EN VENTAS

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FIN

JEFE DE COBRANZAS

Archiva las facturas canceladas.

AUXILIAR CONTABLE Entrega al recaudador o vendedor para que realicen cobro pendiente.

SI Fact. afectada x la nota crédito es cancelada

totalmente

NO

SUBGERENTE

Elabora la nota de crédito y le confiere al vendedor para su posterior entrega al cliente.

INICIO

CHOFER-VENDEDOR-RECAUDADOR

Entrega mercadería devuelta de los clientes

al Jefe de Bodega con copia de la factura.

SUBGERENTE

Ingresa al sistema nota de ingreso, archiva documento original y la copia adjunta factura.

JEFE DE BODEGA Realiza nota de ingreso de mercadería con 2 copias, 1 para él y otra para subgerente.

Factura y Nota Crédito

Nota de ingreso

Nota ingreso y Factura

Nota de crédito.

68



PROCESO DE SELECCIÓN DEL PERSONAL

Nº

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1 Gerente Publicar en medios de comunicación los requisitos

que deben cumplir los postulantes para el cargo.

2

Secretaria

Receptar las carpetas de los aspirantes al puesto.

3 Gerente Realizar la entrevista a los candidatos

preseleccionados.

4

Gerente

Evaluar y seleccionar a los postulantes en base a

currilulum, experiencia en cargos similares, iniciativa,

tolerancia al trabajo bajo presión, proactividad y

habilidad negociadora.

5

Jefe de Recursos Humanos

Inducir, formar y capacitar en el ámbito laboral.

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FLUJOGRAMA

PROCESO DE SELECCIÓN DEL PERSONAL

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GERENTE

Publica en medios de comunicación los

requisitos que deben cumplir los postulantes para el cargo.

SECRETARIA

Recepta las carpetas de los aspirantes al

puesto.

FIN

GERENTE

Realiza la entrevista a los candidatos

preseleccionados.

GERENTE

Evalúa y selecciona a los postulantes.

JEFE DE RECURSOS HUMANOS

Induce, forma y capacita en el ámbito

laboral.

INICIO

70



PROCESO DE PAGO DE SUELDOS DE LOS EMPLEADOS

Nº

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1

Subgerente

Elaborar dos roles de pagos: uno del sueldo básico de

los empleados tanto del personal administrativo como

de ventas y otro del bono de responsabilidad en los

cuales se detallan los siguientes puntos.

Sueldo básico: En los ingresos va el sueldo más el

fondo de reserva y en los egresos va el aporte

personal al IESS, anticipos, Distribuidora Granda

comisariato, descuentos celular, prestamos

Distribuidora Granda, otros descuentos, Prestamos

quirografarios IESS, Comisariato en ROMAR y en

MERCAMAX.

Bono de responsabilidad: En ingresos va el sueldo

básico y bono de responsabilidad, en egresos se

detalla los anticipos, Distribuidora Granda comisariato,

descuento de celular, préstamo de Distribuidora

Granda, Comisariato en ROMAR y en MERCAMAX.

2

Subgerente Imprimir el rol de pagos y entregar la original y copia

al Gerente para su autorización.

3 Gerente Revisar el rol de pagos y si no hay cambios que

modificar da la autorización.

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Aprobado por:


71




Nº

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

4 Subgerente Realizar un resumen general de ambos roles con el

líquido a recibir de cada persona.

5 Subgerente Ingresar al software del Banco de Loja de acuerdo al

convenio de servicios bancarios que se tiene con el

banco.

6 Subgerente Efectuar la transferencia a cada cuenta bancaria de

cada empleado verificando que se cargue el archivo.

7

Subgerente

Ingresar al internet a través de banca electrónica en la

página del Banco de Loja para que los sueldos sean

acreditados inmediatamente.

8

Sugerente Imprimir una original y copia del detalle de la

transferencia bancaria y entregar a la contadora para

que lo contabilice.

9 Jefe de Contabilidad Contabilizar el detalle de la transferencia del rol de

pagos.

10 Jefe de Contabilidad Archivar el documento.

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FLUJOGRAMA


FIN

SUBGERENTE

Realiza un resumen general de ambos roles con el líquido a recibir de cada persona.

SUBGERENTE

Efectúa la transferencia a cada cuenta bancaria de los empleados verificando que se cargue el archivo.

SUBGERENTE

Ingresa al internet a través de banca electrónica en la página del Banco de Loja para que los sueldos sean acreditados.

SUBGERENTE

Ingresa al software del Banco de Loja de acuerdo al convenio de servicios bancarios con el banco


Contabiliza el detalle de la transferencia del rol de pagos.

SUBGERENTE

Imprime original y copia del detalle de la transferencia bancaria y entrega a la contadora para que lo contabilice.


Archiva el documento.

SUBGERENTE

Elabora los roles de pago

del sueldo básico y el de

bono de responsabilidad.

INICIO

SUBGERENTE

Imprime el rol de pagos y entrega la original y copia al Gerente para su autorización.

GERENTE

Revisa el rol de pagos y si no hay cambios que modificar da la autorización.

76

ANEXOS # 1

PROVEEDOR - IMPALCASA

MARCAS

77

PROVEEDOR - ARCOR

PROVEEDOR - ECUAMAIZ

78

PROVEEDOR - EVEREADY

PROVEEDOR - OSRAM

79

PROVEEDOR - KIMBERLY- CLARK

80

PROVEEDOR - PURA CREMA

ANEXOS # 2

DOCUMENTOS

73

CONCLUSIONES

Distribuidora Granda es una empresa local dedicada a la comercialización y

distribución de productos de consumo masivo de calidad, que durante el transcurso

de los años ha logrado la aceptación del mercado, gracias al esfuerzo del Ing.

Estuardo Granda y sus colaboradores que con sus habilidades y conocimientos han

logrado potenciar al máximo sus operaciones, sin embargo; se debería difundir las

políticas y reglas internas a todos los empleados de la empresa con el fin de lograr el

adecuado funcionamiento de la organización.

Una de las falencias de “Distribuidora Granda S.A.” es la falta de realización de un

análisis FODA para efectuar un diagnóstico situacional de la empresa.

El personal contratado por la empresa tiene ciertas falencias con respecto al

desarrollo eficiente de sus actividades debido a que no existe un manual de

funciones y procedimientos que le sirva de guía para desenvolverse en su cargo.

Falta de realización de una propuesta de actividades que deben poner en práctica

los empleados con relación a los objetivos de la empresa y las políticas del personal

para la ejecución del manual de funciones y procedimientos.

En este manual se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información

básica y fundamental que debe cumplir el personal administrativo y de ventas de la

empresa, facilitando las labores de auditoría, evaluación, control interno, su

vigilancia en los supervisores y empleados de que el trabajo se esta realizando de

manera eficiente.

74

RECOMENDACIONES Es fundamental que la organización establezca un plan de difusión entre sus

colaboradores sobre las políticas y reglas internas de la empresa; con el propósito de

que todos los empleados sepan cuales son sus obligaciones y responsabilidades

para con la entidad, ya que esto ayudará al personal a desarrollar sus funciones de

manera más organizada y a cumplir con el compromiso de lograr los objetivos

propuestos.

Distribuidora Granda se encuentra en una etapa de madurez, puesto que ya tiene

un posicionamiento en el mercado por sus años de experiencia, conocimiento del

marco empresarial y solvencia económica lo que le permite a la empresa el reparto

de buenos dividendos, y además, poder invertir en nuevas líneas de productos.

Es importante que los cargos sean ocupados por empleados idóneos con ideas que

impulsen al desarrollo personal y empresarial, enmarcándose siempre en las

disposiciones de los altos mandos y regidos por la cultura organizacional, para que

desempeñen de manera más eficiente sus actividades y sean parte del equipo y no

una carga para la empresa.

Se recomienda utilizar el manual de funciones y procedimientos, con una estructura

organizacional descentralizada donde cada persona conozca claramente quien es el

superior, a quien debe reportarse pero cada cual sea capaz de desarrollar

plenamente sus funciones sin necesidad de consultar cada paso a realizarse

diariamente, esto permitirá definir niveles y áreas de intervención en la: toma de

decisiones, dirección, ejecución, control y evaluación.

Para que este manual sea útil deberá ser actualizado por lo menos una vez al año, o

cuando se establezcan mejoras en los procesos.

75

BIBLIOGRAFÍA

ABRAVANEL, ALLAIRE, FIRSIROTU, HOBBS, POUOART, SIMARD, (1992),

Cultura Organizacional, Editores, Legis, Colombia.

CRUZ, Roche, I. (1999): Los Canales de Distribución de Productos de Gran

Consumo. Concentración y Competencia, Editorial Pirámide.

POTER, Michael, (1996), Ser Competitivo, Ediciones Deusto, España.

RAMÍREZ Padilla David Noel, CABELLO, Garza Mario (1997), Empresas

Competitivas, Edición Mc. Graw Hill, México.

RODRIGUEZ, Porras José, El Factor Humano de la Empresa, Ediciones Deusto,

España.

GRETZ, F. Kart, DROZDECK, Steven (1993), Aproveche la Creatividad de sus

Empleados, Mc.Graw. Hill. México.

Documentos de Distribuidora Granda S.A. (2000).

PAGÍNAS WEB

www.wikipedia.org/wiki/Cadena-de-valor

www.monografías.co/manual-de-procedimientos-y-funciones.htm/

www.monografías.com/manual-de-organizaciones-y-regulaciones-internas.htm/

www.monografías.com/manual-de-procedimientos.htm/

http://www.monografías.co/manual-de-procedimientos-y-funciones.htm/

http://www.monografías.com/manual-de-organizaciones-y-regulaciones-internas.htm/

universidad tÉcnica particular de...

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