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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
Portada
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA.
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, C.P.A.
TEMA:
GESTIÓN DE CARTERA PARA EL CONTROL FINANCIERO EN
“ECUAACCESORIOS S.A” DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO DE LOS
TSÁCHILAS.
AUTOR: Tlga. Laura Cristina Loor Murillo
ASESOR: Dra. Jeannette Urrutia. MSc.
ECUADOR - 2015
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
DRA. JEANNETTE URRUTIA. MSc., en calidad de Asesor de la Tesis, designada por
disposición de Cancillería de UNINDES certifico que la Srta. Tecnóloga Laura Cristina
Loor Murillo, de la Escuela de Contabilidad y Auditoría, ha cumplido el informe integrado
con el tema: GESTIÓN DE CARTERA PARA EL CONTROL FINANCIERO EN
“ECUAACCESORIOS S.A” DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO DE LOS
TSACHILAS., quién ha cumplido con todos los requerimientos científicos y
metodológicos.
Atentamente,
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Tecnóloga Laura Cristina Loor Murillo, portador de la cédula de ciudadanía No.
171738838-1, declaro que la TESIS que presento sobre el tema: GESTIÓN DE
CARTERA PARA EL CONTROL FINANCIERO EN “ECUAACCESORIOS S.A”
DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS, con el propósito de
dar solución a un problema que se está presentando en una empresa local, previa la
obtención del Título de Ingeniería en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas, CPA.
Expongo que soy Autora exclusiva del presente trabajo y los derechos de autoría le
corresponden a la Universidad Autónoma de los Andes “UNIANDES”.
Atentamente,
DEDICATORIA
La presente tesis está dedicada:
A Dios ser supremo que día a día me ha colmado de bendiciones, por darme la
oportunidad de la vida, sapiencia, fortaleza para ser constante y lograr los objetivos
propuestos.
A mis padres, por su apoyo incondicional, los valores inculcados, por ser mi fortaleza y no
dejarme desfallecer, por ese amor incondicional y confianza brindada.
A mi esposo, por su gran amor y comprensión, quien me impulsa a seguir esforzándome
y alcanzar el éxito.
A mis hermanos, por ser siempre esa mano amiga extendida.
Laury
AGRADECIMIENTO
Son muchas las personas especiales a las que me gustaría agradecer, su amistad, apoyo,
ánimo y compañía en las diferentes etapas de mi vida……
A mis padres, mami no me equivoco si digo que eres la mejor madre del mundo, padre
este es un logro que quiero compartir contigo, gracias por ser la fuerza motora que me
impulsan a seguir adelante brindando amor, confianza y por todas sus bendiciones.
A mis grandes hermanos Gary y Jusara, lo logré gracias a Ustedes porque siempre
creyeron en mí.
A mis maestros, por su apoyo incondicional en la realización de esta tesis. Su contribución
a mi formación profesional y al desarrollo del presente trabajo investigativo, importante
destacar la paciencia, confianza y motivación brindada.
Al más especial de todos, a ti Señor porque haces realidad este sueño, por todo el amor con
el que me rodeas y porque me tienes en tus manos.
Laury
ÍNDICE DE CONTENIDOS
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
ÍNDICE DE CONTENIDOS
ÍNDICE DE CUADROS
ÍNDICE DE GRÁFICOS
RESUMEN EJECUTIVO
EXECUTIVE SUMMARY
INTRODUCCION ................................................................................................................. 1
SITUACION PROBLEMICA ............................................................................................... 2
Formulación del Problema ..................................................................................................... 4
Objeto de investigación y campo de acción ........................................................................... 4
OBJETIVOS .......................................................................................................................... 4
Objetivo General .................................................................................................................... 4
Objetivos Específicos ............................................................................................................ 4
Hipótesis, idea a defender o preguntas científicas ................................................................. 5
TIPOS DE INVESTIGACIÓN .............................................................................................. 6
Investigación de campo ......................................................................................................... 6
Investigación bibliográfica .................................................................................................... 6
Herramientas .......................................................................................................................... 6
Método Analítico – Sintético ................................................................................................. 7
INSTRUMENTOS ................................................................................................................. 7
Guías de Entrevista ................................................................................................................ 7
Cuestionarios ......................................................................................................................... 8
Significación Práctica ........................................................................................................... 8
Aporte Teórico ....................................................................................................................... 9
Novedad científica ................................................................................................................. 9
CAPITULO I
MARCO TEÓRICO
1.1.Epígrafe I.- Origen y evolución de contabilidad, gestión de cartera, control interno. ... 10
1.2.Epígrafe II.- Análisis de las distintas posiciones teóricas de contabilidad, información
financiera, gestión de cartera. .............................................................................................. 12
1.2.1.Contabilidad ................................................................................................................ 12
1.2.1.1.Clasificación de la Contabilidad .............................................................................. 12
1.2.1.2.Principios y Normas de Contabilidad ...................................................................... 13
1.2.1.3.Procesos Contables .................................................................................................. 16
1.2.2.Auditoria del Ciclo de Ventas y Cobranzas ................................................................ 18
1.2.3.Control interno ............................................................................................................ 19
1.2.3.1.Objetivos del control interno ................................................................................... 20
1.2.3.2.Sistema de control interno ....................................................................................... 21
1.2.3.3.Importancia .............................................................................................................. 22
1.2.3.4.Normatividad ........................................................................................................... 23
1.2.3.5.Elementos del control interno .................................................................................. 23
1.2.3.5.1.Ambiente de control .............................................................................................. 23
1.2.3.5.2.Evaluación del riesgo ............................................................................................ 25
1.2.3.5.3.Actividades de control .......................................................................................... 28
1.2.3.5.4.Información y comunicación: ............................................................................... 29
1.2.3.5.5.Supervisión o Monitoreo ...................................................................................... 31
1.2.3.5.6.Limitaciones del control interno ........................................................................... 34
1.2.3.5.7.Documentación ..................................................................................................... 34
1.2.3.5.8.Retroalimentación ................................................................................................. 35
1.2.4.Control interno en el área de clientes y otras cuentas por cobrar ............................... 35
1.2.4.1.Control interno de documentos por cobrar .............................................................. 36
1.2.4.2.Contenido de las cuentas a cobrar ............................................................................ 37
1.2.4.3.Provisión de cuentas de dudoso recaudo ................................................................. 37
1.2.4.4.Evaluación de la calidad de las cuentas por cobrar ................................................. 37
1.2.4.5.Administración de la política de crédito .................................................................. 38
1.2.4.5.1.Gestión de cartera ................................................................................................. 39
1.2.4.5.2.Estándares de crédito ............................................................................................ 39
1.2.4.5.3.Gastos de oficina ................................................................................................... 40
1.2.4.5.4.Inversión de cuentas por cobrar ............................................................................ 40
1.2.4.5.5.Estimación de cuentas incobrables ....................................................................... 41
1.2.4.5.6.Volumen de ventas ................................................................................................ 41
1.2.4.5.7.Condiciones de pago ............................................................................................. 41
1.2.4.5.8.Política de recaudo o cobro ................................................................................... 42
1.3.Epígrafe III.- Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre contabilidad, control
contable e información financiera y gestión de cartera. ...................................................... 43
CAPITULO II
MARCO METODOLÓGICO _Toc418766226
2.1.Modalidad de la investigación ....................................................................................... 44
2.1.1.Cualitativo ................................................................................................................... 44
2.1.2.Cuantitativo ................................................................................................................. 44
2.2.Tipos de investigación ................................................................................................... 44
2.2.1.Investigación de campo .............................................................................................. 44
2.2.2.Investigación bibliográfica ......................................................................................... 45
2.3.Población y muestra de la investigación ........................................................................ 45
2.3.1.Población de la Investigación ..................................................................................... 45
2.3.2.Tipo de Muestreo ........................................................................................................ 46
2.3.2.1.Muestreo Probabilístico .......................................................................................... 46
2.3.2.2.Muestreo Probabilístico Regulado ........................................................................... 46
2.4.Métodos, técnicas e instrumentos .................................................................................. 48
2.4.1.Métodos ...................................................................................................................... 48
2.4.1.1.Método Inductivo – Deductivo ................................................................................ 48
2.4.1.2.Método Analítico – Sintético ................................................................................... 48
2.4.2.Técnicas ...................................................................................................................... 48
2.4.2.1.Entrevista ................................................................................................................. 48
2.4.2.2.Encuestas ................................................................................................................. 49
2.4.3.Instrumentos ................................................................................................................ 49
2.4.3.1.Guías de Entrevista .................................................................................................. 49
2.4.3.2.Cuestionarios ........................................................................................................... 49
2.5.Interpretación y tabulación de resultados ...................................................................... 50
2.5.1.Interpretación de los resultados de la aplicación de entrevista realizada al
administrador general .......................................................................................................... 50
2.5.2.Interpretación de los resultados de la aplicación de encuestas al cliente interno: ...... 52
2.6.Conclusiones de la encuesta .......................................................................................... 61
CAPITULO III
VALIDACIÓN Y/O EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE SU APLICACIÓN
3.1.Título .............................................................................................................................. 63
3.2.Objetivos ........................................................................................................................ 63
3.2.1.Objetivo General ......................................................................................................... 63
3.2.2.Objetivos específicos .................................................................................................. 64
3.3.Desarrollo de la propuesta ............................................................................................. 64
3.3.1.Ambiente de Control ................................................................................................... 64
3.3.1.1.Ubicación de la empresa. ......................................................................................... 65
3.3.1.2.Misión ...................................................................................................................... 65
3.3.1.3.Visión ....................................................................................................................... 65
3.3.1.4.Valores Corporativos Propuestos ............................................................................. 66
3.3.1.5.Organigrama Estructural .......................................................................................... 67
3.3.2.Evaluación de riesgos ................................................................................................. 67
3.3.2.1.FODA ....................................................................................................................... 67
3.3.3.Actividades de control ................................................................................................ 68
3.3.4.Procedimientos de Control .......................................................................................... 69
3.3.4.1.Políticas Institucionales ........................................................................................... 69
3.3.4.2.Políticas generales del departamento de créditos y cobranzas................................. 72
3.3.4.3.Políticas de cheques devueltos / protestados ........................................................... 73
3.3.4.4.Políticas para la calificación de créditos .................................................................. 74
3.4.Manejo del Cliente Interno ............................................................................................ 82
3.4.1.Solicitud de trabajo ..................................................................................................... 82
3.4.2.Evaluación de desempeño ........................................................................................... 84
CONCLUSIONES ............................................................................................................... 85
RECOMENDACIONES ...................................................................................................... 86
BIBLIOGRAFÍA
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 1. ¿Al ingresar a su puesto de trabajo, le proporcionaron un manual de funciones
sobre las actividades que iba a efectuar? ............................................................................. 52
Cuadro 2. ¿Es controlado el trabajo que realiza? ................................................................. 53
Cuadro 3. ¿Ha tenido inconvenientes con los implementos de trabajo proporcionados por la
empresa? .............................................................................................................................. 54
Cuadro 4. ¿Es cancelado a tiempo su sueldo mensual? ....................................................... 55
Cuadro 5. ¿Conoce Ud. la misión y visión de la empresa?.................................................. 56
Cuadro 6. ¿Conoce Ud. las políticas de cobranzas de la empresa? ..................................... 57
Cuadro 7. ¿La información y comunicación de la empresa es clara y completa? ............... 58
Cuadro 8. ¿Tiene Ud. claras las responsabilidades, objetivos y funciones de su
departamento? ...................................................................................................................... 59
Cuadro 9. ¿Cree conveniente que se implemente un Sistema de Control Interno para la
salvaguarda de los activos de la Empresa, y para un mejor desempeño? ............................ 60
Cuadro 10. FODA ................................................................................................................ 67
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1. Clasificación de la contabilidad .......................................................................... 13
Gráfico 2.Proceso Contable ................................................................................................. 17
Gráfico3. Clases de estados financieros .............................................................................. 17
Gráfico 4. ¿Al ingresar a su puesto de trabajo, le proporcionaron un manual de funciones
sobre las actividades que iba a efectuar? ............................................................................. 52
Gráfico 5. ¿Es controlado el trabajo que realiza? ................................................................ 53
Gráfico 6. ¿Ha tenido inconvenientes con los implementos de trabajo proporcionados por
la empresa? .......................................................................................................................... 54
Gráfico 7. ¿Es cancelado a tiempo su sueldo mensual? ...................................................... 55
Gráfico 8. ¿Conoce Ud. la misión y visión de la empresa? ................................................. 56
Gráfico 9. ¿Conoce Ud. las políticas de cobranzas de la empresa? ..................................... 57
Gráfico 10. ¿La información y comunicación de la empresa es clara y completa? ............. 58
Gráfico 11. ¿Tiene Ud. claras las responsabilidades, objetivos y funciones de su
departamento? ...................................................................................................................... 59
Gráfico 12. ¿Cree conveniente que se implemente un Sistema de Control Interno para la
salvaguarda de los activos de la Empresa, y para un mejor desempeño? ............................ 60
Gráfico 13. Ubicación de la empresa ................................................................................... 65
Gráfico 14. Empresa Ecuaaccesorios S.A. .......................................................................... 66
Gráfico 15. Organigrama estructural ................................................................................... 67
Gráfico 16. Actividades de control ...................................................................................... 68
RESUMEN EJECUTIVO
El objetivo primordial de la presente tesis es la propuesta de un Sistema de Control Interno
para mejorar la Gestión de Cartera de empresa Ecuaaccesorios S.A., ubicada en la Av.
Quito Km. 1 ½, sector Gasolinera Primax, en la ciudad de Santo Domingo, con la finalidad
de ayudar a la gerencia de la empresa y sus accionistas a una mejor toma de decisiones
contando con información veraz y oportuna.
Antes de realizar el diseño de la propuesta planteada, se realizó un análisis de los
componentes que conforman un Sistema de Control Interno, para obtener bases teóricas
para lograr cumplir con el objetivo propuesto.
Esta tesis se ha desarrollado de acuerdo con las pautas de la investigación, por tanto la
metodología es cualitativa con tendencia a cuantitativa, pues se analizan procesos internos
de control de la empresa en relación a la gestión de cartera y su incidencia en la
información financiera y toma de decisiones gerenciales; y se apoya en la estadística para
obtener información, así como también se planteará indicadores para lograr conocer si con
el Diseño del Sistema de Control Interno se mejorará la gestión de la cartera que tiene
impacto en los resultados financieros de la empresa.
Además con la interpretación de datos y análisis de las entrevistas y encuestas
contribuyeron a verificar la idea a defender del presente trabajo.
La propuesta del diseño de un Sistema de Control Interno, se enfoca en cinco elementos,
que son:
Ambiente de control
Evaluación del riesgo
Actividades de control
Información y comunicación
Supervisión o Monitoreo
El Ambiente de Control, se fijan los lineamientos a seguir en la gestión de Créditos y
Cobranzas que permitan que los créditos otorgados a los clientes sean respaldados con una
garantía solida de recuperación en los términos acordados y los plazos estipulados.
Evaluación del Riesgo, se establecen tareas como análisis de información, servicio al
cliente, revisión de pagos y descuentos, identificación de desviaciones.
Actividades de control, realizaron manuales de procedimiento sobre los principales
procesos que se realizan en la empresa, determinando responsables para cada actividad a
realizar, políticas y procedimientos contables, enfocados en el mejoramiento de la Gestión
de Cartera.
Información y comunicación, en este elemento de Control Interno se resalta la importancia
de la comunicación entre los departamentos de la empresa y los miembros que la
conforman, de una manera multidireccional generando un clima de comunicación solido
pero siempre respetando las jerarquías que existe en la organización
Supervisión o Monitoreo, se resalta el seguimiento de cada proceso de manera que se
pueda realizar correcciones a los procedimientos ineficientes, brindando una respuesta
oportuna a las necesidades de la organización, todo esto a través de una evaluación de
control interno.
EXECUTIVE SUMMARY
The overriding objective of this thesis is the proposal of an internal control system to
improve the Portfolio Management Ecuaaccesorios Company S.A, located in the Quito
avenue Km. 1 ½, Gas Primax Sector in Santo Domingo city with the aim to help
management of the company and its shareholders to better decision-making counting on
accurate and timely information.
Before performing the design of the proposal made was performing an analysis of the
components that make up an Internal Control System to obtain theoretical basis for
achieving complying with the proposed objective.
This thesis has been developed in accordance with the guidelines of the research, therefore
the methodology is qualitative with quantitative tendency, as internal control processes of
the company in relation to portfolio management and its impact on financial reporting are
analyzed and management decisions; and is supported on the statistical to get information
as well as indicators to get to know if the design Internal Control System will be improved
the management portfolio that has an impact on the financial results of the company.
In addition with the interpretation of data and analysis of interviews and surveys
contributed to verify defend the idea of this work.
The proposed design of an Internal Control System, focuses on five elements, which are:
Control Environment
Assessment of Risk
Control activities
Information and communication
Supervision and Monitoring
The Control Environment, the guidelines are set to follow in the management of Credit and
Collections to allow loans to customers are backed by a solid recovery guarantee as agreed
and stipulated deadlines.
Risk Assessment, tasks like data analysis, customer service, review of payments and
discounts, identifying deviations are established.
Control activities was performed procedure manuals on the main processes taking place in
the enterprise, determining responsible for each activity performed, accounting policies
and procedures, focusing on the improvement of the Portfolio Management.
Information and communication on this element Internal Control that highlights the
importance of communication between business departments and members that form, a
multi-way communication generating a climate of solid while respecting the hierarchies
that exists in the organization.
Supervision or monitoring, is highlighted the tracking each process so that can make
corrections to inefficient procedures, providing a timely response to the needs of the
organization all of this through an evaluation of internal control.
1
INTRODUCCION
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha
incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al medir la
eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las
actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el
mercado.
Una empresa que no aplique controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener
desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no serán las más
adecuadas para su gestión e incluso podría llevar al mismo a una crisis operativa, por lo
que, se debe asumir una serie de consecuencias que perjudican los resultados de sus
actividades.
El manejo de cartera exige políticas, normas y procedimientos. El control financiero de la
misma requiere un manejo basado en los indicadores que permitan resultados. Los efectos
negativos que un mal manejo de cartera pueden acarrear, por ejemplo, “cartera ociosa”, la
cual tiene un alto costo oculto.
El control financiero se realiza en base en las normas de auditoría de aceptación general,
para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente su
situación financiera, el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación
financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y
operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las
autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o
prescitos por el contador general.
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION
El control interno sirve para ayudar a la empresa a que logre sus metas y sus propósitos
en determinados tiempos, con determinados presupuestos minimizando todo riesgo
2
implicado en la consecución de sus objetivos; además genera más confianza ante terceros,
ante sus empleados y con sus dueños.
Una de las misiones de la empresa es crear valor, pero también maximizarlo lo mejor
posible, a través del uso eficiente de los recursos financieros. Los accionistas deben saber
manejar su negocio y prevenir las crisis ya que, al momento de ser sorprendidos, sus
activos pudiesen verse perjudicados.
Resaltar que el control interno es tan importante tanto a nivel financiero, operativo, de
talento humano y demás componentes de una organización, para el desarrollo y
crecimiento empresarial.
La necesidad de contar con un sistema de control interno que permita obtener una
información contable financiera y de cartera veraz y oportuna, es importante debido a que
mejorará el desarrollo de la empresa. Por lo tanto, el presente trabajo de investigación
sobre el tema “GESTIÓN DE CARTERA PARA EL CONTROL FINANCIERO EN
“ECUAACCESORIOS S.A” DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO DE LOS
TSACHILAS”, se dio con la finalidad de dar solución a la problemática existente.
SITUACION PROBLEMICA
La Cartera es el eje sobre el cual gira la liquidez de una empresa. El adecuado manejo de la
cartera de una empresa, es el componente principal para que exista un normal flujo de
efectivo o rotación del capital, ya que no es el monto de la cartera lo que determina su
importancia. Es su rotación.
A menor número de días de rotación del capital, las empresas obtienen mayor eficiencia.
La empresa Ecuaaccesorios S.A. ofrece el servicio y comercialización de productos
relacionados con el sector automotriz, aros y llantas de todo tipo para vehículos cuyos
dueños desean realizar modificaciones, productos de tecnología en audio y accesorios para
vehículos como aditivos, stickers entre otros, inició sus actividades en el año 2006, en un
pequeño local de la vía a Quevedo, para luego trasladarse a la av. Quito a un local más
amplio, de conformidad con sus necesidades de crecimiento comercial.
3
Por lo tanto, la necesidad de contar con mecanismos seguros y confiables de manejo, es
una de las principales tareas que tiene la empresa ECUAACCESORIOS S.A., en la cual se
evidencia la siguiente problemática: uno de los principales problemas de gestión de cartera
es la inexistencia de un proceso de control interno en la empresa que permita evaluar los
procedimientos actuales de crédito y cobranza.
De acuerdo con la entrevista realizada al personal directivo de la empresa, así como al
personal que labora no existe personal en el área de crédito provocando la consecuencia
de una falta de control a los créditos concedidos, información incompleta de los clientes,
así como documentos de respaldo para la concesión del crédito, falta seguimiento a las
cuentas vencidas y no cumplir la política de los plazos establecidos.
La documentación de los clientes no es receptada en forma adecuada, hay clientes que
tienen un crédito sin haber llenado la solicitud o firmado un documento que respalde el
crédito.
Consecuentemente el deficiente control en la cartera conllevará a que no existan datos
claros de los valores a recaudar, generando iliquidez, y desde luego que la información
financiera no esté a tiempo ni acorde a la situación actual de la empresa.
Al no solucionar estos problemas como el incumplimiento de procesos, normas, políticas
generará una información inadecuada, conllevando a una mala de toma decisiones dentro
de la organización y sus directivos, así como afectaría a su permanencia en el mercado.
Al no existir procesos de control para el manejo de cartera de clientes, la empresa se ve
afectada con su activo disponible, liquidez, capital de trabajo, rotación de inventarios, por
lo tanto una gestión de cartera y control financiero es imprescindible para el desarrollo
empresarial.
4
Formulación del Problema
¿Cómo mejorar la Gestión de Cartera, para el control financiero en “Ecuaaccesorios S.A”
de Santo Domingo de los Tsachilas?
Objeto de investigación y campo de acción
La investigación se desarrollara en la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas,
ciudad Santo Domingo, en la Empresa Ecuaaccesorios S.A., ubicada en la Av. Quito Km. 1
½, sector Gasolinera Primax, investigación que se viene ejecutando con el análisis de la
cartera y presentación de balances, al 31 de diciembre del 2014, por lo tanto las
conclusiones y recomendaciones serán aplicables en el 2015.
El objeto de estudio son los Procesos Contables.
El campo de acción es el Control Interno
Línea de investigación
Gestión de la información contable
OBJETIVOS
Objetivo General
Diseñar un Sistema de Control Interno Financiero para mejorar la Gestión de Cartera
de “Ecuaaccesorios S.A”.., de la ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas.
Objetivos Específicos
Fundamentar teóricamente, Procesos Contables, Control Interno Financiero y la
Gestión de Cartera.
Evaluar la situación actual de Empresa ECUAACCESORIOS S.A., a través de técnicas
de investigación.
Establecer políticas adecuadas de gestión de cobro de la cartera de los clientes de la
empresa ECUAACCESORIOS S.A.
5
Diagnosticar métodos de ventas a crédito y cobranzas aplicando una investigación de
campo para conocer el estado de la cartera de los clientes de la empresa
ECUAACCESORIOS S.A.
Diseñar una propuesta para mejorar el Sistema de Control Interno y Gestión de Cartera
de la Empresa Ecuaaccesorios S.A.
Hipótesis, idea a defender o preguntas científicas
1.- Análisis crítico de las distintas posiciones teóricas
2.- Cual es la situación económica de la empresa en el 2014 y cual va hacer el aporte con el
proyecto al finalizar el 2015.
3.- Validación de expertos
Variables de la investigación
Variable independiente: Control Financiero de la gestión de cartera
Variable dependiente: Procesos contables
Metodología a emplear
El paradigma de la investigación es cualitativo con tendencia a cuantitativo, en razón de
que el punto de partida es la calidad de la gestión en el manejo de cartera.
Cualitativo
Porque se analizará los procesos internos de control de la empresa en relación a la gestión
de cartera y su incidencia en la información financiera y toma de decisiones gerenciales.
Cuantitativo
Porque se obtendrá información numérica con apoyo de la estadística; así como también se
planteará indicadores para lograr conocer si con el Diseño del Sistema de Control Interno
se mejorará la gestión de la cartera que tiene impacto en los resultados financieros de la
empresa.
6
TIPOS DE INVESTIGACIÓN
Investigación de campo
Se examinará información primaria, que tenía contacto directo con la realidad, a la vez que
proporcionó conocimientos sobre el problema que presentaba la empresa
ECUAACCESORIOS S.A. razón por la cual se emplearon y desarrollaron algunas técnicas
como: La observación directa, que permitió analizar los procesos técnicos, operativos y de
decisión que se ejecutaban en la empresa ECUAACCESORIOS S.A.
La técnica de la encuesta, que se aplicó a los clientes internos (personal productivo,
administrativo y ventas) de la empresa ECUAACCESORIOS S.A., con el propósito de
conocer las expectativas y necesidades de los mismos.
Investigación bibliográfica
Para realizar la exploración bibliográfica se recolectó información secundaria relativa al
contenido de este tema.
Para su desarrollo necesariamente se consultó la normativa interna de la empresa, boletines
informativos, libros, tesis de grado, revistas especializada, internet y documentos
relacionados con la problemática que enfoca el estudio.
Esta información se recopiló con base en la necesidad de analizar detenidamente los
apoyos bibliográficos que facilitaron el desarrollo de la investigación.
Herramientas
Al realizar esta investigación se aplica el método inductivo-deductivo, ya que permite
identificar el problema existente en la Empresa ECUACCESORIOS S. A. para luego ir
determinando las causas que lo provocaron y que consecuencias se han dado en la Gestión
de Cartera para llegar a tener una conclusión a nivel general de la Empresa.
7
Método Analítico – Sintético
Análisis de cada uno de los procesos que se desarrollan en el cumplimiento de las
actividades de la empresa, y obtener conclusiones sobre el sistema; así poder dar las
recomendaciones, identificando alternativas de solución que permitan mejorar la Gestión
de Cartera de la Empresa.
TÉCNICAS
En la presente investigación se aplicarán las técnicas de la Entrevista y la Encuesta.
Entrevista
Se aplicara al Gerente Administrativo de la organización para conocer cuáles son las
causas de la deficiente gestión de cartera.
Encuestas
Encuesta es un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a la muestra representativa de
la población, con el fin de conocer estados de opinión o hechos específicos. Esta técnica
de encuesta nos permitió recopilar información necesaria para este trabajo mediante un
cuestionario que se elaborara hacia los clientes, para determinar si es conveniente o no el
diseño de un Sistema de Control Interno.
INSTRUMENTOS
Se basaran en Guías de Entrevista y los Cuestionarios.
Guías de Entrevista
Preguntas relacionadas con el problema propuesto, dirigidas al gerente administrativo de la
Empresa ECUAACESORIOS S.A. con la finalidad de poder dar solución a la deficiente
gestión de cartera.
8
Cuestionarios
Investigación a realizar sobre una muestra de sujetos representativa de un colectivo más
amplio, utilizando procedimientos estandarizados de interrogación con el fin de obtener
mediciones cuantitativas de una gran variedad de características objetivas y subjetivas de la
población.
Descripción de la estructura o esquema de contenidos
CAPITULO I
Epígrafe I
Origen y evolución de procesos contables, control financiero y la gestión de cartera.
Epígrafe II
Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre procesos contables, control financiero y
la gestión de cartera.
Epígrafe III
Valoración crítica de los principales conceptos de las distintas posiciones teóricas sobre
procesos contables, control financiero y la gestión de cartera.
CAPITULO II
Metrología de la investigación
CAPITULO III
Propuesta y validación de los resultados
Aporte teórico, significación práctica y novedad científica
Significación Práctica
Con el desarrollo de un Sistema de control interno para la gestión de cartera, aplicado a la
realidad de la empresa y a las condiciones de pago de las empresas distribuidoras y demás
clientes que adeudan a ECUAACCESORIOS S.A., se obtendrá una valiosa herramienta
que contribuirá al incremento de los ingresos mensuales de ECUAACCESORIOS S.A.
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permitiendo un mejor manejo administrativo y la reinversión de valores en los procesos
internos; y a su vez a disminuir el riesgo de considerar la deuda vigente como cartera
incobrable.
Aporte Teórico
Para la realización del proyecto se utilizará un método histórico de análisis de información
que a su vez permitirá el desarrollo de gráficos estadísticos para analizar e interpretar la
tendencia de la cartera desde el inicio de las actividades de facturación. Así mismo se
utilizará la inducción y deducción que permitirán llegar a la comprobación de la hipótesis
planteada.
Novedad científica
La aplicación de los conocimientos teóricos, metodológicos y técnicos adquiridos en la
carrera a través de la ejecución de este proyecto de tesis, aportará al desarrollo de la
empresa y beneficio de la sociedad, así como también servirá como modelo de control
interno y gestión de cartera para otras empresas emprendedoras que deseen aprovechar al
máximo sus recursos.
Además me permitirá obtener el título de Ingeniería en Contabilidad Superior, Auditoría y
Finanzas, C.P.A. de la Universidad Regional Autónoma de los Andes (UNIANDES).
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CAPITULO I
1. MARCO TEÓRICO
1.1. Epígrafe I.- Origen y evolución de contabilidad, gestión de cartera, control
interno.
La contabilidad se remonta a través de los tiempos su estudio a los sistemas más notables y
eficaces para dar a conocer los diversos ámbitos de la información de las unidades de
producción o empresas.
Dentro de este ámbito, la historia de la contabilidad no descuida lógicamente el estudio del
pensamiento y la enseñanza contables, ni el de la formación de la profesión contable y el
establecimiento de grupos corporativos profesionales, o el análisis de la legislación y
disposiciones que regulan la actividad contable.
La historia de la contabilidad comprende actualmente no sólo el estudio de la evolución de
las técnicas contables, sino también el de la organización y las técnicas de gestión y control
empresarial, que forman un todo con la organización contable instrumentada, así como el
de las operaciones reflejadas en los registros de cuentas.
Si algo resulta imprescindible es conocerse a sí mismo, saber nuestros defectos y virtudes,
las debilidades y fortalezas, con el ánimo de superar unas y reforzar otras. Algo así sucede
cuando se trata de una entidad, sólo que en este caso examinarse internamente se convierte
en una necesidad que nunca debe descuidarse.
Basta con que uno de los "órganos" de ese gran cuerpo funcione mal para que repercuta en
el resto y en el resultado final. Precisamente a evitar ese mal funcionamiento está dirigido
el Control Interno, cuestión que en los últimos tiempos se ha convertido en tema recurrente
en todas las entidades.
Con el decursar del tiempo los problemas de Control Financiero, han centrado la
preocupación de la gerencia moderna, así como de los profesionales responsables de
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implementar nuevas formas de mejorar y perfeccionar dichos controles, esto es muy
importante por cuanto el Control Financiero es fundamental para que una entidad logre
alcanzar, a través de una evaluación de su misión y visión, el logro de sus objetivos y
metas trazadas, pues de lo contrario sería imposible que se puedan definir las medidas que
se deben adoptar para alcanzarlos.
En el transcurso del tiempo y en empresas de distintos tipos comerciales, el manejo de la
gestión de cartera ha constituido un tema de enorme importancia para la administración en
vista de que la estabilidad financiera de las empresas se ve mermada por la falta de
cumplimiento por parte de sus clientes.
Destacar la extraordinaria importancia de la Gestión de Cartera, la administración del
crédito y las cobranzas se encuentra entre las actividades más difíciles de realizar. Esta
actividad está incluida entre las muchas que desempeña una empresa que produce artículos
para la venta, o que compre dichos artículos para luego revenderlos. Cualquiera que sea la
modalidad de las operaciones, se espera obtener un margen de utilidad razonable con
relación a sus costos y gastos.
Las políticas y procedimientos utilizados para la concesión de los créditos, recaudación del
dinero que produzcan los cobros de los créditos, los instrumentos que utilice la firma para
ejercer un control efectivo sobre los créditos y las cobranzas, y la aversión al riesgo de los
empresarios, entre otras, van a ser las variables que los empresarios con agudeza de visión
financiera tendrán que considerar a fin de orientar efectiva y eficientemente la gerencia de
crédito y cobranzas.
Así, se pretende lograr los objetivos propuestos para la empresa donde el volumen de sus
ventas y el nivel de sus utilidades netas periódicas dependen de las ventas a crédito.
En Ecuaaccesorios S.A., se refleja la necesidad de contar con mecanismos seguros y
confiables de manejo, la inexistencia de un control financiero que permita evaluar los
procedimientos actuales de crédito y cobranza, así como los resultados que conllevan a
generar la liquidez de la empresa.
12
1.2. Epígrafe II.- Análisis de las distintas posiciones teóricas de contabilidad,
información financiera, gestión de cartera.
La problemática de la falta de eficiencia de la información financiera de empresa
ECUAACCESORIOS S.A., conformada por su variable dependiente e independiente será
sustentada con los siguientes temas y subtemas:
1.2.1. Contabilidad
“Se puede conceptuar a la contabilidad como un campo especializado de las ciencias
administrativas, que se sustentan en principios y procedimientos generalmente aceptados,
destinados a cumplir con los objetivos de: análisis, registro y control de las transacciones
en operaciones realizadas por una empresa o institución en funcionamiento, con la
finalidad de informar e interpretar la situación económica financiera y los resultados
operacionales alcanzados en cada periodo o ejercicio contable, durante toda la existencia
permanente de la entidad” (Bravo, 2005, pág. 10).
En este mismo sentido, Vela Pastor, 1978, define la Contabilidad como aquella “ciencia
que tiene por objeto la captación y representación en términos cualitativos y cuantitativos,
mediante un ordenado conjunto de proposiciones, de la realidad económico-patrimonial
que se da en una unidad económica en el transcurso del tiempo, con el fin de obtener el
conocimiento necesario para orientar su gestión económica” (Gómez, 2002, pág. 54).
1.2.1.1. Clasificación de la Contabilidad
La contabilidad admite diversas clasificaciones en función del criterio que se seleccione
para tal fin, según Pedro Zapata una importante de estas clasificaciones es por la
Naturaleza del negocio, la cual detallamos a continuación:
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Gráfico 1. Clasificación de la contabilidad
Fuente: Contabilidad de Pedro Zapata
Elaborado por: Tlga. Laura Loor Murillo
1.2.1.2. Principios y Normas de Contabilidad
“Los principios de contabilidad son conceptos básicos que establecen la delimitación e
identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las operaciones y la
presentación de la información financiera cuantitativa por medio de los estados
financieros” (Instituto Mexicano de Contadores Públicos, 1994, pág. 23).
“La contabilidad se llevará por el sistema de partida doble, en idioma castellano y en
dólares de los Estados Unidos de América con sujeción a las Normas Ecuatorianas de
Contabilidad (NEC) y a las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), en los aspectos
no contemplados por las primeras (Bravo, 2005, pág. 6).
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados:
Ente, los estados financieros se refieren siempre a un ente donde el elemento
subjetivo o propietario es considerado como tercero. El concepto de ente es distinto
del de persona ya que una misma persona puede producir estados financieros de
Gubernamental
•Entidades del gobierno
De Servicios
•Dedicada a prestar servicios en general
Agricola
•De producción agricola
Bancaria
•De servicios de la banca y financieros
Industrial o de Costos
De transformación de bienes
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varios entes de su propiedad.(Instituto Mexicano de Contadores Públicos, 1994,
pág. 25)
Bienes económicos, los estados financieros se refieren siempre a bienes
económicos, es decir bienes materiales e inmateriales que poseen valor económico
y por ende susceptibles de ser valuados en términos monetarios.(Instituto Mexicano
de Contadores Públicos, 1994, pág. 25).
Moneda de cuenta, este recurso consiste en elegir una moneda de cuenta y
valorizar los elementos patrimoniales aplicando un precio a cada unidad.(Instituto
Mexicano de Contadores Públicos, 1994, pág. 25).
Empresa en marcha, salvo indicación expresa en contrario, se entiende que los
estados financieros pertenecen a una empresa en marcha considerándose que el
concepto que informa la mencionada expresión, se refiere a todo organismo
económico cuya existencia corporal tiene vigencia y proyección futura.(Instituto
Mexicano de Contadores Públicos, 1994, pág. 25)
Evaluación al costo, el valor del costo de adquisición o producción constituyen el
criterio principal y básico de valuación que condiciona la formulación de los
estados financieros llamados de situación, razón por la cual esta norma adquiere el
carácter de principio.(Instituto Mexicano de Contadores Públicos, 1994, pág. 25).
Ejercicio, en las empresas en marcha es necesario medir el resultado de la gestión
de tiempo en tiempo, ya sea para satisfacer razones de administración, legales,
fiscales o para cumplir con compromisos financieros.(Instituto Mexicano de
Contadores Públicos, 1994, pág. 25).
Devengado, las variaciones patrimoniales que deben considerarse para establecer el
resultado económico son las que competen a un ejercicio sin entrar a considerar si
se han cobrado o pagado.(Instituto Mexicano de Contadores Públicos, 1994, pág.
25).
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Objetividad, los cambios en los activos, pasivos y en la expresión contable del
patrimonio neto, deben reconocerse formalmente en los registros contables, tan
pronto como sea posible medirlos objetivamente y expresar esta medición en
moneda de cuenta.(Instituto Mexicano de Contadores Públicos, 1994, pág. 25).
Realización, los resultados económicos solo deben computarse cuando sean
realizados o sea cuando la operación que los origina quede perfeccionada desde el
punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y que se hayan
ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal operación.(Instituto
Mexicano de Contadores Públicos, 1994, pág. 25).
Prudencia, significa que cuando se deba elegir entre dos valores para un elemento
del activo, normalmente se debe optar por el más bajo, o bien que una operación se
contabilice de tal modo que la alícuota del propietario sea menor. (Instituto
Mexicano de Contadores Públicos, 1994, pág. 25).
Uniformidad, los principios generales, cuando fueren aplicables y las normas
particulares utilizadas para preparar los estados financieros de un determinado ente,
deben ser aplicados uniformemente de un ejercicio a otro.(Instituto Mexicano de
Contadores Públicos, 1994, pág. 25)
Materialidad, al ponderar la correcta aplicaron de los principios generales y normas
particulares debe necesariamente actuarse con sentido práctico.(Instituto Mexicano
de Contadores Públicos, 1994, pág. 25).
Exposición, los estados financieros deben contener toda la información y
discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada
interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos del
ente.(Instituto Mexicano de Contadores Públicos, 1994, pág. 25).
16
1.2.1.3. Procesos Contables
El proceso contable es el ciclo mediante el cual las transacciones de una empresa son
registradas y resumidas para la obtención del resultado de las operaciones y los cambios en
la situación financiera, los mismos que serán de utilidad para la toma de decisiones y
evaluar el trabajo de la administración.
A continuación detallamos en síntesis cada fase que según lo manifiesta Rubén Sarmiento
cumplen un fin determinado (Sarmiento, 2004, pág. 73):
Transacción comercial.- Es la primera fase de un proceso contable y se da por el
intercambio de un bien y/o servicio por dinero.
Jornalización.- Se procede a trasladar los datos de transacción a los libros o
registros de la empresa cumpliendo con los principios contables establecidos en la
ley.
Libro mayor.- Se debe controlar que el mismo este foliado o numerado permitiendo
el registro de la jornalización en forma cronológica.
Mayorización.- Es la encargada del control de todas las cuentas principales que
aparecen en el libro diario con la finalidad de agrupar y verificar los valores de
cuentas en orden es decir, cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos.
Balance de comprobación.- Aquí se resumen todas las cuentas que han intervenido
en un ejercicio económico, con la sumatoria de sus respectivos movimientos
económicos.
Regularización y ajuste de cuentas.- Generalmente esta fase se la realiza al final
del periodo contable con el fin de actualizar los valores de las cuentas de
mercadería y otras de una empresa.
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Gráfico 2.Proceso Contable
Fuente: Contabilidad General de Rubén Sarmiento
Elaborado por: Tlga. Laura Loor Murillo
Gráfico3. Clases de estados financieros
Fuente: Contabilidad General de Rubén Sarmiento
Elaborado por: Tlga. Laura Loor Murillo
Transacción comercial
Jormalización
Libro diario
Mayorización
Balance de comprobación
Regularización y ajuste de cuentas
Estados financieros
Análisis financiero
Estado de resultados.
• Determina la utilidad o pérdida de un ejercicio económico, como resultado de los ingresos y gastos. En base a este estado se puede medir el rendimiento económico que ha generado la actividad de la empresa
Estado de situación financiera
• Es el que expresa la situación económica financiera de una emprsa al inicio o al final de un ejercicio económico.
Estado de flujo de efectivo.
• Es elaborado para el conocimiento de los socios o accionistas de la empresa, y remplaza al estado de cambios en la posición financiera, siendo su obligación de presentarlo de a cuerdo a la NEC 3.
Estado de superávit.
• Se elabora para el conocimiento de los socios o accionista, y demuetra los cambios o variaciones ocurridas en ciertas cuentas patrimoniales.
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Análisis financiero.- Es la fase final del proceso contable y es en donde se evalúa y
diagnostica mediante la relación de índices financieros la situación económica-
financiera de una empresa.
1.2.2. Auditoria del Ciclo de Ventas y Cobranzas
El Objetivo global en la auditoría del ciclo de ventas y cobranza es evaluar si los saldos en
cuenta afectados por el ciclo se presentan razonablemente de acuerdo con los principios de
contabilidad generalmente aceptados.
Las siguientes son cuentas comunes que si incluyen en el ciclo de ventas y cobranza:
Ventas.
Rebajas y devoluciones sobre ventas.
Gastos de deudas incobrables.
Cuentas por cobrar con cargo a clientes.
Estimación para cuentas incobrables.
Efectivo en bancos (cargos de las entradas de efectivo)
En la figura anterior se muestra un breve resumen de la forma en que fluye la información
de contabilidad a través de las diversas cuentas en el ciclo de ventas y cobranza, esto se
hace utilizando las cuentas T. Esta figura muestra que existen cinco clases de operaciones
incluidas en el ciclo de ventas y cobranza:
Ventas (efectivo y ventas a cuenta).
Entradas de efectivo.
Rebajas y devoluciones sobre ventas
Débitos de cuentas incobrables.
Gastos de ventas incobrables.
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También se muestra que con excepción de las ventas de efectivo, todas las operaciones y
montos finalmente se incluyen en dos cuentas del balance, cuentas por cobrar o
estimaciones para cuentas incobrables. (Agustín, 2008)
1.2.3. Control interno
“El sistema de control interno o de gestión es un conjunto de áreas funcionales en una
empresa y de acciones especializadas en la comunicación y control al interior de la
empresa.
El sistema de gestión por intermedio de las actividades, afecta a todas las partes de la
empresa a través del flujo de efectivo.
La efectividad de una empresa se establece en la relación entre la salida de los productos o
servicios y la entrada de los recursos necesarios para su producción.
Entre las responsabilidades de la gerencia están:
Controlar la efectividad de las funciones administrativas.
Regular el equilibrio entre la eficacia y la eficiencia en la empresa.
Otros aspectos del desarrollo de la empresa, como crecimiento, rentabilidad y
liquidez”.(Abraham, 2000, pág. 32).
El informe COSO del Instituto de Auditores Internos de España manifiesta: El entorno de
control marca la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la concienciación
de sus empleados respecto al control.
Es la base de todos los demás componentes del control interno, aportando disciplina y
estructura. Los factores del entorno de control incluyen la integridad, los valores éticos y la
capacidad de los empleados de la empresa, la filosofía de dirección y el estilo de gestión, la
manera en que la dirección asigna autoridad y las responsabilidades y organiza y desarrolla
profesionalmente a sus empleados y la atención y orientación que proporciona al consejo
de administración.
20
“El núcleo de un negocio es su personal (sus atributos individuales, incluyendo la
integridad, los valores éticos y la profesionalidad) y el entorno en que trabaja, los
empleados son el motor que impulsa la entidad y los cimientos sobre los que descansa
todo” (Cooper & Librand S.A., 1992).
El Entorno de control propicia la estructura en la que se deben cumplir los objetivos y la
preparación del hombre que hará que se cumplan. Finalmente, podemos acotar que el
Control Interno es un conjunto de políticas, procedimientos, métodos y herramientas
relacionados y vinculados directamente con el desarrollo de las operaciones y
transacciones de una entidad a fin de alcanzar los objetivos de toda organización.
1.2.3.1. Objetivos del control interno
“El Control Interno descansa sobre tres objetivos fundamentales. Si se logra identificar
perfectamente cada uno de estos objetivos, se puede afirmar que se conoce el significado
de Control Interno.
En otras palabras toda acción, medida, plan o sistema que emprenda la empresa y que
tienda a cumplir cualquiera de estos objetivos, es una fortaleza de Control Interno”
(Fonseca, 2007, pág. 45).
Asimismo, toda acción, medida, plan o sistema que no tenga en cuenta estos objetivos o los
descuide, es una debilidad de Control Interno. Los objetivos de Control Interno son los
siguientes:
a. Suficiencia y confiabilidad de la información financiera:
La contabilidad capta las operaciones, las procesa y produce información
financiera necesaria para que los usuarios tomen decisiones.
Esta información tendrá utilidad si su contenido es confiable y si es presentada
a los usuarios con la debida oportunidad. Será confiable si la organización
cuenta con un sistema que permita su estabilidad, objetividad y verificabilidad.
21
Si se cuenta con un apropiado sistema de información financiera se ofrecerá
mayor protección a los recursos de la empresa a fin de evitar sustracciones y
demás peligros que puedan amenazarlos.(Fonseca, 2007, pág. 48).
Ejemplos:
Comparar los registros contables de los activos con los activos
existentes a intervalos razonables.
Utilización de Máquinas Registradoras para ingresos.
Asegurar apropiadamente los activos de la empresa.
Consignar diariamente y en las mismas especies los ingresos.
b. Efectividad y eficiencia de las operaciones:
Se debe tener la seguridad de que las actividades se cumplan cabalmente con un
mínimo de esfuerzo y utilización de recursos y un máximo de utilidad de
acuerdo con las autorizaciones generales especificadas por la administración.
Ejemplo:
El establecimiento de un sistema de incentivos a la producción.
c. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables:
Toda acción que se emprenda por parte de la dirección de la organización, debe
estará enmarcada dentro las disposiciones legales del país y debe obedecer al
cumplimiento de toda la normatividad que le sea aplicable al ente. Este objetivo
incluye las políticas que emita la alta administración, las cuales deben ser
suficientemente conocidas por todos los integrantes de la organización para que
puedan adherirse a ellas como propias y así lograr el éxito de la misión que ésta
se propone.
1.2.3.2. Sistema de control interno
El Control Interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados
mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la
22
administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto
de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos incluidos en las
siguientes categorías:
Eficacia y eficiencia de las operaciones.
Confiabilidad de la información financiera.
Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas.
Completan la definición algunos conceptos fundamentales:
El control interno es un proceso, es decir un medio para alcanzar un fin y no un fin
en sí mismo.
Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se trata solamente
de manuales de organización y procedimientos.
Sólo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la seguridad total, a la
conducción.
Está pensado para facilitar la consecución de objetivos en una o más de las categorías
señaladas las que, al mismo tiempo, suelen tener puntos en común.
Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de
acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los demás
procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión.
Tales acciones se hallan incorporadas (no añadidas) a la infraestructura de la entidad, para
influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad. (Abraham,
2000, pág. 75)
1.2.3.3. Importancia
El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la
empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros
que ayudan a que la empresa realice su objeto.
23
Detecta las irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando todos
los niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas contables
para que así el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos
empresariales. (Abraham, 2000, pág. 80)
1.2.3.4. Normatividad
El control interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y
principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido por las políticas y normas
formalmente dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados y los
recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe
orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes:
Salvaguardar el patrimonio de la empresa.
Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la información
presupuestaria, financiera, administrativa y técnica.
Procurar la eficiencia, eficacia, economía y legalidad de los procesos y operaciones
institucionales y el acatamiento de las políticas establecidas por las máximas
autoridades del organismo o entidad.(Abraham, 2000, pág. 84)
1.2.3.5. Elementos del control interno
1.2.3.5.1. Ambiente de control
Es el conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la
perspectiva del control interno y que son determinantes ya que los principios de éste
imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales.
Elementos:
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Integridad y Ética
Un clima ético vigoroso dentro de la empresa y en todos sus niveles, es esencial para el
bienestar de la organización, sus componentes y el público en general.
La transmisión de valores se hace mediante el:
1. Establecimiento de normas escritas.
2. Establecimiento de respuestas eficientes y contundentes.
Competencia profesional. Compromiso de la organización con el trabajo bien
hecho, de forma eficaz y eficiente.
Estilo y Filosofía Gerencial. Actitud positiva de control interno (evitar riesgos
innecesarios, ponderar aspectos positivos y negativos de cada alternativa).
Estructura organizativa. Ajustada al tamaño de la entidad y a su tipo de actividad
y objetivos.
Delegación de poderes y responsabilidades. Acompañada de un nivel de
supervisión adecuado, conocimiento claro e indudable de los objetivos de la
entidad.
Políticas y prácticas de recursos humanos. Indicando a los empleados los niveles
éticos y de competencia profesional que pretende lograr la entidad en cada caso.
El ambiente de control marca la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la
concienciación de sus empleados respecto al control. Es la base de todos los demás
componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del
entorno de control incluyen la integridad, los valores éticos y la capacidad de los
empleados de la empresa, la filosofía de dirección y el estilo de gestión, la manera en que
la dirección asigna autoridad y las responsabilidades y organiza y desarrolla
profesionalmente a sus empleados y la atención y orientación que proporciona al consejo
de administración.
El ambiente de control propicia la estructura en la que se deben cumplir los objetivos y la
preparación del hombre que hará que se cumplan.(Cooper & Librand S.A., 1992, pág. 37)
25
1.2.3.5.2. Evaluación del riesgo
Significa que dado que, el control interno ha sido pensado para limitar los riesgos que
afectan las actividades de una organización. El auditor deberá adquirir un conocimiento
práctico de la entidad y sus componentes para identificar puntos débiles, enfocando los
riesgos tanto a nivel de la organización (internos y externos) como de la actividad.
En tal sentido, se toma en cuenta las siguientes circunstancias:
Cambios en el entorno.
Redefinición de la política institucional.
Reorganizaciones o restructuraciones.
Ingreso de nuevos empleados o rotación.
Nuevos sistemas y procedimientos.
Aceleración del crecimiento.
Nuevos productos o servicios, actividades o funciones.
Objetivos relacionados con la información financiera:
Información financiera suficiente y apropiada, resumida y clasificada
pertinentemente.
Estados financieros que reflejen adecuada y razonablemente la situación financiera.
Como cualquier información, los estados financieros anuales deben cumplir:
Existencia
Totalidad
Derechos y obligaciones
Valoración
Presentación
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Objetivos de cumplimiento
Los objetivos se interrelacionan y debe existir una estructuración coherente de los mismos.
La definición más usual incluía como objetivos del mismo el adecuado reflejo de los
registros contables y la salvaguarda de los activos. También debe lograr un nivel adecuado
de información sobre la consecución de los objetivos operativos.
La evaluación de riesgo incluye:
Proceso de la entidad para identificar los riesgos.
Forma que tiene la entidad de identificar los riesgos correspondientes para el logro de los
objetivos con respecto a la entidad en general; las actividades operacionales.
El análisis de riesgos es una actividad que debe revisarse de forma continua y exige a la
dirección una permanente alerta para detectar las circunstancias que modifican el entorno
y, por consiguiente, los nuevos riesgos a los que se enfrentan.
Riesgos de negocios Internos:
Relaciones laborales
Sistemas de información
Recursos humanos y financiamiento.
Riesgos de Negocios Externos:
Fuentes de abastecimiento
Cambios en la tecnología
Demandas de acreedores
Además de los factores que puedan impedir el cumplimiento de los objetivos del sistema
organizacional, se debe tener en cuenta el riesgo de auditoría, que consiste en que el
auditor no detecte un error de importancia relativa que pueda existir en el sistema
examinado. El riesgo de auditoría puede consistir en riesgo inherente, riesgo de control, y
el riesgo de detección.
27
Tipos de riesgos de auditoria
Riesgo de auditoría.- Significa el riesgo de que el auditor de una opinión de
auditoría inapropiada cuando los estados financieros están elaborados en forma
errónea de una manera importante. El riesgo de auditoría tiene tres componentes:
riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección.
Riesgo inherente.- Es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de
transacciones a una representación errónea que pudiera ser de importancia relativa,
individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas en otras cuentas
o clases, asumiendo que no hubo controles internos relacionados.
Riesgo de control.- Es el riesgo de que una representación errónea que pudiera
ocurrir en el saldo de cuenta o clase de transacciones y que pudiera ser de
importancia relativa individualmente o cuando se agrega con representaciones
erróneas en otros saldos o clases, no sea prevenido o detectado y corregido con
oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno.
Riesgo de detección.-Es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de un
auditor o detecten una representación errónea que existe en un saldo de una cuenta
o clase de transacciones que podría ser se importancia relativa, individualmente o
cuando se agrega con representaciones erróneas en otros saldos o clases.
Operacionalización de los elementos
Consiste en actividades relacionadas a:
Evaluar permanentemente con el propósito de determinar si el Sistema de Control
Interno está operando en forma efectiva y eficiente.
Hacer recomendaciones a la Gerencia para fortalecer el Sistema de Control Interno
existente, modificarlo y/o para sugerir su implementación.
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Adoptar una posición crítica frente a la exactitud de la información y observar el
cumplimiento de los procesos y procedimientos en el desarrollo de la gestión,
fomentando la calidad.
Desarrollar e implementar la dirección, verificación, evaluación y seguimiento a los
métodos y procedimientos aplicados.
Identificar los hallazgos encontrados en las áreas verificadas, hacer las
observaciones correspondientes, establecer correctivos y adelantar planes de
seguimiento.
Enmarcar las acciones de la Entidad dentro de los principios de eficacia, eficiencia,
economía, moralidad, celeridad e imparcialidad.(Cooper & Librand S.A., 1992, pág. 46)
1.2.3.5.3. Actividades de control
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a
asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa.
Ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos
relacionados con la consecución de los objetivos de la empresa. Hay actividades de
control en toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones.
“Deben establecerse y ajustarse políticas y procedimientos que ayuden a conseguir
una seguridad razonable de que se llevan a cabo en forma eficaz las acciones
consideradas necesarias para afrontar los riesgos que existen respecto a la
consecución de los objetivos de la unidad”.(Cooper & Librand S.A., 1992, pág. 48)
Las actividades de control existen a través de toda la organización y se dan en toda
la organización, a todos los niveles y en todas las funciones, e incluyen cosas tales
como; aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, análisis de la
eficacia operativa, seguridad de los activos, y segregación de funciones.
29
En algunos entornos, las actividades de control se clasifican en; controles
preventivos, controles de detección, controles correctivos, controles manuales o de
usuario, controles informáticos o de tecnología de información, y controles de la
dirección. Independientemente de la clasificación que se adopte, las actividades de
control deben ser adecuadas para los riesgos.
Hay muchas posibilidades diferentes en lo relativo a actividades concretas de
control, lo importante es que se combinen para formar una estructura coherente de
control global.
Las empresas pueden llegar a padecer un exceso de controles hasta el punto que las
actividades de control les impidan operar de manera eficiente, lo que disminuye la
calidad del sistema de control. Por ejemplo, un proceso de aprobación que requiera
firmas diferentes puede no ser tan eficaz como un proceso que requiera una o dos
firmas autorizadas de funcionarios componentes que realmente verifiquen lo que
están aprobando antes de estampar su firma. Un gran número de actividades de
control o de personas que participan en ellas no asegura necesariamente la calidad
del sistema de control.
1.2.3.5.4. Información y comunicación:
Se debe identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo
que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Los sistemas
informáticos producen informes que contienen información operativa, financiera y
datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar el
negocio de forma adecuada.
Dichos sistemas no sólo manejan datos generados internamente, sino también
información sobre acontecimientos internos, actividades y condiciones relevantes
para la toma de decisiones de gestión así como para la presentación de información
a terceros. También debe haber una comunicación eficaz en un sentido más amplio,
que fluya en todas las direcciones a través de todos los ámbitos de la organización,
de arriba hacia abajo y a la inversa.
30
El mensaje por parte de la alta dirección a todo el personal ha de ser claro; las
responsabilidades del control han de tomarse en serio. Los empleados tienen que
comprender cuál es el papel en el sistema de control interno y como las actividades
individuales estén relacionadas con el trabajo de los demás. Por otra parte, han de
tener medios para comunicar la información significativa a los niveles superiores.
Así mismo, tiene que haber una comunicación eficaz con terceros, como clientes,
proveedores, organismos de control y accionistas.
En la actualidad nadie concibe la gestión de una empresa sin sistemas de
información. La tecnología de información se ha convertido en algo tan corriente
que se da por descontada. En muchas organizaciones los directores se quejan de
que los voluminosos informes que reciben les exigen revisar demasiados datos para
extraer la información pertinente. En tales casos puede haber comunicación pero la
información está presentada de manera que el individuo no la puede utilizar o no la
utiliza real y efectivamente. Para ser verdaderamente efectiva la TI debe estar
integrada en las operaciones de manera que soporte estrategias proactivas en lugar
de reactivas.
Todo el personal, especialmente el que cumple importantes funciones operativas o
financieras, debe recibir y entender el mensaje de la alta dirección, de que las
obligaciones en materia de control deben tomare en serio. Asimismo debe conocer
su propio papel en el sistema de control interno, así como la forma en que sus
actividades individuales se relacionan con el trabajo de los demás. Si no se conoce
el sistema de control, los cometidos específicos y las obligaciones en el sistema, es
probable que surjan problemas. Los empleados también deben conocer cómo sus
actividades se relacionan con el trabajo de los demás.
Debe existir una comunicación efectiva a través de toda la organización.
El libre flujo de ideas y el intercambio de información son vitales. La comunicación
en sentido ascendente es con frecuencia la más difícil, especialmente en las
organizaciones grandes. Sin embargo, es evidente la importancia que tiene.
31
Los empleados que trabajan en la primera línea cumpliendo delicadas funciones
operativas e interactúan directamente con el público y las autoridades, son a
menudo los mejor situados para reconocer y comunicar los problemas a medida que
surgen.
El fomentar un ambiente adecuado para promover una comunicación abierta y
efectiva está fuera del alcance de los manuales de políticas y procedimientos.
Depende del ambiente que reina en la organización y del tono que da la alta
dirección.
Los empleados deben saber que sus superiores desean enterarse de los problemas, y
que no se limitarán a apoyar la idea y después adoptarán medidas contra los
empleados que saquen a luz cosas negativas. En empresas o departamentos mal
gestionados se busca la correspondiente información pero no se adoptan medidas y
la persona que proporciona la información puede sufrir las consecuencias.
Además de la comunicación interna debe existir una comunicación efectiva con
entidades externas tales como accionistas, autoridades, proveedores y clientes. Ello
contribuye a que las entidades correspondientes comprendan lo que ocurre dentro
de la organización y se mantengan bien informadas. Por otra parte, la información
comunicada por entidades externas a menudo contiene datos importantes sobre el
sistema de control interno.(Cooper & Librand S.A., 1992, pág. 52)
1.2.3.5.5. Supervisión o Monitoreo
Es preciso supervisar continuamente los controles internos para asegurarse de que el
proceso funciona según lo previsto. Esto es muy importante porque a medida que cambian
los factores internos y externos, controles que una vez resultaron idóneos y efectivos
pueden dejar de ser adecuados y de dar a la dirección la razonable seguridad que ofrecían
antes.
El alcance y frecuencia de las actividades de supervisión dependen de los riesgos a
controlar y del grado de confianza que inspira a la dirección el proceso de control. La
32
supervisión de los controles internos puede realizarse mediante actividades continúan
incorporadas a los procesos empresariales y mediante evaluaciones separadas por parte de
la dirección, de la función de auditoría interna o de personas independientes. Las
actividades de supervisión continua destinadas a comprobar la eficacia de los controles
internos incluyen las actividades periódicas de dirección y supervisión, comparaciones,
conciliaciones, y otras acciones de rutina.
Las actividades continuas de vigilancia están incluidas dentro de las actividades
recurrentes normales de una entidad e incluyen actividades regulares de gerencia y
supervisión.
La vigilancia o supervisión puede dividirse en:
Supervisión continua
“Se produce en el transcurso normal de las operaciones e incluye las actividades
habituales de gestión y supervisión, así como otras acciones que efectúa el personal
al realizar sus tareas encaminadas a evaluar los resultados del sistema de control
interno”.(Pérez, 2007)
Evaluaciones puntuales
Resulta útil examinar el sistema de control interno de vez en cuando, enfocando el
análisis directamente a la eficacia del sistema. El alcance y la frecuencia detales
evaluaciones puntuales dependerán principalmente de la evaluación de los riesgos y
de los procedimientos de supervisión continua.
Comunicación de las deficiencias de control interno
Las deficiencias de control interno deberían ser comunicadas a los niveles
superiores y las más significativas deben ser presentadas a la alta dirección y al
consejo de administración.
En general, los auditores consideraran las acciones de vigilancia de la entidad, a fin
de verificar:
33
Tareas de los auditores internos y externos.
Áreas o asuntos de mayor riesgo.
Programas de evaluaciones y su alcance.
Actividades de supervisión continua existentes.
Evaluadores, metodología y herramientas de control.
Presentación de conclusiones y recomendaciones, debidamente soportadas.
Seguimiento de las acciones correctivas.
Luego del análisis de cada uno de los componentes, podemos sintetizar que estos,
vinculados entre sí:
Generan una sinergia y forman un sistema integrado que responde de una manera
dinámica a las circunstancias cambiantes del entorno.
Son influidos e influyen en los métodos y estilos de dirección aplicables en las
empresas e inciden directamente en el sistema de gestión, teniendo como premisa
que el hombre es el activo más importante de toda organización y necesita tener
una participación más activa en el proceso de dirección y sentirse parte integrante
del Sistema de Control Interno que se aplique.
Están entrelazados con las actividades operativas de la entidad coadyuvando a la
eficiencia y eficacia de las mismas.
Permiten mantener el control sobre todas las actividades.
Su funcionamiento eficaz proporciona un grado de seguridad razonable de que una
o más de las categorías de objetivos establecidas van a cumplirse. Por consiguiente,
estos componentes también son criterios para determinar si el control interno es
eficaz.
Marcan una diferencia con el enfoque tradicional de control interno dirigido al área
financiera.
Coadyuvan al cumplimiento de los objetivos organizacionales en sentido
general.(Cooper & Librand S.A., 1992, pág. 60)
34
1.2.3.5.6. Limitaciones del control interno
Todo sistema de control interno tiene limitaciones. Siempre existe la posibilidad de que al
aplicar procedimientos de control surjan errores por una mala comprensión de las
instrucciones, errores de juicio, falta de atención personal, fallo humano, entre otros.
Dichas limitaciones que presenta el Control Interno son:
1. La mayoría de los controles internos tienden a ser dirigidos a transacciones que no
son de rutina.
2. Potencial error humano debido a descuido, distracción errores de juicio y la falta de
comprensión de las instrucciones.
3. La posibilidad de burlar los controles internos a través de la complicidad de un
miembro de la administración o de un empleado con partes externas o dentro dela
entidad.
4. La posibilidad de que una persona responsable por ejercer un control interno abuse
de esa responsabilidad, por ejemplo, un miembro de la administración
sobrepasando un control interno.
5. La posibilidad de que los procedimientos puedan volverse inadecuados debido a
cambios de condiciones.(NEA, 2002)
1.2.3.5.7. Documentación
La estructura de control interno y todas las transacciones y hechos significativos, deben
estar claramente documentados, y la documentación debe estar disponible para su
verificación. Todo organismo debe contar con la documentación referente a su Sistema de
Control Interno y a los aspectos pertinentes de las transacciones y hechos significativos.
La información sobre el Sistema de Control interno puede figurar en su formulación de
políticas, y básicamente en el respectivo manual. Incluirá datos sobre objetivos, estructura
y procedimientos de control.
35
La documentación sobre transacciones y hechos significativos debe ser completa y exacta
y posibilitar su seguimiento para la verificación por parte de directivos o fiscalizadores.
1.2.3.5.8. Retroalimentación
Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información
obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.
Siempre será necesario dar a conocer los resultados de la medición a ciertos miembros de
la organización para solucionar las causas de las desviaciones. Se les pueden proporcionar
los resultados tanto a los individuos cuyas actuaciones son medidas, como a sus jefes, o a
otros gerentes de nivel superior y los miembros del Steffi.
Cada decisión tendrá sus ventajas e inconvenientes y dependerá del tipo de problema que
se desee afrontar.
En todo caso, la información debe darse de la forma más objetiva posible. Pierde eficacia
cuando se incluyen en ellas sentimientos, suposiciones personales, críticas,
interpretaciones, juicios, etc.
Parece que cuando muchas personas intervienen en la comunicación de los resultados,
incluidos el personal de staff o los supervisores y es difícil ser neutrales, aumenta el riesgo
de que surjan el conflicto y actitudes defensivas en los empleados que están siendo
controlados. De la calidad de la información dependerá el grado con el que se
retroalimente el sistema. (Cabrera, 2003)
1.2.4. Control interno en el área de clientes y otras cuentas por cobrar
El total de las cuentas individuales de ser conciliado periódicamente con la cuenta control
en el mayor general.
La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente por un Empleado.
36
Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos los deudores.
Se debe contar con la aprobación de específica del funcionario para:
1. Otorgar descuentos especiales
2. Pagar saldos acreedores
Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de:
3. Todas las funciones de efectivo.
4. Verificación de facturas y Notas de créditos.
5. Pases a cuentas control.
6. Autorización de bajas de cuentas de cobros dudosos.
1.2.4.1. Control interno de documentos por cobrar
Estos documentos deben ser aprobados por un funcionario capaz, antes de aceptarlos,
variarlos, renovarlos o darlos de baja.
Estos documentos deben ser registrados detalladamente.
Conciliar, cuando menos una vez al mes, el auxiliar con la cuenta control.
Registrar el descuento de documentos.
Revisar periódicamente los pagos vencidos.
El control interno sobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido por una división de
funciones, de manera que los diferentes departamentos o individuos son responsables por:
Control de los pedidos de los clientes
La aprobación del crédito
La entrega de mercancía
La función del despacho
La función de facturación
La verificación de la factura
37
“El manejo de cuentas control”(Cabrera, 2003)
El manejo de los libros mayores de los clientes
La aprobación de las devoluciones y las rebajas en ventas
La autorización de castigos en cuentas incobrables
1.2.4.2. Contenido de las cuentas a cobrar
Las Cuentas por Cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios
prestados y otorgamiento de préstamos (IASB, 2011), son créditos a cargo de clientes y
otros deudores, que continuamente se convierten o pueden convertirse en bienes o valores
más líquidos disponibles tales como efectivo, aceptaciones, etc., y que por lo tanto pueden
ser cobrados.
Las Cuentas por Cobrar constituyen una función dentro del ciclo de ingresos que se
encarga de llevar el control de las deudas de clientes y deudores para reportarlas a los
departamentos de Crédito y Cobranza, Contabilidad, Tesorería y Finanzas.
1.2.4.3. Provisión de cuentas de dudoso recaudo
También llamada provisión para cuentas incobrables o malas, es una contra cuenta o
cuenta reguladora, relacionada con las cuentas por cobrar y que muestra la porción de las
cuentas por cobrar que se estima son incobrables, o sea donde aparece el importe estimado
de las pérdida en cobranzas. (Conocimientos web.net, 2009)
1.2.4.4. Evaluación de la calidad de las cuentas por cobrar
Su objetivo primordial es el de verificar el registro todas las operaciones originadas por
adeudos de clientes, de terceros o de funcionarios y empleados de la compañía.
Además, deben analizar los siguientes requerimientos:
Ser un instrumento de mercadotecnia para promover las ventas.
Ayudar a maximizar las utilidades.
38
El departamento de mercadotecnia de la empresa por lo general tiende a considerar
las cuentas por cobrar como un medio para vender el producto y superar a la
competencia.
Por lo regular se observa que la mayoría de los vendedores, se inclinan hacia una
política de crédito muy liberal, porque favorece las ventas.
Si la competencia ofrece crédito, la propia empresa tendrá que hacerlo también para
proteger su posición en el mercado, pero esto no asegura que el valor de las ventas
sea cobrado a tiempo y en su totalidad es por ello que la responsabilidad de que
estos valores se registren caen bajo la responsabilidad del Jefe de Cartera quien
deberá cuidar los créditos ya que si el rendimiento de la inversión en cuentas por
cobrar adicionales es inferior al costo de los recursos que se obtienen para
financiarlas, se debe rechazar la inversión adicional en esas cuentas(Lawrence,
2007, pág. 105).
1.2.4.5. Administración de la política de crédito
Dentro del estudio del crédito es importante conocer los pasos que se deberá seguir antes
de otorgar un crédito comercial:
“El administrador financiero debe hacer un profundo análisis sobre el impacto que tiene un
cambio en las políticas de crédito y cobranza, sobre la rentabilidad, liquidez y riesgo de la
empresa.
La flexibilización de las políticas de crédito (normas crediticias para aceptación de cuentas,
términos de crédito: plazo, límites de crédito, descuentos otorgados, términos especiales)
puede estimular la demanda, pero genera un costo por llevar cuentas por cobrar
adicionales, y un mayor riesgo de pérdidas por cuentas incobrables.
La posibilidad de flexibilizar las políticas de crédito encuentra sus límites
fundamentalmente en tres variables:
39
1. El mercado. Dado que las organizaciones juegan en el mercado, las acciones de los
competidores no pueden ser ignoradas ya que van a tener influencia en el impacto
que tienen los cambios en la política de crédito sobre las ventas.
2. La capacidad de producción. En la medida que la flexibilización estimula la
demanda, esa demanda incremental tiene que poder ser satisfecha.
3. Los flujos de caja. No podemos olvidar que va a haber una mayor demanda en
inversión en capital de trabajo.
Con estos elementos básicos vamos a sensibilizar una extensión de los términos de crédito
y evaluar entonces la conveniencia o no de realizar dichos cambios en función de la mayor
o menor rentabilidad que estos generen a la empresa.
Para ello debemos conocer:
La rentabilidad de las ventas adicionales.
La demanda añadida de producto que surge del relajamiento de las normas de
crédito.
La mayor lentitud del período promedio de cobranza
El rendimiento requerido sobre la inversión”(Lucas, 2005, pág. 2).
1.2.4.5.1. Gestión de cartera
Es la actividad que consiste en el asesoramiento, administración y ejecución de órdenes de
compra y venta de carteras de valores bien sean estas particulares o institucionales.
1.2.4.5.2. Estándares de crédito
Los estándares de crédito de la empresa definen el criterio mínimo para conceder crédito a
un cliente. Asuntos tales como evaluaciones de crédito, referencias, periodos promedio de
40
pago y ciertos índices financieros ofrecen una base cuantitativa para establecer y hacer
cumplir los estándares de crédito.
Al realizar el análisis de los estándares se deben tener en cuenta una serie de variables
fundamentales como los gastos de oficina, inversión en cuentas por cobrar, la estimación
de cuentas incobrables y el volumen de ventas de la empresa.
1.2.4.5.3. Gastos de oficina
Si los estándares de crédito se hacen más flexibles, más crédito se concede. Los estándares
de crédito flexibles aumentan los costos de oficina, por el contrario, si los estándares de
crédito son más rigurosos se concede menos crédito y por ende los costos disminuyen.
1.2.4.5.4. Inversión de cuentas por cobrar
Hay un costo relacionado con el manejo de cuentas por cobrar. Mientras más alto sea el
promedio de cuentas por cobrar de la empresa, es más costoso su manejo y viceversa. Si la
empresa hace más flexibles sus estándares de crédito, debe elevarse el nivel promedio de
cuentas por cobrar, en tanto que si se presentan restricciones en los estándares por ende
deben disminuir.
Entonces se tiene que los estándares de crédito más flexibles dan como resultado costos de
manejos más altos y las restricciones en los estándares dan como resultado costos menores
de manejo.
La ejecución inadecuada de una buena política de créditos o la ejecución exitosa de una
política de créditos deficientes no producen resultados óptimos
Los cambios en el nivel de cuentas por cobrar relacionados con modificaciones en los
estándares de crédito provienen de dos factores. Principalmente, en las variaciones
respecto a las ventas y otra respecto a los cobros que están íntimamente ligados, ya que se
espera que aumenten las ventas a medida que la empresa haga más flexibles sus estándares
de crédito teniendo como resultado un promedio un mayor número de cuentas por cobrar,
41
pero si por el contrario las condiciones de crédito se hacen menos flexibles, se da crédito a
pocos individuos realizando un estudio exhaustivo de su capacidad de pago, por ende el
promedio de cuentas por cobrar se disminuye por efecto de la disminución en el número de
ventas.
En conclusión se tiene que los cambios de ventas y cobros operan simultáneamente para
producir costos altos de manejo de cuentas por cobrar cuando los estándares de crédito se
hacen más flexibles y se reducen cuando los estándares de crédito se hacen más
rigurosos.(Gómez G. , 2002)
1.2.4.5.5. Estimación de cuentas incobrables
Otra variable que se afecta por los cambios en los estándares de crédito es la estimación de
cuentas incobrables. La probabilidad o riesgo de adquirir una cuenta de difícil cobro
aumenta a medida que los estándares de crédito se hacen más flexibles y viceversa, esto
dado también por el estudio que se hace de los clientes y su capacidad de pago en el corto
y en largo plazo.(Gómez G. , 2002)
1.2.4.5.6. Volumen de ventas
Como se denoto en párrafos anteriores, a medida que los estándares de crédito se hacen
más flexibles se espera que aumenten las ventas y las restricciones las disminuyen, se tiene
entonces que los efectos de estos cambios tienen incidencia directa con los costos e
ingresos de la empresa y por ende la utilidad esperada.(Gómez G. , 2002)
1.2.4.5.7. Condiciones de pago
Cláusulas predispuestas e incorporadas a una pluralidad de contratos por una de las partes
donde se especifican las obligaciones, cumplimientos y requisitos del pago.(Gómez G. ,
2002)
42
1.2.4.5.8. Política de recaudo o cobro
Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que ésta sigue para cobrar sus
cuentas por cobrar a su vencimiento.
La efectividad de las políticas de cobro de la empresa se puede evaluar parcialmente
examinando el nivel de estimación de cuentas incobrables.
Este nivel no depende solamente de las políticas de cobro sino también de la política de
créditos en la cual se basa su aprobación. Si se supone que el nivel de cuentas malas
atribuible a las políticas de crédito de la empresa es relativamente constante, puede
esperarse un aumento en los gastos de cobro para reducir las cuentas de difícil cobro de la
empresa.
El aumento en los gastos de cobro debe reducir la estimación de cuentas incobrables y el
periodo medio de cobros, aumentando así las utilidades.
Los costos de esta estrategia puede incluir la pérdida de ventas además de mayores gastos
de cobro si el nivel de la gestión de cobranza es demasiado intenso; en otras palabras, si la
empresa apremia demasiado a sus clientes para que paguen sus cuentas, estos pueden
molestarse y llevar sus negocios a otra parte, reduciendo así las ventas de la empresa.
La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de cobros, si los
pagos no se reciben en la fecha de su vencimiento, debe esperar un periodo razonable antes
de iniciar los procedimientos de cobro.
Modalidades de procedimiento de cobro Normalmente se emplean varias modalidades de
procedimientos de cobro.
A medida que una cuenta envejece más y más, la gestión de cobro se hace más personal y
más estricta. Los procedimientos básicos de cobro que se utilizan en el orden que
normalmente se siguen en el proceso de cobro.(Buenas tareas, brendaes, 2009)
43
1.3. Epígrafe III.- Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre contabilidad,
control contable e información financiera y gestión de cartera.
La Contabilidad es la Ciencia que proporciona información de hechos económicos,
financieros y sociales suscitados en una empresa; con el apoyo de técnicas para registrar,
clasificar y resumir de manera significativa y en términos de dinero, de forma continua,
ordenada y sistemática, de tal manera que se obtenga información oportuna y veraz, sobre
la marcha o desenvolvimiento de la empresa u organización con relación a sus metas y
objetivos trazados, con el objeto de conocer el movimiento de las riquezas y sus resultados.
Por lo tanto se reconoce que toda Organización con o sin fines de lucro necesita encaminar
su actividad con un orden de transacciones o eventos, debemos enfatizar que toda
organización fija metas y fines para alcanzarlos en el corto, mediano y/o largo plazo, en
este preciso momento la contabilidad se hace imprescindible en proporcionar información;
para obtener la misma nos vemos en la necesidad de practicar registros (anotaciones) de las
operaciones que se susciten a lo largo de un determinado tiempo de trabajo, ya sea diario,
semanal o anual, de dinero, mercaderías y/o servicios por muy pequeñas o voluminosas
que sean estas, con la respectiva aplicación de controles durante todos sus procesos.
En relación a los Estados Financieros, estos representan su situación económica y son la
principal fuente de información que tienen terceros sobre su desempeño, por ello es de
vital importancia conocer los diferentes tipos de estados con los elementos que los
caracterizan.
Los Estados Financieros reflejan todo el conjunto de conceptos de operación y
funcionamiento de las empresas, toda la información que en ellos se muestra debe servir
para conocer todos los recursos, obligaciones, capital, gastos, ingresos, costos y todos los
cambios que se presentaron en ellos a cabo del ejercicio económico, también para apoyar
la planeación y dirección del negocio, la toma de decisiones, el análisis y la evaluación de
los encargados de la gestión, ejercer control sobre los rubros económicos internos y para
contribuir a la evaluación del impacto que esta tiene sobre los factores sociales externos.
44
CAPITULO II
2. MARCO METODOLÓGICO
2.1. Modalidad de la investigación
El paradigma de la investigación es cualitativo con tendencia a cuantitativo, en razón de
que el punto de partida es la calidad de la gestión en el manejo de cartera.
2.1.1. Cualitativo
Porque se analizará los procesos internos de control de la empresa en relación a la gestión
de cartera y su incidencia en la información financiera y toma de decisiones gerenciales.
2.1.2. Cuantitativo
Porque se obtendrá información numérica con apoyo de la estadística; así como también se
planteará indicadores para lograr conocer si con el Diseño del Sistema de Control Interno
se mejorará la gestión de la cartera que tiene impacto en los resultados financieros de la
empresa.
2.2. Tipos de investigación
2.2.1. Investigación de campo
Se examinará información primaria, que tenía contacto directo con la realidad, a la vez que
proporcionó conocimientos sobre el problema que presentaba la empresa
ECUAACCESORIOS S.A. razón por la cual se emplearon y desarrollaron algunas técnicas
como: La observación directa, que permitió analizar los procesos técnicos, operativos y de
decisión que se ejecutaban en la empresa ECUAACCESORIOS S.A.
45
La técnica de la encuesta, que se aplicó a los clientes internos (personal administrativo y
ventas) de la empresa ECUAACCESORIOS S.A., con el propósito de conocer las
expectativas y necesidades de los mismos.
2.2.2. Investigación bibliográfica
Para realizar la exploración bibliográfica se recolectó información secundaria relativa al
contenido de este tema.
Para su desarrollo necesariamente se consultó la normativa interna de la empresa, boletines
informativos, libros, tesis de grado, revistas especializada, internet y documentos
relacionados con la problemática que enfoca el estudio.
Esta información se recopiló con base en la necesidad de analizar detenidamente los
apoyos bibliográficos que facilitaron el desarrollo de la investigación.
2.3. Población y muestra de la investigación
2.3.1. Población de la Investigación
Según Samuel Wilks (Wilks, 1962, pág. 47), en estadística una muestra estadística
(también llamada muestra aleatoria o simplemente muestra) es un subconjunto de casos o
individuos de una población estadística.
Las muestras se obtienen con la intención de inferir propiedades de la totalidad de la
población, para lo cual deben ser representativas de la misma.
Para cumplir esta característica la inclusión de sujetos en la muestra debe seguir una
técnica de muestreo. En tales casos, puede obtenerse una información similar a la de un
estudio exhaustivo con mayor rapidez y menor coste.
46
Por otra parte, en ocasiones, el muestreo puede ser más exacto que el estudio de toda la
población porque el manejo de un menor número de datos provoca también menos errores
en su manipulación.
En cualquier caso, el conjunto de individuos de la muestra son los sujetos realmente
estudiados.
El número de sujetos que componen la muestra suele ser inferior que el de la población,
pero suficiente para que la estimación de los parámetros determinados tenga un nivel de
confianza adecuado.
Para que el tamaño de la muestra sea idóneo es preciso recurrir a su cálculo. Según las
investigaciones realizadas, la presente investigación si requiere de cálculo de muestra
porque la población existente no es manejable para realizar el estudio respectivo y no se
dispone de los recursos humanos, materiales, económicos y tiempo necesarios para trabajar
con su totalidad.
2.3.2. Tipo de Muestreo
2.3.2.1. Muestreo Probabilístico
Según Víctor Hugo Abril(Abril, 2008, pág. 58), es cuando los elementos son seleccionados
en forma individual y directa. Todos los integrantes de la población tienen la misma
probabilidad de ser parte de la muestra.
Es el más adecuado ya que sus procedimientos son más científicos debido a que se basan
en la ley de los grandes números y el cálculo de probabilidades.
2.3.2.2. Muestreo Probabilístico Regulado
Forman parte de la muestra los elementos del universo o población en los cuales se hace
presente el problema de investigación.
47
El universo con el cual contó esta investigación, el mismo que sirvió de apoyo para la
estructuración del marco propositivo, se conformó de la siguiente manera:
Entidad: Empresa ECUAACCESORIOS S.A.
Ciudad: Santo Domingo
Año: 2014
Componentes: 50 clientes con pagos a crédito (mensual), 23 empleados cartera y
ventas, 4 a nivel administrativo y 1 gerente administrativo.
La entrevista se la realizará al gerente general y la encuesta se aplicará a la muestra
obtenida de los 27 clientes internos (personal administrativo, cartera y de ventas) promedio
que realizan compras a crédito.
Cálculo
La fórmula escogida para el cálculo de la muestra es la que se utiliza para población finita
y es la siguiente:
Donde:
n = tamaño de la muestra
N = tamaño de la población
σ2 = varianza de la población (0.25)
Z = nivel de confianza
E = error admisible
Muestra de población:
Datos
N =27
Z = 95 %,(Z = 1.96)
E = 0.05
48
σ2= p.q = (0.5) (0.5) = 0.25
Aplicamos la fórmula: n = 25
2.4. Métodos, técnicas e instrumentos
2.4.1. Métodos
2.4.1.1. Método Inductivo – Deductivo
Al realizar esta investigación se aplica el método inductivo-deductivo, ya que permite
identificar el problema existente en la Empresa ECUACCESORIOS S. A. para luego ir
determinando las causas que lo provocaron y que consecuencias se han dado en la Gestión
de Cartera para llegar a tener una conclusión a nivel general de la Empresa.
2.4.1.2. Método Analítico – Sintético
Al realizar una análisis de cada uno de los procesos que se desarrollan en el cumplimiento
de las actividades de la empresa, podemos obtener conclusiones sobre el sistema y así
poder dar las recomendaciones, identificando alternativas de solución que permitan
mejorar la Gestión de Cartera de la Empresa.
2.4.2. Técnicas
En la presente investigación se aplicarán las técnicas de la Entrevista y la Encuesta.
2.4.2.1. Entrevista
Se aplicó al Gerente Administrativo de la organización para conocer cuáles son las causas
de la deficiente gestión de cartera.
49
2.4.2.2. Encuestas
Encuesta es un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a la muestra representativa de
la población, con el fin de conocer estados de opinión o hechos específicos. Esta técnica
de encuesta nos permitió recopilar información necesaria para este trabajo mediante un
cuestionario que se elaboró hacia los clientes, para determinar si es conveniente o no el
diseño de un Sistema de Control Interno.
2.4.3. Instrumentos
Los instrumentos utilizados fueron las Guías de Entrevista y los Cuestionarios.
2.4.3.1. Guías de Entrevista
Es un conjunto de preguntas relacionadas con el problema propuesto, dirigidas al gerente
administrativo de la Empresa ECUAACESORIOS S.A. con la finalidad de poder dar
solución a la deficiente gestión de cartera.
2.4.3.2. Cuestionarios
La encuesta se define como una investigación realizada sobre una muestra de sujetos
representativa de un colectivo más amplio, utilizando procedimientos estandarizados de
interrogación con el fin de obtener mediciones cuantitativas de una gran variedad de
características objetivas y subjetivas de la población.
50
2.5. Interpretación y tabulación de resultados
2.5.1. Interpretación de los resultados de la aplicación de entrevista realizada al
administrador general
1. ¿Se encuentra diseñado el área de crédito y cobranza dentro del organigrama de la
empresa?
Respuesta: NO
Comentarios: Todas las decisiones son tomadas por el administrador.
2. ¿Existe algún manual donde consten por escrito la manera de realizar las actividades y
tareas que el área de crédito mantiene?
Respuesta: NO
Comentarios: N/A
3. ¿Son autorizados por un encargado que no sea el administrador todos los créditos a las
cuentas por cobrar?
Respuesta: NO
Comentarios: En ninguna ocasión, solo es responsabilidad del administrador.
4. ¿El área de crédito hace un resumen de sus facturas para pasarlo directamente al área
de contabilidad?
Respuesta: NO
Comentarios: No se cuenta con esta información puesto que el área de crédito
no se encuentra definida dentro del organigrama.
5. ¿Se conoce de manera clara las fechas de vencimiento de las facturas emitidas?
Respuesta: SI
51
Comentarios: N/A
6. ¿El encargado del área de crédito mantiene un control sobre las facturas que ya se han
vencido pero todavía no han sido cobradas total o parcialmente?
Respuesta: NO
Comentarios: No se cuenta con un efectivo mantenimiento y seguimiento de las
cuentas por cobrar.
7. ¿Se monitorea de manera continua los cambios en la demanda de los clientes con el fin
de mejorar la calidad del servicio?
Respuesta: SI
Comentarios: N/A
8. ¿La empresa mantiene un formato con el objetivo de recoger los datos de los clientes y
poder verificarlos antes de otorgar un crédito?
Respuesta: NO
Comentarios: No se cuenta con ningún documento el que se pueda recoger este
tipo de datos.
9. Cuando los cobros son realizados mediante cheques; ¿La empresa trabaja con algún
sistema externo que ayude a garantizar la legitimidad del documento?
Respuesta: NO APLICA
Comentarios: Actualmente se ha restringido el pago con cheques por no contar
con dicho sistema.
10. ¿El personal de la empresa recibe capacitación constante?
Respuesta: NO
52
Comentarios: La administración debe preocuparse por generar interés en el
personal para mejorar el conocimiento.
2.5.2. Interpretación de los resultados de la aplicación de encuestas al cliente
interno:
PREGUNTA Nº 1: ¿Al ingresar a su puesto de trabajo, le proporcionaron un manual de
funciones sobre las actividades que iba a efectuar?
Cuadro 1. ¿Al ingresar a su puesto de trabajo, le proporcionaron un manual de
funciones sobre las actividades que iba a efectuar?
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Si 4 15%
No 23 85%
Total 27 100% Fuente: Aplicación de encuestas al cliente interno
Elaborado por: Tlga. Laura Loor Murillo
Gráfico 4. ¿Al ingresar a su puesto de trabajo, le proporcionaron un manual de
funciones sobre las actividades que iba a efectuar?
Fuente: Aplicación de encuestas al cliente interno
Elaborado por: Tlga. Laura Loor Murillo
Análisis e Interpretación de los datos:
De acuerdo al 100% de encuestados el 85% no recibió un manual de funciones sobre las
actividades que iba a realizar, y el 15% restante si lo recibió. Esto denota un
desconocimiento elevado de las funciones específicas para cada puesto de trabajo.
15%
85%
SI
NO
53
PREGUNTA Nº 2: ¿Es controlado el trabajo que realiza?
Cuadro 2. ¿Es controlado el trabajo que realiza?
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Si 5 19%
No 22 81%
Total 27 100% Fuente: Aplicación de encuestas al cliente interno
Elaborado por: Tlga. Laura Loor Murillo
Gráfico 5. ¿Es controlado el trabajo que realiza?
Fuente: Aplicación de encuestas al cliente interno
Elaborado por: Tlga. Laura Loor Murillo
Análisis e Interpretación de los datos:
Según la encuesta realizada, solamente al 19% de los empleados se les realiza un control
de su trabajo, al 81% restante no se le realiza ningún tipo de control, lo cual afecta
directamente al producto final en vista que al no poseer un control adecuado existen
procesos con falencias.
19%
81%
SI
NO
54
PREGUNTA Nº 3: ¿Ha tenido inconvenientes con los implementos de trabajo
proporcionados por la empresa?
Cuadro 3. ¿Ha tenido inconvenientes con los implementos de trabajo proporcionados
por la empresa?
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Si 10 37%
No 17 63%
Total 27 100% Fuente: Aplicación de encuestas al cliente interno
Elaborado por: Tlga. Laura Loor Murillo
Gráfico 6. ¿Ha tenido inconvenientes con los implementos de trabajo proporcionados
por la empresa?
Fuente: Aplicación de encuestas al cliente interno
Elaborado por: Tlga. Laura Loor Murillo
Análisis e Interpretación de los datos:
Del 100% de encuestados, el 37% presenta inconvenientes con los implementos de trabajo
recibidos, el 63% no ha tenido ningún inconveniente. Este parámetro señala que
aproximadamente la tercer parte de los empleados presentarán retrasos y problemas en sus
tareas por la utilización de los implementos defectuosos.
37%
63% SI
NO
55
PREGUNTA N° 4.- ¿Es cancelado a tiempo su sueldo mensual?
Cuadro 4. ¿Es cancelado a tiempo su sueldo mensual?
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Si 0 0%
No 27 100%
Total 27 100% Fuente: Aplicación de encuestas al cliente interno
Elaborado por: Tlga. Laura Loor Murillo
Gráfico 7. ¿Es cancelado a tiempo su sueldo mensual?
Fuente: Aplicación de encuestas al cliente interno
Elaborado por: Tlga. Laura Loor Murillo
Análisis e Interpretación de los datos:
El 100% de los empleados no recibe su sueldo mensual a tiempo, lo cual genera un
ambiente de trabajo hostil en la organización.
0%
100%
SI
NO
56
PREGUNTA N° 5.- ¿Conoce Ud. la misión y visión de la empresa?
Cuadro 5. ¿Conoce Ud. la misión y visión de la empresa?
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Si 6 22%
No 21 78%
Total 27 100% Fuente: Aplicación de encuestas al cliente interno
Elaborado por: Tlga. Laura Loor Murillo
Gráfico 8. ¿Conoce Ud. la misión y visión de la empresa?
Fuente: Aplicación de encuestas al cliente interno
Elaborado por: Tlga. Laura Loor Murillo
Análisis e Interpretación de los datos:
De acuerdo al 100% de encuestados el 78% no conoce a misión y visión de la empresa, y
el 22% restante si los conoce. Estos últimos no tienen clara la razón de ser de la
organización, afectando así su compromiso y los resultados a obtener.
22%
78%
SI
NO
57
PREGUNTA N° 6.- ¿Conoce Ud. las políticas de cobranzas de la empresa?
Cuadro 6. ¿Conoce Ud. las políticas de cobranzas de la empresa?
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Si 1 4%
No 26 96%
Total 27 100% Fuente: Aplicación de encuestas al cliente interno
Elaborado por: Tlga. Laura Loor Murillo
Gráfico 9. ¿Conoce Ud. las políticas de cobranzas de la empresa?
Fuente: Aplicación de encuestas al cliente interno
Elaborado por: Tlga. Laura Loor Murillo
Análisis e Interpretación de los datos:
Según los resultados de la encuesta, solamente el 4% de los empleados conocen las
políticas de cobranzas de la empresa, el 96% lo desconoce, lo cual implica una falencia de
grandes magnitudes en el proceso de control de cartera.
4%
96%
SI
NO
58
PREGUNTA N° 7.- ¿La información y comunicación de la empresa es clara y completa?
Cuadro 7. ¿La información y comunicación de la empresa es clara y completa?
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Si 3 11%
No 24 89%
Total 27 100% Fuente: Aplicación de encuestas al cliente interno
Elaborado por: Tlga. Laura Loor Murillo
Gráfico 10. ¿La información y comunicación de la empresa es clara y completa?
Fuente: Aplicación de encuestas al cliente interno
Elaborado por: Tlga. Laura Loor Murillo
Análisis e Interpretación de los datos:
Del 100% de encuestados, el 89% indica que la información y comunicación no es clara y
completa, solamente el 11% piensa que sí, afectando a todos los procesos internos y
externos.
11%
89%
SI
NO
59
PREGUNTA N° 8.- ¿Tiene Ud. claras las responsabilidades, objetivos y funciones de su
departamento?
Cuadro 8. ¿Tiene Ud. claras las responsabilidades, objetivos y funciones de su
departamento?
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Si 5 19%
No 22 81%
Total 27 100% Fuente: Aplicación de encuestas al cliente interno
Elaborado por: Tlga. Laura Loor Murillo
Gráfico 11. ¿Tiene Ud. claras las responsabilidades, objetivos y funciones de su
departamento?
Fuente: Aplicación de encuestas al cliente interno
Elaborado por: Tlga. Laura Loor Murillo
Análisis e Interpretación de los datos:
De acuerdo al 100% de encuestados el 81% no tiene claras las responsabilidades, objetivos
y funciones de su departamento, el 19%si tiene claro estos ítems. Esta falencia se convierte
en una desventaja competitiva ya que el nivel de compromiso disminuye en los empleados.
19%
81%
SI
NO
60
PREGUNTA N° 9.- ¿Cree conveniente que se implemente un Sistema de Control Interno
para la salvaguarda de los activos de la Empresa, y para un mejor desempeño?
Cuadro 9. ¿Cree conveniente que se implemente un Sistema de Control Interno para
la salvaguarda de los activos de la Empresa, y para un mejor desempeño?
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Si 1 4%
No 26 96%
Total 27 100% Fuente: Aplicación de encuestas al cliente interno
Elaborado por: Tlga. Laura Loor Murillo
Gráfico 12. ¿Cree conveniente que se implemente un Sistema de Control Interno para
la salvaguarda de los activos de la Empresa, y para un mejor desempeño?
Fuente: Aplicación de encuestas al cliente interno
Elaborado por: Tlga. Laura Loor Murillo
Análisis e Interpretación de los datos:
El 96% de los encuestados está de acuerdo en la implementación de un sistema de control
interno, solamente un 4% se opone, lo cual indica que es eminente la aplicación del
sistema de forma urgente.
96%
4%
SI
NO
61
2.6. Conclusiones de la encuesta
Mediante la entrevista realizada gerente de la empresa y la encuesta realizada a los
empleados, podemos apreciar que no se encuentran definidas correctamente las
funciones de cada empleado, el organigrama de la empresa, manuelas de gestión de
cartera y de control interno.
Mediante las encuestas realizadas al personal se ha podido determinar que
solamente el 22% de ellos conocen la misión y visión de la empresa y que el 19%
está consciente de los objetivos de su puesto, lo cual afecta directamente a la
consecución de las metas organizacionales.
El 81% del trabajo realizado por el personal de la organización no es controlado,
razón por la cual existe procesos en los cuales se presentan problemas constantes,
además, las remuneraciones no son pagadas a tiempo lo que genera inestabilidad y
descontento que se ve reflejado en el ambiente interno.
No existen medios de información y comunicación claras y adecuadas para el
cliente interno siendo este uno de los principales pilares para el conocimiento y
aplicación de las estrategias organizacionales para la consecución de los objetivos
estratégicos.
El Diseñar un Sistema de Control Interno enfocado en la GESTIÓN DE CARTERA PARA
EL CONTROL FINANCIERO para la empresa ECUAACESORIOS S.A., es de gran
importancia pues se logrará mejorar el sistema organizacional interno y los procesos de
gestión de cartera, para obtener un adecuado flujo de liquidez y eficiente rendimiento
financiero.
Con la interpretación de datos y análisis de las entrevistas y encuestas se puede confirmar
que es necesaria la GESTIÓN DE CARTERA PARA EL CONTROL FINANCIERO ya
que al momento de realizar la pregunta sobre la existencia de un Sistema de Control
Interno en la empresa respondieron que no existe dicho Sistema y en las encuesta
realizadas a los proveedores y clientes se efectuó la pregunta acerca de la implementación
62
de un sistema de control Interno en la empresa a lo cual el 100% de los encuestados
respondieron que si es conveniente hacerlo.
La propuesta mejorará la eficiencia de la información financiera en la empresa, y asímismo
garantizará el óptimo desenvolvimiento de las actividades que se realizan en la misma,
tanto con el personal operativo y administrativo así como para los clientes y proveedores.
63
CAPITULO III
3. VALIDACIÓN Y/O EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE SU APLICACIÓN
3.1. Título
Gestión de Cartera para el Control Financiero en “Ecuaaccesorios S.A” de la ciudad de
Santo Domingo de los Tsachilas.
La propuesta pretende aplicar la teoría y los conceptos básicos de contabilidad y auditoría,
control interno, ventas y cobranzas, formulando un sistema de control interno para mejorar
la gestión de cartera de los clientes que afectan al entorno y mejoramiento económico de la
empresa ECUAACCESORIOS S.A.
La motivación que promovió el presente trabajo académico surge por profundizar varios
enfoques teóricos que trata el problema de control interno y gestión de cartera, a fin de
explicar la utilidad, ventajas, volumen, políticas, y estrategias administrativas a partir de
las cuales se espera mejorar el sistema de control interno y eficiente manejo de cartera de
la empresa.
La propuesta se justifica en vista de que las motivaciones prácticas servirán para acrecentar
los conocimientos del graduando a fin de obtener el título académico y contribuir también
a la solución de problemas concretos del control interno y gestión de cartera que afectan a
las empresas del sector automotor y principalmente a ECUAACCESORIOS S.A. en lo
referente al desarrollo de su economía.
3.2. Objetivos
3.2.1. Objetivo General
Diseñar un Sistema de Control Interno, para mejorar la gestión de cartera de la empresa
ECUAACCESORIOS S.A.
64
3.2.2. Objetivos específicos
Diseñar el organigrama de la Empresa.
Establecer políticas generales de crédito y cobranzas
Elaborar manual de procedimientos para los procesos contables y operativos en la
empresa.
Establecer indicadores administrativos, de gestión y financieros a ser aplicados.
3.3. Desarrollo de la propuesta
3.3.1. Ambiente de Control
Fijar los lineamientos a seguir en la gestión de Créditos y Cobranzas, desde la solicitud de
crédito por parte de los clientes, el proceso de análisis, evaluación y aprobación del riesgo,
la documentación de respaldo, la asignación del crédito, la administración de la cartera, la
recuperación total de las cuentas por cobrar, los informes y el control.
Estructurar un sistema de gestión que permita que los créditos otorgados a los clientes sean
respaldados con una garantía solida de recuperación en los términos acordados y los plazos
estipulados.
La empresa Ecuaaccesorios S.A., inició sus actividades en el 2006, con una
pequeña oficina ubicada en la vía a Quevedo, ha crecido paulatinamen te y en la
actualidad, tiene sus instalaciones en la Av. Quito Km. 1 ½, sector Gasolinera Primax
ofrece el servicio y comercialización de productos relacionados con el sector
automotriz, aros y llantas de todo tipo para vehículos cuyos dueños desean realizar
modificaciones, productos de tecnología en audio y accesorios para vehículos como
aditivos, stickers entre otros, como toda pequeña empresa local, a sus inicios ha sido
manejada empíricamente; y, en la actualidad, ya existe conciencia de cambio para la
instrumentación de procesos administrativos, contables y financieros.
65
3.3.1.1. Ubicación de la empresa.
La empresa ECUAACCESORIOS, se encuentra ubicada en la Av. Quito, junto a la
Gasolinera PRIMAX y frente a Che Farina.
Gráfico 13. Ubicación de la empresa
Elaborado por: Tlga. Laura Loor Murillo
3.3.1.2. Misión
Generar bienestar a nuestros clientes a fin de proveer a la colectividad productos de óptima
calidad con la mejor atención al público, crear nuevas plazas de trabajo e incrementar año a
año el valor de nuestra compañía.
3.3.1.3. Visión
Consolidarnos como los mayores distribuidores con amplio ámbito geográfico en la
provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas y la región adyacente, con la mayor gama de
productos automotrices para nuestro mercado objetivo.
CALL
E RI
O Y
AM
BOYA
AV. QUITO
66
3.3.1.4. Valores Corporativos Propuestos
Honestidad.-Manteniendo coherencia entre los productos que se expende y la
calidad de los mismos.
Desarrollo Personal y Profesional.-Intentar que la estructura integral de cada
trabajador pueda ser acompañada por la acumulación de nuevos conocimientos.
Calidad y Sencillez.-Recordar siempre que existe un peldaño más por subir.
Actitud de Servicio.- Siempre estar prestos a servir de la mejor manera al cliente.
Trabajo en Equipo.- Recordar que nadie es mayor ni mejor que una organización
compacta.
Gráfico 14. Empresa Ecuaaccesorios S.A.
Elaborado por: Tlga. Laura Loor Murillo
67
3.3.1.5. Organigrama Estructural
Gráfico 15. Organigrama estructural
Elaborado por: Tlga. Laura Loor Murillo
3.3.2. Evaluación de riesgos
3.3.2.1. FODA
Cuadro 10. FODA FORTALEZAS OPORTUNIDADES
Conocimiento y experiencia en la
comercialización de neumáticos.
Crecimiento empresarial debido al incremento
poblacional en Santo Domingo.
Recurso Humano de alta calidad moral y ética, Incursión en la comercialización de neumáticos a
través del portal de compras públicas.
Ubicación estratégica. Apertura de Sucursales en todo el territorio Nacional.
Buenas relaciones humanas.
DEBILIDADES AMENAZAS
No contar con manuales y políticas
documentadas.
Cambio de leyes políticas y económicas del país con
respecto al sector industrial.
No contar con todas las marcas de neumáticos
No tener una infraestructura propia. Alto índice de competencia en distribución de
neumáticos.
No contar con un sistema de control interno
adecuado
Elaborado por: Tlga. Laura Loor Murillo
68
3.3.3. Actividades de control
Gráfico 16. Actividades de control
Elaborado por: Tlga. Laura Loor Murillo
OBJETIVO
Control del objetivo.- Comprobar los
movimientos del efectivo
Control de actividades.-
Verificar que los empleados conozcan
los manuales de funciones,
procedimientos y reglamento interno
Control de
inventarios. Realizar compra de mercaderia
con precisòn, manejando un stock
de minimos y màximos
Controlde documentos.-
Salvaguardar la documentaciòn que se maneja en la empresa
Control de cartera.- Verificar y controlar que se cumplas las polìticas de crèdito
establecidas
RIESGOS
Malversación del efectivo, fraude por parte del personal
encargado
Pèrdida de tiempo efectivo de trabajo
Exceso de inventario, falta de liquidez
Pèrdida y deterioro de documentos de los moviemientos de la
empresa
Cartera de crèdito incobrable.
Iliquidez en la empresa
ACTIVIDADESDE CONTROL
Cuadre de caja, facturas realizadas vs
comprobantes de ingreso
Arqueos de caja sorpresivos
Dar a concoer a los empleados el manuel
de funciones y procedimientos
Hacer una evaluaciòn cuatrimestral sobre los
manuales y su aplicaciòn
Verificar stocks antes de realizar pedidos
Toma fìsica de inventarios
periodicamente
Manejo correcto del archivo, acorde a las
necesidades de la empresa
Verificar que lso crèditos aprobados,
garantizen ser cobrados
posteriormente
69
3.3.4. Procedimientos de Control
3.3.4.1. Políticas Institucionales
La empresa estará necesariamente en la posición de determinar las políticas para otorgar el
crédito, el mismo que tienen necesariamente que involucrar a todos los departamentos que
la conforman.
Personas responsables de la instrumentación del sistema C x C.
Tendrán que buscar el equilibrio deseado. Su objetivo, en la instrumentación de
Cuentas por Cobrar, será aquel equilibrio que adaptado a las circunstancias del
negocio proporcione un saludable índice de rotación acompañado de un porcentaje
razonable de utilidades máximas.
Revisión de las políticas C y C mensualmente.
La revisión de la política de crédito de una empresa da la pauta para determinar si
se debe seguir concediendo crédito a un cliente y el monto de éste. La empresa no
debe solo ocuparse de los estándares de crédito que establece, sino también de la
utilización correcta de estos estándares al tomar decisiones de crédito
periódicamente.
Condiciones en las que se deberá hacer una revisión complementaria.
Se aplicará cuando los riesgos de la empresa sobre salgan de los niveles razonables
que permitan buena rentabilidad a la misma; se determinará el riesgo que
significará para la empresa otorgar un veta a crédito y para ello es necesario
conocer a través de un análisis cuidadoso los estados financieros del cliente,
análisis de los diversos puntos tanto cualitativos como cuantitativos que en
conjunto permitirá tener una mejor visión sobre el cliente y la capacidad para poder
pagar dicho crédito.
70
Criterios para medir la efectividad del programa C y C.
Se aplicarán los indicadores financieros de control de cartera. Del resultado que
arroje este análisis se definirá la eficiencia y eficacia del programa de C y C.
Responsable del programa
El responsable del programa será el director financiero de la empresa.
Nivel de cartera por cobrar: Absoluto, y aceptable, alto, medio y bajo.
Es necesario la implementación de una escala de valoración para los niveles de
cartera que maneje la empresa, esta escala estará definida por los indicadores
financieros y parámetros como la capacidad de pago, liquidez, endeudamiento, etc.
Estructura del plan de crédito
Se elaborará un esquema detallado del plan de crédito en cada venta bajo esta
modalidad en el que conste el detalle de actividades, responsables y plazos de cada
transacción, desde su análisis previo hasta la recuperación de los valores en cartera.
Proceso de facturación en detalle
Se debe mejorar los procesos internos de facturación llegando a establecer y emitir
los documentos de la manera más minuciosa posible y recopilando la mayor
cantidad de información.
Condiciones de pago
Forma parte de la planificación y análisis previo del crédito a fin de establecer en
forma clara los parámetros para el pago de la deuda por parte del cliente.
71
Descuentos
Establecer los rangos y porcentajes de descuentos a otorgarse considerando
parámetros como monto, plazo, calificación del cliente, etc.
Cuentas vencidas
Determinar el tratamiento para los clientes que se encuentren en mora a fin de
recaudar los valores vencidos.
Tasa de interés
Se manejará las tasas de interés determinadas por el Banco central a fin de no
incurrir en usura.
Tasa y recargos específicos
Establecer las tasas y recargos por mora.
Solicitudes de crédito
Establecer el esquema y análisis de la información de cada solicitud de crédito
previo su concesión.
Información financiera de los solicitantes
Incorporar mecanismos de obtención de información crediticia y financiera de cada
cliente, análisis en central de riesgos, declaraciones en SRI, etc.
Clientes potenciales
Establecer los parámetros para la creación de una cartera de clientes potenciales en
base a su buen historial de pago.
72
Pasos para cuentas vencidas.
Comunicar al cliente establecer contacto por segunda vez, informes, por escrito,
establecer contacto por tercera vez
Estas políticas harán la diferencia e irán en busca de la manera más correcta que engloba
técnicas de crédito que vislumbran un panorama de crecimiento que el negocio instrumenta
en el departamento de créditos y cobranzas con el propósito de lograr el éxito en los
objetivos de la empresa.
3.3.4.2. Políticas generales del departamento de créditos y cobranzas
Análisis de información. Analizar permanentemente la información que es utilizada por la
empresa para mantener al día su cartera de clientes. Como es:
Revisión de facturas por cobrar
Revisión del registro de postergaciones
Llamada a clientes con cartera vencida y por vencerse.
Análisis de cheques protestados
Medición de efectividad. Saber aplicar cada herramienta para medir la efectividad del
programa de cobranza. Así como los procedimientos de negociación con clientes morosos.
Información necesaria. Conocer toda la información que se debe solicitar a la empresa
otorgante de crédito para la detección de fraudes.
Requisitos para la cobranza. Entender y aplicar los requisitos claves, objetivos y bases que
se deben de considerar para realizar una buena cobranza.
Aplicación de políticas de crédito. Aplicar las principales políticas de cobranza que se
establecen la empresa; así como los medios utilizados en su recuperación.
73
Revisión de pagos y descuentos: es importante esta actividad para tener al día los estados
de cuenta y para vigilar la morosidad de estas. Los descuentos se deben evitar al máximo y
si se vuelven crónicos, habrá que reportarlos a la gerencia.
Problemas especiales de pagos: Las actitudes especiales que se deben adoptar ante los
problemas especiales de pago son tomados por el Jefe de Cartera, teniendo en cuenta los
puntos de vista de la administración.
Control de plazos especiales: Los plazos especiales para el pago deben concederse
raramente. Cuando son concedidos, debe avisarse oportunamente a la administración.
Servicios al cliente: Tener en cuenta lo que los clientes recomiendan, sugieren o reclaman.
Fijación de las reservas para cuentas malas: Al final de cada ejercicio, el jefe de Cartera
debe hacer esta reserva con la ayuda del personal. En este caso se aplicaría el 1% del total
de la cartera por cobrar.
Identificar las desviaciones. En este punto es importante concientizar al personal que las
fallas humanas existen en muchas ocasiones, pero es necesario saberlas reconocer y llegar
a superarlas.
Generar siempre un documento que evidencia la cuenta por cobrar. Ninguna deuda debe
quedar sin su respaldo y la firma de quien es el responsable del pago.
Obtener Información constante sobre la competencia. Es necesario obtener datos externos
que ayuden a mejorar las políticas, descuentos y precios.
En lo posible se debe priorizar la segregación de funciones con el propósito de distribuir
las funciones y responsabilidades de acuerdo a las habilidades de cada trabajador.
3.3.4.3. Políticas de cheques devueltos / protestados
El jefe de crédito y cobranza se encargara del control de los cheques devueltos o
protestados.
74
El jefe de crédito y cobranza se encargara de informar al deudor sobre el motivo del
protesto.
Los dueños de los cheques protestados deberán pagar la comisión junto con el valor del
cheque en un plazo de no más de 48 horas después de la notificación.
Si el valor no ha sido depositado o pagado en el establecimiento se suspenderá el crédito
temporalmente.
No se podrá facturar bajo ninguna circunstancia a clientes que mantengan facturas
vencidas y / o cheques protestados.
3.3.4.4. Políticas para la calificación de créditos
El solicitante debe tener una historia comercial de por lo menos 6 meses consecutivos en el
local con compras consecutivas al contado de por lo menos $300 (TRES CIENTOS
DOLARES 00/100).
ECUAACCESORIOS S.A. contara con un listado de precios a crédito asignada por la
administración.
ECUAACCESORIOS S.A. deberá solicitar los documentos que sean necesarios a avalen el
perfil del cliente.
El tiempo máximo de crédito que se deberá otorgar será de 20 a 30 días aplicados desde el
día de despacho del 40% de la mercadería.
Respetando el plazo del crédito los pagos se los podrá realizar de manera quincenal,
semanal o mensual.
Mantener un registro continuo y ordenado de los deudores y abonos mediante el uso de
comprobantes de pago que cada uno realiza para que de esta manera se logre clasificar a
75
los clientes, y poder trabajar con más presión y cuidado con aquellos que se tenga
problemas.
Mantener una agenda en la cual se mantenga contacto con el cliente cada quince días y de
esta manera monitorear las necesidades y recordar al cliente que el plazo está a punto de
vencer.
Si el cliente por circunstancias validadas por el departamento de crédito y cobranza retrasa
el pago por primera vez, ECUAACCESORIOS S.A. no tomara medidas como el cierre
temporal del crédito.
En caso de que la gerencia decida no cerrar el crédito de un cliente que ha incumplido
promesas de pago se debe trabajar con documentos legales para garantizar el pago, el más
recomendado para el giro del negocio es el cheque certificado.
Al momento de realizar el crédito y si las condiciones externas lo requieren, los precios de
los artículos podrán varias previo consentimiento de ambas partes.
La información de crédito de cada cliente será actualizada al menos cada seis meses.
Todos los créditos otorgados deberán contar con la documentación de respaldado adecuada
Los clientes cuyo crédito no haya sido aprobada, o mantengan una suspensión, podrán
realizar sus compras bajo la modalidad de prepago o pago de contado sin el uso de
cheques.
Se aumentara o disminuirá el cupo, basados principalmente en el movimiento de crédito o
experiencia con nuestra empresa y estar al día con sus pagos.
Si un cliente ha estado inactivo por un año, deberá realizar una actualización de datos.
Toda venta a realizarse a clientes que han tenido reiterados problemas en sus pagos
deberán ser realizados en efectivo y en caso de hacerlo en cheque debe ser certificado. De
76
lo contrario, se procederá con el despacho de la mercadería, únicamente cuando se cuente
con los fondos efectivos en la cuenta.
El plazo máximo autorizado para postergación de cheques es de 3 días.
Requisitos para la solicitud de un crédito
Solicitar el crédito junto con los siguientes documentos:
Copia de Cedula
Copia del RUC actualizado
Referencia Bancaria original y actualizada (máxima 3 meses de antigüedad) Si es
persona jurídica, debe incluir también una copia del nombramiento del
representante legal vigente.
La persona natural o jurídica no debe constar con referencias negativas en la Central de
Riesgos.
Debe tener una cuenta corriente activa como mínimo con un año de antigüedad.
Debe tener como mínimo 2 años de experiencia en el negocio.
Se suspenderán las compras a crédito a todos los clientes que mantengan facturas vencidas
más de 15 días
Medidas de cobro de cartera vencida
Se refiere a los procedimientos que se seguirán para obtener la recuperación de carteras
vencidas siempre priorizando que el cliente continúe como cliente.
77
La visita del deudor a la oficina
La visita del deudor es una de las mejores referencias que la empresa puede tener ya que
denota interés por mantener su cuenta sana o llegar a acuerdos que beneficien a las dos
partes.
Cartas
Después de cierto número de días contados a partir de la fecha de vencimiento de una
cuenta por cobrar, normalmente ECUAACCESORIOS S.A. deberá enviar una carta en
buenos términos, recordándole al cliente su obligación.
Si la cuenta no se cobra dentro de un periodo determinado después del envío de la carta, se
envía una segunda carta más concluyente.
Llamadas telefónicas
Si las cartas son inútiles, el jefe de crédito deberá llamar al cliente y exigirle el pago
inmediato. Si el cliente tiene una excusa razonable, se puede hacer arreglos para prorrogar
el periodo de pago.
La visita del responsable a la oficina o domicilio del deudor:
Este tipo de visita son obligatorias para el personal de la ECUAACCESORIOS S.A. la
razón es que no es suficiente tener un contacto telefónico, con esta visita se podrá conocer
el estado del negocio, verificar si las ventas del producto es bueno, verificar el estado del
producto y dar a notar el interés por parte de la proveedora de seguir ofreciendo su
servicio.
Además se puede obtener algún porcentaje de pago, por cada visita que se realice si
después de haber utilizado todos estos medios, será exclusiva decisión de
ECUAACCESORIOS S.A. el iniciar acciones legales.
78
Principios de la cobranza de la ECUAACCESORIOS S.A.
No importa si las ventas son muy grandes, si la cobranza no es efectiva de nada
servirá.
Si se permite sin exigencias un retraso de una cuenta, esta se retrasará
constantemente.
El crédito no es un favor que se otorga, sino un servicio que se vende.
Todo cliente puede cambiar. Todo buen cliente si no se le cuida puede cambiar a
cliente malo, pero si se les trata profesionalmente, son susceptibles de mejorar.
La Cobranza debe generar nuevas ventas. La gestión de cobro, se debe realizar de
modo que sea productiva y generadora de nuevas ventas y de incremento de buena
imagen del acreedor.
Debe ser un proceso de educación al cliente y debe realizarse permanentemente con
todos los deudores.
Debe realizarse en forma amable, aun en el caso de que se realice jurídicamente.
Políticas de descuentos
1. Descuento por pronto pago:
Este tipo de descuento es aplicado para personas jurídicas en su mayoría y consiste
en estimular para que los clientes paguen su cuenta lo más pronto posible. El
porcentaje de descuento aplicable para este tipo de política será de máximo el 2% si
el pago se lo realiza 10 días antes de que culmine el plazo total.
2. Descuento por volumen:
Este tipo de descuento consiste en una reducción del precio de lista que se aplica a
compras cuyos volúmenes son mayores de lo normal, ya sea en unidades o valores.
El porcentaje de descuento por volumen será de máximo el UNO PORCIENTO
(1%).
79
Descuento en determinados artículos:
Un descuento que se propone fijar con el objetivo de crear un vínculo de fidelidad
de los compradores. El valor de descuento ira entre 2% al 3%.
Políticas para proveedores
Los pagos se los realizará únicamente en el horario establecido por la empresa, sin
excepciones y acorde a la negociación pactada con el proveedor.
Los proveedores deberán entregar la mercadería en el plazo acordado, en la bodega
de la empresa.
Políticas para selección de personal
En caso de requerirse un trabajador para la empresa, se publicará en el diario de
mayor circulación de la ciudad.
Toda persona que aspire a un cargo de la empresa, deberá presentar su hoja de vida
con los documentos de respaldo.
El Administrador General, será quien se encargará del proceso de selección
respectivo, considerando el perfil profesional del aspirante.
Políticas para el personal, obligaciones, derechos.
Jornada de trabajo, justificación de faltas.
Los horarios de trabajo serán los que para cada caso estipule la Administración
General, en atención y concordancia de lo dispuesto en las leyes.
Jornada de ocho horas diarias de 8:00am a 12:00pm y 14:00 a 18:00pm, con un
lapso de dos horas intermedio para el almuerzo.
80
En caso de extenderse la jornada de labor se reconocerá el trabajo suplementario,
según lo estipule la ley.
Todo trabajador debe registrar su ingreso y salida.
En caso de falta de un trabajador, deberá justificar con la presentación del
certificado médico del IESS, Hospital Público o Centro de Salud, caso contrario se
descontará de la remuneración que percibe el trabajador.
Obligaciones de los empleados
Ejecutar el trabajo asignado, desarrollándolo con eficacia, eficiencia, optimizando
el tiempo y recursos.
Cumplir con las disposiciones emitidas por la Administración General
Demostrar amabilidad, respeto y cortesía entre los compañeros de trabajo y hacia
los clientes.
Guardar confidencialidad sobre la información relacionada a la empresa y más aun
de sus clientes
Reservar la utilización de documentos, formularios impresos con el logotipo, sello
de la empresa para uso personal o en beneficio de terceros.
Cuidar el efectivo recaudado, procurando ser siempre ético y profesional “el dinero
es de la compañía y de su beneficio personal”
Mantener en óptimas condiciones las instalaciones así como preservar el cuidado
de los bienes a su cargo.
El trabajador será evaluado anualmente con el fin de determinar su desempeño.
Sanciones
El trabajador y/o trabajadora que incumpliere con la normativa dispuesta, leyes y/o
reglamentos que afecten el bienestar de la compañía será sancionado según lo
detallo a continuación:
81
Faltas leves.- Aquellas acciones u omisiones realizadas por error, descuido o
desconocimiento menor sin intención de causar daño y que no perjudiquen el
desarrollo de la empresa se sancionara con un llamado de atención por escrito
Faltas graves.- Aquellas acciones u omisiones que contrarían gravemente el orden
jurídico, o que alteran gravemente el desarrollo de la empresa será sancionado con
el 2% al 5% de su remuneración mensual, y en caso que la falta grave la empresa a
través de la normativa legal vigente podrá sancionar al trabajador con la separación
definitiva de la empresa previo el visto bueno respectivo ante el Ministerio de
Relaciones Laborales.
Atrasos.- Con el fin de procurar la puntualidad entre los trabajadores se sancionara
con el 2% del salario básico unificado vigente al trabajador que acumule en el
mes 30 minutos de atrasos.
Derechos de los trabajadores
Todo trabajador tendrá derecho a un trato con la debida consideración, respeto, no
infiriendo maltratos de palabra o de obra.
Vacaciones, todo trabajador tendrá derecho a gozar de 15 días de vacaciones
anuales.
Permisos, el trabajador tendrá derecho a permisos para recibir atención médica en
el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
Uniformes y prendas de protección, el empleador entregará al trabajador las
prendas necesarias para el desempeño de sus funciones y los uniformes
respectivos.
A solicitar certificados relativos a su trabajo (remuneración, tiempo de servicio, y
clase de trabajo que desempeña).
82
3.4. Manejo del Cliente Interno
3.4.1. Solicitud de trabajo
Fecha
Puesto que solicita Sueldo Mensual deseado
Sueldo Mensual Aprobado
Fecha de Contratación
Apellido Paterno Apellido Materno Nombre(s) Edad
Años
Domicilio Teléfono Sexo
Masculino
Ciudad Lugar de Nacimiento Femenino
Fecha de Nacimiento Nacionalidad
Vive con
Sus padres Su familia Parientes Solo Estatura Peso
Personas que dependen de usted Estado Civil
Hijos Cónyuge Padres Otros Soltero Casado Otro
Cedula de Ciudadanìa
Reg. Fed. De Contribuyentes Numero de Seguridad Social Registro de Servicio Militar No. Pasaporte No.
Tiene licencia de manejo Clase y Número de Licencia Siendo extranjero que documentos
No Si le permiten trabajar en el país
¿Como considera su estado de salud actual? ¿Padece alguna enfermedad crónica?
Bueno Regular Malo No Si (Explique)
¿Práctica Ud. Algún Deporte? ¿Permanece a algún Club Social o Deportivo? ¿Cuál es su pasatiempo favorito?
¿Cuál es su meta en la vida?
Vive Finado
Padre
Madre
Esposa (o)
Nombre y edades de los hijos
Nombre Dirección De A Años Titulo Recibido
Primaria
Secundaria o Prevocacional
Preparatoria o Vocacional
Profesional
Comercial u Otras
Estudios que esta efectuando en la actualidad:
Escuela Horario Curso o Carrera Grado
Escolaridad
Datos Familiares
Nombre Domicilio Ocupación
Estado de Salud y Hábitos Personales
Documentación
Datos Personales
Sea tan amable de llenar esta solicitud en forma manuscrita
NOTA: Toda información aquí proporcionada será tratada
confidencialmente
ECUAACCESORIOS S.A.
83
Que idiomas habla (Nivel 50%, 75%, 100%) Funciones de oficina que domina
Maquina de Oficina o taller que sepa manejar Softw are que conoce
Otros trabajos o funciones que domina
Concepto Actual o ultimo Anterior Anterior Anterior
Tiempo que presto de a de a de a de a
sus servicios
Nombre de la
Compañía
Dirección
Teléfono
Puesto
desempeñado
Sueldos Mensual: Inicial Final
Motivo de
separación
Nombre de su jefe
directo
Puesto de de jefe
directo
Podemos solicitar
informes de usted
Si
No (Razones)
Nombre Domicilio Teléfono Ocupación Tiempo de conocerlo
¿Como supo de este empleo? ¿Tiene usted otros ingresos? Importe mensual
Anuncio Otro medio (anótelo) No Si (descríbalos) $
¿Tiene parientes trabajando en esta Empresa? ¿Su cónyuge trabaja? Percepción mensual
No Si (nómbrelos) No Si (¿dónde?) $
¿Ha estado afianzado? ¿Vive en casa propia? Valor aproximado
No Si (nombre de la Cía.) No Si $
¿Ha estado afiliado a algún sindicato? ¿Paga renta? Renta mensual
No Si ¿a Cuál? No Si $
¿Tiene seguro de vida? ¿Tiene automóvil propio? Marca Modelo
No Si (nombre de la Cía.) No Si
¿Puede viajar? ¿Tiene deudas? Importe
Si No (razones) No Si (¿con quién?) $
¿Esta dispuesto a cambia de lugar de residencia? ¿Cuanto abona mensualmente?
Si No (razones) $
Fecha en que podría presentarse a trabajar ¿A cuánto ascienden sus gastos mensuales?
$
Firma del solicitante
Comentarios del Entrevistador y Firma Hago constar que mis respuestas son verdaderas
Datos Generales Datos Económicos
Referencias Personales (Favor de no incluir a jefes anteriores)
Comentarios de sus jefes
Empleo Actual y Anteriores
Conocimientos Generales
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3.4.2. Evaluación de desempeño
EVALUADO: FECHA DE INGRESO:
ÁREA: FECHA DE EVALUACIÒN:
PUESTO:
EVALUADOR:
Marque con una X el número que refleja el nivel que Usted cree que el trabajador tiene
desarrollada las competencias.
Instrucciones:
1.- Antes de iniciar la evaluación del personal a su cargo, lea bien las intrucciones.
2.- Asigne el puntaje correspondiente.
3.- La escala a ser utilizada por el evaluador, corresponde a un nivel que va de :
Muy Bajo : 1 Rendimiento laboral no aceptable
Bajo: 2 Rendimiento laboral regular
Moderado : 3 Rendimiento laboral bueno
Alto : 4 Rendimiento laboral muy bueno
Muy Alto: 5 Rendimiento laboral excelente
4.- En comentarios, anote lo adicional que Usted quiere remarcar.
5.- Los formatos de evaluación será por duplicado y firmados por el evaluador y evaluado.
MUY BAJO BAJO MODERADO ALTO MUY ALTO
1 2 3 4 5
Termina su trabajo
oportunamente
cumple con las tareas que se le
encomienda
Reaaliza un volúmen adecuador
de trabajo
No comete errores en el trabajo
Hace uso racional de los
recursos
No requiere de supervisión
frecuente
Se muestra profesional en el
trabajo
Se muestra respetuoso y amable
en el trato
Se muestra cortés con los
clientes y compañeros
Brinda una adecuada
orientación a los clientes
Evita los conflictos dentro del
equipo
Muestra nuevas ideas para
mejorar los procesos
Se muestra asequible al cambio
Se anticipa a las dificultades
Tiene gran capacidad para
resolver problemas
Muestra aptitud para integrarse
al equipo
Se identifica fácilmente con los
objetivos del equipo
Planifica sus actividades
Hace uso de indicadores
Se preocupa por alcanzar las
metas
Firma del evaluado:
Comentarios: Firma del evaluador:
ECUAACCESORIOS S.A. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL
CALIDAD
RELACIONES INTERPERSONALES
INICIATIVA
TRABAJO EN EQUIPO
ORGANIZACIÓN
PUNTAJE TOTAL
PUNTAJEAREA DE DESEMPEÑO
ORIENTACIÓN DE RESULTADOS
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CONCLUSIONES
Se sugiere a la administración estudiar la posibilidad de implantar los procesos y políticas
analizadas en el presente trabajo de tesis, a la brevedad posible, ya que actualmente la
empresa carece de control interno y gestión de cartera y el éxito del sistema dependeráde
únicamente de la decisión y voluntad de cambio.
Trabajar en base a las 5 claves del crédito junto con la documentación y el respaldo eficaz
de las deudas, lo que permitirá el recaudo de una manera más rápida, evitando los riesgos
que actualmente la organización posee.
Es imprescindible que cada tarea tenga un responsable para general control interno dentro
de la empresa.
Tomar la decisión de una manera ágil y oportuna permitirá disminuir el impacto de este
riesgo.
Preparar siempre un documento con el que avale el pago si es que se presentaran
problemas en el proceso de cobro.
Coordinar la realización de cursos de capacitación y motivación para que el personal de
todos los departamentos sea participe y proporcione ideas que puedan mejorar el proceso
de implantación del sistema de control interno.
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RECOMENDACIONES
El objetivo de la tesis es presentar los lineamientos necesarios dentro del diseño de un
sistema de “GESTIÓN DE CARTERA PARA EL CONTROL FINANCIERO EN
“ECUAACCESORIOS S.A”, dispuesto a reducir los niveles pérdida, incrementar las
canales de comunicación y supervisión interna en la sección financiera, con la ayuda de
procedimientos, políticas y documentos de respaldo orientado a prevenir errores o
irregularidades elaborados de acuerdo a la realidad empresarial ECUAACCESORIOS
S.A., de la ciudad de Santo Domingo.
Establecerprocesos y políticas que coadyuven a la mejora del control interno y financiero,
involucrando al personal de la empresa a fin que conozcan de las políticas y sistemas
implantados, y lograr la adaptación a los cambios realizados.
Otorgar créditos debidamente respaldados, analizar los clientes y cumplir con las políticas
de créditos preestablecidas.
Determinar funciones específicas al personal que integra la empresa, evitar la duplicidad
de funciones, a fin que fluyan los procesos y se controle en los diferentes niveles de la
empresa.
Fijar lineamientos de acción que orienten las decisiones y resultados futuros, permitiendo
reducir el riesgo e incrementar la liquidez de la empresa, permanencia y competitividad en
el mercado.
Preestablecer documentos de registro obligatorio para la concesión del crédito y que
signifiquen una garantía de cobro.
Realizar un plan de capacitación anual que involucre el desarrolloparticular y profesional
del personal, con miras al cumplimiento de objetivos individuales y de la organización.
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