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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
PROGRAMA DE MAESTRÍA EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN
GERENCIAL
ARTÍCULO CIENTÍFICO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL GRADO
ACADÉMICO DE MAGÍSTER EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN
GERENCIAL
TEMA:
BUSINESS INTELLIGENCE COMO SOPORTE EN LA TOMA DE
DECISIONES DE LA SECRETARÍA ACADÉMICA DE UNIANDES IBARRA
AUTOR: ING. JURADO PUPIALES JOSÉ MIGUEL
TUTORES: DR. ROMERO FERNÁNDEZ ARIEL JOSÉ, PHD.
ING. SANDOVAL PILLAJO ANA LUCÍA, MG.
IBARRA-ECUADOR
2019
APROBACIÓN DE LOS TUTORES DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
CERTIFICACIÓN:
Quienes suscriben, legalmente CERTIFICAMOS QUE: El presente Trabajo de
Titulación realizado por el Ing. José Miguel Jurado Pupiales estudiante del programa
de Maestría en Sistemas de Información Gerencial, Facultad de Sistemas Mercantiles,
con el tema “BUSINESS INTELLIGENCE COMO SOPORTE EN LA TOMA DE
DECISIONES DE LA SECRETARÍA ACADÉMICA DE UNIANDES IBARRA”,
ha sido prolijamente revisado, y cumple con todos los requisitos establecidos en la
normativa pertinente de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes -UNIANDES-
, por lo que aprobamos su presentación.
Ibarra, junio de 2019
_______________________________ _______________________________
Dr. Romero Fernández Ariel, Ph.D Ing. Sandoval Pillajo Ana Lucía, Mg.
TUTOR TUTORA
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
Yo, Ing. Jurado Pupiales José Miguel, estudiante del programa de Maestría en Sistemas
de Información Gerencial, Facultad de Sistemas Mercantiles declaro que todos los
resultados obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del
Grado Académico de MAGISTER EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN
GERENCIAL, son absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las
citas, por lo que son de mi exclusiva responsabilidad.
Ibarra, junio de 2019
_______________________________
Ing. Jurado Pupiales José Miguel
CI: 1003310412
AUTOR
DERECHOS DEL AUTOR
Yo, Ing. Jurado Pupiales José Miguel, declaro que conozco y acepto la disposición
constante en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma
de Los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de la
UNIANDES, está constituido por: La propiedad intelectual sobre las Investigaciones,
trabajos científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultaría que se realicen en la
Universidad o por cuenta de ella.
Ibarra, junio de 2019
_______________________________
Ing. Jurado Pupiales José Miguel
CI: 1003310412
AUTOR
CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo, Ing. Acosta Espinoza Jorge Lenin, Mg. en calidad de Lector del Artículo Científico.
CERTIFICO:
Que el presente trabajo de titulación realizado por el estudiante Ing. Jurado Pupiales
José Miguel, sobre el tema: “BUSINESS INTELLIGENCE COMO SOPORTE EN
LA TOMA DE DECISIONES DE LA SECRETARÍA ACADÉMICA DE
UNIANDES IBARRA”, ha sido cuidadosamente revisado por el suscrito, por lo que he
podido constatar que cumple con todos los requisitos de fondo y forma establecidos por
la Universidad Regional Autónoma de Los Andes, para esta clase de trabajos, por lo que
autorizo su presentación.
Ibarra, junio de 2019
____________________________
Ing. Acosta Espinoza Jorge Lenin, Mg.
LECTOR
DEDICATORIA
El presente trabajo investigativo se lo dedico a mi esposa Violeta Burbano e hijo José
Andrés, quienes han sido mi fortaleza pues con su cariño y palabras de aliento me han
impulsado a terminar mi posgrado para desarrollarme como profesional. Finalmente, a
ellos mi eterna gratitud.
AGRADECIMIENTO
Agradezco de todo corazón a todas las personas que me ayudaron en el transcurso del
proceso de formación de mi posgrado, en especial a las Autoridades, Docentes,
Administrativos y todos quienes conforman la Universidad Regional Autónoma de Los
Andes “UNIANDES” extensión Ibarra.
Además, quiero agradecer a mis padres y hermanos quienes me apoyaron a cumplir otra
de mis metas más anheladas.
Finalmente, agradezco a mi esposa e hijo por ser un pilar fundamental dentro de mi vida
personal y profesional.
ÍNDICE GENERAL
Pág.
APROBACIÓN DE LOS TUTORES DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
DERECHOS DEL AUTOR
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
ÍNDICE GENERAL
ÍNDICE DE TABLAS
ÍNDICE DE FIGURAS
RESUMEN
ABSTRACT
Tema ................................................................................................................................. 1
Línea de investigación ...................................................................................................... 1
Introducción ...................................................................................................................... 1
Materiales y métodos ........................................................................................................ 3
Resultados ......................................................................................................................... 5
Fase (i) Análisis de requerimientos del negocio ............................................................... 5
Fase (ii) Diseño del datamart ............................................................................................ 9
Fase (iii) Proceso de extracción, transformación y carga de datos (ETL) ........................ 9
Fase (iv) Elaboración de dashboard .................................................................................. 9
Discusión ........................................................................................................................ 15
Conclusiones ................................................................................................................... 17
Referencias Bibliográficas
ÍNDICE DE TABLAS
Pág.
Tabla 1 Población ............................................................................................................ 4
Tabla 2 Cuestionario ........................................................................................................ 5
Tabla 3 Entrevista ............................................................................................................ 7
ÍNDICE DE FIGURAS
Pág.
Figura 1. DataMart ............................................................................................................ 9
Figura 2. Informe de Inscritos por tipo de establecimiento, especialidad de las Unidades
Educativas, período académico, facultad, carrera y modalidad ...................................... 10
Figura 3. Informe de Inscritos por tipo de establecimiento, año de graduación, facultad,
carrera, modalidad y Unidad Educativa. ......................................................................... 10
Figura 4. Informe de Inscritos por cultura, periodo académico, facultad, carrera,
modalidad y género. ........................................................................................................ 11
Figura 5. Informe de Inscritos por ciudad de residencia, período académico, carrera,
modalidad y discapacidad ............................................................................................... 12
Figura 6. Informe de Estudiantes matriculados por ingreso familiar, período académico,
facultad, carrera, modalidad, provincia y cantón de residencia. ..................................... 13
Figura 7. Informe de Estudiantes matriculados por discapacidad y modalidad. ............ 13
Figura 8. Informe de Estudiantes matriculados por género, período académico, carrera y
modalidad. ....................................................................................................................... 14
Figura 9. Informe de Estudiantes Matriculados por cultura, facultad, carrera, modalidad
y ciudad de residencia. .................................................................................................... 14
Figura 10. Informe de Inscritos y Estudiantes matriculados por período académico,
facultad, carrera y modalidad .......................................................................................... 15
RESUMEN
Las herramientas de análisis de datos son de vital importancia ya que permiten obtener
informes interactivos por medio de la recopilación de datos, es decir hoy en día debe
haber una formación y actualización permanente en cuanto al manejo y uso de las
tecnologías, esto ayuda a los directivos a tener una visión más clara a la hora de tomar
decisiones. En este sentido, la presente investigación tiene como finalidad, aplicar una
herramienta de análisis Business Intelligence como soporte en la toma de decisiones de
la Secretaria Académica de UNIANDES Ibarra. Se utilizó una investigación aplicada y
descriptiva, con un enfoque mixto (cuantitativo-cualitativo); como técnica de recolección
de datos se utilizó la encuesta y entrevista. Además, en la investigación se empleó la
metodología de Ralph Kimball con sus 4 fases: (i) Análisis de requerimientos del negocio,
(ii) Diseño del DATAMART, (iii) Proceso de extracción, transformación y carga de datos
(ETL), y (iv) Elaboración de DASHBOARD y como resultados se obtuvieron varios
dashboards con información de inscritos y estudiantes matriculados identificando
diferentes indicadores que contribuyeron a mejorar las estrategias planificadas y así
cumplir con los objetivos estratégicos establecidos en el Plan Estratégico de Desarrollo
Institucional y Plan Operativo Anual. Finalmente, se concluyó que la aplicación de la
herramienta Power BI en el departamento de Secretaría Académica permitió agilizar
tiempos, transformando los datos recopilados en información relevante de tal forma que
permita optimizar el proceso en cuanto a toma de decisiones.
PALABRAS CLAVE
Business Intelligence, Toma de decisiones, Secretaría Académica, Soporte, Power BI,
Dashboard
ABSTRACT
The data analysis tools are of vital importance as they allow to obtain interactive reports
by means of data collection, that is to say today must have permanente training and update
regarding the management and use of technologies, this helps managers to have a clear
vision when it comes to talking decisions. In this sense, the present investigation aims to
apply a Business Intelligence analysis tool as support in the decision making of the
Academic Secretary of UNIANDES Ibarra. Aplied and descriptive research was used,
with a mixed approach (quantitative-qualitative); as a technique data collection the survey
and interview were used. In adition, in the research, the Ralph Kimball methodology was
used with it 4 phases: (i) Analysis of business requirements, (ii) Design of the
DATAMART, (iii) Process of extraction, transformation and data loading (ETL), and
(iv) DASHBOARD development and as results we obtained several dashboards with
information of registered and enrolled students identifying different indicators that
contributed to improving strategies planned to meet the strategic objectives established
in the Strategic of institutional Development and Annual Operative Plan. Finally, it was
concluded thet the application of the Power BI tool at the Academic Secratary Department
allowed tos peed up times, transforming the data collected in relevant information in such
a way as to optimize the process in terms of talking.
KEYWORDS
Business Intelligence, Decision Making, Academic Secretary, Support, Power BI,
Dashboard
1
TEMA
Business Intelligence como soporte en la toma de decisiones de la Secretaría Académica
de UNIANDES Ibarra.
LÍNEA DE INVESTIGACIÓN
Aplicación de los sistemas informáticos en la toma de decisiones gerenciales
INTRODUCCIÓN
Las herramientas de análisis han cobrado una de sus mayores importancias, tal y como lo
establecen Monserrat (2018); Donawa y Morales (2018), las empresas exitosas hoy en
día, han trabajado con herramientas de análisis sobre todo en el nivel estratégico. Estas
herramientas seleccionan datos, los clasifican, organizan y procesan para generar
información que llegará a diferentes niveles de la empresa. Según estos autores, las
empresas buscan ser competitivas y responder a las necesidades de un mundo
globalizado. No actualizar las instituciones conlleva a perder oportunidades.
En consecuencia, las herramientas de análisis cumplen un papel fundamental en las
instituciones universitarias, así lo establecen Rodríguez-Cruz y Pinto (2018). Por otra
parte, Acosta, Becerra y Jaramillo (2017), señalan que las herramientas de análisis deben
dar cuenta de una visión sistémica de la universidad, y no ser simples bases de datos que
no explican la dinámica organizacional. Estas herramientas son una alternativa para
superar los enfoques tradicionalistas y desarrollar una cultura organizacional que potencie
la gestión universitaria y por supuesto la toma de decisiones.
Asimismo, el entorno va cambiando producto de la competencia o la globalización. Es
por esta razón que en las organizaciones la gestión de la información es usada más
comúnmente en la planificación, control y toma de decisiones, según Rodríguez Cruz
(2015). En esta misma línea señalan Corona, Montaño y Medina (2016), que los
directivos de las organizaciones requieren información de calidad de toda la situación de
la empresa en diferentes niveles, que exista eficacia, eficiencia en la utilización de sus
recursos.
Además, en el actual siglo XXI se recorre la era del conocimiento y de la información,
ello conlleva a producir cambios en los aspectos gerenciales de las organizaciones. Al
respecto, Baena (2015), señala que son herramientas de análisis que las instituciones
utilizan para la competitividad. Sin embargo, el éxito no sólo depende de este recurso
2
material, sino de la preparación del recurso humano. También, es necesario el diseño de
metodologías como lo proponen Rivero, Díaz, López, y Armas (2016), estos métodos
deben guiar la recolección de la información y el uso adecuado de las herramientas de
análisis.
Es así como, las herramientas de análisis de datos ayudan a obtener información que
muestran aspectos relevantes de los problemas, sus relaciones, así como posibilitan
identificar, diseñar y compartir las acciones posibles y alternativas que conducen a asumir
posturas frente a los obstáculos cotidianos, como señalan en sus investigaciones Muñoz,
Osorio, Zúñiga (2016) y López et al. (2014).
Ahora bien, en cuanto a los antecedentes de la investigación cabe destacar los trabajos de
Rivero, Díaz, López, y Armas (2016); los cuales señalan que debe existir una formación
permanente en el uso y manejo de las tecnologías (TICs), ya que con el buen uso de estos
elementos digitales se puede localizar, valorar, seleccionar y aprovechar la información
que luego se convierte en conocimiento, para dar respuestas estratégicas a los problemas
de la organización.
Cada día se tiende más a la utilización de Nuevas Tecnologías de la Información y el
Conocimiento (NTIC), que garantizan el acceso a la información. En ese mismo criterio
está el trabajo de Aguirre (2015), el cual sostiene que las organizaciones utilizan las NTIC
para cumplir con sus objetivos organizacionales, mejorar la ventaja competitiva,
posicionarse en el mercado y superar a su competencia, algunos de ellos son: gestión del
conocimiento, vigilancia tecnológica, inteligencia empresarial y la gestión de sistemas de
información. Además, de diversos productos y servicios que se colocan a disposición de
los usuarios y/o clientes para satisfacer sus necesidades.
Por otro lado, la gestión de la información y el conocimiento se ha dado durante todo el
desarrollo de la humanidad, así lo sostienen Rodríguez y Pinto (2017) al señalar que desde
tiempos remotos el hombre ha buscado la manera de comunicarse con sus semejantes y
dar a conocer el avance del conocimiento. Estos procesos han evolucionado
significativamente y hoy se puede definir la gestión de la información, según estos
autores, como el proceso de organizar, evaluar, presentar, comparar los datos, controlando
su calidad, de manera que ésta sea veraz, oportuna, significativa y exacta.
A lo que habría que agregar, que los sistemas de información permiten a las empresas
crecer porque tienen la capacidad de recopilar, procesar, distribuir y compartir datos de
3
manera integrada y oportuna, según las visiones de Moreno y Dueñas (2018). Además,
permiten a los empleados ser más eficientes porque pueden comunicarse, aunque no se
encuentren en el mismo espacio físico, lo que se refleja en una mejora de los procesos, la
administración y la gestión de la información, dan como resultado un impacto positivo en
la productividad y competitividad de las empresas, así lo expresan Abrego, Sánchez, y
Medina (2017).
Finalmente, en el contexto actual de la sociedad del conocimiento y la globalización, los
autores Rodríguez y Pedraja (2015) resaltan que la administración en las instituciones
educativas se maneja bajo dos aspectos fundamentales: la dirección y la gestión. La
primera marca el norte estratégico y la segunda avanza y camina hacia ese norte. Un
elemento central de la gestión es el ámbito académico, por lo tanto; la docencia, la
investigación y la extensión definen el quehacer universitario. De allí la importancia de
realizar esta investigación, que se centra en la utilización de una herramienta de análisis
de Business Intelligence en un área de la universidad para potenciar las decisiones
académicas de la organización.
MATERIALES Y MÉTODOS
En lo que respecta al enfoque se utilizó la investigación cuantitativa - cualitativa en donde
prevalecieron más los datos estadísticos, pero también intervienen aspectos cualitativos
que se obtuvieron de las entrevistas a través del análisis del discurso.
Asimismo, se empleó la investigación aplicada porque el uso del conocimiento y los
resultados de la investigación proporcionaron una forma rigurosa, organizada y
sistemática de la realidad. Este tipo de investigación ayudó a resolver problemas o
intervenir situaciones en las que se necesita tomar una decisión acertada.
En lo que atañe a esta investigación, se buscó conocer la realidad que tiene que ver con
el manejo de la información y a partir de esa realidad estudiada, poder aplicar una
herramienta de análisis que permita la gestión óptima y eficiente de la información que
se maneja en la Secretaría Académica de la institución.
También se utilizó la investigación descriptiva para descubrir situaciones y eventos, es
decir se logró identificar cómo se comportan determinados fenómenos a la hora de emitir
un informe. En cuanto a lo específico de esta investigación se indagó cuáles son los
procedimientos que se llevan a cabo en la Secretaría Académica para la gestión eficiente
4
de la información, que usos se les dieron a esos datos o simplemente ayudó a conocer si
permanecen en archivos de forma inutilizada.
Para la presente investigación se utilizó toda la población.
Tabla 1
Población
Cantidad Descripción
1 Director Extensión
1 Directora Administrativa
4 Secretaría Académica
12 Personal Administrativo
5 Coordinadores de Carrera
Fuente: Dirección Administrativa UNIANDES Ibarra
La observación científica permitió obtener conocimiento del mundo exterior a través de
los sentidos o del registro de información por medio de herramientas o instrumentos
científicos. Para los efectos de esta investigación se utilizaron las técnicas como: la
encuesta, con el propósito de obtener referentes sobre el proceso de la información que
recibe y maneja el personal administrativo y coordinadores de carrera, por medio de esto
se pudo plantear las hipótesis, predicciones y conclusiones pertinentes al objeto de
investigación y la necesidad de aplicar la herramienta de análisis que lleve a tomar las
mejores decisiones académicas.
Al mismo tiempo se realizó la entrevista: utilizando la guía de entrevista, la cual hizo
factible establecer un contacto directo con los actores que son objeto de ser consultados,
como es el Director de Extensión y la persona responsable de Secretaría Académica. Bajo
un diálogo y con características dinámicas y flexibles se pudo extraer toda la información
necesaria que permitió obtener un diagnóstico real de los procesos de gestión de la
información que se llevan en el departamento académico y así poder direccionar la
investigación.
En este sentido, se aplicó la metodología de Ralph Kimball o también llamado modelo
dimensional que se empleó para la construcción de una colección de datos orientados a
una determinada institución por medio de fases las cuales contienen modelos, tablas,
figuras y relaciones hasta llegar al procesamiento analítico, lo que ayudó a mejorar y
obtener resultados importantes para la toma de decisiones que ejecuten los directivos de
la institución, aspecto también utilizado por Fuertes et al. (2017), al mismo tiempo
Amarbayasgalan, Li, Namsrai, Jargalsaikhan y Ho Ryu (2020) relacionaron esta
5
metodología con Business Intelligence, obteniendo así reducción de tiempo para analizar
e implementar las correcciones necesarias y tomar decisiones adecuadas para la
institución.
RESULTADOS
La metodología de Ralph Kimball se encuentra constituida en 4 fases: (i) Análisis de
requerimientos del negocio, (ii) Diseño del DATAMART, (iii) Proceso de extracción,
transformación y carga de datos (ETL), y (iv) Elaboración de DASHBOARD.
Fase (i) Análisis de requerimientos del negocio
Se aplicó una encuesta con preguntas cerradas de opción múltiple, que ayudó a recopilar
información relevante en cuanto a las principales necesidades de contar con una
herramienta de análisis de datos.
Tabla 2
Cuestionario
Identificador Pregunta Escala de Valoración
P1 ¿Qué herramientas de análisis se utilizan actualmente
en la institución que usted trabaja?
Weka
Pentaho
Excel
Tableau
Rapid Minner
Tanagra
Talend
Jasper
Ninguna
P2 ¿Cómo manejan la información en la Secretaría
Académica?
Manual
Sistematizado
Mixto
(Manual/Sistematizado)
Ninguna
P3 ¿Cree usted que la información emitida por la
Secretaría Académica es la adecuada?
Siempre
Casi Siempre
A veces
Nunca
P4 ¿Cuáles son los procesos que considera medulares en
cuanto a toma de decisiones?
Inscripciones
Matrículas
Registro de Notas
Otorgamiento de
Certificados (promoción,
matrícula, entre otros)
Titulación (Graduaciones)
Archivo (Organización de
expedientes estudiantil)
Otros
6
P5 ¿Qué información utiliza para tomar decisiones de
forma cotidiana?
Número de estudiantes
matriculados (nivel,
asignatura)
Número de inscritos
Número de graduados
Número de estudiantes
aprobados
Número de estudiantes
reprobados (notas, faltas)
Número de estudiantes
retirados
Otros
P6 ¿Qué reportes le gustaría tener a la hora de tomar
decisiones?
Reportes estadísticos
Reportes comparativos
Reportes Básicos
Reportes de existencia
Otros
P7 ¿Quiénes cree usted de deberían tener acceso a la
herramienta de análisis?
Autoridades
Administrativos
Docentes
Estudiantes
P8 ¿Con que frecuencia genera reportes para la toma
decisiones?
Anual
Mensual
Diariamente
Fuente: Autor
Con base a la aplicación de la encuesta a toda la población como se evidencia en la tabla
1, se presentan los siguientes resultados tomando en cuenta las preguntas más relevantes
que permitieron identificar la necesidad de aplicar la herramienta de análisis de datos.
Es así que, se puede evidenciar en la tabla 2 que la mayoría de los encuestados (14)
indicaron que no usan ninguna herramienta, mientras que (8) sujetos afirmaron usar la
herramienta Excel y (1) encuestado manifestó que usa la herramienta Weka; de la misma
manera los datos revelan que la mayoría de los encuestados (18) señalan que hacen uso
de mecanismos manuales y sistematizados para el manejo de la información, es así que,
a pesar del desarrollo tecnológico actual, para este grupo aún tienen utilidad los sistemas
manuales los cuales permiten aún presentar informes adecuados; mientras que solo 5
encuestados afirman manejar la información con herramientas sistematizadas haciendo el
manejo eficiente de la información emitida por la dependencia.
En cuanto a los procesos medulares o fundamentales, a la hora de tomar decisiones
trascendentales para el correcto funcionamiento de la institución los resultados fueron los
siguientes: matrículas (21), inscripciones (16), registro de notas (15) y titulación (11). De
la misma manera las preferencias de los encuestados indican que para tomar decisiones
7
les gustaría contar con reportes estadísticos (18) y comparativos (12). Ambos tipos de
reportes aportan información que se elaboran mediante técnicas estadísticas o
interpretativas, lo cual permite afirmar que es necesario aplicar una herramienta de
análisis de datos que ayude en el departamento a obtener datos reales y eficaces para que
los directivos tomen decisiones acertadas que los lleve a cumplir el Plan Estratégico de
Desarrollo Institucional (PEDI) y el Plan Operativo Anual (POA).
Por otro lado, también se elaboró una entrevista, evidenciándose en la tabla 3 la misma
que permitió identificar aspectos relevantes a tomar en cuenta al momento de tomar
decisiones por parte de los directivos.
Tabla 3
Entrevista
Identificador Pregunta
P1 ¿Como funcionario de la Universidad Uniandes extensión
Ibarra, para la toma de decisiones académicas utiliza alguna
herramienta de análisis de datos?
P2 ¿Cree usted que es importante los datos que brindaría la
aplicación de una herramienta de análisis de datos en la toma
de decisiones?
P3 ¿Cómo incide la toma de decisiones académicas en los
procesos ejecutados en la secretaría académica?
P4 ¿Cree usted que con la aplicación de una herramienta de
análisis Business Intelligence apoyará a la toma de decisiones
entre Dirección y Secretaría Académica?
P5 ¿Se cuenta con los recursos humanos y tecnológicos necesarios
para la obtención de información de secretaría académica?
P6 Finalmente, de antemano agradeciendo su tiempo para la
entrevista, qué opinión le merece el aplicar una herramienta de
análisis de datos en la toma de decisiones
Fuente: Autor
Es así que los entrevistados afirmaron que en la Institución no se cuenta con una
herramienta de análisis de datos, aunque es importante aclarar que se usa una herramienta
como Excel y muchas veces los informes se realizan de forma manual, por lo tanto
aseveran que sería de mucha utilidad poder usar una herramienta de análisis; también
expresaron que los aspectos más importantes en los que puede mejorar la universidad
teniendo una herramienta de análisis es: toma de decisiones y cumplimiento de los
objetivos institucionales ya que la información que se obtenga será confiable, precisa y
8
contribuirá directamente al logro de los objetivos institucionales.
Igualmente, los entrevistados aseveran la necesidad y la importancia del uso de sistemas
informáticos como acompañantes de la gestión gerencial, por lo que buscar herramientas
de análisis de datos les permitan esclarecer las razones de los problemas o comprender la
naturaleza de los procesos ayudándoles a mejorar la visión con la que se platean las
soluciones a adoptar para corregir errores o inconvenientes que dificulten llegar a cumplir
la misión que tiene la Institución. Así pues, los datos aportados por los entrevistados
corroboran que la Universidad cuenta con el recurso humano, pero hace falta el recurso
tecnológico para lograr eficiencia y productividad en cuanto al manejo de grandes
volúmenes de información. En consecuencia, se ve la necesidad de aplicar una
herramienta de análisis que ayude a los responsables de secretaría a emitir informes
especializados que faciliten las tareas institucionales y por ende los directivos puedan
analizar la información y tomar decisiones que beneficiarán o afectarán a todo el sistema.
Ahora bien, la institución diariamente crea muchos datos, por lo que en algunas
situaciones es difícil manejar tanta información plasmada en documentos y dificultan las
tomas de decisiones oportunas para corregir posibles errores y poder alcanzar los
objetivos institucionales; en este sentido, la institución cuenta con el recurso humano
disponible pero estos a su vez no tienen una herramienta de análisis que les permita
agilizar su trabajo y reducir tiempos en lo que respecta a presentación de informes
consolidados. Es por ello, que, se aplicó la herramienta de análisis de datos Power BI
aprovechando que la IES mantiene un contrato con Microsoft el cual permite acceder a
un sin número de servicios entre ellos el acceso a dicha herramienta.
Una vez que se decidió la herramienta idónea para emplear en el departamento de
Secretaría Académica se solicitó a esta dependencia datos históricos de inscritos y
estudiantes matriculados los cuales se encuentran comprendidos entre los períodos
académicos siguientes: Abril – Agosto 2013; Octubre 2013 – Marzo 2014; Abril – Agosto
2014; Octubre 2014 – Marzo 2015; Abril – Agosto 2015; Octubre 2015 – Marzo 2016;
Abril – Agosto 2016; Octubre 2016 – Febrero 2017; Abril – Agosto 2017; Octubre 2017
– Febrero 2018; Abril – Agosto 2018 y Octubre 2018 – Febrero 2019. Adicionalmente se
analizó dos períodos extraordinarios que corresponden a los estudiantes matriculados de
los períodos: Marzo – Abril 2017 y Marzo – Abril 2018.
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Fase (ii) Diseño del DATAMART
Se elaboró un DataMart donde se manejó cuatro tipos de datos: cadenas de texto, fecha,
campos alfanuméricos y numéricos. Además, contiene dos tablas de Hecho (Inscritos y
Matriculados) y cinco tablas de dimensiones (Periodo Académico, Facultad-Carrera-
Modalidad, Etnia, Género, Estado Civil) como se puede observar en la figura 1.
Figura 1. DataMart
Fuente: Autor
Fase (iii) Proceso de extracción, transformación y carga de datos (ETL)
Esta fase ayudó a mejorar y agilizar la gestión de la información proporcionando datos
que optimizaron y facilitaron la toma de decisiones, contribuyendo a tener una mejor
visión de lo que sucede dentro de la institución, como lo utilizaron en su investigación
Roncancio Hernandez, Angulo Quemba, Velosa Arias, & Donoso (2016).
Es así como, luego de depurar la matriz en Excel que se recopiló del departamento de
Secretaría Académica, se procedió a importar la información a la herramienta de análisis
de datos Power BI para generar los informes interactivos y personalizados que
permitieron contribuir con la toma de decisiones a las personas directas.
Fase (iv) Elaboración de DASHBOARD
Una vez realizado las anteriores fases se procedió a generar los dashboard con la
información procesada en la herramienta de análisis de datos POWER BI.
A continuación, se visualiza los informes generados con los datos de inscritos.
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Figura 2. Informe de Inscritos por tipo de establecimiento, especialidad de las Unidades
Educativas, período académico, facultad, carrera y modalidad
Fuente: Autor
En el informe de la figura 2 se puede visualizar el total de inscritos por establecimiento,
llegando a establecer como indicadores el porcentaje del tipo de establecimiento el cual
permite definir el Colegio o Institución del cual existen la mayor parte de aspirantes
inscritos, y realizar un análisis exhaustivo de los menores porcentajes de inscritos de otras
Instituciones para establecer estrategias que contribuyan a captar nuevos aspirantes; otro
de los indicadores identificados es la especialidad que se obtiene en las Unidades
Educativas demostrando de esta manera que en la actualidad una persona se puede
inscribir en cualquiera de las carreras que oferta la Universidad Regional Autónoma de
Los Andes “UNIANDES” extensión Ibarra ya que las mallas académicas de la institución
permiten acoplarse al aspirante a cualquier carrera.
Figura 3. Informe de Inscritos por tipo de establecimiento, año de graduación, facultad,
carrera, modalidad y Unidad Educativa.
Fuente: Autor
11
En la figura 3 se muestra como indicador el año de graduación de los inscritos, ayudando
a identificar o definir que no necesariamente existen aspirantes que se gradúan e ingresan
a la Universidad sino que establece que la mayoría de aspirantes son personas que no se
graduaron recientemente, que ven la necesidad de estudiar una carrera y muchas veces
ingresan a estudiar aspirantes que ya tienen una carrera profesional pero por el constante
cambio de un mundo globalizado ven como un menester inscribirse a una nueva carrera.
Por otra parte, a la Institución acuden aspirantes de todas las Unidades Educativas
tomando esto como referencia para determinar que la Uniandes Extensión Ibarra tiene su
prestigio en la zona norte del país, estableciendo como indicador los establecimientos de
los que más recurren a la IES.
Figura 4. Informe de Inscritos por cultura, periodo académico, facultad, carrera, modalidad
y género.
Fuente: Autor
En la figura 4 se analiza como indicador al porcentaje de etnias, dando como resultado de
la investigación que la Uniandes abre sus puertas sin tomar en cuenta la etnia por lo que
todas las personas tienen derecho a una educación, otro indicador relevante es el género
determinando que no importa si es hombre o mujer ya que no existe discriminación de
ningún tipo, porque la Institución respeta y promueve el derecho a una educación
igualitaria con equidad de género; y en el total de inscritos por período académico se
puede definir los períodos en los que existe más afluencia de inscritos en cada una de las
carreras vigentes.
12
Figura 5. Informe de Inscritos por ciudad de residencia, período académico, carrera,
modalidad y discapacidad
Fuente: Autor
En la figura 5 el indicador es ciudad de residencia lo que permite identificar el lugar
exacto en el que reside el inscrito, ayudándole así a la IES a poder definir los lugares en
los que puede hacer promoción y dar a conocer la oferta académica vigente.
Además, otro indicador es los inscritos con discapacidad ya que la UNIANDES permite
la inclusión de personas con cualquier tipo de discapacidad como puede ser: visual, física,
auditiva o intelectual entre otras, la educación de estas personas siempre tendrá mayor
relevancia porque el cuerpo docente deberá estar preparado para enseñar a personas que
aprenden de forma diferente.
Una vez que el aspirante ha procedido con la inscripción, ha asistido al programa de
inducción y rindió pruebas de admisión y conocimientos, cumpliendo con los puntajes
establecidos se puede decir que está apto para matricularse en la Institución, por lo tanto,
haciendo uso de la base de datos de matriculados y alimentando de esta información a la
herramienta de análisis Power BI se puede obtener los siguientes informes:
13
Figura 6. Informe de Estudiantes matriculados por ingreso familiar, período académico,
facultad, carrera, modalidad, provincia y cantón de residencia.
Fuente: Autor
La figura 6 ayuda a detallar como indicador a estudiantes por provincia y cantón de
residencia; con este informe se analizó que la universidad recibe estudiantes de todas las
provincias del norte del país, pero en este caso predomina en el cantón de Ibarra como el
lugar de donde más personas acuden e ingresan a cursar sus estudios en Uniandes.
Además, se estableció como indicador a los ingresos familiares, esto permitió a las
autoridades identificar a las personas con una economía no estable para en el futuro
determinar las posibles personas que puedan acceder a una beca por razón
socioeconómica, entre otras.
Figura 7. Informe de Estudiantes matriculados por discapacidad y modalidad.
Fuente: Autor
14
En la figura 7 el indicador principal es estudiantes matriculados con discapacidad, el cual
ayudó a la Institución a constatar el cumplimiento de la LOES referente a inclusión social
y el porcentaje de becas que se otorgan, es decir que este informe mostró también qué
carrera tiene más personas con discapacidad, reflejando de la misma manera la modalidad
en la que estudia.
Figura 8. Informe de Estudiantes matriculados por género, período académico, carrera y
modalidad.
Fuente: Autor
Los datos de la figura 8 revelaron que el indicador de este informe es total de estudiantes
matriculados lo que mostró la carrera que mayor afluencia de estudiantes tiene en cada
uno de los períodos académicos y también reflejó que la mayoría de los matriculados en
la institución son de sexo femenino, identificando así que las mujeres se interesan más
por estudiar una carrera universitaria.
Figura 9. Informe de Estudiantes Matriculados por cultura, facultad, carrera, modalidad
y ciudad de residencia.
Fuente: Autor
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En la figura 9 el indicador es estudiantes matriculados según la cultura o etnia, este
informe muestra que en la IES existe diversidad de culturas permitiendo la igualdad a
acceso a una educación de calidad.
Figura 10. Informe de Inscritos y Estudiantes matriculados por período académico,
facultad, carrera y modalidad
Fuente: Autor
En la figura 10 se pudo establecer como indicador a estudiantes inscritos y matriculados
por carrera y período académico en el cual se alcanzó a apreciar que el número de
aspirantes no es igual al número de matriculados ya que algunos estudiantes por diversas
situaciones deciden desertar; además permitió identificar la tasa de retención analizando
que los estudiantes que ingresan a primer nivel en ciertos casos no concluyen la carrera
universitaria.
Al identificar diferentes indicadores en cuanto a inscritos y matriculados, le ayudó a la
responsable del departamento de Secretaría Académica a presentar informes veraces con
la mayor agilidad y eficacia posible, en cuanto a las autoridades estos informes
contribuyeron a mejorar las estrategias planificadas y así cumplir con los objetivos
estratégicos establecidos en el PEDI y POA.
DISCUSIÓN
Una dependencia como la Secretaría Académica de la Universidad Regional Autónoma
de Los Andes Uniandes Extensión Ibarra maneja datos fundamentales y en grandes
volúmenes, es pertinente precisar que, sin descartar la utilidad de los mecanismos
manuales, es imprescindible la necesidad de la sistematización en razón del aumento de
la complejidad de los datos de las IES y debido a la importancia que tiene el análisis de
16
la información para la institución como un recurso intangible pero indispensable en la
planificación y en la toma de decisiones para hacer más productivas sus funciones
logrando obtener informes que sean relevantes, aspecto también destacado por Valdés
Pérez (2016) y. Por su parte, se coincide con Buot, Acerado, Duque , Morco, y Padilla
(2019) en su investigación en el que la herramienta tiene como objetivo integrar una
función de análisis de datos para revisar el patrón frecuente de los datos históricos. Por
último, este estudio también tiene como objetivo determinar la eficiencia, la
funcionalidad, la confiabilidad y la facilidad de uso de la aplicación propuesta.
Es así como, al momento de tomar decisiones expresa Rodríguez-Cruz y Pinto (2017)
que debe prevalecer la competencia del gerente y la fiabilidad de los datos necesarios para
hacerlo. La misma debe ser completa y confiable para asegurarse que la decisión sea
acertada y beneficie a la organización o institución; a su vez expresan Hayardisi, Boro
Seminar, y Ramadhan (2018) en su investigación que la toma de decisiones será excelente
si el análisis de datos lo respalda una herramienta de análisis como Power BI, por lo que
al momento de obtener la información ésta será mucho más precisa y veraz.
En este sentido, el eficiente uso de la herramienta permitió a la UNIANDES Extensión
Ibarra obtener datos relevantes dando a las autoridades las pautas para establecer
estrategias que les permitan alcanzar sus objetivos institucionales y metas planteadas en
períodos determinados.
17
CONCLUSIONES
La aplicación de la metodología de Ralph Kimball conllevó las siguientes fases: en la
primera se recopilaron datos históricos de inscritos y estudiantes matriculados de
diferentes períodos académicos; en la segunda se elaboró un datamart que contiene tablas
de hechos y tablas de dimensiones; en la tercera se procedió a depurar la matriz en Excel
que se recopiló del departamento de Secretaría Académica y finalmente en la cuarta se
elaboró los dashboards. Por consiguiente, la utilidad que se obtuvo fue la presentación de
informes a los directivos de la Institución que les permitió mejorar y plantear nuevas
estrategias a la hora de tomar decisiones.
El aplicar una herramienta de análisis de datos como Power BI en la institución
específicamente en el Departamento de Secretaría Académica, ayudó a presentar
información relevante con dinamismo e interactividad mejorando los tiempos de entrega
de reportes a las autoridades de la extensión, facilitando el análisis de datos obtenidos
para tomar decisiones óptimas en varios ámbitos.
Finalmente, a los directivos de la institución, al visualizar los dashboards (informes)
presentados por Secretaría Académica permitió tener una interacción visualmente
atractiva entre gráficos y tablas para plantear alternativas mejorando las fortalezas para
cumplir con los objetivos estratégicos establecidos en el PEDI y en el POA.
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