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Universidad de Quintana RooManual de Organización

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR

Revisión 3 Código: M.O.

Jefe del Departamento de Administración Escolar

Responsable del área de admisiones y centro de Información

Responsable del área de titulación y seguimiento de egresados

Analista de atención a alumnos y docentes

Responsable del área de control escolar

Analista de digitalización y evaluación “A”

PU-DAE-DEV A

Analista de digitalización y evaluación “B”

PU-DAE-DEV B

I. DEFINICIÓN DEL PUESTO1.1. Nombre del

puestoJefe del Departamento de Administración Escolar

1.2. Subordinado a:

Director de Bienestar Estudiantil

1.3. Subordinados: Responsable de Titulaciones y Seguimiento de EgresadosResponsable de Control EscolarAnalistas de Digitalización y EvaluaciónResponsable de admisiones y centros de informaciónAnalista de Atención a alumnos y Docentes

1.4. Relación interna con:

Directores de Área, Directores de División, Secretario General, Secretarios Técnicos de Docencia e Investigación, Secretarios Técnicos de Posgrado, Auditor Interno, Abogado General, Jefes de Departamentos Académicos, Jefes de Departamento Administrativo, Docentes, Alumnos, Administrativos. Comités de Becas, Comisión de Honor y Justicia, Integrantes del Consejo Universitario a través de diversas comisiones o comités.

1.5. Relación externa con:

Instituciones de Nivel Medio Superior.Instituciones de Nivel Superior.CENEVAL, SEyC, Secretaría de Gobierno, Oficialía Mayor de Gobierno, IQC, Instancias gubernamentales estatales y federales. SEP, Dirección de Profesiones, Dirección de Revalidación, Secretaría de Relaciones Exteriores, Autoridades Migratorias.

1.6. Nivel 2

II. REQUISITOS DEL PUESTO2.1. Edad en años 25 años en adelante

2.2. Sexo Indistinto2.3. Escolaridad Licenciatura en Administración, Mercadotecnia,

Ciencias Sociales o área afín con estudios de posgrado en Administración, Mercadotecnia o similar.

2.4. Estado civil Indistinto2.5. Experiencia

y/o conocimientos en:

Licenciatura, con Especialidad o Maestría, en Administración, Mercadotecnia o área afín, con experiencia desarrollo organizacional.

Administración de sistemas operativos y de cómputo. Conocimiento y manejo de softwares de escritura y

cálculo. Manejo de grupos interdisciplinarios, don de mando,

liderazgo y manejo de conflictos. Habilidad para interactuar interdisciplinariamente. Iniciativa, toma de decisiones, actitud emprendedora y

agente de cambio.


III. FUNCIONES DEL PUESTO3.1 Genéricas Coordinar actividades del departamento.

Revisar funciones y puestos. Generar y articular formas de funcionamiento del

departamento. Hacer evaluación. Coordinar actividades con directores y

responsables de área. Administrar, coordinar y controlar institucionalmente

los procesos de admisión, inscripción, seguimiento del aprendizaje, permanencia, egreso y titulación.

Registro escolar de los alumnos de la Universidad y los procesos de equivalencia, revalidación y certificación de estudios, así como los procesos de evaluación de la calidad de servicios brindados y del desempeño del personal académico.

Validar y certificar los estudios cursados por alumnos matriculados en instituciones incorporadas a la Universidad, atendiendo a los procesos de titulación. Además de proporcionar información estadística y controlar la población escolar y espacios físicos en apoyo a la docencia.

3.2 Específicas Garantizar la eficiente administración del ingreso,

permanencia y egreso de la Comunidad Estudiantil, en los diversos programas académicos existentes.

Coordinar la promoción institucional de la oferta académica y servicios para efectos de admisión.

Diseñar, Organizar, Dirigir y Evaluar cada uno de los procesos inherentes a la administración escolar en la Unidad Chetumal, Unidad Cozumel e Institución Incorporada Instituto Maya Cancún.

Garantizar la adecuada programación académica y asignación de espacios físicos para cada uno de los ciclos de primavera, verano y otoño, de los diferentes programas académicos.

Otorgar validez legal a los estudios realizados en la UQROO a través del correcto registro escolar y emisión de documentos oficiales, títulos y cédulas profesionales.

Vigilar la eficiente prestación de servicios a estudiantes, docentes, administrativos, directivos y público en general.

Generar la estadística y reportes inherentes a estudiantes y programas académicos, que sirvan de base para la toma de decisiones.

Dirigir, supervisar y evaluar la aplicación de los exámenes EXANI-II, EXANI-III y EGEL.


Diseñar, supervisar y evaluar la aplicación de las encuestas de servicios docentes y de servicios de calidad de las áreas administrativas en atención a la Comunidad Estudiantil.

Generar y circular ante la Comunidad Universitaria el Calendario Escolar, las cuotas por servicios y el Reglamento de Estudios Técnicos y de Licenciatura.

Coordinar el adecuado apego de las áreas académicas y administrativas al calendario escolar autorizado en los procesos de atención al alumnado (inscripciones, reinscripciones, credencialización, evaluaciones..) y programación académica.

Garantizar el resguardo y eficiente uso de equipo y suministros asignados al área para el desarrollo de sus funciones.

Coordinar y alentar la capacitación del personal del área.

Diseñar, Organizar, Supervisar y Evaluar el adecuado desarrollo de los procesos de Digitalización, Aplicación de encuestas por servicios docentes y de servicios administrativos.

Diseñar, Organizar, Supervisar y Evaluar los procesos de movilidad estudiantil entre Unidades Académicas, Cambios de Carrera y /o Unidad.

3.3 Diarias Brindar atención a alumnos, padres de familia, académicos, administrativos y público en general respecto a los asuntos del área. Otorgados a manera personal, vía telefónica, correo electrónico.

Mantenerse informado de cada uno de los acuerdos, convenios y reformas a la normatividad institucional que se relacionen con las actividades del área.

Conocer, Interpretar, Analizar y Vigilar la aplicación de la normatividad institucional vigente en cada uno de los procesos del área: atención a alumnos y docentes, admisiones y centro de información, control escolar, digitalización y evaluación, titulación y seguimiento de egresados.

Conocer, analizar y supervisar el adecuado registro de los planes y programas de estudio: existentes, vigentes, actualizados y/o modificados, así como de reciente creación.

Vigilar el adecuado mantenimiento de registros, catálogos del sistema y de bases de datos escolares.

Supervisar el eficiente desarrollo operativo de las áreas adscritas al Departamento.

Atender cada una de las situaciones que se


presenten en atención a los alumnos, docentes, administrativos y público en general.

Supervisar y atender el desarrollo de las actividades indicadas en el calendario escolar.

Atender cada una de las demandas del personal del área, brindando apoyo en la resolución de las situaciones operativas que se presentan.

Apoyar y gestionar las demandas de la Unidad Cozumel y del Instituto Internacional Mya Cancún.

Asesorar y generar políticas y lineamientos que rijan a la Unidad Chetumal, Unidad Cozumel e Institución incorporada Maya Cancún.

Brindar apoyo a la Secretaría General en la conformación de expedientes y revisión de casos que se requieran en atención a las Comisiones del H. Consejo Universitario.

Atender y gestionar la correspondencia interna y externa inherente al área.

3.4 Periódicas Planificar, programar y presupuestar las actividades del área.

Diseñar y circular en la Comunidad Universitaria el Calendario Escolar de cada ejercicio, previa autorización del H. Consejo Universitario.

Coordinar y presentar para autorización ante el H. Consejo Universitario, propuesta de cuotas por servicios a comunidad estudiantil y circular para conocimiento de la Comunidad Universitaria y público en general, una vez autorizada.

Supervisar el diseño e impresión de Calendario Escolar, Trípticos, Folletos, Instructivos, Manuales, Reglamento escolar, Convocatorias, Bienvenida alumnos de Nuevo Ingreso, Vida Universitaria y demás material gráfico que se requiera para la operación de cada una de las áreas.

Coordinar y supervisar la actualización del Reglamento de Estudios Técnicos y de Licenciatura “RETL”, conjuntamente con el Abogado General.

Vigilar el diseño gráfico, impresión y circulación en la Comunidad Universitaria del RETL.

Diseñar, Organizar, Supervisar y Evaluar las participación del área escolar, con carácter eminentemente promocional institucional, en diversas ferias que se desarrollan en el estado y foráneas.

Elaborar el material gráfico y contenido de la publicación “Vida Universiataria” que se utiliza en los talleres impartidos en el Programa de Introducción a la Universidad.

Organizar las ceremonias de graduación, considerando los apoyos logísticos y emisión de


diplomas y reconocimientos. Diseñar, organizar, supervisar y evaluar el proceso

de credencialización de la Comunidad Estudiantil. Supervisar el adecuado desarrollo del proceso de

Reconocimiento de Estudios. Coordinar conjuntamente con Secretaría General

las sesiones de la Comisión Dictaminadora de Reconocimiento de Estudios.

Coordinar y supervisar el proceso de admisión a través de la aplicación de exámenes de selección y /o reconocimiento de estudios.

Diseñar, Organizar, Supervisar y Evaluar los procesos de Admisión, permanencia, digitalización, evaluación, seguimiento de Egresados y Titulación, estableciendo las estrategias y acciones que permitan el eficiente desarrollo y la mejora continua en la prestación de cada uno de los servicios inherentes al área.

Coordinar los cursos de capacitación inherentes a la mejora continua de la Dirección de Bienestar Estudiantil.

Desarrollar proyectos del área. Participar en los diversos Comités, Comisiones y

grupos interdisciplinarios de trabajo. Asistir y convocar a las sesiones y/o reuniones de

trabajo inherentes a los procesos del área.

IV. NOMBRE DE LA PERSONA QUE OCUPA EL PUESTO ACTUALMENTE

Maria de Guadalupe Cuellar Espadas



puestoResponsable del Área de Titulaciones y Seguimiento de Egresados

1.2. Subordinado a: Jefe del Departamento de Administración Escolar

1.3. Subordinados: Alumnos Becarios, Servicio Social y/o voluntarios


Directores de División, Auditor Interno, Abogado General, Académicos, Área de Recursos Materiales, Recursos Financieros, Biblioteca, Secretaría General, Servicio Social, Control Escolar, Digitalización, Cómputo, Centro de Idiomas, Planeación, Unidad Cozumel.


Secretaría de Gobierno, SEyC, Dirección Estatal de Profesiones, Dirección General de Profesiones, SEP, Secretaría de Finanzas del Gobierno del Estado, Secretaría de Hacienda y Crédito Público, Instituciones Educativas, Empresas Externas, Dependencias e Instituciones Públicas, Universidad Maya Cancún, Alumnos Egresados de diversas Instituciones Educativas e Incorporadas.

1.6. Nivel 3


2.2. Sexo Indistinto

2.3. Escolaridad Licenciado Titulado en Contaduría Pública, Administración o carrera afín al área de Ciencias Sociales

2.4. Estado civil Indistinto

2.5. Experiencia y/o conocimientos en:

Experiencia mínima de tres años en Auditoria Interna y/o Gubernamental.

Administración y análisis de procesos. Conocimientos en materia legal de profesiones. Legislación interna. Pago de impuestos federales y estatales. Conocimiento y gestión de documentos convenios,

y contratos ante Instituciones Educativas, SEyC, SEP, Dirección Estatal de Profesiones y Dirección General de Profesiones.

Conocimiento en Word, Excel y PowerPoint. Verificación, Legalización y Certificación de

Documentos Oficiales que acrediten la obtención de una Carrera Profesional.

Registro y seguimiento de expedición de


documentos a través de páginas web respecto a jornadas virtuales con la D.G.P.

III. FUNCIONES DEL PUESTO3.1 Genéricas Desarrollar la operación de macro procesos de un

área Generar información puntual. Coordinar con jefes de departamento. Coordinar un grupo de analistas y auxiliares.

3.2 Específicas o Implementación, Administración, Análisis y Seguimiento de los procesos de Titulación para alumnos de la Universidad e Instituciones Incorporadas.

o Diseño, Elaboración, Resguardo, Certificación y Seguimiento de los Documentos Oficiales de Titulación, oficios, Convenios y Acuerdos celebrados ante las Instituciones Educativas correspondientes

Realizar todos los procesos correspondientes para entregar al alumno titulado título y cédula profesional en base a los mejores estándares de calidad, a través de cédulas emitidas por jornadas virtuales.

Análisis, Elaboración, Control y Evaluación de procesos para dar seguimiento a los alumnos egresados.

Coordinación en la aplicación del Examen General al Egreso,

Revisión legal y Registro ante la D.G.P. de los Planes de Estudios,

Revisión de Documentos para validar la autentificación de los mismos en el proceso de inscripción a alumnos de nuevo ingreso.

Comprender e Interpretar las normas, procedimientos y Reglamentos que afecten a los procesos de titulación, registro de planes de estudios y demás gestiones relativas al área con las Instituciones de Educación.

Actuar con iniciativa propia para realizar actividades trascendentes del área.

Generar y Otorgar mantenimiento a Convenios que permitan la mejora continua del área.

Convenio de Certificación con la D.G.P., por la totalidad de los estudios cursados de los egresados.

Convenio con la D.G.P. para realizar la solicitud de Cédula Profesional de manera virtual.

Convenio con la D.G.P. (que actualmente está en proceso) para el uso de Hologramas para los títulos emitidos por la Universidad.


Convenio (que actualmente está en proceso) con la empresa que elabora los Hologramas para los títulos emitidos por la Universidad en base a los requerimientos solicitados por la D.G.P.

Diseño, Análisis, Implementación y aplicación de las cédulas de egreso.

3.3 diarias Resguardo, Certificación y Seguimiento de los Documentos Oficiales que acrediten la Titulación de los alumnos egresados.

Resguardo y Seguimiento de Planes de Estudios. Brindar atención cordial e información fidedigna a

alumnos universitarios y egresados, docentes y personal en general.

Recepción de documentos para solicitud de titulación. Revisión de documentos oficiales de los aspirantes a

titulación para verificar la autenticidad y legalidad de los mismos.

Revisión de Kardex del alumno para confirmar que cumple con los lineamientos establecidos así como con los créditos y rangos requeridos para la conclusión de su carrera.

Integración de expedientes de titulación. Emisión y entrega de oficios de invitación a los

miembros del jurado del Examen Profesional. Solicitud de sala y equipo necesario para efectuar las

ceremonias de protocolo. Elaboración del acta previa de titulación. Verificar que los implementos solicitados, sala y

sinodales estén listos para dar inicio a la ceremonia. Elaboración y entrega al alumno titulado del acta

original de titulación. Actualización constante de la base de alumnos

titulados. Escaneo de documentos, fotografías y firmas

solicitados por la Dirección General de Profesiones para la emisión de las cédulas profesionales.

Ingresar los datos y documentos requeridos por la D.G.P. para solicitar las cédulas profesionales por jornada virtual a través de la página WEB.

3.4 periódicas Otorgar información a Directores de División, Docentes, Área de Planeación y autoridades Universitarias que lo soliciten.

Solicitar y verificar la elaboración de los títulos profesionales.

Certificación interna de títulos. Recabar firma de autoridades universitarias para

títulos. Legalización y certificación de títulos ante Secretaría

de Gobierno. Legalización y certificación de títulos ante SEyC.


Verificar el avance que lleven los registros ante la D.G.P.

Una vez que se tengan liberadas las cédulas por la D.G.P. proceder a solicitar viáticos y Elaboración y Pago de impuestos y derechos correspondientes tanto federales como estatales.

Integrar expedientes para solicitar cédulas profesionales y estatales.

Notificar a los alumnos que pasen por sus cédulas y títulos correspondientes.

Integrar expedientes tanto para entrega a los alumnos como el archivo histórico.

Promoción del examen general de egreso a través de avisos impresos y en la página.

Registro de alumnos aspirantes al EGEL. Integración de expedientes de aspirantes a EGEL. Confirmación con CENEVAL de lugar, fecha y hora de

verificación del EGEL. Envío de todos los expedientes de aspirantes al EGEL

al CENEVAL. Solicitud de requerimientos y sala para efectuar el

examen. Verificar que tanto aplicadores como sala y

requerimientos estén listos para la aplicación del EGEL.

Solicitar resultados del examen al CENEVAL en el tiempo establecido.

Difundir los resultados obtenidos por medio impreso y en la página.

Entrega de resultados a alumnos, así como de solicitudes de titulación para incentivarlos a titularse inmediatamente.

Integrar expediente histórico. Elaboración y entrega de constancias a personal

docente por las titulaciones en las que han participado. Elaboración y entrega de constancias para alumnos

egresados para acreditar la Titulación a través de Estudios de Posgrado.

Aplicación de las cédulas de egreso. Actualización constante de la base de alumnos

egresados. Coordinación y seguimiento del Estudio del

Seguimiento de Egresados por medio de aplicación de encuestas a los mismos.

Coordinar la vinculación de alumnos egresados con la Universidad por medio de reuniones, revistas, llamadas y atención personalizada.

Bolsa de Trabajo: Vinculación de alumnos egresados y titulados con Dependencias Públicas, empresas e Instituciones que soliciten personal para laborar a través de llamadas telefónicas, de manera personal,


anuncios impresos y página web. Revisión de planes de estudios en lo relativo al aspecto

legal. Integración de Expediente para Registro de planes de

Estudios. Pago de Impuestos Federales correspondientes. Registro de Planes de estudios ante la D.G.P. Resguardo y Seguimiento planes de estudios. Revisión de Documentos oficiales para alumnos de

nuevo ingreso a fin de verificar la autenticidad y legalidad de los mismos.

Diseño, Elaboración y Difusión de los folletos informativos de titulación.


Cristina Caamal Pérez



puestoResponsable del área de Control Escolar

1.2. Subordinado a: Jefe del Departamento de Administración Escolar1.3. Subordinados: Ninguno1.4. Relación

interna con:Directores Académicos, Secretarios Técnicos de Docencia e Investigación, Secretarios Técnicos de Posgrado, Jefes de Departamento Académico, profesores, administrativos en general y alumnos.


Dependencias y Organizaciones que requieren servicios escolares de la Institución.

1.6. Nivel 3

II. REQUISITOS DEL PUESTO2.1. Edad en años 30 años en adelante2.2. Sexo Indistinto2.3. Escolaridad Licenciatura2.4. Estado civil Indistinto2.5. Experiencia

y/o conocimientos en:

Administración. Logística de Procesos. Facilidad de Negociación. Desarrollo de Planes de Estudio y Diseño

Curricular. Manejo de Sistemas Computacionales, Paquetería,

Internet y Correo Electrónico. Conocimientos en Finanzas y Presupuestos.

III. FUNCIONES DEL PUESTO3.1 Genéricas Desarrollar la operación de macro procesos de un

área Generar información puntual. Coordinar con jefes de departamento. Coordinar un grupo de analistas y auxiliares.

3.2 Específicas Registro y mantenimiento de los catálogos del SIIA Revisión de nuevos planes de estudio, así como

cambios y modificaciones a los existentes Revisión de nuevas asignaturas acordes a

catálogos de programas académicos. Introducción al SIIA de nuevos planes de estudio,

asignaturas, mapas curriculares, créditos y requisitos.

Asignación de asignaturas a Departamentos Académicos.

Asignación de espacios físicos. Inscripciones por autoridad Trámite y autorización de cancelación de grupos Trámite y autorización de devolución o bonificación


de cuotas no utilizadas por alumnos Trámite y autorización de cargos por cuotas no

registradas en el SIIA a alumnos. Elaboración de logística de reinscripciones, así

como manuales e instructivos para los alumnos. Elaboración de parámetros requeridos a través del

Discoverer, de acuerdo con los requerimientos de información, así como elaboración de reportes.

Atender, analizar, interpretar y mantener total apego al RETL, REPE y normas de posgrado vigentes para la revisión de planes y programas de estudio.

Participar con el área de sistemas en la adecuación de programas que permitan administrar adecuadamente los programas académicos.

3.3 Diarias Atención de alumnos y docentes. Atención de las actividades especificas

3.4 Periódicas Elaboración del presupuesto de ingresos propios de la Institución, presentando propuestas.

Elaboración y cálculo de alternativas de cuotas por servicios futuros presentando propuestas.

Participación en la ceremonia de egresados. Administrar en un 100% la Especialidad en

Medicina Familiar. Participación con los cuerpos académicos en la

definición de planes curriculares. Participar en la elaboración del Calendario Escolar.


Francisco Sánchez Hidalgo Morales



puestoResponsable del Área Admisiones y Centro de Información

1.2. Subordinado a: Jefe del Departamento de Administración Escolar1.3. Subordinados: Alumnos Voluntarios becarios y servicio social1.4. Relación interna

con:Secretario General, departamento de Sistemas, de Planeación, Desarrollo Estudiantil, Intercambio Académico, Deportes, Recreación y Cultura, Servicio Social, Servicios Generales y Recursos Materiales, Directores Académicos, Secretarios Técnicos de Docencia, alumnos.


Instituciones de Nivel Medio Superior y Superior, CENEVAL, SEyC, MODUS OPERANDI, diferentes empresas para patrocinio, empresas de difusión (radiofónicas, televisoras y medios impresos) y de impresión de material profesiográfico y empresas de paquetería.Publico en General

1.6. Nivel 3

II. REQUISITOS DEL PUESTO2.1. Edad en años 23 años en adelante2.2. Sexo Indistinto2.3. Escolaridad Licenciatura en Sistemas Comerciales, Mercadotecnia,

Administración, Investigación de Mercados, afines 2.4. Estado civil Indistinto2.5. Experiencia y/o

conocimientos en:

Investigación de Mercados. Promoción y publicidad. Diseño de material profesiográfico. Relaciones públicas. Organización y coordinación de eventos. Manejo de personal. Trabajo en equipo. Manejo de software de diseño. Procesador de textos, hojas de cálculo y

presentaciones audiovisuales.

III. FUNCIONES DEL PUESTO3.1 Genéricas Operar macro procesos (Programa de Promoción

Institucional y Feria de Información Rally universitario, Proceso de Admisiones, Proceso de Reconocimiento de Estudios, Proceso de Credencialización, Coordinación de la Ceremonia de Generación y Emisión de Información Estadística)

Operar micro procesos que le son asignadas al responsable de área en coordinación con el jefe de departamento.

Coordinar a un grupo de estudiantes auxiliares.


3.2 Específicas Desarrollo y coordinación del Programa de Promoción Institucional.

Diseño y organización de la Feria de la Información Rally Universitario y eventos culturales y deportivos diferentes que se derivan del mismo.

Diseño, elaboración e impresión de material profesiográfico.

Garantizar el Proceso de Admisión a través de: la aplicación del Examen de Selección EXANI-II (Licenciatura y Profesional Asociado), del proceso de Reconocimiento de Estudios (Equivalencia y Revalidación de Estudios) y EXANI III (Maestría), Programa de Introducción a la Universidad (PIU), Coordinación de la Asignatura “Vida Universitaria” impartida durante el Programa de Introducción a al Universidad (PIU), realizar el dictamen correspondiente de los aspirantes a ingresar a la universidad, asignación de matrícula a los alumnos de nuevo ingreso, y de la inscripción de los alumnos de nuevo ingreso a la UQRoo.

Administrar el Proceso de Credencialización a través de la emisión de credenciales para los alumnos de nuevo ingreso y emisión y reposición de credenciales a los alumnos de reingreso.

Administrar las diferentes fases de la Ceremonia de Generación.

Emisión de Información basada en reportes estadísticos.

3.3 Diarias Proporcionar información relacionada con las diferentes áreas del departamento de Administración Escolar y de la Dirección de Bienestar Estudiantil.

Atención a alumnos y docentes en el área, vía telefónica y correo electrónico.

Atención a los aspirantes a ingresar y al público en general en el área, vía telefónica y correo electrónico.

Proporcionar a los alumnos y egresados su passWord para poder ingresar al portal del SIIA.

Emisión de información estadística para las diferentes áreas de la UQROO

Impresión de credenciales. Mantenimientos de archivos digitales e impresos. Comunicación continua con el departamento de

Sistemas. Comunicación continua con el departamento de

Planeación.

3.4 Periódicas Actividades que se realizan en coordinación con los departamentos de sistemas y planeación a principio y fin de cada periodo escolar (primavera, verano y otoño)


Manejo y envío de información estadística respaldada por el departamento de Sistemas, para que el departamento de Planeación genere reportes estadísticos de inicio y fin de cursos de la matrícula existente y alumnos egresados.

Actividades variables que se realizan durante todo el año.

Recorridos por la UQROO a aspirantes de manera individual o en grupo que deseen conocer las instalaciones, servicios y oferta académica de la universidad.

Generar reportes para la Gaceta Universitaria y medios masivos.

Proporcionar información relacionada con el seguimiento de egresados de nivel medio superior a las instituciones educativas y áreas internas de la UQROO que lo soliciten.

Brindar apoyo a la Unidad Cozumel e instituciones incorporadas relacionada con alumnos de nuevo ingreso.

Apoyo en la realización de eventos y actividades que se realizan tanto en el Departamento de Administración Escolar como de la Dirección de Bienestar Estudiantil.

Actividades anuales

Promoción institucional

Diseño, elaboración e impresión de material profesiográfico

Convocar a los alumnos voluntarios y/o becarios para participar en la promoción de los programas educativos.

Promoción de los programas educativos que se imparten en ambas unidades académicas de la UQROO en las instituciones de nivel medio superior del estado a través de material profesiográfico.

Promoción de los programas educativos que se imparten en ambas unidades académicas de la UQROO en medios de comunicación (radio, prensa, televisión y página web)

Recorridos por la UQROO a aspirantes de manera individual o en grupo que deseen conocer las instalaciones, servicios y oferta académica de la universidad.

Diseño, elaboración e impresión de la Convocatoria de Admisiones.


Participación en ferias educativas.

Rally universitario

Elaboración y coordinación de la realización de la Feria de Información Rally Universitario.

Integración del equipo organizador del Rally Universitario integrado por alumnos voluntarios becario y de servicio Social.

Convocar a alumnos voluntarios y/o becario para apoyar en la realización del Rally.

Coordinar las actividades del equipo organizador del Rally.

Redactar y enviar oficios de invitación a las instituciones educativas de nivel medio superior para que sus estudiantes participen en los recorridos organizados durante el Rally.

Redactar y enviar oficios de invitación a las instituciones de nivel superior para que participen como expositores durante el Rally.

Redactar y enviar oficio a las Divisiones Académicas para que integren y preparen al equipo expositor de cada carrera para su participación durante el Rally.

Diseño y ubicación de los stands. Trabajar en coordinación con el departamento de

Servicios Generales y Recursos Materiales para la instalación de los stands del Rally.

Coordinar las actividades del equipo organizador y de los alumnos voluntarios y/o becario durante el Rally.

Organizar y coordinar actividades durante la Inauguración y Clausura del Rally.

Aplicación de dos examenes de selección EXANI II (profesional asociado y licenciatura) y aplicación del EXANI III (Maestría) de acuerdo a fecha programada en las convocatorias para cada maestría. Solicitud de hojas de registro, guías de estudio,

cuadernillos de preguntas y hojas de respuestas a la institución CENEVAL.

Confirmación con CENEVAL del lugar, fecha y hora de la aplicación del examen de selección EXANI II y EXANI III.

Promoción del examen de selección EXANI II y EXANI III a través de la Convocatoria de Admisión, medios de comunicación (radiofónicos, televisoras y medios impresos, página web)

Promoción del pre-registro de los aspirantes a ingresar a través de la Convocatoria de Admisión, medios de comunicación (radiofónicos, televisoras y medios impresos, página web) mismo que se debe de


realizar en la página web de la UQROO Convocar a alumnos voluntarios y/o becarios para

que realicen el proceso de emisión de fichas para los aspirante.

Instalar el módulo de admisión para realizar la emisión de fichas de admisión en coordinación con los departamentos de Cómputo, Sistemas y Servicios Generales y Recursos Materiales.

Administrar el proceso de fichas de admisión. Registro y emisión de fichas de admisión. Integración de expedientes de cada aspirante. Manejo de información estadística de los solicitantes y

aspirantes respaldada por el departamento de Sistemas.

Administración y envío de las hojas de registro, cuadernillos de preguntas y hojas de respuestas a la institución CENEVAL.

Convocar a los alumnos voluntarios y/o becarios, docentes y administrativos para apoyo en la aplicación del examen de selección EXANI II y EXANI III.

Administrar el proceso de aplicación del examen de selección: asignación de aula a cada grupo de aspirantes, integración de los paquetes con material de apoyo, hojas de respuesta y cuadernillos de preguntas en coordinación con el inspector de CENEVAL.

Coordinar la entrega y recepción de los paquetes de hojas de respuesta y cuadernillos de preguntas y material de apoyo a cada aplicador.

Recepción de información relacionada con los puntajes obtenidos por los aspirantes en los exámenes de selección EXANI II y EXANI III enviada por CENEVAL.

Generar reportes estadísticos y las listas para publicar de los puntajes obtenidos por los aspirantes en los exámenes de selección EXANI II y EXANI III basados en la información enviada por CENEVAL y respalda por el departamento de Sistemas.

Programa de introducción a la universidad PIU Administrar en coordinación con el departamento de

Desarrollo Estudiantil el Programa de Introducción a la Universidad (PIU).

Generar información del PIU basada en reportes estadísticos.

Coordinar la asignatura de “Vida Universitaria” durante el PIU.

Administrar en coordinación con el departamento de Desarrollo Estudiantil el Programa de Introducción a la Universidad (PIU) extemporáneo.


Coordinar la asignatura de “Vida Universitaria” impartida durante el PIU extemporáneo.

Dar seguimiento a la permanencia de los alumnos inscritos con carácter de condicionados a aprobar el PIU extemporáneo.

Emisión de la lista de alumnos de nuevo ingreso que causan baja por no aprobar el PIU extemporáneo.

Reconocimiento de estudios Coordinar el proceso de ingreso a través de

Reconocimiento de estudios (Equivalencia y Revalidación de Estudios).

Promoción de la modalidad de ingreso por Reconocimiento de Estudios a través de medios de comunicación (radiofónicos, televisoras y medios impresos, página web).

Recepción de documentación requerida e integración del expediente del aspirante.

Entrega de los expedientes a cada División Académica mediante la solicitud del Secretario General.

Elaboración de los dictámenes administrativos y de las actas de las comisiones dictaminadoras.

Entrega de dictámenes a los aspirantes.

Credencialización Toma de la fotografía para la credencial universitaria

a los estudiantes de nuevo ingreso. Impresión de la fotografía universitaria de los

estudiantes de nuevo ingreso. Administrar la entrega de la credencial universitaria a

los estudiantes de nuevo ingreso.

Inscripción de alumnos de nuevo ingreso Generar la matrícula a los alumnos de nuevo ingreso Inscripción de los alumnos de nuevo ingreso bajo la

modalidad de “movilidad estudiantil”. Apoyar al área de Atención a Docentes y Alumnos

con el proceso de cambio de unidad de los alumnos que se encuentran inscritos bajo la modalidad de “movilidad estudiantil”


Lhol-Há Mena Rivas



puestoAnalista de Digitalización y Evaluación “A”

1.2. Subordinado a: Jefe del Departamento de Administración Escolar1.3. Subordinados: Ninguno1.4. Relación

interna con:Directores de división, Recursos Humanos, Biblioteca, Servicio Social, Titulaciones, Control Escolar, Admisiones, Servicio Social, Académicos, Desarrollo Estudiantil, Deportes, Recreación y Cultura, Evaluación de la información, Unidad Cozumel, Alumnos, Servicios Generales, Alumnos voluntarios, becarios y de servicio social.


CYDIMEX, SeyC, Instituciones de nivel medio superior, Padres de familia

1.6. Nivel 4

II. REQUISITOS DEL PUESTO2.1. Edad en años 23 años en adelante 2.2. Sexo Indistinto2.3. Escolaridad Licenciatura (pasante o titulado) en algún área de las

Ciencias Sociales2.4. Estado civil Indistinto2.5. Experiencia y/o

conocimientos en:

Manejo de bases de datosManejo de OfficeConocimiento de Administración, diseño de instrumentos de evaluación de mercados, análisis de procesos, relaciones públicas, manejo de personal, trabajo en equipo, organización, capacitación y adiestramiento de personal.

III. FUNCIONES DEL PUESTO3.1 Genéricas Operar micro procesos que le son asignadas al

responsable de área en coordinación con el jefe de departamento.

Coordinar eventualmente a un grupo de auxiliares..3.2 Específicas Administración análisis y seguimiento de los

procesos de Digitalización, aplicación de las encuestas de evaluación docente y evaluación de calidad en los servicios otorgados por la Dirección de Bienestar Estudiantil y Biblioteca.

Devolución de documentación a los alumnos y ex alumnos.

Digitalización de documentos de la comunidad estudiantil.

3.3 Diarias Atención a alumnos, docentes y padres de familia que soliciten información relacionada con el Departamento.

Controlar la entrega de resultados de la encuesta


de evaluación a los servicios docentes a los catedráticos que lo soliciten.

Coordinar la impresión y consulta de los documentos digitalizados pertenecientes a los alumnos matriculados en atención a otras instancias internas y externas.

Llevar a cabo el proceso de digitalización en coordinación con las áreas de titulaciones, servicio social y atención a alumnos y docentes de documentos pertenecientes a los alumnos.

3.4 Periódicas Actividades mensuales Organización junto con el Jefe de Departamento de

Administración Escolar de los cursos de mejora continúa en los que participará la Dirección de Bienestar Estudiantil.

Verificar que se cuente con los insumos necesarios para llevar a cabo cursos de mejora continua.

Coordinación de los participantes, instructores e insumos necesarios para la realización de los cursos.

Participación en las actividades de promoción institucional

Coordinar a los alumnos voluntarios o de servicio social que participan en las actividades que realiza la Dirección de Bienestar Estudiantil.

Actividades Semestrales: Coordinar conjuntamente con el departamento de

cómputo que el equipo designado para utilizarse en los diferentes procesos de inscripciones y admisiones se encuentre operando al 100%

Capacitación de los becarios, voluntarios y alumnos que estén realizando servicio social en el área que participarán en la aplicación de las encuestas de evaluación a los servicios docentes.

Aplicación de las encuestas con la ayuda de los becarios, voluntarios y alumnos que se encuentren realizando algún tipo de servicio social en el Departamento.

Lectura de las hojas ya evaluadas por la comunidad estudiantil haciendo uso de un lector óptico y un software específico.

Supervisar la reproducción de la encuesta de evaluación de calidad en los servicios otorgados por la Dirección de Bienestar estudiantil, sus instalaciones y Biblioteca.

Coordinar la aplicación de dicho instrumento de encuesta de evaluación de calidad dentro de la comunidad estudiantil.

Captura en Excel de los resultados de la encuesta


de evaluación de calidad.

Actividades anuales: Coordinar el proceso de digitalización de los

documentos originales (acta de nacimiento, certificado de secundaria, certificado de bachillerato, certificado parcial de licenciatura, título y cédula) pertenecientes a los alumnos de nuevo ingreso de los programas de licenciatura, profesional asociado y maestría.

Participar en el proceso de promoción de la oferta académica dentro de las diferentes actividades que realice u organice el Departamento tales como, la feria EXPO ORIENTA, realizada en la ciudad de Felipe Carrillo Puerto, Chetumal, EXPOFER, Rally universitario.

Apoyar en el proceso de entrega de fichas y aplicación de los exámenes de admisión a los aspirantes a nuevo ingreso de la UQROO.

Coordinar junto con el personal de la Dirección de Bienestar Estudiantil las actividades a realizar.

Impartir cursos dentro del Programa de Introducción a la Universidad.

Atender las demandas de las instancias de nivel medio superior respecto a la expedición de documentos.


Fernando Edson Montalvo Pérez



puestoAnalista de Digitalización y Evaluación “B”

1.2. Subordinado a: Jefe del Departamento de Administración Escolar1.3. Subordinados:1.4. Relación

interna con:Directores de división, Recursos Humanos, Biblioteca, Servicio Social, Titulaciones, Control Escolar, Admisiones, Servicio Social, Académicos, Desarrollo Estudiantil, Deportes, Recreación y Cultura, Evaluación de la información, Unidad Cozumel, Alumnos, Servicios Generales, Alumnos voluntarios, Becarios y de Servicio Social.


OPTISTOR, CYDIMEX, SeyC, Instituciones de nivel medio superior, Padres de familia

1.6. Nivel 4

II. REQUISITOS DEL PUESTO2.1. Edad en años 23 años en adelante 2.2. Sexo Indistinto2.3. Escolaridad Licenciatura (pasante o titulado) en algún área de las

Ciencias Sociales2.4. Estado civil Indistinto2.5. Experiencia y/o

conocimientos en:

Manejo de bases de datos Manejo de Office Conocimiento en administración, diseño de

instrumentos de evaluación de mercados, análisis de procesos, Relaciones públicas

Manejo de personal Trabajo en equipo Organización, capacitación y adiestramiento de

personal.

III. FUNCIONES DEL PUESTO3.1 Genéricas Operar micro procesos que le son asignadas al

responsable de área en coordinación con el jefe de departamento.

Coordinar eventualmente a un grupo de auxiliares.

3.2 Específicas Administración análisis y seguimiento de los procesos de Digitalización, aplicación de las encuestas de evaluación docente y evaluación de calidad en los servicios otorgados por la Dirección de Bienestar Estudiantil y Biblioteca.

Recepción, resguardo y digitalización de documentos de la comunidad estudiantil.

Mantenimiento de la Isla de información puesta a disposición de la comunidad estudiantil.

Devolución de documentación a los alumnos y ex


alumnos. Diseño de los campos a utilizar dentro del

programa OPTISTOR para llevar a cabo el proceso de digitalización.

3.3 Diarias Atención a alumnos, docentes y padres de familia que soliciten información relacionada con el Departamento.

Atender, analizar, interpretar y respetar el RETL y normas vigentes relativas a la recepción de documentos personales y prórrogas.

Controlar la entrega de resultados de la encuesta de evaluación a los servicios docentes a los catedráticos que lo soliciten.

Coordinar la impresión y consulta de los documentos digitalizados pertenecientes a los alumnos matriculados en atención a otras instancias internas y externas.

Diseñar estrategias a seguir en el proceso de devolución de los documentos originales (acta de nacimiento, certificado de secundaria y certificado de bachillerato) a los alumnos y ex alumnos que aun mantienen estos dentro de sus expedientes académicos.

Llevar a cabo el proceso de digitalización en coordinación con las áreas de titulaciones, servicio social y atención a alumnos y docentes de documentos pertenecientes a los alumnos.

Otorgar mantenimiento de la isla de información, en la cual los alumnos imprimen constancias de estudios y constancias vacacionales.

3.4 Periódicas Actividades mensuales Coordinar junto con el departamento de sistemas la

generación de respaldos de los documentos digitalizados

Realización de los reportes correspondientes de los documentos digitalizados hasta el momento, así como de los documentos devueltos a los alumnos

Generación de reportes de las constancias impresas en la Isla de información

Participación en las actividades de promoción institucional

Diseño de los diferentes campos que contendrán las tablas usadas por el programa OPTISTOR para poder llevar a cabo la digitalización de documentos.

Coordinar a los alumnos voluntarios o de servicio social que participan en las actividades que realiza la Dirección de Bienestar Estudiantil.

Actividades Semestrales:


Coordinación conjuntamente con el departamento de sistemas la generación de un reporte que permita la impresión de las encuestas de evaluación de los servicios docentes.

Coordinar y supervisar la impresión de las encuestas de evaluación docente.

Capacitación de los becarios, voluntarios y alumnos que estén realizando servicio social en el área que participarán en la aplicación de las encuestas de evaluación a los servicios docentes.

Coordinación de las actividades a realizar por los aplicadores de las encuestas.

Coordinar con el departamento de sistemas el análisis de datos para la generación de reportes individuales y generales.

Impresión de reportes de resultados de encuesta de servicios docentes y entrega de los mismos al departamento de Recursos Humanos, así como a los docentes y divisiones académicas.

Proporcionar al área de evaluación la información requerida con respecto a la aplicación y resultado de la encuesta de evaluación docente.

Diseño de los formatos de encuesta de evaluación de calidad en los servicios otorgados por la Dirección de Bienestar Estudiantil, sus instalaciones y Biblioteca.

Análisis de los resultados obtenidos. Generación del reporte de resultados y coordinar la

entrega de los mismos a las instancias correspondientes.

Actividades anuales: Coordinar el proceso de digitalización de los

documentos originales (acta de nacimiento, certificado de secundaria, certificado de bachillerato, certificado parcial de licenciatura, título y cédula) pertenecientes a los alumnos de nuevo ingreso de los programas de licenciatura, profesional asociado y maestría.

Administrar el proceso de digitalización a través de la elaboración de reportes de los documentos digitalizados, así como los alumnos que cuentan con prórrogas para entregar su documentación o que en su caso no hayan entregado la documentación requerida.

Coordinar junto la sección de atención a alumnos y docentes, control escolar , así como con admisiones el proceso de bajas por incumplimiento en el proceso de entrega de documentos.

Participar en el proceso de promoción de la oferta académica dentro de las diferentes actividades que


realice u organice el Departamento tales como, la feria EXPO ORIENTA, realizada en la ciudad de Felipe Carrillo Puerto, Chetumal, EXPOFER, Rally universitario.

Apoyar en el proceso de entrega de fichas y aplicación de los exámenes de admisión a los aspirantes a nuevo ingreso de la UQROO.

Coordinar junto con el personal de la Dirección de Bienestar Estudiantil las actividades a realizar.

Impartir cursos dentro del Programa de Introducción a la Universidad..

Atender las demandas de las instituciones de nivel medio superior respecto a la expedición de documentos que otorguen legalidad a estudios realizados en sus planteles.


Tessie Minerva Priego Concha



puestoAnalista de atención a alumnos y docentes

1.2. Subordinado a: Jefe del Departamento de Administración Escolar

1.3. Subordinados: Alumnos Voluntarios, Becarios y de Servicio Social


Jefes de departamento, Académicos, Dir. de División, Unidad Cozumel, Instituto Maya Cancún. Centro de Cómputo, Sistemas, Centro de Auto Acceso, Biblioteca, Área de la Dirección de Bienestar Estudiantil, área de Administración Escolar.


Instituciones de Gobierno ( IMSS, ISSSTE, Oficialía Mayor de Gobierno) SEYC, Empresa Carvajal, Ministerio Público.

Contacto con otros Universitarios

1.6. Nivel 4


2.2. Sexo Indistinto

2.3. Escolaridad Bachillerato. De preferencia Licenciatura en Sistemas Comerciales, Administración o afines.

2.4. Estado civil Indistinto

2.5. Experiencia y/o conocimientos en:

5 años de experiencia en diseño de procesos, manejo de paquetería o archivos digitales, procesador de textos, hojas de calculo, software, conocimientos administrativos, Relaciones Humanas, trabajo en equipo, organización.

III. FUNCIONES DEL PUESTO3.1 Genéricas Operar macro procesos, diseño de los procesos de

atención a Alumnos y –docentes, que le son asignadas al responsable de área en coordinación con el jefe de departamento.

Coordinar eventualmente a un grupo de auxiliares.

3.2 Específicas Administrar pasWord importantes como única responsable de diversas operaciones como: Registro y modificación de calificaciones, cambios de carrera, control de los cierres de grupos al finalizar el semestre, anulación de períodos por autorización de los directores de división, diseño y emisión de los documentos que avalen su impartición de cursos dentro de la institución.


Diseño, emisión y registro de los documentos que avalen los estudios del egresado, Certificados Totales y Parciales, Cartas de Pasante.

Registro de Equivalencia y Revalidación de estudios cursados en otras instituciones generados por intercambio académico.

Acceso único a los portales de los docentes. Otorgar pasWord a alumnos y docentes. Correr proceso de Bajas Temporales y Definitivas

de los alumnos que incurren en el Art. 47 Bis del Reglamento de Estudios Técnicos y de Licenciatura.

Autorizar la alta al sistema cuando los alumnos son reconsiderados por Consejo Universitario.

Realizar trámites de los alumnos en beneficio a ellos.

Tomar decisiones en casos de no encontrarse el jefe para resolver los problemas que se susciten en el instante.

Administración, análisis, Implementación, y seguimiento de los procesos de Atención a Alumnos y Docentes para alumnos de la universidad e instituciones incorporadas.

Realizar los procesos correspondientes para la entrega de documentos que avalen su permanencia y egreso en la universidad, como certificados, carta de pasante y constancias.

Controlar, analizar y elaborar procesos de evaluación para dar seguimiento a los alumnos matriculados.

Interpretar las normas, procedimientos y reglamentos que afecten la generación de documentos oficiales.

3.3 Diarias Generar constancias a alumnos. Emisión de Constancias a Docentes. Otorgar mantenimiento de los expedientes de

alumnos. Diseño y seguimiento de los trámites de Bajas

temporales o Bajas Definitivas. Atender personalmente a los alumnos y por

teléfono. Dar validez a los estudios cursados de los alumnos

a través de Cartas de Pasante, Certificados Totales y Parciales, Cambios de Carrera, Cambios de Unidad, Certificados Totales y Parciales del Instituto Maya Cancún, Certificados Totales y Parciales del Campus Cozumel.

Atención a padres de familia que busquen información sobre la situación actual de sus hijos.

Validar y generar reportes de la situación del alumno en atención al Consejo Universitario.


Analizar e interpretar el RETL y normas internas en lo relativo a los procesos de atención a alumnos y docentes.

Diseño, emisión y registro de los documentos que avalen los estudios del egresado, Certificados Totales y Parciales, Cartas de Pasante.

Recepción de documentos para expedir certificados, carta de pasante y constancias.

Revisión del cardes del alumno para confirmar que cumple con los créditos y rangos para la emisión de certificados y cartas de pasante.

Actualización de la base de datos de los alumnos matriculados, de baja, cambios de carrera.

3.4 Periódicas Administrar los cambios de calificaciones. Atender y registrar la revalidación y/o equivalencia

de estudios de alumnos cursadas en otras instituciones.

Apoyo a otras áreas en períodos de nuevo ingreso.

Impartición de cursos del PIU de nuevo ingreso. Revisión de documentos de nuevo ingreso. Participar como expositor o capacitador del Taller Vida

Universitaria del PIU Participar en la Ceremonia de Graduación. Apoyar a los docentes en el registro de

calificaciones, generando avisos, manuales e instructivos de cómo realizar el proceso.

Generar reportes de cumplimiento de registro por parte de docentes.

Recabar firmas de autoridades universitarias para certificados y cartas de pasante.


Elda Pacheco Fabro


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