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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA INGENIERÍA COMERCIAL
TRABAJO DE TITULACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITO
PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE INGENIERA COMERCIAL
TEMA:
DISEÑO DE PROCESOS PARA GESTIÓN DE FACTURACIÓN
PARA LA EMPRESA IMPORTCRUZ S.A
AUTORA: Melina Marilu Intriago Tomalá
TUTOR: Ing. Vladimir Guerrero Cortez, Mgt.
GUAYAQUIL, MARZO 2019
ii
Repositorio Nacional en Ciencia y Tecnología
FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN
TÍTULO Y SUBTÍTULO: DISEÑO DE PROCESOS PARA GESTION DE FACTURACIÓN PARA LA EMPRESA IMPORTCRUZ
S.A
AUTOR(ES) (apellidos/nombres): INTRIAGO TOMALÁ MELINA MARILU
TUTOR(ES) (apellidos/nombres): GUERRERO CORTEZ VLADIMIR ALEXANDER
REVISOR(ES)
(apellidos/nombres):
CEVALLOS VILLEGAS DAYCE
INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
UNIDAD/FACULTAD: FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
MAESTRÍA/ESPECIALIDAD: ESCUELA DE INGENIERÍA COMERCIAL
GRADO OBTENIDO: TERCER NIVEL
FECHA DE PUBLICACIÓN: 2019 NO. DE PÁGINAS: 86
ÁREAS TEMÁTICAS: INVESTIGACIÓN, COMERCIAL, TRANSPARENCIA
Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS PARA EL
DESARROLLO.
PALABRAS CLAVES/
KEYWORDS:
IMPORTCRUZ S.A, ANÁLISIS INTERNO, DEPARTAMENTO DE FACTURACIÓN, MANUAL
DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.
RESUMEN/ABSTRACT (150-250 palabras): El presente proyecto investigativo, permitirá
conocer a la empresa ImporTcruz S.A., creada en Guayaquil en 1985, es una organización que se encarga de proveer suministros industriales a todo el sector productivo ecuatoriano, mediante la
realización del proyecto se iniciará con la determinación de problema, justificando y delimitando
la investigación a través del objetivo general como los específicos, a continuación, se conocerá las bases teóricas que fundamentarán la investigación y mediante un análisis interno en el
departamento de facturación se determinó que no cuenta con un proceso definido y adecuado, se
propone a la empresa ImporTcruz S.A mejorar el proceso del departamento de facturación y además implementar un Manual de Políticas y Procedimientos el cual será una guía oportuna
para la empresa porque permitirá mejorar el uso de recursos tanto materiales como humanos.
ADJUNTO PDF: SI NO
CONTACTO CON AUTOR/ES: Teléfono: 0967088979-
4548051
E-mail:
CONTACTO CON LA
INSTITUCIÓN:
Nombre: Unidad de Titulación de la Carrera Ingeniería
Comercial
Teléfono: 04-229-3552
E-mail: [email protected]
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FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
Certificado de porcentaje de Similitud
Habiendo sido nombrado Ing. Vladimir Alexander Guerrero Cortez, tutor del
trabajo de titulación certifico que el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por
Melina Marilu Intriago Tomalá, C.C.: 0941089138, con mi respectiva supervisión
como requerimiento parcial para la obtención del título de Ingeniería comercial.
Se informa que el trabajo de titulación: “Diseño De Procesos Para Gestión De
Facturación Para La Empresa Importcruz S.A”, ha sido orientado durante todo el
periodo de ejecución en el programa antiplagio (Urkund) quedando el 5% de
coincidencia.
https://secure.urkund.com/view/45924598-562707-
997289#BcE7CoAwEAXAu6R+yH7eksSriIUElRSmSSne3Zk3PTOtm0AzzGAFVuEKN1
BAggFmsCIEoQhH5B1p9nv0q7djtDOtsghNWJ2uViIz9PsB
Ing. Vladimir Guerrero Cortez
C.I: 0914205034
Tutor de Tesis
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FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
Certificación del Tutor de Tesis
EC. JORGE CHABUSA VARGAS, MSC
DIRECTOR (E) CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
Ciudad. - Guayaquil
De mis consideraciones:
Envío a Ud. el Informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de Titulación
“Diseño De Procesos Para Gestión De Facturación Para La Empresa ImporTcruz S.A”,
del estudiante Melina Marilu Intriago Tomalá, C.I: 0941089138, indicando ha cumplido
con todos los parámetros establecidos en la normativa vigente:
El trabajo es el resultado de una investigación.
El estudiante demuestra conocimiento profesional integral.
El trabajo presenta una propuesta en el área de conocimiento.
El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento.
Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la valoración del
trabajo de titulación con la respectiva calificación.
Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para los fines
pertinentes, que el (los) estudiante (s) está (n) apto (s) para continuar con el proceso de
revisión final. Atentamente,
______________________________________ Ing. Vladimir Guerrero Cortez
C.I: 0914205034
Tutor de Tesis
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FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
Licencia Gratuita Intransferible Y No Exclusiva Para El Uso No Comercial De La
Obra Con Fines No Académicos
Yo, Melina Marilu Intriago Tomalá con C.I. No. 0941089138, certifico que los
contenidos desarrollados en este trabajo de titulación, cuyo título es “Diseño De Procesos
Para Gestión De Facturación Para La Empresa ImporTcruz S.A” son de mi absoluta
propiedad y responsabilidad Y SEGÚN EL Art. 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE LA
ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E
INNOVACIÓN*, autorizo el uso de una licencia gratuita intransferible y no exclusiva para
el uso no comercial de la presente obra con fines no académicos, en favor de la Universidad
de Guayaquil, para que haga uso del mismo, como fuera pertinente
__________________________________________
MELINA MARILU INTRIAGO TOMALÁ
C.I. No. 0941089138
*CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN (Registro Oficial n. 899
- Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares de derechos de obras creadas en las instituciones de educación superior y centros
educativos.- En el caso de las obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos superiores
técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos públicos de investigación como resultado
de su actividad académica o de investigación tales como trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos
académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad de los derechos
patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible y no
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CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
Dedicatoria
Dedico este trabajo primeramente a Dios que ha sido mi guía espiritual durante todo este
arduo camino que he seguido con el único objetivo de siempre superarme y cumplir lo que
deseo.
Además, dedico este trabajo a mis padres que a pesar de todas las adversidades ellos
siempre han estado conmigo apoyándome no solo moralmente sino también
económicamente, ante todo son los mejores padres y todo logro se lo debo a ellos.
Y, por último, aunque no menos importante también dedico mi tesis a mis hermanas que
siempre han estado conmigo apoyándome.
Es por todo esto les digo “Que siempre los llevare en mi corazón y me esforzare para
nunca defraudarlos”.
Intriago Tomalá Melina Marilu
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Agradecimiento
Agradezco a Dios por toda oportunidad que siempre deseo para mí. A mi madre Olivia
Tomalá Cox, a mi padre Francisco Intriago Vera y a mis hermanas Gabriela y Megan
Intriago Tomalá quienes siempre han estado conmigo en los momentos difíciles y buenos
para ellos mi infinito agradecimiento por qué no hay palabras para describir cuan
agradecida estoy con ellos es por eso que prometo que jamás los defraudare y sabré
recompensarlos por todo su esfuerzo.
También agradezco a mi tutor de tesis el Ing. Vladimir Guerrero Cortez, Mgt por su
asesoramiento y guía en la realización de este trabajo de tesis y además al Sr. Alfonso Cruz
dueño de la empresa ImporTcruz S.A por ayudarme y brindarme la información oportuna
para la realización de este trabajo de investigación.
Finalmente quiero agradecer a dos personas muy importantes en mí vida que son mis
amigas Kerlli Franco y Girabel España por ser siempre incondicionales conmigo y
apoyarme para que siga adelante en todo lo que me proponga.
A todos gracias.
Intriago Tomalá Melina Marilu
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Indice General
Repositorio Nacional en Ciencia y Tecnología............................................................... ii
Certificado de porcentaje de Similitud .......................................................................... iii
Certificación del Tutor de Tesis .................................................................................... iv
Licencia Gratuita Intransferible Y No Exclusiva Para El Uso No Comercial De La Obra
Con Fines No Académicos ................................................................................................. v
Dedicatoria ................................................................................................................... vi
Agradecimiento ........................................................................................................... vii
Indice General ............................................................................................................ viii
Índice de Figuras ........................................................................................................ xiii
Apéndice .................................................................................................................... xiv
Resumen ..................................................................................................................... xv
Abstract ...................................................................................................................... xvi
Introducción .................................................................................................................. 1
Planteamiento del problema ........................................................................................... 3
Formulación del problema ............................................................................................. 4
Sistematización del problema ........................................................................................ 4
Justificación .................................................................................................................. 5
Justificación teórica ....................................................................................................... 5
Justificación metodológica ............................................................................................ 5
ix
Justificación práctica ..................................................................................................... 5
Objetivos ....................................................................................................................... 6
Objetivo General ........................................................................................................... 6
Objetivos específicos ..................................................................................................... 6
Capítulo 1 ...................................................................................................................... 7
1 Marco Teórico ..................................................................................................... 7
1.1 Teorías Generales ............................................................................................. 7
1.2 Teorías Sustantivas ........................................................................................... 9
1.2.1. Definición de procesos .............................................................................. 9
1.2.2. ¿Qué es un proceso? .................................................................................. 9
1.2.3. Mapa de procesos ...................................................................................... 9
1.2.4. Flujograma de información...................................................................... 10
1.2.5. Ventajas del Flujograma de información o Diagrama de Flujo ................. 11
1.2.6. Elaboración de un Diagrama de Flujo ...................................................... 12
1.2.7. Indicadores de proceso ............................................................................ 13
1.2.8. Diagrama y simbología de procesos......................................................... 14
1.2.9. Tipos y Ejemplos de diagrama de flujo .................................................... 15
1.3 Manual de procedimientos .............................................................................. 17
1.3.1. Ventajas de los manuales de procedimientos ........................................... 17
1.3.2. Elaboración de un manual de procedimientos .......................................... 18
x
1.3.3. Revisión, aprobación, distribución e implantación ................................... 19
1.3.4. Actualización .......................................................................................... 20
1.3.5. Recomendaciones generales de presentación ........................................... 20
1.4 Control interno ............................................................................................... 21
1.4.1. Definición ............................................................................................... 21
1.4.2. Tipos de Control Interno ......................................................................... 22
1.4.3. Objetivos del control interno ................................................................... 22
1.4.4. Componentes del Control Interno ............................................................ 23
1.4.5. Normas de Control Interno en Facturación .............................................. 23
1.5 Marco Legal ................................................................................................... 24
1.5.1. Ley de compañías .................................................................................... 24
1.5.2. Normas tributarias: Ley De Régimen Tributario Interno .......................... 25
1.5.3. Reglamento De Comprobantes De Venta, Retención Y Documentos
Complementarios ..................................................................................................... 28
1.5.4. De La Emisión Y Entrega De Comprobantes De Venta, Notas De Crédito
Y Notas De Débito ................................................................................................... 29
Capítulo 2 .................................................................................................................... 33
2 Marco Metodológico .......................................................................................... 33
2. 1 Método Descriptivo y Enfoque Cualitativo ..................................................... 33
2. 2 Investigación de campo .................................................................................. 34
xi
2. 3 Técnicas de investigación ............................................................................... 34
2.3.1. Entrevista ................................................................................................ 35
2. 4 Limitaciones ................................................................................................... 35
Capítulo 3 .................................................................................................................... 36
3 Presentación y Análisis de Resultados ................................................................ 36
3.1. Entrevista a la ejecutiva de facturación de la empresa ImporTcruz S.A ........... 36
3.2. Análisis de resultados de la entrevista ............................................................. 40
Capítulo 4 .................................................................................................................... 41
4 Propuesta ........................................................................................................... 41
4.1 Tema .............................................................................................................. 41
4.2 Análisis situacional de la organización ........................................................... 41
4.2.1 La empresa .............................................................................................. 41
4.2.2 Misión ..................................................................................................... 41
4.2.3 Visión ..................................................................................................... 41
4.2.4 Valores .................................................................................................... 42
4.2.5 Estructura Organizacional ....................................................................... 42
4.2.6 Análisis FODA de la empresa ................................................................. 43
4.2.7 Análisis FODA del departamento de facturación de la empresa ............... 44
4.3 Propuesta: Diseño de un Manual de Políticas y Procedimientos para el
departamento de facturación ......................................................................................... 45
xii
4.3.1 Objetivo General......................................................................................... 45
4.3.2 Objetivos específicos .................................................................................. 45
4.3.3 Diseño de manual de políticas y procedimientos de facturación para la
empresa ImporTcruz S.A. ............................................................................................. 46
Conclusión .................................................................................................................. 80
Recomendación ........................................................................................................... 82
Apéndice A: Diseño de la entrevista ............................................................................ 83
Bibliografía ................................................................................................................. 84
xiii
Índice de Figuras
Figura 1 Mapa de procesos de la empresa Linhogar por (Carrasco, 2011) .................... 10
Figura 2 Flujograma de información de la etapa Vender con entrega en la tienda, del
proceso comercializar a detalle por (Carrasco, 2011). ....................................................... 11
Figura 3 Diagrama de procesos por (Aiteco consultores, 2018). ................................... 14
Figura 4 Diagrama de Flujo Vertical por (Rojas, 2012). ............................................... 15
Figura 5 Diagrama de Flujo Horizontal por (Rojas, 2012) ............................................ 16
Figura 6 Diagrama de Flujo Panorámico por (Rojas, 2012). ......................................... 16
Figura 7 Estructura Organizacional de la empresa........................................................ 42
Figura 8 Análisis FODA de la empresa ........................................................................ 43
Figura 9 Análisis FODA del departamento de facturación de la empresa ..................... 44
xiv
Apéndice
Apéndice A Diseño de la entrevista .............................................................................83
xv
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
“DISEÑO DE PROCESOS PARA GESTIÓN DE FACTURACIÓN PARA LA
EMPRESA IMPORTCRUZ S.A”
Autora: Melina Marilu Intriago Tomalá
Tutor: Ing. Vladimir Guerrero Cortez, Mgt
Resumen
El presente proyecto investigativo, permitirá conocer a la empresa ImporTcruz S.A., creada
en Guayaquil en 1985, es una organización que se encarga de proveer suministros industriales
a todo el sector productivo ecuatoriano, mediante la realización del proyecto se iniciará con
la determinación de problema, justificando y delimitando la investigación a través del
objetivo general como los específicos, a continuación, se conocerá las bases teóricas que
fundamentarán la investigación y mediante un análisis interno en el departamento de
facturación se determinó que no cuenta con un proceso definido y adecuado, se propone a
la empresa ImporTcruz S.A mejorar el proceso del departamento de facturación y además
implementar un Manual de Políticas y Procedimientos el cual será una guía oportuna para la
empresa porque permitirá mejorar el uso de recursos tanto materiales como humanos.
Palabras claves: ImporTcruz S.A, Análisis interno, departamento de facturación, Manual de
Políticas y Procedimientos.
xvi
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
“PROCESS DESIGN FOR BILLING MANAGEMENT FOR THE
COMPANY IMPORTCRUZ S.A”
Author: Melina Marilu Intriago Tomalá
Advisor: Ing. Vladimir Guerrero Cortez, Mgt
Abstract
This research project will allow us to know the company ImporTcruz S.A., created in
Guayaquil in 1985, is an organization that is in charge of supplying industrial supplies to the
whole Ecuadorian productive sector, by means of the realization of the project It will initiate
with the determination of problem, justifying and delimiting the investigation through the
general objective like the specific ones, then it is known the theoretical bases that base the
investigation and through an internal analysis in the Billing department It was determined
that it does not have a defined and appropriate process, it is proposed to the company
ImporTcruz S. To improve the process of the billing department and also to implement a
handbook of policies and procedures which will be a timely guide for the company because
it will improve the use of both material and human resources.
Keywords: ImporTcruz S.A, Internal analysis, billing department, Policies and Procedures
Manual.
1
Introducción
En el Ecuador las PYMES desempeñan un papel importante puesto que son las
responsables de generar muchas plazas de empleo y así potenciar la economía del país. Es
por ello que Ecuador está considerado como un país en vías de desarrollo, pero
recientemente, la economía de Ecuador se ha establecido, y hay razones para creer que el
país se encuentra en la cúspide de un gran futuro prometedor.
Según OEC en el 2016 el Ecuador importó $16,4 Miles de millones, lo que es el 78º
importador más grande en el mundo. Durante los últimos cinco años las importaciones de
Ecuador han disminuido a una tasa anualizada del -7,4%, de $24,2 Miles de millones en
2011 a $16,4 Miles de millones en 2016 (OEC, 2016).
Hoy en día la Gestión de Procesos en las organizaciones es muy predominante debido a
que la mayoría de ellas permitirán que de manera oportuna y eficaz organicen su trabajo.
Según (Carrasco, 2011) “La gestión de procesos es una disciplina de gestión que ayuda a
la dirección de la empresa a identificar, representar, diseñar, formalizar, controlar, mejorar
y hacer más productivos los procesos de la organización para lograr la confianza del
cliente”.
ImporTcruz S.A. "La Casa de las Bombas de Diafragmas" fue creada en Guayaquil un 4
de diciembre de 1985 dedicada a la venta de Bombas neumáticas además cuenta con un
servicio de asistencia técnica oportuna y para atender con suministros industriales al sector
productivo del Ecuador.
El presente proyecto permitirá conocer y evaluar a la empresa ImporTcruz S.A. en la
cual se determinara sus posibles falencias para así elaborar una guía oportuna que permitirá
2
a la organización un manejo más eficiente en los procesos en este caso se estableció como
prioridad el departamento de facturación de la empresa mediante un análisis interno en el
departamento en cuestión se pudo definir que no cuenta con procesos definidos y
adecuados para así llegar a un nivel óptimo y por ende existe insatisfacción por parte de los
clientes.
Mediante la propuesta se propondrá a la empresa ImporTcruz S.A mejorar el proceso del
departamento de facturación es por ello que se implementará un Manual de Políticas y
Procedimientos para el departamento de facturación el cual será de gran ayuda para así
mejorar el uso de recursos tanto materiales como humanos.
Es por ello que hoy en día hay muchas organizaciones carecen de procesos determinados
que los ayuden a llevar un control de las mismas. Es muy importante establecer que en las
empresas se determinen procesos adecuados y uno de los más importantes es el proceso de
facturación debido a que si cuenta con normativas oportunas ayudara a tener una incidencia
fiscal directa y contable, y por si fuera poco es un elemento importante debido a que se
cobra lo que se vende.
3
Planteamiento del problema
La empresa ImporTCruz S.A es una organización con aproximadamente 33 años de
trayectoria en el mercado ecuatoriano, dedicada a la venta de bombas neumáticas y con
servicio de asistencia técnica oportuna y actualmente cuenta con un completo stock de
repuestos en bombas neumáticas.
A pesar de que cuenta con una excelente cartera de clientes y ofrece productos
importados de excelente calidad de marcas muy prestigiosas, es importante recalcar que
algunas actividades en la organización no han sido correctamente gestionadas
principalmente en el departamento de facturación; es por ello que a continuación se
mencionara los problemas más relevantes en el departamento de facturación a continuación
En el área de facturación de la empresa se ha podido observar que carece de normas y
procedimientos que permitan planificar, coordinar, dirigir y ejecutar procesos claves al
momento de su desarrollo y ejecución.
Los vendedores ofertan mercadería que no está en stock es un gran problema porque no
siguen un proceso en donde deberían no ofertar una mercadería que no está en stock porque
esto ocasiona retrasos en dichas entregas y por ende no se factura a tiempo.
La empresa ImporTcruz S.A no cuenta con un Manual de Políticas y Procedimientos del
departamento de Facturación el cual es muy vital para la realización de un correcto proceso
este servirá de una guía oportuna no solo para el departamento en cuestión y demás
personal de la organización sino también para la inducción del nuevo personal para así
llevar un control correcto de sus actividades para que se desarrolle con eficacia al momento
de implementarse.
4
Formulación del problema
¿Cómo mejorar la gestión de procesos de facturación en la empresa ImporTcruz S.A?
Sistematización del problema
¿Cuál es el problema actual en el proceso de facturación en la empresa ImporTcruz
S.A?
¿Cuáles son las herramientas a utilizar para mejorar el proceso de facturación en la
empresa?
¿Cómo se estructura un Manual de Políticas y Procedimientos para la gestión de
facturación en la empresa ImporTcruz S.A?
5
Justificación
Justificación teórica
El presente estudio de caso busca mejorar la gestión de procesos para el área facturación
de la empresa ImporTcruz S.A mediante las teorías generales y sustantivas más importantes
se podrá realizar un diagnóstico muy oportuno el cual es vital para el desarrollo de este
proyecto cabe mencionar que es muy importante conocer como es el proceso de facturación
de una organización el cual se deberá realizar de manera óptima para así obtener resultados
oportunos.
Justificación metodológica
El proyecto investigativo tiene su justificación basada en la metodología descriptiva con
enfoque cualitativo la cual recolectara información para lograr un mejor conocimiento
acerca de la empresa en el cual aportara diferentes elementos de recolección de datos
válidos y confiables que podrán ser utilizados permitiendo así que mediante los
instrumentos de recopilación de información en este caso la entrevista a la ejecutiva de
facturación se podrá determinar cómo mejorar los procesos de facturación.
Justificación práctica
Actualmente es de vital importancia en las organizaciones el uso de manuales de
Políticas y Procedimientos o Procesos que permitirán estandarizar conocimientos del
personal también es importante porque permite consultar información oportuna sobre las
áreas de trabajo para que los colaboradores de dicha organización tengan una guía y no
generen confusiones.
6
Objetivos
Objetivo General
Proponer un diseño de gestión de procesos en el área de facturación para la empresa
ImporTcruz S.A
Objetivos específicos
Proponer un diseño de gestión de procesos en el área de facturación para la empresa
ImporTcruz S.A
Analizar las teorías que fundamentan la evaluación de la gestión por procesos de
departamento de facturación de la empresa ImporTcruz S.A.
Identificar el proceso actual del departamento de facturación
Registrar la información oportuna para el proyecto mediante el método descriptivo.
Establecer el mapa de procesos del departamento de facturación.
Diseñar un Manual de Políticas y Procedimientos para el área de facturación de la
empresa.
Sugerir recomendaciones y conclusiones a la empresa que enfaticen sobre cómo
mejorar el proceso de facturación.
7
Capítulo 1
1 Marco Teórico
1.1 Teorías Generales
En las organizaciones es vital la planeación estratégica ya que esta es importante porque
mediante la adopción de prácticas de planeación estratégica se identifica sistemáticamente
las oportunidades y peligros futuros que combinados con las fortalezas y debilidades que
proporcionan la base para una ventajosa toma de decisiones en el presente, donde se
aprovecha o crear las oportunidades y transformar los peligros en ocasiones de mejora
estratégica.
Para el autor (Steiner, 1996) define que “la planeación estratégica es el esfuerzo
sistemático y más o menos formal de una compañía para establecer sus propósitos,
objetivos, políticas y estrategias básicas para desarrollar planes detallados con el fin de
poner en práctica las políticas y estrategias”.
Según (Drucker, 2007) define “La planeación estratégica es el proceso continúo basado
en el conocimiento más amplio posible del futuro, considerando que se emplea para tomar
decisiones en el presente”.
Establece el autor (Azocar, 2009) que “Es un factor fundamental para que una empresa u
organización de cualquier tipo sea altamente exitosa. Una buena planificación será aquella
que realice partiendo de un análisis de la situación actual de la empresa u organización”.
8
Es muy importante establecer una planeación estratégica debido a que si una
organización planifica bien sus procesos y estrategias podrán tomar buenas decisiones que
crearan oportunidades que conllevaran al éxito de la organización.
Según (Sánchez Schenone, 2011) “BPM o Gestión de procesos como una disciplina o
enfoque disciplinado orientado a los procesos de negocio, pero realizando un enfoque
integral entre procesos, personas y tecnologías de la información”.
Actualmente la gestión de procesos es muy importante en las organizaciones porque
representa un enfoque disciplinado de los procesos para su mayor eficiencia.
Para el autor (Fernandez Mouriño , 2002) “La mejora de los procesos, significa
optimizar la efectividad y la eficiencia, mejorando también los controles, reforzando los
mecanismos internos para responder a las contingencias y las demandas de nuevos y
futuros clientes”.
Las organizaciones deben tener en claro que a medida que el mundo va evolucionando
hay que aprender a adaptarse a cualquier situación para así alcanzar el éxito como primer
punto debemos establecer una planeación estratégica según el autor Steiner define a la
planeación estratégica como un esfuerzo sistemático de una compañía para establecer sus
propósitos y estrategias básicas para desarrollar planes además hay que aplicar dos métodos
importantes que es la gestión de procesos y la mejora de proceso ya que a medida que pase
el tiempo podrán adaptarse y buscaran mejoras para la organización en general.
9
1.2 Teorías Sustantivas
1.2.1. Definición de procesos
Según (Carrasco, 2011) “La gestión de procesos es una disciplina de gestión que ayuda a
la dirección de la empresa a identificar, representar, diseñar, formalizar, controlar, mejorar
y hacer más productivos los procesos de la organización para lograr la confianza del
cliente”. La estrategia de la organización aporta las definiciones necesarias en un contexto
de amplia participación de todos sus integrantes, donde los especialistas en procesos son
facilitadores.
1.2.2. ¿Qué es un proceso?
“Proceso es una totalidad que cumple un objetivo útil a la organización y que agrega
valor al cliente”. (Carrasco, 2011)
1.2.3. Mapa de procesos
Para (Carrasco, 2011) indica que “el mapa de procesos provee una visión de conjunto,
holística o ―de helicóptero‖ de todos los procesos de la organización. El mapa de procesos
debe estar siempre actualizado y pegado en las paredes de cada gerencia, para comprender
rápidamente el hacer de la organización”.
Se trata de un mapa con un tamaño promedio de unos dos metros cuadrados donde está
todo el hacer a nivel de los tipos de procesos y de sus divisiones principales: etapas y
versiones.
10
En la figura 1 se puede apreciar un claro ejemplo un mapa de proceso en este se
menciona la cadena de tiendas Linhogar,
Figura 1 Mapa de procesos de la empresa Linhogar por (Carrasco, 2011)
1.2.4. Flujograma de información
Según (Manene, 2011) “Un diagrama de flujo es una representación gráfica que
desglosa un proceso en cualquier tipo de actividad a desarrollarse tanto en empresas
industriales o de servicios y en sus departamentos, secciones u áreas de su estructura
organizativa”.
Para (Carrasco, 2011) Un Flujograma de información describe un proceso. Éste tiene
divisiones en su interior, se elabora un por cada etapa. En el Flujograma de información los
recuadros representan actividades, la secuencia sigue la temporalidad y sobre todo, busca
que con una mirada se recuerda cómo es el proceso.
11
Es por ello que la utilidad de los Flujograma de información es muy vital debido a que
en ello se demuestra y determina las actividades a realizar en las organizaciones de manera
oportuna para así mejorar el proceso y con ello no existan dudas.
En la figura 2 se puede observar un el Flujograma de información de la etapa Vender,
versión Entrega en la tienda, del proceso Comercializar al detalle.
Figura 2 Flujograma de información de la etapa Vender con entrega en la tienda, del proceso
comercializar a detalle por (Carrasco, 2011).
1.2.5. Ventajas del Flujograma de información o Diagrama de Flujo
Según (Aiteco consultores, 2018) las ventajas del Flujograma de información o
Diagrama de Flujos son las siguientes:
Facilita la obtención de una visión transparente del proceso determinado
Permite definir los límites de un proceso
Facilita la identificación de los clientes
Estimula el pensamiento analítico al estudiar un proceso establecido
12
Ayuda a establecer el valor agregado de cada una de las actividades
Referencia para establecer mecanismo de control y mejora de los procesos
Facilita el estudio y aplicación de acciones
Constituye el punto de comienzo indispensable para acciones de mejora, rediseño
o reingeniería.
1.2.6. Elaboración de un Diagrama de Flujo
Para (Aiteco consultores, 2018) la elaboración de un Diagrama de Flujo se debe tomar
en cuenta los siguientes puntos:
El Diagrama de Flujo debe ser realizado por un equipo de trabajo en el que las
distintas personas aporten, en conjunto, una perspectiva completa del proceso, por
lo que con frecuencia este equipo será multifuncional y multijerárquico
Determinar el proceso a diagramar.
Definir el grado de detalle: El diagrama de flujo del proceso debe presentar a
grandes rasgos la información sobre el flujo general de actividades principales, o ser
desarrollado de modo que se incluyan todas las actividades y los puntos de decisión.
Un diagrama de flujo detallado dará la oportunidad de llevar realizar un análisis más
exhaustivo del proceso.
Identificar la secuencia de pasos del proceso: Situándolos en el orden en que las
actividades del proceso son ejecutadas.
Construir el diagrama de flujo: Para ello se utilizan determinados símbolos. Cada
organización puede definir su propio grupo de símbolos. En la figura anterior se
mostraba un conjunto de símbolos habitualmente utilizados. Al respecto cabe decir
13
que en la figura “Conector de proceso” es frecuentemente utilizado un círculo como
símbolo. Para la elaboración de un diagrama de flujo, los símbolos estándar han
sido normalizados, entro otros, el American National Standars Institute (ANSI).
Revisar el diagrama de flujo del proceso: Asegurando su corrección y validez.
1.2.7. Indicadores de proceso
Para (Aiteco consultores, 2018) hay que establecer indicadores de proceso es por ello
que, a partir de la secuencia de actividades modelada en el diagrama de flujo, se pueden
determinar más fácilmente los indicadores de proceso.
Un indicador de proceso es un parámetro que permite una evaluación de la eficacia y
eficiencia de los procesos. Los indicadores de proceso pueden medir la percepción del
cliente sobre los resultados (indicadores de percepción). También pueden referirse a
variables intrínsecas del proceso (indicadores de rendimiento). Se consigue con ello
detectar las desviaciones en la ejecución del proceso que puedan tener consecuencias
negativas en su rendimiento.
Los indicadores habitualmente se relacionan con mediciones sobre tiempos de proceso,
tiempos de ciclo o porcentaje de errores.
Tiempo de Ciclo: Es el intervalo temporal real transcurrido desde que se inicia
una actividad, hasta que se comienza la siguiente.
Tiempo de Proceso: Es el tiempo neto empleado por cada actividad del proceso,
en el caso de que no se diesen esperas.
14
El diagrama de flujo facilita la selección de los puntos de control, aquel sobre a los que
se definirán indicadores. Esto permite, por ejemplo, establecer indicadores de tiempo entre
dos actividades concretas.
1.2.8. Diagrama y simbología de procesos
En la siguiente figura podemos visualizar en que se compone el diagrama de procesos:
Figura 3 Diagrama de procesos por (Aiteco consultores, 2018).
SIMBOLO REPRESENTA SIMBOLO REPRESENTA
Terminal: Indica el
inicio o la terminación del flujo o proceso.
Actividad: representa
una actividad llevada a cabo en el proceso.
Decisión: Indica un punto en el flujo “si” o “no”
Documento: se refiere a un documento utilizado en el proceso.
Multidocumento: refiere a un conjunto de documentos.
Inspección/firma: empleado para aquellas acciones que requieren en una supervisión.
Conector de proceso: conexión o enlace con otro proceso diferente en la que continua el
diagrama de flujo.
Archivo manual: se utiliza para reflejar la acción de archivo de un documento y/o
expediente. Base de
datos/aplicación: empleado para representar grabación de datos
Línea de flujo: indica sobre el sentido de flujo del proceso.
15
1.2.9. Tipos y Ejemplos de diagrama de flujo
Formato vertical: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba
hacia abajo.
Figura 4 Diagrama de Flujo Vertical por (Rojas, 2012).
16
Formato horizontal: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de
izquierda a derecha.
Figura 5 Diagrama de Flujo Horizontal por (Rojas, 2012)
Formato panorámico: Registra no solo en línea vertical, sino también
horizontal, distintas acciones simultáneas.
Figura 6 Diagrama de Flujo Panorámico por (Rojas, 2012).
17
1.3 Manual de procedimientos
Según (Franklin, 2002) “el manual de procedimientos es un documento que contiene la
descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una
unidad administrativa, o de dos o más de ellas”.
Por otra parte (Álvarez Torres, 2002) “Argumenta que un manual de procedimientos es
donde se documenta la tecnología que se utiliza dentro de un área, departamento, dirección,
gerencia u organización”.
Cabe mencionar que la realización de un manual de procedimientos para una empresa es
muy importante ya que provee información útil y oportuna al momento de dudas o
inquietudes de cuáles son los procesos que aplica la empresa y además que normativas se
debe emplear para que así no existan errores o pérdidas para la organización.
1.3.1. Ventajas de los manuales de procedimientos
Para (Unam, 2018) las ventajas de los manuales de procedimientos son los siguientes:
Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.
Auxilian en la inducción al puesto.
Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.
Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.
Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para
el desarrollo de las actividades de rutina.
18
Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente
de la información.
Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.
Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.
Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y
desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.
Son guías del trabajo a ejecutar.
1.3.2. Elaboración de un manual de procedimientos
(Unam, 2018) Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes
pasos:
Definir el contenido:
1. Introducción.
2. Objetivos.
3. Áreas de aplicación.
4. Responsables.
5. Políticas.
6. Descripción de las operaciones.
7. Formatos.
8. Diagramas de flujo.
9. Terminología.
10. Recopilación de información.
19
11. Estudio preliminar de las áreas.
12. Elaboración de inventario de procedimientos.
13. Integración de la información.
14. Análisis de la información.
15. Graficar los procedimientos.
16. Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables.
17. Implantación y recomendaciones para la simplificación de los procedimientos.
Las fuentes de información más comunes son:
Archivos de la empresa.
Directivos, ejecutivos asesores y empleados.
Los métodos para compilar la información son:
Encuestas.
Investigación documental.
Observación directa.
1.3.3. Revisión, aprobación, distribución e implantación
Una vez concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que la
información esté completa, que sea veraz y no tenga contradicciones.
El responsable de cada área de la empresa debe aprobar el contenido para su impresión,
difusión y distribución con los ejecutivos y empleados que deben tenerlo. Para implantar el
manual se requiere capacitar al personal encargado de realizar las actividades.
20
1.3.4. Actualización
Es necesario mantener los manuales permanentemente actualizados. Mediante revisiones
periódicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de la operación.
1.3.5. Recomendaciones generales de presentación
La presentación es muy importante, para lo cual hay que considerar:
a) Logotipo.
b) Nombre de la empresa.
c) Lugar y fecha de elaboración.
d) Responsables de la revisión y autorización.
e) Índice con la relación de capítulos que forman el manual.
f) Carátula, portada, índice general, introducción, parte sustancial del manual,
diagramas y anexos.
g) Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisión y actualización en
tamaño carta u oficio.
h) Utilizar el método de reproducción en una sola cara de las hojas.
i) Utilizar separadores de divisiones para los capítulos y secciones del manual.
21
1.4 Control interno
1.4.1. Definición
Según (Root, 2000):
El control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos y medidas
coordinadas que se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud
y la confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional y fomentar la
adherencia a las políticas prescritas (p.68)
(Mantilla, 2013) afirma que: Control interno son las acciones tomadas por la administración
para planear, organizar, y dirigir el desempeño de acciones suficientes que provean seguridad
razonable de que se están logrando los siguientes objetivos:
Logro de los objetivos y metas establecidos para las operaciones y para los
programas
Uso económico y eficiente de los recursos
Salvaguarda de los activos
Confiabilidad e integridad de la información
Cumplimiento con políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones. (p.25)
El control interno en las organizaciones es fundamental debido a que por medio de
acciones y métodos se puede planear, organizar y dirigir el desempeño de los trabajadores es
por ello que también es importante plantear normas o políticas que ayuden al mejoramiento
de la organización.
22
1.4.2. Tipos de Control Interno
Según (Horngren, 2000)
Existen dos importantes tipos de control interno:
1. Los controles administrativos incluyen el plan de la organización (por ejemplo, el
organigrama oficial que describe las relaciones jerárquicas), así como los métodos
y procedimientos que facilitan la planeación de la administración y el control de
las operaciones. He aquí algunos ejemplos: los procedimientos de presupuestación
departamental, los informes sobre el desempeño y los procedimientos para otorgar
crédito a los clientes.
2. Los controles contables abarcan los métodos y procedimientos gracias a los cuales
se autorizan las transacciones, se salvaguardan los activos y se garantiza la
exactitud de los registros financieros. Los controles contables eficientes
contribuyen a aumentar al máximo la eficiencia, además de que sirven para reducir
al mínimo el desperdicio, los errores involuntarios y los fraudes. (p.189)
1.4.3. Objetivos del control interno
(Gómez, 2001) Establece que los objetivos del control interno son los siguientes:
1. La obtención de la información financiera oportuna, confiable y suficiente como
herramienta útil para la gestión y el control.
2. Promover la obtención de la información técnica y otro tipo de información no
financiera para utilizarla como elemento útil para la gestión y el control.
23
3. Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los
recursos financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso de propiedad
de la entidad.
4. Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el ogro de sus objetivos
y misión.
5. Asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad se desarrollen en el
marco de las normas constitucionales, legales y reglamentarias.
1.4.4. Componentes del Control Interno
Ambiente de control
Valoración de riesgos
Actividades de control
Información y comunicación
Monitoreo
1.4.5. Normas de Control Interno en Facturación
A continuación, según (Arboleya , s.f) nos dice que las principales normas de control
interno en facturación son las siguientes:
Aprobación de la emisión de la factura (que el servicio se haya prestado, que
este adecuadamente valorizado, etc.).
Niveles de autorización para el otorgamiento de descuentos.
Niveles de autorización para la emisión de notas de crédito.
24
Emisión de una factura con fecha de vencimiento (en el caso de cuotas
mensuales no esperar que el socio acuda a pagar sino enviarle previamente una
factura).
1.5 Marco Legal
1.5.1. Ley de compañías
Nombre legal: Importadora ImporTcruz S.A
RUC: 0990785635001
Fecha de constitución: 04/12/1985
Representante legal: Alfonso Cruz
Nacionalidad: Ecuatoriana
Tipo de compañía: Anónima
Oficina de control: Guayaquil
Situación legal: Activa
Para la ley de compañías establece que para la constitución de una empresa de sociedad
anónima:
Art. 143.- La compañía anónima es una sociedad cuyo capital, dividido en acciones
negociables, está formado por la aportación de los accionistas que responden únicamente
por el monto de sus acciones. Las sociedades o compañías civiles anónimas están sujetas a
todas las reglas de las sociedades o compañías mercantiles anónimas.
Art. 144.- Se administra por mandatarios amovibles, socios o no. La denominación de
esta compañía deberá contener la indicación de "compañía anónima" o "sociedad anónima",
o las correspondientes siglas. No podrá adoptar una denominación que pueda confundirse
25
con la de una compañía preexistente. Los términos comunes y aquellos con los cuales se
determine la clase de empresa, como "comercial", "industrial", "agrícola", "constructora",
etc., no serán de uso exclusive e irán acompañadas de una expresión peculiar.
De la fundación de la compañía
Art. 146.- La compañía se constituirá mediante escritura pública que, previo mandato de
la Superintendencia de Compañías, será inscrita en el Registro Mercantil. La compañía se
tendrá como existente y con personería jurídica desde el momento de dicha inscripción.
Todo pacto social que se mantenga reservado será nulo.
Art. 147.- Ninguna compañía anónima podrá constituirse de manera definitiva sin que se
halle suscrito totalmente su capital, y pagado en una cuarta parte, por lo menos. Para que
pueda celebrarse la escritura pública de constitución definitiva será requisito haberse
depositado la parte pagada del capital social en una institución bancaria, en el caso de que
las aportaciones fuesen en dinero. Las compañías anónimas en que participen instituciones
de derecho público o de derecho privado con finalidad social o pública podrán constituirse
o subsistir con uno o más accionistas. La Superintendencia de Compañías, para aprobar la
constitución de una compañía, comprobará la suscripción de las acciones por parte de los
socios que no hayan concurrido al otorgamiento de la escritura pública. El certificado
bancario de depósito de la parte pagada del capital social se protocolizará junto con la
escritura de constitución.
1.5.2. Normas tributarias: Ley De Régimen Tributario Interno
Art. 14.- Pagos a compañías verificadoras. - Los pagos que los importadores realicen a
las sociedades que tengan suscritos con el Estado contratos de inspección, verificación,
aforo, control y certificación de importaciones, sea que efectúen este tipo de actividades en
26
el lugar de origen o procedencia de las mercaderías o en el de destino, requerirán
necesariamente de facturas emitidas en el Ecuador por dichas sucursales. Estas sociedades,
para determinar las utilidades sometidas a impuesto a la renta en el Ecuador, registrarán
como ingresos gravados, a más de los que correspondan a sus actividades realizadas en el
Ecuador, los que obtengan por los servicios que presten en el exterior a favor de
importadores domiciliados en el Ecuador, pudiendo deducir los gastos incurridos fuera del
país con motivo de la obtención de estos ingresos, previa certificación documentada de
empresas auditoras externas que tengan representación en el país.
Art. 76.- Base imponible. -La base imponible de los productos sujetos al ICE, de
producción nacional o bienes importados, se determinará con base en el precio de venta al
público sugerido por el fabricante o importador, menos el IVA y el ICE o con base en los
precios referenciales que mediante Resolución establezca anualmente el Director General
del Servicio de Rentas Internas. A esta base imponible se aplicarán las tarifas ad-valórem
que se establecen en esta Ley. Al 31 de diciembre de cada año o cada vez que se introduzca
una modificación al precio, los fabricantes o importadores notificarán al Servicio de Rentas
Internas la nueva base imponible y los precios de venta al público sugeridos para los
productos elaborados o importados por ellos.
Art. 64.- Facturación del impuesto. - (Reformado por el N. 4 de la Disposición
Reformatoria Quinta del Código Orgánico Integral Penal, R.O. 180-S, 10-II-2014). - Los
sujetos pasivos del IVA tienen la obligación de emitir y entregar al adquirente del bien o al
beneficiario del servicio facturas, boletas o notas de venta, según el caso, por las
operaciones que efectúe, en conformidad con el reglamento. Esta obligación regirá aun
cuando la venta o prestación de servicios no se encuentren gravados o tengan tarifa cero. En
27
las facturas, notas o boletas de venta deberá hacerse constar por separado el valor de las
mercaderías transferidas o el precio de los servicios prestados y la tarifa del impuesto; y el
IVA cobrado.
Art. 97.10.- Presentación de Declaraciones y Registro. - (Agregado por el Art. 141 de la
Ley s/n, R.O. 242-3S, 29-XII-2007). - Los contribuyentes que reúnan las condiciones
previstas en la presente Ley deberán inscribirse en el Registro Único de Contribuyentes
(RUC), no estarán obligados a llevar contabilidad y no presentarán declaraciones de
Impuesto a la Renta, ni del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
Art. 103.- Emisión de Comprobantes de Venta. - (Sustituido por el Art. 145 de la Ley
s/n, R.O. 242-3S, 29-XII-2007). - Los sujetos pasivos de los impuestos al valor agregado y
a los consumos especiales, obligatoriamente tienen que emitir comprobantes de venta por
todas las operaciones mercantiles que realicen. Dichos documentos deben contener las
especificaciones que se señalen en el reglamento.
El contribuyente deberá consultar, en los medios que ponga a su disposición el Servicio
de Rentas Internas, la validez de los mencionados comprobantes, sin que se pueda
argumentar el desconocimiento del sistema de consulta para pretender aplicar crédito
tributario o sustentar costos y gastos con documentos falsos o no autorizados. Sobre
operaciones de más de cinco mil dólares de los Estados Unidos de América USD $
5.000,00, gravadas con los impuestos a los que se refiere esta Ley se establece la
obligatoriedad de utilizar a cualquier institución del sistema financiero para realizar el
pago, a través de giros, transferencias de fondos, tarjetas de crédito y débito y cheques.
Para que el costo o gasto por cada caso entendido superior a los cinco mil dólares de los
Estados Unidos de América sea deducible para el cálculo del Impuesto a la Renta y el
crédito tributario para el Impuesto al Valor Agregado sea aplicable, se requiere la
28
utilización de cualquiera de los medios de pago antes referidos, con cuya constancia y el
comprobante de venta correspondiente a la adquisición se justificará la deducción o el
crédito tributario.
Cuando los sujetos pasivos del IVA y del ICE emitan comprobantes de venta
obligatoriamente deberán entrar en la contabilidad de los sujetos pasivos y contendrán todas
las especificaciones que señale el reglamento. Facultase al Director General del Servicio de
Rentas Internas implantar los sistemas que considere adecuados para incentivar a los
consumidores finales a exigir la entrega de facturas por los bienes que adquieran o los
servicios que les sean prestados, mediante sorteos o sistemas similares, para lo cual
asignará los recursos necesarios, del presupuesto de la Administración Tributaria.
Art. 104.- Comprobantes de retención. - Los agentes de retención entregarán los
comprobantes de retención en la fuente por impuesto a la renta y por impuesto al valor
agregado IVA, en los formularios que reunirán los requisitos que se establezcan en el
correspondiente reglamento.
1.5.3. Reglamento De Comprobantes De Venta, Retención Y Documentos
Complementarios
Art. 1.- Comprobantes de venta. - Son comprobantes de venta los siguientes documentos
que acreditan la transferencia de bienes o la prestación de servicios o la realización de otras
transacciones gravadas con tributos:
Facturas
Notas de venta – RISE
Dirección Nacional Jurídica Departamento de Normativa
Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios
29
Tiquetes emitidos por máquinas registradoras
Boletos o entradas a espectáculos públicos; y,
Otros documentos autorizados en el presente reglamento.
Art. 3.- Comprobantes de retención. - Son comprobantes de retención los documentos
que acreditan las retenciones de impuestos realizadas por los agentes de retención en
cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de Régimen Tributario Interno, este reglamento y
las resoluciones que para el efecto emita el Director General del Servicio de Rentas
Internas.
1.5.4. De La Emisión Y Entrega De Comprobantes De Venta, Notas De
Crédito Y Notas De Débito
Art. 11.- Facturas. - Se emitirán y entregarán facturas con ocasión de la transferencia de
bienes, de la prestación de servicios o la realización de otras transacciones gravadas con
impuestos, considerando lo siguiente:
a) Desglosando el importe de los impuestos que graven la transacción, cuando el
adquirente tenga derecho al uso de crédito tributario o sea consumidor final que
utilice la factura como sustento de gastos personales;
b) Sin desglosar impuestos, en transacciones con consumidores finales; y,
c) Cuando se realicen operaciones de exportación.
Art. 15.- Notas de crédito. - Las notas de crédito son documentos que se emitirán para
anular operaciones, aceptar devoluciones y conceder descuentos o bonificaciones. Las notas
de crédito deberán consignar la denominación, serie y número de los comprobantes de
venta a los cuales se refieren. El adquirente o quien a su nombre reciba la nota de crédito,
30
deberá consignar en su original y copia, el nombre del adquirente, su número de Registro
Único de Contribuyentes o cédula de ciudadanía o pasaporte y fecha de recepción. Las
facturas que tengan el carácter de “comercial negociables”, a las que se refiere el Código de
Comercio y que en efecto sean negociadas, no podrán ser modificadas con notas de crédito.
Art. 16.- Notas de débito. - Las notas de débito se emitirán para el cobro de intereses de
mora y para recuperar costos y gastos, incurridos por el vendedor con posterioridad a la
emisión del comprobante de venta. Las notas de débito deberán consignar la denominación,
serie y número de los comprobantes de venta a los cuales se refieren. Las facturas que
tengan el carácter de “comercial negociables”, a las que se refiere el Código de Comercio y
en efecto sean negociadas no podrán ser modificadas con notas de débito.
Art. 18.- Requisitos pre impresos para las facturas, notas de venta, liquidaciones de
compras de bienes y prestación de servicios, notas de crédito y notas de débito. - Estos
documentos deberán contener los siguientes requisitos pre impresos:
1. Número, día, mes y año de la autorización de impresión del documento,
otorgado por el Servicio de Rentas Internas.
2. Número del registro único de contribuyentes del emisor.
3. Apellidos y nombres, denominación o razón social del emisor, en forma
completa o abreviada conforme conste en el RUC. Adicionalmente podrá
incluirse el nombre comercial o de fantasía, si los hubiere.
4. Denominación del documento.
5. Numeración de quince dígitos, que se distribuirá de la siguiente manera: Los
tres primeros dígitos corresponden al número del establecimiento conforme
consta en el registro único de contribuyentes; Separados por un guión (-), los
31
siguientes tres dígitos corresponden al código asignado por el contribuyente
a cada punto de emisión dentro de un mismo establecimiento; y, Separado
también por un guión (-), constará el número secuencial de nueve dígitos.
Podrán omitirse la impresión de los ceros a la izquierda del número
secuencial, pero deberán completarse los nueve dígitos antes de iniciar la
nueva numeración.
6. Dirección de la matriz y del establecimiento emisor cuando corresponda.
7. Fecha de caducidad del documento, expresada en día, mes y año, según la
autorización del Servicio de Rentas Internas.
8. Número del registro único de contribuyentes, nombres y apellidos,
denominación o razón social y número de autorización otorgado por el
Servicio de Rentas Internas, del establecimiento gráfico que realizó la
impresión.
9. Los destinatarios de los ejemplares. El original del documento se entregará
al adquirente, debiendo constar la indicación “ADQUIRENTE”,
“COMPRADOR”, “USUARIO” o cualquier leyenda que haga referencia al
adquirente. Una copia la conservará el emisor o vendedor, debiendo constar
la identificación “EMISOR”, “VENDEDOR” o cualquier leyenda que haga
referencia al emisor. Se permitirá consignar en todos los ejemplares de los
comprobantes de venta la leyenda: original-adquirente/copia-emisor,
siempre y cuando el original se diferencie claramente de la copia.
Tratándose de facturas que, de conformidad con el Código de Comercio,
sean de aquellas consideradas como “facturas comerciales negociables”, se
emitirán junto con el original, una primera y una segunda copia, debiendo
32
constar en el original y en la segunda copia la leyenda “no negociable”, toda
vez que la primera copia será la única transferible. El original será entregado
al adquirente y la segunda copia será conservada por el emisor. Para el caso
de los comprobantes de venta que permiten sustentar crédito tributario, en
las copias adicionales a la que corresponda al emisor deberá consignarse,
además, la leyenda “copia sin derecho a crédito tributario”. Igual leyenda se
hará constar en la primera copia de las facturas comerciales negociables.
33
Capítulo 2
2 Marco Metodológico
2. 1 Método Descriptivo y Enfoque Cualitativo
La metodología a emplear en este trabajo investigativo será la investigación descriptiva
y podemos definirla como una metología que “comprende la descripción, registro, análisis e
interpretación de la naturaleza actual, y la composición o proceso de los fenómenos. El
enfoque se hace sobre conclusiones dominantes o sobre grupo de personas, grupo o cosas,
se conduce o funciona en presente” (Tamayo y Tamayo, 2002).
Además, la investigación tendrá un enfoque cualitativo y se puede definir como “Es una
metodología de investigación que permite comprender el complejo mundo de la experiencia
vivida desde el punto de vista de las personas que la viven” (Taylor y Bogdan, 1984).
Mediante las teorías investigadas y establecidas se pudo determinar que mediante la
metodología descriptiva se podrá obtener información acerca de cómo maneja los procesos
de facturación en la empresa además mediante el enfoque cualitativo se podrá observar y
describir el comportamiento de la entrevistada en base a su experiencia y su punto de vista
de cómo es el manejo en el proceso de facturación es por eso que recolectará información
de manera independiente, permitiendo así investigar y mediante los instrumentos de
recopilación de información como entrevistas se obtendrá información oportuna sobre la
empresa ImporTcruz S.A.
34
2. 2 Investigación de campo
El estudio de investigación se realizará en las instalaciones de la empresa ImporTcruz S.
A, la misma que se encuentra ubicada en la Av.Agustin Freire y 8º Callejón 15º N-E. Cdla.
La Garzota Mz.3 V.13 P.O Guayas-Guayaquil. Se recolectará información mediante
observación directa a los trabajadores de la empresa. Así mismo por medio del instrumento
de recolección de información entrevista se expondrá las preguntas oportunas sobre cómo
es el proceso de facturación de la organización.
2. 3 Técnicas de investigación
(Rojas Soriano, 1996) Señala al referirse a las técnicas e instrumentos para recopilar
información como la de campo, lo siguiente:
Que el volumen y el tipo de información-cualitativa y cuantitativa- que se recaben en el
trabajo de campo deben estar plenamente justificados por los objetivos e hipótesis de la
investigación, o de lo contrario se corre el riesgo de recopilar datos de poca o ninguna
utilidad para efectuar un análisis adecuado del problema.
Según (Rodriguez Penuelas, 2010) Las técnicas, son los medios empleados para
recolectar información, entre las que destacan la observación, cuestionario, entrevistas,
encuestas.
El presente estudio de caso tiene como fin comprobar la situación actual de la empresa
en especial del departamento de facturación es por ello que se aplicara las siguientes
técnicas de investigación: la entrevista y la observación por medio de estas se pretende
obtener la información necesaria del proceso de facturación en la empresa.
35
2.3.1. Entrevista
Según (Galindo Cáceres, 1998) “Las entrevistas y el entrevistar son elementos
esenciales en la vida contemporánea, es comunicación primaria que contribuye a la
construcción de la realidad, instrumento eficaz de gran precisión en la medida que se
fundamenta en la interrelación humana”.
Un instrumento muy importante en la recolección de información es la entrevista ya que
por medio del entrevistador y el entrevistado se podrá realizar las preguntas estructuradas
en las cuales se pretende obtener información fundamental en cómo se realiza el trabajo en
cuestión, de esa manera el entrevistador obtiene información que será de gran ayuda para el
proyecto investigativo.
2. 4 Limitaciones
El campo de estudio está determinado en implementar un proceso de mejora de gestión
de procesos en la empresa ImporTcruz S.A y además un Manual de procedimientos en el
área ya establecida que es facturación en la ciudad de Guayaquil en la Cdla. La Garzota
Mz.3 V.13 P.O, además se destaca que la información obtenida es por medio de la
entrevista a la ejecutiva de facturación en el cual se analizó la situación actual del
departamento en cuestión y que mejoras se establecerán.
36
Capítulo 3
3 Presentación y Análisis de Resultados
En el presente estudio de caso se estableció como prioridad el departamento de
facturación de la empresa ImporTcruz S.A el cual es manejado por la Sra. María
Auxiliadora Coronel ejecutiva del departamento de facturación la cual lleva trabajando 13
años en la organización es de vital importancia conocer desde la perspectiva de la
entrevistada como es el manejo de dicho puesto.
A continuación, se detallan las preguntas estructuradas y su respuesta:
3.1. Entrevista dirigida a la ejecutiva de facturación de la empresa ImporTcruz S.A
1. ¿Cuánto tiempo lleva usted trabajando en la empresa?
En la empresa ImporTcruz S.A llevo trabajando 13 años.
2. ¿Qué cargo desempeña en el departamento?
Actualmente cargo que desempeño en la empresa es ejecutiva de facturación y
cobranzas.
3. ¿Considera que sus funciones se encuentran claramente definidas?
Si, aunque a veces hay problemas porque actualmente estoy como ejecutiva de
facturación, pero me agregaron otra función que es cobranza y bueno aun es
difícil adaptarme a un nuevo proceso porque creo que en este caso debería estar
otra persona en el cargo de cobranzas.
37
4. ¿Cuenta con las herramientas de trabajo necesarias para desempeñar sus
funciones?
Actualmente si cuento con las herramientas de trabajo necesarias de trabajo
debido a que antes todo era manualmente y ahora por medio de un sistema
contable registro todo lo relacionado con facturación.
5. ¿En su departamento se trabaja en equipo?
Pues yo sola trabajo en el departamento de facturación y además también estoy a
cargo de cobranzas.
6. ¿Cuáles son los problemas más relevantes que encuentra usted en el
departamento de facturación?
Pues no se actualizan periódicamente la base de datos de los clientes y
por ende hay facturas que se pierden y no se cobran
Hay pagos tardíos de los clientes a veces por cuestiones fortuitas no se
llega a un acuerdo para el pago establecido
Ahora es muy difícil darle seguimiento a los clientes que no han pagado
debido a que ocupo estos dos cargos el tiempo es difícil en cuanto
llamarlos y enviarles correos de notificación
A veces hay confusiones en cuanto a facturar porque los vendedores
ofertan mercadería que no está en stock realmente es un gran problema
porque no siguen un proceso en donde deberían no ofertar una mercadería
que no está en stock y más aún a mi generan problemas porque no
continuo con mi trabajo por retrasos como ese.
38
7. ¿Cuál es proceso existente en el departamento de facturación, incluyendo
cualquier diagrama o procedimientos que hayan creado?
El proceso de facturación es:
Primero se recepta el pedido del cliente (vía telefónica, e-mail o de
manera presencial)
Busca la mercadería ofertada
Revisión de solicitud de crédito
Solicita certificado bancario al cliente (actualizado)
Se emite factura
Se envía el documento a bodega
Se da seguimiento de venta realizada
Luego se asigna un código al nuevo cliente para darle seguimiento en
nuestra base de datos
Finalmente se notifica al cliente de su pedido y cuando se entregara
En la empresa no cuenta con un diagrama de facturación o procedimientos
establecidos como una guía debido a que no contamos con un plan estratégico
definido y tampoco contamos con los recursos para implementarlos.
39
8. ¿A quién envía los resultados del proceso de facturación cuando termina su
parte?
Cuando termino el proceso de facturación envió un reporte al departamento de
contabilidad y gerente general.
9. ¿Usted cree que en el departamento de facturación está bien establecido el
proceso de facturación?
Pues ahora no está establecido hay muchos problemas porque ahora tengo dos
cargos es más complicado y además un punto importante es que los vendedores
ofertan mercadería que no está en stock entonces al generar factura no se puede
dar una fecha exacta de entrega es complicado y por ende el cliente se queja es
hay que empiezan las perdidas en la empresa.
10. ¿Le gustaría que se implementara un Manual de Políticas y Procedimientos
para el departamento de facturación?
Si, me gustaría que se implementara un Manual de mejora de procesos en la
empresa debido a que este serviría de una guía no solo para mí y además para
todos los empleados por si algún momento se presenta algún problema y no me
encuentre en la empresa además pienso que al tener un Manual se respetaría
lineamientos establecidos que no perjudiquen mi trabajo y el de los demás.
40
3.2. Análisis de resultados de la entrevista
El objetivo de la entrevista es buscar puntos críticos desde la perspectiva de la
entrevistada, que es la Sra. María Auxiliadora Coronel que es la encargada del
departamento de facturación para identificar su ambiente laboral y luego determinar cuál es
el proceso de facturación que actualmente sigue la empresa de esta manera se evidencio que
no hay un proceso adecuado y es por ello que se propondrá mejorar el proceso actual que
sigue la empresa.
Mediante las observaciones pertinentes y el instrumento utilizado en este caso la
entrevista se pudo determinar que la empresa ImporTcruz S.A presenta problemas
importantes en el departamento de facturación, pero como principal falencia es que no
cuenta con un buen proceso de facturación establecido, es importante establecer normas y
procesos oportunos que ayuden con el mejoramiento de la empresa además los vendedores
ofertan mercadería que no está en stock entonces al generar factura no se puede dar una
fecha exacta de entrega y por ende el cliente se queja es ahí donde empiezan las perdidas en
la empresa.
Es por ello que se propondrá no solo una mejora en el proceso de facturación sino
también una guía en este caso un Manual de Políticas y Procedimientos para el
departamento de facturación porque la entrevistada indico que le gustaría que se emplee un
manual porque este servirá de guía para ella y los demás empleados por si en algún
momento se presenta algún problema y no encuentre en la empresa además es primordial
tener un manual porque en el cual se respetaría lineamientos establecidos que no
perjudicarían al trabajo de la entrevistada y el de los demás trabajadores.
41
Capítulo 4
4 Propuesta
4.1 Tema
Diseño De Procesos Para Gestión De Facturación De La Empresa ImporTcruz S.A
4.2 Análisis situacional de la organización
4.2.1 La empresa
ImporTcruz S.A “La Casa De Las Bombas De Diafragmas” fue creada en la ciudad de
Guayaquil el 04 de diciembre de 1985 por el señor Alfonso Cruz.
La empresa se dedica a la distribución de bombas hidráulicas, para así atender con
suministros industriales al sector industrial ecuatoriano. A partir del año 2012 son líder en
ventas de bombas neumáticas ya que cuenta con un servicio y asistencia técnica oportuna
además cuenta con un completo stock de repuestos en las bombas SANDPIPER;
BLAGDON; NOMAD; TABLA.
4.2.2 Misión
Según (ImporTcruz S.A, 2014) “Satisfacer a las empresas y contratistas del sector
industrial ecuatoriano ofreciendo productos confiables como las Bombas de Diafragmas y
sus servicios relacionados. Esto es la venta, asesoramiento en instalación y mantenimiento
con marcas americanas y globales de calidad con los precios más convenientes”.
4.2.3 Visión
Según (ImporTcruz S.A, 2014) “Ser el distribuidor líder de bombas neumáticas de doble
diafragma y de desplazamiento positivo, volumétricas, y reciprocantes para trasvasar
42
productos viscosos, abrasivos y peligrosos; mediante la reducción continua del tiempo de
entrega y los costos, con soluciones a la medida de las necesidades de la industria
ecuatoriana en general”.
4.2.4 Valores
Según (ImporTcruz S.A, 2014) Representantes y colaboradores de ImporTcruz S.A
actuamos con alto sentido de responsabilidad haciendo negocios con lealtad y honestidad,
demostrando respeto por nuestros clientes y productos. Trabajamos con positivismo y alto
grado de conocimiento de los productos que comercializamos. Garantizamos una
continuidad permanente en la línea de producción y tenemos un completo inventario de
equipos y repuestos en todas las bombas que representamos.
4.2.5 Estructura Organizacional
Figura 7 Estructura Organizacional de la empresa
Nota: Elaborado por la Autora
43
4.2.6 Análisis FODA de la empresa
Figura 8 Análisis FODA de la empresa
Nota: Elaborado por la Autora
Mediante el análisis FODA se puede concluir que la empresa carece de un diseño de
gestión de procesos, es decir es necesario implementar procesos adecuados para que por
medio de estos se pueda llevar un control adecuado y además se podrá alcanzar objetivos
estratégicos a futuro.
FORTALEZA
- Posee un personal tecnico y profesional
capacitado.
- Buena relación entre calidad y precio de sus
productos
-Cuanta con un amplio stock en respuestos y accesorios de bombas
neumaticas.
OPORTUNIDAD
-Vende productos extranjeros de alta
calidad.
-Precios elevados de la competencia.
- Demanda creciente por parte del sector industrial.
DEBILIDAD
- No tiene límites de crédito.
- La organización no se encuentra gestionada por
procesos.
- Falencias en la comunicación interna
entre los departamentos establecidos.
AMENAZA
- Alza de impuestos en las exportaciones
- Devolución de productos
- Publicidad constante por parte de sus competidores
44
4.2.7 Análisis FODA del departamento de facturación de la empresa
Figura 9 Análisis FODA del departamento de facturación de la empresa
Nota: Elaborado por la Autora
Por medio del análisis de FODA del departamento de facturación de la empresa
ImporTcruz S.A se evidencio que como principal problema es que no cuenta con un
proceso establecido es por ello que se presentan inconvenientes a medida que pasa el
tiempo como oportunidad para la empresa se vio en la necesidad en la realización de un
Manual de Políticas y Procedimientos para el área mencionada en el cual se establecerá
aspectos y procedimientos necesarios que permitan controlar y respetar los lineamientos
que se establezcan.
FORTALEZA
- Personal con experiencia en el área de facturación
- Disponibilidad de insumos y equipos de trabajo
- Clima laboral estable y favorable para el desarrolo de
sus actividades.
OPORTUNIDAD
- Interes por parte de la ejecutiva de facturación y direccion general en el
mejoramiento de procesos en el area de facturacion y
cobranzas.
-Uso de nuevos software que agilicen los procesos de
facturación
- Aplicar un Manual de procedimietos para el area
establecida.
DEBILIDAD
- Poco personal para el departamento
- Carece de un manual de funciones y procedimientos
-Retraso en la entrega de facturas
- Facturan Mercaderia que no esta en stock
- No cuentan con procesos establecidos en el área
AMENAZA
- Retraso en pagos por parte de los clientes
- Perdida de clientes
45
4.3 Propuesta: Diseño de un Manual de Políticas y Procedimientos para el
departamento de facturación
Mediante la recopilación obtenida con el instrumento determinado en este caso la
entrevista a la ejecutiva de facturación y además mediante las definiciones teóricas
establecidas para el presente estudio de caso se pudo determinar que en la empresa
ImporTcruz S.A presenta problemas importantes en el departamento de facturación, pero
como principal falencia es que no cuenta con un buen proceso de facturación establecido,
es importante establecer normas y procesos oportunos que ayuden con el mejoramiento de
la empresa además los vendedores ofertan mercadería que no está en stock entonces al
generar factura no se puede dar una fecha exacta de entrega.
Es por ello que como solución a esta problemática se estableció que es importante
diseñar un Manual de Políticas y Procedimientos para el departamento de facturación en el
cual contara con normas y procesos establecidos que sirvan de guía no solo la para la
ejecutiva de facturación sino también para los demás funcionarios para que con ello no se
presenten más problemas en lo que respeta al manejo interno de departamentos.
4.3.1 Objetivo General
Diseñar un manual de procedimientos en el área de facturación de la empresa
ImporTcruz S.A
4.3.2 Objetivos específicos
Verificar el proceso en el que se desarrolle las actividades de facturación.
Realizar el flujograma actual y propuesto en el cual se determinará las
actividades del proceso de facturación.
46
Determinar las funciones con el perfil del trabajador del departamento de
facturación de la empresa ImporTcruz S.A.
Diseñar un Manual de Políticas y Procedimientos para el departamento de
facturación.
4.3.3 Diseño de manual de políticas y procedimientos de facturación para la
empresa ImporTcruz S.A.
47
GUAYAQUIL, MARZO 2019
MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN PARA
LA EMPRESA IMPORTCRUZ S.A
MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN PARA
LA EMPRESA IMPORTCRUZ S.A
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MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN PARA LA
EMPRESA IMPORTCRUZ S.A
Índice del Manual
Introducción ............................................................................................................... 1
Objetivo del Manual .................................................................................................. 2
Alcance del Manual .................................................................................................... 2
Instrucciones del Manual de Politicas y Procedimientos .......................................... 3-5
Simbologia Utilizada .................................................................................................. 6
1 Aspecto Organizacional ............................................................................................. 7
1.1 Visión y Misión ............................................................................................... 8
1.2 Estructura Organizacional ................................................................................ 9
2 Generalidades del puesto .......................................................................................... 10
2.1 Descripción del puesto ................................................................................... 10
2.2 Misión o propósito del cargo .......................................................................... 10
2.3 Perfil del puesto de facturación ...................................................................... 11
2.4 Responsabilidad y Autoridad .......................................................................... 12
2.5 Objetivo e Indicadores ................................................................................... 13
2.6 Funciones ................................................................................................. 14-16
3 Políticas de facturación ..................................................................................... 17-20
4 Proceso de facturación ........................................................................................... 21
4.1 Descripcion del proceso .................................................................................. 21
4.2 Entradas del proceso de facturación ............................................................... 21
4.3 Salidas del proceso de facruración .................................................................. 22
4.4 Recursos ........................................................................................................ 22
Realizado por: Melina Intriago Tomalá Aprobado por:
Firma: Firma:
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MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN PARA LA
EMPRESA IMPORTCRUZ S.A
4.5 Control del proceso ....................................................................................... 22
4.6 Proceso actual del departamento de facturación ............................................. 23
4.6.1 Flujograma del proceso actual del departamento de facturación ...................... 24
4.8 Descripción de actividades propuesto para el departamento de facturación 25-27
4.8.1 Proceso propuesto para el departamento de facturación................................... 28
4.8.2 Flujograma propuesto para el departamento de Facturación ....................... 29-30
Realizado por: Melina Intriago Tomalá Aprobado por:
Firma: Firma:
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MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACIÓN PARA LA EMPRESA
IMPORTCRUZ S. A
Pag.01
14/03/2019
Versión 1.1
Introducción
El presente Manual de políticas y procedimientos para facturación de la empresa
ImporTcruz S.A es una herramienta necesaria que proporciona al trabajador una
orientación y una guía confiable en la ejecución de sus actividades diarias.
El manual tiene como propósito dar una visión más detallada del procedimiento
que se realice, estructura organizacional y las funciones que se deben cumplir dentro
del departamento de facturación es por ello que tiene como finalidad optimizar el
aprovechamiento de sus recursos y agilitar las actividades que realiza el usuario, con
relación a los bienes que proporciona la empresa además no solo será un instrumento
informativo sino también permitirá supervisar la ejecución de las actividades de las
personas que laboran en el área determinada.
Cabe señalar que el presente manual deberá revisarse anualmente y si existiese
alguna modificación a la estructura del mismo deberá ser autorizada por el Gerente
general de la empresa, con objeto de mantenerlo actualizado.
Realizado por: Melina Intriago T. Aprobado por:
Firma: Firma:
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MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACIÓN PARA LA EMPRESA
IMPORTCRUZ S. A
Pag.02
14/03/2019
Versión 1.1
Objetivo del Manual
El presente Manual tiene como objetivo constituirse como un instrumento o
herramienta de consulta permanente que permita a los funcionarios de la empresa,
orientarse en la ejecución de su trabajo además se establecerá instrucciones y procesos
para facturar los productos de tal manera de que cumplan con los requerimientos del
cliente y las políticas o normas administrativas y financieras de la empresa.
Alcance del Manual
Mediante un procedimiento adecuado y definido en el cual se detallará el proceso
de facturación de los productos que quiera adquirir el cliente teniendo en cuenta las
formas de pago y el manejo de documentos involucrados además permitirá un uso
adecuado el cual evitara pérdidas para la empresa.
Realizado por: Melina Intriago T. Aprobado por:
Firma: Firma:
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MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACIÓN PARA LA EMPRESA
IMPORTCRUZ S. A
Pag.03
14/03/2019
Versión 1.1
Instrucciones del Manual de Políticas y Procedimientos
Para un uso correcto del presente manual, se deberá seguir los lineamientos que se
describirán a continuación:
1. Obligatoriedad de utilizar el manual: El presente manual fue diseñado y
aprobado con el objetivo de que los funcionarios involucrados en los
procesos, lo utilicen de manera obligatoria.
2. Usuarios del manual: Como prioridad los usuarios del manual deberán ser
principalmente los integrantes del Departamento de facturación, así también
como la gerencia y colaboradores que se encuentren involucrados en el
mismo.
3. Procedimiento en caso de modificación del manual: En caso de que
algún funcionario de la empresa considere realizar algún cambio o
modificación del manual se recomienda seguir con el siguiente
procedimiento:
Realizado por: Melina Intriago T. Aprobado por:
Firma: Firma:
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MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACIÓN PARA LA EMPRESA
IMPORTCRUZ S. A
Pag.04
14/03/2019
Versión 1.1
Contratar a un Consultor Externo para la importadora ImporTcruz
S.A, manifestando el punto que se requiera modificar.
El Consultor Externo analiza la solicitud y considera si el cambio es
adecuado, prepara un borrador del manual con los cambios
sugeridos.
El Consultor Externo envía una copia del borrador a la Dirección
General para su respectiva aprobación.
Con la aprobación de la Dirección General, el Consultor Externo
procede a la realizar una socialización con los trabajadores del
cambio o modificación que se realizó al manual con el fin de que
estos tengan el conocimiento de dicho cambio que se realizó.
4. Instrucciones de uso de las secciones del Manual: A continuación, se
proporciona una breve explicación del contenido de las secciones del
manual:
Realizado por: Melina Intriago T. Aprobado por:
Firma: Firma:
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MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACIÓN PARA LA EMPRESA
IMPORTCRUZ S. A
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Versión 1.1
Descripción del procedimiento: Esta sección permitirá conocer
cuáles son los pasos a seguir dependiendo del tipo de proceso que se
ejecute o transacción que se realice.
Políticas o normas: Cada proceso involucrado deberá regirse por
políticas o normas, las cuales constituyen un elemento importante
en el proceso que se determine ya que estas conducen a mejor
funcionamiento y evitaran errores es por ello que deberán ser
cumplidas sin excepción.
Flujogramas: Todos los procesos cuentan con un flujograma, el
cual brinda al usuario una comprensión visual del procedimiento.
Cada flujograma está integrado por un registro de actividades que
componen el proceso determinado, los responsables de su ejecución
y las figuras que indican la manera en que se debe ejecutar cada
actividad.
Realizado por: Melina Intriago T. Aprobado por:
Firma: Firma:
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MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACIÓN PARA LA EMPRESA
IMPORTCRUZ S. A
Pag.06
14/03/2019
Versión 1.1
Simbología Utilizada
A continuación, una breve explicación del significado de cada figura para la
realización de un flujograma:
SIMBOLO REPRESENTA SIMBOLO REPRESENTA
Terminal: Indica el
inicio o la terminación del flujo o proceso.
Actividad: representa
una actividad llevada a cabo en el proceso.
Decisión: Indica un punto en el flujo “si” o “no”
Documento: se refiere a un documento utilizado en el proceso.
Multidocumento: refiere a un conjunto
de documentos.
Inspección/firma: empleado para
aquellas acciones que requieren en una supervisión.
Conector de proceso: conexión o enlace con otro proceso diferente en la que continua el diagrama de flujo.
Archivo manual: se utiliza para reflejar la acción de archivo de un documento y/o expediente.
Base de
datos/aplicación: empleado para representar grabación de datos
Línea de flujo: indica sobre el sentido de flujo del proceso.
Realizado por: Melina Intriago T. Aprobado por:
Firma: Firma:
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MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACIÓN PARA LA EMPRESA
IMPORTCRUZ S. A
Pag.07
14/03/2019
Versión 1.1
Aspecto Organizacional
Nombre legal: Importadora ImporTcruz S.A
RUC: 0990785635001
Fecha de constitución: 04/12/1985
Representante legal: Alfonso Cruz
Nacionalidad: Ecuatoriana
Tipo de compañía: Anónima
Oficina de control: Guayaquil
Situación legal: Activa
Objeto social: Ventas de bombas neumáticas, Mantenimiento y reparación de
bombas neumáticas, Venta de repuestos y accesorios de las diferentes marcas de
bombas neumáticas.
Realizado por: Melina Intriago T. Aprobado por:
Firma: Firma:
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MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACIÓN PARA LA EMPRESA
IMPORTCRUZ S. A
Pag.08
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Versión 1.1
Visión
Ser el distribuidor líder de bombas neumáticas de doble diafragma y de
desplazamiento positivo, volumétricas y reciprocantes para trasvasar productos
viscosos, abrasivos y peligrosos mediante la reducción continua del tiempo de entrega
y los costos, con soluciones a la medida de las necesidades de la industria ecuatoriana
en general.
Misión
Satisfacer a las empresas y contratistas del sector industrial ecuatoriano ofreciendo
productos confiables como las bombas de diafragmas y sus servicios relacionados.
Esto es la venta, asesoramiento en instalación y mantenimientos con marcas
americanas y globales de calidad con los precios más convenientes.
Realizado por: Melina Intriago T. Aprobado por:
Firma: Firma:
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MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACIÓN PARA LA EMPRESA
IMPORTCRUZ S. A
Pag.09
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Versión 1.1
Estructura Organizacional
Realizado por: Melina Intriago T. Aprobado por:
Firma: Firma:
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MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACIÓN PARA LA EMPRESA
IMPORTCRUZ S. A
Pag.10
14/03/2019
Versión 1.1
Generalidades del puesto
Descripción del puesto
Nombre del puesto: Facturación
Departamento: Departamento de facturación
Reporta a: Gerente General – Finanzas
Le reportan: Ninguno
Misión o propósito del cargo
Llevar a cabo de manera eficaz y oportuna el proceso de facturación de la
empresa de acuerdo a las políticas y lineamientos establecidos para así
garantizar la recuperación de efectivo y asegurando que exista un correcto
orden en la documentación establecida.
Realizado por: Melina Intriago T. Aprobado por:
Firma: Firma:
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MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACIÓN PARA LA EMPRESA
IMPORTCRUZ S. A
Pag.11
14/03/2019
Versión 1.1
Perfil del Puesto de Facturación
Edad: Min.: 20 Máx.: 40
Sexo: Indistinto
Estado civil: Indistinto
Educación: Profesional en áreas, administrativas,
financieras y/o contables con especialización
en administración financiera, contable o
tributaria
Experiencia: De 2 a 3 años de experiencia laboral.
Conocimientos: Conocimientos en facturación, Office
avanzado, software contable, contabilidad
básica.
Habilidades: Comunicación efectiva, integración,
responsabilidad, trabajo bajo presión,
persuasión.
Habilidades técnicas: Conocimiento y seguimiento al proceso de
facturación específicos del cliente, manejo
de software contable o de facturación
Relaciones del cargo (internas y
externas):
•Internos: Gerente General, departamentos
de ventas, logística y financiero.
•Externos: Clientes
Realizado por: Melina Intriago T. Aprobado por:
Firma: Firma:
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MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACIÓN PARA LA EMPRESA
IMPORTCRUZ S. A
Pag.12
14/03/2019
Versión 1.1
Responsabilidad y Autoridad
1. Administrar de manera correcta y precisa el proceso de facturación.
2. Entregar las facturas a los clientes en el tiempo y forma adecuada.
3. Elaborar y ejecutar un plan de trabajo en base a lineamientos y
políticas en el departamento en cuestión.
4. Presentar en el tiempo establecido a la gerencia y al departamento
de finanzas las cuentas por cobro con sus respectivos soportes.
5. Elaborar y presentar los reportes e indicadores en el tiempo
establecido.
Realizado por: Melina Intriago T. Aprobado por:
Firma: Firma:
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MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACIÓN PARA LA EMPRESA
IMPORTCRUZ S. A
Pag.13
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Versión 1.1
Objetivos e Indicadores
Objetivo: Facturar toda la documentación (facturas) de los productos
solicitados al cierre del mes.
Indicadores:
Total de facturas canceladas/total de facturas emitidas semanal y mensual.
Reporte semanal de facturación.
Reporte mensual de facturación.
Realizado por: Melina Intriago T. Aprobado por:
Firma: Firma:
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MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACIÓN PARA LA EMPRESA
IMPORTCRUZ S. A
Pag.14
14/03/2019
Versión 1.1
Funciones
Facturación diaria acorde a los procesos establecidos
Establecer y ordenar soportes para facturación
Entrega de indicador de facturación a la gerencia y finanzas.
Ingresar al sistema las ordenes de pedido, solicitar a logística que inventario
está disponible, para realizar la factura correspondiente.
Facturar pedido por pedido en la cual consta de una factura de color blanca
y amarilla de las cuales se envían con el pedido la blanca y la amarilla se
queda para ser archivada para tener constancia del pedido y se registrara en
el sistema.
Asegurar que todo lo registrado en la factura en cuanto el pedido de un
producto coincida con lo que se esté facturando.
Control de archivo tanto en físico como digital de las facturas emitidas
periódicamente para consultas posteriores.
Realizado por: Melina Intriago T. Aprobado por:
Firma: Firma:
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MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACIÓN PARA LA EMPRESA
IMPORTCRUZ S. A
Pag.15
14/03/2019
Versión 1.1
Registrar toda la información del cliente en la base de datos con el fin de
obtener información oportuna al momento de que solicite la lista de
productos que son sujetos de facturación.
Control de saldos pendientes de los clientes tanto físico como digital.
Llevar a cabo el registro de facturación verificando que la fecha de cobranza
se inicie en el sistema a partir del primer día que fue aprobada por el cliente.
Verificar con el departamento de ventas y logística las cotizaciones que el
cliente requiera, para así asegurar un envió eficaz y el seguimiento que se
establezca.
Establecer procedimientos, políticas y controles del departamento de
facturación para así proponer estrategias para mejorar dichos procesos.
Enviar vía electrónica el reporte de factura al cliente de que su requerimiento
ha sido aprobado con éxito.
Realizado por: Melina Intriago T. Aprobado por:
Firma: Firma:
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MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACIÓN PARA LA EMPRESA
IMPORTCRUZ S. A
Pag.16
14/03/2019
Versión 1.1
Verificar que la requisición de la factura emitida por el departamento de
venta, cumpla con los requerimientos establecidos y debidamente firmado
por ambas partes cliente y vendedor para su respectiva aprobación de crédito
si ameritase.
Entregar a gerencia y al departamento de finanzas el soporte de facturas con
más de 60 días para su respectivo seguimiento por falta de pago.
Garantizar la existencia y custodia de los soportes o documentos de
facturación de acuerdo a todas las normativas legales.
Gestionar con las diferentes áreas toda la información necesaria para el cierre
de año fiscal.
Realizado por: Melina Intriago T. Aprobado por:
Firma: Firma:
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MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACIÓN PARA LA EMPRESA
IMPORTCRUZ S. A
Pag.17
14/03/2019
Versión 1.1
Objetivo: Determinar los lineamientos o normas necesarias para llevar un control y gestión
adecuado en el departamento de facturación de la empresa ImporTcruz S.A.
Políticas de Facturación
1. Se prohíbe la recepción y custodia de efectivo que constituya a pagos o abonos a
cualquiera de las áreas que tengan relación con el cliente.
2. La factura emitida mensualmente se entregará al cliente en los primeros (5) días
calendario de cada mes.
3. En caso de pérdida o robo de factura se deberá enviar al departamento de
facturación copia del respectivo denuncio para la elaboración de la nueva factura.
4. En caso de requerir cancelación de un producto se deberá enviar una carta o correo
electrónico al departamento de facturación o ventas con una anticipación no menor
a treinta (30) días, en caso de no hacerlo el cliente se continuará facturándose.
5. Se realizará llamadas o envió de correo electrónico 5 días antes que se la cumpla la
fecha de vencimiento de la factura, como un recordatorio para cancelar su pago
correspondiente.
Realizado por: Melina Intriago T. Aprobado por:
Firma: Firma:
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MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACIÓN PARA LA EMPRESA
IMPORTCRUZ S. A
Pag.18
14/03/2019
Versión 1.1
Objetivo: Determinar los lineamientos o normas necesarias para llevar un control y gestión
adecuado en el departamento de facturación de la empresa ImporTcruz S.A.
Políticas de Facturación
6. El pago que se realice en efectivo debe ser depositado en la cta. Cte. de la empresa
del Banco del Pacifico y este será notificado mediante correo electrónico o
llamadas telefónicas mencionando que ya se realizó el pago.
7. Los pagos que se realicen mediante transferencia bancarias a la cta. Cte. de la
compañía del Banco del Pacifico deberán ser notificadas al correo electrónico de la
empresa mediante el comprobante de transferencia interna.
8. El cierre mensual de facturación se llevará a cabo los cinco primeros días (5) de
cada mes.
9. Se deberá llevar un orden y archivo de las facturas con su respectiva copia tanto en
físico como digital.
Realizado por: Melina Intriago T. Aprobado por:
Firma: Firma:
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MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACIÓN PARA LA EMPRESA
IMPORTCRUZ S. A
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Versión 1.1
Objetivo: Determinar los lineamientos o normas necesarias para llevar un control y gestión
adecuado en el departamento de facturación de la empresa ImporTcruz S.A.
Políticas de Facturación
10. Si el cliente no llega a cancelar dentro de los 90 días a la fecha del vencimiento al pago
se realizará una multa sin penalidad, que si el cliente desea comprar algún producto ya
teniendo su factura vencida no se podrá facturar nuevamente hasta que cancele su
deuda, y a partir de sus próximas compras a créditos que realice se le disminuirá 5 o más
días de plazo dependiendo del caso. Ejemplo, si el cliente tiene plazo de cancelar su
factura en 30 días, se le disminuirá 5 días de crédito, eso quiere decir que su próximo
pago va ser dentro de los 25 días de plazo correspondiente.
11. Si el cliente no llega a cancelar dentro de los 120 días o más a la fecha del vencimiento
se realizará una multa sin penalidad, si el cliente desea comprar algún producto ya
teniendo su factura vencida no se podrá facturar nuevamente hasta que cancele su
deuda, no se le volverá a vender a crédito, solo al contado en sus próximas compras y si
no cancela se procederá a retirar el producto.
Realizado por: Melina Intriago T. Aprobado por:
Firma: Firma:
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MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACIÓN PARA LA EMPRESA
IMPORTCRUZ S. A
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14/03/2019
Versión 1.1
Objetivo: Determinar los lineamientos o normas necesarias para llevar un control y gestión
adecuado en el departamento de facturación de la empresa ImporTcruz S.A.
Políticas de Facturación
12. En el caso que el cliente presente alguna calamidad doméstica o que no pueda cancelar
la deuda a la fecha establecida por algún problema que se le presente, se le dará un
seguimiento al caso, y si tiene veracidad en los hechos se llegara a un acuerdo entre
ambas partes tanto el ejecutivo de cobranzas, el vendedor y el cliente definiendo cuando
podría cancelar su factura o en cuantas cuotas definiría su pago.
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Proceso de Facturación
Descripción del proceso:
El proceso de facturación en la empresa consiste en que se atiende los
requerimientos de los clientes o consumidores a través del ofrecimiento de los
productos que tiene la empresa, teniendo en cuenta que el cliente obtiene el pedido, se
procede a facturar dicha venta para el posterior despacho.
Entradas del proceso de facturación:
Productos en stock: el vendedor posee catálogos en donde se detallan los
productos que se ofertan en la empresa ImporTcruz S.A en este caso bombas
neumáticas y repuestos con sus respectivas características y precios.
Pedido de clientes: el vendedor se encarga de tomar el requerimiento del cliente
para luego proceder a facturarlo.
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Salidas del proceso de facturación:
Factura u orden de salida: Una vez que el cliente obtiene su encargo se procede a
facturarlo.
Hoja de pedido: Este documento se emite cuando un cliente requiera o solicite un
producto que no se encuentre en stock, para que más adelante se proceda a hacer el
pedido de compras y por ende se entregue el producto al cliente.
Recursos:
Talento humano: personal de ventas y facturación.
Hardware y software: la empresa cuenta con 6 computadoras, 3
impresoras, 6 teléfonos y programas informáticos acorde a su requerimiento
o uso.
Infraestructura: La empresa ImporTcruz S.A tiene como sede una
propiedad que consta de dos plantas; en la planta alta se encuentra las
oficinas y en la planta baja se encuentra ubicada la bodega.
Control del proceso: En base a las políticas internas establecidas de la empresa.
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Proceso Actual del Departamento de Facturación
1. Primero se recepta el pedido del cliente (vía telefónica, e-mail o de manera
presencial)
2. Busca la mercadería ofertada
3. Revisión de solicitud de crédito
4. Solicita certificado bancario al cliente (actualizado)
5. Se emite factura
6. Se envía el documento a bodega
7. Luego se asigna un código al nuevo cliente para darle seguimiento en
nuestra base de datos
8. Finalmente se notifica al cliente de su pedido y cuando se entregara
9. Se da seguimiento de venta realizada
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Flujograma del Proceso Actual de Facturación
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Inicio
Recepción del pedido
cliente (vía telefónica,
e-mail o personal)
Emisión de oferta
Revisión de
solicitud de crédito
Ingreso al sistema
datos del cliente
Asignación de
código al nuevo
cliente
Emisión de
factura
Venta es
a crédito
Envío del
documento a
bodega
Montos
superiores
a 1000
Revisión de ofertas
en la base de datos de
los productos
Se Determina plazo de
entrega de producto
solicitado y pago
Cliente
satisfecho
Venta a
crédito
Revisión de
solicitud de crédito
Solicita certificado
bancario al cliente
Crédito
otorgado
Se notifica al
cliente de su orden
y crédito
Seguimiento a la
venta
Fin
Si
Si Si
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Descripción de las actividades propuesto para el Departamento de Facturación
No Actividad Departamento Descripción de la
actividad
Características Funcionario
Responsable
1 Recepción del pedido del cliente (vía telefónica, e-mail o de manera presencial)
Ventas Se recepta el pedido del cliente (vía telefónica, e-mail o de manera presencial
Recibir pedido del cliente
Vendedor
2 Verificación de productos en stock
Ventas Se realiza la verificación del producto en stock
Verificar en el sistema si hay existencia de
inventario en stock
Vendedor
3 Emisión de oferta Ventas Verificación de stock del producto requerido
Emitir oferta requerida del cliente
Vendedor
4 Revisión e ingreso de información del cliente
Ventas y Facturación
Se ingresa información del cliente y su pedido
Revisión de cliente, si es nuevo o antiguo
Vendedor y ejecutivo de facturación
5 Establecer el plazo de entrega del producto requerido
Ventas y facturación
Se establece plazo de entrega del producto solicitado por el
cliente
Establecer fecha de entrega del
pedido
Vendedor y ejecutivo de facturación
6 Revisión de solicitud de crédito montos superiores a $1000
Facturación Se revisa solicitud de crédito
Verificación de datos de información en la solicitud de crédito con su
respectiva validez
Ejecutivo de facturación
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Versión 1.1
Descripción de las actividades propuesto para el Departamento de Facturación
No Actividad Departamento Descripción de la
actividad
Características Funcionario
responsable
7 Se solicita certificado bancario al cliente (actualizado)
Facturación Solicitar al cliente el certificado bancario el cual deberá ser como mínimo de los tres meses anteriores a la fecha de presentación de solicitud de crédito
Solicitar certificado bancario actualizado
Ejecutivo de facturación
8 Recepción de solicitud de facturación y documentos requeridos (solicitud de crédito y crédito bancario)
Facturación Se recepta la solicitud de facturación y su documentación establecida (solicitud crédito y certificado bancario)
Recepción de solicitud de facturación y documentación requerida
Ejecutivo de facturación
9 Analizar y verificar la solicitud de facturación y documentos requeridos
(solicitud de crédito y crédito bancario)
Facturación Se analiza la solicitud, si cumple con los requisitos solicitados
para poder facturar.
Analizar la solicitud de facturación
Ejecutivo de facturación
10 Emisión y aprobación de factura y crédito
Facturación y finanzas
Se emite factura y aprobación
Emisión de documento para enviarlos a bodega con la
respectiva firma de aprobación del jefe de finanzas
Ejecutivo de facturación y finanzas
11 Envió de documento a bodega
Facturación y logística
Se envía el documento a bodega para realice el despacho del mismo
Enviar documentos a bodega para que se realice la respectiva entrega del pedido del cliente
Ejecutivo de facturación
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Versión 1.1
Descripción de las actividades propuesto para el Departamento de Facturación
No Actividad Departamento Descripción de la
actividad
Características Funcionario
responsable
12 Notificación al cliente Facturación Se notifica al cliente cuando su solicitud de crédito ha sido aprobada y proceda al
retiro de su pedido
Notificar al cliente de su aprobación de crédito y retiro
del pedido
Ejecutivo de facturación
13 Seguimiento de ventas realizada
Ventas y facturación
Se da seguimiento de las ventas establecidas con el fin obtener clientes fieles
a la empresa
Seguimiento de ventas al cliente
Vendedor y el ejecutivo de facturación
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Proceso Propuesto para el Departamento de Facturación
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Flujograma propuesto para el Departamento de Facturación (parte 1)
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Inicio
Recepción del pedido
cliente (vía telefónica,
e-mail o personal)
Confirmación de
stock disponible
Stock
disponible
Notificación al
cliente de mercadería
no disponible
Emisión de oferta
solicitada
Departamento de compras
y ventas gestiona con los
proveedores la mercancía
faltante
Envió de oferta al
vendedor para que
notifique al cliente
Cliente de
acuerdo
con oferta
Culmina la
gestión de compra
y venta
Notificación de
mercadería faltante al
departamento de
compra y venta
Si
No
Si
No
A
B
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Versión 1.1
Flujograma propuesto para el Departamento de Facturación (parte #2)
Realizado por: Melina Intriago T. Aprobado por:
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A
Asignación de
código al nuevo
cliente
Verificación
si el cliente
consta en el
sistema
Venta es a
crédito
Montos
superiores a
$1000
No
No
Si
Revisión de ofertas en
la base de datos de los
productos
Se Determina plazo de
entrega de producto
solicitado y pago
Revisión de solicitud
de crédito
Solicita certificado
bancario al cliente
(actualizado)
Recepción de solicitud
de facturación y
documentos
requeridos al cliente
Analizar y verificar la
solicitud de
facturación y
documentos
requeridos del cliente
Emisión y
aprobación de factura
y crédito
Se notifica al
cliente
Emisión de factura
u orden despacho
Envió de documento
a bodega
Satisfecho
el cliente
Venta es a
crédito
Crédito
otorgado
Si
No
Seguimiento de
venta
Fin B
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Conclusión
ImporTcruz S.A es una empresa que cuenta con varios años de funcionamiento y ha
tenido como prioridad crecer significativamente dentro del sector industrial brindando
productos de calidad y prestando servicios técnicos a sus clientes.
Sin embargo, al momento de realizar sus labores no cuenta con direccionamiento
estratégico definido, actualmente las organizaciones están considerando la importancia de
establecer y ejecutar manuales de procedimiento que representan una gran ayuda en el
desarrollo de sus labores y garantiza la eficacia de sus procesos debidamente estructurados
es por ello que mediante las teorías planteadas y la metodología establecida se vio como
prioridad diseñar un Manual de Políticas y Procedimientos en el departamento de
facturación ya que dicha área no cuenta con un proceso definido o con políticas
estructuradas.
Se pudo percibir que por parte de la Gerencia y el Departamento de facturación tienen
interés en la ejecución de un diseño de gestión de procesos esto se verá reflejado en el
Manual de Políticas y Procedimientos en cual se establecerá un proceso adecuado esto
permitirá que a medida que se ejecute el manual se podrá mejorar el rendimiento laboral
optimizando sus recursos y haciendo el proceso más factible.
Otro punto muy importante es que actualmente en el departamento de facturación solo
cuenta con una persona la cual no solo se encargara de las funciones de facturación sino
también las de cobranzas debido a que por falta de personal o capacitación no podrá
ejecutar sus actividades normalidad debido a que generara un inconveniente notable porque
deberá cumplir con las actividades de cobranzas y de facturación a la par.
81
El Manual de Políticas y Procedimientos será de gran utilidad al momento de su
ejecución ya que permitirá gestionar de manera eficiente el desarrollo de las actividades
mediante un proceso correcto y además será de gran ayuda porque será una herramienta
guía para la inducción de nuevo personal de facturación.
Cabe mencionar que uno de los inconvenientes que se presentan en ocasiones es que
existe la ausencia de verificación de inventario esto representa un problema porque los
vendedores en su afán de vender ofertan productos que no se encuentran en stock y esto no
solo genera problemas en el área de facturación al momento de facturar sino también a los
clientes que no obtienen sus productos solicitados a tiempo.
82
Recomendación
Se recomienda que la Gerencia de la empresa ImporTcruz S.A tome en cuenta y
ejecute la socialización del presente Manual de Políticas y Procedimientos para
el departamento de facturación debido a que este contiene un proceso adecuado
el cual permitirá conocer la descripción de las actividades, requerimientos y a los
puestos responsables de su ejecución, este sirve como una herramienta de
análisis o revisión de los procesos establecidos; para controlar con el
cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar problemas posteriores.
Se recomienda que periódicamente se actualice el sistema de entradas y salidas
de inventarios de bodega para saber qué productos o mercancía se encuentra en
stock.
Se sugiere que la alta gerencia contrate o capacite al personal del departamento
de facturación debido a que por segregar funciones que no competían al área en
cuestión disminuirá de manera considerable la eficacia del funcionario y las
responsabilidades del mismo.
Es importante que la Gerencia de la empresa ImporTcruz S.A., implante
programas de capacitación sobre temas relacionados al proceso de facturación y
cobranzas para el funcionario encargado en el área determinada, lo cual
beneficiará a la empresa con un trabajo eficiente, de calidad, exacto y oportuno.
83
Apéndice A: Diseño de la entrevista
Formato de Entrevista dirigida a la ejecutiva de facturación
de la empresa ImporTcruz S.A
1. ¿Cuánto tiempo lleva usted trabajando en la empresa?
2. ¿Qué cargo desempeña en el departamento?
3. ¿Considera que sus funciones se encuentran claramente definidas?
4. ¿Cuenta con las herramientas de trabajo necesarias para desempeñar sus
funciones?
5. ¿En su departamento se trabaja en equipo?
6. ¿Cuáles son los problemas más relevantes que encuentra usted en el
departamento de facturación?
7. ¿Cuál es proceso existente en el departamento de facturación, incluyendo
cualquier diagrama o procedimientos que hayan creado?
8. ¿A quién envía los resultados del proceso de facturación cuando termina su
parte?
9. ¿Usted cree que en el departamento de facturación está bien establecido el
proceso de facturación?
10. ¿Le gustaría que se implementara un Manual de Procedimientos para el
departamento de facturación?
84
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