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I
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TÍTULO
DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
Tema:
¨MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA RECUPERACIÓN DE CARTERA
EN UNA UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA¨
Autor:
MERY RUBY RUGEL ORTIZ
Tutor
ING. RODRIGO ALARCÓN A. MAE
Palabras clave:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, CARTERA, COBRANZA
Guayaquil, 2018
II
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN
TÍTULO Y SUBTÍTULO:“Manual de Procedimientos para recuperación de cartera en una
UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA”
AUTOR:
Mery Ruby Rugel Ortiz
TUTOR: Ing. Rodrigo Alarcón A. MAE
REVISOR: Ing. Guillermo Abad Alvarado
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Administrativas
CARRERA: Contaduría Pública Autorizada
FECHA DE PUBLICACIÓN: N° DE PÁGS.: 105
ÁREAS TEMÁTICAS: Gestión por Procesos
PALABRAS CLAVES/ KEYWORDS: Manual de procedimientos, cartera, cobranza
RESUMEN: La investigación se centra en la cartera vencida de las cuentas por cobrar de una unidad educativa
privada para ello el objetivo trazado y por el que se guió en todo el proceso es disponer de un manual de
procedimientos que contribuya a la recuperación de las cuentas por cobrar en la unidad educativa privada de modo
que permita aplicar las normativas de control interno de manera eficiente. Para ello se trabajó con una población de
107 personas que integran el personal que tiene que ver con la situación de pago de los estudiantes, donde se pudo
evidenciar la dificultad que existe con la cancelación de las pensiones lo que ha traído como consecuencia que
aumente el porcentaje de morosidad y por consiguiente falta de liquidez en la caja al no poder ser cobradas. Con el
presente trabajo se busca lograr que cambie las politicas de trabajo e implementar nuevos cambios para que los
trabajadores de esa área obtengan una capacitación oportuna y demostrar a los directivos que mediante esta
implementación del manual de procedimientos se logre disminuir la cartera vencida de la empresa, como conclusión
se ha determinado que hay deficiencia en gestión administrativa-financiera de la empresa por incumplimiento del
artículo 37 Derecho a la Educación que de las encuestas realizadas y el análisis de las preguntas se ha establecido
que no existe una estructura organizacional realizada para el funcionamiento de la organización de la empresa y como
recomendación proponer a las instancias directivas, la elaboración e implementación de un manual de
procedimientos, para gestionar eficientemente las cuentas por cobrar, de tal manera que contribuyan a la recuperación
de la cartera vencida que actualmente mantiene la empresa.
N° DE REGISTRO (en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF SI ( x ) NO
CONTACTO CON AUTOR Teléfono: 0983376206 E-mail: [email protected]
CONTACTO CON LA INSTITUCIÓN Nombre: Ab. Elizabeth Coronel
Teléfono: (03) 2848487 ext. 123
III
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA
Certificación del tutor
Habiendo sido nombrado yo, Ing. Rodrigo Alarcón A. MAE, como tutor de tesis de grado
como requisito para optar por el título de Contador Público Autorizado presentado por la
Sra. Mery Ruby Rugel Ortiz con CI# 0914449095, cuyo tema es:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA RECUPERACIÓN DE CARTERA
EN UNA UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA”
Certifico lo siguiente: He revisado y aprobado en todas sus partes el presente trabajo de
investigación encontrándose apto para su sustentación.
ING. RODRIGO ALARCÓN A., MAE
TUTOR DE TESIS
IV
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA
Renuncia de derecho de autor
Por medio de la presente certifico que los contenidos desarrollados en este trabajo de
titulación son de absoluta propiedad y responsabilidad de Mery Ruby Rugel Ortiz con
C.I. # 0914449095, cuyo tema es:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA RECUPERACION DE CARTERA
EN UNA UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA”, derechos a los que renuncio a favor
de la Universidad de Guayaquil para que haga uso a como bien tenga.
MERY RUBY RUGEL ORTIZ
C.I. Nº. 0914449095
V
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA
CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD
Habiendo sido nombrado ING. RODRIGO ALARCÒN A. MAE, tutor del trabajo de
titulación certifico que el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por MERY
RUBY RUGEL ORTIZ, con C.I. Nº.0914449095, con mi respectiva supervisión como
requerimiento parcial para la obtención del título de CONTADOR PÙBLICO
AUTORIZADO.
Se informa que el trabajo de titulación: “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PARA RECUPERACIÒN DE CARTERA EN UNA UNIDAD EDUCATIVA
PRIVADA”, ha sido orientado durante todo el periodo de ejecución en el programa
anti plagio URKUND quedando el 6% de coincidencia.
ING. RODRIGO ALARCÓN A., MAE
0905110649
VI
DEDICATORIA
Mi tesis la dedico a mi madre por haberme enseñado y educado de la mejor manera
como la persona que soy en la actualidad.
Llena de satisfacción, de amor y esperanza, dedico este proyecto, a cada uno de mis
hijos, demostrándoles que con mucho esfuerzo, esmero y dedicación se pueden lograr
todas las metas deseadas.
VII
AGRADECIMIENTOS
A mi madre:
Agradezco a Dios que todavía me brinda la oportunidad de estar junto a mi mamá y
gracias a sus consejos me ayudaban para seguir adelante y culminar mi tesis
A mis hijos:
Eimy, Annie y Joaquín, gracias por su comprensión y entender que para alcanzar y
luchar por lo que se quiere, se deben cruzar barreras que al final serán éxitos.
A ti:
Gracias por el apoyo, comprensión y dedicación que me has brindado en el transcurso
de la elaboración de mi proyecto.
A mis asesores:
Por el tiempo, dedicación y paciencia en la elaboración de esta tesis
Y por tener FÉ y ser católica, gracias mi Dios por brindarme tu mano y cada vez que
me sentía derrotada, siempre he sentido que estás ahí para alentarme.
VIII
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA
TEMA: ¨MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA RECUPERACIÓN DE
CARTERA EN UNA UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA¨
Autor: Mery Ruby Rugel Ortiz
Tutor: Ing. Rodrigo Alarcón A. MAE
Resumen
La investigación se centra en la cartera vencida de las cuentas por cobrar de una unidad
educativa privada para ello el objetivo trazado y por el que se guio toda la investigación es
Disponer de un manual de procedimientos que contribuya a la recuperación de las Cuentas por
Cobrar en la unidad educativa privada de modo que permita aplicar las normativas de control interno
de manera eficiente. Para ello se trabajó con una población de 107 personas que integran el personal
que tiene que ver con la situación de pago de los estudiantes, donde se pudo evidenciar la dificultad
que existe con la cancelación de las pensiones lo que ha traído como consecuencia que aumente el
porcentaje de morosidad y por consiguiente falta de liquidez en la caja al no poder ser cobradas.
Con el presente trabajo de investifación se pretende lograr que cambie las politicas de
trabajo e implementar nuevos cambios para que los trabajadores de esa área obtengan una
capacitación oportuna y demostrar a los directivos que mediante esta implementación del
manual de procedimientos se logre disminuir la cartera vencida de la empresa.
Palabras Claves
Cuentas por Cobrar, Pensiones, Manual de Procedimientos
IX
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA
TOPIC: ¨PROCEDURES MANUAL FOR PURSE RECOVERY IN A PRIVATE
ACADEMIC INSTITUTION¨
Author: Mery Ruby Rugel Ortiz
Tutor: Ing. Rodrigo Alarcón A. MAE
Abstract
The investigation focuses on the past due portfolio of accounts receivable from a private
educational unit. For this purpose, the objective outlined and which guided all the research
is to have a procedures manual that contributes to the recovery of Accounts Receivable
in the private educational unit in a way that allows the internal control regulations to be
applied efficiently. For this, we worked with a population of 107 people that integrate the
staff that has to do with the payment situation of the students, where it was possible to
demonstrate the difficulty that exists with the cancellation of the pensions which has
brought as a consequence that the percentage of delinquency and therefore lack of
liquidity in the box as they can not be charged. The purpose of this research work is to
change work policies and implement new changes so that workers in this area obtain
timely training and demonstrate to managers that through this implementation of the
procedures manual it is possible to reduce the past due loan portfolio the company.
Keywords
Accounts Receivable, Pensions, Procedures Manual
X
Índice de Contenido
Certificación del tutor ..................................................................................................... III
DEDICATORIA ............................................................................................................. VI
AGRADECIMIENTOS ................................................................................................. VII
Resumen ....................................................................................................................... VIII
Abstract ........................................................................................................................... IX
CAPÍTULO I .................................................................................................................... 2
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ......................................................................... 2
1.1 Antecedentes del problema ..................................................................................... 2
1.2 Planteamiento del problema ................................................................................... 4
GRÁFICO No. 1 ÁRBOL DEL PROBLEMA ................................................................. 8
1.3- Formulación del problema ................................................................................. 8
1.3.1- Sistematización del problema ............................................................................. 8
1.4- Planteamiento de las hipótesis de investigación ................................................ 9
1.5- Objetivo General ............................................................................................... 9
1.5.1- Objetivos Específicos ..................................................................................... 9
1.6- Justificación de la investigación ........................................................................ 9
Justificación teórica ...................................................................................................... 9
Justificación Práctica .............................................................................................. 10
Justificación Metodológica ..................................................................................... 10
1.7- Viabilidad del estudio ...................................................................................... 11
XI
CAPÍTULO 2 .................................................................................................................. 13
MARCO REFERENCIAL .............................................................................................. 13
2.1 Marco Teórico ...................................................................................................... 13
Representación esquemática de los manuales de procedimientos .............................. 34
2.2 Cuentas por Cobrar ............................................................................................... 40
2.3 Marco Contextual ................................................................................................. 50
2.3 Marco Conceptual ................................................................................................. 59
CAPÍTULO 3 .................................................................................................................. 66
METODOLOGÍA ........................................................................................................... 66
3.1 Tipo de investigación ............................................................................................ 66
3.2 Métodos y técnicas de investigación .................................................................... 66
3.3 Instrumentos de investigación .............................................................................. 68
3.4 Población y Muestra ............................................................................................. 68
CAPÍTULO 4 .................................................................................................................. 81
PROPUESTA ................................................................................................................. 81
4.1 Título de la propuesta ........................................................................................... 81
4.2 Justificación .............................................................................................................. 81
4.3 Fundamentación .................................................................................................... 82
4.6 Objetivos de la propuesta ...................................................................................... 83
4.7 Políticas ................................................................................................................. 92
4.8 Descripción de la propuesta ............................................................................. 93
XII
CONCLUSIONES .......................................................... ¡Error! Marcador no definido.
RECOMENDACIONES ................................................. ¡Error! Marcador no definido.
Bibliografía ................................................................................................................... 106
Linkografía ................................................................................................................... 112
XIII
Índice de Tablas
Tabla No. 1 Operacionalización de Variables ................................................................ 12
tabla No. 2 Población de la Unidad Educativa Privada ................................................. 68
Tabla No. 3 Conocimiento acerca del trabajo con las cuentas por Cobrar ..................... 70
Tabla No. 4 Conocimiento sobre los procesos de créditos y cobranzas que se llevan a cabo
en la institución ............................................................................................................... 71
Tabla No. 5 Control sobre las Cuentas por Cobrar vencidas .......................................... 72
Tabla No. 6 Disposición de un reporte sobre antigüedad de los saldos vencidos .......... 73
Tabla No. 7 Reporte, en tiempo establecido sobre las cuentas vencidas ........................ 74
Tabla No. 8 Reporte, en tiempo establecido sobre las cuentas vencidas ........................ 75
Tabla No. 9 Necesidad del diseño de políticas de créditos y cobranzas ......................... 76
Tabla No. 10 Implementación de normativas de control interno en la unidad educativa77
Tabla No. 11 Conocimiento acerca de sus funciones como trabajador del departamento de
Colecturía ....................................................................................................................... 78
Tabla No. 12 Necesidad de la creación de un manual de procedimientos...................... 79
Tabla No. 11 Identificación del cargo de Gerente General ............................................ 84
Tabla No. 12 Identificación del cargo de Rectora .......................................................... 85
Tabla No. 13 Identificación del cargo de Vicerrectora ................................................... 86
Tabla No. 14 Identificación del cargo de Secretaría ....................................................... 87
Tabla No. 15 Identificación del cargo de Contabilidad .................................................. 88
Tabla No. 16 Identificación del cargo de Contabilidad .................................................. 89
Tabla No. 17 Identificación del cargo de Tutores .......................................................... 90
Tabla No. 18 Identificación del cargo de Profesor ......................................................... 91
Tabla No. 19 Identificación del cargo de Servicio y Mantenimiento ............................. 92
XIV
Índice de figuras
FiguraNo. 1 Sistema de base de datos Visual School ..................................................... 55
FiguraNo. 2 Sistema de base de datos Visual School .................................................... 55
FiguraNo. 3 Sistema de base de datos Visual School .................................................... 56
FiguraNo. 4 Sistema de base de datos Visual School .................................................... 56
FiguraNo. 5 Estado de cuentas arrojado por la base de datos Visual School ................ 56
FiguraNo. 6 Estado de cuentas de los estudiantes arrojado por la base de datos Visual
School ............................................................................................................................. 57
1
INTRODUCCIÓN
Con esta investigación se busca la creación de un Manual de procedimientos para la
recuperación de la cartera vencida de una Unidad Educativa privada, ubicada en la ciudad
de Guayaquil, debido a la grave problemática que existe con las Cuentas por Cobrar en
dicha institución, para ello se aplicarán técnicas investigativas como la encuesta de base
estructurada, lo cual permitió a la autora determinar el problema existente.
El primer capítulo está compuesto por el planteamiento del problema y la formulación
del objetivo general junto con los específicos, la hipótesis, las variables con la
Operacionalización de las mismas.
En el segundo capítulo se trabajó el marco teórico de la investigación exponiendo las
tesis donde se trataron investigaciones que hicieron alusión a la temático objeto de
estudio, así como el marco legal y conceptual.
El tercer capítulo está conformado por el marco metodológico y la tabulación de la
información, donde se expusieron los instrumentos y técnicas de investigación, así como
la población y la muestra.
En el capítulo cuatro se realiza la presentación de la propuesta, de acuerdo a los
resultados obtenidos y por último las conclusiones y recomendaciones de acuerdo al
objetivo general y especifico trazados desde el inicio de la investigación.
2
CAPÍTULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1 Antecedentes del problema
Para la realización de esta investigación, la autora realizó una exhaustiva investigación
bibliográfica en el repositorio de la universidad, páginas de internet; las cuales sirvieron
de base para la propuesta.
Una de las tesis revisadas es la perteneciente a (Rodríguez, 2017), la cual se titula:
Diseñar Políticas De Crédito y Cobranzas Para El Comercial “Hnos. Moran González” la
cual se planteó como objetivo: diseñar las políticas de créditos y cobranzas para mejorar
las finanzas de dicha empresa ubicada del Cantón Lomas de Sargentillo en el año 2017.
Para poder cumplimentar con el objetivo propuesto los autores se plantearon la siguiente
estrategia: se estableció una guía de normas y parámetros para el otorgamiento de créditos
y gestión de cobros, con la revisión de la memoria escrita se pudo observar que en todo
el trayecto de la investigación se le dio cumplimiento al objetivo. Para criterio de la autora
las políticas de créditos y cobranzas se pueden desarrollar en la medida a los resultados
del análisis que se realizó para la identificación de las necesidades del departamento
objeto de estudio, de igual manera se recomienda la elaboración de una guía de normas y
parámetros para el otorgamiento de créditos y gestión de cobros, y así se regulará la
cartera de clientes con el fin de mejorar las actividades del negocio.
En la tesis titulada: Propuesta de mejora en el proceso de cobranzas de la compañía
NORELCO S.A. para prevenir la cartera vencida, de las autoras (Muentes, 2017) las
cuales se trazan el objetivo de: Proponer mejoras en el proceso de cobranzas para sí evitar
el aumento de la misma, por lo que realizan una mejora en el proceso de cobranzas, a
criterio de la autora este trabajo es práctico ya que mediante su propuesta se podrá
3
prevenir el aumento de una cartera vencida en la empresa donde se realiza la
investigación. La metodología aplicada fue la correcta ya que emplearon métodos y
técnicas adecuadas para llegar al problema y así buscarle la solución efectiva a las
políticas de cobranzas y la correcta asignación de funciones al personal de este
departamento.
En la Universidad Técnica de Ambato, se realizó una tesis titulada: La Gestión de
Crédito y Cobranza y la Cartera Vencida en Importadora Alvarado Vasconez Cía. Ltda.
(Montesdeoca, 2015), la cual se presentó como objetivo determinar si los mecanismos de
la Gestión de Crédito y Cobranza se relacionan con la Cartera Vencida en dicha empresa.
A criterio de la autora de la investigación en la memoria escrita se realizó un exhaustivo
trabajo de campo, para así obtener los datos necesarios desde la fuente primaria, para el
análisis de la situación actual se aplicaron métodos de investigación como encuestas y
entrevistas, así como la observación y examen de la documentación existente, mediante
la misma se pudo definir de forma concreta cómo es que se debe actuar en cada uno de
los inconvenientes que se pueden ocasionar en cada uno de los ámbitos, aunque se acota
que se debe poner especial atención a los créditos a corto plazo y la ejecución de las
carteras vencidas.
En el artículo Cartera de Créditos y Cobranzas y su Impacto en la Liquidez y
Rentabilidad de la Empresa Medic&Services S.A. su autora (Rivera, 2018) se plantea
como objetivo: Examinar la morosidad de la cartera de créditos y cobranzas, aplicando
tratamiento de la información de antigüedad de clientes e indicadores financieros, para
esto se realiza una investigación de campo y documental, mediante la aplicación de
entrevistas y observación, las que sirvieron de apoyo para el desarrollo de la investigación
y así poder gestionar y recuperar la cartera vencida, para mejorar los ingresos de la
empresa, y por supuesto ayudar a que se mejore la liquidez y rentabilidad de la empresa.
4
Ya que con un eficiente control de los documentos de morosidad de la cartera de créditos
y cobranzas, se permitirá mejorar la liquidez y la rentabilidad de la entidad, lo que podrá
incidir de forma positiva en la toma de decisiones de la empresa.
1.2 Planteamiento del problema
En los últimos años las finanzas han evolucionado de manera notable como respuesta a
la escasez de recursos con que cuentan los administradores para llevar a cabo las
operaciones de la empresa, siendo el capital de trabajo uno de sus recursos más importantes
al cual debe poner atención y buscar maximizar su aprovechamiento, y el cual está muy
relacionado con las partidas del activo circulante y el pasivo circulante, principalmente el
efectivo, el inventario, las cuentas por pagar y por cobrar.
A nivel mundial existen problemas de financiamiento con las Cuentas por Cobrar, por
lo que son frecuentes los cambios en las leyes y los decretos que han sido creados para este
asunto en particular. La demora en los pagos, en muchas ocasiones, por parte de los clientes,
trae consigo los altos índices de cartera vencida y las rotaciones deficientes.
En una empresa las Cuentas por Cobrar se suscitan, por la realización de ventas a crédito,
donde se estipula un tiempo determinado de pago, dependiendo de las políticas de crédito
que sustente la empresa, bajo las condiciones que se determinen, para de esta manera honrar
las obligaciones contraídas. Es por esto que todas las empresas le brindan especial atención
a la solvencia de su capital de trabajo y por ende al comportamiento de su estructura, puesto
que dentro de la misma se encuentran incluidas las Cuentas por Cobrar, por lo que se hace
de vital importancia el control del aumento indebido de las Cuentas por Cobrar, ya que
afectan de forma directa la solvencia financiera de las instituciones educativas privadas.
En los momentos actuales, se vive una crisis mediática provocada en gran medida por las
ventas y prestación de servicios a crédito, por consiguiente debe registrarse las Cuentas por
Cobrar. Actualmente las empresas ofrecen, dentro de sus servicios, el pago a crédito, pues
5
desde el punto de vista del empresario las instituciones educativas enfrentan un riesgo
variable por la morosidad o la falta de pago, por lo que si se realiza un análisis profundo se
puede detectar que en muchas entidades del ámbito y/o sector educativo, existe un alto
porcentaje de retrasos en el pago, las que se convierten, en muchas ocasiones en cuentas
incobrables debido a sus ventas generales.
En el Ecuador, las instituciones educativas privadas, están supeditadas al control,
aprobación y supervisión del Ministerio de Educación, por lo cual se encuentran en la
obligación de cumplir con las directrices emanadas por esta entidad, en lo que respecta al
cobro de matrículas y pensiones, sobre todo en Guayaquil, en las instituciones educativas
privadas, existe un déficit en cuanto al manejo de las Cuentas por Cobrar, muchas de ellas
como es el caso del Colegio María Auxiliadora, han tenido que cerrar por no haber tenido
solvencia económica puesto que las deudas fueron en aumento, lo que trajo como
consecuencia el cierre de la misma. El porcentaje de estudiantes que están impagos en los
colegios particulares abarca hasta un 30 %, del total por valor de pensiones según directivos
consultados por Diario EXPRESO, quienes piden al Ministerio de Educación, crear
mecanismos adicionales para facilitar el cobro a los representantes. Según Roberto
Passailaigue, director ejecutivo de Ecomundo, la cartera vencida por mora es de un 40%
por monto del total de las pensiones a recaudar.
Bajo los parámetros de aplicación del presente tema se considera a una unidad educativa
privada, la cual se fundó en el año 2005, con el propósito de ofrecer un servicio educativo
de calidad a los estudiantes de los niveles de educación inicial, preparatorio 1º. EGB, básica
elemental (2º., 3º., y 4º.) básica media (5º.,6º., y 7º.) Básica superior (8º., 9º., y 10º.)
bachillerato (1º.,2º.,3º. BGU). Esta se instituyó con la idea de enseñar y educar bajo normas
militares, la cual ha tenido una aceptación positiva entre las personas, hasta el momento.
En sus inicios se alquilaba un pequeño edificio, ya con el decursar del tiempo y por aumento
6
de su cartera de clientes, pudo trasladarse a su propia instalación, que se encuentra ubicada
en el centro de la ciudad, donde presta sus servicios de excelencia en la actualidad. Sin
embargo de que la empresa cuenta con instalaciones propias y talento humano operativo;
este último no tiene la preparación que se requiere para que el manejo de la institución sea
eficiente, por esta razón en el presente trabajo de investigación, se describirá a continuación
la problemática existente en la misma:
En la empresa objeto de estudio, se nota que hay una deficiente en el departamento de
colecturía, gestión administrativa y financiera de la empresa que no está generando la
satisfacción que se espera en los clientes ni internos ni externos, porque se nota un proceso
burocrático en la aplicación de las actividades administrativas, esta debilidad producida por
las políticas educativas respecto al derecho a la educación, causan limitaciones a la gestión
de cobranza y de esta manera ocasiona la morosidad de la cuenta por cobrar (pensiones) y
por ende produce la afectación de liquidez operativa y dentro de la institución(Código de
la Niñez y Adolescencia , 2003) (Art.37. El derecho a la educación)
Otra de las causas es que la empresa no tiene una estructura organizacional racionalizada
que permita definir las funciones de cada unidad administrativa, los niveles jerárquicos,
principios organizacionales y niveles de autoridad y responsabilidad. (Norma Técnica de
Control Interno 200-04). El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que
se desarrollan las operaciones y actividades, se establecen los objetivos y determinan la
probabilidad de ocurrencia de los riesgos. Igualmente tiene relación con el comportamiento
de los sistemas de información y con las actividades de monitoreo. Toda empresa que posea
un adecuado ambiente de control determinará a tiempo la probabilidad de algún riesgo y
por ende se tomarán medidas para, en el caso de las Cuentas por Cobrar estas no se excedan
y la institución caiga en una situación de desfase financiero.
7
Sobre la inexistencia de personal capacitado para manejar el área de cartera, de manera
eficiente, eficaz y con oportunidad en las operaciones que permitan recuperar valores
pendientes por obligaciones contraídas con terceros, o bien el registro de valores pendientes
que se registran las cuentas por cobrar (Norma Técnica de Control Interno 407-01)
En la Unidad Educativa Privada tomando como objeto de estudio, por el volumen de
trabajo y la capacidad operativa de las personas, se dificulta la capacitación técnica del
funcionario, esto por la ausencia o la limitada contratación de personal, sin tener en cuenta
que necesitan capacitarse para mejorar su desempeño laboral y poder ser evaluados con
algún indicador de gestión.
En cuanto a la inexistencia de una información para manejar la cartera a terceros, se
concluye, que como objetivo principal para la operatividad de la institución, ésta debe
contar con un flujo de efectivo razonable y acorde a la gestión educativa, la cual tiene como
fin comparar históricamente las inversiones y ganancias, de manera que se pueda tener una
idea de la rentabilidad de la empresa. Para la autora de la investigación, cuando no existe
un correcto flujo de efectivo en la institución esta no puede cumplir con las obligaciones
pendientes contraídas con terceros, lo que hace que se eleven sus Cuentas por Pagar, es así
que se manifiesta negativamente la aplicación del flujo de efectivo en su afectación directa.
(NEC 3- Estado de Flujo de Efectivo),
Esta problemática se puede describir a través de una pregunta que permita experimentar
los resultados que se obtengan de la investigación; así:
8
GRÁFICO No. 1 ÁRBOL DEL PROBLEMA
1.3- Formulación del problema
¿Qué beneficio obtendrá la empresa con la creación de un manual de procedimientos
para recuperación de cartera?
1.3.1- Sistematización del problema
1. ¿Qué deficiencias existen en la gestión administrativa y financiera de la
empresa?
2. ¿Cómo superar las falencias que registra el personal que maneja el área de
cartera?
3. ¿Qué gestión se debe realizar para disponer de una estructura organizacional
racionalizada?
4. ¿Qué instrumento administrativo permitirá gestionar el control interno en el área
de cartera de manera eficiente?
9
1.4- Planteamiento de las hipótesis de investigación
Si se dispone de un Manual de procedimiento que permita recuperar la cartera en una
unidad educativa privada, solo entonces se lograría una mejor gestión en los Activos
Corrientes de la institucion.
Variable Independiente:
Manual de procedimientos.
Variable Dependiente:
Gestión de las Cuentas por Cobrar
1.5- Objetivo General
Disponer de un manual de procedimientos que contribuya a la recuperación de las Cuentas por
Cobrar en la unidad educativa privada de modo que permita aplicar las normativas de control interno
de manera eficiente.
1.5.1- Objetivos Específicos
1. Realizar un diagnóstico en el departamento de colecturía para establecer la
cartera vencida existente.
2. Realizar una evaluación de desempeño y un plan de capacitación que permita
preparar al personal de manera técnica y eficiente.
3. Crear la estructura organizacional de tal manera que se definan con claridad las
funciones en cada unidad administrativa
4. Elaborar un manual de procedimientos para el manejo del área de cartera
1.6- Justificación de la investigación
Justificación teórica
En cualquier unidad educativa privada, las Cuentas por Cobrar gozan de gran
importancia, ya que las mismas se manifiestan de las ventas o servicios a crédito, por lo
10
que se debe estipular un tiempo determinado de pago bajo estrictas condiciones para que
se pueda tener un mayor flujo de efectivo y así realizar a tiempo el pago de obligaciones.
Es por ello que el Control Interno de las mismas ayudan a realizar sus procesos
administrativos de una forma ordenada, ya que es lo correcto que su cobro se haga efectivo
en el tiempo estipulado en el documento y cumpliendo con las políticas internas de
aplicación de crédito, para que así no se originen problemas financieros que afecten la
liquidez de la empresa. Con este trabajo de investigación es contribuir al logro de los
beneficios que aspiran los directivos o dueños de este tipo de instituciones.
Justificación Práctica
Con el presente trabajo de investigación se pretende demostrar la necesidad que debe
ser cubierta en toda institución cuya naturaleza es poner en práctica sistemas de enseñanza
educativa partiendo desde los niveles de educación inicial hasta bachillerato. Para lo cual
es imprecindible que exista una estructura organizacional racionalizada que permita
establecer niveles de autoridad y comunicación con un orden de jerarquía; asi mismo se
requiere una definición de funciones en cada unidad administrativa, las mismas que para
su cumplimiento eficaz deben seguir lineamientos orientados a las políticas establecidas
por la institución y con el propósito de obtimizar los procesos, es impresindible disponer
de manueles de procedimientos que permitan cumplir las actividades con eficiencia,
eficacia y efectividad.
Justificación Metodológica
La investigación se realiza con el propósito de lograr un resultado teóricamente válido,
por lo cual la misma funciona como un soporte conceptual que maneja la manera en la que
se aplican los procesos investigativos. Para la aplicación de este trabajo se aplicarán
herramientas que accedan obtener datos claves relacionados con la búsqueda de resultados
que permitan viabilizar una solución factible a la problemática planteada, para el efecto se
11
recurrirán a métodos de investigación que ayudarán diagnosticar el escenario con objeto de
investigación, técnicas especiales que recopilen datos orientados a descubrir las
debilidades, fortaleza, amenaza y oportunidades, lo cual exigirá la aplicación de entrevistas
y encuestas y su aplicación se realizara mediante la elaboración de un cuestionario con
preguntas que tengan cobertura hacia el objetivo previamente establecido.
1.7- Viabilidad del estudio
El presente trabajo se desarrolla en el año 2018 y se realiza con el fin de que sea
implementada por la unidad educativa privada en el departamento de colecturía que no
dispone de un manual de procedimientos para recupar las cuentas por cobrar.
Campo de acción: Créditos y Cobranzas
Área: Departamento de Colecturía
Aspecto: Recuperación de cartera en una unidad educativa privada.
Delimitación espacial: La investigación se realizará en la ciudad de Guayaquil,
provincia Guayas.
Delimitación temporal: Tiempo de ejecución 6 meses.
Delimitación temática: La realización de este trabajo, radica en que no existe
un manual de procedimientos para recuperación de cartera que favorezca el
desempeño de la gestión administrativa financiera en unidad educativa privada.
1.8- Operacionalización de las variables
12
Tabla No. 1 Operacionalización de Variables
Variable Definición
Conceptual
Definición
Operativa
Dimensiones Indicadores Items o preguntas Instru-
mentos
Técnicas
Variable
Independiente
: Manual de
procedimientos
.
El manual de
procedimientos es un
componente del
sistema de control
interno, el cual se crea
para obtener una
información detallada,
ordenada, sistemática e
integral que contiene
todas las instrucciones.
(Gómez, 2018)
Sirve de guía y
orientación
para que los
directivos de
una
organización
puedan tomar
decisiones
oportundas.
La inexistencia de
un manual de
procedimientos.
Definición
Características
Tipos
Desarrollo
1.¿Tiene conocimientos usted
sobre la existencia de un
manual de procedimientos en
la entidad?
2. ¿Se hace necesario contar
con un manual de
procedimientos para el control
interno de las cuentas por
cobrar?
Encuesta
Encuesta
Cuestionario
Cuestionario
Variable
Dependiente:
Gestión de las
Cuentas por
Cobrar
Donde se registran los
aumentos y las
disminuciones
derivados de la venta
de conceptos distintos a
mercancías o
prestación de servicios,
única y exclusivamente
a crédito documentado
(títulos de crédito,
letras de cambio y
pagarés) a favor de la
empresa. (Fernández,
2015)
Ejecutar la
recuperación
de la cartera
vencida
aplicando
metodos y
técnicas
viables
Gestión incorrecta
de las Cuentas por
Cobrar.
Definición
Características
Naturaleza
Lugar que
ocupa en el
clasificador de
cuentas.
1. ¿Tiene usted
conocimiento de a
cuánto ascienden sus
cuentas por cobrar?
2. ¿No existe un modelo
por el que se pueda
llevar un control de
las Cuentas por
Cobrar?
Encuesta
Encuesta
Cuestionario
Cuestionario
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CAPÍTULO 2
MARCO REFERENCIAL
La presente investigación se realiza en el departamento de Colecturía de una Unidad
Educativa privada, en ella se analizan las Cuentas por Cobrar de esta entidad y la
importancia que gozan las mismas en el flujo de efectivo. Puesto que las irregularidades
con esta cuenta tienen su origen en factores externos, es aquí donde proviene la necesidad
de que la empresa busque alternativas concretas para la eliminación de las situaciones
que lo impide.
2.1 Marco Teórico
Todo organismo social entidad pública, privada u organismo no gubernamentales
(ONG); legalmente constituidas se deben regir por una estructura organizacional basada en
principios que permitan determinar los niveles de autoridad, los grados jerárquicos, las
líneas de comunicación así como la delegación de funciones, este modelo obliga a que los
conocimientos impregnados por Henry Fayol en su obra ¨Administración General ¨, están
vigentes y desde su edición hasta la actualidad han contribuido a una administración eficaz
basada en normas de general aplicación.
Una organización se crea con el objetivo de manejar recursos materiales, financieros,
humanos y de organización, para así poder mostrar la forma en que la administración se
encuentra debidamente organizada y cómo su principal autoridad se puede trasladar a través
de la organización, mediante sus ejecutivos.
La estructura organizacional es fundamental para cada empresa, pues mediante ella se
puede definir la jerarquía dentro de una entidad, mediante ella se puede identificar
claramente los puestos de trabajo, la función que este cumple y mediante ella puede
gestionar sus recursos esenciales para su expansión.
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Son varios los autores que han tratado la temática de la estructura organizacional, entre
ellos: (Franklin, 2009), la define como: “(…) división ordenada y sistemática de sus
unidades de trabajo con base en el objeto de su creación traducido y concretado en
estrategias” (pág. 124).
De igual manera (Friend, 2010), propone que: “Es un sistema utilizado para definir una
jerarquía dentro de una organización” (pág 3).
(Rojas, 2016), la cual lo define como: “(…) la división de todas las actividades de una
empresa que se agrupan para formar áreas o departamentos, estableciendo autoridades, que
a través de la organización y coordinación buscan alcanzar objetivos” (pág. 3)
Para la autora estos conceptos se encuentran bien elaborados y estructurados, tratando
la temática en cuestión; pero se acoge al ofrecido por Franklin, puesto que el mismo trata
la estructuración de la empresa, de acuerdo a su estilo y en dependencia de sus objetivos,
su entorno y los medios a su disposición. Mediante la estructura de la misma se puede
prescribir el modo de operar y qué objetivos podrá alcanzar a largo plazo.
Es por lo mencionado anteriormente, que la autora de la investigación afirma que
mediante la estructura organizacional de la empresa, se puede definir con claridad las
responsabilidades de cada cual y sus funciones de acuerdo al lugar que ocupe dentro de la
misma y al departamento al que pertenezca. Sin tener en cuenta las características de las
empresas, se puede aseverar que el primer paso para su constitución es la puesta en marcha
de una estructura organizacional, para así identificar las actividades que le corresponden a
cada uno de los trabajadores
Cuando se crea una estructura organizacional y ésta se lleva de forma adecuada a la
práctica, las empresas comienzan a ver resultados positivos en su forma de trabajar, para
ello (Franklin, 2009) ratifica sobre la utilidad de la misma de la siguiente forma:
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Proporciona una imagen formal de la organización
Facilita el conocimiento de una organización, así como de sus relaciones de
jerarquía y coordinación
Representa un elemento técnico valioso para el análisis organizacional
Constituye una fuente autorizada de consulta (p. 124).
Mediante una estructura organizacional bien fundamentada la empresa puede mostrar
una imagen de formalidad y competitiva delante de sus potenciales clientes, lo que trae
consigo que pueda potenciar su ejercicio económico; los trabajadores están bien ubicados,
en sus responsabilidades y funciones, así como en el lugar que ocupa cada uno en la
entidad. De igual manera sirve para realizar consultas acerca de cómo se encuentra
formada la empresa y su forma de operar de acuerdo a lo que se dedique.
A criterio de la autora, toda estructura organizacional pretende establecer un sistema
de actividades que deben realizar los empleados de una determinada institución para
poder trabajar en conjunto y con calidad, lograr las metas planificadas por los directivos
de la institución tratando de viabilizar, se dispone con una serie de elementos, entre los
que se encuentran:
El geográfico que es como está estructurada la organización y las empresas
que se encuentren cercanas para así tenerlas en cuenta en la planificación,
ya que, a mayores empresas, es necesario trabajar con mayor eficiencia.
Otro de los elementos con los que cuenta es el número de empleados,
puesto que según el número de empleados así serán las capas con las que
cuente la gestión para poder funcionar de manera eficiente, y se debe tener
en cuenta que así vaya creciendo la empresa, su estructura organizacional
debe ser tan elástica que le pueda dar cabida a los nuevos empleados. Otro
elemento fundamental es la evolución del producto, ya que al comienzo de
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su creación solo podrá producir una pequeña línea de sus productos, ya
cuando esta va creciendo, también se va intensificando la necesidad de
crear nuevos departamentos para el desarrollo y función de la misma.
Mediante el control se busca aumentar la calidad de sus productos por lo
que las medidas a tomar deben ser mucho más estrictas, sobre todo si se
dedican a la fabricación de productos de alta tecnología. (Root, 2018, págs.
21-22)
Si la empresa tuviese su estructura organizacional definida, se puede afirmar que ya
tiene logrado parte de su trabajo, pues mediante los mismos, busca una situación cómoda
y de emprendimiento para la entidad, puesto todos se relacionan entre sí por lo que pueden
funcionar como sistema organizacional.
Proceso administrativo
Todo movimiento realizado por las empresas, debe estar completamente permeado por
un proceso administrativo, el cual cuente con políticas, reglas y actividades propias de la
empresa. Esta terminología es definida por (Ballester, 2015) como: “(…) una serie o una
secuencia de actos regidos por un conjunto de reglas, políticas y/o actividades establecidas
en una empresa u organización, con la finalidad de potenciar la eficiencia, consistencia y
contabilidad de sus recursos humanos, técnicos y materiales”. (pág. 21).
El mismo se da como una serie de pasos y actividades que cuentan con planeación,
organización, dirección y control, las cuales tienen el objetivo de lograr un
aprovechamiento de los recursos humanos, técnicos y materiales, con los que debe contar
la organización para así poder cumplir con los objetivos propuestos.
Mediante la aplicación del proceso administrativo en las empresas, se busca el
cumplimiento de sus metas y así poder satisfacer las necesidades de la misma, es por todo
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esto que se hace necesario la mancuerna entre administradores y gerentes para el
cumplimiento de las mismas.
El proceso administrativo está compuesto por 2 fases, las cuales son mencionadas por
(Díaz, 2015) de la siguiente forma:
FASES MECÁNICA:
Previsión: ¿Qué puede hacerse?
Implica la idea de anticipación en cuanto a los acontecimientos y situaciones.
Planeación: ¿Qué voy a hacer?
Determinar que vamos a hacer antes de realizarlo, consiste en fijar el curso
concreto de acción derivada de la etapa de previsión.
Organización: ¿Cómo se va hacer?
Se encarga de que en su estructura se adecue hacia sus objetivos, recursos,
procesos y medio ambiente.
FASES DINÁMICA:
Integración: ¿Con quién? Y ¿con que?
Consiste en obtener y articular los elementos materiales y humanos que la
organización y la planeación señalan para el adecuado funcionamiento de un
organismo social.
Dirección: ¿Vigilar que se haga?
Es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva
de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador.
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Control: ¿Cómo se hizo?
Es asegurarse que los objetivos se alcancen de acuerdo al plan establecido,
con la posibilidad de ajustar esas normas y objetivos, en pocas palabras medir
y evaluar.
Mediante estas fases del proceso administrativo, cada una compuesta por sus
elementos, se busca asegurar que mediante ellas los empresarios puedan cumplir con los
objetivos propuestos, de acuerdo al plan establecido. De igual manera mediante las
mismas se pueden ajustar las normas y objetivos de acuerdo a las necesidades de la
empresa y así poder medir y evaluar las tareas programadas.
Toda estructura organizacional posee sus ventajas y desventajas, las cuales si hacen
posible y organizado el trabajo en una entidad, también tienen algunas desventajas, que
en muchas ocasiones pueden llegar hasta a retardar el trabajo en las empresas, para ello
(Gillikin, 2018) las menciona a continuación:
Ventajas:
Agrupación de especialistas que aumenta la coordinación que aumenta la
coordinación y el control
Toma de decisiones Toma de decisiones centralizada que mejora perspectiva
organizada entre las funciones
Uso eficiente del talento directivo y técnico
Facilitación de la trayectoria de la carrera y desarrollo profesional en áreas
especializadas
Desventajas
Diferencias en la orientación del área funcional que impiden la comunicación y
la coordinación
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Tendencia de los especialistas a desarrollar perspectivas a corto plazo y una
orientación funcional estrecha
Conflictos de áreas funcionales pueden sobrecargar a los que toman las
decisiones de alto nivel
Dificultad de establecer estándares de rendimiento (págs. 34-35)
Como se puede observar, dentro de las ventajas está la agrupación de los especialistas,
los cuales buscan un objetivo común y ponen la mirada en un mismo sitio, evitando
contradicciones entre ellos. El mismo los ayuda a tomar decisiones centralizadas que los
lleve a un fin común, de igual manera ayuda a que el talento de la empresa se explote de
manera adecuada entre los directivos, puesto que se trata de hacer una observación sobre
el desempeño de cada uno.
En la investigación de la unidad educativa objeto de estudio no aplica, en el caso de
las entidades que no tienen una estructura racionalizada efectivamente hay una dificultad
de establecer estándares de rendimiento porque no están normados los procesos.
La puesta en práctica de una adecuada estructura organizacional, recae en que ayuda a
la alta gerencia en la tipificación del talento humano que necesitará ser añadido para el
manejo de la misma, mediante la cual se puede asegurar la existencia de suficientes
recursos humanos laborando en la entidad, para así lograr los objetivos propuestos en el
plan de la compañía. Por supuesto que también recae sobre las responsabilidades, las
cuales se encuentran definidas con claridad, ya que cada uno de los empleados tendrá una
descripción de sus obligaciones dentro de la entidad y el lugar que ocupan dentro de la
empresa.
Para (Franklin, 2009), existen criterios los cuales no deben obviarse en el momento de
elaboración de una estructura organizacional:
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Precisión: En el organigrama deben definirse con exactitud todas las unidades
administrativas y sus interrelaciones.
Sencillez: Debe ser muy simple, para que se comprenda fácilmente. Para ello, se
recomienda no complicarlo con trazos innecesarios o una nomenclatura compleja
o poco clara.
Uniformidad: Para facilitar su interpretación conviene homogeneizar las líneas y
fi guras que se utilicen en su diseño.
Presentación: En gran medida, su funcionalidad depende de su formato y
estructura; por ello, en su preparación deben considerarse criterios técnicos y de
servicio, en función de su objetivo.
Vigencia: Para conservar su vigencia el organigrama debe mantenerse
actualizado. Cuando se elabora es recomendable que en el margen inferior derecho
de la gráfica se anote el nombre de la unidad responsable de prepararlo y la fecha
de autorización y actualización.
Estos criterios se deben tener en cuenta a la hora de la elaboración de su estructura
organizacional, ya que mediante ellos se puede lograr que la misma cumplirá con los
requisitos utilizados y sobre todo se logrará que la misma sea factible para la hora de ser
interpretada por otras personas.
Una empresa mal estructurada, puede encontrarse con plazos críticos los cuales es
imposible cumplir porque existe insuficiencia en los recursos humanos dentro de los
departamentos, por lo que imposibilita la repartición y realización de una tarea
determinada, puesto que no existe claridad ni en quién dirige la actividad.
Mediante una estructura organizacional bien planteada es que se puede crear una
división del trabajo acorde a los miembros del equipo, la cual facilitará la utilización de
las capacidades o aptitudes de los talentos para así alcanzar los objetivos planteados por
21
la entidad. La necesidad de la creación de una estructura organizacional viene fuertemente
unida a la importancia de establecer las tareas objetivas de cada uno de los miembros para
lograr este propósito es imprescindible disponer de herramientas administrativas que
faciliten la operatividad de los procesos en los diferentes niveles y uno de ellos es un
grupo de manuales administrativos los cuales pueden ser de diferente naturaleza
Manual:
Los manuales son muy utilizados en la cotidianeidad de las organizaciones legalmente
constituidas, puesto que ellos sirven de guía y orientación para la realización de los
procesos. La palabra posee varias acepciones entre la que se encuentra la ofrecida por la
Real Academia de la Lengua Española (Española, 2016):
“Libro en el que los comerciantes anotaban en borrador las partidas de cargo o data” (pág.
58), ya desde épocas anteriores el manual era visto como una guía donde se podía
anotar todo lo concerniente a un negocio o actividad.
Si se ve la palabra desde el área administrativa es definida por (Guerra, 2013) de la
siguiente manera: “(…) es un documento formal donde se concentra información y
que está al alcance del personal” (pág.12), puesto que el mismo sirve para recopilar
información sobre los puestos de trabajo de la empresa y la manera en que deben
realizarse estas actividades para llegar a los objetivos que persigue la empresa.
Es el conjunto de documentos técnicas específica, políticas, reglas, procedimientos,
información general para orientar las actividades de las instituciones para lo cual se
establecen los procedimientos necesarios y correctos en una organización que facilita
las actividades administrativas.
Importancia de los manuales:
Para (Sifuentes, 2015), la importancia de los manuales radica en que:
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Son importantes porque permiten instruir analizar, objetivos,
funciones, procedimientos, normas para determinar con mayor
eficiencia el trabajo a realizarse y sirve como instrumento de
trabajo al ingreso de los bienes y diferentes tipos de funciones que
realizan con el fin de orientar a los responsables de su ejecución en
el desarrollo de sus actividades (pág. 34)
Todo manual de funciones debe cumplir con una serie de objetivos, para su correcta
aplicación dentro de una entidad, (Murat, 2016), los enumera a continuación:
Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones,
procedimientos, etc.
Contribuir a la ejecución correcta de las labores asignadas
Propiciar la uniformidad en el trabajo
Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso
Determinar la responsabilidad por fallas y errores
Uniformar los criterios y conocimientos en el área de la organización, en
concordancia con la misión, visión y objetivos de la dirección de la misma
(págs. 23,24)
Con la ejecución de estos objetivos se busca la preparación del personal sobre el
trabajo en la empresa y la capacitación del mismo, para así no caer en incumplimientos
innecesarios. De igual manera sirve como guía para el desarrollo de los nuevos
empleados y su adaptación a los nuevos puestos de trabajo. Con estos objetivos se
tiene como fin que la empresa marche por camino seguro en el accionar diario y pueda
obtener el resultado esperado.
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Tipos de manuales:
Existen diversos tipos de manuales, entre los que se encuentran los nombrados por
(Lazo, 2013):
Manual de organización
Manual de políticas
Manual de procedimientos
Manual del empleado (págs. 34)
De este grupo de manuales, si bien es cierto todos son importantes, pero para el
presente trabajo de investigación se da énfasis en el manual de procedimiento.
Manual de Organización
El contenido de estos manuales radica en los antecedentes, la legislación, atribuciones,
la estructura orgánica, el organigrama, misión y las funciones organizacionales. En el caso
de que se haya realizado para un área específica llevará implícito la descripción del puesto
de trabajo con sus funciones, deberes y derechos del trabajador.
Manual de Políticas
En este manual se recogen las normas y guías básicas que les servirán a los trabajadores
como marcos de actuación para la ejecución de acciones, el diseño e implementación de
estrategias en una determinada empresa.
Manual de procedimientos
Mediante un manual de procedimientos las personas que lo utilicen tienen una idea
clara sobre las actividades que les corresponde a cada uno de los empleados dentro de su
puesto de trabajo y las maneras en que estas deben ser realizadas, para así poder cumplir
de forma eficiente con las tareas asignadas.
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El mismo es definido por (Riquelme, 2016) de la siguiente manera: “(…) documento
que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las
funciones de una unidad administrativa” (pág. 12)
Manual del empleado
También conocido como reglamento de los empleados, este manual se encarga de portar
información sobre las condiciones de trabajo, la organización y el control del personal que
labora en la entidad, así como los lineamientos que evalúan el análisis y la valuación de
puestos de trabajo y el reclutamiento y la selección y las relaciones interpersonales de los
empleados.
Importancia:
Los manuales de procedimientos son de suma importancia para las empresas, puesto
que en ellos se describe paso a paso las actividades que permitan cumplir un proceso en
orden secuencial, lo cual facilita a su vez aplicar parámetros de medición, facilitando la
determinación de los costos de cada tarea si fuera necesario conocer el costo de un
proceso. En toda organización, se hace cada vez más necesario su preparación, el cual se
encarga de facilitar el trabajo de la entidad para de esta manera poder orientar a los
empleados acerca del contenido y las buenas prácticas de determinado puesto laboral.
Sobre la temática objeto de estudio, (Franklin, 2009) expresa que sirve como: “(…)
medio de comunicación, armonización de registros y transmisión en forma sistemática y
ordenada tanto los datos e información brindada como antecedentes, objetivos,
legislación, estructura, sistemas, políticas, procesos, procedimientos, etc” (pág. 298), de
esta manera, como expresa el autor, se pueden implementar nuevos lineamientos los
cuales serán necesarios para que toda persona que ocupe determinado puesto de trabajo
pueda desempeñarse de forma eficiente.
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Su principal función radica en que es visto como una herramienta administrativa en el
ámbito empresarial puesto que facilita la operatividad de los departamentos de la empresa,
otra de sus propósitos es que puede realizar un seguimiento secuencial a las actividades
de cada puesto de trabajo para el que ha sido creado, la autora de la investigación afirma
que el mismo goza de gran importancia, ya que facilita la delegación de autoridad y
asignación de responsabilidades dentro del orden jerárquico de los departamentos.
Ventajas del manual de procedimientos:
Todo manual de procedimientos aporta gran utilidad a las empresas, puesto que
organiza las funciones que debe desempeñar cada uno de los trabajadores en su puesto de
trabajo, al respecto (Burrows, 2016) enumera las siguientes ventajas:
Proporciona información acorde al funcionamiento interno por lo que corresponde
a la descripción de tareas y funciones de los responsables del procedimiento.
Sirve para el análisis de los procedimientos de un sistema.
Establecer un sistema de información.
Determinar de forma sencilla las responsabilidades.
Aumentar la eficiencia de los empleados, indicado lo que deben hacer y cómo
deben hacerlo. (pág.9)
Desventajas
Así como existen ventajas que respaldan la implementación y desarrollo de los
manuales de procedimientos, también existen desventajas, las cuales según (Cesías, 2018)
obstaculizan el buen funcionamiento de la entidad, entre las que se encuentran:
Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un
manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
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Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo, y laborioso preparar un
manual y conservarlo al día.
Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
(p,12)
A criterio de la autora de la memoria escrita, estas desventajas obstaculicen el buen
desarrollo empresarial, ya muchas empresas pequeñas tienen la falsa concepción de que
solamente son aplicables a empresas grandes, donde existe un mayor número de
empleados, sin tener en cuenta que el mismo es factible para todas sin importar el número
de personas que en ella trabajen. Para la elaboración y puesta en práctica de un manual,
lo primero que debe tenerse es pleno dominio del puesto de trabajo y las funciones del
mismo, para así orientar acertadamente a las personas que hagan uso del mismo. El
manual de procedimientos no es un instrumento rígido ya que la persona que ocupe el
puesto de trabajo para el cual fue diseñado, puede incluirle algún acápite que crea
necesario para el buen funcionamiento del puesto de trabajo.
Con la existencia de una manual de procedimientos, tanto la empresa como los
trabajadores gozarán de gran beneficio, ya que mediante el mismo todo empleado tendrá
conocimiento sobre las tareas y funciones que debe de cumplir dentro de la entidad, así
como la responsabilidad que recae sobre el en cuestiones laborales.
Estos manuales van dirigidos a todos los funcionarios de la empresa en general,
principalmente las áreas administrativas, la que pueden intervenir en cualquier fase del
procedimiento y principalmente para los trabajadores que son los encargados de poner en
práctica el manual.
Para la elaboración de un manual de procedimientos, la responsabilidad recae sobre un
grupo de personas que serán los encargados de conducir las acciones, según (Franklin,
2009) se debe:
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Designarse a un coordinador general, auxiliado por un equipo técnico
integrado por líderes de proyecto, asistentes y analistas, que dirija su
diseño, implementación y actualización. De esta manera se logra
homogeneidad en el contenido y presentación de la información. El
equipo técnico debe estar integrado por personas con un buen manejo de
las relaciones humanas y que conozca perfectamente los objetivos,
estructura, funciones, procesos y personal de la organización. Para este
tipo de trabajo se tiene que designar a las personas con los conocimientos
y la experiencia necesarios para llevarlo a cabo. Por la naturaleza de sus
funciones puede encomendársele al titular de la unidad de mejoramiento
administrativo (en caso de contar con este mecanismo). Asimismo, es
posible contratar los servicios de consultores externos (Págs.264-265)
Aunque la creación de un manual de procedimientos en las empresas es algo necesario
y obligatorio, existen causas que dan pie a la elaboración del mismo, (Bigelow, 2017)
expone que entre las causas que se pueden presentar se encuentran el servicio al
consumidor, que en muchas ocasiones llega a convertirse en dificultoso por no tener los
procedimientos correctos por donde guiarse para el intercambio. Dentro de las relaciones
con los empleados se realiza con el fin de buscar un código de relaciones entre los
empleados de la empresa. Otra de las principales causas es la eficiencia y control, puesto
que los procedimientos ahorran dinero a la empresa.
Todo manual de procedimientos bien utilizado, es una herramienta fundamental dentro
de la organización empresarial, puesto que la estructura administrativa adquiere forma
gracias a que en el manual se encuentran los lineamientos de la entidad para su correcto
funcionamiento.
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Descripción narrativa del manual
Para la elaboración de los manuales de procedimientos se requieren una serie de tareas,
todas de mucha precisión, puesto que existen datos que deben asentarse con la mayor
exactitud y objetividad posible, para así no confundir a las personas que deben consultar
el manual.
Para la realización de un manual de procedimientos se debe tener en cuenta como
primer punto, cómo se comienza la realización del mismo, por lo que según (Franklin,
2009), se deben identificar los siguientes aspectos:
Logotipo de la organización.
Nombre de la organización.
Denominación y extensión del manual (general o específico). Si corresponde a
una unidad en particular, debe anotarse el nombre de ésta.
Lugar y fecha de elaboración.
Numeración de páginas.
Sustitución de páginas (actualización de información).
Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
Clave del formulario; en primer término se deben escribir las siglas de la
organización; en segundo, las de la unidad administrativa responsable de elaborar
o utilizar la forma; en tercero, el número consecutivo del formulario y, en cuarto,
el año. Para leerla con facilidad, entre las siglas y los números debe colocarse un
punto, un guion o una diagonal, v. gr., ONU.DSI.002.09 (corresponde a
Organización de las Naciones Unidas; Dirección General de Información;
formulario número 2, y año 2009.
Sobre la interrogante de cómo se desarrollará el manual, (Franklin, 2009) expone que:
en el prólogo, se hará referencia a la introducción o ambos el prólogo es la presentación
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que hace del manual alguna autoridad de la organización, preferentemente del más alto
nivel jerárquico. La introducción es una exposición de lo que es el manual, su estructura,
propósitos, ámbito de aplicación y necesidad de mantenerlo vigente (pág. 255).
Muchos estudiosos de la temática se preguntan qué es lo que se hace en el manual de
procedimientos, para eso (Franklin, 2009) explica los pasos que llevarán ya lo que llevará
en lo que es el cuerpo del trabajo:
Índice: Es la relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del
documento.
Contenido: Lista de los procedimientos que integran el contenido del manual. En
el caso de un manual general debe incluir todos los procedimientos de la
organización; en el caso de un manual específico, sólo los procedimientos de un
área o unidad administrativa. En particular, cada procedimiento debe contener la
información siguiente:
Objetivo: Explicar el propósito que se pretende cumplir con el procedimiento.
Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos: Esfera de acción que
cubre el procedimiento.
Responsables: Área, unidad administrativa o puesto que tiene a su cargo la
preparación, aplicación o ambas cosas del procedimiento.
Políticas o normas de operación: Criterios o líneas de acción que se formulan de
manera explícita para orientar y facilitar el desahogo de las operaciones que llevan
a cabo las distintas instancias que participan en el procedimiento.
Concepto: Palabras, términos de carácter técnico o formatos que se emplean en
el procedimiento cuyo significado o referencia, por su grado de especialización,
debe anotarse para hacer más accesible la consulta del manual.
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Procedimiento (descripción de las operaciones): Presentación por escrito, en
forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un
procedimiento, para lo cual se anota el número de operación, el nombre de las
áreas responsables de llevarlas a cabo y, en la descripción, explicar en qué
consiste, cómo, dónde y con qué se llevan a cabo. Cuando la descripción del
procedimiento es general y comprende varias áreas, debe anotarse la unidad
administrativa que tiene a su cargo cada operación; si se trata de una descripción
detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto
responsable de cada operación. (pág. 257)
El personal encargado de la elaboración del manual de procedimientos, según (Palma,
2015) son las unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos
en cualquiera de sus fases (pág. 18) en otras palabras son los encargados de las áreas
implicadas en la elaboración y trabajo del manual de procedimientos.
Los manuales de procedimientos se elaboran con la finalidad de brindar a los
empleados información acerca de su puesto de trabajo, políticas a seguir y así hacer
mucho más fácil el desempeño laboral de ellos.
Las personas que tengan bajo su responsabilidad la elaboración de un manual,
primeramente, deben concretar y precisar su universo de trabajo, para así poder actuar de
la forma más correcta posible en cuanto a la delimitación de las tareas y las necesidades
de la organización. Así mismo se debe hacer un estudio preliminar para conocer a fondo
los procesos de la entidad y las funciones de la misma, para así poder especificar la
estrategia mediante la cual se va guiando el trabajo de la empresa y cómo se realizarán
los proyectos de esta y las herramientas que se necesitarán para la misma. Con estos datos
ya se va teniendo una idea sobre lo que se quiere lograr y las alternativas que se deben
tomar para su cumplimiento.
31
Para su elaboración se debe contar con fuentes de información que hacen referencia a
otras instituciones, así como a las áreas de trabajo, documentos, personas y mecanismos
de información, de los cuales se pueden adquirir datos importantes para la investigación.
Según (Romero, 2017) la importancia de un manual de procedimientos radica en que:
Estandarizar conocimientos: El contar con un manual de procedimientos,
permite a una empresa estandarizar sus conocimientos para todo el personal.
Sobre todo, es importante, ya que el producto y servicio entregado a los
clientes será siempre el mismo, sin importar quien lo elabore. Es importante
no solo documentar los procesos, sino capacitar al personal para lograr que
se cumpla lo que está escrito.
Permite consultar información: También el consultar información en el
manual de procesos, permitirá que tus colaboradores se familiaricen con el
manual y lo empezarán a utilizar con más frecuencia. Recuerda también, que
los procesos deben ir actualizándose de acuerdo a los reglamentos y medidas
impuestos por el gobierno, no se debe hacer un manual de procesos y dejarlo
para siempre. Las nuevas tecnologías, exigencias de los clientes,
requerimientos de gerencia, nos van dando la apertura a hacer cambios a
nuestro manual. Por lo que es importante que, a la hora de consultar la
información, tus empleados conozcan que están manejando la última versión
del manual.
Facilidad para capacitar: Es más fácil capacitar al personal cuando tienes
un manual de procedimientos actualizado. Esto te permitirá que los nuevos
colaboradores, empiecen leyendo el manual y se enamoren de la cultura de
tu negocio.
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Permite la apertura a la mejora continua: La mejora continua se
construye por medio de: encuestas de satisfacción, resultados de auditoría,
requerimientos de alta gerencia, etc. También por el aporte de cada uno de
los empleados que “opera” el proceso, al simplificar las actividades. (Págs.
12 y 14)
A criterio de la autora, con un manual de procedimientos estandarizado, los
trabajadores podrán tener conocimientos sobre las posibles fallas que se presenten en la
empresa y qué procesos se deben de seguir para la nueva puesta en práctica. Algunos
autores recomiendan que el manual de procedimientos esté compuesto, en caso de
necesitarlo de dibujos que puedan ilustrar lo que se quiere lograr. Con la ayuda del manual
no será necesario realizar consultas a superiores delante de los clientes, puesto que con su
implementación se documentarán las actividades y a los trabajadores les será de gran
ayuda para consultas en cuestiones laborales.
Los manuales de procedimientos deben ser utilizados por todas las empresas sin
importar del sector al que pertenezcan y ya sean pequeñas o grandes. Con la puesta en
práctica se llega a eliminar el estrés causado por las jornadas laborales y las personas que
lo apliquen correctamente llegan a elevar su cultura organizacional en cuanto al temático
objeto de estudio.
Objetivos del manual de procedimientos
Los manuales de procedimientos cumplen una serie de objetivos, los cuales (Pelaez,
2010), menciona a continuación:
Determinar las actividades que se deben realizar dentro de la Empresa para
la consecución de los Objetivos para los cuales fue creada y a su vez
detectar cuáles se requieren implementar, modificar o desechar tomando
33
como base de análisis las actividades de los puestos creados para la
consecución de dicho objetivo
Definir si es que no existe la estructura organizacional de la empresa de
acuerdo a los puestos existentes y/o en su caso validar la importancia
estructural del puesto para definir de manera eficiente la reestructura
organizacional pertinente a fin de mejorar la productividad y reducir cargas
financieras para la Empresa.
Validar de acuerdo a las actividades realizadas por el personal si el puesto
justifica su existencia dentro de la estructura organizacional, si está
correctamente definido en cuanto a cargas de trabajo (número de plazas),
especialización y responsabilidad.
Mejorar la productividad de la Empresa mediante el análisis de la forma
en que se realizan las operaciones (tareas o autorizaciones), tiempos y
movimientos, necesidades de capacitación o desarrollo de habilidades,
buscando en todo momento eficaz o modificar las actividades del puesto
para la consecución de mejorar la productividad.
Mediante estos objetivos se persiguen mantener la misión para la que fue creada la
empresa, y tener una meta clara de lo que se quiere como entidad. De igual manera se
puede reestructurar la organización de la entidad en cuanto a la importancia de cada uno
de los puestos y para los que estos fueron creados, lo que traería utilidades para la
institución. Así mismo permite tener certeza si los puestos creados son los correctos y si
las personas que ocupan los mismos están debidamente capacitados para ocuparlos, con
unos objetivos bien planteados la empresa puede solventar a tiempo las dificultades
encontradas, para así poder solucionar mediante las capacitaciones necesarias en el
tiempo justo.
34
Representación esquemática de los manuales de procedimientos
Para efectos de trasladar un manual de procedimientos en forma resumida y
esquemática se hace uso de gráficos especiales para representar los mismos pases
descritos en la narrativa.
Estos diagramas son muy utilizados en la práctica empresarial y permiten avizorar de
una sola mirada la secuencia de todos los pasos que se deben seguir en un proceso puesto
que muchas veces esta representación puede caber en una sola página o en pocas páginas
lo que es muy útil para los funcionarios de alto nivel quienes no disponen de mucho
tiempo para hacer un análisis, evaluar alternativas y tomar decisiones, ya que actualmente
debido a que está en la practica el proceso de globalización las decisiones se deben tomar
en tiempo real para enfrentar a la competencia.
Como complemento de la narrativa de los procesos se desarrolló una técnica que
incluye el flujo gramas que consistían en representar de manera gráfica los
procedimientos y para lo cual se requería el conocimiento de ciertos tipos de gráficos que
fueron creados por la ASME. American Society of Mechanical Engineers (Sociedad
Americana de Ingenieros Mecánicos)
En la primera etapa que se representaban los diagramas de flujo se utilizaba una
simbología especial que estaba conformada por 5 letras OTIDA cuyo significado se
expresa a continuación.
O = Operación, y se entendía que era todo movimiento que se realizaba como parte
del proceso, registrar, golpear, cortar, contar monedas, pagar, etc.
T = Transporte, significaba que todas las opciones generaban un resultado que
habían que trasladarlo a otro sitio para continuar su ejecución tal como mover documentos
de un escritorio a otro, llevar carga de una bodega al área de proceso, etc.
35
I = Inspección, determina que todas las actividades que se realizaban debían ser
vigiladas para que su rendimiento sea eficiente y se optimicen sus resultados
D = Deposito provisional o espera, esto incluye todos los espacios de tiempo que
el proceso se detuvo por alguna circunstancia sea como parte del proceso en sí o por algún
caso fortuito,
Ejemplo: cambio de guardia del personal en una fábrica, inicio de nueva etapa de
proceso, incendios, terremotos, accidentes laborales.
A = Almacenamiento permanente, significa que todos los resultados de un proceso
sea bienes o servicios de alguna manera tenían que ser almacenados hasta su
comercialización o entrega a los usuarios.
Para la representación de los diagramas con esta simbología había formatos
prediseñados que permitían o facilitaban su uso, como se puede observar:
Con el avance tecnológico y dominio de la gestión empresarial surgió otra
organización que oriento la aplicación de los diagramas de flujo también a la gestión
empresarial. Se hace esta aclaración porque inicialmente en la primera etapa los
programas solo fueron orientados al área industrial con la simbología OTIDA; mientras
que en la gestión moderna se consideró necesario aplicar la diagramación esquemática de
36
su procedimientos también a la gestión operativa pero utilizando una simbología que
permita su aplicación no solamente al área industrial sino al área de gestión administrativa
para lo cual la organización creó otros símbolos más fáciles de entender, pero igual, para
su aplicación se debe conocer su significado, los mismos se describen a continuación:
Para representar los procesos aplicados en las empresas de servicio, la American National
Standards Institute de Norteamérica (ANSI), propuso una nueva simbología, para la
elaboración de diagramas de flujo o flujogramas, que han sido ampliamente reconocidos
por el sector empresarial de todo el mundo, estos se describen a continuación:
Gestión
La gestión transita por un amplio listado de actividades que realizan las persona,
aunque siempre se va a ver enfocada en la eficiente utilización de los recursos de las
entidades, siempre buscando que estos puedan ser maximizados.
Al respecto, (Huergo, 2014, pág. 2), lo define como: “Conjunto de operaciones que se
realizan para dirigir y administrar un negocio o una empresa”. La gestión es dirigida por
37
agentes económicos, que son especialistas en la toma de decisiones, la cual tenga como
consecuencia el comprometer recursos que por lo general son escasos. Es por todo esto
que el papel de la gerencia, en muchas ocasiones, es el trabajo hacia una planificación
acertada, para así responder a las necesidades de la organización.
Modelos de Gestión
Antes de comenzar hablar sobre los modelos de gestión, la autora ha considerado
realizar un análisis etimológico de la palabra, por lo que la Real Academia de la Lengua
(Española, 2016) define la gestión como: “La acción y a la consecuencia de administrar
o gestionar algo”. (pág. 45). Dicho en otras palabras es cuando se realizan diligencias para
que así se posibilite la obtención de una operación comercial, para lo que se necesita
contar con una buena administración capaz de gobernar, ordenar y organizar una
determinada situación.
En la actualidad, existe una tendencia a que tanto empresas privadas como públicas,
adopten modelos de gestión mediante los cuales se guiarán para mejorar de forma
continua los productos y servicios que ofrecen, en su artículo Los modelos actuales de
gestión. En las organizaciones. Gestión del talento, gestión del Conocimiento y gestión
por competencias (Tejada, 2016) la define como: “(…) un esquema o marco de referencia
para la administración de una entidad” (p.5). Todo modelo de gestión le sirve, a quienes
lo utilizan, como una guía por dónde ejecutar determinada labor de acuerdo a las
especificaciones de cada puesto de trabajo.
Para la puesta en práctica de un modelo de gestión, no tiene que ver el tamaño de la
empresa, ya que todas ellas están llamadas a aplicar estrategias y medidas que les ayuden
en el cumplimiento de sus objetivos, para eso debe cumplir con los aspectos mencionados
por (Salazar, 2017), los cuales menciona a continuación: “De tipo financiero, logístico,
de recursos humanos, en relación con los servicios o con el marketing”. (pág.12) los
38
aspectos antes mencionados deben ser aplicados por todas las entidades que posean un
modelo de gestión el cual es el encargado de dirigir el trabajo de las empresas de acuerdo
a las características de la misma.
En su tesis de grado, presentada para optar por el título de Administrador de Empresas
(Gómez, 2013), afirma que: “(…) cada empresa u organización posee características que
las distinguen de las demás, pero también muchos factores que les permiten establecer
mecanismos similares de gestión a ser implementados por los equipos directivos”. (p.26)
en consonancia con lo planteado por la autora los modelos de gestión deben poseer las
características propias de la empresa, puesto que no todas son iguales, y por ende aunque
trate la misma temática cada empresa ve las cosas desde su propia perspectiva y visión,
atendiendo a las particularidades de cada una de ellas.
El modelo de gestión, si se aplica correctamente dentro de la empresa, será un
instrumento sustancial para el proceso administrativo de los servicios prestados, ayuda a
comprender las dimensiones más importantes de la empresa, y traza pautas de
comparación con las demás organizaciones e instaura el intercambio de experiencias con
otras empresas, aspecto muy significativo para que se puedan apropiar de nuevos
conocimientos.
Como toda obra humana, que es perfectible, los modelos de gestión cuentan con
ventajas y desventajas, los cuales propone (Beltrán, 2018) mediante un cuadro
comparativo:
Entre las ventajas de los modelos de gestión se encuentra que estos están amparados
por la ley, en el caso de las unidades educativas por Reglamento General a la Ley
Orgánica de Educación Intercultural, ya que refiere en su artículo 194 sobre que el
ejercicio de la misma será regulado en el modelo de gestión que así lo requiera (Ministerio
de Educación, 2016, pág. 96)
39
Como mismo es una fuente de aprendizaje dentro de cualquier empresa, este también
tiene desventajas, que es por lo que muchas empresas se resisten a la aplicación de una
modelo de gestión, uno de sus principales detrimentos es que no permite cambios en su
estructura, algo que se hace bastante incomodo puesto que no se le puede incorporar
ningún cambio. Muchos trabajadores que utilizan un modelo de gestión en el desempeño
de sus funciones se sienten sujetos a este por lo que no pueden proponer ni realizar nuevas
ideas en su puesto de trabajo. De igual manera no se cuenta con los trabajadores para la
elaboración del modelo, puesto que en muchas ocasiones este se pone en manos de
personas que no conocen a fondo la dinámica del trabajo.
Para que un modelo de gestión genere resultados favorables, es necesario que el
proceso administrativo que se ha implementado en la empresa sea ejecutado de forma
sistemática, para que de esta forma sea la administración la encargada de ejecutar las
actividades que integran el proceso administrativo.
Proceso de Gestión
El proceso de gestión se encarga de aportar herramientas con las que se trabaja para
mejorar y poder rediseñar el sistema de trabajo, para así poder hacerlo más eficiente y
acorde a las necesidades de los clientes.
Según (García, 2015) define al proceso de gestión como: “(…) el conjunto de acciones,
transacciones decisiones que la organización lleva a cabo para alcanzar los objetivos
propuestos (fijados en el proceso de planeamiento) y que se concretan en los resultados”
Esta es una forma de organización, muy diferente de las teorías clásicas, en la que la
primera prioridad es la visión del cliente sobre las actividades que realiza la organización.
Los procesos se gestionan de un modo estructurado y su mejora se basa en la misma
mejora de la misma organización.
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Se debe tener en cuenta que estos procesos son realizados por las personas, por lo que
se debe tener en cuenta y no perder de vista las relaciones con los proveedores y con los
clientes.
Este es uno de los principios de la gestión de calidad, la importancia del mismo radica
en los resultados alcanzados, los cuales brindan eficiencia a las actividades y los recursos
que se gestionan como un proceso.
Gestión de las cuentas por cobrar
Cuando existe una correcta administración mediante la gestión de las cuentas por
cobrar, la administración del capital de trabajo, es la clave fundamental en las
organizaciones pues la misma tiene impactos en la rentabilidad, liquidez y riesgo.
La Gestión de las Cuentas por Cobrar según (Pinilla, 2008) tiene por objeto: “(…)
coordinar los elementos de una empresa para maximizar el patrimonio y reducir el riesgo
de una crisis de liquidez y ventas, mediante el manejo óptimo de variables como políticas
de crédito”
Para poder darle cumplimiento a este objetivo, se hace necesario que exista una
administración eficiente en cuanto al Capital de Trabajo, el cual está compuesto por
recursos los cuales requiere la empresa para así poder operar.
2.2 Cuentas por Cobrar
En cualquier empresa las Cuentas por Cobrar juegan un papel muy importante, ya que
mediante las mismas, porque les ofrecen a los suscriptores el derecho de exigir a terceros
el pago de sus deudas, siempre y cuando estas estén documentadas. Estas son definidas
como: “(…) conjunto de derechos que posee una empresa sobre terceras personas
naturales y/o jurídicas pendientes de cobro a una determinada fecha” (Cuartas, 2015, pág.
34).
41
Las mismas componen el crédito que la empresa puede ofrecer a sus clientes, mediante
una cuenta abierta en el curso ordinario de su negocio, mediante el intercambio de bienes
o servicios.
Estas cuentas se pueden clasificar en corto plazo, que son aquellas cuya disponibilidad
es inmediata, mientras que a largo plazo estas pueden ser canceladas en un tiempo mayor
a un año. Las que son a corto plazo se deben presentar en el Estado de Situación Financiera
de la entidad y las de a largo plazo se presentarán fuera del activo no corriente.
Elementos de las cuentas por cobrar
Como elemento fundamental de las Cuentas por Cobrar se encuentra el Capital de
Trabajo, que específicamente dentro de una unidad educativa este se encuentra formado
por los docentes que trabajan en la institución, fuerza laboral fundamental. Razón por la
cual para las unidades educativas es primordial las Cuentas por Cobrar, ya que van a
representar los derechos exigibles que posee la entidad por los servicios educativos que
brinda a crédito.
Estas se pueden clasificar en tres grupos según el jefe de colecturía de una unidad
educativa, estos son:
1. Cuentas por Cobrar a Clientes: Estos serán los valores estipulados por la Junta
Distrital de Pensiones y Matrículas (Distrito 09D03 Resolución Actual 46509D3),
la cual:
Según el tercer inciso del artículo 56 de la Ley Orgánica dispone que las
instituciones educativas particulares están autorizadas a cobrar pensiones
y matriculas de conformidad con la Ley y los reglamentos que, para el
efecto, dicte la Autoridad Educativa Nacional, en concordancia con lo
previsto en el artículo 57 de la misma ley, en el literal a), que reconoce
42
como un derecho de las instituciones educativas particulares cobrar
pensiones y matrículas de conformidad con el reglamento que emita la
Autoridad Educativa Nacional (Pág. 19)
2. Cuentas por Cobrar a funcionarios y empleados: Se utiliza cuando los empleados
o funcionarios quedan de acuerdo con la Unidad Educativa por concepto de
anticipos de sueldos, pensiones de los hijos, entre otros.
3. Otras Cuentas por Cobrar: Estas surgen por circunstancias como puede ser algún
daño o pérdida
Estas son las maneras en que la cuenta se desarrolla dentro de una empresa, de acuerdo
al trabajo realizado en la misma, en el caso de una unidad educativa solamente no se ven
como Cuentas por Cobrar las deudas de los clientes por concepto de pensión, sino también
préstamos y anticipos realizados por los trabajadores a los cuales se les descontará de su
salario. Así mismo son unas de las más importantes dentro del ámbito financiero, ya que
contribuyen a la definición del capital de trabajo y por consiguiente a la solvencia
económica de la institución.
Importancia de las Cuentas por Cobrar
Las Cuentas por Cobrar representan el dinero de la empresa que se encuentra en manos
de los clientes y cuanto se haga para que ese dinero regrese a la entidad, se podrá utilizar
para beneficios de la misma institución. Es por eso que la capacidad de manejar de forma
eficaz este recurso, será la vía segura para el éxito financiero de los negocios.
Estas son de gran importancia para las empresas, puesto que como bien explica (Cabo,
2016): “(…) el activo más líquido después del efectivo en una entidad de carácter
económico” (pág. 6). Estas representan las ventas o la prestación de algún tipo de servicio,
el cual se recuperará en dinero mediante cuotas, las cuales serán convenidas entre la
empresa y sus clientes.
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En una unidad educativa las Cuentas por Cobrar son muy importantes, puesto que
reflejan en el Balance General, el cobro del servicio que esta brinda, ya que en la misma
existen clientes que no pagan sus obligaciones en el tiempo establecido, por lo que deben
pasar a contabilizarse como cuentas incobrables. Estas cuentas de pensiones y matrículas
representan los derechos cobrados a los clientes activos de una unidad educativa privada.
Para que exista una adecuada gestión de las Cuentas por Cobrar, según (Carrera, 2015)
existen tres pasos, los cuales son esenciales para este tipo de ejercicios, entre los que se
encuentran:
Cuentas por Cobrar –Facturación de Productos y Servicios: Administra y
gestiona todas las instancias asociadas al proceso comercial. Genera información de
gestión, impuestos y de control relacionado con los clientes.
Facturación y Seguimiento de Contratos: Administra procesos de facturación
automáticos con una frecuencia periódica (alquileres, mantenimiento, etc.)
Gestión de Cobranzas Facilita la gestión y el seguimiento de las cobranzas:
Toda transacción registrada en Cuentas a Cobrar, Facturación de productos y servicios,
Facturación de contratos y Tesorería es recuperada por este módulo para apoyar la gestión
de la cartera de cobranzas (págs. 45,46)
Todos estos pasos forman parte de un proceso donde no pueden ser obviados, puesto
que uno depende del otro que van desde la facturación de productos y servicios, hasta la
gestión de cobranzas, por lo que desde el principio en que se pretende realizar la venta del
bien o servicio, ya se va teniendo una idea de quién es el cliente y su capacidad de pago.
Cobranza
Mediante la cobranza se hace efectiva la percepción de un pago, por una compra
realizada o la prestación de algún servicio, para la realización de la misma, puede ser
44
emprendida por la misma empresa, que es la interesada al recibir el pago. Este trámite es
realizado por medio del departamento de cobranzas, igual se le puede encomendar este
proceso a alguna institución que se dedique a esta tarea.
La misma es definida por (Calderón, 2016) como: “Proceso de la gestión de cobro o
aceptación de documentos comerciales o financieros de acuerdo con los términos y
condiciones del girador”. Este es uno de los medios que se utiliza internacionalmente para
el pago, principalmente en exportaciones e importaciones, sobre todo se utiliza cuando el
vendedor tiene confianza en el comprador y su cumplimiento.
Las personas que se dediquen a la cobranza deben poseer cualidades como la honestidad
y la integridad, debe saber llegar al cliente, para que se pueda realizar el cobro de una forma
rápida y sin malos entendidos entre ambas partes.
El departamento de cobranza debe trabajar conjuntamente con otros departamentos
como es el de contabilidad, ya que este último es el encargado de enviarle los informes
con la cuentas por cobrar vencidas, para así poder cumplir con este propósito a tiempo.
De igual manera debe estar en sintonía con el departamento financiero para así poder
tener noción de los cobros que se han realizado y con el departamento de ventas para tener
idea aproximada sobre el monto de las ventas que se han realizado a crédito.
Modelo de cobranza
Para los administradores toda gestión de cobranza es una situación incómoda, puesto
que no es solamente manejar con detalle lo que se adeuda, también es poseer claridad sobre
a quién se va a cobrar y qué mecanismos utilizar para la recuperación de esos valores,
dentro de la empresa esta es una de las tareas más importantes.
Para esto (Coronas, 2009) explica que se debe realizar una carta de recordatorio, la cual
debe cumplir los siguientes requisitos:
45
Es importante el tono de la misiva; cordial al principio, más severo y asertivo después.
Usa expresiones claras, precisas y directas. Huye de las ambigüedades y apoya tu
argumentación en alguna ley. El moroso debe percibir desde el primer momento tu firme
compromiso con el cobro de la deuda. Y no olvides incluir en el escrito la cantidad
adeudada, datos de contacto y formas de pago.
En estos tipos de carta no se aceptan frases sumisas, puesto que el cobrador está en su
derecho y es la otra persona la que está incumpliendo con el acuerdo de pago en el tiempo
establecido.
Se debe explicar que si estas personas no pagan en el tiempo establecido, se procederá
aplicar lo que son los intereses por mora, y se menciona la ley que ampara a la empresa que
está cobrando en caso de que esta persona se niegue rotundamente a pagar lo que debe.
En el caso de que esta persona no cumpla con el pago establecido por este medio,
Electrónico, en el Asunto pondremos: Incidencia en el cobro. Al ser un primer
entonces se procederá a enviarle otra carta, donde según (Coronas, 2009), esta debe
contener:
Se alude a la comunicación previa y se les apremia a realizar el pago en un plazo
determinado. Si la comunicación se realiza por correo comunicación, no podemos
presuponer que estamos ante un impago o ante un retraso intencionado. Así que, para
evitar susceptibilidades, apelaremos al término neutro de “incidencias”.
Si el departamento de cobranzas está compuesto por varias personas, es conveniente
que se vaya subiendo de categoría, en cuanto a la persona que firma la carta, para así hacer
ver la urgencia del asunto.
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Importancia de la Cobranza
La cobranza es uno de los mecanismos más importantes para el buen funcionamiento
y continuidad de las empresas en el mercado, sin tener en cuenta la actividad comercial a
la que esta se dedique.
Las Cuentas por Cobrar son el indicador de que el producto o servicio que oferta la
empresa tiene una ubicación significativa en el mercado, mediante las ventas a créditos,
por lo que se hace necesario una eficiente gestión de cobranzas, puesto que esta es esencial
para así garantizar la liquidez de la empresa.
Cuando se realiza una efectiva gestión de cobranzas para perseguir la rentabilidad, esto
hace que se sitúe como un mecanismo prioritario en la gestión empresarial, punto muy
importante para la salud financiera de la entidad.
Es fundamental para el departamento de cobranzas el establecimiento de un proceso
para poder recuperar valores, teniendo en cuenta las condiciones puestas por la empresa,
para así poder conservar las buenas relaciones con el deudor, para así poder incrementar
las ventas y mantener la buena imagen de la entidad.
Gestión de cobranzas
Para lograr un cobro de deudas efectivo, la persona dedicada a esta actividad, debe
comenzar con una gestión de cobranzas desde que se cumpla el primer día del
incumplimiento de esta.
Este término es definido por (Cabañares, 2015) de la siguiente manera: “(…) el
desarrollo de actividades y estrategias para alcanzar el cobro de deudas”. Para que esta
acción llegue a buen término se hace necesario que se contacte con el cliente, teniendo en
cuenta el horario, para hacerle saber del incumplimiento de su obligación y poder
ofrecerle opciones para que pueda normalizar su deuda. Esta acción no solo se lleva a
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cabo con los clientes morosos, sino también con los que se encuentran al día para
recordarles el pago correspondiente.
Según (Cabañares, 2015), para que se realice una adecuada gestión del cobro de
deudas, se aconseja:
Su Empresa
Sus Productos
Su Industria
El Flujo Operativo de Negocio
La Tecnología que utilizan para Administrar la Información
Todo gestor de cobro si cumple con el conocimiento de estos cinco puntos y los domina
a la perfección podrá iniciar una gestión de cobranzas exitosa para la empresa. Para
llevarlo a buen término se deben utilizar diversas vías para contactar con estas personas,
entre las que se encuentran: vía telefónica, mensajes de texto, mensajes de voz, correos
electrónicos y las usuales visitas al domicilio de esta persona. Por eso es que se debe
mantener actualizada toda esta información con respecto al cliente.
Aporte de Cobranza
Todo aporte de dinero puede ser material o puede darse en abstracto, el aporte
económico es visto como toda entrada de dinero, de igual manera puede se material como
la aportación que se realice en algún centro educativo para restaurarlo. Se dice que es
abstracto cuando es difícil de cuantificar o medir como puede ser el tiempo que una
persona le dedica a una actividad.
Para (Almagro, 2015) el aporte se puede definir como: “(…) algo que se entrega o se
realiza con el objetivo de ayudar o de contribuir a una causa” El aporte es todo lo que se
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entrega en beneficio de una organización para que esta pueda salir adelante
económicamente.
Aplicaciones de Cobranzas
Con la llegada de la informática se han puesto en práctica software contables los cuales
se ayuda a llevar una base de datos con la que se pueda tener una organización de los
clientes, sus deudas, sus tiempos de mora. Para esto existen tres tipos de usuarios, los
cuales son mencionados, por (Gómez, 2015) de la siguiente manera:
Verificadores: personas que ingresaran datos para la aprobacion de un
financiamiento y puedan capturar fotos y poner una marca en el mapa para que el
entregador y cobrador puedan localizar.
Entregador: debe poder consultar los pedidos a entregar con la descripcion de los
productos a entregar y poder marcarlo como entregado para su contablización de
comision y si no encuentra a nadie a quien entregar debe notificarlo en el aplicativo.
Cobrador: el app debe de consultar todas las cuentas a cobrar del día para que el
cobrador se acerque casa por casa para realizar dicha cobranza. solo se puede cobrar el
monto menor o igual a la cuota. luego el cobrador se dirige al banco para hacer el deposito
de todas sus cobranzas del día y es ahi donde debe descargar su información agrupando
la cobranza del dia colocando el voucher correspondiente a esas operaciones. de acuerdo
a la cobranza se le paga una comisión.
Mediante este sistema se puede obtener un mayor orden en todos los momentos que
se lleva en el proceso de cobranza, así se posee una información organizada y detallada
sobre cada uno de los clientes.
49
Cliente:
La razón de ser de toda empresa son los clientes, para eso es que diariamente se trabaja
y se sacan productos a la venta para satisfacerlos, por eso ((A.M.A.), 2015) lo define de
la siguiente forma: “(…) persona que accede a un producto o servicio a partir de un pago”
(pág. 29) aunque los clientes se tienen como la persona que paga el producto o servicio,
también existen los clientes constantes que son los que acceden al producto de forma
continua, pero igual existen los que lo hacen por una necesidad puntual.
En el mundo del marketing estos clientes se pueden clasificar como los clientes
activos, que son los que compran de forma habitual un producto y acceden de forma
asidua y también están los clientes inactivos que son los que no consumen del producto o
servicio con mucha asiduidad, aunque se puede dar el caso de que estén satisfaciendo sus
necesidades con la competencia.
Los clientes se pueden clasificar en internos y externos, para eso (Pleguesuelos, 2014)
define al cliente interno como: “(…) aquel miembro de la organización, que recibe el
resultado de un proceso anterior” (pág. s/p), esto se lleva a cabo dentro de la misma
empresa, ya que la misma funciona como un sistema por lo que es una red interna de
proveedores y clientes. O sea, el proveedor es quien recibe el producto del trabajo de otra
persona y el cliente es el que le hace llegar el resultado de su trabajo.
El cliente interno está conformado por los empleados de la empresa por lo cual, se
debe tener cuidado en el comportamiento para lograr un clima organizacional equilibrado.
El cliente externo es definido por (Joseph, 2017) como: “Alguien que utiliza tu
empresa de productos o servicios, pero no forma parte de tu organización” (pág. s/p), en
otras palabras, un cliente externo es la persona que viene a consumir ya sea los productos
o servicios ofertados por las empresas. Estos son muy importantes para la entidad pues
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son los encargados de proporcionar el flujo de ingresos mediante las compras realizadas,
que si se sienten satisfechos con lo adquirido puede repetir la compra y recomendar a
terceros.
Base de Datos de Clientes
Algunas empresas fracasan por el desconocimiento de la cantidad de clientes, debido a
que no los tienen registrados en ningún sitio, ni siquiera una base de datos. Muchos de ellos
ven como una destreza llevar toda esa información en su cabeza, sin darse cuenta que esto
no debe ocurrir, puesto que la información no está resguardada en un sitio con los requisitos
que debe cumplir.
Con una adecuada base de datos, se puede generar información que permitan mantener
una constante comunicación con los clientes, con apoyo de servicios telefónicos o correos
electrónicos. Así mismo se pueden desarrollar estrategias para que la publicidad de los
productos o servicios que se comercializan llegue directamente a los clientes, a quienes se
los debe tener catalogados por preferencias, facilidades de pago y se les proporciona
información sobre los nuevos productos o servicios en el mercado.
2.3 Marco Contextual
Antecedentes de la Unidad Educativa
La Unidad Educativa Privada se funda con la constitución de compañía anónima, con
un capital suscrito de $800,00 USD americanos, en la ciudad de Guayaquil a los 15 días
del mes de junio de 2005. La misma se funda con el objetivo de educar a las nuevas
generaciones no solamente en la parte académica, sino en valores humanos que formen a
un profesional con una cultura general integral.
51
El objeto social por el que fue fundada es: a la administración y beneficio de jardín-
escuela-colegio e instituto superior. Su domicilio principal se encuentra en la ciudad de
Guayaquil.
La Unidad Educativa se encuentra equipada con los recursos técnico, económico y
físico; para de esta manera asegurar la eficiencia académica y científica que garantice el
aprendizaje de los futuros bachilleres del país. La administración de la compañía se
encuentra a cargo del presidente que a la vez cumple las funciones de gerente general.
La visión de la Unidad Educativa se encuentra enfocada a como Institución
Educativa pionera en el cumplimiento de los procesos formativos de manera inclusiva e
integra, se agiganta con significativa proyección futura, con excelencia académica y
tecnológica, la aplicación de un currículo innovador, crítico, creativo e investigativo y
con suficiencia en disciplina naval, promoviendo la identidad y rompiendo esquemas para
lograr una acción social de calidad y calidez, guiada por el principio de que EL ÉXITO
CON HONOR ES NUESTRO IDEAL, contribuyendo con eficiencia y eficacia al
desarrollo del país.
La misión recae en que: con el personal directriz y docente, ejecutamos una labor
profesional inspirada en el principio de haber nacido para crecer con dignidad, haciendo
una institución donde se fomenta una educación inclusiva, de calidad con calidez,
fusionada con valores; la solidaridad, honestidad, fe, honor y fundamentos en un modelo
pedagógico socio-cognitivo y humanista que permite potenciar la creatividad, el
desarrollo del pensamiento, la conciencia crítica y el uso de la tecnología para que los
estudiantes se constituyan en líderes propositivos al servicio del mundo competitivo que
les rodea.
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Bajo estos preceptos se creó hace 13 años la Unidad Educativa, los cuales han sido
faro para la educación de estudiantes, los cuales se han graduado con honores, cumpliendo
con lo establecido por la institución.
Oferta:
Los niveles de educación por lo que está compuesta la unidad educativa particular van
desde nivel inicial hasta bachillerato general unificado. Se ofrecen becas a estudiantes de
escasos recursos económicos, hijos de los docentes.
Demanda:
Los estudiantes que conforman la unidad educativa privada pertenecen a una clase
social media o incluyente, en el presente año, ascienden a 1800 estudiantes. Haciendo un
análisis histórico en el año lectivo 2017-2018 se registró 1700 alumnos, por lo que se
establece que hubo un crecimiento anual de 10%, con relación al año anterior y se
establece que ese porcentaje se convierte automáticamente en la demanda potencial
estimada
Estructura Organizacional Actual
53
Cartera:
La Cartera, en términos contables es definida por (Díaz H. , 2006), como: “Las deudas
que los clientes tienen con nuestra empresa, y están originadas en las ventas que se hacen
a crédito” (pág. 41). Son todas las obligaciones de cobro que tiene la empresa con terceros,
en por concepto de ventas ya sea de servicios o bienes, estas ventas ya pueden ser
documentadas, cuando se utiliza una Letra de Cambio o un Pagaré o puede solamente ser
un compromiso de palabra.
Riesgo del manejo de cartera:
Toda nueva inversión se debe considerar teniendo una perspectiva sobre sus efectos
sobre el riesgo y el rendimiento de una cartera de activos. Este riesgo de cartera es
definido por (Naupari, 2015) de la siguiente manera: “Son las posibilidades de que se
obtenga el retorno, beneficio o ganancia que se espera” (pág. 9). Toda inversión que se
realiza admite un riesgo y cuanto más se piensa ganar, mayor es el riesgo que se está
corriendo en estas situaciones, este viene junto con la inversión ya que es la posibilidad
que se tiene de ganar o perder en un negocio determinado. En el caso de las unidades
educativas cuando los clientes llevan tiempo sin pagar las pensiones de sus representados,
se está cayendo en el riesgo de poder cobrar ese dinero o no, ya que si el mismo se ampara
en la Ley de la Niñez y la Adolescencia este se encuentra amparado de no pagar y poder
trasladar a su hijo a un colegio fiscal.
Responsables del manejo de cartera:
Entre los responsables del manejo de cartera, se encuentran: Subgerente Financiero,
Jefe de Cartera, Oficina Jurídica, Tesorería, Contabilidad, Presupuesto, Facturación,
Auditoría de Cuentas
54
Base de datos:
El término base de datos en muy utilizado dentro del mundo de la informática, aunque
también es aplicable a la forma en que los datos son catalogados, archivados y utilizados,
para ello (Huertas, 2014) como: “Es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo
contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso” (pág. 3), toda base de
datos es adecuada cuando su información está organizada. En la actualidad y como
muestra del desarrollo científico-técnico que existe a nivel mundial, sobre todo en el
campo de la informática las bases de datos, en su gran mayoría, se encuentran en formato
digital, lo que ofrece una amplia gama de soluciones en cuanto al almacenamiento de
datos.
En muchas instituciones educativas se cuenta con una base de datos en la que se
almacena los registros de los alumnos con todos los datos requeridos para el control que
exige el Ministerio de Educación y para la presentación de los informes que exige
periódicamente esta dependencia. En esta empresa actualmente se maneja el sistema de
base de datos Visual School, el cual permite acceder a los datos de forma rápida y
estructurada como se puede observar en los formatos de pantalla que se presentan a
continuación.
55
FiguraNo. 1 Sistema de base de datos Visual School
FiguraNo. 2 Sistema de base de datos Visual School
56
FiguraNo. 3 Sistema de base de datos Visual School
FiguraNo. 4 Sistema de base de datos Visual School
FiguraNo. 5 Estado de cuentas arrojado por la base de datos Visual School
57
FiguraNo. 6 Estado de cuentas de los estudiantes arrojado por la base de datos Visual
School
En las imágenes se muestran los diferentes módulos de la base de datos, entre los
que se encuentran las cuentas por cobrar, en ella se realiza un desglose sobre cómo se
encuentra el estado de cuentas de la Unidad Educativa, en cuanto al pago de pensiones
todos los clientes y por lo tanto arroja la situación en que se encuentra la empresa.
Análisis FODA de la institución:
Para la realización del mismo se necesita un análisis tanto interno como externo de
la entidad, este juicio se ejecuta con el objetivo de observar los espacios de maniobra que
tiene a su alrededor, para así poder evitar riesgos, superar problemas y poder enfrentar
desafíos y aprovechar el potencial con el que cuenta la empresa.
58
Tabla No. 3 Análisis FODA de la institución educativa
FORTALEZAS DEBILIDADES
Es una empresa de
prestación de servicios, con
un nombre reconocidos en la
ciudad de guayaquil.
Su enseñanza va desde
inicial hasta 3ro de
bachillerato.
Se encuentra dirigida a toda
clase social, por la oferta de
precios asequibles a los
trabajadores.
Tiene problemas con la fluctuación de
docentes, por causa de ingresar a otros
colegios particulares donde el salario es
más alto y a otros les sale nombramiento
para trabajar en colegios fiscales, lo cual
les asegura un trabajo de por vida.
Muchos padres no pagan a tiempo la
pensión de sus representados.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Se encuentra ubicada en el
centro de la ciudad.
Al igual que en las
fortalezas, esta institución
educativa posee un nombre
conocido, por lo que se hace
una opción de consumo
masivo.
Se encuentra rodeada por cuatro colegios
como son: Colegio Fiscal “Vicente
Rocafuerte”, Colegio Fisco misional
“San Juan Bosco”, Colegio Fiscal
“Adolfo Simond” y colegio particular
Academia Naval.
La fuerte crisis económica por la que
pasa el país.
Como se puede observar en la matriz FODA, la unidad educativa no se encuentra sola
en el sector, sino que existen otros colegios los cuales son competencia para ella, de igual
manera, los docentes al percibir un salario bajo buscan otras vías donde su sueldo sea
mayor a un básico y así puedan tener otras condiciones de vida.
59
2.3 Marco Conceptual
Administración de Crédito y Cobranzas: Identificación de las funciones del área de
cobranza
Administración Financiera: La planificación de los recursos económicos, para definir
y determinar cuáles son las fuentes de dinero más convenientes.
Caja: Es la cuenta donde se registran las entradas de dinero en efectivo o por cheques o
en valores representativos de sumas dinerarias, y los egresos también de dinero efectivo
o de cheques.
Cartera Vencida: Es la parte del Activo en Cuentas por Cobrar que están pendientes de
cobro y vencidas en sus fechas, por lo que requerirán de carácter legal para su cobro.
Cuentas por Cobrar: La cuenta donde se registran los incrementos y los recortes
vinculados a la venta de conceptos diferentes a productos o servicios.
Colecturía: ministerio encargado de recaudar, recolectar, percibir o cobrar.
Clientes: Es aquella persona que a cambio de un pago recibe servicios de alguien que se
los presta por ese concepto.
Deuda: Es un compromiso de pago obligado entre dos entidades (persona, grupo,
empresa, Estado).
Finanzas: Conjunto de bienes que dispone una persona, especialmente en forma de
dinero.
Flujo de Efectivo: Es la variación de entrada y salida de efectivo en un periodo
determinado.
Gestión: Acción o trámite, que junto con otros se lleva a cabo para conseguir o resolver
una cosa.
60
Gestión Administrativa: es la forma en que se utilizan los recursos escasos para
conseguir los objetivos deseados.
Gestión de Cobranza: es la reactivación de la relación comercial con el cliente,
procurando que mantenga sus créditos al día y pueda aprovechar las ventajas de nuestros
productos.
Gestión Empresarial: Es aquella actividad empresarial que a través de diferentes
individuos especializados.
Ingresos Financieros: Recogen todos aquellos ingresos derivados de operaciones
financieras.
Manual de Procedimiento: Instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano
de las diferentes áreas de una empresa.
Pérdidas y Ganancias: Es el resumen de todos los ingresos y todos los gastos que genera
una organización durante un ejercicio contable.
2.4 Marco Legal
Toda fundamentación legal, crea las bases para sustentar legalmente las ideas y datos que
se recogen en un proyecto. La memoria escrita tiene estrecha relación con el desarrollo
económico y social de una determinada organización, por lo que debe encontrarse respaldada
por leyes que se encarguen del derecho de los mismos.
Para la fundación de la Unidad Educativa Privada su basamento legal fue en la Ley de
Superintendencias de Compañías, la cual argumenta:
Art. 146.- La compañía se constituirá mediante escritura pública que, previo mandato de
la Superintendencia de Compañías será inscrita en el Registro Mercantil. La compañía se
tendrá como existente y con personería jurídica desde el momento de dicha inscripción. Todo
pacto social que se mantenga reservado será nulo.
61
Como primera ley en la que se debe basar toda investigación es en la Constitución de la
República del Ecuador (Anónimo, 2015) ya que es la norma suprema del país, en ella se
fundamenta la fuente de autoridad jurídica del gobierno, por lo que es el texto principal en la
política ecuatoriana y se encuentra sobre cualquier norma jurídica. La misma proporciona las
bases para una organización del Estado, sustentado en sus leyes que abarcan a los ciudadanos
y los mandatarios.
Según la Norma de Control Interno de la Contraloría General del Estado, en su acuerdo
No. 39 del Registro Oficial Suplemento 87, en su código 200-04 asevera que:
Toda entidad debe complementar su organigrama con un manual de
organización actualizado en el cual se deben asignar responsabilidades,
acciones y cargos, a la vez que debe establecer los niveles jerárquicos y
funciones para cada uno de sus servidoras y servidores (pág. 6)
En toda empresa se hace necesaria la creación de un organigrama para poder tener el
trabajo de forma organizada, asignando a cada cual las responsabilidades que le competen
dentro de su área laboral, para que este se realice de forma organizada y así poder cumplir
con los objetivos trazados por la entidad.
En lo referido al Código de la Niñez y la Adolescencia, en su artículo 37 donde hace
referencia a los derechos de la educación, cuando plantea:
Art.37.- Derecho a la educación.
Los niños, niñas y adolescentes tienen derecho a una educación de calidad
Este derecho demanda de un sistema educativo que:
1. Garantice el acceso y permanencia de todo niño y niña a la educación
básica, así como del adolescente hasta el bachillerato o su equivalente;
2. Contemple propuestas educacionales flexibles y alternativas para
atender las necesidades de todos los niños, niñas y adolescentes, con
62
prioridad de quienes tienen discapacidad, trabajan o viven
una situación que requiera mayores oportunidades para aprender;
3. Que respete las convicciones éticas, morales y religiosas de los padres y
de los mismos niños, niñas y adolescentes.
El Estado y los organismos pertinentes asegurarán que los planteles educati
vos ofrezcan servicios con equidad, calidad y oportunidad y que se
garantice también el derecho de los progenitores a
elegir la educación que más convenga a sus hijos y a sus hijas.
El Código de la Niñez y Adolescencia se elaboró para el cuidado y amparo de los niños y
adolescentes sobre todo en la educación de ellos para que todos tengan derecho a una
educación equitativa y justa.
En cuanto a la Normas de Control Interno de la Contraloría general del estado 407-01 en
su artículo 200 sobre el ambiente de control refiere que:
Los directivos, en el cumplimiento de su responsabilidad, pondrán
especial cuidado en áreas de mayor importancia por su materialidad y por
el riesgo e impacto en la consecución de los fines institucionales. Las
servidoras y servidores de la entidad, son responsables de realizar las
acciones y atender los requerimientos para el diseño, implantación,
operación y fortalecimiento de los componentes del control interno de
manera oportuna, sustentados en la normativa legal y técnica vigente y
con el apoyo de la auditoria interna como ente asesor y de consulta
(pág.4).
Las autoridades son las que se encargan de establecer los principios por los que se debe
regir la empresa, es por eso que son los encargados de la elaboración de los manuales de
63
procedimientos para así establecer las medidas y los objetivos por los que se regirán las
personas que ocupen los puestos de trabajo.
En cuanto a la Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), la cual en el epígrafe
7.3 expone los beneficios de la información sobre los flujos de efectivo, cuando plantea
que:
El estado de flujos de efectivo permite evaluar los cambios en los activos
netos de la empresa, su estructura financiera (incluyendo su liquidez y
solvencia) y su capacidad para modificar tanto los importes como las fechas
de cobros y pagos, teniendo en cuenta la evolución de los sucesos que se den
en torno a la empresa y a las oportunidades que se puedan presentar.
Esta información se hace útil para así poder evaluar la capacidad de pago que posee la
empresa y de esta forma poder generar más efectivo, por lo que con una buena gestión se
podrá realizar una comparación sobre la situación financiera de la empresa en periodos
anteriores y poderlo utilizar como un indicador para los flujos de efectivo futuros.
En la Ley Orgánica de Educación Intercultural (Presidencia del Ecuador, 2011), se
hace referencia a los derechos de los estudiantes, los cuales tendrán libre derecho a la
educación sin distinción de clase social, por lo que no se pueden tomar medidas severas
para el pago de las pensiones.
Que, el Artículo 28 de la Constitución de la República establece que la educación
responderá al interés público y no estará al servicio de intereses individuales y
corporativos. Se garantizará el acceso universal, permanencia, movilidad y egreso sin
discriminación alguna y la obligatoriedad en el nivel inicial, básico y bachillerato o su
equivalente.
En cuanto a los Balances, la Ley de Superintendencia de Compañía, sostiene que:
64
Art. 289.- Los administradores de la compañía están obligados en un plazo máximo
de tres meses contados desde el cierre del ejercicio económico anual, el balance general,
el estado de la cuenta de pérdidas y ganancias y la propuesta de distribución de beneficios,
y presentarlos a consideración de la junta general con la memoria explicativa de la gestión
y situación económica y financiera de la compañía.
Por lo expresado con anterioridad en la ley es que se hace necesario realizar una
adecuada gestión de las cuentas por cobrar, para así presentar resultados positivos al
finalizar el periodo económico.
De igual manera en su Art. 293.- sostiene que toda compañía deberá conformar sus
métodos de contabilidad, sus libros y sus balances a lo dispuesto en las leyes sobre la
materia y a las normas y reglamentos que dicte la Superintendencia de Compañías para
tales efectos.
Es en este artículo que la autora de la investigación se ampara para la elaboración del
Manual de Procedimientos, puesto que se hace necesario la creación de una metodología
que ayude al cobro eficiente de las cuentas por cobrar en la entidad.
La presente investigación se acoge al Plan Nacional de Desarrollo, ya que este
favorecerá la formulación de una propuesta que contribuya al desarrollo eficiente de las
organizaciones dedicadas al sector de la educación en sus niveles inicial, primario,
secundario, de tal manera que se impartan conocimientos aplicables a la realidad nacional
especialmente en la fase de emprendimientos, conforme lo establecen los objetivos
contemplados en el documento antes mencionado, del actual gobierno.
Esta aplicación redundará en la innovación tecnológica de impartir conocimientos no
solo de manera presencial, sino también, de manera o por vía virtual; por lo que permitirá
65
que las empresas de este sector aporten al desarrollo del país en el aspecto social y
productivo.
El objetivo 1 del Plan Nacional de Desarrollo titulado: Garantizar una vida digna con
iguales oportunidades para todas las personas, por lo que la educación debe ser igualitaria
para todas las personas, sin tener en cuenta sexo, raza o inclusión social. Por lo que se
deben tener en cuenta modalidades alternativas de educación para la construcción de una
sociedad educadora que se ocupe de la formación integral de sus integrantes.
66
CAPÍTULO 3
METODOLOGÍA
La metodología es utilizada con el objetivo de lograr un resultado que sea teóricamente
válido, por lo que funcionará como un soporte conceptual para manejar la manera en que
se aplicarán los procesos investigativos, a través de los mismos se puede orientar la forma
en que se enfocará la investigación y como se recolectará, analizará y clasificarán los
datos. Estas operaciones se realizarán con el fin de que los resultados arrojados sean
presentados con validez y rigor científico, cumpliendo con los esquemas de exigencia
científica.
3.1 Tipo de investigación
Para (Sampieri, 2010, pág. 17) la investigación cualitativa es “(…) la utilización de
recolección de datos para desarrollar preguntas e hipótesis antes, durante o después de la
recolección y el análisis de los datos”
El proyecto tiene estrecha relación con la investigación cualitativa, ya que, con los
resultados de la encuesta, se busca la obtención de un diagnóstico sobre la situación actual
del departamento de colecturía, para así tomar las decisiones acertadas en dicha área.
3.2 Métodos y técnicas de investigación
Dentro de los métodos de investigación utilizados por la autora se encuentra el
bibliográfico, el cual sirvió para realizar una amplia búsqueda de información, para la
descripción del planteamiento del problema y la elaboración del marco teórico
Método de observación directa permitirá conocer la realidad de la situación que afronta
la empresa donde se está realizando el trabajo de investigación y específicamente el área
67
que se tomó como objeto de la investigación. La aplicación de este método permitió conocer
de cerca y en tiempo real las acciones que se realizan bajo los procedimientos actuales.
La percepción de las acciones desarrolladas en el área objeto de estudio se consideran
de relevancia y por ende fue necesario registrarlas como evidencias la cual se utilizó el
método descriptivo.
La investigación descriptiva se utilizó puesto que su característica fundamental es la
presentación correcta de los resultados arrojados, mediante la interpretación de tablas y
gráficos, los cuales facilitarán la interpretación de los resultados obtenidos.
Se utilizó la investigación analítica, ya que busca el porqué de los acontecimientos
mediante el establecimiento de relaciones causa-efecto, en los diferentes hechos
suscitados.
De igual manera se aplicó el método analítico, el cual es definido por (Sampieri, 2010,
pág. 82) como: “Trata de entender las situaciones en términos de sus componentes, debido
a que pretende descubrir los elementos que conforman la totalidad de las partes, así como
las interconexiones que aplican su integración” Se aplicó este método ya que se realizó
un análisis de la situación real del departamento de colecturía y los procesos que se utiliza
para la recuperación de cartera, de igual manera servirá para analizar cada uno de los
aspectos de la problemática presente.
Todo este trabajo de campo realizado en el área objeto de investigación debe ser
presentado de una manera clara y con una exposición que permita tener una vía de
solución al problema planteado en el capítulo I por tal razón se utilizó el método
Deductivo, le permitió a la autora de la investigación la realización de valoraciones
generales en cuanto al manual de procedimientos, las Cuentas por Cobrar y estructura
organizacional.
68
3.3 Instrumentos de investigación
Todo trabajo de investigación amerita el uso de métodos, técnicas e instrumentos
especiales que permitan una recopilación de datos fiables para su respectivo
procesamiento. Por el presente trabajo se utilizó técnicas muy conocidas como son: la
entrevista y la encuesta.
La entrevista fue aplicada al Contador, Auditor y Colector de la empresa porque son
los funcionarios que manejan las actividades principales del área objeto de estudio y son
los que van a tomar decisiones de acuerdo a los requerimientos de la gestión operativa
que se trate en esta área.
La encuesta se aplicó a los trabajadores del departamento de colecturía, como a
directivos de la unidad educativa, para así tener claridad en cuanto a la situación actual
que presenta la gestión de las Cuentas por Cobrar en la Unidad Educativa.
3.4 Población y Muestra
El conjunto de elementos de la población debe tener características comunes y formar
parte de un universo. En esta investigación la población se consideró a todos los
trabajadores de la Unidad Educativa Privada que en total suman a 107; los cuales
constituyen el conjunto de sujetos a los que se le realiza la investigación.
Cuadro No. 2
Población de la Unidad Educativa Privada
Item Detalle Frecuencia
1 Autoridades y Directivos 2
2 Docentes 62
3 Personal de apoyo y auxiliar 17
4 Secretaría 3
5 Consejeria estudiantil 8
6 Administrativo 15
TOTAL 107
69
Muestra
Para este trabajo de investigación se va a considerar una muestra representativa de ese
universo que va a estar conformado por el personal que labora en el área objeto de la
investigación y que suman 107, la selección de la muestra se hizo aplicando el método no
probabilístico que no requiere de aplicar formula alguna, sino que le da la facultad de
seleccionar un número limitado de elementos considerados básicos del universo para hacer
la investigación de campo.
Procesamiento de los datos
Una vez recopilada toda la información, mediante el trabajo de campo, estos fueron
sometidos a un procesamiento automático de datos y para lo cual se utilizó la herramienta
informática Excel el cual permitió la tabulación de cada pregunta y la generación de las
tablas de frecuencia, así también la representación gráfica de sus resultados. Cada
pregunta procesada amerita el análisis respectivo de los resultados.
A continuación, se presentará cada una de las preguntas con su respectiva tabla de
datos y su representación gráfica adicionando el análisis respectivo de sus resultados.
70
TABULACIÓN DE LA INFORMACIÓN OBTENIDA
Pregunta No. 1 ¿Conoce usted el trabajo que se realiza con las cuentas por cobrar de la
entidad?
Tabla No. 3
Conocimiento acerca del trabajo con las cuentas por Cobrar
Variable No. %
SÍ 21 19,62
NO 86 80,37
TOTAL 107 100
Figura No. 1
Conocimiento acerca del trabajo con las cuentas por Cobrar
Análisis: Sobre la interrogante de si se conocen el trabajo que se realiza con las
cuentas por Cobrar, el 33,33% de los trabajadores de esta área se conocen el trabajo a
realizar, mientras que el resto no lo conoce.
21
86
107
SÍ NO TOTAL
71
Pregunta No. 2 ¿Conoce usted los procesos de créditos y cobranzas que se llevan a
cabo en la Unidad Educativa?
Tabla No. 4
Conocimiento sobre los procesos de créditos y cobranzas que se llevan a cabo en la
institución
Variable No. %
SÍ 33 30,84
NO 74 69,16
TOTAL 107 100
Figura No. 2 Conocimiento sobre los procesos de créditos y cobranzas que se llevan
a cabo en la institución
Análisis: En cuanto al conocimiento que poseen sobre usted los procesos de créditos
y cobranzas que se llevan a cabo en la Unidad Educativa, el 50% de los encuestados si
tiene conocimiento, mientras que el resto no sabe de qué trata la temática.
33
74
107
SÍ NO TOTAL
72
Pregunta No. 3 ¿Existe el control adecuado sobre las cuentas por cobrar vencidas de la
unidad educativa?
Tabla No. 5
Control sobre las Cuentas por Cobrar vencidas
Variable No. %
SÍ 55 51,40
NO 52 48,60
TOTAL 6 100
Figura No. 3
Análisis: En lo referente al control de las Cuentas por Cobrar vencidas, se pudo apreciar
que un 83,33% del personal no conoce el control que se ejercen sobre las mismas,
mientras que el resto plantean que si poseen conocimientos sobre lo que se realiza con las
mismas.
55
52
6
Control sobre las Cuentas por Cobrar vencidas.
SÍ NO TOTAL
73
Pregunta No. 4 ¿El responsable de las cuentas por cobrar dispone de un reporte de
antigüedad de los saldos vencidos?
Tabla No. 6
Disposición de un reporte sobre antigüedad de los saldos vencidos
Variable No. %
SÍ 67 62,62
NO 40 37,38
TOTAL 107 100
Figura No. 4
Análisis: En cuanto a si se dispone de un reporte sobre un reporte de antigüedad de
los saldos vencidos el 33,3% del personal de Colecturía no conoce de la existencia de este
documento, ni si existe, mientras que el resto si conoce.
67
40
107
Disposición de un reporte sobre antigüedad de los saldos vencidos
.
SÍ NO TOTAL
74
Pregunta No. 5 ¿El responsable de las cuentas por cobrar, realiza en el tiempo establecido
un reporte sobre las últimas gestiones en el cobro de cada cliente?
Tabla No. 7
Reporte, en tiempo establecido sobre las cuentas vencidas Variable No. %
SÍ 80 74,77
NO 27 25,23
TOTAL 107 100
Figura No. 5
Análisis: Sobre la interrogante del tiempo en que se realiza el reporte de las últimas
gestiones de cobro que se le debe realizar a cada uno de los clientes, el 83,33% de los
encuestados manifestó que no existe ningún seguimiento a estos clientes, lo que trae como
consecuencia que no existe ningún control sobre los mismos.
80
27
107
Reporte, en tiempo establecido sobre las cuentas vencidas
SÍ NO TOTAL
75
Pregunta No. 6 ¿Cree que el deficiente registro de los procesos de las cuentas por cobrar
es consecuencia del desconocimiento de las funciones o labor de los trabajadores?
Tabla No. 8
Reporte, en tiempo establecido sobre las cuentas vencidas
Variable No. %
SÍ 65 60,75
NO 42 39,25
TOTAL 107 100
Figura No. 6
Análisis: En la entidad económica existe un deficiente control sobre las cuentas por
cobrar, muestra de esto es que el 66,66% así lo afirmó, no siendo así el resto de los
encuestados.
65
42
107
Reporte, en tiempo establecido sobre las cuentas vencidas
SÍ NO TOTAL
76
Pregunta No. 7 ¿Considera necesario el diseño de políticas de créditos y cobranzas para
que mejore el desempeño del departamento de colecturía?
Tabla No. 9
Necesidad del diseño de políticas de créditos y cobranzas
Variable No. %
SÍ 107 100
NO
TOTAL 107 100
Figura No. 7
Análisis: En consecuencia, con lo planteado en la pregunta, los encuestados, afirma que
es necesario el diseño de políticas de créditos y cobranzas, para así mejorar el desempeño
del departamento de colecturía.
107107
Necesidad del diseño de políticas de créditos y cobranzas
SÍ NO TOTAL
77
Pregunta No. 8 ¿En la unidad educativa se implementan las normativas de control
interno?
Tabla No. 10
Implementación de normativas de control interno en la unidad educativa
Variable No. %
SÍ 7 6,54
NO 100 93,46
TOTAL 6 100
Figura No. 8
Análisis: En cuanto a la implementación de medidas de control interno en la Unidad
Educativa, el 83, 33% especifica que estas no se han aplicado o por lo menos ellos no las
conocen, no siendo así el resto de los encuestados.
7
100
6
Implementación de normativas de control interno en la unidad
educativa
SÍ NO TOTAL
78
Pregunta No. 9 ¿Conoce usted las funciones que debe cumplir dentro de su puesto de
trabajo?
Tabla No. 11
Conocimiento acerca de sus funciones como trabajador del departamento de
Colecturía
Variable No. %
SÍ 56 52,34
NO 51 47,66
TOTAL 6 100
Figura No. 9
Análisis: Sobre el conocimiento de sus funciones como trabajador del departamento
de Colecturía, el 66,66% aunque realiza su trabajo, no posee ningún conocimiento sobre
las funciones de su puesto de trabajo, solamente el 3,33% está al tanto de estas funciones.
56
51
6
Conocimiento acerca de sus funciones como trabajador del
departamento de Colecturía
SÍ NO TOTAL
79
Pregunta No. 10 ¿Cree necesario contar con un manual de procedimientos para la
recuperación de las cuentas por cobrar en la unidad educativa?
Tabla No. 12
Necesidad de la creación de un manual de procedimientos
Variable No. %
SÍ 107 100
NO
TOTAL 107 100
Figura No. 10
Análisis: Como se puede observar el 100% de los encuestados está completamente
de acuerdo en la creación de un manual de procedimientos que ayude a la eficiencia del
trabajo con las cuentas por cobrar.
107107
Necesidad de la creación de un manual de procedimientos
SÍ NO TOTAL
80
Después de aplicada la encuesta al personal con el que se trabajó se puede llegar a la
conclusión de que los problemas existentes, en la Unidad Educativa Privada, en cuanto a
la cartera vencida de cuentas por cobrar e dan por la falta de conocimiento y la inexistencia
de un manual de procedimientos que contribuya al cobro de las mismas.
Conclusiones de las Encuestas
Se ha determinado que hay deficiencia en gestión administrativa-financiera de la
empresa por incumplimiento del artículo 37 Derecho a la Educación que de las encuestas
realizadas y el análisis de las preguntas se ha establecido que no existe una estructura
organizacional realizada para el funcionamiento de la organización de la empresa.
De igual manera las deficiencias se notan según las respuestas obtenidas que son
generadas por el personal que no está capacitado en asuntos relacionados con la gestión
de cartera.
Así también como resultados de las encuestas se ha establecido que no se existe un
sistema de información confiable que permita tomar decisiones acertadas en la
conducción de los procesos.
Por lo que es evidente que se requiere el planteamiento de una propuesta de
mejoramiento para lograr el objetivo de la empresa, lo cual se consolida con lo descrito
en la hipótesis
81
CAPÍTULO 4
PROPUESTA
4.1 Título de la propuesta
Manual de procedimientos para recuperar la cartera de las Cuentas por Cobrar de una
Unidad Educativa Privada
4.2 Justificación
En la ausencia de un buen manejo que debería llevar la empresa en el departamento de
cobranzas sobre las cuentas por cobrar, la institución requiere un manual de
procedimientos, para recuperar su rentabilidad en el flujo de efectivo, por el cual se pueda
guiar para la ejecución de sus obligaciones de la forma correcta y en el tiempo establecido.
La necesidad de este es de primer orden ya que contará con las políticas relacionadas con
las cuentas por cobrar y la forma en que se desarrollará el trabajo.
Este servirá de guía para las personas que se encuentran encargadas en el área de
cobranza y manejan las cuentas por cobrar y les permitirá realizar su trabajo sin ningún
contratiempo, y de acuerdo a lo estipulado por la ley.
La importancia de la misma radica en que mediante la elaboración y la implementación
del manual de procedimientos se mejorará las competencias profesionales del
departamento, y el personal tendrá una guía por la que podrán desarrollar sus funciones sin
ninguna dificultad. Será de gran utilidad para así poder optimizar los procesos de cuentas
por cobrar a los clientes y se podrá obtener una mejora de las operaciones dentro de la
empresa.
Con la implementación del manual de procedimientos se espera que disminuya la cartera
vencida de las cuentas por cobrar y de esta manera poder recuperar la inversión realizada,
82
la que se transformará en dinero de forma inmediata, lo que dará como resultado que, a
mayor volumen en las cuentas por cobrar, su liquidez será mayor.
4.3 Fundamentación
La propuesta se basa en el uso de un manual de procedimientos para la recuperación
de cartera vencida y cuentas incobrables de la empresa. Implementar el manual para bajar
la deficiencia de los cobros y lograr fortalecer las debilidades que se encontraron a lo
largo de la investigación.
Mediante la misma se podrán efectuar los resultados que arrojó la encuesta aplicada a
la muestra con la que se trabajó, para tener claridad en cuanto a la rentabilidad, fortalezas
y las expectativas de la empresa.
La novedad científica de la misma radica en que al poner en práctica el manual de
procedimientos para recuperar la cartera de la institución, se lograra el propósito de
aumentar el activo circulante de la empresa y disminuir la cartera vencida que tiene de la
institución en su balance, favoreciendo la liquidez y a su vez logrando beneficiarse con
la propuesta los dueños de la unidad educativa privada.
4.4 Visión
Ser uno de los mejores colegios en la ciudad, enfocándose en la excelencia, tanto en la
docencia impartida a sus estudiantes como en su situación financiera, donde siempre
prime la laboriosidad y los deseos de un futuro mejor.
4.5 Misión
Los sistemas educativos en los niveles de inicial, primaria y bachillerato, logrando
estar a la altura de las instituciones del prestigio a nivel internacional.
83
4.6 Objetivos de la propuesta
Objetivo General:
Brindar a la sociedad bachilleres con un alto nivel de conocimientos, que ingresen a la
educación superior con los méritos suficientes que les compete a este nivel.
Objetivos Específicos:
1. Aplicar los cambios requeridos en el modelo educativo efectuados por el
Ministerio de Educación.
2. Seleccionar previamente a los docentes que integrarán el claustro educativo de la
institución.
3. Tener los presupuestos sólidos para afrontar los gastos en los que tiene que
aportar para el buen funcionamiento escolar.
4. Diseñar un plan de gestión, para que a futuro se vaya innovando los modelos
educativos, que conforman los requerimientos de la sociedad.
Organigrama Empresarial
Manual de funciones
Las siguientes funciones corresponden a cada uno de los cargos que se detallan en el
organigrama:
84
Tabla No. 11 Identificación del cargo de Gerente General
UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo:
Dependencia:
Número de cargos:
Cargo del Jefe inmediato:
Solicita informes y toma de decisiones:
Gerente General
Gerencia
Uno
Representante Legal de la Empresa
Todas las áreas de la Institución para la toma
de decisiones.
OBJETIVO PRINCIPAL:
Dirigir actividades de la institución, tomando decisiones en cuanto a políticas de pago, de
cobros y presupuestos aprobados, logrando que los recursos se utilicen de manera racional y
eficiente, siempre teniendo en cuenta el bienestar empresarial, manifestando racionalidad y
criterios con eficiencia a la hora de la toma de decisiones.
FUNCIONES ESENCIALES:
Representa legalmente a “Unidad Educativa Privada”
Toma decisiones:
En políticas de pago.
Préstamos o créditos al personal.
Toma de decisiones en la adquisición de mobiliarios educativos.
Toma de decisiones en la contratación del personal.
Toma de decisiones en los informes emitidos a entidades de control
(Ministerio, SRI, Superintendencia de Compañías, IESS)
Firmar cheques para pagos de proveedores.
Fiscalizar el desempeño de su personal.
Pago de empleados cada 30 días.
Pago de impuestos.
Representar a Unidad Educativa Privada en reuniones con padres de
familia.
85
Tabla No. 12 Identificación del cargo de Rectora
UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo:
Dependencia:
Número de cargos:
Cargo del Jefe inmediato:
Rectora
Gerencia
Uno
Gerente General
Presentar al Gerente para la firma de los cheques y reportes para autorización
Cumplir y hacer cumplir las normas legales, estatuarias y reglamentarias vigentes.
OBJETIVO PRINCIPAL: Evaluar, impulsar y controlar el funcionamiento general de la
institución tanto internamente como en sus relaciones con entidades externas e informar de
ello al Gerente.
FUNCIONES ESENCIALES:
Aprobación de políticas educativas.
Visto bueno al personal de nuevo ingreso a la institución.
Auditoria áulica a los docentes.
Reunión con los padres de familia.
Coordinación de la capacitación de los docentes.
Evalúa, impulsa y controla el funcionamiento general de la institución de manera interna
como en sus relaciones con entidades externas e informa de ello al Gerente General.
Ejecuta las decisiones del Gerente General.
Suscribe los contratos y expide los actos que sean necesarios para el cumplimiento de
los objetivos de la institución, ateniéndose a las disposiciones legales vigentes.
Somete el proyecto de presupuesto a consideración del Gerente General y lo ejecuta una
vez expedido.
Con arreglo a las disposiciones vigentes de la institución, nombra y remueve al personal
de la Unidad Educativa Privada, concede licencias y designa interinos.
Expide los manuales de funciones y requisitos y los de procedimientos administrativos.
Aplica sanciones disciplinarias que le correspondan por ley o por reglamento.
86
Tabla No. 13 Identificación del cargo de Vicerrectora
UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo:
Dependencia:
Número de cargos:
Cargo del Jefe inmediato:
Vicerrectora
Gerencia
Uno
Gerente General
Presentar al Gerente informes sobre la situación académica de la institución.
Cumplir y hacer cumplir las normas legales, estatuarias y reglamentarias vigentes.
OBJETIVO PRINCIPAL: Dirigir y coordinar de acuerdo con el rector las actividades
administrativas de la unidad educativa.
FUNCIONES ESENCIALES:
Elaboración de horarios docentes.
Capacitar metodológicamente al personal docente.
Realizar auditorías áulicas.
Realizar acompañamiento docente.
Informar sobre la situación docente al rector.
Velar por el cumplimiento de las resoluciones emitidas por el Ministerio de
Educación.
Cumplir las funciones que le sean asignadas por el rector o por el Gerente
General.
Suplir las faltas temporales de la rectora.
Ofrecer soporte institucional para el desarrollo de las TIC.
87
Tabla No. 14 Identificación del cargo de Secretaría
UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo:
Dependencia:
Número de cargos:
Cargo del Jefe inmediato:
Secretaria
Gerencia
Uno
Vicerrectora
Presentar al Gerente informes sobre la situación académica de la institución.
Cumplir y hacer cumplir las normas legales, estatuarias y reglamentarias vigentes.
OBJETIVO PRINCIPAL: Gestionar y brindar apoyo administrativo al equipo directivo y
otros miembros del personal del centro.
FUNCIONES ESENCIALES:
Ingresar notas
Información a los padres de familia
Elaboración de oficios
Entrega y revisión de documentos de los estudiantes
Legalización de documentos al distrito
Ingreso de matrícula e información personal de los estudiantes
Digitar todos los informes, proyectos y cualquier otra comunicación docente que
requiera de redacción.
Ser responsable de todas las actividades secretariales del centro.
Expedir certificaciones, libretas de notas, cartas y cualquier otra comunicación
que requiera el personal docente, de apoyo y los alumnos.
Ser responsable en lo concerniente a las actas finales y cédulas escolares.
Ser responsable en lo relativo a los expedientes escolares de los estudiantes.
Asistir y apoyar al centro en tareas administrativas.
Llevar el control de las matriculaciones.
Tener la documentación y los expedientes de los alumnos al día.
Tener el calendario escolar y manejarlo.
Tener la carga horaria.
Crear el libro de registro de alumnos.
88
Tabla No. 15 Identificación del cargo de Contabilidad
UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo:
Dependencia:
Número de cargos:
Cargo del Jefe inmediato:
Contabilidad
Gerencia
Uno
Gerente General
Presentar al Gerente informes sobre la situación financiera de la institución.
Cumplir y hacer cumplir las normas legales, estatuarias y reglamentarias vigentes.
OBJETIVO PRINCIPAL: Presentar en forma sistemática las transacciones de la institución
para así proveer información sobre su gestión financiera.
FUNCIONES ESENCIALES:
Ingreso de provisiones
elaboración de cheques con sus respectivos egresos
Ingreso de los depósitos
Asesoría económica
Revisión y análisis del plan de cuentas de la empresa
Auditoria interna
Ingreso del personal al IESS
Ingreso del personal al Ministerio Laboral
Asegura la efectiva aplicación del Sistema Contable de la Unidad Educativa.
Mantiene actualizado los registros contables en forma secuencia atendiendo la
correcta distribución y clasificación.
Prepara y presenta periódicamente a la Gerencia los informes que reflejen la
situación financiera de la institución como son: Balance General, Estados de
Resultados, Informes Financieros, Flujos de Caja, Conciliaciones Bancarias,
Saldos Bancarios.
Lleva el registro de la plantilla de los salarios de todo el personal que labora en
la institución.
89
Tabla No. 16 Identificación del cargo de Contabilidad
UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo:
Dependencia:
Número de cargos:
Cargo del Jefe inmediato:
Colecturía
Gerencia
Uno
Gerente General
Presentar al Gerente informes sobre la situación financiera de la institución.
Cumplir y hacer cumplir las normas legales, estatuarias y reglamentarias vigentes.
OBJETIVO PRINCIPAL:
Mantener al día todo el manejo contable de la institución.
FUNCIONES ESENCIALES:
Venta de especies valoradas
Cobro de matrículas y pensiones
Seguimiento de las cuentas por cobrar
Elaboración de avisos de pagos a los representantes legales
Información a los tutores sobre la situación actual de la cartera vencida de sus
estudiantes
Elaboración e impresión de reportes de las cuentas por cobrar por piso.
Determinar los procedimientos para la toma de decisiones económicas,
especificando los requisitos, montos a invertir e impacto social.
Elaborar informes sobre la ejecución presupuestaria, el resultado de los balances y
los estados financieros.
Asegurar la transparencia en todos los niveles de la gestión económica.
Atención personalizada y directa con los padres de familia en trámites
administrativos.
90
Tabla No. 17 Identificación del cargo de Tutores
UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo:
Dependencia:
Número de cargos:
Cargo del Jefe inmediato:
Tutores
Gerencia
Uno
Vicerrectora
Presentar a la vicerrectora informes sobre la situación académica de los docentes a su cargo.
Cumplir y hacer cumplir las normas legales, estatuarias y reglamentarias vigentes.
OBJETIVO PRINCIPAL: Contribuir a la construcción de la trayectoria escolar del alumno
a través de estrategias de intervención individual.
FUNCIONES ESENCIALES:
Responsables inmediatos del personal docente a su cargo.
Responsable de los alumnos.
Realización de auditorías áulicas.
Revisión de las Cuentas por Cobrar de los alumnos a su cargo.
Entrega de avisos de pagos a los estudiantes.
Intercambio con los padres de familia.
Responsable de la participación de los alumnos en actividades escolares y
extraescolares.
Demostrar habilidades comunicativas.
91
Tabla No. 18 Identificación del cargo de Profesor
UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo:
Dependencia:
Número de cargos:
Cargo del Jefe inmediato:
Profesor
Gerencia
Uno
Tutor
Presentar al tutor informes sobre la situación académica de los estudiantes a su cargo.
Cumplir y hacer cumplir las normas legales, estatuarias y reglamentarias vigentes.
OBJETIVO PRINCIPAL: Contribuir al proceso de enseñanza-aprendizaje de los estudiantes
a su cargo para el logro de conocimientos y competencias profesionales.
FUNCIONES ESENCIALES:
Instruir al estudiante sobre las materias a su cargo
Atender al curso que está a cargo del docente
Elaboración de exámenes
Auto preparación en las asignaturas a su cargo
Impartición de clases
Llenado de actas de notas
Seguimientos a los estudiantes que presentan una cartera vencida
Dominar los contenidos que imparte.
Preparar estrategias didácticas (series de actividades) que incluyan actividades
motivadoras, significativas, colaborativas, globalizadoras y aplicativas.
Promover los aprendizajes que se pretenden y contribuir al desarrollo de la
personal y social de los estudiantes.
Diseñar entornos de aprendizaje que consideren la utilización (contextualizada e
integrada en el currículum) de los medios de comunicación y los nuevos
instrumentos informáticos y telemáticos (TIC), aprovechando su valor
informativo, comunicativo y motivador. Así preparará oportunidades de
aprendizaje para sus alumnos.
92
Tabla No. 19 Identificación del cargo de Servicio y Mantenimiento
UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo:
Dependencia:
Número de cargos:
Cargo del Jefe inmediato:
Servicio y Mantenimiento
Gerencia
Uno
Administrador
Coordina y supervisa los trabajos de instalación de sistemas de tuberías de aguas blancas,
negras, desagües.
Cumplir y hacer cumplir las normas legales, estatuarias y reglamentarias vigentes.
OBJETIVO PRINCIPAL: Preservar el valor de las instalaciones, minimizando el uso y el
deterioro.
FUNCIONES ESENCIALES:
Aseo de la institución
Mantenimiento del mobiliario escolar
Requerimientos de aseo y limpieza
Servicio de mensajería
Reparaciones de plomería
Supervisa el mantenimiento de las instalaciones.
Ordena y supervisa la reparación de equipos.
Elabora notas de pedidos de materiales y repuestos.
4.7 Políticas
1. Informar con una semana de antelación, mediante correo electrónico, sobre el
vencimiento de la factura y recordándole la fecha de pago.
2. Llamar a los clientes para así confirmar la fecha de cancelación.
3. Informarles sobre las modalidades de depósitos y transferencias bancarias, si es
que no tienen tiempo de visitar la institución.
4. En caso de mora, enviarle con sus representados avisos de pago.
93
5. Informarles a los docentes sobre la situación de pago de sus estudiantes para que
estos se comuniquen con sus representantes y les informe sobre sus deudas
vencidas por pensiones.
6. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de las cuentas
por cobrar.
4.8 Descripción de la propuesta
Con el manual que se implemente se logrará recuperar la cartera vencida para así
conseguir una mejora en la liquidez de la empresa y evitar caer en mora en cuanto a los
gastos, ya que las cuentas por cobrar no fluyen como debería.
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE LAS CUENTAS POR COBRAR
UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE
COLECTURÍA.
Procedimientos: Operatividad del negocio. Recaudación de la caja general de la
empresa.
Objetivos: Especificar los pasos a seguir para el trabajo con la caja general de la
Unidad Educativa Privada.
Paso Responsable Actividad
1
2
Colectora
Gerente General
Recauda el valor
Emite la factura
Ingresa al sistema visual shcool
Entrega la factura al cliente
Cuadro de caja
Guarda dinero en caja fuerte
Impresión del reporte de la cartera recaudada
Entrega el informe de la caja con la firma de
responsabilidad al Gerente General de la venta del día.
Recibe el informe diario de las ventas original y copia
El original lo retiene
94
3
4
5
6
7
8
9
10
Colectora
Mensajero
Colectora
Mensajero
Personal de
Seguridad
Mensajero
Colectora
Departamento de
contabilidad
La copia la entrega firmada de recibido
Autoriza el conteo del dinero a la colectora
Llama al mensajero para contar el dinero
Recibe el dinero para contarlo junto con la colectora
Define el monto a depositar
Llena las papeletas de deposito
Recibe las papeletas de depósito y se dirige al Banco
Custodiado por personal de seguridad previamente
contratado
Custodia al mensajero a las oficinas del Banco
Se acerca a la ventanilla del banco
Entrega el dinero recaudado con sus respectivas papeletas
de deposito
Efectúa el deposito
La cajera del banco entrega el certificado del deposito
Se regresa a la oficina y entrega el comprobante del
depósito efectuado a la colectora
Recibe las papeletas de depósito del banco
Registra y saca copia para su respaldo
Archiva las copias de las papeletas en su reporte de caja
Entrega los comprobantes de depósito al departamento de
contabilidad
Recibe las papeletas de depósito del banco
Ingresa en el sistema visual school modulo bancos
Realiza el asiento contable del deposito
Imprime el reporte de la caja diaria para conciliar con el
deposito efectuado
95
11
12
13
14
Colectora
Departamento de
contabilidad
Colectora
Rectora
Saca copia del reporte recaudado del día para hacer firmar
el cuadre de su caja al departamento de contabilidad
Verifica el cuadre de caja con los depósitos efectuados en
el banco
Comprobar el cuadre de caja diaria
Firma la copia del reporte a la colectora
Entrega el reporte a la colectora
Recibe el reporte firmado
Lleva original y copia al rectorado
Presenta los reportes de las cajas emitidas al Rector
Recibe los reportes cuadrados
Totaliza y verifica el importe reflejado
Guarda su informe y lo archiva
Propósito y alcance: Establecer los pasos adecuados para el trabajo de las cuentas
por cobrar de la empresa y el manejo de la cartera vencida. Este procedimiento
afectará al área de Colecturía.
Responsables:
Colecturía.
Contador.
Tutores de cubierta.
Docentes.
96
Tabla No. 20
Manual de procedimiento para la recuperación de cartera vencida
UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA
Manual de procedimientos del
proceso de cobro de cartera vencida
Pág. 1 de 2
Proceso Contable
Actividad Recuperación de cartera
Responsable Colectora
Objetivo
Proponer pasos lógicos para el cobro de la cartera vencida en la Unidad
Educativa Privada.
Política:
Mantener actualizado el reporte de las cuentas por cobrar al corriente
para evitar la cartera vencida.
Verificar que los soportes de las Cuentas por Cobrar se encuentren en
orden y de acuerdo a las disposiciones legales.
Secuencias de Instrucciones: Una vez creado el Manual de Procedimientos
con el que trabajará la Unidad Educativa Privada, se procede a los siguientes
pasos:
Orden Actividad
1 Acercarse al Departamento de Consejería Estudiantil (DECE) cuyo
propósito es realizar unos exámenes psicológicos, psicoeducativo,
emocional y social de acuerdo al margen legal vigente que establece
el Ministerio de Educación.
2 El cliente deberá adquirir una especie valorada, donde registrará los
datos personales del estudiante y representante que solicita la
separación de la matrícula y a su vez cancelar el valor que fue
establecido por el Ministerio de Educación de acuerdo al GEO.
3 Registro en el sistema Visual Shcool el cobro de la matrícula y/o
pensión emitida por una factura.
4 El cliente tendrá que acercarse con los siguientes documentos
(factura original de pago, documento del DECE, especie valorada, la
libreta de notas (en caso de ser alumno nuevo); al departamento de
secretaria para que dicho personal le hagan el proceso de
matriculación mediante el Sistema de Visual School.
5 Una vez que cancela el cliente el valor de la matrícula, el
representado pasa a formar parte de la base de datos de la institución
donde se abre sistemáticamente la cartera de cuentas por cobrar con
su código de cliente respectivo.
6 Al inicio del curso escolar, el gerente general de la empresa, deberá
realizar una reunión general con los padres de familia, donde entre
otros aspectos se les informará sobre el cobro de pensiones, el costo
establecido por el Ministerio de Educación y la fecha límite de pago,
para que así no existan inconvenientes por parte de los representantes
en la cancelación de la pensión, mes a mes.
7 La colectora entregará el reporte de cuentas por cobrar dos veces a la
semana a los tutores de cubierta.
8 Los tutores deberán realizar un seguimiento a los pagos realizados
por los representantes.
97
9 La colectora deberá entregar los avisos de cobros individuales de
cada estudiante a los tutores de cubierta, de acuerdo a la prórroga que
la institución otorga hasta el vencimiento de cada mes.
10 Los tutores reciben los avisos de pago para entregárselos a cada
estudiante, que no cumpliera en tiempo con la fecha de pago
establecida por la institución.
11 La colectora realiza un seguimiento semanal y entrega un reporte a
los directivos sobre el número de estudiantes morosos en el pago de
pensiones cuya fecha ya ha caducado.
12 Los tutores de cada cubierta deberán informar al departamento de
secretaría por escrito cambios o sucesos de alumnos que ya no se
encuentren asistiendo a la institución.
13 El departamento de secretaría verificará el retiro del alumno y
solicitará la autorización al rector para dar de baja del sistema Visual
School. El departamento entregará la autorización de baja de cliente
al departamento de colecturía.
14 El departamento de colecturía dará de baja al cliente en las cuentas
por cobrar.
15 El contador general debe analizar y mayorizar las cuentas por cobrar
diariamente.
16 La Gerencia ordenará a los tutores de cada cubierta, en caso de
cartera vencida, realizar un seguimiento a los representantes para
informar que el monto de su deuda.
17 La colectora por el lapso de dos meses deberá entregar un informe
por escrito a la gerencia sobre la situación de la cartera vencida para
tomar las medidas pertinentes.
98
99
100
A continuación se presenta el Balance General, Estado de Resultados de dos años
consecutivos 2017 y 2018, donde se muestra la situación de la empresa en cuanto a la
recuperación de cartera, se hace una comparación entre un balance antes y después de
aplicar el modelo del manual de procedimiento donde se observa como la gestión de
cartera ha disminuido.
101
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
Del mes de Enero de 2018 a Julio de 20181 ACTIVO 1.474.593,55
101 ACTIVO CORRIENTE 1.042.268,08
10101 EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO 265.261,10
10102 ACTIVOS FINANCIEROS 736.998,03
1010207 CUENTAS POR COBRAR 325.661,98
1010208 OTRAS CUENTAS POR COBRAR (ANTICIPO Y PRESTAMOS) 98.559,24
ACCIONISTAS, SOCIOS, PARTICIPES 317.441,13
1010209 (-) PROVISION CTAS INCUBRABLES -4.664,32
10105 ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES 16.994,79
1010503 ANTICIPO DE IMPUESTO A LA RENTA 16.992,21
RET, FUENTE DE IMP RENTA 2,58
10108 OTROS ACTIVOS CORRIENTES 23.014,16
102 ACTIVO NO CORRIENTE 432.325,47
10201 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 432.325,47
1020101 TERRENOS 96.854,00
1020102 EDIFICIOS 67.948,90
1020103 CONTRUCCIONES EN CURSO 46.932,38
1020105 MUEBLES Y ENSERES 92.281,43
1020106 MAQUINARIA Y EQUIPO 176.035,28
1020108 EQUIPO DE COMPUTACIÓN Y SOTFWARE 91.557,05
1020109 VEHÍCULOS, EQUIPOS DE TRANSPORTE Y EQUIPO CAMINERO MÓVIL 123.455,75
1020112 (-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO -158.598,83
(-)Provision por Desaucio 0,00
(-)Provision por deterioro del valor de Activos -104.140,49
2 PASIVO 999.585,90
201 PASIVO CORRIENTE 976.685,90
20103 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR 324.660,97
2010301 LOCALES RALACIONADAS 19.987,57
LOCALES NO RALACIONADAS 304.673,40
20104 OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS 97.475,96
2010401 LOCALES 97.475,96
20107 OTRAS OBLIGACIONES CORRIENTES 148.695,33
2010701 CON LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA 27.622,48
2010702 IMPUESTO A LA RENTA POR PAGAR DEL EJERCICIO 13.160,10
2010703 CON EL IESS 27.862,92
2010704 POR BENEFICIOS DE LEY A EMPLEADOS 69.493,61
2010705 PARTICIPACIÓN TRABAJADORES POR PAGAR DEL EJERCICIO 10.556,23
20113 OTROS PASIVOS CORRIENTES (ACCIONISTAS, SOCIOS) 405.853,64
202 PASIVO NO CORRIENTE 22.900,00
20202 PASIVO NO CORRIENTE POR BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS 22.900,00
20203 OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS 0,00
2020301 LOCALES 0,00
3 PATRIMONIO NETO 475.007,65
301 CAPITAL 155.000,00
30101 CAPITAL SUSCRITO o ASIGNADO 155.000,00
304 RESERVAS 72.987,53
30401 RESERVA LEGAL 72.987,53
306 RESULTADOS ACUMULADOS 200.361,57
30601 GANANCIAS ACUMULADAS 211.494,59
30603 RESULTADOS ACUMULADOS PROVENIENTES DE LA ADOPCION POR PRIMERA VEZ DE LAS NIIF -11.133,02
307 RESULTADOS DEL EJERCICIO 46.658,55
30701 GANANCIA NETA DEL PERIODO 46.658,55
30702 (-) PÉRDIDA NETA DEL PERIODO 0,00
GERENTE GENERAL CONTADOR
UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA
102
UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA
ESTADO DE RESULTADOS INTEGRAL
Del mes de Enero de 2018 a Julio de 2018
CODIGO
INGRESOS
41 INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS 2.250.783,86
4101 VENTA DE BIENES
4102 PRESTACION DE SERVICIOS 2.239.153,67
OTROS INGRESOS 11.630,19
42 GANANCIA BRUTA 2.250.783,86
52 COSTOS Y GASTOS 2.180.408,98
5202 GASTOS 1.614.562,26
520201 SUELDOS, SALARIOS Y DEMÁS REMUNERACIONES 634.941,08
520202 APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL (incluido fondo de reserva) 120.125,16
520203 BENEFICIOS SOCIALES E INDEMNIZACIONES 137.711,79
520205 HONORARIOS, COMISIONES Y DIETAS A PERSONAS NATURALES 459.182,50
520208 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 94.429,18
520209 ARRENDAMIENTO OPERATIVO 61.173,84
520111 PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD 20.961,00
520212 COMBUSTIBLES 1.378,77
520114 SEGUROS Y REASEGUROS (primas y cesiones) 935,96
GASTOS DE VIAJE 1.180,08
520216 GASTOS DE GESTIÓN (agasajos a accionistas, trabajadores y clientes) 33.784,94
520218 AGUA, ENERGÍA, LUZ, Y TELECOMUNICACIONES 31.798,66
520220 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS 16.959,30
520221 DEPRECIACIONES: 67.240,49 5202210
1 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
0,00
PROVISIONES CTAS INCOBRABLES 0,00
Provisión por Desahucio 22.900,00
Provisión por deterioro del valor de Activos 44.340,49
520228 OTROS GASTOS 489.525,82 5202280
1 SUMINISTROS Y MATERIALES
129.023,18 5202280
2 TRANSPORTES
7.642,00 5202280
3 IVA QUE SE CARGA AL COSTO O GASTO
96.763,06 5202280
4 PAGOS POR OTROS SERVICIOS
231.850,44 5202280
5 PAGOS POR OTROS BIENES
24.247,14
5203 GASTOS FINANCIEROS 9.080,41
520301 INTERESES 6.270,19
520302 COMISIONES, MULTAS Y VARIOS 0,00
520303 GASTOS DE FINANCIAMIENTO DE ACTIVOS 0,00
520304 DIFERENCIA EN CAMBIO 0,00
520305 OTROS GASTOS FINANCIEROS 2.810,22
60 GANANCIA (PÉRDIDA) ANTES DE 15% A TRABAJADORES E IMPUESTO A LA RENTA DE OPERACIONES CONTINUADAS 70.374,88
61 15% PARTICIPACIÓN TRABAJADORES 10.556,23
62 GANANCIA (PÉRDIDA) ANTES DE IMPUESTOS 59.818,65
63 IMPUESTO A LA RENTA CAUSADO 13.160,10
64 GANANCIA (PÉRDIDA) DE OPERACIONES CONTINUADAS ANTES DEL IMPUESTO DIFERIDO 46.658,55
82 RESULTADO INTEGRAL TOTAL DEL AÑO 46.658,55
103
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
Del mes de Enero de 2017 a Diciembre de 20171 ACTIVO 1.389.769,70
101 ACTIVO CORRIENTE 949.394,59
10101 EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO 199.422,17
10102 ACTIVOS FINANCIEROS 699.892,03
1010207 CUENTAS POR COBRAR 401.440,68
1010208 OTRAS CUENTAS POR COBRAR 303.115,67
(-) PROVISION CTAS INCUBRABLES -4.664,32
10105 ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES 30.615,23
1010503 ANTICIPO DE IMPUESTO A LA RENTA 30.615,23
10108 OTROS ACTIVOS CORRIENTES 19.465,16
102 ACTIVO NO CORRIENTE 440.375,11
10201 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 440.375,11
1020101 TERRENOS 96.854,00
1020102 EDIFICIOS 67.948,90
1020103 CONTRUCCIONES EN CURSO 46.932,38
1020105 MUEBLES Y ENSERES 92.051,43
1020106 MAQUINARIA Y EQUIPO 142.490,41
1020108 EQUIPO DE COMPUTACIÓN Y SOTFWARE 89.041,07
1020109 VEHÍCULOS, EQUIPOS DE TRANSPORTE Y EQUIPO CAMINERO MÓVIL 123.455,75
1020112 (-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO -158.598,83
(-)Provision por deterioro del valor de Activos -59.800,00
2 PASIVO 961.420,60
201 PASIVO CORRIENTE 961.420,60
20103 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR 375.422,39
2010301 LOCALES 375.422,39
20104 OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS 29.755,65
2010401 LOCALES 29.755,65
20107 OTRAS OBLIGACIONES CORRIENTES 121.876,51
2010701 CON LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA 21.210,81
2010702 IMPUESTO A LA RENTA POR PAGAR DEL EJERCICIO 23.458,45
2010703 CON EL IESS 15.179,08
2010704 POR BENEFICIOS DE LEY A EMPLEADOS 43.211,23
2010705 PARTICIPACIÓN TRABAJADORES POR PAGAR DEL EJERCICIO 18.816,94
20113 OTROS PASIVOS CORRIENTES 434.366,05
202 PASIVO NO CORRIENTE 0,00
20203 OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS 0,00
2020301 LOCALES 0,00
3 PATRIMONIO NETO 428.349,10
301 CAPITAL 155.000,00
30101 CAPITAL SUSCRITO o ASIGNADO 155.000,00
304 RESERVAS 72.987,53
30401 RESERVA LEGAL 72.987,53
306 RESULTADOS ACUMULADOS 143.235,76
30601 GANANCIAS ACUMULADAS 154.368,78
30603 RESULTADOS ACUM ULADOS PROVENIENTES DE LA ADOPCION POR PRIM ERA VEZ DE LAS NIIF -11.133,02
307 RESULTADOS DEL EJERCICIO 57.125,81
30701 GANANCIA NETA DEL PERIODO 57.125,81
30702 (-) PÉRDIDA NETA DEL PERIODO 0,00
GERENTE GENERAL CONTADOR
UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA
104
UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA ESTADO DEL RESULTADO INTEGRAL
Del Mes de Enero de 2017 a Diciembre de 2017 CODIGO
INGRESOS
41 INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS 2.067.051,00
4101 VENTA DE BIENES
4102 PRESTACION DE SERVICIOS 2.067.051,00
OTROS INGRESOS 16.278,27
42 GANANCIA BRUTA 2.083.329,27
52 COSTOS Y GASTOS 1.983.928,07
5202 GASTOS 1.565.888,21
520201 SUELDOS, SALARIOS Y DEMÁS REMUNERACIONES 627.684,43
520202 APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL (incluido fondo de reserva) 104.724,23
520203 BENEFICIOS SOCIALES E INDEMNIZACIONES 118.174,37
520205 HONORARIOS, COMISIONES Y DIETAS A PERSONAS NATURALES 276.562,58
520208 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 145.819,00
520209 ARRENDAMIENTO OPERATIVO 115.851,27
520111 PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD 9.023,68
520212 COMBUSTIBLES 1.471,00
520114 SEGUROS Y REASEGUROS (primas y cesiones) 0,00
GASTOS DE VIAJE 1.255,81
520216 GASTOS DE GESTIÓN (agasajos a accionistas, trabajadores y clientes) 41.828,71
520218 AGUA, ENERGÍA, LUZ, Y TELECOMUNICACIONES 82.588,82
520220 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS 40.904,31
520221 DEPRECIACIONES: 102.835,81
52022101 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 38.370,74
PROVISIONES CTAS INCOBRABLES 4.665,07
Provisión por deterioro del valor de Activos 59.800,00
520228 OTROS GASTOS 306.432,64
52022801 SUMINISTROS Y MATERIALES 57.953,71
52022802 TRANSPORTES 5.114,70
52022803 IVA QUE SE CARGA AL COSTO O GASTO 85.318,14
52022804 PAGOS POR OTROS SERVICIOS 140.208,65
52022805 PAGOS POR OTROS BIENES 17.837,44
5203 GASTOS FINANCIEROS 8.771,41
520301 INTERESES 7.088,48
520302 COMISIONES 0,00
520303 GASTOS DE FINANCIAMIENTO DE ACTIVOS 0,00
520304 DIFERENCIA EN CAMBIO 0,00
520305 OTROS GASTOS FINANCIEROS 1.682,93
60 GANANCIA (PÉRDIDA) ANTES DE 15% A TRAB. E IMPTO RTA DE OP. CONTINUADAS 99.401,20
61 15% PARTICIPACIÓN TRABAJADORES 14.910,18
62 GANANCIA (PÉRDIDA) ANTES DE IMPUESTOS 84.491,02
63 IMPUESTO A LA RENTA CAUSADO 18.588,02
64 GANANCIA (PÉRDIDA) DE OPERACIONES CONTINUADAS ANTES DEL IMPUESTO DIFERIDO 65.903,00
82 RESULTADO INTEGRAL TOTAL DEL AÑO 65.903,00
105
Conclusiones
La unidad educativa privada es una institución que con el pasar de los años ha ganado en
reconocimiento y por tanto su cartera de cliente ha ido en aumento, pero así y todo no existe
la liquidez de la empresa disminuye.
Después de realizar un análisis sobre los resultados de la encuesta aplicada a la muestra con
la que se trabajó se pudo determinar que existen dificultades con las cuentas por cobrar
vencidas, por lo que se llegó a la conclusión de que es necesario la creación de un manual
de procedimientos, puesto que existe poco conocimiento sobre las funciones designadas
para el cumplimiento de sus tareas.
Con el diseño y la puesta en práctica de un manual de procedimientos se logró recuperar
un 20% de la cartera vencida, y encaminar a los trabajadores en las funciones
correspondientes a su puesto de trabajo.
Recomendaciones
Aplicar el Manual de Procedimientos en las Unidades Educativas Privadas que así lo
requieran.
Mantener actualizado continuamente el Manual de Procedimientos de acuerdo a las
particularidades de cada empresa.
Reformarlo de acuerdo a las normativas vigentes en el país.
106
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115
Apéndice
116
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
NO. PREGUNTAS SÍ NO
1 ¿Conoce usted el trabajo que se realiza con las cuentas por
cobrar de la entidad?
2 ¿Conoce usted los procesos de créditos y cobranzas que se
llevan a cabo en la Unidad Educativa?
3 ¿Existe el control adecuado sobre las cuentas por cobrar
vencidas de la unidad educativa?
4 ¿El responsable de las cuentas por cobrar dispone de un
reporte de antigüedad de los saldos vencidos?
5 ¿El responsable de las cuentas por cobrar, realiza en el tiempo
establecido un reporte sobre las últimas gestiones en el cobro
de cada cliente?
6 ¿Cree que el deficiente registro de los procesos de las cuentas
por cobrar es consecuencia del desconocimiento de las
funciones o labor de los trabajadores?
7 ¿Considera necesario el diseño de políticas de créditos y
cobranzas para que mejore el desempeño del departamento de
colecturía?
117
8 ¿En la unidad educativa se implementan las normativas de
control interno?
9 ¿Conoce usted las funciones que debe cumplir dentro de su
puesto de trabajo?
10 ¿Cree necesario contar con un manual de procedimientos para
la recuperación de las cuentas por cobrar en la unidad
educativa?