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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Portada
TRABAJO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCION DEL TÍTULO DE
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
TEMA
DESCENTRALIZACIÓN DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
DEL ÁREA DE COBRANZAS EN HABITUS INVESTIGACIÓN S.A. SUCURSAL
GUAYAQUIL
AUTORES
Cristina Trinidad Zambrano Loor
Miguel Ángel Silva Chamaidan
TUTOR DE TESIS: C.P.A Carlos Vicente Córdova Herrera, MAE
GUAYAQUIL, ABRIL 2016
ii
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Contraportada
TRABAJO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCION DEL TÍTULO DE
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
TEMA
DESCENTRALIZACIÓN DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
DEL ÁREA DE COBRANZAS EN HABITUS INVESTIGACIÓN S.A. SUCURSAL
GUAYAQUIL
AUTORES
Cristina Trinidad Zambrano Loor
Miguel Ángel Silva Chamaidan
TUTOR DE TESIS: C.P.A Carlos Vicente Córdova Herrera, MAE
GUAYAQUIL, ABRIL 2016
iii
Ficha repositorio ciencia y tecnología
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
TÍTULO: DESCENTRALIZACIÓN DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO DEL ÁREA DE COBRANZAS EN HABITUS INVESTIGACIÓN
S.A. SUCURSAL GUAYAQUIL
AUTOR(ES): Cristina Trinidad Zambrano Loor
Miguel Ángel Silva Chamaidan REVISORES:
INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD: DE
CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS
CARRERA: C.P.A. (CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO)
FECHA DE PUBLICACIÓN: N° DE PÁGS.: 114
ÁREA TEMÁTICA: Descentralización Administrativa
PALABRAS CLAVES: Descentralización, Administrativo, Financiero, Empresa.
RESUMEN
La tesis con el tema "descentralización del sistema administrativo y financiero del área de
cobranza de la empresa Habitus Investigación S.A, de la sucursal Guayaquil"; sostiene su
fundamento en el estudio para optimizar la aplicación de la cobranza efectiva, tiene como
problemática la tardanza en algunos cobros con el segmento de clientes de tipo mediano,
además para realizar dichas cobranzas se debe esperar el análisis y aprobación por parte
del área pertinente, ubicada en la matriz Quito. De esta forma se pretende realizar el
análisis del sistema que regula y da movimiento a las cobranzas, el departamento
administrativo y financiero direccionado hacia el área de cobranza emite el proceso de
cobro que se le aplicara al cliente deudor, se genera la necesidad de examinar el proceso de
toma de decisiones y de aprobación que aplica la empresa, además asimilar cada uno de
los sistemas corporativos para detectar sus falencias y limitarlos o eliminar su incidencia
en el área de cobranzas, también se genera la interrogante por medio de la falta de estudio
sobre la aplicación de la descentralización de los sistemas administrativos y financieros
del área de cobranzas de la empresa Habitus Investigación S.A. El cuál es el eje primordial
es desarrollar de manera efectiva una propuesta acorde con las necesidades reflejadas en
las aplicaciones financieras que presenta dicha sucursal en la ciudad de Guayaquil.
N° DE REGISTRO(en base de datos): N° DE
CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ARCHIVO PDF: X SI NO
CONTACTO CON AUTORAS: Teléfono: E-mail:
CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN Nombre:
Teléfono:
iv
Captura antiplagio
v
Certificado de aprobación del tutor
Habiendo sido nombrado, por el concejo directivo, como tutor de tesis de grado con el
tema:
“DESCENTRALIZACIÓN DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
DEL ÁREA DE COBRANZAS EN HABITUS INVESTIGACIÓN S.A. SUCURSAL
GUAYAQUIL”
Presentado por la señorita Cristina Trinidad Zambrano Loor con C.I. 095001042-1 y el
señor Miguel Ángel Silva Chamaidan con C.I. 092416172-2, egresados de la carrera de
C.P.A. como requisito para optar por título de contador público autorizado.
Certifico que he revisado y aprobado en todas sus partes, encontrándose apto para su
sustentación.
C.P.A Carlos Vicente Córdova Herrera, MAE
TUTOR DE TESIS
C.I. 0912122298
vi
Renuncia derechos de autor a favor de la Universidad
Nosotros, Cristina Trinidad Zambrano Loor con C.I. 095001042-1 Y Miguel Ángel
Silva Chamaidan Con C.I. 092416172-2, egresados de la carrera de C.P.A.
Cedemos el derecho de autoría del trabajo de investigación titulado:
“DESCENTRALIZACIÓN DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
DEL ÁREA DE COBRANZAS EN HABITUS INVESTIGACIÓN S.A. SUCURSAL
GUAYAQUIL”
A la Universidad de Guayaquil, por lo tanto ellos pueden disponer del contenido como
crea conveniente, ya que el trabajo de investigación contiene un sinnúmero de datos que
contribuirían con el desarrollo académico de la escuela de contaduría pública autorizada de
la facultad de ciencias administrativas.
Se concreta dicha anuencia con la firma de antepuestos autores.
Miguel Ángel Silva Chamaidan Cristina Trinidad Zambrano Loor
C.I.092416172-2 C.I. 095001042-1
E-Mail:[email protected] E-Mail: [email protected]
vii
Dedicatoria
A Dios por brindarme la sabiduría y conocimiento para elaborar la presente tesis, mediante
su bendición divina.
A mi madre que con su motivación y amor me impulso en mis estudios superiores.
A mi padre por el apoyo económico y moral durante toda mi vida estudiantil superior.
A mi familia por el apoyo constante que recibí por cada uno.
A mis profesores que con sus cátedras he logrado avanzar en cada nivel de mi carrera
A la Universidad de Guayaquil por ser el lugar donde desarrolle mi pensamiento y me
cultivo con sus enseñanzas.
Cristina Trinidad Zambrano Loor
AUTORA
viii
Dedicatoria
A mis padres que con apoyo y ayuda moral supieron guiar mi camino con responsabilidad
y respeto para el estudio, a mi tutor de tesis que gracias a sus conocimientos supo guiar la
elaboración de tesis, corregir mis errores y felicitar mis aciertos, dedico esta tesis a todas
as personas importantes en mi vida y decirles que dedico a ellos cada palabra plasmada en
esta tesis que aporta, refleja y denota la educación recibida durante todo mi ciclo
estudiantil superior.
Miguel Ángel Silva Chamaidan
AUTOR
ix
Agradecimiento
Agradezco de manera infinita:
A mi familia por su apoyo constante, a mi tutor de tesis que con su experiencia y sabiduría
académica supo guiarme en la elaboración de mi proyecto, a la Universidad de Guayaquil
por la fuente de saberes que impulso mi motivación para inculcar sabios pensamientos y
cultura educativa.
Con infinito agradecimiento expreso estas palabras a las personas que de una u otra
manera me motivaron a seguir esta prestigiosa carrera en la gloriosa Universidad de
Guayaquil.
Cristina Trinidad Zambrano Loor
AUTORA
x
Agradecimiento
Agradezco de todo corazón y con infinito amor:
A Dios por prestarme vida salud y sabiduría.
A mi padre y a mi madre por su apoyo infinito durante toda mi vida estudiantil
A mis maestros que con sus cátedras inculcaron saberes valiosos que me servirán como
guía en mi carrera
A la Universidad de Guayaquil por cobijarme en sus aulas que son la cuna de saberes.
A mi familia por ser el pilar que me ayudo a seguir y culminar mi carrera universitaria.
Miguel Ángel Silva Chamaidan
AUTOR
xi
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
DESCENTRALIZACIÓN DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DEL
ÁREA DE COBRANZAS EN HABITUS INVESTIGACIÓN S.A. SUCURSAL
GUAYAQUIL
Autores: Cristina Trinidad Zambrano Loor, Miguel Ángel Silva Chamaidan
Tutor de tesis: C.P.A Carlos Vicente Córdova Herrera, MAE
Resumen
"Descentralización del sistema administrativo y financiero del área de cobranza de la
empresa Habitus Investigación S.A, de la sucursal Guayaquil"; sostiene su fundamento en
el estudio para optimizar la aplicación de la cobranza efectiva, tiene como problemática la
tardanza en algunos cobros con el segmento de clientes de tipo mediano, además para
realizar dichas cobranzas se debe esperar el análisis y aprobación por parte del área
pertinente, ubicada en la matriz Quito. De esta forma se pretende realizar el análisis del
sistema que regula y da movimiento a las cobranzas, el departamento administrativo y
financiero direccionado hacia el área de cobranza emite el proceso de cobro que se le
aplicara al cliente deudor, se genera la necesidad de examinar el proceso de toma de
decisiones y de aprobación que aplica la empresa, además asimilar cada uno de los
sistemas corporativos para detectar sus falencias y limitarlos o eliminar su incidencia en el
área de cobranzas, también se genera la interrogante por medio de la falta de estudio sobre
la aplicación de la descentralización de los sistemas administrativos y financieros del área
de cobranzas de la empresa Habitus Investigación S.A. El cuál es el eje primordial es
desarrollar de manera efectiva una propuesta acorde con las necesidades reflejadas en las
aplicaciones financieras que presenta dicha sucursal en la ciudad de Guayaquil.
PALABRAS CLAVES: Descentralización, Administrativo, Financiero, Cobranzas,
Empresa.
xii
UNIVERSITY OF GUAYAQUIL
SCHOOL OF ADMINISTRATIVE SCIENCES
TOPIC: Decentralization of the administrative and financial system in Habitus Company,
located in Guayaquil.
Authors: Cristina Trinidad Zambrano Loor, Miguel Ángel Silva Chamaidan.
Thesis advisor: C.P.A. Carlos Vicente Córdova Herrera, MAE
Abstrac
"Decentralization of administrative and financial system of the company HABITUS
RESEARCH S.A. , located in Guayaquil " ; She holds its ground in the study of strategies
and rules to follow to optimize the implementation of the decentralization of
administrative and financial systems thus achieve independence in decision-making of the
branch located in the city of Guayaquil :
It is channeled into the problem, the study of the objectives mentioned due justification
defines the problem, the current situation and the proposed new models, directed to the
swot matrix serves for the qualitative and quantitative analysis. Expresses the kind of
research , type of research and measures used for the sample population of our study ,
methods, techniques and tools for collecting the data, after making the respective survey
are defined. The background of the research mentioned, details a brief history of the
subject under study, the theoretical framework as an essential part of the investigation
materializes.
KEYWORDS : Decentralization, Administrative, Financial , Collection , Factory.
xiii
Tabla de contenido
Portada ……………………………………………………………………………………..i
Contraportada ........................................................................................................................ ii
Ficha repositorio ciencia y tecnología ................................................................................. iii
Captura antiplagio................................................................................................................. iv
Certificado de aprobación del tutor ....................................................................................... v
Renuncia derechos de autor a favor de la Universidad ........................................................ vi
Dedicatoria........................................................................................................................... vii
Dedicatoria......................................................................................................................... viii
Agradecimiento .................................................................................................................... ix
Agradecimiento ..................................................................................................................... x
Resumen ............................................................................................................................... xi
Abstrac……………………………………………………………………………………xii
Introducción ........................................................................................................................... 1
CAPÍTULO I ......................................................................................................................... 3
EL PROBLEMA.................................................................................................................... 3
1.1. Planteamiento del problema .................................................................................... 3
1.2. Formulación y sistematización del problema ................................................................. 5
1.3. Objetivos de la investigación .................................................................................. 6
1.4. Justificación ............................................................................................................ 7
1.5. Delimitación de la investigación ............................................................................. 9
1.6. Hipótesis ................................................................................................................ 11
CAPITULO II ...................................................................................................................... 12
MARCO REFERENCIAL .................................................................................................. 12
2.1. Antecedentes ......................................................................................................... 12
2.2. Marco teórico ........................................................................................................ 13
2.3. Marco contextual .................................................................................................. 24
2.4. Marco conceptual .................................................................................................. 27
CAPITULO III .................................................................................................................... 31
MARCO METODOLÓGICO ............................................................................................. 31
3.1. Diagnóstico del estado actual de la problemática ................................................. 31
3.2. Tipo de investigación ............................................................................................ 31
Figura N° 10: Métodos de la investigación teórica ............................................................. 33
3.3. Población y muestra .............................................................................................. 34
3.4. Técnicas e instrumentos de la investigación ......................................................... 34
3.5. Análisis de los resultados obtenidos mediante los métodos aplicados. ................. 36
xiv
CAPITULO IV .................................................................................................................... 49
PROPUESTA ...................................................................................................................... 49
4.1. Análisis de la propuesta ........................................................................................ 49
4.2. Organigrama ......................................................................................................... 49
4.2.1. Organigrama jerárquico ........................................................................................ 49
4.2.2. Organigrama funcional ......................................................................................... 50
4.3. Manual de procedimiento y políticas de cobranza ................................................ 51
4.4. Descripción de funciones ...................................................................................... 60
Conclusiones ........................................................................................................................ 64
Recomendaciones ................................................................................................................ 65
Bibliografía .......................................................................................................................... 66
Apéndice I............................................................................................................................ 69
xv
Índice de tablas
Tabla N° 1: Área de trabajo ................................................................................................. 36
Tabla N° 2: Aplica métodos de cobranza ............................................................................ 37
Tabla N° 3: Registro o sistema de clasificación de clientes ................................................ 38
Tabla N° 4: Método de recuperación de cartera vencida..................................................... 39
Tabla N° 5: Necesidad de la aplicación de la descentralización ......................................... 40
Tabla N° 6: Falencias en la organización ............................................................................ 41
Tabla N° 7: Hipótesis para la aplicación ............................................................................. 42
Tabla N° 8: Diferenciación entre matriz y sucursal ............................................................ 43
Tabla N° 9: Estructura de los recursos ................................................................................ 44
Tabla N° 10: Definición de la descentralización ................................................................. 45
xvi
Índice de figuras
Figura N° 1: Modelo de centralización y descentralización .................................................. 4 Figura N° 2: Sistema descentralizado .................................................................................. 17 Figura N° 3: La centralización descripción gráfica ............................................................. 17 Figura N° 4: La descentralización descripción gráfica ........................................................ 18 Figura N° 5: La descentralización financiera ...................................................................... 18 Figura N° 6: Seis funciones básicas en el proceso de descentralización ............................. 19 Figura N° 7: Ubicación física .............................................................................................. 24 Figura N° 8: Organigrama ................................................................................................... 25 Figura N° 9: Modelo de factura de Habitus Investigación S.A. Matriz Quito. ................... 25 Figura N° 10: Métodos de la investigación teórica ............................................................. 33 Figura N° 11: Área de trabajo.............................................................................................. 36 Figura N° 12: Aplica métodos de cobranza ......................................................................... 37 Figura N° 13: Registro o sistema de clasificación de clientes ............................................. 38 Figura N° 14: método de recuperación de cartera vencida .................................................. 39 Figura N° 15: Necesidad de la aplicación de la descentralización ...................................... 40 Figura N° 16: Falencias en la organización ......................................................................... 41 Figura N° 17: Hipótesis para la aplicación .......................................................................... 42 Figura N° 18: Diferenciación entre matriz y sucursal ......................................................... 43 Figura N° 19: Estructura de los recursos ............................................................................. 44 Figura N° 20: Definición de la descentralización ................................................................ 45
Figura N° 21: Organigrama jerárquico…………………………………...……………….50
Figura N° 22: Organigrama funcional…………………………………………………….50
1
Introducción
Durante los últimos años se ha podido observar que algunas empresas en Ecuador,
tienen falencias en toma de decisiones contables que afectan al área de cobranzas, para ello
es necesario realizar la investigación para controlar y aplicar la descentralización del
sistema administrativo y financiero del área de cobranzas en Habitus Investigación S.A.
sucursal Guayaquil. Desglosa interrogantes que se presentan en la etapa de centralización
entre los sistemas financiero y administrativo, que desarrolladas, emitirán criterios técnicos
beneficiando de manera permanente a la empresa, manejan las reglas y normas que hacen
posible la descentralización entre matriz y sucursal primaria. El trabajo de investigación se
encuentra organizada en 4 capítulos, cuyo contenido se describe a continuación:
En el capítulo I (Presentación del problema) La “Descentralización del sistema
administrativo y financiero del área de cobranzas en Habitus Investigación S.A. sucursal
Guayaquil”, partiendo de la descripción del estado actual de esta disciplina, ajeno al estado
deseado del mismo; así se hace una clasificación del tipo de investigación y se presentan
las premisas del estudio. Presenta una revisión bibliográfica de los temas principales sobre
lo que se fundamenta la propuesta metodológica: metodologías de diseño, la técnica de
diferenciales semánticos, el método para la descentralización de sistemas en la
organización. Las políticas para aplicarlas, los métodos de diseño organizacional y la
teoría de la administración. El capítulo concluye con un análisis de los puntos débiles de la
cuestión. En este capítulo se presenta además el caso de aplicación de la tesis, detallándose
las actividades realizadas así como los instrumentos utilizados para este fin.
En el capítulo II: Se toma como base de información de la tesis relacionadas con el
tema, por ejemplo se señala la opinión que tiene Ortigosa Mencos Jhonatan Ricardo de la
Pontificia Universidad de Lima, autor de la tesis “Implementación de una metodología de
cobranza sistematizada en una empresa de financiamiento” (2015); sobre las cobranzas y
de Bonifaz Yambay Jacqueline de la Universidad Católica de Santiago de Guayaquil,
autora de la tesis: Diseño de un modelo de cobranzas de créditos de consumo otorgados
por el sistema financiero y viabilizarían del aplicativo informático (SAC) (2014); para
disminuir el índice de morosidad en cuentas por cobrar en cartera de consumo en la ciudad
de Guayaquil que emite su opinión sobre la práctica de la cobranza en una organización y
por consiguiente Verdezoto Dias Ronald (2013); de la Universidad Católica de Santiago
2
de Guayaquil, autor de la tesis: Diseño de un modelo de cobranzas de créditos para
disminuir el índice de perdida de cartera empresarial de consumo en la ciudad de
Guayaquil, explica las garantas que debe tener el departamento de cobranzas para la
organización de la información de cobro.
En el capítulo III (Análisis de resultados) se detallan los resultados obtenidos en la
encuesta aplicada, seguidamente se desarrolla el modelo matemático de inferencia difusa
para la selección de propuestas de conceptos de diseño y se realizan pruebas al mismo.
Finalmente se incorporan los resultados obtenidos a las diferentes estructuras aplicables en
el proceso de descentralización de sistema.
El capítulo IV (La propuesta en cobranzas) inicia con la introducción de un
concepto básico en la tesis: el concepto de Fayol, después de ello se hace una comparación
con el concepto de Función y Funcionamiento como fundamentos del diseño;
seguidamente se propone y detalla un método para crear especificaciones y estructuras de
Fayol para su utilización como guía rectora de la actividad de diseño. Las Conclusiones de
la tesis, aportaciones y recomendaciones para futuras investigaciones en la misma línea
temática propuesta por la tesis. La Bibliografía y Anexos del trabajo de investigación,
distinguiéndose entre los diferentes tipos de publicaciones utilizadas. Además se presentan
los anexos del caso práctico y anexos de las normativas.
3
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1. Planteamiento del problema
A nivel mundial los avances que se realizan en el área de cobranzas benefician y
optimizan el proceso de recaudación de haberes en cualquier ámbito que el mencionado
proceso se desarrolle, uno de los factores que incide de manera directa es la globalización,
como tal es el resultado de la consolidación del capitalismo, de los principales avances
tecnológicos y de la necesidad de expansión del flujo comercial mundial.
En el Ecuador se emplean técnicas de cobranza, que en algunas empresas no son
efectivas y que sus resultados se ven a largo plazo, por eso es necesario un estudio
administrativo y financiero que emitan como diagnostico el control de los efectos que
causan las cuentas por cobrar o pérdidas de cartera.
La empresa Habitus Investigación S.A, tiene como problemática la tardanza en
algunos cobros con el segmento de clientes de tipo mediano, además para realizar dichas
cobranzas se debe esperar el análisis y aprobación por parte del área pertinente, ubicada
en la matriz Quito. De esta forma se pretende realizar el análisis del sistema que regula y
da movimiento a las cobranzas, el departamento administrativo y financiero direccionado
hacia el área de cobranza emite el proceso de cobro que se le aplicara al cliente deudor, se
genera la necesidad de examinar el proceso de toma de decisiones y de aprobación que
aplica la empresa.
Además asimilar cada uno de los sistemas corporativos para detectar sus falencias y
limitarlos o eliminar su incidencia en el área de cobranzas, también se genera la
interrogante por medio de la falta de estudio sobre la aplicación de la descentralización de
los sistemas administrativos y financieros del área de cobranzas de la empresa Habitus
Investigación S.A. El cuál es el eje primordial es desarrollar de manera efectiva una
propuesta acorde con las necesidades reflejadas en las aplicaciones financieras que
presenta la sucursal ubicada en Guayaquil.
4
La problemática expresada devela la necesidad de establecer un estudio para denotar
la necesidad de aplicar la descentralización en la empresa Habitus Investigación S.A. de
esta manera se desarrollan las características específicas del problema que ayuda a
promover la capacidad administrativa y al mismo tiempo identifica los distintos riesgos y
oportunidades que se presentaran al aplicar la descentralización. La solución más factible
para la empresa Habitus Investigación S.A. es la aplicación de la descentralización en sus
sistemas, de esta manera se solucionaría:
La pérdida de tiempo en la toma de decisiones
Pérdida de cartera de cobro
Cobros congelados
Cobros en espera
La empresa se extendería en otras partes del Ecuador tomando el modelo de
descentralización.
Modelo de Centralización Modelo de Descentralización
Comunicación interna Comunicación Mutua
Interno-Externo
Demora en la toma de decisiones Toma de decisiones Progresiva
Figura N° 1 Modelo de centralización y descentralización
FUENTE: Análisis sobre la descentralización.
Empresa
Empresa
5
1.2. Formulación y sistematización del problema
Formulación
¿Cómo incide la centralización en los sistemas administrativos y financieros del área de
cobranzas en la empresa Habitus Investigación S.A.?
Sistematización
¿De qué manera afecta la centralización de los sistemas administrativos y
financieros del área de cobranzas de la empresa Habitus Investigación S.A.?
¿Cuáles son las causas y efectos que se presentarían si no se aplica la
Descentralización de los sistemas administrativos y financieros del área de
cobranzas en la empresa Habitus Investigación S.A.?
¿Qué normas de descentralización administración y financiera del área de cobranzas
dirigida a la empresa Habitus Investigación S.A. se implementaran?
6
1.3. Objetivos de la investigación
Objetivo general
Estudiar la descentralización de los sistemas de administrativos y financieros que
beneficien de manera equitativa a todas las áreas de la empresa Habitus Investigación S.A.
Objetivos específicos
Implementar los estándares para la descentralización efectiva en los sistemas de
administración y financiera.
Innovar los métodos de ejecución administrativa financiera dirigida a la empresa
Habitus Investigación S.A
Analizar los efectos y causa que arraigan los sistemas de administración financiera
dirigida a la empresa Habitus Investigación S.A
7
1.4. Justificación
Justificación del proyecto
“La justificación de un proyecto de investigación permite explicar la importancia del
tema seleccionado y de la investigación a realizarse, considerando su clase social,
científica, personal, institucional, entre otras” Hurtado, J. (2007:83). Bajo esta perspectiva,
se considera de suma importancia llevar a cabo el presente estudio, debido a las causales
que se presentan a continuación.
Justificación teórica
Con este proyecto, el beneficio se verá reflejado en un aumento de la eficiencia del
área de cobranza, el principal beneficiado de esta investigación será la empresa Habitus
Investigación S.A, al ser informado de cuáles son las mejores circunstancias para obtener
mayor competencia y disminuir el impacto en la toma de decisiones y cobranzas. Por lo
tanto, si se cobran correcta y eficientemente se generarían las pertinentes facilidades de
pago a las empresas en mora. Adicionalmente se puede observar el beneficio para los
clientes debido a la reapertura de créditos en la empresa.
El proceso de investigación que se realizará, permitirá llenar varios de los vacíos y
dudas acerca de las normativas vigentes que se están aplicando en el área de cobranzas en
Habitus Investigación; para lograr obtener la eficiencia en el cobro de deudas vencidas y
por vencer, e indicar cuál sería el beneficio que ellos tendrán con la aplicación de este
proyecto.
Los resultados que se tendrá a futuro podrán generan datos de vital importancia para
proyectos de mayor capacidad de desarrollo, se fomentará una base para incrementar la
inversión en recursos y así poder elevar los niveles de calidad y alcance en el proceso de
cobro.
En base a los resultados que se obtengan en un período de investigación, se podrá
notar que este proceso investigativo proveerá de importantes insumos para futuras
implementaciones de normas, reglamentos en otras organizaciones con problemática
similar a la de la empresa Habitus Investigación.
8
Justificación metodológica
El análisis metodológico que se aplicará a la investigación está sustentado en base a
los cambios internos de Habitus Investigación S.A en el área de cobranzas, con la
recolección de información necesaria para su estudio, no solo se basará la revisión de
datos cuantitativos sino también de su cartera de clientes y datos actuales que son de vital
importancia si se desea que éste proyecto tenga el éxito que tanto se anhela, buscar y
recompilar datos bibliográfico, comparativos y demográfico que nos facilite el desarrollo
fluido de la investigación, ya sean datos positivos o negativos, debemos enfocar nuestro
proceso a una solución que permita incrementar el nivel y eficiencia del área de cobranzas
con la implementación de planes de desarrollo de cobros pendientes y aplicación de la
descentralización.
En todo proyecto siempre habrán variables, es por esa razón que no se puede evitar
mencionar datos que serán necesarios en el desarrollo del proyecto, se definirá cuáles son
los beneficios de este estudio, aplicando las variables necesarias sin dejar de aprovechar
los recursos que se encuentren a nuestra disposición.
Justificación práctica
En base a la información recolectada en este proceso se puede plantear soluciones a
distintos problemas; que probablemente se presentarán en el futuro en el área de
cobranzas, ya que, al aplicarse las nuevas disposiciones que señala la propuesta.
Los resultados que este proceso de estudio aportarán a distintas temáticas a diferentes
problemas dentro del ambiente económico administrativo y financiero del área de
cobranzas en Habitus Investigación S.A. sucursal Guayaquil.
9
1.5. Delimitación de la investigación
Delimitación de problema.
Desde el punto de vista de Sabino; “La delimitación del tema a investigar es una etapa
ineludible en todo proceso de obtención de conocimientos, porque ella nos permite reducir
nuestro problema inicial a dimensiones prácticas dentro de las cuales es posible efectuar
los estudios correspondientes”; (Sabino Carlos A. , 1986), siguiendo este concepto se va a
enfocar en el análisis científico que mejore la situación de la descentralización del sistema
administrativo y financiero del área de cobranzas en Habitus Investigación S.A. sucursal
Guayaquil”. Se delimitará el presente estudio de acuerdo a los siguientes criterios:
Delimitación espacial.
Tanto el análisis teórico que se refiere a datos bibliográfico que serían las fuentes
secundarias, como el análisis de campo que recopile información de las fuentes primarias,
serán llevados a cabo en la empresa Habitus Investigación S.A.
Delimitación teórica.
"La delimitación teórica consiste en definir los conceptos que se van a emplear, o
determinar el contenido específico que se tratará con profundidad" (López Luisa, 2012);
en este sentido se indica que el presente proyecto se enfocará en los siguientes tema:
Ciencias financieras.- Se toma en cuenta los aspectos económicos realizados en
las mediciones para la elaboración y ejecución de nuestro proyecto enfocado en el área de
cobranzas, se considera elemental incluir a la administración, ya que está encargada de la
correcta planificación, dirección y control de los recursos económicos y humanos.
Ciencias contables.- Es muy importantes enfocarse en el área contable ya que esto
ayudará a conocer las directrices aplicables en el proceso de cobranzas mediante la
recuperaciones de cartera en el proyecto investigativo. Ya que la contabilidad tiene como
fin interpretar las situaciones económicas que se derivan de transacciones monetarias,
facilitando la toma de decisiones encaminadas hacia el mejoramiento de una organización.
10
Delimitación temporal.
"En muchos fenómenos investigables es de vital importancia establecer los límites del
tiempo, con el fin de determinar la validez de las conclusiones" (López Luisa, 2012) por
dicho motivo, el presente proyecto ha sido desarrollado desde el mes de septiembre hasta
el mes de marzo del 2016. Delimitado en tiempo los procesos que se van a seguir, así
como se puede apreciar en el Diagrama de Gantt adjunto.
ACTIVIDADES MES/AÑO
SEP/
2015
OCT/
2015
NOV/
2015
DIC/
2015
ENE/
2016
FEB/
2016
MAR/
2016
Revisión y aprobación
de ante-proyecto.
Primer capítulo y
segundo capítulo.
Tercer capítulo.
Conclusiones y
recomendaciones
Recopilación,
procesamiento y
análisis de datos
Entrega de tesis
Sustentación de Tesis
11
1.6. Hipótesis
La centralización del área de cobranzas de la matriz ubicada en Quito, Incide en la
toma de decisiones, administrativas y financieras de los clientes de Guayaquil.
Variables
Variable independiente
Centralización del área de cobranzas de la matriz ubicada en Quito.
Variable dependiente
Incidencia en la toma de decisiones administrativas y financieras de los clientes de
Guayaquil.
12
CAPITULO II
MARCO REFERENCIAL
2.1. Antecedentes
La investigación se basa con el fundamento de tres autores de tesis descritos de manera
consecutiva:
Según Ortigosa Mencos Jhonatan Ricardo de la Pontificia Universidad de Lima (2015),
autor de la tesis “Implementación de una metodología de cobranza sistematizada en una
empresa de financiamiento”, menciona que: “Un sistema de gestión de cobranza es un
conjunto de partes relacionadas entre sí con el objeto de administrar la gestión de
cobranzas. La eficiencia que puede aportar un sistema de gestión de cobranza a una
empresa depende de su solidez, dinamismo y versatilidad para garantizar el cumplimiento
de los objetivos y la satisfacción de las necesidades de cualquier organización que necesite
administrar su cartera de deudores”.
El autor del párrafo anterior menciona que la estructura de las cobranzas debe de seguir
una secuencia lineal para lograr el objetivo primordial, además de mantener la buena
relación entre el cliente y la empresa.
Según Ing. Com. Bonifaz Yambay Jacqueline de la Universidad Católica de Santiago
de Guayaquil (2014), autora de la tesis: Diseño de un modelo de cobranzas de créditos de
consumo otorgados por el sistema financiero y viabilizarían del aplicativo informático
(sac) para disminuir el índice de morosidad en cuentas por cobrar en cartera de consumo
en la ciudad de Guayaquil, menciona que: “La práctica de la cobranza puede ser llevada a
cabo por una persona en nombre de la empresa que brinda el servicio en cuestión, o en su
defecto a la cual se le haya comprado un producto, o bien estar ejercida por una entidad
bancaria, lo que se conoce popularmente como cobranza bancaria”.
La autora del párrafo anterior menciona que: Es de gran importancia que una
organización que tenga cuentas por cobrar adquiera un sistema computarizado para llevar
dichas cuentas por cobrar de manera elocuente y organizada, además sino desea apegarse a
esta tecnología aplicar el modelo de Staff o externalización.
13
Según Ing. Com. Verdezoto Dias Ronald de la Universidad Católica de Santiago de
Guayaquil (2013), autor de la tesis: Diseño de un modelo de cobranzas de créditos para
disminuir el índice de perdida de cartera empresarial de consumo en la ciudad de
Guayaquil, menciona que: “Para garantizar un buen trabajo de cobranza y un adecuado
control de las cuentas por cobrar de los clientes, debe llevarse un estricto registro de
aquellas cuentas que han permanecido insolutas excediendo las condiciones normales de
venta y ya están vencidas. Esto se llama determinar la antigüedad de los saldos de cuentas
por cobrar. La antigüedad de las cuentas significa su separación en diferentes categorías:
Primero las cuentas que están dentro de los términos y no están vencidas; después, las de 1
a 30 días de vencidas, las de 30 a 60, las de 60 a 90, y así sucesivamente”.
El autor del párrafo anterior menciona que, obtener un buen resultado en las cobranzas
se debe tener un registro adecuado de cuentas que pendientes de cobro que excedan o
infrinjan las políticas de la organización, también se define que las cuentas que entran en
este rango son las que se encuentran en un rango de 30, 60 y 90 días.
2.2. Marco teórico
El primer expositor de la Teoría de la descentralización de los Sistemas de cobranzas fue
Ludwing Von Bertalanffy, en el intento de lograr una metodología
integradora para la administración de problemas organizacionales y cobranzas. La meta de
la Teoría de la descentralización de los Sistemas de cobranzas es buscar analogías entre la
administración y las cobranzas, sino tratar de evitar la superficialidad organizativa en la
institución que ha estancado en el proceso de cobranza y toma de decisiones.
Bereche Ivelisse. (2011) (Pág. 32). La Descentralización, Dice que: “La
descentralización es la etapa de independencia que permite estableces las directrices
suficientes y requeridas para la toma de decisiones”. Denota los antecedentes de la
investigación, detallando una breve historia sobre la descentralización del sistema
administrativo y financiero del área de cobranzas en Habitus Investigación S.A. sucursal
Guayaquil. Se destaca por lograr el análisis y estudio administrativos y de cobranzas por
medio del desglose de objetivos y ejecución de fases para la generación de normas, en el
14
ambiente organizacional la descentralización se implementaría en la sucursal de la
empresa Habitus Investigación S.A. Que se encuentran en la ciudad de Guayaquil, ya
que los sistemas administrativos y financieros, en cuestión, son dependientes de la toma
de decisiones, que se realizan en la matriz ubicada en Quito, este proceso interno de
toma de decisiones está afectando los proyectos, contratos y obligaciones importantes
para el desarrolla la empresa.
Carrasco Luis. (2015) (Pág. 21). Elementos de la administración, Dice que: “Los
elementos de la administración (Manejo, control y reestructuración), es la estrategia
básica para el óptimo funcionamiento de una corporación”. La descentralización como
aplicación para el desarrollo empresarial, Es la trasferencia de competencia centralizadas
en el área de cobranzas ya sea en el ámbito de control, administrativo o financiero, esto se
da a través de zonas o sucursales empresariales en distintos puntos a nivel nacional, para
poder aplicar la descentralización se debe investigar datos históricos, estrategias y
planeaciones que nunca funcionaron, de esta manera se genera las bases estratégicas
efectivas.
Brech E.F.L. (S.F.). La administración, Dice que: “La administración es el proceso
de administrar las diferentes acciones de la empresa y divide los sistemas de trabajo en
elocuentes tareas”. Un sistema se dice centralizado cuando tiene un núcleo que comanda a
todos los demás, y estos dependen para su activación del primero, ya que por sí solos no
son capaces de generar ningún proceso. Por el contrario los sistemas descentralizados son
aquellos donde el núcleo de comando y decisión está formado por varios subsistemas. En
dicho caso el sistema no es tan dependiente, sino que puede llegar a contar con subsistemas
que actúan de reserva y que sólo se ponen en funcionamiento cuando falla el sistema que
debería actuar en dicho caso.
Iñiguez Carlos (1993) (Pág. 87). “Procesos de transición corporativa Dice que: Para
que exista un proceso de descentralización se debe establecer que exista centralización en
la entida”. La teoría clásica de la administración (1800 a 1900 Aprox.), a cambio de la
Científica, eficiencia a través de la racionalización del trabajo del obrero, se caracterizó por
el énfasis y la importancia dada en la estructura y la organización que debe tener una
empresa para lograr la eficiencia.
15
Como es de notar, en las dos teorías el objetivo común era el de lograr la eficiencia y
productividad. (Fayol, 1800).
Desarrollo de la universitaria. (2009) (Pág. 3). “Administración financiera y
presupuestos”, Dice que: “La descentralización de los sistemas de una empresa siempre
afectaran el presupuesto general cuando estas imposiciones son repentinas”. En la escuela
científica prima el trabajo individual, en la escuela clásica, por lo contrario, se parte de un
todo organizacional y su estructura para garantizar la eficiencia en todas las partes
involucradas, éstas últimas se pueden distinguir e identificar como departamentos,
secciones, ó simplemente personas, es decir se hace presente la división y especialización
del trabajo formando así de labor individual la parte fundamental de un todo u objetivo
general. (Fayol, 1800)
La teoría clásica argumentaba que con los conocimientos científicos y con una
metodología adecuada y encaminada a la gerencia, se podían obtener excelentes
resultados.
Areopagita Nubia. (1998). Administración y control de la producción, Dice que:” El
sistema administrativo es el motor principal de la producción ya que permite ver datos
preliminares en la adjudicación y percepción del mercado meta”. Para demostrar esto y
aumentar sus bases de conocimiento sobre la gerencia, Fayol mencionó las Seis
Funciones Básicas de la Empresa, demostrando así su participación y respaldo a la
División y Especialización del Trabajo partiendo de lo individual como parte de un todo,
y un todo para lograr los objetivos. (Fayol, 1800) (Chiavenatto Idalberto, 1994).
Es la trasferencia de competencia centralizadas ya sea en el ámbito de control,
administrativo o financiero, esto se da a través de zonas o sucursales empresariales en
distintos puntos a nivel nacional, para poder aplicar la descentralización se debe investigar
datos históricos, estrategias y planeaciones que nunca funcionaron, de esta manera se
genera las bases estratégicas efectivas.
La descentralización administrativa es la forma o modo utilizado para ordenar y
distribuir las diversas unidades administrativas, encaminada a seguir los objetivos
empresariales. Se define como descentralización a la disminución en el mando y autoridad
que conjuga un grupo empresarial centralizado vínculo integrado por la matriz y las
16
sucursales, cabe recalcar que esta división del poder empresarial debe de ser ejecutado por
departamentos, de esta manera se debe basar por el bien financiero y la organización
empresarial optima y funcional.
Existen un ciclo con tres fases para que la descentralización sea un éxito para quienes la
aplican (Bateman, 2010).
Descentralización política
Descentralización administrativa y financiera
La desconcentración
La delegación
La devolución
Descentralización fiscal.
Marshall María, (1999). Sistemas y relaciones con el departamento financiero, Dice
que: “Mediante el análisis de datos históricos se determinan las falencias que no se
aprecian a simple vista en los sistemas esto permite establecer las debidas correcciones que
se presentan en el sistema afectado”. La descentralización en el ámbito administrativo y
financiero de una empresa genera ventajas que permite desarrollar estrategias,
planeaciones y decisiones, ejecutadas y tomadas por los niveles más bajos de la empresa
considerando y distribuyendo equitativamente la eficiencia, la optimización y el ciclo de
trabajo a la que se dedica la empresa ya constituida.
Brito Manolo. (2010) (Pág. 54). La Finanzas, Dice que: “Las finanzas son el ente
regulador económico de una entidad económica ya sea empresarial u organización y
simplifica la división de los recursos equitativamente”.
El lado contrario de la descentralización
A pesar de tener beneficios que tienen incidencia de gran magnitud en la empresa
la descentralización también tiene algunas fricciones, por ejemplo la falta de comunidad en
la etapa de toma de decisiones, esta etapa genera uniformidad al momento de tomar una
decisión que afecte o beneficie a la empresa en su mancomunado sistema de trabajo.
17
MATRIZ MATRIZ
COMUNICACIÓN VERTICAL ENTRE MATRICES
Figura N° 2: Sistema descentralizado
Fuente: Criterio personal de la publicación, sobre la descentralización de Fayol
Pabón Arévalo, Horacio Leonel. (2014) (Pág. 89). LA EMPRESA, Dice que: “La
empresa es una organización que debe ser constituida con libre criterio y descentralizada,
para no entorpecer el circuito administrativo y financiero”.
MARGEN DE TIEMPO PARA LA TOMA DE DECIONES
Figura N° 3: La centralización descripción gráfica
Fuente: Criterio personal de la publicación, sobre la descentralización de Fayol
1884
GERENTE
FINANCIERO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
JUNTA DIRECTIVA
GENERAL
OFICINA CENTRAL
JEFE
DEP
VINCULO
COMUNICACIONAL
PARA LA TOMA DE
DECIONES
JEFE
DEP
DEPARTAMENT
O FINANCIERO
GENERAL
DEPARTAMENTO
AMINISTRATIVO
GENERAL
DEPARTAMENT
O FINANCIERO
GENERAL
DEPARTAMENTO
AMINISTRATIVO
GENERAL
ORGANO
RESOLUTIVO
OFICINA
CENTRAL
UNIDADES FORMULADO
RAS
UNIDADES
EJECUTORAS
18
Carmona Joan. (2000) (Pág. 34). Lo financiero es el estatuto económico, Dice que:
“La descentralización del sistema financiero es la base de toda reforma empresarial”.
Figura N° 4: La descentralización descripción gráfica
Fuente: Criterio personal de la publicación, sobre la descentralización de Fayol
1884
Figura N° 5: La descentralización financiera
Fuente: Criterio personal de la publicación, sobre la descentralización de Fayol
1884
MAYOR
RECUPERACIÓN
DE CAPITAL
MAYOR
DISPOSICIÓN DE
PAGOS DE
HABERES
DESCENTRALIZACIÓN
VINCULOS MAS
ESTRECHOS CON
LAS SUCURSALES
OPTIMIZACIÓN
DE COSTOS
MÁS
TRASNPARENCIA
MEJORES
SERVICIOS
MÁS EFICIENCIA RENDICIÓN DE
CUENTA
DEPARTAMENTO
FINANCIERO
GENERAL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
GENERAL
ORGANO
RESOLUTIVO
OFICINA
CENTRAL
UNIDADES
FORMULADORAS UNIDADES
EJECUTORAS
OTROS
DEPARTAMENTOS
GENERALES
DEPARTAMENTO
AMINISTRATIVO
Y FINANCIERO
GENERAL
19
SEIS FUNCIONES BÁSICAS DE LA EMPRESA EN PROCESO DE DESCENTRALIZACIÓN.
Funciones Financieras Descentralizadas
Relacionada con la búsqueda y gerencia de capitales. (FAYOL
HENRY , 1879)
Funciones Comerciales Descentralizadas
Relacionadas con la compra y venta o intercambio del bien o servicio, Esta
función se encarga de tramita y gestiona todos los recursos necesarios para la aplicación de las tareas dispuestas y
predefinidas a la descentralización y sus etapas constitutivas. (FAYOL HENRY ,
1879)
Funciones de Seguridad
Descentralizadas
Relacionada con la preservación y protección de los bienes y
personal de la empresa. (FAYOL HENRY , 1879)
Funciones Técnicas Descentralizadas
Las relacionadas con la producción de Bienes o Servicios de la Empresa, esta función será
aplicada en el departamento de capacitaciones conjuntamente con el departamento de recursos
humanos para el fortalecimiento de la fuerza laboral y adaptación durante en el proceso de
descentralización. Tomando la teoría de (FAYOL HENRY , 1879)
Funciones Administrativas
Descentralizadas
Relacionada con la investigación por parte de la dirección y correlación de las cinco funciones
anteriores. (FAYOL HENRY , 1879)
Esta última (La Administración), coordina y sincroniza las otras funciones y siempre estará
encima de ellas.
Ninguna de esas funciones anteriores tiene la capacidad de organizar y coordinar esfuerzos individuales y armonizar sus acciones. Dicha
atribución constituye otra actividad la cual se ha denominado como Administración. (FAYOL
HENRY , 1879)
Funciones Contables Descentralizadas
Relacionada con el contrato de los inventarios, registros,
balances, costos y estadísticas. (FAYOL HENRY ,
1879)
Figura N° 6: Seis funciones básicas en el proceso de descentralización
Fuente: Criterio personal de la publicación, sobre la descentralización de Fayol
1800,
20
Cortes Evandro. (2009) (Pág. 64). La descentralización, Dice que: “Es una de las
modalidades que impulsan el desarrollo de una empresa y permite demostrar la
independencia entre sujetos comerciales (Sucursales o matrices)”.
La cobranza como área importante de los sistemas administrativos y financiero
(Bateman, 2010). Se denomina cobranza al proceso mediante el cual se hace efectiva la
percepción de pago en concepto a compra, la prestación de servicio, o cancelación de una
deuda, etc. Esta puede ser emprendida por la misma empresa a la que se adeuda dicho
pago, a partir del área dedicada especialmente al área de cobranzas, o puede encomendarse
a otra institución. En el primer caso, luego de tener claros cuales son los montos que deben
percibirse, una persona denominada cobrador se hace presente en los domicilios
identificados para el abono del monto estipulado.
A efectos de evitar actos de corrupción y entendimiento entre los clientes y las
personas destinadas a cobrar dinero de la empresa, es recomendable que estás últimas sean
rotadas. En efecto, algunos vicios en este sentido pueden llevar a una consecuencia
indeseable para la organización. Es por ello que también se necesita que las personas
dedicadas a tal tarea hayan hecho gala de cualidades referidas a la honestidad y la
integridad. Además el cobrador debe llegar a tener una llegada al cliente que le permita
con seguridad realizar el cobro de la forma más rápida posible.
En cuanto al departamento de cobranzas, es un área que debe trabajar en forma
coordinada con otros departamentos afines, como el de contabilidad, el de finanzas y el de
ventas. Así, por ejemplo, recibirá un informe del departamento de contabilidad en lo que
respecta a cuentas por cobrar vencidas o a punto de vencerse a efectos de poder cumplir
con la cobranza en esos tiempos. Por otra parte, el sector de cobranzas deberá enviar
informes al sector financiero para que se tenga noción de las entradas de efectivo que se
han visto efectivizadas. Finalmente, el departamento de ventas es el que dará cuenta
aproximada del volumen total a tener en cuenta para realizar el trabajo de realizar cobros.
En algunas ocasiones, el procedimiento de llevar a cabo una cobranza se encuentra
tercerizado. Esto es especialmente cierto en casos de cobros difíciles de conseguir por
clientes de dudoso comportamiento. En estos casos suele contratarse a otra entidad con
21
procedimientos específicamente ideados para persuadir a personas renuentes al pago a
reconsiderar su situación y cumplir con sus obligaciones.
La cobranza es un elemento clave en el funcionamiento de una empresa en la
medida en que garantiza que esta pueda seguir operando con normalidad. De nada serviría
toda la inversión y el trabajo efectuado si las cuentas no se saldasen en tiempo y forma.
(Diccionario Contable-Financiero Internacional (DCF, 2016)
La organización del área de cobranzas.
La estructura del área depende directamente de las estrategias aplicadas por la alta
gerencia de la empresa, y es de ahí, que se desprende el tipo de organización que tendrá el
departamento de créditos y cobros. La estructura del mismo puede ser Centralizada o
Descentralizada. (Diccionario Contable-Financiero Internacional (DCF, La organización
del área de cobranzas, 2015).
Departamento de cartera centralizado.
Es aquel donde las oficinas centrales realizan todas las operaciones. No existen otras
oficinas o sucursales y si existen no pueden tomar decisiones sin la previa autorización de
la oficina principal o central.
Departamento de cartera descentralizado.
Es aquél donde las sucursales operan en forma independiente, razón por la cual
realiza la totalidad de las funciones relativas a su actividad basadas en las políticas y en
procedimientos dictados por la gerencia del departamento de Créditos y Cobros.
Ventajas de la descentralización.
Permite un mejor servicio al cliente, pues se facilita el trato directo y personal con
éste. Por esta razón, cuando el número de clientes crece bastante, se debe descentralizar.
Permite mejorar la eficiencia de la empresa, pues al tenerse un mejor conocimiento del
cliente, de sus cualidades y capacidad económica, en caso de dificultades en la
recuperación de la cartera, se puede actuar en forma rápida y oportuna. Tanto en la
concesión del crédito como en la gestión de cobranza se debe competir para ofrecer al
cliente lo mejor y solo se puede competir en estos aspectos si se tiene un conocimiento de
22
las prácticas comerciales de las regiones y la descentralización permite conocer estos
factores.
Se puede ejercer un mayor control de la cartera y de la cobranza a nivel local,
debido a la atención que se puede dar al deudor, lo que facilita la oportuna atención a todos
los reclamos que presente el cliente, lo cual incidirá favorablemente en una eficiente
cobranza.
Desventajas de la descentralización
Aumento de costos de operación, pues exige personal y equipo adicionales.
Tendencia a establecer diferentes medios de control.
Tendencias al exceso de especialización.
Incertidumbre de cuanta autoridad debe delegarse, para que sea adecuada con la
necesidad de ejercer un control general suficiente.
Para el marco teórico se toma como base los siguientes autores:
Hernández William. (2010) (Pág 90). La gerencia de organizaciones sin fines de
lucro, 3 EDICION, Dice que: la descentralización es aplicable en las empresas con fines
de lucro ya que su crecimiento es constante y la apertura de sucursales permite aplicar
esta reestructuración.
Gus Andrew. (2012) (Pág. 4). Clases de descentralización, Dice que: la
descentralización directa es efectuada en la etapa que la empresa se encuentra en
prosperidad económica y con su posicionamiento en el mercado.
Fundación Metropolitana. (2009) (Pág 20). Administración financiera y
presupuestos, Dice que: Las dimensiones de cada proceso de descentralización debe de
ser medido por la situación económica en la que
Terry G.P. (S.F.). La gestión administrativa, Dice que: La gestión administrativa
determina el pulso de la descentralización en el ámbito estructural de la organización,
según el comportamiento de este proceso se determina la adaptabilidad que genera en la
empresa que se ejecuta.
23
Galarza Jaume Mauricio. (2011) Pág. 6. La previsión. Loja: Universidad
Particular de Loja, Dice que: Antes de manipular o reestructurar cualquier sistema
empresarial se debe establecer las reacciones causa-efecto de cada una las decisiones que
se aplicaran.
Fundación Metropolitana. (2009) Pág. 55, Administración financiera y
presupuestos, EDICION 2, Dice que: Al aplicar la descentralización en una empresa que
no cuenta con los recursos necesarios la probabilidad del fracaso es alta.
Fayol Henry. (S.F.). Administrar, Dice que: es el arte de controlar, dirigir y
manejar sistemas internos de una empresa con fines de producción o de servicios.
Otras referencias que estudia descentralización del sistema administrativo y financiero del
área de cobranza
Varios Autores. (2012.). Estrategia global, Dice que: Toda estrategia de
crecimiento debe de estar sustentada por políticas internas que cubran todos los procesos
que intervienen en la ejecución de la descentralización aplicadas en los sistemas de
administración y sistemas financieros.
Hidalgo López Fabián. (2003). Desarrollo del capital humano, Dice que: El
recurso humano es la base para la aceptación e implementación de la descentralización de
sistemas en una empresa ya que son el motor ejecutor de todas las actividades de
regulación interna.
Hidalgo López Luis. (2011). Administración del comportamiento humano en la
empresa, Dice que: Si el comportamiento de los recursos humanos se adapta al proceso
evolutivo descentralizado de la compañía el modelo de predisposición por seria el valor
primordial para el desarrollo de esta etapa.
24
2.3. Marco contextual
Información general de la empresa Habitus Investigación S.A.
La empresa inicio sus actividades el 4 de junio de 2002 en Quito, Barrio El Batán Portete
E13-189 y Av. Eloy Alfaro, sus actividades de asesoramiento y gestión combinados social
y política, Habitus Investigación S. A es una empresa nueva e independiente que ofrece
servicios de investigación y análisis fundamentados en la sociedad y cultura del Ecuador.
Nos especializamos en estudios con fuentes de informaciones cuantitativas y cualitativas.
Sus fundadores Carolina Reed y Francisco Carrión tienen una larga trayectoria en la
investigación social y cultural.
Contamos con oficinas plenamente equipadas, ubicadas en los centros de actividad
comercial y empresarial de Quito y Guayaquil, para más información Quito (02) 244-3516
(02) 224-8051-Guayaquil (04) 228-0587, Habitus cuenta, con un importante departamento
de
investigación social. Sus clientes incluyen a las principales empresas, nacionales y
transnacionales, de productos de consumo masivo y a los principales organismos
multilaterales tales como: SABMiller Plc, Kinross, The Coca Cola Company, General
Motors, Nestlé, Unicef, Banco Mundial, International Finance Corporation, y BID.su sitio
web es www.habitus.com.ec
Figura N° 7.- Ubicación física
En Guayaquil Kennedy vieja Av. Francisco Boloña 703 y calle 10ma
25
Figura N°8.- Organigrama
Figura N°9: Modelo de factura de Habitus Investigación S.A. Matriz Quito.
Gerencia general
Operaciones
Trabajo de campo
Crítica y codificación
Servicio al cliente
Procesamiento
Captura de datos
Sistema Análisis
Cobranzas
Jefatura Quito
Asistente administrativo
0911192323001
001-001-2343
D1-001-78
Habitus Investigación S.A.
Quito, Barrio El Batán Portete E13-189 y Av. Eloy Alfaro
MATRIZ: Quito (02) 244-3516 (02) 224 8051
Guayaquil (04) 228-0587
26
FACTURACION ANUAL
En promedio el año 2015 se facturó de la siguiente manera a nuestros clientes:
CLIENTE FACTURACIÓN % PARTICIPACIÓN
TIPO NOMBRE G Q G Q
Grande Coca-cola $ 80.000,00 $ 82.000,00 29,47% 31,54%
Grande Nestle $ 41.000,00 $ 39.000,00 15,10% 15,00%
Grande Unilever $ 60.000,00 $ 55.000,00 22,10% 21,15%
Grande Pepsi $ 71.000,00 $ 61.000,00 26,15% 23,46%
Mediano De mujeres $ 10.000,00 - 3,68% -
Mediano Estuardo Sánchez $ 7.000,00 - 2,58% -
Mediano Dipaso $ 2.500,00 - 0,92% -
Mediano Santa María - $ 11.000,00 - 4,23%
Mediano Coral - $ 9.000,00 - 3,46%
Mediano Otros clientes - $ 3.000,00 - 1,15%
Total facturación $ 271.500,00 $ 260.000,00 100,00% 100,00%
Total participación 51,08% 48,92%
$ 531.500,00
Nota: Significado de las letras:
G: Guayaquil.
Q: Quito.
Como se puede apreciar en el gráfico la facturación de la ciudad de Guayaquil
representa más del 50% de los ingresos totales de la empresa Habitus Investigación S.A,
por lo cual es necesario descentralizar el área de cobranzas para una manejo efectivo de los
cobros vencidos o por vencer. De estos grupos existen diferentes métodos de cobranza en
el momento de ejecutar un análisis.
Además se resalta que existen inconvenientes en el proceso de cobros referente al
tiempo estimado, es decir que un grupo de cliente que se encuentran en Guayaquil, no
pagan sus cuotas designadas oportunamente, coexisten retrasos que comprenden desde los
3 a 5 días lo cual dificulta la cancelación de deudas internas en Habitus Investigación S.A.
En la empresa Habitus Investigación S.A. localizada en la ciudad de Quito además
cuenta con una sola sucursal en la ciudad de Guayaquil donde se suscitan un sinnúmero de
falencias administrativas y financieras, en el área de línea organizacional, esto es
provocado por la falta de comunicación vertical y horizontal, se destacó que en los últimos
5 años la empresa ha visto afectado en un 25.87% en su rendimiento administrativo y un
32.99% en su rendimiento financiero, esta problemática es generada por el largo tiempo
que se toma para tomar una decisión esto denota falencias pues se debe ser más concreto al
27
momento de tomar contratos en la ciudad de Guayaquil donde se encuentra la sucursal 1 de
la empresa. (Habitus Investigación S.A., 2011) (Habitus Investigación S.A., 2012)
Rendimiento histórico de la empresa centralizada desde el año 2011 en la empresa Habitus
Investigación S.A.
.-
En el año 2011 se obtuvo un rendimiento del 120% lo cual fue favorable para la
situación de ese año, para entonces en el año 2012 el rendimiento de los sistemas de la
empresa subió un 30% lo cual genero una rendimiento total del 150% para los dos
siguientes años se tomó una tendencia variable ya que estos sistemas para el año 2013
subieron un 155% lo cual es favorable pero las ponderaciones que afectaron al año 2014
provocaron un desplome considerable del 152% lo cual es la base problemática para
constituir este trabajo de investigación.
2.4. Marco conceptual
Administración
Disciplina cuyo objetivo es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un
grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad y calidad.
Administración de calidad total
120%
150%
155%
152%
0 0.2 0.4 0.6 0.8 1 1.2 1.4 1.6 1.8
2011
2012
2013
2014
Serie 3 Serie 2 Serie 1
28
Proceso de mejoramiento continúo de la calidad en el largo plazo. Compromiso con
la excelencia por todas las personas en una organización, que pone de relieve la excelencia
alcanzada por medio del trabajo en equipo y un proceso de mejoramiento continúo.
Administración por objetivos
Sistema administrativo, dirigido hacia el logro eficaz y eficiente de objetivos
organizacionales e individuales.
Cobranza
Se denomina cobranza al proceso mediante el cual se hace efectiva la percepción de
un pago en concepto de una compra, de la prestación de un servicio, de la cancelación de
una deuda, etc. Esta puede ser emprendida por la misma empresa que debe recibir el pago,
a partir de un área dedicada especialmente a este menester, o puede encomendarse a otra
institución. En el primer caso, luego de tener claros cuales son los montos que deben
percibirse, una persona denominada cobrador se hace presente en los domicilios
identificados para el abono del monto estipulado.
Descentralización
La descentralización consiste en la delegación de poder y toma de decisión hacia
núcleos periféricos de una organización.
Departamentalización
Fase del análisis administrativo que se ocupa de analizar y dividir el trabajo como
un todo, estableciendo los niveles de especialización y complejidad de todas las partes o
componentes del trabajo y dando figura al organigrama.
Descentralización administrativa
El hecho de que se trasfieran facultades administrativas y financieras a una
determinada organización de gobierno local no quiere decir que todo lo que se haga en
esa comunidad sea decidido localmente. En última instancia el órgano de gobierno local
siempre responderá ante el gobierno central, en éste tipo de descentralización las
autoridades encargadas de la administración local pueden ser elegidas por los pobladores o
designadas por el gobierno central.
29
Partiendo del enfoque de la provisión de bienes públicos, se puede decir que en éste
tipo de descentralización no incluye decisiones sobre la provisión, como lo afirma Ivan
Finot "En el caso de una descentralización operativa (administrativa) también existen
decisiones pero no sobre provisión –en su sentido estricto- sino sobre operación de la
provisión" (Finot, 2001).
Descentralización económica
Consiste en transferir el proceso de asignación de diferentes factores e insumos
de producción, de instancias político-administrativas hacia mecanismos de mercado. Bajo
esta premisa, se puede considerar a la privatización como una forma de descentralización,
siempre que mantenga mecanismos de mercado competitivo. Tomando el enfoque sobre la
provisión de bienes públicos, se puede decir que la descentralización económica se
relaciona más que con la provisión de bienes públicos (como lo era en los dos casos
anteriores) con la producción de éstos.
Implementación
El proceso de llevar a cabo los elementos del plan de mercadotecnia.
Implementación estratégica
La implementación estratégica, en palabras simples, es el proceso que pone planes
y estrategias en acción para alcanzar objetivos. Un plan estratégico es un documento
escrito en el que se exponen los planes de negocio para alcanzar objetivos, pero quedará
olvidado sin una implementación estratégica. La implementación hace que se cumplan los
planes de la compañía.
Modelo
Conjunto de variables relacionadas entre sí e interactuantes, que en bloque
dinámico conducen a obtener un resultado predeterminado o a solucionar un problema.
Optimizado
Modelos matemáticos que se aplican que ayudan en la toma de decisiones.
30
Sistema abierto
Se caracteriza porque su estado original se modifica constantemente por la acción
retroalimentadora del ambiente, desde su nacimiento hasta su extinción. Su vida Útil
depende de su adaptabilidad a las exigencias del ambiente (homeostasis).
Sistema cerrado
Se caracteriza porque no tiene capacidad de cambio por sí mismo para adaptarse a
las demandas del ambiente. Es irreversible y su estado presente y final está determinado
por su estado original. Son perecederos por desgaste (entropía).
Sistema de aplicación
Se basa en la designación de un punto de origen, que sirve de referencia, siendo el
precio final determinado por el coste de la mercancía más el precio del transporte desde el
punto de referencia.
31
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
3.1. Diagnóstico del estado actual de la problemática
Se determina que en la empresa Habitus Investigación S.A. no se establece un
vínculo de información, gracias a esta problemática se generan las directrices que podrán
recular todas estas falencias tanto en el departamento administrativo como financiero, para
realizar el respectivo análisis se realizaron las respectivas entrevistas y encuestas las cuales
señalan que el 85.00% de la población se acogerían o recomiendan la aplicación de la
descentralización en los sistemas financieros y sistemas administrativos con respecto al
área de cobranza, esto se genera a raíz de crear una propuesta que limite a la problemática
aplicando las técnicas de administrativas y directrices de la cobranza en la organización.
Para realizar estas entrevistas se determinó como muestra a las 17 personas las
cuales forman parte del área de cobranza en la empresa Habitus Investigaciones, gracias a
este sondeo, se puede apreciar la explicación de los resultados obtenidos mediante los
métodos de captación de información aplicados. La muestra es el sujeto clave de la
investigación, ya que aportaran con información relevante para el análisis de datos, de esta
manera se procederá a genera la propuesta acorde a las necesidades que se presentan.
Metodología de la investigación
La descentralización del sistema administrativo y financiero del área de cobranzas
en Habitus Investigación S.A. sucursal Guayaquil. Se emitirá la modalidad de
investigación, el tipo de investigación utilizada y mediremos la población para obtener la
muestra parte de nuestro estudio, se definen los métodos, técnicas e instrumentos para
captar los datos, luego de hacer el respectivo sondeo se comienza a interpretar de datos
este resultado verifica la idea a defender y su sustento serán las conclusiones y
recomendaciones.
3.2. Tipo de investigación
La actividad de investigación-acción tuvo su origen en el contexto del área de
cobranzas y su incidencia en el cobro de deudas pendientes de cobro y ha ido ganando
32
terreno en la correlación del departamento de administración y financiero. Como su
nombre sugiere, en ella coexisten en estrecho vínculo el afán cognoscitivo y el propósito
de conseguir efectos objetivos y medibles. Si la investigación clásica supone una acción
perturbadora de la realidad con la intención de observar ciertos efectos, la investigación-
acción se produce dentro y como parte de las condiciones habituales de la realidad que es
objeto de estudio.
Tipo de estudio realizado.
Existen varios ejes de clasificación de las investigaciones, el investigador puede
usar más de una, lo importante es que éste sepa definir donde se ubica su investigación.
Los métodos utilizados en el proyecto de investigación fueron los siguientes:
Estudio explicativos
Buscan encontrar las razones o causas que ocasionan ciertos problemas de cobranza
en la empresa Habitus Investigación S.A. Su objetivo último es explicar por qué ocurre
este desfase y en qué condiciones se da éste.
Investigación documental.
Se realizó el análisis de documentos como contratos, facturas y otros documentos
formales que aporten información sobre los cobros realizados o pendientes de pago que
realizo Habitus Investigación durante el año 2015.
Investigación de campo.
Se implementó en el área de cobranzas la investigación de campo, en este
transcurso se analizó cada puesto del área de cobranzas para verificar cual es el proceso
actualmente aplicado.
33
Figura N° 10: Métodos de la investigación teórica
FUENTE: Análisis sobre la descentralización.
Vincula
Métodos del nivel teórico utilizados
Se estable un nivel teórico del 27.00% la cual se apega principalmente a las dos
teorías reflejadas en la introducción.
METODOS DE LA INVESTIGACION TEÓRICA
Se localizan todos los datos historicos que se crean pertinetes sobre la empresa Habitus Investigació S.A.
El texto generado se debe analizar mediante la teoria hermenéutica y disernir cada palabra para establecer metodos de resolicion.
Mediante el análisis crítico se determina la complegidad de los estandares y resultados generado por los puntos anteriores.
Se determina el razonamiento propositivo para la toma de desiciones acorde a las exigencia de la descentralizacion de sistemas administrativos y financieros de la empresa Habitus Investigación S.A.
Por medio del silogismo se estiende el desarrollo de las frecuencias inductivas y deductivas de la investigacion
Se determinan los conceptos de la investigación aplicado el análisis y sintesis que complementan el estudio de la realidad compleja.
Se realiza el mecanismo comparativo que analiza dos vias y asocia sus debilidades y fortalesas para explicar las bondades y acertaciones de lo que se investiga
34
Métodos del nivel empírico utilizados
Se establece un nivel empírico del 73.00% este proceso fue generado por la
estructuración de criterios personales enfocados en debates los autores del trabajo de
investigación y la exhaustiva investigación que se denota en cada página de presente
documento.
Alcance de la investigación (exploratoria, explicativa, transformadora).
Población y muestra (excepto investigación documental monográfica estudios de
caso) Novedad de lo que se investiga.
Significación social y pertinencia de lo que se investiga.
Significación práctica de lo que se investiga.
Breve explicación de la estructura de la tesis por capítulo (Se precisa lo que contiene
cada uno de ellos, conclusiones, recomendaciones bibliografía y anexos).
3.3. Población y muestra
El trabajo de investigación se realizó en el departamento de cobranzas de Habitus
Investigación S.A. ubicada en Quito, en esta área trabajan 17 colaboradores, por lo que
nuestra población es la empresa antes mencionada debido a que la población es finita, esta
investigación es intencional no probabilística,
3.4. Técnicas e instrumentos de la investigación
Para el desarrollo del trabajo de investigación se aplicaron 2 técnicas e
instrumentos de investigación
La observación
La observación científica consiste en la percepción sistemática y dirigida a captar
los aspectos más significativos de los objetos, hechos, realidades sociales y personas en el
contexto donde se desarrollan normalmente. Proporciona la información empírica
necesaria para plantear nuevos problemas, formular hipótesis y su posterior comprobación.
35
La entrevista
La entrevista es una técnica que al igual que la observación está destinada a
recopilar información; de ahí que no debemos ver a estas técnicas como competidoras,
sino más bien como complementarias, que el investigador combinará en función del tipo
de estudio que se propone realizar al departamento de cobranzas de Habitus Investigación
S.A. Compuesta los 2 gerentes, 2 supervisores y 7 personas de la matriz en Quito y 6 en
Guayaquil. El cuestionario es un conjunto de preguntas, preparado cuidadosamente, sobre
los hechos y aspectos que interesan en una investigación, para que sea contestado por la
población o su muestra.
36
3.5. Análisis de los resultados obtenidos mediante los métodos aplicados.
P1.- ¿En qué área organizacional desempeña sus labores?
Tabla N° 1
Área de trabajo
OPCIONES FRECUENCIA VALORACION PORCENTAJE
Gerente 2 0,117647059 11,76%
Supervisores 2 0,117647059 11,76%
Personal de cobranzas GYE 6 0,352941176 35,29%
Personal de cobranzas UIO 7 0,411764706 41,18%
TOTAL 17 1 100,00%
Elaborado por: Cristina Trinidad Zambrano Loor, Miguel Ángel Silva Chamaidan
Fuente: Muestra entrevistada/Generalidades
Figura N° 11: Área de trabajo
Análisis e interpretación:
El 11,76% representado en el grafico anterior representa a los 2 Gerentes de
Habitus Investigaciones, mientras que el 11,76% esta designado a los Supervisores de la
empresa, el resto del personal está dividido en el 35,29% Personal de cobranzas GYE y el
41,18% Personal de cobranzas UIO.
12%
12%
35%
41%
¿En qué área organizacional desempeña sus labores?
Gerente Supervisores Personal de cobranzas GYE Personal de cobranzas UIO
37
P2.- Aplica métodos de cobranza como llamadas telefónicas, correos electrónicos y
visitas a sus clientes en mora?
Tabla N° 2
Aplica métodos de cobranza
OPCIONES FRECUENCIA VALORACIO
N PORCENTAJE
Si 8 0,470588235 47,06%
No 6 0,352941176 35,29%
Ninguna 2 0,117647059 11,76%
He escuchado 1 0,058823529 5,88%
TOTAL 17 1 100,00%
Elaborado por: Cristina Trinidad Zambrano Loor, Miguel Ángel Silva Chamaidan
Fuente: Muestra entrevistada/Generalidades
Figura N° 12: Aplica métodos de cobranza
Análisis e interpretación:
El 47,06% de los entrevistados mencionan que Si se aplican métodos de cobranza
como llamadas telefónicas, correos electrónicos y visitas a sus clientes en mora, mientras
que el 35,29% dicen que No
47%
35%
12% 6%
Aplica métodos de cobranza como llamadas telefónicas, correos electrónicos y visitas a sus clientes en mora?
Si No De ninguna manera He escuchado
38
P3.- Su organización tiene un registro o sistema que le permita clasificar a sus
clientes en mora
Tabla N° 3
Registro o sistema de clasificación de clientes
OPCIONES FRECUENCIA VALORACION PORCENTAJE
Si 7 0,411764706 41,18%
No 5 0,294117647 29,41%
De ninguna manera 3 0,176470588 17,65%
Tiene relevancia 2 0,117647059 11,76%
TOTAL 17 1 100,00%
Elaborado por: Cristina Trinidad Zambrano Loor, Miguel Ángel Silva Chamaidan
Fuente: Muestra entrevistada/Generalidades
Figura N° 13: Registro o sistema de clasificación de clientes
Análisis e interpretación:
El 41,18% de los miembros del departamento de cobranzas de Habitus
Investigación S.A. determinan que Su organización tiene un registro o sistema que le
permita clasificar a sus clientes en mora, mientras que el 29,41% dicen que no ellos
desconocen de dicho sistema.
53% 35%
6% 6%
Su organización tiene un registro o sistema que le permita clasificar a sus clientes en mora
Si No De ninguna manera Tiene relevancia
39
P4.- Realizan el método de recuperación de cartera vencida en su organización
Tabla N° 4
Método de recuperación de cartera vencida
OPCIONES FRECUENCIA VALORACION PORCENTAJE
Si 9 0,529411765 52,94%
No 4 0,235294118 23,53%
De ninguna manera 3 0,176470588 17,65%
Tiene relevancia 1 0,058823529 5,88%
TOTAL 17 1 100,00%
Elaborado por: Cristina Trinidad Zambrano Loor, Miguel Ángel Silva Chamaidan
Fuente: Muestra entrevistada/Generalidades
Figura N° 14: método de recuperación de cartera vencida
Análisis e interpretación:
El 52,94% de los entrevistados mencionan que en Habitus Investigación S.A. si
realizan el método de recuperación de cartera vencida mientras que el 23,53% consideran
que no se aplica esta gestión.
53% 35%
6% 6%
Realizan el método de recuperación de cartera vencida en su organización
Si No De ninguna manera Tiene relevancia
40
P5.- ¿Cuál de estas falencias cree que invadirían a la empresa si no se aplica la
descentralización?
Tabla N° 5
Necesidad de la aplicación de la descentralización
OPCIONES FRECUENCIA VALORACION PORCENTAJE
Falencias en los mecanismos de
centralización 5 0,294117647 29,41%
Falencias en el análisis de cobro 8 0,470588235 47,06%
Falencias en la dependencia y
autonomía 2 0,117647059 11,76%
Falencias al promover el
pensamiento centralizado 2 0,117647059 11,76%
TOTAL 17 1 100,00%
Elaborado por: Cristina Trinidad Zambrano Loor, Miguel Ángel Silva Chamaidan
Fuente: Muestra entrevistada/Generalidades
Figura N° 15: Necesidad de la aplicación de la descentralización
Análisis e interpretación:
El 29,41% de la población señalo las Falencias en los mecanismos de
centralización, como falencia más relevante al no emplearse la descentralización
administrativa en una organización, mientras que el 47,06% tomo como respuesta las
Falencias en el análisis de cobro, además se estableció el 11,76% de las Falencias en la
dependencia y autonomía y el restante porcentual de 11,76% representa la opción
Falencias al promover el pensamiento centralizado.
29%
47%
12%
12%
¿Cuál de estas falencias cree que invadirían a la empresa si no se aplica la descentralización?
Falencias en los mecanismosde centralización
Falencias en el análisis decobro
Falencias en la dependencia yautonomía
Falencias al promover elpensamiento centralizado
41
P6.- ¿Qué problemas serían los más comunes en una empresa centralizada?
Tabla N° 6
Falencias en la organización
OPCIONES FRECUENCIA VALORACIO
N PORCENTAJE
Espera para ejecutar ordenes 9 0,529411765 52,94%
Desorganización financiera 4 0,235294118 23,53%
Desorganización administrativa 3 0,176470588 17,65%
Procesos estratégicos lentos 1 0,058823529 5,88%
TOTAL 17 1 100,00%
Elaborado por: Cristina Trinidad Zambrano Loor, Miguel Ángel Silva Chamaidan
Fuente: Muestra entrevistada/Generalidades
Figura N° 16: Falencias en la organización
Análisis e interpretación:
El 52,94% considera que la opción Espera para ejecutar ordenes se apega a la
pregunta expuesta, mientras que el 23,53% se inclina por la opción Desorganización
financiera, además se establece que el 17,65% considera afirmativa la opción
Desorganización administrativa y el proporcional 5,88% destaca la opción Procesos
estratégicos lentos.
53%
23%
18%
6%
¿Qué problemas serían los más comunes en una empresa centralizada?
Espera para ejecutar ordenes Desorganización financiera
Desorganización administrativa Procesos estratégicos lentos
42
P7.- Mencione cuál de estas posibles soluciones aplicaría en una organización con
centralización en el área administrativa y financiera.
Tabla N° 7
Hipótesis para la aplicación
OPCIONES FRECUENCIA VALORACION PORCENTAJE
Ejecutar los mecanismos de
descentralización 8 0,470588235 47,06%
Analizar la situación actual 5 0,294117647 29,41%
Depender de la matriz para
ejecutar órdenes 2 0,117647059 11,76%
Promover el pensamiento
centralizado 2 0,117647059 11,76%
TOTAL 17 1 100,00%
Elaborado por: Cristina Trinidad Zambrano Loor, Miguel Ángel Silva Chamaidan
Fuente: Muestra entrevistada/Generalidades
Figura N°17: Hipótesis para la aplicación
Análisis e interpretación:
La respuesta más relevante tiene como valor porcentual el 47,06% considerando la
opción Ejecutar los mecanismos de descentralización como la que más se apega a la
pregunta ya expuesta, mientras que el 29,41% detalla la opción Analizar la situación
actual, considerando el 11,76% como valor proporcional de la opción Depender de la
matriz para ejecutar órdenes además se destaca el 11,76% al resaltar la opción Promover el
pensamiento centralizado.
53%
23%
18%
6%
Mencione cuál de estas posibles soluciones aplicaría en una organización con centralización en el área administrativa y financiera.
Espera para ejecutar ordenes Desorganización financiera
Desorganización administrativa Procesos estratégicos lentos
43
P8.- Sabe usted sobre el significado del vínculo “Matriz y sucursal”
Tabla N° 8
Diferenciación entre matriz y sucursal
OPCIONES FRECUENCIA VALORACIO
N PORCENTAJE
Si 9 0,529411765 52,94%
No 4 0,235294118 23,53%
De ninguna manera 3 0,176470588 17,65%
He escuchado 1 0,058823529 5,88%
TOTAL 17 1 100,00%
Elaborado por: Cristina Trinidad Zambrano Loor, Miguel Ángel Silva Chamaidan
Fuente: Muestra entrevistada/Generalidades
Figura N° 18: Diferenciación entre matriz y sucursal
Análisis e interpretación:
El 52,94% de la población Si Sabe sobre el significado del vínculo “Matriz y
sucursal” mientras que el 23,53% No sabe nada de este tema además el 17,65% toma el
criterio De ninguna manera y el 5,88% Ha escuchado sobre este tema pero no conocen su
significado en sí.
53%
23%
18%
6%
Sabe usted sobre el significado del vínculo “Matriz y sucursal”
Espera para ejecutar ordenes Desorganización financiera
Desorganización administrativa Procesos estratégicos lentos
44
P9.- ¿Cree usted que las falencias administrativas provienen de la mala
administración o de los recursos financieros mal estructurados que se emplean?
Tabla N° 9
Estructura de los recursos
OPCIONES FRECUENCIA VALORACION PORCENTAJE
Si 9 0,529411765 52,94%
No 6 0,352941176 35,29%
De ninguna manera 1 0,058823529 5,88%
Tiene relevancia 1 0,058823529 5,88%
TOTAL 17 1 100,00%
Elaborado por: Cristina Trinidad Zambrano Loor, Miguel Ángel Silva Chamaidan
Fuente: Muestra entrevistada/Generalidades
Figura N° 19: Estructura de los recursos
Análisis e interpretación:
El 52,94% de los entrevistados y encuestados Si cree que las falencias
administrativas provienen de la mala administración o de los recursos financieros mal
estructurados que se emplean, además el 35,29% representa a las personas que tomaron la
opción No, y su ponderado 5,88% representa la opción De ninguna manera y el 5,88%
determina a la opción Tiene relevancia.
53% 35%
6% 6%
¿Cree usted que las falencias administrativas provienen de la mala administración o de los recursos financieros mal estructurados que se
emplean?
Si No De ninguna manera Tiene relevancia
45
P10.- Podría definir la palabra descentralización administrativa y financiera
señalando un aspecto mencionado a continuación
Tabla N° 10
Definición de la descentralización
OPCIONES FRECUENCIA VALORACION PORCENTAJE
Independencia de la matriz 8 0,470588235 47,06%
Sistema analítico vinculado entre
matriz y sucursal 5 0,294117647 29,41%
Espera de ordenanzas de la matriz 2 0,117647059 11,76%
Todas las anteriores 2 0,117647059 11,76%
TOTAL 17 1 100,00%
Elaborado por: Cristina Trinidad Zambrano Loor, Miguel Ángel Silva Chamaidan
Fuente: Muestra entrevistada/Generalidades
Figura N° 20: Definición de la descentralización
Análisis e interpretación:
Se determina que el 47,06% de la población define la palabra descentralización
administrativa y financiera como Independencia de la matriz en los aspectos
administrativos y financieros, mientras que el 29,41% representa la opción Sistema
analítico vinculado entre matriz y sucursal, consecuentemente el 11,76% define el Esperar
las ordenanzas de la matriz y el 11,76% Se apega por la opción Todas las anteriores.
53%
23%
18%
6%
Podría definir la palabra descentralización administrativa y financiera señalando un aspecto mencionado a continuación
Espera para ejecutar ordenes Desorganización financiera
Desorganización administrativa Procesos estratégicos lentos
46
Interpretación de los resultados del diagnóstico.
P1.- ¿En qué área organizacional desempeña sus labores?
El 11,76% representado en el grafico anterior representa a los 2 Gerentes de
Habitus Investigaciones, mientras que el 11,76% esta designado a los Supervisores de la
empresa, el resto del personal está dividido en el 35,29% Personal de cobranzas GYE y el
41,18% Personal de cobranzas UIO.
P2.- Aplica métodos de cobranza como llamadas telefónicas, correos electrónicos y
visitas a sus clientes en mora?
El 47,06% de los entrevistados mencionan que Si se aplican métodos de cobranza
como llamadas telefónicas, correos electrónicos y visitas a sus clientes en mora, mientras
que el 35,29% dicen que No.
P3.- Su organización tiene un registro o sistema que le permita clasificar a sus
clientes en mora
El 41,18% de los miembros del departamento de cobranzas de Habitus
Investigación S.A. determinan que Su organización tiene un registro o sistema que le
permita clasificar a sus clientes en mora, mientras que el 29,41% dicen que no ellos
desconocen de dicho sistema.
P4.- Realizan el método de recuperación de cartera vencida en su organización
El 52,94% de los entrevistados mencionan que en Habitus Investigación S.A. si
realizan el método de recuperación de cartera vencida mientras que el 23,53% consideran
que no se aplica esta gestión.
47
P5.- ¿Cuál de estas falencias cree que invadirían a la empresa si no se aplica la
descentralización?
El 29,41% de la población señalo las Falencias en los mecanismos de
centralización, como falencia más relevante al no emplearse la descentralización
administrativa en una organización, mientras que el 47,06% tomo como respuesta las
Falencias en el análisis de cobro, además se estableció el 11,76% de las Falencias en la
dependencia y autonomía y el restante porcentual de 11,76% representa la opción
Falencias al promover el pensamiento centralizado.
P6.- ¿Qué problemas serían los más comunes en una empresa centralizada?
El 52,94% considera que la opción Espera para ejecutar ordenes se apega a la
pregunta expuesta, mientras que el 23,53% se inclina por la opción Desorganización
financiera, además se establece que el 17,65% considera afirmativa la opción
Desorganización administrativa y el proporcional 5,88% destaca la opción Procesos
estratégicos lentos.
P7.- Mencione cuál de estas posibles soluciones aplicaría en una organización con
centralización en el área administrativa y financiera.
La respuesta más relevante tiene como valor porcentual el 47,06% considerando la
opción Ejecutar los mecanismos de descentralización como la que más se apega a la
pregunta ya expuesta, mientras que el 29,41% detalla la opción Analizar la situación
actual, considerando el 11,76% como valor proporcional de la opción Depender de la
matriz para ejecutar órdenes además se destaca el 11,76% al resaltar la opción Promover el
pensamiento centralizado.
P8.- Sabe usted sobre el significado del vínculo “Matriz y sucursal”
El 52,94% de la población Si Sabe sobre el significado del vínculo “Matriz y
sucursal” mientras que el 23,53% No sabe nada de este tema además el 17,65% toma el
criterio De ninguna manera y el 5,88% Ha escuchado sobre este tema pero no conocen su
significado en sí.
48
P9.- ¿Cree usted que las falencias administrativas provienen de la mala
administración o de los recursos financieros mal estructurados que se emplean?
El 52,94% de los entrevistados y encuestados Si cree que las falencias
administrativas provienen de la mala administración o de los recursos financieros mal
estructurados que se emplean, además el 35,29% representa a las personas que tomaron la
opción No, y su ponderado 5,88% representa la opción De ninguna manera y el 5,88%
determina a la opción Tiene relevancia.
P10.- Podría definir la palabra descentralización administrativa y financiera
señalando un aspecto mencionado a continuación
Se determina que el 47,06% de la población define la palabra descentralización
administrativa y financiera como Independencia de la matriz en los aspectos
administrativos y financieros, mientras que el 29,41% representa la opción Sistema
analítico vinculado entre matriz y sucursal, consecuentemente el 11,76% define el Esperar
las ordenanzas de la matriz y el 11,76% Se apega por la opción Todas las anteriores.
49
CAPITULO IV
PROPUESTA
4.1. Análisis de la propuesta
Para aplicarlos en la problemática expresada sobre descentralización de los sistemas
administrativos y financieros en el área cobranzas de Habitus Investigación S.A. sucursal
Guayaquil. En la propuesta se emiten estrategias a seguir para solucionar los problemas
internos en el área administrativo y cobranzas.
Como consecuencia de lo expresado anteriormente, se propone lo siguiente:
Organigrama jerárquico.
Organigrama funcional.
Descripción de funciones.
Manual de políticas y procedimientos.
4.2. Organigrama
4.2.1. Organigrama jerárquico
Figura N° 21: Organigrama jerárquico.
Gerencia general
Operaciones
Trabajo de campo
Crítica y codificación
Servicio al cliente
Procesamiento
Captura de datos
Sistema Análisis
Cobranzas
Jefatura sucursal
Quito
Asistente administrativo
Recaudador motorizado
Personal de servicios varios
Jefatura sucursal
Guayaquil
Asistente administrativo
Recaudador motorizado
Personal de servicios varios
50
4.2.2. Organigrama funcional
Las funciones del nuevo departamento de cobranzas en la sucursal de Guayaquil, es la
captación de los haberes pendiente de cobro, vencidos o por vencer, este departamento
estará a cargo el Jefe de Área de cobranza junto a sus colaboradores, un asistente
administrativo y un recaudador estos trabajadores serán quienes den validez a la cobranza
efectiva y a tiempo.
Figura N° 22: Organigrama funcional
Cobranzas
Jefatura sucursal Guayaquil.
Asistente administrativo
Personal de servicios varios
Recaudador motorizado
51
4.3. Manual de procedimiento y políticas de cobranza
Manual de procedimiento y
políticas de cobranza
CODIGO
MPPC-001
PÁG.
1 DE 12
RESPONSABLE N° ACTIVIDAD
Asistente administrativo 1 Revisar la base de datos sobre deudores
2 Elaborar el listado de citas previas al cobro.
3 Realizar la llamada previa el día antes de
vencer la cuota
4 Redactar la carta de cobro para los clientes
morosos.
5 Entregar las cartas de cobro para su revisión
y aprobación al inmediato superior.
Jefatura sucursal Guayaquil 6 Revisar, aprobar, estampar firma en la carta
de cobro.
Asistente administrativo 7 Receptar las cartas de cobro aprobadas por
el inmediato superior.
8 Elaborar la ruta de cobro por sector.
9
Entregar al recaudador motorizado: Ruta de
cobro sectorizado, Cartas de cobro y
Talonario
Recaudador motorizado 10 Revisar la documentación recibida y
expresar su conformidad o inconformidad.
11 Realizar la gestión de cobro, de cumplir el
objetivo, emitirá el recibo
12
Elaborar el reporte de cobranzas adjuntando
copias de recibos de cobro, dinero y/o
cheques
Asistente administrativo 13 .Revisar, verificar y aprobar el reporte de
novedades, arqueo de efectivo y cheques
14
Entregar reporte de novedades y adjuntar
soportes a su jefe inmediato para que
verifique el cumplimiento de la gestión
Jefatura sucursal Guayaquil 15
Revisar, verificar y aprobar el reporte de
novedades, arqueo de efectivo y cheques,
previamente revisados por el asistente
52
administrativo
16 Entregar los documentos mencionados
anteriormente al asistente administrativo.
Asistente administrativo 17
Archivar la documentación soporte y
guardar el efectivo y/o cheques en caja
fuerte.
18 Retirar de la caja fuerte al siguiente dia el
efectivo y/o cheques.
19
Entregar al personal de mensajería, el dinero, cheques y papeleta de depósito para
que efectué la transacción.
Personal de servicios varios
20
Verificar efectivo y/o cheques con papeleta
de deposito
21 Realizar el Depósito bancario
22 Entregar el comprobante de depósito al
asistente administrativo.
Asistente administrativo 23 Archivar el físico del comprobante de
depósito.
Elaborado por:
Silva & Zamora Cia. Ltda.
Revisado por:
Jefatura sucursal
Guayaquil
Aprobado por:
Gerente General
53
Manual de procedimiento
y políticas de cobranza
COD.
MPPC-001
PÁG.
3 DE 12
Política de cobranza directa
Objetivo Mensualmente la Jefatura de sucursal Guayaquil de
Habitus Investigación, conciliarán el Avance del área de
cobranzas, debiendo anexar las cuentas por cobrar,
cuentas vencidas o por vencer, a fin de que se presenten
junto con los estados financieros de la sucursal, en las
fechas que establezca el corporativo para tal fin, debiendo
incluir las modificaciones a los contratos, facturas
pendientes, etc.
La carta de cobranza contendrá:
a) Nombre de la empresa contratante
b) Número de contrato
c) Descripción del contrato
d) Monto Contratado
e) Descripción del monto contratado
f) Disminuciones al monto contratado (Pagos por
adelantado)
g) Monto Publicitario Ejecutado
h) Monto Facturado
i) Monto Cobrado
j) Monto pendiente de cobro
k) Anexo y respaldos
Ver modelo en la siguiente página
Elaborado por:
Silva & Zamora Cia.
Ltda.
Revisado por:
Jefatura sucursal Guayaquil
Aprobado por:
Gerente General
54
Habitus Investigación
Investigación de mercado
Carta de cobranza
COCA-COLA COMPANY “ARCA”
Guayaquil-Ecuador
Número de contrato: 4563-001
Estimado Cliente,
La presente carta es emitida con la intención de recordarle que usted cuenta con una cuota
de $3000.00 pendiente de pago, la cual debe de ser cubierta en su totalidad antes de que
venza el plazo acordado en el contrato.
Numero de pago Monto pendiente de pago Descripción
23 $3000.00 Campaña Bebidas 2015
Factura N° Monto Descripción
NN $0.00 PENDIENTE DE PAGO
ELABORADO POR
APROBADO POR
ASISTENTE ADMINISTRATIVA JEFE DE SUCURSAL GUAYAQUIL
55
Manual de
procedimiento y
políticas de cobranza
COD.
MPPC-001
PÁG.
5 DE 12
Papeleta de cobro
Si el cliente realiza el pago al motorizado encargado de
cubrir la ruta, este deberá emitir un recibo pre-numerado, el
cual está compuesto de dos papeletas una original y otra de
respaldo, además el motorizado realizara un reporte de
cobro el cual expresará el monto recibido, numero de recibo
emitido y el cliente al cual se le realizo el cobro. La papeleta
estará pre-numerada y tendrá el original y copia de respaldo.
En papel químico.
Modelo de papeleta
Elaborado por:
Silva & Zamora Cia. Ltda.
Revisado por:
Jefatura sucursal Guayaquil
Aprobado por:
Gerente General
56
Manual de
procedimiento y
políticas de cobranza
COD.
MPPC-001
PÁG.
6 DE 12
La carta de cobro se entregara directamente al cliente luego de 7 días que haya
vencido el acuerdo expresado en el contrato.
La carta de cobro debe ser entregada al recaudador para su emisión.
Cada que elaboren facturas entregará a la debidamente a la asistente administrativa
para el registro.
El jefe de área tienen la obligación de presentar a la Gerencia el Avance del
departamento en el formato establecido, a más tardar el día 3 de cada mes.
Recibe copias de comprobante de cobro y avance de recaudación.
Registra los comprobantes de cobro emitidas durante el mes, con cargo a los
ingresos estimados.
Registra los montos cobrados en el mes conjuntamente con los avances del
departamento.
Verifica que los comprobantes registrados correspondan al dato que se presenta en
el Avance de cobro, y en caso de existir diferencias se identificará el motivo para
realizar las correcciones pertinentes a la contabilidad o al documento antes citado.
Elaborado por:
Silva & Zamora Cia. Ltda.
Revisado por:
Jefatura sucursal Guayaquil
Aprobado por:
Gerente General
57
58
Habitus Investigación
Investigación de mercado
REPORTE DE COBRANZAS
FECHA: ___________________________
Recibo N° Cliente
Modo de pago Monto
Banco Ch/ N° Efectivo
TOTAL
Observaciones:
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
RECAUDADOR
MOTORIZADO
ASISTENTE
ADMINISTRATIVA
JEFE DE SUCURSAL
GUAYAQUIL
59
Habitus Investigación
Investigación de mercado
RUTA DE COBRANZAS
FECHA:…………………………………………………………
Cliente Sector Dirección Monto
adeudado N S E O
Observaciones:
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
RECAUDADOR
MOTORIZADO
ASISTENTE
ADMINISTRATIVA
JEFE DE SUCURSAL
GUAYAQUIL
60
4.4. Descripción de funciones
DESCRIPCIÓN DE PUESTO
JEFATURA SUCURSAL GUAYAQUIL
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Habitus Investigación
Investigación de mercado
PERFIL
Conocimientos generales: en el área administrativa, financiera y de cobranzas además tener conocimientos generales en el ámbito legal.
Gestión del cambio y desarrollo de la organización: Habilidad para manejar el
personal de su área además de mantener el ritmo laboral acorde a la exigencia de
la empresa Habitus.
Habilidades cognitivas: Debe poseer inteligencia para tomar decisiones acertadas al momento que el área de cobranzas los requiera.
Habilidades interpersonales: Comprende la capacidad para comunicarse e influenciar sobre los demás y para resolver conflictos entre el equipo de trabajo
que se encuentra en el departamento de cobranza.
Habilidad comunicativa: Es la capacidad para hacerse entender, expresar
conceptos e ideas en forma efectiva para aplicarlos en el departamento
administrativo y cobranzas en Habitus Investigación. FUNCIÓN
Planifica, Organiza, Integra, Dirige y Controla, todas las actividades que se desarrollan en
la sucursal Guayaquil.
RESPONSABILIDADES
Crear reportes del rendimiento del área que supervisa.
Solucionar problemas internos del área que supervisa.
Aplicación del reglamento interno al personal.
Reportar avances y falencias de su puesto de trabajo.
Rendir cuenta al Sub gerente de cobranzas.
REPORTA A:
Sub gerente cobranzas
SUPERVISA A:
Asistente administrativa
61
Silva & Zamora Cia. Ltda.
Jefe de Talento Humano
Gerente General
Habitus Investigación
Investigación de mercado
DESCRIPCIÓN DE PUESTO
ASISTENTE ADMINISTRATIVA
PERFIL
Conocimientos generales: en el área administrativa, financiera y de cobranzas además tener conocimientos generales en el ámbito legal.
Habilidades cognitivas: Debe poseer inteligencia para tomar decisiones acertadas
al momento que el área administrativa y cobranzas los requiera.
Habilidades interpersonales: Comprende la capacidad para comunicarse e
influenciar sobre los demás y para resolver conflictos entre el equipo de trabajo
que se encuentra en el departamento administrativo y cobranzas.
Habilidad comunicativa: Es la capacidad para hacerse entender, expresar
conceptos e ideas en forma efectiva para aplicarlos en el departamento
administrativo y cobranzas en Habitus Investigación.
FUNCIÓN
Asignará cronogramas de cobro.
Realizará la validación de los cobros.
Elabora las papeletas de depósito.
Soluciones de ofimática.
Recepción y archivo de documentos. Atención al cliente. Atención de llamadas telefónicas.
RESPONSABILIDADES
Crear reportes del rendimiento del personal
Solucionar problemas internos en el área de trabajo
Aplicación del reglamento interno al personal.
Reportar avances y falencias de su puesto de trabajo
Rendir cuenta a la Jefatura sucursal Guayaquil.
REPORTA A:
Jefatura sucursal Guayaquil
SUPERVISA A: Recaudador motorizado y personal de servicios varios
62
Elaborado por:
Silva & Zamora Cia. Ltda.
Revisado por:
Jefe de Talento Humano
Aprobado por:
Gerente General
Habitus Investigación
Investigación de mercado
DESCRIPCIÓN DE PUESTO
RECAUDADOR MOTORIZADO
Elaborado por:
Silva & Zamora Cia. Ltda.
Revisado por:
Jefe de Talento Humano
Aprobado por:
Gerente General
PERFIL
Gestión del cambio y desarrollo de la organización: Habilidad para gestionar el
proceso de cobro.
Habilidades interpersonales: Comprende la capacidad para comunicarse e influenciar sobre el cliente y para resolver conflictos con el mismo.
Habilidad comunicativa: Es la capacidad para hacerse entender, expresar conceptos e ideas en forma efectiva para aplicarlos en el proceso de cobranzas.
Habilidad de conducción: Ser chofer profesional, poseer licencia Tipo E para el manejo de cualquier tipo de vehículo, tener experiencia en el barrido de rutas de
cobro.
FUNCIÓN
Será el encargado de gestionar el cobro de puerta a puerto
entregará las notificaciones de cobro a los clientes en mora.
Debe tener comunicación constante con el asistente administrativo con relación a los cobros Mantendrá en óptimas condiciones el vehiculó designado por la
empresa.
Realizara un reporte de gastos con relación al vehículo si esto lo amerita.
RESPONSABILIDADES
Crear reportes de cobro
Solucionar problemas en el proceso de cobro
Reportar avances y falencias de su puesto de trabajo
Rendir cuenta a la Jefatura sucursal Guayaquil y al asistente administrativo
REPORTA A: Asistente Administrativa.
63
Habitus Investigación
Investigación de mercado
DESCRIPCIÓN DE PUESTO
PERSONAL DE SERVICIOS VARIOS
Elaborado por:
Silva & Zamora Cia. Ltda.
Revisado por:
Jefe de Talento Humano
Aprobado por:
Gerente General
PERFIL
Habilidades Varias: Limpieza del área de trabajo, conocimiento del sector
bancario y habilidad para llegar a una dirección de emisión o recepción de
documentos o encomiendas.
FUNCIÓN
Tendrá como labor realizar el aseo de la sucursal Guayaquil
Limpieza de equipos de computación
Retiro de encomiendas
Realizar depósitos bancarios cuando esto se requiera Conocer las funciones de mensajería.
RESPONSABILIDADES
Solucionar problemas que se presenten durante la ejecución de su labor.
Reportar avances y falencias de su puesto de trabajo
Rendir cuenta al asistente administrativo.
REPORTA A: Asistente administrativa
64
Conclusiones
1. La ciudad de Guayaquil tiene 51% de participación a nivel nacional de las
cobranzas, esta situación genera la necesidad de aplicar la descentralización en el
área de cobranzas, para que el proceso de cobro sea efectivo.
2. Se evidencia que no existe un proceso formal de cobranzas directas, ya que se
develan registros de cobros pendientes y obligaciones vencidos por parte de los
clientes de Habitus Investigaciones.
3. La empresa Habitus Investigación, tiene cuentas por cobrar vencidas representadas
por el 30% y también cuenta con un 70% de cobros por vencer este porcentaje tiene
como base el 51% de participación en la ciudad de Guayaquil las cuales aún no han
sido notificadas a sus clientes.
4. Se observa que las empresas grandes y medianas, clientes de Habitus Investigación
tienen atrasos de pagos, estos retrasos repercuten en el desarrollo económico de la
empresa y en el cumplimiento de obligaciones internas.
65
Recomendaciones
1. Habitus Investigación aplicará la descentralización del área de cobranzas, para
lograr la eficiencia en la recaudación, y lograr el cobro efectivo a clientes con
reincidencia de falta de pago.
2. Habitus Investigación, establecerá un proceso formal de cobranza directa, enviando
al personal motorizado que brinde un servicio de cobro puerta a puerta, dando al
cliente comodidad en el proceso de pago.
3. Habitus Investigación, reforzara la gestión de cobranzas directas a través de la
utilización de documentos administrativos internos, tales como: un talonario de
comprobantes de cobro, carta de cobranzas y reportes, los cuales serán de
responsabilidad del recaudador motorizado.
4. Habitus investigación planificará un sistema de cobranzas basado en facilidades de
pagos, para aquellos clientes que tienen cuentas vencidas, de esta forma se lograra
captar los haberes pendientes de cobro en un plazo determinado.
66
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énfasis y la importancia dada en la estructura y la organización que debe
tener.
67
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Varios Autores. (2012.). Estrategia global. La Habana, Cuba: Adventure Works.
69
Apéndice I
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Entrevista relacionada con el tema: “DESCENTRALIZACION DEL SISTEMA
ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DE LA EMPRESA HABITUS
INVESTIGACIÓN S.A. LOCALIZADA EN LA CIUDAD DE GUAYAQUIL.”
Por favor señale con una (X) la opción que usted crea relevante y de acuerdo a su criterio,
recuerde que su opinión es importante para nosotros.
Entrevista aplicada a las autoridades
1. Sexo
Hombre
Mujer
2. Edad
18-20
21-25
26-30
31 o Más
3. Profesión
Doctor
Master
C.P.A
Ingeniero
Estudiantes
70
4. ¿En qué área organizacional desempeña sus labores?
Gerente
Administrativo
Financiero
Otros
5. Sabe usted sobre el significado del vínculo “Matriz y sucursal”
Si
No
De ninguna manera
He escuchado
6. ¿Cree usted que las falencias administrativas provienen de la mala administración o de
los recursos financieros mal estructurados que se emplean?
Si
No
De ninguna manera
Tiene relevancia
7. Podría definir la palabra descentralización administrativa y financiera señalando un
aspecto mencionado a continuación
Depender de la matriz en los aspectos administrativos y financieros
Sistema analítico vinculado entre matriz y sucursal
Esperar las ordenanzas de la matriz
Todas las anteriores
8. ¿Cuál de estas falencias cree que invadirían a la empresa si no se aplica la
descentralización?
71
Falencias en los mecanismos de descentralización
Falencias en el análisis de las situaciones
Falencias en la dependencia y autonomía
Falencias al promover el pensamiento centralizado
9. ¿Qué problemas serían los más comunes en una empresa centralizada?
Espera para ejecutar ordenes
Desorganización financiera
Desorganización administrativa
Procesos estratégicos lentos
10. Mencione cuál de estas posibles soluciones aplicaría en una organización con
centralización en el área administrativa y financiera.
Ejecutar los mecanismos de descentralización
Analizar la situación actual
Depender de la matriz para ejecutar órdenes
Promover el pensamiento centralizado
72
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Entrevista relacionada con el tema: “DESCENTRALIZACION DEL SISTEMA
ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DE LA EMPRESA HABITUS
INVESTIGACIÓN S.A. LOCALIZADA EN LA CIUDAD DE GUAYAQUIL.”
Por favor señale con una (X) la opción que usted crea relevante y de acuerdo a su criterio,
recuerde que su opinión es importante para nosotros.
Encuesta aplicada los docentes
1. Sexo
Hombre
Mujer
2. Edad
18-20
21-25
26-30
31 o Más
3. Profesión
Doctor
Master
C.P.A
Ingeniero
Estudiantes
73
4. ¿En qué área organizacional desempeña sus labores?
Gerente
Administrativo
Financiero
Otros
5. Sabe usted sobre el significado del vínculo “Matriz y sucursal”
Si
No
De ninguna manera
He escuchado
6. ¿Cree usted que las falencias administrativas provienen de la mala administración o
de los recursos financieros mal estructurados que se emplean?
Si
No
De ninguna manera
Tiene relevancia
7. Podría definir la palabra descentralización administrativa y financiera señalando un
aspecto mencionado a continuación
Depender de la matriz en los aspectos administrativos y financieros
Sistema analítico vinculado entre matriz y sucursal
Esperar las ordenanzas de la matriz
Todas las anteriores
74
8. ¿Cuál de estas falencias cree que invadirían a la empresa si no se aplica la
descentralización?
Falencias en los mecanismos de descentralización
Falencias en el análisis de las situaciones
Falencias en la dependencia y autonomía
Falencias al promover el pensamiento centralizado
9. ¿Qué problemas serían los más comunes en una empresa centralizada?
Espera para ejecutar ordenes
Desorganización financiera
Desorganización administrativa
Procesos estratégicos lentos
10. Mencione cuál de estas posibles soluciones aplicaría en una organización con
centralización en el área administrativa y financiera.
Ejecutar los mecanismos de descentralización
Analizar la situación actual
Depender de la matriz para ejecutar órdenes
Promover el pensamiento centralizado