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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TITULO DE
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
TEMA:
“ELABORACIÓN DE MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN
ACTIVOS FIJOS PARA DIPASO S.A.”
AUTOR:
TIGRE PARRA JUDITH MARICELA
TUTOR DE TESIS:
ECON. MARÍA PAULINA BRITO, MAE
GUAYAQUIL, NOVIEMBRE DEL 2016
ECUADOR
ii
Ficha de Registro de Tesis
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO “ELABORACIÓN DE MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN ACTIVOS
FIJOS PARA DIPASO S.A.”
AUTOR TIGRE PARRA JUDITH MARICELA
REVISORES: ING.COM. ALCIVAR CEDEÑO FLERIDA, MSC
CPA. VERA GUTIERREZ SIDIA, MAE
INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD: CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
FECHA DE PUBLICACIÓN: N° DE PÁGS.: 118
ÁREA TEMÁTICA: CONTABLE
PALABRAS CLAVES: Manual, Políticas, Procedimientos, Control Interno, Activos Fijos
RESUMEN
La necesidad de la empresa Dipaso S.A. es contar con un sistema de control interno que permita
mejorar la administración de sus activos fijos, tener el control y la ubicación exacta de sus
recursos. Por ello se propone un Manual de Políticas y Procedimientos donde se detalla paso a
paso los procesos de una manera clara y de fácil comprensión. La empresa Dipaso. S.A. está
consciente de la falta de control interno que tienen sus activos fijos y por ello que requieren el
presente manual, donde se enfocan en las actividades de Adquisición, Ingreso, Transferencia y
Bajas de los Activos Fijos. Para analizar los procesos actuales, se elaboró un cuestionario para los
trabajadores de los almacenes y entrevistas a los jefes de áreas, permitiendo obtener información
útil para la elaboración del manual y solución de los problemas que presentan en la actualidad.
N° DE REGISTRO(en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF
SI
NO
CONTACTO DE AUTOR/ES TIGRE PARRA JUDITH MARICELA
Teléfono:
0991437900 E-mail: [email protected]
CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN: Nombre:
Teléfono:
iii
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
Certificación del tutor
Habiendo sido nombrada, yo, Econ. María Paulina Brito Ochoa MBA, como tutor de tesis
de grado como requisito para optar por título de Contador Público Autorizado presentado por
la egresada:
Judith Maricela Tigre Parra CI#0924992597
Tema: “ELABORACIÓN DE MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN
ACTIVOS FIJOS PARA DIPASO S.A.”
Certifico que: he revisado y aprobado en todas sus partes, encontrándose apto para su
sustentación.
-------------------------------------------------
Econ. María Paulina Brito Ochoa MAE
TUTOR
v
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
Renuncia de derechos de Autor
Por medio de la presente certifico que los contenidos desarrollados en esta tesis son de
absoluta propiedad y responsabilidad de Tigre Parra Judith Maricela, cuyo tema es:
“ELABORACIÓN DE MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN
ACTIVOS FIJOS PARA DIPASO S.A.”.
Derechos que renunciamos a favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso
como a bien tenga.
-----------------------------------------------
Judith Maricela Tigre Parra
CI#0924992597
v
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
Certificado Sistema Anti plagio
Para fines académicos, certifico que el trabajo de titulación: “ELABORACIÓN DE
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN ACTIVOS FIJOS PARA
DIPASO S.A.” perteneciente a la estudiante: Judith Maricela Tigre Parra, tiene un nivel
de coincidencias y referencias del 3% según el informe del sistema de coincidencias
URKUND.
-------------------------------------------------
Econ. María Paulina Brito Ochoa MAE
TUTOR
vi
Dedicatoria
Este logro lo dedico a mi amado hijo Farid, quien ha sido mi motivación para no rendirme las
veces que sentí decaer y mi inspiración para ser su ejemplo a seguir. Y pedirle perdón por
todos esos momentos de diversión y amor que le quitó esta investigación.
También le dedico este triunfo a mi querido esposo Omar, quien con sus palabras y su
consuelo me ayudaron a no sentirme sola todas esas noches de desvelo.
vii
Agradecimiento
En primer lugar agradecer a Dios por bendecirme con vida y salud., por haber escuchado mis
peticiones y haberme llenado de paciencia, sabiduría y fuerzas para poder desarrollar mi
tesis.
Agradezco a mi padre Luis, pero infinitamente a mi madre Rosa, por ser mi ejemplo de lucha
y amor, por haber confiado siempre en mí y ser la persona que siempre estará dispuesta a
darme su mano cuando lo necesite.
A mis queridas amigas quienes con su presión y palabras de motivación me ayudaron a no
desistir y a demostrarme a mí misma que querer es poder.
A mis hermanos, a mi tutora y a todas las personas que intervinieron en mi vida
universitaria, quienes me brindaron su ayuda de una u otra manera.
Me llevo la satisfacción de haber terminado mi tesis por mi esfuerzo y dedicación.
Mil gracias a todos por ser parte de esta importante etapa de mi vida.
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
“ELABORACIÓN DE MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTO EN
ACTIVOS FIJOS PARA DIPASO S.A.”
Autor: Judith Maricela Tigre Parra.
Tutor: Econ. María Paulina Brito, MAE.
Resumen
La necesidad de la empresa Dipaso S.A. es contar con un sistema de control interno que
permita mejorar la administración de sus activos fijos, tener el control y la ubicación exacta
de sus recursos. Por ello que se propone un Manual de Políticas y Procedimientos donde se
detalla paso a paso los procesos de una manera clara y de fácil comprensión. La empresa
Dipaso. S.A. está consciente de la falta de control interno que tienen sus activos fijos y por
ello requieren el presente manual, donde se enfocan en las actividades de Adquisición,
Ingreso, Transferencia y Bajas de los Activos Fijos. Para analizar los procesos actuales, se
elaboró un cuestionario para los trabajadores de los almacenes y entrevistas a los jefes de
áreas, permitiendo obtener información útil para la elaboración del manual y solución de los
problemas que presentan en la actualidad.
Palabras Claves: Manual, Políticas, Procedimientos, Control Interno.
ix
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
“ELABORACIÓN DE MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTO EN
ACTIVOS FIJOS PARA DIPASO S.A.”
Autor: Judith Maricela Tigre Parra.
Tutor: Econ. María Paulina Brito, MAE.
Abstract
The need for the company Dipaso S.A. is to have an internal control system that will improve
the management of their assets, have the control and the exact location of their resources,
which is why the Manual of Policies and Procedures where step by step processes is proposed
a clear and easily understandable way. The company Dipaso. Inc. is aware of the lack of
internal control that have their fixed assets, which is why we require the manual, where focus
on procurement activities, Income, Transfer and Disposal of Fixed Assets. To analyze current
processes, a questionnaire for warehouse workers and interviews with the heads of areas was
developed, allowing obtain useful for the development of the manual information and solving
the problems presented today.
Keywords: Manual, Policies, Procedures , Internal Control
x
Tabla de Contenido
Ficha de registro de tesis ............................................................................................................ ii
Certificación del tutor ............................................................................................................... iii
Renuncia de derechos de autor ................................................................................................. iv
Certificado Sistema anti plagio .................................................................................................. v
Dedicatoria ................................................................................................................................ vi
Agradecimiento ........................................................................................................................ vii
Resumen .................................................................................................................................. viii
Abstract ..................................................................................................................................... ix
Tabla de Contenido .................................................................................................................... x
Índice de Figuras ..................................................................................................................... xiii
Índice de Gráficos ................................................................................................................... xiv
Introducción ............................................................................................................................... 1
Capítulo1 ................................................................................................................................... 3
El Problema .............................................................................................................................. 3
1.1. Planteamiento del Problema ............................................................................................... 3
1.2. Formulación y Sistematización del Problema..................................................................... 4
1.2.1. Formulación ................................................................................................................. 4
1.2.2. Sistematización ............................................................................................................. 5
1.3. Objetivos de la investigación ............................................................................................. 5
1.3.1. Objetivos General ......................................................................................................... 5
1.3.2. Objetivos Específicos ................................................................................................... 5
1.4. Justificación del proyecto .................................................................................................. 5
1.4.1. Justificación Teórica ................................................................................................. 5
1.4.2. Justificación Práctica ................................................................................................ 6
1.4.1. Justificación Teórica ................................................................................................. 5
1.5. Delimitación de la investigación ........................................................................................ 7
xi
1.6. Hipótesis General ............................................................................................................... 7
1.6.1. Variable dependiente ................................................................................................ 7
1.6.2. Variable independiente ............................................................................................. 7
1.6.3. Operacionalización de las variables ......................................................................... 8
Capítulo2 ................................................................................................................................... 9
Marco Referencial .................................................................................................................... 9
2.1. Antecedentes de la investigación ........................................................................................ 9
2.2. Marco Teórico ................................................................................................................... 11
2.2.1. La Administración .................................................................................................. 11
2.2.2. La Empresa ............................................................................................................. 11
2.2.3. La Contabilidad ...................................................................................................... 14
2.2.3. El Control Interno ................................................................................................... 17
2.2.3. Activos Fijos ........................................................................................................... 19
2.2.3. Manuales................................................................................................................. 27
2.3. Marco Contextual.............................................................................................................. 33
2.4. Marco Conceptual ............................................................................................................. 34
2.5. Marco Legal ...................................................................................................................... 36
Capítulo3 ................................................................................................................................. 41
Marco Metodológico .............................................................................................................. 41
3.1. Diseño de la investigación ................................................................................................ 41
3.2. Tipo de la investigación .................................................................................................... 41
3.3. Población y Muestra ......................................................................................................... 42
3.3.1. Población ................................................................................................................ 42
3.3.2. Muestra ................................................................................................................... 42
3.4. Técnicas e instrumentos de la investigación ..................................................................... 43
3.4.1. Técnicas .................................................................................................................. 44
3.4.2. Instrumentos ........................................................................................................... 44
3.5. Análisis de Resultados ...................................................................................................... 45
xii
Capítulo4 ................................................................................................................................. 58
La Propuesta........................................................................................................................... 58
4.1. Tema ................................................................................................................................. 58
4.2. Justificación ...................................................................................................................... 58
4.3. Ubicación Geográfica ....................................................................................................... 58
4.4. Situación actual ................................................................................................................. 59
4.5. Patrimonio de Activos Fijos en Dipaso S.A. .................................................................... 59
4.6. Desarrollo de la Propuesta ................................................................................................ 69
4.6.1. Introducción ............................................................................................................ 70
4.6.2. Objetivo General .................................................................................................... 70
4.6.3. Alcance del manual ................................................................................................ 70
4.6.4. Aspectos generales ................................................................................................. 71
4.6.5. Descripción del Manual de Políticas y Procedimientos para la Adquisición de
Activos Fijos ..................................................................................................................... 71
4.6.7. Descripción del Manual de Políticas y Procedimientos para la Adquisición de
Activos Fijo Introducción ................................................................................................. 70
Conclusiones ............................................................................................................................ 94
Recomendaciones .................................................................................................................... 95
Referencias ............................................................................................................................... 97
Anexo 1 .................................................................................................................................. 100
xiii
Índice de Figuras
Figura 1. Activos fijos. ............................................................................................................ 27
Figura 2. Ubicación geográfica dipaso s.a. ............................................................................. 33
Figura 3. Logotipo dipaso s.a. ................................................................................................. 34
Figura 4. Función que desempeñan los trabajadores. .............................................................. 46
Figura 5. Grado de conocimiento del activo fijo. ................................................................... 47
Figura 6. Sistema de control interno de dipaso s.a. ................................................................. 48
Figura 7. Ubicación de los activos fijos. ................................................................................. 49
Figura 8. Personal encargado de los activos fijos ................................................................... 50
Figura 9. Ausencia de capacitación al personal....................................................................... 51
Figura 10. Capacitación al personal de activos fijos. ............................................................. 52
Figura 11. Frecuencia de constataciones físicas de activos fijos. ........................................... 53
Figura 12. Procedimientos para bajas de activos fijos ........................................................... 54
Figura 13. Manual de políticas y procedimientos. .................................................................. 55
Figura 14. Procedimientos para traslados de activos fijos. ..................................................... 56
Figura 15. Manual de políticas y procedimientos ................................................................... 57
Figura 16. Patrimonio total de activos fijos establecimiento no 1. ......................................... 60
Figura 17. Patrimonio total de activos fijos establecimiento no 1. ......................................... 61
Figura 18. Patrimonio total de activos fijos establecimiento no 3. ......................................... 62
Figura 19. Patrimonio total de activos fijos establecimiento no 4. ......................................... 63
Figura 20. Patrimonio total de activos fijos establecimiento no 5. ......................................... 64
Figura 21. Patrimonio de af de establecimiento la entidad. .................................................... 65
Figura 22. Patrimonio de af de establecimiento no 7. ............................................................. 66
Figura 23. Patrimonio de af de establecimiento no 8. ............................................................. 67
Figura 24. Patrimonio de af de establecimiento no 9. ............................................................. 68
Figura 25. Diagrama de flujo no 1. ......................................................................................... 74
Figura 26. Diagrama de flujo no 2. ......................................................................................... 77
Figura 27. Formato de orden de compra. ............................................................................... 78
Figura 28. Formato solicitud creación de proveedores. .......................................................... 79
Figura 29. Instrucciones para el llenado de la solicitud creación de acreedores.. ................... 80
Figura 30. Formato solicitud creación de materiales. ............................................................. 81
Figura 31. Instrucciones para el llenado de la solicitud creación de materiales. . .................. 82
Figura 32. Diagrama de flujo no 3 .......................................................................................... 84
Figura 33. Diagrama de flujo no 4. ......................................................................................... 86
Figura 34. Diagrama de flujo no 5. .......................................................................................... 88
xiv
Índice de tablas
Tabla 1. Operacionalización de las variables ........................................................................... 7
Tabla 2. Activos Fijos y vida útil Dipaso S.A. ...................................................................... 29
Tabla 3. Función que desempeñan los trabajadores ............................................................... 46
Tabla 4. Grado de Conociemiento del Activo Fijo ................................................................ 47
Tabla 5. Sistema de Control Interno Actual ........................................................................... 48
Tabla 6. Ubicación de los Activos Fijos ................................................................................. 49
Tabla 7. Personal encargado de Los Activos Fijos................................................................. 50
Tabla 8. Ausencia de Capacitación al personal ...................................................................... 51
Tabla 9. Capacitación de Activos Fijos .................................................................................. 52
Tabla 10. Frecuencia de Constataciones físicas de Activos Fijos .......................................... 53
Tabla 11. Procedimientos para bajas de Activos Fijos ........................................................... 54
Tabla 12. Existencia de Manual de Políticas y Procedimientos ............................................. 55
Tabla 13. Procedimientos para traslados de Activos Fijos ..................................................... 56
Tabla 14. Manual de Políticas y Procedimientos ................................................................... 57
Tabla 15. Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento 1 ............................................ 60
Tabla 16. Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento 2 ............................................ 61
Tabla 17. Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento 3 ............................................ 62
Tabla 18. Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento 4 ............................................ 63
Tabla 19. Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento 5 ............................................ 64
Tabla 20. Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento 6 ............................................ 65
Tabla 21. Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento 7 ............................................ 66
Tabla 22. Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento 8 ............................................ 67
Tabla 23. Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento 9 ................................... …… 68
1
Introducción
Cuando hablamos de un sistema de Control Interno, se dice que es una conjunto de todos
los elementos que conforman una organización, en donde lo principal son las personas, los
sistemas de información, las supervisión y los procedimientos.
Hoy en día el control interno es una de las preocupaciones que existen en las empresas
públicas y privadas, se han visto casos de empresas que se han ido a la quiebra por no contar
con un control interno que les permita que la empresa desarrolle.
Es por este motivo que surgió la idea de realizar una investigación de este tema para
recabar información y poder ejecutar un Manual de Políticas y Procedimientos dirigido a los
Activos Fijos, considerando que este rubro es muy representativo para todas las
organizaciones.
Se considera que un Manual de Control Interno permite a los directivos a incrementar el
control de sus empresas para mejorarla, en este caso incrementar el control de sus activos
fijos, por ende este Manual de Políticas y Procedimientos es una herramienta que los
directivos de la empresa Dipaso S.A. deben tomar en cuenta para mejorar el control de los
bienes que poseen, logrando con ello la optimización de sus recursos y obteniendo
información real y oportuna.
La elaboración del presente Manual contiene los procesos internos que son ejecutados de
manera habitual por los trabajadores de la entidad, siendo estos la Adquisición de Activos
Fijos, Ingresos de los Activos Fijos, Transferencia internas de los Activos Fijos y Bajas de los
mismos.
La presente investigación consta de cuatro capítulos que está estructurado de la siguiente
manera: En el primer capítulo, encontramos el planteamiento del problema, justificación,
objetivo general y objetivos específicos.
2
En el segundo capítulo, se desarrolló los antecedentes de estudio, marco teórico, marco
contextual, marco conceptual y marco legal.
En el tercer capítulo, se presenta el diseño de la investigación, tipo de investigación, la
determinación de la población y el cálculo de la muestra, técnicas e instrumentos de
investigación y utilizadas y análisis de los resultados.
En el cuarto capítulo , elaboramos la propuesta la cual está conformado por los objetivos,
políticas y la descripción de los Procedimientos de Adquisición de Activos Fijos, Ingreso de
Activos Fijos, Transferencia de Activos Fijos y Bajas de Activos Fijos.
3
Capítulo 1
El Problema
1.1. Planteamiento del problema
Las organizaciones actuales a nivel mundial se desempeñan dentro de un contexto de
cambio constante, debido a la presencia de nuevos retos. Por lo que el control interno es
parte fundamental tanto en los asuntos contables, financieros y de vigilancia.
Dentro del mundo de los negocios, cada vez es más la necesidad de contar con un manual,
sobre todo un Manual de Políticas y Procedimientos que le permitan formalizar los sistemas
de trabajo y aumentar la tecnología, así poder mantener el liderazgo y su competitividad.
“Los Manuales son a la organización, lo que los cimientos son a un edificio. El tenerlos
facilitan y soportan el crecimiento; no tenerlos limitaría la(s) carga(s) y el número de pisos
que el edificio podría soportar” (Alvarez, 1996).
En nuestro país, empresas de diferentes tipos de negocio han tenido que enfrentarse a
crisis por diferentes factores tanto internos como externos, uno de los factores internos es el
mal manejo de sus activos fijos, al no contar con políticas y procedimientos establecidos de
manera formal. Los Activos Fijos son considerados los recursos propios de una empresa, por
lo que es necesario que exista un sistema de control interno, son los que permiten generar
utilidades, ya que sin propiedad, planta y equipo la empresa no podría realizar sus actividades
operacionales.
La importancia que tiene un sistema de control interno en una empresa se ha
incrementado, debido a lo práctico que es medir la eficiencia y productividad al momento de
implementarlas, cabe recalcar que las empresas que tienen un control interno en sus
operaciones les permite proteger sus activos contra situaciones fraudulentas, robos y el mal
uso de los recursos.
4
DIPASO S.A. no cuenta con un buen control interno sobre sus activos fijos, si bien es
cierto si hay registro cuando se realiza la compra del bien, pero no hay registro de salida
cuando un bien ha sido transferido de una tienda a otra tienda, esto ocasiona el
desconocimiento de la ubicación exacta del activo fijo y a su vez la depreciación es
contabilizada en la tienda incorrecta.
La empresa por muchos años ha venido teniendo estos problemas, el deficiente control
interno, la falta de toma física de los activos fijos, la falta de políticas y procedimientos para
todo el proceso que conlleva la compra nueva de un activo fijo, desde la cotización del bien
hasta la recepción de las facturas en el departamento de Activos Fijos quienes son los
encargados de entregar la orden de compra para su respectivo ingreso.
Por la apertura de las nuevas sucursales, se ha visto en la necesidad de comprar más
activos fijos, por ejemplo: Bienes Inmuebles, Instalaciones y Equipos, Equipos de
Computación, Muebles y Enseres, Equipos de Oficina, Maquinarias, etc.
“Activo Fijo son todos los bienes o derechos que están siendo usados en el proceso de
producción o en el proceso de ventas si se trata de empresas comerciales, y no deben ser
Destinados para la venta” (Caribas, 1997).
El presente trabajo permitirá a la empresa DIPASO S.A. contar con un eficiente sistema
de control interno de sus activos fijos, que servirá para conocer el patrimonio real que poseen
la entidad y les permitirá tomar decisiones oportunas para beneficio de la entidad.
1.2. Formulación y sistematización del problema
1.2.1. Formulación.
¿Es la falta de un Manual de Políticas y Procedimientos lo que ocasiona un deficiente
control interno de los activos fijos de la empresa DIPASO S.A.?
5
1.2.2. Sistematización.
¿Cuáles son los procedimientos actuales de la empresa DIPASO S.A. para el manejo de
los activos fijos?
¿De qué manera incide la falta de control de salida de los activos fijos de una tienda a
otra?
¿Cuáles son las herramientas para mejorar los procesos de control de los activos fijos?
1.3. Objetivos de la investigación
1.3.1. Objetivo General.
Elaborar un manual de control interno en activos fijos, mediante Políticas y
Procedimientos para mejorar los procesos internos existentes y el correcto registro de
ubicación de los Activos Fijos de la empresa DIPASO S.A.
1.3.2. Objetivos Específicos.
Identificar los procedimientos y problemas actuales que tienen los activos fijos por la
falta de un sistema de control interno.
Conocer la incidencia que ocasiona no contar con el registro de salida de un activo fijo
de una tienda a otra.
Elaborar políticas y procedimientos para mejorar los procesos internos de los activos
fijos de la empresa.
1.4. Justificación del proyecto
1.4.1. Justificación Teórica.
En una empresa es necesario realizar un estudio de control interno que permita descubrir
las falencias y así buscar la manera de solucionarlas para beneficio de la misma.
6
Se debe tomar en cuentas los aspectos internos como externos ya que pueden ser estas
oportunidades, pero también pueden ser amenazas.
La presente investigación es de gran interés, ya que mediante la aplicación de políticas y
procedimientos, nos permitirá tener el control de los recursos de la empresa, garantizando que
los procesos sean eficaces y el cumplimiento de los objetivos planteados por los directivos de
la organización.
“En la actualidad el control interno está considerado como un concepto fundamental para
la organización administrativa de las empresas” (García, 2003)
1.3.3. Justificación Práctica.
La presente investigación se enfoca en primer lugar en realizar un análisis del control
interno actual que tiene la empresa con sus activos fijos, una vez establecidas las falencias y
las posibles soluciones ponerlas en práctica para mejorar los procesos internos y optimizarlos
de la mejor manera. Para Dipaso S.A. es importante tener una buena administración de sus
activos fijos, ya que son los que permiten que se realicen las ventas.
Por lo que considero que esta investigación va a resultar útil, ya que al analizar los
procedimientos actuales se podrá conocer sus falencias, si el personal encargado del
establecimiento donde se encuentran los activos fijos es el idóneo, los directivos de la
empresa podrán tomar las mejores decisiones para beneficio de la misma y de sus
trabajadores.
Finalmente el desarrollo de este trabajo, servirá de apoyo a otros estudiantes que estén
realizando trabajos a fines con este tema y a la empresa DIPASO S.A. si desea implementar
las soluciones que se darán al final del trabajo de investigación, con el fin de mejorar sus
operaciones internas y optimizar los recursos propios que son los que ayudan a generar
utilidades.
7
1.4.2. Justificación Metodológica.
La necesidad de que la empresa cuente con un sistema de control interno de activos fijos,
lo cual parte desde la planificación estratégica de la misma, es importante que sea puesta en
práctica.
Los beneficiarios directos serán los clientes, ya que podrán visualizar una nueva imagen,
otro beneficiario es la empresa, pues el objetivo de la propuesta es que la organización cuente
con un eficiente control interno de sus activos fijos con el fin de evitarles percances y tengan
un real patrimonio de Propiedad, Planta y Equipo que les permita cumplir con las metas
planteadas y tomar decisiones oportunas para beneficio de la entidad.
1.5. Delimitación de la investigación
El presente trabajo se realizará a la empresa DIPASO S.A. se dedica a la venta al por
mayor y menor de productos de belleza y novedades, específicamente en los establecimientos
de la ciudad de Guayaquil, se realizará el estudio de la falta de un control interno de los
activos fijos.
1.6. Hipótesis general
Si se elabora un manual de políticas y procedimientos para el control interno de los activos
fijos, facilitará los procesos internos y reducirá los errores de registro de ubicación de los
activos fijos de DIPASO S.A
1.6.1. Variable independiente.
Manual de Control Interno para Activos Fijos.
1.6.2. Variable dependiente:
Procesos internos.
8
1.6.3. Operacionalización de las variables.
Tabla 1
Operacionalización de las variables.
VARIABLES
DEFINICION
CONCEPTUAL
DEFINICION
OPERATIVA DIMENSIONES INDICADORES
ITEMS O
PREGUNTAS
INSTRUMEN-
TOS TECNICA
Manual de
Control Interno
Son todas las
políticas y
procedimientos
adaptados por la
administración de
una entidad, para
ayudar a alcanzar
los objetivos
Es un sistema
que permite
tener el control
de los activos
fijos de una
forma ordenada
y que es aplicada
en una entidad
para ayudar a la
administración y
a alcanzar los
objetivos
planteados
Actividades de
Control
Personal
Capacitado
Toma física de
activos fijos
¿Está capacitado
el personal para
el manejo de los
activos fijos?
¿Se realizan
tomas físicas de
los activos fijos
de la empresa?
Encuestas Cuestionario
Proceso de
Compra de
Activos Fijos
Aprobación de la
compra por
gerencia.
Recepción de
facturas a tiempo
¿Cuál es el
tiempo
estipulado para
la aprobación de
la compra?
¿Cuál es el
tiempo
estipulado para
la recepción de
facturas?
Procesos Internos
Optimizar los
procesos
existentes para
mejorar la
administración de
los recursos
propios de la
empresa.
Realizar las
operaciones de
forma eficiente,
para lograr
mejores
resultados.
Eficacia y
Eficiencia.
Cumplimiento de
las políticas y
procedimientos
¿Se cumplen con
las políticas y
procedimiento
establecidas por
la empresa
Entrevistas Cuestionario
9
Capítulo 2
Marco Referencial
2.1. Antecedentes de la investigación
En el presente trabajo de investigación es necesario tomar como referencia otras tesis
realizadas que se encuentran relacionados o vinculadas con el problema de nuestro trabajo,
con el fin de buscar un aporte del mismo, a continuación detallamos algunas tesis
relacionadas con el tema:
Según Albán (2014) en su trabajo de tesis previa a la obtención del título de Ing. En
Contabilidad y Auditoría en el tema: El Control Interno y su incidencia en la administración
de activos fijos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Chibuleo Ltda. durante el año 2012,
planteó como objetivo general: “Estudiar los procedimientos de control interno utilizados en
el manejo de activos fijos, identificando las políticas presentes; con la finalidad de utilizarlo
como herramienta para mejorar la administración”.
Para alcanzar dicho objetivo realizó una investigación de campo, la muestra estuvo
conformada por 35 empleados, llegando a la conclusión que el control interno de los activos
fijos presenta falencias y está ausente de provenientes concreto financiera, es decir se
presentan resultados financieros distorsionados e irreales que conllevan a que se toman
decisiones erróneas.
La empresa no tiene definido políticas y procedimientos, no cuenta con un sistema de
control interno para sus activos fijos, haciendo difícil el manejo de los mismos al no contar
con procesos formales.
La investigación citada, presenta un gran aporte a la presente investigación, a través del
análisis y evaluación de los procedimientos aplicados en los activos fijos, posee similares
características con nuestro trabajo y llega a la misma conclusión que es necesario un manual
de control interno para activos fijos.
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Según Muñoz & Sarmiento (2013), en su tesis previa a la obtención del título de
Ingeniería en Contaduría Púbica y Auditoría en el tema: Elaboración de un modelo de sistema
de control de activos fijos en el Polimédico Martínez ubicado en la ciudad de milagro,
planteó como objetivo general: “Determinar si la incorrecta ejecución de tratamientos
médicos se deben por la falta de un sistema de control de activos que disminuya extravíos,
perdidas físicas, monetarias de los bienes existentes en la ciudad”.
Llegando a la conclusión que el Polimédico Martínez no cuenta un adecuado control de
sus bienes, mediante la implementación del modelo de sistema de control que proponen se
podrá comprobar las existencias, las falencias y los activos que se encuentran en forma
obsoleta, con el fin de mejoras los procesos, incrementando las ganancias y bajando los
costos.
En el anterior trabajo las autoras ponen énfasis que se debe implementar de forma
inmediata un sistema de control interno, ya que existen muchas activos fijos guardados que se
encuentran obsoletos, recomiendan realizar las tomas físicas de inventarios de forma
semestral, capacitar al personal constantemente sobre el uso y manejo de los activos fijos, con
el objetivo de mejorar la calidad de atención a los pacientes existentes y futuros pacientes del
Polimédico Martínez.
Según López (2011), en su tesis previa a la obtención de título de Ingeniería en
Contabilidad y Auditoría CPA en el tema: El Control Interno de los Activos Fijos y su
incidencia en los resultados financieros del Grupo Corporativo Soltex en el primer trimestre
del año 2011, presenta como objetivo general : “Evaluar la incidencia de las debilidades del
control de Activos Fijos en los resultados financieros para lograr identificar las causas que
ocasionan los desfases en la información financiera”.
Luego de la evaluación llega como conclusión que los procedimientos aplicados para el
manejo de los activos fijos son inadecuados porque no permiten detectar a tiempo el mal uso.
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No existe tarjeta de registro de desgastes de los activos, así como los gastos de
mantenimientos. La empresa no cuenta con políticas registradas formalmente, los estados
financieros demuestran resultados distorsionados debido a la incorrecta asignación de los
gastos de depreciación, ocasionando perjuicios en el patrimonio de la empresa como en la
toma decisiones.
Lo que el autor recomienda es que se realice un estudio para conocer el valor real de los
activos fijos, diseñar un sistema de control interno que permita mejorar los procesos internos
del Grupo Corporativo Soltex, con el propósito de asegurar el control de los activos y
confiabilidad de los resultados financieros.
En el anterior párrafo descrito anteriormente, aporta a nuestro trabajo, al confirmar que el
uso inadecuado de los activos fijos perjudica a la empresa, en nuestro caso perjudicará a la
empresa Dipaso S.A.
Al contar con un sistema de control adecuado les permitirá tener la real ubicación de los
activos fijos, obtener resultados financieros confiables y permitirá a la gerencia tomar
decisiones oportunas para el mejoramiento de la entidad.
2.2. Marco teórico
2.2.1. La Administración.
La administración “Es la técnica que busca lograr resultados de máxima eficiencia en la
coordinación de las cosas y personas que integran una empresa” (Reyes, 2004).
Para la administración dentro de una empresa, depende tanto de los trabajadores que
pongan su empeño en las actividades que realizan día a día y las cosas que la integran, de
esta manera puede haber una buena administración.
2.2.1.1. Características de la administración.
Reyes (2004) indica que las características de la administración son:
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Su universalidad.
Donde se encuentre un organismo social se encuentra un fenómeno administrativo donde
debe de existir una coordinación de medios. La administración y sus elementos serán los
mismos en un Estado, empresa, ejército, etc.
Su especificidad.
El fenómeno administrativo es específico y diferente a los fenómenos de distinta índole
que acompañan a la administración. Se puede ser un excelente Ingeniero en Producción y un
pésimo administrador, cuando se es un administrador de una grande organización se queda a
un lado sus funciones técnicas y prevalece su función de administrador.
Su unidad temporal.
Consiste en un proceso de forma continua y dinámico a la vez, donde se desarrollan
diferentes actividades al mismo tiempo con un mismo fin.
Su unidad Jerárquica.
Una unidad jerárquica den una empresa, está conformada en cualquier organismo social,
desde el gerente hasta la persona con el menor cargo representa un solo cuerpo
administrativo.
2.2.1.2. Elementos de la Administración.
Reyes (2004) indica que los elementos de la administración son:
Previsión.
Se basa en la determinación de lo que se desea lograr por medio del organismo social.
Comprende tres etapas que son:
Objetivos.- En esta etapa se definen los fines que tiene el organismo.
13
Investigaciones.- Se refiere al hallazgo y al estudio de los medios.
Alternativas.- Trata de la adaptación de los medios encontrados, entre los fines
establecidos.
Planeación.
Comprende en la especificación de las acciones a seguir, los principios y el orden de las
operaciones para alcanzarlo, además se determina los tiempos, unidades, etc.,
Comprende las siguientes etapas:
Políticas.- Principios que orientan las acciones a seguir.
Procedimientos.- Ordenamientos de las operaciones o métodos.
Programas.- Determinación de los tiempos para las acciones.
Presupuestos.- Precisión de las unidades y costos.
Estrategias y táctica.- Fijación de esfuerzos y recursos para poder alcanzar los objetivos de
la entidad.
Organización.
Comprende a la distribución técnica de las relaciones que debe existir en las funciones,
jerarquías y obligaciones que son necesarias para que un organismo pueda alcanzar la
eficiencia. Comprende tres etapas:
Funciones.- El señalamiento de cómo deben estar divididas y asignadas las actividades.
Jerarquías.- Determinación de las autoridades y responsabilidades de cada nivel existentes
en el organismo.
Puestos.- Definir las obligaciones y requisitos que tiene cada puesto de trabajo, para poder
ser desempeñada por una persona.
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2.2.2. La Empresa.
Astudillo (2014) afirma que la empresa es una entidad económica organizada, que se
encuentra conformada por personas, por un capital y el trabajo o mano de obra, esta
administra los bienes para brindar un servicio o un bien, y teniendo como objetivo principal
generar utilidades entre sus principales accionistas y empleados. Está conformada por:
Personal.
Son todos los individuos con los que cuenta la empresa, están distribuido en diferentes
áreas, departamentos o realizando diferentes actividades o funciones, pero con el mismo fin
de la entidad.
Capital.
Considerado como el combustible de la empresa, son aportes por parte de los accionistas
de la empresa para hacer funcionar sus operaciones, estos aportes pueden ser dinero, bienes
muebles, maquinarias, etc., usualmente son bienes tangibles.
Trabajo o mano de obra.
Es el esfuerzo físico o intelectual por parte de todas las personas involucradas en las
diferentes áreas que conforman la organización para alcanzar los objetivos establecidos, este
esfuerzo podemos encontrarlo ya sea administrando, dirigiendo o produciendo.
2.2.2.1. Clasificación de las Empresas.
Según su actividad.
Agropecuaria.
“Son aquellas que producen bienes agrícolas y pecuarios grandes cantidades. Son las
empresas que proporcionan materia prima a otras industrias, por ejemplo, pesca, agricultura,
caza, explotación de bosques, etc.” (Astudillo, 2014).
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Mineras.
“Son las que tienen como objetivo principal la explotación de los recursos del suelo.
Ejemplos: empresas de petróleos, auríferas, de piedras preciosas, y de otros minerales. En
nuestra región encontramos la mina de mármol” (Astudillo, 2014).
Industriales.
“Son las que se dedican a transformar la materia prima en productos terminados. Se
dedican a la producción de bienes, mediante la transformación de la materia prima a través de
los procesos de fabricación. Ejemplo: fábricas de telas” (Astudillo, 2014).
Comerciales.
Las empresas comerciales “Son aquellas Empresas que se dedican a la compra y venta de
productos terminados, tales como almacenes, librerías, farmacias, supermercados” (Astudillo,
2014).
De servicios.
“Son las que buscan prestar un servicio para satisfacer las necesidades de la comunidad.
Ejemplos: Servicios en salud, en educación, transporte, recreación, servicios públicos”
(Astudillo, 2014).
Según el origen del capital.
Son empresas como su nombre lo indica se clasifican dependiendo de donde proviene el
aporte del capital, entre ellas tenemos:
Empresas Privadas.
Las empresas privadas son aquellas entidades que están financiadas por personas
particulares. Por ejemplo: Hoteles. (Astudillo, 2014)
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Empresas Públicas.
Son aquellas que están financiadas por el Estado y su objetivo es servir a la sociedad, por
ejemplo: Escuelas, hospitales. (Astudillo, 2014)
Empresas Mixtas.
Son aquellas que están financiadas por ambos lados, es decir, por parte del Estado y por
personas particulares. (Astudillo, 2014)
Según el número de personas.
Según el número de personas se clasifican en:
Personas Naturales.
Son empresas que poseen un solo dueño o propietario.
Sociedades.
Son empresas conformadas por varios dueños, donde cada uno aporta con cierta cantidad de
dinero al capital de la empresa. Entre ellas tenemos: Sociedad Anónima, Sociedad de
Responsabilidad Limitada, Sociedad Colectiva, etc.
Según su función social.
Con fines de lucro.
Son empresas cuyo objetivos es generar utilidades y al final de cada periodo repartir
dichas utilidades entre los accionistas, generalmente se da en empresas de personas naturales
quienes capitalizan sus utilidades para generar más utilidades.
Trabajo asociado.
Grupo organizado como empresa para beneficio de los integrantes que la conforman.
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Sin fin de lucro.
Son aquellas que sirven a la sociedad, su objetivo es ayudar no simplemente generar
utilidades, a diferencia de las empresas con fines de lucro, estas empresas reinvierte el dinero
que es captado con el fin de ayudar a la sociedad.
Economía Solidaria.
Economía Solidaria son todas las cooperativas que se dedican al bienestar de los asociados
y sus familias.
2.2.3. La Contabilidad.
Fernández (2014) define a la Contabilidad como la ciencia social que estudia, mide,
analiza y registra el patrimonio de las organizaciones, empresas e individuos, con el fin de
servir para la toma de decisiones y control, presentando información útil para las partes
interesadas como directivos, clientes, bancos, etc.
Posee además una técnica que produce sistemáticamente y estructuradamente información
cuantitativa y valiosa, expresada en unidades monetarias acerca de las transacciones que
efectúan las entidades económicas y de ciertos eventos económicos identificables y
cuantificables que la afectan, con la finalidad de facilitarla a los diversos públicos
interesados.
2.2.3.1. Objetivos de la Contabilidad.
Su elemental objetivo es suministrar información financiera de la organización, para las
personas naturales y entidades jurídicas que estén interesadas en la situación financiera de la
entidad. (Fernandez , 2014)
2.2.3.2. Tipos de Contabilidad.
Los tipos de contabilidad son:
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Contabilidad Pública.
Es responsable de documentar y controlar todas las operaciones que concierne al Estado.
Contabilidad Privada.
Esta se basa en las operaciones realizadas por empresas administradas por personas
naturales como jurídicas. Teniendo presente con que información se va a trabajar, los tipos de
contabilidad son:
Contabilidad Financiera.
Es la que se encarga de almacenar y difundir información sobre la situación económica de
la empresa. Esta información es destinada a los dueños de la Empresa, gerentes e incluso al
público en general que esté interesado.
Contabilidad Administrativa.
Esta contabilidad tiene como fin transmitir aspectos administrativas de la propia empresa y
es empleado por los directivos para evaluar las metas y objetivos planteados. Así como
también la evaluación de las Políticas que se están aplicando, con el objetivo de predecir lo
que puede pasar en un futuro.
Contabilidad Fiscal.
Esta clase de contabilidad es la encargada de la inspección y elaboración de los informes
relacionados con los impuestos y declaraciones presentadas.
Contabilidad de Costo.
Este tipo de contabilidad sirve para diagnosticar los puntos de equilibrios de las empresas,
especialmente en las empresas industriales que es donde se interesan en conocer la precisión
de los costos unitarios, producción en general.
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Es una rama de contabilidad que permite analizar, interpretar e informar los costos de
producción a los directivos de la empresa para el desarrollo planificación y toma de
decisiones.
2.2.4. Control Interno.
Coopers & Lybrand (1997) afirma que el control interno es un proceso efectuado por el
consejo de administración, la dirección y el resto del personal de la identidad, diseñado con el
objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de
objetivos dentro de las sgtes categorías:
Efectividad y eficiencia en las operaciones.
Fiabilidad de la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
2.2.4.1. Análisis del Control Interno.
Coopers & Lybrand (1997) define las siguientes etapas:
Plan Organizacional.
Es decir, el control interno es un programa que precisa el desarrollo de las actividades y el
establecimiento de las relaciones de conductas entre las personas y lugares de trabajo de
manera eficiente. El ambiente de trabajo debe ser agradable para todos los trabajadores de la
organización.
La contabilidad.
Deberá registrar de manera técnica todas las operaciones que surgan en el negocio, además
la infomación que presenta en sus estados financieros deberá ser confiable y veraz, es
decir, que dichos resultados deben tener seguridad razonable para la toma de decisiones por
parte de los directivos.
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Funciones de empleados.
Las labores que realizan tanto los funcionarios como empleados deberá ser distribuida de
la mejor manera, es decir, se debe segregar las funciones para obtener mejores resultados, ya
que si hay demasiada carga en los empleados no se podrá obtener los resultados que se
espera debido a la carga del trabajo.
Obtener informacion confiable.
Uno de los objetivos del control interno es obtener informacion confiable, oportuna y real,
ya que según como refleje los resultados de la información se toma las decisiones oportunas
para el mejoramiento de la organización. Debe tener seguridad razonable la informacion
financiera que maneja la administración.
Salvaguardar los bienes.
Otro de los objetivos del control interno es salvaguardar los bienes, propiedades, activos
fijos que posee la empresa contra los robos, fraudes y evitar que se le de mal uso a los
activos de la empresa. Buscar la manera de optimizar los activos fijos, ya que son ellos los
recursos propios que posee la empresa, y a traves de ellos generan utilidades.
Promover la eficiencia en las operaciones.
Otro de los objetivos del control interno es promover la eficiencia de las operaciones que
se realizan en la organización. Si se cumple con los procedimientos se puede llegar a los
resultados esperados.
Es por eso que se debe fomentar a las personas involucradas a cumplir con las políticas y
procedimientos.
2.2.4.2. Objetivos del Control Interno.
Oswaldo ( 2011) define los objetivos como:
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Efectividad y eficiencia en las operaciones.
Este objetivo se refiere a los controles establecidos por la gerencia, con el fin de que las
operaciones sean ejecutadas con efectividad. mientras que la eficiencia se trata del correcto
uso de los recursos.
Confiabilidad de la información financiera.
Este objetivo hace referencia sobre las políticas, métodos y procedimientos diseñados por
la entidad para asegurar que la información financiera sea válida y confiable. L a información
es viable cuando se trata de las operaciones o actividades que ocurrieron, y confiable cuando
la información les da seguridad a las personas que lo usan.
Cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables.
Este objetivo se refiere a las políticas y procedimientos establecidos dentro de una
empresa con el objetivo de asegurar que todas las acciones que se ejecuten estén dentro del
marco de las normas constitucionales, legales y reglamentarias.
Salvaguarda de Activos.
Este elemento tiene relación con uno de los objetivos del control interno, específicamente
con el de operaciones. Tiene como objetivo prevenir o detectar operaciones no autorizadas o
uso de los activos fijos sin justificación, ya que esto puede traer pérdidas para la entidad.
Los controles internos de salvaguarda están enfocados a prevenir el uso de los activos
diferente al giro de la organización, si bien es cierto estos controles son preventivos o
detectivos pero no garantiza que no haya robos o perdidas.
2.2.4.3. Componentes del Control Interno.
Coopers & Lybrand (1997) afirma que los componentes son:
22
Ambiente de Control.
Este componente ayuda a establecer las políticas y procedimientos dentro de la empresa,
hace énfasis en el trabajo en equipo para lograr los objetivos de la organización. También
concurren otros factores no estructurados que depende de las personas para poder
desarrollarse como por ejemplo: su filosofía y el estilo de las operaciones. Dicho de otro
modo, el ambiente de control comprende las aptitudes, actitudes, capacidades y las acciones
del personal de la entidad.
Evaluación de Riesgo.
En este componente es donde se identifica y se evalúa los riesgos que tiene toda empresa
tanto interna como externa, para lograr los objetivos de control. Una vez identificados y
analizados se determinan la forma que van hacer gestionados dichos riesgos. Estos riesgos
son relevantes para la obtención de la información financiera, pueden ocurrir hechos
inesperados internos como externos, que pueden afectar al registro, al proceso e incluso al
reporte de la información.
Estos riesgos pueden afectar como:
Cambios en la operatividad
Cambios en el sistema o rediseñarlos
Integración del nuevo personal
Cambios en los procesos contables
La evaluación de los riesgos se hace con el fin de permitir a la dirección anticipar los
futuros riesgos que se pueden presentar y puedan adoptar las medidas necesarias para
minimizar el impacto de genera estos riesgo, y puedan lograrse los objetivos esperados, en
conclusión este componente es de carácter preventivo.
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Actividades de Control.
Las actividades de control son normas y procedimientos que pretenden asegurar a la
gerencia el cumplimiento de las instrucciones que se han asignados a los empleados, con el
fin de poder controlar los riesgos. Las actividades de control pueden ser carácter preventivo
o detectivo, las de control preventivo se realizan con el fin de evitar errores durante el
desarrollo de las operaciones, mientras que las de control detectivo su objetivo es encontrar
los errores que pudiesen haberse pasado por alto en las de control preventivo. Los
procedimientos de control están dirigidos al cumplir con los objetivos, son aquellos que
harán un papel muy importante en el control interno, ya que a través de ellos se garantizará
que los involucrados cumplan con las normas y procedimientos.
Información y Comunicación.
Es necesario identificar, recoger y comunicar la información relevante, tanto financiera
como de otro tipo, estas deber ser relacionadas con las actividades de la entidad internas y
externas. La información deber ser útil para la gestión del negocio y entregada a tiempo a las
persona para que realizar sus funciones.
Todo el personal, especialmente el que cumple importantes funciones operativas o
financieras, debe recibir y entender el mensaje de la alta dirección, de que
las obligaciones en materia de control deben tomare en serio. Asimismo debe conocer su
propio papel en el sistema de control interno, así como la forma en que sus actividades
individuales se relacionan con el trabajo de los demás.
Monitoreo.
También conocido como supervisión, es un proceso que se realiza para examinar si los
controles internos están rindiendo de la manera que se espera. Esta supervisión trabaja en
conjunto con los otros componentes,
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Es realizado por empleados con un adecuado nivel, se lo aplica a todas las actividades que
se realizan en la empresa. El monitoreo es el proceso que asegura la eficiencia del control
interno en un futuro, o en caso que no esté dando los resultados como se esperaba, poder
tomar las medidas correctivas a tiempo.
2.2.4.4. Elementos del Control Interno.
Ruffner (2004) afirma que los elementos del control interno son:
Plan de Organización.
“Organización se refiere a una estructura formalizada mediante la cual se identifican y
grafican actividades y funciones, se determinan los cargos y las correspondientes líneas de
autoridad, responsabilidad y coordinación”
La organización proporciona el armazón que define las actividades que serán planeadas,
ejecutadas, controladas y monitoreadas. Un plan de organización adecuado debe tomar en
cuenta la independencia que deben tener las unidades operativas, sin que esto afecte a los
canales de comunicación, se debe tener en cuenta la segregación de funciones, ya que esto
permitirá al empleado a cumplir sus funciones de la mejor manera.
Planeamiento de actividades.
La Planeación de actividades de enfoca en las necesidades de la organización, tanto como
recursos financieros y humanos. Al elaborar las actividades la organización debe tomar en
cuenta los fondos autorizados y las restricciones, la necesidad de que todos los recursos de la
entidad estén siendo usados con el fin que se los autorizó.
Este elemento es importante porque al realizar la planeación de las actividades nos
permite conocer las necesidades que tiene la organización y de esta manera podemos prevenir
y cubrir dicha necesidad.
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Política.
“Política es la declaración general que guía el pensamiento durante la toma de decisiones.
Es la línea de conducta predeterminada que se aplica en una entidad para llevar a cabo todas
las actividades, incluyendo aquellas no previstas”
Las políticas se clasifican en:
Política General. Son políticas para que se rijan todas las empresas como por ejemplo:
las leyes y reglamentos.
Política específica. Son establecidas por la dirección de la organización y afectan a
todos.
Procedimientos Operativos.
Ruffner (2004) define que son los métodos que van a emplearse para poder cumplir las
políticas establecidas, también son conocidas como las guías para las acciones que detallan la
forma exacta de cómo debe realizarse las actividades.
Personal.
Ruffner (2004) indica que para que el sistema de control interno funcione no solo
depende del plan de organización también depende del personal idóneo ya sea desde
funcionarios con habilidad y experiencia hasta los empleados capaces de cumplir con los
procedimientos establecidos en la empresa.
Se debe tener control al personal de la entidad en muchos aspectos, entre los cuales
tenemos
Capacitación contínua. Mientras más se capacite a los empleados mejor será en cuanto al
cumplimiento de sus funciones y responsabilidades. Al estar capacitado el personal
entenderán mejor y cada vez será menor el grado de ineficiencia al momento de cumplir con
sus actividades diarias.
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Eficiencia. Una vez que está capacitado el personal, púes lo que se espera es la eficiencia
en las operaciones de la empresa, que no se sigan repitiendo los mismos problemas, pero esto
también depende del juicio personal de los trabajadores, que pongan de su parte para el
cumplimiento de los objetivos del control interno.
Sistema de Control Interno.
Un sistema de control interno está conformado por todas los elementos del control
interno, la principal las personas, los sistema de información, el monitoreo y los
procedimientos. Este sistema es de suma importancia ya que permite llegar a la eficiencia, a
la seguridad razonable y previene de alguna manera a que se violen los procedimientos.
Depende de los directivos de la entidad que el personal cumpla con lo dispuesto, debe crear
un ambiente de control interno donde se supervise y monitoree constantemente a todos los
involucrados y también es responsabilidad de los directivos de la organización crear las
limitaciones del control.
2.2.4.5. Clasificación del Control Interno.
Se clasifican en:
Control Administrativo.
Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos relacionados principalmente con la eficiencia en operaciones y adhesión a las
políticas de la empresa y por lo general solamente tienen la relación indirecta de los registros
financieros (Mateo, 2010)
El control administrativo abarca por ejemplo: análisis estadísticos, reportes de las
operaciones, capacitaciones la personal y controles de calidad, implica todas las medidas con
relación a la eficiencia operacional de la empresa, así como la observación de las políticas y
procedimientos en las áreas que conforman la empresa.
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Control Contable.
“Los controles contables comprenden el plan organizacional y todos los métodos y
procedimientos relacionados principal y directamente con la salvaguarda de los activos de la
empresa y a la confiabilidad de los registros financieros” (Mateo, 2010).
Los controles contables incluyen todo lo relacionado con autorizaciones y aprobaciones de
los registros y reportes contables de las operaciones, custodia de los activos y auditoria
interna. Los objetivos fundamentales de los controles contables son:
Dar protección a los activos de la empresa
Obtener información confiable es decir debe tener seguridad razonable para la toma de
decisiones.
2.2.5. Activos Fijos.
Blinder ( 2013) define que los activos fijos son los bienes de una empresa tanto tangibles
como intangibles y son necesarios para el funcionamiento de la misma, no son destinados a la
venta.
Figura 1. Activos Fijos
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2.2.5.1. Características.
Para ser considerado como activo fijo debe cumplir con ciertas características:
Debe un bien tangible
Tener una vida útil mayor a 1 año o un ciclo de operaciones
Ser utilizado para la producción o comercialización de bienes o servicios, o para ser
alquilado a terceros. Es decir, no estar destinados para la venta y ser usado continuamente en
el giro del negocio.
Cabe recalcar que no siempre es igual en todas las empresas, depende del giro del negocio
para ser considerado como un activo fijo. Por ejemplo: un exhibidor para un supermercado
es considerado como un activo fijo mientras que para una empresa fabricadora de exhibidores
es considerado como parte de inventario.
2.2.5.2. Clasificación de los Activos Fijos.
Granados (2002) afirma que los activos fijos se clasifican en tangibles e intangibles:
Activo Fijo Tangible.
Son todos aquellos que se pueden mover, medir, tienen una configuración física y se
clasifican en:
Depreciables. Son aquellos que van perdiendo su valor mediante su uso, ya sea porque
termino su vida útil o por una destrucción parcial o total, por ejemplo: las maquinarias,
vehículos.
Agotables. Son aquellos que representan con los recursos naturales y que pierden su valor
debido a la extracción de su material, por ejemplo: minas, pozos, etc.
No depreciables. Son aquellos que no pierden su valor a pesar del uso que tenga
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Activo Intangible.
Son aquellos que no se pueden ver ni tocar, pero que si tiene valor, a medida que pasa el
tiempo y las nuevas tecnologías va disminuyendo su valor entre ellas tenemos:
Amortizables. Son aquellos bienes o derechos que van perdiendo su valor en forma
constante o periódicamente debido al trascurso del tiempo de uso, deterioro o por cuestiones
ajenas a los precios dentro del mercado.
No amortizables. Son aquellos que no tienen vida útil por ejemplo: los terrenos.
Vida Útil de los Activos Fijos.
Se entiende por vida útil al tiempo estimado que un activo puede ser utilizado y que
genere renta. En muchos casos hay activos fijos que tiene mayor tiempo de duración que
otros, esto depende de la naturaleza y el uso que se le da al activo fijo.
A continuación se detalla la vida útil de los Activos Fijos de Dipaso S.A., tenemos:
Tabla 2
Activos Fijos y Vida Útil Dipaso S.A.
Cód. Clase de Activo Fijo Vida útil
1000 Instalaciones Inmuebles 10 años
2000 Instalaciones y Equipos 10 años
3000 Equipos de Computación 3 años
5000 Muebles y Enseres 10 años
6000 Equipos de Seguridad 10 años
8000 Equipos de Oficina 10 años
9000 Maquinarias 10 años
Fuente: Empresa Dipaso S.A
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2.2.6. Manuales.
Torres ( 1996) define que “Los manuales son una de las herramientas mas eficaces para
transmitir conocimientos y experiencias, porque ellos documentan la tecnología acumulada
hasta ese momento sobre un tema”.
Dentro del ámbito organizacional, cada vez se considera más necesario la existencia de
manuales, sobre todo manuales de políticas y procedimientos que les permite a la entidad
tener sistemas de procesos de manera formal, con el fin de mejorar y alcanzar la excelencia
dentro del mercado competitivo que actualmente están sumergidas las empresas de venta de
productos.
2.2.6.1. Manual de Políticas y Procedimientos.
Un manual de Políticas y procedimientos es un manual donde se documenta todo lo que
se hace (políticas) en una determinada área y como se hace (procedimientos) para controlar
dicha área, departamento, gerencia u organización, y para controlar los procesos y
procedimientos que se utilizan en la calidad del producto o servicio que ofrece la empresa
(Alvarez, 1996)
Cuando son empresas grandes es recomendable que cada área tenga su propio manual de
políticas y procedimientos, es decir, un manual para ventas, recursos humanos, producción,
etc. Para que el manual se políticas y procedimientos tenga éxito y se cumpla de la mejor
manera se debe vigilar que se cumpla, antes de aprobar el manual se debe analizar los pro y
contras que tiene el manual, dar apertura a los usuarios para que expresen sus opiniones sobre
las políticas y procedimientos que se desean implementar., hacer entender al personal
involucrado los beneficios que se tiene al contar con un manual como este, realizar auditorías
con el fin de conocer si se está consiguiendo lo esperado, dar reconocimiento al área o
departamento con los mejores resultados.
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Si no se cumple con el manual de políticas y procedimientos se debe llamar la atención
firmemente al personal que está violando dichas políticas y procedimientos y volverles a
recordar los beneficios que se tiene al cumplir con las mismas y con qué fin fueron
implementados los manuales. Hay ocasiones en que se ve obligado hacer una excepción en el
cumplimiento de alguna política, hay que recordar que las políticas están hechas para mejorar
los procesos en este caso dentro de la empresa Dipaso S.A.
Todo esto existen cuando no hay políticas dentro de la organización en ocasiones las hay
pero no son cumplidas por los involucrados, en ese caso entonces hay que mejorar las
políticas existentes para beneficio de todos los que conforman la empresa.
2.2.6.2. Las Políticas.
Torres (1996) define las politicas como una decisión unitaria que se aplica a todas las
situaciones similares. Una orientación clara hacia a donde deben dirigirse todas las
actividades de un mismo tipo. Un lineamiento que facilita la toma de decisiones en
actividades rutinarias. Lo que la dirección desea que se haga en cada situación definida.
Aplicable 90-05% de los casos. En excepciones solo podrán ser autorizadas por alguien de
un nivel inmediato superior.
Como surgen las políticas.
Las políticas surgen en las actividades donde estén relacionadas directamente las
personas. Donde haya una persona tenga que realizar un trabajo o actividad, siempre habrá
una política. Podemos encontrar las políticas en:
Procesos. En procesos de recepción de facturas, de pago a proveedores, emisión de
comprobantes de retención, de contratación y evaluación del personal, etc.
Sistemas. En sistema de mejoras, de calidad, de trabajo, de control, etc.
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Planes. En planes para la reducción de costos, para eliminar desperdicios, para mejorar la
comunicación, para capacitación del personal, etc.
Características de las políticas.
Entre ellas tenemos: decreta lo que los directivos desean que se haga, no indica cómo
proceder, eso se encuentra en los procedimientos, es un medio para que a todos sean tratados
de la misma forma, ayuda a las personas de nivel operativo a tomar las decisiones firmes
junto a los directivos, guía las decisiones operativas en el mismo curso, tiende a darle solidez
a las operaciones, les quita la fatiga a los directivos de estar tomando decisiones en problemas
que se presentan en forma rutinaria.
2.2.6.3. Los Métodos y Procedimientos.
Entre algunas definiciones tenemos:
“Un proceso es el conjunto de elementos que interactúan para transformar insumos, en
bienes o productos terminados. Un proceso está formado por Materiales, Métodos y
Procedimientos, Recursos Humanos, Maquinarias y Equipo y el Medio Ambiente (Torres,
1996).
“Un METODO es la guía detallada de muestra secuencial y ordenadamente como una
persona realiza un trabajo” (Torres, 1996).
En algunos métodos, los pasos exactos, varían. Por ejemplo un mecánico de automóviles
sabe cómo reparar automóviles. Sin embargo necesita buscar un método diferente para poder
hacer un trabajo profesional y poder reparar un Volkswagen 1985, muy diferente al método
para reparar automóviles del año 1996.
“Un PROCEDIMIENTO es la guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente
como dos o más personas realizan un trabajo (Alvarez, 1996).
33
Los métodos y procedimientos que se usan de forma cotidiana dentro de las
organizaciones siempre son de forma verbal y no por escrito. Normalmente estos
procedimientos son informales y se pueden observar a través de la práctica de las personas,
que debido a su desconocimiento actúan según su humor o por la presión del trabajo.
2.3. Marco Contextual
Desde que abrieron las puertas al público el 16 de Noviembre del 1987, Dipaso S.A. ha
trabajado arduamente hasta convertirse en el mayor importador y distribuidor de productos
de belleza, cosmética, cuidado personal, capilar y bazar en el Ecuador.
El primer local comercial, y que se convertiría en la Matriz, está ubicado en la mayor zona
comercial de la ciudad de Guayaquil llamada "Bahía", localizado en Huayna Capac 212 entre
Manabí y Ayacucho.
Actualmente, manejan dos tipos de canales de venta y distribución: uno dedicado al
mayoreo con sucursales como: Matriz (Huayna Capac entre Manabí y Ayacucho), 10 de
Agosto y 6 de Marzo, Chimborazo y Ayacucho y Parque California 2 local #22; y el otro
enfocado en la venta al retail, cuyas sucursales están ubicadas en la Alborada 11ava etapa,
Víctor Emilio Estrada y Ficus, Av. 9 de Octubre y Baquerizo Moreno, #38 y Portete. También
encontramos el Mall El Fortín local #119, C.C. Piazza Villa Club local #8 , en el Paseo
Shopping de la ciudad de Durán local #57 y en el Paseo Shopping de la ciudad de Riobamba
locales #55,56 y 57 y muchos más.
Figura 2. Ubicación Geográfica Dipaso S.A.
34
Son distribuidores autorizados de multinacionales como: Unilever, Colgate Palmolive,
Kimberly Clark, Quala, Procter & Gamble, Johnson & Johnson, etc., y de marcas
internacionales de belleza como: Mia Secret, Cala, Classic, Cameo, Bonita Cosmetics, Salon
Perfect, City Color Cosmetics, Sasa Beauty, Milani Cosmetics, Lissia, Maxybelt, entre
otros.
2.3.1. Misión.
Asesorar de manera técnica y profesional, a sus clientes, ofertando productos de cuidado
personal, belleza y novedades, con constante innovación, en todos sus formatos de negocio,
manteniendo estándares de calidad y servicio con responsabilidad social.
2.3.2. Visión.
Ser la organización líder a nivel nacional en importación, distribución, y comercialización
de nuestro portafolio de productos.
Figura 3. Logotipo Dipaso S.A.
2.4. Marco Conceptual
Es conveniente aclarar algunos conceptos de nuestro trabajo de investigación:
Administración.
Es la ciencia compuesta de principios, técnica que lleva consigo la responsabilidad de
planear y conseguir en forma eficiente las operaciones de una empresa. (Reyes, 2004).
35
Administrar.
Organizar, prever, coordinar y controlar. (Reyes, 2004)
Bienes.
Se refiere a cualquier cosa ya sea tangible o intangible que tiene objeto de derecho y es
útil para el hombre de forma directa o indirectamente.
Bienes muebles.
Son todos aquellos que pueden trasladarse de un lugar a otro, sin perder su integridad.
Bienes inmuebles.
Son todos aquellos bienes que no pueden moverse de un lugar a otro, por ejemplo:
edificios.
Activos Fijos.
“También llamado inmovilizado o estructura sólida de la empresa, comprende aquel
conjunto de elementos patrimoniales destinados a servir de forma duradera en la actividad de
la misma, su duración es superior a un año” (Sanz, 2002).
Activo tangible.
Son aquellos que pueden tocarse físicamente, por ejemplo: maquinarias, terrenos, etc.
Activo intangible.
Recursos monetarios, con naturaleza inmaterial que no tienen sustancia o esencia física,
pero poseen capacidad para generar beneficios económicos.
Control Interno.
“Comprende conjunto de políticas de la organización y el conjunto de métodos y
procedimientos que aseguren que los activos estén debidamente protegidos y sus registros
contables sean fidedignos” (Reyes, 2004).
36
Constatación física.
Es la acción de verificar la existencia de lago, en este caso de los activos fijos.
Depreciación.
Es la desvalorización del costo de un activo.
Guía de remisión.
Documento donde se registra salida del activo fijo, considerado como un instrumento de
soporte para el traslado del bien.
Trasladar.
Mover de un lugar a otro.
2.5. Marco Legal
Resolución no. scpm-ds-057-2014 (2014)
Manual de las buenas prácticas comerciales para el sector de los supermercados y/o similares
y sus proveedores.
Capitulo 1.
Art. 2. Clasificacion de los operadores económicos .- Para los fines de este manual los
operadores económicos de este mercado sectorial, comprenden entre otros los siguientes:
Supermercados;
Comisariatos;
Mega mercados;
Hipermercados;
Tiendas grandes;
37
Tiendas de conveniencia;
Bodega;
Distribuidores;
Fabricantes;
Importadores y
Proveedores, en forma general.
A las primeras diez categorías se las denominara simplemente: supermercados y/o
similares, estos deben dedicarse exclusivamente a comercializar las líneas o giros de
negocios.
Norma Internacional de Contabilidad Nº 16
Inmovilizado material
Objetivo
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable del inmovilizado material,
de forma que los usuarios de los estados financieros puedan conocer la información acerca de
la inversión que la entidad tiene en su inmovilizado material.
Así como los cambios que se hayan producido en dicha inversión. Los principales
problemas que presenta el reconocimiento contable del inmovilizado material son la
contabilización de los activos, la determinación de su importe en libros y los cargos por
amortización y pérdidas por deterioro que deben reconocerse con relación a los mismos.
Alcance.
Esta Norma se aplicará en la contabilización de los elementos de inmovilizado material,
salvo cuando otra Norma Internacional de Contabilidad exija o permita un tratamiento
contable diferente. Esta Norma no será de aplicación a:
38
(a) el inmovilizado material clasificado como mantenido para la venta de acuerdo con la
NIIF Activos no corrientes mantenidos para la venta y actividades interrumpidas;
(b) los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola (véase la NIC 41
Agricultura);
(c) el reconocimiento y valoración de activos para exploración y evaluación (véase la NIIF
6 Exploración y evaluación de recursos minerales); o
(d) los derechos mineros y reservas minerales tales como petróleo, gas natural y recursos
no renovables similares.
Reconocimiento
Un elemento de inmovilizado material se reconocerá como activo cuando:
(a) sea probable que la entidad obtenga los beneficios económicos futuros derivados del
mismo; y
(b) el coste del activo para la entidad pueda ser valorado con fiabilidad.
Norma Internacional de Contabilidad Nº 38
Activos Intangibles
Objetivo
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los activos intangibles
que no estén contemplados específicamente en otra Norma. Esta Norma requiere que las
entidades reconozcan un activo intangible si, y sólo si, se cumplen ciertos criterios.
La Norma también especifica cómo determinar el importe en libros de los activos
intangibles, y exige revelar información específica sobre estos activos.
Un activo intangible es un activo identificable, de carácter no monetario y sin apariencia
física.
39
Reconocimiento y Medición
El reconocimiento de una partida como activo intangible exige, para la entidad, demostrar
que el elemento en cuestión cumple:
(a) la definición de un activo intangible y
(b) el criterio de reconocimiento
Este requerimiento se aplicará a los costos soportados inicialmente, para adquirir o
generar internamente un activo intangible, y para aquéllos en los que se haya incurrido
posteriormente para añadir, sustituir partes del mismo o realizar su mantenimiento.
Un activo es identificable si:
(a) es separable, es decir, es susceptible de ser separado o escindido de la entidad y
vendido, transferido, dado en explotación, arrendado o intercambiado, ya sea individualmente
o junto con un contrato, activo identificable o pasivo con los que guarde relación,
independientemente de que la entidad tenga la intención de llevar a cabo la separación; o
(b) surge de derechos contractuales o de otros derechos de tipo legal, con independencia
de que esos derechos sean transferibles o separables de la entidad o de otros derechos y
obligaciones.
Un activo intangible se calculará primeramente por su costo.
El precio de un activo intangible obtenido de forma autónoma alcanza:
(a) el costo de compra, contenidos los aranceles de importación y los impuestos no
recuperables que reincidan sobre la compra, posteriormente de derivar las rebajas comerciales
y las rebajas; y
Vida útil es:
(a) el periodo durante el cual se espera utilizar el activo por parte de la entidad; o
40
(b) el número de unidades de producción o similares que se espera obtener del mismo por
parte de una entidad.
Una entidad evaluará si la vida útil de un activo intangible es finita o indefinida y, si es
finita, evaluará la duración o el número de unidades productivas u otras similares que
constituyan su vida útil. La entidad considerará que un activo intangible tiene una vida útil
indefinida cuando, sobre la base de un análisis de todos los factores relevantes, no exista un
límite o a lo largo del cual el activo se espera que el activo genere entradas de flujos netos de
efectivo.
41
Capítulo 3
Marco Metodológico
3.1. Diseño de la investigación
Graterol ( 2016) define a la investigación de campo o investigación directa es la que se
efectúa en su lugar y tiempo en que ocurren los fenómenos objeto de estudio.
Para este trabajo se tomará como base a la investigación de campo considerada
indispensable, la cual se va a realizar en el lugar donde se realizan los hechos, es decir, las
tiendas de DIPASO S.A.
Esta investigación se apoyará en el uso de diferentes técnicas de investigación como, por
ejemplo: entrevistas, cuestionarios, que serán realizadas por el propio investigador, con el fin
de recolectar la información necesaria de las propias fuentes, es decir de las personas
involucradas de los puntos de venta de la entidad. Luego se analizará los resultados
obtenidos con el objetivo de que nos permita llegar a conclusiones oportunas para el
desarrollo de la propuesta del Manual de Políticas y Procedimientos.
3. 2. Tipo de la Investigación
Hernández , Fernández & Baptista (2006) afirman que muy frecuentemente el próposito
del investigador es describir situaciones y eventos. Esto es, decir como es y se manifiesta
determinado fenómeno.
La presente investigacion será una investigación descriptiva, porque el investigador va a
describir los fenómenos que se presentan en las tiendas DIPASO S.A., no solo se va a centrar
en la recolección de la información, sino también va a estar al tanto de la opinión de las
personas involucradas con la entidad, es decir, los trabajadores, se recogerá sus puntos de
vista, etc., que les permita medir y describir la investigación y así recabar la suficiente
información para nuestro propuesta.
42
Hernández , Fernández & Baptista (2006) asegura que “los estudios explicativos van más
alla de la descripción de los conceptos o fenómenos o del establecimiento de relaciones entre
conceptos; están dirigidos a responder las causas de los eventos físicos o sociales”.
Este trabajo también tomará como base la investigación explicativa, porque el investigador
va a recabar la información y buscar las razones o causas del deficiente control interno de
activos fijos que presenta en la actualidad la empresa, con el propósito de fomentar la
implementación de un Manual de Políticas y Procedimientos para el control de los activos
fijos para mejorar la administración actual.
3.3. Población y Muestra
3.3.1. Población.
Wigodski ( 2010) afirma que la “Población es el conjunto total de individuos, objetos o
medidas que poseen algunas características comunes observables en un lugar y en un
momento determinado.”
Cuando se vaya a llevar a cabo alguna investigación debe de tenerse en cuenta algunas
características esenciales al seleccionarse la población bajo estudio. La población en la que se
basa el presente estudio, corresponde a los trabajadores, gerentes y el personal que labora en
las tiendas de la empresa Dipaso S.A. Por lo tanto se considera como el universo a los 154
trabajadores de las tiendas en la ciudad de Guayaquil.
3.3.2. Muestra.
Wigodski ( 2010) define que: “Una muestra es el subconjunto que representa a la
población”. Hay dos tipos de muestra, la muestra probabilística y la no probabilística. En la
presente investigación se tomó la muestra probabilística aleatorio simple. En este de
muestreo todos los individuos que conforman la población pueden formar parte de la muestra.
43
Se escogió este tipo de muestreo porque se consideró el más idóneo para obtener la
muestra de nuestra población, en este caso los trabajadores de las nueve tiendas de DIPASO
S.A.
Determinación de la fórmula de la muestra.
𝐧 = 𝐙𝟐𝐏𝐐𝐍
𝐞𝟐(𝑵 − 𝟏) + 𝒁𝟐 𝑷𝑸
Nomenclatura:
n = Tamaño de la muestras= ?
N =Tamaño de la población= 110
Z = Nivel de confianza 96 = 1.96
e = Margen de error o porcentaje de error= 7%
p = Probabilidad que suceda = 0,5
q = Probabilidad que no suceda = 0,5
1.962(0.50)(0.50)154
0.07(154 − 1) + 1.962 (0.50)(0.50)
n= 86
3.4. Técnicas e instrumentos de investigación
44
3.4.1. Técnicas.
Las técnicas que serán utilizadas en la presente investigación para llegar a la propuesta
del Manual de Políticas y Procedimientos para los Activos Fijos y de esta manera llegar al
objetivo general del estudio, son la entrevista y la encuesta.
La entrevista se utilizó para conversar con los trabajadores del área administrativa,
contable y de auditoria de DIPASO S.A., para obtener información útil para que la
investigadora pueda conocer las debilidades del control interno actual y pueda generar como
estrategia la implementación de políticas y procedimientos para los activos fijos.
La encuesta se utilizó en los trabajadores de las tiendas de DIPASO, con el fin obtener
información requerida para poder estudiar y analizar los procedimientos actuales que se
utilizan en el manejo de los activos fijos de la entidad.
3.4.2. Instrumentos.
El instrumento que se utilizó como herramienta para recolectar la información de la
muestra obtenida en la presente investigación fue el Cuestionario.
Hernández, Fernández, & Baptista ( 2006) define que los cuestionarios consisten en un
conjunto de preguntas respecto a una o más variables. Asimismo, se puede indicar que son
los instrumentos de recolección de datos más utilizados.
El primer cuestionario (entrevista), este instrumento fue aplicado al personal
administrativo, contable y de auditoria de DIPASO S.A. El mismo presenta dos preguntas
abiertas que fueron hechas a cuatro funcionarios de las áreas mencionadas.
El segundo cuestionario fue aplicado a los trabajadores que conforman las tiendas de
DIPASO S.A, es decir, a la muestra seleccionada de 86 personas, éste cuestionario está
compuesto por preguntas cerradas, cada una de ellas tiene cinco alternativas como respuesta,
utilizando escala de Likert para un mejor análisis de resultados.
45
3.5. Análisis de Resultados
3.5.1. Análisis de Resultados de la entrevista.
En la entrevista realizada al personal administrativo, contable y de auditoria de la
empresa Dipaso S.A., se realizó las siguientes preguntas.
1.- ¿Considera usted que la falta de un manual de control interno sea el causante del
mal manejo de los activos fijos de Dipaso S.A.?
Los entrevistados manifestaron que a los activos fijos de la empresa no se les ha dado la
importancia que merecen, al no contar con un manual de control interno y desconocen los
procedimientos a seguir, y tienen como consecuencia el mal manejo de los activos fijos y el
incorrecto registro de ubicación de los mismos. Teniendo problemas al momento de trasferir
un bien a otra tienda, porque no tienen registrados en su sistema todos sus activos fijos que
están siendo utilizados en la tienda que están a cargo.
También manifestaron que no reciben la suficiente capacitación del software que tiene
actualmente la empresa para la visualización y manejo de los activos fijos que tienen a cargo,
por lo que siempre presentan problemas al manejarlo.
2.-Cree usted que al implementar un Manual de Políticas y Procedimientos mejorará
los procesos internos de los activos fijos de Dipaso S.A.?
Los entrevistados respondieron que al contar con un Manual de Políticas y Procedimientos
va a mejorar los procesos internos de los activos fijos, tendrán conocimientos de los pasos a
seguir en una determinada situación y habrá un adecuado registro de ubicación de los activos
fijos. Es decir, con la existencia de este manual se realizará las operaciones de mejor manera
hasta alcanzar la eficacia y eficiencia en los procesos, para lograr la mejor administración de
los bienes de la empresa, este manual será una herramienta auxiliar para todos los
trabajadores.
46
3.5.2. Análisis de los resultados del cuestionario.
Pregunta 1.- ¿En qué área desempeña sus funciones?
Tabla 3
Función que desempeñan los trabajadores
Variable Frecuencia Porcentaje
Gerente 4 5%
Subgerente 6 7%
Supervisor de Caja 25 29%
Empleado 45 52%
Otros 6 7%
TOTAL 86 100% Fuente: Cuestionario realizado a los trabajadores de Dipaso S.A.
Figura 4. Función que desempeñan los trabajadores.
Según la Tabla 2 y el gráfico 4 nos indica que un 5% de los encuestados de DIPASO S.A
nos indica que desempeñan sus funciones en las áreas de Gerencia, el 7% como
Subgerencia, el 7% indica como otras áreas, el 29% como Supervisor de Caja, el 52% de los
encuestados son empleados en general, lo cual nos refleja que los encuestados forman parte
de todas las áreas, y por último el 7% en otros.
5% 7%
29%
52%
7%
Gerente
Subgerente
Supervisor de Caja
Empleado
Otros
47
Pregunta 2. ¿Tiene conocimiento qué es un activo fijo?
Tabla 4
Grado de Conocimiento del Activo Fijo
Variable Frecuencia Porcentaje
Probablemente si 14 16%
Indeciso o indiferente 13 15%
Probablemente no 36 42%
Definitivamente no 23 27%
TOTAL 86 100% Fuente: Cuestionario realizado a los trabajadores de Dipaso S.A.
Figura 5. Grado de conocimiento del Activo Fijo.
Según la tabla 3 y el gráfico 5, nos indica que ninguno de los encuestados definitivamente
tienen conocimiento de que es un activo fijo, mientras que el 16% indicó que probablemente
sí tienen conocimiento, el 15% estuvo indeciso o indiferente ante la pregunta, el 42% expresó
que probablemente no, y el 27% indicó que definitivamente no tienen conocimiento de que se
considera un activo fijo en Dipaso S.A.
16%
15%
42%
27%
Probablemente si
Indeciso o indiferente
Probablemente no
Definitivamente no
48
Pregunta 3. ¿Existe en Dipaso S.A. un sistema de control interno adecuado para el manejo
administrativo de sus activos fijos?
Tabla 5
Sistema de Control Interno Actual
Variable Frecuencia Porcentaje
Probablemente si 5 6%
Indeciso o indiferente 9 10%
Probablemente no 16 19%
Definitivamente no 56 65%
TOTAL 86 100% Fuente: Cuestionario realizado a los trabajadores de Dipaso S.A.
Figura 6. Sistema de Control Interno.
Según la tabla 4 y el gráfico 6, el 6% de los colaboradores de Dipaso S.A. opinaron que
probablemente si existe un sistema de control interno para el manejo administrativo de los
activos fijos, el 10% estuvo indeciso o indiferente, el 19% indicó que probablemente no
existe el sistema, y el 65% indicó que definitivamente no existe un sistema de control interno
para el manejo administrativo de los activos fijos
0% 6% 10%
19%
65%
Probablemente si
Indeciso o indiferente
Probablemente no
Definitivamente no
49
Pregunta 4. ¿El desconocimiento de la ubicación real de los activos fijos se debe a la falta
de un sistema de control?
Tabla 6
Ubicación de los Activos Fijos
Variable Frecuencia Porcentaje
Definitivamente si 55 64%
Probablemente si 23 27%
Indeciso o indiferente 8 9%
TOTAL 86 100% Fuente: Cuestionario realizado a los trabajadores de Dipaso S.A.
Figura 7. Ubicación de los Activos Fijos.
Según la tabla 5 y el gráfico 7, nos muestra que el 64% de los encuestados
definitivamente si desconoce la ubicación de los activos fijos por la falta de un sistema de
control, mientras que el 27% de los encuestados considera que probablemente si sea por la
falta de un sistema de control, y por último el 9% de los encuestados estuvo indeciso o
indiferente ante la pregunta.
64%
27%
9%
Definitivamente si
Probablemente si
Indeciso o indiferente
50
Pregunta 5. ¿Es idóneo el personal encargado para el manejo de los activos fijos?.
Tabla 7
Personal encargado de Activos Fijos
Variable Frecuencia Porcentaje
Probablemente si 28 33%
Indeciso o indiferente 36 42%
Probablemente no 11 13%
Definitivamente no 11 13%
TOTAL 86 100% Fuente: Cuestionario realizado a los trabajadores de Dipaso S.A.
Figura 8. Personal Encargado de los Activos Fijos
Según la tabla 6 y el gráfico 8, nos indica que ninguno de los encuestados considera que
definitivamente si es idóneo el personal encargado del manejo de los activos fijos, mientras
que el 33% indicó que probablemente sí, el 42% estuvo indeciso o indiferente, el 13%
expresó que probablemente no, y por último el 13% indicó que definitivamente no es idóneo
el personal actual encargado de los activos fijos de la empresa DIPASO S.A.
32%
42%
13% 13% Probablemente si
Indeciso o indiferente
Probablemente no
Definitivamente no
51
Pregunta 6. ¿Reciben capacitación sobre el manejo de los activos fijos por parte de la
empresa?
Tabla 8
Ausencia de Capacitación al personal
Variable Frecuencia Porcentaje
Algunas veces 12 14%
Muy pocas veces 65 76%
Nunca 9 10%
TOTAL 86 100% Fuente: Cuestionario realizado a los trabajadores de Dipaso S.A.
Figura 9. Ausencia de capacitación al personal
Según la tabla 7 y el gráfico 9, nos indica que el 14% de los encuestados considera que
han recibido algunas veces la capacitación para el manejo de los activos fijos de la empresa
Dipaso S.A., el 76% considera que muy pocas veces han recibido capacitación, mientras que
el 10% manifestó que nunca han recibido capacitación por parte de la empresa, para poder
manejar correctamente los activos fijos de la entidad.
14%
76%
10%
Algunas veces
Muy pocas veces
Nunca
52
Pregunta 7. Considera que es necesario capacitar al personal encargado del manejo de los
A.F.?
Tabla 9
Capacitación de Activos Fijos
Variable Frecuencia Porcentaje
Definitivamente si 86 100%
TOTAL 86 100% Fuente: Cuestionario realizado a los trabajadores de Dipaso S.A.
Figura 10. Capacitación al personal de Activos Fijos.
Según la tabla 8 y el gráfico 10, indica que el 100% de los encuestados definitivamente si
consideran necesaria y urgente la capacitación al personal sobre el manejo de los activos
fijos, con el fin de mejorar el manejo actual que poseen los activos fijos dentro de las tiendas
retail de la entidad.
100% Definitivamente si
53
Pregunta 8. Qué tan a menudo se realizan las constataciones físicas de los activos fijos?
Tabla 10
Frecuencia de Constataciones físicas de Activos Fijos
Variable Frecuencia Porcentaje
Algunas veces 10 12%
Muy pocas veces 71 82%
Nunca 5 6%
TOTAL 86 100% Fuente: Cuestionario realizado a los trabajadores de Dipaso S.A.
Figura 11. Frecuencia de Constataciones Físicas de Activos Fijos.
Según la tabla 9 y el gráfico 11, ninguno de los encuestados señaló que siempre se
realizan constataciones físicas de los activos fijos, el 12% señaló que algunas veces, el
82% manifestó que muy pocas veces, y el 6% indicó que nunca, esto da como conclusión
de que no se realizan de forma seguida las constataciones físicas de los activos fijos de la
empresa Dipaso S.A.
12%
82%
6%
Algunas veces
Muy pocas veces
Nunca
54
Pregunta 9. ¿Existen procedimientos para dar de baja a los equipos obsoletos?
Tabla 11
Procedimientos para baja de Activos Fijos
Variable Frecuencia Porcentaje
Definitivamente si 35 41%
Probablemente si 41 48%
Indeciso o indiferente 10 12%
TOTAL 86 100% Fuente: Cuestionario realizado a los trabajadores de Dipaso S.A.
Figura 12. Procedimientos para Bajas de Activos Fijos.
Según la tabla 10 y el gráfico 12, indica que el 41% de las personas encuestadas
definitivamente si existen procedimientos para dar de baja a los equipos considerados
como obsoletos, el 48% probablemente sí, y el 12% se mostró indeciso o indiferente ante
la pregunta, lo que manifiesta que si existen procedimientos para la bajas de los activos
fijos en Dipaso S.A
41%
48%
12%
Definitivamente si
Probablemente si
Indeciso o indiferente
55
Pregunta 10. Existe un manual de políticas y procedimientos para el control de los activos
fijos?
Tabla 12
Existencia del Manual de Políticas y Procedimientos
Variable Frecuencia Porcentaje
Indeciso o indiferente 7 10%
Probablemente no 10 15%
Definitivamente no 51 75%
TOTAL 68 100% Fuente: Cuestionario realizado a los trabajadores de Dipaso S.A.
Figura 13. Manual de Políticas y Procedimientos.
Según la tabla 11 y el gráfico 13% está totalmente de acuerdo que un manual de políticas
y procedimientos para el control interno facilitará los procesos y reducirá los errores de
registro de ubicación de los activos fijos, el 47% dijo estar de acuerdo, el 31% estuvo ni de
acuerdo ni en desacuerdo y el 9% está en desacuerdo que un manual ayudará a los problemas
que presentan el control de los activos fijos.
10%15
51
Indeciso o
indiferente
Probablemente no
Definitivamente no
56
Pegunta11. Conoce el procedimiento para realizar los traslados de activos fijos de una
tienda a otra?
Tabla 13
Procedimientos para Traslados de Activos Fijos
Variable Frecuencia Porcentaje
Definitivamente si 0 0%
Probablemente si 21 25%
Indeciso o indiferente 3 4%
Probablemente no 31 36%
Definitivamente no 30 35%
TOTAL 85 100% Fuente: Cuestionario realizado a los trabajadores de Dipaso S.A.
Figura 14. Procedimientos para Traslados de Activos Fijos
Según la tabla 12 y el gráfico 14, nos refleja que el 25% conoce los procedimientos para
los traslados de activos fijos de una tienda a otra, el 4% se mostró indeciso ante la pregunta,
el 36% manifestó que probablemente no conocen los procedimientos para los traslados, y el
35% indicó que definitivamente no conoce los procedimientos que se realizan para los
traslados de activos fijos.
25%
4%
36%
35% Definitivamente si
Probablemente si
Indeciso o indiferente
Probablemente no
Definitivamente no
57
Pregunta 12. Está Ud. de acuerdo que un manual de políticas y procedimientos para el
control interno de los activos fijos, facilitará los procesos y reducirá los errores de
ubicación de los activos de Dipaso S.A.?
Tabla 14
Manual de Políticas y Procedimientos
Variable Frecuencia Porcentaje
Totalmente de acuerdo 11 13%
De acuerdo 40 47%
Ni de acuerdo ni en desacuerdo 27 31%
En desacuerdo 8 9%
TOTAL 86 100% Fuente: Cuestionario realizado a los trabajadores de Dipaso S.A.
Figura 15. Manual de Políticas y Procedimientos.
Según la tabla 13 y el gráfico 15, indica el 13% está totalmente de acuerdo que un
manual de políticas y procedimientos para el control interno facilitará los procesos y reducirá
los errores de registro de ubicación de los activos fijos, el 47% dijo estar de acuerdo, el 31%
estuvo ni de acuerdo ni en desacuerdo y el 9% está en desacuerdo que un manual ayudará a
los problemas que presentan el control de los activos fijos.
13%
47%
31%
9%
Totalmente de acuerdo
De acuerdo
Ni de acuerdo ni en desacuerdo
En desacuerdo
58
Capítulo 4
La Propuesta
4.1. Tema
Elaboración de un Manual de Políticas y Procedimientos para el manejo de los Activos
Fijos de la empresa Dipaso S.A.
4.2. Justificación
Tomando como base el trabajo de investigación que se ha realizado, podemos decir que la
propuesta surge por el mal manejo que tienen los activos fijos por:
Incorrecto registro de ubicación de los activos fijos.
Ausencia de políticas y procesos formales
Por este motivo la presente tesis se desarrolla con la finalidad de elaborar un sistema de
control interno para la empresa Dipaso S.A. y que permita tener correctamente registrado los
activos fijos en cada tienda que pertenece, que facilite la ubicación del bien cuando se lo
requiere. De esta manera se obtendrá información real y eficaz del patrimonio real de activos
fijos que posee la entidad.
El sistema que se pretende proponer estará conformado por políticas y procedimientos
que permitan dar el mejor uso de los recursos de la empresa, mejorar la administración y
control de los mismos. Al implementarse políticas en el área de los activos fijos, se podrá
tener un orden a través del cumplimiento de las personas involucradas en el proceso de
compra de un activo fijo, lo que contribuirá en el control interno de los mismos.
4.3. Ubicación geográfica
Nuestra propuesta va dirigida a la empresa Dipaso S.A., su actividad comercial es la venta de
artículos de belleza y bazar.
59
4.4. Situación Actual
La empresa Dipaso S.A. ha venido desarrollando sus operaciones comerciales desde hace
29 años seguidos, ofreciendo artículos de cuidado personal, belleza, de bazar y cosméticos de
primera calidad. Hoy en día la empresa cuenta con veinte sucursales dentro y fuera de la
ciudad de Guayaquil, el presente estudio solo tomará como base las nueve sucursales que
están dentro de la ciudad de Guayaquil.
Al inicio de sus actividades la entidad operaba sin procedimientos y poco a poco fueron
implementando políticas y procesos, con el fin de llevar un control y un buen manejo de los
activos fijos que poseían es su momento. A medida que fue creciendo la empresa, se fueron
abriendo nuevas sucursales y a su vez adquiriendo nuevos activos fijos, es en ese momento en
que los procedimientos que se venían implementando ya no eran los suficientemente
adecuados, tendiendo como resultado el descontrol que actualmente padece la empresa.
4.5. Patrimonio de Activos Fijos de Dipaso S.A.
La empresa Dipaso S.A. denomina al Patrimonio de Activos Fijos al total de los bienes
que posee, en el sistema se ingresa el centro de costo de la tienda que requieren dicha
información y se obtiene este reporte clasificado por total según clase de activo fijo que
pueden ser Instalaciones e Inmuebles, Instalaciones y Equipos, Equipos de Computación,
Muebles y Enseres, Equipos de Seguridad, Equipos de Oficina, etc
Los activos fijos cargados en las tiendas no siempre son los mismos, pueden variar tanto la
clase de activos fijos como el valor en dólares, esto ocurre debido a que las edificaciones no
son iguales. Hay tiendas pequeñas y otras grandes, por ende en las más grandes se va a
necesitar más activos fijos entre ellas tenemos exhibidores de ambiente, equipos de limpieza,
equipos de aire acondicionado, equipos de iluminación, etc.,. Por esto, a continuación se
detalla el Patrimonio de Activos Fijos de las nueve tiendas que se tomó como estudio.
60
El Establecimiento No 1 se encuentra ubicado en las calles Huayna Capac 212 y Manabí
– Ayacucho, como indica la tabla No 14 y la figura 16, tiene como Patrimonio de Activos
Fijos un total de 369.528,29 dólares, distribuido de la siguiente manera: Instalaciones e
Inmuebles tiene 6.239,66 dólares; Instalaciones y equipos tiene 287.791,03 dólares; Equipos
de computación tiene 47.444,27 dólares; Muebles y enseres 19.344,78 dólares; Equipos de
seguridad tiene 8.708,55 dólares.
Tabla 15
Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento No 1
Clase Denominación Val.adq.
Amo
acum. Val.cont.
1000 Inst. Inmuebles 6.239,66 (5.239,04) 1.000,62
2000 Inst. y equipos 287.791,03 (104.039,83) 183.751,20
3000 Eq. de computación 47.444,27 (43.535,37) 3.908,90
5000 Muebles y enseres 19.344,78 (10.639,85) 8.704,93
6000 Eq. de seguridad 8.708,55 (4.674,26) 4.034,29
TOTAL 369.528,29 (168.128,35) 201.399,94 Fuente: Sistema SAP que posee la entidad
Figura 16. Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento No 1.
0,00
50.000,00
100.000,00
150.000,00
200.000,00
250.000,00
300.000,00
350.000,00
1 2 3 4 5
Patrimonio Total de Af Establecimiento No 1
61
El Establecimiento No 2 se encuentra ubicado en las calles , se encuentra ubicado en las
Av. Rodolfo Baquerizo Nazur Sol 7-8-9 y Av. Benjamín Carrión, como indica la tabla 15 y la
figura 17 tiene como Patrimonio de Activos Fijos un total de 252.591,80 dólares,
distribuido de la siguiente manera: Instalaciones e Inmuebles tiene 3.650,40 dólares;
Instalaciones y equipos tiene 196.986,33 dólares; Equipos de computación tiene 40.037,49
dólares; Muebles y enseres 8.713,23 dólares; Equipos de seguridad tiene 3.204,35 dólares.
Tabla 16
Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento No 2
Clase Denominación Val.adq.
Amo
acum. Val.cont.
1000 Inst. Inmuebles 3.650,40 (1.321,80) 2.328,60
2000 Inst. y equipos 196.986,33 (19.668,06) 177.318,27
3000 Eq. de computación 40.037,49 (26.979,35) 13.058,14
5000 Muebles y enseres 8.713,23 (1.622,77) 7.090,46
6000 Eq. de seguridad 3.204,35 (265,41) 2.938,94
TOTAL 252.591,80 (49.857,39) 202.734,41 Fuente: Sistema SAP que posee la entidad
Elaborado por: Judith Tigre
Figura 17. Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento No 1.
0,00
50.000,00
100.000,00
150.000,00
200.000,00
250.000,00
Inst. Inmuebles Inst. y equipos Eq. de
computación
Muebles y
enseres
Eq. de seguridad
Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento No 2
.
62
El Establecimiento No 3 se encuentra ubicado en la vía Perimetral Km 25 Solar 2-3 y Av.
Modesto Luque, como indica la tabla 16 y la figura 18 tiene como Patrimonio de Activos
Fijos un total de 184.479,37 dólares, distribuido de la siguiente manera: Instalaciones y
equipos tiene 128.273,30 dólares; Equipos de computación tiene 45.417,76 dólares;
Muebles y enseres 5.573,21 dólares; Equipos de seguridad tiene 5.215,10 dólares.
Tabla 17
Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento No 3
Clase Denominación Val.adq.
Amo
acum. Val.cont.
2000 Inst. y equipos 128.273,30 (81.593,48) 46.679,82
3000 Eq. de computación 45.417,76 (42.197,12) 3.220,64
5000 Muebles y enseres 5.573,21 (2.950,14) 2.623,07
6000 Eq. de seguridad 5.215,10 (2.891,08) 2.324,02
TOTAL 184.479,37 (129.631,82) 54.847,55
Fuente: Sistema SAP que posee la entidad.
Figura 18. Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento No 3.
0,00
20.000,00
40.000,00
60.000,00
80.000,00
100.000,00
120.000,00
140.000,00
Inst. y equipos Eq. de computación Muebles y enseres Eq. de seguridad
Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento No 3
63
El Establecimiento No 4, como indica la tabla 17 y la figura 19 tiene como Patrimonio de
Activos Fijos un total de 217.307,47 dólares, distribuido de la siguiente manera:
Instalaciones e Inmuebles tiene 2.879,96; Instalaciones y equipos tiene 164.220,79 dólares;
Equipos de computación tiene 38.110,85 dólares; Muebles y enseres 8.050,68 dólares;
Equipos de seguridad tiene 4.045,19 dólares.
Tabla 18
Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento No 4
Clase Denominación Val.adq.
Amo
acum. Val.cont.
1000 Inst. Inmuebles 2.879,96 (816,00) 2.063,96
2000 Inst. y equipos 164.220,79 (21.454,11) 142.766,68
3000 Eq. de computación 38.110,85 (20.017,15) 18.093,70
5000 Muebles y enseres 8.050,68 (1.062,53) 6.988,15
6000 Eq. de seguridad 4.045,19 (1.237,06) 2.808,13
TOTAL 217.307,47 (44.586,85) 172.720,62 Fuente: Sistema SAP que posee la entidad.
Figura 19. Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento No 4.
0,00
20.000,00
40.000,00
60.000,00
80.000,00
100.000,00
120.000,00
140.000,00
160.000,00
180.000,00
Inst. Inmuebles Inst. y equipos Eq. de
computación
Muebles y
enseres
Eq. de seguridad
Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento No 4
64
El Establecimiento No 5 se encuentra ubicado la Av. Víctor Emilio Estrada 607 y las
Monjas, como indica la tabla 18 y la figura 20 tiene como Patrimonio de Activos Fijos un
total de 158.355,08 dólares, distribuido de la siguiente manera: Instalaciones e Inmuebles
tiene 2.332,51; Instalaciones y equipos tiene 110.470,55 dólares; Equipos de computación
tiene 37.894,87 dólares; Muebles y enseres 3.855,90 dólares; Equipos de seguridad tiene
3.801,25 dólares.
Tabla 19
Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento No 5
Clase Denominación Val.adq.
Amo
acum. Val.cont.
1000 Inst. Inmuebles 2.332,51 (2.061,45) 271,06
2000 Inst. y equipos 110.470,55 (40.602,37) 69.868,18
3000 Eq. de computación 37.894,87 (33.449,36) 4.445,51
5000 Muebles y enseres 3.855,90 (2.692,35) 1.163,55
6000 Eq. de seguridad 3.801,25 (1.901,87) 1.899,38
TOTAL 158.355,08 (80.707,40) 77.647,68 Fuente: Sistema SAP que posee la entidad.
Figura 20. Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento No 5.
0,00
20.000,00
40.000,00
60.000,00
80.000,00
100.000,00
120.000,00
Inst. Inmuebles Inst. y equipos Eq. de
computación
Muebles y
enseres
Eq. de seguridad
Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento No 5
65
El Establecimiento No 6 se encuentra ubicado la Av. 9 de Octubre y Baquerizo Moreno,
como indica la tabla 19 y la figura 21 tiene como Patrimonio de Activos Fijos un total de
118.948,41 dólares, distribuido de la siguiente manera: Instalaciones e Inmuebles tiene
1.642,86 dólares; Instalaciones y equipos tiene 67.986,47dólares; Equipos de computación
tiene 32.531,43 dólares; Muebles y enseres 9.518,23 dólares; Equipos de seguridad tiene
7.269,42 dólares.
Tabla 20
Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento No 6
Clase Denominación Val.adq.
Amo
acum. Val.cont.
1000 Inst. Inmuebles 1.642,86 (1.584,01) 58,85
2000 Inst. y equipos 67.986,47 (44.831,89) 23.154,58
3000 Eq. de computación 32.531,43 (28.272,59) 4.258,84
5000 Muebles y enseres 9.518,23 (5.643,89) 3.874,34
6000 Eq. de seguridad 7.269,42 (3.384,86) 3.884,56
TOTAL 118.948,41 (83.717,24) 35.231,17 Fuente: Sistema SAP que posee la entidad.
Figura 21. Patrimonio de AF de Establecimiento No 6.
0,00
10.000,00
20.000,00
30.000,00
40.000,00
50.000,00
60.000,00
70.000,00
80.000,00
Inst. Inmuebles Inst. y equipos Eq. de
computación
Muebles y
enseres
Eq. de seguridad
Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento No 6
66
El Establecimiento No 7 se encuentra ubicado en la calle 38 ava. 812 y Portete, como
indica la tabla 20 y la figura 22 tiene como Patrimonio de Activos Fijos un total de
104.037,18 dólares, distribuido de la siguiente manera: Instalaciones e Inmuebles tiene
680,29 dólares; Instalaciones y equipos tiene 52.873,37 dólares; Equipos de computación
tiene 37.901,68 dólares; Muebles y enseres 4.779,08 dólares; Equipos de seguridad tiene
7.802,76 dólares
Tabla 21
Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento No 7
Clase Denominación Val.adq.
Amo
acum. Val.cont.
1000 Inst. Inmuebles 680,29 (603,37) 76,92
2000 Inst. y equipos 52.873,37 (34.367,54) 18.505,83
3000 Eq. de computación 37.901,68 (33.659,65) 4.242,03
5000 Muebles y enseres 4.779,08 (2.788,19) 1.990,89
6000 Eq. de seguridad 7.802,76 (4.024,57) 3.778,19
TOTAL 104.037,18 (75.443,32) 28.593,86 Fuente: Sistema SAP que posee la entidad.
Figura 22. Patrimonio de AF de Establecimiento No 7.
0
10000
20000
30000
40000
50000
60000
Inst. Inmuebles Inst. y equipos Eq. de
computación
Muebles y enseres Eq. de seguridad
Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento No 7
67
El Establecimiento No 8 se encuentra ubicado en la calle Aguirre 508 y Chimborazo.,
como indica la tabla 21 y la figura 23 tiene como Patrimonio de Activos Fijos un total de
122.291,84 dólares, distribuido de la siguiente manera: Instalaciones e Inmuebles tiene
18.194,54dólares; Instalaciones y equipos tiene 82.510,00 dólares; Equipos de computación
tiene 8.202,00 dólares; Muebles y enseres 7.625,00 dólares; Equipos de seguridad tiene
5.760,30 dólares.
Tabla 22
Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento No 8
Clase Denominación Val.adq. Amo acum. Val.cont.
1000 Inst. Inmuebles 18.194,54 (14.194,54) 4.000,00
2000 Inst. y equipos 82.510,00 (73.525,65) 8.984,35
3000 Eq. de computación 8.202,00 (3.324,68) 4.877,32
5000 Muebles y enseres 7.625,00 (3.024,57) 4.600,43
6000 Eq. de seguridad 5.760,30 (3799,28) 1.961,02
TOTAL 122.291,84 (97.868,72) 24.423,12
Fuente: Sistema SAP que posee la entidad.
Figura 23. Patrimonio de AF de Establecimiento No 8.
0,00
10.000,00
20.000,00
30.000,00
40.000,00
50.000,00
60.000,00
70.000,00
80.000,00
90.000,00
Inst. Inmuebles Inst. y equipos Eq. de
computación
Muebles y
enseres
Eq. de seguridad
Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento No 8
68
El Establecimiento No 9 se encuentra ubicado en la Av. Benjamín Rosales y Av. de las
Américas, como indica la tabla 22 y la figura 24 tiene como Patrimonio de Activos Fijos un
total de 276.310,99dólares, distribuido de la siguiente manera: Instalaciones e Inmuebles
tiene 2.420,65dólares; Instalaciones y equipos tiene 213.204,87 dólares; Equipos de
computación tiene 44.650,06 dólares; Muebles y enseres 9.503,52 dólares; Equipos de
seguridad tiene 6.531,89 dólares.
Tabla 23
Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento No 9
Clase Denominación
Val.adq.
Amo
acum. Val.cont.
1000 Inst. Inmuebles 2.420,65 (1.296,31) 1.124,34
2000 Inst. y equipos 213.204,87 (82.259,63) 130.945,24
3000 Eq. De computación 44.650,06 (40.744,09) 3.905,97
5000 Muebles y enseres 9.503,52 (3.541,63) 5.961,89
6000 Eq. de seguridad 6.531,89 (1848,71) 4.683,18
TOTAL 276.310,99 (129.690,37) 146.620,62
Fuente: Sistema SAP que posee la entidad.
Figura 24. Patrimonio de AF de Establecimiento No 9
0,00
50.000,00
100.000,00
150.000,00
200.000,00
250.000,00
Inst. Inmuebles Inst. y equipos Eq. De
computación
Muebles y
enseres
Eq. de seguridad
Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento No 9
69
4.6. Desarrollo de la Propuesta
MANUAL DE POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA EL
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
70
4.6.1. Introducción.
El presente manual nos permite conocer de forma secuencial los procesos para el control
de los activos fijos. En él se encuentra información básica y útil que permite facilitar las
actividades laborales de los trabajadores.
En este manual se describe paso a paso los procedimientos para:
Adquisición de Activos Fijos
Transferencia Interna de Activos Fijos
Bajas de Activos Fijos
En cada una de ellas se especifica su objetivo, su alcance, los responsables de las
actividades, las políticas, la descripción de los procedimientos, su diagrama de flujo y los
formatos necesarios. Este manual será de gran utilidad para normalizar las actividades del
área de Activos Fijos.
4.6.2. Objetivo General.
Definir de manera clara y precisa los procesos a seguir para el correcto registro de ingreso
y ubicación de los activos fijos adquiridos para uso de la empresa DIPASO S.A., con la
finalidad de mejorar la administración actual y asegurar la confiabilidad de la información
para la toma de decisiones.
4.6.3. Alcance del manual.
Este manual aplica a todos recursos propios que posee la empresa y ayudan a generar
utilidad en el negocio tales como:
Instalaciones Inmuebles, Instalaciones y Equipos, Equipos de Computación, Vehículos,
Muebles y Enseres, Equipos de Seguridad, Equipos de Oficina y Maquinarias.
71
4.6.4. Aspectos Generales.
Para el correcto manejo de este manual se debe tomar en cuenta los siguientes puntos:
Este manual está disponible a todas las personas involucradas en el manejo de los
activos fijos.
Los jefes inmediatos serán los encargados de monitorear y velar el cumplimiento de los
procedimientos planteados en este manual.
Este manual contiene información clara y precisa de los pasos a seguir según el
procedimiento que se requiera, con el fin de que el usuario pueda encontrar y comprender lo
que necesita.
Los usuarios del presente Manual deberán comunicar a su jefe inmediato los cambios o
modificaciones que afecten al mismo.
4.6.5. Descripción del Manual de Políticas y Procedimiento para las Adquisición de
Activos Fijos.
4.6.5.1. Objetivo.
Establecer los procesos para la adecuada adquisición de activos fijos a la entidad.
4.6.5.2. Alcance.
Aplica a todo los bienes que se adquieren tales como: Instalaciones Inmuebles,
Instalaciones y Equipos, Equipos de Computación, Vehículos, Muebles y Enseres, Equipos de
Seguridad, Equipos de Oficina y Maquinarias.
4.6.5.3. Responsables.
Entre ellos tenemos:
Es responsabilidad de Gerencia la revisión y aprobación de las compras.
72
Es responsabilidad del supervisor del área de mantenimiento, solicitar la aprobación a
gerencia y enviar las facturas a tiempo al departamento de contabilidad para su respectivo
proceso.
Es responsabilidad del encargado del almacén recibir el bien en buen estado y firmar el
acta de entrega como soporte de dicha entrega.
Es responsabilidad del Departamento de activos fijos generar la orden de compra para el
respectivo proceso de ingreso.
4.6.5.4. Políticas.
Entre ellas tenemos:
Toda solicitud de compra deber ser aprobada por gerencia
Todo requerimiento de compra deberá ser justificado.
S e deberá cotizar como mínimo a dos proveedores antes de efectuar la compra.
Toda cotización deberá estar enumerada y con fecha actual, deberá tener todos los datos
tanto de la empresa proveedora como los datos de la empresa cliente.
Todos los días jueves se realizan pagos a proveedores.
El proceso para la aprobación de la compra con los directivos de la empresa no debe
superar los 5 días.
4.6.5.5. Descripción Narrativa del Procedimiento para la Adquisición de activos fijos.
1. Solicitar a los proveedores las cotizaciones del bien que se necesita.
2. Llevar a gerencia las cotizaciones para su revisión y aprobación de la mejor propuesta.
3. Si se estableció dar anticipo al proveedor, la cotización deberá incluir el porcentaje del
anticipo y ser entregada al departamento de contabilidad para su respectivo pago.
73
4. Una vez aprobada solicitud de compra por gerencia, procederá a solicitar al proveedor la
entrega del bien.
5. Una vez entregado el bien, se solicitará la factura al proveedor y se deberá enviarla
junto con el acta de entrega al departamento de activos fijos para su respectivo proceso.
6. Si la compra tiene anticipo, se deberá volver a solicitar a gerencia la aprobación para el
pagar saldo de la misma y entregar al departamento de contabilidad la factura junto con el
acta de entrega para su respectivo ingreso.
74
Diagrama de Flujo del Procedimiento de Adquisición de Activos Fijos.
NO
SI
Figura 25. Diagrama de Flujo No 1. Procedimiento para la Adquisición de Activos Fijos.
Gerencia
aprueba la
compra
Solicita al proveedor entrega
del bien
Enviar factura sellada y el
aprobado de gerencia al
departamento De contabilidad
Solicitar aprobación de la
compra a Gerencia
Solicitar cotizaciones a los
proveedores
Proveedor entrega Factura
Inicio
Fin
Fin
75
4.6.6. Descripción del Manual de Políticas y Procedimiento para Ingreso de Activos
Fijos.
4.6.6.1. Objetivo.
Garantizar el correcto ingreso de los bienes que serán utilizados dentro de la entidad, con
la finalidad de conocer la ubicación exacta de los activos fijos.
4.6.6.2. Alcance.
Aplica a todo los bienes que ingresan tales como: Instalaciones Inmuebles, Instalaciones y
Equipos, Equipos de Computación, Vehículos, Muebles y Enseres, Equipos de Seguridad,
Equipos de Oficina y Maquinarias.
4.6.6.3. Responsabilidades.
Entre ellas tenemos:
Es responsabilidad de Departamento de Activos Fijos generar la orden de compra.
Es responsabilidad del encargado del almacén que se ingrese de forma correcta y a
tiempo la factura y su orden de compra.
4.6.6.4. Políticas
Todo activo fijo nuevo debe ser revisado que este en buen estado para su recepción
El encargado del área de mantenimiento debe coordinar la entrega del bien el almacén
que corresponde.
Toda factura debe ser revisada antes de generar la orden de compra.
Las facturas que no estén legibles serán devueltas al proveedor.
Las facturas serán recibidas máximo hasta el 20 de cada mes para su respectivo proceso,
76
Si en caso el bien fuese entregado después del día indicado, la factura deberá estar con
fecha del siguiente mes.
Toda factura deberá contener acta de entrega sellada y firmada por el almacén donde fue
recibido el bien.
Toda factura deberá estar firmada por parte del encargado de área de mantenimiento
como recibido conforme del trabajo.
Toda orden de compra deberá ser revisada y firmada por el jefe inmediato.
Los pagos de compras de activos fijos son a 30 días plazo.
4.6.6.5. Descripción Narrativa del Procedimiento para Ingreso de Activos Fijos
Procedimiento 1 - Departamento de Activos Fijos.
1. Revisar que los datos de la factura estén de manera correcta: Ruc, fecha, nombre del
cliente, dirección, teléfono, descripción del bien, IVA, total.
2. Revisar si el proveedor existe en el maestro de proveedores, en caso que no exista,
llenar la Solicitud de Creación de Proveedores y enviarla vía mail al Departamento de Datos
Maestros.
3. Revisar si existe código, en caso de ser un bien que no se haya comprado antes, se
deberá llenar la Solicitud de Creación de Materiales y enviarla vía mail al Departamento de
Datos Maestros para su creación. Si es un bien comprado anteriormente buscar el código
existente.
4. Revisar los precios, en caso de variación de precios, enviar vía mail los códigos y el
precio actual al departamento de Compras para su respectivo cambio.
5. Una vez realizado los puntos anteriores, generar la orden de compra con cantidad y
descripción exacta como indica la factura.
77
6. Enviar la factura junto con la orden de compra al almacén donde fue entregado el bien
para su respectivo ingreso al sistema.
7. Dar seguimiento a la factura para que quede ingresado dentro del mes que corresponde.
Diagrama de Flujo del Procedimiento de Ingreso de Activos Fijos.
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Figura 26. Diagrama de Flujo No 2. Procedimiento de Ingresos de Activos Fijos –Dep. De AF
Solicitar cambio de
precios al Dep. Compras
Esta correcta la
documentación?
Enviar factura junto
con orden de compra al
almacén para su ingreso
Generar orden de compra
Verificar que la documentación esta
correcta
Existe el
proveedor en la
base de datos?
Existe el activo?
Solicitar cambio de
factura al proveedor
Elaboración solicitud
Creación de proveedores
Elaboración solicitud
Creación de Códigos
Tiene el
mismo precio?
Enviar por mail
la solicitud al dep.
de Datos Maestros
Enviar por mail
la solicitud al dep.
de Datos Maestros
Fin
Inicio
78
4.6.6.7. Formatos.
A continuación se muestra los formatos que son utilizados para el Ingreso de los Activos
Fijos.
Formato de Orden de Compra de Activos Fijos.
Figura 27. Formato de Orden de Compra.
La Tabla 24 detalle los campos que conforman la orden de compra y que información
debe ir en cada campo.
Tabla 24
Datos que conforman una Orden de Compra.
Campo Descripción
Proveedor: Nombre de la persona o institución a quien se le está
comprando
Fecha: Día, mes y año en que se efectúa la orden de compra
Numero Orden: Secuencia al momento que se genera el documento
Almacén: Lugar donde va a ser ingresada la orden de compra
Numero: Secuencia de los ítems que conforma el pedido
Descripción: Detalle de los bienes a adquirir
UXC: Forma en que está compuesto el activo fijo.
Cantidad: Número de los bienes a adquirir Fuente: Empresa Dipaso S.A.
Proveedor: No Orden:
Fecha: Almacén:
No UXC Cantidad Precio Unit
1
2
3
4
5
6
7
8
Firma:
Descripción
DIPASO S.A.
79
Formato de la Solicitud de Creación de Proveedores.
Figura 28. Formato Solicitud Creación de Proveedores.
SOLICITUD No.
COD. FORM.
CREACIÓN
(A). (B). (C). (D). Cod. SAP generado:
Fecha: Hora:
Responsable:
En Sociedad (es): * INFORMACION DE LA (S) SOCIEDADES EN LA QUE SERA CREADO EL ACREEDOR
1 COD. SOCIEDAD DESCRIPCION
Gupo de Cuentas:
Pais: C.Post.:
Teléfono: Ext. Telf. Móvil FormaComStd
Fax: Ext. E-mail INT Internet
Activar CER E-mail 1 E-mail 2 E-mail 3
RC CD PS RE PJ CE PN EX
Selec. Selec.
XMarcar con X
Cheque 1 C
Pago Préstamo K
Cancel. Pagaré L
Transf. Interna M
Compra Ch/. O
Trans.3rosGastos P (a) Datos para Via de Pago Transf.Bancaria(T) y otras con regis tro Bco. Proveedor.
Carta Crédito R (b) Obl igatorio para Los bancos de USA, sean INT o BEN.
SIGLAS ind. SAP
Retención IVA RI PI
Retención en la fuente RF PF
NOMBRE:
Fecha: Fecha: Fecha:
SOLICITUD CREACIÓN ACREEDORES
CER-FO-GDM-001 (V 2)
ACTUALIZACIÓN SUSPENSIÓN
(A) DATOS SOLICITANTE
Depto.: ACTIVOS FIJOS
Aprobación:
CODIGO DESCRIPCION OBSERVACION:
NACN PROVEDORES NACIONALES
(B) DATOS ACREEDOR
Nombre SRI:
Nombre4(Cheque-40):
Concepto búsq.(Nombre corto):
Calle 4 (Intersec.):
Región (Provincia):
(C)CONTROL
Nº ident. Fiscal 1 Tipo NIF Nº ident.Fis. 2(SRI) Cl. de Impuesto NIF3 (Aut. Impr.)
1131
DATOS ACREEDOR DE GRUPO POR SOCIEDAD
Autorización: Ambos Grupo de Cuenta:Número de cuenta:
Cuenta asociada: #N/A
Grupo de Tesorería: Ramo:
Indicador de minoría: Seleccionar Fecha de Certificación (Fe.Validez Fact.)
(D) DATOS DE PAGO
Cond. De Pago SELECCIONE DE LA LISTA DESPLEGABLE Grupo de Compras: SELECCIONE LISTA DESPLEGABLE
Verif. Fra.doble DATOS BANCARIOS: A
Vías de Pago País:
Banco:
SWIFT:
Cta Bancaria:
No. ABA B:
Proved.Alter. D
RETENCIONES DE IM PUESTOS
ind. SAP
I1 Ret. IVA (cond. Pago Anticipado)
F6 Ret. Fuente (cond. Pago Anticipado)
APROBACION DEL FORM ULARIO
NOMBRE: NOMBRE:
Solicitante Aprobación Aprobación Financiera
80
Instrucciones para llenar la solicitud de Creación de Proveedores.
Figura 29. Instrucciones para el llenado de la Solicitud Creación de Acreedores
CAMPO DESCRIPCIÓN OBSERVACIÓN
Fecha Fecha en que se solicita el registro del acreedor.
Hora Hora en que se envia la solicitud.
Responsable Quien registra la información de la solicitud.
En sociedad (es) Sociedad(es) en que se registra el proveedor. Puede ser una o varias, p.e. las
inmobiliarias a veces requieren el proveedor en su sociedad y en el Rosado cuando
salen los pagos por el rosado (proveedore de inmomariuxi). O cuando se solicita crear
un prove
Gr. Cuentas Los grupos de cuenta posibles son: NACN nacionales, EXTR extranjeros de
importaciones, EXTG extranjeros de Gastos o proveedores varios de gastos, GOBN del
gobierno, FNAN instituciones financieras, GRPO empresas afiliadas, CJCH Cajas
Chicas y EMPL empleado
Marcar solo 1
Nombre Se escribe el nombre completo del RUC, Se puede usar ambas líneas o más. Para
personas naturales registrar Apellidos y luego Nombres.
Se usan 35 caracteres en cada línea y se
deja un espacio antes de empezar a escribir
en la segunda línea.
Concepto Búsqueda Registrar nombre corto, SIGLAS, abreviaturas, razon comercial o hasta 2 apellidos para
personas naturales (1 si ambos son largos).
Calle/Número Registrar la calle principal, verificar según el RUC y población del acreedor, seguida del
número (de casa o solar, lote, terreno o S/N).
Calle 4(intersección) 2nda calle
País País del acreedor
Región Provincia del acreedor
Teléfono Este dato es obligatorio para registrar ciertos tipos de acreedores como los Nacionales Hay opción de registrar más de un número
de teléfono.
FAX opcional
movil opcional
e-mail Importante para los extranjeros, que tengan un correo al cual contactarlos. Y los
nacionales a los que se emiten las órdenes de compra via internet.
Autorizacion El tipo M mercaderías, A ambos, G gastos servirá para que el acreedor pueda ser usado
en los procesos de pagos de los departamentos de G Gastos y M Proveedores de
mercaderías. Los que sus pagos salen en ambos departamentos p.e. los Activos fijos,
material
Esta se puede modificar según si se solicita
crear un acreedor que ya existe y por otro
departamento, como Gastos, entonces el
proveedor que este en M se actualizara a A
e igualmente con los G.
Si se cambian de uno a otro en la soc. 1001
se modifica auto
NºIdent. Fiscal # de Ruc para los NACN, FNAN,GRPO, GOBN es opcional porque los juzgados no
poseen RUC. Cédula, para los CJCH, EMPL. Pasaporte o identificación fiscal para los
EXTR y solo en los EXTG es opcional pues en este grupo se pueden crear proveedores
varios.
Los extranjeros ahora también registran un
numero fiscal para el SRI.
tipo NIF RC Ruc, CD Cédula, PS Pasaporte
Ident.Fiscal 2 Autorizacion del SRI
Clase de Impuesto PN Persona Natural, PJ Persona Jurídica, CE Contribuyente Especial o EX para los
extranjeros
La definición de la clase de impuestos está
relacionada con las posibles retenciones
que se pueden asociar al proveedor.
NIF 3 Autorizacion de imprenta proviene de las facturas.
Cta. Asociada Cuenta contable de mayor en la que se actualizan valores (p.e., de facturas, pagos,ND,
NC etc.) paralelamente a la cuenta de la contabilidad secundaria según el movimiento en
el que se esté asociando el acreedor.
Gr. Tesoreria En la gestión de caja se asignan deudores y acreedores (al flujo de caja) a través de una
entrada de registro maestro de los grupos de tesorería.
Fe.Certificacion Fecha de validez de las facturas Mayor o igual a la fecha del dia en que se
registra.
País Identifica el país en el cual tiene su sede el banco.
Banco Código bajo el cual se almacena el nombre del banco en el país correspondiente.
SWIFT Códigos para bcos. extranjeros, que varian según el bco. y la localidad del bco.
Cta. Bancaria El número propiamente de la cuenta en el banco indicado.
Nº ABA Indicador para identificar la Cta. Intermediaria de la del banco Beneficiario final
ben/int Indica si Bco. indicado es el Beneficiario o Intermediario. Es decir hay acreedores que
indican ambos Bancos pero tendrán que señalar cual es en Intermediario y el Prov. Alterno Pago Para los acreedores EXTR que son un grupo como los ACE, AGD, ITC pero que solo
direccionan su pago al proveedor principal.
RI Retención del IVA
RF Retención a la Fuente
Jefe de Departamento Persona quien supervisa y aprueba la solicitud del acreedor indicado.
DATOS BANCARIOS
Para las vías de pago con Transferencias, Carta de Crédito, etc.
RETENCIONES DE IMPUESTOS
APROBACIONES
DATOS DEL SOLICITANTE
DATOS DEL ACREEDOR
Para los acreedores extranjeros importante
definir otro pais distinto al Ecuador y la
región, provincia o estado es opcional.
CONTROL
DATOS POR SOCIEDAD
81
Formato de la Solicitud de Creación de Materiales.
Figura 30. Formato Solicitud Creación de Materiales.
COD. FORM.
CREACIÓN
(B). (C. (E). (F).
Hora:
Email:
Cod. Legacy Prov.:
No.COD. PROVEEDOR
(REFERENCIA)UxC
U. med
AlterTAMAÑO
GRADO
ALCOHOLMODELO COLECCIÓN TEMPORADA
AÑO
ESTACION
1
2
3
4
5
No.GRUPO DE
ARTICULO
GRUPO DE
COMPRASIND PED PERFIL DE DISTRIBUCION
TIPO DE
ALMACENENTRADA
ALMACENA
MIENTOMATERIA PESO NETO COSTO FOB
CODIGO SAP
GENERADO
Clasificación
FiscalDeducible
1
2
3
4 Selec. Selc. Selc.
5 Selec. Selc. Selc.
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
Fecha: Fecha: Fecha:
SOLICITUD CREACIÓN MATERIALES
SOLICITUD No. 1000 -
CER-FO-GDM-003
Depto.:
ACTUALIZACIÓN BLOQUEO
(A) DATOS SOLICITANTE
ECUADOR
Responsable: Aprobación:
Fecha:
(B) DETALLE SOLICITUD
*DATOS DEL PROVEEDOR *
Nombre Proveedor: RUC:
INDIVIDUAL
* CAMPOS DE USO EXCLUSIVO DE LA CORPORACION *
Código Sociedad: Cod. SAP Prov.:
Tipo material: ZAFJ ACTIVOS FIJOS Categoria Material:
Persona de Contacto: email:
00
Pais de Origen:
SE SOLICITA AL PROVEEDOR ENVIAR LAS IMÁGENES DE LOS ARTICULOS EN FORMATO DIGITAL CON LAS SIGUIENTES CARACTERISTICAS: Tipo de imagen .JPEG, Ancho 111 pixeles, Alto 72 pixeles, Resolucion: 72 x
72 pixeles, Color de fondo Blanco, nombre de la imagen debera estar compuesto por el codigo del articulo mas la descripción.
MARCA DESCRIPCION TEXTO BREVE (OTRO IDIOMA) COD. BARRA
(C) INFORMACION BASICA
* INFORMACION DEL ARTICULO
* ESTA SECCION ES DE USO EXCLUSIVO DEL AREA DE COMPRAS DE CORPORACION EL ROSADO S.A.
(D) INFO COMP. & LOGISTICA (E) INFO. IMPUESTOS
* INFO. BASICA Y CATALOGACION * LOGISTICA Y CD * IMPORTACIONES
IND. TIPO DE ALMACEN
CATEGORIA DE
VALORACION
CATALOGAC
ION
SURTIDO
PARCIALSALIDA
(F) OBSERVACION
APROBACION DEL FORMULARIO
Solicitante Aprobación Validación (para Activo Fijo)
82
Instrucciones para el llenar de la Solicitud Creación de Materiales.
Figura 31. Instrucciones para el llenado de la Solicitud Creación de Materiales.
CAMPO DESCRIPCIÓN OBSERVACIÓN
Fecha Fecha en que se solicita el registro del acreedor.
Hora Hora en que se envia la solicitud.
Responsable Quien registra la información de la solicitud.
Email Correo electronico de quien registra la solicitud.
Depto. Departamento al que pertenece quien registra la información de la solicitud.
Aprobación Quien aprueba la información de la solicitud.
Nombre proveedor Se registra el nombre completo del proveedor.
Persona de contacto Se registra el nombre de la persona de contacto que posea sea la encargada de registrar la información
de los materiales.
email Se registra el correo electrónico de la persona de contacto.
RUC Se registra el número del RUC del proveedor.
Pais de origen Se registra el país de donde es residente el proveedor en el caso de las importaciones, para los
proveedores nacionales se registra Ecuador.
Codigo sociedad Se registra el código de la sociedad donde se registran los materiales. Al seleccionar el campo aparecerá un icono para poder elegir
una opción de una lista desplegable.
Cod. SAP Se registra el código SAP del proveedor de los materiales.
Cod. Legacy Se registra el código Legacy del proveedor de los materiales.
Tipo material Se registra la clave que asigna el material a un grupo de materiales, como por ejemplo: materias
primas, activo fijo, materias auxiliares, combustibles, mercaderias, etc.
El tipo de material establece determinadas propiedades
del material y desempeña importantes funciones de
control.
Grupo articulos Se registra la clave con la que se puede agrupar varios materiales o servicios con las mismas
propiedades y un determinado grupo de articulos, como por ejemplo: galletas de sal, accesorios de
cine, bebidas de carls, etc
Categoria material Se registra la clave que indica de que tipo se trata en el material actual, por ejemplo: material
individual, material generico, set de ventas, etc.
Cod. Proveedor
(Referencia)
Codigo de identificación del material del proveedor.
UxC Se registra la cantidad de articulos (materiales) que contiene una caja.
Marca Se registra la marca del articulo.
Descripción Se registra la descripción del articulo.
Modelo Se registra el modelo del articulo. Aplica para materiales de Rio Store, Ferrisariato y Mi
Jugueteria
Surtido parcial Se registra la subdivisión del total de productos de un proveedor según diferentes criterios, por
ejemplo: condiciones de pago, direcciones de pedido diferentes, etc.
Catalogación Relación de los articulos con los diferentes centros (tiendas, centros de distribución u oficinas)
existentes para la Corporación.
Materia Se registra el texto descriptivo del material con el que está elaborado el artículo, por ejemplo: metal,
plástico, madera, etc.
Ind. Pedido Indicardor de donde se debe entregar los articulos pedidos, por ejemplo: "0" directo (en tiendas), "1"
bodega, "2" bodega quito, "3" Bodega Quito, "4" Bodega Suministro, "5" Bodega de Pan, y "D"
Bodega Ferconsa.
Al seleccionar el campo aparecerá un icono para poder elegir
una opción de una lista desplegable.
Perfil de distribución Perfil de control para el proceso de distribución del articulo. Pueden ser: Almacenamiento, Cross-
docking o Flow-Through.
Almacenamiento : cuando los artículos van a llegar a una
bodega, Cross-docking : cuando los artículos van hacer
transito por las bodegas, y Flow-Through : cuando una
bodega se aprobiciona de otra bodega.
Tipo de almacen Se registra la estrategia de almacenamiento o si el articulo aplicaría para devolución por medio del
CD.
Aplica cuando el Perfil de distribución es Almacenamiento .
Ind. Area alm Se registra la sección de almacenamiento de acuerdo a la lína de articulos. Aplica cuando el Perfil de distribución es Almacenamiento .
Costo FOB Se registra el valor que consta en la factura. Este campo solo se registra para los productos importados.
Grup. Compras Se registra el código del grupo de compra, por ejemplo: B01 Brinker, C04 Supermercado, F01
Pinturas, C23 Activos Fijos, X01 Insumos/Suministros, etc.
Categoria de valoración Se registra el código para determinar las cuentas contables que se afectarán en los movimientos
logísticos, por ejemplo: 3100HAWA, 3000 ROH, etc
Para activos fijos, existen solo 2 tipos: Nacionales 3376 e
Importados 3377.
Codigo SAP generado
Para las solicitudes de creación de materiales este campo será para uso del área de Datos Maestros.
Para las solicitudes de bloqueo o actualización de materiales en este campo se registrará el codigo del
materiales a ser procesado.
Clasificación fiscal Clave que indica si el material esta sujeto a impuesto de ventas. Al seleccionar el campo aparecerá un icono para poder elegir
una opción de una lista desplegable.
Deducible Se registra si el articulo es deducible de impuestos o no. Al seleccionar el campo aparecerá un icono para poder elegir
una opción de una lista desplegable.
Observación Campo para registrar información adicional de los articulos.
Solicitante Persona quien registra la información de los materiales.
Aprobación Persona quien supervisa y aprueba la solicitud de los materiales.
Validación (para Activo
Fijo)
Persona quien valida la solicitud de materiales que son para Activo Fijo.
INFO. COMPRAS & LOGISTICA
INFO. IMPUESTOS
OBSERVACION
APROBACIONES
DATOS DEL SOLICITANTE
DETALLE SOLICITUD
* Información ingresada por el proveedor
INFORMACION BASICA
83
Procedimiento 2. Encargado de Almacén
Una vez recibida la factura con su respectiva orden de compra por parte del departamento de
Activos Fijos:
1. Deberá revisar que los datos de la orden de compra esta correcta según factura.
2. Deberá ingresar la factura al sistema dentro del mes que corresponde.
3. Ingresar series de los equipos de ser necesario.
4. Deberá sellar y firmar la factura ingresada y devolverla al Departamento de
Contabilidad para su respectivo proceso.
84
Diagrama de flujo del Procedimiento para ingreso de activos fijos (encargado de
almacén)
NO
SI
SI
NO
SI
Figura 32. Diagrama de Flujo No 3, Procedimientos de Ingreso de AF.
Se revisa que la documentación esta
correcta
Sellar y firmar la factura
ingresada
Enviar la factura ingresada al
departamento Contabilidad
Ingresar a la transacción
TRASLADOS e ingresar factura
Esta correcta la
documentación?
Se revisa que la documentación esta
correcta
Devolver al dep. De
Activos Fijos para su
corrección
Tiene serie
el activo fijo?
Ingresar las series de cada equipo
Ingresar con serie
cero
Fin
Inicio
85
4.6.7. Descripción del Manual de Políticas y Procedimiento para Transferencias
Internas de Activos Fijos.
4.6.7.1. Objetivo.
Conocer la ubicación física de los activos fijos, con la finalidad de tener el control y
registro de los cambios de ubicación.
4.6.7.2. Alcance.
Aplica a todo los bienes que transfieran de un almacén a otro almacén o bodega tales
como: Instalaciones Inmuebles, Instalaciones y Equipos, Equipos de Computación,
Vehículos, Muebles y Enseres, Equipos de Seguridad, Equipos de Oficina y Maquinarias.
4.6.7.3. Responsables.
Es responsabilidad del encargado el almacén, que toda guía de remisión se encuentre
Cerrado con su número de ingreso proporcionado por el otro almacén o bodega.
Es responsabilidad del encargado el almacén, que el activo fijo transferido este
descargado de su sistema de activos.
4.6.7.4. Políticas.
Todo activos fijo que ingrese o egrese del almacén debe quedar registrado en el sistema
Todo activo fijo que tiene que ser egresado de un almacén a otro almacén o a bodega
debe ser despachado por el sistema con su guía de remisión con número de ingreso.
Los activos fijos no pueden ser enviados a otro lugar que no sea a nuestros propios
almacenes o bodegas.
Toda guía de remisión debe estar cerrada con su respectivo número de ingreso que
proporciona por el otro almacén o bodega.
86
No deben quedar abiertas ninguna guía de remisión.
4.6.7.5. Descripción narrativa del procedimiento para Transferencias internas.
Procedimiento 1. Transferencia Internas de Activos Fijos -Área de Mantenimiento
1. Solicitar la aprobación a gerencia para la transferencia de los activos fijos.
2. Entregar al encargado del Almacén la aprobación para su respectivo proceso.
Diagrama de Flujo del Procedimiento Transferencia Internas de Activos Fijos.
NO
SI
SI
Figura 33. Diagrama de Flujo No 4. Procedimiento Transferencias Internas de AF, realizada por Área de
Mantenimiento
Gerencia
aprueba la
transferencia?
Solicitar aprobación de Gerencia
para la transferencia
Entregar solicitud aprobada a
Encargado de Almacén
Elaborar solicitud de
transferencia de Activos
Inicio
Fin
Fin
87
Procedimiento 2. Transferencia Internas de Activos Fijos- Encargado de Almacén
1. Verificar la solicitud aprobada por Gerencia
2. Buscar el respectivo código de activo fijo a trasladar en el sistema de Patrimonio de
Activos Fijos.
3. Si no encuentra el código del bien, deberá llamar al encargado de activos fijos y solicitar
la ayuda.
4. Ingresar a la transacción TRASLADOS.
5. Ingresar el código del almacén destino donde se va a trasladar los activos fijos
6. Ingresar los códigos de los activos fijos a trasladar.
7. Guardar la información y copiar el número de ingreso que se genera.
8. Ingresar a la transacción ZAF_ REM y digitar el número que se generó en el punto
anterior.
9. Imprimir la guía y enviarla junto con el bien a trasladar.
10. Deberá llamar al almacén donde se envía el activo fijo y solicitar el número de ingreso
de la guía de remisión que se envió junto con el bien.
88
Diagrama de Flujo del Procedimiento Transferencia Internas de Activos Fijos.-
Encargado de Almacén
Figura 34. Diagrama de Flujo No 5. Procedimiento Transferencias de AF, realizadas por Encargado de Almacén
Ingresar a la transacción
TRASLADOS
Ingresar código de almacén destino
y los códigos a trasladar
Existen los
códigos?
Verificar solicitud aprobada por
Gerencia
Ingresar a la transacción en Patrimonio
de Activos Fijos y buscar los códigos a
trasladar.
Solicitar ayuda al
Departamento de Activos Fijos
Ingresar a la transacción
ZAF_REM
Solicitar al almacén destino el
número de ingreso de cerrar la
guía de remisión
Guardar información y copiar
número de ingreso
Imprimir Guía de Remisión
Fin
Inicio
89
4.6.8. Descripción del Manual de Políticas y Procedimientos para Bajas de Activos
Fijos.
4.6.8.1. Objetivo.
Limpiar los registros de los activos fijos que se encuentran obsoletos y no contribuyen al
funcionamiento de la empresa.
4.6.8.2. Alcance.
Aplica a todo los bienes obsoletos e irreparables tales como: Instalaciones Inmuebles,
Instalaciones y Equipos, Equipos de Computación, Vehículos, Muebles y Enseres, Equipos de
Seguridad, Equipos de Oficina y Maquinarias.
4.6.8.3. Responsables.
Es responsabilidad del encargado del almacén comunicar al Departamento de Auditoría la
existencia de activos fijos obsoletos en su tienda a cargo.
Es responsabilidad del Auditor solicitar la aprobación de la baja por parte de los
directivos.
Es responsabilidad del Encargado de Activos Fijos dar la respectiva baja en el sistema.
4.6.8.4. Políticas.
Toda baja debe ser autorizada por Gerencia.
Toda baja de activos fijos deberá ser mediante un acta de baja de activos fijos.
Los Equipos de Computación que se encuentre obsoleto debe ser dado de baja y enviado
a la bodega para su respectivo proceso.
El auditor encargado del Almacén deber estar presente al momento de la destrucción del
bien.
90
El Acta de Baja de Activos debe estar firmada por Gerencia y el Auditor.
4.6.8.5. Descripción Narrativa del Procedimiento para Bajas de Activos Fijos.
Procedimiento 1. Bajas de Activos Fijos – Encargado de Almacén.
1. Notificar la existencia de Activos Fijos Obsoletos en su almacén al Auditor encargado del
Almacén.
Diagrama de Flujo del Procedimiento de Bajas de Activos Fijos – Encargado de Almacén.
Figura 31. Diagrama de Flujo No 6, Procedimiento para Bajas de AF, proceso realizado por el Encargado del
Almacén.
Notificar la existencia de Activos
Fijos Obsoletos al Auditor del
Almacén.
Inicio
Fin
91
Procedimiento 2. Bajas de Activos Fijos – Auditor encargado del Almacén
1. Inspeccionar el bien, verificando los daños.
2. Redactar el Acta de Baja de Activos Fijos y detallar modelo y series de equipo a destruir.
3. Adjuntar fotografías del activo obsoleto.
4. Solicitar la aprobación de la baja a los directivos de la empresa
5. Entregar el Acta firmada al encargado del departamento de Activos Fijos para su
respectiva baja.
92
Diagrama de Flujo Procedimiento 2 Bajas de Activos Fijos – Auditor encargado del
Almacén.
NO
SI
SI NO
SI
Figura 32. Diagrama de Flujo No 7, Procedimiento para Bajas de AF realizado por Auditor del Almacén.
Inspecciona el bien
El equipo
esta obsoleto? Fin
Elabora Acta de Bajas de
Activos Fijos
Solicita Aprobación de
Gerencia
Gerencia
aprueba la Baja?
Entrega Acta aprobada por
Gerencia al Dep. De Activos
Fijos para la baja en el sistema
Archiva documento
Procede a dar la destrucción
de los equipos obsoletos.
Fin
Inicio
93
Procedimiento 3. Bajas de Activos Fijos- Departamento de Activos Fijos
7. Recibe acta para proceder la baja de activos en el sistema
8. Busca en el sistema el código de activo fijo a dar de baja.
9. Elabora documento con los códigos para la baja.
10. Procede a dar la baja de los activos en el sistema Gerencial.
11. Confirma en el sistema si se realizó con éxito la baja.
Diagrama de Flujo del Procedimiento de Bajas de Activos Fijos – Auditor
encargado del Almacén.
Figura 33. Diagrama de Flujo No 8, Procedimiento para Bajas de AF realizado por Departamento de Activos
Fijos.
Elabora documentos con los
códigos a dar de baja
Procede a dar de baja los
códigos en el sistema Gerencial.
Fin
Recibe Acta de Baja de
Activos Fijos
Busca en el sistema los
códigos a dar de baja
Confirma en el sistema la baja
Inicio
94
Conclusiones
Basado en los resultados del cuestionario aplicado a los trabajadores de la empresa Dipaso
S.A. y a las entrevistas realizadas a los Gerentes y Jefes de los almacenes, se llega a la
conclusión que la problemática de la empresa es la falta de un sistema de control interno en
sus activos fijos.
El rubro de Activos Fijos es muy importante en la empresa, son los recursos propios que
permiten la venta de sus productos y generan utilidad para el negocio. Sin embargo, al
analizar los procesos que siguen en los almacenes, se encontró que no hay un registro real de
la ubicación de los Activos Fijos, al momento de transferir los activos fijos no realizan su
respectiva Guía de Remisión. Es por ello que se implementa en el Manual el Procedimiento
de Transferencia Interna de Activos Fijos con la finalidad de mejorar el descontrol que tienen
actualmente y se registre de forma correcta la ubicación de los bienes.
También se encontró que no hay políticas para la adquisición de los bienes, el proceso que
se sigue es muy lento, ocasionando retrasos e inconvenientes para el ingreso de las compras
al sistema. Es por eso que se implementa el procedimiento de Adquisición e Ingreso de los
Activos para radicar los inconvenientes y mejorar el proceso interno de la entidad.
Otra deficiencia encontrada es la existencia de activos fijos obsoletos en la bodega de los
almacenes, es por ello que se implementa en el Manual el Procedimiento de Bajas de Activos
Fijos para evitar estos almacenamientos que se generan por descuido o desconocimiento.
Otra deficiencia es que la entidad no realiza toma física, esto contribuye al desorden y
desconocimiento del Patrimonio Real de sus Activos Fijos.
95
Recomendaciones
Se recomienda a la entidad que implemente el Manual de Políticas y Procedimientos que
se propone en esta investigación, para que de esta manera puedan mejorar la administración
actual de sus activos fijos y tengan el control de los mismos.
Se sugiere antes de implementar el Manual:
Comunicar a todo el personal que conforma la organización la implementación del
Sistema de Control Interno, exponer las causas y los objetivos que se espera con la
ejecución de este Manual. Con el propósito de que comprendan la importancia del
control interno en una organización.
Realizar un Inventario físico de todos los Activos Fijos que poseen la empresa, de
esta manera se podrá corregir en el sistema la ubicación de los mismos en cada
almacén que corresponde y de ahí en adelante deberán seguir los procesos según
detalla el Manual. De esta manera se podrá empezar desde cero y será más fácil y
evidente evaluar los resultados del control, las constataciones físicas tienen que ser
de forma semestral, como medida de prevención para evitar el descontrol de los
activos fijos.
La implementación de este manual debe ser inmediata, mientras más pronto se ejecute
mejores serán los resultados. Y uno de esos resultados será tener el conocimiento real del
Patrimonio de Activos Fijos lo que permitirá tomar decisiones oportunas para beneficio de la
entidad.
Se deberá dictar a todos los trabajadores cursos de capacitación sobre uso y manejo de
activos fijos, para que tengan conocimiento de cuán importante es cuidar los recursos propios
de la empresa.
Se recomienda poner en práctica las políticas y los procedimientos establecidos en este
manual, y dar seguimiento constante para verificar el cumplimiento del mismo.
96
Se recomienda que los directivos de la entidad, asignen a una persona capacitada y con
experiencia en controles, para que supervise y monitoree el cumplimiento del manual, en
caso de que los trabajadores no cumplan con los procesos, la directiva deberá tomar las
medidas necesarias.
97
Referencias
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financiera en el Benemerito Cuerpo de Bomberos del cantón Baños de Agua Santa.
Albán, A. (2014). El Control Interno y su incidencia en la administración de activos fijos de
la Cooperativa de Ahorro y Crédito Chibuleo Ltda durante el año 2012. Ambato:
Universidad Técnica de Ambato.
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https://books.google.com.ec/books?hl=es&lr=&id=YnhdFdUDnVIC&oi=.
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Garcia, C. (1999). La imagen de los supermercados en la Comunidad Autonoma . Madrid.
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100
ANEXO 1
Cuestionario realizado a los trabajadores de la empresa Dipaso S.A.
1.- En qué área desempeña sus funciones?
Gerente
Subgerente
Supervisor de Caja
Empleado
Otros
2. Tiene conocimiento qué es un activo fijo?
Definitivamente si
Probablemente si
Indeciso o indiferente
Probablemente no
Definitivamente no
3. ¿Existe en Dipaso un sistema de control interno adecuado para el manejo administrativo de
sus activos fijos?
Definitivamente si
Probablemente si
Indeciso o indiferente
Probablemente no
Definitivamente no
4. ¿El desconocimiento de la ubicación real de los activos fijos se debe a la falta de un
sistema de control?
Definitivamente si
Probablemente si
Indeciso o indiferente
Probablemente no
Definitivamente no
101
5. ¿Es idóneo el personal encargado para el manejo de los activos fijos?
Definitivamente si
Probablemente si
Indeciso o indiferente
Probablemente no
Definitivamente no
6. ¿Reciben capacitación sobre el manejo de los activos fijos por parte de la empresa?
Siempre
Casi siempre
Algunas veces
Muy pocas veces
Nunca
7. Considera que es necesario capacitar al personal encargado del manejo de los A.F.?
Definitivamente si
Probablemente si
Indeciso o indiferente
Probablemente no
Definitivamente no
8. Qué tan a menudo se realizan las constataciones físicas de los activos fijos?
Siempre
Casi siempre
Algunas veces
Muy pocas veces
Nunca
102
9. ¿Existen procedimientos para dar de baja a los equipos obsoletos?
Definitivamente si
Probablemente si
Indeciso o indiferente
Probablemente no
Definitivamente no
10. Existe un manual de políticas y procedimientos para el control de los activos fijos?
Definitivamente si
Probablemente si
Indeciso o indiferente
Probablemente no
Definitivamente no
11. Conoce el procedimiento para realizar los traslados de activos fijos de una tienda a
otra?
Definitivamente si
Probablemente si
Indeciso o indiferente
Probablemente no
Definitivamente no
12. Está Ud. de acuerdo que un manual de políticas y procedimientos para el control
interno de los activos fijos, facilitará los procesos y reducirá los errores de ubicación de
los activos de Dipaso S.A.?
Totalmente en desacuerdo
En desacuerdo
Ni de acuerdo ni en
desacuerdo
De acuerdo
Totalmente de acuerdo