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i
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS APLICADOS A LA
EMPRESA INCOREACABLES CIA LTDA
LORENA FERNANDA ESCOBAR ASQUI
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADORA
PÚBLICA AUTORIZADA.
DR. CARLOS MOREANO
D.M. DE QUITO, OCTUBRE 2014
ii
Lorena Fernanda Escobar Asqui (2015). “PROPUESTA DE
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVOS
FINANCIEROS APLICADOS A LA EMPRESA INCOREACABLES
CIA LTDA” Trabajo de investigación para optar por el título de Ingeniera
en Contabilidad y Auditoría. Facultad de Ciencias Administrativas. Quito.
UCE. P 205
iii
DEDICATORIA
Al creador de todas las cosas, el que me ha dado fortaleza para continuar cuando a punto de caer
he estado; por ello, con toda la humildad que de mi corazón puede emanar, dedico primeramente
mi trabajo a Dios.
De igual forma, dedico esta tesis a mi madre María Ernestina que ha sabido formarme con buenos
sentimientos, hábitos y valores, lo cual me ha ayudado a salir adelante en los momentos más
difíciles.
A mis tías Susana y Cecilia, mis hermanos Diego y Diana, mi prima Johana Maribel que siempre
han estado junto a mí y brindándome su apoyo incondicional y por compartir conmigo buenos y
malos momento.
A mi abuelito, el cual a pesar de haberlo perdido a muy temprana edad, ha estado siempre
cuidándome y guiándome desde el cielo.
Lorena Escobar
iv
AGRADECIMIENTO
Mi profundo y eterno agradecimiento a la Universidad Central del
Ecuador que ha sido mi segundo hogar, lugar donde me ha acogido
y que me ha abierto las puertas para poder crecer profesionalmente.
A mis profesores que han hecho de mí una profesional que con sus
enseñanzas han enriquecido mi conocimiento, haciendo que pueda
enfrentar cualquier circunstancia y reto que me imponga la
sociedad.
Al Dr. Carlós Moreano, Director de mi Tesis que con su ayuda y
ejemplo de un gran profesional, supo guiarme en la realización de
esta investigación, aportando con su apoyo, esfuerzo, tiempo y
dedicación.
A la Empresa Incoreacables Cía. Ltda., por brindarme su
colaboración e información necesaria para poder realizar mi tesis.
Lorena Escobar
v
AUTORIZACION DE LA AUTORIA INTELECTUAL
vi
AUTORIZACION DEL TUTOR
vii
AUTORIZACION DE LA EMPRESA
viii
CONTENIDO
DEDICATORIA ............................................................................................................................... iii
AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iv
AUTORIZACION DE LA AUTORIA INTELECTUAL .................................................................. v
AUTORIZACION DEL TUTOR...................................................................................................... vi
AUTORIZACION DE LA EMPRESA ............................................................................................ vii
CONTENIDO ................................................................................................................................. viii
LISTA DE TABLAS ....................................................................................................................... xiii
LISTA DE FIGURAS ..................................................................................................................... xiv
RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................... xv
ABSTRACT .................................................................................................................................... xvi
CAPÍTULO I ...................................................................................................................................... 1
1. ASPECTOS GENERALES. .......................................................................................... 1
1.1. ANTECEDENTES. ....................................................................................................... 1
1.2. Los principales proveedores de sus productos son los siguientes: ................................ 1
1.2.1. Los principales productos que comercializa Incoreacables Cía. Ltda., son los
siguientes: ...................................................................................................................... 2
1.2.1.1. Cable desnudo de cobre ................................................................................................. 2
1.2.1.2. Cable ACSR .................................................................................................................. 2
1.2.1.3. Alambre de aluminio desnudo ....................................................................................... 2
1.2.1.4. Cable THHN .................................................................................................................. 3
1.2.1.5. Cable dúplex .................................................................................................................. 3
1.2.1.6. Cable AAC .................................................................................................................... 3
1.2.1.7. Cable semi-aislado ......................................................................................................... 4
1.3. BASE LEGAL ............................................................................................................... 4
1.3.1. Ley de régimen tributario interno .................................................................................. 4
1.3.1.1. Impuesto a la Renta ...................................................................................................... 4
1.3.1.2. Impuesto al Valor Agregado .......................................................................................... 7
1.3.2. Código del Trabajo ...................................................................................................... 13
1.3.3. Ley de Seguridad Social .............................................................................................. 16
1.3.4. Código de Comercio .................................................................................................... 17
1.3.5. Ley de Compañías ....................................................................................................... 18
1.4. OBJETIVOS ................................................................................................................ 23
1.4.1. Objetivo Principal ........................................................................................................ 23
1.4.2. Objetivos Específicos .................................................................................................. 23
ix
1.5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ...................................................................... 24
CAPÍTULO II .................................................................................................................................. 33
2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ................................................................. 33
2.1. MISIÓN ....................................................................................................................... 33
2.2. VISIÓN ........................................................................................................................ 33
2.3. OBJETIVOS DEL ÁREA ADMINISTRATIVA ........................................................ 34
2.3.1. Los objetivos del área administrativa son los siguientes: ............................................ 34
2.4. POLÍTICAS DE VENTAS .......................................................................................... 34
2.5. PRINCIPIOS Y VALORES ........................................................................................ 35
2.6. ESTRATEGIAS .......................................................................................................... 36
2.6.1. Estrategia general: ....................................................................................................... 37
2.6.2. Estrategias específicas: ................................................................................................ 37
CAPITULO III ................................................................................................................................. 38
3. ANÁLISIS SITUACIONAL ....................................................................................... 38
3.1. Análisis Interno ............................................................................................................ 38
3.1.1. Descripción de los Procedimientos Administrativos y Financieros. ........................... 38
3.1.1.1. Área Administrativa..................................................................................................... 38
3.1.1.1.1. Junta de accionistas...................................................................................................... 38
3.1.1.1.2. GERENCIA GENERAL ............................................................................................. 39
3.1.1.1.3. Procedimientos para el Personal .................................................................................. 39
3.1.1.1.3.1. Reclutamiento y selección del personal ....................................................................... 39
3.1.1.1.3.2. Contratación del personal ............................................................................................ 40
3.1.1.1.3.3. Inducción del personal ................................................................................................. 40
3.1.1.1.3.4. Capacitación del personal ............................................................................................ 41
3.1.1.1.3.5. Control y permanencia del personal ............................................................................ 42
3.1.1.1.3.6. Evaluación del personal ............................................................................................... 42
3.1.1.2. Área Financiera ............................................................................................................ 43
3.1.1.2.1.1. CAJA CHICA .............................................................................................................. 43
3.1.1.2.1.2. Caja viajes .................................................................................................................... 44
3.1.1.2.1.3. Bancos ......................................................................................................................... 45
3.1.1.2.1.4. Clientes ........................................................................................................................ 45
3.1.1.2.1.5. Inventarios ................................................................................................................... 47
3.1.1.2.1.6. Activo fijo .................................................................................................................... 48
3.1.1.2.1.7. Proveedores ................................................................................................................. 48
3.1.1.2.1.8. Compras ....................................................................................................................... 50
x
3.1.1.2.1.9. Ventas .......................................................................................................................... 50
3.1.1.2.1.10. Facturación .................................................................................................................. 52
3.1.1.2.1.11. Patrimonio ................................................................................................................... 53
3.1.2. Influencias Micro ambientales ..................................................................................... 53
3.1.2.1. Clientes ........................................................................................................................ 53
3.1.2.2. Proveedores ................................................................................................................. 54
3.1.2.3. Competencia ................................................................................................................ 55
3.1.2.4. Precio ........................................................................................................................... 55
CAPITULO IV ................................................................................................................................. 57
4. MARCO TEORICO .................................................................................................... 57
4.1. CONTROL INTERNO ................................................................................................ 57
4.1.1. Concepto ...................................................................................................................... 57
4.1.2. Objetivos ...................................................................................................................... 57
4.1.3. Elementos .................................................................................................................... 57
4.1.4. Clasificación ................................................................................................................ 58
4.1.4.1. Por la función ............................................................................................................... 58
4.1.4.2. Por la ubicación ........................................................................................................... 58
4.1.4.3. Por la Acción ............................................................................................................... 59
4.1.4.4. Por aspecto correlativo ................................................................................................ 59
4.1.5. Sistemas de Control Interno ......................................................................................... 60
4.1.5.1. Modelo Coso I ............................................................................................................. 60
4.1.5.2. Modelo Coso II ............................................................................................................ 64
4.1.5.3. Modelo Coso III ........................................................................................................... 69
4.1.5.4. Modelo ERM ............................................................................................................... 70
4.1.5.5. Modelo MICIL ............................................................................................................ 72
4.1.5.6. Modelo CORE ............................................................................................................. 73
4.1.6. Técnicas De Evaluación Del Control Interno .............................................................. 77
4.1.7. Principios ..................................................................................................................... 78
4.1.8. Métodos de Evaluación................................................................................................ 81
4.2. PROCEDIMIENTOS .................................................................................................. 87
4.2.1. Concepto ...................................................................................................................... 87
4.2.2. Objetivos ...................................................................................................................... 87
4.2.3. Justificación ................................................................................................................. 87
4.2.4. Contenido de los Procedimientos ................................................................................ 88
4.2.4.1. Descripción .................................................................................................................. 88
xi
4.2.4.2. Objetivos ...................................................................................................................... 88
4.2.4.3. Alcance ........................................................................................................................ 88
4.2.4.4. Responsables ............................................................................................................... 88
4.2.4.5. Políticas ....................................................................................................................... 89
4.2.4.6. Descripción de Procedimientos ................................................................................... 89
CAPITULO V .................................................................................................................................. 90
5. PROCEDIMIENTOS PARA EL ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA DE LA
EMPRESA INCOREACABLES CIA. LTDA. ........................................................... 90
5.1. PROCEDIMIENTOS PARA EL ÁREA ADMINISTRATIVA.................................. 90
5.1.1. Procedimiento de Junta de Accionistas ....................................................................... 91
5.1.2. Procedimiento del Gerente General ............................................................................. 93
5.1.3. Procedimientos de Reclutamiento y Selección ............................................................ 95
5.1.4. Procedimientos de Contratacion ................................................................................ 102
5.1.5. Procedimientos de Inducción ..................................................................................... 107
5.1.6. Procedimientos de Capacitación ................................................................................ 110
5.1.7. Procedimientos de Control y Permanencia ................................................................ 116
5.1.8. Procedimientos de Evaluación ................................................................................... 121
5.2. PROCEDIMIENTOS PARA EL AREA FINANCIERA .......................................... 127
5.2.1. Procedimientos de Caja Chica ................................................................................... 128
5.2.2. Procedimientos de Caja Viajes .................................................................................. 135
5.2.3. Procedimientos de Bancos ......................................................................................... 140
5.2.4. Procedimientos de Clientes ........................................................................................ 147
5.2.4.1. Procedimientos de Cuentas Incobrables .................................................................... 151
5.2.5. Procedimiento de Inventario ...................................................................................... 153
5.2.6. Procedimientos de Activos Fijos ............................................................................... 157
5.2.7. Procedimientos de Proveedores ................................................................................. 160
5.2.7.1. Procedimientos de Obligaciones con la Administración Tributaria .......................... 163
5.2.7.2. Procedimientos de Beneficios Sociales de Empleados .............................................. 166
5.2.8. Procedimiento de Compras ........................................................................................ 168
5.2.9. Procedimientos de Ventas .......................................................................................... 173
5.2.9.1. Procedimientos de Gerencia de Ventas ..................................................................... 176
5.2.9.2. Procedimientos de Bodega ........................................................................................ 178
5.2.10. Procedimientos de Facturación Electrónica ............................................................... 179
5.2.11. Procedimientos de Patrimonio ................................................................................... 183
xii
CAPITULO VI ............................................................................................................................... 185
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................ 185
6.1. CONCLUSIONES ..................................................................................................... 185
6.2. RECOMENDACIONES............................................................................................ 186
BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................ 187
xiii
LISTA DE TABLAS
Tabla 1.1 Impuesto a la Renta ............................................................................................................ 6
Tabla 3.1 Los principales precios con los que comercializa Incoreacables Cía. Ltda., son los
siguientes: ......................................................................................................................................... 56
xiv
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.1 Organigrama Estructural ................................................................................................ 25
Figura 1.2 Organigrama Estructural Propuesto .............................................................................. 26
Figura 1.3 Organigrama Funcional Propuesto ................................................................................. 27
Figura 4.1 Coso I ............................................................................................................................ 60
Figura 4.2 Coso II ........................................................................................................................... 64
Figura 4.3 Grafico Reclutamiento y Selección de Personal ........................................................... 85
Figura 5.1 Junta de Accionistas ....................................................................................................... 92
Figura 5.2 Gerente General ............................................................................................................. 94
Figura 5.3 Reclutamiento y Selección ............................................................................................ 97
Figura 5.4 Contratación ................................................................................................................ 104
Figura 5.5 Inducción ...................................................................................................................... 108
Figura 5.6 Capacitación ................................................................................................................. 112
Figura 5.7 Evaluación .................................................................................................................... 123
Figura 5.8 Caja Chica ................................................................................................................... 130
Figura 5.9 Caja Viajes ................................................................................................................... 137
Figura 5.10 Bancos ........................................................................................................................ 142
Figura 5.11 Estado de Cuenta emitido por la Entidad Bancaria .................................................... 143
Figura 5.12 Comprobante de depósito emitido por el Banco ........................................................ 144
Figura 5.13 Clientes ....................................................................................................................... 149
Figura. 5.14 Cuentas Incobrables .................................................................................................. 152
Figura 5.15 Inventarios .................................................................................................................. 155
Figura 5.16 Activos Fijos .............................................................................................................. 159
Figura 5.17 Proveedores ............................................................................................................... 161
Figura 5.18 Administración tributaria ........................................................................................... 165
Figura 5.19 Beneficio Sociales ...................................................................................................... 167
Figura 5.20 Compras .................................................................................................................... 170
Figura 5.21 Ventas ........................................................................................................................ 175
Figura 5.22 Gerencia de ventas ..................................................................................................... 177
Figura 5.23 Facturación Electrónica .............................................................................................. 181
Figura 5.24 Patrimonio .................................................................................................................. 184
xv
RESUMEN EJECUTIVO
“PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVOS
FINANCIEROS APLICADOS A LA EMPRESA INCOREACABLES CIA LTDA”
La presente tesis es una “Propuesta de Procedimientos de Control Interno Administrativos
Financieros” para la empresa Incoreacables Cía. Ltda., cuyo propósito es evaluar el control interno
de la organización, el cual se ha diseñado como una herramienta para una valoración constante en
el desempeño y funcionamiento de los controles internos.
El Sistema de Control Interno se desarrolla y vive dentro de la empresa, con procedimientos o
formas preestablecidas, que aseguren su estructura interna y comportamiento, además de que debe
contar con un grupo humano idóneo para las funciones y objetivos a cumplir.
La propuesta de un Control Interno para la empresa, permitirá contemplar las debilidades de la
entidad y las respectivas recomendaciones, para solventar los problemas, permitiendo a la Empresa
Incoreacables Cía. Ltda., conocer sus deficiencias internas, lo cual facilitará la toma de decisiones;
optimización de recursos, la administración de riesgos, implementación de acciones correctivas y
retroalimentación de procesos.
La expresión control interno es interpretada o utilizada para enunciar las directrices emanadas de
los dueños, propietarios o ejecutivos para dirigir, controlar y coordinar a sus subordinados dentro
de la pirámide de la organización.
PALABRAS CLAVES
CONTROL INTERNO
EMPRESA
FUNCIONES
PROCEDIMIENTOS
PROCESOS
RECURSOS
xvi
ABSTRACT
xvii
INTRODUCCIÓN
El desarrollo constante de la tecnología hace que la empresa Incoreacables Cía. Ltda., tenga
la necesidad de contar con un instrumento que guíe las funciones administrativas y financieras,
cuyo objetivo principal es orientar a la empresa hacia una aplicación sistemática de normas y
procedimientos de manera que faciliten el desarrollo de sus actividades diarias y en general que
garantice una organización eficiente y eficaz.
La evaluación del control interno no se lo debe tratar únicamente a nivel interno de la
empresa, es decir, directivos y empleados, si no que se le debe dar también un enfoque externo,
esto es, analizando a proveedores, situación económica del país y lo principal que son los clientes,
ya que al no tener bien establecidos estos procesos los clientes son los que llegan a tener un
producto o servicio de mala calidad.
Esta propuesta de evaluación de los procedimientos de control interno permitirá a la
empresa la optimización de los recursos humanos, materiales, financieros, tiempo y la prevención
ante posibles riesgos. Por lo tanto mejorará la eficiencia como empresa y contribuirá a una
adecuada toma de decisiones y un mejor posicionamiento en el mercado de la distribución de
productos eléctricos de alta, baja y media tensión.
El objetivo de este trabajo de investigación para Incoreacables Cía. Ltda., es facilitar a la
empresa un camino que le permita enfrentar los eventos que puedan presentarse dentro del diario
desempeño de sus operaciones aprovechándolos si son positivos para la empresa y minimizándolos
si son negativos para la misma.
El contenido de este trabajo de investigación abarca los conceptos más actuales de
control interno así como también la forma de evaluar a los procedimientos de estos controles, para
su mejor comprensión se ha separado en seis capítulos.
En el primer capítulo se hace referencia a los aspectos generales de la empresa la forma
en la que está constituida, su historia, sus principales clientes, como proveedores, su base legal, su
estructura organizativa, y las principales funciones de los puestos detallados dentro de la estructura
organizacional.
xviii
El segundo capítulo hace referencia al direccionamiento estratégico de la empresa
determinando su misión, visión, objetivos, principios, valores, políticas de venta y estrategias que
utiliza la empresa para el cumplimiento de sus principales objetivos.
En el tercer capítulo se realiza un análisis situacional de Incoreacables Cía. Ltda., esto es,
analizar los factores internos y externos que pueden afectar al normal desempeño de la empresa, es
decir, la descripción de los procedimientos actuales de la empresa, como se encuentran detallados
actualmente se analiza el mercado, los proveedores, clientes, la competencia, para de esta manera
sacar conclusiones sobre cuáles serían los principales riesgos que pueden afectar la empresa.
En el cuarto capítulo que se denomina marco teórico se describe el concepto, objetivos,
tanto del control interno como de procedimientos; los componentes, los principales elementos, y
los responsables del control interno, los métodos de evaluación al igual que la descripción de los
procedimientos.
En el quinto capítulo se realiza la aplicación de la propuesta de procedimientos de control
interno tanto administrativos como financieros, en donde se describe los procedimientos que
deberán seguir las áreas administrativas, ventas y bodega, estas irán con su respectiva
representación gráfica.
En el sexto capítulo se realizan las conclusiones y recomendaciones de los capítulos
anteriores, en donde consten los principales riesgos, y las acciones necesarias para minimizarlos y
enfrentarlos. Conocer la importancia de un control interno dentro de la organización.
1
CAPÍTULO I
1. ASPECTOS GENERALES.
1.1. ANTECEDENTES.
Incoreacables Cía. Ltda., es una empresa establecida al norte de la ciudad de Quito desde
hace 2 años, siendo su actividad económica principal la comercialización de conductores
eléctricos de alta, media y baja tensión.
El modelo de negocios utilizado es la compra e importación de cables y alambres tanto en
el país como en el exterior y la venta a clientes importantes dedicados a la ingeniería eléctrica.
Su fundador el Ing. Edison Arturo Recalde Andrade quien antes de iniciar su empresa,
trabajó durante varios años en la empresa Phelps Dodge conocida actualmente como Cablec,
donde pudo enriquecer su conocimientos y experiencia práctica y aplicarlos en su empresa de
manera exitosa.
El objetivo que persigue la empresa es brindar una atención pronta y efectiva en el campo
eléctrico, dando prioridad a la satisfacción de los clientes, manteniendo precios competitivos,
calidad y una atención personalizada.
La empresa cuenta con varios colaboradores, que efectúan a satisfacción su trabajo y
cumplen las necesidades de los clientes, dentro de un ambiente laboral adecuado, que ha permitido
el desarrollo y crecimiento de la empresa.
La capacitación al personal es duradera debido a la cantidad de productos tecnológicos que
van renovándose de manera continua, y está orientada a proporcionar las habilidades necesarias
para desempeñar su trabajo al momento de realizar una venta.
1.2. Los principales proveedores de sus productos son los siguientes:
Centelsa
Fabri Cables
Incable
Phelps Dodge
2
1.2.1. Los principales productos que comercializa Incoreacables Cía. Ltda., son los
siguientes:
1.2.1.1. Cable desnudo de cobre
Estos conductores están formados por alambres de cobre electrolítico, con cableado concéntrico de
7, 19, 39 y 61 hilo de acuerdo al calibre, el temple duro, semiduro o suave.
Sirve para:
Los alambres de cobre en función de su temple se usan sobre aisladores en líneas de distribución
eléctrica.
En conexiones de neutros y puestas a tierra de equipos y sistemas eléctricos.
1.2.1.2. Cable ACSR
Los cables tipo ACSR-AS son fabricados a partir de aluminio obtenido por refinación electrolítica
con pureza del 99,5% y una conductividad mínima de 61,2%. El conductor está formado por
alambres de aluminio de temple duro cableados concéntricamente.
Sirven para:
Derivaciones bajo tensiones comunes así como también para cualquier condición de servicio como
conexiones para equipos y aparatos de maniobra o conexiones entre líneas troncales.
La grapa de ajuste lateral brinda una conexión a prueba de vibraciones. Pueden realizarse
conexiones bimetálicas (línea pasante aluminio y derivación cobre) usando compuesto inhibidor.
1.2.1.3. Alambre de aluminio desnudo
Fabricados a partir de aluminio, obtenido por refinación electrolítica con pureza de 99,5 %,
conductividad mínima del temple suave 61,8 %; conductividad mínima del temple duro 61,2 %,
como conductividad de referencia a la del cobre a 20°C.
Sirven para:
3
Amarres en líneas aéreas de alta y baja tensión. Aluminio duro: Líneas de baja tensión de distancia
corta.
1.2.1.4. Cable THHN
Conductor de cobre electrolítico pureza 99,9%, formado por 7, 19, 37 y 61 hilos de acuerdo al
calibre, temple suave, con cableado concéntrico, normal y comprimido, aislamiento termoplástico
de PVC no propagador de flama, más una cubierta exterior de nylon.
Sirven para:
Distribución de energía eléctrica en: Instalaciones industriales, plantas químicas, petroquímicas,
alimentación de motores, plataformas marinas, circuitos de alumbrado exterior, sistema de
secundario en subestaciones etc. Se puede instalar en sistemas aéreos bajo sombra, sobre charolas
cubiertas, en ductos o tubos conduit.
1.2.1.5. Cable dúplex
Dos conductores de cobre electrolítico pureza 99,9% en temple suave, con cableado clase "B",
formación en paralelo con aislamiento termoplástico de PVC no propagador de incendio.
Sirve para:
Instalaciones internas visibles, alimentación de motores, acometidas aéreas, etc.
1.2.1.6. Cable AAC
Los cables tipo AAC (All Aluminum Conductor), están formados a partir de aluminio obtenido por
refinación electrolítica con pureza de 99,5 % y conductividad mínima de 61,0 %, de la
conductividad del cobre a 20°. Todos los cables están formados por hilos de aluminio duro
cableados concéntricamente.
Sirven para:
Los conductores AAC se usan en la distribución y transmisión de la energía eléctrica. Las líneas
aéreas formadas por estos conductores se construyen con distancias interpostales cortas, son
usadas en ciudades, distribución rural, industrial, alimentación a subestaciones, etc.
4
1.2.1.7. Cable semi-aislado
Los cables semi-aislados para distribución área de media y alta tensión están formados por un
conductor en temple duro de Cobre, Aluminio (AAC) o Aluminio con alma de Acero (ACSR), con
pantalla semiconductora aplicada sobre el núcleo y aislamiento-cubierta de polietileno de cadena
cruzada XLPE en color negro.
Sirven para:
Distribución aérea de energía eléctrica en media y alta tensión, especialmente en zonas arboladas o
residenciales.
1.3. BASE LEGAL
Tanto las instituciones públicas como privadas necesitan desarrollar sus actividades para
las cuales fueron creadas, motivo por el cual es necesario que existan leyes, reglamentos y normas
de carácter legal que regulen su funcionamiento.
Las leyes, reglamentos, normas, políticas y demás disposiciones legales que tienen relación
directa con la empresa, así como también los organismos y entidades de control a las cuales se ve
íntimamente ligada la empresa “Incoreacables Cía. Ltda.” Son las siguientes:
1.3.1. Ley de régimen tributario interno
1.3.1.1. Impuesto a la Renta
“Concepto de renta.- Para efectos de este impuesto se considera renta:
Los ingresos de fuente ecuatoriana obtenidos a título gratuito o a título oneroso provenientes del
trabajo, del capital o de ambas fuentes, consistentes en dinero, especies o servicios; y
Los ingresos obtenidos en el exterior por personas naturales domiciliadas en el país o por
sociedades nacionales, de conformidad con lo dispuesto en la Ley”. (SRI, 2014, pág. 2)
Objeto del impuesto.- Establece el impuesto a la renta global que obtengan las personas naturales,
las sucesiones indivisas y las sociedades nacionales o extranjeras, de acuerdo con las disposiciones
de Ley.
5
Gravar la renta o el enriquecimiento percibido por los contribuyentes, con ocasión de las
diversas actividades que estos puedan ejercer.
Evitar la doble tributación o múltiple imposición. Estimular el flujo de capitales.
Evitar maniobras para evadir cargas tributarias.
Satisfacer las necesidades del pueblo o sociedad.
Cumplir con los gastos públicos.
Permitir el control y la veracidad de la declaración del sujeto pasivo.
Sujeto activo.- El sujeto activo de este impuesto es el Estado. Lo administrará a través del Servicio
de Rentas Internas.
“Sujetos pasivos.- Son sujetos pasivos del impuesto a la renta las personas naturales, las
sucesiones indivisas y las sociedades, nacionales o extranjeras, domiciliadas o no en el país, que
obtengan ingresos gravados de conformidad con las disposiciones de ley”. (SRI, 2014, pág. 2)
Ingresos de fuente Ecuatoriana
Se considerarán de fuente ecuatoriana los siguientes ingresos:
Los que perciban los ecuatorianos y extranjeros por actividades laborales, profesionales,
comerciales, industriales, agropecuarias, mineras, de servicios y otras de carácter económico
realizadas en territorio ecuatoriano, salvo los percibidos por personas naturales no residentes en el
país por servicios ocasionales prestados en el Ecuador, cuando su remuneración u honorarios son
pagados por sociedades extranjeras y forman parte de los ingresos percibidos por ésta, sujetos a
retención en la fuente o exentos; o cuando han sido pagados en el exterior por dichas sociedades
extranjeras sin cargo al gasto de sociedades constituidas, domiciliadas o con establecimiento
permanente en el Ecuador.
Los que perciban los ecuatorianos y extranjeros por actividades desarrolladas en el exterior,
provenientes de personas naturales, de sociedades nacionales o extranjeras, con domicilio en el
Ecuador, o de entidades y organismos del sector público ecuatoriano.
Las utilidades provenientes de la enajenación de bienes muebles o inmuebles ubicados en el país.
(SRI, 2014, pág. 2)
Exenciones.-Para fines de la determinación y liquidación del impuesto a la renta, están exonerados
exclusivamente los siguientes ingresos:
Los dividendos y utilidades, calculados después del pago del impuesto a la renta, distribuidos,
pagados o acreditados por sociedades nacionales, a favor de otras sociedades nacionales o de
personas naturales, nacionales o extranjeras, residentes o no en el Ecuador. Los obtenidos por las
instituciones del Estado. Sin embargo, estarán sujetos a impuesto a la renta las empresas del sector
público, distintas de las que prestan servicios públicos, que compitiendo o no con el sector privado,
exploten actividades comerciales, industriales, agrícolas, mineras, turísticas, transporte y de
servicios en general. Los excedentes que se generaren al final del ejercicio económico deberán ser
invertidos en sus fines específicos hasta el cierre del siguiente ejercicio. Para que las instituciones
antes mencionadas puedan beneficiarse de esta exoneración, es requisito indispensable que se
6
encuentren inscritas en el Registro Único de Contribuyentes, lleven contabilidad y cumplan con los
demás deberes formales contemplados en el Código Tributario. (SRI, 2014, pág. 3)
Tarifas
Tarifa del impuesto a la renta de personas naturales y sucesiones indivisas:
Para liquidar el impuesto a la renta de las personas naturales y de las sucesiones indivisas, se
aplicarán a la base imponible las tarifas contenidas en la siguiente tabla de ingresos:
Para el año 2015 la tabla vigente para liquidar el Impuesto a la Renta es la siguiente:
Tabla 1.1 Impuesto a la Renta
Año 2015 - En dólares
Fracción
Básica
Exceso
Hasta
Impuesto Fracción
Básica
Impuesto Fracción
Excedente
- 10.800 0 0%
10.800 13.770 0 5%
13.770 17.210 149 10%
17.210 20.670 493 12%
20.670 41.330 908 15%
41.330 61.980 4.007 20%
61.980 82.660 8.137 25%
82.660 110.190 13.307 30%
110.190 En adelante 21.566 35%
Nota: “Impuesto a la renta” por. NAC-DGERCGC14-00001085 publicada en el S. R.O. 408 de 05 de
enero de 2015. Parr.5
Los beneficiarios de ingresos provenientes de herencias y legados, con excepción de los
hijos del causante que sean menores de edad o con discapacidad de al menos el 30% según el
CONADIS; así como los beneficiarios de donaciones, pagarán el impuesto, aplicando a la base
imponible las tarifas contenidas.
En el caso de que los beneficiarios de herencias y legados se encuentren dentro del primer
grado de consanguinidad con el causante, las tarifas de la tabla precedente serán reducidas a la
mitad.
Los rangos de la tabla precedente serán actualizados conforme la variación anual del Índice de
Precios al Consumidor de Área Urbana dictado por el INEC al 30 de Noviembre de cada año. El
ajuste incluirá la modificación del impuesto sobre la fracción básica de cada rango. (Registro
Oficial, 2014, pág. 15)
7
Normas sobre declaración, pago
Plazos para la declaración.- Las declaraciones del impuesto a la renta serán presentadas
anualmente, en los lugares y fechas determinados por el Reglamento.
Pago del impuesto.- Los sujetos pasivos deberán efectuar el pago del impuesto a la renta en los
formularios y dentro de los plazos que se determine en el Reglamento.
Quienes no están obligados a declarar.- No están obligados a presentar declaración del impuesto
a la renta las siguientes personas:
Los contribuyentes domiciliados en el exterior, que no tengan representante en el país y que
exclusivamente tengan ingresos sujetos a retención en la fuente.
Las personas naturales cuyos ingresos brutos durante el ejercicio fiscal no excedieren de la fracción
básica con tarifa cero para el cálculo del impuesto.
Las personas acogidas al Sistema de Estimación Objetiva Global.
Las personas naturales cuyos ingresos totales anuales excedan de la fracción básica y provengan en
un 90% o más del trabajo en relación de dependencia de un solo empleador. En este caso, la
declaración será el comprobante de impuestos retenidos y pagados sobre ingresos del trabajo en
relación de dependencia elaborado por el agente de retención, el cual certificará las retenciones
practicadas y entregará el comprobante al contribuyente, quien lo firmará y conservará en su poder.
(Registro Oficial, 2010, pág. 6)
1.3.1.2. Impuesto al Valor Agregado
“Objeto del Impuesto.-“Establece el Impuesto al Valor Agregado (IVA), que grava al valor de la
transferencia de dominio o a la importación de bienes muebles de naturaleza corporal, en todas sus
etapas de comercialización, y al valor de los servicios prestados, en la forma y en las condiciones
que prevé la ley”. (SRI, 2014, pág. 20)
Concepto de transferencia.- Para efectos de este impuesto, se considera transferencia: Todo acto
o contrato realizado por personas naturales o sociedades que tenga por objeto transferir el dominio
de bienes muebles de naturaleza corporal, aun cuando la transferencia se efectúe a título gratuito,
independientemente de su designación o de las condiciones que pacten las partes.
La venta de bienes muebles de naturaleza corporal que hayan sido recibidos en consignación y el
arrendamiento de éstos con opción de compraventa, incluido el arrendamiento mercantil, bajo todas
sus modalidades; y, el uso o consumo personal, por parte del sujeto pasivo del impuesto, de los
bienes muebles de naturaleza corporal que sean objeto de su producción o venta.
8
Transferencias que no son objeto del impuesto.- No se causará el IVA en los siguientes casos:
1. Aportes en especie a sociedades;
2. Adjudicaciones por herencia o por liquidación de sociedades, inclusive de la sociedad conyugal;
3. Venta de negocios en las que se transfiera el activo y el pasivo. (SRI, 2014, pág. 15)
Este impuesto se declara de forma mensual si los bienes que se transfieren o los servicios que se
presten están gravados con tarifa 12%; y de manera semestral cuando exclusivamente se transfieran
bienes o se presten servicios gravados con tarifa cero o no gravados, así como aquellos que estén
sujetos a la retención total del IVA causado, a menos que sea agente de retención de IVA (cuya
declaración será mensual). (SRI, 2014, pág. 24)
Noveno
Dígito
Fecha máxima de declaración
(si es mensual)
Fecha máxima de declaración (si es semestral)
Primer semestre Segundo Semestre
1 10 del mes siguiente 10 de julio 10 de enero
2 12 del mes siguiente 12 de julio 12 de enero
3 14 del mes siguiente 14 de julio 14 de enero
4 16 del mes siguiente 16 de julio 16 de enero
5 18 del mes siguiente 18 de julio 18 de enero
6 20 del mes siguiente 20 de julio 20 de enero
7 22 del mes siguiente 22 de julio 22 de enero
8 24 del mes siguiente 24 de julio 24 de enero
9 26 del mes siguiente 26 de julio 26 de enero
0 28 del mes siguiente 28 de julio 28 de enero
Hecho Imponible y Sujetos del Impuesto
Hecho Generador.- El IVA se causa en el momento en que se realiza el acto o se suscribe el
contrato que tenga por objeto transferir el dominio de los bienes o la prestación de los servicios,
hecho por el cual se debe emitir obligatoriamente la respectiva factura, nota o boleta de venta.
En el caso de introducción de mercaderías al territorio nacional, el impuesto se causa en el
momento de su despacho por la aduana.
Sujeto Activo.- El sujeto activo del Impuesto al Valor Agregado es el Estado. Lo administrará el
Servicio de Rentas Internas (SRI).
“La recaudación obtenida por el IVA se acreditará en la Cuenta Única del Tesoro Nacional, para
ser destinada al Presupuesto General del Estado”. (SRI, 2014, pág. 29)
Sujetos Pasivos.- Son sujetos pasivos del IVA:
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a. En calidad de contribuyentes:
1) Las personas naturales y las sociedades que habitualmente efectúen transferencias de bienes
gravados con una tarifa.
2) Quienes realicen importaciones gravadas con una tarifa, ya sea por cuenta propia o ajena; y,
3) Las personas naturales y las sociedades que habitualmente presten servicios gravados con una
tarifa.
b) En calidad de agentes de retención:
1) Las entidades y organismos del sector público; las empresas públicas y las privadas
consideradas como contribuyentes especiales por el Servicio de Rentas Internas; por el IVA
que deben pagar por sus adquisiciones a sus proveedores de bienes y servicios cuya
transferencia o prestación se encuentra gravada, de conformidad con lo que establezca el
Reglamento.
2) Las empresas emisoras de tarjetas de crédito por los pagos que efectúen por concepto del IVA
a sus establecimientos afiliados, en las mismas condiciones en que se realizan las retenciones
en la fuente a proveedores.
3) Las empresas de seguros y reaseguros por los pagos que realicen por compras y servicios
gravados con IVA, en las mismas condiciones señaladas en el numeral anterior.
Los agentes de retención del Impuesto al Valor Agregado (IVA), retendrán el IVA en una
proporción del 30% del impuesto causado cuando se origine en la transferencia de bienes muebles
de naturaleza corporal y del 70% del impuesto cuando se origine en la prestación de servicios
gravados. Los citados agentes declararán y pagarán el impuesto retenido mensualmente y
entregarán a los establecimientos afiliados el correspondiente comprobante de retención del
Impuesto al Valor Agregado (IVA), el que le servirá como crédito tributario en las declaraciones
del mes que corresponda.
“Los establecimientos que transfieran bienes muebles corporales y presten servicios cuyos pagos se
realicen con tarjetas de crédito, están obligados a desagregar el IVA en los comprobantes de venta
o documentos equivalentes que entreguen al cliente, caso contrario las casas emisoras de tarjetas de
crédito no tramitarán los comprobantes y serán devueltos al establecimiento”. (SRI, 2014, pág. 30)
Tarifas
En el Impuesto al Valor Agregado IVA existen dos tarifas y son aquellas que gravan a
bienes y servicios.
La legislación actual grava a las mercaderías y productos en general, exceptuando
básicamente a bienes de primera necesidad como alimentos, medicinas y algunos insumos y
materiales que se utiliza en las actividades agropecuarias; mientras que en los servicios, son pocos
10
los grabados y los demás están exentos. Los bienes y servicios que no se someten al IVA tienen
tarifa cero.
Trasferencias que no son objeto de IVA
Aunque en la definición tenemos que el IVA se grava a las trasferencias de dominio,
tenemos casos especiales de transferencias en las que no se grava el IVA y a continuación se
detalla dichas transferencias:
Aporte con especie a sociedades.
Adjudicaciones por herencia o por liquidación de sociedades, inclusive de la sociedad
conyugal.
Ventas de negocios en las que se transfiere el activo y pasivo.
Fusiones, escisiones y transformaciones de sociedades.
Donación a entidades del sector público y a instituciones o asociaciones de carácter privado
de beneficencia, cultura, educación, investigación, salud o deportivas, legalmente
constituidas.
Cesión de acciones, participaciones sociales y demás títulos valores.
Las cuotas o aportes que realicen los condóminos para el mantenimiento de los
condominios dentro del régimen de propiedad horizontal, así como las cuotas para el
financiamiento de gastos comunes en urbanizaciones. (SRI, 2014, pág. 30)
Tarifa 0%
Gravan con tarifa 0% los siguientes bienes y servicios.
Bienes
1) Productos alimenticios que no hayan sido objeto de elaboración, proceso o tratamiento que
implique modificación de su naturaleza. La sola refrigeración, enfriamiento o congelamiento
para conservarlos, el pilado, el desmote, la trituración, la extracción por medios mecánicos o
químicos para la elaboración del aceite comestible, el faenamiento, el cortado y el empaque no
se considerarán procesamiento.
2) “Leches en estado natural, pasteurizada, homogeneizada o en polvo de producción nacional.
Leches maternizadas, proteicos infantiles.
3) Pan, azúcar, panela, sal, manteca, margarina, avena, maicena, fideos, harinas de consumo
humano, enlatados nacionales de atún, macarela, sardina y trucha, aceites comestibles, excepto
el de oliva.
4) Semillas certificadas. Harina de pescado, alimentos balanceados, y otros preparados que se
utilizan como comida de animales que se críen para alimentación humana. Fertilizantes,
insecticidas, pesticidas, fungicidas, herbicidas, aceite agrícola utilizado para evitar plagas,
productos veterinarios así como la materia prima e insumos, importados o adquiridos en el
mercado interno, para producirlas, de acuerdo con las listas que mediante Decreto establezca el
Presidente de la República.
5) Tractores de llantas de hasta 200 hp incluyendo, el tipo canguro y los que se utiliza en el cultivo
y mantenimiento de tierras, equipos de riego y demás elementos de uso agrícola, partes y piezas
que se establezca por parte del Presidente de la República mediante Decreto.
6) Medicamentos y drogas de uso humano, de acuerdo con las listas que mediante Decreto
establecerá anualmente el Presidente de la República, así como la materia prima e insumos
11
importados o adquiridos en el mercado interno para producirlas. Los envases y etiquetas
importados o adquiridos en el mercado local que son utilizados exclusivamente en la
fabricación de medicamentos de uso humano o veterinario.
7) Papel bond, papel periódico, periódicos, revistas, libros y material complementario que se
comercializa conjuntamente con los libros. (SRI, 2014, pág. 32)
Servicios
1) Los de transporte nacional terrestre y acuático de pasajeros y carga, así como los de
transporte internacional de carga y el transporte de carga desde y hacia la provincia de
Galápagos. Incluye también el transporte de petróleo crudo y de gas natural por oleoductos
y gasoductos.
2) Los de salud, incluyendo los de medicina prepagada y los servicios de fabricación de
medicamentos.
3) Los de alquiler o arrendamiento de inmuebles destinados, exclusivamente, para vivienda.
4) Los servicios públicos de energía eléctrica, agua potable, alcantarillado y los de
recolección de basura.
5) Los de educación en todos los niveles.
6) Los de guarderías infantiles y de hogares de ancianos.
7) Los religiosos.
8) Los de impresión de libros.
9) Los funerarios.
10) Los administrativos prestados por el Estado y las entidades del sector público por lo que se
deba pagar un precio o una tasa tales como los servicios que presta el Registro Civil,
otorgamiento de licencias, registros, permisos y otros.
11) Los espectáculos públicos.
12) Los financieros y bursátiles prestados por las entidades legalmente autorizadas para prestar
los mismos.
13) La transferencia de títulos valores.
14) Los que se exporten, inclusive los de turismo receptivo.
15) El peaje y pontazgo que se cobra por la utilización de las carreteras y puentes.
16) 7.- Los sistemas de lotería de la Junta de Beneficencia de Guayaquil y Fe y Alegría.
17) Los de aérea fumigación.
18) Los prestados personalmente por los artesanos.
19) Los de refrigeración, enfriamiento y congelamiento para conservar los bienes alimenticios,
y en general todos los productos perecibles, que se exporten así como los de faenamiento,
cortado, pilado, trituración y, la extracción por medios mecánicos o químicos para elaborar
aceites comestibles.
12
20) Los prestados a las instituciones del Estado y empresas públicas que perciben ingresos
exentos del impuesto a la renta.
21) Los seguros y reaseguros de salud y vida individuales, en grupo, asistencia médica y
accidentes personales, así como los obligatorios por accidentes de tránsito terrestres.
22) Los prestados por clubes sociales, gremios profesionales, cámaras de la producción,
sindicatos y similares, que cobren a sus miembros cánones, alícuotas o cuotas que no
excedan de 1.500 dólares en el año. Los servicios que se presten a cambio de cánones,
alícuotas, cuotas o similares superiores a 1.500 dólares en el año estarán gravados con IVA
tarifa 12%.
Tarifa 12%
Gravan tarifa del 12 % todos los bienes y servicios cuya descripción sea ajena a la de
bienes y servicios que gravan tarifa 0%.
Declaración y pago del IVA
Declaración del impuesto.- Los sujetos pasivos del IVA presentarán mensualmente una
declaración por las operaciones gravadas con el impuesto, realizadas dentro del mes calendario
inmediato anterior, en la forma y plazos que se establezcan en el Reglamento.
Los sujetos pasivos que exclusivamente transfieran bienes o presten servicios gravados con tarifa
cero o no gravados, presentarán una declaración semestral de dichas transferencias.
Liquidación del impuesto.- Los sujetos pasivos del IVA obligados a presentar declaración
efectuarán la correspondiente liquidación del impuesto sobre el valor total de las operaciones
gravadas. Del impuesto liquidado se deducirá el valor del crédito tributario.
Pago del impuesto.- La diferencia resultante, luego de la deducción, constituye el valor que debe
ser pagado en los mismos plazos previstos para la presentación de la declaración.
Si la declaración arrojare saldo a favor del sujeto pasivo, dicho saldo será considerado crédito
tributario, que se hará efectivo en la declaración del mes siguiente.
Cuando por la naturaleza de las operaciones realizadas o por cualquier otra circunstancia evidente,
se presuma que el saldo favorable al sujeto pasivo no pueda ser compensado dentro de los seis
meses inmediatos siguientes, podrá proceder de acuerdo con las normas Código Tributario.
Declaración, liquidación y pago del IVA para mercaderías importadas.- “En el caso de
importaciones, la liquidación del IVA se efectuará en la declaración de importación y su pago se
13
realizará previo al despacho de los bienes por parte de la oficina de aduanas correspondiente”.
(SRI, 2014, pág. 12)
1.3.2. Código del Trabajo
Los preceptos de este Código regulan las relaciones entre los empleadores de
“Incoreacables Cía. Ltda.”, con sus trabajadores, se aplican a las diversas modalidades y
condiciones de trabajo. Por tanto se rige a las siguientes disposiciones, para fomentar las
relaciones laborales entre patrono y empleados.
Tanto el empleador como el empleado están obligados a cumplir ciertas normas que se
encuentra en el Código de Trabajo:
“Obligaciones del empleador o empresario.- Son obligaciones del empleador o empresario:
1) Tratar a los trabajadores y trabajadoras con el debido respeto y consideración, no infiriéndoles
maltratos de palabra o de obra.
2) Respetar el derecho a la intimidad personal y familiar del trabajador o trabajadora, en
consecuencia no puede introducirse, sin autorización del trabajador o de autoridad competente,
en los instrumentos de trabajo, como internet y otras técnicas de información y comunicación
que estén a cargo del trabajador o trabajadora para su trabajo, ni instalar mecanismos de control
que lesionen su pudor, ni sin haberlos advertido previamente.
3) Llevar un registro de trabajadores y trabajadoras en el que conste el nombre, edad, procedencia,
estado civil, clase de trabajo, remuneración, fecha de ingreso y salida, este registro se
actualizará con los cambios que se produzcan y con determinación de la fecha en que se
producen los cambios. Este registro será la única prueba cuando se produzca una discusión
acerca del número de trabajadores de la empresa y, en caso, de que no se lo haya llevado se
estará a lo que, con juramento, digan los trabajadores o el sindicato a través de su representante.
4) Pagar puntualmente y en forma completa las cantidades que correspondan al trabajador por su
trabajo, en la cuantía, plazos y términos del contrato individual de trabajo, contrato colectivo de
trabajo y este Código.
5) Instalar las fábricas, talleres, oficinas y demás lugares de trabajo según las disposiciones legales
y reglamentarias, las medidas de prevención, seguridad e higiene del trabajo ordenadas por las
autoridades competentes, y con especiales facilidades para el acceso y desplazamiento de las
personas con discapacidad.
6) Establecer y mantener comedores para los trabajadores cuando éstos laboren en jornada única
de trabajo. Esta obligación puede ser suplida con la entrega del valor del almuerzo y
autorización para que abandonen el puesto por tiempo razonable para que tomen el almuerzo
en los establecimientos cercanos al lugar de trabajo.
7) Proporcionar oportunamente a los trabajadores los útiles, instrumentos y materiales necesarios
para la ejecución del trabajo, en condiciones adecuadas para que este sea realizado. El tiempo
que se pierda por la falta de estos instrumentos, será remunerado como tiempo de trabajo
efectivo y siempre que, por cualquier otra causa imputable al empleador, no se pierda el
tiempo.
8) Pagar al trabajador o trabajadora los gastos de ida y vuelta, alojamiento y alimentación, cuando,
por razones del trabajo, deba trasladarse a lugar distinto del de su residencia.
9) Proporcionar cada año, en forma completamente gratuita, por lo menos un vestido adecuado
para el trabajo. Este vestido es diferente al que, por razones de seguridad, salud e higiene. Si en
el año respectivo, el empleador o empresario no hubiere entregado el vestido, deberá pagar el
precio del mismo, en dinero efectivo. El trabajador que saliere del trabajo sin haber recibido el
14
vestido o su equivalente en dinero, tendrá derecho a demandar el pago del vestido de todo el
tiempo que no se le haya entregado.
10) Pagar al trabajador reemplazante la remuneración del trabajador reemplazado, a menos que sea
inferior.
11) Conceder tres días de licencia con remuneración completa al trabajador o trabajadora, en caso
de fallecimiento de su cónyuge o conviviente en unión de hecho, o de sus parientes dentro del
cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad.
12) Conceder licencia a los trabajadores y trabajadoras licencia para ser atendidos por los
facultativos del IESS o para atender requerimientos o notificaciones de las autoridades públicas
y de los jueces, tribunales y cortes.
13) Conferir gratuitamente al trabajador o trabajadora, cuantas veces le solicite, certificados
relativos al trabajo. Cuando el trabajador se separe definitivamente, el empleador o empresario
estará obligado a conferirle un certificado que acredite:
14) El Tiempo de servicios.
15) La clase o clases de trabajo realizados.
16) Proporcionar lugar seguro para guardar los instrumentos y útiles pertenecientes al trabajador,
sin que le sea lícito retener esos útiles e instrumentos a título de indemnización, garantía o
cualquier otro motivo.
17) Conceder a los trabajadores y trabajadoras licencia por el tiempo necesario para el ejercicio de
sufragio.
18) Inscribir a los trabajadores y trabajadoras en el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social desde
el primer día de labores, dando aviso de entrada dentro de los primeros quince días, dar aviso de
salida y de las modificaciones de la remuneración oportunamente.
19) Exhibir, en lugar visible y al alcance de todos sus trabajadores, las planillas mensuales de
remisión de los aportes individuales y patronales y de descuentos y fondos de reserva,
debidamente certificadas por el respectivo departamento del IESS.
20) Pagar al trabajador que no lo hubiere inscrito en el IESS las mismas prestaciones que le habría
entregado de estar afiliado, sin perjuicio de las sanciones establecidas en el Código Penal por no
haberlo afiliado y en caso de falta de remisión mensual de los aportes el IESS procederá a
imponerle la multa de una remuneración básica por cada trabajador y le concederá el plazo de
un mes para que los remita y de no hacerlo procederá al cobro por la vía coactiva con los
recargos e intereses establecidos en la Ley de Seguridad Social.
21) Los inspectores del trabajo y del IESS tienen la facultad de controlar el cumplimiento de las
obligaciones con el IESS, además de la acción popular para denunciar su incumplimiento.
22) El trabajador tiene derecho para denunciar ante el respetivo departamento del IESS el
incumplimiento de las obligaciones. El trabajador que formule esta denuncia por el hecho de
formularla, queda garantizado en su puesto de trabajo y de ser despedido puede demandar la
restitución al puesto del que ha sido ilegalmente despedido, las remuneraciones de todo el
tiempo que permanezca fuera del trabajo hasta que sea restituido y además una bonificación de
un año de remuneración por el hecho de haber hecho la denuncia o, a su elección, a esta
bonificación y a la indemnización por el despido Intempestivo.
23) Atender las reclamaciones individuales de los trabajadores y trabajadoras, sean presentadas
personalmente por el o la interesada o por medio del sindicato.
24) Facilitar la inspección y el control que practiquen las autoridades competentes en los locales de
trabajo, para cerciorarse del cumplimiento de las normas del Código y reglamentos de esta
manera suministrarles los informes que, para este efecto, sean necesarios.
25) Contratar trabajadoras en el porcentaje que anualmente fijará las Comisiones sectoriales de
remuneraciones y en caso de que estas comisiones no lo fijaren lo fijará el ministerio de
relaciones laborales de oficio, a petición o cualquiera organización de mujeres legalmente
constituida. (Codigo de Trabajo, 2012, pág. 24)
Prohibiciones al empleador.- Se Prohíbe al empleador o empresario:
1) Imponer sanciones que no se hallaren previstas en el Código de Trabajo, el contrato
individual de trabajo, contrato colectivo y reglamento interno de trabajo.
2) Retener más del diez por ciento de la remuneración por concepto de multas.
15
3) Exigir al trabajador o trabajadora que compre sus artículos de consumo en sus almacenes o
lugares determinados.
4) Exigir o aceptar dinero o especies para admitirle al trabajo o por cualquier motivo.
5) Cobrar intereses, sea cual fuere las cantidades que le anticipe o preste por cuenta de la
remuneración.
6) Imponer colectas o suscripciones entre los trabajadores y/o trabajadoras.
7) Hacer propaganda política o religiosa entre los trabajadores o trabajadoras o a que voten
por determinada candidatura.
8) Sancionar al trabajador o trabajadora con la suspensión del trabajo.
9) Interferir o conculcar el derecho al derecho o libertad sindical o al libre desenvolvimiento
de las actividades de la organización sindical.
10) Obstaculizar, por cualquier medio, la inspección y el control que practiquen las
autoridades competentes en los locales de trabajo.
11) Exhibir los documentos referentes al trabajador o trabajadora y a sus derechos como tal,
que ordene el inspector del trabajo de oficio o a petición del interesado/a: las copias
certificadas que el inspector del trabajo entregue al trabajador o trabajadora tendrá los
efectos de instrumento público.
Obligaciones del trabajador o trabajadora.- Son obligaciones del trabajador o trabajadora:
1) Ejecutar el trabajo en los términos del contrato, con la intensidad, cuidado y esmero apropiados,
en la forma, tiempo y lugar convenidos.
2) Tratar al empleador o empresario y a sus representantes con la debida consideración y respeto;
el mismo trato debe a sus compañeros y compañeras.
3) Trabajar, en los casos de peligro o siniestro inminentes, por un tiempo mayor que el señalado
para la jornada máxima y aun en los días de descanso, cuando peligren los intereses de sus
compañeros o del empleador o empresario. En estos casos, el empleador podrá ordenar una
labor distinta de la estipulada en el contrato, siempre que sea compatible con sus aptitudes y los
trabajadores y trabajadoras tendrán derecho a la remuneración, de acuerdo con la ley.
4) Observar buena conducta durante el trabajo.
5) Cumplir las órdenes del empleador o empresario y las disposiciones del reglamento interno
expedido en forma legal.
6) Dar aviso al empleador cuando por causa justa faltare al trabajo,
7) Comunica al empleador o a su representante los peligros de daños materiales que amenacen la
vida o los intereses del empleador o empresario y/o de los demás trabajadores.
8) Restituir al empleador o empresario los materiales no usados y conservar en buen estado los
instrumentos y útiles de trabajo, no es responsable por el deterioro que origine el uso normal de
ellos, ni del ocasionado por caso fortuito o fuerza mayor, ni del proveniente de la mala calidad o
defectuosa construcción.
9) Cuidar escrupulosamente los secretos técnicos, comerciales o de fabricación de los productos a
cuya producción concurra directa o indirectamente o de los que tenga conocimiento por razón
del trabajo que ejecuta.
10) Sujetarse a las medidas preventivas e higiénicas que impongan la ley, los reglamentos y las
autoridades competentes. (Codigo de Trabajo, 2012, pág. 30)
16
Prohibiciones al trabajador.- Es prohibido al trabajador:
1) Poner en peligro su propia seguridad, la de sus compañeros de trabajo, o las otras personas;
así como la del establecimiento, talleres y lugares de trabajo.
2) Tomar de la fábrica, taller, empresa o establecimiento sin permiso del empleador o
empresario útiles de trabajo, materia prima o artículos elaborados.
3) Presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo la acción de estupefacientes.
4) Portar armas durante las horas de trabajo, a no ser con permiso de las autoridades
respectivas.
5) Hacer colectas en el lugar de trabajo durante las horas de labor, salvo permiso del
empleador o empresario.
6) Usar los útiles y herramientas suministrados por el empleador en objetos distintos del
trabajo al que están destinados.
7) Hacer competencia al empleador en la elaboración o fabricación de los artículos de la
empresa o en la comercialización de las mismas mercaderías o líneas de comercio.
8) Suspender el trabajo, salvo el caso de huelga.
9) Abandonar el trabajo, sin causa legal.
Obligaciones con los Trabajadores de la empresa acorde al código de trabajo
Salario
Décimo Tercer Sueldo
Décimo Cuarto Sueldo
Vacaciones
Utilidades.
1.3.3. Ley de Seguridad Social
“El Seguro General Obligatorio forma parte del sistema nacional de seguridad social y,
como tal, su organización y funcionamiento se fundamentan en los principios de solidaridad,
obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia, subsidiariedad y suficiencia.
Sujetos de Protección:
Son sujetos obligados a solicitar la protección del Seguro General Obligatorio, en calidad
de afiliados, todas las personas que perciben ingresos por la ejecución de una obra o la prestación
de un servicio físico o intelectual, con relación laboral o sin ella; en particular:
17
a. El trabajador en relación de dependencia;
b. El trabajador autónomo;
c. El profesional en libre ejercicio;
d. El administrador o patrono de un negocio;
e. El dueño de una empresa unipersonal;
f. El menor trabajador independiente; y,
g. Los demás asegurados obligados al régimen del Seguro General Obligatorio en virtud de leyes y
decretos especiales.
Son sujetos obligados a solicitar la protección del régimen especial del Seguro Social
Campesino, los trabajadores que se dedican a la pesca artesanal y el habitante rural que labora
habitualmente en el campo, por cuenta propia o de la comunidad a la que pertenece, que no recibe
remuneraciones de un empleador público o privado y tampoco contrata a personas extrañas a la
comunidad o a terceros para que realicen actividades económicas bajo su dependencia.
Por tal razón, la empresa “Incoreacables Cía. Ltda.”., y sus trabajadores, deben cumplir
obligatoriamente con sus disposiciones en cuanto al pago de aportes y compromisos obtenidos en
forma oportuna para que el Instituto a cambio brinde beneficios a sus afiliados contra las
contingencias de enfermedad, maternidad, riesgos del trabajo, discapacidad, cesantía, invalidez,
vejez y muerte.
Obligaciones con el Instituto de Seguridad Social
Aporte Personal.- 9.45%
Aporte Patronal.- 11.15%
Fondos de Reserva.- El IESS es recaudador del fondo de reserva de los
empleados, obreros, y servidores públicos, afiliados al Seguro General
Obligatorio, que prestan servicios por más de un (1) año para un mismo
empleador
Retenciones por préstamos hipotecarios y quirografarios.
1.3.4. Código de Comercio
El código de comercio rige las obligaciones de los comerciantes en sus operaciones mercantiles, y
los actos y contratos de comercio, aunque sean ejecutados por no comerciantes.
Se consideran comerciantes a las personas naturales y jurídicas, nacionales y extranjeras,
domiciliadas en el Ecuador, que intervengan en el comercio de muebles e inmuebles, que realicen
servicios relacionados con actividades comerciales y que, teniendo capacidad para contratar, hagan
18
del comercio su profesión habitual, y actúan con un capital en giro propio y ajeno. (Registro Oficial,
2010, pág. 40)
Incoreacables Cía. Ltda., se rige al Código de Comercio ya realiza actos de compra y venta
de productos para su comercialización.
1.3.5. Ley de Compañías
La empresa se encuentra regida por la Superintendencia de Compañías y se encuentra en
obligación de cumplir las siguientes disposiciones
De la Compañía de responsabilidad limitada
“La compañía de responsabilidad limitada es la que se contrae entre tres o más personas, que
solamente responden por las obligaciones sociales hasta el monto de sus aportaciones individuales
y hacen el comercio bajo una razón social o denominación objetiva, a la que se añadirán, en todo
caso, las palabras "Compañía Limitada" o su correspondiente abreviatura. Si se utilizare una
denominación objetiva será una que no pueda confundirse con la de una compañía preexistente.
Los términos comunes y los que sirven para determinar una clase de empresa, como "comercial",
"industrial", "agrícola", "constructora", entre otros, no serán de uso exclusive e irán acompañadas
de una expresión peculiar.
Si no se hubiere cumplido con las disposiciones para la constitución de la compañía, las personas
naturales o jurídicas, no podrán usar en anuncios, membretes de cartas, circulantes, prospectos u
otros documentos, un nombre, expresión o sigla que indiquen o sugieran que se trata de una
compañía de responsabilidad limitada.
En esta compañía el capital estará representado por participaciones que podrán transferirse de
acuerdo a la ley.
La compañía de responsabilidad limitada es siempre mercantil, pero sus integrantes, por el hecho
de constituirla, no adquieren la calidad de comerciantes.
La compañía de responsabilidad limitada podrá tener como finalidad la realización de toda clase de
actos civiles o de comercio y operaciones mercantiles permitida por la Ley, excepción hecha de
operaciones de banco, segura, capitalización y ahorro.
19
La compañía de responsabilidad limitada no podrá funcionar como tal si sus socios exceden del
número de quince, si excediere de este máximo, deberá transformarse en otra clase de compañía o
disolverse.
El principio de existencia de esta especie de compañía es la fecha de inscripción del contrato social
en el Registro Mercantil.
“Para los efectos fiscales y tributarios las compañías de responsabilidad limitada son sociedades de
capital”. (Ley de Compañias, 1999, pág. 25)
Personas que pueden asociarse
Para intervenir en la constitución de una compañía de responsabilidad limitada se requiere de
capacidad civil para contratar. El menor emancipado, autorizado para comerciar, no necesitará
autorización especial para participar en la formación de esta especie de compañías.
No obstante las amplias facultades que la Ley concede a las personas para constituir compañías de
responsabilidad limitada, no podrán hacerlo entre padres e hijos no emancipados ni entre cónyuges.
Las personas jurídicas, con excepción de los bancos, compañías de seguro, capitalización y ahorro
y de las compañías anónimas extranjeras, pueden ser socios de las compañías de responsabilidad
limitada, en cuyo caso se hará constar, en la nómina de los socios, la denominación o razón social
de la persona jurídica asociada.
Las personas no comprendidas en el Código de Comercio no podrán asociarse en esta clase de
compañías.
Capital
El capital mínimo con que ha de constituirse la Compañía de Responsabilidad Limitada es de
cuatrocientos dólares. El capital debe suscribirse íntegramente y pagarse al menos en el 50%
(doscientos dólares) del valor nominal de cada participación y su saldo deberá cancelarse en un
plazo no mayor a dos meses.
“Al constituirse la compañía, el capital estará íntegramente suscrito, y pagado por lo menos en el
cincuenta por ciento de cada participación. Las aportaciones pueden ser en numerario o en especie
y, en este último caso, consistir en bienes muebles o inmuebles que correspondan a la actividad de
la compañía. El saldo del capital deberá integrarse en un plazo no mayor de doce meses, a contarse
desde la fecha de constitución de la compañía”. (Ley de Compañias, 1999, pág. 26)
20
Derechos, obligaciones y responsabilidades de los socios
El contrato social establecerá los derechos de los socios en los actos de la compañía, especialmente
en cuanto a la administración, como también a la forma de ejercerlos, siempre que no se opongan a
las disposiciones regales. No obstante cualquier estipulación contractual, los socios tendrán los
siguientes derechos:
i. A intervenir, a través de asambleas, en todas las decisiones y deliberaciones de la
compañía, personalmente o por medio de representante o mandatario constituido
en la forma que se determine en el contrato. Para efectos de la votación, cada
participación dará al socio el derecho a un voto.
ii. A percibir los beneficios que le correspondan, a prorrata de la participación social
pagada, siempre que en el contrato social no se hubiere dispuesto otra cosa en
cuanto a la distribución de las ganancias.
iii. A que se limite su responsabilidad al monto de sus participaciones sociales, salvo
las excepciones que en esta Ley se expresan.
iv. A no devolver los importes que en concepto de ganancias hubieren percibido de
buena fe, pero, si las cantidades percibidas en este concepto no correspondieren a
beneficios realmente obtenidos, estarán obligados a reintegrarlas a la compañía.
v. A no ser obligados al aumento de su participación social. Si la compañía acordare
el aumento de capital, el socio tendrá derecho de preferencia en ese aumento, en
proporción a sus participaciones sociales, si es que en el contrato constitutivo o en
las resoluciones de la junta general de socios no se conviniere otra cosa.
vi. A ser preferido para la adquisición de las participaciones correspondientes a otros
socios, cuando el contrato social o la junta general prescriban este derecho, el cual
se ejercitar a prorrata de las participaciones que tuviere.
vii. A solicitar a la junta general la revocación de la designación de administradores o
gerentes. Este derecho se ejercitará sólo cuando causas graves lo hagan
indispensable. Se considerarán como tales el faltar gravemente a su deber,
realizar a sabiendas actos ilegales, no cumplir las obligaciones establecidas, o la
incapacidad de administrar en debida forma.
viii. A recurrir a la Corte Superior del distrito impugnando los acuerdos sociales,
siempre que fueren contrarias a la Ley o a los estatutos.
ix. A pedir convocatoria a junta general en los casos determinados por la presente
Ley. Este derecho lo ejercitarán cuando las aportaciones de los solicitantes
representen no menos de la décima parte del capital social; y,
x. A ejercer en contra de gerentes o administradores la acción de reintegro del
patrimonio social. Esta acción no podrá ejercitarla si la junta general aprobó las
cuentas de los gerentes o administradores. (Ley de Compañias, 1999, pág. 50)
Obligaciones de los socios
a) Pagar a la compañía la participación suscrita. Si no lo hicieren dentro del plazo estipulado en
el contrato, o en su defecto del previsto en la Ley, la compañía podrá, según los casos y
atendida la naturaleza de la aportación no efectuada, deducir las acciones establecidas.
b) Cumplir los deberes que a los socios impusiere el contrato social.
c) Abstenerse de la realización de todo acto que implique injerencia en la administración.
d) Responder solidariamente de la exactitud de las declaraciones contenidas en el contrato de
constitución de la compañía y, de modo especial, de las declaraciones relativas al pago de las
aportaciones y al valor de los bienes aportados.
21
e) Cumplir las prestaciones accesorias y las aportaciones suplementarias previstas en el contrato
social. Queda prohibido pactar prestaciones accesorias consistentes en trabajo o en servicio
personal de los socios.
f) Responder solidaria e ilimitadamente ante terceros por la falta de publicación e inscripción del
contrato social; y,
g) Responder ante la compañía y terceros, si fueren excluidos, por las pérdidas que sufrieren por
la falta de capital suscrito y no pagado o por la suma de aportes reclamados con posterioridad,
sobre la participación social.
La responsabilidad de los socios se limitará al valor de sus participaciones sociales, al de las
prestaciones accesorias y aportaciones suplementarias, en la proporción que se hubiere establecido
en el contrato social. Las aportaciones suplementarias no afectan a la responsabilidad de los socios
ante terceros, sino desde el momento en que la compañía, por resolución inscrita y publicada, haya
decidido su pago. No cumplidos estos requisitos, ella no es exigible, ni aún en el caso de
liquidación o quiebra de la compañía. (Ley de Compañias, 1999)
De la administración
La junta general, formada por los socios legalmente convocados y reunidos, es el órgano supremo
de la compañía. La junta general no podrá considerarse válidamente constituida para deliberar, en
primera convocatoria, si los concurrentes a ella no representan más de la mitad del capital social.
La junta general se reunirá, en segunda convocatoria, con el número de socios presentes, debiendo
expresarse así en la referida convocatoria.
Salvo disposición en contrario de la Ley o del contrato, las resoluciones se tomarán por mayoría
absoluta de los socios presentes. Los votos en blanco y las abstenciones se sumarán a la mayoría.
De la forma del contrato
La escritura pública de la formación de una compañía de responsabilidad limitada será aprobada por
el Superintendente de Compañías, el que ordenará la publicación, por una sola vez, de un extracto de
la escritura, conferido por la Superintendencia, en uno de los periódicos de mayor circulación en el
domicilio de la compañía y dispondrá la inscripción de ella en el Registro Mercantil. El extracto de
la escritura contendrá los datos señalados en la Ley y, además, la indicación del valor pagado del
capital suscrito, la forma en que se hubiere organizado la representación legal, con la designación
del nombre del representante, caso de haber sido designado en la escritura constitutiva y el domicilio
de la compañía. De la resolución del Superintendente de Compañías que niegue la aprobación, se
podrá recurrir ante el respectiva Tribunal Distrital de lo Contencioso Administrativo, al cual el
Superintendente remitirá los antecedentes para que resuelva en definitiva. (Ley de Compañias, 1999,
pág. 60)
22
La escritura de constitución será otorgada por todos los socios, por si o por medio de apoderado.
En la escritura se expresará:
1) Los nombres, apellidos y estado civil de los socios, si fueren personas naturales, o la
denominación objetiva o razón social, si fueren personas jurídicas y, en ambos casos, la
nacionalidad y el domicilio.
2) La denominación objetiva o la razón social de la compañía.
3) El objeto social, debidamente concretado.
4) La duración de la compañía.
5) El domicilio de la compañía.
6) El importe del capital social con la expresión del número de las participaciones en que
estuviere dividido y el valor nominal de las mismas.
7) La indicación de las participaciones que cada socio suscriba y pague en numerario o en
especie, el valor atribuido a éstas y la parte del capital no pagado, la forma y el plazo para
integrarlo.
8) La forma en que se organizará la administración y fiscalización de la compañía, si se hubiere
acordado el establecimiento de un órgano de fiscalización, y la indicación de los funcionarios
que tengan la representación legal.
9) La forma de deliberar y tomar resoluciones en la junta general y el modo de convocarla y
constituirla; y,
10) Los demás pactos lícitos y condiciones especiales que los socios juzguen conveniente
establecer, siempre que no se opongan a lo dispuesto en la Ley.
La aprobación de la escritura de constitución de la compañía será pedida al Superintendente de
Compañías por los administradores o gerentes o por la persona en ella designada. Si éstos no lo
hicieren dentro de los treinta días de suscrito el contrato, lo hará cualquiera de los socios a costa del
responsable de la omisión.
Los administradores o los gerentes podrán ser designados en el contrato constitutivo o por
resolución de la junta general. Esta designación podrá recaer en cualquier persona, socio o no, de
la compañía.
“En caso de remoción del administrador o del gerente designado en el contrato constitutivo o
posteriormente, para que surta efecto la remoción bastará la inscripción del documentos respectiva
en el Registro Mercantil”. (Ley de Compañias, 1999, pág. 63)
23
El pago de las aportaciones por la suscripción de nuevas participaciones podrá realizarse:
1) “En numerario;
2) En especie, si la junta general hubiere resuelto aceptarla y se hubiere realizado el avalúo por los
socios, o los peritos, conforme lo dispuesto en la Ley.
3) Por compensación de créditos.
4) Por capitalización de reservas o de utilidades; y,
5) Por la reserva o superávit proveniente de revalorización de activos, con arreglo al reglamento
que expedirá la Superintendencia de Compañías”. (Ley de Compañias, 1999, pág. 63)
1.4. OBJETIVOS
1.4.1. Objetivo Principal
Fortalecer la satisfacción del cliente a través de la entrega de cable con la mejor
conducción eléctrica, la más alta calidad y al mejor costo.
1.4.2. Objetivos Específicos
Lograr una rentabilidad sostenida.
Incrementar en ventas anuales.
Ser la empresa que ofrece mejor disponibilidad de productos en el mercado eléctrico.
Ser una empresa competitiva en costos y gastos.
Lograr que el usuario final decida su compra porque percibe una entrega más rápida y de
mejor calidad.
Promover un equipo humano comprometido.
Lograr el desarrollo de la empresa y del equipo humano.
24
1.5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Todas las empresas, independientemente de su naturaleza o campo de trabajo, necesitan un
marco para funcionar. Este marco lo constituye la estructura orgánica, que es una división
ordenada y sistemática de sus unidades de trabajo, de acuerdo al objeto de su creación.
La representación gráfica de la estructura organizacional de la empresa se conoce como
organigrama. En la que cada puesto se enmarca en un cuadro, que encierra el nombre de ese
puesto; representándose por la unión de los cuadros mediante líneas, los canales de autoridad y
responsabilidad. Las personas que han de desempeñar cualquier función, dentro de un organismo
social deben buscarse siempre bajo el criterio de que reúnan los requisitos mínimos para
desempeñarla adecuadamente.
El organigrama con el que cuenta la empresa Incoreacables Cía. Ltda., es el siguiente:
25
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL EXISTENTE A LA 2013
INCOREACABLES CIA. LTDA.
Figura 1.1 Organigrama Estructural
Nota: “Organigrama Estructural” por. Cristina Lastra-2010-Incoreacables
Gerencia General
Direccion Administrativa
Contador General
Asisten Contable 1
Asistente Contable 2
Jefatura de Ventas
Vendedor 1
Vendedor 2
Jefatura de Bodega
Asistente de Bodega
Chofer y Ayudante de
Bodega 1
Guardia
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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO
INCOREACABLES CIA. LTDA.
Figura 1.2 Organigrama Estructural Propuesto
Junta de Accionistas
Gerencia General
Gerencia Administrativo
Financiero
Recursos Humanos
Contabilidad Bodega
Gerencia de Ventas
Ventas Credito y
Cobranzas
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ORGANIGRAMA FUNCIONAL PROPUESTO
INCOREACABLES CIA. LTDA
Figura 1.3 Organigrama Funcional Propuesto
Junta de Accionistas(1)
Gerencia General(2)
Gerencia Administrativo Financiero (3)
Recursos Humanos(5)
Contabilidad (6)
Bodega (7)
Gerencia de Ventas (4)
Ventas (8) Credito y
Cobranzas (9)
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JUNTA DE ACCIONISTAS (1)
Funciones
Toma de decisiones claves para la marcha y funcionamiento de la empresa
Estudia y aprueba o improbar los balances de fin de ejercicio y las cuentas que deben
rendir los administradores;
Disponer de las utilidades sociales de conformidad con la ley y con los estatutos;
Considerar los informes del representante legal sobre el estado de la empresa.
Selecciona Auditores Externos en caso que sea necesario
Ejercer las demás funciones que estén establecidas en los estatutos de la empresa.
GERENCIA GENERAL (2)
Funciones
Representar legalmente la empresa y tendrá a su cargo la dirección y la administración de
negocios puntuales.
Velar por el cumplimiento de todos los requisitos legales que afecten el negocio y
operaciones de la empresa
Definir las estrategias del negocio y plasmarlas en un presupuesto anual.
Preparar descripción de tareas y objetivos individuales para cada área funcional liderada
por su jefe de área.
Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la empresa.
Selecciona personal competente y desarrollar programas de entrenamiento para potenciar
sus capacidades.
Ejercer un liderazgo dinámico para volver operativos y ejecutar los planes y estrategias
determinados.
Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos y grupos
organizacionales.
Medir continuamente la ejecución y comparar resultados reales con los planes y estándares
de ejecución (autocontrol y Control de Gestión).
Supervisa constantemente los principales indicadores de la actividad de la empresa con el
fin de tomar decisiones adecuadas, encaminadas a lograr un mejor desempeño de la
empresa.
Mantener contacto continuo con proveedores, en busca de nuevas tecnologías o materias
primas, insumos y productos más adecuados.
Decidir sobre la contratación y despido de personal.
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Ser firma autorizada de los cheques de la compañía, sin límite de monto.
Aprobar y autorizar cualquier operación financiera como obtención de préstamos, cartas de
crédito, asignación de créditos a cliente.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por
la organización
GERENCIA ADMINISTRATIVO FINANCIERO (3)
Funciones
Análisis de los aspectos financieros y administrativos de todas las decisiones.
Analizar la forma de obtener los fondos y de proporcionar el financiamiento de los activos que
requiere la empresa.
Propone a la Gerencia General las inversiones más rentables para utilizar los recursos
financieros remanentes.
Análisis de las cuentas específicas e individuales del balance general con el objeto de obtener
información valiosa de la posición financiera de la compañía.
Analiza de las cuentas individuales del estado de resultados: ingresos y costos.
Analiza de los flujos de efectivo producidos en la operación del negocio.
Proyecta, obtiene y utiliza fondos para financiar las operaciones de la organización y
maximizar el valor de la misma.
Interactuar con las otras jefaturas para que la organización opere de manera eficiente,
Elaborar presupuestos que muestren la situación económica y financiera de la empresa, así
como los resultados y beneficios a alcanzarse en los períodos siguientes con un alto grado de
probabilidad y certeza.
Convenio con proveedores, para términos de compras, descuentos especiales, formas de pago y
créditos.
Evaluación y autorización de créditos para clientes.
Monitoreo y autorización de las compras necesarias para bodegas.
Encargado de todos los temas administrativos y financiero, relacionados con recursos humanos,
nómina, préstamos, descuentos, vacaciones, estados financieros, cartera de clientes, etc.
Describe las responsabilidades que definen cada puesto laboral y las cualidades que debe tener
la persona que lo ocupe.
Evalúa el desempeño del personal, promocionando el desarrollo del liderazgo.
Autorizar anticipo de sueldos o quincena para colaboradores de la empresa.
Relación directa con Bancos (obtención y renovación de préstamos, transacciones en dólares,
etc.)
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Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la
organización.
GERENCIA DE VENTAS (4)
Funciones
Atención al cliente
Emite las proformas, facturas y comprobantes de pago
Lleva el registro de compras, ventas de mercadería y control del inventario en coordinación
con bodega
Ingresar en el sistema “Fénix” las compras y ventas realizadas
Cuadra el inventario con las compras y ventas
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por
la organización
Reajuste de inventario por faltante y sobrante de mercadería previa la autorización de
gerencia general.
Autorizar la anulación de facturas por mal emisión.
Observación de correo electrónico institucional y personal (Outlook) para designación de
funciones a sus colaboradores
Solicitar y verificar que la información requerida a los clientes para el otorgamiento de
crédito sean adecuados.
Apoya la gestión de cobranza a los vendedores o la Gerencia cuando sea requerido
Busca y propone a la Jefatura mejoras en la gestión de cobranzas, manejo de la cartera.
Promover el cuidado y mantención de los medios tecnológicos y materiales necesarios
para la gestión del equipo.
Cuida y preserva el nivel deseado del ambiente laboral definido por la empresa.
RECURSOS HUMANOS (5)
Funciones
Reclutamiento y selección de personal, planifica con anticipación las necesidades de recursos
humanos de cada área existente en la empresa.
Incorpora al nuevo empleado a la empresa, da la bienvenida, trasmite la cultura de la empresa,
presentar al resto del equipo que conforma la empresa.
Capacita a los colaboradores que hacen parte de la empresa, buscar espacios que los mantengan
motivados y actualizados.
31
Elabora nómina, liquidaciones según los convenios correspondientes y demás beneficios
sociales.
Desarrollar el sentido de permanencia, liderazgo, iniciativa y el compromiso de los
colaboradores con la empresa, un buen clima de trabajo ayuda a mejorar la productividad.
CONTABILIDAD (6)
Funciones
Presentación de los estados financieros mensuales a la jefatura administrativa financiera.
Revisión de la contabilidad y responsabilidades tributarias con el SRI.
Asegura la existencia de información financiera y contable razonable y oportuna para el uso de
jefatura administrativa financiera.
Elaboración de reportes financieros, de ventas para la jefatura administrativa financiera.
Elaboración de roles de pagos, y demás beneficios sociales para los colaboradores de la
empresa.
Elaboración de conciliaciones bancarias.
BODEGA (7)
Funciones
Recibir la mercadería enviada por los proveedores, constata físicamente la mercadería con
la factura e ingresar al kardex
Entregar la mercadería de acuerdo a la orden de despacho o guía de remisión a los clientes
y choferes para su ruta
Controlar que realicen los cortes y entrega de materiales de conformidad con los pedidos,
asegurando la calidad y cantidad del material entregado y las descargas de material en
Kardex
Manejo del inventario y cuadre del Kardex con el inventario del sistema.
Verificar cada día el stock de productos y cuadrar al día el Kardex de los productos con el
inventario físico.
Control completo de las bodegas, aseguren que no existan faltantes.
Colaborar con el contador y el resto de personal en el inventario físico por lo menos 2
veces al año.
Colaborar a preservar el nivel deseado del ambiente laboral definido por la empresa.
Informe diario de novedades
Cuidar y preservar el nivel deseado del ambiente laboral definido por la empresa.
32
Colaborar con la limpieza y de la bodega.
VENTAS (8)
Funciones
Elabora proformas y cotizaciones a solicitud del cliente.
Elabora facturas y retenciones.
Elaborar guías de remisión
Verificar el stock de mercadería en el sistema.
Apoyar en la recuperación de la cartera
Apoyar en el conteo del inventario físico.
Realiza tareas que se le encomiende por la Gerencia
Cuidar y perseverar el nivel deseado del ambiente laboral definido por la empresa
Colaborar con el mantenimiento, limpieza de la bodega
Realiza órdenes de compra en coordinación con Director de Ventas
Descarga de inventario enviado solo con guía de remisión para su facturación máxima una
semana.
Revisión de correo electrónico institucional y personal (Outlook) e informar novedades
Recepción de cobros y cuadre de cheques y efectivo con el Departamento de Contabilidad.
Entregar de facturas emitidas por ventas a Gerencia para su revisión de precios.
Entregar de facturas por cobrar cliente a Contabilidad
CRÉDITO Y COBRANZAS (9)
Funciones
Aplicar devoluciones a facturas
Realizar rebajas en cobranzas
Elaborar un listado de clientes con facturas ya vencidas y retenciones pendientes
Enviar estados de cuentas a correos de clientes
Revisar los estados de cuenta de los clientes en caso de que se amerite para tomar acciones
relacionadas con la cobranza.
Elaborar recibos correspondientes de liquidación de cuentas por cobrar clientes
Ingresar al sistema la cobranza recibida
Elabora notas de crédito y débito por descuento.
33
CAPÍTULO II
2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
El direccionamiento estratégico es el instrumento metodológico por cual se establece los
logros esperados y los indicadores para controlar, identificando los procesos críticos dentro de la
gestión, los enfoques, y demás áreas importantes que tengan concordancia con la misión, la visión,
y los objetivos establecidos por la empresa.
2.1. MISIÓN
Es la razón de ser de la empresa, el motivo por el cual existe. Así mismo es la
determinación de las funciones básicas que la empresa va a desempeñar en un entorno determinado
para conseguir tal misión.
En la misión se define: la necesidad de satisfacer a los clientes, alcanzar productos y
servicios a ofertar. Con la misión conoceremos el negocio al que se dedica la empresa en la
actualidad, y hacia qué negocios o actividades puede encaminar su futuro, por lo tanto también
debe ir de la mano con la visión y los valores.
Se propone que la Misión para Incoreacables Cía. Ltda., debe ser:
"SER UNA EMPRESA LÍDER EN COMERCIALIZACIÓN DE CONDUCORES
ELÉCTRICOS, ENTREGAR A LOS CLIENTES MATERIAL DE ALTA CALIDAD CON
PRECIOS Y ATENCIÓN OPORTUNA Y PERSONALIZADA. PARTIENDO DE SÓLIDOS
PRINCIPIOS, EFICIENCIA Y EFICACIA EN CADA UNO DE LOS COLABORADORES, A
TRVÉZ DEL MEJORAMIENTO CONTINUO."
2.2. VISIÓN
Se refiere a lo que la empresa quiere crear, la imagen futura de la organización.
La visión es creada por la persona encargada de dirigir la empresa, y quien tiene que
valorar e incluir en su análisis muchas de las aspiraciones de los agentes que componen la
organización, tanto internos como externos.
34
La visión se realiza formulando una imagen ideal del proyecto y poniéndola por escrito, a
fin de crear el sueño (compartido por todos los que tomen parte en la iniciativa) de lo que debe ser
en el futuro la empresa.
Una vez que se tiene definida la visión de la empresa, todas las acciones se fijan en este
punto y las decisiones y dudas se aclaran con mayor facilidad. Todo miembro que conozca bien la
visión de la empresa, puede tomar decisiones acorde con ésta.
Se propone que la Visión para Incoreacables Cía. Ltda., debe ser:
"PROYECTARSE COMO UNA ORGANIZACIÓN LÍDER E INNOVADORA A NIVEL
NACIONAL EN LA COMERCIALIZACIÓN DE CONDUCTORES ELÉCTRICOS. Y
ALCANZAR LA SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES, CON EL COMPROMISO DE
MEJORAR CONTINUAMENTE Y ALACANZAR LOS OBJETIVOS PROPUESTOS POR EL
EMPRESA”.
2.3. OBJETIVOS DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
2.3.1. Los objetivos del área administrativa son los siguientes:
Disponer la ejecución de las actividades para la provisión de los servicios administrativos y
logísticos que requiera la empresa para su operación.
Mantener una eficiente y eficaz administración de los recursos financieros y físicos de la
empresa.
Garantizar el adecuado desarrollo de los procedimientos y actividades del área
administrativa.
Innovar a cumplir estrictamente con el reglamento interno de trabajo y las normas de
Higiene y Seguridad industrial adoptadas.
Verificar el ejercicio del control interno.
2.4. POLÍTICAS DE VENTAS
Las políticas de ventas que utiliza INCOREACABLES CIA. LTDA., son las siguientes:
Maneja 5 listas de precios, estas varían dependiendo de la continuidad del cliente, los
montos de facturas, así también si su pago es a crédito o contado.
35
Toda compra menor o igual a $ 100 dólares se pagará de contado.
Se realizará descuentos a fin de vender tramos o bobinas listas de acuerdo al tipo de cable.
Se proporciona la posibilidad que los clientes paguen anticipadamente sus obligaciones
otorgando un descuento adicional por pronto pago, bajo las siguientes condiciones:
El cliente no puede presentar otras facturas vencidas.
El pronto pago se debe realizar hasta los 10 días calendario a la fecha de emisión de la
factura.
Se emitirá una nota de crédito por el monto correspondiente al descuento adicional para
regularizar la cuenta.
2.5. PRINCIPIOS Y VALORES
PRINCIPIOS:
Los principios son el conjunto de valores, creencias, normas, que orientan y regulan la vida
de la organización
Estos principios se manifiestan y se hacen realidad en nuestra cultura, nuestra forma de ser,
pensar y conducirnos.
En cuanto a su importancia, es fundamental para la sociedad inculcar estos desde el
nacimiento para ser personas de bien.
Respeto.- Significa amar sobre todas las cosas, no hacer lo que a ti no te gustaría que te
hicieran, saber escuchar y no interrumpir al prójimo cuando está hablando. En resumen,
respeto significa ser cívico.
Tolerancia.- La tolerancia es uno de los valores humanos más respetados y guarda relación
con la aceptación de aquellas personas, situaciones o cosas que se alejan de lo que cada
persona posee o considera dentro de sus creencias. Se trata de un término que proviene de
la palabra en latín “tolerare”, la que se traduce al español como “sostener”, o bien,
“soportar”. La tolerancia es posible de medir en determinados grados que guardan relación
con la aceptación que se tenga ante algo con lo que no se está de acuerdo o que no se
adecua al propio sistema de valores.
Justicia.- Es un principio determinado por la sociedad. Nació de la necesidad de mantener
la armonía entre sus integrantes. Es el conjunto de reglas y normas que establecen un
marco adecuado para las relaciones entre personas e instituciones, autorizando,
36
prohibiendo y permitiendo acciones específicas en la interacción de individuos e
instituciones.
Solidaridad.- La solidaridad es una de los principios humanos por excelencia, del que se
espera cuando una persona requiere de nuestros buenos sentimientos para salir adelante. En
estos términos, la solidaridad se define como la colaboración mutua en la personas, como
aquel sentimiento que mantiene a las personas unidas en todo momento, sobre todo cuando
se viven experiencias difíciles de las que no resulta fácil salir.
Liderazgo.- Son personas que se distinguen entre todas las demás, no por su talento innato
o su conocimiento técnico, sino por su capacidad de inspirar a otros, de soñar y convertir
sus sueños en realidad, de generar pasión y energía en todo lo que hacen y transmitirla a las
personas que les rodean. Existe una enorme diferencia entre ser líder y ser un jefe, que se
limita a cumplir directivas superiores y buscar que las personas de su alrededor hagan lo
requerido.
VALORES:
La solidaridad: valor innato del ser humano, que a pesar de sus diferencias lingüístico
culturales, sociales, religiosas e ideológicas; se manifiesta, especialmente en momentos y
situaciones de apremio.
Honestidad: al cumplir con el trabajo establecido optimizando los recursos existentes,
evitando el desperdicio de los mismos.
Responsabilidad: son los deberes y obligaciones del cargo asignado, de acuerdo al
Reglamento y Estatuto establecido, asumiendo las consecuencias de las acciones o
decisiones tomadas.
Respeto: demostrar cordialidad y buen trato a las personas con las que se relaciona nuestro
servicio, además propiciar un ambiente laboral agradable para desempeñar correctamente
las labores cotidianas.
Compromiso: al demostrar esfuerzo y dedicación llevando siempre adelante las tareas
asignadas, mediante la actualización de los conocimientos para un mejor desempeño.
Compañerismo: participar activamente con el trabajo de los demás, demostrando el
compromiso y cooperación mutua, para alcanzar los objetivos establecidos.
2.6. ESTRATEGIAS
Las estrategias se las define como caminos o acciones a seguir para el correcto
cumplimiento de los objetivos de la organización y la realización de los resultados esperados de la
empresa.
37
Las estrategias no se han definido por escrito en la empresa sin embargo producto de la
investigación he llegado a determinar las siguientes estrategias.
2.6.1. Estrategia general:
• Indagar de manera profunda en la innovación y distribución de nuevos productos a nivel
mundial, con el objeto de brindar al consumidor un producto que a más de ser útil abarque
tecnología, garantía y sobre todo calidad.
2.6.2. Estrategias específicas:
• Mantener un recurso humano capacitado, motivado y sobre todo comprometido con el
cumplimiento de los objetivos de la empresa, para que así formen parte de la misión y visión
establecidas.
• Brindar un producto accesible a los consumidores en cuanto al precio, u ofrecer algún producto
sustituto de menor precio sin embargo con similares beneficios.
• Ser una empresa que cumple con las exigencias de los consumidores en cuanto a necesidades
de insumos que generalmente en el mercado existe muy poca oferta.
• La garantía de los productos son la carta de presentación de la empresa, por lo tanto cada
entrega tiene su respaldo y responsabilidad de la organización.
• Participar como auspicio en eventos que les permitan darse a conocer como una empresa que
se dedica a la comercialización de conductores eléctricos de alta y baja tensión.
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CAPITULO III
3. ANÁLISIS SITUACIONAL
3.1. Análisis Interno
3.1.1. Descripción de los Procedimientos Administrativos y Financieros.
Describiré los procedimientos que realiza la empresa tanto para el área administrativa como
financiera.
3.1.1.1. Área Administrativa
En la empresa Incoreacables Cía. Ltda., el área administrativa debe interpretar los objetivos
que desea alcanzar, cada departamento que funciona en la empresa no trabaja de manera aislada,
interactúan entre sí.
3.1.1.1.1. Junta de accionistas
DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
En este proceso se puedo observar que existen varias deficiencias de control interno como las
siguientes:
No analiza los estados financieros para la aprobación de los balances de fin de ejercicio.
No revisan documentos de sustento de cargas familiares para la repartición de utilidades.
No tienen un análisis correcto para la selección de auditores externos.
Deberían realizar un correcto análisis de los documentos que presentan los empleados para
repartición de utilidades, de igual manera tener una correcta selección de la empresa que va a
realizar la auditora externa a la empresa.
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3.1.1.1.2. GERENCIA GENERAL
DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
En este proceso se puedo observar que existen varias deficiencias de control interno como las
siguientes:
No define estrategias para la empresa y realiza un presupuesto anual.
No realiza un adecuado análisis al momento de seleccionar el personal que va a laborar
dentro de la empresa.
No mantiene un contacto continuo con los proveedores al momento de realizar
negociaciones de compra de mercaderías.
No hace cumplir las normas y procedimientos en materia de seguridad integral
establecidos.
El gerente general por ser la segunda cabeza de la organización debería involucrarse, con los
procedimientos que se realizan dentro de la empresa.
3.1.1.1.3. Procedimientos para el Personal
El talento humano es muy sensible a la mentalidad que predomina en las organizaciones, ya que
depende de varios aspectos de cada organización, la estructura organizacional adoptada, el negocio
de la organización. Intención de colaboradores para la empresa Incoreacables Cía. Ltda., es una de
las actividades más difíciles, debido a que en base a esta selección afecta las actividades de la
empresa. La preservación del talento humano debe ir ligada a las políticas de la empresa, para tener
un lineamiento entre los colaboradores y la empresa.
3.1.1.1.3.1. Reclutamiento y selección del personal
DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
La selección de personal debe considerarse como una inversión más, que hace la empresa para
contar con un personal eficiente. Razón por la que la empresa debe iniciar un proceso de selección.
En este proceso se puedo observar que existen varias deficiencias de control interno como las
siguientes:
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No existe políticas para el reclutamiento de personal, esto ocasiona problemas y pérdida de
tiempo.
No existe un formato establecido, para que los jefes de área puedan solicitar un nuevo
empleado a recursos humanos.
No se identifica en el proceso de la empresa, que exista la persona adecuada para la
vacante existente.
Se pudo probar que la selección del personal no está basada en capacidad y desempeño.
Para que exista una mejor selección de personal, se debe realizar nuevos procedimientos, enfocados
en las actividades que realiza la empresa. Se debe tomar en cuenta que la selección del personal es
de gran importancia para la empresa.
3.1.1.1.3.2. Contratación del personal
DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
En este proceso puedo observar que existen varias deficiencias de control interno como las
siguientes:
No existen responsables para la ejecución del procedimiento, luego que ha sido
seleccionado el personal idóneo para laborar en la empresa.
No existen políticas y objetivos para que se pueda realizar de una manera eficiente este
procedimiento.
Para este procedimiento deberían existir personas responsables, que puedan llevar de una manera
adecuada, en vista de no existir muchas deficiencias de control interno.
3.1.1.1.3.3. Inducción del personal
DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
En este proceso puedo observar que existen varias deficiencias de control interno como las
siguientes:
No existen responsables para la ejecución del procedimiento de inducción del personal a la
empresa.
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No existen políticas y objetivos para que se pueda realizar de una manera eficiente este
procedimiento.
No existe comunicación a los jefes inmediatos de la inducción del nuevo personal que
ingresa la empresa.
No se realiza una presentación del nuevo colaborador, a sus compañeros de labores
El nuevo colaborador no recibe instrucciones, de las actividades que va a realizar dentro de
la empresa.
Deberían existir responsables del procedimiento, para que puedan dar una información adecuada al
nuevo personal, de esa manera puedan cumplir sus actividades encomendadas por sus jefes
inmediatos.
De igual manera es necesario que los jefes inmediatos conozcan al nuevo colaborador, para poder
coordinar que actividades realizará desde el primer día, hasta que se familiarice con sus actividades
de trabajo.
3.1.1.1.3.4. Capacitación del personal
DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
En este proceso puedo observar que existen varias deficiencias de control interno como las
siguientes:
No existen responsables para la ejecución del procedimiento de capacitación del personal
de la empresa.
No existen políticas y objetivos establecidos para realizar la capacitación del personal.
No existe un cronograma de capacitaciones que puede requerir el empleado durante un año
calendario.
No existe un formato de solicitud de capacitaciones para el personal.
Recursos Humanos no toma en cuenta las necesidades de capacitación de los trabajadores.
Se debería establecer un cronograma anual de capacitaciones, definiendo la necesidad de cada
área., de esta manera el personal encargado de este procedimiento podrá coordinar los eventos de
capacitación.
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La solicitud de capacitación se la debe realizar, mediante un formato establecido por la empresa;
así se mantendrá un archivo de las capacitaciones realizadas.
3.1.1.1.3.5. Control y permanencia del personal
DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
En este proceso puedo observar que existen varias deficiencias de control interno como las
siguientes:
No existen responsables para la ejecución del procedimiento de control y permanencia del
personal en la empresa.
No existen políticas y objetivos definidos para el control y permanencia del personal dentro
de la empresa.
No se tramitan de manera inmediata los permisos del personal.
No se lleva un registro o control del personal que pide permisos o licencias para no asistir a
laborar en la empresa, esto ocasiona no saber cuántos días tiene realmente de vacaciones.
Deberían existir un responsables de este procedimiento a parte de los jefes superiores de cada área,
así podrán saber cuál es el tiempo del personal dentro de la empresa, y controlar las actividades que
realiza durante la jornada de trabajo.
Llevar archivos de las inasistencias de los empleados de la empresa, y si existiesen sus respectivas
justificaciones, de esta manera llevar un control adecuado de los empleados.
3.1.1.1.3.6. Evaluación del personal
DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
En este proceso puedo observar que existen varias deficiencias de control interno como las
siguientes:
No existen responsables para la ejecución del procedimiento de evaluación del personal de
la empresa.
No existen políticas y objetivos definidos para la evaluación del personal dentro de la
empresa.
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No existe un formato de evaluación del personal.
No se realizan evaluaciones periódicas a los empleados de la empresa.
Debería existir responsables para este procedimiento, porque así podrá realizar una evaluación
constante a los colaboradores y saber cuáles son sus deficiencias y por qué no pueden ejecutar sus
actividades laborales.
3.1.1.2. Área Financiera
Su objetivo es reflejar estados financieros, cuáles son las operaciones que se están
realizando, toda la información que resulte importante y que pueda ser útil para poder llevar a cabo
la toma de dediciones correspondientes que determinarán el rumbo que le empresa debe seguir para
el cumplimiento de los fines y las metas propuestas.
Procedimientos Financieros
El área se encarga del desarrollo de las actividades referidas a los movimientos financieros en la
empresa, así como debe mantener un cierto control en todas las finanzas correspondientes a la
misma, se debe evaluar un informe semestral financiero que detalle la información precisa, exacta y
concreta de los estado financieros de la empresa.
3.1.1.2.1.1. CAJA CHICA
DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
En este proceso puede observar que existen varias deficiencias de control interno como las
siguientes:
No se realiza una solicitud para que designe un monto, para caja chica.
No existen políticas y objetivos para el correcto manejo del fondo de caja chica.
No existe un control adecuado de los documentos que justifican los gastos de caja chica.
Las personas que hacen uso de la caja chica no entregan documentos de respaldo para,
sustentar el gasto.
Cuando se realiza una reposición de caja chica no se hace mediante cheque, se hace una
reposición con dinero de ventas en efectivo del día, esto da lugar a equivocaciones.
No existe un límite de gasto del fondo de caja chica, razón por la cual el monto de caja
chica dura de tres a cuatro días.
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Debe existir una solicitud para apertura este fondo, de igual manera se deben realizar arqueos al
custodio de caja chica, de esta manera verificar si están dando un buen uso a los recursos de la
empresa.
Debería existir una política donde se estime hasta que valor caja chica puede sustentar el pago, ya
que las reposiciones se las está realizando en forma seguida y el fin que tiene la caja chica no se
está realizando.
Las reposiciones de Caja Chica deberían ser realizadas mediante cheques, para que se tenga un
Comprobante de Egreso del valor entregado, así habrá un control adecuado.
3.1.1.2.1.2. Caja viajes
DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
En este proceso puede observar que existen varias deficiencias de control interno como las
siguientes:
No se realiza una solicitud para que designe un monto, para Caja Viajes
No existen políticas y objetivos para el adecuado uso del fondo de Caja Viajes.
No se encuentran debidamente sustentados los gastos que realizan los empleados que hacen
uso de este fondo.
Cuando se realiza una reposición de Caja Viajes no se hace mediante cheque, se hace una
reposición con dinero de ventas en efectivo del día, esto da lugar a equivocaciones.
No existen políticas para el personal que viajan, donde conste cuales son valores únicos
para viáticos, y no sean utilizarlos de otra manera.
Debe existir una solicitud que sustente la apertura del monto para Caja Viajes, al igual que de estos
valores deben realizarse arqueos sorpresivos, para mantener un control adecuado.
Determinar políticas e informar a los colaboradores que realizan viajes que estos valores solo deben
ser utilizados en viáticos de viaje, para que no sean utilizados de otra manera.
Las reposiciones de Caja Viajes deberían ser realizadas mediante cheques, para que se tenga un
comprobante de egreso del valor entregado, así habrá un control adecuado.
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3.1.1.2.1.3. Bancos
DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
En este proceso puede observar que existen varias deficiencias de control interno como las
siguientes:
No existen políticas y objetivos para el adecuado manejo adecuado de la Cuenta Bancos.
No existe un control de los cheques que se han emitido y estos no han sido cobrados a la
fecha.
Los cheques anulados no tienen un adecuado procedimiento de anulación.
Se firman cheques en blanco para luego ser ingresados al sistema, el Gerente General no
conoce el valor por el que fue girado.
Se pasan a Gerencia solamente cheques elaborados, no se respaldan con facturas de los
proveedores, o algún documento que sustente el pago del mismo.
Las trasferencias que realizan los clientes, no son registrados a tiempo en el mes que
corresponde esto ocasiona que las conciliaciones no cuadren y se tenga que buscar en qué
fecha fueron realizados y porque cliente fue realizado.
Deben existir políticas para la emisión, firma y entrega de cheques, ya que no se puede firmar un
cheque sin tener documentos de respaldo, cualquier pago que se realice debe tener su factura antes
de la firma.
Los cheques que son anulados, debe ser rasgada la firma y adjuntado con el documento de egreso,
de esa manera existirá un mejor control y mayor seguridad.
Crear una base de datos de los clientes que realizan transferencias, y los lugares donde los realizan,
de esta manera no debe esperar un largo tiempo para ingresar la trasferencia realizada por los
clientes.
3.1.1.2.1.4. Clientes
DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
En este proceso puede observar que existen varias deficiencias de control interno como las
siguientes:
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No existen políticas y objetivos para el manejo adecuado de clientes
No se tiene un control adecuado de la cartera de los clientes.
No se realiza una confirmación por escrito de los valores pendientes de cobro a los clientes.
No se realizan arqueos de documentos de cuentas por cobrar.
Antes de realizar créditos a los clientes no tiene un seguimiento previo para poder
conceder.
Establecer políticas para el adecuado manejo de la cartera de clientes, realizar una previa
investigación del cliente al que se le concederá el crédito, para saber en la forma como va a
cancelar.
Determinar un análisis de las fechas de vencimiento, dependiendo del cliente y el monto realizado.
Debería existir un mejor control de los clientes que se encuentran en mora, enviándoles por e-mail
o por llamadas telefónicas que facturas se encuentran vencidas y comprometiéndoles a la
cancelación inmediata de las mismas.
Realizar un control de las facturas que se encuentran por cobrar, revisar el saldo de las facturas
físicas concuerda con el valor del mayor de cartera de clientes.
3.1.1.2.1.4.01 PROVISIÓN CUENTAS INCOBRABLES
DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
En este proceso puede observar que existen varias deficiencias de control interno como las
siguientes:
No existe responsables para realizar este procedimiento.
No existen objetivos y políticas para un adecuado manejo de cuentas incobrables de la
empresa.
No cuenta con un cuadro de morosidad, para que puedan revisar el saldo vencido de cada
uno.
No cuenta con un cálculo de cuentas incobrables al empiezo del año.
No se realiza seguimiento, a los clientes con facturas ya fuera de su plazo.
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Establecer políticas de días de crédito para cada cliente, de esta manera se puede determinar que
cliente, se está convirtiendo en una cuenta incobrable.
Realizar un control al finalizar el mes de que clientes se encuentran ya en morosidad, para proceder
a su cobro respectivo.
3.1.1.2.1.5. Inventarios
DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
En este proceso puedo observar que existen varias deficiencias de control interno como las
siguientes:
No existen objetivos para un adecuado manejo de inventarios de la empresa.
No existe una política para poder dar de baja a la mercadería que se encuentra en mal
estado, estos artículos utilizan espacio en las instalaciones.
No existen mayores auxiliares de inventario, para que de esta manera puedan saber cuál es
el metraje correcto de las bobinas de cable eléctrico.
Cuando se realizan movimientos de inventario en el Departamento de Ventas no se
realizan con documentos de respaldo para que puedan sustentar en el departamento
contable.
Los inventarios se realizan anualmente, esto no da una cifra correcta de cuanto es el valor
de inventarios y al momento que se realiza el inventario se dan casos que se continua
vendiendo, esto produce no tener un valor correcto de un inventario físico.
No existen medidas para poder identificar la mercadería que no se encuentra en buen
estado, y poder darla de baja.
No existe una política de sanción para los encargados de bodega cuando exista perdida de
la mercadería o deterioro de la misma.
Deben existir una planificación para la toma fisca de inventarios, y el personal encargado del
manejo del mismo, ya que de esta manera podrán concientizar en su trabajo y realizarlo con
responsabilidad.
Los inventarios deberían realizarlos al menos 2 veces al año, para saber si sus cifras son correctas
al momento de la presentación de balances.
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3.1.1.2.1.6. Activo fijo
DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
En este proceso puede observar que existen varias deficiencias de control interno como las
siguientes:
No existen políticas y objetivos para el uso adecuado de los activos fijos de la empresa.
Se pudo observar que no se lleva un mayor auxiliar de los activos fijos que posee la
empresa, simplemente los compran y ubican en el lugar donde estimen necesario.
No se realizan tomas físicas de los activos que tiene la empresa.
No se informa a la Gerencia General de los faltantes que existe, al momento de verificar
cada Activo Fijo.
Al momento de realizar la compra debería existir una tarjeta de identificación del activo adquirido,
y este ser archivado por el Departamento Contable
Se debería asignar una persona responsable de los activos de la empresa, que pueda verificar el
sitio y uso que se les da al mismo.
Realizar tomas físicas periódicas de los activos, de esta manera conocer, si están en buen uso o
necesitan dar de baja ciertos bienes y adquirir otros activos.
3.1.1.2.1.7. Proveedores
DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
En este proceso puede observar que existen varias deficiencias de control interno como las
siguientes:
No cuentan con políticas y objetivos para el manejo adecuado de la cuenta proveedores.
No existe un procedimiento adecuado para verificar los saldos pendientes de los
proveedores que tiene la empresa.
La empresa no cuenta con un procedimiento para revisar los contratos ya caducados con
los proveedores existentes y volver a negociar precios.
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No se recibe estados de cuenta por parte de los proveedores para realizar los pagos de las
facturas vencidas.
Deben existir políticas y objetivos para que se maneje de una manera eficiente la cuenta
proveedores. Solicitar a los proveedores que envíen mediante correos electrónicos un día a la
semana de la cartera que se encuentra vencida, para de esta manera revisar las facturas y sus saldos
correspondientes y efectuar los pagos.
Luego de efectuar la revisión de las carteras enviadas por proveedores, adjuntar las facturas al
documento enviado, para la aprobación de pago por parte del Gerente General y proceder a emitir
el cheque correspondiente.
Establecer un día y hora en la semana para proceder el pago a proveedores.
3.1.1.2.1.7.01 OBLIGACIONES CON LA ADMINISTRACION TRIBUTARIA
DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
En este proceso puede observar que existen varias deficiencias de control interno como las
siguientes:
No existe políticas y objetivos para el manejo adecuado de la cuenta obligaciones con la
administración tributaria.
No se realizan provisión de impuesto a la renta de los trabajadores que pasan la base según
la tabla vigente emitida por el Servicio de Rentas de Internas.
No se realiza como anexo un cuadro en Excel de compras y ventas, previa a realizarse la
declaración.
El gerente general no tiene conocimiento del valor que va a pagar en la declaración del
impuesto al valor agregado (IVA) y declaración de la retención en la fuente.
Efectuadas las declaraciones no existe un seguimiento de las retenciones faltantes emitidas
por los clientes.
3.1.1.2.1.7.02 BENEFICIOS SOCIALES DE EMPLEADOS
No cuentan con políticas, para el manejo adecuado de los beneficios sociales
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No se realiza provisiones de los beneficios sociales de cada empleado, esto se lo realiza
una vez al año.
Al no realizar una provisión cada mes, no se puede realizar cuadres cada mes de los
beneficios sociales.
Debe existir una provisión mensual de cada empleado y de los beneficios sociales que percibe.
3.1.1.2.1.8. Compras
DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
En este proceso puede observar que existen varias deficiencias de control interno como las
siguientes:
No existen políticas y objetivos para el manejo adecuado de las compras realizadas por la
empresa.
Al momento de realizar una adquisición no se realiza mediante Órdenes de Compras
Deben existir Órdenes de Compra para las adquisidores que realice la empresa, ya que de esta
manera se puede cotejar el producto que han solicitado, sus precios, garantía.
Las órdenes de compras deberían ser enumeradas, y archivadas secuencialmente para tener un
respaldo de la adquisición hecho por la empresa.
3.1.1.2.1.9. Ventas
DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
En este proceso puede observar que existen varias deficiencias de control interno como las
siguientes:
No existen políticas y objetivos para el manejo adecuado de las ventas.
Las políticas de ventas no son informadas a todo el personal que trabaja en el área.
El Jefe de Ventas no recibe un informe diario de las actividades que realiza, la persona que
se encuentra a su cargo.
Los vendedores tienen conocimientos muy escasos de una cultura tributaria.
51
Al momento de enviar una cotización al cliente, estas no son revisadas por la persona
encargada del área
Deben existir capacitaciones para los colaboradores del área de ventas de cultura tributaria, así al
momento de realizar una factura o retención no habrá lugar a equivocarse.
Los colaboradores del área de ventas deberían conocer, cuáles son las políticas, precios,
descuentos, crédito de ventas que mantiene la empresa con sus clientes, según sea el caso.
El Jefe de Ventas debería realizar un cronograma de las actividades que va a realizar cada
colaborador a su cargo, durante el día
3.1.1.2.1.9. 01 GERENCIA DE VENTAS
DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
En este proceso puede observar que existen varias deficiencias de control interno como las
siguientes:
No realiza un cuadre adecuado del inventario de compras y ventas.
No solicita autorización a gerencia general para los reajustes de inventario por faltantes o
sobrantes de inventario.
No analiza las facturas antes de realizar una anulación.
No apoya a la gestión de cobranza a los clientes que se encuentran en mora.
La gerencia de ventas es un área importante de la empresa, por la cual debería existir un mejor
procedimiento de sus actividades.
3.1.1.2.1.9. 02 BODEGA
DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
En este proceso puede observar que existen varias deficiencias de control interno como las
siguientes:
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Al momento de recibir la mercadería entregada por los proveedores no tienen una revisión
adecuada de la misma.
Al momento de entregar la mercadería a los clientes, no se revisa el pedido de bodega para
tener una certeza de lo entregado.
Cuando realizan cortes de los conductores eléctricos, no bodegueros no registran en los
Kardex.
Debería existir un control adecuado del personal que se encuentra dentro de la bodega ya que ellos
son los responsables de la mercadería.
Cada empleado que realice un corte debe ser responsable de registrar en el Kardex el material que
ha sido cortado.
3.1.1.2.1.10. Facturación
DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
En este proceso puede observar que existen varias deficiencias de control interno como las
siguientes:
No existen políticas y objetivos para el manejo adecuado de la facturación que realiza la
empresa.
Las facturas se emiten en fechas posteriores, a las de sus ventas, por pedido de sus clientes.
No existe un manejo adecuado de los pedidos de bodega, ya que varias de las veces no son
autorizados por la persona responsable.
Al momento de anular una factura, el sistema le permite realizar a cualquier vendedor.
Deben existir políticas y objetivos para el procedimiento de la facturación, al igual que mercadería
que es salida de la empresa debería ser facturada, para que exista valores de existencias correctos.
Se debe parametrizar el sistema para que no todos los colaboradores del área de ventas tengan
acceso al sistema y realizar una anulación, sin previa autorización de la persona responsable.
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3.1.1.2.1.11. Patrimonio
DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
En este proceso puede observar que existen varias deficiencias de control interno como las
siguientes:
No existe políticas y objetivos para el manejo adecuado de la cuenta patrimonio
Cuando se realizan aumentos posteriores, estos no son notificados a la Superintendencia de
Compañías.
3.1.2. Influencias Micro ambientales
Las influencias Microambientales consisten en las fuerzas incontrolables que rodean a la
compañía. La empresa debe partir de las influencias microambientales, para luego buscar
oportunidades y detectar amenazas. El entorno del ambiente está compuesto por todos los actores y
las fuerzas que afectan la capacidad de la empresa para realizar transacciones efectivas con el
mercado meta.
3.1.2.1. Clientes
Para Incoreacables Cía. Ltda., es importante contar con clientes satisfechos con la
adquisición del producto, ya que de esta manera garantizan que existirán futuras compras. Este es
el segmento más estable de la base de datos de la organización y por esta razón, sobre los que más
se debe trabajar.
Para que un negocio funcione es de vital importancia que sus clientes sean activos, para lo
cual se necesita que exista satisfacción con el producto, si un cliente está satisfecho significa que
percibieron el desempeño de la empresa, el producto y el servicio como coincidente con sus
expectativas.
Los clientes frecuentes para Incoreacables Cía. Ltda., son los siguientes:
Almacén Juan Montero
Ing. Armando Portalanza
Ing. Carlos Ortiz campos
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Coelec Cía. Ltda.
Coelec S.C
Comercial e Importadora Cimsa
Consel
Electrical Sight
Electro Richard Ruiz
Tecnólogo Gonzalo Arrellano
CIE Mónica Benítez
Rhelec Ingeniería Cía. Ltda.
Rubio & Pinos Constructora
Siaproci
SSumelectric
3.1.2.2. Proveedores
Incoreacables Cía. Ltda., tiene varios proveedores tanto nacionales como internacionales,
en el caso de proveedores internacionales estos se encuentran ubicados en Chile, Colombia y Brasil
los cuales poseen una gran variedad de conductores eléctricos de alta, baja y media tensión cuyos
costos son accesibles las compras que se realizan varían del stock de los productos se realizan
compras hasta de cinco veces al mes con varios proveedores su pago se lo realiza con cheques y
por facturas vencidas.
Los proveedores internacionales que tiene la empresa Incoreacables Cía. Ltda., son los siguientes:
Phelps Dodge.- Su fábrica se encuentra en Chile y su marca comercial en Ecuador es “
Cablec” a este proveedor se adquiere conductores eléctricos y telefónicos
Cedetec.- Su fábrica se encuentra en Colombia y su marca comercial en Ecuador es “
Centelsa” a este proveedor se adquiere conductores eléctricos y telefónicos
Los proveedores nacionales que tiene la empresa Incoreacables Cía. Ltda., son los siguientes:
Improel.- Se encuentra ubicada en Guayaquil; a este proveedor se adquiere Eléctricos y
Telefónicos.
Mega cables.- Se encuentra ubicada en Quito, a este proveedor se adquiere
Conductores Telefónicos.
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Esemec.- Se encuentra ubicado en Quito, a este proveedor se adquiere Conductores
Eléctricos.
Fabricables.- Se encuentra ubicada en Quito; a este proveedor se adquiere Conductores
Eléctricos.
3.1.2.3. Competencia
La competencia es una situación en la cual las empresas tienen la libertad de ofrecer bienes
y servicios en el mercado, y de elegir a quién compran o adquieren los productos y servicios.
Incoreacables Cía. Ltda., es una empresa que oferta conductores eléctricos y telefónicos
de alta, baja y media tensión por ende en el mercado comercial en el que se desempeña cuenta con
varios competidores, pero lo importante es saber marcar la diferencia entre todos, lo que
caracteriza al momento de vender sus productos a precios cómodos y de calidad.
En el negocio con los pequeños clientes existen otros factores de éxito y otras formas de
conseguir una ventaja competitiva. Concretamente, ser eficaces “dar satisfacción a las exigencias
de los clientes” y eficientes “satisfacer dichas exigencias de forma rentable para la empresa”
Dentro de las empresas en competencia grandes, tanto en infraestructura como en volumen
de ventas tenemos:
Electroleg
Mega cables
Distribuidora Eléctrica Mejía
Improel
Robalino Rosero
Robalino Jácome
3.1.2.4. Precio
Se denomina precio al valor mercantil asignado a un bien o servicio. Conceptualmente, se
define como la expresión del valor que se le asigna a un producto o servicio en términos
monetarios y de otros parámetros como esfuerzo, atención o tiempo.
56
Para Incoreacables Cía. Ltda., los precios de sus productos se ven de acuerdo al mercado y
al nivel de consumo, porque un precio bien escogido debe permitir tres cosas:
Conseguir los objetivos financieros de la compañía
Ajustarse a la realidad del mercado (¿comprarán los consumidores el producto al
precio indicado?
Mantener una posición de producto y ser coherente con las otras variables del
marketing
Tabla 3.1 Los principales precios con los que comercializa Incoreacables Cía. Ltda., son los siguientes:
CODIGO PRODUCTO PRECIO
LISTA COSTO LISTA 1
LISTA
2
COMERCIALES
BB10 ALAMBRE THHN 10 AWG
1,2367 0,5565
0,5899
0,6010
BB12 ALAMBRE THHN 12 AWG
0,7811 0,3515
0,3726
0,3796
BB14 ALAMBRE THHN 14 AWG
0,5093 0,2292
0,243
0,2475
0
MC70 CABLE THHN 10 AWG
1,2549 0,5647
0,5986
0,6099
MC72 CABLE THHN 12 AWG
0,7925 0,3566
0,378
0,3851
MC74 CABLE THHN 14 AWG
0,5167 0,2325
0,2465
0,2511
INDUSTRIALES
DA20 TSJ-N SUCRE Flexible 2 x 10 AWG 3,0489 1,372 1,4543 1,4818
DA22 TSJ-N SUCRE Flexible 2 x 12 AWG
2,4105 1,0847
1,1498
1,1715
DA24 TSJ-N SUCRE Flexible 2 x 14 AWG
1,6860 0,7587
0,8042
0,8194
DA26 TSJ-N SUCRE Flexible 2 x 16 AWG
1,0799 0,486
0,5152
0,5249
DA28 TSJ-N SUCRE Flexible 2 x 18 AWG
0,8515 0,3832
0,4062
0,4139
Nota: “Tabla de Precios” por. Departamentos de Ventas-2014-Incoreacables.
Lista 1.- Esta lista es utiliza para los clientes frecuentes, y cuando sus compras tienen montos
mayores a $ 5000,00
Lista 2.- Esta lista es utilizada para los clientes que realizan sus compras en montos menores a $
5000,00
57
CAPITULO IV
4. MARCO TEORICO
4.1. CONTROL INTERNO
4.1.1. Concepto
“El control Interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos
que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son
fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas
por la administración” (Estupiñan, 2006, pág. 120)
4.1.2. Objetivos
Entre los objetivos del control interno podemos mencionar:
Salvaguardar los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencias.
Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y financieros, que son utilizados
por la dirección para una adecuada toma de decisiones.
Incentivar la eficiencia en el uso de los recursos.
Estimular el seguimiento de las prácticas decretadas por la gerencia.
Promover, evaluar y velar por la seguridad, calidad la mejora continua de todos los
procesos en general.
Adoptar medidas de protección para los activos físicos en forma adecuada.
Determinar lineamientos para evitar que se realicen procesos sin las adecuadas
autorizaciones.
Generar una cultura de control en todos los niveles de la organización.
4.1.3. Elementos
Los elementos del control interno, no cambian dentro de la organización, sin importar el
tamaño de la empresa.
El responsable de dictar las políticas de una empresa será el Gerente General; pero los
responsables de hacer cumplir estas políticas se orientan a todas las instancias de la organización.
58
“Los elementos del control interno son los siguientes:
Organización
Catálogo de cuentas
Sistema de contabilidad
Estados financieros
Presupuestos y pronósticos
Entrenamiento, eficiencia y moralidad del personal
Supervisión” (Abraham, 2004, pág. 82)
4.1.4. Clasificación
Se podría hacer una clasificación del control interno desde tres puntos de vista:
4.1.4.1. Por la función
Control Administrativo.- Es el que se aplica a todas las actividades de la empresa, como por
ejemplo; el control del personal, control financiero, control de atención a clientes.
Control Financiero.- De la mayoría de las actividades administrativas se deriva una serie de
operaciones que se miden en términos monetarios, estas operaciones son de carácter financiero y en
consecuencia deben ser controladas, razón por la cual existe el control financiero.
4.1.4.2. Por la ubicación
Control interno.-“Elemento básico y fundamental de toda administración y expresión utilizada
para definir, en general las medidas adoptadas por los propietarios, administradores, o titulares de
entidades públicas, para dirigir y controlar las operaciones financieras y administrativas de sus
negocios o instituciones”. (Dávalos, 2002, pág. 35)
Control externo privado.- Examen o vigilancia a cargo de personas que actúan por mandato de
una entidad o empresa o de sus accionistas, socios o acreedores. Generalmente, esta función es
encomendada a los auditores independientes, fideicomisos, síndicos, etc. Para el control posterior
del área financiera o parte de ella.
59
Control externo publico.- Examen o vigilancia a cargo de organismos del estado, cuyas facultades
y ámbito de acción son determinados en la Constitución Política y en las Leyes orgánicas y
especiales. Los organismos públicos representativos son: la Contraloría General de Estado,
Superintendencia de Bancos y Superintendencia de Compañías.
4.1.4.3. Por la Acción
Control Previo.- Cuando se ejercen labores de control antes de que un acto administrativo surta
efecto; ejemplo la totalización y la revisión de roles antes de su pago.
Control Concurrente.- Es el que se produce al momento en que está efectuando un acto
administrativo, ejemplo; el control de cuentas por cobrar clientes (cartera vencida).
Control Posterior.- Es el que se realiza después de que se ha efectuado una actividad. Dentro de
este control se encuentra la auditoria.
4.1.4.4. Por aspecto correlativo
Control Preventivo.- Es de responsabilidad exclusiva de cada organización como parte integrante
de sus propios sistemas de control interno. Por tal razón, se dice que el control preventivo siempre
es interno. Ya que los administradores de cada empresa son responsables de asegurar que el control
preventivo esté integrado dentro de los sistemas administrativos y financieros, y sea efectuado por
el personal interno responsable de realizar dicha labor.
Control Detectivo.- Es aquel que no evita que ocurran las causas del riesgo sino que los detecta
luego de ocurridos. Son importantes ya que en cierta forma sirven para evaluar la eficiencia de los
controles preventivos.
Control Correlativo.- Ayudan a la investigación y corrección de las causas del riesgo. La
corrección adecuada puede resultar difícil e ineficiente, siendo necesaria la implantación de
controles detectivos sobre los controles correctivos, debido a que la corrección de errores es en sí
una actividad altamente propensa a errores.
60
4.1.5. Sistemas de Control Interno
4.1.5.1. Modelo Coso I
Figura 4.1 Coso I
Nota: “Coso I” por Colegio de Contadores-2004-Modelo Coso I- pág. 15
Un sistema de Control Interno consiste en políticas y procedimientos diseñados para
proporcionar una seguridad razonable a la administración de que la compañía va a cumplir con sus
objetivos y metas.
“A estas políticas y procedimientos a menudo se les denomina controles, y en conjunto,
éstos comprenden el Control Interno de la Entidad”. (Colegio de Contadores, 2004, pág. 15)
El tema de Control Interno ha sido una permanente preocupación de Auditores y
Administradores de todo el mundo, ha ido evolucionando conforme la gestión privada se ha
tecnificado. El Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO)
expresa lo siguiente:
Los Controles Internos se implantan con el fin de detectar, en el plazo deseado, cualquier
desviación respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos en la Empresa y de eliminar
sorpresas.
Los Controles Internos fomentan la eficiencia, reducen el riesgo de pérdida de valor de los
activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los Estados Financieros y el cumplimiento de las
leyes y normas vigentes. En un sentido amplio se define como un proceso efectuado por el Consejo
61
de Administración, la dirección y el resto del personal de una Entidad, diseñado con el objeto de
proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las
siguientes categorías:
Eficacia y eficiencia de las operaciones.
Fiabilidad de la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables.
El control no es un fin sino un medio que dispone la gerencia para evaluar la gestión y
retroalimentar los demás sistemas de la administración. Son las personas que realizan el control y
no los manuales, reglamentos, políticas, estatuto ni leyes. Estas son normas que regulan y orientan
el control, pero no reemplazan la labor humana.
“Un buen Control Interno contribuye al logro de las 5 E de la administración: eficiencia, eficacia,
economía, ética y ecología, pero no es el remedio universal”.
(Estupiñan, 2006, pág. 150)
Ambiente de Control
Evaluación de Riesgo
Riesgo de Control
Actividades de Control
Información y Comunicación
Monitoreo
Dentro del marco integrado se identifican cinco elementos de control interno que se relacionan
entre si y son inherentes al estilo de gestión de la empresa estos son:
Ambiente de Control
Crea el tono de la organización al influir en la conciencia de control. Puede verse como el
fundamento del resto de componentes. Entre sus factores figuran los siguientes: integridad y valores
éticos, compromiso con la competencia, consejo de administración o comité de auditoría, filosofía y
estilo operativo de los ejecutivos, estructura organizacional, asignación de la autoridad y de
responsabilidades, políticas y prácticas de recursos humanos.
La eficiencia del control interno depende directamente de la comunicación e imposición de la
integridad y valores éticos del personal encargado de crear, administrar y vigilar los controles.
Deben establecerse normas conductuales y éticas que desalienten la realización de actos
deshonestos, inmorales o ilegales. No serán eficaces si no se comunican a través de los medios
apropiados: políticas oficiales, códigos de conducta. (Estupiñan, 2006, pág. 152)
62
Evaluación de Riesgo
El segundo componente del control interno es la evaluación de riesgo. La Gerencia debe identificar
y analizar cuidadosamente los objetivos de la organización no sean alcanzados, luego tratar de
manejar esos riesgos.
Sirve para describir el proceso con que los ejecutivos identifican y responden a los riesgos
de negocios que encara la organización y el resultado de ello. La evaluación del riesgo se parece a la
del riesgo de auditoría, sin embargo tiene mayor alcance pues se tienen en cuenta las amenazas
contra los objetivos en áreas como operaciones, informes financieros, cumplimiento de las leyes y
regulaciones. Consiste en identificar los riesgos relevantes, en estimar su importancia y seleccionar
luego las medidas para enfrentarlos. (Colegio de Contadores, 2004)
Dentro del riesgo de Auditoría existen 3 tipos de riesgo:
Riesgo de Control
Riesgo de Detección
Riesgo Inherente
Riesgo de Control.- Es el riesgo que los procedimientos de control no hayan detectado errores
significativos o que estos no existan para evitar que los procesos se ejecuten de una manera
incorrecta.
Riesgo de Detección.- Es el riesgo de que las pruebas sustantivas aplicadas por un auditor no
detecten los errores significativos en los procesos, debido a las limitaciones de la auditoría misma.
Riesgo Inherente.- Es la ausencia de procesos o la mala aplicación de los mismos en los
procedimientos de la empresa que pueden provocar errores de carácter significativo, suponiendo
que no hubo controles internos relacionados.
Riego de Control
Refiere a la incapacidad de los controles internos de prevenir o detectar los errores o
irregularidades sustanciales de la empresa.
Para que un sistema de control sea efectivo debe ocuparse de los riesgos inherentes percibidos,
incorporar una segregación de funciones apropiada de funciones incompatibles y poseer un alto
grado de cumplimiento.
“Los sistemas de control bien diseñados reducen el riesgo de sufrir una pérdida significativa a
causa de errores o irregularidades, especialmente por parte de empleados de baja jerarquía. En
63
consecuencia, se debe interesarse particularmente en el ambiente de control, los controles
gerenciales, y en el papel de la auditoría interna, ya que estos pueden proporcionar una seguridad
razonable de que la gerencia no está involucrada en ellos”. (Estupiñan, 2006, pág. 160)
Actividades de Control
Las actividades de control son las políticas y procedimientos que ayudan asegurar que las
directrices de la gerencia se llevan a cabo. Estas políticas y procedimientos promueven acciones
relacionadas con los riesgos que enfrentan la organización.
Las actividades de control son implementadas por la administración para el uso eficiente de los
recursos, a través de políticas y reglamentos que permiten controlar que se lleven a cabo las
instrucciones de la administración de la empresa y se tomen las medidas necesarias para controlar
los riesgos relacionados en el camino para conseguir los objetivos y metas propuestas de la entidad.
Las actividades de control se deben establecer en todos los niveles de la organización y actividades
como verificaciones, conciliaciones, análisis de la eficacia, segregación de funciones, etc.
(Estupiñan, 2006, pág. 162)
Información y Comunicación
La información debe ser proporcionada en forma oportuna de tal forma que se pueda tomar
las medidas correctivas. Los sistemas de información generan reportes, con información
relacionada con el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos, que hace posible
controlar las actividades de la entidad tanto internas como las externas que le puedan afectar.
Información
“La información se requiere en todos los niveles de una organización para operar el negocio y
moverlo hacia la consecución de los objetivos de la entidad en todas las categorías, operaciones,
información general y cumplimiento”. (Abraham, 2004, pág. 100)
Comunicación
La comunicación apropiada comprende explicar a los colaboradores cuáles son sus
responsabilidades individuales relacionadas con la presentación de informes generales.
Los canales abiertos de comunicación son esenciales para el funcionamiento apropiado de
un sistema de información. El personal que procesa la información debe entender la forma como se
64
relacionan sus actividades con el trabajo de otros, y la importancia de reportar excepciones y otras
cifras inusuales con el nivel apropiado de la gerencia.
Monitoreo
El monitoreo, es un proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo. Es
importante monitorear el control interno para determinar si se está operando en la forma esperada y
si es necesario hacer modificaciones. Puede lograrse el monitoreo realizando actividades
permanentes o mediante evaluaciones separadas. Las actividades de monitoreo permanentes
incluyen actividades de supervisión y gerencia realizadas en forma regular. Las evaluaciones
separadas son actividades de monitoreo que se realizan en forma no rutinaria, como las auditorias
periódicas efectuadas por los auditores.
4.1.5.2. Modelo Coso II
Figura 4.2 Coso II
Nota: “Coso II” por Colegio de Contadores-2004-Modelo Coso II- pág. 30
En 2004, se publicó el estándar “Enterprise Risk Management - Integrated Framework”
(COSO II) Marco integrado de Gestión de Riesgos que amplía el concepto de control interno a la
gestión de riesgos implicando necesariamente a todo el personal, incluidos los directores y
administradores.
65
COSO II (ERM) amplía la estructura de COSO I a ocho componentes:
Ambiente interno
Establecimiento de objetivos
Identificación de eventos
Evaluación de riesgos
Respuesta a los riesgos
Actividades de control
Información y Comunicación
Monitoreo
AMBIENTE INTERNO
Analiza el ambiente en el cual se desarrollan todas las actividades y marca la pauta para
su funcionamiento, es la base para los demás componentes del control interno,
proporciona estructura y disciplina, crea conciencia en el personal sobre los riesgos a los
que se enfrenta la empresa.
Los factores que se contempla son:
Filosofía de la administración de riesgos.
Apetito al riesgo.
Integridad y valores éticos.
Visión del Directorio.
Compromiso de competencia profesional.
Estructura organizativa.
Asignación de autoridad y responsabilidad.
Políticas y prácticas de recursos humanos.
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
Los objetivos se fijan a escala estratégica, establecimiento en ellos una base para los objetivos
operativos, de información y de cumplimiento. Cada entidad se enfrenta a una gama de riesgos
procedentes de fuentes externas e internas y una condición previa para la identificación eficaz de
eventos, la evaluación de sus riesgos y la respuesta a ellos es fijar los objetivos, que tienen que
estar alineados con el riesgo aceptado por la entidad, que orienta a su vez los niveles de tolerancia
al riesgo de la misma. (Corporativos, Gestion de Riesgos, 2004, pág. 152)
Comprende como la alta dirección, establece los objetivos a nivel estratégico, selecciona
la estrategia y establece objetivos específicos, refleja la manera como la entidad pretende crear
valor, y estos deben existir antes de que la dirección pueda identificar potenciales eventos que
66
afecten su consecución, además de ser consecuentes con el riesgo aceptado y apoyar al
cumplimiento de la misión y visión de la entidad.
Los objetivos se establecen de acuerdo a las siguientes categorías:
Estratégicos
Operacionales
Confiabilidad de la información
De cumplimiento.
IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS
Consiste en la identificación de eventos potenciales de fuentes internas o externas
que afecta a la implementación de la estrategia o a la consecución de los objetivos, los
eventos identificados pueden ser positivos o negativos y deben ser diferenciados entre
riesgos y oportunidades.
Riesgos: sucesos que pueden tener un impacto negativo. Oportunidades: eventos que
pueden generar un impacto positivo.
Identificar esos incidentes (internos o externos) que pueden afectar la estrategia y el logro
de los objetivos.
“Determinar cómo los factores internos y externos se combinan e interactúan para
influenciar su perfil de riesgos.” (Rodriguez, 2010, pág. 52)
EVALUACIÓN DE RIESGOS
Este permitirá a la empresa la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la
consecución de los objetivos y sirve de base para determinar cómo han de ser gestionados los
riesgos considerando su probabilidad e impacto y se debe tener en cuenta su importancia y
alcance. Los riesgos son evaluados sobre una base inherente y residual bajo las perspectivas de
probabilidad (posibilidad de que ocurra un evento) e impacto (su efecto debido a su ocurrencia),
con base a hechos que en el pasado se han suscitado en la empresa. (Org. Blog, 2014, pág. 247)
RESPUESTA AL RIESGO
Al identificar y evaluar los riegos la dirección selecciona las posibles respuestas como
evitar, aceptar, reducir o compartir los riesgos, al seleccionar la respuesta se desarrollan una
serie de acciones para alinearlos con el riesgo aceptado, se analiza el costo – beneficio,
estableciendo un nivel de tolerancia al riesgo.
67
Las categorías de respuesta al riesgo son:
Evitarlo: Se toman acciones de modo de discontinuar las actividades que generan riesgo.
Reducirlo: Se toman acciones de modo de reducir el impacto o la probabilidad de
ocurrencia del riesgo o ambos.
Compartirlo: Se toman acciones de modo de reducir el impacto o la probabilidad de
ocurrencia al transferir o compartir una porción del riesgo.
Aceptarlo: No se toman acciones que afecten el impacto y probabilidad de ocurrencia del
riesgo.
ACTIVIDADES DE CONTROL
Son las políticas y procedimientos que se establecen e implantan para ayudar a asegurar
que las respuestas a los riesgos dispuestas por la dirección se llevan a cabo efectivamente, los
cuales son ejecutados en todos los niveles de la organización y se disponen controles destinados
a evitarlos o minimizarlos.
Las políticas determinan lo que se debe hacer y los procedimientos son las acciones que
se llevan a cabo para cumplir con las políticas. En estas actividades se incluyen las
aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, revisiones de rentabilidad, operativas y salvaguarda
de activos. (Org. Blog, 2014, pág. 248)
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
La empresa debe contar con canales de información flexibles que fluya a través de todo
los niveles capturando y comunicando información relevante tanto interna como externa, su
calidad dependerá de sus contenido, oportunidad y accesibilidad.
La comunicación es inherente a la información, ya que una información no
comunicada no surte efecto alguno.
MONITOREO
Se trata de un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del
sistema a lo largo del tiempo, esto se consigue mediante actividades de supervisión continuada,
evaluaciones periódicas o una combinación de ambas. El alcance de las evaluaciones
periódicos dependerá de una evaluación de los riesgos y de la eficacia de los procesos de
68
supervisión continuada. El proceso de monitoreo asegura que el control interno continua
funcionando adecuada.
COMPONENTES CAMBIOS REPRESENTATIVOS
Entorno de Control
Se recogen en cinco principios la relevancia de la
integridad y los valores éticos, la importancia de la
filosofía de la Administración y su manera de operar, la
necesidad de una estructura organizativa, la adecuada
asignación de responsabilidades y la importancia de las
políticas de recursos humanos.
Se explican las relaciones entre los componentes del
Control Interno para destacar la importancia del Entorno
de Control.
Se amplía la información sobre el Gobierno Corporativo de
la organización, reconociendo diferencias en las
estructuras, requisitos, y retos a lo largo de diferentes
jurisdicciones, sectores y tipos de entidades.
Se enfatiza la supervisión del riesgo y la relación entre el
riesgo y la respuesta al mismo.
Evaluación de Riesgos
Se amplía la categoría de objetivos de Reporte,
considerando todas las tipologías de reporte internos y
externos.
Se aclara que la evaluación de riesgos incluye la
identificación, análisis y respuesta a los riesgos.
Se incluyen los conceptos de velocidad y persistencia de
los riesgos como criterios para evaluar la criticidad de los
mismos.
Se considera la tolerancia al riesgo en la evaluación de los
niveles aceptables de riesgo.
Se considera el riesgo asociado a las fusiones,
adquisiciones y externalizaciones.
Se amplía la consideración del riesgo al fraude.
Actividades de Control
Se indica que las actividades de control son acciones
establecidas por políticas y procedimientos.
Se considera el rápido cambio y evolución de la
69
tecnología.
Se enfatiza la diferenciación entre controles automáticos y
Controles Generales de Tecnología.
Información y Comunicación
Se enfatiza la relevancia de la calidad de información
dentro del Sistema de Control Interno.
Se profundiza en la necesidad de información y
comunicación entre la entidad y terceras partes.
Se enfatiza el impacto de los requisitos regulatorios sobre
la seguridad y protección de la información.
Se refleja el impacto que tiene la tecnología y otros
mecanismos de comunicación en la rapidez y calidad del
flujo de información.
Actividades de Monitoreo –
Supervisión
Se clarifica la terminología definiendo dos categorías de
actividades de monitoreo: evaluaciones continuas y
evaluaciones independientes.
Se profundiza en la relevancia del uso de la tecnología y
los proveedores de servicios externos. (Org. Blog, 2014)
.
4.1.5.3. Modelo Coso III
En mayo de 2013 se ha publicado la tercera versión COSO III. Las novedades que
introducirá este Marco Integrado de Gestión de Riesgos son:
Mejora de la agilidad de los sistemas de gestión de riesgos para adaptarse a los entornos
Mayor confianza en la eliminación de riesgos y consecución de objetivos
Mayor claridad en cuanto a la información y comunicación.
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4.1.5.4. Modelo ERM
Enterprise Risk Management –ERM (gestión de riesgos empresariales), es el proceso de
identificación y análisis de riesgo desde una perspectiva amplia e integral en la compañía. Ha
estado circulando como un concepto de negocios por muchos años. Aunque muchas organizaciones
son conocedoras de ERM, pocas tienen una clara figura de exactamente como vincular los
procesos. Aún más, pocas poseen un plan sólido para implementar ERM dentro de sus
organizaciones. (Enterprise).
Ámbito interno
El ámbito interno de la entidad, al proveer disciplina y estructura, es el fundamento para todos los
demás componentes de la ERM. El ámbito interno influye en la forma como se establecen la
estrategia y los objetivos, como se estructuran las actividades de negocios y como se identifican,
aprecian y tratan los riesgos. También influye en el diseño y funcionamiento de las actividades de
control, los sistemas de información y comunicación y en las actividades de monitoreo. El ámbito
interno comprende muchos elementos, incluyendo valores éticos de la entidad, competencia y
desarrollo del personal, estilo operativo de la gerencia y en la forma como ésta asigna
responsabilidad y autoridad. El directorio es una parte crítica del ámbito interno e influye
significativamente en los otros elementos del ámbito interno.
Fijación de objetivos
En el contexto de la misión o visión establecidas, la gerencia establece los objetivos estratégicos,
selecciona la estrategia y establece los objetivos relacionados fluyendo a través de la empresa y
alineados con y ligados a la estrategia. Los objetivos deben existir antes de que la gerencia pueda
identificar acontecimientos que eventualmente puedan afectar el logro de los mismos. ERM
asegura que los administradores tengan instalado un proceso para definir objetivos y alinearlos con
la misión y la visión de la entidad y para que sean compatibles con el nivel de riesgo aceptado.
71
Identificación de acontecimientos
Los administradores reconocen que existen incertidumbres – que no se puede conocer con certeza
si un acontecimiento ocurrirá y cuándo y cuáles serán sus resultados en caso de ocurrir. Como parte
de la identificación de acontecimientos, los administradores consideran factores internos y externos
que afectan la ocurrencia de un acontecimiento. Los factores externos incluyen factores
económicos, empresariales, ambientales, políticos, sociales y tecnológicos. Los factores internos
reflejan las opciones tomadas por la gerencia e incluyen asuntos tales como infraestructura,
personal, procesos y tecnología.
Apreciación de riesgos
La apreciación de riesgos permite a una entidad considerar cómo los acontecimientos eventuales
podrían afectar el logro de los objetivos. La gerencia aprecia los acontecimientos desde dos
perspectivas: probabilidad e impacto. La probabilidad representa la posibilidad de que un
acontecimiento dado ocurra, mientras que el impacto representa su efecto en caso de que ocurriera.
Las estimaciones de probabilidad e impacto de riesgo a menudo son determinados usando datos
sobre acontecimientos pasados observables, los que pueden proveer una base más objetiva que las
estimaciones exclusivamente subjetivas. Los datos generados internamente basados en la propia
experiencia de una entidad pueden reflejar menos prejuicios personales subjetivos y proveer
mejores resultados que datos de procedencia externa. Sin embargo, aun cuando los datos generados
internamente son un insumo importante, los datos externos pueden ser útiles como un punto de
control o para fortalecer el análisis. Los usuarios deben ser cautelosos cuando utilizan
acontecimientos pasados para hacer predicciones sobre el futuro ya que los factores que influyen en
los acontecimientos cambian con el transcurso del tiempo.
Respuesta al riesgo
La gerencia identifica opciones de respuesta al riesgo y considera su efecto sobre la probabilidad y
el impacto del acontecimiento, con relación a las tolerancias al riesgo y a la relación costo-
beneficio y diseña e implanta opciones de respuesta. La consideración de respuestas al riesgo y la
selección e implantación de una respuesta al riesgo integran la ERM. Una ERM eficaz requiere que
la gerencia seleccione una respuesta de la que pueda esperarse que coloque a la probabilidad del
riesgo y a su impacto dentro de la tolerancia al riesgo de la entidad.
Actividades de control
Las actividades de control son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que las
respuestas al riesgo sean ejecutadas adecuadamente. Las actividades de control tienen lugar en toda
la organización, a todos los niveles y en todas las funciones. Las actividades de control son parte
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del proceso a través del cual una empresa procura lograr sus objetivos de negocios. Generalmente
involucran dos elementos: una política estableciendo qué debe hacerse y los procedimientos para
ejecutar la política.
Información y comunicación
La información apropiada – de procedencia externa e interna – debe ser identificada, capturada y
comunicada de un modo y en un marco temporal que le permita al personal cumplir con sus
cometidos. La comunicación eficaz también se realiza en un amplio sentido, fluyendo hacia abajo,
hacia arriba y hacia los costados en la entidad. También existe comunicación eficaz e intercambio
de información importante con terceros, tales como consumidores, proveedores, reguladores y
“grupos de interés”.
Monitoreo
La ERM es monitoreada – un proceso que aprecia tanto la presencia como el funcionamiento de sus
componentes y la calidad de su desempeño a lo largo del tiempo. El monitoreo puede ser realizado
de dos formas: a través de actividades continuas o de evaluaciones independientes. El monitoreo
continuo y el independiente asegura que la ERM continúe siendo aplicada a todos los niveles y a
través de toda la entidad. El monitoreo continuo se construye sobre la base de las actividades
operativas normales y recurrentes de una entidad. El monitoreo continuo es ejecutado sobre la base
de tiempo real, reacciona dinámicamente a los cambios en las condiciones y está arraigado en la
entidad. Consecuentemente, es más eficaz que las evaluaciones independientes.
4.1.5.5. Modelo MICIL
Según modelo Micil manifiesta que: El Marco Integrado de Control Interno para Latinoamérica
(MICIL) (2003), manifiesta que, el método MICIL “Es un modelo basado en estándares de Control
Interno para las pequeñas, medianas y grandes empresas incluyendo temas relacionados con el
mejoramiento técnico y el alcance de las funciones de diseño, implantación y evaluación de los
Controles Internos integrados de las organizaciones, desarrolladas por el Comité de Organizaciones
Patrocinadoras de la Comisión Treadway (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission. (Chicaiza, Jimena, 2011, pág. 25)
Entorno o ambiente de control y trabajo institucional.
El entorno de control tiene influencia directa en el nivel de concientización del personal respecto al
control, constituye la base de todos los demás elementos del control interno, aportando disciplina y
estructura. Entre los factores que constituyen el entorno de control se encuentran la honradez, los
valores éticos y la capacidad del personal; la filosofía de la dirección y su forma de actuar; la
manera en que la dirección distribuye la autoridad y la responsabilidad y organiza y desarrolla
73
profesionalmente a sus empleados, así como la atención y orientación que proporciona el consejo
de administración.
Evaluación de los riesgos para obtener objetivos.
Toda actividad importante, se encuentra sujeta a riesgos en los diferentes niveles del proceso de las
operaciones y de acuerdo a la estructura organizativa, la dirección superior de las organizaciones
debe determinar el nivel de riesgo que considera aceptable y esforzarse por mantenerlo en los
límites trazados. La evaluación del riesgo consiste en la plena identificación y análisis de los
factores que podrían afectar el logro de los objetivos y, sobre la base de dicho análisis, determinar
la forma en que los riesgos deben ser gestionados.
Actividades de control para minimizar riesgos.
Las actividades de control consisten en las políticas y los procedimientos que tienden a asegurar
que se cumplen las directrices de la dirección, permitiendo que se tomen las medidas necesarias
para afrontar los riesgos que ponen en peligro la consecución de los objetivos de la entidad.
Información y comunicación para fomentar la transparencia.
El componente dinámico del marco integrado de control interno es la “información y
comunicación”, que por su ubicación en la pirámide del control interno comunican el ambiente de
control y trabajo (base) con la supervisión (cima), con la evaluación del riesgo y las actividades de
control, conectando en forma ascendente a través de la información y descendente mediante la
calidad de comunicación generada por la supervisión ejercida.
Supervisión interna continua y externa periódica.
Es necesario realizar una supervisión de los sistemas de control interno, evaluando los resultados y
rendimientos, para ello se evaluará las actividades de supervisión continuada, de evaluaciones
periódicas o una combinación de las anteriores. Las deficiencias en el sistema de control interno,
deberán ser puestas en conocimiento de la gerencia y los asuntos de importancia serán
comunicados al primer nivel directivo y al consejo de administración, quienes deberán determinar
si el control interno es adecuado en todo momento y es capaz de asimilar los nuevos riesgos que se
presentan para el cumplimiento de los objetivos de la organización.
4.1.5.6. Modelo CORE
El informe CORRE manifiesta que: ¨Se logrará eficiencia y eficacia en la organización si los 8
componentes funcionan de manera integrada en toda la empresa, bajo el liderazgo del consejo de
administración o de la máxima autoridad, como principal responsable de su diseño aplicación y
actualización en las instituciones públicas y privadas.¨ Las tesistas manifiestan que el informe
74
CORRE está constituido por ocho elementos, los mismos que deben seguir un orden cronológico
con el fin de obtener una información razonable, de la empresa y de todos quienes la integran, para
que de esta manera se pueda verificar si se está cumpliendo o no con los objetivos previstos a fin de
establecer recomendaciones o a su vez emitir un informe favorable. (Chicaiza, Jimena, 2011, pág.
15)
Ambiente de Control
El ambiente interno de control (o entorno de control como lo denomina el informe COSO), se
aplica de la siguiente forma: “el entorno de control marca las pautas de comportamiento de una
organización y tiene una influencia directa en el nivel de compromiso del personal respecto al
control. Constituye la base de todos los demás elementos del control interno, aportando disciplina y
estructura entre los factores que constituyen el entorno de control se encuentra la honradez, los
valores éticos y la capacidad del personal; la filosofía de la dirección y su forma de actuar; la
manera en la que la dirección distribuye la autoridad y la responsabilidad y organiza y desarrolla
profesionalmente a sus empleados, así como la atención y orientación que proporciona el consejo
de administración.
Los siguientes Factores integran el componente Ambiente Interno de Control:
Integridad y Valores Éticos.
Filosofía y Estilo de la Alta Dirección.
Consejo de Administración y Comités.
Estructura Organizativa.
Autoridad Asignada y Responsabilidad Asumida.
Gestión del Capital Humano.
Responsabilidad y Trasparencia
Establecimiento de Objetivos
Los objetivos deben establecerse antes que la dirección pueda identificarse potenciales eventos que
afecten a su consecución. El consejo de administración debe asegurar que la dirección ha
establecido un proceso para fijar objetivos y que los objetivos seleccionados están en línea con la
misión/visión de la entidad. Además de consecuentes con el riesgo aceptado. Es a partir de los
objetivos que se facilita la gestión de los riesgos empresariales mediante la identificación de los
eventos internos y externos; la evaluación de riesgos; la respuesta a los riesgos; y, el diseño de
actividades de control.
Los siguientes factores integran este componente:
75
Objetivos Estratégicos
Objetivos Específicos.
Reacción entre Objetivos y Componentes del CORRE.
Consecución de Objetivos.
Riesgo Aceptado y Niveles de Tolerancia.
Identificación de Eventos
Antes de profundizar en el estudio sobre la gestión de los riesgos, en necesario citar la siguiente
definición tomando del informe de COSO II: 33 La gestión de riesgos corporativos es un proceso
efectuado por el consejo de administración de una entidad, su dirección y personal restante,
aplicable a la definición de estrategias en toda la empresa y diseñado para identificar eventos
potenciales que puedan afectar a la organización, gestionar sus riesgos dentro del riesgo aceptado y
proporcionar una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos.
Evaluación de los Riesgos
La evaluación de los riesgos permite a una entidad considerar la forma en que los eventos
potenciales impactan en la consecución de objetivos. La dirección evalúa éstos acontecimientos
desde una doble perspectiva probabilidad de impacto y normalmente usa una combinación de
métodos cualitativos y cuantitativos. Los impactos positivos y negativos de los eventos potenciales
deben examinarse, individualmente o por categoría, en toda la entidad. Los riesgos se evalúan con
un doble enfoque: riesgo inherente y riesgo residual.
Este componente incluye los siguientes factores:
Estimación de probabilidad e Impacto
Evaluación de Riesgo
Riesgos originados por los cambios
Respuesta a los Riesgos
La dirección para decidir la respuesta a los riesgos evalúa su efecto sobre la probabilidad e
impacto del riesgo, así como los costos y beneficios, y selecciona aquella que situé el riesgo
residual dentro de la tolerancia del riesgo residual dentro de la tolerancia del riesgo establecida. En
la perspectiva de riesgo global de la entidad (cartera de riesgos, la dirección determina si el riesgo
residual global concuerda con el riesgo aceptado por la entidad.
Categoría de Respuestas.
Decisión de Respuestas.
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Actividades de Control
Las actividades de control son las políticas y procedimientos establecidos por la dirección y otros
miembros de la organización con autoridad para emitirlos, como respuesta a los riesgos que
podrían afectar el logro de los objetivos. Los procedimientos son las acciones de las personas para
implementar las políticas, directamente o a través de la aplicación de tecnológico, y ayudar a
asegurar que se llevan a cabo las respuestas de la dirección a los riesgos.
El componente actividades de control establece los siguientes factores:
Integración con las Decisiones sobre Riesgos
Principales Actividades de Control
Controles sobre los Sistemas de Información
Información y Comunicación
El componente dinámico del CORRE es la “información y comunicación”, que con la supervisión
(cima), con la evaluación del riesgo y las actividades de control, conectado en forma ascendente a
través de la información y descendente mediante la calidad de comunicación generada por la
supervisión ejercida.
Cultura de Información en todos los Niveles.
Herramientas para la Supervisión.
Sistemas Estratégicos e Integrados.
Confiabilidad de la Información.
Comunicación Interna.
Comunicación Externa.
Supervisión y Monitoreo
Resulta necesario realizar una supervisión de los sistemas de control interno, evaluando la calidad
de su rendimiento. Dicho seguimiento tomara la forma de actividades de supervisión continua, de
evaluación periódicas o una combinación de las anteriores.
La supervisión continua se inscribe en el marco de las actividades corrientes y comprende unos
controles regulares efectuados por la dirección, así como determinadas tareas que realiza el
personal en el cumplimiento de sus funciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones de
riesgos y de la eficiencia de los procedimientos de supervisión continúan.
El componente supervisión y monitoreo se integra de los siguientes factores:
77
Supervisión Permanente
Supervisión Interna
Evaluación Externa
4.1.6. Técnicas De Evaluación Del Control Interno
Para realizar la evaluación del control interno se utiliza técnicas de evaluación como:
Cuestionarios
Flujogramas y gráficos
Narrativas o Descriptiva
La aplicación de estas técnicas permite efectuar una revisión y determinación de
deficiencias, permitiendo la formulación de recomendaciones, para corregir las
desviaciones y aplicar medidas correctivas.
CUESTIONARIO
Se realiza a base de un conjunto de preguntas que serán contestadas por los
funcionarios de la empresa, previamente elaborados, para recolección de información,
comprobación de los controles y el funcionamiento de los mismos.
Las preguntas de los cuestionarios son cerradas y procuran obtener respuestas rápidas
(SI), (NO) y (N/A), elaborado directamente para los responsables de las operaciones sobre el
diseño de los controles.
Los cuestionarios también ofrecen como ventaja el ser concisos, claros y evitar
pérdidas de tiempo. Adicionalmente, permiten que no se omitan aspectos importantes sujetos
a evaluación.
FLUJOGRAMAS O GRÁFICOS
Esta técnica consiste en la representación gráfica del sistema, proceso, operación o ciclo
transaccional mediante la utilización de una serie de símbolos normalizados e interconectados
desde el principio hasta el final del proceso.
78
Las ventajas de la utilización de esta técnica son las siguientes:
Permite una visualización integral de la circulación de la documentación, su registro y
archivo, como también, la separación de funciones.
Reduce considerablemente el tiempo de lectura para interpretar el proceso.
Expresa en forma clara tanto la falta o ausencia de controles como la existencia de
los mismos.
Indica y resalta la existencia de trabajos innecesarios o superfluos y duplicidad de la
información o tareas.
Indica cuando hay errores de información o escasez de la misma.
NARRATIVA O DESCRIPTIVA
Es la descripción de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en las
diversas unidades administrativas que conforman la entidad, se debe hacer de manera tal que
siga el curso de los procesos, y en base a la información obtenida mediante el desarrollo de
encuestas, entrevistas u observaciones, en relación al manejo de las operaciones, la aplicación de
esta técnica permite un mejor conocimiento de la empresa.
Con énfasis sobre los siguientes aspectos:
Separación de funciones.
Registros y formularios utilizados.
Niveles jerárquicos
Características de las autorizaciones y aprobaciones.
Archivos de documentación Controles que se aplican durante la ejecución de las
operaciones.
Controles que se aplican post-operaciones, oportunidad y periodicidad de los mismos.
La ventaja de esta técnica es que ofrece un informe completo con detalle de los
procedimientos que no se perciben con otras técnicas.
4.1.7. Principios
El control interno es un medio no un fin en sí mismo, es un proceso desarrollado por el
personal de la organización y no puede ser considerado infalible, ofreciendo solamente una
seguridad razonable. Por lo tanto, no es posible establecer una receta universal de control interno
79
que sea aplicable a todas las organizaciones existentes. Sin embargo, es posible establecer algunos
principios de control interno como los siguientes:
“Responsabilidad delimitada.- Establecer por escrito las funciones, deberes y
atribuciones que correspondan a cada uno de los empleados o departamentos.
Separación de funciones de carácter incompatible.- Dividir entre varias personas una
operación determinada de tal forma que no inicie y termine por la misma persona, esto es
para evitar fraudes y errores porque son incompatibles.
Ninguna persona debe ser responsable por una transacción completa.- No conviene
que una sola persona sea la encargada de un ciclo completo de operaciones.
Selección de personal hábil y capacitado.- Debe seleccionarse y entrenarse
cuidadosamente el personal. Esto da como resultado mejor rendimiento, reduce costos y
los empleados son más activos.
Pruebas continuas de exactitud.- Las funciones que realiza una persona debe ser revisada
aritméticamente y contable por otra.
Rotación de deberes.- Es conveniente que cada empleado tome normalmente sus vacaciones y sea
reemplazado por otra persona que conozca las obligaciones del saliente.
Es importante que los empleados periódicamente sean rotados a otras funciones o
departamentos como una medida que evite la rutina al personal y se vicie o cometa errores.
Fianzas.- Todas las personas encargadas del registro, custodio o inversión de bienes o
recursos públicos deben presentar una garantía o caución.
Instrucciones por escrito.- Las disposiciones no deben ser verbales se corre el riesgo de
confundir al personal y que se equivoquen en sus labores. Para evitar estos problemas es
preciso que se den instrucciones por escrito.
Control y uso de formularios pre numerados.- Los formularios que respaldan
transacciones financieras deben ser numerados al momento de su impresión esta media
facilita el control por la secuencia numérica y permite un archivo lógico de los
documentos. Cuando se anule un comprobante debe archivarse el juego completo de los
formularios.
Evitar el uso del dinero en efectivo.- Excepto de pago de gastos urgentes y de poca
cuantía que se atienden a través de la caja chica, todo desembolso debe realizarse con
cheque o trasferencia al beneficiario y suscrito por dos firmas registradas por entidad.
80
Contabilidad por partida doble.- Este principio debe ser acorde con la práctica de la
profesión del contador público que lleva por partida doble la contabilidad de la entidad.
Depósitos intactos e inmediatos.- Todas las recaudaciones deben ser depositadas en el
banco, tal como fueron recibidos al siguiente día de su recaudación, medida que facilita el
control de las operaciones y el cruce de información.
Uso de cuentas de control.- En los registros contables deben operar con cuentas de mayor
general, auxiliares y sub-cuentas para registrar contablemente los movimientos financieros
de la institución.
Usos de equipos mecánicos con dispositivos de control y prueba.- Con el avance de la
tecnología la gestión financiera de las entidades, a permito el uso de dispositivos de control
como alarmas, claves, llaves registradoras, etc., para evitar fraudes o robos.
Rendición de cuentas.- Deben ser parte de todos los funcionarios y empleados que
manejan recursos humanos, materiales financieros y tecnológicos; así como la información
financiera resultante de las operaciones ejecutadas por la administración.
Conducta ética de funcionarios y empleados.- Toda empresa debe conducir, promover y
dar seguimiento a la observación de principios éticos que se constituyen en un sólido
fundamento de la conducta moral y profesional de su personal.
Utilización de indicadores de diseño y rendimiento.- Todo organismo deberá contar con
un método de medición que le permita verificar y evaluar el rendimiento de sus recursos,
tanto humanos como físicos y financieros. Estas mediciones se realizan preferiblemente
con uso de indicadores preestablecidos y estandarizados, los que utilizados apropiadamente
permitirán observar problemas, desvíos para su corrección.
Documentación de respaldo.- Todas las operaciones, transacciones y acciones
fundamentales de una entidad deben estar documentadas en forma suficiente para justificar
las decisiones tomadas y construir una base de datos que permita la revisión, la evaluación
y el control de los organismos permitentes respecto a los resultados obtenidos.
La disposición de documentos de respaldo original sobre las operaciones ejecutadas por la
entidad demuestra la trasparencia en la administración de los recursos, permita el control
interno y facilita la auditoria eficiente y efectiva.
Registro de control para actividades importantes.- Es necesario que la organización
controle las actividades que realice el personal mediante la elaboración de un registro en el
que consiste los procedimientos establecidos para la elaboración de tareas según lo
planteado y asegurar el cumplimientos de los objetivos.
Supervisión de actividades críticas o riesgosas.- Toda actividad que implique riesgo de
carácter físico, patrimonial, económico, financiero o que resulte critica para la gestión de
81
una institución, deberá ser oportuna y adecuadamente supervisada por el superior
responsable de la ejecución.
Coordinación entre unidades organizacionales.- Cada área debe conocer y operar
coordinada e interrelacionada con las restantes. La coordinación mejora la integración, la
consistencia y la responsabilidad, un área debe contribuir a la entidad como un todo. En
una entidad, las decisiones y acciones requieren coordinación para que el control sea
efectivo, no es suficiente que las unidades que lo componen alcancen sus propios objetivos,
sino que deban trabajar mancomunadamente para alcanzar las metas de la empresa.
Legalidad y legitimidad de los actos.- Todos los actos realizados por los empleados de
una entidad, deben enmarcarse en el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes así
como sus actos deben ser legítimos.
Establecimiento de políticas, objetivos y metas.- Toda entidad debe tener perfectamente
claro su misión, en relación a la cual definirá sus objetivos y metas, tanto la misión como
políticas, objetivos y metas, deben estar enmarcados en estatutos, planes de acción,
presupuesto, etc., lo que deberán ser comunicados a todos los integrantes de la empresa.
(Umaña, 2011)
4.1.8. Métodos de Evaluación
La evaluación del sistema de control interno define las fortalezas y debilidades de la
organización empresarial mediante una cuantificación de todos sus recursos
Mediante el examen y objetivos del control interno, registros y evaluación de las
operaciones de una compañía, se crea la confianza que la entidad debe presentar frente a la
sociedad. La evaluación del sistema de control interno basado en principios, reglas, normas,
procedimientos y sistemas de reconocido valor técnico.
Los métodos más comunes que existen para evaluar el control interno son los siguientes:
a) Método Descriptivo
b) Método Cuestionario
c) Método Gráfico o Diagrama de Flujo
d) Método Narrativas
e) Método Flujo diagramación
f) Método Combinado
82
Método Descriptivo
Consiste en la descripción de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en
las diversas unidades administrativas que conforman la entidad, haciendo referencia a los sistemas
o registros contables relacionados con esas actividades y procedimientos.
La descripción debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las
unidades administrativas que intervienen, nunca se practicará en forma aislada o con subjetividad.
Ventajas:
El estudio es detallado de cada operación con lo que se obtiene un mejor conocimiento de
la empresa.
Se obliga a realizar un esfuerzo mental, que acostumbra al análisis y escrutinio de las
situaciones establecidas.
Desventajas:
Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales.
No se tiene un índice de eficiencia.
Ejemplo de aplicación del método descriptivo
MÉTODO DESCRIPTIVO
Compañía “Incoreacables Cía.
Ltda.”
Control Interno-Ingresos
Periodo:_____2012_________
Hecho por: Gloria Monta
Fecha: 02/08/2012
Revisado por: Paolo Molina
Fecha: 05/08/2013
La cobranza lo recibe el empleado encargado de cuentas por cobrar directamente del cliente y
sea este en efectivo, cheque o trasferencia.
La compañía recibe sus ingresos de efectivo de la siguiente forma: cuando se cobran facturas
expiden un recibo y este lo ingresa la asistente de contabilidad.
La mayoría de los ingresos de efectivo son en cheques a nombre de la compañía.
En general los ingresos son depositados al siguiente día hábil, excepto cuando la cobranza es
por cantidad pequeña que puede dejarse para otro día.
El encargado de cuentas por cobrar prepara un informe de cobros diarios recibidos.
La misma persona se encarga de efectuar el depósito en el banco. Y revisa con el reporte
recibido de cobros.
Método Cuestionario
83
El método cuestionario consiste en elaborar un listado de preguntas básicas y
posteriormente deberán ser contestadas por los responsables de las diferentes áreas de la entidad
sujeta a examen.
Por medio de las respuestas dadas, se obtendrá evidencias que deberá constatar la persona
que realiza los procedimientos alternativos los cuales ayudarán a determinar si los controles operan
detal como fueron diseñados.
La aplicación de cuestionarios ayudará a determinar las áreas críticas de una manera
uniforme y confiable.
84
Ejemplo de aplicación del método cuestionario
MÉTODO CUESTIONARIO
Compañía “Incoreacables Cía. Ltda.”
Cuentas por cobrar
Periodo:_______2012_________
Nº Pregunta Respuesta
SI NO N/A Observac.
1
2
3
4
Organización
¿Existe segregación de
funciones en cuanto al crédito
concedido, facturación, control
de mercancía, contabilización?
¿Existen políticas en cuanto a?
a) Crédito
b) Rebajas, devoluciones,
bonificaciones.
c) Estimación de cuentas
incobrables
¿Se efectúan estados de cuenta
periódicos de los clientes?
¿Existen notas de crédito pre
numeradas?
¿Existe una persona encargada
de autorizarlas?
X
X
X
X
Método Gráfico
“También llamado de flujogramas, consiste en revelar o describir la estructura orgánica las
áreas en examen y del procedimiento, utilizando símbolos convencionales y explicaciones que dan
una idea completa de los procedimientos de la entidad. (Estupiñan, 2006, pág. 236)
Ventajas
Identifica la ausencia de controles financieros y operativos.
Permite una visión panorámica de las operaciones o de la entidad.
Identifica desviaciones de procedimientos.
85
Identifica procedimientos que sobran o que faltan.
Facilita el entendimiento de las recomendaciones a la gerencia sobre asuntos contables o
financieros
Ejemplo de aplicación del método gráfico
Gerente General Asistente de RRHH Jefe de Área
SI
NO
Figura 4.3 Grafico Reclutamiento y Selección de Personal
Analizan y
determinan la
necesidad
Verificar en el
personal, si existe una
persona idónea.
Inicio
Selecciona personal
idóneo. Entrevista final y
decisión de
selección
Recepta carpetas de
aspirantes al trabajo
Solicita la
contratación de
nuevo personal
Cumple
requisitos?
Aprueba el cambio de
puesto.
Publicación en
medios de
comunicación.
Revisa que
cumpla con los
requisitos
solicitados.
Aplica pruebas de
conocimientos
generales
Entrevista previa con
el aspirante
Fin
86
Narrativas
En el método narrativo describe con detalles los principales procesos a ser evaluados en
cada una de las áreas relevantes de la empresa, aquí se identifica los procedimientos, personal que
se encuentra a cargo, registros, niveles de aprobación, etc.
Flujo diagramación
La Flujo diagramación es la representación gráfica del conjunto de operaciones relativas a un
sistema determinado, se las realiza a través de los siguientes símbolos convencionales:
Unidad administrativa
Identifica el cargo del funcionario responsable.
Documento
Identifica el documento o formulario.
Líneas de dirección
Indica el flujo o la secuencia en el proceso.
Actividad
El contenido de éste símbolo describe una actividad
a ejecutar.
Decisión
Este símbolo significa los puestos, en los cuales es
necesaria una decisión o un control y permite
diferenciar las alternativas posibles.
Conector de página
Conecta a otra parte del proceso en la misma página.
Conector fuera de página Conector que identifica a otro proceso fuera de
página y el número hace referencia a la página
donde se encuentra dicho conector.
Archivo
Este símbolo identifica el archivo de un documento.
87
Combinado
El método combinado se basa en la aplicación simultánea de dos o más métodos de los
señalados anteriormente, depende de las características que posee cada Empresa.
4.2. PROCEDIMIENTOS
4.2.1. Concepto
Procedimiento es un término que hace referencia a la acción que consiste en proceder, por otra
parte, está vinculado a un método o una manera de ejecutar algo.
Un procedimiento, consiste en seguir ciertos predefinidos para desarrollar una labor de manera
eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil identificación, aunque es posible que existan
diversos procedimientos que persigan el mismo fin.
4.2.2. Objetivos
“El principal objetivo del procedimiento es el de obtener una forma de llevar a cabo una
actividad, considerando los factores del tiempo, esfuerzo y dinero". (Gomez, 1992, pág. 25)
Los procedimientos nos proporcionarán las tareas específicas en cada área de la
organización esto es, que no exista duplicidades de actividades, evitar tiempos muertos, entre otros.
Con ello poder brindar un eficiente desempeño laboral que ayudará en el crecimiento de la
organización, de sus trabajadores y clientes.
4.2.3. Justificación
Los procedimientos se basan en la necesidad de eficiencia con el que se pretende lograr un
objetivo determinado, la necesidad de elaborar una serie de procedimientos se justifica en los
siguientes casos:
Que resulte convenientemente asegurar la uniformidad en el desarrollo de los
procedimientos para lo cual resulte indispensable contar con descripciones claras de los
mismos
Que se desee emprender tareas de simplificación del trabajo.
88
Que se vaya a establecer un sistema de información o modificar el ya existente, y se
necesite conocer las fuentes de entrada, proceso y salidas de información.
Esta metodología nos conduce analizar el que estamos haciendo, y no solo a buscar el cómo y el
quien está realizando, esto último se contempla como un aspecto importante, pero la prioridad es
conocer las actividades que hacen posible que un proceso se vuelva rápido y factible.
4.2.4. Contenido de los Procedimientos
4.2.4.1. Descripción
Dar una explicación corta del procedimiento a desarrollarse.
4.2.4.2. Objetivos
Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores.
4.2.4.3. Alcance
Los procedimientos se aplicarán a las áreas de la empresa, de manera específica al área
Administrativa- Financiera, actividades que realizará cada colaborador.
4.2.4.4. Responsables
Son las personas que van a responder en las diferentes actividades del procedimiento.
4.2.4.5 Documentos que se utiliza
Instrumento que facilita el registro de la información necesaria para realizar los
procedimientos o dejar evidencia de que éste se realizó de acuerdo a los lineamientos previamente
establecidos.
89
4.2.4.5. Políticas
Especifican en la mayoría de las ocasiones los lineamientos que rige el procedimiento
descrito; aparece así mismo en momentos concretos de la descripción de las tareas.
4.2.4.6. Descripción de Procedimientos
Se anotan las actividades que comprende cada procedimiento en orden cronológico,
precisando en que consiste cada actividad, quien ordena ejecutarla, como cuando, donde y para que
debe ejecutarse. Cuando un procedimiento involucre a varias áreas, para cada actividad se indicara
la unidad encargada de su ejecución.
4.2.4.7 Gráfico
Es una representación gráfica, cada paso es representado por un símbolo diferente que
contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo están unidos
entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.
El diagrama de flujo ofrece una descripción de las actividades implicadas en un proceso
mostrando la relación secuencial ente ellas, facilita la comprensión de cada actividad y su relación
con las demás.
90
CAPITULO V
5. PROCEDIMIENTOS PARA EL ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA DE LA
EMPRESA INCOREACABLES CIA. LTDA.
5.1. PROCEDIMIENTOS PARA EL ÁREA ADMINISTRATIVA
Los procedimientos son un esquema de acciones documentadas que contienen en esencia,
la descripción de las actividades que se realizan producto de las funciones de una unidad
administrativa dichas funciones se traducen en los que denominamos procesos y que entregan
como resultado un producto o servicio específico. En el que se encuentra registrada y trasmitida sin
distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas.
Estos procedimientos permitirán conocer el funcionamiento interno con lo que respecta a
descripción de tareas, ubicación, obligaciones y a los puestos responsables de ejecución. Auxilian
en la inducción del puesto y a la formación facilitando la capacitación del personal ya que se
describirá en forma detallada las actividades de cada puesto.
Proporcionan ayudas para el emprendimiento en: la reducción de trabajo como el análisis
de tiempos, delegación de funciones.
El área de administrativa de la empresa Incoreacables Cía. Ltda. Carece de procedimientos
específicos para cada una de sus actividades que la componen. Por ello el objetivo de este trabajo
es diseñar un procedimiento administrativo, para favorecer la calidad de la información
administrativa que emite el área.
91
5.1.1. Procedimiento de Junta de Accionistas
Descripción
Establecer pasos que se van a utilizar la junta de accionistas dentro de la empresa.
Objetivo
Coordinar las actividades que va a realizar la junta de accionistas
Alcance
Este procedimiento aplica a los accionistas de la empresa
Responsables
Junta de Accionistas
Políticas
Las juntas de accionistas, aparte de ser notificadas por convocatorias, se las realizara de
igual manera mediante correos electrónicos, para ello los socios deben registra sus
cuentas
Se enviara la información de los temas que se van a tratar en la reunión, para poder
analizarlas.
Para la instalación de la junta, deberá verificarse el quórum de instalación.
Todas las decisiones de las juntas deberán adoptarse con la mayoría prevista en la Ley de
Compañías o en el estatuto de la compañía
Las juntas generales son reuniones privadas en las que puede manejarse información
sensible, por ello, queda prohibida la divulgación de la información confidencial y de los
secretos empresariales discutidos en ellas.
De cada sesión de junta general deberá elaborarse un acta en idioma castellano. Las actas
podrán extenderse y firmarse en la misma reunión o dentro de los quince días posteriores.
Las reuniones se las realizara cada seis meses o dependiendo de la evolución de la
empresa durante el año
Procedimiento
N° Actividad Responsable
1 Revisar y analizar la información recibida para la toma
correcta de decisiones. Junta de Accionistas
2 Verificar los documentos que han sido entregados por
empleados para el cobro de utilidades.
Junta de Accionistas
3 Analizar y aprobar los estados financieros entregados
por el contador general de la empresa.
Junta de Accionistas
4 Analizar las propuestas de las empresas que desean
realizar la auditoria externa de la empresa.
Junta de Accionistas
5 Coordinar el adecuado y correcto pago de beneficios
sociales a los empleados,
Junta de Accionistas
92
8.- Representación Gráfica
Junta de Accionistas
Figura 5.1 Junta de Accionistas
Elaborado por: Lorena Escobar
Revisar y analizar la
información recibida
Verificar los documentos que
han sido entregados por
empleados para el cobro de
utilidades.
Coordinar el adecuado y
correcto pago de beneficios
sociales a los empleados.
Analizar a Aprobar los
estados financieros
entregados por el contador
de la empresa
Analizar las propuestas de
las empresas que desean
realizar la auditoria externa a
la empresa
Fin
93
5.1.2. Procedimiento del Gerente General
Descripción
Establecer pasos que se van a realizar el gerente general dentro de la empresa
Objetivo
Coordinar las actividades que va a realizar el gerente general
Alcance
Este procedimiento aplica al gerente general
Responsables
Gerente General
Políticas
Responsable de todos los aspectos del funcionamiento de una empresa.
Asegurará de que las operaciones se ejecuten sin problemas y de acuerdo a la política
de la empresa
Asegurará de que los vendedores y los proveedores estén debidamente compensados y
que continúen satisfaciendo las necesidades de la empresa.
Informar a la junta de accionistas de las novedades que pasen dentro de la empresa.
El Gerente General monitoreará, entrevistará, contratará al personal que va laborar en
la empresa.
Es responsable de asegurar que estos servicios se completen y dirijan de manera
oportuna.
El gerente general está obligado a implementar las políticas y los procedimientos de la
empresa
Procedimiento
N° Actividad Responsable
1 Realizar un presupuesto anual para la empresa. Gerente General
2 Entrevistar y seleccionar al personal idóneo Gerente General
3 Realizar juntas de negociaciones con los proveedores Gerente General
4 Revisar y aprobar declaraciones mensuales de
impuestos. Gerente General
5 Revisar y autorizar pagos correspondientes a los
proveedores. Gerente General
6 Revisar y firmar cheques para los pagos de gastos de la
empresa Gerente General
94
8.- Representación Gráfica
Gerente General
Figura 5.2 Gerente General
Elaborado por: Lorena Escobar
Realizar un
presupuesto anual de
la empresa
Entrevistar y seleccionar al
personal idóneo para laborar
dentro de la empresa
Revisar y autorizar pagos
correspondientes a los
proveedores.
Realizar junta de
negociaciones con los
proveedores
Revisar y aprobar
declaraciones mensuales de
impuestos
Revisar y firmar cheques
para los pagos de lastos de
la empresa.
Fin
95
5.1.3. Procedimientos de Reclutamiento y Selección
Descripción
Establecer pasos que se van utilizar para la selección adecuada de los nuevos colaboradores de la
empresa, Incoreacables Cía. Ltda.
Objetivo
Reducir la rotación del personal de la empresa, anticipar periodos de escases y poder establecer
procedimientos legales y administrativos a seguir para el reclutamiento y selección del personal
que va a llenar las vacantes existentes en la empresa.
Alcance
Este procedimiento aplica a los aspirantes que desean laborar dentro de la empresa.
Responsables
Gerente General
Jefe de Área
Asistente de RRHH y Nómina
Documentos
Convocatoria
Solicitud de Empleo
Formato de Hoja de Vida
Formato de Evaluación al Entrevistado
Políticas
Todo proceso de reclutamiento se iniciará mediante solicitud formal del Jefe de Área
del cargo vacante.
Las vacantes serán ocupadas prioritariamente con personal de la empresa, promoviendo
su línea de carrera, siempre que cumpla con los requisitos requeridos para la vacante.
La selección del personal estará basado exclusivamente en capacidad y desempeño,
realizando evaluaciones.
Todo aspirante a la vacante deberá ser mayor de edad (18 años cumplidos)
El aspirante no debe ser familiar, de los colaboradores de la empresa.
Procedimiento
N° Actividad Responsable
1 Solicita al Departamento de Recursos Humanos, la
contratación de un colaborador Jefe de Área
2 Analiza y determina que existe la necesidad de
contratar a una persona más en la empresa.
Recursos Humanos
3 Analiza en el personal de la empresa si existe una
persona para cubrir la vacante Recurso Humanos
96
4 Si existe un colaborador para la vacante se realiza el
cambio respectivo. Gerente General
5
Solicitar el formato de convocatoria a medios de
comunicación que existe una vacante y con el perfil
requerido por la empresa.
Recursos Humanos
6 Recepta las carpetas de los aspirantes Recursos Humanos
7 Revisa que cumplan con los requisitos solicitados
para realizar una entrevista. Jefe de Área
8 Realiza una entrevista previa con el aspirante y llenar
solicitud de empleo y evaluación del entrevistador
Recursos Humanos
9 Aplica las pruebas de conocimientos generales
dependiendo al área que aplique. Jefe de Área
10
Selecciona al personal idóneo considerando
instrucción, capacidad y antecedentes personales y lo
pondrá a disposición del Gerente General.
Recursos Humanos
11 Entrevista Final y decisión de selección Gerente general
97
8.- Representación Gráfica
Gerente General Recursos Humanos Jefe de Área
SI
NO
Figura 5.3 Reclutamiento y Selección
Elaborado por: Lorena Escobar
Analizan y
determinan la
necesidad
Verificar en el
personal, si existe una
persona idónea.
Inicio
Selecciona personal
idóneo.
Entrevista final y
decisión de
selección
Recepta carpetas de
aspirantes al trabajo
Solicita la
contratación de
nuevo personal
Cumple
requisitos?
Realizar el cambio
respectivo del
colaborador
Publicación en
medios de
comunicación.
Revisa que cumpla
con los requisitos
solicitados.
Aplica pruebas de
conocimientos
generales
Entrevista previa con
el aspirante
Fin
98
Convocatoria para enviar a medios de comunicación
CONVOCATORIA
Se solicita una persona, para el área de……………………………………………, conocimientos
básicos, 1 año de experiencia mínimo. Sueldo a convenir según experiencia, más beneficios
sociales de ley.
Enviar Hoja de vida al correo: [email protected] o comunicarse a los teléfonos 2299433 ext.
110
99
INCOREACABLES CIA. LTDA
Solicitud de Empleo
Área:……………………………………. Cargo:……………………………………
Información del candidato
Apellidos Nombre Fecha
Dirección Número de casa
Provincia Ciudad Código
postal
Teléfono
Dirección de
correo
electrónico
Fecha disponible Salario que
desea
Puesto al que desea
optar
¿Ha trabajado alguna vez para esta
compañía? SÍ NO
Si es así,
¿cuándo?
Estudios
Instituto
(secundarios) Dirección
Desde A ¿Se ha
licenciado? SÍ NO Título
Universidad Dirección
Desde A ¿Se ha
licenciado? SÍ NO Título
Otros Dirección
Desde A ¿Se ha
licenciado? Sí NO Título
Referencias
Enumere tres referencias de trabajo.
Nombre
completo Parentesco
Compañía Teléfono ( )
Dirección
Nombre
completo Parentesco
Compañía Teléfono ( )
Renuncia de responsabilidad y firma
100
HOJA DE VIDA
NOMBRES Y APELLIDOS:
DOCUMENTO DE IDENTIDAD:
FECHA DE NACIMIENTO:
ESTADO CIVIL:
DIRECCIÓN:
TELÉFONO:
E-MAIL:
ESTUDIOS SECUNDARIOS:
Institución educativa:
Bachillerato de Especialidad:
ESTUDIOS SUPERIORES:
Ord. Pregrado:
1 Universidad:
Título:
2
Universidad:
Título:
3 Otros ( especifique) si aun estudia:
Postgrado:
Universidad
Título:
Otros ( especifique) si aun estudia:
1) DATOS PERSONALES
FOTO
101
Nombre del Encuestado:
Cargo al que aspira:
Nombre del Encuestador:
Cargo:
Comportamiento
Personal
Estudios Académico
Experiencia y
Conocimientos
Expectativas del
Proceso:
Observaciones generales para
el Contrato
Vo. Bo. Gerente General
Vo. Bo. Recursos Humanos
Vo. Bo. Jefe de area
Reporte de Entrevista
EVALUACIÓN AL ENTREVISTADO
Ciudad y Fecha:
Aprobación
¿Se procede a contratar?
102
5.1.4. Procedimientos de Contratacion
Descripción
Establecer pasos que se van a utilizar para formalizar la relación de trabajo que va a tener el nuevo
colaborador con la empresa Incoreacables Cía. Ltda.
Objetivo
Contratar personal idóneo para ocupar la vacante existente, que conozca cuáles serán sus deberes y
derechos dentro de la empresa y de esta manera asuma su responsabilidad en su puesto de trabajo.
Alcance
Este procedimiento aplica a los nuevos colaboradores de la empresa
Responsables
Gerente Administrativo Financiero
Recursos Humanos
Empleado Contratado
Documentos
Contrato de Trabajo
Políticas
Deben existir responsables para la realización de este procedimiento.
Recursos Humanos solicitara al nuevo colaborador chequeos médicos pre-ocupacionales
en un centro de salud enviado por la empresa.
La contratación del personal será ejecutada por Recursos Humanos.
El Gerente General será la única persona que puede firmar los contratos para todos los
trabajadores, como Representante Legal de la empresa Incoreacables Cía. Ltda.
Todo empleado ya contratado deberá tener una ficha individual donde llevara los
siguientes datos:
o Datos personales
o Tipo de Contrato que tendrá el empleado
o Sueldo mensual
Procedimiento
N° Actividad Responsable
1 Solicita a personal seleccionado realizarse un chequeo
médico antes de su contrato. Recursos Humanos
2 Elabora del contrato de trabajo Recursos Humanos
3 Revisar las cláusulas del contrato de trabajo Gerente General
4 Aprueba y firmar contrato Gerente General
5 Revisa y firma del contrato de trabajo Empleado Contratado
6 Autoriza el ingreso al Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social y el envió del contrato al Ministerio
103
de Relaciones Laborales. Gerente General
7 Envía al Ministerio de Relaciones Laborales para su
legalización. Recursos Humanos
8
Realiza el aviso de entrada al Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social y coordina con el nuevo empleado su
ingreso a la empresa.
Recursos Humanos
104
8.- Representación Gráfica
Gerente General Recursos Humanos Empleado Contratado
Figura 5.4 Contratación
Elaborado por: Lorena Escobar
Inicio
Solicita al personal
seleccionado se realiza
chequeos médicos
Elabora contrato de
trabajo
Revisar las
cláusulas del
contrato de trabajo
Autoriza el
ingreso al Instituto
de Seguridad
Social y al
Ministerio de
Relaciones
Laborales.
Envía contrato al
Ministerio de
Relaciones Laborales
para su legalización
Realiza el aviso de
entrada al IESS y
coordina con el
nuevo empleador su
ingreso
Aprueba y firma
Contrato
Verifica las
cláusulas del
contrato de trabajo
Fin
105
CONTRATO DE TRABAJO A PRUEBA
Comparecen, ante el señor Inspector del Trabajo, por una parte INDUSTRIAL Y COMERCIAL
RECALDE ANDRADE INCOREACABLES CIA. LTDA., debidamente representada por su
GERENTE y Representante Legal señor Edison Arturo Recalde Andrade, con RUC No.
1792256178001, en su calidad de EMPLEADOR y por otra parte el señor
…………………………., portador de la cédula de ciudadanía No. …………….. en calidad de
TRABAJADOR. Los comparecientes son ecuatorianos, domiciliados en la ciudad de Quito y
capaces para contratar, quienes libre y voluntariamente convienen en celebrar un contrato de
trabajo a Prueba con sujeción a las declaraciones y estipulaciones contenidas en las siguientes
cláusulas.
El EMPLEADOR y TRABAJADOR en adelante se les denominará conjuntamente como “Partes” e
individualmente como “Parte”.
PRIMERA.- ANTECEDENTES.-
El EMPLEADOR para el cumplimiento de su objeto social y desarrollo de las tareas propias de su
actividad necesita contratar los servicios laborales de un,…………………………. Revisados los
antecedentes del señor …………………………………, ha sido seleccionado para este cargo, por
lo que en base a las consideraciones anteriores y por lo expresado en los numerales siguientes, EL
EMPLEADOR y el TRABAJADOR proceden a celebrar el presente Contrato de Trabajo.
SEGUNDA.- OBJETO.-
EL TRABAJADOR se compromete a prestar sus servicios lícitos y personales bajo la dependencia
del EMPLEADOR (a) en calidad de ………………………………, con responsabilidad y esmero,
que los desempeñará de conformidad con la Ley, las disposiciones generales, las órdenes e
instrucciones que imparta EL EMPLEADOR, dedicando su mayor esfuerzo y capacidad en el
desempeño de las actividades para las cuales ha sido contratado. Mantener el grado de eficiencia
necesaria para el desempeño de sus labores, guardar reserva en los asuntos que por su naturaleza
tuviere esta calidad y que con ocasión de su trabajo fueran de su conocimiento, manejo adecuado
de documentos, bienes y valores del EMPLEADOR y que se encuentran bajo su responsabilidad.
TERCERA.- JORNADA ORDINARIA Y HORAS EXTRAORDINARIAS.-
EL TRABAJADOR se obliga y acepta, por su parte, a laborar para el empleador de lunes a viernes
desde las 08H30 hasta las 17H30 incluida una hora de almuerzo. Así mismo, las partes podrán
convenir que, el TRABAJADOR labore tiempo extraordinario y suplementario cuando las
circunstancias lo ameriten tan solo por orden escrita de EL EMPLEADOR, y se pagará conforme lo
establecido en los Arts. 52 y 55 del Código de Trabajo.
106
CUARTA.- REMUNERACIÓN.-
EL EMPLEADOR pagará al TRABAJADOR por la prestación de sus servicios la remuneración
convenida de mutuo acuerdo en la suma de
…………………………………………………………….
EL EMPLEADOR reconocerá también al TRABAJADOR las obligaciones sociales y los demás
beneficios establecidos en la legislación ecuatoriana.
QUINTA.- DURACIÓN.-
Conforme lo establecido en el artículo 15 del Código de Trabajo, este convenio será considerado
como CONTRATO DE PRUEBA durante los primeros noventa días, contados desde la fecha de su
celebración, durante dicho periodo cualquiera de las partes podrá darlo por terminado libremente
sin lugar a indemnización alguna, vencido el mismo se entenderá que continúa la vigencia del
contrato por el tiempo que faltare para completar el año. En este caso, EL EMPLEADOR deberá
notificar a la otra parte su voluntad de darlo por terminado con treinta días de anticipación, de
conformidad con lo dispuesto en los artículos 184 y 624 del Código de Trabajo. En caso de que
ninguna de las partes notifique a la otra con el respectivo desahucio el presente contrato continuará
por tiempo indefinido.
Este contrato podrá terminar por las causales establecidas en el Art. 169 del Código de Trabajo.
SEXTA.- LUGAR DE TRABAJO.-
EL TRABAJADOR desempeñará las funciones para las cuales ha sido contratada en las
instalaciones de la compañía ubicadas en la ciudad de Quito, provincia de Pichincha.
SÉPTIMA.- OBLIGACIONES DE TRABAJADORES Y EMPLEADORES.-
En lo que respecta a las obligaciones, derecho y prohibiciones del empleador y trabajador, estos se
sujetan estrictamente a lo dispuesto en el Código de Trabajo en su Capítulo IV de las obligaciones
del empleador y del trabajador, el Reglamento Interno a más de las estipuladas en este contrato.
OCTAVA.- LEGISLACIÓN APLICABLE.-
En todo lo no previsto en este Contrato, cuyas modalidades especiales las reconocen y aceptan las
partes, éstas se sujetan al Código de Trabajo.
NOVENA.- JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA.-
En caso de suscitarse discrepancias en la interpretación, cumplimiento y ejecución del presente
Contrato y cuando no fuere posible llegar a un acuerdo amistoso entre las Partes, estas se
someterán a los jueces competentes del lugar en que este contrato ha sido celebrado, así como al
procedimiento oral determinados por la Ley.
DÉCIMA.- SUSCRIPCIÓN.-
Las partes se ratifican en todas y cada una de las cláusulas precedentes y para constancia y plena
validez de lo estipulado firma este contrato en tres ejemplares de igual tenor y valor, en la ciudad
de Quito, al primer día del mes de octubre del año dos mil trece.
107
5.1.5. Procedimientos de Inducción
Descripción
Establecer pasos que se van a utilizar con los nuevos empleados de la empresa Incoreacables.
Cía. Ltda., donde conocerán las instalaciones de la empresa, su puesto de trabajo y sus
compañeros de trabajo.
Objetivo
Proporcionar a los nuevos colaboradores información general de la empresa, su puesto de trabajo y
sus compañeros con los que se va a relacionar durante la jornada laboral.
Alcance
El procedimiento aplica a los nuevos colaboradores que ingresan a la empresa.
Responsables
Recursos Humanos
Jefe de Área
Empleado Contratado
Documentos
Disposiciones generales de la empresa
Políticas
Recursos Humanos realizará una reunión general con el personal para dar la bienvenida
al nuevo colaborador
Brindar una explicación concreta de las actividades que realizara dentro de la empresa,
la cual será realizada por el Jefe de Área el cual estará pendiente del nuevo colaborador.
Luego de cumplir el contrato a prueba, se deberá entregar al empleado el uniforme
correspondiente de la empresa.
Procedimiento
N° Actividad Responsable
1 Notifica al Jefe de Área la incorporación del
nuevo colaborador a la empresa.
Recursos Humanos
2
Otorga información general sobre la
empresa y una explicación concreta de su
trabajo.
Recursos Humanos
3
Presenta a los compañeros de trabajo, e
indica cuál será su función dentro de la
empresa.
Jefe de Área
4 Informa sobre las normas internas de la
empresa
Recursos Humanos
108
8.- Representación Gráfica
Recursos Humanos Jefe de Área
Figura 5.5 Inducción
Elaborado por: Lorena Escobar
Inicio
Otorga información
general sobre la empresa
y una explicación
concreta de su trabajo
Presentación a los
compañeros e indica cuál
será su función dentro de la
empresa.
Notifica al Jefe de Área
la contratación del nuevo
colaborador
Informa sobre las normas
internas de la empresa.
Fin
109
DISPOSICIONES GENERALES DE INCOREACABLES CIA. LTDA
Se comunica a los nuevos empleados de Incoreacables Cía. Ltda., las siguientes disposiciones:
El horario es de 8:30 a 17:30 horas
Días laborables de lunes a viernes.
La hora de almuerzo se la realiza en dos grupos:
o Área administrativa de 13:00 a 14:00
o Área de ventas y bodega de 13:30 a 14:30
Las solicitudes de permisos, se los realizará con 24 horas de anticipación, informando a
sus jefes de área.
Las inasistencias a sus horas de trabajo solo serán justificadas con certificados médicos,
emitidos por el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
110
5.1.6. Procedimientos de Capacitación
Descripción
Establecer pasos que servirá como guías, en donde podamos detectar el personal que necesitan
capacitación, y de esa manera mejorar sus funciones
Objetivo
Proporciona a los empleados la oportunidad de adquirir mayores aptitudes, conocimientos y
habilidades que aumentan sus competencias, para desempeñarse con éxito en su puesto.
Alcance
Este procedimiento aplica a todos a los empleados que necesitan una capacitación
Responsable
Jefes de Área
Recursos Humanos
Gerente Administrativo Financiero
Gerente General
Empleados de la empresa
Documento
Formato de Necesidad de Capacitación del Personal
Plan Anual de Capacitación
Políticas
Cualquier capacitación que sigan los colaboradores de la empresa serán en forma
obligatoria.
La capacitación que se realice serán patrocinada por la empresa.
Las capacitaciones serán realizadas por institutos o empresas especializadas según la
necesidad delos empleados.
Se realizarán capacitaciones en forma permanente, según las necesidades de cada
colaborador de la empresa.
Procedimiento
N° Actividades
Responsable
1 Realiza un plan anual de capacitación y diseñar
formularios de capacitación.
Recursos Humanos
2 Solicitud de capacitación al jefe inmediato de área
Empleado de la empresa
111
3
Determina la necesidad de capacitación del personal a su
cargo.
Jefe de Área
4 Llena y entrega formato de Solicitud de Capacitación
Jefe de Área
5
Recibe, revisa y envía a Gerente General la solicitud de
capacitación, para que proceda a su aprobación.
Gerente Administrativo
Financiero
6
Analiza y aprueba la capacitación solicitada por el
empleado.
Gerente General
7
Busca y contrata el curso o capacitación requerido por el
empleado Recursos Humanos
8 Coordina día, hora y lugar para que asista el personal al
curso o capacitación Jefe de Área
9 Dirigirse a las instalaciones de la empresa capacitadora
para recibir su formación requerida. Empleado de la
Empresa
112
8.- Representación Gráfica
Gerente General Gerente
Administrativo
Financiero
Recursos
Humanos
Jefe de Área Empleado de la
empresa
Figura 5.6 Capacitación
Inicio
Realiza un plan
anual de
capacitación y
diseñar un
formulario de
capacitación
Llena y
entrega la
solicitud de
capacitación
Solicitud de
capacitación
al jefe
inmediato de
área.
Analiza y
aprueba la
capacitación
solicitada por el
empleado.
Determina la
necesidad de
capacitación
del personal
a su cargo
Recibe, revisa y
envía a Gerente
General la
solicitud de
capacitación Busca y contrata
el curso o
capacitación
requerido por el
empleado.
Fin Elaborado por: Lorena Escobar
Coordina
día, hora y
lugar para
que asista
el personal
al curso.
Dirigirse a
las
instalacione
s de la
empresa
capacitador
a
113
Formulario de solicitud de capacitación
Fecha de la solicitud: 04de enero 2013
Nombre(s) de (los) colaboradores
Tema de capacitación
Objetivo de la participación:
Nombre de la empresa Capacitadora:
Fecha:
Ciudad y lugar del evento:
Valor de la inscripción individual:
Valor de la inscripción grupo:
Firma del Solicitante
firma de autorización
Valor autorizado_____________
Observaciones:
114
PROGRAMA DE CAPACITACIÓN ene mar jun sep dic
1 PROGRAMAS PARA ALTA GERENCIA 5
1) Asesoramiento en la Planificación Estratégica ,
Formulación Identidad Corporativa y Socialización Efectiva a
toda la organización
Seminario con la alta gerencia para redefinir la Identidad
Corporativa de la Empresa : Visión, Misión , Valores corporativos y
Objetivos Estratégicos
Taller para formular la estrategia de Socialización de la identidad
Corporativa a todos los niveles de la organización
2) Coaching en desarrollo de Habilidades para hablar en
público, oratoria y desarrollar Seminarios
2 PROGRAMAS PARA GERENTES Y MANDOS MEDIOS 16
1) Programa de Fortalecimiento en Competencias
Gerenciales de alto desempeño en el manejo de equipos de
trabajo
a. Time Management
b. Manejo Efectivo de Reuniones de
Trabajo
c. Comunicación Interpersonal y
retroalimentación
d. Inteligencia emocional
e. Coaching y desarrollo de colaboradores
f. Liderazgo por Valores
g. Trabajo en equipo Vivencial para Alta
gerencia
3 CONFERENCIAS DE MOTIVACION PARA TODOS 15
a. Motivación a la Excelencia, haga las cosas de manera
extraordinaria
b. Motivación en Época de crisis
c. Motivación al cambio como vencer la resistencia al cambio
d. Compromiso con la Identidad Corporativa, Vivir una cultura de
Valores
4 PROGRAMAS SERVICIO AL CLIENTE Y VENTAS 8
1) Excelencia en el Servicio al Cliente – FIDELIZACION
1. Excelencia en el servicio al cliente y Automotivación
2. Formulación de Estrategias de mejora en el Servicio, momentos
de verdad y clínicas de servicio
3. Estrategias para Sorprender y Sobrepasar expectativas de
Servicio
2) Técnicas de Venta en venta directa, receptiva y call
center
1. Técnicas de Venta y Automotivación, como crear la demanda
para que la oferta tenga valor
2. Estrategias de Prospectación de nuevos Clientes, Clínicas de
venta con énfasis en Manejo de Objeciones y cierre de ventas
3. Principios de Negociación aplicado a las ventas
115
6 PROGRAMAS DE TEAM BUILDING 15
· Seminario de Diagnostico y Principios de Trabajo en
equipo
· Taller vivencial Cuerdas Bajas 1 y Taller Cuerdas
bajas 2
a. Conferencia de trabajo en equipo
b. 6 actividades de Team Building Vivenciales por modulo
enfocadas a lo que necesite el cliente reforzar en su equipo
Taller Vivencial Rafting ( Altos niveles de seguridad )
· Taller Vivencial Trekking, Navegación Terrestre, Camping,
Sobrevivencia
116
5.1.7. Procedimientos de Control y Permanencia
Descripción
Establecer pasos para tener un adecuado control del horario de trabajo y permanencia del
colaborador de la empresa.
Objetivo
Conocer la asistencia y el tiempo que el personal permanece en la empresa, para de esta manera
saber cuántas horas ha laborado el colaborador y si tiene derecho a horas ordinarias o
suplementarias.
Alcance
Este procedimiento aplica a todo el personal de la empresa
Responsables
Recursos Humanos
Gerente Administrativo Financiero
Jefes de Área
Documentos
Solicitud de Vacaciones
Solicitud de permisos
Políticas
Todo empleado que labora en la empresa debe registrarse en el reloj biométrico de la
empresa
El horario de trabajo de la empresa Incoreacables Cía. Ltda. es de 8:30 a 17:30 de
Lunes a Viernes
La empresa hará conocer a sus colaboradores cuales fueron sus horas trabajadas
durante el mes en la empresa
Las horas extras y suplementarias no pueden ser acumulados sus valores por varios
meses, será cancelado cada fin de mes.
Procedimiento
117
N° Actividad Responsable
1
Realiza el ingreso de datos de los empleados
en el reloj biométrico
Recursos Humanos
3
Prepara un reporte al final de cada empleado
para saber sus horas laboradas en la empresa
Recursos Humanos
4
Revisa reporte entregado por recursos
humanos a cada área de la empresa Jefe de Área
5
Entrega de documentos o certificados de
inasistencias de empleados
Recursos Humanos
6
Revisa y aprueba las justificaciones de los
colaboradores
Gerente Administrativo
Financiero
7
Revisa justificaciones aprobadas antes de
realizar nómina
Recursos Humanos
118
8.- Representación Gráfica
Gerente Administrativo Financiero Recursos Humanos Jefe de Área
Inicio
Realiza el ingreso de
datos de los empleados
en el reloj biométrico.
Prepara un reporte al
final de cada empleado.
Revisa reporte
entregado por RRHH
Entrega de documentos
o certificados de
inasistencias de
empleados.
Revisa y aprueba las
justificaciones de los
colaboradores.
Fin
Elaborado por: Lorena Escobar
Revisa justificaciones
aprobadas antes de
realizar nómina.
119
SOLICITUD DE VACACIONES
Yo, ………………………………………………….. con C.C…………………………………..
Solicito se me conceda…..días de mis vacaciones correspondientes al período (2013), las mismas
que serán desde el………………………….. hasta el ……………………., incorporándome a mis
labores…………………………….
Firma……………………………………
C.C
Para uso de la empresa
Fecha de salida:
Fecha de retorno:
Aprobado por:
OBSERVACIONES:…………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
…………………
EMPLEADOR EMPLEADO
120
SOLICITUD DE PERMISO
Nombre del Empleado: Número de Cedula:
TIPO DE PERMISO
HORAS
DESDE:…………..
HASTA……….
DIAS
DESDE…………………HASTA………………..
MOTIVO DEL PERMISO
………………………………………………………………………………………………………
………………………….………………………………………..……………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………..
EMPLEADOR EMPLEADO
121
5.1.8. Procedimientos de Evaluación
Descripción
Establecer pasos que se realizarán para una apropiada evaluación del comportamiento laboral
de los colaboradores.
Objetivos
Evaluar las habilidades y destrezas de cada empleados, con el propósito de dar un servicio de
calidad y calidez para los clientes.
Alcance
Este procedimiento aplica a todos los colaboradores de la empresa
Responsables
Recursos Humanos
Jefes de Área
Colaboradores de la Empresa
Gerente General
Documento
Formato de Evaluaciones internas de la empresa
Políticas
Existir responsables, para el correcto funcionamiento de la evaluaciones del
personal
El empleado será supervisado por sus superiores para ver su desempeño en sus
funciones
Las evaluaciones se realizaran semestralmente por cada jefe de área de la empresa
Las evaluaciones se realizaran mediante un formato unificado para cada una de las
áreas de la empresa.
Procedimiento
N° Actividades Responsables
1
Diseña un formato de evaluación para el personal
administrativo y operativo.
Jefes de Área
2
Entrega los diseños de las evaluaciones para su
revisión.
Asistente de RRHH y
Nómina
3 Entrega y aprueba los formatos de evaluaciones Gerente General
4
Coordina con Jefes de Área para la ejecución de
evaluación de desempeño de los colaboradores. Asistente de RRHH y
Nomina
122
5 Procede a realizar la evaluación.
Jefes de Área
6
Tabula los resultados del total de las evaluaciones
realizadas
Asistente de RRHH y
Nomina
7
Revisa los resultados para su análisis, revisión y
aprobación.
Gerente General
8 Conocen resultados generales Colaboradores de
Empresa
9
Realiza levantamientos de acciones estas pueden ser:
o Correctivas
o Preventivas
o Planes de mejoramiento.
Asistente de RRHH y
Nómina
123
Gerente General Recursos Humanos Jefe de Área Colaborador de la empresa
Figura 5.7 Evaluación
Inicio
Diseña formato de
evaluación para el personal
administrativo y operativo
Entrega los diseños
delas evaluaciones
para su revisión.
Entrega y aprueba
los formatos de
evaluaciones.
Coordina con Jefes de
Área para la ejecución de
evaluaciones.
Procede a realizar la
evaluación
Tabula los resultados
del total de evaluación
realizada.
Conoce los resultados
Elaborado por: Lorena
Escobar Fin
Revisa los resultados
para su análisis, revisión
y aprobación
Realiza levantamientos
de acciones.
124
FORMATO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL DEL PERSONAL DE
INCOREACABLES CIA. LTDA
ÁREA-------------------------------------------------------------------------------------------------
EVALUADO-----------------------------------------------------------------------------------------
PUESTO--------------------------------------------- FECHA DE INGRESO------------------
EVALUADOR--------------------------------------------------------------------------------------
FECHA DE LA EVALUACIÓN ----------------------------------------------------------------
En qué grado cree usted que el trabajador tiene desarrollada las competencias que se presentan a
continuación.- Marque con una X el número que refleja su opinión
INSTRUCCIONES
1. Antes de iniciar la evaluación, lea bien las instrucciones, si tiene duda consulte con el personal
responsable de la evaluación.
2. Lea bien el contenido de la competencia y comportamiento a evaluar.
3. En forma objetiva y de conciencia asigne el puntaje correspondiente.
4. Recuerde que en la escala para ser utilizada por el evaluador, cada puntaje corresponde a un
nivel que va de Muy bajo a Muy alto.
Muy bajo : 1 ---Inferior.- Rendimiento laboral no aceptable.
Bajo : 2 ---Inferior al promedio.- Rendimiento laboral regular.
Moderado : 3 ---Promedio.- Rendimiento laboral bueno.
Alto : 4 ---Superior al promedio.- Rendimiento laboral muy bueno.
Muy Alto : 5 ---Superior.- Rendimiento laboral excelente.
5. En el espacio relacionado a comentarios, es necesario que anote lo adicional que usted quiere
remarcar.
6. No se olvide firmar todas las hojas de evaluación
125
Nombre del Evaluado:
ÁREA DEL DESEMPEÑO
MUY
BAJO BAJO
MODE-
RADO ALTO
MUY
ALTO PUNTA
JE
1 2 3 4 5
ORIENTACIÓN DE
RESULTADOS
Termina su trabajo oportunamente
Cumple con las tareas que se le
encomienda
CALIDAD
Hace uso racional de los recursos
No Requiere de supervisión
frecuente
Se muestra profesional en el
trabajo
Se muestra respetuoso y amable
en el trato
RELACIONES
INTERPERSONALES
Se muestra cortés con los clientes
y con sus compañeros
Brinda una adecuada orientación a
los clientes
Evita los conflictos dentro del
equipo
INICIATIVA
Muestra nuevas ideas para mejorar
los procesos
Se muestra asequible al cambio
Se anticipa a las dificultades
Tiene gran capacidad para
resolver problemas
126
TRABAJO EN EQUIPO
Muestra aptitud para integrarse al
equipo
Se identifica fácilmente con los
objetivos del equipo
ORGANIZACIÓN
Planifica sus actividades
Se preocupa por alcanzar las
metas
PUNTAJE TOTAL:
(Jefe Administrativo Financiero)
Comentarios
(Gerente General)
Comentarios
127
5.2. PROCEDIMIENTOS PARA EL AREA FINANCIERA
Para administrar y organizar una empresa de forma eficiente, se precisa diseñar el
procedimiento de cada una de las operaciones y actividades que en ella se realizan. Al hacerlo, se
requiere tener en cuenta todos aquellos elementos que posibiliten que las operaciones,
transacciones y actividades se ejecuten de forma homogénea por las unidades organizativas de la
entidad. Cada colaborador debe conocer no sólo las especificaciones organizativas y técnicas de su
trabajo, sino también el alcance de sus funciones y responsabilidades.
Los procedimientos constituyen el medio mediante el cual se logra, de forma eficiente,
integral de una empresa, queda expuesta la forma de hacer cumplir las políticas, interrelaciones,
flujos de operaciones, códigos, procedimientos y rutinas de trabajo, alcance de funciones, sistemas
de información y otros elementos que son el soporte de cualquier organización.
El área de contable de la empresa Incoreacables Cía. Ltda., carece de procedimientos
específicos para cada una de sus actividades que la componen. Por ello el objetivo de este trabajo
es diseñar un procedimiento contable-financiero, para favorecer la calidad de la información
financiera que emite el área contable.
128
5.2.1. Procedimientos de Caja Chica
Descripción
Establecer pasos que se van utilizar para un correcto funcionamiento de la cuenta caja chica de la
empresa Incoreacables Cía. Ltda.
Objetivo
Establecer adecuados procedimientos administrativos para la asignación, utilización y reposición
de Caja Chica.
Alcance
Será de aplicación al personal de la empresa que soliciten, administren y rindan fondos para el
funcionamiento de Caja Chica, así como aquellas que aprueben la apertura, autoricen ciertos
gastos, informen sobre la existencia de determinados bienes y realicen el control de la rendición.
Responsable
Gerente Administrativo Financiero
Contador General
Responsable de Caja Chica
Documentos
Vale de Caja Chica
Arqueo de Caja Chica
Hoja de Control de Caja Chica
Hoja de Reposición de Caja Chica
Políticas
La apertura del fondo de caja chica no será un monto mayor a $ 200.00
La persona responsable del manejo de caja chica debe ser diferente al área contable.
Para la reposición de caja chica debe ser autorizada por el Jefe Administrativo-
Financiero.
Deben realizarse arqueos de caja sorpresivos y de esta manera conciliar con los
documentos que respaldan los gastos, esta actividad debe ser diferente a la del custodio
de caja.
Constatación de los fondos, deben verificarse de manera continua y los valores existentes
en caja.
Caja chica no podrá pagar gastos mayores a $ 50.00
No pueden hacer uso de los valores para gastos personales de Jefes de Área de la
empresa.
Procedimiento
N° Actividades Responsable
1
Solicitar la comienzo de caja chica por un monto no
mayor a $ 200.00
Responsable de Caja
Chica
129
2 Revisa, analiza y aprueba la apertura de caja chica Gerente Administrativo
Financiero
3 Procede a entregar a custodio el monto de caja chica. Contador
4 Realiza arqueos sorpresivos, para verificar que se dé
buen uso y se utilice los fondos adecuadamente Contador
5 Registra los desembolsos de dinero en la Hoja de
Control de Caja Chica.
Responsable de caja
Chica
6 Elabora Hoja de reposición de Caja Chica adjuntando
los comprobantes que sustente los pagos.
Responsable de Caja
Chica
7 Revisa y autoriza la reposición de Caja Chica, se envía a
Contabilidad.
Gerente Administrativo
Financiero
8 Registro de los sustentos de caja chica y emisión del
cheque Contador
130
8.- Representación Gráfica
Gerente Administrativo
Financiero
Contador General Responsable de Caja
Chica
Figura 5.8 Caja Chica
Revisa, analiza y
aprueba la apertura
de caja chica
Inicio
Solicitud de apertura
de caja chica
Se procede a
entregar cheque a
custodio Registra los desembolsos
de dinero en la Hoja de
Control de Caja Chica. Realizar
arqueos de caja
Registro de los
sustentos de caja y
emisión del cheque.
Fin
Elaborado por: Lorena Escobar
Elabora Hoja de
reposición de Caja Chica
adjuntando sustentos.
Revisa y autoriza la
Reposición de caja chica,
se envía contabilidad
131
Vale de Caja
VALE DE CAJA N°
FECHA: …………………………………………. MONTO $: ……………………………….
Responsable: …………………………………………………………………………………….
Por Concepto de: ……………………………………………………………………………….
N° de Factura……………………………………………………………………………………
N° de Retención…………………………………………………………………………………
……………………….. ………………………………..
Empleado Solicitante Responsable Caja Chica
132
Hoja de Control de Caja Chica
CONTROL DE CAJA CHICA
Responsable:
Fecha:
Monto:
FECHA CONCEPTO VALOR FIRMA
TOTAL
-----------------------------------------
RESPONSABLE DE CAJA CHICA
133
Reposición de Caja Chica
REPOSICION DE CAJA CHICA
USD
200,00
N°:
AÑO:
2013
RESPONSABLE:
------------------------- -------------------------------
Responsable de Caja Chica Gerente Administrativo Financiero
No.FECHA PROVEEDOR DOC No.
SUBTOT
ALIVA RETEN.
TOTALV.R FINAL OBSERVACION
1 10/02/2014 TRANSMETSA 71391 51,20 - - 51,20 51,20 ALEX
2 19/02/2014 BLOTA BOLIVAR 5951 6,00 - - 6,00 6,00 ALEX
3 20/02/2014 SERVIENTREGA 2164 3,26 0,39 - 3,65 3,65 AEX
4 21/02/2014 PASAJES 5,00 - - 5,00 5,00 WLADIMIR
5 21/02/2014 PASAJES 5,00 - - 5,00 5,00 BYRON
6 21/02/2014 PASAJES 3,00 - - 3,00 3,00 BYRON
7 21/02/2014 PIZARRICA 277405 23,17 2,53 - 25,70 25,70 LORENA
8 24/02/2014 PASAJES 3,00 - - 3,00 3,00 WLADIMIR
9 24/02/2014 PASAJES 2,00 - - 2,00 2,00 ALEX
10 24/02/2014 SERVIENTREGA 14552 3,75 0,45 - 4,20 4,20 ALEX
11 24/02/2014 SERVIENTREGA 14553 3,26 0,39 - 3,65 3,65 ALEX
12 24/02/2014 FERRETERIA 3360 4,91 0,59 - 5,50 5,50 BYRON
13 25/02/2014 REVISION VEHICULO 40,00 - - 40,00 40,00 NICOLE
14 25/02/2014 PASAJES 3,00 - - 3,00 3,00 BYRON
15 14/02/2014 ALMUERZO 3,00 - - 3,00 3,00 ALEX
16 25/02/2014 PASAJES 2,00 - - 2,00 2,00 WLADIMIR
17 25/02/2014 ALMA LOJANA 38248 5,00 - - 5,00 5,00 ALEX
18 26/02/2014 PASAJES 5,00 - - 5,00 5,00 BYRON
- - - - -
TOTAL GASTOS:175,90
SALDO 24,10 PRESTO DE 100 Q DIO SRA. MARGARITA
134
Anexo: Arqueo de Caja Chica
ARQUEO DE CAJA CHICA
Fecha:
Responsable:
VALOR CTV CANTIDAD TOTAL VALOR CANTIDAD TOTAL
1 0 0 1 0 0
5 0 0 5 0 0
10 0 0 10 0 0
25 0 0 20 0 0
50 0 0
0 0 0
Fecha VALOR
0
Los vales definitivos se encuentran fechados desde el día 16 hasta el 31 del mes de Diciembre de
Los vales definitivos se encuentran aprobados todos por persona responsable
0
0
0
Firma del Responsable
ARQUEO DE VALES DE DESEMBOLSOS DEFINITIVOS
TOTAL DEL ARQUEO DE CAJA CHICA
DIFERENCIA
ARQUEO DE VALES
BENEFICIARIO CONCEPTO APROBADO
T O T A L E S
SALDO SEGÚN LIBRO AUXILIAR DE CAJA CHICA
ARQUEO DE MONEDAS Y BILLETES
MONEDA BILLETES
TOTAL DE MONEDAS
Y BILLETES
TOTAL MONEDAS TOTAL BILLETES
135
5.2.2. Procedimientos de Caja Viajes
Descripción
Establecer pasos que van utilizar para llevar de una manera adecuada la cuenta caja viajes de la
empresa Incoreacables Cía. Ltda.
Objetivo
a) Establecer procedimientos administrativos para la asignación, utilización y reposición de Caja
Viajes.
b) Establecer las funciones que deben cumplir los responsables en el manejo, administración y
presentación de los documentos que respaldan las rendiciones de los desembolsos efectuados
efectuadas.
Alcance
Este procedimiento aplica a los choferes de la empresa que deben trasladarse fuera de la ciudad
para la entrega de material a los clientes.
Responsable
Gerente Administrativo Financiero
Contador
Responsable de Caja Viaje
Documentos
Hoja de Gasto de Caja Viaje
Arqueo de Caja Viajes
Políticas
La apertura de la caja viajes no debe ser por un monto mayor a $ 300.00
La persona responsable del manejo de caja viaje, será del Departamento Financiero.
Para la reposición de caja viaje debe ser autorizada por el Jefe Administrativo-
Financiero
Deberán realizarse arqueos de caja sorpresivos de esta manera conciliar con los
documentos que respaldan los gastos, esta actividad debe ser diferente a la del
custodio de caja.
Por ningún concepto se debe utilizar estos fondos para préstamos al personal de
empresa.
Procedimiento
N° Actividad Responsable
1 Solicita la apertura de caja viaje por un monto no
mayor $ 300.00
Responsable de Caja
Viajes
2 Revisa, analiza y aprueba la apertura de caja viajes Gerente Administrativo
Financiero
3 Entrega a custodio el monto de caja viajes. Contador General
136
4 Realiza arqueos sorpresivos una vez al mes, para
verificar que se dé buen uso los fondos. Contador General
5 Registra desembolsos de dinero en la Hoja de
Control de Caja Viajes
Responsable de Caja
Viajes
6
Elabora Hoja de reposición de Caja Viajes
adjuntando los comprobantes que sustente los
pagos.
Responsable de Caja
Viajes
7 Revisa y autoriza la reposición de Caja Viajes, se
envía a Contabilidad
Gerente Administrativo
Financiero
8 Registra sustentos de Caja Viajes y emisión del
cheque Contador General
137
8.- Representación Gráfica
Gerente Administrativo
Financiero
Contador General Responsable Caja Viajes
Figura 5.9 Caja Viajes
Revisa, analiza y
aprueba la apertura
de caja viajes
Inicio
Solicitud de apertura
de caja viajes
Procede a entregar
monto a custodio Registra desembolsos de
dinero en la Hoja de
Control de Viajes
Realizar arqueos
sorpresivos una
vez al mes
Registra sustentos
de caja viajes y
emisión del cheque
Elabora Hoja de
reposición de caja viajes
adjuntando sustentos. Revisa y autoriza la
reposición de caja
viajes, se envía a
contabilidad
Fin
Elaborado por: Lorena Escobar
138
Hoja de Gastos Viaje
INCOREA CABLES CIA LTDA
Gasto de viaje N°
EMPLEADO
DESTINO DEL VIAJE
MERCADERIA PARA
FECHA
RUC 1792256178001 INCOREACABLES CIA.LTDA - DIR.: SABANILLA OE3-
272 Y PEDRO BOTO - FONO: 2299433
Detalle Doc. N° Proveedor Subtotal IVA Total
SUSTENTADO
NO SUSTENTADO
TOTAL
…………………………………
Responsable de Caja Viajes
…………………………………
Chofer de Incoreacables
Arqueo Caja Viajes
139
ARQUEO DE CAJA VIAJES
Fecha:
Responsable:
VALOR CTV CANTIDAD TOTAL VALOR CANTIDAD TOTAL
1 0 0 1 0 0
5 0 0 5 0 0
10 0 0 10 0 0
25 0 0 20 0 0
50 0 0
0 0 0
Fecha VALOR
0
0
0
0
Firma del Responsable
TOTAL DEL ARQUEO DE CAJA CHICA
DIFERENCIA
ARQUEO HOJA GASTO DE VIAJE
BENEFICIARIO CONCEPTO APROBADO
T O T A L E S
SALDO SEGÚN LIBRO AUXILIAR DE CAJA CHICA
ARQUEO DE MONEDAS Y BILLETES
MONEDA BILLETES
TOTAL DE MONEDAS
Y BILLETES
TOTAL MONEDAS TOTAL BILLETES
140
5.2.3. Procedimientos de Bancos
Descripción
Establecer pasos que utilizara para un adecuado uso de la cuenta bancos, ya que es una parte muy
delicada e importante de la empresa, por esta razón se debe tener buenas directrices que garanticen
el buen aprovechamiento de este activo.
Objetivo
Establecer acciones que permitan optimizar el manejo y control de la cuenta bancaria que utiliza la
empresa, con el fin de mejorar la gestión de liquidez y garantizar el pago oportuno de las
obligaciones contraídas.
Alcance
El procedimiento comprende todos los controles y movimientos que se realizan en las cuentas
bancarias que tiene la empresa.
Responsable
Gerente Administrativo Financiero
Contador General
Gerente General
Documentos
Estado de Cuenta emitido por la entidad bancaria
Comprobantes de Deposito emitido por el banco
Comprobante de Ingreso emitidos por la empresa Incoreacables Cía. Ltda.
Comprobante de Egreso emitidos por la empresa Incoreacables Cía. Ltda.
Políticas
El área contable y las personas responsables de las firmas de cheques son responsables de
la apertura y los movimientos que se realice en la cuenta bancaria.
La cuenta bancaria debe contener dos firmas conjuntas autorizadas que correspondan al
Gerente General y Jefe Administrativo- Financiero.
Todo depósito que se realice en la cuenta corriente de la empresa deberá tener un
comprobante de depósito emitido por el banco.
Los depósitos realizados deberán tener un comprobante de ingreso de Incoreacables Cía.
Ltda. numerado e impreso por el sistema “Fénix” el cual es utilizado por la empresa.
Toda salida de dinero o la emisión de un cheque deberá tener un comprobante de egresos,
este debe estar numerado e impreso por el sistema de la empresa.
Por ninguna razón se emitirán cheques sin documentación de sustento.
Procedimiento
N° Actividades Responsable
1 Elabora un cronograma de pagos Contador General
2 Analiza y autoriza cronograma de pagos Gerente
Administrativo
Financiero
141
3 Elabora comprobantes de egreso, registrando en el sistema
respectivo. Contador General
4 Emisión de cheque y adjuntar factura correspondiente o
documentos soporte. Contador General
5 Revisa y firma cheques
Gerente General
6 Procede a pagar según sea el caso Contador General
7 Realiza depósito de cheques, efectivo de ventas realizadas,
en la cuenta bancaria de la empresa.
Gerente
Administrativo
Financiero
8 Realiza el ingreso de comprobante de depósito en el sistema
con su respectiva impresión.
Contador General
9 Solicitar al banco la entrega de Estado de Cuenta Contador General
10 Realiza Conciliaciones bancarias finalizado el mes. Contador General
142
8.- Representación Gráfica
Gerente Administrativo
Financiero
Contador General Gerente General
Figura 5.10 Bancos
Inicio
Elabora cronograma de
pagos
Analiza y autoriza
cronograma de
pagos.
Elabora comprobantes de
egreso, registrando en el
sistema respectivo.
Emisión de cheque y
adjuntar factura
correspondiente
Procede a pagar según sea el
caso
Realiza depósitos de
cheques, efectivo de ventas
realizadas, en la cuenta
bancaria de la empresa.
Revisa y firma cheques
Realiza conciliaciones
bancarias finalizando el
mes.
Fin
Elaborado por: Lorena Escobar
Realiza el ingreso e
comprobantes de depósito
en el sistema con su
respectiva impresión.
Solicitar al banco la
entrega de Estados de
Cuenta.
143
Figura 5.11 Estado de Cuenta emitido por la Entidad Bancaria
144
Figura 5.12 Comprobante de depósito emitido por el Banco
145
Comprobante de Egreso emitido por la empresa Incoreacables Cía. Ltda.
146
Comprobante de Ingreso emitido por la empresa Incoreacables Cía. Ltda.
147
5.2.4. Procedimientos de Clientes
Descripción
Establecer pasos que serán utilizados para el cuidado y manejo de los clientes, ya que, nada es tan
relevante como un cliente satisfecho y sobre todo que sea cumplido con sus obligaciones.
Objetivos
Establecer lineamientos para el manejo de las cuentas por cobrar de la empresa, originadas por
créditos a clientes, considerando que la administración de las cuentas por cobrar afecta
directamente a la liquidez de la empresa.
Alcance
Este procedimiento aplica al área de ventas
Responsable
Gerencia de Ventas
Contador General
Ventas
Documentos
Listado de Clientes
Políticas
Los montos y plazos de crédito serán autorizados por el Jefe de Ventas
Se recupera cartera vencida cuando las cuentas por cobrar no se han recuperado a su
vencimiento.
El área de ventas, solicitara a los nuevos clientes la siguiente información:
o Ruc/ CI
o Razón Social/Nombre
o Contacto
o Dirección
o Teléfono
o Referencias Comerciales
Procedimiento
N° Actividad Responsable
1 Registra al cliente en la base de datos de la
empresa. Ventas
2
Cliente entrega la información requerida por la
empresa.
Ventas
3
Revisa la información solicitada y aprobara el
crédito para los clientes nuevos.
Gerencia de Ventas
148
4
Revisar en el buró de crédito cuál es su situación
crediticia a la actualidad .y luego de eso aprueba
el crédito para clientes nuevos.
Contador General
5 Analizar días de crédito de cada cliente y
clasificarlos por días vencimiento. Ventas
6
Procede a realizar la venta y entrega documentos
al área contable para su archivo en forma
ordenada y por cliente para ser cobrado a su
vencimiento.
Ventas
7 Revisar y analizar cartera actual para determinar
porcentajes de morosidad.
Ventas
8 Analizar cartera que se encuentra por vencer y
enviar estados de cuenta a cada cliente
Ventas
9 Revisar y analizar cartera vencida para llegar a
negociaciones con clientes en mora.
Ventas
149
8.- Representación Gráfica
Gerencia de Ventas Contador General Ventas
Figura 5.13 Clientes
Registra al cliente en la base
de datos de la empresa
Inicio
Cliente entrega información
requerida.
Revisa la información
solicitada y aprobara el
crédito para el cliente nuevo.
Analizar días de crédito de
cada cliente y clasificarlos
por vencimiento.
Revisar en el buró de
crédito cuál es su
situación crediticia.
Fin Elaborado por: Lorena Escobar
Procede a realizar la venta
y entrega documentos al
área contable para su
archivo.
Revisar y analizar cartera
actual para determinar
porcentajes de morosidad.
Analizar cartera que se
encuentra por vencer y
enviar estados de cuenta a
clientes
Revisar y analizar cartera
vencida para llegar a
negociaciones con clientes
en mora.
150
LISTADO DE CLIENTES
Hasta
INCOREACABLES SABANILLA OE3 272 Y PEDRO BOTO
2299433
Cartera de Clientes agrupada por Clientes
13/06/2014 13/06/2014Fecha de Análisis: Fecha
DETALLE DEL REPORTE
TIPO INFORME: Agrupado x Clientes, TIPO: Vencidos, CHEQUES POSTFECHADOS: Si, CARTERA POR: Emisión,
Cliente Dirección Teléfono
ALMACEN JUAN MONTERO CIA. LTDA. AV. GIL RAMIREZ DAVALOS 348 072863755
ALPHA INGENIERIA ALPHADESING CIA. LTDA. JACOME CLAVIJO Y MARCOS MONTALVO 032400439
ANDRES MOREJON HERNANDEZ URBANIZACION MARISOL CALLE 10 LOTE 73 2484876
AMERICANWIDE MARCOS AGUIRRE N47-117 Y MIGUEL BEDOYA 3300921
BYRON SILVA TOMAS CHARIOVE N49-38 Y JOSE MEXTERIOR 2454754
CARLOS UTRERAS DELFIN TREBI¾O E2-121 Y J- UGALDE 2619-246
CONSORCIO DE INGENIEROS ELECTRICOS AV. EL RETORNO A DOS CUADRAS DE LA ACADEMIA SAN 062653037
DANIEL RENATO LOPEZ BELTRAN LA ISLA OE5C S25-22 Y CALLE S25B 2613666
DISTRIBUIDORA J&S ALBERTO EINSTEIN Y CESAR BORJA 2807-271
ELIVAR MEDARDO MARTINEZ CABRERA AVDA. TSACHILA 506 Y GUAYAQUIL 2767141
GABRIEL GOMEZ LA FLORESTA 3226933
GERMAN PATRICIO LOZADA GUTIERREZ DIEGO DE VASQUEZ N71-743 EDIFICIO TIZIANO 2481212
HECTOR OROZCO BELLAVISTA OE 4-169 Y BARTOLOME DE ZAMORA 2532395
MUTECSU CIA.LTDA. SUCRE 515 Y SALINAS 062452015
OCTANS GONZALO SERRANO N37-39 Y JOSE CORREA 2257-355
PABLO BARREIROS AGUA CLARA OE3-415 Y LAS CASCADAS 2476-622
PERFECTIPLAN S.A. 10 DE AGOSTO N14-14 Y CHECA 3227-886
RENE IZA SAN MIGUEL DE AMAGAES 3265200
RAMON BRAVO PALMA FRANCISCO CRUZ MIRANDA 25 Y MANOSCA 2438784
RICARDO RODOLFO MENDOZA MACIAS EL RODEO VIA CALDERON A 300M DEL CONTROL DE 052647231
RODRIGO GALARZA OLMEDO 708 Y COMBENCION 032980310
RUBEN CANACUAN AVDA. MALDONADO KM 11 2691269
SHUBERT SABANDO ANTON MANTA VILLA DEL SEGURO MAZ. E VILLA 30
SANAFRIA DISTRIBUIDOR ELECTRICO CALIFORNIA ALTA PSJE I CASA # 4 2407555
SSUMELECTRIC EUSEBIO BORRERO 7-52 Y SANCHEZ Y CIFUEN 062607308
TECNICA EMPRESARIAL 25 DE MAYO N63-04 Y RUMIHURCO 2594051
WALTER MENDEZ AV LIBERTAD PARADA 13 BARRIO GRAN COLOM 062721758
WASHINGTON CAICEDO PEDRO RODRIGUEZ 3-35 Y G MORENO 062952257
WEATHERFORD SOUTH AMERICA L.L.C. VIA LAGO AGRIO KM 7 1/2 0983508178
151
5.2.4.1. Procedimientos de Cuentas Incobrables
Descripción
Establecer pasos que serán utilizados para el cuidado y manejo de provisión de cuentas incobrables.
Objetivos
Establecer lineamientos para el manejo de provisión de cuentas incobrables de la empresa,
originadas por créditos a clientes.
Alcance
Este procedimiento aplica al área contable
Responsable
Gerente Administrativo Financiero
Contador General
Ventas
Documentos
Cuadro de morosidad de clientes
Políticas
Establecer días de crédito para cada cliente, de esta manera se podrá tener un manejo
adecuado de la cartera vencida.
Determinar un periodo de tiempo, para proceder a dar como cuenta incobrable a un
determinado saldo
Procedimiento
N° Actividad Responsable
1 Realizar una base de datos con los días de crédito
de cada cliente. Ventas
2
Analizar y realizar el cálculo de provisión de
cuentas incobrables del 1 % anual sobre los
créditos comerciales
Contador General
3
Revisar cuentas detalladas de cada cliente que se
encuentra vencida
Gerencia
Administrativa
Financiera
4 Proceder a castigar el saldo de cuentas por
cobrar según sea el caso. Contador General
152
8.- Representación Gráfica
Gerencia Administrativa
Financiera
Contador General Ventas
Figura. 5.14 Cuentas Incobrables
Realizar una base de datos
con los días de crédito de
cada cliente
e la empresa
Inicio
Realizar cálculo de provisión
de cuentas incobrables según
sea el caso.
Revisar cuentas detallas de
cada cliente que se encuentre
vencida
Proceder a dar de baja el
saldo de cuentas por cobrar.
Fin
Elaborado por: Lorena Escobar
153
5.2.5. Procedimiento de Inventario
Descripción
Establecer pasos que serán utilizados para tener un orden y control de los inventarios de
mercadería de la empresa.
Objetivo
Establecer las actividades que deberán seguirse para la programación y realización de la toma
física de inventario de mercadería de la empresa, fortaleciendo el control interno.
Alcance
Este procedimiento aplica al inventario de mercadería que posee la empresa.
Responsable
Gerente Administrativo Financiero
Contador General
Gerencia de Ventas
Empleados de la Empresa
Documento
Kardex
Políticas
El contador general será el coordinador directo del proceso de la toma física del
inventario, el mismo que organizará las actividades e informará oportunamente a
las todas personas involucradas en el proceso.
El inventario se deberá realizar por lo menos 2 veces al año con el fin de asegurar
su existencia real.
Cuando existan diferencias en el inventario de mercadería, se deberá determinar las
causas que originaron los faltantes o sobrantes y se tomará las acciones preventivas
y correctivas para evitar estas diferencias, las mismas que serán analizadas por el
Jefe Administrativo- Financiero y el contador general.
Procedimiento
N° Actividad Responsable
1
Informa a los involucrados mediante oficio, el
cronograma de trabajo especificando con fecha y
hora en el cual se realizara la toma física.
Contador General
2
Entrega a cada grupo de trabajo el correspondiente
instructivo de procedimientos para la toma física de
los inventarios.
Contador General
3
Genera e imprime reportes de la mercadería
existente en el sistema reparte las hojas para el
inventario físico a las personas que lo realizarán
Gerencia de Ventas
4 Realiza conjuntamente el inventario de la Empleados de la
154
mercadería que existe dentro de la empresa,
cotejando y verificando las existencias físicas reales
contra los saldos del reporte generado para la toma
física.
Empresa
5 Realiza comparaciones entre grupos de trabajo del
inventario. Gerencia de Ventas
6
Realiza una nueva verificación y consultado con el
personal del área, si dicha diferencia se ratifica.
Gerencia de Ventas
7
Analiza y aprueba el faltante o sobrante de la
mercadería
Gerente
Administrativo
Financiero
8
Realiza informe final del inventario físico, el mismo
que deberán firmar todos los participantes,
adjuntado el reporte utilizado para la toma física.
Contador General
9
Registra contablemente si existiese algún ajuste del
inventario físico, ya sean faltantes o sobrantes,
adjuntado los soportes correspondientes, de acuerdo
a las disposiciones del jefe administrativo-
financiero.
Contador General
10
Calcular el costo de los inventarios, sobre la
obligación de aplicar la misma fórmula del costo a
todas los inventarios que tengan naturaleza y uso
similares para la empresa.
11
Calcular los costó de adquisición de los inventarios
tomando en cuenta el precio de compra, los
aranceles de importación y otros impuestos
12 Calcular para cada partida de los inventarios la
rebaja hasta alcanzar el valor neto realizable.
155
8.- Representación Gráfica
Gerente
Administrativo
Financiero
Contador Ventas Empleados de la
Empresa
NO
Figura 5.15 Inventarios
Informa a
involucrados
mediante oficio
Realizan
conjuntamente la
toma física del
inventario de la
mercadería que existe
dentro de la empresa.
Inicio
Realiza nueva
verificación con
personal de área
Elaborado por: Lorena Escobar
Genera e imprime
reportes de
mercadería
existente
Analiza y aprueba
el faltante o
sobrante
Realiza informe final
del inventario físico
Realiza
comparaciones entre
grupos de trabajo
Fin
Registra
contablemente si
existiese algún ajuste
del inventario físico
156
Kardex
157
5.2.6. Procedimientos de Activos Fijos
Descripción
Establecer pasos que se va utilizar para tener un control interno de activos fijos ya que los recursos
y necesidades son diferentes para cada área de la empresa.
Objetivo
Establecer mecanismos necesarios para el control de los activos fijos, manteniendo
permanentemente actualizado el inventario.
Alcance
Este procedimiento aplica a los activos fijos de la empresa.
Responsable
Gerente Administrativo Financiero
Contador General
Empleados de la Empresa
Políticas
Se considerará como activos fijos todos aquellos bienes adquiridos, cuyo costo sea igual
o mayor a $ 500 (quinientos dólares).
Los activos se encuentran registrados al costo de adquisición.
La vida útil asignada debe estar de acuerdo a las normas impartidas por la ley y
deben expresarse así:
Activo Fijo Años
Edificio 20
Muebles y Enseres 10
Maquinaria y Equipos 10
Vehículos 5
Se realizará una toma física de activos fijos por lo menos dos veces al año.
Procedimiento
N° Actividades Responsable
1 Solicita la adquisición de activo fijo para la
empresa.
Empleados de la Empresa
2 Recibe, revisa proformas para la adquisición Gerente Administrativo
Financiero
3 Autoriza adquisición de activo fijo Gerente Administrativo
Financiero
158
4 Procede a registrar cuando ya se encuentre en
la empresa el bien. Contador General
5 Asignar un número de identificación del bien Contador General
6 Entrega bien al responsable del activo fijo Contador General
7
Especificara el lugar exacto de ubicación del
activo fijo, dentro de la sección de la empresa
según corresponda.
Empleado de la Empresa
8
Se archivara una copia de la factura en la
carpeta “Activos Fijos” por fecha de
adquisición.
Contador General
9 Realizar depreciaciones a cada activo que
posee la empresa bajo el método de línea recta. Contador General
159
8.- Representación Gráfica
Gerente Administrativo
Financiero
Contador General Empleados de la Empresa
Figura 5.16 Activos Fijos
Solicita la adquisición de
activos fijos.
Inicio
Autoriza adquisición de
activo fijo
Recibe, revisa proformas
para la adquisición
Especificara el lugar exacto
de ubicación del activo fijo.
Procede a registrar
cuando ya se
encuentre en la
empresa el bien.
Fin
Elaborado por: Lorena Escobar
Asignar un número de
identificación del bien.
Entrega bien al responsable
del activo fijo
Se archiva una copia de la
factura en la carpeta
“Activos Fijos”
160
5.2.7. Procedimientos de Proveedores
Descripción
Establecer paso para tener que se va utilizar para la selección y control adecuado de
proveedores de la empresa.
Objetivo
Evaluar y calificar los proveedores de productos y servicios adquiridos para la empresa.
Alcance
Este procedimiento aplica a los responsables de realizar compras.
Responsable
Gerente de Ventas
Ventas
Documento
Listado de Proveedores
Políticas
Empresas legalmente constituidas y que cumplen a cabalidad todos los requisitos
que la ley exige para su operación.
Empresas legalmente autorizadas para la distribución de los productos o prestación
de los servicios que la empresa demanda.
Establecer alianzas a largo plazo, considerando días de crédito.
Cada proveedor, impartirán diferentes tipos de capacitaciones para el fortalecimiento
financiero, empresarial y personal.
El proveedor que haya incurrido en faltas como ser a la: lealtad, confidencialidad,
etc., dará opción a la empresa a dar por terminada toda relación comercial.
El proveedor que su relación comercial con la empresa haya sido finalizada por
razones que van en contra de la moral, no podrá ser reincorporado, aun con otra
razón social.
161
8.- Representación Gráfica
Gerente de Ventas Ventas
Figura 5.17 Proveedores
Registra al proveedor en la
base de datos de la empresa.
Inicio
Proveedor entrega la
información requerida por la
empresa
Revisa la información
solicitada y aprobara el
ingreso el nuevo proveedor.
Enviar proformas a
proveedores de materiales o
servicios que necesite la
empresa.
Fin
Elaborado por: Lorena Escobar
Análisis y revisión de
proformas
Aprobación de proformas
162
Anexo: Listado de Proveedores
NOMBRE DIRECCION TELEFONO
ALMACEN JUAN MONTERO AV.GIL RAMIREZ DAVALOS 3-48 Y ELIA
LIUT
72863755
CO. MA. TE. LA SANTIAGO, AMANCAY S12-92 Y ZAPOTAL2622-551
INPROEL S.A. KM15.5 S/N VIA A DAULE 42240100
MARRIOTT S.A. VIA SAMBORONDON KM. 1-1/2 42830423
ECUACABLE S.A. KM 15.5 S/N VIA A DAULE 43702890
TUBERIAS PACIFICO KM. 23.5 VIA PERIMETRAL SOLAR 6 42150136
CABLES ELECTRICOS ECUATORIANOS CABLEC PAN.NORTE S/N Y VIA A CALDERON 2829-751
CANALA COMERCIAL ELECTRICA S.A. AV. ELOY ALFARO 5463 E HIGUERAS 2254-373
CEDETEC S.A. AV. REPUBLICA DEL SALVADOR E9-24 Y SUIZA 3332296
FERREMUNDO PANAMERICANA NORTE KM 7 1/2 CALLE 2475-604
INCABLE S.A. KM.26 VIA PERIMETRAL LOTI.INMACONSA 2567290
JR ELECTRIC SUPPLY & CIA. LA CONCEPCION RIO PALORA OE3-33 2434-338
TRANSMETSA CIA. LTDA. DIEGO DE VASQUEZ 2536687
ESEMEC S.A. GRAL. VEINTIMILLA 325 Y 12 DE OCTUBRE 2552492
IMPORTADOR FERRETERO TRUJILLO CIA. LTDA. CIUDADELA MATILDE ALVAREZ 3652330
MEGACABLES AV. ELOY ALFARO N29-235 ESQ 3825152
LISTADO DE PROVEEDORES
163
5.2.7.1. Procedimientos de Obligaciones con la Administración Tributaria
Descripción
Establecer pasos que se va utilizar para cumplir con las obligaciones tributarias que contrae
la empresa.
Objetivo
Contar con un adecuado manejo de impuestos y obligaciones contraídas.
Alcance
Este procedimiento aplica al área financiera
Responsable
Contador General
Gerente General
Documento
Herramienta del Servicio de Rentas Internas
Políticas
Al empezar un periodo contable realizar anexo de gastos personales de los
empleados que superen la base de la tabla del impuesto a la renta.
Se realizara proyecciones de pagos de impuestos a los 20 días de cada mes, de esta
manera el gerente general podrá tomar decisiones pertinentes al caso.
Las retenciones emitidas por clientes, solo se podrán recibir hasta los 5 días
emitidos la factura.
164
Procedimiento
N° Actividad Responsable
1
Realizar anexo de gastos personales de los
trabajadores que superen la base. Contador General
2
Realizar anexos de cuadros de ventas y compras
para realizar declaraciones de mes
Contador General
3
Revisar declaración de impuesto al valor
agregado y retenciones en la fuente.
Gerente General
4
Revisar y analizar los anticipos a impuesto a la
renta, fuente e IVA. Contador General
Revisar y analizar créditos tributarios Contador general
4
Proceder a ingresar las declaraciones en la página
del Servicio de rentas Internas. Contador General
5
Dar seguimiento a retenciones faltantes en el
momento de la declaración. Contador General
165
8.- Representación Gráfica
Gerente General Contador General
Figura 5.18 Administración tributaria
Realizar anexo de gastos
personales de trabajadores
Inicio
Realizar cuadro de ventas y
compras para declaraciones
de cada mes.
Revisa declaración de
impuesto al valor agregado y
retenciones en la fuente.
Proceder a ingresar
declaraciones en la página
del servicio de rentas
internas.
Fin
Elaborado por: Lorena Escobar
Dar seguimiento a
retenciones faltantes en el
momento de la declaración.
166
5.2.7.2. Procedimientos de Beneficios Sociales de Empleados
Descripción
Establecer pasó que se va utilizar para el manejo adecuado de los beneficios sociales de los
empleados de la empresa.
Objetivo
Cumplir con todas las obligaciones que se mantiene con los trabajadores
Alcance
Este procedimiento aplica al área administrativa.
Responsable
Recursos Humanos
Contador General
Documento
Portal del Ministerio de Relaciones Laborables
Portal del Instituto de Seguridad Social
Políticas
Los empleados luego de cumplir 6 meses dentro de la empresa tendrán derecho a
un seguro privado otorgado por la empresa.
Todo empleado cumplido el año de trabajo tendrá derecho a las vacaciones
correspondientes de ese año, no se acumulara para próximos años de igual manera
no se pagara dicho valor.
Los empleados que tienen derecho a fondos de reserva y necesiten acumular en el
instituto ecuatoriano de seguridad social, deberán realizar por sí mismo los trámites
correspondientes.
Los empleados que tuvieran hijos menores de 5 años, tendrán derecho a cobrar un
bono adicional por guardería.
167
8.- Representación Gráfica
Contador General Recursos Humanos
Figura 5.19 Beneficio Sociales
Realizar rol de pagos, donde
conste valores a percibir.
Inicio
Realizar cuadro de
provisiones de beneficios
sociales.
Revisa la información
entregada por recursos
humanos
Proceder a realizar las
transferencias
correspondientes a cada
trabajador.
Fin
Elaborado por: Lorena Escobar
Análisis y programación de
vacaciones de trabajadores
que tienen derecho
Generación y pago de
planillas del Instituto
Ecuatoriano de Seguridad
Social.
168
5.2.8. Procedimiento de Compras
Descripción
Establecer pasos que se van utilizar para el manejo de compras, de bienes y servicios para la
empresa.
Objetivo
Identificar las necesidades de compra de cada departamento y realizar adquisiciones de
bienes y servicios de acuerdo a las normas legales de la empresa.
Alcance
Este procedimiento aplica, a las diferentes áreas de la empresa que necesitan realizar compras
de bienes y servicios.
Responsables
Gerente Administrativo Financiero
Contado General
Empleados de la empresa
Documento
Solicitud de Compra
Orden de Compra
Políticas
Todas las compras deben ir respaldadas por una orden de compra emitida por la
empresa, de lo contrario, el departamento de contabilidad no se hará responsable
del pago correspondiente.
Las requisiciones de bienes y servicios se lo hará con una anticipación de 5 días
hábiles, para poder gestionar.
Se investigara preferiblemente proveedores, que se encuentren en el sistema de la
empresa.
Las compras se realizan a proveedores que aseguren el mantenimiento, soporte y
garantías del producto.
Solo se recibirá mercancía de proveedores que estén de acuerdo a las facturas,
precios y condiciones pactadas en el pedido.
Procedimiento
N° Actividades Responsable
1
Solicita la compra del bien o servicio que necesite
la empresa.
Empleado de la
Empresa
2
Realiza y recibe cotizaciones de diferentes
proveedores
Gerente
Administrativo
Financiero
169
3
Analiza y aprueba la orden de compra Gerente
Administrativo
Financiero
4 Realiza la orden de compra al proveedor
seleccionado
Empleado de la
empresa
5 Recibe y verifica el bien o servicio Empleado de la
Empresa
6 Recibe factura del bien o servicio adquirido, para
proceder a su pago Contador General
170
8.- Representación Gráfica
Gerente Administrativo
Financiero
Contador General Empleados de la Empresa
Figura 5.20 Compras
Solicita la compra del bien o
servicio que necesite
Inicio
Analiza y aprueba la orden
de compra
Recibe cotizaciones de
diferentes proveedores
Realiza la orden de compra
al proveedor seleccionado
Recibe bien o servicio
Fin
Elaborado por: Lorena Escobar
Recibe factura del bien o
servicio, para proceder el
pago
171
Solicitud de Compra
SOLICITUD DE COMPRA
No. DE SOLICITUD :
PROVEEDOR:
FECHA:
CANTIDAD DETALLE P. UNITARIO P. TOTAL
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
SON: SUBTOTAL $ -
DSCTO. $
FORMA DE PAGO: CREDITO IVA 12% $ -
TOTAL $: -
AUTORIZADO POR
SOLICITADO POR
172
Orden de Compra
ORDEN DE COMPRA
INCOREACABLES RUC. 1792256178-001
No. DE ORDEN: 0057
PROVEEDOR
FECHA:
CANTIDAD DETALLE P. UNITARIO P. TOTAL
-
-
-
-
-
-
-
-
SON: SUBTOTAL $ -
DSCTO. $
FORMA DE PAGO: CREDITO IVA 12% $ -
TOTAL $: -
NOTA: ENTREGA
INMEDIATA
AUTORIZADO POR
VENDEDOR
173
5.2.9. Procedimientos de Ventas
Descripción
Establecer paso que se van utilizar para la comercialización de la mercadería que dispone la
empresa.
Objetivo
Establecer las actividades que se deberán seguirse para comercialización de la mercadería,
fortaleciendo el control interno.
Alcance
Este procedimiento aplica al área de ventas
Responsables
Gerencia de Ventas
Ventas
Bodega
Documento
Proforma
Políticas
Maneja 5 listas de precios, estas varían dependiendo de la continuidad del cliente, los
montos de facturas, así también si su pago es a crédito o contado.
Toda compra menor o igual a $ 100 dólares se pagara de contado
Se ejecutará descuentos a fin de vender tramos o bobinas listas de acuerdo al tipo de
cable.
Se proporciona la posibilidad que los clientes paguen anticipadamente sus
obligaciones otorgando un descuento adicional por pronto pago, bajo las siguientes
condiciones:
El cliente no puede presentar otras facturas vencidas
El pronto pago se debe realizar hasta los 10días calendario a la fecha de
emisión de la factura.
Se emitirá una nota de crédito por el monto correspondiente al descuento
adicional para regularizar la cuenta.
Procedimientos
N° Actividad Responsable
1 Establece comunicación con cliente Ventas
2 Recibe especificaciones del producto que desea el
cliente. Ventas
3 Revisa existencias en el sistema Ventas
4 Revisa existencias físicas Bodega
5 Realiza una proforma al cliente Ventas
174
6 Revisa y aprueba cotización para enviar a cliente Gerencia de Ventas
7
Envía cotización al cliente, para su aprobación. Ventas
8 Recibe cotización aprobada y procede a factura Ventas
175
8.- Representación Gráfica
Gerencia de Ventas Ventas Bodega
Figura 5.21 Ventas
Establece comunicación con
el cliente
Inicio
Revisa y aprueba cotización
para enviar a cliente
Realiza cotización a cliente
Recibe especificaciones del
producto que desea el
cliente
Fin
Elaborado por: Lorena Escobar
Revisa existencias en el
sistema Revisa existencias físicas
Envía cotización al cliente,
para la aprobación
Recibe cotización aprobada y
procede a su facturación
176
5.2.9.1. Procedimientos de Gerencia de Ventas
Descripción
Establecer pasos que se van a realizar la gerencia de ventas
Objetivo
Coordinar las actividades que va a dentro de la empresa
Alcance
Este procedimiento aplica al gerente de ventas
Responsables
Gerente de ventas
Políticas
Supervisar a los vendedores a su cargo.
Realizar un reporte trimestral de las ventas realizadas
Analizar las políticas de venta de la empresa.
Procedimiento
N° Actividad Responsable
1 Realizar reporte trimestral de las ventas de la empresa. Gerencia de Ventas
2 Analizar y autorizar crédito a clientes nuevos. Gerencia de Ventas
3 Autorizar cambio de precios a clientes constantes. Gerencia de Ventas
4 Revisar el buen funcionamiento de cada vendedor a su
cargo
Gerencia de Ventas
5 Analizar la cartera de clientes cada semana para
realizar cobros respectivos
Gerencia de Ventas
177
8.- Representación Gráfica
Gerencia de Ventas
Figura 5.22 Gerencia de ventas
Realizar un reporte
trimestral de las ventas de
la empresa.
Analizar y autorizar crédito a
clientes nuevos
Analizar cartera de clientes
cada semana para realizar
cobros respectivos.
Elaborado por: Lorena Escobar
Autorizar cambios de precios
a clientes constantes de la
empresa
Revisar el buen
funcionamiento de cada
vendedor a su cargo
Fin
178
5.2.9.2. Procedimientos de Bodega
Descripción
Establecer pasos que se van a realizar el bodeguero
Objetivo
Coordinar las actividades que va a dentro de la empresa
Alcance
Este procedimiento aplica al bodeguero
Responsables
Bodeguero
Políticas
Supervisar al personal a su cargo.
Realizar un reporte trimestral de las novedades dentro de bodega
La entrega de mercadería se la realizara en días y horas establecidas, coordinadas con
el encargado de bodega.
Procedimiento
N° Actividad Responsable
1 Revisar y recibir la mercadería con la factura original Bodeguero
2 Organizar la mercadería recibida Bodeguero
3 Dirigir al personal a su cargo para preparación de
mercadería solicitada
Bodeguero
4
Entrega de mercadería con pedido de bodega para
constancia
Bodeguero
5 Registro en kardex de materiales entregados. Bodeguero
179
5.2.10. Procedimientos de Facturación Electrónica
Descripción
Establecer pasos que se van utilizar para la elaboración de facturas emitidas por la empresa.
Objetivos
Establecer las actividades que se deberán seguirse para realizar la facturación luego de la
venta.
Alcance
Este procedimiento se aplica al área de ventas
Responsables
Gerencia de Ventas
Ventas
Bodega
Crédito y Cobranzas
Documento
Facturas
Políticas
Para actualizar los datos del cliente, tales como Ruc, Nombre de cliente y
Dirección de envío de la factura, entre otros, debe enviar su solicitud
oportunamente por correo electrónico a la siguiente
dirección: [email protected] y adjuntar fotocopia del Ruc, y fotocopia de
la cédula del representante legal.
La factura original se entregará al cliente en el momento de la entrega de
material, en el caso de clientes de provincia se enviara a su destino.
El cierre mensual de facturación se llevara a cabo al finalizar el mes, no se
realizará días posteriores.
No se aceptarán devoluciones de facturas por concepto de fechas amparados
por los conceptos.
En caso de pérdida o robo de su factura se entregará una fiel copia del original.
Procedimiento
N° Actividad Responsable
1 Solicita emisión de factura electrónica Gerencia de Ventas
2 Revisa cotización y verifica datos del cliente en el
sistema Ventas
3 Revisa existencias en el sistema Ventas
180
4 Realiza la facturación electrónica Ventas
5 Revisa factura con lista de precios Gerencia de ventas
6 Firma la factura y entrega a bodega para su
despacho Gerencias de Ventas
7 Despacha materiales que se encuentra en la factura Bodega
8 Entrega factura original al cliente y hace firmar a
cliente Ventas
9
Recibe factura para cobro respectivo Crédito y Cobranzas
10 Emite recibo del cobro respectivo Crédito y Cobranzas
181
8.- Representación Gráfica
Gerente de Ventas Ventas Crédito y Cobranzas Bodega
Figura 5.23 Facturación Electrónica
Solicita la emisión
de la factura
Inicio
Firma factura y
entrega a bodega
para su despacho.
Recibe cotización y
verifica datos del
cliente en el sistema
Fin
Elaborado por: Lorena Escobar
Revisa existencias en el
sistema
Despacha material
que se encuentra en
la factura.
Entrega factura original
al cliente y hace firmar
al cliente
Realiza la facturación Revisa factura con
lista de precios
Recibe factura para
el cobro respectivo
Emite recibo del
cobro respectivo.
182
Factura
183
5.2.11. Procedimientos de Patrimonio
Descripción
Establecer pasos que se van utilizar para el manejo adecuado de la cuenta patrimonio
Objetivo
Fortalecer la participación de los accionistas dentro de la empresa
Alcance
Área Contable
Responsables
Gerente General
Contado General
Políticas
La directiva de la empresa deberá ser cambiada cada cuatro años
Procedimiento
N° Actividades Responsable
1
Solicitar a la Superintendencia de compañía
requisitos para incremento de capital
Contador General
2 Aprobación de aumento de capital dentro de la
empresa Gerente General
3
Realizar cuadro anexo donde consten los socios de
la empresa con su participación. Gerente
Administrativo
Financiero
4 Verificar las restricciones contenidas en las
escrituras de constitución. Gerente General
5 Creación de la cuenta Resultados acumulados
adopción por primera vez a las NIIF Contador General
184
8.- Representación Gráfica
Gerente de Ventas Contador General
Figura 5.24 Patrimonio
Solicitar a la
Superintendencia de
Compañías incremento de
capital
Inicio
Aprobación aumento de
capital dentro de la empresa
Realizar cuadro anexo
donde consten los socios de
la empresa con su
participación.
Fin
Elaborado por: Lorena Escobar
Verificar las restricciones
contenidas en las escrituras
de constitución.
185
CAPITULO VI
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1. CONCLUSIONES
Como resultado del análisis de control interno, aplicado a la empresa Incoreacables Cía.
Ltda., se pudo observar que la estructura funcional lo que obstaculiza el desarrollo de la
gestión administrativa financiera.
En el tratamiento del Recurso Humano en los aspectos relacionados con el reclutamiento,
contratación, inducción, capacitación, control y evaluación; a través del análisis de control
interno no eran suficientemente variables para ser utilizados en la empresa.
En las cuentas del sistema financiero de la empresa, se encontró que no existe
procedimientos claros para un manejo y control adecuado de caja viajes, caja chica,
bancos, clientes, etc.
Por otro lado las cuentas clientes, inventario y facturación no cuentan con objetivos
propuestos para cada una de ellas, al igual que políticas que ayuden a su correcto registro
dentro de la empresa.
La empresa no cuenta con lineamientos claros para realizar sus actividades financieras y
mantener un control adecuado de las mismas.
186
6.2. RECOMENDACIONES
Se recomienda a la empresa Incoreacables Cía. Ltda., aplicar la estructura administrativa
recomendada, la misma que facilitara el uso adecuado de los recursos humanos.
La empresa debe aplicar los procedimientos presentados en este trabajo, para un
mejoramiento del área financiera, de esta manera podrán optimizar el factor humano y
mejorar las relaciones laborales entre empleados y empleadores.
Se recomienda a la empresa, efectuar lineamientos claros para tener un control de la cuenta
bancos, debido a que es una cuenta importante en la misma.
Es necesario contener en cada cuenta de la empresa su objetivo y políticas que ayudaran a
su correcto funcionamiento
La empresa Incoreacables Cía. Ltda., debe contar con un Sistema de Control Interno
Administrativo Financiero que ayude al desarrollo empresarial, salvaguardando los
recursos, asegurando la corrección y fidelidad de los registro para el cumplimiento de
objetivos.
Se recomienda a la empresa aplicar en forma global este trabajo de investigación.
187
BIBLIOGRAFIA
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