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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL
CARRERA DE COMUNICACIÓN SOCIAL
PROPUESTA DE UNA POLÍTICA CORPORATIVA DE
COMUNICACIÓN PARA EL SERVICIO ECUATORIANO
DE CAPACITACIÓN PROFESIONAL (SECAP)
TRABAJO DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL
TÍTULO DE LICENCIADO EN COMUNICACIÓN SOCIAL
Christian Wladimir Rodríguez Mancheno
DIRECTOR: DR. LEONCIO HONORATO ANDRADE PAVON
Quito – febrero - 2017
ii
DEDICATORIA
A mi Madre por ser el pilar fundamental del ser humano que soy.
A mi Esposa por darme su entero apoyo y ser mi compañera de vida.
iii
AGRADECIMIENTOS
Al Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional (SECAP) por brindar toda la apertura y
colaboración al desarrollar esta investigación.
iv
AUTORIZACIÓN DE AUTORÍA INTELECTUAL
Yo, Christian Wladimir Rodríguez Mancheno en calidad de autor del trabajo de investigación o tesis realizada sobre “Propuesta de una política corporativa de comunicación para el servicio ecuatoriano de capacitación Profesional (SECAP).”, por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contiene esta obra, con fines estrictamente académicos o de investigación. Los derechos como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8; 19 y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su reglamento.
Quito, 24 de febrero del 2017
Christian Wladimir Rodríguez Mancheno CI: 171700816-1 Telf. 0995466967 E-mail: [email protected]
v
ÍNDICE DE CONTENIDO
Dedicatoria .......................................................................................................................................... ii
Agradecimientos ................................................................................................................................ iii
Autorización de autoría intelectual .................................................................................................... iv
Índice de contenido ............................................................................................................................. v
Índice de anexos ................................................................................................................................ vii
Índice de gráficos .............................................................................................................................. vii
Resumen ix
Abstract x
Introducción 1
Justificación 3
CAPÍTULO I 4
EL SECAP 4
1.1 Estudio histórico 4
1.1.1 Misión 4
1.1.2 Visión 5
1.1.3 Alineamiento estratégico 5
1.1.3.1 Objetivos estratégicos 5
1.1.4 Mapa de actores 6
1.1.5 Política de calidad 8
1.1.6 Procesos 9
1.2 Productos y servicios ........................................................................................................ 10
1.2.1 Capacitación ............................................................................................................................ 11
1.2.2 Formación ............................................................................................................................... 11
1.2.3 Perfeccionamiento ................................................................................................................... 11
1.2.4 Certificación ............................................................................................................................ 12
1.3 Áreas de capacitación .................................................................................................................. 12
1.3.1 Programas ................................................................................................................................ 13
1.3.2 Modalidades de capacitación ................................................................................................. 13
1.4 Dirección de comunicación ........................................................................................................ 14
1.4.1 Origen ...................................................................................................................................... 14
1.4.2 Misión .................................................................................................................................... 15
vi
1.4.3 Atribuciones y responsabilidades ........................................................................................... 15
1.4.4 Productos y servicios .............................................................................................................. 15
CAPÍTULO II 17
DIAGNÓSTICO DE LA COMUNICACIÓN 17
2.1 Diagnóstico del entorno comunicacional 18
2.1.1 Macroambiente de la institución ............................................................................................. 19
2.1.1.1 Entorno demográfico ............................................................................................................ 20
2.1.1.2 Entorno económico .............................................................................................................. 21
2.1.1.3 Entorno político .................................................................................................................... 22
2.1.1.4 Entorno tecnológico ............................................................................................................. 23
2.1.1.5 Entorno sociocultural ........................................................................................................... 24
2.1.2 Microambiente de la institución .............................................................................................. 25
2.1.2.1 Direcciones y niveles administrativos .................................................................................. 25
2.1.2.2 Instructores ........................................................................................................................... 27
2.1.2.3 Estudiantes, beneficiarios o participantes (clientes) ............................................................. 27
2.1.2.4 Competidores ....................................................................................................................... 28
2.2 FODA .......................................................................................................................................... 29
2.2.1 Fortalezas y debilidades .......................................................................................................... 30
2.2.2 Oportunidades y amenazas ...................................................................................................... 30
CAPÍTULO III 32
DISEÑO DE LA POLÍTICA DE COMUNICACIÓN ................................................................ 32
3.1 La Comunicación social .............................................................................................................. 32
3.1.1 La Comunicación corporativa ................................................................................................. 36
3.1.2 Las Políticas de comunicación ................................................................................................ 38
3.1.2.1 Objetivos .............................................................................................................................. 38
3.1.2.2 Fundamentos ........................................................................................................................ 38
3.1.2.3 Funciones ............................................................................................................................. 39
3.2 La Política de comunicación social en el SECAP ....................................................................... 40
3.2.1 Constituyentes de la comunicación ........................................................................................ 42
3.2.1.1 Los constituyentes del SECAP ............................................................................................. 42
3.2.2 Los tipos de comunicación ...................................................................................................... 44
3.2.2.1 Comunicación interna .......................................................................................................... 44
3.2.2.2 Comunicación externa .......................................................................................................... 45
vii
3.2.3 Clases de medios y procesos de comunicación ....................................................................... 45
3.2.4 Manuales de procedimientos ................................................................................................... 47
3.2.4.1 Difusión de información ....................................................................................................... 47
3.2.4.2 Seguimiento de difusión ....................................................................................................... 49
3.3 Políticas instauradas .................................................................................................................... 49
CAPÍTULO IV 57
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 57
4.1 Conclusiones ............................................................................................................................... 58
4.2 Recomendaciones ........................................................................................................................ 59
BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................................61
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo Nº 1 Organigrama ................................................................................................................. 63
Anexo Nº 2 Oferta institucional, cursos más relevantes .................................................................. 64
Anexo Nº 3 Mapas de ubicación nacional SECAP .......................................................................... 65
Anexo Nº 4 Propuesta de comercialización SECAP ........................................................................ 70
Anexo Nº 5 Políticas de comunicación Social ................................................................................. 84
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico Nº 1 Alineamiento estratégico .............................................................................................. 6
Gráfico Nº 2 Mapa de sectores ........................................................................................................... 7
Gráfico Nº 3 Mapa de Procesos ...................................................................................................... 10
Gráfico Nº 4 Procesos gobernantes .................................................................................................. 10
Gráfico Nº 5 Modalidades de capacitación ...................................................................................... 14
Gráfico Nº 6 Proceso de la planificación de la comunicación ......................................................... 19
Gráfico Nº 7 Modelo de comunicación horizontal ........................................................................... 24
Gráfico Nº 8 Microambiente de la institución .................................................................................. 25
Gráfico Nº 9 Competidores .............................................................................................................. 29
Gráfico Nº 10 FODA ........................................................................................................................ 31
Gráfico Nº 11 Diagrama básico de un sistema de comunicación ..................................................... 32
Gráfico Nº 12 Proceso de la comunicación ...................................................................................... 33
Gráfico Nº 13 Elementos de la comunicación .................................................................................. 34
viii
Gráfico Nº 14 Comunicación circular .............................................................................................. 35
Gráfico Nº 15 Boletín Informativo ................................................................................................... 46
ix
TEMA: “Propuesta de una política corporativa de comunicación para el Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional (SECAP)”
Autor: Christian Wladimir Rodríguez Mancheno Tutor: Dr. Leoncio Honorato Andrade Pavón
RESUMEN
Esta investigación planteó como objetivo fortalecer las estrategias comunicacionales para configurar identidad y cultura organizacional mediante la elaboración una guía que permita delimitar un clima organizacional de conocimientos, aceptación y cumplimiento de roles, formar equipos de alto desempeño, preservar valores, filosofía e ideología institucional. Para lograr este objetivo la metodología se sustentó en un estudio histórico y el diagnóstico de la comunicación del SECAP. Con los datos obtenidos diseñó una política de comunicación aplicable a la institución para establecer estrategias como modelos y herramientas que atienden las múltiples interacciones de los diversos públicos que contribuyen al logro de los objetivos institucionales. PALABRAS CLAVES: POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN / COMUNICACIÓN CORPORATIVA / AUDIENCIAS / SECAP / MEJORAMIENTO CONTINUO
x
TITLE: “Proposal for a communication corporate policy for the Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional (SECAP)”
Author: Christian Wladimir Rodríguez Mancheno Tutor: Dr. Leoncio Honorato Andrade Pavón
ABSTRACT
The current investigation proposed as objectives, strengthening communicational strategies to configure identity and organizational culture through the preparation of a guide to establish an organization atmosphere with knowledge, acceptation to meet roles, form high performance teams, and preserve values, institutional philosophy and ideology. In order to obtain methodology objectives, a historical study was made, as well as a communication diagnosis on the current situation of SECAP. With data obtained, a communication policy was designed, applicable to the institution to establish strategies, models and tools to attend multiple interactions of diverse publics contributing to achieve institutional objectives.
KEYWORDS: COMMUNICATION POLICIES / CORPORATE COMMUNICATION / HEARINGS / SECAP / CONTINUOUS IMPROVEMENT.
1
INTRODUCCIÓN
Este trabajo académico está basado en temáticas de comunicación social y se respaldará en
la parte teórica en el Kaizen, esto quiere decir que tomará como base fundamental el
mejoramiento continuo, sin olvidar a la teoría Funcionalista, en donde puede estar situada
la entidad de estudio.
Esta institución es el Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional (SECAP), entidad,
que como todas las de Estado, responde a una filosofía implementada por el gobierno y que
se relaciona directamente con el mejoramiento continuo o el Kaizen. Esto es además de
una teoría, una ideología de trabajo que concuerda con los objetivos de calidad total en
cada uno de los servicios que ofrecen las empresas públicas.
Esto conlleva a mirar cómo se concibe el país, desde un enfoque de planificación, como un
macro proyecto que busca cambiar los procesos internos de las instituciones públicas,
llevándolas al liderazgo en cada una de las áreas donde se desempeñan; logrando
transformar la visión decadente que los ciudadanos tenían de las mismas, y que además
sean los organismos vanguardistas en métodos de trabajo, para ser eficaces y eficientes.
Para comprender de mejor manera cómo se trabaja desde los objetivos de país, objetivos de
la institución y de este estudio en particular, enmarcaré en el Kaizen que será asumido
como el proceso que permite, en este caso al SECAP, realizar prácticas de mejoramiento
constante, las cuales son de bajo costo y garantizan progreso.
Por otra parte el Funcionalismo, entendido desde los conceptos de Durkheim, se ajusta al
pensamiento de gobierno, en el que están inmersas las instituciones públicas, ya que estas
entidades funcionan de forma integrada, con coherencia en su relación para buscar
satisfacer las necesidades de un grupo; tal como es el caso del SECAP, que trabaja de
forma vinculada con otros entes de Estado a fin de ofrecer un servicio de capacitación, lo
que tiene como consecuencia una mejora en varios ámbitos del individuo que accede a los
cursos y programas que brinda el SECAP.
Como las instituciones de Estado son monitoreadas y evaluadas para medir sus resultados,
el esquema funcionalista se ajusta al buscar ese equilibrio dentro del sistema de gobierno y
2
por tanto de la sociedad, al que Parson hace relación cuando trata sobre la teoría de
sistemas.
Se puede también incluir el tema de la observación participante, que dentro de las
herramientas de medición de resultados que maneja el Estado, encaja con los ejercicios que
realiza la teoría funcionalista.
3
JUSTIFICACIÓN
El SECAP alineado a la política establecida por el Gobierno, debe trabajar bajo los mismos
esquemas metodológicos tanto funcionalistas como de mejoramiento continuo o Kaisen
como se plantea el Estado, implementado en parte por las políticas de comunicación que
determinarían prácticas más eficientes en el área de la comunicación.
Por los diversos públicos que debe atender la institución no puede improvisar el trabajo de
producción y envío de información a nivel nacional, por lo que es necesario establecer los
mensajes acorde a las estrategias y objetivos que tienen a nivel macro.
Al ser una entidad que trabaja los aspectos de educación, capacitación y de productividad
se necesita tener unas detalladas políticas de comunicación que faciliten la interrelación
entre las diversas entidades de Estado.
4
CAPÍTULO I
EL SECAP
1.1 Estudio histórico
El Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional (SECAP), entidad adscrita al Ministerio de
Relaciones Laborales, se creó el 3 de octubre de 1966, mediante Decreto Ejecutivo No. 1207. En
sus inicios, su objetivo principal estaba encaminado a la capacitación intensiva y acelerada de
mano de obra y de mandos medios para actividades industriales, comerciales y de servicios.
El SECAP fue suprimido por Decreto Ejecutivo No. 683, publicado en el Registro Oficial
Suplemento 149, el 16 de marzo de 1999. Restaurado por Decreto Ejecutivo No.1494, publicado en
el Registro Oficial 321, el 18 de noviembre de 1999.
Desde el período de Gobierno del Presidente de la República Economista Rafael Correa Delgado,
el SECAP contribuye al cumplimiento de los objetivos del Plan Nacional del Buen Vivir en sus en
9 Direcciones Zonales, división realizada por disposición de la Secretaría Nacional de Planificación
y Desarrollo (SENPLADES), que se encuentran distribuidas en 32 centros, ubicados
estratégicamente a nivel nacional.
Durante estos 47 años de vida institucional se ha generado procesos de capacitación profesional en
todo el país, muchos de los cuales han nacido de la articulación entre las entidades de estado, lo que
crea un soporte a la hora de enfrentar los desafíos que la sociedad presenta en temas de
perfeccionamiento, capacitación y formación profesional.
1.1.1 Misión
La misión detallada a continuación va de la mano con el mejoramiento continuo, con brindar un
servicio de calidad, pero también con procesos productivos que el Kaizen toma en cuenta y los
apropia como concepto.
Así, abordamos el desarrollo de la empresa pública, que desde su actividad primaria en este caso la
capacitación, apunta a convertirse en un pilar para el desarrollo de otras áreas priorizadas que tiene
el Gobierno.
Desarrollar competencias, conocimientos, habilidades y destrezas en las y los trabajadores y
servidores ecuatorianos a través de procesos de perfeccionamiento, capacitación y formación
5
profesional que respondan a la demanda del sistema laboral, propendiendo al uso del enfoque de
competencias laborales en los procesos formativos e incluyendo en estas acciones a los grupos de
atención prioritaria y actores de la economía popular y solidaria.
En los siguientes tres apartados, podemos confirmar cómo esta institución de Estado va de la mano
del proceso productivo del país y la necesidad de realizar prácticas que apuntan hacia el
mejoramiento de los conocimientos de los ciudadanos, el crecimiento del país gracias a estos
conocimientos, y el cambio de visión de los beneficios que entrega la capacitación, tanto de forma
personal como colectiva, para el desarrollo integral del Estado.
Es por eso que también se ven los lineamientos de acción (con otros actores) que suman desde
distintas áreas al encadenamiento de procesos de calidad y con resultados medibles.
1.1.2 Visión
Ser la Institución oficial líder, en la formación y capacitación profesional para el Trabajo, que
desarrolla su gestión acorde a los cambios económico-sociales, con infraestructura e
innovación tecnológica digna e inclusiva al servicio de la ciudadanía, en relación directa con el
plan de desarrollo y políticas de empleo nacionales. (La Institución SECAP)
1.1.3 Alineamiento estratégico
El SECAP, como operado público de procesos de capacitación y formación profesional, responde a
los lineamientos descritos en:
- Plan Nacional del Buen Vivir
- Agenda de Desarrollo Social
- Agenda de Transformación Productiva
- Ley Orgánica del Servicio Público
- Estructura de Capacitación y Formación Profesional
1.1.3.1 Objetivos estratégicos
A. Fomentar profesionalmente a los trabajadores y servidores ecuatorianos, en el ámbito
público y privado en el sector productivo y social, con énfasis en los grupos de intención
prioritaria y actores de la economía popular y solidaria.
B. Cooperar activamente y proporcionar asistencia técnica a los departamentos especializados
de los Ministerios y Entidades públicas en todos lo relativo a trabajos estadísticos,
6
investigaciones, política de empleo y de recursos humanos, así como todo lo relacionado
con actividades de perfeccionamiento en capacitación en la administración pública.
C. Actualizar y generar competencias, conocimientos, habilidades y destrezas de los
servidores y trabajadores de acuerdo con las necesites que se presenten en el ámbito
público y privado, en los sectores social y productivo.
D. Capacitar y perfeccionar a los servidores y trabajadores de los sectores público, social y
productivo en las áreas de su competencia, enfocando también esfuerzos hacia los grupos
de atención prioritaria y actores de la economía popular y solidaria.
E. Formar instructores que estén en capacidad de actuar en los centros de capacitación del
SECAP a nivel nacional.
F. Colaborar con el sector productivo en planificación y ejecución de cursos y programas de
capacitación y formación profesional para la certificación de los trabajadores.
G. Coordinar con el sector privado en trabajos estratégicos y de investigación. (La Institución
SECAP)
Este cuadro es un ejemplo claro de las interrelaciones, los actores y los resultados que se buscan
enfatizando el trabajo en equipo y las prácticas efectivas pero de bajo costo.
1.1.4 Mapa de actores
El SECAP trabaja conjuntamente con varios actores que robustecen la tarea de brindar
capacitación, es por eso que resalta las labores desarrolladas con los Consejos Sectoriales,
buscando la articulación y aprobación de políticas públicas que fortifiquen los procesos de
capacitación del talento humano del país, siguiendo las macro políticas de atención para los
Gráfico Nº 1 Alineamiento estratégico
Fuente: Plan Nacional de Perfeccionamiento, Capacitación y Formación 2014, página 19.
7
sectores productivo, social y público que están delimitados en la Agenda de Transformación
Productiva y la Agenda de Desarrollo Social que suman acciones por elevar la calidad de vida de
los ciudadanos.
Es importante destacar que la Presidencia de la República (2112a y 2012b) mediante Decreto
Ejecutivo (726 y 1252) designa al SECAP como miembro pleno del Consejo Sectorial de la
Producción – presidido por el Ministerio Coordinador de Producción, Empleo y Competitividad- y
miembro asociado del Consejo Sectorial de Desarrollo Social - dirigido por el Ministerio
Coordinador de Desarrollo Social- y del Consejo Sectorial de Talento Humano y Conocimiento -
dirigido por el Ministerio Coordinador de Conocimiento y Talento Humano-.
Todas estas interacciones entre entidades estatales permiten entender que las estrategias planteadas
en el ámbito de la capacitación tienen una unidad rectora de las políticas intersectoriales de
capacitación y formación profesional mediante la planificación y ejecución de acciones específicas
que acogen los requerimientos de cada zona o territorio, que a su vez se suman a la obtención de un
cumplimiento de las Agendas Productivas y de Desarrollo Social que tiene el país. (SECAP, 2014,
pág. 19)
Tal como se describe en el ensayo Diferencia entre empresa pública y privada.
Empresas Públicas: Son empresas creadas por el gobierno para prestar servicios públicos. Son
aquellas entidades que pertenecen al Estado, tienen personalidad jurídica, patrimonio y régimen
jurídico propios. Se crean mediante un decreto del Ejecutivo, para la realización de actividades
mercantiles, industriales y cualquier otra actividad conforme a su denominación y forma jurídica.
Gráfico Nº 2 Mapa de sectores
Fuente: Plan Nacional de Perfeccionamiento, Capacitación y Formación 2014, página 19.
8
En la literatura sobre empresa pública existe una amplia variedad de definiciones y acepciones de
la misma. Por lo general tienden a señalar, en primer término, la propiedad parcial o total del
capital por parte del Estado, en segundo, que esta participación está fundada en un fin específico.
Características:
Las empresas públicas están creadas con un capital perteneciente al Estado, con el objetivo de
satisfacer una necesidad de carácter social, pudiendo tener o no beneficios económicos.
Las empresas públicas constituyen la mayor parte del sector público de la economía, y son uno
de los principales medios utilizados por el Estado para intervenir en la economía.
Las empresas públicas tienen una relevancia económica muy destacada, no sólo en términos
cuantitativos (por su volumen de negocios, su participación en el producto interno bruto-PIB-,
número de empleados, etc.), sino también porque se sitúan en sectores productivos claves.
Empresas Privadas: Son empresas en las que el capital es aportado por particulares, que asumen
riesgos y están motivados por el deseo de conseguir beneficios económicos, mediante la
satisfacción de alguna necesidad de orden general o social. Características:
El capital de las empresas privadas es propiedad de inversionistas privados, que buscan obtener
un benéfico económico mediante la satisfacción de alguna necesidad.
Las empresas privadas desempeñan su actividad económica dentro del sector privado (que se
distingue del sector público)
Las empresas privadas asumen todos los riesgos inherentes a una actividad. (Diferencia entre
empresa pública y privada)
1.1.5 Política de calidad
Tomando en cuenta la diferencia entre las concepciones de las empresas o instituciones públicas y
privadas, se puede resaltar la filosofía de servicio, la visión de responsabilidad social que está
enmarcada en el objetivo de marcar servicios o productos de calidad al ciudadano.
Nuevamente nos enlazamos con uno de los principales conceptos Kaizen que es, primero la
calidad, traducido como un compromiso de la institución hacia sus clientes y con la prioridad que
debe permanecer sin anteponer otros intereses, sean estos de la institución de otros agentes
externos.
9
El SECAP con un alto compromiso de atención a las y los servidores y trabajadores promueve la mejora continua de los servicios de perfeccionamiento, capacitación y formación con personal altamente capacitado, dirigido a:
Cumplir con la normativa vigente a sus procesos y servicios. Mejorar entornos de trabajo. Fortalecer la inserción del Talento Humano en el Sistema Laboral. (La Institución
SECAP)
Estas políticas deben ser revisadas por un control de calidad total, un sistema que Kaizen lo toma
en cuenta para poder potenciar el producto o servicio que se entrega, ya que será el resultado de
esta evolución lo que permita tomar decisiones, en las etapas o procesos necesarios, a fin de no
perder los estándares de calidad.
1.1.6 Procesos
Cuando hablamos de procesos en la institución, hablamos de visiones macro que buscan resultados
alineados a políticas y a la filosofía de la institución. En este caso, los procesos que elaboran
productos y servicios son los procesos habilitantes y desconcentrados, ubicando el trabajo de
comunicación como un proceso adjetivo, que como todos los demás, según el Kaisen, debe irse
perfeccionando para alcanzar los resultados propuestos.
De la gestión organizacional de procesos
Artículo 1.- Estructura organizacional de gestión por procesos.- La estructura organizacional de Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional, SECAP se alinea a su misión y se sustenta en la filosofía y enfoque de productos, servicios y procesos con el propósito de asegurar su ordenamiento orgánico. Anexo 1. Artículo 2.- Procesos del Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional.- Los procesos que elaboran productos y servicios del SECAP, se ordenan y clasifican en función de su grado de contribución o de generación de valor agregado para el cumplimiento de la misión institucional.
Los procesos gobernantes orientan la gestión institucional a través de la formulación y expedición de políticas, normas e instrumentos para poner en funcionamiento a la organización. Los procesos agregadores de valor generan, administran y controlan los productos y servicios destinados a usuarios externos y permiten el cumplimiento de la misión institucional. Los procesos habilitantes están encaminados a generar productos y servicios para los procesos gobernantes, para los agregadores de valor y para sí mismos, viabilizando la gestión institucional. Los procesos desconcentrados están encaminados a generar productos y servicios directamente a los clientes externos en áreas geográficas establecidas, contribuyendo a cumplir la misión institucional. (SECAP, 2014)
10
Una vez que nos centremos en el tema comunicacional podremos detallar los procesos de área.
1.2 Productos y servicios
Si bien es cierto que el SECAP engloba el servicio de capacitación profesional, esta debe ser
analizada desde cuatro servicios que se diferencian, principalmente por el tiempo en que cada uno
de ellos se realiza.
Gráfico Nº 3 Mapa de Procesos
Fuente: www.secap.gob.ec
Gráfico Nº 4 Procesos Gobernantes
Fuente: www.secap.gob.ec
11
1.2.1 Capacitación
Es el o los cursos mediante los cuales se logra la adquisición, actualización, profundización o
complementación de competencias, esto es: conocimientos, habilidades, destrezas y valores, para el
desempeño de una ocupación o profesión determinada. Además está ligada con la evolución de los
procesos administrativos y técnicos en los sectores productivo, social y público (terminología
utilizada de forma interna en la institución). Lo que conlleva a lograr una diferencia competitiva
entre los participantes, observados en los resultados dentro de su desempeño laboral.
- Seminarios
- Cursos cortos de tipo administrativo
Particularidad: adquisición o actualización de conocimientos.
1.2.2 Formación
Son los programas modulares mediante los que se desarrollan las competencias laborales
requeridas en un campo determinado, acorde a los exigencias y cambios del sistema laboral.
Se busca desarrollar estas competencias, pasando de lo teórico a lo práctico para alcanzar una
integridad y equilibrio en el desempeño de las tareas asignadas en el área ocupacional.
- Técnica
- Profesional
Particularidad: procesos de media y larga duración.
Desarrollo de competencias laborales.
1.2.3 Perfeccionamiento
Son los seminarios en los que se logra actualizar y profundizar conocimientos y competencias,
conforme a la evolución de procesos administrativos y técnicos en los sectores de producción y
servicios.
- Adquisición de conocimientos.
- Complementación de competencias.
Particularidad: corta duración-aprobación.
12
1.2.4 Certificación
Es el reconocimiento formal de los conocimientos y competencias adquiridas por los trabajadores
como parte de un proceso formativo o a lo largo de su vida laboral.
Es entendido también como la experiencia, que brinda al trabajador los conocimientos, habilidades
y destrezas de un área específica y que por su naturaleza fueron aprendidas y desarrolladas en el
ejercicio diario de las mismas.
- Albañilería
- Carpintería
- Plomería
- Hormigonero
- Operador de mantenimiento de vivienda
- Supervisor de obra
- Prefabricados de hormigón (SECAP R. A., 2013, págs. 5, 6 y 7)
Luego de esta presentación macro de los servicios que ofrece el SECAP se puede mostrar un
abanico de su oferta divida por áreas académicas de capacitación.
1.3 Áreas de capacitación
1. Administración y Legislación
2. Agricultura
3. Agropecuaria y Agroindustria
4. Alimentación, Gastronomía y Turismo
5. Tecnologías de la Información y Comunicación
6. Finanzas, Comercio y Ventas
7. Construcción e Infraestructura
8. Forestal, Ecología y Ambiente
9. Educación y Capacitación
10. Electricidad
11. Especies Acuáticas y Pesca
12. Comunicación y Artes Gráficas
13. Mecánica Automotriz
14. Mecánica Industrial y Minería
13
15. Procesos Industriales
16. Transporte y Logística
17. Artes y Artesanías
18. Servicios Socioculturales y a la Comunidad
1.3.1 Programas
Los programas son parte de las áreas académicas. En la oferta institucional hay un detalle de más
de 300 programas, los cuales encierran varios cursos, de los cuales se muestra en el anexo 2 los
más relevantes, dentro de cada una de las áreas a las que pertenecen.
Todos estos productos o servicios responden al levantamiento de información realizado por la
institución, pero también por otras entidades de Estado, que comparten metas y objetivos en la
planificación del país a favor de los ciudadanos.
Estos servicios serán monitoreados y evaluados con la finalidad de saber en cuánto han contribuido
para lograr el cambio deseado por el país y el crecimiento integral (conocimiento y recursos) de la
persona que se capacita.
1.3.2 Modalidades de capacitación
El SECAP preocupado por cubrir las necesidades de capacitación de los trabajadores del país,
cuenta con 32 centros, como se muestra en el anexo 3.Además, brinda capacitación en 4 Unidades
Móviles (estructura transportable y desplazable, puede ser entendida como un aula móvil).
- 2 equipadas para capacitar en Procesamiento de Lácteos.
- 1 equipada con materiales didácticos para la capacitación a Trabajadoras(es)
Domésticas(os).
- 1 con equipos de última tecnología en áreas de informática y electrónica.
También la institución ofrece capacitación virtual (E-learning) y semi presencial (B-learning), para
ampliar la cobertura utilizando plataformas digitales, acorde a la tendencia actual en capacitación y
formación profesional de vanguardia.
La capacitación E-learning es 100% virtual, es mediada en su totalidad por Tecnologías de
Información y Comunicación (TIC), apoyándose en recursos de la Plataforma Educativa Moodle y
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en herramientas Web 2.0, a partir de las cuales se motiva el intercambio y colaboración entre los
participantes para hacer del proceso de enseñanza-aprendizaje una experiencia realmente
significativa.
Mientras que la formación combinada B-learning es un proceso de enseñanza, aprendizaje y
evaluación que conjuga las características y estrategias de capacitación tanto de la modalidad
presencial como de la modalidad E-learning.
La orientación virtual se apoya en las herramientas de la Plataforma Educativa y las TIC, mientras
que la parte presencial se desarrolla en los espacios físicos del SECAP, bajo la orientación y
experticia de sus instructores.
1.4 Dirección de Comunicación
1.4.1 Origen
La dirección de comunicación social pasa, de ser una coordinación a una dirección nacional, dentro
de los procesos habilitantes de asesoría a partir del año 2012.
Gráfico Nº 5 Modalidades de capacitación
Fuente: Dirección de Comunicación del SECAP.
15
1.4.2 Misión
“Dirigir, asesorar, ejecutar y supervisar el manejo técnico de la información, comunicación
institucional y relaciones públicas, implementando acciones estratégicas para generar opinión
pública sobre la gestión que ejecuta el SECAP”. (SECAP, Resolución No. SECAP-DE-.007-2012,
2013, pág. 23)
1.4.3 Atribuciones y responsabilidades
Diseñar, planificar e implementar estrategias integrales de comunicación y relaciones públicas.
Planificar, dirigir e implementar herramientas de comunicación e información para difusión a público interno y externo.
Planificar y dirigir campañas comunicacionales institucionales. Coordinar la agenda informativa de la Dirección Ejecutiva. Manejar la relación con los medios de comunicación y establecer vínculos sólidos a fin
de que el SECAP cuente con los espacios necesarios para promover y difundir sus acciones y proyectos a nivel nacional.
Proponer una estrategia de vocería oficial para atender solicitudes de información de medios de comunicación.
Proponer líneas de acción estratégica y técnica relacionadas al impacto comunicacional de los actos institucionales.
Asesorar, desarrollar e implementar planes de comunicación, orientados a mantener posicionada la imagen institucional.
Monitorear el posicionamiento de la imagen institucional. Generar información institucional para su difusión. Evaluar investigaciones periodísticas y encuestas de opinión pública sobre temas de
interés institucional. Coordinar las actividades necesarias para el cumplimiento de la Ley Orgánica de
Transparencia y Acceso a la Información Pública. Coordinar la producción sistemática de medios comunicacionales. Manejar la imagen institucional acorde a los lineamientos establecidos para el efecto. Coordinar la elaboración, proponer y supervisar la implementación del plan de
relaciones públicas del SECAP. Revisar y participar en la elaboración del Plan Operativo Anual de su unidad. Las demás atribuciones y responsabilidades constantes en la ley, reglamentos y las que
sean delegadas por la máxima autoridad.
1.4.4 Productos y servicios
Plan de imagen institucional aprobado. Plan de comunicación interna y externa aprobado.
16
Plan de relaciones públicas aprobado. Productos diseñados para imagen institucional. Agenda de medios y actos protocolarios institucionales. Agenda de eventos institucionales. Informe de monitoreo de medios y de la gestión realizada en todos sus ámbitos. Productos comunicacionales. Revista institucional. Administración de contenidos de página web y redes sociales. Información expresa de LOTAIP para implementación de página web. Otras atribuibles a sus responsabilidades. (SECAP, Resolución No. SECAP-DE-.007-
2012, 2013, pág. 23) .
17
CAPÍTULO II
DIAGNÓSTICO DE LA COMUNICACIÓN
Este capítulo busca explicar cómo se desarrolla la Dirección de Comunicación Social dentro de la
institución y cuáles son los actores y factores, internos y externos, que se vinculan de forma directa
e indirecta con el accionar del SECAP.
Primero, el Servicio Ecuatoriano de Capacitación Profesional (SECAP), cuenta con una Dirección
de Comunicación Social creada en el año 2012 que brinda asesoría en temáticas comunicacionales
a nivel nacional, esto quiere decir que trabaja directamente para la Dirección Ejecutiva,
estableciendo estrategias y acciones de comunicación que están alineadas a las políticas de
Gobierno que se manejan jerárquicamente.
Además trabaja con y para las dos Coordinaciones del SECAP, lo que le permite a la Dirección de
Comunicación ir aterrizando el discurso político y social en las acciones macro que se diseñan e
implementan como institución.
Luego, brinda asesoría y ejecuta acciones con las Direcciones Nacionales, Direcciones Zonas y los
Centros en territorio, lo que significa que, no solo conoce las actividades que se realizan en los 32
centros a nivel nacional, sino que diseña productos comunicacionales para cada uno de ellos,
tomando en cuenta sus necesidades, acorde a los públicos, edades, oferta de capacitación, sectores
de mayor demanda, entre otras variables propias de cada uno de los centros.
Es importante también mencionar que para la elaboración de productos comunicacionales la
Dirección cuenta con 4 áreas bien definidas: Contenidos, Monitoreo y logística, Diseño y Redes
Sociales
Contenidos: trabaja los temas de redacción, actualización de información, reportajes, boletines de
prensa, boletines internos, revista institucional, etc.
Monitoreo y logística: se encarga de monitorear los medios de comunicación en donde la
institución tiene espacio y muestra su accionar. Actualiza datos de forma interna (espacios virtuales
de respaldo) y de forma externa (mediante la web). Además de coordinar y cubrir los eventos
organizados por la institución y otras actividades sean propias o no, pero en donde participe el
SECAP.
18
Diseño: crea, según el manual de identidad, todas las artes necesarias para programaciones,
campañas, convocatorias, talleres, invitaciones y demás material que se relacione a las decenas de
actividades que se realizan a nivel nacional.
Redes Sociales: actividades relativamente nuevas dentro de las dinámicas de una oficina de
comunicación, pero no por eso menos importantes. Consisten en la administración de 2 redes
sociales Facebook y Twitter, lo que representa dos plataformas y dos maneras diferentes de
relacionarse con los seguidores. Las diferencias radican no solo en el número de caracteres a
utilizar sino en la rapidez, característica que ya conocemos, en la difusión de la información.
Luego de este primer mapeo de la Dirección de Comunicación, es necesario conocer esos macro y
micro ambientes que tiene la institución, los cuales ejercerán ciertos comportamientos en las
dinámicas, ya que no siempre pueden ser controladas al cien por ciento por las autoridades de la
institución.
Partiendo de esta primera explicación del diagnóstico podemos conectar con lo que Encalada
maneja en su manual de comunicación, en relación a las plataformas de comunicación desde donde
trabaja la construcción de la estrategia de comunicación intencional, entendiendo a esta como el
proceso de creación e intercambio de comunicación que se realiza de forma sistemática con un uso
ordenado de diversos medios e instrumentos de interacción organizacional, el cual tiene un
determinado propósito, en este caso es la planificación, primero de la dirección de comunicación
como tal y luego de su división por áreas de trabajo con sus respectivas responsabilidades y
funciones para poder desarrollar la información y poder sociabilizarla a los diferentes públicos
internos y externos. (Encalada, 2005, pág. 18)
2.1 Diagnóstico del entorno comunicacional
El SECAP se desarrolla en un ambiente complejo, que tiene a varios actores involucrados. En este
caso la institución es una entidad adscrita al Ministerio de Relaciones Laborales y también forma
parte del Consejo Sectorial de la Producción como miembro pleno, y como miembro asociado del
Consejo sectorial de Desarrollo Social y del Consejo Sectorial del Talento Humano y
Conocimiento; ya que dentro de sus competencias abarca a los sectores citados. (SECAP, Plan
Nacional de Perfeccionamiento, Capacitación y Formación, 2014, pág. 19)
Además, los actores a los que brinda sus servicios en el ámbito del perfeccionamiento, capacitación
y formación profesional pertenecen a los sectores social, productivo y público.
19
Este escenario es sin duda uno de constante movimiento, en donde las articulaciones de actividades
requieren de una gran organización y de estrategias que puedan ser adaptadas a las dinámicas de la
capacitación, de la demanda laboral, entre otras variables que modifican el clima institucional.
Podríamos entonces realizar una estructura en la que se contemple a la comunicación como un
recurso, a la planificación y las dimensiones de la misma que se van relacionando con uno de los
conceptos manejados en el Kaizen que es seguir los siclos.
Esto significa que planeamos, hacemos, verificamos y actuamos (PDCA). (Imai, pág. 4)
La visión de Encalada permite visualizar el mismo proceso con un flujograma que se ajusta a lo
descrito dentro de la institución.
2.1.1 Macroambiente de la institución
Es ese ambiente, ese entorno amplio en el que se desarrolla el SECAP y que se convierte en un
determinante para poder armar un mapa de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas
que se presentan durante de la ejecución de actividades, en este caso y vinculado al estudio, de
carácter comunicacional.
Entre las variantes a analizar tenemos:
Entorno demográfico
Entorno económico
Entorno político
Gráfico Nº 6 Proceso de la planificación de la comunicación
Fuente: Comunicación Sobre el cambio climático página 11.
20
Entorno tecnológico
Entorno sociocultural
2.1.1.1 Entorno demográfico
Es la vinculación de la institución con los grupos poblacionales, en este caso los grupos a quienes
oferta procesos de capacitación y formación profesional.
SECAP tiene una vinculación con un grupo poblacional de alrededor de 120.000 personas al año a
nivel nacional quienes pertenecen a los sectores social, productivo y público. (SECAP, Dirección
de Planificación)
Esta población pertenece a las cuatro regiones del país, son hombres y mujeres mayores de 15 años,
quienes forman parte de la población económicamente activa, pertenecientes a sectores urbanos y
rurales, de ocupaciones diversas.
Dentro de este entorno es necesario explicar que el SECAP tiene una subdivisión en relación al
sector social, ya que se detallan los 21 grupos de atención prioritaria que lo conforman:
Trabajadoras(es) domésticas(os)
Personas con discapacidad
Familiares cuidadores de Personas con Discapacidad, hasta tercer grado de consanguinidad
y segundo de afinidad
Jubilados menores de 65 años y quienes se encuentren en transición hacia la jubilación
Migrantes ecuatorianos(as) en el país de origen y de destino
Familiares de migrantes en el Ecuador
Beneficiarios del Bono de Desarrollo Humano (BDH) y sus dependientes
Personas privadas de la libertad
Grupos emergentes calificados por el Ministerio Coordinador de Desarrollo Social
Personas en condición de refugio
Comunidades, Pueblos y Nacionalidades
Desempleados(as) por más de un mes (a partir de los 18 años)
Trabajadores(as) subempleados(as) o informales
Poblaciones rurales de migración reciente
Pequeños agricultores
Operarios y aprendices de artesanías y oficios
Personas adultas mayores
21
Adolescentes de 15 a 18 años con escolaridad inconclusa
Mujeres embarazadas
Personas en desventaja crónica: enfermedades catastróficas, víctimas de violencia
doméstica y sexual, desastres naturales o antropogénicos, y situación de riesgo
Actores de la economía popular y solidaria (SECAP, ¿Cómo acceder a capacitación
gratuita?, 2013)
Para la actividad comunicacional esta variable es de gran importancia, ya que se determinarán
estrategias propias para cada uno de los sectores, tomando en cuenta sus características.
Se crearán además productos comunicacionales y materiales promocionales que se ajusten a su
perfil, captando así el interés por los servicios que oferta la institución.
Tanto el macroambiente como el entorno nos proponen un escenario desde el cual ya podemos ir
definiendo los públicos a los que vamos a llegar, es decir estos procesos tienen un cliente, un
público, lo que el Kaizen llama “el proceso siguiente es el cliente, donde se consideran dos tipos de
clientes: internos y externos”. (Imai, pág. 6)
2.1.1.2 Entorno económico
Este entorno debe ser entendido desde lo que vive el país en relación, en este caso, a lo que invierte
en capacitación para los trabajadores ecuatorianos, pero además en la situación económica que vive
la institución, ya que será su presupuesto un determinante para la ejecución real de sus actividades
comunicacionales.
El SECAP, al igual que las demás instituciones públicas realiza un ejercicio interno denominado
Plan Operativo Anual (POA) en donde todas las Direcciones planifican sus actividades, a las cuales
se les asigna un valor determinado, la suma de estos montos es el presupuesto estimado que
necesita la institución para ejecutar las acciones dentro de un año fiscal.
Sin embargo, solo el momento en que se haga la asignación de fondos desde el Ministerio de
Finanzas, se puede conocer realmente qué acciones podrán realizarse, según el dinero que se le
entregue a cada una de las Direcciones y se confirme que están incluidas en el Plan Anual de
Contrataciones (PAC).
22
El detalle es relativamente sencillo, pero el entorno económico en el que se desarrolla una
institución como el SECAP es complejo, especialmente si se toma en cuenta que la esencia misma
de la institución es la capacitación, la cual tiene un costo elevado y por lo tanto la mayoría de los
recursos están destinados para ejecutar procesos de capacitación y formación profesional.
La escasez de recursos ha limitado el accionar y no ha permitido cumplir las metas establecidas
como institución y como dirección.
2.1.1.3 Entorno político
Un entorno determinante en este proceso de transformación del país, pero también de
transformación de la institución desde los tres ejes que está trabajando actualmente:
- La optimización del talento humano.
- La gestión en la capacitación y formación profesional.
- La infraestructura y tecnología. (SECAP, Dirección de Planificación)
El SECAP vive, como la mayoría de las instituciones públicas, un giro en sus procesos, lo que
implica una visión distinta del ejercicio político, es decir se van trazando hojas de ruta “acorde a los
planes y programas de políticas públicas de transformación productiva y erradicación de la
pobreza, con el fin de dar respuesta a las necesidades de capacitación…” (SECAP, Plan Nacional
de Perfeccionamiento, Capacitación y Formación, 2014, pág. 18)
El acontecer político marca el camino de las acciones prioritarias que realiza la institución, de las
decisiones que toman las autoridades y también de las limitaciones que el ejercicio político público
tiene.
El entorno político involucra también una serie de leyes y regulaciones que buscan el bienestar de
la sociedad en general, de los trabajadores ecuatorianos, en especial, si los vinculamos directamente
al SECAP. Esto permite delimitar las responsabilidades que la institución tiene con el Estado y con
los ciudadanos.
23
2.1.1.4 Entorno tecnológico
En este mundo de constante transformación tecnológica, el hombre, la sociedad y por tanto las
instituciones, públicas o privadas, se ven relacionadas directamente con esta evolución de las TIC,
que genera también estereotipos de eficiencia, modernidad y actualidad cuando se incorpora
soportes tecnológicos a los procesos internos y externos de una institución.
Muchos teóricos hablan de las bondades del avance tecnológico, mientras otros satanizan su
desarrollo cuando lo enfrentan a la sociedad y su individualización y abstracción al momento de
emplearlos a diario.
Dejando las posiciones enfrentadas, con cierta razón cada una de ellas, es necesario mirar el
desarrollo de una institución como el SECAP de la mano de la tecnología, ya que esta ha brindado
aportes significativos en los resultados de procesos internos y externos (se oferta capacitación
virtual, se acortan tiempos, se accede de forma más rápida a la información, se digitaliza material
didáctico, se verifican calificaciones, entre otras).
Pero también hay que ser críticos y entender que la implementación de una herramienta
tecnológica, conlleva un tiempo de ajuste, lo que puede generar malestar en los públicos internos y
externos de la institución.
Vinculada a la comunicación institucional, las TIC se convierten en un canal más que permite
presencia, interacción, contacto con los públicos o consumidores, y que ha sido el soporte para
poner en marcha varias estrategias, disminuyendo costos para la dirección y la entidad.
Estas incorporaciones traen nuevas dinámicas de trabajo, específicamente en la comunicación se
deben armar discursos diferentes sobre el mismo tema, por las características propias de cada
plataforma tecnológica.
Se expande también la visión de información o productos creados para los consumidores locales
(país) , ya que al presentarse por medio de las redes sociales y página Web, se crean nuevos
públicos que de una u otra manera se interesan por los productos o las actividades difundidas.
24
2.1.1.5 Entorno sociocultural
Otro complicado entorno es el que se crea de las relaciones sociales con los públicos internos y
externos, aquellos que son actores públicos y privados y quienes pueden o no ser copartícipes de
actividades con la institución.
En una sociedad se observa, como en un rompecabezas, varias piezas que van formando un todo,
en este caso hay comportamientos, percepciones, valores, conductas, procedimientos; que pesan el
momento en que se toman decisiones, ya que se van tejiendo triangulaciones importantes que
direccionan, en relación a la comunicación, las estrategias y accionares estructuradas.
El SECAP trabaja con una serie de entidades públicas y privadas que posiblemente no comparten
percepciones (necesidades de capacitación) o manejan diferentes procedimientos (selección de
talento humano), esto claramente modifica la actividad de la institución y le exigen contar con una
visión de flexibilidad al momento de compartir escenarios de diálogo y acción con otros entes
sociales que trabajan en las mismas áreas o se convierten en pares al ejecutar labores específicas.
Pero además de eso, por los constantes cambios sociales, las instituciones y los individuos van
mutando y modificando, por lo que los creadores de productos comunicacionales deben estar
atentos y ajustar, variar o cambiar totalmente cierto producto o actividad.
La suma de entornos nos lleva a definir qué modelo comunicacional podemos emplear, tomando
como opción la comunicación horizontal que se presenta gráficamente en el siguiente diagrama.
Encalada afirma que este modelo de comunicación bidireccional asegura el dialogo ese que puede
ser visto como una condición de la democracia, lo que relaciona con la política y una observación
Gráfico Nº 7 Modelo de Comunicación Horizontal
Fuente: Comunicación Sobre el cambio climático, página 24
25
primaria que hicimos en la descripción de la institución y su característica de pública (servicio)
alineada a los objetivos de las posturas de gobierno. (Imai, pág. 24)
Por tanto este modelo que tiende a prevalecer al receptor es igual al modelo macro de la visión de
estado que difunde este gobierno y es además similar al énfasis que pone el Kaizen cuando habla
del involucramiento del trabajo en equipo y la comunicación.
2.1.2 Microambiente de la institución
Está integrado por las organizaciones y personas reales con las cuales se relaciona la entidad, por lo
general no son controlables, pero la institución puede intentar controlarlos para lograr algún tipo de
cambio, ajustándose así a las estrategias o acciones establecidas.
Entre los componentes reales en el SECAP encontramos:
Direcciones y niveles administrativos
Instructores
Estudiantes, beneficiarios o participantes (clientes)
Competidores
2.1.2.1 Direcciones y niveles administrativos
Si bien es cierto que las direcciones de la institución están alineadas a la misión, visión y políticas
de la misma, también es cierto que cada una de estas direcciones zonales o nacionales maneja unas
Gráfico Nº 8 Microambiente de la institución
26
políticas internas y metodologías de trabajo muy propias, sumando de esta manera, a todo lo que el
público externo observa y conoce como SECAP.
El hecho de ser una institución a nivel nacional hace que se debatan ciertos criterios en relación a
las áreas de trabajo, ya sea por los entornos ya detallados o por las experiencias propias de cada
uno de los actores internos lidera en sus direcciones.
A pesar de que el SECAP maneja claros manuales de procesos – institucionales - y específicos -
por cada dirección - detalle en la Web institucional, la toma de decisiones se puede volver más
complicada al existir un gran número de actores involucrados, que exponen desde su realidad los
requerimientos que tienen y que se deben cubrir para mejorar los servicios que se brindan a la
ciudadanía.
El SECAP cuenta con:
1 Directora Ejecutiva
2 Coordinadores Generales
16 Directores Nacionales
9 Directores Zonales
Proceso Gobernante:
Dirección Ejecutiva
Procesos de Asesoría:
Dirección de Planificación
Dirección Jurídica
Dirección de Auditoría Interna
Dirección de Comunicación Social
Dirección de Promoción
Procesos Habilitantes de Apoyo:
Dirección de Administración de Talento Humano
Dirección Financiera
Dirección Administrativa
Dirección de Tecnología de la Información y Comunicación
Coordinación General de Aprendizaje para el Trabajo:
Dirección de Investigación y Análisis
Dirección de Diseño y Contenido Pedagógico
Dirección de Desarrollo de Procesos Formativos
27
Dirección de Evaluación y Control de Procesos Formativos
Coordinación General de Gestión del Conocimiento para el Servicio Público:
Dirección de Desarrollo Académico
Dirección de Perfeccionamiento y Capacitación
Dirección de Estudios y Monitoreo
9 Direcciones Zonales
Zona 1: Imbabura, Esmeraldas, Carchi y Sucumbíos
Zona 2: Pichincha, Napo y Orellana
Zona 3: Tungurahua, Cotopaxi, Pastaza y Chimborazo
Zona 4: Manabí, Santo Domingo de los Tsáchilas
Zona 5: Guayas, Los Ríos, Bolívar y Santa Elena
Zona 6: Azuay, Cañar y Morona Santiago
Zona 7: Loja, Zamora Chinchipe y El Oro
Zona 8: Guayaquil
Zona 9: Quito y Galápagos
2.1.2.2 Instructores
Forman parte de los grupos internos de profesionales que brindan capacitación a los participantes,
ellos son el lazo evidente entre los estudiantes y la institución. Son los responsables además de
agregar valor o proporcionar los recursos de capacitación idónea para mejorar la imagen
institucional desde el sentido académico.
La selección de los instructores en el SECAP se realiza bajo un proceso minucioso, que pretende
garantizar calidad en los procesos de capacitación.
Los instructores deben cumplir también con los reglamentos internos de la institución y de forma
directa sienten los cambios endógenos y exógenos propios de una posición mixta, al compartir,
tanto con los estudiantes como con las autoridades, las percepciones de temas administrativos o de
los procesos académicos. (SECAP, Reglamento Académico. Capítulo II Selección de
Instructores/as, 2013, pág. 22 y 23)
2.1.2.3 Estudiantes, beneficiarios o participantes (clientes)
En el caso del SECAP existen públicos que pertenecen a 3 sectores: social, público y productivo.
28
Cada uno de ellos se convierte en un participante, definido como: “Participante.- Es aquel
beneficiario/a que habiendo participado en uno o más módulos de un proceso formativo se le
contabilizará para efectos estadísticos y de certificación, cada proceso de perfeccionamiento,
capacitación y/o formación que éste registre”. (SECAP, Reglamento Académico. Capítulo II
Selección de Instructores/as, 2013, pág. 7)
Los participantes se relacionan con la institución (en lo administrativo) de una forma directa el
momento de inscripción y legalización de documentos, y más tarde, al finalizar el proceso de
capacitación, al recibir su certificado. Sin embargo, ya que el SECAP tiene como fin brindar
capacitación y formación profesional, todas las actividades concebidas desde este propósito miran,
como primer y más importante objetivo y fin, a los estudiantes; por quienes se piensan diseños
curriculares, metodologías de enseñanza, infraestructura, la comunicación social (con todo lo que
ella encierra), entre otras actividades, procesos y estrategias.
2.1.2.4 Competidores
En el país la única institución que acredita la operación de los centros de capacitación y/o
formación profesional es la Secretaría Técnica de Capacitación y Formación Profesional (SETEC),
la cual, en su base de datos a junio del 2013 registró 105 operadores, de estos, 32 centros
pertenecen al SECAP. (Secretaria Técnica de Capacitación, 2013)
Además, en el registro de la SENESCYT en el país existen 71 universidades y escuelas
politécnicas de estas apenas el 20% ofertan programas de educación continua (capacitación). Esto
muestra que la educación continua es manejada, en gran parte, por las instituciones de educación
superior.
En el mercado se encuentra diversas ofertas de cursos y programas de capacitación, estos difieren
por su modalidad, duración y costos. Así, los cursos de capacitación de corta duración (26-119
horas) son concebidos por el sector empresarial como cursos que ayudan a la actualización de
conocimientos y por lo general son de tipo administrativo; no así los programas de formación de
media (120-359 horas) y larga (360-1260 horas) duración que son más de tipo técnico y en estos se
desarrollan habilidades, destrezas y competencias laborales (de lo teórico a lo práctico). Estos
últimos son más demandados por personas naturales que ven en este tipo de formación una
herramienta laboral.
De las 87 operadoras que están registradas en la base de la SETEC, 81 tienen las dos modalidades
de servicios capacitación y certificación de competencias laborales.
29
Esta descripción de microambiente arma el panorama completo de los públicos, que son los
constituyentes como los llama Encalada dentro de los procesos de comunicación. (Encalada, 2005,
pág. 14)
Estos públicos, clientes, audiencias o receptores deben ser segmentados en este caso de forma
directa indirecta, según la relación que tenga, con el mensaje y la respuesta que se espera obtener.
Nuestras estrategias por lo tanto deberán tomar en cuenta a las audiencias para poder agruparlas,
según como corresponda, y a partir de eso, trabajar los mensajes, canales y herramientas a utilizar.
2.2 FODA
El FODA es una herramienta de análisis estratégico, que permite analizar elementos internos o
externos de programas y proyectos.
El FODA se representa a través de una matriz de doble entrada, llamada Matriz FODA, en la que el
nivel horizontal se analiza los factores positivos y los negativos. En la lectura vertical se analizan
los factores internos y por tanto controlables del programa o proyecto y los factores externos,
considerados no controlables.
Gráfico Nº 9 Competidores
Fuente: Propuesta Comercialización Dirección de Investigación y Análisis SECAP
30
2.2.1 Fortalezas y Debilidades
Son el resultado del análisis situacional interno, que le permite a la organización aprovechar las
fortalezas y evitar las debilidades para lograr un futuro deseado.
Fortalezas.- Son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian al programa o proyecto de otros de igual clase. Debilidades.- Son problemas internos, que una vez identificados y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse.
2.2.2 Oportunidades y Amenazas
El análisis situacional externo se basa en la identificación de oportunidades y amenazas que se le presentan a la empresa u organización y en la mayoría de casos no son controlables por la misma. Oportunidades.-Son aquellas situaciones externas, positivas, que se generan en el entorno y que una vez identificadas pueden ser aprovechadas. Amenazas.-Situaciones negativas, externas al programa o proyecto, que pueden atentar contra éste, por lo que llegado al caso, puede ser necesario diseñar una estrategia adecuada para poder sortearla. (Salazar, 2010, págs. 67, 68 y 69)
En síntesis:
Las fortalezas deben utilizarse.
Las oportunidades deben aprovecharse.
Las debilidades deben eliminarse.
Las amenazas deben sortearse.
31
La Dirección de Investigación y Análisis del SECAP, desarrolló un taller de levantamiento de
información para la creación de una propuesta de comercialización, de la cual se compartirán los
datos expuestos en el anexo 4.
Gráfico Nº 10 FODA
Fuente:
http://www.investigacionygestion.com/BGE/Num004/FodaInter
noExterno.gif
32
CAPÍTULO III
DISEÑO DE LA POLÍTICA DE COMUNICACIÓN
Para poder realizar un diseño de la política de comunicación es necesario realizar unas
aproximaciones teóricas para saber desde qué posición se planteará la propuesta.
3.1 La Comunicación Social
La Comunicación Social ha vivido, al igual que otras disciplinas, transformaciones y nuevos
enfoques según la evolución de la sociedad, los avances tecnológicos, etc.
La primera visión presentada está basada teóricamente en la Retórica Aristotélica que concibe el
discurso como un mensaje y lo divide en emisor, mensaje y receptor.
Para Aristóteles el emisor define la retórica y su objeto. Es la forma de concebir y argumentar,
forma de adaptarse al público. Por ejemplo, acerca del carácter moral de orador (ethos). El
receptor es el público, carácter, costumbres y pasiones de la gente, que disponen en favor del
orador a los receptores (pathos). El libro del mensaje es el discurso (logos). Se estudia la
disposición de las diferentes partes del discurso, su estilo y forma de declamarlo. (La Retórica de Aristóteles)
Encalada por su parte habla de un diagrama clásico utilizado en la academia. (Encalada, 2005, pág.
13)
Gráfico Nº 11 Diagrama básico de un sistema de comunicación
Fuente:Comunicación sobre el cambio climático página13
33
Por su parte Jean Cloutier propone que todo individuo debe ser visto como EMIREC, (ya que está
capacitado para ser los dos). Tiene derecho a participar tanto como emisor como receptor de forma
alterada o simultánea.
Cloutier da por hecho que los nuevos medios de comunicación permiten que cualquier usuario sea
a la vez emisor y receptor de mensajes.
Define a la nueva era de las comunicaciones como un proceso de individualización.
En consecuencia son nuevos medios de expresión que sirven tanto para emitir como para recibir
mensajes. (Prosumidos. wordpress. EMIREC, el modelo de la comunicación individualizada)
Además, tenemos la visión del modelo de comunicación de Jakobson, basado en los postulados
funcionalistas, donde la comunicación es un proceso con propósitos determinados por el emisor
poseedor de intenciones en cuanto a la recepción que quiere que se tenga de su mensaje.
Gráfico Nº 12 Proceso de la comunicación
Fuente:http://aulalenguaje.com/2009/07/09/elementos-de-la-comunicacion/
34
Según este modelo se presentan los siguientes elementos: el emisor (corresponde al que
emite el mensaje), el receptor (recibe el mensaje, es el destinatario), el mensaje (es la
experiencia que se recibe y transmite con la comunicación). Pero para que el mensaje
llegue del emisor al receptor se necesita además del código lingüístico que consiste en
"un conjunto organizado de unidades y reglas de combinación propias de cada lengua
natural". El canal que permite establecer y mantener la comunicación entre emisor y
receptor. (Prosumidos. wordpress. EMIREC, el modelo de la comunicación individualizada)
Es también importante recalcar el tema del funcionalismo porque el esquema del gobierno no está
fuera y pretende mostrar los logros que se van realizando tal como tiene la institución dentro de sus
objetivos (demostrar los logros), entonces la comunicación social pasa a ser una de las actividades
dentro de las estrategias grandes de la entidad.
Retomando la visión comunicacional y su primera concepción lineal, que contaba con 4 elementos
fundamentales: Emisor- Mensaje- Canal- Receptor, podemos decir que hoy se ha dado un giro
hacia lo circular, donde Emisor y Receptor toman nuevos roles cumpliendo así el proceso
comunicativo.
Además, la comunicación es una herramienta más para la gestión pública y se nutre de datos e
información; pero su función va más allá de la labor informativa. La información refuerza lo
objetivo, mientras que la comunicación fortalece lo subjetivo, y es ahí, en lo subjetivo, lo
emocional, donde trabaja y donde se genera la verdadera comunicación, la comunicación
eficaz. (Navarra, 2011, pág. 7)
Gráfico Nº 13 Elementos de la comunicación
35
La comunicación entonces se convierte en un fenómeno cultural más amplio, ya no es una mera
esquematización, ya no es lineal. Se inicia una relación de la comunicación con otras ciencias, lo
que permite visibilizar las esferas en la que está inmersa la comunicación y donde nacen conceptos
que cambiarían la visión de la comunicación, tanto para los teóricos como Charles Cooley, John
Dewey y Herbert Mead, y estudiosos, como para la sociedad en general porque se incorporarán al
saber popular terminologías específicas para explicar acciones, saberes y prácticas comunicativas
nuevas (propaganda, más media, opinión pública, cuarto poder, publicidad, entre otras).
“Para los investigadores de la escuela de Chicago, la comunicación no se limitaba a la simple
transmisión de mensajes, sino que la concibieron como un proceso simbólico mediante el cual
una cultura se erige y se mantiene”. (Olivar Zúñiga)
Esta expansión en la mirada que se le brinda a la comunicación social en el siglo XX nos presenta
varias escuelas de la teoría de comunicación las cuales tienen tres grandes ramas: escuela europea,
estadounidense y latinoamericana, cada una vinculada con las realidades sociales de su entorno,
pero además de estas escuelas, se terminaron varias sub disciplinas entre las que tenemos a la
Comunicación y Cultura, de donde extraemos las temáticas Política de la Comunicación y
Comunicación Organizacional o Corporativa, aspectos que nos interesan para el estudio en
cuestión.
Gráfico Nº 14 Comunicación circular
36
Además, podemos entender a la comunicación como un proceso simple o complejo que consiste en
la suma de partes que trabajan juntas, en palabras de Encalada: “Teóricamente, se puede entender
como sistema a un conjunto independiente de partes que trabajan juntas, como un todo, hacia uno
o varios objetivos y en el cual la actuación del conjunto es más grande que la simple suma de la
actuación de cada una de sus partes" (Encalada, 2005, pág. 12)
Desde la comunicación intencional de organizaciones, en este caso el SECAP, la comunicación
responde a un proceso planificado que tiene un propósito que no solo es el de la dirección de la
comunicación, sino de la institución. Este proceso tiene varios requerimientos así como los detalla
Encalada:
“i) que por lo menos haya dos partes (actores) interesadas. ii) que intercambien de información en forma de mensajes sobre un contenido dado. iii) en etapas y tiempos sucesivos. iv) utilizando por lo menos una via o medio de transferencia de información. v) codificando y decodificando alternativamente los mensajes. vi) en función de un resultado de interés común. vii) que responda a circunstancias generadas en el contexto social en que se desenvuelven”. (Encalada, 2005, pág. 12)
3.1.1 La Comunicación Corporativa
La comunicación corporativa, puede ser entendida como el conjunto de actividadesque se
combinan para proyectar hacia dentro y hacia fuera la imagen de la institución, por lo que habrá
comunicación interna y externa. En este proceso, la propia institución y sus miembros serán los
encargados de transmitir los mensajes.
Así, la comunicación corporativa puede ser definida como el repertorio de procesos, mensajes y
medios involucrados en la transmisión de información por parte de la organización o institución
hacia sus público objetivos.
Por tanto, la información no solo debe referirse a mensajes, sino a los actos, al comportamiento
mediante el cual las empresas o instituciones transmiten información sobre su identidad, su misión,
visión, su forma de hacer las cosas y sobre sus clientes o públicos objetivos. (FORMANCHUK,
pág. 2)
En definitiva, “la comunicación corporativa va más allá de la simple transmisión de la
información, pues implica siempre una cierta interacción entre personas, que modifican en alguna
medida sus actitudes o comportamientos” (Granja)
37
Por tanto, se refiere a la realidad de la organización y de su identidad corporativa interna. Pero, es
posible que dicha comunicación tome como referente identidades o realidades soñadas o
simplemente deseadas.
Actúa como intermediario entre la realidad corporativa y la imagen corporativa.
En suma, la comunicación corporativa es el sistema de mensajes dirigidos a regular la actividad
interna de un ente, de una empresa, y promover su imagen pública.
De forma definitiva se conceptualiza como “un sistema interactuante que amalgama diversas
disciplinas para el desarrollo de las instituciones” (Granja).
En consecuencia, es un enfoque de interacción que establece puntos de contacto entre los
individuos que constituyen una institución y la colectividad social.
Realidad corporativa
Transmite símbolos de identidad que diferencian a la institución de otras similares (Costa). Se
expresa a través medios gráficos, verbales, culturales, ambientales.
La identidad corporativa según el Gobierno de Navarra abarca: “concepto-misión, visión,
filosofía…- y visual – logo, colores, tipografía…-”. (Navarra, 2011)
Imagen corporativa
Es el conjunto de representaciones mentales que surgen en el público cuando recibir cualquier
mensaje por parte de una institución (Navarra, 2011).
La imagen la crea el público en su mente. Es un valor relativo, no absoluto. No solo es lo que se
percibe dentro de la institución, sino la imagen que percibe el público objetivo y la competencia
directa, por lo que la imagen es el conjunto de percepciones, de asociaciones, de recuerdos y de
prejuicios que el público procesará.
La imagen es un elemento estratégico. Por medio de ella, se proyecta personalidad o identidad
institucional, con el objetivo de conseguir una figura controlada y sin desviaciones.
38
3.1.2 Las Políticas de Comunicación
Luis Ramiro Beltrán define a las políticas de comunicación como un conjunto integrado, explícito
y duradero de políticas parciales, organizas en un conjunto coherente de principios de actuación y
normas aplicables a los procesos o actividades de la comunicación. (Beltrán, 1974)
Pero podemos entender también a las políticas de comunicación como las orientaciones y
disposiciones, en forma de ideas organizadas y sistematizadas, de la manera de difusión y
socialización de las actividades, proyectos, eventos institucionales, etc.
Representan la capacidad de transmisión de valores institucionales que generan un clima idóneo
para la participación y democratización de la información de temas puntuales en cualquier
contexto, sea económico, político, cultural, social que se desarrollan a nivel local, regional o
nacional.
Por tanto las políticas comunicacionales crearán o potenciarán los procesos existentes en la
institución, tomarán los mismos aspectos que son importantes para el Kaisen como son: el gasto
mínimo, los públicos internos y externos, la forma en cómo se llega a ellos y los resultados a
mediano y largo plazo.
3.1.2.1 Objetivos
Son los resultados, logros, escenario y realidades que se producen como consecuencia de la
implementación de estas políticas.
- Configurar identidad y cultura organizacional.
(Mediante acciones ejecutadas por los actores institucionales).
- Delimitar un clima organizacional de conocimientos, aceptación y cumplimiento de roles.
(Mediante acciones que parten de lo individual hasta crear un colectivo).
- Formar equipos de alto desempeño.
(Mediante acciones que fortalezcan los lazos entre los actores).
- Preservar valores, filosofía e ideología institucional.
(Mediante acciones de internalización de proyectos internos).
3.1.2.2 Fundamentos
- Político como mandatos de comportamiento institucional con relación a procesos dados.
39
- La política es establecida por la entidad que tiene la capacidad para lograr el cumplimiento
de sus disposiciones en sus ámbitos de competencia respectivos.
- Por medio de unas políticas se orientan y regulan las principales actividades
institucionales.
- Las políticas aplicadas se diferencian por su grado de formalización y su duración.
“Cuando se trata de políticas institucionales explícitas, existirán unas declaraciones y
regulaciones en las que definirá normalmente la política correspondiente”. (Beltrán, 1974)
- Las políticas de comunicación están formuladas en los niveles local, regional y nacional.
3.1.2.3 Funciones
- Las políticas son instrumentos normativos e instrumentos para fomentar la frecuencia de un
comportamiento dado y obstaculizar o eliminar la aparición o adaptación de otros
comportamientos ajenos a lo establecido en la institución.
- Las políticas generan estimulación en grados diferentes, de forma positiva y negativa.
Con esto podemos confirmar que las políticas intentan lograr una pauta de conducta relativamente
estable.
- Es fundamental que existan políticas que armonicen normas contrapuestas y ensamblar en
una sola matriz que sea viable y uniforme de comportamiento aceptable para la mayoría.
- La institución no puede funcionar sin políticas que se alineen a las políticas macro de los
entres que rigen a la institución.
- La política de comunicación nos proyecta en organización y orden para lograr alcanzar las
metas establecidas como institución.
3.1.2.4 Características
- Las políticas de comunicación deben ser formuladas una vez que se conozca los procesos
internos de la institución.
- Las políticas deben apuntar a orientar un comportamiento colectivo, entiéndase como
institucional.
- Las políticas de comunicación tienen dos prioridades: la producción y la distribución, que
engloban dos momentos claves como son la creación de las políticas y la socialización.
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Luego de este barrido sobre las políticas de comunicación, es necesario saber qué ha hecho la
institución con relación al tema, comparando lo que dice la literatura y lo que presenta la
información recogida.
Entendemos que es necesario diseñar una política de comunicación para difundir y comunicar las
actividades del SECAP a los públicos internos y externos, por lo tenemos que entender la
comunicación interna y externa y los públicos a los que desea llegar la entidad.
También hay que hacer un acercamiento al concepto de Kaisen y Gerencia, donde se plantean dos
funciones: mantenimiento y mejoramiento/mantener y mejorar.
Mantenimiento se refiere a actividades dirigidas a conservar estándares tecnológicos,
gerenciales y operacionales actuales y a sostener tales estándares a través de
entrenamiento y disciplina…
Mejoramiento, se refiere a actividades dirigidas a elevar los actuales estándares. (Imai, pág. 3)
3.2 La Política de Comunicación Social en el SECAP
“La planificación de la comunicación es un proceso por el cual se busca dar respuesta a la
pregunta sobre qué contar y cómo contarlo. Define en esencia cómo se intenta comunicar los
mensajes correctos a las personas correctas y en el momento correcto”. (Navarra, 2011, pág. 19)
Entendiendo a la política comunicacional comoun conjunto premeditado de principios y normas
que se instauran en una institución para beneficio de la misma, es necesario ver las relaciones que
se generan (interpersonales, entre direcciones de la institución, con los medios de comunicación,
con otras instituciones afines, con públicos externos, etc.); y cómo se contactan para lograr cumplir
los objetivos comunicacionales propuestos, como institución.
Por lo tanto, una vez establecidos los objetivos de la organización, de forma macro, aparece luego
la política comunicacional como la plataforma que direccionará y permitirá ejecutar tal o cual
práctica o producto.
Durante el estudio se pudo observar que el SECAP es una entidad organizada que maneja procesos
y estos tienen a su vez manuales, lo que denota trabajo de planificación y objetivos claros, revela
un trabajo de equipo por la interacción que se realiza entre direcciones o áreas de la institución, y
desde la Comunicación de igual manera, las políticas aportan a que la interacción con los públicos
internos y externos se desarrolle de manera dinámica.
41
Las políticas de la institución se convierten en un instrumento fundamental para poder realizar una
planificación eficiente de la comunicación (interna o externa), ya que van trazando una hoja de ruta
para poner en marcha las actividades concebidas en la estrategia.
Y la estrategia que más se ajusta a lo observado en el SECAP es la que se encierra en el concepto
Kaisen: Seguir los ciclos PDCA/SDCA, que consiste en planear, hacer, verificar y actuar. Siendo
uno de los procesos más importantes se lo implementa para garantizar un ejercicio continuo, desde
la implementación de las políticas de comunicación hasta su ejecución.
Este ciclo gira continuamente, apenas se realiza un mejoramiento, puede ser que el mismo ya sea
objeto para un nuevo ciclo para alcanzar mayor calidad e ir mejorando y reforzando, en este caso,
la comunicación y sus políticas. (Imai, pág. 4 y 5)
Para esto el SECAP creó etapas de elaboración de su plan, que se enlazan con lo propuesta del
Gobierno de Navarra, donde se detalla diez etapas para el diseño de un plan de comunicación:
1.- Estudio del entorno: análisis e investigación 2.- Objetivos 3.- Público objetivo 4.- Mensaje 5.- Estrategia 6.- Acciones de comunicación 7.- Cronograma 8.- Presupuesto 9.- Control y seguimiento 10.- Evaluación Que pueden resumirse en cuatro grandes apartados: diagnóstico, estrategia, acciones y control. (Navarra, 2011, pág. 20)
Luego de conocer el entorno de la institución, el SECAP delimita qué objetivos quiere alcanzar
mediante la comunicación, y reafirma su interés por posicionar su imagen dentro y mostrarse como
una entidad moderna que oferta productos acorde a la demanda de la sociedad.
Además: dirigir, asesorar, ejecutar y supervisar el manejo técnico de la información, comunicación
institucional y relaciones públicas.
Dar un soporte técnico en relación a la entrega de información e imagen institucional a la Dirección
de Promoción para su difusión a nivel nacional.
Sumar acciones y actividades para alcanzar las metas propuestas por la institución en relación a
promoción y ventas, a nivel nacional, contempladas para el año 2014.
42
3.2.1 Constituyentes de la comunicación
El SECAP toma en cuenta a los constituyentes de la comunicación, de la misma manera como lo
hace Encalada con los constituyentes estructurales básicos: las audiencias, los emisores, los
contenidos y los medios, instrumentos y procesos de comunicación.
Las audiencias o grupos de actores involucrados en la temática específica que es objeto de la
comunicación.
Los emisores o grupo de actores interesados en la causa de la temática específica que se desea
implementar en la realidad a través de las audiencias.
Los contenidos relacionados con la temática específica, sobre los cuales se debe generar,
intercambiar, procesar y analizar información o mensajes entre los emisores y receptores
antes indicados.
Los medios, instrumentos y procesos de comunicación a través de los cuales debe circular la
información (mensajes) entre los actores. (Encalada, 2005, pág. 14)
3.2.1.1 Los Constituyentes del SECAP
Audiencias
Para el SECAP son su público interno:
- Funcionarios del SECAP
- Instructores del SECAP
- Participantes/ Beneficiarios: jóvenes, mujeres y hombres que se capaciten en los programas
ofrecidos por la institución.
Y su público externo:
- Medios de Comunicación (locales y nacionales)
- Instituciones del Estado
- Grupos de Atención Prioritaria y Actores de la Economía Popular y Solidaria
- Sector Público
- Sector Productivo (pequeñas, medianas y grandes empresas)
- Ciudadanía en general
Una vez expuestas estas audiencias es necesario segmentar las funciones. “Para su planificación,
es un requisito fundamental segmentar las audiencias en función de sus objetivos, porque permite
racionalizar y precisar la construcción de las estrategias”. (Encalada, 2005, pág. 14)
Lo que significa que se puede ir armando grupos de audiencias de acuerdo a las necesidades de la
institución, al objetivo que se busca, a la influencia que tenga la audiencia, a la forma de recepción
del mensaje, homogeneidad de los receptores, etc.
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El SECAP dirige mensajes de forma directa tanto a su audiencia interna como externa, como
ejemplo tenemos el caso de la capacitación de las trabajadoras domésticas, que siendo una
audiencia externa, se realizó la socialización del tema todos sus públicos.
En otras ocasionas delimita el mensaje y prioriza a uno de sus públicos, sin que esto afecte al
sistema de comunicación global.
Los emisores
Tomando en cuenta la diversidad de audiencias o públicos que tiene el SECAP, los emisores
también son varios y diversos. La institución cuenta con varios voceros, por ejemplo uno por zona
u oficina, emisores netamente técnicos o un emisor político.
Esto fortalece la comunicación, ya que cada público recibe la información de una contraparte
similar: Emisor y receptor van formando conjuntos y comparten características.
Los contenidos
La institución aborda varios contenidos que los convierte en mensaje, ya sea de tipo técnico,
vinculado a las temáticas de capacitación y formación, así como un gran número de subtemas que
van desde el accionar general, hasta los específicos en cada una de las oficinas a nivel nacional.
La “magia” de la planificación de la comunicación consiste precisamente en circunscribirla
inteligentemente en conjuntos de contenidos, de manera que pueda ser administrable
fácilmente.
Obviamente, los contenidos y mensajes de la comunicación, así como sus dimensiones y niveles
de profundidad en que se adopten, están asociados a los niveles en que se planifica la
comunicación.
Desde esos objetivos, se predeterminan aquellos temas, subtemas, tópicos subtópicos o aspectos
específicos que deben y pueden ser abordados efectivamente con la comunicación. (Encalada, 2005, pág. 27)
Los medios, instrumentos y procesos de comunicación
Una categorización arbitraria tradicional establece que hay por lo menos siete de estas
plataformas instaladas de comunicación, alrededor de las cuales se trabaja la
construcción de estrategias de comunicación intencional, cuando se programa la
selección de medios y formas de comunicación. Estas plataformas son: 1) de
comunicación interpersonal, 2) grupal, 3) institucional u organizacional, 4)
comunitaria, 5) colectiva, 6) masiva, y 7) electrónica.
Sobre estas “plataformas” se programan y diseñan las estrategias, procesos, medios e
instrumentos específicos de comunicación del plan de comunicación, considerando la
intencionalidad que se le quiere imprimir y el valor de uso de cada medio. Una gran
proporción del éxito de un plan depende de cuán atinada haya sido la selección de
estas plataformas o una combinación de ellas. (Manuales Prácticos de la PYME)
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El SECAP en este caso se desarrolla en una plataforma institucional, desde donde adopta modos
formales e informales para realizarse. Permite cubrir audiencias de las instituciones como son los
funcionarios, servidores, etc. Influye en un amplio grupo de públicos externos o audiencias
generales (ministerios, instituciones de gobiernos, sector productivo y social, competidores, grupos
de atención prioritaria, empresas, empresarios, etc.).
Eso no significa que se sumen instrumentos, herramientas y otras plataformas para conseguir el
proceso idóneo.
También genera motivación para participar en trabajos grupales, lo que se interrelaciona con el
Kaiseny sus actividades orientadas a grupos, en donde la gerencia, en el caso del SECAP, la
Dirección Ejecutiva, desempeña un rol fundamental en el respaldo de las actividades propuestas
como institución y al valorar la labor del talento humano y el entorno en el que se desenvuelve.
Esto conlleva a buscar calidad total, tomando en cuenta aspectos como costo, seguridad,
productividad, productos, compromiso, servicio, entre otros. (Imai, pág. 8 y 9)
3.2.2 Los tipos de comunicación
En el Kaizen se ve a la comunicación desde una forma horizontal, donde todo tiene un enfoque de
mejoramiento, entonces la comunicación que se trabaja para el público interno, es la misma que
dará un crecimiento, de forma directa, para la visión que tienen los públicos externos, de las
actividades del SECAP.
3.2.2.1 Comunicación interna
Se centra en el capital humano. Es un proceso comunicacional donde se integran los diferentes
(gerentes, directores/as etc.) de una organización con todos os niveles de trabajadores/as de la
misma.
Se trata de crear un clima de trabajo cordial y de confianza, lo que implicará menos conflictos,
menos absentismo laboral... en una palabra, que todos y cada uno de los que forman parte de
la organización trabajen más a gusto y se sientan implicados y motivados en el proyecto
empresarial, de manera que sus objetivos y los de la empresa estén relacionados.
El proceso de comunicación interna no debe entenderse como un proceso en una única
dirección, sino que es la participación de ambas partes la que conseguirá satisfacer las
necesidades de ambas y crear un buen clima. Es así muy importante el feedback o
retroalimentación que se produzca por ambas partes en la comunicación interna. (Manuales Prácticos de la PYME)
El SECAP realiza comunicación interna con el fin de socializar actividades relevantes de la
institución a nivel nacional, no solo desarrolladas por la máxima autoridad, sino por los demás
actores de la entidad (beneficiarios, instructores, directores, etc.). Esta información está plasmada
en un boletín interno de frecuencia semanal.
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Esta comunicación busca también un empoderamiento de la institución en cada uno de los
funcionarios, tratando así de consolidar su relación y fidelidad con todos los que hacen parte del
SECAP.
3.2.2.2 Comunicación externa
La comunicación externa podría también llamar comunicación comercial pura, como
todacomunicación contribuye a crear una imagen de la empresa, pero su objetivo en concreto
es actuar sobre la imagen y posibilidad de venta de las marcas que crea la empresa.
La dimensión de la comunicación externa incluyelas siguientes sub-áreas: la mercadotecnia, la
promoción –como una de las variables del marketing- y el medio donde se realiza esta
comunicación. (Manuales Prácticos de la PYME)
La institución puede ser vista como una empresa y en ese sentido se preocupa por la forma en la
que es vista. La comunicación externa del SECAP presenta los productos que tiene en las áreas de
capacitación y formación profesional, por medio de boletines de prensa, organización de eventos,
entrevistas concedidas a los medios, etc.
Su discurso se acopla a los lineamientos de Gobierno y responde a ese sentido de entidad pública
que tiene como prioridad servir con excelencia y calidad.
3.2.3 Clases de medios y procesos de comunicación
Encalada habla de varias clases de medios: masivos, pequeños medios colectivos y pequeños
medios de apoyo.
• Medios masivos: son la gran prensa escrita, la radio y la televisión, e inclusive el cine, cada
uno de los cuales tiene sus ventajas y desventajas frente a las necesidades de comunicación del
plan en cuanto a contenidos, audiencias y circunstancias en que el mensaje se emite.
• Medios de uso colectivo simultáneo, como los afiches o “posters”, o “periódicos murales”,
carteles, “pancartas”, láminas, ilustraciones autoadhesivos, etc., cada uno de los cuales tiene
sus atributos comunicacionales naturales para vehiculizar información, dar oportunidades de
diálogo y generar ciertos efectos emocionales en las audiencias, o de captar su atención, o de
generar algún interés por ciertos temas que se tratarían a fondo con otros medios. A estos se
pueden añadir, mediante diseño y técnica de construcción de mensajes, otros atributos
artificiales para fortalecer los naturales de acuerdo a la funcionalidad que se le quiera dar, y a
las necesidades del plan de comunicación.
• Medios de uso individual o colectivo no simultáneo o diferido, tales como folletos, manuales,
libros, trípticos, dípticos y toda una gran gama que la tecnología moderna permite.
• Procesos de comunicación: que son todo tipo de actividad o evento orientado a hacer
generar, compartir o circular información en el contexto de cualquiera de las plataformas de
comunicación que se hayan seleccionado para trabajar.
Hay eventos pequeños y grandes, formales e informales, ocasionales o duraderos, simples y
complejos, cada uno de los cuales se rige por reglas y leyes de la persuasión, de la capacidad
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comunicacional y estructuras y formatos, que se establecen conforme a las necesidades del
plan de comunicación, es decir sus objetivos. Estos eventos son útiles para crear oportunidades
para la reflexión intrapersonal, la reflexión interpersonal y grupal, llegar a consensos,
aprendizajes, toma de decisiones, toma de posiciones, generar estados de solidaridad e
identidad con causas y planteamientos sociales, empresariales, comunitarios o familiares, o
para el aprestamiento para procesos de aprendizaje. (Encalada, 2005, pág. 22 y 23)
La Dirección de Comunicación Social alineándose a las estrategias de la institución, decidió
trabajar varios productos comunicacionales que puedan ser un soporte para lograr los objetivos
planificados.
Los productos tienen alcance para varios públicos, por lo que se ajustan a las necesidades
institucionales. Además, sus actividades comunicacionales buscan reforzar los proyectos y
procesos de las Direcciones Nacionales.
Desde la comunicación interna realizan: monitoreo de medios, boletines internos, talleres de
políticas de comunicación, revista institucional, campaña de comunicación interna.
Y desde la comunicación externa: campaña en medios, información para redes sociales y web,
videos, notas, reportajes, boletines, publicaciones en prensa y producción de eventos.
Esto significa que los productos que realizan abarcan las áreas de audiovisuales, diseño gráfico,
redes sociales y contenidos, por lo que la Dirección de Comunicación Social, creó sus manuales de
procedimientos que permiten ver cómo trabajan internamente, los responsables de cada acción, las
interrelaciones con otras Direcciones de la institución, con entidades externas, tiempos de acción y
las políticas definidas para cada proceso.
Gráfico Nº 15 Boletín Informativo
Pros comunicacionales
Fuente: Dirección de Comunicación del SECAP.
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3.2.4 Manuales de procedimientos
La Dirección de Comunicación Social del SECAP ha proporcionado, en entrevista mantenida con
su directora, la información detallada, ya que la socialización de estos datos solo se los puede hacer
de forma digital interna, en su intranet, con una clave proporcionada por la institución.
La información presentada es la que se consideró más importante para socializarla.
3.2.4.1 Difusión de información
1. Manual de procedimientos: actualización y difusión de información en la página Web.
Políticas:
• Mantener actualizado el manual (Digital) de imagen corporativa del SECAP en un archivo
compartido a nivel Institucional.
• La página web del SECAP debe iniciar cada semana correctamente actualizada, por lo que al
finalizar el día viernes se debe haber subido toda la información necesaria para cumplir con tal
efecto.
• Toda información que se recepta para la actualización de la página web de la Institución debe
cumplir con los formatos y los plazos establecidos para tal efecto en el presente documento.
• La Dirección de Comunicación debe realizar la revisión de estilo y redacción de toda
información a ser subida a la página web, o a su vez delegar a una persona responsable de
cumplir con esta función.
• Todo material que llegue al Director de Comunicación debe haber sido revisado y debe tender
a no presentar errores ni inconsistencias. En caso de existir es responsabilidad del Director
realizar la retroalimentación para que no vuelva a suceder, pudiendo de ser el caso comunicar
el particular a Talento Humano para que proceda con un llamado de atención formal.
• La responsabilidad de la actualización de la página web por parte de la Dirección de
Comunicación Social, corresponde a la Ley de Transparencia, galería de fotos, información
diaria, noticias y directorio.
2. Manual de procedimientos: difusión de información de Centros Múltiples y Operativos.
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Políticas:
• Los boletines informativos a ser difundidos en los Centros Múltiples y Operativos a nivel
nacional, serán realizados semanalmente y serán enviados a los mismos los días viernes de
cada semana para su publicación.
• Todos los lunes, se verificará la actualización de las carteleras a través de fotografías que serán
enviadas por los Analistas de los Centros Múltiples y Operativos el momento de publicar los
boletines en las mismas. Si se les han notificado el envío de las fotografías por tercera vez, se
comunicará a la Dirección de Talento Humano el incumplimiento, para que se tomen las
acciones respectivas.
3. Manual de procedimientos: convocatoria a medios
Políticas:
• Deben cumplirse con los tiempos establecidos dentro del proceso para las invitaciones y
confirmación de asistencia de los medios de comunicación.
• Debe mantenerse un registro de los datos de los medios que asistieron a cada uno de los
eventos o actividades en las cuales interviene la institución, registro que será llenado una vez
que cada una de estas finalice, y será la fuente de información para mantener una base de datos
de medios de comunicación actualizada permanentemente.
4. Manual de procedimientos: gestión de entrevistas.
Políticas:
• Toda entrevista debe ser aprobada por el Director Ejecutivo, así como la información que se
dará a conocer a los medios de comunicación.
• Se debe llevar un registro de toda entrevista brindada, y del contenido tratado en cada una de
ellas, el mismo que será archivado por la Dirección de Comunicación Social.
5. Manual de procedimientos: difusión de información institucional en medios.
Políticas:
• Mantener actualizado el manual (digital) de imagen corporativa del SECAP en un archivo
compartido a nivel institucional.
• Toda información a ser publicada en medios de comunicación, y dando cumplimiento a las
regulaciones nacionales, debe ser aprobada por las instituciones respectivas, sean estas: MRL,
SECOM, otras, o todas de ser el caso, previo a su publicación. Sin esta no es posible realizar
ningún tipo de publicación en medios de comunicación.
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• Se debe mantener un archivo central en el cual reposen copias de todas las publicaciones que se
generen a nivel nacional, las Direcciones Nacionales, Zonales y Centros Operativos deben
enviar esta información dentro de las 24 horas posteriores a la publicación que se realice.
3.2.4.2 Seguimiento de difusión
1.- Manual de procedimientos: monitoreo de medios
Políticas:
• El monitoreo de los medios de comunicación se lo debe realizar de forma diaria.
• El envío de la Matriz de Monitoreo a las Direcciones Nacionales, Zonales y Centros
Operativos se lo debe realizar de manera diaria.
• Se debe mantener un archivo físico y digital de las notas hechas por los medios.
3.3 Políticas instauradas
Para que estos manuales sean ejecutados tal como están presentados, el SECAP, mediante su
Dirección de Comunicación armó un documento que recoge las políticas más importantes para el
desarrollo de la comunicación interna y externa. Esta información es de conocimiento institucional
y socializado cada vez que un nuevo funcionario, que ingresa a la institución, tendrá la necesidad
de trabajar con la Dirección de Comunicación Social.
Estas políticas comunicacionales es un instrumento de insumo que sirve como herramienta para
poder ejecutar los procesos tal y como están establecidos en la institución.
Voceros oficiales
El SECAP tiene como máxima autoridad al Director/a Ejecutivo/a, quien designaa los voceros
oficiales de cada uno de los Centros Múltiples y Operativos.
Estos voceros son los Directores Zonales y los Analistas de los Centros, quienes una vez al año son
capacitados mediante un taller de media training.
Además, han marcado, mediante un documento de uso interno, un procedimiento para realizar las
entrevistas.
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Entrevistas
Cuando los medios de comunicación solicitan una entrevista, el Analista de Centro o Director
Zonal que recibe el requerimiento debe:
- Solicitar los datos del periodista (nombre, número telefónico, correo electrónico, nombre
del medio de comunicación al que pertenece.
- Solicitar los temas que se desean abordar en la entrevista.
- Remitir de forma inmediata la información y los requerimientos de los medios de
comunicación a la Dirección de Comunicación Social.
- La Dirección de Comunicación Social preparará y enviará los textos y la ayuda memoria
que requiera el vocero (con datos oficiales proporcionados por la o las fuentes
institucionales).
- Una vez otorgada la entrevista se debe asegurar la fecha en que será difundida la nota.
- El vocero se tiene que hacer llegar una copia de la nota a la Dirección de Comunicación
Social para el archivo.
- Se recomienda grabar la entrevista o llevar un dispositivo digital para solicitar una copia
del material.
Organización de eventos institucionales
La Dirección de Comunicación Social del SECAP realiza varios eventos a nivel nacional, para lo
cual tiene detallado un punteo de lo más importante para el desarrollo de un acto institucional.
Si el evento requiere con la presencia del Director/a Ejecutivo/a o su presentante, se requiere:
- Consultar la disponibilidad de agenda de la Dirección Ejecutiva, con la coordinación de
despacho.
- Realizar la solicitud formal de la presencia del Director/a Ejecutivo/a y/o su delegado
(tiempo mínimo sugerido 15 días antes de la fecha tentativa).
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- Coordinar y establecer con despacho la disponibilidad y la pertinencia de actividades
previas o posteriores al evento, sujeto a autorización de la Máxima Autoridad.
- Coordinar con la Dirección de Comunicación Social la realización integral del evento.
Logística y requerimientos
Es definida por la RAE como el conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la
organización de una empresa, o de un servicio, especialmente de distribución. (Real Academia
Española , 2001)
El objetivo es garantizar la calidad del evento para cubrir la demanda tanto del público interno de la
institución (autoridades nacionales y locales) como del público externo (invitados o asistentes); por
eso es que la Dirección de Comunicación Social del SECAP incluye el tema en el manual, en
donde detalla lo siguiente:
- Considerar el local donde se va a realizar el evento.
- Las instalaciones para realizar un evento deben cumplir con: iluminación, sistema de
amplificación, espacio para banners y material comunicacional de la institución, área para
ubicar la mesa directiva, espacio para autoridades, invitados especiales y público en
general.
- Definir la hora según las reconfirmaciones de los invitados más importantes y sobre todo el
tiempo de traslado y el medio de transporte utilizado por el Director/a Ejecutivo/a y/o su
delegado/a.
- Enviar los datos del programa para elaborar y enviar el boletín de prensa.
- Coordinar el mecanismo y los responsables de realizar la invitación al programa.
- Seleccionar un maestro/a de ceremonias.
- La lista de invitados debe considerar a las autoridades locales, actores involucrados en los
procesos de capacitación, entre otros.
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- Confirmar la lista de invitados, nombres de las autoridades de la mesa directiva y demás
invitados especiales.
- Determinar el número de intervenciones y aclarar el tiempo que tiene cada persona para
dirigirse al público, procurando que en el evento participen personas estrechamente ligadas
al proceso institucional.
- Determinar qué material publicitario puede ser necesario, así como manteles, banderines
pequeños, kits comunicacionales para autoridades, entre otros y solicitarlos a las
Direcciones a cargo.
- Delegar a una persona o un grupo de persona a cargo del protocolo.
Imagen institucional
Diseño gráfico
El diseño gráfico es una profesión cuya actividad consiste en concebir, programar, proyectar y
realizar comunicaciones visuales, producidas en general por medios industriales y destinadas a
transmitir mensajes específicos a grupos sociales y con objetivos claros y determinados.
Esta actividad posibilita comunicar gráficamente ideas, hechos y valores procesados y sintetizados
en términos de forma y comunicación, factores sociales, culturales, económicos, estéticos y
tecnológicos. (WIKIPEDIA)
Tomando en cuenta este concepto y la relevancia que tiene el diseño en una dirección de
comunicación de cualquier institución, pública o privada, grande, mediana o pequeña, el SECAP a
través de su Dirección de Comunicación tiene definidas las siguientes políticas relacionadas a esta
área:
- La Dirección de Comunicación Social es la única dirección de la institución autorizada a
realizar los diseños del material institucional (hojas membretadas, banderines, banderas,
etc.), material informativo (hojas volantes, dípticos, folletos, etc.) y material promocional
(esferos, camisetas, chalecos, etc.).
- Los diseños creados responden a varios manuales de imagen, tanto del SECAP, así como
de las demás instituciones, que a nivel de gobierno son las encargadas de establecer las
directrices y velar por el cumplimiento de los parámetros establecidos.
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- Todo tipo de arte que se requiera para difusión de carácter interno y externo, pasa por
varias aprobaciones antes de salir al aire, por lo que la solicitud de las mismas debe
realizarse con anticipación.
- Se debe utilizar siempre la hoja membretada oficial de la institución (comunicación interna
y externa).
Las carteleras institucionales
La cartelera es un medio de divulgación interna con gran potencial de convocatoria y cobertura,
cuya información publicada supone un grado de actualidad y pertinencia. Debe ubicarse en los
lugares de mayor tránsito o circulación.
Por ser un canal directo de comunicación, la Dirección de Comunicación Social ha brindado varias
directrices en torno a su utilización.
Características
Las carteleras tienen un sentido formativo-informativo, que permiten la rotación de mensajes, en
tanto su base física - en corcho, madera, metal, vidrio u otro material- está dotada de la
permanencia ante el público objetivo, que sabe dónde ubicarla y consultarla.
Públicos de interés (internos y externos)
- Funcionarios del SECAP.
- Instructores del SECAP.
- Participantes/ Beneficiarios: jóvenes, mujeres y hombres que se capaciten en los programas
ofrecidos por la institución.
- Personas que visitan la institución.
Función de las carteleras
- Informar al público interno (funcionarios, instructores) sobre eventos internos, decisiones
administrativas e información general de cada zona.
- Orientar a la ciudadanía en aspectos y temas relacionados con las actividades que se
realizan.
- Servir de soporte frente a otras informaciones transmitidas con anterioridad por medio de
la página web institucional, correo electrónico y redes sociales.
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- Impactar en los públicos por su diseño y organización.
- Posibilitar la lectura rápida de la información.
- Promover campañas institucionales.
- Informar sobre cambios y decisiones importantes de la Institución.
Tipos de mensajes
- Información institucional
- Información académica
- Información de otras entidades afines:
Ministerio de Relaciones Laborales (MRL)
Ministerio Coordinador de Producción, Empleo y Competitividad (MCPEC)
Ministerio Coordinador de Desarrollo Social (MCDS)
Secretaría Técnica de Capacitación y Formación Profesional (SETEC)
Instituciones que tengan por competencia la capacitación y formación profesional
- Información gubernamental
- Campañas institucionales
- Convocatorias
- Eventos institucionales
- Información de interés general
Uso de las carteleras institucionales
Por la cantidad de información que puede socializarse mediante las carteleras institucionales, se
han detallado varias políticas en relación a su uso.
- La Dirección de Comunicación Social delimitará la información que se debe ubicar en las
carteleras.
- La información (afiches, memorandos, comunicados, entre otros) debe colocarse con
tachuelas en los cuatro extremos de la hoja y no se debe utilizar cinta adhesiva.
- Mantener orden y sentido de la estética al coloque la información en las carteleras de la
institución.
- Se debe actualizar constantemente las carteleras y no sobreponer información en ellas.
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- El tiempo de actualización será semanal (con relación a los boletines internos), sin
embargo, temas como: formas de pago, comunicados oficiales, información para
instructores, entre otras tienen una vigencia mayor y permanecerán en cartelera por el
tiempo que sea necesario.
- Solo personal autorizado podrá colocar y retirar la información.
- La información publicada en las carteleras de la institución, no debe atentar contra la
moral, la ética o el buen nombre de la institución, ni tampoco irrespetar a los demás.
Cualquier irregularidad o publicación de información que vaya en contra de las políticas
institucionales es necesario comunicarlo.
- Se debe limpiar las carteleras de manera permanente.
- No colocar información en paredes, baños, puertas, biométricos o en otros espacios de la
institución, distintos a las carteleras.
Toda esta información pertenece al Manual de Políticas de Comunicación de la Dirección de
Comunicación Social y están sintetizadas en el anexo 5.
3.3 Estrategia de Comunicación
La estrategia global de comunicación es el centro y la esencia del proceso de planificación, el
espacio donde se organiza y articula toda la intencionalidad que ha inspirado su utilización.
Sin estrategia no hay planificación; y se diferencia de una lista burda de actividades en el
hecho de que organiza y configura tales actividades para que se sucedan y evolucionen en el
orden que lo establece una visión común de pensamiento y acción hacia un fin dado.
La estrategia de comunicación es, efectivamente, el resultado de un proceso de construcción de
pensamiento racional institucional o comunitario, constituido por una serie de subprocesos
alimentados primordialmente por informaciones y decisiones proveídas por el diagnóstico y
las diversas fuentes de decisión que la auspician.
La construcción de una estrategia global de comunicación se realiza mediante una sucesión no
lineal de instancias de proposición y decisión de objetivos y metas de comunicación, por un
lado, y de opciones de sistemas de comunicación (estrategias sustantivas y subordinadas) por
otro. (Encalada, 2005, pág. 74)
El SECAP dentro de su estrategia ha buscado la coherencia entre la misión, visión y políticas de
calidad, para poder presentar un discurso básico sobre su actividad, a nivel nacional, ante la
comunidad en general.
56
Se priorizan ejes temáticos que son compartidos con otras entidades y, en macro, con el gobierno
porque intentan mostrar un accionar articulado entre todas las instituciones de Estado, reforzando la
filosofía de acción y servicio y enfatizando en las transformaciones que se viven gracias a este
modelo implementado por el gobierno.
La estrategia del SECAP está unida a las explicaciones de la acciones que realiza, dando visibilidad
a sus prácticas institucionales, muy distintas a las que vivió la misma entidad años pasados.
Según los objetivos del Estado, el SECAP va creando, modificando o reestructurando su estrategia,
lo que nos recuerda el ciclo del Kaisen donde se planifica, se realiza, se evalúa y se inicia
nuevamente, ya teniendo datos de los resultados de la puesta en acción del proceso.
Como se pueden armar varias estrategias, el SECAP ha ido armando estrategias puntuales, por
ejemplo una específica para la inauguración de su centro múltiple en Guayaquil, en donde el
objetivo era tener un alto número de personas capacitándose, por lo que seleccionaron públicos,
luego definieron mensaje, prepararon productos comunicaciones que presenten claramente el
mensaje y para finalizar evaluaron su estrategia, sus acciones y pudieron saber cuán efectivo fue su
trabajo.
57
CAPÍTULO IV
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Al iniciar el trabajo investigativo se hicieron varias postulaciones:
1. El SECAP, no cuenta con una Política de Comunicación que se desarrollede manera eficaz,
a fin de visibilizar, de forma correcta, su labor comunicacional.
2. Aparentemente el SECAP posee una imagen negativa, producto del trabajo efectuado,
desde la comunicación, sin ninguna estrategia concreta, sin planificación y sin utilizar las
herramientas comunicacionales adecuadas que ordenensu imagen y accionar.
3. El SECAP incurre en el error de contratar publicidad en medios de comunicación masiva y
repartir boletines de prensa sobre su labor, sin conocer a profundidad las audiencias a las
que necesita llegar.
Luego del estudio, se encontraron varios documentos que eliminaron las concepciones primarias.
Para comenzar la entidad si cuenta con una política de comunicación, que ha sido creada por la
Dirección de Comunicación Social y ha sido socializada con toda la institución, está a disposición
de los públicos internos (funcionarios) y está reforzada por los documentos institucionales como el
Manual de Procedimientos con sus políticas y flujo gramas establecidos.
Luego, los públicos internos y externos no comparten una imagen negativa del SECAP, por el
contrario varios de ellos lo reconocen como un operados de alta calidad, especialmente en procesos
de capacitación técnica (soldadura, mecánica, entre otros).
El SECAP no ha contratado publicidad directamente, los productos masivos que han contado con
su imagen han sido contratados por sus entidades regentes como son el Ministerio de Relaciones
Laborales y el Ministerio Coordinador de Producción, Empleo y Competitividad.
58
4.1 Conclusiones
Luego de esta revisión de la información proporcionada por parte de la Dirección de Comunicación
Social del SECAP, es necesario puntualizar varios aspectos a manera de cierre o conclusión:
1. La Dirección de Comunicación Social si cuenta con políticas de comunicación para trabajar
con sus públicos internos.
2. La Dirección de Comunicación Social del SECAP tiene detallado un pequeño manual donde se
tratan los temas más importantes en relación a las actividades que se desarrollan a nivel
nacional.
3. Se debe tomar en cuenta que el SECAP y su Dirección de Comunicación Social tienen una
relación con diversas entidades y sujetos, los cuales intervienen en los distintos procesos
comunicacionales que manejan a nivel nacional.
4. La Dirección de Comunicación Social tiene una relación con actores estatales públicos y
privados con los que maneja discursos diferentes, para llegar a cada uno de acuerdo a sus
intereses particulares.
5. Las políticas de comunicación manejadas por la institución desde el área comunicacional se
convierten en el soporte para ejecutar los planes o estrategias macro.
6. El SECAP es una institución que cuenta con detallados manuales de procedimientos de cada
una de las direcciones, por lo que se muestra como una entidad organizada que tiene sus
procesos transparentes.
7. La Dirección de Comunicación Social maneja cuatro espacios, articulados entre sí, en el
desarrollo de sus actividades, los cuales son: contenidos, vocerías, eventos y diseños.
8. La Dirección de Comunicación Social ha entregado un documento de políticas de
comunicación a la Dirección de Administración de Talento Humano, para la inducción
respectiva el momento del ingreso de nuevos Directores Zonales y Analistas de Centros.
9. En el documento no se encuentra ningún detalle de las políticas de contacto con otras
instituciones.
10. La Dirección de Comunicación Social no incluye en sus políticas socializadas el contacto con
medios, sin embargo dentro de sus procesos internos, en los manuales de procedimientos están
detallados.
11. Toma mucho tiempo articular decisiones entre las autoridades de la institución con sus
autoridades regentes, lo que no permite avanzar con las actividades planificadas, dificultando
conseguir el objetivo deseado.
59
12. La institución no ha realizado procesos de evaluación con la periodicidad necesaria, a fin de
conocer si las estrategias y políticas son las idóneas para continuar ejecutándolas o
invalidándolas.
4.2 Recomendaciones
1 Se recomienda a la Dirección de Comunicación Social del SECAP crear un documento donde
se detallen las políticas comunicacionales para trabajar con otras instituciones públicas, a fin de
compartir espacios, creados por el Estado, que pueden servir de plataforma para una mayor
visibilización de la institución.
2 La Dirección de Comunicación Social podría fijar tres momentos en el año para evaluar y
modificar, si fuera el caso, sus políticas comunicacionales, las cuales están detalladas en su
manual.
3 Contar con personal de comunicación en cada una de las zonas que maneja el SECAP para
poder dinamizar las relaciones con los actores sociales y políticos de cada uno de los territorios
donde el SECAP brinda sus servicios.
4 Si bien se trabajan mensajes claves para cada uno de los grupos (estatales, públicos y privados)
es necesario que la Dirección de Promoción informe de los cambios a nivel de relación con
estos públicos para que la Dirección de Comunicación modifique, las veces que sean
necesarias, los mensajes y documentos de soporte para contactarse con cada uno de estos
actores sociales.
5 Se deben desarrollar más de una estrategia, basada en las políticas de comunicación, tomando
en cuenta, sobre todo el tema financiero, ya que limita el accionar de las actividades,
especialmente en territorio.
6 Pueden realizarse ajustes a los manuales de procedimientos con una frecuencia mayor,
actualizando según los cambios institucionales que se vivan y que influyan de forma directa al
área de comunicación.
7 La Dirección de Comunicación Social podría implementar más espacios (o detallarlos más)
para cubrir de mayor y mejor manera los requerimientos que la institución tiene en temas
comunicacionales.
8 La Dirección de Administración de Talento Humano debe realizar una jornada de inducción
más extensa, en este caso, respaldada por un funcionario de Comunicación Social a fin de que
las políticas detalladas en el documento inductivo queden claras para los nuevos cabezas de los
centros en territorio.
60
9 La Dirección de Comunicación Social podría trabajar un documento, similar al investigado,
donde se expongan las políticas y procedimientos que se manejan cuando deben contactarse y
trabajar de manera conjunta con otras instituciones, sean estas públicas o privadas.
10 La Dirección de Comunicación Social del SECAP debería socializar el resto de sus procesos,
para que se pueda ver la parte de contacto con los medios de comunicación y la interrelación
que tiene con otras entidades y actores sociales.
11 Tener la libertad, por parte de las autoridades, en las actividades donde hay relación
interinstitucional, lo que mantendría las actividades en cronograma y se cumpliría el objetivo
deseado.
12 Realizar evaluaciones continuas a las estrategias, procesos y políticas implementadas por la
Dirección de Comunicación Social a fin de conocer su efectividad.
Este documento brinda una aportación significativa a la disciplina por mostrar un trabajo real que
desempeña una entidad de Estado, la cual tiene una cobertura nacional y una relación
interinstitucional muy amplia debido a las características del servicio que oferta.
Además, se convierte en un material de apoyo para poder ir creando, modificando y rehaciendo
políticas comunicacionales que nos ayuden a concretar el anhelo de mejoramiento continuo y
excelencia, con la intención de brindar estrategias, procesos y actividades comunicacionales que
sepan llegar de la mejor manera a las audiencias a las cuales nos dirigimos.
61
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http://es.wikipedia.org/wiki/Dise%C3%B1o_gr%C3%A1fico
63
ANEXOS
Anexo Nº 1 Organigrama
Fuente: www.secap.gob.ec
64
Anexo Nº 2 Oferta Institucional, cursos más relevantes
65
Anexo Nº 3 Mapas de ubicación nacional SECAP
ZONA 1
ZONA 2
66
ZONA 3
ZONA 4
67
ZONA 5
ZONA 6
68
ZONA 7
ZONA 8
69
ZONA 9
70
Anexo Nº 4 Propuesta de Comercialización SECAP
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72
Fuente: Taller de Levantamiento de Información de las Direcciones Zonales de Plan Anual de
Capacitación 2014 – 24/05/2013
Matrices de Ponderación e Impacto
Permiten estimar y prevalecer las relaciones gerenciales identificadas en las matrices.
Se considera impacto alto a las implicaciones que pueden generar efectos grandes, que
modifiquen los procesos dentro de la institución.
Impacto medio es cuando no tenemos un marcado impacto alto o bajo, es preferible no
tener muchos de estos impactos ya que en el análisis puede generar resultados confusos.
El impacto bajo son los efectos mínimos, aislados y que no tienen repercusiones a largo
plazo.
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Matrices de Impacto
74
75
Fuente:Taller de Levantamiento de Información de las Direcciones Zonales de Plan Anualde
Capacitación 2014 – 24/05/2013
Matrices de Acción, Cruce DA, FA, DO, FO
Utilizadas para medir y tener los parámetros de los impactos externos y el poder de reacción de la
institución, buscando acumular oportunidades y restar riesgos del entorno según la capacidad del
negocio que maneja la entidad.
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Matrices de Acción
Fuente: Gestión Estratégica – Salazar Francis
Matriz de Áreas Ofensivas de Iniciativa Estratégica
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78
79
80
81
Fuente: Propuesta Comercialización Dirección de Investigación y Análisis SECAP
Matriz de Síntesis Estratégica
Resume las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que constituyen la clave para la
formulación de estrategias a corto, mediano y largo plazo.
El propósito es aprovechar las ventajas de la institución frente al mercado, ver las oportunidades
que se le presentan y construir estrategias para potencializar lo positivo y disminuir cualquier
efecto negativo que se presente por las amenazas del entorno.
82
Matriz de Áreas Ofensivas de Iniciativa Estratégica
Fuente:Propuesta Comercialización Dirección de Investigación y Análisis SECAP
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Matriz de Síntesis Valorada
Fuente:Gestión Estratégica – Salazar Francis
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Anexo Nº 5 Políticas de Comunicación Social
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