universidad central del ecuador facultad de ciencias ... · ii cortez mejía, maría eugenia (año...
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
FINANCIERA EN EL PROCESO DE NOMINA Y DISTRIBUTIVO DEL
PERSONAL DE LA DIRECCIÓN DISTRITAL PARROQUIAS URBANAS
CHILLOGALLO A LA ECUATORIANA EDUCACIÓN.
UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO, DURANTE EL PERIODO FISCAL
2015.
AUTORA: MARÍA EUGENIA CORTEZ MEJÍA
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA,
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
DIRECTOR: DR. FELIX SORIA TEJADA
QUITO, DM. MAYO 2015
ii
Cortez Mejía, María Eugenia (Año 2015). Auditoria de Gestión a la
Unidad Administrativa Financiera en el proceso de nómina y
distributivo del personal de la Dirección Distrital Parroquias
Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana Educación ubicado en la
Ciudad de Quito. Durante el Periodo Fiscal 2015. Trabajo de
investigación para optar por el Título de Ingeniera en
Contabilidad y Auditoría. Facultad de Ciencias Administrativas.
Quito: UCE. 148 p.
iii
DEDICATORIA
Durante estos años de estudio hay personas que han estado a mi lado motivándome,
brindándome su apoyo y su amor, es por eso que quiero dedicar mi tesis a cada uno de ellos:
A Dios, por darme la oportunidad de vivir y estar conmigo en cada paso que doy, por
fortalecer mi corazón e iluminar mi mente y por haber puesto en mi camino a aquellas personas
que han sido mi soporte y compañía durante toda mi vida.
A mis Padres por apoyarme en todo momento, por sus consejos, sus valores, por los ejemplos de
perseverancia y constancia, por la motivación constante y por el amor que me han demostrado a
cada instante.
A mi Esposo por el amor que me brinda día a día, por motivarme, por su apoyo incondicional,
por estar presente en los momentos más difíciles de mi vida y en estos años de carrera, por su
paciencia y por su comprensión.
A mi Hijos por ser el motor que me impulsa para seguir con fortaleza.
Finalmente a todas las personas que he conocido durante mi carrera y que me dieron palabras
de aliento y apoyo.
María Eugenia
iv
AGRADECIMIENTO
Quiero expresar mi inmensa gratitud a la Universidad Central del Ecuador por haberme
brindado la oportunidad de formar parte de esta prestigiosa institución, a la Facultad de
Ciencias Administrativas, Escuela de Contabilidad y Auditoría y a cada uno de los Maestros por
haberme impartido sus conocimientos a lo largo de mi vida universitaria.
Al Dr. Félix Soria, Director de Tesis, quien con su experiencia y conocimientos supo guiarme
y asesorarme en cada fase del desarrollo de mi tesis.
Ma. Eugenia
v
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
Yo, María Eugenia Cortez Mejía, en calidad de autora de la Tesis realizada sobre “Auditoria
de Gestión a la Unidad Administrativa Financiera en el proceso de distributivo y nómina de la
Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana Educación”, por la
presente autorizo a la Universidad Central del Ecuador, a hacer uso de todos los contenidos
que me pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines estrictamente
académicos o de investigación.
Los derechos que como autora me corresponden, con excepción de la presente autorización,
seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y
demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su reglamento.
Quito, junio del 2015
María Eugenia Cortez Mejía
CC. 0401288964
vi
APROBACIÓN DEL TUTOR
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Por la presente, dejo constancia que he leído el Trabajo de Titulación presentada por el / la Señorita
María Eugenia Cortez Mejía para optar por el título profesional cuyo tema es: “AUDITORIA DE
GESTIÓN A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA FINANCIERA EN EL PROCESO DE
DISTRIBUTIVO Y NOMINA DEL PERSONAL DE LA DIRECCIÓN DISTRITAL
PARROQUIAS URBANAS CHILLOGALLO A LA ECUATORIANA EDUCACIÓN EN EL
PERIODO 2015”, la misma que reúne los requerimientos, y los méritos suficientes para ser
sometida a evaluación por el tribunal calificador.
En la ciudad de Quito DM, Junio de 2015.
Dr. Félix Soria Tejada
C.C. 1712658715
vii
viii
CONTENIDO
DEDICATORIA ............................................................................................................................... iii
AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iv
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL ................................................................. v
APROBACIÓN DEL TUTOR .......................................................................................................... vi
CONTENIDO ................................................................................................................................. viii
ÍNDICES DE FIGURAS .................................................................................................................... x
ANEXOS........................................................................................................................................... xi
RESUMEN EJECUTIVO ................................................................................................................ xii
ABSTRACT .................................................................................................................................... xiii
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 1
CAPITULO I ...................................................................................................................................... 2
1 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL ............................................................................ 2
1.1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ....................................................................... 2
1.1.1 Ministerio de Educación ..................................................................................................... 2
1.1.2 Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana Educación .............. 5
1.1.3 Unidad Administrativa Financiera ..................................................................................... 9
1.1.4 Base Legal .......................................................................................................................... 9
1.1.5 Misión ................................................................................................................................ 9
1.1.6 Visión ............................................................................................................................... 10
1.1.7 Valores ............................................................................................................................. 10
1.1.8 Objetivos .......................................................................................................................... 11
1.1.9 Estrategias ........................................................................................................................ 11
1.1.10 Procedimientos ................................................................................................................. 11
1.2 IMPORTANCIA DEL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ................................ 16
1.2.1 Auditoria de Gestión ........................................................................................................ 16
1.2.2 Diferencias con otras Auditorias ...................................................................................... 18
ix
1.2.3 Beneficios de la Auditoria de Gestión .............................................................................. 19
1.2.4 Metodología de la Auditoria de Gestión .......................................................................... 19
1.2.5 Fases de la Auditoria de Gestión ...................................................................................... 22
1.2.6 Herramientas de la Auditoria de Gestión ......................................................................... 27
2 CAPITULO: EJECUCIÓN Y CONTROL....................................................................... 27
2.1 Apoyo de la alta Dirección ............................................................................................... 27
2.2 Participación del personal ................................................................................................ 28
2.3 Preparación de equipos de trabajo para el seguimiento y control .................................... 28
2.4 Socialización de la propuesta ........................................................................................... 29
2.5 Plan de capacitación según propuesta .............................................................................. 29
2.6 Desarrollo de liderazgo participativo ............................................................................... 29
2.7 Diseño de sistema de control de gestión .......................................................................... 30
2.8 Responsabilidad social empresarial.................................................................................. 32
3 CAPITULO: PROPUESTA ............................................................................................. 42
3.1 Estrategia General Propuesta ........................................................................................... 42
3.1.1 Flujo grama del proceso ................................................................................................... 42
4 CAPITULO: DESARROLLO DEL TEMA PROPUESTO ............................................. 43
4.1 Caso Práctico .................................................................................................................... 43
5 CAPÍTULO: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ....................................... 116
x
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.1 Nuevo Modelo de gestión Educativa. En “Ministerio de Educación”, 2013 ................... 2
Figura 1.2. Concepto de Modelo de gestión Educativa. En “Ministerio de Educación”, 2013 ........ 3
Figura 1.3 Codificación de Distrito Educativo. En “Ministerio de Educación” 2013....................... 5
Figura 1.4 Cadena de Valor. En “Ministerio de Educación” 2013 ................................................ 13
Figura 1.5 Figura 1.6 Mapa de procesos. En “Ministerio de Educación” 2013 ........................... 14
Figura 1.7 Estructura Orgánica de Dirección Distrital.. En “Ministerio de Educación” 2013 ........ 15
Figura 4.1 Índice de Archivo Permanente. ...................................................................................... 45
Figura 4.2 Hoja de marcas............................................................................................................... 49
xi
ANEXOS
ANEXO A: Evaluación de Desempeño ......................................................................................... 122
ANEXO B: Tabulación de Indicadores .......................................................................................... 123
ANEXO C: Manual de Calidad ...................................................................................................... 124
ANEXO D: Manuel de Sistema de Gestión ................................................................................... 133
ANEXO E: Medición, análisis y mejora de procesos .................................................................... 141
xii
RESUMEN EJECUTIVO
“AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA FINANCIERA EN EL
PROCESO DE NOMINA Y DISTRIBUTIVO DE LA DIRECCIÓN DISTRITAL
PARROQUIAS URBANAS CHILLOGALLO A LA ECUATORIANA EDUCACIÓN”
Se ha realizado un documento sobre la Auditoría de Gestión a la Unidad Administrativa Financiera
en el proceso de nómina y distributivo de la Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la
Ecuatoriana Educación, por el período durante el año 2015, con el objeto de que sea una guía para
el ejercicio de la auditoría de gestión y de cuya aplicación se busca establecer si la
administración de Talento Humano proporciona seguridad razonable en cuanto a la consecución de
los objetivos relacionados con la economía, eficacia y la eficiencia de la gestión y el cumplimiento
de las disposiciones legales y demás normas aplicables.
El presente trabajo contiene varios temas que han sido estudiados partiendo de los aspectos
generales de la institución auditada, el marco conceptual de la auditoría, las especificaciones la
auditoría de gestión, la auditoría de gestión de Talento Humano y un caso práctico de auditoría de
gestión a la administración de Talento Humano y como resultado de este trabajo de investigación
se obtienen varias conclusiones y recomendaciones que se espera que la Institución las acoja.
A continuación se presentan las palabras claves relacionadas con el contenido de la tesis:
PÚBLICO
AUDITORÍA
GESTIÓN
INDICADORES
ADMINISTRACIÓN
xiii
ABSTRACT
1
INTRODUCCIÓN
El Talento Humano es el Talento más importante de una entidad, por lo que debe ser tratado y
dirigido a dar su mejor rendimiento. Es responsabilidad de la Dirección el encaminar a su personal
a realizar un trabajo eficiente y eficaz.
La administración del Talento Humano constituye un gran eje de dirección y control ya que es el
responsable de fomentar el ambiente ético de profesionalismo fortaleciendo las prácticas diarias.
Esto es visible cuando se cumple cada paso de una correcta ejecución de procesos de planificación,
clasificación reclutamiento y selección del personal, capacitación y evaluación de su desempeño
promoviendo la aplicación de principios de justicia e igualdad, así como el apego a la normativa
legal vigente.
2
CAPITULO I
1 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL
1.1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
1.1.1 Ministerio de Educación
Los antecedentes del Ministerio de Educación se remontan en el año de 1830 cuando la entidad
encargada del sistema educativo era la Dirección General de Estudios, organización que se adaptó a
la constitución de ese año.
Figura 1.1 Nuevo Modelo de gestión Educativa. En “Ministerio de Educación”, 2013
El Nuevo Modelo de Gestión Educativa (NMGE) es un proyecto que inició su gestión en enero de
2010, y plantea la reestructuración del Ministerio de Educación para garantizar y asegurar el
cumplimiento del derecho a la educación. Es decir, busca influir de manera directa sobre el acceso
universal y con equidad a una educación de calidad y calidez, lo que implica ejecutar procesos de
desconcentración desde la Planta Central hacia las zonas, distritos y circuitos, para fortalecer los
servicios educativos y aproximarlos hacia la ciudadanía, atendiendo las realidades locales y
culturales.
Desconcentración del Ministerio de Educación
3
Desconcentrar significa transferir competencias para articular procesos, productos y
servicios en los niveles territoriales, y con ello se consigue la garantía efectiva de los
derechos ciudadanos, en este caso, el derecho a la educación.
La Ley Orgánica de Educación Intercultural Bilingüe – LOEI en su Capítulo Cuarto,
Artículo 25, establece que los niveles de gestión de la Autoridad Educativa Nacional son
cuatro:
(Asamblea Nacional, 2011)
Nivel central intercultural
Nivel zonal intercultural y bilingüe
Nivel distrital intercultural y bilingüe
Circuito educativo intercultural y bilingüe
Figura 1.2. Concepto de Modelo de gestión Educativa. En “Ministerio de Educación”, 2013
¿Para qué desconcentrar?
4
Los procesos de descentralización y desconcentración implican fuertes cambios
institucionales, para adecuar las organizaciones a las nuevas tareas y responsabilidades
sociales.
Para que las instituciones educativas estén articuladas a un mismo proyecto
educativo, que responda a las necesidades de la población local.
Para instalar una administración educativa en territorio con autonomía financiera y
con capacidades de respuesta a necesidades urgentes. Toma de decisiones
oportunas y eficaces, sin centralismo.
Para que la ciudadanía acceda a los servicios educativos, de forma más cercana,
ágil y eficiente, a través de ventanillas de servicio.
Para aprovechar de manera eficaz y eficiente todas las capacidades instaladas en los
diferentes niveles de gestión.
Para que exista Micro planificación en cada uno de los distritos educativos, para
racionalizar la oferta y la demanda.
Zonas, distritos y circuitos
La implementación del Nuevo Modelo de Gestión Educativa está en desarrollo progresivo
en todo el territorio ecuatoriano, incluye las 9 Zonas Educativas (Subsecretarías de Quito y
Guayaquil), los 140 distritos educativos y 1.117 circuitos educativos. Y todas las áreas,
secciones y direcciones del Ministerio de Educación.
La población objetivo abarca todos los usuarios del Sistema Nacional de Educación,
incluyendo estudiantes y ex estudiantes de todos los niveles y modalidades, docentes y
autoridades de establecimientos fiscales, fiscomisionales y particulares del Ecuador.
Adicionalmente, abarca a todos los funcionarios del Ministerio de Educación del Nivel
Central, de las Coordinaciones Educativas Zonales y de las Direcciones Provinciales de
Educación Hispanas y Bilingües que se encuentran en transición hacia los distritos.
5
1.1.2 Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana Educación
Según Acuerdo No. 054-12 del 25 de enero del 2012 en el Art. 1.- se acuerda,
Crear, dentro de la jurisdicción de la Subsecretaria de Educación del Distrito de
Quito, el “·Distrito educativo intercultural y bilingüe “Chillogallo, Guamaní,
Quitumbe, Turubamba, La Ecuatoriana”, ubicado en el Cantón Quito, provincia
de Pichincha; con la estructura orgánica, atribuciones y responsabilidades
determinadas en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del
Ministerio de Educación, expedido con Acuerdo Ministerial 020 de 25 de enero de
2012, y con competencia en la circunscripción territorial definida por la Secretaría
Nacional de Planificación y Desarrollo mediante Oficio No. SENPLADES-SGDE-
2011-0106 del 07 de junio de 2011. Su sede estará situada en el Cantón Quito
Ciudadela Martha Bucaram Calle S41C OE6-228 y Calle OE7, junto a los predios
del Colegio Arturo Borja.
(Ministerio de Educación, 2012)
Distrito es un nivel desconcentrado, que generalmente coincide con el área geográfica de un cantón
o unión de cantones (de 1 a máximo 4), y contiene de uno a máximo 28 circuitos educativos. En
este nivel se brindan los servicios educativos de manera cercana a la ciudadanía, siguiendo los
lineamientos definidos por el Nivel Central, así como la planificación que se desprende del Nivel
Zonal.
Todos los distritos poseen una Unidad Administrativa Distrital ubicada en el ámbito cantonal.
Mientras que, en el caso de los cantones grandes como Guayaquil, Quito, Cuenca, Santo Domingo,
Ambato las direcciones distritales se organizan en diversas parroquias. Para identificar a cada
distrito y a los circuitos que lo integran, se les asignó un código, como por ejemplo, 05D05C03.
Figura 1.3 Codificación de Distrito Educativo. En “Ministerio de Educación” 2013
6
A partir del funcionamiento de las 9 Coordinaciones Zonales, actualmente el Ministerio de
Educación avanza con la construcción, amueblamiento y equipamiento de las Unidades
Administrativas Distritales en todo el territorio nacional, según cronogramas y
planificación previstos. Actualmente, son varias las Direcciones Distritales que funcionan
con infraestructura nueva.
Concretamente, las Unidades Administrativas Distritales están más cerca de la ciudadanía,
que accederá a través de ventanillas a varios servicios como:
Para la ciudadanía
Refrendación y legalización de títulos para estudiantes que culminaron el
bachillerato.
Solicitud de cupo en las instituciones del sistema educativo.
Recepción de denuncias y/o quejas sobre irregularidades en el sistema educativo,
así como peticiones ciudadanas.
Solicitud de certificados de pases de año o culminación de educación básica.
Entrega de reporte de calificaciones.
Solicitud de recalificación de exámenes, a través de la institución educativa.
Respuestas a consultas jurídicas en el ámbito educativo.
Validación y homologación de estudios realizados en el exterior.
Solicitud de pase o transferencia del estudiante a otra escuela o colegio, del mismo
régimen escolar, siempre y cuando esté entre los primeros seis meses del año
lectivo.
Para docentes y personal administrativo
Entrega de certificado de tiempo de servicio, de remuneración, de no haber sido
sancionado, de no estar inmerso en sumario administrativo.
Activación de clave para el IESS.
Solicitud de factibilidad para realizar una comisión de servicios.
Solicitud de vacaciones, previa autorización del jefe/a inmediato superior.
Solicitud de permisos y licencias (calamidad doméstica, maternidad, paternidad,
lactancia, estudios, etc.)
Categorización de docentes (escalafón).
7
Para instituciones educativas
Certificación y reimpresión de acuerdos de creación de establecimientos.
Solicitud para la asignación de textos, alimentos y uniformes.
Solicitud para contratación de personal (docentes, personal administrativo, etc.)
Solicitud para soporte técnico para laboratorios de informática.
Certificado de cumplimiento de estándares educativos.
Registro de calificaciones de los estudiantes en todos los niveles.
Certificación de registro de nombres de autoridades, representantes legales y
secretarias.
Registro de organismos escolares para garantizar la participación de la comunidad
(Gobierno Escolar, Consejo Ejecutivo, Junta General, de Profesores, de Directores
de Área).
Autorización de costos de matrícula y pensiones en establecimientos particulares y
fiscomisionales.
Presentación de demandas por incumplimiento a la normativa legal vigente.
Solicitud de atención en infraestructura y equipamiento.
Solicitud para creación de personería jurídica, reformas, etc.
Certificado del estado de las organizaciones de personas jurídicas sin fines de lucro
(fundaciones, centros de estudios, cooperativa, etc.)
Aprobación del distributivo de trabajo de instituciones educativas.
Creación, cierre, traslado y reorganización de la oferta educativa.
Fiscalización y fiscomisionalización de establecimientos educativos.
El circuito educativo
Según el Art. 30 de la Ley Orgánica de Educación Intercultural, el “circuito educativo
intercultural y bilingüe es un conjunto de instituciones educativas públicas, particulares y
fiscomisionales, en un espacio territorial delimitado, conformado según criterios
poblacionales, geográficos, étnicos, lingüísticos, culturales, ambientales y de
circunscripciones territoriales especiales”.
(Asamblea Nacional, 2011)
8
El circuito es intercultural y bilingüe porque fomenta la convivencia de instituciones
educativas bilingües con las denominadas interculturales (anteriormente hispanas).
En tal virtud, el Nuevo Modelo de Gestión Educativa se implementa a partir del
reconocimiento de la diversidad étnica y cultural. Por tanto, el circuito educativo estará
siempre conformado por escuelas y colegios de ambas jurisdicciones, salvo en aquellos
casos, en donde existe presencia únicamente de nacionalidades y pueblos indígenas.
Los establecimientos públicos que conforman el circuito están vinculados a una Entidad
Operativa Desconcentrada-EOD (sede administrativa) que gestiona los Talentos y la
ejecución presupuestaria.
En suma, el circuito es una ´estrategia institucional de desconcentración´ que persigue
objetivos como:
Universalización de la Educación Inicial y Básica.
Incremento de escolarización en el Bachillerato.
Inclusión educativa.
Disminución de trayectos escolares (establecimiento cercano a casa).
Racionalización de servicios educativos de conformidad con población y territorio.
Gobernabilidad del sistema educativo.
Participación ciudadana.
Una de las competencias atribuidas al circuito educativo es el dotación de equipamiento a
los centros educativos que son de su jurisdicción, como textos, desayuno escolar,
computadoras.
Entre los servicios que brindará el circuito educativo constan:
Oferta educativa completa, mantenimiento, reparación de infraestructura y
equipamiento educativo.
Dotación de Talentos educativos (uniformes, textos, alimentos, etc.).
Biblioteca, aulas tecnológicas, laboratorios de ciencias y de lenguas para
estudiantes y la comunidad.
Canchas para incentivar el deporte comunitario.
Asesoría educativa a establecimientos públicos y fiscomisionales.
9
Apoyo a la inclusión educativa en establecimientos públicos, mediante
psicopedagogos, (identificación y referencia de estudiantes con necesidades
educativas especiales, apoyo a docentes y a familias para la inclusión).
1.1.3 Unidad Administrativa Financiera
Según Acuerdo 020-12 del 25 de enero del 2012, se acuerda expedir el Estatuto
Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de Educación.
(Ministerio de Educación, 2012)
1.1.4 Base Legal
Acuerdo Ministerial No. 020-12 – ESTATUTO ORGÁNICO DE GESTIÓN
ORGANIZACIONAL POR PROCESOS DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN
Ley Orgánica de Servicio Público (26122)
ACUERDO 020-12 / Estatuto Orgánico de Expedición por Procesos del Ministerio
de Educación (27416)
ACUERDO 402-12 / Expedir la política de evaluación por reestructura de los
servidores públicos (22531)
ACUERDO 481-12 / Determinar nombres y denominaciones de las Direcciones
Distritales de Educación (16198)
Listado Instituciones Educativas distribuidas por zona, distrito y circuito (95617)
Desglose general de direcciones distritales de educación (Septiembre 2013)
(39490)
Ubicación Direcciones Distritales Temporales (Septiembre 2013) (22943)Listado
direcciones distritales con infraestructura nueva en funcionamiento (26838)
Guía de Reordenamiento de la Oferta Educativa (10526)
1.1.5 Misión
Garantizar el acceso y calidad de la educación inicial, básica y bachillerato a los y las
habitantes del territorio nacional, mediante la formación integral, holística e inclusiva de
10
niños, niñas, jóvenes y adultos, tomando en cuenta la interculturalidad, la
plurinacionalidad, las lenguas ancestrales y género desde un enfoque de derechos y deberes
para fortalecer el desarrollo social, económico y cultural, el ejercicio de la ciudadanía y la
unidad en la diversidad de la sociedad ecuatoriana.
1.1.6 Visión
El Sistema Nacional de Educación brindará una educación centrada en el ser humano, con
calidad, calidez, integral, holística, crítica, participativa, democrática, inclusiva e
interactiva, con equidad de género, basado en la sabiduría ancestral, plurinacionalidad, con
identidad y pertinencia cultural que satisface las necesidades de aprendizaje individual y
social, que contribuye a fortalecer la identidad cultural, la construcción de ciudadanía, y
que articule los diferentes niveles y modalidades del sistema de educación.
1.1.7 Valores
Honestidad, para tener comportamientos transparentes honradez, sinceridad, autenticidad,
integridad con nuestros semejantes y permitir que la confianza colectiva se transforme en
una fuerza de gran valor.
Justicia, para reconocer y fomentar las buenas acciones y causas, condenar aquellos
comportamientos que hacen daño a los individuos y a la sociedad, y velar por la justicia a
fin de que no se produzcan actos de corrupción.
Respeto, empezando por el que nos debemos a nosotros mismos y a nuestros semejantes, al
ambiente, a los seres vivos y a la naturaleza, sin olvidar las leyes, normas sociales y la
memoria de nuestros antepasados.
Paz, para fomentar la confianza en nuestras relaciones con los demás, para reaccionar con
calma, firmeza y serenidad frente a las agresiones, y para reconocer la dignidad y los
derechos de las personas.
Solidaridad, para que los ciudadanos y ciudadanas colaboren mutuamente frente a
problemas o necesidades y se consiga así un fin común, con entusiasmo, firmeza, lealtad,
generosidad y fraternidad.
11
Responsabilidad, para darnos cuenta de las consecuencias que tiene todo lo que hacemos o
dejamos de hacer, sobre nosotros mismos o sobre los demás, y como garantía de los
compromisos adquiridos.
Pluralismo, para fomentar el respeto a la libertad de opinión y de expresión del
pensamiento, y para desarrollar libremente personalidad, doctrina e ideología, con respeto
al orden jurídico y a los derechos de los demás.
1.1.8 Objetivos
Universalización de la educación Inicial de 3 a 5 años
Universalización de la Educación General Básica de primero a decimo
Incremento de la población estudiantil del Bachillerato hasta alcanzar al menos el
75% de los jóvenes en la edad correspondiente.
Erradicación del analfabetismo y fortalecimiento de la educación de adultos.
Mejoramiento de la infraestructura y el equipamiento de las instituciones
educativas de conformidad con la normativa legal pertinente.
Mejoramiento de la calidad y equidad de la educación e implementación de un
sistema nacional de evaluación y rendición social de cuentas del Sistema Nacional
de Educación.
Revalorización de la profesión docente y mejoramiento de la formación inicial,
capacitación permanente, condiciones de trabajo y calidad de vida.
Aumento del 0.5% anual en la participación del sector educativo en el PIB hasta el
año 2012, o hasta alcanzar al menos el 6% del PIB.
1.1.9 Estrategias
Proporcionar servicios efectivos de atención ciudadana, a la comunidad educativa,
logrando la satisfacción del usuario a través de un proceso de mejora continua.
1.1.10 Procedimientos
En base al ACUERDO 020-12 / Estatuto Orgánico de Expedición por Procesos del
Ministerio de Educación en el Título V de la Estructura por procesos del Ministerio de
Educación en el Art. 12.- Estructura por Procesos alineada a la Misión.- El Ministerio de
Educación para el cumplimiento de su misión y responsabilidades, desarrolla los siguientes
procesos internos
1. Procesos Gobernantes
1.1. Direccionamiento Estratégico
12
1.2. Generación de políticas educativas
2. Procesos Sustantivos
2.1. Fundamentos Educativos
2.1.1. Currículo
2.1.2. Investigación Educativa
2.1.3. Estándares Educativos
2.2. Calidad y equidad educativa
2.2.1 Mejoramiento Pedagógico
2.2.2. Tecnologías para la Educación
2.2.3. Educación para la Democracia y el Buen Vivir
2.3. Desarrollo Profesional Educativo
2.3.1. Carrera Profesional Educativa
2.3.2. Formación Inicial e Inducción Profesional
2.3.3. Formación Continua
2.4. Educación Intercultural Bilingüe
2.4.1. Educación Intercultural Bilingüe
2.5. Coordinación Educativa
2.5.1. Educación Inicial Básica
2.5.2. Bachillerato
2.5.3. Educación Especial e Inclusiva
2.5.4. Educación para personas con Escolaridad Inconclusa
2.6. Administración Escolar
2.6.1. Gestión de Riesgos
2.6.2. Infraestructura Física
2.6.3. Talentos educativos
2.6.4. Operaciones y Logística
2.7. Apoyo, Seguimiento y Regulación de la Educación
2.7.1. Asesoría a la Gestión Educativa
2.7.2. Auditoria a la Gestión Educativa
2.7.3. Regulación de la Educación
13
Figura 1.4 Cadena de Valor. En “Ministerio de Educación” 2013
14
Figura 1.5 Figura 1.6 Mapa de procesos. En “Ministerio de Educación” 2013
15
Figura 1.7 Estructura Orgánica de Dirección Distrital.. En “Ministerio de Educación” 2013
16
1.2 IMPORTANCIA DEL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
1.2.1 Auditoria de Gestión
Según el autor Alberto de la Peña Gutiérrez en su libro “Auditoria un enfoque práctico”
afirma que la auditoria es examinar hasta obtener evidencia sobre lo investigado.
La auditoría de gestión es una técnica de asesoramiento para analizar, diagnosticar y
establecer recomendaciones a las empresas, a fin de conseguir con éxito una estrategia.
Dentro de una empresa es importante que decida emprender una auditoría de gestión ya
que ayudaría a reajustar la gestión o la organización de la misma.
El concepto de auditoría de gestión es el puente y catalizador entre una auditoría financiera
y un método de servicios administrativos.
Gestión es un proceso mediante el cual la entidad asegura la obtención de Talentos y su
empleo eficaz y eficiente en el cumplimiento de sus objetivos. Se busca fundamentalmente
la supervivencia y el crecimiento de la entidad, se desarrolla dentro del marco que está
determinado por los objetivos y políticas establecidas por un plan estratégico e involucra
todos los niveles de responsabilidad de la entidad.
(Gutierrez, 2008)
La auditoría de gestión tiene como objetivos principales:
Evaluar los objetivos, estrategias y planes organizacionales.
Permite comprobar la veracidad de los procesos.
Permite a la Dirección realizar posibles planes de mejoramiento de eficiencia y
eficacia.
Obtener la mayor parte de evidencias con el fin de evitar irregularidades.
Controlar la existencia de políticas adecuadas y su cumplimiento dentro de los
plazos establecidos.
Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles de acuerdo a lo
establecido.
17
Verificar la existencia de métodos adecuados de operación.
Comprobar la correcta utilización de los Talentos.
Como Normas de Auditoria para el sector público ecuatoriano la Contraloría general del
Estado como organismo encargado de control fiscalización y auditoria a las entidades del
Estado es quien expedirá, regulará, aprobará y actualizará la normativa legal.
(Asamblea Nacional, 2008) (Scrib, 2011)
Dentro de las normas legales vigentes tenemos:
- Normas relacionadas con el Auditor Gubernamental
- Normas de control interno para las entidades, organismos del sector público y de las
personas jurídicas de derecho privado que dispongan de Talentos públicos.
En el Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado según Decreto
Ejecutivo 0548-2003 (6/30/2003). Registro oficial 119 (7/7/2003) en el Art. 21.- Auditoria
de Gestión.- La auditoría de gestión es la acción fiscalizadora dirigida a examinar y evaluar
el control interno y la gestión , utilizando Talentos humanos de carácter multidisciplinario,
el desempeño de una institución, ente contable, o la ejecución de programas y proyectos,
con el fin de determinar si dicho desempeño o ejecución se está realizando, o se ha
realizado , de acuerdo a principios y acuerdos de economía, efectividad y eficiencia. Este
tipo de auditoria examinara y evaluara los resultados originalmente esperados y medidos
de acuerdo con los indicadores institucionales y de desempeño pertinentes.
(Contraloría General del Estado, 2003)
Constituirán objeto de la auditoria de gestión: el proceso administrativo, las actividades de
apoyo, financieras y operativas; la eficiencia, efectividad y economía en el empleo de los
Talentos humanos, materiales, financieros, ambientales, tecnológicos, y de tiempo y el
cumplimiento de las atribuciones, objetivos y metas institucionales.
18
A diferencia de la auditoría financiera, el resultado de la fiscalización mediante la
Auditoria de Gestión no implica la emisión de una opinión profesional, sino la elaboración
de un informe amplio con los comentarios, conclusiones y recomendaciones pertinentes.
Sección 2 Normas Básicas de la Auditoria Gubernamental
Art. 24.- Planificación, ejecución y evaluación.- el ejercicio de la auditoria gubernamental
será objeto de planificación previa y de evaluación posterior de sus resultados, y se
ejecutara de acuerdo con las políticas y normas de auditoria y demás regulaciones de esta
ley.
(Contraloría General del Estado, 2003)
1.2.2 Diferencias con otras Auditorias
La auditoría de clasifica de la siguiente manera:
1. Según quien lo ejecuta:
- Interna
- Externa
2. De acuerdo a la entidad
- Pública
- Privada
3. De acuerdo a las operaciones
- Financiera
- Administrativa
- De gestión
- Ambiental
- Forense
- Ambientes Computarizados
- Obras publicas
- Examen especial
La auditoría de gestión tiene una controversial diferencia con la auditoría financiera más
que con otras auditorias.
(Contraloría General del Estado, 2003)
19
La auditoría financiera consiste en dar una opinión objetiva de que ciertos estados
representan fielmente una situación económica-financiera; basados en los principios
contables generalmente aceptados y en base a estos principios las opiniones del auditor
son fácilmente previsibles y muy breves.
El auditor no formula recomendaciones sobre la gestión de la empresa, y si lo hace, tales
recomendaciones no se contienen en el cuerpo del informe o son de alcance limitado y sólo
se refieren a la gestión contable presupuestaria y de cumplimiento legal, no considerándose
como la base del informe.
Mientras la auditoría de gestión examina las prácticas de gestión; no existen principios de
gestión generalmente aceptados, sino que se basan en la práctica normal de gestión;
criterios de evaluación de la gestión han de diseñarse para cada proceso específico, las
recomendaciones sobre la gestión han de ser extensas y adaptadas al hecho fiscalizado,
analizando las causas de las ineficiencias y sus consecuencias.
1.2.3 Beneficios de la Auditoria de Gestión
La auditoría de gestión se radica en obtener estándares de calidad altos a través de procesos
realizados con eficiencia y eficacia de tal manera que sus resultados sean satisfactorios en
base a sus objetivos planteados. Al concentrarse en el esfuerzo de los ámbitos
organizativos y de procedimientos puntuales favorece a la entidad a subir los niveles de
eficiencia y eficacia y a conseguir los objetivos a corto plazo y resultados visibles.
Contribuye a la adaptación a los procesos a los avances tecnológicos. Beneficia a la
entidad a eliminar procesos repetitivos que retrasan el periodo de cumplimiento de
objetivos.
1.2.4 Metodología de la Auditoria de Gestión
La auditoría de gestión necesita ser lo más sistemática posible en la realización de sus
trabajos. La sistematización precisa un método de uso aplicable a cualquier área,
estructura y funciones que vayan a ser auditados.
Este tipo de auditoria consiste en un análisis profundo usando los máximos detalles a las
preguntas como: Que se quiere?, Como y cuando se quiere?, Donde?, Porque?, Que
20
medios se deben usar?, así como también el uso de métodos de investigación como:
Elementos que componen el sector auditado, un diagnostico detallado, determinación de
fines y medios, investigación de deficiencias y amenazas, comprobación de eficacia y
eficiencia, búsqueda de problemas, posibles soluciones, alternativas y mejora de la
situación. Este trabajo se lleva a cabo con entrevistas personales con los responsables de
las unidades o áreas involucradas en sus lugares de trabajo, lo que va a ayudar al auditor a
obtener mayor información del área auditada.
La metodología de la auditoria de gestión inicia con la denominación que se dé al informe,
para posteriormente establecer la planificación de la auditoria que consiste en el
desarrollo de un plan general en función de los objetivos planteados.
La planificación comprende cuatro fases:
a) Designación de la entidad a auditar ya sea pública o privada o el área o
unidad.- Habrá que identificar entre dos tipos de auditoria vertical u
horizontal. La vertical es de acuerdo a la integridad del análisis del área,
unidad, programa o entidad a auditar. La horizontal comprende la
verificación de determinadas funciones que afectan a las unidades
administrativas, áreas con riesgos de errores e irregularidades que recibirán
mayor atención.
b) Estudio previo.- esta fase permite conocer el área a auditar con rapidez así
como la recolección breve de información y descubrir las áreas de riesgo
con precisión a fin de conocer con mayor profundidad el área a auditar. Se
pueden usar reglamentos, normativas, informes anteriores, recomendaciones
estudiadas anteriormente.
c) Estudio preliminar.- supone el inicio de la auditoria, en donde hay que
tomar en cuenta varias cuestiones de importancia que coincidan con la
marcha del informe, como por ejemplo: dificultad de medición de índices,
existencia de índices de ineficiencia visibles, retraso en el cumplimiento,
empleados desocupados, material mal utilizado, métodos de trabajo
21
anticuados, complicados y poco eficientes, es decir todos aquellos que
conducen al error y cuyos resultados comprometen al área auditada.
d) Programación.- consiste en la preparación de herramientas y equipo de
trabajo a emplear, coordinación con el personal del área auditada,
preparación y organización del trabajo a realizarse así como la selección del
equipo.
Una vez planificado se procede a la ejecución de todo lo planificado, en esta fase
se realiza un examen detallado de los datos como: muestreos, efectos observados,
causas, evaluaciones de los resultados. Este examen representa la parte medular de
la auditoria de gestión y comprende las siguientes actividades:
a) Recopilación de evidencias
b) Medidas del trabajo
c) Evaluación de índices de eficiencia, eficacia y economía
d) Evaluación de esfuerzos realizados para el mejoramiento de los resultados.
El resultado de estas actividades nos lleva a la valoración de los resultados y
análisis de las causas y efectos necesarios para reducir las conclusiones y
recomendaciones finales.
Por último, la auditoria de gestión culmina en la Emisión del Informe, ya que esta
será la herramienta de trabajo para la Dirección y los responsables del área
auditada y servirá para el futuro como base para evaluar y medir la gestión del área
auditada.
Para que este informe sea eficaz deberá estar sometido a normas como:
1. Exponer criterios verificados por ambas partes, hasta qué punto se han
respetado o conciliado.
2. Deben reflejarse los puntos débiles (ineficiencia, ineficacia) así como
puntos fuertes.
3. Expresar, en el caso de existir, hechos o situaciones importantes que hayan
impedido o dificultado el trabajo del auditor.
22
4. Las conclusiones y recomendaciones deben estar redactadas de forma clara,
y precisa, evitando explicaciones ambiguas o confusas, a fin de que una
persona normalmente informada pueda fácilmente comprender.
(Contraloría General del Estado, 2011)
1.2.5 Fases de la Auditoria de Gestión
Para el desarrollo de una auditoria de gestión hay que tomar en cuenta las siguientes tres
fases:
1. Planificación
2. Ejecución
3. Comunicación de resultados
(Scrib, 2011)
PRIMERA FASE: PLANIFICACIÓN
En esta fase se deben cumplir tareas como: conocimiento de la entidad a través de la
información, aplicación de indicadores, evaluación y control interno, asignación del equipo
de trabajo y diseño de un programa de auditoria.
Según los objetivos específicos propuestos se identificaran los temas prioritarios que van
a ser evaluados que estarán en relación con los criterios de eficiencia y economía en el
manejo de los Talentos administrativos y de efectividad, legalidad e impacto en el logro de
metas y objetivos.
El análisis será dirigido a un área específica y se concentrara en la misma de tal manera
que evite pérdida de tiempo y Talentos.
CONOCIMIENTO PRELIMINAR.- Las normas ecuatorianas de auditoria gubernamental
establecen la necesidad de identificar los elementos claves de la administración, con el fin
de evaluar la importancia de los objetivos, ya que es preciso antes de iniciar tener un
conocimiento general de la entidad, unidad o área a auditar.
Con este propósito se revisara la información del archivo, así como se recopilaran datos y
se realizara la visita a la entidad para determinar el estado de las actividades y determinar
la acción de control a ejecutar.
23
Se procederá a la actualización de la información existente, incluyendo los papeles de
trabajo anteriores, si existieren, así como el diseño de los procedimientos.
Es necesario identificar los siguientes aspectos:
Naturaleza jurídica, objetivos de la entidad, finalidad y objeto social.
Misión, visión, metas y objetivos de largo, mediano y corto plazo determinados en
la planificación.
Relaciones de dependencia, ambientales, jerárquicas, operativas, económicas,
comerciales, sociales, societarias, gubernamentales e interinstitucionales
Composición del Talento Humano, infraestructura, equipamiento, sistemas de
información, administrativa, financiera y operativa, tecnología de la información
Actividades generadoras de valor, de apoyo o soporte.
Fuentes de financiamiento
Funcionarios responsables
El siguiente paso es redactar el informe de Conocimiento Preliminar el mismo que
contendrá los siguientes datos:
Nombre de la entidad
Ubicación
Naturaleza de la entidad
Visión, Misión y objetivos
Actividad principal
Ambiente organizacional
Fuentes de financiamiento
Indicadores de gestión
Detección de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, FODA
Estructura del Control Interno
Definición del objetivo y estrategia de auditoria
Personal necesarios para su ejecución
Tiempo a utilizarse
24
DESIGNACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO.- Esta selección se realiza sobre la base
de las necesidades descritas en el informe de conocimiento preliminar, es decir atendiendo
a la naturaleza, misión, visión, objetivos de la misma, de este equipo dependerá el logro de
los objetivos y la oportunidad de alcanzarlos.
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.- Esta evaluación según las
normas ecuatorianas de auditoria gubernamental, está dirigido a los sistemas y
procedimientos vigentes para que la entidad ejecute actividades eficiente y efectiva y
económica, considerando los componentes de control interno, ambiente de control,
evaluación del riesgo, actividades de control, información y comunicación y
seguimiento.
Esta evaluación permitirá acumular información sobre el funcionamiento de los controles
existentes e identificar los asuntos que requieren profundizarse en la fase de ejecución y
según los resultados se calificaran los riesgos de auditoria: inherente, de control, de
detección y otros riesgos a los que está expuesta la entidad.
DETERMINACIÓN DE ÁREAS CRÍTICAS.- Sobre la base de los resultados de la
evaluación del sistema de control interno, se determinaran las áreas críticas que serán las
que presentan deficiencias de control por la ausencia de controles, porque los existentes no
funcionan o porque son innecesarios, tomando en cuenta su importancia.
De la misma forma hay que considerar la naturaleza, objeto social de la entidad, su
complejidad y riesgos que involucra, así como las diferentes áreas o unidades involucradas.
Para identificar estas áreas de manera más objetiva, se realiza una matriz de impacto que
refleje las deficiencias de control y sobre esta base se analizará y se profundizará en las
áreas definidas como críticas.
DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DE AUDITORIA.- Puede examinar todas las
actividades o parte de ellas, ya sea por un periodo determinado, dependiendo de los
hallazgos, del enfoque, a lo que el equipo colaborar a determinar. De ser el caso se
modificara el alcance de acuerdo a la normativa legal vigente.
25
PROGRAMAS DE AUDITORIA.- Estos programas describen específicamente como se
debe llevar a cabo las actividades, ya que contienen actividades ordenadas de forma
secuencial y lógica de los procedimientos a relación a los objetivos.
Constituyen los pasos a seguir para el análisis, términos de eficiencia, eficacia, legalidad,
economía e impacto, por lo que deben realizar con flexibilidad a fin de que permita
modificaciones cuando se necesite profundizar los hallazgos encontrados y poder generar
recomendaciones aplicables, oportunas y pertinentes.
Un programa de auditoria contiene los siguientes aspectos.
a) Objetivos
b) Procedimientos
c) Análisis de la eficiencia
d) Análisis de la eficacia
e) Análisis de economía
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN.- Este memorando resume las actividades que se
desarrollaron en la fase de planificación que incluye. Información general de la entidad,
actividades de control realizadas, el enfoque de la auditoria, los objetivos , alcance y
estrategia de la auditoria, indicadores de gestión, resumen de la evaluación del sistema de
control interno, áreas críticas detectadas, calificación de los factores de riesgo y a la vez
permitirá definir los Talentos, tiempo y programas para la ejecución.
SEGUNDA FASE: EJECUCIÓN
En esta atapa se realiza el trabajo de la auditoria, usando el programa de auditoria y la
evidencia suficiente, relevante y competente, basadas en criterios de auditoria y
procedimientos definidos, evaluación de resultados de la gestión, determinación de los
hallazgos para sustentar los comentarios y las conclusiones y recomendaciones que serán
incluidas en el informe final.
OBTENCIÓN DE EVIDENCIAS.- Pueden ser físicas, documentales, testimoniales y
analíticas, y deben ser evaluadas para el desarrollo de hallazgos, siempre y cuando
cumplan con condiciones como; la suficiencia de trabajo realizado como: recopilación de
hechos reales, adecuados y convincentes. Confiabilidad de los antecedentes obtenidos que
reflejen la situación del área auditada.
26
Para determinar la confiabilidad de la evidencia se necesita tomar en cuenta los siguientes
aspectos:
Le evidencia obtenida de fuente independiente puede ser más veraz que la
información obtenida de la entidad auditada.
La información obtenida de un sistema de control interno solido es más confiable
que la de un sistema débil o no inexistente.
La evidencia obtenida de un análisis físico es más confiable que de un que la
obtenida directamente.
La información reflejada en documentos originales es más confiable que la
información obtenida por copias.
Los datos procesados en medios informáticos son más importantes para el desarrollo
de la auditoria de gestión siempre y cuando sean relevantes y confiables.
INDICADORES DE GESTIÓN.- para construir un indicador se debe colocar en el
numerador las variables con datos relativos a insumos, procesos o productos y en el
denominador se colocaran las variables cronológicas, físicas o económicas de
comparación.
Una vez elegidos los indicadores se definen los objetivos contra los que se van a
comparar, la periodicidad en que se realizaran las mediciones y cuando los desvíos
se convertirán las alertas, es decir indicaran los niveles por encima o por debajo de
los cuales el indicador es importante.
Los indicadores que se presentaran en la matriz llamada Ficha Técnica son:
Nombre del indicador
Factores críticos de éxito
Fórmula de cálculo del índice
Unidad de medida
Frecuencia
Estándar
Fuente de información
Interpretación
Brecha
27
PAPELES DE TRABAJO.- constituyen el soporte de trabajo llevado a cabo por el
auditor, contiene comentarios, conclusiones y recomendaciones incluidos en el informe,
así como la evidencia encontrada. Estos documentos vinculan la labor realizada en las
diferentes fases de la auditoria hasta llegar al producto final.
TERCERA FASE: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
La redacción de este informe observara las normas y demás disposiciones emitidas para el
efecto de la auditoria y presentara una estructura en la que se establecerán los hallazgos,
conclusiones y recomendaciones. En la fase de comunicación de resultados se mantendrá
de manera oportuna a la administración de la entidad, sobre las observaciones encontradas
durante la ejecución, con la finalidad de obtener los comentarios y justificativos
necesarios, previa la elaboración del informe.
1.2.6 Herramientas de la Auditoria de Gestión
Las herramientas más utilizadas en la Auditoria de gestión son los Indicadores, estos son
variables o parámetros que permitir de forma cuantitativa y cualitativa el grado de
cumplimiento de un sistema, proyecto, programa, proceso, actividad o ejecución de
procesos, en términos de eficiencia, eficacia, economía, efectividad e impacto.
INDICADORES CUANTITATIVOS.- son indicadores que miden el rendimiento de una
actividad tales como volumen de trabajo, eficiencia, economía, efectividad.
INDICADORES CUALITATIVOS.- Estos no miden actividades sino que se establecen a
través de principios de una administración precisa, a través de estos obtenemos
heterogeneidad, amenazas y oportunidades del entorno organizacional y evaluar la
capacidad de gestión de la Dirección y demás niveles de la organización.
2 CAPITULO: EJECUCIÓN Y CONTROL
2.1 Apoyo de la alta Dirección
Dentro de una estructura organizacional, la Dirección es el área más importante para
elaborar, modificar y aprobar la realización de una Auditoria, ya que en base a estos
resultados podrá obtener de una forma más clara el ámbito de su personal y el grado de
cumplimiento de cada uno de ellos en sus labores con el fin de dar cumplimiento a los
objetivos planteados. Al ser la Dirección la máxima autoridad será quien tome las
decisiones en base a los resultados que genere una Auditoria de Gestión.
28
Juntamente con la Unidad de Talento Humano serán quien planifique, organice, desarrolle,
coordine y controle técnicas de promover el desempeño eficiente del personal, conquistar
y mantener personas en la organización, que trabajen y den al máximo de sí mismas, con
actitud positiva y optimista. Además de responsabilidades específicas, cada Director,
gerente, Jefe administra personas que son sus subordinados directo o indirectamente.
2.2 Participación del personal
Como Talento humano comprende la comunicación de las responsabilidades de cada
puesto de trabajo y el aseguramiento de la competencia de todos los funcionarios en el
desarrollo de las actividades encomendadas, así como la implicación en el desarrollo,
implementación y mantenimiento de cada uno de los procesos, factor importante para el
cumplimiento de los objetivos.
La participación implica los siguientes enfoques:
El personal es consciente de su trabajo y de la importancia de su trabajo en función
de la entidad.
Aceptar responsabilidades ante los problemas y aportar con soluciones.
Evaluar periódicamente el desempeño profesional
Adoptar posición proactiva para detectar necesidades de formación profesional
Un personal motivado involucrado y comprometido aumenta la capacidad de innovación y
creatividad en la definición de objetivos.
2.3 Preparación de equipos de trabajo para el seguimiento y control
Parte del planeamiento de la auditoria es permitir que el equipo de auditoria pueda hacer
uso apropiado del Talento humano disponible.
Dependiendo de la complejidad de las operaciones y del objetivo de la auditoria se
designara profesionales requeridos para la planificación específica y la ejecución del
trabajo.
Este equipo deberá conocer los objetivos, el alcance y aquello que se considere pertinente
para planear las tareas de alta calidad junto con su equipo.
El equipo puede comenzar con la preparación de cuestionarios de evaluación, formularse
interrogantes acordes y pertinentes al grado de desarrollo institucional, complejidad
funcional y situación operativa de la entidad evaluada.
El éxito del desarrollo de este proceso dependerá de que el equipo de trabajo haya
evaluado:
29
- Dominio conceptual de principios de cada área así como Atributos Funcionales de
Referencia las integran las áreas.
- Adecuada jerarquización de áreas criticas
- Comprensión de Atributos Funcionales de Referencia descritos no son limitativos, por lo
cual el evaluador podrá agregar otros ajustados a las características del área a la realidad
de la entidad evaluada.
(Ministerio de Finanzas, 2011)
2.4 Socialización de la propuesta
En la socialización de esta propuesta el Auditor menciona la importancia de un buen clima
laboral, la responsabilidad con las tareas asignadas, las iniciativas a desarrollar mediante
planes de acción a implementar, los mismos que deberán estar alineados con los objetivos
institucionales y estratégicos y con las perspectivas de la entidad evaluada, con el fin de
hacer una evaluación y seguimiento continuo de la gestión.
El propósito principal de la Socialización de la Propuesta de Auditoria de Gestión es
permitir al equipo focalizar el proceso , comunicar nuevos requerimientos y propuestas ,
definir la estrategia de auditoria para cada fase de la auditoria, proporcionar una base de
discusión sobre aspectos del proceso y servir como elemento de control de calidad y
seguimiento de la auditoria.
Los elementos que debe contener el plan de trabajo son: objetivos y alcance de la
auditoria, resumen del conocimiento del ente o asunto a auditar, estrategia de auditoria,
cronograma de actividades para las fases de ejecución de la auditoria e informe.
2.5 Plan de capacitación según propuesta
Los directivos de la entidad en coordinación con la Unidad de Talento Humano y el área
encargada de la Capacitación determinaran de manera técnica y objetiva las necesidades
de capacitación del personal, las que están relacionadas directamente con el puesto, a fin de
contribuir con el mejoramiento de los conocimientos y habilidades de las y los servidores,
así como el desarrollo de la entidad. La capacitación responderá a las necesidades de las y
los servidores y estará directamente relacionado con el puesto que desempeñan
2.6 Desarrollo de liderazgo participativo
Al hablar de liderazgo de evoca a la memoria de un de líder carismático que convoca a
multitudes, ya que los grupos se forman en torno a un líder , quien dirigirá a un grupo de
personas al cumplimiento exitoso de una tarea específica.
30
La situación de las entidades exige flexibilidad y rapidez en la toma de decisiones ya que
en varias ocasiones la dirección no tiene la percepción de que el liderazgo no depende de
títulos, del puesto o la persona.
El liderazgo puede establecerse como la capacidad de influir en un grupo para alcanzar
determinadas metas, tiene que ver con el cambio ya que de este modo los lideres establece
la dirección al desarrollar una visión del futuro, alinean a la gente al comunicar esta visión
y la inspiran a superar los obstáculos. Además se considera que tanto un fuerte liderazgo y
una dirección solida son necesarias para una eficacia organizacional óptima.
2.7 Diseño de sistema de control de gestión
El control interno ha sido reconocido como una herramienta para que la dirección de todo
tipo de organización, obtenga una seguridad razonable para el cumplimiento de
sus objetivos institucionales y esté en capacidad de informar sobre su gestión a las
personas interesadas en ella.
En la Administración Pública esa gestión debe regirse por los principios constitucionales y
legales vigentes; además, la rendición de cuentas correspondientes tiene como destinatario
último a la sociedad civil considerada de manera integral, pues las instituciones públicas se
crean para satisfacer necesidades generales de la sociedad, la cual tiene el poder supremo
en una sociedad democrática.
El control interno se perfila como un mecanismo idóneo para apoyar los esfuerzos de las
entidades públicas con miras a garantizar razonablemente los principios constitucionales y
la adecuada rendición de cuentas.
(Contraloría General del Estado, 2008)
En ese ámbito, el concepto de control interno y su utilidad para guiar las operaciones ha
ido integrándose progresivamente en los procesos y en la cultura de las entidades públicas,
teniendo en cuenta los cambios institucionales y los avances recientes en las ciencias de
la economía y la administración; estableciendo la aplicación de prácticas administrativas
modernas, incorporando elementos innovadores para la gestión y la gerencia pública.
Es notorio que los mandatarios y los empleados subordinados han reconocido
su responsabilidad por establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control
interno de la entidad pública, así como promover las disposiciones necesarias para
garantizar razonablemente una alta eficiencia en su implantación y funcionamiento, con el
fin de estimular la eficiencia de las operaciones, mediante la aplicación de instrumentos
31
idóneos de gerencia que fortalezcan el cumplimiento íntegro y oportunamente de
su misión.
Con la reglamentación del control interno en el sector público, se busca sensibilizar a los
funcionarios públicos, sobre la importancia del control interno en el ejercicio de
sus competencias, proporcionándoles un instrumento adicional para el buen manejo,
custodia, control y aplicación de los Talentos públicos de las entidades. Asimismo para la
consecución de los objetivos institucionales contenidos en su plan de desarrollo, de
conformidad con las leyes y demás disposiciones legales aplicables. Contribuye también a
fortalecer los principios de transparencia, rendición de cuentas y fiscalización de los
Talentos públicos.
Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el
conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de
verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las
actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los
Talentos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro
de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
El ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad,
eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración
de costos ambientales.
En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea
intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en
particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando.
El control interno en las entidades del sector público debe ser entendido dentro del
contexto de las características específicas de estas organizaciones, es decir su enfoque para
lograr objetivos sociales o políticos; la utilización de los fondos públicos; la importancia
del ciclo presupuestario; la complejidad de su funcionamiento y el gran espectro
correspondiente de su responsabilidad pública.
Un sistema de control interno eficiente, no importa cuán bien se haya diseñado y esté
operando el sistema de gestión de riesgos del ente público, no puede suministrar a la
administración pública una seguridad absoluta respecto al logro de sus objetivos
misionales. En lugar de ello, este componente reconoce que solo se puede obtener un nivel
de seguridad razonable. Pero el control interno no puede cambiar una administración
32
inherentemente mala por una buena. Además, los factores externos fuera de control de una
entidad, como el factor político, pueden impactar la capacidad de alcanzar estos objetivos.
Un eficiente sistema de control interno reduce la probabilidad de no alcanzar los objetivos
institucionales.
De cualquier forma, siempre habrá riesgo de que el control interno sea diseñado de manera
deficiente o no opere tan eficientemente como se espera que funcione.
Dado que el control interno depende del juicio humano, por lo que está sujeto a fallas
humanas tales como errores simples o equivocaciones; mala comprensión, descuido, fatiga,
distracción, colusión, abuso o excesos. Estas limitaciones impiden a la alta dirección tener
una seguridad absoluta de que los objetivos sean alcanzados. Por ello, la alta dirección
necesita evaluar y actualizar continuamente los controles, informar de los cambios al
personal, y dar ejemplo con la adhesión a estos controles.
2.8 Responsabilidad social empresarial
La Norma ISO 26000 define la Responsabilidad Social Empresarial o Corporativa como la
responsabilidad de una organización ante los impactos que sus decisiones y actividades
ocasionan en la sociedad y en el medio ambiente mediante un comportamiento ético y
transparente que:
Contribuya al desarrollo sostenible , incluyendo la salud y el bienestar de la
sociedad
Tome en consideración las expectativas de sus partes interesadas.
Cumpla con la legislación aplicable y sea coherente con la normativa de
comportamiento.
Este integrada en toda la organización y se lleve a la practica en sus relaciones
Una entidad responsable deberá estar alineada con los siguientes principios
fundamentales:
Principio de Rendición de Cuentas
Principio de Transparencia
Principio de comportamiento ético
Principio de respeto a los intereses de las partes interesadas
Principio de respeto a la legalidad
Principio de respeto al a normativa de comportamiento
Principio de respeto a los derechos humanos
33
Las administraciones públicas pueden desempeñar un papel fundamental en el impulso de
la Responsabilidad Social Empresarial desde tres perspectivas: como ente regulador, como
propietario/gestor de empresas y como comprador/usuario de bienes y servicios.
Dentro de la ejecución se realiza una análisis FODA que estudia los factores tanto internos
como externos, los mismos que se detallan a continuación del cual de emitirá un Informe
de Análisis FODA y las respectivas sugerencias.
34
MATRIZ DE IMPACTO INTERNA
UNIDAD DE TALENTO HUMANO
MATRIZ DE IMPACTO
INTERNA
EJES
FORTALEZA
S
DEBILIDADE
S
IMPACTO
A M B A M B A M B
FORTALEZAS
Las Autoridades actuales demuestran compromiso y disposición al cambio para una eficiente
administración del Talento Humano.
X
5F
Calidad y calidez de los servidores de la institución. X 5F
Estructura y presencia de la institución a nivel nacional. X 5F
La Unidad de Talento Humano se encuentra legalmente definida en el Estatuto Orgánico
Procesos.
X
5F
DEBILIDADES
No existe una adecuada planificación del Talento Humano. X 5D
Inexistencia de políticas y prácticas para la administración del Talento Humano. X 5D
Limitada ejecución del Plan Anual de Capacitación. X 5D
Inadecuada organización en la Unidad de Talento Humano e incorrecta distribución de las funciones.
X
5D
Gran porcentaje de servidores con contratos ocasionales por la falta del Manual de Clasificación y
Valoración de Puestos.
X
3D
Recortes presupuestarios a las partidas relacionadas con capacitación, uniformes, servicio de transporte y demás
derechos determinados en el Código del Trabajo, la Ley Orgánica de Servicio Público y su Reglamento.
X
5D
D: Debilidad F: Fortaleza Alta: 5 Media: 3 Baja: 1
35
MATRIZ DE IMPACTO EXTERNO
UNIDAD DE TALENTO HUMANO
MATRIZ DE IMPACTO
EXTERNA
EJES
OPORTUNIDADE
S
AMENAZA
S
IMPACTO
A M B A M B A M B
OPORTUNIDADES
La Dirección Distrital forma parte del Ministerio de Educación. X 5O
Proyectos financiados por el estado. X 3O
Proyectos de carácter social surgidos de la necesidad de la comunidad. X 1O
El Ministerio de Relaciones Laborales emite normativa para la Administración del Talento Humano en el Sector
Público y ejerce control sobre las instituciones.
X
5O
Automatización de los procesos operativos de Talento humano. X 3O
Contratación de servidores especializados para la planificación y ejecución de proyectos sociales. X 1O
AMENAZAS
Decisiones políticas emanadas de la Presidencia de la República y del Ministerio Coordinador de la
Política.
X
5A
Falta de estandarización de los criterios de planificación. X 5A
Recortes en el presupuesto anual de la institución por parte del Ministerio de Finanzas. X 5A
Reformas al Código del Trabajo, a la Ley Orgánica de Servicio Público y demás normativa para la
Administración del Talento Humano que afecta a la estabilidad laboral de los servidores.
X
3A
O: Oportunidad A: Amenaza Alta: 5 Media: 3 Baja: 1
36
MATRIZ DE VULNERABILIDAD
UNIDAD DE TALENTO HUMANO
AMENAZAS
DEBILIDADES
Decisiones
políticas
emanadas de la
Presidencia de la
República y del
Ministerio
Coordinador de la
Política.(5)
Falta de
estandarización
de los criterios de
planificación.(3
)
Recortes en el
presupuesto
anual de la
institución por
parte del
Ministerio de
Finanzas.(5)
Reformas al Código del
Trabajo, a la Ley Orgánica de
Servicio Público y
demás normativa para la
Administración del
Talento Humano que
afecta a la estabilidad
laboral de los
servidores.(3)
TOTAL No existe una adecuada planificación del Talento
Humano.(5)
5
5
3
3
16 Inexistencia de políticas y prácticas para la
administración del Talento Humano.(5)
5
5
3
5
18 Limitada ejecución del Plan Anual de Capacitación.(5) 5 3 5 3 16 Inadecuada organización en la Dirección de Talentos
Humanos e incorrecta distribución de las funciones.(5)
3
5
1
1
10 Gran porcentaje de servidores con contratos ocasionales por la
falta del Manual de Clasificación y Valoración de Puestos.(3)
3
5
5
5
18
Recortes presupuestarios a las partidas relacionadas con
capacitación, uniformes, servicio de transporte y demás
derechos determinados en el Código del Trabajo, la Ley
Orgánica de Servicio Público y su Reglamento.(5)
5
5
5
3
18
TOTAL
26 28 22 20
37
MATRIZ DE APROVECHABILIDAD
UNIDAD DE TALENTO HUMANO
OPORTUNIDADES
FORTALEZAS
La Dirección
Distrital forma
parte del
Ministerio de
Educación.(3)
Proyectos
financiado s
por el
estado.(5)
Proyectos de
carácter social
surgidos de la
necesidad de
la
comunidad.(5
)
El Ministerio de
Relaciones Laborales
emite normativa para
la Administración del
Talento Humano en el
Sector Público y ejerce
control sobre las
instituciones.(5)
Automatización
de los procesos
operativos de
Talentos
humanos.(3)
Contratación
de servidores
especializado s
para la
planificación y
ejecución
de proyectos
sociales.(1)
TOTAL
Las Autoridades actuales demuestran
compromiso y disposición al cambio para una eficiente
administración del Talento Humano.(5)
3
3
3
3
5
5
22
Calidad y calidez de los servidores de la
institución.(5)
3
1
5
1
3
5
18
Estructura y presencia de la institución a
nivel nacional.(3)
5
5
5
3
3
5
26 La Unidad de Talento Humano se encuentra
legalmente definida en el Estatuto
Orgánico por Procesos.(3)
5
3
3
5
5
5
26
TOTAL 16 12 16 12 16 20
38
UNIDAD DE TALENTO HUMANO
HOJA DE TRABAJO FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES
1. Estructura y presencia de la institución a nivel
nacional.
2. La Unidad de Talento Humano se encuentra
legalmente definida en el Estatuto Orgánico por
Procesos.
3. Las Autoridades actuales demuestran
compromiso y disposición al cambio para una
eficiente administración del Talento Humano.
4. Calidad y calidez de los servidores de la
institución.
1. Inexistencia de políticas y prácticas para la
administración del Talento Humano.
2. Gran porcentaje de servidores con
contratos ocasionales por la falta del Manual de
Clasificación y Valoración de Puestos.
3. Recortes presupuestarios a las partidas
relacionadas con capacitación, uniformes,
servicio de transporte y demás derechos
determinados en el Código del Trabajo, la Ley
Orgánica de Servicio Público y su Reglamento.
4. No existe una adecuada planificación del
Talento Humano.
5. Limitada ejecución del Plan Anual de
Capacitación.
6. Inadecuada organización en la Dirección de
Talentos Humanos e incorrecta distribución de
las funciones.
OPORTUNIDADES M
1. Contratación de servidores especializados para
la planificación y ejecución de proyectos
sociales.
2. Proyectos de carácter social surgidos de la
necesidad de la comunidad.
3. Proyectos financiados por el estado.
4. El Ministerio de Relaciones Laborales
emite normativa para la Administración del Talento
Humano en el Sector Público y ejerce control sobre
las instituciones.
1. Falta de estandarización de los criterios de
planificación.
2. Decisiones políticas emanadas de la
Presidencia de la República y del Ministerio
Coordinador de la Política.
3. Recortes en el presupuesto anual de la
institución por parte del Ministerio de Finanzas.
4. Reformas al Código del Trabajo, a la Ley
Orgánica de Servicio Público y demás
normativa para la Administración del Talento
Humano que afecta a la estabilidad laboral de
los servidores.
39
INFORME DEL ANÁLISIS
Quito, 19 de enero del 2015
Doctor
Edwin Beltrán Beltrán
DIRECTOR DISTRITAL
DIRECCION DISTRITAL PARROQUIAS URBANAS CHILLOGALLO A LA
ECUATORIANA EDUCACION
Presente.-
De mi consideración:
Una vez realizado el análisis FODA a la Unidad de Talento Humano, informo
que la Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana Educación,
presenta debilidades y amenazas significativas que pueden afectar el normal desarrollo de
las actividades relacionadas con la administración del Talento humano institucional; pero
también se encontraron fortalezas y oportunidades valiosas que deberán ser consideradas
por cada uno de los niveles directivos de la institución.
Como resultado del análisis presento una matriz de estrategias en la que describo unas
pautas que ayudarán a mejorar la gestión en la administración del Talento humano
institucional.
Con sentimientos de distinguida consideración y estima.
Atentamente,
Ma. Eugenia Cortez
AUDITORA OPERATIVA
40
MATRIZ DE ESTRATEGIAS
UNIDAD DE TALENTO HUMANO
ANÁLISIS
EXTERNO
ANÁLISIS INTERNO
OPORTUNIDADES
AMENAZAS 1. Contratación de servidores especializados para la
Planificación y ejecución de proyectos sociales.
1. Falta de estandarización de los criterios
De planificación.
2. Decisiones políticas emanadas de la
Presidencia de la República y del Ministerio
Coordinador de la Política.
3. Proyectos de carácter social surgidos de la
Necesidad de la comunidad.
4. Automatización de los procesos operativos de
Talentos humanos.
3. Recortes en el presupuesto anual de la
institución por parte del Ministerio de
Finanzas.
5. Proyectos financiados por el estado.
6. El Ministerio de Relaciones Laborales emite
normativa para la Administración del Talento
Humano en el Sector Público y ejerce control sobre las
instituciones.
4. Reformas al Código del Trabajo, a la Ley
Orgánica de Servicio Público y demás
normativa para la Administración del
Talento Humano que afecta a la estabilidad
Laboral de los servidores.
FORTALEZAS
ESTRATÉGIAS F.O.
ESTRATÉGIAS F.A. 1. Estructura y presencia de la institución a nivel
Nacional.
1. Realizar la búsqueda a nivel nacional del Talento
Humano especializado en proyectos para fortalecer la
institución.
1. Estandarizar los criterios de planificación
a nivel nacional.
2. La Unidad de Talento Humano se encuentra
legalmente definida en el Estatuto Orgánico por
Procesos.
2. Generar y planificar los proyectos sociales que
Ayuden a la comunidad y logren posicionar
sólidamente a la institución.
2. Demostrar un alto compromiso de trabajo
y logro de objetivos ante la Presidencia de la
República y del Ministerio Coordinador de la
Política.
3. Las Autoridades actuales demuestran compromiso y
Disposición al cambio para una eficiente
administración del Talento Humano.
3. Poner en marcha un plan de automatización de los
Procesos operativos que sirven para la administración del
Talento humano.
3. Realizar la ejecución del presupuesto
Designado para la institución en su totalidad.
41
4. Calidad y calidez de los servidores de la institución. 4. Fortalecer las relaciones personales y laborales con todos
los servidores y servidoras de la institución a través de la
realización de talleres de motivación.
4. Cumplir íntegramente con lo que estipula
el Código del Trabajo, la Ley Orgánica de
Servicio Público y su Reglamento en lo
concerniente a los beneficios de los trabajadores.
DEBILIDADES
ESTRATÉGIAS D.O.
ESTRATÉGIAS D.A. 1. Inexistencia de políticas y prácticas para la
Administración del Talento Humano.
1. 2. Elaborar las políticas y prácticas para la
Administración del Talento Humano que serán los
lineamientos técnicos en materia de Talento humano.
1. Elaborar y aprobar las políticas de
Planificación.
2. Gran porcentaje de servidores con contratos
ocasionales por la falta del Manual de Clasificación y
Valoración de Puestos.
2. Elaborar y aprobar el Manual de Clasificación y
Valoración de Puestos, el mismo que servirá para la
contratación del personal especializado en proyectos.
2. Mejorar las condiciones laborales de las
Servidoras y servidores de la institución a
nivel nacional.
3. Recortes presupuestarios a las partidas relacionadas con
capacitación, uniformes, servicio de transporte y demás
derechos determinados en el Código del Trabajo, la
Ley Orgánica de Servicio Público y su Reglamento.
3. Planificar íntegramente las partidas relacionadas con
los beneficios legales de los servidores y servidoras; y,
ejecutarlas en su totalidad, para evitar recortes
presupuestarios.
4. No existe una adecuada planificación del Talento
Humano.
4. Realizar una adecuada Planificación del Talento
Humano.
3. Ejecutar el presupuesto anual designado
Para la Unidad de Talento Humano.
5. Limitada ejecución del Plan Anual de Capacitación. 5. Ejecutar el Plan Anual de Capacitación.
6. Inadecuada organización en la Dirección de
Talentos Humanos e incorrecta distribución de las
funciones.
6. Cumplir íntegramente con lo que estipula el Código
Del Trabajo, la Ley Orgánica de Servicio Público y su
Reglamento en lo concerniente a los beneficios de los
trabajadores.
6. Mejorar la organización en la Unidad de
Talento Humano y lograr una adecuada
distribución de las funciones.
(Sidershare, 2008)
42
3 CAPITULO: PROPUESTA
3.1 Estrategia General Propuesta
El objetivo general de esta auditoría de gestión se resumen en plantear estrategias y
métodos de mejoramiento al proceso de Nomina y distributivo de la Unidad de talento
Humano de la Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana
Educación.
3.1.1 Flujo grama del proceso
FLUJO DEL PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN
INICI
O
Fase I: Planificación
Visita de observación a la entidad
Revisión archivos y papeles de trabajo
Determinación de indicadores
Detectar el FODA
Evaluación estructura control interno
Definición de objetivo y estrategia de auditoria.
Análisis información y documentación
Elaboración plan y programas
Fase II: Ejecución
Aplicación de programas
Preparación de papeles de trabajo
Hojas resumen hallazgos por componente
Definición estructura del informe
Fase III: Comunicación de Resultados
Redacción borrador de informe
Conferencia final, para lectura de informe
Obtención de criterios de la entidad
Emisión de informe final, síntesis y memorando de antecedentes.
FIN
Memorando de
Planificación
Borrador del
informe
Archivo Archivo
Perma.
Conferencia
final
Papeles de
trabajo
Informe
Final
43
4 CAPITULO: DESARROLLO DEL TEMA PROPUESTO
4.1 Caso Práctico
En este capítulo se procede a realizar la Auditoria de Gestión empleando las tres fases de
la auditoria: Planificación, Ejecución y Comunicación de Resultados.
En la primera fase se va a realizar la evaluación del Sistema de Control Interno y el
Memorando de Planificación.
En la segunda fase se efectuara la evaluación administrativa, se obtendrá la evidencia
suficiente, competente y pertinente de cada uno de los hallazgos, se aplicaran los
indicadores de economía, eficiencia y eficacia, y se elaborara la hoja de hallazgos.
En la tercera fase se procederá a elaborar el Informe Final y a remitirlo a la máxima
Autoridad a la vez que se realizara la conferencia final de comunicación de resultados de
cada uno de los servidores auditados.
(Instituto de Auditores Internos, 2011)
44
ORDEN DE TRABAJO
OFICIO NO. 794 DD17D07-2015
Quito, 20 de enero del 2015
Señora
María Eugenia Cortez Mejía
AUDITORA OPERATIVA
Presente.-
Por el presente dispongo a Usted realice la Auditoria de Gestión a la Unidad
Administrativa Financiera en el Proceso de Nomina, de la Dirección Distrital Parroquias
Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana Educación por el periodo del 2015, sujetándose a las
normas, leyes y procedimientos y otras disposiciones legales de la profesión , para lo cual
se elaborara el plan específico, los correspondientes papeles de trabajo, con índices, marcas
y referencias, así como el Informe y la correspondiente comunicación de resultados a la
Máxima Autoridad de la Institución.
Atentamente
Dr. Edwin Beltrán Beltrán
DIRECTOR DISTRITAL
45
Para comenzar con la Auditoria de Gestión, se revisa los papeles de trabajo del archivo
corriente y permanente y se continúa con la aplicación de cada una de las fases de la
auditoria.
ARCHIVO
PERMANENTE
AP
Información general
Hoja de marcas
Programas de auditoría
AP1
AP2
AP3
Figura 4.1 Índice de Archivo Permanente.
46
AP1/3
UNIDAD DE TALENTO HUMANO
La Unidad Administrativa Financiera de la Dirección Distrital Parroquias Urbanas
Chillogallo a la Ecuatoriana Educación, es el área de proveer los Talentos humanos,
tecnológicos organizacionales, financieros y servicios requeridos para el cumplimiento de
los fines y objetivos institucionales, así como desarrollar y mantener los procesos
inherentes a un modelo de gestión acorde con las políticas de la Dirección Distrital
Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana Educación.
Esta unidad está encargada de administrar el sistema integrado de desarrollo institucional,
gestión de Talentos humanos y remuneraciones de la Dirección Distrital Parroquias
Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana Educación y dentro de sus atribuciones y
responsabilidades se detalla las siguientes:
Según el Acuerdo No. 0.20-12 del 25 de enero del 2012, esta Unidad es la encargada de
administrar la gestión de Talentos Humanos y dentro de sus funciones se detallan las
siguientes: (Ministerio de Educación, 2012)
Misión.- Controlar, gestionar e implementar políticas, normas y procesos de la
Administración del Talento Humano del nivel distrital.
Atribuciones y responsabilidades.-
a. Gestionar y coordinar el proceso de jubilación en el distrito.
b. Gestionar y coordinar las actividades de revisión documental para el respectivo registro
en la lista de candidatos elegibles en el distrito.
c. Coordinar y ejecutar el proceso de ingreso al Magisterio del registro de candidatos
elegibles en el distrito bajo la supervisión del nivel zonal correspondiente.
d. Apoyar para la regularización de pruebas de oposición de los candidatos elegibles a
ingresar al magisterio.
e. Revisar y remitir la documentación de los concursos para docentes directivos a la zona
respectiva para su evaluación.
f. Coordinar, si el caso lo amerita la realización de clases demostrativas para efectos de
concursos de méritos y oposición.
INICIAL
ES
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 20/01/2015
Revisado por: F.S 20/01/2015
47
AP 2/3
g. Notificar y expedir el nombramiento a los candidatos elegibles con mayores puntajes en
el TABLA del concurso respectivo.
h. Gestionar y coordinar el proceso de cambios en el escalafón docente en el distrito.
i. Gestionar y coordinar el proceso de ingresos y cambios de las autoridades de planteles
educativos en el nivel distrital.
j. Gestionar y coordinar el proceso de selección de los administradores circuitos de su
distrito.
k. Realizar los nombramientos de autoridades y docentes con sujeción a las normas legales
y reglamentarias correspondientes, en el ámbito de su jurisdicción.
l. Registrar la información en los sistemas pertinentes.
m. Realizar, bajo su responsabilidad los procesos, de movimientos de personal y aplicar el
régimen disciplinario, con sujeción a esta ley, su reglamento general, normas conexas y
resoluciones emitidas por el Ministerio de Relaciones Laborales.
n. Verificar, registrar y actualizar la trayectoria del docente y administrativo relacionado a
su titulación, antigüedad, evaluación, etc.
o. Tramitar licencias, comisiones de servicios de docentes, personal administrativo de su
jurisdicción.
p. Tramitar subrogaciones de autoridades de acuerdo a la normativa vigente.
q. Propiciar el Sumak Kawsay en la distrital en el ámbito de su gestión.
r. Informar a las autoridades de la gestión de su competencia.
s. Custodia y actualización de los expedientes de los servidores y funcionarios tanto
físicos como digitales.
t. Verificar, registrar y operar los sistemas de información.
u. Controlar la aplicación de la normativa para efectuar el pago del Talento humano de los
circuitos educativos del distrito.
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 20/01/2015
Revisado por: F.S 20/01/2015
48
AP 3/3
v. Realizar la evaluación del desempeño una vez al año, considerando la naturaleza
institucional y el servicio que prestan los servidores y servidoras a los usuarios internos y
externos.
w. Coordinar anualmente la capacitación de las y los servidores con la Red de Formación
y Capacitación Continuas del Servicio Publico
x. Realizar sumarios administrativos del personal sujeto al servicio público.
y. Ejecutar según delegación contratos de personal administrativos y docentes.
z. Ejercer las demás funciones y atribuciones establecidas en las leyes y reglamentos y las
demás que le deleguen las autoridades superiores.
BASE LEGAL
El marco legal que rige la administración del Talento humano y el accionar de las
servidoras y los servidores de la Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la
Ecuatoriana Educación está constituida por:
Constitución de la Republica
Ley Orgánica del Servicio Público y su Reglamento
Reglamento Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos
Reglamento Interno de la SPMSPC
Norma técnicas, resoluciones y acuerdos emitidos por el Ministerio de Relaciones
Laborales
Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del sector público y de
las personas jurídicas de Derecho Privado que dispongan de Talentos públicos
Resoluciones y disposiciones emitidas por la Máxima Autoridad de la Institución
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 20/01/2015
Revisado por: F.S 20/01/2015
49
AP2 1/1
SIGNIFICADO
∑ Sumatoria.
√ Revisado.
≈ Verificado con documento fuente.
@ Hallazgo.
Ø Incumplimiento de la normativa y reglamentos.
® No reúne requisitos.
* No existe documento.
Ω Sustentado con evidencia.
Figura 4.2 Hoja de marcas
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 20/01/2015
Revisado por: F.S 20/01/2015
50
AC 1/2
ÍNDICE DE ARCHIVO CORRIENTE
ARCHIVO CORRIENTE AC
FASE I PLANIFICACIÓN
P
Programa de Auditoría PA/P
Conocimiento Preliminar CP1
Evaluación de control Interno CI
Informe de control Interno P1
Orden de trabajo P2
Memorándum de planificación P3
FASE II EJECUCIÓN E
Programa de Auditoría A/E
Evaluación administrativa y análisis de puestos E1
Políticas y prácticas de administración
del Talento Humano E2
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 20/01/2015
Revisado por: F.S 20/01/2015
51
AC 2/2
Planificación del Talento Humano. E3
Proceso de reclutamiento y selección de personal. E4
Plan Anual de Capacitación Institucional. E5
Proceso de evaluación del desempeño. E6
Índices o estadísticas de los ascensos, rotación E7
y movilidad del personal.
Descripción y valoración de los puestos. E8
Indicadores de gestión E9
Hoja de Hallazgos. E10
FASE III
COMUNICACIÓN DE RESULTADOS CR
Programa de Auditoría PA/C
Informe de Auditoría de Gestión R
Comunicación de resultados
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 20/01/2015
Revisado por: F.S 20/01/2015
52
PAP 1/2
PROGRAMA DE TRABAJO FASE I:
PLANIFICACIÓN
ENTIDAD: Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana
Educación
PERIODO: Auditoria de gestión a la Unidad Administrativa Financiera en el proceso de
Nomina y Distributivo del personal por el periodo del 2015
OBJETIVO: Obtener el conocimiento preliminar de la Institución , analizar la Unidad
de Talento Humano con el fin de evaluar su organización , el sistema de control interno
y el grado de cumplimiento de sus funciones y normatividad legal vigente , y determinar
los procedimientos de auditoria a aplicarse.
PROGRAMA DE AUDITORIA
FASE I: PLANIFICACIÓN
Nº PROCEDIMIENTO REF. P/T RESPONSABL
E
FECHA 1 Realice una visita preliminar y solicite lo
siguiente:
La Base Legal, Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos y demás
normativa vigente.
Información general de las servidoras y los
servidores de la Dirección de Talentos
Humanos.
CP1 1/3
CP1 2/3
M.E.C.M
M.E.C.M
21/01/2015
21/01/2015
2 Elabore y aplique los cuestionarios de control
interno:
Ambiente de control
Evaluación del riesgo
Actividades de control
Información y comunicación
Seguimiento
CI 1/10
CI 2/10
CI 3/10
CI 9/10
CI 10/10
M.E.C.M
M.E.C.M
M.E.C.M
M.E.C.M
M.E.C.M
22/01/2015
22/01/2015
22/01/2015
22/01/2015
22/01/2015
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 20/01/2015
Revisado por: F.S 20/01/2015
53
PA/P 2/2
3 Realice la Evaluación del Control Interno y
presente el resultado de la evaluación.
P1 1/1 M.E.C.M 23/01/2015
4 Elabore el informe de control interno. P2 1/4 M.E.C.M 26/01/2015
5 Elabore el memorando de planificación. P3 1/5 M.E.C.M 27/01/2015
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 20/01/2015
Revisado por: F.S 20/01/2015
54
CP1 1/3
ANÁLISIS DE LA BASE LEGAL
Realizada la visita preliminar se pudo obtener la documentación legal de la Institución, la
misma que se detalla a continuación:
Constitución de la República del Ecuador
Ley Orgánica del Servicio Público y su Reglamento
Resoluciones y disposiciones emitidas por la Máxima Autoridad
LOEI
Acuerdos y resoluciones emitidas por el Ministerio de Relaciones Laborales
Sistema de gestión de calidad (SGC)
(Ministerio de Educacion)
De la información legal obtenida se procederá a realizar un análisis al Sistema de Gestión
de Calidad.
ANÁLISIS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (SGC) educacionzona9.ec
Como parte de la Auditoria de gestión, se ha revisado el Sistema de Gestión de calidad, ya
que es la principal herramienta que permite medir y determinar el cumplimiento de la
misión, visión y objetivos. √ ≈
Una vez revisado el Sistema de Gestión de Calidad, se evidencia que se mantiene
actualizado por lo que permite el mejoramiento y avance del cumplimiento de objetivos
planteados. ≈ Ω Anexo 3
ANÁLISIS DEL REGLAMENTO INTERNO
La Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana Educación no
cuenta con un Reglamento Interno.
ANÁLISIS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
La Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana Educación, a través
del Sistema de gestión de Calidad, como Subsecretaria del Distrito Metropolitano de Quito
cuenta con los procesos de cada una de las unidades que conforman la Dirección Distrital,
así como la Valoración y cuantificación a través de sus indicadores. √Ω@ anexo 4
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 21/01/2015
Revisado por: F.S 21/01/2015
55
CP1 2/3
Cuantos servidores laboran en la Unidad de Talento humano?
Actualmente laboran 4 servidores públicos en la Unidad de Talento Humano.
≈ √
PERSONAL DE LA UNIDAD DE TALENTO HUMANO DE LA DIRECCION
DIRECCIÓN DISTRITAL
Nº FUNCIONARIOS PUESTO 1 Carolina Santin Jefe Distrital de Talento Humano
2 Ana Cristina Parra Analista Distrital de Talento Humano
3 Luis Centeno Analista Distrital de Talento Humano
4 Gabriela Tirado Analista Distrital de Talento Humano
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 21/01/2015
Revisado por: F.S 21/01/2015
56
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO C1 1/10
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ENTIDAD: Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana Educación
COMPONENTE: Ambiente de Control
ALCANCE: Integridad y valores éticos
OBJETIVO: Determinar si la máxima autoridad construyo un entorno organizacional favorable al ejercicio de prácticas, valores, conductas y reglas
apropiadas, para sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una cultura de control interno.
MATRIZ DE CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS
Nº PREGUNTA MÁX AUT D.R RHH OBSERVACIONES
SI NO SI NO
1 ¿La máxima autoridad y los directivos establecen principios y valores éticos como
parte de la cultura institucional?
1 1
2 ¿Existe un código de ética aprobado por la máxima autoridad? 0 0 No existe un Código de Ética.
3 ¿Los valores éticos rigen la conducta del personal de la institución, orientando su
integridad y compromiso hacia la consecución de los objetivos institucionales?
1 1
4 ¿Se difunden a los servidores de la entidad el código de ética establecido para
contribuir al buen uso de los Talentos públicos y combate a la corrupción?
0 0
5 ¿Los procesos de reclutamiento y selección de personal se realizan incorporando a los
sistemas de evaluación los principios considerados en el código de ética de la
institución?
0 0
TOTAL Σ 2 2 4
Calificación total %
Total
= Calificación ponderada =
04 40%
CT = 10
=
CONFIANZA = 40% RIESGO = 60%
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 22/01/2015
Revisado por: F.S 22/01/2015
57
4
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO C1 2/10
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ENTIDAD: Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana Educación
COMPONENTE: Evaluación de riesgo
OBJETIVO: Determinar si la máxima autoridad estableció los mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar los riesgos a los que está
expuesta la Institución para el logro de sus objetivos.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: EVALUACIÓN DEL RIESGO
Nº PREGUNTA MÁX AUT D.R RHH OBSERVACIONES SI NO SI NO
1 ¿La máxima autoridad estableció mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar
los riesgos a los que está expuesta la entidad para el logro de sus objetivos? (ej. mapa de
riesgos)
0 0 No existe un mapa de riesgos.
2 ¿La identificación de los riesgos está integrada a la estrategia y planificación de la
entidad?
0 0
3 ¿Existe un Plan de Mitigación de Riesgos desarrollado y documentado con una
estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que
puedan impactar en la entidad impidiendo el logro de sus objetivos?
0 0
4 ¿La administración valora los riesgos a partir de las dos perspectivas: probabilidad e
impacto?
0 0
5 ¿Los riesgos se determinan considerando técnicas de valoración y datos de eventos
pasados observados, los cuales pueden proveer una base objetiva en comparación con
los estimados?
0 0
6 ¿Son parte integral de la administración de los riesgos, la consideración del manejo del
riesgo y la selección e implementación de una respuesta?
0 0
TOTAL Σ 0 0 0
00 0%
CT = 12 =
CONFIANZA = 0% RIESGO = 100%
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 22/01/2015
Revisado por: F.S 22/01/2015
58
4
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO CI 3/10
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ENTIDAD: Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana Educación.
COMPONENTE: Actividades de control.
ALCANCE: Administración del Talento Humano: Plan del talento humano.
OBJETIVO: Determinar si la planificación de talento humano se sustentó en el análisis de la capacidad operativa de las
diferentes unidades administrativas, en el diagnóstico del personal existente y en las necesidades de operación institucionales.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: UNIDAD DE TALENTO HUMANO: PLAN DE TALENTO HUMANO
Nº PREGUNT
A
MÁX AUT D.R RHH OBSERVACIONES SI NO SI NO
1 ¿Existe un plan de talento humano actualizado? 1 1
2 ¿El plan de talento humano se elaboró en base a un diagnóstico del personal existente y en
las necesidades de operación institucionales?
1 1
3 ¿Se consideró la normativa vigente relacionada con la Administración del Talento
Humano el plan estratégico institucional y los planes operativos anuales para la
elaboración del Plan de Talento Humano?
1 1
4 ¿La Unidad de Gestión del Talento Humano mantiene una base de datos con
información estadística del personal y esta información es remitida a la Dirección de
Información, Seguimiento y Evaluación de la entidad para su consolidación?
0 0
5 ¿Se remitió el plan de talento humano a la Dirección de Planificación para que forme
parte del sistema de planificación anual?
0 0
TOTAL Σ 3 3 6
06 60%
CT = 10 =
CONFIANZA = 60% RIESGO = 40%
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 22/01/2015
Revisado por: F.S 22/01/2015
59
4
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO CI 4/10
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ENTIDAD: Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana Educación.
COMPONENTE: Actividades de control.
ALCANCE: Administración del Talento Humano: Manual de clasificación de puestos
OBJETIVO: Determinar si se elaboró el manual de clasificación de puestos de acuerdo con el ordenamiento jurídico vigente y las
necesidades de la institución, definiendo los requisitos para su desempeño y los niveles de remuneración.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: UNIDAD DE TALENTO HUMANO: MANUAL DE CLASIFICACIÓN DE
PUESTOS
Nº PREGUNTA MÁX AUT D.R RHH OBSERVACIONES SI NO SI NO
1 ¿Existe un Manual de Clasificación de Puestos debidamente aprobado por la máxima
autoridad?
0 0 No existe un manual de
Clasificación de puestos. 2 ¿La Dirección de Talentos Humanos revisa y actualiza periódicamente el manual de
clasificación de puestos?
0 0
3 ¿En el manual de clasificación de puestos se encuentran definidos los requisitos para el
desempeño y los niveles de remuneración?
0 0
4 ¿El manual de clasificación de puestos contiene la descripción de las tareas,
responsabilidades, el análisis de las competencias y requisitos de todos los puestos de
su estructura organizativa?
0 0
5 ¿El manual de clasificación de puestos se utiliza como base para la aplicación de los
procesos de reclutamiento, selección y evaluación del personal?
0 0
6 ¿Para la definición y ordenamiento de los puestos se consideró la misión y objetivos de
la entidad?
0 0
TOTAL Σ 0 0 0
00 0%
CT = 12
=
CONFIANZA = 0% RIESGO = 100%
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 22/01/2015
Revisado por: F.S 22/01/2015
60
4
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO CI 5/10
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ENTIDAD: Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana Educación
COMPONENTE: Actividades de control.
ALCANCE: Administración del Talento Humano: Incorporación de personal
OBJETIVO: Determinar si la Unidad de Talento Humano seleccionó al personal, tomando en cuenta los requisitos legales exigidos en la
Norma Técnica de Selección de Personal, demás normativa y considerando los impedimentos legales y éticos para su desempeño.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: UNIDAD DE TALENTO HUMANO: INCORPORACIÓN DE PERSONAL
Nº PREGUNT
A
MÁX AUT D.R RHH OBSERVACIONES SI NO SI NO
1 ¿Para la selección del personal se contempla lo estipulado en el Manual de
Clasificación de Puestos, considerando impedimentos éticos y legales para el puesto?
0 0
2 ¿El ingreso de personal a la entidad se efectúa previa convocatoria, evaluación y
selección?
1 1
3 ¿Se observan los procesos de reclutamiento y selección de personal para la contratación
de servidores?
1 1
4 ¿El proceso de selección se lo realiza en base al conocimiento, experiencia, destrezas y
habilidades de los candidatos y cumpliendo con los requisitos del puesto, de tal forma
que garanticen su idoneidad y competencia?
1 1
5 ¿El proceso de selección se lo realiza a través de concurso de méritos y oposición? 1 1
6 ¿La información sobre el proceso de selección de personal se conserva en la Dirección
de Talentos Humanos?
1 1
7 ¿El personal que ingresa a la entidad ofrece mayores posibilidades de lograr eficiencia
y eficacia en la gestión institucional?
1 1
TOTAL Σ 6 6 12 12 86%
CT = 14 =
CONFIANZA = 86% RIESGO = 1
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 22/01/2015
Revisado por: F.S 22/01/2015
61
4
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO CI 6/10
ENTIDAD: Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana Educación
COMPONENTE: Actividades de control.
ALCANCE: Administración del Talento Humano: Evaluación del desempeño
OBJETIVO: Determinar si la máxima autoridad en coordinación con la Dirección de Talentos Humanos, emitieron y difundieron las
políticas y procedimientos para la evaluación del desempeño; y, verificar si la evaluación de desempeño se realizó bajo criterios técnico
(cantidad, calidad, complejidad y herramientas de trabajo) en función de las actividades establecidas para cada puesto de trabajo.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: UNIDAD DE TALENTO HUMANO: EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Nº PREGUNTA MÁX AUT D.R RHH OBSERVACIONES SI NO SI NO
1 ¿Se han emitido y difundido las políticas y procedimientos para la evaluación del desempeño? 1 1
2 ¿El proceso de evaluación de desempeño se formula tomando en consideración la normativa legal
emitida?
1 1
3 ¿Periódicamente se realiza el proceso de evaluación de desempeño del personal? 1 1
4 ¿Se evalúa que el rendimiento y productividad sean iguales o mayores a los niveles de eficiencia
previamente establecidos para cada función, actividad o tarea?
1 1
5 ¿La evaluación de desempeño se efectúa bajo criterios técnicos de cantidad, calidad, complejidad y
herramientas de trabajo?
1 1
6 ¿Se realiza la evaluación de desempeño en función de las actividades establecidas para cada puesto de
trabajo y de las asignadas en los planes operativos anuales?
1 1
7 ¿Los resultados obtenidos de la evaluación de desempeño sirven de base para la identificación de
las necesidades de capacitación y para efectuar promociones o reubicaciones?
1 1
TOTAL Σ 7 7 14
14 100%
CT = 14 =
CONFIANZA = 100% RIESGO = 0%
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 22/01/2015
Revisado por: F.S 22/01/2015
62
4
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO CI 7/10
ENTIDAD: Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana Educación.
COMPONENTE: Actividades de control.
ALCANCE: Administración del Talento Humano: Promociones y ascensos.
OBJETIVO: Determinar la Dirección de Talentos Humanos formuló un plan de promociones y ascensos para las servidoras y servidores de la
Institución, observando el ordenamiento jurídico vigente.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: UNIDAD DE TALENTO HUMANO: PROMOCIONES Y ASCENSOS
Nº PREGUNT
A
MÁX AUT D.R RHH OBSERVACIONES SI NO SI NO
1 ¿El ascenso del servidor en la carrera administrativa se produce mediante la promoción
al nivel inmediato superior, previo el concurso de méritos y oposición?
1 1
2 ¿El ascenso tiene por objeto promover a los servidores y servidoras para que ocupen
los puestos vacantes o de reciente creación?
1 1
3 ¿Para efectuar los ascensos se considera la experiencia, el grado académico, la
eficiencia y el rendimiento en el desempeño del cargo?
1 1
TOTAL Σ 3 3 6
06 100%
CT = 06 =
CONFIANZA = 100% RIESGO = 0%
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 22/01/2015
Revisado por: F.S 22/01/2015
63
4
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO CI 8/10
ENTIDAD: Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana Educación.
COMPONENTE: Actividades de control.
ALCANCE: Administración del Talento Humano: Capacitación y entrenamiento continuo.
OBJETIVO: Determinar si en la Institución se elaboró y aprobó el Plan de Capacitación; y, si este plan se ejecuta.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: UNIDAD DE TALENTO HUMANO: CAPACITACIÓN
Nº PREGUNT
A
MÁX AUT D.R RHH OBSERVACIONES SI NO SI NO
1 ¿Existe un plan de capacitación formulado por la unidad de talento humano y aprobado
por la máxima autoridad de la entidad?
1 1 No se ejecuta en su totalidad.
2 ¿Se ha promovido la capacitación y entrenamiento para el personal que labora en la
Entidad?
1 1
3 ¿La capacitación se la realiza con la finalidad de actualizar los conocimientos, obtener
un mayor rendimiento y elevar la calidad del trabajo?
1 1
4 ¿Las necesidades de capacitación del personal, están relacionadas directamente con el
puesto?
1 1
5 ¿El plan de capacitación se elaboró en base a las necesidades de los servidores y
servidoras?
1 1
6 ¿Se suscribe un contrato- compromiso cuando los servidores y servidoras participan en
programas de estudio en el país o el exterior?
0 0
7 ¿Se efectúa el seguimiento para asegurar que el personal que recibe capacitación,
transmita los conocimientos adquiridos al resto del personal?
1 1
TOTAL Σ 6 6 12
12 86%
CT = 14 =
CONFIANZA = 86% RIESGO = 14%
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 22/01/2015
Revisado por: F.S 22/01/2015
64
4
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO CI 9/10
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ENTIDAD: Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana Educación.
COMPONENTE: Información y comunicación.
OBJETIVO: Determinar si el sistema de información y comunicación de la Institución, está constituido por los métodos establecidos
para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones técnicas, administrativas y financieras de una entidad
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: UNIDAD DE TALENTO HUMANO: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Nº PREGUNTA MÁX
AU
T
D.R
RH
H
OBSERVACIONES SI NO SI NO
1 ¿Los directivos de la entidad comunicaron de manera pertinente y oportuna la
información de la gestión institucional a los servidores para el cumplimiento de sus
responsabilidades?
1 1
2 ¿Los sistemas de información y comunicación fueron diseñados e implantados de
acuerdo a la planificación estratégica y operativa de la entidad?
1 1
3 ¿El sistema de información de la entidad permitió a los directivos evaluar los resultados de la
gestión versus los objetivos predefinidos en la planificación?
1 1
4 ¿Se ha establecido controles adecuados en los sistemas de información para garantizar
confiabilidad, seguridad y una clara administración de los niveles de acceso a la
información?
1 1
5 ¿Se han establecido canales de comunicación abiertos que permitan trasladar la
información de manera segura, correcta y oportuna a los destinatarios, así como permita
a los usuarios aportar información sobre el diseño y la calidad de los productos y servicios
brindados?
1 1
6 ¿La política de comunicación interna permite las diferentes interacciones entre los
servidores y entre las distintas unidades administrativas?
1 1
TOTAL Σ 6 6 12
12 100%
CT = 12 =
CONFIANZA = 100% RIESGO = 0%
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 22/01/2015
Revisado por: F.S 22/01/2015
65
4
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO CI 10/10
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ENTIDAD: Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana Educación
COMPONENTE: Seguimiento.
OBJETIVO: Determinar si la máxima autoridad y los directivos de la entidad, establecieron procedimientos de seguimiento continuo,
evaluaciones periódicas o una combinación de ambas para asegurar la eficacia del sistema de control interno.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: SEGUIMIENTO
Nº PREGUNTA MÁX AUT D.R RHH OBSERVACIONES SI NO SI NO
1 ¿Los directivos de la entidad establecieron procedimientos de seguimiento continuo y
evaluaciones periódicas para asegurar la eficacia del control interno?
1 1
2 ¿Se ejecutaron actividades continuas de seguimiento en los distintos niveles de la
entidad para determinar la efectividad de los controles existentes?
1 1
3 ¿Se ejecutaron y atendieron de manera efectiva las medidas y recomendaciones
producto de los hallazgos de auditoría?
0 0
4 ¿Se ha realizado un seguimiento constante del ambiente interno y externo que le
permita conocer y aplicar medidas oportunas sobre condiciones reales o potenciales que afecten el
desarrollo de las actividades institucionales?
1 1
5 ¿Se realiza un seguimiento permanente para establecer si el control interno sigue
funcionando adecuadamente?
0 0
6 ¿Se han establecido evaluaciones periódicas de la gestión y el control interno con el fin
de identificar las fortalezas y debilidades?
0 0
7 ¿Se han implantado acciones preventivas o correctivas que conduzcan a solucionar los
problemas detectados y han formulado recomendaciones de las revisiones y acciones de control
realizadas para fortalecer el sistema de control interno, de conformidad con los objetivos y Talentos
institucionales?
1 1
TOTAL Σ 4 4 8
08 58%
CT = 14 =
CONFIANZA = 58% RIESGO = 42%
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.EC.M 22/01/2015
Revisado por: F.S 22/01/2015
66
P1 1/1
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
RIESGO Y CONFIANZA DEL CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
RANGO RIESGO CONFIANZA 0% - 50% ALTO BAJA 51% - 75% MEDIO MEDIA 76% - 100% BAJO ALTA
RESULTADO DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
COMPONENTE
DIRECCIÓN DE
TALENTOS
HUMANOS CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
AMBIENTE DE CONTROL 40% ALTO
EVALUACIÓN DE RIESGOS 0% ALTO
ACTIVIDADES DE CONTROL 72% ALTO
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 100% BAJO
SEGUIMIENTO 58% ALTO
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 23/01/2015
Revisado por: F.S 23/01/2015
67
P2 1/5
INFORME DE CONTROL INTERNO
Quito, 18 de enero del 2015
Doctor
Edwin Beltrán Beltrán
DIRECTOR DISTRITAL
DIRECCIÓN DISTRITAL PARROQUIAS URBANAS CHILLOGALLO A LA
ECUATORIANA EDUCACIÓN
Presente.-
De mi consideración:
Como resultado de la evaluación del Control Interno realizado dentro de la Auditoría de
Gestión a la Administración de la Unidad de Talento Humano de la Dirección Distrital
Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana Educación, por el período del 2015, se
determinó lo siguiente:
1. AMBIENTE DE CONTROL
La entidad no dispone de un Código de Ética que rija la conducta del personal orientando
su integridad y compromiso hacia la consecución de los objetivos institucionales,
cualidades que no se consideraron en los procesos de reclutamiento, selección y en
los sistemas de evaluación de personal.
Lo comentado se debió a que no se establecieron por escrito, políticas y lineamientos
específicos para crear una cultura organizacional favorable al control interno y valores
éticos; al respecto la Norma de Control Interno 200-01 determina la necesidad de realizar
acciones que enmarquen el funcionamiento institucional, como la emisión del código de
ética institucional.
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 26/01/2015
Revisado por: F.S 26/01/2015
68
RECOMENDACIONES P2 2/5
Al Director Distrital
Ordenará a la Jefa de Talento Humano la elaboración del Código de Ética y
emitirá mediante resolución el Código de Ética Institucional, el cual
contendrá entre otros aspectos, la definición de lo valores éticos generales y
específicos relacionados con la gestión de la Dirección Distrital, el buen uso de los
Talentos y el combate a la corrupción.
Verificará la difusión del Código de Ética y su aplicación en todas las unidades
administrativas de la Dirección Distrital.
A la Jefa de Talento Humano
Elaborará el Código de Ética con la participación y socialización de las
servidoras y los servidores de la Dirección Distrital, documento que contendrá
entre otros aspectos, principios y valores éticos generales y específicos
relacionados con la misión y visión de la Secretaría, el buen uso de los
Talentos públicos y el combate a la corrupción.
Presentará al Analista Distrital Administrativo – Financiero, el Código de
Ética para su revisión.
Realizará talleres de motivación y sensibilización del Código de Ética y
verificará su aplicación en todas las etapas como son: de reclutamiento,
selección, inducción, ejecución y evaluación de desempeño.
2. EVALUACIÓN DEL RIESGO
La Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana Educación, no
efectuó la administración de riesgos institucionales, por falta de políticas, lineamientos,
procedimientos específicos, al no contar con un mapa de riesgos y un plan de mitigación,
limitó la posibilidad de una adecuada respuesta para minimizar los efectos que podrían
ser un obstáculo a la ejecución de planes, programas, proyectos y demás actividades para
el logro de los objetivos.
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 26/01/2015
Revisado por: F.S 26/01/2015
69
RECOMENDACIONES P2 3/5
Al Director Distrital
Dispondrá al Analista Distrital de Planificación, la administración de
riesgos institucionales que contendrá: el mapa de riesgos, el plan de
mitigación y de respuesta a los riesgos.
Aprobará el mapa de riesgos institucionales, el plan de mitigación y respuesta
a los riesgos.
La institución no dispone de un manual de clasificación de puestos, lo que ocasiona
que no se realicen los procesos de selección de personal en base a este manual.
RECOMENDACIONES
Al Director Distrital
Dispondrá a la Jefa de Talento Humano la elaboración del Manual de
Descripción, Clasificación y Valoración de Puestos para ser aprobado por el
Ministerio de Relaciones Laborales.
A la Jefa de Talento Humano
Revisará conjuntamente con el Analista Distrital Administrativa –
Financiera, el proyecto de Manual de Clasificación, Valoración y Descripción
de Puestos, para el trámite de aprobación de las autoridades.
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 26/01/2015
Revisado por: F.S 26/01/2015
70
4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN P2 4/5
La Institución cuenta con sistemas de información automatizados que permiten registrar,
procesar, resumir e informar sobre las operaciones administrativas y financieras.
Además se establecen canales de comunicación abiertos permitiendo trasladar la
información de manera segura, correcta y oportuna a los usuarios internos y externos.
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 26/01/2015
Revisado por: F.S 26/01/2015
71
5. SEGUIMIENTO P2 5/5
En la Institución no se realizó un seguimiento para establecer si el control interno
sigue funcionando adecuadamente; no establecieron evaluaciones periódicas de la gestión
y el control interno con el fin de identificar las fortalezas y debilidades; además, no se
ejecutaron y atendieron de manera efectiva las recomendaciones producto de los
hallazgos de auditoría.
RECOMENDACIONES
Al Director Distrital
Establecerá los procedimientos de seguimiento continuo, evaluaciones
periódicas o una combinación de ambas para asegurar la eficacia del sistema
de control interno.
Dispondrá a los funcionarios involucrados el total cumplimiento de las
recomendaciones emitidas como producto de las auditorías.
Atentamente,
Ma. Eugenia Cortez
AUDITORA
OPERATIVA
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 26/01/2015
Revisado por: F.S 26/01/2015
72
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN P3 1/5
ENTIDAD: Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana
Educación
PERÍODO: Auditoría de Gestión la Unidad Administrativa Financiera en el proceso de
Nomina y distributivo por el período del 2015.
1. REQUERIMIENTO DE LA AUDITORÍA
Informe de Auditoría.
Oficio de responsabilidades, si es del caso.
2. FECHA DE INTERVENCIÓN
FECHA ESTIMADA
Orden de Trabajo 06/02/2015
Inicio del trabajo de campo 16/02/2015
Finalización del trabajo de campo 06/02/2015
Presentación del informe 10/02/2015
Remisión del informe a la Máxima Autoridad 12/02/2015
3. EQUIPO DE AUDITORÍA
Auditora Operativa: María Eugenia Cortez Mejía.
4. DÍAS PRESUPUESTADOS
FASE I: Planificación 1
Semana FASE II: Ejecución 3
Semanas FASE III: Comunicación de Resultados 1
Semana
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 27/01/2015
Revisado por: F.S 27/01/2015
73
5. TALENTOS FINANCIEROS Y MATERIALES P3 2/5
Materiales
Alimentación
Movilización
6. ENFOQUE DE LA AUDITORÍA
6.1 COMPONENTES ESCOGIDOS PARA LA FASE DE EJECUCIÓN
El componente a ser evaluado es:
La Auditoría de Gestión a la Unidad Administrativa Financiera en el proceso de nómina y
distributivo de la Dirección Distrital parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana
Educación. La finalidad de la Auditoría de Gestión es detectar las deficiencias y errores
en la Administración de Talento Humano y emitir recomendaciones que permitirán
asegurar el grado de transparencia, eficacia, eficiencia y economía del Talento Humano de
la Dirección Distrital parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana Educación,
características importantes que ayudarán a la institución en la consecución de los
objetivos.
6.2 OBJETIVOS
6.2. Objetivo general
Establecer si la administración de Talento Humano proporciona seguridad razonable en
cuanto a la consecución de los objetivos relacionados con la eficacia, la eficiencia y
la economía de la gestión y cumplimiento de las disposiciones legales y demás normas
aplicables.
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 27/01/2015
Revisado por: F.S 27/01/2015
74
Objetivos específicos P3 3/5
Investigar si existen políticas y prácticas de administración del Talento
Humano que estén alineadas a la normativa legal vigente.
Revisar si se realizó una adecuada planificación del Talento Humano.
Analizar si la Dirección de Talentos Humanos efectuó el
reclutamiento y selección de personal de acuerdo con los requisitos
establecidos con base a las disposiciones legales, reglamentos y demás
normas existentes.
Comprobar si la Dirección de Talentos Humanos planificó y ejecutó un
Plan Anual de Capacitación Institucional acorde a las competencias de
cada área y/o servidor.
Confirmar si la Dirección de Talentos Humanos realiza la evaluación del
desempeño de las funciones de los servidores de la entidad que permita
determinar el grado de eficacia, eficiencia y vocación de servicio que
permitirán lograr los objetivos institucionales.
Verificar si existen índices o estadísticas de los ascensos, rotación y
movilidad del personal que labora en la entidad.
Examinar si se realizó un análisis de la descripción y valoración de los
puestos de trabajo.
ALCANCE
La Auditoría de Gestión a la Unidad Administrativa Financiera en el proceso de
nómina y distributivo de la Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la
Ecuatoriana Educación se efectuará por el período del 2015.
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 27/01/2015
Revisado por: F.S 27/01/2015
75
INDICADORES DE GESTIÓN P3 4/5
Al no existir suficientes parámetros que permitan evaluar al Talento humano se
aplicarán los siguientes indicadores:
Indicadores de Economía
Indicadores de Eficiencia
Indicadores de Eficacia
TRABAJO A REALIZAR EN LA FASE DE EJECUCIÓN
1.- Evaluación administrativa de la Dirección de Talentos Humanos.
Analice los puestos de acuerdo a los requisitos establecidos para el ingreso al servicio
público.
2.-Investigue si existen políticas y prácticas de administración del Talento Humano que
estén alineadas a la normativa legal vigente.
Revisar si se realizó una adecuada planificación del Talento Humano.
3.- Evaluar los procedimientos correspondientes proceso de reclutamiento y selección de
personal.
Determine la forma como se realizan los procedimientos para seleccionar al personal.
4. Compruebe si se planificó y ejecutó un Plan Anual de Capacitación Institucional.
Solicite el Plan Anual de Capacitación y determine el porcentaje de ejecución.
5. Evaluar los procedimientos correspondientes a la Evaluación del Desempeño.
Verifique la existencia de un mecanismo de evaluación del desempeño y los parámetros
de calificación.
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 27/01/2015
Revisado por: F.S 27/01/2015
76
P3 5/5
6. Verifique si existen índices o estadísticas de los ascensos, rotación y movilidad del
personal que labora en la entidad.
7. Evaluar los procedimientos correspondientes a los Ascensos de los Servidores
públicos.
Elabore y analice una hoja resumen de los ascensos efectuados en el 2011 y determine si
se aplica de acuerdo a las disposiciones legales.
8. Examine si se realizó un análisis de la descripción y valoración de los puestos de
trabajo. Solicite el manual de descripción, clasificación y valoración de puesto.
9. Aplicar los indicadores de gestión de: Economía, eficiencia y eficacia.
10. Elaborar una hoja de los hallazgos detectados durante la ejecución de la auditoría.
Ver Anexo 2 y Anexo 5
Ma. Eugenia Cortez Mejía
AUDITORA OPERATIVA
.
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 27/01/2015
Revisado por: F.S 27/01/2015
77
PROGRAMA DE TRABAJO FASE II: EJECUCIÓN PA/E 1/2
ENTIDAD: Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana
Educación.
PERÍODO: Auditoría de Gestión a la Unidad Administrativa Financiera en el proceso
de nómina y distributivo, por el período del 2015.
OBJETIVOS:
Evaluar y analizar los procedimientos relacionados con la administración del
Talento Humano.
Obtener evidencia suficiente, competente y relevante mediante la aplicación de
pruebas y procedimientos de auditoría.
Desarrollar los hallazgos que sustenten las conclusiones y recomendaciones.
PROGRAMA DE AUDITORÍA FASE II: EJECUCIÓN
Nº PROCEDIMIENTO REF. P/T RESPONSABL
E
FECHA 1 Realice la evaluación administrativa de la Unidad
de Talento Humano mediante el análisis del puesto
de acuerdo a los requisitos establecidos para el
ingreso al servicio público.
E1 1/4
M.E.C.M.
29/01/2014
2 Investigue si existen políticas y prácticas de
Administración de Talentos Humanos que
estén alineadas a la normativa legal vigente.
E2 1/1 M.E.C.M. 30/01/2014
3 Revise si se realizó una adecuada
Planificación del Talento Humano.
E3 1/1 M.E.C.M.
M.E.C.M.
02/02/2014
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 28/01/2015
Revisado por: F.S 28/01/2015
78
PA/E 2/2
4 Analice si se efectuó el proceso de
reclutamiento y selección de personal de
acuerdo con los requisitos establecidos con base
a las disposiciones legales, reglamentos y demás
normas existentes.
E4 1/1
M.E.C.M.
03/02/2014
5 Compruebe si se planificó y ejecutó un Plan
Anual de Capacitación Institucional acorde a las
competencias de cada área y/o servidor.
E5 1/1 M.E.C.M. 04/02/2014
6 Confirme si se realizó el proceso de
evaluación del desempeño de las funciones de
los servidores de la entidad que permita
determinar el grado de eficacia, eficiencia y
vocación de servicio que permitirán lograr los
objetivos institucionales.
E6 1/1
M.E.C.M.
05/02/2014
7 Verifique si existen índices o estadísticas de
los ascensos, rotación y movilidad del
personal que labora en la entidad.
E7 1/1
M.E.C.M.
06/02/2014
8 Examine si se realizó un análisis de la
descripción y valoración de los puestos de
trabajo.
E8 1/1
M.E.C.M.
07/02/2014
9 Aplique indicadores de gestión de economía,
eficiencia y eficacia.
E9 1/4 M.E.C.M. 09/02/014
10 Determine los hallazgos significativos y
elabore la Hoja de Hallazgos.
E10 1/7
M.E.C.M.
10/02/2014
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 28/01/2015
Revisado por: F.S 28/01/2015
79
Nº
REQUISITOS CUMPLE
SI NO 1 Ser mayor de 18 años y estar en el pleno ejercicio de los derechos previstos por la Constitución de la República y la Ley para el
desempeño de una función pública.
x
2 No encontrarse en interdicción civil, no ser el deudor al que se siga proceso de concurso de acreedores y no hallarse en de estado insolvencia fraudulenta declarada judicialmente.
x
3 No estar comprendido en alguna de las causales de prohibición para ejercer cargos públicos. x 4 Cumplir con los requerimientos de preparación académica y demás competencias exigibles previstas en la LOSEP y su Reglamento. x 5 Haber sufragado, cuando se tiene obligación de hacerlo, salvo las causas de excusa previstas en la Ley. x 6 No encontrarse en mora del pago de créditos establecidos a favor de entidades u organismos del sector público, a excepción de lo
establecido en el Art. 9 de la Ley Orgánica del Servicio Público.
x
7 Presentar la declaración patrimonial juramentada. x 8 Declaración de no encontrarse incurso en nepotismo, inhabilidades o prohibiciones previstas en la Constitución de la República y el
ordenamiento jurídico vigente.
x
9 Haber sido declarado triunfador en el concurso de méritos y oposición, salvo en los casos de las servidoras y servidores públicos de elección popular o de libre nombramiento y remoción.
x
COMENTARIO: La Ing. Carolina Santin cumple con todos los requisitos establecidos en el Art. 5 de la Ley Orgánica del Servicio Público para el ingreso al servicio público; no participó en el concurso de méritos y oposición debido a que ocupa un cargo de libre nombramiento y remoción y está
Excluida de la carrera del servicio público según lo señala el Art. 83 en el literal a.5 de la LOSEP. ≈
EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA DIRECCIÓN DE TALENTOS HUMANOS E1 1/4
REQUISITOS PARA EL INGRESO AL SERVICIO PÚBLICO
FUNCIONARIA: CAROLINA SANTIN JEFA DE TALENTO HUMANO.
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 29/01/2015
Revisado por: F.S 29/01/2015
80
Nº
REQUISITOS CUMPLE
SI NO 1 Ser mayor de 18 años y estar en el pleno ejercicio de los derechos previstos por la Constitución de la República y la Ley para el
desempeño de una función pública.
x
2 No encontrarse en interdicción civil, no ser el deudor al que se siga proceso de concurso de acreedores y no hallarse en de estado
insolvencia fraudulenta declarada judicialmente.
x
3 No estar comprendido en alguna de las causales de prohibición para ejercer cargos públicos. x
4 Cumplir con los requerimientos de preparación académica y demás competencias exigibles previstas en la LOSEP y su Reglamento.. x 5 Haber sufragado, cuando se tiene obligación de hacerlo, salvo las causas de excusa previstas en la Ley. x
6 No encontrarse en mora del pago de créditos establecidos a favor de entidades u organismos del sector público, a excepción de lo
establecido en el Art. 9 de la Ley Orgánica del Servicio Público.
x
7 Presentar la declaración patrimonial juramentada. x
8 Declaración de no encontrarse incurso en nepotismo, inhabilidades o prohibiciones previstas en la Constitución de la República y el ordenamiento jurídico vigente.
x
9 Haber sido declarado triunfador en el concurso de méritos y oposición, salvo en los casos de las servidoras y servidores públicos de elección popular o de libre nombramiento y remoción.
x
COMENTARIO: La Srta. Ana Cristina Parra cumple con los requisitos establecidos en el Art. 5 de la Ley Orgánica del Servicio Público para el ingreso al servicio público. ≈
REQUISITOS PARA EL INGRESO AL SERVICIO PÚBLICO E1 2/4
SERVIDOR: ANA CRISTINA PARRA, ANALISTA DE TALENTO HUMANO
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 29/01/2015
Revisado por: F.S 29/01/2015
81
Nº
REQUISITOS CUMPLE
SI NO 1 Ser mayor de 18 años y estar en el pleno ejercicio de los derechos previstos por la Constitución de la República y la Ley par a el
desempeño de una función pública.
x
2 No encontrarse en interdicción civil, no ser el deudor al que se siga proceso de concurso de acreedores y no hallarse en de esta do insolvencia fraudulenta declarada judicialmente.
x
3 No estar comprendido en alguna de las causales de prohibición para ejercer cargos públicos. x
4 Cumplir con los requerimientos de preparación académica y demás competencias exigibles previstas en la LOSEP y su Reglamento. x 5 Haber sufragado, cuando se tiene obligación de hacerlo, salvo las causas de excusa previstas en la Ley. x
6 No encontrarse en mora del pago de créditos establecidos a favor de entidades u organismos del sector público, a excepción de lo
establecido en el Art. 9 de la Ley Orgánica del Servicio Público.
x
7 Presentar la declaración patrimonial juramentada. x
8 Declaración de no encontrarse incurso en nepotismo, inhabilidades o prohibiciones previstas en la Constitución de la República y el
ordenamiento jurídico vigente.
x
9 Haber sido declarado triunfador en el concurso de méritos y oposición, salvo en los casos de las servidoras y servidores públicos de elección popular o de libre nombramiento y remoción.
x
COMENTARIO: La Srta. Gabriela Tirado cumple con los requisitos establecidos en el Art. 5 de la Ley Orgánica del Servicio Público para el ingreso al servicio público. ≈
E1 3/4
REQUISITOS PARA EL INGRESO AL SERVICIO PÚBLICO
SERVIDORA: GABRIELA TIRADO, ANALISTA DE TALENTO HUMANO
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 29/01/2015
Revisado por: F.S 29/01/2015
82
Nº
REQUISITOS CUMPLE
SI NO 1 Ser mayor de 18 años y estar en el pleno ejercicio de los derechos previstos por la Constitución de la República y la Ley par a el
desempeño de una función pública.
x
2 No encontrarse en interdicción civil, no ser el deudor al que se siga proceso de concurso de acreedores y no hallarse en e stado de insolvencia fraudulenta declarada judicialmente.
x
3 No estar comprendido en alguna de las causales de prohibición para ejercer cargos públicos. x 4 Cumplir con los requerimientos de preparación académica y demás competencias exigibles previstas en la LOSEP y su Reglamento. x 5 Haber sufragado, cuando se tiene obligación de hacerlo, salvo las causas de excusa previstas en la Ley. x 6 No encontrarse en mora del pago de créditos establecidos a favor de entidades u organismos del sector público, a excepción de lo
establecido en el Art. 9 de la Ley Orgánica del Servicio Público.
x
7 Presentar la declaración patrimonial juramentada. x 8 Declaración de no encontrarse incurso en nepotismo, inhabilidades o prohibiciones previstas en la Constitución de la República y el
ordenamiento jurídico vigente.
x
9 Haber sido declarado triunfador en el concurso de méritos y oposición, salvo en los casos de las servidoras y servidores públicos de elección popular o de libre nombramiento y remoción.
x
COMENTARIO: El Sr. Luis Centeno cumple con los requisitos establecidos en el Art. 5 de la Ley Orgánica del Servicio Público para el ingreso al servicio público excepto en el caso del ingreso por concurso de méritos y oposición ya que fue contratada el 1 de enero de 2013 bajo la modalidad de contrato de servicios ocasionales. ≈ ®
E1 4/4
REQUISITOS PARA EL INGRESO AL SERVICIO PÚBLICO
SERVIDOR: LUIS CENTENO, ANALISTA DE TALENTO HUMANO
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 29/01/2015
Revisado por: F.S 29/01/2015
83
E2 1/1
POLÍTICAS Y PRÁCTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE TALENTOS HUMANOS
No se establecieron políticas y prácticas para la administración de Talento humanos por
escrito, estas disposiciones fueron emitidas verbalmente por la Máxima Autoridad. * Ω
@
Se concluye que la gestión está alineado a la normativa vigente como son: La
Constitución de la República, el Reglamento Orgánico de Gestión Organizacional por
Procesos, la Ley Orgánica del Servicio Público y su Reglamento. Ω
La entidad no cuenta con un Código de Ética que rige la conducta de las servidoras
y servidores de la institución. ≈ Ω
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 30/01/2015
Revisado por: F.S 30/01/2015
84
E3 1/1
PLANIFICACIÓN DE TALENTOS HUMANOS
Se realizó una adecuada planificación del Talento humano para el período 2015,
considerando las necesidades de personal para el cumplimiento de los objetivos
estratégicos y la Norma Técnica del Subsistema de Planificación de Talento Humano del
Servicio Civil.
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 02/02/2015
Revisado por: F.S 02/02/2015
85
E4 1/1
PROCESO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL
Revisado el distributivo a la fecha actual del personal en el 2015, se evidenció que el
2.14% del personal se encuentra amparado con el Código de Trabajo; el 2.44% del
personal ingresó a la institución mediante contrato ocasional amparado bajo la
LOSEP; y, el 95.42% del personal está laborando bajo la modalidad de contrato y
nombramiento como docentes. ≈ Ω @
(Ministerio de Trabajo, 2010)
Por lo que se observó que la Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la
Ecuatoriana Educación no cumple con el Art. 58 de la Ley Orgánica del Servicio Civil
que dispone: “La contratación de personal ocasional no podrá sobrepasar el veinte por
ciento de la totalidad del personal de la entidad contratante…” Ø @
Sin embargo en el Art. 58 de la Ley Orgánica del Servicio Civil menciona que “se
exceptúa de este porcentaje a aquellas instituciones y organismos de reciente creación
que deban incorporar personal bajo esta modalidad. ≈
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 03/02/2015
Revisado por: F.S 03/02/2015
86
E5 1/1
PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE
CAPACITACIÓN INSTITUCIONAL
De la información proporcionada por la Unidad de Talento Humano, se evidenció que no
cumplieron con el proceso de planificación y aprobación del Plan Anual de
Capacitación para el 2015. @ ≈
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 04/02/2015
Revisado por: F.S 04/02/2015
87
E6 1/1
PROCESO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
El proceso de evaluación del desempeño de las servidoras y servidores de la Dirección
Distrital se efectuó en cumplimiento a la Ley Orgánica del Servicio Civil, a su
Reglamento General y a la Norma Técnica de Evaluación del Desempeño. Ver Anexo 1
Ω
Además se observó que los resultados de dichas evaluaciones fueron puestos en
conocimiento de la Máxima Autoridad de la Institución y posteriormente remitidos al
Ministerio de Relaciones Laborales. ≈
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 05/02/2015
Revisado por: F.S 05/02/2015
88
E7 1/1
PROCESO DE DESCRIPCIÓN, CLASIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE
PUESTOS
La institución no cuenta con un manual de descripción, clasificación y valoración de
puestos aprobado. Ω
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 06/02/2015
Revisado por: F.S 06/02/2015
89
E8 1/1
APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN INDICADORES DE
ECONOMÍA
Costo promedio de capacitación Ω
CPC Costo de capacitación
=
Nº total de personal capacitado
CPC 0.00
=
2.033
CPC = $ 0,00
Porcentaje de servidores capacitados Ω
PC =
Número de servidores capacitados x 100
Número total de Servidores por capacitar
PC 0 x 100
=
0
PC = 0.00%
Interpretación: El costo promedio de capacitación de cada uno de los servidores
públicos de la Dirección Distrital es de $ 0,00. Inicialmente se presupuestó el valor de $
264.620,00 para el plan de capacitación del año 2015 y a la fecha actual no se ha gastado,
el indicador muestra que el 0% de los servidores públicos que se planificó capacitar no se
han capacitado..
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 07/02/2015
Revisado por: F.S 07/02/2015
90
E9 1/4
INDICADORES DE EFICACIA
Eficacia en el gasto por la contratación del Talento humano frente al presupuesto
del 2015 Ω
GN Gasto de nómina
=
Presupuesto global
GN = 1.513.909,59 x 100
21.800.296,00
GN = 6,94%
Interpretación: El resultado obtenido nos indica que el gasto de nómina representa el
6,94% del presupuesto global de la institución. Por lo que se concluye en que el gasto
corriente es más alto que el gasto de inversión.
Porcentaje de servidores de nombramiento Ω
SN Número de servidores a nombramiento x 100
=
Número total de Servidores
SN 1853 x 100
= 2033
SN = 91,14%
Interpretación: Al aplicar este indicador se pudo determinar que el 91,14% de los
servidores de la Dirección Distrital tienen nombramiento.
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 09/01/2015
Revisado por: F.S 09/01/2015
91
E9 2/4
Porcentaje de servidores de contrato de servicios ocasionales Ω
SC Número de servidores a contrato de servicios ocasionales x 100
=
Número total de Servidores
SC 180 x 100
=
2033
SC = 8,85%
Interpretación: Al aplicar este indicador se pudo determinar que el 8,85% de los
servidores de la Dirección Distrital trabajan bajo la modalidad de contratos por servicios
ocasionales a pesar de que el Art. 58 de la Ley Orgánica del Servicio Civil que dispone:
“La contratación de personal ocasional no podrá sobrepasar el veinte por ciento de la
totalidad del personal de la entidad contratante…”:
Sin embargo en el Art. 58 de la Ley Orgánica del Servicio Civil menciona que “se
exceptúa de este porcentaje a aquellas instituciones y organismos de reciente creación
que deban incorporar personal bajo esta modalidad
Porcentaje de empleados amparados por el Código de Trabajo Ω
CT No. de empleados del Código. de Trabajo x 100
= Número total de Servidores
CT 45 x 100
=
2033
CT = 2,21%
Interpretación: Al aplicar este indicador se pudo determinar que el 2,21% de los
empleados de la Dirección Distrital se encuentran amparados por el Código de Trabajo.
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 09/02/2015
Revisado por: F.S 09/02/2015
92
E9 3/4
INDICADORES DE EFICIENCIA
Medir el porcentaje de los cursos de capacitación programados y ejecutados para el
2012. Ω
CE Número total de cursos ejecutados en el 2015 x 100
=
Número total de cursos programados para el 2015
CE =
00
00
CE =0,00%
Interpretación: Del resultado obtenido se concluye que no se cumplió con la
capacitación programada, ya que la entidad no consta con Plan de capacitación.
Porcentaje del costo mensual de servidores de nombramiento Ω
CN Costo mensual de servidores de nombramiento x 100
=
Valor total mensual de la nómina
CN =
1. 615.866,00
1.513.909.50
CN = 106,73%
Interpretación: El resultado obtenido muestra el porcentaje de costo mensual de los
servidores de nombramiento frente al valor total mensual de la nómina.
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 09/02/2015
Revisado por: F.S 09/02/2015
93
T
E9 4/4
Porcentaje del costo mensual de servidores de contrato de servicios ocasionales Ω
CC Costo mensual de servidores contrato de servicios ocasionales x 100
= Valor total mensual de la nómina
CC =
105011,00
1,513.909, 59
CC = 6,94%
Interpretación: El resultado obtenido muestra el porcentaje del costo mensual de los
servidores de contrato de servicios ocasionales frente al valor total mensual de la nómina.
Porcentaje del costo mensual de empleados amparados por el Código de Trabajo Ω
CC _ = Costo mensual de servidores Del Código de Trabajo x 100
Valor total mensual de la nómina
CCT = 24.419.81
1513.909,59
CCT = 1,61%
Interpretación: El resultado obtenido muestra el porcentaje de costo mensual de los
empleados amparados por el Código de trabajo frente al valor total mensual de la nómina.
Sustentado con evidencia.
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 09/02/2015
Revisado por: F.S 09/02/2015
94
E10 1/7
HOJA DE HALLAZGOS – INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS
REF.
P/T
Nº CONDICI
ÓN
CRITERIO CAUSA EFECTO CONCLUSIÓN RECOMENDACIÓN
CI 1/10
P2 1/4
E2 1/1
1 No existió un
Código de
Ética.
La Norma de Control
Interno 200-01 Integridad y
valores éticos, establece:
“La máxima autoridad de
cada entidad emitirá
formalmente las normas
propias del código de
ética, para contribuir al buen
uso de los Talentos públicos
y al combate a la
corrupción”.
Los constantes
cambios de las
Autoridades no
permitieron designar al
equipo encargado de la
elaboración del Código
de ética.
La inexistencia del
Código de Ética,
ocasionó que los
servidores de la
Institución no dispongan
de un referente de
conducta y compromiso
institucional que rija la
conducta del personal
orientando su integridad
y compromiso hacia la
consecución de los
objetivos institucionales
No existió un
Código de Ética,
ocasionando que
los servidores de la
Institución no
dispongan de un
referente de
conducta y
compromiso
institucional.
A la Dirección
Distrital:
- Ordenará a la Jefa de Talento
Humano la elaboración del
Código de Ética y emitirá mediante
resolución el Código de Ética
Institucional.
Al Analista Administrativo
Financiero
-Verificará la difusión del Código
de Ética y su aplicación en todas
las unidades
administrativas de la Dirección
distrital.
A la Jefa de
Talento Humano: -Elaborará el Código de Ética
Institucional.
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 10/02/2015
Revisado por: F.S 10/02/2015
95
E10 2/7
HOJA DE HALLAZGOS – POLÍTICAS Y PRÁCTICAS DE TALENTO HUMANO
REF. P/T Nº CONDICIÓN CRITERIO CAUSA EFECTO CONCLUSIÓN RECOMENDACIÓN CP1 2/4
CP1 3/4
P2 1/4
E2 1/1
2 No se
establecieron
políticas y
prácticas para la
Administración de
Talento humano.
La Norma de
Control Interno
200-03 Políticas y
prácticas de talento
humano estipula:
“El control interno
incluirá las
políticas y
prácticas necesarias
para
asegurar una
apropiada
planificación y
administración del
talento humano de la
institución, de
manera que se
garantice el
desarrollo
profesional y
asegure la
transparencia”.
La máxima autoridad
no
impartió en forma
clara y por escrito
medidas de control
para alcanzar un
grado razonable de
confianza en
relación a los
procesos relacionados
con el talento humano.
La Dirección Distrital
no cuenta con una
Manual de
procedimientos para
la ejecución de los
procesos de
planificación,
clasificación,
reclutamiento y
selección de personal,
capacitación, evaluación
del
desempeño y
promoción.
No se
establecieron
políticas y
prácticas para la
administración de
Talento humano por
escrito, estas
disposiciones fueron
emitidas
verbalmente por la
Máxima Autoridad
A la Dirección
Distrital:
-Aprobará el manual de
procedimientos para la
ejecución de cada uno de los
procesos integrantes de la
Administración de Talentos
Humanos
Al Analista Administrativo
Financiero:
- Velará por el
cumplimiento de cada uno
de los Procedimientos.
A la J e f a de
Talento Humano:
-Elaborará el manual de
procedimientos.
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 10/02/2015
Revisado por: F.S 10/02/2015
96
E10 3/7
HOJA DE HALLAZGOS – ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
REF. P/T Nº CONDICIÓN CRITERIO CAUSA EFECTO CONCLUSIÓN RECOMENDACIÓN CP1 1/4
CP1 2/4
3 La Dirección Distrital
no dispuso de
un
Estatuto Orgánico
de Gestión
Organizacional
Por Procesos,
actualizado.
La Norma de
Control Interno
200-04 Estructura
organizativa
determina: “La
máxima autoridad
debe crear una
estructura
organizativa que
atienda el
cumplimiento de su
misión y apoye
efectivamente el
logro de los
objetivos
organizacionales,
la realización de
los procesos, las
labores y la
aplicación de los
controles pertinentes”.
Los constantes
cambios de las
Autoridades no
permitieron realizar
una revisión y
reforma al Estatuto.
La desactualización
de este importante
instrumento legal no
permite que la
Institución cumpla
con la misión ni que
alcance eficientemente
los
objetivos estratégicos.
La Dirección Distrital
no dispuso de un
Estatuto
Orgánico de Gestión
Organizacional por
Procesos actualizado
que le permita cumplir
con la misión
institucional y apoye
efectivamente el
logro de los objetivos
estratégicos.
A la Dirección
Distrital:
- Aprobará las
modificaciones al
Estatuto Orgánico de
Gestión Organizacional por
Procesos.
A la Jefa de
Talento Humano:
-Elaborará un estudio de
actualización del Estatuto
Orgánico de
Gestión Organizacional
por Procesos, alineado a
la planificación
estratégica institucional
y considerando los fines y
objetivos contenidos en el
Decreto de creación.
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 10/02/2015
Revisado por: F.S 10/02/2015
97
E10 4/7
HOJA DE HALLAZGOS – MANUAL DE CLASIFICACIÓN DE PUESTOS
REF. P/T Nº CONDICIÓN CRITERIO CAUSA EFECTO CONCLUSIÓN RECOMENDACIÓN CI 4/10
P2 3/4
E8 1/1
4 No existió un
Manual de
Descripción,
Clasificación y
Valoración de
Puestos.
La Norma de
Control Interno
407-02 Manual de
clasificación de
puestos determina:
“Las unidades de
administración de
talento humano, de
acuerdo con el
ordenamiento
jurídico vigente y
las necesidades de la
institución,
formularán y
revisarán
periódicamente la
clasificación de
puestos, definiendo
los requisitos para
su desempeño y los
niveles de
remuneración”.
La Unidad de
Talento Humano no
elaboró el
manual de puestos
e incumplió el Art.
52 literal d y literal i
de la Ley
Orgánica del
Servicio Civil, el
Reglamento General
y con la Norma
Técnica del
Subsistema de
Clasificación de
Puestos.
La inexistencia del
Manual de
Descripción,
Clasificación y
Valoración de
Puestos, no permitió la
realización de
concursos de méritos y
oposición para
llenar las vacantes de la
institución.
La Unidad de
Talento Humano no
cumplió con la
normativa y no
Elaboró el Manual
de Descripción,
Clasificación y
Valoración de
Puestos dificultando
los procesos
de
reclutamiento,
selección y
evaluación del
personal.
A la Dirección
Distrital: -Aprobará el Manual de
Descripción, Clasificación
y
Valoración de Puestos.
Al Coordinador General
Administrativo Financiero:
-Realizará la difusión del
Manual de Puestos y
solicitará su publicación en
la
página web de la
Secretaría.
A la Jefa de
Talento Humano: -Revisará el proyecto de
Manual de Puestos, para
el trámite de aprobación
de las autoridades.
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 10/02/2015
Revisado por: F.S 10/02/2015
98
E10 5/7
HOJA DE HALLAZGOS – INCORPORACIÓN DE PERSONAL
REF. P/T Nº CONDICIÓN CRITERIO CAUSA EFECTO CONCLUSIÓN RECOMENDACIÓN E4 1/1 5 No se efectuaron
concursos de méritos
y
oposición, debido
a que en la
institución no existe
un Manual de
Descripción,
Clasificación y
Valoración de
Puestos aprobado.
La Norma de
Control Interno
407-03
Incorporación de
personal establece:
“Las unidades de
administración de
talento humano
seleccionarán al
personal, tomando
en cuenta los
requisitos exigidos
en el manual de
clasificación de
puestos y
considerando los
impedimentos legales
y éticos para
su
desempeño”.
La Unidad de
Talento Humano no
elaboró el
Manual de
Descripción,
Clasificación y
Valoración de
Puestos.
Al no existir el
Manual de Puesto no se
efectuaron
concursos de méritos
y oposición,
ocasionando que el
mayor porcentaje de
servidores están
trabajando bajo la
modalidad de
contrato de servicios
ocasionales
incumpliendo el Art.
58 de la Ley
Orgánica del
Servicio Civil.
La Dirección
Distrital incumplió la
Ley Orgánica
del Servicio Civil,
no dispuso de un
Manual de
Descripción,
Clasificación y
Valoración de
Puestos aprobado, no
se pudo
convocar a
concursos de
méritos y
oposición y el
mayor porcentaje
de servidores están
trabajando bajo la
modalidad de
contrato de
servicios
ocasionales.
A la Jefa de
Talento Humano: -Una vez aprobado el
Manual de
Descripción, Clasificación
y Valoración de
Puestos, convocar a
concursos de méritos y
oposición para cubrir las
vacantes y así
evitar el
incumplimiento de la
Ley Orgánica del
Servicio Civil.
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 10/02/2015
Revisado por: F.S 10/02/2015
99
E10 6/7
HOJA DE HALLAZGOS – ROTACIÓN DE PERSONAL
REF. P/T Nº CONDICIÓN CRITERIO CAUSA EFECTO CONCLUSIÓN RECOMENDACIÓN E7 1/1 6 La rotación de
funciones no es
aplicable, porque
cada servidor
Realiza las
actividades
establecidas en el
contrato.
La Norma de
Control Interno
407-07 Rotación
de personal,
establece: “Las
unidades de
administración de
talento humano y
los directivos de la
entidad, establecerán
acciones orientadas a
la
rotación de las
servidoras y
servidores, para
ampliar sus
conocimientos y
experiencias,
fortalecer la gestión
institucional…”.
La Jefa de Talento
Humano manifestó
que la rotación de
funciones no es
aplicable porque la
mayoría de
servidoras y
Servidores que
laboran en la
Dirección Distrital
están bajo la
modalidad de
contratos de
servicios ocasionales.
El incumplimiento
de esta norma no
permitió ampliar los
conocimientos y
experiencias de las
servidoras y servidores,
ocasionó la existencia
de personal
indispensable, aumento
del riesgo de errores,
deficiencias
administrativas e
inclusive la utilización
indebida de Talentos.
La Unidad de
Talento Humano no
cumplió con lo
que establece la
norma
ocasionando la
existencia de
personal
indispensable,
aumento del riesgo de
errores y deficiencias
Administrativas.
A la Jefa de
Talento Humano:
-Implementará el
proceso de rotación de
personal para ampliar
los conocimientos y
experiencias de los
servidores, evitar la
existencia de personal
indispensable y fortalecer
la gestión institucional.
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 10/02/2015
Revisado por: F.S 10/02/2015
100
E10 7/7
HOJA DE HALLAZGOS – INFORMACIÓN ACTUALIZADA DEL PERSONAL
REF. P/T Nº CONDICIÓN CRITERIO CAUSA EFECTO CONCLUSIÓN RECOMENDACIÓN E7 1/1 7 Inexistencia de
expedientes de
personal
completos.
La Norma de
Control Interno
407-10
Información
actualizada del
personal,
determina: “La
unidad de
administración de
talento humano será
responsable del
control de los
expedientes de las
servidoras y
servidores de la
entidad, de su
clasificación y
actualización”.
La Unidad de
Talento Humano no
ha generado su
propia base de
datos y estadísticas
de los expedientes del
personal.
Al no existir
expedientes de personal
actualizados y
Estadísticas ocasionó
que las Máximas
Autoridades de la
entidad no puedan
contar con información
veraz y oportuna para
la toma de decisiones.
La Unidad de
Talento Humano no
mantuvo actualizados
los
expedientes del
personal y no
realizó las
estadísticas de la
información
relacionada con el
ingreso, evaluaciones,
ascensos,
promociones y el
retiro de las
servidoras y
servidores de la
Institución.
A la Jefa de
Talento Humano:
-Generará una base de
datos en la que incluirá
la información
completa de los
expedientes del personal.
- Realizará estadísticas
de la información
relacionada con el
ingreso, evaluaciones,
ascensos, promociones y
el retiro de las servidoras
y servidores de la
Institución.
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 10/02/2015
Revisado por: F.S 10/02/2015
101
PA/CR 1/1
PROGRAMA DE TRABAJO
FASE III: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
ENTIDAD: Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana
Educación.
PERÍODO: Auditoría de Gestión a la Unidad Administrativa Financiera en el
proceso de nómina y distributivo de la Dirección Distrital Parroquias Urbanas
Chillogallo a la Ecuatoriana Educación, por el período del 2015.
OBJETIVOS:
Emitir las respectivas conclusiones y recomendaciones en el informe de auditoría.
Comunicar los resultados de la Auditoría de Gestión a la Máxima Autoridad.
PROGRAMA DE AUDITORÍA
FASE III: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
Nº PROCEDIMIENTO REF. P/T RESPONSABL
E
FECHA 1 Redacte el informe de Auditoría de Gestión a la
Unidad de Talento Humano.
M.E.C.M. 12/02/2015
2 Realice la comunicación de resultados
mediante una conferencia final con todos los
servidores auditados.
M.E.C.M. 16/02/2015
3 Remita el informe de auditoría a la Máxima
Autoridad de la Institución.
M.E.C.M. 16/02/2015
INICIALE
S
FECHA
Elaborado por: M.E.C.M 11/02/2015
Revisado por: F.S 11/02/2015
102
INFORME
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
FINANCIERA EN EL PROCESO DE NOMINA Y DISTRIBUTIVO DE L
DIRECCIÓN DISTRITAL PARROQUIAS URBANAS CHILLOGALLO A LA
ECUATORIANA EDUCACIÓN
103
Quito 12 de febrero del 2015
Doctor
Edwin Beltrán Beltrán
DIRECCIÓN DISTRITAL PARROQUIAS URBANAS CHILLOGALLO ALA
ECUATORIANA EDUCACIÓN
Presente.-
Se ha realizado la Auditoría de Gestión a la Unidad Administrativa Financiera en el
proceso de nómina y distributivo de la Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo
a la Ecuatoriana Educación, por el período del 2015.
La auditoría de gestión se efectuó de acuerdo a las Normas Ecuatorianas de Auditoría
Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren
que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la
información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de
carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan
ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes,
políticas y demás normas aplicables. La información, actividades y procesos ejecutados
son de responsabilidad de la administración de la Dirección Distrital. La responsabilidad
es la de expresar una opinión sobre si la información, actividades y procesos presentados
y desarrollados se los realiza y ejecuta de manera adecuada con base a la auditoría.
Se evaluó el componente de Talento Humano, a través de cuestionarios y entrevistas
con el personal, revisión y evaluación de documentos, archivos, actividades y procesos
seleccionados. Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se
encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan
en el presente informe.
Atentamente,
Ma. Eugenia Cortez
AUDITORIA OPERATIVA
104
CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo de la evaluación
La Auditoría de Gestión a la Unidad Administrativa Financiera en el proceso de nómina y
distributivo de la Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana
Educación, se realizó en cumplimiento de la Orden de Trabajo OFICIO NO. 794
DD17D07-2015, suscrita por el Director Distrital.
Objetivo de la evaluación
Establecer si la Unidad de Talento Humano proporciona seguridad razonable en cuanto a
la consecución de los objetivos relacionados con la economía, eficacia y la eficiencia de
la gestión y el cumplimiento de las disposiciones legales y demás normas aplicables.
Alcance de la evaluación
La Auditoría de Gestión a la Unidad Administrativa Financiera en el proceso de nómina y
distributivo de la Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana
Educación se efectuó por el período comprendido entre el 1 de julio y el 31 de Diciembre
de 2014 y no incluyó el análisis de la propiedad, legalidad y veracidad de las operaciones
administrativas y financieras.
Base legal
La Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana Educación,
creada por el Gobierno Nacional, mediante Acuerdo No. 052-12 de 25 de enero de 2012,
decreta:
“Crear, dentro de la jurisdicción dela Subsecretaría de Educación del Distrito de
Quito, El Distrito Educativo Intercultural y bilingüe “Chillogallo, Guamaní,
Quitumbe, Turubamba, La Ecuatoriana”, ubicado en el cantón Quito, provincia de
Pichincha, con la estructura orgánica, atribuciones y responsabilidades
determinadas en el Estatuto Orgánico de gestión Organizacional por procesos del
Ministerio de Educación, expedido con Acuerdo Ministerial 020 del 25 de enero de
2012, y con competencia en la circunscripción territorial definida por la Secretaría
105
Nacional de Planificación y Desarrollo mediante Oficio No. SENPLADES-SGDE-
2011-0106 del 7 de junio de 2011. Su sede estará situada en el cantón Quito”
Estructura orgánica
Mediante Acuerdo 020 de 25 de enero de 2012, se emite la estructura orgánica tanto del
Ministerio de Educación, la Subsecretaría de Educación y de la Dirección Distrital
Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana Educación:
106
107
Organización por Procesos
Estatuto Orgánico de Expedición por Procesos del MinEduc en el Título V de la Estructura
por procesos del Ministerio de Educación en el Art. 12.- Estructura por Procesos alineada a
la Misión.- El Ministerio de Educación para el cumplimiento de su misión y
responsabilidades, desarrolla los siguientes procesos internos:
1. Procesos Gobernantes
1.1. Direccionamiento Estratégico
1.1.1. Generación de políticas educativas
1.1 2. Procesos Sustantivos
1.2. Fundamentos Educativos
1.2.1 Currículo
1.2.2 Investigación Educativa
1.2.3. Estándares Educativos
2.2 Calidad y equidad educativa
2.2.1 Mejoramiento Pedagógico
2.2.2. Tecnologías para la Educación
2.2.3. Educación para la Democracia y el Buen Vivir
2.3. Desarrollo Profesional Educativo
2.3.1. Carrera Profesional Educativa
2.3.2. Formación Inicial e Inducción Profesional
2.3.3. Formación Continua
2.4. Educación Intercultural Bilingüe
2.4.1. Educación Intercultural Bilingüe
2.5. Coordinación Educativa
2.5.1. Educación Inicial Básica
2.5.2. Bachillerato
2.5.3. Educación Especial e Inclusiva
2.5.4. Educación para personas con Escolaridad Inconclusa
2.6. Administración Escolar
2.6.1. Gestión de Riesgos
2.6.2. Infraestructura Física
2.6.3. Talentos educativos
108
2.6.4. Operaciones y Logística
2.7. Apoyo, Seguimiento y Regulación de la Educación
2.7.1. Asesoría a la Gestión Educativa
2.7.2. Auditoria a la Gestión Educativa
2.7.3. Regulación de la Educación
Objetivos de la institución
De acuerdo al Estatuto Orgánico de Gestión por Procesos, los principales objetivos
estratégicos de la institución son:
1. Estandarizar los procesos de Atención Ciudadana en la Dirección Distrital.
2. Incrementar la satisfacción del usuario en los procesos de Atención Ciudadana.
3. Disminuir las quejas ciudadanas en la Dirección Distrital.
4. Disminuir los plazos de entrega de los servicios solicitados.
Monto de Talentos examinados
No aplica por el alcance y naturaleza de la evaluación ejecutada.
Indicadores utilizados
Durante la ejecución de la auditoria se aplicaron los siguientes indicadores:
Indicadores de economía
Indicadores de Eficiencia
Indicadores de Eficacia
109
CAPÍTULO II
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN
No existió un Código de Ética Institucional
La entidad no dispuso de un Código de Ética que rija la conducta del personal orientando
su integridad y compromiso hacia la consecución de los objetivos estratégicos
institucionales, cualidades que no se consideraron en los procesos de reclutamiento,
selección y en los sistemas de evaluación de personal.
Lo comentado se debió a que no se establecieron por escrito, políticas y lineamientos
específicos para crear una cultura organizacional favorable al control interno y valores
éticos; al respecto la Norma de Control Interno 200-01 determina: “La máxima autoridad
de cada entidad emitirá formalmente las normas propias del código de ética, para
contribuir al buen uso de los Talentos públicos y al combate a la corrupción”.
Conclusión
No existió un Código de Ética, ocasionando que los servidores de la institución no
dispongan de un referente de conducta y compromiso institucional.
Recomendaciones
A la Dirección Distrital
1. Ordenará a la Jefa de Talento Humano la elaboración del Código de Ética y
emitirá mediante resolución el Código de Ética Institucional, el cual
contendrá entre otros aspectos, la definición de lo valores éticos generales y
específicos relacionados con la gestión de la Dirección Distrital, el buen uso de
los Talentos y el combate a la corrupción.
Al Analista Administrativo - Financiero
2. Verificará la difusión del Código de Ética y su aplicación en todas las unidades
administrativas de la Dirección Distrital a nivel nacional.
110
A la Jefa de Talento Humano
3. Elaborará el Código de Ética con la participación y socialización de las servidoras
y los servidores de la Dirección Distrital, documento que contendrá entre otros
aspectos, principios y valores éticos generales y específicos relacionados con la
misión y visión de la Dirección Distrital, el buen uso de los Talentos públicos y el
combate a la corrupción.
4. Presentará al Analista Distrital Administrativo – Financiero, el Código de Ética
para su revisión.
5. Realizará talleres de motivación y sensibilización del Código de Ética y
verificará su aplicación en todas las etapas como son: de reclutamiento,
selección, inducción, ejecución y evaluación de desempeño.
No se establecieron políticas y prácticas para la administración del Talento humano
La máxima autoridad no impartió en forma clara y por escrito medidas de control para
alcanzar un grado razonable de confianza en relación a los procesos relacionados con el
talento humano.
La Dirección Distrital no cuenta con una Manual de procedimientos para la ejecución de
los procesos de planificación, clasificación, reclutamiento y selección de personal,
capacitación, evaluación del desempeño y promoción.
Al respecto la Norma de Control Interno 200-03 Políticas y prácticas de talento humano
estipula: “El control interno incluirá las políticas y prácticas necesarias para asegurar
una apropiada planificación y administración del talento humano de la institución, de
manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y
vocación de servicio”.
Conclusión
No se establecieron políticas y prácticas para la administración de Talento humano por
escrito, estas disposiciones fueron emitidas verbalmente por la Máxima Autoridad.
111
Recomendaciones
A la Dirección Distrital
7. Aprobará el manual de procedimientos para la ejecución de cada uno de los
procesos integrantes de la Unidad de Talento Humano.
Al Analista Distrital Administrativo Financiero
8. Velará por el cumplimiento de cada uno de los procedimientos.
A la Jefa de Talento Humano
9. Elaborará el manual de procedimientos en concordancia con la normativa vigente
e incluirá cada uno de los procesos de Administración de Talento Humano.
La Dirección Distrital no dispuso de un Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos, actualizado.
Los constantes cambios de las Autoridades no permitieron realizar una revisión y
reforma al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos; la
desactualización de este importante instrumento legal no permite que la institución
cumpla con la misión ni que alcance eficientemente los objetivos estratégicos.
Conclusión
La Dirección Distrital no dispuso de un Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por
Procesos actualizado que le permita cumplir con la misión institucional y apoye
efectivamente el logro de los objetivos estratégicos.
Recomendaciones
A la Dirección Distrital
10. Dispondrá a la Jefa de Talento Humano la revisión y actualización del
Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos.
112
A la Jefa de Talento Humano
11. Elaborará un estudio de actualización del Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos, alineado a la planificación estratégica institucional
y considerando los fines y objetivos contenidos en el Decreto de creación.
Inexistencia del manual de Descripción Clasificación y Valoración
La Unidad de Talento Humano no elaboró el manual de puestos incumpliendo los
literales d) e i) del Art. 52 de la Ley Orgánica del Servicio Público, el Reglamento
General y con la Norma Técnica del Subsistema de Clasificación de Puestos.
La inexistencia del Manual de Descripción, Clasificación y Valoración de Puestos, no
permitió la realización de concursos de méritos y oposición para llenar las vacantes de la
institución.
Conclusión
La Unidad de Talento Humano no cumplió con la normativa y no elaboró el Manual de
Descripción, Clasificación y Valoración de Puestos dificultando los procesos de
reclutamiento, selección y evaluación del personal.
Recomendaciones
A la Dirección Distrital
12. Dispondrá a la Jefa de Talento Humano la elaboración del Manual de
Descripción, Clasificación y Valoración de Puestos para ser aprobado por el
Ministerio de Relaciones Laborales.
Al Analista Distrital Administrativo Financiero
13. Realizará la difusión del Manual de Descripción, Clasificación y Valoración de
Puestos y solicitará su publicación en la página web de la Dirección Distrital.
A la Jefa de Talento Humano
14. Revisará el proyecto de Manual de Descripción, Clasificación y Valoración de
Puestos, y lo presentará para el trámite de aprobación de las autoridades.
113
No se efectuaron Concursos de Méritos y Oposición
En el período del examen de auditoría no se efectuaron concursos de méritos y
oposición, debido a que en la institución no existe un manual de descripción,
clasificación y valoración de puestos aprobado. La Jefa de Talento Humano manifestó
que el manual de puestos se encuentra en proceso de elaboración.
Revisado el distributivo de personal al 31 de diciembre de 2014, se evidenció que el
2.14% del personal se encuentra amparado con el Código de Trabajo; el 2.44% del
personal ingresó a la institución mediante contrato ocasional amparado bajo la
LOSEP; y, el 95.42% del personal está laborando bajo la modalidad de contrato y
nombramiento como docentes.
Por lo que se observó que la Dirección Distrital no cumple con el Art. 58 de la Ley
Orgánica del Servicio Civil que manifiesta: “La contratación de personal ocasional no
podrá sobrepasar el veinte por ciento de la totalidad del personal de la entidad
contratante…”
Sin embargo en el Art. 58 de la Ley Orgánica del Servicio Civil menciona que “se
exceptúa de este porcentaje a aquellas instituciones y organismos de reciente creación
que deban incorporar personal bajo esta modalidad”
Al no existir el Manual de Puesto no se efectuaron concursos de méritos y oposición,
ocasionando que el mayor porcentaje de servidores estén trabajando bajo la modalidad de
contrato de servicios ocasionales.
Conclusión
La Dirección Distrital incumplió la Ley Orgánica del Servicio Civil, no dispuso de un
Manual de Descripción, Clasificación y Valoración de Puestos aprobado, no se pudo
convocar a concursos de méritos y oposición y el mayor porcentaje de servidores están
trabajando bajo la modalidad de contrato de servicios ocasionales.
Recomendaciones
A la Jefa de Talento Humano
15. Una vez aprobado el Manual de Descripción, Clasificación y Valoración de
Puestos, convocará a concursos de méritos y oposición para cubrir las vacantes y
así evitar el incumplimiento de la Ley Orgánica del Servicio Civil.
114
Falta aplicación del Proceso de Rotación de Personal
La Jefa de Talentos Humanos manifestó que la rotación de funciones no es aplicable
porque la mayoría de servidoras y servidores que laboran en la Dirección Distrital
están bajo la modalidad de contratos de servicios ocasionales. El incumplimiento de esta
norma no permitió ampliar los conocimientos y experiencias de las servidoras y
servidores, ocasionó la existencia de personal indispensable, aumento del riesgo de
errores, deficiencias administrativas e inclusive la utilización indebida de Talento.
Conclusión
La Unidad de Talento Humano no cumplió con lo que establece la norma
ocasionando la existencia de personal indispensable, aumento del riesgo de errores y
deficiencias administrativas.
Recomendación
A la Jefa de Talento Humano
16. Implementará el proceso de rotación de personal para ampliar los
conocimientos y experiencias de los servidores, evitar la existencia de personal
indispensable y fortalecer la gestión institucional.
Inexistencia de expedientes de personal completos.
La Jefa de Talento Humano no ha generado su propia base de datos y estadísticas de
los expedientes del personal.
La Jefa de Talento Humano manifestó que las promociones y ascensos de las servidoras
y servidores de la institución se realizaron en cumplimiento a la normativa vigente;
pero en lo que respecta a los índices o estadísticas, de este proceso y de la movilidad del
personal informó que aún no disponen de dicha información.
Al no existir expedientes de personal actualizados y estadísticas ocasionó que las
Máximas Autoridades de la entidad no puedan contar con información veraz y oportuna
para la toma de decisiones.
Conclusión
115
La Unidad de Talento Humano no mantuvo actualizados los expedientes del personal y
no realizó las estadísticas de la información relacionada con el ingreso, evaluaciones,
ascensos, promociones y el retiro de las servidoras y servidores de la Institución.
Recomendaciones
A la Jefa de Talento Humano
17. Generará una base de datos en la que incluirá la información completa de los
expedientes del personal.
18. Realizará estadísticas de la información relacionada con el ingreso, evaluaciones,
ascensos, promociones y el retiro de las servidoras y servidores de la Institución.
Atentamente,
Ma. Eugenia Cortez
AUDITORA OPERATIVA
116
5 CAPÍTULO: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Una vez concluida la presente investigación sobre “Auditoría de Gestión a la Unidad
Administrativa Financiera en el proceso de Nomina y Distributivo de la Dirección Distrital
Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana Educación, que comprendió el estudio de
los aspectos generales de la institución auditada, el marco conceptual de la auditoría, las
especificaciones la auditoría de gestión, la auditoría de gestión de Talento humano y un
caso práctico de auditoría de gestión a la administración de Talento humano; en lo cual
se estima que se han cumplido las metas y objetivos propuestos, llegando a las siguientes
conclusiones y recomendaciones.
CONCLUSIONES
1. La Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana Educación,
no cuenta con un análisis FODA que permita identificar los factores internos y
externos que influyen favorable y desfavorablemente en su gestión.
2. No existe un Manual de Procedimientos para la ejecución de los procesos de
planificación, clasificación, reclutamiento y selección de personal,
capacitación, evaluación del desempeño y promoción; dificultando el normal
desempeño de cada uno de los procesos de la Unidad de Talento Humano.
3. El Reglamento Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, se encuentra
desactualizado, lo que dificulta que la Dirección Distrital cumpla con la misión y
alcance efectivamente los objetivos estratégicos.
4. No existió un Código de Ética, lo que ocasionó que los servidores no dispongan de
un referente de conducta y compromiso institucional.
5. La Unidad de Talento Humano no cumplió con la normativa y no elaboró el
Manual de Descripción, Clasificación y Valoración de Puestos dificultando los
procesos de reclutamiento, selección y evaluación del personal.
6. La Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la Ecuatoriana Educación
incumplió la Ley Orgánica del Servicio Civil y su Reglamento, al exceder el límite
establecido para contratar personal bajo la modalidad de servicios ocasionales.
7. Falta de organización y actualización de los expedientes de personal, lo que
ocasiona que no se disponga de información veraz y oportuna para la toma de
117
decisiones en materia de contratación de personal.
8. El estudio realizado en la presente tesis, mediante la aplicación de la Auditoría de
Gestión a la Unidad Administrativa Financiera en el proceso de nómina y
distributivo de la Dirección Distrital Parroquias Urbanas Chillogallo a la
Ecuatoriana Educación, permitió evaluar el grado de cumplimiento de las leyes y
el conjunto de políticas y prácticas que emplea la Unidad de Talento Humano,
por lo que se concluye que no se cumple con lo que establece la Ley Orgánica
del Servicio Público y su Reglamento y no se establecieron políticas y prácticas
para la Administración del Talento Humano, estas deficiencias muestran un
bajo nivel de gestión en la administración de Talento humano afectando al
desarrollo institucional y ocasionando insatisfacción en las servidoras y servidores
de la Dirección Distrital.
118
RECOMENDACIONES
1. Elaborar un análisis FODA Institucional que permita identificar los factores
internos y externos que limitan actualmente la consecución de los objetivos
estratégicos de la Dirección Distrital.
2. Elaborar el Manual de Procedimientos para la ejecución de cada uno de los
procesos integrantes de la Unidad de Talento Humano.
3. Revisar y actualizar el Reglamento Orgánico de Gestión Organizacional por
Procesos, para el logro efectivo de los objetivos estratégicos.
4. Elaborará el Código de Ética Institucional, el cual contendrá entre otros
aspectos, la definición de lo valores éticos generales y específicos relacionados
con la gestión de la Dirección Distrital, el buen uso de los Talentos públicos y el
combate a la corrupción.
5. Elaborar el Manual de Descripción, Clasificación y Valoración de
Puestos, en cumplimiento con la normativa emitida por el Ministerio de
Relaciones Laborales.
6. Cumplir con lo que determina la Ley Orgánica del Servicio Civil y su
Reglamento en materia de contratación de personal y convocar a concursos de
méritos y oposición para llenar las vacantes.
7. Organizar y actualizar los expedientes de personal, para lograr que estos
documentos se encuentren debidamente archivados y permita obtener
información veraz y oportuna para la toma de decisiones.
8. Como resultado del estudio realizado en la presente tesis, se recomienda cumplir
con las leyes emitidas en el sector público para la Administración del Talento
Humano, establecer políticas y prácticas adecuadas para la ejecución de los
procesos integrantes de la Administración del Talento Humano Institucional, lo
que permitirá corregir estas debilidades y lograr un eficiente nivel de gestión en la
administración de Talentos humanos y en el desarrollo institucional.
119
BIBLIOGRAFÍA
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http://www.slideshare.net/jcfdezmx2/analisis-foda-presentation
121
ANEXOS
122
ANEXO A: Evaluación de Desempeño
123
ANEXO B: Tabulación de Indicadores
Versión: 3.0
Página 3 de 14
DIRECCIÓN DISTRITAL NO.
MES Y AÑO: ene-15
TRÁMITEUNIDAD
EJECUTORA
CANTI
DAD
ENTRE
CANTIDA
D
SOLICITA
PLAZO
ESTABLEC
IDO
PLAZ
O DE
ENTR
EFICACIA (CANTIDAD TRÁMITES
CUMPLIDOS / TOTAL TRÁMITES
SOLICITADOS) X 100
EFICIENCIA (# DÍAS ESTABLECIDOS/# DÍAS
REALES DE ENTREGA) X 100
RECON. DE ESTUDIOS EN EL EXTERIOR APOYO Y SEGUIMIENTO 35 35 8 2 100 400
MATRÍCULA EXCEPCIONAL APOYO Y SEGUIMIENTO 0 0 15 #¡DIV/0! #¡DIV/0!
TRASLADO DE ESTUDIANTES APOYO Y SEGUIMIENTO 29 29 2 1 100 200APLICACIÓN DE GESTIÓN DE EXCEPCIONES DE SISTEMA
SIGEEAPOYO Y SEGUIMIENTO 0 0 2 0 #¡DIV/0! #¡DIV/0!
REFRENDACIÓN DE ACTAS DE GRADO ATENCIÓN CIUDADANA 6 6 4 2 100 200
DUPLICADO Y REFRENDACIÓN DE TÍTULOS ATENCIÓN CIUDADANA 27 28 4 4 96,42857143 100RECTIFICACIÓN DE NOMBRES Y/O APELLIDOS EN
DOCUMENTOS OFICIALES ATENCIÓN CIUDADANA 7 7 4 2 100 200
LEGALIZACIÓN DE TÍTULOS Y DOCUMENTACIÓN PARA
EL EXTERIOR ATENCIÓN CIUDADANA 8 8 3 1 100 300
MANEJO BÁSICO DE SIGEE ,SIME, TICKETS Y AMIE ATENCIÓN CIUDADANA 20 20 1 1 100 100PERMISOS DE CREACIÓN, RENOVACIÓN, CAMBIO DE
DOMICILIOPLANIFICACIÓN 5 23 20 20 21,73913043 100
REPOSICIÓN/INCREMENTO Y REUBICACIÓN DE
DOCENTESPLANIFICACIÓN 150 152 5 5 98,68421053 100
PERMISOS DE FUNCIONAMIENTO DE INSTITUCIONES
EDUCATIVASPLANIFICACIÓN 0 0 20 0 #¡DIV/0! #¡DIV/0!
CERTIFICADO DE TIEMPO DE SERVICIO TALENTO HUMANO 0 0 2 2 #¡DIV/0! 100
CERTIFICADO DE NO HABER SIDO SANCIONADO TALENTO HUMANO 3 3 2 2 100 100CERTIFICADO DE NO ESTAR INMERSO EN SUMARIO
ADMINISTRATIVO TALENTO HUMANO 0 0 2 2 #¡DIV/0! 100
SOLICITUD DE VACACIONES TALENTO HUMANO 7 7 2 2 100 100
SOLICITUD DE PERMISOS Y LICENCIAS TALENTO HUMANO 58 58 2 2 100 100
RENUNCIAS TALENTO HUMANO 15 15 2 2 100 100
TERNAS TALENTO HUMANO 0 0 2 2 #¡DIV/0! 100
CERTIFICADO DE SIPROFEDESARROLLO
PROFESIONAL/TTHH 0 0 2 2 #¡DIV/0! 100
RATIFICACIÓN DE AUTORIDADES DEL CONSEJO
EJECUTIVO ASESORÍA JURÍDICA 3 3 5 5 100 100
ASIGNACIÓN DE RECURSOS FINANCIERO 6 6 10 6 100 166,6666667
CERTIFICADO DE REMUNERACIONES FINANCIERO 2 2 1 1 100 100
PARTICIPACIÓN ESTUDIANTIL COORD. ED. - APOYO Y
SEGUIMIENTO 3 3 1 1 100 100
CONCURSOS, PRESENTACIONES, PARTICIPACIONES Y
DESFILES
COORD. ED. - APOYO Y
SEGUIMIENTO 1 1 4 6 100 66,66666667
GESTIÓN TALENTO HUMANO JEFE DISTRITAL TTHH 4 5 5 6 80 83,33333333
GESTIÓN DE TICS (SOPORTE TÉCNICO) RESPONSABLE DE TICS 26 26 1 1 100 100GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA (PROVISIÓN DE
SUMINISTROS - 3 HORAS)
ANALISTA
ADMINISTRATIVO 8 8 3 3 100 100
GSTIÓN DE INFRAESTRUCTURA (MANTENIMIENTO Y
REPARACIÓN - 3 DÍAS)
ANALISTA
ADMINISTRATIVO 2 2 3 3 100 100
GESTIÓN FINANCIERA ANALISTA FINANCIERO 28 28 2 2 100 100
OTRO: #¡DIV/0! #¡DIV/0!
MINISTERIO DE EDUCACIÓN FORMATO DE TABULACIÓN CON
INDICADORES
FORMATO DE TABULACIÓN
INDICADORES
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ANEXO C: Manual de Calidad
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ANEXO D: Manuel de Sistema de Gestión
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ANEXO E: Medición, análisis y mejora de procesos
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