universidad catÓlica de cuenca unidad acadÉmica de...
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UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA
UNIDAD ACADÉMICA DE ADMINISTRACIÓN
CARRERA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
DISEÑO DE MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS BASADO EN EL MÉTODO ABC EN LA FERRETERÍA FERRIMAG DEL CANTÓN LA
TRONCAL
TRABAJO DE GRADUACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE:
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
NOMBRE DEL ESTUDIANTE:
MARIA FRANCISCA REMACHE CORAIZACA
Director:
LCDO. JOHNNY HERNÁN URGILES VICUÑA, MGS.
Año 2017
I
DECLARACIÓN
Yo, Maria Francisca Remache Coraizaca, declaro bajo juramento que el trabajo
aquí descrito es de mi autoría; que no ha sido previamente presentado para ningún
grado o calificación profesional; y, que he consultado las referencias bibliográficas que
se incluyen en este documento.
_________________________________________
Maria Francisca Remache Coraizaca
II
CERTIFICACIÓN
Certifico que el presente trabajo fue desarrollado por Maria Francisca Remache
Coraizaca, bajo mi supervisión.
_____________________________
LCDO. JOHNNY URGILÉS VICUÑA, MGS.
DIRECTOR
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA
III
DEDICATORIA
El presente estudio de caso es dedicado a Dios, por haberme permito nacer bajo la
tutela de una hermosa familia, llena de unión y apoyo incondicional, a mis padres por
ser pilares fundamentales en la formación de mi actitud, mis valores y sobre todo en
el progreso de mi formación académica.
IV
AGRADECIMIENTOS
A Dios por haberme brindado aptitudes, entendimiento y perseverancia durante mi
formación académica.
A mi familia por el amor, la motivación y el apoyo constante.
A los prestigiosos docentes de la Universidad Católica de Cuenca extensión San
Pablo La Troncal quienes compartieron sus conocimientos, sus experiencias
profesionales y les agregaron valor a las enseñanzas teóricas.
A mis amigas con quienes he compartido conocimientos, anécdotas, manías, he
hicieron más llevaderos estos 5 años estudiantiles.
A quien con paciencia impulso el cumplimiento de mi objetivo universitario,
llenándome confianza, expectativas y anhelos futuros.
A todos ustedes gracias por formar parte de mi vida, por ser parte del
cumplimiento de este primer objetivo.
V
ÍNDICE DE CONTENIDO
DECLARACIÓN ............................................................................................................................................................................I
CERTIFICACIÓN ......................................................................................................................................................................... II
DEDICATORIA ........................................................................................................................................................................... III
AGRADECIMIENTOS ................................................................................................................................................................ IV
ÍNDICE DE CONTENIDO ........................................................................................................................................................... V
LISTA DE FIGURAS .................................................................................................................................................................. IX
LISTA DE TABLAS ..................................................................................................................................................................... X
LISTA DE ANEXOS ................................................................................................................................................................... XI
RESUMEN ................................................................................................................................................................................ XII
ABSTRACT ............................................................................................................................................................................. XIII
CAPÍTULO 1 ........................................................................................................................................................................... - 1 -
1.1 ANTECEDENTES DEL ESTUDIO DE CASO ............................................................................................................... - 1 -
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................................................................................................... - 2 -
1.3 IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................................. - 3 -
1.4 PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN ............................................................................................................................ - 3 -
1.4.1 PREGUNTA GENERAL ............................................................................................................................................ - 3 -
1.4.2 PREGUNTAS ESPECÍFICAS .................................................................................................................................... - 3 -
1.5 OBJETIVOS ................................................................................................................................................................. - 3 -
1.5.1 OBJETIVO GENERAL .............................................................................................................................................. - 3 -
1.5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ..................................................................................................................................... - 4 -
1.6 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA ............................................................................................................................... - 4 -
1.7 NATURALEZA Y CARÁCTERISTICAS ........................................................................................................................ - 4 -
1.8 RESEÑA HISTÓRICA .................................................................................................................................................. - 4 -
1.9 MISION ........................................................................................................................................................................ - 4 -
1.10 VISIÓN ....................................................................................................................................................................... - 5 -
1.11 OBJETIVOS ............................................................................................................................................................... - 5 -
1.12 POLÍTICAS ................................................................................................................................................................ - 5 -
1.12.1 POLÍTICA ADMINISTRATIVA ................................................................................................................................. - 5 -
1.12.2 POLÍTICAS COMERCIALES ................................................................................................................................... - 5 -
1.12.3 POLÍTICAS FINANCIERAS ..................................................................................................................................... - 5 -
1.13 PRINCIPIOS .............................................................................................................................................................. - 5 -
1.13.1 COMPROMISO ....................................................................................................................................................... - 5 -
1.13.2 TRABAJO EN EQUIPO ........................................................................................................................................... - 6 -
1.14 VALORES .................................................................................................................................................................. - 6 -
1.14.1 CREATIVIDAD ........................................................................................................................................................ - 6 -
1.14.2 HONESTIDAD ......................................................................................................................................................... - 6 -
1.14.3 RESPETO ............................................................................................................................................................... - 6 -
1.15 ORGANIGRAMA ........................................................................................................................................................ - 6 -
CAPÍTULO 2 ........................................................................................................................................................................... - 7 -
MARCO TEÓRICO ................................................................................................................................................................. - 7 -
2.1 DEFINICIÓN DE INVENTARIO .................................................................................................................................... - 7 -
VI
2.2 OBJETIVOS DEL INVENTARIO ................................................................................................................................... - 7 -
2.3 PROPÓSITO DE LOS INVENTARIOS ......................................................................................................................... - 7 -
2.4 TIPO DE INVENTARIO ................................................................................................................................................ - 8 -
2.4.1 INVENTARIO DE MERCADERÍA .............................................................................................................................. - 8 -
2.5 TIPOS DE STOCKS ..................................................................................................................................................... - 8 -
2.5.1 CRITERIO FUNCIONAL ............................................................................................................................................ - 8 -
2.5.1.1 Stock de ciclo .................................................................................................................................................... - 8 -
2.5.1.2 Stock de seguridad ............................................................................................................................................ - 8 -
2.5.1.3 Stock de presentación ....................................................................................................................................... - 8 -
2.5.1.4 Stock estacional ................................................................................................................................................ - 8 -
2.5.1.5 Stock en tránsito ................................................................................................................................................ - 9 -
2.5.1.6 Stock muerto ..................................................................................................................................................... - 9 -
2.5.2 CRITERIO OPERATIVO ........................................................................................................................................... - 9 -
2.5.2.1 Stock de óptimo ................................................................................................................................................. - 9 -
2.5.2.2 Stock físico ........................................................................................................................................................ - 9 -
2.6 COSTOS DE INVENTARIOS ....................................................................................................................................... - 9 -
2.6.1 COSTOS DE MANTENER ........................................................................................................................................ - 9 -
2.6.1.1 Costo de capital invertido .................................................................................................................................. - 9 -
2.6.1.2 Costo de obsolescencia ..................................................................................................................................... - 9 -
2.6.1.3 Seguros ........................................................................................................................................................... - 10 -
2.6.1.4 Almacenaje...................................................................................................................................................... - 10 -
2.6.2 COSTOS DE ORDENAR ........................................................................................................................................ - 10 -
2.6.3 COSTOS DE CARECER ......................................................................................................................................... - 10 -
2.7 CONTROL DE MATERIALES .................................................................................................................................... - 10 -
2.8 DETERMINACIÓN DE LAS EXISTENCIAS ............................................................................................................... - 11 -
2.9 SISTEMAS DE INVENTARIOS .................................................................................................................................. - 11 -
2.9.1 SISTEMA DE CUENTA MÚLTIPLE O INVENTARIO PERIÓDICO .......................................................................... - 11 -
2.9.2 SISTEMA DE CUENTA PERMANENTE O INVENTARIO PERPETUO ................................................................... - 11 -
2.10 TARJETAS KARDEX ............................................................................................................................................... - 11 -
2.11 VALORACIÓN DE ENTRADAS Y SALIDAS DEL ALMACÉN ................................................................................... - 12 -
2.11.1 VALORACIONES DE ENTRADA .......................................................................................................................... - 12 -
2.11.2 VALORACIONES DE SALIDAS ............................................................................................................................ - 13 -
2.12 IMPORTANCIA DE UNA EXACTA VALUACIÓN DE INVENTARIOS ....................................................................... - 13 -
2.13 MÉTODOS DE VALUACIÓN DE LOS INVENTARIOS ............................................................................................. - 13 -
2.13.1 MÉTODO F.I.F.O. (First in first out) ....................................................................................................................... - 13 -
2.13.2 MÉTODO PROMEDIO PONDERADO ................................................................................................................... - 13 -
2.14 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS .................................................................................................................... - 14 -
2.15 IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS ............................................................................... - 14 -
2.16 EL EFECTO DEL RÍO .............................................................................................................................................. - 14 -
2.17 FACTORES QUE INTERVIENEN EN LA GESTIÓN DE STOCKS ........................................................................... - 15 -
2.17.1 DEPARTAMENTO DE COMPRAS ........................................................................................................................ - 15 -
2.17.2 DEPARTAMENTO DE VENTAS............................................................................................................................ - 15 -
2.17.3 LA DEMANDA ....................................................................................................................................................... - 16 -
2.17.3.1 Demanda continua o discreta ........................................................................................................................ - 16 -
2.17.3.2 Demanda determinística o probabilística ....................................................................................................... - 16 -
VII
2.17.3.3 Demanda dependiente o independiente ........................................................................................................ - 16 -
2.17.3.4 Demanda diferida o perdida ........................................................................................................................... - 16 -
2.18 NIVEL DE SERVICIO ............................................................................................................................................... - 16 -
2.19 TÉCNICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS ................................................................................. - 16 -
2.19.1 MÉTODOLOGÍA ABC PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS ........................................................................... - 16 -
2.19.1.1 Políticas ABC ................................................................................................................................................ - 17 -
2.19.1.2 Clasificación ABC .......................................................................................................................................... - 17 -
2.20 MODELO DE LOTE ECONÓMICO (EOQ Economic Order Quantity) ....................................................................... - 18 -
2.21 PUNTO DE RENOVACIÓN DE PEDIDOS ............................................................................................................... - 19 -
2.22 MÁXIMOS Y MÍNIMOS ............................................................................................................................................ - 20 -
CAPÍTULO 3 ......................................................................................................................................................................... - 21 -
DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL EN LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS DE LA FERRETERÍA FERRIMAG-
21 -
3.1 MARCO METODOLÓGICO ....................................................................................................................................... - 21 -
3.1.1 LA INVESTIGACIÓN ............................................................................................................................................... - 21 -
3.1.2 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN........................................................................................................................... - 21 -
3.1.3 ENFOQUE CUALITATIVO ...................................................................................................................................... - 21 -
3.1.3.1 Alcance descriptivo .......................................................................................................................................... - 21 -
3.2 POBLACIÓN Y MUESTRA ......................................................................................................................................... - 22 -
3.2.1 POBLACIÓN ........................................................................................................................................................... - 22 -
3.2.2 MUESTRA .............................................................................................................................................................. - 22 -
3.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN ................................................................................................ - 22 -
3.3.1 ENCUESTA ............................................................................................................................................................ - 22 -
3.3.2 ENTREVISTA .......................................................................................................................................................... - 22 -
3.3.3 OBSERVACIÓN ...................................................................................................................................................... - 23 -
3.4 PRESENTACIÓN DE RESULTADOS ........................................................................................................................ - 23 -
3.4.1 RESULTADOS DE LA ENCUESTA ......................................................................................................................... - 23 -
3.4.2 RESULTADOS DE LA ENTREVISTA ...................................................................................................................... - 33 -
3.4.3 RESULTADOS DE LA OBSERVACIÓN .................................................................................................................. - 34 -
3.5 PROBLEMAS DETECTADOS .................................................................................................................................... - 36 -
CAPÍTULO 4 ......................................................................................................................................................................... - 38 -
DISEÑO DEL MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS BASADO EN EL MÉTODO ABC EN LA FERRETERÍA FERRIMAG
DEL CANTÓN LA TRONCAL ................................................................................................................................................ - 38 -
4.1 INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................................... - 38 -
4.2 ANTECEDENTES PARA EL DISEÑO DEL MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS BASADO EN EL MÉTODO ABC
........................................................................................................................................................................................ - 38 -
4.3 DESCRIPCIÓN DEL MODELO A DESARROLLAR .................................................................................................... - 38 -
4.4 BENEFICIOS DEL MODELO ..................................................................................................................................... - 38 -
4.5 ETAPAS DEL MODELO DE GESTIÓN ...................................................................................................................... - 38 -
4.5.1 IDENTIFICACIÓN DE LAS EXISTENCIAS .............................................................................................................. - 39 -
4.5.1.1 Resultados de la entrevista.............................................................................................................................. - 39 -
4.5.1.2 Consolidación de la información. ..................................................................................................................... - 41 -
4.5.2 DETERMINACIÓN DE NIVELES DE COMERCIALIZACIÓN ................................................................................... - 42 -
4.5.3 CATEGORIZACIÓN ABC ........................................................................................................................................ - 42 -
4.5.3.1 Determinación de niveles de participación porcentual en relación al total de ventas ........................................ - 43 -
4.5.3.2 Determinación de la participación acumulada en relación al total de ventas .................................................... - 44 -
VIII
4.5.3.3 NÓMINA DE PRODUCTOS ABC .................................................................................................................... - 45 -
4.5.4 CONTROL DE LAS EXISTENCIAS ......................................................................................................................... - 49 -
4.5.5 CONSTATACIÓN .................................................................................................................................................... - 50 -
4.6 PROCESOS PARA EL MANEJO DE LOS INVENTARIOS ......................................................................................... - 51 -
4.6.1 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS ......................................................................................................................... - 51 -
4.6.2 PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE PRODUCTOS ......................................................................................... - 53 -
CONCLUSIONES ................................................................................................................................................................. - 55 -
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................................................... - 56 -
IX
LISTA DE FIGURAS
Fig. 1 Organigrama de la ferretería Ferrimag .......................................................................................................................... - 6 -
Fig. 2 Tarjeta Kardex ............................................................................................................................................................ - 12 -
Fig. 3 Efecto del río ............................................................................................................................................................... - 14 -
Fig. 4 Punto de renovación de un pedido .............................................................................................................................. - 19 -
Fig. 5 Función del inventario de seguridad ............................................................................................................................ - 20 -
Fig. 6 Manejo de los inventarios ............................................................................................................................................ - 23 -
Fig. 7 Frecuencia de conocimiento de niveles de stock ......................................................................................................... - 24 -
Fig. 8 Confiabilidad en el proceso de control de inventarios .................................................................................................. - 25 -
Fig. 9 Consideraciones de pedidos según las necesidades del negocio ................................................................................ - 26 -
Fig. 10 Consideraciones de cantidades de productos solicitados .......................................................................................... - 27 -
Fig. 11 Factores atribuidos como principal problema en los inventarios ................................................................................ - 28 -
Fig. 12 Consideración de consecuencias originadas por el problema atribuido ..................................................................... - 29 -
Fig. 13 Apreciación de la infraestructura de la bodega del establecimiento ........................................................................... - 30 -
Fig. 14 Apreciación de clasificación y control de productos según niveles de comercialización ............................................. - 31 -
Fig. 15 Consideración de establecer funciones específicas a los encargados de cada área relacionada a los inventarios. ... - 32 -
Fig. 16 Problemas detectados. .............................................................................................................................................. - 37 -
Fig. 17 Etapas del modelo de gestión de inventarios basado en el método ABC................................................................... - 39 -
Fig. 18 Gráfica de productos ABC. ........................................................................................................................................ - 48 -
Fig. 19 Kardex para control de productos ABC. .................................................................................................................... - 49 -
Fig. 20 Formulario de constatación de existencias. ............................................................................................................... - 50 -
Fig. 21 Procedimiento de compras. ....................................................................................................................................... - 51 -
Fig. 22 Formato de solicitud de productos. ............................................................................................................................ - 52 -
Fig. 23 Procedimiento de recepción de productos. ................................................................................................................ - 53 -
Fig. 24 Formato de notificación de productos solicitados. ..................................................................................................... - 54 -
X
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Manejo de los inventarios ......................................................................................................................................... - 23 -
Tabla 2 Frecuencia de conocimiento de niveles de stock ...................................................................................................... - 24 -
Tabla 3 Confiabilidad en el proceso de control de inventarios ............................................................................................... - 25 -
Tabla 4 Consideraciones de pedidos según las necesidades del negocio ............................................................................. - 26 -
Tabla 5 Consideraciones de cantidades de productos solicitados ......................................................................................... - 27 -
Tabla 6 Factores atribuidos como principal problema en los inventarios ............................................................................... - 28 -
Tabla 7 Consideración de consecuencias originadas por el problema atribuido .................................................................... - 29 -
Tabla 8 Apreciación de la infraestructura de la bodega del establecimiento .......................................................................... - 30 -
Tabla 9 Apreciación de clasificación y control de productos según niveles de comercialización ............................................ - 31 -
Tabla 10 Consideración de establecer funciones específicas a los encargados de cada área relacionada a los inventarios. - 32 -
Tabla 11 Resultados de la observación. ................................................................................................................................ - 35 -
Tabla 12 Productos vendidos frecuentemente en Ferrimag................................................................................................... - 40 -
Tabla 13 Precios de los productos vendidos frecuentemente en Ferrimag. ........................................................................... - 40 -
Tabla 14 Frecuencia semanal de productos señalados. ........................................................................................................ - 41 -
Tabla 15 Consolidación de la información recibida. ............................................................................................................... - 41 -
Tabla 16 Determinación de niveles de comercialización. ...................................................................................................... - 42 -
Tabla 17 Determinación de niveles de participación porcentual en relación a las ventas. ..................................................... - 43 -
Tabla 18 Participación acumulada en relación al total de ventas. .......................................................................................... - 44 -
Tabla 19 Criterios de categorización. .................................................................................................................................... - 45 -
Tabla 20 Categorización ABC. .............................................................................................................................................. - 45 -
Tabla 21 Nómina de productos ABC. .................................................................................................................................... - 47 -
XI
LISTA DE ANEXOS
Anexo 1 Local comercial "Ferretería Ferrimag" ..................................................................................................................... - 59 -
Anexo 2 Formato de encuesta .............................................................................................................................................. - 61 -
Anexo 3 Formato de entrevistas ........................................................................................................................................... - 64 -
Anexo 4 Formato de ficha de observación ............................................................................................................................ - 68 -
Anexo 5 Gerente propietaria contestando la encuesta .......................................................................................................... - 70 -
Anexo 6 Solicitud de aprobación del trabajo de titulación ...................................................................................................... - 72 -
Anexo 7 Aprobación de trabajo de titulación ......................................................................................................................... - 74 -
Anexo 8 Seguimiento y tutoría del trabajo de titulación ......................................................................................................... - 76 -
Anexo 9 Validación del abstract ............................................................................................................................................ - 79 -
Anexo 10 Recibido digital - Turnitin ....................................................................................................................................... - 82 -
Anexo 11 Certificación de índice de similitud ........................................................................................................................ - 84 -
Anexo 12 Informe de originalidad - Turnitin ........................................................................................................................... - 86 -
XII
RESUMEN
El estudio de caso consiste en el “Diseño de un modelo de gestión de inventarios basado en el método ABC en
la ferretería Ferrimag del cantón La Troncal”, empresa comercial que se dedica a la compra y venta de artículos
para la construcción, materiales eléctricos y demás suministros de ferretería en general.
Para el diseño del modelo propuesto, el trabajo contempla conceptos relevantes que se relacionan con los
inventarios y la respectiva administración de los mismos, así como también la realización del diagnóstico de la
situación actual del negocio para la cual se utilizó técnicas de recolección de información como; la encuesta, la
entrevista y la observación de tal manera se obtuvo información de diversas fuentes primarias, lo cual permitió
evidenciar las falencias que originan el sobre almacenaje de los inventarios.
Con información obtenida se procedió al análisis y al planteamiento del modelo de gestión basado en la
metodología ABC, la cual permite la clasificación de productos mediante una categorización de acuerdo al nivel de
comercialización de los artículos en un periodo de tiempo, también se estableció una técnica de control y
procedimientos que ayudaran a mejorar el manejo de los inventarios en la ferretería Ferrimag.
PALABRAS CLAVE: Gestión, Inventarios, Método ABC.
XIII
ABSTRACT
The case study consists of a "design of a model of inventory management based on the ABC method in
the Ferretería Ferrimag in the canton La Troncal, commercial company that is dedicated to the purchase
and sale of construction items, electrical materials and hardware supplies in general. For the design of the
proposed model, the work contemplates relevant concepts that relate to the inventories and the respective
administration, as well as the realization of the diagnosis of the current situation of the business for which
it used techniques of collection of information like; the survey, the interview and the observation in such a
way to obtained information from various primary sources, which mounted of evidence that originated the
storage of inventories. Information obtained, the analysis and approach of the model of management based
on the ABC methodology was proceeded, which allows the classification of products by means of a
categorization according to the level of marketing of the articles in a period of time, also a technique of
control and procedures was established that will help to improve the management of the inventories in the
Ferretería Ferrimag.
Keywords: Administration, Inventory, ABC method.
- 1 -
CAPÍTULO 1
1.1 ANTECEDENTES DEL ESTUDIO DE CASO
El presente estudio de caso tiene como instrumento de referencia documentación
académica relacionada con la gestión y control de inventarios, los cuales se detallan
a continuación: según los autores (Granda León & Rodriguez Gaybor, 2013) en su tesis
de grado que lleva por título “Diseño de un sistema de control basado en el método
ABC de gestión de inventarios, a través de indicadores de medición, aplicado a un
estudio fotográfico en la ciudad de Machala” detalla que el estudio fotográfico no
contaba con criterios que permitan realizar una toma de decisiones respecto a los
productos disponibles para la venta, pues existía un aumento desmedido en la bodega
y por ende generaba costos de mantenimiento , afectando la liquidez de la empresa
así como también el posicionamiento en el mercado. Para este caso, se realizaron
diagnósticos, evaluaciones y análisis desde la perspectiva del método ABC dado que
esté método permitía reducir costos y establecer rendimientos óptimos de las
existencias de tal manera se gestionaba de forma efectiva los inventarios,
concluyendo a su vez que la metodología ABC es apropiada para administrar y
controlar las existencias.
Por otra parte (Reino Chérrez, 2014) en su trabajo investigativo titulado “Propuesta
de un modelo de gestión de inventarios, caso ferretería almacenes Fabián Pintado”
relata que el almacén llevaba un control de los inventarios por método de valuación
de promedio ponderado el cuál le permitía obtener precios equilibrados, pero el local
comercial no estaba apto para atender una demanda progresiva capaz de satisfacer
las necesidades de los clientes debido a que la entidad manejaba stocks mínimos de
existencias. Para corregir la situación expuesta, la investigadora plantea su propuesta
aplicando el modelo de cantidad económica de pedido, afirmando que lo sugerido
mejorará el flujo de productos dentro de la empresa, evitando a su vez tener dinero
improductivo en un inventario sin movimiento, es decir se mejorará el abastecimiento
de la empresa garantizando el funcionamiento del negocio, concluyendo a su vez que
la propuesta involucra una planeación integral que incrementa la disponibilidad de
productos.
En el caso de los autores (Contreras Soliz & Ruiz Sánchez , 2016) en su trabajo de
graduación inscrito como “Modelo de gestión de inventarios aplicado a comercial
Francis” mencionan que en el establecimiento existió una desorganización en las
zonas de almacenamiento de modo que se generaba reducción de espacios físicos
en la bodega de la entidad, además carecían de lineamientos que regulen el adecuado
proceso de adquisición, recepción y almacenaje de las existencias del local. Para
mejorar estos acontecimientos se establecieron políticas, asignando
responsabilidades y alcances en las funciones ejecutadas por cada área involucrada
con los inventarios, así mismo se elaboró un manual de procedimientos con el fin de
mejorar los procesos de adquisición, recepción y almacenaje de productos.
- 2 -
Las autoras (Vásquez Cadena & Tomalá Suárez, 2016) en su trabajo de titulación
denominado “Diseño de modelo de gestión por procesos para el control de inventarios”
describen que en la empresa EMDIQUIN Cía. Ltda., se manejaban niveles de
rentabilidad estables, sin embargo se presentaron problemas ligados al correcto
control de inventarios, pues existían indicadores que determinaban ineficiencia en el
almacenamiento, despacho y rotación de la mercadería, materia prima e insumos
existentes en el establecimiento.
Mediante el estudio de campo, aplicando los respectivos métodos de recolección
de información las autoras evidenciaron las múltiples falencias en el sistema de control
de inventarios al momento de verificar lo físico con lo digital, al mismo tiempo
detectaron la ausencia de procedimientos al momento de adquirir materia prima lo
cual ocasionaba desabastecimiento del producto terminado, generando molestias a
los clientes debido al retraso en las entregas, además el personal de los
departamentos relacionados al control de inventarios no tenían responsabilidades
definidas. Para la solución de esos inconvenientes se planteó la implementación de
políticas y procesos para el control de las existencias, así como también la delegación
de funciones a los integrantes de los departamentos relacionados, con el fin de
desarrollar actividades que mejoren la rotación de las existencias y la entrega de las
mismas.
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Los inventarios son de vital importancia en toda empresa comercial debido a que
son parte esencial en el funcionamiento de un negocio. En Ferrimag las existencias
han ocasionado inconvenientes, pues mantiene un escenario de sobre almacenaje de
productos y desabastecimiento transitorio, circunstancias que generan conflictos de
comercialización; en el caso del sobre almacenaje este reduce el espacio físico en la
bodega, limitando el almacenamiento de otros materiales, en cuanto a la falta de stock
se han perdido ventas importantes por falta de uno o más artículos solicitados por el
cliente.
Excesivas cantidades de un mismo producto se enfrentan a conflictos de
comercialización, debido a las variaciones de costos de adquisición a través del
tiempo, las mismas que pueden ser de incremento o diminución. En el caso del
incremento el bien mantiene su precio de venta al consumidor, pero este ya ha
generado costos de mantenimiento en el almacén, para el caso de la disminución de
costo, el producto que posee Ferrimag en exceso es adquirido por la competencia ya
sea por falta de stock o promociones que ofrecen los proveedores en las ferias
comerciales y por ende la competencia ofrece el articulo a menor precio de venta al
cliente.
La propietaria de Ferrimag para poder atender la demanda reduce el precio de
venta al público, medida que implica disminuir el margen de ganancia de los productos
- 3 -
sobre almacenados, con el fin de recuperar parte de lo invertido, método que a largo
plazo produce falta de liquidez en el negocio perjudicando así las futuras compras de
mercaderías en el local comercial.
1.3 IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN
La administración de los inventarios en todas las empresas comerciales es de
sustancial relevancia, debido a que los bienes disponibles para la venta representan
una significativa inversión de dinero. El modelo de gestión que se plantea en el
presente estudio de caso tiene como propósito clasificar los inventarios de un
determinado periodo de tiempo, con el fin de ayudar a mejorar la gestión de las
existencias, de forma que la entidad pueda enfocar prioridades en cuanto a productos
de acuerdo a su nivel de comercialización, así se podrá manejar de una forma más
adecuada los inventarios, evitando que en la ferretería Ferrimag se sobre almacene
artículos que no representan un porcentaje de participación en ventas representativo.
De tal manera se evitará tener dinero improductivo en los inventarios con bajo
movimiento y los respectivos costos que estos generan. Además, el presente estudio
contribuirá a la obtención del título académico de tercer nivel de la estudiante que lo
realiza.
1.4 PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN
1.4.1 PREGUNTA GENERAL
¿Cómo se puede mejorar la gestión de inventarios en la ferretería Ferrimag del
cantón La Troncal?
1.4.2 PREGUNTAS ESPECÍFICAS
¿Cómo se encuentra la situación actual de la administración de inventaros en la
ferretería Ferrimag?
¿Qué procedimientos y técnicas de administración de inventaros requiere la
ferretería Ferrimag?
1.5 OBJETIVOS
1.5.1 OBJETIVO GENERAL
Diseñar un modelo de gestión de inventarios, basado en el método ABC en la
ferretería Ferrimag del cantón La Troncal.
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1.5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Diagnosticar la situación actual en la administración de inventarios de la ferretería
Ferrimag.
Establecer los procedimientos y técnicas de administración de inventarios que
requiere la ferretería Ferrimag.
1.6 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
El terreno y la infraestructura del almacén pertenecen a Gladys Magnolia Orellana
Rodríguez, gerente propietaria de la ferretería Ferrimag, en la planta baja y el
mezzanine del local comercial están visibles las vitrinas y perchas que son usadas
para la exhibición de los productos que dispone el establecimiento, el área de trabajo
del departamento de ventas, compras y gerencia, así como también lugar de
recepción de la mercadería, la misma que es almacenada dentro del primer o el
segundo piso de las instalaciones de Ferrimag.
1.7 NATURALEZA Y CARÁCTERISTICAS
Ferrimag es una pequeña empresa comercial que tiene como actividad principal la
compra venta de artículos para la construcción, materiales eléctricos y demás
productos de ferretería en las diferentes marcas. El establecimiento se caracteriza por
brindar el respectivo asesoramiento para el uso adecuado de los bienes adquiridos
por el consumidor, las ventas se realizan de contado receptando como único medio
de pago el dinero en efectivo.
1.8 RESEÑA HISTÓRICA
Ferretería Ferrimag ubicada en las calles 10 de Agosto y Luis Cordero inicia sus
operaciones en el año de 1998 en el cantón La Troncal, sus primeros artículos
disponibles para la venta eran bienes de larga duración tales como herramientas,
tuberías, accesorios para las instalaciones eléctricas en diferentes marcas y modelos,
conforme iba progresando la demanda la propietaria iba incrementado su nivel de
inventarios. Los primeros años el negocio era atendido únicamente por la propietaria
por cuanto ella conoce y domina el sector ferretero, posteriormente recurrió a la
contratación de personal quienes para laborar debían tener conocimientos previos en
cuestiones de medidas de longitud, volumen y peso.
1.9 MISION
Suministrar variedad de materiales y herramientas de ferretería de alta calidad a
precios competitivos, satisfaciendo las necesidades de sus clientes, así como también
ofrecer una atención adecuada y pertinente a través de un personal debidamente
capacitado en el área de ferretería en general.
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1.10 VISIÓN
Ser una reconocida ferretería del cantón La Troncal por la variedad de productos
disponibles para la satisfacción de las necesidades de los adquirientes.
1.11 OBJETIVOS
Aumentar la afluencia de los clientes propiciando promociones y descuentos
especiales.
Incrementar el número de clientes asesorados por parte del personal de ventas.
1.12 POLÍTICAS
En el establecimiento existen lineamientos en el ámbito administrativo, comercial y
financiero los cuales se describen a continuación:
1.12.1 POLÍTICA ADMINISTRATIVA
La gerencia asignará cargos con las respectivas funciones específicas y
limitadas al talento humano que labore en Ferrimag.
1.12.2 POLÍTICAS COMERCIALES
Otorgar al cliente un trato justo y esmerado en todas las etapas comerciales.
Todo producto vendido debe ser revisado o probado en presencia del cliente.
Una vez entregada la mercadería no se aceptan devoluciones.
Se pueden realizar ventas con opción de cambio de producto siempre y cuando
la gerencia lo autorice.
Se puede otorgar un descuento del 5% a los clientes que compren mercadería
superior a $50.
No se consentirán ventas a crédito.
1.12.3 POLÍTICAS FINANCIERAS
Conservar un mínimo de $300 dólares semanalmente en caja chica para
situaciones emergentes del negocio.
1.13 PRINCIPIOS
1.13.1 COMPROMISO
Basado en la confianza y el respeto mutuo hacia el talento humano, los
proveedores, los clientes estableciendo el compromiso de atender y mejorar las
relaciones laborales, comerciales existentes en la entidad.
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1.13.2 TRABAJO EN EQUIPO
Inducir la interacción del talento humano no solo como colaboradores
independientes, si no como un grupo organizado en función de obtener buenos
resultados laborales.
1.14 VALORES
1.14.1 CREATIVIDAD
Desarrollar y ampliar conocimientos del talento humano de modo que estos
generen iniciativas laborales y comerciales.
1.14.2 HONESTIDAD
Es principio fundamental el cual se reconoce y desarrolla día tras día en todas las
áreas de la entidad.
1.14.3 RESPETO
Mantener la igualdad entre todas las personas relacionadas en el negocio sin
importar condición social, género, nivel educativo, raza y vestuario.
1.15 ORGANIGRAMA
Fig. 1 Organigrama de la ferretería Ferrimag
Fuente: Ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora.
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CAPÍTULO 2
MARCO TEÓRICO
2.1 DEFINICIÓN DE INVENTARIO
Según (Anzola Rojas, 2010) “El inventario es la cantidad de materiales que se
encuentran en el almacén (…)” (pág. 210). Para (García Colín, 2008) “(…) la palabra
inventarios se emplea para designar la relación o lista de los bienes materiales y
derechos pertenecientes a una persona o comunidad (…)” (pág. 296). Desde el punto
de vista de (Kester, 1982)los inventarios son “(…) los artículos adquiridos para su
reventa (…)” (pág. 136). Considerando estás afirmaciones se expresa que los
inventarios son bienes destinados para la venta, propiedad de una persona natural o
jurídica, quien a su vez asumió derechos y obligaciones sobre estos artículos para los
cuales se destina un lugar de almacenamiento.
2.2 OBJETIVOS DEL INVENTARIO
Como lo hace notar (Ballou, 2004) el objetivo de los inventarios consiste en:
Equilibrar la disponibilidad de los productos hacia los clientes.
Suministrar los costos en relación a un nivel determinado de productos.
2.3 PROPÓSITO DE LOS INVENTARIOS
Para las empresas comerciales el principal propósito de mantener los inventarios
es satisfacer las necesidades de los adquirientes, pero considerando a su vez los
propósitos de las organizaciones al momento de constituir y mantener los inventarios
de acuerdo con (Muller, 2005) se destacan los siguientes:
Capacidad de predicción: Este aspecto se relaciona con el control de las
existencias, es decir las entradas y las salidas de los productos permitirán
establecer el nivel de rotación de los materiales o suministros más
comercializados y su vez la adquisición frecuente de los mismos.
Pertinencia para asumir las fluctuaciones de la demanda: Hace referencia
a los cambios que se producen en el mercado y la tenencia de los denominados
inventarios de seguridad, los cuales en determinado momento tienen la función
de satisfacer las necesidades de los consumidores.
Mantener una protección ante la inestabilidad del abastecimiento: Es decir
una provisión establecida bajo niveles de stock y con lineamientos de tiempo
para realizar un pedido permitiendo soportar la demanda en casos de
incumplimiento en las fechas de entrega propuestas por los proveedores.
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Protección de precios: Hace énfasis al abastecimiento acertado, el cual
permite evitar un impacto económico en el caso de inflación de costos.
2.4 TIPO DE INVENTARIO
Teniendo en cuenta que en el presente estudio de caso se analizará una empresa
comercial, a continuación, se describirán el tipo de inventario relacionado con la
naturaleza de la entidad a estudiar:
2.4.1 INVENTARIO DE MERCADERÍA
“Los inventarios de mercaderías constituyen aquellas existencias de artículos que
se encuentran en las bodegas y que aún no han sido vendidos” (Zapata Sánchez, 2011,
pág. 92).
2.5 TIPOS DE STOCKS
“Considerando (…) que llamamos stock o existencias de una empresa al conjunto
de materiales y artículos que se almacenan (…) como los destinados a la venta”
(Suárez Cervera, 2012, pág. 46). Los stocks se pueden clasificar a través de los
siguientes criterios:
2.5.1 CRITERIO FUNCIONAL
De acuerdo a la función que cumplen las existencias tenemos
2.5.1.1 Stock de ciclo
Es aquel que suele atender la demanda normal de los consumidores por un largo
período de tiempo.
2.5.1.2 Stock de seguridad
Considerado como aprovisionamiento, es el previsto para el caso de las demandas
inesperadas.
2.5.1.3 Stock de presentación
Es aquel conocido como producto en exhibición, es decir aquel que está a la vista
del consumidor.
2.5.1.4 Stock estacional
Son aquellas existencias que hacen frente a las ventas de temporada en
determinados meses del año.
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2.5.1.5 Stock en tránsito
Son aquellos productos que se encuentran en una de las etapas del proceso de
comercialización.
2.5.1.6 Stock muerto
Son aquellos artículos obsoletos es decir perdieron su tiempo de vida útil y deben
ser desechados.
2.5.2 CRITERIO OPERATIVO
Esta clasificación va en relación a la gestión de los stocks que se manejan día a
día en el almacén:
2.5.2.1 Stock de óptimo
Es aquel que concilia la satisfacción de la demanda con los con los costos de
almacenaje.
2.5.2.2 Stock físico
Representa la cantidad de productos disponibles para la venta. (Suárez Cervera,
2012).
2.6 COSTOS DE INVENTARIOS
Los costos en relación a los inventarios se pueden agrupar en tres categorías:
a. Costos de mantener.
b. Costos de ordenar.
c. Costos de carecer (García Colín, 2008, pág. 298).
2.6.1 COSTOS DE MANTENER
2.6.1.1 Costo de capital invertido
Son aquellas inversiones incurridas con el fin de adquirir las existencias (García
Colín, 2008, pág. 298).
2.6.1.2 Costo de obsolescencia
Este costo se relaciona con la inversión efectuada en inventarios que no fueron
comercializados y han caducado (García Colín, 2008, pág. 298).
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2.6.1.3 Seguros
Son aquellos desembolsos de dinero que se efectúan con el fin de resguardar el
almacenaje o traslado de las existencias (García Colín, 2008, pág. 298)..
2.6.1.4 Almacenaje
De este tipo de costo se desprenden dos alternativas que hacen referencia a la
infraestructura de la bodega o el local comercial, la misma que puede ser: rentada por
la empresa o propiedad de la empresa. Para el primer caso las existencias de acuerdo
a la superficie que ocupe se asignará un valor proporcional determinado de la renta a
pagar, para el segundo caso bajo la misma premisa se designa el valor a la
depreciación del local.
El costo de mantenerlas existencias, se representa en porcentaje y se relacionan
con la inversión que la tenga la empresa con los inventarios (García Colín, 2008, pág.
298).
2.6.2 COSTOS DE ORDENAR
Estos costos son aquellos desembolsos de dinero necesarios para la realización
de pedido, entre los cuales se destacan los siguientes aspectos:
Gestión con los proveedores.
Preparación de pedido.
Valorización de un pedido.
Recepción de las existencias.
Muestras para la revisión de calidad.
Registro de las entradas y salidas de los inventarios (García Colín, 2008, pág.
298).
2.6.3 COSTOS DE CARECER
En el ámbito comercial, hace referencia a la falta de stock produciendo una pérdida
en la venta y a su vez generando una demanda insatisfecha, la misma que puede
influenciar en un futuro para la reducción de clientes para el almacén (García Colín,
2008, pág. 298).
2.7 CONTROL DE MATERIALES
En un almacén, para realizar un control de los materiales existentes se deberá
comprobar los siguientes enunciados, en relación a la recepción de pedidos.
Verificar las cantidades de los materiales, mediante un conteo físico.
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Revisar el estado de los productos en cuanto a fechas de caducidad, calidad.
Cotejar las facturas recibidas, para verificar si los productos cumplen a las
especificaciones requeridas de acuerdo a las órdenes de compra.
Mantener una organizados los documentos que permitan mejorar el control de
los materiales. (Suárez Cervera, 2012).
2.8 DETERMINACIÓN DE LAS EXISTENCIAS
Hace referencia a los procesos que incluye:
Toma física.
Auditoría de existencias.
Evaluación de los procedimientos de recepción y ventas.
Conteos cíclicos (FIAEP).
2.9 SISTEMAS DE INVENTARIOS
Los sistemas de control de inventarios acreditados por las normativas contables
son:
Sistema de cuenta múltiple o inventario periódico.
Sistema de cuenta permanente o inventario perpetuo.
2.9.1 SISTEMA DE CUENTA MÚLTIPLE O INVENTARIO PERIÓDICO
Este sistema se caracteriza por utilizar varias cuentas, tales como ventas, compras,
inventario de mercadería, devoluciones, transporte, seguros, costos de venta y
ganancia bruta en ventas, se lo obtiene al fin de un período mediante la toma física,
valorándolo al último precio de costo y la aplicación de los respectivos asientos de
regulación.
2.9.2 SISTEMA DE CUENTA PERMANENTE O INVENTARIO PERPETUO
Este sistema es adecuado para mantener control e información sobre las
existencias, se caracteriza por usar únicamente tres cuentas como: inventario de
mercaderías, ventas y costo de ventas, requiere de un auxiliar para el control de las
existencias denominado tarjetas kardex, mediante dichas tarjetas se puede fijar
niveles de rotación de cada producto además permite las constataciones físicas en
cualquier momento.(Zapata Sánchez, 2011).
2.10 TARJETAS KARDEX
Tomando en cuenta que el sistema de inventario permanente o perpetuo requiere
de las tarjetas kardex, es importante conocer el contenido de las mismas:
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Razón social
Denominación del artículo
Existencia mínima
Existencia máxima
Método de valoración
Unidad de medida
Fecha
Concepto, descripción o detalle.
Ingresos o entradas
- Cantidad
- Valor unitario
- Valor Total
Egresos o salidas
- Cantidad
- Valor unitario
- Valor Total
Saldos o existencias
- Cantidad
- Valor unitario
- Valor Total
Fig. 2 Tarjeta Kardex
Elaborado por: La autora
2.11 VALORACIÓN DE ENTRADAS Y SALIDAS DEL ALMACÉN
2.11.1 VALORACIONES DE ENTRADA
De acuerdo a las afirmaciones de (Suárez Cervera, 2012):
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(…) la norma de valoración número 13 del Plan General de Contabilidad,
establece que deben valorarse por su precio de adquisición, que comprenderá
el precio de compra más todos los costes originados de la función de compra.
En el caso de los impuestos de carácter indirecto, sólo se incluirán, como mayor
valor de las existencias, aquellos que no se puedan recuperar de forma directa
(…). Para la determinación del precio de adquisición se debe deducir los
descuentos por volúmenes de operaciones, pero nunca los descuentos por
pronto pago, dado su carácter financiero (pág. 21).
2.11.2 VALORACIONES DE SALIDAS
Para la valorización de las salidas se debe seleccionar un método de valoración
para las existencias, el cual debe ser propuesto como derivación de los costos de
adquisición. (Suárez Cervera, 2012).
2.12 IMPORTANCIA DE UNA EXACTA VALUACIÓN DE INVENTARIOS
La cuenta inventarios aparece en el estado de resultados y en el balance general,
por ende, es necesaria su correcta valuación pues influye directamente en dichos
estados financieros. Las valoraciones improcedentes repercuten en el costo de ventas
y en las utilidades, dichos errores de valoración pueden ser de inventarios
sobrevaluados o subvalorados (Romero López, 2006).
2.13 MÉTODOS DE VALUACIÓN DE LOS INVENTARIOS
“Los métodos de valuación reconocidos por las NIIF son el FIFO o PEPS y el
método de Promedio Ponderado (P.P)” (Zapata Sánchez, 2011, pág. 98).
2.13.1 MÉTODO F.I.F.O. (First in first out)
Conocido también como el método de (primeras entradas y primeras salidas)
P.E.P.S., el cuál considera vender primero las existencias iníciales, posteriormente las
primeras entradas las cuales son las primeras en salir y así sucesivamente (Cultural
S.A., 2009).
2.13.2 MÉTODO PROMEDIO PONDERADO
Este método “se basa en determinar un precio unitario ponderado de las materias,
dividiendo el coste total de varias entradas por su cantidad total, y en aplicar este
precio a las salidas” (Suárez Cervera, 2012, pág. 25). “(…) se ajusta adecuadamente
a la tendencia voluble del mercado, es decir, unas veces suben los precios y otras
bajan, es conveniente que las mercaderías que estén en este vaivén sean valoradas
al P.P.” (Zapata Sánchez, 2011, pág. 99).
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2.14 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
La administración de inventarios es la aplicación de procedimientos y técnicas que
tienen por objeto establecer, poner en efecto y mantener las cantidades más
ventajosas de materias primas, producción en proceso, artículos terminados,
materiales de empaque, refacciones, etc., minimizando los costos que generan, y
así contribuir a lograr fines de la empresa (García Colín, 2008, pág. 296).
De acuerdo con la (FIAEP) la administración o gestión de inventarios comprende
todos los aspectos relacionados al manejo y control de las existencias, lo cual
involucra establecer y ejecutar métodos con sus respectivas estrategias, las mismas
que permitan determinar la rentabilidad que genera la posesión de los bienes que se
almacenan.
2.15 IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de
inventario que debe mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y
las cantidades de unidades a ordenar (…) por ende se centra en el conocimiento
de los siguientes enunciados.
1. Cuántas unidades deberían ordenarse (…).
2. En qué momento deberían ordenarse (…).
3. Qué artículos del inventario merecen una atención especial.
4. Puede uno protegerse en los cambios contra los costos de los artículos del
inventario. (Google docs, pág. 4).
2.16 EL EFECTO DEL RÍO
Fig. 3 Efecto del río
Fuente: Google imágenes.
Autor: https://sites.google.com/site/gestiondeaprov/gestion-de-inventario/efecto-rio
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Este fenómeno pone en evidencia las ineficiencias que produce una ruptura de
stock, pues cuando baja el nivel del agua, se pueden ver las rocas que obstaculizan
el fluido del caudal; en una empresa se puede decir que cuando se reducen los niveles
de inventario quedan al descubierto los problemas que inciden directamente con la
reducción de stock, los cuales pueden ser:
Nivel de incertidumbre:
- Error de provisiones.
- Fallas de planeación
- Variabilidad de plazos de recepción.
Ineficiencia administrativa:
- Falta de comunicación departamento de compras – bodega o viceversa u
otras áreas relacionadas.
- Tratamiento de pedidos.
Es importante considerar que una vez que se toma en cuenta los inconvenientes
que influyen en la ruptura de stock, se debe evitar la ruptura y el exceso de las
existencias. Para conseguirlo hay que considerar:
¿Qué artículo pedir
¿Cuánto pedir?
¿Cuándo pedir? (Suárez Cervera, 2012).
2.17 FACTORES QUE INTERVIENEN EN LA GESTIÓN DE STOCKS
Para administrar convenientemente la gestión de los inventarios es importante
conocer las áreas o departamentos de la empresa que se relacionen directamente con
las existencias, entre estos tenemos:
2.17.1 DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Su función consiste en proporcionar los elementos para el giro normal del negocio,
mediante la adquisición de cantidades necesarias en el momento apropiado, evitando
rupturas de stock.
2.17.2 DEPARTAMENTO DE VENTAS
Esta área se encarga de analizar la apariencia externa del producto, así como
también la competitividad en el mercado. Evalúa también si las cantidades requeridas
de los productos van en relación a la demanda (Suárez Cervera, 2012). Cabe destacar
que dentro de este departamento está inmerso el bodeguero o un sistema de control
de inventarios tecnológico, quien es el encargado de suministrar y controlar las
existencias que se ponen en venta dentro del almacén.
En la gestión de las existencias hay que considerar otros aspectos como:
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2.17.3 LA DEMANDA
Es aquella que se relaciona con la afluencia de los clientes a un establecimiento,
la misma que tiene variaciones en ciertas épocas del año, sin olvidar que uno de los
principales influyentes en el desarrollo de una demanda es el precio ya que hay más
demanda si los precios son accesibles y menos demanda cuando los precios están
elevados (Suárez Cervera, 2012). Entre los tipos de demanda según su momento se
destacan las siguientes:
2.17.3.1 Demanda continua o discreta
Es aquella que se origina cuando hay requerimiento de productos por largos
períodos de tiempo o por el contrario se presenta en períodos cortos de tiempo.
2.17.3.2 Demanda determinística o probabilística
Se produce cuando se sabe a ciencia cierta la afluencia que se puede llegar a tener
u opuestamente es aquella que se obtiene por conjeturas y otros factores que no se
pueden determinar.
2.17.3.3 Demanda dependiente o independiente
Se ocasiona cuando se presenta una demanda en determinado momento y un
producto depende de otro; o cuando no hay dependencia de ningún tipo
respectivamente.
2.17.3.4 Demanda diferida o perdida
Es aquella que se genera cuando hay una expectativa de la existencia o llegada
de un producto, o al término de espera no se cumplen los requerimientos solicitados
y se da por pérdida (Trujillo, 2009).
2.18 NIVEL DE SERVICIO
Este aspecto hace referencia al abastecimiento que proporciona la empresa hacia
sus clientes.
2.19 TÉCNICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
Entiéndanse por técnicas al conjunto de elementos que deben considerarse al
momento de gestionar la adquisición de las existencias.
2.19.1 MÉTODOLOGÍA ABC PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS
Planteado por el economista italiano Wilfrido Pareto, quien en 1987 expone, el
principio del 80/20, pues decía que el 20% de las personas poseen el 80% de las
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riquezas, haciendo referencia a los terrenos en Italia. Este principio es aplicable en
muchos ámbitos, especialmente en el estilo de gerencia. En los inventarios significa
que pocos materiales representarán el mayor valor de uso en cuanto al consumo de
los mismos en un período determinado, usualmente un año (FIAEP).
Cada entidad decidirá como clasificar los productos mediante el modelo ABC y en
determinados casos se pueden hacer subclasificaciones, este modelo tiene la
capacidad de adaptarse a las diferentes necesidades de las empresas (Trujillo, 2009).
2.19.1.1 Políticas ABC
Esté método se enfoca en la clasificación de los artículos que componen un
inventario, considerando la importancia de los mismos ya sea en su costo, su nivel de
consumo, sus características, entre otros (García Colín, 2008).
2.19.1.2 Clasificación ABC
El análisis de los inventarios es necesario para establecer 3 grupos el A, B y C.
Los grupos deben establecerse con base a un número de partidas y su valor.
Generalmente el 80% de los inventarios está representado por el 20% de los
artículos y el 80% de los artículos representan el 20% de la inversión (Google
docs).
Para la aplicación del sistema ABC, en relación a los costos se considera lo
siguiente:
Artículos A: Son aquellos que la empresa tiene mayor inversión, estos
representan aproximadamente el 10% de los artículos de inventario que
absorben el 80% de la inversión. Estos son los más costos o los que rotan más
lentamente en el inventario.
Artículos B: Son aquellos que les corresponde la inversión siguiente en
términos de costo. Consisten en el 30% de los artículos que requieren el 15%
de la inversión.
Artículos C: Son aquellos que normalmente en un gran número de artículos
corresponden a la inversión más pequeña. Consiste aproximadamente en el
60% de todos los artículos del inventario, pero solo el 5% de la inversión de la
empresa en inventario (…) (FIAEP, págs. 22,23).
Es importante destacar que los valores relativos expuestos son únicamente
indicativos, pues están sujetos a variabilidades, lo relevante del método expuesto es
que la mayor atención se lo debe otorgar a los pocos vitales (A) sin desvalorizar a las
mayorías (C). (FIAEP).“Gestionar un inventario a través del análisis ABC, permite
enfocar los mayores esfuerzos en los productos más representativos de la compañía,
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dictar políticas de inventarios y controlar los productos que realmente impactan en la
compañía” (Trujillo, 2009, pág. 19).
2.20 MODELO DE LOTE ECONÓMICO (EOQ Economic Order Quantity)
Se trata de un modelo determinista, pues parte de la hipótesis de que las ventas
de la empresa son conocidas y que se reparten uniformemente a lo largo del año.
Fue formulado el 1916, estudiando el caso de un establecimiento comercial que
compra un producto almacenable para volverlo a vender (Suárez Cervera, 2012,
pág. 89).
El lote económico es un modelo que permite fijar ¿cuántas unidades debemos
ordenar?, es decir es una apreciación importante al momento de la compra de
mercaderías, pues permite establecer la cantidad óptima de unidades que se debe
solicitar por artículo que forma parte del inventario, de tal manera que se pueda
minimizar los costos en el almacén, sin que se produzca una ruptura de stock. Este
modelo maneja tres variables constantes dentro de su fórmula:
Costo de hacer un pedido (O).
Costo de mantener el inventario (C).
Demanda o uso del producto en un período determinado(S).
De modo que la cantidad óptima de pedido está ilustrada por la siguiente ecuación:
(Van Horne & Wachowicz , 2010).
𝑄 = √2(𝑂)(𝑆)
𝐶 (1)
El modelo de Wilson, también considera el número de pedidos al año,
considerando conocer la cantidad de productos a requerir, de modo que una vez
calculado el volumen del pedido se procede a calcular cuántos pedidos se deben
realizar en un período establecido, mediante el siguiente planteamiento:
𝑁 =𝑆
𝑄 (2)
Así mismo se puede conocer cada qué período de tiempo se puede realizar un
pedido:
𝑇 =360
𝑁 (3)
Donde 360 hace referencia a los días del año comercial y N representa el número
de pedidos que se plantean realizar en un año (Suárez Cervera, 2012).
Es importante destacar lo siguiente:
Cuanto más grande es la cantidad a ordenar Q, más alto será el costo de mantener
el inventario, pero menor será el costo de hacer un pedido. Para una cantidad a
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ordenar menor, el costo total de mantener el inventario es más bajo, pero el costo
total de hacer un pedido es más alto.(Van Horne & Wachowicz , 2010, pág. 266).
2.21 PUNTO DE RENOVACIÓN DE PEDIDOS
Conforme pase los días los inventarios se van consumiendo con mayor o menor
rapidez dependiendo de la demanda, es por ello que de acuerdo con la frecuencia de
la utilización de los artículos se debe considerar el punto de renovación de pedido o
punto de reorden.
Fig. 4 Punto de renovación de un pedido
Fuente: Contabilidad de costos.
Autor: (García Colín, 2008)
Gráficamente se lo puede identificar como el nivel en el cual el stock está existente,
pero en baja proporción, siendo entonces el momento idóneo para el nuevo
requerimiento de productos. Para el cálculo del punto de reorden se considera las
existencias de los inventarios de seguridad, para ello se utiliza la siguiente fórmula:
𝑃𝑅𝑃 = 𝐶𝑒 ∗ 𝑇𝑟 + 𝐼𝑠 (4)
Dónde:
PRP = Es el punto de renovación de pedido o punto de reorden.
Ce = Representa el consumo diario de las existencias en un determinado
período de tiempo.
Tr = Es el tiempo que transcurre desde la detección de la necesidad del
inventario, hasta la disposición del mismo.
Is = Inventario de seguridad.
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Como se menciona anteriormente, los inventarios de seguridad son las reservas
de existencias que se tienen para cosos en los cuales se produce el agotamiento de
productos, por ello las cantidades del mismo depende muchos factores, tales como,
la incertidumbre asociada a la demanda, tiempos de reabastecimiento y el más
influyente el costo de mantener esos inventarios adicionales, es por ello que la tasa
de los inventarios de seguridad deben ser decrecientes en relación a un porcentaje
del 20% de modo que no resulte costoso mantener los inventarios de seguridad (Van
Horne & Wachowicz , 2010).
Fig. 5 Función del inventario de seguridad
Fuente: Contabilidad de costos.
Autor: García Colín Juan.
La ilustración demuestra la función del inventario de seguridad, el mismo que ante
la probabilidad de retrasos en el pedido, sean por la demora en el despacho u otros
factores este inventario protegerá la comercialización de un artículo, hasta el momento
de su recepción.
2.22 MÁXIMOS Y MÍNIMOS
Este modelo se fundamenta en determinar un límite máximo y mínimo al inventario,
de tal manera que cuando se lleguen a lo mínimos se realice un pedido el cual este
acorde a la cantidad necesaria para llegar al límite de la máxima cantidad de
inventarios propuesto, aquí no se trabaja con un lote óptimo, este método mantiene
un nivel de inventario promedio a lo largo de los diferentes períodos. (Suárez Cervera,
2012).
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CAPÍTULO 3
DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL EN LA
ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS DE LA FERRETERÍA
FERRIMAG
3.1 MARCO METODOLÓGICO
3.1.1 LA INVESTIGACIÓN
De acuerdo con (Hernández Sampieri, Fernández Collado, & Baptista Lucio, 2014)
“La investigación es el conjunto de procesos sistemáticos, críticos y empíricos que se
aplican al estudio de un fenómeno o problema” (pág. 4). Es decir, en el desarrollo de
un tema investigativo se deben aplicar métodos que permitan analizar un problema
determinado.
3.1.2 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
El trabajo investigativo está fundamentado en el estudio de campo y documental;
pues consiste en la recopilación de datos de forma directa, indagando a los sujetos
intervinientes en la problemática y obteniendo de ellos información que permita
analizar los hechos existentes del área investigada (Arias, 2012). Tomando en cuenta
lo expuesto, en el presente estudio de caso se investigará al personal relacionado con
la gestión, manejo y control de inventarios en la Ferretería Ferrimag ya que son ellos
quienes proporcionarán información con respecto a la situación actual del negocio
para posteriormente diagnosticar y proponer los procedimientos y las técnicas que
requiere el establecimiento.
3.1.3 ENFOQUE CUALITATIVO
Según (Hernández Sampieri, Fernández Collado, & Baptista Lucio, 2014) el enfoque
cualitativo se realiza a través de la recolección de información, para posteriormente
mediante un análisis establecer las pautas de un determinado comportamiento en
estudio. En base a lo expuesto el estudio de caso se enmarca en los parámetros de
un enfoque cualitativo por cuanto se va a interpretar la información receptada, la
misma que permitirá delimitar los factores que inciden en la problemática del sobre
almacenaje de inventarios.
3.1.3.1 Alcance descriptivo
Este alcance describe las propiedades y características de un fenómeno que se
analiza (Hernández Sampieri, Fernández Collado, & Baptista Lucio, 2014). Es decir, se
exponen los rasgos fundamentales del estudio mediante la interpretación de
información recolectada.
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3.2 POBLACIÓN Y MUESTRA
3.2.1 POBLACIÓN
“(…) es el conjunto finito o infinito de elementos con características comunes, para
los cuales serán extensivas las conclusiones de la investigación (…)” (Arias, 2012,
pág. 81). Para el caso de la ferretería Ferrimag la población está conformada por 6
personas que laboran en la entidad y son ellos quienes emitirán la información
relacionada con los inventarios.
3.2.2 MUESTRA
“La muestra es un subconjunto representativo y finito que se extrae de la población
accesible” (Hernández Sampieri, Fernández Collado, & Baptista Lucio, 2014, pág. 83).
Es decir, la muestra es un segmento de la población al cual se suele acceder mediante
cálculos estadísticos, para efectos de este estudio de caso no se aplicará ningún tipo
de cálculo por cuanto la población de la ferretería Ferrimag está conformada por 6
personas y por ende es posible aplicar las técnicas de recolección de información a
los colaboradores de la dependencia en estudio, por tal motivo la muestra en este
caso, es igual a la población.
3.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Las técnicas de recolección de información son aquellos instrumentos que se
emplean para obtener información, estos métodos son:
Encuesta.
Entrevista.
Observación.
3.3.1 ENCUESTA
Es una técnica por medio de la cual se obtiene información de un grupo de
personas en relación a un tema en particular (Arias, 2012). Para el diseño de la
encuesta se consideró plantear 10 preguntas con diferentes opciones de repuesta, las
mismas que permitirá analizar y diagnosticar los inconvenientes presentados en el
negocio en base a la información receptada.
3.3.2 ENTREVISTA
Para efectos de ampliación de información se preparó también una entrevista
debidamente estructurada con 5 preguntas, con el fin de concatenar información, para
el desarrollo de esta técnica fue necesario requerir el criterio de Juan Carlos Orellana
quien desarrolla funciones en el departamento de compras en la ferretería Ferrimag.
- 23 -
67%
33%
0%
No
Sí
Abstención de opinión
Fig. 6 Manejo de los inventarios
3.3.3 OBSERVACIÓN
Esté método permite visualizar el proceso en estudio con el fin de verificar los
aspectos que se consideran relevantes.
3.4 PRESENTACIÓN DE RESULTADOS
3.4.1 RESULTADOS DE LA ENCUESTA
¿Considera usted que se manejan correctamente los inventarios en
Ferrimag?
Tabla 1 Manejo de los inventarios
Respuesta Frecuencia Porcentaje
No 4 66,67%
Sí 2 33,33%
Abstención de opinión 0 0,00%
Total 6 100%
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora
Análisis: En relación a los resultados obtenidos por parte del personal que labora
en la ferretería Ferrimag, se visualiza que el manejo de las existencias en el almacén,
- 24 -
no es el correcto según el 66,67% de la muestra, el 33,33% faltante manifiesta lo
contrario y ninguno de los encuestados se abstuvo de opinar en esta primera pregunta.
Comentario: Se deben identificar y analizar las falencias que promueven esta
controversia en cuanto al manejo de los inventarios pues ello influye directamente en
el progreso del negocio.
¿Con que frecuencia se conocen los niveles de stock en Ferrimag?
Tabla 2 Frecuencia de conocimiento de niveles de stock
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Quincenal 6 100,00%
Semanal 0 0,00%
Mensual 0 0,00%
No se tiene acceso a la información 0 0,00%
Total 6 100%
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora
Fig. 7 Frecuencia de conocimiento de niveles de stock
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora
Análisis: En este cuestionamiento el 100% de los encuestados expresan que cada
quince días se conocen los niveles de stock de los productos.
100%
Quincenal
Semanal
Mensual
No se tiene acceso a lainformación
- 25 -
Comentario: Las afirmaciones expuestas indican que en la ferretería Ferrimag se
conoce de una forma habitual y acumulativa los posibles productos faltantes en el
almacén, por lo tanto, el canal de comunicación que se origina desde la bodega, hacia
las áreas relacionadas con los inventarios es efectivo, pero no eficiente al momento
de notificaciones de los niveles de las existencias.
¿Considera usted que es confiable el proceso de control de inventarios en el
almacén?
Tabla 3 Confiabilidad en el proceso de control de inventarios
Respuesta Frecuencia Porcentaje
No 4 66,67%
Sí 1 16,67%
Abstención de opinión 1 16,67%
Total 6 100%
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora
Fig. 8 Confiabilidad en el proceso de control de inventarios
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora
Análisis: El 66,67% de los encuestados manifiestan que no es confiable el proceso
de control de inventarios, un 16,67% expresa lo opuesto; así como también otro
16,67% se reserva su opinión ante esta interrogante.
67%
16%
17%
No
Sí
Abstención de opinión
- 26 -
Comentario: Se deben tomar medidas correctivas en cuanto al control de las
mercancías, de modo que la información que se emitida por el área encargada sea
verídica y brinde mayor confiabilidad a las áreas relacionadas.
¿Considera usted que los pedidos se realizan según las necesidades del
negocio?
Tabla 4 Consideraciones de pedidos según las necesidades del negocio
Respuesta Frecuencia Porcentaje
No 5 83,33%
Sí 1 16,67%
Abstención de opinión 0 0,00%
Total 6 100%
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora
Fig. 9 Consideraciones de pedidos según las necesidades del negocio
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora
Análisis: El 83,33% de los participantes de la encuesta consideran que los pedidos
no se realizan acorde las necesidades del negocio, un 16,67% revela lo contrario, es
decir todos los encuestados aportaron con su criterio en este cuestionamiento, sin
embargo 5 de los 6 intervinientes coinciden en que hay falencias al momento de
realizar un pedido.
83%
17%
0%
No
Sí
Abstención de opinión
- 27 -
Comentario: Estos criterios recibidos permiten canalizar la existencia de un
inadecuado procedimiento de adquisición lo cual refuerza la necesidad de mejorar la
gestión de inventarios.
¿Considera usted que las cantidades de los productos solicitados son
adecuadas para el giro normal del negocio?
Tabla 5 Consideraciones de cantidades de productos solicitados
Respuesta Frecuencia Porcentaje
No 4 66,67%
Abstención de opinión 2 33,33%
Sí 0 0,00%
Total 6 100%
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora
Fig. 10 Consideraciones de cantidades de productos solicitados
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora
Análisis: El 66,67% de los encuestados opina que las cantidades de los productos
solicitados no es la óptima para el negocio y el 33,33% se abstiene de opinar.
67%
33%
0%
No
Abstención de opinión
Sí
- 28 -
Comentario: En base a la contestación de la mayoría de los intervinientes se
detecta que en cuanto a las cantidades solicitadas a los proveedores existe un
desacierto por parte del área encargada.
¿A qué factor atribuye usted como principal problema en los inventarios?
Tabla 6 Factores atribuidos como principal problema en los inventarios
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Control incorrecto en los inventarios 5 83,33%
Pedidos en base estimaciones empíricas 1 16,67%
Falta de exhibición 0 0,00%
Otros 0 0,00%
Total 6 100%
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora
Fig. 11 Factores atribuidos como principal problema en los inventarios
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora
Análisis: El 83,33% de los encuestados expresan que el principal problema es el
control incorrecto de los inventarios; un 16,67% atribuye a los pedidos realizados en
base a estimaciones empíricas.
83%
17%Control incorrecto en los inventarios
Pedidos en base estimaciones empíricas
Falta de exhibición
Otros
- 29 -
Comentario: Con el sondeo realizado se puede evidenciar que el principal
problema en la ferretería Ferrimag es el control incorrecto de las existencias en el
almacén.
A raíz del factor atribuido como principal problema en los inventarios ¿qué
consecuencia considera usted produce tal inconveniente?
Tabla 7 Consideración de consecuencias originadas por el problema atribuido
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Exceso de productos 3 50,00%
Existencia de productos obsoletos o caducados 2 33,33%
Desabastecimiento 1 16,67%
Limitaciones para la comercialización 0 0,00%
Otros 0 0,00%
Total 6 100%
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora
Fig. 12 Consideración de consecuencias originadas por el problema atribuido
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora
Análisis: De los intervinientes en la indagación de la situación actual del negocio,
el 50% opina que una de las consecuencias a raíz del inconveniente que ellos
visualizan es el exceso de productos, un 33,33% considera como efecto de la
problemática la existencia de productos obsoletos o caducados y finalmente un
16,67% da cabida al desabastecimiento en el almacén.
50%
33%
17%
Exceso de productos
Existencia de productosobsoletos o caducados
Desabastecimiento
Limitaciones para lacomercialización
Otros
- 30 -
Comentario: Este análisis permite enfocar el planteamiento de un método que
ayude a un mejor control de los productos, así como también a establecer
procedimientos que generen mejoras en el establecimiento de manera que se reduzca
los niveles de sobre almacenaje, la existencia de bienes obsoletos o caducados y el
desabastecimiento de los mismos.
¿Considera usted que la infraestructura de la bodega en la entidad es la
adecuada para el almacenamiento de productos?
Tabla 8 Apreciación de la infraestructura de la bodega del establecimiento
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Si 6 100,00%
No 0 0,00%
Abstención de opinión 0 0,00%
Total 6 100%
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora
Fig. 13 Apreciación de la infraestructura de la bodega del establecimiento
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora
Análisis: El 100% de los encuestados considera que la infraestructura de la
bodega de la ferretería Ferrimag es adecuada para el almacenamiento de los
productos
100%
Si
No
Abstención de opinión
- 31 -
Comentario: Con esta apreciación permite eximir a la infraestructura del almacén
como factor influyente en la obsolescencia de productos.
¿Considera usted que clasificando y controlando los productos según su
nivel de comercialización se puede mejorar la administración de inventarios?
Tabla 9 Apreciación de clasificación y control de productos según niveles de comercialización
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Si 6 100,00%
No 0 0,00%
Abstención de opinión 0 0,00%
Total 6 100%
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora.
Fig. 14 Apreciación de clasificación y control de productos según niveles de comercialización
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora.
Análisis: El 100% de los encuestados consideran que clasificando y controlando
los productos según su nivel de comercialización se puede mejorar la administración
de las existencias.
100%
Si
No
Abstención de opinión
- 32 -
Comentario: Con el análisis efectuado se considera que el diseño de un modelo
de gestión de inventarios que permita la clasificación de las existencias según su nivel
de comercialización mejorará la administración de las existencias.
¿Considera usted se debe establecer instrucciones y funciones específicas
para el encargado de cada área relacionada a los inventarios?
Tabla 10 Consideración de establecer funciones específicas a los encargados de cada área relacionada a los inventarios.
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Si 6 100,00%
No 0 0,00%
Abstención de opinión 0 0,00%
Total 6 100%
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora.
Fig. 15 Consideración de establecer funciones específicas a los encargados de cada área relacionada a los inventarios.
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora.
Análisis: El 100% de los intervinientes en la indagación considera que se debe
establecer instrucciones y funciones específicas para el encargado de cada área
relacionada a los inventarios.
100%
Si
No
Abstención de opinión
- 33 -
Comentario: Con estas apreciaciones se considera que deben establecer
instrucciones y funciones que permitan un mejor desarrollo de actividades a cada uno
de los encargados de cada área relacionada con los inventarios.
3.4.2 RESULTADOS DE LA ENTREVISTA
La entrevista se realizó con el fin de conocer ampliamente la problemática en
cuanto a la gestión y control de los inventarios de la ferretería Ferrimag, las preguntas
realizadas permiten analizar los criterios y puntos de vista expuestos por el
representante del departamental del área de compras.
¿Cuál es el procedimiento que se aplica en la entidad para la realización de
un pedido?
El entrevistado manifiesta que no existe ningún procedimiento técnico en cuanto a
la realización de un pedido, afirma que conforme como se vayan presentando los
requerimientos en el almacén se va anotando en una libreta de apuntes el nombre del
artículo faltante y a su vez las cantidades estimadas a vender según sus conjeturas.
Los pedidos se efectúan cuando el agente vendedor de la entidad proveedora visita
el almacén, o mediante llamada telefónica en casos de emergencia; comparte también
que no se realiza cotizaciones entre varios proveedores debido a que ya se tiene una
lista selecta de distribuidores.
Comentario: Estas aseveraciones permiten evidenciar una inadecuada
adquisición de existencias, por cuanto estimar cantidades a vender sin ningún
parámetro induce a ser un motivo que generé sobre almacenaje en el caso que no se
lleguen a vender las cantidades estimadas o desabastecimiento si ocurre lo contrario,
además se limita el acceso de las líneas de productos que ofertan los distribuidores
existentes evidencia la necesidad de mejorar el proceso de adquisición de inventarios.
¿Cómo se coordina la recepción de la mercadería con los proveedores y el
bodeguero?
El entrevistado señala que al momento de realizar un pedido se establecen las
fechas para la recibir los productos solicitados, así como también el medio de
transporte por el cual la entidad proveedora enviará los bienes requeridos. Con la
información obtenida se le comunica al bodeguero la fecha, los productos solicitados
y el transporte por el cual llegará la mercadería.
Comentario: Con esta amplia descripción de recepción de mercadería se
establece que en cuanto a la coordinación de entrega por parte del proveedor y
recepción por parte del bodeguero los canales de comunicación son eficientes.
- 34 -
¿Cómo se controlan los inventarios en Ferrimag?
Revela que los inventarios se controlan con tarjetas Kardex en libros de Excel de
acuerdo al método de primeras entradas y primeras salidas (P.E.P.S), registro que es
realizado por el bodeguero en forma manual, información que no es entregada con
prontitud por cuanto la variedad de productos dificulta el manejo de los inventarios, lo
cual impide el registro de los movimientos producidos en el almacén.
Comentario: Este testimonio, permite identificar la necesidad de establecer niveles
de control de inventarios, de forma que se facilite un mejor manejo de las existencias.
¿Qué dificultades se han presentado en el establecimiento en relación a los
inventarios?
Expresa que el principal inconveniente son las fallas en el control de productos, lo
cual ocasiona exceso de ciertos artículos adquiridos por el local comercial, los mismos
que se han deteriorado o presentan defectos a raíz del almacenaje por varios períodos
de tiempo.
Comentario: Los hechos suscitados ratifican la problemática en estudio y a su vez
la impetuosa necesidad de mejorar la gestión de inventarios de la ferretería Ferrimag.
¿Considera usted que se mejoraría el manejo de las existencias
estableciendo un modelo de gestión de inventarios?
El entrevistado considera que teniendo las pautas para mejorar las funciones
realizadas en cuanto al manejo de inventarios se mejoraría de una forma efectiva los
inconvenientes existentes en el almacén.
Comentario: Ante el cuestionamiento y su respectiva contestación se evidencia
que estableciendo un modelo de gestión de inventarios se obtendrían mejoras en el
manejo de las existencias, así como también una reducción de costos derivados del
almacenamiento de los productos a su vez se evitaría tener dinero improductivo
beneficiando así al flujo de efectivo y el progreso de la ferretería Ferrimag.
3.4.3 RESULTADOS DE LA OBSERVACIÓN
La observación planteada se direcciono al área de bodega estableciendo 6
aspectos a verificar en las instalaciones de la ferretería Ferrimag, acto que se realizó
en fechas distintas; los tres primeros puntos fueron observados el día sábado 15 de
Julio del 2017 bajo un horario de 08H00 a 13H00, posteriormente mediante un
fructífero diálogo se conoció una fecha de recepción de productos la misma que fue
el día martes 18 de Julio del 2017 con un horario de 08H00 a 15:00, día en el cual se
culminó la observación, la misma que se programó con la pretensión de visualizar,
- 35 -
constatar y verificar ciertos aspectos derivados de la información receptada en las
otras técnicas de recolección de información.
Tabla 11 Resultados de la observación.
N° ASPECTOS A OBSERVAR SI NO OBSERVACIONES
1 ¿Existe método de control de existencias descrito?
El registro digital es discontinúo, sin embargo existen registros de entradas y salidas documentales.
2 ¿Se informa los niveles de stock según la frecuencia descrita?
3 ¿Existe el sobre almacenaje y la caducidad u obsolescencia de productos?
Existen fechas próximas a la caducidad detectadas en productos recientemente adquiridos.
4 ¿Se receptan adecuadamente los productos?
No se verifica las cantidades ni el estado de los productos al momento de la recepción.
5 ¿Infraestructura en estado óptimo?
6 ¿Se almacena de forma ordenada los productos en los anaqueles y estantes?
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora.
- 36 -
3.5 PROBLEMAS DETECTADOS
Mediante la siguiente representación gráfica del diagrama de causas y efectos
desarrollado por Kaoru Ishikawa, quien “Nació en Japón en 1915, se graduó de
Ingeniería en la Universidad de Tokio. Obtuvo el doctorado también en Ingeniería en
la misma institución y fue promovido a profesor en 1960” (Gutiérrez Pulido, 2010, pág.
48). Se representará de forma resumida la problemática detectada en la ferretería
Ferrimag del cantón La Troncal.
- 37 -
Fig. 16 Problemas detectados.
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora.
- 38 -
CAPÍTULO 4
DISEÑO DEL MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS
BASADO EN EL MÉTODO ABC EN LA FERRETERÍA
FERRIMAG DEL CANTÓN LA TRONCAL
4.1 INTRODUCCIÓN
El presente capítulo se encamina en el diseño del modelo de gestión de inventarios
basado en el método ABC en la ferretería Ferrimag del cantón La Troncal, así como
también en planteamiento de procedimientos y técnicas que mejoren la gestión de las
existencias en el almacén.
4.2 ANTECEDENTES PARA EL DISEÑO DEL MODELO DE GESTIÓN DE
INVENTARIOS BASADO EN EL MÉTODO ABC
Una vez interpretado los resultados obtenidos por medio de las técnicas de
investigación se detectó falencias en la gestión de inventarios, la misma que se origina
por un control incorrecto de las existencias derivado por la dispersión en los registros,
lo cual desencadena un proceso de adquisición de productos realizado en base a
estimaciones empíricas, acto que promueve fluctuaciones en los productos dentro del
establecimiento comercial.
4.3 DESCRIPCIÓN DEL MODELO A DESARROLLAR
El diseño del modelo de gestión sugerido bajo la metodología ABC se enfoca a una
categorización que vincula el precio unitario del producto y los niveles de consumo o
demanda del mismo, relacionando de tal manera dos de tres características
clasificatorias que proporciona la metodología ABC.
4.4 BENEFICIOS DEL MODELO
Permite asignar niveles de control en las existencias.
Facilita la administración de inventarios.
Reduce costos
4.5 ETAPAS DEL MODELO DE GESTIÓN
Para el diseño del modelo de gestión de inventarios basado en el método ABC, en
un negocio en marcha como lo es la ferretería Ferrimag se plantean las siguientes
etapas, de las cuales se desprenderán sus respectivas fases.
- 39 -
Fig. 17 Etapas del modelo de gestión de inventarios basado en el método ABC.
Elaborado por: La autora.
4.5.1 IDENTIFICACIÓN DE LAS EXISTENCIAS
La primera etapa consiste en identificar los productos que serán objeto de estudio
y análisis, para ello se realizó una entrevista con los vendedores, quienes son
considerados como fuente de información primaria en cuanto a conocimiento de
precios y niveles de comercialización de productos en la ferretería Ferrimag. El
mantenerse día tras día en contacto continuó con los productos, precios y clientes,
hace que los vendedores sean considerados aptos para proporcionar información que
permita establecer la categorización de inventarios para el diseño de modelo de
gestión basado en el método ABC.
4.5.1.1 Resultados de la entrevista.
¿Qué productos se venden frecuentemente en el negocio?
Identificación de las
existencias.
Determinación de los niveles de
comercialización de productos.
Categorización
ABC
Nómina de productos
ABC
Entrevista
Constatación de las
existencias.
- 40 -
Tabla 12 Productos vendidos frecuentemente en Ferrimag.
N° ítems Descripción del producto
1 Alambre de púas fort de 200 mt.
2 Cajas térmicas T8.
3 Codos Plastigama roscable 1/2".
4 Codos PVC 2" Plastigama.
5 Flotadores Rotoplas.
6 Llaves francesas Stanley #8.
7 Manteles para mesa de 8 sillas.
8 Pinturas en colores pasteles Cóndor.
9 Poleas de aluminio 6" x 1 canal.
10 Ruedas giratorias con freno de 4".
11 Ruedas inflables para carretilla #16.
12 Tanques de 55 Galones Plastigama.
13 Tee Plastigama roscable 1/2".
14 Tubos Pvc 4" Plastigama.
15 Universales Plastigama 1/2".
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora.
¿A qué precios se venden los productos mencionados?
Tabla 13 Precios de los productos vendidos frecuentemente en Ferrimag.
N° ítems Descripción del producto Precio
1 Alambre de púas fort de 200 mt. $ 25,50
2 Cajas térmicas T8. $ 4,00
3 Codos Plastigama roscables 1/2". $ 0,60
4 Codos PVC 2" Plastigama. $ 1,40
5 Flotadores Rotoplas. $ 18,50
6 Llaves francesas Stanley #8. $ 13,90
7 Manteles para mesa de 8 sillas. $ 4,40
8 Pinturas en colores pasteles Cóndor. $ 19,00
9 Poleas de aluminio 6" x 1 canal. $ 6,50
10 Ruedas giratorias con freno de 4". $ 9,00
11 Ruedas inflables para carretilla #16. $ 13,50
12 Tanques de 55 Galones Plastigama. $ 39,00
13 Tee Plastigama roscables 1/2". $ 0,70
14 Tubos Pvc 4" Plastigama. $ 13,70
15 Universales Plastigama 1/2". $ 1,10
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora.
- 41 -
¿Qué cantidad de los productos señalados son vendidos mensualmente?
Tabla 14 Frecuencia semanal de productos señalados.
N° ítems Descripción del producto Cantidades Unidades de
media
1 Alambre de púas fort de 200 mt. 20 Rollos
2 Cajas térmicas T8. 320 Unidades
3 Codos Plastigama roscables 1/2". 50 Unidades
4 Codos PVC 2" Plastigama. 20 Unidades
5 Flotadores Rotoplas. 2 Unidades
6 Llaves francesas Stanley #8. 4 Unidades
7 Manteles para mesa de 8 sillas. 10 Unidades
8 Pinturas en colores pasteles Cóndor. 160 Galones
9 Poleas de aluminio 6" x 1 canal. 3 Unidades
10 Ruedas giratorias con freno de 4". 100 Unidades
11 Ruedas inflables para carretilla #16. 3 Unidades
12 Tanques de 55 Galones Plastigama. 2 Unidades
13 Tee Plastigama roscables 1/2". 30 Unidades
14 Tubos Pvc 4" Plastigama. 30 Unidades
15 Universales Plastigama 1/2". 15 Unidades
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora.
4.5.1.2 Consolidación de la información.
Tabla 15 Consolidación de la información recibida.
N° ítems
Descripción del producto Cantidades Unidades de
media Precio
1 Alambre de púas fort de 200 mt. 20 Rollos $ 25,50
2 Cajas térmicas T8. 320 Unidades $ 4,00
3 Codos Plastigama roscables 1/2". 50 Unidades $ 0,60
4 Codos PVC 2" Plastigama. 20 Unidades $ 1,40
5 Flotadores Rotoplas. 2 Unidades $ 18,50
6 Llaves francesas Stanley #8. 4 Unidades $ 13,90
7 Manteles para mesa de 8 sillas. 10 Unidades $ 4,40
8 Pinturas en colores pasteles Cóndor. 160 Galones $ 19,00
9 Poleas de aluminio 6" x 1 canal. 3 Unidades $ 6,50
10 Ruedas giratorias con freno de 4". 100 Unidades $ 9,00
11 Ruedas inflables para carretilla #16. 3 Unidades $ 13,50
12 Tanques de 55 Galones Plastigama. 2 Unidades $ 39,00
13 Tee Plastigama roscables 1/2". 30 Unidades $ 0,70
14 Tubos Pvc 4" Plastigama. 30 Unidades $ 13,70
15 Universales Plastigama 1/2". 15 Unidades $ 1,10
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora.
- 42 -
Interpretación: La tabla refleja alfabéticamente el número ítems o productos que
fueron mencionados por los vendedores, así como también la descripción, cantidades,
unidades de medida y precio de los bienes comercializados en el mes.
4.5.2 DETERMINACIÓN DE NIVELES DE COMERCIALIZACIÓN
Tabla 16 Determinación de niveles de comercialización.
N° Descripción del producto Precio Cantidades Total ventas mensuales
1 Pinturas en colores pasteles Cóndor. $ 19,00 160 $ 3.040,00
2 Cajas térmicas T8. $ 4,00 320 $ 1.280,00
3 Ruedas giratorias con freno de 4". $ 9,00 100 $ 900,00
4 Alambre de púas fort de 200 mt. $ 25,50 20 $ 510,00
5 Tubos Pvc 4" Plastigama. $ 13,70 30 $ 411,00
6 Codos Plastigama roscables 1/2". $ 0,60 50 $ 30,00
7 Tanques de 55 Galones Plastigama. $ 39,00 2 $ 78,00
8 Llaves francesas Stanley #8. $ 13,90 4 $ 55,60
9 Manteles para mesa de 8 sillas. $ 4,40 10 $ 44,00
10 Ruedas inflables para carretilla #16. $ 13,50 3 $ 40,50
11 Flotadores Rotoplas. $ 18,50 2 $ 37,00
12 Codos PVC 2" Plastigama. $ 1,40 20 $ 28,00
13 Tee Plastigama roscables 1/2". $ 0,70 30 $ 21,00
14 Poleas de aluminio 6" x 1 canal. $ 6,50 3 $ 19,50
15 Universales Plastigama 1/2". $ 1,10 15 $ 16,50
TOTALES $ 6.511,10
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora.
Interpretación: La determinación de los niveles de comercialización está realizada
de acuerdo al valor monetario que produce la venta del artículo en el negocio, el cual
se obtiene multiplicando el precio por las cantidades vendidas.
4.5.3 CATEGORIZACIÓN ABC
En base a la información obtenida por parte de los vendedores del establecimiento
comercial, se procede a determinar aquellos productos que por sus características
requerirán mayor control, para ello se procede a la realización de los siguientes pasos:
1. Determinar el nivel de participación porcentual, en relación al total de ventas.
2. Determinar la participación porcentual acumulada, en relación al total de
ventas.
3. Nómina de productos ABC.
Desarrollando los dos primeros procedimientos se obtendrá como producto la lista
o nómina de los productos, que según su valor relativo serán categorizados con la
metodología ABC.
- 43 -
4.5.3.1 Determinación de niveles de participación porcentual en relación al total
de ventas
Tabla 17 Determinación de niveles de participación porcentual en relación a las ventas.
N° Descripción del producto Precio Cantidades Total ventas mensuales
% Participación
1 Pinturas en colores pasteles Cóndor. $19,00 160 $ 3.040,00 46,69%
2 Cajas térmicas T8. $ 4,00 320 $ 1.280,00 19,66%
3 Ruedas giratorias con freno de 4". $ 9,00 100 $ 900,00 13,82%
4 Alambre de púas fort de 200 mt. $25,50 20 $ 510,00 7,83%
5 Tubos Pvc 4" Plastigama. $13,70 30 $ 411,00 6,31%
6 Codos Plastigama roscables 1/2". $ 0,60 50 $ 30,00 0,46%
7 Tanques de 55 Galones Plastigama. $39,00 2 $ 78,00 1,20%
8 Llaves francesas Stanley #8. $13,90 4 $ 55,60 0,85%
9 Manteles para mesa de 8 sillas. $ 4,40 10 $ 44,00 0,68%
10 Ruedas inflables para carretilla #16. $13,50 3 $ 40,50 0,62%
11 Flotadores Rotoplas. $18,50 2 $ 37,00 0,57%
12 Codos PVC 2" Plastigama. $ 1,40 20 $ 28,00 0,43%
13 Tee Plastigama roscables 1/2". $ 0,70 30 $ 21,00 0,32%
14 Poleas de aluminio 6" x 1 canal. $ 6,50 3 $ 9,50 0,30%
15 Universales Plastigama 1/2". $ 1,10 15 $ 6,50 0,25%
TOTALES $ 6.511,10 100%
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora.
- 44 -
4.5.3.2 Determinación de la participación acumulada en relación al total de
ventas
Tabla 18 Participación acumulada en relación al total de ventas.
N° Descripción del producto Precio Cantidades Total
ventas mensuales
% Participación
% Participación
Acum.
1 Pinturas en colores pasteles Cóndor. $19,00 160 $ 3.040,00 46,69% 46,69%
2 Cajas térmicas T8. $ 4,00 320 $ 1.280,00 19,66% 66,35%
3 Ruedas giratorias con freno de 4". $ 9,00 100 $ 900,00 13,82% 80,17%
4 Alambre de púas fort de 200 mt. $25,50 20 $ 510,00 7,83% 88,00%
5 Tubos Pvc 4" Plastigama. $13,70 30 $ 411,00 6,31% 94,32%
6 Codos Plastigama roscables 1/2". $ 0,60 50 $ 30,00 0,46% 94,78%
7 Tanques de 55 Galones Plastigama. $39,00 2 $ 78,00 1,20% 95,97%
8 Llaves francesas Stanley #8. $13,90 4 $ 55,60 0,85% 96,83%
9 Manteles para mesa de 8 sillas. $ 4,40 10 $ 44,00 0,68% 97,50%
10 Ruedas inflables para carretilla #16. $13,50 3 $ 40,50 0,62% 98,13%
11 Flotadores Rotoplas. $18,50 2 $ 37,00 0,57% 98,69%
12 Codos PVC 2" Plastigama. $ 1,40 20 $ 28,00 0,43% 99,12%
13 Tee Plastigama roscables 1/2". $ 0,70 30 $ 21,00 0,32% 99,45%
14 Poleas de aluminio 6" x 1 canal. $ 6,50 3 $ 19,50 0,30% 99,75%
15 Universales Plastigama 1/2". $ 1,10 15 $ 16,50 0,25% 100,00%
TOTALES $ 6.511,10 100%
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora.
- 45 -
4.5.3.3 NÓMINA DE PRODUCTOS ABC
Para obtener la lista de los productos de acuerdo al análisis ABC, se procede a
establecer criterios que permitan determinar el nivel de participación en las ventas, de
forma que los valores agrupados queden dentro del rango establecido sin sobrepasar
el porcentaje de participación acumulada del intervalo siguiente.
Tabla 19 Criterios de categorización.
Criterios de participación en ventas
Categorización
0% - 80% A
80,01%-95% B
95,01%-100% C
Fuente: Personal de la ferretería Ferrimag
Elaborado por: La autora.
Dónde:
Los productos A: de acuerdo con el parámetro teórico citado y relacionándolo con
los niveles de consumo, los artículos A, son aquellos cuyo porcentaje de participación
acumulada limita con el 80% de intervención en relación a los ingresos totales
originados por la demanda.
Los productos B: son aquellos cuyo valor de participación oscila desde el 80,01% al
95% de los ingresos totales en ventas.
Los productos C: son aquellos que tendrán un bajo nivel de intervención en ventas
por cuanto su intervalo fluctúa entre el 95,01% al 100% de participación en las ventas
totales.
Una vez establecido los parámetros para la clasificación, se analiza los valores
porcentuales acumulados que están dentro de los criterios de categorización ABC, de
tal manera se podrá evidenciar que tipos de productos se agrupan en un mismo nivel.
Tabla 20 Categorización ABC.
Elaborado por: La autora.
Análisis: La tabla expuesta manifiesta de forma sintética lo siguiente:
Criterios de participación
Clasificación Tipos de
productos
Participación en relación al total de productos.
Ventas Participación en
ventas
0% - 80% A 2 13% $ 4.320,00 66,35 %
80,01% - 95% B 4 27% $ 1.851,00 28,43 %
95,01% - 100% C 9 60% $ 340,10 5,22 %
TOTALES 15 100% $ 6.511,10 100%
- 46 -
En la escala del 0% al 80% correspondiente a la categoría A de acuerdo al criterio
establecido, se encuentran 2 tipo de artículos, los mismos que participan en un 13%
en relación al total de productos mencionados, los cuales a su vez producen un valor
monetario de $ 4.320,00 mensuales, es decir representa el 66,35 % de participación
en relación a los ingresos de la ferretería Ferrimag.
Para el siguiente nivel de categorización cuyo intervalo oscila entre el 80,01% al
95% de acuerdo al criterio de categorización de productos B, se localizan 4 tipo de
artículos, los cuales representan el 27% de los productos indicados, tales artículos
producen $1.851,00 mensuales, valor monetario que constituye el 28,43 % de los
ingresos del negocio.
Finalmente, del 95,01% al 100% de los niveles expuestos se identifican los bienes
de categoría C, el cual está representado por 9 tipos de productos, los cuales
representan el 60% de los artículos señalados, produciendo $340,10 mensuales lo
cual equivale al 5,22 % de participación en ventas.
Para una mejor apreciación de lo expuesto, a continuación, se presenta la lista de
los productos frecuentemente comercializados en la ferretería Ferrimag, así como
también la categoría asignada de acuerdo a los criterios de categorización.
Dónde:
N°; es la secuencia numérica de los productos frecuentemente comercializados al
mes.
Descripción del producto; es el nombre y el detalle del artículo.
Precio; es el valor monetario por medio del cual se comercializa el bien.
Cantidades; es el número de productos vendidos en el mes.
Total ventas mensuales; es el resultado obtenido por medio de la multiplicación
efectuada entre el precio y la cantidad comercializada.
% de participación; es el valor porcentual obtenido mediante la división del valor
monetario producido por el total de ventas de un artículo en relación a la sumatoria
del total de ventas de todos los productos.
% de participación acumulada; es la suma secuencial de cada uno de los
porcentajes de participación.
C; es la determinación de categorías en base al nivel de participación en ventas.
- 47 -
Tabla 21 Nómina de productos ABC.
Elaborado por: La autora.
N° Descripción del producto Precio Cantidades Total
ventas mensuales
% Participación
% Participación
Acum. C
1 Pinturas en colores pasteles Cóndor. $ 19,00 160 $ 3.040,00 46,69% 46,69% A
2 Cajas térmicas T8. $ 4,00 320 $ 1.280,00 19,66% 66,35% A
3 Ruedas giratorias con freno de 4". $ 9,00 100 $ 900,00 13,82% 80,17% B
4 Alambre de púas fort de 200 mt. $ 25,50 20 $ 510,00 7,83% 88,00% B
5 Tubos Pvc 4" Plastigama. $ 13,70 30 $ 411,00 6,31% 94,32% B
6 Codos Plastigama roscables 1/2". $ 0,60 50 $ 30,00 0,46% 94,78% B
7 Tanques de 55 Galones Plastigama. $ 39,00 2 $ 78,00 1,20% 95,97% C
8 Llaves francesas Stanley #8. $ 13,90 4 $ 55,60 0,85% 96,83% C
9 Manteles para mesa de 8 sillas. $ 4,40 10 $ 44,00 0,68% 97,50% C
10 Ruedas inflables para carretilla #16. $ 13,50 3 $ 40,50 0,62% 98,13% C
11 Flotadores Rotoplas. $ 18,50 2 $ 37,00 0,57% 98,69% C
12 Codos PVC 2" Plastigama. $ 1,40 20 $ 28,00 0,43% 99,12% C
13 Tee Plastigama roscables 1/2". $ 0,70 30 $ 21,00 0,32% 99,45% C
14 Poleas de aluminio 6" x 1 canal. $ 6,50 3 $ 19,50 0,30% 99,75% C
15 Universales Plastigama 1/2". $ 1,10 15 $ 16,50 0,25% 100,00% C
TOTALES $ 6.511,10 100%
- 48 -
Fig. 18 Gráfica de productos ABC.
Elaborado por: La autora.
Comentario: una vez finalizada la categorización se puede visualizar que cuando
se ejecuta una categorización por niveles de consumo o demanda los productos
categorizados como A, no necesariamente son los más costosos, pues influye
considerablemente el nivel de comercialización del artículo en un período de tiempo
determinado, el mismo que para el presente caso de estudio corresponde a un mes.
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
80,00%
90,00%
100,00%
$ -
$ 500,00
$ 1.000,00
$ 1.500,00
$ 2.000,00
$ 2.500,00
$ 3.000,00
$ 3.500,00
$ 4.000,00
Productos
%ParticipaciónAcum.
- 49 -
4.5.4 CONTROL DE LAS EXISTENCIAS
El control de las existencias consiste en la ejecución del registro de las entradas y
salidas de las existencias de acuerdo a la categoría asignada, para ello se requiere la
utilización de métodos de control de inventarios y el debido registro de los movimientos
del artículo dentro del establecimiento comercial haciendo uso de la respectiva tarjeta
kardex, de forma que:
Los artículos A: Son aquellos que tendrán un control frecuente y estricto,
realizando conteos cíclicos de forma que se tenga una vigilancia permanente de
aquellos artículos que representan el mayor porcentaje de ventas para la ferretería
Ferrimag.
Los artículos B: Recibirán menos control que los productos A, sin embargo, se
debe ejecutar la validación en un determinado período de tiempo, de tal manera que
se no se descuide los productos que representan un 28% de participación en ventas.
Los artículos C: Se determinarán mediante un bajo nivel de periodicidad y pueden
ser verificados con menos frecuencia debido a que son bienes que se deben mantener
en menores cantidades o pueden ser desplazados por productos sustitutos
debidamente registrados.
Fig. 19 Kardex para control de productos ABC.
Elaborado por: La autora.
- 50 -
4.5.5 CONSTATACIÓN
La constatación es el proceso mediante el cual se confrontará la exactitud de los
registros de entradas y salidas de existencias, permitiendo conocer de forma precisa
la razonabilidad del manejo de los productos. Esta técnica debe ser aplica de acuerdo
a la categoría de los inventarios; para los productos A cada semana, para los artículos
B cada quince días, para los C se debe constatar de forma mensual.
Fig. 20 Formulario de constatación de existencias.
Elaborado por: La autora.
Dónde:
Constatado por hace referencia a la identificación de la persona que verifica las
existencias físicas vs las documentales.
Detalle es el nombre del producto, el cual debe ser redactado con las
características que posea el artículo.
Categoría este casillero corresponde a la categoría del artículo constatado, la cual
puede ser A, B o C.
Unidad de medida es la forma en la cual se comercializa el bien, ya sea unidades,
litros, galones, etc.
Cantidad; es el número de artículos existentes en el almacén.
- 51 -
Precio es el valor monetario por el cual se valoriza el producto.
Valor Total es el producto de la multiplicación efectuada entre las cantidades
existentes y el precio de venta del bien.
Estado del producto es la determinación física del bien, la misma que puede ser
buena, mala, obsoleta o caducado para el caso de los productos que tengan fecha de
vencimiento.
Observación en este casillero se registrará el resultado de la constatación, es decir
si lo registrado coincide con las existencias físicas y la constatación efectuada.
4.6 PROCESOS PARA EL MANEJO DE LOS INVENTARIOS
A continuación, se agregan procesos necesarios para mejorar el manejo de los
inventarios en la ferretería Ferrimag.
4.6.1 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Fig. 21 Procedimiento de compras.
Elaborado por: La autora
- 52 -
El procedimiento de un adecuado proceso de compras, consiste en realizar las
siguientes acciones:
1. El proceso inicia con los requerimientos emitidos por parte del encargado/a
de bodega.
2. Luego se debe establecer contacto entre el área de compras con más de un
proveedor, de modo que se pueda obtener las cotizaciones de los
proveedores las mismas que pueden ser proformas físicas o digitales.
3. Posteriormente a la obtención de información se debe evaluar las alternativas
u ofertas que presentan los proveedores, de tal manera que se adquieran
productos a un precio favorable tanto para la empresa como para los clientes.
4. Finalmente, la decisión de compra, es la aceptación de la alternativa más
conveniente, en esta etapa se debe establecer parámetros tales negociaciones
de cancelación y fechas de entrega del producto.
Fig. 22 Formato de solicitud de productos.
Elaborado por: La autora.
- 53 -
4.6.2 PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE PRODUCTOS
Elaborado por: La autora.
El procedimiento de recepción de productos para la ferretería Ferrimag se debe
realizar de la siguiente forma:
1. El proceso inicia con la notificación de los productos solicitados emitida por
parte del departamento de compras quien entrega al encargo/a de bodega la
nómina de artículos solicitados, la cual debe indicar proveedor, cantidades
solicitadas y detalle del producto.
Notificación de
productos solicitados
Adecuación del área
Revisión,
inspección
y chequeo
Fig. 23 Procedimiento de recepción de productos.
Conformidad No Conformidad
Recepción Devolución
Entrega de
documentación
- 54 -
2. Luego de conocer el tipo de productos de van a ingresar al establecimiento el
encargado/a de bodega debe realizar la respectiva adecuación del área de
almacenamiento de forma que el producto tenga su lugar de almacenaje
seleccionado.
3. Al momento de la llegada del producto al almacén se realiza la revisión,
inspección y chequeó físico de los artículos.
4. El instante de recepción de productos es decisivo pues se evalúa la
conformidad de los artículos enviados por el proveedor, por ende, se
presentan dos escenarios; el primero si el pedido está conforme a lo solicitado
y los artículos están en buen estado se da paso a la recepción de los
productos, para el caso que los artículos no estén en conformidad ya sea por
mal estado de los bienes o tienen fechas cercanas a la caducidad se procede
a la devolución de los productos.
5. Finalmente, el proceso de recepción culmina con la entrega de
documentación que certifique la recepción del pedido o la devolución de los
productos según sea el caso ya sea utilizando la guía de remisión o la nota de
devolución, dicha documentación es emitida por el transportista delegado por
la empresa proveedora.
Fig. 24 Formato de notificación de productos solicitados.
Elaborado por: La autora.
- 55 -
CONCLUSIONES
1. En la ferretería Ferrimag los problemas se originan a causa de un mal manejo
en el control de los inventarios debido a la variedad de artículos existentes, lo
cual ocasiona la elaboración de registros poco confiables.
2. La falta de verificación de los niveles de existencias dentro del almacén produce
el sobre almacenaje.
3. El limitar el acceso de distribución por parte de los proveedores provoca el
desaprovechamiento de mejoras en cuanto a los precios de adquisición de
productos.
4. La falta de procedimientos de revisión, inspección y chequeo de productos al
momento de la recepción induce a la admisión de bienes obsoletos, caducados
o próximos a caducar.
- 56 -
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- 58 -
ANEXO 1: LOCAL COMERCIAL “FERRETERÍA FERRIMAG”.
- 59 -
Anexo 1 Local comercial "Ferretería Ferrimag"
- 60 -
ANEXO 2: FORMATO DE ENCUESTA.
- 61 -
Anexo 2 Formato de encuesta
- 62 -
- 63 -
ANEXO 3: FORMATO DE ENTREVISTAS.
- 64 -
Anexo 3 Formato de entrevistas
- 65 -
- 66 -
- 67 -
ANEXO 4: FORMATO DE FICHA DE OBSERVACIÓN.
- 68 -
Anexo 4 Formato de ficha de observación
- 69 -
ANEXO 5: GERENTE PROPIETARIA CONTESTANDO LA
ENCUESTA.
- 70 -
Anexo 5 Gerente propietaria contestando la encuesta
- 71 -
ANEXO 6: SOLICITUD DE APROBACIÓN DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN.
- 72 -
Anexo 6 Solicitud de aprobación del trabajo de titulación
- 73 -
ANEXO 7: APROBACIÓN DEL TRABAJO DE TITULACIÓN.
- 74 -
Anexo 7 Aprobación de trabajo de titulación
- 75 -
ANEXO 8: SEGUIMIENTO Y TUTORÍA DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN.
- 76 -
Anexo 8 Seguimiento y tutoría del trabajo de titulación
- 77 -
- 78 -
ANEXO 9: VALIDACIÓN DEL ABSTRACT.
- 79 -
Anexo 9 Validación del abstract
- 80 -
- 81 -
ANEXO 10: RECIBIDO DIGITAL – TURNITIN.
- 82 -
Anexo 10 Recibido digital - Turnitin
- 83 -
ANEXO 11: CERTIFICACIÓN DE ÍNDICE DE SIMILITUD.
- 84 -
Anexo 11 Certificación de índice de similitud
- 85 -
ANEXO 12: INFORME DE ORIGINALIDAD – TURNITIN.
- 86 -
Anexo 12 Informe de originalidad - Turnitin