“LOS SISTEMAS EN LA

ORGANIZACIÓN”

Contenido: 2.1 Definición de sistema y sus elementos 2.2 Teoría General de Sistemas (TGS) en la organización, modelando con diagramas conceptuales 2.3 la TGS y los Sistemas de Información, modelando con esquemas HIPO

UNIDAD TEMÁTICA II

2.1 Definición de sistema y sus elementos Iniciemos conceptualizando lo que es un sistema: Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados para lograr un fin. Esta declaración tiene sentido en tanto pueda aplicarse a una disciplina en particular, por ejemplo en una organización, el conjunto de elementos interrelacionados son los recursos, tanto humanos, financieros, materiales, tecnológicos, etc., los cuales deben estar ligados de acuerdo a reglas de trabajo establecidas. Observa en la siguiente imagen la estructura de un sistema:

Figura 3. Estructura de un sistema general

Todo sistema esta acotado por una frontera. Esta frontera marca el límite del sistema en cuestión y lo diferencia de otros con los cuales tiene comunicación de algún tipo. Este límite permite identificar de manera precisa funciones y procedimientos del propio sistema, y permite de la misma forma establecer las reglas de comunicación con entidades en el medio ambiente, ya se interno o externo. Un modelo general de este tipo y para toda organización es el siguiente:

Figura 4. Frontera y medio ambiente de un sistema

El medio ambiente del sistema es entonces interno y externo. El interno está comprendido por todos sus recursos en un movimiento sinérgico y holístico, que permita alcanzar los objetivos establecidos. El externo está comprendido por todos los sistemas con los que tiene relación y con los cuales comparte información.

Sistema de

Ventas

Clientes

Contabilidad

Límite del sistema en

consideración

Funcionamiento y procesos de un sistema:

Todo sistema tiene una forma estándar de funcionamiento, el cual puede representarse de la siguiente manera (a este esquema se le conoce como diagrama HIPO):

Figura 5. Etapas de funcionamiento de un sistema (HIPO)

En términos de organización un sistema es un conjunto de funciones y/o áreas que están relacionadas, lo cual puede ser visible mediante un organigrama, ver figura siguiente: Es por lo anteriormente comentado que toda organización o empresa es considerada como un sistema que a su vez involucra a otros sistemas para su funcionamiento, cumpliendo con ello la definición de sistema. Además sus relaciones están perfectamente normadas y definidas mediante procedimientos y políticas de trabajo y negocio.

Figura 6. La organización vista como un sistema

ENTR

AD

A

•Todo sistema necesita insumos para funcionar, de igualmenera sus subsistemas, dependiendo del sistema serán los insumos.

•Pensemos en un sistema de fabicación, los insumos serán las materias primas.

•En un sistema de información serán los datos obtenidos del registro de operaciones.

PR

OC

ESO

•El proceso consiste en diversas operaciones de transformación a las entradas del sistema.

•En el sistema de fabricación serían operaciones de corte, pulido, pegado, esmerilado, etc.

•En un sistema de información serían captura, creación de bases de datos, calificaciones, etc.

SALI

DA

•Las salidas consisten en los productos o servicios que se obtienen de una transformación de materiales o datos, etc.

•En el sistema fabril será la obtención de un producto en especial como un carrp, o un destornillador, etc.

•Un sistema de información será la obtención de informes y reportes.

Propiedades de los sistemas Todo sistema, no importando que tipo de sistema sea, debe tener alguna(s) de las siguientes propiedades:

1. Homeostasis. Propiedad que define su nivel de respuesta y de adaptación al medio, es su nivel de adaptación y supervivencia.

2. Permeabilidad. Propiedad que mide la interacción que este recibe del medio, se dice que a mayor permeabilidad el sistema es más abierto.

3. Centralización y descentralización. Se dice que es centralizado si tiene un núcleo que

controla a todos los demás, estos no son no son autónomos; en el modo descentralizado cada elemento es autónomo y trabajan como subsistemas.

4. Adaptabilidad. Es la propiedad que tiene un sistema de aprender y modificar un proceso, un estado o una característica de acuerdo a las modificaciones del sistema.

5. Estabilidad. Propiedad que mide el equilibrio a través del flujo continúo de materiales,

energía e información.

2.2 La Teoría General de Sistema (TGS) en la organización,

modelando con diagramas conceptuales La teoría general de sistemas (TGS) estudia a los sistemas reales en la naturaleza y aquellos creados por el propio hombre. Su puesta en marcha se atribuye al biólogo austriaco Ludwing von Bertalanffy, quien acuñó la denominación a mediados del siglo XX. Aunque la TGS surgió en el campo de la Biología, pronto se vio su capacidad de inspirar desarrollos en disciplinas distintas y se aprecia su influencia en la aparición de otras nuevas. Así se ha ido constituyendo el amplio campo de la sistémica o de las ciencias de los sistemas, con especialidades como la computación, la teoría de la información, la teoría de juegos, la teoría del caos, etc. Más reciente es la influencia de la TGS en las Ciencias Sociales, destaca la intensa influencia del sociólogo alemán Niklas Luhmann, que ha conseguido introducir sólidamente el pensamiento sistémico en esta área. La TGS, entre otras muchas aportaciones trata los siguientes puntos: 1. la identificación de los componentes de un sistema y sus relaciones. 2. proporciona una serie de términos que determinan el estado de los sistemas. Para más información al respecto consulta: http://es.wikipedia.org/wiki/. La TGS para describir a un sistema y sus elementos utiliza los siguientes términos:

Término Descripción Entropía El término se refiere al desgaste o degradación que sufre todo sistema por su

uso y por el paso del tiempo principalmente, lo que le hace perder diversas propiedades de funcionamiento, manifestándose e una baja de productividad, calidad, precisión, etc., lo que vuelve a la entropía un factor a evaluar y poder prevenirlo con estrategias de planeación.

Holística Un sistema es un “todo” por definición, pero compuesto por partes, para su análisis es necesario contemplarlo de esta manera, de inicio como un todo y después por sus partes, a fin de encontrar el estado de sus relaciones entre las partes y con medio ambiente.

Sinergia Todo sistema debe moverse hacia el mismo objetivo, por el mismo camino, si esto no sucede, el sistema, NO ES SISTEMA, esto no ocurre en muchos sistemas de tipo social, como serían los sistemas administrativos, organizacionales y de información, lo que vuelve a este factor un elemento importante que debe estar bajo control, y sujeto a estrategias que provoquen sinergia (movimiento).

Figura 7. Algunos términos que describen a los sistemas

Modelando con diagramas conceptuales Cuando existe la necesidad de analizar un sistema en la organización, la TGS entre otros trabajos solicita se conceptualice, es decir se represente al sistema en relación con otros sistemas o subsistemas con los cuales tiene relación de transferencia de datos, formatos, etc., además de identificar sus procesos y revisar sus atributos. Por ejemplo: supongamos que nos solicitan que elaboremos un sistema de compras, tendremos entonces que conceptualizarlo, el siguiente diagrama nos puede ayudar en este respecto.

Figura 8. Contextualización del sistema de compras de una empresa

Como se puede verse en este diagrama, el analista conceptualizó el sistema de compras en relación directa del área de producción el cual le enviará los pedidos internos de materia prima, compras recibirá esta solicitud y procederá conforme a sus procedimientos internos de cotización y pedidos a proveedores. Estos surtirán y entregarán en el almacén los materiales solicitados, de lo cual el área de compras deberá estar enterada al mantener relación directa con el almacén. Esta conceptualización en algunas empresas estará incompleta, por que entrarán en juego más situaciones de relación. Recordemos que lo primero que hay necesidad de hacer es detectar las necesidades de información con los usuarios finales y con los niveles tácticos del sistema en cuestión. Por ejemplo en ventas deberán especificarse como quieren que se haga el registro, en línea o en batch, como se generan las facturas, si hay ventas a crédito que formatos entran en juego y como se traslada dicha información a cuentas por pagar, que reportes se han de obtener al final del día/semana/mes/trimestre/años, etc.

Compras

Proveedores

Producción

Almacén

También deberá quedar claro si es un sistema a trabajar en una sola máquina o en varias, si existirá una red local o bien una extendida para el comercio electrónico o bien compartirá información por medio de la web. Posteriormente a esta conceptualización, será necesario aplicar alguna metodología de análisis y diseño de de sistemas.

2.3 La TGS y los Sistemas de Información, modelando con esquemas

HIPO

Iniciemos definiendo lo que es un Sistema de Información (SI):

Como puede apreciarse, en esta definición persiste el concepto de sistema pero también hay que recalcar que no se mencionan las computadoras ni las TIC’s (tecnologías de información y comunicación), es decir los SI pueden ser manuales o automatizados por medio de ordenadores y el uso de software especializado. Los SI pueden clasificarse por muchos criterios, pero se atenderá a aquel relacionado con la estructura organizacional de una empresa y sus niveles jerárquicos, encontrando tres de ellos ve la figura 7. Entonces los sistemas serán estratégicos, tácticos y operativos. Cada nivel jerárquico anida agregaciones de los diferentes sistemas que en ella se encuentran, y cada uno de ellos deberá ser plenamente identificado, documentado y normado, mediante el desarrollo de manuales de organización, de procedimientos y de calidad. Los sistemas entonces se clasifican de acuerdo al nivel jerárquico para los que son diseñados.

Sistemas

Figura 9. Clasificación de los sistemas en una organización.

Niveles de sistemas de información Los sistemas pueden clasificarse de acuerdo al nivel jerárquico en que se den o se diseñen, una derivación de ellos son los sistemas de información, los cuales se clasifican de la siguiente manera:

Figura 10. Clasificación de los sistemas de información

Sistemas Transaccionales (TPS): Son aquellos que son diseñados para registrar las operaciones cotidianas de una organización, a fin de ejercer control, mediante el registro de sus transacciones, algunos ejemplos son los siguientes.

Operación Sistema Ventas Facturación

Compras Adquisiciones

Pago a empleados Nómina

Figura 11. Sistemas de información ligados a sus áreas de actividad

Sistemas de Información Gerencial (MIS): Son aquellos sistemas preparados para la gerencia media, a fin de apoyar sus procesos de supervisión, control y coordinación. Estos sistemas se basan en los registros de los sistemas transaccionales, y se obtienen mediante procesos de consolidación, agrupamiento, clasificaciones, etc. Se preparan a los ejecutivos diversos sistemas reporteros preparados de forma periódica o bien a solicitud de los interesados. A veces son conocidos como SIA, SIG, MIS, etc., todos acrónimos de este tipo de sistemas.

Sistemas de Información Estratégicos (DSS): Son sistemas preparados para la alta gerencia, a fin de que ellos verifiquen comportamientos y patrones del negocio, con ellos podrán realizar escenarios de predicción, presupuestación y pronóstico sobre posibles situaciones futuras a alcanzar. Se preparan sistemas reporteros a base de índices, estadísticas, gráficos, escenarios, etc. el acrónimo más utilizado es el DDS (sistemas de soporte a las decisiones), y son un nivel más alto de agregación de información que los MIS. La TGS se relaciona con los SI de muchas maneras, lo cual es evidente por los puntos antes vistos, pero en particular en este punto nos referimos al modelado o diseño que se puede hacer de un SI, utilizando esquemas HIPO ya mencionados en puntos anteriores. Modelando con esquemas HIPO (sistemas TPS) HIPO de un sistema de nómina Supón el caso de una pequeña empresa que desea calcular su nómina quincenal para sus empleados, el diagrama HIPO que ilustra el manejo de la información es el siguiente:

Figura 12. Diagrama HIPO del sistema de nómina

El diseño anterior nos muestra que las entradas del sistema de nómina está compuesto por dos documentos en los que se registran los movimientos de personal (altas, bajas y cambios) y el registro de asistencia, llamado aquí como control de faltas, también se requiere un archivo, el de empleados a fin de tomar los datos personales de cada uno de ellos.

Los datos son procesados; existen dos grandes procesos representados, el primero de ellos es la actualización de movimientos, con el cual se genera un nuevo archivo de empleados actualizado, sobre el cual se corre otro proceso, el de cálculo de la nómina. De los dos procesos anteriores se desprende otro que consiste en la impresión de diferentes reportes e informes y que conforman la salida del sistema. Este sistema es tratado en la sección de ejercicios al final de este documento como un prototipo, consúltalo y desarróllalo. HIPO de un sistema contable Se presenta a continuación un modelo genérico que puede ser ajustado a cualquier empresa y situación en donde se desee hacer algún registro contable.

El sistema contable que se presenta se diseña y desarrolla como un prototipo al final de este documento, desarróllalo y práctica estos escenarios.

Figura 13. Esquema HIPO del sistema de contabilidad

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE. UNIDAD II Contesta las siguientes preguntas y atiende a las instrucciones de tu profesor para su entrega y discusión:

Porque se dice que la organización es un sistema? Porque crees que sea necesario diagnosticar el estado de una organización bajo los

planteamientos de la TGS? Porque crees que sea necesario identificar las partes o componentes de un sistema? Para que es necesario hacer sinergia en un sistema? Crees que los sistemas de información ayuden a la sinergia? Como conceptualizarías un sistema estratégico en la organización.

I. Identifica los componentes de un sistema en el siguiente esquema y atiende a las instrucciones de tu profesor para su entrega y evaluación:

Figura 10. Elementos a describir de un sistema

II. En la figura anterior que TPS podrías identificar? Menciona y comenta

III. En el esquema HIPO del sistema de nómina, que otros datos, como entradas, se necesitarían para poder calcular la nómina, menciona y explica.

IV. En esta unidad deberás reforzar tus conocimientos realizando las actividades que a

continuación se te proponen:

1. Supón el caso de una empresa que inicia actividades y el pago de su nómina se realizará todos los sábados a medio día, el proceso se llevará a cabo mediante el uso del paquete NOI, que políticas fijarías para apoyar dicho proceso en formato, proceso y alcance?

2. En un sistema de ventas el formato de registro tradicional es la factura, cuando esta operación se lleva a cabo en efectivo, que otro sistema se alimenta cuando en esta operación se otorga crédito?

3. Cuáles son los reportes naturales y tradicionales que debe generar todo sistema de contabilidad?

4. En el entorno académico, cuando hablamos de realizar un sistema de información o bien una aplicación administrativa, cuales son las únicas etapas de la metodología de análisis y diseño de sistemas que pueden desarrollarse?

5. Si se quisiera integrar el sistema de inventarios con sistemas en los cuales hay

dependencia documental y de proceso, cuáles serían estos?