unidad ii
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UNIDAD II
CONTROL INTERNO Y EFECTIVO
El control interno se define ampliamente como un proceso – realizado por el
personal de una entidad – diseñado para proporcionar una seguridad razonable en
el cumplimiento de los siguientes objetivos:
o efectividad y eficiencias de las operaciones
o confidencialidad de la información financiera
o cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Los auditores internos representan un papel importante en la evaluación de la
eficacia de los sistemas de control, y con ellos contribuyen a la eficiencia de la
organización. Por su posición organizacional y su autoridad en una empresa, la
función de auditoría interna debe tener un papel de monitoreo significativo. A
veces, el tener esta tarea a cargo de personal propio puede crear problemas de
independencia.
El control interno es un proceso ejecutado por el consejo de directores, la
administración y todo el personal de una entidad, diseñado para proporcionar una
seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos en las siguientes
áreas:
Efectividad y eficiencia en las operaciones.
Confiabilidad en la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y
medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos,
verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa,
promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observación de las políticas
prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
Responsabilidad
Todos los integrantes de la organización, sea esta pública o privada, son
responsables directos del sistema de control interno, esto es lo que garantiza la
EFICIENCIA TOTAL.
Objetivos del control interno:
1. La obtención de la información financiera oportuna, confiable y suficiente como
herramienta útil para la gestión y el control.
2. Promover la obtención de la información técnica y otro tipo de información no
financiera para utilizarla como elemento útil para la gestión y el control.
3. Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los
recursos financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso de propiedad de
la entidad.
4. Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el ogro de sus objetivos
y misión.
5. Asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad se desarrollen en
el marco de las normas constitucionales, legales y reglamentarias.
Elementos del control interno:
Todos los elementos que componen el control interno deben gravitar alrededor de
los principios de calidad e idoneidad, entre ellos se encuentran:
Planeación, Organización, Procedimientos, Personal, Autorización, Sistema de
información, Supervisión.
Subelementos del control interno
Estos son los objetivos y planes perfectamente definidos con las siguientes
características:
Posibles y razonables, Definidos claramente por escrito, Útiles, Aceptados y
usados, Flexibles, Comunicado a todo el personal, Controlables.
Componentes del control interno
Ambiente de control, Valoración de riesgos, Actividades de control, Información y
comunicación, Monitoreo
Clases de control interno:
Control interno financiero o
contable
Control interno
administrativo
PASOS GENERALES PASOS GENERALES
Planeación Planeación
Valoración Control
Ejecución Supervisión
Monitoreo Promoción
Ejemplo de área Ejemplo de área
PLAN DE ORGANIZACIÓN PLAN DE ORGANIZACIÓN
1. Método y procedimientos
relacionales
1, Método y procedimientos
relacionales
1,1, Protección de activos1,1, Con eficiencia de
operación
1,2, Confiabilidad de los
registros contables1,2, Adhesión a políticas
2, Controles 2, Controles
2,1, Sistemas de autorización 2,1, Análisis estadísticos
2,2, Sistemas de aprobación2,2, Estudio de tiempos y
movimientos
2,3, Segregación de tareas 2,3, Informes de actuación
2,4, Controles físicos 2,4, Programas de selección
2,5, Programas de
adiestramiento
2,6, Programas de
capacitación
2,7, Control de calidad
3, Aseguran 3, Aseguran
3,1 Todas las transacciones
de acuerdo a la autorización
específica
3,1, Eficiencia, Eficacia y
Efectividad de operaciones
3,2, Registro de
transacciones
3,3, Estados financieros con
PCGA
3,4, Acceso activos con
autorización
El control interno se basa en la protección a través de todos los instrumentos
pertinentes, la cobertura adecuada de las posibles contingencias y la verificación
de los sistemas de preservación y registro.
Sistema de control interno:
El sistema de control interno es el conjunto de todos los elementos en donde lo
principal son las personas, los sistemas de información, la supervisión y los
procedimientos.
Este es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia, asegura la efectividad,
previene que se violen las normas y los principios contables de general
aceptación. Los directivos de las organizaciones deben crear un ambiente de
control, un conjunto de procedimientos de control directo y las limitaciones del
control interno.
Elementos del sistema de control interno:
1. Definición de los objetivos y las metas tanto generales, como específicas,
además de la formulación de los clientes operativos que sean necesarios.
2. Definición de las políticas como guías de acción y procedimientos para la
ejecución de los procesos.
3. Utilizar o adoptar un sistema de organización adecuado para ejecutar los
planes.
4. Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.
5. Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos.
6. Dirección y administración del personal de acuerdo con un adecuado sistema
de evaluación.
7. Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de control
interno.
8. Establecimiento de mecanismos que les permitan a las organizaciones conocer
las opiniones que tienen sus usuarios o clientes sobre la gestión desarrollada.
9. Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y
el control.
10. Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión.
11. Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de
directivos y demás personal.
12. Simplificación y actualización de normas y procedimientos.
En resumen el ambiente de control, el sistema contable, los controles internos,
contables y administrativos.
Procedimientos para mantener un buen control interno:
Delimitación de responsabilidades.
Delimitación de autorizaciones generales y específicas.
Segregación de funciones de carácter incompatible.
Prácticas sanas en el desarrollo del ejercicio.
División del procesamiento de cada transacción.
Selección de funcionarios idóneos, hábiles, capaces y de moralidad.
Rotación de deberes.
Pólizas.
Instrucciones por escrito.
Cuentas de control.
Evaluación de sistemas computarizados.
Documentos pre numerados.
Evitar uso de efectivo.
Uso mínimo de cuentas bancarias.
Depósitos inmediatos e intactos de fondos.
Orden y aseo.
Identificación de puntos claves de control en cada actividad, proceso o
ciclo.
Inspecciones e inventarios físicos frecuentes.
Actualización de medidas de seguridad.
Registro adecuado de toda la información.
Conservación de documentos.
Uso de indicadores.
Prácticas de autocontrol.
Definición de metas y objetivos claros.
Hacer que el personal sepa por qué hace las cosas.
Algunos procedimientos de control interno en una empresa:
1. Arqueos periódicos de caja para verificar que las transacciones hechas sean las
correctas.
2. Control de asistencia de los trabajadores.
3. Al adquirir responsabilidad con terceros, estas se hagan solamente por
personas autorizadas teniendo también un fundamento lógico.
4. Delimitar funciones y responsabilidades en todos los estamentos de la entidad.
5. Hacer un conteo físico de los activos que en realidad existen en la empresa y
cotejarlos con los que están registrados en los libros de contabilidad.
6. Analizar si las personas que realizan el trabajo dentro y fuera de la compañía es
el adecuado y lo están realizando de una manera eficaz.
7. Tener una numeración de los comprobantes de contabilidad en forma
consecutiva y de fácil manejo para las personas encargadas de obtener
información de estos.
8. Controlar el acceso de personas no autorizadas a los diferentes departamentos
de la empresa.
9. Verificar que se están cumpliendo con todas las normas tanto tributarias,
fiscales y civiles.
10. Analizar si los rendimientos financieros e inversiones hechas están dando los
resultados esperados
Existen muchos más y variados procedimientos de control interno que se le
pueden aplicar a la empresa, ya que cada una implementa los que mejor se
acomoden a la actividad que desarrolla y le brinden un mayor beneficio.
Limitaciones de la efectividad de un sistema de control interno:
1. Nunca garantiza el cumplimiento de sus objetivos.
2. Solo brinda seguridad razonable.
3. El costo está ligado al beneficio que proporciona.
4. Se direcciona hacia transacciones repetitivas no excepcionales.
5. Se puede presentar errores humanos por mal entendidos, descuidos o
fatiga.
6. Potencialidad de colusión para evadir controles que dependen de la
segregación de funciones.
7. Violación u omisión de la aplicación por parte de la alta dirección.
Al terminar la implementación del sistema de control interno debe realizarse un
análisis con una retroalimentación continua para encontrar posibles fallas y
controlarlas lo más rápido posible y así evitar problemas de mayor magnitud.
EL EFECTIVO
El efectivo está integrado por aquellas cosas que comúnmente se aceptan como
medios de cambio. Para que sea considerada como efectivo, una cosa tiene que
ser convertible inmediatamente a dinero, a su valor nominal.
El efectivo disponible incluye:
1. Billetes.
2. Monedas.
3. Instrumentos negociables como:
a-) Cheques personales, de caja y certificados, no depositados.
b-) Giros bancarios no depositados.
c-) Ordenes de pago no depositadas, como giros postales y de express.
El efectivo en banco incluye:
Depósitos a la vista en cuentas de cheques.
Cuentas de ahorros, generalmente en efectivo, a pesar de que a veces se
requiere de previo aviso al banco para poder disponer de ellas.
Certificados de depósito a la vista.
Además se considera como cualquier medio de cambio generalmente aceptado
para el pago de bienes y servicios y la amortización. El efectivo también sirve
como medida del valor para tasar el precio económico relativo de los distintos
bienes y servicios. El número de unidades monetarias requeridas para comprar un
bien se denomina precio del bien. Sin embargo, la unidad monetaria utilizada
como medida del valor no tiene por qué ser utilizada como medio de cambio.
Durante el periodo en que América del Norte era una colonia, por ejemplo, la
moneda española era un importante medio de cambio mientras que la libra
esterlina británica era el patrón de medida del valor.
En otras palabras, las funciones que el dinero actualmente desempeña son las
siguientes:
1. Medio de intercambio, o medio por el cual se puedan adquirir todos y cada
uno de los bienes y servicios.
2. Unidad de contabilidad, es decir, que pueda subdividirse tanto como se
quiera para representar los diversos conjuntos de artículos.
3. Depósito de valor y estándar de pagos aplazados, es decir, que permita
conservar un poder adquisitivo generalizado para satisfacer necesidades
futuras. Un estándar de pagos aplazados hace que sea posible aceptar, en
lugar de dinero propiamente dicho, un acuerdo o contrato institucionalmente
aprobado para la entrega de cantidades específicas de poder adquisitivo
Control Interno del Efectivo.
Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de
monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del
efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos,
garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:
División del trabajo
Delegación de autoridad
Asignación de responsabilidades
Promoción de personal eficiente
Identificación del personal con las políticas de la Empresa.
El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o
en forma de depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso
legal o su equivalente contenido por:
Efectivo en caja
Cuentas bancarias
Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los
errores y pérdidas.
La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:
Operaciones en el mostrador (ventas)
Ingresos ejecutados por cobradores
Remesas por correos
Podemos establecer que el área de efectivo comprende:
Caja y Banco
La caja se divide en dos:
Caja chica
Caja general
La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores
dentro de la misma que no requieren uso de un cheque.
El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo
siguiente:
Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja
chica. Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.
Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el
fondo, o para su eliminación.
Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la
Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.
La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona
responsable del mismo.
El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos,
según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.
Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar
aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en
cifras y letras, el monto pagado.
La Conciliación Bancaria
Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos, de
nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los
Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a
hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa.. Esto se
realiza ya que es común que los saldos de dichos estados de cuenta de los
Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes
razones:
Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.
Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró
por haber cerrado.
Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de
mes.
Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa
Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación
Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones,
impuestos, etc.
Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses,
cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto
Errores u omisiones por parte de los Bancos
Procedimiento contable previo para la elaboración de una
conciliación bancaria:
Uno de los mayores problemas que se presentan a la hora de elaborar
una conciliación, es que a veces NO se sabe qué hacer con los
ajustes hechos el mes anterior, a continuación se presentan algunos
pasos o recomendaciones anteriores al estudio de los libros para
proceder con la conciliación del mes correspondiente.
PARTIDA O CAUSA PROCEDIMIENTO
EMPRESA BANCO
PARTIDAS NO
REGISTRADAS EN EL
BANCO
· Verificar que los
cheques en Tránsito (del
mes pasado) aparezcan
en el Estado de cuenta
enviado por Banco.
· Verificar que los
Depósitos en Tránsito
(del mes pasado)
aparezcan en el estado
de cuenta enviado por
Banco.
PARTIDAS NO
REGISTRADAS EN LA
EMPRESA
· Revisar que
las Notas de Débito
o Cheques omitidos
(del mes pasado)
estén reflejadas en
el libro mayor de
Banco.
· Revisar que
las Notas de
Crédito o Depósitos
omitidos (del mes
pasado) estén
reflejadas en el
libro mayor de
Banco.
ERRORES · Comprobar
que se hayan
asentado todos los
errores (del mes
pasado) en los
libros de la
empresa (libro
mayor de Banco)
ya sean por
diferencias, mal
ubicación, omisión
o prescripción de
cheques.
· Comprobar que se
hayan asentado todos
los errores (del mes
pasado) en el estado de
cuenta bancario, ya sean
por diferencias, mal
ubicación, omisión o
partidas que no
corresponden a la
empresa.
Importante: de NO encontrar los ajustes de los errores asentados en
los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales) estas se deben
tomar en cuenta para la conciliación actual o si estuviesen pero con
diferencia en cantidad o mal ubicados, de igual forma se tomará en
cuenta para su correspondiente ajuste en la conciliación actual de
darse el caso contrario en que SI se encuentren tales partidas ya
registradas en los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales) con
y con montos compatibles las mismas no se toman en cuenta para
ningún tipo de ajuste.
Normas para la elaboración del documento
Luego de realizar dichas revisiones se procede a la inspección de los
libros de la empresa conjuntamente con el estado de cuenta enviado
por el banco y así detectar cuáles son las discrepancias que existen
entre los dos para poder ajustarlas. Al cotejar y detectar todas las
diferencias y/o equivocaciones que puedan tener dichos registros se
debe elaborar el documento que avale la elaboración de la
conciliación, esto respetando algunas normas de presentación que se
demuestran a continuación:
1. Encabezado.- el encabezado debe poseer como requisitos
básicos:
- Nombre de la empresa o razón social.
- Nombre del documento “Conciliación Bancaria”.
- Fecha a la cual se está elaborando el documento.
- Nombre del Banco y número de la cuenta a conciliar.
- Nombre de la persona que elabora el documento.
- Tipo de método a utilizar (opcional).
2. Cuerpo.- la estructura del cuerpo va a depender del método que
se vaya a utilizar para realizar la conciliación.
3. Saldos correctos. (cuatro o dos columnas)
· Saldos encontrados. (una sola columna).
En esta parte de es donde se mostraran todas las diferencias
que puedan existir entre los dos saldos, y es igual para los dos
métodos el orden que explicaré en el numeral posterior. Lo único
que varía en la presentación de los métodos es en el número de
columnas y el signo (positivo o negativo) que se le asigna a las
partidas que causan discrepancia entre los saldos.
· Pie del documento.- independientemente del método que se
utilice al final deben aparecer las rúbricas del autor de la
conciliación, la persona que la conforma y las necesarias para
mantener un eficiente control interno en la empresa.
EJEMPLO DE UNA CONCILIACION BANCARIA
El estado de cuenta de la empresa Imperial muestra que el saldo al
30 de abril de 2011 es de $4,070. Sin embargo, la cuenta Efectivo
de la compañía tiene un saldo de $ 21,000. Esta situación requiere
una conciliación bancaria. A continuación se detallan las partidas
para la conciliación:
LADO DEL BANCO LADO DE LOS LIBROS
1. Depósito en tránsito, abril
24, $ 9,000
3.recepcion de un cliente,
$100.
2. Cheques en circulación
número 104, $ 2,000.
4. Ingresos por intereses
ganados sobre el saldo en
bancos, $ 30.
5.Cargos por servicios
bancarios, $ 60.
IMPERIAL S.A.
CONCILIACION BANCARIA
30 DE ABRIL DE 2011
Balance según banco…………………………….$ 14,070
Más:
1. Depósito en tránsito…………………………...$ 9,000
Sub total…………………………………………. $ 23,070
Menos:
2. Cheques en circulación no. 104…………….(2,000)
Saldo bancario ajustado………………………$21,070
Balance según libro, 30 de abril…………………………..….$ 21,000
Más:
3. Recepción de un cliente..………………………………....$ 1004. Ingresos por intereses ganados sobre el saldo bancario… 305. Sub total………………………………………………………. $
21,1306. Menos:7. Cargos por servicios……………………….…………….……….608. Saldo en libro ajustado………………………………………$21,070
Nota: el balance en libros y el balance en banco, luego de ser conciliados deben ser iguales.
Los depósitos en tránsitos son aquellos que se enviaron al banco, pero que aún no aparecen reflejados en el banco a la fecha de la conciliación bancaria.
FONDO DE CAJA CHICA
Fondo de caja chica. Pequeña cantidad de dinero en efectivo dentro de la empresa que se utiliza para afrontar una serie de pagos pequeños, los que serían muy engorrosos saldar con cheques. Es un activo circulante.
Procedimiento de Funcionamiento del Fondo Fijo
Creación del fondo
- Se estima una cantidad de dinero que cubra las necesidades para pequeños pagos en determinado lapso
- Se emite un cheque por la cantidad estimada y se le entrega a la
persona que se va a encargar de su custodia y manejo dentro de la empresa- Se establecen una serie de normas para su funcionamiento (prohibir hacer pagos de caja chica por montos superiores a cierta cantidad, establecer qué persona debe autorizar los pagos con el efectivo del fondo fijo)
- El cajero de caja chica va cancelando las diversas obligaciones y guardará constancia que justifique los pagos hechos
- Cuando el fondo esté a punto de agotarse, o en cierto período de tiempo preestablecido, el cajero presenta los diversos comprobantes por lo que ha cancelado y se le emite un nuevo cheque por el total de los recibos para que vuelva a tener su fondo fijo completo y así sucesivamente.
No se afectó la cuenta "Caja Chica" ya que ésta se moviliza solamente cuando se crea, cuando se decide aumentar el fondo o cuando se decide disminuir el fondo
Tratamiento de Faltantes y Sobrantes de Caja Chica:
Cada cierto tiempo debe hacerse un arqueo de los fondos de la Caja Chica por una persona autorizada. La suma de los diversos comprobantes de egresos y el efectivo debe ser igual al total del fondo asignado a la Caja Chica, pero puede suceder que se haya hecho un pago no relacionado, o se cancele un comprobante por una suma mayor o menor, o el cajero haya hecho uso indebido del mismo, entonces pueden originar sobrantes o faltantes de dinero en la Caja Chica.
Si existe un faltante de efectivo para tener completo el fondo fijo, hay dos alternativas:
- Decidir cobrarle el faltante al Cajero, el cual cargaremos a una cuenta de Activo Circulante denominada "Cuentas por Cobrar Empleado"- Considerar el faltante como un gasto de la empresa y cargarlos a una cuenta de Otros Egresos denominada "Faltante de Caja Chica".
En cualquiera de los dos casos hay que hacer el cheque de reposición por lo que le falta al efectivo para volver a tener su fondo fijo completo.
Si el arqueo arroja un sobrante, el mismo se debe abonar a una cuenta de Otros Ingresos denominada "Sobrante de Caja Chica"
Si llegada la fecha de cierre de un ejercicio, existen dentro de la Caja Chica comprobantes de egresos que corresponden al ejercicio que termina y no se ha emitido el cheque de reposición, se debe hacer el asiento con cargo a los gastos y con abono transitorio a la cuenta "Caja Chica".
ASIENTO PARA LA CREACION DEL FONDO DE CAJA CHICA:
DETALLE DEBITO CREDITO
CAJA CHICA 5,000
EFECTIVO 5,000
ASIENTO PARA LA REPOSICION DEL FONDO DE CAJA CHICA:
Detalle Auxiliar Debito Crédito
Gastos Grales. Y Administrativos 5,000
Viáticos…………………………….2,000
Combustibles……………………..2,000
Agua……………………………… 400
Material gastable…………………..600
Efectivo …………………………………………………….5,000