unidad administrativa especial de …³stico... · unidad administrativa especial de organizaciones...

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE

ORGANIZACIONES SOLIDARIAS

GRUPO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Apoyo Técnico a la Gestión Documental

Diciembre de 2016

DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE

GESTION DOCUMENTAL

2

_________________________________________________________________________ Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax: 3275248 Línea gratuita:018000122020

www.orgsolidarias.gov.co - [email protected]

Bogotá D.C, Colombia

Tabla de Contenido

1. NOMBRE DE LA ACTIVIDAD QUE GENERA EL INFORME: .........................................................................................4

2. OBJETO DEL INFORME ...........................................................................................................................................4

2.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS: ......................................................................................................................................4

3. RESUMEN ..............................................................................................................................................................5

4. EVALUACIÓN ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS ..................................................................................................................7

4.1.1 ÁREA DE IDENTIFICACIÓN ................................................................................................................................7

4.1.1.1 Entidad Objeto del Diagnostico ...................................................................................................................7

4.1.1.2 Fechas extremas y volumen documental .....................................................................................................8

4.1.2 ÁREA DE CONTEXTO .........................................................................................................................................9

4.2. RESEÑA HISTÓRICA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS. .........................................................10

4.3. HISTORIA ARCHIVÍSTICA ..................................................................................................................................................13

4.4. MARCO JURÍDICO ..........................................................................................................................................................15

5. ÁREA DE CONTENIDO ........................................................................................................................................... 15

5.1.1.1 Alcance y Contenido ...................................................................................................................................15

5.1.2 ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y DE UTILIZACIÓN ..................................................................................16

5.1.2.1 Condiciones de acceso: ..............................................................................................................................16

5.1.2.2 Condiciones de reproducción: ....................................................................................................................18

5.1.2.3 Características físicas y requisitos técnicos: ...............................................................................................19

6. EVALUACIÓN DE ASPECTOS DE CONSERVACIÓN .................................................................................................. 19

6.1. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN ................................................................................................................19

6.1.1. Descripción y mantenimiento de instalaciones ..........................................................................................20

6.1.2. Salud Ocupacional, sensibilización y toma de conciencia ..........................................................................29

6.1.3. Medición de condiciones ambientales .......................................................................................................30

6.1.3.1. Humedad Relativa y temperatura..............................................................................................................30

6.1.3.2. Iluminación ................................................................................................................................................32

6.1.3.3. Contaminantes microbiológicos .................................................................................................................35

7. PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ........................................................................................................... 39

7.1. PLANEACIÓN.................................................................................................................................................... 39

7.1.1. Indicadores de Gestión Documental ..........................................................................................................41

7.1.2. Creación, actualización, aprobación e implementación de instrumentos archivísticos .............................42

7.1.3. Desarrollo de Programas Específicos del PGD ...........................................................................................44

7.1.4. Articulación con otros Sistemas de Gestión de la Entidad .........................................................................44

7.1.5. Gestión del cambio en la adopción de los procesos archivísticos. .............................................................45

7.2. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS - GESTIÓN DE CALIDAD ................................................................................ 46

7.3. Tecnologías de la información articulada con la gestión documental ...........................................................46

7.3.1. Transparencia, participación y colaboración ciudadana ...........................................................................49

7.3.2. Difusión y acceso de la información ...........................................................................................................50

7.4. GESTIÓN Y TRÁMITE ........................................................................................................................................ 51

7.4.1. Recepción de documentación – Ventanilla única de correspondencia ......................................................51

7.4.2. Distribución de documentos ......................................................................................................................52

7.5. ORGANIZACIÓN ............................................................................................................................................... 53

7.5.2. Cumplimiento de criterios de clasificación, ordenación y descripción en archivos de gestión ...................54

3




Dirección Nacional .......................................................................................................................................................55

Subdirección Nacional .................................................................................................................................................55

Oficina Asesora Jurídica ...............................................................................................................................................56

Oficina De Control Interno ...........................................................................................................................................56

Grupo De Gestión Administrativa ................................................................................................................................56

Grupo De Gestión Humana ..........................................................................................................................................57

Grupo De Gestión Financiera .......................................................................................................................................57

Dirección De Planeación E Investigación .....................................................................................................................58

Grupo De Planeación Y Estadística ..............................................................................................................................58

Grupo De Educación E Investigación ...........................................................................................................................58

Grupo De Comunicaciones Y Prensa ............................................................................................................................60

Grupo De Tecnologías De La Información ...................................................................................................................60

Dirección De Desarrollo De Las Organizaciones Solidarias ..........................................................................................61

Grupo De Desarrollo Solidario .....................................................................................................................................61

Grupo De Emprendimiento Y Productividad ................................................................................................................61

Grupo De Atención Especial A Poblaciones .................................................................................................................61

7.5.3. Consulta de documentos ............................................................................................................................62

7.6. TRANSFERENCIAS ............................................................................................................................................ 62

7.7. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS ...................................................................................................................... 63

7.8. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO ...................................................................................................................... 64

7.8.1. Servidores ...................................................................................................................................................64

7.8.2. Aplicaciones ...............................................................................................................................................67

8. DIAGNÓSTICO ARCHIVO CENTRAL Y FONDO ACUMULADO .................................................................................. 69

8.1.2. Análisis de procesos archivísticos Fondo Acumulado .................................................................................73

8.2. Análisis de Procesos Archivísticos Archivo central ..........................................................................................76

9. ÁREA DE NOTAS ................................................................................................................................................... 76

10. CONCLUSIONES................................................................................................................................................ 77

11. BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................................. 80

12. ANEXOS ........................................................................................................................................................... 81

Anexo 1 Fechas extremas y Volumen Documental ......................................................................................................81

Anexo 2 Tabla de Retención Documental ....................................................................................................................81

Anexo 3 Tabla de Valoración Documental ..................................................................................................................81

Anexo 4 Identificación Series Fondo Acumulado .........................................................................................................81

Anexo 5 Fichas de Diagnostico ....................................................................................................................................81

Anexo 6 Matriz DOFA (Infraestructura, Tecnología, Conservación, Archivo) ..............................................................81

Anexo 7 Priorización ....................................................................................................................................................81

Anexo 8 Plan de Mejoramiento ...................................................................................................................................81

4




Bogotá D.C. diciembre de 2016

1. NOMBRE DE LA ACTIVIDAD QUE GENERA EL INFORME:

Diagnóstico Integral de Gestión Documental de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, realizado como parte del Programa de Gestión Documental.

2. OBJETO DEL INFORME

Identificar, analizar y valorar el estado de las prácticas archivísticas y de conservación documental, llevadas a cabo por la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias en desarrollo de su labor misional, resaltando los aspectos críticos que impactan los diferentes procesos de la gestión documental.

2.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

a) Presentar los resultados sobre el estado actual de la documentación de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias en aspectos archivísticos y estado de conservación de los soportes documentales, según muestra de verificación in situ de los archivos de gestión, central y Fondo Documental Acumulado.

b) Presentar los resultados sobre el proceso de evaluación de los espacios e infraestructura, así como de las condiciones medioambientales, y microbiológicas de las áreas destinadas para el almacenamiento de la documentación.

c) Presentar resultados frente al estado de los (8) ocho procesos de gestión documental

d) Brindar recomendaciones para optimizar los procesos de gestión documental

e) Actualizar el programa de gestión documental.

5




3. RESUMEN

En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Decretos 2609 de 2012 y 1080 de 2015 (Compilatorio), El Grupo de Gestión Administrativa de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias presenta en el marco de la implementación y actualización del Programa de gestión Documental – PGD, el documento técnico “Diagnóstico Integral de Gestión Documental”. Aquí se encuentran consignados los resultados del levantamiento y análisis de la información, obtenida a partir de la verificación de las prácticas archivísticas y de conservación documental, llevadas a cabo en los Archivos de Gestión de cada una de las oficinas, Archivos Centrales y Fondos Acumulados. La proyección de las actividades fue realizada tomando como base la metodología de Dirección de Proyectos PMP, considerados por el equipo profesional analista como aplicables a la actividad del diagnóstico.

El levantamiento de información presenta una duración de (1) mes y su detalle es descrito mediante la presentación de la estructura detallada del trabajo, presentada a continuación:

6




El diagnostico, es realizado con el objeto de actualizar el programa de gestión documental siguiendo las pautas metodologías establecidas por el Archivo General de la Nación “Jorge palacios preciado”, instructivos y demás documentos de referencia publicados por las diferentes entidades estatales.

El levantamiento de información se realizó a través de la aplicación de formatos para la compilación de información diseñados en Microsoft Excel – 2010, permitiendo de esta forma, consolidar las estadísticas referentes a aspectos archivísticos y de conservación documental.

La aplicación de estas fue realizada sobre 16 oficinas y/o grupos de gestión de la U.A.E.O.S. establecidos según resolución No. 041 del 30 de enero de 2015 “Por medio de la cual se actualizan los grupos internos de trabajo y sus funciones en la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias.”

La metodología empleada para el levantamiento de información contempla las siguientes actividades:

Medición de condiciones medioambientales en zonas de archivo.

Toma de muestras de condiciones microbiológicas de espacios y superficies

Selección de una muestra del 3% del total de volumen documental para identificar

el estado de conservación y aplicación de procesos archivísticos en las unidades

documentales.

Evaluación de espacios e Infraestructura según Acuerdo 049 de 2000.

Verificación de los procesos de clasificación, ordenación, descripción del material

documental contenido en medio análogo y digital.

Evaluación de los procesos del Programa de Gestión Documental a través de la

aplicación de formatos de encuesta.

Medición puntual del volumen en metros lineales

Compilación de formatos y procedimientos asociados

Registro fotográfico.

Elaboración del análisis situacional de la Gestión Documental (Archivísticos,

Conservación, Infraestructura, Tecnología) DOFA

Matriz de Priorización

Plan de Mejoramiento Archivístico.

Lo anterior permite identificar el nivel de avance de los procesos de gestión documental en la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, teniendo como base en los lineamientos, directrices, reglamentación y normas técnicas relacionadas con la gestión de información y documentación. Dichas actividades permitirán la formulación de un plan de mejoramiento para normalización de los procesos relacionados con la gestión de la información y documentación en la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, en el marco de la implementación de la Ley 594 de 2000, Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la

7




Información Pública Nacional”, Estrategia Gobierno en Línea, Directiva Presidencial 04 de 2012 “Eficiencia Administrativa y Cero Papel”, Decreto 2609 de 2012, Decreto 1080 de 2015 y demás reglamentación complementaria.

4. EVALUACIÓN ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS

4.1.1 ÁREA DE IDENTIFICACIÓN 4.1.1.1 Entidad Objeto del Diagnostico

Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias - Ubicación: Carrera 10. No. 15 - 22 Pisos 2,3 y 4 Edificio Patria (Bogotá, D.C Colombia).

Total Oficinas: Se evidenció un total de 16 Oficinas Productoras, las cuales se encuentran descritas en el numeral 4.1.2 Nombre de los Productores. Funcionarios: Planta Global Sesenta y Cuatro (64) Contratistas: Veintiocho (30) Total Servidores: Noventa y Cuatro (94) Organigrama actual:

Resolución No. 586 del 5 de octubre de 2015.

Para la realización de las encuestas y la medición de los Archivos de Gestión, se tuvo como referente el organigrama actual de la entidad, adoptado mediante resolución 209 del 18 de octubre de 2015. Durante el recorrido no fueron identificados grupos u oficinas que por estructura orgánica o acto administrativo no estuvieran constituidos. Como aspectos a resaltar, el levantamiento de información se realizó de forma óptima.

8




4.1.1.2 Fechas extremas y volumen documental

La identificación de las fechas extremas de la documentación se realizó teniendo en cuenta los niveles descriptivos establecidos en la Norma ISAD-G 2005, así:

Fondo Subfondo – Periodo Institucional Unidad Administrativa Oficina Productora Serie Subserie Asunto

Asimismo, se realizó medición puntual a fin de establecer el volumen documental en cada una de las fases de archivo, bajo el concepto de archivo total; Dicha medición se indica en metros lineales, aplicando lo establecido en la Norma Colombiana NTC 5029:2001 Medición de Archivos.

Cuadro N°1 Fechas Extremas y Volumen Documental de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias (Anexo 1)

Durante el levantamiento técnico de información, fueron evidenciados 5 periodos institucionales así:

1. Superintendencia Nacional de Cooperativas de creada en 1932 mediante Decreto 1339 a 23 de Febrero de 1981.

2. De Febrero 24 de 1981 a 3 de agosto de 1998, Departamento Administrativo Nacional de

Cooperativas – DANCOOP.

3. Del 4 de Agosto de 1998 al 23 de Junio de 2003, Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria – DANSOCIAL I.

4. Del 24 de Junio de 2003 a 1 de Noviembre de 2011, Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria – DANSOCIAL II.

5. Del 2 de Noviembre de 2011 en adelante, Unidad Administrativa Especial de Organizaciones

Solidarias.

9




4.1.2 ÁREA DE CONTEXTO

Nombre de los Productores: En la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias se identifican un total de 16 oficinas productoras o Grupos de Gestión los cuales son relacionados a continuación:

DIRECCIÓN NACIONAL

- Oficina Asesora Jurídica - Oficina de Control Interno

SUBDIRECCIÓN NACIONAL

- Grupo de Gestión Humana - Grupo de Gestión Financiera - Grupo de Gestión Administrativa

Dirección de Planeación e Investigación

- Grupo de Planeación y Estadística - Grupo de Investigación Educación y Capacitación - Grupo de Comunicaciones y Prensa - Grupo de Tecnologías de la Información

Dirección de Desarrollo de las Organizaciones Solidarias

- Grupo de Desarrollo Solidario - Grupo de Emprendimiento y Productividad - Grupo de Atención Especial a Poblaciones

10




4.2. Reseña Histórica Unidad Administrativa Especial De Organizaciones Solidarias.

La formalización del modelo solidario en Colombia se inició en 1931 con la expedición de la Ley

134 donde se reconoce jurídicamente el cooperativismo organizado en Colombia como forma de

organización socioeconómica con entidad propia. La Superintendencia Nacional de Cooperativas

de creada en 1932 mediante Decreto 1339 con el fin de controlar y vigilar a las sociedades

cooperativas que sean constituidas. Esta funciona como dependencia de diferentes ministerios:

en 1936 se adscriben las funciones que venía cumpliendo la Superintendencia al ministerio de

Industria y Trabajo, Higiene y Previsión Social.

En 1940 pasa al Ministerio de la Economía Nacional y en 1944 las asume el nuevo Ministerio del

Trabajo, Higiene y Previsión Social. En 1949 la Superintendencia Nacional de Cooperativas

depende del Ministerio de Comercio e Industrias. En 1951 se crea el Ministerio de Fomento y se

suprime el de Comercio e Industrias asumiendo sus funciones entre las que estaban las de la

Superintendencia encargada de dirigir, orientar y coordinar el movimiento cooperativo del país.

En 1955, se traslada la Superintendencia Nacional de Cooperativas al Ministerio del Trabajo.

Posteriormente, por Decreto 1587 de 1963, pasó de ser una división Ministerial para asumir la

condición de Superintendencia Nacional de Cooperativas como entidad vinculada al Ministerio

de Trabajo, encargada de ejecutar la política cooperativista del gobierno, en cuyo nombre debía

ejercer la inspección y vigilancia de las sociedades cooperativas, mutuarias, fondos de

empleados y similares.

En 1981, la Ley 24 trasformó la Superintendencia nacional de Cooperativas en Departamento

Administrativo Nacional de Cooperativas – DANCOOP, cuyo objeto era el de colaborar en la

planeación económica cooperativa; proporcional el fomento financiero cooperativo; prestar

asistencia técnica cooperativa, impartir educación e instrucción cooperativa y, ejercer Vigilancia

y Control sobre las sociedades cooperativas, los organismos cooperativos de grado superior,

las instituciones auxiliares del cooperativismo, los institutos de financiamiento, educación,

investigación y desarrollo cooperativo, los fondos de empleados y las sociedades mutuarias.

En 1986 se adopta el concepto de Economía Solidaria con el decreto 2536 del 4 de agosto que

dio vida al Consejo Nacional de la Economía Solidaria y lo reconoce como un sector de gran

importancia en el entorno económico nacional. Y en 1988 con la Ley 79 se organizan las formas

solidarias del cooperativismo, asociaciones mutuales y fondos de empleados.

Hasta 1999, la función de supervisión de las entidades de la economía solidaria fue adelantada

por el Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas – DANCOOP, la institución de

gobierno encargada de definir la política para las formas solidarias de organización en particular

para el sector cooperativo. La entidad tenía a su cargo la planificación de sus políticas, la

ejecución de programas y proyectos y a su vez, el ejercicio del control de gestión de las mismas.

La falta de un marco regulatorio propició la informalidad en la actividad solidaria. Se abrió un gran

espacio para la incorporación y canalización de recursos emergentes, y formas indebidas de

manejo de recursos, conllevando a una crisis que afectó al sistema financiero nacional.

Dada la crisis financiera de las cooperativas en la década de los noventa, se definió la Ley 454

como respuesta del estado a la difícil situación por la que atravesaba el sector. Ella transformó

al Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas – DANCOOP, en el Departamento

11




Administrativo Nacional de la Economía Solidaria – DANSOCIAL y creó la Superintendencia

Nacional de la Economía Solidaria – SUPERSOLIDARIA y al Fondo de garantías del Sector

Cooperativo – FOGACOOP.

La Ley 454 de 1998 da origen al DANSOCIAL, como entidad rectora que establece la política

estatal para la economía solidaria y fija derroteros para el desarrollo del sector. Se busca una

entidad ágil y eficiente, que rescate el sector solidario en Colombia. A la luz de la Ley 454, se

denomina economía solidaria al sistema socioeconómico, cultural y ambiental conformado por el

conjunto de fuerzas sociales organizadas, en formas asociativas identificadas por prácticas auto

gestionadas solidarias, democráticas y humanistas, sin ánimo de lucro para el desarrollo integral

del ser humano como sujeto, actor y fin de la economía solidaria.

De igual forma la Ley 454 da por terminadas las funciones de vigilancia y fomento que tenía el

departamento Administrativo Nacional de Cooperativas – DANCOOP, asignándole a

DANSOCIAL las funciones de promoción, protección, y fortalecimiento a las organizaciones de

la economía solidaria. Asimismo, le da a calidad de Ministerio Técnico del Estado para regular

todo lo relacionado con la economía solidaria. En virtud de lo dicho, queda facultado para

formular la política, apoyar y fomentar la creación y desarrollo de las organizaciones del sector

solidario, especialmente en temas como la educación, gestión socio empresarial, planes,

programas y proyecto productivos e integración de dichas organizaciones.

En el año 2000 por medio del decreto 1566, se establece una nueva estructura administrativa

para fortalecer y ampliar su labor en todo el territorio nacional cubierto a través de las direcciones

territoriales, entes suprimidos en el 2003 por el decreto 1798 que transforma la estructura.

A 2007, el sector solidario en Colombia comprende frentes tales como la educación, la salud, el

transporte, la recreación, le economía solidaria y la cultura, se ha consolidado como un modelo

empresarial que beneficia a un amplio sector de la población colombiana.

A partir del año 2011 con la expedición del Decreto 4122 del 2 de noviembre, “Por el cual se

transforma el Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria -DANSOCIAL en

una Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias”, y como consecuencia del

cambio de naturaleza, la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, además

de las que determina la Ley 454 de 1998 y demás disposiciones legales, cumplirá las siguientes

funciones.

Diseñar, adoptar, dirigir, coordinar y ejecutar los programas y proyectos para la promoción,

planeación, protección, fortalecimiento y desarrollo de las organizaciones solidarias,

Elaborar los planes, programas y proyectos de fomento, desarrollo y protección del Estado

con respecto a las organizaciones solidarias de conformidad con la política formulada por el

Ministerio de Trabajo.

Coordinarlos planes y programas para el desarrollo de las organizaciones solidarias, entre

las diversas entidades del Estado del orden nacional, departamental, distrital o municipal,

así como frente a las funciones específicas que dichas instituciones públicas realicen en

beneficio de estas organizaciones y en cumplimiento de sus funciones, de acuerdo con las

políticas formuladas por el Ministerio de Trabajo.

12




Coordinar redes intersectoriales, interregionales e interinstitucionales, para la promoción,

formación, investigación, fomento, protección, fortalecimiento y estímulo del desarrollo

empresarial, científico y tecnológico de las organizaciones solidarias.

Establecer estrategias que promuevan el fortalecimiento de las actividades de economía

solidaria y el trabajo decente en estas organizaciones solidarias.

Adelantar estudios, investigaciones y llevar estadísticas que permitan el conocimiento de la

realidad de las organizaciones solidarias y de su entorno, para el mejor cumplimiento de sus

objetivos, y que sirvan de fundamento para la formulación de la política pública.

Promover estrategias para la creación y desarrollo de los diversos tipos de organizaciones

solidarias, para lo cual podrá prestar la asesoría y asistencia técnica, tanto a las

comunidades interesadas en la integración de tales organizaciones, como a estas mismas.

Divulgar los principios, valores y doctrina por los cuales se guían las organizaciones

solidarias y promover acciones para la educación solidaria, así como también la relacionada

con la gestión socio-empresarial para este tipo de organizaciones.

Organizar los procesos de inducción y educación en la práctica de la economía solidaria y

expedir certificados de acreditación sobre educación en teoría y práctica de economía

solidaria, de acuerdo con las orientaciones del Ministerio del Trabajo.

Las demás que le asigne la Ley.

Por consiguiente, es la entidad del Estado adscrita al Ministerio del Trabajo, que tiene la tarea

del fomento y el fortalecimiento de las organizaciones solidarias en Colombia (cooperativas,

fondos de empleados, asociaciones mutuales, fundaciones, asociaciones, corporaciones,

organismos comunales y grupos de voluntariado).

13




4.3. Historia Archivística

A partir del año 2008 Mediante el contrato No. 14 Suscrito con Document Express, fueron

realizadas actividades archivísticas relacionadas con la elaboración de las Tablas de Valoración

Documental, posteriormente mediante contrato No. 021 de 2010 el Departamento Administrativo

Nacional de la Economía Solidaria – DANSOCIAL, contrata al Archivo General de la Nación para

la intervención del fondo documental acumulado , desarrollando procesos archivísticos de

conformidad con la Ley 594 de 200, acuerdo 02 de 2004 y demás normas concordantes.

En tal sentido, se llevó a cabo la organización archivística de 570 metros lineales de

documentación perteneciente al fondo acumulado, y se recibió asistencia técnica para la

elaboración de las Tablas de Valoración Documental.

Mediante contrato No. 020 de 2011, se llevó a cabo la organización archivística de 290 metros

lineales de documentación del fondo acumulado de DANSOCIAL, quien desde entonces y hasta

fecha pasa a ser la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, quien en virtud

de dicho proceso ha suscrito los contratos presentados a continuación:

Contrato No. 047 de 2012 – Suscrito con el Archivo general de la nación para la

Organización de 322 metros lineales del fondo acumulado

Contrato No. 039 de 2013 - Suscrito con el Archivo general de la nación para la

Organización 344 metros lineales del fondo acumulado

Contrato No 044 de 2014. – Suscrito con 472 para la organización de 250 Metros Lineales

del fondo acumulado

Contrato No. 055 de 2015 – Suscrito con Help File S.A. para la organización de 203 Metros

Lineales del fondo acumulado

Por otra parte, en el marco del proyecto de inversión “DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS”, formulado durante la vigencia 2014, La

unidad llevo a cabo durante la vigencia 2016 la intervención archivística de hasta 450 metros

lineales de documentación, la cual contempló procesos de conservación documental así como

la limpieza y desinfección de zonas de almacenamiento y documentos en hasta 27.000 folios con

biodeterioro de nivel alto, perteneciente al fondo documental acumulado con funciones de

Inspección y vigilancia Pertenecientes a los periodos institucionales Superintendencia Nacional

de Cooperativas, departamento Administrativo Nacional de Cooperativas DANCOOP y

Departamento Administrativo Nacional de la economía Solidaria DANSOCIAL. Por otra parte, se

llevó a cabo la elaboración del documento Sistema Integrado de Conservación – SIC.

Las actividades efectuadas para la Organización del Fondo acumulado presentan un avance de

2.429 metros lineales intervenidos de los cuales 1.800 han sido trasferidos a la Superintendencia

Nacional de la Economía Solidaria.

Durante los 7 años de duración del proceso han sido invertidos aproximadamente 2.068 millones

de pesos.

14




Para la vigencia 2017, se tiene contemplado dar continuidad al proceso de intervención

documental del fondo acumulado, así como la realización de procesos de limpieza, desinfección

de documentos y zonas de almacenamiento, ajuste de TVD y elaboración de inventarios para

eliminación el presupuesto solicitado para la realización de esta actividad corresponde a

$.292.500.000 pesos y contempla actividades tales como: Intervención archivística final de 350

metros lineales de documentación del fondo acumulado, Ajuste de TVD, elaboración de

inventarios de eliminación, así como la Limpieza y desinfección de documentos y zonas de

almacenamiento.

15




4.4. Marco Jurídico

La entidad a través del proceso de GESTIÓN JURIDICA CÓDIGO: UAEOS-CP-GJU-001,

establece como requisito legal contar con un normograma que contenga el soporte normativo

exigido para cada uno de los procesos gerenciales, misionales, de apoyo y de evaluación

contenidos en el mapa de procesos institucional. Dicho normograma se encuentra disponible en

el aplicativo ISOLUCION en el cual se encuentra implementado el SIGOS (Sistema Integrado de

Gestión de Organizaciones Solidarias), lo anterior partiendo de los criterios técnicos consagrados

en la norma técnica GP – 1000.

El Normograma de la UAEOS se encuentra disponible en el siguiente Link:

http://isolucion.orgsolidarias.gov.co/Isolucion/FrameSetGeneral.asp?Pagina=SucursalSeleccion

.asp&CargaPagina=ModuloProcesos&IdModulo=3

4.5. Siniestros

A la fecha no se cuenta con un registro con situaciones asociadas a dicho ítem, que hayan afectado la integridad de los soportes documentales.

5. ÁREA DE CONTENIDO

5.1.1.1 Alcance y Contenido

A partir de la verificación física de las unidades de conservación en cada uno de los archivos de gestión y, su relación con las series y Subseries documentales registradas en las Tablas de Retención Documental de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, fue posible establecer que la documentación se encuentra identificada y dispuesta de acuerdo con la estructura contenida en dicho instrumento archivístico, tal y como se presenta a continuación:

Cuadro N° 1 Identificación de Series Documentales – Archivos de Gestión -

(Ver Anexo N° 2 TRD)

Por otra parte, se realizó el proceso de verificación física de las series o asuntos en la documentación del Archivo Central, presentando el siguiente resultado:

Cuadro N°2. Identificación de Series Documentales – Archivo Central

(Ver Anexo Nº 3 TVD)

Cuadro N°3. Identificación de Series Documentales – Fondo Acumulado

Teniendo en cuenta las funciones de inspección y vigilancia ejercidas durante los periodos

institucionales de Superintendencia Nacional de Cooperativas, Departamento Administrativo

Nacional de Cooperativas – DANCOOP y Departamento Administrativo Nacional de la Economía

Solidaria – DANSOCIAL, fue posible identificar las series, Subseries y/o asuntos presentados en

el siguiente cuadro:

(Ver Anexo Nº 4)

http://isolucion.orgsolidarias.gov.co/Isolucion/FrameSetGeneral.asp?Pagina=SucursalSeleccion.asp&CargaPagina=ModuloProcesos&IdModulo=3

http://isolucion.orgsolidarias.gov.co/Isolucion/FrameSetGeneral.asp?Pagina=SucursalSeleccion.asp&CargaPagina=ModuloProcesos&IdModulo=3

16




5.1.2 ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y DE UTILIZACIÓN

5.1.2.1 Condiciones de acceso:

La Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias–UAEOS, se encuentra ubicada

en el barrio las nieves, sobre la carrera 10 con calle 15, de la ciudad de Bogotá; Para entrada la

dirección está identificada como Carrera 10 No.15-22, Pisos 1,2,3 y 4; el contorno a este lugar,

es un área comercial, con tránsito vehicular constante.

A continuación se relaciona el mapa con su ubicación:

Imagen 1 (Mapa de ubicación de la Unidad sobre la Carrera 10)

F1. Recepción F2. Acceso - Escaleras

17




F3.Entrada F4. Acceso - ascensores

En ingreso y salida del edificio se realiza por el frente de la entidad, se cuenta con un módulo

para la recepción y registro del personal. El principal medio de desplazamiento interior es el

ascensor, también se cuenta escaleras las cuales tienen un doble acceso, el primero está

ubicado frente al Lobby y el segundo de forma contigua a los ascensores.

La documentación de La Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias–UAEOS

-UAEOS, se encuentra ubicada en los pisos 3 y 4° del edificio.

F5 Acceso Oficinas – lector Biométrico.

F6 Acceso Oficinas – Cámaras de Seguridad.

F7 Acceso Dirección Nacional.

El ingreso al archivo central se encuentra restringido al personal del Grupo de Gestión

Administrativa, quien tiene a su cargo el proceso de Gestión Documental.

El personal con acceso directo tiene bajo su custodia las llaves de las zonas de archivo ubicadas

en el piso N° 4 y está conformado por una funcionaria (Auxiliar Administrativo) y dos contratistas

uno de nivel Técnico a cargo de la gestión de consultas y prestamos en archivo central y un

profesional quien brinda asesoría y acompañamiento en el desarrollo de los procesos de gestión

documental de la entidad.

Por otra parte, el personal de servicios generales cuenta con acceso a estas instalaciones para

realizar labores relacionadas con la limpieza de pisos y mantenimiento generalmente.

La unidad cuenta con un servicio de seguridad y cámaras las 24 horas en pasillos y oficinas así

como lectores biométricos para el acceso.

18




En cuanto a los archivos de gestión, la unidad cuenta con cuerpos de estantería en zonas

comunes en el área de oficina, lo cual facilita su acceso. Actualmente son cumplidas las

especificaciones mínimas para la custodia.

Las áreas en donde se encuentra documentación, no cuentan con algún sistema de detección y

extinción de incendio, como lo son: extintores multipropósito o detectores de humo, lo cual pone

en riesgo la seguridad de la documentación por una eventualidad natural, física o química.

Se evidencia material particulado en unidades de almacenamiento y estantería, este se genera

debido que la limpieza en zonas de archivo no se realiza de forma constante cual facilita en un

mediano plazo la generación de ácaros, bacterias y otro tipo de microorganismos dañinos tanto

para el archivo como para el personal que tenga contacto con las unidades de conservación.

Una vez realizadas las visitas tanto al Archivo Central, como a los Archivos de Gestión, se pudo

detectar que la Entidad no está dando cumplimiento a lo estipulado en el Acuerdo 008 de 2014,

“Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los

servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de

archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los Artículos 13 y 14 y sus

parágrafos 1 y 3 de la Ley 594 de 2000”.

5.1.2.2 Condiciones de reproducción:

Actualmente no existen restricciones para la reprografía de documentos, la documentación

registrada en el módulo de ventanilla única es digitalizada y se encuentra disponible en los

servidores de la Unidad. En tal sentido, se tiene a disposición un (1) escáner y una (1)

fotocopiadora para el uso general de los funcionarios. Del mismo modo, en la oficina asesora

jurídica, dirección nacional, grupo de comunicaciones, grupo de tic, grupo de educación y

ventanilla única de correspondencia cuentan con sus propios equipos de escáner.

Por otra parte, se tiene consignado en el documento Sistema Integrado de Conservación – SIC

4.7.9. Copias de Seguridad y Recuperación, que “Para poder acceder a la documentación y

garantizar su preservación a través del tiempo es necesario que la documentación digitalizada

tenga suficientes copias y estas se encuentren en lugares distintos, estos sitios de

almacenamiento deberían ser: el computador al que se encuentra conectado el escáner, que

asimismo debe contar con la capacidad suficiente para albergar la documentación, el servidor

que periódicamente realiza copias de los archivos de la red de la entidad y CDs. Los requisitos

para este proceso se definen en el cuadro 8. (Archivo General de la Nación Colombia, Guía de

Metadatos, 2012).”

19




5.1.2.3 Características físicas y requisitos técnicos:

Se pudo observar que la documentación generada por las áreas, en su gran mayoría se

encuentra en formatos carta y oficio; los demás formatos (menor a carta, mayor a oficio, gran

formato, etc…), se presentan en documentación que se encuentra en el archivo central y fondo

acumulado, con fechas extremas entre 1936 y 2011.

6. EVALUACIÓN DE ASPECTOS DE CONSERVACIÓN

La evaluación desde el punto de vista de conservación, permite establecer los factores y

variables que inciden de forma directa o indirecta sobre la conservación de los soportes

documentales, por lo tanto, es fundamental evaluar las situaciones administrativas que permitan

establecer la problemática de la gestión documental, con el objeto de conocer la situación actual

y proponer programas de Conservación Preventiva en Unidad Administrativa Especial

Organizaciones Solidarias.

6.1. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN

La evaluación desde el punto de vista del Sistema Integrado de Conservación -SIC permite tener una visión general de todos los planes y programas que aplican en la Unidad, en relación al mantenimiento de las condiciones de conservación documental, las cuales buscan la preservación a largo plazo de la información producida y custodiada. En la entidad, se cuenta con el documento SIC, sin embargo algunos de los funcionarios no tienen total claridad sobre sus componentes, en virtud que el documento entrará en su fase de socialización e implementación durante la vigencia 2017.

Este documento se encuentra publicado en la página web de la entidad en el siguiente link:

http://www.orgsolidarias.gov.co/planeaci%C3%B3n-y-control/planes-y-programas/informe-de-archivo/sistema-integrado-de-conservaci%C3%B3n-documental

Asimismo, son relacionados los siguientes anexos.

Anexo 1 - Instructivo de limpieza de zonas de almacenamiento

Anexo 2 - Instructivo Temperatura y Humedad

Anexo 3 - Instructivo Almacenamiento

Anexo 4 - Instructivo Incendio

Anexo 5 - Plan emergencias

Anexo 6 - Instructivo Iluminación

A continuación se describirán de manera general el estado las instalaciones donde funciona la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias.



http://www.orgsolidarias.gov.co/sites/default/files/pagina-basica/pdf/ANEXO_1_INSTRUCTIVO%20DE%20LIMPIEZA%20DE%20ZONAS%20DE%20ALMACENAMIENTO_0.pdf

http://www.orgsolidarias.gov.co/sites/default/files/pagina-basica/pdf/ANEXO_2_%20Instructivo%20Temperatura%20y%20Humedad_0.pdf

http://www.orgsolidarias.gov.co/sites/default/files/pagina-basica/pdf/ANEXO_3_%20Instructivo%20Almacenamiento_0.pdf

http://www.orgsolidarias.gov.co/sites/default/files/pagina-basica/pdf/ANEXO_4_%20Instructivo%20Incendio_0.pdf

http://www.orgsolidarias.gov.co/sites/default/files/pagina-basica/pdf/ANEXO_5_%20Plan%20emergencias_0.pdf

http://www.orgsolidarias.gov.co/sites/default/files/pagina-basica/pdf/ANEXO_6_Instrucito%20Iluminaci%C3%B3n_0.pdf

20




6.1.1. Descripción y mantenimiento de instalaciones

La unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, cuenta con una única sede ubicada en la ciudad de Bogotá D.C. Carrera 10 # 15-22 Edificio Seguros Patria, Pisos M-2-3 y 4. Aquí se custodia la documentación perteneciente a los Archivos de Gestión, Central y Fondos Acumulados. A continuación se describirán de manera general las instalaciones actuales. 6.1.1.2. Condiciones de almacenamiento (mobiliario y unidades de almacenamiento)

Archivos de Gestión

F8. Dirección Nacional F.9 Subdirección Nacional F10. Dirección de Planeación e

Investigación

Como se puede observar en las imágenes, se cuenta con estantería tanto fija como rodante

diseñada para el almacenamiento de unidades de formato X-200. Por otra parte, es importante

resaltar, que paralelamente están siendo almacenados insumos, elementos de oficina y efectos

personales distintos a documentación, en la parte superior de los estantes lo cual puede exceder

la capacidad de la estructura y podría incrementar el riesgo de accidente.

21




F11 y 12. Grupo de Gestión Humana y Grupo de Gestión Financiera

En las zonas comunes, los espacios destinados para almacenamiento documental se encuentran

debidamente identificados y señalizados. Asimismo, se cuenta con una distribución de extintores

de (1) por cada 50 metros cuadrados, en categorías de Multipropósito y Solkaflam.

F13 y 14. Oficina Asesora Jurídica

El acceso a zonas de almacenamiento se encuentra restringido, a los funcionarios delegados por

cada una de las áreas para la custodia de los expedientes (Principalmente son las secretarias y/o

asistentes), quienes llevan a cabo esta labor.

22




F15. Dirección de Desarrollo de Organizaciones Solidarias

FICHA DESCRIPTIVA ARCHIVOS DE GESTIÓN

No. UBICACIÓN DESCRIPCIÓN FACTORES RIESGO

1 Edificio Seguros Patria

En la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, los archivos de gestión se encuentran ubicados en el segundo y tercer piso del Edificio Seguros Patria Ubicado en La Carrera 10 # 15-22 Bogotá D.C. Pisos 2,3 y 4.

Conservación Documental: En los pisos 2 y tres las instalaciones se encuentran en un óptimo estado para albergar documentos, sin embargo se requiere efectuar limpieza periódica sobre la documentación que se encuentra ubicada en el Archivo bajo la custodia del Grupo de Gestión Humana, con el objeto de mitigar el riesgo de aparición de deterioro biológico en los documentos. Infraestructura: De igual forma el archivo de la oficina asesora jurídica requiere ser adecuado mínimamente, ampliando la capacidad de almacenamiento, debido que el espacio actual es insuficiente para almacenar la documentación que actualmente genera esta oficina.

· Dirección Nacional - Piso 2

· Oficina Asesora Jurídica - Piso 2

· Oficina De Control Interno - Piso 2

· Subdirección Nacional - Piso 2

· Grupo de Gestión Humana

· Grupo de Gestión Financiera

· Grupo de Gestión Administrativa - Pisos 2 y 4.

· Dirección de Planeación e Investigación Piso 3

· Grupo de Planeación y Estadística Piso 3

· Grupo de Educación e Investigación Piso 3 y Mezaninne

· Grupo de Tecnologías de la Información Piso 3

· Grupo de Comunicaciones y Prensa Piso 3

· Dirección de Desarrollo de Organizaciones Solidarias Piso 3

· Grupo de Emprendimiento y Productividad Piso 3

· Grupo de Atención Especial a Poblaciones Piso 3

· Grupo de Desarrollo Solidario Piso 3

23




Archivo Central

Durante la vigencia 2016, la Unidad llevo a cabo, el proceso de adecuación de la zona de archivo

ubicada en el piso 4 ala sur del edificio.

Durante dicha actividad se realizaron labores relacionadas con la nivelación del piso, pintado y

resanado de paredes y aseo general entre otras, tal y como se muestra en las imágenes adjuntas.

F16. Restauración Zona de Almacenamiento Ala Sur Piso 4.

F17. Restauración Zona de Almacenamiento Ala Sur Piso 4.

F18. Instalaciones eléctricas en los pisos archivo central

En estas áreas se cuenta con estantería rodante la cual se encuentra en buen estado en un 90%, sin embargo dos de los cuerpos de estantería requieren mantenimiento. La estructura es adecuada para el almacenamiento de unidades de formato X-300 y X-200, cuenta con buena iluminación y ventilación. Sin embargo, se debe culminar el mantenimiento de

24




las redes eléctricas y de seguridad de la instalación debido que la puerta de acceso se encuentra deteriorada.

F19. Archivo Central Ala Sur Piso 4.

Como parte del proceso de mantenimiento, se dio inicio al recubrimiento de pisos con vinilo epóxico de alto tráfico, así como la demarcación de la instalación y pintado de paredes. Lo anterior, con objeto de mejorar las condiciones ambientales debido la gruesa capa de material particulado presente en pisos y paredes. Se espera durante la vigencia 2017, continuar con estas actividades. FICHA DESCRIPTIVA – CONDICIONES ARCHIVO CENTRAL

No. UBICACIÓN DESCRIPCIÓN FACTORES

RIESGO


Ubicado en el Piso 4 (Ala Sur) del Edificio Seguros Patria en la Carrera 10 # 15-22 Bogotá D.C. Aquí son albergadas las transferencias primarias realizadas por cada uno de los grupos de gestión desde la creación de la entidad en noviembre de 2011. Del mismo modo se alberga parte de documentación perteneciente al DANSOCIAL, las dependencias son relacionadas a continuación:

Conservación Documental: Se debe continuar con la limpieza periódica de documentos, para evitar la proliferación de condiciones que favorezcan el deterioro físico y químico de los soportes documentales.

· Despacho del Director

· Oficina Asesora Jurídica

· Oficina de Control Interno

· Oficina de Subdirección

· Grupo Administrativo y Financiero

· Grupo de recursos Humanos

Infraestructura: Cableado y redes eléctricas en mal estado. No se realiza mantenimiento periódico a la estantería.

· Dirección de Planeación Políticas e Investigaciones

· Grupo de Planeación

· Grupo de Educación e Investigación

· Grupo de Comunicaciones y Conectividad

· Dirección de Desarrollo de las Organizaciones Solidarias

· Grupo de Organizaciones Solidarias Regional Sur

· Grupo de Organizaciones Solidarias Centro Oriente

· Grupo de Organizaciones Solidarias Nor. Occidente

· Grupo de Organizaciones Solidarias Nor. Oriente

25




Fondo Acumulado

La documentación se encuentra dispuesta en estantería inadecuada e insuficiente, el espacio no cuenta con una buena iluminación.

F20. Fondo Acumulado Ala Norte. F21. Estado Documentación. F22. U. de Almacenamiento

FICHA DESCRIPTIVA FONDO ACUMULADO

No. UBICACIÓN DESCRIPCIÓN FACTORES RIESGO


Ubicado en el Piso 4 (Ala Norte) del Edificio Seguros Patria en la Carrera 10 # 15-22 Bogotá D.C. Aquí se cuenta con documentación con fechas extremas desde 1936 a 2011,

Conservación Documental: Tanto el área como los documentos presentan una cantidad considerable de material particulado, se ha evidenciado 30 metros lineales que presentan biodeterioro. Esta documentación pertenece al periodo Superintendencia Nacional de Cooperativas (1936 – 1981). Hasta el momento se han aplicado procesos de conservación documental sobre 27.000 folios.

· Superintendencia Nacional de Cooperativa 1936 se adscriben las funciones que venía cumpliendo la Superintendencia al ministerio de Industria y Trabajo, Higiene y Previsión Social.

· Ministerio de Comercio e Industria -1949

· Ministerio de Fomento - 1951 Infraestructura: Cuenta con estantería rodante metálica la cual no es apta para albergar cajas de formato X300, por consiguiente se encuentra deteriorada, debido al peso y falta de mantenimiento. Alguna estantería no se encuentra debidamente anclada a las paredes lo cual incrementa el riesgo de accidente. Por otra parte como parte del sistema de seguridad y salud en el trabajo, el grupo de gestión humana ha dispuesto extintores multipropósito y solkaflam en las áreas de archivo.

· Superintendencia Nacional de Cooperativas – Ministerio de Trabajo 1963

· Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas DANCOOP - 1981

· Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria DANSOCIAL – 1998 -2011

26




6.1.1.3. Factores que inciden en las condiciones ambientales

En los archivos de gestión existe una buena circulación de aire lo que genera unas buenas

condiciones ambientales de porcentaje de humedad relativa y temperatura, lo que impide el

crecimiento de microrganismos sobre los soportes documentales. Asimismo, la falta de acrílicos

protectores en las lámparas y de películas protectoras que disminuyan la cantidad de luz que

incide sobre los documentos.

F23. Iluminación archivo central F24. Iluminación archivo central

Sin embargo, los archivos centrales no se cuentan con una adecuada aireación. Por

consiguiente, se evidencia una gran cantidad de material particulado que reposa sobre todas las

superficies de estos espacios de almacenamiento, asimismo, las instalaciones eléctricas y pisos

no se encuentran en buen estado, por lo que se puede presentar un accidente que involucre

material documental y personal que labore en la entidad:

Los extintores que se tienen en los espacios de almacenamiento son los adecuados y se

encuentran dispuesto de conformidad con las características técnicas establecidas en el Acuerdo

049 del Archivo General de la Nación se recogiendo lo siguiente: “Disponer de equipos para

atención de desastres como extintores de CO2, Solkaflam o Multipropósito y extractores de agua

de acuerdo con el material a conservar. Evitar el empleo de polvo químico y de agua.” Tal y como

se muestra a continuación.

27




F25. Extintores ubicados en archivo central

6.1.1.4. Programa de limpieza de áreas y documentos

Se realiza limpieza una vez a la semana en los Archivos de Gestión, en seco y húmedo en los

pisos y en seco en la estantería y unidades de almacenamiento. Los productos que utilizan para

esta actividad incluyen bayetillas, traperos, escobas, hipoclorito de sodio, sampic y jabón.

El procedimiento de limpieza en las áreas de almacenamiento de los archivos de gestión es

adecuado para la conservación de los documentos, sin embargo, no se realiza limpieza a los

documentos almacenados dentro de las cajas, tal y como se muestra a continuación:

F26: Limpieza unidades de conservación F27: Limpieza documentación

Por otra parte, el Grupo de gestión Administrativa ha venido realizando actividades relacionadas

con el mantenimiento de los espacios (paredes, pisos, redes eléctricas) y limpieza de

documentos en las zonas de almacenamiento, con el objetivo de mejorar las condiciones para el

almacenamiento documental, dado que anteriormente en los pisos, la estantería, unidades de

almacenamiento y documentación se presentaba una capa gruesa de material particulado, que

28




estaba ocasionando una aceleración del deterioro físico, químico de los documentos además de

crear condiciones óptimas para el crecimiento de microorganismos que atentan contra los

soportes y pueden generar enfermedades en las personas que tienen acceso a estos espacios

y a la documentación.

A través del proceso de gestión documental, el Grupo de Gestión Administrativa realiza limpieza

periódica de documentos, así como la nebulización de las zonas de almacenamiento documental

de conformidad con los criterios técnicos incluidos en el Anexo No. 1 del documento Sistema

Integrado de Conservación Documental de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones

Solidarias “Instructivo de Limpieza de Zonas de Almacenamiento”.

6.1.1.5. Programa de saneamiento ambiental (control de plagas)

Se realizan jornadas de fumigación, desinsectación y desratización en las oficinas, áreas de

almacenamiento y áreas comunes. Sin embargo, en el momento de la visita no se evidenciaron

trampas para roedores, ni registros de desinfección ambiental.

F28. Nebulización Archivo Central y Fondo

Acumulado.

La unidad durante la presente vigencia, llevó a cabo la contratación de un profesional en

microbiología industrial, quien se encarga de realizar los procesos de medición de condiciones

medioambientales y toma de muestras en superficies y documentos con el objeto de establecer

las acciones tendientes a la identificación y mitigación de riesgos biológicos en la entidad. Del

mismo modo, a partir de la implementación del sistema integrado de conservación, se han venido

realizando procesos de limpieza y nebulización de zonas de almacenamiento y documentos, en

archivo central y fondo acumulado.

Vale aclarar que los productos usados en estos procesos están avalados para su uso en espacios de archivo por parte del laboratorio de restauración del Archivo General de la Nación, quien en su Instructivo de Limpieza y Desinfección de Áreas y de Documentos de Archivo aconseja que el principio activo del producto para realizar el proceso de desinfección de ambientes en los espacios de almacenamiento de documentación debe ser amonio cuaternario de radicales alquílicos y estabilizado con urea en una concentración que puede estar entre 400 y 800ppm o con alcohol antiséptico al 70%.

29




Se recomienda llevar a cabo este procedimiento una vez por semestre para mantener controlada la carga microbiana. Dichas características, se encuentran contenidas en el punto 4.3 Programa de Saneamiento Ambiental, e Instructivo de Limpieza de Zonas de Almacenamiento del Sistema Integrado de Conservación SIC de la Unidad. 6.1.1.6. Programa de atención y prevención de emergencias (material documental)

Los funcionarios no tienen conocimiento del programa de atención y prevención de emergencias

por ende, no existe un programa emergencias de material documental. Sin embargo las áreas

comunes cuentan señalización de rutas de evacuación, extintores tipo Solkaflam y Multipropósito

en calidad, camilla con señalización y con todos los accesorios requeridos y botiquín.

Adicionalmente, la entidad no cuenta con sistemas de detección de humo, en ninguna de las

oficinas ni en los espacios de almacenamiento.

6.1.2. Salud Ocupacional, sensibilización y toma de conciencia

En la entidad como parte del sistema de seguridad y salud en el trabajo son realizadas jornadas

de capacitación referentes a la adopción de normas de bioseguridad para la manipulación de

documentos.

Las personas encargadas del archivamiento de la documentación de las áreas de Dirección

Nacional, Subdirección, Dirección de Desarrollo y Dirección de Planeación, no emplean

elementos de protección personal durante la manipulación de soportes documentales.

Dicha situación hasta el momento no representa un factor de riesgo dado que la documentación

se encuentra en buen estado y libre de contaminantes biológicos, sin embargo la presencia de

material particulado puede generar alergias y/o afecciones respiratorias.

Por otra parte, durante el desarrollo de la intervención archivística del fondo documental

acumulado, el personal asignado llevó a cabo el uso de elementos de protección personal tales

como, batas, tapabocas, cofias, guantes y gafas protectoras principalmente, tal y como se

muestra a continuación:

30




F29. Intervención - Fondo Acumulado F30. Archivo Central

6.1.3. Medición de condiciones ambientales

Se instalaron 5 termo higrómetros en el archivo central (No. 07826, 07827, 07829, 07832 y

07837) que registraron datos cada media hora en un periodo de 10 días. De la misma forma, en

el fondo acumulado se instaló 1 equipo (No. 07835).

6.1.3.1. Humedad Relativa y temperatura

En desarrollo de la actividad objeto del presente informe fueron instalados dos (2)

termohigrómetros distribuidos de la siguiente manera:

F31. Archivo Central Sur: 1 equipo (referencia 07833)

F32. Archivo Central Norte: 1 equipo (referencia 07827)

Según el Artículo 5 del Acuerdo 049 de 2000 del AGN los valores de Humedad Relativa deben

encontrarse entre 45% y 60% con una fluctuación diaria de 5% y los valores de Temperatura se

encuentran entre 15ºC y 20ºC, con una fluctuación diaria de 4ºC.

31




Tipo de

material

TEMPERATURA °C HUMEDAD RELATIVA HR %

MIN MAX FLUCTUACIONES MIN MAX FLUCTUACIONES

Papel 15ºC 20ºC +-4 ºC 45% 60% +-5%

Tabla Nº 1. Rangos permitidos de humedad relativa y temperatura.

En las gráficas y tablas presentadas a continuación se muestran los datos obtenidos de los

termohigrómetros en donde se observa el comportamiento de la humedad relativa y la

temperatura y su interpretación:

Deposito Ala Norte

Gráfica Nº 1. Comportamiento de humedad relativa y temperatura Archivo Sur}

Deposito Ala Sur

Gráfica Nº 2. Comportamiento de humedad relativa y temperatura Archivo Norte

UBICACIÓN PARAMETRO MINIMO MAXIMO FLUCTUACIONES

Archivo Sur

Temperatura 19,3 20,8 De -0,3ºC a 0,7ºC

Humedad relativa 51,9 59,9 De -2,7% a 2,3%

Archivo Norte

Temperatura 19,2 21,7 De -0,3ºC a 0,3ºC

Humedad relativa 50 58 De -1% a 1,8%

Tabla Nº 2. Máximos y mínimos de humedad relativa y temperatura Archivos Centrales

010203040506070

1 9 17 25 33 41 49 57 65 73 81 89 97 105

113

121

129

137

Temperatura % Humedad Relativa

Comportamiento Temperatura y % Humedad Relativa Deposito de Archivo Ala Sur.

010203040506070

1 9 17 25 33 41 49 57 65 73 81 89 97 105

113

121

129

137

Temperatura % Humedad Relativa

Comportamiento Temperatura y % Humedad Relativa Deposito de Archivo Ala Norte

32




Los parámetros de temperatura establecidos para zonas de archivo, no se cumplen en el

depósito ubicado en el ala norte, debido que alcanzan los 21,7°C. Por otra parte, el porcentaje

de humedad relativa se cumple en las dos bodegas.

El hecho de que la temperatura no cumpla con lo establecido en la normatividad puede afectar

los soportes documentales almacenados en este espacio ya que, se pueden alterar las

características físicas y químicas de los soportes documentales, acelerando su proceso de

descomposición. Además, favorece al crecimiento de microorganismos, que generan deterioro

biológico y asimismo producir enfermedades en las personas que laboran, consultan y manipulan

la documentación.

6.1.3.2. Iluminación

En los depósitos se realizó la medición de la intensidad lumínica en 6 puntos diferentes dentro

de los diferentes espacios de almacenamiento y sus resultados fueron comparados con el

Acuerdo 049 de 2000 del Archivo General de la Nación, en donde se establece que para la

adecuada conservación la luz visible debe estar por debajo de los 100lux y la radiación

ultravioleta por debajo de lo 70uw/lúmen.

Archivo Sur:

Archivo Sur

TIPO DE ILUMINACIÓN Artificial y Natural

Centro UV LUX

Alto 0 280

Medio 0 212

Bajo 0 89

Fondo UV LUX

Alto 86 1000

Medio 97 1500

Bajo 42 103

Tabla N° 3. Lecturas de Iluminación Archivo Sur

33




Archivo Norte:

Archivo Norte

TIPO DE ILUMINACIÓN Artificial y Natural

Centro UV LUX

Alto 0 6

Medio 0 79

Bajo 0 53

Fondo UV LUX

Alto 81 1200

Medio 57 2000

Bajo 2 52

Tabla N° 4. Lecturas de Iluminación Archivo Norte

Al analizar los resultados obtenidos de estos puntos se pudo concluir que de manera global este

parámetro no se cumple en el 58,3% de los lugares muestreados ya que la luz visible se

encuentra por encima de lo establecido en la normatividad, siendo los puntos más críticos el

fondo de ambos espacios en donde la radiación de luz visible alcanza los 1500lux. Asimismo, en

estos puntos la radiación UV llega hasta 97 uw/lúmen.

Estos niveles de luz pueden ocasionar deterioros a nivel físico en la documentación que está

expuesta a esta radiación. Al analizar los resultados de la radiación ultravioleta el 50% de las

muestras tomadas se encuentran fuera de los parámetros.

A continuación se presenta una tabla, donde son relacionados los tipos de microorganismos

presentes en los espacios de almacenamiento y las superficies en donde se tomaron muestras

microbiológicas. En este cuadro se puede observar como este tipo de microorganismos no solo

causan deterioro en los soportes documentales sino que también son patógenos para las

personas y quienes manipulen, estén contacto con los documentos o entren a estos espacios

pueden verse afectados:

34




Microorganismo Enfermedad Descripción

Aspergillus Níger

Aspergilosis pulmonar de

tipo broncopulmonar

alérgica

Reacción alérgica al hongo como asma o fibrosis quística

Aspergiloma Tumor (bola fúngica)


tipo invasivo

infección grave con neumonía que se puede diseminar a otras partes del

cuerpo

Aspergillus Flavus


tipo broncopulmonar

alérgica

Reacción alérgica al hongo como asma o fibrosis quística


tipo invasivo

infección grave con neumonía que se puede diseminar a otras partes del

cuerpo

Onicomicosis Enfermedad de las uñas

Otomicosis Enfermedad en el oído

Cladosporium Spp Cromoblastomicosis o

dermatitis verrugosa Lesiones cutáneas, con apariencia de placas y nódulos verrugosos

Fusarium Spp Infecta los ojos

Generando fotofobia, dolor, sensación de cuerpo extraño en el ojo, con

pus y enrojecimiento de la córnea. Luego aparece una úlcera y su

progresión no tratada puede ser fulminante para el ojo

Penicillium spp

Peniciliosis

Se presenta como una enfermedad diseminada con fiebre, pérdida de

peso y

anemia. Los pacientes presentan lesiones cutáneas

localizadas en la cara, en los brazos y en la parte superior del tronco, y

en muchos casos se

observa una linfadenopatÌa generalizada y una marcada hepato-

esplenomegalia

Queratitis

Inflamación que afecta a la córnea, Suele producir intenso dolor ocular,

enrojecimiento del polo anterior de ojo, lagrimeo y fotofobia. En ocasiones

se forman úlceras en la córnea que pueden llegar a ser graves u

ocasionar disminución en la agudeza visual por alteración en la

transparencia.

Endoftalmitis La endoftalmitis es una infección que afecta todo el globo ocular. Puede

llevar a la ceguera y a pérdida del ojo

Otomicosis Enfermedad en el oído

Esofagitis necrotizante Mucosa necrosada dando una imagen de esófago negro.

Neumonía

Inflamación de los pulmones, que se caracteriza por la presencia de fiebre

alta, escalofríos, dolor intenso en el costado afectado del tórax, tos y

expectoración.

Endocarditis

Inflamación del revestimiento interno de las cámaras y válvulas cardíacas

(endocardio). La fiebre, los escalofríos y la sudoración son síntomas

frecuentes, al igual que pequeñas zonas de sangrado bajo las uñas,

Manchas cutáneas (piel) rojas e indoloras en las palmas de las manos y

en las plantas de los pies, Ganglios rojos y dolorosos en las yemas de los

dedos de la manos y de los pies, dificultad para respirar e inflamación de

pies, piernas y abdomen.

Rhizopus spp Zigomicosis Destrucción tisular e invasión de vasos sanguíneos. Alteraciones

funcionales o cuantitativas de los neutrófilos, acidosis metabólica o

aumento en los niveles de hierro. Sus manifestaciones clínicas se dividen

35




en rinocerebral, pulmonar, cutánea, gastrointestinal y diseminada.

Usualmente pone en peligro la vida del paciente.

Trichoderma spp Peritonitis

Inflamación (irritación) del peritoneo, el tejido delgado que recubre la

pared interna del abdomen y cubre la mayoría de los órganos

abdominales. El vientre (abdomen) está muy adolorido y sensible. El dolor

puede empeorar cuando se toca el vientre o cuando usted se mueve.

Tabla N° 5. Enfermedades causadas por los microorganismos encontrados en los archivos centrales

de la Unidad Administrativa Especial Organizaciones Solidarias.

6.1.3.3. Contaminantes microbiológicos

La toma de muestras se realizó siguiendo la metodología estándar “International Standard

ISO14698-1:2003” para muestras de aire y superficies y el instructivo N° 11 “Monitoreo

microbiológico de ambientes y superficies” elaborado por el Laboratorio de Conservación del

AGN, se tomaron 6 muestras para ambiente de la siguiente manera:

- Archivo Central sur: 2 muestras

F33: Microorganismos Archivo Central Sur F34: Archivo Central Sur

36




- Archivo Central Norte: 2 muestras

F35: Microorganismos Archivo

Central Norte

F36: Microorganismos Archivo

Central Norte

Para las superficies se tomaron muestras de 1 unidad de almacenamiento, estantería y 1

documento en cada uno de los espacios de almacenamiento.

Los resultados obtenidos en las pruebas microbiológicas de ambiente son comparados con la

norma ISO14698-1:2003 en la cual indica que no se deben superar 500UFC/m3.

Para el caso de las superficies se toman como referencia las Buenas Prácticas de Manufactura,

estas indican que el recuento no debe exceder de 20 UFC/m2. En la siguiente gráfica se puede

observar que se obtuvo un cumplimiento del 100% en las muestras tomadas en ambientes y del

0% en las superficies:.

Grafica N° 3 Cumplimiento de los parámetros de referencia.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

CUMPLE NO CUMPLE CUMPLE NO CUMPLE

AMBIENTE SUPERFICIES

CUMPLIMIENTO DE LOS PARÁMETROS

100%

0% 0%

100%

Cumplimiento de los parámetros microbiológicos Archivoscentrales

37




Archivo Sur:

Las especies de microorganismos que fueron halladas en el ambiente fueron los siguientes:

bacterias 36,4%, Cladosporium spp 27,3%, Aspergillus flavus con 18,2%, Penicillium spp con

13,6% y Fusarium spp con 4,5% cada uno, como se muestra en la siguiente gráfica:

Grafica N° 4. Poblaciones microbianas en ambiente Archivo Sur

En las superficies (unidad de almacenamiento, estanería y documentación) se encontraron los

siguientes géneros microbianos en donde quien predomina es Cladsoporium spp con un 46,7%,

Penicillium spp 44% y en menor porcentaje se encontraron Trichoderma harzianum, Aspergillus

flavus, bacterias y Fusarium spp:

Grafica N° 5. Poblaciones microbianas en superficies Archivo sur

Archivo Norte:

En el archivo norte fueron halladas las siguientes especies de microorganismos: bacterias con

43,8%, Cladosporium spp 18,8, Aspergillus ochraceus con 12,5% y en menor medida Penicillium

spp, Ampbyosporium spp, Fusarium spp y Trichoderma harzianum, como se muestra en la

siguiente gráfica:

36,4%

13,6%27,3%

18,2%

4,5%

Microorganismos predominantes en ambientes archivo sur

Bacterias

Penicillium spp

Cladosporium spp

Aspergillus flavus

Fusarium spp

44,0%

46,7%

2,7%4,0% 1,3% 1,3%

Microorganismos predominantes en superficies archivo sur

Penicillium spp

Cladosporium spp

Trichoderma harzianum

Bacterias

Fusarium spp

Aspergillus flavus

38




Grafica N° 6. Poblaciones microbianas en ambiente Archivo Norte

En las superficies del archivo norte se encontraron los siguientes géneros microbianos en donde

quien predomina es Trichoderma harzianum con 35,5%, Penicillium spp con 21,5%,

Cladsoporium spp con 19,4%, Aspergillus niger con 10,8% y en menor porcentaje bacterias,

Fusarium spp y Aspergillus flavus:

Grafica N° 7. Poblaciones microbianas en superficies archivo norte

43,8%

9,4%

18,8%

12,5%

9,4%

3,1% 3,1%

Microorganismos predominantes en ambientes archivo norte

Bacterias

Penicillium spp

Cladosporium spp

Aspergillus ochraceus

Amblyosporium spp

Fusarium spp


7,5%

19,4%

21,5%

10,8%

3,2%

2,2%

35,5%

Microorganismos predominantes en superficies archivo norte

Bacterias

Cladosporium spp

Penicillium spp

Aspergillus niger

Fusarium spp

Aspergillus flavus


39




7. PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 7.1. Planeación

El Grupo de Planeación e investigación coordina las actividades relacionadas con la

implementación del Sistema Integrado de Gestión de Organizaciones Solidarias – SIGOS, el cual

se encuentra contenido en el aplicativo ISOLUCION. Aquí se encuentran disponibles para su

descarga los 209 documentos y/o registros, de igual forma se permite realizar el control de

documentos, para lo cual se cuenta con los procedimientos relacionados a continuación:

PROCESO – GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO - CONTROL DE DOCUMENTOS CÓDIGO: UAEOS-PR-GDO-008

OBJETIVO: Establecer las directrices para realizar un efectivo control a los documentos del

sigos, en relación a las actividades de producción, codificación, revisión, actualización,

aprobación, identificación de los cambios, legibilidad, custodia, versión y vigencia de documentos

internos del sistema integrado de gestión, así como la identificación y distribución de los

documentos de origen externo.

ALCANCE: Este procedimiento aplica a todos los documentos oficiales producidos y

recepcionados por la entidad, que se encuentran registrados en el SIGOS, partiendo de la

solicitud de mejora para la elaboración, modificación, eliminación de documentos hasta el control

de la documentación que es vigente y debe estar en los puntos de uso, como también la obsoleta,

contenida en medio análogo (papel) o electrónico, y los exigidos por los sistemas de gestión

implementados.

PROCEDIMIENTO – PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS CÓDIGO: UAEOS-PR-GDO-005

OBJETIVO: Establecer los lineamientos para la estandarización de la producción de documentos

en toda la entidad.

ALCANCE: Aplica a todos los documentos oficiales que se producen en soporte papel o

electrónico, en la entidad.

De igual forma dentro del proceso de gestión documental, se cuenta con el MANUAL - NORMA

CERO (ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGOS) CÓDIGO: UAEOS-MN-

GDO-001. Por medio del cual se Ilustra la forma cómo se estructuran los documentos del Sistema

Integrado de Gestión de la UAEOS, además tiene el objeto de establecer los lineamientos para

su elaboración y control de tal forma que puedan ser utilizados.

Es aplicable para la elaboración de documentos de origen interno (excepto para aquellos

documentos que por algún motivo especial deban elaborarse o generarse de otra manera),

teniendo como soporte la solicitud o identificación de la necesidad de documentar o actualizar,

así mismo incluye el control de documentos internos y externos.

40




Toda la documentación contenida en el Sistema de Gestión de Organizaciones Solidarias –

SIGOS, se encuentra estandarizada en su producción teniendo en cuenta la imagen institucional,

versionamientos, codificación y tipo de formato tal y como se muestra a continuación:

Las Plantillas y/o formatos se encuentran disponibles para su descarga en su proceso

respectivo, teniendo en cuenta el mapa estratégico institucional así:

Proceso de Gestión Documental - Documentación

Teniendo en cuenta lo anterior, el proceso de gestión documental es de carácter trasversal y

brinda apoyo a todas y cada una de las áreas institucionales, de igual forma tiene participación

en el desarrollo de los planes misionales, para la atención al ciudadano, tecnologías de la

información y eficiencia administrativa entre otras.

Por otra parte, se tiene control sobre los documentos y formatos generados, se cuenta con

listados maestros de documentos y registros, los cuales se actualizan en tiempo real. Sin

embargo, la TRD debe ser ajustada y/o actualizada manualmente en un libro de Excel debido

que el aplicativo ISOLUCION no cuenta con un módulo orientado al enlace de dicha actividad.

41




7.1.1. Indicadores de Gestión Documental

Actualmente, son manejados tres tipos de indicadores relacionados con la Gestión Documental

en la Entidad así:

-* Sistema Integrado de Gestión de Organizaciones Solidarias – SIGOS

Proceso de Gestión Documental – Indicadores

-* Plan de Acción del Grupo de Gestión Administrativa

42




- * Modelo Integrado de Planeación y Gestión

Como se puede observar, algunos de los indicadores son transversales a las instancias de

Modelo Integrado y Plan de Acción.

7.1.2. Creación, actualización, aprobación e implementación de instrumentos archivísticos

La entidad actualmente cuenta con los instrumentos archivísticos relacionados a continuación:

- Tablas de Retención Documental

- Tablas de Valoración Documental

- Programa de Gestión Documental

- Sistema Integrado de Conservación Documental

- Listado Maestro de Documentos

- Listado Maestro de Registros

- Inventarios Documentales

Las TRD, TVD, PGD (Incluye el SIC), se encuentran aprobados por el comité de desarrollo

administrativo.

43




La tabla de retención documental se encuentra publicada en el sitio web de la entidad, para su

descarga por parte de usuarios internos y externos.

Fuente: http://www.orgsolidarias.gov.co/planeaci%C3%B3n-y-control/planes-y-programas/programa-de-gesti%C3%B3n-documental

Las tablas de valoración documental, se encuentran en proceso de ajuste dado que ha sido

identificada información complementaria, la cual puede suscitar cambios en los periodos

institucionales, por consiguiente al culminar el proceso de inventario documental a realizar

durante la vigencia 2017, se realizará un estudio de la información recopilada durante el proceso

para definir la pertinencia de los ajustes.

Ambos instrumentos archivísticos fueron aprobados mediante resolución 276 del 14 de mayo de

2014 “Por medio de la cual se aprueban las Tablas de Retención Documental y la Tablas de

valoración Documental de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias”,

posteriormente el 29 de mayo de 2015, recibiendo respuesta sobre las TVD el 27 de Noviembre

de 2015 mediante oficio No. 2-2015-6845. Donde se realiza la devolución de los soportes

documentales sin observaciones, dado que las tablas habían sido evaluadas en el año 2011.

Frente a las Tablas de Retención Documental no se ha recibido concepto, por ende se procesó

de a su implementación de conformidad con lo establecido en el acuerdo 04 de 2013 “Por el cual

se reglamentan parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento

para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de

Retención Documental y tablas de Valoración Documental. En su Artículo No. 10 Presentación,

revisión y ajustes. Literal e).

http://www.orgsolidarias.gov.co/planeaci%C3%B3n-y-control/planes-y-programas/programa-de-gesti%C3%B3n-documental

44




7.1.3. Desarrollo de Programas Específicos del PGD

A partir de la elaboración del PINAR serán incluidos los recursos requeridos para el desarrollo

de los programas específicos que componen el PGD, durante la vigencia 2017.

Se encuentran incluidos dentro del cronograma de implementación del PGD, los siguientes

programas:

Normalización de formas y formularios electrónicos.

Documentos vitales o esenciales

Gestión de documentos electrónicos

Archivos descentralizados

Reprografía

Documentos especiales

Auditoría y control.

7.1.4. Articulación con otros Sistemas de Gestión de la Entidad

A través de la implementación del SIGOS, el proceso de gestión documental se encuentra en la

categoría de apoyo, por consiguiente tiene como objeto: Asegurar la gestión, conservación y

consulta, de acuerdo con la normatividad legal vigente, de todos los documentos de la UAEOS,

para la eficaz ejecución de los procesos y el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Por otra parte, Gestión Documental contribuye a la implementación del plan anticorrupción en el

desarrollo de los componentes de TIC y Atención al Ciudadano, asimismo se presta apoyo a la

implementación de la estrategia de gobierno en línea a través de la atención de los

requerimientos relacionados con gestión documental incluidos en el marco de la aplicación de la

Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia y Acceso a la Información pública”, tal y como se

muestra a continuación.

45




Grupo de Tecnologías de la Información

Grupo de Educación e Investigación /Proceso de Gestión del Conocimiento – Procedimiento

de Atención al Ciudadano.

7.1.5. Gestión del cambio en la adopción de los procesos archivísticos.

Con el apoyo del Grupo de Gestión Humana se ha realizado la inclusión en el PIC – programa

Interno de Capacitación de ciclos de capacitación relacionados con gestión documental los

cuales hacen referencia a los siguientes temas:

F37 – Capacitación Ciclo 1 - Bioseguridad en Archivos

46




- Bioseguridad en Archivos

- Elaboración de inventarios documentales

- Sistema Integrado de Conservación – SIC

- Transferencias documentales

Por otra parte, se está llevando a cabo el proceso de implementación de documento electrónico,

lo cual se viene manejando a través de ciclos de capacitación a cada uno de los servidores que

emplean la plataforma de gestión documental TQMWeb.

7.2. Producción de documentos - Gestión de calidad

La producción documental se encuentra controlada a través del SIGOS, aquí se cuenta con un MANUAL - NORMA CERO (ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGOS) CÓDIGO: UAEOS-MN-GDO-001. Por medio del cual se Ilustra la forma cómo se estructuran los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la UAEOS, además tiene el objeto de establecer los lineamientos para su elaboración y control de tal forma que puedan ser utilizados. Es aplicable para la elaboración de documentos de origen interno (excepto para aquellos

documentos que por algún motivo especial deban elaborarse o generarse de otra manera),

teniendo como soporte la solicitud o identificación de la necesidad de documentar o actualizar,

así mismo incluye el control de documentos internos y externos.

7.3. Tecnologías de la información articulada con la gestión documental

La Unidad viene realizando el proceso de implementación de la estrategia de Gobierno en Línea,

la cual se compone de 4 componentes estructurales, que, a su vez, se componen de varios

criterios de evaluación. Este modelo fue adoptado por la Entidad para poder efectuar desarrollos,

documentación inherente e instrumentos de evaluación que fueron consolidados para dar

cumplimiento a las metas estatales. En primera instancia, se deben considerar las metas

estatales a mantener y actualizar según fue determinado por Min TIC, a saber:

47




Teniendo en cuenta lo anterior, se estableció la matriz de control que cuenta con la estructura: T

IC P

AR

A S

ER

VIC

IOS

Caracterización de usuarios

TIC

PA

RA

GO

BIE

RN

O A

BIE

RT

O

Acceso a la información

pública

TIC

PA

RA

GE

ST

ION

Entendimiento Estratégico

TIC

PA

RA

GE

ST

ION

II

Diseño de los sistemas de información

SE

GU

RID

AD

Y P

RIV

AC

IDA

D D

E L

A IN

FO

RM

AC

ION

Diagnóstico de Seguridad y Privacidad

Accesibilidad Direccionamiento Estratégico de TI

Ciclo de Vida de los sistemas de información

Usabilidad

Rendición de cuentas

Implementación de la Estrategia de TI

Soporte de los sistemas de información

Promoción Seguimiento y

Evaluación de la Estrategia de TI

Gestión de Seguridad y Calidad de los Sistemas de

Información

Plan de Seguridad y

Privacidad de la

Información Evaluación de la satisfacción

del usuario Datos abiertos Alineación

Planeación y Gestión de los Servicios Tecnológicos

Mejoramiento continuo

Innovación abierta

Esquema de Gobierno de TI

Operación de Servicios

Tecnológicos

Gestión de riesgos de

seguridad y privacidad de

la información

Sistema web de contacto, peticiones,

quejas, reclamos y denuncias.

Gestión Integral de Proyectos de TI

Soporte de Servicios Tecnológicos

Sistema móvil de contacto, peticiones,

quejas, reclamos y denuncias.

Alistamiento para la

participación por medios electrónicos

Gestión de la Operación de TI

Gestión de la Calidad y Seguridad

de Servicios Tecnológicos

Sistema integrado de peticiones,

quejas, reclamos y denuncias (PQRD)

Planeación y Gobierno de Componentes de

Información

Estrategia para el uso y apropiación de

TI

Formularios descargables, diligenciables y transaccionales

Consulta a la ciudadanía

Diseño de los Componentes de

Información

Gestión del cambio de TI

Evaluación del

desempeño

Certificaciones y constancias

en línea

Toma de decisiones

Análisis y Aprovechamiento de

Componentes de Información

Medición de resultados de uso y

apropiación

Trámites y servicios en

línea

Gestión de la Calidad y de Seguridad de los

Componentes de Información

Uso eficiente del papel

Ventanillas Únicas

Planeación y Gestión de los sistemas de

Información

Gestión de documentos electrónicos

Automatización de procesos y

procedimientos

Para el desarrollo de la matriz de componentes, en materia de desarrollo de TIC para servicios,

Gobierno Abierto, Gestión y Seguridad de la información el Grupo de TIC en conjunto con el

48




Grupo de Gestión Administrativa a través del proceso de Gestión Documental, llevan a cabo el

desarrollo de los requerimientos para cada uno de los niveles de implementación de la estrategia

GEL.

Las metas conseguidas durante la vigencia 2016, fueron definidas en dos órdenes:

- La que obedece a los indicadores del Plan de Acción

- La que obedece al cumplimiento de las Metas de Gobierno en Línea.

Metas GEL según Plan de Acción Tics: A continuación se muestran los resultados consignados

en el Plan de Acción 2016 del Grupo Tics, así como el estado de avance de los componentes de

la estrategia GEL desarrollados durante la vigencia 2016.

El estado de la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea, teniendo en cuenta las

acciones y metas enmarcadas dentro del Modelo Integrado de Planeación y gestión que se

encuentra articulado con el proceso de gestión documental son descritos a continuación:

ACCION META INDICADOR

ACUMULADO CUALITATIVO

Implementar los criterios

técnicos que hayan sido

asignados por líder de gobierno

en línea.

100% de los

criterios técnicos

implementados

98,26%

Se han realizado cambios respecto de componentes de

TIC para Servicios (Accesibilidad y usabilidad,

evaluación de acceso) y TIC para Gobierno Abierto

(Programa de Gestión Documental, Transparencia).

No se da la evaluación completa por los cambios

surgidos en la visita de Procuraduría General de la

Nación y cuya evaluación será en enero 16 de 2017.

Mantener los criterios técnicos

de gobierno en línea que hayan

sido implementados durante las

vigencias anteriores.

100% de los

criterios técnicos

mantenidos

100%

Se cumple la meta de mantener los criterios para los

componentes del Modelo GEL en la Entidad. Se han

revisado los modelos internos de Evaluación y los que

fueron desarrollados por Min TIC. (Ver repositorio TI)

En este sentido gestión documental presta un aporte en el desarrollo de la estrategia GEL

orientado al desarrollo de Tic para Servicios (Sistema Integrado de PQRDS), Tic para Gobierno

abierto, (Aplicación de la Ley 1712 de 2014), Tic Para Gestión (Modelo de Documento

49




Electrónico) así como para el establecimiento de criterios para la implementación del modelo de

seguridad de la información bajo los criterios establecidos en la Norma Técnica ISO 27000

(Programa de Gestión Documental).

Teniendo en cuenta lo anterior, se presenta el nivel de cumplimiento de las Metas de Gobierno

en Línea por parte de la entidad durante la vigencia 2016, así:

El promedio de maduración hace referencia a la capacidad institucional para implementar un

sistema en función del cumplimiento de las metas trazadas para cada una de las fases de la

estrategia; teniendo en cuenta dicho aspecto, la unidad durante la vigencia 2016, presentó un

cumplimiento frente las metas establecidas de un 95%. Teniendo en cuenta el nivel de

implementación programado para dicha vigencia el cual corresponde a un 65%.

7.3.1. Transparencia, participación y colaboración ciudadana

A partir de diciembre de 2016 la entidad cuenta con un módulo integrado para la gestión de

PQRDS, capaz de registrar la información a través de los diferentes medios: Verbal, Chat, Redes

Sociales, Pagina web, Correo Electrónico, Presencial, telefónico y documental.

Dicha aplicación se encuentra como un procedimiento en el módulo de ventanilla única de

correspondencia, su administración es realizada por el Grupo de Educación e Investigación quien

está a cargo de la oficina de atención al ciudadano. A través del aplicativo no solamente el

ciudadano puede consultar el estado de su trámite, sino que también pueden ser gestionadas

(Elaboración, revisión, firma y radicación) de forma electrónica las respuestas a las PQRDS.

Por otra parte, el proceso de gestión documental se encuentra debidamente alineado con los

procesos relacionados con transparencia, participación y colaboración ciudadana, debido que en

98,44% 98,64% 92,91% 91,00%100% 100%

50%60%

0,00%

50,00%

100,00%

150,00%

TIC SERVICIOS TIC GOBIERNO ABIERTO TIC GESTION SEG Y PRIVACIDAD INFO

DESARROLLO UAEOS GEL Vs. METAS ESTATALES MINTIC

DICIEMBRE META 2016

82,28% 85,00%89,84% 90,07% 92,85% 95,25%

30,00%

40,00%

50,00%

60,00%

70,00%

80,00%

90,00%

100,00%

JUNIO JULIO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

% PROMEDIO MADURACION ESTRATEGIA GEL 2016

50




el manual de archivo y correspondencia se cuenta con el punto 4.10. Gestión De Peticiones,

Quejas, Reclamos, Denuncias Y Sugerencias, donde es relacionada toda la información

referente al tema de acuerdo con las últimas disposiciones de ley.

Por otra parte, de conformidad con los criterios establecidos en el Capítulo II de la Ley 1712 de

2014, en lo referente a PUBLICIDAD Y CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN. En este sentido,

en el marco de la implementación del Programa de Gestión Documental, han sido generados,

aprobados y publicados los documentos e instrumentos técnicos de gestión documental

relacionados a continuación.

Transparencia -

7.3.2. Difusión y acceso de la información

Teniendo en cuenta los criterios establecidos a través de la Ley 1712 de 2014, la Unidad ha

venido desarrollando un modelo de seguridad y privacidad de la información el cual se encuentra

caracterizado desde mediados del mes de Julio con el instrumento de evaluación del MinTIC, el

cual buscaba establecer mediante un diagnóstico, el estado de la seguridad y privacidad de la

información, considerándolo como un sistema de gestión, e integrándole a este instrumento

metodología y estándares de calidad internacional.

Por consiguiente, mediante el levantamiento de información sugerido y una escala de evaluación

propuesta, podría conocerse el estado real del SGSI. Esta evaluación refleja con estos

parámetros, una evaluación objetiva de los siguientes puntos:

Áreas involucradas dentro del SGSI

Componentes de Gestión Administrativa

Componentes técnicos-operativos

Estado del ciclo PHVA del modelo SGSI

51




Madurez del Modelo SPI

Estado de la Ciberseguridad, basado en NIST e ISO 27001

Teniendo en cuenta lo anterior, la información no solo se constituye en un activo de calidad si no

en un instrumento de transparencia el cual favorece un mejoramiento en el servicio prestado al

ciudadano.

7.4. Gestión y trámite

Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución

incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad,

recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites

que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

7.4.1. Recepción de documentación – Ventanilla única de correspondencia

De conformidad con los criterios técnicos establecidos en el Acuerdo No. 060 de 2001, las

actividades que regulan la recepción, radicación y distribución de los documentos se encuentran

contenidas en las herramientas relacionadas a continuación:

REGLAMENTO INTERNO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA CÓDIGO: UAEOS-MN-

GDO-002.

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN, RADICACION DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

CÓDIGO: UAEOS-PR-GDO-002.

F38: Ventanilla Única de Correspondencia

F39: Atención al Ciudadano

En este sentido, la entidad cuenta con un módulo de ventanilla única de correspondencia

articulado con el procedimiento de Atención al Ciudadano, donde son recepcionadas y

registradas en el Sistema de Gestión Documental – SGD, de forma unificada las Peticiones,

Quejas, Reclamos, Solicitudes y Denuncias para dar trámite oportuno bajo el lleno de los criterios

ordenados por la Ley 1555 de 2015 “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de

52




Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso

Administrativo.

7.4.2. Distribución de documentos

La distribución de documentos se realiza de forma física y electrónica, lo cual ha presentado un

factor de resistencia al cambio frente al uso frecuente del aplicativo para gestión documental

TQMWeb, el cual es presentado a continuación:

Aplicativo – TQMWeb

Cada uno de los funcionarios definidos, cuenta con un usuario y clave para su respectivo login

en el sistema.

El aplicativo, permite la visualización, descarga y consulta de documentación en medio electrónico. De igual forma, permite el reparto electrónico de las comunicaciones en tiempo real, debido que al momento de realizarse el proceso de radicación en ventanilla única el aplicativo remite un ejemplar del oficio en formato PDF, tal y como se muestra a continuación:

53




Gestión de Tramites – TQMWeb

El reparto físico de las comunicaciones es realizada en dos rondas de patinaje, a las 11.30 AM y 4:30 PM. Esta actividad es realizada por el funcionario encargado de ventanilla única, o por el auxiliar administrativo a cargo de la mensajería. Los documentos son entregados al personal asistencial y secretarial designado por los líderes de cada área, que a su vez se encargan de su archivamiento. 7.5. Organización

Dentro del proceso de Gestión Documental se encuentran consignados los criterios de nivel

técnico para el establecimiento de los lineamientos para la organización de la documentación en

archivos de gestión, central e histórico la entidad.

En tal sentido se cuenta con los procedimientos presentados a continuación:

- ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO: UAEOS-

PR-GDO-010.

- ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVO CENTRAL E HISTORICO CÓDIGO:

UAEOS-PR-GDO-004.

Lo anterior, bajo el concepto de archivo total. Es decir, que el procedimiento inicia con la

aplicación de los principios de procedencia y orden original, aplicación de TRD y/o TVD, y finaliza

con la conservación de los respectivos expedientes, entiéndase disposición final de los mismos.

54




7.5.1. Clasificación, Ordenación y Descripción

Durante el levantamiento de la información, fue posible evidenciar que el 100% de los funcionarios aseguran conocer las TRD con las respectivas Series y Subseries documentales de su dependencia.

Gráfica 1¿Conoce las TRD con sus respectivas series y Subseries Documentales?

Sin embargo, al momento de realizar la verificación se observa que realmente el 92% de los

funcionarios conoce las TRD de su dependencia y las utilizan para clasificar la documentación.

El 8% restante corresponde a funcionarios y contratistas ingresados a la entidad durante el último

trimestre del año. Cabe resaltar que durante el año, se realizan sensibilizaciones por parte del

apoyo técnico a la gestión documental con el objeto que todos los servidores de la entidad tengan

conocimiento sobre la utilidad de la gestión documental en los procesos administrativos

institucionales.

7.5.2. Cumplimiento de criterios de clasificación, ordenación y descripción en archivos de

gestión

Como resultado del recorrido efectuado en los archivos de gestión pertenecientes a las 15 oficinas productoras establecidas en la última versión del organigrama se realiza una verificación y ponderación frente al cumplimiento de criterios para clasificación, ordenación y descripción según lo establecido en el acuerdo No 042 de 2002 así:

- Conocimiento de las TRD de su dependencia con sus respectivas series y Subseries documentales.

- Trámite y gestión de documentos no registrados en las TRD - Identificación de Gavetas, Archivadores y unidades de conservación. - Unidades de almacenamiento empleadas - Aplicación del principio de orden original - Foliación documental - Inventarios documentales - Transferencias documentales primarias - Disposición de la documentación de apoyo - Aplicación de sistemas de ordenación

92%

8%

¿Conoce las Tablas de retención Documental con sus respectivas series y subseries documentales de su

dependencia?

SI

NO

55




Lo anterior, permite identificar puntualmente por oficina productora el grado de aplicación de procesos relacionados con gestión documental en los archivos de gestión De la Unidad. Por consiguiente a continuación se presentan los resultados consolidados e dicha actividad:

Grafico No. 1 – Estado de aplicación de procesos archivísticos en archivos de gestión de la UAEOS

Dirección Nacional El estado de aplicación de procesos archivísticos para esta dependencia es alto (98%), debido que el volumen documental objeto es aproximadamente de 0.15 metros lineales. Es decir, 15 centímetros de ocupación de una caja de formato X-200. De igual forma, el proceso de transferencia documental es realizado de forma regular y conforme los procedimientos para dicha actividad disponibles en la plataforma ISOLUCION – Proceso de gestión Documental. El archivamiento de los documentos se encuentra a cargo de la secretaria ejecutiva del área, quien realiza los procesos de organización, levantamiento de inventario para transferencia y rotulación de las unidades de conservación y almacenamiento. Se tiene control sobre la documentación en medio análogo (papel), sin embargo se evidencia acumulación de trámites en el aplicativo TQMWeb. Subdirección Nacional Al igual que la dirección nacional, no maneja un flujo alto de documentos dado que dentro de las funciones del ordenador del gasto se encuentra dar aprobación a la documentación relacionada con la ejecución de contratos, convenios, programas así, como la revisión de informes técnicos, informes de comisión y actas de seguimiento. El grado de aplicación de procesos archivísticos corresponde a un 100%, los funcionarios del área tienen conocimiento de las Tablas de Retención Documental y realizan los procesos de transferencia primaria de conformidad con los procedimientos establecidos para tal fin. El archivamiento de los documentos es realizado por la secretaria y/o asistente quien efectúa las actividades relacionadas con la organización y disposición de los documentos a transferir.

95%

65%

100% 95%

80%

100% 100%100% 90% 88%

95% 98%

78% 75% 78% 60%

APLICACIÓN DE PROCESOS ARCHIVÍSTICOS - GRUPOS DE GESTIÓN U.A.E.O.S.

56




Son gestionados de forma adecuada los trámites a través del aplicativo TQMWeb, sin embargo presenta inconvenientes atender oportunamente la búsqueda de documentos. Oficina Asesora Jurídica Esta dependencia maneja un volumen documental de 78 metros lineales aproximadamente en su archivo de gestión, aquí son albergados los expedientes correspondientes a contratos, convenios y acciones judiciales principalmente, diariamente es recibida documentación para incorporar a los expedientes. Sin embargo, presenta inconvenientes frente al control documental dado que un porcentaje del 35% de los expedientes no se encuentra actualizados evidenciando pérdida de información. Actualmente se cuenta con un funcionario de perfil secretaria administrativa quien, realiza estas funciones. Pese a realizar los procesos de transferencia primaria dentro de los tiempos establecidos en el cronograma de actividades, se ha evidenciado que el personal asignado a esta área no es suficiente para realizar las tareas propias que demanda este archivo. Por consiguiente, el estado de aplicación de los procesos archivísticos corresponde a un 65%. Por otra parte, la documentación no era ingresada de forma oportuna a los expedientes no permitiendo que la información se encontrara disponible para consulta en un 100%. Los trámites a gestionar a través del aplicativo TQMWeb, presentaban acumulación de hasta 400 trámites, esta situación se da como producto de la entrega física de las comunicaciones a la funcionaria encargada. Como consecuencia de los anterior, la Oficina asesora Jurídica realizó la contratación de personal de apoyo para subsanar la situación, de igual forma la secretaria asignada fue reemplazada y durante el proceso se realizó especial énfasis en competencias relacionadas con temas archivísticos y de Gestión Documental. Oficina De Control Interno Tiene conocimiento sobre los instrumentos archivísticos y procedimientos que componen el proceso de gestión documental. Realiza el proceso de transferencia dentro de los tiempos establecidos en el cronograma de actividades, en esta oficina se hallan dos profesionales quienes realizan el proceso de preparación de las carpetas en tiempo real. Es decir, los expedientes se mantienen actualizados, debidamente identificados y almacenados, se evidencia control documental, por consiguiente y a partir de la aplicación de las fichas de diagnóstico su nivel de aplicación de procesos archivísticos es de un 100%. Grupo De Gestión Administrativa Tiene a su cargo el proceso de gestión documental, aquí se realiza organización documental de los expedientes en tiempo real, asimismo se encuentra encargado del acompañamiento,

57




verificación y recepción de las transferencias primarias y tiene a su cargo la ventanilla única de correspondencia. Los funcionarios tienen conocimiento de los instrumentos archivísticos y de conservación documental, ya que recientemente fue elaborado el sistema integrado de conservación documental, para lo cual se realizó la contratación de un microbiólogo industrial. Frente al uso del aplicativo TQMWeb, el apoyo técnico a gestión documental realiza la administración del sistema en términos técnicos, del mismo modo el grupo de TIC de la unidad brinda soporte técnico así como la administración y seguimiento en términos operativos de este aplicativo. El trámite de documentos por TQMWeb, se realiza en tiempo real, se está realizando la parametrización de dos módulos el primero para firmas electrónicas y digitales (Documento electrónico), lo cual permitirá el inicio de la sustitución de flujos documentales en papel en oficinas propendiendo la gestión electrónica de documentos a través del sistema (TQMWeb), ya que se identifica que una de las problemáticas asociadas a la acumulación de trámites en el sistema obedece a que su versión análoga (papel) está llegando a las oficinas, por lo cual no se tiene una necesidad real en la utilización de dicha herramienta. Por otra parte, de manera constante el Grupo de Gestión Administrativa a través del apoyo técnico a la gestión documental cuenta con un (1) profesional contratista, quien realiza las actividades relacionadas con la normalización de los procesos asociados, capacitaciones así como la elaboración y actualización de las herramientas archivísticas exigidas en el marco de la implementación de la Ley 594 de 2000 “ley General de Archivos”, bajo el lleno de los Decretos, Acuerdos y Directivas emanadas del nivel nacional complementarias a dicha ley. Grupo De Gestión Humana Tiene bajo su custodia las Historias Laborales, Nominas, Caja Menor de Viáticos, Plan Institucional de Capacitación y el Sistema de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, como documentos de mayor trascendencia en el tramite diario. Asimismo, todos los funcionarios del área tienen conocimiento sobre las TRD y su modo de empleo. Las Historias laborales de los periodos institucionales de Superintendencia Nacional de Cooperativas y Dancoop y Dansocial están bajo su custodia en el Archivo de Gestión del Área, por temas relacionadas con la atención inmediata a PQRDS. (Expedición de Bonos Pensionales), también el funcionario nos cuenta que por seguridad de la información que ofrece la estructura del espacio asignado se realiza dicha actividad. Por último, se evidencia que existe documentación que debe ser incorporada a los expedientes del fondo posteriores al año 2011, de igual forma los inventarios documentales si bien concuerdan con el FUID, se observó falta de uniformidad en la descripción de unidades (Nombres, Apellidos, CC, Etc.) La gestión de las comunicaciones a través del aplicativo TQMWeb, se realiza de forma descentralizada. Es decir, la Coordinación del Grupo solicita el direccionamiento de las comunicaciones a la persona encargada en su área de atender cada tipo de requerimiento, sin embrago se evidencia acumulación de tramites en los procesos de nómina y caja menor de viáticos. Grupo De Gestión Financiera

58




Las Solicitudes y/o Novedades de Certificados de Disponibilidad Presupuestal, Registro Presupuestales, Órdenes de Pago, Presupuestos, y Plan Anual de Caja corresponde a los documentos de mayor flujo para esta área, cuentan con un módulo para el almacenamiento de los documentos ubicado en el archivo de gestión del grupo de gestión humana, realizan de forma adecuada gestión de las comunicaciones tanto de forma análoga como electrónica, de igual forma todo el personal del área tiene conocimiento sobre los instrumentos archivísticos TRD e Inventario documental entre otros. El volumen documental anual aproximado trasferido comprende 0,75 metros lineales, cada funcionario tiene a su cargo asignadas funciones las cuales comprenden el manejo documental. La gestión electrónica de documentos a través del aplicativo es desarrollada de forma descentralizada, es decir que se establece como protocolo que desde la ventanilla única dependiendo del tipo de comunicación y asunto, esta sea asignada al funcionario competente designado por el coordinador de área para realizar el trámite respectivo. Dirección De Planeación E Investigación Se encarga de realizar seguimiento sobre las actividades relacionadas con la implementación y articulación de los diferentes sistemas que componen el SIGOS, planeación estratégica, táctica y operativa, así como del avance de los planes, programas y políticas de la entidad, por consiguiente los documentos de principal relevancia competen a actas de seguimiento, de reunión con el grupo de apoyo técnico a la gestión de Tics y Gobierno en Línea e Informes de Gestión. El flujo documental aproximado es de 0,14 cmts. Cuentan con una secretaria administrativa quien realiza actividades de recepción y archivamiento de documentos, la aplicación de procesos archivísticos dado el volumen documental en soporte papel es de un 100%, en cuanto a la gestión electrónica de trámites a través del aplicativo de gestión documental se evidencia acumulación ocasional de comunicaciones. Por último los procesos de transferencia se realizan conforme los procedimientos y tiempos establecidos. Grupo De Planeación Y Estadística Se encarga de administrar el SIGOS (sistema Integrado de Gestión de Organizaciones Solidarias), contenido en la plataforma Isolución así como de la planeación estratégica táctica y operativa institucional, rinde informes y reportes a la dirección técnica, las series y Subseries más relevantes para el área corresponden a las actas del comité de desarrollo administrativo, de reunión del grupo de apoyo técnico al sistema integrado de gestión, informes de ejecución presupuestal, de planeación estratégica, táctica y operativa, informes de gestión e informes a entes de control y sistema integrado de gestión. Cuentan con un volumen documental aproximado de 30 centímetros., la documentación de esta dependencia es archivada por la secretaria de la dirección técnica. En materia de control documental, este es adecuado, se cuenta con la documentación controlada a través del aplicativo ISOLUCION, el manejo del Aplicativo TQMWeb es adecuado, no se evidencia represamiento de comunicaciones. Grupo De Educación E Investigación Se encarga del diseño de herramientas pedagógicas, educativas, sociales, económicas,

administrativas y financieras para la promoción de la cultura de la asociatividad solidaria de

acuerdo con las políticas y lineamientos emanados del ministerio de trabajo, tiene a su cargo el

59




procedimiento de atención al ciudadano, cuyo objeto es, dar trámite oportuno a las peticiones,

quejas, reclamos, denuncias y sugerencias -PQRDS recibidas de acuerdo a las disposiciones

legales vigentes.

Los funcionarios del área tienen conocimiento sobre los instrumentos archivísticos de inventario

documental y tabla de retención documental, la organización de los documentos es llevada a

cabo por los profesionales encargados de cada proceso.

La documentación, gestionada corresponde a actas de seguimiento, Actas Grupo de Apoyo a la

Transparencia Participación y Servicio al Ciudadano, Informes de Seguimiento a Atencion a la

Ciudadanía, Informes de actividades por procedimiento, instrumentos y herramientas

pedagógicas, instrumentos de registro y control, peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y

denuncias, proceso de acreditación a entidades de economía solidaria, proyectos y programas

de educación y seguimiento a alianzas estratégicas.

Presenta un estado de aplicación de procesos archivísticos del 88%. Por otra parte, a través del

proceso de gestión documental se ha brindado seguimiento y capacitación para la realización de

actividades de procesamiento de documentación perteneciente a la serie de acreditación a

entidades de la economía solidaria.

En materia de gestión electrónica de documentos, el procedimiento de atención al ciudadano se

encuentra integrado al módulo de ventanilla única de correspondencia de tal suerte que todas

las comunicaciones correspondientes a PQRDS son debidamente registradas, y administradas

por el Grupo de Educación quien realiza la asignación de las mismas a través de un

subprocedimiento creado en el Sistema de Gestión Documental para tal fin, de conformidad con

las especificaciones para el tratamiento de las comunicaciones oficiales establecidas en el

artículo 3 “Unidades de Correspondencia”, del acuerdo No. 060 de 2001.

No realizan el archivamiento centralizado de las PQRDS, debido que estas son entregadas a

cada área competente para su gestión.

Lo anterior, implica que la documentación se encuentra en los diferentes grupos encargados.

Por otra parte tienen a su cargo la unidad de información definida como centro documental,

este espacio contiene las publicaciones, en forma de tomos, libros, guías, memorias, revistas

etc. Pertenecientes al sector solidario, tal y como se muestra a continuación.

F 40: Libros Centro Documental - mezzanine F41: Libros Centro Documental - mezzanine

60




A la fecha la entidad está realizando un proceso de inventario con objeto de definir la cantidad de ejemplares existentes. Del mismo modo, estos contenidos se encuentran parcialmente catalogados, por lo cual es importante continuar con el proceso, para así poder determinar aspectos relacionados con la vida útil de la información contenida en dichas unidades. La documentación cuenta con procesos parcialmente aplicados referentes a identificación, clasificación y catalogación bibliográfica, en este sentido pudo evidenciarse la ausencia de un protocolo para la eliminación del material bibliográfico. Grupo De Comunicaciones Y Prensa Brinda asesoría al Despacho del Director Nacional en la formulación de políticas y estrategias de divulgación y promoción permanente de los programas y servicios del sector solidario, promoviendo el uso y beneficio social de las comunidades y el acceso al conocimiento para todo el sector. En tal sentido, son diseñados, elaborados y emitidos boletines, reportes y piezas de comunicación sobre el sector solidario. Los tipos documentales mayormente gestionados corresponden a la serie de publicaciones, aquí se incluyen estrategias, eventos, free pres, monitoreo de prensa y contenidos web entre otros, la documentación de este grupo se encuentra en medios electrónicos en formatos de PDF y audiovisuales. Los cuales se encuentran debidamente tipificados en las Tablas de Retención Documental del Grupo. La gestión de comunicaciones través del aplicativo TQMWeb, se realiza de forma eficaz, no se evidencia acumulación de trámites, sin embargo se debe estandarizar la descripción de los documentos contenidos en medio electrónico, para facilitar el acceso a los contenidos. Grupo De Tecnologías De La Información Coordina y hace seguimiento a la implementación de políticas públicas para el uso, acceso y administración de la infraestructura tecnológica que soporta la información de la entidad, de manera alineada con la estrategia gubernamental nacional. Del mismo modo realiza la implementación de los lineamientos en materia de Gobierno en línea necesarios para definir las políticas, estrategias y prácticas que soporten la correcta prestación de servicios por parte del estado. La documentación gestionada corresponde a actas de seguimiento, informes de gestión, plan de mejoramiento, programa de gestión informática y soporte técnico principalmente. Toda la documentación se encuentra en medio electrónico en formato PDF. La gestión del aplicativo TQMweb se realiza de forma adecuada sin evidencia de acumulación de trámites, de igual forma se está llevando a cabo en conjunto con el proceso de gestión documental la estructuración de las etiquetas de datos para estandarizar los parámetros descriptivos en los servidores y carpetas compartidas, a partir de los cambios efectuados en el sistema de gestión documental. El grado de aplicación de procesos archivísticos en virtud del volumen documental gestionado es de un 98%. La transferencia de documentación es realizada en medio electrónico, de conformidad con los tiempos establecidos en el cronograma de transferencias primarias.

61




Dirección De Desarrollo De Las Organizaciones Solidarias Participa en la formulación, seguimiento y evaluación de los planes, programas y proyectos de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, relacionados con la promoción, fomento y fortalecimiento de las entidades del sector solidario. La documentación gestionada corresponde a actas de mesas de trabajo con la dirección nacional, actas de reunión del grupo de apoyo técnico de gestión misional y gobierno, e informes de gestión principalmente. Debido que su función se encuentra encaminada el seguimiento, el flujo documental es bajo. La documentación del área es archivada por la secretaria ejecutiva quien a su vez realiza el proceso de transferencia primaria, el volumen documental promedio a transferir corresponde a 38 centímetros. Los funcionarios tienen conocimiento sobre las tablas de retención documental y su modo de empleo, así como de las diferentes estrategias asociadas al tema de gestión documental. Por último, el grado de aplicación de procesos archivísticos corresponde a un 75%. Grupo De Desarrollo Solidario Los funcionarios tienen conocimiento sobre las tablas de retención documental y su respectivo manejo, sin embargo se evidencia falta de control documental por parte de los supervisores de los convenios ya que, algunos de los expedientes no se encuentran actualizados o foliados. La gestión de trámites a través del aplicativo TQMWeb es adecuada, no se evidencia acumulación de documentos. La documentación gestionada corresponde a actas de seguimiento, planeación estratégica, agenda misional, agenda territorial, agenda sectorial y programa de cooperación internacional. Grupo De Emprendimiento Y Productividad La documentación gestionada por este grupo corresponde a actas de seguimiento, planeación estratégica, agenda misional, agenda territorial, agenda sectorial y programa de cooperación internacional. El volumen documental gestionado corresponde a 40 cmts, equivalente a dos cajas de forma X300. La gestión de comunicaciones a través del aplicativo TQMWeb es adecuada, no se evidencia acumulación de trámites. Grupo De Atención Especial A Poblaciones Se evidencia falta de control documental por parte de los servidores encargados del archivamiento de los convenios, algunos expedientes no se encuentran actualizados o foliados, a pesar que han sido realizados procesos de capacitación al personal del área durante la vigencia 2016. Por otra parte, se identifican documentos que no han sido registrados en el módulo de ventanilla única de correspondencia. Es decir, no se cumple a cabalidad con el debido procedimiento, lo cual genera perdida de información.

62




La gestión de trámites a través del aplicativo TQMWeb es adecuada, no se evidencia acumulación de trámites. Por otra parte, los funcionarios mencionan tener conocimiento sobre el instrumento Tabla de Retención Documental e Inventarios Documentales, sin embrago al verificar pudo constatarse que no está muy claro el uso y diligenciamiento de estas herramientas. Con base en lo anterior, la aplicación de procesos técnicos archivísticos evidenciada corresponde a un 60%. 7.5.3. Consulta de documentos

Para tal fin la entidad cuenta con dos procedimientos a saber presentados a continuación:

CONSULTA DE DOCUMENTOS ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO: UAEOS-PR-GDO-

009

CONSULTA DOCUMENTOS ARCHIVO CENTRAL E HISTORICO CÓDIGO: UAEOS-

PR-GDO-001

Su objeto es el establecimiento de mecanismos para la consulta de los documentos que se

encuentran en los archivos de gestión, central e histórico de la entidad.

Para el apoyo a dicho seguimiento, se lleva el formato de registro y seguimiento a préstamos y

consulta de documentos código UAEOS-FO-GDO – 031, se encuentra en Microsoft Excel y

reemplaza al formato de a fuera.

7.6. Transferencias

Para llevar a cabo esta actividad la Entidad, cuenta con un MANUAL INTEGRAL PARA LA

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL AL ARCHIVO

CENTRAL CÓDIGO: UAEOS-MN-GDO-003, el cual tiene como objeto Establecer criterios,

responsabilidades y procedimientos para la estandarización de prácticas archivísticas

relacionadas con la organización documental en archivos de gestión y transferencias

documentales en la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias. Asimismo,

aplica para todos los funcionarios y contratistas de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE

ORGANIZACIONES SOLIDARIAS, con especial énfasis para aquellos que tienen a su cargo y

responsabilidad la producción y gestión de documentación indistintamente de su soporte.

Cada año, la Coordinación del Grupo de Gestión Administrativa, con el fin de dar cumplimiento

a las directrices del Archivo General de la Nación y procurar la óptima administración de la

información de la entidad y la conservación de la misma, se permite convocar a los GESTORES

DE LA DOCUMENTACIÓN a la socialización del programa de transferencias documentales

63




primarias, con el propósito resolver inquietudes, brindar acompañamiento y preparar el proceso

de entrega de la documentación para cada una de las oficinas productoras de la entidad. De

igual manera son divulgados los actuales formatos pertenecientes al proceso de Gestión

Documental. (Formato Único de Inventario Documental – FUID y Tabla de Retención

Documental).

La presentación de la actividad se muestra a continuación:

Durante la vigencia 2016, fueron realizadas un total de 13 transferencias documentales las cuales

corresponden a un 100% de ejecución para dicha actividad. De igual forma se realizó

acompañamiento al proceso de registro y transferencia de documentación en medios

electrónicos para los grupos de TIC y de Comunicaciones y Prensa de la Entidad.

7.7. Disposición de documentos

En el Archivo Central no se realizan procesos de reprografía o digitalización de documentos, así

como tampoco procesos de microfilmación. La única digitalización que se realiza es eventual y

en atención a requerimientos o consultas.

A la fecha, la entidad no reporta ningún proceso de eliminación, así como tampoco en desarrollo

de la aplicación de la TRD.

En cuanto al Fondo Acumulado, la entidad no cuentan con Tabla de valoración Documental, por

lo cual no se encuentra organizado y por ende no se ha realizado ningún procesos de eliminación.

64




7.8. Preservación a largo plazo

En el marco del Acuerdo 003 de 2015 en su artículo 15. “Preservación a largo plazo: Las autoridades deben garantizar la preservación a largo plazo de los documentos, datos y metadatos que conforman los documentos y expedientes electrónicos, incluyendo la firma electrónica, el estampado cronológico y la constancia de verificación del certificado electrónico con el que se hubieran firmado para lo cual se tendrá en cuenta principios de neutralidad tecnológica” y el Acuerdo 006 de 2014 “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000. Para el diagnóstico integral se tuvo en cuenta el conjunto de elementos tecnológicos tanto de software como de hardware que integran o sustentan la operación documental de la entidad, encontrando la siguiente infraestructura tecnológica: 7.8.1. Servidores

A continuación se detallan las características de los servidores e infraestructura tecnológica con

que cuenta la entidad:

F42,43 y 44 Centro de Computo - RAC

65




66




67




7.8.2. Aplicaciones

La unidad actualmente cuenta con las aplicaciones SIA, ISOLUCION, TQM, NOMINA, GROUP MAIL, SPSS, PORTAL, SPSS, CENTRO DOCUMENTAL E INTRANET. La información relacionada, parte de la realización de una encuesta al Grupo de tecnología de Información sobre los aspectos relevantes del documento electrónico y preservación Digital la cual es relacionada a continuación:

1) ¿Cuenta con un inventario de documentos electrónicos de archivo? (No)

2) ¿Gestiona los documentos electrónicos en la Nube? (Sí)

3) ¿Considera que el almacenamiento en la nube es un medio seguro para la preservación a largo plazo de la información? (Sí)

4) ¿La entidad cuenta con un programa de inspección y mantenimiento de sistemas de

almacenamiento e instalaciones físicas? (No)

5) ¿Cuenta con un programa de monitoreo y control de condiciones ambientales de áreas de depósito de los medios tecnológicos de almacenamiento? (Sí)

6) ¿La entidad cuenta con un plan de prevención de emergencias y atención de desastres

que incluya la salvaguarda de la información almacenada en diferentes medios tecnológicos? (Sí)

7) ¿El mobiliario está diseñado de acuerdo con el tamaño y las características de los medios

tecnológicos de almacenamiento que son gestionados? (Sí)

8) Seleccione la forma de almacenar los medios de almacenamiento digital en su entidad:

- Los medios tecnológicos se almacenan en las unidades de conservación (carpetas) junto con la documentación en soporte papel.

68




9) ¿Se realizan jornadas de capacitación y sensibilización en materia de preservación digital? (Sí)

10) ¿Con que frecuencia son realizadas dichas jornadas? (Anual)

11) Se realizan las siguientes actividades en su entidad:

- Monitoreo y control de Humedad relativa y Temperatura (Sí)

12) ¿Se han realizado renovación de medios o migración de información a nuevos soportes

o medios tecnológicos de almacenamiento? (Sí)

13) ¿Existe un programa de renovación de medios de almacenamiento en su entidad? (No)

14) ¿La entidad cuentan con un sistema de repositorio de documentos electrónicos para preservación digital a largo plazo? (Sí)

15) ¿La entidad emplea algún esquema o modelo de metadatos destinado a la preservación

de documentos electrónicos? (No)

16) Indique hace cuanto realizó el último proceso de migración.

- Hace menos de un año Con base en la información consignada en la encuesta, se observa que se cuentan con una consciencia y preocupación por atender los requerimientos de tipo tecnológico y técnico para el tratamiento y gestión de la información. Actualmente, la entidad se encuentra en el proceso de implementación de la norma ISO 27000. Lo cual requiere de la estandarización de la descripción de los metadatos en los repositorios de la entidad el cual debe estar respaldado por un modelo de requisitos de documentos electrónicos de archivo. Por otra parte, no se cuenta con un protocolo para el almacenamiento de expedientes híbridos. Se cuenta con un control para el monitoreo de las condiciones medioambientales de los servidores y la infraestructura de redes, sin embargo no se pudo evidenciar la existencia de un programa de renovación de medios de almacenamiento, por el momento. Dicho instrumento se tiene contemplado ser incluido en el Plan Institucional de Archivos – PINAR, el cual será desarrollado durante la vigencia 2017, el cual es formulado como parte de la implementación del Programa de Gestión Documental.

7.9. Valoración

La valoración documental, entendida como el “proceso técnico de análisis intelectual de la

producción documental de la institución que tiene como objeto identificar los valores primarios y

secundarios de los documentos y de esta manera establecer el tiempo que deben permanecer

tanto en el archivo de oficina como en el Archivo Central y señalar su disposición final”1, es un

proceso importante en la gestión documental de una entidad. En ese sentido, se debe mencionar

que en la entidad no se realiza un proceso de valoración en forma continua y permanente a las

series y subseries producidas en desarrollo de sus funciones misionales y administrativas, se

1 AGN: Manual de Organización de Fondos Acumulados

69




puedo evidenciar que la entidad cuenta con el instrumento de Tabla de Valoración Documental

el cual está siendo empleado para la intervención del fondo documental acumulado con funciones

de inspección y vigilancia correspondientes a los periodos de Superintendencia Nacional de

Cooperativas, Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas – DANCOOP y

Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria – Dansocial. De igual forma se

cuenta con un procedimiento denominado DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO: UAEOS-PR-GDO-

003 cuyo objeto es describir las actividades que se deben realizar para dar disposición final a los

documentos en cualquier soporte según las tablas de retención documental (t.r.d.) y las tablas

de valoración documental (t.v.d.) de la entidad.

8. DIAGNÓSTICO ARCHIVO CENTRAL Y FONDO ACUMULADO

Se encuentra ubicado en los depósitos norte y sur del piso No. 4 del edificio. Para establecer el

estado de conservación, se tomó una muestra del 3% del total de la documentación. El resultado

fue la revisión de 30 unidades de almacenamiento.

Fotografías No 45, 46 y 47: Documentación con deformación de plano, biodeterioro y soportes diferentes a papel (CD)

Durante la vigencia 2016, la Unidad llevo a cabo el proceso de intervención archivística de hasta

450 metros lineales de documentación a través del Proceso de Gestión Documental, efectuando

las actividades relacionadas a continuación:

Identificación

Clasificación

Ordenación

Foliación

Perffilación

Cambio de unidades de conservación

Descripción (Inventarios, Rotulación de Unidades)

Realmacenamiento

70




F48, 49 y 50: Proceso de Gestión Documental

A partir de lo anterior, se conformó un grupo de dieciséis (16) contratistas, entre Profesionales,

Técnicos y Auxiliares quienes se encargan de organizar los documentos retirando el material

abrasivo (ganchos de cosedora clips, cintas etc.), no obstante, en los archivos centrales ha sido

identificada documentación deteriorada a la cual fueron aplicados procesos de conservación

documental.

F51, 52 y 53: Documentación con material abrasivo, deterioro químico y biológico

Finalmente se observó que el mobiliario aunque es adecuado para la organización y

conservación de los archivos no es suficiente, ya que al no tener espacio para almacenar los

documentos que pertenecen a los Archivos centrales, se está apilando documentación

directamente sobre el piso.

71




8.1.1. Análisis de procesos de conservación

En la gráfica siguiente se presenta el nivel de incidencia de cada uno de los aspectos evaluados

en la muestra:

Gráfica 9 Estado de conservación

Únicamente el 28,57% de la documentación revisada se encuentra sin ningún tipo de deterioro

físico, químico o biológico.

Como se ha descrito a lo largo de este informe no se retira el material metálico de la totalidad de

los documentos que se almacenan y esto se ve reflejado en que el 64,29% tiene material metálico

que a mediano plazo a deteriorar la documentación y posiblemente se presente pérdida de

información. Asimismo, el 35,71% de los documentos se encuentran deformados debido a que

están sujetados con bandas elásticas, las cuales van a comenzar a rasgar el papel en un corto

periodo de tiempo. De la misma manera, en el 14,29% presenta diferentes grados de

biodeterioro, esto además de degradar los soportes documentales puede causar problemas de

salud a las personas que tienen acceso y/o manipulan la documentación.

El 7,14% presenta faltantes, lo que muestra que ya existe información que no va a ser posible

recuperar y el 3,57% tiene restos de adhesivo lo que hace que los folios se peguen y se

produzcan rasgaduras además de la degradación del papel a la que está expuesta debido a este

material.

72




Gráfica 10 Otros soportes

Como lo muestra la gráfica anterior existe un 0,2% de documentación que se encuentra en

medios magnéticos (CD y Disquete) y un 0,1% en cintas de video.

Es importante tener esta información debido a que los las condiciones de temperatura y humedad

relativa a las que se encuentran los archivos centrales no son adecuadas para la conservación

adecuada de estos soportes y se puede presentar pérdida de la información que almacenan.

Gráfica 11 Técnica

Respecto a la técnica utilizada en la documentación se puede ver, por medio de la gráfica anterior

que predomina la impresión de inyección, debido a esto se deben mejorar las condiciones de

temperatura y humedad relativa debido a que con las condiciones actuales se favorece que las

tintas se corran y los documentos pueden llegar a volverse ilegibles. Asimismo, el 3,57% está

impreso por medio de la técnica de punto y existe un 2% en máquina de escribir.

0% 0% 0%

0,2%

0,1%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

OTROS SOPORTES

0,00% 2,00% 3,57%

100,00%

0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

100,00%

120,00%

MANUSCRITO MAQUINA DEESCRIBIR

IMPRESIÓN PUNTO IMPRESIÓNINYECCIÓN

TÉCNICA

73




Gráfica 12 Tipo de papel

Dentro de las unidades de almacenamiento que fueron revisadas se evidenció que todas tienen

papel bond (100%), sin embargo, el 3,57% contiene papel periódico el cual se torna de color

amarillo y transfiere este color a los documentos adyacentes a este.

De la misma manera, se encontró un 3,57% de documentación que se encuentra en papel copia,

el cual, se torna de color oscuro al hacer presión sobre él causando pérdida de información

debido a que el folio queda ilegible y además de esto, es un soporte muy frágil que al estar

sujetado con material metálico o bandas elásticas se puede romper muy fácilmente.

8.1.2. Análisis de procesos archivísticos Fondo Acumulado

Conforme al Decreto 1080 de 2015 en sus Artículos 2.8.2.5.9 a 2.8.2.7.13 y el Acuerdo 005 del 2013, se analizó la muestra determinando los aspectos conforme a los procesos de clasificación, ordenación documental, descripción y rotulación. A continuación se presentan los resultados obtenidos, teniendo en cuenta el nivel de incidencia de cada uno de los aspectos evaluados en la muestra:

15%

9%

45%

5%

6%

20%

Tipo de Unidad de Conservación -Fondo Acumulado

Legajo Tomo Carpetas Yute Paquete celuguías A-Z

74




Gráfica 1 Tipo de Unidad.

La unidad de conservación identificada en el fondo acumulado es la carpeta de yute con un 45%,

seguida de las A-Z con un 20%, 15% legajos, 9% Tomos, Celuguias 6% y paquetes 5%.

Los tomos pertenecen a las series de Acreditación de entidades de la economía solidaria,

Resoluciones administrativas y, Planes y Programas.

Las carpetas de yute, celuguías, paquetes y A-Z, responden a las series de investigaciones,

correspondencia, Registro y kardex, informes financieros, Informes contables, Autorac y nominas

principalmente.

Los procesos de organización archivística han sido aplicados sobre un total de 2.509 metros

lineales de documentación pertenecientes al fondo documental acumulado con funciones de

inspección y vigilancia, de los cuales 1.980 han sido transferidos a la Superintendencia nacional

de la economía solidaria obteniéndose como resultado a la vigencia 2016 un avance en la

actividad del 78.9%.

En tal sentido se cuenta con un aproximado de 350 metros lineales pendientes de ser

intervenidos sobre los cuales son analizados los procesos archivísticos de clasificación

ordenación y descripción a saber:

Durante las vigencias 2015 y 2016, fue realizado un proceso de levantamiento de preinventarios

y clasificación de unidades documentales en el fondo acumulado teniendo en cuenta los niveles

de descripción consagrados en la norma ISAD-G, con motivo de agrupar la documentación y

facilitar la preparación de la misma para el proceso de intervención así como para facilitar el

proceso de consulta de documentos.

En este sentido, se pudo realizar el proceso sobre un 80% de la documentación, teniendo en

cuenta la entidad, oficina productora, serie y asuntos identificados que no se encuentran

registrados en las TVD de la entidad, debidamente agrupados según los periodos institucionales

Superintendencia Nacional de Cooperativas, Departamento Administrativo Nacional de

Cooperativas y Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria.

80%

50%

60%

5%

1%

20%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Fondo - Entidad

Oficina Productora

Serie

Asunto

Tipo Documental

Sin Clasificar

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

75




Gráfica 2 Ordenación Documental

En cuanto a la aplicación del proceso de ordenación documental el cual incluye las actividades, incluidas en el grafico se puede observar, que debido los procesos de intervención realizados sobre el fondo acumulado solo un 3% de la documentación responde al criterio de numero consecutivo o número de orden al interior de las cajas. Por otra parte se evidencia un alto volumen de duplicidad al interior de las unidades de conservación muestreadas, en una proporción de hasta 3 copias por cada oficio, lo cual hace que la foliación efectuada sobre el 305 de los expedientes analizados carezca de validez. De forma adicional los expedientes han sido foliados de manera inversa. Por otra parte, el 25% de los expedientes cuenta con el criterio de ordenación cronológica la cual también se encuentra en el sentido inverso. Es decir, que el documento más reciente se encuentra al principio del expediente y el más antiguo al final o trasverso.

Gráfica 3 Descripción Documental

Gráfica 4 Rotulación

Las unidades de almacenamiento y conservación que presentaron un rótulo normalizado

corresponden al 15% y corresponde a documentación intervenida que no ha sido objeto de

transferencia secundaria.

Del mismo modo, la documentación clasificada cuenta con una rotulación provisional manual

(25%), el 70 % de la documentación del fondo acumulado cuenta con signatura topográfica,

asimismo el 30% de documentación restante no cuenta con ningún tipo de identificación.

25%

12%

25%

1%

30%

89%

3%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Ninguna

Numerica

Cronologíca

Alfabetica

Foliación

Duplicidad

Consecutivo al Interior de la Caja

ORDENACIÓN DOCUMENTAL

15%25%

70%

10%

0%

20%

40%

60%

80%

RotuloNormalizado

Rotulo Manual UbicaciónTopografica

Entidad

IDENTIFICACIÓN

76




8.2. Análisis de Procesos Archivísticos Archivo central

Ubicado en el piso No. 4 ala sur, contiene las transferencias documentales efectuadas desde la

creación de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, el tamaño

aproximado de este acervo es de 150 metros lineales, el estado de aplicación de procesos

archivísticos es descrito a continuación:

Las unidades de conservación y almacenamiento se encuentran debidamente descritas, de

acuerdo con los niveles de Fondo, Unidad Administrativa y/o Oficina Productora, Serie y Asunto.

La organización documental se encuentra sobre un 100% de las unidades revisadas, asimismo

la descripción en materia de rotulación se encuentra una porción que no cuenta con rótulos

estándar, sin embargo el contenido corresponde a la identificación.

Por último, los medios electrónicos tales como CDs, Video Casettes y DVDs, no son descritos ni

relacionados, estos representan el 2% aproximado de las unidades analizadas por consiguiente

el nivel de descripción corresponde a un 98%.

Las transferencias del año 2015, recepcionadas durante la presente vigencia cuentan con hoja

de control de acuerdo con lo establecido en el acuerdo 02 de 2014.

9. ÁREA DE NOTAS

Reglas o Normas:

En el presente informe se tuvieron en cuenta los campos identificadores establecidos en la Norma Internacional de Descripción ISAD G.

100% 100% 100%

98%

99%

99%

100%

100%

101%

Identificación Clasificación Ordenación Descripción

APLICACIÓN DE PROCESOS ARCHIVÍSTICOS EN EL ARCHIVO

CENTRAL

77




10. CONCLUSIONES

El volumen documental total identificado mediante la aplicación del proceso de medición

puntual de archivos corresponde a 1.399 ml, de los cuales 131.8 metros lineales

corresponden a archivos de gestión, 133.2 ml al archivo central y 1.134 ml de fondo

documental acumulado.

Gestión Documental participa en la implementación de la estrategia de gobierno en línea,

llevada a cabo y liderada por el grupo de Tic. Por otra parte, se articula en el

diligenciamiento del reporte de plan anticorrupción del procedimiento de atención al

ciudadano y de manera conjunta con el grupo de planeación e investigación, se lleva a

cabo el seguimiento sobre la implementación del programa de gestión documental y

actualización de procedimientos, documentos, herramientas y formatos del proceso,

brindando homogeneidad para la implementación del SIGOS.

La entidad cuenta con planes, programas, políticas, procesos y procedimientos de gestión

documental los cuales se encuentran enmarcados dentro de la implementación de la

norma técnica GP-1000.

La Gestión Documental está definida como un proceso transversal, lo cual coadyuva a la

implementación y adopción de los con planes, programas, políticas, procesos y

procedimientos.

La entidad viene llevando a cabo de forma autónoma el proceso de intervención del fondo

documental acumulado, el marco de ejecución del proyecto de inversión denominado,

“DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN

DOCUMENTAL PARA LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE

ORGANIZACIONES SOLIDARIAS“, lo cual le ha permitido desarrollar no solo actividades

de organización documental, si no también procesos de conservación encaminados a la

identificación, valoración y desinfección puntual de documentos con valor histórico

identificados con deterioro biológico de nivel alto. En este sentido, se contó con un

profesional microbiólogo industrial quien realizó la nebulización de las zonas de archivo,

así como la desinfección puntual de documentación perteneciente a la serie de informes

financieros y contables del periodo DANCOOP. Dicho objeto, permitió el desarrollo del

documento técnico Sistema Integrado de Conservación Documental SIC. A través de

estas actividades se ha podido avanzar lo equivalente a 2 años, con el 60% de los

recursos, esto permitirá culminar con la intervención del fondo documental acumulado en

la vigencia 2018.

La entidad cuenta con los instrumentos archivísticos de TRD, TVD, PGD, SIC, Listado

Maestro de Documentos, Listado Maestro de Registros, Política de gestión Documental,

Indicadores de Gestión Documental, Manual Interno de Archivo y Correspondencia así

como procedimientos para producción, Gestión y tramite, Organización, Consultas,

78




Preservación a Largo Plazo y Disposición Final de Documentos, de conformidad con los

últimos requerimientos en esta materia consagrados en el Decreto 1080 de 2015.

No se ha implementado el Sistema Integrado de Conservación Documental SIC.

La entidad no cuenta con un modelo de requisitos de documentos electrónicos.

La entidad no cuenta con el Plan Institucional de archivos – PINAR.

Se evidencia poca interacción u articulación entre el grupo de educación encargado del

centro documental y el proceso de Gestión Documental.

Se identifican en el Centro Documental medios electrónicos tales como, CD y DVD, los

cuales no están debidamente identificados y/o descritos, que pueden contener

información con valor para la ciencia, investigación e historia.

No se realiza limpieza periódica sobre el material almacenado en el centro documental a

pesar que la entidad cuenta con un instructivo de limpieza de zonas de almacenamiento.

Al consultar, se confirma que en el área encargada no se ha designado personal para

dicha actividad.

El grado de desarrollo de herramientas archivísticas y estandarización de procesos

procedimientos así como la aplicación de políticas enmarcadas en el desarrollo del

programa de gestión documental de la entidad, permiten establecer que esta cuenta con

un nivel de maduración para la adecuada implementación de un sistema de Gestión

Documental de un 87%.

El promedio de aplicación de procesos archivísticos en archivos de gestión corresponde

a un 87%, esto quiere decir que el conocimiento de los criterios para clasificación,

ordenación y descripción de expedientes, así como el modo de empleo de los

instrumentos archivísticos tales como Tabla de Retención Documental e Inventarios

documentales son conocidos y aplicados de forma acorde a los procedimientos definidos

en el Sistema Integrado de gestión de Organizaciones Solidarias SIGOS.

El proceso de gestión documental cumple con los requisitos para el adecuado control de

registros y documentos establecidos desde GP1000, ISO 9001 e ISO 15489.

No se cuenta con la suficiente efectividad de los procesos de capacitación y

sensibilización en temas de Gestión Documental y conservación, impartidas al interior de

la Entidad.

El aplicativo de gestión documental presenta un índice de uso del 65%, lo anterior viene

dado como producto que la documentación en medio físico llega a los puestos de trabajo.

Por consiguiente los usuarios no revisan su bandeja de entrada ya que esto se constituye

en una actividad adicional y fuente de resistencia al cambio.

79




Se debe promover el uso del aplicativo TQMWeb, a través de la centralización de la

administración de los archivos de gestión de la entidad.

La entidad no presenta acumulación de documentación en archivos de gestión, por lo cual

es concluyente que se está realizando de manera efectiva el proceso de aplicación de

Tablas de Retención Documental.

No se cuenta con mobiliario, espacios suficientes y adecuados para el almacenamiento

de documentación en archivo central.

No están definidos criterios en materia de preservación digital para un adecuado

archivamiento web y tratamiento de datos, no se tiene en cuenta el formato estándar

ISO28500 para la captura y archivo de recursos web.

Se debe desarrollar un esquema de metadatos normalizado basado en la ISO 23081 y

OAIS.

La entidad cuenta con un Sistema de información o aplicativo que permite gestionar y controlar las comunicaciones que se distribuyen y tramitan en las diferentes oficinas.

Los valores de Humedad Relativa y Temperatura cumplen con los parámetros mínimos

y máximos permitidos para soporte papel según en el Artículo 5 del Acuerdo 049 de 2000 del Archivo General de la Nación, ya que los valores registrados superan los 20°C, el 65% y fluctuaciones mayores al 5% de humedad relativa, en la totalidad de las zonas de archivo analizadas.

Pese a que se han venido realizando procesos de limpieza y desinfección de

documentos y zonas de almacenamiento, las condiciones microbiológicas de los espacios de archivo no cumplen con los parámetros para ambientes y superficies recomendables para la preservación de la información y la salud del personal, ya que la infraestructura para el almacenamiento documental no cumple con los parámetros estructurales relacionados en el acuerdo No. 039 de 2000.

A pesar que son realizados procesos de limpieza periódica, en el ambiente y en las

superficies de almacenamiento predominan diferentes géneros microbianos, los cuales pueden ocasionar serios daños en los materiales constitutivos de los diferentes soportes documentales, sumado a las adversas condiciones de temperatura y humedad de algunas áreas.

En ocasiones el personal en archivos de gestión y archivo central, no emplea los elementos de protección personal para la manipulación de documentos.

Los procesos de reprografía en la entidad no se encuentran estandarizados No existen

procedimientos la creación de expedientes electrónicos, lo que obliga a la entidad a establecer protocolos de microfilmación y digitalización, con el fin de evitar la pérdida de información y homogenizar el procedimiento técnico.

80




La entidad no cuenta con un manual de reprografía con la definición técnica de requisitos para la preservación a largo plazo basado en la ISO 19005, Implementar un sistema para el registro de comunicaciones oficiales y gestión de documentos tomando como referencia el MOREQ y la ISO 27001, ya que Excel no cuenta con las características de seguridad ni gestión para el registro de los documentos.

La entidad cuenta con un Sistema Integrado de conservación, el cual contiene un capitulo para la preservación digital a largo plazo con acciones tendientes a disminuir los riesgos de: Obsolescencia y degradación del soporte físico, Obsolescencia del formato de documento digital, Obsolescencia de software, Obsolescencia de hardware, Desastres naturales, Ataques deliberados de información, Fallas organizacionales y Errores humanos.

No se cuenta con un protocolo de Microfilmación y Digitalización tanto para gestión y trámite como para preservación digital a largo plazo de acuerdo a los tiempos de retención de la TRD.

No se tiene definido un esquema de funcionamiento para el centro documental de la entidad, teniendo en cuenta la orientación bibliotecológica de esta unidad de información.

Las publicaciones disponibles en el centro documental se encuentran catalogadas de manera parcial, lo cual dificulta la identificación del acervo sobre el cual se encuentra conformada esta unidad de información.

No se encuentran definidos los requisitos de los metadatos asociados para los documentos digitales y acciones de preservación necesarias para garantizar los aspectos de fiabilidad y autenticidad, que incluye formatos y soportes de almacenamiento de los documentos digitales

La entidad cumple con las normas dictadas por el Ministerio del Medio Ambiente el

Programa de Saneamiento Ambiental, para la desinfección de ambientes en todas las áreas de archivo, teniendo en cuenta los resultados del monitoreo microbiológico.

A pesar que se cuenta con los instructivos para atención de desastres documentales incluidos en el SIC, en los planes de prevención y atención de emergencia de la entidad, no se ha considerado lo referente a lo documental debido los brigadistas no cuentan con preparación para la atención de una emergencia en los archivos (Acuerdo 050 de 2000).

11. BIBLIOGRAFÍA

Fuentes primarias

- Manual – Implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD. Archivo

General de la Nación. 2014.

81




- Guía de Pautas para Diagnóstico Integral de Archivos. Archivo General de la Nación.

2003.

Fuentes Secundarias – Consulta Web

http://www.archivogeneral.gov.co/

http://www.orgsolidarias.gov.co/

http://sgd.orgsolidarias.gov.co/sgdescritoriodream/Default.aspx?Tit=

http://www.solidarias/intranet/

http://isolucion.orgsolidarias.gov.co/isolucion/IdentificaUsuario.asp?Pagina1=Fra

meSetGeneral.asp&

12. ANEXOS

Anexo 1 Fechas extremas y Volumen Documental Anexo 2 Tabla de Retención Documental Anexo 3 Tabla de Valoración Documental Anexo 4 Identificación Series Fondo Acumulado Anexo 5 Fichas de Diagnostico Anexo 6 Matriz DOFA (Infraestructura, Tecnología, Conservación, Archivo) Anexo 7 Priorización Anexo 8 Plan de Mejoramiento

Datos de la Entidad: Nombre: Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias Dirección: Carrera 10 # 15-22 Edificio seguros Patria Teléfono: (57) (1) 3275252 Correo Electrónico: [email protected]

http://www.archivogeneral.gov.co/

http://www.orgsolidarias.gov.co/

http://sgd.orgsolidarias.gov.co/sgdescritoriodream/Default.aspx?Tit

http://www.solidarias/intranet/

http://isolucion.orgsolidarias.gov.co/isolucion/IdentificaUsuario.asp?Pagina1=FrameSetGeneral.asp&

http://isolucion.orgsolidarias.gov.co/isolucion/IdentificaUsuario.asp?Pagina1=FrameSetGeneral.asp&

unidad administrativa especial de …³stico... · unidad administrativa especial de organizaciones...

Documents