unidad 4 calidad en gestión de archivos_grupo 9
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Grupo 9Gestión documental I
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
ALDRIN STIVEN DIAZ CASTILLO
DIANA MARCELA SUPELANO BERMUDEZ
ROMILDA LOZANO VALENZUELA
Trabajo de Gestión Documental I, Unidad N° 4
DOCENTE:
MARÍA NANCY URIBE CUELLAR
Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística, Especialista en Administración de Empresas
UNIVERSIDAD DEL QUINDIOCIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
ARMENIA2015
Grupo 9Gestión documental I
INTRODUCCION
Los estándares son una herramienta fundamental para normalizar el trabajo entre
distintas entidades y para generar la mejor calidad. las políticas y procedimientos en la
gestión documental actúan de forma indispensable en el flujo de trabajo, desde su
producción primaria hasta la disposición final de los archivos, los esfuerzos en la
normalización y organización de los procesos hacen que la disposición y recuperación
del material sea efectiva para los usuarios o entidades.
La norma ISO trata cada uno de los temas de la normalización y de los procesos que se
deben seguir con los más altos estándares, facilitando los procesos de quienes están
encargados de resguardar el patrimonio archivístico de las instituciones públicas o
privadas, es menester el análisis de cada encargado de la gestión de documentos,
Archivistas o documentalistas, de los principios fundamentales de orden, sistema y
planificación que ofrece la norma.
Si bien se pueden cumplir con cada uno de los principios de trabajo es importante saber
que cada una de las nociones que se ofrecen en la norma, también dependen de las
políticas de cada una de empresas o instituciones, sus funciones o los orígenes de de
sus archivos primarios y la finalidad de estos.
Grupo 9Gestión documental I
OBJETIVOS
1. Conocer e identificar el campo de acción de la Norma NTC 15489_1
2. Definir las características para la implementación de un sistema de Gestión de Documentos.
3. Explicar de qué trata los beneficios de un sistema de gestión documentos.
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
1. De acuerdo a la NTC -ISO 15489-1, determine y describe los elementos que
comprende un Programa General de Gestión para lograr economía y eficacia en la
gestión de los documentos corrientes para toma de decisiones respecto a:
Conservación o la utilización de los archivos.
Clasificándolos de acuerdo a las fases del Ciclo Vital de los documentos.
Cuáles son estas fases y cuáles los elementos de cada una de ellas.
Los documentos se crean y se reciben de diferentes soportes y formatos mediante el
uso de tecnologías que están en constante cambio.
CONSERVACIÓN
Fases
1. Determinar los documentos que van a incorporar al sistemas
2. Determinar los plazos de conservación
3. Incorporación de documentos.
4. Inscripción y registro.
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Elementos
a. Satisfacer las necesidades de gestión, presentes y futuras.
b. Cumplir con los requisitos legales
c. Satisfacer las necesidades presentes y futuras tanto externas como internas
d. La clasificación y la indización
e. La ordenación
f. El registro de los documentos en un sistema de gestión
g. Proporción de metadatos
h. Los documentos pueden registrarse a más de un nivel o agrupación dentro el
sistema de gestión documental.
CLASIFICACIÓN
Fases
1. Clasificación de los procesos de organización
2. Cuadros de clasificación
3. Vocabularios controlados
4. Indización
5. Asignación de números y códigos
Elementos
a. La garantía para la recuperación de los documentos
b. Acceso determinado a usuarios para la consulta de los documentos
c. Plazo y medidas apropiadas para la conservación y disposiciones apropiadas
d. Los cuadros de clasificación pueden ser usados como soporte de una serie de
proceso de gestión de documentos.
e. Los vocabularios controlados deben explicar las definiciones y el uso específico
de los términos en la organización.
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ARCHIVO GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO
HISTORICO
FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA FASE
INACTIVA
VALORES PRIMARIOS VALORES
SECUNDARIOS
Administrativo * Científicos
Legal * Históricos
Fiscal * Cultural
Contables * Testimonial
Técnicos * Evidencial
2.Cuál es el objetivo y campo de acción de la NTC -ISO 15489 y cite las demás normas
que ofrezcan directrices respecto a documentación.
La norma NTC - ISO 15489 regula la gestión de documentos de las organizaciones
que los han producido, ya sean públicas o privadas, para clientes externos e internos.
Esta norma se aplica a la gestión de documentos en todos los formatos o soportes
creados o recibidos por cualquier organización pública o privada en el ejercicio de sus
actividades o por cualquier individuo responsable de crear y mantener documentos de
archivo.
Otras normas que ofrecen directrices respecto a la documentación:
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La ley 594 del 2000
ISO 5127 Documentación e información – Vocabulario
ISO 9001 Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos
ISO 14001 Sistemas de gestión medioambiental –Especificaciones y directrices parasu
utilización
ISO 13028 Directrices para Digitalización
ISO 16175 Requisitos para Documentos Electrónicos
ISO 13008 Proceso de Migración y Conservación de Documentos
3.Explique brevemente los beneficios de la gestión de documentos, según la norma ISO
15489-1
Los documentos de archivo contienen información que constituyen un preciado
recurso y un importante activo de la organización. Un sistema de gestión de
documentos se convierte en una fuente de información sobre las actividades de la
organización que puede servir de a poyo a posteriores actividades y toma de
decisiones. La gestión de documentos de archivo incluye:
El establecimiento de políticas y normas.
La asignación de responsabilidades y competencias.
La fijación y promulgación de procedimientos y directrices.
La prestación de una serie de servicios relacionados con su gestión y uso.
El diseño, la implementación y la administración de sistemas especializados; y
la integración de la gestión de documentos de archivo en los sistemas y los
procesos de negocio de la organización.
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4.Teniendo como base la norma ISO 15489-1, cite las estrategias, característica, diseño
e implementación, metodología, que se debe tener en cuenta para la implementación
de un sistema de Gestión de documentos.
En la implementación de un sistema de gestión de documentos se debe tener en
cuenta las necesidades de la organización los requisitos formales de conformidad y
loscambios operados en el entorno de la organización y de la gestión de documentos
dearchivo.
Investigación preliminar:mediante una entrevista recopilar la información de la
organización, su estructura su entorno legal, normativo, económico y político, y
losprincipales factores y carencias en relación con la gestión de documentos de archivo.
Análisis de las actividades de la organización: identificar y documentar el flujo de
los procesos y operaciones que engloban la organización.
Identificación de los requisitos:es determinar cómo se pueden satisfacer cada uno
de los requisitos de los procesos de gestión documental articularlos y documentarlos.
Evaluación de sistemas existentes:analizar los sistemas de gestión de documentos
existentes con el objetivo de medir el grado de cumplimiento.
Identificación de estrategia para medir los requisitos: las estrategias se deben
seleccionar en función del nivel del riesgo derivado del incumplimiento de
undeterminado requisito, ya sea en la función que el sistema de gestión de documentos
de archivo pretende respaldar, en el entorno de los sistemas ya existentes o en la
cultura corporativa en la que la estrategia debería aplicarse con éxito.
Diseño de un sistema de gestión de documentos de archivo: debe evaluar y
rediseñar los procesos de negocio y los sistemas operacionales y de comunicación
para incorporar la gestión de documentos de archivo.
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Implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo: la
implementación debe realizarse de forma sistemática planificando el proyecto y
utilizando la metodología adecuada para cada situación.
Revisión posterior a la implementación:Revisar y evaluar el rendimiento del
sistema, poner en marcha y supervisar las medidas correctoras y establecer unrégimen
de supervisión continua y de evaluación periódica.
5.La conservación de los documentos se debe realizar de forma que se obtengan o
cumplan unos parámetros, cuáles son?
Se debe hacer un análisis que se compone de cinco etapas:
1.Determinar los marcos legales o administrativos del mantenimiento de
documentosdentro del sistema.
2. Determinar los diversos usos de los documentos dentro del sistema;
implica eliminar del sistema los documentos de operaciones específicas
poco después de que la operación se haya completado.
3. Determinar los vínculos de unión con otros sistemas; hay documentos
que pueden servir de referencia para otros sistemas. Por ejemplo los
detalles agregados de las operaciones individuales de compra se
transfieren al libro mayor.
4. Tener en cuenta la variedad de uso de los documentos; incluye la
identificación, la evaluación y la determinación de que documentos son
esenciales para garantizar la continuidad de la organización en caso de
pérdida o daño y que acciones son necesarias para conservarlos.
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5. Asignar los plazos de conservación de los documentos de acuerdo con la
evaluación de todo el sistema. Se establecen plazos de conservación y
acciones de disposición de características similares para conjunto de
documentos que reflejan o registran las mismas actividades.
6.Defina los siguientes términos:
Clasificación de los proceso de la organización. Archivística
Los sistemas de clasificación reflejan las actividades de la organización de la
quedependen y suelen basarse en un análisis de las mismas. Estos sistemas
pueden soporte de una serie de procesos de gestión de documentos de archivo.
Lasorganizaciones deberían fijar el grado de control de la clasificación que
requieren paracumplir sus objetivos.
En los procesos de ordenación pueden ser lineales o funcionales.
Vocabularios controlados
El vocabulario controlado es un conjunto de unidades léxicas seleccionadas con
fines didácticos. Su objetivo es favorecer la selección y gradación de vocabulario
en la enseñanza de la lengua realizada a partir de criterios sistemáticos.
Los sistemas de clasificación y los índices pueden apoyarse en vocabularios
controlados adecuados a la complejidad de los documentos de archivo de una
organización. Dichos vocabularios controlados deberían explicitar las definiciones
y el uso específicos de los términos en la organización.
Indización
Es el proceso de describir o representar el contenido temático de un recurso de
información. Este proceso da como resultado un índice de términos de indización
que será utilizado como herramienta de búsqueda y acceso al contenido de
recursos en sistemas de recuperación de información.
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La indización se puede generar de forma manual o automática. Puede realizarse
en diferentes niveles de agrupación dentro de un sistema de documentos de
archivo. (norma ISO 5963)
Programa de Gestión de Documentos
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación
manejo y organización de la documentación producida producción y recibida por
las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.
Estas instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de
los procesos de gestión al interior de la entidad, como:
Producción
Recepción
Distribución
Tramite
Organización
Consulta
Conservación
Y disposición final de los documentos
Sistema de gestión de documentos
Las estrategias de gestión de documentos de archivo se basan en el desarrollo y
la adopción de políticas, procedimientos y prácticas, y en el diseño e
implementación desistemas conformes con el entorno normativo y que satisfagan
las necesidadesoperativas de la organización.
Estas estrategias determinar qué documentos de archivo son necesarios y
cuándo, cómo y dónde deberían incorporarse al sistema y estas incluyen:
el diseño del mismo
la documentación del sistema
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la formación de los responsables de la gestión de documentos y del resto
del personal
la conversión de los documentos de archivo al nuevo sistema de gestión y
a losnuevos formatos y procedimientos de control
la fijación de normas y la medición de su grado de cumplimiento y
aplicación; y
El establecimiento de plazos de conservación y la toma de decisiones
sobredocumentos de valor permanente respetando el entorno normativo.
Trazabilidad de acciones
La trazabilidad del movimiento y el uso de los documentos dentro de un sistema
degestión de documentos de archivo es necesaria para
identificar una acción pendiente de ejecución
permitir la recuperación de un documento
prevenir la pérdida de documentos
supervisar el uso en relación con la seguridad y el mantenimiento de los
sistemas
mantener una pista de auditoría de las operaciones relacionadas con los
documentos (es decir, la incorporación o registro, la clasificación, la
indización, el almacenamiento, el acceso y el uso, la migración y la
disposición)
mantener la capacidad de identificar las tareas que originaron los
documentos individuales cuando los sistemas se han fusionado o han
migrado.
Valoración
Es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los
valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de
transferencias, acceso y conservación o eliminación total o parcial, estableciendo
su permanencia en las diferentes fases de archivo.
Metadatos
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Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos
de archivo y su gestión a lo largo del tiempo.
Gestión de Documentos
Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la
recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos de
archivo,incluidos los procesos para incorporar y mantener en forma de
documentos lainformación y prueba de las actividades y operaciones de la
organización, así:
el establecimiento de políticas y normas
la asignación de responsabilidades y competencias
la fijación y promulgación de procedimientos y directrices
la prestación de una serie de servicios relacionados con su gestión y uso
el diseño, la implementación y la administración de sistemas especializados
la integración de la gestión de documentos de archivo en los sistemas y los
procesos de negocio de la organización.
Disposición
Serie de procesos asociados con la aplicación de decisiones de transferencia,
destrucción o conservación de documentos de archivo; que se documentan en
los calendarios deconservación u otros instrumentos
Las normas de disposición que regulan la retirada de los documentos de archivo
de los sistemas en uso deberían aplicarse, de manera sistemática y habitual, en
el desarrollo dela actividad normal.
7. En qué consiste la trazabilidad dentro de un sistema de Gestión Documental?
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La trazabilidad de un sistema de Gestión Documental es una medida de seguridad
para las organizaciones. Garantiza que solo los usuarios con los permisos adecuados
realizan tareas para las que han sido autorizados.
8.Explique en qué consiste el monitoreo y auditoria en Gestión de Documentos.
Periódicamente se debería realizar un control que garantice que los
procedimientos yprocesos de los sistemas de gestión de documentos de archivo
son conformes con laspolíticas y requisitos de la organización y que se obtienen
los resultados previstos.
Dichas revisiones deberían tener en cuenta el rendimiento de la organización y
lasatisfacción del usuario con el sistema.
9.De qué trata la declaración de políticas de gestión?
Las organizaciones deben definir y documentar las políticas de gestión de
documentos y garantizar que se implementen. En ella se disponen las grandes
líneas que la organización pretende hacer; se incluye un resumen del plan de
actuación y de los procedimientos para conseguirlo. Por lo tanto, una
declaración efectiva de política asignará a un directivo la responsabilidad
principal en materia de gestión de documentos y de supervisión de la
implementación de la política y el plan de actuación correspondientes.
Grupo 9Gestión documental I
10.De forma gráfica, represente el diseño e implementación de un sistema de
documentos
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CONCLUSIONES
Grupo 9Gestión documental I
1. Se definen los conceptos principales en la gestión de calidad de archivos o
documentos, como la implementación de metodologías de diseño e implementación,
clasificación, registro, acceso, trazabilidad, disposición entre otros.
2.Se entienden y formalizan para aplicar las regulaciones en los archivos de las
políticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados a los documentos.
3. Conocer y aplicar las normas técnicas colombianas sobre sistemas de gestión de
archivos como bitácora clave para efectuar un esquema aplicado de calidad.
4.Determinar la aplicación de la norma a cualquier tipo de formato de documento o
soporte para cualquier organización pública o privada.
5.Se aclaran y profundiza en las definiciones y el los diferentes procesos en los que
intervienen para el desarrollo del las normas de calidad.
.
6. se definen las responsabilidades tanto administrativas como organizacionales con
respecto a la normalización y al manejo de archivos, las personas que intervienen como
los profesionales y auxiliares, y sobre los documentos o manuales donde debe venir
soportado cada uno de estos.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Grupo 9Gestión documental I
Norma Internacional. (2001). ISO 15489 – 1. Recuperado de: http://www.informacionpublicapgr.gob.sv/descargables/sia/normativa-internacional/GEStexto1%28CS%29.pdf
Norma Internacional. ISO 15489- 2. Recuperado de: http://www.uma.es/media/tinyimages/file/ISO_15489.2.pdf