unidad 3 análisis de la documentación basica · 2018-05-04 · bases documentales 1ero....

Bases Documentales 1ero. Administración Prof. Marly Cavia

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Unidad 3 – Análisis de la documentación básica 3.1 Análisis de los elementos obligatorios en la estructura (diseño) de los 3.1 Análisis de los elementos obligatorios en la estructura (diseño) de los 3.1 Análisis de los elementos obligatorios en la estructura (diseño) de los 3.1 Análisis de los elementos obligatorios en la estructura (diseño) de los comprobantes: comprobantes: comprobantes: comprobantes:

Según el Decreto 388/92 1) En el ángulo superior izquierdo

y en su orden: a) Nombre o Razón Social. b) Nombre Comercial o fantasía. c) Domicilio fiscal donde será utilizada. 2) En el ángulo superior derecho y en su orden (en caracteres de 3 mm de alto): a) Número de RUT b) Tipo de comprobante c) Numeración correlativa. 3) Inmediatamente debajo de los textos precedentes se deberá incluir algunos de los recuadros: a) Declaración de estar al día con el IVA. b) Requisitos para poder deducir el IVA. 4) En el ángulo inferior izquierdo y en su orden: a) Constancia de estar al día con el I.V.A. b) Pie de Imprenta (en caracteres de 2 mm de alto)

5) En el ángulo inferior derecho: a) La identificación de original o copia. b) Destino de cada vía 6) Sin ubicación predeterminada, irán los siguientes datos: a) Fecha de emisión del documento (de la operación) b) Nombre y domicilio del adquiriente. c) Detalle de servicios o mercaderías con sus cantidades físicas. d) Precio unitario y final. e) I.V.A. discriminado, cuando corresponda.

3.1.1 Elementos del Membrete.3.1.1 Elementos del Membrete.3.1.1 Elementos del Membrete.3.1.1 Elementos del Membrete. Inscripción con el nombre de una persona, asociación u organismo que figura en la zona superior del papel de escribir. Es lo que identifica a la empresa y el ramo, es el nombre de la empresa, nombre del propietario, domicilio legal, donde están los dueños y la parte principal las autoridades, incluye domicilio fiscal: calle, número, localidad y departamento.


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3.1.2 Nociones básicas de DGI3.1.2 Nociones básicas de DGI3.1.2 Nociones básicas de DGI3.1.2 Nociones básicas de DGI Dirección General de Impositiva. Organismo recaudador de impuestos. Funciones: Información

institucional, asistencia al contribuyente, servicios, marco legal e información de contacto.

La Dirección General de Impositiva, más conocida como la DGI es un órgano competente del

Ministerio de Economía del Uruguay.

Disposiciones legales: los decretos de la Dirección General Impositiva (DGI) determinan lo

siguiente:

• Vigencia de la documentación: la documentación solo podrá ser utilizada dentro del

término de dos años a contar de la fecha de impresión (mes y año) establecida en el

pie de imprenta.

• Documentación no utilizada: los originales y las copias de la documentación impresa no

utilizada (por errores, transcurso del término del numeral anterior, etc.) serán

inutilizados en todos sus ejemplares y conservados por el período de prescripción de

los tributos. En caso contrario el comerciante puede entregar dicha documentación en

la DGI.

• Prohibición de enmendar: los requisitos impresos no podrán ser enmendados en

ningún caso.

• Registro Único de Contribuyentes (RUC): es el número que otorga la DGI al

comerciante al afiliarse al organismo como contribuyente. El mismo es único e

irrepetible, no se transmite.

• La DGI tiene, entre otros cometidos, el de determinar e individualizar a sus contribu-

yentes.

3.1.2.1 Análisis del RUT3.1.2.1 Análisis del RUT3.1.2.1 Análisis del RUT3.1.2.1 Análisis del RUT R.U.T.: Registro Único Tributario:

La Dirección General de Impositiva (D.G.I.) como unidad administrativa del Estado tiene entre

sus cometidos designar un número de inscripción, el R.U.T a los contribuyentes. No cambia a

lo largo de toda su existencia, si la empresa cierra y vuelve a abrir se le adjudica el mismo

número que tenía.

Consta de 12 dígitos por ejemplo: 21 390485 0017

Los dos primeros determinan la oficina de inscripción, por orden alfabético los departamentos:

08 Las Piedras, Canelones tiene 3 oficinas inscriptoras, por eso Montevideo tiene el 21.


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Los seis siguientes son los número de inscripción, secuenciales y adjudicados por la

computadora de DGI. Ej. 390485

El último de 4 cifras que indica el tipo de empresa, codificación de DGI, siempre empieza con

001 y luego el dígito verificador. Por ejemplo: 0018

Por Ej.: ¿Cómo debo hacer para inscribir una Empresa Unipersonal? 09/08/2007

Lugar: En Montevideo, en el Registro Único Tributario: Av. Daniel Fernández Crespo 1534, Subsuelo B,

Trámite Unificado o en ATYR: Peatonal Sarandí 560, Subsuelo.

En el Interior, en dependencias de DGI correspondiente al domicilio constituido.

Plazo: Previo (10 días) o día de inicio de actividades.

Formulario: - Único DGI-BPS 0351 “Inscripción y actualización de empresas y otras entidades

unipersonales o pluripersonales” en 3 vías.

- Formulario 205 “Declaración de Sueldos Fictos” (B.P.S.) en 2 vías (en el caso de

dependencias que tengan ventanilla única DGI-BPS).

Los formularios deberán ser escritos a máquina o en letra imprenta, adosando los correspondientes timbres profesionales. Documentación que debe presentarse: · Fotocopia del documento de identidad del titular. · Si concurre un tercero a realizar el trámite, debe presentar fotocopia de su cédula de identidad. · Si tiene otra cobertura de salud debe justificarlo con la constancia correspondiente. · Certificación notarial (original y 2 fotocopias simples) de:

1. Firma del titular. 2. Datos del titular:

· Nombre, debiendo establecerse si no tiene segundo apellido · Documento de Identidad (tipo, país de origen y número) · Fecha de nacimiento

· Estado civil · Nacionalidad · Capacidad legal · Domicilio particular

3. Domicilio fiscal especificando entre que calles se ubica. Este domicilio corresponde al lugar donde se desarrolla efectivamente la actividad. La certificación notarial no será necesaria si se exhibe factura original reciente (no más de 60 días) o contrato de UTE, ANTEL u OSE (exclusivamente) a nombre del titular y con el domicilio fiscal que declara. En este caso, se adjuntará fotocopia de la factura o contrato y del documento de identidad. Constancia del trámite: - Copia sellada de los formularios de inscripción 0351 y 0352 si corresponde - Formulario “Confirmación de datos” 6361 - Formulario “Constancia de inscripción en el registro único tributario“6351

3.1.2.2 Nociones de IVA3.1.2.2 Nociones de IVA3.1.2.2 Nociones de IVA3.1.2.2 Nociones de IVA El IVA es la mayor fuente de recursos del Estado y proviene de los impuestos al consumo.

El Impuesto al Valor Agregado es un impuesto creado por la ley 14.100 29/12/1927.

o al consumo, no grava ni el capital ni la renta;

o indirecto, es posible trasladar el costo económico del impuesto a un tercero;

o general, alcanza a todos los bienes y servicios (excepto los que la normativa expresamente exonera);


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o plurifásico, grava todas las etapas del circuito económico;

o no acumulativo, grava solamente el valor agregado en cada etapa del circuito económico;

o de base financiera, su liquidación se efectúa considerando las compras de bienes y

servicios independientemente si fueron o no vendidos;

o de tasas múltiples con exoneraciones; Básica: 22 %, Mínima: 10 %

Fuente: Título 10. Texto Ordenado 1996. 3.1.2.3 Constancia de estar al día con el IVA3.1.2.3 Constancia de estar al día con el IVA3.1.2.3 Constancia de estar al día con el IVA3.1.2.3 Constancia de estar al día con el IVA

Constancias que deben figurar en la Documentación de Venta

Declaración de estar al día con el I.V.A: El Impuesto al Valor Agregado se aplica:

a) Compra -venta de bienes.

b) Importaciones, introducción de bienes al país.

c) Prestación de servicios.

Tasas de aplicación del I.V.A. en nuestro país.

a) Tasa básica 22 % Grava circulación de bienes y servicios: UTE, ANTEL,

electrodomésticos, etc.

b) Tasa mínima 10 % alimentos de primera necesidad: pan blanco común, carnes, aceites,

arroz, harinas, pastas, fideos, sal, azúcar, yerba, café, té, jabón común.

Medicamentos. Servicios prestados por hoteles y hospedaje.

c) Exoneraciones: Frutas y verduras. Leche pasteurizada. Moneda extranjera. Combustibles

derivados del petróleo. Profesionales de la Salud. Diarios, revistas. Pescado. Etc.

Requisitos para poder deducir el I.V.A

Cuando la adquisición de bienes o servicios sea realizada por un contribuyente, la documentación

deberá contener:

•••• Número de R.U.T. del Comprador.

•••• Nombre y domicilio del Comprador.

•••• Discriminación del Impuesto. (margen inferior derecho)

Si la documentación se utiliza indistintamente con contribuyentes y consumidores finales, el

recuadro debe ser:

R.U.T. COMPRADOR

CONSUMO FINAL

Cuando el vendedor está exonerado del Impuesto al Valor Agregado, en el recuadro se consigna

otra leyenda.

CONTRIBUYENTE COMPRENDIDO EN EL LITERAL E DEL ARTICULO 33 DEL TÍTULO 4

DEL TEXTO ORDENADO 1996


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3.1.2.4 Constanci3.1.2.4 Constanci3.1.2.4 Constanci3.1.2.4 Constancias de impresión (requisitos 2003)as de impresión (requisitos 2003)as de impresión (requisitos 2003)as de impresión (requisitos 2003) Resolución 135/03, la DGI estableció normas formales relativas a la emisión de resguardos por

parte de los agentes de percepción, retención y responsables por obligaciones tributarias de

terceros.

Constancia para impresión de documentación. A efectos de imprimir facturas,

boletas, notas de crédito, notas de

débito, remitos y resguardos, se

debe solicitar ante DGI la

extensión de la constancia para

impresión de documentación de

acuerdo al Decreto 463/002. La

constancia numerada, tiene una

validez de 15 días hábiles y consta

de: nombre o razón social, número

de RUT, domicilio fiscal en que se

utilizará la documentación,

numeración de la documentación

a imprimir.

Prohibición de enmendar.

La documentación no podrá tener

enmiendas de los datos

preimpresos.

Numeración correlativa.

La numeración debe ser única y consecutiva para toda la documentación comprendida en el

numeral 11 de la Resolución 688/92. De esta forma los resguardos seguirán la numeración

correspondiente al resto de los comprobantes de la empresa (boletas, facturas, notas de débito,

etc.).

Validez de los comprobantes.

Pueden ser utilizados hasta dos años contados a partir de la fecha de emisión de la constancia de

impresión correspondiente. La fecha de vencimiento debe constar en forma preimpresa en toda la

documentación.


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Finalmente, el numeral 8 de la Resolución 135/003 establece que la entrada en vigencia de esta

norma, será a partir del día 27 de febrero de 2003, fecha en que fue publicada la misma.

3.1.3 Elementos del Pie de Imprenta3.1.3 Elementos del Pie de Imprenta3.1.3 Elementos del Pie de Imprenta3.1.3 Elementos del Pie de Imprenta

Pie de Imprenta:

Según el decreto 388/992 las Facturas Crédito, Boletas Contado, Notas de Débito, Notas de

Crédito y Remitos deben llevar obligatoriamente impreso el Pie de Imprenta. La D.G.I. controla el

correcto funcionamiento de las imprentas y la emisión de documentación que realizan las

empresas.

Elementos:

a) Nombre o razón Social y Nº de R.U.C. de la imprenta.

b) Número de Constancia de Impresión.

c) Fecha de Impresión (mes y año)

d) Tirada con especificación de Serie (A, B, AA, AB…), número inicial y número final de

impresión para cada tipo de comprobante.

e) Número de vías impresas.

f) Leyenda "Imprenta Autorizada".

3.1.4 Recuadros3.1.4 Recuadros3.1.4 Recuadros3.1.4 Recuadros

LOS CEIBOS S. A. R:U:C:: 21 234567 0014 Constancia DGI: 96 01 1234567 FECHA 07/2006 NOTA DE CRÉDITO A/000001 al 000100 - 3 VIAS IMPRENTA AUTORIZADA - O.T. 301

3.1.5 Destino de las vías3.1.5 Destino de las vías3.1.5 Destino de las vías3.1.5 Destino de las vías DGI: Formalidades de la documentación, ¿en cuantas vías debe emitirse?

La documentación deberá emitirse, como mínimo en dos 2 vías. La segunda vía quedará en

poder del emisor, quien deberá conservarla ordenada correlativamente, durante el período de

prescripción de los tributos que gravan sus operaciones. El original se entregará a la otra parte

interviniente en la operación.

FUENTE: Numeral 12, Resolución 688/992. Numeral 1, Resolución 275/994.

3.1.6 Descripción del contenido3.1.6 Descripción del contenido3.1.6 Descripción del contenido3.1.6 Descripción del contenido

Documentación de operaciones. ¿Qué datos se deben indicar?

Los sujetos pasivos en el momento de documentar sus operaciones deberán indicar:

� Fecha de emisión.

� Identificar y describir los servicios o bienes, con indicación de cantidades físicas.

� Precio unitario y total por bien o servicio y total general de la operación, con discriminación

de los impuestos cuando correspondiere.


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� No podrán efectuarse transportes de un comprobante a otro, debiendo cerrarse cada uno

en forma independiente.

En operaciones con otros contribuyentes:

� Consignar el nombre, domicilio y número de RUC de la otra parte interviniente.

En operaciones a consumidores finales:

� Cuando se utilice documentación aplicable tanto a operaciones con otros contribuyentes

como con consumidores finales, se deberá marcar este tipo de operación con una cruz en

el recuadro correspondiente a inutilizar el espacio destinado al número de RUC.

FUENTE: Artículo 41, Decreto 597/988. Numeral 20, Resolución 688/992.

3.2 Compra 3.2 Compra 3.2 Compra 3.2 Compra –––– Venta: Venta: Venta: Venta: 3.2.1 Concepto y crédito3.2.1 Concepto y crédito3.2.1 Concepto y crédito3.2.1 Concepto y crédito

Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha

vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.

Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor.

Para el comprador es el documento que justifica la compra y con su contabilización queda

registrado su compromiso de pago.

Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador

y el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la venta y el cargo al comprador.

La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y

concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal.

BOLETA DE CONTADOBOLETA DE CONTADOBOLETA DE CONTADOBOLETA DE CONTADO

Concepto: se encuentra dentro de los documentos

de compra-venta comercial. Es un documento

probatorio, de trámite externo y se contabiliza.

Forma parte de los comprobantes de caja.

Se caracteriza porque la emisión y su cobranza son

simultáneas. Podrá ser sustituida por tickets en los

casos autorizados por la DGI. Finalidad: documentar

las ventas al contado de la empresa.


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FACTURA DE CRÉDITO:FACTURA DE CRÉDITO:FACTURA DE CRÉDITO:FACTURA DE CRÉDITO:

Concepto: es uno de los documentos de

la compra-venta comercial.

Es un documento probatorio, de trámite

externo y debe contabilizarse.

Se caracteriza porque hay un lapso de

tiempo entre la emisión de la misma y su

cobranza.

FACTURACIÓN CON EQUIPOS FACTURACIÓN CON EQUIPOS FACTURACIÓN CON EQUIPOS FACTURACIÓN CON EQUIPOS INFORMÁTICOS:INFORMÁTICOS:INFORMÁTICOS:INFORMÁTICOS:

Formalidades: la documentación emitida

por dichos equipos deberá cumplir las

formalidades de ubicación mencionados

anteriormente, inclusive en la impresión

realizada por el propio sistema del tipo de

documento, identificación y destino de cada

vía.

El número del documento que proporciona

el sistema deberá ubicarse en el ángulo

superior derecho a continuación del tipo de

comprobante. El número impreso de los

formularios deberá ubicarse en el ángulo

inferior derecho.

En el ejemplo de Macro Mercado el número

de formulario es 604303, y el número del

comprobante es Boleta Contado 757909,

ángulo superior derecho.


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3.2.2 Elementos3.2.2 Elementos3.2.2 Elementos3.2.2 Elementos

Elementos del contrato de compraventa

Cosa: objeto material, en oposición a los derechos creados sobre él y a las prestaciones

personales. Son bienes o derechos que estén dentro del comercio. (Mercadería o servicios )

Precio: significa valor pecuniario en que se estima algo, valor que se pide por una cosa o servicio.

Sus condiciones deben ser: cierto, verdadero, en numerario y justo.

Personas o partes - el vendedor, que es la persona física o jurídica que transfiere la propiedad,

y el comprador , que es quien la adquiere.

Formales: regularmente los contratos de compraventa no se otorgan por escrito, ya que la ley no

requiere tal formalidad; sin embargo, en la práctica es habitual que el consentimiento se plasme

en un documento privado que sirva de prueba. Hay excepciones en diferentes ordenamientos

jurídicos, por ejemplo para el caso de bienes inmuebles, o ciertos otros contratos que se obligan a

realizar por escrito, expresa o tácitamente.

De validez: la capacidad , en donde el principio general dice que toda persona capaz de disponer

de sus bienes puede vender y toda persona capaz de obligarse puede comprar; y el

consentimiento, que se refiere a que haya un acuerdo de las partes que recaiga sobre el precio y

la cosa.

3.2.3 Disposiciones legales vigentes (La Factura como Título Ejecutivo) 3.2.3 Disposiciones legales vigentes (La Factura como Título Ejecutivo) 3.2.3 Disposiciones legales vigentes (La Factura como Título Ejecutivo) 3.2.3 Disposiciones legales vigentes (La Factura como Título Ejecutivo)

Se le llama factura conformada a aquella que ha sido firmada po r el comprador . La expresión

"conformada", proviene de la costumbre comercial de dejar constancia de que la factura fue

recibida de conformidad ("recibí conforme"). Esta constancia suele preceder a la firma del

comprador.

La factura conformada como título ejecutivo

Una vez que esa firma es reconocida o dada por reconocida, según el procedimiento previsto en

el artículo 353, numeral 5, del Código General del Proceso, constituye título ejecutivo contra el

comprador: “5) Las facturas de venta de mercaderías suscritas por el obligado o su representante,

reconocidas o dadas por reconocidas conforme a lo dispuesto en el numeral 3º de este artículo.”

(de reconocimiento de firma de los documentos privados).

La factura conformada permite el inicio de un juicio ejecutivo que, además de ser extremadamente

rápido, permite el embargo inmediato del deudor y limita las excepciones oponibles en su defensa.

La expresión "factura conformada", así como la posibilidad de constituir con ella un título ejecutivo,

puede llevar a confundir a la factura con los "conformes". Cabe advertir, entonces, que en nuestro

país, la "factura conformada" no es un título valor, puesto que no se ajusta a la definición prevista

para tales documentos en el artículo 1 del Decreto Ley 14.701. Esta norma establece que los

títulos valores son los documentos necesarios para ejercitar el derecho literal y autónomo que en

ellos se consigna.


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3.3 Notas de Ajuste3.3 Notas de Ajuste3.3 Notas de Ajuste3.3 Notas de Ajuste

3.3.1 Nota de Débito3.3.1 Nota de Débito3.3.1 Nota de Débito3.3.1 Nota de Débito

Llámase así a la comunicación que envía un

comerciante a su cliente, en la que le notifica

haber cargado o debitado en su cuenta una

determinada suma o valor, por el concepto

que la misma indica.

Este documento incrementa la deuda, ya sea

por un error en la facturación, interés por pago

fuera de término, etc.

3.3.2 Nota de Crédito3.3.2 Nota de Crédito3.3.2 Nota de Crédito3.3.2 Nota de Crédito

Es el documento en el cual el comerciante

envía a su cliente, con el objeto de comunicar

la acreditación en su cuenta una determinada

cantidad, por el motivo expresado en la

misma.

Este documento disminuye la deuda de la

cuenta corriente del Comprador (deudor)

Algunos casos en que se emplea: roturas de

mercaderías vendidas, rebajas de precios,

devoluciones o descuentos especiales, o

corregir errores por exceso de facturación.


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3.3.3 Nota de Devolución Contado3.3.3 Nota de Devolución Contado3.3.3 Nota de Devolución Contado3.3.3 Nota de Devolución Contado

Es la bonificación o descuento que se le hace al

comprador en el momento de abonar la boleta

contado.

Puede ser por roturas de mercaderías vendidas,

rebajas de precios, devoluciones, o descuentos

especiales o corregir errores por exceso de

operación de venta en la boleta contado.

3.4 Recibo Oficial3.4 Recibo Oficial3.4 Recibo Oficial3.4 Recibo Oficial

Recibos, ¿existen formalidades

específicas?

Los recibos deberán contener en forma preimpresa, los siguientes datos: a) nombre y Razón Social. b) nombre comercial cuando

exista. c) domicilio fiscal, lugar de

utilización. d) número de RUT. e) prenumeración correlativa,

exclusiva para recibos. f) la mención RECIBO g) pie de imprenta en las

condiciones establecidas en el numeral 18; de la Resolución 688/92.

Para su impresión no se requiere solicitar a la DGI la constancia de impresión. FUENTE: Numeral 22, Resolución 688/992.


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3.5 Remito3.5 Remito3.5 Remito3.5 Remito

Se utiliza este comprobante para ejecutar la

entrega o remisión de los bienes vendidos.

En él, la persona que recibe esos bienes

deja constancia de su conformidad, y con

ello queda concretado el derecho del

vendedor a cobrar y la obligación del

comprador a pagar. Sirve de base para la

preparación de la factura o boleta.

El remito se extiende por triplicado:

El original firmado por el vendedor se

entrega al adquirente; el duplicado, con la

conformidad del comprador por los efectos

que los ha recibido, queda en poder del

vendedor y se destina a la sección

facturación para que proceda a la emisión

de la factura. Por último el triplicado

permanece en la sección depósito par

constancia de las mercaderías salidas. Se

extiende, como mínimo, por duplicado;

aunque es práctica generalizada hacerlo

por triplicado para que al transportista también le quede una constancia de la operación realizada.

No se registra en los libros de contabilidad, dado a que generalmente los Remitos se emiten sin

valores.

3.6 Estado de cuen3.6 Estado de cuen3.6 Estado de cuen3.6 Estado de cuenta corriente comercialta corriente comercialta corriente comercialta corriente comercial

La cuenta corriente se celebra cuando entre dos comerciantes, existe una relación continuada de

negocios. De sus relaciones nacen créditos y deudas recíprocas, que se van creando

sucesivamente. Uno a otro se remiten mercaderías, dinero, títulos valores.

De no existir contrato de cuenta corriente, ante tal estado de cosas, cada operación de la cual

surgiera una obligación o se extinguiera otra preexistente daría lugar a una liquidación especial

con los pertinentes movimientos de dinero. Por el contrato de cuenta corriente se crea un

mecanismo mediante el cual se evitan las liquidaciones particulares. Todas las operaciones

realizadas se incluyen en una cuenta común y se inscribirán como anotaciones del debe o del

haber y vencido el plazo que se acuerde se sumarán las cifras anotadas en cada columna. En ese

momento, se compensarán las sumas, haciéndose exigible sólo el saldo final, que será de cargo

de una sola de las partes.


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La cuenta corriente supone, así, un aplazamiento de la exigibilidad de los respectivos créditos y la

liquidación de los mismos en un momento posterior mediante compensación.

3.7 Conciliación de cuentas corrientes: 3.7 Conciliación de cuentas corrientes: 3.7 Conciliación de cuentas corrientes: 3.7 Conciliación de cuentas corrientes:

3.7.1 de clientes3.7.1 de clientes3.7.1 de clientes3.7.1 de clientes (Deudores) (Deudores) (Deudores) (Deudores)

Control Interno de las Cuentas por Cobrar:

El total de las cuentas individuales de ser conciliado periódicamente con la cuenta control en el

mayor general.

La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente por un Empleado.

Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos los deudores.

Se debe contar con la aprobación de específica del funcionario para:

� Otorgar descuentos especiales

� Pagar saldos acreedores

Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de:

Todas las funciones de efectivo.

Verificación de facturas y Notas de créditos.

Pases a cuentas control.

Autorización de bajas de cuentas de cobros dudosos.

Control Interno de Documentos por Cobrar

Estos documentos deben ser aprobados por un funcionario capaz, antes de aceptarlos, variarlos,

renovarlos o darlos de baja.

Estos documentos deben ser registrados detalladamente.

� Conciliar, cuando menos una vez al mes, el auxiliar con la cuenta control.

� Registrar el descuento de documentos.

� Revisar periódicamente los pagos vencidos.


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El control interno sobre las cuentas por cobrarse ve fortalecido por una división de funciones, de

manera que los diferentes departamentos o individuos son responsables por:

� Control de los pedidos de los clientes

� La aprobación del crédito

� La entrega de mercancía

� La función del despacho

� La función de facturación

� La verificación de la factura

� El manejo de cuentas control

� El manejo de los libros mayores de los clientes

� La aprobación de las devoluciones y las rebajas en ventas

� La autorización de castigos en cuentas incobrables

3.7.2 de 3.7.2 de 3.7.2 de 3.7.2 de PPPProveeroveeroveeroveedoresdoresdoresdores

Control Interno de Cuentas por Pagar y documentos por pagar

Deben segregarse las funciones de recepción de productos o mercancías, de las de autorización

de pagos y emisión de cheques.

Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, los documentos relativos a cada

operación: el original de la factura (que debe cancelarse, con el cuño de pagado, al efectuarse su

liquidación), una copia del informe de recepción y el cheque pagado o la referencia a su fecha,

numero e importe.


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Las cuentas por pagar deben controlarse por sub-mayores, habilitados por suministradores, y en

cada uno, por cada recepción, y cada pago efectuado.

Las cuentas por pagar deben analizarse por rangos de edades, a fin de tener conocimiento

actualizado de las envejecidas y proceder a activar su pago.

Conclusión

El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades, las

diferencias entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el término error se refiere a omisiones

no intencionales, y el término irregular se refiere a errores intencionales.

Lo cierto es que los controles internos deben brindar una confianza razonable de que los estados

financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la probabilidad de

tener errores sustanciales en los mismos.

Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar preparado para

descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con falsificación, fraude, y aunque

posiblemente los montos no sean significativos o relevantes con respecto a los estados

financieros, es importante que estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen

implicaciones sobre la correcta conducción del negocio.

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