MODULO

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONALNM4T é c n i c o P r o f e s i o n a lCENTRO EDUCACIONAL SAN CARLOS DE ARAGON

Profesor, Rigoberto GaonaAño 2009

DOCUMENTOS COMERCIALES (resumen guía) CORREO ELECTRÓNICO Y RESPALDO DE DOCUMENTOS

DOCUMENTOS COMERCIALES

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley.

Utilidad: Son una constancia de las operaciones realizadas. Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

Clasificación:• Externos • Internos

Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.

Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo de una registración contable, es fuente de información (planillas de sueldos, informes).

ALGUNOS DOCUMENTOS COMERCIALES…

•ORDEN DE COMPRA: Es el comprobante que emite el comprador para pedir mercaderías al proveedor indicando condiciones de pago y forma de entrega. También es llamado nota de pedido.

•REMITO: Es el documento que confecciona el vendedor y que acompaña la entrega de las mercaderías vendidas.

•FACTURA: Es el documento que el proveedor entrega al comprador comunicándole el importe de las mercaderías vendidas a crédito o al contado. Es el comprobante de compra.

•NOTA DE DEBITO: Es el comprobante que envía el proveedor al comprador, comunicándole que aumento su deuda por motivos que en el se especifica.

•NOTA DE CREDITO: Es el comprobante escrito que el proveedor entrega al comprador como constancia de haber recibido dinero, cheque, pagare u otros valores.

•PAGARE: Es el documento por el cual una persona se compromete a pagar a otra una suma de dinero en un plazo determinado.

•CHEQUE: Es una orden de pago librado contra un Banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden de cuenta corriente.

ENTRE OTROS…

¿Cómo se comunican las Empresas?Uno de los documentos más utilizados en la empresa para comunicarse externamente, es la carta comercial.

PERO…. QUÉ ES UNA CARTA COMERCIAL??La carta comercial sirve como

medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien

una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.

La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información. y de publicidad.

NOTA: A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo. y deben ir siempre mecanografiadas. (NO HA MANO!!)

Estructura:

Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.

EL ENCABEZAMIENTOEl encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre:

•Membrete,

•Lugar y Fecha,

•Datos del destinatario,

• y Saludo.

En general se indica también el asunto de la carta (referencia REF), para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.

EL CUERPO DE LA CARTA

Para que el cuerpo o texto de un documento sea claro y preciso, debemos considerarlo como dividido en tres partes:

Introducción a la idea básica:

Desarrollo de la Idea

Tratar un solo asunto por documento.

Si son varios deberán guardar relación entre sí y deberán exponerse de acuerdo al grado de importancia.

Dejar clara la idea que motiva el documento.

Exponer con claridad los hechos y argumentos.

Evitar párrafos demasiado extensos.

Eliminar la repetición de palabras o ideas.

Conclusión Final:

EL CIERRE

El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre:

•Despedida, •Firma, •Nombre y Cargo del emisor.

•En caso de anexos se indica el número de éstos.

•Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas.

•cartaEn la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo JUSTIFICADO" es la manera general de componer una

Veamos un ejemplo…

La carta que te presentamos a continuación contiene numerosos errores!!!

¿Podrías determinar cuáles son?...

Uso del Correo Electrónico: Respaldo

de Documentos e Informativos.

Es un conjunto de redes de computadores,

QUÉ ES

internet??

una red de redes de computadores

una red global de comunicación, miles de redes y, por ende,

millones de computadores conectados entre sí para

compartir recursos e información.

En Internet, los servicios no están orientados a la conexión sino que su finalidad intrínseca es la de comunicación, favoreciéndose así el envío y recepción de información, dividida en pequeños paquetes llamados "Packet Networks" que viajan por circuitos virtuales a través de la red, para finalmente juntarse y llegar a su receptor.

Internet, se perfila como uno de los mayores signos de la llamada "Globalización", término que apareció a finales de 1990, fruto del triunfo del capitalismo como sistema económico a escala mundial…

(Mejor dicho), Bajo el nombre de "Globalización" se extiende una red de

intensas relaciones económicas que, articuladas mediante Internet, agrupa una buena parte de la

actividad mundial.

De los servicios con que cuenta Internet, uno de los más

utilizados es el Correo Electrónico. Éste constituye un ambiente de comunicación por excelencia, permite:

Compartir recursos,

Intercambiar información,

Enviar archivos que pueden ser de texto, imágenes, sonidos, etc…

Sin duda, la aparición del Correo Electrónico ha transformado las formas de comunicación conocidas hasta el momento, ya que. permite establecer lazos de comunicación entre personas que no se conocen!!!

CORREO POSTAL:CORREO ELECTRONICO:

V/S

Sirve para enviar y recibir

correspondencia. Para que esto

funcione adecuadamente debemos

tener en forma clara y completa los

datos del destinatario o receptor de

la información que deseamos

enviar. De la misma manera debes incluir los datos del remitente o emisor del documento.

Debes llevar el documento a la Oficina de correo, pagar el franqueo correspondiente y esperar tal vez unos 4 - 5 o 10 días para recibir respuesta.

es similar a un servicio normal de correo, con la diferencia de que cada persona posee una dirección electrónica que utiliza para recibir y enviar sus mensajes, archivos, programas, imágenes, sonidos y vídeos a múltiples receptores en forma personal y privada.

Éstos, son emitidos y recepcionados a través de computadores.

Se pueden enviar mensajes a todas las personas que tengan una dirección electrónica. Independiente de donde estén.

no se utiliza estampilla y el tiempo

de envío se reduce a 20 segundos

aprox.!!.

La forma de escribir un correo electrónico no se diferencia mucho de escribir una carta de correo tradicional.

En primer lugar, debes distinguir dos partes:

El encabezado y El cuerpo del Mensaje.

El encabezado es como el sobre del correo tradicional, en él se debe enunciar lo siguiente: (básicamente)

•Dirección electrónica del emisor•Dirección electrónica del Receptor•Tema o asunto que trata el mensaje…

     

en el "Cuerpo del Mensaje", escribes tu carta, tal como si fuese en papel de correo tradicional. Puedes escribir tanto como lo necesites, no tiene restricciones de espacio, tampoco encarecerá el envío, si el texto del mensaje es más o menos extenso.

Aunque pueda parecer una tontería, hay veces que no nos damos cuenta y usamos mal el correo electrónico como medio de comunicación. He visto de todo como gente que  le envía un mail al compañero de enfrente para decirle una frase de un párrafo lo cual no me parece la forma más adecuada de comunicación y de tener feedback del destinatario. Internet por su propia naturaleza es un medio frío y en ocasiones, si no se usa adecuadamente, algo inseguro. Hay que procurar en determinadas situaciones decir las cosas a la cara pues es el mejor canal de comunicación en muchos casos.

Sergio Vásquez

TESTIMONIO…

BLA…BLA…

BLA…BLA… bla…

bla… bla…bla…

bla…

… Aquí van unas buenas prácticas:

1.- Envía el mail a las menos personas posibles. No fomentes cadenas de sapm. POR FAVOR!!

2.- Establece prioridad de los mensajes.

3.- Fija un asunto breve, claro y conciso relacionado directamente con el contenido.

4.- Escribe lo menos posible y ves directo al grano. No te enrrolles demasiado…

5.- Cuida las formas y el lenguaje y piensa directamente en quien lo recibe y su estado si lo conoces.

6.- Evita la ambigüedad o posibles malentendidos. Suele pasar mas de lo que uno se imagina y hay gente muy susceptible increíblemente.

7.- Piensa si existe otro medio alternativo mejor para comunicarse. Ej: Coffe Break...

8.- Si el correo es confidencial indícalo claramente y responde en tiempo y forma si hay un compromiso claro. También puedes utilizar un link a la política de privacidad de mi empresa con la fecha de la última actualización.

9.- Usa firmas de correo para identificarte claramente e indicar tu actividad profesional. También puedes usar las “Vcard”

10.- No envíes correos al de al lado, díselo de viva voz si puedes y esta presente! NO A GRITOS!!!!

11.- Separa claramente tu correo personal del profesional y no los mezcles nunca indicándolo claramente. O simplemente mantén dos cuentas de mail.