un enfoque sistémico y de mejora continua

7/23/2019 Un Enfoque Sistémico y de Mejora Continua

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AUDITORIA INTERNAUN ENFOQUE SISTÉMICO Y DE MEJORA CONTINUA

Autor: Mauricio León Lefcovich – E-mail: [email protected]

Consultor en Administración de Operaciones

Especialista en Kaien ! "eis "i#ma

Asesor en: Costos$ Calidad$ %roductividad$ %lanificación$ Me&ora Continua$ Auditor'a$ !

(elevamiento ! Evaluación de Control )nterno.

Índice

1. Introducción

2. Definiciones y objetivos

*.+.Auditor'a )nterna

*.*.Control )nterno*., cnicas de evaluación del control interno

*./.0enta&as de la auditor'a interna

*.1.(e2uisitos del tra3a&o de auditor'a interna

3. Independencia

4. Tercerización

5. Acances de a nueva auditor!a

". Trabajo en e#uipo

$. %so de &erra'ientas de (estión

). *onoci'ientos y aptitudes

+. ,anificación

1-. a 'ejora continua en a auditor!a

11. / contro interno y os resutados econó'icos

12. Auditor!a y contro de os procesos infor'0ticos

13. a atriz de *ontro Interno

14. ibio(raf!a

4444444444444444444

,róo(o

En esta mono#raf'a no se pretende repetir conceptos !a ampliamente desarrollados$ sino m5s

3ien presentar un nuevo enfo2ue ! visión en torno a la nueva auditor'a interna ! los controlesinternos. %or ello se e6pone como novedades las venta&as de la terceriación en las la3ores de

auditor'a interna$ la visión sistmica de los controles internos$ el papel de la auditor'a interna en

los procesos de me&ora continua ! eliminación de despilfarros 7 desperdicios en la empresa$ las

nuevas herramientas a utiliar con una visión de #estión de calidad total$ ! por 8ltimo los nuevos



enfo2ues a ser incorporados a la lu de los cam3ios en materia tanto tecnoló#ica como

productiva ! comercial9 lo cual es producto de la incorporación del ust in ime$ la terceriación$

el teletra3a&o$ internet ! la inform5tica ;para ste 8ltimo 'tem se da un desarrollo m5s pormenoriado de los controles a verificar<.

1. Introducción

=e la e6periencia 2ue d'a a d'a se va acumulando resulta sorprendente las #raves falencias 2ue en

materia de auditor'a ! control interno adolecen las empresas$ inclu!ndose entre ellas no sólo a

pe2ue>as ! medianas$ sino tam3in a #randes empresas$ para ello 3asta como e&emplo el famosocaso del ?anco ?arhin#$ o el de las #randes empresas estatales.

En primer lu#ar de3emos su3ra!ar la falta de cumplimiento a las normas 35sicas !

fundamentales en materia de control interno$ pero por otro lado est5 la ausencia de amplitud deconceptos en cuanto al patrimonio a prote#er$ ! de los mtodos e instrumentos de an5lisis a ser

utiliados por los auditores internos.

Al i#ual 2ue en el control de calidad$ la falta de planificación ! prevención es la norma enmuchas empresas en lo relativo tanto al control interno$ como al accionar de la auditor'a interna.

%or ello no es de sorprenderse ver a los auditores tratando de analiar 2ue es lo 2ue salió mal$ por2u$ ! 2ue hacer para evitar su repetición$ cuando lo correcto es actuar preventivamente$ ! deacontecer al#8n hecho per&udicial no 2uedarse en los aspectos m5s superficiales sino profundiar

hasta lle#ar hasta la causa-ra'$ tratando de desentra>ar de tal forma las raones 2ue llevaron al

sistema a en#endrar dichas falencias.

Otro aspecto importante a cuestionar en las auditor'as es 2ue la misma sea perci3ida como una

entidad dedicada sólo a la inspección ;! a veces hasta con una perspectiva polic'aca<$ ! no al

asesoramiento con el o3&etivo de prote#er ! me&orar el funcionamiento de la or#aniación.

Es menester conformar una nueva visión de la empresa desde un enfo2ue sistmico$ de tal

manera de u3icar a la auditor'a como un componente de dicho sistema$ encar#ado de prote#er el

3uen funcionamiento del sistema de control interno ;su3sistema a nivel empresa<$ sino adem5s$de salva#uardar el 3uen funcionamiento de la empresa a los efectos de su supervivencia ! lo#ro

de las metas propuestas.

Es interesante si#nificar 2ue sólo el diri#ente 2ue reconoca la necesidad de considerar laempresa como un con&unto de sistemas interrelacionados ! entrelaados$ ha3r5 descu3ierto la

clave para entender cómo opera realmente la empresa.

Muchas empresas han de&ado de e6istir como producto de sus falencias en el control interno$ !en la falta de una auditor'a interna 2ue eval8e eficamente la misma. La falta de 3uenos controles

internos ;no meramente normativos$ sino aplicados< no sólo han dado lu#ar a estafas o

defraudaciones ;sea esta por parte de e&ecutivos$ empleados o clientes<$ sino tam3in a #raveserrores en materia de decisiones producto de #raves errores en materia de información.

Ahora 3ien$ cuando de custodia de activos o patrimonios se trata$ la auditor'a interna tradicional

pone todo su acento en los activos fisicos$ derechos ! o3li#aciones de las empresas$ de&andodesprote#idos activos tan valiosos como lo son los clientes ! sus niveles de satisfacción$ el

personal ! su capital intelectual$ ! la calidad de los 3ienes ! servicios producidos por la empresa.

Otro aspecto mu! importante es la u3icación de la Auditor'a )nterna dentro del marco

or#aniativo en cuanto a su #rado de independencia. ue la erencia o =epartamento de



Auditor'a )nterna 2uede a un nivel de ne#ociación o presión$ impide alcanar los o3&etivos 2ue

motivan su raón de ser.

En la nueva visión de la auditor'a interna$ sta de3e estar inte#rada a la estión otal de Calidad

haciendo pleno uso de los diferentes instrumentos ! herramientas de #estión a los efectos de

lo#rar ma!ores niveles en la prestación de sus servicios.

2. Definiciones y objetivos

2.1. Auditor!a Interna

El )nstituto de Auditores )nternos de los Estados Bnidos define la auditor'a interna como “una

actividad independiente que tiene lugar dentro de la empresa y que está encaminada a la

revisión de operaciones contables y de otra naturaleza, con la finalidad de prestar un servicio a

la dirección”.

Es un control de dirección 2ue tiene por o3&eto la medida ! evaluación de la eficacia de otros

controles.

La auditor'a interna sur#e con posterioridad a la auditor'a e6terna por la necesidad de mantener

un control permanente ! m5s efica dentro de la empresa ! de hacer m5s r5pida ! efica lafunción del auditor e6terno. eneralmente$ la auditor'a interna cl5sica se ha venido ocupandofundamentalmente del sistema de control interno$ es decir$ del con&unto de medidas$ pol'ticas !

procedimientos esta3lecidos en las empresas para prote#er el activo$ minimiar las posi3ilidades

de fraude$ incrementar la eficiencia operativa ! optimiar la calidad de la informacióneconómico-financiera. "e ha centrado en el terreno administrativo$ conta3le ! financiero.

La necesidad de la auditor'a interna se pone de manifiesto en una empresa a medida 2ue sta

aumenta en volumen$ e6tensión #eo#r5fica ! comple&idad ! hace imposi3le el control directo delas operaciones por parte de la dirección. Con anterioridad$ el control lo e&erc'a directamente la

dirección de la empresa por medio de un permanente contacto con sus mandos intermedios$ !

hasta con los empleados de la empresa. En la #ran empresa moderna esta peculiar forma de

e&ercer el control !a no es posi3le ho! d'a$ ! de ah' la emer#encia de la llamada auditor'a interna.

El o3&etivo principal es a!udar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones !

responsa3ilidades$ proporcion5ndole an5lisis o3&etivos$ evaluaciones$ recomendaciones ! todotipo de comentarios pertinentes so3re las operaciones e6aminadas. Este o3&etivo se cumple a

travs de otros m5s espec'ficos como los si#uientes:

a< 0erificar la confia3ilidad o #rado de raona3ilidad de la información conta3le ! e6traconta3le$#enerada en los diferentes niveles de la or#aniación.

3< 0i#ilar el 3uen funcionamiento del sistema de control interno;lo cual implica su relevamiento

! evaluación<$ tanto el sistema de control interno conta3le como el operativo.

*.*. Control )nterno

El control interno es una función 2ue tiene por o3&eto salva#uardar ! preservar los 3ienes de laempresa$ evitar desem3olsos inde3idos de fondos ! ofrecer la se#uridad de 2ue no se contraer5n

o3li#aciones sin autoriación.

Bna se#unda definición definir'a al control interno como el sistema conformado por uncon&unto de procedimientos ;re#lamentaciones ! actividades< 2ue interrelacionadas entre s'$

tienen por o3&etivo prote#er los activos de la or#aniación.



Entre los o3&etivos del control interno tenemos

a< %rote#er los activos de la or#aniación evitando prdidas por fraudes o ne#li#encias.

3< Ase#urar la e6actitud ! veracidad de los datos conta3les ! e6traconta3les$ los cuales son

utiliados por la dirección para la toma de decisiones.

c< %romover la eficiencia de la e6plotación.d< Estimular el se#uimiento de las pr5cticas ordenadas por la #erencia.

e< %romover ! evaluar la se#uridad$ la calidad ! la me&ora continua.

Entre los elementos de un 3uen sistema de control interno se tiene:

a< Bn plan de or#aniación 2ue proporcione una apropiada distri3ución funcional de la autoridad! la responsa3ilidad.

3< Bn plan de autoriaciones$ re#istros conta3les ! procedimientos adecuados para proporcionar

un 3uen control conta3les so3re el activo ! el pasivo$ los in#resos ! los #astos.

c< Bnos procedimientos eficaces con los 2ue llevar a ca3o el plan pro!ectado.

d< Bn personal de3idamente instruido so3re sus derechos ! o3li#aciones$ 2ue han de estar en proporción con sus responsa3ilidades.

La Auditor'a )nterna forma parte del Control )nterno$ ! tiene como uno de sus o3&etivos

fundamentales el perfeccionamiento ! protección de dicho control interno.

*.,.cnicas de evaluación del control interno

Las principales tcnicas ! m5s com8nmente utiliadas para la evaluación del control interno sonlas de:

a< Memor5ndums de procedimientos

3< Dlu6o#ramas

c< Cuestionarios de Control )nterno

d< cnicas estad'sticas

A stas de3en a#re#arse las herramientas de #estión$ entre las principales tenemos: dia#rama de

)shiaFa ;denominada tam3in Espina de %escadoG<$ dia#rama de %areto$ dia#rama de

dispersión$ histo#rama ! flu6o#ramas ; est5s 8ltimas tres contenidas !a en las antesmencionadas<$ estratificación$ ! la Matri de Control )nterno entre otras.

*./. 0enta&as de la auditor'a interna

a< Dacilita una a!uda primordial a la dirección al evaluar de forma relativamente independiente

los sistemas de or#aniación ! de administración.

3< Dacilita una evaluación #lo3al ! o3&etiva de los pro3lemas de la empresa$ 2ue #eneralmentesuelen ser interpretados de una manera parcial por los departamentos afectados.

c< %one a disposición de la dirección un profundo conocimiento de las operaciones de laempresa$ proporcionado por el tra3a&o de verificación de los datos conta3les ! financieros.

d< Contri3u!e eficamente a evitar las actividades rutinarias ! la inercia 3urocr5tica 2ue

#eneralmente se desarrollan en las #randes empresas.

e< Davorece la protección de los intereses ! 3ienes de la empresa frente a terceros.



*.1. (e2uisitos del tra3a&o de auditor'a interna

a< Las revisiones han de ser efectuadas por personas 2ue posean conocimientos tcnicosadecuados ! capacitación como auditores.

3< El auditor de3e mantener una actitud mental independiente.

c< anto en la realiación del e6amen como en la preparación del informe de3e mantenerse elde3ido ri#or profesional.

d< El tra3a&o de3e planificarse adecuadamente e&ercindose la de3ida supervisión por parte delauditor de ma!or e6periencia.

e< =e3e o3tenerse suficiente información ;mediante inspección o3servación$ investi#ación !

confirmaciones< como fundamento del tra3a&o.

3. Independencia

Es fundamental considerar de 2uin de3e depender el auditor interno. En una empresa depender5directamente del due>o de la misma o de un comit. En una #ran empresa de3er5 depender del

"'ndico ! de un Comit de Control )nterno ;cu!os miem3ros no e&eran funciones e&ecutivas<. Es

fundamental 2ue los miem3ros de la auditor'a interna no ten#an relaciones con la erencia de%ersonal ;para temas como 38s2ueda ! contratación de personal de auditor'a$ para planes decapacitación$ &erar2uiación$ li2uidación ! pa#o de sueldos$ vacaciones o permisos especiales$

etc.<$ tampoco de3er5 tener relaciones comerciales con el ente para el cual tra3a&en. =e esta

forma se prote#e la total independencia de criterio ! o3servación$ evitando adem5s laspoliti2uer'asG internas 2ue tienden a distorsionar información ! prote#er a personal del ente. Es

tam3in fundamental 2ue no e6ista laos directos de familia entre los miem3ros de la auditor'a !

el personal a ser auditado$ de e6istir al#una relación ello de3iera de&arse como constancia en losinformes de auditor'a respectivos.

Ho preservar la independencia ! o3&etividad ;aun2ue todo su&eto tiende a la su3&etividad< de los

auditores$ impide un óptimo ! efectivo e&ercicio de las funciones 2ue le est5n encomendadas.

)ma#inemos 2ue suceder'a en una institución 3ancaria si los auditores pidieran crditos u otros

servicios a dicha institución$ es ló#ico pensar en intercam3io o ne#ociación de favores.

4. Tercerización

%or todo lo visto arri3a ! por los menores costos$ ma!ores niveles de productividad ! me&ores

niveles de calidad ser'a conveniente utiliar servicios terceriados de auditor'a interna. =e talforma se evitan costos fi&os ;sueldos$ espacio f'sico$ computadoras$ #astos de telfono<$ si los

servicios no son adecuados es m5s f5cil el cam3io de auditor'a$ al prestar servicio en distintas

empresas los auditores poseen ma!or nivel de e6periencia$ la capacitación de los auditores nocorre por cuenta de la empresa sino por parte de el ente prestador del servicio$ pueden utiliarse

alta tecnolo#'a producto de 2ue el costo de la misma puede su3dividirse entre numerosos

clientes$ pueden lo#rarse servicios con alto nivel de especialiación ;el ente prestador del

servicio puede contar con especialistas en: auditor'a en inform5tica$ en se#uridad$ en materiaimpositiva$ en fraude$ en calidad ! satisfacción del consumidor$ e inclusive auditores por tipos de

actividades< lo cual redunda en me&ores niveles de calidad.

5. Acances de a nueva auditor!a

La nueva auditor'a !a no comprende sólo los controles tradicionales$ sino 2ue en la 38s2ueda de

prote#er los activos de la or#aniación audita el cumplimiento de normativas ;sean stas internas



o e6ternas<$ pol'ticas ! directrices$ ! principios fundamentales de #estión moderna de empresas$

en todo lo atinente a la calidad de los productos ! servicios$ niveles de satisfacción de los

clientes$ eficiencia de los procesos administrativos ! productivos. En el caso de la calidad elauditor interno no proceder5 a efectuar mediciones o controles de calidad$ su función en este

caso es la de verificar la e6istencia de dichos controles ! los mismos son correctamente llevados

a ca3o. En el caso de los procesos administrativos ! productivos de3er5 contarse con auditorescapacitados de3idamente en dichas 5reas ! sus informe tendr5n un enfo2ue netamente de

asesoramiento.

Adem5s de3er5 tenerse de3idamente en cuenta los efectos 2ue en el control interno tienen lassi#uientes nuevas maneras de operar:

a< eletra3a&o

3< erceriación

c< Btiliación de internet

d< Bso de redes inform5ticas ;ca&eros autom5ticos$ transferencias electrónicas<

e< lo3aliación de los mercadosf< Cuadro de Mando )nte#ral ;necesidad de confirmar la corrección de los datos ! del 3uenfuncionamiento del sistema inform5tico<

#< Contri3uir en la eliminación de desperdicios ! despilfarros$ contri3u!endo con suasesoramiento a la me&ora de los procesos ! actividades

". Trabajo en e#uipo

El me&or uso de las capacidades ! e6periencias para una evaluación m5s efectiva del controlinterno$ como as' tam3in la investi#ación de casos especiales hacen necesario la

implementación del tra3a&o en e2uipo inclu!endo los C'rculos de Calidad en el 5rea de auditor'a

interna$ como forma de me&orar los procedimientos$ lo#rando de tal forma controles$ propuestas$

an5lisis e informes de ma!or calidad ! menores costos.

$. %so de &erra'ientas de (estión

Ia sea en forma individual$ en e2uipo o en los c'rculos de calidad se de3er5 hacer uso de las

herramientas de #estión aplicada en materia de calidad ! productividad. Hos referimos tanto a las

siete herramientas cl5sicas$ como a las nuevas herramientas ! otras 2ue pueda idear el personal

de auditor'a en el e&ercicio de sus tareas.

As' tenemos la Matriz de Ishia!a$ la cual puede ser utiliada para analiar falencias$ detectar

causas de errores o il'citos$ 38s2ueda de soluciones o me&oras del control interno.

El "iagrama de #areto permite entre otras funciones importantes la prioriación de controles en

función de la preponderancia 2ue los diferentes factores tienen$ como as' tam3in la utiliación

de la misma para descu3rir la causa de pro3lemas$ o dar solución a las mismas.

$os %eis #orqu&' permite mediante pre#untas sucesivas lle#ar a la causa fundamental de los

pro3lemas evitando 2uedar en los ras#os m5s superficiales.

El (ontrol )stad*stico de #rocesos ;CE%< posi3ilita determinar la capacidad del proceso para

en#endrar productos ! servicios e6ternos e internos 2ue satisfa#an los niveles re2ueridos. As' las

diferencias conta3les$ o de inventario o la falta de cumplimentación correcta en las carpetas

crediticias en el caso de las instituciones 3ancarias se de3en a diferentes causas$ el CE% permite



conocer si la cantidad de falencias esta dentro de lo 2ue es natural al sistema o si sus causas son

especiales$ adoptando se#8n el caso las respectivas medidas de an5lisis ! corrección.

El flu+ograma es un elemento fundamental no sólo para evaluar el sistema de control interno$

sino adem5s para evaluar la eficiencia de las actividades o procesos.

El "iagrama de "ispersión permite poner a prue3a la interrelación entre diferentes factores$como podr'a ser cantidad de compro3antes recepcionados por ca&a con las diferencias de ca&a.

El histograma permite analiar la distri3ución de los errores o falencias detectadas.

La estratificación permite me&orar los niveles de cumplimentación ! detectar raones de

irre#ularidades. "i al controlar atrasos crediticios en un ?anco se tienen ma!ores niveles en una

l'nea crediticia ello puede de3erse al sector al cual est5 destinado o a falencias en la concesión de

los mismos$ ! si los niveles est5n concentrados en determinadas sucursales 3ancarias ello puedede3erse a falta de capacitación del personal crediticio o pro3lemas propios de determinadas

onas económicas.

nálisis #reventivos. Consistentes en utiliar la lluvia de ideas por parte de los auditores internos

a los efectos de detectar para cada proceso$ servicio$ producto o actividad donde o 2u pro3lemas

pueden sur#ir$ analiando como evitar de 2ue se producan ! fi&ando sistemas para su detección.

)l m&todo de las %eis #reguntas -undamentales$ conformadas por: uJ CómoJ uinJ =óndeJ

Cu5ndoJ ! el %or2uJ para cada una de las respuestas anteriores permite me&orar el control

interno$ detectar irre#ularidades ! me&orar la eficiencia de los procesos ! actividades. As' puedendescu3rirse 2ue se est5n realiando tareas actualmente innecesarias$ o 2ue 2uin lo e&ecuta es un

personal demasiado costoso para la e&ecución de la misma$ o 2ue el lu#ar donde se realia es

poco apropiado por raones de se#uridad ;lu#ar de la esorer'a<$ o el como se realia resulta

costoso o inse#uro.

). *onoci'ientos y Aptitudes

En cuanto a conocimientos como es o3vio de lo e6presado con anterioridad$ es menester 2ue losauditores posean conocimientos a materia de herramientas de #estión$ estad'stica$ control

estad'stico de procesos ;"%C<$ resolución de pro3lemas$ 3enchmarin#$ tra3a&o en e2uipo$

c'rculos de calidad$ tormenta de ideas$ pensamiento sistmico$ relevamiento ! evaluación delcontrol interno$ planificación$ administración$ finanas$ a parte de las normativas le#ales$

conta3les ! conocimientos en sistemas de información.

El 3enchmarin# como metodolo#'a 2ue tiene por o3&etivo detectar las me&ores pr5cticas ! procedimientos a los efectos de su an5lisis ! posterior implementación es mu! interesante a los

efectos de adaptar mtodos o procedimientos aplicados por otras auditor'as. La realiación del

3enchmarin# se ve facilitado por la e6istencia de las Asociaciones de Auditores )nternos a nivel#eneral como por sectores.

En cuanto a aptitudes el auditor interno de3er5 tener:

a< )nters ! aptitud por la investi#ación

3< Capacidad de an5lisis estad'stico

c< Conocimientos espec'ficos ;tcnicos< en materia de auditor'a interna$ control interno ! en loconcerniente al sector.

d< Comportamiento or#aniacional ! pro#ramación neuro-lin#'stica



e< Capacidad de an5lisis

f< Aptitud para tra3a&ar en e2uipo

#< Actitud proactiva

h< Alto nivel tico

+. ,anificación=e3er5 ante todo definirse claramente los valores$ ! la misión de la Auditor'a )nterna. Es

necesario 2ue 2uede completamente en claro 2uienes son sus clientes ! 2ue re2uieren. %ara locual resulta sumamente interesante implementar un sistema para verificar la calidad de los

tra3a&os e informes de auditor'a$ como as' tam3in medir los niveles de satisfacción de los

usuarios de la información suministrada. (esulta utiliar recursos para lue#o de un tiempo tomar conocimiento de 2ue los informes no eran de importancia o si#nificación para los receptores de

stos.

0olviendo al elemento central de la planificación$ es fundamental ella por cuanto suministra lavisión a compartir por los miem3ros de la auditor'a$ lo cual ser5 el e&e central 2ue moviliar5 las

capacidades ! recursos para un m5s efectivo ! eficiente lo#ro de los o3&etivos.1-. a 'ejora continua en a auditor!a

El sector de auditor'a no puede escapar a las consi#nas del momento 2ue son lo#rar cada d'a

me&ores niveles tanto en calidad$ como en costos$ productividad ! plaos.

%or ello el realiar las auditor'as con el me&or uso de los recursos ;so3re todo teniendo en cuenta

2ue las actividades de auditor'a interna no poseen valor a#re#ado para el cliente e6terno<$ el

ma!or nivel de calidad ! en plaos perentorios resulta fundamental. %ara ello de3en concentrarsela utiliación de los recursos de la forma m5s eficiente posi3le$ me&orando de manera continua

los niveles de performance. Los controles de3en centrarse en cuestiones o elementos

si#nificativos ! con un creciente impacto en la or#aniación.

11. / contro interno y os resutados econó'icosEn la 8ltima l'nea del Cuadro de (esultados est5 la verdad$ en el se refle&a 2ue tan 3ien a operado

la empresa. Muchas empresas con un m5s 2ue óptimo resultado en materia productiva !comercial ven reducir sus utilidades ! hasta en al#unos casos se lle#an a los n8meros en ro&o

producto de ne#li#encias$ fraudes$ ro3os ! hurtos. Entre las ne#li#encias podemos mencionar la

falta de se#uros !a sea por incendios o accidentes entre otros$ tam3in la falta de controlesadecuados al momento de calificar a un cliente para el otor#amiento de crdito. Ho menos

costosos son las prdidas por errores de c5lculo o falta de cumplimientos formales en materia

impositiva. Estos son sólo unos e&emplos de los hechos 2ue m5s com8nmente se dan en lasor#aniaciones. =e i#ual forma es menester evitar los fraudes$ ro3os ! hurtos$ como as' tam3in

acciones destructivas 2ue puedan afectar el patrimonio de la empresa. "ólo un 3uen control

interno$ el cual de3e ser relevado ! evaluado convenientemente por los auditores de la compa>'a

puede evitar la disminución de las utilidades o su conversión en prdidas.

En una )nstitución ?ancaria el no ha3er actualiado el monto de impuesto de sellos por

che2ueras llevó a una percepción menor en concepto de dicho impuesto$ ! por lo tanto a a3onar menos al Ente (ecaudador$ tenindose 2ue hacer car#o lue#o la )nstitución Dinanciera de la

diferencia m5s los intereses ! multas respectivas.



Ho menor efecto tienen en los resultados de la empresa$ tanto en su c5lculo$ como en la calidad

de la información mane&ada para la adopción de decisiones$ un control interno 2ue ase#ure

información correcta$ precisa ! a tiempo.

Como e&emplo podr'a mencionarse el caso de una )nstitución ?ancaria 2ue por calcular

erróneamente sus Hiveles de Efectivo M'nimo =iarios$ toma3a fondos inter3ancarios para

cu3rirlos con el alto costo 2ue ello implica3a$ cuando en realidad sus situación real le permit'a elotor#amiento de fondos a otras instituciones 3ancarias con la consi#uiente o3tención de &u#osos

3eneficios.

Otro e&emplo de #raves resultados es la información incorrecta en materia de =eudores por

0entas. (eclamar a al#uien 2ue ha pa#ado puede hacer perder el cliente$ ! no hacerlo a al#uien

2ue no est5 al d'a con sus pa#os implica tam3in prdida de li2uide ! de resultados.

ener información confia3le en materia de inventarios es mu! importante$ m56ime a8n en una

poca de altos costos financieros ! ante la necesidad de aplicar metodolo#'as como el ust in

ime.

%odemos apreciar con est5 pe2ue>a cantidad de e&emplos las #raves consecuencias 2ue una falta

de control interno efica puede traer apare&ada para la empresa en materia de resultados.

12. Auditor!a y contro de os procesos infor'0ticos

Los procesos inform5ticos han cam3iado nota3lemente las condiciones internas de las

or#aniaciones$ motivando de tal modo importantes consecuencias en materia de control interno.

"e aconse&a a los efectos de evitar fraudes la separación de funciones entre 2uienes son

encar#ados de mane&ar el sistema$ los pro#ramadores ! 2uienes controlan los inputs$ los cuales

de3er'an ser efectuados por tres tcnicos o #rupos de tcnicos en inform5tica diferentes. "inem3ar#o tanto por el tama>o de las empresas$ como por las nuevas caracter'sticas 2ue tienen

lu#ar en los procesos fa3riles ! de servicios los controles de3en adaptarse a esta nueva situación.

La creación de mecanismos paralelos e independientes al sistema para el control comparativo es

adonde apuntan las nuevas metodolo#'as destinadas a salva#uardar los procesos inform5ticos.

%oner los sistemas inform5ticos al res#uardo del accionar de los piratasG$ como de los virusG

resulta fundamental por las enormes prdidas 2ue las mismas pueden ocasionar a la empresa.

Ho menos importante resulta no sólo el control de acceso a la información$ sino la posi3ilidad de

acceder a archivos de #ran valor estrat#ico como son los relacionados con los clientes ! su

respectivas evoluciones comerciales. Muchos tienen inters en hacerse de dichas 3ases de datos alos efectos de su venta a la competencia.

En el control de sistemas del procesamiento electrónico de datos ;E=%< podemos diferenciar tres

aspectos:

a (ontroles de la organización del proceso de datos. #odemos estudiar en el cuatro aspectos/

+. =ivisión de responsa3ilidades

*. Control so3re los operadores del ordenador

,. ?i3lioteca de pro#ramas

/. "istemas de se#uridad ante incendios u otros accidentes

A los efectos de mantener la inte#ridad del sistema cuando las funciones de autoriación !

re#istro est5n comprendidas en el propio pro#rama es necesario separar la función de operación !



mane&o de las m52uinas ! la de mantenimiento del pro#rama ! de la memoria o 3i3lioteca. Esta

separación de funciones es importante por cuanto$ proporciona una efica verificación cruada

de la e6actitud ! corrección de los cam3ios introducidos en el sistema$ impide al personal deoperaciones efectuar revisiones sin plena autoriación ! verificación$ evita 2ue el personal a&eno

a la operación ten#a acceso al e2uipo$ ! por 8ltimo me&ora la eficiencia$ puesto 2ue las

capacidades ! el adiestramiento 2ue se re2uieren para desempe>ar tan diversas actividadesdifieren.

Es importante la separación entre el personal encar#ado de las 3i3liotecas$ ! el de la sección de

ad2uisición ! control de datos.

b (ontroles de procedimientos. %e refieren a cuatro puntos espec*ficos/

+. =atos fuente ! controles de salida. Es preciso un control so3re los datos de entrada 2ue permita verificar 2ue stos han sido autoriados e introducidos una sola ve. La función de los

controles de salida es determinar 2ue los datos procesados no inclu!en nin#una alteración

desautoriada por la sección de operaciones del ordenador ! 2ue los datos son correctos oraona3les.

*. Controles del proceso. Los o3&etivos principales son descu3rir la prdida de datos o la falta desu procesamiento$ determinar 2ue las funciones aritmticas se e&ecuten correctamente$ esta3lecer 2ue todas las transacciones se asienten en el re#istro indicado$ ase#urar 2ue los errores

descu3iertos en el procesamiento de datos se corri&an satisfactoriamente.

,. Controles del archivo o 3i3lioteca. "i stos son defectuosos pueden deformar laconta3iliación.

/. Controles so3re las salidas

c (ontroles administrativos. 0acen referencia al dise1o, programación y operaciones del )"#.

%eguridad f*sica. Las precauciones 35sicas a tal o3&eto son:

+. =e3en mantenerse en otro lu#ar$ duplicados de todos los archivos$ pro#ramas !documentación 35sica.

*. %rotección contra e6cesos de humedad$ variaciones de temperatura$ ca'das de tensión$ cortesde suministro$ campos ma#nticos$ actos delictivos$ etc.

,. %rotección contra incendios$ inundaciones$ desastres naturales$ etc.

/. %lan de emer#encia 2ue prevea las actuaciones 35sicas ! medios alternativos disponi3les antedistintos niveles de sucesos catastróficos.

1. =esi#nación de un responsa3le de se#uridad ! revisión periódica de la operatividad de losmedios dispuestos.

. "e#uro 2ue cu3ra el ries#o de interrupción del ne#ocio ! el costo de reconstrucción de

ficheros.

13. a atriz de *ontro Interno

La misma es una forma de pensar$ de planificar$ de dele#ar$ de adoptar decisiones ! resolver pro3lemas$ ! de ver la or#aniación en su totalidad.

Es una forma de pensar$ por2ue analiando la interrelación de los diversos productos$ servicios !

5reas de la empresa con las disposiciones normativas e6ternas e internas$ como as' tam3in con



los principios de control interno ! se#uridad$ lleva tanto a los funcionarios$ como a los auditores

internos ;o e6ternos< ! a las #erencias de las diversas 5reas a pre#untarse de 2ue manera afectan$

si es 2ue lo hacen$ las diversas normativas a sus procesos ! actividades$ o 3ien inda#ar acerca dela e6istencia o no de normas 2ue se relacionen con las mismas.

Ca3r'a pre#untarse cuantas veces las or#aniaciones son pasi3les de sanciones pecuniarias por

incumplimiento de de3eres formales sólo por el hecho de no ha3er realiado las inda#aciones o 3ien de no tener planificados los controles ! las respectivas acciones.

Es una manera de planificar por cuanto los funcionarios de la or#aniación esta3lecen cantidadde controles a e&ecutar por per'odo de tiempo$ con 2ue elementos o recursos se van a contar$ 2ue

cuestionarios se han de utiliar ! 2uienes los ela3orar5n. %or medio de la dele#ación se asi#na

por un lado 2uienes son los responsa3les de realiar los controles.

Como el sistema matricial hace uso de punta&es de eficacia$ los aspectos o 5reas de ma!or

ries#os$ los cuales sur#en de los punta&es m5s 3a&os$ son a2uellos en los cuales se han de

prioriar los a&ustes ! correcciones$ adem5s a travs del an5lisis de las raones de los 3a&os punta&es se lo#ra sa3er los motivos 2ue los ori#inan ! de tal forma adoptar las me&ores acciones

tendientes a su resolución.14. ibio(raf!a

"oriano um5n$ enaro 2 $a auditor*a interna en el proceso administrativo – Editoral CEHA%EC – +*

"u5re "u5re$ Andrs – $a moderna auditor*a – McraF Nill – ++

"inner ! Anderson – uditor*a nal*tica – Editores Li3reros – +

Madaria#a$ .M. – 3ociones #rácticas de uditor*a – =eusto – +

(usenas$ (u3n Oscar – Manual de (ontrol Interno – Editorial Can#allo – +P

%un#itore$ os Luis – %istemas dministrativos y (ontrol Interno – Clu3 de Estudio - +/

%och$ (amón – Manual de control interno – estión *QQQ – +P

Lefcovich$ Mauricio L. – Matri de Control )nterno – estiopolis.com – Hoviem3re7*QQ,Esta mono#raf'a se terminó de redactar el *7++7Q,.

Autor: Mauricio León Lefcovich – E-mail: [email protected]

Consultor en Administración de Operaciones

un enfoque sistémico y de mejora continua

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