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Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo GUIA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Secretaría Distrital de la Mujer

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO (SIGA) PÁGINA 1



GUÍA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Subsistema Interno de Gestión

Documental y Archivos

GUIA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Bogotá D.C. | elaborado por: Gestión Documental | 01 de julio de 2015



TABLA DE CONTENIDO

PAG.

I. INTRODUCCIÓN…………………………………………….……………....6

1. QUE ES EL SIGA…………………………………………………………………7

1.1 Quien administra el siga……………………………………………………..7

2. QUE ES GESTIÓN DOCUMENTAL……………………………………………7

3. QUE ES UN ARCHIVO…………………………………………………………..7

3.1 Tipos de Archivo……………………………………………………………...8

3.2 Documentos de Archivo……………………………………………………..9

3.3 Documento de apoyo………………………………………………………..9

3.4 Ciclo Vital del Documento…………………………………………………...9

3.5 Valoración del documento………………………………………………....10

3.6 Organización de Archivos de Gestión…………………………………….10

4. TÉCNICAS ARCHIVISTICAS…………………………………………………12

4.1 Almacenamiento en carpetas………………………………………….….12

4.2 Ordenación…………………………………………………………….……12

4.3 Registro de Inventario Documental……………………………………….14

4.4 Foliación……………………………………………………………………..14

4.5 Perforación de Folios……………………………………………………….17

4.6 Agrupación de Folios……………………………………………………….18

4.7 Rotulación…………………………………………………………………...19

4.8 Ubicación de unidades documentales dentro de las cajas X200 para su

conservación………………………………………………………………..22

5. QUE ES UNA TRD……………………………………………………………..23

5.1 Componentes de la TRD…………………………………………………..23

5.2 Ventajas de la TRD…………………………………………………………24

6. NORMATIVIDAD…………………………………………………………….....25

7. RECOMENDACIONES………………………………………………………...26

II. BIBLIOGRAFIA………………………………………………………………………27



I. INTRODUCCIÓN

Con esta guía se dará a conocer el proceso administrativo que se debe llevar a

cabo para una correcta administración de la documentación producida en la

SDMujer, teniendo en cuenta la planeación, organización, dirección y control para

ésta metodología, apoyados en los recursos necesarios como son; las servidoras

y servidores públicos que hacen parte de la entidad, contar con los materiales

necesarios, tener un presupuesto definido y contar con sistemas de información

que nos permitan mejorar cada uno de los procesos de la entidad.

Se definirán lineamientos para la organización, porque el incremento del volumen

documental de la SDMujer hace necesaria la normalización de la gestión de la

documentación administrativa, así como la aplicación de criterios de calidad y

eficacia en la organización y acceso a la documentación que generan las diferentes

áreas.

La legislación archivística colombiana exige a los organismos públicos que están

obligados a organizar y conservar los documentos que generen en el ejercicio de

sus actividades y esta guía será precisamente eso, la herramienta básica para

cumplir con estos requisitos.

Para cumplir con los objetivos propuestos se requiere trabajar en equipo,

respetando las opiniones y el trabajo de cada una de las servidoras y servidores

públicos, además de seguir los lineamientos dados por el área de Gestión

Documental, apoyados en el marco de las normas Nacionales y Distritales para tal

fin.



1. ¿QUÉ ES EL SIGA?

Significa “Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo” En el marco del

Plan Estratégico 2012-2016 de la entidad, el programa de Gestión Documental se

articula con la estrategia 6: Gestión Administrativa con calidez y calidad. De la

misma manera el programa se articula con el Plan Operativo Anual 2014, el cual

establece que la meta es "Implementar un Subsistema Interno de Gestión

Documental y Archivo (SIGA), cuyo impacto es el de garantizar la administración y

conservación de la información, como un activo de la ciudadanía y un patrimonio

de la entidad

1.1. ¿Quién administra el SIGA?

La Dirección Administrativa y financiera, que tiene a su cargo administración de la

Gestión Documental al interior de la SDMujer.

2. ¿QUE ES GESTIÓN DOCUMENTAL?

Es el conjunto de normas técnicas y prácticas necesarias para la correcta

organización, registro, almacenamiento, recuperación y difusión de la información,

de acuerdo a los lineamientos dados.

3. ¿QUÉ ES UN ARCHIVO?

Conjunto de documentos físicos y electrónicos,

acumulados en un proceso natural por una

persona, entidad pública o privada, en el

transcurso de su gestión, conservados según

su orden para servir como testimonio e

información a la persona o institución que los

produce y a los ciudadanos, o como fuentes de

la historia.



3.1. Tipos de Archivos Los archivos son lugares donde se guarda y recopila en forma organizada los documentos de la entidad, producidos de acuerdo a sus funciones, con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.

ARCHIVO DE GESTIÓN

Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite,

sometida a continua utilización y consulta administrativa.

ARCHIVO CENTRAL

Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los

archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos

una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

ARCHIVO HISTÓRICO

A este tipo de archivo se transfieren los documentos provenientes del

archivo central, que deben conservarse permanente, dado el valor que

adquieren para la investigación, la ciencia y la cultura.



3.2. Documento de Archivo

Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón

a sus actividades o funciones, que tiene valores primarios y secundarios.

3.3. Documento de Apoyo

Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos,

etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones

específicas de la gestión administrativa. Por lo tanto no forman parte de las series

documentales de las Dependencias o áreas. Estos documentos deben ser

destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las

necesidades de la dependencia o área.

3.4 Ciclo Vital de los Documentos

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o

recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación

temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.



3.3. Valoración Documental

3.4. Organización de los Archivos

Se deben organizar según el Acuerdo 027 de 2006 del AGN, por serie, sub series

y tipos documentales:

Labor que determina los valores primarios o secundarios de

los documentos, estableciendo su permanencia en las

diferentes fases del ciclo vital.

VALOR PRIMARIO. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y a los involucrados en el tema o en el asunto.

VALOR SECUNDARIO. Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.

Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de

estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo

productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones

específicas.



Ejemplo Serie, sub series y Tipos Documentales

Proceso: Dirección Administrativa

SERIE SUBSERIE TIPOS DOCUMENTALES

ACTAS Actas de comité Actas de reunión

Anexos

INFORMES Informes de Gestión

Informe

Anexos

Soportes

Comunicación de Remisión de Informe

Sub serie Documental: conjunto de unidades documentales

que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en

forma separada del conjunto de la serie por los tipos

documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada

asunto.

Tipos documentales: Unidad documental simple originada en

una actividad administrativa, con diagramación, formato y

contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla,

describirla y asignarle categoría diplomática.



4. TÉCNICAS ARCHIVÍSTICAS

4.1. Almacenamiento en carpetas: Cada unidad de almacenamiento

(carpeta) debe estar conformada por un máximo de 200 folios, si un

expediente excede este límite, debe abrirse una nueva carpeta y darle el

número que corresponda. Ejemplo:

1/3 2/3 3/3

Folios de 201 a 400 Folios de 401 a 600

4.2. Ordenación

Los documentos se ordenan siguiendo la secuencia original de la TRD.

• Debe consultarse la TRD de la dependencia y ordenar los expedientes de

acuerdo a las series, sub series y tipos documentales.

• El expediente inicia en la parte superior y termina en la parte inferior de

forma muy semejante a un libro. Ejemplo:

Folios de 1 a 200



Unidad administrativa: Oficina de servicio al ciudadano

Serie: Peticiones, quejas, reclamos.

Se ubican en unidades de conservación (Carpetas y Cajas por 200), previa

foliación y demarcación.

Es importante retirar de los documentos al ubicarlos en las unidades de

conservación:

El material metálico como: clips, ganchos de cosedora, ganchos

legajadores, anillados).

Hojas en blanco (siempre y cuando no cumplan funciones de separador)

Material ajeno al expediente como post-it, memos, fotocopias.

Ubicar CD, planos fotos o casettes en fundas plásticas.

01-DIC-2015 08-NOV-2015

12- ABR-2015

20-ENR-2015

SECRETARIA

DISTRITAL DE LA

MUJER

La ordenación cronológica de los tipos documentales que conforman cada serie o sub serie, en sus respectivas unidades de conservación (carpetas) debe realizarse respetando la secuencia en que fueron creados, es decir, el documento más antiguo es el primero de la carpeta y el más reciente es el último. documento de la carpeta.



4.3. Registro de Inventario Documental

El objetivo principal es controlar la producción documental, existencia física y

transferencias en cada fase del archivo (Gestión, Central e Histórico) para que en

el evento de presentarse novedades administrativas como traslados, retiros, fusión

de dependencias o supresión de la entidad, se cuente con la documentación

debidamente organizada e inventariada facilitando así las entregas oportunas.

Debe registrarse la información en formato único de inventario y posteriormente

ingresarlo a la base de datos.

4.4. Foliación

La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de

organización archivística.

Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad

de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida

También EL INVENTARIO

nos permite mantener un

control de existencias de los

expedientes al interior del

área, por eso es de vital

importancia mantener al día

este inventario de forma

digital para permitir que la

búsqueda sea más efectiva.



esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la

integridad de la unidad documental o unidad archivística.

Se debe foliar cuando:

El expediente esté cerrado, liquidado o su trámite haya finalizado.

Se haya verificado su ordenación según TRD.

Haya certeza de que todos los tipos documentales requeridos se

encuentren.

Cuando un expediente cuente con más de una carpeta, éstas deben

mantener la secuencia de modo que la segunda da continuidad a la

numeración de la primera.

La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo

HB ó B, a 1 cm del borde de la página para que la foliación se incluida

en la digitalización.



En la siguiente figura se indica cómo debe colocarse el número de folio si la hoja

es impresa de modo horizontal o vertical.

FOLIACIÓN

HORIZONTAL

FOLIACIÓN VERTICAL

Deben anularse las foliaciones erradas, colocando

una línea oblicua.

4.5. Tinta para los documentos

3 3

2

1

El número corregido,

se escribe abajo de la

foliación anterior.

14

2

1

Según la circular interna del AGN 013 de 1999, nos

recomienda que:

“NO UTILIZAR MICROPUNTA O ESFEROS DE TINTA

HÚMEDA (Tinta Roller Ball o Pluma Fuente entre

otros) PARA LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL.”

Tales bolígrafos por la clase de colorantes y solventes

que contienen, son solubles en agua, tienden a

expandirse, perder su coloración en corto tiempo y aún

en condiciones estables de almacenamiento presentan

pérdida de legibilidad en la información.



4.6 Perforación de folios para agrupación con ganchos legajadores

Las perforaciones de los folios se deben hacer usando como guía la regleta de una

perforadora. En caso de perforar varias hojas, la regleta debe estar ajustada para

perforar la parte central respecto a la hoja de mayor formato. Perforación de hojas:

las hojas tamaño carta y oficio, deben perforarse a la distancia de las hojas tamaño

oficio, adecuando la perforadora para este tamaño de papel.

Los anexos impresos como periódicos, revistas, folletos, boletines, deben ser

tomados como un solo folio y hacer la anotación en la carpeta sobre el detalle del

anexo y el número de hojas que lo componen.

• Los documentos impresos en tamaño pequeño, deben pegarse en una hoja

en blanco y colocarle el folio a dicha hoja.

• Los fax recibidos deben ser sustituidos por una fotocopia de los mismos, ya

que la información contenida en el papel químico tiende a borrarse a lo largo

del tiempo.

• Los folios se deben pasar tomándolos desde la parte superior o central del

cuerpo del folio, sosteniéndolos con la palma de la mano, sin jalar ni doblar

sus bordes.

• Para pasar los folios, evite siempre, usar saliva, agua u otro tipo de

sustancias, recomendadas por el comercio, para untar los dedos. Cuando

se requiera, se puede usar la ayuda de la punta de un borrador de nata o

borrador de lápiz.



4.7 Agrupación de folios

Evite siempre hacer nuevas perforaciones, durante el re almacenamiento o

traspaso de folios perforados, de una carpeta a otra. Independientemente de que

los folios queden agrupados de forma desigual.

4.8 Rotulación de cajas y carpetas

• Las cajas X200 se deben rotular sobre la parte frontal de las tapas, o en la

parte frontal de la caja en el caso de X300.

Para la agrupación de los

folios se deben usar ganchos

plásticos legajadores de

polietileno. Con el fin de

evitar las manchas y

deterioros producidos por la

oxidación, cuando se usan

ganchos metálicos.

X300 X200 X100



• La rotulación de las carpetas debe hacerse en la parte inferior izquierda de

manera que se pueda consultar el rótulo de la carpeta sin necesidad de

sacarla totalmente.

• Cuando la rotulación se hace a mano se debe usar marcador de tinta negra

estable.

• Para las carpetas debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda,

tipo HB ó B. No debe utilizarse esfero ni marcador, ya que impiden hacer

correcciones en las unidades de conservación, obligando a cambiarlas

posteriormente, esta directriz en el caso de las carpetas del archivo de

gestión.

• Para las carpetas que ya están listas para su transferencia hacia el archivo

central los rótulos se deben diligenciar en computador para hacer que su

lectura sea más eficiente, fija y con letra estándar.

Rotulo carpeta:

El rotulo de la

carpeta, está en

formato Excel y

se deben

diligenciar todos

los campos.

EL ASUNTO: es

el campo donde

se puede

identificar con

un nombre más

específico. Ejm.

Nombre del

contratista o

número de contrato

esto facilitara la

búsqueda.



Rotulo de caja:

Para la caja estará centrado en la tapa y será de 2 cm de margen por cada

uno de los lados

EL ROTULO DE

LA CAJA ESTA EN

FORMATO DE

EXCEL LISTO

PARA SER

DILIGENCIADO

CON EL AÑO DE

VIGENCIA DE LAS

CARPETAS Y EL

NÚMERO DE

CAJA SEGÚN EL

ORDEN

CRONOLOGICO.



4.9 Ubicación de unidades documentales dentro de las cajas X200 para su

conservación: Se colocan de izquierda a derecha en orden consecutivo,

procurando no sobrepasar los 1.200 folios (capacidad máxima por caja)

Las unidades de conservación (cajas) que se deben ubicar en estantes fijos o

estantería rodante en el Archivo Central, deben ir de izquierda a derecha y de arriba

hacia abajo como muestra la imagen.



5 ¿QUÉ ES UNA TRD?

Consiste en un listado de series, con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada

etapa del ciclo vital de los documentos.

5.6 Componentes de una TRD

SERIE

DOC

SUBSERIE

TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN DOCUMENTAL: Es el tiempo que los documentos deben permanecer

en las diferentes clases de archivos: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo

Histórico

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración hecha en

cualquier etapa del ciclo vital de los documentos. Con miras a su conservación total (CT),

eliminación (E), medio tecnológico (MT), selección (S).

PROCEDIMIENTOS: Por ejemplo: “Procedimiento Investigación

de incidentes y Accidentes de Trabajo”

PROCESO: Por ejemplo “Gerencia del Talento Humano”

DEPENDENCIA

http://intranet.gobiernobogota.gov.co/index.php?option=com_docman&task=doc_download&gid=3297&Itemid=445

http://intranet.gobiernobogota.gov.co/index.php?option=com_docman&task=doc_download&gid=3297&Itemid=445



5.7 Ventajas de la implementación de las TRD dentro de la gestión

documental

Permiten el manejo integral de los documentos.

Facilitan la organización de los documentos a partir

del concepto de Archivo Total.

Identifican y reflejan las funciones

institucionales.

Ayudan a controlar la producción y

trámite documental.

Identifican y reflejan las funciones

institucionales.



6 NORMATIVIDAD SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SIGA

Acuerdo 007 de 1994

AGN

• "Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos."

•Modificado por el Acuerdo 027 de 2006 del AGN.

Decreto 514 de 2006 de la Alcaldìa

Mayor

• "Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público."

•Modificado por el Decreto 545 de 2009.

Ley 80 de 1989

• "Por el cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones."

Ley 594 de 2000

• "Por el cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones."

Constitución Política de Colombia

•De conformidad con lo relacionado a la Gestión Documental

Acuerdo 042 de 2002

Articulo 3

• "El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público."

Acuerdo 038 de 2002

• Establece que los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique la exoneración de responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

Acuerdo 04 de 2015

• "Por el cual se reglamenta la administración integral, control consevación y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y al Derecho Internacional Humanitario que se conservan en los archivos de entidades del Estado"

Circular 003 de 2013

• Directrices para la elaboración de Tablas de Retención Documental.



7. TIPS !!!

EL personal que tiene

acceso al depósito de

archivo debe contar con

protección mínima como

guantes, tapabocas y bata.

La correcta colocación de los

elementos que configuran

una oficina da lugar a un

entorno de trabajo

ordenado, cómodo y

agradable

Teniendo en cuenta

nuestra responsabilidad

en la conservación de los

documentos de archivo,

no consumas alimentos

cerca de ellos.



8. RECOMENDACIONES

No permitas que el archivo

se salga de tus manos,

recuerda que SI se puede

organizar

Cuando están organizado un

archivo, la consulta y

custodia es más fácil.

Y si tienes dudas, no te ahogues,

pídenos ayuda,

gestió[email protected]

y la extensión 1014

mailto:gestió[email protected]



II. BIBLIOGRAFIA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Acuerdo 07 de 2007. Reglamento

general de archivos, Bogotá, 1997.

Acuerdo 042 de 2002, por el cual se establecen los criterios para la

organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las

privadas que cumplen funciones públicas, se regula el inventario único

Documental y se desarrollan los artículos 21,22,23 y 26 de la Ley General

de Archivos 594 de 2000. Bogotá 2000.

Cartilla de ordenación documental. Bogotá 2002.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, consultado en línea;

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/conozcanos/

NORMASQUERIGENLAENTIDAD_V1.pdf Bogotá, 22 de junio 2015.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Acuerdo consultado en línea;

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/conozcanos/

NORMASQUERIGENLAENTIDAD_V1.pdf Bogotá, 26 de junio 2015.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Ley consultada en línea;

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5998

Bogotá, 26 de junio 2015.

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/conozcanos/NORMASQUERIGENLAENTIDAD_V1.pdf




http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5998



SUBSECRETARÍA GESTIÓN CORPORATIVA

Sonia Sylvana Palomino Bellucci

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

María del Pilar Duarte Viviesca

ELABORACIÓN Y REDACCIÓN

EQUIPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Doris Ubaque Vanegas

Sandra Milena Alvarado Muñoz

Zuly Edith Lancheros Quina

Bogotá, 2015

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