UNIDAD 1: LECCIÓN 1

CURSO DE EXCEL

¿Qué es Excel?

Excel es un hoja de cálculo, que permite realizar diversas operaciones matemáticas con números y datos, los cuales son organizados bajo el formato de cuadrícula ordenados por filas y columnas.

Excel es un software muy útil para realizar múltiples cálculos, desde simples sumas hasta cálculos complejos, como por ejemplo desarrollar una tabla para generar un presupuesto.

1. Para iniciar el programa, se ejecuta desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla, como indica la imagen a continuación.

2. Coloca el cursor y haz click sobre el botón Inicio. 3. Al hacer click se despliega un menú, tal como muestra la imagen.4. El menú desplegado muestra una serie de carpetas. Ubica el cursor sobre la carpeta llamada Todos los programas.5. Al hacer click en esta carpeta se despliega una lista de programas, incluyendo un programa llamado Microsoft Office.

6. Haz click en la carpeta Microsoft Office. Nuevamente se desplegará un Sub Menú con un listado de softwares. Ahí podrás encontrar Microsoft Excel 2010.

f) Al hacer click sobre Microsoft Excel 2010, podrás iniciar este programa, tal como muestra la imagen siguiente:

Ahora estamos listos para comenzar a trabajar en Excel 2010.

Componentes de la pantalla Excel

En esta pantalla inicial, se pueden distinguir una serie de íconos y componentes, de los cuales vamos a ver sus elementos fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil comenzar a navegar y avanzar en la ejecución de operaciones básicas de Excel.

1. Barra de herramientas de acceso rápido

La Barra de Herramientas de acceso rápido, está compuesta los siguientes íconos:

Este icono despliega un menú que permite ejecutar variadas funciones, como abrir un nuevo archivo, guardarlo o imprimir, entre otras funciones.

Este icono permite guardar una archivo.

Permite deshacer la ultima acción realizada.

Permite rehacer la última función deshecha

Este icono permite personalizar la barra de herramienta de acceso rápido, quitando y agregando diversas funciones.

2. Barra de títuloLa Barra de Título indica el nombre del archivo en el cual estamos trabajando. Por defecto, siempre el nombre del archivo hasta antes de que nosotros asignemos un nombre, será Libro mas un número. Si tenemos 3 archivos de Excel y no hemos asignado nombre a cada uno, tendremos 3 archivos llamados, Libro 1, Libro 2 y Libro 3.

3. Barra de menús

La Barra de Menú, es sin duda una de las Barras de Herramientas mas importantes, pues es una "Barra Madre" que contiene varios submenús, los que permiten llevar a cabo múltiples funciones.

4. Banda de opciones

La Banda de opciones contiene íconos que al hacer click sobre ellos, permiten ejecutar una función de Excel. Esta Banda está compuesta por las funciones más utilizadas de los submenús, contenidos en la Barra de Menú.

5. Banda de fórmulas

La Banda de Fórmulas, es un elemento que nos permite incorporar una fórmula lógica o utilizar una de las diversas fórmulas matemáticas o financieras que Excel trae incorporada.

6. Barra de etiquetasLa Barra de Etiquetas, nos indica la Hoja de Cálculo en la cual estamos trabajando. Un archivo, nos presenta por defecto la opción de trabajar en más de una Hoja de Cálculo o Planilla (3), pudiendo eliminar o agregar la cantidad de hojas que se estimen necesarias. Cada Hoja de Cálculo es independiente de la otra, pero es posible vincularlas a través de fórmulas.

7. Barra de estado

La Barra de Estado indica cuando se inicia y finaliza la modificación de una celda en Excel. Esto ocurre cuando registramos texto, números, fórmulas o signos en una celda.

8. Barra de desplazamientos horizontal y vertical

Esta Barra nos permite desplazar la Hoja de Cálculo en la cual estamos trabajando. Si necesitamos ir hacia la parte superior de la pantalla, presionamos la flecha en dirección ascendente o con el ratón, presionemos sobre la barra de desplazamiento y realicemos un movimiento ascendente. Realizamos la misma función de forma descendente para el caso que necesitemos ir hacia la parte inferior de la Hoja de Cálculo.

9. VistasLa Barra Vistas nos permite visualizar distintas formas de ver la Hoja de Cálculo. Entre ellas la Vista Normal o Típica del inicio de Excel. También una vista para definir el Diseño de la Hoja de Cálculo y finalmente una opción que nos permite definir los Saltos de página cuando trabajamos con varias Hojas de Cálculo.

10. Zoom

La función de Zoom nos permite agrandar o disminuir el tamaño de la vista que tenemos de una Hoja de Cálculo. Es así como puede presionar (-) para obtener una vista mas pequeña (menor que 100%), o presionar (+) para obtener una vista mas grande que la normal (mas que 100%)

El botón OfficeExcel presenta un Botón Office que contiene las funciones principales de abrir, guardar, imprimir y otros.

¿Cómo accedemos?

1. Nos posicionamos en la parte superior izquierda de la pantalla, en el símbolo de Microsoft.

2. Para visualizar las opciones que tiene este botón, lo pulsamos y se abrirá el menú.

¿Cómo se puede ver tiene diferentes funciones?...entre las más utilizadas podemos mencionar:-Nuevo: Para la creación de una nueva planilla Excel.-Abrir: Para abrir un archivo Excel existente.-Guardar y Guardar como: guarda el documento o guarda en otra carpeta.- Imprimir: Esta opción nos permite acceder a tres opciones imprimir, impresión rápida y vista preliminar. La más aconsejable es vista preliminar, ya que nos muestra una vista previa de cómo quedara del documento y los controles encargados de la impresión del documento.

A la derecha de este submenú que se despliega y donde se encuentran todas estas funciones principales de Excel, se puede ver también que se muestra un listado de los documentos recientes que se han trabajado.

UNIDAD 1: LECCIÓN 2

CURSO DE EXCEL

Barra de herramientasExcel presenta una Barra de Herramientas que contiene las diferentes opciones de formato, vista, diseño, fórmulas y otras funciones que ayudan a realizar nuestro trabajo.

Conozcamos la Barra de Herramientas:

Como podemos ver, en ella se encuentran ocho secciones claves para el funcionamiento de las aplicaciones: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y Complementos.

Si pulsamos cada una de estas pestañitas, podremos visualizar en pantalla las opciones que cada una de ellas comprenden. Por ejemplo, si pulsamos Inicio, veremos todas sus funciones.

Siendo estas las asociadas con pegar, cortar y copiar; formato de fuente; alineación e interlineado; formato de números; insertar, eliminar o dar formato de celdas; y otros estilos y aplicaciones rápidas que ayudan a realizar nuestro trabajo.

Barra de acceso rápidoEsta barra la encontramos en la parte izquierda de la pantalla, arriba de la barra de herramientas o abajo; y permite acceder a funciones seleccionadas de una forma rápida. (En el ejemplo se encuentra sobre la barra de herramientas.)

Como se puede ver, la barra se ha configurado con cuatro botones de acceso rápido (sin necesidad de ingresar a funciones o más viñetas), los cuales son: guardar, deshacer, rehacer y abrir.

Si queremos añadir más botones de acceso rápido, podemos hacerlo. Para ello, posicionados en esta barrita, pulsamos el botón derecho del ratón y se abrirá un pequeño menú.

Seleccionamos Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y se abrirá un cuadro de opciones, donde podemos elegir a que botones deseamos acceder de forma rápida.

Por ejemplo, si deseamos agregar el botón Vista preliminar, lo seleccionamos.

y luego pulsamos la opción Agregar, ubicada a la derecha de toda esta lista de opciones.

Finalmente aparecerá en nuestra configuración de la barra de acceso rápido esta función.

La hoja de trabajoLa hoja de trabajo consta de una cuadrícula compuesta por filas y columnas, de ahí que para nombrar a una celda determinada se haga una combinación de ambos parámetros.El primer elemento es la Columna y luego la Fila. Las columnas están ordenadas de acuerdo al alfabeto y las filas por números.

Columnas

Filas

Por ejemplo, A4 será una celda ubicada en la columna A y en la cuarta fila.

Si nos fijamos, la columna A y la fila 4 tienen un color diferente que muestra la ubicación de la celda.

Para trabajar en una determinada celda debemos ubicarnos en ella con el cursor y ya podremos escribir en ella.

Podemos también identificar en la pantalla principal, una barrita que muestra el nombre de la celda y la barra de fórmulas que se encuentra sobre la cuadrícula de trabajo.

Como se puede observar, tiene las dos secciones: muestra el nombre de la celda A4 y la función o fórmula que se encuentra en ella. En este caso no se ha escrito nada, así que se encuentra vacío.

Escribir en la hoja de trabajo

Como hemos mencionado anteriormente, para escribir en la hoja de trabajo nos posicionamos en la celda que lo deseamos hacer.

Para ello movemos el cursor en dirección a donde queremos escribir, a través de las flechas de movimiento del tablero o bien con el ratón.

Por ejemplo si queremos escribir en la celda C4, nos posicionamos en ella y escribimos: Nombre del profesor.

En la celda D4 escribimos Departamento.

Si observamos el Nombre del profesor no aparece completo, porque el tamaño de la columna no es suficiente para mostrar esta información.

Sin embargo podemos ampliar el tamaño. Para ello nos posicionamos en el límite entre las dos columnas C y D y nos aparecerá una especie de crucecita con la cual podemos incrementar el tamaño. Cuando nos aparece esta cruz, manteniendo el botón izquierdo del ratón presionado comenzamos a moverlo hacia la derecha, hasta alcanzar el tamaño deseado de la columna. A medida que vamos ampliando la columna, aparecerá un recuadro que mostrará la medida del ancho de la columna.

Al tener el ancho deseado, soltamos el botón del ratón y dejamos de movernos. Ya se tendrá la columna con un tamaño suficiente para mostrar la información.

Igual es el caso de la palabra Departamento que pasa el tamaño de la columna. Repetimos el mismo procedimiento para ampliar; nos ubicamos en el límite entre la columna D y E, pulsamos el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo apretado nos movemos hacia la derecha hasta alcanzar el ancho deseado.

Cambios de tamaño de filas y hojas de trabajo

En la lección anterior, al digitar “Nombre del profesor” en una columna, tuvo que aumentarse su tamaño para presentar esta información. De igual manera, puede ser realizado con una fila, ya que se puede dar el ancho que desee.Para ello nos posicionamos en el límite entre la fila que se quiere ampliar y la siguiente. Por ejemplo, si se quiere ampliar el ancho de la fila 3, nos posicionamos entre la 3 y la 4.

Luego pulsamos el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo apretado, nos movemos hacia abajo hasta darle el ancho requerido a la fila. Si nos fijamos, hay un recuadro que muestra el tamaño (Alto) que se le va dando a la fila.

Finalmente se tendrá la fila del tamaño que se quiere.

También podemos cambiar el tamaño de la visualización de la pantalla de trabajo. Hay personas que les gusta tener una vista amplia de la página, es decir ver más columnas y filas, pero en la que la letra se ve más pequeña; mientras que otros usuarios prefieren tener una panorámica más limitada, pero que la letra y números se ven más grande.

¿Cómo cambiamos la vista de la hoja de trabajo?

1. Nos posicionamos en el botón Vista de la barra de herramientas.

2. Buscamos la opción Zoom, que se utiliza para ajustar el tamaño de visualización de la hoja de trabajo.

3. Se abrirá un recuadro en el que se selecciona el tamaño deseado, por ejemplo 75%.

Con esto podremos visualizar muchas más filas y columnas en la hoja de trabajo, pero la letra y los números que escribamos se verán más pequeños.

La hoja de trabajoLa hoja de trabajo en Excel tiene una amplia cuadrícula compuesta por muchas filas y columnas. Ya hemos aprendido a movilizarnos en toda esta cuadrícula, a través del movimiento que le damos a las flechitas del tablero (hacia arriba, abajo, derecha o izquierda). O también podemos avanzar con mayor rapidez a posicionarnos en una celda específica, moviendo las barras de desplazamiento.

Nos podremos mover hacia abajo al pulsar la de este sentido, o bien hacia la derecha.También hay otras dos flechitas en los contornos de la hoja de trabajo que nos permiten movilizarnos.

Nos movemos hacia arriba al pulsar esta flecha.

Nos movemos hacia la izquierda al pulsar esta flecha.

Dependiendo de la configuración que se le da a Excel, al presionar Enter en una celda determinada, podremos movilizarnos hacia otra. Generalmente se tiene configurado que al dar Enter salta a la celda de abajo.

Por ejemplo: si estamos en la celda A4 y escribimos en ella, al presionar Enter, el cursor se ubicará en la celda A5 donde podremos seguir escribiendo.

Excel presenta tres diferentes Hojas de Trabajo en un mismo libro o documento, las cuales pueden irse incrementando de acuerdo a las necesidades.

Si se quiere incrementar una hoja más de trabajo, nos posicionamos en el último botón que aparece en el menú de hojas y se creará una nueva.

Ya tendremos cuatro hojas de trabajo y siempre la opción de crear una nueva.