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Uso del SECOP II para

Entidades Introducción y Conceptos Básicos

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Contenido

1. Introducción

2. Conceptos básicos

3. Registro de usuario comprador en SECOP II.

4. Buenas prácticas para el registro en SECOP II

5. Configuración en SECOP II

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1. Introducción

¿Quiénes somos?

• Entidad rectora de la Contratación Pública.

• Administramos el Sistema Electrónico de

Contratación Pública.

• Diseñamos, organizamos y

celebramos Acuerdos Marco y otros

Instrumentos de Agregación de Demanda.

• Difundimos políticas, normas e instrumentos

para facilitar las compras públicas.

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¿Qué es SECOP?

El Sistema Electrónico de Contratación

Pública es la herramienta dispuesta y

administrada por Colombia Compra Eficiente

para que las entidades estatales y aquellas

que contratan con cargo a recursos públicos

publiquen sus procesos de contratación en

cumplimiento del Estatuto General de

Contratación y la ley de transparencia y

acceso a la información pública.

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¿Qué es SECOP II?

Es la nueva versión del SECOP. Esta plataforma transaccional permite a entidades

estatales y Proveedores hacer todo el Proceso de Contratación en línea.

Beneficios de SECOP II

Mayor competencia en los procesos de contratación.

Reducción de costos administrativos (ofertas y observaciones en línea).

Trazabilidad de las acciones de los usuarios en todas las fases del proceso de

contratación.

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¿Cómo funciona SECOP II?

El SECOP II es una plataforma que funciona con usuarios asociados a cuentas. Estas cuentas pueden ser entidad estatal

o proveedor.

En la cuenta de la Entidad Estatal existen dos tipos de usuarios en el SECOP II, el usuario administrador y el usuario comprador

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Flujo de un proceso tipo en SECOP II

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Transición SECOP I a SECOP II

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Implementación de SECOP II año 2019.

• Obligadas: Entidades estatales de orden nacional y distrital con corte en SECOP

I. Usan todas las modalidades de selección de la Ley 80 de 1993.

• No obligadas: Entidades estatales sin corte en SECOP I. Pueden adelantar en

SECOP II procesos estratégicos para la entidad (Licitación pública y concurso de

méritos).

1. A partir del 11 de marzo del presente año los procesos de contratación directa se

gestionan en SECOP I.

2. Los procesos que gestionaron las entidades estatales en cumplimiento del

Decreto 092 de 2017 y otros regímenes especiales de contratación entre el 11

de marzo y el 10 de junio debieron ser publicados en SECOP I.

3. A partir del 11 de junio del presente año las entidades estatales deben gestionar

los nuevos procesos de contratación en cumplimiento del Decreto 092 de 2017

en SECOP II.

4. Las entidades con regímenes especiales de contratación podrán gestionar

procesos competitivos en el SECOP II desde el 11 de junio, los procesos no

competitivos deberán seguir publicándolos en SECOP I.

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2. Conceptos básicos

Conceptos generales:

1. Transaccional: Los usuarios son activos en el proceso de contratación en línea.

2. Valor probatorio: Ley 527 de 1999, la cual regula el comercio electrónico a través de la

transferencia de datos.

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3. Pliego electrónico: Formulario electrónico que contiene las condiciones del proceso de

contratación.

4. Contrato electrónico: Acuerdo de voluntades entre las partes perfeccionado por medio de

firma electrónica

5. Firma electrónica: Equivalente electrónico a la firma manuscrita. Se realiza en SECOP II, a

través de mensajes de datos.

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Conceptos de SECOP II

6. Tipos de cuentas: Dos tipos: de compradores para entidades y de proveedores que

representan a personas jurídicas y naturales.

7. Tipo de Usuarios: Usuario administrador y usuarios compradores que tienen permisos

diferenciados.

8. Perfiles: Configuración realizada por el usuario administrador que permite delimitar

permisos.

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9. Grupos de usuarios: Conformados por personas de una o varias dependencias, a las que,

de manera recurrente se les asignan ciertas tareas en los Procesos de Contratación

10. Flujos de aprobación: Secuencias para la aprobación de tareas asignadas a los miembros

del equipo del proceso de contratación.

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11. Equipos del proceso: Designación de actividades a usuarios durante las fases del

proceso de contratación.

12. Unidad de contratación: Área de compra de la entidad.

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Las entidades compradoras, los proveedores

y los ciudadanos que son usuarios del

Sistema Electrónico de Contratación Pública

(SECOP II) están sujetos a los Términos y

Condiciones de Uso de la plataforma en virtud

de su aceptación al momento de realizar la

creación del usuario y/o cuenta. Te invitamos

a conocerlos haciendo clic aquí: ver más

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3. Registro usuario comprador en SECOP II

Para registrarse como usuario

comprador: 1. Confirme que la cuenta de la entidad se

encuentre registrada

2. Realice su el registro como usuario en

SECOP II

3. Solicite acceso a la cuenta de la entidad.

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1 - Ingrese sus datos personales como usuario de SECOP II.

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2 - Confirme la solicitud de acceso a la cuenta de entidad estatal.

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3 - Espere que su solicitud de acceso sea aceptada por el usuario administrador de la cuenta de la entidad estatal.

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4. Buenas prácticas para el registro a SECOP II

Designe como usuario administrador a un colaborador que

conozca cómo se adelantan los procesos de contratación de su

entidad. El usuario administrador, será el encargado de

gestionar los accesos de los usuarios compradores, crear y

editar los equipos del proceso y los flujos de aprobación en

SECOP II.

Para facilitar la búsqueda de sus procesos de contratación tanto

a proveedores como ciudadanos. Registre el nombre de su

entidad sin tildes, en mayúscula sostenida, sin caracteres

especiales, teniendo en cuenta un espacio antes y después de

un guion y sin signos de puntuación.

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Realice la configuración de la cuenta después de que esta se

encuentre registrada y activa, para empezar a realizar sus

procesos de contratación de forma correcta.

Recuerde que el registro del usuario es responsabilidad de

cada persona que necesite participar en cualquier fase de los

procesos de contratación a nombre de la entidad en SECOP II.

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5. Configuración en SECOP II

5.1 Configuración de usuario

En SECOP II los usuarios

son responsables de

actualizar cualquier cambio

en su información personal

o en su correo electrónico.

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1. Datos de usuario

En esta sección puede modificar la

información básica de su usuario en

SECOP II. Verifique que la

información de su tipo y numero de

documento se encuentre

diligenciada.

Tenga en cuenta, los usuarios son

responsables de actualizar

cualquier cambio en su información

personal o en su correo electrónico.

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2. Mis registros

En esta sección puede verificar a que cuenta de entidad estatal se encuentra asociado su usuario en

SECOP II o en qué estado se encuentra su solicitud de acceso. De igual forma, en esta sección puede

solicitar acceso a una nueva cuenta de entidad estatal en la opción de "Nuevo registro".

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3. Accesos del usuario

En esta sección como usuario de SECOP II puede modificar la información de su nombre de usuario

y contraseña. Los usuarios del SECOP II son responsables de cualquier actuación efectuada con su

usuario. Por lo cual, en esta sección puede verificar el histórico de accesos de su usuario.

Tenga en cuenta, las actuaciones de

los usuarios en el SECOP II

comprometen a la entidad estatal o al

proveedor del cual son agentes. La

autenticación del SECOP II, es decir el

nombre de usuario y la contraseña

constituyen una firma electrónica en

los términos del artículo 7 de la Ley

527 de 1999 y las normas que la

reglamentan.

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4. Términos y condiciones

Colombia Compra Eficiente recomienda a los usuarios leer cuidadosamente los Términos y

Condiciones de Uso antes de usar el SECOP II, pues la creación de un usuario y/o cuenta implica su

aceptación. Los usuarios están obligados a conocer y respetar los Términos y Condiciones de Uso

vigentes.

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5.2 Configuración de la cuenta - Entidad estatal

La configuración de la cuenta de

la entidad estatal en el SECOP II

es responsabilidad del usuario

administrador y abarca dos

grandes tareas: a) definir la

estructura de la entidad en el

SECOP II, b) organizar la

ejecución de los procesos de la

entidad estatal.

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A. Estructura de la entidad en SECOP II

1. Datos de la entidad estatal

En esta sección el usuario administrador puede consultar y modificar los datos de la entidad estatal

que aparecen en el Directorio SECOP. Para cambiar estos datos el usuario administrador debe hacer

clic en "Editar datos resumen" o “Editar datos completos”.

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Al hacer clic en “Datos”, se muestra el perfil de la cuenta de la entidad estatal en el Directorio SECOP.

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Es posible realizar la configuración de datos del perfil

como idioma y hora y documentos.

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2. Configuración general

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En esta sección el usuario administrador debe establecer configuraciones generales de la cuenta de

la entidad estatal:

1. Defina los accesos de usuarios por Unidad de Contratación.

2. Determine que los usuarios no puedan personalizar el escritorio o áreas de trabajo.

3. Defina si va a trabajar con equipos del proceso (Procesos de contratación y Plan Anual de

Adquisiciones) y seleccione los usuarios que pueden crear y editar estos equipos y su nivel de

permiso (Parcial o total).

Tenga en cuenta guardar los cambios.

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3. Administración de usuarios

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En esta sección el usuario administrador tiene habilitado un menú de "Opciones" para administrar los

usuarios dentro de la entidad estatal:

1. Aceptar: Si el usuario hace parte de la cuenta de la entidad estatal.

2. Rechazar: Si el usuario no hace parte de la cuenta de la entidad estatal.

3. Cancelar: Si el usuario estuvo vinculado a la cuenta de la entidad estatal y ya no puede

ingresar a la cuenta de la entidad estatal.

Tenga en cuenta, si el usuario ha solicitado acceso a la cuenta el estado estará en "Pendiente”.

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4. Perfiles de usuario

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Una vez el usuario administrador acepte los usuarios que harán parte de la cuenta de la entidad estatal

es necesario asignarles un perfil de usuario para restringir el acceso de los usuarios a diferentes

funcionales.

1. Cree el perfil para los usuarios.

2. Determine la información general, las opciones de visualización y asigne los usuarios.

Tenga en cuenta, no cambiarse su perfil como usuario administrador.

Luego de crear el perfil cada vez que acepte un usuario tiene las siguientes opciones:

1. Editar el perfil para agregar a él o los nuevos usuarios.

2. Borrar el perfil.

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5. Grupos de usuarios

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El usuario administrador puede organizar grupos de usuarios conformados por las personas de una o

varias dependencias de la entidad estatal, a las que, de manera recurrente se le asignan ciertas tareas

en los procesos de contratación.

1. Defina la organización de los usuarios que hacen parte de la cuenta de la entidad estatal.

2. Cree el grupo de usuarios.

3. Defina un rol y asigne los usuarios.

Luego de crear un grupo de usuarios cada vez que acepte un usuario y le asigne un perfil tiene las

siguientes opciones:

1. Editar el grupo para agregar a él o a los nuevos usuarios.

2. Crear un nuevo grupo de usuarios.

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6. Flujos de aprobación

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El usuario administrador puede configurar flujos de aprobación generales como secuencias de

aprobación que se usan de manera frecuente en la entidad estatal (ej. primero aprueba el secretario

general y luego el director general). La responsabilidad de aprobar puede ser asignada tanto a un

usuario, como a un grupo de usuarios.

1. Defina cuantos tipos de flujos de aprobación tiene en su entidad estatal.

2. Cree el flujo de aprobación

3. Defina cuantas tareas (aprobaciones) va a asignar y relacione los usuarios.

Luego de crear un flujo de aprobación tiene las siguientes opciones:

1. Editar el flujo de aprobación

2. Desactivar el flujo de aprobación para borrarlo.

Tenga en cuenta, crear flujos de aprobación como puntos de control frecuentes en su entidad estatal.

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7. Unidades de Contratación

Cree la o las Unidades de Contratación dependiendo de la organización de su Entidad Estatal para gestionar procesos de contratación.

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Para finalizar con la estructura de la cuenta de la entidad estatal el usuario administrador debe crear

unidades de contratación las cuales son obligatorias y operan en SECOP II como áreas de compras

que pueden ejecutar procesos de contratación de manera independiente.

1. Defina las unidades de contratación en su entidad estatal.

2. Cree la Unidad de Contratación

3. Determine las modalidades de contratación que puede gestionar la Unidad de Contratación y

limite el acceso de usuarios a la unidad de contratación y a los procesos ejecutados a través de

esta.

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TENGA EN CUENTA:

• Dar permisos de acceso a un usuario para la unidad de contratación

no implica que ese usuario tenga acceso al equipo de gestión del

proceso de contratación en la ejecución de los procesos. SECOP II,

le permite agregar más de un grupo de usuarios a la Unidad de

Contratación, verifique continuamente que los usuarios de su

entidad estatal se encuentren incluidos en la Unidad de

Contratación.

• Si ya gestiono procesos de contratación en SECOP II tenga en

cuenta no desactivar o borrar la Unidad de Contratación que ejecuto

los mismos.

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B. ORGANIZACIÓN DE EQUIPOS DEL PROCESO

1. Equipos del proceso

1 - Escritorio del SECOP II.

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Cree el equipo del proceso por modalidad de contratación.

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2 - Esta opción sólo se activará a si la entidad estatal está configurada para trabajar con equipos en el menú de configuración de entidad estatal de la configuración de la cuenta.

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Una vez el usuario administrador a definido la estructura de la cuenta de la entidad estatal en SECOP

II, debe configurar los equipos del proceso para organizar la ejecución de los procesos de contratación.

1. Identifique la organización de su entidad estatal para ejecutar los procesos de contratación.

2. Cree el equipo del proceso por cada modalidad de contratación.

3. Identifique el equipo del proceso para la modalidad que va a gestionar.

4. Defina que usuarios harán parte del equipo y que puede hacer cada uno de los integrantes en

cada etapa del proceso de contratación.

5. Seleccione los flujos de aprobación.

Luego de crear el equipo del proceso, cada uno de los equipos para esa modalidad tienen habilitadas

las siguientes opciones:

1. Editar el equipo del proceso creado para actualizar sus características.

2. Desactivar para borrar los equipos del proceso creados.

Tenga en cuenta, no puede copiar equipos del proceso de una modalidad a otra. Debe configurar,

equipos del proceso para asignar las tareas de aprobación que SECOP II ejecutara en las distintas

fases de los procesos.

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Haga un análisis del proceso de compras de la entidad y antes de configurarlo en la plataforma

defina: ¿Quiénes llevan los procesos de contratación en la entidad? ¿Cuántos ordenadores del gasto

tiene la entidad? ¿Cuántos y quienes son los aprobadores de los hitos más importantes de un

proceso de contratación? (publicación del proceso, adendas al proceso, publicación de informes de

evaluación, adjudicación, celebración del contrato, modificaciones al contrato).

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Rediseñamos el lugar donde encuentras todo lo que buscas sobre el SECOP II

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