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Durante el desarrollo de la primera unidad se hará un acercamiento a los temas básicos en el proceso de “compra” que se cumple dentro de una empresa, que para nuestro caso será una planta extractora de biomasa energética. Por tal motivo se hace necesario para el desarrollo de esta actividad una indagación primaria sobre lo que significa el término “compra” en todo el sentido de la palabra, que se resume en la pregunta básica ¿qué es comprar? Pero junto a esta surgen otras inquietudes: ¿Cómo se sabe qué, cómo y a quién comprar? ¿Cuál es el esquema del proceso de compra en una planta extractora? ¿Qué es y qué función ejerce el departamento de compras en una planta extractora? Y muchas otras. Es una posibilidad que, al momento de proponer y responder dichas dudas, surjan algunas más: ¿Cómo hacer la selección de los proveedores? ¿Cuál sería la mejor manera de solicitar cotizaciones y con qué métodos? ¿Qué criterios debo usar al momento de llevar a cabo una compra?

Teniendo en cuenta que los objetivos para esta unidad son realizar actividades de solicitud de insumos a proveedores y actividades de selección cotizaciones y proveedores, durante el desarrollo del proceso de compra en planta extractora, se hace relevante -y por demás clave compartir y hacerle partícipe del contenido que se abordará durante el tratamiento de la misma.

Como instancia inicial de este proceso, emprenderemos nuestro viaje confrontando y solucionando la duda más fundamental del estudio: ¿Qué es comprar? Para lo cual se plasmará una definición del término comprar, esclareciendo no sólo qué quiere decir sino qué utilidad tiene dentro de una planta extractora y el proceso que se utiliza para su realización.

Seguidamente se mostrará lo que se entiende como estructura de compra de las empresas, en especial la ligada a una planta extractora, que se puede resumir en el departamento de compras de la misma.

Luego, al determinar qué es comprar y cuál es la estructura que se puede desarrollar dentro de una planta extractora, se hace necesario complementar tal información profundizando sobre los procedimientos generales para el proceso de compra.

Cuando se haya entendido el concepto fundamental del proceso de compra, su estructura y los procedimientos generales para llevarlo a cabo, describiremos con detalle la selección de proveedores tras establecer criterios de selección utilizados en las plantas extractoras, con el fin de mejorar, agilizar y detallar el proceso de compra. Dentro de este tema se presentará una serie de alternativas para la selección adecuada de los proveedores.Para finalizar la unidad se mostrará el establecimiento de criterios de selección de cotizaciones, teniendo como base lo expuesto para proveedores obtenidos al momento de hacer un buen proceso de compra.

Sin duda, consideramos que lo anterior deberá ir acompañado de unos escenarios claves para el desarrollo de este proceso en la planta extractora. El proceso de compra debe poseer la infraestructura para el manejo de la información y de la interacción con los proveedores. Además, debe estar regido por los indicadores de gestión y políticas de la planta y operar bajo la normatividades vigentes como ejes fundamentales.

Unidad

1Compra de insumos

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Para enriquecer este proceso de aprendizaje será indispensable el interés pleno de aprendizaje y, además, la disponibilidad para adentrarse y profundizar de los temas que se nos presentan.

Sin embargo, debemos tener en cuenta que, aunque la unidad se denomine compra de insumos, el tema referente a los insumos será expuesto y estudiado durante la segunda unidad de este módulo. Por lo tanto, aquí nos guiaremos sólo en lo concerniente al proceso de compra en planta extractora y sus atenuantes.

Vamos a estar muy atentos a la Unidad 1Bienvenidos

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ProPósitos de formación

A partir del estudio de esta unidad usted podrá:

1. Realizar actividades de solicitud de insumos a proveedores, aplicando protocolos técnicos de la empresa y en concordancia con los objetivos del Plan Operativo de la organización.

2. Desarrollar actividades de selección de cotizaciones y proveedores, aplicando los protocolos técnicos previamente definidos y en concordancia con los objetivos del Plan Operativo.

criterios de evalUación:

1. Realizar actividades de solicitud de insumos a proveedores, aplicando protocolos técnicos de la empresa y en concordancia con los objetivos del Plan Operativo de la organización.

Para el logro de este propósito se requiere que usted:

• Defina los requerimientos de planeación de recursos bienes y servicios, necesarios para ejecutar el plan operativo de las empresas, dentro de los planes de ahorro del presupuesto de compras.

• Recopile la información necesaria para asegurar el cumplimiento de los requerimientos relacionados con la solicitud de insumos a proveedores y levante indicadores operacionales o de gestión, usando los lineamientos del Plan Operativo de Producción.

• Apoye la generación de documentos y reportes de la actividad, en concordancia con los sistemas de información y control de la empresa, usando las herramientas informáticas disponibles.

2. Desarrollar actividades de selección de cotizaciones y proveedores, aplicando los protocolos técnicos previamente definidos y en concordancia con los objetivos del Plan Operativo.

Para el logro de este propósito se requiere que usted:

• Recopile la información necesaria para aplicar criterios e indicadores en la selección de proveedores y cotizaciones.

• Aplique procedimientos que permitan el desarrollo del flujo de acciones para la selección de proveedores y cotizaciones usando los lineamientos del Plan Operativo de Producción y apoyándose en los sistemas de información y control de la empresa.

• Apoye la generación de documentos y reportes de la actividad de selección de proveedores y cotizaciones, en concordancia con los sistemas de información y control de la empresa, usando las herramientas informáticas disponibles.

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Sesión 1. Conceptos generales de compra y su Importancia

Para el estudio del sistema de compra en una planta extractora, estableceremos tres factores de vital importancia que nos conducirán al entendimiento de lo que es el proceso de compra dentro de la misma: qué es comprar, estructura de compra, que la ligaremos principalmente a lo que es el departamento de compra, y los procedimientos generales de compra.

1. Concepto de compra

Veamos!

Comprar básicamente es el proceso o la acción mediante la que se obtiene un bien o un servicio por cierta cantidad de dinero y donde, en primera instancia, intervienen quien desea comprar y quien está dispuesto a vender.

Definir el significado del término compra dentro del contexto industrial y comercial de una planta extractora se puede hacer de la siguiente manera: Dícese del proceso en el cual se puede adquirir un producto (insumos químicos para tratamiento de aguas) o servicio (transporte de fruto desde las plantaciones) de buena calidad, a un precio adecuado, en el tiempo preciso y lugar determinado.

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Con base en esta primera aproximación se puede plantear que “comprar” es un proceso mediante el cual se logra la ubicación, la clasificación de los proveedores y además, por supuesto, la adquisición de productos (insumos, materias primas, maquinaria, equipos, etc.), seguidamente de la negociación sobre el valor y el escenario de pago. Esto conduce a que un buen seguimiento del proceso garantice el total cumplimiento de lo pactado.

Por lo ya expuesto, quizá la definición antes usada para la administración puede corresponder más bien al concepto de abastecimiento, aprovisionamiento o de provisión de materiales (insumos, equipos, dotaciones, etc.), y las distintas actividades que emanan de la misma definición pueden, a través de la división del trabajo, dar origen a varios departamentos, entre ellos compras, todos agrupados bajo un nombre más genérico y/o completo.

Hay una serie de razones que nos permite deducir que el proceso de compra obtiene cierta importancia para el desarrollo de la actividad industrial, comercial y de adquisición de bienes o servicios, entre los que se encuentran: la contribución del departamento de compras en la consecución de utilidades, el establecimiento de los precios de compra y venta, la acción eficiente de las inversiones, y los costos y renovación de materiales.

Ahora, junto al proceso de compra aparece un término que se entiende como la gestión de compras: el conjunto de actividades a realizar dentro de la planta extractora para satisfacer una necesidad del mejor modo.

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El siguiente es el conjunto de actividades básicas del proceso de compras que se pueden enumerar según las siguientes funciones:

• Localización de la necesidad (por ejemplo: insumos, materias primas, equipos, maquinarias, dotaciones, etc.).

• Solicitud y estudio de alternativas de compra (por ejemplo: insumos químicos, repuestos de equipos, reactivos para laboratorio, etc.).

• Negociación con los proveedores (por ejemplo: vendedores de repuestos de maquinaria, de reactivos, de dotaciones, etc.).

• Ubicación de órdenes de compra, el documento que inicia el procedimiento de compras (por ejemplo: una orden de compra para adquirir dotaciones, como guantes, overoles, cascos, etc.).

• Seguimiento y activación de órdenes de compra: estar pendiente de cómo va el proceso de adquisición.

• Recepción de efectos comprados (por ejemplo: recibir las herramientas para el mantenimiento de los equipos del proceso).

• Almacenaje y registro (por ejemplo: establecer las cantidades de los pedidos, los daños en los materiales y que sean los materiales solicitados, etc.).

• Entrega de los insumos a quien los requirió.

• Estudio permanente del mercado de oferta. Es así como podemos encontrar las mejores alternativas para lograr una adecuada adquisición de insumos o materiales para la planta.

• Mantenimiento de registros de stock. Estar al día al momento de registrar los materiales que se encuentran almacenados y en uso dentro de la planta.

• Control de calidad. Con esto establecemos que las características de los productos comprados sean las mejores que se ofrecen en el mercado.

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2. Importancia de la función compras en una planta extractora

Una de las formas por medio de las cuales una planta extractora puede mejorar su competitividad frente al mercado es produciendo a costos menores y de buena calidad.

El expresar lo anterior nos lleva a que los procedimientos de producción deban ser provistos de insumos que logren obtener las condiciones de mayor ventaja.

Entre otros aspectos, los siguientes nos permiten lograr estas mejores condiciones:

• Los precios de compra, que sean los adecuados para los insumos a adquirir.• Los periodos de pago, plazos razonables para cumplir con las obligaciones de pago.• Los periodos de entrega y el servicio de posventa, que la llegada de los insumos se dé en los tiempos

estipulados y que se cumpla con las garantías pactadas.• La calidad, que los insumos adquiridos posean las mejores características dentro del mercado.• La permanencia de los proveedores, constituir una relación de confianza entre el proveedor y el cliente.

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Dentro de las más importantes responsabilidades de los directores de las empresas y, por supuesto de las plantas extractoras, están las de conducir y regular los procedimientos de compra con el fin de cumplir con los protocolos de producción y de ventas. La planificación de dichos procedimientos conlleva a generar una relación directa con las demás funciones de stock. Una gestión exitosa del proceso de compras y del manejo de proveedores conduce al establecimiento de un flujo adecuado de materiales y de distribución y entrega de los productos terminados a los clientes.

El valor del proceso de gestión de compras se verá reflejado en el cumplimiento de actividades tales como:

• Ejercer el control de gastos y costos que permita ahorrar recursos financieros, saber qué insumos adquirir y en cuáles condiciones comprarlos.

• Manejar el stock mínimo que asegure el cumplimiento de las ventas esperadas, hacer el registro de lo que se compra y lo que se va a vender para no tener problemas de abastecimiento de insumos, ni de productos terminados.

• Localizar fuentes de abastecimiento, ubicación adecuada de los proveedores, los que den las mejores opciones de compra (por ejemplo: precios, facilidad de transporte, cantidades, calidades, etc.).

• Posibilitar la investigación y la consecución de nuevos materiales, proveedores o insumos disponibles en el mercado, no estar cerrado a otras opciones para el abastecimiento de la planta.

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Sesión 2. Clasificación de las compras en planta extractora

Inicialmente es importante diferenciar el tipo de materiales, entre los que se consideran directos a la producción en planta extractora, tales como las materias primas, insumos (reactivos para laboratorio), maquinaria y equipos de proceso y los que son indirectos: como los auxiliares y herramentales.

En una planta extractora se puede clasificar las compras de la siguiente manera:

• Compras por la frecuencia del material

En la esta clasificación se lleva a cabo la compra de los materiales según sea la periodicidad con la que son utilizados dentro de la planta extractora. Por ejemplo, las llamadas compras de capital como: edificaciones y/o bienes inmuebles (edificio de administración para una planta) y maquinaria pesada se dan con poca frecuencia. A su vez la compra de materias primas (fruto de palma o caña) e insumos (como por ejemplo químicos para tratamiento de aguas) es repetitiva.

Las compras de poca frecuencia se trabajan por medio de una serie de órdenes directas y/o abiertas, en las que no se hace necesario llevar a cabo una especificación de la cantidad constante a recibir y se dejan en libertad con el fin de poder organizar otra compra en el momento en que sea requerido.

El proceso de compras frecuentes se diferencia de las compras poco frecuentes en que las repetitivas requieren de un programa con cantidades y fechas específicas para recibirlas, con el fin de que el proveedor se encuentre preparado para cualquier petición de material en el momento que se requiera.

• Compras para reabastecer stocks

La siguiente categoría se enfoca en el abastecimiento de materiales y es, a su vez, usada para ejercer el control de los suministros que trabajan directamente con el proceso de producción en una planta extractora. El fin de esta clasificación es lograr el aprovisionamiento necesario de materiales sobre las mínimas corridas de producción.

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Se compra cierta cantidad de material con el fin de tener una reserva en el almacén, cuya utilización en el proceso de producción se dará cuando se requiera y, además, sin producir una falta en las existencias (por ejemplo: adquisición de insumos como: dotaciones, químicos y combustibles; compra de fruto para extracción diaria y de acuerdo a las corridas de producción). Utilizar esta clase de clasificación depende de la forma como la empresa lleve a cabo los planes para el requerimiento de los materiales.

• Compras por trayectoria (opcional para planta extractora)

Consiste en la disminución del costo que conlleva el transporte de los materiales, donde se incorporan los costos aduanas, recorrido y traspapeleo, entre otros. Cuando se elige esta clasificación es necesidad del proceso de compra ubicar geográficamente los materiales a adquirir. Así, al pedir los materiales, se hará basándose en tal ubicación y su respectiva recolección se concentrará en los determinados puntos a su disposición (por ejemplo: el transporte de fruto desde las plantaciones). Si al momento de la recolección de los materiales estos se encuentran ubicados en puntos comunes es posible que los costos de dicha operación se minimicen, por disminución en costos de transporte y por aprovechamiento de tiempo en los recorridos para la recolección de los mismos. Para poder llevar a cabo esta clasificación es indispensable tener una negociación previa con los proveedores para acordar las condiciones de recolección de los materiales.

• Compras por la naturaleza de los materiales

En esta clasificación se observa la relación existente entre los materiales y el tipo de embalaje donde son transportados. Esto conduce a hacer una identificación de la naturaleza física del material, donde se puede seleccionar entre insumos de tipo sólido, líquido y gaseoso (en planta extractora podemos encontrar químicos para tratamiento de aguas, reactivos para laboratorio, combustibles, etc.). Cuando el tipo de material sea identificado y su embalaje especificado, es posible tramitar la compra de todos los materiales que se encuentren especificados en la misma categoría.

• Compras por el costo del material (opcional para planta extractora)

La última clasificación es por el costo del material, lo que quiere decir que se establece el valor monetario del material entre lo más y lo menos costoso. Si se desea utilizar esta clasificación para una planta extractora se hace indispensable determinar para cada material un código que será denominado “A, B o C” en correspondencia a la importancia del mismo financieramente hablando.

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El código “A” representa un material financieramente de alto valor (maquinaria pesada: cargadores). Lo cual nos indica que las compras del mismo se harán en pequeñas proporciones y requerirán de monitoreo constante.

Los materiales con el código “B” son los que poseen un valor intermedio financieramente hablando (materias primas, fruto para proceso; insumos, químicos y reactivos). No es indispensable un monitoreo constante y su compra se llevará a cabo con normalidad y de acuerdo con las necesidades de producción.

Por último, los de tipo “C” son aquellos materiales que se compran normalmente y que no requieren una vigilancia constante (dotaciones, guantes, overoles, botas, etc.).

La utilización de la técnica del “ABC” no impide que se pueda ejecutar una serie diferente de técnicas para la selección financiera de los materiales que la planta extractora desea adquirir y que permitan llevar a cabo un proceso ágil, que proporcione a su vez mejores búsquedas de materiales, de nuevos proveedores y el acuerdo de precios más adecuados con condiciones de negociación más claras.

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Sesión 3. Estructura de compras en planta extractora

Para efectos del módulo y en una planta extractora, la estructura de compra estará compuesta por el departamento de compra.

1. Departamento de compra planta extractora

Se hace importante para la planta extractora poseer un departamento de compras, ya que por medio de este se pueden ligar las necesidades para el proceso de producción al abastecerlo de los materiales (insumos) indispensables para desempeñar su tarea. Otro motivo es que en este departamento se establece el proceso de pagos.

Habitualmente el proceso de compra comienza por las necesidades de las diferentes áreas de la planta y es establecido por medio de un documento escrito. Es allí donde el departamento de compras da inicio al proceso de compra o gestión. El encargado es quien realiza las comparaciones y, a su vez, selecciona al proveedor. Posteriormente es generada la orden de compra con el fin de comunicar al respectivo proveedor que la compra ha sido otorgada e informarle a los demás departamentos de la planta. Por último, en el proceso de compra se realiza la recepción de los materiales y la factura con el fin de emitir el pago correspondiente.

Se concibe como política de compra los tópicos que se manejan desde de la dirección de la planta en referencia a tipos de proveedores, formas de pago, plazos de pago y condiciones para realizar las adquisiciones. Cada peso de menos que se pague por cualquier tipo de bien o servicio representará un efecto positivo en la utilidades de la planta.

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Las características con la cuales debe cumplir un jefe de compras son las siguientes:

• Saber negociar con los proveedores para obtener las mejores condiciones al momento de comprar. • Tener la capacidad de tomar decisiones y asumir posiciones sin llegar a excederse.• Estar actualizado en los temas de mercado.• Saber elegir los proveedores. Poder comparar las alternativas y determinar cuáles son las más

convenientes.• Minimizar la gestión administrativa de compras. Llevar a cabo los pasos necesarios para realizar una

compra adecuadamente, pero sin exagerar.• Poseer conocimiento técnico. Tener las capacidades para desempeñarse en su campo.

2. Objetivos del Departamento de compras en planta extractora

Objetivos Generales de un departamento de compras.

Los objetivos generales de un departamento de compras para planta extractora son:

• Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la planta.• Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el producto controlado

(insumo), dentro del menor tiempo posible, con capacidad y disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto.

• Desarrollar y administrar las compras.• Establecer proveedores bien evaluados.• Estar informados de los cambios tecnológicos que puedan surgir en el uso de nuevos materiales, para

poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de calidad de materiales o artículos, mejora de servicios de adquisición y distribución.

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Objetivos Específicos de un departamento de compras.

Los objetivos específicos de un departamento de compras para planta extractora son:

• Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficiente para alimentar satisfactoriamente las necesidades de producción.

• Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento.• Localizar nuevos materiales y productos.• Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y calidad adecuada delos artículos.• Implantar políticas de compra que beneficien a la planta.• Desarrollar óptimos procedimientos y controles.• Mantener un costo de operación económico en el departamento de compras, que estará equilibrado con

los buenos resultados obtenidos.• Informar a los directivos de la planta sobre cambios de productos o materiales que pudiesen afectar a la

planta.• Reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y potenciales.• Mantener comunicación dinámica y constante con los ejecutivos de la planta, que directa o indirectamente,

determinen cuáles serán los programas de producción para conocerlos y tomar oportunamente los pasos para abastecer sus necesidades.

• Cooperar con otros departamentos de la planta (ventas, recursos humanos, producción, contabilidad, etc.) que soliciten sus servicios.

• Estar al día de los avances existentes en métodos y técnicas de compras.• Obtener la aprobación de control de calidad sobre nuevos artículos que requieran de un proveedor nuevo.

Para este propósito se deberán obtener muestras de los proveedores potenciales.• Vigilar que el personal del área cumpla en forma eficiente los procedimientos establecidos.• Puntualizar normas de conducta moral.• Obtener utilidades para la planta.

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3. Relación del Departamento de compras con otros departamentos

El departamento de compras se relaciona intensamente con numerosas funciones de la planta, entre ellas con:

• Dirección general

Estipula las pautas de ejecución de las operaciones, las actividades y caracteriza el entorno y sus cambios.

• Producción

Genera la información referente a los plazos de entrega, valor de los insumos y calidades requeridas. En ciertas oportunidades se presentan complicaciones entre este departamento y el de compras. El interés del personal de producción consiste en producir objetos (producto terminado, aceite de palma o jugo de caña) y lograr el cumplimiento de las metas. Por tal motivo se hace necesario poseer las cantidades adecuadas de suministros dentro del inventario. La costumbre de los trabajadores que intervienen en producción es utilizar un material y, por esto, desean siempre lo mismo y no debería ser objeto de cambio. Sin embargo, el departamento de compras no puede regirse por esta condición al momento de abastecer y debe optar y flexibilizar los términos de adquisición de productos.

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• Finanzas

Establece y conduce las políticas financieras, de presupuestos y de requerimientos de fondo.

• Recepción y almacenes

Realiza las actividades administrativas sobre los movimientos y la coherencia en cuanto a los lugares y ubicación de materiales. Es responsabilidad de este departamento el proceso de descargue de los materiales que fueron objeto de adquisición (insumos), detallarlos, revisarlos y trasladarlos a los respectivos puntos de utilización y a los lugares de almacenamiento dentro de la planta.

Dicho departamento dirigirá la revisión de los embarques con el fin de vigilar en qué condiciones se presentan, si están completos, que sean los materiales solicitados con la orden de compra y que coincidan con las descripciones de los mismos. De haber inconvenientes con el pedido, se hará el respectivo reporte al departamento de compras para que se encargue de aclarar con el proveedor lo ocurrido y poder negociar nuevas condiciones para el reemplazo de los materiales o el pago de un seguro con el que se cubran los daños. Si los materiales solicitados se encuentran en buenas condiciones se procederá con el pago de la factura al proveedor.

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• Contabilidad

Este departamento se encarga del control de inventarios, de los costos de material y del aprovisionamiento de las compras. Aquí se administran los gastos equilibradamente, manejándolos entre activos y pasivos de la planta. Además es el que se ocupa de lo concerniente al papeleo al interior de la empresa para dar movimiento al inventario e introducirlo en el estado de resultados, de la facturación y el registro de las operaciones financieras

• Ingeniería

El departamento de ingeniería se encarga de diseñar las partes y etapas del proceso de producción o fabricación de los respectivos productos y efectúa las reformas, modificaciones y/o innovaciones de los procedimientos de fabricación del producto.

Allí se establecen los requerimientos de compra de insumos, materiales y sus especificaciones, resistencias, tolerancias, partes estándar y otras condiciones de acuerdo con el material como: dureza, dimensiones, tensión y resistencia, entre otras.

Lo que hace el departamento de compras es recomendar variaciones o transformaciones dentro del diseño y las presenta en las respectivas reuniones de proceso donde los que intervienen son: ingeniería, compras, calidad y proveedores.

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• Departamento legal

Debido a que las órdenes de compra ejercen como contratos legales, para las plantas extractoras, como para toda empresa, se hace necesario el establecimiento de un departamento donde se revisen las cláusulas de los contratos para la respectiva protección. En el momento en que se revisan los contratos, las transacciones se pueden llevar a cabo por formas impresas previamente aclaradas. Dicho proceso es realizado por abogados. De haber necesidad de formalizar un contrato especial, hay que acudir al departamento jurídico-legal con el fin de asesorarse adecuadamente. El departamento de compras al ejercer como ente legal de la compañía puede y debe solicitar la firma de varios departamentos entre los que se encuentran: finanzas, contabilidad y el legal, por medio de los cuales se puede autorizar la compra.

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Sesión 4. Compras en el ciclo del abastecimiento3

1. La Función de abastecimiento y su ciclo

El abastecimiento es la función logística que proporciona a las áreas de la empresa los insumos, repuestos y materiales necesarios para el cumplimiento de su misión productiva. Compras como parte de la función de abastecimiento es el proceso de adquisición de insumos, repuestos y materiales en la cantidad necesaria, con la calidad adecuada y al precio conveniente, puestos a disposición de las operaciones de la empresa en el lugar y momento requerido.

El encargado del área de abastecimiento tiene como responsabilidad la coordinación de todas las actividades vinculadas con la adquisición de materias primas, materiales e insumos necesarios para las actividades productivas, entre las que se pueden nombrar las siguientes:

• Compras• Recepción• Almacenamiento• Gestión de inventarios

Todas estas actividades interactúan en forma dinámica, dando origen a lo que se denomina el ciclo de abastecimiento:

Figura 1. Ciclo del abastecimiento Fuente: La gestión del abastecimiento. MONTERROSO, Elda, 2002

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La secuencia de actividades involucradas en el proceso de aprovisionamiento comienza con la recepción de necesidades de requerimientos de bienes y/o servicios, y ya sea que se traten de adquisiciones aisladas (por única vez) o de compras periódicas, el proceso lleva implícita la búsqueda y selección de proveedores. Para las adquisiciones periódicas se confecciona un programa de abastecimiento, de acuerdo al pronóstico de la demanda y las políticas de inventario establecidas

Cuando en los almacenes se detecta la necesidad de reponer existencias, el área de Compras emite una orden de pedido y la envía a los proveedores, quienes entregarán posteriormente lo solicitado en el área de Recepción.

Una vez controlada la entrega, las mercaderías se trasladarán a los Almacenes, donde permanecerán hasta el momento de su consumo en el proceso productivo; así, las existencias van disminuyendo hasta llegar nuevamente a su punto de pedido, dando lugar al inicio de un nuevo ciclo de abastecimiento.

A continuación se amplía más estos conceptos.

2. Actividades del ciclo de abastecimiento

Las actividades incluidas dentro de este proceso son las siguientes:

• Cálculo de necesidades

Es una actividad propia del planeamiento logístico. Las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto.

El cálculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la requisición. Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto.

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Este cálculo de necesidades debe estar enmarcado en un proceso de planeación de compras, que consiste en un sistema de planes elaborados y dirigidos a administrar las compras en una planta extractora, con lo cual se puede responder a los siguientes interrogantes:

¿Qué comprar? ¿Cuánto? ¿Cómo?

¿Cuándo? ¿A quién?

Al momento de analizar los presupuestos destinados a producción, salen a flote las necesidades de materiales que deben ser objeto de compra. Es por esto que es relevante hacer un presupuesto de compras. Durante el establecimiento de cada periodo de producción se calculan los requerimientos de adquisición, para responder con las necesidades de elaboración de productos y conservar las existencias nivelando el stock de seguridad.

• Compra o adquisición

Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total más conveniente. Los principales objetivos específicos de esta actividad son:

Mantener la continuidad del abastecimiento.

Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada.

Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa

Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando calidad adecuada

Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales

Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación

Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por la permanente capacitación del personal; y, mantener informado al gerente de logística o gerente general acerca de la marcha del departamento.

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• Obtención

La obtención empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe.

• Almacenamiento

Este implica la ubicación o disposición, así como la custodia de todos los artículos del almacén, que es la actividad de guardar artículos o materiales desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan. Los principales aspectos de esta actividad son:

Control de la exactitud de sus existencias.

Mantenimiento de la seguridad.

Conservación de los materiales.

Reposición oportuna.

• Despacho o distribución

Consiste en atender los requerimientos del usuario, encargándose de la distribución o entrega de la mercadería solicitada. Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades y calidades de los artículos o materiales sean correctas. Es igualmente importante en esta función asegurar el control de la exactitud de los artículos que se despachan, así como la rapidez de su ejecución para cumplir con los plazos solicitados.

• Control de stocks

Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalación. Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artículos de abastecimiento.

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• Utilización de desperdicios

Esto con el fin de tomar las medidas más ventajosas para la empresa.

3. Flujograma del ciclo de abastecimiento

A continuación se muestra un flujograma del ciclo de abastecimiento, haciendo énfasis en compra y recepción de insumos, como aspectos centrales de este módulo:

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Figura 2. Flujograma del ciclo de abastecimiento Fuente: Módulo Virtual Recepción de Insumos, Unab

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Sesión 5. Procedimiento de compras en una planta extractora

El departamento de compras requiere, para su buen funcionamiento, estar regido por una serie de pautas útiles, procedimentales y constructivas, cuya precisión debe llevar a la ejecución clara de las instrucciones preestablecidas y a que se desarrollen de la misma forma continuamente.

Es de tal manera que se formulan e instituyen las etapas estandarizadas, teniendo como objetivo realizar la especificación de cada operación o conjunto de las mismas y propiciar el acompañamiento con otros departamentos de la planta y de los entes exteriores que se encuentren interesados.

Para exponer claramente lo anterior se presenta un procedimiento para realizar el proceso de compra.

• Requisición.

El presentar una requisición consiste en hacerle al proveedor un requerimiento o solicitarle acerca de las necesidades de la empresa en cuanto a la demanda de compra (por ejemplo: requerimiento de insumos químicos para laboratorio).

Frecuentemente la forma de realizar dicha solicitud es verbal y, producto de dicha operación, se concurre en un diálogo entre el proveedor y bien o servicio requerido.

Me formulo la siguiente pregunta:¿Qué contiene una requisición?

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• Cotización.

Al solicitar una cotización se establece por parte del proveedor el valor del insumo en cuestión, la cantidad a pagar por él, los plazos y métodos de pago para adquirir el servicio o bien. Allí se inicia la negociación entre el proveedor (oferente) y el comprador (demandante). Por ejemplo: solicitar la cotización de unas dotaciones para los trabajadores.

Me formulo la siguiente pregunta:¿Qué contiene una cotización?

• Pedidos u órdenes de compras.

El hacer un pedido o formalizar una orden de compra consiste en desarrollar un documento escrito, donde se expresan o estipulan las cantidades y calidades de los materiales de parte del proveedor hacia quien hace la solicitud, donde se establece el lugar y el tiempo de entrega adecuados para concluir el proceso (por ejemplo: solicitud de 100 overoles para entregar en la planta a los 15 días de hecho el pedido).

Sobre un pedido o solicitud de insumos se pueden efectuar cambios en cuanto a tamaño, impresión, forma, pero por ningún motivo se puede cambiar el objetivo, que es efectuar el requerimiento de un bien o servicio. Al realizar un pedido, este deberá comprender al menos los siguientes elementos: autorización, precio, condiciones de pago, proveedor asignado, lugar de entrega, fecha requerida, número de referencia, valor total, unidad, cantidad, descripción y cláusulas.

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Me formulo la siguiente pregunta:¿Qué contiene una orden de compra?

• Confirmación.

Este proceso consiste en avisar al proveedor que el material solicitado será adquirido. El primer paso que debe ejecutar el encargado es asegurarse que quien provea el material esté consiente y a su vez enterado de que existe un pedido a su favor, y que está de acuerdo en lo que tiene que ver con precios, datos, fechas, cantidades, entre otros conceptos que incurren en la orden de compra (por ejemplo: contactar al proveedor y avisarle que la compra de los overoles se va a realizar y que debe estar preparado y de acuerdo con las condiciones establecidas para hacer el negocio).

• Recibo de materiales.

En cuanto a este paso se debe ser preciso: el departamento de recibo procederá con la verificación de la entrega realizada por el proveedor y que esta contenga exactamente lo estipulado en la orden de compra o pedido y en la cantidad adecuada (por ejemplo: se establece la llegada de los overoles y que estén los 100 que se pidieron con las cantidades correspondientes).

Para dar por concluida la recepción o recibo de materiales, es indispensable llevar a cabo el desarrollo del reporte de recibo, donde son especificadas cuestiones como: cantidad recibida, entrega parcial o total, número de pedido, observaciones, nombre de proveedor, descripción, fecha y las autorizaciones correspondientes.

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• Control de calidad.

Para toda clase de material solicitado se hace relevante establecer la calidad. Los bienes recibidos serán revisados y se evaluará el servicio prestado por el proveedor. Si el pedido contiene daños, defectos o materiales que no estén completos, serán retirados, contados y registrados con el fin de realizar la respectiva devolución al proveedor que efectuó la entrega (por ejemplo: hacer una revisión exhaustiva sobre los overoles adquiridos para establecer las condiciones en las que fueron entregados).

En este paso hay departamentos que intervienen, tales como el de administración e ingeniería, con el fin de alcanzar el objetivo principal que con-siste en certificar y asegurar aquellos productos que posean la mejor calidad. Lo que en principio se consideraba de interés exclusivo del grupo de técnicos en control de calidad, se convierte en este momento en prioridad de ingenieros y gerentes.

• Rechazos y/o devoluciones.

Efectuar la devolución en forma física de los insumos adquiridos que no posean las características evaluadas se debe, indispensablemente, acompañar por un documento en el que se describen los motivos por los cuales se presenta dicha acción (por ejemplo: un documento que consigne que se van a devolver 15 overoles por defectos de fábrica).

El ejercicio de rechazo y/o devolución de materiales traerá consecuencias en cuanto al pago hacia el proveedor y, a su vez, repercutirá en el siguiente pedido. Para que este proceso quede consignado en los informes de la planta se debe hacer un documento al responsable comprador.

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• Pagos.

El proceso de pago consiste en hacer la remuneración por la obtención del bien o servicio al respectivo proveedor. Se puede realizar en efectivo, trasferencias electrónicas u otro medio que consista de manera indirecta en el cobro de dicha cantidad en efectivo, en manifiesto de la factura correspondiente (por ejemplo: se hace el pago respectivo por los 100 overoles comprados).

• Controles complementarios.

En ciertas empresas sólo existe la noción acerca del control complementario como la disposición de una persona o sección donde se regulen las acciones propias en cuanto al de proveedores.

Al poseer la mayor cantidad de información posible en el momento de la negociación, mejores serán las oportunidades del comprador para conseguir lo que desea de parte del proveedor. Esta puede ser una tarea opcional dentro de la planta.

A continuación se presenta el esquema de un procedimiento de compras llevado a cabo por las empresas.

Con el fin de profundizar en aspectos de gran importancia para su formación, en las siguientes tres sesiones se detallarán los temas: Proveedores, proceso de adquisición y aspectos relacionados con el proceso de pago, en el marco del proceso de compras en una planta extractora.

Figura 3. Flujograma del procedimiento de compras en una planta extractora Fuente: Módulo virtual Recepción de insumos,

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Sesión 6. Proveedores

1. Concepto de proveedor

Según la ley colombiana, esbozada en los efectos del Artículo 1, Literal C del Decreto 3466 de 1982, se entiende por proveedor en general: “Toda persona natural o jurídica, que distribuya u ofrezca al público en general, o a una parte de él, a cambio de un precio, uno o más bienes o servicios producidos por ella misma o por terceros, destinados a la satisfacción de una o más necesidades”.

Desde esta óptica, la calidad de proveedor se adquiere por el sólo hecho de reunir las condiciones señaladas anteriormente, sin tener en cuenta la clase de comercio en que se desarrolle la actividad económica. Por lo tanto los proveedores del comercio informal están sujetos a las disposiciones de protección al consumidor, máxime cuando dichas normas son de orden público y por consiguiente irrenunciable.

El concepto de proveedor se puede ligar a toda persona natural o jurídica que está en capacidad de surtir o cumplir con las necesidades de la planta extractora en cuanto a sus existencias (mercaderías, materias primas, insumos, envases, etc.), que, a su vez, la planta posteriormente transformará, elaborará o venderá. Por ejemplo, al considerar una planta extractora de aceite crudo de palma, los proveedores serán aquellas empresas que le suministren: racimos de fruta fresca para la extracción, químicos para tratamiento de aguas, reactivos para laboratorio, combustibles, dotaciones para personal, maquinarias y equipos, etc.

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2. Influencia de los proveedores en la búsqueda de calidad

Al momento en que se elige el proveedor y, justo antes de darle el visto bueno para los embarques de productos o el ofrecimiento de servicios, se debe cumplir con una cantidad de criterios para la respectiva calificación sobre los insumos o servicios. Durante el desarrollo de esta evaluación puede haber muchas variantes y la complejidad de los procedimientos depende de las características de los insumos, de la tecnología utilizada, de cuán importante sea el empleo del insumo para la planta y otros factores con similitudes.

Se deberán encontrar informes en cuanto a la calidad de los proveedores, los cuales servirán a la planta para estar seguros de que sus respectivos proveedores posean un flujo de información continuo, oportuno y explicito, con el cual pueda conocer su desempeño.

Dentro de lo que es el desempeño de un proveedor, la calidad hace parte de una lista de tres factores. Los otros dos consisten en entregas y costos sobre los insumos enviados. Hay una serie de procedimientos que sirven para hacer el cálculo del índice general de desempeño en cuanto a proveedores, donde se determinan valores distintos a los que se asignan en los tres factores de desempeño.

Anteriormente los índices de calidad se establecían como de aprobación sobre los lotes. El índice de calidad del proveedor debe reflejar cualquier inconveniente que se presente con la mercancía, en este caso con los insumos luego de ser recibidos y aprobados. Es importante que contenga tal información y se podría dar en cuestiones como: inconvenientes observados en la línea de producción (proceso de extracción) o en los trabajos de campo (por ejemplo: en los insumos para las plantaciones, fertilizantes).

Si se desea un procedimiento más sencillo al momento de evaluar los proveedores, se pueden evaluar las entregas de insumos a tiempo y destiempo.

Al llevar a cabo los procedimientos de evaluación, los inconvenientes más persistentes que se pueden encontrar radican en la disponibilidad de los datos requeridos. En muchas ocasiones se deben conseguir en diferentes departamentos y puede que hasta en varias empresas de acuerdo a lo que se haya adquirido. Esta es una situación que necesita de corrección con el fin de llegar, como planta extractora, a poseer un sistema de evaluación sobre los proveedores más efectivos, y propicie el valor más adecuado en cuanto a la actuación del proveedor.

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3. Cooperación de los proveedores

Un buen sistema de control para la evaluación de los proveedores debe revelar todos los defectos, sean estos del proceso o de los insumos. Cuando una planta extractora realiza una encuesta a un proveedor ésta conduce a la exploración sistemática en cuanto a sus capacidades comerciales y técnicas desarrolladas. Un equipo común de encuestadores debe estar conformado por:

El comprador (planta extractora)

El ingeniero de producción (ingeniero de procesos) y

El ingeniero de calidad de la planta.

Para mejorar las encuestas aplicadas a los proveedores se pueden hallar varias maneras, tales como establecer una lista de candidatos a proveedores obtenida por evaluación de registros industriales, listas de cámaras de comercio u otras asociaciones industriales, con los servicios de examinación o investigación financieros o crediticios y otras similares.

Se hace evidente que el proveedor al que se le efectúe dicha encuesta debe comprometerse a cumplir con las normas de calidad y, además, estar dispuesto a entablar una relación comercial y técnica con la planta a la cual le preste el servicio.

Conocer el historial de los proveedores conduce a desarrollar encuestas más adecuadas y concretas. Los encuestadores (personal planta extractora) deben estar al tanto del desempeño del proveedor durante por lo menos un año, donde se incluyen los procedimientos de corrección que se produjeron por insumos o servicios defectuosos.

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En ocasiones una planta extractora logra actualizar sus registros sobre los proveedores por medio del desarrollo de estas encuestas. Al existir relaciones frecuentes con los proveedores se facilita dejar de hacerles encuestas formales debido a la confianza que se genera. Para llevar un historial adecuado de los proveedores se recomienda hacer por lo menos una encuesta anual.

4. Selección de proveedores

Este es un proceso que debe llevarse a cabo consecutivamente con el fin de poseer en todo momento una buena base de datos sobre los posibles candidatos en cuanto a buenos precios y condiciones de compra. Para desarrollar el proceso de selección de proveedores debemos tener en cuenta los siguientes factores:

• Tiempos y/o plazos de entrega de insumos. • Calidad de los insumos solicitados. • Fiabilidad, confianza en el proveedor. • Posibilidades futuras de desarrollo, mejora en los procesos de fabricación de los insumos. • Escenario económicofinanciero, desenvolvimiento en el mercado. • Cuando ya se haya escogido el proveedor, se formula la orden de compra, que es el documento con

el que un proveedor y un comprador (planta extractora) hacen el compromiso de cumplir con lo que se pactó.

5. Alianzas estratégicas con los proveedores

El paso del tiempo empezó a indicar la imperiosa necesidad de entablar mejores relaciones entre proveedores y clientes (planta extractora). Por tal motivo los unos como los otros han buscado establecer procedimientos de mejora con el fin de beneficiar a ambas partes, con lo cual se obtienen ventajas, tales como:

• Mejoras en la calidad de los insumos vendidos y comprados.• Reducción de costos por buenas negociaciones entre proveedores y planta. • Reajuste de los tiempos de entrega, mejora en los plazos de envío, de recepción, etc. • Certificar el negocio para ambas partes, que los dos estén dispuestos a reconocer la realización del

negocio.

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Una forma de establecer relaciones proveedorplanta extractora es hacer el abastecimiento de los insumos de una sola fuente, si se negocia con un solo proveedor. Claro está que se puede caer en riesgo de no salir de este para buscar o investigar propuestas diferentes.

En cuanto al sistema JIT (just in time, que para este caso lo podríamos traducir como justo a tiempo), la relación proveedorplanta extractora adquiere cierto valor agregado, debido a que de la precisión en los procedimientos de parte del proveedor dependerán los procesos de producción de la planta. Por medio de la utilización de dicho sistema se producen reducciones en los costos de almacenamiento y una mejora significativa en cuanto a la realización de compras futuras.

6. Evaluación de proveedores Al momento de hacer la evaluación de los proveedores, quien posee la responsabilidad para dicha tarea es el director del departamento de calidad de la planta. Esta persona se encarga de construir una lista con los proveedores que fueron aceptados y debe incluir a los proveedores de materias primas e insumos, evaluados y calificados de acuerdo con los siguientes criterios:

• Valoración del sistema de calidad del proveedor. Cómo es el departamento de calidad del proveedor. • Estimación de primeras muestras. Cómo se comportan los insumos enviados por el proveedor para ser

probados en primera instancia y dar un visto bueno de ellos. • Existencia de datos históricos, el comportamiento en el último tiempo de los insumos vendidos por el

proveedor. • Certificación del proveedor por un organismo reconocido, como cámaras de comercio u organizaciones

comerciales y financieras donde se encuentre inscrito para que se certifique su existencia como entidad seria.

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La evaluación realizada sobre los proveedores arrojará como resultado un informe (Evaluación de proveedores), en donde se detalla la calificación asignada a cada proveedor.

Supervisión de los proveedores

Por medio de los informes de recepción y no conformidad, el director del departamento de calidad de la planta podrá mantener un historial de los suministros de insumos realizados por cada proveedor. En el momento que los resultados de la revisión de los insumos, a juicio del director de calidad, no sean admisibles, se procederá con la salida del proveedor de la lista de seleccionados y se comunicará de dicha decisión a los directores de los departamentos de compra y producción de la planta.

7. Manejo integral de los proveedores

Llevar a cabo un manejo integral de los proveedores (aliados estratégicos) ha pasado a ser una de las bases para la estrategia gerencial en la actualidad, por ser el principal ítem dentro de la cadena de suministro.

Contar en la planta con una base de datos codificada, clasificada y segmentada de proveedores, es una prenda de garantía para desarrollar una gestión más adecuada, produciendo la disminución de los riesgos y, además, de un ahorro en cuanto a recursos de manejo y administración.

A continuación se mostrará lo que un sistema de manejo de proveedores adecuado debe lograr:

• Minimizar los costos de la cadena de suministro de insumos, estableciendo y excluyendo los costos que no agregan valor al proceso compra.

• Promover y llevar a cabo un proceso de mejora continua al interior de los proveedores, para que sean más competitivos al momento de ofrecer los insumos.

• Impulsar la asociación y cooperación entre grupos de proveedores para conseguir mejor posición en los procesos de negociación en cuanto a los insumos que ofrecen en el mercado.

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• Garantizar el suministro de insumos y servicios a la planta externo, transfiriéndole parte del valor agregado obtenido en la cadena por medio de la reducción de precio.

A continuación se describen los aspectos más importantes relacionados con el manejo integral y las relaciones con los mismos.

Selección e Inscripción. Toda planta extractora debe tener una base de datos de los proveedores, con la cual se pueda responder con el suministro de los insumos y servicios, centrándose en los requerimientos y en el escenario definido durante la negociación.

El número y la cantidad de los proveedores, de acuerdo con lo antes mencionado, más que ser el fin es el medio, debido a que lo que se busca es garantizar el suministro de insumos. Teniendo en cuenta esto, el departamento de compras de la planta debe establecer las estrategias y políticas de compra, que se encuentren ligadas con las que posee la planta, y así se logrará consolidar una base de datos de proveedores que le permitirá adquirir lo mejor del mercado de insumos.

Cuando se hace la segmentación de los proveedores lo que se busca es que ellos concentren su ejercicio en cuanto al suministro de insumos y servicios con los que se establece su negocio. Esto permite precisar una estrategia para el abastecimiento, favorece el fortalecimiento de sus líneas de negocio y permite conseguir un mejor nivel de profesionalismo.

De la forma como los proveedores logren impactar en la planta extractora dependerá la segmentación. Por tal motivo para cada segmento se plantearán estrategias, relaciones comerciales y procedimientos de manejo distintos.

Evaluación del desempeño Al definir los segmentos en los que se dividen los proveedores, la etapa siguiente será el establecimiento de la evaluación de desempeño para poder:

• Establecer las oportunidades para ofrecer mejores insumos. • Reducir las dificultades de aprovisionamiento con la disminución de los retrasos en la cadena de suministro

de insumos. • Facilitar las herramientas a los encargados de los negocios para que decidan con base en el desempeño

y así dar transparencia a la asignación de negocios. • Exaltar la capacidad del proveedor y/o apoyar su motivación. • Comprobar el comportamiento y seguimiento de la capacidad de cumplimiento del proveedor para hacer

el abastecimiento de insumos.

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• Conseguir que todos los proveedores estén por encima de la calificación definida como objetivo estratégico de la planta.

Poder cumplir con los objetivos planteados puede depender, en buena medida, de la forma como se evaluó a los proveedores y, para avalar su efectividad se efectúa el siguiente procedimiento metodológico:

• Establecimiento de las políticas y procedimientos de venta de insumos.• Consolidación de los criterios con sus ponderaciones, características de los insumos que ofrece. • Manejo de herramientas tecnológicas, software para desarrollar los procedimientos de venta o ventas en

línea. • Formación a los clientes (personal planta extractora). • Muestra de resultados, establecimiento y análisis de la calificación obtenida. • Concepción de planes de mejora, las estrategias de cambio.

Desarrollo. El conjunto de procedimientos integrados y sistematizados que conducen a fortalecer las relaciones con los proveedores de la planta se conoce como desarrollo.

Implementar un programa de estas características maximiza la productividad y competitividad dentro de las cadenas productivas de los proveedores que la conforman y que, a la vez, hacen parte de la red de suministro de materias primas, insumos y de los diferentes bienes y servicios requeridos por la planta.

Para el caso colombiano se puede aplicar este tipo de programas, fundamentalmente porque en la actualidad las plantas extractoras reciben el 80% de los suministros del 20% de los proveedores y viceversa y, por ende, los porcentajes de pago se presentan de la misma manera. Esto ha originado que los que se encuentran dentro del 80% de los proveedores (pequeños proveedores) busquen participar del mercado al por mayor, pero al trabajar solos no puede competir con los grandes ya establecidos.

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Sesión 7. Proceso de adquisición

De acuerdo al flujograma del proceso de compra presentado con anterioridad, dos aspectos importantes para profundizar son la gestión de cotizaciones y la gestión de pedidos.

1. Definición de cotización

Una cotización establece la forma, la cantidad y los plazos para el pago de los insumos o servicios adquiridos por la planta extractora. Con esto se pueden abrir las negociaciones entre los proveedores y los compradores.

2. Gestión de cotizaciones

El proceso de adquisición da inicio con la presentación al cliente (planta extractora) de la propuesta de venta en los formatos solicitados, denominados requerimientos de cotización. Luego se presenta la exposición por parte del proveedor de dicha cotización. El posible comprador (planta extractora) y el proveedor requieren comprender las implicaciones de la propuesta, de las condiciones de entrega y los procedimientos con los que deben cumplir cada uno. Dicha comprensión es derivada de la comunicación clara y precisa entre los participantes.

El procedimiento de adquisición posee los siguientes pasos, pero nos concentraremos en lo referente a las cotizaciones:

a) Coordinación

Es el proceso de comunicación que se debe presentar entre los distintos departamentos interesados en la adquisición de los insumos y los proveedores que estén en la capacidad de suministrar tales materiales.

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b) Prerrequisitos

Consiste en el lapso que se da al proveedor de desarrollar una clara apreciación de todos los procesos de la planta y el uso de los productos que se van a adquirir, para que su rol sea entendido no sólo por él sino por otros también en las demás áreas de la empresa (producción, calidad, ingeniería, etc.).

Un proveedor, cuando esté al tanto de los pormenores de las necesidades y al consultarlo con la planta, podría sugerir pequeños cambios en algunas actividades o el orden de las actividades, dependiendo en el programa/proyecto en particular u otros obstáculos para el cual se requieren dichos insumos.

3. Concepto de Pedido

El pedido es definido como aquella solicitud concisa de los insumos que la planta desea adquirir de un proveedor. Lo anterior se lleva a cabo seguidamente del proceso de evaluación de las ofertas que fueron recibidas de parte de una serie de proveedores. Cuando se hace el pedido se debe consignar el número de pedido en el libro de compras.

4. Tipos de Pedidos

• Según el objeto de la solicitud

Pedido de servicios u obras. Este tipo de pedido contiene las solicitudes que se realizan de forma personal o aquellas que sirven para efectuar un trabajo determinado, donde pueden o no estar incluidos los materiales que, a su vez, serán responsabilidad de quien contrata o estarán consignados en el contrato (por ejemplo: construcción de una obra civil en la planta).

Pedido de insumos. Aquí pueden consignarse los pedidos cuyo fin es la adquisición de insumos, con la autonomía de que sean de consumo prioritario (extraordinario) o para reposición (por ejemplo: químicos para laboratorio).

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• Según la forma

Pedidos normales. Aquí se hace referencia a los pedidos que se solicitan en las cantidades ajustadas a los protocolos de aprovisionamiento. Se quiere decir con esto que las cantidades requeridas por medio de esta clase de documentos hacen correspondencia a los consumos previstos para espacios de tiempo reducidos (por ejemplo: compra de insumos en general).

Pedidos programados. Aquí se pueden agrupar uno o varios materiales cuyas características sean homogéneas. El conocimiento de la homogeneidad proviene un estudio exhaustivo llevado a cabo sobre los insumos, teniendo en cuenta el historial de consumo y previendo el mínimo en los stocks, existencias y de cantidades que requieran suministro (por ejemplo: químicos para tratamiento de aguas y reactivos para laboratorio).

La evaluación sobre los insumos para determinar el consumo estimado se lleva a cabo en determinados periodos de tiempo en el cual se abarca el pedido (se acostumbra que sea un año). A través de dichos documentos se estipulan las cantidades estables (fijas) en cuanto a los materiales que serán entregados en fechas establecidas con anticipación y estipuladas en el pedido o con un compromiso de suministro establecido por mes, trimestre, etc., poniendo en aviso anticipadamente.

Pedidos abiertos. Al elaborar esta clase de pedidos se inicia con un conglomerado de insumos con características similares o de acuerdo con su procedencia, y se evalúa el consumo histórico, los previstos, el stock mínimo, las cantidades y existencias sobre los materiales por suministro que se encuentren pendientes (por ejemplo: maquinaria, equipos, dotaciones, etc.). La documentación y procedimientos para hacer dichos pedidos se lleva a cabo por los departamentos de gestión de stock y almacén, conjuntamente o por separado.

5. El impreso del pedido

Para hacer un pedido es posible llevarlo a cabo por medio impreso, comunicación telefónica y/o correo electrónico. Sin embargo, en los tres casos es indispensable ubicar todos los datos en detalle, con el fin de facilitar y agilizar al máximo las relaciones comerciales y que no se dé espacio a equivocaciones.

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El material impreso estándar deberá contener lo siguiente:

• La fecha de entrega o plazo máximo de envío. • Relación de artículos solicitados, nombre del producto o descripción en unidades de venta, referencia

o código de cada artículo, cantidad que solicitamos de cada artículo, precios unitarios, valores totales o parciales.

• Número de orden. • Fecha de expedición y referencias (número de contrato, representante que ha realizado el pedido). • Los datos del comprador, nombre o razón social, RUT o NIT, domicilio completo, fax, e-mail, teléfono.

Cuando el comprador y vendedor son de distinta nacionalidad se incluye el país. • Datos del vendedor, nombre o razón social, RUT o NIT, dirección completa. • Firma del comprador, de quien se hace responsable de ese pedido. • Condiciones comerciales, descuentos, quien pagará los gastos de transporte, seguro, embalajes,

forma de pago, otras condiciones o acuerdos tomados de forma verbal o escrita.

6. El Registro de pedidos

Al realizar un pedido se debe hacer un seguimiento hasta que los materiales lleguen al almacén de la empresa. Allí se llevará a cabo un registro de todos los pedidos emitidos. Dicho registro debe contener la siguiente información:

• El número de pedido.• Fecha, día en que se hizo el pedido. • Número de albarán (documento que justifica la salida de almacenes y su posterior entrega al

comprador), número de documento que se firma aceptando el envío, observaciones, incidencias. • Valor total de la mercancía. • Fecha de entrega del pedido. • Proveedor, a qué proveedor se lo hemos hecho. • Fecha de recepción. • Almacén o lugar de entrega para el cual se realizan los pedidos. • Código del proveedor, en su defecto el RUT.

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Sesión 8. La recepción de mercancías

1. Aspectos generales de la recepción de mercancías

El proceso de recibir consiste en la aceptación que se hace al proveedor con el fin que envíe la factura. Para poder conceder el consentimiento será firmada una copia del albarán o la nota de entrega facilitada por el proveedor. Este es un documento elaborado por el vendedor y enviado al comprador al tiempo con la mercancía. La función primordial de este documento es hacer la justificación para la acreditación que permita establecer que la mercancía (insumos) se ha entregado al comprador y es, a la vez, utilizado como guía para la fabricación de la factura. Por lo general se manejan tres copias de toda la documentación.

De acuerdo con el tipo de transporte surgirán dos variantes:

• Si el transportista es una agencia, los insumos se catalogarán de acuerdo con el número de bultos y peso, donde se exige que la firma del destinatario este en el albarán del transporte o en la nota de entrega.

• Si el transportista es el mismo suministrador de los materiales, dicha mercancía deberá venir con el albarán.

• Excepciones de la existencia del albarán

El documento es sustituido por una nota de entrega de parte del transportista en la cual se detalla el número de contenedores y el tipo de insumo que contiene cada uno.

Si el comprador no exige factura y al momento de retirar los insumos se paga de contado, entonces allí se expedirá el albarán valorado.

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• Forma y contenido del albarán

Tiene que llevar:

Datos del vendedor, nombre o razón social, NIT o RUT, domicilio.

Número de orden y fecha de emisión.

Firma de la persona autorizada por la planta receptora. El firmar quiere decir que aceptamos la mercancía y nos enviarán la factura.

Datos del cliente, nombre o razón social, NIT o RUT, domicilio.

Forma de envío, agencia o transportista que realiza la entrega.

Descripción de los insumos, código de los insumos, descripción, cantidad y precio.

Observaciones, posibles incidencias observadas en los insumos recibidos.

Referencias, pondremos el número de pedido y fecha al que se hace referencia. Si existe agente o representante a través del que se hizo el pedido.

• Albarán valorado

Este es un documento especial que se expide al momento que el comprador no exija factura y el pago de la mercancía (insumos) se hará al contado cuando sea retirada.

El establecimiento se llevará a cabo con la inclusión de las exigencias legales dentro de la factura. Si en el precio dado están incluidos todos los impuestos de ley la compra es expresada como: Total (IVA incluido). Por otra parte el albarán valorado se usa al mismo tiempo como nota de entrega y comprobante o justificante de compra.

2. Registro y control de la mercancía

Al recibir la mercancía es necesario que se verifique que no existan fallas o errores en el proceso, tales como:

• Equivocaciones en los insumos enviados. • Falta de insumos al hacer el respectivo conteo. • Daño o roturas en los insumos recibidos.

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Por tal motivo se hace una valoración cuantitativa y cualitativa sobre los insumos recibidos. Las siguientes son las etapas de la valoración:

• Se comprueba con anterioridad a la descarga que los datos presentados en el documento que viene acompañando los insumos concuerden con el pedido realizado.

• Se procede con la cuenta de los insumos descargados y se examina la existencia de daños externos. Si el embalaje se encuentra deteriorado, las imperfecciones son anotadas y los insumos son aceptados con la condición que serán repuestos o se pagará el respectivo seguro sobre la carga.

• Por último, se hace un recuento físico de los insumos recibidos y se contrastan con los que aparecen relacionados en el albarán de entrega.

El producto de dicho examen será la conformidad o no conformidad con los insumos recibidos y se procederá a aceptar o no dicha mercancía y siempre se indicarán los motivos en las observaciones.

Cuando se haya realizado el control de los insumos, se elaborará la hoja de recepción.

Dicha hoja es realizada con el fin de demostrar que los materiales requeridos fueron recibidos y, además, controlar el cumplimiento de los plazos de entrega, rechazo, rotura, entre otros. La hoja de recibo deberá contener la siguiente información:

• Orden de compra o número de pedido. • Albarán o nota de entrega de los insumos. • Resultado del control, tanto en cantidad como en

calidad. • Descripción, clasificación y almacenaje en el destino

del insumo.

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Sesión 9. La factura

Los procedimientos que efectúe la planta deberán detallarse en una serie de soportes materiales con el fin que exista una detallada información de los procedimientos llevados a cabo. Dichos soportes son conocidos como justificantes o documentos, que para el caso de la unidad de compras son principalmente:

• Pedido o nota de pedido. • Albarán (documento que justifica la salida de almacenes y su posterior entrega al comprador). • Factura• Pago (cheque o pagaré)

Ya hemos detallado los aspectos relacionados con los pedidos y el albarán, nos concentraremos ahora en conocer generalidades sobre la factura.

Generalidades sobre la Factura

• Concepto de factura

Es el documento con el cual se acredita de manera legal un proceso de compraventa o de prestación de servicios y se elabora con la información establecida en el pedido y en la copia del albarán que es aceptada por el comprador.

• Normativa sobre la factura

Las siguientes son unas normas que se deben llevar a cabo al momento de elaborar una factura:

• Información referente al vendedor o emisor.

• Número de factura. La numeración debe ser consecutiva. Al emitir facturas desde diferentes departamentos es posible utilizar series distintas.

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• Lugar y fecha de emisión.

• Información referente al comprador o destinatario.

• Especificación de la operación de compraventa o prestación de servicios. (descripción del material, número de unidades, precios unitarios, descuentos, otros gastos, base imponible, tipos impositivos, recargos de equivalencia, valor total).

• Establecer la referencia del pedido o el albarán con el cual se produjo la factura.

• Formular observaciones, donde conste en qué condiciones será realizado el pago, la forma, la cantidad.

• Expedición, copia, conservación y registro de las facturas

El plazo con el cual se expedirán las facturas para cualquier procedimiento será de 30 días desde que fue recibido o el último día del mes en cual fue ejecutado, si se factura por meses. La expedición de la factura original se dará por parte del vendedor y se puede compulsar un duplicado en el momento en que se agrupen varios destinatarios o cuando ocurre la pérdida del original, pero se hará explicito la expresión DUPLICADO impreso en la factura. Al momento de emitir facturas, tickets o vales, el vendedor debe guardar una copia por un tiempo estipulado. Las plantas que estén sujetas al impuesto al valor agregado (IVA) deberán por obligación hacer los registros en dos tipos de libros:

Libro de registro de facturas emitidas.

Libro de registro de facturas recibidas.

Conceptos incluidos en la Factura

• Gastos de compras

Estos son los gastos producidos por obtención de la compra y pueden dividirse en las siguientes categorías:

Portes o transportes: estos gastos son gravados con una serie de impuestos de acuerdo con los insumos que transportan (por ejemplo: es diferente el gasto por transportar químicos, que por transportar dotaciones para los trabajadores).

Seguros: se le asigna el mismo tipo de impuesto que posee la mercancía. Si existen insumos con varios tipos de impuestos se deberán poner a cargo en los seguros (por ejemplo: si todos los insumos son químicos para tratamiento de aguas, el seguro aplicará sobre el valor de los químicos, pero si, además, llevamos las dotaciones, el seguro ya no aplica de la misma forma sino para cada uno de acuerdo con el valor que tengan).

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Envases y embalajes: de 2 tipos: los no reutilizables, tales envases aumentan el valor dentro de la factura (por ejemplo: los envases que contienen reactivos para laboratorio) y en el caso de los reutilizables (por ejemplo: canecas de combustibles) el cliente procederá con su devolución y, a su vez, el proveedor respalda el valor mediante una factura de rectificación.

• Descuentos

Es la disminución en el costo de las mercancías obtenida en forma de rebajas o por negociación con el proveedor.

Descuentos comerciales: son todos los porcentajes que se calculan sobre el valor de los insumos o la suma del valor total de los insumos adquiridos, donde todos poseen el mismo porcentaje.

Descuentos por cantidad: son concedidos a los compradores cuyos pedidos se dan en gran cantidad.

Descuentos financieros: se realizan por el efecto de hacer abonos de manera rápida sobre el valor de la compra. Este se aplica sobre la cantidad que resulta luego de haber realizado los dos descuentos anteriores.

• Unidades bonificadas

Estas unidades son facturadas y, a su vez, forman parte de la factura en bruto, pero el valor económico de esta mercancía produce un aumento en el descuento comercial.

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Sesión 10. Elementos éticos en el proceso de compras en planta extractora

Hasta este momento hemos analizado el concepto inicial de compras, las estructuras utilizadas en las plantas extractoras y los procedimientos que se pueden definir dentro de éstas. Lo anterior requiere de un insumo fundamental, los elementos éticos. Estos podrían parecer un insumo complementario, pero en realidad hay que manejarlos como aspecto esencial en nuestra labor de compras.

Las empresas son organizaciones que tienen una actividad, una meta a desarrollar, y para llevar adelante dicha actividad llevan a cabo diferentes actuaciones en el día a día. Las empresas van adquiriendo unos hábitos, un modo de hacer las cosas, partiendo de su libertad para actuar y para tomar sus decisiones.3

En un contexto de economía y sociedad global imparable, caracterizado por una interdependencia cada vez mayor, el terreno de las consecuencias de nuestras acciones se amplía sensiblemente. Aumenta, por tanto, la responsabilidad de la empresa a la hora de tomar decisiones cuyas consecuencias afecten a los diferentes grupos de interés de la empresa (clientes, trabajadores, proveedores, sociedad y propietarios o accionistas).

El liderazgo ético de las empresas, en sociedades como las nuestras, es imprescindible para modelar el tipo de globalización que queremos y para mitigar las consecuencias negativas que ésta tiene; para alcanzar un desarrollo económico, social y medioambiental sostenible; y para que el resto de organizaciones tengan un referente hacia el que tender.

En este contexto podemos iniciar con una aproximación sencilla al concepto de ética, el cual no pretende ser el único sino, por el contrario, dejar en usted como estudiante y futuro profesional una duda permanente sobre el concepto de ética, para que de esta manera, usted pueda ir desarrollando su marco ético de acción. Con base en lo anterior podríamos plantear que la ética es el marco de valores que un grupo de personas tiene en común para el desarrollo de sus actividades. Lo anterior podría aproximar el concepto de ética al de moral, y mucho se ha discutido y escrito al respecto, llegando a la conclusión de que la ética determina la “buena conducta” que se debe tener en un accionar específico.

3 Sobre la responsabilidad social de la Empresa y la ética en los negocioshttp://inma-economia.blogspot.com/2011/11/sobre-la-responsabilidad-social-de-la.html

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Así las cosas, hay elementos éticos generales – independientes de la función que uno ejerce y hay aspectos éticos específicos que están ligados a una actividad determinada. Por ejemplo, se habla de la ética de los abogados, de la ética normativa de la medicina y así para otras profesiones.

Pues bien, el ejercicio de compras dentro de una planta extractora debe tener un alto contenido ético, ya que desde aquí se pueden controlar acciones que para nada son buenas y que pueden atentar contra el desarrollo de la planta. A continuación mencionamos algunas actividades que son comunes pero no por eso recomendables en el ejercicio de compras:

• Soborno.

El término soborno se puede definir como la acción de ofrecer cierta cantidad de dinero a un funcionario perteneciente a cualquier organización con el propósito de ser favorecido para la obtención de un beneficio propio. En nuestro caso particular es la acción de dar dinero que ejerce un proveedor hacia el jefe de compras de la planta con el fin de ser escogido como el principal proveedor de los insumos requeridos por la planta extractora y así poder conseguir el beneficio del contrato de provisión de dichos insumos.

• Sobrefacturación.

La sobrefacturación es la acción ejercida conjuntamente entre el encargado de compras de la planta y el proveedor de los insumos, donde se ubican en las facturas precios superiores a los realmente correspondientes a los insumos adquiridos por la planta con el fin de obtener un beneficio económico particular para los que intervienen en dicha operación.

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• Solicitud de cotizaciones ficticias.

La solicitud de cotizaciones ficticias es la acción efectuada en conjunto, entre el proveedor de insumos y el en cargado de compras de la planta, donde con el fin de ser escogido como primera opción para realizar el aprovisionamiento de los insumos solicitados por la planta y con consentimiento del encargado de compras se realizan cotizaciones utilizando empresas fantasmas y/o se ubican valores de los insumos por fuera de los órdenes establecidos. Por lo anterior dichas cotizaciones no van a poder competir con la cotización que presenta el proveedor interesado y así éste podrá lograr el

contrato de provisión de tales insumos sin ningún tipo de oposición.

• Aceptación de comisiones.

La aceptación de comisiones es la acción de recibir cierta cantidad de dinero por parte del encargado de compras como compensación por haber escogido y por lo tanto beneficiado a un determinado proveedor de insumos.

Las repercusiones que puede traer consigo el llevar a cabo las acciones antes mencionadas, entre otras, son:

Pérdida del empleo de los que intervienen en el ilícito.

Nota negativa dentro de la hoja de vida para los participantes del ilícito y, por lo tanto, dificultades para la obtención de nuevos empleos.

Sanciones de tipo económico, tanto para quienes intervienen en el ilícito como para las empresas de las cuales son empleados.

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Si el ilícito es muy grave, la sanción podría darse aparte de la económica con la ida a la cárcel por el tiempo que lo estipule la ley por cometer dicho ilícito.

Como se puede apreciar, todas ellas van en detrimento de la planta extractora que compra. El daño no sólo es económico (en la medida en que se termina pagando más por los mismos productos o servicios), sino que dañan el clima organizacional internamente, desdibujan las relaciones comerciales entre la planta y sus proveedores y, de manera implícita, se afectan parámetros de calidad, cumplimiento y productividad del comprador.

Un mal manejo ético de las compras termina siendo visible y comprometiendo legal y económicamente a las personas que hacen estas prácticas. Tarde o temprano las acciones no éticas son detectadas por la administración, por el proceso de producción e incluso reportadas por los mismos vendedores que hacen parte o se ven afectados por las acciones ilegales.

Vale entonces recalcar que no se recomienda hacer parte de estos manejos “no éticos” dentro de una organización. Al hacerlo, usted inicia con el deterioro de la institución que lo soporta económicamente a usted y a su familia, además de que su buen nombre se verá comprometido a largo plazo. Es claro que las personas con comportamientos no éticos son detectadas por la sociedad y que su “mala fama” es inocultable. En este sentido se recomienda, si usted tiene dudas sobre la calidad ética de una acción, hacerse las siguientes preguntas:

¿Esta acción aporta negativa o positivamente al desarrollo de mi institución?

¿Esta acción la puedo consultar libremente y sin ningún tipo de mentiras con alguien de la institución que no sea de mi confianza?

¿Yo podría hablar libremente sobre esta acción con mi pareja, mis hijos o mis padres?

¿Sé si acciones similares han tenido algún tipo de sanción en otro tipo de instituciones?

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Finalmente, usted define su capacidad ética y, por lo tanto, es responsable de las acciones que realiza. Muchas veces, ante comportamientos no éticos, las personas terminan culpando al entorno, a otras personas, a las circunstancia o, en fin, colocando la responsabilidad en terceros. Pero eso no es así. La ética es función de cada persona y la responsabilidad se asume de manera personal.

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