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U. A. E. M.

SECRETARÍA DE DOCENCIA

DIRECCIÓN DE CONTROL ESCOLAR

ARCHIVO DE LA DCE

“INSTRUCTIVO PARA LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS”

JUSTIFICACIÓN

La rápida evolución que está dándose en el campo de la comunicación electrónica, proporciona un excelente medio para la difusión universal de los fondos archivísticos obteniendo al mismo tiempo beneficios para la conservación de los documentos, ya que una vez digitalizados, la necesidad de manipulación disminuirá sensiblemente. La localización de los documentos será más rápida, la visualización directa de los mismos en pantalla, la posibilidad de consulta remota y la facilidad de obtener copias de los documentos en papel o en soportes informáticos, mejorando la utilización por parte de las áreas académicas.

OBJETIVOS

Adecuado control de la información.

Mayor eficiencia en los servicios de consulta.

Menos volúmen de almacenamiento.

Conservación física de la documentación.

La Dirección de Control Escolar adquirió un equipo de Digitalización sofisticado, con la capacidad de digitalizar 75 documentos por minuto con las siguientes características: 3 Scanners, 4 Equipos de Computo, 1 Servidor de almacenamiento, con un Robot para el respaldo y 42 Licencias de Consulta.

INDEXARP.C. DE

DIGITALIZACIÓN

75 DOC. POR MINUTO

SCANNER

SERVIDOR DE

IMAGENES

INTERNET

Se compone de cuatro estructuras:

1.- Digitalizar.- Es codificar numericamente una información.

2.- Indexar.- Es nanlizar y destacar el titulo de un documento o de su contenido alguna palabra clave que lo caracteriza para poder serencontrado mediante esta palabra ejemplo:

Nombre No Cuenta o RFC etc.

3.- Almacenar.- Es la acción de gardar las imágenes en el servidor.

4.- Consultar.- Es la acción de buscar y visualizar las imágenes en pantalla una vez digitalizados los docuementos.

La digitalización se realiza por series documentales de 50+/-5, Los documentos se separan y clasifican por tipo documental ejemplo 50 Recibos de Inscripción, 50 Cédulas de preinscripción, 50 actas de nacimiento, 50 certificados de Secundaria etc.

para llevar acabo la digitalización ir a programas y dar dos clips en el programa DIGI MASIVE anotar la contraseña digi al Ingresar al sistema ir a la opcion configurar escanner el cual contiene dos opciones de adecuar el tipo de documento siendo las siguientes las mas recomendadas:

Normal Blanco y Negro, tamaño doble carta, región: fronend back.200 puntos x pulgada, duplex, brillo.El primer documentos debe contener el número de cuenta

Cada serie se deposita fisicamente en la entrada del escanner al ir siendo digitalizados los documentos simultaniamente sus imágenes pasan a una Pc. Donde son visualizadas, selecionadas y verificadas que sean las correspondientes a la serie respectiva, una vez que todo esta correctamenteSe la la indicación de liberación al icono de Lote el cual se compones de las siguientes sigla D0107092001 y su significado es :

La serie documental, No de escanner, el año lectivo, el mes, el día y No de lote consecutivo agrupandose como vayan siendo enviados ejmplo:

Serie documental

No de scanner Año lectivo Mes día No. de Loteconsecutivo

50+/-5 D01 07 09 20 01

50+/-5 D02 07 09 21 02

50+/-5 D03 07 09 21 03

50+/-5 D01 07 09 21 04

50+/-5 D02 07 09 20 05

50+/-5 D03 07 09 21 06

50+/-5 D01 07 09 20 07

Una vez que el Lote ha sido liberado las imágenes son enviadasA otra Pc, a un programa llamado Captura Masiva en el cual son capturados e indexados (clasificados electrónicamente) y canalizados a su bandeja respectiva.

para llevar acabo la Indexación ir a programas y dar dos clips en el programaCaptura Masiva, anotar la contraseña INDEXA al Ingresar al sistema son desplegas las opciones de:

TBLENTAC Tabla de ActasTBLENTALU Tabla de Alumnos

En la tabla de Alumnos nos despliega las siguientes 4 bandeja en las cuales Son enviadas las imágenes de los docuementos de acuerdo al documento oNivel de estudios correspondientes ejemplo:

Bandeja 1 Documentos Generales Actas de Nacimiento Certificados de Secundaria

Bandeja 2

Nivel Medio Superior “ Bachillerato “

Recibos de pago de inscripción

Cédulas de preinscripción

Protestas Universitarias

Convenios

Certificado de Bachillerato

Dictámenes de revalidación

Historias Académicas

Bandeja 3

Nivel Superior “ Licenciatura “

Recibos de pago de inscripción

Bandeja 4

Nivel Superior “ Posgrado “

Solictud de inscripción

Recibo de preinscripción

Certificado de Diplomado

Certificado de Especialidad

Certificado de Maestria

Certificado de Doctorado

Al elegir la bandeja correspondiente serán desplegados los siguiente campos de captura:

Clave del alumno ( numero de cuenta).

Apellido del alumno,

Nombre del alumno,

Sexo del alumno.

Fecha de nacimiento del alumno.

Fecha de alta del Alumno.

En el caso de las Actas de Calificaciones será,

Clave de la Escuela.

Generación

Grupo.

Clave de la Materia y periodo Escolar.

Una vez realizada la captura correspondiente del Lote correspondiente, las imágenes son transferidas y almacenadas en el servidor y puede realizarse su consulta por los Jefes (as) de los Deparatmentos de Control Escolar de cada Espacio Académico en la Internet a traves de la siguiente Dirección hhttp://148.215.124.61/dce/

Mediante los siguientes pasos:

USUARIOS WEB DE SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN

http://148.215.124.61/dce/

33 ESC231 ESC231 Jefe de Ctrl. Esc. de ESC231









42 SITDCE DCESIT Usuario de Títulos

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